Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán toán tài sản cố định tại công ty xăng dầu tỉnh Hưng Yên

Lời nói đầu Hoà cùng tiến trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đang diễn ra mạnh mẽ, tài sản cố định đã và đang ngày càng khẳng định vai trò đặc biệt quan trọng của mình. Nó chính là điều kiện vật chất kỹ thuật có liên quan mật thiết tới việc phán xét, lựa chọn một phương thức kinh doanh tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là phải có cái nhìn khoa học và đúng đắn về vị trí của tài sản cố định để từ đó tổ chức tốt công tác hạch toán cũng như quản lý sử dụng tài sản cố định một cách hiệu quả nhất nhằm tạo động lực trợ giúp tối ưu cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên là một doanh nghiệp thương mại quốc doanh, với nhiệm vụ kinh doanh là: Tổ chức tiếp nhận cung ứng từ Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam và bán, thoả mãn nhu cầu tiêu dùng xăng dầu trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên và một số vùng lân cận của các tỉnh bạn như Thái Bình, Nam Định, Hà Nam và Hải Dương... Do đặc thù kinh doanh của Công ty mà tài sản cố định chiếm giữ một khối lượng vốn lớn và có tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Chính vì thế kế toán tài sản cố định có một vị thế hết sức quan trọng trong công tác quản lý của Công ty. Với lý do đó tôi đã đi sâu tìm hiểu và hoàn thành chuyên đề kế toán trưởng của mình với đề tài: "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán toán tài sản cố định tại Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên" Ngoài phần mở đầu và kết luận,chuyên đề được chia thành 3 phần như sau: Phần I: Lý luận chung về kế toán tài sản cố định. Phần II: Thực tế công tác kế toán tài sản cố định tại Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên. Phần III: Một số ý kiến đề xuất góp ý nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tài sản cố định tại Công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên. Phần I lý luận chung về kế toán tài sản cố định I. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán tài sản cố định 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của tài sản cố định (TSCĐ) Với tư cách là một tư liệu sản xuất hiện đại, một bộ phận cấu thành chi phí (dưới hình thức trích khấu hao), "TSCĐ được xem là một nhân tố đặc biệt" không thể thiếu để các doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu lợi nhuận, vị thế và cạnh tranh. Nó chính là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất - kinh doanh (Tư liệu lao động; đối tượng lao động ; sức lao động). Đó là những tư liệu lao động thoả mãn đồng thời 2 tiêu chuẩn: Có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài. Hiện nay tiêu chuẩn này được quy định là: -Về mặt giá trị : Từ 5 triệu đồng trở lên - Về thời gian sử dụng : Từ 1 năm trở lên Tài sản cố định ở doanh nghiệp có nhiều loại, có loại có hình thái vật chất cụ thể như nhà cửa, máy móc thiết bị, có những loại không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư chi trả, một loại có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau nhưng chúng đều giống nhau ở giá trị ban đầu lớn và thời gian thu hồi vốn (thường là trên 1năm). Cũng tuỳ đặc thù kinh doanh của mỗi doanh nghiệp cụ thể mà TSCĐ có sự khác nhau về cơ cấu, số lượng, cũng như công dụng để đáp ứng cho mỗi mục đích kinh doanh cụ thể. Do đó đòi hỏi các doanh nghiệp cần linh động tìm ra phương tức quản lý TSCĐ hữu hiệu, thiết thực nhất cho đơn vị mình Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh trong quá trình đó tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh trong khi hình thái vật chất ban đầu của nó không bị thay đổi. Mặt khác, cơ cấu và số lượng, chất lượng của TSCĐ sẽ cho chúng ta biết nguồn vốn cố định của doanh nghiệp được hình thành ra sao? Cần làm gì để nó có thể đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu kinh doanh đề ra? Xét về mặt giá trị, tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn. Xét về mặt tham gia vào quá trình sản xuất - kinh doanh chúng là cơ sở vật chất kỹ thuật của quá trình kinh doanh, là điều kiện quan trọng để tăng năng suất lao động xã hội - nhất là trong điều kiện khoa học - kỹ thuật ngày càng phát triển như ngày nay. 2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán tài sản cố định Từ những đặc điểm của tài sản cố định đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ tài sản cố định cả về mặt hiện vật lẫn giá trị; phải phản ảnh được tình hình biến động của tài sản cố định theo từng loại, từng nhóm và từng đối tượng ghi tài sản, phải quản lý được nguyên giá và giá trị hiện còn của tài sản cố định nhằm hạn chế một cách tối đa sự mất mát cũng như lãng phí tài sản cố định. Với chức năng thông tin và kiểm tra và là một công cụ hữu hiệu của công tác quản lý, xuất phát từ đặc điểm và vai trò của tài sản cố định, hạch toán tài sản cố định trong các doanh nghiệp thương mại phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép, phản ánh tổng hợp, chính xác, kịp thời tình hình hiện có của tài sản cố định, tình hình tăng, giảm của tài sản cố định và hiện trạng tài sản cố định trong phạm vi toàn đơn vị, cũng như tại từng bộ phận sử dụng tài sản cố định - Tính toán, phân bổ một cách chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí kinh doanh - Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định - Tính toán và phản ảnh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng giảm nguyên giá tài sản cố định cũng như tình hình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định . - Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc trong doanh nghiệp thực hiện một cách đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về tài sản cố định, mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán theo quy định tài sản cố định . -Tham gia kiểm tra, đánh giá giá trị tài sản cố định theo quy định của Nhà nước và yêu cầu bảo toàn vốn và tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản, sử dụng tài sản cố định tại đơn vị. II. Phân loại và đánh giá tài sản cố định 1. Phân loại tài sản cố định Trong các doanh nghiệp thương mại tài sản cố định có nhiều loại, nhiều thứ với đặc điểm và yêu cầu quản lý rất khác nhau, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau. Do đó để thuận lợi cho công tác quản lý cũng như hạch toán tài sản cố định, ta cần phải tiến hành phân loại tài sản cố định. Phân loại tài sản cố định là việc hệ thống, sắp xếp những tài sản cố định của doanh nghiệp theo những tiêu thức, những đặc trưng nhất định nhằm tạo thuận lợi cho công tác quản lý. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và đặc tính kỹ thuật của mình có thể lựa chọn một trong các cách phân loaị sau đây ứng với mỗi giác độ, yêu cầu quản lý nhất định: 1.1. Phân loại tài sản cố định theo hình thái biểu hiện Theo cách này, người ta căn cứ vào sự biểu hiện cụ thể của tài sản cố định để đưa chúng vào hai nhóm chính là: - Tài sản cố định hữu hình: Đó là những tài sản cố định có hình thái vật chất cụ thể. Nó có thể được phân loại theo kết cấu bao gồm: Đất, nhà cửa vật kiến trúc, máy móc thiết bị, thiết bị phương tiện vận tải truyền dẫn, thiết bị dụng cụ dùng cho quản lý, cây lâu năm súc vật làm việc và cho sản phẩm và những loại khác. - Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản cố định không có hình thái vật chất nhưng có giá trị kinh tế lớn. Thuộc loại này gồm: Quyền sử dụng đất; chi phí thành lập, chuẩn bị kinh doanh; bằng sáng chế phát minh; chi phí nghiên cứu, phát triển; lợi thế thương mại và những loại khác (quyền đặc nhượng, quyền thuê nhà, bản quyền tác giả, quyền sử dụng hợp đồng, độc quyền nhãn hiệu...) Phân loại tài sản cố định theo hình thái biểu hiện của chúng giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tài sản cố định một cách tổng thể nhất, từ đó có biện pháp quản lý phù hợp. 1.2. Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu Theo cách này, tài sản cố định được phân thành tài sản cố định tự có và tài sản cố định thuê ngoài: - Tài sản cố định tự có : Là những tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, do doanh nghiệp xây dựng , mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồn vốn của doanh nghiệp . Như vậy, đối với TSCĐ tự có doanh nghiệp vừa có quyền sở hữu vừa có quyền sử dụng cho nên nó được theo dõi một cách chặt chẽ trên bảng cân đối kế toán. - Tài sản cố định đi thuê : Đối với những TSCĐ này doanh nghiệp chỉ có quyền sử dụng (theo hợp đồng thuê) chứ không có quyền sở hữu. Căn cứ theo tính chất thuê mà TSCĐ thuê ngoài lại được chia thành TSCĐ thuê hoạt động; TSCĐ thuê tài chính - Tài sản cố định bảo quản hộ, giữ hộ, cất giữ hộ Nhà nước Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tài sản cố định nào mới thực chất là tài sản, là nguồn vốn cố định của doanh nghiệp, từ đó giúp cho việc tổ chức hạch toán và quản lý chặt chẽ tài sản cố định nhằm thúc đẩy việc sử dụng tài sản cố định có hiệu quả hơn. 1.3. Phân loại tài sản cố định theo nguồn hình thành Căn cứ vào nguồn gốc hình thành nên TSCĐ, ta chia thành: - TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn được cấp; bằng vốn vay; bằng vốn tự bổ sung hay do nhận vốn liên doanh bằng TSCĐ. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp có được sự chủ động từ đó quản lý chặt chẽ hơn việc đầu tư mua sắm tài sản cố định. Hơn nữa, nó giúp cho việc điều tiết cân đối nguồn tài chính hình thành TSCĐ. 1.4. Phân loại tài sản cố định theo công dụng và tình hình sử dụng Theo cách này, TSCĐ được chia thành: TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh; TSCĐ hành chính sự nghiệp; TSCĐ phúc lợi; TSCĐ chờ xử lý. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về đóng góp của tài sản cố định vào hoạt động kinh doanh chung của đơn vị. Từ đó có kế hoạch cũng như chiến lược đổi mới tài sản cố định . 2. Đánh giá tài sản cố định Dù được hình thành từ bất kỳ nguồn nào thì để có được tài sản cố định các doanh nghiệp đều phải bỏ ra các khoản phí nhất định. Tập hợp các chi phí này cấu thành nên trị giá thực tế của tài sản. Đánh giá tài sản cố định chính là biểu hiện giá trị thực tế tài sản cố định bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định, là việc xác định giá trị ghi sổ của tài sản cố định . Đánh giá tài sản cố định là điều kiện cần thiết để kế toán tài sản cố định tính khấu hao và phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp, nó đảm bảo cho việc tính đúng, đủ vốn chính xác giá trị thực tế của tài sản cố định. Xuất phát từ yêu cầu cũng như đặc điểm của quản lý TSCĐ trong hoạt động kinh doanh, TSCĐ trong doanh nghiệp được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. 2.1. Nguyên giá của tài sản cố định Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí liên quan tới việc xây dựng hoặc mua sắm tài sản cố định, kể cả các chi phí vận chuyển lắp đặt, chạy thử trước khi sử dụng. Tuy nhiên trong từng trường hợp cụ thể nguyên giá TSCĐ được quy định riêng cho TSCĐ hữu hình và vô hình. Đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá có tác dụng là biết được tổng số vốn đầu tư mua sắm, xây dựng , biết được tình hình trang bị kỹ thuật của doanh nghiệp làm căn cứ để tính khấu hao tài sản cố định 2.2. Giá trị hao mòn của tài sản cố định Đây là phần giá trị của tài sản cố định mà trong quá trình kinh doanh đã chuyển dần vào chi phí kinh doanh. Khi giá trị hao mòn càng lớn thì cũng có nghĩa là thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định bị rút ngắn lại và điều mà doanh nghiệp nghĩ đến là phải có kế hoạch đầu tư cải tạo, nâng cấp, hiện đại hoá hay đổi mới hoàn toàn trang thiết bị. Điều này dẫn đến việc phải trích lập khấu hao và hình thành nên các nguồn vốn hình thành tài sản cố định; quỹ phúc lợi dành cho tài sản cố định ... 