Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động – xã hội

LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, xu hướng toàn cầu hoá và thương mại hoá diễn ra một cách suất sắc trên mọi lĩnh của đời sống kinh tế, xã hội trên phạm vi toàn thế giới. Đối với ta, đang trong giai đoạn phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa để có nhiều cơ hội phát triển nước ta phải hội nhập vào nền kinh tế thương mại hoá với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thành phần kinh tế đề ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội vươn lên tự khẳng định mình .Tuy nhiên nó cũng cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn, thử thách cần phải giải quyết. Các doanh nghiệp muốn đứng vững và cạnh tranh trên thị trường thì phải tạo ra uy tín và hình ảnh cho sản phẩm của mình thể hiện qua: Chất lượng mẫu mă giá cả…trong đó chất lượng về vấn đề then chốt. Để thưc hiện điều đó. Doanh nghiệp phải tiến hành quản lý một sự đồng bộ các yếu tố cũng như các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu được nhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vât tư, vốn một cách chủ động sáng tạo và có hiệu quả. Trong các doanh nghiệp sản xuất kế hoạch NVL là một khâu quan trọng về chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Cho nên một sự biến động nhỏ về NVL cũng ảnh hưởng đến thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý NVL , giảm chi phí giá thành nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Hạch toán tới NVL đảm bảo cung cấp NVL một cách kịp thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dữ trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc lạm dụng lẵng phí vật liệu trong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Xí nghiệp in- NXB Lao động xã hội là một doanh nghiệp trực thuộc NXB lao đông xã hội hoạt động trong lĩnh vực in ấn một lĩnh mà NVL là yếu tố then chốt của quá trình SXKD với ý thức sâu sắc vai trò quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất. Xí nghiệp đẵ rất chú trọng đến công tác kế toán NVL và coi một bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của xí nghiệp Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp in NXB lao động xã hội được sự giúp đơ chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng kế toán – tài vụ cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo: Trần Long nên em đă mạnh dạn lựa chọn đề tài “Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động – xã hội”để thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình. Mặc dù đă cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Vì vậy em tất mong nhận sự đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo các cô trong phòng kế toán – tài vụ của xí nghiệp in đẵ tận tình giúp em hoàn thành chuyên đề này. CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ I. KHÁI NIỆM ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG SẢN XUẤT KINH DOANH 1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ 1.1. Khái niệm + Nguyên liệu, vật liệu: trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động một trong 3 yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ, là cở sở vật chất cấu tạo nên cở sở vật chất của sản phẩm. + Công cụ, dụng cụ: là những tư liệu lao động không thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình. Ngoài ra những tư liệu lao động không có tính bền vững như đồ dùng bằng sành sứ, thuỷ tinh, giày, dép, và quần áo làm việc dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình những vẫn coi là công cụ, dụng cụ. 1.2. Đặc điểm +Nguyên liệu, vật liệu : - Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm cung cấp dịch vụ - Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu,vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ, một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. + Công cụ, dụng cụ : - Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ - Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu giá trị hao mòn dần được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ hoặc thời gian sủ dụng ngắn được quản lývà hặch toán như tài sản lưu động 1.3. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. 1.3.1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu, và công cụ, dụng cụ a. Phân loại nguyên liệu, vật liệu, và công cụ, dụng cụ. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò chức năng và có các đặc tính lý, hoá khác nhau. Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại, từng nhóm, từng thứ. Căn cứ vào vai trò và chức năng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất, kinh doanh, nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là các loại nguyên liêu, vật liệu, khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm - Vật liệu phụ là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm - Vật liệu phụ : là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhưng có vai trò nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất Căn cứ vào công dụng, vật liêu phụ được chia thành các nhóm + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng nguyên liệu, vật liệu chính + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng sản phẩm + Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất Nhiên liệu là loại vật liệu phụ trong quá trình sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng . Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng hoặc thể khí Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị được dự trữ để sử dụng cho việc sửa, thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình. Vật liệu và thiết bị XDCB là các loại vật liệu và thiết bị dùng cho công tác xây dựng cơ bản để hình thành TSCĐ. Vật liệu khác bao gồm các loại vât liệu chưa được phản ánh ở các loại vật liệu trên Công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất được phân chia như sau : Căn cứ vào nội dung kinh tế được phân thành các loại chủ yếu như sau : + Dụng cụ lắp, đồ nghề chuyên dùng cho sản xuất + Công cụ, dụng cụ, dùng cho công tác quản lý + Quần áo bảo hộ lao động + Khuôn mẫu đúc sẵn + Lán, trại tạm thời. + Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá vật liệu . + Các loại công cụ, dụng cụ khác. Trong công tác quản lý và hạch toán công cụ, dụng cụ được chia ra làm 3 loại + Công cụ, dụng cụ + Bao bì luân chuyển + Đồ dùng cho thuê Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất, có thể căn cứ vào đặc tính lý hoá của từng loại để chia thành nhiều phần, từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dung cụ 1.3.2. Đánh giá nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho (trong đó bao gồm cả nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ) phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. *Đánh giá nguyên liệu, vật liệuvà công cụ dụng cụ theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm :chi phí mua ,chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong DN được hình thành từ nhiều người khác nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ được xác định theo từng trường hợp nhập xuất + Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập kho. Giá gốc nguyên liệu Giá mua chi phí Các loại thuế Chi phí liên vật liệu và công cụ trên hoá đơn khi không được quan trực tiếp dụng cụ mua ngoài = trừ đi các khoản + hoàn lại + đến việc nhập kho chiết khấu giảm giá mua hàng Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp,bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quản trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho(chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi…) + Giá gốc của nguyên liệu, vât liệu và công cụ, dụng cụ tự chế biến nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên Giá gốc nguyên Chi phí liệu, vật liệu = liệu, vật liệu + chế biến nhập kho xuất kho Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho, được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên Giá gốcNL,VL Tiền công Chi phí vận liệu, vật liệu và công = xuất kho thuê ngoài + phải trả cho + chuyển bốc cụ, dụng cụ nhập kho chế biến người chế biến dỡ, các chi phí có liên quan TT + Giá gốc của nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ nhận góp liên doanh vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do hội đồng đánh giá lại và đẵ được chấp thuận công với các chi phí tiếp nhận(nếu có). + Giá gốc của NL,VL và CC, DC nhận, biếu, tặng. Giá gốcNL,VL Giá trị hợp lý Các chi phí khác có và CC,DC nhập = ban đầu nhưngNLVL + liên quan trực tiếp đến kho CCDC tương đương việc tiếp nhận + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được cấp. Giá gốc nguyên liệu Giá trị hợp lý ban đầu Chi phí vận chuyển vật liêu và công cụ = của nguyên liệu, vật liệu + bốc dỡ, chi phí có dụng cụ nhập kho công cụ tương đương lien quan TT khác + Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện : - Do giá gốc của nguyên liêu, vật liêu và công cụ, dụng cụ nhập kho từ các nguồn nhập khác nhau như đẵ trình bày ở trên, để trích giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện được. + Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của các loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập). Giá trị thực tế NLVL = Số lượng NL VL x Đơn giá bình quân Và CC DC xuất kho CC DC xuất kho Gia quyền Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phương án sau : + Phương án 1 : tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ ( còn gọi là giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ ) Đơn giá Giá trị thực tế NL VL + Giá trị thực tế NL,VL bình quân CC DC tồn kho đầu kỳ CC,DC nhập kho trong kỳ gia quyền cả = Số lượng NL,VL và CC,DC + Số lượng NL,VL và CCDC kỳ dự trữ tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ + Phương án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (còn gọi là giá bình quân gia quyền liên hoàn). Đơn giá bình quân Giá trị thực tế NL,VL Giá trị thực tế NL,VL gia quyền sau CCDC tồn kho trước CCDC nhập kho của mỗi lần nhập khi nhập từng lần nhập = Số lượng NL,VL và CCDC + Số lượng NL,VL và tồn kho trước CCDC nhập kho khi nhập của từng lần nhập + Phương pháp nhập trước, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của từng lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ,giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ còn tồn kho. + Phương pháp nhập sau, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng,giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ còn tồn kho. * Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo giá hạch toán. - Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thường sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ, nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, hoạt động nhập xuất nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ diễn ra thường xuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính giá gốc (giá trị thực tế) thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập, xuất và ghi sổ kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ. - Giá hạch toán là giá do kế toán doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kế hoạch ,hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được trên thị trường. Giá hạch toán được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dụng tương đối ổn định lâu dài. Trường hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán. - Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá trị thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa trị thực và trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) nguyên liệu, vật liệuvà công cụ, dụng cụ để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá trị thực tế. - Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được tính theo công thức sau: Hệ số chênh lệch giá = Giá trị thực tế NL, VL CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế NL, VL CCDC nhập kho trong kỳ Giá trị hạch toán NL, VL CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị hạch toán NL, VL CCDC nhập kho trong kỳ Giá trị thực tế NL, VL CCDC xuất kho = Giá hạch toán NL, VL CCDC xuất kho * Hệ số chênh lệch giá 1.3.