Đề tài Kế toán nguyên, vật liệu tại công ty nhựa Hà Nội

Lời mở đầu Trong những năm gần đây với sự đổi mới trong quản lý kinh tế đã thúc đẩy nền kinh tế nước ta phát triển mạnh mẽ. Ngày càng nhiều các doanh nghiệp dưới nhiều loại hình khác nhau ra đời và cạnh tranh không ngừng. Để đạt được thành công đòi hỏi công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng phải liên tục nâng cao và hoàn thiện. Bởi lẽ hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế – tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, nguyên vật liệu (NVL) chính là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và nó có vai trò vô cùng quan trọng để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Vì chi phí nguyên, vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc làm tốt kế toán nguyên, vật liệu sẽ có tác dụng tích cực đến quá trình sản xuất, giúp quản lý chặt chẽ, tiết kiệm nguyên, vật liệu góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp cũng như thúc đẩy hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Do đó, ngoài việc đầu tư mua sắm đổi mới công nghệ sản xuất hiện đại, doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác quản lý nguyên, vật liệu, và kế toán nguyên, vật liệu. Xuất phát từ vị trí, tầm quan trọng như trên của kế toán nguyên, vật liệu nên trong thời gian thực tập tại Công ty Nhựa Hà Nội, là một sinh viên ngành kế toán với các kiến thức đã được học cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo TS. Phan Trọng Phức cùng các cô chú cán bộ kế toán phòng Tài vụ của Công ty Nhựa Hà Nội, em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội” làm khoá luận tốt nghiệp của mình. Khoá luận gồm các phần chính sau: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên, vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội. Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội. Chương 1 Cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên, vật liệu. Khái niệm: Nguyên, vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. “Nguyên liệu” là thuật ngữ để chỉ những sản phẩm của các ngành nông nghiệp, khai mỏ chưa qua khâu chế biến ban đầu. Thuật ngữ “ vật liệu” dùng để chỉ những nguyên liệu đã qua sơ chế. Đặc điểm nguyên, vật liệu: Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: Sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Khác với các tư liệu lao động khác nguyên, vật liệu tham gia vào một chu kỳ SXKD nhất định, dưới sự tác động của sức lao động và máy móc thiết bị, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra một hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy nguyên, vật liệu được coi là cơ sở vật chất, là yếu tố không thể thiếu được của bất cứ quá trình tái sản xuất nào, đặc biệt là đối với quá trình hình thành sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất. Về mặt giá trị khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí SXKD trong kỳ. Chi phí về các loại nguyên, vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Ví dụ như trong giá thành sản phẩm công nghiệp cơ khí chi phí nguyên, vật liệu chiếm từ 50- 60%. 1.1.2 Phân loại vật liệu. Để tiến hành hoạt động SXKD các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên, vật liệu khác nhau. Mỗi một loại nguyên, vật liệu lại có những công dụng và tính năng khác nhau. Chính vì vậy, muốn quản lý một cách chặt chẽ và khoa học cho việc tổ chức kế toán chi tiết tới từng loại nguyên, vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp ta cần thiết phải tiến hành phân loại chúng. Phân loại nguyên, vật liệu là việc sắp xếp các loại vật liệu với nhau theo một đặc trưng nhất định như theo vai trò và tác dụng của nguyên, vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu nguyên, vật liệu… 1.1.2.1 Phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế: Nguyên, vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như: Bột PVC, hạt PP, hạt PEHD, hạt PELD… trong các doanh nghiệp nhựa, Vải trong các doanh nghiệp may, Sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo cơ khí…Ngoài ra thuộc nguyên, vật liệu chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn bôi trơn các thiết bị, hồ keo, thuốc nhuộm, phẩm mầu, …). Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra năng lượng, cung cấp nhiệt lượng cho quá trình XSKD như hơi đốt, xăng, dầu, khí nén…Nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ được tách ra thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và để nhằm mục đích dễ quản lý. Dựa vào tác dụng của nhiên liệu trong quá trình sản xuất có thể chia nhiên liệu thành các nhóm sau: + Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất. + Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị. Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (nhựa hỏng, rìa sản phẩm, vải vụn, gạch, sắt…). Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng… Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng mục…Việc phân loại cần thành lập sổ danh điểm cho từng thứ vật liệu trong đó mỗi nhóm vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng thay tên gọi nhãn hiệu. 1.1.2.2 Phân loại căn cứ vào nguồn nhập: Vật liệu mua ngoài: thu mua trong nước hoặc nhập khẩu; Vật liệu tự gia công chế biến; Vật liệu thuê ngoài gia công; Vật liệu nhận vốn góp…. 1.1.2.3 Phân loại căn cứ vào mục đích: Nguyên, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất; Nguyên, vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, bán hàng, quản lý doanh nghiệp… 1.1.3 Tính giá thực tế nguyên, vật liệu. Tính giá nguyên, vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên, vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảo bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Mục đích của việc tính giá vật liệu là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu, có như vậy mới thực hiện được việc kế toán nguyên, vật liệu. Hiện nay, theo sách “Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam” của Bộ Tài Chính ban hành do nhà xuất bản Tài Chính – Hà Nội in tháng 1/2002 đã có một số sửa đổi trong công tác tính giá nguyên, vật liệu. Cụ thể, theo chuẩn mực kế toán 02 nguyên, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc): “Giá gốc nguyên, vật liệu bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được nguyên, vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại”. Nhằm quản lý chặt chẽ hạch toán nguyên, vật liệu ta tách công tác tính giá nguyên, vật liệu thành hai mảng lớn là: Tính giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho và tính giá thực tế nguyên, vật liệu xuất kho. 1.1.3.1 Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như sau: Đối với nguyên, vật liệu mua ngoài: Trị giá gốc thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu) cộng chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường...) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá, chiết khấu thương mại (nếu có). Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp GTGT khấu trừ thì giá trong hoá đơn là giá mua chưa có thuế. Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT trực tiếp thì giá trong hoá đơn là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT ). Đối với nguyên, vật liệu tự gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của nguyên, vật liệu xuất gia công cộng với các chi phí gia công chế biến. Đối với nguyên, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. Trường hợp đơn vị nhận góp vốn liên doanh bằng nguyên, vật liệu: Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập góp liên doanh là do hội đồng liên doanh đánh giá. Phế liệu thu hồi (nếu có): Được đánh giá theo giá ước tính có thể bán được hoặc có thể sử dụng được. 1.1.3.2 Giá thực tế nguyên, vật liệu xuất kho. Nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các đối tượng sử dụng theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng cho cả niên độ kế toán. Để xác định giá thực tế nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: a/ Phương pháp tính theo giá bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá thực tế nguyên, vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và giá bình quân để tính: x = Giá thực tế NVLxuất kho Số lượng NVL xuất kho Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: Cách 1: = Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực NVL tế tồn Đkỳ + Giá NVL thực tế nhập Tkỳ Số lượng NVL tồn Đkỳ + Số lượng NVL nhập Tkỳ Cách tính này đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao và công việc tính toán dồn vào cuối tháng nên gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Số lượng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cách này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ song độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả nguyên, vật liệu kỳ này. Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính này đã khắc phục được nhược điểm của cả 2 phương pháp trên tức là vừa chính xác, vừa cập nhật song phương pháp này đòi hỏi tốn nhièu công sức và tính toán nhiều lần dẫn đến chi phí cao. b/Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp giá thực tế đích danh nguyên, vật liệu được xác định giá trị đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên giá từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Tức là khi xuất nguyên, vật liệu nào thì tính theo giá thực tế của nguyên, vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc trưng riêng hay phương pháp trực tiếp. Sử dụng phương pháp đích danh sẽ tạo thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá thành vật liệu được chính xác, phản ánh được mối quan hệ cân đối giữa hiện vật và giá trị nhưng có nhược điểm là phải theo dõi chi tiết giá vật tư theo từng lần nhập và giá vật liệu sẽ không sát với giá thực tế của thị trường. Phương pháp này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định, đặc chủng, có khả năng tách biệt và dễ nhận diện. c/ Phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước (First in first out- FIFO) Phương pháp nhập trước xuất trước dựa trên giả định nguyên, vật liệu được nhập trước thì được xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau kế tiếp theo trình tự thời gian và được tính theo giá thực tế của từng số nguyên, vật liệu xuất. Theo phương pháp này thì giá trị nguyên, vật liệu xuất kho được tính theo giá của lô nguyên, vật liệu tồn kho kỳ trước (nếu có) hoặc nhập kho ở thời điểm đầu kỳ, giá trị của nguyên, vật liệu tồn kho được tính theo giá của nguyên, vật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Như vậy nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao và giá trị vật liệu xuất sử dụng sẽ nhỏ nên giá thành giảm lợi nhuận sẽ tăng. Trường hợp ngược lại, giá cả có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn, do đó lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và giá trị vật liệu tồn kho cũng nhỏ. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả của nguyên, vật liệu ổn định và có xu hướng giảm. d/ Phương pháp tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước (Phương pháp Last in first out- LIFO) Phương pháp này ngược lại với phương pháp FIFO có nghĩa là khi xuất thì tính theo giá nhập của lô hàng mới nhất, sau đó mới đến các lô hàng nhập trước đó. Còn giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá các lần nhập đầu kỳ. Như vậy nếu giá cả có xu hướng tăng thì giá vật liệu sẽ cao, hàng tồn kho có giá trị thấp và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm. Ngược lại nếu giá cả có xu hướng giảm thì vật liệu xuất tính theo giá cả mới sẽ thấp, giá thành sản phẩm hạ, giá trị vật liệu tồn kho cao, lợi nhuận trong kỳ sẽ tăng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp có lạm phát. e/ Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch). Giá hạch toán là giá tạm tính được sử dụng ổn định, thống nhất trong thời gian dài tại doanh nghiệp, được tạm dùng để ghi chép, tính giá vật liệu chứ không có ý nghĩa trong thanh toán và trong hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được giá trị thực tế của nguyên, vật liệu xuất kho trước hết kế toán tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên, vật liệu luân chuyển trong kỳ (H): H = Giá thực tế NVL tồn đầu kì + Giá thực tế NVL nhập trong kì Giá hạch toán NVL tồn đầu kì + Giá hạch toán NVL nhập trong kì Sau đó tính giá trị thực tế của nguyên, vật liệu xuất trong kỳ theo công thức: Giá thực tế NVL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán NVL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá chênh lệch Phương pháp này thường áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu và việc xuất nhập kho diễn ra thường xuyên với số lượng lớn. Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho vật liệu nêu trên đều có nội dung, ưu, nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Do vậy doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng kí một trong các phương pháp tính giá cho phù hợp. 1.1.4 Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán nguyên, vật liệu. 1.1.4.1 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên, vật liệu. Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị kinh doanh.Bên cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất, doanh nghiệp cần phải tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên, vật liệu hợp lý, tiết kiệm làm sao để cùng một khối lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng. Do vậy yêu cầu của công tác quản lý nguyên, vật liệu trở nên cần thiết hơn bao giờ tức là phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. ở mỗi khâu quản lý nguyên, vật liệu có chức năng khác nhau nên đòi hỏi cần phải có những yêu cầu quản lý khác nhau, cụ thể: Khâu thu mua: Nguyên, vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động do các doanh nghiệp phải tiến hành cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Cho nên khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, chống thất thoát nguyên, vật liệu, thu mua đúng yêu cầu sử dụng, giá cả hợp lý. Khâu bảo quản: Việc bảo quản nguyên, vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp tránh tình trạng thất thoát lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với nguyên, vật liệu. Khâu dự trữ: Xuất phát từ đặc điểm của nguyên, vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, nguyên, vật liệu luôn biến động thường xuyên, nên việc dự trữ nguyên, vật liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh hiện tại là điều kiện hết sức quan trọng. Mục đích của dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng không quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu. Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm hợp lý trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải quán triệt nguyên tắc: Sử dụng đúng mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành sản phẩm. Quản lý chặt chẽ nguyên, vật liệu từ khâu mua tới khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. 1.1.4.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên, vật liệu. Kế toán nguyên, vật liệu nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cho nhà quản lý. Tổ chức quản lý và kế toán nguyên, vật liệu tốt cũng góp phần ngăn ngừa các hiện tượng sử dụng lãng phí, tham ô hoặc làm thất thoát nguyên, vật liệu trong quá trình sử dụng. Kế toán tốt nguyên, vật liệu còn góp phần giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng vốn có hiệu quả do tổ chức hợp lý viẹec cung cấp và dự trữ. Việc quản lý và kế toán tốt nguyên, vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán nguyên, liệu vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Kiểm tra chi phí thu mua, tính giá trị vật liệu nhập – xuất – tồn kho. - Phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của từn loại vật liệu bằng thước đo giá trị và hiện vật. - Phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất để có biện pháp xử lý nhằm hạn chế thiệt hại ở mức thấp nhất. - Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1.2 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Mỗi loại nguyên, vật liệu có vai trò nhất định đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự thiếu hụt một loại nguyên, vật liệu nào đó có thể làm cho quá trình sản xuất bị ngừng trệ. Việc hạch toán và cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin về tình trạng và sự biến động của từng thứ nguyên, vật liệu là yêu cầu đặt ra cho kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu là việc kế toán chi tiết theo từng nhóm, loại vật liệu cả về mặt giá trị và hiện vật, được tiến hành cả ở kho và bộ phận kế toán theo từng kho và từng người chịu trách nhiệm bảo quản. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu là một công việc có khối lượng lớn và là khâu hạch toán khá phức tạp của doanh nghiệp. Cần căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và qui mô hoạt động, khối lượng vật tư yêu cầu quản lý để lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu một cách phù hợp. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu có thể tiến hành theo một trong ba phương pháp sau: 1.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng danh điểm vật liệu bằng thước đo hiện vật theo số thực nhập. Cuối ngày hoặc sau mỗi lần xuất, nhập kho thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lượng vật liệu tồn kho thực tế so với số liệu trên sổ sách. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho phải chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên, vật liệu phải mở thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho. Nội dung của từng thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tương tự như thẻ kho nhưng theo dõi cả về mặt hiện vật và giá trị. Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển lên kế toán kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá tính thành tiền rồi ghi sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên, vật liệu có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ hoặc thẻ để tính ra số nhập xuất tồn của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thủ kho. Trên cơ sở lập “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn - kho nguyên, vật liệu" cả về mặt giá trị của từng loại nguyên, vật liệu. Số liệu ở bảng này được theo dõi đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp trên “ Bảng kế toán tổng hợp”. Đồng thời để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán nguyên, vật liệu còn mở “ Sổ đăng kí thẻ kho”. Khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ theo dõi. Với cách ghi chép và kiểm tra đối chiếu như trên phương pháp ghi thẻ song song có những ưu, nhược điểm sau đây. * ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Do đó nó không phù hợp với điều kiện doanh nghiệp có quy mô lớn. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. * Phạm vi áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, số lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 1.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng được ghi chép trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song. Tại phòng kế toán: Kế toán mở “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập xuất vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất định kỳ thủ kho gửi. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. * ưu điểm: Phương pháp này dễ làm và do chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng nên giảm bớt được khối lượng ghi chép cho kế toán. * Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật (số lượng), việc kiểm tra đối chiếu giữa kho vào phòng kế toán cũng tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra. * Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên, vật liệu nên không có điều kiện ghi chép theo dõi hàng ngày. Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. Phương pháp mức dư (ghi sổ số dư) Đặc điểm phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng. Tại kho: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng cho từng danh điểm vật tư. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất phát sinh trong ngày theo từng loại vật liệu. Đồng thời, lập “Phiếu giao nhận chứng từ” và nộp cho kế toán kèm theo phiếu nhập xuất. Cuối tháng thủ kho phải ghi số lượng tồn kho theo từng loại vào sổ số dư. Sổ này được kế toán mở cho từng kho và suốt cả năm. Trước ngày cuối tháng, kế toán giao sổ cho thủ kho để ghi vào sổ. Sau khi ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất. Căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ đó lập bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và giá hạch toán tính trị giá tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Sau đó đối chiếu với số liệu trên bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho vật liệu và đối chiếu với kế toán tổng hợp. * ưu điểm : Hiệu suất công tác cao, có sự phân công công việc, tránh được sự ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng, việc kiểm tra ghi chép của thủ kho được tiến hành thường xuyên. * Nhược điểm: Do kế toán chi theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật, nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. * Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập- xuất nguyên, vật liệu, đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. 1.3 kế toán tổng hợp biến động tăng, giảm nguyên, vật liệu. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Nguyên, vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Do vậy việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị nguyên, vật liệu tồn kho, trị giá xuất dùng còn tuỳ thuộc vào doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) 1.3.1.1 Đặc điểm của phương pháp KKTX KKTX là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại nguyên, vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. Như vậy việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp này tuy khá phức tạp, mất nhiều thời gian ghi chép và nhiều sổ sách nhưng lại phản ánh chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần xuất. Hơn nữa giá trị vật liệu tồn kho được xác định bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán trên sổ kế toán nguyên, vật liệu. Chứng từ ban đầu Để đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết nguyên, vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại nhóm, từng thứ nguyên, vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cơ sở chứng từ gốc. Mỗi bản chứng từ cần chứa tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như trách nhiệm của người lập ra chứng từ đó. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định (QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Tài chính). Các chứng từ này gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) Biên bản kiểm kê sản phẩm, vật tư, hàng hoá (Mẫu số 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02-BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu số 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau như: Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05-VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT)... Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.3.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng: Để tiến hành kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp KKTX có áp dụng luật thuế GTGT, kế toán sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế. Nội dung phản ánh trên tài khoản: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, thừa, đánh giá tăng…). Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt, đánh giá giảm…). Dư Nợ: Giá trị thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. TK152 có thể được mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên, vật liệu phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, bao gồm: + TK1521: Nguyên, vật liệu chính; + TK1522: Vật liệu phụ; + TK1523: Nhiên liệu. Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thì trị giá thực tế của nguyên, vật liệu được phản ánh trên TK 152 không bao gồm thuế GTGT đầu vào (Trừ trường hợp nguyên, vật liệu được sử dụng cho các hoạt động không chịu thuế GTGT ở đầu ra như sản xuất các mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt). + TK 151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho. Nội dung phản ánh trên tài khoản: Bên Nợ: Giá trị nguyên, vật liệu đã mua đang đi trên đường. Bên Có: Giá trị nguyên, vật liệu đi đường đã về nhập kho, giao cho sản xuất…. Dư Nợ: Giá trị nguyên, vật liệu đã mua đang đi trên đường cuối kỳ. Ngoài các tài khoản chủ yếu trên kế toán còn sử dụng các TK có liên quan khác như: TK111 - Tiền mặt. TK112 - Tiền gửi ngân hàng. TK133 (1331) -Thuế GTGT được khấu trừ. TK331 - Phải trả cho người bán. TK141 - Tạm ứng TK 128, 222, 411, 627, 641, 642... 1.3.1.3 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ về nguyên, vật liệu. A/ Kế toán các nghiệp vụ tăng nguyên, vật liệu: Nguyên, vật liệu của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân. Bởi vậy tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp, cụ thể như: a/ Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về (với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ): Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu (chi tiết từng loại) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…): Tổng giá thanh toán - Nếu được giảm giá sau khi ghi sổ: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): Số được người bán chấp nhận Có TK 152 (chi tiết từng loại): Số giảm giá hàng mua được hưởng theo giá không có thuế Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không được khấu trừ (nếu có). - Khi trả tiền cho người bán nếu được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331:Số tiền chiết khấu thanh toán Có TK 515:Số tiền chiết khấu thanh toán. b/ Trường hợp hàng mua thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý, Về mặt kế toán, ghi như sau: - Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá trị toàn bộ số hàng (giá trị không có thuế GTGT) (nếu có) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn (nếu có) Có TK 331: Giá trị thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): Giá trị số hàng thừa chưa có thuế GTGT - Căn cứ vào quyết định xử ký ghi: + Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381): Tri giá hàng thừa dã xử lý. Có TK 152 (chi tiết VL): Trả lại số thừa. + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa(nếu có) Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (Giá chưa có thuế GTGT) Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân. Nếu không khi nhập kho số vật liệu thừa, kế toán ghi vào bên Nợ TK 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công”. Khi doanh nghiệp mua hay trả lại số vật liệu thừa kế toán ghi Có TK 002, đồng thời ghi tăng số nợ phải trả nếu mua số vật liệu thừa này. Bút toán ghi sổ giống như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. c/ Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: - Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho (chi tiết VL) Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu( không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn (nếu có) Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn - Số bị thiếu tuỳ theo nguyên nhân mà xử lý như sau: + Nếu do người bán giao thiếu: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu giao bổ sung. Nợ TK 331: Ghi giảm nợ Có TK 138 (1381): Giá trị vật liệu thiếu được xử lý Có TK 133 (1331):thuế GTGT được khấu trừ của số vật liệu thiếu (nếu có) + Nếu do lỗi của người vận chuyển, bảo quản: Nợ TK 138 (1388): Số tiền đòi bồi thường phải thu Nợ TK 334: Trừ vào thu nhập của người phạm lỗi Nợ TK 632: Giá trị vật liệu thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381): Giá trị vật liệu thiếu đã được xử lý. d/ Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) Có TK 331 e/ Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK liên quan (331, 111, 112, 141,…) Sang tháng sau khi hàng về kế toán ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết VL). Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. g/ Trường hợp nguyên, vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Ghi theo giá thành thực tế hoặc giá thành chế biến thực tế. Nợ TK 152 (chi tiết VL) Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất. h/ Các trường hợp tăng vật liệu khác: Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế tạo nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa… Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 (chi tiết VL): Giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, vốn góp liên doanh. Có TK 711: Vật liệu được biếu tặng. Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu. Có TK 338 (3388): Vay, giữ tạm thời Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 331: Vay vật liệu quy thành tiền Có TK 642, 621, 627, 3381, 222,128….. - Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết VL): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (cả thuế GTGT) Có TK liên quan (331, 111, 112, 311…) - Các khoản chiết khấu thanh toán; giảm giá nguyên, vật liệu mua; nguyên, vật liệu mua trả lại: Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 138 (1388)…) Có TK 152: Số tiền nguyên, vật liệu được giảm giá hoặc trả lại. Có TK 515: Số tiền được hưởng chiết khấu thanh toán. B/ Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên, vật liệu. Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có TK 152. a/ Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621(chi tiết đối tượng): Xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Nợ TK 627 (6272- chi tiết PX): Xuất dùng chung cho PX SX Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 (6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 152 (chi tiết VL): Giá thực tế vật liệu xuất dùng. b/ Xuất góp vốn liên doanh: Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”. Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152 (chi tiết VL): Giá thực tế vật liệu xuất dùng. c/ Xuất thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế( chi tiết VL) d/ Giảm do vay tạm thời: Nợ TK 1388, 1368 Có TK 152 e/ Giảm do các nguyên nhân khác (nhượng bán, phát hiện thiếu….) Nợ TK 632: Nhượng bán, thiếu hụt sau khi đã trừ các khoản bồi thường Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu giảm. Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Xin xem trang bên) 1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1.3.2.1 Đặc điểm của phương pháp KKĐK Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn kho nguyên, vật liệu mà theo dõi, phản ánh trị giá nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu KKĐK nguyên, vật liệu tồn kho. Việc xác định giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Giá trị NVL xuất dùng Tkỳ = Giá trị NVL còn lại chưa sử dụng Đkỳ + Tổng giá trị NVL tăng thêm Tkỳ - Giá trị NVL còn lại chưa sử dụng Ckỳ Mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép song độ cính xác của phương pháp này không cao. Phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên, vật liệu khác nhau và có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 1.3.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng TK 611: Mua hàng Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt…trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 2 tiểu khoản: TK 6111 – Mua nguyên, vật liệu. TK 6112 – Mua hàng hoá TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. TK này dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: Giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như TK 111, 112, 331…. 1.3.2.3 Phương pháp hạch toán: - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại nguyên, vật liệu: Nợ TK 611 (6111) Có TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho. Có TK 151: Hàng đi đường (vật liệu đi đường) - Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ): Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK liên quan (111, 112, 331…) - Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611 (6111) Có TK 411: Nhận vốn liên doanh, cấp phát. Có TK 711: Được tặng thưởng. Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay Có TK 128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn - Nếu được giảm giá vật liệu mua sau khi ghi sổ kế toán. Nợ TK 331, 111, 112…: Tổng số tiền được giảm Có TK 133 (1331): Giảm giá thuế GTGT không được khấu trừ (nếu có). Có TK 611 (6111): Giá trị mua vật liệu được giảm. - Trường hợp trả lại nguyên, vật liệu mua đã ghi sổ: Nợ TK 331: Số tiền trả lại theo hoá đơn Có TK 611 (6111): Giá trị nguyên, vật liệu mua trả lại Có TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). - Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt: Nợ TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ (vật liệu đi đường). Nợ TK 138, 334: Số cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý. Nợ TK 632: Số thiếu trong định mức. Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt. - Giá trị nguyên, vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh Có (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua…) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng học tỉ lệ định mức…). Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642) Có TK 611 (6111) Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế GTGT đầu vào, do vậy kế toán ghi: Nợ TK 611(6111): Giá trị thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan (331, 111, 112…): Tổng giá thanh toán - Các khoản chiết khấu thanh toán; giảm giá nguyên, vật liệu mua và nguyên, vật liệu mua trả lại (nếu có): Nợ TK 331, 111, 112,…. Có TK 611(6111): Số tiền giảm giá nguyên, vật liệu mua hoặc trả lại khi đã ghi sổ Có TK 515: Số tiền được hưởng chiết khấu thanh toán - Các nghiệp vụ phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu để tính thuế giá trị gia tăng. Như vậy, theo phương pháp kiểm kê định kỳ khi xuất nguyên, vật liệu cho các mục đích sử dụng kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối ký mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê nguyên, vật liệu tồn kho. Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Xin xem trang bên) 1.4 hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên, vật liệu . Hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp… dùng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định để lập các báo cáo tài chính. Trong hệ thống sổ kế toán, có các hình thức ghi sổ sau: Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái. Ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức ghi sổ kế toán khác nhau có những ưu, nhược điểm nhất định. Vì vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ thể lệ kế toán của Nhà nước, căn cứ vào qui mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. Từ đó lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán nhằm phát huy tốt nhất vai trò và chức năng của kế toán nguyên, vật liệu trong công tác quản lý chung. Do khuôn khổ bài viết có hạn nên ở đây em chỉ nêu những hiểu biết cơ bản về hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ, bởi đây là hình thức mà Công ty Nhựa Hà Nội áp dụng để kế toán nguyên, vật liệu. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ là: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ tổng hợp (sổ Nhật ký- Chứng từ) và ngay trong cùng một quá trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Chứng từ là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán. Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Nhật ký – Chứng từ. Bảng kê Sổ Cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán phục vụ kế toán chi tiết thì tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà mở sổ kế toán chi tiết. Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Sổ kế toán khác có liên quan Sổ chi tiết vật tư Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Thẻ kho Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Bảng kê CF SX NKCT liên quan Sổ cái tài khoản Bảng kê số 3 Bảng phân bổ NVL số 2 Sổ chi tiết NKCT số 5 Ghi chú: Đối chiếu, kiểm tra Chương 2 Thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại công ty nhựa hà nội 2.1 Giới thiệu khái quát chung về Công ty Nhựa Hà Nội: 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: Công ty Nhựa Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở Công nghiệp Hà Nội, đặt tại 27 phố Hai Bà Trưng quận Hoàn Kiếm thành phố Hà Nội. Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp Nhựa Lợi Thành ra đời vào tháng 10 năm 1959. Đến năm 1972 theo Quyết định số 126/UBND ngày 24/1/1972 của UBND thành phố Hà Nội Công ty được đổi tên thành Xí nghiệp Nhựa Hà Nội. Năm 1993 Xí nghiệp Nhựa Hà Nội lại được đổi tên một lần nữa thành Công ty Nhựa Hà Nội và tên gọi đó được duy trì cho đến ngày nay, đó cũng là tên giao dịch của Công ty. Khi mới thành lập, Công ty chuyên sản xuất gia công các loại sản phẩm bằng nhựa phục vụ cho tiêu dùng và xuất khẩu. Từ chỗ ban đầu với một số ít công nhân, máy móc không có gì, kỹ thuật non nớt không có kỹ sư chuyên ngành, trải qua nhiều năm phấn đấu xây dựng và trưởng thành đến nay Công ty đã có hơn 200 cán bộ công nhân viên có tay nghề cao cùng đội ngũ hơn 30 cán bộ kỹ sư. Công ty đã trang bị cho mình một hệ thống máy móc tiên tiến và hiện đại đáp ứng nhu cầu sản xuất những mặt hàng cao cấp phục vụ cho các hãng xe đạp, xe máy và các đồ nội thất cao cấp bằng nhựa làm thoả mãn yêu cầu của cả những khách hàng khó tính nhất. Nhờ vậy mà đến nay Công ty Nhựa Hà Nội được coi là một trong những con chim đầu đàn của ngành chế phẩm nhựa Hà Nội. Công ty đã tạo được uy tín và chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Các sản phẩm chính của Công ty Nhựa gồm có: Đồ nhựa gia dụng: Chậu, dép, xô… Chai dầu, phanh, nắp lọ các loại. Vỏ Starte, đồ nội thất nhà tắm, trụ gương….Ngoài ra còn có sản phẩm khác đặc biệt là Công ty còn chế tạo khuân mẫu theo khách hàng yêu cầu. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Để đảm bảo sản xuất và quản lý có hiệu quả, Công ty Nhựa Hà Nội đã tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Giám đốc công ty, kế đó 02 Phó giám đốc trực tiếp điều hành các phòng ban chức năng và các phân xưởng sản xuất. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty (Xin xem trang bên). 2.1.3 Đặc điểm tổ chức và quy trình sản xuất: 2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất: Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập có quy mô vừa Công ty đã tổ chức bộ máy trực tiếp sản xuất hết sức gọn nhẹ, bao gồm: - 01 phân xưởng tiền xử lý nguyên, vật liệu: phân xưởng này có nhiệm vụ xử lý, chế biến nguyên, vật liệu trước khi chuyển sang cho phân xưởng nhựa sản xuất. - 02 phân xưởng nhựa: đây là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm của Công ty. - 01 phân xưởng hoàn thiện: do đặc điểm sản phẩm của Công ty được làm từ nhựa nên sản phẩm sau khi sản xuất ra cần phải qua giai đoạn hoàn thiện cắt bỏ những ba via của sản phẩm trước khi nhập kho hoặc giao cho khách hàng. - 01 phân xưởng cơ khí: có nhiệm vụ chế tạo khuôn mẫu theo đơn đặt hàng đúng với thiết kế khuôn mẫu và các tiêu chuẩn kỹ thuật, sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị trong Công ty. 2.1.3.2 Quy trình sản xuất của Công ty Nhựa Hà Nội: Với đặc điểm sản phẩm chủ yếu của Công ty là các sản phẩm nhựa phục vụ tiêu dùng như: xô, chậu, thùng…và các sản phẩm cao cấp bằng nhựa phục vụ cho các hãng sản xuất xe đạp, xe máy, sản xuất thiết bị vệ sinh, nội thất nhà tắm... nên quá trình sản xuất của công ty được lên kế hoạch tương đối chính xác và tuân thủ theo quy trình sau: Phân xưởng tiền xử lý NVL Phân xưởng Nhựa NVL xuất kho NVL đã được xử lý Sản phẩm thô Phân xưởng hoàn thiện Phòng KCS Sản phẩm đạt tiêu chuẩn Sản phẩm hoàn thiện 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty Nhựa Hà Nội: 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Với đặc điểm Công ty là một doanh nghiệp có quy mô vừa nên tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cũng tương đối gọn nhẹ, đơn giản mà vẫn đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán. Tại phòng Tài vụ của công việc hạch toán các nghiệp vụ được áp dụng theo mô hình hạch toán tập trung.Trong phòng Tài vụ trưởng phòng là người phân công các kế toán viên thực hiện chuyên trách phần hành kế toán của mình. Hiện nay Công ty đã trang bị hệ thống máy vi tính, ứng dụng phương pháp kế toán trên máy vi tính để giảm bớt công việc kế toán đồng thời tăng cường độ chính xác và kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty nhựa hà nội Trưởng phòng (Phụ trách kế toán tổng hợp) Phó phòng Tài vụ Kế toán TSCĐ,NVL- ccdc Thủ quỹ Kế toán tiền lương và kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ và Công nợ Kế toán chi phí và tính giá thành Cụ thể nhân viên phòng Tài vụ có nhiệm vụ như sau: Trưởng phòng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Trưởng phòng tổ chức kiểm tra thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, nghiên cứu việc chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kì, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ, đúc rút kinh nghiệm vận dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phương pháp kế toán ngày càng thích hợp, chặt chẽ, phù hợp với các điều kiện của Công ty. Phó phòng: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình tăng, giảm TSCĐ, tình hình trích lập khấu hao và phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng. Theo dõi tình hình biến động nhập- xuất- tồn nguyên, vật liệu. Tính giá thành nguyên, vật liệu xuất kho và phân bổ chi phí NVL- CCDC xuất dùng cho các đối tượng tập hợp chi phí. Đồng thời theo dõi tình hình trích lập và sử dụng nguồn vốn của Công ty. Kế toán tiêu thụ và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi về các khoản thu chi giao dịch với ngân hàng, các khoản phải thu của khách hàng, phải theo dõi chi tiết từng khách hàng, từng lần giao dịch mua bán. Kết chuyển giá vốn, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong niên độ kế toán. Kế toán tiền lương và các khoản thanh toán: Có nhiệm vụ tập hợp số liệu từ các phân xưởng, phòng ban gửi lên để phối hợp với các bộ phận khác để tính lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, trích bảo hiểm theo chế độ quy định. Theo dõi các khoản thanh toán của Công ty đối với các đơn vị chủ nợ, đồng thời kiểm tra tình hình biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cùng với kế toán thanh toán tiến hành theo dõi chặt chẽ các khoản thu chi và hàng ngày kiểm kê tồn quỹ tiền mặt tại Công ty. 2.4.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty Nhựa Hà Nội: Công ty Nhựa Hà Nội thực hiện kế toán nguyên, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn nguyên, vật liệu xuất kho để bán được tính theo giá thực tế. Công ty áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hình thức sổ kế toán được Công ty lựa chọn là hình thức Nhật ký chứng từ (NKCT) được ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Công ty còn ứng dụng phần mềm kế toán để giảm bớt khối lượng công việc lại đảm bảo chính xác, kịp thời. Căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, số liệu được nhập vào máy vi tính, sau đó máy sẽ tự động định khoản vào sổ Nhật ký chứng từ, các Sổ chi tiết và Sổ Cái. Trên cơ sở số liệu trên chứng từ gốc, kế toán có nhiệm vụ kiểm tra lại các bút toán do máy hạch toán xem có chính xác và đúng không. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu sự khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái với Bảng Tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ chi tiết) do máy đưa ra và tiến hành các bút toán điều chỉnh, các bút toán kết chuyển vào Bảng Cân đối kế toán số phát sinh các tài khoản để lập Báo cáo Tài chính. Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức NKCT tại Công ty Nhựa Hà Nội Chứng từ gốc Sổ Nhật ký - Chứng từ Sổ Cái Bảng Cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính Sổ Kế toán chi tiết Bảng Tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu kiểm tra Dựa trên trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức NKCT của Công ty, đối với việc kế toán nguyên, vật liệu đòi hỏi phải chi tiết và cụ thể hơn. Phòng Tài vụ của Công ty đã xây dựng một hệ thống sổ sách kế toán nhằm quản lý chặt chẽ nguyên, vật liệu như sau: Sơ đồ hạch toán nguyên, vật liệu tại Công ty nhựa hà nội Chứng từ nhập, xuất NKCT số 1, 2 Theo dõi tạm ứng Thẻ kho Bảng tổng hợp N- X- T nguyên vật liệu Báo cáo tài chính Sổ cái TK 152 Bảng phân bổ NVL Bảng kê số 3 NKCT số 10 NKCT số 5 SCT theo dõi người bán Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập theo chế độ chung của nhà nước. Hiện nay, Công ty đã thực hiện lập các báo cáo quý định kỳ theo mẫu do Nhà nước quy định. Biểu mẫu B01-DN: Bảng cân đối kế toán. Biểu mẫu B02-DN: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Biểu mẫu B03-DN: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Biểu mẫu B09-DN: Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.2 Thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại công ty nhựa hà Nội. Đặc điểm nguyên, vật liệu của Công ty Nhựa Hà Nội. Nguyên, vật liệu là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhất là đối với một doanh nghiệp sản xuất như Công ty Nhựa Hà Nội bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Việc quản lý nguyên, vật liệu không phải là vấn đề quá phức tạp song nó đòi hỏi phải chi tiết và khoa học nhằm mục đích cung ứng kịp thời, đủ và đúng chúng loại khi cần thiết. Điều này giúp cho bộ máy sản xuất nhịp nhàng, chính xác đảm bảo cho thời lượng sản xuất ngày một nhanh, chất lượng ngày một tốt hơn, giảm thiểu chi phí quản lý và sản xuất. Do sản phẩm của Công ty là các sản phẩm nhựa các loại nên nguyên liệu chính đầu vào chủ yếu là các hạt nhựa khác nhau trong cấu