Đề tài Kế toán thanh toán qua ngân hàng, liên hệ thực tế tại ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam – chi nhánh Lưu Xá

LỜI MỞ ĐẦU Tiền mặt đã xuất hiện từ lâu và là một phương thức thanh toán không thể thiếu ở bất cứ một quốc gia nào. Tuy nhiên, khi xã hội càng phát triển, có rất nhiều phương thức thanh toán nhanh chóng, tiện dụng và hiện đại hơn ra đời, trong đó hình thức thanh toán qua Ngân hàng là hình thức phổ biến nhất. Các hoạt động giao dịch thương mại, dịch vụ, hàng hóa ngày nay diễn ra mọi lúc, mọi nơi, vượt qua cả giới hạn về khoảng cách. Xét trên nhiều góc độ, khi hoạt động thanh toán trong xã hội còn thực hiện phổ biến bằng tiền mặt, nhất là trong thanh toán các khoản có giá trị lớn có thể dẫn đến nhiều bất lợi và rủi ro như: Chi phí của xã hội để tổ chức hoạt động thanh toán (như chi phí của Chính phủ cho việc in tiền; Chi phí vận chuyển, bảo quản, kiểm, đếm tiền của hệ thống ngân hàng, của các chủ thể tham gia giao dịch thanh toán) là rất tốn kém; Việc thực hiện giao dịch thanh toán bằng tiền mặt với khối lượng lớn dễ bị các đối tượng phạm pháp lợi dụng để gian lận, trốn thuế, trì hoãn hoặc không thực hiện nghĩa vụ trả nợ đối với ngân hàng hoặc các chủ nợ; Vấn đề an ninh trong thanh toán, bảo quản, vận chuyển tiền mặt luôn tiềm ẩn nhiều nguy hiểm; Sử dụng nhiều tiền mặt trong giao dịch thanh toán của xã hội sẽ là môi trường thuận lợi cho tội phạm lưu hành tiền giả, đe dọa trực tiếp đến lợi ích của các tổ chức, cá nhân và tình hình an ninh quốc gia. Những bất tiện của việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán đòi hỏi phải có thêm những hình thức thanh toán thuận lợi hơn. Bên cạnh đó với sự phát triển vượt bậc của hệ thống ngân hàng, các dịch vụ, các công cụ thanh toán đã được ngân hàng nghiên cứu đưa ra để khách hàng lựa chọn cho mình một hình thức thanh toán thích hợp thay cho thanh toán tiền mặt. Thanh toán không dùng tiền mặt phát sinh từ đó và càng ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế. Bên cạnh hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì còn có một số hình thức thanh toán khác như: thanh toán quốc tế, thanh toán vốn giữa các ngân hàng, Vậy thanh toán qua Ngân hàng là hình thức thanh toán như thế nào, trình tự tiến hành và phương pháp hạch toán ra sao.... đó còn là câu hỏi hết sức mới mẻ với khá nhiều người. Vì vậy, để giúp cho mọi người có thêm những hiểu biết về vấn đề này nhóm chúng em chọn đề tài “ Kế toán thanh toán qua ngân hàng, liên hệ thực tế tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Lưu Xá” hy vọng có thể góp một phần kiến thức cho tất cả mọi người đặc biệt là những người đang có ý định sử dụng hình thức này trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Phần I: Khái quát chung về thanh toán qua Ngân hàng Phần II: Kế toán thanh toán qua Ngân hàng Phần III: Nhận xét, kết luận và kiến nghị Với vốn kiến thức có hạn nên bài thảo luận của chúng em chắc chắn không thể tránh khỏi những sai sót, yếu kém vì vậy nhóm chúng em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ Cô giáo giảng dạy cũng như toàn thể các bạn trong lớp để bài thảo luận của chúng em được hoàn thiện hơn. Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn! Phần I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG Khái niệm thanh toán qua Ngân hàng Ngân hàng là một tổ chức trung gian tài chính thực hiện các vấn đề thanh toán của nền kinh tế, tổ chức hoạt động kinh doanh cung cấp dịch vụ ngân hàng để tìm kiếm lợi nhuận. Thanh toán qua ngân hàng là hình thức thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ thông qua vai trò trung gian của ngân hàng, trong đó phổ biến là thanh toán không dùng tiền mặt. 1.2 Vai trò của thanh toán qua Ngân hàng Thanh toán là khâu đầu tiên và cũng là khâu cuối cùng để kết thúc chu trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy có thể khẳng định rằng thanh toán là điều kiện quan trọng để đảm bảo sự tuần hoàn bình thường của của quá trình chu chuyển vốn trong từng Doanh nghiệp, từng đơn vị kinh tế hây thậm chí từng cá nhân trong xã hội cũng như tòan bộ nền kinh tế quốc dân. Đối với Doanh nghiệp, việc thanh toán qua Ngân hàng có vai trò: Giúp Doanh nghiệp rút ngắn thời gian lưu thông do đó rút ngắn thời gian quá trình chu chuyển vốn. Thanh toán nhanh chóng, chính xác, an toàn sẽ làm tăng vòng quay vốn, giảm lượng tiền trong lưu thông, tiết kiệm chi phí cho xã hội. Doanh nghiệp cũng được hưởng lãi từ số dư trên tài khoản tại Ngân hàng. Thanh toán qua Ngân hàng đảm bảo an toàn tài sản cho Doanh nghiệp, tốc độ thanh toán nhanh và tiết kiệm chi phí lưu thông, thanh toán qua Ngân hàng giúp các Doanh nghiệp thuận tiện trong giao dịch và có phạm vi thanh toán rộng. Bên cạnh đó, thanh toán qua Ngân hàng giúp Doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu về vốn kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh được liên tục. Việc thanh toán qua Ngân hàng không chỉ có lợi cho Doanh nghiệp mà còn cho cả Ngân hàng trong việc tập trung nguồn vốn nhàn rỗi để mở rộng cho vay và đầu tư. Các hình thức thanh toán qua Ngân hàng Nghiệp vụ ngân quỹ Thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán quốc tế Thanh toán liên hàng nội bộ Thanh toán bù trừ Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước Thanh toán điện tử liên Ngân hàng Phần II KẾ TOÁN THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG A. Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt I. Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ 1.1. Tài khoản, Chứng từ và sổ sách sử dụng 1.1.1. Tài khoản sử dụng - TK 1011_ Tiền mặt tại đơn vị - TK 1019_ Tiền mặt đang vận chuyển - TK 1031_ Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị - TK 1039_ Ngoại tệ đang vận chuyển - TK 3614_ Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử l‎‎‎í - TK 461_ Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lí 1.1.2. Chứng từ sử dụng - Chứng từ thu tiền mặt + Giấy nộp tiền ( dùng cho khách hàng nộp tiền vào NH) + Phiếu thu ( dùng cho nội bộ NH) - Chứng từ chi tiền mặt + Séc lĩnh tiền mặt ( dùng cho KH lĩnh tiền từ TKTG) + Séc lĩnh tiền mặt ( dùng trong trường hợp cho vay) + Phiếu chi ( dùng cho nội bộ NH) 1.1.3 Sổ sách sử dụng - Tại bộ phận kế toán mở các loại sổ sau: + Sổ nhật ký‎ quỹ( sổ tờ rời) + Sổ kế toán chi tiết tiền mặt ( sổ Nhật ký‎ quỹ là căn cứ để lập sổ kế toán chi tiết tiền mặt) - Tại bộ phận quỹ nghiệp vụ mở các loại sổ sau: + Sổ quỹ + Các loại sổ khác 1.2 Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt 1.2.1 Kế toán nghiệp vụ thu tiền mặt Khách hàng lập giấy nộp tiền và nộp tiền mặt cho thủ quỹ NH để kiểm đếm (trường hợp giao dịch nhiều cửa)hoặc nộp trực tiếp cho nhân viên giao dịch( trường hợp giao dịch một cửa). Quy trình kế toán được thực hiện đúng nguyên tắc: Thu trước- ghi sổ sau. Nợ TK tiền mặt tại quỹ Có TK thích hợp Ví dụ 1: Ngày 12 tháng 3 Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hải Hằng nộp giấy nộp tiền và 180 triệu tiền mặt vào TK tiền gửi thanh toán tại Ngân hàng TMCP Công thương VN - Chi nhánh Lưu Xá. ĐK: Nợ TK 1011: 180.000.000 đ Có TK 4211/CTCPTM&DV Hải Hằng: 180.000.000 1.2.2 Kế toán chi tiền mặt Khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ TKTG thanh toán thì viết Séc lĩnh tiền mặt. Trường hợp Ngân hàng giải ngân bằng tiền mặt hay chi tiền mặt từ TKTG tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu thì khách hàng lập giấy lĩnh tiền mặt và phải đảm bảo nguyên tắc “ghi sổ trước, chi sau” Nợ TK thích hợp Có TK 1011 Ví dụ 2: Ngày 22 tháng 3, Công ty TNHH Anh Nguyên nộp giấy lĩnh tiền mặt số tiền 50 triệu đồng, biết số dư trên TK tiền gửi của CT này tại Ngân hàng TMCP Công thương VN - Chi nhánh Lưu Xá là 103 triệu ĐK: Nợ TK 4211/CTTNHH Anh Nguyên: 50.000.000 đ Có TK 1011: 50.000.000 đ 1.2.3 Kế toán nghiệp vụ điều chuyển tiền mặt Điều chuyển vốn tiền mặt giữa các chi nhánh ngân hàng thương mại với hội sở chính, hoặc giữa các chi nhánh với nhau thuộc nghiệp vụ điều hòa vốn nên chỉ điều chuyển tiền mặt trong phạm vi một hệ thống ngân hàng. Đơn vị điều chuyển tiền được nhận phí và đơn vị nhận tiền mặt phải trả phí. Việc điều chuyển này chỉ được thực hiện khi có lệnh của Ngân hàng cấp chủ quản Có 2 cách để giao nhận tiền mặt, * Cách 1:NH nhận vốn tiền mặt cử người và phương tiện đến nhận tiền trưc tiếp tại NH điều chuyển tiền đi, kế toán hạch toán: - Tại NH điều chuyển vốn đi Nợ TK chuyển tiền đi Có TK 1011 - Tại NH nhận vốn tiền mặt: Nợ TK 1011 Có TK chuyển tiền đến Ví dụ 3: Ngày 27 tháng 3, Ngân hàng CPTM Công thương VN - Chi nhánh Sông Công đến Ngân hàng CPTM Công thương VN - Chi nhánh Lưu Xá để nhận tiền mặt theo lệnh của Ngân hàng công thương Thái Nguyên, số tiền là 85 triệu đồng. Đk: - Tại Chi nhánh Lưu Xá. Nợ TK 5111: 85.000.000 Có TK 1011: 85.000.000 - Tại Chi nhánh Sông Công Nợ TK 1011: 85.000.000 Có TK 5112: 85.000.000 * Cách 2: Ngân hàng điều chuyển tiền mặt đi cử người đại diện mang tiền mặt giao tại ngân hàng nhận vốn tiền mặt đến, kế toán hạch toán - Tại NH điều chuyển vốn đi Nợ TK 1019 Có TK 1011 - Tại NH nhận vốn tiền mặt Nợ TK 1011 Có TK chuyển tiền đến - Khi NH nhận vốn tiền mặt đã nhận được tiền, NH điều chuyển vốn đi hạch toán: Nợ TK chuyển tiền đi Có TK 1019 Ví dụ 4: Ngày 10 tháng 4, theo lệnh của Ngân hàng công thương Thái Nguyên, Ngân hàng CPTM Công thương VN - chi nhánh Lưu Xá vận chuyển 150 triệu đồng và giao nhận tại Ngân hàng công thương Thái Nguyên. ĐK: - Tại Chi nhánh Lưu Xá Nợ TK 1019: 150.000.000 Có Tk 1011: 150.000.000 - Tại Ngân hàng công thương Thái Nguyên Nợ Tk 1011: 150.000.000 Có TK 5111: 150.000.000 - Khi Ngân hàng công thương Thái Nguyên đã nhận được tiền, Ngân hàng công thương chi nhánh Lưu Xá ghi: Nợ TK 5112: 150.000.000 Có TK 1019: 150.000.000 1.2.4 Kế toán nghiệp vụ đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày - Theo quy định, hàng ngày kết thúc giờ giao dịch với khách hàng, bộ phận quỹ tiến hành khóa sổ quỹ, bộ phận kế toán khóa sổ nhật ký quỹ, cộng số phát sinh và rút số dư trên sổ kế toán chi tiết TM rồi đối chiếu số liệu với nhau: - Trình tự đối chiếu: Thủy quỹ sẽ công bố số liệu trước để kiểm soát tiền mặt( thuộc phòng kế toán) đối chiếu theo - Với trường hợp thừa quỹ: Tồn quỹ thực tế > tồn quỹ trên sổ sách • Lập biên bản xác định thừa quỹ chờ xử lý • Số tiền thừa chưa xác minh nguồn gốc, căn cứ vào đó kế toán lập phiếu thu và ghi vào TK “Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý”- 461 để xem xét Nợ TK 1011 Có TK 461 • Định kỳ, ngân hàng thành lập Hội đồng xử lý thừa thiếu TS, căn cứ vào đó kế toán lập chứng từ để chuyển số thừa vào quỹ Ví dụ 5: Ngày 25 tháng 4, ngân hàng kiểm kê quỹ cuối ngày phát hiện thừa 500.000 chưa phát hiện nguyên nhân ĐK: kế toán lập biên bản xác định thừa quỹ chờ xử lý Số tiền thừa được ghi vào phiếu thu và ĐK: Nợ TK 1011: 500.000 d Có TK 461: 500.000 đ - Với trường hợp thiếu quỹ: tồn quỹ thực tế < tồn quỹ trên sổ sách • Lập biên bản xác định thừa quỹ chờ xử lý • Căn cứ vào biên bản kế toán lập phiếu chi vào TK “Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý”- 3614/ tiểu khoản đứng tên người gây ra thiếu quỹ Nợ TK 3614 Có TK 1011 • Định kỳ, ngân hàng thành lập Hội đồng xử lý để tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm II. Kế toán hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 2.1. Thanh toán không dùng tiền mặt 2.1.1 Khái niệm về TTKDTM Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ, không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được tiến hành bằng cách trích tiền của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng hoặc bằng cách bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. 