Đề tài Kế toán nguyên vật liệu ở nhà máy thiết bị bưu điện Hà Nội

lời nói đầu: Xã hội loài người phát triển theo quy luật từ thấp lên cao mà thời điểm là nền sản xuất hàng hoá. Trong giai đoạn này sản xuất không chỉ tiêu dùng nội bộ mà đã có sự trao đổi hàng hoá giữa các cộng đồng. Để thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước ta về việc quản lý và phát triển nền kinh tế. Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã chuyển từ chế độ quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự điều chỉnh Vĩ mô của Nhà nước. Từ đó đã thúc đẩy nền kinh tế nước ta phát triển mạnh mẽ từng bước tiếp cận với nền kinh tế Thế giới, mở rộng giao lưu và phát triển trên tất cả các lĩnh vực. Bước sang giai đoạn mới - nền kinh tế thị trường - là một thách thức mới đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và hàng ngàn các Doanh nghiệp ở nước ta nói riêng. Thực tế cho ta thấy hàng hầu hết các Doanh nghiệp đều gặp rất nhiều khó khăn. Trước những yêu cầu của nền kinh tế các Doanh nghiệp phải tự khẳng định mình tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trong Xã hội và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của con người. Trong cơ chế mới Kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp, nó là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp, không phân biệt Doanh nghiệp đó thuộc thành phần, loại hình kinh tế, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải đồng thời sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi như một cộng cụ hữu hiệu nhất. Cùng với sự phát triển của Xã hội loài người, các hoạt động sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển không ngừng kéo theo sự thay đổi sâu sắc về hoạt động quản lý và cơ chế quản lý. Kế toán luôn luôn tồn tại và phát triển gắn liền với hoạt động quản lý kinh tế. Do vậy cũng có những cải tiến, đổi mới không ngừng về mọi mặt để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao hơn đối với sự phát triển của nền sản xuất Xã hội. Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trường kế toán được nhiều nhà kinh tế, nhà quản lý kinh doanh và chủ Doanh nghiệp quan niệm như một “ngôn ngữ kinh doanh”, được coi như “nghệ thuật” để ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định phù hợp với các đối tượng sử dụng thông tin. Song dù quan niệm như thế nào đi chăng nữa thì kế toán luôn là công cụ quản lý và có vật tư đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý Vĩ mô của Nhà nước và Vi mô của Doanh nghiệp. Kế toán đã và đang là công cụ thực sự quan trọng cùng với các công cụ quản lý khác ngày càng được cải tiến và đổi mới, hoàn thiện hơn nhằm phát huy tác dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường. Một trong những nội dung chủ yếu của công tác kế toán, một khâu quan trọng, một thành phần chính để tạo ra sản phẩm hàng hoá cho Doanh nghiệp đó chính là Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một yêu cầu cần thiết và tất yếu đối với bất kỳ một Doanh nghiệp sản xuất nào bởi lẽ: vật liệu là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể của sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào một chu kỳ sản xuất, Nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán Nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Hà - Nội là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, được thành lập theo quyết định số: 202/QĐ/TCBĐ ngày 15/3/1995 do Cục Bưu Điện (nay là Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt NamViệt Nam) cấp. Có giấy phép kinh doanh số: 105985 cấp ngày 20/3/1995 do trọng tài kinh tế cấp, có trụ sở chính đặt tại 61 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội, với tên giao dịch đối ngoại “post & telecommunication equipmenp factory (postef)”. Là một trong những cơ sở hạ tầng hàng đầu sản xuất sản phẩm phục vụ cho mạng lưới bưu chính viễn thông trong cả nước. Trong những năm đổi mới nền kinh tế của đất nước Nhà máy đã và đang khẳng định tầm quan trọng của mình. Cũng như các Doanh nghiệp khác Nhà máy luôn tìm tòi áp dụng những biện pháp, phương pháp quản lý và hạch toán kế toán Nguyên vật liệu thích hợp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Nhận biết được tầm quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình học tập ở trường và thời gian tìm hiểu thực tế tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện cho nên em đã đi sâu nghiên cứu và chọn đề tài: “ kế toán Nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện hà nội” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần chính: Phần I : Những vấn đề lý luận chung về kế toán Nguyên vật liệu ở Doanh nghiệp sản xuất. Phần II : Tình hình thực tế công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện - Hà Nội. Phần III: Một số ý kiến đóng góp nghằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện - Hà Nội. Ngoài ra còn có lời nói đầu, kết luận, mục lục và danh mục các tài liệu tham khảo. Kế toán Nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức khó khăn và phức tạp mà giải quyết nó không phải chỉ có kiến thức cơ bản về lý luận, năng lực cá nhân mà còn phải có nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế. Với trình độ của một sinh viên Trường Cao Đẳng thuộc khối kinh tế còn đang ngồi trong giảng đường học tập và nghiên cứu thì kiến thức về kế toán không thể nói là không có. Tuy nhiên khối lượng kiến thức còn rất hạn hẹp, kinh nghiệm thực tế của một kế toán trong các Doanh nghiệp chưa có, hơn nữa đây là lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế, đối tượng nghiên cứu lại rộng và phức tạp trong khi thời gian tìm hiểu thực tế có hạn cho nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo, những người có kinh nghiệm và sự góp ý của những người quan tâm để chuyên đề được hoàn chỉnh hơn. phần I Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất I/ sụ cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh: 1/ Vai trò của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, là đối tượng lao động quan trọng cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Với vị trí đó, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm; là bộ phận dự trữ quan trọng của doanh nghiệp. Do vậy có thể nói vật liệu không chỉ quyết định mặt số lượng của sản phẩm mà còn quyết định chất lượng của sản phẩm. Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu về chất lượng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội. 2/ Đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu: 2.1- Đặc điểm của vật liệu: Vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị. + Về mặt hiện vật: Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. + Về mặt giá trị: Giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Vật liệu là những tài sản vật chất, tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý, hoá học nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng số tài sản lưu động và trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm thì chi phí vật liệu cũng thường chiếm một tỷ trọng lớn . 2.2.- Yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Một vấn đề đặt ra là phải quản lý vật liệu như thế nào để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp được thường xuyên, liên tục, vừa có hiệu quả cao vừa đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm? Như đã trình bày, vật liệu xuất hiện ở mọi khâu của quá trình sản xuất, muốn thực hiện được yêu cầu đặt ra thì phải tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu kể từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. Cụ thể như sau : + Đối với khâu mua: Cần quản lý về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất, giá cả ... Sao cho vừa đảm bảo chất lượng yêu cầu, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí. + Đối với khâu bảo quản: Cần phải đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại vật tư. + Đối với khâu dự trữ: Xác định và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu, tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời mức độ và nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mất phẩm chất của vật liệu, bảo đảm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn và đọng vốn. + Đối với khâu sử dụng: Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị vật liệu khi xuất kho, vật liệu thực tế tiêu hao trong sản xuất, phân bổ cho các đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng vật liệu, sao cho sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất. Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác kế toán Nguyên vật liệu nói riêng và trong công tác kế toán, quản lý tài sản nói chung. Bởi quản lý chặt chẽ Nguyên vật liệu không chỉ giữ vật tư quan trọng trong sản xuất mà nếu thực hiện nó sẽ giúp cho Doanh nghiệp hoàn thành, hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch tài chính và kế hoạch phân phối... 3/ Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất: 3.1- Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Từ yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu, Nhà nước ta đã có nhiều chính sách chế độ về quản lý vật tư ở tất cả các khâu và xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu bao gồm: + Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản; tình hình xuất, nhập, tồn kho vật liệu, tính giá thực tế của vật liệu đã thu mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn ... nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, kiểm tra các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các bộ phận. Thực hiện đầy đủ các bộ phận ghi chép ban đầu về vật liệu, mở các sổ (thẻ) kế toán vật liệu để thực hiện việc hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác chỉ đạo trong phạm vi toàn doanh nghiệp. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, kiểm tra tình hình nhập xuất vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý các hiện tượng thừa thiếu, ứ đọng mất mát, kém phẩm chất của nguyên vật liệu. Tính toán chính xác số lượng, giá trị thực tế của nguyên vật liệu đưa vào sử dụng và số đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng . + Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu, đánh giá vật liệu theo chế độ của Nhà nước đã quy định, lập báo cáo về vật tư, tiến hành phân tích kinh tế về tình hình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm và hạ thấp chi phí nguyên vật liệu . 3.2-Nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất: Thực hiện tốt yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán đặt ra thì đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu phải gồm những nội dung sau: + Phân loại và lập danh điểm vật liệu. + Xây dựng các nội quy, quy chế bảo quản sử dụng vật tư. Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu. Trong kho phải trang bị đầy đủ phương tiện, các dụng cụ cân đong đo đếm vật tư. Vật tư trong kho phải được xắp xếp gọn gàng, đúng kỹ thuật và thuận lợi cho việc nhập, xuất kho vật tư. Về nhân sự cần phải có một số nhân viên bảo vệ, thủ kho hạch toán tốt ban đầu ở kho. + Xây dựng các định mức vật tư cần thiết: Các định mức dự trữ vật tư tối đa, tối thiểu, các định mức sử dụng vật tư cũng như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, bảo quản. + Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm vận dụng các chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ cho hợp lý, khoa học. + Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp một cách thích hợp và khoa học. + Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu, cũng như các báo cáo về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. + Tổ chức phân tích về tình hình vật liệu và những thông tin kinh tế. II/ Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu trong các doang nghiệp sản xuất. 1/ Phân loại nguyên vật liệu: Muốn tiến hành sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại và mỗi loại có vai trò, công dụng kinh tế, đặc điểm khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, từng loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, Doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu theo những tiêu thức phù hợp. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào từng loại hình Doanh nghiệp cụ thể, thuộc từng ngành sản xuất khác nhau và chức năng của vật liệu trong các hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu trong Doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau. Song đánh giá tổng quát quá trình hạch toán của các Doanh nghiệp và trong kế toán thì Nguyên vật liệu được chia thành các loại sau đây: 1.1/ Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài, ngoài mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cũng được coi như nguyên vật liêụ chính. - Nguyên vật liệu phụ: Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng có tác dụng nhất định nhằm kết hợp với nguyên vật liệu chính, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng và hoàn thiện sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm. - Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than củi, ga... để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, các chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ vụn, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành nhóm, từng thứ quy cách riêng rẽ. 1.2/ Căn cứ vào mục đích, công dụng và yêu cầu của kế toán quản trị: - Nguyên vật liệu trực tiếp: Dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm. Nguyên vật liệu chính trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... 1.3/ Căn cứ vào nguồn hình thành: - Nguyên vật liệu do mua ngoài. - Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến. - Vật liệu do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác ... Tóm lại : Trong doanh nghiệp việc phân loại nguyên vật liệu còn chi tiết, tỷ mỉ hơn nữa theo yêu cầu quản lý riêng. Để đáp ứng yêu cầu ấy việc hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp cần phải mở “sổ danh điểm vật tư” . Nội dung kết cấu của sổ danh điểm vật tư như mẫu sau: sổ danh điểm vật tư Nhóm Ký hiệu, danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá HT Ghi chú 152.1 1521.01 1521.02 ........ 152.2 1522.01 1522.02 ........ 152.9 1529.01 1529.02 ........ 2/ Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Về nguyên tắc, vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động nên phải được đánh giá theo giá của vật tư mua sắm, gia công chế biến. Tức là giá trị của vật tư phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, trên các bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế. Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. 2.1- Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế : a/ Giá thực tế vật liệu nhập kh : Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu được xác định như sau: - Với nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm các khoản thuế phải nộp (nếu có) cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chí phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm... nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức nếu có). Thuế phải nộp ở đây có thể nói là thuế nhập khẩu hoặc các loại thuế khác, chẳng hạn thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp trực tiếp. - Với nguyên liệu, vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến (chi phí gia công trực tiếp chế biến + chi phí sản xuất chung). - Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế là giá thực tế vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến tận nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến theo hợp đồng . - Với nguyên vật liệu do nhận góp vốn liên doanh: Giá vốn thực tế là do hội đồng liên doanh đánh giá. - Với phế liệu thu hồi giá thực tế được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được). b/ Tính giá thực tế (giá vốn) vật liệu xuất kho: Nhằm tính toán, phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh trong trường hợp kế toán doanh nghiệp chỉ sử dụng giá trị thực tế của vật liệu, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế của vật liệu xuất kho sau: + Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ: Giả thiết số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ là thường xuyên với số lượng lớn. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu tồn kho đầu kỳ. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = Đơn giá bình quân vật liệu tồn kho đầu kỳ x Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ Trong đó : Đơn giá bình quân vật liệu = Trị giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ tồn kho đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Phương pháp tính giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Cũng giả thiết rằng số vật liệu xuất ra bao gồm cả vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ. Giá thực tế bình quân vật liệu được xác định như sau : Giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ vật liệu Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập kho trong kỳ Trong đó : Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) = Giá thực tế bình quân vật liệu x Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ + Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Giả thiết rằng đối với một số doanh nghiệp mà đơn giá vật liệu rất lớn, như các loại vàng bạc đá quý, các chi tiết của ôtô, xe máy mà có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại theo từng lần nhập kho và giá thực tế thì có thể dùng phương pháp này. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng theo từng lần xuất kho. + Phương pháp nhập trước, xuất trước: Giả thiết rằng những vật liệu đã nhập kho trước là những vật liệu xuất ra trước, vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ gồm những vật liệu được nhập vào sau cùng. Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập, sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau: Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng = Trị giá thực tế đơn vị vật liệu nhập kho theo từng lần x Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập trước đó + Phương pháp nhập sau, xuất trước: Giả thiết rằng những vật liệu đã nhập kho sau là những vật liệu xuất ra trước và những vật liệu tồn kho cuối kỳ là những vật liệu được nhập vào đầu tiên. Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập, nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới đến lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng = Trị giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lần nhập sau x Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập trước đó . Hai phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước có ưu điểm là hạch toán đúng giá trị từng lô hàng, phù hợp với yêu cầu công tác bảo quản vật liệu tại kho, nhưng lại khó khăn cho việc hạch toán chi tiết. 2.2- Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Giá hạch toán là giá quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài. Giá hạch toán của nguyên vật liệu có thể là giá mua vật liệu tại một thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch được xây dựng. Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phải đánh giá tình hình xuất nhập nguyên vật liệu theo giá hạch toán, cuối kỳ tính đổi giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá. Hệ số giá nguyên vật liệu được xác định như sau : Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ Vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ Từ đó xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho : Giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá vật liệu Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý, hệ số giá vật liệu có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu. Việc tính hệ số giá và chuyển đổi giá vật liệu được thực hiện trên bảng kê số 3. III/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán các loại tài sản cần được tổ chức hình thức chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về mặt hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, thứ, nhóm... và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập - xuất kho. Các Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng. 1/ Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 /01 /1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02-BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH) Ngoài ra tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT); phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT) ... 2/ Hạch toán chi tiết vật liệu : Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu của doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán. 2.1- Các sổ chi tiết vật liệu sử dụng: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ(thẻ) kế toán chi tiết như sau : - Sổ (thẻ) kho - Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập- xuất- tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 2.2- Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp mà có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. a/ Phương pháp ghi thẻ song song: + Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình xuất- nhập- tồn hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở theo từng kho, từng thứ vật liệu. Định kỳ thủ kho gửi thẻ kho lên phòng kế toán (hoặc kế toán xuống kho nhận). + Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ( thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song được mô tả bằng sơ đồ sau: Thẻ kho (1) (1) Chứng từ nhập (3) Chứng từ xuất (2) (2) Sổ kế toán chi tiết (4) Bảng tổng hợp nhập -xuất -tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu b/ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuển: + Tại kho: Được thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu cho từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp này như sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất (2) (4) (2) Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú : Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu. c/ Phương pháp “sổ số dư”: + Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho (về mặt số lượng) vào sổ số dư. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào chứng từ nhập- xuất kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng kê luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm, từng loại vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị). Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra giá tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị) để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn của kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết theo phương pháp này được mô tả qua sơ đồ sau : Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi chú : Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu. IV/ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1/ Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Đây là phương pháp mà kế toán phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật tư trong doanh nghiệp. Một số tài khoản sử dụng: + TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể được mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi kế toán chi tiết theo từng loại, từng thứ nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu của doanh nghiệp: TK152.1: Nguyên vật liệu chính. TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ. TK 152.3: Nhiên liệu. TK152.4: Phụ tùng thay thế . TK152.5 : Thiết bị xây dựng cơ bản. TK152.8 Vật liệu khác. + TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. + TK 331 “ Phải trả cho người bán”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh theo quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu còn sử dụng một số tài khoản như: TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TK 111- Tiền mặt. TK 112- Tiền gửi ngân hàng. TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 627- Chi phí sản xuất chung. TK 641- Chi phí bán hàng. TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 141- Tạm ứng. TK 133- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong một doanh nghiệp bao gồm: kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu và kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu. Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, do nhận vốn góp của các đơn vị, cá nhân khác. Còn giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp để góp vốn liên doanh với các đơn vị khác, nhượng bán lại và một số nhu cầu khác. Trong các Doanh nghiệp sản xuất, các nghiệp vụ nhập - xuất kho vật liệu phát sinh thường xuyên nhất là trong các Doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn, khối lượng, chủng koại vật liệu nhiều và đối tượng sử dụng cũng rất đa dạng. Trong trường hợp này nếu Doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán đề hạch toán thì việc sử dụng bảng “tính giá thực tế vật liệu “ là rất cần thiết. Bảng tính giá thực tế vật liệu (TK 152) Tháng.. .. năm.. .. Các TK 152 chỉ tiêu 1521 1522 1523 .. .. HT TT HT TT HT TT 1. Số dư đầu tháng. 2. Số phát sinh (nhập) trong tháng. Chi tiết các sổ và TK liên quan. 3. Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng. 4. Hệ số giá. 5. Xuất trong tháng. 6. Số dư cuối tháng. Bảng tính giá thực tế vật liệu được lập hàng tháng và vật liệu xuất dùng cho các đối tượng trong tháng được thực hiện trên bảng phân bổ sau: Bảng phân bổ Nguyên vật liệu Tháng .. .. năm.. .. Ghi có TK TK 152 Ghi nợ TK 1521 1522 .. Cộng TK 152 (đối tượng sử dụng) HT TT HT TT HT TT 1. TK 621: CF NVL(chi tiết theo từng ĐT cụ thể) 2. TK 622: CFSX chung( # ). 3. TK 154: CFSXKD dở dang. ( # ). 4. TK 641: CF bán hàng. 5. TK 642: CF QLDN. .. .. .. .. .. Cộng: Bảng phân bổ Nguyên vật liệu cũng được lập hàng tháng. 2/ Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu, công cụ, hàng hoá, thành phẩm trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Các tài khoản kế toán sử dụng: + Theo phương pháp này, các tài khoản 152, 151 không được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trong kỳ mà chỉ để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đường đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611 “ Mua hàng”. + Tài khoản 611- “Mua hàng” dùng để phản ánh giá trị thực tế của một số vật tư, hàng hoá mua và xuất dùng trong kỳ. Tài khoản 611 - “Mua hàng” không có số dư và mở thành 2 tài khoản cấp 2 là: - TK 611.1 - Mua nguyên liệu, vật liệu - TK 611.2 - Mua hàng hoá Ngoài ra kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp này cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, trị giá xuất kho của vật liệu được tính như sau: Trị giá xuất kho = Trị giá tồn đầu kỳ+ trị giá nhập trong kỳ- Trị giá tồn cuối kỳ 3/ Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu: Theo chế độ kế toán hiện hành ở nước ta có bốn hình thức sổ sách kế toán dùng để kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất, đó là : - Hình thức “ Nhật ký sổ cái “ - Hình thức “ Chứng từ ghi sổ “ - Hình thức “ Nhật ký chứng từ “ - Hình thức “ Nhật ký chung “ Mỗi một hình thức kế toán có một hệ thống sổ sách riêng, trình tự hạch toán riêng thích hợp với từng đơn vị cụ thể và có ưu nhược điểm khác nhau. Khi vận dụng hình thức kế toán nào cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, yêu cầu quản lý, quy mô của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán để áp dụng cho thích hợp. Phần ii Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội. I/ Đặc điểm, tình hình chung của Nhà máy thiết bị Bưu điện: 1.Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện - Hà Nội là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam được thành lập từ năm 1954 với tên gọi ban đầu là: Nhà máy Thiết Bị Bưu Truyền Thanh, có nhiệm vụ sản xuất và lắp ráp các sản phẩm phục vụ cho ngành Bưu Điện và dân dụng. Trong giai đoạn này sản phẩm chủ yếu của Nhà máy bao gồm: loa truyền thanh, điện từ nam châm và một số thiết bị thô sơ khác. Đến năm 1967, do yêu cầu phát triển của đất nước Tổng cục Bưu điện đã tách Nhà máy thiết bị truyền thanh ra thành bốn nhà máy trực thuộc: Nhà máy 1, Nhà máy 2, Nhà máy 3 và Nhà máy 4 . Đầu những năm 1970, khi đất nước hoàn toàn được giải phóng và thống nhất. Lúc này kỹ thuật thông tin Bưu điện đã phát triển lên một bước mới đòi hỏi ngành Bưu Điện phải có chiến lược đầu tư theo chiều sâu, nâng cấp mạng thông tin phục vụ sự thích ứng mới của nhà máy cả trong cung cấp sản phẩm và hoạt động. Tổng cục Bưu đện lại sát nhập nhà máy 1, 2, 3 thành một Nhà máy để đáp ứng việc cung cấp các sản phẩm và hoạt động trong thời kỳ mới. Sản phẩm cung cấp đã bước đầu được đa dạng hoá với kỹ thuật cao bao gồm: Các loại thiết bị hữu tuyến, vô tuyến, thiết bị truyền thanh và thu thanh, một số sản phẩm chuyên dùng cho cơ sở sản xuất của ngành và một số sản phẩm dân dụng khác. Tháng 2 năm 1986 do yêu cầu của Tổng Cụa Bưu Điện Nhà máy lại một lần nữa tách thành 2 Nhà máy: - Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện 61 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội. - Nhà máy vật liệu điện từ loa nam châm đóng ở Thanh Xuân - Đống Đa - Hà Nội. Bước vào thập kỷ 90, thập kỷ của sự phát triển về khoa học kỹ thuật công nghệ, đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin. Nhà máy phải đương đầu với rất nhiều khó khăn, nhu cầu của thị trường ngày càng cao đòi hỏi ở tầm cao nhất về chất lượng sản phẩm. Điều này đóng vật tư quyết định đến khối lượng sản xuất, tác động đến quy mô của Nhà máy. Mặt khác do có sự chuyển đổi của nền kinh tế chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường đã ảnh hưởng không nhỏ đến sự tồn tại và phát triển của Nhà máy, đánh dấu cột mốc của sự chuyển đổi nền kinh tế nói chung và của nhà máy nói riêng. Trước yêu cầu bức thiết của tình hình mới, để tăng cường lực lượng sản xuất cũng như khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường trong nước và Quốc tế, tháng 3 năm 1993 Tổng cục Bưu điện lại một lần nữa quyết định nhập hai nhà máy trên thành Nhà máy thiết bị Bưu điện. Hiện nay, trên phạm vi cả nước hầu hết tất cả các Doanh nghiệp, các Bưu Điện huyện... đều sử dụng sản phẩm của Nhà máy. Để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi cao của thị trường Nhà máy đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu, đổi mới máy móc thiết bị, nâng cao tay nghề công nhân và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, mở rộng thị trường trong và ngoài nước (hiện nay Nhà máy mới chỉ có 1 trụ sở chính (gồm 2 cơ sở) đặt tại Hà Nội và chi nhánh đặt tại Thàng Phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng). Trong quan hệ với nhà cung cấp đầu vào nhà máy luôn phấn đấu là một khách hàng đáng tin cậy. Nhà máy đã và đang tiếp tục mở rộng mối quan hệ không chỉ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu trong nước mà cả với các nhà cung cấp nước ngoài nhằm đảm bảo đầu vào đáp ứng được tính kỹ thuật cao cho sản phẩm. Cụ thể là các nhà cung cấp đầu vào trong nước gồm có: Công ty vật tư tổng hợp (gồm: kim khí, nhựa, hoá chất...), Công ty Nhựa, Viện máy và công cụ... Còn các nhà cung cấp nước ngoài gồm có rất nhiều công ty của các nước trên thế giới và nhập chủ yếu là các thiết bị điện thoại, các nguyên liệu sản xuất như: Công ty Siemen-Đức, Alanchia-Pháp, Erisson, Alphatel, Motorola-Mỹ, Kolen, Tory,Deawo của Hàn quốc, Quang Đông-Trung Quốc, ... Để hướng tới một mạng lưới Bưu Chính Viễn Thông mang tính chất toàn cầu hoá phục vụ người tiêu dùng Nhà máy tiến hành đa dạng hoá sản phẩm bằng một số nhiệm vụ cơ bản sau: - Sản xuất các sản phẩm chủ yếu cho Viễn thông như: Máy điện thoạt các loại ( máy điện thoại ấn phím, máy điện thoại di động, máy Fax, máy Pabx); Thiết bị đo, Thiết bị đấu nối, các thiết bị đầu cuối khác. - Sản xuất một số sản phẩm phục vụ ngành Bưu chính: dấu bưu chính, dấu nhật ấn, máy in cước, máy xoá tem, cân điện tử, kìm niêm phong, ... - Sản xuất những sản phẩm phục vụ công nghiệp: chế biến, khung công tơ ba pha, loa nén và sản phẩm để xuất khẩu như : giá để Toux, công tơ. Trải qua bao thăng trầm trong lịch sử phát triển của mình, dù đã phải tách ra nhập lại nhiều lần và có những lúc tưởng như phải đóng cửa. Nhưng với quyết tâm của các cán bộ công nhân viên trong Nhà máy cũng như sự lãnh đạo tài tình của các nhà quản lý, Nhà máy đã thoát khỏi bế tắc, luôn cố gắng giữ vững và ổn định sản xuất, vươn lên và phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Là một trong tám thành viên thuộc khối công nghiệp của Tổng Công Ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, Nhà máy hạch toán độc lập, tự chủ trong sản xuất kinh doanh và để thuận tiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Nhà máy đã mở tài khoản tại Ngân hàng Công Thương khu vực Ba Đình: TK 710A.0009 - 710B. 0009 VND và TK 3001.101.001.009 USD và có giấy phép kinh doanh xuất - nhập khẩu do Bộ thương mại cấp số 1031004. Với số vốn kinh doanh ban đầu của Nhà máy là 2.439 triệu đồng nhưng tính đến cuối năm 1999 vốn kinh doanh của Nhà máy đã lên tới 196.385 triệu đồng, một con số không nhỏ thể hện sự phát triển đi lên không ngừng của Nhà máy về cả chiều rộng và chiều sâu. Ta có thể nhận thấy khả năng phát tiển của nhà máy qua một số chỉ tiêu thực tế đạt được trong những năm gần đây như sau: TT Chỉ tiêu ĐVT 1996 1997 1998 1999 1 Doanh thu 1.000 117.299.842 139.557.971 160.000.000 145.000.000 2 Lợi nhuận ,, 1.520.995 3.688.398 4.320.000 8.560.000 3 TN bq người/tháng ,, 864 1.033 1.299 1.280. 