thành giá trị sản phẩm, như : Hạt PP (PP 164, PP 2126, PP 600F…) Hạt PEHD Hạt HIPS, hạt PS, hạt PELD Dầu hoá dẻo DOP, bột PVC Các sản phẩm chủ lực của Công ty là các hàng hoá nhựa phục vụ tiêu dùng như: Xô, chậu với các kích cỡ khác nhau 5, 8,12,…nhiều màu sắc khác nhau: xanh, đỏ, đen…; Thùng sơn 5GL, bình đựng nước, âu cơm , mũ cảnh sát với nhiều mẫu mã chủng loại. Để hoà nhịp cùng với tốc độ phát triển của nền kinh tế thị trường, một nền kinh tế hàng hoá Công ty không ngừng nghiên cứu, tìm tòi tạo ra những sản phẩm mới bên cạnh những sản phẩm chủ lực. Các sản phẩm này được làm theo yêu cầu đơn đặt hàng của các bạn hàng như: Vỏ hộp điện thoại, bàn phím… cho các công ty điện tử. Hộp chè, khay chè cho Công ty chè Mộc Châu, Công ty chè Mỹ Lâm, tổng Công ty chè Việt nam… Chuôi dao KF 02, KF 03, nắp bát inox @ 100, @ 120…cho Công ty kim khí Thăng Long….. Phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội. Để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau cung cấp ra thị trường, Công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên, vật liệu rất lớn bao gồm nhiều loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại có một vai trò, chức năng, công dụng riêng và số lượng của chúng thường xuyên biến động. Muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán một cách chính xác thì kế toán nguyên, vật liệu phải tiến hành phân loại một cách hợp lý và khoa học. Căn cứ vào công dụng hay còn gọi là mục đích sử dụng của nguyên, vật liệu mà kế toán nguyên, vật liệu phân chia chúng như sau: Nguyên, vật liệu chính: Đây là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm. Đối với một công ty sản xuất như Công ty Nhựa Hà Nội nguyên, vật liệu chính có rất nhiều loại khác nhau nên chúng được chia thành các nhóm sau: + Nhóm hạt nhựa các loại: hạt HIPS, hạt PEHD, hạt PMMA, hạt PP, hạt PS, hạt PELD… + Nhóm bột nhựa các loại: Bột PVC, bột đen, bột mềm, bột hoá chất UV… + Nhóm dầu phụ trợ: Dầu hoá dẻo DOP, dầu Parafin… Vật liệu phụ: Các loại này không cấu thành nên chất của sản phẩm song nó lại có vai trò phụ trợ trong quá trình sản xuất sản phẩm, làm cho sản phẩm bền đẹp hơn về chất lượng cũng như về hình thức như: Phẩm màu các loại, bải, cadmi, dầu máy APP, H46… Vật tư, phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị dùng để thay thế hoặc sửa chữa máy móc, như: Bulông, ốc vít… Phế liệu thu hồi: Là các loại vật liệu được loại ra trong quá trình sản xuất bởi lý do nào đó mà hỏng hay kém chất lượng như: dép, xô, mắc áo, hộp đựng bánh kẹo… không đúng quy cách yêu cầu, các sản phẩm này được chuyển làm phế liệu để làm nguyên liệu cho sản xuất các sản phẩm khác. Cách tính giá nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội. Tính giá nguyên, vật liệu là việc xác định giá trị ghi sổ của chúng theo nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu thực tiễn. Tại Công ty Nhựa Hà Nội thì tính giá vật liệu theo giá thực tế, cụ thể như sau: 2.2.3.1 Giá nguyên, vật liệu nhập kho : Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế mua ngoài nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ...Tuy nhiên tại Công ty trị giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho không bao gồm phí vận chuyển bốc dỡ mà chi phí đó được theo dõi riêng và được ghi vào sổ vật liệu xuất dùng trong tháng. * Thí dụ: Theo hoá đơn ngày 5/ 10/ 2002 Công ty mua 10.000 kg bột PVC với giá 9.200 đ/ kg và chi phí vận chuyển số hàng này hết 100.000 đ. Vậy giá thực tế nhập kho là: 92.000.000 đ, còn 100.000đ được ghi vào sổ Vật liệu xuất dùng trong tháng. Đối với vật liệu tự chế (hạt PP Chiuy): Giá thực tế vật liệu nhập kho do doanh nghiệp tự chế biến, chính là giá thành thực tế của vật liệu xuất gia công, chế biến cộng các chi phí chế biến. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công: Giá thực tế vật liệu thuê ngoài gia công chế biến là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cũng được hạch toán giống như với vật liệu mua ngoài nhập kho. Tính giá nguyên, vật liệu xuất kho: Tại Công ty Nhựa Hà Nội giá nguyên, vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này kế toán phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của mỗi lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng nguyên, vật liệu xuất theo giá trong hoá đơn nhập ta tính giá cho nguyên, vật liệu xuất dùng. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế nhập kho của số vật liệu nhập vào mới nhất, nhập sau cùng. Kế toán nguyên, vật liệu đã xây dựng hệ thống bảng theo dõi nhập- xuất- tồn nguyên, vật liệu theo trình tự thời gian để làm căn cứ tính giá chính xác và khoa học. Đồng thời ở kho, thủ kho trước khi nhập kho nguyên, vật liệu cũng ghi phiếu chủng loại, số lượng nguyên, vật liệu trên mặt thùng để tiện theo dõi, tránh nhầm lẫn. Ví dụ: Cuối tháng 6 trong kho Bột PVC tồn 2.821kg với đơn giá 8.000đ/kg. Ngày 1 tháng 7 Công ty nhập thêm 10.000kg với giá 9.200đ/kg và ngày 4 xuất dùng 3.000kg. Như vậy sẽ có 2.821kg được tính theo giá 8.000đ/kg, và 179kg được tính theo giá 9.200đ/kg. Kế toán nguyên, vật liệu ghi vào bảng theo dõi tình hình xuất nhập như sau: Ngày Loại NVL Nhập Xuất Tồn Lượng Đơn giá Lượng Đơn giá Lượng Đơn giá 30/6 Bột PVC 2.821 8.000 1/ 7 Bột PVC 10.000 9.200 2.821 10.000 8.000 9.200 4/7 Bột PVC 2.821 179 8.000 9.200 9.821 9.200 2.2.4 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội. Nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý nguyên, vật liệu nói riêng đòi hỏi kế toán phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại nguyên, vật liệu trong Công ty theo cả chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. Yêu cầu này sẽ được đáp ứng nhờ việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Do Công ty kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song nên việc ghi chép phản ánh các biến động nguyên, vật liệu được tiến hành kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của từng vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. 2.2.4.1 Chứng từ sử dụng tại Công ty Nhựa Hà Nội. A/ Đối với nguyên, vật liệu nhập kho Nguyên, vật liệu mua ngoài nhập kho: Dựa vào kế hoạch sản xuất hàng hoá trong tháng, đồng thời dựa vào giá trị nguyên, vật liệu được sự đồng ý của giám đốc Công ty, phòng vật tư chịu trách nhiệm về việc mua nguyên, vật liệu, phụ tùng về để đáp ứng kế hoạch sản xuất trong tháng. Khi nguyên, vật liệu, phụ tùng được mua về, trước khi nhập kho sẽ được nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lượng về qui cách phẩm chất. Việc nguyên, vật liệu đó có được nhập kho hay không còn tuỳ thuộc vào chất lượng và điều kiện thoả thuận giữa Công ty với bên bán trong hợp đồng kinh tế. Nếu được chấp nhận, nhân viên phòng cung tiêu sẽ căn cứ vào hợp đồng bán hàng của người bán (02 hợp đồng), biên bản kiểm tra chất lượng và phiếu thực nhập để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người giao hàng, phụ trách cung tiêu, thủ trưởng đơn vị. Một liên lưu tại phòng vật tư, một liên giao cho thủ kho để thủ kho vào thẻ kho, ký vào phiếu đó rồi chuyển lên phòng tài vụ cho kế toán vật liệu để ghi sổ kế toán. Sau đây là sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại Công ty Nhựa Hà Nội: Hoá đơn VL Phòng KCS PhòngTài vụ Phiếu NK Nhập kho Nguyên, vật liệu sau khi đã hoàn thành thủ tục được nhập kho và được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi qui định, đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản vật liệu, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho. Trình tự ghi chép vào các hoá đơn, sổ sách có liên quan đến công tác quản ký, kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty được cụ thể qua một số số liệu, trong tháng 12/2002 sau đây. Ví dụ : Tháng 12/2002 Công ty Nhựa Hà Nội nhận được hoá đơn về việc mua vật liệu như sau: Mẫu số 01 GTKT-322 LU/99-B Hoá đơn GTGT Liên 1 (Lưu) Ngày 1 tháng 12 năm 2002 N0:18130 Đơn vị bán hàng : Công ty vật tư hoá chất – Bộ thương mại Địa chỉ : Điện thoại : Họ tên người mua hàng: Công ty Nhựa Hà Nội Địa chỉ : 27 Hai Bà Trưng - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt. STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá/kg Thành tiền (đ) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Hạt LLD PE814 (43 bao = 1032 kg) kg 1.032 10.700 11.042.400 2 Hạt PSGD 150 (18 bao = 432 kg) kg 432 13.600 5.875.200 Cộng tiền hàng: 16.917.600 Thuế suất GTGT 10%: Thuế GTGT : 1.691.760 Tổng thanh toán: 18.609.360 Thành tiền (bằng chữ): Mười tám triệu sáu trăm linh chín nghìn ba trăm sáu mươi đồng. Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Khi nhận được hoá đơn mua nguyên, vật liệu và nguyên, vật liệu đã được chuyển về Công ty, phòng KCS kiểm tra về chất lượng, quy cách phẩm chất của nguyên, vật liệu. Nếu đủ quy cách chất lượng chủng loại đúng như hợp đồng hai bên đã ký, nhân viên kiểm tra phải ký tên, đóng dấu KCS vào “Biên bản kiểm nghiệm vật liệu”. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu. 1 bản giao cho phòng Tài vụ. Công ty Nhựa Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Vật tư nhập kho công ty) Căn cứ nhu cầu sản xuất hôm nay Ngày 1 tháng 12 năm 2002 chúng tôi gồm có: 1. Ông (Bà):Nguyễn thị Thanh Chức vụ : Trưởng phòng KCS Công ty Nhựa HN 2. Ông (Bà):Trần Mạnh Hùng Chức vụ : N/v Công ty hoá chất- Bộ thương mại Nội dung kiểm nghiệm STT Tên vật tư Số lượng (bao) Trọng lượng (kg) Chất lượng 1 Hạt LLD PE814 43 1032 100% 2 Hạt PSGD 150 18 432 100% ý kiến: Vật liệu đúng, đủ như hoá đơn GTGT ngày 1/12/2002 Bên giao hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Ban kiểm nghiệm ( Ký, ghi rõ họ tên) Phòng kỹ thuật ( Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc ( Ký, ghi rõ họ tên) Trường hợp nguyên, vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ gốc thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán nguyên, vật liệu để giải quyết. Sau khi kiểm nghiệm xong, bộ phận mua hàng lập Phiếu nhập kho để chuyển nguyên, vật liệu vào kho. Mẫu số 01 - VT QĐ số1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1999 Ngày 2 tháng 12 năm 2002 Phiếu nhập kho Công ty Nhựa Hà Nội Người giao hàng: Công ty vật tư hoá chất Theo HĐ số 18130 ngày 05/11/2002 Mã Số: 0700101268EY/01-B Tại kho : A01- Vật liệu chính. TT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, vật tư hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Hạt LLD PE814 kg 1032 10.700 11.042.400 2 Hạt PSGD 150 kg 432 13.600 5.875.200 KCS : Thanh Tổng đ 16.917.600 Thuế GTGT 10% đ 1.697.760 Cộng thanh toán đ 18.609.360 Cộng thành tiền bằng chữ : (Mười tám triệu, sáu trăm linh chín nghìn , ba trăm sáu mươi đồng). Bên giao hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Ban kiểm nghiệm ( Ký, ghi rõ họ tên) Phòng kỹ thuật ( Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc ( Ký, ghi rõ họ tên) Nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công : Vật liệu sau khi nhập kho cũng được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng, thủ tục nhập được thể hiện trên phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được viết làm 2 liên, một liêu lưu, một liên thủ kho giữ định kỳ giao cho kế toán. Nhập kho vật liệu tự chế Tại Công ty có phân xưởng cơ khí, khi có yêu cầu phân xưởng này có thể tự chế một số chi tiết máy đơn giản như: Giá đỡ phụ tùng, xe trở trục,..thủ tục nhập kho vật liệu tự chế được thực hiện tương tự như vật liệu mua ngoài. B/ Đối với nguyên, vật liệu xuất kho Nguyên, vật liệu trong kho