2.3. Giá trị còn lại của tài sản cố định Đây là phần giá trị chưa thu hồi của tài sản cố định, nó được xác định theo công thức: Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mòn TSCĐ (khấu hao luỹ kế ) Việc xác định giá trị còn lại của TSCĐ có tác dụng giúp cho doanh nghiệp biết được số vốn cố định thực có của doanh nghiệp và biết được hiện trạng của tài sản cố định cũ hay mới để có phương thức đầu tư, bổ sung, hiện đại hoá TSCĐ. III. Nội dung tổ chức hạch toán tài sản cố định trong doanh nghiệp Trong quá trình kinh doanh của công ty, nhân viên kế toán tài sản cố định với tư cách là người quản lý có trách nhiệm lớn lao trong việc thu thập và sử lý số liệu về TSCĐ, biểu diễn chúng dưới hình thức có ý nghĩa, giải thích những số liệu này và nhanh chóng truyền thông tin cho các cấp quản lý của Công ty để phục vụ việc ra quyết định. Vậy làm thế nào để kế toán TSCĐ phát huy hiệu quả cao nhất? Trước hết việc tổ chức hạch toán TSCĐ phải tuân thủ các điều đã quy định theo quyết định số 1062/TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đồng thời vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc thù kinh doanh của đơn vị để đáp ứng tốt nhất yêu cầu đặt ra. Theo đó công việc hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp được tiến hành theo các nội dung sau: - Thủ tục chứng từ và kế toán ban đầu TSCĐ. - Kế toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ - Kế toán chi tiết tăng giảm TSCĐ. - Kế toán khấu hao TSCĐ. - Kế toán sửa chữa TSCĐ. 1 . Thủ tục chứng từ và hạch toán ban đầu TSCĐ Hạch toán ban đầu là nhằm tạo ra được một bộ hồ sơ hoàn chỉnh nhất với đầy đủ các giấy tờ, chứng từ liên quan tới biến động TSCĐ và đảm bảo được các yêu cầu phù hợp với chế độ, thể lệ quy định; chính xác; kịp thời; ngắn gọn nhưng dễ hiểu, trung thực và phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Đối với trường hợp tăng TSCĐ: để tạo cơ sở ban đầu cho việc tăng một TSCĐ thì đơn vị phải căn cứ vào nhu cầu kinh doanh, xem xét thực tế doanh nghiệp, cân đối với nguồn vốn rồi lập kế hoạch trình lên cơ quan chủ quản cấp trên đề nghị xin bổ sung để mua sắm, xây dựng... khi TSCĐ được đưa về doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải lập ban nghiệm thu tiến hành kiểm tra TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện bên giao TSCĐ lập "Biên bản giao nhận TSCĐ". Biên bản giao nhận TSCĐ được lập ra để xác nhận việc giao nhận một hoặc một vài TSCĐ (đối với những TSCĐ cùng loại). Sau khi đã hoàn thành từ mua sắm, xây dựng, biếu tặng... và được đưa vào danh mục TSCĐ của đơn vị. Nó được lập cho mọi đối tượng ghi TSCĐ, phòng kế toán sẽ sao cho mỗi đơn vị, mỗi đối tượng liên quan một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ này bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, bản sao số liệu kỹ thuật (công suất thiết kế, thời gian sử dụng hữu ích..) cùng các hoá đơn giấy tờ khác liên quan. Đối với trường hợp giảm TSCĐ: Do thanh lý, nhượng bán, góp vốn, mất mát... Khi tiến hành chuyển giao TSCĐ, đơn vị cũng phải lập biên bản giao nhận TSCĐ (theo mẫu số 01 - TSCĐ). Trường hợp TSCĐ đã hư hỏng, hết năng lực sử dụng hoặc không cần dùng công ty muốn thanh lý, nhượng bán để thu hồi vốn thì đơn vị cần có kế hoạch cụ thể đệ trình bằng văn bản lên cấp trên để xin thanh lý. Khi đã được cơ quan chủ quản duyệt cho thanh lý, đơn vị lập nên hội đồng giá tiến hành đánh giá lại TSCĐ để xác định giá trị thu hồi của tài sản thanh lý - diễn biết và kết quả đánh giá TSCĐ được thể hiện trên biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 05 - TSCĐ). Sau đó Giám đốc doanh nghiệp sẽ chỉ định lập ban thanh lý. Ban này tiến hành thanh lý TSCĐ theo quy định và lập nên biên bản thanh lý (mẫu số 03 - TSCĐ, lập lúc thanh lý) để xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ sách kế toán. - Nếu đơn vị có tiến hành sửa chữa lớn TSCĐ thì khi công việc sửa chữa hoàn thành. TSCĐ được bàn giao về doanh nghiệp thì nội dung chuyển giao phải được thể hiện trên biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu số 04 - TSCĐ, do ban nghiệm thu TSCĐ đem sửa chữa lập). 2. Kế toán tổng hợp tăng giảm tài sản cố định Nếu như kế toán ban đầu TSCĐ là công việc ghi chép, phản ánh các số liệu ban đầu lên các chứng từ liên quan thì kế toán tổng hợp là công việc căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh để tiến hành ghi chép, tính toán, thu nhập nhằm đưa ra một bức tranh tổng hợp nhất về TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý TSCĐ của công ty nhất là trong việc kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ. Nhằm tạo sự thuận lợi nhất cho công tác quản lý TSCĐ việc tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ được tiến hành cho từng loại TSCĐ (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính) và cho mỗi trường hợp biến động cụ thể. 2.1. Tài khoản sử dụng Theo chế độ hiện hành việc hạch toán TSCĐ được theo dõi trên các tài khoản chủ yếu sau. TK 211 - TSCĐ hữu hình; TK 212 - TSCĐ thuê tài chính; TK 213 - TSCĐ vô hình; TK 214 - Hao mòn TSCĐ; TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. Các TK này đều được mở chi tiết theo các TK cấp II cho từng trưởng hợp biến động cụ thể. 2.2. Phương pháp hạch toán a. Hạch toán tổng hợp biến động TSCĐ hữu hình * Trường hợp TSCĐ tăng: Mọi trường hợp tăng TSCĐ đều phải được lập biên bản và thực hiện đủ thủ tục quy định. Căn cứ vào nguyên giá của TSCĐ hình thành tăng trong từng trường hợp cụ thể kế toán tiến hành ghi sổ kế toán. Công việc ghi chép này có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ hữu hình TK 411 TK 211 - TSCĐ hữu hình Nhận góp vốn, được cấp Tài sản cố định hữu hình tăng theo