Đề tài Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần Thuốc Sát Trùng Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài: Từ năm 2006, Việt Nam chính thức gia nhập WTO, đất nước ta có cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ tiếp cận với thị trường quốc tế rộng lớn. Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp trong nước đang phải đứng trước nhiều cơ hội và thách thức trên bước đường hội nhập và phát triển của mình.Trong thị trường cạnh tranh gay gắt này, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì buộc phải luôn nghiên cứu, cải tiến kỹ thuật và tìm phương pháp để dần thích nghi và phát triển lâu dài nếu không tất yếu sẽ bị đào thải. Trong những thay đổi đó, công tác kế toán là một lĩnh vực dành được nhiều sự quan tâm ở tất cả các doanh nghiệp. Bởi vì làm tốt công tác hạch toán kế toán đồng nghĩa với việc quản lý tốt đồng vốn, đảm bảo mỗi đồng vốn bỏ ra luôn vì lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán, các doanh nghiệp đã quan tâm hơn đến bộ máy kế toán, cách thức hạch toán, quản lý và sử dụng. Trong công tác kế toán ở doanh nghiệp, đảm bảo việc hạch toán chính xác, kịp thời chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là yêu cầu có tính xuyên suốt trong quá trình hạch toán. Thông qua các thông tin về chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do kế toán cung cấp nhà quản lý sẽ đánh giá được thực trạng của doanh nghiệp mình từ đó tìm cách đổi mới, đề ra phương pháp quản lý kinh doanh, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Mặt khác, hạch toán chi phí nguyên vật liệu là khâu quan trọng nhất và là một trong những yếu tố cơ bản cấu thành sản phẩm. Việc quản lý tốt chi phí nguyên vật liệu cả ở quá trình thu mua, bảo quản và sử dụng sẽ tiết kiệm chi phí vật liệu làm giảm giá thành, tăng lợi nhuận tạo được lợi thế cạnh tranh tranh giữa các doanh nghiệp trên thị trường. Hơn nữa, quá trình thu mua nguyên vật liệu nếu được lên kế hoạch hợp lý sẽ giảm thiểu được rủi ro khi mua nguyên vật liệu về giá cả, chất lượng và từ đó luôn đảm bảo sản xuất được sản phẩm với chất lượng cao và ổn định giá cả. Khi doanh nghiệp quan tâm đến lợi ích của người tiêu dùng sẽ tạo được sự tin tưởng của người tiêu dùng, tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường cạnh tranh ngày một gay gắt hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, khi được thực tập ở Công ty CP Thuốc Sát Trùng Việt Nam, em đã chọn đề tài “Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở Công ty CP Thuốc Sát Trùng Việt Nam”. Mục tiêu chọn đề tài Mục tiêu của em khi chọn đề tài này là vận dụng lý luận về hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đã được học ở trường vào nghiên cứu thực tiễn tại Công ty từ đó phân tích và đưa ra các kiến nghị phù hợp nhằm hoàn thiện thêm công tác kế toán ở Công ty. Phương pháp nghiên cứu - Tham khảo tài liệu Công ty CP Thuốc Sát Trùng Việt Nam - Tham khảo ý kiến của các anh chị kế toán Phòng kế toán của Công ty CP Thuốc Sát Trùng Việt Nam và giáo viên hướng dẫn - Tham khảo sách, tài liệu, trang web có liên quan đến đề tài cần nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Đề tài được thực hiện tại Công ty CP Thuốc Sát Trùng Việt Nam, qua việc tìm hiểu tài liệu và công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty. Đề tài bao gồm 3 chương như sau: - Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ - Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty CP Thuốc Sát Trùng Việt Nam – VIPESCO - Chương 3: Nhận xét và Kiến nghị CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ . NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Khái niệm Hàng tồn kho là những tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị được giữ để bán, gởi bán, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa, hàng gởi bán, chi phí dịch vụ dở dang. (Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2) Nguyên vật liệu: Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Vì vậy, công cụ dụng cụ được quản lý và hạch toán giống như nguyên vật liệu. 1.1.2. Đặc điểm Nguyên vật liệu: Chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất nhất định. Bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Giá trị của vật liệu bị chuyển hoá hết một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ. Trong quá trình sản xuất, vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu có ý nghĩa quan trọng nhằm tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. Công cụ dụng cụ: Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Giá trị công cụ dụng cụ bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo quy định hiện hành những tư liệu sau đây không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng vẫn hạch toán là công cụ dụng cụ: Các lán trại tạm thời, đà giáo sử dụng vẫn gia lắp trong ngành xây dựng cơ bản. Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng. Các loại bao bì dùng để đựng nguyên vật liệu, hàng hóa trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Những dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ. Quần áo, giày dép chuyên dùng để lao động. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập xuất tồn kho. Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất, thực hiện đầy đủ, đúng đắn chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ứ đọng, kém phẩm chất ngăn ngừa việc sử dụng nguyên vật liệu sai mục đích, lãng phí. Thực hiện kiểm kê, đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ theo đúng quy định của Nhà nước, lập các báo cáo kế toán phục vụ công tác lãnh đạo quản lý. Nguyên tắc hạch toán Nguyên vật liệu: Trị giá vật liệu nhập xuất tồn phải theo đúng giá thực tế. Vật liệu phải được theo dõi chi tiết cả về mặt giá trị lẫn hiện vật của từng loại vật liệu. Vật liệu được dự phòng giảm giá theo chế độ nhà nước quy định. Việc hạch toán hàng tồn kho được áp dụng một trong hai phương pháp là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Công cụ dụng cụ: - Công cụ dụng cụ được phản ảnh theo giá thực tế và được theo dõi cả về số lượng và giá tri. - Công cụ dụng cụ xuất dùng trong sản xuất kinh doanh có giá trị lớn và phục vụ cho nhiều kỳ kinh doanh có thể áp dụng phương pháp phân bổ nhiều lần hoặc trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1.1.5. Phân loại nguyên vật liệu: 1.1.5.1. Căn cứ vào công dụng chủ yếu và tính năng sử dụng: Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm. Vật liệu phụ: là loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể sản phẩm, mà chỉ kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm tăng chất lượng hoặc giá trị sử dụng của sản phẩm. Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất. Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. Phế liệu: là những phần vật chất mà doanh nghiệp có thể thu hồi được (bên cạnh các loại thành phẩm) trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.5.2. Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu: Nguyên vật liệu mua ngoài: là nguyên vật liệu mà doanh nghiệp mua bên ngoài từ các nhà cung cấp. Vật liệu tự chế biến: là vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng như nguyên liệu để sản xuất sản phẩm. Vật liệu thuê ngoài gia công: là loại vật liệu thuê các cơ sở gia công làm nên. Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: là nguyên vật liệu do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh. Nguyên vật liệu được cấp: là nguyên vật liệu do đơn vị cấp trên cấp theo quy định… 1.1.6. Phân loại công cụ dụng cụ: Trong công tác quản lý, công cụ dụng cụ được chia thành 3 loại - Công cụ dụng cụ lao động: dụng cụ gỡ lắp, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quần áo bảo vệ lao động, khuôn mẫu, lán trại. - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê Căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng công cụ dụng cụ - Loại phân bổ 1 lần - Loại phân bổ nhiều lần 1.1.7. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1.1.7.1. Đánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho Giá gốc nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho mua ngoài Giá gốc = Giá mua ghi trên hoá đơn + Các khoản thuế không được hoàn lại + Chi phí thu mua thực tế - Các khoản giảm trừ Giá gốc nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế biến Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến - Giá gốc nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất thuê ngoài gia công + Chi phí gia công + Chi phí vận chuyển Giá gốc nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh Giá thực tế nhập kho = Giá thoả thuận giữa các bên tham gia góp vốn + Chi phí liên quan 1.1.7.2. Đánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ được tính theo đơn giá bình quân như sau: Giá thực tế xuất kho = Số lượng NVL, CCDC xuất kho x Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân = Giá trị NVL,CCDC tồn kho + Giá trị NVL, CCDC nhập kho Số lượng NVL,CCDC tồn kho + Số lượng NVL, CCDC nhập kho Phương pháp nhập trước - xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được mua trước hoặc sản xuất trước và nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn lại cuối kỳ là được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ. Phương pháp nhập sau - xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn lại cuối kỳ là được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này được áp dụng đối với đơn vị có ít loại mặt hàng, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được. Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp chỉ định rõ giá xuất. 1.2. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU 1.2.1. Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. 1.2.2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1.2.2.1. Phương pháp thẻ song song Sổ kế toán Sổ kho (thẻ kho) Sổ kế toán chi tiết (thẻ chi tiết) Trình tự ghi chép Sơ đồ 1.1. Kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song sonThẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp NXT Sổ kế toán tổng hợp g Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra . Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán Sổ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Trình tự ghi chép Sơ đồ 1.2. Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Bảng kê nhập Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra . Phương pháp ghi sổ số dư Sổ kế toán Sổ kho Sổ số dư vật liệu Trình tự kế toán Sơ đồ 1.3. Kế toán chi tiết theo phương pháp ghi sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ số dư Bảng lũy kế NXT Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra 1.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ 1.3.1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên . Tài khoản sử dụng: Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường” : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ nguyên vật liệu chưa về nhập kho. Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các loại công cụ dụng cụ của doanh nghiệp. Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1531 “Công cụ dụng cụ” Tài khoản 1532 “Bao bì luân chuyển” Tài khoản 1533 “Đồ dùng cho thuê” Và các tài khoản có liên quan khác: 111, 112, 133, 141, 142, 242, 331, 515, 632, 711, 811… . Sơ đồ hạch toán Trình tự kế toán được biểu diễn bằng sơ đồ sau (áp dụng cho cả doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). Sơ đồ 1.4. Hạch toán Tổng hợp NVL, CCDC theo PP kê khai thường xuyên TK111,112,331 TK152,153 TK621 TK3333 TK627,641,642,241 TK154 TK632,157 TK411 TK154 TK128,122 TK128,222,228 TK336 TK1381,412 TK412,711,3381 TK331,111 Nhập kho NVL, CCDC mua ngoài (Giá thanh toán có VAT) Thuế nhập khẩu tính vào trị giá Vật liệu nhập kho Xuất dùng cho quản lý PX, phục vụ Sản xuất, bán hàng, QLDN, XDCB Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất Chế tạo sản phẩm Nhập kho NVL, CCDC gia công chế biến, phế liệu thu hồi Xuất NVL, CCDC gửi bán Thiếu sau kiểm kê Nhận góp vốn liên doanh bằng NVL, CCDC Xuất tự chế hoặc thuê ngoài Gia công chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL, CCDC Xuất góp vốn liên doanh NVL, CCDC di chuyển nội bộ tại đơn vị nhận Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệchgiảm do đánh giá lại Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL, CCDC thừa sau kiểm kê Giảm giá, trả lại NVL, CCDC 1.3.2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ . Tài khoản sử dụng Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường” và Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” chỉ sử dụng ở thời điểm đầu kì và cuối kì. Tài khoản 611 “Mua hàng” Tài khoản 6111 “Mua nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản 6112 “ Mua hàng hoá” Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số nguyên vật liệu mua vào và xuất trong kỳ. Và các tài khoản có liên quan khác: 111, 112, 133, 141, 331, 515, 632, 711, 811... Sơ đồ hạch toán TK151,152 TK611 TK152 TK111,112,331 TK151 TK1331 TK111,112,331 TK3333 TK621,627,641,642 TK154 TK632 TK411 TK111,1388,334 TK128,222 Kết chuyển trị giá NVL, CCDC tồn đang đi đường đầu kỳ Nhập kho NVL, CCDC mua ngoài(nộp VAT theo phương pháp trực tiếp) Kết chuyển trị giá NVL, CCDC đang đi đường cuối kỳ Kết chuyển trị giá NVL. CCDC tồn kho cuối kỳ Giảm giá hàng mua bị trả lại Thuế nhập khẩu tính vào trị giá NVL, CCDC nhập kho Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho SXKD Nhập kho NVL, CCDC tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, Kết chuyển giá vốn NVL, CCDC xuất bán Phần thiếu hụt, mất mát Nhận lại vốn góp liên doanh Chênh lệch giảm do Đánh giá lại NVL, CCDC Nhập kho NVL, CCDC mua ngoài (nộp VAT theo phương pháp khấu trừ) VAT đầu vào Nhận vốn góp liên doanh TK336 TK412 NVL di chuyển nội bộ tại đơn vị nhận TK412 TK128,228 Chênh lệch tăng do Đánh giá lại NVL, CCDC Kết chuyển giá trị NVL, CCDC đem góp vốn liên doanh Sơ đồ 1.5. Hạch toán Tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ KẾ TOÁN KIỂM KÊ NGUYÊN LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Nguyên tắc hạch toán - Trong quá trình bảo quản sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ có thể bị mất mát, hư hỏng, kém phẩm chất, thừa thiếu do các nguyên nhân khác nhau. Vì vậy, định kỳ phải tiến hành kiểm kê để xác định số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế, đối chiếu với sổ sách kế toán phát hiện và tìm ra nguyên nhân nhằm ngăn chặn kịp thời những sai sót trong quản lý và sử dụng vật liệu. - Tùy từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu. Thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý. 1.4.2. Tài khoản sử dụng - Tài khoản 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý” - Tài khoản 3381 “ Tài sản thừa chờ xử lý” 1.4.3. Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Sơ đồ 1.6. Sơ đồ hạch toán kế toán kiểm kê phát hiện thiếu NVL, CCDC 632 152, 153 (1) Kiểm kê phát hiện thiếu trong định mức cho phép 152, 153 138 (1381) 111, 334, 632 (2)Kiểm kê phát hiện thiếu ngoài ĐM cho phép chưa xác định nguyên nhân (3) Khi có quyết định xử lý Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Sơ đồ 1.7. Sơ đồ hạch toán kế toán kiểm kê phát hiện thừa NVL, CCDC 632 152, 153 (1) Kiểm kê phát hiện VL, CCDC thừa trong định mức 152, 153 441, 632 338 (3381) (3) Khi có quyết định xử lý (2) Kiểm kê phát hiện thừa trên ĐM chưa xác định được nguyên nhân - Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ thừa giữ hộ người bán Nợ TK 002 – Tài sản nhận giữ hộ Khi trả lại cho người bán Có TK 002 – Tài sản nhận giữ hộ 1.5. KẾ TOÁN LẬP DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TỒN KHO 1.5.1. Nguyên tắc hạch toán - Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. - Phải lập dự phòng cho từng loại vật liệu, CCDC tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên trong năm tài chính. - Số dự phòng giảm giá của năm sau nhỏ hơn số đã lập dự phòng giảm giá năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập vào giá vốn hàng bán, nếu ngược lại, thì căn cứ vào số chênh lệch để lập dự phòng bổ sung. - Trường hợp nguyên vật liệu có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ nguyên vật liệu này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho đó. 1.5.2. Phương pháp lập dự phòng - Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa = Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính x ( Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho ) - Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ (-) chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính). (Thông tư số 288/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản sự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp) 1.5.3. Tài khoản sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” dùng để phản ánh các dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên liên tục của hàng tồn kho của doanh nghiệp. TK 632 “Giá vốn hàng bán” Sơ đồ hạch toán Sơ đồ 1.8. Sơ đồ hạch toán kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 159 632 Lập dự phòng giảm giá NVL, CCDC tồn kho (2) Dự phòng giảm giá năm nay lớn hơn dự phòng giảm giá năm trước (Lập bổ sung phần chêh lệch) (3) Dự phòng giảm giá năm nay nhỏ hơn dự phòng giảm giá năm trước (Hoàn nhập dự phòng) CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM – VIPESCO 2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM – VIPESCO 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 2.1.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Tên Công ty: Công ty Cổ Phần Thuốc Sát Trùng Việt Nam Tên giao dịch: Vietnam Pesticide Joint Stock Company Tên viết tắt: VIPESCO Trụ sở chính của Công ty: Địa chỉ: 102 Nguyễn Đình Chiểu, phường Đa Kao, quận I, Tp.HCM Điện thoại: (08)38295730; 8224364 Fax: (08)38230752 Website: www.vipesco.com.vn Email: vipesco@hcm.vnn.vn Vốn điều lệ: 174.719.940.000 VNĐ (Một trăm bảy mươi bốn tỷ bảy trăm mười chín triệu chín trăm bốn mươi nghìn) trong đó 51% vốn nhà nước, 49% vốn cổ phần. Các đơn vị trực thuộc: Chi nhánh I Hà Nội (Văn phòng đại diện tại Hà Nội) Chi nhánh II Huế (Văn phòng đại diện tại Huế) Chi nhánh III – Nhà máy Nông dược Bình Dương (tỉnh Bình Dương) Xí nghiệp Bình Triệu (TP.Hồ Chí Minh) Kho Tân Thuận (TP.Hồ Chí Minh) Kho Nam Định (tỉnh Nam Định) Trung tâm Nghiên Cứu và Phát Triển Nông Dược (TP.Hồ Chí Minh) Nông trại Di Linh (tỉnh Lâm Đồng) - Các đơn vị tham gia hợp tác, liên doanh: Công ty TNHH Nông Dược KOSVIDA. Liên doanh với Hàn Quốc, chuyên sản xuất nguyên liệu thuốc bảo vệ thực vật CARBOFURAN, BPMC… Công ty Liên Doanh Sản Xuất Thuốc Nông Dược Vi Sinh VIGUATO. Liên doanh với Trung Quốc, chuyên sản xuất nguyên liệu thuốc trừ nấm vi sinh Validamycin. Công ty Liên Doanh MOSFLY Việt Nam. Liên doanh chuyên sản xuất nhang muỗi và bình xịt muỗi Mosfly. Công ty Cổ Phần Trừ Mối và Khử Trùng. Chuyên dịch vụ khử trùng mối mọt kho hàng, công trình xây dựng. 2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty được công bố thành lập ngày 19/4/1976 với tên gọi ban đầu là Công ty Thuốc Sát Trùng Miền Nam. Theo quyết định số 70/HC – TCLĐ, ngày 24 tháng 02 năm 1990 của Tổng cục trưởng Tổng cục hóa chất, Công ty đổi tên thành Công ty Thuốc Sát Trùng Việt Nam. Theo quyết định số 72/CNNG/TC ngày 13/02/1993 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng Công ty Thuốc Sát Trùng Việt Nam được phép thành lập lại, đồng thời Công ty trực thuộc Tổng công ty Hóa chất Việt Nam. Công ty Thuốc Sát Trùng Việt Nam là công ty thành viên của Tổng công ty Hóa chất Việt Nam, hoạt động theo chế độ hạch toán độc lập, Công ty được Trọng tài Kinh tế TP.HCM cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 102401 ngày 26/02/1993 đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 05/07/2005. Thực hiện Quyết định số 3494/QĐ – TCCB ngày 28/12/2004 của Bộ Công nghiệp về việc cổ phần hóa Công ty Thuốc Sát Trùng Việt Nam: chuyển đổi Công ty thành công ty cổ phần, trong đó Nhà nước nắm giữ 51% vốn điều lệ. Căn cứ vào đặc điểm và tình hình của doanh nghiệp lúc đó, Công ty đã chọn hình thức cổ phần hóa là bán một phần vốn Nhà nước hiện có tại doanh nghiệp. Ngày 01/06/2006, Công ty cổ phần Thuốc Sát Trùng Việt Nam – VIPESCO chính thức đi vào hoạt động theo Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 4103004735 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 11/05/2006. Trong năm 2008, Công ty tăng vốn điều lệ từ 156.000.000.000 đồng (từ 01/06/2006) lên 174.719.940.000 đồng (01/06/2008) do trả cổ tức bằng cổ phiếu và đã thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần 2 ngày 12/03/2009. Hơn 30 năm tồn tại và phát triển, Công ty có nhiều bước chuyển biến quan trọng: sản phẩm ngày càng phong phú, đa dạng, có hiệu quả cao, hiện là nhà cung cấp có uy tín và quen thuộc nhất với nông dân cả nước; một số sản phẩm của Công ty đã và đang được xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. Giá trị sản lượng của Công ty tăng liên tục hàng năm (khoảng 6%/năm). Với hai nhà máy sản xuất hoạt chất, bốn xí nghiệp sản xuất thành phẩm từ Bắc vào Nam, Công ty cổ phần Thuốc Sát trùng Việt Nam có thể sản xuất hàng năm đến 20.000 tấn thành phẩm bao gồm các loại thuốc trừ sâu, trừ bệnh, trừ cỏ dại, bảo quản kho tàng, kích thích tổ thực vật, phân bón lá,… từ các dạng thông dụng như bột, hạt, dung dịch, nhũ dầu,… đến các dạng tiên tiến là huyền phù, nhũ tương, viên nén,… trên các dây chuyền công nghệ được cải tạo, nâng cấp hoặc nhập từ nước ngoài. Công ty được hình thành và phát triển theo mô hình hệ thống liên hợp bao gồm cơ sở sản xuất – nghiên cứu – triển khai – quảng bá – tiếp thị và mạng lưới phân phối tỏa rộng khắp nơi trong nước, có đội ngũ gần 400 cán bộ, công nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Ngoài trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh Công ty có chi nhánh ở Hà Nội, Huế, Bình Dương đảm bảo hoạt động thường xuyên, liên tục trên toàn quốc. Hơn nữa Công ty còn thực hiện thành công trong việc liên doanh với nước ngoài: Liên doanh KOSVIDA: liên doanh với Hàn Quốc, được cấp giấy phép thành lập vào ngày 06/10/1993 với tổng vốn đầu tư là 8,1 triệu đôla, hoạt động trong 20 năm, chuyên sản xuất nguyên liệu đạt tiêu chuẩn tốt nhất cho Công ty Hóa Nông Việt Nam. Liên doanh VIGUATO: liên doanh Trung Quốc, được cấp giấy phép thành lập ngày 08/06/1994 với tổng số vốn đầu tư là 2,460 triệu đôla, là nhà máy sản xuất thuốc sát trùng vi sinh với quy mô lớn. Liên doanh MOSFLY – VIỆT NAM – MALAYSIA vào ngày 13/12/1994 với số vốn đầu tư 750 ngàn đôla, chuyên sản xuất các sản phẩm diệt côn trùng. - Các sản phẩm của Công ty không chỉ được người tiêu dùng trong nước tin cậy mà còn được sự yêu mến của khách hàng trong khu vực, đó là việc xuất khẩu sang Đài Loan và Đông Nam Á. Với sản phẩm xuất khẩu đa dạng, Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam đã trở thành nhà xuất khẩu hóa nông đầu tiên ở Việt Nam. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ 2.1.2.1. Chức năng Sản xuất các loại nông dược được áp dụng rộng rãi trên cây lúa, cây ăn trái, cây hoa màu, cây lâm nghiệp,… thuốc trừ sâu rầy nấm bệnh cỏ dại. Trực tiếp xuất khẩu các sản phẩm và nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất. Hợp tác liên doanh và đầu tư với các đơn vị sản xuất trong và ngoài nước. 2.1.2.2. Nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất theo định hướng của Tổng công ty Hóa chất Việt Nam. Công ty có trách nhiệm bảo tồn và phát triển nguồn vốn được giao để xây dựng nền tảng cho Công ty ngày càng vững mạnh. Giám sát và theo dõi các đơn vị trực thuộc. Thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước; chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên. Thực hiện chính sách chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu, hợp tác quốc tế. Thực hiện có cam kết các hợp đồng mua bán ngoại thương và các hoạt động có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tiếp tục nghiên cứu và mở rộng thị trường, nâng cao cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và mẫu mã các mặt hàng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước, tạo thế cạnh tranh vững chắc lành mạnh trong nền kinh tế thị trường. Tổ chức kiện toàn và phát triển bộ máy quản lý, tăng cường công tác quản lý các hoạt động kinh doanh trong hệ thống trực thuộc. Bảo đảm thực hiện đúng các chế độ quy định. Trên cơ sở đó đảm bảo được công tác hạch toán, phân tích và viết báo cáo đầy đủ, trung thực mọi hoạt động kinh doanh của Công ty cho cơ quan chủ quản. 2.1.3. Lĩnh vực hoạt động 2.1.3.1. Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, gia công, sang chai, đóng gói, buôn bán thuốc bảo vệ thực vật. Sản xuất và kinh doanh chất dẫn dụ và xua đuổi côn trùng, thuốc diệt ký sinh trùng trong chăn nuôi gia súc, gia cầm. Sản xuất và kinh doanh thuốc gia dụng, bình xịt côn trùng trong nhà, nhà xưởng, kho bãi. Mua bán máy móc, thiết bị chuyên dùng cho sản xuất thuốc bảo vệ thực vật và trang thiết bị cho phòng thí nghiệm – phân tích thuốc. Sản xuất và mua bán bao bì – in bao bì. Đầu tư xây dựng và kinh doanh cho thuê văn phòng, nhà khách, căn hộ. 2.1.3.2. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu Thuốc trừ sâu (Insectides): có tính năng ngăn chặn, tiêu diệt các loại sâu, rầy, châu chấu, côn trùng trên thân cây, lá cây để bảo vệ mùa màng. Đây là nhóm sản xuất lớn nhất của Công ty. Thuốc diệt nấm (Funngicdes): là loại sản phẩm thuốc trừ sâu đứng sau về số lượng, về tính năng ngăn chặn tiêu diệt các loại nấm trên thân cây, rễ cây. Thuốc diệt (Herbicides): là loại thuốc diệt cỏ ở lúa, hoa màu, đồn điền, vườn cây ăn quả… Thuốc tăng trưởng (Plangrownth): là loại thuốc thúc đẩy sự tăng trưởng, kích thích sự ra rễ, ra hoa, đậu quả… Thuốc bảo quản sản lượng (Strorage pesticides): là loại hóa chất kiểm soát, ngăn ngừa các loại gậm nhấm, mối mọt và các loại côn trùng nhằm bảo quản tốt các sản phẩm nông nghiệp. Hiện nay, Công ty có sản phẩm có chất lượng cao như: Phostixin, phokepa Thuốc sát trùng sử dụng trong gia đình (House hold pesticide): là nhóm sản phẩm diệt ruồi, muỗi, kiến, gián được sản xuất bởi liên doanh Mosfly Việt Nam. Ngoài ra, còn có các thuốc sát trùng dùng trong gia đình dưới các hình thức như: chất dẻo, viên phấn… Được kiểm duyệt rất kỹ khi sản xuất, do đó các sản phẩm không chỉ có hiệu quả cao mà còn an toàn. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty 2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức quản lý Sơ đồ 2.1. Tổ chức quản lý của Công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Chi nhánh 1 – Hà Nội Chi Nhánh 3 - Nhà Máy Nông Dược Bình Dương Xí Nghiệp Bình Triệu Nông Trại Di Linh Chi Nhánh 2 - Huế Trung Tâm Nghiên Cứu – Phát Triển Nông Dược Phòng KHVT – XNK và Điều Độ Sản Xuất Phòng Nhân Sự - Hành Chính Quản Trị Phòng Kinh Doanh – Phát Triển Thương Hiệu Phòng Tài Chính - Kế Toán PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban 2.1.4.2.1. Đại hội đồng Cổ đông Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty, trong đó: xem xét và phê chuẩn các báo cáo của Hội đồng Quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh; quyết định các phương án sản xuất kinh doanh, đầu tư và chiến lược phát triển Công ty; sửa đổi, bổ sung điều lệ; bầu Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát và quyết định tổ chức bộ máy của Công ty. 2.1.4.2.2. Hội đồng Quản trị Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông. Hội đồng Quản trị là nơi đưa ra những định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, quyết định bộ máy quản lý điều hành của Công ty. Hội đồng Quản trị của Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam có 5 thành viên, nhiệm kỳ 5 năm. 2.1.4.2.3. Ban kiểm soát Là tổ chức giám sát, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành sản xuất kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và tài chính của Công ty nhằm đảm bảo các lợi ích hợp pháp của các cổ đông. Ban kiểm soát Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam có 3 thành viên, nhiệm kỳ 5 năm. 2.1.4.2.4. Tổng Giám đốc và Phó tổng giám đốc Tổng Giám đốc do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị và Đại hội đồng Cổ đông về hiệu quả của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp việc cho Tổng giám đốc có Phó tổng giám đốc, hiện nay ở Công ty có 2 Phó tổng giám đốc, nhiệm vụ cụ thể từng thời kì do Tổng giám đốc phân công. 2.1.4.2.5. Phòng Tài chính - Kế toán (Phòng Kế Toán) Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện chức năng theo dõi tình hình sử dụng các nguồn vốn, tài sản của Công ty; xử lý và cung cấp thông tin hữu ích giúp Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo các nguồn lực trong Công ty được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả cao; thực hiện các nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp theo quy định pháp luật về kế toán. 2.1.4.2.6. Phòng Nhân sự - Hành chính quản trị (Phòng Nhân sự) Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ có chức năng quản lý về công tác nhân sự, về tiền lương, về công tác quản trị hành chính, công tác bảo vệ, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty. 2.1.4.2.7. Phòng Kế hoạch vật tư - Xuất nhập khẩu và điều độ sản xuất (Phòng Kế Hoạch) Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện các chức năng cung ứng vật tư, quản lý vật tư, tài sản; tổ chức và quản lý sản xuất, xuất nhập khẩu… nhằm đáp ứng kịp thời cho việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty. 2.1.4.2.8. Phòng Kinh doanh và Phát triển thương hiệu (Phòng Kinh doanh) Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện các chức năng giao dịch với khách hàng, tiêu thụ sản phẩm, thu hồi công nợ, tổng hợp thị trường, phát triển thị trường, phát triển thương hiệu, tiếp thị và quảng bá sản phẩm, quản lý hệ thống đại lý, cửa hàng tiêu thụ sản phẩm của Công ty, tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh. 2.1.4.2.9. Trung tâm nghiên cứu – Phát triển nông dược (Trung tâm nghiên cứu) Là đơn vị trực thuộc Công ty, có các chức năng: Quản lý kỹ thuật – công nghệ - chất lượng – an toàn vệ sinh lao động và môi trường. Nghiên cứu áp dụng công nghệ, thiết bị tiên tiến vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, sản phẩm cải tiến; đa dạng hóa ngành sản xuất hóa chất phục vụ nông nghiệp, gia dụng, vệ sinh dịch tễ và thú y. 2.1.4.2.10. Các Nhà máy, Chi nhánh và Xí nghiệp Các Nhà máy, Chi nhánh, Xí nghiệp là đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện chức năng tổ chức, điều hành và quản lý sản xuất, kinh doanh tại đơn vị theo phân cấp chức năng của Tổng Giám đốc Công ty. 2.1.4.2.11. Nông trại Di Linh Là đơn vị trực thuộc Công ty có chức năng quản lý, khai thác, sử dụng diện tích đất và các tài sản của Công ty tại Nông trại vào mục đích trồng cà phê một cách có hiệu quả. 2.1.5. Tổ chức sản xuất và quy trình sản xuất 2.1.5.1. Tổ chức sản xuất Xí nghiệp Bình Triệu sản xuất thuốc gia dụng: dầu muỗi và dầu M4, bột chân nhang để cung cấp cho liên doanh Mosfly, đa số thuốc bảo vệ thực vật ít mùi. Chi nhánh 3 – Nhà máy Nông dược Bình Dương: tập trung phần lớn sản xuất các sản phẩm của Công ty. Chi nhánh 1 - Hà Nội và chi nhánh 2 - Huế đều có xưởng sản xuất, quy mô tuy nhỏ hơn phía Nam nhưng vẫn đảm bảo cung ứng kịp thời thuốc bảo vệ thực vật cho khu vực trong khi chờ tiếp nhận nguồn hàng chính từ Công ty ở Thành phố Hồ Chí Minh chuyển ra. 2.1.5.2. Quy trình công nghệ Thuốc bột và thuốc hạt: NVL phụ gia Hỗn hợp Sản phẩm Bao bì Hệ thống Hệ thống đóng gói trộn Thuốc nước: NVL Phụ Gia Hỗn Hợp Sản Phẩm Bao Bì Hệ thống Hệ thống máy ra chai khuấy 2.1.5.3. Quy trình sản xuất và thực hiện kiểm tra chất lượng Với mục tiêu là cung cấp cho thị trường những sản phẩm chất lượng cao, và hiệu quả công ty luôn luôn duy trì chế độ kiểm soát chất lượng trong một chu trình khép kín từ khâu nghiên cứu sản phẩm cho đến khi sản phẩm đến tay người nông dân. Nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và đảm bảo được chất lượng đầu ra, công ty đã và đang áp dụng hệ thống kiểm tra chất lượng toàn diện theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, tiêu chuẩn này đã được hai tổ chức Quarter và SGS đánh giá và cấp chứng nhận. Bên cạnh đó, công ty cũng có phòng phân tích đảm bảo chất lượng- QA, phòng này cũng đang áp dụng theo tiêu chuẩn quản lý VILAS, ISO IEC 17025 phiên bản 2005. Phòng đảm bảo chất lượng được xây dựng theo mô hình: Nhóm kiểm soát chất lượng trực tiếp tại nhà máy, và bộ phận kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng tại Phòng thí nghiệm phân tích ở Trung tâm nghiên cứu sản phẩm. Ngành thuốc sát trùng là một ngành mà ít nhiều cũng gây ảnh hưởng đến môi trường và sức khoẻ con người. Do đó, trong suốt quá trình sản xuất thì luôn luôn có sự xuất hiện của Bộ phận Đảm bảo chất lượng – QA. Vì vậy, quy trình sản xuất và quy trình kiểm tra chất lượng sẽ tiến hành song song. Bộ phận kỹ thuật – Trung tâm nghiên cứu và Phát triển Nông dược ban hành các tiêu chuẩn, các yêu cầu kỹ thuật của nguyên vật liệu. Phòng QA kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào dựa trên các tiêu chuẩn - kỹ thuật đã ban hành và kiểm soát việc thực hiện các quy trình sản xuất. THUỐC DẠNG ND THUỐC DẠNG DD THUỐC DẠNG SC THUỐC DẠNG EW THUỐC DẠNG HẠT THUỐC DẠNG BỘT N CỨU & T NGHIỆM CÔNG THỨC SẢN XUẤT PHỐI TRỘN NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀO KHO NHẬP KHO RA CHAI – ĐÓNG GÓI HOÀN TẤT LƯU MẪU LƯU HỒ SƠ CÁC GIAI ĐOẠN SẢN XUẤT KIỂM TRA THỬ NGHIỆM KIỂM TRA THỬ NGHIỆM KIỂM TRA THỬ NGHIỆM QUY TRÌNH NHẬP KHO QUY TRÌNH THỬ NGHIỆM CÂN ĐO, THỬ NGHIỆM THỬ NGHIỆM PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA SƠ ĐỒ 2.2. KHỐI QUY TRÌNH SẢN XUẤT 2.1.6. Tổ chức bộ máy kế toán 2.1.6.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Với quy mô sản xuất kinh doanh lớn, một số đơn vị trực thuộc xa trung tâm chỉ huy, cũng như quy mô không đều nên mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty vừa mang tính tập trung vừa mang tính phân tán. Các chi nhánh ở Hà Nội, Huế, Bình Dương có tổ chức công tác kế toán riêng, cuối kỳ nộp báo cáo kế toán về Phòng kế toán ở trụ sở chính của Công ty. Còn những xí nghiệp, đơn vị trực thuộc ở trong Thành phố Hồ Chí Minh và nông trại Cà phê Di Linh thì bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển chứng từ gốc về Phòng kế toán tại trụ sở chính của Công ty. 2.1.6.2. Sơ đồ bộ máy kế toán Sơ đồ 2.3. Bộ máy kế toán của Công ty KẾ TOÁN TIỀN MẶT KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG VÀ THUẾ KẾ TOÁN THU NỢ, PHÂN TÍCH NỢ KẾ TOÁN TSCĐ, XDCB, CÔNG NỢ ĐẦU VÀO, LƯƠNG KẾ TOÁN NVL, CÔNG CỤ DỤNG CỤ THỦ QUỸ KẾ TOÁN THEO DÕI XÍ NGHIỆP CHI NHÁNH PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN 2.1.6.3. Chức năng nhiệm vụ các phân ngành Kế toán trưởng (1 người) Tổ chức và chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác kế toán phù hợp với quy mô hoạt động và đặc điểm của Công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty. Hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra công việc kế toán hiện hành. Tham mưu cho Giám đốc trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của doanh nghiệp để mang lại hiệu quả tốt nhất. Kiểm tra, ký duyệt các báo cáo kế toán và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cơ quan chức năng. Tổ chức tập huấn để nâng cáo trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán của Công ty. Phó phòng kế toán (1 người) Thay mặt Kế toán trưởng hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo công việc kế toán hiện hành khi Kế toán trưởng vắng mặt. Lập báo cáo tài chính cung cấp cho nội bộ doanh nghiêp. Theo dõi công tác kế toán ở chi nhánh 1 (Hà Nội) và chi nhánh 2 (Huế). Kế toán tổng hợp (1 người) Theo dõi về các số liệu quản trị. Kiểm tra các báo cáo kế toán của các bộ phận, đối chiếu số liệu, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán của Công ty. Kế toán tiền mặt (1 người) Theo dõi tiền mặt tại Công ty, lập phiếu kiểm soát việc thu chi tiền mặt căn cứ vào các chứng từ liên quan. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên với thủ quỹ để giám sát quỹ tiền mặt tại Công ty. Kế toán tiền gửi ngân hàng và thuế (1 người) Tổng hợp và cân đối tại văn phòng Công ty. Theo dõi quản lý tiền của Công ty gửi tại ngân hàng, thực hiện các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng. Đảm nhận các thủ tục thanh toán qua ngân hàng, thu thập các sổ phụ, giấy báo của ngân hàng và ghi chép vào sổ kế toán. Theo dõi và đảm nhận việc thanh toán các khoản thuế cho Nhà nước. Cuối kỳ thực hiện khoá sổ và xác định kết quả kinh doanh. Kế toán thu nợ, phân tích nợ (1 người) Phân tích tuổi nợ, đi thu nợ, lên bảng đối chiếu công nợ. Định kì lập bảng phân tích tuổi nợ và trình lên Ban giám đốc. Kế toán TSCĐ, XDCB, công nợ đầu vào, lương (1 người) Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, lập bảng trích khấu hao TSCĐ theo đúng kế hoạch; theo dõi tình hình sửa chữa, thanh lý, nhượng bán và đánh giá lại TSCĐ. Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội đúng với chế độ hiện hành. Lập báo cáo tiền lương, phân tích tình hình quản lý lao động, sử dụng thời gian lao động và năng suất lao động. Tính toán tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động theo đúng chế độ quy định. Ghi chép, phản ánh và theo dõi kịp thời, chặt chẽ các khoản nợ phải trả phát sinh trong kỳ; thực hiện việc giám sát và có biện pháp đôn đốc việc chi trả. Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp đầy đủ, kịp thời chính xác thông tin về nguồn vốn đầu tư hình thành, tình hình thực hiện chi phí, sử dụng và thanh toán vốn đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (1 người) Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình xuất - nhập - tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, các định mức dự trữ tiêu hao, phát hiện kịp thời các vật tư ứ đọng, kém phẩm chất để có biện pháp thu hồi vốn nhanh chóng. Thực hiện công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập báo cáo về vật liệu, phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. Kế toán theo dõi xí nghiệp, chi nhánh (1 người) Kiểm tra, xem xét các báo cáo kế toán do các đơn vị trực thuộc gửi lên và tiến hành nhập liệu vào máy tính. Phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc Trực tiếp theo dõi các khoản phát sinh tại đơn vị mình. Tổ chức hạch toán ban đầu và cuối kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán tại trụ sở chính của Công ty. 2.1.7. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 2.1.7.1. Hình thức sổ kế toán Hiện nay Công ty áp dụng chế độ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ được xử lý bởi phần mềm chạy trên nền Foxpro For Dos. Trình tự ghi sổ Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ kiểm tra các chứng từ để nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tập tin N. Riêng các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền, khấu hao TSCĐ được nhập vào tập tin F. Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi được làm căn cứ để ghi vào hai tập tin trên sẽ được dùng để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Máy tính xử lý và tự động cập nhập dữ liệu vào từng tài khoản. Cuối tháng, kế toán đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, sổ quỹ, thẻ kho,… Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, thì in ra các báo cáo kế toán. Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Sơ đồ 2.4. Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ CHỨNG TỪ GỐC TẬP TIN N, F SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ QUỸ, THẺ KHO SỔ CHI TIẾT (TIỂU KHOẢN) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Ghi chú: Ghi nhập liệu hàng ngày hoặc định kì Đối chiếu, kiểm tra dữ liệu trước khi chạy chương trình Chạy chương trình và in sổ cuối tháng Chạy chương trình và in sổ cuối quý 2.1.7.2. Chính sách kế toán đang áp dụng tại Công ty 2.1.7.2.1. Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và thông tư 244 ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 2.1.7.2.2. Chính sách kế toán Công ty đang áp dụng Hạch toán nguyên liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế VAT: Theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán khấu hao tài sản: Theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền. 2.1.7.2.3. Hệ thống sổ sách, chứng từ, tài khoản sử dụng tại Công ty Hệ thống sổ sách Mặc dù Công ty sử dụng theo hình thức Nhật ký chứng từ nhưng do tất cả sổ sách đều được xử lý trên máy tính nên hệ thống sổ sách của Công ty sử dụng một sổ sách sau: Sổ cái Sổ nhật ký chung, nhật ký theo yêu cầu Sổ, thẻ chi tiết Các báo cáo kế toán Hệ thống chứng từ Hệ thống chứng từ ở Công ty gồm 2 loại: Bắt buộc và Hướng dẫn Loại bắt buộc: được Công ty tuân thủ cả về mặt biểu mẫu, nội dung và phương pháp lập. Loại hướng dẫn: trên cơ sở mẫu hướng dẫn, chứng từ có thể thay đổi một số nội dung để phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Hệ thống tài khoản Công ty Hệ thống tài khoản áp dụng ở Công ty Vipesco là hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/3/2006 và thông tư 244 ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 2.1.8. Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển 2.1.8.1. Thuận lợi Công ty thành lập lâu năm nên thu hút lượng khách hàng trong và ngoài nước đến đặt mua hàng tại Công ty nhiều, những mặt hàng của Công ty được xuất khẩu sang Hàn Quốc và các nước Đông Nam Á. Hiện tại, Vipesco đang sử dụng các quy trình sản xuất tương đối hiện đại, một số quy trình sản xuất xuất xứ từ Hoa Kì, Cộng hoà Liên bang Đức, Đài Loan, Nhật Bản và Trung Quốc. Nhờ vậy mà sản phẩm của Công ty có chất lượng cao, tăng sức cạnh tranh với các sản phẩm của công ty khác về mặt chất lượng và mẫu mã trên thị trường trong và ngoài nước. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho Vipesco tương đối ổn định. Nguồn cung cấp trong nước của Công ty chủ yếu là mua ở các nhà cung ứng mà Công ty có góp vốn liên doanh liên kết. Chính vì vậy những công ty này thường có chính sách ưu đãi giá cho Vipesco. Hiện nay nước ta là một trong những nước xuất khẩu nông sản nhiều, vì vậy mà nhu cầu về lượng sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật cao. Do đó, sản phẩm của Công ty có đầu ra trên thị trường tiêu dùng trong nước là rất lớn. Công ty có bộ máy lãnh đạo giỏi, giàu kinh nghiệm, có đội ngũ cán bộ công nhân viên có tay nghề cao. 2.1.8.2. Khó khăn Bên cạnh đó, Công ty còn gặp những khó khăn sau: Khi gia nhập WTO, Công ty sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức như nhiều đối thủ cạnh tranh hơn, áp lực cạnh tranh sẽ tăng cao. Thời điểm hiện nay, giá cá thị trường thường xuyên biến động sẽ ảnh hưởng đáng kể đến kế hoạch sản xuất, phát triển của Công ty. - Nguồn nguyên liệu chính của công ty chiếm 68% chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản mặc dù rất ổn định, nhưng giá cả thì thường xuyên biến động, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngành kinh doanh thuốc sát trùng dễ có đối thủ cạnh tranh do chi phí đầu tư ban đầu không cao, chỉ cần nhập hoạt chất về gia công đóng gói, dán nhãn hiệu và đem bán. Bên cạnh đó, tính đạo đức nghề nghiệp của các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa cao nên dễ dẫn đến tình trạng hàng giả, hàng nhái, hàng kém phẩm chất, điều này sẽ gây tổn thất vô cùng lớn cho Công ty. Nếu không khắc phục thì trong tương lai gần chúng ta sẽ nhường ngành thuốc sát trùng cho hàng ngoại nhập. Do đặc thù của ngành kinh doanh chủ yếu của Công ty là thuốc sát trùng, dù ít hay nhiều cũng mang những hoạt chất độc hại, lâu dài cũng ảnh hưởng đến cây trồng, môi trường và sức khoẻ con người. Vì vậy, Công ty phải chịu sự ràng buộc nghiêm ngặt từ việc bảo vệ môi trường và sức khoẻ cho người dân. 2.1.8.3. Phương hướng phát triển Để phát huy tối đa thuận lợi và giải quyết những khó khăn, Công ty đã đưa ra những định hướng phát triển: - Công ty cần tìm nguồn nguyên liệu sản xuất trong nước thay thế cho nguồn nguyên liệu nhập khẩu để ổn định đầu vào từ đó mới đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh cho phù hợp. - Thường xuyên nâng cao kiến thức cho bộ phận quản lý cũng như mở các lớp nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất. - Đảm bảo và cải tiến chất lượng, kiểm soát mọi quá trình, đảm bảo và không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm - dịch vụ. - Cải tiến bộ máy tổ chức - kiểm soát chi phí - cải tiến kỹ thuật giảm giá thành, tạo sức mạnh cạnh tranh & nâng cao hiệu quả kinh doanh.  - Đẩy mạnh hoạt động sản xuất – kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật & phân bón, cải tiến hệ thống phân phối, nâng cao thị phần và lợi nhuận là nhiệm vụ chính. - Đầu tư và khai thác bất động sản làm bước đột phá cho việc phát triển Công ty. - Nghiên cứu áp dụng công nghệ mới, sản phẩm mới, dịch vụ mới và mọi hoạt động luôn hướng đến mục tiêu là thân thiện môi trường, phù hợp với các yêu cầu quy định của pháp luật. Cùng với việc tăng cường nâng cao chất lượng sản phẩm, các công ty còn chú trọng quan tâm nghiên cứu thay thế đổi mới mẫu mã bao bì, chai lọ để đóng gói, đựng sản phẩm dạng bột, hạt, lỏng; cần tiếp tục đầu tư để nâng cao trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các khâu sản xuất và đóng gói sản phẩm, đặc biệt là ở các khâu độc hại. - Nắm bắt thời cơ, thỏa mãn nhu cầu thị trường, tạo ra giá trị cao nhất cho Cổ đông. Không ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ mới nhiều tiềm năng mang sản phẩm đến với nhiều khách hàng. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM – VIPESCO 2.2.1. Vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty 2.2.1.1. Đặc điểm Đặc điểm của doanh nghiệp ảnh hưởng đến nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam Vipesco đã trải qua thời gian hoạt động rất lâu với cơ sở hoạt động kinh doanh trên khắp lãnh thổ. Hàng năm, số lượng sản xuất thuốc sát trùng rất lớn và nhiều chủng loại. Vì thế, lượng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng rất đa dạng và nhiều chủng loại với nhiều công dụng chức năng khác nhau. Với đặc điểm riêng của ngành nông dược, vật liệu chủ yếu của Công ty là các hoá chất, hoá phẩm. Vì vậy mà việc bảo quản nguyên vật liệu, chuyên chở, và ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu phải cẩn thận. Thời gian sử dụng các loại nguyên vật liệu cũng phải nhất định, vì đó là các hoá chất và không có phế liệu thu hồi, nếu còn dư là phải huỷ bỏ hoặc giải quyết ngay. 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu Để phục vụ cho việc sản xuất hoạt động kinh doanh, Công ty đã sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại có công dụng và chức năng khác nhau. Do vậy mà Công ty phải phân loại nguyên liệu, vật liệu ra một cách rõ ràng để đảm bảo cho việc sử dụng nguyên liệu, vật liệu một cách có hiệu quả nhất. Nguyên vật liệu tại Công ty được phân loại theo công dụng chủ yếu và tính năng sử dụng, cụ thể như sau: Nguyên vật liệu chính: là những loại vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong kết cấu sản phẩm. Nguyên vật liệu chính bao gồm nhiều loại, Công ty sử dụng khoảng 389 loại, ví dụ như các loại sau: Daconil 300sc, Cabendazim 98%, Kitazin 95%, Diazinon 95%, Phosphure 80%, Rhodoxane 24%, … Bán thành phẩm: Công ty sử dụng rất nhiều vật liệu này, ví dụ một vài loại như sau: Kao-lin trắng, Kaolinoda, cát xấy, … Nhiên liệu: là những vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm, dùng để bôi trơn máy móc thiết bị. Tại Công ty sử dụng những nhiên liệu như: xăng, dầu, nhớt, mỡ bò, … Bao bì: Công ty sử dụng khoảng 654 loại, ví dụ các loại bao bì như: bao giấy, thùng giấy, băng keo, chai, lọ, … Phụ tùng thay thế: tại Công ty sử dụng các loại phụ tùng như: bạc đạn, động cơ điện, vỏ xe 155 – 400, vỏ ruột 1000*20. Công ty Vipesco là một Công ty có quy mô sản xuất lớn với nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, vì vậy để dễ quản lý Công ty đã đặt ra 7 ký tự để ký hiệu cho nguyên vật liệu như sau: 1 2 3 4 5 6 7 Ký tự 1: thể hiện loại nguyên vật liệu: N: vật liệu P: bao bì B: bán thành phẩm X: nhiên liệu Ký tự 2: thể hiện các kho. Công ty có 23 kho, đây là một số kho chính: A: kho Bình Triệu (1) B: kho Thành Sơn (2) C: kho Tân Thuận (3) D: kho Gò Vấp (4) E: kho Trung tâm Nghiên cứu Nông dược (5) X: kho Hà Nội L: kho trung gian (12). Đây là kho dùng để hạch toán chứ không có trên thực tế và luôn có số dư bằng 0. Ký tự 3: thể hiện loại hàng. Đối với dạng sản xuất luôn có ký hiệu là A. Ký tự 4: thể hiện dạng nguyên vật liệu: A: hạt B: bột C: rắn D: lỏng E: tinh thể F: khí I: bao bì Ký tự 5, 6, 7: là số thứ tự của nguyên vật liệu. Ví dụ: Chai thuỷ tinh loại 480cc có số thứ tự là 1, là bao bì tại kho Tân Thuận sẽ được ký hiệu như sau: PCAI001. 