của Công ty chủ yếu xuất cho các phân xưởng sản xuất để sản xuất ra các sản phẩm cung ứng cho thị trường. Ngoài ra Công ty còn xuất vật liệu để bán, thuê ngoài gia công chế biến, xuất kho vật liệu tự chế. Với mỗi một mục đích xuất kho Công ty sử dụng một loại phiếu xuất kho khác nhau, cụ thể như: Xuất kho phục vụ sản xuất Công ty Nhựa Hà Nội là đơn vị kinh doanh sản xuất độc lập, ban lãnh đạo Công ty phải tự nỗ lực tìm nguồn nguyên, vật liệu, xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Bởi vậy việc xuất kho nguyên, vật liệu sản xuất phụ thuộc vào các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm với các bạn hàng, vào kế hoạch sản xuất của hàng tháng. Dựa trên cơ sở các hợp đồng và định mức tiêu hao nguyên, vật liệu của Công ty, phòng kỹ thuật Công nghệ đưa ra bảng xác định số lượng nguyên, vật liệu cần thiết cho mỗi hợp đồng. Bảng xác định số lượng nguyên, vật liệu xuất ra phải được sự đồng ý, ký duyệt của Phó giám đốc kỹ thuật hoặc Giám đốc Công ty. Tại kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi xuất vật liệu theo yêu cầu của phiếu xuất kho và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất trên phiếu xuất kho. Trong quá trình sản xuất, nếu có phát sinh thêm vật liệu (thường là vật liệu phụ) các phân xưởng viết giấy đề nghị xuất vật liệu bổ sung, phòng Tài vụ sẽ viết giấy xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho được duyệt bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Phiếu xuất kho được viết làm 3 liên : Liên 1 : Lưu tại văn phòng Tài vụ Liên 2 : Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán nguyên, vật liệu Liên 3 : Giao cho người lĩnh vật liệu. Công ty Nhựa Hà Nội Mẫu số 02-VT QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1-11-1995 BTC Phiếu xuất kho Ngày 15 Tháng 12 Năm 2002 Họ tên người nhận hàng : Hoàng Văn Cường - Phân xưởng nhựa1 Lý do xuất : Kế hoạch sản xuất tháng 1/2003 Xuất tại kho : A01 –NLC TT Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, vật tư hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng (kg) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Yêu cầu Thực xuất 1 Bột PVC Thái kg 14.244 14.244 9.545 135.958.980 2 Hạt PEHD 6200 kg 1.405 1.405 9.090 12.771.450 3 Hạt PP 600F kg 201 201 11.000 2.211.000 4 Hạt trắng 81419 kg 3.484 2.484 8.100 20.120.400 5 Hạt xanh 81420 kg 700 700 8.235 5.764.500 6 Phụ gia VS 103 kg 38 38 31.000 1.178.000 Cộng 20.072 19.072 178.004.330 Cộng thành tiền bằng chữ : (Một trăm bảy mươi tám triệu, bốn nghìn ba trăm ba mươi đồng). Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Xuất kho bán Tại Công ty trước đây chỉ có phế liệu thu hồi và xuất bán, nhưng hiện nay Công ty có cả nhựa thô để bán mặc dù số lượng còn rất hạn chế, chỉ đủ phục vụ cho các hợp đồng nhỏ. Khi bán nhựa thô hoặc phế liệu thu hồi thì phòng Tài vụ viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn được viết làm 4 liên: Liên 1: Lưu tại phòng. Liên 2: Giữ ở kho. Liên 3: Giao cho người mua. Liên 4: Giao cho kế toán nguyên, vật liệu. Hoá đơn gtgt Mẫu số 01 GTKT-322 GA/01-B Liên 1 (Lưu) Ngày 20 Tháng 12 Năm 2002. Đơn vị bán hàng : Công ty Nhựa Hà Nội Địa chỉ : 27 Hai Bà Trưng – Hà Nội. Điện thoại : MS : 0100100495 -1 Họ tên người mua hàng : Anh Nguyễn Văn Lương Địa chỉ : Sơn Đông - Sơn Tây Hình thức thanh toán: Tiền mặt TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền(đ) 1 Hạt PSHI Hồng Kông Kg 1650 16.364 27.000.600 2 Tacal Kg 5250 1.818 9.544.500 3 Màng phi 15 Kg 3000 727 2.181.900 Cộng tiền hàng 38.727.000 Thuế suất GTGT 10% 3.872.700 Tổng thanh toán 42.599.700 Cộng thành tiền bằng chữ: (Bốn mươi hai triệu, năm trăm chín mươi chín nghìn, bảy trăm đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến Khi Công ty xuất kho vật liệu mang đi thuê ngoài gia công thường là gia công trang trí sản phẩm, gia công vật liệu phụ tùng, tiện khuôn mẫu… kế toán lập phiếu xuất kho và được viết làm 3 liên: một liên để lại phòng Tài vụ, một liên giao cho thủ kho, một liên để người vận chuyển hàng hoá giữ. Công ty Nhựa Hà Nội phiếu xuất kho Liên 1(Lưu) Số 18/12 Ngày 27 Tháng 12 Năm 2002 Người nhận hàng: Cơ khí Ngọc Phong Lý do xuất kho: Xuất gia công Tại kho: Phụ tùng TT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Trục máy ghép FA 302-07002 C 01 01 1.540.000 1.540.000 Số tiền viết bằng chữ : (Một triệu năm trăm bốn mươi nghìn đồng) . Người nhận hàng (Ký, họ và tên) Thủ kho (Ký, họ và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) 2.2.4.2. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội. Hiện nay, tại Công ty Nhựa Hà Nội kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song tức là khi phát sinh một nghiệp vụ kế toán nguyên, vật liệu, đồng thời tại kho và tại phòng kế toán cùng tiến hành lập thẻ theo dõi số phát sinh. Theo phương pháp này kế toán thực hiện hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu trên cơ sở các chứng từ sau: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, báo cáo tồn kho. Sổ sách được sử dụng chủ yếu là: Sổ tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên, vật liệu. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu như sau: Tại kho : Hằng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nguyên, vật liệu thủ kho tiến hành phân loại cho từng thứ nguyên, vật liệu. Trên cơ sở đối chiếu sổ thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho, cột số lượng. Mỗi chứng từ nhập, xuất nguyên, vật liệu được ghi vào một dòng của thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng loại nguyên, vật liệu, cụ thể thẻ kho của hạt PP trong tháng 12/2002 như sau: Biểu số 1 (Xim xem trang bên) Cuối kỳ thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng loại nguyên, vật liệu. Lập báo cáo tồn kho của nguyên, vật liệu gửi cho bộ phận kế toán nguyên, vật liệu để đối chiếu. Báo cáo tồn kho nguyên, vật liệu Tháng 12/ 2002 ĐVT: Kg STT Tên vật tư Bao (thùng) Lượng (kg) 1 Bột PVC 86 2650 2 Hạt PP 164 44 1700 3 Hạt PP 2126 64 1970 4 Hạt PP 4540 121 7975 5 Hạt PP 600F 35 1400 6 Hạt PP J440 1 25 7 Hạt PEHD 8354 136 14500 8 Hạt PEHD 2415 54 3000 9 Hạt PMMA 883 23 1421 10 Hạt PMMA 946 12 1000 11 Hạt APS 6 640 12 Hạt PSGP 1254 4 485 13 Hạt PSGP 2314 1 195 14 Phẩm mầu 13 2413 15 ….. Cộng 2106134893 Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Tại phòng kế toán Kế toán sử dụng thẻ kho (do kế toán lập) để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho trên cơ sở các phiếu nhập, phiếu xuất nhận được. Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập xuất để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho rồi ký xác nhận vào thẻ kho. Thẻ kho của kế toán được mở cho từng loại vật liệu. Thẻ này cũng phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Tuy nhiên, thẻ này không theo dõi thường xuyên tình hình nhập xuất tồn trong tháng mà chỉ phản ánh một lần vào cuối tháng tổng số nhập xuất rồi tính ra số tồn kho cuối tháng. Thẻ này có nội dung tương tự như thẻ kho của thẻ kho lập, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị, đây chính là sổ kế toán chi tiết vật liệu. Cụ thể căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết nguyên, vật liệu. Cụ thể ta trích số liệu trong sổ chi tiết nguyên, vật liệu hạt PP trong tháng 12/2002. Biểu số 2 (Xin xem trang bên) Để thực hiện việc đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên, vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp đồng thời số liệu trong phần số lượng nguyên, vật liệu tồn cuối kỳ trong bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn dùng để đối chiếu với báo cáo tồn kho cuối kỳ của thủ kho. Nếu số liệu trong các bảng đối chiếu khớp đúng thì chứng tỏ việc ghi chép sổ sách của các bộ phận theo dõi tình hình biến động là chính xác. Nếu có chênh lệch thì thủ kho và kế toán nguyên, vật liệu phải đồng thời tiến hành kiểm tra để tìm ra nguyên nhân. Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu có mẫu như sau: Biểu số 3 (Xin xem trang bên) 2.2.5 Kế toán tổng hợp tình hình biến động nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội. Hiện nay Công ty Nhựa Hà Nội đang vận dụng hình thức kế toán NKCT và hạch toán nguyên, vật liệu tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là hình thức ghi sổ được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kế toán này được tiến hành song song và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Do đó, kế toán được tiến hành kịp thời, nhạy bén với yêu cầu quản lý, tạo một lối làm việc mới có tính ràng buộc lẫn nhau. Cụ thể nguyên, vật liệu được hạch toán theo trình tự ghi chép sổ sách kế toán tổng hợp như sau: 2.2.5.1 Các TK sử dụng : Tại Công ty Nhựa Hà Nội nguyên, vật liệu được hạch toán trên các tài khoản : +TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 1521: Nguyên, vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Phế liệu thu hồi +TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ +TK 331: Thanh toán với người bán +TK 241: Xây dựng cơ bản +TK 112: Tiền gửi ngân hàng +TK 111: Tiền mặt +TK 141: Tạm ứng +TK 154: Chi phí SXKD dở dang +TK 621: Chi phí NVL trực tiếp. TK6211: NVL trực tiếp cho phân xưởng nhựa 1. TK6212: NVL trực tiếp cho phân xưởng nhựa 2. TK6213: NVL trực tiếp cho phân xưởng lắp ráp và hoàn thiện. TK62151: Phân xưởng tiền xử lý nguyên, vật liệu. TK62152: Phân xưởng cơ khí. TK62155: Sửa chữa thường xuyên +TK 627: Chi phí sản xuất chung +TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp +TK 641: Chi phí bán hàng 2.2.5.2 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại Công ty Nhựa Hà Nội. Để phù hợp với yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu ở Công ty, công tác kế toán tổng hợp vật liệu đã sử dụng các mẫu sổ: + Tổng hợp phát sinh Nợ TK1521, TK1522, TK1523 + Tổng hợp phát sinh Có TK 1521, TK1522, TK1523 + Bảng kê số 3 + Bảng phân bổ số 2 + Sổ chi tiết TK 331 + NKCT số 5 2.2.5.3 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội. A/ Kế toán tổng hợp nhập nguyên, vật liệu: Nguyên, vật liệu do mua ngoài Tại Công ty nguyên, vật liệu khi mua về phải có hoá đơn và phải qua khâu kiểm tra chất lượng. Nếu thấy đúng, đủ cả về chất lượng và số lượng cũng như giá trị thì mới làm thủ tục nhập kho. Khi nguyên, vật liệu nhập kho phải kiểm tra chính xác số thực nhập và lần lượt tiến hành các thủ tục như viết phiếu nhập kho, vào thẻ kho để đảm bảo cho việc ghi sổ của kế toán nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu của Công ty phần lớn là mua ngoài và thường mua của một số nhà cung cấp mang tính chất bạn hàng lâu dài, thường xuyên, số lượng lớn. Chính vì đặc điểm này mà khi Công ty có nhu cầu mua nguyên, vật liệu thì căn cứ vào báo giá mà các Công ty bạn hàng gửi đến và đã được Giám đốc duyệt, Công ty cử người đi liên hệ mua hàng về và thường thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Khi mua được nguyên, vật liệu Công ty thường thuê ngoài vận chuyển và thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc sử dụng ôtô riêng để vận chuyển. Trong tháng khi nguyên, vật liệu về nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi như sau. Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn ngày 1 tháng 12 năm 2002, mua vật liệu của Công ty vật tư hoá chất- Bộ thương mại. Hạt LLD PE814 Số lượng: 1032kg Đơn giá: 10.700đ/kg Hạt PSGD 150 Số lượng: 432kg Đơn giá: 13.600đ/kg Giá chưa thuế : 16.917.600 Thuế 10% : 1.691.760 Tổng thanh toán : 18.609.360 Giả sử Công ty chưa thanh toán, nhập kho ngày 2/12 kế toán ghi : Nợ TK 1521 : 16.917.600 Nợ TK 1331 : 1.691.760 Có TK 331 : 18.609.360 (Công ty vật tư hoá chất- Bộ thương mại) Thực tế ngày 1/12/ 2002 phòng Tài vụ đã tạm ứng cho anh Hoàng Văn Thông 20.000.000đ để đi mua số hàng trên và thanh toán chi phí vận chuyển số nguyên, vật liệu tren về kho hết 200.000đ. Nghiệp vụ này sẽ minh hoạ cho trìng tự hạch toán dưới đây: Trong quá trình thu mua vật tư, các nhân viên cung tiêu khi cần thiết sẽ làm giấy tạm ứng tiền mặt hoặc séc để chi trả. Nếu được sự đồng ý của Giám đốc phụ trách khối và Trưởng phòng thì nhân viên cung tiêu sẽ được giao tạm ứng, kế toán viết phiếu chi. Nợ TK 141: 20.000.000 Có TK 111: 20.000.000 Khi mua hàng bằng tiền tạm ứng về nhập kho kế toán ghi Nợ TK 152:16.917.600 Nợ TK 133(1331): 1.691.700 Có TK 141: 18.609.360 Chi phí thu mua chủ yếu là chi phí vận chuyển về nhập kho, khoản này kế toán theo dõi riêng để tính vào giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng, kế toán ghi: Nợ TK 152: 200.000 Có TK 141: 200.000 Số tạm ứng được diễn giải trên phiếu thanh toán tạm ứng Mẫu 04-TT. Nếu chi không hết tạm ứng người nhận tạm ứng không nộp lại cho kế toán mà chuyển sang đợt sau. Thực tế cán bộ kế toán thanh toán tại Công ty không sử dụng sổ chi tiết mẫu quy định mà xây dựng một mẫu sổ phù hợp cách quản lý của kế toán và đơn giản hơn. Mỗi đối tượng tạm ứng (thường là các nhân viên cung ứng nguyên, vật liệu) được theo dõi trên một trang sổ dùng cho cả năm với các chỉ tiêu: Ngày tháng, số chứng từ, nội dung tạm ứng, TK đối ứng, Nợ Có. Cuối tháng kế toán mới tính tổng cộng cho từng đối tượng để phản ánh vào NKCT số 10 TK 141, mỗi người ghi trên 1 dòng NKCT. Sổ chi tiết tạm ứng ( Hoàng Văn Thông) Năm 2002. ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Ghi chú (chữ ký) SH NT Nợ Có … …. 01/12 1 1/12 Mua NVL 111 20.000.000 Thông 01/12 2 1/12 NVL nhập kho 152 16.917.600 Thông 01/12 3 1/12 Thuế GTGT 1331 1.691.700 Thông 01/12 4 1/12 Cphí vận chuyển 152 200.00 Thông 01/12 5 1/12 Hoàn tạm ứng 111 1.190.640 Thông …. ….. …. 31/12 Cộng 1.230.000 Người lập (Ký, họ và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) Để theo dõi quan hệ thanh toán với người cung cấp. Công ty sử dụng sổ chi tiết TK 331. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán của Công ty với người bán. Trên sổ chi tiết này, phần ghi Có TK 331, ghi nợ TK 152. Kế toán thanh toán với người bán sử dụng giá thực tế để theo dõi. Kết cấu sổ chi tiết TK 331: Sổ này được mở để theo dõi chi tiết từng người bán hàng cho Công ty. Mỗi đối tượng bán hàng được mở trên một số trang nhất định, tuỳ theo mức độ mua bán những khách lẻ không thường xuyên được phản ánh chung trên một tờ sổ. + Cột phiếu nhập : Ghi số phiếu nhập và ngày tháng; + Cột chứng từ thanh toán : Ghi số chứng từ và ngày tháng; + Cột diễn giải : Ghi nghiệp vụ phát sinh và tên vật liệu mua vào; + Cột TK đối ứng : Ghi những tài khoản đối ứng với TK 331; + Cột phần nhập thể hiện về lượng, tiền của vật liệu mua vào; + Cột phần thanh toán: Phản ánh số tiền Công ty đã thanh toán cho người bán. Cơ sở số liệu ghi và cách ghi sổ : Căn cứ vào hoá đơn các chứng từ mua hàng kế toán phân loại xem đối tượng và tiến hành ghi vào trang sổ của đối tượng đó. Kế toán ghi số phiếu nhập, hoá đơn về nghiệp vụ phát sinh và khối lượng giá trị vật liệu đã thực tế nhập kho vào phần nhập của trang sổ. Căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán thanh toán phân loại đối tượng thanh toán với đối tượng nào để tiến hành ghi vào trang sổ của đối tượng đó số tiền thực tế đã thanh toán vào phần thanh toán. Kế toán ghi băng bút toán: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Ví dụ: Ngày 12/12/2002 Công ty trả bằng uỷ nhiệm chi cho Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng. Số tiền là 110.000.000đ tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội về số Bột PVC đã nhập từ tháng trước. Khi có giấy báo nợ của Ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331: 110.000.000 (Chi tiết: Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng) Có TK 112: 110.000.000 Để theo dõi tình hình công nợ với người bán được chặt chẽ, cứ cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ theo từng đợt thu mua nguyên, vật liệu, tính ra số dư cuối tháng để thấy được số nợ cuối tháng là bao nhiêu để từ đó có kế hoạch trả nợ. Số dư cuối tháng phải trả = Số dư đầu tháng phải trả + Số tiền phải trả trong kỳ - Số tiền đã thanh toán Cụ thể ta trích sổ chi tiết thanh toán với người bán – Công ty xuất nhập Đà Nẵng để minh hoạ. Biểu số 4 (xin xem trang sau) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ chi tiết TK 331, kế toán ghi vào NKCT số 5. NKCT số 5 được mở ra với mục đích tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán với người bán của toàn doanh nghiệp làm cơ sở ghi sổ Cái TK 331. Căn cứ vào số liệu dòng cộng trong Sổ chi tiết TK 331 của từng người bán để ghi vào các cột tương ứng trong NKCT số 5. Sau khi ghi song NKCT số 5, kế toán phải cộng NKCT số 5 để lấy số liệu ghi sổ Cái TK 331. Ví dụ: Căn cứ vào số liệu ở Sổ chi tiết TK 331 Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng kế toán ghi vào NKCT số 5 : - Dư có đầu tháng : 818.866.255 Cột ghi có TK 331 (Nợ TK 1521) : 103.013.470 Cột ghi có TK 331 (Nợ TK 1331): 10.301.347 - Cộng cột có TK 331 số tiền là : 113.314.817 Số tiền Công ty Nhựa Hà Nội phải trả cho Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng là 113.314.817đ. - Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331 số tiền là 302.645.880 - Cột số dư được tính như sau: Số dư cuối tháng = Sdư đầu tháng + Số tiền phải thanh toán - Số tiền đã thanh toán = 818.866.255 + 113.314.817 – 302.645.880 = 629.526.192 Biểu số 5 (xin xem trang sau) Đồng thời kế toán tiến hành phản ánh thanh toán cho người bán thông qua việc ghi sổ NKCT số 1 hoặc NKCT số 2. - Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “Tiền mặt” đối ứng với bên Nợ các TK liên quan như TK 152, TK 112, TK 331…, căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu chi, các hoá đơn thanh toán…để ghi. Cuối tháng kế toán thanh toán khoá sổ NKCT số 1 để ghi sổ Cái và đối chiếu số dư quỹ tiền mặt với Thủ quỹ. Biểu số 5.1 Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111 – Tiền mặt Tháng 12/ 2002 ĐVT: đồng STT Diễn giải Ghi Có TK 111 / Ghi Nợ TK khác TK 112 TK 1521 TK 331 … Cộng Có TK 111 1 Từ 01- 10/ 12 515.120.310 11.550.880 187.004.500 887.220.689 2 Từ 11- 20/ 12 750.120.000 1.147.000 172.304.507 900.253.044 3 Từ 21- 31/ 12 200.150.000 1.670.000 215.010.000 657.473.000 Cộng 1.465.390.310 15.367.800 574.314.507 2.424.946.733 Người lập (Ký, họ và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) Giám đốc (Ký, họ và tên) Nhật ký chứng từ số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng với bên Nợ các TK khác như TK 111, TK 152, TK 331…Kế toán thanh toán căn cứ vào các giấy báo Nợ của Ngân hàng để ghi sổ. Cuối tháng kế toán khoá sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 112 và các TK đối ứng.Dòng cộng NKCT số 2 dùng để ghi sổ Cái TK 112. Biểu số 5.2 Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 12/ 2002 ĐVT: đồng STT Diễn giải Ghi Có TK 112 / Ghi Nợ TK khác TK 112 TK 1521 TK 331 … Cộng Có TK 112 1 Từ 01- 10/ 12 30.705.031 800.000.000 1.159.793.099 2 Từ 11- 20/ 12 200.000.000 120.987.000 1.210.676.000 1.613.222.800 3 Từ 21- 31/ 12 350.000.000 105.700.000 323.019.307 828.485.636 Cộng 550.000.000 257.392.031 2.323.695.307 3.699.501.535 Người lập (Ký, họ và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) Giám đốc (Ký, họ và tên) Để tổng hợp phản ánh đúng đắn kịp thời, chính xác nguyên, vật liệu nhập kho, kế toán tổng hợp được tiến hành trên cơ sở các phiếu nhập kho vật liệu. Căn cứ vào các phiếu nhập kho nguyên, vật liệu kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại nguyên, vật liệu và ghi vào bảng tổng hợp phát sinh Nợ TK 1521, TK1522, TK1523. Bảng tổng hợp phát sinh Nợ TK 152 có kết cấu : + Cột số phiếu + Cột ngày tháng + Cột TK ghi Có những tài khoản đối ứng với TK 152 + Cột đơn giá: Đơn giá thực tế nhập nguyên, vật liệu + Cột số bao + Các cột phản ánh tên các loại vật liệu nhập kho: ở TK1521 cột này bao gồm các cột : Cột thực cân, cột giá trị. + Cột tổng cộng: Tổng số tiền trong phiếu nhập đó. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ nhập nguyên, vật liệu kế toán phân loại chứng từ của nguyên, vật liệu chính riêng và ghi vào sổ tổng hợp phát sinh Nợ TK 152. Tương tự như vậy kế toán ghi sổ tổng hợp vật liệu phụ, sổ tổng hợp nhiên liệu. Mẫu sổ tổng hợp phát sinh Nợ TK 1521 như sau: Biểu số 6(Xin xem trang sau) Sau khi hoàn thành việc lập các bảng tổng hợp PS Nợ TK1521, 1522, 1523, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu lại để ghi vào sổ Tổng hợp TK 152 và Bảng kê số 3. B/ Kế toán tổng hợp biến động giảm nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội: Quản lý nguyên, vật liệu không những chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vật liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Kế toán nguyên, vật liệu cần theo dõi được giá trị của từng loại vật liệu xuất dùng là bao nhiêu, sử dụng vào mục đích gì, ở đâu. Để phản ánh kịp thời và tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng, giá thực tế xuất dùng kế toán tổng hợp phải được tiến hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu: Phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Căn cứ vào chứng từ xuất vật liệu đã thu nhận được kế toán tiến hành phân loại chứng từ kế toán xuất nguyên, vật liệu theo từng loại, từng nhóm nguyên, vật liệu và từng đối tượng sử dụng, theo từng loại vật liệu. Thực tế tại Công ty công việc này được thực hiện trên các bảng tổng hợp PS Có TK 1521, TK 1522, TK 1523. Cuối tháng kế toán tổng hợp PS Có TK 1521, TK 1522, TK 1523 để ghi vào sổ Tổng hợp 152 và Bảng kê số 3. Mẫu sổ tổng hợp phát sinh Có TK 1521 như sau: Biểu số 7(Xin xem trang sau) Cuối tháng sau khi kế toán đã tổng hợp số PS Nợ, PS Có của TK 1521, TK 1522, TK 1523 kế toán tiến hành ghi sổ Tổng hợp TK 152. Từ biểu 7.1, 7.2, 7.3 và 8.1, 8.2, 8.3 sổ Tổng hợp TK 152 của tháng 12/ 2002 như sau: Biểu số 8.1 (Xin xem trang sau) Biểu số 8.2(Xin xem trang sau) Tại Công ty Nhựa Hà Nội nguyên, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm. Ngoài ra nguyên, vật liệu còn được xuất kho cho các yêu cầu khác của doanh nghiệp như: Thuê ngoài gia công, quản lý doanh nghiệp, xuất bán. Trong điều kiện nguyên, vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm được coi là một trong những yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất và tính vào giá thành sản phẩm. Bởi vậy kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty phải phản ánh kịp thời việc xuất nguyên, vật liệu, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng sử dụng theo giá thực tế nguyên, vật liệu xuất dùng kế toán phải được tiến hành trên cơ sở của chứng từ theo từng nhóm, từng thứ, loại nguyên, vật liệu để tính giá vật liệu xuất dùng. Để tiến hành công việc này kế toán sử dụng bảng kê số 3 "Tính giá thực tế nguyên, vật liệu". Để phản ánh tình hình xuất vật liệu, kế toán sử dụng TK 1521, TK1522, bảng kê số 3, bảng tổng hợp phát sinh Có TK 1521, TK1522 và bảng phân bổ số 2. Tại Công ty Nhựa Hà Nội việc nhập - xuất nguyên, vật liệu diễn ra thường xuyên và đều được tính theo giá thực tế. Công việc này được thể hiện ở bảng kê số 3. Biểu số 9(Xin xem trang