Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy gạch ngói tuynen Quảng Yên – Tổng công ty cổ phần Sông Đà 25

PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài: Thị trường kinh tế càng mở rộng trên đất nước Việt Nam cũng như toàn thế giới thì mọi người cũng có nhiều cơ hội để tìm kiếm thu nhập cho mình và cho tập thể.Mỗi doanh nghiệp – các đơn vị kinh tế cũng phải tìm cách để đứng vững cũng như giữ vững uy tính và thương hiệu cho mình.Điều này không chỉ đơn giản như giải một bài toán khó theo cách giải đơn thuần mà nó cần có cách giải thông minh, sáng tạo.Nguồn lực càng ngày càng cạn kiệt chúng ta không chỉ biết sử dụng khai thác nó mà còn phải biết cách để tái tạo nó.Trong đó, nguồn nguyên vật liệu luôn là một dấu hỏi mà mỗi nhà quản lý, nhà quản trị cần quan tâm và tìm kiếm làm sao để đảm bảo ổn định tình hình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ lớn trong chi phí giá thành sản phẩm.Nếu không có cách quản lý cũng như kiểm tra thường xuyên thì khi nó sẽ thiếu hụt làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc sản phẩm kém chất lượng, không đủ tiêu chuẩn.Chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng khá lớn tới chi phí giá thành sản phẩm, tới lợi nhuận của doanh nghiệp.Một vấn đề lớn đó là nguyên vật liệu có hạn, muốn tạo sản phẩm trở nên tốt hơn và đáp ứng được yêu cầu cũng như thị hiếu của khách hàng mỗi doanh nghiệp cần phải biết tạo ra nhiều mẫu mã, sản phẩm đa dạng hơn.Doanh nghiệp phải biết cách tiết kiệm, quản lý đúng đắn nguồn nguyên liệu sao cho phù hợp với tình hình sản xuất.Nếu không đáp ứng đầy đủ thì doanh nghiệp sẽ trở nên thất bại trong kinh doanh vì không đáp ứng được các hợp đồng sẽ làm cho công ty mất đi khách hàng và uy tín của mình cũng đồng nghĩa với không tạo ra doanh thu, lợi nhuận. Đây cũng chính là điểm cạnh tranh trên thị trường hiện nay về mọi mặt trong đó là nguyên vật liệu đầu vào chiếm phần lớn trong bài toán đảm bảo ổn định nguồn lực.Nhìn nhận được tầm quan trọng của nguyên vật liệu và để trau dồi kiến thức thực tế cũng như ý muốn tìm hiểu về nguyên vật liệu và sự giúp đỡ của thầy Hoàng Giang, em đã quyết định chọn đề tài “ kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy gạch ngói tuynen Quảng Yên – Tổng công ty cổ phần Sông Đà 25” để hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích nghiên cứu: Đề tài “ kế toán nguyên vật liệu ” có thể giúp cho em: - Hệ thống hóa các lí thuyết về kế toán nguyên vật liệu, tổng hợp kiến thức em đã học được trên sách vở nhà trường đồng thời mở mang sự hiểu biết của mình về kế toán nguyên vật liệu. - Tìm hiểu thực trạng kế toán nguyên vật liệu hiện nay nói chung và nhà máy gạch ngói tuynen Quảng Yên. - Đánh giá, nhận xét về thực trạng kế toán nói chung và kế toán nói riêng tại nhà máy, đề xuất những ý kiến của riêng mình về hoàn thiện công tác kế toán tại nhà máy. 3. Đối tượng nghiên cứu: - Công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy gạch tuynen Quảng Yên – CN của Tổng công ty Sông Đà 25. 4. Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Nhà máy gạch ngói tuynen Quảng Yên. - Về thời gian: Quý 4 năm 2010. - Về nội dung: Kế toán nguyên vật liệu bao gồm có nguyên vật liệu chính là đất và các loại nguyên vật liệu khác 5. Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu. - Phương pháp quan sát. - Phương pháp kế toán. 6. Bố cục đề tài: Phần 1: Đặt vấn đề Phần 2: Nội dung và kết quả nghiên cứu. Chương 1: Những lí luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy gạch tuynen Quảng Yên. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy gạch tuynen Quảng Yên. Phần 3: Kết luận và kiến nghị. PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: NHỮNG LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT Vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất và sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doang nghiệp sản xuất kinh doanh. 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu: 1.1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được sản xuất. 1.1.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu: - Tham gia vào một chu kỳ sản xuất - Thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. - Chiếm tỷ lệ khá lớn trong chi phí giá thành sản phẩm và là một bộ phận dự trữ của doanh nghiệp. 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu và yêu cầu quản lí nguyên vật liệu 1.1.2.1 Vai trò của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh.Trên thực tế để sản xuất ra bất kỳ một sản phẩm nào thì doanh nghiệp đều phải cần đến nguyên vật liệu – đầu vào không thể thiếu.Chất lượng sản phẩm sản xuất ra phụ thuộc vào chất lượng nguyên vật liệu đầu vào như thế nào ?. Điều này là tất yếu bởi vì nó ảnh hưởng tới việc tiêu thụ sản phẩm, uy tín doanh nghiệp, lợi nhuận và sự tồn tại của sản phẩm cũng như doanh nghiệp.Vì vậy việc phấn đấu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm đồng nghĩa với việc giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý.Mặt khác, xét về vốn thì nguyên vật liệu là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong các doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ.Để nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn sản xuất kinh doanh cần phải tăng tốc luân chuyển vốn lưu động và không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm. Như vậy, nguyên vật liệu có ý nghĩa sống còn của doanh nghiệp. 1.1.2.1. Yêu cầu quản lí nguyên vật liệu: Quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm từ khâu thu mua đến khâu bảo toàn sử dụng, dự trữ là một vấn đề khó khăn và cần quan tâm của nhà quản lý doanh nghiệp. - Khâu thu mua: Phát sinh ngoài quá trình sản xuất của doanh nghiệp song nó liên quan trực tiếp.Thực hiện tốt khâu thu mua không những đảm bảo nguồn cung cấp thường xuyên, liên tục mà còn đảm bảo được số lượng, quy cách, giá cả của nguyên vật liệu giúp cho sản xuất hoàn thành kế hoạch đặt ra.Ngược lại, nếu thực hiện không tốt nó sẽ gây khó khăn cho quá trình sản xuất. - Khâu bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu cũng phải quan tâm, chú ý.Doanh nghiệp cần phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu đảm bảo không thiếu hụt và tránh ứ đọng.Góp phần hạ thấp chi phí tồn kho, làm tăng vòng quay của vốn nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Khâu sử dụng: Nguyên vật liệu phải quản lý chặt chẽ sử dụng sao cho tiết kiệm trên cơ sở xác định các định mức dự toán.Nhu vậy, doanh nghiệp mới có thể hạ thấp được chi phí, từ đó hạ thấp được giá thành để tăng lợi nhuận. Quán triệt những yêu cầu quản lý nguyên vật liệu sẽ thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu. 1.1.3. Khái niệm, nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ và nguyên tắc về kế toán nguyên vật liệu. 1.1.3.1 Khái niệm, nội dung của kế toán nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học hợp lý có ý nghĩa thiết thực trong quản lý, kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo từng đối tượng sử dụng, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát, lãng phí và có thể tránh được tình trạng ứ đọng hay khan hiếm vật tư ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh. Mặt khác, kế toán nguyên vật liệu là công cụ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh.Kế toán nguyên vật liệu có tính chính xác hợp lý, kịp thời, đầy đủ thì nhà quản lý mới nắm bắt được chính xác tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng, thực hiện kế hoạch nhập – xuất – tồn kho, giá cả thu mua và tổng giá trị từ đó để ra biện pháp quản lý thích hợp. 1.1.3.2 Ý nghĩa của kế toán nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu cần phải thực hiện đầy đủ nghiêm chỉnh các yêu cầu đặt ra, có như vậy mới càng ngày càng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp. 1.1.3.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý nguyên vật liệu kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. - Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời giá trị vật chất xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng sai mục đích, lãng phí. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng và hạn chế những thiệt hại. - Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu. 1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu: Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản dự trữ trên nhiều địa phương khác nhau. - Căn cứ vào công dụng chủ yếu vật liệu được chia thành 2 loại: + Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm. + Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại vật liệu lao động phục vụ cho công việc lao động của công nhân. + Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất + Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sữa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn. + Các loại vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu đã nêu trên như bao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất và thanh lí tài sản. Một điểm cần chú ý ở cách phân loại này là có những trường hợp loại vật liệu nào đó có thể là vật liệu phụ ở hoạt động này hoặc ở doanh nghiệp này nhưng lại là vật liệu chính ở hoạt động khác hoặc ở doanh nghiệp khác. - Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu: + Vật liệu mua ngoài. + Vật liệu tự sản xuất. + Vật liệu có từ nguồn khác. 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu: 1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá thực tế. Ngoài việc đánh giá theo giá thực tê, các doanh nghiệp còn sử dụng giá hạch toán. 1.2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu: * Tính giá vật liệu nhâp: - Vật liệu mua ngoài: Giá nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + chi phí thu mua thực tế - Khoản giảm giá được hưởng - Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu. - Vật liệu thuê ngoài chế biến: Giá nhập kho = Giá xuất vật liệu đem chế biến + Tiền thuê chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dở vật liệu đi và về - Vật liệu được cấp: Giá nhập kho = giá do đơn vị cấp thông báo + chi phí vận chuyển, bốc dở - Vật liệu nhận vốn góp: Giá nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định - Vật liệu được biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời gian trên thị trường. * Tính giá vật liệu xuất: Tính giá theo giá thực tế.Ngoài ra còn có các phương pháp khác như sau: - Phương pháp tính giá theo giá thực tế bình quân gia quyền. - Phương pháp thực tế đích danh. - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) - Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO) 1.3 Kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1.3.