Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển HUD1

Lời nói đầu Trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của đất nớc nền kinh tế Việt Nam cũng đã có những bước phát triển vợt bậc. Thực tế đất nớc đang đặt ra nhiều thời cơ và thách thức đối với doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Đây chính là giai đoạn thử thách quan trọng, một mặt nó mở ra những cơ hội, triển vọng kinh doanh đầy hứa hẹn, mặt khác lại chứa đựng những rủi ro khó lờng của quy luật cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng. Do đó việc quản lý, lãnh đạo khoa học, có hiệu quả các hoạt động kinh tế đã trở thành nhu cầu rất cấp thiết của các doanh nghiệp để duy trì sự tồn tại và phát triển của mình. Về lĩnh vực quản lý kinh tế, kế toán luôn đợc coi là một công cụ quan trọng về hữu hiệu để phục vụ quản lý kinh tế cả về vi mô và vĩ mô. Và trong hoạt động kế toán nói chung này, kế toán nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là đầu vào của quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, nguyên vật liệu chiếm một vị trí rất to lớn. Do đó việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu luôn là vấn đề cần quan tâm hàng đầu, nó không chỉ phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp xây lắp nói riêng cũng nh ngành xây dựng cơ bản nói chung, do tính chất đặc thù của sản phẩm, nguyên vật liệu luôn chiếm một tỉ trọng rất lớn trong tổng giá trị công trình nên sự biến động của nó sẽ ảnh hởng đến sự biến động của tài sản trong doanh nghiệp, tới các quyết định trong quá trình sản xuất thi công. Thực tế cho thấy, trong thời gian qua quá trình xây dựng cơ bản đã có nhiều thất thoát lãng phí, ảnh hởng đến sản xuất kinh doanh. Do đó, để tăng cờng công tác quản lí đầu t xây dựng cơ bản, tạo hiệu quả trong đầu t, hạn chế những khó khăn của ngành xây lắp, một yêu cầu đặt ra là phải có những thông tin đầy đủ kịp thời của công tác tài chính kế toán. Chính vì vậy mà hạch toán nguyên vật liệu là một công việc rất quan trọng sẽ giúp cho việc quản lí, thúc đẩy kịp thời việc cung cấp vật liệu cho sản xuất, kiểm tra giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu, từ đó có các biện pháp tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm nhng vẫn đảm bảo chất lợng công trình. Đó là một yêu cầu thiết thực, một vấn đề rất đợc quan tâm trong quá trình thi công xây lắp của các doanh nghiệp xây lắp hiện nay. Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, với mong muốn nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu hiện nay trong các doanh nghiệp xây lắp, sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu t và Xây dựng HUD1, trên cơ sở những kiến thức đã đợc trang bị trong nhà trờng, cùng với sự hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo Th.s Trần Thị Biết và sự giúp đỡ của các nhân viên kế toán Công ty, em đã chọn đề tài “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu t và Phát triển HUD1” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Nội dung đề tài gồm 3 phần: Phần 1: Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Phần 2: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu và tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu t và Xây dựng HUD1. Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu t và Xây dựng HUD1. Do thời gian thực tập tại công ty có hạn, trình độ hiểu biết về chuyên môn còn nhiều thiếu sót, hạn chế cho nên bài viết của em cha hoàn thiện tốt. Qua đây em mong đợc sự giúp đỡ của cô giáo Th.s Trần Thị Biết và bộ môn kế toán doanh nghiệp Học viện Tài chính để em hoàn thiện chuyên đề của em một cách tốt nhất. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, tháng 04 năm 2005 Phần I: Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 1.1. Sự cần thiết phải quản lí và hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. 1.1.1. Khái niệm, vai trò và đặc điểm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thờng cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Do đó nguyên vật liệu là điều kiện thiết yếu để tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh. Đặc điểm của nguyên vật liệu: + Khác với t liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ, hoặc hình thái vật chất ban đầu thay đổi hoàn toàn để tạo tạo ra hình thái vật chất của sp dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ, hoặc hình thái vật chất ban đầu thay đổi hoàn toàn để tạo tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. + Giá trị nguyên vật liệu đợc chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới làm ra. + Chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm của ngành xây lắp ảnh hởng đến công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu. Trong thời kì đổi mới ở nớc ta hiện nay, hoạt động sản xuất xây dựng cơ bản đang phát triển mạnh mẽ, việc đầu t xây dựng các công trình nhà ở, các dự án sản xuất kinh doanh, các khu công nghiệp tập trung, hạ tầng cơ sở... đợc thực hiện đều khắp trong phạm vi cả nớc theo đúng chính sách phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nớc. Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó góp phần mở rộng sản xuất và tái sản xuất tài sản cố định, góp phần xây dựng cơ sở hạ tầng nâng cao năng lực sản xuất cho nền kinh tế. Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn khoảng từ 70% - 80% tổng giá trị công trình. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh hởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất (tiến độ thi công xây dựng) của doanh nghiệp. Thêm vào đó, cần quan tâm đến chất lợng của nguyên vật liệu, vì chất lợng của các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lợng nguyên vật liệu, mà chất lợng công trình là một điều kiên tiên quyết để doanh nghiệp giữ uy tín và tồn tại trên thị trờng. Mặt khác, để tối đa hoá lợi nhuận, các doanh nghiệp buộc phải kết hợp các yếu tố đầu vào một cách tối u, trong đó bao gồm cả tiết kiệm chi phí. Chính vì vậy nên khâu quản lí nguyên vật liệu luôn đợc coi trọng để đảm bảo vừa tiết kiệm, vừa cung cấp đầy đủ kịp thời cho các công trình. Thông qua hạch toán nguyên vật liệu có thể đánh giá đợc những khoản chi cha hợp lí, lãng phí hay tiết kiệm trong quy trình thi công công trình. 1.1.3. Yêu cầu của công tác quản lí vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Bất cứ một nền kinh tế nào cũng chịu sự tác động của hai quy luật: Quy luật khan hiếm tài nguyên và quy luật nhu cầu không ngừng tăng lên, từ hai quy luật đó dẫn đến sự tồn tại của quy luật sử dụng tiết kiệm, hợp lí nguồn nguyên vật liệu. Trong nền kinh tế sản xuất hàng hoá việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguồn nguyên vật liệu là một yêu cầu tối ưu hoá quá trình sử dụng nguyên vật liệu (NVL) nhằm đạt được những hiệu quả kinh tế cao nhất. Thực chất của nó là sử dụng đúng công dụng, mục đích, đảm bảo đúng định mức tiêu hao vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm, tránh mất mát, hao hụt, giảm tới mức thấp nhất phế liệu, phế phẩm đồng thời tổ chức công tác tận thu phế liệu. Để làm được điều đó đòi hỏi cac doanh nghiệp phải quản lý tốt từ khâu thu mua, bảo quản sử dụng và dự trữ NVL. ở khâu thu mua: NVL thường đa dạng và chủng loại, mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên quá trình thu mua phải đáp ứng đủ số lượng, đúng chủng loại , phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, giảm thiểu hao hụt và tìm nguồn thu mua phù hợp. Đồng thời, phải quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. ở khâu bảo quản: Doanh nghiệp cần phải xác định mức dự trữ tối đa, dự trữ tối thiểu để cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngưng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. ở khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần phải sử dụng NVL đúng mục đích, thông dụng, tiết kiệm, hạ thấp mức tiêu hao, xoá bỏ tổn thất mất mát hư hỏng, không ngừng tìm kiếm vật liệu mới thay thế, áp dụng tiến bộ khoa học kỹthuật, công nghệ mới vào sản xuất vì những tiến bộ khoa học kỹ thuật cho phép ta luôn có những vật liệu mới thay thế, có tính năng ưu việt hơn so với những vật liệu cũ nhưng vẫn đảm bảo chất lượng tốt. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. Vì vậy, tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh cần phải được phản chính xác, đầy đủ, kịp thời. Tóm lại, công tác quản lý NVL đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ đảm bảo cả vể mặt số lượng, cả về mặt giá trị. Để đáp ứng yêu cầu quản lý , việc hạch toán trong doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao, qua đó góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm. 1.1.4. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Đê đáp ứng yêu cầu quản lý NVL từ khâu thu mua bảo quản sử dụng và dự trữ, kế toán vật liệu thường xuyên ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình thu mua, nhập, xuất, tồn, dự trữ vật liệu cho sản xuất. Thông qua đó, kế toán vật liệu cung cấp thông tin giúp nhà quản lý nắm được tình hình NVL, chất liệu, chủng loại, giá cả…..phục vụ cho việc ra quyết định. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu gồm có. _ Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của NVL (tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất tồn kho của NVL) tính giá thực tế vật liệu nhập kho và xuất dùng. _ Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. _ Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, và sử dụng vật liệu thừa, thiếu hoặc gây ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể gây ra. _ Xác định chính xác số lượng và giá trị thực tế NVL sử dụng, tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ giá trị vl sử dụng cho từng đối tượng tính giá thành phải chính xác, phù hợp. _ Phân tích tình hình bảo quản, dự trữ và sử dụng vl tỏng doanh nghiệp nhằm phát huy những mặt làm được và khắc phục những mặt còn tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý 12. Phân loại và đánh giá NVL trong doanh nghiệp xây lắp. 1.2.1. Phân loại NVL và ý nghĩa phân loại NVL. Trong quá trình sản xuất kinh doanh hay thi công công trình, NVL sử dụng trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, nhiều thứ các chủng loại quy cách khác nhau, mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý – hoá có vai trò và công dụng riêng. Do đó để đảm bảo quản lý chặt chẽ, hạch toán chi tiết, chính xác từng loại, từng thứ vật liệu một cách khoa học, hợp lý, đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu. Có các cách phân loại vật liệu sau đây. * Phân loại theo vai trò và công dụng. + Nguyên vật liệu (gồm cả thành phẩm mua ngoài) là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm,. Vật liệu phụ: là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể kết hợp với NVL chính làm tăng sắc màu, mùi vị, chất lượng hay hình dáng bề ngoài của sản phẩm, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc để phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật nhu cầu quản lý. + Nhiên liệu: Thực chất là một loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể là chất rắn, thể lỏng và thể khí. + Phụ tùng thay thế: Là những vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, thay thế máy móc thiết bị, phương tiện vận tải công dụng, dụng cụ sản xuất. + Vật liệu va thiết bị xây dựng cơ ban: Là những loại thiết bị, vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản nội bộ bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ, và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác : Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp, hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản cố định,. * Phân loại NVL theo quyền sở hữu. + NVL tự có : Là những NVL do doanh nghiệp mua sắm, do nhận cấp phát, tặng thưởng, nhận vốn liên doanh. + NVL giữ hộ hay nhân công gia công: Là nhữgn loại NVL do doanh nghiệp nhận giữ hộ, gia công cho bền ngoài * Phân loại NVL theo nguồn nhập: + NVL mua ngoài: là những NVL do doanh nghiệp mua ngoài bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, mua chịu. + Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ cho doanh nghiệp sản xuất dùng làm NVL. + Nguyên vật liệu cấp phát, nhận đóng vốn: Là những NVL nhận được do được cấp phát (cấp trên ngân sách ) nhận vốn góp . + Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác: Là những NVL thu hồi từ phế liệu, từ thanh lý TSCĐ, nhận tặng thưởng, viện trợ của các cá nhân, các tổ chức trong và ngoài nước. * Phân loại theo chức năng của NVL. + NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm: Là loại vật liệu tiêu hao trong qúa trình sản xuất tạo ra sản phẩm + NVL dùng cho các nhu cầu khác. 1.2.2. Nguyên tắc đánh giá NVL và phương pháp tính giá NVL Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là việc sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Nguyên tắc cơ bản đó là phản ánh và báo cáo NVL có của doanh nghiệp theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loạii giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Nội dung giá thực tế của vật liệu được xác định theo từng nguồn nhập. Tính giá NVL theo giá thực tế. 1.2.2.1. Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ. Trong việc hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL tính theo giá thực tế. Đây là thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập, cụ thể là: *Đối với NVL mua ngoài. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí mua thực tế - Số tiền giảm giá (nếu có) _ Giá ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có) được xác định như sau: + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào. + Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế vật liệu bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. _ Chi phí thu mua thực tế bao gồm: + Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản. + Tiền thùê kho, thuê lãi + Tiền phạt lưu kho, lưu bãi. + Tiền công tác phí của cán bộ thu mua + Hao hụt trong định mức cho phép. * Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá trị vật liệu xuất kho tự gia công chế biến + Chi phí tự gia công chế biến * Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá trị vật liệu xuất ra thuê gia công chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, khi đi, về + Số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. Riêng chi phí phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến, tính vào giá thực tế vật liệu gia công chế biến được xác định như sau: + Vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì chi phí gia công phải trả không bao gồm thuế GTGT đầu vào + vật liệu gia công chế biến thuộn diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì chi phí gia công phải rả là tổng số tiền thanh toán cho bên nhận gia công chế biến bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế của NVL là gí do Hội đồng quản trị liên doanh chấp thuận. Đối với phế liệu thu hồi từ giá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế có thể sử dụng được. 1.2.2.2. Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ. NVL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều lần khác nhau và giá thực tế mỗi lần nhập cũng khác nhau, vì vậy rất khó xác định được ngay giá vật liệu xuất kho trong mỗi lần xuất kho. Nhiệm vụ của kế toán là phải tính toán chính xác giá thực tế vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau, theo đúng phương pháp giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng, đồng thời phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng. * Phương pháp nhập trước- xuất trước. Theo phương pháp này ta giả định rằng số vật liệu nào nhập trước sẽ được sử dụng để xuất trước, xuất hết đợt nhập trước mới sử dụng đến đợt xuất sau, xuất của đợt nhập nào lấy theo giá nhập của đợt nhập đó. Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời. Nhược điểm: Phương pháp này làm cho doanh thu hiện đại không phù hợp với những chi phí hiện tại, vì doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư, hàng hoá đã được mua từ cách đó rất lâu. *. Phương pháp nhập sau xuất trước. Theo phương pháp này ta giả định rằng: Loại vật liệu nào nhập sau sẽ được sử dụng để xuất trước, xuất hết đợt nhập sau mới sử dụng đến đợt nhập trước đo, vật liệu xuất của đợt nhập nào lấy theo giá nhập của đợt nhập đó dể tính, số còn lại chưa tính hết thì tính theo đơn giá của lần nhập trước đó. Giá trị thực tế của vật liệu kho cuối kỳ là giá trị thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp đơn giá thực tế vật liệu nhập kho trong từng lần tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tồn kho ít Nhược điểm: Chất lượng cuă công tác tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá cả vật liệu. Trong trường hợp giá cả của vật liệu biến động mạnh thì viưệc xuất theo phương pháp này sẽ mất tính chính xác và sẽ gây bất hợp lý. * phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp) Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý , theo dõi vật liệu riêng theo từng lô NVL nhập kho. Khi xuất kho vật liệu thuộc lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô vật liệu đó. Ưu điểm: Công tác tính giá NVL đựoc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. _ Đây là phương pháp có thể coi là lý tưởng nhất , nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán. Chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của vật liệu xuất dùng cho sản xuất phù hợp với thành phẩm mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế cua nó tạo ra. Nhược điểm: áp dụng phương pháp này đòi hổi những điều kịên khắt khe chỉ có thể áp dụng được khi hàng tôn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng lẻ. Điều kiện vận dụng: phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có ít loại NVL hoặc những loại NVL ổn định và nhận dạng được. * Phương pháp giá thực tế bình quân. Giá thực tế cua NVL xuất kho = Số lượng NLV xuất kho x Đơn giá của NVL Trong đó: Đơn giá của NVL được xác định bằng một trong ba loại đơn giá sau: + Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của NVL xuất kho. Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế tồn kho trước đợt nhập đó + Giá thực tế nhập kho của đợt nhập đó Số lượng tồn trước đợt nhập đó + Số lượng nhập kho của đợt nhập đó Ưu điểm: Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. + Đơn giá bình quan cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ) Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của mỗi đơn vị NVL. Căn cứ vào số lượng NVL xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất dùng trong kỳ. Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Ưu điểm: Cuối kỳ, kế toán bớt được khâu điều chỉnh và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ sát với giá thực tế trên thị trường. Bên cạnh đó, tính toán theo phương pháp này có độ chính xác cao. Nhược điểm: Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán và công tác quyết toán nói chung. + Đơn giá bình quân cuối kỳ trước (hoặc đầu kỳ này) Phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL kho theo từng danh điểm. Đơn giá bình quân tồn cuối kỳ trước = Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước Số lượng của NVL tồn kho cuối kỳ trước Ưu điểm: Phương pháp này thuận tiện cho việc ghi sổ ngay từ đầu tháng, cách ghi đơn giảm và công việc không bị dồn vào cuối tháng, không ảnh hưởng đến việc khoá sổ. Nhược điểm: Độ chính xác không cao, đặc biệt đối với vật liệu thường xuyên biến động về giá cả. 1.3. Hạch toán chi tiết NVL ở đơn vị xây lắp. Kế toán chi tiết NVL là việc hạch toán chi tiết theo từng thứ (danh điểm) vật liệu, cả về hiện vật giá trị, cả ở kho và bộ phận kế toán. 1.3.1. Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐCĐKT ngày 01/11/1995, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp theo quyết định 1864/1998/QĐ - BTC ngày 16/2/1998 và các văn bản khác về thuế GTGT của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư gồm có: - Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) - Thẻ kho (mẫu 06 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08 - VT) - Hoá đơn giá trị gia tăng (mâũ 01 - GTKT) - Hoá đơn bán hàng (mẫu 02 - GTTT) Ngoài các chứng từ sử dụng bắt buộc thống nhất theo quy định của Nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 - VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT) 1.3.