Đề tài Kế toán các khoản phải trả tại công ty TNHH Cogniplus Interiors

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 5 KẾT LUẬN 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 PHỤ LỤC 84 1A: Màn hình nhập liệu phiếu chi ngân hàng tại phần mềm 84 1B: Màn hình đăng nhập sổ chi tiết công nợ cũng như sổ chi tiết các tài khoản khác tại phần mềm 84 1C: Sổ chi tiết công nợ Công ty TNHH TM DV Đỉnh Phú 85 1D: Màn hình Cash Flow (dùng để lập báo cáo hàng tuần, hàng tháng tại C+ 85 1E: Bộ hồ sơ thanh toán gồm có: Đề nghị thanh toán AC01-09, UNC, Hợp đồng, Đơn hàng, Bảng báo giá, Bảng so sánh giá, Biên bản giao nhận, Bảng quyết toán, Bảng nghiệm thu khối lượng, Cabinet Delivery Inspection 1F: Giấy Đề nghị khách hàng thanh toán 1G: Hợp đồng với KH LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Nước ta là một nước đang phát triển, nền kinh tế vẫn còn đang trong giai đoạn thực hiện các chính sách đổi mới nhằm tạo ra những bước chuyển mạnh mẽ, đưa nước ta thành một nước công nghiệp. Để thực hiện mục tiêu công nghiệp hoá - hiện đại hóa đất nước, xây dựng kinh tế thị trường định hướng XHCN thì nền kinh tế cần phát triển ổn định, vững chắc, phấn đấu đạt được chỉ tiêu tăng trưởng kinh tế kế hoạch đã đề ra. Do đó nhà nước ta thực hiện chính sách kinh tế mở cửa và hội nhập để tồn tại trong nền kinh tế hiện nay thì các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao vị thế của mình để có thể tồn tại và phát triển. Để có thể đứng vững trước những cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp Việt Nam đang có những bước chuyển biến mạnh mẽ cả về hình thức, quy mô lẫn hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng dù có phát triển đến mức nào, ở loại hình doanh nghiệp đi chăng nữa thì doanh nghiệp cũng phải chú ý đến hiệu quả kinh doanh đó là điều cơ bản để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Muốn vậy điều trước tiên là phải tạo được chữ tín. Trong hoạt động kinh doanh thì việc mua hàng và bán hàng được diễn ra hàng ngày và chiếm khối lượng lớn công việc do đó thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ phải thu và phải trả. Mặt khác nghiệp vụ thanh toán liên quan với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Vì vậy để tránh việc chiếm dụng vốn, đảm bảo thu chi trong kì, kế toán phải thu và phải trả đóng vai trò không nhỏ. Nếu giải quyết tốt nghiệp vụ này sẽ tạo thuận lợi cho quá trình thu mua và tiêu thụ hàng hóa và hơn thế nữa sẽ tạo được niềm tin lớn cho các bên kinh doanh. Như vậy có thể nói nghiệp vụ phải thu và phải trả có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khi tiếp xúc với thực tế công tác kế toán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors em nhận thấy rằng, kế toán phải thu, phải trả tại công ty trang trí nội thất và xây dựng có nhiều điểm khác biệt với loại hình sản xuất , thương mại, đồng thời nghiệp vụ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại công ty. Do đó người kế toán phải rất linh hoạt và biết sắp xếp công việc hợp lí để các công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và thuận lợi nhất. Vì vậy em chọn đề tài: “Kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors” làm đề án khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Tình hình nghiên cứu: Đề tài “ Kế toán khoản phải thu, phải trả” đã được thực hiện rất nhiều tại các công ty khác nhau với các loại hình kinh doanh. Tại Công ty TNHH Cogniplus Interiors đã có một số đề tài được thực hiện như “ kế toán các khoản phải thu”, “ kế toán các khoản phải trả” tuy nhiên đề tài “ kế toán khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán” chưa được thực hiện. Vì vậy qua đề tài này sẽ làm rõ quy trình thực hiện khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại công ty xây dựng, trang trí nội thất nói chung và tại Cogniplus nói chung 3. Mục đích nghiên cứu: Hiểu rõ hơn công tác kế toán nói chung cũng như kế toán phải thu phải trả ở một công ty cụ thể . Khai thác những điểm khác nhau giữa lý thuyết và thực tế, giữa loại hình công ty xây dựng và thương mại, sản xuất về đề tài đã chọn . Đưa ra nhận xét và kiến nghị để đóng góp cho phòng kế toán tại công ty . 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Việc hạch toán khoản phải thu khách hàng - phải trả người bán được thực hiện như thế nào, đã thật hợp lý. Việc tổ chức và lưu chuyển chứng từ được thực hiện ra sao, có thật chặt chẽ . Việc đánh giá công nợ có gốc ngoại tệ . Việc sử dụng tỷ giá hạch toán có phù hợp với chuẩn mực hay không . 5.Phương pháp nghiên cứu: Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp, phân tích và đánh giá số liệu thực tế tại công ty kết hợp với lý thuyết học, những thông tin thu thập qua báo chí, sách vở, các văn bản báo cáo và thông qua việc tiếp xúc thực tế tại công ty. Bên cạnh đó, đề tài còn sử dụng phương pháp so sánh tương đối, tuyệt đối giữa các công trình của công ty 6. Dự kiến kết quả nghiên cứu: Tìm hiểu lý thuyết khoản phải trả người bán và phải thu khách hàng theo quy định của Bộ Tài chính được áp dụng tại các doanh nghiệp Trình bày chi tiết công việc thực tế khoản phải trả người bán và khoản phải thu khách hàng tại Cogniplus từ đó so sánh với lý thuyết để đưa ra những ưu điểm và hạn chế đồng thời có những kiến nghị thiết thực và hợp lý. 7. Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp: Để có cái nhin tổng quát cũng như chi tiết từng vấn đề cần giải quyết, chuyên đề tốt nghiệp được chia thành 4 phần cụ thể như sau : Chương 1 : Cơ sở lý luận về kế toán khoản phải trả người bán (NB) và phải thu khách hàng (KH) Chương 2 : Giới thiệu chung về Công ty TNHH Cogniplus Interiors. Chương 3 : Kế toán khoản phải trả người bán và phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Cogniplus Interiors Chương 4 : Một số nhận xét và kiến nghị Trong quá trình làm đề tài tuy đã rất nổ lực và cố gắng cũng không thể tránh những sai xót, hạn chế về nội dung cũng như hình thức cần được sửa chữa, bổ sung . Chính vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô để đề tài có thể hoàn thiện hơn. SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Những vấn đề chung về hoạt động xây lắp và công ty trang trí nội thất: Trong công ty xây dựng, trang trí nội thất, để theo dõi công nợ một cách hiệu quả, tránh tình trạng dây dưa nợ kéo dài ảnh hưởng xấu đến uy tín công ty, việc phân loại từng loại hợp đồng, thời gian đến hạn thanh toán và điều khoản thanh toán là điều quan trọng đối với kế toán nợ phải thu và phải trả. Trong hợp đồng xây dựng, nhà thầu kí hợp đồng xây dựng với khách hàng trên cơ sở thỏa thuận phương thức giao nhận thầu thích hợp, như vậy nhà thầu cần tổ chức kế toán ghi nhận doanh thu và chi phí của hợp đồng theo các trường hợp phù hợp với quy định của nhà thầu cũng như quy định trong VAS 15 – Hợp đồng xây dựng. Xét trên khía cạnh đặc điểm kinh doanh, ghi nhận sản phẩm hoàn thành và ghi nhận chi phí của công ty trang trí nội thất có đặc điểm tương tự như công ty xây dựng. Do đó, em dựa vào chuẩn mực 15 để làm rõ hơn một số đặc điểm của công ty xây dựng nói chung và công ty trang trí nội thất nói riêng. Từ đó, làm cơ sở lí luận cho chuyên đề về kế toán các khoản phải trả 1.1.1. Các loại hợp đồng trong lĩnh vực xây dựng và trang trí nội thất: 1.1.1.1. Hợp đồng với khách hàng: Hợp đồng trang trí nội thất : là hợp đồng bằng văn bản về việc xây dựng một tài sản hoặc tổ chức các tài khoản liên quan chặt chẽ hay phụ thuộc lẫn nhau về mặt thiết kế, công nghệ, chức năng hoặc các mục đích sử dụng cơ bản của chúng. Ví dụ: hợp đồng thực hiện công trình Nokia của công ty. Hợp đồng với chi phí phụ thêm: là hợp đồng xây dựng trong đó nhà thầu được hoàn lại các chi phí thực tế được phép thanh toán, cộng thêm một khoản được tính bằng tỉ lệ phần trăm trên những chi phí này hoặc được tính thêm một khoản chi phí cố định. Ví dụ: Hợp đồng thi công công trình Sheraton Nha Trang của công ty Trong ngành xây dựng nói chung và trang trí nội thất nói riêng có một dạng hợp đồng đặc trưng là hợp đồng Lum Sump hay còn gọi là hợp đồng với giá cố định: đây là hợp đồng cho công trính có tính chất không phát sinh thêm công việc mới không làm tăng giảm giá trị của hợp đồng hay giá trị của hợp đồng cố định từ khi kí kết đến khi hoàn thành công trình. Ví dụ: Hợp đồng thi công công trình Kim Eng. Với hợp đồng này công ty tiến hành cung cấp, lắp đặt và trang trí nội thất cho Sàn giao dịch chứng khoán của công ty Kim Eng. Các thiết bị sử dụng cho công trình này ít biến đổi về giá, không phát sinh công việc mới, do đó hợp đồng có giá cố định. 1.1.1.2. Hợp đồng với người bán: Hợp đồng thi công bao gồm cả vật tư lẫn nhân công: đây là dạng hợp đồng mà người bán thực hiện việc cung cấp thiết bị lẫn thi công hạng mục nhận thầu Ví dụ: Hợp đồng cung cấp công việc gỗ và thi công công trình Villa park với công ty TNHH SX TM Đồ Gỗ Nghị Phong Hợp đồng cung cấp vật tư: người bán chỉ thực hiện việc cung cấp vật tư theo yêu cầu của công ty Ví dụ: Hợp đồng (HĐ) cung cấp gạch cho công trình (CT) Coffee Bean in Kumhoo với Công ty cổ phần Vinagres Hợp đồng cung cấp nhân công: người bán sẽ thực hiện thi công lắp đặt các hạng mục của công trình được ký kết giữa hai bên. Ví dụ: HĐ thi công công việc dán gạch CT Coffee Bean in Kumhoo với đội nhân công Nguyễn Ngọc Phương 1.1.2. Phương thức nhận và giao thầu: 1.1.2.1. Phương thức nhận thầu: Cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất, kết quả của những cải tiến to lớn về tổ chức kỹ thuật, sản xuất và quản lý trong ngành xây dựng nói chung ngành trang trí nội thất nói riêng, hiện nay phương thức nhận thầu giữa nhà thầu và khách hàng được áp dụng phổ biến trong thi công xây lắp. Đối với nhà thầu thì việc nhận thầu xây lắp được thực hiện thông qua hai cách: Nhận thầu toàn bộ công trình Theo phương thức này, nhà thầu nhận tất cả các khâu từ khảo sát thiết kế đến việc xây lắp hoàn chỉnh công trình trên cơ sở luận chứng kinh tế kỹ thuật đã được duyệt. Tùy theo khả năng, đặc điểm, khối lượng công việc mà tổng thầu có thể đảm nhận toàn bộ hay giao thầu lại cho các nhà thầu khác. Ví dụ: CT Goldora Villa được Cogniplus (C+) thực hiện cả khâu thiết kế và thi công hoàn chỉnh CT Nhận thầu từng phần Theo phương pháp này, nhà thầu nhận từng phần công việc, nhận thầu khảo sát thiết kế toàn bộ công trình từ bước thiết kế kỹ thuật, lập tổng dự toán công trình cho đến bước lập bảng vẽ thi công và lập dự toán chi tiết các hạng mục công trình, hoặc nhận thầu công tác thi công chuẩn bị cung cấp và lắp đặt đồ nội thất toàn bộ công trình trên cơ sở thiết kế kỹ thuật thi công đã được duyệt… Ngoài ra, nhà thầu cũng có thể nhận gọn từng hạng mục công trình, từng nhóm hạng mục công trình độc lập. Như vậy, khách hàng có trách nhiệm tổ chức, phối hợp hoạt động của các nhà thầu và chỉ áp dụng trong trường hợp này với những công trình, hạng mục công trình mang tính tương đối độc lập. Ví dụ: CT Suối Tiên Office Cogniplus nhận thầu cho công việc thiết kế CT Fubon Bank Hà Nội Cogniplus nhận thầu cho công việc lắp đặt (fit-out) 1.1.2.2. Phương thức giao thầu: Dựa trên những hợp đồng đã ký với các phương thức nhận thầu thích hợp từ đó Cogniplus sẽ thực hiện phương thức giao thầu thích hợp. Các phương thức giao thầu được áp dụng tại Cogniplus: Giao thầu toàn bộ công trình: Dựa trên phương thức này Cogniplus sẽ giao toàn bộ các hạng mục của CT cho một nhà thầu Tùy theo giá trị HĐ và số lượng công việc của CT mà Cogniplus thực hiện giao thầu theo phương thức này, tuy nhiên trường hợp này hiếm khi xảy ra chỉ có duy nhất một trường hợp Ví dụ: CT Talishman với nội dung thực hiện cung cấp giấy dán tường cho KH. Với nội dung thực hiên đơn giản nên Cogniplus đã giao thầu toàn bộ CT này cho Công ty