Đề tài Kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh ở Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh

LỜI NÓI ĐẦU Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, với sự cạnh tranh của các doanh nghiệp, các tổ chức, các công ty,... chuyên kinh doanh sản xuất các loại mặt hàng tương tự nhau diễn ra hết sức gay gắt. Vì vậy thị trường là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều phải gắn liền với thị trường cho nên bản thân các doanh nghiệp phải tự tìm nguồn mua và tiêu thụ hàng hoá của họ để tồn tại và phát triển. Kinh doanh trong cơ chế thị trường gắn trực tiếp với mục tiêu lợi nhuận. Vì vậy, trong điều kiện cạnh tranh thực hiện chính sách bán hàng và tổ chức công tác kế toán bán hàng có ảnh hưởng lớn đến doanh số bán ra và lợi nhuận của doanh nghiệp. Nó cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho hoạt động bán hàng. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Quan tâm tới vấn đề này đã được sự giúp đỡ của công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh nơi em thực tập, em chọn đề tài: “Kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh ở Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh” làm chuyên đề thực tập của mình. Mục tiêu của chuyên đề này là tìm hiểu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Trên cơ sở đó đối chiếu với chế độ kế toán của Việt nam và từ đó rút ra những ưu điểm và hạn chế trong tổ chức hoạt động kế toán bán hàng. Bài viết này của em bao gồm 3 phần chính: CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÔNG TY. CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÔNG TY. Chương I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH I. SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI 1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại Kinh doanh thương mại khác với hoạt động sản xuất, thực hiện chức năng cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng, nhằm đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng, phục vụ nhu cầu sản xuất,tiêu dùng cũng như xuất khẩu của họ. Do đó, đối tượng kinh doanh thương mại là hàng hóa - đó là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp các doanh nghiệp thương mại mua về để bán ra. Và vốn hàng hoá ở doanh nghiệp thương mại là vốn chủ yếu nhất. Thương mại có thể được hiểu là buôn bán, tức là mua hàng hóa để bán ra nhằm kiếm lời, thu tiền rồi lại tiếp tục mua hàng hoá, bán ra với số lượng nhiều hơn. Như vậy, hoạt động thương mại chỉ bao gồm quá trình mua hàng, dự trữ hàng, trao đổi và bán hàng hoá trên thị trường chứ không liên quan đến quá trình sản xuất ra sản phẩm ra sao, sản phẩm được sản xuất ở đâu ...Quá trình này được gọi là quá trình lưu chuyển hàng hoá hay lưu thông hàng hoá. Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động thương mại bao trùm lên tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống, việc mua bán hàng hoá được dựa trên sự thoả thuận về giá cả giữa người mua và người bán. Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại chỉ có thể bán dược hàng hoá thông qua thị trường.Thị trường chính là nơi kiểm nghiệm, là thước đo cho tất cả các mặt hàng kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại.Do đó, việc đáp ứng đúng, kịp thời và đầy đủ nhu cầu thị trường là mục tiêu hàng đầu đối với bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào. Hoạt động kinh doanh thương mại có ảnh hưởng trực tiếp tới sản xuất và trên thực tế nó ảnh hưởng đến tất cả các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của một doanh nghiệp. Bởi vì nếu hàng hoá của một doanh nghiệp không tiêu thụ, không lưu thông trao đổi được trên thị trường thì doanh nghiệp đó sẽ không thu hồi được vốn, không có vốn để quay vòng và như vậy doanh nghiệp đó sẽ không tồn tại và phát triển được. Như vậy, doanh nghiệp thương mại chủ yếu có hai hoạt động đó là mua và bán. Ở đây ta chỉ quan tâm đến công tác bán hàng bởi vì hoạt động này là hoạt động chính tạo ra lợi nhuận cho các doanh nghiệp thương mại.Các doanh nghiệp thương mại sử dụng lợi nhuận để bù đắp chí phí và tiếp tục công việc kinh doanh của họ. Trong thời đại hiện nay , xu hướng quốc tế hoá và toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới ngày càng trở nên phổ biến, mỗi quốc gia trở thành một mắt xích quan trọng trong hệ thống kinh tế đó.Trong quá trình này, hoạt động thương mại quốc tế trở thành lĩnh vực kinh tế quan trọng, thông qua thương mại quốc tế, các mối liên hệ kinh tế sẽ được thiết lập và được thực hiện trên cơ sở phát huy tiềm năng và thế mạnh của mỗi nước. Hoạt dộng chính của thương mại quốc tế là xuất nhập khẩu, đó là sự trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa các quốc gia thông qua mua bán trên phạm vi toàn thế giới. Thông qua xuất nhập khẩu, hàng hoá được lưu thông giữa các quốc gia đáp ứng nhu cầu tiêu dùng cho các nước này và qua đó các nước có thể phát huy được tiềm năng và thế mạnh của mình. Xuất nhập khẩu là một trong những hình thức mua bán hàng hoá rất phổ biến hiện nay được rất nhiều quốc gia chú trọng phát triển. Và ở Việt nam hiện nay, các doanh nghiệp thương mại không chỉ kinh doanh mua bán hàng hoá trong nước mà các DN này đã bắt đầu tìm kiếm và mở rộng thị trường sang các quốc gia trên thế giới. Đối tượng của xuất nhập khẩu rất phong phú, nó là những mặt hàng tiêu dùng, những phương tiện máy móc, dịch vụ....Với xuất khẩu, chỉ những mặt hàng chúng ta có lợi thế, dồi dào tiềm năng, có khả năng cạnh tranh thì khi đó xuất khẩu mới có ý nghĩa. Tóm lại, hoạt động thương mại chính là khâu trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng.Hoạt động thương mại làm cho nền kinh tế sôi động hơn, tốc độ chu chuyển hàng hoá, tiền tệ nhanh chón hơn góp phần thúc đẩy sự phát triển phồn thịnh của một quốc gia.Và hoạt động này cũng phải tuân thủ pháp luật và sự quản lý chặt chẽ của cơ quan nhà nước. 2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả a. Vai trò của kế toán bán hàng Trong nền kinh tế bao cấp thì các sản phẩm trong xã hội được phân phối công bằng cho tất cả mọi người. Mọi sản phẩm làm ra trong xã hội đều phải nộp lại cho nhà nước. Nhà nước phân phối lại cho người dân. Trong nền kinh tế này, thì sản phẩm làm ra không đủ để đáp ứng nhu cầu của con người, do đó công tác bán hàng không dược coi trọng. Nhưng trong nền kinh tế thị trường thì sản phẩm sản xuất ra dư thừa, cung vượt quá cầu rất nhiều cho nên các doanh nghiệp bắt đầu thấy rõ vai trò của công tác bán hàng. Với chính sách bán hàng hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp tiêu thụ được nhiều sản phẩm hàng hoá giúp các doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, tăng vòng của vốn kinh doanh, đảm bảo bù đắp được chi phí, có một phần cho tích luỹ để tái sản xuất và mở rộng hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, cạnh tranh kinh doanh hiện nay diễn ra vô cùng gay gắt và thương trường được coi là thương trường được coi là chiến trường. Doanh nghiệp nào mạnh thì sẽ chiến thắng còn doanh nghiệp nào yếu sẽ bị loại bỏ mà chỉ tiêu để đánh giá một doanh nghiệp mạnh yếu chính là khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường hay nói một cách khác là khả năng chiếm lĩnh thị trường. Vì vậy, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại thì đều phải quan tâm đến việc tổ chức công tác kế toán bán hàng sao cho hiệu quả nhất để giải quyết đầu ra cho sản phẩm hàng hoá của mình. Như vậy, kế toán bán hàng có vai trò cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán bán hàng có vai trò quan trọng như vậy, nhưng mối quan tâm không chỉ dừng lại ở đây mà là xác định kết quả của việc tổ chức thực hiện công tác này. Đây cũng là quy luật tất yếu trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều muốn biết mình đã thu được gì và sẽ thu dược gì sau hàng loạt các hành vi tác nghiệp. Kế toán sẽ xác định kết quả này và cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Kết quả hoạt động kinh doanh mà chủ yếu thu từ bán hàng sẽ là nguồn lợi nhuận chính, là số tiền mà doanh nghiệp sẽ thu về. Kết quả này là đánh giá cuối cùng về hiệu quả của quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả thì sẽ có lãi tức là số tiền thu về không chỉ bù đắp được chi phí mà còn thừa để tái đầu tư còn nếu doanh nghiệp kinh doanh không hiệu quả thì số tiền thu về không đủ bù đắp chi phí và sẽ gây rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp và nếu tình trạng này kéo dài thì doanh nghiệp có thể bị phá sản. Từ những thông tin mà kế toán cung cấp, nhà quản trị doanh nghiệp tiến hành phân tích, đánh giá và hoạch định kế hoạch phát triển cho thời kỳ tiếp theo. b. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả Để tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho nhà quản lý có những quyết định đúng đắn hữu hiệu và đánh giá được chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp, thì kế toán bán hàng và xác định kết quả phải thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau: Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và tình hình biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát các tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định kết quả kinh doanh. 3.Sự cần thiết và yêu cầu quản lý đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả Bất kỳ một doanh nghiệp nào bất kể là kinh doanh thương mại hay sản xuất thì kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là cực kỳ cần thiết, quyết định sự phát triển hay phá sản của doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Lợi nhuận là kết quả tài chính cuối cùng, là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản chi phí đã chi ra để có được doanh thu đó.Do đó, kết quả bán hàng có ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu quá trình tiêu thụ gặp khó khăn, doanh nghiệp sẽ thua lỗ sẽ không có nguồn vốn để tiếp tục quá trình kinh doanh tiếp theo, tất yếu sẽ dẫn doanh nghiệp đến bờ vực của sự phá sản. Còn nếu quá trình tiêu thụ thuận lợi thì đương nhiên doanh nghiệp có nguồn thu để tiếp tục kinh doanh và mở rộng các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình. Trong doanh nghiệp, kế toán là công cụ sắc bén và hiệu quả nhất để phản ánh và giám đốc toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Công tác bán hàng và xác định kết quả là một nội dung chủ yếu của công tác kế toán để phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp trong một thời kỳ. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là làm sao để có được các thông tin đó kịp thời, đầy đủ và chính xác. Muốn vậy thì kế toán bán hàng và xác định kết quả phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổ chức chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, tránh bỏ sót, tránh ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu càu quản lý. Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịp thời ghi nhận doanh thu và lập báo cáo bán hàng. báo cao thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiêt theo từng loại hàng,tưng hợp đồng kinh tế. Xác định đúng và tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh đặc biệt là chi phi bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, phân bổ chi phí còn lại cuối kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. II. Những lý luận cơ bản về bán hàng và xác định kết quả 1. Khái niệm về bán hàng, doanh thu bán hàng và điều kiện ghi nhận doanh thu Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình bán hàng là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị "tiền tệ". Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế daonh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động SXKD thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm gái hàng bán và hàng bán bị trả lại. Các loại doanh thu: Doanh thu theo từng loại hình SXKD và bao gồm: Doanh thu bán hàng Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia. Ngoài ra còn các khoản thu nhập khác. Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được hoặc số thu được phải thu tính theo giá bán của số sản phẩm, hàng hoá được xác định là đã bán hay đã tiêu thụ. Hay nói cách khác đó chính là toàn bộ số tiền bán hàng. Đối với mỗi một đối tượng nộp thuế khác nhau thì nội dung của doanh thu bán hàng cũng khác nhau. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng( chưa có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu bên ngoài giá bán( nếu có) mà doanh nghiệp được hưởng. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đối với những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng thu được( bao gồm cả thuế) phụ thu và phí thu bên ngoài( nếu có) mà doanh nghiệp được hưởng. Ngoài việc hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán còn phải theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua các khoản thuế tiêu thụ như: thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, để đẩy mạnh việc bán ra thu hồi tiền nhanh chóng tiền hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách hàng. Nếu khách hàng mua với khối lượng hàng hoá lớn sẽ được doanh nghiệp giảm giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ được doanh nghiệp chiết khấu thanh toán, còn nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán và trả lại hàng hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá.Do vậy kế toán hạch toán cả các khoản giảm trừ doanh thu như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Các khoản này sẽ không được hạch toán vào doanh thu. Chỉ có các khoản thoả mãn các điều kiện sau mới được ghi nhận là doanh thu bán hàng:(theo chuẩn mực kế toán số 14 - Doanh thu và thu nhập khác): (1) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; (2) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa; (3) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; (4) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. (5) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 2. Các phương thức bán hàng Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc lựa chọn áp dụng các phương thức bán hàng và các chính sách khuyến khích tiêu thu góp phần quan trọng vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, đồng thời giúp cho doanh nghiệp có cơ sở mở rộng, chiếm lĩnh thị trường, Phương thức bán hàngcó ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá. Đồng thời nó có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các phương thức bán hàng sau: Bán hàng theo phương thức gửi hàng : Theo phương này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàngcơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi hàng đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên chưa xác định là đã tiêu thụ do đó chưa được hạch toán ngay vào doanh thu, chỉ hạch toán váo doanh thu khi: + Doanh nghiệp đã nhận được tiền hàng của khách hàng trả( tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, séc thanh toán...). + Khách hàng đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. + Khách hàng đã ứng trước tiền mua hàng về số hàng gửi đi bán. + Số hàng gửi đi bán áp dụng phương thức thanh toán theo kế hoạch thông qua ngân hàng. Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp : Theo phưong thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Khi nhận hàng xong, Người nhận ký vào hoá đơn bán hàng .... Khi đó hàng mới được doanh nghiệp coi là tiêu thụ và hạch toán vào doanh thu ngay. Bán hàng giao thẳng không qua nhập kho : Theo phương thức bán hàng này, doanh nghiệp mua hàng của người cung cấp bán thẳng cho khách hàng không qua kho của daonh nghiệp. Như vậy, nghiệp vụ mua bán diễn ra đồng thời. Phương thức này được chia làm hai trường hợp : Mua hàng giao bán thẳng cho người mua. Bán hàng giao tay ba - bên cung cấp, doanh nghiệp và người mua cùng giao nhận hàng. Trường hợp này khi bên mua nhận hàng và xác nhận vào hoá đơn bán hàng thì hàng đó được xác nhận là tiêu thụ. Phương thức này chủ yếu áp dụng trong các doanh nghiệp thương mại. Bán hàng trả góp, trả chậm : Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng đó. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua, số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định. Thông thường thì số tiền trả ở các kỳ sau phải bằng nhau bao gồm một phần tiền gốcvà một phần lãi trả chậm. Phương thức bán hàng trao đổi hàng : Theo phương thức này, doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng và đổi lại khách hàng giao cho doanh nghiệp vật tư, hàng hoá tương đương. Phương thức này có thể chia làm ba trường hợp : Xuất kho lấy hàng ngay. Xuất hàng trước lấy vật tư, hàng hoá sau . Nhận hàng trước, xuất hàng trả sau. Tuy nhiên trong các doanh nghiệp thương mại thì phương thức bán hàng có khác đôi chút, Bán hàng trong doanh nghiệp thương mại chỉ bao gồm hai khâu : khâu bán buôn và khâu bán lẻ. a. Bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá thường được hiểu là bán với khối lượng lớn. Và trong bán buôn hàng hoá thường sử dụng các phương thức bán hàng sau: Bán buôn qua kho : Theo phương thức này, hàng hoá xuất từ kho của doanh nghiệp thương mại để bán cho người mua. Phương thức này lại phân biệt thành hai hình thức là : Bán hàng trực tiếp qua kho và bán qua kho theo hình thức chuyển hàng. + Bán trực tiếp qua kho: Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho giao bán trực tiếp cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn hoặc phiếu xuất kho do doanh nghiệp lập. Hàng hóa được coi là bán khi người mua đã ký nhận hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng, còn việc thanh toán tiền hàng với bên mua tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. + Bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng : Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho chuyển đi cho người mua theo hợp đồng bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi nào bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì mới chuyển quyền sở hữu và doanh nghiệp coi đó là thời điểm hàng gửi đi được coi là đã bán. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hoặc do bên mua phải trả tuỳ theo điều kiện quy định trong hợp đồng đã ký. Chứng từ trong hình thức này là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do doanh nghiệp lập. Bán buôn vận chuyển thẳng: Đây là trường hợp tiêu thụ hàng hoá bán cho khách hàng không qua nhập kho của doanh nghiệp. Doanh nghiệp mua hàng hoá của bên cung cấp để bán thẳng cho người mua.Phương thức này bao gồm : Bán vận chuyển thẳng trực tiếp và bán vận chuyển theo hình thức chuyển hàng. b. Bán lẻ hàng hoá Trong khâu bán lẻ,chủ yếu là bán hàng thu bằng tiền mặt, và thường thì hàng hoá xuất giao trực tiếp cho khách hàng và thu tiền trong cùng một thời điểm. Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi giao hàng hoá cho khách hàng. Bán lẻ cũng có nhiều hình thức khác nhau. Nhưng chủ yếu bao gồm hai hình thức sau: Bán lẻ thu tiền trực tiếp : Theo phương thức bán hàng này, nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng, trực tiếp thu tiền và hàng cho khách hàng mua đồng thời ghi chép vào thẻ quầy hàng. Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành trực diện với người mua hàng và thường không lập chúng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý bán lẻ của từng quầy hàng, thì cuối ca, cuối ngày hoặc định kỳ ngắn, nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng hoá hiện còn ở quầy hàng và dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển trong ca, trong ngày để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng,lập báo cáo bán hàng trong ca, trong ngày. Tiền bán hàng hàng ngày nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp. Phương thức bán hàng giúp cho việc bán hàng được nhanh chóng hơn tuy nhiên nó lại bộc lộ nhược điểm : + Nếu quản lý không chặt chẽ thì sẽ xảy ra hiện tượng lạm dụng tiền bán hàng. + Do người bán hàng vừa thu tiền vừa bán hàng nên trong những giờ cao điểm dễ gây nhầm lẫn, mất mát. Phương thức bán lẻ thu tiền tập trung : Theo phương thức này, nghiệp vụ thu tiền của khách hàng và giao hàng trả khách là tách rời nhau. Mỗi quầy hoặc liên quầy bố trí nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc giao tích kê cho khách hàng để khách hàng ra nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng trả khách hoặc kiểm kê hàng còn lại cuối ca, cuối ngày để xác định lượng hàng đã trả khách hàng, lập báo cáo bán hàng trong ca, trong ngày. Báo cáo bán hàng được coi là căn cứ để hạch toán doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp tiền trên giấy nộp tiền. Phương pháp này tách rời giữa người bán hàng và người thu tiền do đó tránh được những nhầm lẫn, sai sót, mất mát. Tuy nhiên phương thức này có nhược điểm là gây phiền hà cho khách hàng. Do vậy hiện nay phương pháp này ít được áp dụng, chủ yếu là áp dung cho những mặt hàng có giá trị lớn. Ngoài hai phương thức trên trong bán lẻ còn có các hình thức khác như bán lẻ tự phục vụ, bán hàng tự động.... 3. Kế toán doanh thu bán hàng, thuế và các khoản giảm trừ doanh thu 3.1. Kế toán doanh thu bán hàng a. Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ kế toán thường sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng - Hoá đơn GTGT MS 01/GTKT-3LL áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hoá đơn bán hàng thông thường MS 01/GTTT-3LL áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Phiếu xuất kho MS 02-VT. Bảng kê hàng gửi bán đã tiêu thụ. Các chứng từ thanh toán : Phiếu thu, Giấy báo ngân hàng... Thẻ quầy hàng ( mẫu 15 - BH) Tờ khai thuế GTGT ( mẫu 07A/GTGT) và các chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Tuỳ theo từng doanh nghiệp có đặc thù thì các nghiệp vụ phát sinh như điều chuyển hàng hoá tiêu thụ có thể sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( MS 03 PXK-3LL), bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ... Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. TK 511 không có số cuối kỳ, có 4 TK cấp 2: + TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá + TK 5112 : Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114 : Doanh thu trợ cấp, trợ giá. Tài khoản 512 - Doanh thu nội bộ Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty....hạch toán toàn ngành. TK 512 có 3 TK cấp 2 : + TK 5121 : Doanh thu bán hàng hoá + TK 5122 : Doanh thu bán thành phẩm + TK 5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ. Tài khoản 3331 - Thuế GTGT chi tiết 33311 - Thuế GTGT đầu ra Nội dung : Tài khoản này phản ánh số thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp cho hàng hoá bán ra. Tài khoản này áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Tài khoản 3387 - Doanh thu chưa thực hiện Nội dung : Tài khoản này phản ánh các khoản doanh thu sau : + Số tiền nhận trước nhiều năm về cho thuê tài sản( cho thuê hoạt động) + Khoản chênh lệch giữa bán hàng trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay. + Khoản lãi nhận trước khi cho vay vốn hoặc mua các công cụ nợ (trái phiếu, tín phiếu...) Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như : TK 111, TK112, TK131... b. Phương pháp hạch toán Trường hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng và bán hàng qua đại lý, ký gửi hàng : Căn cứ vào hoá đơn GTGT phản ánh doanh thu bán hàng: TK 911 TK 511 TK 111,112,131 (4) ( 1a & 1b ) TK 521,531,532 (3) TK 641 TK3331 ( 2 ) Giải thích : 1a. Doanh thu bán hàng phát sinh ( giá chưa thuế) của trường hợp bán hàng trực tiếp. 1b. Doanh thu bán hàng của trường hợp bán cho các đại lý, ký gửi hàng.Bên đại lý thanh toán tiền hàng cho chủ hàng sau khi trừ chiết khấu được hưởng. 2. Phát sinh các khoản làm giảm trừ doanh thu như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại 3. Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 4. Kết chuyển doanh thu để xác định kết quả. Trong trường hợp bán hàng qua các đại lý, kí gửi hàng, tại bên giao hàng( chủ hàng) khi phản ánh trị giá vốn thực tế xuất kho kí gửi, kế toán ghi sổ : Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán Có TK 156 - Hàng hoá Trường hợp bán hàng trả góp, trả chậm: * Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK 911 TK 511 TK111,112 (1) (4) TK 131 TK 3331 (2) TK 515 TK3387 (3) Giải thích: Phản ánh ghi nhận doanh thu, số tiền đã thu được và số chưa thu được và khoản lãi do bán trả góp. Khi thu được tiền các kỳ tiếp theo. Từng kỳ, tính toán và xác định doanh thu hoạt động tài chính do bán hàng trả chậm, trả góp. 4. Kết chuyển doanh thu để xác định kết quả. * Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Trong trường hợp này chỉ khác trường hợp trên là doanh thu được ghi nhận bao gồm cả thuế GTGT trong tổng giá thanh toán trả ngay một lần, đến cuối kỳ, xác định thuế GTGT phải nộp cho số hàng đã bán trả góp, trả chậm.Cụ thể: Phản ánh ghi nhận doanh thu, số tiền đã thu và sẽ phải thu lãi do bán trả chậm, trả góp, kế toán ghi sổ : Nợ TK 111,112 ( Số tiền đã thu được) Nợ TK 131 (Số tiền còn phải thu) Có TK 511 ( Tổng giá thanh toán theo số tiền trả ngay một lần bao gồm cả thuế GTGT) Có TK 3387 ( Chênh lệch giữa tổng số tiền bán theo giá trả góp với tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT theo số tiền trả một lần) Cuối kỳ, xác định thuế GTGT phải nộp cho số hàng đã bán trả góp trả chậm, kế toán ghi sổ: Nợ TK 511 Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra. Các bút toán phản ánh thu tiền ở kỳ tiếp theo và xác định doanh thu hoạt động tài chính cũng như bút toán ở mục a. 3.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thương mại - Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua hàng đã mua hàng hoá với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua bán hàng. - Kế toán chiết khấu thương mại sử dụng TK 521 - Chiết khấu thương mại. Nội dung tài khoản này : Phản ánh khoản tiền mà người mua được hưởng theo đúng chính sách chiết khấu của doanh nghiệp. - Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2: TK 5211 - Chiết khấu hàng hoá TK 5212 - Chiết khấu thành phẩm TK 5213 - Chiết khấu dịch vụ. Kế toán giảm giá hàng bán : - Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được doanh nghiệp( bên bán) chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trong hoá đơn, vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn ghi trên hợp đồng. - Tài khoản sử dụng: TK 532 - Giảm giá hàng bán Nội dung: Tài khoản này phản ánh các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hoá đơn do lỗi của doanh nghiệp ( bên bán). Kế toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp đẫ xác định là tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồngkinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại: Doanh thu hàng bị = Số lượng hàng bị x Đơn giá bán đã trả lại trả lại ghi trên hoá đơn Chứng từ sử dụng: văn bản đề nghị trả lại hàng của người mua ghi rõ lý do kèm theo hoá đơn( nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hoá đơn( nếu trả lai một phần) và chứng từ nhập lại kho của doanh nghiệp số hàng trên. 3.3. Kế toán các khoản thuế phải nộp nhà nước Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu là các khoản thuế gián thu, tính trên doanh thu bán hàng. Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu được tính trừ vào tổng doanh thu bán hàngđã thực hiện. Còn thuế GTGT thì tuỳ thuộc vào doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp nào để tính giảm trừ vào doanh thu bán hàng hay là không. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT được hạch toán riêng và nó không ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng. Còn doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được coi là một khoản giảm trừ doanh thu.Tuỳ thuộc theo đối tượng và mục đích kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ phải nộp một trong ba loai thuế trên. 3.4. Kế toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là toàn bộ các chi phí liên quan đén quá trình bán hàng, bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ. Việc xác định chính xác trị giá vốn hàng bán là cơ cở để tính kết quả hoạt động kinh doanh. 1. Các phương pháp xác định trị giá vốn của hàng xuất kho để bán Việc tính trị giá vốn của hàng xuất kho để bán được áp dụng theo 1 trong 4 phương pháp đã được qui định trong chuẩn mực kế toán số 02 - chuẩn mực hàng tồn kho : (a) Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. (b) Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng hoá được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng hoá tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua sắm trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho được tính theo công thức sau: Trị giá vốn thực tế = Số lượng hàng hoá x Đơn giá bình quân hàng hoá xuất kho xuất kho gia quyền Trị giá thực tế hàng hoá + Trị giá vốn thực tế Đơn giá tồn đầu kỳ hàng hoá nhập trong kỳ bình quân = gia quyền Số lượng hàng hóa + Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ (c) Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng hoá được mua trước thì được xuất trước, và hàng hoá còn lại, tồn kho cuối kỳ là hàng hoá được mua gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng hoá tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ. (d) Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng hoá được mua sau thì được xuất trước, và hàng hoá tồn kho cuối kỳ là hàng được mua trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng hoá tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Tuy nhiên, việc xác định trị giá vốn hàng xuất kho để bán còn phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể. Đối với doanh nghiệp thương mại thì trị giá vốn của hàng xuất kho để bán bao gồm: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán ra. Trong đó: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán được xác định theo một trong bốn phương pháp đã nêu trên. Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán : Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa, liên quan cả đến khối lượng hàng hoá trong kỳ và hàng hoá đầu kỳ, cho nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồng cuối kỳ. Tiêu chuẩn để phân bổ chi phí mua hàng được lựa chọn là: số lượng, trọng lượng, trị giá mua thực tế của hàng hoá. Công thức: Chi phí mua Chi phí mua hàng của + Chi phí mua hàng Tiêu chuẩn hàng phân = HH tồn kho đầu kỳ của HH p/s trong kỳ x phân bổ bổ cho hàng Tổng tiêu chuẩn phân bổ của "HH tồn của HH đã hoá đã bán cuối kỳ và HH đã xuất bán trong kỳ xuất bán trong kỳ trong kỳ Trong đó hàng hoá tồn cuối kỳ bao gồm hàng hoá tồn trong kho; hàng hoá đã mua nhưng còn đang đi trên đường và hàng hoá gửi đi bán nhưng chưa được chấp nhận. 2. Kế toán giá vốn hàng bán của từng phương thức bán hàng Căn cứ vào điều kiện ghi nhận doanh thu và thời điểm xác định là bán hàng, quá trình bán hàng được chia ra hai phương thức bán hàng: Phương thức bán hàng trực tiếp. Phương thức gửi hàng. Kế toán giá vốn hàng bán theo phương thức gửi hàng: Nội dung: Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàng theo những thoả thuận trong hợp đồng. Khi xuất kho hàng hoá giao cho khách hàng thì số hàng hoá này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thoả mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu.Đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi nhận doanh thu. - Để phản ánh sự biến động và số hiện có về giá vốn của hàng hoá gửi bán, kế toán sử dụng TK 157 - Hàng gửi đi bán. Nội dung của TK 157: Phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi nhưng vẫn chưa được chấp nhận thanh toán. Trình tự hạch toán như sau: Đối với doanh nghiệp kế toán hàng hóa tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: TK 156 TK 157 TK 632 TK 911 (1) (3) (5) TK 156(2) TK 331, 111 (4b) (2) TK 156(1) (4a) TK 133(1) Giải thích: 1.Xuất kho hàng hoá gửi bán : ghi theo trị giá mua thực tế 2.Mua hàng hoá về không qua nhập kho mà gửi bán luôn 3.Trị giá hàng hoá gửi bán đã được xác định là tiêu thụ 4a. Hàng hoá gửi bán nhưng không bán được doanh nghiệp nhập lại kho 4b. Chi phí mua hàng hoá phân bổ cho số hàng xuất bán. 5.Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: TK 151, 156, 157 TK 611 TK 151, 156, 157 (1) (2) TK 632 TK 911 (3) (4) Giải thích : Đầu kỳ, kết chuyển hàng hoá đang đi đường, hàng tồn kho, hàng gửi bán. Cuối kỳ kết chuyển trị giá của hàng đang đi đường, hàng hoá tồn kho, hàng gửi bán. Kết chuyển giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả kinh doanh . Kế toán giá vốn hàng hoá theo phương thức bán hàng trực tiếp: Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hoá cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thnah toán ngay, có nghĩa là quá trình chuyển giao và ghi nhận doanh diễn ra đồng thời với nhau. Để phản ánh trị giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 - giá vốn hàng bán. Nội dung tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, các khoản chi phi phát sinh liên quan được tính vào giá vốn hàng bán cũng như trích lập và hoàn nhập dự phòng. Trình tự hạch toán: Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: TK 156 TK 632 TK 156 (1) (6) TK 331, 111 (2) TK 159 TK 133(1) (7) TK 156(2) (3) TK 911 TK 156, 138(1) (8) (4) Tk 159 (5) Giải thích: 1.Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất bán trực tiếp. 2. Mua hàng hoá không qua nhập kho xuất bán trực tiếp 3.Cuối kỳ, phân bổ chi phí mua hàng của hàng xuất bán. 4.Phản ánh các hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ đi phần bắt bồi thường. 5.Phần trích lập dự phòng bổ sung. 6.Trị giá hàng hoá đã bán nay bị trả lại doanh nghiệp nhập kho 7.Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 8.Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: TK 156 TK 632 TK 156 (1) (2) TK 911 (3) Giải thích: Kết chuyển sản phẩm tồn đầu kỳ Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê, kết chuyển hàng hoá tồn cuối kỳ. Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh . 3.5. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phi phát sinh trong quá trình bán hàng hoá,sản phẩm bao gồm : - Chi phi nhân viên bán hàng; - Chi phí vật liệu bao bì; - Chi phí đồ dùng, dụng cụ; - Chi phí khấu hao TSCĐ, - Chi phí bảo hành sản phẩm, - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác. Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ và kết chuyển vào giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng, để tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Để phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin kế toán, CPBH thực tế phát sinh trong kỳ phải được phân loại và tập hợp theo 7 yếu tố chi phí trên. Cuối kỳ hạch toán CPBH cần được phân bổ và kết chuyển để xác định KQKD. 3.6.Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí sau: - Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Thuế, phí, lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phi bằng tiền khác. Để phản ánh tình hình tập hợp và phân bổ chi phí QLDN, kế toán sử dụng TK642- chi phí quản lý doanh nghiệp, để phản ánh tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp. Chi phí quản lý DN thực tế phát sinh trong kỳ cũng phải được phân loại và tập hợp theo 8 yếu tố chi phí trên. Cuối kỳ hạch toán CPQLDN cần được phân bổ và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. 3.7.Kế toán kết quả bán hàng Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các loại hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Kết quả tiêu thụ hàng hoá được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi hay lỗ về hoạt động tiêu thụ hàng hoá được xác định theo công thức sau: = - + - - Trong đó, doanh thu thuần về bán hàng được tính như sau: Doanh thu thuần Doanh thu bán Chiết Giảm giá Hàng thuế về bán hàng và = hàng và cung - khấu - hàng - bán bị - TTĐB, cung cấp dịch vụ cấp dịch vụ TM bán trả lại XK Để xác dịnh kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Nội dung: tài khoản này phản ánh kết quả HĐKD trong doanh nghiệp. Trình tự hạch toán: TK 632 TK 911 TK 511, 512 (1) (5) TK 641, 642 (2) TK 515 (6) TK 635 (3) TK 811 TK 711 (4) (7) TK 421 (8a) (9b) Giải thích: Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán. Cuối kỳ kết chuyển CPBH và CPQLDN phẩn bổ cho hàng bán ra. Cuối kỳ kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Cuối kỳ kết chuyển chi phí hoạt động khác Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng và doanh thu nội bộ Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động khác Xác định kết quả : Kết quả = Doanh thu - chi phí 8a. Cuối kỳ kết chuyển lãi 8b. Cuối kỳ kết chuyển lỗ. Nhìn trên sơ đồ ta có thể khái quát trình tự xác định kết quả KD: Tập hợp chi phí bán hàng. Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp( cả khoản dự phòng) Xác định, kết chuyển doanh thu các khoản giảm trừ doanh thu. Xác định, kết chuyển giá vốn hàng bán. Kết chuyển CPBH Kết chuyển CP QLDN Tập hợp, kết chuyển các khoản chi phí và thu nhập khác Xác định lỗ, lãi trong kỳ. 3.8.Sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả Tuỳ theo điều kiện, quy mô, đặc điểm sản xuất hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ cán bộ kế toán và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của từng doanh nghiệp để lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp. Hiện nay có 4 hình thức sổ kế toán thường được các doanh nghiệp áp dụng đó là: Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. Đối với mỗi hình thức sổ kế toán khác nhau thì sử dụng hệ thống sổ khác nhau. Tuy nhiên các hình thức này đều sử dụng chung các sổ chi tiết đó là : Sổ chi tiết thành phẩm hàng hoá Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá thành phẩm. Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Sổ chi tiết CPBH, CP QLDN Sổ chi tiết thuế GTGT. Các sổ tổng hợp được kế toán sử dụng: Đối với hình thức kế toán nhật ký chung : bao gồm: Bảng kê, báo cáo bán hàng, Sổ nhật ký chung, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ cái các tài khoản có liên quan như sổ cái TK 511, 632.... Đối với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : bao gồm Bảng kê, báo cáo bán hàng, Bảng kê hàng hoá xuất kho, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và mua ngoài, tờ khai thuế. Đối với hình thức kế toán sổ kế toán nhật ký sổ cái: bao gồm bảng tổng hợp chứng từ gốc, sổ nhật ký sổ cái. Đối với hình thức kế toán nhật ký chứng từ : nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ cái, các bảng phân bổ. Mỗi hình thức kế toán có ưu thế và nhược điểm riêng. Do vậy doanh nghiệp cần cân nhắc để chọn hình thức sổ kế toán phù hợp, thuận tiện cho doanh nghiệp mình để đạt được hiệu quả cao nhất. Toàn bộ những gì trình bày trên đây chỉ là lý thuyết cơ bản về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh còn thực tế về công tác này sẽ được trình bày trong phần hai của chuyên đề này. Chương II: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀ ANH 2.1 Đặc điểm chung của Công ty Cổ phầnXuất nhập khẩu Hà anh 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh là công ty được cổ phần hoá từ một doanh nghiệp nhà nước.Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, mở tài khoản ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo qui định của nhà nước. Công ty có trụ sở chính tại khối 1 – thị trấn Đông anh – TP Hà nội. Tên giao dịch quốc tế là: HANEXIM. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh có tiền thân là trạm vật tư nông nghiệp Đông anh trực thuộc công ty vật tư nông nghiệp Hà nội được thành lập theo quyết định 128 ngày 12/8/1981 của UBND TP Hà nội với số vốn là 2.613.325 VNĐ và có 25 lao động. Hoạt động của trạm chủ yếu là cung cấp vật tư nông nghiệp cho bà con nông dân. Đến ngày 16/12/1987 thực hiện quyết định 217 của chủ tịch HĐBT UBND TP Hà nội ra quyết định số 5698/QĐUB sáp nhập công ty vật tư và công ty bảo vệ cây trồng, lấy tên là công ty vật tư kỹ thuật cây trồng với số lao động lao động là 156 người và số vốn là 523.044.000 VNĐ. Thực hiện nghị định 388 của HĐBT về tổ chức sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước, đến ngày 16/12/1992 thành lập lại doanh nghiệp, theo quyết định số 2849/QĐ lấy tên là công ty vật tư dịch vụ kỹ thật cây trồng Đông anh. Đến năm 1993, công ty vật tư dịch vụ kỹ thuật cây trồng đổi tên thành Công ty vật tư tổng hợp Hà anh trực thuộc UBND Huyện Đông anh – Thành phố Hà nội theo quyết định thành lập số 1503/QĐUB ngày 10/4/1993. Do sự thay đổi tổ chức đến tháng 3/1993 công ty vật tư tổng hợp Hà anh lại có quyết định số 771/QĐ - UB ngày 20/3/1993 và quyết định số 2552/QĐ - UB ngày 8/7/1993 của UBND Thành phố Hà nội sát nhập thêm Công ty thu mua hàng xuật nhập khẩu trạm cá giống Đông anh và xí nghiệp dịch vụ lâm nghiệp Đông anh. Do xu thế phát triển chung của nền kinh tế Việt nam và thực hiện nghị định 64/NĐ-CP của chính phủ, Công ty vật tư tổng hợp Hà anh tiến hành cổ phần hoá toàn công ty, ngày 10/01/2003 Công ty vật tư tổng hợp Hà anh nhận quyết định 223/QĐ-UB của UBND thành phố hà nội để chuyển đổi thành một công ty cổ phần. Từ đây, Công ty vật tư tổng hợp Hà anh được chuyển thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh. Như vậy, trải qua gần 30 năm hình thành và phát triển từ một trạm vật tư nông nghiệp cấp huyện, lúc mới thành lập chỉ là một đơn vị hạch toán báo sổ nông nghiệp cấp huyện, cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, công ty ngày càng mở rộng về quy mô cũng như cơ cấu hoạt động. Từ chỗ chỉ có nhiệm vụ cung ứng vật tư nông nghiệp theo kế hoạch của nhà nước tới nay chức năng và nhiệm vụ của công ty đã thay đổi và mở rộng rất nhiều. Bên cạnh chức năng truyền thống là kinh doanh vật tư nông nghiệp ( phân bón, thuốc trừ sâu), công ty còn sản xuất kinh doanh các loại giống cây trồng, kinh doanh các loại vật liệu tiêu dùng, xuất nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài các loại nông sản. Địa bàn kinh doanh cũng mở rộng, đơn vị có các điểm bán hàng ở tất cả các xã thuộc Huyện Đông anh, đồng thời mở rộng kinh doanh với nhiều tỉnh thành trong cả nước như Vĩnh Phúc, Hà Tây, Nam Định, Bắc Giang, Ninh Bình, các tỉnh Miền Nam. Công ty hoạt động trên cơ sở vốn kinh doanh do các cổ đông góp vốn và vốn vay ngân hàng. Trong quá trình hoạt động, công ty không chỉ bảo toàn vốn góp ban đầu mà còn phát triển bổ sung nâng cao nguồn vốn từ 2 tỷ đồng lên 67 tỷ đồng do sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn vốn tự có và khai thác nhiều nguồn vốn khác nhau(nguồn vốn tín dụng, nguồn vốn trong thanh toán và nguồn vốn từ cán bộ công nhân viên và người lao động trong công ty). Những thay đổi về qui mô tổ chức và nhiệm vụ kinh doanh cũng như năng lực kinh doanh là sự khẳng định vị thế công ty đáp ứng và vận dụng tốt cơ chế thị trường. Hiện nay công ty đã có đủ tiềm lực về mọi mặt thực hiện kinh doanh tổng hợp và cạnh tranh trên thị trường không chỉ trong nước mà còn cả thị trường quốc tế. Ta có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua bảng sau: STT Chỉ tiêu ĐVT 2003 2004 2005 1 Doanh thu thuần Triệu đồng 1.378.700 2.220.648 2.540.499 2 Nộp NSNN triệu đồng 56.600 84.400 90.400 3 Lợi nhuận Triệu đồng 93.154 132.177 159.707 4 Thu nhập BQ1LĐ/Tháng Triệu đồng 1,500 2,000 2,500 Qua kết quả trên cho thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty ngày càng tăng điều đó chứng tỏ công ty đang từng bước phát triển và ngày càng lớn mạnh. Cùng với sự phát triển của công ty, đời sống của cán bộ công nhân viên cũng được cải thiện, thu nhập bình quân ngày càng tăng và năm sau cao hơn năm trước, công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng góp vào ngân sách nhà nước. Hiện nay, công ty vẫn không ngừng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tỷ suất lợi nhuận, tăng thu nhập và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty CP- XNK Hà Anh Là một trong số rất ít các công ty vật tư nông nghiệp cấp huyện còn tồn tại, công ty cổ phần XNK Hà Anh đã đứng vững và khẳng định được mình trong cơ chế thị trường. Hoạt động kinh doanh của công ty được mở rộng trong toàn quốc, có mối liên hệ với nhiều tỉnh, thành phố, hoạt động chính là kinh doanh ngành hàng vật tư phục vụ cho sản xuất, nhập khẩu trực tiếp, chính vậy mà hoạt động kinh doanh của công ty còn gồm cả việc xuất nhập khẩu hàng hoá. Hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện trên một số lĩnh vực sau: - Kinh doanh vật tư nông nghiệp (phân bón, thuốc trừ sâu). - Kinh doanh các loại giống cây trồng, cây cảnh, cây môi trường. - Dịch vụ ăn uống, nhà nghỉ. - Nhập khẩu phân bón thuốc trừ sâu. - Xuất khẩu lương thực, hàng nông sản. - Nhận uỷ thác xuất, nhập khẩu các mặt hàng phục vụ sản xuất nông nghiệp và các mặt hàng tiêu dùng. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ số 1: Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty CP XNK Hà anh Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Các cửa hàng bán buôn các dịch vụ bán lẻ Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ Phòng vật tư Phòng xuất nhập khẩu Phòng nông lâm Ban kiểm soát Bộ máy quản lý của công ty cổ phần XNK Hà Anh được tổ chức theo kiểu phân cấp. Đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc là các phòng ban, bên cạnh đó còn có đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và ban kiểm soát để giám sát các hoạt động của giám đốc và công ty. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, đại hội đồng cổ đông mỗi năm họp một lần khi kết thúc năm tài chính nhằm quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển của công ty, thảo luận và thông qua bảng tổng kết tài chính cuối năm, quyết định số lợi nhuận trích lập các quỹ của công ty, số lợi nhuận chia cho các cổ đông ... Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Đứng đầu hội đồng quản trị của công ty là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc công ty. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Nhà nước và các cổ đông trong việc thực hiện chức năng quản lý mọi hoạt động của công ty. Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc để quản lý công ty. Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người trực tiếp điều hành, quyết định mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời là người chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật. Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ. Các phó giám đốc thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất các biện pháp cùng giám tổ chức thực hiện tốt các mục tiêu và biện pháp đề ra, đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác hành chính , làm công tác đoàn thể. Ngoài ra, phó giám đốc là người thay mặt giám đốc giải quyết các công việc trong toàn công ty khi có sự uỷ quyền của giám đốc. Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác quản lý lao động và đơn giá tiền lương, thực hiện chế độ chính sách với người lao động, phối hợp với các phòng ban lập dự án sửa chữa, mua sắm tài sản, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động. Phòng kế toán tài vụ: có trách nhiệm quản lý toàn bộ số vốn của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán của nhà nước. Kiểm tra thường xuyên các khoản chi tiêu của công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả vốn để bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh. Thông qua việc giám đốc bằng tiền, kế toán giúp giám đốc nắm bắt toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phân tích hoạt động hàng tháng để chủ động trong sản xuất kinh doanh, chống thất thu, tăng thu , giảm chi, tăng lợi nhuận, tạo thêm nguồn vốn cho công ty. Cuối tháng, tập hợp số liệu lập các báo cáo kế toán. Phòng xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm nguồn hàng, nghiên cứu thị trường, từ đó tiến hành nghiên cứu, trình giám đốc các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá với đối tác nước ngoài. Tổ chức theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tình hình vận chuyển hàng hoá và nhận hàng tại cảng đưa về kho của công ty một cách an toàn. Phòng kế hoạch vật tư: tham mưu cho giám đốc kế hoạch tiếp nhận vật tư, tiêu thụ hàng hoá theo hợp đồng hoặc tự khai thác tiêu thụ, lập kế hoạch vận chuyển và dịch vụ vận chuyển đến tận nơi khách hàng theo yêu cầu. Phòng nông lâm: chuyên sản xuất và kinh doanh các loại giống cây trồng phục vụ nông nghiệp, cây cảnh sinh thái. Cửa hàng bán buôn: có nhiệm vụ tiếp cận hàng hoá do công ty giao cho, báo cáo sổ hàng tháng quyết toán với công ty. Các cửa hàng, dịch vụ bán lẻ: gồm 45 điểm dịch vụ bán lẻ, trung bình 2 điểm trên một xã, có nhiệm vụ giới thiệu và trực tiếp bán hàng, thu tiền. Việc tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý nói trên vừa đảm bảo quản lý tập trung thống nhất đồng thời phát huy tinh thần chủ động sáng tạo của thành viên trong công ty từ đó có thể hạn chế tối đa những khó khăn trong việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh, tạo ra sự năng động nhạy bén để từ đó có thể chiếm lĩnh và làm chủ thị trường. Để có sự phát triển đó, công ty đã không chỉ phát huy sáng tạo, nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn thể hiện rõ ý trí tự lực tự cường của mình. Trong thời kỳ đổi mới của cơ chế quản lý thì bất cứ một hướng đi sai lệch nào có thể dẫn tới sự phá sản của công ty theo quy luật đào thải của nền kinh tế thị trường. Chính vì lẽ đó, ban lãnh đạo công ty đã rất cố gắng trong việc thiết lập một bộ máy quản lý có hiệu quả cũng như thúc đẩy hoạt động kinh doanh để thu được lợi nhuận cao nhất cho công ty. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty a. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ, nhân viên kế toán cùng với những phương tiện kỹ thuật tính toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán phải thực hiện nhiều khâu công việc kế toán (phần hành kế toán). Do đó cần phải chia ra nhiều bộ phận, thực hiệnu theo từng phần cụ thể. Việc phân chia này tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và khối lượng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để bố trí cho phù hợp. Để tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào loại hình tổ chức công tác kế toán mà doanh nghiệp vận dụng, đồng thời phải phù hợp với phân cấp quản lý cũng như yêu cầu về trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trong để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần XNK Hà anh như sau: Sơ đồ số 2: Tổ chức bộ máy kế toán công ty Kế toán trưởng KT bán hàng & xđkq KT thống kê, TSCĐ KT thanh toán KT vật tư, hàng hoá KT vốn bằng tiền KT tổng hợp Thủ quỹ KTV các đvị, CH,trực thuộc Kế toán trưởng: KTT có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ máy kế toán, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện ghi chép kế toán, điều hành, hướng dẫn các kế toán viên trong công tác hạnh toán kế toán. - Kế toán tổng hợp: giúp việc cho kế toán trưởng, có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu báo cáo của từng bộ phận, làm cân đối, lập bảng tổng kết tài sản báo cáo tài chính gửi lên cấp trên. Kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ vốn hiện có của công ty và tình hình biến động của vốn bằng tiền. Kế toán thanh toán: ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ kế toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán để đôn đốc và thanh toán kịp thời tránh ứ đọng vốn. Kế toán vật tư hàng hoá : theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá, tính giá thực tế của hàng nhập, xuất trong kì, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết tính toán chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho. Kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ, báo cáo, lập hồ sơ thanh toán tài sản cố định. Kế toán bán hàng và xác định kết quả : có nhiệm vụ ghi chép, tính toán doanh thu đã đạt được và xác định kết quả kinh doanh của công ty. Kế toán ở các đơn vị cửa hàng trực thuộc: có nhiệm vụ tập hợp chứng từ, sổ sách, lập báo cáo bán hàng gửi lên phòng kế toán của công ty. Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt và lập báo cáo các quỹ theo yêu cầu của công ty. Với cách sắp xếp bố trí nhân viên trong phòng kế toán như vậy đã tạo cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán đồng thời đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc kinh doanh mà cụ thể là trong việc tiêu thụ hàng hoá. b. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty CP-XNK Hà Anh được tổ chức theo hình thức tập trung với một phòng kế toán đặt tại công ty. Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ công tác kế toán từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ, tính toán, lập báo cáo tài chính cũng như kiểm tra công tác kế toán. Công ty tiến hành tổ chức hạch toán kế toán theo qui định của luật kế toán đã được Quốc hội khoá XI thông qua ngày 17/06/2003 và Chủ tịch nước công bố ngày 26/06/2003 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2004. Và chế độ kế toán mà công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán : bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là : Đồng VN và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : Quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng tại thời điểm hạch toán. Hình thức sổ kế toán áp dụng : Chứng từ ghi sổ. Và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty cổ phần XNK Hà Anh như sau: Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Chứng từ gốc Sơ đồ số 3 : Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra. Phương pháp kế toán TSCĐ: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: đánh giá theo quyết định số 28/QĐUB ngày 06/01/1995. + Phương pháp khấu hao : Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo QĐ 206/2003/QĐ BTC ngày 12/12/2003 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Đánh giá theo giá trị thực tế ghi trên hoá đơn mua hàng. + Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bộ sổ kế toán tại công ty: + Sổ chi tiết : bao gồm :Sổ chi tiết thành phẩm hàng hoá; Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá thành phẩm; Sổ chi tiết bán hàng; Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán; Sổ chi tiết CPBH, CP QLDN; Sổ chi tiết thuế GTGT. + Sổ tổng hợp: Bảng kê, báo cáo bán hàng, Bảng kê hàng hoá xuất kho, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và mua ngoài, tờ khai thuế. 2.2. Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần XNK Hà Anh 2.2.1. Đặc điểm tiêu thụ ở công ty: Công ty cổ phần XNK Hà anh có quy mô hoạt động tương đối lớn. Thị trường tiêu thụ của công ty rộng khắp từ Bắc tới Nam, công ty có rất nhiều các kho chứa hàng hóa để thuận tiện cho quá trình tiêu thụ hàng hoá. Ngoài thị trường trong nước, công ty còn có các bạn hàng nước ngoài do đó doanh thu tiêu thụ hàng hoá của công ty là rất lớn. Tuy vậy, cũng như các công ty và doanh nghiệp khác, Công ty cổ phần XNK Hà anh phải chịu áp lực cạnh tranh rất gay gắt trên thị trường. Để tồn tại và phát triển được thì công ty đã áp dụng rất nhiều biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ như đa dạng hoá các phương thức thanh toán, các phương thức bán hàng, giảm chi phí trung gian... 2.2.2.Các phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng mà công ty đang áp dụng: Hiện nay công ty cổ phần XNK Hà anh đang áp dụng các phương pháp bán hàng chủ yếu sau: Phương thức bán buôn hàng hoá trực tiếp qua kho Bán lẻ hàng hoá thu tiền trực tiếp. Việc giao hàng thường theo thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nên hàng xuất bán được xác định là tiêu thụ ngay. Ngoài việc lựa chọn các phương thức bán hàng phù hợp, công ty cũng quan tâm đến các phương thức thanh toán sao cho thuận tiện và đơn giản nhất như: Bán hàng thu tiền ngay: Trường hợp này khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng, thanh toán bằng ngân phiếu... Phương thức này chủ yếu áp dụng đối với khách hàng mua lẻ với số lượng ít. Tuy nhiên vẫn có trường hợp khách hàng mua buôn với khối lượng lớn nhưng không thường xuyên thì phải thanh toán ngayhoặc cũng có những khách hàng thường xuyên nhưng thanh toán luôn tiền hàng. Trường hợp này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm hàng được xác định là tiêu thụ. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ ban đầu mà kế toán phải lập là phiếu thu tiền. Đơn vị : Cty CPXNK Hà anh Mẫu số 01- TT Địa chỉ :Khối 1- TT Đông Anh ( QĐ số 1141 - TC/ QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC ) PHIẾU THU Quyển số : 3 Ngày 11 tháng 02 năm 2005 Số: 0371 Nợ : TK 111 Có : TK 511 Họ tên người nộp tiền : Bà Hoàng Thị Hương Địa chỉ : Đông Anh - Hà nội Lý do nộp : Tiền mua hàng Số tiền: 500.000đ (viết bằng chữ)(Năm trăm ngàn đồng chẵn) Kèm theo.............................Chứng từ gốc...................................... Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ)................................................. Ngày 11 tháng 02 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (ký tên, đóng dấu) (Ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ( vàng bạc, đá quỹ):................................................ + Số tiền quy đổi:............................................................................... Phiếu thu được kế toán tiền mặt lập thành 3 liên: + Liên 3 : giao cho khách hàng + Liên 1,2 : Lưu tại công ty Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc và phiếu thu séc, khi công ty thu được séc thì phải nộp vào ngân hàng mà công ty mở tài khoản chậm nhất là 3 ngày sau khi nhận được séc. Phiếu thu séc kế toán tiền mặt lập thành 2 liên : + Liên 1 : Lưu tại công ty + Liên 2 : Khách hàng giữ Bảng kê nộp séc : lập 3 liên : ngân hàng giữ 2 liên, ngân hàng ký trả công ty một liên. Khi ngân hàng nhận tiền chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về công ty. Khi nhận được giấy báo có, kế toán ngân hàng sẽ phản ánh số tiền đó vào tài khoản có liên quan. Phiếu thu séc như phiếu thu tiền mặt. Đơn vị: Cty CP_XNK BẢNG KÊ NỘP SÉC Số : 17 Hà anh ngày 17 tháng 11 năm 2005 Phần do ngân hàng ghi Tên người thụ hưởng: CTCPXNKHA TK ghi nợ.................. Số hiệu TK : 421101- 000045 TK ghi có.................. Tại ngân hàng NN và PTNN Đông Anh STT Số séc Tên người phát hành séc Tài khoản người phát hành séc Tên đơn vị thanh toán Mã hiệu:137 Số tiền AR186717 CTVTKTNo Bắc Giang 421101- 000417 NHNo Bắc Giang 3.0000.000.000 Cộng 3.000.000.000 Tổng số tiền bằng số: 3.000.000.000 Tổng số tiền( viết bằng chữ) : Ba tỷ đồng chẵn. Ngày 17 tháng 11 năm 2005 Đã nhận đủ 01 tờ séc của ông(bà) Vân Số TK : 01 tại NHNo Đông Anh Đơn vị nộp séc Đơn vị thanh toán Đơn vị thu hộ ngày (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) - Bán hàng chịu: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng phần lớn quen biết có ký hợp đồng lâu dài và có uy tín. Để khuyến khích tiêu thụ hàng hoá và giữ bạn hàng, công ty cho họ trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Thời điểm thu được tiền không trùng lặp với thời điểm hàng được xác định là tiêu thụ. Khách hàng ứng trước tiền hàng: Khách hàng có thể ứng trước tiền ra để đặt mua một số mặt hàng, doanh thu trong trường hợp này là khi công ty xuất hàng hoá cho khách hàng. Với những phương thức bán hàng này giúp cho hàng hoá của công ty có thể được tiêu thụ nhanh chóng đảm bảo thu hồi vốn cho công ty.Tuy nhiên với các phương thức này đòi hỏi công ty cần phải quản lý chặt chẽ để tránh bị thất thoát vốn. 2.2.3.Kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần XNK Hà Anh: a. Kế toán doanh thu bán hàng : Chứng từ và tài khoản sử dụng: Để phản ánh doanh thu bán hàng và tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ: + Hoá đơn GTGT + Phiếu xuất kho + Hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại + Phiếu thu, Giấy báo của ngân hàng... Kế toán sử dụng TK 511 - "Doanh thu bán hàng" để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản 511 được mở chi tiết thành TK511.1- "Doanh thu bán hàng hoá"; TK 511.2 - "Doanh thu vận chuyển , xếp dỡ lưu kho", TK131 - Doanh thu dịch vụ. Tuy nhiên do em chọn đề tài là doanh thu hàng hoá cho nên em chỉ đề cập đến TK 511.1 - Doanh thu bán hàng hoá. Việc theo dõi doanh thu còn được thực hiện trên sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng vừa theo dõi được doanh thu vừa theo dõi được số lượng mặt hàng trong từng hoá đơn GTGT. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK có liên quan khác như: TK3331, TK111, TK112, TK131.... Phương pháp hạch toán: theo từng phương thức thu tiền: Đối với mỗi hình thức bán hàng thu tiền thì cách phương pháp hạch toán khác nhau. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 5111 Có TK 3331 Ví dụ: Trong tháng 12/2005 Công ty Hà anh bán cho công ty cổ phần Hoàng Anh Nợ TK 111 : 110.000.000 Có TK 5111 : 104.761.904 Có TK 3331 : 5.238.096 Trường hợp khách hàng trả chậm tiền hàng, kế toán mở " Sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng". Trong trường hợp này, khách hàng đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán tiền ngay, kế toán sẽ phản ánh vào bên nợ TK 131 - " Phải thu của khách hàng". Trong trường hợp này kế toán định khoản như sau: Nợ TK 131 Có TK 5111 Có TK 3331 Khi khách hàng trả toàn bộ tiền hàng kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 131. Ở công ty Hà anh, các khoản phải thu của khách hàng được theo dõi trên sổ chi tiết TK131. Sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng, mỗi một sổ theo dõi từ 5 - 7 đối tượng, mỗi đối tượng sử dụng một vài trang sổ liên tiếp. Mẫu sổ chi tiết TK 131 như sau: Bảng số 1: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tên tài khoản: TK 131 Đối tượng : Bà Trần Thị Mai - Dịch vụ Vân Trì NT Chứng từ Diễn giải Thời hạn chiết khấu TK ĐƯ SPS Số dư Ngày tháng đã thanh toán Số NT Nợ Có Nợ Có Số dư 1/12/2005 17.869.000 Tháng 12/2005 19 26744 Nhận Lân lâm thao và đạm Hà Bắc 6.460.000 271 Nộp tiền hàng 12.640.000 28 27168 Nhận Lân lâm thao 6.660.000 Lãi 1%/tháng 1.126.000 Cộng PS T12 13.120.000 13.766.000 C2 16.577.000 Đối với hoạt động xuất khẩu, căn cứ vào phương án kinh doanh đã duyệt, Phòng xuất nhập khẩu tiến hành ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hoá với khách nước ngoài. Phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng mua bán, điều khoản thanh toán trong hợp đồng, thư tín dụng của bên mua để ghi sổ kế toán . Công ty sử dụng phương thức chứng từ thanh toán( L/C - Letter of Credit). Phương thức xuất khẩu thường áp dụng trong điều kiện giao hàng giá FOB . Ví dụ : Trong tháng 12/2005 công ty đã xuất khẩu một mặt hàng gạo 5% tấm sang Trung Quốc. Công ty trực tiếp tiến hành xuất khẩu mặt hàng gạo 5% tấm cho công ty Kunming Yibo Foreign Exhibition & Trade Co.LTD. Doanh thu của hàng xuất khẩu được tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm tờ khai hải quan. Cuối niên độ kế toán thì tiến hành xử lý chênh lệch tỷ giá. Sau khi hoàn thành thủ tục bàn giao hàng, kế toán căn cứ tờ khai hàng hoá xuất khẩu tiến hành lập hoá đơn GTGT về hàng hoá xuất khẩu, xác định công nợ phải thu của lô hàng xuất khẩu(theo tỉ giá tờ khai hải quan là: 15.747, với nguyên tệ : 768.947.43 USD) Nợ TK 131(ct: công ty Kunming) 12.108615.180 Có TK 5111 12.108.615.180 Vì gạo là mặt hàng được nhà nước khuyến khích xuất khẩu nên thuế suất thuế XNK bằng 0, thuế xuất khẩu cũng bằng 0. Do đó, công ty không phải nộp thuế xuất khẩu đối với mặt hàng này. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán lập phiếu thu số 280 ngày 20/12/2005, số tiền : 12.108.615.190 VNĐ ,và cuối tháng xử lý chênh lệch: Nợ TK 112 : 12.053.250.965 Nợ TK 413 : 55.364.215 Có TK 131(ct:Công ty Kunming) :12.108.615.180 Đồng thời ghi đơn Nợ TK 007 : 768.947, 43 USD b.Kế toán theo phương thức bán buôn trực tiếp qua kho: Ở công ty cổ phần Hà Anh, mọi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá đều được thực hiện thông qua các hợp đồng được ký kết giữa công ty với khách hàng. Khi khách hàng đến mua hàng, trên cơ sở hợp đồng đã ký và lệnh duyệt hàng gồm giá bán, số lượng hàng bán ra do Giám đốc ký duyệt, phòng kế toán viết hoá đơn GTGT theo đúng số lượng chủng loại trong hợp đồng. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------o0o------ HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 01/02/HA- HTX ngày 2/12/2005 Căn cứ pháp lệnh HĐKT ngày 25/09/1989 HĐ nhà nước Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 10/01/1990 của HĐBT quy định chi tiết thi hành pháp lệnh HĐKT. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và khả năng hàng hoá của hai bên Hôm nay ngày 2/12/2005 hai bên gồm: Bên A: Công ty CP - XNK Hà Anh Địa chỉ: Khối 1 - TT Đông Anh- Huyện Đông Anh - TP Hà nội ĐT : 04.8832438 . Fax : 04.8832728. TK số :421101- 000045 tại ngân hàng NN và phát triển nông thôn ĐA Do bà : Nguyễn Thị Tiêu. Chức vụ : Giám đốc công ty làm đại diện MST : 0101328911. Bên B: HTX dịch vụ NN Đại Lộ - Võng La Địa chỉ : Thôn Đại Lộ - Xã Võng La - Huyện Đông Anh ĐT : 04.8810636 TK số: Do ông: Nguyễn Văn Phú. Chức vụ : Chủ nhiệm HTX làm đại diện MST: Hai bên cùng thoả thuận và ký hợp đồng với những điều khoản sau: Điều 1: Bên A bán cho bên B : STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá(VNĐ) (đã có thuế GTGT) Tổng tiền 1 UREA Hà Bắc Kg 141.000 4130 582.330.000 Cộng 141.000 582.330.000 Điều 2: Chất lượng hàng hoá: Điều 3: Phương thức giao nhận và thanh toán: Điều 4: Địa điểm, thời gian giao nhận, vận chuyển và bốc dỡ hàng: Đại diện bên A Đại diện bên B (ký tên, đóng dấu) ( ký tên, đóng dấu) Hoá đơn GTGT được ghi theo đúng hướng dẫn của Bộ tài chính về cách ghi chép hoá đơn chứng từ. HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GY/2005 Liên 1: Lưu 0098313 ngày 14 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần XNK Hà Anh Địa chỉ : Khối 1 - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội Số tài khoản: MST : 0101328911 Điện thoại: Họ tên người mua hàng : Hoàng Trọng Nam Tên đơn vị: HTX dịch vụ NN Đại Lộ - Võng La Địa chỉ : Thôn Đại Lộ - Xã Võng La - Huyện Đông Anh - Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : CK. MS : 5600127938 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1. URE Trung Quốc ( Kho ga Đông Anh) Kg 141.000 4130/1.05 554.600.000 Cộng tiền hàng: 554.600.000 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT 27.730.000 Tổng cộng tiền thanh toán 582.330.000 Số tiền viết bằng chữ: (Năm trăm tám mươi hai triệu ba trăm ba mươi ngàn đồng chẵn). Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên đặt giấy than để viết. Liên 1: Lưu tại quyển gốc để lại công ty. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3 : Dùng để hạch toán kế toán. Kế toán sau khi phân loại, tập hợp các hoá đơn bán hàng lập bảng kê sau đó căn cứ vào đó để lập chứng từ ghi sổ, rồi từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 5111. Bảng số 2: BẢNG KÊ DOANH THU BÁN HÀNG THÁNG 12/ 2005. STT Nội dung Ghi nợ các tài khoản Ghi có các tài khoản TK Số tiền 3331 TK doanh thu Số TK I. Doanh thu hàng hoá 111.145.436.080 5.292.641.861 105.852.794.219 Tiền mặt 111 404.960.000 19.283.810 385.676.190 5111 Tiền hàng phải thu 131 110.703.971.080 5.271.619.718 105.432.351.362 5111 Tiền hàng thiếu 3388 36.505.000 1.738.333 34.766.667 5111 II. Doanh thu bán cây 131 3.260.000 155.240 3.104.760 5111 Tổng cộng 111.148.696.080 5.292.797.101 105.855.898.979 Rồi từ bảng kê này, kế toán sẽ ghi vào các chứng từ ghi sổ. Mẫu chứng từ ghi sổ và cách ghi như sau: Số chứng từ ghi sổ được đánh số thứ tự. Cột 1: ghi danh mục các hàng hoá tiêu thụ mà công ty kinh doanh. Cột 2: Ghi số hiệu tài khoản theo định khoản trong bảng kê cột 3: Ghi số tiền đã tổng hợp được trong bảng kê theo trật tự như trong chứng từ ghi sổ ở dưới. Bảng số 3: Doanh nghiệp: Cty CP XNk Hà anh Mẫu số: S01 - SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 33/12 Ngày tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1) Doanh thu hàng hoá 131 110.703.971.080 111 404.960.000 3388 36.505.000 3331 5.292.641.861 5111 105.852.794.219 2) Doanh thu tiêu thụ cây 131 3.260.000 3331 155.240 5111 3.104.760 Cộng 111.148.696.080 105.855.898.979 Kèm theo Chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) Chứng từ ghi sổ được công ty lập vào cuối tháng bằng cách từ bảng kê doanh thu ghi vào chứng từ ghi sổ theo từng danh mục hàng hoá. Tuy nhiên trong tháng nếu các nghiệp vụ bán hàng phát sinh ít thì kế toán tập hợp chứng từ gốc cùng loại để trực tiếp ghi vào chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ghi sổ này là cơ sở để kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Sổ cái được lập như ở dưới : Bảng số 4: Bộ (Sở) : Đơn vị : Công ty CP XNK Hà Anh Phòng tài vụ SỔ CÁI Tháng 12/2005 Tên tài khoản : Doanh thu hàng hoá . Số hiệu : TK 5111 SCT Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Nợ Có Tháng 12 33/12 DTBH do khách hàng nợ 131 105.432.351.362 DTBH thu bằng TM 111 385.676.190 Tiền hàng thiếu 3388 34.766.667 33/12 Doanh thu tiêu thụ cây 131 3.104.760 34/12 Kết chuyển doanh thu xác định kết quả BH 911 105.855.898.979 Tổng phát sinh 105.855.898.979 105.855.898.979 Ngày .....Tháng ......Năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Để theo dõi cụ thể từng nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán mở sổ chi tiết bán hàng. Sổ này được mở cho từng loại hàng hoá dịch vụ đã bán được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán. Sổ này mở cho cả năm, mỗi tháng được ghi trên một vài trang sổ liên tiếp. Cách ghi sổ như sau: Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ. Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ. Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột 5: Ghi loại hàng hoá bán ra Cột 6: Ghi tài khoản đối ứng Cột 7, 8, 9: Ghi số lượng, đơn giá và số tiền của khối lượng hàng hoá đã bán ra Cột 10: Ghi số khoản phải giảm trừ vào doanh thu( nếu có) như: Chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán..... Cột 11: Ghi số thuế GTGT của hàng bán ra Cuối tháng, kế toán tính tổng cộng doanh thu tiêu thụ, số lượng tiêu thụ của từng mặt hàng bán ra. b.Kế toán doanh thu bán hàng theo phương pháp bán lẻ thu tiền trực tiếp: Hiện nay công ty Hà Anh có khoảng 45 điểm bán lẻ trong toàn huyện Đông anh. Đối với phương thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Nhân viên bán hàng không lập chứng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng. Định kỳ 10 ngày nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho và đem về công ty nộp cho phòng kế toán làm căn cứ để hạch toán. Việc theo dõi tiêu thụ được kế toán ở công ty thực hiện trên sổ chi tiết tiêu thụ cho từng mặt hàng trên cơ sở báo cáo bán hàng do các đơn vị bán lẻ chuyển về. Bảng số 5: Công ty CPXNK Hà anh BÁO CÁO BÁN HÀNG - Kho Vân Nội - Từ 10/12 đến hết 20/12 S T T Tên hàng ĐV Tồn kho đầu kỳ Lượng nhập trong kỳ tổng lượng gồm cả tồn Bán trong kỳ Lượng xuất khác Tồn cuối tháng Số Lượng ĐG(đã có thuế) Thành tiền 1. Đạm Hà Bắc kg 1.500 12.000 13.500 950 4.130 3.923.500 7.500 12.550 2. Đạm Kuwait kg 1.020 0 1.020 100 4.200 420.000 0 920 3. Lân Lâm Thao kg 3.350 5.000 8.350 800 4.300 3.440.000 2.200 5.350 4. Kali CIS kg 16.100 0 16.100 900 3.400 3.060.000 5.800 9.400 5. Đạm qua ta kg 2.050 0 2.050 2.050 4.200 8.610.000 0 0 6. Phân NPK kg 0 0 0 0 1.588 0 0 0 7. Đạm hai lá kg 0 2.500 2.500 0 3.934 0 0 2.500 Tổng cộng 19.453.500 2.2.2.2.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và các khoản phải thu của khách hàng: a.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Là một công ty hoạt động rất mạnh và có uy tín cao đối với các bạn hàng, công ty Hà Anh rất chú trọng tới chất lượng hàng hóa cho nên công ty đã thực hiện rất tốt công tác thu mua, vận chuyển, bảo quản cho đến khâu tiêu thụ hàng hoá. Do đó ở công ty này, hàng bán bị trả lại hầu như không xảy ra. Trong một số trường hợp hãn hữu thì công ty trực tiếp thương lượng với khách hàng để tránh tình trạng hàng nhập lại kho. Đối với trường hợp giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại, kế toán không theo dõi trên TK 532, TK 521 mà trong trường hợp hàng kém chất lượng hoặc khách hàng mua với khối lượng lớn, giám đốc công ty trực tiếp duyệt giá bán và giá bán này được ghi luôn trên hoá GTGT theo giá đã duyệt của giám đốc. Công ty đã áp dụng các mức giá vô cùng linh hoạt tuỳ theo từng trường hợp áp dụng. Do vậy mà công ty ngày càng thu hút được nhiều khách hàng cả trong và ngoài nước và đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hoá. Từ đó mà lợi nhuận của công ty tăng lên đáng kể. b.Kế toán các khoản phải thu: Để khuyến khích hàng hoá của mình tiêu thụ nhanh, Công ty Hà Anh cũng như bao công ty khác hiện nay đều áp dụng chính sách bán chịu hàng hoá. Chính sách này công ty chỉ áp dụng cho các khách hàng thường xuyên và quen biết với công ty. Các công ty này thường có uy tín về khả năng thanh toán các khoản nợ. Chứng từ và tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình công nợ, kế toán sử dụng các chứng từ sổ sách sau: Phiếu xác nhận nợ của các khách hàng Sổ chi tiết phải thu của khách hàng Bảng cân đối TK 131 - Phải thu của khách hàng Sổ cái TK 131 Tài khoản sử dụng là tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản phải thu của khách hàng. Khi hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Việc mở sổ này giúp cho kế toán có thể quản lý chặt chẽ và theo dõi thường xuyên các khoản phải thu của khách hàng tránh tình trạng gian lận. Đồng thời với những khách hàng có giao dịch thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì kế toán luôn tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, trong một số trường hợp thì yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Mẫu sổ chi tiết giống như phần đã trình bày ở trên( ở bảng số 1). Cuối mỗi tháng, kế toán công ty tiến hành tổng hợp chi tiết công nợ dưới dạng "bảng cân đối TK 131". Bảng này sẽ phản ánh chi tiết từng khoản nợ của khách hàng với công ty. Bảng số 6: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tên tài khoản: TK 131 Đối tượng : Bà Trần Thị Mai - Dịch vụ Vân Trì NT Chứng từ Diễn giải Thời hạn chiết khấu TK ĐƯ SPS Số dư Ngày tháng đã thanh toán Số NT Nợ Có Nợ Có Số dư 1/12/2005 17.869.000 Tháng 12/2005 19 26744 Nhận Lân lâm thao và đạm Hà Bắc 6.460.000 271 Nộp tiền hàng 12.640.000 28 27168 Nhận Lân lâm thao 6.660.000 Lãi 1%/tháng 1.126.000 Cộng PS T12 13.120.000 13.766.000 C2 16.577.000 Cuối mỗi tháng, kế toán công ty tiến hành tổng hợp chi tiết công nợ dưới dạng "bảng cân đối TK 131". Bảng này sẽ phản ánh chi tiết từng khoản nợ của khách hàng với công ty. Bảng số 7: Bộ (Sở) : Đơn vị : Công ty CP XNK Hà Anh Phòng tài vụ SỔ CÁI Tháng 12/2005 Tên tài khoản : Phải thu của khách hàng. Số hiệu : TK 131 SCT Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Nợ Có Tháng 12 92.489.767.304 6/12 Thu tiền gửi NHNoĐA 112.11 55.375.282.145 6/12 Chi tiền gửi NHNoĐA 112.11 400.000.000 7/12 Thu tiền gửi VND NHCT ĐA 112.12 20.060.000.000 7/12 Chi tiền gửi VND NHCT ĐA 112.12 8.048.355 8/12 Thu tiền gửi USD - TCT Lương thực miền nam 112.21 18.946.570.792 9/12 Thu tiền gửi USD - NHNo Nam Sài gòn 112.28 11.826.389.000 11/12 Thu tiền Gửi VND Sở GD HN 112.14 5.600.000.000 1/12 Hạch toán bù trừ công nợ với các đvị 331 3.147.489.500 1/12 nt 131 7.512.799.316 12/12 nt 331 6.443.148.631 33/12 Doanh thu bán hàng hoá trong tháng 333,511 110.703.971.080 33/12 Doanh thu tiêu thụ cây 333,511 3.260.000 26/12 Thu tiền mặt trong tháng 111 94.910.000 33/12 Hạch toán trả tiền hàng thiếu cho Secpentin tổng hợp 131 825.600 26/12 Thu tiền mặt trong tháng 111 21.550.498.466 35/12 Tiền lãi phải trả cho DV, KH ứng trước tiền hàng 635 42.166.800 35/12 Tiền lãi phải thu của DV, KH chậm trả tiền hàng 515 407.766.600 Cộng phát sinh trong tháng 12 119.036.670.951 143.086.455.334 C2 68.439.982.921 Ngày .....Tháng ......Năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Các khoản công nợ trong công ty luôn được phân loại để theo dõi nhưng công ty không lập dự phòng các khoản nợ khó đòi. 2.2.2.3. Kế toán thuế GTGT của hàng bán ra ở công ty cổ phần XNK Hà Anh Thuế GTGT là một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Công ty Hà Anh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Theo phương pháp này, trong quá trình tiêu thụ hàng hóa công ty phải sử dụng hoá đơn GTGT, trong đó ghi rõ và đầy đủ giá bán chưa thuế, phụ thu, phí tính ngoài giá bán( nếu có), thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã có thuế. Số thuế GTGT mà công ty phải nộp được xác định theo công thức : Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Trong đó: Thuế GTGT đầu ra bằng (=) giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế bán ra nhân với (x) thuế suất thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ đó. Thuế GTGT đầu vào bằng (=) tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả tài sản cố định dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT), số thuế GTGT ghi trên chứng từ nộp thuế của hàng hoá nhập khẩu . Khi hạch toán thuế GTGT đối với thuế đầu vào được khấu trừ, công ty sử dụng TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ, đối với thuế GTGT đầu ra, công ty sử dụng TK 3331- Thuế GTGT phải nộp. Mức thuế suất đối với các loại hàng hoá của công ty bán ra trong nước chủ yếu là 5%, hàng hoá xuất khẩu là 0%, riêng đối với cây môi trường không chịu thuế GTGT. Kế toán công ty sử dụng "Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra" Mẫu số 02/GTGT để theo dõi số thuế GTGT đầu ra của hàng hoá được tiêu thụ phát sinh trong tháng và " Tờ khai thuế GTGT" mẫu số : 01/GTGT , " Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào" mẫu số: 03/GTGT để kê khai thuế GTGT phát sinh trong tháng, số thuế được khấu trừ, số thuế đã nộp và số thuế còn phải nộp trong tháng. Tờ khai thuế GTGT được lập hàng tháng theo qui định của cơ quan thuế. Căn cứ để lập tờ khai thuế là bảng kê chứng từ, hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào và bán ra, sổ chi tiết bán hàng và các tài liệu có liên quan khác. Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và tờ khai thuế GTGT làm căn cứ để công ty nộp và quyết toán thuế GTGT với Nhà nước. Bảng số 8: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kỳ kê khai : tháng 12 năm 2005 Mã số thuế: 0101328911. Đơn vị tiền : Đồng Việt Nam Tên cơ sở kinh doanh: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh Địa chỉ : Khối 1 thị trấn Đông Anh - Hà Nội . Điện thoại: 048832356. Fax : 048832728. STT Chỉ tiêu kê khai Giá trị HH(chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT A Không có hoạt động mua bán phát sinh trong kỳ( Đánh dấu x) B Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang C Kê khai thuế GTGT phải nộp ngân sách Nhà Nước I. Hàng Hoá dịch vụ ( HHDV) mua vào 1 HHDV mua vào trong kỳ 120.837.361.059 6.155.232.405 a HHDV mua vào trong nước 27.254.408.323 1.476.085.136 b HHDV nhập khẩu 93.582.952.736 4.679.147.269 2 Điều chỉnh thuế GTGT đã được khấu trừ các kỳ trước a Điều chỉnh tăng B Điều chỉnh giảm 3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào 6.155.232.405 4 Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này 6.155.232.405 II Hàng hoá dịch vụ bán ra 1 HHDV bán ra trong kỳ 105.855.898.797 5.292.797.101 1.1 HHDV bán ra không chịu thuế GTGT - - 1.2 HHDV bán ra chịu thuế GTGT 105.855.898.797 5.292.797.101 a HHDV xuất khẩu : 0% - b Hàng hoá dịch vụ bán ra thuế xuất 5% 105.725.248.522 5.279.732.073 c Hàng hoá dịch vụ bán ra thuế xuất 10% 130.650.275 13.065.028 2. Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra các kỳ trước a Điều chỉnh tăng b Điều chỉnh giảm 3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra 105.855.898.797 5.292.797.101 III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ: 1. Thuế GTGT phải nộp trong kỳ 2. Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này 845.128.034 2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này 2.2 Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau 845.128.034 Xin cam đoan số liệu kê khai trên đây là đúng và xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã kê khai. Hà nội ngày 31 tháng 12 năm 2005 Đại diện theo pháp luật của cơ sở kinh doanh Ký tên đóng dấu ( ghi rõ họ tên và chức vụ) Bảng số 9 : BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA ( Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 12 năm 2005 Tên cơ sở : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh MST : 010138911 Địa chỉ : Khối 1 – Thị trấn Đông Anh – TP Hà Nội Loại thuế suất 5% Hoá đơn chứng từ bán Tên người mua MST người mua Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế GTGT Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu HĐ Số HĐ N- T phát hành GC/ 2005B 11201 1/12 Cty THHH Sơn Lâm kaly 42.075.143 5% 2.102.857 GC/2005B 11202 1/12 Ông Tính Vĩnh Phúc URE 200.538.095 5% 10.026.905 ..... ..... ..... .... ... Cộng 105.725.248.522 5.279.732.073 Đông anh, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, họ tên) Bảng số 10: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO ( Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 12 năm 2005 Tên cơ sở : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh MST : 010138911 Địa chỉ : Khối 1 – Thị trấn Đông Anh – TP Hà Nội Loại thuế suất 5% Hoá đơn chứng từ mua Tên người bán MST người bán Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế GTGT Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu HĐ Số HĐ N- T phát hành GC/ 2005B 11223 1/12 Cty TNHH Mai Hà Đạm 830.000.000 5% 41.500.000 GC/2005B 11025 1/12 Cty Supe HC lâm thao Lân 1.054.000.000 5% 52.700.000 ..... ..... ..... .... ... Cộng 120.837.361.059 6.155.232.405 Đông anh, ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, họ tên) 2.2.2.4.Kế toán giá vốn bán hàng: Ở công ty Hà Anh, kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Việc xác định trị giá hàng xuất bán được thực hiện vào cuối tháng. Trong tháng mọi ghi chép kế toán về tình hình xuất kho hàng hoá chỉ được thể hiện ở chỉ tiêu số lượng. Hàng hoá hiện có ở công ty Hà Anh bao giờ cũng phản ánh trong sổ kế toán và trong báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế - Tức là đúng với số tiền mà công ty bỏ ra về những hàng hoá đó. Và công ty Hà Anh là công ty thương mại nên trị giá vốn của hàng hoá được thể hiện ở các giai đoạn trong quá trình vận động của hàng hoá. (1) Trị giá vốn hàng mua nhập kho = trị giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) + chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu( nếu có). Hàng hoá mua về sẽ làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu hàng hoá được nhập kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hoá nhập kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hoá. Chứng từ về nghiệp vụ kiểm nhận hàng hoá là Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Đơn vị: Cty CP - XNK Hà Anh Mẫu số 01 - VT Địa chỉ: Khối 1 TT Đông anh - HN QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ Tài Chính Số : 238 PHIẾU NHẬP KHO Nợ :Tk 156 : 20.476.190 Ngày 11 tháng 12 năm 2005 Nợ : TK 133 : 1.023.810 Có :TK 331 : 21.500.000 Họ tên người giao hàng: Công ty supe phốt phát và hoá chất Lâm Thao Theo 3 HĐ Số.........Ngày.......tháng..........năm........của........ Nhập tại kho : Vân Nội STT Tên,nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Lân Lâm thao kg 5.000 4.300 21.500.000 Cộng 5.000 4.300 21.500.000 Nhập, ngày.......tháng.....năm...... Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sau khi nhập kho xong thủ kho cùng người nhập ký vào phiếu. Phiếu nhập kho lập thành 2 liên - Thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu. (2) Trị giá vốn Trị giá vốn Chi phí Chi phí quản lý của hàng hoá đã = hàng xuất + bán hàng + doanh nghiệp phân tiêu thụ trong kỳ kho để bán bổ cho lượng hàng hoá đã tiêu thụ Trong đó : Trị giá Trị giá mua thực tế của hàng Chi phí mua hàng vốn hàng = hoá xuất kho để bán( kể cả + phân bổ cho hàng xuất bán thuế nhập khẩu) đã bán. Khi xuất bán hàng hoá, thủ kho căn cứ vào chứng từ xuất kho nhận được( sau khi đã kiểm tra tính tính hợp lý, hợp pháp chứng từ) ghi vào số thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ 06 ngày thủ kho gửi các chứng từ xuất đã phân loại theo từng vật tư cho phòng kế toán để ghi sổ. Một phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Cty CP - XNK Hà Anh Mẫu số 01 - VT Địa chỉ: Khối 1 TT Đông anh - HN QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ Tài Chính Số : 238 PHIẾU XUẤT KHO Nợ : Ngày 11 tháng 12 năm 2005 Có : Họ tên người nhận hàng:Cty CP SXTM hồng Anh. Địa chỉ : Đông Anh – Hà Nội Lý do xuất kho : bán hàng Xuất tại kho : Kho ga Đông Anh STT Tên,nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 URE Trung Quốc kg 141.000 Cộng 141.000 Xuất, ngày.......tháng.....năm...... Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán khi nhận được chứng từ nhập xuất của thủ kho gửi lên, kiểm tra lại sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết hàng hoá . Đến cuối tháng, kế toán xác định trị giá vốn của hàng xuất bán. Trị giá vốn thực tế hàng xuất bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng được tập hợp vào TK 1562 – Chi phí mua hàng và chi phí này được phân bổ cho hàng hóa xuất bán. Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2005, kế toán tính giá vốn như sau: Trị giá thực tế + Trị giá thực tế Đơn giá hàng tồn đầu kỳ hàng nhập trong kỳ bình quân gia quyền = (Mặt hàng DAP) Số lượng hàng tồn + Số lượng hàng nhập đầu kỳ kho trong kỳ Đơn giá 1.680.142.867 + 7.259.186.000 bình quân = = 4.770 (đ/kg) gia quyền 355.228 + 1.516.500 Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho = Số lượng xuất bán x Đơn giá bình quân = 1.621.650 x 4770 = 7.735.270.500 Trong đó chi phí mua hàng tập hợp được là: Chi phí thu mua phân bổ + Chi phí thu mua trị giá Chi phí thu mua cho hàng đầu kỳ phát sinh trong kỳ mua thực phân bổ cho = x của hàng hàng xuất kho Trị giá mua thực tế + Trị giá mua thực tế xuất kho của hàng tồn đầu kỳ của hàng nhập trong kỳ 3.250.364 + 11.462.822 = x 7.735.270.500 1.680.142.867 + 7.259.186.000 = 12.731.434 Trị giá vốn hàng = Trị giá mua thực tế của + Chi phí xuất bán hàng hoá xuất kho để bán mua hàng = 7.735.270.500 + 12.731.434 = 7.748.001.934 (Đồng) Căn cứ vào đó, kế toán lập bảng kê nhập xuất tồn và báo cáo chi tiết tài khoản 156. Cuối kỳ, kế toán cũng lập chứng từ ghi sổ : Bảng số 11: Doanh nghiệp: Cty CP XNk Hà anh Mẫu số: S01 - SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 30/12 Ngày tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1) Giá vốn của hàng hoá xuất bán 632 98.179.344.025 156 98.179.344.025 2)Giá vốn của cây 632 1.425.620 156 1.425.620 3)Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 98.180.769.645 - Hàng hoá 632 98.179.344.025 - Cây 632 1.425.620 Cộng Kèm theo Chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) Rồi từ chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 632. Bảng số 12: Bộ (Sở) : Đơn vị : Công ty CP XNK Hà Anh Phòng tài vụ SỔ CÁI Tháng 12/2005 Tên tài khoản :Giá vốn hàng bán. Số hiệu : TK 632 SCT Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Nợ Có Tháng 12 30/12 Giá vốn hàng xuất bán 156 98.179.344.025 30/12 Kết chuyển giá vốn để xđkq 911 98.179.344.025 30/12 Xuất cây bán theo giá vốn 156 1.425.620 30/12 Kết chuyển giá vốn để xđkq 911 1.425.620 Tổng số phát sinh 98.180.769.645 98.180.769.645 Ngày .....Tháng ......Năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2.5. Kế toán chi phí bán hàng Nội dung chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng thực chất là những khoản chi phí liên quan đến tiêu thụ hàng hoá ở công ty như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dịch vụ đồ dùng cho bán hàng, chi phí vận chuyển, bảo quản... Chứng từ ban đầu : Phiếu chi tiền mặt, chứng từ vận chuyển, hoá đơn thanh toán các dịch vụ mua ngoài, bảng tính và thanh toán lương và BHXH, bảng trích khấu hao......và các chứng từ liên quan khác. Tài khoản sử dụng: Kế toán công ty sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng để tập hợp chi phi phát sinh trong tháng và được kết chuyển sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. TK 641 không được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2. Phương pháp ghi sổ : Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái tài khoản 641 theo định khoản: Nợ TK 641 – chi phí bán hàng Có Tk có liên quan Căn cứ vào các chứng từ gốc như các phiếu chi tiền mặt, bảng trích khấu hao... kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ như sau: Bảng số 13: Doanh nghiệp: Cty CP XNk Hà anh Mẫu số: S01 - SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 28/12 Ngày tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1)Trả tiền cước vận chuyển 641 2.020.543.800 111 2.020.543.800 2) Trả tiền thuê kho 641 108.057.600 111 108.057.600 3) Chi mua đồ dùngcho văn phòng 641 18.527.000 111 18.527.000 4)Trả tiền công nhân bán hàng 641 252.246.000 334 252.246.000 5)Chi phí khấu hao thiết bị bán hàng 641 152.348.753 214 152.348.753 ....... Kết chuyển chi phí bán hàng để xđkq 911 3.246.517.816 641 3.246.517.816 Cộng Kèm theo Chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) Bảng số 14: Bộ (Sở) : Đơn vị : Công ty CP XNK Hà Anh Phòng tài vụ SỔ CÁI Tháng 12/2005 Tên tài khoản :Chi phí bán hàng. Số hiệu : TK 641 SCT Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Nợ Có Tháng 12 28/12 11 1)Trả tiền cước vận chuyển 111 2.020.543.800 28/12 2) Trả tiền thuê kho 111 108.057.600 28/12 3) Chi mua đồ dùngcho văn phòng 111 18.527.000 .......... Kết chuyển chi phí để xđkq 911 3.246.517.816 Tổng số phát sinh 3.246.517.816 3.246.517.816 Ngày .....Tháng ......Năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2.6.Chi phí quản lý doanh nghiệp Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến việc quản lý và phục vụ chung cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Chứng từ ban đầu: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản cụ thể khác nhau và liên quan đến mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Khi các khoản chi phí phát sinh tuỳ theo từng nội dung chi phí, nếu là chi phí tiền lưong bảo hiểm xã hội của bộ phận quản lý thì chứng từ gốc sẽ là bảng chấm công, bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội, nếu là chi phí khấu hao TSCĐ thì chứng từ gốc là bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, nếu là chi phí mua đồ dùng dụng cụ cho quản lý thì chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng do người bán lập .....và các chứng từ có liên quan khác. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 642 để tập hợp và kết chuyển các chi phí liên quan đến hoạt động và công tác quản lý công ty. Kế toán cũng không theo dõi chi tiết trên tài khoản cấp 2 của TK 642. Phương pháp ghi sổ: Khi nhận được các chứng từ gốc, căn cứ vào đó kế toán lập phiếu chi tiền mặt. Đơn vị : Cty CPXNK Hà anh Mẫu số 01- TT Địa chỉ :Khối 1- TT Đông Anh ( QĐ số 1141 - TC/ QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC ) PHIẾU CHI Quyển số : 2 Ngày 10 tháng 12 năm 2005 Số: 3388 Nợ : TK 642 Có : TK 111 Họ tên người nộp tiền : Bà Nguyễn Thị Thắm Địa chỉ : Phòng hành chính công ty Lý do nộp : Mua văn phòng phẩm Số tiền: 450.000đ (viết bằng chữ)(Bốn trăm năm mươi ngàn đồng ) Kèm theo.......01......................Chứng từ gốc...................................... Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ)................................................. Ngày 10 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (ký tên, đóng dấu) (Ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ( vàng bạc, đá quỹ):................................................ + Số tiền quy đổi:............................................................................... Cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. Bảng số 15: Doanh nghiệp: Cty CP XNk Hà anh Mẫu số: S01 - SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 29/12 Ngày tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1)Mua văn phòng phẩm 642 20.852.000 111 1.852.000 2) Chi tiếp khách, hội họp 642 102.754.000 111 32.754.000 3) Chi phí khấu hao thiết bị quản lý 642 108.527.248 214 108.527.248 ....... Kết chuyển chi phí QLDN để xđkq 911 1.652.264.141 642 1.652.264.141 Cộng Kèm theo Chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) Bảng số 16: Bộ (Sở) : Đơn vị : Công ty CP XNK Hà Anh Phòng tài vụ SỔ CÁI Tháng 12/2005 Tên tài khoản :Chi phí quản lý doanh nghiệp. Số hiệu : TK 642 SCT Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Nợ Có Tháng 12 29/12 11 1) Chi mua văn phòng phẩm 111 20.852.000 29/12 2) Chi tiếp khách, hội họp 111 102.754.000 29/12 3) 111 .......... Kết chuyển chi phí để xđkq 911 1.652.264.141 Tổng số phát sinh 1.652.264.141 1.652.264.141 Ngày .....Tháng ......Năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2.7. Kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả = Doanh thu - Giá vốn - Chi phí - Chi phí quản lý bán hàng thuần hàng bán bán hàng doanh nghiệp Trong đó: Doanh thu thuần = Tổng doanh thu bán hàng – Các khoản giảm trừ DT Kết quả bán hàng là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh trong kỳ của công ty. Tài khoản sử dụng: + TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh + TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối Trình tự hạch toán : Căn cứ vào số liệu trên các chứng từ ghi sổ kế toán xác định kết quả bán hàng theo các định khoản sau: Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số, kế toán kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 , ghi: Nợ TK 511 : 105.855.898.979 Có TK 911 : 105.855.898.979 (2) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 30/12, kế toán kết chuyển giá vốn của hàng hoá, ghi: Nợ TK 911 : 99.180.769.645 Có TK 632 : 98.180.769.645 (3) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 28/12, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 911 : 3.246.517.816 Có TK 641 : 3.246.517.816 (4) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 29/12, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 911: 1.652.264.141 Có TK 642 : 1.652.264.141 (5) Xác định kết quả kinh doanh theo công thức ở trên thì: Kết quả kinh doanh = 105.855.898.979 - 98.180.769.645 - 3.246.517.816 - 1.652.264.141 = 2.776.347.377 (đồng) Khoản lãi này được kết chuyển: Nợ TK 911 : 2.776.347.377 Có TK 421 2.776.347.377 Sau đó, kế toán sẽ ghi vào sổ cái TK 911 Bảng số 17: Bộ (Sở) : Đơn vị : Công ty CP XNK Hà Anh Phòng tài vụ SỔ CÁI Tháng 12/2005 Tên tài khoản :Xác định kết quả kinh doanh. Số hiệu : TK 911 SCT Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Nợ Có Tháng 12/2005 33/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 105.855.898.979 30/12 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 99.180.769.645 28/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 3.246.517.816 29/12 Kết chuyển CPQLDN 642 1.652.264.141 38/12 Kết chuyển lãi 421 2.776.347.377 Tổng số phát sinh 105.855.898.979 105.855.