Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật – TECHNIMEX

LờI NóI ĐầU Sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thế giới trong xu hướng quốc tế hoá mạnh mẽ đã khiến cho mỗi quốc gia trở thành một mắt xích không thể thiếu trong dây truyền hệ thống kinh tế thế giới, không một quốc gia nào có thể tồn tại và phát triển mà không tham gia vào phân công lao động quốc tế và trao đổi hàng hoá với bên ngoài. Trong quá trình hội nhập vào xu thế phát triển chung đó, ngoại thương trở thành một lĩnh vực kinh tế quan trọng, thông qua hoạt động ngoại thương các mối liên hệ được thiết lập và thực hiện trên cơ sở phát huy tiềm năng thế mạnh của mỗi nước. Chính vì thế hoat động ngoại thương trong đó có nhập khẩu giữ vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân cũng như trong chiến lược phát triển kinh tế của mỗi quốc gia nói chung và của Việt Nam nói riêng. Việt Nam chúng ta là một nước đang trên đà phát triển. Mặc dù qua gần 15 năm mở cửa, các mối quan hệ hợp tác về thương mại, khoa hoc kỹ thuật giữa Việt Nam và các nước trên thế giới không ngừng được tăng cường và mở rộng nhưng trình độ khoa học kỹ thuật, công nghệ cũng như trình độ tổ chức sản xuất của ta vẫn chưa theo kịp các nước trên thế giới. Chúng ta vẫn còn thiếu rất nhiều các dây chuyền công nghệ, các trang thiết bị hiện đại. Do đó để từng bước hiện đại hoá nền sản xuất trong nước và đảm bảo đời sống của người dân không ngừng được nâng lên thì một trong những vấn đề quan trọng nhất là phải tổ chức tốt các hoạt động nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của thị trường trong nước, khắc phục những yếu kém về mặt kỹ thuật, công nghệ sản xuất, tạo sức mạnh cho xuất khẩu, phục vụ cho công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Trong điều kiện hiện nay, để hoạt động kinh doanh nhập khẩu có hiệu quả thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải chủ động, nhanh nhạy nắm bắt và thoả mãn kịp thời nhu cầu thị trường. Muốn làm được điều đó thì hệ thống hạch toán kế toán của đơn vị phải thực sự hoạt động có hiệu quả. Bởi vì hạch toán là công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế nói chung và trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói riêng, với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nó cung cấp một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho việc gia quyết định kinh doanh phù hợp. Nhận thức rõ tầm quan trọng của vấn đề nhập khẩu nói chung và công tác kế toán nhập khẩu nói riêng kết hợp với thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu : “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật – TECHNIMEX”. Được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo, Tiến sĩ Trương Thị Thuỷ và sự giúp đỡ của các anh chị phòng tài chính kế toán của công ty TECHNIMEX em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình Luận văn được trình bày gồm ba phần chính : Chương I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nhập khẩu hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Chương II: Thực trạng kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật-TECHNIMEX Chương III: Hoàn thiện kế toán hoạt động nhập khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật-TECHNIMEX. Do hiểu biết còn hạn chế nên luận văn của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong được sự góp ý chỉ bảo của cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn! Chương I Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Nhập khẩu hàng hoá và vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh ở các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu cũng như trong toàn bộ nền kinh tế Quốc dân Sự phân công lao động Quốc tế ngày càng rõ nét khiến các Quốc gia xích lại gần nhau hơn. Mỗi quốc gia được tự nhiên ban tặng những lợi thế nhất định tạo thành thế mạnh kinh tế của mỗi quốc gia đó. Nhưng nếu chỉ dựa vào sản xuất trong nước thì không thể cung cấp đầy đủ hàng hoá, dịch vụ đáp ứng như cầu sản xuất tiêu dùng. Vì vậy để thúc đẩy sự tăng trưởng của nền kinh tế thì ngoài những hàng hoá là thể mạnh, mỗi quốc gia cần nhập khẩu những hàng hoá thiết yếu khác phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng. Ngược lại trên cơ sở khai thác tiềm năng, lợi thế vốn có sản xuất những mặt hàng thế mạnh, một mặt phục vụ nhu cầu trong nước, mặt khác xuất khẩu phần thặng dư ra nước ngoài thu ngoài tệ để nhập khẩu những thứ trong nước có nhu cầu nhưng không thể đáp ứng. Như vậy do nhu cầu phát triển của nền kinh tế mà nảy sinh ra nhu cầu trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia với nhau hay hoạt động nhập khẩu là yêu cầu khách quan của tất cả các nền kinh tế. Là một mặt của hoạt động ngoại thương, nhập khẩu là việc mua hàng hoá của các tổ chức kinh tế nước ngoài và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu ở thị trường nhập khẩu hoặc tái xuất khẩu, được thực hiện bởi các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Một số quan điểm kinh tế cho rằng nhập khẩu ảnh hưởng không tốt tới sự phát triển của nền kinh tế, làm tăng trưởng tỷ lệ thất nghiệp. Về một mặt độc lập mà xét thì quan điểm này đúng vì tiêu dùng nhiều hàng ngoại nhập sẽ làm giảm mức cầu về hàng hoá nôị địa dẫn tới ảnh hưởng không tốt tới sản xuất trong nước. Tuy nhiên xét trên tầm vĩ mô thì nhập khẩu lại khuyến khích sản xuất hiệu quả, giá thành thấp, là động lực cho sản xuất hàng hoá xuất khẩu. Thực tế cho thấy trong xu hướng toàn cầu hoá, các nền kinh tế của các quốc gia ngày càng phụ thuộc lẫn nhau, hoạt động ngoại thương nói chung, hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng càng ngày càng phát triển mạnh mẽ. Đối với một nước đang phát triển như Việt Nam thì hoạt động xuất nhập khẩu có một vị trí hết sức quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Thứ nhất: nhập khẩu góp phần đẩy mạnh sự đổi mới trang thiết bị và công nghệ sản xuất làm cho lực lượng sản xuất và trình độ sản xuất được nâng cao, giúp đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Bên cạnh đó, nhập khẩu còn giúp chúng ta tranh thủ khai thác thế mạnh về vốn, kỹ thuật, trình độ quản lý của các nước phát triển, mở rộng quan hệ đối ngoại, trao đổi liên kết kinh tế giữa nước ta và các nước khác. Thứ hai: nhập khẩu cũng có tác động tích cực thúc đẩy xuất khẩu vì đối với một số hàng xuất khẩu đòi hỏi phải có nguồn nguyên liệu đầu vào thông qua nhập khẩu. Một số chính sách nhập khẩu hợp lý đối với nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất sẽ góp phần làm tăng năng suất, hạ giá thành, cải tiến chất lượng, tạo tính cạnh tranh cho sản phẩm xuất khẩu. Thứ ba: hoạt động nhập khẩu thúc đẩy sản xuất có hiệu qủa. Nhập khẩu tạo sức cạnh tranh lành mạnh, khuyến khích các nhà sản xuất trong nước cải tiến kỹ thuật, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hàng hoá, mẫu mã; từ đó đưa nền sản xuất nội địa đi lên. Thứ tư nhập khầu là một bộ phận của cán cân xuất nhập khẩu, là một chỉ tiêu đánh giá trình độ phát triển của một quốc gia. Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay của nước ta, nhập khẩu giữ vai trò cực kì quan trọng. Tuy nhiên nhập khẩu tràn lan khối lượng lớn gây lãng phí nguồn ngoại tệ, kìm hãm sản xuất trong nước và là nguyên nhân của nạn thất nghiệp. Chính vì thế, muốn tận dụng tốt mặt tích cực của hoạt động nhập khẩu thì chúng ta phải có những chính sách hợp lý về nhiều mặt, đặc biệt là chính sách thuế có phân biệt. Còn riêng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, hoạt động nhập khẩu có vai trò khác nhau. Những doanh nghiệp thiên về nhập khẩu thì vai trò của nhập khẩu tại các doanh nghiệp này rất rõ ràng. Nhập khẩu là nguồn cung cấp hàng hoá rất quan trọng cho đầu ra của doanh nghiệp. Thông qua nhập khẩu doanh nghiệp có được nguồn hàng cung cấp cho thị trường trong nước và tạo doanh thu. Việc tổ chức tốt quá trình nhập khẩu, làm ra những mặt hàng đối tác cung ứng hợp lý giúp doanh nghiệp thu được mức chênh lệch cao. Để có thể hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đòi hỏi các doanh nghiệp phải có hiểu biết sâu sác về thị trường quốc tế, những hiểu biết này chỉ có được thông qua nghiên cứu, tìm hiều thực tế, từ đó phát hiện ra những cơ hội kinh doanh. Những cơ hội này chính là sự chênh lệch giá cả giữa hai thị trường, nếu giá cả trong nước thấp hơn ta có hoạt động xuất khẩu và ngược lại ta có hoạt động nhập khẩu. Những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua các hợp đồng gia công quốc tế thì nhập khẩu là nguồn dưỡng khí của doanh nghiệp. Hầu hết các nguyên liệu chính phục vụ cho quá trình gia công đều được thông qua quá trình nhập khẩu từ đối tác. Hoạt động của các doanh nghiệp này phụ thuộc rất nhiều vào nhập khẩu, nếu không có nguyên liệu nhập khẩu thì sẽ không có hàng xuất khẩu. Nhận thức được những vai trò to lớn của nhập khẩu không chỉ đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này mà còn đối với cả nền kinh tế quốc dân hiện nay mà Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, chú trọng đến hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là nhập khẩu thiết bị, dây chuyền công nghệ tiên tiến phục vụ cho sản xuất và cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. 