TNHH-TM-DV Đạt Minh. Giao thầu từng phần công trình: Theo phương thức này, Cogniplus sẽ tiến hành giao cho nhà thầu thực hiện các hạng mục nhỏ trong tổng thể công trình như các hạng mục điện, nước, thảm, thạch cao, sơn nước... dựa vào năng lực thực hiện của các nhà thầu và mối quan hệ kinh tế của công ty Vì vây C+ cùng với các nhà thầu phụ tiến hành kiểm tra chất lượng hạng mục và đôn đốc việc thực hiện đúng tiến độ. Ví dụ: với công trình Goldora Villa C+ nhận thầu cả phần thiết kế và thi công và C+ tiến hành giao thầu : Công ty TNHH TM-DV Nghị Phong giao phần việc mộc Công ty TNHH Á Âu giao thầu công việc gỗ Công ty TNHH TM-DV Thành Long giao thầu công việc sơn… 1.1.3. Đặc điểm ngành ảnh hưởng đến công tác kế toán: DN sản xuất, thương mại DN xây lắp và trang trí nội thất Sản xuất sản phẩm hàng loạt, mua hàng hóa để bán. Sản phẩm đồng nhất trong một quá trình. Sản phẩm không đồng nhất khác nhau ở từng đơn hàng, phụ thuộc vào từng hợp đồng đã ký với khách hàng. Do đó tùy từng hợp đồng mà KTTT cần nắm rõ điều khoản thanh toán để lên kế hoạch TT kịp thời. Kỳ tính giá thành thường cố định. Kỳ tính giá thành được xác định tùy thuộc đặc điểm kỹ thuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữa nhà thầu và khách hàng. Do đó đối tượng tính giá thành là sản phẩm xây lắp hoàn chỉnh cũng có thể là sản phẩm xây lắp hoàn thành đến giai đoạn quy ước (có dự toán riêng). Được sản xuất ở nơi cố định, ở nhà xưởng, nhà máy. Việc thi công dài, diễn ra ở trong hoặc ngoài trời, nên thi công lắp đặt mang tính thời vụ. Do đó trong quá trình thi công thường có công việc phát sinh thêm theo yêu cầu của khách hàng. Kế toán thanh toán cần theo sát bên thi công để theo dõi công nợ cho chính xác. Hoàn thành sản phẩm được cho nhập kho. Không nhập kho sản phẩm hoàn thành. Khi tiêu thụ chỉ qua thủ tục bàn giao giữa hai bên nhà thầu và khách hàng trên cơ sở đã quy định, dựa trên hợp đồng đã ký. Thường thực hiện việc buôn bán bằng cách tìm kiếm khách hàng sau khi đã sản xuất xong sản phẩm. Để bán được hàng công ty thường có chính sách trả chậm, do đó ở các công ty thường lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Ký hợp đồng trước sau đó thực hiện việc thi công. Việc thu hồi nợ được thực hiện trong quá trình thi công để thanh toán cho nhà thầu phụ, nhà cung cấp… 1.2. Nghiệp vụ kế toán phải trả người bán. 1.2.1. Khái niệm: Nghiệp vụ phải trả người bán thường xảy ra trong quan hệ mua vật tư, hàng hóa dịch vụ giữa DN (doanh nghiệp) với người bán. Nghiệp vụ này phát sinh khi DN mua hàng hóa theo phương thức trả chậm hoặc trả trước tiền hàng. Khi DN mua chịu thì phát sinh nợ phải trả, khi DN ứng trước tiền sẽ xuất hiện một khoản phải thu người bán. 1.2.2. Nguyên tắc hạch toán: - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng). - Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng. 1.2.3. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 331 để theo dõi nợ phải trả người bán 331 Nợ Có Số đã trả người bán Số tiền ứng trước cho người bán Số nợ được giảm do: giảm giá, chiết khấu, trả lại hàng Xử lý nợ không có chủ Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng. Số dư nợ: Số tiền ứng trước Số tiền trả thừa cho người bán Số dư có: Số tiền còn phải trả người bán Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở Tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 1.2.4. Sơ đồ hạch toán: 1.2.5. Kiểm soát nội bộ khoản phải trả: Nợ phải trả là các nghĩa vụ hiện tại của DN phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà trong tương lai DN sẽ phải thanh toán bằng các nguồn lực của mình. Nợ phải trả liên quan mật thiết với chi phí sản xuất kinh doanh vì thế sai lệch trong việc ghi và trình bày nợ phải trả dẫn đến sai lệch trong kết quả kinh doanh. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải trả cần thiết lập chu trình kiểm tra chặt chẽ trước khi thanh toán.Thông thường có những cách kiểm tra, đối chiếu như sau: So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho, nghiệm thu với đơn hàng, mục đích là không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn hàng và trên hóa đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán. Người phụ trách không kiêm nhiệm nhiều công việc trong chu trình. Để tăng cường kiểm soát nội bộ với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp thực hiện thủ tục: hàng tháng, hàng quý gửi cho KH một bảng kê hóa đơn đã thực hiện, các khoản đã trả và số dư cuối. Vì thế ở góc độ người mua ngay khi nhận được bảng này kế toán phải tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai biệt và sửa chữa sai sót ( nếu có) và thông báo cho người bán và lưu lại để thuận lợi khi kiểm tra về sau. 1.3. Nghiệp vụ kế toán phải thu khách hàng: 1.3.1. Khái niệm: Nghiệp vụ phải thu KH thường xảy ra trong quan hệ bán vật tư, hàng hóa dịch vụ giữa DN với người mua. Nghiệp vụ này phát sinh khi DN bán theo phương thức trả chậm hoặc trả trước tiền hàng. Khi DN bán chịu thì phát sinh nợ phải thu, khi DN nhận trước tiền sẽ xuất hiện một khoản phải trả người mua 1.3.2. Nguyên tắc hạch toán: - Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư. - Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng). - Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. 1.3.3. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 131 để theo dõi nợ phải thu khách hàng 131 Nợ Có Số tiền phải thu KH về sản phẩm, BĐS đầu tư, TSCĐ đã giao dịch vụ đã cung cấp được xác định đã bán trong kỳ Trị giá hàng giao theo số tiền đã ứng của KH Số tiền thừa trả lại KH Số tiền KH đã trả nợ Số tiền của KH đã trả trước Khoản giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại, số tiền chiết khẩu thanh toán, chiết khẩu thương mại cho người mua. Số dư nợ: Số tiền còn phải thu từ KH Số dư có: Số tiền nhận trước của KH Số tiền trả thừa của KH Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn” 1.3.4. Sơ đồ hạch toán: 1.3.5. Dự phòng khoản phải thu khó đòi: Căn cứ thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính hướng dẫn việc trích lập và sử dụng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau: 1. Các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện sau: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. - Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. 2. Phương pháp lập dự phòng: Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó: - Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. 3. Xử lý khoản dự phòng: - Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định tại điểm 2 Điều này; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập; - Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch; - Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. 4. Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi: - Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác). - Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. - Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác. 1.3.6. Chênh lệch tỷ giá khoản nợ phải thu: Chuẩn mực kế toán số 10 “ Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái” quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán chênh lệch tỷ giả khoản nợ phải thu như sau: Chênh lệch tỷ giá hối đoái: Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán và lập báo cáo tài chính, thì khi quy đổi từ đơn vị tiền tệ khác sang đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái. Chênh lệch tỷ giá hối đoái là chênh lệch từ việc trao đổi thực tế hoặc quy đổi cùng một số lượng tiền tệ khác sang đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá hối đoái khác nhau. Nguyên tắc ghi nhận: - Khi phát sinh các nghiệp vụ phải thu bên nợ bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế); khi phát sinh các nghiệp vụ phải thu bên có bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán. Cuối năm tài chính các số dư Nợ phải thu có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính.   Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: - Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại khoản mục nợ phải thu có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính hoặc ngày kết thúc năm tài chính khác với năm dương lịch (đã được chấp thuận) được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính. 4. Phương pháp hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm: - Nếu phát sinh lãi tỷ giá ghi: Nợ 131 số phát sinh Có 4131 lãi tỷ giá - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá ghi: Nợ 4131 số phát sinh Có 131 lỗ tỷ giá - Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính ghi: Nợ 4131 chênh lệch Có 515 lãi tỷ giá - Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính ghi: Nợ 635 chênh lệch Có 4131 lỗ tỷ giá 1.3.7. Kiểm soát nội bộ khoản phải thu: Nợ phải thu của KH gắn liền với quá trình bán hàng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu vế quá trình bán hàng chắc chắn sẽ giảm thiểu những rủi ro phát sinh trong việc thu hồi các khoản nợ phải thu của KH. Ở mỗi loại hình DN khác nhau, quy mô khác nhau sẽ tổ chức chu trình bán hàng khác nhau, tuy nhiên có một số nguyên tắc chung mà các DN cần phải thực hiện đúng để tránh những tiêu cực hoặc rủi ro có thể xảy ra: Xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng, cụ thể: một khó khăn lớn cho các DN là muốn tăng doanh số bằng cách thực hiện chính sách bán hàng trả chậm nhưng lại muốn giảm thiểu những hậu quả do việc bán hàng trả chậm có thể xảy ra, đó là khoản nợ không có khẳ năng thu hồi. Do đó phải cập nhật thông tin về tài chính của KH, cho KH hưởng chiết khấu khi họ thanh toán nhanh hoặc mua hàng số lượng nhiều. Người phụ trách không kiêm nhiệm nhiều công việc trong chu trình bán hàng. Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi nợ, phân loại tuổi nợ, liệt kê các khoản nợ, định kỳ đối chiếu công nợ phải KH, gọi diện viết thư nhắc nhở thông báo đến hạn thanh toán. CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS 2.1. Vài nét về công ty. 2.1.1. Tên công ty: Công ty TNHH Cogniplus Interiors 2.1.2. Địa chỉ liên hệ: Trụ sở chính: 239 Điện Biên Phủ, F.6, Q.3, TP.HCM Điện thoại: 08.827.9688 Chi nhánh: 50 Âu Cơ, Từ Liên, Tây Hồ, Hà Nội Điện thoại: 04.719.1682 2.1.3. Loại hình doanh nghiệp: Hoạt động dưới hình thức là công ty trách nhiệm hữu hạn, với 100% vốn đầu tư nước ngoài. 2.1.4. Ngành nghề kinh doanh: Cogniplus Interiors là công ty chuyên thiết kế và thi công các công trình nội thất. Với kinh nghiệm kinh doanh tại các nước Singapo, Malaysia, Campuchia, sự đa dạng trong phong cách thiết kế và tính chính xác trong kỹ thuật công ty đảm nhận thiết kế và thi công các dự án trong các lĩnh vực: khách sạn quốc tế, khu du lịch, và văn phòng công ty công nghiệp, các tổ chức tài chính, trung tâm triển lãm, trung tâm mua sắm, căn hộ cao cấp…. 2.1.5. Quy trình công nghệ: - Là công ty nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực trang trí nội thất đầu tiên tại Việt Nam và đạt được tiêu chuẩn Quản lý chất lượng ISO 9001-2000, chính điều này tạo nên uy tín rất lớn về chất lượng thi công và những sản phẩm mà công ty cung cấp. - Vì thực hiện tiến trình và chất lượng công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 nên quy trình thi công một công trình luôn phải được thực hiện theo các bước sau: 1 .Tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế (Prospect & Design Proposal) 2. Triển khai thiết kế ( Design Development) 3. Xác nhận dự án ( Project Confirmation) 4. Chuẩn bị cho dự án ( Project Preparation) 5. Thi công ( Project Construction) 6. Nghiệm thu công trình ( Project Handover) 7. Kết thúc công trình ( Project Closed) 8. Bảo hành ( After Sales) Công ty cam kết luôn luôn cải tiến chất lượng công trình và đảm bảo tất cả các khía cạnh của dự án đáp ứng được các tiêu chuẩn sau: Cung cấp chất lượng tốt nhất Làm việc hiệu quả Khống chế giá thành Đảm bảo vệ sinh và an toàn tại công trình Hoàn thành công việc đúng tiến độ 2.