2.2.1.2.2. Phân loại công cụ dụng cụ Do tính chất đặc thù của ngành sản xuất nông dược, số lượng công cụ dụng cụ nhập xuất hàng tháng nhiều nhưng giá trị không lớn và không ảnh hưởng nhiều đến giá thành sản phẩm nên thông thường khi Công ty mua công cụ dụng cụ về sẽ xuất hết một lần toàn bộ giá trị chứ không phân bổ. Vì vậy, ở Công ty Vipesco đối với công cụ dụng cụ thì không có phân loại chính thức chỉ có phân loại theo nơi sử dụng như: Công cụ dụng cụ là phụ tùng thay thế Công cụ dụng cụ là máy móc nhỏ phục vụ sản xuất Công cụ dụng cụ là phượng tiện phục vụ công tác hành chánh văn phòng. 2.2.1.3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán 2.2.1.3.1. Yêu cầu quản lý Về thu mua: phải xác định nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để lập ra các phương pháp thu mua cho hợp lý, cũng như để xác định rõ về số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục và thuận lợi. Về công tác bảo quản và dự trữ: quản lý theo đúng yêu cầu bảo quản đối với từng loại vật liệu theo các đặc tính lý hoá của chúng, tránh hư hao làm ảnh hưởng đến phẩm chất của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu kém phẩm chất sẽ làm cho sản phẩm kém chất lượng. Về việc sử dụng: đảm bảo sử dụng theo đúng yêu cầu của quá trình sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Không ngừng cải tiến nghiên cứu nhằm giảm chi phí sản xuất. 2.2.1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán Tổ chức ghi chép và phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình thu mua, bảo quản và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để có biện pháp quản lý thích hợp. Kiểm tra thường xuyên việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm hạn chế lãng phí, phát hiện kịp thời các trường hợp sử dụng vật liệu, dụng cụ sai mục đích và đề ra biện pháp xử lý vật tư thừa thiếu, ứ đọng hoặc kém phẩm chất. Áp dụng đúng đắn, đầy đủ nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện đầy đủ chế độ kế toán theo quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo. 2.2.1.4. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.1.4.1. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam dùng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá thành thực tế nhập kho. Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài Giá thực tế NVL, CCDC nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phíthu mua thực tế - Các khoản giảm trừ Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến Giá gốc nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất thuê ngoài gia công + Chi phí gia công + Chi phí vận chuyển Giá gốc nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thoả thuận giữa các bên tham gia góp vốn + Chi phí vận chuyển Ví dụ: - Phiếu nhập kho ngày 01/12/2009 và hóa đơn số 24025, nhập kho Bình Triệu 2000kg Natri Photphat (Na3PO4), đơn giá 6.230đ/kg. Thuế GTGT 5% Trị giá vật liệu nhập kho là: 2.000kg x 6.230 = 12.460.000đ - Hóa đơn số 28110 ngày 02/12/2009, nhập 3 máy vi tính để bàn hiệu Acer, đơn giá 7.900.000đ. Thuế GTGT 10%. Trị giá CCDC nhập kho là: 4 cái x 7.900.000 = 31.600.000 2.2.1.4.2. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Tại Công ty có nhiều nguyên vật liệu được nhập nhiều lần, mà mỗi lần nhập có giá trị khác nhau. Như vậy, kế toán có trách nhiệm xác định được giá trị của từng loại nguyên vật liệu trong mỗi lần xuất kho. Do vậy, để dễ dàng và đơn giản hơn trong công tác kế toán, Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định để tính giá xuất kho cho nguyên vật liệu. Đơn giá bình quân = Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Đơn giá bình quân Ví dụ: - Tình hình nhập xuất của nhiên liệu dầu diesel trong tháng 12/2009 như sau: Tồn đầu tháng là 2.000 l, đơn giá bình quân đầu tháng là 4.700đ/l. Ngày 05/12/2009 nhập kho 4.500 l, đơn giá 4.950đ/l Ngày 15/12/2009 xuất kho 4.000 l Ngày 20/12/2009 nhập kho 3.250 l, đơn giá 5.100đ/l Ngày 25/12/2009 xuất kho 3.600 l Căn cứ vào tình hình trên, cuối tháng kế toán sẽ tính đơn giá bình quân gia quyền cho nhiên liệu dầu diesel này như sau: Đơn giá bình quân = (2.000 * 4.700) + (4.500 * 4.950) + (3.250 * 5.100) = 4.949(đ/l) (2.000 + 4.500 + 3.250) Trị giá dầu diesel xuất kho trong tháng: - Ngày 15/12: 4.000 x 4.949 = 19.796.000đ - Ngày 25/12: 3.600 x 4.949 = 17.816.400đ Đánh giá công cụ dụng cụ xuất kho Tại Công ty Vipesco mỗi tháng có nhiều công cụ dụng cụ nhập kho và xuất sử dụng nhưng Công ty không phân bổ dần giá trị công cụ vào chi phí sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ khác nhau mà sử dụng phương pháp phân bổ hết một lần vào chi phí. Ví dụ: Trong ngày 02/12/2009, Công ty nhập kho 3 máy tính hiệu Acer. Đến ngày 31/12/2009 Công ty xuất kho 3 máy tính. Trị giá xuất kho = 3 * 7.900.000 = 31.600.000đ 2.2.2. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng tại Công ty Hợp đồng mua bán Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu chi, phiếu thu Biên bản kiểm hàng Giấy đề nghị thanh toán Phiếu xuất kho hạn mức Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Sổ tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Sổ cái nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.2.2.2. Thủ tục lập chứng từ Khi mua ngoài vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT sẽ kiểm tra, đối chiếu về số lượng chủng loại và ghi chép lại khi nhận hàng. Sau đó, bộ phận vật tư sẽ lập phiếu nhập kho với số lượng thực tế nhập kho và đơn giá theo hóa đơn. - Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại kho + Một liên chuyển kho kế toán vật tư + Một liên lưu tại phòng kế toán vật liệu - Khi phiếu nhập kho đã được trình ký, bộ phận vật tư sẽ chuyển phiếu nhập kho kèm với hóa đơn của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho sang phòng kế toán. - Kế toán tiến hành nhập số liệu bao gồm số lượng và giá trị nhập vào máy tính ở tài khoản 152, 153 Khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ từ nước ngoài, sau khi tìm hiểu và thỏa thuận giá cả với nhà cung cấp, Công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bán. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ đã về kho, dựa vào Packing List của nhà cung cấp gửi, thủ kho kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập về, sau đó báo cáo cho bộ phận vật tư lên biên bản kiểm hàng. Bộ phận vật tư dựa trên hợp đồng mua bán, lên biên bản kiểm hàng. Sau đó, dựa trên hợp đồng mua bán, Invoice và biên bản kiểm hàng để lên phiếu nhập kho, sau đó chuyển các chứng từ sang phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán. - Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi trả cho nhà cung cấp. Phiếu chi lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại phòng + Một liên chuyển cho thủ quỹ + Một liên giao cho nhà cung cấp - Việc xuất kho vật liệu trong công ty nhằm mục đích phục vụ cho việc sản xuất. Khi có nhu cầu sản xuất, phòng Kinh tế kế hoạch lập kế hoạch sản xuất đồng thời lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng xí nghiệp. - Bộ phận vật tư của phòng kế hoạch lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất, căn cứ vào định mức đó phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên: + Một liên lưu giữ tại kho + Một liên chuyển cho kế toán nguyên vật liệu + Một liên giao cho khách hàng Nếu xuất vật tư từ kho này đến kho khác hay từ xí nghiệp này đến xí nghiệp khác ngoài khu vực thì sử dụng phiếu xuất vật tư kiêm vận chuyển nội bộ. Đối với công cụ dụng cụ, khi xuất kho sẽ xuất toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ tính vào chi phí của nơi cần sử dụng chúng. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sau khi đối chiếu với thủ kho, kế toán lập báo cáo nhập xuất tồn lưu trữ tại đơn vị. 2.2.2.3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Do việc xuất nhập tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thường xuyên, xảy ra liên tục, để kế toán dễ dàng đối chiếu với sổ sách và ghi sổ cho phù hợp nên kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. Trình tự ghi chép Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng xuất tồn cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, cuối ngày tính ra lượng tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho thường xuyên đối chiếu số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho với thực tế. Mẫu thẻ kho:  Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam THẺ KHO Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Trang: Quy cách phẩm chất: Đơn vị: Stt Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày … tháng … năm … Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Ở phòng vật tư: căn cứ vào chứng từ gốc do thủ kho chuyển lên đưa vào máy tính và làm phiếu nhập, phiếu xuất gửi lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán: để dễ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu về cả số lượng và giá trị, hàng ngày thủ kho lập bảng giao nhận chứng từ gốc chuyển lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ gốc này, kế toán nguyên vật liệu nhập các thông tin vào máy tính. Đây là một chương trình Foxpro được cài đặt sẵn theo yêu cầu quản lý của Công ty, trong đó bao gồm: Tập F: thu chi tiền Tập N: vật tư và các tài khoản khác liên quan TẬP N Loại phiếu (N:nhập, X:xuất): Số chứng từ: Ngày chứng từ: Mã khách hàng: Khách hàng: Mã kho: Tên kho: Mã hàng: Tên hàng: Đơn vị tính: Số lượng: Đơn giá: Thành tiền: Loại tiền: Hình thức thanh toán: Ghi nợ: Lý do nhập xuất: Ghi có: Mã thành phẩm: Bạn có muốn nhập liệu nữa không? Ví dụ: Phiếu nhập kho 102 ngày 22/12/2009, nhập kho 3.200 chai loại 100, đơn giá 1.200 đ/cái từ cơ sở nhựa Tân Tiến, trả bằng tiền mặt. Kế toán nhập liệu vào tập tin N như sau: TẬP N Loại phiếu (N:nhập, X:xuất): N Số chứng từ: 102 Ngày chứng từ: 22/12/2009 Mã khách hàng: SGKA106 Khách hàng: Xí nghiệp nhựa Tân Tiến Mã kho: _01 Tên kho: Bình Triệu Mã hàng: PAAI006 Tên hàng: Chai 100 Đơn vị tính: cái Số lượng: 3.200 Đơn giá: 1.200 đ/cái Thành tiền: 3.840.000 Loại tiền: VNĐ Hình thức thanh toán: trả ngay bằng tiền mặt Ghi nợ: 1524.10 Lý do nhập/xuất: Mua hàng HĐ 3333 (22/12/2009) Ghi có: 1111.10 Mã thành phẩm: Bạn có muốn nhập liệu nữa không? Sơ đồ kế toán chi tiết Sơ đồ 2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Thẻ kho Bộ chứng từ nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp NXT Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra 2.2.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU - Do tính chất đặc điểm của Công ty, để dễ dàng đối chiếu phát hiện sai xót trong quá trình hạch toán kế toán Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời tránh nhầm lẫn trong việc hạch toán và có đầy đủ số liệu để đối chiếu giữa các bộ phận khi cần thiết. 2.2.3.1. Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành, tuy nhiên để tiện cho việc theo dõi và quản lý Công ty đã lập ra hệ thống tài khoản riêng phù hợp với quy mô và tình hình quản lý của Công ty. Hệ thống tài khoản của Công ty được phân thành 3 cấp: Tài khoản cấp 1 gồm 3 ký tự là tài khoản chính. Tài khoản cấp 2 gồm tài khoản chính và thêm 1 ký tự được gọi là tiểu khoản. Và các ký tự đại diện cho các chi nhánh trực thuộc như: 10: Tại Công ty 11: Tại xí nghiệp Bình Triệu 12: Tại xí nghiệp Tân Thuận 13: Tại xí nghiệp Thanh Sơn 14: Tại Trung tâm Nông Dược 15: Tại chi nhánh Hà Nội Công ty đang sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường” phản ánh giá hàng nguyên vật liệu Công ty đã mua đang đi trên đường chưa về nhập kho. Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” phản ánh tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Tài khoản 152 mở chi tiết các tài khoản cấp 2: TK 1520.11 Nhiên liệu tại xí nghiệp Bình Triệu TK 1520.12 Nhiên liệu tại xí nghiệp Tân Thuận TK 1520.13 Nhiên liệu tại chi nhánh 3 TK 1521.10 Nguyên liệu tại Công ty Tài khoản này có những tài khoản sau: TK 1522.10 Bán thành phẩm tại Công ty TK 1523.10 Nhiên liệu tại Công ty TK 1524.10 Bao bì tại Công ty Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111 Tiền mặt TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 331 Phải trả cho người bán TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 141 Tạm ứng TK 138 Phải thu khác TK 338 Phải trả, phải nộp khác …. 2.2.3.2. Kế toán trường hợp thu mua, nhập kho nguyên vật liệu 2.2.3.2.1. Chứng từ sử dụng Hợp đồng mua bán Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm tra chất lượng Khi hoàn thiện, bộ chứng từ sẽ chuyển qua phòng kế toán để lập phiếu đề nghị thanh toán. 2.2.3.2.2. Thủ tục lập chứng từ - Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu, phiếu này được chuyển lên cho Ban giám đốc. Tại đây Ban giám đốc đưa ra kế hoạch sản xuất và được chuyển lên phòng Kế hoạch để cân đối tồn kho và lên kế hoạch mua hàng. - Hợp đồng mua hàng được ký, trong đó giá cả và phương thức thanh toán được thỏa thuận, thường là thanh toán sau 30 ngày, hàng được giao tại kho của Công ty. - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài về nhập kho kèm theo hoá đơn, trước khi nhập kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT sẽ đối chiếu, kiểm tra số lượng, chủng loại và ghi chép rõ ràng đến khi nhận đủ hàng để ghi trên hoá đơn. Khi nhập hàng, thủ kho ký vào số thực nhập trên hoá đơn. Sau đó đem hoá đơn đến phòng Kế hoạch để lập phiếu nhập. - Đối với nguyên vật liệu mua từ nguồn cung cấp nước ngoài, sau khi tìm hiểu và thoả thuận giá cả với nhà cung cấp, Công ty sẽ tiến hành kí hợp đồng mua bán. Khi vật liệu đã về kho, dựa vào Packing List của nhà cung cấp gửi, thu kho kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập về, sau đó báo cáo cho phòng Kế hoạch lên biên bản kiểm hàng để lập phiếu nhập kho. - Phiếu nhập được lập thành 3 liên: ü 1 liên được sử dụng tại Phòng Kế hoạch để thực hiện hồ sơ thanh toán và làm giấy Đề nghị thanh toán, sau đó chuyển cho phòng Kế toán để thanh toán cho người bán. ü 1 Liên lưu tại kho. ü 1 liên giao cho Phòng Kế toán để kế toán nguyên vật liệu nhập thông tin vào máy tính. - Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, kế toán công nợ lập phiếu chi trả cho nhà cung cấp. Phiếu chi lập thành 3 liên: ü 1 liên lưu tại phòng Kế toán ü 1 liên chuyển cho thủ quỹ ü 1 liên giao cho người bán. 2.2.3.2.3. Nghiệp vụ phát sinh Bảng 2.1. Một số loại nguyên vật liệu tiêu biểu trong tháng 12/2009: STT Tên NVL Tài khoản tương ứng ĐVT Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ 1 METHYL VIOLET 1521.10 Kg 1.130 4.000 4.130 1.000 2 PVA 1521.10 Kg 546 1.600 300 1.846 3 KAOLIN 1522.10 Kg 554,5 5.050 2.150,5 3.454 4 CÁT TRẮNG XK 1522.10 Kg 0 45 45 0 5 F.CARBOFURAN 1521.10 Kg 1.606 5.000 6.000 606 6 BAO PELD 1524.10 Kg 104 208 150 162 7 BAO PP 1524.10 Cái 720 5.080 3.740 2.060 8 PETVIPURAN 1524.10 Cuộn 70 5.750 4.800 1.020 9 VIFOSAT 1521.10 Kg 1.200 2.000 3.200 0 10 DẦU LỬA 1523.10 Lít 155 1.000 1.055 100 11 GLYPHOSATE 1521.10 Kg 13.700 10.000 23.250 450 12 BỘT HỒ 1523.10 Kg 50 0 20 30 13 BĂNG KEO 1524.10 Cuộn 50 0 30 20 14 EMAMECTIN BENZOATE 69% 1524.10 Kg 100 0 0 100 15 ISOPROTHIOLANE 1524.10 Kg 1.432 0 0 1.432 16 GERONOL CH800 1524.10 Kg 32 0 0 32 17 IMIDACLOPRID 1524.10 Kg 200 0 0 200 Ngày 01/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1124, đơn vị nhập kho: + Nguyên vật liệu màu tím (METHYL VIOLET) với số lượng thực nhập 4.000 kg, đơn giá 60.000 đ/kg. + PVA với số lượng thực nhập là 1.600 kg, đơn giá 41.000 đ/kg. + Thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho Công ty Nông Dược Hai. + Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1521.10 240.000.000 Nợ TK 1331.10 24.000.000 Có TK 3311.10 264.000.000 Nợ TK 1521.10 65.600.000 Nợ TK 1331.10 6.560.000 Có TK 3311.10 72.160.000 Ngày 07/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1125, đơn vị nhập kho KAOLIN với số lượng thực nhập 5.050 kg, đơn giá 282.000 đ/kg. + Thuế suất GTGT là 10%. + Chưa thanh toán cho Công ty Thanh Bình, kế toán ghi: Nợ TK 1522.10 1.424.100.000 Nợ TK 1331.10 142.410.000 Có TK 3311.10 1.566.510.000 Kèm theo phiếu nhập kho 1125/12/2009 và hóa đơn GTGT EM/2009N – 18665 là chứng thư chất lượng đảm bảo hàng nhập kho đủ chất lượng. HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EM/2009N Liên 2: Giao khách hàng 018665 Ngày 07 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH SX TM DV THANH BÌNH Địa chỉ: 153 Tạ Uyên, Phường 4, Quận 11, TP. Số tài khoản: 0301193644-1 Điện thoại: 08-8566289 Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM Địa chỉ: 102 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1, TP HCM Số tài khoản: 102010000087726 Hình thức thanh toán: TM hoặc CK MS: 03 0040894 6 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 KAOLIN Kg 5.050 282.000 1.424.100.000 Cộng tiền hàng: 1.424.100.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 142.410.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.566.510.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ năm trăm sáu mươi sáu triệu năm trăm mười ngàn đồng./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) CTY CP THUỐC SÁT TRÙNG VN PHIẾU NHẬP Số: 1125/12/2009 102 Nguyễn Đình Chiểu, Q1 Ngày: 07/12/2009 Nợ:_______ Có:_______ Họ tên người giao hàng: CTY TNHH SXTM DV THANH BÌNH Kèm theo: HĐ 18665 Thuế VAT: 10.00% Nhập tại kho: NHÀ MÁY ND BÌNH DƯƠNG (CN3) Nội dung: Mua hàng STT Tên hàng và Quy cách Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực nhập 1 KAOLIN Kg 5.050 5.050 282.000 1.424.100.000 Cộng 1.424.100.000 Thành tiền: Một tỷ bốn trăm hai mươi bốn triệu một trăm ngàn đồng. Phụ lục 2: WLPLN.MNX/02 Nhập ngày 07 tháng 12 năm 2009 Người giao hàng Phụ trách kế toán Thủ kho Phụ trách bộ phận Ngày 10/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1126, đơn vị nhập kho CÁT TRẮNG XK với số lượng thực nhập là 51 kg, đơn giá 261.000 đ/kg. + Thuế suất GTGT là 10%. + Thanh toán ngay bằng tiền mặt. + Khi nhập kho, Công ty phát hiện thiếu 5 kg. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1522.10 13.311.000 Nợ TK 1331.10 1.331.100 Nợ TK 1381.10 1.305.000 Có TK 1111.10 15.947.100 + Khi đơn vị báo cho bên bán, bên bán giảm trị giá lô hàng phải trả: Nợ TK 1111.10 1.435.500 Có TK 1381.10 1.305.000 Có TK 1331.10 130.500 Ngày 14/12/2009, theo phiếu nhập kho số 1127, đơn vị nhập kho F.CARBOFURAN với số lượng thực nhập là 5.000 kg, đơn giá nhập 7,20 $/kg. + Thuế suất nhập khẩu 1%. Thuế suất thuế GTGT là 5%. + Chưa thanh toán tiền cho Công ty Phú Châu. Quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá tại thời điểm nhập kho vật liệu: 7,20 USD * 19.050 USD/VNĐ = 137.160 VNĐ Trị giá lô nguyên vật liệu F.CARBOFURAN nhập kho: 5.000 kg * 137.160 đ/kg = 685.800.000 đ Khoản thuế nhập khẩu Công ty phải nộp cho Nhà nước: 685.800.000 đ – (685.800.000 đ / 101%) = 6.790.099 đ Khoản thuế GTGT của lô hàng nhập khẩu phải nộp: 685.800.000 đ * 5% = 34.290.000 đ + Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1521.10 685.800.000 Có TK 3312.10 679.009.901 Có TK 3333.10 6.790.099 Nợ TK 133.10 34.290.000 Có TK 33312.10 34.290.000 Ngày 15/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1128, Công ty nhập kho BAO PELD với số lượng thực nhập là 208 kg, đơn giá là 22.000 đ/kg. + Thuế suất GTGT là 10%. + Chưa thanh toán cho Công ty Nông Dược Hai. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1524.10 4.576.000 Nợ TK 1331.10 457.600 Có TK 3311.10 5.033.600 Ngày 16/12/2009 căn cứ vào phiếu nhập kho số 1132, nhập kho 155L Dầu lửa, đơn giá 6.500 đ/l. + Thuế suất GTGT là 10% + Thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1523.10 6.500.000 Nợ TK 1331.10 650.000 Có TK 1111.10 7.150.000 Ngày 17/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1129, nhập kho BAO PP (60 x 80 x 75), với số lượng thực nhập 5.080 cái, đơn giá là 2.900 đ/cái. + Thuế suất thuế GTGT là 10%. + Được thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1524.10 14.732.000 Nợ TK 1331.10 1.473.200 Có TK 1121.10 16.205.200 Ngày 22/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1130, đơn vị nhập kho bao bì loại cuộn PETVIPURAN với số lượng thực nhập 5.750 cuộn, đơn giá là 5.000 đ/cuộn. + Hàng đã nhập kho nhưng hoá đơn chưa về. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1524.10 28.750.000 Có TK 3311.10 28.750.000 Ngày 25/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 1131, nhập kho VIFOSAT với số lượng 2.000 kg, đơn giá 22.000 đ/kg. Thuế GTGT 10% Chưa thanh toán cho Công ty Sao Việt. Chi phí vận chuyển bốc dỡ vật liệu này là 600.000đ, thuế GTGT 10% thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán ghi nhận: Nhập kho nguyên vật liệu, chưa thanh toán cho Công ty Thanh Bình: Nợ TK 1521.10 44.000.000 Nợ TK 1331.10 4.400.000 Có TK 3311.10 48.400.000 Chi phí vận chuyển bốc dỡ: Nợ TK 1521.10 600.000 Nợ TK 1331.10 60.000 Có TK 1111.10 660.000 Ngày 28/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho 1133, nhập kho GLYPHOSATE 62%, số lượng 20.000 kg, đơn giá 7,1$/kg. + Thuế nhập khẩu 1%. Thuế suất GTGT là 10%. + Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá tại thời điểm nhập kho vật liệu: 7,10 USD * 19.050 USD/VNĐ = 135.255 VNĐ Trị giá lô nguyên vật liệu GLYPHOSAT 62% nhập kho: 10.000 kg * 135.255 đ/kg = 1.352.550.000 VNĐ Khoản thuế nhập khẩu Công ty phải nộp cho Nhà nước: 1.352.550.000 đ – (1.352.550.000 đ/ 101%) = 13.391.584 đ Khoản thuế GTGT của lô hàng nhập khẩu phải nộp: 1.352.550.000 * 10% = 135.255.000 đ + Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1521.10 1.352.550.000 Có TK 3312.10 1.339.158.416 Có TK 3333.10 13.391.584 Nợ TK 133.10 135.255.000 Có TK 33312.10 135.255.000 Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán nhập liệu cho tất cả các mặt hàng nhập kho vào tập tin N, chương trình sẽ tự cập nhật vào các sổ thẻ có liên quan. Nhập liệu vào máy tính các nghiệp vụ phát sinh: Căn cứ vào chứng từ nhập kho, kế toán nhập liệu cho tất cả các mặt hàng nhập kho vào tập tin N. Đối với thuế GTGT đầu vào phải nộp của hàng nhập khẩu, kế toán cũng nhập liệu vào tập tin N, nhưng ghi là: Nợ TK 1331.10 Có TK 33312.10 Nhập liệu cho nghiệp vụ phát sinh ngày 07/12/2009: TẬP N Loại phiếu (N:nhập, X:xuất): N Số chứng từ: 0966 Ngày chứng từ: 07/12/2009 Mã khách hàng: Khách hàng: DN Tư Nhân Cẩm Nguyên Mã kho: _05 Tên kho: Nhà máy Nông dược Bình Dương Mã hàng: PBAI 589 Tên hàng: KAOLIN Đơn vị tính: kg Số lượng: 5.050 Đơn giá: 282.000 Thành tiền: 685.800.000 Loại tiền: VNĐ Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán cho người bán Ghi nợ: 1522.10 Lý do nhập/xuất: Mua hàng HĐ 018665 (Ngày 07/12/2009) Ghi có: 3311.10 Mã thành phẩm: Bạn có muốn nhập liệu nữa không? 2.2.3.3. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu 2.2.3.3.1. Chứng từ sử dụng Phiếu xuất kho, di chuyển nội bộ tại Công ty Phiếu lãnh vật tư Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức 2.2.3.3.2. Nghiệp vụ phát sinh Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Vì vậy, từ tình hình tồn đầu kỳ và các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ ta tính được đơn giá xuất kho một số vật liệu. Ta có bảng kê nhập xuất tồn một số loại nguyên vật liệu sau Bảng 2.2. Bảng kê nhập xuất tồn nguyên vật liệu tháng 12/2009 STT Tên NVL Tài khoản tương ứng ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Số lượng Đơn giá (VNĐ) Số lượng Đơn giá (VNĐ) Số lượng Đơn giá (VNĐ) 1 METHYL VIOLET 1521.10 Kg 1.130 61.500 4.000 60.000 4.130 60.330 2 PVA 1521.10 Kg 546 40.000 1.600 41.000 300 40.746 3 KAOLIN 1522.10 Kg 554.5 284.000 5.050 282.000 2.150,5 282.198 4 CÁT TRẮNG XK 1522.10 Kg 0 45 261.000 45 261.000 5 F.CARBOFURAN 1521.10 Kg 1.606 136.000 5.000 137.160 6.000 136.878 6 BAO PELD 1524.10 Kg 104 24.000 208 22.000 150 22.667 7 BAO PP 1524.10 Cái 720 2.900 5.080 2.900 3.740 2.900 8 PETVIPURAN 1524.10 Cuộn 70 4.600 5.750 5.000 4.800 4.995 9 VIFOSAT 1521.10 Kg 1.200 23.650 2.000 22.000 3.200 22.619 10 DẦU LỬA 1523.10 Lít 1.000 6.500 155 6.500 1.055 6.500 11 GLYPHOSATE 1521.10 Kg 13.700 135.000 10.000 135.255 23.250 135.108 12 BỘT HỒ 1523.10 Kg 50 12.000 0  0 20 12.000 13 BĂNG KEO 1524.10 Cuộn 50 15.000 0  0 30 15.000 14 EMAMECTIN 1521.10 Kg 100 116.342 0  0 0 0 15 ISOPROTHIOLANE 1521.10 Kg 1432 43.240 0  0 0 0 16 GERONOL CH800 1521.10 Kg 32 16.090 0  0 0 0 17 IMIDACLOPRID 98% 1521.10 Kg 200 15.238 0 0 0 0 Trong kỳ, Công ty có các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu theo hạn mức để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào “phiếu xuất vật tư theo hạn mức” số XH0478/12/2009 xuất các nguyên vật liệu sau: Bảng 2.3. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức tháng 12/2009 Đơn vị: CT CP THUỐC SÁT TRÙNG VN Mẫu số: 04-VT Địa chỉ: 102 Nguyễn Đình Chiểu, Q1, TPHCM Số: XH0478/12/2009 PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Xuất tại kho: NM ND BÌNH DƯƠNG Lý do xuất : Sản xuất tháng 12 năm 2009 Theo ĐM: 181 ngày 18/12/2009 Kế hoạch giao:5.00 Tấn Thực hiện: 5.50 Tấn STT Mã NVL Tên nguyên vật liệu Đvt Slg ĐM Hạn mức duyệt tháng Hạn mức thực hiện Số lượng thực xuất Ghi chú 1 MEVIO02 METHYL VIOLET Kg 348 5.100 5200,26 4.130 2 PVAT01 PVA Kg 59 299 311 300 3 KAOL08 KAOLIN Kg 785 2.249,5 2.250,52 2.150.5 4 CATXK3 CÁT TRẮNG XK Kg 24 46 46,5 45 5 CARB12 F.CARBOFURAN Kg 800 6.600 6.610 6.000 6 BPELD4 BAO PELD Kg 38 149,35 150,78 150 7 BAOP06 BAO PP Cái 784 3.724 3.743,5 3.740 8 PEVI004 PETVIPURAN Cuộn 801 4.800 4.821 4.800 9 VIFO5 VIFOSAT Kg 675 3.250,65 3.268,64 3.200 10 DAUL DẦU LỬA Lít 217 1.040 1.074,12 1.055 11 GLYTE15 GLYPHOSATE Kg 10.000 22.890 23.800 23.250 12 BOTHD BỘT HỒ Kg 12 21 21,14 20 13 KEOBH BĂNG KEO Cuộn 8 29 28 30 TP.HCM, Ngày 31 tháng 12 năm 2009 PT.Bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Xuất CARBONFURAN 75% với số lượng 6.000 kg, đơn giá 136.878 đ/kg cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6211.10 821.268.000 Có TK 1521.10 821.268.000 Xuất PVA với số lượng 300kg, đơn giá 40.746 đ/kg cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6211.10 12.223.672 Có TK 1521.10 12.223.672 Xuất GLYPHOSATE 62% với số lượng 23.250kg, đơn giá 135.108 đ/kg cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6211.10 3.141.261.000 Có TK 1521.10 3.141.261.000 Xuất KAOLIN trắng mịn với số lượng 2150,50 kg, đơn giá 282.198đ/kg cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6212.10 606.866.534 Có TK 1522.10 606.866.534 Xuất BAO PP với số lượng 2.000 cái, đơn giá 2.900 đ/cái cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6214.10 10.846.000 Có TK 1524.10 10.846.000 Xuất MÀU TÍM (METHYL VIOLET) với số lượng 4.130 kg, đơn giá 60.330 đ/kg cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6211.10 249.162.900 Có TK 1521.10 249.162.900 Xuất CÁT TRẮNG XK với số lượng 45kg, đơn giá 261.000 đ/kg cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6212.10 11.745.000 Có TK 1522.10 11.745.000 Dầu lửa số lượng 1.055 l, đơn giá 6.500 đ/l cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6213.10 6.857.500 Có TK 1523.10 6.857.500 Xuất bột hồ với số lượng 20 kg, đơn giá 12.000 đ/kg cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi: Nợ TK 6213.10 240.000 Có TK 1523.10 240.000 Xuất băng keo 60*100 (In chữ) với số lượng 30 cuộn, đơn giá 15.000 đ/cuộn cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi: Nợ TK 6214.10 450.000 Có TK 1524.10 450.000 Nhập liệu vào máy tính các nghiệp vụ phát sinh: Căn cứ vào chứng từ xuất kho, kế toán nhập liệu cho tất cả các nguyên vật liệu xuất kho vào tập tin N. Và phần mềm sẽ tự cập nhật. Căn cứ vào chứng từ “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” số XH0478/12/2009, nhập liệu vào tập tin N nghiệp vụ xuất kho F.CARBONFURAN 75% cho bộ phận sản xuất. TẬP N Loại phiếu (N:nhập,X:xuất):X Số chứng từ:XH0364 Ngày CTừ: 14/12/2009 Mã khách hàng: Khách hàng: Mã kho:_01 Tên kho: Bình Triệu Mã hàng: NBAD263 Tên hàng: F.CARBONFURAN 75% Đơn vị tính: Kg Số lượng: 20.000 Đơn giá: 115.560 Thành tiền: 2.311.200.000 Loại tiền: Việt Nam Hình thức thanh toán: Ngay Ghi nợ: 6211.10 Lý do nhập/xuất: Xuất cho bộ phận sản xuất(14/12/2009) Ghi có: 1521.10 Mã thành phẩm: Bạn có muốn nhập liệu nữa không? Cuối tháng, kế toán kiểm tra đối chiếu lại sổ liệu và in ra sổ chi tiết công cụ dụng cụ, sổ tổng hợp công cụ dụng cụ và các sổ khác có liên quan. 2.2.4. KẾ TOÁN TỔNG HỢP CÔNG CỤ DỤNG CỤ Cũng như nguyên vật liệu, Công ty cũng hạch toán công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh theo dõi tình hình nhập xuất tồn của công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất và hoạt động của Công ty. 2.2.4.1. Chứng từ sử dụng Hợp đồng mua bán Hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho, xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 2.2.4.2. Tài khoản sử dụng Đối với công cụ dụng cụ, Công ty sử dụng tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn công cụ dụng cụ. Tài khoản 153 mở chi tiết các tài khoản sau: TK 1531.10 Phụ tùng thay thế TK 1532.10 Máy móc nhỏ phục vụ sản xuất TK 1533.10 Phương tiện phục vụ công tác hành chánh văn phòng 2.2.4.3. Phương pháp hạch toán 2.2.4.3.1. Trường hợp nhập kho công cụ dụng cụ Ngày 2/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 2101 Công ty nhập kho 4 máy tính hiệu Acer phục vụ cho Phòng kế toán, đơn giá 8.500.000 đ/cái. + Thuế GTGT 10% + Thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1533.10 31.600.000 Nợ TK 1331.10 3.160.000 Có TK 1111.10 34.760.000 HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EM/2009N Liên 2: Giao khách hàng 018775 Ngày 02 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: CTY CP THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM Địa chỉ: 63 Trần Hưng Đạo, Q1, TP.HCM Số tài khoản: 0301193494-1 Điện thoại: 08-38211211 Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM Địa chỉ: 102 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1, TP HCM Số tài khoản: 102010000087726 Hình thức thanh toán: TM hoặc CK MS: 03 0040894 6 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Máy tính Acer Cái 4 8.500.000 31.600.000 Cộng tiền hàng: 31.600.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.160.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 34.760.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bốn triệu bảy trăm sáu mươi ngàn đồng ./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) CTY CP THUỐC SÁT TRÙNG VN 102 Nguyễn Đình Chiểu, Q1 PHIẾU NHẬP Số: 2101/12/2009 Ngày: 02/12/2009 Nợ:_______ Có:_______ Họ tên người giao hàng: CTY CP THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM Kèm theo: HĐ 18775 Thuế VAT: 10.00% Nhập tại kho: NHÀ MÁY ND BÌNH DƯƠNG (CN3) Nội dung: Mua hàng STT Tên hàng và Quy cách Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực nhập 1 Máy tính Acer Cái 4 4 8.500.000 31.600.000 Cộng 31.600.000 Thành tiền: Ba mươi mốt triệu sáu trăm ngàn đồng./. Nhập ngày 02 tháng 12 năm 2009 Người giao hàng Phụ trách kế toán Thủ kho Phụ trách bộ phận Ngày 10/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 2102 Công ty nhập kho 50 bộ quần áo bảo hộ lao động, đơn giá 68.000 đ/bộ. + Thuế GTGT 10% + Thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1531.10 3.400.000 Nợ TK 1331.10 340.000 Có TK 1111.10 3.740.000 - Ngày 12/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho số 2103 Công ty nhập kho 3 máy lạnh phục vụ cho phòng Kế toán, đơn giá 8.000.000 đ/cái. + Thuế GTGT 10% + Chưa thanh toán cho Công ty Nguyễn Kim. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1533.10 24.000.000 Nợ TK 1331.10 2.400.000 Có TK 3311.10 26.400.000 - Ngày 15/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho 2104 Công ty nhập kho 2 máy nhỏ phục vụ sản xuất, đơn giá 3.500.000 đ/cái. + Thuế GTGT 10% + Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1532.10 7.000.000 Nợ TK 1331.10 700.000 Có TK 1121.10 7.700.000 - Ngày 25/12/2009, căn cứ vào phiếu nhập kho 2105 Công ty nhập kho 5 lọ mực in phục vụ phòng Kế toán, đơn giá 450.000 đ/lọ + Thuế GTGT 10% + Thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1533.10 2.250.000 Nợ TK 1331.10 225.000 Có TK 1111.10 2.475.000 2.2.4.3.2. Trường hợp xuất kho công cụ dụng cụ Ngày 29/12/2009, căn cứ vào phiếu xuất kho số PBCC01 Công ty xuất kho công cụ mua ngày 02/12/2009 phục vụ cho Phòng kế toán. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6423.10 31.600.000 Có TK 1533.10 31.600.000 Ngày 29/12/2009, căn cứ vào phiếu xuất kho số PBCC02 Công ty xuất kho công cụ dụng cụ mua ngày 10/12 phục vụ cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6271.10 3.400.000 Có TK 1531.10 3.400.000 Ngày 29/12/2009, căn cứ vào phiếu xuất kho số PBCC03 Công ty xuất kho công cụ dụng cụ mua ngày 12/12 phục vụ cho Phòng kế toán. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6423.10 24.000.000 Có TK 1533.10 24.000.000 Ngày 29/12/2009, căn cứ vào phiếu xuất kho số PBCC04 Công ty xuất kho công cụ dụng cụ mua ngày 15/12 phục vụ cho bộ phận sản xuất. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6271.10 7.000.000 Có TK 1532.10 7.000.000 Ngày 29/12/2009, căn cứ vào phiếu xuất kho số PBCC05 Công ty xuất kho công cụ dụng cụ mua ngày 25/12 phục vụ cho Phòng kế toán. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 6423.10 2.250.000 Có TK 1533.10 2.250.000 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ - Sau khi nhập những thông tin cần thiết về các nghiệp vụ nhập - xuất kho vào tập N, chương trình sẽ lưu lại trong một tài liệu có dạng tương tự như sổ nhật ký chung, trong đó có sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sau đó tổng hợp thông tin để lập bảng xuất nhập tồn nguyên vật liệu và các bảng báo cáo khác có liên quan. - Cuối tháng, kế toán chạy chương trình phần mềm, tính ra số dư của các tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sau đó in ra sổ chi tiết, sổ tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng 2.4. Sổ chi tiết vật tư – hàng hóa CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM 102 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1, TP.HCM SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ – HÀNG HOÁ Từ ngày 01/09/2009 đến ngày 31/12/2009 Mã vật tư: NBAD263 Đơn vị tính: Kg Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: GLYPHOSATE 62% Kho: Bình Triệu Lượng tồn đầu kỳ: 13.971 1.614.488.760 CHỨNG TỪ Diễn Giải ĐƠN GIÁ NHẬP XUẤT TỒN Số Ngày CTG S.LG TH.TIỀN S.LG TH.TIỀN S.LG TH.TIỀN 922 28/07 JAS0802 Nhập 115.560 20.029 2.311.200.000 34.000 3.929.040.000 Xuất 115.560 13.971 1.614.488.760 20.029 2.311.200.000 364 31/07 Xuất 115.560 20.029 2.311.200.000 0 0.000 CUỐI KỲ 0 0.000 Ngày … Tháng … Năm … Người lập Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) - Cuối quý, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu hợp lý, kế toán chạy chương trình và in ra sổ cái. Bảng 2.5. Sổ cái – TK 1521 CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VN 102 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1, TP.HCM SỔ CÁI – TK 1521 Tháng 9 đến tháng 12 năm 2009 Tên tài khoản: Nguyên Vật Liệu $VN Trang số: 1/KT/VPC Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ Phải trả người bán trong nước Phải trả người xuất khẩu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 3311 3312 621 38,769,377,287.17 3,036,319,521.00 17,641,980,528.00 17,969,380,982.19 Tổng số phát sinh 20,678,300,049 17,969,380,982.19 Số dư cuối kỳ 2,708,919,066.81 Ngày … Tháng … Năm 2008 Người ghi sổ Kế toán tưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thẻ kho hàng tháng được chuyển lên Phòng kế toán để kiểm tra và đối chiếu với sổ kế toán. Định kỳ sáu tháng ban kiểm kê sẽ xuống kho nhận chứng từ, kiểm kê lại hàng tồn kho và sổ sách để kiểm tra xem việc ghi chép của thủ kho có