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng 1.3.1.1 Tài khoản sử dụng * Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu Kết cấu: - Bên nợ: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. +Trị giá nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê. - Bên có: + Trị giá vốn thực tế xuất kho + Số tiền giảm giá chiết khấu thương mại hàng mua + Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê - Số dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ kế toán. * Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Kết cấu: - Bên nợ: + Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường - Bên có: + Phản ánh giá trị hàng mua đi đường tháng trước, Tháng này đã về nhập kho hàng đưa vào sử dụng ngay. * Tài khoản 611 – Mua hàng Kết cấu: - Bên nợ: + Giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kì theo kiểm kê. + Giá trị thực tế của nguyên vật liệu mua vào trong kỳ. - Bên có: + Giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ khi kiểm kê. + Giá trị thực tế của nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được người bán giảm giá. + Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ. - Cuối kỳ: Không có số dư. - Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 6111: Mua nguyên vật liệu theo dõi giá trị nguyên vật liệu. + Tài khoản 6112: Mua hàng hóa dùng để phản ánh giá trị hàng hóa. 1.3.1.2 Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. - Bảng phân bổ vật liệu sử dụng. 1.3.2 Phương pháp kế toán nguyên vật liệu 1.3.2.1 Phương pháp kế toán ghi thẻ song song: * Nguyên tắc : Ghi theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. * Trình tụ ghi chép: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập – nhập – tồn về mặt số lượng. - Bước 1: Căn cứ vào chứng từ: Phiếu nhập và phiếu xuất nguyên vật liệu thủ kho thực hiện việc nhập - xuất nguyên vật liệu về hiện vật.Sau đó vào thẻ kho ở cột nhập và xuất tương ứng. - Bước 2: Thủ kho thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho. - Bước 3: Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn về mặt hiện vật cho từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho. - Bước 4: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho thì người thủ kho chuyển chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán nguyên vật liệu thông qua biên bản bàn giao. - Ở phòng kế toán: sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về mặt số lượng lẫn giá trị. - Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và sau đó tính thành tiền cho từng phiếu nhập và phiếu xuất. - Bước 2: Kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại nguyên vật liệu cả về hiện vật lẫn giá trị. - Bước 3: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên sổ chi tiết. Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho.Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh.Kế toán nguyên vật liệu phải đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị, sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn trên cơ sở số liệu của sổ chi tiết. * Nhận xét: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng.Hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do cuối tháng mới tiến hành kiểm tra đối chiếu. * Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập – xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. * Sơ đồ 1: sơ đồ kế toán ghi thẻ song song Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Chứng từ xuất 1.3.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: * Nguyên tắc: Ghi theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. * Trình tự ghi chép: - Ở kho: Giống như phương pháp ghi thẻ song song - Ở phòng kế toán: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. + Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ thủ kho chuyển đến kế toán nguyên vật liệu ghi đơn giá tính thành tiền. + Bước 2: Kế toán nguyên vật liệu phân loại chứng từ phiếu nhập và phiếu xuất nguyên vật liệu.Dựa trên cơ sở phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất nguyên vật liệu cả về hiện vật lẫn giá trị. + Bước 3: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu lấy số liệu trên bảng kê nhập và bảng kê xuất vào bảng đối chiếu luân chuyển, vào cột nhập cột xuất cho từng loại nguyên vật liệu. Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật.Nếu có chênh lệch phải có nguyên nhân điều chỉnh. * Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. * Nhược điểm: Công việc của kế toán vật tư thường dồn vào cuối tháng làm cho các báo cáo kế toán thường không kịp thời. * Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng cho nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu, do vậy không có điều kiện theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. Sơ đồ 2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Bảng kê xuất 1.3.2.3 Phương pháp ghi sổ số dư: * Nguyên tắc: Tại kho ghi chép theo chỉ tiêu số lượng, còn tại phòng kế toán theo chỉ tiêu giá trị. - Ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song nhưng cuối tháng thủ kho lập sổ số dư trên cơ sở số liệu số tồn nguyên vật liệu trên thẻ kho, sau đó chuyển sổ này cho kế toán nguyên vật liệu. - Ở phòng kế toán: Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư. + Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho đem đến ghi đơn giá tính thành tiền. + Bước 2: Định kỳ 5 hoặc 10 ngày kế toán nguyên vật liệu tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhâp và xuất vào bảng kê lũy kế nhập xuất tồn. + Bước 3: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tính ra số tồn về giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên bảng kê lũy kế nhập – xuất – tồn. + Bước 4: Cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến kế toán tính thành tiền cho từng loại nguyên vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số dư vào cột giá trị. + Bước 5: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tự tiến hành đối chiếu số liệu về giá trị sổ số dư và bảng lũy kế nhập – xuất – tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. + Bước 6: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp về tổng giá trị nhập – xuất – tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. * Ưu điểm: Giảm khối lượng ghi chép hàng ngày. * Nhược điểm: Khó kiểm tra khi sai sót vì phòng kế toán chỉ theo mặt giá trị từng nhóm nguyên vật liệu. * Phạm vi áp dụng: Phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nhập – xuất ra thường xuyên, nhiều chủng loại và xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn, yêu cầu về trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ 3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng kê lũy kế xuất Bảng kê lũy kế nhập xuất tồn Sổ số dư Ghi chú chung của sơ đồ 1, 2, 3: - Ghi ngày tháng: - Ghi cuối tháng: - Ghi đối chiếu: 1.3.3 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1.3.3.1 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng một cách thường xuyên, liên tục.Phương pháp này được sử dụng phổ biến vì có được tính chính xác cao và cung cấp thông tin một cách kịp thời, cập nhật. Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 151 TK 152 TK 621 NVL đi đường kỳ trước Xuất để chế tạo sp TK 331, 111, 112 TK 627, 641, 642 141 Xuất cho sxc, bán hàng, QLDN Tăng do mua ngoài ( pp Khấu trừ VAT) TK 632(157) TK 133 Thuế VAT Xuất gửi bán được khấu trừ TK 333 Thuế nhập khẩu TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 411 Nhận cấp phát, khen thưởng TK 1381,642 Thiếu phát hiện khi kiểm kê TK 642,3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 154 Xuất thuê ngoài TK 128, 222 gia công TK 412 Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng - Kế toán sử dụng các tài khoản sau: + TK 152 – nguyên liệu, vật liệu: Theo dõi giá trị thực tế của toàn bộ nguyên vật liệu hiện có tăng giảm qua kho doanh nghiệp. + TK 151 – hàng mua đang đi đường: Dùng theo dõi giá trị nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhưng chưa về nhập kho. Ngoài ra trong quá trình kế toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 113, 112, 111, 331… - Trình tự hạch toán: Phương pháp kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu: Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu: - Khi mua nguyên vật liệu, nguyên vật liệu về có chứng từ đi kèm: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331… - Nguyên vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo: Vẫn làm thủ tục nhập kho nguyên vật liệu về hiện vật nhưng chưa ghi sổ kế toán ngay mà đợi đến cuối tháng nếu hóa đơn về thì ghi sổ giống trường hợp trên.Nếu cuối tháng chứng từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính.Sang tháng sau nếu chứng từ về, so sánh giá thực tế với giá tạm tính để ghi sổ. - Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng.Nếu trong tháng hàng về nhập kho, kế toán ghi sổ giống như trường hợp cả hàng và hóa đơn cùng về.Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán ghi sổ: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp DN mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 515 - Trường hợp hàng thừa hoặc thiếu so với hóa đơn: + Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn: Nhập kho toàn bộ (kể cả hàng thừa) Nợ TK 152, 133 Có TK 111, 112, 331, 338(1) Khi xử lý giá trị hàng thừa: Nợ TK 338(1) Có TK 642,7 11, 331, 152 + Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn: Nợ TK 152, 138(1), 133 Có TK 331, 111, 112 Khi xử lý giá trị hàng thiếu: Nợ TK 642, 1388, 334 Nợ TK 415, 821, 411 Có TK 1381 - Nguyên vật liệu do nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp hoặc của các cá nhân, cổ đông đóng góp, các bên góp vốn liên doanh hoặc được tổng thưởng: Nợ TK 152 Có TK 222, 128, 228 - Nhận lại vốn góp liên doanh trước đây bằng nguyên vật liệu: Nợ TK 152 Có TK 222, 128, 228 - Nhập kho nguyên vật liệu chế biến hoặc thuê ngoài chế biến: Nợ TK 152 Có TK 154 Phương pháp xuất nguyên vật liệu: - Căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu để phân bổ nguyên vật liệu vào TK chi phí phù hợp: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 - Xuất nguyên vật liệu để gia công chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 - Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh: Khi góp vốn phải tính lại giá nguyên vật liệu. + Số vốn góp liên doanh là nguyên vật liệu bằng giá trị nguyên vật liệu ghi trên sổ kế toán: Nợ TK 222, 128, 228 Có TK 152 Có TK 412 + Số vốn góp liên doanh là nguyên vật liệu nhỏ hơn giá trị nguyên vật liệu ghi trên sổ kế toán: Nợ TK 222, 128, 228 Nợ TK 412 Có TK 152 - Bán nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, chậm luân chuyển: + Thu tiền bán nguyên vật liệu: Nợ TK 111, 112 Có TK 511, 3331 + Kết chuyển giá vốn của nguyên vật liệu đã tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 152 - Kiểm kê các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vật liệu: a.Trường hợp kiểm nhận thừa nguyên vật liệu: Nhập toàn bộ hàng thì căn cứ vào chứng từ: Nợ TK 152, 1331 Có TK 3381 Căn cứ vào các quy định xử lý: + Trả lại: Nợ TK 3381 Có Tk 152 + Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa thi đơn vị bán phải viết hóa đơn bổ sung: Nợ TK 338(1), 133(1) Có TK 331 + Nếu thừa không xác định được nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 3381 Có TK 711, 632 + Kế toán căn cứ vào hóa đơn: Nợ TK 152 Có TK 133, 331 + Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán: . Ghi đơn : Nợ TK 002 . Ghi đơn : Có TK 002 b, Trường hợp kiểm nhận khi phát hiện thiếu: + Khi nhập kho căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 152, 138 Có TK 331 + Khi xác nhận nguyên nhân, căn cứ vào các quy định xử lý, kế toán ghi theo từng trường hợp: Nếu do đơn vị bàn giao thiếu và phải giao tiếp số hàng thiếu, khi đơn vị bán đã giao hàng, căn cứ vào các chứng từ: Nợ TK 152 Có TK 1381 - Trường hợp kiểm kê kho nguyên vật liệu: a, Trường hợp kiểm kê phát hiện thùa chưa rõ nguyên nhân: + Căn cứ vào biên bản kiểm kê: Nợ TK 152 Có TK 3381 + Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 3381 Có TK 711, 632 b, Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân: + Căn cứ vào biên bản kiểm kê: Nợ TK 1381 Có TK 152 + Khi có qua trình xử lý: . Nếu hàng hóa thiếu hụt trong định mức cho phép: Nợ TK 632 Có TK 1381 . Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường: Nợ TK 111, 1388, 334 Có TK 1381 . Nếu giá trị hàng thiếu hụt còn lại sau khi trừ đi phần đã được bồi thường được phản ánh vào giá trị hàng bán Nợ TK 632 Có TK 138(1) 1.3.3.2 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì: Theo phương thức này, giá trị vật tư xuất dùng được tính theo công thức: Giá trị xuất kho = Giá trị tồn đầu kì – Giá trị nhập trong kỳ - Giá trị tồn cuối kỳ Các TK 151, 152 chỉ phản ánh kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ chứ không phản ánh biến động tăng, giảm nguyên vật liệu nên ở phương pháp này kế toán sử dụng TK 611 Sơ đồ 5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kì: TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Kết chuyển giá trị NVL Kết chuyển giá trị tồn đầu kì NVL cuối kỳ TK 111, 331, 141 TK 331 Giá trị hàng mua trả lại Giá trị NVL mua vào ( PP trực tiếp) TK 1331 Giá trị NVL mua vào (PP khấu trừ) Thuế VAT TK 1331 không được k.trừ Thuế VAT được khấu trừ TK 632 TK 333 Giá trị NVL xuất Thuế nhập khẩu dùng TK 821, 138, 334 TK 411 Giá trị thiếu hụt mất mát Nhập vốn LD cấp, phát, tặng TK 412 TK 412 Đánh giá tăng NVL Đánh giá giảm NVL * Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611: mua hàng : Dùng theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, từ đó xác định giá vật tư xuất dùng. - TK 152: nguyên vật liệu: Giá trị thực tế tồn kho của nguyên vật liệu. - TK 151: Hàng mua đi đường: dùng để phản ánh giá trị số hàng mua nhưng đang đi đường hay gửi tại người bán. - Ngoài ra còn có các tài khoản khác như: 133, 331, 111, 112… có nội dung và kết cấu như phương pháp kê khai thường xuyến. 1.3.3.3 Đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu: - Khi đánh giá lại nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban đánh giá sau khi đánh giá phải lập đánh giá nguyên vật liệu.Chênh lệch đánh giá, đánh giá ghi trên sổ kế toán được phản ánh vào TK 412 – chênh lệch đánh giá lại tài sản.Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: - Nếu đánh giá tăng: Nợ TK 152 Có TK 412 - Nếu đánh giá giảm: Nợ TK 412 Có TK 152 - Căn cứ vào các quy định của cơ quan có thẩm quyền xử lí khoản chênh lệch giữa đánh giá lại. - Chênh lệch tăng do đánh giá lại được ghi tăng nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 412 Có TK 411 - Chênh lệch đánh giá giảm do đánh giá được ghi giảm nguồn vốn kinh doanh. Nợ TK 411 Có TK 412 1.3.3.4 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho * Mục đích lập dự phòng: Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phi chưa thực sự chi vào chi phí kinh doanh của niên độ để có nguồn tài chính bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau đó các yếu tố khách quan làm giảm giá vật tư. * Phương pháp kế toán: - Tài khoản sử dụng dùng để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu và các loại hàng tồn kho khác là TK 159 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Kết cấu tài khoản 159: + Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích vào chi phí. + Số dư bên có: Phản ánh số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. - Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng hàng hóa, vật tư, hàng tồn kho và khả năng giảm giá từng thứ của vật tư hàng hóa để xác định trích lập dự phòng tính vào chi phí: Nợ TK 632 Có TK 159 - Ở cuối niên độ kế toán sau tiếp tục tính toán mức dự phòng cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo.Sau đó sẽ so sánh số dự phòng đã lập cuối kỳ kế toán của năm trước. - Nếu số dự phòng phải nộp năm nay, số dự phòng đã lập ở năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được được trích lập bổ sung: Nợ TK 632 Có TK 159 - Nếu số dự phòng của năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch sẽ được hoàn nhập: Nợ TK 159 Có TK 632 1.3.4 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng: Ở các doanh nghiệp việc sử dụng loại sổ nào trong hạch toán nguyên vật liệu là tùy thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.Theo chế độ kế toán hiện hành có thể sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau: - Nhật kí chung - Nhật kí chứng từ - Chứng từ ghi sổ - Nhật kí sổ cái - Kế toán trên máy vi tính Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự kế toán của nhật kí chung Chứng từ gốc Sổ nhật kí đặc biệt Sổ nhật kí chung Thẻ sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng CĐ số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, định kì: Quan hệ đối chiếu: Sơ đồ 7: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Thẻ sổ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 8: Hình thức nhật kí – chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ sổ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 9: Sơ đồ kế toán hình thức nhật ký sổ cái: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật kí – sổ cái Báo cáo tài chính Thẻ sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 10: Sơ đồ kế toán hình thức kế toán trên máy vi tính Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán Máy vi tính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN – CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 25 THANH HÓA 2.1 Khái quát chung về nhà máy gạch TUYNEN Quảng Yên 2.1.1Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp: Nhà máy gạch tuynen Quảng Yên – Công ty Sông Đà 25, có tiền thân từ xí nghiệp gạch ngói Quảng Yên, được thành lập theo quyết định 322TC/UBTH ngày 28/3/1977.Tù khi thành lập đến nay, quá trình phát triển của nhà máy có thể chia làm 3 giai đoạn: * Giai đoạn 1: Từ 1977 – 1990 Đây là thời kì đầu thành lập với nhiệm vụ sản xuất gạch ngói các loại bằng đất sét nung.Những năm 70, xí nghiệp đã có dây chuyền cơ giới hóa sớm nhất tỉnh là hầm sấy tuynen và lò nung hốp man, nhưng lúc bấy giờ điện chưa đáp ứng được yêu cầu mặc dù xí nghiệp đã mua sắm máy phát điện dự phòng.Vì vậy xí nghiệp không duy trì sản xuất trên dây truyền nung trong lò đứng.Do vậy, những năm 80 xí nghiệp có nhiều bước thăng trầm tưởng như không duy trì được sản xuất. Công suất sản xuất 7 – 10 (triệu viên/năm).Là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc quản lý của cơ sở Xây Dựng Thanh Hóa. * Giai đoạn 2: Từ 1991 – 2000 Thực hiện nghị quyết 388/HĐBT ngày 20/11/1991 về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nước. Bộ trưởng bộ Xây Dựng thông báo cho ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa đã ký quyết định thành lập lại doanh nghiệp nhà nước cho xí nghiệp gạch ngói Quảng Yên tại thông báo số 144/TB – DNNN, ngày 16/10/1991.Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ký quyết định thành lập lại doanh nghiệp nhà nước theo số 1428/TC – UBTH, ngày 21/11/1992.Ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất các loại gạch ngói bằng đất sét nung, hạch toán độc lập và có đầy đủ tư cách pháp nhân.Công suất sản xuất là 10 – 15 (triệu viên/năm).Trực thuộc quản lý của sở xây dựng Thanh Hóa. * Giai đoạn 3: Từ 2000 – nay Thực hiện chính sách chuyển đổi doanh nghiệp của Đảng và Nhà nước ban hành, ngày 25/6/2001 ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ký quyết định số 1544QĐ/UBTH, sát nhập xí nghiệp gạch Quảng Yên vào công ty xây dựng số 2 – Thanh Hóa với tổng số vốn là 2281(triệu đồng), trong đó vốn lưu động là 983(triệu đồng), vốn cố định là 1298(triệu đồng).Công ty xây dựng số 2 nay là công ty Sông Đà 25 – thuộc tổng công ty Sông Đà.Đây là bước thay đổi đáng kể, doanh nghiệp đã đầu tư mở rộng sản xuất bằng dây chuyền hiện đại và nung sản phẩm trong lò nung tuynen với công suất lên tới 22 – 25 (triệu viên/năm).Dây chuyền mới đưa vào hoạt động từ tháng 10/2002, với tổng số vốn là 11441(triệu đồng). Công ty trở thành doanh nghiệp cổ phần hóa theo quyết định của nhà nước. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: 2.1.2.1 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất: Quy trình công nghệ sản xuất tại nhà máy gạch tuynen Quảng Yên – công ty Sông Đà 25 là quy trình công nghệ sản xuất liên tục , phức tạp qua nhiều giai đoạn.Quy trình sản xuất gạch tuynen được chia thành 4 công đoạn: * Công đoạn 1: công đoạn tạo hình: Nguyên liệu chính (đất) cùng với than được đưa vào sản xuất theo định mức nhất định để cho ra sản phẩm là các loại gạch chưa nung. Bước 1: Đất, than trộn lẫn theo tỷ lệ nhất định. Bước 2: Tưới nước. Bước 3: Đưa vào máy tạo hình ra sản phẩm dở dang là gạch chưa nung. * Công đoạn 2: Công đoạn phơi đảo Gạch chưa nung được chuyển cho bộ phận phơi đảo với nhiệm vụ làm kho gạch. * Công đoạn 3: Công đoạn xếp gòong Bộ phận xếp gofoong nhận gạch khô và thực hiện xếp gạch lên gòong để chuẩn bị nung. * Công đoạn 4: Công đoạn sấy nung. Ra lò phân loại, nhập kho.Giai đoạn này tiến hành sau khi gạch được xếp lên gòong, thời gian sấy nung là 45 phút/gòong.Trung bình 28 gòong/ngày.Sản phẩm ra lò phân loại theo chất lượng A1, A2, C theo hình dáng bên ngoài và phẩm cấp đồng thời nhập kho, phế phẩm không nhập kho. Sơ đồ 11: trình sản xuất tại nhà máy gạch tuynen Quảng Yên Đất , than Điện, than Trộn đều Tưới nước Tạo hình Phơi đảo Xếp gòong Sấy nung Phân loại, nhập kho 2.1.3 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác kế toán của nhà máy: 2.1.3.1 Thuận lợi: Thứ nhất: Hiện nay việc áp dụng khoa học công nghệ và nhà máy đang dần mở rộng cũng như cổ phần hóa theo quyết định của Thủ tướng, chính phủ đã giúp cho nhà máy đổi mới quy trình làm việc của mình một cách hiệu quả. Thứ hai: Cán bộ công nhân viên có nhiều kinh nghiệm hơn và có trình độ cao hơn. Thứ ba: Đó là sự đồng lòng cũng như sự quản lý sát sao của toàn bộ cán bộ công nhân viên là cho nhà máy vượt qua mọi khó khăn. 2.1.3.2 Khó khăn: Thứ nhất: Sự ảnh hưởng của nền kinh tế thay đổi một cách chóng mặt và khủng hoảng nền kinh tế thế giới đòi hỏi nhà máy cần phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn và mới mẻ để sản phẩm của nhà máy càng bán được nhiều hơn, có uy tín hơn trên thị trường. Thứ hai: Nhà máy còn cần nhiều vốn hơn để đầu tư vào các thiết bị văn phòng như máy vi tính, hệ thống mạng, internet…, nâng cấp cơ sở, nhất là về tài sản cố định. 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu sản xuất kinh doanh của xí nghiệp 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ 12: tổ chức bộ máy quản lí Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức lao động Phòng HC - KT Phòng sản xuất – kinh doanh Phòng cơ điện Phòng bảo vệ Tổ tạo hình Tổ phơi đảo Tổ xếp gòong Tổ sấy nung Tổ xuống gòong Tổ bốc xếp sản phẩm Tổ nghiền than Tổ bơm gòong 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận các phòng ban: Tại nhà máy, thực hiện chế độ khoán rất chặt chẽ từ khâu quản lý lao động, quản lý kế hoạch, quản lý chất lượng sản phẩm, theo định mức đã được xây dựng sẵn.Nhà máy đã thực hiện việc khoán mở rộng, phổ biến đến từng phòng ban, người lao động để mọi người thực hiện.Đồng thời có thưởng phạt rõ ràng nếu thực hiện tốt hay vi phạm quy định. * Giám đốc: Là người có thẩm quyền cao nhất ở nhà máy, đưa ra các quyết định trọng yếu và có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. * Phó giám đốc: Có nhiệm vụ quản lý sản xuất về mọi vấn đề có liện quan đến kỹ thuật trong trong quá trình sản xuất, trực tiếp theo dõi phòng điều hành. Và thay mặt giám đốc khi giám đốc vắng mặt. * Phòng tổ chức hành chính: Quản lý về tổ chức hành chính, các vấn đề liên quan tới quyền lợi và nghĩa vụ của cán bộ công nhân viên trong nhà máy, lưu giữ hồ sơ, lí lịch và các quyết định.Thực hiện các chính sách của Đảng và nhà nước, kiêm thống kê hiện trường và làm quyết toán tiền lương. * Phòng sản xuất kinh doanh: Là phòng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm thị trường, công tác Maketting và làm quyết toán tiền lương. * Phòng tài chính – kế toán: Nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc về các chính sách, chế độ tài chính, quản lý thu chi tài chính theo quy định tài chính kế toán hiện hành.Phản ánh trung thực, kịp thời tình hình tài chính của nhà máy, tổ chức giám sát phân tích các hoạt động kinh tế, từ đó giúp giám đốc nắm bắt được tình hình cụ thể của nhà máy để đưa ra quyết định tài chính, hợp lý, hiệu quả.Tổ chức hạch toán và cung cấp số liệu cho các phòng ban chức năng phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. * Mối quan hệ của phòng kế toán – tài chính với các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp. - Đối với phòng tổ chức hành chính: hàng tháng phòng tổ chức hành chính nhận phiếu nhập sản phẩm ở phòng kế toán – tài chính và các chứng từ khác ở phòng sản xuất kinh doanh để lên quyết toán lương cho các phân xưởng phòng ban.Sau đó gửi về phòng kế toán – tài chính để kiểm tra sự hợp lý của chứng từ để làm thủ tục thanh toán tiền lương, kế toán tổng hợp căn cứ lập bảng phân bổ tiền lương. - Đối với phòng sản xuất kinh doanh: Đưa hợp đồng khai thác đất cho phòng kế toán tài chính cử người cùng phòng sản xuất kinh doanh lập hội đồng nghiệm thu, căn cứ vào số liệu nghiệm thu phòng kế toán tài chính lập biên bản thông báo chi bên khai thác đất đồng thời cấp hóa đơn và làm thủ tục nhập kho đất và thanh toán - Mọi giao dịch với các tổ chức như nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, vay ngân hàng nộp thuế doanh nghiệp đều thông qua công ty Sông Đà 25. 