nguyên giá hay được biếu bằng TSCĐ TK 111, 112, 331, 341 (1) Mua sắm TSCĐ TK 222, 228 (2) (Bút toán kết chuyển nguồn) Nhận lại TSCĐ góp liên doanh cho thuê tài chính TK 241 (3) XDCB hoàn thành bàn giao (Bút toán kết chuyển nguồn) Đánh giá tăng TSCĐ TK 412 (4) (5) TK 214, 338 Thừa chưa rõ nguyên nhân (6)  * Trường hợp TSCĐ giảm, công việc kế toán được mô tả như sau: Sơ đồ hạch toán giảm tài sản cố định hữu hình TK 211 - TSCĐ hữu hình TK 214 Tài sản cố định hữu hình giảm theo nguyên giá Giảm TSCĐ đã khấu hao hết (1) TK 222, 228 Góp vốn liên doanh cho thuê tài chính (2) TK 214 TK 721, 821 (Bên có) Nhượng bán thanh lý TSCĐ (3) TK 214 TK 411 Trả lại TSCĐ cho các liên doanh cổ đông (4) TK 214 b. Hạch toán tổng hợp biến động TSCĐ vô hình * Trường hợp TSCĐ vô hình tăng: TSCĐ vô hình tăng lên do những nguyên nhân: Mua, nhận vốn góp liên doanh, tự xây dựng nghiên cứu, lợi thế thương mại. Hiện nay trong các doanh nghiệp thương mại thì TSCĐ vô hình thường chiếm tỷ trọng nhỏ. ứng với mỗi trường hợp cụ thể kế toán TSCĐ cần tiến hành xử lý và phản ánh lên sổ sách kế toán cho phù hợp - công việc này được mô tả bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ vô hình TK 111, 112, 113... TK 213 - TSCĐ vô hình TSCĐ vô hình tăng theo nguyên giá Mua sắm TSCĐ vô hình TK 411 Nhận vốn góp, được cấp tặng biếu bằng TSCĐ vô hình TK 111, 112... TK 241 TSCĐ vô hình là các chi phí hình thành trong một quá trình Tập hợp chi phí Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ vô hình TK 213 - TSCĐ vô hình TK 214 (2143) Tài sản cố định vô hình giảm theo nguyên giá Giảm TSCĐ vô hình và đã khấu hao hết TK 222, 228 Góp vốn liên doanh, cho thuê tài chính TK 214 TK 821 Nhượng bán, TSCĐ vô hình TK 214 TK 411 Trả lại TSCĐ vô hình cho các bên liên doanh TK 214 C. Kế toán tổng hợp biến động của tài sản cố định đi thuê * Đối với thuê hoạt động: TSCĐ thuê không thoả mãn một trong 4 tiêu chuẩn về thuê tài chính. Khi thuê hoạt động, giữa đơn vị đi thuê và cho thuê phải ký hợp đồng, trong đó nêu rõ loại TSCĐ thuê, thời gian sử dụng, hình thức thanh toán và các cam kết khácthị trường , phương pháp kế toán ở đơn vị đi thuê và cho thuê là khác nhau. * Tại đơn vị đi thuê: căn cứ vào hợp đồng thuê TSCĐ và các chi phí khác có liên quan đến việc thuê ngoài (vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt...) kế toán ghi: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 111, 112 Khi trả tiền cho đơn vị cho thuê ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 - Ngoài ra khi thuê TSCĐ hoạt động đơn vị theo dõi trên tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: TK 001 - TSCĐ thuê ngoài. Khi tiến hành thuê hoạt động, ta ghi đơn bên nợ TK 001. Khi trả TSCĐ cho bên thuê ta ghi đơn bên có TK 001. * Tại đơn vị cho thuê: TSCĐ cho thuê vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên hàng tháng vẫn phải trích khấu hao, các chi phí liên quan đến việc cho thuê như khấu hao TSCĐ cho thuê, chi phí môi giới, giao dịch, vận chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 811 - Tập hợp chi phí cho thuê Có TK 214 (2141, 2143) - Khấu hao TSCĐ cho thuê Có TK 111, 112 - Các chi phí khác Đối với khoản thu về cho thuê: Nợ TK 111, 112, 131, 138... Có TK 711 Với số thuế doanh thu phải nộp (nếu có) ghi: Nợ TK 711 Có TK 333 (3331) * Đối với TSCĐ thuê tài chính * Taị đơn vị đi thuê: - Khi thuê TCSĐ thuê tài chính, căn cứ vào hợp đồng thuê, vào biên bản giao nhận TCSĐ kế toán ghi: Nợ TK 212 - TCSĐ - thuê tài chính (nguyên giá). Nợ TK 142 - chi phí trả trước (lãi thuê). Có TK 342 - Nợ dài hạn (tổng nợ thuê TCSĐ). - Trích khấu hao và tính lãi vào chi phí kinh doanh. Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 641 - Chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Có TK 2142 - - Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. Có TK 142 - Chi phí trả trước. - Khi kết thúc hợp đồng thuê: + Nếu bên doanh nghiệp được chuyển giao quyền sỏ hữu ta ghi chuyển nguyên giá: Nợ TK 211, 213 - TSCĐ hữu hình, vô hình. Có TK 212 - TSCĐ thuê tài chính. Đồng thời ta ghi chuyển giá trị hao mòn. Nợ TK 214 (2142) - Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. Có TK 214 (2141) - Hao mòn TSCĐ hữu hình. Có TK 214 (2143) - Hao mòn TSCĐ vô hình. + Nếu phải chi thêm tiền để mua lại TSCĐ thì đồng thời với việc ghi chuyển TSCĐ thuê tài chính thành TSCĐ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (ghi như trên) kế toán phải phản ánh việc chi trả tiền và giá trị tăng thêm cuả TSCĐ đó, ta ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình. Có TK 111, 112. + Nếu doanh nghiệp trả lại TSCĐ cho bên cho thuê thì căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ để ghi giảm TSCĐ thuê tài chính. Nợ TK 214 (2142) Có TK 212. + Nếu khấu hao chưa hết thì doanh nghiệp phải tính khấu hao cho đủ và tính vào chi phí kinh doanh. Trong trường hợp chưa trả hết nợ thì phải chuyển tiền thanh toán hết. * Tại đơn vị cho thuê: Vì thực chất TSCĐ cho thuê vẫn thuộc quyền sở hữu của bên cho thuê, bởi vậy, kế toán phải mở sổ chí tiết theo dõi cả về hiện vật và giá trị của TSCĐ cho thuê. Đồng thời phải phản ánh số tiền phải thu từng kỳ về cho thuê: Khi giao TSCĐ cho bên đi thuê ghi: Nợ TK 228 - Giá trị TSCĐ cho thuê Nợ TK 214 (2141, 2143) - Giá trị hao mòn (nếu có) Có TK 211, 213 - Nguyên giá TSCĐ cho thuê Có TK 241 - Chuyển giá trị XDCB hoàn thành sang cho thuê Định kỳ (tháng, quý, năm) theo hợp đồng phản ánh số tiền thu về cho thuê từng kỳ (cả vốn và lãi): Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 Đồng thời xác địnhgiá trị TSCĐ cho thuê phải thu hồi trong quá trình đầu tư: Nợ TK 811 Có TK 228 Nếu chuyển quyền sở hữu hoặc bán cho bên đi thuê trước khi hết hạn hoặc khi hết hạn cho thuê thì kế toán phải phản ánh phần vốn đầu tư cho thuê chưa thu hồi và số thu về nhượng bán: - Với số