Đề tài Kế toán nghiệp vụ công nợ tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư IMEXCO

LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô trường Đại học Kinh Tế, đặc biệt là Thầy Cô trong khoa Kế Toán Kiểm Toán đã tận tâm truyền đạt kiến thức quý báu cho em trong thời gian học tập tại trường. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của Thầy Bùi Văn Trường đã giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập này. Qua đây em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty IMEXCO và các cô chú, anh chị Phòng Kế Toán Tài Vụ của Công Ty, các Đơn Vị Nội Bộ, đặc biệt em xin cảm ơn chú Trung, chú Châu đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành tốt báo cáo thực tập và giúp em có thêm nhiều kiến thức thực tế về công tác kế toán. Qua thời gian học tập ở trường và thời gian thực tập ở công ty, em đã được trang bị một lượng kiến thức và những kinh nghiệm bổ ích giúp em trở thành nhân viên kế toán thực thụ trong tương lai. Trong báo cáo này sẽ có nhiều thiếu sót, em rất mong sự góp ý của Thầy Bùi Văn Trường và các cô chú, anh chị Phòng KTTV để em hoàn thiện báo cáo này. LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước đã có những bước tiến đáng kể. Sự đổi mới này đã giúp cho nền kinh tế của đất nước thoát khỏi trì trệ và từng bước đi lên vững chắc. Nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn để hòa nhập chung cùng sự phát triển của đất nước. Sự cạnh tranh quyết liệt của nền kinh tế thị trường đã làm cho các doanh nghiệp nói chung, Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp và Đầu Tư IMEXCO nói riêng phải thường xuyên đổi mới nhằm khẳng định mình trên thương trường. Đối với một doanh nghiệp nói chung vấn đề vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh là vô cùng quan trọng. Đối với một công ty hoạt động trong linh vực thương mại như Công ty IMEXCO thì yếu tố này lại càng quan trọng hơn. Là một công ty thương mại hoạt động kinh doanh chính là buôn bán, do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ là chủ yếu. Giải quyết tốt vấn đề công nợ là một cách tích cực để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển. Vậy công ty đã giải quyết vấn đề công nợ ra sao để có thể quay nhanh đồng vốn, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển là cả một chiến lược mà tập thể Ban Giám Đốc công ty IMEXCO đã và đang hoàn thiện. Với lý do trên, trong thời gian thực tập tại công ty em đã chọn đề tài : “Kế toán nghiệp vụ công nợ tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư IMEXCO“ cho báo cáo thực tập của mình. PHẦN 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY IMEXCO I. Lịch sử hình thành và phát triển : 1. Giới thiệu sơ lược về công ty : - Tên công ty : Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp & Đầu Tư TPHCM. - Tên giao dịch : General Import Export And Investment Corporation Of HCM City. - Tên viết tắt : IMEXCO. - Trụ sở chính : 111 Trần Quốc Thảo Quận 3 TPHCM. - Lĩnh vực kinh doanh : xuất nhập khẩu, dịch vụ, đầu tư trong và ngoài nước. - Hình thức sở hữu vốn : Công ty cổ phần. - Tình hình vốn kinh doanh : + Vốn điều lệ : 30.000.000.000 chia thành 300.000 cổ phần, MG = 100.000 Trong đó : vốn SHNN : 6.000.000.000 chiếm 20%. vốn của các cổ đông CB.CNV của Cty: 18.064.500.000 chiếm 60,125% vốn của cổ đông khác : 5.935.500.000 chiếm 19,785% - Tổng số công nhân viên : 893 người. - Các đơn vị trực thuộc : + Xí nghiệp may VITEXCO. + Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng XK. + Xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản XK. + Xí nghiệp Nông – Hải sản, thực phẩm XK. + Chi nhánh IMEXCO tại Hà Nội. + Chi nhánh IMEXCO tại Bình Thuận. 2. Quá trình hình thành và phát triển : - Tiền thân Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng hợp và Đầu tư TPHCM (IMEXCO) là Công ty IMEX SÀI GÒN trực thuộc Uy Ban Nhân Dân TPHCM, được thành lập vào ngày 25/11/1982 theo quyết định số 298/QĐ-UB của UBND TPHCM. - Ngày 01/06/1983 UBND TPHCM đã có quyết định số QĐ 77/QĐ-UB chuyển công ty IMEX Sài Gòn thành công ty xuất nhập khẩu TPHCM, là đơn vị xuất nhập khẩu trực tiếp lớn nhất của thành phố lúc bấy giờ. - Những năm đầu tiên do kiêm nhiệm nhiều chức năng vừa kinh doanh vừa quản lý vừa phải thực hiện những chiến lược mậu dịch của nhà nước. Cũng chính thời kỳ này đã để lại cho công ty một hậu quả hết sức nặng nề đó là số nợ nước ngoài và sự thâm hụt khá lớn trong cán cân thanh toán quốc tế. Khó khăn này đã tồn đọng và kéo dài đến ngày hôm nay và mới được giải quyết dứt điểm. - Năm 1986 IMEX Sài Gòn mất dần thế độc quyền, 14 công ty con dần tách ra khỏi hệ thống công ty mẹ thành các công ty xuất nhập khẩu trực tiếp của nhà nước. - Ngày 04/02/1986 tổng công ty được bổ sung thêm chức năng đầu tư theo quyết định số 45/QĐ-UB của UBND TPHCM và chính thức đổi tên thành tổng công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư TPHCM (IMEXCO). - Cuối năm 1994, căn cứ nghị định số 388/HDBT, tổng công ty đã được tách ra và đổi tên thành công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM theo quyết định số 09/QĐ-UB của UBND TPHCM ngày 10/12/1994. - Đến năm 2003 UBND TP có QĐ số 3375/QĐ-UB ngày 18/8/2003 về việc chuyển DNNN Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM (IMEXCO) thành Công ty Cổ phần XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM. - Theo đề nghị của Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn tại công văn số 1393/TCT-TC ngày 18/11/2003 và Trưởng Ban Tổ chức chính quyền TP tại tờ trình số 151/TCCQ ngày 28/11/2003. II. Chức năng và nhiệm vụ : 1. Chức năng : - Theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp nhà nước số 09/QĐ-UB của UBND TPHCM, IMEXCO có quan hệ kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước. Những ngành nghề kinh doanh : + Thu mua, gia công, chế biến và kinh doanh các mặt hàng nông, lâm, thuỷ hải sản, công nghệ phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ để XK và tiêu thụ nội địa. + NK và kinh doanh đồ dùng cá nhân và gia đình, vật tư, nguyên liệu, máy móc, phương tiện vận tải. + Liên doanh hợp tác đầu tư. + Kinh doanh địa ốc khi được phép của Bộ Xây Dựng cho phép và kinh doanh kiều hối theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Bổ sung: + Sản xuất, mua bán các sản phẩm ngành may (trừ tẩy nhuộm). + Đầu tư xây dựng, kinh doanh kết cấu hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư. + Mua bán thực phẩm chế biến (trừ kinh doanh dịch vụ ăn uống). + Kinh doanh nhà, cho thuê kho, xưởng, mặt bằng phục vụ mục đích kd. 2. Nhiệm vụ : - Trong hoạt động xuất nhập khẩu tổng hợp : nghiên cứu thị trường, phát triển các khả năng và cơ hội giao dịch, tổ chức thực hiện XNK theo nhu cầu của tình hình sản xuất kinh doanh tại TPHCM và các tỉnh lân cận theo phương thức : + Hợp tác song phương. + Thiết lập quan hệ hợp đồng kinh tế trong UT XNK đối với các đơn vị trong nước. + Tổ chức sản xuất kinh doanh thep đơn hàng ký với khách hàng trong và ngoài nước. - Trong hoạt động đầu tư : hợp tác, liên doanh với các đơn vị kinh tế của TPHCM và các tỉnh trong khu vực trong việc giao dịch, xúc tiến việc thu hút vốn đầu tư nước ngoài vào các dự án sản xuất kinh doanh trong nước, theo phương thức : + Nắm vững chương trình kinh tế của TP và các tỉnh trong khu, cùng các đơn vị kinh tế trong nước để liên doanh với nước ngoài. + Hợp tác với các đơn vị có triển vọng để xây dựng phương án khả thi. + Khảo sát thị trường nước ngoài, nghiên cứu, tìm kiếm các nhà đầu tư có triển vọng. - Trong quan hệ đối ngoại : IMEXCO hướng vào các hoạt động chủ yếu sau: + Thực hiện việc mua bán hàng hoá XNK tổng hợp theo sự chủ động của mỗi bên. + Hợp tác đầu tư với nước ngoài theo chương trình sản xuất hàng xuất khẩu. + Làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách NN. + Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý XNK và thực hiện các cam kết trong hợp đồng. + Quản lý sử dụng hợp lý các nguồn vốn. III. Tổ chức bộ máy của công ty IMEXCO : 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của toàn công ty : Đại Hội Đồng Cổ Đông Hội Đồng Quản Trị Ban Kiểm Sát Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Các phòng chức năng Các đơn vị trực tiếp sản xuất Phòng ĐT-PT Phòng TC-HC Phòng KTTV Phòng KHKD XN KD CB lâm sản XN nông hải sản thực phẩm XK XN CB CƯ hàng XK XN may XK VITEX CO NBìnhThuận CN Hà Nội - Khối quản lý : Đại Hội Đồng Cổ Đông, Hội Đồng Quản Trị, Ban Kiểm Sát, Ban Tổng giám đốc gồm 1 Tổng giám đốc và 2 Phó tổng giám đốc. - Khối các phòng chức năng : gồm 4 phòng chính : Phòng tổ chức hành chánh, Phòng kế toán tài vụ, Phòng kế hoạch kinh doanh, Phòng đầu tư – phát triển. Tổ kiều hối do phòng kế toán tài vụ phụ trách và quản lý. - Khối các đơn vị nội bộ : gồm 4 đơn vị hạch toán nội bộ : xí nghiệp may VITEXCO, xí nghiệp chế biện cung ứng hàng xuất khẩu, xí nghiệp nông hải sản thực phẩm xuất khẩu, xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản xuất khẩu. 2 chi nhánh: chi nhánh Hà Nội và chi nhánh Bình Thuận. 2. Chức năng và nhiệm vụ : 2.1. Ban Tổng giám đốc : - Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động đầu tư của công ty, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước theo luật định. - Điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của nhà nước. 2.2. Khối các phòng ban : - Phòng tổ chức hành chính : + Tổ chức bộ máy kinh doanh và bố trí nhân sự. + Quản lý lao động và các chế độ liên quan đến người lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động. + Thực hiện lưu trữ tài liệu, quản lý các công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu của công ty. + Xây dựng lịch công tác. + Tổ chức hội nghị giao dịch với khách hàng. - Phòng kế toán tài vụ : + Thực hiện các công tác quản lý, thu chi tài chính của toàn công ty cũng như các hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị. + Tổ chức ghi chép các số liệu phát sinh và kiểm tra hạch toán của các đơn vị nội bộ. + Lưu trữ các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. + Liên hệ giao dịch với Ngân hàng, cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế. + Thực hiện các chế độ thống kê và lập báo cáo, các mẫu biểu qui định nộp từng kỳ. - Phòng kế hoạch kinh doanh: + Tổ chức đàm phán, soạn thảo, kí kết các HĐKT. + Lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, trực tiếp giao dịch và lên hợp đồng mua bán với khách hàng, thu hồi công nợ. + Thực hiện các thủ tục, các chứng từ phục vụ cho quá trình thực hiện hợp đồng. - Phòng đầu tư – phát triển : + Vạch hướng kinh doanh trong thời gian tới. + Nghiên cứu thị trường để tìm kiếm những khách hàng đầu vào cũng như đầu ra, nghiên cứu sản phẩm, thành phẩm, hàng hoá cũng như nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu thị trường. + Tham mưu, tư vấn cho khách hàng. 2.3. Khối các đơn vị nội bộ : 4 xí nghiệp và 2 chi nhánh. - Công ty sẽ ra quyết định bổ nhiệm BGĐ. Về hợp đồng lao động đối với cán bộ CNV tại các ĐVNB thì công ty sẽ uỷ quyền cho các ĐVNB. - Chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị được quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của từng đơn vị.Nếu hợp đồng nhỏ đơn vị có thể thương lượng với đối tác một mình trước khi trình BTGĐ công ty. Đối với những hợp đồng lớn thì đơn vị cần phối hợp với các phòng nghiệp vụ của công ty trong quá trình bàn bạc với khách hàng, lập hợp đồng trình BTGĐ ký. - Công ty chỉ đạo toàn diện khâu sản xuất kinh doanh và vốn tại các ĐVNB. Công ty có quyền điều vốn giữa các ĐVNB để đầu tư vào thương vụ lớn. 3. Phạm vi hoạt động của công ty và đơn vi nội bộ : 3.1. Văn phòng công ty : - Ngành nghề hoạt động: sản xuất, kinh doanh XNK tổng hợp và đầu tư. - Sản phẩm, dịch vụ chủ yếu : XNK tổng hợp, đầu tư, dịch vụ kiều hối và kd địa ốc. 3.2. Xí nghiệp may Vitexco : - Ngành nghề hoạt động : sản xuất, gia công hàng may mặc để XK và tiêu thụ nội địa. - Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : sản phẩm may mặc các loại, dịch vu uỷ thác. 3.3. Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng xuất khẩu: - Ngành nghề hoạt động : sản xuất, gia công, chế biến các loại sản phẩm bột xương, bột cá, lông vũ. - Sản phẩm chủ yếu : bột xương, bột cá, lông vũ. 3.4. Xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản xuất khẩu: - Ngành nghề hoạt động: sản xuất, kinh doanh hàng lâm sản để XK và tiêu thụ nội địa. - Sản phẩm, dịch vụ chủ yếu: các loại sản phẩm gỗ. 3.5. Xí nghiệp nông- hải sản, thực phẩm xuất khẩu: - Ngành nghề hoạt động : thu mua, gia công, chế biến hàng nông hải sản, rau quả và thực phẩm để XK và tiêu thụ nội địa. - Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : thuỷ hải sản khô, bánh tráng,… dịch vụ uỷ thác XK, rau quả và thực phẩm. 3.6. Chi nhánh tại Hà Nội : - Ngành nghề hoạt động: kinh doanh XNK, dịch vụ, đại lý trên địa bàn phía Bắc. - Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : tổng hợp. 3.7. Chi nhánh Bình Thuận : - Ngành nghề hoạt động : chế biến bột cá. - Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : bột cá. 4. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển : 4.1. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của công ty : Thuận lợi : - Kiên trì xây dựng mô hình sản xuất kinh doanh tổng hợp, tình hình hoạt động của công ty không ngừng phát triển và đi lên. - Thị trường ngày càng được mở rộng. Uy tín của công ty đối với khách hàng trong, ngoài nước và các tổ chức tín dụng luôn được củng cố, nâng cao. - Tạo được uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, tài chính rành mạch. - Hàng xuất khẩu của công ty rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã. - Ban Tổng giám đốc công ty và các phòng ban là những cán bộ có nhiều kinh nghiệm, cùng với toàn thể CBCNV cùng nhau góp hết sức mình để góp phần vào sự tồn tại và phát triển của công ty. Khó khăn : - Tình hình biến động giá cả bất lợi trên thị trường thế giới trong những năm qua đã gây khó khăn cho việc kinh doanh XNK, nhất là những việc nông sản, thuỷ sản. - Khó khăn về tài chính phải vay vốn. - Cơ chế chính sách quản lý của công ty còn chưa thực sự khuyến khích người lao động gắn bó với thành quả công việc. Còn ỷ lại vào sự giúp đỡ của Nhà nước. 4.2. Những thuận lợi và khó khăn về tình hình tài chính và công nợ : - Công nợ thời kì bao cấp : Vào cuối năm 1999 tình hình tài chính của công ty về cơ bản đã tạm ổn. Tuy nhiên các khoản nợ tồn động thời kì bao cấp vẫn chưa được giải quyết dứt điểm do 1 số khách hàng là chủ nợ lớn không chấp nhận tỷ lệ bán nợ của Ngân hàng. Được sự giúp đỡ tích cực của UBNDTP, NH Ngoại Thương, đến ngày 30/12/2000 công ty đã thanh toán được số nợ LC bảo lãnh thời kì bao cấp như sau: trị giá gốc 8.669.943 USD, lãi phát sinh 6.219.432 USD. Như vậy với số nợ LC bảo lãnh thời kì 1985-1986 trên sổ sách hiện còn 3.462.798 USD của 3 công ty : VELK, Thái Bình và YUSIN. Công ty cổ phần sau này sẽ tiếp tục theo dõi và giải quyết. - Công nợ trong nước : Ngoài các khoản nợ luân chuyển trong kinh doanh, hiện nay còn 1 số công nợ còn tồn đọng của các năm trước để lại như: công nợ của EDC, UPA Đồng Nai, … công ty đã xử lý bằng biện pháp thu hồi công nợ bằng hàng hoá, đất đai, … và đưa vụ việc qua toà án Viện kiểm sát nhân dân TP và phòng cảnh sát điều tra CATPHCM. Đối với 1 số công nợ tồn đọng không có khả năng thu hồi do các đơn vị này đã giải thể, công ty đã lập quỹ dự phòng để thanh toán (tổng số dự phòng nợ khó đòi đến ngày 31/12/2000 là 7.927.860.296). 4.3. Phương hướng phát triển : Mục tiêu phát triển : - Từng bước củng cố, nâng cao và kiện toàn bộ máy tổ chức nhân sự của công ty. - Tạo thị trường trong nước và ngoài nước, thiết lập tốt mối quan hệ cung-cầu trong liên kết sản xuất kinh doanh. - Tiếp tục phát huy tiềm lực xuất khẩu của công ty. - Tiếp tục củng cố các đơn vị trực thuộc công ty, sắp xếp lại ngành nghề cho phù hợp. - Tận dụng và khai thác mọi tiềm năng hiện có của công ty. - Phát huy nội lực và coi trọng hợp tác sản xuất, kinh doanh dưới nhiều hình thức. - Không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty về mọi mặt, tạo việc làm ổn định và nâng cao thu nhập cho người lao động, lợi tức cho cổ đông và tăng nguồn thu cho NSNN. Định hướng về chiến lược phát triển: - Về thị trường xuất khẩu: + Công ty đã có chính sách tốt đối với thương nhân và thị trường, bảo vệ uy tín của mình với khách hàng. Khách hàng ngày càng được chọn lọc, có độ tin cậy nhất là khả năng tài chính. + Duy trì quan hệ với KH truyền thống nhưng phải quan tâm khai thác thêm những thị trường triển vọng như các nước Châu Au, Bắc. - Về dịch vụ xuất nhập khẩu : + Công ty làm rất tốt dịch vụ này, góp phần tăng thu nhập cho đơn vị. + Có uy tín đối với KH nước ngoài, quyết tâm nâng cao thu nhập dịch vụ XNK trong thời gian tới, góp phần tăng lợi nhuận mà không cần vốn đầu tư. - Liên doanh đầu tư trong và ngoài nước : + Tìm đối tác để liên doanh đầu tư trong và ngoài nước nhưng còn khá khiêm tốn. Trong thời gian sắp tới cần đẩy mạnh công tác này, đầu tư cũng là biện pháp tăng nguồn vốn mở rộng sản xuất kinh doanh. + Liên doanh trong nước, xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, mặt bằng, thiết bị để tổ chức sản xuất mặt hàng thiết yếu phục vụ cho XK cũng như tiêu dùng. + Liên doanh nước ngoài trên cơ sở vật chất hiện có của đơn vị để tạo ra hàng XK bằng nguyên liệu lao động trong nước cộng thiết bị kĩ thuật, quy trình công nghệ và thị trường bao tiêu nước ngoài. + Cần phải chọn đúng đối tác, đúng sản phẩm, đúng thị trường. Không đầu tư tràn lan, không xác định mục tiêu trước mắt và lâu dài. + Phải thận trọng tiếp nhận thiết bị kỹ thuật tránh tiếp nhận thiết bị kĩ thuật lạc hậu. IV. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty : 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty : Trưởng phòng KTTV Phó phòng KTTV Phó phòng KTTV Tổ thuế - TSCĐ - HH Tổ kiều hối Tổ tổng hợp Tổ thanh toán Tổ công nợ ĐVNB 2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận : 2.1. Phòng KTTV : hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở VPCT, các nghiệp vụ có tính chất chung toàn công ty. Đồng thời hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ở các ĐVNB và cuối kỳ tổng hợp số liệu kế toán ở tất cả các đơn vị vào báo cáo quyết toán toàn cty. 2.2. Trưởng phòng, phó phòng : - Trưởng phòng : giúp Ban Tổng giám đốc quản lý, kiểm tra mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong toàn công ty, cũng như công tác hạch toán kế toán tại công ty. - Phó phòng : gồm 2 phó phòng, 1 phụ trách tổ công nợ, 1 phụ trách tổ kiều hối, tham mưu cho Trưởng phòng các biện pháp quản lý tài chính một cách hiệu quả. 2.3. Tổ thanh toán : có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán, tình hình tài chính, tổ chức quản lý thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó. 2.4. Tổ hàng hoá : phụ trách hạch toán hàng hoá XNK, hàng hoá ký gửi, hàng hoá tiêu thụ nội địa và hàng hoá khác. Tổ có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tình hinh Nhập-Xuất-Tồn kho hàng hoá bằng Đồng Việt Nam và ngoại tệ. Theo dõi giá vốn và doanh số hàng bán. 2.5. Tổ công nợ : theo dõi tình hình công nợ và khả năng thanh toán, thường xuyên đối chiếu công nợ với kế hoạch, đôn đốc thu hồi nợ và theo dõi tình hình liên doanh. 2.6. Tổ kiều hối : làm nhiệm vụ môi giới trong việc chuyển và gửi đồng ngoại tệ trong nước và ngoài nước, hạch toán doanh thu từ việc hưởng hoa hồng dịch vụ. 2.7. Tổ tổng hợp và quản lý : hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh còn lại nằm ngoài các tổ nghiệp vụ trên, lập báo cáo định kỳ và đột xuất. Quản lý việc hạch toán ở các ĐVNB và tài sản cố định toàn công ty, đưa tất cả chứng từ số liệu phát sinh vào máy tính. * Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên, các tổ trong phòng kế toán, các phòng ban khác nhau trong công ty, cụ thể là các bộ phận thường xuyên đối chiếu số liệu với nhau, đảm bảo số liệu được đầy đủ, chính xác, nếu có sai sót thì kịp thời chỉnh sửa, bổ sung. 3. Công tác kế toán tại văn phòng công ty : - Việc tổ chức công tác kế toán tại IMEXCO phải tuân thủ theo quy chế tổ chức công tác kế toán do công ty ban hành theo quyết định số 2079/QĐCty ngày 27/12/1995 của Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM. Kế toán tại VP Công ty có nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty, đồng thời quản lý, hướng dẫn và kiểm tra hạch toán, kiểm toán tại các đơn vị nội bộ. - Quy chế tổ chức công tác kế toán tại công ty, quy định văn phòng công ty và các ĐVNB hạch toán 1 cách thống nhất : + Các đơn vị phải sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do nhà nước ban. + Các đơn vị phải tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sơ đồ hạch toán đã được phòng kế toán tài vụ thiết lập. + Mở hệ thống sổ sách kế toán theo hệ thống sổ sách tổng hợp và chi tiết do công ty quy định. + Lập báo cáo quyết toán định kỳ, theo hệ thống báo cáo tài chính ban hành trong quy chế. Riêng các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty hoặc các cơ quan quản lý sẽ có biểu mẫu và hướng dẫn cho mỗi đợt báo cáo. 4. Công tác kế toán tại các đơn vị nội bộ : - Các ĐVNB hạch toán toàn phần và song song với công ty để nắm được hiệu quả SXKD và luân chuyển vốn tại công ty. - Các ĐVNB hạch toán thống nhất theo sơ đồ hạch toán của công ty đề ra trên cơ sở hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành và tình hình thực hiện theo yêu cầu điện toán hoá công tác kế toán tại công ty. - Về công tác chứng từ : các ĐVNB tự lập, phát hành và kí tắt trên một số chứng từ như : hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến tình hình SXKD tại các ĐVNB; được uỷ quyền kí trên một số chứng từ như phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Những chứng từ liên quan đến đơn vị do công ty phát hành, phòng Kế toán của công ty gửi cho ĐVNB bản sao để đơn vị theo dõi và hạch toán song song. Riêng những chứng từ thu chi tiền gửi ngân hàng của ĐVNB trong tài khoản công ty thì phải do công ty lập, kí và phát hành, đơn vị sẽ nhận được bản sao để hạch toán. Đối với chứng từ thu chi tiền gửi ngân hàng có liên quan đến nhiều ĐVNB thì công ty sẽ cung cấp cho đơn vị bảng phân tích ngoại tệ. - Các ĐVNB phải tập hợp số liệu về VP công ty trước ngày 20 của tháng sau, bao gồm số liệu chi tiết và tổng hợp tất cả các tài khoản. Trước khi tập hợp số liệu về công ty, các ĐVNB phải đối chiếu số liệu TK 136 và 336 của VP công ty thông qua bảng kê chi tiết các TK này, đối chiếu có lập văn bản. - Hàng tháng ĐVNB phải nộp về VP công ty : BCĐSPS, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết hàng hoá tồn kho cuối tháng. Riêng sổ chi tiết tài sản cố định nộp vào cuối tháng 6 và cuối năm. 5. Mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng khác : - Phòng KTTV sẽ tiếp nhận chứng từ từ phòng KH-KD để hạch toán, phối hợp cùng nhau thảo luận, đề xuất những biện pháp, quy trình SXKD có hiệu quả. + Nghiệp vụ mua hàng : phòng KH-KD căn cứ vào tờ trình (mặt hàng gì, bán bao nhiêu, hình thức thanh toán, …) làm lệnh nhập kho chuyển sang phòng KTTV để kiểm tra lệnh (thủ tục, hợp đồng, … ) rồi trình lên BTGĐ duyệt, sau đó thì phòng nghiệp vụ mới làm phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho này được chuyển đến phòng KTTV và sau đó được chuyển tiếp xuống kho sau khi có chữ ký của người uỷ quyền của phòng nghiệp vụ ký thay. + Nghiệp vụ bán hàng : căn cứ vào tờ trình của phòng nghiệp vụ làm lệnh xuất kho và chuyển sang phòng KTTV kiểm tra hình thức lẫn nội dung sau đó đưa cho BTGĐ duyệt, tiếp theo bộ phận nghiệp vụ làm hợp đồng tài chính ký thay thủ trưởng đơn vị, sau đó kho xuất hàng. - Phòng KTTV cùng với phòng TC-HC theo dõi tình hình nguồn vốn kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn của toàn công ty, phối hợp với phòng TC-HC, phòng KH-KD về các vấn đề lương bổng, nộp trích bảo hiểm theo các chế độ, mua sắm trang thiết bị, máy móc, công cụ lao động, giải quyết các thủ tục, giấy tờ về nhà đất, phân xưởng và việc thanh lý tài sản, công cụ. V. Chế độ kế toán áp dụng : 1. Hệ thống tài khoản áp dụng : 1.1. Hệ thống tài khoản : - Công ty sử dụng hệ thống TK do BTC ban hành kèm theo bản sửa đổi, bổ sung 1 số TK theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của BTC và áp dụng thống nhất trong toàn công ty ngày 01/01/2003. - Để tiện việc theo dõi, quản lý và đề phòng khi có yêu cầu sử dụng, công ty mở thêm 1 số TK cấp 2 và cấp 3, chi tiết TK cấp 3. - Công ty và ĐVNB có cùng số hiệu TK cấp 1, cấp 2, số hiệu TK cấp 3 có khác nhau. Tài khoản cấp 3 có số hiệu là 6 thì được dùng cho ĐVNB, ở VPCT thì sử dụng các số hiệu còn lại (riêng TK cấp 3 của TK 136 và 336 được dùng chung cho VPCT và ĐVNB). 