Đề tài Kế toán nguyên liệu,vật liệu .Khảo sát thực tế tại công ty xây dựng số 6 Thăng Long

LỜI MỞ ĐẦU Sản xuất kinh doanh đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của một xã hội bất kì .Một xã hội nào muốn tồn tại và phát triển đều phải sản xuất kinh doanh ,nó chính là quá trình tạo ra của cải vật chất hàng hoá đáp ứng nhu cầu đòi hỏi khách quan của con người muốn tồn tại và phát triển .Trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước .Các doanh nghiệp tự do hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng trong khuôn khổ pháp luật Thị trường trở thành chiếc gương soi là nơi có sức mạnh ấn định mọi hành vi và ứng xử cuả doanh nghiệp .Để đáp ứng yêu cầu và những đòi hỏi của thị trường cho các nhà sản xuất là giảm thiểu chi phí sản xuất ,giảm giá hàng bán mà vẫn giữ được chất lượng sản phẩm để cạnh tranh trên thị trường. Chi phí sản xuất lớn nhất trong sản xuất kinh doanh chính là chi phí nguyên vật liệu .Có giảm được chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm thì mới thu được lợi nhuận cao .Nhưng để làm được điều đó quả là một vấn đề không đơn giản ,đòi hỏi các nhà tổ chức công tác hạch toán phải có trình độ sự hiểu biết và có chiến lược hạch toán chi phí nguyên vật liệu .Nguyên vật liệu là đối tượng lao động ,là yếu tố vật chất chủ yếu hình thành nên các sản phẩm mới .Do đó việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nguyên vạt liệu có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn trong công tác kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu .Vì những lý do trên mà trong thời gian thực tập tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long ,em đã chọn đề tài : “Kế toán nguyên liệu,vật liệu .Khảo sát thực tế tại công ty xây dựng số 6 Thăng Long “ Nội dung tóm tắt đề tài như sau : Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu ,vật liệu Chương II:Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long Chương III:Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ có hạn chế nên em không thể tránh khỏi những sai xót trong khi nghiên cứu đề tài .Em rất mong nhận được sự đóng góp chỉ bảo tận tình của thầy giáo cũng như các cán bộ kế toán tại phòng Tài vụ của Công ty để em có điều kiện bổ xung và nâng cao kiến thức của mình phục vụ công tác thực tế sau này . Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU I- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu 1. Đặc điểm của nguyên vật liệu Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Đối với bất kỳ doanh nghiệp (DN) nào, NVL- cũng là một trong những TSLĐ của DN đồng thời là một yếu tố chi phí. Do đó, yêu cầu quản lý chúng cần được xác định một cách rõ ràng và cụ thể. Yêu cầu quan trọng đầu tiên là các DN phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản NVL- . Kho phải được trang bị các phương tiện cân đo đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập xuất cũng như theo dõi kiểm tra. Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ quá nhiêù gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là yêu cầu cần thiết để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật tư không những phải có từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. 3. Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu NVL thuộc nhóm TSLĐ, nó thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các DN. Chính vì vậy, quản lý quá trình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng NVL sẽ tác động trực tiếp tới hiệu quả sản xuất của DN từ chất lượng, số lượng sản phẩm cho đến các chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận. Với vai trò quan trọng như vậy, tổ chức tốt hạch toán NVL- là yêu cầu thiết yếu để quản lý NVL , thúc đẩy việc cung cấp NVL- một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ; dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm; ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt, mất mát, lãng phí NVL trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Hạch toán NVL- bao gồm các nhiệm vụ sau : - Phản ánh kịp thời, chính xác đầy đủ tình hình nhập, xuất kho, tồn kho về mặt chất lượng, tình trạng và giá trị của từng nhóm, từng loại - Theo dõi chính xác tình hình xuất dùng NVL- , có kế hoạch phân bổ giá trị hao mòn của từng lần xuất NVL- cho phù hợp. - Phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ sử dụng NVL- ở doanh nghiệp để kịp thời có những cải tiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý NVL- . - Tham gia vào công tác kiểm kê đồng thời phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê. II- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1. Phân loại nguyên vật liệu Do vật liệu sử dụng trong DN có rất nhiều loại khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Có rất nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu như theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu... Trong thực tế, tiêu thức dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo cách này, vật liệu được phân thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Thuộc nguyên vật liệu chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. - Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, khí đốt v.v… - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, gạch, sắt...) - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn. 2.1 Tính giá vật liệu nhập kho Giá thực tế của VL- nhập kho được xác đinh tuỳ theo nguồn nhập - Với VL- mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng thuế nhập khẩu (nếu có) cộng các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu bãi,...) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng. - Với vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế - Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, hao hụt trong định mức...). - Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng chi phí tiếp nhận (nếu có). - Với vật liệu được tặng, thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Trong thực tế, việc hạch toán VL- biến động hàng ngày theo giá thực tế hết sức khó khăn, phức tạp. Vì thế, để đơn giản hoá cho công tác hạch toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong từng thời kỳ hạch toán. Sau đó, vào cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của VL- rồi điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. 2.2 Tính giá vật liệuxuất kho Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây để tính giá thực tế VL- xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán (nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng): * Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế Số lượng vật liệu Giá đơn vị vật liệu xuất dùng xuất dùng x bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: - Cách 1: Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân cả kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bq Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) cuối kỳ trước Lượng thực tế VL tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. - Cách 3: Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tồn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. * Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá (hoặc tồn kho cuối kỳ) xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) vật liệu Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. III- Tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.1 Chứng từ sử dụng Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác định các chứng từ kế toán cần sử dụng ở DN. Thông thường các DN thường sử dụng các chứng từ bắt buộc sau : - Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT. - Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT. - Thẻ kho - Mẫu số 06-VT. - Biên bản kiển kê vật tư - Mẫu số 08-VT. Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng như điều chuyển vật tư nội bộ thì sử dụng thêm “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”- Mẫu số 03-VT. Nếu vật tư được sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể dử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”- Mẵu số 04-VT. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ khác như: “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”- Mẵu số 05-VT, “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ”- Mẫu số 07-VT hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thêm những thông tin và chỉ tiêu cần thiết. Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch, tài vụ…là rất quan trọng. Từ đó quy định từng chứng từ vật tư cụ thể được luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật tư đến thủ kho, kế toán và bộ phận lưu trữ chứng từ như thế nào. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật tư sẽ tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật tư. 1.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để kế toán chi tiết VL- , tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Mẫu số 06-VT: được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ VL- theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập ra sau đó giao cho thủ kho để hạch toán các nghiệp vụ ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết VL- theo phương pháp nào. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL- - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ VL- theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập ra sau đó giao cho thủ kho để hạch toán các nghiệp vụ ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết VL- theo phương pháp nào. Còn sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn VL- về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị, phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho VL- phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 1.3 Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu, là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng và giá trị theo từng thứ vật tư (từng danh điểm) và theo từng kho. Trong thực tế, công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư là phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn một trong 3 phương pháp này. 1.3.1 Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho VL- ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL- để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. - ở kho: Hàng ngày, khi nhận chứng từ nhập, xuất VL- , thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại theo từng danh điểm vật tư về phòng kế toán. Sơ đồ số 6 Sơ đồ kế toán chi tiết NVL- theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho PXK PNK Thẻ (sổ) chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập , xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp liên quan Ghi chú : Ghi hàng ngày : Đối chiếu : Ghi cuối tháng Mẫu số 6: Đơn vị: Ngày lập thẻ: Tên kho: Tờ số: THẺ KHO Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư, sản phẩm... Đơn vị tính....... Mã số..... STT Chứng từ Diễn giải Ngày N - X Số lượng Xác nhận của kế toán SH Bảo hiểm nhân thọ Nhập Xuất Tồn Mẫu số 2: Đơn vị: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: Tên kho: Tên quy cách vật liệu: Đơn vị tính: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Tồn đầu kỳ Cộng PS Tồncuối kỳ Mẫu số 3: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN KHO VẬT LIỆU Số Danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối kỳ 1 2 3 4 5 6 Loại VLC ...... Loại VLP ....... Cộng ...... ........ ........ 1.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: giống phương pháp thẻ song song - Tại phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) của vật liệu theo từng kho. Sổ nay ghi mỗi tháng một lần vao cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sing trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, dối chiếu số lượng vật liệu trên số đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ số 2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL- theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho PNK PXK Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp liên quan Ghi chú : Ghi hàng ngày : Đối chiếu : Ghi cuối tháng Mẫu số 4: SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Năm: Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số dư đầu tháng 1 Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu tháng 2 .... Nhập Xuất SL ST SL ST SL ST SL ST 1.3.3 Phương pháp sổ số dư - Tại kho: giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh từng vật liệu qui định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật lỉệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tông kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vao sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòn kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. - Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ (theo giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). Sơ đồ số 3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL- theo phương pháp sổ số dư Bảng tích luỹ kế nhập Thẻ kho PXK Bảng xuất kho Bảng tích luỹ kế xuất PNK Bảng nhập kho Sổ số dư Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu : Ghi cuối tháng Mẫu số 5: PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT) Từ ngày..... đến ngày...... tháng ....... năm ....... Nhóm vật liệu Số lượng Chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Mẫu số 6: BẢNG LUỸ KẾ NHẬP - XUẤT - TỒN Tháng ...... năm ...... Kho: Loại vật liệu Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày.... đến ngày.... Từ ngày... đến ngày... Từ ngày.... đến ngày.... Từ ngày.... đến ngày.... Mẫu số 7: SỔ SỐ DƯ Năm: Kho: Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá ĐM dự trữ SD đầu năm SD cuối tháng 1 SD cuối tháng 2 … SD cuối tháng 12 SL ST SL ST SL ST SL ST 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu- Vật liệu, là TSLĐ, thuộc nhóm hàng tồn kho của DN. Việc mở các TK tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hay phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Tuy nhiên, theo quyết định số 6 Thăng Long864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính, để hạch toán hàng tồn kho trong DN xây lắp, kế toán chỉ áp dụng phương pháp KKTX mà không áp dụng phương pháp KKĐK. Phương pháp KKTX là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liệu, , thành phẩm hàng hoá... trên các TK và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập - xuất hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu, xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các TK và sổ kế toán. Phương pháp KKTX được áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị ;ớn như máy móc, thiết bị, ô tô... 2.1. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tổng quát tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, kế toán mở TK 152 - "Nguyên liệu, vật liệu". Kết cấu và nội dung phản ánh của TK này như sau: - TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu: Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (mua ngoài tự sản xuất, người góp vốn, phát hiện thừa đánh giá tăng...) Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng...) Dư Nợ: giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho TK152 không quy định các TK cấp 2. Tuy nhiên, tuỳ thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, TK152 có thể được mở thành các TK chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu. + TK1521 - nguyên vật liệu chính. + TK1522 - vật liệu phụ + TK1523 - nhiên liệu + TK1524 - phụ tùng thay thế + TK1525 - vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản + TK1528 - vật liệu khác Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK 331- Phải trả người bán, TK 151- Hàng mua đang đi đường, TK 141- Tạm ứng, TK 133- Thuế VAT khấu trừ,... 2.2 Phương pháp hạch toán Có thể khái quát quá trình hạch toán nhập - xuất NVL theo sơ đồ sau: Sơ đồ số 4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK152 TK 331, 111, 112, 141, 311… Dxxx Tăng do mua ngoài TK1331 Thuế VAT được khấu trừ TK151 TK441 Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp phát, tặng thưởng vốn góp liên doanh... TK 642,338 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK412 Đánh giá tăng Xuất để chế tạo sản phẩm TK 621 TK 627,641,642… Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng,quản lý xây dựng cơ bản TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 1381,642... TK 412 Thiếu phát hiện qua kiểm kê Đánh giá giảm CHƯƠNG II: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 THĂNG LONG I.Đặc điểm chung của Công ty 1-Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty xây dựng số 6 Thăng Long là một daonh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty xây dựng Thăng Long trực thuộc bộ GTVT.Trụ sở chính cuả công ty xây dựng Thăng Long đặt tại Đông Anh –HN, mà tiền thân của Công ty là nhà máy bê tông Thăng Long đựoc thành lập ngày 31/12/1973.Nhà máy đựoc thành lập với số vốn ban đàu là 5.321.000.000 Với nhiệm vụ chính là sản xuất dầm bê tông cốt thép ,phục vụ thi công xây dựng cầu Thăng Long .Từ năm 1973 đến nay Công ty đã trải qua 3 lần đổ tên .Đồng thời với việc mở rộng phạm vi sản xuất kinh doanh qua từng thời kì phát triển của Công ty . Năm 1975 công trình cầu Thăng Long xây dựng xong và đưa vào sử dụng do vậy nhiệm vụ chính của Công ty không còn nữa .Công ty gặp nhiều khó khăn trong việc bố trí công ăn việc làm cho công nhân viên nên thu nhập của công nhân viên thấp . Năm 1986-1991 cùng với việc chuyển đổi cơ cấu quản lý của nhà nước Công ty từng bước chuyển đổi từ cơ chế quản lý bao cấp sang hạch toán kinh doanh .Bước đầu Công ty còn nhiều bỡ ngỡ nên sản xuất kinh doanh chưa đạt hiệu quả cao.Năm 1992 nhà máy bê tông Thăng Long đã đựoc đổi tên thành Công ty xây lắp và sản xuất bê tông Thăng Long theo quyết định 1310 BGT-TCLĐ và nghị định 338/Bộ GTVT. Năm 1998 do sự phát triển của nền kinh tế ,tốc đọ xây dưụng cở hạ tầng trong nước ngày càng cao ,từ đó Công ty lại đổi tên thành Công ty Xây dựng Thăng Long theo quyết định số 522/QĐ/TCTB-LĐ nagyd 27/3/1999 của Bộ GTVT. Năm 1999 đáp ứng yêu cầu xây dựng trong nền kinh tế thị trường hiện nay và theo yêu cầu quản lý vĩ mô về xây dựng giao thông .Bộ GTVT đã ra quyết định số 3113/QĐ/GTVT ngày 9/11/1999 đổ tên thành Công ty Xây dựng số 6 Thăng Long . *Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty hiện nay là : -Gia công chế tạo ,lắp đặt các laọi cầu kiện bê tông đúc sẵn ,các laọi dầm bê tông . -Xây lắp các kết cấu công trình -Xây dựng các công trình giao thông -Xây dựng đường dây và trạm biến áp -Kinh doanh khách sạn Từ năm 1992 đén nay có thể nói đây là thời kì phát triển lớn mạnh nhất với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cao .