2.1.2 Đặc điểm về TTKDTM Người bán có thể thu được tiền trước hoặc sau khi xuất chuyển hàng hoá cho người mua. Sự tách rời về mặt thời gian và không gian trong qúa trình thanh toán đặt ra yêu cầu cho ngân hàng khi tổ chức hệ thống thanh toán không dùng tiền mặt là phải rút ngắn khoản cách giữa tiền và hàng. Vật trung gian trao đổi ( tiền mặt ) không xuất hiện theo kiểu hàng-tiền-hàng, mà chỉ xuất hiện dưới hình thức tiền tệ kế toán (tiền ghi sổ) và được ghi chép trên các chứng từ sổ sách. Do đặc điểm trên, mỗi bên tham gia thanh toán (chủ yếu là người mua) phải mở tài khoản tại ngân hàng (trừ một vài hình thức thanh toán như ngân phiếu thanh toán của Việt Nam). Vì một lẽ rất đơn giản , nếu không như vậy thì việc thanh toán không thể tiến hành. Khác với thanh toán tiền mặt chỉ là quan hệ trực tiếp giữa người mua và người bán, trong thanh toán không dùng tiền mặt, ngoài chủ thể chịu trách nhiệm thanh toán và chủ thể được hưởng, còn có sự tham gia của ít nhất một ngân hàng. Quá trình thanh toán không dùng tiền mặt được diễn ra tại ngân hàng, nên ngân hàng có một vai trò to lớn và không thể "vắng mặt" trong thanh toán qua ngân hàng, vừa là người tổ chức vừa là người thực hiện các khoản thanh toán. 2.1.3 Vai trò về TTKDTM Như đã nêu trên, việc thanh tóan không dùng tiền mặt có vai trò sau: - Thanh toán qua NH đáp ứng yêu cầu nhanh chóng,gọn nhẹ, an toàn, chính xác…từ đó thúc đẩy quá trình vận động vật tư hàng hoá trong nền kinh tế. - Thanh toán qua NH tập trung các khoản vốn nhàn rỗi trong nền kinh tế vào ngân hàng, làm tăng nguồn vốn tiêu dùng, giảm tiền mặt trong lưu thông, quản lý tốt tiền tệ. - Thanh toán qua NH bảo đảm tính pháp lý trong thanh toán, góp phần ngăn ngừa hạn chế và khắc phục các hiện tượng tiêu cực. - Đối với Ngân hàng: Ngân hàng sẽ quản lý nguồn vốn trong tời gian thanh toán nên thanh toán không dùng tiền mặt phát triển có thể giúp Ngân hàng tăng cường nguồn vốn huy động giá rẻ, ngoài ra Ngân hàng còn có thể theo dõi chi tiết từng khách hàng, từ đó có thể kiểm soát được việc sử dụng vốn vay của khách hàng đối với hoạt động tín dụng. - Đối với khách hàng: Thanh toán qua Ngân hàng mang đến một phương tiện thanh toán an toàn, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn, đẩy mạnh tốc độ tiêu dùng. - Đối với nền kinh tế: tiết kiệm được chi phí phát hành và chi phí lưu thông tiền mặt, tăng tốc độ chu chuyển vốn trong nền kinh tế. 2.1.4 Nguyên tắc TTKDTM - Chủ tài khoản phải có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng - Tài khoản phải có số dư để đảm bảo thanh toán - Phải làm đúng và đủ các thủ tục tại Ngân hàng ( giấy tờ thanh toán, phương thức nộp, lĩnh tiền, dấu, chữ ký....) - Chủ tài khoản phải tự theo dõi số dư tiền gửi tại Ngân hàng - Ngân hàng phải kiểm tra, kiểm soát các thủ tục và hoạt động của khách hàng 2.1.5 Các hình thức TTKDTM Theo các văn ban quy phạm pháp luật thì hiện nay có 5 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng để thanh toán giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nền kinh tế đó là: - Ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi - Ủy nhiệm thu hoặc nhờ thu - Séc thanh toán: Séc lĩnh tiền mặt, Séc bảo chi, Séc - Thẻ ngân hàng: Thẻ tín dụng, thẻ trả trước, thẻ ghi nợ - Các phương tiện thanh toán khác như hối phiếu, lệnh phiếu...., theo quy định của pháp luật có liên quan. 2.1.6 Tình hình thanh toán không dùng tiền mặt Tại Ngân hàng TMCP Công thương VN – Chi nhánh Lưu Xá Cùng với sự phát triển của các nghiệp vụ khác, Chi nhánh đã không ngừng quan tâm tới việc đổi mới công nghệ thanh toán để công tác thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng được mở rộng và phát triển, thực thi một cách linh hoạt đúng đắn các văn bản hướng dẫn ban hành thực thi công tác thanh toán không dùng tiền mặt. Bên cạnh đó Chi nhánh cũng đã thực hiện chương trình hiện đại hóa công nghệ Ngân hàng với việc tiến hành xây dựng các chương trình ứng dụng tin học vào hệ thống thanh toán. Luôn chú trọng đến công tác đào tạo cán bộ thanh toán thành thạo về nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc một cách khoa học giúp công tác thanh toán được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ vậy mà ngày càng có nhiều khách hàng đến mở tài khoản tiền gửi tại Chi nhánh, với tổng số lượng khách hàng mở tài khoản tiền gửi tại Chi nhánh năm 2011 là 5395 khách hàng tăng 947 khách hàng so với năm 2010. Năm 2011, thanh toán không dùng tiền mặt đạt doanh số 60.191.293.000 đồng chiếm 78% trong tổng số khối lượng thanh toán chung, còn thanh toán bằng thương mại chỉ chiếm 14% với doanh số đạt 10.803.565.410 đồng. Như vậy, năm 2011 công tác thanh toán không dùng tiền mặt tại Chi nhánh chiếm tỷ trọng rất lớn tròng tổng khối lượng thanh toán chung, các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đã được khách hàng sử dụng với khối lượng lớn và dần thay thế được các hình thức thanh toán bằng thương mại. 2.1.7 Tài khoản và chứng từ sử dụng 2.1.7.1 Tài khoản sử dụng - TK 3614: tham ô, thiếu mất tièn, tài sản thừa chờ xử l‎ý - TK 461: thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử l‎ý - TK 466: nhận ký quỹ bằng VND. - TK 464: chuyển tiền phải trả bằng VND. - TK 467: nhận ký quỹ bằng ngoại tệ. - TK 4211: Tiền gửi không kỳ hạn bằng VNĐ - TK 4212: Tiền gửi không kỳ hạn bằng ngoại tệ - TK 427 :Tiền ký quỹ bằng đồng Việt Nam Trong đó có các TK: + TK tiền gửi đảm bảo thanh toán séc - 4271/ 4281 + TK tiền gửi để mở thư tín dụng - 4272/ 4282 + TK tiền gửi để bảo đảm thanh toán thẻ 4273/ 4283 - TK 428: Tiền ký quỹ bằng ngoại tệ - TK 5012: Kế toán bù trừ của ngân hàng thành viên Bên Có ghi: +Các khoản phải trả cho NH khác +Số tiền chênh lệch phải thu trong thanh toán bù trừ Bên Nợ ghi: +Các khoản phải thu khác +Số tiền chênh lệch phải trả trong thanh toán bù trừ Số dư Nợ: Số tiền phải thu trong thanh toán bù trừ chưa thanh toán Số dư Có: Số tiền phải trả trong thanh toán bù trừ chưa thanh toán - TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay Bên Nợ ghi: +Số tiền chuyển đi theo lệnh chuyển nợ Bên Có ghi: + Số tiền chuyển đi theo lệnh chuyển Có + Số tiền chuyển theo lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đã chuyển Số dư Nợ: Số chênh lệch số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đi theo các lênh chuyển Có và lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ. Số dư Có: Số chênh lệch số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Có và Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Nợ - TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay Bên Nợ ghi: + Số tiền chuyển đến theo Lệnh chuyển Có + Số tiền chuyển đến theo Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ Bên Có ghi: Số tiền chuyển đến theo Lệnh chuyển Nợ Số dư Nợ: Số chênh lệch số tiền chuyển đến theo các lệnh chuyển Có và lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đến theo các lệnh chuyển Nợ. Số dư Có: Số chênh lệch số tiền chuyển đến theo các Lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đến theo các Lệnh chuyến Có và Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ. - TK 5211: Liên hàng đi năm nay Bên Nợ ghi: Các khoản chi hộ đơn vị khác trong cùng hệ thống NH theo giấy báo Nợ liên hàng gửi đi. Bên Có ghi: Các khoản chi hộn đơn vị khác trong cùng hệ thống NH theo giấy báo Có liên hàng gửi đi. Số dư Nợ: Phản ánh số chênh lệch chi hộ nhiều hơn thu hộ Số dư Có: Phản ánh số chênh lệch thu hộ nhiều hơn chi hộ - TK 5212: Liên hàng đến năm nay Bên Nợ ghi: + Số tiền đơn vị khác trong cùng hệ thống ngân hàng thu hộ theo giấy báo Có liên hàng nhận được. + Số tiền các giấy báo Nợ liên hàng đã được đối chiếu Bên Có ghi: + Số tiền đơn vị khác trong cùng hệ thống chi hộ theo giấy báo Nợ liên hàng nhận được + Số tiền các giấy báo Có liên hàng đã được đối chiếu Số dư Nợ: Phản ánh số tiền các giấy báo Có liên hàng chưa được đối chiếu Số dư Có: Phản ánh số tiền các giấy báo Nợ liên hàng chưa được đối chiếu - TK 1113: TG thanh toán tại NHNN Bên Nợ ghi: Số tiền gửi vào NHNN Bên có ghi: Số tiền TCTD rút ra Số dư Nợ: Phản ánh số tiền đang gửi không kỳ hạn tại NHNN - TK 5191: Điều chuyển vốn - Ngoài ra còn có các sổ theo dõi như: + Sổ giao nhận séc + STD UNT gửi đi + STD UNT gửi đến chưa thanh toán + STD thư tín dụng đến 2.1.7.2 Chứng từ sử dụng Các chứng từ thường được sử dụng trong thanh toán không dùng tiền mặt gồm: các loại séc thanh toán: séc tiền mặt, séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc chuyển tiền, giấy uỷ nhiệm thu, UNC, giấy mở thư tín dụng, ngân phiếu thanh toán, thẻ tín dụng, giấy báo và các bảng kê.. Để phù hợp với đặc điểm hoạt động cùa từng hệ thống Ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước có những quy định cho những mẫu chứng từ thanh toán cụ thể. Chứng từ dùng trong thanh toán không dùng tiền mặt có đặc điểm vừa là chứng từ gốc vừa là chứng từ ghi sổ, các chứng từ này do chính khách hàng lập ra mà Ngân hàng không được tự ý sửa chữa, bổ sung. Nhưng để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, Ngân hàng luôn phải kiểm tra kỹ lưỡng trước khi hoạch toán. Việc thực hiện kế kế toán thủ công thì chứng từ phải lập đủ số liên ghi vào tài khoản có cùng các giấy báo nợ, giấy báo có gửi cho khách hàng tham gia thanh toán. nhưng ngày nay, việc thực hện kế toán trên máy tính toàn bộ nên số lượng các liên của mỗi bọ chứng từ giảm bớt nhưng vẫn đủ số lượng đáp ứng chu cầu hạch toán và việc thực hiện kế toán trên máy vi tính, truyền nhận thông tin bằng hệ thống tự động đã làm tăng độ chính xác, nhanh chóng trong hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt. 2.1.8 Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 2.1.81.. Kế toán hình thức thanh toán bằng lệnh chi hay ủy nhiệm chi a. Khái quát chung về lệnh chi hay ủy nhiệm chi - Khái niệm: Lệnh chi hay UNC là lệnh của chủ tài khoản ủy nhiệm chi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình, trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi của mình để chuyển cho người được hưởng có tài khoản ở cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc khác tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán - Điều kiện áp dụng: Áp dụng trong thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ hoặc chuyển tiền của người sử dụng dịch vụ thanh toán trong cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. - Ưu điểm: Đơn giản, nhanh chóng - Hạn chế: Rủi ro hoàn toàn thuộc về một bên ( bên người mua nếu việc thanh toán được thực hiện trước khi người bán chuyển giao hàng hóa, bên người bán nếu thanh toán chỉ được thực hiện sau khi đã nhận được hàng hóa) b. Tình hình thanh toán bằng lệnh chi hay ủy nhiệm chi tại Chi nhánh Lưu Xá Tại Chi nhánh Lưu Xá thì tình hình thanh toán bằng lênh chi hay ủy nhiệm chi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được khách hàng sử dụng nhiều nhất trong các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Năm 2011 số món nợ thanh toán bằng lệnh chi hay UNC phát sinh là 732.712 món với doanh số thanh toán đạt được là 18.057.387.900 đồng chiếm 30% tổng doanh số thanh toán không dùng tiền mặt. Hình thức thanh toán này không ngừng tăng lên so với các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác. Sở dĩ hình thức này được khách hàng sử dụng phổ biến vì nó là hình thức thanh toán có quy trình thanh toán đơn giản dễ sử dụng trong quá trình thanh toán hơn nữa nó còn được áp dụng trong hầu hết các nghiệp vụ thanh toán: thanh toán nội bộ, bù trừ, liên hàng và phạm vi thanh toán của nó rất rộng trong cả nước: thanh toán cùng hệ thống, khác hệ thống, các tỉnh, ngoài tỉnh. Khi người sử dụng hình thức thanh toán này thì họ luôn được đảm bảo quyền lợi , đặc biệt là đối với người mua vì người mua có quyền kiểm soát hàng hoá cả về số lượng và chất lượng trước khi trả tiền cho người bán. Thủ tục thanh toán của hình thức thanh toán này rất đơn giản vì khi người mua nhận được hàng hoá thì chỉ cần đến Ngân hàng phục vụ mình tập UNC theo mẫu in sẵn để trích tài khoản tiền gửi tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người mua chỉ trong vòng 1 ngày làm việc Ngân hàng phải hoàn tất lệnh cho đó và khi Ngân hàng phục vụ bán. Như vậy thủ tục thanh toán đơn giản, tôc độ thanh toán nhanh và phạm vi thanh toán rộng đó là nhưỡng ưu việt của hình thức UNC so với các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác. c. Quy trình hạch toán thanh toán lệnh chi hay UNC Người chi trả Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Người thụ hưởng (2) UNC (4) Báo có (1) giao hàng hóa dịch vụ (3) Báo nợ Cùng ngân hàng: Hạch toán: Nợ TK 4211/Người chi trả: số tiền trên UNC Có TK 4211/người thụ hưởng: số tiền trên UNC Ví dụ 6: Ngày 20/4/2012 tại NH TMCP Công thương VN - Chi nhánh Lưu Xá có các nghiệp vụ sau: Công ty TNHH Lan Anh nộp vào UNC yêu cầu NH trích TK TGTT 150.000.000đ để trả tiền hàng đã nhận cho Công ty THHH Bình Minh có TK mở tại Chi nhánh Lưu Xá ( cùng NH). Định khoản: Nợ TK 4211: Cty TNHH Lan Anh: 150.000.000 đ Có TK 4211: Công ty TNHH Bình Minh: 150.000.000 đ NH phục vụ người thụ hưởng NH phục vụ người chi trả Người thụ hưởng Người chi trả (1) Giao hàng hóa, DV (4) Báo có (3) Báo nợ (2) UNC (4) Lập và gửi lệnh chuyển có Khác Ngân Hàng: (1) Người thụ hưởng giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho chủ tài khoản (người mua) theo hợp đồng ký kết. (2) Chủ tài khoản lập uỷ nhiệm chi gửi NH. (3) NH sau khi kiểm tra tính hợp lệ của UNC và số dư tài khoản đơn vị mua, ghi giảm tài khoản đơn vị mua và báo cho người mua biết. (4) Lập và gửi lệnh chuyển Có đến TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng, hạch toán: Nợ TK 4211/Người chi trả: Số tiền trên UNC Có TK thanh toán vốn giữa các NH (5191) TCCUDV phục vụ người thụ hưởng nhận được lệnh, ghi tăng TK, hạch toán báo Có cho người thụ hưởng: Nợ TK thanh toán vốn giữa các NH(5191) Có TK 4211/Người thụ hưởng: Số tiền trên UNC Ví dụ 7: Ngày 20/4/2012 tại NH TMCP Công thương VN – Chi nhánh Lưu Xá có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: Công ty