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết NVL. Hạch toán chi tiết NVL là chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi hạch toán tổng hợp, nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Trong công tác quản lý NVL đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn, kho cho từng thứ, từng loại NVL cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Do vậy hạch toán chi tiết NVL ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau để những chứng từ về nhập, xuất, tồn NVL được sử dụng một hợp lý và phù hợp số liệu trong việc ghi chép vào thẻ kho và việc ghi chép sổ kế toán, tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tăng hiệu quả trong công tác quản lý . Thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng một trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. 1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song * Nguyên tắc hạch toán +Tại kho: Do thủ kho tiến hành, thủ kho mở thẻ kho cho từng danh điểm vật tư. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, cuối ngày, cuối tháng thủ kho phải tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho. + Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở sổ chi tiết theo từng danh điểm vật tư, theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho, ký xác nhận vào thẻ, sau đó mang phiếu nhập, phiếu xuất về phòng phân loại ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán tính ra tổng nhập, tổng xuất, tổng tồn trên từng sổ chi tiết cho từng danh điểm vật tư và số lượng tồn trên sổ chi tiết được đối chiếu với số lượng tồn trên từng thẻ kho cho từng danh điểm vật tư tương ứng. * Trình tự hạch toán (trang bên) + Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, quản lý chặt chẽ vật liệu đồng thời cung cấp thông tin nhập , xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời,chính xác + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán có sự trùng lắp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép lớn. + Điều kiện áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và không đòi hỏi cao về nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (bảng kê tính giá.) Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 1.3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Nguyên tắc hạch toán + Tại kho: Thủ kho mở thẻ cho từng danh điểm vật tư và ghi theo chi tiêu số lượng tương tự như phương pháp ghi thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 hoặc 5 ngày, kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ, sau đó ký xác nhận vào thẻ, dựa vào chứng từ nhập – xuất, sau khi phân loại, kế toán ghi vào bảng kê nhập và bảng kê xuất. Mỗi bảng kê mở một danh điểm vật tư. Cuối tháng, lấy dòng cộng trên bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán vào sổ đối chiếu luân chuyển theo cả chỉ tiêu số lượng và gia trị. Mỗi danh điểm được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối kỳ một số lượng tồn cuối tháng sẽ được đối chiếu với cột số lượng tồn cuối tháng trên từng thẻ kho cho từng danh điểm vật tư tương ứng. * Trình tự hạch toán Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu + Ưu điểm: Phương pháp này dễ kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. + Nhược điểm: Việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên trong trường hợp số lượng chứng từ của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp khó khăn và hơn thế nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ,không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. 1.3.2.3. Phương pháp sổ số dư * Nguyên tắc hạch toán. + Tại kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm vật tư theo chỉ tiêu số lượng (tương tự như phương pháp ghi thẻ song song). Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào số lượng tồn trên từng thẻ kho ghi vào sổ số dư cột số lượng, mỗi một danh điểm vật tư được ghi một dòng trên sổ số dư. Sau đó gửi sổ số dư về phòng kế toán + Tại phòng kế toán. Định kỳ, kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thu kho vào thẻ kho, ký xác nhận vào thẻ, sau đó mang chứng từ nhập - xuất về phòng phân loại chứng từ để vào sổ giao nhận chứng từ nhập, sổ giao nhận chứng từ xuất. Cuối tháng, căn cứ vào sổ giao nhận chứng từ nhập – xuất để vào bảng tổng hợp lũy kế nhập, xuấtl, tồn. Cột giá trị trên bảng lũy kế nhập – xuất, tồn trên sổ số dư cho từng nhóm từng kho vật liệu tương ứng. * Trình tự hạch toán + Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng và dãn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn vào cuối kỳ. + Nhược điểm: Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán phức tạp hơn. Ngoài ra, kế toán muốn biết được lượng tồn của từng danh điểm vật tư ở từng thời điểm khác nhau bắt buộc phải xuống khe xem thẻ kho mới xác định được. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. Phiếu xuất kho Sổ giao nhận chứng từ xuất Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Sổ giao nhận chứng từ nhập Bảng kê tổng hợp luỹ kế N – X - T Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 1.4. Hạch toán tổng hợp nhập, xuất NVL ở đơn vị xây lắp. 1.4.1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho. Theo chế độ kế toán quy định, xuất NVL ở đơn vị xây lắp áp dụng một trong hai phương pháp hàng tồn kho. Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Tuy nhiên, do đặc điểm của ngành xây lắp là sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài, hoạt động của doanh nghiệp xây lắp mang tính lưu động, rộng lớn và phức tạp cho nên các doanh nghiệp xât lắp không sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong hạch toán kế toán mà chíd phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập , xuất, tồn NVL trên sổ kế toán. Các tài khoản kế toán hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của NVL. Vì vậy giá trị NVL trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho so sánh đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. 1.4.2. Hạch toán tổng hợp nhập – xuất NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.4.2.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” dùng phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp xây lắp. Kết cấu tài khoản như sau: Bên Nợ – Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài nhận ứng trước của bên giao thầu (bên A) tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, hoạch được cấp trên cấp hay từ các nguồn khác. - Giá trị của vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. - Chênh lệch tăng giá NVL do đánh giá lại. Bên Có – Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất thuê ngoài gia công, góp vốn liên doanh hoặc nhượng bán. _ Số tiền giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại cho người bán (nếu có)- - Giá trị vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch giảm giá do đánh giá lại. Dư Nợ: Trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính 1522: Vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu 1524: Phụ tùng thay thế 1525: Thiết bị XDCB 1528: Vật liệu khác. Riêng TK 1521: Phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu mua ngoài, nhận của bên giao thầu (bên A) ứng trước (nếu có) để thực hiện khối lượng xây lắp nhận thầu, gia công, tự chế biến TK 1526: Phản ánh cả giá trị thiết bị XDCB của bên giao thầu (bên A) hoặc bên A uỷ nhiệm cho đơn vị nhận thầu (bên B) mua thiết bị thuộc vốn thiết bị của công trình XDCB sau đó lắp đặt vào công trình. TK 151 “Hàng mua đang đi đường” phản ánh giá trị các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp xây lắp, nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, hoặc đã về đến doanh nghiệp xây lắp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho, kết cấu tài khoản. Bên Nợ – Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường - Kết chuyển giá trị thực tế của vật tư, hàng hoá đang đi trên đường (giá mua có hoặc không có thuế GTGT) Bên Có – Giá trị vật tư hàng hoá đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. - Kết chuyển giá trị thực tế của vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK 133 : Thuế GTGT đượckhấu trừ TK 331: Phải tra người bán TK 111: Tiền mặt TK 112 Tiền gửi ngân hàng. 1.4.2.2. Phương pháp hạch toán. Theo phương pháp này, khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên Nợ TK 152 và khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu,kế toán phản ánh vào bên có TK 152. Ngoài ra còn một số nghiệp vụ đặc biệt. * Trường hợp mua ngoài vật liệu thừa so với hoá đơn. Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 331, 111. TK 331,111 112,141,311,... TK152 TK 612 Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài TK 627,641,642 TK1331 Thuế VAT được Xuất sản phẩm cho sản xuất khấu trừ bán hàng, quản lý TK 151 TK 128,222 Hàng đi đường kỳ trước Xuất góp vốn liên doanh TK 411 TK 154 Nhận cấp phát ,tặng thưởng Xuất thuê ngoài gia công vốn góp liên doanh chế biến TK 642,3881 TK 1381,642 Thừa phát hiện khi kiểm kê Thiếu khi phát hiện kiểm kê TK 128,222 TK 412 Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu thừa nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vò theo hoá đơn Có TK 11,112,311,331:Tổng giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 642: Giá trị thừa trong định mức cho phép. Có TK 711: Giá trị thừa do cân, đong, đo, đếm không chính xác. Có TK 3381: Giá trị thừa không rõ nguyên nhân. Nếu số hàng thừa xác định là của người bán, doanh nghiệp báo cho người bán biết và theo dõi giá trị hàng thừa bên Nợ TK 002. Khi trả lại hàng hoặc chấp nhận mua, ghi Có TK 022: Giá trị hàng thừa. * Trường hợp vật liệu thiếu so với hoá đơn Nợ TK 152: Giá trị hàng thực nhập. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào theo hoá đơn Nợ TK 642: Giá trị hàng thiếu bắt bồi thường. Nợ TK 334: 1388: Giá trị hàng thiếu bắt bồi thường. Nợ TK 415, 811: Giá trị hàng thiếu doanh nghiệp phải chịu. Nợ TK 1381: Giá trị hàng thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 111,112,311,331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. * Trường hợp hạch toán tăng vật liệu do bên giao thầu (bên A) ứng trước để thực hiện khối lượng xây lắp nhận thầu. - Đơn vị nhận thầu chính nhận ứng trước NVL của bên giao thầu (bên A) ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131: Phải thu của khách hàng. -Đơn vị trực thuộc nhận ứng NVL của bên giao thầu (bên A) để thực hiện khối lượng xây lắp giao khoán nội bộ, ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 336: (3362) Phải trả nội bộ. Có TK 131: Phải thu của khách hàng. 1.4.2.3. Kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu. Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê kho NVL để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. * Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL thiếu: Căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý (nếu có) ghi: Nợ TK 138 (381) Giá trị NVL thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 111,112,138, (1388) Giá trị NVL thiếu bắt bồi thường. Nợ TK 642: Giá trị NVL thiếu trong định mức. Có TK 152: Giá trị thực tế của NVL thiếu. * Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, doanh nghiệp phải xác định số NVL thừa là của mình phải trả cho người bán. - Nếu NVL thừa xác định là của doanh nghiệp kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị thực tế NVL thừa. Có TK 711: giá trị NVL thừa. - Nếu NVL thừa xác định sẽ trả cho người bán thì kế toán ghi vào bên Nợ TK 002: Nếu doanh nghiệp quyết định mua lại số NVL thừa đó thì cần thông bao cho bên bán, căn cứ vào hoá đơn lập bổ sung nhận từ người bán, kế toán ghi Nợ TK 152 Có TK 338 1.4.2.4. Hạch toán dự phòng giảm giá về NVL tồn kho Đối với hàng tồn kho nói chung và đối với NVL nói riêng luôn có sự biến động giữa giá gốc và giá trị trường. Do đó, để hạn chế bớt những thiệt hại khi xảy ra rủi ro trong sản xuất kinh doanh do các tác nhân khách quan, các doanh nghiệp cần thiết phải lập dự phòng giảm giá NVL trong công tác hạch toán NVL Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (về NVL) là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán, trên cơ sở kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc với ía thị trường của từng loại, từng thứ hàng tồn kho. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập = Số lượng hàng tồn kho bị giảm giá x Giá đơn vị hàng tồn kho trên sổ - Giá đơn vị hàng tồn kho trên thị trường TK sử dụng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu tài khoản Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dư Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã thích lập hiện có ở cuối kỳ. * Phương pháp hạc hoán Cuối niên độ kế toán (năm N) căn cứ vào mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã tính, kế toán ghi sổ. Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối năm (N+1) kế toán tính toán mức dự phòng cần trích lập cho niên độ kế toán tiếp theo. + Nếu số dự phòng cần trích lập cuối năm (N +1) lớn hơn sối dự phòng đã trích ở cuối năm N, kế toán ghi. Nợ TK 642 Phần chênh lệch thiếu Có TK 159 + Nếu số dự phòng cần trích lập cuối năm (N+1) nhỏ hơn số dự phòng đã trích ở cuối năm N, kế toán ghi Nợ TK 159 Phần chênh lệch thừa. Có TK 515 1.5. Các hình thức sổ kế toán sử dụng trong hạch toán kế toán NVL. Chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp, ban hành theo quyết định số 1864/1998/ QĐ - BTC ngày 16/12/1998 quy định các hình thức sổ kế toán áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp xây lắp, bao gồm Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ Tuỳ thuộc vào đặc điểm quy trình công nghệ, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, trình độ của nhân viên kế toán và trang bị kỹ thuật, đặc biệt là máy vi tính để có thể lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp. Phần II Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu và tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 2.1. Khái niệm chung về Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 (trước là Công ty xây lắp và phát triển nhà số 1) trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị – Bộ xây dựng, được chuyển đổi cổ phần hoá từ doanh nghiệp Nhà nước hạng I theo quyết định số 1636/QĐ - BXD ngày 3/12/2003 của Bộ xây dựng. Tiền thân, Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 là xí nghiệp xây dựng số 1,. đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị nay là Tổng Công ty đầu tư phát triển nhà số 1 (HUD 1) theo quyết định số 822/2000/ QĐ - BXD ngày 19/6/2000 của Bộ trưởng Bộ xây dựng, HUD 1 có tư cách pháp nhân đầy đủ và trở thành thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị. Tại thời điểm thành lập, Công ty có 12 đơn vị trực thuộc gồm 9 đội xây dựng, 1 đội quản lý thiết bị và thi công cơ giới 1 xưởng mộc và trang trí nội thất, 1 chi nhánh tại Bắc Kạn. Hiện nay, HUD 1 chủ yếu kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực đầu tư, thi công xây lắp và phát triển nhà trên phạm vi cả nước. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là đầu tư, thầu thi công xây lắp các loại công trình dân dụng. Công nghiệp, giao thông thuỷ lợi, bưu chính viễn thông, đường dây và trạm biến thế điện, công trình kỹ thuật hạ tầng trong các khu đô thị, khu công nghiệp. Thi công lắp đặt các thiết bị kỹ thuật công trinh và trang trí nội,ngoại thất các công trình xây dựng, kinh doanh nhà, sản xuất và kinh doanh vật tư, thiết bị vật liệu xây dựng. Các công trình do HUD 1 thi công phần lớn thuộc dự án của Tổng Công ty hoặc do Tổng Công ty đấu thầu và giao nhiệm vụ, với sự cố gắng của toànbộ công nhân viên, Công ty luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ do Tổng Công ty giao, từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường xây dựng Hà Nội cũng như các tỉnh thành phố phía Bắc. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 được biết đến với các công trình tại khu khách sạn Tây Hồ, trung tâm du lịch và nhà ở B1 phố Kim Đồng, Khu đô thị mới Định Công, Bắc Linh Đàm, dự án Mỹ Đình …Địa bàn thi công của Công ty không chỉ bó hẹp ở Hà Nội mà đã vươn ra các tỉnh thành phố phía Bắc như Bắc Kạn, Hà Nam, Thanh Hoá…cũng như các tỉnh phía Nam như dự án Chân Trạch - Đồng Nai HUD 1 luôn phấn đầu mở rộng thị trường, gia tăng lượng và giá trị công trình do Công ty tự khai bên cạnh việc hoàn thành tốt các công trình được Tổng Công ty giao. Với tư cách là một doanh nghiệp hạch toán độc lập với số vốn ban đầu là 11 tỷ,Công ty bước đầu đã có những thuận lợi như được sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của ban lãnh đạo Tổng Công ty trong mọi lĩnh vực, kịp thời đáp ứng vón cho Công ty, uy tín của thương hiệu HUD ngày càng phát triển Bên cạnh những thuận lợi, Công ty đã gặp một số khó khăn như là một đơn vị mới thành lập nên lực lượng quản lý một số cán bộ còn trẻ còn thiếu kinh nghiệm. Các công trình sử dụng vốn ngân sách, các nguồn vốn khác ngoài các dự án của Tổng Công ty, việc cấp thi công chưa kịp thời, thanh quýêt toán còn kéo dài. 2.1.2. Đặc điểm công nghệ sản xuất tổ chức hoạt động kinh doanh. Công ty cổ phần đầu ư và xây dựng HUD 1 ra đời trong điều kiện dự án phát triển đô thị Hà Nội đang được triển khai nên cho đến nay phần lớn các công trình do HUD 1 thi công bao gồm các công trình do Công ty tự khai thác và các công trình do Tổng Công ty giao nhiệm vụ. Nhìn chung, tổ chức sản xuất kinh doanh của HUD 1 được thực hiện theo các công việc sau: -Tổ chức tham gia đấu thầu hoặc nhận thầu trực tiếp từ Tổng Công ty. - Ký hợp đồng giao nhận thầu. - Tổ chức thi công công trình - Bàn giao công trình. Hồ sơ đấu thầu, hợp đồng giao nhận thầu chỉ được lập cho các công trình do Công ty tự khai thác. Với các công trình do Tổng Công ty giao nhiệm vụ, Công ty sẽ tiếp nhận giấy giao nhiện vụ và các hồ sơ liên quan đến việc thi công công trình từ Tổng Công ty. Ssu khi lập hợp đồng giao nhận thầu hoặc nhận giấy giao nhiệm vụ từ Tổng Công ty, các đơn vị trực thuộc Công ty tiến hành thi công các công trình theo sự phân công của Công ty . Công ty sử dụng kết hợp lao động thủ công và máy móc trong thi công xây lắp. Quy trình công nghệ xây lắp một khu nhà ở cao tầng bao gồm các giai đoạn, chuẩnbị mặt bằng, thi công phần móng, thi công phần thô và hoàn thiện theo sơ đồ 1. Hoàn thiện Thi công phần thô Thi công phần móng Chuẩn bị mặt bằng Thi công cọc ép Thi công đãi cọc giằng buộc bể nước ngầm Thi công bê tông cột thép Xây gạch Chống thấm sàn vệ sinh xe nô và mái Lắp đặth ệ thống đường ống cấp thoát nước Trát Lăn sơn ống tường Lát nền Lắp thiết bị điện nước Vệ sinh kết cấu Sơ đồ 1: Quy trình xây lắp nhà cao tầng Trong quy trình này, xưởng mộc và trang trí nội thất sản xuất và lắp đặt cửa, trong thiết bị vào công trình. Đội quản lý thiết bị và thi công cơ giới thực hiện công việc lắp đặt hệ thống cấp thoát nước trong quá trình thi công phần thô và lắp đặt thiết bị điện nước trong phần hoàn thiện theo các bước như sơ đồ 2. Chuẩn bị và gia công chi tiết, thiết bị Thử và thu nghiệp Lắp đặt Sơ đồ 2: Các bước lắp đặt hệ thống điện nước. Các đội xây dựng chịu trách nhiệm thi công các phần còn lại của công trình từ chuẩn bị mặt bằng thi công cho đến hoàn thiện công trình. Sau khi chuẩn bị mặt bằng, đội tiến hành thi công phần móng bao gồm hai giai đoạn thi công ọc ép và thi công đài cọc, giằng móng, bể nước ngầm. Trong thi công cọc ép, đội phải thực hiện các công việc kiểm tra cọc, chuẩn bị giá đỡ cọc và định hướng, neo và đối trọng, ép cọc, cuối cùng là sửa chữa và kéo dài đầu cọc. Thi công đài cọc, giằng móng, bể nước ngầm gồm các giai đoạn, đổ bể tông lót, làm ván khuôn, thực hiện công tác cốt thép, công tác bê tông, công tác dưỡng hộ bê tông và công tác tháo dỡ ván khuôn. Tiếp theo là thi công phần thô bao gồm thi công bê tông cốt thép (thi công bê tông cốt thép và thi công dầm sàn) xây gạch, chống thấm sàn vệ sinh, sẽ nô và mái. Cuối cùng là công tác hoàn thiện công trình theo các công việc. trát, lăn sơn, ốp tường, lát nền, vệ sinh kết cấu công trình. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng (sơ đồ 03) Đứng đầu Công ty là ban Giám đốc gồm: Giám đốc Công ty và các phó Giám đốc. Giám đốc là người có quyên điều hành cáo nhất trong công ty đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc Công ty có ba Phó giám đốc bao gồm một Phó Giám đốc thi công phụ trách kỹ thuật, một phó giám đốc phụ trách kinh doanh, một phó giám đốc phụ trách ISSO. Các phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền. Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ của Công ty bao gồm: Phòng Tài chính kế toán, phòng kinh tế kế hoạch, phòng kỹ thuật thi công và phòng tổ chức hành chính được chuyên môn hoá theo các chức năng quản trị, tham mưa giúp việc cho Giám đốc quản lý và điều hành công việc của Công ty trong việc chuẩn bị các quyết định theo dõi, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc và các nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời các quyết định quản lý . Bộ máy quản lý điều hành của HUD 1 Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức kế toán Phòng kỹ thuật thi công Phòng kinh tế kế hoạch Phòng quản lý dự án Đội xây dựng số 101 Đội xây dựng số 102 Đội xây dựng số 103 Đội xây dựng số 104 Đội xây dựng số 105 Đội xây dựng số 106 Đội xây dựng số 107 Đội xây dựng số 108 Đội xây dựng số 109 Chi nhánh tại Bắc Kạn Đội QL thiết bị thi công cơ giới Xưởng mộc và trang trí nội thất Sơ đồ 3 Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán, đảm bảo phản ánh kịp thời , chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh cua Công ty, tổ chức, hướng dẫn và chỉ đạo hoạt động tài chính kế toán của Công ty. Phòng kinh tế kế hoạch htam mưu giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực kinh tế hợp đồng, kế hoạch sản xuất, thiết bị xe, máy thi công, cung ứng vật tư, tổ chức quản lý hệ thống kho tàng của Công ty. Phòng kinh tế kế hoạch có hai bộ phận là kế hoạch và hợp đồng, và kinh tế vật tư và thiết bị. Phòng kỹ thuật thi công có chức năng tham mưu giúp việc giám đốc trong công tác quản lý xây lắp, giám sát chất lượng công trình, quản lý kỹ thuật, tiến độ, biện pháp thi công và an toàn lao động. Phòng tổ chức hành chính tham mưu giúp Giám đốc trong lĩnh vực quản nhân sự, sẵp xếp cải tiến tổ chức quản lý , bồi dưỡng đào tạo cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách Nhà nước đối với người lao động, thực hiện chức năng lao động tiền lương và quản lý hành chính văn phòng của Công ty. Các đơn vi trực thuộc Công ty bao gồm các đội xây dựng 101,102,103,104,102,106,107,108,109, đội quản lý thiết bị và thi công cơ giới, xưởng mộc và trang trí nội thất, chi nhánh tại Bắc Kạn. Các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh do Công ty giao, chịu sự quản lý của Công ty về mọi mặt. Trong quá trình thực hiện chức năng của mình, các đơn bvị trực thuộc Công ty chịu sự giám sát của các phòng, ban chuyên môn có liên quan. Với cơ cấu tổ chức khá gọn nhẹ theo kiểu trực tuyến chức năng, Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HU D 1 có thể phát huy năng lực chuyên môn của các phòng , ban chuyên môn nghiệp vụ trng khi vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp của HUD 1 đã đáp ứng được các yêu cầu. Thực hiện đầy đủ, toàn diện chức năng quản lý doanh nghiệp, thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng phù hợp với quy mô sản xuất và loại hình kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp của Công ty. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 được xây dựng theo mô hình kế toán tập trung dựa trên mỗi quan hệ trực tuyến. Theo mô hình này, HUD 1 chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán thực hiện tất cả cả giai đoạn hạch toán ở các thành phần kế toán. Phòng kế toán Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu thập, ghi sổ đến xử lý thông tin kế toán. Các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ bảo sổ. Mối quan hệ giữa kế toán trưởng và các kế toán viên khác trong bộ máy kế toán của Công ty là mối quan hệ trực tuyến. Theo đó, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này phù hợp với HUD 1 hiện nay với tính chất là một đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính Với số lượng 18 nhân viên kế toán, bộ máy kế toán của HUD 1 bao gồm kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, các kế toán phần hành và kế toán các đơn vị trực thuộc. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán của HUD 1 được quy định rõ chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện công việc của mình. _ Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc Công ty trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của Công ty, do Tổng Giám đốc, tổng Công ty quyết định điều động, bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Công ty. Ngoài việc chịu sự lãnh đạo về mặt hành chính của Giám đốc Công ty, kế toán trưởng còn chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của kế toán trưởng Tổng Công ty. _ Kế toán các đơn vị trực thuộc Công ty: Bao gồm kế toán các đội, xưởng tại Hà Nội và bộ phận kế toán. Các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiên hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Hàng tháng, kế toán các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính gồm kế hoạch chi phí cố định, vốn thi công đề nghị phòng tài chính kế toán tạm ứng vốn theo khối lượng công việc được giao. Ngoài ra kế toán đội phải tập hợp các hợp đồng mua bán vật tư của đội, chứng từ chi phí để lập các bảng kê bảng tập hợp chi phí chuyển vừê phòng kế toán để hạch toán. Để theo dõi tình hình biến động của vốn thi công, kế toán các đội, xưởng mở sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái. - Kế toán phần hành: Bao gồm kế toán TSCĐ, CCDC, kế toán lao động tiền lương, kế toán doanh thu thuế, kế toán thanh toán tiền gửi Ngân hàng, kế toán chi phí và các phần hành còn lại do kế toán tổng hợp kiêm nhiệm. Kế toán phần hành có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra chứng từ do kế toán các đội, đối chiếu kiểm tra với các kế toán phần hành có liên quan, kế toán tổng hợp và kê kế toán các đơn vị trực thuộc. Ngoài ra, kế toán phần hành còn lập các báo cáo kế toán về phần hành được giao Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của Công ty thủ quỹ hoặc xuất quỹ tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập sau khi được kế toán trưởng phê duyệt. Cuối mỗi quỹ, thu quỹ them giá công tác kiểm kê quỹ và lập báo cáo kiểm kưê quỹ. _ Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ cập nhật sổ Nhật ký chung sổ cái các tài khoản tổng hợp, lập báo cáo quản trị và báo cáo tài chính theo quỹ, năm và khi được yêu cầu. Kế toán tổng hợp phải có trách nhiệm liên hệ với các kế toán, xem xét, đối chiếu số liệu tổng hợp từ các phần hành trên các sổ tổng hợp. Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp nhận báo cáo kiểm kê của kế toán các phần hành, các báo cáo khác để lập bao cáo tài chính và các báo cáo quạn trị khác. * Đặc điểm hệ thống chứng từ sử dụng Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1 trước là một doanh nghiệp Nhà nước sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng thực hiện hạch toán kế toán chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp ban hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ - BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính. Nay được chuyển đổi cổ phần hoá từ doanh nghiệp hạng 1 theo quyết định số 1636/QĐ BXD ngày 3/12/2003 của Bộ Xây dựng. Công ty hạch toáne kế toán theo hình thức sổ Nhật Ký chung. Kỳ kế toán được tính theo quỹ. Công tác kế toán tại HUD 1 được thực hiện với sự trợ giúp của phần mền kế toán CADS. *Đặc điểm hệ thống sổ kế toán. Căn cứ để nhập dữ liệu vào máy tính và cập nhật các sổ kế toán là chứng từ kế toán. Ngoài chứng từ kế toán bắt buộc thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, Công ty sử dụng một hệ thống chứng từ hướng dẫn được vận dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Chứng từ kế toán được các kế toán phần hành lâp dựa trên các chứng từ nguồn của các phòng, đơn vị trực thuộc và các cá nhân có liên quan. Đối với các nghiệp vụ không phát sinh chứng từ trực tiếp (như các nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ.) Minh chứng cho sự phát sinh của các nghiệp vụ này là phiếu kế toán khác. Chứng từ kế toán phải qua sự kiểm soát của kế toán trưởng. Sau quá trình luân chuyển, chứng từ kế toán sẽ được kế toán phần hành quản lý, đến cuối năm tài chính được đóng lưu và lưu theo quyđịnh của chế độ. Sổ chi tiết các tài khoản được mở cho từng tài khoản chi tiết và chi tiết cho từng đối tượng có liên quan. Công ty sử dụng sổ chi tiết thiết kế theo kiểu nhật ký tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự ngày tháng của chứng từ, với các chứng từ có cùng thời gian, các nghiệp vụ được tập hợp theo thứ tự tăng dần của số chứng từ. Sổ chi tiết của tất cả các tài khoản được lập theo một mẫu chung. Tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc điểm của từng phần hành kế toán mà kế toán phần hành nhập dữ liệu vào máy tính hàng ngày hoặc theo định kỳ. Trên cơ sở dữ liệu cho kế toán phần hành nhập vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển các thông tin cần thiết vào sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp sẽ được in vào cuối mỗi quý, sau khi được kế toán trưởng ký sẽ được lưu theo quy định. Hệ thống sổ kế toán của Công ty đang áp dụng bao gồm: Các sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật kí chung Sổ cái các tài khoản Các sổ chi tiết là: Sổ chi tiết tài khoản công nợ Sổ chi tiết từng tài khoản Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ theo dõi doanh thu Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ nhật kí đặc biệt Sổ cái Bảng CĐTK Báo cáo Tài chính Sổ NKC Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán, Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái để hạch toán. Công ty áp dụng, phương pháp kê khai thường