2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy: 2.1.5.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy: Sơ đồ 13 : tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy Kế toán trưởng Kế toán thanh toán <kiêm kế toán TSCĐ Kế toán bán hàng Kế toán vật tư, CCDC Thủ kho Thủ quỹ + Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm điều hành chung về công tác kế toán nhà máy, là kế toán tổng hợp, kiêm kế toán công nợ và tiến hành các hoạt động kinh tế tại nhà máy để đưa ra ý kiến tham mưu cho ban giám đốc.Tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính, nhằm cung cấp thông tin tài chính của nhà máy cho giám đốc, các đối tượng liên quan và nộp lên công ty Sông Đà 25. + Kế toán thanh toán, kiêm kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ theo đúng chế độ của Bộ Tài Chính quy định, kiểm tra đầy đủ, tính pháp lí và phù hợp của chứng từ gốc khi tiến hành làm thủ tục thu, chi.Đồng thời hằng ngày vào sổ quỹ và báo cáo tồn quỹ cho trưởng phòng kế toán và ban giám đốc.Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, vào bảng kê số 1, nhật kí chứng từ số 1. Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ tại doanh nghiệp, tính đúng, đủ tiền khấu hao tài sản cố định và lên bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, lập báo cáo kiểm kê TSCĐ hàng quý, 6 tháng và cả năm.Kiểm tra theo dõi những TSCĐ hư hỏng, không sử dụng để đè xuất thanh lý hoặc nhượng bán. + Kế toán vật tư, CCDC: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, vào sổ chi tiết hạch toán các vật liệu hàng ngày và lập bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC, tổng hợp báo cáo bằng văn bản, cung cấp các tài liệu liên quan cho kế toán tổng hợp. + Kế toán bán hàng kiêm đối chiếu công nợ và thu hồi công nợ: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho sản phẩm, viết hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo phiếu xuất kho hằng ngày và các chứng từ có liên quan, mở sổ theo dõi từng khách nợ, đối chiếu công nợ và cuối quý phải có biên bản xác nhận công nợ của khách, chịu trách nhiệm về số sản phẩm xuất bán không thu được tiền, 10 ngày tập hợp chứng từ, viết hóa đơn, vào bảng kê có TK 511. bảng kê có tài khoản 3331 hàng tháng để cung cấp cho kế toán tổng hợp. + Thủ kho: Gồm có thủ kho vật tư và thủ kho sản phẩm. Thủ kho vật tư: Kiểm tra theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn các loại vật tư theo đúng số lượng, chất lượng chủng loại, đối chiếu sổ sách với kế toán vật tư. Thủ kho sản phẩm: hướng dãn khách hàng lấy hàng đúng quy trình, số lượng, chủng loại, phẩm cấp hàng, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm đúng số lượng và chất lượng, có vấn đề báo cáo kịp thời để có biện pháp xử lý, tự chịu trách nhiệm về thiếu hụt sản phẩm. + Thủ quỹ: Cập nhật quỹ hằng ngày, thu, chi tiền đầy đủ, kịp thời và đúng đối tượng, tự chịu trách nhiệm về thiếu hụt quỹ, kiểm tra chứng từ hợp pháp trước khi chi tiền. 2.1.5.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ: Tổ chức vận dụng chứng từ được vận dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của nhà máy.Kế toán phản ánh đúng, chính xác đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán.Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán khoa học, hợp lí, được sắp xếp theo đúng nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian, đóng chứng từ hàng tháng và lưu giữ an toàn. 2.1.5.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: Nhà máy tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 01/11/1995 của bộ trưởng bộ Tài Chính.Hệ thống tài khoản kế toán nhà máy áp dụng tương đối phù hợp vói yêu cầu quản lý, đáp ứng được công tác kiểm tra giám sát tình hình tài chính của nhà máy. 2.1.5.4 Hình thức sổ sách và tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách: - Hình thức sổ sách nhà máy áp dụng theo hình thức kế toán nhật kí – chứng từ.Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có tài khoản kết hợp với việc ghi chép theo thứ tự thời gian, theo hệ thống hóa giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc lập báo cáo cuối kỳ.Sổ sách gồm có: + Sổ chi tiết các tài khoản. + Sổ cái các TK + Nhật kí – chứng từ số 1,2,5,7 + Bảng kê số + Báo cáo nhập – xuất – tồn. - Trên đà phát triển công nghệ thông tin kết hợp với yêu cầu thực tế đó là do yêu cầu quản lí nhanh chóng, chính xác và đầy đủ, nhà máy đã áp dụng phần mềm kế toán có tên là SONGDA ACCOUNTING SYSTEM (viết tắt là SAS) được tổng công ty Sông Đà đặt hàng viết riêng do trung tâm UNESCO PT CNTT thiết kế.Phần mềm được thiết kế theo hình thức nhật kí – chứng từ. SƠ ĐỒ 14 : hạch toán nguyên vật liệu tại nhà máy theo hình thức nhật kí chứng từ: Bảng kê số 4, 5 Nhật kí chứng từ số 5, 6 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 152 Sổ cái tài khoản 152 Sổ thẻ kế toán chi tiết NVL Chứng từ kế toán: Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập, xuất kho Bảng phân bổ NVL Ghi chú: - Ghi ngày tháng: - Ghi cuối tháng: - Ghi đối chiếu: 2.1.5.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tại nhà máy đó là: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 2.1.5.6 Tổ chức vận dụng chế độ tài chính: - Tùy thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh thực tế nên nhà máy áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006. - Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ 1/1 đến ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam (VND). - Phương pháp kế toán xác định hàng tồn kho cuối kỳ là phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. 2.2 Thực trạng và công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp gạch Tuynen Quảng Yên. 2.2.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu tại nhà máy thường đất là nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ và các loại nhiên liệu, nguyên vật liệu khác.Nguyên vật liệu mà nhà máy sử dụng đều có tính chất đó là dễ hư hỏng theo điều kiện của môi trường, cần có sự bảo quản một cách cẩn thận.Ví dụ: + Đất: tuy rằng dễ kiếm, dễ khai thác trong tự nhiên nhưng không đơn giản như vậy.Đất có nhiều loại và đất cần cho sản xuất gạch cần loại đất sét cứng, tốt và dẻo.Chính vì vậy mà nó không được để bị ướt trở nên nhão, loãng.Như vậy khi đem loại đất bị mưa, ướt, loãng, nhão vào tạo hình sẽ không làm ra viên gạch đẹp và khi nung nó dễ bị hư hỏng. + Than cám: Than cũng là thành phần chiếm tỷ trọng không nhỏ trong sản phẩm.Để than luôn luôn phục vụ tốt nhất cho sản xuất, nhà máy cần có sự bảo quản ở nơi thoáng mát và khô ráo. + Ngoài ra các loại nhiên liệu như dầu cũng là những thứ dễ cháy. Nói chung là nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất gạch luôn cần phải đảm bảo ở điều kiện tốt nhất, an toàn và không bị nước.Nếu không sẽ không cho ra được nhiều sản phẩm có chất lượng cao. 2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu: 2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu tại nhà máy được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính là đất sét, - Nhiên liệu như than cám, dầu diezen, dầu DP, dầu công nghiệp… - Phụ tùng thay thế như phụ tùng máy ủi… - Nguyên vật liệu phụ khác như Dây cudoa, lập lá, que hàn…. 2.2.2.2 Cách mã hóa nguyên vật liệu: Vì ngày nay công nghệ khoa học đã phát triển như vũ bão nên nhà máy cũng đã thay đổi công nghệ cho mình bằng việc áp dụng phần mềm kế toán SONGDA ACCOUNTING SYSTEM do tổng công ty Sông Đà thiết kế riêng.Chính vì vậy mà việc quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy không còn là vấn đề khó khăn nữa.Việc quản lí thông qua việc mã hóa tên các nguyên vật liệu và kho chứa cũng được dễ dàng và kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng và tổng quát nhất. Việc mã hóa như sau: Thứ nhât: Cấp 1 thường được mã hóa bằng 3 kí tự bằng chữ cái hoa, tùy từng mục đích hoặc việc khai báo của người kế toán sao cho phù hợp và không bị trùng lặp. Thứ hai: Cấp 2 thường được mã hóa bằng 3 kí tự bằng số theo thứ tự từ 001 tới hết loại nguyên vật liệu. - Nguyên vật liệu chính là đất sét được kí hiệu bằng 3 kí tự chữ là VLC. - Nhiên liệu được kí hiệu là NLC và sau đó mở chi tiết cho từng loại bằng kí hiệu 3 chữ số, bắt đầu từ 001 cho tới hết.Ví dụ: + Than cám: NLC001 + Dầu DP: NLC002 + Dầu diezen : NLC003….. - Phụ tùng thay thế.Ví dụ như phụ tùng máy ủi: MUI.Chi tiết là: + Lá xích DDT75+TI170: MUI001 + Bầu lọc nhiên liệu: MUI002 + Phớt 35*32: MUI003…. - Các loại nguyên vật liệu phụ: Ví dụ như dây cudoa: DCD + Dây croa C94: DCD001 + Dây croa B95*300: DCD003 + Dây croa C80: DCD004 Tùy theo điều kiện và tình hình hoạt động của nhà máy để người kế toán khai báo cho các nguyên vật liệu.Để từ đó giúp ích cho ban quản lý nhà máy một cách tốt nhât, nhanh nhất về cung cấp thông tin kịp thời.Việc mã hóa nguyên vật liệu không phải là một việc dễ làm.Nhìn thì rất dễ nhưng là sao để các mã nguyên vật liệu không bị trùng nhau và khi chúng ta nhìn vào chúng ta có thể đọc tên nguyên vật liệu đó.Điều quan trọng hơn nữa đó là phải ngắn gọn. 2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.3.1 Xác định giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Nhà máy gạch tuynen Quảng Yên sản xuất gạch thì nguyên vật liệu chính là đất sét.Thường thì do nhà máy không có điều kiện để khai thác cũng như có thể sản xuất ra nên phải làm hợp đồng với bên khai thác đất vận chuyển bằng ô tô về bãi chứa.Sau đó dùng máy ủi để đưa đất vào dây chuyền sản xuất. Chính vì vậy mà giá nguyên vật liệu mua vào nhà máy áp dụng theo giá thực thế ghi trên hóa đơn. -> Nhà máy áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị nguyên vật liệu mà công ty theo dõi là giá không có thuế. Giá thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên HĐ + chi phí vận thu mua - giảm giá hàng bán(nếu có) + Trong đó chi phí thu mua là chi phí vận chuyển từ nơi khai thác về bãi chứa và chi phí bốc dỡ. 2.2.3.2 Xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: - Nguyên vật liệu là đất: Nguyên vật liệu chính được xuất kho liên tục trên cùng tiến trình sản xuất, thủ kho không thể theo dõi lượng đất xuất kho thường xuyên, mà cuối kỳ kế toán vật tư căn cứ vào định mức tiêu chuẩn sử dụng đất là 1,7 m3 cho 1000 viên thành phẩm nhập kho, kế toán căn cứ vào bảng quy đổi gạch quy chuẩn, từ đó khồi lượng đất xuất dùng trong kỳ theo công thức 1,7 m3 x GQĐ. Bảng quy đổi sản phẩm gạch quy chuẩn STT Loại gạch Hệ số QC Gạch nhập kho 1000v Gạch mộc PXTH, 1000v Gạch GQC Gạch GQC 1 Gạch thông tâm 2 lỗ A2 1 6144,6 6144,6 6281,9/ 6281,9 2 Gạch thông tâm 2 lỗ A2 1 165,6 165,6 162,7 162,7 3 Gạch loại C 1 159,8 159,8 162,7 162,7 4 Gạch đặc 1,5 561,5 842,5 832,3 832,3 - Nguyên vật liệu là than: + Do đặc điểm than được đưa vào dây chuyền sản xuất và lò nung liên tục mặt khác nhà máy hiện nay chưa có đầy đủ thiết bị để theo dõi thường xuyên tình hình xuất than hằng ngày.Chính vì vậy phương pháp tính giá than xuất ra là phương pháp bình quân gia quyền.Cuối kì kế toán kiểm kê khối lượng than tồn cuối kì từ đó xác định khối lượng than xuất kho trong kỳ theo công thức: M than xuất trong kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ + Căn cứ vào đơn giá tính cho 1 tấn than kt xd giá than xuất trong kỳ. Trị giá than xuất trong kỳ = Khối lượng than xuất x đơn giá bình quân Đơn giá bình quân = Trị giá than thực tế đầu kì + Trị giá than nhập trong kì Số lượng tồn đầu kì + số lượng nhập trong kì - Quy trình xác định trị giá than xuất kho căn cứ vào hóa đơn GTGT của bên bán, kế toán lập bảng tổng hợp nhập than vào cuối kì sau đó tiến hành xác định giá trị than xuất trong kì, lập phiếu xuất kho. 2.2.4 Thủ tục nhập nhập, xuất kho: 2.2.4.