khớp đúng với số liệu sổ sách hay không. Tại đây, nếu có sự chênh lệch số liệu sẽ được chỉnh sửa cho phù hợp và khớp đúng. Việc đối chiếu được thực hiện giữa số liệu trên thẻ kho với bảng kê chi tiết nguyên vật liệu, giữa số liệu tổng hợp trên thẻ kho với bảng báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Thông thường cuối kỳ kế toán, từ những thông tin tổng hợp trên máy tính sẽ in ra bảng báo cáo nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, sau đó đối chiếu với các kho của công ty. Bảng 2.6. Thẻ kho Tổng Công Ty Hoá Chất Việt Nam Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam THẺ KHO Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hoá): Glyphosate 62% Trang: Quy cách phẩm chất: Đơn vị: CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƯỢNG Xác nhận của kế toán Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 Tháng 05/2009 33.495 19/05 PHM: 208/05/09 310 PHM:209/05/09 7.594 PHM:210/05/09 14.116 27/05 646/5 LongFat Global Co Ltd 20.000 02/05 300/5 TTNC & PTND 04 27/05 PHM: 231/05/09 2.980 PHM: 232/05/09 619 29/05 656/5 LongFat Global Co Ltd 20.000 30/05 PHM: 234/05/09 18.651 Tháng 06/2009 29.221 12/06 717/6 HiSiGMaChe Co Ltd 20.000 12/06 718/6 LongFat Global Co Ltd 20.000 15/06 PHM: 240/06/09 55.250 Tháng 07/2009 13.971 15/07 PHM: 0363/07/09 13.971 28/07 922/7 Jason Marketing & Ser 20.029 31/07 PHM: 0364/07/09 20.029 Bảng2.7. Bảng kê Nhập Xuất Tồn Nguyên vật liệu tháng 12/2009 Tên cơ sở KD: Cty CP Thuốc sát trùng VN Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam NM Nông Dược Bình Dương Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Mẫu số: I-9 BẢNG KÊ NHẬP XUẤT TỒN THÁNG 12/2009 Mã kho: KCNL Trang:3 STT Tên NVL Tài khoản tương ứng ĐVT Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ 1 METHYL VIOLET 1521.10 Kg 1.130 4.000 4.130 1.000 2 PVA 1521.10 Kg 546 1.600 300 1.846 3 KAOLIN 1522.10 Kg 554,5 5.050 2.150,5 3.454 4 CÁT TRẮNG XK 1522.10 Kg 0 45 45 0 5 F.CARBOFURAN 1521.10 Kg 1.606 5.000 6.000 606 6 BAO PELD 1524.10 Kg 104 208 150 162 7 BAO PP 1524.10 Cái 720 5.080 3.740 2.060 8 PETVIPURAN 1524.10 Cuộn 70 5.750 4.800 1.020 9 VIFOSAT 1521.10 Kg 1.200 2.000 3.200 0 10 DẦU LỬA 1523.10 Lít 155 1.000 1.055 100 11 GLYPHOSATE 1521.10 Kg 13.700 10.000 23.250 450 12 BỘT HỒ 1523.10 Kg 50 0 20 30 13 BĂNG KEO 1524.10 Cuộn 50 0 30 20 14 EMAMECTIN BENZOATE 69% 1521.10 Kg 100 0 0 100 15 ISOPROTHIOLANE 1521.10 Kg 1.432 0 0 1.432 16 GERONOL CH800 1521.10 Kg 32 0 0 32 17 IMIDACLOPRID 1521.10 Kg 200 0 0 200 Bảng 2.8. Bảng kê Nhập Xuất Tồn Công cụ dụng cụ tháng 12/2009 Tên cơ sở KD: Cty CP Thuốc sát trùng VN Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam NM Nông Dược Bình Dương Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Mẫu số: D-3 BẢNG KÊ NHẬP XUẤT TỒN THÁNG 12/2009 Mã kho: KCNL Trang:2 Số TT Mã hàng Tên Hàng ĐVT Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kì 24 LG01 MÁY LẠNH LG Cái 3.00 3.00 25 MAY01 MÁY NHỎ PHỤC VỤ SX Cái 2.00 2.00 26 QAO QUẦN ÁO BẢO HỘ LĐ Cái 50.00 50.00 27 MUC03 MỰC IN Lọ 5.00 5.00 28 GIA02 GIẤY A4 Hộp 8.00 8.00 29 BAN07 BÀN ĐỂ MÁY TÍNH Cái 2.00 2.00 30 MTA08 MÁY TÍNH ACER Cái 4.00 4.00 31 VPP09 BÓNG ĐÈN Cái 5.00 5.00 32 QD10 QUẠT ĐIỆN Cái 5.00 5.00 Kế toán lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, Công ty thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đó bao hàm cả Nguyên vật liệu vào cuối kỳ kế toán năm. 2.2.6.1. Chứng từ sử dụng Chứng từ là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, chứng từ cho thấy sự giảm giá của sản phẩm được sản xuất từ các loại nguyên vật liệu đó, bao gồm: - Giấy báo giá - Bảng niêm yết giá - Các hóa đơn Dựa vào đó kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá nguyên vật liệu” 2.2.6.2. Trị giá Hàng tồn kho trên bảng Cân đối kế toán năm 2009 BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Tại ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính : VND Mã số TÀI SẢN Thuyết minh Số cuối năm Số đầu năm 100 A . TÀI SẢN NGẮN HẠN 340.764.652.169 321.630.522.490 110 I. Tiền và các khoản tương đương tiền 18.693.499.742 23.939.387.741 111 1. Tiền V.01 18.693.499.742 22.939.387.741 112 2. Các khoản tương đương tiền 0 1.000.000.000 120 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 3.500.000.000 0 121 1. Đầu tư ngắn hạn V.02 3.500.000.000 0 129 2. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) 0 0 130 III. Các khoản phải thu ngắn hạn 170.595.415.139 140.198.482.922 131 1. Phải thu khách hàng 160.874.151.317 130.413.846.114 132 2. Trả trước cho người bán 2.026.829.099 967.854.276 135 5. Các khoản phải thu khác V.03 8.389.375.515 9.403.201.423 139 6. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (*) (694.940.792) (586.418.891) 140 IV. Hàng tồn kho 143.607.593.242 151.631.286.040 141 1. Hàng tồn kho V.04 144.161.649.574 152.208.974.756 149 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) (554.056.332) (577.688.716) 150 V. Tài sản ngắn hạn khác 4.368.144.046 5.861.365.787 151 1. Chi phí trả trước ngắn hạn 129.577.335 28.228.500 152 2. Thuế GTGT được khấu trừ 3.065.616.420 2.381.373.554 154 3. Thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước V.05 19.663.580 19.663.580 158 4. Tài sản ngắn hạn khác V.06 1.153.286.711 3.432.100.153 200 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 73.401.729.330 72.926.178.399 210 I- Các khoản phải thu dài hạn 0 0 220 II . Tài sản cố định 26.289.969.402 26.263.978.300 221 1. Tài sản cố định hữu hình V.07 24.157.549.324 23.717.136.271 222 - Nguyên giá 95.603.692.789 91.589.571.231 223 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) (71.446.143.465) (67.872.434.960) 224 2. Tài sản cố định thuê tài chính 0 0 227 3. Tài sản cố định vô hình V.08 463.269.894 485.732.097 228 - Nguyên giá 1.898.079.060 1.898.079.060 229 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) (1.434.809.166) (1.412.346.963) 230 4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang V.09 1.669.150.184 2.061.109.932 240 III. Bất động sản đầu tư 0 0 250 IV. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 44.060.900.414 44.060.900.414 251 1. Đầu tư vào công ty con V.10 21.118.953.482 21.118.953.482 252 2. Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh V.11 21.522.020.841 21.522.020.841 258 3. Đầu tư dài hạn khác V.12 1.419.926.091 1.419.926.091 259 4. DP giảm giá đầu tư tài chính dài hạn (*) 0 0 260 V. Tài sản dài hạn khác 3.050.859.514 2.601.299.685 261 1. Chi phí trả trước dài hạn V.13 995.614.034 546.054.205 262 2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 0 0 268 3. Tài sản dài hạn khác V.14 2.055.245.480 2.055.245.480 270 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 414.166.381.499 394.556.700.889 BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN (Tiếp) Đơn vị tính : VND Mã số NGUỒN VỐN Thuyết minh Số cuối năm Số đầu năm 300 A . NỢ PHẢI TRẢ 165.297.180.910 152.058.157.704 310 I. Nợ ngắn hạn 121.941.758.941 108.714.807.887 311 1. Vay và nợ ngắn hạn V.15 22.933.277.140 16.831.707.970 312 2. Phải trả người bán 65.659.204.512 67.571.989.681 313 3. Người mua trả tiền trước 1.886.114.359 238.446.172 314 4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước V.16 1.065.878.650 4.498.663.870 315 5. Phải trả người lao động 7.196.306.034 5.585.586.480 316 6. Chi phí phải trả V.17 12.983.678.469 11.633.490.569 317 7. Phải trả nội bộ 0 0 319 9. Các khoản phải trả, phải nộp khác V.18 9.808.877.282 2.301.470.081 320 10. Dự phòng phải trả ngắn hạn 0 0 321 11. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 408.422.495 53.453.064 330 II. Nợ dài hạn 43.355.421.969 43.343.349.817 331 1. Phải trả dài hạn người bán 0 0 332 2. Phải trả dài hạn nội bộ 0 0 333 3. Phải trả dài hạn khác V.19 42.873.425.000 42.873.425.000 334 4. Vay và nợ dài hạn V.20 333.603.000 352.091.500 335 5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 0 0 336 6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 148.393.969 117.833.317 337 7. Dự phòng phải trả dài hạn 0 0 400 B . VỐN CHỦ SỞ HỮU 248.869.200.589 242.498.543.185 410 I. Vốn chủ sở hữu V.21 247.912.658.476 241.546.701.072 411 1. Vốn đầu tư của chủ sỡ hữu 174.719.940.000 174.719.940.000 412 2. Thặng dư vốn cổ phần 0 0 413 3. Vốn khác của chủ sở hữu 0 0 414 4. Cổ phiếu quỹ (*) 0 0 415 5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 0 0 416 6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái (27.814.224) (36.307.046) 417 7. Quỹ đầu tư phát triển 30.480.923.603 21.218.206.943 418 8. Quỹ dự phòng tài chính 4.684.298.454 3.000.288.776 419 9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 0 0 420 10. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 38.055.310.643 42.644.572.399 421 11. Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 0 0 430 II. Nguồn kinh phí và quỹ khác 956.542.113 951.842.113 431 1. Nguồn kinh phí V.22 134.562.337 129.862.337 432 2. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 821.979.776 821.979.776 440 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 414.166.381.499 394.556.700.889 Hàng tồn kho – Mã số 140: là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ chỉ giá hiện có các loại hàng tồn kho dự trữ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sau khi trừ đi dự phòng giảm giá hàng tồn kho đến thời điểm báo cáo. Mã số 140 = Mã số 141 + Mã số 149 Hàng tồn kho – Mã số 141: số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Hàng tồn kho” là tổng số dư Nợ của các Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường”, 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, 153 “Công cụ dụng cụ”, 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, 155 “Thành phẩm”, 156 “Hàng hóa”, 157 ‘Hàng gửi đi bán” trên Sổ Cái. Khoản Dự phòng giảm giá hàng tồn kho của Công ty đến cuối năm 2009 là 577.688.716 đ so với Doanh thu năm 2009: 398.481.685.458 đ là không đáng kể, trong đó dự phòng giảm giá Nguyên vật liệu chiếm giá trị nhỏ vì nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là các hóa chất mà đa phần hóa chất đều tăng giá chỉ có một số mặt hàng đặc biệt giảm giá như: EMAMECTIN BENZOATE 69%, ISOPROTHIOLANE 40%, GERONOL CH800, IMIDACLOPRID 98%.... 2.2.6.3. Trích lập khoản dự phòng Ngày 31/12/2009, Công ty tồn kho EMAMECTIN BENZOATE 69% với số lượng 100 kg + Giá gốc theo giá hóa đơn: 116.342 đ/kg + Giá bán trên thị trường: 109.000 đ/kg + Chi phí liên quan đến ước tính để tạo thành và tiêu thụ sản phẩm sản xuất từ nguyên vật liệu này là 15.000 đ/sp, 1 kg NVL này sản xuất được 5 sản phẩm. Giá trị thuần có thể thực hiện được: 109.000 đ/kg – (15.000 đ/sp * 5) = 34.000 đ/kg Mức dự phòng giảm giá NVL này: 100 kg * (116.342 đ/kg – 34.000 đ/kg) = 8.234.200 đ + Kế toán ghi nhận: Nợ TK 632 8.234.200 Có TK 159 8.234.200 Ngày 31/12/2009, Công ty tồn kho ISOPROTHIOLANE 96% với số lượng 1.432 kg. + Giá gốc theo giá hóa đơn: 43.240 đ/kg + Giá bán trên thị trường: 41.250 đ/kg + Chi phí liên quan đến ước tính để tạo thành và tiêu thụ sản phẩm sản xuất từ nguyên vật liệu này là 4.500 đ/sp, 1 kg NVL này sản xuất được 5 sp. Giá trị thuần có thể thực hiện được: 41.250 đ/kg – (3.500 đ/sp * 5) = 23.750 đ/kg Mức dự phòng giảm giá NVL này: 1.432 kg * (43.240 đ/kg – 23.750 đ/kg) = 27.909.680 đ + Kế toán ghi nhận: Nợ TK 632 27.909.680 Có TK 159 27.909.680 Ngày 31/12/2009, Công ty tồn kho GERONOL CH800 với số lượng 32 kg. + Giá gốc theo giá hóa đơn: 16.090 đ/kg + Giá bán trên thị trường: 14.000 đ/kg + Chi phí liên quan đến ước tính để tạo thành và tiêu thụ sản phẩm sản xuất từ nguyên vật liệu này là 3.000 đ/sp, 1 kg NVL này sản xuất được 3 sp Giá trị thuần có thể thực hiện được: 14.000 đ/kg – (3.000 đ/sp * 3) = 5.000 đ/kg Mức dự phòng giảm giá NVL này: 32 kg * (16.090 đ/kg – 5.000 đ/kg) = 354.880 đ + Kế toán ghi nhận: Nợ TK 632 354.880 Có TK 159 354.880 Ngày 31/12/2009, Công ty tồn kho IMIDACLOPRID 98% với số lượng 200 kg. + Giá gốc theo giá hóa đơn: 15.238 đ/kg + Giá bán trên thị trường: 13.700 đ/kg + Chi phí liên quan đến ước tính để tạo thành và tiêu thụ sản phẩm sản xuất từ nguyê