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp rất đa dạng phong phú về chủng loại. Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được tiến hành nhịp nhàng cân đối, tránh ứ đọng vật tư, đảm bảo an toàn tài sản thì kế toán phải theo dõi chi tiết về mặt giá trị và hiện vật theo từng kho và theo từng loại, nhóm, thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị, qui cách, chất lượng riêng biệt. Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, mở sổ kế toán chi tiết có liên quan phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài sản nói chung và quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nói riêng. 2. Thủ tục quản lý nhập xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan. 2.1 Các chứng từ có liên quan sử dụng. Chứng từ kế toán sử dụng được qui định theo chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các quyết định khác có liên quan bao gồm. - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT) - Biên bản kiêm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH) - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn GTGT Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nước, phải lập kịp thời đầy đủ theo qui định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, kế toán có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu số 07-VT). 2.2. Thủ tục nhập kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng va hợp đồng mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt hàng số lượng, khối lượng, chất lượng. qui cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “ phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ tục sau khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư vào thẻ kho, trường hợp phát hiện thừa thiếu sai qui cách, phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 2.3. Thủ tục xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết phiếu xin lĩnh vật tư.Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư bộ phận cung cấp vật tư viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt.Căn cứ vào phiếu xuất kho, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho .Hằng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán . « Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Tại kho thủ kho sử dụng thẻ kho để theo tình hình nhập xuất tồn của từng vật tư. Đầu năm kế toán vật liệu nhập the kho theo từng thứ vật tư liệu có trong sổ danh điểm vật tư, ghi các chỉ tiêu: Tên vật tư, nhăn hiệu quy cách, chất lượng đơn vị tính, mã số danh điểm vật liệu…Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho. Thủ kho căn cứ vào từng phiếu nhập, phiếu xuất để ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập (xuất) kho để ghi vào thẻ kho của từng thứ và tính số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập xuất. Sau đó phân loại phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư và chuyển giao cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Thẻ kho được thủ kho phân loại, sắp xếp theo từng loại, nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ và phải bảo quản chặt chẽ đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho trên thẻ kho với số lượng tồn kho thực tế của từng thứ vật tư. Tại phòng kế toán, kế toán chi tiết vật tư sử dụng. Sổ kế toán chi tiết theo dõi chi tiết từng thứ (nhóm) vật tư. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết được áp dụng, kế toán chi tiết có thể sử dụng một trong các sổ kế toán chi tiết sau: Sổ(thẻ)kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ . Sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ số dư Ngoài ra trong thực tế, kế toán vật tư còn có thể mở các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn, vật liệu, công cụ, dụng cụ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hiện nay chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Mỗi một phương pháp trên đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật tư sử dụng, trình độ và yêu cầu quản lý, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để lựa chọn và áp dụng phưong pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán. 3.1. Phương pháp ghi thẻ song song Nguyên tắc hạch toán: ở kho, thủ kho ghi chép tình hình Nhập- xuất- tồn trên thẻ kho tình hình Nhập- xuất- tồn của từng thứ vật tư về mặt số lượng và giá trị. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ Nhập- xuất kho vật tư hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập xuất kho và ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thực nhập thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn kho phải chuyển những chứng từ Nhập- xuất do phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. (2) Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập- xuất vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết (3) Đinh kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thủ kho với số (thẻ) kế toán chi tiết. (4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các số( thẻ ) kế toán chi tiết để lập Bảng cân đối tổng hợp nhập- xuất- tồn, mỗi thứ vật tư ghi một dòng sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Số liệu này để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT VL –CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Thẻ kho Sổ tổng hợp Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng tổng hợp N – X -T Sổ chi tiết vl -ccdc Thẻ kho 1 1 3 2 2 4 5 * Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều. 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập- xuất, tồn trên thẻ kho, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng, giá trị nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. (1) Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phưong pháp thẻ song song (2) Định kỳ kế toán mở Bảng kê tổng hợp nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị. (3) Căn cứ vào sổ tổng hợp trên Bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng sổ đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm. (4) Cuối tháng đối chiếu số lưọng nguyên liệu vật liệu, công cụ, dụng cụ, nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ trên thẻ kho và sổ đối chiếu luân chuyển. (5) Đối chiếu giá trị nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, nhập, xuất, tồn trên ổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp (1) (1) (4) (2) (2) (3) (3) (5) * Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thẻ kho về mặt số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán. 3.3. Phương pháp sổ số dư Nguyên tắc kế toán chi tiết: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép số lượng Nhập- xuất- tồn và cuối kỳ phải ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào của từng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số lượng trên sổ số dư. Kế toán lập Bảng tổng hợp giá trị Nhập- xuất- tồn kho của từng của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ của từng kho giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số tiền trên sổ số dư để có số liệu đối với Bảng tổng hợp giá trị Nhập- xuất- tồn kho về mặt giá trị. Sổ số dư được lập và dùng cho cả năm. Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp Sổ số dư (1) Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ song song thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật tư (2) Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. (3) Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất. Sau đó lập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho. (4) Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn ( nếu vật tư được bảo quản ở nhiều kho) (5) Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lưọng vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ số dư sau đó chuyển vào phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho vào ngày cuối cùng của tháng (6) Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu giá trị trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc Bảng nhập, xuất, tồn với sổ số dư SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT VL – CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ số dư Bảng giao nhận chứng từ nhập Bảng giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập - xuất – tồn Sổ tổng hợp nhập - xuất – tồn (1) (1) (2) (4) (2) (6) (3) (3) (5) * Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư tránh được việc trùng lặp với thủ kho. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán + Nhược điểm: Kho phát hiện đuợc nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót và đòi hỏi yêu cầu, trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. 4. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ *. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là tài sản lưu động của doanh nghiệp được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập –xuất kho(mỗi lần nhập – xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm). Những cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm,ước lượng NVL tồn cuối kỳ.Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp: là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập –xuất – tồn kho các loại vật liệu, công cụ ,dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất .Phương pháp này sử dụng các tài khoản kế toán TK151, 152, 153, 156, 157. Phương pháp kê khai thường xuyên: Được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất như: sản xuất công nghiệp, xây lắp và các đơn vị thường xuyên kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hoá đẵ xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư hàng hóa = hàng hoá mua + hàng hoá tồn - hàng hoá tồ xuất kho vào trong kỳ đầu kỳ cuối kỳ Theo phương pháp này mọi biến động vật liệu, công cụ, dụng cụ không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho giá trị nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mua và nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng_ TK611 Mua hàng” Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ với quy cách khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng hoá tồn kho có ưư điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi… Theo luật GTGT có 2 trường hợp tính thuế: Phương pháp khấu trừ Phương pháp trực tiếp. * Kế toán tổng hợp công cụ, dụng cụ. - Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và một số nhu cầu khác. Tuy nhiên do đặc điểm, tính chất cũng như giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và hiệu quả của công tác kế toán vào các đối tượng sử dụng một lần hoặc nhiều lần. - Phương pháp phân bổ 1 lần: Theo phương pháp này khi xuất dùng công cụ, dụng cụ, kế toán phân bổ toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất – kinh doanh của kỳ xuất dùng phương pháp này chỉ nên sử dụng trong trường hợp giá trị của công cụ, dụng cụ xuất dùng nhỏ hoặc thời gian nhiều sử dụng của công cụ, dụng cụ rất ngắn (100% giá trị) - Phương pháp phân bổ lần 2 (50%): Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ, kế toán khi tiến hành phân bổ lần 50%giá trị công cụ, dụng cụ vào kỳ xuất dùng. Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng công cụ, dụng cụ, kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ báo hỏng vào chi phí sản xuất- kinh doanh của kỳ báo hỏng. Giá trị còn lại Giá trị CCDC hỏng Giá trị phế Tiền bồi thường của CCDC = - liệu thu hồi - vật chất báo hỏng 2 (nếu có) (nếu có) - Phương pháp phân bổ nhiều lần: Tiến hànhtính toán phân bổ giá trị thực tế mà công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuấtkinh doanh từng kỳ hạch toán phải chịu: Số phân bổ cho từng kỳ được tính theo công thức sau: Mức phân bổ giá trị Giá trị thực tế CCDC xuất dùng CCDC = Số lần phân bổ 5. Tài khoản kế toán sử dụng. Trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC kế toán sử dụng một số TK chủ yếu: TK152, 153, 151, 331. Ngoài ra còn sử dụng một số TK có liên quan như TK111, 112, 128, 222, 411, 627, 641, 642, 133 s. Kết cấu một số tài khoản a) TK152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK152 - Bên Nợ: + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ - Bên Có: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho + Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng bán và hàng mua trả lại + Các nghiệp vụ làm giảm giá trị nguyên vật liệu + Kết chuyển giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ -Dư nợ: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp2 để kế toán chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu như: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính TK 152.2: Vật liệu phụ TK 152.3: Nhiên liệu b) TK153 : Công cụ, dụng cụ Tài khoản này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm các loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế Kết cấu TK153 -Bên Nợ, Có, có kết cấu và nội dung phản ánh tương tự như TK 152 -TK153 có 3 TK cấp 2: TK153.1: Công cụ, dụng cụ TK153.2: Bao bì luân chuyển TK153.3: Đồ dùng cho thuê TK331: Phải trả người bán Tài khoản này sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán Kết cấu TK 331 - Bên Nợ: +Số tiền đã thanh toán cho người bán + Số tiền người bán đã chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng + Giá trị vật tư hàng hoá, thiếu hụt kém phẩm chất + Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả - Bên Có: +Số tiền phải trả cho người bán + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng vè chưa có hoá đơn - Dư Có: Số tiền còn phải trả cho người bán - Dư Nợ: Số tiền đã ứng, trả trước, hoặc trả thừa cho người bán c) TK 133 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Kết cấu TK 133 - Bên Nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ - Bên Có: Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ + Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ + Số thuế GTGT đầu vào đã đuợc hoàn lại - Số dư Nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ TK 133: Có hai tài khoản cấp 2 + TK133.1 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá + TK133.2: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định Tài khoản 331- Phải trả người Kế toán sử dụng TK 331- Phải trả người bán, để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của các doanh nghiệp do người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. Tài khoản này cũng đã được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người thầu xây lắp chính, phụ. Kết cấu nội dung TK 331- Phải trả cho người bán Bên Nợ: Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp. Số tiền ứng trước cho người người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá cho doanh nghiệp trừ vao nợ phải trả. Số kết chuyển về giá trị vật tư, hàng hoá, thiếu hụt, kém phẩm chất, khi kiểm nhận và trả lại cho người bán. Bên Có: Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của sổ vật tư, hàng hoá dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo chính thức. Số dư Bên có: -Số tiền cần phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Số dư bên: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Tài khoản 331- Phải trả cho người bán cần phải mở chi tiết theo từng người bán, từng khoản thanh toán, từng lần thanh toán. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VL –CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN TK111,112, TK153 TK627,641,642141,331 Mua ngoài CCDC Xuất CCDC loại phân bổ một lần TK133 TK142,242 Xuất dùng CCDC Phân bổ dần loại phân bồ dần vào chi phí TK151 Hàng đi đường nhập kho TK411 TK154 Nhận cấp phát góp vốn CCDC thuê ngoài, tự chế xuất kho TK711 TK128,222 Nhận viện trợ, biếu tặng Xuất CCDC góp vốn liên doanh TK154 TK632 CCDC thuê ngoài , tự chế Xuất CCDC bán, trả lương, trả nhập kho thưởng, biếu tặng TK128,222 TK1381,334 Nhận lại vốn góp liên doanh Kiểm kê phát hiện thiếu TK412 Đánh giá giảm CCDC Đánh giá tăng CCDC SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VL- CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ ( Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ) TK151,152,153 TK611 TK151,152,153 *** *** Giá trị VL,CCDC tồn đầu kỳ Giá trị VL,CCDC tồn cuối kỳ TK111,112,331 TK111,112,331 Giá trị VL, CCDC mua vào Giảm giá được hưởng,hàng trả lại TK133 TK133 Thuế GTGT Thuế GTGT TK411 TK138,334,632 Nhận vốn góp liên doanh Giá trị thiếu hụt, mất mát cấp phát TK412 TK621,627,641,642 Đánh giá tăngVL, CCDC Giá trị VL, CCDC nhờ xuất dùng TK141(1421),242 TK711 Giá trị CCDC Phân bổ dần xuất dùng lớn vào CPSXKD Nhận viện trợ, tậng thưởng 6. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ Khác với phương pháp là kê khai thường xuyên đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ theo TK 152, 153 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà để kết chuyển trị giá thực tế vật liệu đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611: Mua hàng *TK611:Mua hàng TK này dùng để phản ánh giá trị thực tế của sổ vâtj tư hàng hoấ mua vào, xuất trong kỳ Kết cấu TK611 - Bên Nợ + Phản ánh giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thêm trong kỳ - Bên Có + Phản ánh thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ , tồn kho cuối kỳ + Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, xuất dùng trong kỳ. + Chiết khấu mua hàng được hưởng Cuối kỳ không có số dư TK 611 có hai TK cấp 2 + TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hoá TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ có hai TK cấp 2 + TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ. + TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ. Ngoài ra kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng các TK 111, 112, 141, 331, 151, 128, 241, 411, 621, 641. CHƯƠNG II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ, TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG Xà HỘI. I. QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP . Thực hiện sắp xếp tại DN nhà nước, Bộ lao động- Thương binh và xã hội đã có quyết định số 564/ 2003/ QĐ_BLĐTBXH ngày 07/ 05/ 2003 sát nhập NXB Lao động- xã hội và Nhà in bộ lao động- xã hội thành Nhà xuất bản Lao động – Xã hội. Trong giai đoạn phát triển mới chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiêpj in thuộc NXB- Lao dộng xã hội được thay đổi như sau: *Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội là cơ sở in ấn các ấn phẩm của NXB- Lao động xã hội, do Giám đốc NXB quyết định thành lập, hoạt động theo hình thức phụ thuộc có con dấu và tài khoản riêng. *Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội do một Giám đốc phụ trách được Giám đốc NXB bổ nhiệm. Giám đốc xí nghiệp có quyền dự kiến người phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB quyết định dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấythu bù chi theo đúng quy định của tiền lương cho người lao động, đảm bảo công bằng, dân chủ đúng nguyên tắc: “Tốc độ tăng tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng năng suất lao động” * Hàng tháng, quý, năm xí nghiệp In thuộc NXB lao động xã hội phải làm báo cáo quyết toán và xây dựng phương hướng kế toán cho nhiệm kỳ tới trình Giám đốc phê duyệt, sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, phản ánh đúng và trung thực tình hình hoạt động SXKD của xí nghiệp, bảo đảm các nguồn vốn không ngừng phát triển: tổ chức sản xuất, bố trí lao động hợp lý, có khoa học đáp ứng được quy trình kĩ thuật và theo dõi, giám sát và xây dựng chỉ tiêu đúng mứckĩ thuật về vật tư, lao động NVL, đơn giản…bảo đảm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất . * Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao đông xã hội được kinh doanh những nghành nghề bao gồm: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, tạp chí, nhãn mác trong và ngoài nghành và các ấn phẩm khác theo quy định của Bộ và Luật xuất bản phục vụ cho công tác thông tin tuyên truyền về chủ trương đường lối của Đảng, hướng dẫn thực hiện chính sách, luật pháp của nhà nước, biểu dương những môh hình tốt những điển hình tiên tiến về công tác lao động- thuơng binh và xã hội. - Nhân gia công các loại ấn phẩm đảm bảo đúng quy định của pháp luật và luật xuất bản đã ban hành. - Kinh doanh vật tư và thiết bị nghành in: Tại xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đã tiến hành sắp xếp lại tổ chức sản xuất, tổ chức lao động. Các đơn vị đi vào hoạt động ổn định, tính giảm bộ phận gián tiếp, sản xuất bảo đảm liên tục, ổn định, đồng thời tư tưởng của cán bộ công nhân viên ổn định, phấn khởi mở ra hướng phát triển tốt. Đây thực sự đã đánh dấu một bước ngoặt lớn trong giai đoạn phát triển mới của xí nghiệp Qua 24 năm thành lập và hoạt động, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đă không ngừng củng cố và phát triển luôn hoàn thành suất sắc nhiệm vụ sản xuất, mức tăng trưởng kinh tế đều đạt năm sau cao hơn năm trước, đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, công nhân viên luôn được đảm bảo. Năng lực sản xuất cũng ngày càng được tăng cường và phát triển theo hướng hiện đại hoá cả về số lượng và chất lượng. + Về lao động: Khi mới thành lập xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ công nhân(phần lớn là cán bộ, công nhân của bộ điều động xưởng). Số cán bộ, công nhân viên này chưa ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn. Nhưng đến nay xí nghiệp đẵ có hơn 100 cán bộ công nhân trong đó: - Cán bộ quản lý và gián tiếp : 31 người - Số người có trình độ Đại Học : 13 ngưòi - Số người có trình độ Cao đẳng và Trung cấp : 11 người - Số công nhân có bậc thợ từ 6-7 : 30 người - Số công nhân có bậc thợ tư 4-5 : 32 người - Số cán bộ, công nhân là đảng viên : 26 người - Số cán bộ công nhân là đoàn viên : 21 người - Số cán bộ công nhân là nữ : 45 người - Độ tuổi bình quân cán bộ quản lý : 51,0 người - Độ tuổi bình quân của công nhân : 37,6 ngưòi Số cán bộ công nhân nói trên trong đó có nhiều kĩ sư chuyên nghành, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao đã được đào tạo chuyên nghành in có thực tế và kinh nghiệm , đôi ngũ cán bộ quản lý có năng lực điều hành sản xuất, quản lý và lãnh đạo. + Về trang thiết bị sản xuất: Khi mới ra đời Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội chỉ có 3 máy in Typo và 1 đến 2 máy in lưới, in Roneo để thực hiện những sản phẩm đơn giản. Đến nay xí nghiệp in đẵ có một dây chuyền in Offset đồng bộ, khép kín có công nâng cao với 12 máy in offest màu từ 4 đến 16 trang và một số thiết bị mới nhập như: Máy dao 1 mặt, máy dao 3 mặt, máy phơi bản, máy đóng sách, máy ghim đặc biệt là 2 máy khâu 1 máy gấp mới được nhập năm 2005 với hiệu quả sử dụng cao. Dây chuyền này đã được các đồng nghiệp trong ngành in đánh giá là một trong những dây chuyền tương đối hiện đại. + Về nhà xưởng:Xí