Lanh Anh nộp vào UNC, số tiền 60.000.000đ trả tiền hàng đã giao cho Công ty TNHH Thành Vinh có TK tại NH TMCP Công thương VN – Chi nhánh Đống Đa. Định khoản: - Tại NHCT Thái nguyên khi nhận được UNC do Công ty TNHH Lan Anh gửi đến sẽ lập và gửi lệnh chuyển Có đến Chi nhánh Đống Đa và hạch toán: Nợ TK 4211: Công ty TNHH Lan Anh: 60.000.000 đ Có TK 5191: 60.000.000 đ - Tại Chi nhánh Đống Đa, khi nhận được Lệnh, ghi tăng TK, hạch toán báo Có cho người thụ hưởng: Nợ TK 5191: 60.000.000 đ Có TK 4211: Công ty TNHH Thành Vinh: 60.000.000 đ 2.1.8.2 Kế toán thanh toán bằng nhờ thu hay ủy nhiệm thu a. Tổng quan về thanh toán bằng nhờ thu hay ủy nhiệm thu - Khái niệm: Uỷ nhiệm thu là một thể thức thanh toán trong đó người bán sẽ lập giấy uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn chứng từ gửi tới ngân hàng của mình nhờ thu hộ tiền ở người mua.Việc nhờ thu diễn ra sau khi giao hàng. Uỷ nhiệm thu là một văn thư do khách hàng lập để yêu cầu ngân hàng thu một khoản tiền ở người mua trong trường hợp bên mua và bên bán có tài khoản ở hai ngân hàng khác nhau. - Điều kiện áp dụng: Áp dụng trong giao dịch thanh toán giữa những người sử dụng dịch vụ thanh toán có mở tài khoản trong nội bộ một chi nhánh ngân hàng hoặc giữa các ngân hàng, trên cơ sở có thoả thuận hoặc hợp đồng về điều kiện thu hộ giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng. - Ưu điểm: Chi phí thấp hơn và tốc độ thanh toán bằng phương thức này nhanh hơn so với một số phương thức khác. - Hạn chế: Việc tự động lập nhờ thu hay UNT có thể dẫn tới người bán lập nhờ thu hay UNT để thu khống, thu thừa tiền của người mua, do đó nhờ thu hay UNT chỉ được sử dụng để thanh toán những hàng hoá, dịch vụ có dụng cụ ghi đo chính xác như điện thoại, điện nước.... b. Tình hình thanh toán bằng nhờ thu hay ủy nhiệm thu Thực tế tại Chi nhánh cho thấy hình thức thanh toán UNT được khách hàng sử dụng rất ít, tỷ trọng của nó chỉ chiếm 1 phần không đáng kể trong tổng doanh số thanh toán không dùng tiền mặt. Mặc dù phạm vi thanh toán của hình thức này rất rộng thanh toán giữa các khách hàng có mở tài khoản cùng Chi nhánh, khác Chi nhánh, trong cùng hệ thống , khác hệ thống, trong tỉnh, ngoài tỉnh nhưng thực tế nó chỉ được dùng để thanh toán liên hàng trong hệ thống. Năm 2010 hình thức thanh toán UNT có số món phát sinh chỉ có 53 món và doanh số thanh toán đạt 321.683.145 đồng chỉ chiếm 0,4% trong tổng doanh số thanh toán không dùng tiền mặt. Năm 2011 hình thức thanh toán này có chút ít biến đổi có tăng lên nhưng không đáng kể với số món là 79 món, doanh số thanh toán đạt 361.147.758 đồng chiếm 0,6% tổng doanh số thanh toán không dùng tiền mặt. Tăng thêm 39.464.613 đồng so với năm 2010 Như vậy, hình thức thanh toán UNT chiếm 1 tỷ trọng rất nhỏ trong tổng thanh toán không dùng tiền mặt, điều đó chứng tỏ khách hàng đã sử dụng rất hạn chế hình thức này. Để lý giải điều đó chúng ta có thể đưa ra 1 số nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó.: - Hình thức UNT chỉ được áp dụng khi các chủ thể thanh toán đã thoả thuận thống nhất dùng hình thức thanh toán UNT với những điều kiện thanh toán đã ghi trong hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng. - Thủ tục thanh toán của hình thức này rát phức tạp, trải qua nhiều khâu: khách hàng nộp UNT vào Ngân hàng phục vụ mình nhờ thu hộ, Ngân hàng gửi cho Ngân hàng phục vụ người trả tiền , Ngân hàng người trả tiền kiểm tra UNT, số dư tài khoản cuả người trả tiền rồi trích tiền chuyển về Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng lúc này Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng mới hạch toán điều đó làm giảm tốc độ thanh toán kéo dài thời gian, người thụ hưởng nhận tiền chậm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ. Do những hạn chế trên mà khách hàng của chi nhánh sử dụng hình thức này rất ít chủ yếu thanh toán cho những món có giá trị nhỏ có tính chất thường xuyên như: tiền điện , tiền nước, điện thoại... c. Quy trình kế toán thanh toán nhờ thu hay UNT Người thụ hưởng Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Người chi trả (2) UNC (4) Báo có (1) giao hàng hóa dịch vụ (3) Báo nợ Cùng chi nhánh Người bán ( người thụ hưởng) giao hàng hoá cho người mua theo hợp đồng Người bán hàng lập UNT kèm hoá đơn bán hàng vào TCCUDVTT nhờ thu hộ TCCUDVTT sau khi kiểm tra và đối chiếu với thông báo bằng văn bản do đơn vị mua gửi trước đây, nếu UNT hợp lệ sẽ trích vào TK của người mua chuyển cho người thụ hưởng, hạch toán, báo Nợ cho người chi trả. Nợ TK 4211/ Người chi trả: số tiền trên UNC Có TK 4211/ Người thụ hưởng: số tiền trên UNC Báo Có cho người thụ hưởng Chú ý: Nếu TK của người chi trả không đủ tiền để thanh toán, kế toán báo cho người chi trả biết, đồng thời ghi nhập sổ theo dõi “UNT quá hạn”. Khi TK thanh toán của người chi trả có đủ tiền để thanh toán UNT kế toán ghi xuất sổ “UNT quá hạn” để thanh toán và tính phạt chậm trả, người chi trả để chuyển cho người thụ hưởng cùng số tiền của nhờ thu: Số tiền phạt chậm trả = Số tiền nhờ thu (1) x Thời gian chậm trả (2) x Lãi xuất phạt (3) Trong đó: – Số tiền ghi trên giấy nhờ thu – Tính theo ngày kể từ ngày ghi nhập sổ theo dõi “ UNT quá hạn” đến ngày xuất sổ để thanh toán - Theo lãi suất nợ quá hạn cho vay ngắn hạn tính theo ngày Khác ngân hàng NH phục vụ người thụ hưởng NH phục vụ người chi trả Người chi trả Người thụ hưởng (1) Giao hàng hóa, DV (4) Ghi nợ và Báo có (6) Ghi có và báo nợ (2) Nộp UNT (5) Thông báo chấp nhận lệnh chi (3) Gửi lệnh chuyển Nợ (1) Đơn vị bán giao hàng cho người mua. (2) Đơn vị bán lập UNT kèm theo các hoá đơn chứng từ gởi đến TCCUDVTT nhờ thu hộ (3) TCCUDVTT phục vụ người bán theo uỷ quyền chuyển Nợ, lập lệnh chuyển Nợ sang TCCUDVTT phục vụ người mua, hạch toán: Nợ TK thanh toán vốn giữa các NH: Số tiền trên UNT Có TK 4599: Các khoản chờ TT khác: Số tiền trên UNT ( hoặc TK 4211- Phong toả TK ) TCCUDVTT phục vụ người mua nhận được lệnh chuyển Nợ, kiểm tra và đối chiếu với thông báo bằng văn bản do đơn vị mua gửi trước đây, nếu UNT hợp lệ sẽ trích TK của người chi trả, Báo nợ, đồng thời Gửi thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ sang TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng, hạch toán: Nợ TK 4211/Người chi trả: Số tiền trên UNT Có TK thanh toán vốn giữa các NH: Số tiền trên UNT TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng nhận được thông báo, hạch toán, báo có cho người thụ hưởng: Nợ TK 4599_ các khoản chờ thanh toán khác: Số tiền trên UNT Có TK 4211/ Người thụ hưởng: Số tiền trên UNT 2.1.8.3. Kế toán Nghiệp vụ thanh toán bằng Séc a. Những vấn đề cơ bản về Séc thanh toán - Khái niệm: Séc là giấy tờ có giá do người ký phát lập, ra lệnh cho người bị ký phát là ngân hàng hoặc TCCUDVTT được phép của Ngân hàng nhà nước Việt Nam trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để thanh toán cho người thụ hưởng. - Các chủ thể tham gia thanh toán Séc + Người ký phát: Là người lập và ký phát hành séc + Người bị ký phát: Là ngân hàng hay TCCUDVTT có trách nhiệm thanh toán số tiền ghi trên Séc + Người thụ hưởng: Là người cầm tờ Séc mà tờ Séc đó có ghi tên người được trả tiền là chính mình + Người thu hộ: Là Ngân hàng, TCCUDVTT khác được phép của ngân hàng Nhà nước Việt Nam làm dịch vụ thu hộ công cụ chuyển nhượng. + Trung tâm thanh toán bù trừ Séc: Là Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc tổ chức khác được Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấp phép. - Phân loại Sec + Căn cứ vào tính chất lưu chuyển có các loại Séc: Séc định danh (không theo lệnh) là Séc được trả cho một người nhất định có ghi tên trên tờ sec, chỉ được chuyển nhượng theo thủ tục dân sự: phải lập chứng thơ chuyển nhượng và nhờ chấp hành viên toà án tống đạt cho ngân hàng hoặc là ngân hàng chấp thuận chứng thơ ấy bằng một công chứng thơ Trên tờ sec này thường ghi câu "không thể bối thự" Séc vô danh: Là Sec khi "trả theo lệnh người cầm phiếu", tức là không ghi tên người thụ hưởng, được chuyển nhượng bằng cách trao tay từ người này sang người khác như tờ giấy bạc. Ai cầm tờ sec này cũng được ngân hàng trả tiền. Trên tờ sec này thường ghi "Xin trả theo lệnh người cầm" Séc theo lệnh: Là Sec được phát hành với sự ghi tên rõ ràng người thụ hưởng và có ghi hoặc không ghi điều khoản chiếu lệnh. Sec này khác với sec định danh là có thể chuyển nhượng cho người khác bằng phương cách bối thự. Trên tờ sec thường ghi "Xin trả theo lệnh ông…" Séc gạch chéo ( còn gọi là sec hoành tuyến): sec do người phát hành hay người người thụ hưởng phải nhờ ngân hàng của mình thâu ngân qua thủ tục giao hoán, chớ không tự mình lãnh tiền được. Hoành tuyến thông thường, khi sec chỉ có hai gạch chéo song song, người thụ hưởng sec có thể nhờ bất cứ ngân hàng nào làm thủ tục thu ngân cũng được. Hoành tuyến đặc biệt, khi sec có hai gạch song song có ghi tên một ngân hàng giữa hai gạch, chỉ ngân hàng được đề tên mới thâu ngân được. Người thụ hưởng có thể thay đổi hoành tuyến thông thường ra hoành tuyến đặc biệt nhưng không thể đổi hoành tuyến đặc biệt ra hoành tuyến thông thường được. Loại sec có gạch là một phương thức hữu hiệu để tăng cường sự an toàn của việc di chuyển sec và nhất là tránh việc gian lận , biển thủ tài sản , vì chỉ có ngân hàng mới được luật pháp cho phép thâu ngân sec có gạch. + Căn cứ vào đặc điểm sử dụng Séc tiền mặt: đây là loại sec mà người thụ hưởng được quyền rút tiền mặt tại đơn vị thanh toán. Séc chuyển khoản: Là giấy uỷ nhiệm lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của Ngân hàng, do chủ tài khoản phát hành, giao trực tiếp cho đơn vị thụ hưởng, để thanh toán tiền hàng, dịch vụ ngay sau khi nhận được hàng hoá hoặc dịch vụ cung ứng. Séc chuyển khoản chỉ được áp dụng thanh toán trong phạm vi giữa các khách hàng có tài khoản ở cùng một Ngân hàng, hoặc khác Ngân hàng nhưng các Ngân hàng đó có tham gia thanh toán bù trừ trực tiếp với nhau. Séc bảo chi là tờ séc chuyển khoản thông thường nhưng được Ngân hàng phục vụ đơn vị phát hành séc bảo đảm chi trả bằng cách trích trước số tiền ghi trên tờ séc từ tài khoản tiền gửi (hoặc cho vay) của bên trả tiền đưa vào một tài khoản riêng (tiền gửi séc bảo chi và sổ séc định mức), được Ngân hàng làm thủ tục bảo chi và đóng dấu "bảo chi" trên tờ séc trước khi giao cho khách hàng. Séc bảo chi được áp dụng thanh toán giữa các khách hàng cùng mở tài khoản tại một Ngân hàng hoặc khác Ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ trực tiếp với nhau; trường hợp thanh toán khác Ngân hàng không tham gia thanh toán bù trừ trực tiếp (ngoài tỉnh) chỉ áp dụng trong cùng một hệ thống Ngân hàng. Séc ngân hàng: Sec do một ngân hàng phát hành để khách hàng trả tiền cho người thứ ba tại một chi nhánh hay tại một ngân hàng liên lạc của ngân hàng, tức là ngân hàng vừa là người thừa phó vừa là người phát hành. Do đó loại sec này không thể phát hành trả theo lệnh người cẫm sec mà phải là sec ký danh. Loại séc này rất tiện lợi cho những người nào muốn chi trả bằng sec mà không có tài khoản tại ngân hàng Sec ngân hàng cũng tiện lợi cho khách hàng có tài khoản tại ngân hàng khi trả tiền cho người thứ ba mà không muốn có tên và chữ ký của mình trên sec. Séc du lịch (hay Sec lữ hành): Loại sec này cấp phát riêng cho khách du lịch đi nước ngoài. Sec được ghi số tiền bằng ngoại tệ và được lãnh tiền tại ngân hàng liên lạc ở nước ngoài , tức là ngân hàng mà danh hiệu được in trên tờ sec đó. Sec du lịch được phát hành bằng loại giấy đặc biệt (tương tự như giấy bạc), khó giả mạo và bôi sửa. Khi ngân hàng trao sec, du khách phải ký tên trên tất cả sec vào chỗ quy định và ký trước mặt nhân viên ngân hàng. Khi đến nước ngoài muốn được lãnh tiền lúc trình lãnh, du khách phải ký tên lần thứ hai, trước mặt nhân viên của khách hàng liên lạc để họ làm thủ tục.