4 Tổng số lao động Người 458 523 560 460 5 Tổng quỹ lương 1.000 4.749.632 6.481.455 8.732.517 7.068.000 6 Nguyên giá TSCĐ ,, 18.739.161 34.770.986 45.000.000 59.229.019 7 Nguồn vốn SXKD ,, 8.935.880 21.106.604 28.500.000 27.420.109 8 Các khoản nộp NS ,, 5.005.222 7.048.784 8.187.159 7.891.567 - Thuế doanh thu ,, 1.873.415 2.504.517 2.871.371 3.124.784 - Thuế lợi tức ,, 532.348 1.180.287 1.382.400 1.228.728 - Thuế vốn ,, 140.467 134.316 190.000 160.000 - Thuế XNK ,, 1.864.352 2.218.438 2.543.388 2.341.793 - Nộp khác ,, 594.640 1.011.226 1.200.000 1.036.262 Bảng trên cho ta thấy lợi nhuận của Nhà máy không ngừng tăng cao, đóng góp cho nguồn thu ngân sách Nhà nước năm sau nhiều hơn năm trước, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thện rõ rệt. Một chặng đường hơn 40 năm tồn tại và phát triển tuy chưa thể coi là dài nhưng cũng không phải là ngắn đối với một Doanh nghiệp Nhà nước. Cơ sở vật chất bề thế hiện nay cùng với sự năng động nhạy bén của ban lãnh đạo chính là nền tảng vững chắc để Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện hoàn toàn yên tâm vững bước vào chặng đường phát triển tiếp theo của mình. Trong năm 2000 này, Nhà máy đã đặt ra kế hoạch sản xuất kinh doanh qua một số chỉ tiêu lớn như: - Doanh thu chưa có thuế VAT : 169 tỷ đồng. - Giá trị tổng sản lượng : 169 tỷ đồng. - Các khoản nộp Ngân sách : 4.215 triệu đồng. Trong đó: + Thuế VAT : 3.265 triệu đồng. + Thuế TNDN : 720 triệu đồng. + Thuế sử dụng vốn : 230 triệu đồng. Để đạt được chỉ tiêu đặt ra đồng thời bảo toàn và phát triển vốn, kinh doanh có lãi, giữ gìn vệ sinh môi trường... ngay từ đầu năm Nhà máy đã củng cố tổ chức và quản lý: - Lên kế hoạch đầu tư, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vốn liếng và kế hoạch nhập khẩu. - Mở rộng mạt hàng mới như ống nhựa 3 lớp, tủ nhựa Compudit, nguồn cho mạng Viễn thông, điện thoại 901, điều khiển từ xa quạt điện... - Nhà máy đang cố gắng thực hiện ISO 9002 cho dây chuyền sản xuất điện thoại (với khẩu hiệu: “ Chúng tôi cố gắng đón nhận chứng chỉ ISO 9002”), tiếp cận, khai thác công nghệ mới, tăng vòng quay của vốn, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng và trình độ cán bộ công nhân viên, hoàn thiện các điều lệ và các qui chế của Nhà nước. 2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy: Cơ chế tự hạch toán kinh doanh, cạnh tranh gay gắt như hiện nay, cùng với sự đòi hỏi khắt khe của thị trường về sản phẩm đã buộc Nhà máy phải tìm ra hướng đi cho riêng mình: “Lấy chất lượng sản phẩm là yếu tố sống còn”. - “Chất lượng là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của một Doanh nghiệp. Chính sách chất lượng của Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện là cung cấp những sản phẩm điện thoại có chất lượng phù hợp với tiêy chuẩn ngành Bưu Chính Viễn Thông và tiêu chuẩn Viễn Thông Quốc Tế”. Trong sản xuất kinh doanh Nhà máy luôn luôn ton trọng nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng và tìm mọi biện pháp để thoả mãn nhu cầu đó. Chính vì vậy Nhà máyđã xây dựng, triển khai hệ thống đảm bảo chất lượng theo kiểu ISO 9002/TCVN, ISO 9002 1996 cho sản phẩm điện thoại. Ban lãnh đạo của Nhà máy yêu cầu toàn thể cán bộ công nhân viên Nhà máy phải nắm vững chính sách chất lượng, cùng nhau hợp tác xây dựng kế hoạch, thực hiện và duy trì hệ thống chất lượng của Nhà máy.- Kế hoạch sản xuất được dựa trên nhu cầu thị trường chứ không còn do Nhà nước giao như trước đây. Nhà máy cũng rất chú trọng đến công tác xây dựng chiến lược tiêu thụ sản phẩm trong nước và tăng cường thâm nhập vào thị trường nước ngoài. II. Đặc điểm qui trình công nghệ và hệ thống tổ chức quản lý, sản xuất của nhà máy. 1- Đặc điểm qui trình công nghệ: Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện là một Doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng về Bưu Chính Viễn Thông cho toàn quốc. Do mạng lưới Bưu Chính Viễn Thông của nước khá phức tạp, có sự đầu tư của nhiều nước trên Thế giới như: Pháp, Mĩ, úc... vì vậy sản phẩm của nhà máy sản xuất bao gồm nhiều loại khác nhau điều này đã làm ảnh hưởng tới qui trình công nghệ sản xuất phức tạp, qua nhiều bước công việc. Từ khi đưa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là cả một quá trình liên tục, khép kín được phác hoạ qua sơ đồ sau: Sơ đồ qui trình công nghệ của nhà máy. Vật tư Sản xuất Bán thành Phẩm Bán thành phẩm Lắp ráp mua ngoài Thành phẩm Có thể miêu tả sơ đồ trên như sau: Vật liệu từ kho vật tư chuyển đến phân xưởng sản xuất sau đó chuyển sang kho bán thành phẩm (nếu là sản phẩm đơn giản thì sau khâu này trở thành sản phẩm hoàn chỉnh chuyển thẳng tới kho thành phẩm ) tiếp theo chuyển đến phân xưởng lắp ráp, cuối cùng là nhập kho thành phẩm. Suốt quá trình đó có kiểm tra chất lượng, loại bỏ sản phẩm hỏng, sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. 2. Đặc điểm hệ thống tổ chức quản lý và sản xuất của nhà máy: Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn háo cao và để hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý sản xuất, hệ thống tổ chức quản lý của Nhà máy được sắp xếp thành từng phòng ban, từng phân xưởng. Hiện nay Nhà máy có khoản 600 lao động. Ban lãnh đạo của nhà máy gồm 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 10 phòng ban chức năng và 10 phân xưởng sản xuất. Giữa các phòng ban đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ban giám đốc thực hiện quản lý vĩ mô, đưa ra quyết định chung chỉ đạo toàn bộ hoạt động của Nhà máy. 2.1/. Ban giám đốc và các phòng ban: * Giám đốc: Là người có nghĩa vụ trong việc quản lý mọi hoạt động của nhà máy và chịu trách nhiệm với Nhà nước và pháp luật về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh. * Phó giám đốc: Phó Giám đốc Kinh doanh, Phó Giám đốc Kỹ thuật trợ lý cho giám đốc và theo dõi, điều hành các công việc dựa trên quyền quyết định. * Các phòng ban: Hệ thống quản lý theo chức năng (thông qua các trưởng phòng rồi đến từng nhân viên). Có một số rất ít các bộ phận theo phương pháp trực tuyến. Bao gồm: + Phòng đầu tư phát triển: Xây dựng kế hoạch chiến lược ngắn, dài hạn, nghiên cứu cải tiến bổ xung dây truyền công nghệ. + Phòng kỹ thuật: Theo dõi thực hiện các qui trình công nghệ; nghiên cứu chế tạo những sản phẩm mới, tính toán các thông số kỹ thật đưa vào sản xuất. + Phòng kế toán thống kê: Kiểm tra theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy; Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày ở nhà máy; Theo dõi cơ cấu vốn và nguồn hình thành nên tài sản của nhà máy. + Phòng vật tư: Lập kế hoạch vật tư, cung cấp nguyên vật liệu và bán sản phẩm trên cơ sở kế hoạch và các hợp đồng ký kết. + Phòng Marketing: Tổ chức tiêu thụ bán sản phẩm; Tiếp xúc với khách hàng; Thăm dò, lập kế hoạch tiêu thụ đáp ứng đúng theo yêu cầu thị trường. + Phòng tổ chức lao động tiền lương: Tổ chức lao động sản xuất, quản lý nhân sự, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động. Ngoài ra còn có các nhiệm vụ khác như: Lập các kế hoạch về bảo hộ lao động, điều độ kế hoạch sản xuất +Phòng kỹ thuật: theo dõi thực hiện các qui trình công nghệ, nghiên cứu, cải tiến và chế tạo những sản phẩm mới, tính toán các thông số kỹ thuật đưa váo sản xuất, quản lý và đảm bảo chất lượng sản phẩm. + Phòng hành chính: nghiên cứu, vận dụng các pháp chế, tiếp khách, tổ chức quản lý con dấu của Nhà máy và tiến hành thực hiện các công việc hành chính trong nội bộ Nhà máy. Ngoài ra còn có phòng bảo vệ, phòng kinh doanh điện thoại, phòng điều độ 3 cũng có những chức năng tương ứng. 2.2/. Cơ cấu tổ chức sản xuất và nhiệm vụ của các phân xưởng: Cơ cấu tổ chức của Nhà máy được chia làm nhiều phân xưởng. Các phân xưởng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một dây chuyền khép kín và sản xuất hàng loạt hoặc đơn chiếc tuỳ theo từng nhu cầu của thị trường. Mối quan hệ mật thiết với nhau của các phân xưởng được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ dây chuyền sản xuất PX1 PX2 PX7 PX3 PX6 PX5 PXPVC cứng PXPVC mềm PX4 PX8 + Phân xưởng 1: Là phân xưởng cơ khí, nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất khuôn mẫu sản phẩm cho các phân xưởng khác. + Phân xưởng 2: Nhiệm vụ chính là đột, dập, chế tạo (sơn, hàn) cung cấp cho các phân xưởng khác nhưng vẫn có nhiệm vụ lắp ráp sản phẩm. + Phân xưởng sản xuất số 3 và số 4: Đây là hai phân xưởng cơ khí ở khu vực Thượng đình chuyên sản xuất loa, ngoài ra còn có tổ cuốn biến áp, tổ cơ điện. Nhiệm vụ chung là sản xuất loa từ nam châm. + Phân xưởng 5: Là phân xưởng Bưu chính, sản xuất những sản phẩm Bưu chính như dấu nhật ấn, kìm niêm phong. + Phân xưởng 6: Phân xưởng sản xuất các sản phẩm ép nhựa đúc và các sản phẩm lắp ráp điện dân dụng. + Phân xưởng 7: Phân xưởng chuyên sản xuất và lắp ráp các thiết bị điện tử hiện đại do toàn bộ các lao động trẻ có kỹ thuật điều hành. + Phân xưởng 8: Phân xưởng lắp ráp loa. + Phân xưởng PVC cứng- mềm: Sản xuất ống nhựa cứng - mềm. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất có thể được phác hoạ qua sơ đồ sau đây: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của Nhà máy thiết bị Bưu điện. Ban Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng vật tổ chức Mar- kỹ kế toán đầu tư hành bảo KD điều tư và keting thuật thống phát chính vệ điện độ LĐTL kê triển thoại 3 PX1 PX2 PX3 PX4 PX5 PX6 PX7 PX8 PXPVC cứng PXPVC mềm Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo. Quan hệ cung cấp. III- Thực trạng Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện: 1- Tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán là một bộ phận không thể thiếu được đối với bất kỳ một loại hình Doanh nghiệp, quy mô và lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà bộ máy kế toán của các Doanh nghiệp được tổ chức sao cho phù hợp với mục đích, yêu cầu về thông tin kế toán của mình. Bộ máy kế toán của Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện được tổ chức theo kiểu kết hợp giữa tập chung và phân tán, và để phục vụ tốt hơn cho việc ghi chép, cập nhật, tổng hợp thông tin tài chính kế toán một cách chính xác và nhanh chóng, Nhà máy đã trang bị cho phòng kế toán thống kê máy vi tính, thiết bị văn phòng... khá đầy đủ và hiện đại. Ngay từ đầu khi mới thành lập, Nhà máy đã tiến hành hạch toánhạch toán độc lập. Bộ máy kế toán của Nhà máy có nhiệm vụ thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh dưới hình thức tiền tệ vốn, theo dõi nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong nhà máy, hạch toán chi tiết các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho ban lãnh đạo nhà máy Phòng kế toán thống kê của Nhà máy 7 người làm việc trực tiếp tại Nhà máy và 9 người làm việc phân tán tại các cơ sở và chi nhánh. Tại Nhà máy bao gồm: 1 kế toán trưởng và 6 kế toán viên đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau: + Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng) : Chỉ đạo tất cả các bộ phận kế toán về mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp. Thay mặt giám đốc tổ chức công tác kế toán của nhà máy, đồng thời là người trực tiếp thông báo, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho ban giám đốc Nhà máy. + Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán phần hành khác cung cấp; đảm nhiệm công việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ báo cáo lập báo cáo tài chính. + Kế toán tài sản cố định và thống kê tổng hợp: Theo dõi biến động của tài sản cố định, kế toán tài sản cố định mở thẻ tài sản cố định cho từng loại tài sản một. Cuối tháng căn cứ vào nguyên giá tài sản phản ánh lên thẻ tài sản cố định, tiến hành trích khấu hao, lập bảng tổng hợp tính và phân bổ khấu hao. + Kế toán vật liệu: có nhiệm vụ phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính toán kiểm tra số lượng và giá trị Nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời Nguyên vật liệu thừa, thiết, kém phẩm chất giúp Nhà máy có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có tthể xảy ra. + Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: Ghi chép theo dõi và phản ánh thường xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Kế toán tiền lương: Theo dõi, ghi chép và tính toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên theo từng hình thức lương sản phẩm hoặc lương thời gian. + Kế toán tiêu thụ hàng gửi bán: phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xuất bán, gửi bán sản phẩm, tính toán chính xác các khoản bị giảm trừ và thanh toán với ngân sách các khoản thuế phải nộp. Ngoài ra còn phải tính các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ và xác định kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm. Các phần hành kế toán trên hoạt động đọc lập nhưng luôn có sự hỗ trợ, bổ sung cho nhau trong công việc và được thể hiện qua sơ đồ sau: Cơ cấu bộ máy kế toán ở Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng) Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán TSCĐ và NVL tiền lương tiêu thụ ngân hàng thống kê SL hàng gửi bán 2- Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy được tổ chức dựa trên đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, phù hợp với trình độ và yêu cầu quản lý. Hiện nay nhà máy đang áp dụng hình thức “ Nhật ký chung ” . Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này như sau: - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. - Trường hợp đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10 ... ngày ) hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có ). - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, sổ kế toán liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm có: +/ Sổ Nhật ký chung. +/ Sổ Nhật ký mua hàng. +/ Số cái TK 152, 621, 627 ... +/ Sổ chi tiết TK 152, 621, 331 ... Có thể mô tả hệ thống sổ sách và trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung bằng sơ đồ sau : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Chứng từ gốc: FNK, FXK hoá đơn bán hàng phiếu chi, phiếu thu Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký các TK Sổ (thẻ) kế toán (NK mua, bán hàng) (NK quỹ, Nk tạm ứng) chi tiết (TK 152) Sổ tổng hợp các tài khoản (Sổ tổng hợp TK 152) Sổ cái (TK 152) Sổ tổng hợp chi tiết TK 152 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu. 3- Tổ chức áp dụng hệ thống tài khoản: Căn cứ vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các quy định chung về chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành ngày 01/01/1995, Nhà máy đã sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản ban hành. Tuy nhiên, trong công tác kế toán có một số tài khoản mà nhà máy không sử dụng như: TK 128 - Đầu tư ngắn hạn khác. TK 113 - Tiền đang chuyển. TK 151 - Hàng mua đang đi đường. TK 156 - Hàng hoá. Một số tài khoản khác như: TK 213, TK 228, TK 229, TK 631 ... Ngoài ra, là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn, có 3 trung tâm đặt tại 3 miền (Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà nẵng), do đó để tiện theo dõi các khoản phải thu nội bộ, tài khoản 136 được chi tiết theo từng trung tâm: TK 136.1 - Phải thu nội bộ trung tâm 1. (Hà Nội). TK 136.2 - Phải thu nội bộ trung tâm 2. (Đà Nẵng). TK 136.3 - Phải thu nội bộ trung tâm 3. (TP HCM). Để huy động được nguồn tài chính cần thiết kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh (nhà máy không chỉ huy động vốn từ ngân hàng). Nhà máy đã năng động trong việc huy động nguồn vốn ngay từ cán bộ công nhân viên, với khoản huy động này doanh nghiệp đã sử dụng các tài khoản như TK 311, TK 341, TK 344. * Báo cáo mà Nhà máy sử dụng là cả 4 báo cáo do bộ tài chính quy định: - Mẫu số B01 - DN: Bảng cân đối kế toán. - Mẫu số B02 - DN: Báo cáo kết quả kinh doanh. - Mẫu số B03 - DN: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Mẫu số B09 - DN: Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính Doanh nghiệp được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp nhất và tình hình tài chính của Doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. 4 - Tổ chức chứng từ : Xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh tại nhà máy, công tác tổ chức kế toán được áp dụng ở đây chủ yếu là phân tán. Như trên đã trình bày, quy mô hoạt động của nhà máy lớn, để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán thì tại mỗi trung tâm có tổ chức hạch toán độc lập. Vào cuối mỗi tháng hoặc cuối mỗi quý các cơ sở đó phải đối chiếu số liệu sổ sách với cơ sở chính ( 61- Trần phú ), kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu và xác định kết quả lỗ lãi của hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn bộ Nhà máy. Có thể nói, hệ thống ghi chép sổ sách của nhà máy vừa mang tính chất phân tán vừa mang tính chất tập trung. Đặc điểm này giúp cho việc tổ chức sử dụng, lưu chuyển chứng từ của nhà máy hợp lý và khoa học hơn nhiều. 5- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Do nguyên vật liệu của nhà máy rất nhiều loại. Sản phẩm làm ra rất đa dạng, phong phú, để hạch toán hàng tồn kho nhà máy áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Việc áp dụng phương pháp này giúp cho kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi chính xác về cả số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho được phân bổ cụ thể, thuận lợi, tuy nhiên không tránh khỏi nhược điểm là phải mất nhiều thời gian, công sức trong hạch toán, lưu chuyển và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận. IV/ thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện - hà nội: 1.Đặc điểm về Nguyên vật liệu và công tác tổ chức Nguyên vật liệu Nhà máy: Nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu là các loại nhựa để sản xuất vỏ điện thoại, các loại thép, Inox để sản xuất các sản phẩm linh kiện khác phục vụ cho việc sản xuất các sản phẩm của ngành Bưu Chính như: thùng thư, tủ hộp đầu dây... Ngoài các Nguyên vật liệu trên Nhà máy còn sử dụng một số Nguyên vật liệu có tính chất kỹ thuật cao dùng cho sản xuất sản phẩm mang tính kỹ thuật cao của ngành Bưu Chính Viễn Thông như: cân điện tử... Nguyên vật liệu này hầu như đề nhập từ nước ngoài. Nói chung Nguyên vật liệu của Nhà máy không có những đặc điểm đặc biệt nhưng phần nào cũng mang đặc thù của ngành Bưu Chính Viễn Thông. Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên về quy mô sản xuất nên yếu tố đầu vào (ở đây là Nguyên vật liệu) cũng ngày càng đa dạng và phong phú hơn cả về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại. Trong điều kiện hiện nay, việc đáp ứng đầy đủ về nguyên vật liệu ấy không chỉ đơn thuần là nhập từ các nhà cung cấp trong nước mà cả với nhà cung cấp nước ngoài để đáp ứng tính kỹ thuật cao cho sản phẩm (thường là những loại nguyên vật liệu thuộc lĩnh vực điện tử viễn thông mang tính chất khoa học kỹ thuật cao) Đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh chính của nhà máy, ngay từ công tác tổ chức tiếp nhận vật tư, nhà máy có bộ phận tổ chức tiếp nhận nhanh chóng, chính xác cả số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật quy định tạo điều kiện cho việc hoàn thành kế hoạch, nâng cao việc sử dụng nguyên vật liệu, làm giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc quản lý, nhà máy đã sử dụng 5 kho để lưu trữ vật liệu. Mỗi kho đều có thủ kho riêng có trách nhiệm theo dõi vật liệu về số lượng cũng như chất lượng. Trong công tác hạch toán, mỗi loại vật liệu được phản ánh trên một tài khoản riêng. Thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục nhập, xuất và luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên kế toán vật liệu chưa sử dụng đến “ Sổ danh điểm vật tư ” nên việc theo dõi sự biến động của vật tư gặp khó khăn và phức tạp hơn. 2. Phân loại nguyên vật liệu ở nhà máy: Với quy mô sản xuất được mở rộng cả về chiều rộng và chiều sâu, hiện nay nguyên vật liệu được sử dụng trong nhà máy gồm có gần 2.000 loại khác nhau, với đặc điểm, quy cách, chủng loại khác nhau, với vai trò công dụng, đặc tính kỹ thuật khác nhau. Xuất phát từ vấn đề này để tiện cho công việc theo dõi của các bộ phận liên quan như: Phòng kế hoạch, phòng vật tư, phòng kế toán thống kê ... và trực tiếp là thủ kho. Nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: +/ Vật liệu chính: Bao gồm sắt, thép, bán thành phẩm mua ngoài, nhựa, linh kiện điện tử... +/ Vật liệu phụ: Giấy viết, hoá chất, băng dính... +/ Nhiên liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất như: Xăng, dầu nhờn +/ Phụ tùng thay thế các loại: Mũi khoan, taro, đá mài ... 3. Đánh giá nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện : Đây là một công việc quan trọng, do sử dụng quá nhiều Nguyên vật liệu khác nhau cho nên việc đánh giá chính xác Nguyên vật liệu là rất cần thiết. Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu để ghi chép vào sổ sách kế toán một cách chi tiết thống nhất, hợp lý. 3.1- Đánh giá vật liệu nhập kho: +/ Thông thường nguyên vật liệu nhập về được giao tận nơi (tại nhà máy), có nghĩa là trong trường hợp này giá bán ghi trên hoá đơn là giá vật liệu nhập kho cộng (+) với các loại chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo thoả thuận trong hợp đồng nhà máy phải chịu. +/ Trong những trường hợp nhất định bộ phận cung ứng vật tư phải đến tận nơi cần thu mua để xem xét chất lượng, quy cách, chủng loại, giá cả vật tư để có thể trực tiếp liên hệ mua và vận chuyển về kho. Khi đó kế toán hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) chi phí thu mua ( công tác phí, chi phí vận chuyển ...). +/ Trong thực tế, do yêu cầu đòi hỏi của sản xuất cũng như đáp ứng yêu cầu tiêu dùng ngày càng cao của một số sản phẩm mà một số nguyên vật liệu phải nhập từ nước ngoài như: Kính hiển vi điện tử, máy xoá tem ... thì người cung cấp giao tận cầu cảng. +/ Trong trường hợp này kế toán hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển vật liệu về kho. Tuy nhiên, trong cả 3 trường hợp nêu trên khi doanh nghiệp áp dụng luật thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT, khi nhập kho vật liệu thì trị giá thực tế được ghi theo giá hoá đơn. Thuế GTGT (10% giá hoá đơn) được hạch toán riêng vào tài khoản 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ ”(TK 13312-Thuế GTGT được khấu trừ đối với hàng hoá nhập khẩu). +/ Trong trường hợp đơn vị bán hàng áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì khi đó đơn vị bán sẽ sử dụng một loại hoá đơn riêng, đó là hoá đơn GTGT.  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 02 GTTT-3LL Liên 2 : Giao khách hàng. BD/99-B: Ngày tháng năm. No Đơn vị bán : Địa chỉ : Số TK: Điện thoại: Mã số : Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Địa chỉ : Số TK: Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền bán hàng: Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu ) Trường hợp này, giá ghi trên hoá đơn là giá bao gồm cả thuế GTGT đầu ra của đơn vị bán. Số thuế này nhà máy không được khấu trừ khi hạch toán vật liệu nhập kho. +/ Với những loại vật liệu do nhà máy tự gia công chế biến như: Vỏ hộp đấu dây, vỏ thùng thư, hộp điện thoại ... thì giá thực tế vật liệu nhập kho được tính như sau: Giá thực tế vật = Giá thực tế + Chi phí liệu nhập kho vật liệu xuất chế biến chế biến +/ Đối với những vật liệu phải thuê ngoài gia công chế biến thì: Giá thực tế vật = Giá thực tế vật liệu ghi + Chi phí liệu nhập kho trên hoá đơn xuất chế biến chế biến 3.2- Đánh giá vật liệu xuất kho: Với một khối lượng lớn nguyên vật liệu được xuất thường xuyên cho nhiều mục đích khác nhau phục vụ sản xuất, do vậy để thuận tiện cho việc hạch toán vật liệu xuất kho, nhà máy sử dụng giá hạch toán. Khi sử dụng giá hạch toán (thường lấy giá từ cuối năm trước) thì căn cứ vào giá trị của khối lượng nguyên vật liệu xuất ra tính theo giá hạch toán đó, cuối kỳ tính giá thực tế và điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế vật liệu xuất kho qua hệ số giá (H). Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ H = Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ Trong thực tế, khối lượng nguyên vật liệu của nhà máy tồn kho ít do xác định được mức dự trữ hợp lý, nguyên vật liệu được nhập vào liên tục và cũng được sử dụng ngay cho sản xuất. Mặt khác thị trường vật liệu hiện nay cũng rất đa dạng, do đó khi nhu cầu sản xuất đòi hỏi, bộ phận cung ứng có thể dáp ứng để sản xuất ngay, nên thời gian thu mua và đưa vào sản xuất ngắn, cho nên giá thực tế của vật liệu xuất kho thường xấp xỉ bằng giá thực tế của vật liệu nhập kho (trừ những loại nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài). Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chẳng hạn nhập một lô hàng lớn và xuất ngay thì giá xuất kho của vật liệu được tính theo giá thực tế của từng lô hàng. 4. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện: 4.1 - Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu tại nhà máy, kế toán sử dụng tài khoản sau: +/ TK 152 - “ Nguyên liệu, vật liệu ”. +/ Các tài khoản phản ánh phương thức thanh toán với nhà cung cấp như TK 111, TK 112, TK 141, TK 331 ... +/ Các tài khoản phản ánh quá trình xuất kho phục vụ cho các mục đích khác nhau như : TK 621, TK 627, TK 641, TK 642 ... Do đặc thù của nhà máy về phương thức mua vật liệu nên kế toán không sử dụng tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đường”. Nội dung, kết cấu của các tài khoản nêu trên đã được trình bày ở phần thứ nhất “ Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất ”. ở phần này chỉ xin đề cập đến những tài khoản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu. 4.2- Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy thiết bị Bưu điện: Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật tư là đòi hỏi phải theo dõi, phản ánh chặt chẽ tình hình nhập-xuất- tồn kho vật liệu theo những thứ, những loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Tổ chức thực hiện được toàn bộ các công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng trước hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan tới nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế Nhà máy chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành chi tiết vật liệu gồm: Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Để phù hợp với quy mô sản xuất thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính và trình độ chuyên môn của thủ kho, kế toán chi tiết thực hiện theo phương pháp “ Ghi thẻ song song ”. Theo phương pháp này, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán như sau: +/ Tại kho, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ về mặt số lượng. Định kỳ (nửa tháng một lần) sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất cho kế toán vật liệu. +/ Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên kế toán vật liệu sẽ tiến hành phân loại, xắp xếp theo thứ tự phiếu nhập kho, xuất kho riêng. Sau đó tiến hành ghi chép vào các sổ thẻ chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và làm báo cáo tài chính. a.- Kế toán chi tiết nhập vật liệu: a.1- Thủ tục nhập vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức nguyên vật liệu, phòng vật tư tính toán, xác định mức độ nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm nhất định, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng kỳ, phòng vật tư mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua vật liệu, sau đó được sự đồng ý (ký duyệt) của giám đốc hoặc phó giám đốc, phòng vật tư cử người đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán theo thời hạn nhất định. * Thủ tục nhập kho do mua ngoài: Tại Nhà máy, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài với khối lượng và giá trị rất lớn. Để đảm bảo chất lượng sản phẩm làm ra cũng như đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất, trước khi nhập kho vật liệu, nhà máy tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm trong những trường hợp cần thiết. Thủ tục nhập kho được tiến hành tuỳ thuộc vào từng hình thức thanh toán cụ thể. Chẳng hạn, khi người bán vận chuyển nguyên vật liệu đến cho nhà máy, căn cứ vào hoá đơn bán hàng như sau: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B Ngày 05 tháng 03 năm 2000. No: 042988 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương mại Tràng Thi - CHTMDV Thuốc Bắc Địa chỉ : 24 Thuốc Bắc Số TK: Điện thoại MS : 01 00107437 - 1 Họ tên người mua hàng: Ninh Đức Thắng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bưu điện . Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh toán: TGNH MS : 01 00686865 - 1 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Nhôm cuộn Kg 404 21818,4 8.814.634 Cộng tiền hàng: 8.814.634 Thuế suất : 10% Tiền Thuế GTGT 881.463 Tổng cộng tiền thanh toán 9.696.097 đ Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu, sáu trăm chín sáu nghìn không trăm chín bẩy đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ hoá đơn số 042988 tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau: Tổng công ty BC-VT Việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hợp đồng số 108-00 ngày 03 tháng 03 năm 2000 giữa Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội (bên mua ) và Công ty Thương mại Tràng Thi (bên bán). Căn cứ vào một số hoá đơn chứng từ khác có liên quan . Hôm nay, Ngày 05/03/2000, vào hồi 8 giờ 30 phút, chúng tôi gồm có: Bà Nguyễn Tân Chung - Phó GĐ kỹ thuật Ông Ninh Đức Thắng - Trưởng phòng vật tư. Bà Võ Minh Huệ - Kế toán vật tư Bà Nguyễn Thị Thanh - Thủ kho vật tư - dụng cụ Ông Hoàng Công Sơn - Phòng Kỹ thuật Cùng tiến hành kiểm tra lô hàng nhập khẩu với nội dung sau: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Chất lượng Ghi Theo HĐ Thực nhập chú 1 Nhôm cuộn 1,2m*1m Kg 404 404 Có 2 kg nhôm không đúng chủng loại Kết luận của ban kiểm nghiệm: Có 02 kg không đúng chủng loại 1,2mx1 m. Biên bản hoàn thành vào lúc 11 giờ 30 phút cùng ngày. Phó GĐ kỹ thuật P.KTTK Phòng vật tư Thủ kho P. Kỹ thuật (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho được chia làm 3 liên; 1 liên lưu lại phòng vật tư , 1 liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi vào thẻ và sổ kế toán chi tiết (sổ nhập vật liệu, các sổ nhật ký đặc biệt); 1 liên giao cho người bán. Thông thường mỗi loại vật liệu sẽ được lập một phiếu nhập kho, nhưng cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều vật liệu. ở đây sau khi vật liệu được kiểm nghiệm, phòng vật tư lập phiếu nhập kho số 258. Tổng công ty BC-VT Việt Nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu nhập kho số: 258 Ngày 05 tháng 03 năm 2000. Nhập của : Công ty Thương Mại Tràng Thi Theo chứng từ: HĐ Số : 042988 Ngày 05/03/2000 Nhập tại kho: Vật tư Thượng Đình STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Nhôm cuộn Kg 404 404 21818,4 8.814.634 Thuế VAT 10% 881.463 Vận chuyển 40.000 Tổng: 9.696.097 đ Bằng chữ: Chín triệu, sáu trăm chín sáu nghìn không trăm chín bẩy đồng chẵn./. Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào số lượng nhập kho và giá đơn vị để tính ra tổng số tiền thanh toán cho người bán (bao gồm cả các khoản chi phí khác như vận chuyển, bốc dỡ, ... các loại thuế (nếu có). Tuỳ theo yêu cầu của người bán (hoặc đã thoả thuận trong hợp đồng) mà thủ quỹ thanh toán theo các hình thức khác nhau và vào sổ chi tiết, các nhật ký tương ứng. Trong trường hợp này Doanh nghiệp thanh toán theo hình thức Tiền gửi ngân hàng cho nên thủ quỹ sẽ viết giấy uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng nơi Nhà máy đã mở tài khoản. Đơn vị:.. .. .. uỷ nhiệm chi Số: 104 Chuyển khoản, chuyển tiền, thư, điện Lập ngày 05 tháng 03 năm 2000 Tên đơn vị trả tiền: Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Phần do ngân hàng ghi: Số tài khoản:.. .. .. TK nợ Tại ngân hàng: Sở giao dịch NH Công thương VN 710A-0009 Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Thương Mại Tràng Thi TK có Số tài khoản: .. .. Tại ngân hàng Ngoại thương VN Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu sáu trăm chín mươi Số tiền viết bằng số: sáu nghìn không trăm chín mươi bảy đồng chẵn ./. 9.696.097 Nội dunh thanh toán: Trả tiền mua nhôm cuộn. Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B KT Chủ TK ghi sổ ngày .. .. .. ghi sổ ngày 05/03/2000 KT KTT KT KTT Sau khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng gửi về thủ quỹ tiến hành vào sổ Nhật ký Tiền gửi ngân hàng rồi giao chứng từ có liên quan cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu trong kỳ. Tổng Công ty BCVTVN nhật ký quỹ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền gửi VND) TK: 112 Quý 3/2000 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. .. .. 042988 05/03 Trả tiền cho Cty TM Tràng Thi 152 112 9.696.097 .. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng phát sinh: 704.363.672 Kế toán trưởng Người lập biểu + Trường hợp thanh toán bằng tạm ứng: thì thủ tục được tiến hành như sau: trước hết phòng vật tư sẽ viết giấy đề nghị chi gửi cho kế toán Nguyên vật liệu. Tổng Công ty BCVTVN Nợ.. .. .. Số:130 Nhà máy TBBĐ Đề nghị chi Đề nghị chi cho : Tống Xuân Hồng Đơn vị công tác : Phòng VT Số tiền : 15.000.000 Viết bằng chữ : Mười năm triệu đồng chẵn ./. Lý do chi : Chi tạm ứng mua vật tư. Duyệt Phòng VT Người đề nghị chi. Sau khi nhận được đề nghị chi kế toán vật liệu viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền. Mẫu:.. .. Đơn vị: Nhà máy TBBĐ phiếu chi số: 134 Ngày 06 tháng 03 năm 2000 Nợ: .. .. .. .. Có: .. .. .. .. Họ tên người nhận tiền : Tống Xuân Hồng. Địa chỉ : Phòng VT. Lý do chi : Chi tạm ứng mua vật tư. Số tiền : 15.000.000 (viết bằng chữ): Mười năm triệu đồng chẵn ./. Kèm theo đề nghị chi chứng từ gốc số 130. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười năm triệu đồng chẵn./. Thủ trưởng Kế toán trưởng Người Thủ quỹ Người đơn vị lập phiếu nhận tiền Sau khi mua được hàng kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn tính lại số tiền chi mua vật liệu đã tạm ứng nếu thừa thì thu lại, thiếu thì bổ sung thêm. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B Ngày 06 tháng 03 năm 2000. No: 043896 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng bách hoá tổng hợp Địa chỉ : 68 Trần Phú Số TK: Điện thoại MS : Họ tên người mua hàng: Tống Xuân Hồng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bưu điện . Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh toán: TM MS : Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cụm khoá Inox cái 500 18.000 9.000.000 2 Ecu + Rong đen bộ 700 850 595.000 3 Keo dog hộp 50 12.000 600.000 Cộng tiền hàng: 10.195.000 Thuế suất : 10% Tiền Thuế GTGT 1.019.500 Tổng cộng tiền thanh toán 11.214.500 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu hai trăm mười bốn nghìn năm trăm đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Sau đó kế toán căn cứ vào hoá đơn số 043896 tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư tương tự như hoá đơn 042988. Tiếp đó bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho. Tổng công ty BC-VT Việt Nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu nhập kho số: 270 Ngày 06 tháng 03 năm 2000. Nhập của : Cửa hàng bách hoá tổng hợp Ba Đình. Theo chứng từ: HĐ Số : 043896 Ngày 06/03/2000 Nhập tại kho: Vật tư Thượng Đình STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Cụm khoá Inox cái 500 500 18.000 9.000.000 2 Ecu + Rong đen bộ 700 700 850 595.000 3 Keo dog hộp 50 50 12.000 600.000 Cộng: 10.195.000 Thuế VAT: 10 % 1.019.500 Tổng: 11.214.500 Bằng chữ: Mười một triệu hai trăm mười bốn nghìn năm trăm đồng chẵn./. Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phòng vật tư viết giấy đề nghị thu gửi cho kế toán vật liệu đề nghị thu lại số tiền tạm ứng mua vật tư thừa. Tổng Công ty BCVTVN Nợ.. .. .. Số:150 Nhà máy TBBĐ Đề nghị thu Đề nghị thu của : Tống Xuân Hồng Đơn vị công tác : Phòng VT Số tiền : 3.785.500 Viết bằng chữ : Ba triệu bảy trăm tám mươi năm nghìn năm trăm đồng chẵn ./. Lý do thu : Thu lại tạm ứng. Duyệt Phòng VT Người đề nghị thu. Kế toán Nguyên vật liệu viết phiếu thu chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ thu lại tiền và ký nhận. Mẫu: số 01- TT Đơn vị: Nhà máy TBBĐ phiếu thu QĐ số:1141-TC/CĐKT 1/11/95 của Bộ TC Ngày 06 tháng 03 năm 2000 Nợ: .. .. .. .. Có: .131. .. .. .. Họ tên người nộp tiền : Tống Xuân Hồng. Địa chỉ : Phòng VT. Lý do nộp : Nộp lại tạm ứng. Số tiền : 3.785.500 (viết bằng chữ): Ba triệu bảy trăm tám năm nghìn năm trăm đồng chẵn ./. Kèm theo đề nghị thu chứng từ gốc số 150. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười năm triệu đồng chẵn./. Thủ trưởng Kế toán trưởng Người Thủ quỹ Người đơn vị lập phiếu nhận tiền Căn cứ vào giấy đề nghị chi, đề nghị chi, phiếu thu, phiếu chi và hoá đơn số:043896 kế toán vật liệu vào sổ Nhật ký Tạm ứng. Tổng Công ty BCVTVN nhật ký tạm ứng Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho TK tạm ứng) TK: 141 Quý 3/2000 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. PC 130 06/03 Hồng tạm ứng mua NVL. 141 111 15.000.000 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. PT 150 06/03 Hồng nộp lại tám ứng. 111 141 .. .. 3.785.500 .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000 128.475.438 Kế toán trưởng Người lập biểu và vào sổ Nhật ký quỹ tài khoản 111. Tổng Công ty BCVTVN nhật ký quỹ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền mặt VND) TK: 111 Quý 3/2000 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. 043896 06/03 Tră cửa hàng BHTH Ba Đình 152 111 112.214.500 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000: 591.127.742 Kế toán trưởng Người lập biểu + Trường hợp thanh toán bằng trả chậm: căn cứ vào hoá đơn kế toán vật liệu vào sổ Nhật ký mua hàng (thanh toán với người bán). Hoá đơn bán hàng Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B Ngày 07 tháng 03 năm 2000. No: 035514 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Lan Địa chỉ : 55 Thuốc Bắc Số TK: Điện thoại MS : 0100120195-3 Họ tên người mua hàng: Anh Hùng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bưu điện . Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh toán: Ttả chậm MS : Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vỏ tủ TS 150*2 cái 500 45.000 22.500.000 2 Núm cao su cái 1000 325 325.000 3 Móc cài cái 2000 1050 2.100.000 Cộng tiền hàng: 24.925.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai tư triệu chín trăm hai năm nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn số 035514 lập biên bản kiểm nghiệm vật tư sau đó lập phiếu nhập kho. Tổng công ty BC-VT Việt Nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu nhập kho số: 300 Ngày 07 tháng 03 năm 2000. Nhập của : Cửa hàng Lan 55 Thuốc Bắc. Theo chứng từ: HĐ Số : 035514 Ngày 07/03/2000 Nhập tại kho: Vật tư Thượng Đình STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Vỏ tủ TS 150* 2 cái 500 500 45.000 22.500.000 2 Núm cao su cái 1000 1000 325 325.000 3 Móc cài cái 2000 2000 1050 2.100.000 Cộng: 24.925.000 Tổng: 24.925.000 Bằng chữ: Hai tư triệu chín trăm hai năm nghìn đồng chẵn./. Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn số 035514 và phiếu nhập kho số 300 vào Nhật ký mua hàng (thanh toán với người bán). Tổng Công ty BCVTVN nhật ký mua hàng Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng để thanh toán với người bán) TK: 331 Quý I/2000 Chứng từ Diễn giải TK ghi nợ Ghi có TK 331 Số Ngày 152 153 TK# Tháng 1 Tháng 2 .. .. Tháng 3 .. .. 035514 07/03 Cửa hàng Lan 55 Thuốc Bắc 152 24.925.000 .. .. Cộng Q I/2000 13.525.365.646 * Thủ tục nhập lại kho do cần đổi chủng loại hoặc do sử dụng không hết nhập lại kho: Thông thường đối với trường hợp này, trước hết phải căn cứ vào “biên bản kiểm kê vật tư ”hoặc phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do từng phân xưởng lập ra và trình lên phòng vật tư, nếu được sự đồng ý của bộ phận cung ứng vật tư thì mới viết phiếu nhập kho. Nhưng ở Nhà máy thiết bị Bưu điện không sử dụng “Biên bản kiểm kê vật tư ” hay “ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ”, mà chỉ căn cứ vào “Báo cáo tình hình sử dụng vật tư trong kỳ ” và viết phiếu nhập kho cho những nguyên vật liệu thừa hoặc không sử dụng đến. Phiếu nhập kho được viết thành 2 liên, một liên lưu tại phòng vật tư, 1 liên giao xuống kho. * Thủ tục nhập phế liệu thu hồi: Nhà máy không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi chu kỳ sản xuất phế liệu được lấy ra từ các phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho phế liệu, không qua một hình thức kiểm tra cân, đong, đo, đếm nào. Nghĩa là ở nhà máy không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. Một cách tổng quát , thủ tục nhập kho nguyên vật liệu có thể mô tả bằng sơ đồ sau: Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho Kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu mua về Nguyên vật liệu mua về: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán a.2/ Căn cứ vào các chứng từ gốc Kế toán chi tiết nhập vật liệu được tiến hành như sau: +/ Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho hợp lệ do phòng vật tư chuyển xuống, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được ghi theo từng loại nguyên vật liệu cho cả quý. Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi vào một tờ thẻ hoặc một số tờ thẻ liên tiếp, cuối tháng tính ra số vật liệu tồn kho để tiện theo dõi và quản lý. Chẳng hạn với phiếu nhập kho số 258, thủ kho ghi thẻ kho như sau: Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Mẫu số: 06/VT. Tên kho: KKTĐ Thẻ kho Ban hành theo QĐ số 186 TC/CĐKT ngày 14/3/95 của BTC Ngày lập thẻ: 01/01/00 Số thẻ: 126 Tờ số 1 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Nhôm cuộn 1,2m x 1m Đơn vị tính: Kg. STT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Xuất nhập Nhập Xuất Tồn Tồn đầu năm 2000 150 ....... Tháng 03/00 258 05/03 Cty TM Tràng Thi 404 404 554 ... ... ... Cũng tương tự như vậy đối với phiếu nhập kho số 270 và 300 thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại vật liệu vào từng thẻ kho theo dõi loại vật liệu tương ứng. +/ Tại phòng kế toán : Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán vật liệu cũng tiến hành ghi thẻ kho, sau đó tiến hành ghi chép phản ánh vào các sổ chi tiết. ở đây căn cứ vào phiếu nhập kho số 258, 270, 300 và một số phiếu khác, kế toán ghi “ Sổ chi tiết nhập vật liệu ”. Sổ chi tiết nhập vật liệu được mở cho một tháng theo từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả các loại vật liệu nhập kho trong tháng. Giá ghi vào sổ chi tiết nhập vật liệu là đơn giá thực tế không bao gồm thuế GTGT (nếu đơn vị bán áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT). Sổ chi tiết nhập vật liệu Tháng 3 năm 2000 Chứng từ Diễn giải ĐVT S.lượng Đơn giá Thànhtiền Người bán TK Số Ngày ĐƯ ... ... ... 258 05/03 Nhôm cuộn kg 404 21818,4 8.814.634 CTy TM Tràng Thi 8.814.634 112 .. .. .. .. .. .. .. .. .. 270 06/03 Cụm khoá Inox cái 500 18.000 9.000.000 Cửa hàng bách Ecu+ rong đen bộ 700 850 595.000 hoá tổng hợp Keo dog hộp 50 12.000 600.000 Ba Đình 10.195.000 111 .. .. .. .. .. .. .. .. .. 300 07/03 Vỏ tủ TS 150*2 cái 500 45.000 22.500.000 Cửa hàng Lan Núm cao su cái 1000 325 325.000 55 Thuốc Bắc Móc cài cái 2000 1050 2.100.000 24.925.000 331 ..... ..... ..... ..... ..... ..... Trên cơ sở sổ chi tiết nhập vật liệu, căn cứ vào chứng từ gốc và hình thức thanh toán (cột hình thức thanh toán ở sổ chi tiết nhập vật liệu) được tổng hợp từ tất cả các kho, kế toán vật tư lập sổ đối ứng vật liệu (sổ tổng hợp vật liệu) . Sổ đối ứng vật liệu được ghi chép theo từng chứng từ cụ thể của các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến quá trình nhập vật liệu (Nợ TK152 ) đối ứng Có các tài khoản liên quan thể hiện các hình thức thanh toán tiền hàng. Sổ đối ứng vật liệu mở cho cả quý của tất cả các kho, cuối quý kế toán tổng hợp số liệu của từng tài khoản ghi có để làm căn cứ lập bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu. b/- Kế toán chi tiết xuất vật liệu: b/.1- Thủ tục xuất vật liệu: Hiện tại nhà máy có 10 phân xưởng, mỗi phân xưởng trong một thời gian nhất định có nhu cầu về mỗi loại vật liệu lại khác nhau nên đặc điểm nguyên vật liệu ở nhà máy đã đa dạng lại càng phức tạp hơn với kế toán thực hiện việc hạch toán xuất kho vật liệu. Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào khi xuất kho vật liệu với mục đích gì đều thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định như: +/ Phiếu xuất kho. +/ Phiếu xuất kho theo hạn mức (nếu có). +/ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. +/ Phiếu xuất kho vật tư kiêm vận chuyển nội bộ. +/ Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT (nếu có)). “ Phiếu xuất kho ” do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng vật tư lập. Thủ kho chỉ xuất vật liệu khi có đầy đủ các chữ ký của các thành phần liên quan như: phụ trách vật tư, người giao, thủ kho và người lập phiếu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: +/ 1 liên lưu lại phòng vật tư. +/ 1 liên giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ xuất vật liệu và ghi thẻ kho. +/ 1 liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nguyên vật liệu của nhà máy được quản lý theo kho, ở từng kho căn cứ vào mục đích sử dụng và đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu xuất ra mà hạch toán vào từng tài khoản cho phù hợp. Chẳng hạn khi kho Kim khí xuất sắt, thép để sản xuất thì kế toán sẽ hạch toán vào TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp... . Phiếu xuất kho được lập cho từng lần xuất theo nhu cầu của từng phân xưởng và được ghi theo giá hạch toán (giá cố định). Giá hạch toán được xây dựng trên cơ sở đánh giá của hội đồng đánh giá tài sản và được sử dụng trong thời gian dài. Giá hạch toán chỉ thay đổi trong trường hợp giá thực tế của vật liệu có sự chênh lệch quá nhiều so với giá hạch toán, khi đó hội đồng đánh giá tài sản sẽ đánh giá lại và xác định giá hạch toán mới cho nguyên vật liệu. Cũng như các Doanh nghiệp khác, đối với bất kỳ một nghiệp vụ xuất kho phát sinh nào trước hết đều phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, sau đó phòng vật tư mới làm thủ tục xuất kho vật liệu. Chẳng hạn căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2000 đối với một số loại sản phẩm như sau: Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2000 STT Tên sản phẩm Đơn giá KHnăm 00 KH tháng KH quý I/00 I Nhóm thiết bị bưu chính 9.724.800 1.147.500 1 Dấu ngang bưu chính 32 3.000 250 6000 2 Dấu ấn nhật cán búa 198 1.200 100 400 ... ..... ..... ..... ..... ..... II Nhóm sản phẩm đề án BC 14.400.000 12.620.000 1 Máy in cước 12000 500 460 2 Cân điện tử 10000 600 550 III Nhóm thiết bị điện chính 27.987.600 9.518.600 1 Vỏ hộp HD 10-50 85 24.000 2000 8.000 2 Vỏ tủ TS 100*2 197 600 500 2.000 ... ..... ..... ..... ..... ..... IV Nhóm sản phẩm dẫn cáp 30.960.000 12.090.000 1 Thiết bị kéo cáp 10.000 60 5 2 ống PVC 1 lớp 110*5 32 180.000 15.000 70.000 ... ..... ..... ..... ..... ..... V