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban. 2.2.1. Sơ đồ tổ chức: 2.2.2. Nhiệm vụ các phòng ban. 2.2.2.1. Phòng Marketing: Công việc chính của phòng Marketing là tìm kiếm và thương thảo với khách hàng để ký kết hợp đồng. Phối hợp với phòng thiết kế tư vấn cho KH mẫu thiết kế; với phòng dự toán giúp KH lựa chọn những mẫu nguyên liệu với số lượng hợp lí. Phòng Marketing là cầu nối giữa KH và công ty trong quá trình thi công. Bên cạnh đó phòng còn thực hiện các công việc như: Tặng quà, thiệp chúc mừng KH cũ để giữ mối quan hệ hợp tác. Quảng bá, giới thiệu hình ảnh công ty trên các phương tiện thông tin truyền thông, cập nhật thiết kế website, tham gia các hiệp hội doanh nghiệp. 2.2.2.2. Phòng thiết kế: Cùng với phòng Marketing thảo luận, tư vấn cho KH bảng vẽ mẫu. Hoặc thiết kế theo yêu cầu của KH. Hoàn thành bảng vẽ mẫu, bảng thiết kế để tiến hành thi công. Phối hợp với phòng quản lý dự án, đội thi công giám sát việc thực hiện công việc theo bảng vẽ mẫu. Thực hiện thêm các công việc thiết kế theo yêu cầu của KH. 2.2.2.3. Phòng quản lí dự án và thi công: Kiểm tra hợp đồng, xét duyệt bảng vẽ. Phối hợp với phòng dự toán, phòng thiết kế, phòng thi công dự toán số lượng vật liệu cần thiết cho công trình, xem xét đơn đặt hàng, yêu cầu mua bảo hiểm công trình. Giám sát toàn bộ công việc liên quan đến việc thực hiện dự án. Kiểm tra các công việc phát sinh thêm (nếu có), chuẩn bị bảng quyết toán cho KH. Nhận và xem xét bảng vẽ từ phòng thiết kế. Thực hiện thi công công trình theo đúng kế hoạch. Thông báo cho phòng kế toán và các phòng ban có trách nhiệm tiến độ thực hiện công trình. 2.2.2.4. Phòng dự toán và thu mua: Dự toán số lượng vật liệu cần thiết cho công trình, xét duyệt nhà cung cấp, nhà thầu phụ, ký duyệt đơn đặt hàng. Dự toán ngân sách thực hiện dự án nếu cần. Chuẩn bị danh sách số lượng vật liệu cần thiết cho những công việc hạng mục phát sinh thêm của dự án Dự toán lãi, lỗ công trình. Tìm kiếm nhà cung cấp, nhà thầu phụ đạt chất lượng với giá cả hợp lý để cung cấp nguyên vật liệu, nhân công cho công trình. Cập nhật thông tin từ bên công trình để cung cấp vật liệu kịp thời và hiệu quả. Lập đơn hàng, mua bảo hiểm công trình. Hoàn tất bảng quyết toán với nhà thầu phụ, nhà cung cấp. 2.2.2.5. Phòng quản lý nhân sự: Thực hiện công việc tuyến dụng nhân sự khi cần thiết Thực hiện chấm công nhân viên Nhận và làm yêu cầu thanh toán các chi phi văn phòng Thực hiện chính sách quan tâm đến đời sồng nhân viên công ty: sinh nhật, thai kỳ, ốm đau 2.2.2.6. Phòng kế toán. Sơ đồ phòng KT và mối liên hệ với các phòng khác: Nhiệm vụ của từng nhân viên : Kế toán trưởng: Thực hiện hạch toán lãi lỗ của công ty trong từng kỳ KT. Kiểm tra tổng thể các công việc trong phần hành KT đảm bảo thực hiên theo đúng quy định. Tham mưu cho Ban giám đốc trong việc quản lý và quyết định về kinh tế, tài chính. Riêng trong nghiệp vụ thanh toán: Lập kế hoạch thanh toán hàng tuần gửi Giám đốc tài chính duyệt Cân đối dòng tiền Thu/Chi của từng công trình để xét thanh toán cho nhà thầu của từng công trình Kiểm tra hóa đơn và các giấy tờ đề nghị thanh toán trước khi đem Tổng Giám Đốc ký duyệt. Yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp thông tin, chứng từ cần thiết để theo dõi việc thanh toán một cách khoa học, hợp lí. Kế toán phải thu: Thực hiện việc thu tiền KH một cách nhanh chóng, hiệu quả. Theo dõi chi phí phát sinh từ dự án, kết hợp với phòng dự án để hoàn thiện bảng quyết toán và gửi hóa đơn bán hàng cho KH Hiểu các điều khoản thanh toán với KH và ghi nhớ thời hạn thanh toán để không bỏ sót khoản thu nào. Theo dõi việc thanh toán của KH, thường xuyên gọi điện nhắc nhở và gửi giấy đề nghị thanh toán để đôn đốc việc trả nợ của KH. Kế toán phải trả: Kiểm tra tính chính xác của các yêu cầu thanh toán, đối chiếu với các điều khoản trong Đơn hàng/ Hợp đồng. Kiểm tra số lượng vật liệu của bảng quyết toán với đơn đặt hàng và bảng nghiệm thu. Kiểm tra giá tiền của bảng nghiệm thu với đơn hàng và bảng báo giá Cộng kiểm tra lại các số liệu yêu cầu thanh toán và so sánh với thực tế Kiểm tra tính đầy đủ của bộ hồ sơ để tiến hành lập kế hoạch thanh toán. Kiểm tra chữ ký xét duyệt đầy đủ theo quy trình ISO Theo dõi việc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng và tiền mặt 2.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty. 2.3.1. Hình thức kế toán: Công ty sử dụng hình thức kế toán máy theo mô hình nhật ký chung. Dựa vào hình thức nhật ký chung, công ty tổ chức xử lý công việc thông qua phần mềm kế toán Pacific. Giới thiệu sơ lược về phần mềm Pacific: Phần mềm được xây dựng theo chế độ kế toán Việt Nam, và chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) Các biểu mẫu như: phiếu thu, phiếu chi… được thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lí của công ty. Mỗi màn hình nhập liệu tương ứng với một chứng từ và được in ra thành chứng từ lưu thông hợp lệ nên công không cần thiết kế thêm các chứng từ này nữa. Do công việc kế toán trong công ty cần phải theo dõi chi tiết theo đối tượng khách hàng và nhà cung cấp, nên phần mềm cũng được thiết kế đặc biệt theo yêu cầu của công ty. Công nghệ drilldown ( đào sâu dữ liệu) giúp người sử dụng và nhà quản trị có thể diễn giải chi tiết số liệu từ tổng hợp đến chi tiết và các chứng từ liên quan chỉ trên một màn hình. Có hỗ trợ font Unicode. Sử dụng hệ cơ sở dữ liệu SQL Server với ngôn ngữ lập trình phát triển sản phẩm là C# 2005,VFP, VB.Net, Crystal Report… Hình thức ghi sổ: nhật ký chung. Phương pháp tính giá vốn vật tư: thực tế đích danh, FIFO, LIFO. Đồng tiền hạch toán: VND, USD, VND-USD. Giao diện báo cáo: tiếng Việt, tiếng Anh, song ngữ Anh-Việt. Hạch toán chênh lệch tỷ giá tự động theo phương pháp thực tế. Mã hóa hệ thống danh mục: 20 ký tự ( có thể mở rộng tùy theo yêu cầu) Định khoản kế toán: hệ thống cho phép định khoản một Nợ-nhiều Có, một Có-nhiều Nợ, nhiều Nợ-nhiều Có. Phần mềm bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như: Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Báo cáo tài chính Quản lý vốn bằng tiền mặt Quản lý công nợ Quản lý mua hàng Quản lý bán hàng Quản lý hàng tồn kho Quản lý tài sản cố định Quản lý chi phí Tính giá thành Quản trị hệ thống Hợp nhất số liệu từ các đơn vị thành viên Hình 2.1: phần mềm đăng nhập kế toán tại công ty Trong đó ta có thể thấy phân hệ liên quan đến kế toán phải trả: quản lý công nợ, quản lý mua hàng, quản lý mua hàng. Ngoài ra kế toán phải trả còn làm việc trong màn hình phiếu chi, hóa đơn mua hàng. Phân hệ liên quan đến khoản phải thu: quản lý công nợ, quản lý bán hàng. Ngoài ra kế toán phải thu còn làm việc trong màn hình phiếu thu, hóa đơn bán hàng Trình tự nhập và lưu trữ dữ liệu vào phần mềm: Khi nhận được các chứng từ, kế toán sẽ căn cứ vào thông tin ghi trên chứng từ nhập liệu vào phần hành thích hợp và lưu trên phần mềm. Các thông tin sẽ tự động lưu trong phần mềm theo tên file, theo ngày, theo phần hành của kế toán. Sau khi nhập liệu thông tin trên các màn hình nhập liệu, các dữ liệu, số liệu trong các tài khoản chi tiết tự động kết chuyển qua Tk tổng hợp. Cuối tháng, KT sẽ kết xuất số liệu đã lưu trong phần mềm để lập báo cáo cần thiết. 2.3.2. Hệ thống tài khoản ty liên quan đến kế toán phải trả người bán (NB) và phải thu khách hàng: Dựa theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 26/03/2006, công ty thiết kế hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động riêng của công ty: phù hợp với đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Tài khoản ND quản lý, theo dõi Kết cấu Tk Tiền Hình thức thanh toán, loại tiền, nơi lưu trữ, số dư 111: Tiền mặt 112: Tiền gửi NH 1111: Tiền mặt VND 1121: Tiền gửi NH VNĐ 1112: Tiền mặt ngoại tệ 1122: Tiền gửi NH ngoại tệ 111_ _: Đối tượng chi tiết 112_ _: Đối tượng chi tiết Ví Dụ: 1111Z: Tiền mặt quỹ nhân viên 11212: Tiền VND gửi VCB 11221: Tiền ngoại tệ gửi VCB Nợ phải trả Nhà cung cấp, tên công trình, số tiền, thời gian 331: Phải trả người bán 3311: Phải trả ngắn hạn 3312: Phải trả dài hạn 3311_ : Đối tượng chi tiết 3312_: Đối tượng chi tiết Ví Dụ: 33111: Phải trả người bán: hoạt động SXKD 33121: Phải trả người bán: hoạt động SXKD Thuế VAT đầu ra Mặt hàng, loại hình giao dịch 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 333_ _: đối tượng chi tiết 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33341: Thuế TNDN từ hoạt động SXKD Chi phí SXKD dở dang Loại chi phí, tên công trình 154: Chi phí SXKD dở dang 154_ _ _: đối tượng chi tiết 154110: Chi phí NVL 154120: Chi phí nhân công Chi phí quản lý DN Loại chi phí, tên công trình 642: Chi phí quản lý DN 642_ _ _: đối tượng chi tiết 642210: Chi phí văn phòng phẩm 642780: Phí Ngân hàng Nợ phải thu KH, số chứng từ, số tiền, tuổi nợ 131: Phải thu KH 1311: Phải thu ngắn hạn 1312: Phải thu dài hạn 1311_ : Đối tượng chi tiết 1312_: Đối tượng chi tiết Ví Dụ: 13111: Phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD 13121: Phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD Thuế VAT đầu vào Mặt hàng, loại hình giao dịch 133: Thuế GTGT được khấu trừ 133_ _: đối tượng chi tiết 13311: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 13314: Thuế GTGT được hoàn lại Doanh thu Khu vực, KH, loại hình cung cấp 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 512: Doanh thu bán hàng nội bộ 515: Doanh thu hoạt động tài chính 51_ _ _ : đối tượng chi tiết 51131: Doanh thu cung cấp dịch vụ nội địa 5151: Lãi tiền cho vay, tiền gửi 2.3.3. Chứng từ, báo cáo, sổ sách. 2.3.3.1. Các báo cáo của công ty: Là công ty có 100% vốn nước ngoài, do đó ngoài hóa đơn GTGT, các chứng từ khác trong công ty đều do công ty tự in gồm 2 ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt. Những chứng từ này vẫn đảm bảo các quy định về biểu mẫu theo quy định của Bộ Tài Chính. Thực hiện tính toán và kết chuyển dữ liệu tự động các báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ: hàng tháng, quý, năm theo đúng yêu cầu của Cơ quan Thuế. In ấn hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính và theo yêu cầu đặc thù của công ty. Hệ thống báo cáo quản trị chi tiết và đầy đủ, được thiết kế theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo, mục đích sử dụng báo cáo, phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của cấp quản lý. Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo khác phần lớn đều có thể lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày… đến ngày hoặc từ tháng… đến tháng. Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình, hoặc chuyển đổi sang dạng thức Excel, HTML, đưa lên websitek, văn bản dạng text hay nhị phân tùy nghi sắp xếp theo yêu cầu người dùng. Các báo cáo tài chính công ty lập hàng tháng, quý, năm ban hành theo yêu cầu quyết định số 48/2006 - BTC Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Mẫu số B02-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN Bảng thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09-DN 2.3.3.2.Các chứng từ đang sử dụng cho khoản phải thu KH và phải trả NB: Chứng từ Người lập Người duyệt Mục đích sử dụng Hợp đồng với người bán Phòng thu mua TGĐ, KH Ràng buộc pháp lý để thực hiện HĐ, là chứng từ gốc để ghi nhận chi phí (CP) và phải trả người bán Đơn hàng Phòng thu mua TGĐ, KH Chứng từ gốc để ghi nhận CP và khoản phải trả người bán Bảng báo giá Nhà cung cấp, nhà thầu phụ KH Xác định về giá cả của từng loại hàng cần sử dụng cho công trình, căn cứ để làm bảng quyết toán. Bảng so sánh giá Phòng dự toán KH, TGĐ So sánh giữa giá của nhà cung cấp và giá dự toán của công ty đối với từng mặt hàng sử dụng cho CT Bảng nghiệm thu Phòng quản lý dự án Quản lý công trường Xác định về khối lượng, chất lượng của hạng mục CT đã hoàn thành căn cứ làm bảng quyết toán HĐGTGT đầu vào Nhà cung cấp, nhà thầu phụ KT trưởng bên cung cấp Là căn cứ để xác định chi phí phát sinh cho công trình. Giấy đề nghị TT Kế toán phải trả, phòng thu mua KT trưởng, TGĐ Là cơ sở để lên kế hoạch các khoản phải trả trong tuần. Ùy nhiệm chi Kế toán phải trả KT trưởng, TGĐ Là chứng từ gốc và căn cứ để xác định số tiền đã trả cho NB Phiếu chi Kế toán phải trả KT trưởng, TGĐ Là chứng từ gốc để căn cứ ghi chi phí và xác định số tiền đã trả . Hợp đồng với KH Phòng Marketing TGĐ, KH Ràng buộc pháp lý để thực hiện HĐ, là chứng từ gốc để đòi nợ KH và ghi nhận DT. Yêu cầu thanh toán Kế toán phải thu TGĐ Giấy yêu cầu, nhắc nhở KH thanh toán số % giá trị HĐ khi đến hạn HĐGTGT đầu ra Kế toán phải thu KT trưởng, TGĐ Ghi nhận DT đã cung cấp cho KH. Biên bản điều chỉnh HĐ(nếu có) Kế toán phải thu KT trưởng Điều chỉnh thông tin sai sót nhỏ ghi trên HĐ. BB hủy HĐ(nếu có) Kế toán phải thu KT trưởng Là chứng từ gốc để kê khai thuế về việc hủy bỏ không sử dụng HĐ Bảo lãnh của NH Kế toán phải thu Ngân hàng, TGĐ Theo yêu cầu của chủ đầu tư nhằm đảm bảo quyền lợi của chủ đầu tư. Giấy báo có Ngân hàng Ngân hàng Ghi nhận khoản tiền tăng thêm từ tiền gửi NH do KH thanh toán. 2.3.3.2. Sổ sách kế toán công ty đang sử dụng: Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết các tài khoản Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết khách hàng Sổ chi tiết nhà cung cấp Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bằng tiền mặt và ngoại tệ 2.3.4. Chính sách kế toán khác: Niên độ kế toán từ: 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VND Phương pháp hạch toán HTK: kê khai thường xuyên Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng Hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty theo Quyết định số 15/2006 QĐ – BTC Ban hành ngày 20/03/2006 CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS 3.1. Sơ lược về đặc điểm kinh doanh của công ty: Công ty Cogniplus Interiors cung cấp dịch vụ trang trí nội thất, tư vấn thiết kế trong các lĩnh vực: văn phòng làm việc, nhà xưởng, nhà máy, phòng trưng bày, nhà hàng khách sạn, căn hộ cao cấp… Trong ngành xây dựng nói chung và ngành trang trí nội thất nói riêng, để có thể ký kết hợp đồng, thực hiện công việc, trước tiên phải tham gia đấu thầu. Sau khi đấu thầu xong việc thảo luận các điều kiện thực hiện hợp đồng và chọn nhà cung cấp vật liệu cần thiết cho công trình được chọn lựa kĩ càng. Chính vì vậy điều kiện thanh toán giữa KH với công ty cũng như giữa công ty với nhà cung cấp được cân nhắc rất kỹ. Đối với kế toán phải thu cũng như phải trả nhiệm vụ chính là nắm bắt được các điều kiện thanh toán trong hợp đồng. Các dạng hợp đồng mà công ty thực hiện với khách hàng: Hợp đồng tổng hợp Hợp đồng thi công Hợp đồng thiết kế Dựa trên giá trị các dạng hợp đồng đã ký với KH và để tiện theo dõi công nợ phải thu việc thanh toán được chia thành các dạng chính sau: Thanh toán theo phần trăm giá tri hợp đồng dựa trên tiến độ công việc. Ví dụ: 30/30/45/5: Công trình Everich Coffee Shop 50/45/5: Công trình Foodcourt Kumho 20/30/30/15/5: Công trình Antara Ngoài ra có một số trường hợp đặc biệt tùy từng KH và từng công trình điều khoản thanh toán được quy định rõ ràng trong hợp đồng về thời gian bên KH sẽ thanh toán tiền trong công ty. Đây là hợp động mà KH sẽ thanh toán cho công ty đúng vào ngày ghi trên hợp đồng nhưng sẽ có những điều khoản rất chặt chẽ về tiến độ thi công và điều khoản phạt Ví dụ: công trình Vista Dựa trên các điều khoản thanh toán và điều khoản bảo hành trong hợp đồng với khách hàng, mà công ty thực hiện ký kết các dạng hợp đồng và chọn điều khoản thanh toán với NB như sau: Hợp đồng cung cấp và thi công: đối với loại hợp đồng này nhà thầu phụ là những đơn vị quen thuộc đã hợp tác lâu dài với công ty và thông thường quá trình thanh toán được chia làm 3,4 đợt (có thể nhiều hơn tùy theo giá trị hợp đồng) và có điều khoản bảo hành kèm theo Ví dụ: hợp đồng với công ty TNHH Cơ điện lạnh Thành Tâm vừa cung cấp thiết bị và thi công công viêc điện công trình Goldora Villa Hợp đồng chỉ thi công: là hợp đồng ký với những đội thi công, họ chỉ cung cấp nhân công, công ty Cogniplus cung cấp vật tư. Đối với hợp đồng này việc thanh toán thường được chia làm 2,3 đợt và có điều khoản bảo hành kèm theo Ví dụ: hợp đồng với công ty đội Nguyễn Ngọc Phương thi công công trình Goldora Villa Hợp đồng chỉ cung cấp vật tư: đối với hợp đồng này nhà cung cấp có thể là bạn hàng thân thiết hoặc một đơn vị mới tùy tính chất công việc và theo đó các đợt thanh toán cũng phụ thuộc vào đó. Nhà cung cấp cũ việc thanh toán thường được chia thành 3 đợt và có điều khoản bảo hành, nhà cung cấp mới việc thanh toán được chia thành 2 đợt hoăc đặc biệt hơn là 100% trước khi giao hàng. Ví dụ: hợp đồng với công ty cổ phần Vinagres cung cấp gạch cho công trình Coffee Bean in Kumhoo 3.2. Khoản phải trả người bán tại công ty: 3.2.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán: 3.2.1.1. Nội dung hạch toán: Người bán là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế cung cấp vật liệu, nhân công, dịch vụ…. để thực hiện công trình nào đó theo yêu cầu của công ty. Tại công ty ngoài khoản phải trả người bán cho công trình còn có khoản phải trả người bán cho văn phòng công ty thuộc các chi phí như điện, nước, văn phòng phẩm… Tại công ty các khoản phải trả người bán cho công trình sẽ phân thành các tên gọi khác nhau để tiện trong việc theo dõi và đưa vào các khoản chi phí thích hợp Nhà thầu phụ: bên bán sẽ thực hiện công việc cung cấp vật liệu lẫn công lắp đặt. Nhà cung cấp: chỉ cung cấp vật liệu theo đơn đặt hàng. Đội nhân công: chỉ cung cấp nhân công thi công công trình theo yêu cầu của C+ Ngoài việc phân loại người bán còn phân loại các giai đoạn thực hiện công trình vì trong từng giai đoạn quy trình thanh toán sẽ thay đổi; có 3 giai đoạn chính khi thực hiện một công trình Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ thầu Giai đoạn triển khai thiết kế Giai đoạn thi công và nghiệm thu công trình 3.2.1.2. Nguyên tắc hạch toán: Giới thiệu công việc của kế toán phải trả theo chương trình ISO: Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải trả dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm được tiến trình công việc để chuẩn bị cũng như yêu cầu những giấy tờ cần thiết để tiến hành thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học. Ở mỗi công trình số lượng công việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của công trình nhưng dù thực hiện công trình nào thì kế toán phải trả cũng phải tuân thủ các bước sau (theo chương trình ISO mẫu). Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế. Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ Công đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế Công đoạn 3: Bảng thiết kế được khách hàng chấp nhận Giai đoạn 2: triển khai thiết kế Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lượng vật liệu Công đoạn 2: hoàn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá công trình Công đoạn 3: Xác nhận số lượng vật liệu của công trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của công trình Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH. Công đoạn 1: ký hợp đồng với Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án Công đoạn 3: Yêu cầu KH thanh toán tiền đợt 1 Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án. Trong công đoạn này có sự tham gia của Kế toán phải trả như sau: Tổng giám đốc Kế toán phải trả Phòng thu mua (1) Lập Hợp đồng, Đơn hàng, Đề nghị thanh toán đợt 1 => bản gốc Giám đốc tài chính Lập UNC Chi . Lưu bản gốc KT trưởng kiểm tra (1) Ghi chú sơ đồ : (1) hồ sơ đã hợp lệ Giai đoạn 5: thi công công trình Công đoạn 1: phòng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của công trình Công đoạn 2: bên thi công tiến hành công việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, thanh toán cho nhà thầu cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp theo tiến độ thực hiện Tổng giám đốc Kế toán phải trả Phòng thu mua hoặc Phòng dự án Lập đề nghị thanh toán đợt 2 Giám đốc tài chính Lập UNC Chi . Lưu bản gốc (1) KT trưởng kiểm tra Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm công việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH. Trong công đoạn này có thể KH yêu cầu thực hiện thêm một số công việc vì vậy sẽ phát sinh thêm đơn hàng mới với nhà thầu, nhà cung cấp như sau: Tổng GĐ Kế toán phải trả Phòng thu mua KH yêu cầu thêm công việc Lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh toán đợt 1=>bản gốc (1) GĐ tài chính Phòng Marketing Lập UNC KT trưởng (1) Chi và lưu P. thu mua Giai đoạn 6: nghiệm thu công trình Công đoạn 1:kiểm tra chất lượng trước khi nghiệm thu Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trường Công đoạn 3: quyết toán công trình với KH Công đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán Giai đoạn 7: kết thúc dự án Công đoạn 1: nghiệm thu lập, bảng quyết toán công trình với nhà thầu phụ, nhà cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp khi nhận được bảng quyết toán Tổng giám đốc Kế toán phải trả Phòng thu mua (1) Nhận bảng nghiệm thu từ Phòng dự án lập bảng quyết toán Giám đốc tài chính Nhận Hóa đơn lập UNC Kế toán trưởng Chi và lưu (1) Công đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ công trình Công đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện Giai đoạn 8: bảo hành Công đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành công trình Công đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh toán khoản tiền bảo hành Trên là quy trình thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu công trình trong công ty còn khoản thanh toán cho nhà cung cấp thuộc chi phí quản lý Tổng giám đốc Các phòng ban có yêu cầu chi Kế toán phải trả (1) Giám đốc tài chính Lập đề nghị thanh toán Nhận Hóa đơn lập UNC (1) Kế toán trưởng Chi và lưu Tại C+ tất cả các chứng từ, sổ sách được thiết kế và ghi tự động trên phần mềm và tự in theo Tiếng Anh và Tiếng Việt ( trừ HĐGTGT) vì vậy quy trình thực hiện này cũng được xem là quy trình ghi sổ tại công ty Các bước thực hiện công việc của kế toán phải trả tại công ty: Hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và trang trí nội thất nên các khoản phải trả chiếm khối lượng lớn công việc nên kế toán phải trả trong công ty phải hoàn thành khối công việc khổng lồ vì vậy cần có quy trình hợp lý. Quy định thanh toán của phòng Kế toán: Các phòng ban phải gửi đề nghị thanh toán hoặc thông tin thanh toán bằng email nội bộ trước ngày thứ Hai nhằm mục đích: Kế toán phải trả lập kế hoạch thanh toán trong ngày thứ Hai hàng tuần Kế toán trưởng dựa trên tình hình thu khách hàng và tình hình thi công của tất cả các CT đang thi công để xem xét việc thanh toán cho phù hợp Gửi Giám đốc tài chính duyệt kế hoạch Kế toán phải trả tiến hành các bước thanh toán tiếp theo Các khoản thanh toán gửi về sau ngày thứ Hai sẽ chuyển sang kế hoạch thanh toán của tuần sau Quy định trên nhằm kiểm soát được dòng tiền Thu/Chi và đảm bảo được tình hình thi công ngoài công trình Cách lưu hồ sơ thanh toán: Hồ sơ được lưu theo phân loại nghiệp vụ kế toán, năm, tên công trình và phân biệt theo màu sắc để nhanh chóng tìm được chứng từ. Phiếu Chi (Cash Voucher): lưu file bìa còng màu hồng, theo tháng và năm; đặt tên chỗ lưu này là CTM Ủy nhiệm chi (Bank Voucher) : lưu file bìa còng màu xanh dương, theo tháng, năm, tên ngân hàng đặt tên chỗ lưu này là CTNH Hợp đồng/ Đơn hàng: Khi đang theo dõi thanh toán thì được đánh số thứ tự theo quy định số thứ tự đã lập trên Cash Flow(Cashlow là file excel được phòng kế toán thiết lập với mục đích để theo dõi khoản thu được của KH và theo dõi khoản chi cho nhà cung cấp theo từng công trình gồm các cột: No, Descreption, Cash Openning, Time Pay, Cash Ending. Ngoài ra dựa vào bảng này để lập kế hoạch thu chi hàng tuần lập báo cáo doanh thu hàng tháng, quý), lưu vào đúng bìa nhựa đã được đánh cùng số theo như số đã lập trên Cash Flow; đặt tên chỗ lưu này là CTTX Khi đã thanh toán hết toàn bộ Đơn hàng, thì toàn bộ hồ sơ được chuyển vào lưu ở bìa còng màu hồng theo dõi theo Tên công trình và năm thực hiện; đặt tên chỗ lưu này là TTX Hóa đơn treo công nợ: được lưu vào file bìa còng màu xanh đậm theo tháng, năm; đặt tên chỗ lưu này là HĐCN Khoản phải trả NB giai đoạn triển khai thiết kế. Đối với những công trình có yêu cầu cao về phần thiết kế Cogniplus tiến hành ký hợp đồng với công ty thiết kế hoặc cá nhân thiết kế bên ngoài. Trong giai đoạn này phát sinh khoản phải trả và được thực hiện theo các bước như sau: Bước 1: Phòng thu mua tiến hành thực hiện hợp đồng với công ty thiết kế (cá nhân thiết kế thuê ngoài), nhận hóa đơn GTGT và lập đề nghị thanh toán => chuyển hồ sơ qua phòng kế toán Bước 2: Kế toán phải trả kiểm tra tính hợp lệ của các hồ sơ chứng từ sau đó tiến hành lập UNC theo đường dẫn sau: Mở file excel UNC được thiết kế theo biểu mẫu của ngân hàng (Vietcombank là chủ yếu) điền các thông tin sau: Tên nhà thầu phụ, địa chỉ... Số tài khoản tại ngân hàng Số tiền thanh toán Chi tiết nội dung thanh toán (thanh toán cho công việc gì? CT gì?) Bước 3: bộ hồ sơ gửi cho KTT kiểm tra => xét duyệt bởi GĐTC => TGĐ ký chi Bước 4: nhập dữ liệu vào máy tính: Nhập hóa đơn vào phần mềm theo đường dẫn: Hóa đơn mua hàng/ hóa đơn mua hàng/ điền đầy đủ các nội dung: Ngày, tháng, năm chứng từ Số chứng từ (03029: hóa đơn thứ 29 trong tháng 3) Tên đơn vị bán hàng Nội dung hóa đơn (diễn giải ngắn gọn bằng tiếng Anh và tiếng Việt cho thấy hóa đơn mua cho công việc gì, công trình nào) In hóa đơn dịch vụ theo thông tin nhập tại phần mềm Nhập thông tin công ty thiết kế vào Cashlow tại 2 sheet VND và USD với các nội dung sau: Dựa vào Hợp đồng (Đơn hàng) nhập: Số thự tự (1,2,3....) đại diện cho công trình Tên công ty thiết kế Giá trị hợp đồng theo VND và USD dựa vào giá trị trên đơn hàng Bước 5: gửi ngân hàng chi khoản tiền Nhập khoản chi vào phần mềm theo đường dẫn: Phiếu chi/ chi ngân hàng/ điền đầy đủ các thông tin: Số thứ tự chứng từ (VCB57:chi tại ngân hàng VCB khoản chi thứ 57) Ngày tháng năm chứng từ Thông tin người nhận tiền Dựa vào UNC nhập khoản đã chi vào Cashlow cần nhập đúng: Đơn vị nhận khoản thanh toán tương ứng với công trình thực hiện Số tiền thanh toán Ngày (tuần), tháng thanh toán Bước 6: Lưu hồ sơ: Hóa đơn GTGT + hóa đơn in theo phẩn mềm lưu vào chỗ có tên là HĐDV Ủy nhiệm chi được đánh số thứ tự theo phần mềm + đề nghị thanh toán kẹp chung và lưu vào chỗ có tên là CTNH Các hồ sơ còn lại kẹp chung và lưu vào chỗ có tên là CTTX Khoản phải trả NB giai đoạn thi công và nghiệm thu CT: Đây là giai đoạn bắt tay thi công công trình cho đến khi công trình hoàn thành, trong giai đoạn này các khoản phải trả người bán gồm các khoản sau: Phải trả cho nhà thầu phụ: đây là người bán vừa cung cấp vật liệu lẫn thi công. Việc thanh toán thường được thanh toán thành 3, 4 lần ( đợt 1: đặt cọc; đợt 2: hoàn thành % công việc; đợt 3: khi nghiệm thu, quyết toán; đợt 4: thanh toán khoản tiền bảo hành đến hạn) Phải trả cho nhà cung cấp: là những người bán chỉ cung cấp vật liệu. Nhà cung cấp được phân thành : nhà cung cấp lâu năm việc thanh toán được chia thành 3, 4 đợt (tương tự như nhà thầu phụ) và nhà cung cấp mới, nước ngoài việc thanh toán thường là 1 đợt ( 100% trước khi giao hàng) Phải trả cho đội nhân công: là những người bán chỉ cung cấp nhân công thi công CT, việc thanh toán thường được chia thành 3,4 đợt thanh toán ( như với nhà thầu phụ) Cùng là người bán nên quy trình thực hiện tương tự nhau nhưng cách hạch toán có chút khác biệt nhằm tạo tính thuận lợi khi xác định chi phí công trình. Quy trình thực hiện các khoản chi này sẽ được trình bày thành 4 đợt thanh toán như sau: Thanh toán đợt 1 hay còn gọi là khoản đặt cọc (deposit): Đây là khoản phải trả cho nhà thầu (nhà cung cấp, đội nhân công) khi tiến hàng đặt hàng và được quy định ở điều khoản thanh toán trong đơn hàng Bước 1: phòng thu mua nhận Bảng báo giá, lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09, Bảng báo giá => gửi bản gốc cho phòng kế toán Bước 2: kế toán phải trả tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ nhận được ( Đề nghị thanh toán: Số tiền thanh toán là giá chưa thuế dựa trên đơn hàng nhân với số % thanh toán ở đợt này.) Bước 3: nếu hồ sơ hợp lệ tiến hành lập UNC Bước 4: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, được GĐTC xét duyệt và ký chi bởi TGĐ. Bộ hồ sơ gồm: UNC/ Đề nghị thanh toán Hợp đồng / Đơn hàng Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bước 5: gửi ngân hàng đi lệnh Bước 6: Việc thanh toán hoàn thành KTTT phải làm các công việc sau: Nhập UNC vào phần mềm Nhập liệu xong tiến hành kiểm tra số dư tại ngân hàng của đơn vị với số dư của đơn vị được ngân hàng cập nhật trên trang web của ngân hàng kịp thời sửa chữa sai sót Nhập thông tin nhà thầu phụ vào Cashlow: Dựa vào Đơn hàng, nhập dữ liệu nhà thầu vào Cashlow các nội dung: . Số thự tự (1,2,3....) đại diện cho công trình . Tên nhà thầu phụ và hạng mục thi công . Giá trị hợp đồng theo VND và USD dựa vào giá trị ở đơn hàng Dựa vào UNC nhập khoản đã chi vào Cashlow cần nhập đúng . Nhà thầu nhận khoản thanh toán tương ứng với CT thực hiện . Số tiền thanh toán . Ngày (tuần), tháng thanh toán Bước 7: Lưu hồ sơ Ủy nhiệm chi + đề nghị thanh toán lưu tại CTNH Đơn hàng đánh số thứ tự (đã nhập vào Cashlow) trên đầu, tô đậm: tên công trình, nhà thầu để thuận lợi cho việc lưu trữ và theo dõi phần công việc của nhà thầu thuộc CT nào ; kẹp chung các hồ sơ còn lại lưu vào bìa nhựa và phải để đúng số thứ tự đã đánh dấu tại chỗ có tên là CTTX Thanh toán theo tiến độ công trình: Việc thanh toán này dựa vào điều khoản thanh toán trong đơn hàng khi nhà thầu phụ (nhà cung cấp, đội nhân công) đã hoàn thành số % công trình Bước 1: Đối với nhà thầu phụ và nhà cung cấp: phòng thu mua hoặc quản lý dự án (PM) tiến hành lập đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09 (số tiền thanh toán đợt này: giá chưa thuế x % thanh toán) Đối với đội nhân công phòng PM lập đề nghị thanh toán và bảng hoàn thành khối lượng công việc (Cabinet Delivery Inspection) dựa trên bảng này mà tính số tiền thực trả trong đề nghị thanh toán => gửi phòng kế toán Bước 2: kế toán phải trả kiểm tra tính hợp lệ của đề nghị thanh toán (chữ ký xác nhận và số tiền thanh toán) Bước 3: Kế toán phải trả tiến hành lập UNC (tương tự các lần trước) Bước 4: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, xét duyệt bởi GĐTC, ký duyệt chi TGĐ. Bộ hồ sơ gồm: UNC/ Đề nghị thanh toán Hợp đồng / Đơn hàng Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bước 5: gửi ngân hàng chi Bước 6: nhập dữ liệu: Nhập UNC vào phần mềm theo đường dẫn: phiếu chi/ chi ngân hàng. Nhập liệu xong tiến hành kiểm tra số dư tại ngân hàng của đơn vị với số dư của đơn vị được ngân hàng cập nhật trên trang web của ngân hàng kịp thời sửa chữa sai sót Nhập số tiền đã chi vào Cashlow cần chính xác các thông tin Nhà thầu nhận khoản thanh toán tương ứng với công trình thực hiện Số tiền thanh toán Ngày (tuần), tháng thanh toán Bước 7: lưu hồ sơ UNC (đã đánh số thứ tự)+ Đề nghị thanh toán lưu tại chỗ có tên là CTNH Các hồ sơ còn lại lưu tại chỗ được đặt tên là CTTX Lưu ý: khi lưu phải theo đúng số thứ tự đã đánh dấu tạo thuận lợi khi lục kiểm tra và lấy hồ sơ khi thanh toán các lần sau. Thanh toán khi có bảng nghiệm thu, quyết toán và hóa đơn: Đây là giai đoạn mà tại công trình hạng mục thi công của nhà thầu phụ (nhà cung cấp, đội nhân công) đã hoàn thành, phòng PM lập và xác nhận bảng nghiệm thu và gửi về phòng thu mua tiến hành lập bảng quyết toán. Bước 1: phòng thu mua gửi Bảng nghiệm thu và Bảng quyết toán => phòng kế toán trước tiên cần kiểm tra tính hợp lệ của hai bảng này thể hiện qua các chữ ký xác nhận Bước 2: kế toán phải trả tiến hành kiểm tra nội dung bảng quyết toán và bảng nghiệm thu: Kiểm tra tính hợp lệ của 2 bảng trên (chữ ký xác nhận đầy đủ) So sánh: Số lượng thực tế của bảng quyết toán có khớp với số lượng trên bảng nghiệm thu không? Đơn giá trên bảng quyết toán có phù hợp với đơn giá trên đơn hàng không và có phù hợp với bảng báo giá cũng như bảng so sánh giá? Bước 3: nội dung các số liệu đã hợp lý (nếu thấy có thắc mắc cần hỏi lại phòng thu mua) tiến hành nhập vào Cashlow Tại cột “No” chữ “r” để biết được đã nhận được bảng quyết toán tiến hành lập Đề nghị thanh toán Tại cột Cash Openning chỉnh sửa giá trị thanh toán với nhà cung cấp nếu có giá trị chênh lệch với bảng quyết toán (vì có thể phát sinh thêm công việc và đặt hàng thêm) Bước 4: khi nhận được hóa đơn GTGT cần làm các công việc sau: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn Số tiền thanh toán có đúng với bảng quyết toán (>=) (vì trong điều khoản thanh toán tại đơn hàng luôn có quy định “giá trị thanh toán cuối cùng dựa vào giá trị trên bảng quyết toán) Nhập nội dung hóa đơn vào phần mềm theo đường dẫn: hóa đơn mua hàng/hóa đơn mua hàng các nội dung: Ngày, tháng, năm chứng từ Số chứng từ (03029: hóa đơn thứ 29 trong tháng 3) Tên đơn vị bán hàng Nội dung hóa đơn (diễn giải ngắn gọn bằng tiếng Anh và tiếng Việt cho thấy hóa đơn mua cho công việc gì, công trình nào) In hóa đơn tại phần mềm và kẹp chung với hóa đơn GTGT bản gốc lưu chỗ được đặt tên là HĐDV Bước 5: lập đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09 với số tiền thanh toán: số % thanh toán nhân với giá trị bảng quyết toán ( giá đã có thuế) và UNC Trước khi lập cần kiểm tra xem đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp chưa vì: bảng nghiệm thu, bảng quyết toán, hóa đơn không về cùng lúc nếu có tiến hành lập kế hoạch, nếu chưa tạm thời chưa lập kế hoạch. Cách kiểm tra có hóa đơn hay chưa tiến hành in sổ công nợ tại phần mềm theo đường dẫn: quản lý công nợ/ sổ chi tiết công nợ/ nhập tên tài khoản 331/thời gian theo dõi (ngày, tháng, năm)/ tên nhà thầu/ công trình thực hiện: Nếu số dư nợ: chưa có hóa đơn Nếu số dư có: đã có hóa đơn Bước 6: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, xét duyệt GĐTC, duyệt chi TGĐ. Bộ hồ sơ bao gồm: Đề nghị thanh toán/ UNC Đơn hàng/ Hợp đồng Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bảng nghiệm thu/ Bảng quyết toán Bước 7: gửi ngân hàng chi hộ Bước 8: nhập khoản chi vào Cashlow (tương tự các lần khác) phần mềm Bước 9: lưu hồ sơ UNC (được đánh số thứ tự) +Đề nghị thanh toán lưu tại CTNH Các hồ sơ còn lại lưu tại CTTX Lưu ý: Việc thanh toán dựa trên bảng quyết toán, nghiệm thu Kế toán phải trả luôn luôn kiểm tra ý kiến của Quản lý công trình trên bảng nghiệm thu; nếu có những đánh giá không tốt việc thanh toán sẽ tiến hành trễ hơn cho đến khi nhà thầu hoàn thành các trục trặc tại công trình Đối với trường hợp trong Hợp đồng có yêu cầu nhà thầu phát hành Thư bảo lãnh ngân hàng (Cogniplus yêu cầu nhà thầu phát hành thư này giá trị tương đương số tiền bảo hành trước khi thanh toán đợt cuối thường là 5% giá trị hợp đồng) thì kế toán không giữ lại số tiền bảo hành (5%) mà sẽ thanh toán hết trong đợt này Lưu ý: việc thanh toán cho đội nhân công luôn được yêu tiên khi nhận được các yêu cầu thanh toán Thanh toán số tiền bảo hành khi đến hạn: Việc thanh toán này thực hiện khi nhận được yêu cầu của nhà thầu về việc thanh toán