thu về chuyển nhượng tài sản: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 - Phản ánh giá trị vốn đầu tư cho thuê còn lại chưa thu hồi: Nợ TK 811 Có TK 228 - Nếu nhận lại TSCĐ khi hết hạn cho thuê, căn cứ giá trị đươc đánh giá lại, ghi tăng TSCĐ. Nợ TK 211, 213 - Giá trị được đánh giá lại khi nhận. Nợ TK 811 (hoặc có TK 711) - Phần chênh lệch giữa giá trị còn lại chưa thu hồi với giá trị được đánh giá lại Có TK 228 - Giá trị còn lại chưa thu hồi. 3. Hạch toán chi tiết tăng giảm TSCĐ TSCĐ của doanh nghiệp phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ như là: Máy móc thiết bị; phương tiện vận chuyển; bằng phát minh sáng chế... Mỗi đối tượng ghi TSCĐ sẽ được theo dõi trên một thẻ TSCĐ. Mọi trường hợp biến động của TSCĐ đều phải lập biên bản, chứng từ cần thiết và thực hiện theo đúng quy định để hoàn chỉnh hồ sơ . Hồ sơ này được chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp và kế toán TSCĐ tiến hành kế toán tổng hợp TSCĐ (ghi định khoản, lập phiếu định khoản, ghi vào nhật ký chứng từ số 9, ghi sổ cái...) sau đó sẽ được kế toán chi tiết. Cần lưu ý tằng hạch toán chi tiết TSCĐ vừa phải theo dõi một cách chi tiết TSCĐ theo từng loại từng thứ như đã quy định theo các tài khoản cấp I, cấp II (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính); theo các bộ phận sử dụng, các địa điểm đặt TSCĐ đồng thời phải được mở các sổ chi tiết để theo dõi một cách cụ thể tình hình sử dụng, biến động TSCĐ trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán mới ban hành theo quyết định số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính thì khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới biến động TSCĐ của đơn vị, việc theo dõi, hạch toán chi tiết TSCĐ được tiến hành trên các loại sổ sách sau đây: - Số tăng giảm TSCĐ - Số chi tiết TSCĐ. 4. Kế toán khấu hao TSCĐ TSCĐ trong quá trình tham gia vào hoạt động kinh doanh nó bị bao mòn dần về giá trị và hiện vật, phần giá trị hao mòn này được chuyển dịch vào chi phí kinh doanh dưới hình thức trích khấu hao, Như vậy khấu hao TSCĐ chính là phần biểu hiện bằng tiền của phần giá trị TSCĐ đã hao mòn, hao mòn TSCĐ là hiện tượng khách quan làm giảm giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ trong khi mục đích của việc trích khấu hao TSCĐ là biện pháp chủ quan nhằm thu hồi vốn đầu tư để tái sản xuất TSCĐ khi nó bị hư hỏng. Hao mòn TSCĐ được chia làm hai loại: Hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình 4.1. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ Để công việc kế toán khấu hao TSCĐ phục vụ thiết thực cho nhu cầu quản lý thì khấu hao TSCĐ phải được tính toán theo các cách thức khoa học và chính xác. Hiện nay việc tính toán khấu hao TSCĐ có thể tiến hành theo nhiều cách khác nhau mà việc lựa chọn phương pháp khấu hao nào là tuỳ thuộc vào quy định của Nhà nước về chế độ quy định quản lý tài sản đối với doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.Hiện nay đa số các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu hao bình quân : - Phương pháp tính khấu hao bình quân (còn gọi là phương pháp khấu hao đường thẳng). Phương pháp tính khấu hao bình quân hiện nay được đa số các doanh nghiệp áp dụng vì phương pháp này tính toán khá đơn giản. Theo phương pháp này mức khấu hao TSCĐ hàng năm được tính theo công thức: = Mức khấu hao Nguyên giá TSCĐ bình quân hàng năm Thời gian hữu dụng Nếu doanh nghiệp trích khấu hao cho từng tháng thì lấy số khấu hao hàng năm chia cho 12 tháng, hoặc khấu hao từng quý thì chia cho 4 quý. Trong công thức trên, thời gian hữu dụng của TSCĐ là một số ước tính nên kết quả số khấu hao tính được cũng chỉ là số ước tính. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp tính khấu hao theo sản lượng (doanh số) Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần Phương pháp khấu hao theo tổng các năm sử dụng 4.2. Tổ chức kế toán khấu hao TSCĐ Cách thức hạch toán khấu hao TSCĐ được mô tả như sau: TK 214 TK TK 627 (6274) TK 641 (6414) TK 642 (6424) TK 009 TK 241 5. Kế toán sửa chữa TSCĐ Do trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận không đều nhau. Do vậy để khôi phục khả năng hoạt động bình thường của TSCĐ, đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh, cần thiết phải tiến hành sửa chữa, thay thế những bộ phận, chi tiết của TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng có ảnh hưởng tới hoạt động của TSCĐ. Xuất phát từ đó đòi hỏi phải tổ chức hạch toán công việc sửa chữa TSCĐ nhằm phản ánh một cách chính xác, kịp thời chi phí sửa chữa và tính giá thành cho các công việc sửa chữa hoàn thành. Từ đó tiến hành phân bổ đúng đắn chi phí và sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh cũng như các đối tượng liên quan trong doanh nghiệp. - Để có thể tiến hành sửa chữa TSCĐ đơn vị sử dụng hai phương thức là: hình thức thuê ngoài và hình thức tự làm. ứng với mỗi phương thức sửa chữa TSCĐ mà doanh nghiệp áp dụng thì kỹ thuật kế toán cũng khác nhau, thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng quát sửa chữa TSCĐ TK 111, 112, 152, 334 TK 627, 641, 642 Chi phí sửa chữa nhỏ, lặt vặt Tự làm TK 142 TK 2413 Phân bổ dần Ngoài kế hoạch Tập hợp chi phí sửa chữa lớn Kết chuyển giá thành sửa chữa TK 331 TK 335 Thuê ngoài Trích trước Trong kế hoạch Chi phí sửa chữa nhỏ, lặt vặt Phần II Thực tế công tác kế toán tài sản cố định tại công ty xăng dầu tỉnh hưng yên I. Giới thiệu chung về Công tác kế toán TSCĐ ở công ty xăng dầu tỉnh hưng yên. Công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên ( Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Linh - Thị xã Hưng Yên, Tỉnh Hưng Yên) là một doanh nghiệp thương mại Nhà nước hoạt động với tư cách là một thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận từ Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam và bán, thoả