nghiệp thuộc nhà NXB lao động – xã hội đã có nhà xưởng, văn phòng ở ngõ Hoà Bình 4. Phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội với diện tích mặt bằng là 2100 m2 . Xí nghiệp In đã được xây dựng khu nhà 2 tầng với diện tích khoảng 3000 m2 sử dụng để làm kho tàng và nhà làm việc. Hiện nay để đáp ứng nhu cầu và mở rộng và phát triển sản xuất NXB lao động – xã hội đang đầu tư xây dựng khu nhà 7 tầng trên nền kho cũ để phục vụ cho quản lý và sản xuất theo kế hoạch đầu tư chiều sâu đổi mới công nghệ của NXB. Với số cán bộ, công nhân và máy móc thiết bị nêu trên, xí nghiệp In NXB Lao động – Xã hội đã đạt được thành tựu đáng kể: + Về kinh tế: Mỗi năm xí nghiệp In đều có tốc độ tăng trưởng kinh tế theo hướng nhanh dần đều. Tốc độ tăng doanh thu hàng năm đều dạt trên 1%, Năm 2004 Xí nghiệp đã đạt tổng giá trị sản lượng trên 1,3 tỷ trang in. Đời sống của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp ngày càng được cải thiện với mức lương bình quân lên tới 880.000 VNĐ/ tháng. Sản phẩm của xí nghiệp đã có mặt tại mọi miền của Tổ Quốc từ thành thị đến nông thôn, miền núi và ngày càng được đông đảo bạn hàng biết đén Do SXKD theo hướng chất lượng phù hợp với mọi khách hàng nên chát lượng sản phẩm của xí nghiệp đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay mà xí nghiệp In vân không ngừng lớn mạnh về mọi mặt đã chứng tỏ hưóng đi của sia nghiệp thời kỳ đổi mới một hướng đi đúng + Trong thi đua: Xínghiệp In NXB lao động – xã hội đã xây dựng chương trình hành động 6 tháng và hàng năm tập trung vào việc xây dựng nhưng quy trình làm việc có hiệu quả, khuyến khích cán bộ, công nhân viên có sáng kiến cải tiến cách làm việc, đề xuất những biện pháp quản lý mớivà tìm ra những nhân tố điển hình trong những mặt hoạt động chủ yếu. Nhận thức đựoc thi đua là phong trào của toàn thể cán bộ, công nhân viên. Các phong trào thi đua cần được tổ chức thường xuyên, liên tục và đổi mới cả về nội dung cũng như hình thức. Khen thưỏng phải gắn liền với thi đua, làm tốt công tác thi đua, khen thưỏng sẽ tạo động lực xây dựng phát triển đơn vị vững mạnh. Xí nghiệp In đã tổ chức được các phong trào thi đua lớn như: Chất lượng, thời gian. giá thành: Quyết tâm thực hiện đạt và vượt chỉ tiêu được giao. Trong giai đoạn phát triển mới(2006 -2010) đi đôi với việc khắc phục mặt còn yếu kém. Xí nghiệp in NXB lao động – xã hội sẽ quan tâm hơn đến củng cố tổ chức, tăng cường, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ thuật chuyên môn, nghiệp vụ: Xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân đoàn kết, tâm huyết gắn bó sự nghiệp phát triển của Xí nghiệp. Có kế hoạch đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề để đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất đầu tư đổi mới công nghệ, lãnh đạo cấp uỷ. Công đoàn và các bộ phận chuyên môn phải là người chịu trách nhiệm chính trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất và đời sống, vật chất, tinh thần đối với ngưòi lao động. Gắn kết sản xuất với thị trường, tăng nguồn hàng ổn định mang theo chiến lược, tăng số lượng khách hàng, tổ chức công tác tiếp thị thông tin thị trường có chính sách động viên khuyết khích cán bộ công nhân khai thác hợp đồng đưa xí nghiệp. Để khỏi tụt hậu và tụt hẫng trong thời kỳ tới, xí nghiệp tiếp tục dựng các dự án khả thi, đầu tư chiều sâu, đồng bộ hoá dây chuyền sản xuất, đẩy các hình thức hợp tác với các tổ chức kinh tế theo chức năng và nhiệm vụ được giao với phương châm hai bên cũng có lợi bảo toàn và phát huy hiệu năng của vốn. Khai thác triệt để tính ưu việt của thiết bị, tăng sản lượng, nâng cao chất lượng đẩy mạnh yếu tố cạnh tranh của sản phẩm đi đôi với việc hạ giá thành sản phẩm. Bảo đảm mức tăng trưởng kinh tế hàng năm 17% đến 20%. Thực hiện đầy đủ chế độ với người lao động và nghĩa vụ đối với nhà nước. Quyết tâm xây dựng xí nghiệp in NXB Lao động - Xã hội trở thành một đơn vị 100% vốn nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực tư tưởng - văn hoá nhưng bảo đảm kinh doanh và đáp ứng nhu cầu xã hội , xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả và tổ chức các phong trào thi đua thiết thực gắn với việc phát triển, sắp xếp lại các dây chuyền sản xuất quy mô lớn , hiện đại theo dự án đầu tư được duyệt: Bảo đảm sách báo, tạp chí và những sản phẩm khác của xí nghiệp ngày càng hay, càng đẹp với giá cả hợp lý đến được với đông đảo bạn đọc , nhà trường, trung tâm và phục vụ cho sự nghiệp lao động - thương binh và xã hội của đất nước . 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Mô hình tổ chức Do xí nghiệp In là một đơn vị SXKD trực thuộc NXB nên bộ máy quản lý của xí nghiệp không lớn , nên để thuận tiện cho việc quản lý và điều hành xí nghiệp tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyết chức năng . Mô hình tổ chức này được mô tả theo sơ đồ 1.1 dưới đây Giám đốc Phó giám đốc PX In PX chế bản kcs PX tời xa giấy PX hoàn thiện Kho BP bình bản BP phơi bản BP hoàn thiện BP vi tính BP máy dao Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng vật tư Phòng hành chính Phòng kế toán- tài vụ Phòng bảo vệ Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý của xí nghiệp In * Chức năng quản lý của từng phòng ban. Xí ngiệp in Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội tổ chức quản lý theo hình thức tập trung mọi hoạt động SXKD chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Do xí nghiệp in là đơn vị trực thuộc NXB- Lao động xã hội và có quy mô nhỏ nên Giám đốc lãnh đạo hầu hết trực tiếp đến từng phòng, ban, phân xưởng. Dưới Giám đốc có một phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực theo sự uỷ quyền của Giám đốc - Giám đốc: Là người phụ trách , quản lý chỉ đạo các hoạt động của Xí nghiệp in xác lập, phê duyệt, chính sách chất lượng, Giám đốc có quyền dự kiến người phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB- Lao động xã hội quyết định, khi được phê duyệt Giám đốc xí nghiệp in dựng quy chế làm việc và phân công bố trí vị trí công việc cho từng công nhân, các bộ phận thuộc phạm vi quản lý trong toàn xí nghiệp . Dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng quy định của nhà nước và của NXB đề ra. Giám đốc của xí nghiệp in do Giám đốc NXB- Lao động xã hội bổ nhiệm và là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc NXB về mọi hoạt động SXKD trong xí nghiệp. - Phó giám đốc: Là người do giám đốc NXB lao động xã hội bổ nhiệm giữa giám đốc xí nghiệp In điều hành một hoặc một lĩnh vực hoạt động của xí nghiệp In theo sự uỷ quyền của giám đốc xí nghiệp In và giám đốc NXB lao động _ xã hội - Phòng kế hoạch: Là phòng chuyên môn , nghiệp vụ của xí nghiệp In có trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho giám đốc về lĩnh vực SXKD , đầu tư thiết bị và quan hệ với khách hàng thu hút nguồn việc, liên doanh, liên kết để phát triển phòng kế hoạch nhiệm vụ phải nắm vững chủ trương, chính sách của đảng ằm nhà nước trong lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt là những chủ trương, chính sách có kế hoặch đầu tư bổ xung thêm thiết bị. thường xuyên đi sâu, đi sát nghiên cứu thị trường nhằm tuyên truyền, quảng bá thương hiệu khả năng và thành tích mà xí nghiệp In đã và sẽ làm được để gây uy tín và thu hút khách hàng đi đôi với kế hoặch sản xuất, phải xây dựng kế hoặch giá thành toàn bộ hoặc từng nhóm , phế phẩm xây dựng các chỉ tiêu định mức về kinh tế kỹ thuật. Theo dõi, kiểm tra tình hình SXKD của toàn xí nghiệp. Cuối mỗi kỳ kế hoạch (tháng, quý, năm) phòng kế hoạch phải có báo cáo, đánh giá kịp thời về hiệu quả xây dựng của toàn đơn vị và kiến nghị, đề xuất những phương hướng, biện pháp cần điều chỉnh để phù hợp với định hướng và xu thế phát triển - Phòng hành chính: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, được thành lập để tham mưu cho giám đốc trong công tác nội chính phụ trách các mặt như văn thư lưu trữ, y tế an toàn lao động bảo hiểm xã hộ , công tác hành chính, công tác thi đua khen thưởng, công tác quản trị đời sống , công tác tổ chức đào tạo quản lý phân phối lao động theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất , theo dõi cấp phát trang thiết bị lao động. Phối hợp với các phòng, ban phân xưởng xây dựng quy chế trong xí nghiệp và đôn đốc thực hiện. Quản lý con dấu và mở số sách theo dõi việc ban hành các công văn , giấy tờ của xí nghiệp tiếp nhận và phân bổ các công văn , giấy tờ từ nơi khác chuyển đến . Quản lý tài sản chung của xí nghiệp và chịu trách nhiệm mua sắm , trang bị các điều kiện phương tiện làm việc và bảo đảm an ninh trật tự + Phòng kế toán, tài vụ: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In , được thành lập với chức năng hạch toán kế toán hoạt động SXKD cung cấp tài chính cho các hoạt động SXKD của xí nghiệp, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính kết quả kinh doanh làm cở sở để ban giám đốc đưa ra các quyết định . + Phòng kỹ thuật: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, được thành lập với chức năng quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong xí nghiệp. Nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm cho phù hợp, khảo sát sản phẩm mới tư vấn kỹ thuật cho khách hàng . + Phòng vật tư: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, được thành lập để thực hiện để xây dựng, kiểm soát công tác chuẩn bị, phê duyệt tài liệu mua hàng. Lựa chọn nhà cung ứng , tổ chức tiếp nhận vật tư, đảm bảo chất lượng của NVL mua về phù hợp với những yêu cầu chất lượng sản phẩm của xí nghiệp + Kho: Là bộ phận có nhiệm vụ giao nhận, bảo quản, dự trữ, cấp phát vật tư đảm bảo số lượng, chất lượng, quy cách màu sắc, chủng loại đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Tổ chức bảo quản vật tư đảm bảo an toàn phòng cháy nổ, mất cắp, lãng phí …. Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc quản lý kho của xí nghiệp Ngoài các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên còn có phòng bảo vệ và một số phòng khác. Tóm lại bộ máy quản lý của xí nghiệp In NXB lao động – xã hội như trên là phù hợp với điều kiện phát triển tại của xí nghiệp. Tất cả các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và được chỉ đạo thống nhất tập trung của ban giam đốc xí nghiệp để có thể thực hiện tốt các chức năng , nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo và sản xuất . Thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh hơn . Tất cả những điều đó nhằm tạo cho việc kiểm tra chất lượng , quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy định công nghệ của từng phần xưởng, góp phần nâng cao số lượng và chất lượng của sản phẩm đem lại hiệu quả hoạt động SXKD cho xí nghiệp 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của xí nghiệp Ngành nghề kinh doanh : theo quyết định số 766/2003 QĐ _ LĐTBXH của bộ trưởng lao động thương binh và xã hội về việc phê duyệt điều lệ tổ chức và hoạt động của NXB lao động _ xã hội ban hành ngày 07/7/2003 và bản quy định về chức năng _ nhiệm vụ _ quyền hạn và tổ chức bộ máy hoạt động của các phòng ban chức năng NXB lao động _ xã hội ( ban hành theo quyết định số 564/QĐ _ LĐTBXH ngày 07/5/2005 ) của giám đốc NXB lao động xã hộ được kinh doanh những nghành nghề bao gồm : - In ấn các ấn phẩm , tài liệu , sách báo , tạp chí , nhãn mác, và các ấn phẩm khác theo quy định của bộ và luật xuất bản phục vụ cho công tác thông tin tuyên truyền về chủ trương đường lối của đảng , hướng dẫn thực hiện chính sách , luật phát của nhà nước , biểu dương những mô hình tốt , những điển hình tiên tiến về công tác lao động _ thương binh xã hội - Nhận gia công các loại ấn