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu khi về đến công ty phải làm thủ tục nhập kho.Trước khi nhập kho nguyên vật liệu, công ty tiến hành kiểm tra xác định số lượng, chủng loại , chất lượng, quy cách.Sau đó kế toán vật liệu căn cứ vào hóa đơn của người bán và biên bản kiểm nghiệm để lập phiếu nhập kho gồm 3 liên. - Người giao hàng mang phiếu nhập kho đến kho để nhập nguyên vật liêu. - Nhập kho xong thủ kho và người giao hàng ký vào phiếu.Thủ kho giữ liên 2 là căn cứ ghi thẻ kho.Định kỳ thủ kho chuyển phiếu nhập kho nguyên vật liệu đã kí lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết vật tư.Cuối tháng đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng để lập bảng tổng hợp chi tiết.Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết dùng để kiểm tra với số liệu trên sổ cái TK 152. Lưu đồ luân chuyển chứng từ tại nhà máy:Giai đoạn 1: hàng về kho Kế toán vật tư Thủ kho 2 3 Biên bản kiểm nghiệm Hóa đơn GTGT 2 NB Phiếu nhập kho 1 A Kiểm tra, đối chiếu Kí, xác nhận KH Lập phiếu nhập kho 2 3 Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho 1 Hóa đơn GTGT 2 Phiếu nhập kho 1 2 3 B - 2 A Người GH Giai đoạn 2: Cuối tháng hoặc cuối quý Phiếu nhập kho 2 Phiếu nhập kho 2 Ghi thẻ kho Thẻ kho C C Thẻ kho B–2 Phiếu nhập kho 2 Kiểm tra, đối chiếu Ghi sổ Bảng tổng hợp nhập–xuất – tồn Thẻ kho Phiếu nhập kho 2 Thủ kho Kế toán Giai đoạn 3: Thanh toán: Kế toán Giám đốc Thũ quỹ Giấy đề nghị nhập kho thanh toán Lập phiếu chi 2 Phiếu chi 1 H H 2 Phiếu chi 1 Kí duyệt 2 Phiếu chi 1 G G 2 Phiếu chi 1 Kí, xác nhận, chi tiền 2 Phiếu chi 1 Ghi sổ Người GH (đã kí) Kế toán Sau đây là các mẫu chứng từ trong chu trình nhập kho nguyên vật liệu: Ví dụ: Ngày 11/11/ 2010 Nhà máy nhập đất để sản xuất gạch Mẫu số 01 GTKT – 3LL HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG PC/2009B Liên 2 : Giao KH 0010165 Ngày 11 tháng 11 năm 2010 2 8 0 1 2 6 4 0 0 8 Đơn vị bán hàng :……DNTN Hoàng Nguyên ……………………………………… Địa chỉ : Đông Nam – Đông Sơn – Thanh Hóa Số tài khoản :…………………... Điện thoại : ……………………MS : ………………... 2 8 0 0 2 2 1 0 7 2 0 0 2 Họ tên người mua hàng : …Anh Lâm…………………………………………………. Đơn vị : CN nhà máy gạch tuynen Quảng Yên – Công ty cổ phần Sông Đà 25………. Địa chỉ : Thôn Yên Phú – xã Quảng Yên – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa…. Hình thức thanh toán : Theo HĐ MS : STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2x1 1 Đất sét m 3 5927 13.636,4 80.822.727 2 V/c đất làm gạch m 3 5927 18.181,8 107.763.637 Cộng tiền hàng: ……188.586.364 đ…………. Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 18.858.636,4 đ Tổng tiền thanh toán: 207.445.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm linh bẩy triệu bốn trăm bốn lăm nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (kí, ghi rõ họ tên) (kí, ghi rõ họ tên) (kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Cộng hòa xã hội chũ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc *********0******** BIÊN BẢN NGHIỆM THU ĐẤT Ngày 11/11/2010 Tại bãi khai thác đất của nhà máy gạch tuynen Quảng Yên, hợp đồng chúng tôi gồm: I.Đại diện nhà máy: 1. Ông: Lê Huy Đức Chức vụ: Cán bộ kĩ thuật 2. Bà: Nguyễn Thị Trang Chức vụ: Kế toán vật tư 3. Bà: Lê Thị Thúy Chức vụ: Thồng kê hiện trường II.Đại diện DNTN Hoàng Nguyên 1. Ông: Lê Ngọc Sử Chức vụ: Chủ doanh nghiệp Đã tiến hành đo, xác định khối lượng của từng xe như sau: Xe 8607 : 227 xe x 10m3/xe = 2.270 m3 Xe 4818 : 68 xe x 21m3/xe = 1428 m3 Xe 7777 : 144 xe x 15 m3/xe = 2160 m3 Xe 4833 : 1xe x 21 m3 /xe = 21 m3 Xe 0603: 8 xe x 6 m3/xe = 48 m3 Cộng tổng: 448 xe = 5927 m3 Viết bằng chữ : Năm nghìn chín trăm hai mươi bảy mét khối. Hợp đồng chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở nhập kho nhà máy và thanh toán. Biên bản được lập thành 2 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản. Đại diện NM Đại diện bên khai thác GĐ CBKT TKHT KT CDN Lê Như Thục Lê Huy Đức Lê Thị Thúy Nguyễn Thị Trang Lê Ngọc Sử Công ty CP Sông Đà 25 Nhà máy gạch Quảng Yên – MST : 2800221107 PHIẾU NHẬP 11/11/2010 Nợ: 152, 133111 Số : PN170 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Anh Lâm Địa chỉ (bộ phận): Anh Lâm Lý do nhập kho: A.Nhân – DNTN Hoàng Nguyên. Nhập 5927 m3 Nhập tại kho: Kho.VT.VLC Mã số KH: 2801264008 Tên KH: DNTN Hoàng Nguyên Hóa đơn:…..Số : 0010165 – Số: PC/2009B – Ngày 01/11/2010 STT Tên sản phẩm hàng hóa Mã số Đ.v.t Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Đất sét VLC001 m3 5927 5927 13.636,4 80.822.727 V/c đất m3 5927 5927 18.181,8 107.763.637 Cộng 188.586.364 Thuế GTGT:(10%) 18.858.636,4 Tổng giá trị: 207.445.000 Cộng thành tiền: Hai trăm linh bảy triệu bốn trăm bốn lăm nghìn đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (kí,ghi rõ họ tên, (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) (kí,ghi rõ họ tên) đóng dấu) Sau khi viết phiếu nhập kho, người giao hàng sẽ đưa cho kế toán giấy đề nghị nhập kho thanh toán mẫu số 05 – TT ban hành theo QĐ 15 của bộ tài chính và kế toán sẽ lập phiếu chi.Mẫu như sau: Đơn vị:….. Địa chỉ:…. PHIẾU CHI Ngày 11/11/2010 Nợ TK 152 188.586.364 Nợ TK 133 18.858.636,4 Có TK 111 207.445.000 Họ và tên người nhận tiền: Anh Lâm Địa chỉ: Phân xưởng sản xuất Lý do chi: Mua nguyên vật liệu Số tiền: (Viết bằng chữ): hai trăm linh bảy triệu bốn trăm bốn lăm nghìn Kèm theo:…………………………Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Thũ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (kí, đóng dấu, họ tên)( Kí, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.4.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Khi là thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, kế toán phải căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu sản xuất thực tế.Phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất thì phải viết giấy đề nghị xin lĩnh vật tư(phiếu xin lĩnh vật tư) trong đó liệt kê tất cả các nguyên vật liệu cần dùng.Sau khi được phê duyệt của giám đốc, phiếu xin lĩnh vật tư được đem tới phòng kế toán để lập phiếu xuất kho( với nguyên vật liệu còn trong kho) hoặc cử người đi mua nguyên vật liệu về( với nguyên vật liệu không còn trong kho). Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào phiếu xuất.Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 01: Lưu ở phòng kế toán. - Liên 02: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán vật tư ghi vào sổ kế toán. - Liên 03: Người nhận vật tư giữ ở bộ phận sử dụng. Lưu đồ luân chuyển chứng từ như sau: Giai đoạn 1 Phân xưởng sản xuất Phòng kế toán Thủ kho Lập phiếu xin linh vật tư 2 2 Xin chữ kí giám đốc Phiếu xin lĩnh vật tư 1 1 3 3 Phiếu xin lĩnh vật tư 2 2 2 2 Phiếu xin lĩnh vật tư 1 1 A A Lập phiếu xuất kho 2 Phiếu xuất kho 1 1 B B 3 2 Phiếu xuất kho 1 1 Kiểm tra, đối chiếu,ký xác nhận 3 2 2 Phiếu xuất kho 1 1 C - 2 Người nhận VT Giai đoạn 2: Thủ kho Kế toán vật tư Phiếu xuất kho 2 Ghi thẻ kho Thẻ kho D D Thẻ kho C - 2 Phiếu xuất kho 1 Kiểm tra, đối chiếu Thẻ kho Phiếu xuất kho 1 Ghi sổ Báo cáo nhập xuất tồn NVL Sau đây là một số mẫu chứng từ trong chu trình xuất nguyên vật liệu tại nhà máy gạch tuynen Quảng Yên. CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ Tên chi tiết sản phẩm: Dây Cudoa Thuộc lô hàng: Phân xưởng: Tổ cơ điện. STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Dây croa B35 - 95 Sợi 104 2 Dây croa B35 - 93 Sợi 102 3 Dây croa D95 - 228 Sợi 500 Ngày 20/11/2010 Giám đốc Kế toán Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 6272 Số: PX 886 Có TK 152 Ngày 20 tháng 11 năm 2010 STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Dây croa B35 - 95 Sợi 10.000 10.000 115,000 1150099 2 Dây croa B35 - 93 Sợi 10.000 10.000 128 128.000 3 Dây croa D95 - 228 Sợi 5000 5000 240 120.000 Cộng 3.630.099 Thành tiền:(viết bằng chữ) ba triệu sáu trăm ba mươi nghìn lẻ chín chín đồng. Phụ trách Bp BP cung tiêu Người nhận Kế toán Thủ kho (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) 2.2.4.3 Nhận xét chung về chu trình xuất, nhập nguyên vật liệu: Qua phỏng vấn thì quy trình luân chuyển chứng từ trên không được chặt chẽ.Vì vậy: * Ưu điểm: Công việc kế toán nhà rỗi, không có nhiều rắc rối, phù hợp với trình độ cán bộ kế toán nơi nhà máy. * Nhược điểm: Nhìn chung phần nhập, xuất kho tại nhà máy giản đơn, không phức tạp.Chính vì vậy mà đôi khi kế toán không có công việc làm nhiều như những công ty khác.Tuy vậy nhưng nó có nhiều điểm hạn chế: Tuy nhà máy đã áp dụng phần mềm kế toán nhưng vẫn đang còn thủ công quá nhiều, chưa hoàn toàn đăng nhập vào hệ thống máy tính một cách nhanh nhạy.Hơn nữa phần mềm kế toán chỉ có kế toán trưởng mới được sử dụng nên còn nhiều vấn đề bất cập.Do vậy mà nhiều khi ghi chép trùng lặp, vì vừa ghi sổ tay vừa phải nhập vào phần mềm và hệ thống máy tính. 2.2.5 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.5.1 Chứng từ kế toán sử dụng: Để quản lý chặt chẽ biến động nguyên vật liệu tại nhà máy chứng từ chính là cơ sở để kế toán ghi sổ. Các chứng từ gồm có: + Phiếu nhập, xuất kho mẫu số C20 – H Theo quyết định 19 của BTC. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư. + Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT – 3 LL, hóa đơn bán hàng Mẫu số 02 GTTT3/001. + Biên bản nhận nguyên vật liệu…. + Phiếu thu, chi. Và các chứng từ khác trên phần mềm kế toán SONGDA ACCOUNTING SYSTEM. Sau đây là một số mẫu hóa đơn chứng từ được nhà máy sử dụng trong trường hợp nhập xuất nguyên vật liệu: Biểu số 1a: Mẫu số 02 GTTT3/001 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG KH: 28BB/10P số: 006244 Ngày 12 tháng 12 năm 2010 1 0 0 1 3 4 0 0 1 8 Đơn vị bán hàng :……CTY TNHH Nhân Khánh ……………………………………… Địa chỉ : TP Thanh Hóa Số tài khoản :…………………... Điện thoại : ……………………MS : ………………... 2 8 0 0 2 2 1 0 7 2 0 0 2 Họ tên người mua hàng : …A.Thọ…………………………………………………. Đơn vị : CN nhà máy gạch tuynen Quảng Yên – Công ty cổ phần Sông Đà 25………. Địa chỉ : Thôn Yên Phú – xã Quảng Yên – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa…. Hình thức thanh toán : Theo HĐ MS : STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2x1 1 Than cám 7c Tấn 213,1 072.727,27 228.598.182 Cộng tiền hàng: ……228.598.182 đ…………. Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 22.859.818,2 đ Tổng tiền thanh toán: 251.458.000,2 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm năm mươi mốt triệu bốn trăm năm mươi tám nghìn lẻ hai đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (kí, ghi rõ họ tên) (kí, ghi rõ họ tên) (kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 1b Công ty CP Sông Đà 25 Cộng hòa xã hội chũ nghĩa Việt Nam CN – NM gạch tuynen Quảng Yên Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN NHẬN THAN Hôm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2010 Tại công ty TNHH Nhân Khánh Hộ đồng chúng tôi gồm: Đại diện bên bán: Công ty Nhân Khánh 1.