xuyên Hệ thống tài khoản của Công ty gồm các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đáp ứng được yêu cầu hạch toán của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Hiện nay, Công ty sử dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 sau: Tài khoản tiền mặt: TK111 gồm 1 TK cấp 2 là Tiền mặt VNĐ: TK 1111 Tài khoản tiền gửi ngân hàng: TK 112 gồm 1TK cấp 2 là Tiền gửi Ngân hàng VNĐ TK 1121 Tài khoản phải thu của khách hàng TK 131 Tài khoản thuế GTGT được khấu trừ TK 133 gồm 1 TK cấp 2 là Thuế GTGT được khấu trừ hàng hoá, dịch vụ TK 1331 Tài khoản phải thu khác TK 138 gồm 1 TK cấp 2 là Phải thu khác TK 1388 Tài khoản tạm ứng TK 141 gồm 3 Tk cấp 2 là: Tạm ứng mua vật tư, hàng hoá TK 1412 Tạm ứng thi công TK 1413 Tạm ứng khác TK 1418 Tài khoản chi phí trả trước: TK 142 gồm 3 TK cấp 2 là Chi phí trả trước TK 1421 Chi phí chờ kết chuyển TK 1422 Tài khoản NVL TK 152 gồm 6 TK cấp 2 là Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1521 Vật liệu phụ TK 1522 Nhiên liệu TK 1523 Phụ tùng thay thế TK 1524 Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1526 Vật liệu khác TK 1528 Tài khoản công cụ, dụng cụ TK 153 Tài khoản chi phí SXKD dở dang TK 154 gồm các TK cấp 2 là chi tiết từng mã công trình. Tài khoản tài sản cố định hữu hình TK 211 gồm 4 TK cấp 2 là Nhà cửa, vật kiến trúc TK 1221 Máy móc, thiết bị TK 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2115 Tài khoản tài sản cố định vô hình TK 213 gồm 1 TK cấp 2 là Chi phí về lợi thế thương mại TK 2135 Tài khoản hao mòn TSCĐ TK 214 gồm 2 TK cấp 2 là Khấu hao TSCĐ hữu hình TK 2141 Khấu hao TSCĐ vô hình TK 2143 Tài khoản đầu tư dài hạn khác TK 228 Tài khoản vay ngắn hạn TK 311 gồm 1 TK cấp 2 là Vay ngắn hạn Ngân hàng TK 331 Tài khoản phải trả cho người bán TK 331 Tài khoản thuế và các khoản phải nộp Nhà nước TK 133 gồm 2 TK cấp 2 Thuế GTGT đầu ra TK 3331 Thuế TNDN TK 3334 Tài khoản phải trả công nhân viên TK 334 Tài khoản phải trả nội bộ TK 336 gồm 2 TK cấp 2 là: Phải trả nhận ứng khối lượng xây lắp TK 33662 Phải trả nội bộ khác TK 3368 Tài khoản phải trả, phải nộp khác TK 338 gồm 4 TK cấp 2 là Kinh phí công đoàn TK 3382 Bảo hiểm xã hội TK 3383 Bảo hiểm y tế TK 3384 Phải trả, phải nộp khác TK 3388 Tài khoản nguồn vốn kinh doanh TK 411 gồm 2 TK cấp 2 Nguồn vốn kinh doanh lưu động TK 4111 Nguồn vốn kinh doanh cố định TK 4112 Tài khoản quỹ đầu tư phát triển TK 414 Tài khoản quỹ dự phòng tài chiníh TK 415 Tài khoản lãi chưa phân phối TK 521 có 1 TK cấp 2 là Lãi năm nay 4212 Tài khoản quỹ khen thưởng, phúc lợi TK 431 gồm 2 TK cấp 2 là Quỹ khen thưởng TK 4311 Quỹ phúc lợi TK 4312 Tài khoản doanh thu bán hàng TK 511 gồm 1 TK cấp 2 là Doanh thu xây dựng cơ bản TK 5111 Tài khoản doanh thu bán hàng nội bộ TK 512 gồm 1 TK cấp 2 là Doanh thu bán hàng hoá nội bộ TK 5121 Tài khoản doanh thu hoạt động tài chính TK 515 Tài khoản hàng bán bị trả lại TK 531 Gồm 1 tài khoản cấp 2 là Hàng bán bị trả lại hàng hoá TK 5311 Tài khoản chi phí NVL trực tiếp TK 6+21 gồm các TK cấp 2 chi tiết từng mã công trình. Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp TK 622 gồm các TK cấp 2 chi tiết từng mã công trình. Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp TK 622 gồm các TK cấp 2 chi tiết từng mã công trình. Tài khoản chi phí sử dụng máy thi công TK 623 gồm 5 TK cấp 2 là: Chi phí nhân công TK 6231 Chi phí NVL TK 6231 Chi phí công cụ sản xuất TK 6233 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6234 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6237 Tài khoản chi phí sản xuất chung TK 627 gồm 6 TK cấp 2 là: Chi phí nhân viên phân xưởng TK 6271 Chi phí NVL TK 6272 Chi phí dụng cụ sản xuất TK 6273 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6274 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6277 Chi phí bằng tiền khác TK 6278 Tài khoản giá vốn hàng bán TK 632 gồm các TK cấp 2 chi tiết từng mã công trình. Tài khoản chi phí hoạt động tài chính TK 635 Tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 gồm 5 TK cấp 2 là: Chi phí nhân viên quản lý TK 6421 Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6427 Chi phí bằng tiền khác TK 6428 Tài khoản thu nhập khác TK 711 Tài khoản xác định kết quả TK 911 gồm 2 TK cấp 2 là Xác định kết quả hoạt động SXKD: TK 9111 Xác định kết quả hoạt động thu nhập khác TK 9112 Đặc điểm tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty theo quy định của Nhà nước ban hành gồm các báo cáo kế toán sau: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Phần I: Lãi, lỗ Phần II: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Phần III : Thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được miễn giảm * Lưu chuyển tiền tệ. * Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài các báo cáo theo quy định, doanh nghiệp còn sử dụng thêm. Bảng tính giá thành chi tiết từng hạng mục công trình Sổ giá thành công trình Bảng cân đối số phát sinh cấp 1, 2, 3 Số dư cuối của tài khoản công nợ phải thu, phải trả Sổ theo dõi TSCĐ Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. Việc tổ chức công tác kế toán này phù hợp với HUD 1 hiện nay, với tính chất là một đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động tài chính. Vì vậy, nó sẽ đáp ứng được đầy đủ thông tin cho công tác quản lý của doanh nghiệp. 2.2. Tình hình thực tế về kế toán NVL tại Công ty 2.2.1. Đặc điểm NVL và tổ chức quản lý NVL 2.1.1.1. Đặc điểm NVL. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 là Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và phát triển nhà, nên NVL được sử dụng trong sản xuất của Công ty có những đặc điểm riêng, chiếm một tỷ lệ rất lớn (khoảng từ 70 – 80%) trong tổng chi phí xây dựng công trình. Do đó, để xdf các công trình lớn Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu, phong phú và đa dạng về chủng loại, quy cách có những NVL là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, sắt thép….có những loại NVL là của ngành khai thác được đưa vào sử dụng ngay mà không cần phải qua chế biến như cát đá, sỏi…..có những loại NVL là sản phẩm của ngành nông lâm ngư nghiệp như gỗ, tre, nứa, để làm giàn giáo, cốt pha. Không giống như các doanh nghiệp sản xuất, NVL dùng trong Công ty có loại được nhập kho, có loại xuất thẳng đến chân công trình như: Vôi, cát, đá sỏi…với khối lượng lớn, chịu nhiều ảnh hưởng của môi trường,khí hậu, mưa nắng làm hao mòn, hư hại đáng kể nên khâu bảo quản NVL giữ vị trí quan trọng nhằm đảm bảo chất lượng công trình, tạo tuy tín đối với chủ đầu tư 2.2.1.2. Yêu cầu quản lý vật liệu ở Công ty. Đặc thủ của công trình xây dựng cơ bản là luôn gắn với đất đai, mang tính đơn chiếc và là kết cấu tổng hợp của nhiều loại NVL. Đặc điểm của NVL thi công là dễ huy động, đa dạng có khối lượng lớn, không tiện lưu kho, lưu bãi, và do cơ khí khoán gọn của Công ty, nên công tác thu mua NVL của Công ty cho thi công công trình thường do các đội trực tiếp thực hiện. Để thuận tiện cho việc quản lý , Công ty giao cho các đội chủ động bố trí các kho NVL ngay tại từng công trình, hạng mục công trình. Mỗi kho đều có thủ kho có trách nhiệm theo dõi vật liệu số lượng ,chất lượng, tổ chức kho bãi hợp lý an toàn, khoa học, đảm bảo số lượng hàng hoá không suy giảm chất lượng trong quá trình lưu kho. Các loại NVL phải được kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào thi công. Đối với các loại NVL dễ hư hỏng do ẩm ướt như xi măng, khi cất trữ phải để nơi khô ráo, có mái che. Với sắt thép phải để riêng từng chủng loại, kê cao cách mặt sàn 15cm và phải có phủ bạt che nắng, che mưa chống han gỉ. Các loại cát, đá, sỏi phải được sắp xếp tập kết khoa học, thuận tiện cho quá trình thi công. Trong việc hạch toán tại kho và tại phòng kế toán đều đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục nhập ,xuất và luân chuyển chứng từ. Mỗi loại vật liệu được phản ánh trên các tài khoản riêng nhằm giúp cho việc theo dõi nhập - xuất – tồn. Định kỳ tiến hành kiểm kê nếu phát hiện NVL tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất biện pháp giải pháp hợp lý, tránh tình trạng cung ứng vật liệu không kịp thời ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật liệu tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Thủ kho là nhân viên trực thuộc sự quản lý của phòng vật tư, có trách nhiệm kết hơpj với thủ kho và kế toán các đội tiến hành nhập, xuất NVL theo đúng yêu cầu thi công, đảm bảo đầy đủ thủ tục mà Công ty đã quy định. 2.2.2. Phân loại và tính giá NVL tại Công ty. 2.2.2.1. Phân loại NVL tại Công ty Để tiến hành xây dựng các công trình, Công ty phải sử dụng một khối lượng rất lớn các loại NVL khác nhau. Do đó muốn quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chính xác về NVL thì phải tiến hành phân loại NVL tại Công ty được phân loại theo yêu cầu quản lý gồm: - Nguyên vật liệu chính: Là NVL tham gia cấu thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản gồm hầu hết các loại như: Xi măng, sắt thép, cát, đá, gạch ngói. - Nguyên vật liệu phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như Sơn, Ve, đinh, dây buộc, que hàn, cáp…. - Nhiên liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất, xăng, dầu…. - Phụ tùng thay thế các loại: động cơ phanh, vật tư sửa máy móc thiết bị, mũi khoan. Các thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị, phương tiện dùng cho công tác xây dựng cơ bản Để thuận tiện cho việc quản lý NVL, Công ty đã tạo lập và sử dụng bảng danh mục vật tư: Biểu số 1 Trích bảng danh mục vật tư Mã Tên ĐVT TK kho NVL Nguyên vật liệu 152 NVL C Nguyên vật liệu chính 1521 XM Xi măng kg 1521 S8 Sắt thép 8 kg 1521 S 10 Sắt thép 10 kg 1521 S 12 Sắt thép 10 kg 1521 ST 25 Sắt thép 25 VPS A3 kg 1521 SL 50x6 Thép hình L 50 x 50 x 6 kg 1521 SL 50 x5 x6 Thép hình L50 x 50 x 5 x6 kg 1521 SLU 60 Thép hình U 60 x 35 x 3 x 6 1521 C1 Cát đen m3 1521 C2 Cát vàng m3 1521 C3 Cát nền m3 1521 D1X2 Đá 1x2 m3 1521 D2X3 Đá 2 x3 m3 1521 G1 Gạch chỉ viên 1521 G2 Gạch vỡ viên 1521 G5 Gạch rỗng 2 lỗ R60 –A1 viên 1521 ----- ------- NVL P Nguyên vật liệu phụ 1522 XOP1 Xốp tấm dày 5cm