mãn nhu cầu về tiêu thụ xăng dầu trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên và một số vùng phụ cận các tỉnh bạn như: Thái Bình và Nam Hà. Xuất phát từ đặc thù về cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh, bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo dạng trực tuyến chức năng và với quy mô của mình Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán. Điều này đã tạo thuận lợi rất lớn để kế toán phát huy hai chức năng phản ánh và giám đốc, phục vụ công tác quản lý TSCĐ tại Công ty. Đối với mỗi trường hợp biến động TSCĐ cụ thể kế toán đều tạo lập đầy đủ chứng từ ban đầu cần thiết (biên bản giao nhận TSCĐ; biên bản thanh lý TSCĐ...) và tiến hành phản ánh chính xác vào sổ sách kế toán theo trình tự: - Lập phiếu định khoản. - Ghi vào sổ chi tiết TSCĐ. - Ghi vào nhật ký chứng từ số 9 (đối với trường hợp giảm TSCĐ) - Ghi vào sổ cái. Về phần hành kế toán khấu hao, hàng tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán lập bảng phân bổ chính xác khấu hao và ghi vào sổ cái tương ứng. Tới cuối niên độ kinh doanh lập bảng thể hiện tình hình trích khấu hao trong năm. Đối với kế toán sửa chữa TSCĐ: chi phí sửa chữa hàng tháng được kế toán phản ánh trên sổ chi tiết chi phí sửa chữa TSCĐ. II. Đánh giá chung công tác tổ chức hạch toán TSCĐ ở công ty xăng dầu Tỉnh hưng yên Qua tìm hiểu thực tế tại Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên tôi thấy nhìn chung công tác quản lý TSCĐ cũng như việc tổ chức hạch toán TSCĐ được thực hiện khá tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng bộc lộ những khiếm khuyết đòi hỏi phải có giải pháp thiết thực hơn. Điều này được thể hiện cụ thể như sau: 1. Những ưu điểm Mặc dù mới thành lập và đi vào hoạt động được 6 năm (1996 - 2001), được tách ra từ Công ty xăng dầu tỉnh Hải Hưng (cũ) nay tách thành Hải Dương và Hưng Yên. Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên đã tạo lập được một thế đứng vững trên thị trường với tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm nhanh và đồng đều trên các mặt: sản lượng bán 25%; doanh thu bán hàng 24%; nộp ngân sách 27%; thu nhập bình quân người lao động 29%. Có được điều đó là do sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên công ty với sự chỉ đạo sát sao của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam.Trong đó không thể không kể đến sự đóng góp của bộ máy kế toán công ty nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng đã làm tròn bổn phận của mình là đáp ứng được yêu cầu kinh doanh đề ra: - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo dạng trục tuyến kết hợp với sự phân công, phân cấp một cách hợp lý đã làm tăng tính chuyên môn hoá của công việc kế toán đồng thời làm tăng tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên kế toán. Trong đó về phần hành kế toán TSCĐ do kế toán TSCĐ và công cụ dụng cụ đảm nhiệm tại văn phòng công ty với sự giúp đỡ của hai nhân viên kế toán trợ lý theo dõi tình hình TSCĐ tại hai chi nhánh (chi nhánh Xăng dầu Phố Giác Thị trấn Vương Tiên Lữ và chi nhánh xăng dầu Kim Động - chủ yếu thực hiện việc hạch toán ban đầu TSCĐ và lập các bảng biểu liên quan gửi về cho kế toán TSCĐ tại văn phòng Công ty). Điều này đã giúp cho công tác hạch toán và do đó công tác quản lý TSCĐ được thực hiện một cách chặt chẽ và xuyên suốt. - Công tác tổ chức hạch toán TSCĐ tại công ty đã tuân thủ và thực hiện đúng chế độ, thể lệ quy định của nhà nước trên tinh thần chỉ đạo của Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam - Kế toán TSCĐ tại công ty đã đảm bảo được việc phản ánh đúng và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh biểu hiện cụ thể trên các mặt: - Người đảm nhận phần hành kế toán TSCĐ và công cụ dụng cụ của Công ty là cán bộ có trình độ và năng lực chuyên môn, có tác phong làm việc khoa học , nghiêm túc. - Việc áp dụng hình thức NKCT để ghi sổ kế toán là phù hợp với quy mô của Công ty. Công tác kế toán của Công ty trong đó có phần hành kế toán TSCĐ đã một phần được vi tính hoá: là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô khá lớn để giảm bớt lao động giản đơn, kích thích lao động sáng tạo, công ty đã đưa hệ thống máy vi tính vào sử dụng trong đó tại phòng kế toán được trang bị 6 chiếc (thuộc thế hệ 486, 586). - Tóm lại, xét về mặt khoa học cũng như nghệ thuật tổ chức và thực hiện,công tác kế toán TSCĐ tại công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên đã thực hiện khá tốt hai chức năng thông tin và kiểm tra, khẳng định là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng lợi nhuận, tăng thu cho ngân sách, nâng cao đời sống công nhân viên... tạo tiền đề cho công ty ngày càng khẳng định được mình trên thị trường. 2. Những hạn chế Thực tế là tại công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên, kế toán TSCĐ đã tỏ ra là một công cụ đắc lực phục vụ cho việc ra quyết định quản lý TSCĐ. Tuy nhiên để công tác hạch toán TSCĐ nói riêng và việc quản lý TSCĐ của công ty nói chung ngày một hiệu quả hơn thì khi đánh giá không nên chỉ nhìn thấy cái tốt, cái làm được... mà vấn đề là phải đưa ra một cách thực tế và khách quan nhất những mặt còn hạn chế của công tác này. Qua nghiên cứu thực tế tại công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên tôi thấy bên cạnh những đóng góp tích cực cho công tác quản lý việc tổ chức hạch toán TSCĐ vẫn còn một số hạn chế sau: - Công ty áp dụng hình thức NK - CT là phù hợp với quy mô của đơn vị, giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép trùng lập hàng ngày, chuyên môn hoá lao động kế toán. Do đó năng suất lao động, chất lượng công việc kế toán nói chung cũng như kế toán TSCĐ được nâng cao nhưng hình thức này cũng gây cản trở cho việc áp dụng máy vi tính trong phạm vi toàn công ty nhất là việc liên lạc, nối mạng giữâ văn phòng công ty với