1.2 Đặc điểm của hoạt động nhập khẩu hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu 1.2.1 Các điều kiện dao dịch cơ bản trong buôn bán quốc tế Hoạt động nhập khẩu diễn ra giữa hai quốc gia, vì có sự xa cách về mặt địa lý dẫn đến những phát sinh ảnh hưởng tới việc giao nhận hàng hoá theo hợp động đã kí. Để đảm bảo lợi ích cho các bên tham gia hợp đồng xuất nhập khẩu, hạn chế những rủi ro, thiệt hại cho các chủ thể nói trên trong qúa trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các bên cần quan tâm đến hàng loạt các vấn đề như: điều kiện và tiền tệ, địa điểm thanh toán, thời gian thanh toán, phương thức thanh toán… Những vấn đề này thường được gọi chung là các điều kiện cơ sở giao hàng. Các điều kiện cơ sở giao hàng do phòng thương mại quốc tế soạn thảo ra nhằm giải thích một cách thống nhất các tập quán thông lệ quốc tế khi giao hàng, nó là cơ sở cho các bên ký kết cũng như thực hiện các hợp động ngoại thương. Hiện nay, điều kiện cơ sở cho giao hàng được thực hiện theo INCOTERN 2000 gồm 13 điều kiện chia thành 4 nhóm khác nhau: Nhóm ‘E’: người bán hàng dưới quyền định đoạt của người mua ngay tại xưởng của người bán, nhóm này chỉ có một điều kiện là EXW. Nhóm ‘F’: người bán được yêu cầu giao hàng hoá cho người chuyên chở do người mua chỉ định, gồm 3 điều kiện FCA, FAS, FOB. Nhóm ‘C’: người bán hàng kí hợp đồng vận tải nhưng không chịu những rủi ro đối với hàng hoá sau khi đã gửi hàng hoặc bốc hàng lên tàu, gồm 4 điều kiện: CFR, CiF, CIP, CPT. Nhóm ‘D’: người bán hàng chịu mọi phí tổn và rủi ro để đưa hàng đến nơi, gồm 5 điều kiện: DAF, DES, DEQ, DDU, DDP EXW: giao tại xưởng FCA: giao cho người chuyên chở FAS: giao dọc mạn tàu FOB: giao qua lan can tàu CFR: tên hàng và cước CIP: cước phí bảo hiểm trả tới CPT: cước trả tới DAP: giao tại biên giới DES: giao tại tàu DEQ: giao tại cầu cảng DDU: giao tại đích chưa nộp thuế DDP: giao tại đích đã nộp thuế ứng với mỗi điều kiện cơ sở giao hàng là một điều kiện về giá. Tuy nhiên do điều kiện kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương của chúng ta nên trong quá trình xuất nhập khẩu chúng ta thường sử dụng các loại giá: Giá FOB: giá giao tính đến khi hàng được xếp lên phương tiện vận chuyển tại cảng xuất. Theo điều kiện giá này người mua phải chịu trách nhiệm thuê tàu, chịu chi phí vận chuyển, bảo hiểm, mọi rủi ro từ khi hàng đã qua khỏi lan can tàu đi ở cảng. Người bán có trách nhiệm giao hàng lên tàu do người mua chỉ định, thông báo cho người mua, cung cấp các chứng từ cần thiết. Đây là điều kiện mà các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam thường sử dụng khi xuất khẩu hàng hóa. Giá CIF: bao gồm giá FOB + chi phí bảo hiểm + cước phí vận tải. Theo điều kiện này bên bán phải thuê tàu mua bảo hiểm cho hàng hóa ở mức tối thiểu, rủi ro về hàng hóa vận chuyển giao tại cảng nhận. Giá CFR: bao gồm tiền hàng và cước phí vận chuyển. Giá DAF: giá hàng giao tại biên giới đối với mọi loại hình vận tải. Do những yếu kém còn tồn tại cùng với tư tưởng cầu toàn sợ rủi ro nên trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu việc lựa chọn các điều kiện giao hàng của chúng ta không kinh tế. Xuất FOB, nhập CIF là những điều kiện thường gặp không tạo điều kiện cho ngành vận tải biển và ngành bảo hiểm của chúng ta phất triển. 1.2.2 Các phương thức kinh doanh nhập khẩu Hiện nay đối với hoạt động nhập khẩu có hai phương thức cơ bản đó là nhập khẩu theo nghị định thư và nhập khẩu ngoài nghị định thư. * Nhập khẩu theo nghị định thư : là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước thực hiện các hợp đồng kinh tế bằng văn bản. Chính phủ Việt Nam sau khi ký nghị định thư hay hiệp định thư với các nước khác để nhập khẩu hàng hoá sẽ giao cho các doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp thực hiện. Việc thanh toán cho hợp đồng nhập khẩu theo phương thức này do Nhà nước đứng ra trả tiền hoặc cam kết trả tiền hoặc uỷ nhiệm cho doanh nghiệp thanh toán . Đối với ngoại tệ thu được khi tiêu thụ hàng nhập khẩu doanh nghiệp phải nộp vào quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước thông qua tài khoản của Bộ Thương Mại và được thanh toán bằng VNĐ tương ứng theo tỷ giá do Nhà nước quy định. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, đa số các đơn vị kinh doanh nhập khẩu được chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình nên số lượng các đơn vị kinh doanh theo phương thức này rất ít chỉ trừ các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt. * Nhập khẩu ngoài nghị định thư: là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp nhập khẩu không theo nghị định thư hay hiệp định thư do chính phủ ký kết nhưng vẫn nằm trong khuôn khổ pháp lý do Nhà nước quy định. Các doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, chủ động về giá cả hàng hoá, thị trường trong phạm vi Nhà nước cho phép. Và các doanh nghiệp hoàn toàn cố quyền chủ động trong tổ chức nhập khẩu từ khâu đầu tiên cho đến khâu cuối cùng. Doanh nghiệp phải tự tìm bạn hàng, nguồn hàng, tổ chức giao dịch ký kết và thực hiện hợp đồng trên cơ sở tuân thủ chính sách chế độ kinh tế của Nhà nước. Đối với số ngoại tệ thu được từ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu doanh nghiệp không phải nộp vào quỹ ngoại tệ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc ngân hàng. Nhập khẩu theo phương thức này tạo cho các doanh nghiệp điều kiện để phát huy sự năng động sáng tạo và độc lập trong hạch toán kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. 1.2.3. Các hình thức nhập khẩu Hiện nay họat động nhập khẩu thường được thực hiện theo các hình thức sau: Hình thức nhập khẩu trực tiếp. Hình thức nhập khẩu ủy thác. 1.2.3.1. Hình thức nhập khẩu trực tiếp: Là hình thức mà các doanh nghiệp trong nước có đủ điều kiện về tài chính, điều kiện nhân lực , điều kiện địa lý có khả năng mua hàng nhập khẩu và được nhà nước, bộ thương mại cấp giấy phép, cho phép trực tiếp giao dịch, kí kết các hợp đồng về nhập khẩu hàng hóa với nước ngoài và thanh toán bằng ngoại tệ (chủ yếu là các ngoại tệ mạnh). Để nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và phương trình kinh tế địa phương theo chính sách của Nhà nước. 1.2.3.2. Hình thức nhập khẩu ủy thác. Là hình thức nhập khẩu được áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa nhưng không có khả năng điều kiện hoặc chưa được Nhà nước nhập khẩu trực tiếp nên phải nhờ doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp nhập khẩu hộ. Theo hình thức này doanh nghiệp ủy thác được phép hạch toán trị giá hàng nhập khẩu và có trách nhiệm thanh toán chi phi nhập khẩu cho bên nhận ủy thác. Còn bên nhận ủy thác đóng vai trò là đại lý mua hưởng hoa hồng theo thỏa thuận trong hợp đồng ủy thác mà hai bên đã kí kết. Đơn vị nhận ủy thác có trách nhiệm nhập hàng về theo đúng số lượng , chất lượng, mẫu mã được yêu cầu. Kinh doanh nhập khẩu theo hình thức nào là tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Trên thực tế có nhiều doanh nghiệp áp dụng cả hai hình thức nhập khẩu trên nhằm tối đa hóa hiệu quả trong kinh doanh. Thông thường tổ chức hoạt động nhập khẩu theo hình thức trực tiếp có lợi hơn vì doanh nghiệp có thể chủ động nắm bắt thông tin, tìm hiểu thị trường một cách sâu sắc và toàn diện, có điều kiện mở rộng quan hệ, uy tín với bạn hàng nước ngoài. 1.2.4. Các phương thức thanh toán Quốc tế chủ yếu dùng trong hoạt động nhập khẩu Phương thức thanh toán là một yếu tố quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng và nó cũng ảnh hưởng tới công tác kế toán. Phương thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức nhận và trả tiền hàng trong dao dịch mua bán ngoại thương giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Hiện nay trong quan hệ ngoại thương có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau, tùy theo mức độ tín nhiệm và giá trị hợp đồng mà người nhập khẩu phải nhận hình thức thanh toán do người xuất khẩu yêu cầu hoặc theo điều kiện thanh toán theo hợp đồng ngoại thương đã kí. 1.2.4.1. Phương thức ghi sổ Là phương thức thanh toán trong đó người xuất khẩu hàng hóa cung ứng dịch vụ thì ghi nợ cho người nhập khẩu, theo dõi vào một cuốn sổ riêng và việc thực hiện thanh toán các khoản nợ này sẽ được thực hiện sau một thời kì nhất định. 1.2.4.2. Phương thức chuyển tiền Theo phương thức này người nhập khẩu yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người xuất khẩu theo địa điểm nhất định trong một thời gian nhất định. Về hình thức việc chuyển tiền của ngân hàng phục vụ người nhập khẩu có thể bằng điện hoặc bằng thư chuyển tiền Sơ đồ phương thức thanh toán chuyển tiền Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu Người nhập khẩu Ngân hàng phục vụ người xuất khẩu (4) (2) (3) (5) Người xuất khẩu (2) (3) (1) (1) Người xuất khẩu sau khi kí hợp đồng xuất khẩu với phương thức thanh toán chuyển tiền sẽ giao hàng cùng bộ chứng từ cho người nhập khẩu. (2) Người nhập khẩu sau khi nhận hàng một thời gian nhất định quy định trong hợp đồng sẽ liên hệ với ngân hàng phục vụ mình để nhờ chuyển trả tiền cho người xuất khẩu. (3) Ngân hàng ghi nợ tài khoản của người nhập khẩu. (4) Ngân hàng người nhập khẩu tiến hành chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ người xuất khẩu. (5) Ngân hàng phục vụ người xuất khẩu chuyển giấy báo cho người xuất khẩu. 1.2.4.3. Phương thức thanh toán nhờ thu Là phương thức thanh toán mà trong đó người xuất khẩu khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng thì tiến hành ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền hàng trên cơ sỏ hối phiếu do người xuất khẩu lập. Có hai hình thức nhờ thu là: nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ. Nhờ thu trơn: Người xuất khẩu giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho ngừời nhập khẩu và sau đó nhập hối phiếu ủy quyền cho ngân hàng phục vụ mình nhờ thu tiền từ người nhập khẩu. Nhờ thu kèm chứng từ: Người xuất khẩu chỉ giao hàng cho người nhập khẩu, sau đó nhập hối phiếu cùng bộ chứng từ hàng hóa giao cho ngân hàng và nhờ ngân hàng thu tiền từ người nhập khẩu, bao gồm: Nhờ thu chứng từ đổi lấy chấp nhận: theo phương thức này người nhập khẩu khi nhận được hối phiếu có kì hạn do người xuất khẩu lập chỉ cần chập nhận thanh toán trên hối phiếu là có thể nhận được bộ chứng từ hàng hóa. Nhờ thu chứng từ đổi lấy sự thanh toán: Người nhập khẩu phải thanh toán tiền hàng mới nhận được hàng hóa, quy trình như sau … Sơ đồ 1.2: Sơ đồ phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ Ngân hàng phục vụ người xuất khẩu Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu Người xuất khẩu Người nhập khẩu (3) (6) (5) (4) (7) (2) (5) (4) (1) (7) (2) (1) Người xuất khẩu sau khi kí hợp đồng, trong đó quy định phương thức thanh toán là nhờ thu kèm chứng từ sẽ giao hàng không kèm theo chứng từ cho người nhập khẩu. (2) Người, xuất khẩu chuyển hối phiếu cùng với bộ chứng từ cho ngân hàng phục vụ mình uỷ thác thu. (3) Ngân hàng phục vụ người xuất khẩu chuyển hối phiếu kèm chứng từ cho ngân hàng phục vụ người nhập khẩu để nhờ thu. (4) Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu chuyển hối phiếu và bộ chứng từ cho người nhập khẩu đổi lấy tiền. (5) Người nhập khẩu chuyển trả tiền cho ngân hàng phục vụ mình. (6) Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu chuyển tiền cho ngân hàng người xuất khẩu. (7) Ngân hàng phục vụ người xuất khẩu gửi giấy báo cho người xuất khẩu. 1.2.4.4. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ Là một thỏa thuận trong đó một ngân hàng đáp ứng những yêu cầu của khách hàng cam kết sẽ trả một số tiền I’ định cho một người khác hoặc chấp nhận hối phiếu do người này kí phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ phương thức thanh toán tín dụng chứng từ Ngân hàng thông báo Ngân hàng L/C (2) (2) (5) (5) (6) (1) (7) (8) (6) (5) (3) Người xuất khẩu Người nhập khẩu (4) (1) người nhập khẩu làm đơn xin mở L/C và gửi cho ngân hàng mở L/C yêu cầu mở L/C cho người xuất khẩu hưởng. (2) Căn cứ vào đơn xin mở L/C ngân hàng mở L/C tiến hành mở L/C và chuyển cho ngân hàng thông báo mở L/C. (3) Khi nhận được thông báo này, ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung của thông báo về việc mở L/C và khi nhận được bản gốc L/C thì chuyển ngay cho người xuất khẩu. (4) Người bán nếu chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng, ngược lại thì đề nghị người mua và ngân hàng mở L/C sửa đổi và bổ xung L/C cho phù hợp với hợp đồng mới giao hàng. (5) Sau khi giao hàng, người bán lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền. (6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp với L/C thì trả tiền cho người bán, nếu không phù hợp thì từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu. (7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu. (8) Người mua kiểm tra chứng từ nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn trả tiền cho ngân hàng mở L/C , ngược lại thì từ chối trả tiền. Thông qua trình tự tiến hành các bước ta thấy quá trình giao dịch giữa người nhập khẩu, người nhập khẩu và ngân hàng ta thấy sự vận động chặt chẽ hai luồng tiền và hàng. Ngoài ra ta còn thấy hai mặt vừa độc lập vừa phụ thuộc giưa L/C và hợp đồng nhập khẩu. Chúng dộc lập ở chỗ ngân hàng chỉ căn cứ vào đơn xin mở L/C của bên nhập khẩu để tiến hành mở L/C mà không hề quan tâm đến hợp đồng xuất nhập khẩu, và tiến hành thanh toán cho bên xuất khẩu khi bộ chứng từ thỏa mãn các điều kiện của L/C kể cả khi các điều kiện này trái với hợp đồng. Tuy nhiên chúng lại phụ thuộc nhau ở chỗ L/C được thảo ra trên cơ sở các điều khoản của hợp đồng đã kí. Tính chặt chẽ trong quy trình thanh toán khiến phương thức thanh toán bằng L/C có độ tin cậy rất cao. Tuy nhiên phương thức này cũng có một số hạn chế đó là sự phức tạp và độ chi phí cao phải trả cho ngân hàng phục vụ. Mặt khác khi mở L/C người nhập khẩu phải kí một khoản tiền tương ứng 10 - 100% giá trị hợp đồng tùy mức độ tín nhiệm của ngân hàng với người xin mở L/C. Đây chính là khoản vốn mà người nhập khẩu phải ứ đọng tại ngân hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. 1.2.5. Các phương tiện thanh toán chủ yếu dùng trong hoạt động nhập khẩu 1.2.5.1. Sec Là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện do một khách hàng kí phát ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người có tên trên sec hoặc trả theo lệnh của người đó hoặc trả cho người cẫm sec một số tiền nhất định. 1.2.5.2. Kỳ phiếu Kỳ phiếu do người nhập khẩu lập ra trong đó cam kết sau một thời gian sẽ thanh toán toàn bộ số tiền ngân hàng nhập khẩu cho người xuất khẩu. 1.2.5.3. Hối phiếu Là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện do một người ký phát cho một người khác, yêu cầu người này khi nhận được nó phải trả ngay hoặc phải trả vào một thời gian xác định trong tương lai một số tiền nhất định cho một người nào đó có tên trên hối phiếu hoặc theo lệnh của người này trả cho một người khác hoặc trả cho người cầm hối phiếu. 1.3 Những quy định đối với hàng nhập khẩu 1.3.1 Yêu cầu quản lý đối với hoạt động nhập khẩu Nhập khẩu là hoạt động tương đối phức tạp. Nó đòi hỏi các doanh nghiệp có một tiềm lực kinh tế đủ mạnh, có trình độ hiểu biết về nghiệp vụ ngoại thương, tập quán kinh doanh quốc tế, luật pháp quốc tế ở một mức độ nhất định. Trong điều kiện hiện nay, mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tương đối cao. Muốn hoạt động kinh doand có hiệu qủa để đạt được các yêu cầu đề ra ở trên thì các doanh nghiệp cần phải làm tốt các khâu quản lý. Trong hoạt động nhập khẩu với những đặc thù riêng và vai trò quan trọng của nó thì việc quản lý tốt các giai đoạn của quá trình nhập khẩu là rất cần thiết. Muốn vậy phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: Trước khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu, các nhà quản lý doanh nghiệp phải nắm bắt chính xác, kịp thời nhứng thông tin về nhu cầu của thị trường, về tình hình cung cầu của các loại hàng hoá mà doanh nghiệp dự định sẽ mua, phải hiểu rõ và nắm vững quy luật vận động của thị trường, đặc biệt là về giá cả hàng hoá. Hơn nữa, các nhà quản lý còn phải quan tâm đến những biến động khó lường của tỷ gía thị trường để có biện pháp ứng phó kịp thời, nắm chắc các điều khoản chủ yếu trong hợp đồng: tên hàng, số lượng, phẩm chất, giá cả, thời hạn thanh toán… Khi thực hiện hợp đồng cac doanh nghiệp phải luôn luôn bám sát các điều khoản của hợp đồng, tuân thủ chặt chẽ mọi điều khoản nhưng vẫn bảo đảm mức chi phí bỏ ra tối thiểu nhằm tăng uy tín của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả của kinh doanh. Cụ thể các doanh nghiệp cần thực hiện tốt từ khâu đầu tiên là mở L/C, kiểm tra hàng hoá kĩ lưỡng cả về chất lượng và số lượng, kiểu dáng…, trước khi nhận hàng cho đến khâu cuối cùng là thanh lý hợp đồng. Khi hàng nhập khẩu về kho, doanh nghiệp phải có chế độ bảo quản tốt và quản lý, giám sát chặt chẽ số hàng đó cả về số lượng và mặt giá trị. 1.3.2 Thời hạn và phạm vi xác định hàng nhập khẩu 1.3.2.1Phạm vi hàng nhập khẩu Hàng nhập khẩu là những hàng hoá từ nước ngoài vào nước ta thông qua việc mua bán, trao đổi ngoại thương giữa các doanh nghiệp trong nước và các doanh nghiệp ngoài nước. Hàng nhập khẩu vào nước ta rất đa dạng và phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau: phục vụ cho nhu cầu đầu tư, sản xuất, cho tiêu dùng…, các trường hợp sau được coi là hàng nhập khẩu: Hàng mua của nước ngoài trên cơ sở các hợp đồng ngoại thương mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu nước ta đã kí kết với các doanh nghiệp nước ngoài. Hàng hoá mà nước ngoài đưa vào nước ta để tham gia hội chợ, triển lãm…, sau đó doanh nghiệp xuất nhập khẩu mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ. Hàng hoá của nước ngoài viện trợ cho nước ta trên cơ sở các hiệp định, nghị định thư ký kết giữa các Chính phủ Việt Nam với các nước khác, được thực hiện thông qua các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Hàng hoá mua ở nước ngoài để xuất khẩu cho nước thứ ba theo hợp đồng đã kí giữa các bên. 1.3.2.2 Thời điểm xác định hàng nhập khẩu Việc xác định thời điểm hàng nhập khẩu có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác hạch toán kế toán và thống kê. Theo thông lệ chung và nguyên tắc kế toán được thừa nhận thì thời điểm xác định là hàng nhập khẩu là khi chủ hàng có quyền sở hữu cho khách hàng, khách hàng đã thanh toán và chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc rất lớn vào phương thức bán hàng và địa điểm giao nhận hàng hoá cụ thể như sau: Nếu hàng chấp nhận vận chuyển bằng đường biển thì hàng nhập khẩu tính từ ngày hàng hoá đến hải phận nước nhập, hải quan cảng biển đã kí xác nhận vào tờ khai hàng nhập. Nếu hàng hoá nhập khẩu được vận chuyển bằng đường sắt hoặc đường bộ thì hàng nhập khẩu được tính từ ngày hàng hoá đến ga, trạm biên giới nước nhập theo xác nhận của hải quan cửa khẩu. Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường hàng không thì hàng hoá nhập khẩu được tính từ ngày hàng hoá đến sân bay đầu tiên của nước nhập theo xác nhận của hải quan sân bay đã hoàn thành thủ tục hải quan. 1.3.3 Những quy định về thuế quan đối với hàng nhập khẩu Khi hàng hoá về đến cảng thì người nhập khẩu phải làm các thủ tục hải quan như sau: Tiếp nhận và kê khai hàng hoá nhập khẩu trên cơ sở tính các loại thuế phải nộp. Số thuế phải nộp được tính theo công thức: Số thuế nhập khẩu = số lượng từng mặt hàng x giá tính thuế của từng mặt hàng x thuế xuất từng mặt hàng. Giá tính thuế là giá CIF. Các lô hàng nhập khẩu dùng giá trị khác nhau như giá FOB, CF…phải quy đổi sang giá CIF để tính thuế. Hàng nhập khẩu có giá trị hợp đồng là ngoại tệ nên khi tính thuế trị giá phải quy đổi ra tiền VIệt Nam theo tỷ giá hải quan quy định (thường là tỷ giá do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đăng kí tờ khai hàng hoá). Tỷ giá này là không đổi kể từ khi ấn định trên tờ khai hải quan đến khi nộp thuế là 30 hay 60 ngày và có sụ biến động của tỷ giá trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng. Số thuế GTGT của hàng nhập khẩu được xác định theo công thức: Thuế GTGT = [giá trị mua thực tế của hàng nhập khẩu + thuế nhập khẩu] x thuế xuất theo GTGT. Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu theo từng lần nhập khẩu. Thời hạn nộp thuế thường là sau 30 ngày kể từ khi đăng kí tờ khai hải quan. 1.4 Kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu 1.4.1. Vai trò của kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Mỗi hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp đều có một bộ phận kế toán riêng theo dõi và quản lý hoạt động đó. Trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì hoạt động xuất nhập khẩu là chủ yếu, ở đó kế toán hoạt động xuất nhập khẩu có vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống kế toán các hoạt động của doanh nghiệp. Xuất phát từ những đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, kế toán hoạt động kinh doanh nhập khẩu có vai trò quan trọng trong việc: Phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu hàng hoá cả về số lượng và chất lượng, giá trị theo từng mặt hàng, nhóm hàng giúp nhà quản trị nắm được toàn bộ các nghiệp vụ nhập khẩu, trên cơ sở đó kiểm tra việc chấp hành các chính sách kinh tế đối ngoại của Nhà nước trong doanh nghiệp, kiểm tra, đánh giá qúa trình thực hiện kế hoạch nhập khẩu và tiêu thụ hạng nhập khẩu để có biện pháp hoàn thiện công tác kinh doanh nhập khẩu thu lợi nhuận tối đa. Kiểm tra tình hình thanh toán giữa các bên. Vai trò này rất quan trọng vì trong quá trình kinh doanh nói chung và tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng không thể tránh khỏi tình trọng các doanh nghiệp chiếm dụng vốn của nhau. Việc chiếm dụng vốn ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán hoạt động nhập khẩu sẽ cung cấp các thông tin đầy đủ về việc thanh toán với các bên nhập khẩu và những thông tin về tình hình thanh toán trong tiêu thụ hàng nhập khẩu để tránh doanh nghiệp bị phạt do chậm thanh toán cũng như tránh bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn. Kiểm tra tình hình doanh thu và chi phí: Giúp doanh nghiệp sử dụng tiết kiệm các loại vật tư tiền vốn trong quá trình nhập khẩu. Trong cơ chế kinh tế mới, các doanh nghiệp phải tự chủ về tài chính, các hoạt động của doanh nghiệp phải đảm bảo thu bù chi và có lãi. Chỉ thế mới có thể tồn tại trên thương trường. Điều này đỏi hỏi các doanh nghiệp phải hạch toán đầy đủ và chính xác doanh thu và các chi phí trong quá trình nhập khẩu. Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh nhập khẩu, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ công tác lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch kì sau. 1.4.2. Chứng từ sử dụng Xuất phát từ những đặc điểm của hoạt động nhập khẩu hàng hoá và căn cứ vào hệ thống chứng từ bộ Tài chính ban hành, tập quán thương mại quốc tế,…trong hoạt động nhập khẩu thường sử dụng các loại chứng từ chủ yếu sau: Hoá đơn thương mại: là chứng từ cơ bản của khâu hạch toán, là yêu cầu cảu người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền ghi trên hoá đơn. Hoá đơn thương mại là cơ sở cho việc theo dõi, thực hiện hợp đồng và khai báo thủ tục hải quan. Hoá đơn thương mại nói rõ đặc điểm của hàng hoá, đơn giá, tổng giá trị của hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương tiện để chuyên chở. Hoá đơn thương mại thường lập làm nhiều bản và dùng trong nhiều việc khác nhau như xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, xuất trình cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, xuất trình cho hải quan để tính thuế. Vận đơn đường biển: Là một chứng từ chuyên chở băng đường biển do người chuyên chở hoặc người đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi nhận hàng về để xếp. Vận đơn đường biển có ý nghĩa hết sức quan trọng trong buôn bán quốc tế, nó là chứng từ không thể thiếu trong thanh toán, bảo hiểm và khiếu nại. Vận đơn đường sắt: là chứng từ vận tải co bản trong vận chuyển bằng đường sắt. Vận đơn đường sắt có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt và là biên lai của cơ quan đường sắt. Vận đơn này thường dùng trong việc thanh toán tiền hàng, thông báo giao hàng… Vận đơn đường không: là chứng từ do cơ quan vận tải đường không cung cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc giao hàng cho bên vận chuyển. Vận đơn đường không cũng có ý nghĩa quan trọng, nó là chứng từ giao nhận hàng hoá, là chứng từ thanh toán, bảo hiểm và khiếu nại. Giấy chứng nhận bảo hiểm: Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá họp đồng bảo hiểm và được dùng dể điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Tuỳ theo điều kiện giao hàng mà người mua bảo hiểm có thể là bên nhập khẩu hoặc là xuất khẩu. Bảo hiểm hàng hoá trong xuất nhập khẩu thường có bao mức A, B, C thông thường người xuất khẩu sẽ mua bảo hiểm với mức thấp I’ theo giá CIF + 10% CFI nếu xuất khẩu theo điều kiện CIF. Giấy chứng nhận số lượng và trọng lượng: là chứng từ xác nhận số lượng trọng lượng hàng hoá thực giao. Giấy chứng nhận này có thể do người cung ứng hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng hoá nhập khẩu cấp tuỳ theo sự thoả thuận của các bên trong một hợp đồng xuất nhập khẩu. Giấy chứng nhận phẩm chất: Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hoá thực được giao, nó là bằng chứng chứng minh phẩm chất hàng hoá phù hợp với hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có hể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá hoặc cơ quan kiểm nghiệm cấp tuỳ theo điều kiện giao hàng hay thoả thuận giữa các bên liên quan. Giấy chứng nhận xuất xứ: là chứng từ do phòng thương mại cấp để xác định nơi sản xuất hoặc khai thác đối với hàng hoá. Giấy chứng nhận về vệ sinh: Do cơ quan có thẩm quyền kiểm tra chất lượng hàng hoá hoặc y tế cấp cho chủ hàng sau khi đã kiểm tra hàng hóa và không phát hiện ra những tác nhân gây ảnh hưởng xấu tới sức khoẻ của người sử dụng. Bảng kê chi phí đóng gói: là bảng kê khai tất cả hàng hoá đựng trong kiện hàng. Phiếu đóng gói được lập ngay khi đóng gói hàng hoá tạo điều kiện kiểm tra hàng hoá trong mỗi kiện hàng. Ngoài ra có thể còn một số chứng từ khác trong bộ chứng từ. Tuỳ theo yêu cầu của các bên đã kí kết trong hợp đồngxnk. Bộ chứng từ này bao gồm rất nhiều chứng từ nhằm phục vụ cho các nghiệp vụ giao, nhận hàng hoá. Trong thực tế kế toán viên chỉ sử dụng một số chứng từ trong số đó phục vụ cho nghiệp vụ hạch toán ban đầu. Ngoài ra những chứng từ trong bộ chứng từ giao nhận hàng, kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá còn sử dụng những chứng từ khác trong hạch toán ban đầu Phiếu nhập kho Hoá đơn kiêm phiếu xuất nhập khẩu Bảng kê tính thuế Biên lai nộp thuế Các hóa đơn đặc thù, hóa đơn GTGT trong quá trình vận chuyển bốc dỡ hàng hoá Giấy tạm ứng Giấy báo nợ, giấy báo có Phiếu thu, phiếu thu Tờ khai hải quan Bảng kê chi tiết hàng nhập khẩu Biên bản kiểm nghiệm, thừa thiếu, đổ vỡ Biên bản quyết toán hàng với tàu 1.4.3. Tài khoản sử dụng Song song với quá trình hạch toán ban đầu là hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép phản ánh và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế ps một cách tổng hợp trên cơ sở các chứng từ cung cấp từ khâu hạch toán ban đầu tạo ra các thông tin tổng hợp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý. Việc sử dụng một hệ thống tài khoản đầy đủ hợp lý đối với mỗi phần hành kế toán trong doanh nghiệp giúp giảm nhẹ công việc của kế toán, giảm bớt thời gian tổng hợp số liệu trong lập báo cáo cuối các tháng, quý và cả năm. Kế toán hoạt động hàng hoá sử dụng những tài khoản sau: Tài khoản 151: Mua hàng đang đi đường Tài khoản này nhằm phản ánh trị giá hàng hoá nhập khẩu đã có chứng từ nhưng chưa về tới kho cuối cùng. K/c của tài khoản này như sau: Bên nợ: Trị giá hàng nhập khẩu về đang chờ kiểm nhận Số thuế nhập khẩu phải nộp Bên có: Trị giá hàng nhập khẩu đã kiểm nhận nhập khẩu nhập kho Trị giá hàng hoá nhập khẩu đã bán thẳng Trị giá hàng thiếu chờ giải quyết Số dư bên nợ: phản ánh trị giá hàng hoá nhập khẩu chưa về nhập kho cuối tháng Tài khoản 156: hàng hoá Tài khoản này phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng hoá nhập khẩu đã nhập kho của doanh nghiệp kết cấu của tài khoản. Bên nợ: Trị giá hàng nhập khẩu đã nhập kho Thuế nhập khẩu của số hàng đã nhập kho Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập khẩu đã nhập kho Trị giá hàng thừa phát hiện trong quá trình nhập kho Bên có: Trị giá thực tế của hàng hoá nhập khẩu xuất kho để bán, giao đại lý ký gửi, thuê ngoài gia công hoặc sử dụng trong doanh nghiệp Chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập khẩu đã tiêu thụ trong định kì Chiết khấu mua hàng nhập khẩu được hưởng, giảm giá hàng nhập khẩu được hưởng Trị giá hàng nhập khẩu trả lại sau khi đã nhập kho do hư hỏng, mất phẩm chất. Trị giá hàng hoá nhập khẩu bị phát hiện thiếu hụt trong kho Số dư bên nợ: Trị giá hàng hoá nhập khẩu còn tồn kho cuối kỳ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng nhập khẩu chưa được tiêu thụ cuối kỳ. Tài khoản 112 (1122): tiền gửi ngân hàng Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng, tại kho bạc Nhà nước hoặc công ty tài chính. Bên nợ: các khoản tiền gửi vào ngân hàng Bên có: các khoản rút ra từ ngân hàng Số dư bên nợ: số tiền doanh nghiệp hiện có gửi tại ngân hàng Ngoài ra kế toán hoạt động ngân hàng còn sử dụng một số tài khoản khác: Tài khoản 515 (doanh thu hoạt động tài chính) và tài khoản 635 (chi phí hoạt động tài chính) để thay thế cho tài khoản 413 (chênh lệch tỷ giá) để phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ. TK111: tiền mặt TK133: thuế GTGT được khấu trừ TK138 : PhảI thu khác TK144: thế chấp ký cược ký quỹ ngắn hạn TK157: hàng gửi đI bán TK331: phảI trả người bán TK333: thuế và các khoản phảI nộp nhà nước TK338: phait trả phảI nộp khác TK611: mua hàng( nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết hoạt động nhập khẩu của chính mình các doanh nghiệp còn mở các tài khoản cấp 2, 3, 4,… 1.4.4. Kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá theo từng hình thức 1.4.4.1-Nguyên tắc kế toán ngoại tệ Thanh toán trong hoạt động xuất nhập khẩu chủ yếu bằng ngoại tệ do vậy việc sử dụng tỷ giá hối đoái để ghi chép, phản ánh có ảnh hưởng lớn đến kết quả các thương vụ, kế toán cần nắm rõ các nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc 1: Các đơn vị phải tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động nhập khẩu thanh toán bằng ngoại tệ theo tỷ giá thực tế do liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Nguyên tắc 2: Đồng thời với việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động nhập khẩu thanh toán bằng ngoại tệ ra VNĐ theo tỷ giá thực tế thì phải theo dõi nguyên tệ chi tiết ngoài hệ thống sổ ghi kép (Tài khoản ngoài bảng - 007) để biết số ngoại tệ biến động trong kỳ và còn lại ở mọi thời điểm. - Nguyên tắc 3: Nếu đơn vị có phát sinh lớn về các giao dịch ngoại tệ nhập khẩu thì có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để quy đổi về VNĐ để ghi chép kịp thời, thuận tiện các giao dịch kinh tế, cuối kỳ phải điều chỉnh về tỷ giá thực tế được công bố vào ngày cuối kỳ. - Nguyên tắc 4: Các công nợ phải thu, phải trả người bán có gốc ngoai tệ thì phải hạch toán rành mạch về nợ bằng nguyên tệ và quy đổi về VNĐ theo nguyên tắc 1 và 3. - Nguyên tắc 5: Các tài khoản có gốc ngoai tệ còn dư như TK 331, TK111, TK 112 , ngoại tệ phải được điều chỉnh về tỷ giá thực tế cuối kỳ kế toán . Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ của các tài khoản công nợ và vốn bằng tiền được xử lý như sau: + Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được đưa vào thu nhập hoặc chi phí hoạt động tài chính + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ đánh giá lại cuối kỳ được treo trên bảng cân đối kế toán ở TK 413 1.4.4.2. Nguyên tắc xác định giá hàng nhập khẩu Hàng hoá trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu được phản ánh trên tài khoản kế toán và trên báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, nghĩa là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số hàng hoá đó. Trị giá vốn của hàng nhập khẩu được xác định như sau: Giá vốn thực Giá mua thực Thuế Thuế Thuế Phí Giảm giá tế hàng nhập = tế hàng nhập + NK + TTĐB hoặc GTGT + mua hàng + bớt giá khẩu khẩu (quy đổi hàngNK hàngNK theo tỷ giá liên NH (nếu thuế do NHNN VN công bố GTGT tính tại thời điểm thanh toán vào giá hàng *Trong đó:Giá mua thực tế bằng ngoại tệ: Mua theo giá nào ghi theo giá đó và quy ra VNĐ theo tỷ giá khoán (nếu nhập khẩu theo nghị định thư), theo giá thực tế liên ngân hàng công bố (nếu nhập khẩu ngoài nghị định thư). ở Việt Nam hiện nay giá hàng hoá xuất nhập khẩu thường áp dụng hai loại giá chủ yếu là giá CIF hoặc giá FOB và trong hoạt động nhập khẩu, thường thì giá CIF hay được sử dụng hơn. Giá FOB là giá của hàng hoá được giao tại cảng, sân bay hoặc biên giới nước xuất khẩu (nước bán) Giá FOB = + Giá mua thực tế hàng xuất khẩu Chi phí vân chuyển bốc dỡ tới cảng biên giới của nước xuẩt khẩu Giá CIF là giá của hàng hoá được giao tại cảng, sân bay hoặc biên giới nước nhập khẩu (nước mua ) Giá CIF Phí vận chuyển tới nơi giao hàng cho người mua hàng + Phí bảo hiểm hàng NKnhập khẩu + Giá thực tế hàng nhập khẩu = *Thuế nhập k ` = Số lượng hàng nhập khẩu Giá tính thuế nhập khẩu(VNĐ) x Thuế suất x Thuế nhập khẩu phải nộp Lưu ý: Nếu giá hàng NK trên hợp đồng thấp hơn giá tối thiểu thì sử dụng đơn giá tối thiểu do Nhà nước quy định Thuế TTĐB (nếu có) = Số lượng hàng nhập khẩu x Giá tính thuế nhập khẩu + Thuế NK x Thuế suất thuế TTĐB *Thuế GTGT của hàng nhập khẩu: Thuế suất Thuế NK Giá tính thuế nhập khẩu Số lượng hàng nhập khẩu x = x + Thuế GTGT Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế và hàng NK sử dụng để sản xuất những mặt hàng chịu thuế GTGT thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu không được tính vào giá vốn thực tế của hàng NK. Nếu doanh nghiệp áp dụng phương thức trực tiếp khi tính thuế GTGT hoặc hàng nhập khẩu là để sử dụng cho phúc lợi, sự nghiệp, hoặc sản xuất những mặt hàng thuộc diện chịu thuế GTGT thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu được tính vào giá thực tế của hàng NK. ở nước ta hiện nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu chủ yếu mua hàng nhập khẩu theo giá CIF. 1.4.4.3. Kế toán hoạt động nhập khẩu trực tiếp *Theo phương pháp kê khai thường xuyên Sau khi kí kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá doanh nghiệp làm thủ tục mở L/C tại ngân hàng do bên bán chỉ định. Doanh nghiệp tiến hành kí quỹ để mở L/C Nợ TK 144: tổng số tiền kí quỹ Có TK 111 (1122), 112 (1122): số tiền kí quỹ Có TK 311: số tiền vay ngắn hạn để ký quỹ Đồng thời ghi có tài khoản 007: số nguyên tệ đã ký quỹ Khi nhận được thông báo hàng về đến địa điểm giao nhận và làm thủ tục hải quan, kế toán phương án hàng phụ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Nợ TK 151 : trị giá hàng nhập khẩu (theo tỷ giá thực tế) Có TK 331: phải trả người bán Khi kê khai thuế nhập khẩu kế toán ghi: Nợ TK 151: số thuế phải nộp Có TK 333 Nếu hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt trong khâu nhập khẩu, khi kê khai thuế tiêu thụ đặc biệt kế toán ghi. Nợ TK 151: thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp Có TK 3332 Giá tính thuế tiêu thụ đặc biệt là giá trị đã có thuế nhập khẩu Khi kê khai thuế GTGT phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 133: thuế GTGT phải nộp Có TK 3331 (33312) Giá trị thuế GTGT là giá đã có thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt Khi nộp các khoản thuế này kế toán ghi: Nợ TK 3333,3332, 3331(33312): số tiền thuế đã nộp Có TK 111, 112 Khi hàng về kho, hoặc gửi đi bán hoặc bán thẳng không qua kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) nếu hàng về nhập kho Nợ TK 157: nếu hàng gửi đi bán Nợ TK 632 nếu hàng bán không qua kho Có TK 151 Khi phát sinh các chi phí liên quan đến quá trình nhập khẩu hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 156(1562): giá chưa có thuế Nợ TK 133: thuế GTGT Có TK 111, 112: giá thanh toán Khi thanh toán với bên xuất khẩu Nếu phát sinh lãi tỷ giá trong hạch toán kế toán ghi Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ (thời điểm giao hàng) Có TK 515: chênh lệch tỷ giá Có TK 144: tỷ giá ghi trên sổ (thời điểm ký quỹ) (tỷ giá thực tế tại thời điểm mở thư tín dụng nhỏ hơn tỷ giá thực tế tại thời điểm giao hàng) Và Nợ TK 331: tỷ giá ghi trên sổ (thời điểm giao hàng) Có TK 515: chênh lệch tỷ giá Có TK 112 (1122): tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán Đồng thời ghi có tài khoản 007 (tỷ gía thực tế tại thời điểm giao hàng cao hơn tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán) Nếu phát sinh lỗ tỷ giá, kế toán ghi: Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ Nợ TK 635: chênh lệch tỷ giá Có TK 144: tỷ giá ghi sổ Có TK 112 (1122): tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán Đồng thời ghi đơn có tài khoản 007. Trình tự kế toán nhập khẩu trực tiếp theo phương pháp KKTX thể hiện trong sơ đổ 1.4 *Theo phương pháp kiểm kê định kỳ. (1) Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ Nợ TK 6112 Có TK 156 : Hàng tồn kho đầu kỳ Có TK 157 : Hàng gửi bán , ký gửi đầu kỳ Có TK 151: Hàng mua đang đi đường đầu kỳ (2) Trong kỳ phản ánh giá trị hàng hoá nhập khẩu thêm Nợ TK 6112 Có TK 3333 : Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 331,111,112... : Giá mua và chi phí thu mua (3) Thuế VAT của hàng nhập khẩu Nợ TK 133 Có TK 33312 (4) Số giảm giá hàng