\ b. Tình hình thanh toán bằng séc tại Chi nhánh Lưu Xá Hình thức thanh toán này cũng chiếm tỉ lệ nhỏ trong tổng số thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể được thể hiện qua bảng số liệu sau: Hình thức Năm 2010 Năm 2011 Món Doanh số ( tr đ) Tỷ trọng ( % ) Món Doanh số (tr đ) Tỷ trọng ( % ) Séc chuyển khoản 182 4.692,81 57 215 5.164,38 78 Séc bảo chi 143 3.540,19 43 45 1.456,62 22 Tổng số 249 8.233 100 1.472 6.621 100 Với số liệu thể hiện ở bảng trên ta thấy hình thức thanh toán bằng séc chuyển khoản chiếm tủ trọng cao nhất trong tổng số thanh toán bằng không dùng tiền mặt tại Chi nhánh. Năm 2010 thanh toán băng séc chuyển khoản đạt 182 món với doanh số là 4.692,81 triệu đồng chiếm 57% trong tổng số thanh toán séc. Năm 2011 thanh toán băng séc chuyển khoản có giảm sút so với năm 2010 mặc dù có tăng về số khối lượng giao dịch nhưng lại giảm về doanh số. Tuy nhiên hình hức thanh toán này vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số doanh số thanh toán bằng séc chiếm 78 % . như vậy trong trong hình thức thanh toán băng séc chuyển khoảm có giảm đi so với năm 2010 là do tổng số thanh toán bằng séc chung giảm đi chứ không phải là do hình thức này. Như vậy qua 2 năm ta thấy hình thức thanh toán bằng séc chuyển khoản là hình thức thanh toán séc chủ yếu tại Chi nhánh. Mặc dù về doanh số có giảm đi nhưng tỷ trọng của nó thì ngày càng càng tăng cao chiếm ưu thế tuyệt đối trong thanh toán bằng séc điều này chứng tỏ thanh toán bằng séc chuyển khoản đã phát huy được những ưu điểm của nó trong công tác thanh toán séc. Đó là do thủ tục trong phát hành và sử dụng séc chuyển khoản từ thủ tục bán séc, pháthành séc, chuyển nhượng séc, nộp séc, thanh toán đều rất đơn giản, hơn nữa khách hàng tham gia không phải nộp tiền ký gửi đảm bảo thanh toán làm giảm bớt thủ tục có lợi cho khách hàng sử dụng. Tuy hình thức thanh toán bằng séc chuyển khoản chiếm tỷ trọng lớn trong công tác thanh toán băng séc nhưng trong công tác thanh toán không dùng tiền mặt chung thì nó lại chiếm tỷ trọng rất nhỏ: Năm 2010 chiếm 19,3%, năm 2011 chiếm 11,2 % trong tổng số thanh toán không dùng tiền mặt. điều này nói lên rằng trong công tác thanh toán hình thức thanh toán này vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế. Cũng theo số liệu ở bảng trên, hình thức thanh toán bằng séc bảo chi rất ít được khách hàng sử dụng và có xu hường ngày càng giảm dần trong hình thức thanh toán bằng séc, nguyên nhân dẫn đến những hạn chế này là: - Séc bảo chi thường được áp dụng thanh toán giữa các chủ thể không tín nhiệm lân nhau về khả năng chi trả hoặc người trả tiền đã có quyết định xử phạt của Ngân hàng về việc phát hành séc thanh toán chuyển khoản quá số dư. - Thủ tục phát hành séc bảo chi còn nhiều phức tạpphiền hà vì trước khi phát hành khách hàng phải đến Ngân hàng nơi mình mở tài khoản để yêu câu xin làm thủ tục bảo chi séc và thủ tục này cũng phức tạp, đấy là việc phát hành séc bảo chi trong phạm vi cùng tỉnh , còn khác hệ thống thì người mua phải viết UNC xin cấp séc bảo chi nộp vào ngân hàng phục vụ mình. - Khi tiến hành bảo chi séc, người phát hành séc phải lưu ký quĩ một khoản tiền bằng số tiền ghi trên séc. Do đó ngây ra tình trạng ứ đọng vốn của người phát hành trong khi số tiền nảy không dươc phép sử dụng và cũng không đươc hưởng lãi, làm cản trở nhiều trong quá trình quay vòng vốn va kinh doanh của họ. c. Kế toán phát hành và thanh toán Séc Thanh toán Séc cùng tổ chức thanh toán dịch vụ cung ứng - Quy trình hạch toán Bước 1: Người bán ( người thụ hưởng) giao hàng cho người mua Bước 2: Người mua ( người ký phát) Giao lại Séc cho người bán Bước 3: Người thụ hưởng nộp Séc và bảng kê nộp Séc đến TCCUDVTT trong thời gian hiệu lực Bước 4 : TCCUDVTT kiểm tra Séc, nếu hợp lệ sẽ trích TK của người ký phát, chuyển cho người thụ hưởng, hạch toán báo Nợ cho người chi trả: Nợ TK 4211/ Người ký phát: Số tiền trên Séc Có TK 411/ Người thụ hưởng: Số tiền trên Séc Bước 5: Báo Có cho người thụ hưởng Thanh toán Séc giữ 2 tổ chức cung ứng dịch vụ và thanh toán - Tường hợp Séc không có uỷ quyền chuyển nợ + Bước 1: Người bán ( người thụ hưởng) giao hàng cho người mua + Bước 2: Người mua ( người ký phát) Giao lại Séc cho người bán + Bước 3: Người thụ hưởng nộp Séc và bảng kê nộp Séc đến TCCUDCTT phục vụ mình trong thời gian hiệu lực của Séc. + Bước 4: TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng chuyển Séc và bảng kê nộp Séc sang TCCUDTT phục vụ người ký phát để ghi nợ trước. + Bước 5: TCCUDVTT phục vụ người chi trả kiểm tra Séc, nếu hợp lệ sẽ trích TK của người ký phát, báo Nợ, đồng thời: + Bước 6: Lập lệnh chuyển Có sang TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng, hạch toán: Nợ TK 4211/ Người ký phát; Số tiền trên Séc Có TK thanh toán vốn giữa các NH: Số tiền trên Séc + Bước 7: TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng nhận được lệnh, ghi tăng TK, hạch toán, báo Có cho người thụ hưởng, ghi: Nợ TK thanh toán vốn giữa các NH: Số tiền trên Séc Có TK 4211/ người thụ hưởng: Số tiền trên Séc - Trường hợp Séc có uỷ quyền chuyển nợ + Bước 1: Người bán ( người thụ hưởng) giao hàng cho người mua + Bước 2: Người mua ( người ký phát) Giao lại Séc cho người bán + Bước 3: Người thụ hưởng nộp Séc và bảng kê nộp Séc đến TCCUDCTT phục vụ mình trong thời gian hiệu lực của Séc. + Bước 4: TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng theo uỷ quyền chuyển nợ, lập lệnh chuyển nợ sang TCCUDVTT phục vụ người ký phát, hạch toán: Nợ TK thanh toán vốn giữa các NH: Số tiền trên Séc Có TK 4599: Số tiền trên Séc + Bước 5: TCCUDVTT phục vụ người ký phát kiểm tra lệnh, nếu hợp lệ sẽ trích TK của người ký phát, báo Nợ, đồng thời: + Bước 6: Gửi thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ sang TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng, hạch toán: Nợ TK 4211/ Người ký phát; Số tiền trên Séc Có TK thanh toán vốn giữa các NH: Số tiền trên Séc + Bước 7: TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng nhận được thông báo, hạch toán, báo Có cho người thụ hưởng: Nợ TK 1599: Số tiền ghi trên Séc Có TK 4211: Người thụ hưởng: Số tiền ghi trên Séc d. Kế toán thanh toán phát hành Séc bảo chi ( SBC) - Khái niệm: SBC là Séc đã được TCCUDVTT xác nhận khả năng thanh toán trước khi ký phát trao Séc cho người thụ hưởng để nhận hàng hoá, dịch vụ. Kế toán giai đoạn bảo chi Séc. - TCCUDV TT phải kiểm soát các yếu tố cần thiết trên giấy yêu cầu bảo chi Séc vào tờ Séc mà người ký phát nộp, kiểm tra số dư TK tiền gửi thanh toán của người ký phát, nếu đủ điều kiện thì đóng dấu “ Bảo chi”, tính và ghi ký hiệu mật trên tờ Séc. Trường hợp lưu ký tiền, kế toán hạch toán: Nợ TK tiền gửi thanh toán/ Người phát hành Séc Có TK tiền gửi đảm bảo thanh toán Séc/ SBC/ Người phát hành Séc Thanh toán SBC cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán - Bước 1: Người ký phát( theo yêu cầu của người thụ hưởng) đề nghị TCCUDVTT làm thủ tục bảo chi tờ Séc - Bước 2: Người bán ( Người thụ hưởng) giao hàng hoá cho người mua - Bước 3: Người mua( người ký phát) giao lại SBC cho người bán - Bước 4: Người thụ hưởng nộp SBC và bảng kê nộp Séc đên TCCUDVTT trong thời gian có hiệu lực - Bước 5: TCCUDVTT kiểm tra Séc, nếu hợp lệ sẽ trích TK của người ký phát, chuyển cho người thụ hưởng, hạch toán, báo Nợ cho người ký phát: Nợ TK 4271/ Người ký phát: Số tiền trên Séc ( Hoặc Nợ TK 4211/ người ký phát) Có TK 4211/ người thụ hưởng: Số tiền trên Séc - Bước 6: Báo Có cho người thụ hưởng Thanh toán SBC giữa 2 ngân hàng cùng hệ thống - Bước 1: Người ký phát hành ( theo yêu cầu của người thụ hưởng) đề nghị TCCUDVTT làm thủ tục bảo chi tờ Séc - Bước 2: Người bàn( người thụ hưởng) giao hàng hoá cho người mua - Bước 3: Người mua ( người chi trả) giao lại SBC cho người bán - Bước 4: Người thụ hưởng nộp SBC cộng bảng kê nộp Séc đên TCCUDVTT phục vụ mình trong thời gian hiệu lực - Bước 5: TCCUDVTT phục vụ người thụ hưởng kiểm tra tờ Séc, đọc ký hiệu mật, nếu tờ Séc là hợp lệ sẽ hạch toán, lập Lệnh chuyển Nợ sang TCCUDVTT phục vụ người ký phát: Nợ TK thanh toán vốn giữa các NH: Số tiền trên Séc Có TK 4211/ Người thụ hưởng - Bước 6: Báo Có cho người thụ hưởng - Bước 7: TCCUDVTT phục vụ người ký phát nhận được Lệnh, kiểm tra, hạch toán trừ tiền của người ký phát: Nợ TK 4271/ Người ký phát: Số tiền trên Séc( Hoặc TK 4211/ người ký phát) Có TK thanh toán vốn giữa các NH: Số tiền trên Séc Báo Nợ cho người ký phát. Ví dụ 8: Séc số BA0048 số tiền 120.000.000 đồng do Công ty TNHH Hòa An, có tài khoản tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - Chi nhánh Lưu Xá, phát hành ngày 04/05/2011 cho Công ty Cổ phần Hồng Sơn, ngày 06/05/2011Công ty CP Hồng Sơn chuyển nhượng cho Công ty TNHH Hòa An tờ séc có xác nhận của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Lưu Xá. Trả lời: Séc BA0048 là một loại séc chuyển khoản có xác nhận của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Lưu xá – tỉnh Thái Nguyên, séc có đủ điều kiện để Ngân hàng ghi Có ngay cho người thụ hưởng và lập lệnh chuyển khoản nợ thanh toán bù trừ chuyển cho Ngân hàng TMCP Công thương, nghiệp vụ được định khoản như sau: Nợ TK Thanh toán bù trừ (TK 5012): 120.000.000 đ Có TK 4211/Cty TNHH Hòa An: 120.000.000 đ 2.1.8.4. Kế toán hình thức thanh toán bằng thư tín dụng a. Khái niệm Thư tín dụng là một chứng thư do ngân hàng phát hành yêu cầu một chi nhánh của mình hay một "ngân hàng giao dịch" xuất trả một số tiền hay chấp thuận một khoản tín dụng cho người thụ hưởng có tên ghi trong thư tín dụng. Thư tín dụng có nhiều công dụng, như để cam kết trả các hối phiếu cho những người sẽ được khách hàng chỉ định trình lãnh, để dùng trang trải các chi phí du lịch và mua sắm ở nước ngoài. b. Qui trình nghiệp vụ thư tín dụng thương mại (1) Bên mua lập giấy mở thư tín dụng gửi vào NH bên mua. (2) NH bên mua gửi giấy mở thư tín dụng cho NH bên bán. (3) NH bên bán gởi thư tín dụng cho bên bán biết. (4) Sau khi kiểm tra thư tín dụng hợp lệ bên bán giao hàng hoá cho bên mua. (5) NH bên bán sau khi kiểm tra hoá đơn giao hàng phù hợp với giấy mở thư tín dụng sẽ ghi tăng tài khoản người bán và báo Có cho người bán biết. (6) NH bên bán Nợ NH bên mua. (7) NH bên mua tất toán thư tín dụng và báo bên mua biết. Thư tín dụng được dùng để thanh toán tiền hàng trong điều kiện bên bán đòi hỏi phải bảo đảm có đủ vốn để chi trả ngay và phù hợp với tổng số tiền hàng đã giao theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký. Khi có nhu cầu, bên mua lập giấy mở thư tín dụng yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình trích tài khoản tiền gửi (hoặc tiền vay Ngân hàng) một số tiền bằng tổng giá trị hàng đặt mua để lưu ký vào một tài khoản riêng (tiền gửi mở thư tín dụng). Ngân hàng bên mua phải gửi ngay thư tín dụng cho Ngân hàng bên bán để báo cho bên bán biết. Mức tiền tối thiểu của một thư tín dụng là 05 triệu đồng. Tiền gửi thư tín dụng không được hưởng lãi Mỗi thư tín dụng chỉ dùng để trả cho một đơn vị bán Thời hạn hiệu lực của một thư tín dụng là 03 tháng kể từ ngày Ngân hàng bên mua nhận mở thư tín dụng Thư tín dụng chỉ được áp dụng thanh toán khác địa phương nhưng trong cùng một hệ thống Ngân hàng và có tính ký hiệu mật. Trường hợp thanh toán khác hệ thống Ngân hàng thì phải thông qua Ngân hàng Nhà nước. Bên bán có trách nhiệm giao hàng cho bên mua sau khi nhận được giấy báo đã mở thư tín dụng Ngân hàng phục vụ bên bán trả tiền cho bên bán căn cứ vào hoá đơn, vận đơn hoặc các chứng từ giao nhận hàng có chữ ký của đại diện bên mua kèm theo giấy uỷ nhiệm của bên mua, do bên bán xuất trình với Ngân hàng, phù hợp với các điều khoản quy định thống nhất giữa hai bên mua, bán được ghi trên thư tín dụng Thư tín dụng chỉ trả tiền bằng chuyển khoản, ghi vào tài khoản của bên bán. Mọi trường hợp tranh chấp về hàng hoá đã giao, và tiền hàng đã trả (nếu có) do 2 bên mua và bán giải quyết Khi nhận được giấy báo nợ của Ngân hàng bên bán về việc trả tiền cho bên bán, Ngân hàng bên mua tất toán tài khoản tiền gửi thư tín dụng của bên mua c. Mục đích chính của thư tín dụng Thông thường thư tín dụng do khách hàng nhờ ngân hàng của mình cấp cho một người thứ ba để cho người này cấp cho khách hàng một dịch vụ hay một thương vụ. Đây là một phương thức thường được dùng trong tín dụng nhập khẩu. Thư tín dụng cũng có thể được cấp cho một khách hàng để giúp người này nhận tiền hay được hưởng một khoản tín dụng ở một nơi khác mà ngân hàng có một chi nhánh hay một "ngân hàng giao dịch". Đây là hình thức thư tín dụng mà khách hàng sẽ dùng để mua hàng hoá ở nước ngoài hay cho một khách du lịch được sử dụng trong cuộc hành trình. Nhưng thông thường thì người thụ hưởng muốn lãnh tiền tại nhiều nơi do đó mà người ta thấy cần phải có một loại " thư chung". Loại thư chung này có dạng như một thư tín dụng thông tri bão lãnh cho người cầm thư đối với các ngân hàng giao dịch và các chi nhánh trong các quốc gia mà khách hàng sẽ đi qua. Hệ thống này giúp cho người thụ hưởng nhiều thuận lợi nhưng đồng thời cũng có nhiều rủi ro cho chính người thụ hưởng cũng như cho ngân hàng trong trường hợp thư tín dụng lọt vào tay những người xấu. Vì lý do đó mà trong trường hợp khách hàng có thể xác định trước các nơi mà mình sẽ cần dùng tiền, ngân hàng sẽ thích cấp cho người thụ hưởng một thư tín dụng có xác nhận hoặc báo trước . d. Các hình thức thư tín dụng Tín dụng thư du khách: thường được ngân hàng cấp cho khách hàng khi đến một địa phương khác hoặc đi ra nước ngoài. Khách hàng thay vì mang tiền đi thì yêu cầu ngân hàng phát hành cho mình một thư tín dụng (trích tài khoản hoặc nộp tiền vào ngân hàng) và sẽ mang theo người để có thể nhận tiền tại ngân hàng nơi đến. Tín dụng thư thương mại: là lịnh của ngân hàng, theo yêu cầu của người mua,cho ngân hàng bên bán về việc trả tiền theo các chứng từ mà người bán cung cấp về hàng hoá đã chuyển giao theo đúng các điều kiện cho bên mua đã ghi trong thư tín dụng. 2.1.8.5Kế