Ông: Vũ Văn Nhân II. Đại diện nhà máy: 1. Ông: Lê Huy Đức Chức vụ: cán bộ kĩ thuật 2. Ông: Vũ Duy Bình Chức vụ: PQĐ.PXSX 3.Ông: Đàm Hữu Thanh Chức vụ: Kế toán Đã tiến hành kiểm tra, cân than với số lượng như sau: Số xe vận chuyển: 23 xe Khối lượng: 213,1 tấn Đơn giá: 072.727,27 đ/tấn Hội đồng chúng tôi thống nhất lập biên bản này làm cơ sở cho công ty Nhân Khánh và nhà máy thanh toán. Biên bản này lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản. Đại diện nhà máy Đại diện bên bán GĐ duyệt CBKT KT PQĐ Đại diện bên bán Lê Như Thục Lê Huy Đức Đàm Hữu Thanh Vũ Duy Bình Vũ Văn Nhân Biểu số 1c: Nhà máy gạch Quảng Yên – MST : 2800221107 PHIẾU NHẬP 12/12/2010 Nợ: 152, 133111 Số : PN196 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Anh Nhân Địa chỉ (bộ phận): Cty TNHH Nhân Khánh Lý do nhập kho: Nhập 213,1 tấn than Nhập tại kho: Kho.VT.NLC Mã số KH: Tên KH: Cty TNHH Nhân Khánh Hóa đơn:…..Số : 0014538 – Số: PC/2009B – Ngày 31/12/2010 STT Tên sản phẩm hàng hóa Mã số Đ.v.t Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Than cám 7c NLC001 Tấn 213,1 213,1 072.727,27 228.598.182 Cộng 28.589.182 Thuế GTGT:(10%) 22.858.918,2 Tổng giá trị: 251.458.000,2 Cộng thành tiền:(Viết bằng chữ): hai trăm năm mươi mốt triệu bốn trăm năm tám nghìn lẻ hai đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) Biểu số 2a HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 02 GTGT – 3LL Liên 2: 0097342 Ngày 25/12/2010 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Quân Trường Địa chỉ: Thành phố Thanh Hóa 3 1 0 1 5 2 2 0 6 3 Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua hàng: A.Lâm Đơn vị : CN nhà máy gạch tuynen Quảng Yên – Công ty cổ phần Sông Đà 25………. Địa chỉ : Thôn Yên Phú – xã Quảng Yên – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa…. 2 8 0 0 2 2 1 0 7 2 0 0 2 Hình thức thanh toán : Theo HĐ MS : STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Dầu nhờn lít 45 10.910 490.950 2 Dầu công nghiệp lít 160 11.000 1.760.000 3 Dầu diezen lít 1604 21.100 33.844.400 Cộng tiền hàng 36.095.350 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 3.609.535 Tổng tiền thanh toán 39.704.885 Số tiền viết bằng chữ: ba mươi chín triệu bảy trăm lẻ bốn nghìn tám trăm tám mươi lăm nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) Biểu số 2b: Công ty CP Sông Đà 25 Cộng hòa xã hội chũ nghĩa Việt Nam CN – NM gạch tuynen Quảng Yên Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN NHẬN VẬT TƯ Hôm nay, ngày 25 tháng 12 năm 2010 Tại doanh nghiệp tư nhân Quân Trường Hộ đồng chúng tôi gồm: Đại diện bên bán: 1.Ông: Chị Bích Chức vụ: người giao hàng II. Đại diện nhà máy: 1. Ông: Lê Quang Sỹ Chức vụ: cán bộ kĩ thuật 2. Ông: Nguyễn Văn Trung Chức vụ: PQĐPX 3.Ông: Nguyễn Thị Trang Chức vụ: Kế toán Đã tiến hành kiểm tra với số lượng như sau: Dầu nhờn - 45 lít Dầu công nghiệp – 160 lít Dầu diezen - 1604 lít Hội đồng chúng tôi thống nhất lập biên bản này làm cơ sở cho doanh nghiệp tư nhân Quân Trường và nhà máy gạch tuynen Quảng Yên thanh toán. Biên bản này lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản. Đại diện nhà máy Đại diện bên bán GĐ duyệt CBKT KT PQĐ Người giao hàng Lê Như Thục Lê Quang Sỹ Nguyễn Thị Trang Nguyễn Văn Trung Bích Biểu số 2c: Nhà máy gạch Quảng Yên – MST : 2800221107 PHIẾU NHẬP 25/12/2010 Nợ: 152, 133111 Số : PN199 Có: 331 Họ tên người giao hàng: C.Bích Địa chỉ (bộ phận): DNTN Quân Trường Lý do nhập kho: Nhập 213,1 tấn than Nhập tại kho: Kho.VT.NLC Mã số KH: Tên KH: DNTN Quân Trường Hóa đơn:…..Số : 0097342 – Ngày 25/12/2010 STT Tên sản phẩm hàng hóa Mã số Đ.v.t Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Dầu nhờn lít 45 45 10.910 490.950 2 Dầu công nghiệp lít 160 160 11.000 1.760.000 3 Dầu diezen lít 1604 1604 21.100 33.844.400 Cộng 36.095.350 Thuế GTGT:(10%) 3.609.535 Tổng giá trị: 39.704.880 Cộng thành tiền:(Viết bằng chữ): ba mươi sáu triệu chín mươi lăm nghìn ba trăm năm mươi nghìn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) Biểu 3a: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ Tên chi tiết sản phẩm: Than cám Thuộc lô hàng: Phân xưởng: tổ sấy nung STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Than cám 7c Tấn 12 Ngày 31/12/2010 Giám đốc Kế toán Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 3b: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XUẤT KHO Số: PX916 Nợ TK 62721 Ngày 31/12/2010 Có TK 152 STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Than cám 7c Tấn 12 12 810.916,67 9.731.000 Cộng 9.731.000 Thành tiền:(viết bằng chữ) chín triệu bảy trăm ba mươi mốt nghìn đồng. Phụ trách Bp BP cung tiêu Người nhận Kế toán Thủ kho Biểu 3c: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ Tên chi tiết sản phẩm: Than cám Thuộc lô hàng: Phân xưởng: tổ sấy nung STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Than cám 7a Tấn 1.502,55 Ngày 31/12/2010 Giám đốc Kế toán Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 3d: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XUẤT KHO Số: PX917 Nợ TK 62102 Ngày 31/12/2010 Có TK 152 STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Than cám 7a Tấn 1.502,55 1.502,55 810.980 1.218.538.000 Cộng 1.218.538.000 Thành tiền:(viết bằng chữ) một tỷ hai trăm mười tám triệu năm trăm ba mươi tám nghìn đồng. Phụ trách Bp BP cung tiêu Người nhận Kế toán Thủ kho (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, họ tên) Biểu 3e: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ Tên chi tiết sản phẩm: Than cám Thuộc lô hàng: Phân xưởng: tổ cơ điện STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Dầu nhờn lít 20 2 Dầu diezen lít 205 Ngày 25/12/2010 Giám đốc Kế toán Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 3h: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XUẤT KHO Số: PX914 Nợ TK 62722 Ngày 26/12/2010 Có TK 152 STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Dầu nhờn lít 20 20 11.910 238.200 2 Dầu diezen lít 205 205 19200 3.936.000 Cộng 4.174.200 Thành tiền:(viết bằng chữ) bốn triệu năm trăm bốn mươi ba nghìn bảy trăm đồng. Ngày 25/12/2010 Phụ trách Bp BP cung tiêu Người nhận Kế toán Thủ kho Biểu số 3l: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ Tên chi tiết sản phẩm: Than cám Thuộc lô hàng: Phân xưởng: tổ cơ điện STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Dầu diezen lít 1289 Ngày 28/12/2010 Giám đốc Kế toán Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 3g: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN PHIẾU XUẤT KHO Số: PX915 Nợ TK 62722 Ngày 28/12/2010 Có TK 152 STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 2 Dầu diezen lít 1289 1289 19200 24.748.800 Cộng 24.748.800 Thành tiền:(viết bằng chữ) chín triệu bảy trăm ba mươi mốt nghìn đồng. Ngày 25/12/2010 Phụ trách Bp BP cung tiêu Người nhận Kế toán Thủ kho Trường hợp phế liệu thu hồi: Ở nhà máy gạch tuynen Quảng Yên, các phế liệu thu hồi gồm có các loại gạch vỡ.Nhà máy không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi.Sau mỗi chu kì sản xuất phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất rồi đưa thẳng vào kho bãi mà không qua một hình thức kiểm tra (đong đếm) nào.Tức là không phản ánh qua sổ sách tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. * Thủ tục xuất bán phế liệu: Người mua hàng vào phòng kế toán, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu thu theo đúng số tiền của phế liệu của người mua hàng yêu cầu.Sau đó khách hàng mang phiếu thu đưa cho thủ quỹ viết hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng.Khách hàng sẽ cầm hóa đơn này xuống kho, thủ kho kiểm tra thông tin và xuất phế liệu cho khách hàng. 2.2.5.2 Phương pháp kế toán chi tiết: - Nhà máy áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.(Như trình bày phần cơ sở lí luận).Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập xuất để tính ra số tồn kho bằng việc ghi vào thẻ kho(thẻ kho được mở chi tiết cho từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ).Định kì, thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật tư.Ở đây thủ kho có nhiệm vụ bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng chủng loại của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng. - Sổ sách, chứng từ được sử dụng là: + Thẻ kho + Sổ chi tiết nguyên vật liệu: Ví dụ minh họa cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại nhà máy như sau: Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho liên 02, thủ kho ghi theo dõi về mặt số lượng trên thẻ kho.Quy trình kế toán chi tiết như sau: Biểu số 4a: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN THẺ KHO Ngày lập thẻ: 31/12/2010 Tờ số: 28 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Than Mã số: ..... ĐVT: tấn TT Ngày tháng SHCT Diễn giải Ngày N - X Số lượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kì 271,89 12/12 PN196 Nhập than 12/12 213,10 31/12 PX916 Xuất than nấu nước 31/12 12 PX917 Xuất than sx 31/12 1.502,55 Cộng 213,10 1514,55 266,99 Sổ này có 30 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 30 Ngày mở sổ: 01/09/2010 Ngày 31/12/2010 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu sô 4b: CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 25 CN NM GẠCH TUYNEN QUẢNG YÊN THẺ KHO Ngày lập thẻ: 31/12/2010 Tờ số: 20 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dầu công nghiệp Mã số: ..... ĐVT: tấn TT Ngày tháng SHCT Diễn giải Ngày N - X Số lượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kì 55 1 25/12 PN199 DNTN Quân Trường 25/12 1604 26/12 PX915 Xuất dầu máy ủi 26/12 205 28/12 PX914 Xuất dầu máy ủi 28/12 1289 Cộng 1604 1493 166 Sổ này có 30 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 30 Ngày mở sổ: 01/09/2010 Ngày 31/12/2010 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Tại phòng kế toán thì kế toán vật tư ghi thẻ kho thay cho sổ chi tiết NVL.Do số liệu được vào bằng máy nên khi thủ kho chuyển thẻ kho lên phòng kế toán, kế toán vật tư phải căn cứ vào tên vật tư đã ghi trong thẻ kho đối chiếu với danh mục vật tư, tìm ra mã của nguyên vật liệu đó rồi mới nhập số liệu vào máy tính.Mặt khác, mọi khai báo do kế toán trưởng khai báo trên phần mềm nên mã của từng nguyên vật liệu cần kế toán vật tư khi nhập vào máy tính sẽ gây khó khăn và mất công đối chiếu danh mục. Như vậy chúng ta thấy rằng sẽ có không ăn khớp giữa thủ kho, kế toán vật tư và kế toán trưởng. Số liệu kế toán vật tư sử dụng để đối chiếu với thủ kho và cuối quý sau khi khớp số liệu, kế toán trưởng – kế toán tổng hợp sẽ nhập vào phần mềm máy tính, tiến hành lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL, bảng kê phát sinh bên có các tài khoản. Biểu số 5a: Công ty CP Sông Đà 25 Nhà máy gạch Quảng Yên Bảng kê phát sinh có tài khoản 152 Tháng 12/2010 Chứng từ Ghi có tài khoản 152, ghi nợ các tài khoản Cộng có STT Số CT Ngày Diễn giải 621 627 641 642 63 PX909 21/12/10 A.Thọ xuất vật tư 2.156.890 2.156.890 64 PX910 22/12/10 A.Thọ xuất vật tư 345.000 345.000 65 PX911 23/12/10 A.Hoàng xuất lá xích 762.730 762.730 66 PX912 25/12/10 A.Lưu xuất buly 1.293.000 1.293.000 67 PX913 26/12/10 A.Lưu xuất dầu vận chuyển gạch 872.730 872.730 68 PX914 26/12/10 A.Lâm xuất dầu máy ủi 4.174.200 4.174.200 69 PX915 28/12/10 A.Thọ xuất dầu máy ủi 24.748.800 24.748.800 70 PX916 31/12/10 A.Bình xuất than nấu 9.731.000 9.731.000 71 PX917 31/12/10 A.Bình xuất than sx 1.218.538.000 1.218.538.000 Kế toán trưởng Kế toán vật tư (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 5b: Công ty CP Sông Đà 25 Nhà máy gạch Quảng Yên Bảng kê phát sinh nợ tài khoản 152 Tháng 12/2010 Chứng từ Diễn giải Ghi nợ tài khoản ghi có các tài khoản Cộng nợ STT Số CT Ngày 133 152 331 111 112 30 PN 190 10/12 A.Bình nhập dầu HD 285.715 2.857.150 3.142.865 3.142.865 31 PN 191 10/12 A.Nhập dầu CN 110.000 1.100.000 1.210.000 1.210.000 32 PN 192 10/12 A.Nhất nhập dầu CN 72.500 725.000 797.500 797.500 33 PN 193 10/12 C.Bích nhập dầu nhờn 24.000 240.000 264.000 264.000 34 PN 194 10/12 A.Thọ nhập bánh răng 19.020 190.200 209.220 209.220 35 PN 195 11/12 A.Thọ nhập bulong 827.397 8.273.970 9.101.367 9.101.367 36 PN 196 12/12 A.Nhân nhập than 28.859.818,2 288.598.182 317.458.000,2 317.458.000,2 37 PN 197 20/12 A.Bình nhập đồ điện 418.380 4.183.800 4.602.180 4.602.180 38 PN 198 21/12 A.Quế nhập đồ điện 775.032 7.750.320 8.525.352 8.525.352 39 PN 199 25/12 DNTN Quân Trường nhập dầu diezen 3.609.535 36.095.350 39.704.885 39.704.885 Kế toán trưởng Kế toán vật tư (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 5c: Công ty CP Sông Đà 25 Nhà máy gạch Quảng Yên – MST: 2800221072 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Kho: kho.VT NLC001 – Than cám – Đơn vị tính: Tấn Từ tháng 10 đến tháng 12 năm 2010 Tồn đầu kì 271,89 180.206.288 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đ.