các chi nhánh trực thuộc vì trình độ của nhân viên kế toán chưa thật đồng đều. - Có những TSCĐ mà theo kế hoạch đã hết thời gian sử dụng hữu ích hoặc đã cũ, lạc hậu, năng lực hoạt động kém... không phù hợp vơí yêu cầu kinh doanh hiện tại của công ty mà kế toán chưa có biện pháp hữu hiệu để thanh lý, nhượng bán TSCĐ nhằm thu hồi vốn nhanh nhất cho đơn vị, giảm bớt ảnh hưởng của chúng đối với kết quả kinh doanh chung. - Công ty rất quan tâm tới việc đầu tư mua sắm TSCĐ tuy nhiên việc đầu tư này chưa thật hiệu qủa, bởi lẽ lượng TSCĐ đem nhượng bán lại và điều động là khá lớn. - Công việc phân tích hiệu quả của việc sử dụng TSCĐ chưa được thực hiện một cách thường xuyên. - Chất lượng công việc kế toán nói chung và hiệu quả của kế toán TSCĐ nói riêng cũng bị hạn chế bởi trình độ, năng lực của kế toán viên trong phạm vi toàn Công ty chưa thật đồng đều. - Kế toán TSCĐ chưa được lập một bản danh sách toàn bộ TSCĐ của Công ty được đầu tư mua sắm cũng như loại bỏ, nhượng bán lại trong mỗi niên độ kinh doanh để nhằm tạo thuận lợi cho công tác quản lý TSCĐ. - Kế toán TSCĐ chưa tính tổng mức khấu hao hàng năm để Công ty có kế hoạch tái sản xuất giản đơn TSCĐ. - Việc đánh giá TSCĐ tuy có được thực hiện theo đúng chế độ, thể lệ quy định nhưng chưa được thực hiện một cách định kỳ (giả sử sau mỗi quý hoặc nửa năm một lần). Vì vậy chưa tạo ra được một hệ thống thông tin cập nhật hơn về giá nguyên thuỷ, trị giá hiện thời cũng như biết được chênh lệch giữa chúng để có những điều chỉnh hợp lý và kịp thời. - Tài sản có định có lúc chưa phát huy hết công suất chứng tỏ sự đầu tư vào TSCĐ còn lãng phí ( như đội xe của Công ty hiện tại trên 30 chiếc mà có thời ian chỉ phải làm ca, hệ thống máy vi tính của căn phòng Công ty còn nhiều lúc bỏ không...) Như vậy, để tiếp tục phát huy, tăng cường những ưu điểm, những thế mạnh đã tạo và đạt được đồng thời khắc phục hạn chế tiến tới loại bỏ những điều không đáng có trong công tác tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên thì vấn đề là phải có phương hướng, biện pháp đổi mới, hoàn thiện công tác này sao cho ngày càng đáp ứng tốt hơn cho nhu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty trong cơ chế thị trường hiện nay. Phần III. Một số ý đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên hiện nay Cùng với tiến trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước đang diễn ra mạnh mẽ, chắc chắn vai trò chủ đạo của các thành phần kinh doanh quốc doanh sẽ càng được củng cố và như vậy và vai trò của TSCĐ cũng sẽ ngày càng nâng lên để đảm bảo cho các doanh nghiệp thương mại Nhà nước giữ và khẳng định vai trò chủ đạo đó. ý thức được điều này để có những biện pháp quản lý và sử dụng TSCĐ sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh, với khả năng của Công ty đồng thời đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của tình hình mới chính là điều kiện tiên quyết để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty xăng dầu Hưng Yên. Trước hết cần xác định một cách rõ ràng và có hệ thống những nhân tố có ảnh hưởng tới công tác quản lý và sử dụng TSCĐ tại Công ty (nguồn vốn hình thành TSCĐ; nơi cung cấp TSCĐ; chế độ bảo dưỡng; trình độ kế toán TSCĐ...) cũng như phải xác định được đâu là biện pháp cần thực hiện ngay, có ý nghĩa trước mắt và đâu là biện pháp cần thực hiện lâu dài. Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty, tôi xin mạnh dạn trình bày một số biện pháp sau mong rằng sẽ đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty. * Tăng cường doanh số bán ra để tăng nguồn vốn hình thành TSCĐ: Hiện tại nguồn vốn hình thành TSCĐ được tạo lập từ ba nguồn: Vay từ tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, nguồn vốn khấu hao cơ bản và nguồn vốn đầu tư phát triển (trích lợi nhuận Công ty). Trong ba nguồn này ta thấy nguồn vốn từ tổng Công ty là chỉ có hạn, tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản cũng không có lợi. Như vậy chỉ có biện pháp tăng cường nguồn vốn đầu tư phát triển dành cho mua sắm TSCĐ. Muốn vậy phải tăng doanh số bán ra và giảm mọi khoản chi phí để tăng lợi nhuận để lại doanh nghiệp. Theo hướng tăng doanh số bán ra Công ty cần mở rộng, phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Vì tỉnh Hưng Yên có vùng giáp ranh với tỉnh bạn nhiều như Thái Bình, Nam Hà, Hà Tây, Hải Dương, đặc biệt là thủ đô Hà Nội. Như vậy, Công ty cần nâng cấp, mở rộng mạng lưới CHXD thông qua các hình thức liên doanh liên kết với các tỉnh nêu trên hoặc thuê địa điểm mở thêm các cửa hàng. Công ty cũng cần có biện pháp rõ ràng, ưu tiên đối với từng trường hợp mua lẻ hay mua nhiều, mua buôn, nói chung Công ty cần chú ý tới mấy điểm sau: - Các CHXD cần phục vụ khách hàng tốt hơn, lấy chữ tín làm đầu thực hiện văn minh thương nghiệp nhằm thu hút khách hàng. - Các thủ tục ký kết hợp đồng, thanh toán với khách hàng phải gọn nhẹ, việc vận chuyển giao nhận hàng hoá phải nhanh chóng, kịp thời, tạo thuận lợi nhất cho khách hàng. - Chú ý tìm điểm bán hàng và lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp. Tóm lại, bằng các biện pháp cụ thể và linh động Công ty cần tăng doanh số bán ra, từ đó lợi nhuận sẽ tăng lên và hiển nhiên Công ty sẽ có điều kiện tăng cường, tái sản xuất TSCĐ. * Hiện tại, kế toán TSCĐ nên lập ngay một danh sách những TSCĐ đã hết năng lực sử dụng hoặc thực sự không cần thiết cho hoạt động kinh doanh của Công ty và đệ trình bằng văn bản lên ban giám đốc, đồng thời có kế hoạch đánh giá, đăng báo để tiến hành thanh lý, nhượng bán thu hồi vốn cho Công ty và loại bỏ những tác động xấu do TSCĐ gây ra cho hoạt động kinh doanh của Công ty. * Tổ chức lao động một cách khoa học và hợp lý đối với kế toán TSCĐ trên cơ sở thực hiện quyền tự chủ về tài chính, phát huy tính chủ động sáng tạo của người lao động trong quản lý tình hình sử dụng TSCĐ của Công ty. Tổ chức khoa học lao động kế toán TSCĐ cần đi đôi với việc tổ chức khoa học và hợp lý công việc kế toán TSCĐ bao gồm việc lựa chọn và xắp xếp lại hệ thống sổ sách một cách hợp lý, trình tự luận chuyển chứng từ một cách khoa học,vận dụng máy vi tính một cách linh động và hiệu quả... Tính khoa học và hợp lý cũng không thể tách rời với việc nó phải phù hợp với đặc thù, với mô hình kinh doanh của Công ty, không phân biệt là kế toán chi tiết hay kế toán tổng hợp TSCĐ. * Phòng kế toán của Công ty đã có kiểm toán viên nội bộ, Công ty cần tăng cường khâu kiểm soát nội bộ này để kiểm tra việc thực hiện công việc kế toán, từ đó nâng tính nghiêm túc, hiệu quả của công việc kế toán nói chung và chất lượng của phần hành kế toán TSCĐ nói riêng. * Để nâng cao hiệu quả và tận dụng hơn nữa hệ thống máy vi tính Công ty cần xem xét, nghiên cứu tạo lập chương trình phần mềm phù hợp, cần hiểu bản chất máy vi tính chỉ là công cụ trợ giúp chứ không thể thay thế hoàn toàn công việc của kế toán viên, Công ty cần tăng cường chế độ bảo dưỡng định kỳ và nếu được tiến hành nối mạng giữa văn phòng Công ty với các Chi nhánh. Điều này sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho công tác truy nhập thông tin. Công ty cũng cần có kế hoạch cụ thể để nâng cao trình độ hiểu biết về máy vi tính cho nhân viên kế toán. * Xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh giỏi, bao gồm việc tăng cường việc đào tạo, bồi dưỡng thêm kiến thức về quản lý. luật, tin học, ngoại ngữ, Marketing... Cho họ cũng như tạo lập tinh thần đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty. * Công ty đã có trạm dịch vụ kỹ thuật riêng, vì vậy cần đầu tư thêm vốn tằn cường sự hoạt động của tổ chức này để nâng cao hiệu quả, năng lực sử dụng của TSCĐ. * Tăng cường hơn nữa công tác phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ. Cần có nhận thức đúng về vai trò của công tác này nó sẽ đưa ra một bức tranh khách quan nhất về tình hình sử dụng TSCĐ tại Công ty mà trên cơ sở đó có thể thấy những ưu điểm mà Công ty cần tiếp tục phát huy cũng như những hạn chế cần khắc phục để có kế hoạch sử dụng TSCĐ một cách hiệu quả hơn ở niên độ kinh doanh tới. * Thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc công tác lập dự toán mua sắm TSCĐ, dự toán sửa chữa lớn TSCĐ... Công việc này sẽ tạo cho Công ty sự chủ động trong việc sử dụng nguồn tài chính đối với TSCĐ, từ đó có kế hoạch tạo nguồn... nhằm tiết kiệm hơn nữa chi phí từ việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ. Kết luận Như vậy không chỉ trên lý thuyết mà qua tìm hiểu thực tế chúng ta càng thấy rằng TSCĐ là rất cần thiết để hoạt động sản xuất - kinh doanh diễn ra hiệu quả. Dưới giác độ vi mô nó có thể làm tăng lợi nhuận, cải thiện nâng cao mức sống của công nhân viên. Trên bình diện vĩ mô, nó thúc đẩy việc tăng tích luỹ xã hội, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu lợi nhuận và phúc lợi xã hội đó, hệ thống thông tin kế toán đã phát huy chức năng phản ánh và giám đốc một cách hiệu quả trong công tác quản lý tài sản nói chung và tác nghiệp quản lý TSCĐ nói riêng của doanh nghiệp. Xét về mặt khoa học cũng như nghệ thuật kế toán TSCĐ tại Công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên đã được thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả, đáp ứng về cơ bản yêu cầu đặt ra về quản lý TSCĐ của Công ty trong tình hình mới. Bên cạnh đó công tác tổ chức hạch toán TSCĐ của Công ty cũng còn một số hạn chế nhất định đòi hỏi cán bộ, nhân viên kế toán phải không ngừng trau dồi kiến thức, nghiên cứu tìm ra những cách thức, phương pháp ghi chép, phản ánh thông tin... mới hơn, hữu hiệu hơn nhằm không ngừng đổi mới và hoàn thiện, làm sắc bén hơn công cụ kế toán. Với tinh thần đó ở một mức độ nhất định bài viết đã đi sâu tìm hiểu và giải quyết được vấn đề đặt ra. Song thời gian có hạn, bài viết chắc sẽ còn những hạn chế, sai sót, tác giả rất mong sự châm trước của thầy cô. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô! Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán tài chính (ĐHKTQD - 1997). 2. Những vấn đề cơ bản về tài chính doanh nghiệp (ĐHKTQD - 1997) 3. Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán (ĐHKTQD - 1996) 4. Giáo trình kế toán thương mại (ĐHTCKT - 1997). 5. Tạp chí kế toán các năm 2000,2001. 6. Hệ thống TK kế toán thống nhất 1996 7. Các văn bản hướng dẫn của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam về việc áp dụng chế độ kế toán mới cho các thành viên trực thuộc Tổng Công ty. 8. Báo cáo quyết toán năm 2000 của Công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên. 9. Những vấn đề chuẩn mực kế toán quốc tế (Dự án VIE 93 - 36 về kế toán, kiểm toán của Bộ tài chính 06/1999 Mục lục Trang Phần I: Lý luận chung về kế toán tài sản cố định 2 I. Sự cần thiết phải hạch toán tài sản cố định 2 1. Khái niệm, đặc điểm vai trò của tài sản cố định 2 2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán tài sản cố định 3 II. Phân loại và đánh giá tài sản cố định 3 1. Phân loại tài sản cố định 3 2. Đánh giá tài sản cố định 5 III. Nội dung tổ chức hạch toán tài sản cố định trong doanh nghiệp 6 1. Thủ tục chứng từ và hạch toán ban đầu tài sản cố định 7 2. Kế toán tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định 8 3. Hạch toán chi tiết tăng, giảm tài sản cố định 14 4. Kế toán khấu hao tài sản cố định 15 5. Kế toán sửa chữa tài sản cố định 16 Phần II: Thực tế công tác kế toán tài sản cố định tại Công ty Xăng dầu tỉnh Hưng Yên 18 I. Giới thiệu chung về công tác kế toán TSCĐ ở Công ty Xăng dầu tỉnh Hưng Yên 18 II. Đánh giá chung công tác tổ chức hạch toán TSCĐ ở Công ty Xăng dầu tỉnh Hưng Yên 19 1. Những ưu điểm 19 2. Những hạn chế 20 Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán tại Công ty Xăng dầu tỉnh Hưng Yên hiện nay 22