phẩm đảm bảo quy định của pháp luật , xuất bản đã ban hành - Kinh doanh vật tư và thiết bị nghành in Trên đây ta có thể thấy xí nghiệp In NXB lao động _ xã hội đã đăng ký kinh doanh trên mọi lĩnh vực của ngành in , điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh sau này . Nhưng hiện nay trên thực tế xí nghiệp In mới các sách báo , tạp chí , nhãn mác trong và ngoài nghành và các ấn phẩm khác , các lĩnh vực khác còn đang trong giai đoạn triển khai hoặc mới bắt đầu *Sản phẩm , hàng hoá Trải qua 24 năm trưởng thành và phát triển với cố gắng không ngừng của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ , công nhân viên trong xí nghiệpin nên sản phẩm của xí nghiệp đã đến được với đông đảo bạn đọc trên mọi miền của Tổ quốc từ thành thị đến nông thôn và miền núi xa xôi. Đồng thời sản phẩm của xí nghiệp cũng ngày càng được nhiều khách hàng biết đến và tìm đến để đặt hàng. Hiện nay, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đang SXKD những loại sản phẩm chủ yếu như: Sách gồm có: Sách giáo trình, sách miền núi dân tộc sach về ngành lao động- thương binh xã hội, sách hỏi đáp về pháp luật, sách về văn hoá. Tạp chí, gồm có: Tạp chí truyền hình cáp Hà nội, tạp chí tài chính, tạp chí nông nghiệp và phát triển nông thôn, tạp chí nghiên cứu tôn giáo. Ấn phẩm khác gồm có: lịch, áp phích tem kiểm tra, phong bì *Thị trường kinh doanh: Trong giai đoạn đầu thành lập, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội , hoạt động chủ yếu với nhiệm vụ in tài liệu, biểu mẫu, bảng biểu, sổ sách…phục vụ nội bộ. Nhưng theo thời gian cùng với sưj lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc và những cố gắng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong xí nghiệp in mà thị trường trong nước của xí nghiệp ngày càng được mở rộng. Xí nghiệp càng luôn quan tâm đến nhu cầu của người tiêu dùng về mẫu mã, giá cả, thị hiếu kể cả thị trường nông thôn, miền núi và các đơn vị kinh tế khác, đồng thời xí nghiệp đã đa dạng hoá công tác Marketing và các hình thức tìm kiếm khác như: Quảng cáo trên phương tiện thông tin đại chúng, tham gia các triển lãm, hội chợ giới thiệu sách trong nước và quốc tế…thực hiện chuyển dịch đúng hướng, công nghiệp hoá, Xí nghiệp in đã có những giải pháp tổng thể có đối sách thích hợp để duy trì thị trường tăng đầu tư, từ đó năng lực sản xuất, tăng trưởng kinh kế hội nhập và đứng vứng trong môi trường cạnh tranh của nghành in. *Tình hình vốn, tài sản của xí nghiệp in Bảng1.1. Tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp in Đơn vị: đồng. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch TÀI SẢN I.TSCĐ và ĐTNH 3.651.003.513 4.620.940.163 969.936.650 1.Tiền 567.748.856 1.032.370.592 464.621.736 2. Các khoản phải thu 2.103.472.292 2.825.735.729 722.263.437 3. Hàng tồn kho 9.637.159 616.143.650 (173.493.509) 4. TSLĐ khác 90.145.206 146.690.192 (43.455.014) II TSCĐ_ĐTDH 2 .162.897.094 1.987.754.096 (175.142.998) 1.TSCĐ hữu hình 1.742.945.381 1.728.786.561 (14.158.820) Nguyên giá 7.618.309.389 7.978.405.159 360.095.770 Giá trị hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) (6.249.618.598) (374.254.590) 2. Xây dựng cơ bản dở dang 419.951.713 258.967.535 (160.984.178) Tổng tài sản 5.813.900.607 6.608.694.259 794.793.652 nguồn vốn I. Nợ phải trả 4.726.714.739 5.090.177.527 363.462.788 1. Nợ ngắn hạn 3.295.013.739 4.962.107.527 1.667.093.788 2. Nợ dài hạn 1.431.701.000 128.070.000 (1.303.631.000) 3. Nợ khác 4.923.614 4.923.614 II.Nguồn vốn csh 1.087.185.868 1.518.516.732 431.330.864 1. nguồn vốn,quỹ 1.174.659.739 1.618/550.694 443.890.955 2. NV, quỹ khác (87.473.871) (100.033.962) (12.560.091) Tổng nguồn vốn 5.813.900.607 6.608.694.259 794.793.652 Bảng1.2. Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp in. Đơn vị: đồng. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 TÀI SẢN Số tiền Tỷ trọng(%) Số tiền Tỷ trọng(%) I. TSLĐ và ĐTNH 3.651.003.513 62,798 4.620.940.163 69,922 1. Tiền 567.748.856 9,765 1.032.370.592 15,621 2. Các khoản phải thu 2.103.472.292 36,180 2.825.735.729 42,758 3. Hàng tồn kho 789.637.159 13,582 616.143.650 9,323 4. TSLĐ khác 190.145.206 3,271 146.690.192 2,220 II. TSCĐ và ĐTDH 2.162.897.094 37,202 1.987.754.096 30,078 1. TSCĐ hữu hình 1.742.945.381 29,979 1.728.786.561 26,159 Nguyên giá 7.618.309.389 131,036 7.978.405.159 120,726 GT hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) -101,057 (6.249.618.598) -94,567 2. XDCB dở dang 419.951.713 7,223 258.967.535 3,919 Tổng tài sản 5.810.900.607 100,000 6.608.694.259 100,000 NGUỒN VỐN I. Nợ phải trả 4.726.714.739 81,300 5.090.177.527 77,022 1. Nợ ngắn hạn 3.295.013.739 56,675 4.962.107.527 75,085 2. Nợ dài hạn 1.431.701.000 24,625 128.070.000 1,938 3. Nợ khác 4.923.614 0,075 II. NV chủ sở hữu 1.087.185.868 18,700 1.518.516.732 22,978 1. Nguồn vốn, quỹ 1.174.659.739 20,204 1.618.550.694 24,491 2. Nguồn vốn, quỹ # (87.473.871) -1,505 (100.033.962) -1,514 Tổng nguồn vốn 5.813.900.607 100,000 6.608.694.259 100,000 Căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn, ta thấy tổng tài sản của xí nghiệp in năm 2004 đã tăng so với năm 2003 là 794.793.652 VNĐ, tương ứng với tốc độ tăng là 13,671%. Điều này cho thấy rằng quy mô sản xuất của xí nghiệp in đã được tăng lên đáng kể. Trong đó: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn của xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng từ 62,798% lên 69,922%. Cụ thể là: Cơ cấu tiền của xí nghiệp năm 2004 so với năm2003 đã tăng từ 9,765% lên 15,621%, điều này làm cho khả năng thanh toán tức thời của Xí nghiệp in có nhiều thuận lợi, nhưng đây cũng là điều không tốt, bởi nó biểu hiện rằng tiền của xí nghiệp khá nhàn rỗi, vốn không được huy động vào quá trình SXKD dẫn đến hiệu qủa vốn thấp. Cơ cấu các khoản phải thu tăng từ 36,180% lên 42,758%, đây là khoản chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản, điều này thể hiện vốn của xí nghiệp bị chiếm dụng ngày càng nhiều, bởi vậy xí nghiệp cần có biện pháp thúc đẩy quá trình thu hồi các khoản nợ phải thu. Cơ cấu tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu hàng tồn kho, điều này cho thấy xí nghiệp đã biết cân đối NVL để dữ trữ cho sản xuất. Hệ số đầu tư TSCĐ của xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã giảm từ 0,29979 xuống 0,26159, điều này cho thấy xí nghiệp chưa thực sự đầu tư vào việc mua sắm TSCĐ, năng lực sản xuất của xí nghiệp ít được cải thiện. Tỷ trọng của xây dựng cơ bản dơ dang từ 7,223% xuống 3,919%, chứng tỏ một số công trình đầu tư xây dựng để nâng cao năng lực sản xuất của xi nghiệp đã được hoàn thành và bàn giao đưa vào sử dụng. Đồng thời, căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn ta cũng thấy nguồn vốn của chủ sở hữu năm 2004 đã tăng so với năm 2003 từ 18,700% lên 22,978%, và nợ phải trả cũng giảm từ 81,300% xuống còn 77,022%, điều này chứng tỏ tình hình tài chính của xí nghiệp in ngày càng được cải thiện. Để hiểu kỹ hơn về tình hình tài chính của xí nghiệp in ta có thể xem xét một số chi tiết sau: Bảng 1.3: Một số chỉ tiêu tỷ suất tài chính của xí nghiệp in: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Tỷ suất tài trợ =Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng tài sản 0,187 0,230 Hệ số thanh toán tức thời =Vốn bằng tiền /Tổng NNH 0,172 0,208 Hệ số khả năng thanh toán hiện hành=Tổng TS/Tổng NPT 1,230 1,298 Hệ số thanh toán NNH=TSLĐ và ĐTNH/Tổng NNH 1,108 0,931 Ta thấy, tỷ suất tự tài trợ của doanh nghiệp thấp, chứng tỏ khả năng độc lập về mặt tài chính là không cao, hầu hết tài sản của xi nghiệp được đầu tư bằng vốn vay nhưng năm 2004 so với năm 2003 tỷ suất tài trợ đã tăng từ 0,187 lên 0,230 cho thấy mức độ độc lập về mặt tài chính của xi nghiệp ngày càng được cải thiện. Qua các hệ số thanh toán ta có thể thấy, hệ số khả năng thanh toán NNH của xí nghiệp là thấp và năm 2004 lại giảm đi so với năm 2003( năm 2003 thì TSLĐ chỉ hơn mức vừa thanh toán đủ NNH một lượng nhỏ, còn năm 2004 thì không đủ thanh toán NNH) Xí nghiệp cần có biện pháp điều chỉnh ngay các yếu tố cấu thành lên chỉ tiêu này để nó được hợp lý và kết quả SXKD hiệu quả hơn. Các hệ số còn lại qua các năm của xí nghiệp đều được thay đổi theo xu hướng tăng dần, chứng tỏ khả năng thanh toán của xí nghiệp ngày càng tốt hơn. Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm gần đây: Bảng 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp in trong 2 năm 2004-2005. Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch % Doanh thu bán hàng 8.687.372.600 8.824.694.211 137.321.611 1,581 Các khoản giảm trừ 84.772.554 84.772.554 +Giảm giá 84.772.554 84.772.554 1.Doanh thu thuần về bán hàng 8.687.321.600 8.739.921.657 52.549.057 0,605 2.Giá vốn hàng bán 7.813.205.776 7.640.354.081 -172.851.695 -2,212 3.LN gộp về bán hàng 814.166.824 1.099.567.576 225.400.752 25,785 4.Doanh thu hoạt động TC 598.103 1.814.500 1.216.397 203,376 5.Chi phí tài chính 112.352.141 118.869.383 6.517.242 5,801 - Chi phí lãi vay 112.352.141 118.869.383 6.517.242 5,801 6.Chi phí bán hàng 7.Chi phí quản lý DN 633.859.337 778.929.490 145.070.153 22,887 8.LN thuần từ hoạt động kinh doanh 128.553.449 203.583.203 75.029.754 58,365 9. Thu nhập khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,558 10.Chi phí khác 11.Lợi nhuận khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,558 12.Tổng LN trước thuế 155.585.505 250.499.458 94.913.952 61,004 13.Thuế thu nhập DN 49.787.362 80.159.827 30.372.465 61,004 14.Lợi nhuận sau thuế 105.798.144 170.339.631 64.541.487 61,004 Căn cứ vào bẳng kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp In trong 2 năm qua ta thấy lợi nhuận sau thuế của xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng lên 64.541.487 VNĐ , tương ứng với tốc độ tăng là 61,004% , trong khi đó doanh thu bán hàng chỉ tăng 1,581%, chứng tỏ các khoản chi phí của xí nghiệp đã giảm mạnh , trong đó phải kể đến ảnh hưởng mạnh nhất là của nhân tố giá hàng bán, đã giảm đi 2,212 % mà đây lại là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất , Điều này còn cho thấy xí nghiệp đã thực hiện tốt các biện pháp cắt giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm . Tuy nhiên , ta cũng thấy các khoản giảm trừ mà cụ thể là giảm giá hàng bán tăng 84.772.554 VNĐ đã làm cho lợi nhuận sau thuế giảm đi một lượng tương ứng , điều này chứng tỏ xí nghiệp đã quá chú trọng tới việc hạ giá thành mà chưa quan tâm chất lượng sản phẩm . Lợi nhuận sau thuế tăng lên còn do doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác tăng lên nhưng tăng với lượng không đáng kể . Ngoài ra , chi phí quản lý của xí nghiệp năm 2004 đã tăng lên so với năm 2003 là 22,887 % , đây là một dấu hiệu không tốt , xí nghiệp cần phải xem xét , sắp xếp lại công tác quản lý để giảm bớt chi phí quản lý nhằm làm tăng lợi nhuận cho xí nghiệp Tóm lại qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp In trong 2 năm qua ta thấy . Xí nghiệp đang có những bước phát triển vững chắc . Một trong những thành công lớn của xí nghiệp là đã thực hiện tốt công tác tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm . Đây là nhân tố phat triển theo chiều sâu mà xí nghiệp cần phải phát huy hơn nữa để có được lợi nhuận cao hơn và tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường ngành In Đặc điểm quá trình sản xuất Công nghệ sản xuất của xí nghiệp In là yếu tố taọ ra sản phẩm cuối cùng của NXB lao động _ xã hội , quyết định sự thành bại của NXB . Vì chỉ một chi tiết nhỏ của quy trình công nghệ in bị sai phạm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm mà chất lượng ở đây là cả về