ứ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 06/10/10 PN155 06/10/10 A.Nhân – Cty Nhân Khánh. Nhập 402,2 tấn than. 3311 663.636,36 402,2 266.914.545 674,09 447.120.833 31/10/10 PN162 31/10/10 A.Trường – Cty TNHH Liên Trường nhập 123,2 tấn than 3311 772.727,27 123,20 95.200.000 797,29 542.320.833 08/11/10 PN169 08/11/10 A.Nhân – Cty TNHH Nhân Khánh.Nhập 288,65 tấn than 3311 754.545,45 288,65 217.799.545 1.085,94 760.120.387 12/11/10 PN175 12/11/10 A.Trường – Cty TNHH Liên Trường nhập 221,0 tấn than 3311 772.727,27 221,00 170.772.726 1.306,94 930.893.104 30/11/10 PN188 30/11/10 A.Nhân – Cty TNHH.Nhập 261,5 tấn than 3311 090.909,09 261,50 285.272.727 1.569,44 1.216.165.831 12/12/10 PN196 12/12/10 A.Nhân Cty Nhân Khánh – Nhập 213,1 tấn than 3311 072.727,27 213,10 228.589.182 1.781,54 1.444.764.013 31/12/10 PX916 31/12/10 Anh Bình PX – Xuất than nấu nước HT 62721 810.916,67 12 9.731.000 1.769,54 1.435.033.013 31/12/10 PX917 31/12/10 A.Bình – Xuất than sản xuất quý 4 62702 810.980,00 1.502,55 1.218.538.000 266,99 216.495.013 Tổng cộng 1.509,65 1.264.557.725 1.514,55 1.228.269.000 Tồn cuối kì 266,99 216.495.013 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 5d: Công ty CP Sông Đà 25 Nhà máy gạch Quảng Yên – MST: 2800221072 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Kho: kho.VT NLC002 – dầu diezen – Đơn vị tính: lít Từ tháng 10 đến tháng 12 năm 2010 Tồn đầu kì 978,4 15.659.292 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đ.ứ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1/10/10 PN150 1/10/10 A.hùng nhập dầu 3311 14.600 221 3.226.600 1.199,4 18.885.892 3/10/10 PN151 3/10/10 A.sử nhập 3311 14.600 945 13.797.000 2.144,4 32.682.892 31/10/10 PX913 31/10/10 A.Thọ xuất dầu v/c gạch 641 19.200 406 7.796.400 1.610,4 24.886.492 12/11/10 PN172 12/11/10 DNTN Quân TRường 3311 14.600 245 3.577.000 1.855,4 28.463.492 19/11/10 PN178 30/11/10 Công ty xăng dầu Thanh Hóa 3311 16.400 1214 19.909.600 3.069,4 48.373.092 20/11/10 PN179 10/12/10 Công ty xăng dầu Thanh Hóa 3311 15.200 367 5.578.400 3.436,4 53.951.492 20/11/10 PN180 20/12/10 Công ty xăng dầu Thanh Hóa 3311 15.200 653 9.925.600 4.089,4 63.877.092 25/12/10 PN199 25/12/10 DNTN Quân TRường 3311 21.100 1604 33.844.400 5.693,4 97.721.492 26/12/10 PX914 26/12/10 A.Lâm xuất dầu máy ủi 62722 19.200 205 3.936.000 5.488,4 93.785492 28/12/10 PX915 28/12/10 A.Thọ xuất dầu máy ủi 62722 19.200 1289 24.748.800 4.199,4 69.036.692 Tổng cộng 5249 89.858.600 1900 36.481.200 Tồn cuối kì 4.199,4 69.036.692 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.2.6.1 Tài khoản sử dụng: Để quản lý tốt nguyên vật liệu nhà máy đã thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết để tránh sự trùng lặp cũng như kiểm tra nhanh về thông tin cho cán bộ quản lí.Hệ thống tài khoản cũng không khác gì theo quy định của Bộ Tài Chính.Nhưng để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh thì nhà máy đã mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Tài khoản 152 gồm có: TK 1521: Nguyên vật liệu chính. TK 1522: Nguyên vật liệu phụ. TK 1523: Nhiên liệu. TK 1524: Phụ tùng thay thế. TK 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng tài khoản 331 – phải trả người bán, 133 – thuế VAT được khấu trừ……. 2.2.6.2 Hệ thống sổ kế toán sử dụng: Theo hình thức kế toán nhật kí chứng từ tại nhà máy, nhà máy sử dụng những sổ sách sau: + Nhật kí – chứng từ + Sổ cái. 2.2.6.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: * Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Mỗi khi nhà máy có nhu cầu mua nguyên vật liệu, đơn vị bán sẽ báo giá cho nhà máy qua điện thoại.Căn cứ vào đó nhà máy chuẩn bị tiền trước tùy vào khả năng của nhà máy.Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập lúc hàng về nhập kho.Như vậy không có trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về hoặc ngược lại.Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng về và hóa đơn cùng về.Do đó đây là thuận lợi của công việc kế toán ghi sổ giản đơn hơn.Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán, nhà máy sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán từ tài khoản 311 – “phải trả người bán”, sổ chi tiết tài khoản 152 “ nguyên vật liệu. * Dựa vào các chứng từ và sổ sách chi tiết trên, khi kết thúc chu trình nhập kho nguyên vật liệu, căn cứ vào phiếu nhập và thanh toán bằng hình thức tiền mặt, chuyển khoản bằng tiền gửi ngân hàng kế toán tổng hợp lập bảng kê tổng hợp nhập.Mỗi khoản chi khác nhau với hình thức thanh toán khác nhau, kế toán tổng hợp lập ra nhật kí – chứng từ định kì kèm theo số lượng tổng hợp mỗi tháng của nguyên vật liệu. * Dựa vào bảng kê tổng hợp nhập nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế ghi sổ bằng bút toán: Nợ TK 152 Có TK liên quan Biểu số 5e: Công ty CP Sông Đà 25 Nhà máy gạch Quảng yên – MST: 2800221072 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 – Nguyên liệu, vật liệu Từ tháng 11 đến tháng 12 năm 2010 Số dư đầu kỳ: 1.081.994.699 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư Trang trước mang sang 2.976.390.299 467.289.344 2.509.100.955 PN190 10/12/2010 10/12/2010 A.Bình nhập dầu HD 3311 2.857.150 2.511.958.105 PN191 10/12/2010 10/12/2010 A.Nhập nhập dầu CN 3311 1.100.000 2.513.058.105 PN192 10/12/2010 10/12/2010 A.Nhất nhập dầu CN 3311 725.000 2.513.783.105 PN193 10/12/2010 10/12/2010 C.Bích nhập dầu nhờn 3311 240.000 2.514.023.105 PN194 10/12/2010 10/12/2010 A.Thọ nhập bánh răng 3311 190.000 2.514.213.105 PN195 11/12/2010 11/12/2010 A.Thọ nhập bulong 3311 8.273.970 2.522.487.075 PN196 12/12/2010 12/12/2010 A.Nhân nhập than 3311 288.598.182 2.811.085.257 PN197 20/12/2010 20/12/2010 A.Bình nhập đồ điện 3311 4.183.800 2.815.269.057 PX909 21/12/2010 21/12/2010 A.Thọ xuất vật tư 6272 2.156.890 2.813.112.167 PN198 21/12/2010 21/12/2010 A.Quế nhập bóng điện 3311 7.750.320 2.820.862.487 PX910 22/12/2010 22/12/2010 A.Thọ xuất vật tư 6272 345.000 2.820.517.487 PX911 23/12/2010 23/12/2010 A.Hoàng xuất lá xích 6272 762.730 2.819.754.757 PN199 25/12/2010 25/12/2010 DNTN Quân Trường nhập dầu diezen 3311 36.095.350 2.855.850.107 PX912 25/12/2010 25/12/2010 A.Lưu xuất buly 6272 1.293.000 2.854.557.107 PX913 26/12/2010 26/12/2010 A.Lưu xuất dầu v/c gạch 6412 872.730 2.853.684.377 PX914 26/12/2010 26/12/2010 A.Lâm xuất dầu máy ủi 6272 4.174.200 2.849.510.177 PX915 28/12/2010 28/12/2010 A.Thọ xuất dầu máy ủi 6272 24.748.800 2.824.761.377 PX916 31/12/2010 31/12/2010 A.Bình xuất than nấu 6272 9.731.000 2.815.030.377 PX917 31/12/2010 31/12/2010 A.Bình xuất than sản xuất 6210 1.218.538.000 1.596.492.377 Cộng số phát sinh 3.326.404.071 1.729.911.694 Số dư cuối tháng 1.596.492.377 6.4 Công tác kiểm kê và xử lý nguyên vật liệu tại công nhà máy. Việc kiểm kê và xử lý nguyên vật liệu tại nhà máy đều giống như quy định của Bộ Tài Chính. Theo như tìm hiểu và phỏng vấn kế toán tuy rằng nhà máy thực hiện đúng quy định của bộ tài chính nhưng công tác kiểm kê tại nhà máy chưa được thực hiện.Thường là ít có sự hao hụt hay thừa thiếu xảy ra hoặc có xảy ra nhưng giá trị nhỏ nên nhà máy không phải xử lí. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY GẠCH NGÓI TUYNEN QUẢNG YÊN 3.1 Đánh giá tổng quát công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Gạch ngói Tuynen Quảng Yên 3.1.1 Nhận xét chung: Đã trải qua nhiều năm phát triển và gặp nhiều khó khăn nhưng nhà máy Gạch tuynen Quảng Yên luôn luôn không ngừng phát triển lớn mạnh và mở rộng hơn, đáp ứng đầy đủ thị hiếu cũng như nhu cầu của khách hàng.Thị trường tiêu thụ của nhà máy cũng đã được mở rộng ra ngoài tỉnh.Công nhân viên chức ngày càng tiếp nhận những người có trình độ cao trong tổ chức sản xuất.Điều này tạo cho công ty có nhiều thế mạnh nhất là sự nhiệt tình, chăm chỉ sản xuất của công nhân viên. Công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã được ban quản lí trực tiếp kiểm tra thường xuyên hơn và điều chỉnh một cách phù hợp để từ đó mang lại hiệu quả cao trong sản xuất. Sự kết hợp giữa các bộ phận với bộ phận kế toán chặt chẽ hơn trước rất nhiều, việc cung cấp thông tin trở nên nhanh nhạy hơn, kịp thời hơn, giúp cho nhà máy tiết kiệm được rất nhiều chi phí và tăng năng suất lao động. Công tác kế toán tại nhà máy nói chung là đơn giản rất phù hợp với trình độ kế toán viên. Tuân thủ đúng và đủ các quy định của Bộ tài chính và chế độ kế toán của Nhà nước. Luôn cập nhật những thông tin quy định mới của Nhà nước về kế toán. Cơ cấu bộ máy quản lí của nhà máy nói chung là gọn nhẹ rất phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện tại. 3.1.2 Thuận lợi: + Thư nhất: Kế toán nhập xuất nguyên vật liệu thực sự đã đem lại nhiều kết quả tốt trong hiện tại.Nó được thể hiện ở việc quản lí và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho nhà quản lí.Mặc dù kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy còn giản đơn nhưng mọi quy định về phương pháp hạch toán vẫn đảm bảo đúng quy định của Nhà Nước. + Thứ hai: Công tác kế toán đảm bảo mang lại nhiều lợi ích cho công ty đó là không tốn nhiều chi phí để giải quyết những nghiệp vụ kinh tế phức tạp.Ví dụ như mất cắp.Vì có sự liên kết chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho cũng như bảo vệ. + Thứ ba: Cán bộ công nhân viên được tăng lương vì làm việc hiệu quả, hay nhận được tiền lương thưởng và luôn đồng lòng để nhà máy ngày một đi lên. + Thứ tư: Hiện nay nhà máy đã áp dụng phần mềm kế toán do tổng công ty Sông Đà cung cấp nên đã giảm bớt được một khối lượng lớn công việc cũng như là kiểm tra thông tin để ra quyết định quản lý một cách nhanh chóng và kịp thời. + Thứ năm: Kế toán nguyên vật liệu luôn ghi chép việc thu mua, biến động của nguyên vật liệu một cách đầy đủ và phản ánh kịp thời nhất để cung cấp thông tin về số lượng quy cách sản phẩm … cho nhà quản lí và tiện đối chiếu với thủ kho. + Kế toán về phế liệu tuy rằng ít phát sinh nhưng theo tình hình hoạt động kinh doanh cụ thể tại nhà máy thì công tác xử lí phế liệu của nhà máy vẫn đảm bảo sự nhanh chóng. + Về việc xử lí nguyên vật liệu hỏng và bị thiên tai bão lũ thì nói chung không có vì ít xảy ra.