số tiền bảo hành (thường là 5% giá trị hợp đồng) Kế toán phải trả lấy bộ hồ sơ của nhà thầu phụ ra, tiến hành các bước sau: Bước 1: in sổ công nợ của nhà cung cấp với mục đích kiểm tra tính có thực của khoản nợ bảo hành này. Bước 2: xem trong đơn hàng điều khoản bảo hành giữ lại bao nhiêu % và nhân với giá trị hợp đồng => so sánh 2 con số (số trong sổ công nợ và số vừa tính) Bước 3: dựa vào điều khoản thanh toán trên đơn hàng và thời gian trên bảng nghiệm thu kiểm tra khoản nợ đã đến hạn chưa. Nếu không còn vướng mắc gì ngoài công trình, tiến hành lập Đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09 Bước 4: tiến hành lập UNC cho khoản tiền phải thanh toán Bước 5: gửi bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng kiểm tra => GĐTC xét duyệt và TGĐ kí chi. Bộ hồ sơ gồm: Đề nghị thanh toán/ UNC Bản in chi tiết công nợ của nhà thầu Đơn hàng/ hợp đồng Báng báo giá/ Bảng so sánh giá Bảng nghiệm thu/ Bảng quyết toán Bước 6: tiến hành gửi UNC tới ngân hàng đi lệnh Bước 7: nhập khoản chi vào phần mềm và Cashlow tương tự các lần khác Bước 8: Lưu hồ sơ: UNC (được đánh số thứ tự) + bản in chi tiết công nợ nhà thầu + đề nghị thanh toán được kẹp chung lưu vào bìa còng nơi để CTNH Các hồ sơ còn lại lần này không lưu tại CTTX mà được lưu vào bìa còng nơi đã thực hiện xong các khoản thanh toán với nhà thầu phụ được đánh dấu tên công trình, năm thực hiện nơi được đặt tên là TTX Lưu ý: phải lưu đúng tên công trình mà nhà thầu phụ đã thực hiện nhằm tạo tính thuận lợi cho việc kiểm tra, lục tìm sau này. Tại C+ còn có phát sinh việc thanh toán cho: Nhà cung cấp nước ngoài Nhà cung cấp mới hay trong trường hợp các mặt hàng đặc biệt nhỏ lẻ Công nhân tính lương công nhật Điều khoản thanh toán có thể là 100% trước khi giao hàng và thông thường những đơn hàng này có giá trị nhỏ. Đối với những trường hợp này không theo dõi công nợ nên sẽ không trình bày trong báo cáo Khoản phải trả người bán khác: Các nghiệp vụ trên trình bày khoản phải trả người bán các khoản chi thuộc công trình. Nghiệp vụ này trình bày khoản phải trả cho người bán các khoản chi không thuộc công trình đó là những chi tại văn phòng như tiền thuê nhà, điện nước, taxi…. Bước 1: phòng nhân sự gửi Phiếu yêu cầu vật tư hoặc Giấy báo thanh toán (tiền điện, tiền điện thoại….), Đề nghị thanh toán theo mẫu AC 01-03 => cho phòng kế toán Bước 2: kế toán phải trả tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ và số tiền thanh toán có phù hợp Bước 3: tại C+ Nếu nhận được hóa đơn cùng lúc với các chứng từ trên tiến hành lập Phiếu chi và không theo dõi nên không trình bày Nếu chưa nhận hóa đơn cùng lúc với các chứng từ trên tiến hành lập UNC (tương tự như đối với khoản chi thuộc công trình) và theo dõi công nợ. Bước 4: tiến hành chi và nhận được hóa đơn bán hàng. Bước 5: nhập liệu Nhập vào phần mềm khoản chi đầy đủ các nội dung Nhập hóa đơn vào phần mềm theo đường dẫn: hóa đơn mua hàng/ hóa đơn mua hàng/ điền đầy đủ các thông tin (tương tự các lần trước) Bước 6: Lưu hồ sơ Đề nghị thanh toán + UNC cùng các hồ sơ còn lại lưu chung tại CTNH Hóa đơn + bản in hóa đơn theo phần mềm lưu tại bìa còng có tên HDDV 3.2.2. Hồ sơ chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ: 3.2.2.1. Hồ sơ chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ: Ủy nhiệm chi (UNC): chữ ký của KTT và TGĐ Hình 3.1: UNC sau khi đã chi Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-03: thanh toán cho nhà cung cấp thuộc DN) với đầy đủ chữ ký của người viết đề nghị (nhân viên phòng nhân sự), người kiểm tra (TP nhân sự), ký chi TGĐ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS AC01-03 ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN 239 Điện Biên Phủ, F.6, Q.3, TP.HCM PAYMENT REQUEST Họ & tên người đề nghị thanh toán (Requested by): Nguyễn Thanh Bình Bộ phận (Deparment): HR Tên công trình (Project name): STT No Invoice Nội dung (Description) Số tiền (Amount) Ghi chú (Note) Số (No) Ngày (Date) 01 054160 13/06/2011 Hải Phú Express 188.486 …………… Tổng cộng (Total) 188.486 Ngày (date) 17 tháng (month) 06 năm (year) 2011 Người đề nghị thanh toán Người kiểm tra Tổng giám đốc (Requested by) (Verifief by) (Genreral Director) Hình 3.2: Giấy Đề nghị thanh toán mẫu AC01-03 Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-09: thanh toán cho người bán thuộc CT): đầy đủ chữ ký người lập, người kiểm tra (TP. Thu mua, TP. Dự toán, KT trưởng), ký chi TGĐ Hình 3.3: Giấy đề nghị thanh toán khoản tiền đặt cọc mẫu AC01-09 Hóa đơn GTGT: có chữ ký của nhân viên và thủ trưởng đơn vị bán hàng Hình 3.4: Hóa đơn GTGT Bảng báo giá: được xác nhận bởi đơn vị cung cấp dịch vụ (là cơ sở xác định giá đơn vị các hạng mục cung cấp). Xem Phụ luc Bảng so sánh giá: được xác nhận bởi TP thu mua, TP quản lý dự án, Trưởng ban kiểm soát giá (giữa giá dự toán của công ty và giá của nhà cung cấp, giá nhà cung cấp phải nhỏ hơn hoặc giá dự toán của công ty). Xem Phụ lục Đơn hàng: đầy đủ chữ ký của người đặt hàng (nhân viên phòng thu mua), TP thu mua, trưởng ban kiểm soát giá của công ty, TGĐ và chữ ký xác nhận của bên cung cấp. Xem Phụ lục Hợp đồng : có đủ chữ ký của người đại diện pháp luật của 2 bên tham gia HĐ (thông thường tại công ty những đơn hàng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng để ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa các bên). Xem Phụ lục Bảng nghiệm thu hoặc biên nhận giao hàng: chữ ký của TP. PM hoặc Phiếu giao nhận (Delivery Note): được xác nhận bởi 2 bên đơn vị bán hàng và TGĐ C+ (là cơ sở chứng minh việc giao nhận giữa 2 bên). Xem Phụ lục Bảng quyết toán là cơ sở biết được số tiền cần thanh toán nên cần các chữ ký của: nhân viên lập bảng, TP thu mua, xác nhận của nhà cung cấp và ký duyệt của trưởng ban kiểm soát giá. Xem Phụ lục Bảng hoàn thành khối lượng công việc: được phòng PM thực hiện là cơ sở thanh toán cho đội thi công trong quá trình thực hiện công việc. Xem Phụ lục 3.2.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ: Khi nhận được yêu cầu vật tư cho công trình từ Phòng Quản lý dự án, Phòng thu mua và Phòng dự toán tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, nhận Bảng báo giá,lập Bảng so sánh giá sau đó tiến hành lập Hợp đồng, Đơn đặt hàng và Đề nghị thanh toán (AC01-09) Sau khi hoàn tất các thủ tục Phòng thu mua gửi tất cả bản gốc của các chứng từ hợp lệ trên cho Phòng kế toán lưu trữ và giữ bản photo. Căn cứ vào Đề nghị thanh toán Kế toán phải trả tiến hành lập UNC thành 4 bản được kiểm tra bởi KTT, ký chi bởi TGĐ và gửi ngân hàng đi lệnh ký xác nhận, Kế toán phải trả giữ 1 bản Công việc hoàn tất Phòng quản lý dự án thực hiện bảng nghiệm thu (Biên bản giao nhận) được ký nhận giữa 2 bên mua và bán sẽ gửi qua Phòng thu mua để tiến hành lập Bảng quyết toán và gửi bản 2 gốc cho Phòng kế toán lưu trữ Dựa vào UNC, Hợp đồng, Đơn hàng cũng như Hóa đơn GTGT nhận được mà Kế toán phải thu nhập liệu vào phần mềm tương ứng với thời gian nhận 3.2.3. Tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng: 3.2.3.1. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 331 “phải trả người bán” để theo dõi công nợ phải trả. Tài khoản này được mở chi tiết như sau: 3311: phải trả ngắn hạn người bán 33111: phải trả ngắn hạn NB hoạt động sản xuất kinh doanh (HĐSXKD) 331111: phải trả ngắn hạn người bán HĐSXKD_theo dõi công nợ VNĐ 331112: phải trả ngắn hạn người bán HĐSXKD_theo dõi công nợ ngoại tệ 33112: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư 331121: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư (VNĐ) 331122: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư (USD) 33113: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính 331132: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính (VNĐ) 331131: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính (USD) 3312: phải trả dài hạn người bán 33121: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD 331211: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD (VNĐ) 331212: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD (USD) 33122: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư 331221: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư (VNĐ) 331222: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư (USD) 33123: phải trả dài hạn người bán hoạt động tài chính 331231: phải trả dài hạn người bán hoạt động tài chính (VNĐ) 331232: phải trả dài hạn người bán hoạt động tài chính (USD) Tuy nhiên tại công ty chỉ có theo dõi khoản phải trả ngắn hạn người bán hoạt động sản xuất kinh doanh theo dõi công nợ VND 3.2.3.2. Sổ sách sử dụng: Sổ cái tài khoản . Sổ chi tiết nhà cung cấp. Sổ chi tiết các tài khoản. Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Sổ quỹ tiền mặt. Sổ nhật ký chung. 3.2.4. Minh họa nghiệp vụ: Ngày 04/05/2011 thanh toán 90% khoản mục 1 và 2 trị giá 54.000.000VND [(30.000.000+30.000.000)*90%] theo UNC số 10 đơn hàng ngày 03/04/2011 số Cl1537/PO/VA/25 ký với đội nhân công Lâm Thị Là thực hiện lắp đặt tủ treo, tủ lavabo, tủ bếp… CT Vista trị giá hợp đồng là 87.490.000 VND.Theo UNC số 10 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 54.000.000 Có 11212: 54.000.000 Ngày 05/05/2011 nhận hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số TN/2010N số 0153802 cho đơn hàng ngày 17/01/2011 số Cl1054/PO/VA/14a đặt hàng Công ty TNHH-TM-DV Đỉnh Phú thực hiện công việc ghế văn phòng CT Emivest, trị giá đơn hàng 138.066.500VND (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Theo đơn hàng việc thanh toán sẽ thực hiện bằng chuyển khoản và chia làm 2 lần thanh toán. Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 154200: 125.510.000 Nợ 13311: 12.551.000 Nợ 331111: 138.061.000 Ngày 10/05/2011 thanh toán số tiền còn lại (50.000.000) theo UNC số 22 cho nghiệp vụ 2 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 50.000.000 Có 11212: 50.000.000 Ngày 12/05/2011 nhận được hóa đơn mẫu số 01GTKT-3LL số seri AM/2010N số 05768 cho đơn hàng ngày 05/05/2011 số Cl0587/PO/VA/01a đặt hàng công ty TNHH Thiết kế Hài Hòa thiết kế bản vẽ 3D công trình Suối Tiên trị giá hợp đồng là 5.000.000 (chưa bao gồm thuế GTGT 10%) Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 154300: 5.000.000 Nợ 13311: 500.000 Có 331111: 5.500.000 Ngày 15/05/2011 thanh toán số tiền cho nghiệp vụ thiết kế cho công ty TNHH Thiết kế Hài Hòa theo UNC số 57 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 5.500.000 Nợ 13311: 1.000 Nợ 642780: 10.000 Có 11212: 5.511.000 Ngày 23/05/2011 trả trước 50% giá trị hợp đồng cho đơn hàng ngày 19/05/2011 số Cl1103/PO/VA/01a đặt hàng Công ty TNHH Cơ điện lạnh Thành Tâm thực hiện công việc điện CT Goldora Villa trị giá đơn hàng là 88.506.000 VND (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Theo đơn hàng việc thanh toán sẽ thực hiện bằng chuyển khoản và chia làm 2 lần thanh toán. Số tiền thanh toán đợt này là 80.460.000/2= 40.230.000 VNĐ (Giá chưa thuế), theo UNC số 112 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 40.230.000 Có 11212: 40.230.000 Ngày 23/05/2011 nhận hóa đơn mẫu số 01GTKT-3LL số seri BN/2010N số 02668 cho đơn hàng ngày 23/02/2011 số Cl 1054/PO/VA/32 đặt hàng công ty Quảng cáo Visaco thực hiện cung cấp vật tư logo và bảng hiệu cho công trình Emivest trị giá hợp đồng 12.804.000 bao gồm thuế GTGT 10% Nghiệp vụ được hạch toán: Nợ 154110: 11.640.000 Nợ 13311: 1.164.000 Có 331111: 12.804.000 Ngày 23/05/2011 thanh toán tiền điện văn phòng với số tiền là 1.254.831 đã bao gồm thuế GTGT 10%, theo UNC số 114 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 1.254.831 Có 11212: 1.254.831 Ngày 25/05/2011 nhận hóa đơn mẫu số 01GTKT2/2011 số seri AH/11T số 0447607 cho tiền điện văn phòng tháng 5 Nghiệp vụ được hạch toán: Nợ 642712: 1.140.755 