Đó chính là nhờ sự năng động sáng tạo cuả ban lãnh đạo và sự đoàn kết cuả toàn thể công nhân viên trong Công ty .ta có thể thấy kết quả đó thông qua một số chỉ tiêu tài chính sau : STT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Tổng doanh thu 55.130.836.370 69.087.973.401 69.910.657.579 2 Doanh thu thuần 55.130.836.370 69.087.973.401 69.910.657.579 3 Lợi nhuận trước thuế 264.375.189 173.206.803 152.815.544 4 Lợi nhuận sau thuế 273.218.391 117.780.627 639.240.720 5 Số công nhân viên 125 105 130 6 Thu nhập bình quân 1.230.000 1.250.000 1.265.000 Nói một cách cụ thể qua bảng biểu trên ta thấy rõ đựoc rằng mặc dù gặp nhiều khó khăn song toàn thể công nhân viên và cả ban lãnh đạo đã có hướng và biện pháp đẻ khắc phục giúp hoạt động kinh doanh của Công ty dược tốt hơn . Nhiệm vụ chính của Công ty là xây dựng cơ bản đặc biệt là các công trình giao thông 2-Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cùng với việc chuyển hướng sản xuất kinh doanh cuả Công ty đã từng bước hoàn thiện bộ máy sản xuất kinh doanh,bố trí lại dây chuyền sản xuất hợp lý và định ra những nhiệm vụ cụ thể cuả từng bộ phận tạo ra một bộ máy hoạt động nhịp nhàng đồng bộ .Bộ máy quản lý của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau : Sơ đồ quản lý sản xuất ở Công ty xây dựng số 6 BAN GIÁM ĐỐC Các đội sản xuất Các phòng ban năng lực Phòng tài chính Phòng tổ chức hành chính Phòng y tế Phòng kế hoạch hợp đồng Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phòng bảo vệ Số I Số II Số III 2.1-Nhiệm vụ của Ban giám đốc : Ban Giám Đốc gồm có :1 Giám đốc và 4 phó Giám đốc ,trong đó Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý cuả Công ty ,là người giữ vai trò quyết định lạnh đạo chung toàn Công ty trước pháp luật ,đại diện pháp nhân của Công ty ,đại diện toàn bộ quyền lợi cảu cán bộ công nhân viên trong công ty nên cũng chịu trách nhiệm về kết qủa hoạt động kinh doanh của Công ty. 4 Phó Giám Đốc Giám đốc điều hành quản lý Công ty -Phó Giám Đốc phụ trách khu vực Quảng Ninh :chịu trách nhiệm điều hành quản lý toàn bộ quá trình sản xuất ,thi công các công trình khu vực Quảng Ninh . -Phó Giám Đốc phụ trách khu vực miền Nam :chịu trách nhiệm điều hành quản lý toàn bộ quá trình sản xuất ,thi công các công trình khu vực Miền Nam . - Phó Giám Đốc phụ trách khu vực Nội Bài :chịu trách nhiệm điều hành quản lý toàn bộ quá trình sản xuất ,thi công các công trình khu vực Nội Bài . -Phó Giám Đốc nội chính : chịu trách nhiệm điều hành quản lý toàn bộ quá trình sản xuất ,thi công các công trình chung của toàn Công ty cùng với Giám Đốc quản lý trực tiếp các phòng ban chức năng của Công ty 2.2-Nhiệm vụ các phòng ban -Phòng tổ chức hành chính : đảm nhiệm công tác cán bộ tổ chức bộ máy quản lý tiền lương ,quản lý lao động ,theo dõi thi đua ,làm công tác văn thư tiếp khách -Phòng kế toán :có nhiệm vụ hạch toán kế toán tài sản cũng như quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty ,lập Báo Cáo tài chính hàng năm ,quản lý quỹ tiền mặt của Công ty -Phòng vật tư thiết bị :Cung cấp nguyên liệu thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo đúng số lượng chất lượng chủng loại ,quản lý máy móc thiết bị ,xây dựng kế hoạch và sử dụng và sửa chữa định kì máy móc thiết bị . -Phòng kế hoạch hợp đồng : Xây dưụng kế hoạch sản phẩm ,kí kết hợp đồng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm . -Phòng kĩ thuật :phụ trách vấn đề xây dựng và quản lý các công trình ,qui phạm trong quá trình sản xuất nghiên cứu ứng dụng các quy trình ,quy phạm mới .Đồng thời phụ trách vấn đề chất lượng sản phẩm theo dõi việc thực hiện các quy trình ,quy phạm kĩ thuật sản xuất sản phẩm . -Phòng bảo vệ đảm nhiệm các công tác bảo vệ tài sản ,giữ gìn an ninh trật tự trong nội bộ Công ty . -Phòng Y tế : có nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ cuả cán bộ công nhân viên trong Công ty Như vậy mỗi phòng ban có một chức năng riêng nhưng chúng lại có mối quan hệ mật thiêtá với nhau đều theo sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc và Phó Giám Đốc đã tạo nên 1 chuỗi mắt xích trong luông máy hoạt động cuả Công ty nhưng mục đích cuối cùng vẫn là sự sống còn và phát triển của Công ty trong cơ chế thị trường . Cách tổ chức lao động ,tổ chức sản xuất như vậy dễ tạo điều kiện quản lý về kinh tế kĩ thuật với từngđội công trình ,từng đội sản xuất .Như vậy có thể tháy bộ máy tổ chức quản lý sản xuất cảu Công ty nhìn chung rất gọn nhẹ linh hoạt giúp Giám Đốc nhanh chóng thu thập được các thông tin từ các phòng ban và nhân viên . 2.3-Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty cần phải tổ chức bộ máy kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ chức năng cuả mình để đáp ứng yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường Công ty Xây dựng số 6 Thăng Long đã xắp xếp lại bộ máy quản lý kế toán hết sức gọn nhẹ hợp lý ,hoạt động có hiệu quả cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ và chính xác ,đáp ứng được yêu cầu quản lý .Bộ máy kế toán của Công ty được xây dựng theo hình thức kế toán tập trung. Sơ đồ tổ chức kế toán của Công ty xây dựng số 6 Thăng Long KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán vật tư và công nợ phải trả Kế toán tiền lương BHXH Kế toán TSCĐ và thuế Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt và thanh toán công nợ Thủ quỹ Kế toán các đội sản xuất Ghi chú : :QH chỉ đạo :QH cung cấp nghiệp vụ Bộ máy kế toán Phòng Tài vụ Công ty gồm 7 người : +Kế toán trưởng-Trưởng phòng Tài vụ:giúp Giám đốc thực hiện việc kế toán thống kê ,chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo bao quát chung,bố trí công việc phù hợp với mỗi người ,quan hệ với các phòng ban ,cơ quan quản lý cấp trên . +Kế toán tổng hợp –Phó phòng Tài vụ: chịu trách nhiệm hạch toán kiểm tra giám sát mỗi phần hành của kế toán .Định kì lập Báo cáo Tài chính kế toán. +Kế toán TSCĐ,và thuế gtgt:Có nhiệm vụ phản ánh chính xác ,kịp thời ,cụ thể ,đầy đủ số liệu hiện có,tình hình biến động và sử dụng TSCĐ… +Kế toán ngân hàng :thực hiện ghi chép phản ánh tình hình biến động của các khoản vay và thanh toán của Công ty với ngân hàng +Kế toán vật tư và các công nợ phải trả :ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn của vật tư và xác định chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho từng công trình theo dõi tình hình thanh toán lương của cán bộ công nhân viên . +Kế toán tiền mặt và công nợ nội bộ :theo dõi tình hình tăng giảm và tồn quỹ tiền mặt cũng như tình hình thanh toán công nợ trong Công ty . +Thủ quỹ(tiền Việt Nam ,ngoại tệ ,tín phiếu )căn cứ vào các chứng từ hợp pháp ,hợp lệ để tiến hành xuất nhập quỹ và ghi vào sổ quỹ. 2.4-Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dưụng cơ bản ,tiến hành xây dựng nhiều công trình trong cùng 1 thời gian .Do đó chi phí phát sinh liên tục ,thường xuyên với nhiều loại chi phí khác nhau .Từ đó để tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kì cho từng công trình cũng như cho toàn bộ Công ty ,Bởi vậy Công ty đã áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.Để phù hợp với yêu cầu Công ty đã lựa chọn kỳ hạch toán .Theo quí nộp thuế gtgt theo phương pháp khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty xây dựng số 6 Thăng Long CHỨNG TỪ GỐC Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Bảng đối chiếu số phát sinh Sổ cái Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tuần Đối chiếu kiểm tra Báo cáo kế toán 3.Quy trình công nghệ sản xuát của Công ty Công nghệ sản xuất mà hiện nay Công ty đang thực hiện .Có thể tóm tắt như sau Sơ đồ sản xuất kinh doanh của Công ty xây dựng số 6 Thăng Long Chế tạo lắp dựng ván khuôn Kiểm tra kích thước độ cong vênh Nhập thành phẩm Gia công cốt thép Nghiệm thu sản xuất Tháo ván khuôn Trộn bê tông Đổ bê tông II.Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long 1-Đặc điểm nguyên vật liệu Do đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất bê tông ,xây lắp và xaay dựng các công trình giao thông nên nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng là sắt, thép ,cát ,đá ,sỏi và các phụ gia .Tuy nhiên chủng loại nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng để sản xuất và xây dựng lại rất nhiều do đó việc quản lý nguyên vật liệu là rất phức tạp. Hiện nay các loại vật liệu dùng để sản xuất của Công ty đều có sẵn trên thị trên thị trường ,giá cả ít biến động.Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để cho Công ty đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho maf thường khi thấy sản xuất có nhu cầu thì bộ phận cung ứng vật liệu mới đi mua về ,tránh được hiện tượng ứ đọng vốn giúp cho việc sử dụng vốn được linh hoạt. 2-Phân loại nguyên vật liệu 2.1 Phân loại NVL- Để quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long cũng tiến hành phân loại NVL. Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. - NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà tất cả đều được coi là vật liệu chính: Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ... Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép F 6, thép F10, thép F 20... thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. - Nhiên liệu: Bao gồm xăng dầu, các loại như xăng, dầu Diezel, dầu phụ, dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới để vận chuyển, chuyên chở vật liệu hoặc cho cán bộ lãnh đạo của Công ty hay các phòng ban để công tác. . . - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô. - Phế liệu thu hồi: Hiện nay công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. ở Công ty xây dựng số 6 Thăng Long bao gồm các dụng cụ sửa chữa, quần áo bảo hộ lao động,… 2.2 Đánh giá NVL- a) Đánh giá NVL- nhập kho Vật liệu của công ty được nhập kho trong các trường hợp sau: - Chủ yếu do mua ngoài: Công ty xây dựng số 6 Thăng Long áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó giá thực tế vật liệu mua ngoài được xác định là: Trị giá vốn thực tế Số lượng NVL- Đơn giá mua ghi trên hoá đơn NVL- nhập kho nhập kho * (chưa có thuế GTGT) Trong đó chi phí vận chuyển bốc dỡ người bán chịu và tính luôn vào đơn giá mua hàng. - Đối với nguyên vật liệu nhập kho do các xưởng đội tự chế : Giá thực tế gồm giá trị nguyên vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí nhân công , chi phí khác . - Đối với nguyên vật liệu nhập kho cho các đơn vị vay tạm thời thì các đơn vị này phải hoàn trả nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng. Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất cho vay. - Đối với phế liệu thu hồi từ các công trình thì ban đánh giá vật tư gồm giám đốc, kế toán nguyên vật liệu, phòng vật tư - thiết bị sẽ đánh giá giá của phế liệu thu hồi . Trị giá vốn thực tế Số lượng Đơn giá ước tính Chi phí vận chuyển của NVL- = NVL- x (có thể sử dụng được + bốc dỡ NVL- nhập kho nhập kho của phế liệu) (nếu có) Trình tự nhập kho được thể hiện như sau: Phòng kế hoạch vật tư Ban kiểm nghiệm vật tư Nguyên vật liệu Nhập kho Thủ kho Ví dụ :Ngày 15/12/2003 mua 35 tấn xi măng PC40 Bút Sơn thep HĐ số 0010678của công ty VLXD Nguyễn Đình Kỷ ,giá mua ghi trên HĐ là 713.636 đ/tấn, thuế suất thuế gtgt 10%,Tiền vận chuyển :420.000đ bao gồm cả thuế gtgt 5% Giá thực tế xi măng = 24.977.260 * 400.000 = 25.377.260 (PC40 Bút Sơn) b) Đánh giá NVL- xuất kho Mặc dù số lượng chủng loại NVL- của công ty nhiều nhưng khả năng quản lý chi tiết NVL- của công ty chặt chẽ, nguyên vật liệu nhập kho thuộc lô hàng nào thì thường xuất thẳng luôn cho các đội. Do đó, công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập đến khi xuất. Bởi thế, công ty sử dụng giá thực tế cho xuất kho (phương pháp đơn giá thực tế đích danh). Trình tự xuất kho nguyên vật liệu được thể hiện như sau: Yêu cầu sản xuất Phiếu xuất kho Đơn vị sử dụng Ví dụ :Theo phiếu xuất kho số 354ngày 9/12/2003xuất cho ông Nguyễn Quang Chuẩn : +thép gai H16A3MN 3000kg ,đơn gía 6000đ/kg +thép gai H25A3MN 22117kg, đơn gía 6000đ/kg +thép gai H23A3MN 11591kg ,đơn giá 6000đ/kg Căn cứ vào chứng từ kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho +Giá thực tế thép gai H16A3MN = 3000 *6000 =18.000.000 +Giá thực tế thép gai H25A3MN =22117 *6000= 132.702.000 +Giá thựctế thép gai H32A3MN =22591 *6000 =135.546.000 Mẫu sổ 01/GTKT-322 KB/2003B Số HĐ:0018451 Biểu số 1: HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2:giao cho khách hàng Ngày 8/12/2003 Đơn vị bán hàng :Chi nhánh Công ty VTKT xi măng tại Phú Thọ Địa chỉ :Vân Cơ -Việt Trì -Phú Thọ Số TK : MST :0100105694007 Điện thoại: Họ tên người mua hnàg:Vũ Hồng Hải Đơn vị :Công ty xâuy dựng số 6Thăng Long Địa chỉ :Hải Bối -Đông Anh -HN Số TK: MS:0100105750 Hình thức thanh toán :trả chậm STT Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép gai H16A3 kg 3179 6000 19.074.000 2 Thép gai H25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 3 Thép gai H3LA3MN kg 22591 6000 135.546.000 Cộng tiền hàng 287.322.000 Thuế suất thuế GTGT(5%) 14.366.100 Tổng cộng tiền thanh toán 301.688.100 Bằng chữ: Ba trăm linh một triệu sáu trăm tám tám nghìn một trăm đồng Người mua hàng (kí ,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (kí ,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí ,ghi rõ họ tên) Biểu số 2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ HÀNG HOÁ Căn cứ vào HĐ số 0018451 ngày 8/12/2003 Biên bản kiểm nghiệm gồm có : Ông :Nguyễn Quốc ái Trưởng ban Ông :Vũ Hồng hải Uỷ viên Bà :Bùi Thị lai Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại STT Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép gai H16A3 kg 3179 6000 19.074.000 2 Thép gai H25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 3 Thép gai H3LA3MN kg 22591 6000 135.546.000 Đại diện kĩ thuật (Kí ,ghi rõ họ tên) Thủ kho (Kí ,ghi rõ họ tên) Trưởng ban (Kí ,ghi rõ họ tên) Nhận xét :hàng đã nhập đủ số lượng chất lượng ,phẩm chất tốt Mẫu số :01-VT Bộ Tài Chính Số :476 Biểu số 3: PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8/12/2003 Họ tên người giao hàng :Bùi Thị Lai Địa chỉ :Chi nhánh Công ty VTKT xi măng tại Phú Thọ Theo HĐ số 0018451 ngày 8/12/2003 của Công ty VTKT xi măng tại Phú Thọ MST: 0900190635 Nhập tại kho :VLC Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất VT Đvt Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Thép gai H16A3 kg 3179 6000 19.074.000 2 Thép gai H25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 3 Thép gai H3LA3MN kg 22591 6000 135.546.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mẫu số 02-VT Bộ Tài Chính Số :354 Biểu số 5: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 9/12/2003 Họ tên người nhận hàng :Nguyễn Quang Chuẩn Đơn vị :Đội cầu Bắc Giang Lí do xuất kho:Thi công cầu Bắc Giang Xuất tại kho :VLC Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất VT Đvt Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Thép gai H16A3 Kg 3000 6000 18.000.000 2 Thép gai H25A3MN Kg 22117 6000 132.702.000 3 Thép gai H3LA3MN Kg 22591 6000 135.546.000 Cộng 286.248.000 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Mẫu sổ 01-GTKT-3LL DA/01B Số HĐ:0010678 Biểu số 6: HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2:giao cho khách hàng Ngày 15/12/2003 Đơn vị bán hàng :Cửa hàng VLXD Nguyễn Đình Hỷ Địa chỉ :Yên Phong –Bắc Ninh Số TK MST:2300136238 Họ tên người mau hàng :Nguyễn Huy Khanh Đơn vị :Công ty Xây dựng số 6 Thăng Long Hình thức thanh toán :tiền mặt MS:050027041 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PCB40NghiSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 2 Xi măng PC40Bút Sơn Tấn 35 713.636 24.977.260 3 Xi măng PC30Chìfon Tấn 42 700.000 29.400.000 Cộng tiền hàng 75.649.960 Thuế suất thuế GTGT(10%) 7.564.996 Tổng cộng tiền thanh toán 83.214.956 Người mua hàng (kí ,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (kí ,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí ,ghi rõ họ tên) Bằng chữ :Tám mươi ba triẹu hai trăm bốn mươi nghìn chín trăm năm sáu đồng Biểu số 7: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ HÀNG HOÁ Căn cứ vào HĐ số 0018451 ngày 8/12/2003 Biên bản kiểm nghiệm gồm có : Ông :Phạm Văn Nghị Trưởng ban Ông :Vũ Thế Mai Uỷ viên Bà :Nguyễn Huy Khanh Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PCB40NghiSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 2 Xi măng PC40Bút Sơn Tấn 35 713.636 24.977.260 3 Xi măng PC30Chinfon Tấn 42 700.000 29.400.000 Đại diện kĩ thuật (Kí ,ghi rõ họ tên) Thủ kho (Kí ,ghi rõ họ tên) Trưởng ban (Kí ,ghi rõ họ tên) Nhận xét :hàng đã nhập đủ số lượng chất lượng ,phẩm chất tốt Mẫu số 01-VT Bộ Tài Chính Số :479 Biểu số 8: PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/12/2003 Họ tên người giao hàng:Vũ Thế Mai Địa chỉ :Đội công trình 2 Theo HĐ 0010678-Ngày 15/12/2003 MST:0100105694007 Nhập tại kho:VLC Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất VT Đvt Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Xi măng PCB40NghiSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 2 Xi măng PC40Bút Sơn Tấn 35 713.636 24.977.260 3 Xi măng PC30Chinfon Tấn 42 700.000 29.400.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cộng 75.649.960 Mẫu số 02-VT Bộ Tài Chính Số :357 Biểu số 9: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 18/12/2003 Họ tên người nhận hàng :Nguyễn Văn Nam Đơn vị :Đội cầu Quảng Khải Lí do xuất kho:Thi công cầu Quảng Khải Xuất tại kho :VLC Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất VT Đvt Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Xi măng PCB40NghiSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 2 Xi măng PC40Bút Sơn Tấn 35 713.636 24.977.260 3 Xi măng PC30Chinfon Tấn 42 700.000 29.400.000 Cộng 75.649.960 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 10: THẺ KHO Tên vật liệu:xi măng PCB40 Nghi Sơn Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 479 15/12 Mua của CH xd Nguyễn Đình Hỷ 30 357 18/12 Xuất cho Nguyễn Văn Nam 30 Cộng tồn cuối tháng 30 30 - Biểu số 11: THẺ KHO Tên vật liệu:xi măng PC40 Bút Sơn Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 479 15/12 Mua của CH xd Nguyễn Đình Hỷ 35 357 18/12 Xuất cho Nguyễn Văn Nam 35 Cộng tồn cuối tháng 35 35 - Biểu số 12: THẺ KHO Tên vật liệu :Xi măng PC30 Chin Fon Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 479 15/12 Mua của CH xd Nguyễn Đình Hỷ 42 357 18/12 Xuất cho Nguyễn Văn Nam 42 Cộng tồn cuối tháng 42 42 - Biểu số 13: THẺ KHO Tên vật liệu :Thép gai H16A3MN Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 476 8/12 Mua của Công ty VTKT Phú Thọ 3179 354 9/12 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 3000 Cộng tồn cuối tháng 3179 3000 179 Biểu số 14: THẺ KHO Tên vật liệu :Thép gai H25A3MN Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 476 8/12 Mua của Công ty VTKT Phú Thọ 22117 354 9/12 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 22117 Cộng tồn cuối tháng 22117 22117 - Biểu số 15: THẺ KHO Tên vật liệu :Thép gai H32A3MN Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu 12/2003 0 476 8/12 Mua của Công ty VTKT Phú Thọ 22591 354 9/12 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 22591 Cộng tồn cuối tháng 22591 22591 - 3-Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 3.1-Tài khoản kế toán được sử dụng ở Công ty Tại Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long kế toán sử dụng một số tài khoản sau: +TK 152:Nguyên liệu vật liệu Các nghiệp vụ nhập vật tư kế toán sử dụng các TK sau : -TK111:Tiền mặt -TK112:Tiền gửi ngân hàng -TK 331:Phải trả người bán Các TK xuất vật tư kế toán sử dụng các TK sau: -TK 621: Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp -TK 627 :Chi phí sản xuất chung -Tk 632 :Giá vốn hàng bán -TK 641: Chi phí bán hàng -Tk 642:Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.2-Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty 3.2.1-Hạch toán tổng hợp về nhập nguyên vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì việc tổ chức hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán vật tư.Do vật liệu của Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giũa Công ty với người cung cấp vật tư.Thực tế ở Công ty khi mau vật tư về sản xuất thì vật liệu được đưa về Công ty bao giờ cũng có hoá đơn kèm theo .Không có trường hợp nào vật tư đã về đến Công ty mag hoá đơn chưa về hay ngược lại .Cụ thể hạch toán tổng hợp vật liệu được thể hiện như sau : Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho và các hoá đơn kế toán lên bảng kê chứng từ gốc cùng loại ,cuối tháng dùng số liệu của từng bảng kê này để vào chứng từ ghi sổ. -Trong tháng khi vật liệu được mau về nhập kho căn cứ và HĐ các phiếu chi nếu Công ty thanh toán bằng tiền mặt thì kế toánghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại : Nợ TK 152 :Nguyên vật liệu Nợ TK 133 :Thuế GTGT Có TK 111,331…: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 479ngày 15/12/2003 nhập kho xi măng PC40 Bút Sơn của chi nhánh Công ty xây dựng Nguyễn Đình Hỷ đã thanh toán bằng tiền mặt ,kế toán ghi : Nợ TK 152:75.649.960 Nợ TK 133: 7.564.996 Có TK 111:83.214.956 Căn cứ vào phiếu nhập kho số 476 ngày 8/12/2003 của Công ty VTKT xi măng tại Phú Thọ ,kế toán ghi : Nợ TK 152: 278.322.000 Nợ TK 133: 14.366.100 Có TK 331:301.688.100 Khi có khả năng thanh toán và đã tiến hành thanh toán cho người bán,kế toán ghi : Nợ Tk 331: Có TK 111,112: Căn cứ vào phiếu chi Công ty đã tiến hành thanh toán khoản nợ với Công ty VTKT Phú Thọ về lượng thép gai đã nhập kho theo phiếu nhập số 476 ngày 8/12/2003,kế toán ghi : Nợ TK 331: 301.688.100 Có TK :301.688.100 Trường hợp hàng về nhập kho nhưng phát hiện ra thấy không đúng chủng loại chất lượng thì trả lại cho người bán ,kế toán ghi : Nợ TK 331: Có TK 152: Có TK 133: Với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu liên quan đến tiền mặt thì kế toán viết phiếu chi rồi chuyển đến Giám Đốc và kế toán trưởng kí duyệt . 3.2.2-Hạch toán tổng hợp về xuất nguyên vật liệu: Vật liệu Công ty xuất kho chủ yếu là phục vụ sản xuất cụ thể là cung cấp cho các công trình và một số sản phẩm khác .Bên cạnh đó cũng có một ít vật liệu được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp ,chi phí sản xuất chung để gia công chế biến ,xuất trả nợ ,xuất cho vay ….vật liệu phải phản ánh kịp thời . -Khi xuất vật liệu để trực tiếp sản xuất ,kế toán ghi : Nợ TK 621:Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 152:Nguyên vật liệu Căn cứ vào phiếu xuất kho số 355 ngày 9/12/2003 xuất kho thép gai để trực tiếp sản xuất Nợ TK 621 :286.248.000 Có TK 152 :286.248.000 -Khi xuất kho nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp ,chi phí sản xuất chung,kế toán ghi : Nợ TK627,642: Có TK152: Biểu số 22: BẢNG KÊ NHẬP KHO VẬT LIỆU Công ty xây dựng số 6 Thăng Long (Ghi Nợ TK 152,Ghi Có TK liên quan) CT Ngày nhập Tên vật liệu Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền TK Có 476 8/12 ThépgaiH16A3MN kg 3179 6000 19.074.000 331 476 8/12 ThépgaiH25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 331 476 8/12 ThépgaiH32A3MN kg 22591 6000 135.546.000 331 477 11/12 Thép tròn f 6 kg 300 5510 1.653.000 331 478 12/12 Thép ống f 32 kg 709,9 8000 5.679.200 331 479 15/12 Ximăng PC40NSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 111 479 15/12 Ximăng PC40BSơn Tấn 35 713.636 24.977.260 111 479 15/12 Ximăng PC40 C F Tấn 42 700.000 29.400.000 111 480 17/12 Cát đen m3 2984 13.333 39.785.672 111 480 17/12 Cát vàng m3 24 51.429 1.234.296 111 Tổng Cộng 52011,9 411.324.128 Người ghi sổ (Kí ,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Kí ,ghi rõ họ tên) Biểu số 23: BẢNG KÊ XUẤT KHO VẬT LIỆU Công ty xây dựng số 6 Thăng Long (Ghi Nợ TK liên quan,Ghi Có TK 152) CT Ngày nhập Tên vật liệu Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền TK Có 354 9/12 ThépgaiH16A3MN kg 3000 6000 18.000.000 152 354 9/12 ThépgaiH25A3MN kg 22117 6000 132.702.000 152 354 9/12 ThépgaiH32A3MN kg 22591 6000 135.546.000 152 355 12/12 Thép tròn f 6 kg 300 5510 1.653.000 152 356 13/12 Thép ống f 32 kg 709,9 8000 5.679.200 152 357 18/12 Ximăng PC40NSơn Tấn 30 709.090 21.272.700 152 357 18/12 Ximăng PC40BSơn Tấn 35 713.636 24.977.260 152 357 18/12 Ximăng PC40 C F Tấn 42 700.000 29.400.000 152 358 20/12 Cát đen m3 2984 13.333 39.785.672 152 358 20/12 Cát vàng m3 51429 51.429 1.234.296 152 Tổng Cộng 51832,9 410.250.128 Biểu số 24: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi Có TK 331 Loại chứng từ mua Nguyên vật liệu nhập kho tháng 12/2003 CT Diễn giải Số tiền TK 152 TK 133 NT SH 8/12 476 Nhập thép gai thi công cầu Bắc Giang 301.688.100 287.322.000 14.366.100 11/12 477 Nhập thép tròn f 6 thi công cầu Bắc Giang 1.818.300 1.653.000 165.300 12/12 478 Nhập thép ống thi công cầu Bắc Giang 5.963.160 5.679.200 283.960 Cộng 309.469.560 294.654.200 14.815.360 Biểu số 25: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi Có TK 331 Loại chứng từ mua NVL xuất kho tháng 12/2003 CT Diễn giải Số tiền TK 621 TK 2421 NT SH 9/12 354 Xuất thép gai thi công cầu Bắc Giang 301.688.100 301.688.100 12/12 355 Nhập thép tròn f 6 thi công cầu Bắc Giang 1.818.300 1.818.300 13/12 356 Nhập thép ống thi công cầu Bắc Giang 5.963.160 5.963.160 Cộng 309.469.560 309.469.560 Biểu số 26: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi Có TK 111 Loại chứng từ mua Nguyên vật liệu nhập kho tháng 12/2003 CT Diễn giải Số tiền TK 152 TK 133 NT SH 15/12 479 Nhập xi măng thi công cầu Quảng Khai 83.214.956 75.649.960 7.564.996 17/12 480 Nhập cát đen phục vụ thi công 43.764.239,2 39.785.672 3.978.567,2 17/12 480 Nhập cát vàng phục vụ thi công 1.257.725,6 1.234.296 123.429,6 Cộng 128.336.920,8 116.669.928 11.66.992,8 Biểu số 27: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi Có TK 111 Loại chứng từ mua NVL xuất kho tháng 12/2003 CT Diễn giải Số tiền TK 621 TK 2421 NT SH 9/12 354 Xuất xi măng thi công cầu Quảng Khai 83.214.956 83.214.956 12/12 355 Nhập cát đen phục vụ thi công 43.764.239,2 43.764.239,2 13/12 356 Nhập cát vàng phục vụ thi công 1.357.725,6 1.357.725,6 Cộng 128.336.920,8 128.336.920,8 Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp chứngtừ gốc cùng loại kế toán lập chứng từ ghi sổ Biểu số 28: CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12 /2003 Số 30 Stt Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Nhập kho thép 152 331 309.469.560 2 Nhập kho xi măng 152 111 83.214.956 3 Nhập kho cát 152 111 45.121.964,8 Cộng 437.806.480,8 Biểu số 29: CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12/2003 Số 31 Ghi có Tk 152:NL,VL Stt Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có NVL 152 1 Chi phí NVL tt 621 437.806.480,8 2 Chi phí XDCB dở dang 2412 2.317.085 3 Chi phí tạm ứng 141 139.886.747 Cộng 580.010.312,8 Biểu số 30: SỔ ĐĂNG KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12năm 2003 Chứngtừ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 30 12/2003 437.806.480,8 31 12/2003 580.010.312,8 Biểu số 31: SỔ CÁI Tháng 12năm 2003 Tên TK :NL,VL Đvt :đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 8/12 476 8/12 Mua thép của VTKT Phú thọ 133 14.815.360 11/12 477 11/12 331 309.469.560 12/12 478 12/12 9/12 354 9/12 Xuât kho thép để thi công cầu Bắc Giang 621 309.469.560 12/12 355 12/12 13/12 356 13/12 15/12 479 15/12 Mua xi măng của CH NguyễnĐìnHỷ 133 7.564.996 111 83.214.956 17/12 480 17/12 Mua cát vàng của Nguyễn Đình Hỷ 133 521.996,8 111 45.721.964,8 18/12 357 18/12 Xuất xi măng cho Nguyễn Văn Nam 621 83.214.956 20/12 358 