Đề tài Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò to lớn. Nó gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nước ta với các nước trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn. Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, hoạt động của doanh nghiệp thương mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung. Doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản ly kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt 3 khâu của quá trình lưu chuyển hàng hóa là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại la tiêu thụ hàng hóa nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua thời gian học tập tại trường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty Bách hóa Hà Nội em đã chọn đề tài: “Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán” làm nội dung của chuyên đề này. Trong thời gian thực tập tại công ty Bách hóa Hà Nội với kiến thức được học ở trường cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị phòng Tài chính-Kế toán và cô Trần Hương, giảng viên khoa Kế Toán Trường Đại học Lao Động –Xã Hội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY BÁCH HOÁ HÀ NỘI 1. Quá trình hình thành và phát triển Xuất phát từ yêu cầu phát triển kinh tế của đất nước, ngày 28/9/1954, Bộ Công thương ra Quyết định số 97 thành lập công ty Bách hóa Hà Nội, với tên gọi ban đầu là Công ty Mậu dịch Bách hóa Hà Nội. Đội ngũ cán bộ công nhân viên ngày đầu thành lập chỉ gồm 20 người, cơ sở vật chất nghèo nàn, trải qua gần 50 năm hoạt động và trưởng thành Công ty đã có nhiều thay đổi về hinh thức tổ chức và tên gọi. Khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, để phù hợp với tình hình mới, ngày 23/6/1998 theo Quyết định số 289/QĐ-UB, UBNDTPHN ra quyết định đổi tên thành công ty Bách hóa Hà Nội và là tên giao dịch hiện nay của Công ty. Vào ngày 22/6/2005 theo quyết định 4312/QĐUB về việc sát nhập Công ty Bách hóa Hà Nội vào văn phòng Tổng Công ty Thương mại Hà Nội. Ngày nay đội ngũ của công ty đã đông đảo với 550 người đều có trình độ từ trung học trở lên hoặc đã được đào tạo cơ bản về công tác thương nghiệp. Ngày 1/8/2005 Công ty Bách hóa Hà Nội chính thức là đơn vị trực thuộc văn phòng Tổng công ty Thương mại Hà Nội. Công ty Bách hóa Hà Nội có trụ sở chính tại 45 Hàng Bồ-Hoàn Kiếm-Hà Nội. Đây là cơ quan đầu não duy trì hoạt động của Công ty. 1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty 1.2.1 Chức năng Là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty Thương mại Hà Nội, Công ty luôn đảm trách đầy đủ chức năng của một Công ty Thương mại trong nền kinh tế thị trường. - Tổ chức các quá trình nghiệp vụ kinh doanh Thương mại bao gồm: nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng dự trữ và bảo quản hàng hóa, quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, bán hàng cho các đơn vị trực thuộc và người tiêu dùng. - Quản lý mọi mặt của công ty: Quản lý kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, báo cáo tiếp thị, quản lý việc sử dụng vốn, lao động quản lý về cơ sở vật chất, kỹ thuật, quản lý công tác kế toán. 1.2.2 Nhiệm vụ - Thực hiện mục đích kinh doanh theo đúng quyết định thành lập công ty. Kinh doanh những mặt hàng đã đăng ký, phục vụ nhu cầu của khách hŕng nhằm kinh doanh có lăi. Bảo toŕn vŕ phát triển vốn được giao. - Tổ chức quản lý tốt lao động trong công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty 1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý Từ khi thành lập cho đến nay, bộ máy quản lý của công ty đã có nhiều thay đổi để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty Bách hóa Hà Nội Ban giám đốc Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng Tài chính - Kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng thanh tra bảo vệ Phòng y tế Cửa hàng bách hóa Trung tâm thương mại Tổng kho Trạm kinh doanh - Ban giám đốc gồm: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc + Giám đốc là người đứng đầu đuợc nhà nước bổ nhiệm. Giám đốc có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty. + Phó Giám đốc là người được Giám đốc ủy quyền phụ trách từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm về lĩnh vực mình được giao. - Hệ thống các phòng ban: + Phòng tổ chức hành chính: Quản lý bộ máy hành chính, phẩn bổ mạng lưới kinh doanh, hợp lý hóa việc sử dụng lao động + Phòng y tế: Thực hiện công tác y tế dự phòng. Xây dựng kế hoạch chăm sóc, bồi dưỡng người lao động, đảm bảo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. + Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: Tiến hành các hoạt động nghiên cứu, đánh giá nhu cầu tiêu dùng của khách hàng đẻ xác định chiến lược kinh doanh cho thị trường của công ty. Tổ chức hợp lý việc quản lý nguồn hàng, thực hiện ký kết hợp đồng với các bạn hàng. + Phòng Tài chính-Kế toán: Thực hiện công tác hạch toán kế toán của toàn công ty, quản lý tài chính, theo dõi tình hình sử dụng vốn, tình hình thu chi, kết quả kinh doanh. Phân tích hoạt động kinh tế để cung cấp thông tin cho lãnh đạo, lập báo cáo tài chính. + Phòng thanh tra: Thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của các phòng ban, các cửa hàng, bộ phận cá thể của công ty. - Các đơn vị trực thuộc công ty là một bộ phận quan trọng trong bộ máy hoạt động của công ty gồm: + Các cửa hàng bách hóa: Giảng Võ, Phố Huế, Bờ Hồ, Cát Linh + Các trạm kinh doanh: Trạm kinh doanh số I, trạm kinh doanh số II + Các trung tâm Thương mại, tổng kho. 1.3.