1.2. Các sơ đồ hạch toán : - Để thuận tiện cho việc hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, kiểm tra và ghi sổ, phòng KTTV đã thiết lập các sơ đồ hạch toán hệ thống hoá, tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại công ty. - Sơ lược về sơ đồ hạch toán tại VPCT : + Hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản và các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ + Hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. + Thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vay và trả nợ vay. + Hạch toán cho nghiệp vụ kinh doanh và dịch vụ. + Hạch toán các nghiệp vụ tính thuế và nộp thuế vào ngân sách. + Hạch toán tiêu thụ hàng XNK tự doanh. + Hạch toán tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm trong nội địa. + Hạch toán tiêu thụ hàng ký gởi. + Hạch toán tiêu thụ hàng XNK uỷ thác, uỷ thác gia công, nhận ký gởi. + Hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. + Hạch toán các nghiệp vụ hoạt động của bộ phận kiều hối. + Hạch toán các nghiệp vụ liên doanh đầu tư các nghiệp vụ tài chính khác. + Hạch toán chênh lệch tỷ giá và đánh giá lại tài sản. + Hạch toán các nghiệp vụ phân phối lợi nhuận. 2. Nguyên tắc kế toán áp dụng : - Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/02/2004 đến ngày 31/12/2004. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán : Đồng Việt Nam. - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : các ngoại tệ quy ra USD theo tỷ giá thống kê của Ngân hàng, USD quy ra ĐVN theo tỷ giá hạch toán. - Hình thức sổ kế toán áp dụng : nhật biên. - Phương pháp kế toán TSCĐ : + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : nguyên giá. + Phương pháp khấu hao cơ bản : khấu hao theo quy định tại QĐ206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho : + Nguyên tắc đánh giá : hàng nhập kho được xác định theo giá thực tế mua vào, xuất theo giá bình quân gia quyền. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì : theo giá BQGQ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002. 3. Hình thức sổ kế toán áp dụng : 3.1. Sơ đồ : Sổ đăng kí CTGS Chứng từ ghi sổ Chứng từ Các bảng kê Máy vi tính Sổ quỹ, thẻ kho Sổ, thẻ chi tiết Nhật biên Sổ cái Làm cuối ngày Làm cuối tháng, quý Bảng cân đối TK So sánh, đối chiếu Báo cáo kế toán - Công tác kế toán ở VPCT đã được điện toán hoá, toàn công ty sử dụng chung các bộ mã điện toán gồm: bộ mã khách hàng, bộ mã hàng hoá, bộ mã thanh toán, bộ mã lý do xuất nhập kho, bộ mã các kho do công ty soạn thảo và áp dụng từ ngày 01/01/1993. - Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các loại chứng từ chưa được mã hoá hoặc các bút toán điều chỉnh, kết chuyển … khi hạch toán nhân viên kế toán hạch toán lên chứng từ ghi sổ. - Ở phòng máy điện toán : khi nhận được chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ do phòng kế toán chuyển qua, nhân viên điện toán sẽ nhập dữ liệu vào nhật biên. Theo các chứng từ có sẵn, máy sẽ cho ra bảng kê, các sổ chi tiết, sổ Nhật biên. Cuối tháng máy sẽ tổng hợp các số phát sinh trên Nhật biên để cho ra Sổ cái tổng hợp. Từ các sổ các tổng hợp, cuối quý máy sẽ chạy ra BCĐKT. Cuối niên độ kế toán, từ BCĐTK và các sổ chi tiết, máy sẽ giúp cho kế toán tổng hợp lập các báo biểu kế toán theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu quản lý của công ty. - Sử dụng các bảng kê, các chứng từ ghi sổ trong hình thức này có tác dụng liệt kê các chứng từ đã lập nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu, tránh mất mát, thất lạc chứng từ, đảm bảo công tác kế toán của công ty ngày càng hiệu quả. 3.2. Hệ thống sổ sách kế toán : sổ sách kế toán theo hình thức sổ sách kế toán Nhật biên được chia làm 2 phần: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết. Ngoài ra, công ty phải mở rộng sổ quỹ để ghi chép toàn bộ nghiệp vụ thu, chi hàng ngày làm cơ sở theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ để đối chiếu với sổ TK tiền mặt. - Sổ kế toán tổng hợp : gồm sổ nhật biên tài khoản, sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ này mở theo tài khoản cấp 3 và theo tháng, cột số tiền đều được chi tiết thành gốc đồng VN, gốc USD và đồng VN quy đổi. Sổ nhật biên tài khoản có dạng như các nhật kí chung nhưng nó vừa theo dõi bên nợ vừa theo dõi bên có của TK, theo dõi cả gốc ngoại USD, gốc ĐVN và USD quy đổi. Sổ kế toán tổng hợp của công ty và các ĐVNB đều phải mở đầy đủ và mở sổ cái, sổ nhật kí chứng từ theo tài khoản cấp 3. - Sổ chi tiết: công ty mở sổ chi tiết tương đối đầy đủ gồm : + Sổ theo dõi TSCĐ, thẻ TSCĐ. + Sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, thành phẩm, nguyên vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ … (sổ chi tiết hàng hoá), thẻ chi tiết từng mặt hàng (thẻ mặt hàng). + Sổ theo dõi tình hình công nợ, thẻ theo dõi công nợ đối với từng khách hàng (thẻ khách hàng). + Sổ theo dõi tình hình bán hàng, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng (sổ doanh thu bán hàng). + Sổ theo dõi tình hình tiền gửi, tiền vay tại Ngân hàng, thẻ theo dõi tình hình tiền vay, tiền gửi Ngân hàng. + Sổ theo dõi từng khoản thuế, lệ phí phải nộp, đã nộp. 4. Hệ thống báo cáo tài chính : - Như quy định hiện nay của Nhà nước, hệ thống báo cáo tài chính áp dụng tại công ty và ĐVNB gồm 4 biểu chính : + Bảng cân đối kế toán. + Bảng kế quả hoạt động kinh doanh. + Bảng lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. - Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu kiểm tra của các cơ quan quản lý, công ty còn yêu cầu bộ phận kế toán lập các bảng bảo biểu bổ sung như: + Bảng cân đối số phát sinh. + Tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn công ty. + Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ toàn công ty. + Báo cáo chi tiết chi phí xây dựng cơ bản dở dang. + Báo cáo chi tiết chi phí phải trả. + Báo cáo chi tiết chi phí trả trước dài hạn. + Báo cáo chi tiết tồn kho hàng hoá, thành phẩm, vật tư toàn công tư. + Báo cáo chi tiết số dư công nợ toàn công ty. + Báo cáo chi tiết nợ phải thu khó đòi. + Báo cáo chi tiết dự phòng nợ phải thu khó đòi. PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN A. Những vấn đề chung về kế toán công nợ : I. Khái niệm về các loại công nợ : 1. Các khoản phải thu khách hàng : - Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà đơn vị đã bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền. 2. Các khoản phải trả người bán : - Các khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ … phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị đã nhận của người bán nhưng chưa thanh toán tiền. 3. Các khoản phải thu, phải trả khác : - Các khoản phải thu khác là khoản phải thu ngoài những khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như : giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền; các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng làm mất mát vật tư, hàng hoá … đã được xử lý bồi thường; … - Các khoản phải trả khác là những khoản phải trả ngoài khoản phải trả người bán, phải trả công nhân viên, phải nộp nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như : giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân; trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ; … có tính chất tạm thời. 4. Các khoản tạm ứng : - Khoản tạm ứng là 1 khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt. II. Những yêu cầu về quản lý công nợ : 1. Các khoản phải thu: - Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán; kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa, khê đọng. - Khách hàng thanh toán các khoản nợ phải thu bằng hàng (trường hợp đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc phải xử lý các khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu. - Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này. 2. Các khoản phải trả : - Nợ phải trả cho người bán , người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Số tiền đã ứng trước cho ngườii cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải trả đã nhận trước. - Các khoản chiết khấu thanh toán giảm giá hàng bán của người bán người cung cấp ngoài hoá đơn muahàng, phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có liên quan để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu. III. Nhiệm vụ : 1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng : - Phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán. - Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. - Cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ. 2. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán : - Kế toán phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải trả người bán theo từng đối tượng. - Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải trả và từng lần thanh toán. IV. Nguyên tắc hạch toán : 1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng : - Khoản phải thu được phản ánh ở bên trái của BCĐKT, thường có SD bên Nợ, số phát sinh tăng được ghi vào bên Nợ, số phát sinh giảm được ghi vào bên Có. - Khi các nghiệp vụ bán vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ thu chậm phát sinh thì kế toán phản ánh bên Nợ TK 131 và đối ứng bên Có của TK liên quan. Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán phản ánh vào bên Có của TK 131 đối ứng với bên Nợ của các TK liên quan. - Các khoản nợ phải thu được phản ánh theo giá trị thuần trên báo cáo tài chính năm (giá trị ghi sổ kế toán của các khoản phải thu trừ (-) giá trị khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được xác định vào cuối năm tài chính). - Tại thời điểm phát sinh, thanh toán khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng ĐVN. - Chênh lệch tỷ giá hối đoái tại thời điểm phát sinh nợ phải thu và thanh toán nợ phải thu phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ tại thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố. 2. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán : - Khoản phải trả người bán được phản ánh bên phải BCĐKT, thường có số dư bên có, số phát sinh tăng được ghi vào bên có và số phát sinh giảm được ghi vào bên nợ. - Khi các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả chậm phát sinh thì kế toán phản ánh bên có TK 331 và đối ứng bên nợ của TK liên quan. Khi thanh toán tiền cho người bán, kế toán phản ánh vào bên nợ của TK 331 và đối ứng bên có của các TK liên quan. - Các khoản phải trả cho người bán trong trường hợp đã nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ nhưng chưa đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ trị giá các khoản phải trả và hàng nhập chưa có hóa đơn này và phải điều chỉnh giá thực tế khi nhận được hoá đơn thông báo giá chính thức của người bán. - Nợ phải trả bằng vàng bạc đá quý được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo chỉ tiêu số lượng và giá trị theo giá quy định. - Các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ phải được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo nguyên tệ và bằng ĐVN theo tỷ giá quy định. - Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải trả bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố. - TK phải trả cho người bán có thể có SD bên Nợ là số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy SD chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở TK này để ghi 2 chi tiêu bên Tài sản và bên Nguồn vốn. B. Kế toán công nợ : I. Kế toán công nợ hoạt động tự doanh : 1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng : 1.1. Thủ tục kiểm soát nội bộ : Kiểm soát nội bộ hữu hiệu về nợ phải thu khách hàng, thường đòi hỏi sự tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận phụ trách. Quy trình các bước công việc trong bán chịu có thể trình bày tóm tắt như sau : - Lập lệnh bán hàng : căn cứ vào đơn đặt hàng và xác định khả năng cung ứng của mình để lập lệnh bán hàng. - Phê chuẩn việc bán chịu : căn cứ vào đơn đặt hàng và nguồn thông tin trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y. - Xuất kho hàng hoá: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách gửi hàng. - Bộ phận gửi hàng : sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng – chứng từ gửi hàng làm cở sở lập hoá đơn. Khi xuất hàng, ngoài việc kiểm tra thủ kho và người nhận thì bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát lượng hàng giao. - Lập và kiểm tra hóa đơn : hoá đơn được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng – bộ phận này có trách nhiệm: đánh số thứ tự chứng từ chuyển hàng, so sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh, ghi giá vào hoá đơn trên cơ sở bảng giá hiện hành của đơn vị, tính ra tiền cho từng loại và cho cả hoá đơn. Từng hoá đơn được sử dụng để ghi vào sổ chi tiết để giúp theo dõi công nợ với khách hàng. - Theo dõi thanh toán: để tiện theo dõi trong thanh toán thì cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi, từ đó lập chương trình thu nợ do bộ phận phụ trách bán chịu đảm nhận. Ngoài ra cần phân công cho 2 nhân viên khác phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp theo dõi, đối chiếu số liệu để giảm thiểu các sai phạm. - Chuẩn y hàng bán bị trả lại và giảm giá: doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về tiếp nhận xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản công nợ có liên quan đến số hàng sai quy cách hay kém phẩm chất bị trả lại. Ngoài ra còn xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi – làm căn cứ ghi sổ kế toán. Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua kiểm tra hổ tương giữa các phần hành trong khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau. 1.2. Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng trong nước : 1.2.1. Chứng từ sử dụng : Hợp đồng, hoá đơn bán hàng, PXK hoặc PXK kiêm hoá đơn, phiếu thu, GBC ngân hàng, biên bản bù trừ công nợ, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng. 1.2.2. Tài khoản sử dụng : - TK 131 – phải thu khách hàng. - Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình khách hàng thanh toán các khoản nợ tiền mua sản phẩm, hàng hoá hoặc nợ tiền lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp, lao vụ, thu tiền ngay . TK 131 - Số tiền khách hàng thanh toán - Số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng. - Doanh thu của số hàng đã bán bị trả lại. - Số tiền giảm giá trong doanh thu của số hàng đã bán. - Số tiền chiết khấu khách hàng được hưởng do thanh toán nhanh. Sdđk : xxx - Doanh thu của khối lượng thành phẩm hàng hoá xuất bán, lao vụ, dịch vụ cung cấp xác định là tiêu thụ. - số tiền trả lại thừa cho khách hàng Sdck : xxx Số tiền còn phải thu khách hàng - TK này có thể có SD bên có : tiền khách hàng ứng trước và thu thừa 1.2.3. Trình tự hạch toán : 521,532,531 511 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 131 Doanh thu bán chịu sản phẩm Hàng hoá, dịch vụ phải thu Giảm nợ phải thu do CKTM hàng bị trả lại, giảm giá 333(33311) Thuế VAT trương ứng với giảm giá hàng bán, DT hàng bán bị trả lại 333(3311) Thuế GTGT 111,112,113 Thu nợ hoặc khách hàng ứng tiền trước 152,153,156 (611) 515,711 Thu nợ bằng vật tư hàng hoá Doanh thu hoạt động TC TN khác phát sinh phải thu 133 (1331) Thuế GTGT (PPKT) 331,311,315 Bù trừ công nợ hoặc trả cho vay 139/642 Xử lý khoản nợ không thu hồi (đồng thời ghi đơn nợ TK 004) 1.3. Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng nước ngoài : 1.3.1. Chứng từ sử dụng : HĐKT, Invoice, Packing list, Specification, Bill of Lading, hoá đơn xuất hàng, GBC ngân hàng. 1.3.2. Tài khoản sử dụng : - TK sử dụng : 131 1.3.3. Trình tự hạch toán : - Căn bản giống phải thu khách hàng trong nước. Nhưng do quan hệ với khách hàng ngoại nên sẽ thêm phí ngân hàng. 111,112 3333 511 131,1122 khi nộp thuế thuế XK phải doanh thu XK nộp (nếu có) xuất khẩu 641 chi phí xuất hàng - Phải theo dõi thêm TK 007 “ ngoại tệ các loại “ để ghi gốc nguyên tệ. Theo nguyên tắc ghi đơn Nợ : ghi tăng, Có : ghi giảm. 2. Kế toán công nợ nghiệp vụ phải trả người bán : 2.1. Thủ tục kiểm soát nội bộ : Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này, trước hết cần nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và trả tiền. Có thể mô tả 1 quy trình mẫu cho công việc này như sau : - Lập phiếu đề nghị mua hàng : kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng. - Bộ phận mua hàng : căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng và giá cả … sau đó, phát hành đơn đặt hàng được đánh số liên tục và lập thành nhiều liên. - Lập phiếu nhập kho : khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng và cân đong đo đếm … sau đó lập phiếu nhập kho có chữ ký của người hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho … - Kiểm tra chứng từ : bộ phận kế toán nợ phải trả đóng dấu ngày nhận các chứng từ và đánh số thứ tự liên tục các chứng từ đó trước khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn kiểm tra, người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình. - Theo dõi thanh toán : việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Sự tách rời giữa 2 chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán với xét duyệt chi quỹ để thanh toán sẽ là 1 biện pháp hữu hiệu. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không bị tái sử dụng. - Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu sổ chi tiết người bán với sổ cái. - Ngoài ra, để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ có thể thực hiện thủ tục : hàng tháng gửi cho các khách hàng 1 bảng kê các hoá đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và SD cuối tháng. 2.2. Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán trong nước : 2.2.1. Chứng từ sử dụng : Hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng. 2.2.2. Tài khoản sử dụng : - TK 331 phải trả người bán. - Tài khoản 331 được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Không phản ảnh vào tài khoản 331 các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả tiền ngay. TK 331 Sdđk : xxx - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ và người nhận thầu XDCB. - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. - Số tiền đã trả cho người bán cung cấp lao vụ, dịch vụ người nhận thầu XDCB. - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ. - Số tiền được giảm giá của số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. - Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất trả lại người bán. - Chiết khấu mua hàng được hưởng và trừ vào nợ phải trả. Sdck : xxx Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB. - TK này có thể có SD bên nợ, phản ánh trả tiền trước cho người bán 2.2.3. Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 111,112,311 151,152,156,(611),(133) 331 Trả nợ hay ứng trước cho người bán Mua chịu vật tư hàng hoá 211,213,2411,(133) 515 Mua chịu TSCĐ 2412,2413 (133) Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng Phải trả người nhận thầu về XDCB hay SCL TSCĐ 627,641,642,….(133) Xử lý nợ vắng chủ (nếu có) 711 Phải trả người cung cấp dịch vụ 2.3. Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán nước ngoài : 2.3.1. Chứng từ sử dụng : HĐKT, giấy xin mở L/C, hoá đơn nhận hàng, giấy thông báo nộp thuế, biên bản nộp thuế NK, GBN ngân hàng. 2.3.2. Tài khoản sử dụng : - TK sử dụng : 331. 2.3.3. Trình tự hạch toán : Sơ đồ hạch toán : 111(2),112(2) 144 331 156(1) ký quỹ mở L/C (1a) trả tiền hàng (2) hàng về nhập kho (3) CLTG (413) CLTG (413) II. Kế toán công nợ hoạt động uỷ thác : 1. Kế toán công nợ nghiệp vụ XK uỷ thác : 1.1. Khái niệm : - Xuất khẩu uỷ thác là 1 hoạt động kinh tế mà bên A (bên uỷ thác) nhờ bên B (bên nhận uỷ thác) xuất khẩu hộ hàng hoá. Bên A chịu trách nhiệm thu gom hàng, bên B chịu trách nhiệm ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng nước ngoài. Hoạt động này bên B chỉ hưởng hoa hồng uỷ thác. Hoa hồng uỷ thác có thể là 1 khoản nhất định hoặc là 1 tỷ lệ phần trăm trên giá trị lô hàng được thoả thuận trước. 1.2. Nhiệm vụ kế toán : - Ký hợp đồng kinh tế trực tiếp với khách ngoại, lập các hoá đơn chứng từ có liên quan. - Phản ánh các nghiệp vụ kịp thời, đầy đủ và chính xác. - Kế toán chỉ phản ánh vào TK doanh thu của đơn vị về hoa hồng uỷ thác. Nếu có trường hợp bên uỷ thác nhờ thu tiền của khách ngoại, khi nhận giấy báo có của ngân hàng về việc thanh toán của khách ngoại thì phải ghi có TK 338. 1.3. Tổ chức công tác kế toán : - Chứng từ sử dụng: giống như xuất khẩu trực tiếp, ngoài ra còn có hợp đồng kinh tế với bên uỷ thác. - Trình tự hạch toán : + Đơn vị giao uỷ thác. * Tài khoản sử dụng : TK 338 (3388) phải trả nộp thuế khác. TK 131 phải thu khách hàng. * Chi tiết tài khoản : 338 (3388). TK 338 đơn vị nhận UTXK Sdđk : xxx - Số tiền phải trả cho bên ủy thác khi nhận ủy thác thanh toán hộ với khách hàng số tiền đã nhận bên giao ủy thác để trả lại các phí, thuế……. - Số tiền đã trả cho bên ủy thác xuất khi thanh toán nợ, số tiền đã trã hộ chi phí, thuế …… Sdck : xxx Số còn phải trả, phải nộp. * Tài khoản này có thể có số dư bên nợ : phản ánh số đã nộp, đã trã nhiều hơn số phải nộp, phải trả. * Trình tự hạch toán : 157 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 632 155,156(1), 111, 112 Giá vốn hàng giao cho đơn vị nhận UTXK (1) Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ (2b) Bù trừ khoản phải trả đơn vị UTXK (5) 3388 đơn vị UTXK 511 131 đơn vị UTXK 111,112 Đơn vị nhận UTXK nộp hộ (3b) 3333 Thuế XK phải Nộp (nếu có) (3a) Doanh thu XK (2a) Số tiền còn lại đã thu 641 Phí thác phải trả và chi phí XK đơn vị nhận UTXK chi hộ (4) 133 VAT + Đơn vị nhận uỷ thác. * Tài khoản sử dụng : TK 331 :phải trả người bán. TK 138 :(1388) phải thu khác TK 003 :hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gởi TK 131 :Phải thu khách hàng. * Chi tiết tài khoản : TK 1388 đơn vị giao UTXK Sdđk : xxx - Các khoản chi phí bên nhận UT trả hộ bên ủy thác chi phí NH, thuế …… - Số tiền bên ủy thác trả cho bên nhận ủy thác. Sdck : xxx - Số tiền bên nhận ủy thác còn phải thu bên ủy thác. TK 003 - Giá trị hàng hoá đã bán hoặc đã trả lại cho người bán. - Giá trị hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gởi. Sdck : xxx - Giá trị hàng hoá còn nhận bán hộ, nhận ký gởi. * Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 003 Nhận hàng của bên giao ủy thác (1) Xuất khẩu hàng cho bên giao ủy thác (2b) 3388 chi phí nộp thuế 331 Đvị giao UTXK 131 Người mua nước ngoài 111,112 111,112 Thuế XK/TTĐB phải nộp cho bên giao UTXK (3a) Thu hộ tiền hàng cho đơn vị giao UTXK (2a) Khi nộp hộ Thuế (3b) Thu hộ tiền hàng (6) Chuyển tiền cho đơn vị UTXK (7) 131 Đvị giao UTXK 511 Thanh toán bù trừ (7) Phí UTXK 333(11) (5) VAT 1388 đơn vị giao UTXK Chi hộ cho đvị UTXK (phí NH, thuê bãi…)(4) (7) 2. Kế toán công nợ nghiệp vụ NK uỷ thác : 2.1. Khái niệm : - Nhập khẩu uỷ thác là 1 hoạt động kinh tế mà bên uỷ thác nhờ bên nhận uỷ thác nhập hộ hàng hoá. Bên nhận uỷ thác có trách nhiệm ký hợp đồng kinh tế với khách ngoại, thỏa thuận với khách ngoại về các điều kiện giao nhận hàng và phương thức thanh toán. Hoạt động này bên nhận uỷ thác chỉ được hưởng hoa hồng uỷ thác – có thể là 1 khoản định trước hoặc tỷ lệ phần trăm giá trị lô hàng được nhập như thoả thuận trước. 2.2. Nhiệm vụ : - Nếu bên uỷ thác yêu cầu thanh toán hộ đối với khách ngoại thì sau khi ký hợp đồng kinh tế, kế toán phải xin mở L/C. - Các nghiệp vụ phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác. - Ghi nhận doanh thu về khoản hoa hồng được hưởng khi bên uỷ thác đã nhận hàng. 2.3. Tổ chức công tác kế toán : - Chứng từ sử dụng : Hợp đồng kinh tế với khách ngoại, hợp đồng kinh tế uỷ thác nhập khẩu với khách nội, đơn đề nghị mở L/C, biên lai nộp thuế nhập khẩu, các khoản chi phí có liên quan, giấy báo có Ngân hàng. - Trình tự hạch toán : + Đơn vị giao uỷ thác : * Tài khoản sử dụng TK331. * Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 331 chi tiết đơn vị nhận UTNK 111(2), 112(2) 156 (1) Giá trị hàng NK và thuế NK (2a) (PNK) (HĐ GTGT của đơn vị nhận UT) CLTG (413) Chuyển tiền cho đơn vị nhập UT mở L/C CLTG (TK413) (1) 133 VAT hàng nhập khẩu (2b) (nếu đơn vị nhận UT nộp hồ sơ) Chi thanh toán các khoản nợ (4) (tiền hàng còn thiếu, phí UT, …) 156 (2) Phí UTNK và chi phí NK do đơn vị (3) nhận ủy thác chi hộ Ghi chú : Nếu đơn vị nhận UTNK làm thủ tục kê khai thuế nhưng đơn vị UT tự nộp thuế vào NSNN thì ngoài bút (2b) khi nộp thuế, kế toán ghi : Nợ 331 chi tiết đơn vị nhận UTNK. Có 111, 112 : nộp thuế NK, VAT hàng nhập khẩu. Nếu đơn vị nhận ủy thác chưa nộp VAT hàng nhập khẩu thì chứng từ của NV (2a) là PXK kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động nội bộ, khi đã nộp thuế mới phát hành HĐ GTGT. Giá trị hàng nhập khẩu đã nhận (gồm các khoản thuế NK, VAT phải nộp) Chứng từ : PXKKVCNB 331-đơn vị nhận UTNK 156(1) 133 (Nếu còn tồn kho) Khi nhận HĐGTGT ghi VAT 632 (nếu đã bán) ghi VAT + Đơn vị nhận uỷ thác. * Tài khoản sử dụng TK131. * Trình tự hạch toán : Nhận ngoại tệ của đơn vị giao UT để mở L/C (1) SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 144 111, 112 331 người bán nước ngoài 131 đơn vị giao UTNK Mở L/C (2) Thanh toán hộ Tiền hàng (7) Nhận hàng nước ngoài không nhập kho giao thẳng (3a*) 511 333(3,12,2) 156 (151) Xuất trả hàng (HĐGTGT và ctừ lquan) Tiền hàng phải Thanh toán hộ (3a) Hoa hồng Ủy thác Nộp hộ thuế (8) 333(11) (5) Thuế NK, VAT, TTĐB) phải nộp hộ (3b) VAT TH giao thẳng : ghi thuế NK, VAT … phải nộp hộ (3b*) Chi hộ cho đơn vị UTNK (phí NH, thuê kho, ……) (4a) Thu tiền đơn vị giao ủy thác (phí UT, các khoản chi hộ) (6) III. Kế toán các khoản phải thu, phải trả khác : 1. Kế toán khoản phải thu khác : 1.1. Những vấn đề cơ bản : các khoản phải thu khác gồm : - Giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. - Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng làm mất mát vật tư, hàng hoá … đã được xử lý bồi thường. - Các khoản cho vay, mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không lấy lãi. - Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý. - Các khoản tiền chuyển cho đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu nộp hộ để mua hàng hoặc nộp hộ các loại thuế. - Các khoản phải thu khác. 1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản sử dụng : 138 – Phải thu khác. - Tài khoản 138 dùng để phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán về các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở TK131, và TK136 như giá trị tài sản thiếu được phát hiện chưa xác định rõ nguyên nhân đang chờ quyết định xử lý, các khoản chi không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý, các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời …. - Tài khoản 138 có 2 tài khoản cấp 2 : + TK1381 – TS thiếu chờ xử lý : phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xđ nguyên nhân. + TK1388 – Phải thu khác : Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài các khoản phải thu phản ánh ở TK 131, TK 136, TK 1381. TK 138 Sdđk : XXX - Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết. - Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân. - Các khoản nợ và tiền lãi phải thu. - Giá trị tài sản thiếu được kết chuyển vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý. - Số tiền đã thu được của khoản nợ thuộc phải thu khác. Sdck : XXX Các khoản nợ còn phải thu thuộc nghiệp vụ nhóm phải thu khác. 1.3. Sơ đồ hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 111, 112, 152, 153, 155, …. 111, 112, 152, … 138 Cho mượn tiền hoặc tài sản Hoặc phải thu bồi thường 334, 411, … Tài sản thiếu, mất chưa rõ nguyên nhân – chờ xử lý Khi thu hồi tài sản cho mượn 111, 152, … Xử lý tài sản thiếu mất (Khấu trừ lương, cho giảm vốn KD) 2. Kế toán các khoản phải trả khác : 2.1. Những vấn đề cơ bản : - Các khoản phải trả phải nộp khác là các khoản phải trả phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các TK khác (từ TK 331 đến 336), gồm: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân; trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ; các khoản phải trả cho đơn vị bên ngoài do nhận ký cược ký quỹ ngắn hạn; các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh; cổ tức phải trả; các khoản đi vay, mượn vật tư tiền vốn … có tính chất tạm thời. - Các khoản phải trả, phải nộp khác. 2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản sử dụng : TK 338 – phải trả, phải nộp khác. - Tài khoản 338 được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung phản ánh ở các tài khoản khác (từ TK331 đến TK336). - Tài khoản 338 có 5 TK cấp 2 : + TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết. + TK 3382 – Kinh phí công đoàn. + TK 3383 – Bảo hiểm xã hội. + TK 3384 – Bảo hiểm y tế. + TK 3388 – phải trả, phải nộp khác. - TK 338 có số bên có, phản ánh : + Số tiền còn phải trả, phải nộp. + BHXH, BHYT và KPCĐ đã trích chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết. + Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết. - Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH và kinh phí cố định vượt chi chưa được cấp bù. Sdđk : XXX - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chưa xác định rõ nguyên nhân). - Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể. - Trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn vào chi phí SXKD. - Các khoản thanh toán với CNV về tiền nhà, điện, nước ở tập thể. - Trích BHYT và tiền lương CNV. - BHXH và kinh phí cố định vượt chi được cấp bù. - Các khoản phải trả khác. Sdck : XXX TK 338 - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan - BHXH phải trả cho CNV - KPCĐ chi tại đơn vị - Số BHXH, BHYT và kinh phí cố định đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, kinh phí cố định. - Các khoản đã trả và đã nộp khác Sdck: XXX 2.3. Sơ đồ hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 152, 153, 157, … 711, 632, … 3381 622, 627, 641, 642, 334 111, 112, 334 3382, 3383, 3384 Tài sản thừa chờ xử lý căn cứ quyết định xử lý TS thừa Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Sử dụng quỹ BHXH, BHYT KPCĐ 511.515 111, 112,131,112,152 … 3387 Kết chuyển doanh thu kỳ kế toán Doanh thu chưa thực hiện 111,112 Trả lại tiền cho khách 111, 112, 152, … 111, 112, 152, …. 3388 Trả lại tài sản mượn Mượn tài sản tạm thời 111, 112 421 Chi tiền lãi cho các bên liên doanh Chia lãi cho các bên liên doanh ` IV. Kế toán các khoản tạm ứng : 1. Khái niệm : - Khoản tạm ứng là 1 khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt. - Tiền tạm ứng là khoản tiền doanh nghiệp ứng trước cho CNV để sử dụng vào mục đích mua vật tư, hàng hoá và các chi phí thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh; là khoản tiền hoặc vật tư giao cho các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp không có tổ chức kế toán riêng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Nguyên tắc kế toán : - Người nhận tạm ứng phải là CNV của doanh nghiệp. - Chỉ giao tạm ứng khi có giấy đề nghị tạm ứng đã được thủ trưởng và kế toán trưởng ký duyệt. - Tiền tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích đề nghị tạm ứng. Khi hoàn thành công việc người nhận tạm ứng phải lập bảng kê thanh toán tạm ứng đính kèm với các chứng từ gốc. Số tạm ứng chi không hết phải nộp quỹ, nếu quá thời hạn quy định mà chưa nộp thì kế toán được phép trừ vào lương của người nhận tạm ứng đó. 3. Kế toán chi tiết : - Chứng từ : phiếu chi kèm phiếu đề nghị tạm ứng; bảng thanh toán tạm ứng. - Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng người nhận tạm ứng, từng khoản, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng. 4. Kế toán tổng hợp : - Tài khoản sử dụng : TK 141 + TK 141 – Tạm ứng, để theo dõi các khoản tạm ứng cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Sdđk : XXX - Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho công nhân, viên chức và người lao động của doanh nghiệp. - Các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chi tiêu thực tế đã được duyệt. - Số tạm ứng chi không hết. Sdck : XXX Số tiền tạm ứng chưa thanh toán 111, 334 141 111, 112 - Sơ đồ hạch toán : Xuất quỹ tiền giao tạm ứng (1) Phần chi không hết nộp lại quỹ TM Hoặc trừ lương : CL (1) > (2) 152, 627, 641, 642, …. Số tiền được chi thêm : CL (2) > (1) Thanh toán tạm ứng mua vật liệu chi phí hđkd C. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi : I. Khái niệm : - Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi được tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm bù đắp thiệt hại thực tế khi các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi được, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thuần tuý có thể thực hiện được của các khoản phải thu. Số tiền thực sự sẽ thu được trên BCĐKT lúc cuối năm. II. Những vấn đề cơ bản: 1. Căn cứ ghi nhận nợ phải thu khó đòi: - Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kế nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ. - Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có các dấu hiệu khác như bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, … thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi. 2. Biện pháp xử lý nợ phải thu khó đòi : - Doanh nghiệp phải lập Hội đồng để xác định các khoản nợ phải thu khó đòi. - Hội đồng do Giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là : Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng hoặc Phòng kinh doanh. 3. Mục đích lập dự phòng : - Để giúp doanh nghiệp có nguồn kinh phí bù đắp khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo tồn vốn kinh doanh. - Để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. - Xác định giá trị thực của 1 khoản tiền phải thu trong thanh toán khi lập báo cáo tài chính. 4. Điều kiện lập dự phòng : - Phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng đơn vị nợ hoặc người nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. - Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm : hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kế nợ, biên bản đối chiếu công nợ, … 5. Phương pháp lập dự phòng : - Trên cơ sở điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ phải thu khó đòi nói trên. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. III. Phương pháp phản ánh : - Tài khoản sử dụng Tk139 – dự phòng phải thu khó đòi. - Tài khoản 139 dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được. TK 139 - Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xóa nợ. - Hoàn nhập chênh lệch số dư phòng đã lập không sử dụng hết đến cuối niên độ kế toán với số dự phòng đươc lập niên độ sau. SdđK : XXX - Số dự phòng được lập cho các khoản nợ phải thu khó đòi. Sdck : XXX Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại - Ngoài ra còn sử dụng tài khoản 004 – nợ khó đòi đã xử lý (TK ngoài BCĐKT). Tài khoản 004 dùng để phản ánh chi tiết số nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ theo từng người nợ và từng khoản nợ. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP (2a) 139 642 (6426) 004 131, 138 (1) (4b) (3b) 642 (6) (2b) (2a) (4a) 711 111, 112 (3a) Diễn giải : (1) Cuối niên độ kế toán, tính toán và lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi nhận: Nợ TK 642(6426) : Có TK 139 : chi phí dự phòng. (2) Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, căn cứ những văn bản có chứng cứ pháp lý, DN lập thủ tục xoá nợ, khi được phép xoá nợ, ghi: (2a) Kết chuyển nợ xoá sổ: Nợ TK 139 (nếu số dự phòng đã lập >= số nợ xoá sổ). Hoặc Nợ TK 642 (nếu số dự phòng đã lập <= số nợ xoá sổ). Có TK 131, 138 : (2b) Ghi đơn vào bên nợ TK 004 “nợ khó đòi đã xử lý” : số nợ xoá sổ. (số nợ này được theo dõi trong thời hạn tối thiểu 5 năm, chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán). (3) Đối với những khoản phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ, nếu sau này thu được nợ, kế toán ghi: (3a) Phần nợ thu được xem như khoản thu nhập khác: Nợ TK 111, 112, … : Có TK 711 : (3b) Đồng thời ghi đơn có TK 004 để giảm phần nợ khó đòi đã xoá sổ mà nay đã thu được. (4) Cuối niên độ sau, kế toán so sánh mức lập dự phòng năm nay so với năm trước. Có 2 trường hợp: (4a) Kế toán hành hoàn nhập dự phòng số chênh lệch mức lập dự phòng năm nay nhỏ hơn mức lập dự phòng còn lại đã lập cuối niên độ trước: Nợ TK 139 : Có TK 642(6426) : chênh lệch hoàn nhập dự phòng. (4b) Kế toán tiến hành lập dự phòng số chênh lệch mức lập dự phòng năm nay lớn hơn mức lập dự phòng còn lại đã lập cuối niên độ trước: Nợ TK 642(6426) : Có TK 139 : chênh lệch lập dự phòng. IV. Xử lý khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi : - Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định trên đây; nếu số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp không phải trích lập; nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước; ngược lại, nếu số dự phòng phải trích cho năm kế hoạch thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch. - Thời điểm hoàn nhập dự phòng công nợ khó đòi đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính hàng năm. PHẦN 3. KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY IMEXCO A. Kế toán công nợ : I. Kế toán hoạt động tự doanh : 1. Kế toán công nợ nghiệp vụ bán hàng trong nước : 1.1. Chứng từ kế toán : - Hợp đồng mua bán. - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. - Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng. - Bảng chấp thuận cho khách hàng được hưởng chiết khấu, giảm giá. - Tờ khai thuế. 1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 1311 - phải thu khách hàng trong nước. 1.3. Kế toán chi tiết : - Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào HĐKT lập lệnh xuất kho rồi chuyển lên phòng kế `toán tài vụ kiểm tra về mã hàng, số lượng... nếu đầy đủ, chính xác thì chuyển cho BGĐ ký duyệt và lưu ở phòng XNK. - Bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào lệnh xuất kho sẽ lập HĐKPXK gồm 6 liên : 1 liên lưu, 1 liên bộ phận XNK, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho thủ kho, 2 liên giao phòng KTTV làm căn cứ theo dõi và ghi sổ. - Kế toán công nợ định khoản ngay trên HĐKPXK và nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết công nợ, sổ nhật biên các tài khoản có liên quan. 1.4. Kế toán tổng hợp: - Khi hàng hoá xuất bán đã xác định tiêu tụ, căn cứ vào HĐKPXK, kế toán ghi : Nợ TK13111. Có TK 5113. - Thuế GTGT, thuế TTĐB : Nợ TK 13111. Có TK 33311, 33321. - Trường hợp giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại , căn cứ vào bảng chấp thuận cho khách hàng ,kế toán ghi giảm các khoản phải thu. Nợ TK 532, 521, 531. Có TK 1311. - Thu tiền bán hàng, căn cứ vào giấy báo có hoặc phiếu thu do kế toán tiền gởi ngân hàng, tiền mặt chuyển qua, kế toán ghi : Nợ TK 11111, 1121 Có TK 1311. 1.5. VD minh hoạ: VD1 {Ngày 12/3/2004 Imexco ký HĐ nhập gỗ tròn của Mesarun Campuchia, số lượng 650 Seaticere, đơn giá 34 USD. Phương thức thanh toán : L/C. Imexco làm thủ tục mở L/C tại NH và ký quỹ 100% giá trị lô hàng. TGTT 15.700đ/USD Ngày 12/4/2004 Công ty nhận giấy báo hàng về tại cảng Sài Gòn, đã làm thủ tục hải quan và tính thuế nhập khẩu 5% giá trị lô hàng. Thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%. TGTT :15.700 đ/ USD. TGHT : 15.500đ/ USD.}. Ngày 15/5/2004, công ty nhận hàng chuẩn của Campuchia. Đồng thời, xuất bán cho công ty TNHH Cửu Long lô hàng trên ngay khi kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, công ty đã thu tiền mặt giá trị lô hàng với đơn giá bán là 585.000Đ. Thuế GTGT là10%. Ngày 17/5/2004, công ty nhận được giấy báo khách hàng trả tiền. - Kế toán công nợ ghi nhận doanh thu bán hàng (cho công ty TNHH Cửu Long) và xác định số thuế GTGT phải nộp : Nợ TK 1311 : 418.275.000 Có TK 33311 : 38.025.000 Có TK 511 : 380.250.000 (585.000*650*15.700) - Khi nhận được số tiền khách hàng (công ty TNHH Cửu Long) thanh toán, căn cứ vào GBC Ngân hàng : Nợ TK 1121 : 418.275.000 Có TK 1311 : 418.257.000 2. Kế toán công nợ nghiệp vụ mua hàng trong nước: 2.1. Chứng từ kế toán : - Hợp đồng kinh tế. - Hoá đơn bán hàng của bên bán hoặc hoá đơn mua hàng. - Bảng phân bổ chi phí thu mua. - Phiếu nhập kho. - Giấy báo nợ ngân hàng, phiếu chi. 2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 3311 - phải trả cho người bán trong nước. 2.3. Kế toán chi tiết : - Phòng XNK căn cứ vào hoá đơn bên bán, hoá đơn mua hàng lập lệnh nhập kho rồi chuyển lên phòng kế toán tài vụ cùng với hoá đơn. Kế toán công nợ sẽ đối chiếu số liệu trên lệnh nhập kho với hoá đơn, hợp đồng, kiểm tra các chi tiết: mã khách hàng, lý do nhập kho, phương thức thanh toán...Nếu không có sai sót thì lệnh nhập kho sẽ chuyển cho BGĐ ký duyệt rồi chuyển trả về phòng XNK. - Bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào LNK sẽ lập phiếu nhập kho gồm 6 liên : 1 liên lưu, 1 liên giao phòng XNK, 4 liên giao thủ kho. - Kế toán công nợ căn cứ vào PNK và hoá đơn sẽ định khoản ngay trên PNK và ghi sổ chi tiết người bán ( ghi bằng tay), sau đó nhập số liệu vào máy. Máy tự động kết chuyển số liệu vào sổ nhật biên thanh toán công nợ TK33311( chi tiết từng người bán), sổ chi tiết các khoản phải trả. - Cuối tháng kế toán công nợ sẽ đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết người bán ( ghi bằng tay) với sổ chi tiết tài khoản 3311- theo từng người bán ( in từ máy). 2.4. Kế toán tổng hợp : - Hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 15111 Nợ TK 13311 Có TK 3311 - Chi trả chi phí mua hàng, căn cứ vào hóa đơn tài chính, kế toán ghi : Nợ TK 1562 Nợ TK 13311 Có TK 3311 - Khi phát hiện thừa hàng ( thiếu hàng), yêu cầu bên bán xuất thêm 1 hoá đơn ghi âm số lượng thừa (ghi bổ sung lượng hàng thiếu). Kế toán căn cứ vào hoá đơn bổ sung ghi nhận công nợ tương tự như trên. - Khi thanh toán cho nhà cung cấp, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ NH, kế toán ghi : Nợ TK 3311 Có TK 1111,1121. 2.5. VD minh hoạ : Ngày 30/1/2004 IMEXCO ký hợp đồng kinh tế số 02/IMEX/HS/03 với công ty TNHH Hoàng Sinh để mua hàng XK gồm 59 BO sản phẩm gỗ. Công ty không nhập kho mà xuất thẳng, giá trị lô hàng 123.626.763 đồng, thuế GTGT 10%, phương thức thanh toán bằng tiền mặt. - Khi hoàn thanh thủ tục mua hàng, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi : Nợ TK 15111 : 123.626.763 Có TK 3311 : 123.626.763 - Thuế GTGT đầu vào : Nợ TK 1331 : 12.362.676 Có TK 3311 : 12.362.676 - Khi thanh toán tiền hàng cho công ty Hoàng Sinh, kế toán căn cứ vào phiếu chi ghi nhận : Nợ TK 3311 : 135.989.439 (123.626.763+12.362.676) Có 11111 : 135.989.439 3. Kế toán công nợ nghiệp vụ XNK hàng hoá: 3.1. Kế toán công nợ nghiệp vụ XK trực tiếp: 3.1.1. Chứng từ kế toán : - Chứng từ gốc : phiếu xuất kho (hoặc HĐKPXK), giấy báo có ngân hàng. - Chứng từ tham chiếu : + Lệnh xuất kho. + Bộ chứng từ gồm : contract, Invoice, bảng kê chi tiết đóng gói hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, vận đơn đường biển, giấy phép xuất khẩu và tờ khai hải quan hàng hoá xuất khẩu, giấy thông báo thuế xuất khẩu. 3.1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 13121- phải thu khách hàng nước ngoài của VPCTy. 3.1.3. Kế toán chi tiết : - Phòng XNK đại diện công ty thương lượng sơ bộ trước khi ký hợp đồng kinh tế. Sau đó, phòng XNK sẽ báo cáo BTGĐ xem xét, nếu đồng ý sẽ gặp khách hàng và chính thức bàn bạc và ký hợp đồng. - Để đảm bảo cho việc thu tiền công ty yêu cầu bên mua mở L/C. Phòng KTTV sẽ kiểm tra các điều khoản ghi trên L/C có phù hợp hay không. - Tương tự như nghiệp vụ bán hàng trong nước, kế toán công nợ căn cứ vào HĐKPXK để ghi nhận và theo dõi công nợ. 3.1.4. Kế toán tổng hợp : - Khi xuất hàng, căn cứ vào PXK, Contract, Invoice, kế toán ghi : Nợ TK 13121 Có TK 51111 - Thuế GTGT đầu ra : Nợ TK 13121 : Có TK 33311 - Trả phí NH, căn cứ vào giấy báo nợ NH và thanh toán của NH, kế toán ghi : Nợ TK 641 Có TK 13121 - Giảm giá, chiết khấu hàng xuất bị trả lại, căn cứ vào biên bản thoả thuận, hợp đồng, kế toán ghi giảm khoản phải thu: Nợ TK 53211, 52111, 53111 Có TK 13121 - Thu giá trị tiền hàng( đã trừ phí NH), căn cứ vào GBC của NH, kế toán ghi: Nợ TK 112 Có TK 13121 3.1.5. VD minh hoạ : Ngày 15/6/2003 IMEXCO ký hợp đồng số 03/AAB-IMEX/03 với công ty HABUFA NETHERLAND để xuất khẩu sản phẩm gỗ. Ngày 30/01/2004 sau khi nhận hàng của công ty Hoàng Sinh, IMEXCO xuất thẳng toàn bộ lô hàng bao gồm : 59 BO gỗ với số tiền 8.576,78USD. Phương thức thanh toán L/C. Thuế GTGT hàng XK 0%. TGTT 15.672đ/USD, TGHT 15.670đ/USD. - Khi hàng hoá đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu, căn cứ vào HĐKPXK, Invoice, Contract phản ánh khoản phải thu công ty HABUFA : Nợ TK 13121 : 134.398.143 (8.576,78USD*15.670) Có TK 51111 : 134.398.143 - Khi nhận được GBC của Ngân hàng về lô hàng xuất bán đã được khách hàng thanh toán : Nợ TK 1121 : 134.398.143 Có TK 13121 : 134.398.143 SỔ CHI TIẾT KHÁCH HÀNG Năm 2004 Tên khách hàng : HABUFA NETHERLAND Số hợp đồng :03/HAB-IMEX/03 STT Chứng từ Chứng từ tham chiếu Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có Chứng từ ghi sổ Ghi chú Ngày Số Ngày Số USD VNĐ USD VNĐ Số Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 30/01 28033 30/01 PNK 014651 XK sản phẩm gỗ 8.576,78 134.398.143 3.2. Kế toán công nợ nghiệp vụ NK trực tiếp: 3.2.1. Chứng từ kế toán : - Chứng từ gốc : PNK, tờ khai hải quan, hoá đơn tài chính, giấy báo nợ NH, phiếu chi. - Chứng từ tham chiếu: bộ chứng từ nhập khẩu( tương tự bộ chứng từ xuất khẩu). 3.2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 33121 - phải trả cho người bán nước ngoài. - Tài khoản 3311 – phải trả người bán trong nước. 3.2.3. Kế toán chi tiết : - Tương tự như mua hàng trong nước, phòng XNK công ty căn cứ vào Invoice do bên bán cung cấp lập lệnh nhập kho chuyển đến phòng kế toán tài vụ kiểm tra, nếu thấy hợp lệ trình Ban Tổng Gíam Đốc ký duyệt. Sau đó, bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào lệnh nhập kho sẽ phiếu NK. - Kế toán công nợ định khoản ngay trên phiếu NK sau đó nhập dữ liệu vào máy, máy tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết công nợ, chi tiết hàng hoá, sổ nhật biên TK có liên quan. 3.2.4. Kế toán tổng hợp : - Khi có thông báo nhận hàng và bộ chứng từ hàng nhập khẩu, căn cứ vào Invoice, contract, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 15121 Có TK 33121 Có TK 33334 - Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn tài chính, kế toán ghi : Nợ TK 15623 Có TK 3311 - Khi thanh toán cho người bán ngoài nước, căn cứ vào GBN của NH, PC, kế toán ghi: Nợ TK 33121, 3311 Có TK 112,111. 3.2.5. VD minh hoạ : VD4 Ngày 12/3/2004 Imexco ký HĐ nhập gỗ tròn của Mesarun Campuchia, số lượng 650 Seaticere, đơn giá 34 USD. Phương thức thanh toán : L/C. Imexco làm thủ tục mở L/C tại NH và ký quỹ 100% giá trị lô hàng. TGTT 15.700đ/USD Ngày 12/4/2004 Công ty nhận giấy báo hàng về tại cảng Sài Gòn, đã làm thủ tục hải quan và tính thuế nhập khẩu 5% giá trị lô hàng. Thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%. TGTT :15.700 đ/ USD. TGHT : 15.680đ/ USD. - Ghi nhận số tiền ký quỹ tại NH : Nợ TK 113.22 : 650 x 34 x 15.680 = 346.528.000 Có TK 112.2 : 346.528.000 Nợ TK 144 : 346.528.000/ Có TK 113.22 : 346.528.000 - Ngày 12/4 kế toán ghi giá trị hàng nhập đã về và hoàn thành thủ tục nhập kho, căn cứ vào PNK, Invoice, kế toán định khoản trên PNK : Nợ TK 151.21 : 346.528.000 Có TK 331.21 : 346.528.000 - Nộp thuế nhập khẩu : Nợ TK 333.4 : 17.326.400 Có TK 112 : 17.326.400 - Thuế GTGT hàng NK, căn cứ vào PNK : Nợ TK 133.11 : 36.385.440 (346.528.000 + 17.326.400) x 10% Có TK 333.12 : 36.385.440 - Khi nhận được giấy báo nợ của NH về lô hàng NK : Nợ TK 331 : 346.528.000 Có TK 144 : 346.528.000 II. Kế toán hoạt động uỷ thác: 1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ XK uỷ thác: (nhận) 1.1. Chứng từ kế toán : - Chứng từ gốc :hoá đơn kiêm phiếu xuất kho(HĐKPXK), phiếu nhập kho, tờ khai hải quan, giấy báo nợ, báo có, phiếu chi, phiếu thu. - Chứng từ tham chiếu : lệnh xuất kho, lệnh nhập kho, hợp đồng, hoá đơn, contract, Invoice, biên lai thuế. 1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 13121- phải thu của khách hàng ngoài nước tại văn phòng công ty. - Tài khoản 3311-phải trả cho người bán trong nước. 1.3. Kế toán chi tiết : - Để tiến hành một thuơng vụ uỷ thác, phòng XNK sẽ trực tiếp đàm phán với đơn vị kinh tế trong nước có nhu cầu XKUT để thương thảo hợp đồng.Hợp đồng kèm với bản thuyết minh tính hiệu quả sẽ được chuyển qua phòng KTTV xem xét tính khả thi của hợp đồng, nếu chấp thuận sẽ trình Ban Tổng Giám Đốc ký duyệt. - Tổ thực hiện hợp đồng sẽ lập LNK, LXK, PNK, HĐKPXK tương tự nhu XK trực tiếp. - Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào HĐKPXK, PNK để ghi nhận và theo dõi công nợ. 1.4. Kế toán tổng hợp : - Nhận hàng hoá từ khách hàng trong nước (người giao uỷ thác xuất khẩu), căn cứ vào hợp đồng uỷ thác, kế toán lập chứng từ ghi sổ và ghi bút toán : Nợ TK 15112 Có TK 3311 - Khi xuất khẩu hàng hoá, căn cứ vào HĐKPXK, kế toán ghi : Nợ TK 13121 Có TK 63231 - Thu tiền hàng xuất khẩu, căn cứ vào giấy báo có NH, kế toán ghi : Nợ TK 112 Có TK 13121 - Hoa hồng được hưởng, căn cứ vào PNK, hợp đồng, hoá đơn. Kế toán ghi : Nợ TK 3311 Có TK 51131 - Thanh toán tiền hàng cho người bán trong nước sau khi trừ hoa hồng và các khoản chi hộ bên uỷ thác, căn cứ vào giấy báo nợ NH, phiếu chi, kế toán ghi : Nợ TK 3311 Có TK 111, 112 1.5. VD minh hoạ : Ngày 05/12/2003 IMEXCO ký hợp đồng số 79/UX/KHKD/03 nhận uỷ thác xuất cho công ty TNHH thương mại Phát Hùng xuất sang ISAMI TRADING Co.LTD JAPAN mặt hàng là áo thun gồm : 3.000 cái, trị giá lô hàng 4.800USD. Hoa hồng uỷ thác : 2.564.239 đồng. Thuế GTGT 10% hoa hồng. Ngày 12/01/2004 công ty nhận hàng từ đơn vị uỷ thác xuất không nhập kho mà xuất thẳng cho công ty ISAMI TRADING. TGTT 15.670ĐVN/USD, TGHT 15670ĐVN/USD. Phương thức thanh toán TT. Thuế GTGT hàng XK 0%. - Khi nhận hàng của bên uỷ thác căn cứ vào phiếu nhập kho số 014633, kế toán ghi : Nợ TK 15112 : 75.216.000 ( 4.800USD*15.670) Có TK 33112 : 75.216.000 - Khi xuất hàng cho nước ngoài, căn cứ vào Invoice, Contract, HĐKPXK ghi nhận : Nợ TK 13121 : 75.216.000 Có TK 63231 : 75.216.000 - Thu tiền hàng xuất khẩu, căn cứ vào phiếu thu kế toán ghi : Nợ TK 11111 : 75.216.000 Có TK 13121 : 75.216.000 - Ghi nhận hoa hồng uỷ thác, căn cứ vào hợp đồng uỷ thác, phiếu nhập kho, ghi nhận : Nợ TK 33112 : 2.564.239 Có TK 51131 : 2.564.239 - Thuế GTGT của hoa hồng uỷ thác : Nợ TK 33112 : 256.424 (2.564.239*10%) Có TK 33311 : 256.424 - Công ty gửi lại tiền hàng sau khi trừ các khoản phí cho khách hàng trong nước, căn cứ vào phiếu chi, ghi nhận : Nợ TK 33112 : 72.395.337 (75.216.000-256.424-2.564.239) Có TK 11111 : 72.395.337 2. Kế toán công nợ của nghiệp vụ NK uỷ thác: (nhận) 2.1. Chứng từ kế toán : - Chứng từ gốc :PNK, HĐKPXK, phiếu chi, phiếu thu, giấy báo nợ, giấy báo có của NH, tờ khai hải quan. - Chứng từ tham chiếu: LNK, LXK, Invoice, contract, hợp đồng, hoá đơn, biên lai thuế. 2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 1311- phải thu khách hàng trong nước. - Tài khoản 33121- phải trả cho người bán ngoài nước của văn phòng công ty. 2.3. Kế toán chi tiết : - Tương tự như XKUT, phòng XNK sẽ đàm phán thương thảo HĐKT.Sau đó chuyển qua phòng KTTV xem xét tính khả thi của hợp đồng nếu chấp thuận sẽ trình Ban Tổng Gíam Đốc ký duyệt.Tổ thực hiện hợp đồng lập LNK, LXK, HĐKPXK tương tự như nhập khẩu trực tiếp. - Để an toàn trong hợp đồng đối với những đơn vị giao uỷ thác là những khách hàng không quen thuộc thì công ty sẽ yêu cầu ứng trước 100% giá trị lô hàng để ký quỹ mở LC. - Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào PNK, HĐKPXK để ghi nhận và theo dõi công nợ. 2.4. Kế toán tổng hợp : - Khi nhận hàng tại cảng đã hoàn thành mọi thủ tục nhập khẩu, kế toán căn cứ vào Invoice, contract: Nợ TK 15122 Có TK 33121 - Thuế nhập khẩu phải thu lại bên giao uỷ thác, căn cứ vào tờ khai hải quan, giấy báo nợ, kế toán ghi: Nợ TK 1311 Có TK 33335 - Hoa hồng được hưởng, căn cứ vào hoá đơn kiêm PXK, hợp đồng, hoà đơn tài chính, kế toán ghi. Nợ TK 1311 Có TK 51132 - Thuế GTGT : Nợ TK 1311 Có TK 33311 - Khi xuất hàng cho bên giao uỷ thác, căn cứ HĐKPXK, kế toán ghi. Nợ TK 1311 Có TK 63232 - Khi thanh toán cho khách ngoại, căn cứ vào giấy báo nợ NH, kế toán ghi. Nợ TK 33121 Có TK 112 2.5. VD minh hoạ : Ngày 06/11/2003 IMEXCO ký hợp đồng số 71/IM/IMEX/03 với Cửa hàng Hùng Piano để uỷ thác nhập khẩu lô đàn piano second hand, số lượng 16 units với tổng số tiền là 2.952.992JPY=24.608,26USD. Ngày 13/01/2004, IMEXCO nhận lô hàng nhập về từ MIMURA KYOIKU GAKKI CO.JAPAN. Công ty đã xuất thẳng cho cửa hàng Hùng Piano. Hoa hồng uỷ thác được hưởng 2.135.591 đồng. Thuế GTGT 10% hoa hồng, thuế NK 12.642.644 đồng, thuế GTGT hàng NK 10%. TGHT 15.670ĐVN/USD. Phương thức thanh toán L/C. - Khi nhận hàng của MIMURA KYOIKU GAKKI tại cảng đã hoàn thành mọi thủ tục nhập khẩu, căn cứ vào phiếu nhập kho, Invoice, Contract ghi nhận : Nợ TK 15122 : 385.611.591 (24.608,26USD*15.670) Có TK 33121 : 385.611.591 - Căn cứ vào tờ khai hải quan kế toán phản ánh thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng NK phải thu lại cửa hàng Hùng Piano : Nợ TK 13112 : 56.049.057 Có TK 33335 : 12.642.644 Có TK 33312 : 43.406.413 - Căn cứ vào HĐKPXK, hợp đồng, kế toán ghi nhận khoản hoa hồng được hưởng : Nợ TK 13112 : 2.135.591 Có TK 51131 : 2.135.591 - Thuế GTGT hoa hồng được hưởng : Nợ TK 13112 : 213.559 Có TK 33311 : 213.559 - Khi xuất hàng giao cho cửa hàng Hùng Piano, căn cứ vào HĐKPXK kế toán ghi khoản phải thu : Nợ TK 13112 : 385.611.591 Có TK 63232 : 385.611.591 - Khi thanh toán cho người bán nước ngoài, căn cứ vào GBN của Ngân hàng, ghi nhận : Nợ TK 33121 : 385.611.591 Có TK 144 : 385.611.591 III. Kế toán các khoản phải thu, phải trả khác: 1. Kế toán các khoản phải thu khác : 1.1. Chứng từ kế toán : - Biên bản kiểm kê, biên bản thừa thiếu, quyết định xử lý, phiếu xuất … 1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 13811- phải thu các khoản bồi thường và tài sản thiếu chờ xử lý. - Tài khoản 13821- phải thu thu nhập hoạt động liên doanh của văn phòng công ty. - Tài khoản 13831- phải thu khoản thâm hụt ngoại tệ thời bao cấp để lại từ Ngân Sách. - Tài khoản 13841- phải thu về chi phí cổ phần hoá. - Tài khoản 13881- phải thu khác của văn phòng công ty. 1.3. Kế toán tổng hợp : - Nếu vật tư hàng hoá thâm hụt, mất mát nhưng chưa có quyết định xử lý, căn cứ vào biên bản kiểm kê, biên bản thừa thiếu, phiếu xuất, kế toán ghi: Nợ TK 13811 Có TK 152, 153, 155, 156. - Khi có quyế định xử lý kết chuyển sang các tài khoản liên quan, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 111, 13881, 334. Có TK 13811 - Khoản thu nhập hoạt động liên doanh phải thu, căn cứ vào văn bản thông báo số lợi nhuận hoạt động liên doanh công ty được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK 13821 Có TK 71121 - Kết chuyển số thuế lợi tức nộp thừa, căn cứ vào bản xác định số thuế nộp thừa, kế toán ghi: Nợ TK 13881 Có TK 3334 - Lãi cho vay phải thu căn cứ vào bản tính lãi phải thu, kế toán ghi: Nợ TK 13881 Có TK 71181 1.4. VD minh hoạ : - Thu lãi liên doanh từ lâm trường Nam Đông – Thừa Thiên Huế, căn cứ vào biên bản kế toán ghi nhận : Nợ TK 13821 : 19.000.000 Có TK 71121 : 19.000.000 - Khấu hao TSCĐ ở đơn vị liên doanh lâm trường Nam Đông – Thừa Thiên Huế, căn cứ vào biên bản kế toán lập chứng từ ghi sổ số S045/12 đồng thời ghi nhận : Nợ TK 13881 : 96.380.043 Có TK 22211 : 96.380.043 - Thu hồi tiền tạm ứng lương, tạm ứng vay của nhân viên Nguyễn Ngọc Cơ, căn cứ phiếu thu kế toán ghi nhận : Nợ TK 13881 : 200.000 Có TK 111 : 200.000 - Phòng tổ chức hành chính mua bếp gas cho cán bộ công nhân viên trong công ty, căn cứ phiếu xuất PX57053, phiếu nhập PN13905, kế toán ghi nhận : Nợ TK 13881 : 42.360.000 Có TK 51113 : 38.509.091 Có TK 33311 : 3.850.909 2. Kế toán các khoản phải trả khác : 2.1. Chứng từ kế toán : - Biên bản kiểm kê, biên bản thừa thiếu. 2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 33811 - tài sản thừa chờ giải quyết. - Tài khoản 33821 - kinh phí công đoàn. - Tài khoản 33831 - bảo hiểm xã hội. - Tài khoản 33841 - bảo hiểm y tế. - Tài khoản 33871 - doanh thu chưa thực hiện. - Tài khoản 33881- phải trả phải nộp khác của văn phòng công ty. 2.3. Kế toán tổng hợp : - Các loại tài sản kiểm kê thừa xác định là của doanh nghiệp, căn cứ vào biên bản kiểm kê, văn bản thừa thiếu, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153, 155, 156/ Có TK 33811 - Khi có quyết định xử lý,căn cứ vào quyết định xử lý tài sản thừa thiếu, kế toán ghi vào các tài khoản liên quan. Nợ TK 33811 Có TK 412, 721, 642 - Xác định khoản lãi phải chia cho đơn vị có vốn góp liên doanh tại công ty, căn cứ vào bảng phân phối lợi nhuận cho đơn vị có vốn góp liên doanh tại công ty, kế toán ghi: Nợ TK 42121 Có TK 33881 - Chi trả lãi phải chia cho đơn vị có vốn góp liên doanh tại công ty, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ NH, kế toán ghi: Nợ TK 33881 Có TK 111, 112 - Kinh phí công đoàn, BHXH, BHYTcủa nhân viên, căn cứ vào bảng trích KPCĐ, BHXH, BHYT, kế toán ghi: Nợ TK 622, 627 Có TK 33821, 33831, 33841 2.4. VD minh hoạ : - Thu hồi chi phí còn thừa do sửa chữa hệ thống, căn cứ vào PT kế toán ghi nhận : Nợ TK 11111 : 22.000.000 Có TK 33881 : 22.000.000 - Cấn trừ công nợ nội bộ, căn cứ giấy đề nghị của Xí nghiệp đồ hộp XK Linh Xuân, kế toán lập chứng từ ghi sổ số X021/12 và nhập số liệu vào máy : Nợ TK 33881 : 122.274.799 Có TK 13684 : 122.274.799 - Thuế GTGT không được khấu trừ phải thu lại của Xí Nghiệp Nông Hải Sản Thực Phẩm XK, căn cứ vào quyết toán thuế được duyệt kế toán lập chứng từ ghi sổ, đồng thời nhập liệu vào máy : Nợ TK 33881 : 1.229.200 Có TK 1331 : 1.229.200 - Dùng tiền mặt nộp BHXH, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi : Nợ TK 33831 : 2.640.000 Có TK 11111 : 2.640.000 VI. Kế toán các khoản tạm ứng : 1. Chứng từ kế toán : - Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu tạm ứng, phiếu thanh toán tạm ứng. - PNK, HĐKPXK. - Quyết toán công trình, quyết định của UBND TP và công ty. 2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 14111- tạm ứng tại văn phòng công ty. 3. Kế toán chi tiết : - Các cán bộ, nhân viên hưởng lương và thù lao hàng tháng của công ty, khi thực thi nghiệm vụ được phân công mà phát sinh chi phí thì trước khi làm nhiệm vụ được quyền đề nghị tạm ứng. - Khi làm thủ tục tạm ứng tiền từ công ty thì người đề nghị tạm ứng tiền phải làm giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu in sẵn thống nhất chung của công ty. - Giấy đề nghị tạm ứng tiền phải nêu rõ : họ tên người đề nghị tạm ứng, chức danh, đơn vị công tác, lý do ứng tiền, số tiền, thời hạn thanh toán và phải ký, ghi rõ họ tên. - Giấy đề nghị tạm ứng phải được Trưởng bộ phận (Trưởng phòng hay Giám đốc xí nghiệp) xem xét ký xác nhận trước khi chuyển lên Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền duyệt tạm ứng. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc duyệt tạm ứng cho các cán bộ, nhân viên thuộc quyền quản lý của mình. - Thời hạn thanh toán cho các khoản tạm ứng : chậm nhất 30 ngày tính từ ngày nhận tiền tạm ứng. Riêng đối với các khoản tạm ứng đi công tác thì thời hạn thanh toán chậm nhất 15 ngày tính từ ngày hoàn thành chuyến công tác. - Đối với các khoản thanh toán khác thì thời hạn thanh toán là 15 ngày từ ngày hoàn thành công việc. - Những trường hợp vi phạm chế độ thanh toán tạm ứng thì Phòng KTTV sẽ trừ trực tiếp vào lương. - Những trường hợp ứng tiền với giá trị trên 20 triệu phải có phương án chi và báo trước 1 ngày để bộ phận kế toán chuẩn bị. - Bộ phận kế toán chỉ tạm ứng khi đã thanh toán các khoản tạm ứng trước. 4. Kế toán tổng hợp : - Tạm ứng chi phí mua hàng hoá, vật tư bằng tiền mặt căn cứ vào phioếu chi, phiếu tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 14111 Có TK 111. - Tạm ứng chi phí đi công tác nước ngoài bằng tiền mặt, ngoại tệ, căn cứ vào phiếu chi, quyết định của UBND TP và công ty, kế toán ghi : Nợ TK 14111 Có TK 111 - Thu hồi số tiền tạm ứng còn thừa, ra phí số thực tế chi, căn cứ vào phiếu thu tiền, phiếu thanh toán tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 111,641, 642. Có TK 14111 - Xoá tạm ứng chuyển sang tiền mua hàng phải trả người bán, căn cứ vào phiếu thanh toán tạm ứng, PNK, hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 3311 Có TK 14111 - Xoá tạm ứng hạch toán sang năm mua sắm TSCĐ, căn cứ vào phiếu thanh toán tạm ứng, phiếu NK TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 211 Có TK 14111 - Xoá tạm ứng , hạch toán sang XDCBDD, căn cứ vào phiếu thanh toán tạm ứng, quyết toán công trình, kế toán ghi: Nợ TK 241 Có TK 14111 5. VD minh hoạ : Ngày 20/8/2004 tạm ứng cho anh Huỳnh Công Trường đi công tác 5.000.000 đồng. Sau đó, nhân viên này lập bảng thanh toán tạm ứng kèm các chứng từ gốc có liên quan (đã được duyệt) số tiền 4.100.000 đồng, gồm : chi phí ăn ở đi lại tại nơi công tác 2.100.000, chi phí tàu xe đi về 1.100.000 (VAT 100.000), chi phí tiếp khách 900.000 (thuế 100.000). Số tiền thừa nhân viên chưa thanh toán lại. Nợ TK 141 : 5.000.000 Có 111 : 5.000.000 Nợ TK 642 : 3.900.000 Nợ TK 133 : 200.000 Có TK 141 : 4.100.000 - Cuối tháng nhân viên này vẫn chưa nộp tiền thừa kế toán trưởng quyết định trừ lương : Nợ TK 334 : 900.000 Có TK 141 : 900.000 TỔNG CÔNG TY XNK VÀ ĐT (IMEXCO) PHIẾU TẠM ỨNG Phòng KH-KD Huỳnh Công Trường TPHCM, ngày………tháng………năm……… Năm triệu đồng ./. 5.000.000đ Họ tên người tạm ứng : …………………………………………………………………Đơn vị : ………………………………………………… Số tiền tạm ứng : ………………………………………………………………………(viết bằng chữ)…………………………………………… đi công tác ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Lý do tạm ứng : ............................................................................................................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Thời hạn thanh toán : ………………………………………………………………………………………………………………………………………… DUYỆT KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI TẠM ỨNG TỔNG CÔNG TY XNK VÀ ĐT (IMEXCO) PHIẾU THANH TOÁN TẠM ỨNG Phòng KH-KD Huỳnh Công Trường TPHCM, ngày………tháng………năm……… Năm triệu đồng ./. 5.000.000đ Họ tên người tạm ứng : …………………………………………………………………Đơn vị : ………………………………………………… Số tiền tạm ứng : ………………………………………………………………………(viết bằng chữ)…………………………………………… Bốn triệu một trăm ngàn đồng ./. 4.100.000 đ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ngàn đồng ./. Số tiền thực chi : ………………………………………………………………………(viết bằng chữ)…………………………………………… chi phí ăn ở đi lại tại nơi công tác 2.100.000, chi phí tàu xe đi về 1.100.000 ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (VAT 100.000), chi phí tiếp khách 900.000 (thuế 100.000) Lý do thanh toán : ........................................................................................................................ / / …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Số chi vượt : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Số tiền thừa xin nộp lại : ……………………………………………………………………………………………………………………………………. DUYỆT KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI TẠM ỨNG B. Kế toán lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi: - Kế toán tổng hợp tiến hành lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán và chi tiết cho từng khách hàng trên cơ sở các chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ, hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ. Khi nhận thấy doanh nghiệp có dấu hiệu không có khả năng chi trả các khoản nợ hay quá hạn trả quá lâu thì kế toán tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Công ty lập Hội đồng xử lý công nợ và tiến hành lập dự phòng, gồm có : Ban Tổng Giám Đốc, Kế toán trưởng, Trưởng các phòng ban và ĐVNB. - Tài khoản sử dụng : TK 139. - Quy trình hạch toán : + Cuối kỳ kế toán, công ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí. Căn cứ vào bảng xác định dự phòng công nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi nhận : Nợ TK 642 Có TK 139 + Kế toán căn cứ vào các văn bản xử lý công nợ khó đòi ghi nhận các khoản nợ khó đòi được xử lý nhưng đã có dự phòng : Nợ TK 139 Có TK 131 + Hoàn nhập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi nhưng nay thu được hoặc do khoản dự phòng năm nay nhỏ hơn năm trứơc, căn cứ vào các chứng từ thu được nợ phải thu khó đòi đã xử lý hoặc bảng xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi năm nay< năm trước, kế toán ghi nhận : Nợ TK 139 Có TK 711 C. Biện pháp xử lý và hạn chế công nợ của công ty: I. Biện pháp xử lý : - Xiết hàng, cấn trừ công nợ, thu hàng mà đơn vị đang kinh doanh để trừ tiền nợ mà đơn vị thiếu, thu hồi đất đai, … - Điện thoại đôn đốc khách hàng trả các khoản nợ đã quá hạn. - Gởi biên bản đòi nợ tới khách hàng, trong đó có ghi rõ những điều kiện buộc khách hàng phải thanh toán. - Nhờ sự can thiệp của chính quyền, nếu khách hàng vẫn không thanh toán. II. Biện pháp hạn chế : - Định kỳ tổ công nợ lập biên bản đối chiếu công nợ để thấy được tình hình thanh toán công nợ của khách hàng. - Trước khi ký hợp đồng kinh tế với bất cứ khách hàng nào cũng cần xem xét tình hình tài chính của khách hàng và trong hợp đồng phải có những điều khoản ràng buộc rõ ràng để giải quyết nhanh chóng những trường hợp tranh chấp sau này. - Đối với khách ngoại thì yêu cầu ký quỹ mở L/C, đối với khách hàng trong nước ứng trước tiền hàng. (% tuỳ vào sự thoả thuận trong hợp đồng và cũng tuỳ vào uy tín của từng khách hàng). - Công ty thường xuyên gởi giấy báo xác nhận công nợ đến con nợ nhằm nhắc nhở đối phương thanh toán nợ cho công ty. - Đối với từng phương thức thanh toán công ty áp dụng : + Phương thức thanh toán nước ngoài : * Phương thức chuyển tiền (TTR) : do phương thức này không ràng buộc người bán và người mua lại với nhau nên công ty sẽ gặp nhiều rủi ro khi thanh toán bằng phương thức này như người mua đã nhận hàng nhưng từ chối thanh toán. Biện pháp : ký kết với khách hàng thân thuộc, đáng tin cậy, hoặc có thể áp dụng đối với những hợp đồng nhỏ. * Phương thức L/C : trước khi tiến hành giao hàng công ty phải kiểm tra kỹ nội dung trong L/C, nếu có vấn đề phải nhanh chóng chỉnh sửa cho phù hợp, tránh tình trạng người mua từ chối thanh toán. + Phương thức thu tiền trong nước : * Bằng tiền mặt : dễ dẫn đến rủi ro người mua chiếm dụng vốn, có thể nhận hàng mà không đưa tiền. Biện pháp : giao hàng giao tiền phải tiến hành song song, áp dụng hình thức thanh toán này với khách hàng lâu năm, đáng tin cậy của công ty. * Chuyển khoản : do người mua trong nước vẫn còn thói quen thanh toán bằng tiền mặt và do hệ thống ngân hàng VN chưa liên thông, nên để tránh tình trạng không thu được tiền, công ty phải yêu cầu ứng trước một khoản tiền (tuỳ thoả thuận) và yêu cầu khách hàng thanh toán qua Ngân hàng có mối liên hệ với Ngân hàng của công ty. D. Bảng báo cáo công nợ tại công ty : BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ – TK 131, 331 BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ - TK 131, 331 Đến ngày 31.12.2004 STT TÊN KH MÃ SỐ TK SDCK GHI CHÚ ĐVN QUY ĐỔI GỐC USD NỢ CÓ NỢ CÓ A TK 131 49.945.572.515 27.812.325.395 1.804.658,75 51.961,47 I. Phải thu KH nước ngoài 1311 38.399.597.922 26.992.374.120 1.072.970,85 1. VPCT 1311 27.835.534.027 25.412.088.010 1.036.403,34 2. XN Nông Hải Sản TP XK 13116K99 573.831.567 3. CN Hà Nội 13116I62 2.974.070.305 395.879.090 4. XN KD CB Lâm Sản XK 13116G24 3.565.683.731 1.030.672.020 30.620,11 5. XN CB & CƯ Hàng XK 13116L03 3.218.152.922 153.735.000 6. XN Vitexco 13116M15 232.325.370 5.947,40 II. Phải thu KH nước ngoài 1312 11.545.974.593 819.951.275 731.687,90 51.961,47 1. VPCT 13121 7.313.172.009 753.900.929 463.449,46 47.775,77 2. CN Hà Nội 13126I62 279.872.187 17.735,88 3. XN KD CB Lâm Sản XK 13126G24 3.315.516.233 26.166.396 210.108,76 1.658,2 4. XN Vitexco 13126M15 637.414.164 39.883.950 40.393,80 2.527,5 B TK 331 137.748.728.654 13.726.992.952 118.325,72 464.240,4 I. Phải trả KH trong nước 3311 135.306.910.388 6.671.620.072 14.297,88 1. VPCT 3311 134.425.102.424 134.425.102.424 11.306,08 2. XN Nông Hải Sản TP XK 33116K99 250.000.000 92.366.430 3. CN Hà Nội 33116I62 5.000.000 532.238.724 4. XN KD CB Lâm Sản XK 33116G24 271.240.650 2.070.831.673 5. XN CB & CƯ Hàng XK 33116L03 340.567.314 303.634.270 6. XN Vitexco 33116M15 15.000.000 149.345.490 2.991,80 7. CN Bình Thuận 33116B09 171.894.934 II. Phải trả KH nước ngoài 3312 2.441.818.266 7.055.372.880 118.325,72 449.942,52 1. VPCT 33121 2.441.818.266 2.997.292.880 118.325,72 189.942,52 2. CN Hà Nội 33126I62 4.058.080.000 260000 BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ – TK 138, 338 BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ - TK 138,338 Đến ngày 31.12.2002 STT TÊN KH MÃ SỐ TK SDCK GHI CHÚ ĐVN QUY ĐỔI GỐC USD NỢ CÓ NỢ CÓ I TK 138 14.301.273.314 115.564,12 1 Phải thu thâm hụt tại VPCT 13831 465.955.158 2 Quỹ sắp xếp DN 13851 9.855.208.176 3 Pthu tiền bán trả chậm CP cho người nghèo 13852 342.300.000 4 Phải thu khác 1388 3.637.809.980 115.564,12 VPCT 13881 3.189.393.935 115.564,12 Các ĐVNB 13886 448.416.045 II TK 338 50.934.923 21.687.265.446 6.493,41 1 KPCĐ 3382 15.264.015 Các ĐVNB 33826 15.264.015 2 BHXH 3383 50.934.923 Các ĐVNB 33836 50.934.923 3 Phải trả về CP hoá 3385 10.363.777.024 VPCT 3385 10.363.777.024 4 Phải trả khác 3388 11.308.224.407 6.493,41 VPCT 33881 9.823.984.214 6.493,41 Các ĐVNB 33886 1.484.240.193 PHẦN 4. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ I. Ưu điểm : - Hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2004 đạt hiệu quả cao, cụ thể lợi nhuận sau thuế là 3.359.598.132 đồng. - Đã giải quyết dứt điểm các khoản nợ còn tồn đọng từ thời kì bao cấp. - Thị trường hoạt động của công ty rộng lớn, công ty luôn tạo uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. Vì vậy, số lượng khách hàng của công ty ngày càng đông, ngày càng khẳng định mình là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu của cả nước. - Công ty luôn thực hiện tốt nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước, tuân thủ các quy định hiện hành. - Toàn thể công ty không ngừng phấn đấu để đạt thành quả cao nhất, góp phần thúc đẩy nền kinh tế của đất nước. - Công ty luôn chú trọng đến vấn đề đào tạo, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên. Bộ phận lãnh đạo công ty là những người nhiệt tình , có nhiều kinh nghiệm về tổ chức , về chuyên môn , năng động trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh giúp đứng vững trên thương trường, thích nghi với nền kinh tế thị trường . - Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản vào công tác kế toán theo quyết định mới nhất của bộ tài chính (thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002). Hệ thống tài khoản được áp dụng một cách linh hoạt. Danh mục tài khoản cấp 2, cấp 3, chi tiết cấp 3 được thiết lập nhằm phản ánh một cách chi tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể đối với những hoạt động của công ty và các ĐVNB. - Báo cáo tài chính được công ty tổ chức thực hiện đúng theo quyết định của nhà nước và phù hợp với yêu cầu quản lý. Phản ánh chính xác tình hình thực tế tại công ty nên đã cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc ra quyết định. - Công ty áp dụng điện toán hoá trong công tác kế toán nên khối lượng công việc được giảm nhẹ. Toàn bộ quy trình xử lý chứng từ đến lập các sổ, thẻ, bảng kê, nhật biên tài khoản, sổ các tổng hợp cho đến tính toán và lập báo cáo điều do máy vi tính thực hiện. Nhân viên từng phần hành tiến hành định khoản trên chứng từ gốc đã được mã hoá hoặc trên chứng từ ghi sổ. Ngoài ra, kế toán vẫn đối chiếu, kiểm tra các sổ sách do máy vi tính cung cấp với các sổ tay của kế toán để đảm bảo số liệu đúng và chính xác. Mỗi nhân viên kế toán đều có một password và một mã số riêng đi cùng với mã số của chứng từ ghi sổ. Vì vậy, khi có thiếu sót, nhầm lẫn thì dễ phát hiện và kịp thời sửa chữa. - TGHT do công ty xây dựng và áp dụng rất sát với tỷ giá thanh toán do Ngân hàng Ngoại Thương công bố. Việc hạch toán theo TGHT giúp đơn giản hoá công tác kế toán. - Chứng từ được luân chuyển rất chặt chẽ giữa các phòng ban nên đảm bảo được tính chính xác linh hoạt cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Việc sắp xếp sổ sách kế toán rất rõ ràng, ngăn nắp; chứng từ kế toán của bộ phận nào thì bộ phận đó lưu trữ. - Công ty sử dụng hiệu quả hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán, đã giúp công ty xử lý nhanh chóng mọi nghiệp vụ phát sinh ở các ĐVNB cũng như ở VPCTy, báo cáo quyết toán và các báo cáo khác được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước. II. Nhược điểm – Kiến nghị : - Công ty cần thúc đẩy việc thu hồi công nợ bằng mọi biện pháp để sử dụng đồng vốn có hiệu quả hơn, đồng thời giảm chi phí đến mức thấp nhất. - Hiện nay, các khoản nợ phải thu khó đòi phát sinh tại công ty đa phần là do trong hoạt động mua bán, công ty đã ứng trước tiền hàng cho khách hàng, sau đó khách hàng giao hàng không đủ hoặc kém phẩm chất, mà chưa thanh toán dứt điểm. - Hiện nay công ty vẫn còn thanh toán bằng tiền mặt, điều này làm cho việc thanh toán phức tạp, không an toàn, trong một thời gian ngắn phải huy động một lượng lớn tiền mặt. Công ty nên chuyển sang thanh toán toàn bộ bằng chuyển khoản. Nhưng do hệ thống Ngân hàng VN hoạt động chưa hiệu quả, chưa có sự liên thông giữa các Ngân hàng. Điều này đôi khi cũng gây chậm trễ trong khâu thanh toán của công ty cũng như khâu thu hồi nợ sau một nghiệp vụ mua bán. - Đối với hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác : + Công ty cần phải tính đến việc phải nộp hộ thuế cho đơn vị giao uỷ thác : Nợ TK 331 : phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác) Có TK 3388 : phải trả phải nộp khác (chi tiết phải nộp vào ngân sách nhà nước) + Với các khoản chi hộ cho bên giao uỷ thác như phí NH, phí giám định hải quan, phí bốc xếp … thì công ty nên hạch toán : Nợ TK 1388 : phải thu khác (chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác xuất khẩu) Có TK 111, 112 - Đối với những khoản tiền phải thu phải trả liên quan đến hoạt động uỷ thác thì công ty nên hạch toán vào TK 1388 hoặc TK 3388, nhưng thực tế công ty dùng TK 131 và TK 331 (để công ty dễ dàng theo dõi công nợ). T