Điều này giảm bớt được sự khó khăn và phức tạp của kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy. + Việc bảo quản nguyên vật liệu luôn được thủ kho bảo quản cẩn thận cũng đồng thời là bảo vệ của nhà kho không bị mất cắp hao hụt.Việc xuất nhập kho nguyên vật liệu được thủ kho ghi chép rõ ràng trên thủ kho. + Phương pháp kế toán nhật kí chứng từ và phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song rất phù hợp với trình độ kế toán và quy trình quản lí 3.1.3 Một số hạn chế tồn tại và một số ý kiến, giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại nhà máy. 3.1.2.1 Về phía ban lãnh đạo của nhà máy: Hạn chế: - Ban lãnh chưa thực sự quản lý đầy đủ tới công nhân viên của mình. - Nhân viên chưa thực sự có tay nghề cao. - Chưa có hệ thống mạng để kiểm tra tình hình từ các bộ phận một cách nhanh chóng. - Chưa có nhiều chiến lược, phương hướng đổi mới trong hệ thống công nghệ thông tin. Ý kiến, giải pháp: - Nhà máy nên quản lí công nhân viên của mình bằng hệ thống camera để quản lí tình hình làm việc như thế nào? - Nên tạo điều kiện, nâng cao năng lực công nhân viên bằng việc đào tạo trực tiếp. - Nên mở hệ thống mạng lan để giúp nhà máy có thể hoạt động nhanh chóng hơn trong việc quản lí tài liệu và tiếp cận thông tin của tổng công ty gửi về. - Nên đề ra các chiến lược mới để có thể hoạt động tốt hơn, không được thủ công quá nhiều trong công tác kế toán và tạo nhiều việc làm hơn cho nhân viên, tận dụng triệt để nguồn nhân lực của mình. 3.1.2.2 Về việc áp dụng kế toán máy: Hạn chế: - Chưa được sử dụng một cách hoàn toàn, chưa phổ biến vì mới chỉ mình kế toán trưởng sử dụng và tổng hợp số liệu. - Vẫn còn nhiều thủ công trong chu trình kế toán. - Việc áp dụng kế toán máy chưa mang lại hiệu quả cao trong quá trình hoạt động.Việc mã hóa nguyên vật cũng như tài khoản chưa được chi tiết.Ví dụ: Tài khoản 152 mới mở thêm tài khoản cấp 2, chưa mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu.Như vậy sẽ làm cho việc kiểm tra thông tin kém hiệu quả, ảnh hưởng tới quyết định kinh doanh của nhà máy. Ý kiến, giải pháp: - Nên áp dụng kế toán máy và phần mềm toàn phần, kể cả kế toán vật tư và các kế toán khác đồng thời thủ kho cũng sử dụng để nhập toàn bộ số liệu trên máy, để dễ dàng kiểm tra số liệu. - Nhà máy cần hệ thống hòa hệ thống thông tin của mình bằng cách áp dụng nhiều máy móc hiện đại. - Việc áp dụng kế toán máy như trên thì ban quản lý cần xem xét lại cũng như kế toán cần chi tiết hơn để cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất.Ví dụ như + Mã hóa tài khoản chi tiết: 152 cần mở thêm tài khoản chi tiết.Gồm có 1522001 nhiên liệu than cám 1522002 Dầu DP 1522003 Dầu công nghiệp…… Để tránh tình trạng số liệu chỉ phản ánh chung chung, việc tính giá thành không chính xác đến chi tiết.Hiện nay phần mềm có nhiều hỗ trợ về chức năng nên việc thiết lập tài khoản là một việc rất dễ dàng. 3.1.2.3 Về việc quản lý nguyên vật liệu của nhà máy: Hạn chế: - Nhìn qua chu trình trên chúng ta có thể nhận thấy rằng việc quản lí nguyên vật liệu tại nhà máy chưa được chặt chẽ. - Việc liên kết để đối chiếu đồng thời kiểm tra tình hình nhập xuất như thế nào cũng chưa được tốt giữa các nhân viên kế toán và thủ kho. - Chứng từ kế toán về nhập nguyên vật liệu chưa kiểm tra tính hoàn chỉnh và ghi chép cẩn thận từ nhà cung cấp.Đây chính là điểm hạn chế mà nhà máy cần kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ kế toán.Ví dụ: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG MS: 02GTGT Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhân Khánh VP: 03/21/6 Trần Hưng Đạo – P.Hàm Rồng – TP Thanh Hóa Cơ sở 1: 01 Hàm Rồng – TP. Thanh Hóa * Cơ sở 2 :Hoằng Lý-Hoằng Hóa Tel: (037) 3 858 753 – 3.501.753*Fax: (037)3.858.753 DD :0904.122.853 – 0912.211.691 Chuyên kinh doanh: Than mỏ - các loại than cục – than cám – than bùn Vận chuyển VLXD tại công trình – vận tải thủy bộ Tên KH QT 6679 22680 6300 16380 Ngày …. KH Chủ hàng (kí) * Hóa đơn bán hàng tự in nhưng lại thiếu nhiều thông tin và làm cho người đọc không hiểu gì về thông tin trên đó.Điều này sẽ làm cho thông tin bị sai lệch cũng như là không đầy đủ. - Nhà máy chưa có một kho lớn và đảm bảo an toàn để chứa nguyên vật liệu một cách rộng rãi.Hiện nay kho chứa nguyên vật liệu vẫn là những ngôi nhà cấp 4 cũ. - Bảng kê nguyên vật liệu được lập không cụ thể về khung thời gian. Ý kiến, giải pháp: - Nhà máy cần thiết lập cho mình hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm tra chứng từ cũng như là thông tin giữa các bộ phận để quản lí tình hình nhập xuất nguyên vật liệu. - Cần có sự so sánh cũng như liên kết tốt hơn giữa kế toán và thủ kho về mã nguyên vật liệu để tiện đối chiếu.Nếu không sẽ xảy ra trường hợp sai sót trong ghi chép và tốn công.Cụ thể là trên phần mềm kế toán khai báo mã nguyên vật liệu riêng nhưng thủ kho và kế toán nguyên vật liệu không nhớ hết tất cả các mã đó nên khi ghi vào chứng từ là tên cụ thể.Như vậy sẽ không khoa học và thường gây ra nhầm lẫn giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cộng thủ kho. - Hàng tháng hoặc hàng quý nhà máy cần có một nhân viên độc lập kiểm tra chứng từ kế toán để tránh trường hợp sai sót hoặc gian lận. - Cần phải mở rộng khu vực chứa nguyên vật liệu và bảo quản ở điều kiện an toàn tránh trường hợp ẩm ướt. - Nhà máy cần lập bảng kê nhập xuất tồn theo từng tháng một để có thể quản lý tốt hơn về nguyên vật liệu. 3.1.2.4 Về hệ thống sổ kế toán áp dụng tại nhà máy: Hạn chế: Hệ thống sổ kế toán áp dụng tại nhà máy vẫn còn ghi chép thủ công chưa có nhiều cái mới được áp dụng như sổ sách trên phần mềm kế toán. Ví dụ như tại nhà máy theo hình thức hoạt động hiện nay hơn nữa công nghệ thông tin phát triển nếu ghi sổ bằng tay nhiều sẽ gây ra tình trạng là trùng lặp thông tin, mất công và phải bảo vệ cẩn thận. Ý kiến, giải pháp: - Nhà máy cần thiết kế những mẫu sổ kế toán hiện đại hơn, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng nhất hoặc đều ghi trên phần mềm kế toán hết. 3.1.2.5 Về việc lập biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu: Hạn chế: - Biên bản kiểm nghiệm hay biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu tại nhà máy lập ít bản như vậy sẽ gây ra trường hợp là kiểm tra không đảm bảo độ chính xác và đối chiếu. Ý kiến, giải pháp: - Nhà máy cần lập thành 3 hoặc 4 bản để đưa cho những người có liên quan.Cụ thể như biên bản nghiệm thu đất ở trên: cần lập thành 3 bản để kế toán lưu một bản, ban kiểm tra lưu một bản, và một bản đưa cho nhà cung cấp. 3.1.2.6 Về việc trích lập dự phòng hàng tồn kho Hạn chế: - Nhà máy chưa có trích lập dự phòng hàng tồn kho.Vì thế mà nhà máy chưa có chính sách để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu dẫn đến khi tình hình giá cả tăng như hiện nay thì nhà máy không thể kiểm soát được.Khi tăng giá xăng dầu như trên thị trường hiện nay cộng với chính sách cắt điện của nhà nước nhà máy lại nâng cao mức giá bán.Như vậy là không phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và mang tính cạnh tranh.Chính sách này chỉ mang lại lợi ích hiện tại nhưng chưa chắc đem lại lợi ích trong tương và dễ mất uy tín của nhà máy. Ý kiến, giải pháp: - Em nghĩ nhà máy cần trích lập dự phòng hàng tồn kho để có thể tiết kiệm được chi phí cũng như khi giá cả tăng vọt thì ban quản lí có những chính sách cũng như chính sách tốt nhất để kiểm soát tốt chi phí của mình.Mặt khác lập dự phòng để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc mất mát nguyên vật liệu PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Thời gian thực tập vừa qua tại nhà máy gạch tuynen Quảng Yên đã giúp em tìm hiểu cũng học hỏi được nhiều điều, kể cả những vấn đề về chuyên ngành cũng như ngoài chuyên ngành kế toán doanh nghiệp.Thực tế luôn là khác với sách vở, với lí thuyết nhưng đó chỉ là mặt hình thức chúng ta đánh giá và nhận xét lâu nay.Nhưng thời gian thực tập đã giúp em có thể đưa ra quan điểm của mình.Đó là lí thuyết được lấy từ thực tiễn và thực tiễn làm nền tảng cho thực tế.Điều này chứng minh rằng không phải thực tế hoàn toàn khác với lý thuyết mà chúng em đã được học tại nhà trường.Qua chuyên đề kế toán nguyên vật liệu này, em đã hiểu sâu hơn rất nhiều và hiểu được tầm quan trọng của nó đối với việc quản lý.Tuy rằng nó rất đơn giản nhưng không phải ai cũng đều làm được, không phải ai cũng có thể ghi chép chứng từ một cách bình thường.Muốn làm được điều đó chúng ta phải có những lần thực tế, thực tập như nhà trường đại học kinh tế Huế đã tạo cơ hội cho sinh viên tiếp xúc với các doanh nghiệp.Nguyên vật liệu nhập vào xuất ra bao nhiêu, cần sản xuất, cung cấp như thế nào để đảm bảo được tính ổn định, thường xuyên? Làm thế nào để nhà quản lý có thể quản lý và bảo vệ tốt nguyên vật liệu của mình để tránh trường hợp gian lận, tránh sự thiếu hụt trong quá trình hoạt động của mình?Và rất nhiều câu hỏi đặt ra nữa.Tất cả đều nói lên rằng kế toán nguyên vật liệu là một phần không nhỏ và không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp.Muốn quản lý tốt, muốn làm sao cho doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận cần phải có chiến lược rõ ràng.Nhà máy cần phải thay đổi mô hình kế toán hiện tại của mình đó là áp dụng hoàn toàn kế toán máy để giúp ích cho việc cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác.Hơn nữa nhà máy cần nâng cao trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán cũng như đầu tư vào cơ sở vật chất để cải thiện quy trình làm việc, nâng cao năng suất lao động. Tuy thời gian thực tập và còn khó khăn trong việc tìm hiểu sâu hơn về công tác kế toán cũng như kế toán nguyên vật liệu nên bài làm còn chưa được sâu sắc và nhiều thiếu sót.Em mong rằng sẽ nhận được nhiều ý kiến chân thành góp ý cho bài làm của em hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn tới thầy hướng dẫn Th.S Hoàng Giang và các cô chú tại nhà máy đã giúp em có nhiều điều kiện, có thêm sự hiểu biết sâu rộng về kế toán nguyên vật liệu cũng như hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao của nhà trường Đại học kinh tế Huế.Đây chính là hành trang, là sự động lực to lớn để em cảm thấy tự tin hơn, vững vàng hơn khi rời khỏi ghế nhà trường đi góp sức xây dựng xã hội ngày càng phát triển. Trân trọng cảm ơn! Ngày 15/03/2011 SVTT Nguyễn Thị Giang TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Lý thuyết kế toán tài chính. Trường đại học kinh tế Huế.GVC Phan Đình Ngân, TH.S Hồ Phan Minh Đức. 2.Chuẩn mực kế toán Việt Nam. 3.Nguyên lí kế toán.Trường đại học kinh tế Huế. 4.Kế toán chi phí của nhà xuất bản Thống kê năm 2002.TH.S Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm.Hiệu đính T.S Võ Văn Nhị. 5.Kế toán tài chính.Trường đại học tài chính kế toán.NXB tài chính – Hà Nội – 1997.Tác giả Ngô Thế Chi, Ngô Đình Độ. 6.Kế toán máy của Th.S Lê Ngọc Mỹ Hằng.Trường đại học Kinh tế Huế 7.Tổ chức kế toán của Th.S Hoàng Giang.Trường đại học kinh tế Huế. MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: sơ đồ kế toán ghi thẻ song song 10 Sơ đồ 2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 11 Sơ đồ 3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư 12 Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 14 Sơ đồ 5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kì: 20 Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự kế toán của nhật kí chung 23 Sơ đồ 7: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: 24 Sơ đồ 8: Hình thức nhật kí – chứng từ 24 Sơ đồ 9: Sơ đồ kế toán hình thức nhật ký sổ cái: 25 Sơ đồ 10: Sơ đồ kế toán hình thức kế toán trên máy vi tính 25 Sơ đồ 11: trình sản xuất tại nhà máy gạch tuynen Quảng Yên 28 Sơ đồ 12: tổ chức bộ máy quản lí 29 Sơ đồ 13 : tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy 31 Sơ đồ 14 : hạch toán nguyên vật liệu tại nhà máy theo hình thức nhật kí chứng từ: 34 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT NVL : Nguyên vật liệu PX : Phân xưởng GH : Giao hàng VT : Vật tư HC – KT : Hành chính – kế toán BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế KPCĐ : Kinh phí công đoàn BP : Bộ phận CBKT : Cán bộ kĩ thuật KT : Kế toán GĐ : Giám đốc TKHT : Thống kê hiện trường CDN : Chủ doanh nghiệp CN : Công nghiệp CCDC : Công cụ dụng cụ CN : Chi nhánh NM : Nhà máy NXB : Nhà xuất bản TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định ĐVT : Đơn vị tính NL : Nhiên liệu.