Nhóm sản phẩm bảo an 9.380.000 2.902.500 1 Hộp bảo an GDT 35 36.000 3.000 2.500 2 Thiết bị chống sét 1 pha,30A 3000 60 20 ... ... ... ... ... ... VI Nhóm sản phẩm điện thoại 41.760.000 13.800.000 1 Điện thoại POSTEF V701 160 84.000 7000 20.000 2 Điện thoại CASIO 1020 180 84.000 7000 20.000 ..... ..... ..... ..... ..... ..... Trên cơ sở kế hoạch đặt ra phòng vật tư lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Chẳng hạn đối với loại sản phẩm vỏ tủ TS 150*2 thuộc nhóm thiết bị điện chính, kế hoạch năm 2000 là sản xuất 6000 sản phẩm, kế hoạch một tháng là 500 sản phẩm ta có định mức tiêu hao vật tư cho 1 sản phẩm trong một tháng như sau: Nhà máy Thiết bị Bưu điện Phòng vật tư Định mức vật tư Tên sản phẩm: TủTS 150*2. STT Tên vật tư ĐVT Định mức vật tư 1 SP 1 Vỏ tủ TS 150 Cái 01 2 Khoá TQ 505 (cụm khoá Inox) - 01 Trong đó: - Thân khoá nhựa - 01-PS - E cu nhựa - 01 - Rong đệm - 01 - Mỏ khoá - 01-Fe - Vít M6 x 10 - 01 - Long đen f 6 - 01- Fe 3 ốp khoá nhựa - 01 4 Móc cài ( Móc cáp ) - 04 5 Nhãn tủ giấy - 01 6 Vít M5*15 - 04 7 Rong đen sắt f 5 - 04 8 Vít M3*8 - 01 9 Ecu M3+ Rong đen f 3 - 01 10 Vít M4*6 + Rong đen f 4 - 04 11 Ecu M5 - 04 12 Núm cao su - 02 13 Bulông M4*10+ Rong đen f 4 - 02 14 Bao bì tủ TS 100 - 01 15 Kéo dog Hộp 0,013 16 Cao su tấm Tấm 0,02 17 Chốt 6 ly Cái 02 18 Nhôm cuộn 1,2*1 Kg 0,5 Căn cứ vào định mức tiêu hao do phòng vật tư lập, bộ phận cung ứng sẽ viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập cho riêng từng loại vật liệu hoặc lập theo ngày cho một số loại nguyên vật liệu. Về số lượng, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất một lần theo định mức hoặc xuất theo nhiều đợt khác nhau. Mỗi một lần xuất sẽ lập một phiếu xuất kho. Chẳng hạn với loại sản phẩm là tủ TS 150*2 và định mức tiêu hao vật tư như bảng định mức vật tư trên. Phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho một số nguyên vật liệu như sau: Tổng công ty BC-VT Việt nam. Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu xuất kho Số: 100 Ngày 08 tháng 03 năm 2000. Họ tên người nhận hàng : PX 4 Lý do xuất : Xuất cho sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : Thượng đình STT Tên hàng, quy cách Đơn Số lượng Giá đơn Thành Vị Yêu cầu Thực xuất Vị Tiền 1 Vỏ tủ TS 150 Cái 500 500 2 ốp khoá Inox - 500 500 3 Ecu + Rong đen Bộ 500 500 4 Núm cao su Cái 1000 1000 5 Mooc cài nhựa - 2000 2000 6 Keo dog Hộp 6.5 6.5 Phụ trách vật tư Người nhận Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) * Vì Nhà máy có 2 cơ sở đặt tại 61 Trần Phú - Ba Đình và 63 Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội nên việc vận chuyển vật tư, bán thành phẩm hay nguyên vật liệu từ cơ sở này sang cơ sở khác diễn ra thường xuyên, liên tục. Để thuận tiện cho việc vận chuyển hàng đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Nhà nước nên Nhà máy đã sử dụng lập hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau: Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội Mẫu số 03-VT-3LL Địa chỉ: 61- Trần phú Ban hành theo QĐ số1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 08 tháng 03 năm 2000 ( Liên 3 dùng để thanh toán nội bộ) No: 017122 Căn cứ lệnh điều động số 32 ngày 06/03 năm 2000 của Giám đốc nhà máy về việc: Xuất một số vật tư cho TT1 - 61 trần Phú Họ tên người vận chuyển: Anh Nguyễn Văn Quang - Lái xe Phương tiện vận chuyển : Ô tô. Xuất tại kho : Thượng đình. Nhập tại kho : PX 4 . STT Tên, nhãn hiệu Mã Đơn Số lượng Đơn giá Thành Quy cách vật tư Số Vị tính Thực xuất Thực nhập Tiền 1 Nhôm cuộn 1,2*1 kg 404 404 Xuất, ngày 08/03/2000 Nhập, ngày 08/03/2000 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) Thông thường đầu mỗi tháng khi có giấy xin lĩnh vật tư do các phân xưởng gửi lên, căn cứ vào kế hoạch và định mức tiêu hao vật tư, kế toán làm thủ tục xuất kho sau đó chuyển chứng từ xuất hợp lệ cho thủ kho và thủ kho sẽ cấp vật liệu cho các phân xưởng có nhu cầu. Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán chi tiết lập sổ Nhật ký luân chuyển kho (sổ theo dõi thanh toán nội bộ). Nhà máy Thiết Bị Bưu điện Số theo dõi thanh toán nội bộ. Mẫu số 08-DN Tên TK: 136 Ngày Chứng từ Diễn giải TK SL Đơn Số phát sinh Ghi sổ Số Ngày ĐƯ Giá Nợ Có ... Tháng 3: .. .. .. .. .. .. .. .. 017122 08/03 Nhôm cuộn 1,2*1 152 404 9.696.097 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng cuối quý: 706.578.041 * Thủ tục xuất bán nguyên vật liệu, phế liệu: Với một số loại nguyên vật liệu không sử dụng hoặc kém phẩm chất, nhà máy có thể bán ra ngoài. Người mua phải làm đơn xin mua trình Giám đốc hoặc phó giám đốc ký duyệt, sau đó xuống phòng vật tư, cán bộ cung tiêu viết “ Hoá đơn (GTGT) ”. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán vật tư viết phiếu thu, khách hàng mang phiếu thu đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền sau đó xuống kho nhận vật tư. “ Hoá đơn (GTGT)” được viết thành 3 liên: 1 liên (Hoá đơn đỏ ) giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại phòng vật tư , 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. b.2./Kế toán chi tiết xuất vật liệu: Đây là một công việc hết sức phức tạp bởi số lượng vật liệu lớn, lại để ở nhiều kho, số lần xuất ra nhiều với những số lượng khác nhau, cho nên để thuận tiện và giảm bớt khối lượng ghi chép trùng lặp, kế toán vật tư thực hiện hạch toán xuất vật liệu ở trên máy vi tính. Cụ thể như sau: Tại kho cũng như ở phòng kế toán, khi nhận được phiếu xuất kho công việc trước hết là ghi vào cột số lượng xuất của thẻ kho. Kết hợp với số lượng nhập trong tháng (quý) và tồn đầu kỳ tính ra số lượng vật liệu tồn cuối tháng (hoặc cuối quý). Chẳng hạn, căn cứ vào phiếu xuất kho số 017122 thủ kho ghi vào thẻ kho theo dõi Nguyên vật liệu là nhôm cuộn 1,2*1 như sau: Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Mẫu số: 06/VT. Tên kho: KKTD Thẻ kho Ban hành theo QĐ số 186 TC/CĐKT ngày 14/3/95 của BTC Ngày lập thẻ: 01/01/00 Số thẻ: 126 Tờ số 1 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Nhôm cuộn 1,2m x 1m Đơn vị tính: Kg. STT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Xuất nhập Nhập Xuất Tồn Tồn đầu năm 2000 150 ....... Tháng 03/00 258 05/03 Cty TM Tràng Thi 404 404 554 ... ... ... 100 08/03 PX4 404 404 150 .. . .. .. .. .. .. .. .. Cũng tương tự như vậy đối với phiếu xuất kho số 100 thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại vật liệu vào từng thẻ kho theo dõi loại vật liệu tương ứng. Sau khi vào thẻ kho, vẫn căn cứ vào chứng từ gốc về xuất kho vật liệu kế toán vật tư vào sổ chi tiết xuất vật liệu. Khác với các đơn vị khác, khi xuất kho vật liệu nhà máy thực hiện hạch toán theo giá hạch toán. Có thể căn cứ vào bảng giá hạch toán để tính ra trị giá xuất kho cho một số loại nguyên vật liệu trong sổ chi tiết xuất vật liệu như sau: Bảng giá hạch toán Số TT Tên vật tư, bán thành phẩm ĐVT Giá hạch toán 1 Cô ban Kg 3.908 2 Thép CT3 f 5,8 Kg 3.181 3 Thép CT3 f 6 Kg 3.181 4 Thép CT3 f 8 Kg 3.181 5 Thép CT3 f 10 Kg 3.181 6 ống nước f 25,4 Mét 4.772 7 ống nước f 15 Mét 3.997 8 ống nước f 20 Mét 7.954 9 Dây đồng đỏ f 3 Kg 15.909 10 Dây đồng ống f 30 Kg 19.886 11 Thép Inox 3-4 Kg 20.681 12 Thép Inox 1-1,5 ly Kg 20.681 13 Nhôm lá 0,1 Kg 14.318 14 Nhôm lá mềm 0,8 Kg 13.522 15 Nhôm lá mềm 3 ly Kg 19.886 16 Thiếc hàn Kg 63.636 17 Kẽm lá Kg 7.954 18 Phooc mi ca Tấm 55.748 19 Que hàn f 25 Kg 5.574 20 Nhựa ABS đen Kg 5.574 Vật liệu xuất kho được thủ kho ghi vào thẻ kho, ở phòng kế toán kế toán vật liệu ghi thẻ đồng thời ghi vào “sổ chi tiết xuất kho vật liệu”. Guối quý kế toán tổng hợp số liệu (theo chỉ tiêu giá trị” trên cơ sở số liệu của từng kho để căn cứ lập bảng phân bổ Nguyên vật liệu. Dưới đây là “sổ chi tiết xuất kho vật liệu”. Nhà máy: Thiết Bị Bưu điện Hà Nội Sổ chi tiết xuất kho vật tư Kho: Thượng Đình Quý I năm 2000 Số Chứng từ Diễn giải ĐVT SL Đơn giá Thành Cộng theo G TT Số Ngày Tiền Hoá đơn C Tháng 1 .. .. .. .. Tháng 2 .. .. .. .. Tháng 3 .. .. 100 08/03 Vỏ tủ TS 150*2 cái 500 450.000 22.500.000 Cụm khoá Inox cái 500 18.000 9.000.000 Ecu + Rong đen bộ 500 850 425.000 Núm cao su cái 1000 325 325.000 Móc cài cái 2000 1050 2.100.000 Keo dog hộp 6,5 12.000 78.000 34.428.000 .. .. 017122 08/03 Nhôm cuộn 1,2*1 kg 404 238180 8.814.643 9.696.097 Cộng tháng 168.783.418 168.783.418 “ Sổ chi tiết xuất kho vật liệu ” được mở cho từng quý và ghi chép theo từng chứng từ xuất kho cụ thể. ở mỗi một kho có một sổ chi tiết xuất kho vật liệu riêng. Cuối quý kế toán tổng hợp số liệu (theo chỉ tiêu giá trị) trên cơ sở số liệu của từng tháng, theo từng kho để làm căn cứ lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. ở đây xin đưa ra một dẫn chứng cụ thể, đó là “Sổ chi tiết xuất kho vật liệu ” quý I/2000 của kho Thượng Đình (các kho khác có một sổ chi tiết xuất kho vật liệu tương tự như ở kho Thượng Đình). Như vậy, sau khi thực hiện vào các sổ chi tiết nhập, xuất vật tư căn cứ vào thẻ kho quý I/2000 của từng loại nguyên vật liệu, lấy số lượng tồn kho đầu kỳ (số lượng tồn kho cuối quý IV năm 1999), số lượng nhập và xuất ra trong kỳ, căn cứ vào giá hạch toán để tính ra giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, nhập và xuất trong kỳ. Trên cơ sở đó kế toán vật tư lập “ Báo cáo tồn kho vật tư ” cho từng kho, theo từng loại nguyên vật liệu của một quý. Số liệu tổng hợp của cả quý trên “ Báo cáo tồn kho vật tư ” cũng là căn cứ để kế toán lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Chẳng hạn có một “Báo cáo tồn kho vật liệu ” quý I năm 2000 của kho thượng đình như sau: Tuy nhiên, ở đây kế toán vật tư không tính ra giá trị cụ thể của vật liệu xuất kho cho từng đối tượng riêng trên “ báo cáo tồn kho vật tư ” mà sẽ lập một bảng “ Nhập- xuất- tồn ” . Bảng “ Nhập- Xuất- tồn ” được lập theo chỉ tiêu giá trị của từng đối tượng xuất kho trong một quý. Chẳng hạn Bảng Nhập- Xuất- tồn Quý I/2000 của kho Thượng Đình như sau: Trên cơ sở số liệu tổng hợp được từ “ sổ đối ứng nhập vật liệu ” theo từng phương thức thanh toán của từng kho cụ thể, trên cơ sở số liệu tổng hợp xuất vật liệu cho từng đối tượng từ bảng Nhập- xuất- tồn của từng kho kế toán vật tư lập bảng kê số 3- Tính giá thực tế nguyên vật liệu. Ví dụ Bảng kê số 3 của kho Thượng Đình Quý I/2000 như sau: Tổng công ty BC-VT Việt nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Bảng kê số 3 (Tính giá thực tế nguyên vật liệu) Tài khoản 152 Kho : Thượng Đình Quý I Năm 2000 Số Chỉ tiêu TK Tài khoản 152 TT ĐƯ Hạch toán Thực tế 1 I/ Số dư đầu quý: 1.560.875.513 1.894.312.618 2 II/ Số phát sinh trong quý: - Từ NKCT quỹ tiền mặt. 111 263.481.083 278.549.563 - Từ NKCT quỹ TGNH. 112 156.473.180 181.644.018 - Từ NKCT mua hàng(TT với người bán). 331 1.007.083.113 1.051.125.774 - Từ NKCT tạm ứng. 141 53.403.836 58.508.863 - NK L/c kho(sổ theo dõi TTNB) Lim 136 396.000 396.000 - Nhập Thượng Đình 136 427.887.986 427.887.986 Cộng phát sinh : 1.908.725.918 1.998.112.204 3 III/ Cộng số dư đầu quý và Phát sinh trong quý (I+II) 3.469.601.431 3.892.424.822 4 IV/ Hệ số chênh lệch 1,122 5 V/ Xuất dùng trong quý 1.443.476.641 1.535.148.164 -Xuất dùng 739.187.583 773.229.859 -Xuất dùng luân chuyển kho(T.Phú) 367.518.305 367.518.305 -Xuất dùng luân chuyển kho (CN) 336.770.753 394.400.000 -Xuất dùng luân chuyển kho (lim) 0 0 6 VI/ Tồn cuối quý (III-V) 2.226.124.740 2.357.276.636 Hà nội, Ngày 10 tháng 04 năm 2000 Người lập biểu Kế toán trưởng ở bảng kê số 3, hệ số chênh lệch ( hệ số giá) được tính như sau: 1.894.312.618 + 1.998.112.204 3.892.424