m2 1522 DINH1 Đinh 5cm 1522 DINH2 Đinh 7cm 1522 QH1 que hàn kg 1522 ---- ------- 1522 NL Nhiên liệu 1523 DAO1 Dầu nhờn lít 1523 DAO2 Dầu Diezen lít 1523 XANG Xăng lít 1523 --- ------- PY Phụ tùng sửa chữa thay thế 1524 DAY DAM Dây đầu dùi Trung Quốc Cái 1524 Bảng danh mục này được lập theo quy định của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng, trong đó mục mỗi loại, nhóm vật tư được đặt mỗi mã số riêng theo một trật tự nhất định phù hợp với đặc điểm mỗi loại vật liệu va chúng có quy định như sau: NVLC : Nguyên vật liệu chính NVLP : Nguyễn vật liệu phụ Từng loại NVL thường lấy các chữ cái để thể hiện mã số Chữ số đầu tiên thể hiện nhóm vật liệu : Ví dụ XM : Xi măng C: Cát S : Sắt thép D. Đá Hai chữ số tiếp theo thể hiện loại vật liệu và chúng được lập trên cơ sở ký hiệu viết tắt của tên vật liệu. Vi dụ Sắt thép có nhiều loại : S8: Sắt $ 8 Đá có nhiều loại : D1 x 2 Đá 2 x3 2.2.2.2. Tính giá nhập, xuất NVL tại Công ty *Tính giá NVL nhập kho., Tại Công ty, NVL mua ngoài nhập kho có thể do bên bán vận chuyển đến hoặc Công ty vận chuyển. Dù dưới hình thức nào thì giá NVL nhập kho cũng được tính theo giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT đầu vào, cộng với chi phí mua thực tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản) trừ khi giảm giá hàng mua trả lại (nếu có) Công ty áp dụng hình thức thuế GTGT theo p khấu trừ. Biểu số 02: Tính giá vật liệu xuất kho. Vì một khối lượng NVL thường xuyên được xuất cho nhiều mục đích. Đơn vị: Địa chỉ Số 41 Nợ : 152 Có 331 Phiếu nhập kho Ngày 22 tháng 12 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Hải Yến Theo số 0048634 ngày 22 tháng 12 năm 2003 của GTTNHHSX – và DV Hoàng Hiệp nhập tại kho. Công trình Biệt thự BT3 Mỹ Đình. Stt Tê, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (SPHH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá T. tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng 53.818.400 Cộng thành tiền (viết bằng chữ ) năm mươi ba triệu, tám trăm mươi tám nghìn, bốn trăm đồng. nhập, ngày 22 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Hạng mục thi công khác nhau nên để việc quản lý khoa học đồng thời giảm bớt khối lượng tính toán cho kế toán, Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh (hay con gọi là tính trực tiếp) theo phương pháp này khi xuất kho loại NVL nào thì giá xuất được tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của NVL đó. Biểu số 3: Trính bảng kê xuất vật liệu Tháng 12 năm 2003 Đơn vị: Đồng VN NT Tên vật liệu ĐVT Đã nhập Đã xuất SL xuất Giá trị NVL xuất --- ----- ---- ----- ----- ------ ------ 10/12 Gạch đặc Viên 545,5 545,5 54.500 29.727.025 15/12 Xi măng Bỉm Sơn tấn 672.730 672.730 50 33.636.500 18/12 Sắt tôn kẽm m2 55.000 55.000 155 8.525.500 28/12 Cát vàng –V/C m3 47.500 47.500 570 2.707.000 ------ ---------- 28/12 Thép 6 kg 6285,7 6285,7 4.200 26.399.940 28/12 Thép 16 kg 6319 6319 48.600 307.103.400 --- ------ Tổng cộng ----- 1.028.527.871 2.2.3. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty 2.2.3.1. Chứng từ thủ tục nhập, xuất kho NVL. Công tác kế toán vật liệu do cán bộ vật tư, kế toán tại các đội, kế toán vật tư và thủ kho đảm nhận. Một trong những yếu tố quan trọng của quản lý vật tư là theo dõi, phản ánh một cách chặt chẽ, trung thực tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, và giá trị. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ nên trên Công ty đã sử dụng các loại chứng từ ké oán trong phần hạch toán chi tiết. Giấy yêu cầu mua NVL Hoá đơn Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổng hợp, nhập, xuất tồn Bảng kê chi tiết chi phí NVL Phiếu kế toán khác. ở mỗi đội sản xuất có thể tham gia thi công một lúc nhiều công trình, hạng mục n công trình, hoặc một công trình lớn có thể do nhiều đội xây dựng tham gia thi công và mỗi đội phụ trách một hạng mục công trình. Đối với hạng mục công trình ở từng giai đoạn, phòng kế toán xem xét nghiên cứu, tính toán xem công trình đó cần những loại vật liệu gì với khối lượng, số lượng bao nhiêu thì đủ sau đó lập hạn mức vật tư. * Thủ tục nhập kho Nguyên vật liệu do Công ty mua từ nhiều nguồn khác nhau, căn ứ vào kế toán từ phòng kinh tế – kế hoạch và sản lượng năm vừa qua mà kế toán mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua vật liệu theo hạn mức. Khi có giấy yêu cầu mua NVL của chủ nhiệm công trình, đội trưởng được Giám đốc hoặc trưởng phòng kinh tế kế hoạch duyệt, kế toán NVL phối hợp cùng cán bộ vật tư tại các đội mua NVL. NVL được nhà cung ứng chuyển thẳng tới chân công trình, do vậy công tác nhập và xuất kho được tiến hành đồng thời khi NVL được nàh cung ứng mang đến nhập kho phải gồm các bên: - Bên cung ứng. Người cung ứng NVL phải cung cấp theo đúng yêu cầu chủng loại, chất lượng, số lượng, tiến độ giao hàng. _ Bên sử dụng NVL: là chủ nhiệm công trình, đội trưởng, cán bộ kỹ thuật, thủ kho công trình. Bên sử dụng vật tư chỉ nhận vật tư sau khi đã kiểm tra chủng loại số lượng, chất lượng đảm bảo tiêu chuẩn, Thủ kho và kế toán vật liệu Công ty: Kiểm tra NVL theo đúng yêu cầu về số lượng, chủng loại của công trường, kiểm tra hoá đơn GTGT, hoá đơn cước phí vận chuyển…..nếu thấy khớp đúng sẽ tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập kho, xuất kho theo số lượng thực tế cho cả 3 bên cùng ký. Sau đó thủ kho căn cứ vào số liệu chi ghi trên phiếu nhập kho có hai chỉ tiêu số lượng và giá trị, thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Các loại vật tư mua về được nhập kho theo đúng quy định, thủ kho phải có trách nhiệm sắp xếp các NVL trong kho một cách hợp lý, khoa học đảm bảo yêu cầu bảo quản của từng loại, từng thứ vật liệu cho tiện việc kiểm tra và xuất NVL. Trong trường hợp vật tư mua về có số lượng lớn và có tính kỹ thuật cao, lượng vật tư đó phải được kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm vật tư của Công ty. Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho lập thành 3 liên 1 liên giao cho thủ kho để lập thẻ kho 1 liên lưu lại phòng kế toán - kế toán vật liệu 1 liên giao cho cán bộ cung tiêu (người đi mua vật tư) Ví dụ: Ngày 28/12/2003, Công ty nhập kho 48600 kg thép $16 của Công ty TNHH thương mại Đăng Đạo với đơn giá 6319 đồng/kg. Hoá đơn GTGT được nhận về theo mẫu sau: Biểu số 4: hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 28 tháng 12 năm 2003 Mẫu số: 016 TKT – 322 HL/ 2003 B 0011396 Đơn bị bán hàng: Công ty TNHH Thương Mại Đăng Đạo Địa chỉ: 43 đường Láng - Đống Đa – Hà Nội Số điện thoại: MST 010102651 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Thắng Đơn vị: Công ty xây lắp và phát triển nhà số 1 Số thức thanh toán: TM/CK HST: 0101043264 Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1+2 1 Thép 16 kg 48.600 6319 307.103.400 Cộng tiền hàng 307.103.400 Thuế suất GTGT : 5% Tiền Thuế GTGT 15.355.170 Tổng cộng tiền thanh toán 322.458.570 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm hai mươi hai triệu, bốn trăm năm mươi tám năm bảy mươi nghìn đồng. Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ kho đơn vị (ký, họ tên) Biểu số 5: Tổng Công ty ĐTPTnhà và đô thị Công ty xây lắp và PT nhà số 1 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------****--------- biên bản kiểm nghiệm vật tư Số : 6/BBVT Căn cứ vào hợp đồng số 20/HĐKT ngày 5 tháng 12 năm 2003 giữa Công ty xây lắp và phát triển nhà số 1 với CTTNHH TM Đăng Đạo. Căn cứ vào các chứng từ khác có liên quan. Hôm nay ngày 28 tháng 12 năm 2003, vào hồi 8h 45’ bao kiểm nghiệm gồm có: ông: Nguyễn Văn Dân – Trưởng ban ông Trịnh Văn Hà - kỹ thuật, uỷ viên Bà Nguyễn Quỳnh Như – Kế toán vật liệu, uỷ viên ông Nguyễn Văn Doan – Thủ kho, uỷ viên Phương thức kiểm nghiệm Stt Tên vật tư ĐVT Số lượng Chất lượng Ghi chú Theo HĐ Thực hiện 01 Thép 16 kg 48.60 48.60 theo đúng quy cách, chủng loại Kết luận của ban kiểm nghiệm: toàn bộ thép $ 16 nhập của Công ty TNHH TM Đăng Đạo đều đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại như hợp đồng đã đăng ký. Đại diện kỹ thuật (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Trưởng ban (ký, họ tên) Căn cứ vào HĐ số 0011396, biên bản kiểm nghiệm vật tư số 6/BBVT, Kế toán vật liệu viết phiếu nhập kho số 119 Biểu số 6: Phiếu nhập kho Ngày 28 /12/2003 Mẫu số: 01 - VT theo QĐ” 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Số 119 Nợ TK 1521 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Chung Theo số 0011396 và số 6/BBVT ngày 28/12/2003 của Công ty TNHH TM Đăng Đạo. Nhập tại kho: Công trình Biệt thự BT 3 – Mỹ Đình – Hà Nội Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá TT Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Thép 16 S16 tấn 48.600 48.600 6319 307.103.400 Cộng 307.103.400 Cộng thành tiên (viết bằng chữ) Ba trăm linh bảy triệu, một trăm linh ba nghìn, bốn trăm đồng. Nhập, ngày 28 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị (ký tên) KTT (ký tên) Phụ trách cung tiêu (ký tên) Người giao (ký tên) Thủ kho (ký tên) * Thủ tục xuất kho. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại công trình, hạng mục công trình. Các đội viết giấy yêu cầu cấp vật tư kế toán vật tư tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên. 1 liên lưu tại phòng kế toán 1 liên giao cho đơn vị lĩnh vật tư, 1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Sau khi người phụ trách ký vào phiếu xuất khio và giao cho người lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho và ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho, còn cột đơn giá và cột thành tiền do kế toán vật tư viết. Sau khi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng số thực lĩnh, người nhận và thủ kho ký vào 3 liên đó. Trong hoạt động giao nhận khoán nội bộ, các đội xây dựng không được phân cấp hạch toán riêng để theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng giao nhận khoán nội bộ, Ví dụ: Ngày 8 tháng 12 năm 2003, đội xây dựng 104 có nhu cầu xuất kho NVL cho công trình biệt thự BT3 Mỹ Đình, Biểu số 7 Trên đây là ví dụ của một loại NVL, các loại vật liệu còn lại được kế toán tương tự. Biểu số 7: Đơn vị: Địa chỉ Mẫu số: 02 – VT Theo QD: 11141 – TC/QĐ CĐKT ngày 1/11/19995 của Bộ Tài chính Phiếu xuất kho Ngày 22 tháng 12 năm 2003 Số 65 Nợ TK 621 Có TK 1521 Họ tên người nhận hàng: Anh Thắng Địa chỉ: Đội xây dựng 104 – công trình biệt thự BT 3 Mỹ Đình Lý do xuất kho: Thi công phần móng Xuất tại kho: Công trình đội xây dựng số 104 Stt Tê, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (SPHH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá T. tiền yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Xi măng bút Sơn PCH 30 XM tấn 50 50 672.730 33.636.500 02 Thép 16 S16 kg 10.000 10.000 6.319 63.190.000 Cộng 96.826.500 Cộng thành tiền (viết bằng chữ ) chín mươi sáu triệu, tám trăm hai mươi sáu nghìn, năm trăm đồng. xuất, ngày 22 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.2.3.2. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 Hạch toán chi tiết NVL là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế tióan với nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số lượng giá trị vật liệu làm cơ sở để ghi sổ kế toán, để giám sát sự biến động của vật liệu. Để tiến hành hạch toán chi tiết NVL, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm tận dụng ưu điểm đó là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, phát hiện nhanh sai sót trong việc ghi sổ, quản lý chặt chẽ tình hình biến động NVL. Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Công ty như sau: Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (bảng kê tính giá.) Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiết Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Thủ kho thực hiện ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày NVL về mặt số lượng vào thẻ kho sau khi đã tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ cua chứng từ, xác định số lượng NVL thực tế nhập xuất trên chứng từ. Thẻ kho được lập chi tiết cho từng loại NVL. Cuối tháng tính ra số NVL tồn kho định kỳ, khi đã ghi đầy đủ vào thẻ kho, thủ kho gửi chứng từ nhập, xuất kho NVL. Chẳng hạn: Ngày 18/12/2003 nhập 48.6000 kg thép $16, kế toán đã viết phiếu nhập kho số 119 và trên thửe kho cũng sẽ có số chứng từ tương ứng là 119. Tương tự đối với nghiệp vụ xuất kho ngày 28/12/2003, kế toán vật tư viết phiếu xuất kho số 65 thì trên thẻ kho cũng sẽ có số chứng từ tương ứng là 65 * Tại phòng kế toán Theo định kỳ vào cuối tháng khi nhận được chứng từ nhập, xuất NVL do thủ kho đưa lên kế toán NVL kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành vào sổ chi tiết NVL được lập cho từng loại NVl về mặt số lượng và giá trị. Sau khi ghi sổ chi tiết, kế toán tiến hành cộng sổ để tính ra tổng nhập – xuất – tồn kho cho từng loại NVL về mặt số lượng và giá trị. Số lượng NVL tòn kho phản ảnh trên sổ chi tiết NVL phải khớp với số lượng NVL trên thẻ kho của thủ kho. Mọi sai sót phải được kiểm tra, xác minh và được điều chỉnh kịp thời theo đúng thực tế. Cuối tháng kế toán NVl tiến hành tổng hợp số liệu chi tiết của từng NVL vào bảng tổng hợp nhập , xuất, tồn vật tư (biểu số 10) Biểu số 8: Đơn vị: Công ty CPĐT và XâY DÙNG HUD1 Tên kho: Đội XD 104 Mẫu số: 06 – VT Ban hành theo QĐ 1141 – TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 1/11/1995 của BTC Thẻ kho Ngày lập thẻ 1 tháng 1 năm 2004 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư :Thép 16 Đơn vị tính: kg Mã số: S16 Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Chữ ký kế toán Số ngày Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 1.500 20 2/12 Nhập thép 16 2/12 5.900 7.400 37 9/12 Nhập thép 16 cho đội Xd101 9/12 1.200 6.200 119 28/12 Nhập thép 16 28/12 48.600 54.800 65 28/12 Xuất thép 16 cho đội XD104 28/12 10.000 44.800 68 29/12 Xuất thép 16 cho đội Xd105 29/12 25.000 19.800 Cộng 54.500 36.200 19.800 2.2.4. Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 Theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/19998 của Bộ Tài chính, các doanh nghiệp xây lắp sẽ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do đó Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 đã áp dụng pop kê khai thường xuyên để hạch toán NVL. Phương pháp này giúp Công ty kiểm soát thường xuyên, liên tục có tính hệ thống tình hình nhập ,xuất tồn, kho trên sổ kế toán. Công ty hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty như sau: 2.2.4.1. Hạch toán tổng hợp nhập NVL Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 là đơn vị kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, NVL nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài. Khi mua NVL Công ty thường áp dụng hình thức thanh toán chậm vì Công ty là đơn vị nhận thầu nên khi nào công trình hoàn thành và được nghiệm thu thì bên giao thầu (bên A) mới thanh toán theo từng đợt nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành Để theo dõi tình hình nhập NVL của Công ty, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152 “Nguyên vật liệu” và được chi tiết thành 2 tài khoản TK 1521 Nguyên Vật liệu chính TK 1522 Nguyên vật liệu phụ TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 331: Phải trả người bán * Trình tự hạch toán Căn cứ vào phiếu nhập kho kèm theo các chứng từ liên quan do thủ kho chuyển đến, kế toán NVL kiểm tra, đối chiếu và căn cứ vào đó để nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung từ nhật ký chung thì các sổ chi tiết tài khoản 152 và sổ cái TK152 cũng được cập nhật thông tin theo dữ liệu nhập, khi cần máy sẽ in ra theo yêu cầu của người dùng đầy đủ thông tin trên sổ sách. Biểu số 11, biểu số 12. 2.2.4.2. Hạch toán tổng hợp xuất kho NVL. Quản lý vật liệu không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trự vật liệu mà còn quản lý việc xuất dùng vật liệu vì đây là khâu cuối cùng rất quan trọng trước khi đánh giá vật liệu chuyển dịch vào giá thành sản phẩm. Trong các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc xây lắp các công trình, quản lý và phục vụ cho quá trình thi công công trình đó. Vì vậy kế oán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải quản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác giá trị thực tế của vật liệu xuất kho dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như các đối tượng tập hợp chi phí Giá xuất kho mà Công ty áp dụng là giá thực tế đích danh tại Công ty, khi NVL mua về và xuất thẳng cho các công trình, kế toán tại đội, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số lượng quy cách phẩm chất của vật tư với hoá đơn mua hàng, hoá đơn được kế toán giữ lại làm căn cứ cho việc quyết toán công trình. Trong trường hợp này, kế toán đội lập phiếu nhập đi liền với phiếu và cán bộ vật tư của đội ký nhận. Cuối cùng gửi lên phòng Tài chính kế toán Khi tiến hành xuất NVL cho hoạt động sản xuất, kế toán sử dụng các tài khoan sau: TK 152: Nguyên vật liệu. TK 621: Chi phí NVL TT TK 627 (6278) chi phí sản xuất chung TK 642 (6428) chi phí quản lý doanh nghiệp Trường hợp xuất NVL cho sản xuất trực tiếp, kế toán ghi Nợ TK 621: 7.582.800 Có TK 152 7.582.800 Trường hợp xuất NVL phục vụ cho quản lý đội hoặc cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi Nợ TK 6278, 6428 Có TK 152 Trường hợp NVL phụ có giá trị nhỏ, Công ty giao cho đội quản lý để bớt thủ tục nhập xuất NVl khi mua NVL vì sẽ xuất thẳng cho công trình luôn, chẳng hạn mua dây thừng phục vụ thi công trị giá 20.000, kế toán ghi Nợ TK 6278 20.000 Nợ TK 331 20.000 Như vậy kế toán sẽ không phải viết phiếu xuất cũng như phiếu nhập kho NVL. Nếu trường hợp nguyên liệu chỉ tham gia vào một chi tiết cuối để hoàn thiện công trình nhưng vẫn cần có sự kiểm định của phía chủ đầu tư, lập “hội đồng giao nhận khối lượng khoán gọn” (Biểu số 13) Sau khi hợp đồng được thực hiện cần tiến hành biên bản nghiệm thu khối lượng khoán gọn. Biểu số 11: Công ty CPĐT và XSD HUD1 Trích nhật ký chung Tháng 12 năm 2003 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Nội dung TKĐƯ Nợ Có Ngày Số 1 2 3 4 5 6 1/12 Mang sang 116.641.140 116.641.140 2/12 Pc 13 Chi trả tiền ĐT Chi phí SXC 627 200.000 Tiền mặt 111 200.000 2/12 Pn 20 Nhập thép 16 Nguyên vật liệu 152 37.282.100 Thuế GTGT đầu vào 133 1.864.105 Phải trả nhà CC 331 39.146.202 3/12 Pn 21 Nhập dây thép buộc Nguyên vật liệu 152 873.786 Tiền mặt 111 873.786 9/12 Px37 Xuất thép S16 cho đội 101 Chi phí NVLTT 621 7.582.800 Nguyên vật liệu 152 7.582.800 13/12 Pn86 Nhập cát vàng Nguyên vật liệu 152 27.075.000 Thuế GTGT đầu vào 133 1.353.750 Phải trả nhà CC 331 28.428.750 ---- --- ---- Cộng chuyển 916.686.529 916.686.529 Biểu số 12: Công ty CPĐT và XâY DÙNG HUD1 Trích sổ cái tháng 12 năm 2003 Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của BTC TK152 – Nguyên liệu, vạt liệu Chứng từ Diễn giải SHTK Phát sinh Ngày Số Nơ Có Số dư đầu kỳ 24.381.789 2/12 PN20 Nhập thép S16 331 37.282.100 3/12 PN21 Nhập dây thép buộc 111 872.786 --- --- -------- ---- --- --- 9/12 PX 37 Xuất thép S16 cho đội XD101 621 7.528.800 13/12 PX 86 Nhập cát vàng 331 27.075.000 --- ----- ------- ------- ------- ------- 29/12 PX 68 Xuất thép S16 cho đội 105 1.579.750 ------- ------- ------- ------- ------- ------- Cộng phát sinh 537.658.250 397.506.100 Ngày 31 tháng 12 năm 2003 kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Biểu số 13: Tổng Công ty ĐTPTnhà và đô thị Công ty xây lắp và PT nhà số 1 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------****--------- Hợp đồng giao nhận khoán gọn Số 11/KG, ngày 2 tháng 12 năm 2003 Công trình: B7, B10 Kim Liên Địa điểm: phường Kim Liên – Hà Nội, Đại diện bên giao (A) Nguyễn Việt Thịnh - Đội trưởng đội 101 Đại diện bên nhận: Văn Hoài Nam Sau khi đã trao đổi, bàn bạc, thống nhất nôi dung hợp đồng như sau: Điều 1: Hai bên nhất trí giao nhận khoán gọn khối lượng những hạng mục công việc sau: Stt Hạng mục công trình Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Đổ sỏi vào bồn hoa Kết luận của ban kiểm nghiệm: toàn bộ thép $ 16 nhập của Công ty TNHH TM Đăng Đạo đều đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại như hợp đồng đã đăng ký. Đại diện kỹ thuật (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Trưởng ban (ký, họ tên)