toán thanh toán thẻ thanh toán nội địa a. Khái niệm Thẻ thanh toán là một phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt mà người chủ thẻ có thể dùng để rút tiền mặt tại các ngân hàng đại lý, các máy rút tiền tự động (ATM) hoặc thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ. Đối với ngân hàng, việc phát hành và thanh toán thẻ là hoạt động bao gồm các nghiệp vụ huy động vốn, cho vay, thanh toán trong nước và ngoài nước. b. Phân loại thẻ - Thẻ tín dụng (Credit Card): là loại thẻ được sử dụng phổ biến nhất, theo đó người chủ thẻ được phép sử dụng một hạn mức tín dụng không phải trả lãi để mua sắm hàng hoá, dịch vụ tại những cơ sở kinh doanh, khách sạn, sân bay ... chấp nhận loại thẻ này. Thẻ tín dụng có đặc điểm là chủ thẻ được ứng trước một hạn mức tiêu dùng mà không phải trả tiền ngay, chỉ thanh toán sau một kỳ hạn nhất định. Cũng từ đặc điểm trên mà người ta còn gọi thẻ tín dụng là thẻ ghi nợ hoãn hiệu (delayed debit card) hay chậm trả. - Thẻ ghi nợ (Debit card): đây là loại thẻ có quan hệ trực tiếp và gắn liền với tài khoản tiền gửi. Loại thẻ này khi được sử dụng để mua hàng hoá hay dịch vụ, giá trị những giao dịch sẽ được khấu trừ ngay lập tức vào tài khoản của chủ thẻ thông qua những thiết bị điện tử đặt tại cửa hàng, khách sạn ... đồng thời chuyển ngân ngay lập tức vào tài khoản của cửa hàng, khách sạn... Thẻ ghi nợ còn hay được sử dụng để rút tiền mặt tại máy rút tiền tự động. Thẻ ghi nợ không có hạn mức tín dụng vì nó phụ thuộc vào số dư hiện hữu trên tài khoản của chủ thẻ. Có hai loại thẻ ghi nợ cơ bản: + Thẻ online: là loại thẻ mà giá trị các giao dịch được khấu trừ ngay lập tức vào tài khoản chủ thẻ. + Thẻ offline: là loại thẻ mà giá trị các giao dịch được khấu trừ vào tài khoản chủ thẻ sau đó vài ngày. - Thẻ rút tiền mặt (Cash card): là loại thẻ rút tiền mặt tại các máy rút tiền tự động hoặc ở ngân hàng. Với chức năng chuyên biệt chỉ dùng để rút tiền, yêu cầu đặt ra đối với loại thẻ này là chủ thẻ phải ký quỹ tiền gửi vào tài khoản ngân hàng hoặc chủ thẻ được cấp tín dụng thấu chi mới sử dụng được. Thẻ rút tiền mặt có hai loại: Loại 1: chỉ rút tiền tại những máy tự động của Ngân hàng phát hành Loại 2: được sử dụng để rút tiền không chỉ ở Ngân hàng phát hành mà còn  được sử dụng để rút tiền ở các Ngân hàng cùng tham gia tổ chức thanh toán với Ngân hàng phát hành thẻ. c. Chủ thể tham gia hoạt động phát hành và thanh toán thẻ - NH phát hành - Chủ thể - NH thanh toán - Đơn vị chấp nhận thẻ d. Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ tổng quát được xác định được bắt đầu từ khi chủ thẻ bắt đầu sử dụng thẻ cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ đối với NH và các bên liên quan, kể cả nghĩa vụ theo cam kết. Quy trình thanh toán có thể thanh toán thành các công đoạn chính là thanh toán tại các ĐVCNT, thanh toán tại NHTT và NHPH. Thanh toán thẻ tại ĐVCNT hoặc điểm ứng tiền mặt (ĐƯTM) - Giao dịch thực hiện tại ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC Khi chủ thẻ sử dụng thẻ tại ĐVCNT/ĐƯTM được trang bi máy EDC, máy sẽ tự động xin cấp phép giao dịch, nếu giao dịch bị từ chối cấp phép. ĐVCNT hoặc ĐƯTM có thẻ tiếp tục thực hiện giao dịch cấp phép với số tiền nhỏ hơn hoặc liên hệ với nơi cấp phép để được hướng dẫn. Sau khi việc cấp phép hoàn thành hoặc giao dịch dưới hạn mức quy định, ĐVCNT thực hiện việc in hóa đơn, lấy chữ kí của chủ thẻ ( phải khớp mẫu chữ kí trên thẻ). Hóa đơn được lập thành 3 liên: 1 liên trả lại cho khách hàng, 1 liên nộp cho NHTT và một liên lưu tại ĐVCNT/ĐƯTM để tra soát. - Giao dịch thực hiện tại ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy cà tay Nếu giá trị hàng hóa dịch vụ nhỏ hơn hạn mức thanh toán: ĐVCNT có thể không phải xin cấp phép. ĐVCNT có thể tiến hành kiểm tra thẻ và đối chiếu số thẻ với danh sách thẻ cấm lưu hành mới nhất và các thông tin bổ sung khác do NHPH cung cấp thẻ tránh tình trạng thanh toán thẻ giả mạo hoặc mất cắp. Nếu giá trị giao dịch thẻ lớn hơn hoặc bằng hạn mức thanh toán: ĐVCNT phải liên hệ với NHPH để xin cấp phép giao dịch bằng các phương tiện có thể như: điện thoại, telex,.. Tất cả các giao dịch ứng tiền mặt đều phải liên hệ để xin cấp phép tại NHPH trước khi tiến hành giao dịch. Thanh toán tại ngân hàng thanh toán (NHTT) thẻ - Thanh toán với đơn vị chấp nhận thẻ Sau khi thực hiện giao dịch với chủ thẻ xong, ĐVCNT thực hiện việc thanh toán với NHTT: + Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC phải kiểm tra lại và xử lí các giao dịch đã được thực hiện trước khi thanh toán với ngân hàng, cần chú ý nếu sau thời gian quy định kể từ ngày giao dịch nếu ĐVCNT/ĐƯTM không nhận được báo Có từ NHTT thì phải liên lạc ngay với NHTT để tra soát. + Đối với các dịch vụ ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy cà tay thực hiện thanh toán với ngân hàng như sau: ĐVCNT tập hợp hóa đơn và lập bảng kê theo từng loại thẻ. Bảng kê ghi rõ tên, số hiệu ĐVCNT, tổng số tiền của các hóa đơn, số lượng hóa đơn, ngày nộp bảng kê, tên và chữ ký người nộp. Tên và chữ ký của nhân viên ngân hàng nhận theo mẫu do NHTT quy định. Ngân hàng thanh toán thực hiện ứng tiền trả cho ĐVCNT/ĐƯTM trước, sau đó báo cáo sang NHPH để đòi tiền. được hạch toán như sau: Nợ TK Tạm ứng Có TK thích hợp của ĐVCNT/ĐƯTM - Thanh toán với ngân hàng phát hành (NHPH) + Gửi dữ liệu thanh toán thẻ tới NHPH Hàng ngày, NHTT cập nhật và tập hợp toàn bộ các giao dịch thẻ, tra soát từng loại thẻ theo mẫu quy định bao gồm cả các khoản phí cũng như các thông tin về thẻ bị thu hồi và chuyển cho NHPH. + Thanh toán với NHPH Hàng ngày, NHTT nhận được lệnh chuyển Có hay báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán từ các NHPH gửi về. Tiến hành đối chiếu báo cáo thanh toán thẻ gửi đi và báo cáo nhận về trước khi tiến hành hạch toán. Nếu phát sinh chênh lẹch (do giao dịch bị từ chối thanh toán, giao dịch không gửi đi được) thì phải tìm nguyên nhân và xử lí. Nếu khớp đúng thì tất toán tài khoản tạm ứng và các tài khoản liên quan khác. Hạch toán tài khoản phí được hưởng vào tài khoản thu phí. Hạch toán như sau: Nợ TK thanh toán vốn với NHPH Có TK tạm ứng Thanh toán tại NHPH thẻ NHPH có trách nhiệm tiếp cận các thông tin yêu cầu thanh toán liên quan từ NHTT, xử lí tổng hợp, hạch toán ghi Nợ cho chủ thẻ vào các tài khoản thích hợp tùy thuộc đó là loại thẻ nào và thanh toán tiền vào các NHTT, gửi Lệnh chuyển Có (báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán) cho NHTT Hạch toán như sau: Nợ TK thích hợp chủ thẻ ( TGTT, tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ,…) Có TK thanh toán vốn với NHTT III. Kế toán nghiệp vụ thanh toán quốc tế 3.1. Một số vấn đề cơ bản về thanh toán quốc tế 3.1.1. Khái niệm Thanh toán quốc tế là quan hệ thanh toán giữa người chi trả ở nước này và người thụ hưởng ở nước khác thông qua trung gian thanh toán của các ngân hàng ở các nước phục vụ người chi trả và người thụ hưởng. - Đặc trưng Thanh toán quốc tế rất phức tạp vì quan hệ kinh tế giữa người thụ hưởng và người chi trả ở các khoảng cách rất xa nhau lên khó nắm vững thông itn về nhau. Hơn nữa thanh toán quốc tế ở những nước khác nhau thì các điều kiện về kinh tế, chính trị, phông tục cũng khác nhau. - Trung gian thanh toán - Ít nhất là 2 ngân hàng - Thông thường là 2 ngân hàng - Thậm chí là 4, 5 ngân hàng 3.1.2. Các phương thức thanh toán quốc tế + Thanh toán chuyển tiền + Thanh toán ủy thác thu + Thư tín dụng + Séc, thẻ thanh toán quốc tế… Các phương thức thanh toán này phải thực hiện theo thông lệ quốc tế về thanh toán quốc tế và quy định của từng quốc gia trong từng thời kỳ. 3.1.3. Các chứng từ sử dụng trong thanh toán quốc tế + Hội phiếu: do người bán phát hành + Lệnh phiếu: do người mua phát hành + Ủy thác thu: đi kèm với phương pháp ủy thác thu + Thư tín dụng L/C: Đi kèm với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng + Thẻ và séc du lịch 3.2 Kế toán phương thức thanh toán chuyển tiền 3.2.1 Khái niệm - Là phương thức thanh toán do người chuyển tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người thụ hưởng ở nước ngoài - Thanh toán chuyển tiền là phương thức thanh toán đơn giản, thanh toán trực tiếp giữa người chuyển tiền và người thụ hưởng. - Cơ sở pháp lý của nghiệp vụ chuyển tiền là chế độ quản lý ngoại hối của từng quốc gia trong từng thời kỳ. Việc thực hiện chuyển tiền phải tuân thủ đúng các quy định trong chế độ quản lý ngoại hối…. - Ngân hàng chỉ tham gia với vai trò trung gian chuyển tiền để hưởng hoa hồng ( phí dịch vụ thanh toán), ngân hàng không bị ràng buộc gì về trách nhiệm đối với người chuyển tiền và người thụ hưởng. Ưu nhược điểm của phương thức chuyển tiền - Ưu điểm: Thanh toán đơn giản, dễ thực hiện. Đây là hình thức thanh toán đơn giản nhất trong các hình thức thanh toán quốc tế. - Nhược điểm: Việc chuyển tiền cho người thụ hưởng hoàn toàn phụ thuộc vào người chuyển tiền. Người chuyển tiền có thể không thực hiện chuyển tiền đúng theo các điều kiện thỏa thuận với người thụ hưởng. Do vậy, việc chiếm dụng vốn. 3.2.3 Quy trình chuyển tiền Tại Ngân hàng chuyển tiền: Phản ánh số tiền chuyển: Nợ TK 4221/ ngoại tệ X/ người chuyển tiền Có TK 1331/ ngoại tệ X/ tại NH nhận chuyển tiền (hoặc) Có TK 4141/ ngoại tệ X/ của NH nhận chuyển tiền (hoặc) Có TK thích hợp/ tại NH trung gian Phản ánh phí chuyển tiền và thuế VAT phải nộp: Nợ TK 4221/ người chuyển tiền: Phí + VAT Có TK 711/ ngoại tệ X: Phí Có TK 4531/ ngoại tệ X: Thuế VAT Tại Ngân hàng trung gian ( nếu có): Nợ TK TG ngoại tệ của NH chuyển tiền Có TK TG ngoại tệ của NH nhận chuyển tiền Tại Ngân hàng nhận chuyển tiền: Trường hợp người thụ hưởng có tài khoản ở NH Nợ TK tiền gửi 4141/ ngoại tệ X/ NH chuyển tiền (hoặc) Nợ TK trung gian 1331/ ngoại tệ X/ tại NH chuyển tiền (hoặc) Nợ TK tiền gửi 1331( 1321) tại NHTG Có TK 4221/ người nhận chuyển tiền Có TK 711/ ngoại tệ X : Phí Có TK 4531/ ngoại tệ X: Thuế GTGT Trường hợp người thụ hưởng không có tài khoản tại NH Nợ TK tiền gửi 4141/ ngoại tệ X/ NH chuyển tiền (hoặc) Nợ TK trung gian 1331/ ngoại tệ X/ tại NH chuyển tiền (hoặc) Nợ TK tiền gửi 1331( 1321) tại NHTG Có TK chuyển tiền phải trả bằng ngoại tệ - 455/ người nhận chuyển tiền Sau đó NH lập giấy báo có cho người thụ hưởng đến nhận tiền và thu phí Kế toán phương thức thanh toán nhờ thu Khái niệm Là phương thức thanh toán trong đó nhà xuất khẩu sau khi đã hoàn thành việc cung ứng hàng hóa dịch vụ cho nhà nhập khẩu sẽ lập chứng từ đòi tiền gửi NH phục vụ mình để nhờ thu hộ tiền hàng hóa dịch vụ từ nhà nhập khẩu. Các loại nhờ thu + Nhờ thu phiếu trơn ( clean collection – CC): Là phương hức thanh toan trong đó người bán ủy thác cho NH thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ hàng hóa gửi thẳng cho người mua để đi nhận hàng. + Nhờ thu kèm chứng từ ( documentery – DC): là phương thức thanh toán mà người bán sẽ gửi cả hối phiếu và chứng từ hàng hóa đến NH để nhờ thu tiền từ người mua. Ngân hàng chỉ trao chứng từ cho người mua sau khi họ đã thanh toán tiền hoặc ký chấp nhận trả tiền trên hối phiếu. Quy trình thanh toán nhờ thu Tại NH phục vụ nhà xuất khẩu: - giai đoạn nhờ thu: + Sau khi kiểm tra đầy đủ bộ chứng từ ngân hàng chấp nhận nhờ thu: Nhập TK 9122 – Chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận thu hộ KH + Đồng thời thu các khoản dịch vụ phí liên quan: Nợ TK thích hợp của nhà xuất khẩu : Phí + VAT Có TK thu phí dịch vụ thanh toán : Phí Có TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp: Thuế VAT + Gửi chứng từ nhờ thu cho NH nước ngoài phục vụ nhà nhập khẩu hoặc qua NH TG, hạch toán: Xuất TK 9122 – chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận thu hộ KH Nhập TK 9123 – chứng từ có giá trị ngoại tệ gửi đi nước ngoài nhờ thu - Giai đoạn thanh toán: + Nhận lệnh chuyển có: Kiểm soát và hạch toán: Xuất TK 9123: Giá trị chứng từ + Đồng thời trả tiền cho nhà xuất khẩu: Nợ TK 4141/ của NH nhập khẩu (hoặc) Nợ TK 1331/ tại NH nhập khẩu (hoặc) Nợ TK 1331(1321)/ tại NHTG Có TK 4221/ Người thụ hưởng hoặc TK thích hợp + Báo có cho nhà xuất khẩu. Kế toán thanh toán bằng thư tín dụng L/C Khái niệm Là một sự thỏa thuận mà trong đó một NH( NH mở thư tín dụng) đáp ứng những yêu cầu của KH ( người xin mở L/C) cam kết hay cho phép một NH khác ( NH thông báo L/C) chi trả hoặc chấp nhận những yêu cầu của người hưởng lợi theo đúng điều kiện và chứng từ thanh toán phù hợp với thư tín dụng. Trong phương thức này NH sử dụng uy tín của mình để tạo lên sự tin tưởng giữa các bên tham gia quan hệ mua bán. Các loại thư tín dụng - Xét về phương diện nghĩa vụ và trách nhiệm có 2 loại: + Thư tín dụng có thể hủy ngang + Thư tín dụng không thể hủy ngang - Xét theo phương diện thanh toán có hai loại: + Thư tín dụng trả ngay + Thư tín dụng trả chậm - Ngoài ra còn một số loại thư tín dụng khác: + Thư tín dụng có xác nhận – không có xác nhận + Thư tín dụng chuyển nhượng có truy đòi và không