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty Công ty Bách hóa Hà Nội trong những năm qua luôn là một đơn vị dẫn đầu của ngành Thương mại có uy tín rộng rãi đối với các cơ quan quản lý, bạn hàng, các tổ chức trong và ngoài nước. Là một doanh nghiệp Thương mại với mặt hàng kinh doanh chính là hàng tiêu dùng do vốn của Nhà nước cấp và vốn tự có. Mặt hàng kinh doanh, bao gồm tất cả các hàng tiêu dùng như: Văn phòng phẩm, bánh kẹo, may mặc, đồ gia dụng Phương thức kinh doanh + Bán buôn: bao gồm bán buôn cho các đầu mối bán lẻ và các đơn vị trực thuộc. + Bán lẻ: diễn ra chủ yếu ở các cửa hàng bách hóa, trung tâm thương mại, trạm kinh doanh. Nguồn hàng chủ yếu: Công ty có quan hệ bạn hàng ở khắp nơi trong nước như: công ty bánh kẹo Hải Hà, công ty bánh kẹo Kinh Đô, công ty đường Biên Hòa Chính nhờ có nguồn hàng phong phú nên công ty luôn đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Mạng lưới kinh doanh: Trụ sở của công ty ở 45 Hàng Bồ, là nơi thâu tóm mọi hoạt động kinh doanh của công ty, duy trì hoạt động của các đơn vị cơ sở khắp nơi trong thành phố. Hệ thống đơn vị trực thuộc của công ty năm ở nhiều khu vực thuận lợi cho việc kinh doanh thương mại. Hầu hết các cửa hàng đều nằm ở vị trí thuận lợi cho việc kinh doanh luân chuyển hàng hóa. Mạng lưới các đơn vị kinh doanh được lãnh đạo công ty đôn đốc theo dõi quản lý chặt chẽ, các chế độ chính sách đều được thông báo kịp thời xuống các đơn vị để đảm bảo sự thống nhất đồng bộ. 1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh Trong nhưng năm gần đây với sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường nhưng công ty luôn đứng vững và phát triển đi lên. Hàng năm doanh thu của công ty ngày càng tăng cụ thể: Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1. Doanh thu thuần 95.066.575.476 183.871.456.334 2. Lợi nhuận gộp 7.794.635.877 18.562.732.881 3. Lợi nhuận thuần 264.463.054 528.544.182 1.5. Hình thức kế toán và bộ máy kế toán áp dụng trong công ty 1.5.1. Hình thức kế toán Do đặc điểm về hoạt động kinh doanh, lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều. Vì vậy, hình thức kế toán áp dụng hiện nay là hình thức “Nhật ký chứng từ”. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kính tế phát sinh theo bên có của các tài khoản, số phát sinh bên Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên từng nhật ký chứng từ khác nhau, ghi Có các tài khoản có liên quan đối ứng, Nợ với tài khoản này và cuối tháng tập hợp vào sổ cái từ các nhật ký chứng từ đó. Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ, sau khi kiểm tra tính hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan. Từ nhật ký chứng từ, cuối tháng kế toán hạch toán vào các sổ tài khoản tương ứng. Mặt khác, từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Định kỳ từ sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ lập báo cáo tài chính. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Các bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản Báo cáo tài chính Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức nhật ký chứng từ tại công ty Bách hóa Hà Nội Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.5.2.Tổ chức bộ máy kế toán Do là một đơn vị kinh doanh với nhiều đơn vị nhỏ nên công ty chọn mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán chi phí Kế toán vốn bằng tiền Phó phòng kế toán kiêm kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán công ty Kế toán ở đơn vị hạch toán độc lập Kế toán ở đơn vị hạch toán tập trung Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá gọn nhẹ và khoa học. Phòng gồm 1 Kế toán trưởng, 1 Phó phòng kế toán và 4 nhân viên kế toán. Mỗi thành viên trong phòng đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau nhưng đều nhằm mục đích chung là theo dõi, kiểm tra, ghi chép, tính toán một cách chính xác, đầy đủ kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ cấu bộ máy kế toán - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên về công tác kế toán của công ty, là người phụ trách chung, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán định kỳ. - Phó phòng kế toán kiêm kế toán tài sản cố định: giúp đỡ kế toán trưởng quản lý, thực hiện, tổng hợp, kiểm tra đối chiếu số liệu để lên báo cáo kế toán. Ngoài ra còn theo dõi tài sản cố định của toàn công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh. - Kế toán chi phí: chịu trách nhiệm hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí hàng ngày tại văn phòng công ty, cá thể công ty. Đồng thời theo dõ quản lý các tài khoản: TK1331, TK3331 - Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiểu thu, phiều chi tiền mặt phát sinh ở công ty, lập và theo dõi TK334 “Lương nhân viên khối văn phòng, cá thể của công ty” - Kế toán thanh toán công nợ: tiến hành ghi sổ từ các chứng từ gốc để vào bảng kê chi tiết, nhật ký chứng từ số 1, số 2. - Thủ qũy: quản lý quỹ tiền mặt, kho tích liệu của phòng kế toán trong công ty. Đối với các đơn vị trực thuộc công ty được phép hạch toán độc lập, bộ máy kế toán được tổ chức tương đối hoàn chỉnh và có nhiệm vụ mở các sổ kế toán theo đúng chế độ quy định, tiến hành hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Định kỳ gửi báo cáo kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lên phòng kế toán công ty. Còn đối với các đơn vị trực thuộc công ty nhưng hạch toán tập trung như văn phòng công ty, trung tâm thương mại, trạm kinh doanh số 1, 2 cũng có các nhân viên kế toán ghi chép và mở sổ kế toán. Định kỳ các đơn vị này sẽ nộp bảng kê và các chứng từ liên quan lên phòng kế toán công ty. Tại đây nhân viên kế toán sẽ tổng hợp số liệu của các đơn vị này, tính toán, theo dõi và lên báo cáo ở bộ phận hạch toán tập trung. Việc thực hiện hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán ở công ty Bách hóa Hà Nội tạo điều kiện cung cấp thông tin kinh tế vừa chính xác kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý của công ty. 1.5.3. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng tiền tệ: đồng Việt Nam - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế: Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY BÁCH HOÁ HÀ NỘI 2.1. Đặc điểm, nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán 2.1.1. Phương thức mua hàng - Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cơ sở cán bộ cung ứng mang giấy ủy nhiệm nhận mua hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng. Các chứng từ phải ghi đầy đủ nội dung để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp, bên cung cấp định ký chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm quy định ghi trong hợp đồng. 2.1.2. Phương thức thanh toán - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán bằng séc - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi 2.1.3. Phạm vi và thời điểm xác định mua hàng a. Phạm vi xác định mua hàng Hàng hóa được coi là hàng mua của doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện sau: - Hàng phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán với người bán nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hữu về hàng hóa và tiền. - Hàng hóa phải có sự chuyển quyền sở hữu (người mua phải nhận được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ. - Hàng hóa mua vào phải với mục đích bán ra hoặc mua vào để gia công sản xuất nhưng với mục đích để bán ra. b. Thời điểm xác định mua hàng - Đối với phương thức chuyển hàng + Khi hàng hóa đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã thanh toán với người bán hoặc chấp nhận thanh toán. + Doanh nghiệp đã thanh toán với người bán cho người bán nhưng cuối tháng vẫn chưa về kho của doanh nghiệp. - Đối với phương thức mua hàng trực tiếp thời điểm xác định mua hàng là khi cán bộ nghiệp vụ hoàn thành thủ tục ký nhận nợ hoặc thanh toán tiền cho người bán. - Đối với phương thức nhập khẩu thời điểm xác định hàng mua là khi cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp đến ngân hàng chấp nhận trả tiền đơn vị xuất khẩu. 2.1.4. Giá cả hàng mua Đối với hoạt động kinh doanh thương mại giá mua là giá thực tế thanh toán cho người cung cấp, giá mua cao hay thấp tùy thuộc vào quan hệ cung cấp, tùy thuộc vào khối lượng hàng mua và phương thức thanh toán. Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hóa phải phản ánh trên sổ kế toán theo nguyên tắc phí. Đó là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có được hàng hóa đó. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế Giá mua thực tế của hàng hóa = Giá thanh toán với người bán (không gồm VAT) + Chi phí thu mua Chi phí thu mua: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi. 2.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán Ở công ty Bách hóa Hà Nội, mọi nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán đều được tổ chức thực hiện tập trung. Công ty có một hệ thống các cửa hàng, trạm kinh doanh Định kỳ, các cửa hàng, trạm kinh doanh lập kế hoạch từng các hàng hóa dự kiến tiêu thụ trong kỳ sau, rồi gửi lên phòng Kinh doanh của công ty, phòng Kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù của các cửa hàng trạm kinh doanh rồi tiến hành mua hàng từ các công ty cung cấp sản phẩm hàng hóa. Sau khi hàng về nhập kho và được cán bộ mua hàng kiểm nhận xong, phòng Kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho và thông báo cho các cửa hàng, trạm kinh doanh từ kho công ty nhận hàng. Việc thanh toán với người bán do phòng Tài chinh-Kế toán đảm nhận, được tiến hành tùy thuộc vào từng phương thức thanh toán thỏa thuận giữa 2 bên. 2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng 2.2.1.1. Chứng từ sử dụng Công ty Bách hóa Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán sử dụng các chứng từ sau: - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào - Giấy đề nghị chuyển tiền - Phiếu chi - Giấy báo nợ . Khi công ty mua hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi ngay sổ thuế GTGT đầu vào khấu trừ theo bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào và đó cũng là căn cứ để viết phiếu nhập kho. 2.2.1.2 Tài khoản sử dụng: Việc mua hàng và thanh toán với người bán có vai trò quan trọng quá trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt, còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán với người bán. Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như: TK 156 “Hàng hóa” TK 1331 “Thuế GTGT với người bán” TK 331 “ Thanh toán với người bán” TK 111 “Tiền mặt” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 113 “Tiền đang chuyển” TK 311 Vay ngắn hạn” Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác như: TK 144 “Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn” TK 151 “Hàng hóa đang đi trên đường” TK 002 “Vật tư, hàng hóa nhận gửi hộ, nhận gia công” TK 007 “Ngoại tệ các loại” TK 151 “Hàng mua đi đường” Tài khoản này sử dụng để phán ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa về nhập kho mà đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho - Bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường. - Bên Có: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao bán. Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. Tài khoản 156 “Hàng hóa” Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa của doanh nghiệp. Bên Nợ: + Trị giá hàng hóa phát hiện thừa, hàng hóa bị người mua trả lại. + Trị giá thực tế của hàng hóa mua vào. + Chi phí thu mua hàng hóa. + Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Bên Có: + Trị giá thực tế của háng hóa xuất kho. + Chiết khấu mua hàng được hưởng + Giảm giá hàng mua. + Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu, hỏng, phẩm chất kém. - Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá thực tế của háng hóa hiện có trong kho doanh nghiệp. + TK 1561: Giá mua hàng hóa. + TK 1562: Chi phí thu mua. + TK 1567: Hàng hóa bất động sản. Ngoài ra, kế toán cũng mở các tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng. c. Tài khoản 1331: Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. - Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. - Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ + Thuế GTGT của háng trả lại. + Thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. - Số dư bên Nợ: phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đuợc khấu trừ. c. Tài khoản 331: “Thanh toán với nguời bán” Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. - Bên Nợ: + Chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại. + Số tiền đã trả lại cho người cung cấp. + Số tiền ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận hàng. - Bên Có: phản ánh các khoản phải trả đến cuối kỳ. - Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp ứng trước cho ngưòi bán nhưng chưa nhận hàng hóa. - Số dư bên Có: các khoản còn phải trả đến cuối kỳ. e. Tài khoản 111: “Tiền mặt” Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị. - Bên Nợ: + Các khoản tiền mặt nhập quỹ. + Kiểm kê phát hiện thừa. - Bên Có: + Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả với người bán. + Kiểm kê phát hiện thiếu. - Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ. f. Tài khoản 112: “Tiền gửi ngân hàng” Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. - Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng - Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng - Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng. 2.2.2. Phương pháp hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán với người bán 2.2.2.1. Trình tự hạch toán mua hàng trong nước TK 151 Hàng phát hiện thiếu khi kiểm kê Hàng mua đang đi đường Hàng mua đang đi đường nhập kho TK 411 TK 412 Mua hàng bằng nguồn vốn kinh doanh Trị hàng hàng hoá giảm khi đánh giá TK 338 TK 632 TK 133 TK 133 TK 1381 TK 412 TK 111, 112, 331 TK 156 TK 111, 112, 331 Mua hàng nhập kho Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu TM Thuế GTGT được khấu trừ Phát hiện thừa khi Giá vốn hàng bán kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại Ví dụ: Ngày 05/08/2006 Công ty Bách hóa Hà Nội mua 1000 kg đường của công ty Đường Biên Hòa theo hóa đơn GTGT 17090. Với người bán chưa thanh toán, hàng nhập đủ kho. Giá mua chưa thuế: 10.000.000đ Thuế GTGT: 1.000.000đ Tổng thanh toán: 11.000.000đ Kế toán ghi: - Nợ TK 1561 10.000.000 Nợ TK 1331 1.000.000 Có TK 331 11.000.000 2.2.2.2. Trình tự hạch toán mua hàng nhập khẩu TK 3331 TK 133 Thuế GTGT HNK Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT của vận chuyển Chi phí vận chuyển TK 111, 112 TK 311, 331 TK 156 Thanh toán tiền nhập khẩu Trị giá hàng hóa nhập khẩu TK 413 Chênh lệch Chênh lệch tỷ giá tỷ giá TK 3333 Nộp thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT của vận chuyển Chi phí vận chuyển Ví dụ:: Ngày 29/8/2006 công ty Bách hóa Hà Nội nhập khẩu một lô hàng điện tử ccu của công ty Sony Thái Lan với giá nhập khẩu :4.700USD.Tỉ giá thực tế 15.190đ/USD. Thuế suất thuế nhập khẩu :10%. thuế GTGT:10% Hàng đã nhập đủ kho chưa thanh toán .(tỷ giá hạch toán:15.000đ/USD Kế toán ghi : + Nợ TK 156: 79.425.300 Có TK 413: 893.000 Có TK 3333 7.139.300 Có TK 3331 71.393.000 + Nợ TK 133 7.942.530 Có TK 3331 7.942.530 * Khi mua hàng hoá nhập kho các khoản chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu bãi được hạch toán: 111, 112, 331 1562 632 Chi phí thu mua 133 Thuế GTGT của chi phí Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua 2.2.2.3. Trình tự hạch toán thanh toán với người bán TK 111, 112, 311 TK 331 TK 151, 156, 611 Trả tiền cho người bán Mua hàng chưa trả tiền TK 133 Thuế GTGT TK 151, 156, 611 Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại TK 133 Thuế GTGT TK 515 Chiết khấu thanh toán được hưởng Ví d ụ: Ngày 6/10/2006 Công ty Bách hóa Hà Nội thanh toán với người bán cho công ty Đường Biên hòa theo hóa đơn 17090 - Khi thanh toán cho nguời bán kế toán ghi: Nợ TK 331 11.000.000 Có TK 111 11.000.000 2.2.3. Sổ sách sử dụng: Hiện nay công ty Bách hóa áp dụng hình thức “Nhật ký –Chứng từ “nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán phản ánh trên: -Sổ chi tiết thanh toán với người bán. -Nhật ký chứng từ số -Nhật ký chứng từ số 1. -Nhật ký chứng từ số2 . -Bảng kê số 8 . -Sổ cái các tài khoản. -Nhật kýchứng từ số 8 . Trình tự hạch toán : - Từ chứng từ gốc kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán mở sổ chi tiết theo dõi với người bán và lên sổ nhật ký chứng từ số 5. - Đồng thời, cũng từ chứng từ gốc kế toán lập bảng kê số 8 để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho.Cơ sở ghi là phiếu nhập kho . - Căn cứ vào bảng kê số 8 kế toán ghi NK-CT số 8. - Trong quá trình thanh toán với người bán, kế toán mở các sổ nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 2 . +Nhật ký chứng từ số1 phản ánh các nghiệp vụ mua hàng nếu thanh toán bằng tiền mặt. +Nhật ký chứng từ số 2 phản ánh các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán bằng ủy nhiệm chi . - Cuối tháng kế toán căn cứ vào các nhật ký chứng từ vào sổ cái các tài khoản Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 08 năm 2006 Mẫu số: 01 – KT – 3LL Số 1802 Đơn vị bán hàng: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ:..Số tài khoản Điện thoại:..MS: 010028229-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn văn Tuấn Đơn vị: Công ty Bách hóa Hà Nội. Địa chỉ: 45 Hàng Bồ Số tài khoản 710A00064 Hình thức thanh toán : ủy nhiệm chi MS: 01001067610001 TT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bánh Bông lan kem dâu hộp 400 18.000 7.200.000 Cộng tiền hàng 7.200.000 Thuế suất GTGT: 10% - Tiền thuế GTGT: 720.000 Tổng thanh toán 7.920.000 Số tiền mặt bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ Ngày 01 tháng 08 năm 2006 công ty mua một lô hàng trị giá 20.000.000 (Thuế GTGT 10%) của Công ty phích nước Rạng Đông, thanh toán bằng tiền mặt, người mua là chị Nguyễn Vân Anh. Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 01 tháng 08 năm 2006 Mẫu số: 01 – KT – 3LL HT /01 – B N0 017019 Đơn vị bán hàng: Công ty phích nước Rạng Đông. Địa chỉ:..Số tài khoản Điện thoại:..MS: 010028229-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Vân Anh. Đơn vị: Công ty Bách hóa Hà Nội. Địa chỉ: 45 Hàng Bồ Số tài khoản 710A00064 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 01001067610001 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ruột phích Chiếc 2.000 10.000 20.000.000 Cộng tiền hàng 20.000.000 Thuế suất GTGT: 10% - Tiền thuế GTGT: 2.000.000 Tổng thanh toán: 22.000.000 Số tiền mặt bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) PHIẾU NHẬP KHO - Tác dụng: nhằm xác nhận số lượng hàng hoá, sản phẩm nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. - Căn cứ vào HĐGTGT và các chứng từ có liên quan để vào phiếu nhập kho. Đơn vị: Bách hóa Hà Nội Số: 45 Hàng Bồ Phiếu nhập kho Ngày 01 tháng 03 năm 2006 Mẫu số: 01 – VT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20-03-2006 Số: 66/3 Nơi nhập hàng: Công ty phích nước Rạng Đông. Theo: Số hóa đơn 17019. Nhập tại kho: Công ty. Stt Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vỏ phích Rạng Đông Chiếc 2.000 10.000 20.000.000 Tổng tiền hàng: 20.000.000 Thuế VAT: 10% 2.000.000 Tổng thanh toán: 22.000.000 Viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu VNĐ. Nhập ngày 01 tháng 03 năm 2006 Ngưòi giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ: Ngày 5/8/2006 Công ty Bách hóa Hà Nội mua 1000kg đường của công ty đường Biên Hòa với giá thanh toán 11.000.000. Thuế VAT 10%. Chưa thanh toán cho người bán.. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG MS:01-KT-3LL Liên 2:Giao cho khách hàng HT/01-B Ngày 5 tháng 8 năm 2006 Số:18092 Đơn vị bán hàng :Công ty đường Biên Hòa Địa chỉ : SốTK: Điện thoại : Mã số : Họ tên người mua hàng : Địa chỉ :45 Hàng Bồ Số TK:710A00064 Hình thức thanh toán :Mua chịu. Mã số:01001067640001 STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng ĐG Thành tiền 1 Đường tinh khiết Kg 1.000 10.000 10.000.000 Cộng tiền hàng 10.000.000 Thuế suất GTGT :10%. Tiền thuế GTGT: 1.000.000 Tổng số tiền thanh toán : 11.000.000 Số tiền viết bằng chữ :Mười một triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 – VT Ngày 05 tháng 8năm 2006 QĐ Số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 Số 1002 Nơi nhập hàng: Công ty Đường Biên Hòa Theo số hóa đơn: 18092 Nhập tại kho: Công ty STT Tên SP, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Đường tinh khiết Kg 1.000 1.0000 10.000 10.000.000 Tổng tiền hàng: 10.000.000 Thuế VAT: 10% 1.000.000 Tổng thanh toán: 11.000.000 Viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc Ngày 05 tháng 08 năm 2006 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hình thức thanh toán được áp dụng tại công ty Bách hóa Hà Nội Khi thanh toán bằng tiền mặt: Cán bộ mua hàng của đơn vị viết giấy đề nghị thanh toán tiền mua hàng rồi chuyển cho kế toán trưởng duyệt, sau đó kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi tiền mặt. Cán bộ mua hàng căn cứ vào phiếu chi xuống thủ quỹ lấy tiền trả nhà cung cấp. Công ty Bách hóa Hà Nội 45 Hàng Bồ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc =========== GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN MUA HÀNG Tên tôi là: Nguyễn Vân Anh Là cán bộ nghiệp vụ của đơn vị Đề nghị công ty thanh toán tiền mua hàng Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng theo hóa đơn 17019 ngày 01/08/2006 Số tiền là: 22.000.000đ. (Hai hai triệu đồng chẵn) Ngày 01 tháng 08 năm 2006 Kế toán Phụ trách Người mua hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Bách hóa Hà Nội Số 45 Hàng Bồ, Hà Nội Mẫu số 01 – TT Liên 1 Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2005 của Bộ Tài chính PHIẾU CHI Số CT: 12/04 Ngày 07 tháng 08 năm 2006 22.000.0000 đồng Tài khoản ghi nợ: 3311 Tài khoản ghi có: 1111CT Xuất cho: A Phong nhận – Công ty phích nước Rạng Đông Địa chỉ: Về khoản: Trả tiền hàng HĐ 17019 Số tiền: 22.000.000 đồng. Bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 01 tháng 08 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị KTtrưởng KTthanh toán Thủ quỹ Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi Khi nhận được “Giấy đề nghị chuyển tiền” của bên bán, kế toán kiểm tra số tiền đó có đúng với số tiền trên hóa đơn tương ứng không? Nếu đúng sẽ viết giấy “ủy nhiệm chi” nộp cho ngân hàng phục vụ mình để ngân hàng trích tiền trả cho người cung cấp và lập giấy báo nợ. Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc ============= GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN Kính gửi: - Ban giám đốc công ty Bách hóa Hà Nội - Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Bách hóa Hà Nội có mua của chúng tôi một số hàng theo các chứng từ sau: TT Số hóa đơn Ngày Thành tiền Ghi chú 1 18012 03/08/2006 7.920.000 Tổng cộng 7.920.000 Bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng chẫn Vậy đề nghị quý công ty trả cho chúng tôi số tiền trên Tên đơn vị được hưởng: Công ty bánh kẹo Hải Châu Tài khoản số: Tại ngân hàng: Vietcombank Rât mong quý công ty chuyển sớm Xin chân thành cảm ơn Hà nội, Ngày 03 tháng 08 năm 2006 Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Ngưòi đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) VIETCOMBANK UỶ NHIỆM CHI Vietcombank Hanoi Ngày 03/08/2006 Đề nghị ghi nợ tài khoản Số tiền Phí NH Số TK: 01001067610001 Bằng số: 7.920.000 Phí trong Tên TK: Địa chỉ: Bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Tại NH: Vietcombank Hà Nội Nội dung: Hóa đơn 18012 & Ghi có tài khoản: 112 Số TK: 0011 00 002 8544 Tên TK: Chi nhánh C/ty Bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Kế toán trưởng Chủ tài khoản (Đã ký) (Đã ký) Tại NH: Vietcombank Hà Nội Dành cho ngân hàng 0-002-1-00-000136- Tiền ghi Nợ: VNĐ: 7.920.000 Tiền ghi Có: VNĐ: 7.920.000 Phí NH: VNĐ: 3.000 Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Thuế VAT: VNĐ: 300 