sau) Thực tế tại Công ty trong công tác kế toán nguyên, vật liệu chỉ được tính giá theo giá thực tế. Như đã trình bày ở phần đánh giá nguyên, vật liệu, giá trị thực tế xuất dùng được tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau theo số nguyên, vật liệu tồn kho. Sau khi tính được giá thực tế của nguyên, vật liệu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng theo loại vật liệu, nhóm vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp ghi sổ kế toán và sau đó vào bảng phân bổ số 2. Tại Công ty kế toán tổng hợp xuất vật liệu được phản ánh trên nhiều sổ sách kế toán, giá trị của vật liệu xuất kho được phản ánh trên bảng phân bổ nguyên, vật liệu (Bảng phân bổ số 2). Rồi từ đó làm căn cứ để ghi vào bảng kê số 4,5, 6, NKCT Từ các số phát sinh có TK152 . Căn cứ vào số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp phát sinh có TK1521, TK1522, TK1523 kế toán ghi số liệu vào bảng phân bổ nguyên, vật liệu. Biểu số 10(Xin xem trang sau) Cuối tháng công việc cuối cùng của kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu là việc ghi sổ Cái TK 152. Trong kế toán nguyên, vật liệu kết cấu sổ cái như sau: Sổ Cái tài khoản mà Công ty sử dụng là sổ Cái theo mẫu của hình thức kế toán NKCT. Sổ Cái được mở cho cả năm, mỗi tờ sổ được mở cho một tài khoản trong đó phản ánh phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: + Số dư đầu năm: Căn cứ vào số dư cuối tháng 12 ở sổ cái năm trước. + Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ NKCT ghi có tài khoản đó. + Số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ NKCT liên quan (số 5, số1, số2, số10…) Biểu 11(Xin xem trang sau) C/ Kiểm kê và dự trữ nguyên, vật liệu tồn kho: Tổng kiểm kê hàng tồn kho nguyên, vật liệu trên sổ sách với số tồn kho thực tế được tiến hành vào cuối năm trước khi lập báo cáo quyết toán do ban kiểm kê của Công ty tiến hành. Công tác kiểm kê được tiến hành toàn diện trên cả hai mặt số lượng và chất lượng của từng loại vật liệu theo từng kho. Định kỳ Công ty tiến hành kiểm kê song khi có những sự kiện bất thường kế toán trưởng cùng kế toán nguyên, vật liệu xuống kho kiểm tra hoặc Công ty tổ chức cuộc kiểm kê định kỳ tuỳ mức độ trọng yếu của chênh lệch sai sót. Khi tiến hành kiểm kê Công ty thành lập Ban kiểm kê do thủ trưởng Công ty lãnh đạo, kế toán trưởng có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ về nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê. Trước khi kiểm kê kế toán nguyên, vật liệu cần phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán và nhất thiết phải có thủ kho tham gia. Kết quả kiểm kê được phản ánh trên biên bản kiểm kê tồn kho, sổ sách số lượng tồn kho thực tế và số chênh lệch (nếu có). Căn cứ vào biên bản kiểm kê hội đồng kiểm kê ra quyết định xử lý đồng thời kế toán nguyên, vật liệu dựa trên các quyết định đó để tiến hành ghi sổ. Tuy nhiên ở Công ty Nhựa Hà Nội chênh lệch giữa sổ sách và thực tế là không đáng kể, hao hụt cuối năm nằm trong định mức. Do diện tích các kho chứa của Công ty đồng thời theo dõi chuỗi thời gian nhiều năm trở lại đây giá nguyên, vật liệu không có biến động lớn nên Công ty Nhựa Hà Nội không trích lập dự phòng giảm giá. Bên cạnh đó, thời hạn cho mỗi hợp đồng sản xuất cho khách hàng dài (ít nhất là 1 tháng đối với các hợp đồng lớn) và Công ty có nhiều bạn hàng cung cấp nguyên, vật liệu cả trong và ngoài nước. Bởi các lý do thuận lợi trên nên Công ty chỉ nhập nguyên, vật liệu với số lượng nhất định theo các dự toán của hợp đồng sản xuất và kế hoạch trong tháng, cuối kỳ lượng tồn kho ít. Đây cũng là lý do giải thích tại sao Công ty Nhựa Hà Nội không lập các kế hoạc dự trữ nguyên, vật liệu trong kho. Chương 3 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại công ty nhựa hà nội 3.1 Một số nhận xét chung về công tác quản lý, hạch toán và sử dụng nguyên, vật liệu tại công ty nhựa hà nội. Công ty Nhựa Hà Nội là một đơn vị sản xuất các sản phẩm nhựa cho tiêu dùng và các phụ kiện của một số sản phẩm cho các công ty khác theo đơn đặt hàng. Tuy với quy mô sản xuất không lớn lắm nhưng Công ty luôn cố gắng trong quản lý và sản xuất làm sao số lượng sản phẩm ngày một tăng nhưng chất lượng vẫn đảm bảo, hàng được giao đúng thời gian như đã ký trong hợp đồng với các bạn hàng. Là một doanh nghiệp Nhà nước khi bước vào một nền kinh tế thị trường sản xuất hàng hoá đầy sôi động, để tồn tại và phát triển như ngày nay Công ty đã nỗ lực vượt qua rất nhiều khó khăn. Trong sự đi lên của Công ty có sự góp phần không nhỏ của toàn thể CBCNV trong Công ty. Vài năm trở lại đây, sản phẩm của Công ty đã chiếm lĩnh được nhiều thị phần trên thị trường, thị trường của Công ty hiện nay trải rộng dài từ Bắc vào Nam. Bên cạnh đó, Công ty cũng đã tiến hành trang bị thêm nhiều máy móc hiện đại, bố trí lại cơ cấu sản xuất, quản lý cho phù hợp hơn. Cùng với sự đi lên của Công ty là sự phát huy, hoàn thiện mình hơn của bộ phận Giám đốc, ban quản lý Công ty trong đó có bộ phận phòng Kế toán Tài vụ nói chung và của nhân viên kế toán nguyên, vật liệu nói riêng. Công tác kế toán nguyên, vật liệu đã không ngừng cải tiến, hoàn thiện về mọi mặt góp phần thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty. 3.1.1 Một số ưu điểm trong công tác quản lý, kế toán và sử dụng NVL của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới ở Công ty tương đối nhanh, công tác kế toán nguyên, vật liệu về cơ bản đã đảm bảo tốt các yêu cầu hạch toán, sổ sách của Nhà nước, hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ, chi tiết và rõ ràng. Về công tác quản lý nguyên, vật liệu, Công ty đã tổ chức được một bộ phận chuyên đảm trách công tác thu mua vật liệu trên cơ sở cân đối giữa kế hoạch và nhu cầu sản xuất, công tác này được ban quản lý vật liệu đảm trách. Cụ thể trong công tác quản lý nguyên, vật liệu như sau: - Về khâu thu mua: Công tác quản lý được tiến hành trên cả mặt chất, số lượng, quy cách chủng loại cũng như giá cả trên thị trường… đảm bảo kịp thời cho kế hoạch sản xuất. Đội ngũ đảm trách công việc này là các cán bộ thu mua vật liệu, đó là những người có trình độ hiểu biết về chất lượng nguyên, vật liệu cũng như về thị trường mặt hàng này. - Về khâu dự trữ bảo quản: Công ty xác định lượng vật tư dự trữ đảm bảo phụ vụ kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất của Công ty mà không gây ứ đọng vốn. Đồng thời công tác an ninh, bảo vệ nghiêm ngặt tránh tình trạng mất mát nguyên, vật liệu và phòng chống cháy nổ. - Về khâu sử dụng: Vật liệu xuất ra được sử dụng đúng mục đích, bảo đảm tiết kiệm chi phí nguyên, vật liệu trong giá thành sản phẩm. Việc áp dụng kế toán nguyên, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình biến động vật liệu, khắc phục việc ghi chép trùng lặp, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý và hạch toán. Hệ thống chứng từ: Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ, trình tự vào sổ đã đảm bảo chứng từ được lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở pháp lý cao. Giúp cho công tác giám sát tình hình nhập- xuất- tồn nguyên, vật liệu được kịp thời, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. 3.1.2 Một số nhược điểm trong công tác quản lý, kế toán và sử dụng nguyên, vật liệu của Công ty. Về việc quản lý vật liệu: Vị trí địa lý của Công ty Nhựa Hà Nội nằm trên phố Hai Bà Trưng, một phố trung tâm của Thủ Đô Hà Nội. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì đây quả là một may mắn, song với một doanh nghiệp sản xuất mặt hàng nhựa như Công ty lại có không ít khó khăn. Từ khâu mua nguyên, vật liệu, thông thường vật liệu được mua số lượng lớn thì giá sẽ thấp hơn nhưng do kho bãi chật nên Công ty không thể dự trữ được nhiều nhất là khi giá thấp. Đồng thời trong nội thành, giao thông cũng ngặt nghèo hơn vì vậy nguyên, vật liệu được vận chuyển phức tạp hơn, tốn kém hơn. Đây cũng là điểm bất lợi trong việc sản xuất, tính giá thành sản phẩm và xuất hàng tiêu thụ. Trong quá trình sản xuất, Công ty cần đến rất nhiều các loại vật tư khác nhau trên thực tế Công ty vẫn chưa sử dụng" Sổ danh điểm vật liệu" với quy định mã của từng loại để tạo điều kiện theo dõi vật tư được rõ ràng, chặt chẽ, thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy vào kế toán nguyên, vật liệu. Cách tính giá nguyên, vật liệu Việc tính giá vật liệu theo phương pháp nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau (FIFO) chỉ thích hợp trong giai đoạn giá cả nguyên, vật liệu không có biến động. Trong những tháng qua, chiến tranh Mỹ- Irắc đã khiến cho giá của các nguyên, vật liệu nhựa trên thế giới và trong nước ta tăng nhanh, khiến cho giá thành sản phẩm của Công ty biến động mạnh, ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Hơn nữa, Công ty có trên 300 loại nguyên, vật liệu khác nhau, hàng ngày tình hình nhập – xuất diễn ra liên tục với số lượng lớn, nhỏ nên việc sử dụng phương pháp giá nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau trở nên khó phức tạp. Bởi lẽ mỗi lần nhập, xuất nguyên, vật liệu kế toán phải mở sổ tra số lượng, giá từng danh điểm vật liệu, công việc này đòi hỏi tốn nhiều thời gian và công sức. ứng dụng tin học Công ty cũng đã ứng dụng một phần kế toán trên máy nhưng chưa đồng bộ mới chỉ có kế toán về tiền lương, tiêu thụ thành phẩm còn kế toán về nguyên, vật liệu thì nhân viên đảm trách công việc này phải làm song song cùng lúc vừa làm thủ công, vừa nhập số liệu vào máy để lưu trữ. Trong điều kiện Công ty hiện chưa có phần mềm về kế toán nguyên, vật liệu nên chăng kế toán cần tìm ra hướng tận dụng các chức năng cơ bản của máy vi tính trong kế toán nguyên, vật liệu để đạt hiệu quả cao nhất mà vẫn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như tiền bạc. Số lượng máy vi tính còn ít,với 2 chiếc máy vi tính cho cả Phòng Tài vụ gồm 6 người làm việc đôi khi đã gặp nhiều khó khăn nhất là vào cuối kỳ hạch toán công việc dồn lại nhiều. 3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội. Qua một thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty, em đã rút ra được những kinh nghiệm bổ ích trong các nghiệp vụ chuyên môn. Sau khi tìm hiểu về một số điểm còn khó khăn trong công tác quản lý và kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến như sau để Công ty thạm khảo: 3.2.1 ý kiến 1: Lập sổ danh điểm vật liệu và ứng dụng tin học trong việc sử dụng sổ danh điểm vật liệu để lập các sổ tổng hợp. Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu của Công ty đã và đang sử dụng, trong sổ theo dõi trong từng nhóm, từng loại vật liệu một cách chặt chẽ. Mỗi loại, nhóm vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách có trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Hơn nữa còn cần tiến hành tạo lập một bộ mã vật tư thống nhất, xây dựng sổ danh điểm vật liệu làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán trên máy. Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của Sổ danh điểm vật liệu, ta ứng dụng tin học trong việc lập hệ thống sổ danh điểm. Điều này có nghĩa là ta sẽ xây dựng một chương trình dữ liệu về sổ danh điểm vật liệu trên mà hình Access. Trong khuôn khổ của khoá luận em không đề cập đến quá trình xây dựng hệ thống sổ trên chương trình Access mà chỉ đề cập đến cở sở lập và trình tự sử dụng hệ thống Sổ danh điểm trong việc tra cứu, tìm kiếm cùng ứng dụng của nó trong việc xây dựng các sổ tổng hợp khác. a/ Cở sở lập và mẫu Sổ danh điểm vật liệu: Sổ danh điểm vật liệu khi lập phải xây dựng một bộ mã vật liệu c