hình thức và nội dung của sản phẩm . Một khi chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu thì toàn bộ lô hàng sẽ bị huỷ bỏ không được phép tiêu thụ trên thị trường theo đúng quy định của luật xuất bản. Hiện nay xí nghiệp nhà xuất bản lao động – xã hội đang sản xuất trên dây chuyền công nghệ in offset , mà quy trình công nghệ offset đòi hỏi việc in ấn phải trải qua nhiều công đoạn . Đầu tiên là công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho quá trình sản xuất khép kín và lần lượt thực hiện các giai đoạn theo sơ đồ 1.2 Sơ đồ 1.2 Công nghệ sản xuất của xí nghiệp in Khách hàng Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phân xưởng chế bản Bộ phận vi tính Bộ phận bình bản Bộ phận phơi bản Phân xưởng in Phân xưởng hoàn thiện Bộ phận hoàn thiện Bộ phận máy dao Kho - Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, sản phẩm mẫu của khách hàng được chuyển đến phòng kế hoạch. Tại đây, phòng kế hoạch tiến hành chuẩn bị, cân đối vật tư và lệnh cho các phân xưởng sản xuất. - Tiếp sau đó, sản phẩm mẫu của khách hàng được chuyển cho phòng kỹ thuật. Tai đây sản phẩm mẫu được tách thành hai phần là; phần hình ảnh và phần chữ. + Phần hình ảnh của sản phẩm mẫu được đưa lên máy chuyên dùng tách mầu điện tử để tách những mầu cơ bản như: xanh, đỏ, vàng, đen và một số mầu đặc biệt. Từ ảnh mầu ta được một số phim trắng theo mật độ của từng mầu trong ảnh, rồi sau đó được chuyển đến bộ phận bình bản của phân xưởng chế bản. + Còn phần chữ của sản phẩm mẫu đựoc chuyển đến bộ phạn vi tính của phân xưởng chế bản. - Tại phân xưởng chế bản: phân xưỏng gồm ba bộ phận là: bộ phận vi tính, bộ phận bình bản và phơi bản. + Bộ phận vi tính: Phần chữ của sản phẩm mẫu được đánh máy vi tính, căn chỉnh kích cỡ theo mẫu rồi chuyển cho bộ phận bình bản. + Bộ phận bình bản: Tiến hành sắp xếp bố trí ảnh, chữ của một ấn phẩm theo đúng mẫu yêu cầu của khách hàng, tức là ảnh của bộ phận tách mầu và chữ của bộ phận vi tính bình bản, sắp xếp để phim theo các bản sao do khách hàng đưa đến chuyển phim theo mẫu đó cho bộ phận phơi bản. + Bộ phận phơi bản: Tiến hành chụp từ phim sang bản kẽm in, kẽm in sẽ được tạo ra với hình ảnh và chữ in được thể hiện theo công nghệ, sau đó kẽm in được chuyển cho bộ phận xưởng in - Phân xưởng in: Kẽm in được chuyển tới phân xưởng in sau đó lắp rắp vào máy in, từ máy in cho các sản phẩm in theo đúng mẫu mã. May in vận hành theo nguyên lý sau: Kẽm in theo lô mực và nước tiếp xúc lên lò chuyển mực và in vào giấy, từ đó ra sản phẩm dở dang và được chuyển tới phân xưởng hoàn thiện. - Phân xưởng hoàn thiện: Phân xưởng này gồm hai bộ phận là: bộ phận hoàn thiện và bộ phận máy dao. + Bộ phận hoàn thiện: Sản phẩm dở dang tiếp tục được qua công đoạn gấp, khâu, ghim, vào bìa, cán láng bằng thủ công hoặc máy tuỳ theo từng loại sản phẩm, rồi được chuyển sang tới bộ phận máy dao. + Bộ phận máy dao: Tại đây, sản phẩm dở dang đựoc cắt, xén hoàn chỉnh bằng máy dao một mặt hoặc máy dao ba mặt tuỳ theo từng loại sản phẩm, sau đó thành phẩm sẽ đựoc giao ngay cho khách hàng không qua nhập kho hoặc nhập kho thành phẩm nếu khách hàng không kịp đến nhận hàng. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp. Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phân hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán của từng đơn vị. ­ Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD và quản lý hiện nay, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đã tổ chức bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Đây là loai hình tổ chức phù hợp với quy mộ hiện tại của xí nghiệp, nó phát huy được vai trò, nhiệm vụ cung cấp các thông tin tài chính một cách kịp thời, phục vụ cho quá trình ra quyết định, đồng thời nó cũng đảm bảo cho kết quả mà hệ thống kế toán của xí nghiệo đem lại phải lớn hơn nhiều so với chi phí phục vụ cho bản thân nó. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp được mô tả theo sơ đồ 1.3. dưới đây. Sơ đồ 1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp. Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán TSCĐ Kế toán nvl Kế toán tiền lương Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ ­ Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trong Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội . Phòng kế toán của xí nghiệp in có chức năng và nhiệm vụ tổ chức quản lý và sử dụng các nguồn vốn đúng mục đích và có hiệu quả. Khi có các kế hoạch sản xuất, đầu tư, xây dựng, phòng kế toán phải xây dựng kế toán tài chính, nhằm đáp ứng kịp thời theo thời gian và tiến độ. Các chứng từ thu- chi mở sổ sách ghi chép lưu giữ đầy đủ, rõ ràng, cuối mỗi tháng, quý năm phai làm báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo đúng Luật kế toán và các văn bẳn hướng dẫn của Bộ, ngành có liên quan. Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý, theo dõi, sử dụng cácquỹ đã được Giám đốc phê duyệt và trích nọp theo đúng chế độ quy định của nhà nước và NXB. Sau mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dài hạn bên cạnh việc lập báo cáo, phòng kế toán có trách nhiệm phân tích, đánh giá đúng thực trạng tình hình tài chính của Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội để từ đó đề xuất, kiến nghị những biện pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, có hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, chưa hiệu quả. Do đặc điểm SXKD và quy mô hoạt động nên hiện nay phòng kế toán của Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội được biên chế 8 cán bộ với khả năng chuyên môn khá thành thực: § Kế toán trưỏng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức, vận hành bộ máy kế toán của xí nghiệp, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động tài chính, kế toán, kết quả SXKD và tình hình thu nộp cho Ngân sách nhà nước, đảm cho hoạt động của xí nghiệp về tính họp pháp, hợp lý của các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong xí nghiệp một cách thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạc sản xuất của xí nghiệp,, phát hiện những lãng phí và thiệt hại đã xảy ra, những việc làm không có hiệu quả, những trì trệ trong SXKD để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động và doanh lợi của xí nghiệp ngày càng tăng. Thông qua công tác- tài chính- kế toán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phương án sản phẩm, cải tiến quản lý kinh doanh của xí nghiệp nhằm khai thác và sử dụng có hiệu quả và nâng cao không ngừng hiệu quả của vốn vào SXKD, đảm bảo và phát huy chế độ tự chủ tài chính của xí nghiệp. § Kế toán vốn bằng tiền: Là người chịu trách nhiệm về các khoản mục như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ của nhà nước như:Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam. Hàng ngày ,phản ánh tình hình thu ,chi và tồn quỹ tiền mặt , thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách,phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt ;Phản ánh tình hình tăng ,giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày ,giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt; Phản ánh các khoản tiền dang chuyển ,kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để Xí nghiệp có biện pháp thích hợp , giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời; Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chập hành chế độ thu , chi và quản lý tiền mặt , tiền gửi ngân hàng va các quy định trong chề độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành. § Kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép ,phản ánh ,tổng hợp số liệu một cách chính xác ,đầy đủ kịp thời về số lượng ,hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có ,tình hình tăng ,giảm và di chuyển TSCĐ tronh nội bộ Xí nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư,việc bảo quản và sử dụng TSCĐ ;Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ tong qúa trình sử dụng, tính toán khấu hao theo phương pháp đường thẳng, phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phí SXKD trong kỳ; Tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự toán sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác chi phí sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ; Tham gia kiểm kê ,kiểm tra định kỳ hay bất thường TSCĐ ,tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết ,tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở Xí nghiệp . § Kế toán NVL :có nhiệm vụ tổ chức chứng từ ,TK kế toán. sổ kế toán phù hợp để hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song ;Thực hiện ghi chép tính toán ,phản ánh chính xác , trung thực , kịp thời số lượng ,chất lương và giá thành thực tế cửa NVL xuất kho ;Tập hợp và phản ánh đày đủ ,chính xác ,kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho,kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL ; Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trij NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thừa thiếu ,ứ đọng,kém phẩm chất để Xí nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiện hại có thể xảy ra. §Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương :Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán và thu nhập đầy đủ đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao động ,từng đơn vị lao động; Phản ánh ,ghi chép ,tổng hợp số liệu về số lượng lao động,thời gian kết quả lao động,tính lương và trích các khoản theo lương ,phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động; Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán cưa các phân xưởng ,các bộ phận SXKD ,các phòng ban thực hiện đầy đủ các hạch toán nghiệp vụ lao động ,tiền lương đúng chế độ ,đúng phương pháp ;Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương ,tiền thưởng .các khoản phụ cấp ,trợ cấp cho người lao động ;Lập báo cáo về lao động,tiền lương phục vụ cho công tác uản lý Nhà nước và quản lý của Xí nghiệp . §Kế toán công nợ :Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phai thu,phải trả giữa Xí nghiệp In NXB Lao động- Xã hội với khách hàng hoặc nhà cung cấp .Đối với các khoản phải trả:Mọi khoản nợ phải trả của Xí nghiệp đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán.Số nợ phải trả của Xí nghiệp trên TK tông hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên TK chi tiết của các chủ nợ ;Thanh toán kịp thời,đúng hạn các công nợ cho các chủ nợ ,tránh gây tình trạng kéo dài thời hạn trả nợ.Đối với các khoản phải thu: Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu,từng khoản phải thu,từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán ;Mọi khoản nợ phải thu của Xí nghiệp đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng ,từng nghiệp vụ thanh toán, số nợ phải thu của Xí nghiệp trên TK tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên TK chi tiết của các con nợ ; Trong kế toán chi tiết ,kế toán phải được tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng và thời hạn thanh toán để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời .Trường hợp một đối tượng vừa có công nợ phải thu vùa có công nợ phải trả ,sau khi hai bên đối chiếu xác nhân nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ. §Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ :Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời và chính xác các khoản doanh thu ,các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động, từng phân xưởng ,phòng ban trong Xí nghiệp; Đồng thời phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động ,giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả hoạt động ; Định kỳ cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính. §Thủ quỹ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chụi trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do Gíà đốc Xí nghiệp chỉ định và chụi trách nhiệm giữ quỹ.Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay. Trường hợp cần thiết thì phải làm thủ tục uỷ quyền cho người làm thay và được sụ đồng ý bằng văn bản của Giám đốc Xí nghiệp.Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên Sổ quỹ.Hàng ngày sau khi thu,chi tiền quỹ phải ghi vào sổ quỹ,cuối ngày phải lập báo cáo quỹ nộp cho kế toán. 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp. Xí nghiệp in là một DN nhà nước trực thuộc NXB Lao động- xã hội, do Bộ Lao động- Thương Binh và Xã Hội chủ quản. Vì vậy, chế độ kế toán áp dụng tại xí nghiệp là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141- TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01 tháng11 năm 1995 của Bộ Tài Chính. Hiện nay, tại xí nghiệp in: § Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 dương lịch hàng năm. § Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. § Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. § Kế toán chi tiết NVL đựoc hạch toán theo phương pháp thẻ song song. § Phưong pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dữ trữ. § Phương pháp tính khấu hao TSCĐ được thực hiện theo phưong pháp đường thẳng. § Hình thức kế toán áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. 5. Hệ thống chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Do đó, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động SXKD của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Việc tổ chức chứng từ kế toán khoa học tạo điều kiện để ghi sổ kịp thời, mã hoá thông tin kế toán và lập báo cáo kế toán kịp thời : đồng thời đảm bảo cho thông tin kế toán, chính xác, trung thực, hợp lý nâng cao tính pháp lý và tính kiểm tra cuả thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rỗng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phưong pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinhh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng nội bộ đơn vị. Nhà nước hưóng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các nghành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trưòng hợp cụ thể thích hợp. Các nghành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số vật tư chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần chi tiết của chứng từ. Dựa vào chế độ kế toán áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141- TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính, đồng thời vào quy mô sản xuất, đặc điểm SXKD, trình độ và yêu cầu tổ chức quản lý Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đã đăng ký sử dụng những loại chứng từ sau: Chứng từ lao động tiền lưong gồm có: Bảng chấm công(BB) bảng thanh toán tiền lương(BB), danh sách ngươi lao động hưỏng trợ cấp BHXH (BB), bảng thanh toán tiền thưỏng (BB), phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (HD), phiếu báo làm thêm giờ (HD), biên bản điều tra tai nạn lao động (HD). Chứng từ hàng tồn kho gồm có: Phiếu nhập kho (BB), phiếu xuất kho (BB), biên bản kiểm nghiểm vật tư (HD), lệnh sản xuất, giấy xin lĩnh vật tư, thẻ kho (BB), biên bản kiểm nghiệm vật tư (sản phẩm, hàng hoá) (BB). Chứng từ bán hàng gồm có: Hoá đơn giá trị gia tăng (BB), phiếu xuất kho, hàng gửi bán đại lý (BB). Chứng từ tiền tệ gồm có: Phiếu thu (BB), phiếu chi (BB), giấy đề nghị tạm ứng (HD), giấy thanh toán tiền tạm ứng (BB), bảng kiểm kê quỹ (BB). Chứng từ TSCĐ gồm có: Biên bản giao nhận TSCĐ (BB), biên bản thanh lý TSCĐ (BB), biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (HD). Tóm lại, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đã thực hiện đúng chế độ, kế toán do Bộ Tài Chính quy định về chứng từ. Các chứng từ kế toán ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng với thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực và chính xác thông tin kế toán phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc xí nghiệp. 6. Hệ thống tài khoản kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD : trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính . Hiện nay , xí nghiệp in NXB lao động _ xã hội đang sử dụng hệ thống TK bao gồm hầu hết các TK được ban hành theo quyết định số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính và các TK đã sử đổi , bổ sung theo các thông tư hướng dẫn đã ban hành của bộ tài chính . Đồng thời , để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác hạch toán , xí nghiệp còn mở thêm các TK cấp hai , để theo dõi và quản lý , bao gồm : Tài khoản 152 : NVL Tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai như sau : _ Tài khoản 1521 : NVL giấy _ Tài khoản 1522 : NVL bản kẽm Tài khoản 1523 : NVL mực Tài khoản 1524 : NVL phụ , nhiên liệu § Tài khoản 1525 : NVL phụ tùng thay thế § Tài khoản 1527 : NVL phế liệu thu hồi § Tài khoản 1528 : NVL khác § Tài khoản 131 : NVL phải thu của khách hàng § Tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai như sau : § Tài khoản 131PL : phải thu của khách hàng (Tạp chí nhà nước và pháp luật ) § Tài khoản 131PC : phải thu của khách hàng ( Cục phòng chống TNXH ) § Tài khoản 131PT : phải thu của khách hàng ( Tạp chí kinh tế phát triển ) § Tài khoản 131P33 : phải thu của khách hàng ( Nhà xuất bản CAND ) § Tài khoản 131AK : phải thu của khách hàng ( Cẩm nang nghiệp vụ ) § Tài khoản 131BH : phải thu của khách hàng ( Nhà xuất bản VHĐT ) § Tài khoản 131AN : phải thu của khách hàng ( Tạp chí âm nhạc và thời đại ) § Tài khoản 131TC : phải thu của khách hàng ( Tạp chí nông nghiệp ) § Tài khoản 131T30 : phải thu của khách hàng ( Tạp chí tài chính ) § Tài khoản 131VH : phải thu của khách hàng ( Tạp chí văn học nước ngoài ) § Tài khoản 131MP : phải thu của khách hàng ( Dự án Cevi ) § Tài khoản 131NC : phải thu của khách hàng ( Trung tâm nghiên cứu cộng đồng ) § Tài khoản 131NA : phải thu của khách hàng ( Trường PTTH Diễn châu ) § Tài khoản 131HH : phải thu của khách hàng ( Công ty TNHH hải hà ) § Tài khoản 131S66 : phải thu của khách hàng ( Công ty XD & QC in ấn Thắng lợi ) § Tài khoản 131VA : phải thu của khách hàng ( Công ty TNHH Việt anh ) § Tài khoản 131AT : phải thu của khách hàng ( Công ty TNHH Anh tuấn ) § Tài khoản 131AĐ : phải thu của khách hàng ( Công ty phát triển thương mại ) ¬ § Tài khoản 331 : phải trả cho người bán . Tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai như sau : § Tài khoản 331BB : Phải trả cho người bán ( công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu ) § Tài khoản 331ĐT : phải trả cho người bán ( công ty cổ phần Đông tác ) Tài khoản 331 VH : phải trả cho người bán ( công ty in Văn hoá phẩm) Tài khoản 331 NC : phải trả cho người bán ( công ty TNHH Ngọc Châu). Tài khoản 331 MH : phải trả cho người bán ( công ty TNHH Thương mại Mạnh Hùng). Tài khoản 331 TT : phải trả cho người bán ( công tyTNHH TM &BB Tuấn Thịnh). Tài khoản 331 TL : phải trả cho người bán ( công ty TNHH TM & DV Thăng Long). Tài khoản 331 TN : phải trả cho người bán ( công ty in Thống Nhất). Tài khoản 331 DO : phải trả cho người bán ( công ty TNHH TM SX Dương Oanh). Tài khoản 331 HP : phải trả cho người bán ( công ty cổ phần văn hoá phẩm bao bì Hà Nội). Tài khoản 331 BC : phải trả cho người bán ( công ty TNHH Bảo Châu). Tài khoản 331 AS : phải trả cho người bán ( Doanh nghiệp tư nhân An Sơn). Tài khoản 331 PP : phải trả cho người bán ( công ty cổ phần SX & TM PP). Tài khoản 331 TB : phải trả cho người bán ( công ty TNHH thiết bị in & sản xuất bao bì). Tài khoản 331 NL : phải trả cho người bán ( Cửa hàng Ninh Ly). Tài khoản 331 ĐL : phải trả cho người bán ( công ty TNHH Đức Lâm). Tài khoản 331 PT : phải trả cho người bán ( công ty TNHH thưong mại phụ tùng, thiết bị SP H). Tài khoản 331 ND : phải trả cho người bán ( công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp). Tài khoản 331 TX : phải trả cho người bán ( công ty in TM TTX Việt Nam). Tài khoản 331 CG : phải trả cho người bán ( công ty BB & hàng xuất khẩu Cầu Gỗ). 7. Hệ thống sổ kế toán. Hiện tại, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức khá phổ biến thích hợp với mọi loại hình đơn vị và rất thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy. Theo hình thức này thì NXB đang sử dụng hệ thống sổ đó là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ,thẻ kế toán chi tiết. ¬ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. ¬ Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo TK kế toán được sử dụng trong xí nghiệp. Số liệu ghi trên Sổ cái dùng để kiểm tra ¬Sổ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả SXKD 8. Hệ thống báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là những báo cáo được lập dựa vào phưong pháp kế toán tông hợp số liệu từ các sổ sách kế toán, theo các chỉ tiêu tài chính phát sinh tại những điểm hoặc thời kỳ nhất định. Các báo cáo tài chính phản ánh một cách hệ thống tình hình tài sản của đơn vị tại những thời điểm, kết quả hoạt động kinhh doanh và tình hình sử dụng vốn trong thời kỳ nhất định Tại Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội , hệ thống báo cáo tài chính được lập bao gồm: Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01- DN Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02- DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03- DN Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09- DN Hằng năm, khi kết thúc niên độ kế toán, Xí nghiệp tiến hành lập các báo cáo tài chính bắt buộc nói trên và gửi cho các cơ quan sau: - Cục tài chính doanh nghiệp. Chi cục tài chính doanh nghiệp Hà Nội. Cục thuế Hà Nội. Cục thống kê Hà Nội. Nhà xuất bản Lao động- Xã động. Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB- LAO ĐỘNG Xà HỘI. Trong quá trình SXKD tại xí nghiệp in NVL là yếu tố rất quan trọng cấu thành lên cơ sở vật chất của sản phẩm, giá trị NVL thưòng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD. Chính vì vậy, để quản lý và hạch toán NVL tốt tại xí ngiệp in, cần đi sâu tìm hiểu những nội dung chính sau: 1/. Đặc điểm, phân loại và quản lý NVL tại xí nghiệp a). Đặc điểm NVL tại xí nghiệp. Mỗi một loại sản phẩm có những đặc thù riêng mà NVL là yếu tạo nên đặc thù rieng của sản phẩm. Do xí nghiệp hoạt động SXKD trong lĩnh vực in ấn nên NVL của xí nghiệp in có những đặc điểm riêng biệt so với nghành nghề sản xuất khác. Xí nghiệp sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng với những yêu cầu về quy cách mẫu mã riêng nên NVL của từng đơn đặt không giống nhau. Vì vậy NVL của xí nghiệp in có rất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng. Để tạo đựoc một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần có rất nhiều NVL khác nhau, trong đó giấy, mực in là những NVL nền tảng cấu thành nên sản phẩm in ấn và nó là những NVL chính. Hiện nay, trên thị trường 3 loại NVL này sẵn, giá cả ít biến động, chủng loại đa dạng, phong phú . Việc thu mua lại thuận tiện nên xí nghiệp in không phải nhập khẩu tư nước ngoài mà tất cả các loại giấy in , mực in , bản in đều được mua của các nhà sản xuất trong nước và của nhà sản xuất nước ngoài thông qua việc mua lại của một số nhà phân phối trong nước b). Phân loại NVL tại xí nghiệp Do NVL của xí nghiệp rất phong phú và đa dạng nên xí nghiệp đã tiến hành phân loại NVL căn cứ vào vai trò và công dụng của mỗi loại NVL trong quá trình SXKD , đồng thời đảm bảo quản lý một cách khoa học , NVL của xí nghiệp được phân loại như sau : NVL chính Các loại giấy : giấy la NVL quan trọng