Ngân hàng GIẤY BÁO NỢ Vietcombank Ngày 13 Tháng 08 năm 2006 Tên tài khoản Nợ: Phải trả người bán Tên tài khoản Có: Tiền gửi ngân hàng Số tiền bằng chữ: Bảy triệu chín trăm hai muơi ngàn đồng chẵn Trích yếu: Trả tiền cho công ty Bánh kẹo Hải Châu Số tài khoản Nợ: 331 Số tài khoản Có: 112 Số tiền Bằng số: 7.920.000 Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc ngân hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví Dụ: Ngày 10/8/2006 Công ty trả nợ tiền hàng của công ty thực phẩm Hà Nội theo hoá đơn GTGT 17001 ngày 23/7/2006 số tiền 13.750.000 *Kế toán viết phiếu chi PHIẾU CHI Ngày 10 tháng 8 năm 2006 Số 1204 TK ghi Nợ :331 TK ghi Có :111 Họ tên người nhận tiền :Công ty thực phẩm Hà Nội. Địa chỉ : Lý do chi:Trả số tiền mua hàng của công ty thực phẩm Hà Nội theo HĐ số 17012 ngày 23/7/2006. Số tiền :13.750.000 (Viết bằng chữ :Mười ba triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn). Kèm theo 01 một chứng từ gốc Ngày 10 tháng 8 năm 2006 Giám đốc KT trưởng Thủ quỹ Người lập Người nộp tiền (Ký, họ tên) Ký, họ tên) Ký, họ tên) Ký, họ tên) Ký, họ tên) Phiếu chi là căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 . Kế toán định khoản :Nợ TK 331: 13.750.000 Có TK 111: 13.750.000 *Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán lập bảng kê Hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. BẢNG KÊ HĐ, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO Tháng 8 năm 2006 Đơn vị:Công ty Bách hoá Hà Nội Địa chỉ :45 Hàng Bồ Chứng từ hàng hoá DV Tên đơn vị bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 17019 1/8/2006 Công ty phích nước Rạng Đông 2.000.000 18012 3/8/2006 Công ty bánh kẹo Hải Châu 720.000 18092 5/8/2006 Công ty đường Biên Hoà 1.000.000 .. . Cộng 21.750.000 Ngày tháng năm 2006 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên ) (ký, họ tên) *Từ các chứng từ gốc:Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phếu chi, giấy báo Nợ, kế toán vào số chi tiết thanh toán với người bán, sổ Nhật ký chứng từ số 5, Bảng kê số 8, Nhật ký chứng từ số1, Nhật ký chứng từ số 2, NK-CT số 8. - Cuối tháng kế toán căn cứ vào các sổ Nhật ký –Chứng từ lên sổ cái các TK. Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Sổ này dùng để theo dõi việc thanh toán với người bán theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán. - Căn cứ ghi: từ các chứng từ gốc như Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy báo nợ kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331HC Đối tượng : Công ty bánh kẹo Hải Châu ĐVT:1.000 NT Chứng từ Diễn giải Thời hạn CK TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 15.000 Số phát sinh 3/8 3/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 7.920 5/8 5/8 Mua bánh Sampa 156+1331 10.750 10/8 10/8 Thanh toán tiền hàng 111 15.000 19/8 19/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 12.150 . .. . .. .. Cộng số phát sinh 15.000 39.027 Số dư cuối kỳ 39.027 Sổ này có trang, đánh số từ trang. đến .trang Ngày mở sổ : Ngày tháng năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 BH Đối tượng: Công ty đường Biên Hoà ĐVT:1000đ NT Chứng từ Diễn giải Thời hạn CK TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 13.375 Số phát sinh 1/8 1/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 11.000 8/8 8/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 9.927,5 11/8 11/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 4.500 15/8 15/8 Mua hàng chưa t.t 156+1331 7.095 17/8 17/8 Rút tiền gửi NH t.t 112 15.350 . . . . .. . Cộng số phát sinh 15.350 35.275 Số dư cuối kỳ 33.300 Sổ này có..trang, đánh số từ trang.đến trang. Ngày mở sổ: Ngày tháng năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với ngừơi bán -Tác dụng : dùng dể tổng hợp tình hình thanh toán với người bán từ các sổ chi tiết thanh toán, nhằm đối chiếu với số liệu trên sổ cái Tk 331. Căn cứ vào số liệu trên dòng tổng cộng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 8 năm 2006 STT Tên người bán Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Dư nợ Dư có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty bánh kẹo Hải Châu 15.000 15.000 39.027 39.027 2 Công ty đường Biên Hoà 13.375 15.350 35.275 33.300 3 Công ty dầu Tường An 7.000 11.100 18.100 4 Công ty thực phẩm Hà Nội 25.050 13.750 14.382,5 25.682,5 Cộng 170.000 338.25 318.165,338 149.540,338 Ngày tháng năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết, bảng kê, Nhật ký –Chứng từ kế toán lên sổ cái TK 156, TK 331, TK111, TK112 Bảng kê số 8 - Tác dụng: Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hàng hoá theo giá thực tế. - Cơ sở lập bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập và các chứng từ khác có liên quan. Bảng kê số 8 được mở riêng cho từng tài khoản. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 được dùng để ghi NKCT số 8. Nhật ký chứng từ -Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các TK .Một NKCT có thể mở cho 1 TK :NKCT số 1, NKCT số 2hoặc có thể mở cho một số TK có nội dung kinh tế giống nhau: NKCTsố 8 - Căn cứ để ghi NKCT là các chưng từ gốc ,số liệu chi tiết của các sổ chi tiết, các bảng kê. Số phát sinh Nợ của mỗi TK được phản ánh trên các NKCT khác nhau, ghi Có các TK lien quan đối ứng Nợ với tK này va cuối tháng được tập hợp vào sổ cái từ các NKCT đó. Nhật ký chứng từ số 1 - Tác dụng: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “ Tiền mặt” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. - Cơ sở ghi NKCT số 1 là các chứng từ gốc như: phiếu chi, hoá đơn GTGT. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 1 để ghi sổ cái TK 111. Nhật ký chứng từ số 2 - Tác dụng: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. - Cơ sở ghi NKCT số 2 là các giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. Cuối tháng hoặc cuối quý, khoá sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 2 để ghi sổ cái TK 112. Nhật ký chứng từ số 5 - Tác dụng: dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho công ty (Tài khoản 331 “Phải trả người bán” ). Nhật ký chứng từ số 5 gồm 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên có TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331 đối ứng có với các tài khoản liên quan). - Cơ sở ghi vào NKCT số 5 là sổ theo dõi thanh toán với người bán. Cuối mỗi tháng sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán lấy số liệu tổng cuối tháng của từng sổ chi tiết mở cho từng đối tượng để ghi vào NKCT số 5. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5 xác định số phát sinh bên có TK 331 đối ứng nợ các tài khoản liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK 331. Nhật ký chứng từ số 8 - Tác dụng: dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 156. - Cơ sở ghi NKCT số 8: Căn cứ vào bảng kê số 8 phần ghi Có để ghi vào các cột ghi Có TK 156. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 8 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 156 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 8 để ghi sổ cái TK 156. Sổ cái - Tác dụng: sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ cái theo số liệu lấy từ NKCT ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các NKCT liên quan. - Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT SỔ CÁI TK111 Số dư đầu năm Nợ Có 155.570.000 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK 111 Tháng 1 .. Tháng 8 .. Tháng 12 TK 112 10.00.000 TK 131 25.000.000 TK 511 93.780.000 . .. . ... Cộng số phát sinh Nợ 275.315.000 Tông số phát sinh Có 300.730.138 Số dư cuối tháng: Nợ: 130.154.862 Có: Ngày tháng năm 2006 Sổ này có ..trang, đánh số từ trang 01 đến trang. Ngày mở sổ: Người ghi sổ KT trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) SỔ CÁI TK112-Tiền gửi NH Số dư đầu năm Nợ Có 350.000.000 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK 112 Tháng 1 .. Tháng 8 .. Tháng 12 TK 111 20.00.000 TK 131 15.000.000 TK 511 73.050.000 . . ... Cộng số phát sinh Nợ 187.650.000 Tông số phát sinh Có 234.616.615 Số dư cuối tháng: Nợ: 303.033.385 Có: Ngày tháng năm 2006 Sổ này có ..trang, đánh số từ trang 01 đến trang. Ngày mở sổ: Người ghi sổ KT trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) SỔ CÁI TK156 –Hàng hoá Số dư đầu năm Nợ Có 443.882.701 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK 156 Tháng 1 .. Tháng 8 .. Tháng 12 TK 111 51.605.138 TK 112 33.366.615 TK 331 287.348.804 . .. . ... Cộng số phát sinh Nợ 403.137.091 Tông số phát sinh Có 157.023.909 Số dư cuối tháng: Nợ: 689.995.883 Có: Ngày tháng năm 2006 Sổ này có ..trang, đánh số từ trang 01 đến trang. Ngày mở sổ: Người ghi sổ KT trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) SỔ CÁI TK331-Phải trả người bán Số dư đầu năm Nợ Có 170.000.000 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK 331 Tháng 1 .. Tháng 8 .. Tháng 12 TK 112 172.875.000 TK 131 165.750.000 . .. . ... Cộng số phát sinh Nợ 338.625.000 Tông số phát sinh Có 318.165.338 Số dư cuối tháng: Nợ: Có: 149.540.338 Ngày tháng năm 2006 Sổ này có ..trang, đánh số từ trang 01 đến trang. Ngày mở sổ: Người ghi sổ KT trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) PHẦN III NHẬN XÉT KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY BÁCH HOÁ HÀ NỘI 3.1. Đánh giá kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán tại công ty Bách hóa Hà Nội Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, đa dạng hóa các loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nước ngoài nên các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện thực tế ở doanh nghiệp nhưng vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nước. Vì thế, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình mới. Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán cũng không ngừng được đổi mới và thuận tiện nên đã đáp ứng được tốt yêu cầu về thông tin của nhà quản lý. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Bách hóa Hà Nội áp dụng theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán nên kế toán vừa có thể nắm được tình hình chi tiết của các đơn vị trực thuộc, vừa có số liệu tập trung đầy đủ, thống nhất trong một hệ thống sổ sách, giải quyết các yêu cầu của các cửa hàng trực thuộc một cách kịp thời, phù hợp với nguyên tắc, đảm bảo tính pháp lý về sổ sách. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu của kế toán mua hàng và thanh toán với người bán tại doanh nghiệp la tương đối đầy đủ và hợp lý. Các chứng từ kế toán sử dụng như hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đều theo mẫu của Bộ Tài chính. Các chứng từ này đảm bảo đầy đủ nội dung ghi sổ, tính pháp lý, chứng minh được các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp được tổ chức hợp lý, phù hợp với hình thức “Nhật ký chứng từ” đang áp dụng trong doanh nghiệp. Các loại chứng từ được lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ sử dụng xong đều được lưu trữ theo quy định. Ngoài ra, các chứng từ nội bộ cũng được lập tương đối đầy đủ, hợp lý, đảm bảo cả về nội dung lẫn tính pháp lý. Quá trình hạch toán tổng hợp tại doanh nghiệp bao gồm việc xác định các tài khoản sử dụng và nội dung phản ánh trên các tài khoản đó. Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán đã sử dụng các tài khoản theo đúng quy định hiện hành, nội dung phản ánh trên các tài khoản đúng với hướng dẫn của Nhà nước. Việc vận dụng các tài khoản vào hạch toán tổng hợp tại doanh nghiệp là tương đối hợp lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác, đảm bảo độ tin cậy. Việc tổ chức và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tại doanh nghiệp thực hiên theo hình thức “nhập ký chứng từ”. Các loại chứng từ, bảng kê được sử dụng theo biểu mẫu sổ sách kế toán hiện hành của Nhà nước về “hình thức nhật ký chứng từ”. Trên mỗi sổ kế toán, trình tự và nội dung ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng quy định. Hệ thống sổ sách kế toán trong doanh nghiệp được sử dụng nhằm cung cấp các báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản và các báo cáo chi tiết cho Ban giám đốc. Hình thức kế toán “nhật ký chứng từ” có nhiều thuận lợi nhưng cũng có một số hạn chế. Với hình thức này, kế toán phải ghi sổ nhiều, phải theo dõi nhiều nên đòi hỏi cán bộ kế toán phải có chuyên môn vững vàng. Nếu không sẽ theo dõi chặt chẽ công tác lưu chuyển hàng hóa. Mặc dù việc lập và quy trình luân chuyển chứng từ là phù hợp với những quy định hiện hành nhưng thời gian luân chuyển chứng từ bộ phận này sang các bộ phận khác là chậm nên đôi khi kế toán mua hàng và thanh toán với người bán không kịp thời cập nhật thông tin. 3.2. Biện pháp nhằm hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán tại công ty Bách hóa Hà Nội 3.2.1. Hoàn thiện chứng từ kế toán Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán ở mỗi doanh nghiệp đều không tránh khỏi trường hợp hàng nhập kho bị thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký. Do vậy, để phản ánh nghiệp vụ hàng hóa thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất, và quy trách nhiệm, kế toán mua hàng và thanh toán với người bán nên sử dụng “Biên bản kiểm nhận hàng hóa nhập kho”. Mẫu: BIÊN BẢN KIỂM NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHO Số: Căn cứ: ............................................ số...... Ngày...... tháng..... năm .... Bản kiểm nhận gồm: Phó phòng nghiệp vụ: Kế toán mua hàng: Thủ kho: Người giao nhận: STT Tên, nhãn hiệu, Quy cách phẩm chất, vật tư (Sản phảm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập A B C D E F G H Ngày . tháng . năm . Phòng nghiệp vụ Người giao hàng Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biên bản này được sử dụng cho từng lần nhập hàng. Cách ghi như sau: - Cột A: Ghi theo số tự nhiên. - Cột B: Ghi tên từng mặt hàng tường ứng với hóa đợn GTGT bên bán chuuyển đến. - Cột C: Ghi mã số tương ứng với mặt hàng ở cột B. -Cột D: Ghi theo hóa đơn GTGT. - Cột F: Ghi số lượng từng mặt hàng thực nhận. - Cột G: Đánh giá chung về tình hình chất lượng từng mặt hàng như: hạn sử dụng, màu sắc, - Cột H: Ghi cụ thể số lượng từng mặt hàng thừa, thiếu (nếu có) hoặc các yếu tố khác chưa có ở các cột A, B, C, D, E, F, G. Từ “Biên bản kiểm nhận hàng hóa nhập kho”, kế toán sẽ theo dõi chi tiết hàng thừa, thiếu, trên “Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381)”. Bảng kê này được mở cho từng tháng. Mẫu: BẢNG KÊ THEO DÕI TK 3381 (1381) Từ ngày ........ đến ngày ....... tháng ....... năm ....... STT Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Cộng: Ngày . tháng . năm . Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để theo dõi hàng thừa thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản: - TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”. - TK 3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết”. 3.2.2. Hoàn thiện sổ sách kế toán Hệ thống sổ sách kế toán, phương pháp ghi chép trên sổ sách và quy trình hạch toán ở Công ty Bách hóa Hà Nội là phù hợp với tình hình phân cấp hạch toán cũng như các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán với người bán. Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán, để phản ánh tình hình thanh toán công nợ ở khâu mua hàng, ngoài sổ chi tiết tài khoản 331, bảng kê số 8, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, doanh nghiệp nên mở thêm nhật ký chứng từ số 6 nhằm theo dõi xử lý hàng hóa đang đi đường. Mẫu: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6 Tháng . năm TT Diễn giải Số dư đầu kỳ Hóa đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151, Nợ TK khác Số dư cuối kỳ Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng TK 152 TK 156 TK 632 TK 157 Cộng có TK 151 KẾT LUẬN Công cuộc đổi mới nền kinh tế theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước ta đã trải qua hơn 10 năm và bước đầu đã thu được một số thành tựu quan trọng trên cơ sở lĩnh vực sản xuất và thương mại dịch vụ. Với vai trò quan trọng giữa nguời sản xuất và người tiêu dùng ngành kinh doanh thương mại đã đóng góp không nhỏ vào sự phát triển của đất nước thông qua việc thực hiện quá trình luân chuyển hàng hóa. Tuy nhiên để phát huy hơn nũa hiệu quả kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều phải không ngừng hoàn thiện mình, trong đó công tác hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán với người bán đóng vai trò rất quan trọng. Vì đó không những là khâu mở đầu mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại công ty Bách hóa Hà Nội để tìm hiểu thực tế em nhận thấy: Công ty Bách hóa Hà Nội tổ chức quá trình hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán với người bán một cách hợp lý từ khâu tổ chức chứng từ đến khâu hạch toán vào sổ sách. Công ty luôn chấp hành đúng chế độ sổ sách, ghi chép theo quy định của nhà nước. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty cũng gặp phải những khó khăn nhất định, nhưng tập thể, cán bộ công nhân viên của công ty vẫn cố gắng đứng vững và phát triển đi lên. Công ty đã có những đóng góp không nhỏ vào ngành thương mại Hà Nội nói riêng và nền kinh tế cả nước nói chung. Do kiến thức có hạn, kinh nghiệm thực tế không nhiều nên chuyên đề này chắc chắn còn có nhiều thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được những ý kiến đóng góp chỉ bảo của Thầy Cô để chuyên đề này hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, giúp đỡ của cô Trần Hương – giảng viên Khoa Kế toán – trường Đại học Lao động – Xã hội và các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán – Tài chính của công ty đã giúp đõ em hoàn thành chuyên đề này. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP