Đề tài Kế toán mua hàng và bán hàng cuả Công ty TNHH Tư vấn trang trí nội thất và Xây dựng Song Nguyễn

LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế nước ta hiện nay đang vận động theo cơ chế thị trường có nhiều loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất vật chất và dịch vụ khác nhau. Các doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp, nông nghiệp tạo ra của cải vật chất phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng tạo ra những công trình, hệ thống cơ sở hạ tầng cho xã hội. Các doanh nghiệp thương mại làm nhiệm vụ là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Trong sản xuất hàng hoá, các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có lãi nếu không sẽ không thể đứng vững trước sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác. Muốn vậy các doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ kế toán về kế toán, phân tích tình hình và khả năng kế toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắm và làm chủ được tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ. Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nước, mối liên hệ này tồn tại một cách khác quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, quá trình mua bán các loại chứng khoán… Từ đố có thể nói, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ kế toán. Xuất phát từ vấn đề đó, qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH tư vấn trang trí nội thất & xây dựng Song Nguyễn, được sự hưỡng dẫn nhiệt tình của cô giáo Phạm Thu Hiền và sự giúp đỡ của các cán bộ trong phòng kế toán Công ty, tôi tiến hành ngiên cứu đề tài: Kế toán mua hàng và bán hàng cuả Công ty TNHH Tư vấn trang trí nội thất và Xây dựng Song Nguyễn. Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về vấn đề kế toán của người mua và người bán. Tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kế toán phải thu ở khách hàng và phải trả người bán. - Đề ra giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán. Đề tài tập trung nghiên cứu mối quan hệ giao dịch trong mua vật tư bán sản phẩm hàng hoá theo phương thức trả chậm và các nghiệp vụ kế toán phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán tại cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn. Địa bàn nghiên cứu: Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn. Kết thúc nghiên cứu: 16/6/2007 PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Cty TNHH tư vấn xây dựng Song Nguyễn được thành lập từ năm 2005 đến nay đã được 6 năm. Trụ sở chính của cty nằm ở Hoàn Kiếm, Hà Nội Tên Cty : Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn Tên giao dịch: Song Nguyen construction – internal design and consultation company ĐC: 28 Hàng Cân - Hoàn Kiếm - Hà Nội ĐT: 048283722 Fax: 048283722 MST: 0101866966 II. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của cty nên cty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Lãnh đạo cty là GĐ , giúp việc cho GĐ là PGD và các tổ chức năng khác. Giám đốc Phó Gám đốc Tổ kế toán tài vụ Tổ bán hàng Tổ kho Tổ bảo vệ Tổ bán hàng Hoàn Kiếm Tổ bán hàng D2.2 Giảng Võ Tổ bán Kim Mã Tổ bán Thành Công Tổ bán Thống Nhất Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý GĐ là người có quyền lực cao nhất, có trách nhiệm lớn nhất tại cty trước ban lãnh đạo công ty tnnhh tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn. Kế toán trưởng là người chỉ huy trực tiếp đơn vị, lãnh hội ý kiến của cấp trên, hoạch định chiến lược cho cấp dưới thực hiện, là người bao quát toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, thông qua cac phòng ban chức năng để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng cho cty. PGĐ là người giúp biệc chính cho cty trưởng, cùng với chị em tổ kho làm công tác nghiên cứu thị trường, thị hiếu của khách hàng, tìm hiểu nguồn hàng và mua hàng để bán, dự trữ hàng hoá thời vụ, tổ chức bán ra đôn đốc khâu tiêu thụ để tránh hàng bị tồn đọng nhiều. Tổ kế toán tài vụ gồm 10 người, là một bộ phận không thể thiếu được của bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào và đối với cty cũng vậy. Tổ kế toán làm nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ hạch toán. tại phòng ban kế toán có sự phân công rõ ràng, mỗi nhân viên phụ trách một mảng công việc cụ thể và tất cả các thành viên liên kết với nhau tạo thành chuỗi mắt xích quản lý vốn, tiền hàng, tài sản của cty, cung cấp các thông tin cần thiết và tham mưu cho ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trước sự biến động liên tục của thị trường nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tổ bán hàng gồm 39 nhân viên được chia làm 05 tổ bán hàng. Các tổ bán hàng này được sắp xếp bán hàng theo ca và đều nằm dưới sự chỉ đạo kinh doanh của ban lãnh đạo. Mỗi tổ bán hàng đều có một tổ trưởng, phụ trách mọi công việc của tổ mình như sắp xếp nhân lực, tổ chức đẩy mạnh bán ra, cùng anh chị em phấn đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Các tổ bán hàng đều phải quản lý các mặt hàng về số lượng nhập, xuất, tồn thông qua việc kiểm kê định kỳ (3 ngày một lần). Tổ kho gồm 04 nhân viên, mọi việc của kho đều được tiến hành theo kế hoạch đề ra và sự chỉ đạo của cấp trên như là tiến hành nghiệp vụ dự trữ bảo quản hàng hoá tránh thất thoát hàng, chịu trách nhiệm trong từng lần nhập xuất hàng; tiến hành phân loại hàng hoá theo đúng chủng loại kích cỡ, sắp xếp hàng hoá gọn gàng để tạo thuận lợi cho việc lấy hàng được dễ dàng nhanh chóng, tận dụng triệt để diện tích kho. Ngoài ra tổ kho còn làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, đề xuất các phương án kinh doanh cho lãnh đạo cty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tổ bảo vệ gồm có 06 nhân viên làm nhiệm vụ giữ an ninh, bảo vệ tài sản, hàng hoá tại các điểm bán hàng. 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cty Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của cty thực hiện công tác tài chính kế toán của cty. Để thực hiện được các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của cty được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán viên Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lương Kế toán quầy hàng kế toán công nợ bán, kho và chi phí kế toán công nợ mua quầy kim Mã Quầy Thống Nhất Quầy Thành Công Quầy D2.1 Giảng Võ Quầy D2.2 Giảng Võ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động công tác kế toán tại cty , làm nhiệm vụ theo dõi thu, chi hàng ngày của đơn vị thông qua quỹ tiền mặt. Cuối tháng tập trung kế toán kép, xác định kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính của đơn vị, kiểm soát trực tiếp tình hình kế toán tiền hàng cho nhà cung cấp, giúp ban lãnh đạo trong kinh doanh nên có kế hoạch bán những mặt hàng gì? Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lương (01 nhân viên): làm nhiệm vụ quản lý thu chi quỹ tiền mặt, séc. Thống kê tình hình mua, bán hàng hoá tại cty, hàng ký căn cứ vào các chứng từ có liên quan (bảng chấm công) kế toán sẽ tính lương cho cán bộ, nhân viên. Theo dõi các khoản vay ngắn hạn của ngân hàng và của cán bộ, nhân viên trong cty hàng tháng trên cơ sở đó tính lãi vay phải trả. Kế toán theo dõi kho, chi phí và công nợ bán (01 nhân viên) sẽ làm các nhiệm vụ sau: + Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá + Theo dõi toàn bộ chi phí phát sinh tong khâu mua, bán và quản lý kinh doanh +Theo dõi bán buôn hàng hoá cho các đơn vị trong nội bộ công ty, các đơn vị sản xuất kinh doanh, theo dõi xuất bán lẻ cho các quầy bán trong cty + Theo dõi công nợ phải thu Kế toán theo dõi công nợ mua (01 nhân viên): Theo dõi tình hình mua bán, kế toán với nhà cung cấp. Kế toán viên (01 nhân viên): Viết phiếu thu, phiếu chi, định khoản kế toán trên chứng từ thu, chi, làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 04 nhóm máy ở D2 Giảng Võ. Kế toán quầy hàng được phân công như sau: + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 05 nhóm máy ở D2 Giảng Võ, nhặt tồn kho hàng tuần để kế toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo số lượng bán được + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Thống Nhất và quầy May mặc quần áo. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Thành Công và quầy Mỹ phẩm ở D2 Giảng võ. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Kim Mã và quầy đồ nguội ở D2 Giảng Võ. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập trung (tình hình nhập, xuất, tồn tiền thu từ bán hàng) toàn cty một tháng một lần khi các kế toán quầy lên cân đối chuyển sang đồng thời tiến hành làm mã số, mã vạch các loại hàng hoá tại đơn vị. Tóm lại, các nhân viên kế toán đều phải theo dõi cập nhật hàng ngày tình hình tiêu thụ hàng hoá trong bán buôn và bán lẻ. Giữa các bộ phận kế toán thường xuyên có sự trao đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên sổ tổng hợp được chính xác. Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hình xuất, nhập hàng hoá trong nội bộ cty. Kế toán công nợ đối chiếu với kho phần hàng nhập, dự trữ trong kho, đối chiếu với quầy hàng hoá nhập thẳng không qua dự trữ trong kho. Để phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh và công tác kế toán được thuận lợi trong ghi chép và quản lý, cty vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chứng từ. Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế toán tại cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Ghi quan hệ đối chiếu Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Cuối tháng khoá sổ các Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ và lấy số tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi vào sổ Cái. Đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đối chiếu với sổ Cái. Cuối kỳ kế toán khoá sổ ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết tong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. III. TÌNH HÌNH LĨNH VỰC KINH DOANH VÀ SP CHỦ YẾU 3.1. Tình hình lao động Lao động là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất, sự tác động của yếu tố lao động đến sản xuất được thể hiện trên hai mặt đó là số lượng lao động và năng suất lao động. Trong từng thời kỳ nhất định thì số lượng lao động nhiều hay ít, cơ cấu hợp lý hay không hợp lý đều ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với ngành thương mại thì yêu cầu về lao động đòi hỏi ở kinh nghiệm, hiểu biết về thị trường, nhạy bén trong kinh doanh…là điều kiện quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy việc tổ chức lao động là một vấn đề cần chú trọng và quan tâm theo dõi ở mọi thành phần doanh nghiệp nói chung và cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn nói riêng. Đánh giá chung về tình hình lao động của cty được thể hiện trong biểu 1. Qua biểu 1 ta thấy do dặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên nhìn chung tổng số lượng lao động của cty luôn ổn định, qua các năm hầu như không có sự thay đổi. Công nhân viên của cty chủ yếu là lao động trực tiếp, còn lại là lao động gián tiếp chiếm một số lượng nhỏ. lao động nữ cũng chiếm một số lượng lớn trong tổng số lao động so với lao động nam bởi vì ở bộ phận bán hàng cần sự khéo léo của các nhân viên nữ hơn. Qua biểu 1 ta thấy đội ngũ lao động của cty có chất lượng tương đối cao, hầu hết các nhân viên của cty đều đã được đào tạo qua các trường đại học, sơ cấp và trung học chuyên nghiệp. Đây là điều kiện thuận lợi để cty phát huy hơn nữa thế mạnh của mình trên thị trường. Biểu 1: Tình hình sử dụng lao động của cty năm 2005 STT Chỉ tiêu Năm 2005 Số lượng (người) Cơ cấu(%) I. Tổng số lao động 63 100,00 1. Phân theo trình độ - Đại học 17 26,99 - Trung học chuyên nghiệp 28 44,44 - Sơ cấp 18 28,57 2. Phân theo lĩnh vực - Lao động trực tiếp 41 65,08 - Lao động gián tiếp 22 34,92 3. Phân theo giới tính - Nam 10 15,87 - Nữ 53 84,13 (Nguồn: cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn)3.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của cty Vốn là một trong những yếu tố quan trọng để tạo lập nên quá trình sản xuất kinh doanh, vốn của doanh nghiệp được thể hiện qua các tài sản sử dụng trong kinh doanh và được tạo thành từ các nguồn khác nhau. Qua biểu 2 “Tình hình tài sản và nguồn vốn của cty ta có thể đánh giá khái quát thực trạng tài sản và nguồn vốn của cty tại một thời điểm nhất định. Qua biểu 2 ta thấy tổng nguồn vốn cũng như tài sản của cty năm 2006 so với năm 2005 tăng lên một lượng là 155.457.747 đồng tương ứng với 10,17%. Rõ ràng là quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của cty năm 2006 lớn hơn năm 2005, cty đã có rất nhiều cố gắng huy động vốn cho sản xuất trong năm. Để cụ thể hơn ta có thể phân tích theo từng khía cạnh. Nếu phân tích ở khía cạnh tài sản: Trong cty TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn và ngày càng tăng. Nguyên nhân của sự gia tăng này là do sự tăng lên quá mạnh của tiền, hàng tồn kho và các khoản phải thu. Đối với các khoản phải thu và hàng tồn kho thì thực sự đây là những nhân tố gây khó khăn, giảm sức mạnh tài chính đối với cty, nhưng sự tăng lên 255,41% của tiền thực sự đáng khích lệ vì nó sẽ là nhân tố tạo nên sức mạnh cho cty trong việc kế toán. Phân tích theo khía cạnh nguồn hình thành vốn ta thấy nguồn vốn nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn và ngày càng tăng, trong đó nguồn vốn chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh là nguồn vốn vay ngân hàng thông qua các khoản nợ ngắn hạn. Trong một thời gian phát triển cty không ngừng tích luỹ và ngày càng lớn mạnh tính đến năm 2005 nguồn vốn của cty đạt được là 1.683.979.995 đồng IV. THỊ TRƯỜNG TIỀM NĂNG Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn chủ yếu bán sp của mình cho thị trường trong nước đặc biệt là các tỉnh miền bắc: như HN, HP, QN…. Sp của cty bán ra chủ yếu là cho các cty tư nhân, các DN vùa và nhỏ cùng với một số DN nước ngoài V. QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SXSP SP của cty chủ yếu là nhập từ nước ngoài về cùng vói đội ngũ công nhân viên của cty mua nvl về qua máy móc cty cùng với anh em công nhân chế tạo thành sp như: thạch cao, sơn bả tường… đúng tiêu chuẩn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.Cung với đội ngũ tư vấn khách hàng 24/24h của cty tạo độ tin cậy cao cho khách hàng đến với cty VI. THỰC TRẠNG SX KD CỦA CTY QUA 2 NĂM Biểu 2: Kết quả sản xuất kinh doanh của cty qua 2 năm Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh - Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 1.doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 2. Giá vốn hàng bán 11.702.831.527 11.849.522.931 146.691.404 3. Lợi tức gộp 620.442.246 655.524.297 35.082.051 4. Chi phí bán hàng, quản lý 605.973.312 666.506.061 60.532.749 5. Lợi nhuận từ HĐKD 14.468.934 - 10.981.764 -25.450.698 - Các khoản thu khác 13.022.609 25.171.149 12.148.540 - Các khoản chi khác 14.932.545 8.796.974 - 6.135.571 6. Lợi nhuận bất thường - 1.909.936 16.374.175 18.284.111 7. Tổng lợi tức trứơc thuế 12.558.998 5.392.411 - 7.166.587 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của cty đạt được năm 2004 cao hơn so với năm 2005, nhưng doanh thu năm 2005 lại tăng so với năm 2004. Điều này chứng tỏ đứng trước sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiện thị trường ngày càng khắc nghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc cty phải tăng các khoản chi phí như: Chi phí bao bì, bao gói, các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá. Hơn nữa việc hợp nhất khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Vì vậy cty cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC MUA HÀNG - BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP I. HÌNH THỨC KẾ TOÁN MUA HÀNG BÁN HÀNG TẠI DOANH NGIỆP Theo nghĩa chung nhất kế toán là việc dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ về kimh tế, tài chính giữa bên phải trả và bên nhận tiền. Trong đó các quan hệ về mua bán, trao đổi đơn thuần không thuộc về quản lý tài chính mà chỉ có quan hệ về kế toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thưởng phạt về vật chất thông qua mua bán có liên quan đến việc hình thành và sử dụng quỹ tiền tệ mới được coi là quan hệ tài chính. Mỗi một doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh trên thị trường đều phải đặt mình trong mối quan hệ tài chính với nhiều tổ chức và đơn vị khác nhau. Mỗi một quan hệ mới ra đời là gắn liền với nó có một quá trình kế toán mới phát sinh, cho nên quan hệ kế toán trong doanh nghiệp được hiểu là một loại quan hệ kinh tế xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi qua hệ kế toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ với con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay. Tính chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh, cũng như sự mất cân đối thường xuyên hoặc có tính chất thời điểm trong quan hệ cung cầu về vốn cho hoạt động của doanh nghiệp luôn là những nguyên nhân làm nảy sinh các quan hệ kế toán. Nếu như doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, nếu như loại trừ được các khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì có thể nhìn vào tính chất rộng lớn, đa phương và phức tạp của quan hệ kế toán để đánh giá mức độ tăng trưởng của một doanh nghiệp trên thương trường. Các quan hệ kế toán bao giờ cũng phải được theo dõi quản lý trên các góc độ khác nhau của khoản tiền nợ. Trong doanh nghiệp thường có các loại kế toán sau: Quan hệ kế toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Quan hệ kế toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ dịch vụ ra bên ngoài. Quan hệ kế toán giữa doanh nghiệp với ngân sách Nhà nước phát sinh trong quá trình doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nước về thuế và các khoản khác như phí và lệ phí. Quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh, phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác. Thuộc loại quan hệ này gồm có các nghiệp vụ liên quan đến việc nhận hoặc góp vốn, thu hồi hặc trả vốn, phân chia kết quả. Quan hệ kế toán nội bộ phát sinh giữa doanh nghiệp với người lao động trong doanh nghiệp và quan hệ giữa doanh nghiệp với chính các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các doanh nghiệp thành viên với nhau. Quan hệ kế toán với các đối tượng khác: gồm các mối quan hệ như quan hệ kế toán với ngân hàng và các chủ tín dụng về các khoản tiền vay, thế chấp, ký quỹ, ký cược, quan hệ kế toán các khoản phải thu, phải trả khác. II. PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ THỰC TẾ CỦA HÀNG XUẤT KHO Có rất nhiều tiêu thức để làm cơ sở cho việc phân loại các nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên dưới góc độ cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán thường phân loại các nghiệp vụ kế toán dựa trên các tiêu thức cơ bản sau: Dựa vào đặc điểm của hoạt động kế toán, các nghiệp vụ kế toán có thể chia thành hai loại + Kế toán các khoản phải thu: Là bộ phận vốn của doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Khoản này thường phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho người thứ hai mà chưa thu được tiền. Nội dung các khoản nợ này bao gồm: * Phải thu của khách hàng * Phải thu nội bộ * Tạm ứng * Phải thu khác * Chi phí trả trước * Khoản thế chấp ký quỹ, ký cược + Kế toán các khoản phải trả: Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay hoặc đi chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức, cá nhân và do vậy doanh nghiệp có trách nhiệm phải kế toán. Nội dung các khoản nợ phải trả bao gồm: * Vay ngắn hạn, vay dài hạn * Nợ dài hạn đến hạn trả * Phải trả người bán * Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước * Phải trả công nhân viên * Chi phí phải trả * Phải trả nội bộ * Phải trả phải nộp khác * Nhận ký quỹ, ký cược Căn cứ vào thời hạn kế toán có thể chia thành ba loại sau + Kế toán trả trước: Là trả tiền trước khi giao hàng một khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian này tuỳ thuộc vào các bên tham gia. Kế toán trước tiền hàng có nghĩa là bên mua ứng trước tiền hàng cho chủ hàng, cấp tín dụng cho bên bán hàng trong một thời gian nhất định để bảo đảm việc nhận hàng theo mong muốn. Thông thường kế toán theo phương thức này ảnh hưởng trực tiếp đến công nợ phải thu phải trả của người mua và người bán. Trong trường hợp này người bán sẽ được tạo điều kiện về mặt tín dụng và được bảo đảm về kế toán. Nhưng về phía người mua thì ngược lại, chịu rủi ro trước mắt về khoản tiền vốn bỏ ra trong tương lai có giá trị hơn nhiều những gì mà họ bỏ ra trong thời điểm hiện tại. + Kế toán trả ngay: Là việc trả tiền ngay khi giao hàng. Phương thức này bảo đảm tính sòng phẳng trong quan hệ mua bán, song chỉ phù hợp với những nghiệp vụ có số tiền kế toán nhỏ. Với những nghiệp vụ có giá trị lớn thì phương thức này không ưa thích lắm vì trên thực tế một doanh nghiệp thường có nhiều hoá đơn cần được kế toán tại một thời điểm, do đó họ có những khó khăn về mặt tài chính. Hơn nữa tâm lý chung của nhà kinh doanh thường gặp là bao giờ cũng mong kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh tốc độ lưu thông hàng hoá, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do vậy các doanh nghiệp thường chấp nhận các phương thức khác, trong đó chủ yếu là phương thức trả sau. + Kế toán trả sau: Là việc kế toán sau khi giao nhận hàng một khoản thời gian nhất định. Nếu như kế toán trả trước là người bán được cấp tín dụng từ phía người mua thì kế toán trả sau có tính chất ngược lại, người mua được chiếm dụng vốn của người bán. Mức độ rủi ro với khoản phải thu này phụ thuộc vào khả năng tín dụng của người mua. Do vậy người bán khi chấp nhận kế toán theo phương thức này kèm theo một số điều kiện về tín dụng khác đối với người mua. Đa số các doanh nghiệp hiện nay áp dụng phương thức trả trước và trả sau, trong đó trả sau là chủ yếu. Chính hai phương thức này góp phần tạo nên các khoản nợ phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ kế toán các nghiệp vụ kế toán Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng kgoản nợ theo thời gian kế toán. Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu và phải trả. Thực hiện giám sát chế độ kế toán công nợ và tình hình chấp hành các kỷ luật kế toán tài chính tín dụng. Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ, tránh dây dưa công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của công tác này. Hoạt động kế toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất đến tận khâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dưới đây: + Trong quan hệ kế toán với các nhà cung ứng: sự chậm trễ kế toán gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất do hàng cung ứng chậm hoặc do tình trạng gián đoạn trong sản xuất gây ra. + Trong quan hệ kế toán với Nhà nước hoặc cấp trên: các khoản kế toán không đúng hạn hoặc gian lận trong kế toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (thu hồi giấy phép kinh doanh, bị phạt hoặc có thể bị truy tố trước pháp luật). + Trong quan hệ kế toán với khách hàng: doanh nghiệp cần tránh để bị lạm dụng vốn, tăng nhanh vòng quay của vốn. + Trong quan hệ kế toán với công nhân viên: việc kế toán đúng hạn tạo thuận lợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức và trách nhiệm của người lao động. III. PHƯƠNG PHÁP BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN 3.3.1. Một số quy định chung về kế toán Hoạt động kế toán nói riệng và hoạt động kế toán tài chính nói chung đều phải tuân thủ các nguyên tắc chung trong quản lý tài chính. Các nghiệp vụ kế toán phải bảo đảm theo đúng quy định hiện hành về công tác quản lý tài chính. Hoạt động kế toán trong doanh nghiệp gồm hai loại, các hoạt động phải thu và các hoạt động phảin trả, và chúng phải tuân thủ theo các nguyên tắc hạch toán sau: - Theo dõi kế toán từng đối tượng, từng khoản kế toán nhằm đôn đốc thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán đúng hạn. - Cần có các biện pháp thúc đẩy, đôn đốc việc chi trả và thu hồi các khoản công nợ kịp thời. Chấp hành kỷ luật kế toán và thu nộp ngân sách, giải quyết dứt điểm các khoản công nợ dây dưa, tồn đọng, cần sử lý hợp lý các khoản công nợ khó đòi. - Phải kế toán đúng hạn quy định của Nhà nước đối với các khoản nộp ngân sách và đúng thời hạn ký kết trong hợp đồng mua bán giữa các doanh nghiệp với nhau. - Không được phép bù trừ số dư cuối kỳ trong tài khoản kế toán số phải thu, phải trả của các đối tượng khác nhau. Mọi sai lầm trong ghi chép và quản lý việc kế toán làm thiệt hại đến tài sản của đơn vị phải được xác định trách nhiệm vật chất và xử lý thoả đáng theo chế độ quy định. - Kế toán các nghiệp vụ kế toán phải phản ánh rõ ràng, chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản kế toán ngăn chặn tình trạng vi phạm trong kế toán và tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý. 3.3.2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ mau hàng bán hàng của cty Trong hoạt động sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp đều hình thành nên rất nhiều mối quan hệ kế toán. Trong phạm vi luận van này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ kế toán chủ yếu là: Các nghiệp vụ kế toán với nhà cung cấp và kế toán với khách hàng. 3.3.2.1. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kế toán với khách hàng (người mua) - Quan hệ kế toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá, tài sản thanh lý, dịch vụ hàng hoá của mình theo phương thức bán chịu hoặc phương thức trả trước. Số tiền khách hàng nợ được tính trong cơ cấu vốn lưu động của doanh nghiệp có thể chuyển hoá thành tiền trong thời hạn kế toán đã thoả thuận. Khả năng tài chính của khách hàng mua chịu có ảnh hưởng rất lớn tới độ chắc chắn thu hồi số tiền nợ phải thu ở khách hàng. Để tránh mất mát rủi ro do khách hàng mất hoặc giảm khả năng kế toán nợ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác kế toán với khách hàng. Chứng từ sử dụng: Các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kế toán với người mua là: + Hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho + Giấy báo có của ngân hàng + Hợp đồng cung ứng dịch vụ, hàng hoá Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình kế toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Nguyên tắc hạch toán + Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần kế toán. Đối tượng phải thu là khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận lao vụ, dịch vụ. + Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt hoặc séc, hoặc đã thu qua ngân hàng). + Trong kế toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoạc có biện pháp xử lý. + Mọi khoản kế toán với khách hàng đều phải được ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp, quy định như “hoá đơn giá trị gia tăng“, “hoá đơn kiêm xuất kho“, biên bản giao nhận hàng, các chứng từ kế toán tiền hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ… + Đối với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phương pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán cần phải kết hợp theo dõi cả các loại nguyên tệ trên sổ chi tiết theo từng đối tượng khách hàng có quan hệ kế toán thường xuyên với doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh Bên nợ: + Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ dịch vụ đã cung cấp và được xác định là tiêu thụ. + Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Bên có: + Số tiền khách hàng đã trả nợ + Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng + Tiền giảm giá cho khách hàng sau khi có giao hàng và khách hàng có khiếu nại + Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại + Số tiền triết khấu bán hàng cho người mua Số dư bên nợ: + Số tiền còn phải thu của khách hàng Tài khoản này có thể có số dư bên có. Số dư bên có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng của tài khoản này để ghi vào bên tài sản hoặc bên nguồn vốn. Phương pháp hạch toán * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Trường hợp bán hàng thu tiền sau + Cung cấp dịch vụ hàng hoá cho người mua ghi: Nợ TK 131: Tổng giá kế toán Có TK 511: Giá bán chưa thuế Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra + Các khoản thu nhập thuộc hoạt động tài chính, hoạt động khác chưa thu được tiền Nợ TK 131: Tổng giá kế toán Có TK 711, 515, 121, 221: Số lãi hoặc giá gốc (giá bán chưa thuế) Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra + Số doanh thu của khối lượng hàng bán bị khách hàng trả lại Nợ TK 531: Doanh thu hàng bị trả lại Nợ TK 333 (3331): Thuế của phần hàng bán bị trả lại Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Căn cứ vào văn bản xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng dã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa kế toán số tiền mua hàng, ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Giảm nợ phải thu số triết khấu bán hàng thưởng cho người mua, ghi: Nợ TK 521: Triết khấu bán hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Nhận được tiền do khách hàng trả liên quan đến hàng hoá, lao vụ đã tiêu thụ, ghi: Nợ TK 111, 112, 113 Có TK 131: Số đã thu bằng tiền, chuyển khoản hoặc đang chuyển Trường hợp người mua ứng trước tiền hàng + Nhận tiền đặt trước Nợ TK 111, 112: Số tiền người mua đặt trước Có TK 131: (chi tiết đối tượng) + Khi giao hàng Nợ TK 131 (chi tiết đối tượng): Số tiền theo hoá đơn Có TK 511, 515, 711: Giá trị của hàng hoá Có TK 333 (3331): Thuế VAT phải nộp + Phản ánh số tiền thiếu do khách hàng kế toán bổ sung Nợ TK 111, 112, 113: Kế toán bổ sung Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Trường hợp hàng không kế toán bằng tiền mà kế toán bằng hàng (theo phương thức đổi hàng), căn cứ vào giá trị trật tự, hàng hoá nhập kho do đổi hàng (tính theo giá trao đổi ghi trong hợp đồng kinh tế) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng ghi: Nợ TK 152, 153, 154 hoặc Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Nếu có khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ ghi: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131: Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi vào bên nợ 004 – Nợ khó đòi dã xử lý (tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó. + Khi truy thu được khoản nợ khó đòi đã xử lý, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 711: Các khoản thu khác Đồng thời ghi có 004 – Nợ khó đòi đã xử lý + Phản ánh số tiền đặt trước còn thừa trả lại cho khách hàng Nợ TK 131 (chi tiết đối tượng) Có TK 111, 112, 311: Tiền thừa trả lại * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Các bút toán hạch toán cũng tương tự như doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác là tính trực tiếp cho TK 131. Các bút toán ghi nhận doanh thu hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường ghi theo giá đã có thuế. Tài khoản 3331 không được sử dụng trong các bút toán này. Sổ sách sử dụng + Hạch toán chi tiết: Các khoản kế toán được theo dõi trên sổ chi tiết kế toán với người mua. Sổ chi tiết này cũng không mang tính chất bắt buộc về hình thức tuỳ theo yêu cầu của quản lý và việc cung cấp thông tin doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn mẫu sổ phù hợp với doanh nghiệp mình. Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết kế toán với người mua, lấy đó làm căn cứ để lập “bảng tổng hợp chi tiết kế toán với người mua” + Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ kế toán được vào sổ phù hợp, tuỳ theo tình hình thực tế và hình thức sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp. Sơ đồ : Hạch toán của tài khoản 131 TK 511 TK 131 TK521,531,532 Doanh thu bán sản phẩm hàng Giảm nợ phải thu khách hàng hoá, cung cấp dịch vụ chiết khấu, giảm giá TK 3331 TK 111,112, 113 Nợ phải thu đã thu Khách hàng ứng trước TK 711 TK 331 Thu khác phát sinh phải thu Thu nợ bù trừ nợ phải trả TK 152,153 Thu nợ phải thu bằng vật tư, hàng hoá TK 139 Nợ khó đòi đã được xử lý 3.3.2.2. Hạch toán các nghiệp vụ kế toán với nhà cung cấp Nghiệp vụ kế toán với các nhà cung cấp thường xẩy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với các người bán. nghiệp vụ kế toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền nợ phải thu với nhà cung cấp. Chứng từ sử dụng Hạch toán tổng hợp và chi tiết công nợ phải trả, phải thu với các nhà cung cấp đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng gồm: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng, chứng từ lập khi giao bán hàng, ứng trước tiền, đặt cọc…, và các chứng từ kế toán tiền hàng mua khi đến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng gồm: phiếu chi, giấy báo nợ hoặc sao kê báo nợ. Tài khoản sử dụng Tài khoản 331 – Phải trả người bán Khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, dụng cụ, công cụ, hàng hoá, dịch vụ…mà doanh nghiệp đã nhận của người bán hay người cung cấp chưa kế toán tiền hàng kể cả khoản phải trả cho người nhận thầu vê XDCB hay sửa chữa lớn tài sản cố định. Nguyên tắc hạch toán + Phải chi tiết theo từng đối tượng phải trả và ghi chép theo từng lần kế toán. + Trường hợp mua hàng trả tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã trả qua ngân hàng) thì không phản ánh vào tài khoản phải trả cho người bán. + Mọi khoản kế toán với người bán hay người cung cấp đều phải được phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp quy định. + Đối với khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phương pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh Bên nợ: + Số tiền đã trả cho người bán hay người cung cấp và người nhận thầu + Số tiền ứng trước cho người bán + Số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp + Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán + Chiết khấu kế toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả + Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán Bên có: + Phản ánh tổng số tiền hàng phải trả cho người bán + Số tiền ứng thừa được người bán trả lại + Các nghiệp vụ khác làm tăng nợ phải trả người bán Số dư có: + Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB. + Tài khoản này có thể có số dư bên nợ – phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Phương pháp hạch toán * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ + Khi mua vật tư hàng hoá, tài sản cố định đưa vào sử dụng nhưng chưa trả tiền thì căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận tài sản cố định, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213: Giá chưa thuế Nợ TK 133: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá kế toán + Trường hợp đơn vị có tiến hành đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu từng bộ phận, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao, căn cứ vào hợp đồng giao thầu, biên bản bàn giao, hoá đơn và khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 241 (chi tiết công trình): Giá giao thầu chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 ( chi tiết đối tượng): Tổng giá kế toán + Khi nhận lao vụ, dịch vụ của người cung cấp sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà chưa trả tiền, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá kế toán + Phản ánh số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả Nợ TK 331: Tổng số chiết khấu, giảm giá hàng trả lại Có TK 152, 153, 156, 211, 213: Số chiết khấu, giảm giá hàng mua trả lại theo giá chưa thuế Có TK 133: Thuế VAT tính trên số chiết khấu, giảm giá hàng mua trả lại + Khi kế toán tiền hàng cho người bán Nợ TK 331: Số tiền đã kế toán Có TK 111, 112, 311, 341: Kế toán bằng tiền mặt, tiền gửi, đi vay Có TK 131: Kế toán bù trừ * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Các bút toán ghi cho TK 331 là tương tự chỉ khác các bút toán ghi nhận giá trị vật tư, hàng hoá, tài sản cố định mua vào, giá trị các khoản mua chưa sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh là được ghi theo tổng giá kế toán (đã có thuế). Sổ sách sử dụng + Hạch toán chi tiết: Các khoản kế toán được theo dõi trên sổ chi tiết kế toán với người bán. Tuỳ theo tính chất của đối tượng hạch toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý mà kết cấu sổ được xây dựng một cách phù hợp. Cuối tháng hoặc cuối quý sổ chi tiết kế toán với người bán được tổng hợp số liệu và khoá sổ. Căn cứ vào số liệu này kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết kế toán với người bán. + Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ kế toán được đưa vào các sổ phù hợp tuỳ theo hình thức sổ được lựa chọn trong doanh nghiệp. Sơ đồ : Hạch toán tài khoản 331 TK 111,112 TK331 TK 211,213 Trả nợ phải trả, ứng trước tiền Mua chịu TSCĐ, phải trả cho cho nhà cung cấp nhà cung cấp tài sản TK 152,153,156 (611) TK241 Giảm nợ phải trả cho chiết khấu Mua chịu công trình XDCB giảm giá, trả lại hàng mua phải trả người nhận tiền TK152,153,156 (611) Mua chịu vật tư hàng hoá phải trả nhà cung cấp TK 627, 641, 642 Mua DV chi cho kinh doanh phải trả nhà cung cấp TK 133 (1331) Thuế GTGT được khấu trừ IV. CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN PHÁT SINH MUA HÀNG, BÁN HÀNG + Kế toán bằng tiền mặt: là hình thức kế toán trực tiếp các khoản mua bán, hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức kế toán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lượng nhỏ, đơn giản bởi đối với các khoản mua bán có giá trị lớn việc kế toán trở nên phức tạp, không bảo đảm an toàn và hiệu qủa. Thông thường hình thức này được áp dụng kế toán với các công nhân viên chức, với nhà cung cấp hoặc khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ. Kế toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình kế toán như: kế toán bằng tiền Việt Nam, kế toán bằng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền mặt và kế toán bằng vàng bạc, đá quý. + Kế toán không dùng tiền mặt: Công việc kế toán chỉ liên quan đến hai bên mua và bán, trong kế toán không dùng tiền mặt (kế toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng kế toán không dùng tiền mặt (kế toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng kế toán, ngoài hai bên mua và bán còn có ngân hàng. Kế toán không dùng tiền mặtcó ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Các hình thức không dùng tiền mặt để kế toán bao gồm các loại hình kế toán cơ bản sau: + Kế toán bằng séc: séc là một loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho đơn vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng sử dụng để kế toán các khoản chi tiêu hoặc rút tiền mặt về quỹ. Séc gồm 2 loại là séc tiền mặt và séc kế toán. Séc tiền mặt là chứng từ do đơn vị có tài khoản tại ngân hàng sử dụng để thay tiền mặt kế toán các khoản chi tiêu, kế toán các hợp đồng mua bán, cung ứng. + Kế toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền do chủ tài khoản phát hành yêu cầu ngân hàng trình tiền từ tài khoản tiền gửi của đơn vị để trả cho người được hưởng sau khi đơn vị đã nhận vật tư hàng hoá dịch vụ. Uỷ nhiệm chi chỉ thực hiện khi hàng hoá đã được chuyển giao, lao vụ đã được cung ứng.Uỷ nhiệm chi không thể dùng để trả trước, ứng trước tiền hàng, trừ một số trường hợp thể lệ kế toán hay ngân hàng đồng ý. + Kế toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là hình thức uỷ nhiệm của chủ tài khoản ở cùng hoặc khác ngân hàng theo hợp đồng đã ký kết. Hình thức này được áp dụng khi các bên có tín nhiệm lẫn nhau trong quan hệ kinh tế. + Kế toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng là thư uỷ nhiệm của ngân hàng bên mua cho ngân hàng bên bán trả tiền cho người bán hàng hay cung ứng lao vụ theo các điều kiện ghi trong thư tín dụng và trong số tiền mà người mua đã ký gửi trước ở ngân hàng bên mua. Hình thức này chỉ áp dụng kế toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân hàng ở trong cùng một hệ thống, đặc biệt phát huy ưu thế trong kế toán quốc tế. V. HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ 5.1. Các chỉ số về hoạt động kế toán của doanh nghiệp * Vòng quay các khoản phải thu Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền mặt của doanh nghiệp. Công thức: Vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần Số dư bình quân các khoản phải thu Số dư bình quân các khoản phải thu = Số dư đầu kỳ + Số dư cuối kỳ 2 Vòng quay các khoản phải thu càng lớn, chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu là tốt vì doanh nghiệp không phải đầu tư nhiều vào các khoản phải thu (không phải cấp tín dụng cho khách hàng). * Kỳ thu tiền trung bình Kỳ thu tiền trung bình phản ánh số ngày cần thiết để thu được các khoản phải thu (số ngày của một vòng quay các khoản phải thu). Vòng quay các khoản phải thu càng lớn thì kỳ thu tiền càng nhỏ lại. Công thức: Kỳ thu tiền trung bình = 360 Vòng quay các khoản phải thu Tuy nhiên kỳ thu tiền trung bình cao hay thấp trong nhiều trường hợp chưa thể có kết luận chắc chắn mà còn phải xem xét lại các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp như: mục tiêu mở rộng thị trường, chính sách tín dụng của doanh nghiệp. * Mức tiết kiệm vốn trong kế toán do tăng số vòng quay các khoản phải thu nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một số vốn nhất định để sử dụng vào công việc khác. Công thức: Vtktt = M0 * K1 - Vtto 360 Vtktt: Giá trị vốn tiết kiệm được trong kế toán các khoản phải thu Mo: Doanh thu thuần trong kỳ K1: Kỳ thu tiền trung bình Vtto: Số dư trung bình các khoản phải thu kỳ báo cáo 5.2. Phân tích tình hình và khả năng kế toán của doanh nghiệp Phân tích khả năng kế toán là xem xét tài sản của doanh nghiệp có đủ trang trải các khoản nợ phải trả trong ngắn hạn hay không. Để phân tích doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ tiêu sau: * Hệ số khả năng kế toán tổng quát Hệ số khả năng kế toán tổng quát = Tổng tài sản Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn Hệ số kế toán tổng quát là mối quan hệ giữa tổng tài sản mà doanh nghiệp đang sử dụng với tổng số nợ phải trả. Nếu hệ số này < 1 là báo hiệu sự phá sản của doanh nghiệp, vốn chủ sở hữu bị mất toàn bộ, tổng tài sản hiện vó không đủ trang trả nợ mà doanh nghiệp phải kế toán. * Hệ số khả năng kế toán hiện hành Hệ số khả năng kế toán hiện hành = Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng kế toán hiện hành là công cụ đo lường khả năng kế toán nợ ngắn hạn. Hệ số này tăng lên cho thấy có thể tình hình tài chính được cải thiện tốt hơn hoặc có thể hàng tồn kho bị ứ đọng… Vì vậy để phân tích chính xác cần nghiên cứu các khoản mục riêng biệt của tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. * Hệ số khả năng kế toán nhanh Hệ số khả năng kế toán nhanh = Tiền + Đầu tư tài chính ngắn hạn + Nợ phải thu Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng kế toán nhanh là chỉ tiêu phản ánh giá khắt khe hơn về khả năng kế toán. nó phản ánh nếu không bán hết hàng tồn kho thì khả năng kế toán của doanh nghiệp sẽ ra sao? Thông qua phân tích khả năng kế toán của doanh nghiệp để có biện pháp đề xuất khắc phục tháo gỡ khó khăn nếu doanh nghiệp gặp phải những vướng mắc trong kế toán công nợ. PHẦN III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG, BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN I. ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU CTY 1. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh tại cty cty tổ chức kinh doanh tổng hợp về ngành nội thất và xây dựng như: Ngành nội thất và xây dựng nhưu sau: bột bả sơn sất thép ….phục vụ cho các chủ đầu tư xây dựng Ngoài ra, cty còn có nhiệm vụ tổ chức quá trình nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức bảo quản dự trữ hàng bán, đảm bảo chất lượng, tổ chức cung ứng hàng hoá cho các đơn vị trực thuộc khác của của công ty. Mạng lưới kinh doanh của cty bao gồm 04 điểm bán: + Điểm bán chính tại 28 hàng cân – Hoàn Kiếm - HN + Điểm bán Kim Mã: 166 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội. + Điểm bán Thống Nhất: 61 Đê La Thành, Hà Nội. + Điểm bán Thành Công: Tại chợ Thành Công, Ba Đình, Hà Nội. Phương thức bán hàng tự chọn thu tiền trực tiếp gồm 03 Đại lý: Đại lý sắt thép Đại lý xi măng Đại lý cung cấp về đồ nội thất Tại 03 điểm bán trên thì chủ yếu bán lẻ là chính và mậu dịch viên thu tiền trực tiếp của khách hàng. Nguồn mua hàng của cty: hàng hoá được mua từ rất nhiều nguồn hàng khác nhau, từ các thành phần kinh tế, các đơn vị sản xuất kinh doanh khác nhau và theo nguyên tắc giá mua cộng với chi phí trong khâu mua là thấp nhất, hàng mua phải có địa chỉ nguồn gốc rõ ràng cộng với sự đảm bảo về chất lượng đặt lên hàng đầu. Với cách thức mua hàng như vậy thì khâu quản lý và tiêu thụ hàng hoá tại cty khá thuận lợi, hàng hoá luôn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người dân trên các khía cạnh như: chất lượng hàng hoá, giá cả hợp lý, mẫu mã hàng hoá… tạo ra một sự tin tưởng đối với khách hàng khi mua hàng tại đơn vị. Cty thường mua hàng với các hình thức sau: + Mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất: như Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội… + Mua trong nội bộ công ty: Trạm kinh doanh số 1, Trung tâm thương mại Đinh Tiên Hoàng, … + Mua qua các công ty thương mại khác, các công ty TNHH, các nhà đại lý, cty tư nhân…không đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên sổ tổng hợp được chính xác. Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hình xuất, nhập hàng hoá trong nội bộ cty. Kế toán công nợ đối chiếu với kho phần hàng nhập, dự trữ trong kho, đối chiếu với quầy hàng hoá nhập thẳng không qua dự trữ trong kho. Để phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh và công tác kế toán được thuận lợi trong ghi chép và quản lý, cty vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung 2. Kết quả sản xuất kinh doanh của cty qua 2 năm Biểu 3: Kết quả sản xuất kinh doanh cảu cty qua 2 năm Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So sánh - Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 1.doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 2. Giá vốn hàng bán 11.702.831.527 11.849.522.931 146.691.404 3. Lợi tức gộp 620.442.246 655.524.297 35.082.051 4. Chi phí bán hàng, quản lý 605.973.312 666.506.061 60.532.749 5. Lợi nhuận từ HĐKD 14.468.934 - 10.981.764 -25.450.698 - Các khoản thu khác 13.022.609 25.171.149 12.148.540 - Các khoản chi khác 14.932.545 8.796.974 - 6.135.571 6. Lợi nhuận bất thường - 1.909.936 16.374.175 18.284.111 7. Tổng lợi tức trứơc thuế 12.558.998 5.392.411 - 7.166.587 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của cty đạt được năm 2004 cao hơn so với năm 2005, nhưng doanh thu năm 2005 lại tăng so với năm 2004. Điều này chứng tỏ đứng trước sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiện thị trường ngày càng khắc nghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc cty phải tăng các khoản chi phí như: Chi phí bao bì, bao gói, các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá. Hơn nữa việc hợp nhất khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Vì vậy cty cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời. II. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Phương pháp chung 2.1.1. Phương pháp duy vật biện chứng Là phương pháp nghiên cứu các hiện tượng kinh tế xã hội trong mối quan hệ hữu cơ tác động qua lại lẫn nhau để thấy được mức độ ảnh hưởng của mỗi yếu tố đến tổng thể khách quan. 2.1.2. Phương pháp duy vật lịch sử nghiên cứu và đánh giá sự vật hiện tượng phải coi trọng các quan điểm lịch sử, các sự vật tương đồng đã xảy ra trước đó. 2.2. Phương pháp cụ thể Phương pháp hạch toán kế toán + Phương pháp chứng từ: Là một phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. + Phương pháp đối ứng tài khoản: Là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của tài sản theo loại hoặc từng bộ phận của tài sản. + Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán: là phương pháp khái quát tình hình tài sản và kết quả kinh doanh của đơn vị hạch toán trong từng thời kỳ nhất định. Phương pháp chuyên khảo:Tham khảo và thu thập ý kiến nhận xét của người có kinh nghiệm cũng như thông tin từ sách báo, tạp chí. Phương pháp thống kê kinh tế: + Thu thập số liệu: từ nguồn số liệu sơ cấp (điều tra tại công ty) và nguồn số liệu thứ cấp (có sẵn tại sổ sách kế toán của công ty). + Xử lý số liệu: chủ yếu số liệu trên máy vi tính. PHẦN IV KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CTY ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ BÁN HÀNG Cty TNHH tư vấn trang trí nội thât và xây dựng Song Nguyễn là một công ty TNHH nên rất cần vốn để bổ sung cho vốn kinh doanh. Vì vậy cty phải quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và kế toán công nợ một cách chặt chẽ, chính xác để tránh những rủi ro, thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàng nhằm tăng hiệu quả kinh doanh. Nhưng trên thực tế, để tồn tại được trên thị trường thì nhiều khi cty phải chấp nhận rủi ro, mạo hiểm. Có những đơn vị khi cty đi mua hàng phải đặt cọc tiền trước để tạo sự tin cậy của mình với đơn vị bạn và cho đến khi hết thời hạn đã ký kết trong hợp đồng thì mới lấy được tiền đặt cọc về ( thưòng là đối với những hàng hoá khan hiếm), còn tuỳ theo điều kiện thoả thuận trong hợp đồng mà hàng tháng cty có thể nhận được số tiền lãi trích ra từ số tiền đặt cọc do đơn vị bạn chi trả hoặc không. Việc đặt trước một lượng tiền lớn như vậy sẽ gây khó khăn trong việc quay vòng vốn cho cty. Hơn nữa, do mang đặc điểm của nghành xây dựng , kinh doanh nhiều mặt hàng. Đối với kế toán luôn có nhiệm vụ theo dõi, quản lý đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Trong khi đó điều kiện cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác kế toán của cty chưa được trang bị đầy đủ, việc ứng dụng phần mềm kế toán máy của cty chưa thực sự hiệu quả. Điều này đòi hỏi rất lớn ở sự nỗ lực, khắc phục ở bộ phận kế toán ở cty , đặc biệt là đối với kế toán kế toán luôn thường xuyên theo dõi, chi tiết các khoản công nợ của khách hàng, quản lý các nghiệp vụ theo hình thức kế toán. Bởi mỗi một hình thức bán hàng thì cty sẽ lựa chọn một phương thức kế toán cho phù hợp nhất mà có lợi cho cả hai bên, có thể là kế toán ngay hoặc kế toán trả chậm, chính vì vậy quản lý theo phương thức kế toán sẽ giúp cty tránh được sự nhầm lẫn trong việc kế toán với nhà cung cấp. Nhưng với số lượng khách hàng giao dịch lớn như vậy cho nên sự nhầm lẫn trong kế toán là điều mà cty không tránh khỏi. II. HẠCH TOÁN NỢ PHẢI THU CỦA CTY 2.1. Đặc điểm khách hàng của cty Khách hàng của cty là người tiêu dùng và các chủ thầu xây dựng. Có hai phương thức bán hàng mà cty đang áp dụng đó là bán buôn và bán lẻ. Đối với hình thức bán lẻ thì chủ yếu bán cho khách hàng là người tiêu dùng, khách hàng sẽ kế toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, còn đối với hình thức bán buôn thì khách hàng của cty thường là các đơn vị hoạt động kinh doanh, kể cả các Bách hóa khác trực thuộc trong công ty, các cơ quan Nhà nước. Với hình thức này sẽ giúp cho hàng hoá tiêu thụ nhanh, tránh sự tồn động của hàng hoá vì khối lượng bán ra lớn đồng thời có tác dụng giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài và mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau, từ đó có thể mở rộng quy mô kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của cty trên thị trường. Muốn vậy, cty phải thực hiện phương thức bán hàng trả chậm, nhưng để quay vòng vốn nhanh cty rất ít khi để cho khách hàng nợ dài hạn, tuỳ theo chữ tín trong kinh doanh mà khách hàng phải trả chậm theo sự thoả thuận giữa hai bên, xác định nợ hẹn thời gian kế toán. 2.2. Một số quy định chung của cty đối với phương thức bán hàng trả chậm Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn trước mọi hoạt động kinh doanh cty Gđ là người quyết định đối với việc bán hàng trả chậm hay không, để đi đến quyết định đó thì cty căn cứ vào sự tín nhiệm, độ tin cậy của mình đối với khách hàng, thường là những khách hàng có quan hệ mua bán qua lại với cty, khách hàng trong nội bộ công ty, các đơn vị hành chính. Đối với khách hàng trong nội bộ công ty sẽ cung ứng đầy đủ số lượng hàng không giới hạn mức nợ tối đa, còn đối với khách hàng ngoài công ty giá trị nợ sẽ giới hạn từ 10 triệu trở xuống. Việc thu hồi công nợ sẽ do một nhân viên trong cty chuyên làm nhiệm vụ giao hàng chịu trách nhiệm, tuỳ từng thời điểm mà cty quy định thời gian kế toán khác nhau nhưng thông thường là không quá 10 ngày. Trong công nợ phải thu chứng từ phản ánh tại các đại lý là phiếu thu. Căn cứ vào phiếu thu kế toán đối chiếu với từng mã khách hàng để phân bổ trực tiếp cho từng hoá đơn. Qua biểu 4 ta thấy tổng số nợ phải thu của cty tính đến cuối năm 2006 là 243.652.905 đồng, trong đó công ty cổ phần siêu thị XNK TM VN là khách hàng nợ cty nhiều nhất chiếm 41,57%, trong tổng số nợ tiếp theo là công ty vật liệu xây dựng – Hà Nội chiếm 41,09%, Bộ ngoại giao chiếm 6,30%… Các khách hàng này đều là khách hàng có uy tín và có quan hệ làm ăn thường xuyên với cty. Biểu 4. Các khách hàng nợ chính của cty tính đến cuối năm 2006 STT Khách hàng Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) 1 Cty TNHH thương mại Minh Hương 2.515.224 1,03 2 Công ty cổ phần XNK TM VN 101.286.228 41,57 3 Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội 100.106.916 41,09 4 Cty Mạnh Hùng 10.061.832 4,13 5 Công ty TNHH Thiên Phát 221.489 0,09 6 Công ty môi trường 4.120.000 1,69 7 Công ty vật liệu điện lạnh 2.296.000 0,94 8 Công ty chế biến thực phẩm Quốc Tế 416.625 0,17 9 Công ty LG Vina 467.992 0,19 10 Công ty DV TM Hoàn Kiếm 157.503 0,06 11 Công ty TNHH dịch vụ Kim Liên 3.899.164 1,60 12 Bộ ngoại giao 15.355.800 6,30 13 Công ty CP thép tứ Bỉ 455.400 0,19 14 Cty hoá bán đồ nội thất 259.996 0,11 15 Công ty TM kết nối Tùng Lân 460.383 0,19 16 Công ty TNDV Thịnh Thái 250.000 0,10 17 Công ty đầu tư Trúc Bạch 689.999 0,28 18 Công ty TNHH An Thịnh Phát 430.000 0,18 19 Công ty TNHH Linh Lan 88.242 0,04 20 Công ty TNHH Quang Hùng 117.112 0,05 Tổng 243.652.905 100 Có thể nói việc tồn tại các khoản nợ phải thu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng như đối với cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn là không thể tránh được, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu được để cty tiến hành sản xuất kinh doanh. Song cty không chỉ căn cứ vào uy tín và mức độ làm ăn thường xuyên của khách hàng mà để hạn chế rủi ro có thể gặp trong việc bán hàng của các đại lý cty, thì cty cần thẩm định kỹ mức độ rủi ro hay uy tín của khách hàng, Đồng thời cần đánh giá kỹ những ảnh hưởng của chính sách bán chịu đối với lợi nhuận của cty, để đánh giá mức độ rủi ro có thể gặp trong việc bán chịu cty cần xem xét các yếu tố sau: - Số lượng hàng hoá bán ra - Giá bán hàng hoá - Các chi phí phát sinh thêm do việc tăng các khoản nợ phải thu - Các khoản chiết khấu chấp nhận - Thời gian thu hồi nợ bình quân đối với các khoản nợ 2.3. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ mau hàng bán hàng với khách hàng a. Trình tự hạch toán kế toán bán buôn qua kho Theo phương thức này hàng hoá được bán buôn trực tiếp tại kho của cty, thông thường cty giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trước. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên 2, hoá đơn GTGT sẽ làm căn cứ để cuối tháng kế toán tính và kê khai thuế GTGT phải nộp cty tiêu thụ. Tất cả các trường hợp bán buôn dù đã thu được một phần tiền trước hoặc chưa thu được tiền đều phản ánh trên tài khoản 131. Ví dụ: Ngày 09/01/2006 Xuất kho bán buôn cho cty TNHH thương mại Minh Hương một lô hàng: Giá bán chưa thuế 1.363.650 đồng (thuế GTGT 10%) Chưa thu tiền. Thủ kho viết hoá đơn GTGT số 099065 giao cho khách. BIỂU 1 : MẪU HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG CỦA CTY. HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT - 311 Liên 2 : giao cho khách hàng KQ/ 01 - B Ngày 9 tháng 1 năm 2006 N9: 099065 Đơn vị bán hàng : Song Nguyễn Địa chỉ : 28 Hàng Cân – HK - HN Số tài khoản:…………………. Điện thoại :……………………………..Mã số :………………………. Họ và tên người mua : cty TNHH Thương mại Minh Hương Địa chỉ ………………………………….Số tài khoản ………………… Hình thức kế toán : 131…… .Mã số………………………… STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Bóng đèn cái 30 8636 259.080 2 Bút điện cái 100 3182 318.200 3 Bóng đèn tuýp cái 30 16364 490.920 4 Dây điện Cuộn 50 5909 295.450 Cộng tiền hàng 1.363.650 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 136.365 Tổng cộng tiền kế toán 1.500.015 Số tiền viết bằng chữ : một triệu năm trăm nghìn không trăm mười lăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 099065 ngày 09/01/2006 kế toán ghi: Nợ TK 131: 1.500.015 đồng Có TK 511 : 1.363.650 đồng Có TK 3331 : 136.365 đồng Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN Mẫu số 01-VT Mã số thuế: 0100106764-1 PHIẾU XUẤT KHO QĐ số 1141-TC/CĐKT Cty: Ngày 9 tháng 1 năm 2006 Ngày 1-11-1995 của BTC Số:……...65……… Họ tên người nhận hàng: cty TNHH thương mại Minh Hương Lý do xuất kho: Bán buôn Xuất tại kho: 28 Hàng Cân – HK - HN STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá mua Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Bóng đèn cái 30 7000 210000 2 Bút điện cái 100 2400 240000 3 Bónh đèn tuýp cái 30 13200 396000 4 Dây điện Cuộn 50 4800 240000 Cộng 1086000 Ngày……..tháng ……năm 2006 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 632: 1.086.000 đồng Có TK 156: 1.086.000 đồng Trường hợp bán buôn khi khách hàng mua với số lượng lớn, hoặc kế toán tiền hàng trước thời hạn thì cty có thể ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu từ 1% - 2% cty sẽ chi bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ánh khoản này vào chi phí bán hàng. Ví dụ: Ngày 05/02/2006 Tổng cục hậu cần mua một lô hàng trị giá xuất kho là 4.750.000 đồng. Giá bán chưa thuế GTGT: 5.462.500 đồng (thuế GTGT 10%). Chưa kế toán tiền. Do chưa đến hạn kế toán nhưng khách hàng kế toán bằng tiền mặt trước thời hạn nên cty ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu là 1% và chi ngay bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131 : 6.008.750 đồng Có TK 511: 5.462.500 đồng Có TK 3331: 546.250 đồng Phản ánh số tiền đã thu được : Nợ TK 111: 6.008.750 đồng Có TK 131: 6.008.750 đồng Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 4.750.000 đồng Có TK 156: 4.750.000 đồng Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán phản ánh vào sổ chi tiết phí: Nợ TK 641: 60.087 đồng Có TK 111: 60.087 đồng Trường hợp bán buôn phát sinh hàng bị trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất, mặc dù rất ít phát sinh bởi khi giao hàng đều có sự kiểm tra của bên mua và cty luôn giữ đúng uy tín với khách. Tuy nhiên nếu có phát sinh hàng bị trả lại cty tìm cách thuyết phục khách đổi lô hàng khác thì việc hạch toán vẫn giữ nguyên, nhưng nếu khách hàng không đồng ý thì cty phải chấp nhận nhận lại hàng và trả cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào khoản phải thu của khách hàng đó. Ví dụ : Công ty Thanh Hà trả lại cho cty một lô hàng theo hoá đơn GTGT ngày12/01/2005, trị giá hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT là 165.000 đồng, cty nhận lại lô hàng đó và nhập lại kho và chấp nhận trừ vào các khoản phải thu cho họ ( cty yêu cầu phải có biên bản kiểm nhận, kèm theo phiếu xuất kho của bên mua). Kế toán hạch toán như sau: Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 531: 150.000 đồng Nợ TK 3331: 15.000 đồng Có TK 131: 165.000 đồng Phản ánh hàng bị trả lại nhập kho: Nợ TK 156: 133.928 đồng Có TK 632: 133.928 đồng Đồng thời phản ánh giảm doanh thu bán hàng: Nợ TK 511: 150.000 đồng Có TK 532: 150.000 đồng Từ định khoản trên, kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính : ngày tháng, số chứng từ, mã đối tượng, nội dung, số tiền theo đúng định khoản. Máy tính sẽ tự xử lý số liệu và trình tự ghi sổ đã hoàn tất. Mẫu sổ chi tiết TK131 – Phải thu của khách hàng áp dụng tại cty như sau: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng khách hàng: Bách hoá Thanh xuân ( B01p ) Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 Số dư nợ đầu kỳ: 43254136 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Nợ PS Có 03/03 HD 099273 511A209 2716334 03/03 HD 099273 333109 271634 03/03 HD 099274 511A209 1430208 03/03 HD 099274 333109 143022 04/03 PT 3003 Thu tiền bán bóng đèn 1111 13996824 05/03 PT 3007 Thu tiền hàng 1111 17370197 05/03 P T 3008 Thu tiền bán dây điện 1111 1344024 05/03 HD 099276 511A209 1221840 05/03 HD 099276 333109 122184 10/03 HD 099277 511A209 665040 10/03 HD 099277 333109 66504 31/03 PKT 03 đối trừ TK 331A 331A 9184336 Tổng phát sinh nợ: 6636776 Tổng phát sinh có: 41895381 Số dư nợ cuối kỳ: 7995531 Ngày …tháng …năm…. NGƯỜI LẬP BIỂU ( Ký, họ tên ) Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng theo dõi chi tiết công nợ phải thu của từng khách hàng, cụ thể đến từng số hoá đơn, từng số phiếu thu mà cty đã thu được. Từ sổ chi tiết TK 131 sẽ tập hợp vào sổ tổng hợp TK 131 để theo dõi tổng số nợ phải thu của nhiều khách hàng trong một tháng. Để theo dõi tổng số nợ phải thu của từng khách hàng cty theo dõi trên nhật ký chứng từ số 10, nhật ký chứng từ số 10 được mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng sau ( Trích mẫu sổ nhật ký chứng từ số 10). TỔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Từ ngày: 01/03/2006 đến ngày: 31/03/2006 Số dư nợ đầu kỳ: 371936203 TK đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có 111 Tiền mặt 774.284.881 1111 Tiền mặt Việt Nam 774.284.881 113 Tiền đang chuyển 83.527.300 141 Tạm ứng 2.100.000 331 Phải trả cho người bán 74.917.782 331A Phải trả cho ngươì bán - Hàng KD 74.917.782 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 57.197.324 3331 Thuế GTGT phải nộp 57.197.324 333109 Thuế GTGT đầu ra – Kho 1 57.197.324 336 Phải trả nộibộ 16.422.300 511 Doanh thu thuần 610.236.721 511A Doanh thu hàng kinh doanh 610.236.721 511A1 Doanh thu hàng kinh doanh – Bán lẻ 38.263.498 511A101 Doanh thu hàng KD - Tự chọn D2 36.871.088 511A111 Doanh thu hàng KD - D2 – Nguội 1.392.410 511A2 Doanh thu hàng KD - Bán buôn 571.973.223 511A209 Doanh thu hàng KD - Bán buôn - Kho 1 571.973.223 721 Các khoản thu nhập bất thường 143 821 Chi phí bất thường 390 Tổng phát sinh nợ: 669.534.188 Tổng phát sinh có: 949.152.653 Số dư nợ cuối kỳ : 92.317.738 Ngày…tháng…năm… NGƯỜI LẬP BIỂU ( Ký, họ tên )  Sổ cái TK 131 là sổ tổng hợp được mở cho cả năm. Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 10, kế toán ghi vào dòng ‘’Tổng phát sinh Có” trên sổ Cái này và căn cứ vào các NKCT có liên quan để ghi vào phần phát sinh Nợ TK 131, đối ứng Có TK liên quan. Sau đó, kế toán cộng phát sinh Nợ, tính ra số dư cuối kỳ. Mẫu sổ: Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 Nợ Có 145089340 TK ghi có Tháng1 Tháng2 Tháng 3 Cộng quý 141 2100000 2100000 333109 58078388 34485429 57197324 149761141 5113 2007381 2007381 511A101 95129505 52884476 36871088 184885069 511A111 27003000 175000 1392410 28570410 511A113 474201 474201 511A114 270000 270000 511A119 1350000 1350000 511A209 641961882 391292722 571973223 1605227827 721 143 143 Cộng PS nợ 824266976 480845008 669534188 1974646172 Cộng PS có 584645264 493619857 949152653 2027417774 Dư nợ cuối tháng 384711052 371936203 92317738 848964993 Dư có cuối tháng Ngày … tháng …năm… Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b. Trình tự hạch toán kế toán bán buôn vận chuyển thẳng Là hình thức bán hàng mà hàng hoá bán ra khi mua về không nhập vào kho của doanh nghiệp mà được chuyển bán thẳng cho người mua. Phương thức này được tiến hành theo hai hình thức : bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba: Theo hình thức này Cty mua hàng, nhận hàng mua ở kho người bán và giao bán luôn cho bên mua ngay tại đó. Cả ba bên đều chứng kiến việc giao nhận hàng hoá, khi đã hoàn tất thủ tục bán hàng thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Sau khi nhận hàng mua cty bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, sẽ chở hàng đến cho bên mua tại địa điểm do hai bên quy định trong hợp đồng, hàng được xác định là tiêu thụ khi bên bán nhận được tiền hoặc giấy báo của bên mua thông báo đã nhận hàng và chấp nhận kế toán. Nhìn chung, việc áp dụng hai phương thức bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng đã giúp cho cty tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, quá trình hạch toán kế toán đối với hình thức này thì không thay đổi so với hình thức bán buôn qua kho. cty vẫn phải qua các hoá đơn, chứng từ , sổ sách tương tự như với hình thức bán buôn qua kho. III. CÁC PHƯƠNG THỨC THU HỒI CÔNG NỢ cty có quan hệ kế toán với rất nhiều đối tượng khác nhau nên công tác thu hồi công nợ rất phức tạp, phương thức kế toán đa dạng. Hiện nay cty sử dụng 3 phương thức kế toán chủ yếu sau: kế toán bằng tiền mặt, kế toán bằng chuyển khoản (tiền gửi ngân hàng), kế toán bằng hình thức đối trừ. Biểu 5: Phương thức thu hồi công nợ (Quý I năm 2006). Diễn giải Chỉ tiêu Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) Phải thu của khách hàng Thu trực tiếp bằng tiền mặt 1.852.550.002 92,84 Thu qua NH bằng chuyển khoản 83.527.300 4,18 Thu bằng các hình thức khác 59.385.855 2,98 Tổng cộng 1.995.463.157 100 Qua bảng 5 “ phương thức thu hồi công nợ “ ta thấy tổng số nợ phải thu được từ khách hàng là 1.995.463.157 đồng, trong đó thu bằng tiền mặt chiếm 92,84%, thu bằng chuyển khoản là 4,18%, còn lại 2,98% là thu bằng các hình thức khác như đối trừ nợ. Do đặc điểm kinh doanh của cty chỉ bó hẹp trong phạm vi giao dịch, số lượng giao dịch nhỏ, đơn giản nên phương thức kế toán chủ yếu ở đây là thu trực tiếp bằng tiền mặt. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ kế toán của người mua kế toán kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hoá đơn và chứng từ kế toán, kế toán sẽ lập phiếu thu và ghi ngay vào sổ quỹ. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và các sổ kế toán liên quan. Liên 2 giao cho người nộp tiền để dùng làm chứng từ gốc kế toán với nơi chi tiền. Mẫu phiếu thu áp dụng ở cty như sau: CTY TNHH TƯ VÁN TRANG TRÍ NÔI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN Số phiếu 2004 Liên 1 Tài khoản 1111 PHIẾU THU Tài khoản đ/ư 131 Ngày 10/02/2006 Họ tên người nộp: Nguyễn Thị Thu Địa chỉ: Công ty vật liệu xây dựng – Hà Nội Về khoản: Thu tiền màn hợp đồng 099169 Số tiền: 511.210 đồng Bằng chữ: năm trăm mười một nghìn hai trăm mười đồng Kèm theo: 1 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với các đơn vị thuộc nguồn vốn ngân sách cấp thì có thể thu chuyển khoản qua ngân hàng bằng giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách.  Mẫu c2 .02/KB Số 12 GIẤY RÚT HẠN MỨC KINH PHÍ NGÂN SÁCH KIÊM CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN, THƯ, ĐIỆN, CẤP SÉC BẢO CHI Lập ngày 25/4/2006 Đơn vị mua hàng trả bằng nguồn ngân sách cho cty Giảng Võ Tạm ứng Thực chi (Khung nào không sử dụng thì gạch chéo) Đơn vị trả tiền: Ban QL các khu chế suất – Hà Nội Số TK: 31101250 Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công thương – Hà Nội Đơn vị nhận tiền: cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn Địa chỉ: 28 Hàng Gân – HK - HN Số TK: 71000A807 Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công thương – Hà Nội Phần do KBNN ghi Nợ TK: CóTK: Nội dung kế toán C L K M Số tiền Trả tiền mua vật dụng hành chính 4/2006 HĐ 035721,035722,037523 105 13 01 10 1.039.000 Cộng 1.039.000 Đơn vị trả tiền KBNNA ghi sổ ngày 28/4/2006 KBNNB ghi sổ KT trưởng Chủ TK KT KTtrưởng Giám đốc KT KTtrưởng Giám đốc KT Giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách sẽ được đơn vị trả tiền gửi đến ngân hàng có số tài khoản của mình ở đó, yêu cầu ngân hàng chuyển số tiền cần trả đến cho đơn vị nhận tiền có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng giao dịch. Sau đó căn cứ vào giấy báo số dư khách hàng của ngân hàng kế toán ghi giảm nợ cho đối tượng nợ và ghi tăng tài khoản theo dõi tiền gửi cho đơn vị thu nợ. Sở giao dịch I GIẤY BÁO SỐ DƯ KHÁCH HÀNG CN: 106 TK: 710A00807 Trang 311 Công ty TNHH tư vấn trang trí nội thất Và xây dựng Song Nguyễn Ngày 28/4/2006 Lãi suất 0,200% tháng Ngày PS trước Tích số: 607.191.445.490 Số bút toán Số chứng từ Doanh số nợ Doanh số có Số dư đầu ngày Trả lãi tiền gửi Tiền luỹ tháng Tiền luỹ năm Cộng ngày Số dư cuối ngày 222.984.968 2.103.806.702 1.499.460.301 1.039.000 2.113.849 3152.849 1.502.613.150 Các hình thức kế toán còn lại như bù trừ nợ với các đơn vị nội bộ trong công ty hoặc các khách hàng có quan hệ trao đổi mua bán qua lại với cty. Căn cứ vào các văn bản, hợp đồng kế toán ghi vào các tài khoản có liên quan. Ta có thể khái quát các hình thức kế toán qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ: CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỦ YẾU. TK131 TK111 TK112 TK131 1852550002 1852550002 83527300 83527300 59385855 Số tiền trên các phiếu thu 59385855 Số tiền ghi trên giâý báo có Số tiền hàng đối trừ nợ 12169440 Sự thể hiện các phương thức kế toán trên các tài khoản đã nói lên việc thu hồi công nợ của cty diễn ra đa dạng dưới nhiều hình thức đảm bảo thu hồi công nợ. IV. HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nghuyễn là đơn vị kinh doanh nhiều mặt hàng nên nguồn hàng của cty được nhập về từ các khách hàng khác nhau.Trong cùng một lúc thì cty không thể trả hết được số tiền hàng ngay với đơn vị bán hàng, mà phải sau một thời hạn nhất định theo điều kiện đã ký kết trong hợp đồng cty mới kế toán nốt số còn lại hoặc số tiền hàng chưa được kế toán. Trong trường hợp này, để đẩy mạnh lượng hàng hoá bán ra thì hợp đồng mua bán sẽ do bên bán hàng lập, trong hợp đồng có ghi rõ các điều khoản quy định đối với loại hàng hoá đó (quy cách, phẩm chất, giá cả, thời hạn, phương thức, địa điểm giao hàng, phương thức kế toán và thời điểm kế toán). Hợp đồng được thực hiện kể từ ngày hai bên ký kết. Sau khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho cty. Khi có hoá đơn tài chính và hàng hoá đi kèm thủ kho tiến hành kiểm tra xem hàng hoá có đảm bảo đúng với số lượng, quy cách,phẩm chất đã ghi trong hợp đồng không, nếu đủ điều kiện thì mới làm thủ tục để nhập kho. Phiếu nhập kho tại cty được lập thành 4 liên. Liên 1: Giao cho kế toán công nợ mua. Liên 2: Giao cho khách hàng làm thủ tục kế toán. Liên 3: Giao cho kế toán kho. Liên 4: Lưu tại quyển. Công ty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn Thuế 0101866966 Mẫu số 01 - VT QĐ Số 1141 - TC/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Số: 3039 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 3 năm 2006 Tên người giao hàng: Công ty tạp phẩm Theo: PXK Số 35 Ngày 12 tháng 3 năm 2006 của công ty tạp phẩm Mã số thuế:………………………………………………………….. Nhập tại kho: D2- Giảng võ - Hà Nội STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá mua Thành tiền 1 Bóng tuýp 0,6 Cái 25 4910 122.750 2 Fích 1099 Cái 12 32500 390.000 3 Bát canh Cái 80 3370 269.600 4 Nồi nhôm 14l Cái 02 69010 138.020 5 Khay đá 1,7 Cái 10 5624 56.240 Cộng 976.610 Thuế GTGT 10% 97.661 Tổng cộng kế toán 1.074.271 (Viết bằng chữ): Một triệu không trăm bảy mươi bốn nghìn hai trăm bảy một đồng Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 15601: 976.610 đồng Nợ TK 1331: 97.661 đồng Có TK 331A: 1.074.271 đồng Hàng hoá cũng có thể được nhập thẳng ra các quầy không qua kho nhưng vẫn do kế toán kho kiểm soát và cuối tháng hàng tồn ở các quầy vẫn được tính là hàng tồn của kho. Trường hợp hàng hoá không đủ số lượng thừa hoặc thiếu phải báo ngay cho người giao hàng để kịp thời điều chỉnh số lượng hàng còn thiếu hoặc thừa ngay trên hoá đơn hoặc trên sổ sách kế toán. + Trường hợp thừa hàng: Khi kiểm tra hàng hoá thấy thừa phải viết hoá đơn GTGT đúng, đủ với số lượng hàng đem thừa. Nếu bên bán không xuất hoá đơn GTGT, kế toán lập biên bản lên thừa hàng hạch toán tài khoản 3381 chờ xử lý (trường hợp này ít xảy ra). + Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn GTGT: Khi kiểm hàng thấy thiếu thủ kho chỉ nhập hàng thực tế, số thiếu yêu cầu bên bán đem hàng đến trả đúng, đủ với hoá đơn GTGT. Nếu bên bán không đem hàng đến cty yêu cầu huỷ hoá đơn đó thay bằng hoá đơn GTGT cho đúng nhập thực tế, đồng thời lập biên bản thiếu hàng hạch toán vào tài khoản 1381. Ví dụ: cty mua hàng của Bách Hoá Bưởi Hà Nội theo hoá đơn GTGT ngày 02/02/2005 tất xuất khẩu vơí số lượng 150 đôi trị giá 954.450 đồng. Nhưng số lượng nhập thực tế tại cty là 130 đôi trị giá 827.190 đồng. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 15603: 827.190 đồng Nợ TK 1381: 127.260 đồng Có TK 331A: 954.450 đồng + Trường hợp cty đi mua lô hàng dự trữ, tuỳ theo thời gian quy định trong một lần nhập hoặc nhiều lần nhập đạt mức doanh thu quy định của đơn vị bán mà cty được hưởng tỷ lệ chiết khấu nhất định. Việc dữ trữ hàng chỉ xảy ra đối với các ngày lễ tết. Ví dụ: cty mua sản phẩm bột bả của công ty Đông Nam Á trị giá 50.000.000 đồng, thuế GTGT 10% trong một lần nhập hàng. Chưa trả tiền. Chiết khấu được hưởng là 5%. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 15603: 50.000.000 đồng Nợ TK 1331: 5.000.000 đồng Có TK 331A: 55.000.000 đồng Phản ánh số chiết khấu kế toán được hưởng trừ vào số nợ phải trả: Nợ TK 331A: 2.750.000 đồng Có TK 15603: 2.500.000 đồng Có TK 1331: 250.000 đồng + Trường hợp hàng mua về do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc gần hết hạn sử dụng, cty sẽ tiến hành xuất trả lại hàng theo quy định trong hợp đồng. Thủ tục xuất trả bao gồm: biên bản xuất trả hàng, phiếu xuất kho của cty kèm theo phiếu nhập kho của đơn vị bán (áp dụng đối với đơn vị tính thuế GTGT trực tiếp). Ví dụ : Cty trả lại lô hàng cho công ty rượu Trường Xuân, trị giá lô hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT là 1.000.000 đồng. Hai bên thoả thuận trừ vào số nợ phải thu. Kế toán tiến hành hạch toán như sau: Nợ TK 331A: 1.000.000 đồng Có TK 10605: 990.000 đồng Có TK 1331: 10.000 đồng Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Để tránh tình trạng làm thủ tục qua nhiều bước trong khâu xuất trả và tiết kiệm thời gian, khi xuất trả cty hạch toán qua tài khoản 131 bằng hóa đơn GTGT tại cty coi như là hàng được bán lại hoà giá. Ví dụ: cty mua thực phẩm của Công ty Đồ hộp Hạ Long trị giá 2.000.000 đồng, thuế GTGT 10%. Chưa trả tiền. Theo quy định trong hợp đồng hàng hết hạn sử dụng cty được phép xuất trả lại hàng trị giá 200.000 đồng. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 1561: 2.000.000 đồng Nợ TK 1331: 200.000 đồng Có TK 331A: 2.200.000 đồng Phản ánh trị giá hàng bị trả lại Nợ TK 131: 220.000 đồng Có TK 511: 200.000 đồng Có TK 3331: 20.000 đồng Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra: hoá đơn của người bán, các biên lai hay giấy biên nhận, giấy đề nghị kế toán kèm theo chứng minh thư nhân dân của người nhận tiền và phiếu nhập kho, kế toán sẽ lập phiếu chi và phản ánh ngay vào sổ quỹ. Phiếu chi được lập thành 2 liên trên máy vi tính sau đó được in ra: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu tại đây, đến cuối tháng giao lại cho kế toán trưởng kiểm tra và lưu trữ. Liên 2 giao cho người nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền. Mẫu phiếu chi áp dụng tại cty như sau: CTY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN SỐ PHIẾU 2005 28 HÀNG CÂN – HK - HN LIÊN 1 TÀI KHOẢN 1111 TÀI KHOẢN Đ/Ư 331A PHIẾU CHI Ngày 10/02/2006 Người nhận tiền: Nguyễn Hoàng Dũng Đơn vị: A05 Công ty ăn uống thuỷ tạ Địa chỉ: Số 6 Lê Thái Tổ Về khoản: Tiền hàng CM 011354362 CAHN Số tiền: 234.616 đồng Bằng chữ: Hai trăm ba bốn nghìn sáu trăm mười sáu đồng Kèm theo: 2 chứng từ gốc Căn cứ vào các phiếu chi đã được lập, kết hợp với các chứng từ của người bán, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 331A: 234.616 đồng Có TK 1111: 234.616 đồng Từ định khoản trên kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính, kế toán cập nhật các phần: số chứng từ, mã đối tượng, nội dung, số tiền theo định khoản vào máy tính. Từ đó, phần mềm kế toán sẽ tự xử lý các thông tin và số liệu trên, có nghĩa là trình tự ghi sổ sẽ do máy tính làm việc từ A đến Z. Cuối tháng khi lập báo cáo tổng hợp thì tổng số dư tài khoản trong phần theo dõi chi tiết được so sánh với phần theo dõi tổng hợp. CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331- Phải trả cho người bán Khách hàng: Công ty CP Vân Thái (V01) Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 Số dư có đầu kỳ: 6788290 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư PS Nợ PS Có 10/03 PKT 3025 Giấy ăn 15606 587640 10/03 PKT 3025 Giấy ăn 1331 58764 09/03 PC 3019 Trả tiền hàng 1111 5010629 Tổng phát sinh nợ: 5010629 Tổng phát sinh có : 646404 Số dư có cuối kỳ: 2424065 Ngày …tháng…năm… NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) CTY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN Tài khoản: 331- Phải trả cho người bán Từ ngày: 01/03/2006 đến ngày: 31/03/2006 Số dư có đầu kỳ: 961.447.359 TK đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có 111 Tiền mặt 1.067.827.428 5.658.656 1111 Tiền mặt Việt Nam 1.067.828.428 5.658.656 113 Tiền đang chuyển 91.689.300 131 Phải thu của khách hàng 74.917.782 133 Thuế GTGT được khấu trừ 99.406.750 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá 99.406.750 141 Tạm ứng 10.060.200 156 Hàng hoá 105.960 1.028.534.001 15600 Hàng hoá - Máy 9 3.860.755 15601 Hàng hoá - Máy 1 15.235.292 15602 Hàng hoá - Máy 2 15.384.562 15603 Hàng hoá - Máy 3 12.878.867 15604 Hàng hoá - Máy 4 64.709.283 15605 Hàng hoá - Máy 5 105.960 6.372.680 15606 Hàng hoá - Máy 6 5.902.078 15607 Hàng hoá - Máy 7 29.958123 15608 Hàng hoá - Máy 8 11.466.924 15609 Hàng hoá - kho 1 Bình 731.130.728 15610 Hàng hoá - kho 2 Bắc 41.869.482 15611 Hàng hoá - Quầy D2- Nguội 6.735.895 15613 Hàng hoá - Quầy D2- sất thếp 6.031.160 15615 Hàng hoá - Quầy Kim Mã- bột bả 13.128.817 15616 Hàng hoá - Quầy Kim Mã- Tạp phẩm 9.656.013 15617 Hàng hoá - Quầy Thống nhất- Dụng cụ 7.729.640 15618 Hàng hoá - Quầy Thống nhất- Tạp phẩm 14.419.824 15619 Hàng hoá - Quầy Thành công- Dụng cụ 7.617.314 15620 Hàng hoá - Quầy Thành công- Tạp phẩm 24.446.563 331 Phải trả cho người bán 494.000 494.000 331A Phải trả cho người bán – Hàng KD 494.000 494.000 336 Phải trả nội bộ 116.422.300 721 Các khoản thu nhập bất thường 390.332 821 Chi phí bất thường 372.287 Tổng phát sinh nợ: 1.261.907.302 Tổng phát sinh có: 1.134.465.694 Số dư có cuối kỳ: 834.005.751 Ngày … tháng … năm… NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) Việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kế toán với người bán được thực hiện trên NKCT số 5 (tại cty, NKCT số 5 được mở mỗi tháng 1 tờ). Số dư đầu tháng của từng người bán được lấy từ số dư cuối tháng của NKCT số 5 trước. Số dư cuối tháng căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng của người bán để xác định. Số liệu trên NKCT số 5 đảm bảo khớp đúng với sổ chi tiết tài khoản 331. ( Mẫu NKCT số 5 áp dụng tại cty) Sau khi ghi xong NKCT số 5, tổng cộng sổ, đối chiếu khớp đúng với số liệu của các NKCT số 5 phần ghi có tài khoản 331 dùng để ghi vào sổ cái. CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRANG TRÍ NỘI THẤT VÀ XÂY DỰNG SONG NGUYỄN Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 331A Nợ Có 830.074.427 TK đối ứng Tháng 01 Tháng 02 Tháng 03 Cộng quý 1111 1.881.780.556 958.706.852 1.067.827.428 3.908.314.836 113 91.689.300 91.689.300 131 74.917.782 74.917.782 1331 80.523 80.523 141 10.060.200 10.060.200 15601 4.701.959 4.701.959 15603 157.005 157.005 15605 105.960 105.960 15609 1.375.665 1.375.665 331A 494.000 494.000 336 16.422.300 16.422.300 721 828 390.332 391.160 Cộng PS nợ 1.881.781.384 965.022.004 1.261.907.302 4.108.710.690 Cộng PS có 2.037.948.278 940.228.042 1.134.465.694 4.112.642.014 Dư nợ cuối tháng Dư có cuối tháng 986.241.321 961.447.359 834.005.751 2.781.694.431 Kế toán ghi sổ Ngày … tháng … năm (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) V. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH KẾ TOÁN VÀ KHẢ NĂNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ CỦA CTY 5.1. Phân tích tình hình kế toán của cty Tình hình kế toán của doanh nghiệp phản ánh kết quả của hoạt động kế toán ở một thời điểm, một thời kỳ nhất định (1 năm) như: Số đã thu, đã trả, số còn phải thu, còn phải trả. Mặt khác nó cũng là căn cứ để doanh nghiệp tiến hành lập dự toán các khoản phải thu, các khoản phải trả từ đó có kế hoạch vốn đúng đắn phục vụ hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Từ số liệu trên bảng cân đối kế toán năm 2005 chúng ta lập được bảng phân tích tình hình kế toán của cty Tình hình kế toán của cty được thể hiện qua biểu 6. Qua biểu 6 ta thấy các khoản phải thu của cty cuối năm so với đầu năm tăng 23,18% tương ứng với 33.371.253 đồng. Trong đó các khoản trả trước cho người bán và phải thu khác giảm nhiều còn các khoản phải thu cuả khách hàng tăng lên. Nếu chỉ xét về sự tăng lên của các khoản phải thu cuối năm so với đầu năm như vậy là không tốt. Đối với các khoản phải trả ta thấy tổng các khoản phải trả tăng 16,79% tương ứng với 175.899.702 đồng. Các khoản phải trả tăng lên chủ yếu là do sự tăng lên của khoản vay ngắn hạn và phải trả cho người bán, các khoản còn lại đều giảm so với đầu năm. Phải trả khách hàng tăng so với đầu năm chứng tỏ cty đã được tài trợ ngắn hạn của nhà cung cấp bằng việc mua chịu hàng hoá. Tuy nhiên để đánh giá một cách tổng quát tình hình kế toán của cty chúng ta phải xem xét chỉ tiêu tổng nợ phải thu so với tổng nợ phải trả đầu năm là 13,74% đến cuối năm tăng lên 14,49%. Chỉ tiêu này chứng tỏ cty đi chiếm dụng vốn của doanh nghiệp khác. Tuy việc chiếm dụng vốn rất có lợi nhưng việc theo dõi kế toán công nợ phải chặt chẽ bởi vì nếu các khoản phải trả kế toán vào một thời điểm sẽ gây khó khăn trong việc huy động vốn. Tỷ trọng nợ phải thu so với tài sản lưu động đầu năm là 9,41%, tỷ lệ này hơi thấp nó cho thấy cty đã rất hạn chế bán chịu hàng hoá từ đó hạn chếviệc mở rộng quy mô kinh doanh của cty Vì vậy cty phải điều chỉnh tỷ lệ này sao cho phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Tỷ trọng này đến cuối năm là 10,53% tăng 1,12% so với đầu năm. 5.2 Phân tích khả năng kế toán của cty Tình hình tài chính của cty chịu ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến tình hình kế toán. Để thấy rõ tình hình tài chính của cty hiện tại và trong tương lai, cần đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng kế toán của cty. Nhu cầu kế toán là điều kiện tất yếu khi cty mua chịu hàng hóa cty cung ứng, song nhu cầu có khả năng kế toán hay không còn phụ thuộc vào lượng tiền dùng cho kế toán ở mỗi thời điểm trả nợ của cty. Nhu cầu kế toán của cty thường phát sinh vào giữa các chu kỳ sản xuất kinh doanh, vì nó phụ thuộc vào thời hạn tín dụng của nhà cung cấp cho cty. Song nguồn trả chính của cty là khoản tiền thu được từ hoạt động bán hàng từ kỳ trước. Vì vậy chúng ta phải tiến hành phân tích nhu cầu và khả năng kế toán của cty để từ đó có chính sách trả nợ cho tốt. Hệ số kế toán hiện thời cho phép ta đánh giá một cách cụ thể về khả năng các nguồn lực dành cho kế toán của cty với việc đáp ứng nhu cầu trả nợ trước mắt. Mặt khác chỉ tiêu này cho thấy với khả năng của mình cty có thể kế toán các khoản nợ ngắn hạn hiện tại được bao nhiêu lần. Hệ số kế toán hiện thời của cty cuối năm là 1,32 nhỏ hơn so với đầu năm là 0,06, hệ số này lớn hơn 1 chứng tỏ tổng giá trị tài sản lưu động của cty có khả năng đủ để đáp ứng việc kế toán các khoản nợ ngắn hạn. Hệ số kế toán nhanh. Kết quả tính toán trên cho thấy hệ số kế toán nhanh của cty đầu năm và cuối năm là tương đối lớn, cty có thể kế toán các khoản nợ đến hạn bằng tiền một cách nhanh chóng. Hệ số này ở thời điểm cuối năm cao hơn so với đầu năm là 0,05. Điều này thể hiện cty đã biết sử dụng đồng vốn của mình một cách có hiệu quả, đảm bảo đủ vốn để đáp ứng các yêu cầu kế toán, nói chung cty có khả năng kế toán. VI. BIỆN PHÁP TĂNG CƯỜNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ Như ta đã biết công nợ bao gồm 2 mảng: Công nợ phải thu và công nợ phải trả. Tổ chức thực hiện tốt công tác công nợ là bảo đảm thu hồi vốn nhanh, đầy đủ và kịp thời, đồng thời cũng phải chi trả các khoản nợ của doanh nghiệp đúng thời hạn. Việc thu hồi vốn nhanh đủ kịp thời sẽ đảm bảo cho tình hình tài chính của doanh nghiệp vững vàng ổn định, doanh nghiệp chủ động được về vốn không bị ứ đọng, mất mát vốn, quy mô thu kinh doanh không bị thu hẹp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc bán chịu là hình thức chịu mà người bán thường áp dụng khuyến khích người mua, là phương tiện quảng cáo để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, mở rộng thị trường kinh doanh. Tuy nhiên hình thức bán chịu cũng có mặt trái của nó, nếu doanh nghiệp cứ để tình trạng thiếu nợ đối với khách hàng kéo dài sẽ dẫn đến hậu quả thiếu vốn trong quá trình hoạt động làm cho quy mô kinh doanh phải thu hẹp lại. Vì vậy khi ký kết các hợp đồng kinh tế, mua bán, doanh nghiệp phải xác định rõ phương thức, hình thức kế toán và thời hạn kế toán. Kế toán các khoản nợ đúng hạn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp giữ được chữ tín với các chủ nợ, duy trì được mối quan hệ lâu dài trong việc vay vốn hay mua chịu của doanh nghiệp sau này. Do vậy trong kế toán thường xuất hiện tình trạng chiếm dụng vốn trái phép, tạo ra nợ khó đòi giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, cá nhân với nhau. Thực vậy mọi công ty đều muốn trì hoãn việc kế toán trong quan hệ với người cung cấp nhưng ngọc lại muốn thu hồi được vốn (nằm dưới dạng các khoản phải thu) càng nhanh càng tốt. Điều này sẽ tạo mâu thuẫn bởi tất cả các công ty trên thương trường đến có mối quan hệ khá phức tạp, đa dạng với người cung cấp, khách hàng… đồng thời bản thân công ty có trong quan hệ này là người cung cấp nhưng trong quan hệ khác lại là khách hàng. Do đó giả sử công ty có ý định trì hoãn kế toán một khoản nợ thì chỉ nên trì hoãn trong phạm vi thời gian và các chi phí tài chính cho phép, không làm ảnh hưởng đến vị thế tín dụng của mình. Điều này có nghĩa công ty chỉ có thể tiếp tục kinh doanh làm chủ thị trường “khi có chính sách kế toán công nợ đạt được sự thoả đáng với cả hai phía (đối với doanh nghiệp, đối với các đối tác, trong quan hệ kế toán”. Mục đích của các nhà theo dõi và quản lý công nợ là làm thế nào thu hồi công nợ càng nhanh càng tốt với điều kiện không làm ảnh hưởng tới doanh số bán hàng và lợi nhuận của công ty. Trong quá trình hoạt động, một doanh nghiệp có các nghiệp mua bán chịu, bán chịu hay chậm kế toán phát sinh là bình thường diễn ra hàng ngày khi đó cũng (đồng thời) tạo ra những hoá đơn mới cho kế toán trong khi những hoá đơn cũ cũng có thể cũng đã đến thời hạn hay chưa kịp kế toán. Tuy nhiên độ lớn các khoản phải thu của doanh nghiệp cũng thay đổi theo thời gian, tuỳ thuộc vào tốc độ thu hồi nợ cũ và tạo ra nợ mới cũng như sự tác động điều kiện kinh tế cung nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Nhưng nó cũng có một số biến số mà doanh nghiệp có thể kiểm soát tác động đến độ lớn cũng như quy mô cuả các khoản phải thu một cách mạnh mẽ. Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng chính sách tín dụng để kiểm soát các biến số này. Giá bán, chất lượng sản phẩm, danh tiếng của công ty… là những yếu tố quyết định mức cân đối với sản phẩm mà ban lãnh đạo công ty có thể kiểm soát được. 6.1. Chính sách tín dụng Đây không chỉ là yếu tố quyết định, khách quan có liên quan đến mức độ, chất lượng và ruỉ ro của doanh thu bán hàng mà ở một khía cạnh nào đó có tác dụng không nhỏ đến công tác hiệu quả kế toán công nợ cty 6.1.1. Tiêu chuẩn tín dụng Là nguyên tắc chỉ đạo định tố sức mạnh tài chính tối thiểu và có thể chấp nhận được của những khách hàng mua chịu. Để làm rõ điều này cty cần cử người làm rõ xác minh chính xác tình hình tài chính của đối tượng. Nếu thấy không đạt yêu cầu thoả thuận của hai bên thì hợp đồng không được tiến hành tiếp hoặc huỷ bỏ. 6.1.2. Tổ chức các phương thức kế toán Là việc lựa chọn các phương thức theo thoả thuận nhằm thu được tiền nhanh giảm chi phí thu nợ. Tận dụng chênh lệch thời gian thu chi ( thư chuyển tiền, điện chuyển tiền…). 6.1.3. Khuyến khích kế toán nhanh Trong quá trính bán hàng tỳi cty nên có chính sách chiết khấu cho những khách hàng kế toán cho cty trước thời hạn (trên cơ sở tính toán giữa số chiết khấu bỏ ra và lợi ích từ việc kế toán của khách hàng cho cty đem lại) từ đó làm tăng vòng quay các khoản phải thu tạo nguồn vốn kịp thời cho kế toán nợ phải trả. Đối với hoạt động kế toán cho nhà cung cấp cty nên kế toán các khoản nợ phải trả trước thời hạn cho nhà cung cấp khi có tiền nhàn rỗi để có thể nhận tiền chiết khấu từ phía nhà cung cấp hay ít ra cũng làm tăng vị thế của cty trên thị trường. 6.2. Khai thác sử dụng hợp lý các nguồn vốn Vốn kinh doanh của cty được bù đắp từ nhiều nguồn vốn khác nhau. Vốn tự có của cty càng nhiều thì cty sẽ hạn chế được số vốn vay như vậy sẽ tiết kiệm được một khoản trả lãi tiền vay, tiết kiệm chi phí vay vốn, tăng được lợi nhuận cho cty. Nếu nguồn vốn tự có chưa đáp ứng đủ nhu cầu vốn kinh doanh có thể huy động thêm các nguồn vốn bên ngoài trên cơ sở tính ưu nhược điểm của từng loại vốn, buộc cty phải tính toán hiệu quả kinh tế, xem xét kết quả thu được có đủ chi phí tiền lãi hay không. Ngoài các khoản bù đắp chi phí, lãi thu được bao nhiêu và đIều kiện cho phép nếu hạn chế các khoản vay (nhiều) này. Vay tín dụng là hình thức huy động vốn chủ yếu mà hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng, tuy nhiên cty cần cân nhắc khi quyết định sử dụng tín dụng ngắn hạn hay dài hạn. Rủi ro liên quan tới các khoản đầu tư bằng tín dụng nhìn chung cao hơn những rủi ro gắn liền vơí việc sử dụng các nguồn tín dụng dài hạn bởi tỉ lệ lãi suất ngắn hạn hay thay đổi nhiều hơn lãI suất dài hạn. Hơn nữa, bằng cách sử dụng nợ dài hạn cty có thể cố định các chi phí trả lãi trong suốt thời gian vay mượn. Trái lại, việc sử dụng nợ ngắn hạn kéo theo một nhu cầu phải thường xuyên tái tài trợ với những tỉ lệ lãi suất có thể dao động rất lớn và phải chịu chi phí huy động nợ. 6.3. Huy động và tranh thủ các nguồn huy động ngắn hạn Các nguồn tài trợ ngắn hạn là khoản tiền mà doanh nghiệp sử dụng phải hoàn trả trong thời hạn 1 năm kể từ ngày nhận tiền. Các khoản tài trợ này gần các khoản tín dụng thương mại mà cty nhận được từ nhà cung cấp khi mua các loạt hàng hoá dưới hình thức mua chịu, mua bằng tiền ký quỹ. Ngoài ra nó còn bao gồm tiền đặt của khách hàng để mua hàng hoá dịch vụ theo hợp đồng và những khoản tiền vay ngắn hạn do các tổ chức tài trợ. Đồng thời nó cũng bao gồm các khoản nợ tích luỹ gồm các loại nợ tiền lương của nhân viên mà cty chưa trả, nợ tiền thuế… đó là nguồn tài trợ ngắn hạn không do vay mượn. Cần quan tâm đến nguồn tài trợ ngắn hạn không do vay mượn bởi thực tế cty có thể tranh thủ được nguồn tài trợ này mà không phải tốn kém nhiều. Nguồn tài trợ ngắn hạn không do vay mượn là những nguồn ngân quỹ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của cty. Các nguồn ngân quỹ này bao gồm các khoản nợ tích luỹ, tín dụng thương mại và tiền đặt cọc của khách hàng. Các khoản nợ tích luỹ này tự phát thay đổi cùng với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khi cty mở rộng hoạt động các khoản nợ này cũng tự tăng lên và ngược lại. Các nguồn kinh phí này là những hình thức tài trợ “ miễn phí” bởi lẽ doanh nghiệp, có thể sử dụng tiền mà không phả trả lãi do đến ngày kế toán. Tuy nhiên phạm vi ứng dụng các khoản nợ tích luỹ là có giới hạn. Tín dụng tiền mặt là một nguồn tài trợ ngắn hạn, quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp. Không giống như các khoản nợ tích luỹ, tín dụng tiền mặt rất linh động về thời hạn kế toán cũng như các điều kiện chiết khấu hay quy mô tài trợ. VII. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TẠI CTY Sau thời gian thực tập, nghiên cứu tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán nói riêng cuả cty, đề tài đưa ra một số đánh giá về thực trạng công tác như sau: 7.1. Ưu điểm Tại ctyTNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn công tác kế toán nói chung và công tác kế toán kế toán nói riêng tại cty đi vào nề nếp khá ổn định, đội ngũ kế toán đã đóng góp to lớn vào sự phát triển của cty, công tác tổ chức kế toán đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh ngày càng cao của nền kinh tế. Trong bộ phận kế toán, các nhân viên đều được bố trí một việc cụ thể, không có sự chồng chéo giữa các khâu mà chỉ có sự phối hợp nhịp nhàng tạo thành chuỗi mắt xích liên hoàn giữa các khâu, nhằm cung cấp đầy đủ nhất các thông tin cho ban lãnh đạo cty để kịp thời chỉ đạo kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán tại cty đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán được phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng dễ hiểu, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán. Mặc dù, cty có quy mô kinh doanh không lớn nhưng số lượng mặt hàng rất phong phú đa dạng, được tập trung chủ yếu để bán lẻ tại cửa quầy và bán buôn qua kho, nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quá nhiều, do vậy công tác hạch toán đòi hỏi phải chi tiết cụ thể với hình thức kế toán tập trung thì tất cả các chứng từ đều được tập trung về phòng kế toán để kiểm tra hạch toán chi tiết, đIều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát đối chiếu của kế toán trưởng và ban lãnh đão cty. Việc vận dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ rất phù hợp và thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh, làm cho công việc kế toán không bị dồn dập vào cuối kỳ, mà được giàn trải đều trong kỳ nên việc lập báo cáo tài chính tương đối nhanh chóng. Chế độ kế toán của cty được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý. Quy chế về kế toán, về kê khai nộp hoá đơn chứng từ được đặt ra, thông báo rõ ràng đến từng khách hàng và được thực hiện nghiêm túc. Việc đa dạng hoá các hình thức kế toán, nhanh gọn trong thủ tục đã tạo ra yếu tố thuận lợi cho quá trình kế toán chỉ trả trong cty. Bên cạnh những ưu đIểm thì công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán nói riêng còn có một số hạn chế cần phải hoàn thiện . 7.2. Một số tồn tại - Thứ nhất: Việc bố trí nhân viên kế toán và phân định theo từng công việc cụ thể mang tính chuyên môn hoá cao cũng có những ưu và nhược đIểm khác nhau. Nếu như tất cả các nhân viên đều làm việc đầy đủ tập trung, liên tục thì hiệu quả làm việc rất cao, nhưng nếu có một nhân viên thuộc bộ phận kế toán nào đó nghỉ làm trong một thời gian dài thì công tác kế toán sẽ gặp khó khăn, bởi phần công việc của nhân viên này sẽ bị gián đoạn vì không có người thay thế nên buộc nhân viên kế toán ở bộ phận kế toán khác phải kiêm thêm công việc này, nhưng do sự chuyên môn hoá quá lâu nên bản thân họ xử lý công việc chậm hơn ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu quả chung của công việc, thậm chí cón gây nên những thiếu sót không đáng có. Để khắc phục nhược điểm này cty nên có sự trao đổi vị trí của từng nhân viên sau một thời gian làm việc, để tránh sự nhàm chán trong công việc, từ đó có thể phát huy tính sáng tạo của mỗi nhân viên. - Thứ hai: Về phần hạch toán kế toán. + Cty đã hợp nhất hai khoản mục phí đó là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành một khoản mục phí, theo dõi chung trên sổ chi tiết tài khoản TK 641, điều này không hợp lý gây khó khăn trong việc quản lý các khoản chi phí phát sinh, không xác định được các khoản chi cho hoạt động bán hàng, cho quản lý cty là bao nhiêu? + Đối với các khoản giảm giá hay chiết khấu bán hàng cho khách nhưng cty ại hạch toán khoản chi này vào TK 641 coi đó là chi phí bán hàng, như vậy đã làm độn thêm số tuyệt đối về chi phí bán hàng, làm sai bản chất của TK 641. + Trong bán buôn, cty đều cho khách hàng nợ lại tiền hàng sau một khoảng thời gian theo sự thoả thuận của hai bên. Đa số khách hàng mua buôn tại cty đều là những khách hàng quen thuộc, có uy tín trên thị trường, nên cty không chú trọng đến việc lập dự phòng cho các khoản nợ thuộc diện phải thu khó đòi, nhất là đối với khách hàng mới hoặc những khách hàng mà xét thấy không có khả năng trả nợ. Qua việc phân tích, đánh giá những ưu và nhược điểm ở trên cho thấy về cơ bản thì công tác kế toán nói chung và kế toán kế toán nói riêng cũng đã phát huy hết khả năng của mình để đánh giá thực trạng kinh doanh của cty. Tuy nhiên việc hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán đặc biệt là công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán là rất cần thiết đối với cty để góp phần nâng cao chất lượng của toàn bộ công tác kế toán. VIII. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ BÁN HÀNG TẠI CTY Với những kiến thức đã được học tập tại trường và thời gian tìm hiểu thực tế về công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán tại cty TNHH tư vấn trang trí nội thất và xây dựng Song Nguyễn . Tôi xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán . - Tách riêng khoản chi phí quản lý, hạch toán vào TK 642 để phân biệt với các khoản chi phí phục vụ riêng cho quá trình bán hàng. Kế toán nên sử dụng tài khoản TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”, dùng để hạch toán toàn bộ các khoản mục chi phí có liên quan trực tiếp đến khâu bán hàng sẽ đưa thẳng vào TK 641 như là: chi phí bao bì, bao gói, chi phí để dùng dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, và các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến quá trình bán hàng. - Bán buôn trong nội bộ cty giữa các cty nên sử dụng hai TK 512, TK 632. Trong bán buôn ngoài việc cung cấp hàng hoá cho các bạn hàng ngoài công ty thì cty còn cung ứng một lượng hàng không nhỏ cho các đơn vị trong nội bộ công ty như: Bách hóa Khâm Thiên, Trung tâm thương mại Đinh Tiên Hoàng, Bách hoá Bưởi… khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng cho các cty Bách hoá trong nội bộ công ty, kế toán thường theo dõi chung cho cả trường hợp bán buôn bên ngoài côn