nhất, hiếm tỷ trọng lớn trong giá trị sản xuất là nhân tố cơ bản cấu thành nên sản phẩm in. Hiện nay xí nghiệp sử dụng gần 60 loại giấy với chất liệu các khổ và kích cỡ khác nhau giấy bãi bằng 11 khổ và kích cỡ khác nhau , giấy ofset với 8 khổ và kích cỡ khác nhau , giấy đúp lock là 7 , giấy trường xuân là 5 …. Song xí nghiệp chủ yếu sử dụng giấy của công ty bãi bằng _ Mực in : có nhiều loại mực của nhiều nước khác nhau với nhiều màu sắc khác nhau . Trong đó mực in của nhật là được sử dụng nhiều nhất , sau đó là mực trung quốc , mực ý và mực việt nam _ Các bản in : Được làm bằng kẽm có nhiều cỡ và khổ khác nhau bao gồm : Bản nhật máy 16 trang , bản trung quốc máy 10 trang , bản trung quốc máy 4 trang , bản ý máy 16 trang NVL phụ : là đối tượng lao động không cấu tạo nên thực tế sản phẩm , nhưng NVL phụ có tác dụng hỗ trỡ nhất cần thiết và được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện để nâng cao tính năng , chất lượng của sản phẩm NVL phụ bao gồm các loại sau : Băng dính vàng 5 phân , xà phòng bột , bột khô , dung dịch ẩm , đế ghim , dung dịch hiện bản , vải phin , thường … Nhiên liệu : Là dầu dùng để cho xe chạy , axiton và cồn công nghiệp dùng để lau rửa máy móc Phụ tùng thay thế : gồm rất nhiều loại phụ tùng khác nhau , dùng cho các máy móc thiết bị như : kim máy khâu vòng bi 608 , dây côroa 1800 x 10 , cao su offset máy 16 , cao su offset máy , 4 má phanh sau , dây đai dẹt máy offset Vật liệu khác : gồm có các vật liệu điện như : bóng đèn 100 _200 , bóng đèn nêon 0,6 mét , bóng đèn nêon 1.2 mét , tắc te , chấn lưu … và các vật liệu ít sử dụng khác như : vải bọc lô, găng tay cao su , giấy can , bút dạ đầu , giẻ lau , giấy buộc nilon Phế liệu thu hồi : phần lớn là giấy in hỏng , lõi giấy , lề giấy , giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn , giấy rối , bìa giấy các loại , các bản kẽm hỏng được thu hồi về kho c) Công tác quản lý NVL tại xí nghiệp NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình SXKD giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD vì vậy , quản lý tốt khâu mua , dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm tiết kiệm chi phí , giảm giá thành sản phẩm , tăng lợi nhuận cho xí nghiệp Tình hình sử dụng NVL : xí nghiệp luôn luôn khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm NVL trên cơ cở định mức tiêu hao về NVL đã đề ra . Tuy vậy , xí nghiệp cũng mới chỉ xây dựng định mức tiêu hao cho NVL chính là giấy và bản in cho đừng đơn đặt hàng , còn các loại NVL khác được xuất dùng theo nhu cầu của các phân xưởng , bộ phận , ngoài ra trong quá trình sản xuất , xí nghiệp còn tổ chức công tác thu hồi phế liệu như giấy thừa , giấy in hỏng , bản kẽm hỏng … nhập kho 2/ Tính giá NVL tại xí nghiệp Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL a) Tính giá NVL nhập kho Hiện nay xí nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và NVL nhập kho được tính theo giá thực tế đơn vị bỏ ra để thu mua nên: Giá thực tế Giá ghi trên hoá chi phí chiết khấu NVL nhập = đơn chưa có thuế + _ thương mại kho GTGT thu mua giảm giá hàng mua Trong đó chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…. ( cũng được xác định trên cơ cở phương pháp tính thuế GTGT mà xí nghiệp lựa chọn ) Do xí nghiệp thường mua NVL của các nhà cung cấp thường xuyên và mỗi lần mua thường là mua với số lượng lớn nên việc mua hàng hầu hết được bên bán đưa lên tận kho của xí nghiệp trực tiếp đi mua thì mới có chi phí thu mua VD: ngày 2 tháng 12 năm 2005 , xí nghiệp mua giấy bãi bằng 60g/m2 khổ 65x98 với số lượng là 6750 tờ của công ty HGGTGT số 0123783 của công ty CN giấy và sản xuất bao bì Ngọc Diệp bảng số… trang…) với đơn giá chưa có thuế GTGT là 413,454 đồng, tờ, thuế GTGT 10% chi phí vận chuyển bốc dỡ do công ty Ngọc diệp chịu, với ví dụ này xí nghiệp tính giá giấy bãi bằng 60g/m2 khổ 65x98 nhập kho như sau: Giá thực tế giấy nhập kho = gia mua ( không có thuế GTGT ) = số lương x đơn giá = 6750 x413,454 = 2790.814 ( đồng ) b) Tính giá NVL xuất kho Tại xí nghiệp, giá thực tế NVL xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng giá bình quân của một đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ Giá thực tế của = Giá bình quân cuả x Lượng vật liệu NVL xuất kho một đơn vị NVL xuất kho Giá bình quân của một NVL được tính như sau: Giá bình Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ+ tổng giá trị thực tế NVL quân của = nhập trong kỳ một NVL Số lượng NVL tồn đầu kỳ+ tổng số lượng NVL nhập trong kỳ Ví Dụ: - Giấy Bãi Bằng 60 g/m2 khổ 65x98 tồn đầu kỳ tháng 12 là 53.442, đơn giá 443,338 đồng/tờ. - Tổng số lưọng giấy nhập kho trong tháng 12 là: 62.700 tờ, tổng giá thực tế giấy nhập kho trong kỳ là: 25.11.722 đồng. - Tổng số lượng giấy xuất kho trong kỳ là: 115.014 tờ, kế toán xác định giá bình quân của tờ giấy là: Giá bình quân của 443.368 x 53.442 + 25.111.722 một tờ giấy = 53.442 + 62.700 = 420,229 Giá thực tế giấy Bãi Bằng 60 g/m2 khổ 65 x 98 xuất kho. = 420,229 x 115.014 = 48.332.177(đồng). Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dữ trữ có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với các phương pháp khác, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng NVL. Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVl 3/. Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại xí nghiệp 3.1. Nghiệp vụ nhập kho NVL * Chứng từ kế toán sử dụng: Các chứng từ sử dụng cho thu mua và nhập kho NVL tại xí nghiệp bao gồm: Hoá đơn GTGT ( do nhà cung cấp chuyển đến ) Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nhập kho phiếu nhập kho * Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL Tất cả NVL nhập kho tại xí nghiệp đều là mua ngoài. Hàng ngày, khi có NVL nhập kho, căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT của bên bán mà người giao hàng đưa đến, phòng vật tư tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá. Biên bản này là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận NVL giữa nhà cung cấp và xí nghiệp về số lượng, chất lượng và quy cách ( trong trường hợp nhập kho với số lượng nhỏ thì người giao hàng đưa phiếu xuất kho của bên bán cho thủ kho xác nhận số nhập kho và ký nhận ). Phiếu nhập kho cũng do phòng vật tư lập và là chứng từ phản ánh số lượng và giá NVL thực nhập kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán, là căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm đối với những người có liên quan và dùng để ghi nhận vào sổ kế toán.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tại phòng vật tư, liên 2 giao cho người nhập NVl và liên 3 chuyển cho thủ kho dùng để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ. Sơ đồ 1.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL. Đề nghị nhập kho Lưu phiếu nhập kho Lập biên bản kiểm nghiệm Phụ trách phòng vật tư Nhập kho Thủ kho Kế toán nvl Cán bộ phòng vật tư Người giao hàng Ký phiếu nhập kho Ghi sổ, bảo quản lưu trữ Ban kiểm nghiệm Hàng tháng, phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất của xí nghiệp, dựa trên kế hoạch sản xuất đó phòng vật tư lập kế hoạch mua NVL để phục vụ sản xuất. Căn cú vào kế hoạch NVL, phòng vật tư sẽ thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông qua việc ký kết các hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp thưòng xuyên của mình. Sau khi hợp đồng đã được ký kết, đến thời điểm giao hàng ghi trong hợp đồng sẽ vận chuyển hàng đến tận kho của xí nghiệp và giao một liên hoá đơn bán hàng( biểu 1.1) cho cán bộ thu mua. Biểu 1.1: Hoá đơn GTGT bên bán chuyển đến. HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2( giao cho khách hàng) XL/2006 Ngày02 tháng 5 năm 2006 0123783 Đơn vị bán hàng: Công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp. Địa chỉ: 101B – 12 Hào Nam- Hà nội Họ tên nguười mua hàng: Anh Tuyên. Tên đơn vị: Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4- Minh Khai- Hà nội. Số TK: Hình thức thanh toán: Ck – TM. Mã số thuế: 0100828615- - -1 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số Lưọng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 48x84 Tờ 3400 336,363 1.143.634 2 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 Ra 240 80.909.09 19.418.181 3 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 Tờ 6750 413,454 2.790.814 4 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 42x60 Tờ 48740 212 10.332.880 5 Giấy Cút sê 80g/m2 khổ 65x86 Tờ 6750 700 4.725.000 6 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 49x65 Ra 58,2 103.363,636 6.015.763 Cộng 44.426.272 Cộng tiền hàng: 44.426.272 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.442.628 Tổng cổng thanh toán : 48.868.900 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu, tám trăm sáu tám nghìn, chín trăm đồng chẵn. Người mua hàng Ngưòi bán hàng Thủ trưỏng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Khi NVL được bên bán vận chuyển về tới kho. Ban kiểm nghiểm tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách của NVL và lập Biên Bản kiểm nghiệm( biểu 1.2). Nếu NVL đạt yêu cầu về chất lượng, mẫu mã the đúng hợp đồng đã ký kết thì được phép nhập kho. Biểu 1.2: Biên bản kiểm nghiểm( vật tư, sản phẩm, hàng hoá) XÍ NGHIỆP IN NXB LAO ĐÔNG- Xà HỘI Phòng vật tư BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ( Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 02 tháng 5 năm 2006 Số: 58 Căn cứ vào HĐGTGT số 0123783 ngày 02 tháng 12 năm 2005 của Công ty CN giấy và SX bao bì § Ban kiểm nghiệm gồm: Ông bà: Nguyễn Hữu Bình Trưởng ban Ông bà: Đỗ bảo châu Uỷ viên Ông bà: Trần Thu Hương Uỷ viên § Đã kiểm nghiệm các loại: Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm SL đạt yêu cầu SL không đạt yêu cầu 1 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 42x84 B7084 Đếm Tờ 3.400 3.400 0 2 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 B60421 Đếm Tờ 120.000 120/000 0 3 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 B60652 Đếm Tờ 6.750 6.750 0 4 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 42x60 B70421 Đếm Tờ 48.740 48.740 0 5 Giấy Cút sê 80g/m2 khổ65x86 B08065 Đếm Tờ 6.750 6.750 0 6 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ49x65 B60491 Đếm Tờ 29.100 29.100 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, chủng loại Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưỏng ban (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Trước khi tiến hành lập phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lý, hợp lệ bao gồm: Hoá đơn GTGT của người bán ( phải có đầy đủ tên , địa chỉ, mã số thuế của người bán ) và biên bản kiểm nghiệm.Sau đó phòng vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho ( biểu 1.3 ). Thủ kho là người trực tiếp nhận hàng từ người giao hàng, thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng vào kho và ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho, sau đó ghi thẻ kho. Cuối cùng, Phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế toán- tài vụ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và được bảo quản, lưu trữ tại phòng kế toán- tài vụ. Biểu 1.3: Phiếu nhập kho. XÍ NGHIỆP IN NXB LAO ĐỘNG- Xà HỘI Phòng vật tư PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 5 năm 2006 Số: 18 Ngưòi giao hàng: Anh Dũng Đơn vị: 33 ND- Công ty CN giấy và SX BB Ngọc Diệp Địa chỉ: 101 B- 12- Hào Nam- Hà Nội Số hoá đơn: 0123783 Sêri: XL/2006B Ngày: 02 tháng 5 năm 2006 Nội dung: Nhập giấy Bãi Bằng và giấy Cút sê dùng cho sản xuất Tài khoản có: 331- Phải trả cho người bán Mã kho Tên vật tư TK Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền KHVT B7084-