có truy đòi + Thư tín dụng tuần hoàn + Thư tín dụng giáp lưng + Thư tín dụng dự phòng + Thư tín dụng điều khoản đỏ Các bên tham gia thanh toán L/C - Người xin mở L/C (Applicant): là người mua( NNK) có trách nhiệm làm đơn xin mở L/C, yêu cầu NH phát hành L/C và là người phải trích TK để thanh toán. - Người hưởng lợi( Beneficiary): Là người bán (NXK) ký phát hành hối phiếu được hưởng số tiền của L/C do nhà nhập khẩu mở. - NH phát hành ( issuing bank): là NH phát hành L/C ( mở L/C) theo yêu cầu của nhà nhập khẩu. - NH thông báo (Advising bank): Thường là NH đại lý của NH mở L/C hay là NH khác do NH mở L/C ủy nhiệm. Nếu địa điểm trả tiền quy định tại nước xuất khẩu thì NH trả tiền thường là NH thông báo. Trách nhiệm của NH trả tiền giống như NH mở L/C khi nhận được bộ chứng từ thanh toán của người xuất khẩu chuyển đến. 3.4.4 Quy trình thanh toán bằng L/C a. kế toán tại NH nhập khẩu - Giai đoạn mở thư tín dụng: + Khi nhà NK có nhu cầu mở L/C, NH thẩm định hồ sơ KH như thẩm định tín dụng, quyết định mức bảo lãnh sẽ có mức phải ký quỹ: Nợ TK thích hợp (TGKH, Ngoại tệ tại quỹ, CVKH .): Số tiền Có TK tiền gửi ký quỹ để mở L/C- 4282/nhà NK: ký quỹ + Khách hàng được NH bảo lãnh để mở L/C: Nhập TK 9215, 9216: Giá trị L/C + Khách hàng phải thế chấp, cầm cố tài sản để mở L/C: Nhập TK 994: Tài sản thế chấp, cầm cố của KH + Thu phí bảo lãnh, phí phát hành L/C: Nợ TK thích hợp/ nhà NK Có TK 488 Gửi thông báo mở L/C sang NH phục vụ nhà XK b. kế toán tại NH phục vụ nhà NK - Giai đoạn thanh toán L/C: + Nhận được bộ chứng từ đòi tiền từ NH phục vụ nhà XK, kế toán kiểm tra bộ chứng từ xem có đầy đủ và phù hợp theo các điều kiện của L/C mở trước đây không. Nếu bộ chứng từ đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán: Nhập: TK chứng từ có GT ngoại tệ nước ngoài gửi nhờ thu TK 9124 + Gửi chứng từ cho nhà NK để yêu cầu kiểm tra và chấp nhận thanh toán. + Đến hạn thanh toán, kế toán làm thủ tục để thanh toán cho nhà XK qua Ngân hàng phục vụ nhà XK theo các trường hợp: ü Trường hợp nhà NK có khả năng thanh toán toàn bộ giá trị L/C: Xuất TK 9124: Giá trị L/C Xuất TK 9215/9216: Giá trị cam kết bảo lãnh . Đồng thời hạch toán nội bảng: Nợ TK 4282/ Nhà NK : Số tiền ký quỹ Nợ TK 4221/ Nhà NK: Số tiền chênh lệch Có TK 1331/ tại NH phục vụ nhà XK (hoặc) Có TK 4141/ của NH phục vụ nhà XK Giá trị L/C (hoặc) Có TK 1331, 1321/ tại NHTG Xuất TK 994: TS cầm cố thế chấp ( nếu có) . Đồng thời NH tiến hành thu phí thanh toán, phí chuyển tiền ü TH nhà NK không đủ khả năng thanh toán , được NH Trả thay: Xuất TK 9124: Giá trị L/C Xuất TK 9215,9216: Giá trị cam kết bảo lãnh . Đồng thời hạch toán nội bảng trả tiền cho nhà XK: Nợ TK 4282/nhà NK: Số tiền ký quỹ Nợ TK 2422/nhà NK: Số tiền trả thay Có TK 1331/ tại NH phục vụ nhà XK (hoặc) Có TK4141/ của NH phục vụ nhà XK Giá trị L/C (hoặc) Có TK 1331,1321/ tại NHTG - Ngân hàng tiếp tục theo dõi món nợ như theo dõi một khoản vay thông thường. Chỉ khi nào thu hồi khoản nợ NH mới xuất TK 994 c. Kế toán tại NH xuất khẩu - Giai đoạn thông báo L/C: Khi nhận được thư tín dụng từ ngân hàng nước ngoài phục vụ nhà nhập khẩu chuyển đến, ngân hàng tiến hành kiểm soát L/c và làm thủ tục để gửi thông báo cho nhà XK để giao hàng cho nhà NK - Giai đoạn thanh toán L/C: + Sau khi hoàn thành giao hàng cho nhà NK ở nước ngoài, nhà XK lập các chứng từ để xin thanh toán L/C: Nhập TK 9123: Giá trị L/C + Khi nhận được chuyển tiền báo có thanh toán L/C: Xuất TK 9123 + Thu phí thu hộ, tiền về + Đồng thời hạch toán nội bảng: Nợ TK 4141/của NH phục vụ nhà NK (hoặc) Nợ TK 1331/tại NH phục vụ nhà NK (hoặc) Nợ TK 1331(1321)/ tại NHTG Có Tk 4221/ nhà XK Ví dụ 9: Công ty TNHH Mai Hoa đề nghị Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – Chi nhánh Lưu Xá mở L/C trả ngay thanh toán hàng nhập khẩu trị giá 40.000 USD. Ngân hàng yêu cầu ký quỹ 50% bằng ngoại tệ. Tiền phí công ty phải trả là 11USD (đã có thuế GTGT) được thanh toán bằng VND từ tài khoản TG không kỳ hạn của công ty. Biết tỷ giá USD/VND là 20.000/20.010 Giải: Ký quỹ mở tài khoản L/C cho Công ty TNHH Mai Hoa: (ĐVT: USD) Nợ TK TGKH USD (Công ty TNHH Mai Hoa) 4221 : 20.000 Có TK ký quỹ L/C (Công ty TNHH Mai Hoa) 4282 : 20.000 Nhập tài khoản ngoại bảng. (ĐVT: USD) Nhập TK 9251: 40.000 Thu phí mở L/C (ĐVT: đồng) Nợ TK TGKKH USD(Công ty TNHH Mai Hoa)4221: 220.110 (= 11*20.010) Có TK thu bảo lãnh 7120: 200.100 Có TK thuế GTGT 4531: 20.010 B. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG I. Những vấn đề chung về thanh toán vốn giữa các Ngân hàng 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của thanh toán vốn giữa các NH 1.1.1 Khái niệm Thanh toán vốn giữa các NH là nghiệp vụ thanh toán lại giữa các NH nhằm tiếp tục quá trình thanh toán tiền giữa các đơn vị tổ chức kinh tế cá nhân với nhau mà họ không cùng mở TK tại một NH và thanh toán vốn nội bộ giữa các đơn vị trong ngành NH. 1.1.2 Ý nghĩa + Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán vốn giữa các NH là góp phần quan trọng vào việc đáp ưngs tốt các yêu cầu của thanh toán của nền kinh tế như: nhanh chóng, chính xác, thuận tiện, an toàn...Từ đó tập trung công tác thanh toán KDTM vào NH và phát huy tốt tác dụng của thanh toán KDTM đối với sự phát triểm của nền kinh tế quốc dân. + Góp phần tiết kiệm đáng kể chi phí lưu thông + Góp phần đáng kể vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông trong quá trình tập trung và phân phối vốn, tạo điều kiện để tổ chức tốt công tác điêu hoà vốn trong hệ thống NH. 1.2 Điều kiện để tổ chức thanh toán vốn giữa các NH - Về điều kiện pháp lý: Các chế độ kế toán về nghiệp vụ thanh toán KDTM gồm các hình thức thanh toán KDTM, phương thức thanh toán vốn giữa các NH phải được xây dựng đồng bộ và hoàn thiện. - Về điều kiện kinh tế: Các NH phải quản lý tốt, luôn đảm bảo có đủ khả năng thanh toán. - Về điều kiện kỹ thuật: Phải ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để đảm bảo thanh toán nhanh nhạy, thông suốt nhằm đáp ứng được nhu cầu thanh toán đa dạng, an toàn. 1.3 Các phương thức thanh toán vốn giữa các NH Hiện nay, ở Việt Nam có các phương thức thanh toán sau: - Thanh toán liên chi nhánh NH nội bộ trong từng hệ thống (thanh toán liên hàng truyền thống và chuyển tiền điện tử) - Thanh toán bù trừ - Thanh toán qua tiền gửi NHNN - Thanh toán UNT, UNC - Thanh toán qua TKTG tại NHTM khác - Thanh toán điện tử liên NH II. Kế toán thanh toán liên hàng nội bộ 2.1 Khái quát về thanh toán liên hàng nội bộ Thanh toán liên hàng là quan hệ thanh toán nội bộ giữa các ngân hàng trong cùng hệ thống phát sinh trên cơ sở các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt giữa các khách hàng có mở tài khoản ở các chi nhánh ngân hàng khác nhau trong cùng hệ thống hoặc các nghiệp vụ chuyển tiền, điều hoà vốn trong nội bộ một hệ thống. Thanh toán liên hàng là một bộ phận không thể thiếu được trong công tác thanh toán của NH. Thanh toán liên hàng tạo điều kiện cho việc mở rộng và phát triển thanh toán không dùng tiền mặt, góp phần khuyến khích cá nhân, tổ chức mở tài khoản tại các NH, ổn định và mở rộng khách hàng. Tuy nhiên, thanh toán liên hàng chỉ áp dụng với những ngân hàng trong cùng hệ thống. Việc xử lý chứng từ vẫn mang tính thủ công, phát hiện sai lầm chậm, khó bảo toàn, bảo mật thông tin, đặc biệt là việc quyết toán cuối năm rất vất vả, công việc quá nhiều, sang năm sau công việc năm trước vẫn chưa giải quyết xong. Đến nay phương thức TTLH nội bộ được chuyển thành chuyển tiền điện tử với nội dung chủ yếu là sử dụng công nghệ thông tin hiện đại để chuyển các lệnh chuyển tiền từ NHA trung tâm thanh toán cho NHB. 2.2 Những vấn đề chung về Thanh toán chuyển tiền điện tử 2.2.1 Khái niệm Thanh toán chuyển tiền điện tử là toàn bộ quá trình xử lý một khoản chuyển tiền qua mạng máy vi tính kể từ khi nhận được một lệnh chuyển tiền của người phát lệnh đến khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng (đối với chuyển tiền Có) hoặc thu nợ từ người nhận lệnh (đối với chuyển tiền Nợ). 2.2.2 Đặc điểm -Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống NHCT Việt Nam. -Thanh toán chuyển tiền điện tử được thực hiện trong môi trường pháp lý và chuẩn hoá cao. -Các công đoạn trong thanh toán chuyển tiền điện tử chủ yếu được tự động hoá. Quá trình thanh toán chuyển tiền, tra soát, trả lời tra soát, chấp nhận, trả lời chấp nhận được chương trình xử lý tự động nên đảm bảo độ chính xác cao độ. -Phần tính ký hiệu mật được cài đặt một chương trình riêng đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt. Hơn nữa, hai lần mã khoá bảo mật của hai bộ phận chức năng kế toán và tin học giúp cho quá trình thanh toán chuyển tiền điện tử đạt độ an toàn tài sản rất cao. 2.2.3 Một số quy định cơ bản trong chuyển tiền điện tử Các bên tham gia trong chuyển tiền điện tử - Người phát lệnh: Là tổ chức hoặc cá nhân gửi Lệnh chuyển tiền đến Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước để thực hiện việc chuyển tiền điện tử. - Người nhận lệnh: Là tổ chức hoặc cá nhân được thụ hưởng khoản tiền (nếu là Lệnh chuyển Có) hoặc là tổ chức hay cá nhân phải trả tiền (nếu là Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền) - còn gọi là người trả tiền. - Ngân hàng A: Là Ngân hàng trực tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ người phát lệnh để thực hiện Lệnh chuyển tiền đó. - Ngân hàng B: Là Ngân hàng (được xác định trên Lệnh chuyển tiền) sẽ trả tiền cho Người thụ hưởng (nếu là Lệnh chuyển Có) hoặc sẽ thu nợ từ người nhận lệnh (nếu là Lệnh chuyển Nợ). - Ngân hàng trung gian: Là Ngân hàng làm trung gian chuyển tiền giữa Ngân hàng A và Ngân hàng B. Tuỳ từng khoản chuyển tiền điện tử mà có thể có một hoặc một số Ngân hàng trung gian tham gia thực hiện. - Ngân hàng gửi lệnh: Là Ngân hàng A hoặc là Ngân hàng trung gian phát Lệnh chuyển tiền tới một Ngân hàng tiếp theo để thực hiện Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh. - Ngân hàng nhận lệnh: Là Ngân hàng trung gian hoặc Ngân hàng B nhận được Lệnh chuyển tiền từ Ngân hàng gửi lệnh truyền đến để thực hiện Lệnh chuyển tiền của người phát lệnh. Quy định về lệnh chuyển tiền và thứ tự gửi lệnh - Lệnh chuyển Có là lệnh thanh toán, được xem như một khoản phải trả của ngân hàng gửi đối với ngân hàng nhận trong thanh toán bù trừ điện tử.- Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền là Lệnh thanh toán, được xem như một khoản phải thu của ngân hàng gửi đối với ngân hàng nhận trong thanh toán bù trừ điện tử.- Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ là một tin điện có giá trị như một Lệnh chuyển Có, do ngân hàng gửi lập và chuyển cho ngân hàng nhận để huỷ Lệnh chuyển Nợ đã gửi (huỷ một phần hoặc toàn bộ số tiền). - Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có: Là một tin điện do ngân hàng gửi lập và chuyển cho ngân hàng nhận đề nghị huỷ Lệnh chuyển có đã gửi (huỷ một phần hoặc toàn bộ số tiền tuỳ theo từng trường hợp sai sót cụ thể); Là căn cứ để ngân hàng nhận lập Lệnh chuyển có đi, trả lại cho ngân hàng gửi trên cơ sở đã thu hồi lại được tiền đã trả. Lệnh chuyển tiền giá trị cao hơn (trên 500.000.000 đ) và lệnh chuyển tiền khẩn sẽ được ưu tiên thanh toán trước, các Lệnh chuyển tiền thấp sẽ thanh toán theo lô. Vốn trong thanh toán Để đảm bảo việc điều hòa vốn có hiệu quả, TTTT của mỗi NH sẽ mở cho mỗi chi nhánh những TK thích hợp, các CN không được sử dụng vượt hạn mức đã quy định. Nếu CN có thừa vốn gửi ở TT sẽ được hưởng lãi, nếu thiếu vốn phải nhận vốn điều hòa phải chịu trả lãi suất cho phần thanh toán vượt. Tài khoản và chứng từ sử dụng, quy trình hạch toán trong thanh toán chuyển tiền điện tử 2.2.4.1 Các Tài khoản sử dụng. TK 5191.01 - Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch TK 5191.02 - Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch. TK Điều chuyển vốn ký quỹ. TK 5191.08 - Điều chuyển vốn quá hạn. TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán. TK Điều chuyển chờ vốn. TK Điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống.. TK Điều chuyển vốn cho vay dự án vừa và nhỏ. TK Điều chuyển vốn dự phòng rủi ro. TK Điều chuyển vốn cố định. TK Điều chuyển vốn khác. ……………………. 