Nợ 13311: 114.076 Có 331111: 1.254.831 Ngày 27/05/2011 thanh toán 52.715.090 VNĐ số tiền bảo hành đến hạn theo đơn hàng số Cl1049/PO/VA/KS/12 ngày 21/09/2010 trị giá 1.054.301.797 (bao gồm thuế GTGT 10%) cho công ty TNHH SX TM DV Đồ Gỗ Nghị Phong thực hiện công việc gỗ công trình Villa Park. Theo UCN số 135 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 52.715.090 Nợ 642780: 10.000 Nợ 13311: 1.000 Có 11212: 52.726.090 3.2.5.Quy trình ghi sổ: Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ NHẬT KÝ CHUNG Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có A B C D E G H 1 2 30/04 Số trang trước chuyển sang 04/05 PC2VCB10 04/05 T/T đợt 2 cho đội nhân công Lâm Thị Là CT Vísta 1 04/05 Phải trả người bán v 2 331111 54,000,000 04/05 Tiền gửi ngân hang v 3 11212 54,000,000 05/05 MH05009 05/05 Nhận HĐ từ Cty Đỉnh Phú cho CV Ghế CT Emivest 4 05/05 Chi phí thầu phụ v 5 154200 125,510,000 05/05 Thuế GTGT v 6 13311 12,551,000 05/05 Phải trả người bán v 7 331111 138,061,000 10/05 PC2VCB22 10/05 T/T đợt cuối cho CtyTNHH TM DV Đỉnh Phú CT Emivest 8 10/05 Phải trả người bán v 9 331111 50,000,000 10/05 Tiền gửi ngân hàng v 10 11212 50,000,000 15/05 PC2VCB57 15/05 T/T tiền thiết kế cho Cty TNHH Thiết kế Hài Hòa CT Suối Tiên 11 15/05 Phí giao dịch ngân hàng v 12 642780 10,000 15/05 Tiền thuế cho khoản phí ngân hàng v 13 13311 1,000 15/05 Phải trả người bán v 14 331111 5,500,000 15/05 Tiền gửi ngân hang v 15 11212 5,511,000 23/05 PC2VCB112 23/05 T/T đợt 1 CV M&E cho Cty Cơ điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa 16 23/05 Phải trả người bán v 17 331111 40,230,000 23/05 Tiền gửi ngân hang v 18 11212 40,230,000 Số chuyển sang trang sau 287,802,000 287,802,000 Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Nơi mở tài khoản giao dịch: Vietcombank _Tài khoản :11212 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đổi ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày Thu (gửi vào) Chi (rút ra) Còn lại A B C 1 2 3 G 30/04 Số dư đầu kỳ 300,000,000 04/05 PC2VCB10 04/05 T/T đợt 2 cho đội nhân công Lâm Thị Là CT Vísta 331111 54,000,000 246,000,000 10/05 PC2VCB22 10/05 T/T đợt cuối cho CtyTNHH TM DV Đỉnh Phú CT Emivest 331111 50,000,000 196,000,000 15/05 PC2VCB57 15/05 T/T tiền thiết kế cho Cty TNHH Thiết kế Hài Hòa CT Suối Tiên 331111 5,500,000 190,500,000 PC2VCB57 15/05 Phí giao dịch ngân hàng 642780 10,000 190,490,000 PC2VCB57 15/05 Tiền thuế cho khoản phí ngân hàng 13311 1,000 190,489,000 23/05 PC2VCB112 23/05 T/T đợt 1 CV M&E cho Cty Cơ điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa 331111 40,230,000 150,259,000 23/05 PC2VCB114 23/05 T/T tiền điện văn phòng 331111 1,254,831 149,004,169 27/05 PC2VCB135 17/05 T/T đợt cuối CV gỗ cho Cty TNHH TM DV Nghị Phong CT Villa Park 331111 52,726,090 96,278,079 Cộng số phát sinh trong kỳ 203,721,921 Số dư cuồi kỳ  96,278,079 Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp (642) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú Số hiệu Ngày Trang sổ STT dòng Nợ Có 30/04 Số dư đầu kỳ 0 15/05 PC2VCB57 15/05 Phí giao dịch NH 1 2 11212 10,000 25/05 MH05032 25/05 Tiền điện văn phòng 1 5 331111 1,140,755 27/05 PC2VCB135 27/05 Phí giao dịch NH 1 8 11212 10,000 31/05 KC chi phí QLDN 2 10 911 1,160,755 Cộng phát sinh trong kỳ 1,160,755 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (154) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú Số hiệu Ngày Trang sổ STT dòng Nợ Có 30/04 Số dư đầu kỳ 0 05/05 MH05009 05/05 Chi phí thầu phụ 2 10 331111 125,510,000 12/05 MH05018 12/05 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 2 15 331111 5,00,000 23/05 MH05029 23/05 Chi phí NVL 2 28 331111 11,640,000 Cộng phát sinh trong kỳ 142,150,000 Số dư cuối kỳ 142,150,000 Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Tài khoản: Thuế VAT được khấu trừ (1331) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có 30/04 Số dư đầu kỳ 0 05/05 MH05009 05/05 Thuế cho tiền hàng của Cty Đình Phú CT Emivest 331111 12,551,000 12,551,000 12/05 MH05018 12/05 Thuế cho tiền thiết kế cho Cty Hài Hòa CT Suối Tiên 331111 500,000 13,051,000 15/05 PC2VCB57 15/05 Thuế giao dịch ngân hàng 11212 1,000 13,052,000 23/05 MH05029 23/05 Thuế mua NVL Cty điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa 331111 1,164,000 14,216,000 25/05 MH05032 25/05 Thuế mua điện ở văn phòng 331111 114,076 14,330,076 27/05 PC2VCB135 27/05 Thuế giao dịch ngân hàng 11212 1,000 14,331,076 Cộng số phát sinh trong kỳ 14,331,076 Số dư cuối kỳ 14,331,076 Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Tài khoản: Phải trả ngắn hạn người bán (3311) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú Số hiệu Ngày Trang sổ STT dòng Nợ Có 30/04 Số dư đầu kỳ 0 04/05 PC2VCB10 04/05 T/T đợt 2 cho đội nhân công Lâm Thị Là CT Vísta 1 10 11212 54,000,000 05/05 MH05009 05/05 Đặt hàng CV ghế Cty TNHH TMDV Đỉnh Phú CT Emivest 1 16 154200 125,500,000 10/05 PC2VCB22 10/05 T/T đợt cuối cho CtyTNHH TM DV Đỉnh Phú CT Emivest 1 23 11212 50,000,000 12/05 MH05018 12/05 Đặt CT TNHH thiết kế Hài Hòa thiết kế CT Suối Tiên 1 30 154300 5,000,000 15/05 PC2VCB57 15/05 T/T tiền thiết kế cho Cty TNHH Thiết kế Hài Hòa CT Suối Tiên 2 2 11212 5,500,000 23/05 PC2VCB112 23/05 T/T đợt 1 CV M&E cho Cty Cơ điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa 2 25 11212 40,230,000 23/05 MH05029 23/05 Đặt hàng Cty Quảng cáo Visaco CT Emivest 2 28 154110 11,640,000 23/05 PC2VCB114 23/05 T/T tiền điện văn phòng 2 31 11212 1,254,831 25/05 MH05032 25/05 Tiền điện văn phòng 3 3 642712 1,140,755 27/05 PC2VCB135 27/05 T/T đợt cuối CV gỗ cho Cty TNHH TM DV Nghị Phong CT 3 7 11212 52,715,090 Cộng phát sinh trong kỳ 203,699,921 143,280,755 Số dư cuối kỳ (40,419,166) Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 3.2.6. Sơ đồ tài khoản tổng hợp: 11212 331111 642712 (1) 54.000.000 1.140.755 (9) 13311 (3) 50.000.000 114.076 (9) 154110 (5) 5.500.000 11.640.000 (7) (6) 40.230.000 13311 1.164.000 (7) (8) 1.254.831 154200 125.510.000 (2) 13311 (10) 52.715.090 12.551.000 (2) 154300 5.000.000 (4) 13311 500.000 (4) 3.2.7. Lập báo cáo: Hàng tuần (vào cuối tuần) ngoài các công việc kể trên Kế toán phải trả tiến hành lập bảng Báo cáo đã chi và kế hoạch chi cho tuần sau gửi KTT kiểm tra và dựa vào tình hình thu mà KTT cân đối các khoản chi hợp lý trình GĐTC Cách lập báo cáo đã chi trên Cashlow Tại phần mềm kế toán phải trả sổ các tài khoản 111/112/331 và xuất excel theo đường dẫn: kế toán tổng hợp/ sổ chi tiết tài khoản / tên tài khoản/ thời gian thông tin. Sau khi phần mềm cập nhật xong các dữ liệu tiến hành xuất excel (bên góc trái phần mềm) Tại bảng excel tập hợp các chi phí theo từng đối tượng (khoản chi cho công trình nào hay cho admin) Kiểm tra tại Cashlow nếu số tiền tại đã chi tại Cashlow và bảng excel phải điều chỉnh cho hợp lý (dựa trên số của bảng excel) Cách lập kế hoạch chi: Ngoài Cashlow để theo dõi các đã chi phòng kế toán còn lập bảng kế hoạch chi trên Excel với các cột: tên nhà cung cấp. tên công trình thực hiện, giá trị đơn hàng (VNĐ,USD) số đã trả, đã lập đề nghị thanh toán . Kế toán phải trả dựa trên những hồ sơ chứng từ đã nhận được trong tuần tiến hành lập đề nghị thanh toán nếu lập rồi thì đánh dấu “x” tại cột đã lập kế hoạch thanh toán (để biết đã lập tránh tình trạng trùng lặp), và điền % số đã trả tại cột tương ứng 3.3. Khoản phải thu khách hàng tại công ty: 3.3.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán: 3.3.1.1. Nội dung hạch toán: Khách hàng là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế với công ty, là đơn vị được công ty cung cấp dịch vụ theo yêu cầu Đặc điểm các khoản phải thu: Đối với những hợp đồng có giá trị lớn để thu được tiền, KH yêu cầu cần có bảng thu tiền theo tiến độ kế hoạch được xác nhận của hai công ty, bảng nghiệm thu từng giai đoạn, hóa đơn GTGT từ công ty. Khi nhận đầy đủ các chứng từ này, KH mới trả tiền. Do đó, việc thu tiền KH trong những trường hợp này lâu và khó khăn hơn. KH hay viện nhiều lý do để trì hoãn việc thanh toán như: chưa đủ chứng từ, giám đốc chưa phê duyệt trả… Để hạn chế việc bị KH chiếm dụng vốn, KT phải thu phải theo sát với phòng quản lý dự án để thu hồi công nợ. Đối với hợp đồng thiết kế, bộ phận thiết kế sẽ làm việc với KH riêng và chỉ thông báo cho bộ phận kế toán biết được đã hoàn thành công việc hay chưa. Khi đã xong số % công việc theo hợp đồng, KT phải thu chỉ tiến hành gửi giấy đề nghị thanh toán cho KH. Các chứng từ cần thiết của hợp đồng thiết kế được lưu giữ tại phòng KT: hợp đồng thiết kế, bản vẽ, bảng hoàn thành tiến độ công việc, bảng thanh lý hợp đồng và hóa đơn. Trong hợp đồng có ghi điều khoản bảo hành công trình, khi nhận bảng quyết toán KT phải thu tiến hành xuất hóa đơn cho KH và ghi lại khoản tiền bảo hành này vào bảng theo dõi nợ phải thu điều này giúp KT phải thu không bỏ sót khoản tiền này. Có những hợp đồng có điều khoản phạt thêm tiền nếu KH trả tiền chậm nhưng hầu như là không. Chính điều này điều này làm cho KH trì hoãn việc trả tiền. 3.3.1.2. Nguyên tắc hạch toán: Giới thiệu công việc của kế toán phải thu theo chương trình ISO: Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải thu dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm được tiến trình công việc để chuẩn bị những giấy tờ cần thiết để tiến hành yêu cầu thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học. Ở mỗi công trình số lượng công việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của công trình nhưng dù thực hiện công trình nào thì kế toán phải thu cũng phải tuân thủ các bước sau (theo chương trình ISO mẫu). Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế. Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ Công đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế Công đoạn 3: Bảng thiết kế được khách hàng chấp nhận. Trong công đoạn này có sự tham gia của kế toán phải thu Kế toán phải thu Khách hàng Chấp nhận bảng thiết kế của công ty (1) Lưu bảng gốc theo tên CT và theo dõi công nợ (1) Phòng Mar gửi cho các phòng ban và thông báo trúng thầu Giai đoạn 2: triển khai thiết kế Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lượng vật liệu Công đoạn 2: hoàn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá công trình Công đoạn 3: Xác nhận số lượng vật liệu của công trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của công trình Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH. Công đoạn 1: ký hợp đồng với. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải thu như sau: Kế toán phải thu Phòng Marketing thực hiện hợp đồng Gửi các phòng ban Khách hàng ký kết HĐ (1) Lưu bảng gốc theo tên CT và theo dõi công nợ Tổng giám đốc ký kết HĐ Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án Công đoạn 3: Yêu cầu KH thanh toán tiền đợt 1. Trong công đoạn này kế toán phải thu tiến hành gửi giấy yêu cầu thanh toán cho KH như sau: Kế toán phải thu Tổng giám đốc Lập yêu cầu thanh toán Kế toán trưởng (1) Gửi KH và lưu Khách hàng Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án. Giai đoạn 5: thi công công trình Công đoạn 1: phòng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của công trình Công đoạn 2: bên thi công tiến hành công việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, đồng thời thanh toán cho nhà thầu cung cấp. Kế toán phải thu P. Quản lý dự án Tổng giám đốc Lập yêu cầu thanh toán Thông báo tiến độ thực hiện CT cho Phòng Kế toán Kế toán trưởng (1) Khách hàng Gửi KH và lưu Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm công việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH. Trong công đoạn này có thể KH yêu cầu thực hiện thêm một số công việc vì vậy sẽ thực hiện hợp đồng cho khoản phát sinh thêm và kế toán phải thu tham gia vào công đoạn này như sau: Khách hàng Kế toán phải thu Yêu cầu công việc phát sinh (1) P. Quản lý dự án làm hợp đồng cho khoản tăng thêm Lưu bản gốc theo tên CT để tiện theo dõi việc thu nợ (1) Giai đoạn 6: nghiệm thu công trình Công đoạn 1:kiểm tra chất lượng trước khi nghiệm thu Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trường Công đoạn 3: quyết toán công trình với KH Công đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán Kế toán phải thu Tổng giám đốc P. Marketing (1) Làm bảng thanh lý hợp đồng (kết thúc dự án) Kế toán trưởng Lưu theo CT và lập yêu cầu thanh toán; xuất hóa đơn Khách hàng (1) Giai đoạn 7: kết thúc dự án Công đoạn 1: nghiệm thu, lập bảng quyết toán CT với thầu phụ, nhà cung cấp. Công đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ công trình Công đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện Giai đoạn 8: bảo hành Công đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành công trình Công đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh toán khoản tiền bảo hành Các bước công việc của kế toán phải thu tại công ty: Không giống như khoản phải trả người bán việc thanh toán chia thành nhiều giai đoạn và thanh toán cho các đối tượng khác nhau; việc thu nợ được thực hiện theo điều khoản ghi trên hợp đồng. Tùy theo giá trị hợp đồng mà điều khoản thanh toán chia số lần thanh toán khác nhau. Thông thường việc số lần thanh toán từ 4 lần trở lên: Đợt 1: ngay sau khi ký kết hợp đồng Đợt 2: hoàn thành % khối lượng công việc Đợt 3: khi nghiệm thu quyết toán Đợt 4: sau thời gian bảo hành. Việc thu nợ được thực hiện ở các lần gần như là tương tự nhau nên được trình bày chung và sẽ có lưu ý nếu có sự khác biệt Cách lưu hồ sơ : hồ sơ được lưu theo năm, tên công trình và theo màu để tiện theo dõi kiểm tra và lục tìm Hóa đơn GTGT: được lưu trong bìa còng và để riêng được kế toán phải thu quản lý vì số lượng hóa đơn ít đặt tên chỗ này là HĐBH Tất cả các hồ sơ liên quan đến KH được lưu chung tại bìa còng theo tên CT, năm thực hiện được đánh dấu màu vòng với tên Client đặt tên chỗ này là KH Các chứng từ ngân hàng được lưu giống khoản phải trả Khoản phải thu KH : Bước 1: sau khi ký kết hợp đồng với KH và nhận được bảng báo giá, đơn hàng Phòng Marketing gửi => hồ sơ qua Phòng Kế toán Đây là khoản thu lần 1, đối với khoản thu lần 2,3,4 Phòng. PM gửi Bảng nghiệm thu hoàn thành khối lượng công việc (+ Bảng quyết toán , Bảng thanh lý hợp đồng khi quyết toán CT) => qua Phòng Kế toán Bước 2: Kế toán phải thu tiến hành kiểm tra sự hợp lệ của các hồ sơ trên tiến hành lập Hóa đơn GTGT , Yêu cầu thanh toán (Payment Claim) và nhập liệu thông tin KH tại Cashflow Cách lập Hóa đơn GTGT (tùy trường hợp theo yêu cầu của KH mà kế toán phải thu tiến hành xuất hóa đơn GTGT hiện hành của Bộ Tài Chính theo từng công đoạn hoàn thành công trình hay một lần duy nhất sau khi nghiệm thu, quyết toán công trình.): mở file Excel mẫu Hóa đơn GTGT điền các thông tin cần thiết: Thông tin KH: tên, địa chỉ, mã số thuế Nội dung dịch vụ cung cấp Số tiền hàng: tiền Việt và tiền Đô (tỷ giá thông thường tại thời điểm lập HĐ) Số tiền thuế In thành 2 bản 1 gửi KH 1 lưu Cách lập Yêu cầu thanh toán: mở file Word mẫu Payment Claim điền số tiền yêu cầu KH thanh toán. In thành 2 bản 1 gửi KH và 1 lưu Cách nhập thông tin KH vào Cashflow: mở Cashflow (file Excel) dựa vào hợp đồng nhập thông tin tại 2 sheet Số thứ tự đại diện cho công trình (1, 2, 3…: số 50: CT Goldora Villa) Tên Khách hàng và công việc thực hiện Sổ tiền theo hợp đồng Bước 3: gửi tất cả hồ sơ cho Kế toán trưởng kiểm tra => Tổng Giám đốc ký nhận Bước 4: gửi HĐ và Yêu cầu thanh toán cho KH và theo dõi tài khoản tiền gửi Ngân hàng tài khoản tại Ngân hàng Vietcombank Bước 5: nhận được tiền tại tài khoản và nhập liệu tại phần mềm Nhập khoản thu theo đường dẫn: phiếu thu/ phiếu thu ngân hàng/ các thông tin sau: Số thứ tự chứng từ Ngày tháng năm chứng từ Tên KH trả tiền và nội dung trả Nhập HĐ vào phần mềm theo đường dẫn: Hóa đơn bán hàng/ Hóa đơn bán hàng/ nhập các thông tin sau: Số chứng từ Ngày tháng năm chứng từ Đồng tiền hạch toán Tên KH thu tiền Nội dung thu tiền Bước 6: lưu chứng từ Hóa đơn GTGT lưu tại bìa còng có tên HĐBH Tất cả hồ sơ còn lại lưu tại bìa còng có tên KH Để theo dõi công nợ phải thu một cách hiệu quả và chặt chẽ, kế toán phải thu phải nắm được các điều khoản thanh toán từng công trình và từng KH. Xử lý chênh lệch ngoại tệ cuối kỳ: Nguyên tắc hạch toán khoản phải thu bằng ngoại tệ: - Ngoại tệ sử dụng là USD và theo dõi nguyên tệ đồng thời trên sổ kế toán chi tiết tài khoản 131-Phải thu KH và tài khoản 007- Ngoại tệ các loại - Khi nhập vào thì sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh để phản ánh vào sổ kế toán - Ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán theo VND và quy đổi USD ra VND - Trong kỳ toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh được đưa vào Doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi và Chi phí tài chính nếu lỗ - Cuối kỳ dùng tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo đánh giá lại số dư, tất cả mức chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào tài khoản 413 Việc xử lý mức chênh lệch tỷ giá hối đoái khoản phải thu KH vào cuối năm tài chính ( cuối năm dương lịch) được thực hiện như sau: Bước 1 : đăng nhập phần mềm và thực hiện theo đường dẫn: kế toán tổng hợp/ sổ chi tiết tài khoản / tên tài khoản/ thời gian thông tin/ tập hợp Ở tên tài khoản ta nhập tài khoản 131112 Thời gian thông tin: 01/01/2010- 31/12/2010 Bước 2: sau khi phần mềm tập hợp ta xuất dữ liệu ra excel và thực hiện việc phân chia phần chênh lệch theo các khoản mục có nghiệp vụ này Bước 3: tính toán và hạch toán phần chênh lệch Bước 4: khi lập báo cáo tài chính để nguyên số dư nợ (có) không kết chuyển 3.3.2. Hồ sơ, chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ 3.3.2.1. Hồ sơ, chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ: Yêu cầu thanh toán (Payment Claim): có chữ ký của TGĐ và mộc của công ty. Xem phụ lục Hóa đơn GTGT: có chữ ký của Kế toán phải thu (người lập), Phó TGĐ (người kiểm tra) Hình 3.6: Hóa đơn bán hàng Hợp đồng với KH: được xác nhận bởi người đại diện pháp luật của hai bên ký kết hợp đồng. Xem Phụ lục Đơn hàng: được xác nhận bởi người đại diện pháp luật của KH, Tổng giám đốc C+ Bảng nghiệm thu với KH: có chữ ký của TP. Quản lý dự án, người đại diện của KH Bảng thanh lý hợp đồng: có chữ ký xác nhận của TGĐ và KH 3.3.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ: Sau khi đã thỏa thuận và tiến hành ký kết hợp đồng với KH Phòng Marketing sẽ gửi Hợp đồng cho Kế toán phải thu lưu trữ bản gốc là cơ sở tiến hành đòi nợ Dựa vào tiến độ thi công công trình Phòng Quản lý dự án sẽ thông báo (hoặc làm nghiệm thu từng phần với KH) cho Phòng kế toán nắm tình hình và dựa vào điều khoản thanh toán trong Hợp đồng Kế toán phải thu tiến hành lập 2 bản Giấy yêu cầu thanh toán được ký duyệt bởi TGĐ sẽ gửi cho KH 1 bản và lưu lại 1 bản. Đồng thời Kế toán xuất Hóa đơn GTGT thành 2 bản được ký duyệt bởi Phó TGĐ sẽ gửi KH một bản và lưu 1 bản Dựa vào Hợp đồng, Hóa đơn GTGT và Giấy báo có của ngân hàng mà Kế toán phải thu nhập liệu vào phần mềm theo thời gian thích hợp 3.3.3. Tài khoản và sổ sách sử dụng: 3.3.3.1. Tài khoản sử dụng: C+ sử dụng tài khoản 131 để theo dõi khoản phải thu khách hàng và được mở chi tiết như sau: 1311: phải thu ngắn hạn KH 13111: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD 131111: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD_theo dõi công nợ VNĐ 131112: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD_theo dõi công nợ ngoại tệ 13112: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động đầu tư 131121: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động đầu tư (VND) 131122: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động đầu tư (USD) 13113: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động tài chính 131131: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động tài chính (VND) 131132: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động tài chính (USD) 1312: phải thu dài hạn KH 13121: phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD 131211: phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD (VND) 131212: phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD (USD) 13122: phải thu dài hạn KH: hoạt động đầu tư 131221: phải thu dài hạn KH: hoạt động đầu tư (VND) 131222: phải thu dài hạn KH: hoạt động đầu tư (USD) 13123: phải thu dài hạn KH : hoạt động tài chính 131231: phải thu dài hạn KH : hoạt động tài chính (VND) 131232: phải thu dài hạn KH : hoạt động tài chính (USD) Tại C+ chỉ phát sinh khoản phải thu KH ngắn hạn hoạt động SXKD 3.3.3.2. Sổ sách sử dụng: Sổ cái Sổ chi tiết KH Sổ chi tiết các tài khoản Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật ký chung 3.3.4. Minh họa nghiệp vụ: Ngày 05/12/2010 xuất Hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số 0000040 trị giá 45% giá trị hợp đồng là 173.250 USD tỷ giá thanh toán 20.600 VND/USD (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) cho hợp đồng kinh tế số Cl-Everich-12/2010 và lập Yêu cầu thanh toán cho số tiền này gửi cho KH Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ 131112: 3.568.950.000 (173.250*20.600) Có 51131: 3.244.500.000 (157.500*20.600) Có 33311: 324.450.000 (15.750*20.600) Ngày 15/12/2010 xuất Hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số 0000041 trị giá 20% giá trị hợp đồng là 79.200 USD tỷ giá thanh toán là 20.500 VND/USD (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) cho hợp đồng kinh tế số Cl-Emivest-14/2010 và lập Yêu cầu thanh toán cho số tiền trên gửi cho KH Nghiệp vụ được hạch toán như sau: Nợ 131112: 1.623.600.000 (79.200*20.500) Có 51131: 1.476.000.000 (72.000*20.500) Có 33311: 147.600.000 (7.200*20.500) Ngày 17/12/2010 nhận được thanh toán từ Công ty Emivest cho số tiền 79.200 USD với tỷ giá thanh toán là 20.600 Nợ 112221: 1.630.520.000 (79.200*20.600) Có 131112: 1.623.600.000 (79.200*20.500) Có 5152: 7.920.000 (79.200*100) Ngày 20/12/2010 nhận được số tiền bảo hành đến hạn trị giá 5% giá trị hợp đồng là 19.250 USD tỷ giá thanh toán 20.500 VND/USD (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) theo hóa đơn BH1207 ngày 20/11/2010 cho hợp đồng kinh tế số Cl-Fubon Bank HCM-09/2010 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 11212: 394.625.000 (19.250*20.500) Có 131111: 394.625.000 (19.250*20.500) Ngày 25/12/2010 nhận được thanh toán từ công ty Everich cho số tiền 173.250 USD với tỷ giá thực tế là 20.560 Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ 112221: 3.562.020.000 (173.250*20.560) Nợ 6351: 6.930.000 (173.250*40) Có 131112: 3.568.950.000 (173.250*20.600) Xử lý chêch lệch tỷ giá cuối năm tài chính: Việc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái được thực hiện theo qui định tại Thông tư số 201/2009/TT-BTC ngày 15/10/2009 của Bộ Tài Chính và công văn số 518/TCT-CS ngày 14/02/2011 của Tổng cục thuế. Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm 2010 tỷ giá bình quân liên ngân hàng là 20.560 VND/USD. 131112 79.200*20.560 79.200*20.500 (17/12/2010) 173.250*20.560 173.250*20.560 (25/15/2010) Số dư: 79.200*60 => lãi tỷ giá Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 131112: 4.752.000 (79.200*60) Có 4131: 4.752.000 (Để nguyên số dư trên báo cáo tài chính, đầu năm sau ghi bút toán ngược lại để xoá số dư) 3.3.5. Quy trình ghi sổ: Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ NHẬT KÝ CHUNG Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/12/2010-31/12/2010 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có A B C D E G H 1 2