20/12 Xuất cát cho Nguyễn Văn Nam 621 45.121.964,8 Cộng 415.586.868,8 437.806.480,8 Biểu số 32: SỔ CÁI Tháng 12 năm 2003 Tên TK : Thuế GTGT được khấu trừ Đvt:đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 8/12 476 8/12 Mua thép của VTKT Phú thọ 152 294.654.200 11/12 477 11/12 331 309.469.560 12/12 478 12/12 15/12 479 15/12 Mua xi măng của CH NguyễnĐìnHỷ 152 73.649.960 111 83.214.956 17/12 480 17/12 Nhập kho cát 152 41.019.968 111 45.121.964,8 Cộng 306.321.192,8 437.806.480,8 Biểu số 33: SỔ CÁI Tháng 12 năm 2003 Tên TK :Tiền mặt Đvt :đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 15/12 479 15/12 Mua xi măng của CH NguyễnĐìnHỷ 152 75.649.960 111 7.504.996 17/12 480 17/12 Mua cát vàng của Nguyễn Đình Hỷ 152 41.019.968 111 521.996,8 18/12 357 18/12 Xuất xi măng cho Nguyễn Văn Nam 621 83.214.956 20/12 358 20/12 Xuất cát cho Nguyễn Văn Nam 621 45.121.964,8 Cộng 253.093.841 Biểu số 34: SỔ CÁI Tháng 12 năm 2003 Tên TK :Phải trả người bán Đvt :đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 8/12 476 8/12 Mua thép của VTKT Phú thọ 152 294.654.200 11/12 477 11/12 133 14.815.360 12/12 478 12/12 9/12 354 9/12 Xuât kho thép để thi công cầu Bắc Giang 621 309.469.560 12/12 355 12/12 13/12 356 13/12 Cộng 618.939.120 Biểu số 35: SỔ CÁI Tháng 12năm 2003 Tên TK :NL,VL Đvt :đồng NTGH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 9/12 354 9/12 Xuât kho thép để thi công cầu Bắc Giang 152 309.469.560 12/12 355 12/12 13/12 356 13/12 18/12 357 18/12 Xuất xi măng cho Nguyễn Văn Nam 152 83.214.956 20/12 358 20/12 Xuất cát cho Nguyễn Văn Nam 152 45.121.964,8 Cộng 437.806.480,8 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 THĂNG LONG I- Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu- 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu- trong các doanh nghiệp xây lắp Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long nói riêng và các doanh nghiệp xây lắp nói chung xuất phát từ những lý do sau: Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính. Nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, trong đó hạch toán NVL- là một trong những khâu quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế, muốn đứng vững trên thị trường các doanh nghiệp không có sự lựa chon nào hơn là phải quản lý tốt việc nhập, xuất hàng hoá, NVL- nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm xuống mức thấp nhất có thể được và sau một chu kỳ kinh doanh thu được lợi nhuận tối đa. Hạch toán NVL- là một nội dung của kế toán quản trị, được sử dụng trong nội bộ công ty. Chính vì vậy, những thông tin về kế toán NVL- không những cần thiết cho các nhà quản trị để quản lý, kiểm soát chi phí, ra quyết định kịp thời mà còn giúp cho các đối tượng khác như chủ đầu tư, các nhà cung cấp, cơ quan thuế... có cơ sở để xác nhận và đánh giá một cách đầy đủ, toàn diện về công ty, có căn cứ lựa chọn phương án đầu tư, liên doanh hợp tác... Xuất phát từ những lý luận trên có thể nói việc hoàn thiện công tác kế toán NVL- một cách khoa học, hợp lý tại các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp có ý nghĩa rất quan trọng và là yêu cầu cấp bách trong cơ chế hiện nay. 2. Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu- trong các doanh nghiệp xây lắp 2.1 Công tác hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là khâu mở đầu có vị trí quan trọng và quyết định đến chất lượng của toàn bộ công tác kế toán, kế toán viên thực hiện theo dõi, ghi chép và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ làm cơ sở cho hạch toán chi tiết. Chứng từ kế toán gồm nhiều loại, số lượng lớn dẫn đến trong quá trình hạch toán và luân chuyển chứng từ rất dễ bị nhầm lẫn, thất lạc hoặc chậm trễ dẫn đến hiệu quả không cao. Chính vì vậy, kế toán cần phải căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu do Bộ tài chính ban hành, căn cứ vào nội dung kinh tế của các hoạt động, yêu cầu quản lý các hoạt động để xác định mẫu chứng từ, việc ghi chép vào từng loại chứng từ cho phù hợp quy định. Căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán để xây dựng con đường vận động của chứng từ khoa học và hợp lý. Trong doanh nghiệp xây lắp, kế toán NVL- sử dụng các loại chứng từ sau: Trong doanh nghiệp xây lắp, kế toán NVL- sử dụng các loại chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Sổ kế toán chi tiết - Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL - Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi.. Phương hướng cải tiến tổ chức hợp lý chứng từ kế toán nói chung bao gồm các nội dung sau: - Bảo đảm phản ánh đơn giản nội dung chứng từ kế toán và tiêu chuẩn hoá, thống nhất về quy cách, biểu mẫu chứng từ. - Chứng từ kế toán sử dụng có nhiều loại, có thể do đơn vị tự lập hoặc tiếp nhận từ bên ngoài, trong đó bao gồm nhiều nội dung, nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên một chứng từ hợp lệ phải phản ánh đúng đầy đủ các yếu tố bắt buộc sau: + Tên gọi chứng từ + Số hiệu và ngày tháng lập chứng từ + Tên gọi và địa chỉ của các bên có liên quan đến chứng từ + Nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ + Quy mô, nghiệp vụ kinh tế phát sinh: số lượng, đơn giá, thành tiền + Tên chữ ký người lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ - Hợp lý thủ tục nhập và xử lý chứng từ + Giảm bớt thủ tục xét duyệt, ký chứng từ + Có kế hoạch luân chuyển chứng từ khoa học + Có phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu giữa các bộ phận một cách hợp lý. - Trang bị các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại cho việc tổng hợp xử lý số liệu chứng từ nhanh chóng. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán là việc xác định đường đi của các loại chứng từ sao cho giảm bớt mức tối đa việc ghi chép sổ kế toán, ghi chép không bị trùng lặp, lượng thông tin đầy đủ, đảm bảo yêu cầu quản lý, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Chứng từ kế toán phải được luân chuyển dụa vào kế hoạch luân chuyển chứng từ, được xây dựng trên cơ sở sau: + Đặc điểm của từng đơn vị về quy mô, tổ chức quản lý và sản xuất + Tình hình tổ chức hệ thống thông tin + Nhu cầu và khả năng cung cấp thông tin của đơn vị + Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại. Kế hoạch luân chuyển của chứng từ không thể xây dựng chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp mà chỉ có thể xây dựng ở dạng mẫu mang tính chất hướng dẫn. Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể của mình và đặc điểm của từng loại chứng từ mà xây dựng con đường vận động của chứng từ phù hợp nhất. 2.2 Hoàn thiện hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chính là lựa chọn, vận dụng hệ thống sổ sách kế toán một cách thích hợp căn cứ vào hệ thống TK kế toán, các qui định về chế độ kế toán của Nhà nước, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, điều kiện trang thiết bị, trình đọ của cán bộ kế toán… Hệ thống sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự nhất định và phương pháp nhất định. Ngoài ra, hệ thống sổ kế toán mà đơn vị áp dụng phải đơn giản, rõ ràng, gọn nhe, thuận tiện cho việc ghi chép và giảm tới mức tối đa công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt, đáp ứng yêu cầu quản lý. Hiện nay, Bộ Tài Chính đã ban hành bốn hình thức tổ chức sổ kế toán: - Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhật ký - sổ cái - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ Lựa chọn hình thức tổ chức sổ phù hợp vơi đặc điểm của DN thì kế toán mới thực sự phát huy được tác dụng trong quản lý và cung cấp thông tin chính xác để đánh giấ hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nào thì số liệu trên sổ phải dễ tổng hợp, đối chiếu với nhau nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, đánh giá. II- NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU- TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 THĂNG LONG 1. Ưu điểm 1.1 Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, thuộc sở hữu Nhà nước, là 1 doanh nghiệp lớn với quy mô hoạt động rộng. Bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ, cơ động, hợp lý, mô hình hạch toán khoa học, tiện lợi phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh. Hình thức tổ chức kế toán của Công ty là vừa tập trung và phân tán, mô hình này đã tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong công việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhưng vẫn đảm bảo cung cấp kịp thời những yêu cầu cơ bản về thông tin kế toán của Công ty. Đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ, năng lực, nhiệt tình đáp ứng yêu cầu căn bản về công tác hạch toán kinh doanh nói chung và hạch toán chi phí sản xuất nói riêng. Hệ thống sổ sách chứng từ, phương pháp hạch toán kế toán mà Công ty đang sử dụng tương đối đầy đủ, khoa học và hợp lý, đúng theo chế độ kế toán Nhà nước quy định. Việc ứng dụng máy vi tính vào phục vụ công tác hạch toán đã tiết kiệm đáng đáng kể thời gian và công sức cho các nhân viên kế toán, đồng thời vẫn đảm bảo cung cấp khá đầy đủ thông tin kế toán tài chính, kế toán quản trị, kịp thời đưa ra các thông tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lý NVL- . 1.2 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán Bắt đầu từ năm 1999, Công ty đã thực hiện tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán UNESCO. Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán đã tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích. Mặt khác, nó giúp cho công tác lưu trữ, bảo quản dữ liệu thông tin kế toán an toàn. Ngoài ra, nó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. 1.3 Đánh giá nguyên vật liệu- theo giá thực tế Trong các phương pháp đánh giá NCL xuất kho thì phương pháp giá thực tế đích danh là phương pháp đảm bảo sự chân thực của thông tin kế toán hàng tồn kho nói riêng cũng như thông tin về lãi, lỗ, tình hình tài chính của DN nói chung. Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, từ đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành sản phẩm. 2. Những tồn tại cần khắc phục Mặc dù đã có nhiều cố gắng, cải tiến tích cực như vậy song em nhận thấy công tác hạch toán kế toán ở Công ty vẫn tồn tại một số nhược điểm, bất cập chưa được chú ý tháo gỡ và sửa chữa. Đó là : 2.1 Về phân loại nguyên vật liệu- Để xây dựng, hoàn thiện một công trình, Công ty phải sử dụng một khối lượng NVL- lớn, gồm nhiêu loại, mỗi loại có tính chất, công dụng, đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vây, muốn quản lý và hạch toán NVL- chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học hợp lý. Hiện nay, Công ty đang sắp xếp tất cả NVL vào một loại . Việc phân loại này làm ảnh hưởng tới việc xác định chi phí của từng loại NVL trong tổng chi phí, chưa đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản lý NVL. 2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán - Các công việc kế toán vẫn chưa hoàn thành đầy đủ, đúng thời hạn và đồng bộ vì khối lượng công việc quá lớn thường bị dồn vào cuối kỳ hạch toán mặc dù Công ty đang trang bị phương tiện hạch toán hiện đại và có đội ngũ kế toán đông đảo. Chính vì thế đôi khi vẫn diễn ra hiện tượng làm tắt, bỏ qua không lập một số bảng biểu hay chỉ lập khi được yêu cầu. - Trong cùng thời gian một đội của Công ty thi công từ 1 đến 2 công trình nằm trên địa bàn khác nhau. Do vậy việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ làm cho công tác kế toán vật liệu ở các đội thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí NVL- nói riêng, vấn đề này phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán. 2.3 Công tác hạch toán còn tồn tại sai sót Hạch toán sản xuất tại các đơn vị thi công của Công ty cũng còn tồn tại một số sai phạm: Để đơn giản hoá việc hạch toán, các có giá trị nhỏ, sử dụng cho nhiều kỳ vẫn được hạch toán thẳng vào các tài khoản chi phí mà không hạch toán vào tài khoản 142 để phân bổ dần cho nhiều kỳ. Mặc dù việc này chưa thật đúng nguyên tắc song vẫn có thể chấp nhận được. Tuy nhiên ngay cả với một số loại có giá trị tương đối lớn Công ty vẫn cho phép tính luôn 1 lần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất trong tháng của công trình. Điều này phản ánh không chính xác chi phí phát sinh và không đúng nguyên tắc. 2.4 Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu- ở Công ty Qua thời gian thực tập tại Công ty, em thấy Công ty chưa coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL- . Viêc phân tích này sẽ giúp Công ty tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng tới việc thu mua NVL- , đặc biệt là khoản chi phí NVL- trong giá thành sản phẩm. Từ đó có biện pháp khắc phục và tìm hướng đi mới trong quản lý NVL- . III- MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU- Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 THĂNG LONG Ý kiến 1: Phân loại và lập sổ danh điểm vật tư: Trong công tác xây dựng cơ bản, chủng loại NVL- rất lớn. Để việc hạch toán NVL- được chính xác và thuận lợi thì vật tư phải được phân loại khoa học hợp lý. Sau khi phân loại vật tư thành từng nhóm, từng thứ cần thiết phải lập “Sổ danh điểm vật tư” để mã hoá các loại vật liệu- và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý đặc biệt để tiện sử dụng khi áp dụng kế toán máy. Danh điểm của các vật liệu sẽ được sử dụng để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ khác. Nhờ vậy công tác kế toán về NVL- sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm được thời gian khi có công tác kiểm hê, kiểm tra; không những thế, việc cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất sẽ kịp thời. Sổ danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo mẫu sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Mã số Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Mã 1 TK CấpII Mã 2 Nhóm VT Mã 3 Tên VT 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 01 01 Xi măng PC40 Nghi Sơn Tấn 1521 01 02 Xi măng Bỉm Sơn Tấn ....... 1521 02 01 Thép Kg 1521 02 02 Thép Kg 1521 02 03 Thép Kg ....... 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522 01 01 Que hàn 2-3 Kg 1522 01 02 Que hàn 3-4 Kg ....... 1523 Nhiên liệu 1523 01 01 Xăng Mogas 92 Lít 1523 ....... 01 ........ 02 ........ Xăng Mogas 83 ........... Lít ....... ........ Ý kiến 2: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do hiện tượng giá cả vật liệu trên thị trường biến động, NVL- hư hỏng, kém phẩm chất,... nếu không được thu hồi vốn kịp thời sẽ làm ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất. Để tránh những rủi ro co thể xảy ra, Công ty nên trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn. Cụ thể như sau: - Mức dự phòng cần phải lập: Số dự phòng cần phải lập dựa trên số lượng của mỗi loại nguyên vật liệu tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong niên độ tiếp theo Mức dự phòng NVL Số lượng Mức chênh lệch cần phải lập = NVL x giảm giá cho niên độ (N+1) mỗi loại của mỗi loại - TK sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: TK này được dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu của TK nay như sau: Bên Nợ: phản ánh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào chi phí sản xuất kinh doanh Bên Có: phản ánh giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính vào chi phí quản lý DN Dư Có: giá trị dự phòng giảm giá hiện có - Phương pháp hạch toán: + Vào niên độ kế toán năm N, DN tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 + Cuối niên độ kế toán sau - năm N+1, DN phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niến độ ké toán trước: Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phòng cho cả niên độ sau (N+2): Nợ TK 642 Có TK 159 Ý kiến 3: Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết NVL- Phương pháp hạch toán chi tiết NVL- mà Công ty đang sử dụng là phương pháp thẻ song song. Phương pháp này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý NVL. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng lại có tính trùng lắp. Hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho NVL- trên sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế toán lại không hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn. Điều này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra , đối chiếu. Phương pháp thẻ song song đã đáp ứng khá tốt yêu cầu quản lý cũng như toán tại Công ty nhưng với khối lượng NVL- hết sức đa dạng như ở công ty thì việc sử dụng phương pháp thẻ song song là không nên. Công ty nên chuyển sang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư. Theo phương pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện vật tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư nhưng thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt hiện vật và giá trị thì kế toán chỉ cần theo dõi mặt giá trị thôi. Nhờ đó, kế toán sẽ tránh được việc ghi chép trùng lặp như khi sử dụng phương pháp thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư, thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của DN có thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm NVL- quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại NVL- . Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Số danh điểm Vật liệu Tên, quy cách Chủng loại Vật tư Phiếu nhập Số lượng Đơn giá Thành tiền Số NT Ngoài công việc hàng ngày như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư các danh điểm vật liệu được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự như thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu. Sổ số dư nên được Công ty lập cho từng tháng một để tránh quy mô cột quá lớn Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ. Nhận được các chứng từ nhập - xuất vật liệu và Phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó, kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập - xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá, kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm NVL- trên bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với bảng kê tính giá NVL- của kế toán tổng hợp. Ý kiến 4: Thay đổi việc tính giá NVL- nhập Tại Công ty việc thu mua NVL- được thực hiện thông qua các hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng thường thoả thuận là vật tư được cung cấp đến tận chân công trình vì vậy giá của NVL- nhập kho thường bao gồm cả chi phí vận chuyển. Trong một số trường hợp nếu trong quá trình thu mua có thể phát sinh các chi phí như chi phí nhiên liệu, công cho lái xe... thì được Công ty hạch toán thẳng vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình đó. Điều này có nhiều tiện lợi cho công tác hạch toán tuy nhiên có những trường sẽ xảy ra sự méo mó trong việc tính giá thành của từng công trình, chẳng hạn như trong trường hợp vật tư điều động nội bộ, đội 1đã điều vật tư này về nhưng không sử dụng hết và được chuyển cho đội 2 thì nếu như chi phí mua có liên quan của số vật tư đó đã được tính vào chi phí trực tiếp của đội 1 sẽ làm cho giá thành của công trình tăng lên một cách bất hợp lý. Còn đội được lĩnh số vật tư đó (đội 2) lại không phải chịu chi phí thu mua do đó sẽ giảm được chi phí NVL- và từ đó giá thành công trình sẽ thấp hơn. Để tránh xảy ra tình trạng trên, Công ty nên tính giá của NVL- nhập bằng tổng số tiền ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua khác có liên quan. Ý kiến 5: Phân bổ lại giá trị : Để có thể phản ánh chính xác chi phí sản xuất và thực hiện đúng nguyên tắc kế toán, theo em Công ty nên phân bổ lại giá trị theo mức 50% hay 25% giá trị cho lần sử dụng đầu tiên hay theo định mức sử dụng..., còn nếu sử dụng cho nhiều công trình thì có thể phân bổ theo số lần hay số kỳ sử dụng. - Khi đưa vào sử dụng kế toán hạch toán: Nợ TK 142 (1421) : Chi tiết công trình (nếu sử dụng cho 1CT) Có TK 153 : Giá trị - Hàng kỳ kế toán thực hiện việc phân bổ chi phí : Nợ TK 627, 623 : Chi tiết công trình Có TK 153 : Giá trị phân bổ từng lần Nếu thực hiện hạch toán như trên thì chi phí xuất dùng của Công ty được hạch toán thống nhất, phù hợp với nội dung kinh tế của các tài khoản, phản ánh một cách hợp lý các khoản chi phí phát sinh và không vi phạm chế độ, nguyên tắc kế toán hiện hành. Ý kiến 6: Phân công lại tổ chức phòng kế toán tại Công ty Công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán vật liệu có được hoàn thành tốt hay không trước tiên phải phụ thuộc vào cách tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán. Tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long, sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong phòng kế toán - tài vụ rõ ràng, từng nhân viên được giao phụ trách những phần hành nhất định không có sự chồng chéo hay trùng lặp. Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc do mình phụ trách và có ý thức giúp đỡ nhau, cùng phối hợp thực hiện để công việc có hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên kế toán trong phòng kế toán - tài vụ có ít người nên không thể tránh được tình trạng một số nhân viên phải kiêm nhiệm thêm các phần hành khác nữa. Như vậy sự phân công này đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Điều này được thể hiện rất rõ: Kế toán vật tư kiêm kế toán tài sản cố định, kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán thanh toán. Việc kiêm nhiệm nhiều phần hành một lúc như vậy chính là nguyên nhân làm cho hiệu quả công việc nhiều khi bị hạn chế. Các kế toán sẽ không tránh khỏi việc làm tắt các bước trong mỗi phần hánh kế toán mà mình đảm nhiệm do khối lượng công việc quá lớn. Theo em, công ty nên xem xét lại vấn đề này để có sự phân công hợp lý hơn nhằm đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao hơn nữa, xứng đáng với vị trí của mình. KẾT LUẬN Nguyên vật liệu- là một trong những yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất. Đặc biệt, trong ngành xây dựng cơ bản thì chi phí về NVL- chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, việc tổ chức công tác kế toán NVL- là yêu cầu tất yếu khách quan của công tác quản lý sử dụng NVL- , góp phần làm hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho DN. Tổ chức công tác kế toán NVL- là một công việc phức tạp, lâu dài. Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long em đã đi sâu nghiên cứu làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong tổ chức công tác kế toán NVL- trên cơ sở những lý luận đã học. Từ đó nêu lên những ý kiến đề xuất nhằm góp phần khắc phục những tồn tại trong kế toán NVL- tại Công ty. Thời gian thực tập tại Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế để cố gắng hoàn thiện chuyên đề thực tập này. Trong quá trình hoàn thành chuyên đề, em đã nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của thầy bộ môn cùng các cô chú, các anh chị trong phòng kế toán Công ty. Tuy nhiên do thời gian và trình độ có hạn nên nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Vì vậy em rất cô giáo cùng các cô, chú trong Phòng kế toán Công ty chỉ bảo tận tình để em có thể nâng cao nhận thức của mình nhằm phục vụ cho quá trình học tập và thực tế sau này. Em xin chân thành Thầy giáo bộ môn , cảm ơn các cô chú và các anh chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. MỤC LỤC Trang Lời nói đầu Chương I Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu I- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu- 1- Đặc điểm của nguyên vật liệu- 2- Yêu cầu quản lý NVL 3- Nhiệm vụ của hạch toán NVL II- Phân loại và đánh giá NVL 1- Phân loại NVL 2- Tính giá NVL 2.1- Tính giá NVL nhập kho 2.2- Tính giá NVL xuất kho III Tổ chức kế toán NVL 1- Kế toán chi tiết NVL 1.1- Chứng từ sử dụng 1.2- Sổ kế toán chứng từ NVL 1.3- Tổ chức kế toán NVL 1.3.1- Phương pháp thẻ song song 1.3.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 1.3.3- Phương pháp sổ số dư 2- Kế toán tổng hợp NVL 2.1- Kế toán tổng hợp NVL 2.1.1- TK sử dụng 2.1.2- Phương pháp hạch toán Chương II: Thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long I- Đặc điểm chung của Công ty 1- Quá trình hình thành và phát triển 2- Đặc điểm tổ chức quản lý 2.1- Nhiệm vụ ban giám đốc 2.2- Nhiệm vụ các phòng ban 2.3- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 2.4- Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 3- Qui trình công nghệ sản xuất của Công ty II Thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty 1- Đặc điểm NVL 2- Phân loại NVL 2.1- Phân loại NVL 2.2- Đánh giá NVL 2.2.1- Đánh giá NVL nhập kho 2.2.2- Đánh giá NVL xuất kho 3- Phương phap kế toán tổng hợp NVL 3.1- TK kế toán sử dụng tại Công ty 3.2- Phương pháp kế toán tổng hợp tại Công ty 3.2.1- Hạch toán NVL nhập kho 3.2.2- Hạch toán NVL xuất kho Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long I- Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVLvà trong các doanh nghiệp 1- Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVLvà trong các xí nghiệp xây lắp 2- Nội dung hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty 2.1- Công tác hạch toán ban đầu 2.2- Hoàn thiện hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết II Nhận xét về công tác kế toán NVL tại Công ty xây dựng số 6 Thăng Long 1- ưu điểm 1.1- Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với thực trạng sxkd 1.2- ứng dụng tin học trong công tác kế toán 1.3- Đánh giá NVL theo giá thực tế 2- Những tồn tại cần khắc phục 2.1- Về phân loại NVL 2.2- Về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 2.3- Công tác hạch toán còn tồn tại sai xót 2.4- Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL III- Một số ý kiến đề xuất góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty XD số 6 Thăng Long Kết luận Biểu số 16: SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :thép gai H16A3MN Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 8/12 476 Nhập thép gai H16A3MN 3179 6000 19.074.000 9/12 354 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 3000 6000 18.000.000 Tổng cộng tồn cuối tháng 3179 6000 19.074.000 3000 6000 18.000.000 179 1.074.000 Biểu số 17 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :thép gai H25A3MN Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 8/12 476 Nhập thép gai H25A3MN 22117 6000 132.702.000 9/12 354 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 22117 6000 132.702.000 Tổng cộng tồn cuối tháng 22117 6000 132.702.000 22117 6000 132.702.000 Biểu số 18 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :thép gai H32A3MN Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 8/12 476 Nhập thép gai H32A3MN 22591 6000 135.546.000 9/12 354 Xuất cho Nguyễn Quang Chuẩn 22591 6000 135.546.000 Tổng cộng tồn cuối tháng 22591 6000 135.546.000 22591 6000 135.546.000 Biểu số 19: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :Xi măng PC40 Nghi Sơn Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 15/12 479 Nhập xi măng PC40 30 709.090 21.272.700 18/12 357 Xuất kho cho Nguyễn Văn Nam 30 709.090 21.272.700 Tổng cộng tồn cuối tháng 30 709.090 21.272.700 30 709.090 21.272.700 Biểu số 20: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :Xi măng PC40 Bút Sơn Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 15/12 479 Nhập xi măng PC40 35 713.636 24.977.260 18/12 357 Xuất kho cho Nguyễn Văn Nam 35 713.636 24.977.260 Tổng cộng tồn cuối tháng 35 713.636 24.977.260 35 713.636 24.977.260 Biểu số 21: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Công ty xây dựng sô 6 Thăng Long Tên vật liệu :Xi măng PC30 Chin Fon Đvt :kg Ngày tháng Chứng từ Diễngiải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn kho đầu tháng 12 15/12 479 Nhập xi măng PC30 42 700.000 29.400.000 18/12 357 Xuất kho cho Nguyễn Văn Nam 42 700.000 29.400.000 Tổng cộng tồn cuối tháng 42 700.000 29.400.000 42 700.000 29.400.000