2.2.4.2 Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử - Chứng từ do KH nộp: Giấy nộp tiền, UNT, UNC, Séc, Bảng kê... -Chứng từ do NH lập: Lệnh chuyển Có, Lệnh chuyển Nợ, thông báo chấp nhận hay từ chối chuyển tiền... 2.TRUNG TÂM KS & ĐC Ngân hàng A Ngân hàng B 1 3 2 3 2.4.3 Quy trình kế toán chuyển tiền điện tử Chú thích: Gửi lệnh chuyển tiền đi Gửi tiếp lệnh chuyển tiền đi Đối chiếu ( báo cáo lệnh đi) Đối chiếu ( báo cáo lệnh đến). a. Kế toán tại NH phát sinh chuyển tiền đi (NHA) Hạch toán và xử lý các khoản chuyển tiền đi - Đối với Lệnh chuyển Có Nợ TK thích hợp của đơn vị chuyển tiền Có Tk điều chuyển vốn (5191.01) Đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao, NHA còn phải làm thủ tục xác nhận cho NHB theo Quy định -Đối với Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền Nợ Tk điều chuyển vốn (5191.01) Có TK thích hợp khác hoặc các Tk chờ thanh toán khác(4599) -Khi nhận được thông báo chấp nhận chuyển Nợ của NHB, NHA sẽ trả tiền cho khách hàng: Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác Có TK Khách hàng thích hợp Chú ý: Trường hợp không gửi được Lệnh chuyển tiền đi do sự cố kỹ thuật, hoặc lý do khách quan khác: Sau khi kết thúc chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày, NHA phải thông báo ngay cho khách hàng biết (nếu có điều kiện thông tin liên lạc) về Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được và nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là sự cố kỹ thuật thì NHA còn phải lập biên bản sự cố kỹ thuật theo quy định. Các Lệnh chuyển tiền này được xử lý như sau: + Trả lại lệnh thanh toán chưa thực hiện được cho khách hàng nếu khách hàng yêu cầu + Ghi nhập “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi” (nếu khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại được). + Trường hợp đã tiếp nhận chứng từ qua thanh toán bù trừ và hạch toán (bắt buộc) thì NHA được hạch toán chứng từ chuyển Có của khách hàng vào TK trung gian thích hợp, đồng thời sang ngày làm việc hôm sau, khi đã khắc phục xong sự cố phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi”, tất toán khoản trung gian nói trên (nếu có). b. Nghiệp vụ kế toán tại Trung tâm thanh toán Trung tâm có trách nhiệm tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ NHA, nếu không có gì sai sót các Lệnh chuyển tiền đến sẽ được chuyển thành các Lệnh chuyển đi tới NHB tương ứng, việc hạch toán được thực hiện tự động bởi chương trình máy tính tại trung tâm Hạch toán nhận chuyển tiền đến và truyền tiếp Lệnh chuyển tiền đi - Đối với các Lệnh chuyển Có, Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ: Nợ Tk Điều chuyển vốn 5191.01/tiểu khoản NHA. Có Tk Điều chuyển vốn 5191.01/tiểu khoản NHB Đối với các Lệnh chuyển Nợ: Nợ TKTT Điều chuyển vốn 5191.01/NHB Có TKTT Điều chuyển vốn 5191.01/NHA Đối với các Lệnh chuyển tiền Trung tâm đã tiếp nhận được nhưng do sự cố kĩ thuật không thể truyền tiếp tới NHB ngay trong ngày, TT lập “ Biên bản sự cố kĩ thuật trong chuyển tiền điện tử” và “ Bảng kê chi tiết chuyển tiền điện tử chờ xử lý”, lập phiếu chuyển khoản hạch toán vào TK thích hợp: Đối với Lệnh chuyển Có, lệnh hủy lệnh chuyển Nợ: Nợ Tk Điều chuyển vốn 5191.01/NHA Có Tk Điều chuyển vốn chờ xử lý 5191.08 Sang ngày làm việc tiếp theo khi đã khắc phục sự cố kỹ thuật, TT sẽ truyền tiếp chuyển tiền cho NHB có liên quan và tất toán TK CT đên chờ xử lý Đối với Lệnh chuyển Nợ xử lý tương tự. c. Nghiệp vụ Kế toán tại NH nhận chuyển tiền đến (NHB) - Quy trình kiểm soát lệnh chuyển tiền đến + Người kiểm soát: Khi nhận được Lệnh chuyển tiền của NHA (qua trung tâm thanh toán), phải sử dụng mật mã và chương trình tính, kiểm soát chữ ký điện tử của Trung tâm thanh toán đẻ xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên chuyển tiền để xử lý tiếp + Kế toán viên chuyển tiền: in Lệnh chuyển tiền đến - dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy đủ số liên để sử dụng theo Quy định, sau đó kiểm soát kỹ yếu tố của Lệnh chuyển tiền đến đê xác định: - Có đúng Lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng mình không? - Các yếu tố trên lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không? - Nội dung có gì nghi vấn không? Sau khi kểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào Lệnh chuyển tiền do máy in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý và hạch toán. + Kế toán viên giao dịch: Đối chiếu, kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán cho khách hàng - Hạch toán và xử lý các khoản chuyển tiền đến + Đối với Lệnh chuyển Có đến ghi:  Nợ TK điều chuyển vốn 5191.01 Có TK thích hợp  - Lệnh chuyển tiền Có giá trị cao trước khi trả tiền cho khách hàng còn phải làm thủ tục yêu cầu NHA xác nhận lại và khi nhận được điện xác nhận của NHA mới trả tiền cho khách hàng. + Đối với Lệnh chuyển tiền Nợ đến: Chỉ Lệnh chuyển tiền Nợ đến có uỷ quyền hợp lệ và trên TK của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền trả thì NHB sẽ hạch toán: Nợ TK thích hợp của người nhận lệnh Có TK Điều chuyển vốn trong 5191.01 Sau đó phải gửi ngay thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho NHA và báo Nợ d. Đối chiếu chuyển tiền điện tử ü Lập và gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày Các đơn vị có phát sinh chuyển tiền đi và nhận chuyển tiền đến phải hoàn thành việc lập báo cáo chuyển tiền trong ngày theo mẫu (được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử) và truyền dữ liệu cho trung tâm thanh toán ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin (lập và gửi ngay sau thời điểm trung tâm thanh toán ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày cho các đơn vị). ü Đối chiếu chuyển tiền tại Trung tâm thanh toán Khi nhận được Lệnh chuyển tiền do NHA chuyển đến, kiểm soát viên chuyển tiền của trung tâm thanh toán sử dụng mật mã và chương trình để kiểm soát Lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm soát theo Quy định chung đối với chứng từ điện tử và các yếu tố đặc thù bao gồm:  - Chữ ký điện tử và ký hiệu mật ghi trên Lệnh chuyển tiền có đúng không? - Địa chỉ gửi và nhận Lệnh chuyển tiền: Mã NHA, NHB; - Các yếu tố khác của Lệnh chuyển tiền như: Số lệnh, ngày lập, loại lệnh chuyển tiền (Ký hiệu của lệnh) Các lệnh chuyển tiền đến sau khi được kiểm soát mà không có sai sót, hệ thống sẽ tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các NHB có liên quan. Đối với các lệnh chuyển tiền Trung tâm thanh toán không thể chuyển tiếp đi ngay trong ngày cho các NHB liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Trung tâm lập Bảng kê chi tiết chuyển tiền chờ xử lý và phiếu chuyển khoản để hạch toán các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý Sang ngày làm việc hôm sau, khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin,Trung tâm thanh toán sẽ truyền tiếp Lệnh chuyển tiền cho NHB liên quan và tất toán TK thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay hoặc TK điều chuyển vốn chờ thanh toán. Việc đối chiếu phải được thực hiện ngay trong ngày phát sinh và được thực hiện cho từngngày riêng biệt trừ trường hợp bất khả kháng. Trong trường hợp này sẽ phải thực hiện đối chiếu ở ngày kế tiếp cho đến khi sự cố được khắc phục. Việc đối chiếu tại Trung tâm được thực hiện như sau: - Đối chiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống. Chương trình sẽ tự động phân loại các Lệnh chuyển tiền đã đối chiếu khớp đúng và chưa đối chiếu được (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) phản ánhtrên bảng đối chiếu các chuyển tiền theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử. - Truyền lại cho từng đơn vị Bảng đối chiếu các chuyển tiền để xác nhận lại khi đã đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày của đơn vị đó. - Những đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu xong trong ngày vì lý do bất khả kháng thì Trung tâm thanh toán tiếp tục theo dõi riêng (theo ngày) và tiếp tục đối chiếu trong những ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng. Khi phát hiện các sai sót qua đối chiếu, Trung tâm phải phối hợp với các đơn vị chuyển tiền xử lý trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng ü Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày Khi nhận được bảng đối chiếu chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi và đã nhận được trong ngày từ trung tâm thanh toán, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải đối chiếu với các Lệnh chuyển tiền đã hạch toán vào tài khoản và với báo cáo chuyển tiền trong ngày của mình. Chỉ được lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh chuyển tiền khi số liệu khớp đúng hoàn toàn. Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu chuyển tiền bao gồm: - Chưa gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày - Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng - Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin Khi phát hiện sai sót đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện tra soát ngay Trung tâm thanh toán (nếu sai sót do đơn vị phát hiện) hoặc trả lời tra soát (nếu sai sót do trung tâm thanh toán phát hiện) để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp. 2.2.5 Điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử  a. Nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử  - Đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa NHA, NHB và trung tâm thanh toán- Sai sót phát sinh ở đâu phải được sửa chữa, điều chỉnh ở đó. Không được tự ý sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót không đúng quy định. - Các sai sót phải được điều chỉnh ngay khi phát hiện. - Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng. - Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót, tuỳ theo mức độ lỗi sẽ bị xử phạt theo quy định và phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất về những thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan. b. Điều chỉnh sai sót tại NHA - Trường hợp phát hiện sai sót ở thời điểm trước khi truyền Lệnh chuyển tiền đi  + Phát hiện sai sót của Lệnh chuyển tiền ngay trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán được sửa lại cho đúng + Phát hiện sai sót sau khi người kiểm tra đã ghi chữ ký điện tử trên Lệnh chuyển tiền thì phải lập Biên bản huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu Lệnh, giờ, ngày huỷ Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng chuyển đi. + Trung tâm thanh toán phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì NHA cũng xử lý như đối với trường hợp 2. c. Trường hợp NHA phát hiện sai sót sau khi đã truyền lệnh chuyển tiền Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, NHA phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho NHB để có biện pháp xử lý kịp thời. NHA phải lập biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý như sau: - Trường hợp sai thiếu Căn cứ biên bản để lập Lệnh chuyển tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi NHB. Trong nội dung chuyển tiền phải ghi rõ “chuyển bổ sung theoLệnhchuyểnNợ (hoặc Có) số ngày tháng năm số tiền đã chuyển” và phải  giữ kèm theo biên bản đã lập trên sau đó hạch toán: + Trường hợp Lệnh chuyển Có bị sai thiếu:   Nợ TK thích hợp: Số tiền chuyển có còn thiếu Có TK Điều chuyển vốn trong KH + Trường hợp Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:   Nợ TK Điều chuyển vốn trong KH Có TK thích hợp (Theo số tiền bị thiếu) -  Trường hợp sai thừa  + Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: . Căn cứ biên bản lập yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có (yêu cầu huỷ số tiền đã chuyển thừa) gửi ngay cho NHB đồng thời lập Phiếu chuyển khoản ghi:  Nợ TK các khoản phải thu (Số tiền đã chuyển thừa)(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) - 3614 Có TK thích hợp Đồng thời phải ghi Nhập sổ theo dõi“Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có đã gửi đi” . Khi nhận được Lệnh chuyển Có của NHB trả lại số tiền thừa nói trên, NHA hạch toán: Ghi xuất sổ theo dõi“Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có gửi đi”và hạch toán: Nợ TK điều chuyển vốn trong KH Có TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót). Trường hợp NHB từ chối yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi được tiền từ khách hàng thì NHA phải lập Hội đồng xử lý theo Quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót. +Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ biên bản, lập Lệnh huỷ lệnh chuyển nợ gửi NHB và hạch toán:  Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả cho khách hàng) hoặc Tiền gửi của khách hàng (nếu đã trả cho khách hàng) hoặc TK nội bộ (nếu là chuyển Nợ trong nội bộ NH) Có TK điều chuyển vốn trong KH (theo số tiền đã chuyển thừa) Trong trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng TK của khách hàng không đủ số dư để thu lại thì NHA hạch toán vào TK Các khoản phải thu như trên (tiểu khoản người gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để đòi lại tiền, nếu không đòi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ Quy định. - Trường hợp sai ngược vế   NHA phải lập biên bản đồng thời lập “Lệnh huỷ lệnh chuyển sai” (nơ/có) để huỷ toàn bộ Lệnh chuyển tiền bị sai ngược vế sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng gửi NHB và xử lý tương tự như TH chuyển tiền thừa. d. Điều chỉnh sai sót tại NHB - Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu Khi nhận được lệnh chuyển tiền bổ sung chuyển tiền thiếu của NHA, NHB phải đốichiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu và Lệnh chuyển tiền bổ sung, nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh chuyển tiền bổ sug như lệ chuyển đúng bình thườngkhác. - Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thừa ü Phát hiện trước khi thanh toán với khách hàng: - Đối với Lênh chuyển có:   Nợ TK 5191.01: Toàn bộ số tiền chuyển đến Có TK 5191.08: Số tiền chuyển thừa Có TK khách hàng: Số tiền đúng - Đối với Lệnh chuyển Nợ    Nợ TK khách hàng: Số tiền đúng  Nợ TK 5191.08: Số tiền thừa Có TK 5191.01: Toàn bộ số tiền chuyển đến Khi nhận được yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Nợ từ NHA, NHB hạch toán tấ toán số tiền chuyển Nợ thừa trên TK Điều chuyển vốn chờ xử lý: Nợ TK 5191.01 : Số tiền chuyển thừa trên LCC bị sai thừa. Có TK 5191.08 ü Phát hiện sau thanh toán với khách hàng: + Đối với lệnh chuyển Có thừa: đối với số tiền chuyển thừa của NHA, nếu kiểm soát đúng NHB xử lý: - Trường hợp tài khoản của khách hàng có đủ số dư: Căn cứ vào “Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có” để lập “Lệnh chuyển Có”, chuyển trả NHA số tiền chuyển thừa:  Nợ TK khách hàng Có TK điều chuyển vốn 5191.01 - Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi:  NHB ghi nhập sổ theo dõi “Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có chưa thực hiện được” và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu huỷ này. Khi khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản, lập Lệnh chuyển Có gửi NHA và hạch toán như bút toán trên   NHB phải tìm mọi biện pháp thu hồi tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì NHB được từ chối yêu cầu huỷ lệnh chuyển tiền Có. Lập “Thông báo từ chối yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có” ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu được (nếu có) gửi trả lại NHA + Đối với Lệnh chuyển Nợ thừa: Khi nhận được lệnh hủy lệnh chuyển Nợ từ NHA, NHB hạch toán trả lại tiền cho KH Nợ TK điều chuyển vốn 5191.01 Có TK khách hàng ü Trường hợp Lệnh chuyển tiền sai địa chỉ khách hàng  Các Lệnh chuyển tiền đúng NHB nhưng không có người nhận lệnh hoặc người nhận lệnh mở TK ở ngân hàng khác, NHB hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lýsau đó lập lệnh chuyển tiền trả lại NHA kèm với thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối). NHB không được chuyển tiền tiếp. ü Các sai sót khác Khi kiểm soát các lệnh chuyển tiền đến, nếu phát hiện các sai sót như tên, số hiệu tài khoản của người nhận lệnh chuyển tiền (đúng tên nhưng sai số hiệu tài khoản hoặc ngược lại), ký hiệu chứng từ, ký hiệu loại nghiệp vụ, NHB chưa thực hiện hạch toán lệnh chuyển tiền mà phải tra soát ngay NHA, chỉ khi nhận được được trả lời tra soát của NHA và sau khi kiểm soát lại đúng mới được xử lý tiếp. III. Kế toán thanh toán bù trừ 3.1 Khái niệm và ý nghĩa của TTBT 3.1.1 Khái niệm TTBT là một phương thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng. Qua nghiệp vụ này các ngân hàng thực hiện thu hộ, chi hộ ngân hàng bạn và sẽ thanh toán ngay số chênh lệch (thu hộ - chi hộ) trong phiên thanh toán bù trừ với ngân hàng chủ trì 3.1.2 Ý nghĩa - Giúp việc thanh toán vốn giữa các ngân hàng được nhanh chóng, sòng phẳng đặc biệt là thanh toán khác hệ thống. - Tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ thanh toán cho cả khách hàng và ngân hàng - Tiết kiệm được vốn trong thanh toán 3.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng - TK 5011_thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì + Bên Nợ: Số tiền chênh lệch trả cho ngân hàng thành viên phải thu + Bên Có: Số tiền chênh lệch thu của các ngân hàng thành viên phải trả + TK này không có số dư - TK 5012_Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên +Bên Nợ: • các khoản phải thu từ ngân hàng khác • Tiếp nhận số chênh lệch phai trả trong TTBT • Thanh toán số chênh lệch phải trả trong TTBT +Bên Có: • Các khoản phải trả ngân hàng khác • Tiếp nhận số chênh lệch phai trả trong TTBT • Thanh toán số chênh lệch phải trả trong TTBT + Dư nợ: Số chênh lệch phải thu trong TTBT chưa thanh toán + Dư có: Số chênh lệch phải trả trong TTBT chưa thanh toán - Chứng từ sử dụng: + Trong TTBT thủ công bao gồm các chứng từ gốc và các bảng kê mẫu 12,14, 15,16 + Trong TTBT điện tử: Sử dụng các lệnh thanh toán điện tử và bảng kết quả thanh toán điện tử theo mẫu quy định 3.3 Quy trình kế TTBT 3.3.1 Kế toán tại ngân hàng phát sinh nghiệp vụ (NH đi) - Đối với bảng kê 12 và các chứng vế Có hoặc lệnh chuyển Có Nợ TK thích hợp Có TK 502_TTBT Ngân hàng thành viên - Đối với bảng kê 12 và các chứng vế Nợ hoặc lệnh chuyển Nợ Nợ TK 502_TTBT Ngân hàng thành viên Có Tk thích hợp 3.3.2 Kế toán tại Ngân hàng chủ trì - Đối với ngân hàng thành viên có số chênh lệch phải trả Nợ TK TG của NH thành viên phải trả Có TK 5011_TTBTNH chủ trì - Đối với ngân hàng thành viên có số chênh lệch phải thu Nợ TK 5011_TTBTNH chủ trì Có TK TG của NH thành viên được hưởng 3.3.3 Kế toán tại NHTV kết thúc nghiệp vụ - Hạch toán các bảng kê và chứng từ TTBT + Đối với “ Bảng kê chứng từ TTBT” và chứng từ vế Có Nợ TK 5012_TTBTNH thành viên Có TK thích hợp + Đối với “Bảng kê chứng từ TTBT” và chứng từ vế Nợ Nợ TK thích hợp Có TK 5012_TTBTNH thành viên - Thanh toán kết quả TTBT + Nếu NH có số chênh lệch phải thu Nợ TK TG tại NH chủ trì Có TK 5012_TTBTNH thành viên + Nếu NH có số chênh lệch phải thu Nợ TK 5012_TTBTNH thành viên Có TK TG tại NH chủ trì Ví Dụ 10: Ngày 30/6/2011 Tại chi nhánh NHCT Lưu Xá Tỉnh Thái Nguyên nhận được các lệnh trong TTBT như sau: - Lệnh chuyển Có, số tiền 120 tr, nội dung thanh toán một UNT, đơn vị nộp UNT trước đây là công ty Cổ phần Cốp pha thép Việt- Trung. - Bảng kết quả thanh toán bù trừ từ NHNN Thái Nguyên, theo đó số chênh lệch NHCT chi nhánh Lưu Xá phải trả là 21 tr. Trả lời: - Tại Chi nhánh NHCT Lưu Xá ( NH thành viên): Nợ TK 1011: 120.000.000đ Có TK 5012: 120.000.000đ - Tại Ngân hàng chủ trì, căn cứ vào bảng kế quả thanh toán bù trừ, ghi: Nợ TK 421.2: 20.000.000đ Có TK 5011: 20.000.000đ IV. Kế toán thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN 4.1. Nguyên tắc - Các NH phải mở TKTG tại chi nhánh NHNN và làm đầy đủ thủ tục về mở TKTG theo quy định. - TKTG của TCTD phải thường xuyên có đủ số dư để đảm bảo thanh toán kịp thời. - Dấu và chữ kí trên chứng từ và bảng kê chứng từ thanh toán qua NHNN phải đúng với mẫu dấu, chữ kí đã đăng kí. - Việc thanh toán phải kịp thời, đầy đủ, chính xác. Nếu NH nào để chậm trễ NH đó sẽ bị phạt. 4.2 Tài khoản sử dụng Tại NHNN mở TKTG của các TCTD (TK 4531) Tại NHTM, TCTD mở TKTG tại NHNN (TK 1113) V. Thanh toán điện tử liên NH Hệ thống thanh toán điện tử liên NH: là hệ thống tồng thể bao gồm hệ thống bù trừ điện tử liên ngân hàng, hệ thống xử lý tài khoản chuyên tiền gửi thanh toán tại NHNN và cổng giao diện với hệ thống chuyển tiền điện tử cua NHNN 5.1 Tài khoản sử dụng - TK 453_TG của các NHTV tham gia thanh toán LNH - TK 5010_TTBT của NH chủ trì * Tại HSC của các NHTM sử dụng các TK: - TK 1113_Tiền gửi tại NHNN - TK 5012_TTBT của NHTV - TK 5020_ Thu hộ, chi hộ * Tại các đơn vị thành viên sử dụng TK khác - TK 5012- TTBT của NHTV - TK 5020_ Thu hộ, chi hộ 5.2 Chứng từ sử dụng - Lệnh chuyển Có, lệnh chuyển Nợ, lệnh hủy thanh toán, yêu cầu hoàn trả thanh toán..... 5.3 Quy trình kế toán các nghiệp vụ thanh toán 5.3.1 Quy trình thanh toán tiểu hệ thống giá trị cao và khẩn * Tại đơn vị khởi tạo Lệnh thanh toán - Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ TK thích hợp Có TK 5020_ thu hộ, chi hộ - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK 5020_ thu hộ, chi hộ Có TK thích hợp * Tại trung tâm thanh toán Quốc gia: - Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ TK TGTT của thành viên gửi lệnh thanh toán Có TK TGTT của thành viên nhận lệnh thanh toán - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK TGTT của thành viên nhận lệnh thanh toán Có TK TGTT của thành viên gửi lệnh thanh toán * Tại trung tâm đơn vị thành viên - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ TK 1113_ TG tại NHNN Có TK 5020_ Thu hộ, chi hộ - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK 5020_ Thu hộ, chi hộ Có TK 1113_ TG tại NHNN * Tại đơn vị nhận lệnh thanh toán - Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ TK 5020_ Thu hộ, chi hộ Có TK thích hợp: - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK thích hợp: Có TK 5020_ Thu hộ, chi hộ 5.3.2. Quy trình kế toán tiểu hệ thống giá trị thấp và bù trừ trên địa bàn * Tại đơn vị khởi tạo Lệnh thanh toán - Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ TK thích hợp Có TK 5012_TTBT - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK 5012_TTBT Có TK thích hợp * Tại HSC của các đơn vị gửi lên: cũng thực hiện hạch toán như ở chi nhánh * Tại trung tâm Thanh toán Quốc gia: - Đối với các thành viên phải trả: Nợ TK TGTT của NH thành viên Có TK 5011_TTBT - Đối với các thành viên phải thu: Nợ TK 5011_TTBT Có TK TGTT của NH thành viên * Tại HSC của đơn vị nhận lệnh thanh toán - Khi nhận được kết quả TTBT do SGD-NHNN chuyển về thì xử lý: + Nếu kết quả được thu về Nợ TK 1113_TG tại NHNN Có TK 5012_TTB + Nếu kết quả phải trả: Nợ TK 5012_TTB Có TK 1113_TG tại NHNN - Khi nhận được kết quả TTBT từ các trung tâm xử lý Tỉnh: + Đơn vị thành viên có số chênh lệch phải thu: Nợ TK 5012_TTB Có TK 5020 + Đơn vị thành viên có số chênh lệch phải trả: Nợ TK 5020 CóTK 5012_TTB * Tại đơn vị nhận lệnh thanh toán - Khi nhận được Lệnh thanh toán thông qua TTBT trên địa bàn chuyển đến + Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ Tk 5012_TTB Có TK thích hợp + Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Nợ TK thích hợp CóTK 5012_TTBT - Khi nhận được kết quả do trung tâm xử lý Tỉnh gửi về sau mỗi lần xử lý kết quả TTB hạch toán: + Số tiền chênh lệch trong TTBTđược thu về Nợ TK 5020_ Thu hộ, chi hộ Có TK5012_TTBT + Số tiền chênh lệch trong TTBT phải chi trả Nợ TK TK5012_TTBT CóTK 5020_ Thu hộ, chi hộ Phần III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ MỞ RỘNG CÔNG TÁC THANH TOÁN KDTM TẠI NH TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM- CHI NHÁNH LƯU XÁ 3.1 Định hướng phát triển của NH trong thời gian tới - Mở rộng phạm vi và tăng cường khối lượng TTKDTM, thay đổi kết cấu, khối lượng trong lưu thông, đặc biệt là kết cấu, khối lượng tiền mặt theo định hướng gia tăng tiền gửi tại NH giảm khối lượng tiền mặt trong thanh toán, nhanh chóng hoà vào cơ cấu chung của nền kinh tế. - Phát triển và hoàn thiện các hình thức TTKDTM để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nhanh chóng hoà vào cơ cấu chung của nền kinh tế. - Hiện đại hoá công nghệ thông tin, kế toán và xử lý thông tin của Ngân hàng. - Đào tạo đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ cao, hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ Ngân hàng, đào tạo các chuyên gia thanh toán và tin học để nâng đáp ứng được những công nghệ thông tin mới nhất, tiên tiến nhất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng đạt hiệu quả cao. - Tích cực, chủ động khai thác nguồn vốn cả VNĐ lẫn ngoại tệ nhằm chủ động được vốn trong kinh doanh, đáp ứng kịp thời sự nghiệp phát triển kinh tế của tỉnh, phấn đấu nguồn vốn huy động năm 2012 tăng từ 22%- 25% với năm 2011 - Tiếp tục triển khai chiến lược khách hàng, đẩy mạnh công tác tiếp thị để mở rộng và phát triển khách hàng tốt, tăng cường tiếp cận, thẩm định các dự án có hiệu quả để đầu tư vốn trong trung và dài hạn, đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu vốn lưu động trong sản xuất kinh doanh của khách hàng ở mọi thành phần kinh tế, mọi lĩnh vực sản xuất giữ vai trò chủ đạo của nền kinh tế quốc doanh, phấn đấu tăng trưởng cả dư nợ lành mạnh cả VNĐ và ngoại tệ từ 20%- 22%. - Phấn đấu không phát sinh nợ quá hạn mới, đẩy mạnh việc sử lý và thu hồi nợ quá hạn cũ, nợ không sinh lời. - Chủ động tìm mọi biện pháp để phát triển nghiệp vụ kinh doanh đối ngoại và thanh toán quốc tế, thu hút tối đa ngoại tệ của các đơn vị làm hàng XK, phục vụ cho công tác NK máy móc thiết bị và NVL để tăng năng lực sản xuất kinh doanh của các đơn vị tổ chức kinh tế. Để thực hiện tốt những định hướng này, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Lưu Xá Thái Nguyên cần thực hiện một só giải pháp sau: - Thường xuyên bám sát các mục tiêu, định hướng phát triển kinh tế của tỉnh và nhiệm vụ của ngành NH. Triển khai kịp thời và thực hiện nghiêm túc các văn bản chế độ của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng công thương Việt Nam. - Mở rộng chiến lược ưu đãi, khuyến khích đối với những đơn vị, những khách hàng truyền thống, phát triển quan hệ tín dụng với khách hàng mới trên cơ sở có lựa chọn đảm bảo tăng trưởng dư nợ lành mạnh, an toàn, bền vững. - Tiếp tục ứng dụng công nghệ tin học tiên tiến, hiện đại vào quy trình hoạt động của NH, khuyến khích phát huy sáng kiến và cải tiến kỹ thuật nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ. - Tăng cư