khi mua và hàng trả lại. Nợ TK 111,112, 331, 1388 Có TK 6112 : Trị giá mua của hàng trả lại hoặc giảm giá được hưởng Có TK 1331 : Thuế GTGT của hàng trả lại hoặc phần giảm giá 1.4.4.4. Kế toán nhập khẩu uỷ thác 1.4.4.4.1. tại đơn vị giao uỷ thác Sau khi kí hợp đồng uỷ thác nhập khẩu hàng hoá, bên uỷ thác chuyển tiền cho đơn vị nhận uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111 (1112), 112 (1122) Đồng thời ghi có tài khoản 007: số nguyên ngoại tệ đã chuyển Khi nhận được giấy báo hàng đã về tới cảng giao nhận đơn vị chuyển tiền nhờ đơn vị nhận uỷ thác nộp thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 331: số tiền giao cho bên uỷ thác Có TK 111, 112 Khi nhận bộ chứng từ hàng hoá so bên nhận uỷ thác giao, kế toán căn cứ vào chứng từ ghi: Nợ TK 151 (nếu hàng chưa vào kho): tỷ giá thực tế khi giao nhận Nợ TK 156 (nếu hàng đã nhập kho): tỷ giá thực tế khi giao nhận Có TK 331 Kế toán phản ánh phần thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt vào giá trị lô hàng: Nợ TK 151, 156: số thuế nhập khẩu và tiêu thụ đặc biệt đã nộp Có TK 331 Khi phản ánh các chi phí nhờ bên nhận uỷ thác chi hộ kế toán ghi: Nợ TK 151, 156: giá chưa thuế Nợ TK 133: thuế GTGT Có TK 331: giá thanh toán Kết thúc hợp đồng đơn vị thanh toan nốt số tiền còn thiếu cho bên nhận uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 331: số tiền còn thiếu Có TK 111, 112 (phản ánh trình tự kế toán nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị giao uỷ thác thông qua sơ đồ 1.5) 1.4.4.4.2. Tại đơn vị nhận uỷ thác Để phản ánh quan hệ thanh toán với bên giao uỷ thác kế toán sử dụng tài khoản 3388 Khi nhận tiền do đơn vị giao ủy thác chuyển tới, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 111 (1112), 112 (1122): số tiền đã nhận Có TK 3388 Đồng thời ghi nợ tài khoản 007: số nguyên tệ Sau khi nhận tiền của đơn vị giao uỷ thác đơn vị tiến hành chuyển tiền ký quỹ để mở L/C, kế toán ghi: Nợ TK 144: số tiền ký quỹ Có TK 111,112 Đồng thời ghi có tài khoản 007: số nguyên tệ ký quỹ Khi nhận giấy báo hàng đã về cảng, căn cứ vào bộ chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 3388 Có TK 331 Có TK 33312 : thuế GTGT của hàng nhập khẩu Có TK 3333 : thuế nhập khẩu Đồng thời ghi đơn nợ TK002- hàng hoá nhận giữ hộ Khi đơn vị nhận uỷ thác đã làm xong thủ tục trả hàng cho bên giao uỷ thác theo hợp đồng đã ký kết, kế toán ghi đơn : Có TK 002 : hàng hoá nhận giữ hộ Khi nhận được giấy báo nợ ngân hàng về số tiền hàng đã trả cho người bán, kế toán ghi Nợ TK 331-phải trả cho người bán Nợ TK635 ( nếu lỗ tỷ giá) Có TK 144- ký quỹ ký cược ngắn hạn Có TK 112 Có TK 515 ( nếu lãi tỷ giá ) Đồng thời ghi đơn có TK 007 Các chi phí đơn vị nhận uỷ thác chi hộ kế toán ghi: Nợ TK 3388 Có TK 111,112 Phản ánh số tiền hoa hồng uỷ thác được nhận kế toán ghi: Nợ TK 3388 Có TK 5113 Có TK 33311 Trình tự kế toán hoạt động nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị nhận uỷ thác thể hiện ở sơ đồ 1.6 1.4.5 Sổ kế toán Sổ sách kế toán là biểu hiện của tài khoản kế toán nhằm cung cấp thông tin một cách tổng hợp hoặc chi tiết tuỳ theo yêu cầu về thông tin tại những thời điểm, không gian và đối tượng quản lý khác nhau của nhà quản trị. Hệ thống sổ sách kế toán phụ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Tuỳ theo mỗi hình thức kế toán mà hệ thống sổ khác nhau về số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ. Hiện nay có bốn hình thức kế toán song song tồn tại: Hình thức nhật ký chung Hình thức nhật ký sổ cái Hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức nhật ký chứng từ Mỗi hình thức có những ưu nhược điểm riêng, việc lựa chọn áp dụng hình thức nào phụ thuộc vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp. Thông thường những doanh nghiệp nhà nước hoặc những doanh nghiệp mới cổ phần hoá thường áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ vì hình thức này phản ánh thông tin một cách đầy đủ nhất. Tuy nhiên hình thức kế toán này khá phức tạp nên các doanh nghiẹp vừa và nhỏ thường áp dụng hình thức kế toán nhật ký sổ cái vì nó đơn giản và dễ hạch toán. Còn hình thức nhật ký chung thường áp dụng trong những doan nghiệp có sủ dụng kế toán máy Trình tự kế toán và phương pháp gi sổ của hinh thức nhật ký chung được khái quát như sau: (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ ghi vào sổ nhật ký chung. (2) Các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh lặp đi lặp lại nhiều lần thì được ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng không qua sổ nhật ký chung. (3) Các chứng từ tiền mặt phát sinh hàng ngày phải ghi vào cả sổ quỹ để theo dõi riêng. (4) Ghi sổ chi tiết (6) cuối tháng lấy số liệu từ sổ nhật ký chungvà sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái các tài khoản (7),( 8) cuối tháng hoặc cuối các quý tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết và sổ cái lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh và bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản (9) Đối chiếu kiểm tra bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản với sổ quỹ và bảng chi tiết số phát sinh (10) Lấy số liệu trên bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Chứng từ gốc Hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc (3) (4) (2) (1) Sổ chi tiết Nhật ký chuyên dùng Sổ quỹ (3) Sổ nhật ký chung (5) (7) (9) (6) Sổ cái (8) Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Bảng đố chiếu số phát sinh các TK (9) (10) (10) Bảng tổng hợp cân đối và các báo cáo kế toán khác Hiện nay các doanh nghiệp đều có xu hướng sử dụng phần mềm kế toán phục vụ cho công tác kế toán của doanh nghiệp mình nhằm giảm bớt công việc kế toán, tiết kiệm chi phí nhân công. Phần lứn các phần mềm kế toán được viết theo hình thức nhật ký chung. Hình thức kế toán nhật ký chung sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụkinh tế phát sinh theo thứ tự thời gianvà theo quan hệ đối ứng tài khoả, sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái,theo hình thức này hệ thống sổ gồm có: sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dù, sổ cái các tài khoản,các sổ chi tiết Trên đây là các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Thực tế, hệ thống kế toán VIệt Nam vừa quy định về nguyên tắc, phương pháp kế toán cụ thể ở mức độ nhất định áp dụng cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, các doanh nghiệp còn tuỳ thuộc vào đặc điểm quy mô của hoạt động kinh doanh mà quy định thêm các điều khoản chi tiết để thuận lợi cho hạch toán các nghiệp vụ kinh tế ps trong quá trình kinh doand của doanh nghiệp. Sơ đồ 1.4 : Kế toán hoạt động nhập khẩu trực tiếp ( KKTX) TK111,112 TK144 TK331 TK151 TK156 (1) (2) `(3) (4) TK 635 TK 515 (5) TK3332,3333 (6) (7) TK 33312 TK 133 (8) (9) (10) Chú thích (1) Kí quỹ mở L/C (2), (5) Thanh toán với bên nhập khẩu (3) Giao nhận hàng (4) Nhập kho hàng hoá (6) Nộp thuế nhập khẩu (7) Kê khai thuế nhập khẩu và tiêu thụ đặc biệt (8) Nộp thuế GTGT (9) Kê khai thuế GTGT của hàng nhập khẩu (10) Các chi phí trong quá trình nhập khẩu Sơ đồ 1.5: sơ đồ kế toán nhập khẩu hàng hoá trực tiếp. (Phương pháp KKĐK) TK 151 TK 156 TK 157 TK 3333 TK 111, 112,331 TK 611 hàng mua đang đi đường hàng tồn kho đầu kỳ Hàng gửi đi bán đầu kỳ Thuế nhập khẩu phải nộp Giá mua và chi phí thu mua TK 111, 112, 331, 1388 Giảm giá hàng khi mua, hàng trả lại TK 1331 Thuế GTGT của hàng giảm giá TK 33312 Thuế GTGT của hàng nhập khẩu TK 133 Sơ đồ 1.6 : Kế toán nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị giao uỷ thác TK 1112, 1122 TK331 TK151,156 (1) (2) TK635 TK515 Tk111,112 (6) (3) TK 133 (4) (5) Chú thích (1) Chuyển tiền nhờ nhập khẩu (2) Nhận hàng (3) Chuyển tiền nhờ nộp hộ các khoản thuế, chuyển tiền nhờ chi hộ các khoản chi phí, thanh toán kết thúc hợp đồng (4) Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ (5) Các chi phí ps trong quá trình nhập khẩu nhờ chi hộ, hoa hồng phải trả cho bên nhận uỷ thác (6) Phản ánh thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) vào giá trị lô hàng Chương II Thực trạng công tác kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật 2.1. Đặc điểm chung về công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật –TECHNIMEX trước đây là công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật được thành lập theo quyết định số 212 ngày 6/10/1982, là một trong hai doanh nghiệp đầu tiên thuộc UNKH và KTNN, trụ sở chính đóng tại 70 Trần Hưng Đạo Hà Nội. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu được giao là trực tiếp giao dịch quan hệ, kí kết và triển khai thực hiện các hợp đồng về hợp tác khoa học kỹ thuật đã được thỏa thuận trong các hiệp định, nghị định thư mà Nhà nước đã ký với các nước. Trong 10 năm (1982 – 1992) công ty đã thực hiện các hợp đồng trao đổi hợp tác trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, phối hợp tổ chức nghiên cứu các đề tài khoa học, chuyển giao công nghệ, trao đổi chuyên gia thực tập sinh, tài liệu khoa học với Liên Xô và các nước XHXN trước đây. Tuy giai đoạn này doanh số và lợi nhuận khoa học không cao xong công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ chính là đào tạo được đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm và bản lĩnh trong sản xuất kinh doanh góp phần thực hiện thắng lợi chính sách đối ngoại cũng như chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước. Thực hiện nghị định số 388/ HĐBT, bộ trưởng bộ Khoa học công nghệ và môi trường đã ra quyết định số 60/ QĐ ngày 16/2/1993 về việc thành lập lại công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật. 5/1995 thực hiện chủ trương sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước của Chính phủ, Bộ trưởng bộ khoa học và công nghệ đã ký quyết định số 1031/ QĐ - TTCBKH sát nhập công ty ứng dụng và phát triển năng lượng hạt nhân vào công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật, vẫn lấy tên là công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật. 20/11/2001 Bộ trưởng bộ KHCN&MT đã ra quyết định số 2625/ QĐ BKHCNMT chuyển công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật thành công ty cổ phần kỹ thuật xuất nhập khẩu –TECHNIMEX. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật technimex là pháp nhân kế thừa toàn bộ quá trình hình thành và phát triển của công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật, Tên gọi: công ty CPXNK kĩ thuật – technimex Tên giao dịch quốc tế: technimex JSC Trụ sở chính: 70 Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội Giấy chứng nhận đăng kí kinh doand số 0103000693 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 19/12/2001 Giấy chứng nhận đăng kí mã số kinh doand xuất nhập-Vốn điều lệ khi thành lập Công ty là : 3,500,000,000đồng Trong đó: Vốn của Cổ đông Nhà nước: 152,000,000đồng . Chiếm tỷ lệ: 4,34% Vốn của các Cổ đông khác : 3,348,000,000đồng. Chiếm tỷ lệ: 95,66% Chứng nhận nhập khẩu trực tiếp số 4429 do cục hải quan thành phố Hà Nội cấp ngày 02/01/2002 . 2.1.2. Đặc điểm hoạt động của công ty Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trưởng bộ KHCN &MT ký thì phạm vi hoạt động của công ty bao gồm: thứ nhât: kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư máy móc, thiết bị trong các lĩnh vực Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ cho nghiên cứu khoa học và sản xuất gồm: thiết bị công nghệ sinh học, thiết bị y tế, thiết bị tin học, viễn thông, thiết bị hạt nhân, thiết bị lạnh. Kinh doanh xuất nhập khẩu hoá chất tinh khiết để thí nghiệm và phục vụ sản xuất Kinh doanh sách, tạp chí khoa học kỹ thuật trên giấu và trên đĩa CDROOM Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, vật liệu, thiết bị văn phòng, hàng thủ công mỹ nghệ, máy mócKinh doanh xuất nhập khẩu hàng tư liệu tiêu dùng, hàng tư liệu sản xuất Thứ hai: dịch vụ khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ Tư vấn chuyển giao công nghệ và đầu tư trong lĩnh vực công nghệ môi trường Xuất nhập khẩu lao động, kỹ thuật, lao động có hàm lượng chất xám cao Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ trong lĩnh vực tin học, môi trường, viễn thông, điện công nghiệp, điện dân dụng Thi công xây lắp các công trình khoa học kỹ thuật, dân dụng, điều hoà không khí, kỹ thuật lạnh Nhận làm đại lý cho các tổ chức, tư nhân nứoc ngoài trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩm khoa học công nghệ mới tại thị trường Việt nam. Các hoạt động kinh và dịch vụ khoa học, công nghệ phù hợp với chức năng của công ty và pháp luật hiện hành của nhà nước. Có thể khẳng định rằng sau khi cổ phần hoá, không còn sự hỗ trợ của Nhà nước về mọi mặt, tuy nhiên bằng sự nỗ lực cố gắng của mình, công ty đã vượt qua những khó khăn trở ngại ban đầu thu được những kết quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Khách hàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên cứu, trường đại học,… trên khắp cả nước. Nguồn hàng của công ty được nhập từ các nước đang phát triển có kỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến với những sản phẩm nổi tiếng trong khu vực và thế giới như Nhật Bản, Mỹ, Hàn Quốc… Kết quả hoạt động của công ty có thể được thể hiện qua những con số cụ thể: Chỉ tiêu kế hoạch Đơn vị : 1000đ TT Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Đạt 1 Doanh thu 111.200.000 95.994.000 86,33% 2 Lợi nhuận ròng trước thuế 2.900.000 2.791.000 96,24% s. Kết quả thực hiện Đơn vị : 1000đ TT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Đạt 1 Tổng doanh thu 102.481.924,333 95.994.000 93,67% 2 Tổng lựi nhuận trước thuế 4.020.233,156 2.791.000 69,42% 3 Thuế thu nhập doanh nghiệp 643.237,305 782.000 121,57% 4 Lợi nhuận sau thuế 3.376.995,851 2.009.000 59,47% 5 Vốn điều lệ 3.500.000 4.550.000 130,00% 6 Lương bình quân 3.243 3.507,236 108,15% 7 Thu nhập bình quân 3.392 3.813 112,41% Năm 2004 công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận so với kế hoạch đặt ra không đạt, nguyên nhân chủ yếu là do một số yếu tố khách quan tác động nên một số dự án đã hoàn thành trong năm 2004nhưng doanh thu và lựi nhuận chuyển gối sang đầu năm 2005 Trong thực tế các chỉ tiêu đều vượt so với kế hoạch đặt ra. Dự kiến kế hoạch kinh doanh năm 2005 T TT Lĩnh vực kinh doanh Doanh thu Dự kiến lãi ròng trước thuế 1 Cung ứng các thiết bị cho các dự án khoa học kỹ thuật 50.000.000 1.500.000. 2 Kinh doanh sách tạp chí khoa học kỹ thuật 2.000.000 300.000 3 Hợp tác kinh doanh thiết bị điện, thiết bị đa chức năng, thiết bị máy công ngiệp, máy xây dựng, thiết bị viễn thông 62.000.000 1.000.000 4 Các lĩnh vực :Hoạt động tài chính, kinh doanh khác 1.000.000 500.000 Tổng 115.000.000 3.300.000 2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quán lý. Cơ cấu tổ chức quản lý, kiểm soát và điều hành Công ty bao gồm: Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban điều hành Các phòng nghiệp vụ Các chi nhánh -Trung tâm trực thuộc Văn phòng đại diện tại các địa phương ở trong nước và ở nước ngoài Đại diện Công ty trước Pháp luật là Giám đốc điều hành - Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Công ty giữa hai kỳ Đại hội. Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 4 (bốn) năm. Hội đồng quản trị của Công ty có 3 (ba) người, gồm Chủ tịch và các thành viên. Hội đồng quản trị có quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội. Hội đồng quản trị sử dụng con dấu và bộ máy của Công ty trong quá trình hoạt động. - Ban kiểm soát Ban kiểm soát của Công ty có 03 (Ba) kiểm soát viên do Đại hội bầu, trong đó ít nhất một kiểm soát viên phải có chuyên môn về kế toán. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị. Kiểm soát viên phải là cổ đông của Công ty, không được là thành viên Hội đồng quản trị, Ban điều hành, không phải là vợ chồng hoặc người thân thuộc trực hệ của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Kế toán trưởng của công ty. - Ban điều hành Ban điều hành công việc hàng ngày của Công ty bao gồm: Giám đốc, các phó Giám đốc, Kế toán trưởng. - Giám đốc Công ty Là người đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật và trong quan hệ với các doanh nghiệp, các tổ chức khác trong và ngoài nước. Tổ chức quản lý và sử dụng vốn, tài sản công ty có hiệu quả, đạt được mục tiêu do Đại hội và Hội đồng quản trị đề ra. Căn cứ vào phương hướng phát triển của Công ty do Đại hội đề ra, xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm để trình Đại hội cổ đông quyết định. Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch đó, Giám đốc chỉ được điều chỉnh sau khi được Hội đồng quản trị đồng ý. Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, có quyền bố trí sản xuất kinh doanh trong Công ty, quyết định những phương án kinh doanh cụ thể. Lựa chọn và đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm các phó Giám đốc, Kế toán trưởng và các chức danh khác theo qui định. Tuyển dụng, bố trí sắp xếp lao động theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh phù hợp với Bộ Luật Lao động. Quyết định quy chế trả lương, thưởng và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong Công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc. Có quyền kỷ luật, chấm dứt hợp đồng lao động, cho thôi việc đối với người lao động theo đúng Bộ Luật Lao động. Chịu sự quản lý trực tiếp của Hội đồng quản trị và sự kiểm tra của Ban Kiểm soát. - Các phòng nghiệp vụ Giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc, các Trưởng phòng chức năng và một Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. + Các Phó Giám đốc có trách nhiệm giúp Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Hội đồng quản trị và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công thực hiện. + Kế toán trưởng Công ty giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Công ty; có các quyền và nhiệm vụ theo qui định của pháp luật. + Các Trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Hội đồng quản trị về nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc. Mỗi phòng chức năng có các chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ việc cung cấp thông tin, giao dịch, ký kết, thực hiện hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu của Công ty. Căn cứ Nghị quyết của Hội đồng quản trị tại phiên họp ngày 03/01/2002, quyết định thành lập các phòng hoạt động theo Điều lệ, Quy chế quản lý nội bộ của Công ty, quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau: * Phòng tổng hợp: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và các cán bộ nhân viên. Phòng Tổng hợp là phòng nghiệp vụ có trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về công tác quản lý lao động, trang bị và quản lý cơ sở vật chất; thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, quản lý kho hàng, và hỗ trợ các đơn vị trong Công ty về các nghiệp vụ phát sinh. * Phòng Dự án Khoa học Kỹ thuật: gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và các chuyên viên. Phòng Dự án Khoa học Kỹ thuật có trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về hoạt động triển khai các dự án khoa học kỹ thuật; tổ chức triển khai các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị công nghệ cao. * Phòng Kinh doanh và Xuất nhập khẩu: gồm 01 Trưởng phòng, 01 phó phòng và các chuyên viên. Phòng Kinh doanh và Xuất nhập khẩu có trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về hoạt động kinh doanh; tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh và nghiệp vụ xuất nhập khẩu. * Phòng Tài chính - Kế toán: gồm 01 Kế toán trưởng, 01 phó Trưởng phòng và các kế toán viên. Phòng Tài chính-Kế toán là phòng nghiệp vụ có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, thống kê theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước; tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về hoạt động tài chính, kế toán. * Trung tâm lắp đặt bảo hành thiết bị: gồm 01 Trưởng Trung tâm, 01 phó Trung tâm và các chuyên viên. Trung tâm Lắp đặt-Bảo hành thiết bị có nhiệm vụ tổ chức, triển khai việc lắp đặt, bảo hành, bảo trì thiết bị do Công ty cung cấp cho khách hàng. * Văn phòng đại diện tại Tp.HCM: Căn cứ Nghị quyết của Hội đồng quản trị tại phiên họp ngày 11/06/2002, quyết định thành lập Văn phòng đại diện thuộc Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu kỹ thuật-Technimex tại Thành phố Hồ Chí Minh. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: + Trực tiếp quan hệ, giao dịch và hỗ trợ triển khai thực hiện các dự án, các hợp đồng kinh tế của Công ty với khách hàng phía Nam. + Thực hiện chức năng dịch vụ sau bán hàng của Công ty. + Quảng bá, tìm kiếm mở rộng nguồn khách hàng cho Công ty tại phía Nam. Văn phòng đại diện của Công ty là đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của Hội đồng quản trị. Cuối mỗi kỳ, niên độ phải tổng hợp thông tin, lên các báo cáo tài Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần TECHNIMEX Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát hội đồng quản trị Ban giám đốc văn phòng đại diện tại tp.hcm trung tâm lắp đặt bảo hành thiết bị Phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu Phòng Dự án khoa học kỹ thuật Phòng Tài chính - kế toán Phòng tổng hợp Trung tâm công nghệ sinh học 2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán Trước khi cổ phần hoá thì mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình nửa tập trung, nửa phân tán. Sau khi cổ phần hoá, các đơn vị trực thuộc cũ tách khỏi công ty thi môhình kế toán của công ty mang tính chất tập trung. Bộ máy kế toán của công ty khac gọn nhẹ do việc sử dụng phần mềm kế toán máy tính. Toàn bộ phòng tài chính kế toán có năm người gồm 4 nhân viên và một trưởng phòng. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty(2.2) Tổ chức bộ máy kế toán của công ty(2.2) Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt và công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán hàng hoá Thủ quỹ Quyền hạn, trách nhiệm của các Cán bộ phòng TC - KT * Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất trong phòng TC-KT. + Có quyền tổ chức cơ cấu nhân sự, phân Công, đôn đốc Công việc của các Cán bộ nhân viên trong phòng. + Có quyền kiểm tra tính đúng đắn của tất cả các chứng từ kế toán trước khi trình Giám đốc duyệt. + Là người hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Công ty, Ban Giám đốc Công ty về tất cả các nghiệp vụ TC-KT phát sinh trong Công ty. + Có trách nhiệm lập các Báo cáo quyết toán tài chính 6 tháng 1 lần và các Báo cáo quyết toán quản trị (theo yêu cầu của Hội đồng quản trị) trình lên Ban Giám đốc Công ty. + Có trách nhiệm tư vấn cho Ban Giám đốc Công ty tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính. + Có trách nhiệm giải trình các số liệu kế toán với Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát sau mỗi 6 tháng và với tất cả các Cổ đông tại các Đại hội đại biểu cổ đông thường niên * Kế toán tiền mặt và công nợ: là người trực tiếp lập các phiếu thu, chi; tính ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng trên cơ sở bảng chấm công của phòng Tổng hợp; tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng tỷ lệ quy định. + Có quyền kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ gốc trước khi lập phiếu. + Có trách nhiệm giải trình các phiếu thu, chi đã lập với Kế toán trưởng. + Hàng tháng phải đối chiếu số phát sinh với Thủ quỹ. * Kế toán ngân hàng: là người có trách nhiệm cập nhật toàn bộ các chứng từ phát sinh tại ngân hàng vào phần mềm kế toán. + Có trách nhiệm lập và chuyển các lệnh chuyển tiền, L/C, hợp đồng tín dụng, thư bảo lãnh... ra ngân hàng. + Có trách nhiệm lập các sổ cái tiền gửi ngân hàng, đối chiếu các số dư giữa sổ phụ và sổ cái. * Kế toán hàng hoá: là người có trách nhiệm nhận, kiểm tra toàn bộ các chứng từ liên quan đến hàng hoá Công ty mua về, copy lưu giữ bộ chứng từ đầu vào (hoá đơn), chuyển bản gốc các hoá đơn cho bộ phận kế toán thuế lưu giữ. + Có trách nhiệm lập toàn bộ các hoá đơn hàng xuất, tính giá vốn hàng bán kịp thời phục vụ cho công tác lập Báo cáo quyết toán. + Hàng tháng phải tiến hành kiểm kê đối chiếu hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế với Thủ kho. * Thủ quỹ: là người bảo quản giữ gìn tiền mặt. + Thu, chi tiền, kiểm tra các chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ hàng ngày, thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán tiền mặt. + Kiểm kê quỹ vào cuối tháng theo quy định. + Giúp đỡ và tạo điều kiện cho kế toán tiền mặt trong việc sắp xếp và bảo quản chứng từ từng tháng. Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định nhiệm vụ trong bộ máy kế toán của công ty tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được yêu cầu của quản lý đặt ra. Đội ngũ kế toán của công ty không những có trình độ, làm việc có trách nhiệm mà còn sử dụng vi tính rất thành thạo, điều này giúp giảm được khối lượng công việc, nâng cao năng suất lao động, đảm bảo cung cấp số liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức sổ sách thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi quy mô kinh doanh, thuận tiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán BRAVO40. Phần mềm này gồm các phân hệ kế toán sau: Phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế toán vốn bằng tiền: tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Phân hệ kế toán công nợ phải thu: phải thu từ bán hàng và thu từ các khoản phải trả khác Phân hệ kế toán tồn kho: theo dõi việc xuất kho, nhập kho. Các phân hệ kế toán này được tổ chức theo một chuẩn mực kế toán quốc tế và chế độ kế toán Việt Nam 2001. Các phân hệ được liên kết chặt chẽ với nhau theo sơ đồ 2.3. Dưới sự phân công của kế toán trưởng, mỗi kế toán viên theo dõi một hoặc một số phân hệ kế toán nhất định bặng mật khẩu mõi kế toán viên chỉ thực hiện được các bút toán theo phân hệ đã được phân công. Bút toán tổng hợp được thực hiện bởi kế toán trưởng, kế toán trưởng có thể kiểm tra, giám sát công việc của các kế toán viên trên máy. Quan hệ giữa các phân hệ kế toán (2.3) Tổng hợp Vốn băng tiền Sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng -Sổ chi tiết các tài khoản -Nhật ký chung -sổ cái Phải thu Báo cáo bán hàng Báo cáo tài chính -bảng cân đối kế toán -kết quả hoạt động xuất nhập khẩu -báo cáo lưu chuyển tiền tệ Nghiệp vụ khác Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Tài sản cố định Thẻ TSCĐ bảng tính KH Hàng tồn kho Báo cáo xuất nhập Phải trả Báo cáo mua hàng Đối với tất cả các chứng từliên quan đến quá trình nhập khẩu hàng hoá thì quá trình nhập liệu đều được nhập thống nhất trên một cửa sổ “nhập chứng từ” theo trình tự thời gian của các nghiệp vụ phát sinh trước hết vào màn hình nhập liệu ta chọn vào ô tên của chứng từ cần nhập Tại ô mã chứng từ : chọn mã của chứng từ cần nhập Tại ô ngày ghi sổ : ghi ngày ghi sổ vào Tại ô số : ghi số chứng từ vào Tại ô hợp đồng : ghi tên số hiệu hợp đồng Tại ô Ông bà : ghi tên của người bán Tại ô diễn giải : diễn giải các chứng từ thể hiện nội dung đầy đủ của nghiệp vụ kế toán Tại cột tài khoản : nhập số hiệu tài khoản chi tiết ( TK nợ và TK có) Tai cột thành tiền : nhập số tiền vào đó Xác định loại ngoại tệ phát sinh nếu có, sau đó nhập số phát sinh ngoại tệ và tỷ giá Cuối cùng ấn nút chấp nhận chương trình nhập số liệu và tự động vào các sổ liên quan 2.2.Tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu 2.2.1 Chứng từ và quá trình lưu chuyển chứng từ 2.2.1.1chứng từ sử dụng : + Bộ chứng từ L/C trong đó gồm : - hoá đơn thương mại - Vận đơn đường biển - Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, phẩm chất - Bảng kê đóng gói - Giấy chứng nhận kiểm định nêú có + Các hợp đồng đã ký kết + Các tờ khai hàng hoá nhập khẩu +Phiếu nhập kho +Biên bản kiểm nhận +Phiếu kế toán +Hoá đơn bán hàng +Hoá đơn cước vận chuyển +Hoá đơn giám định hàng hoá nhập khẩu +Phiếu thu . +Phiếu chi +Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng –sổ phụ +Giấy đề nghị tạm ứng +Giấy thanh toán tiền tạm ứng +Biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác +Biên lai thu tiền, trả tiền +Thông báo thuế và quyết định điều chỉnh thuế Quá trình lưu chuyển chứng từ Trước hết, các bộ phận tong phòng kế toán sẽ mua các mẫu chứng từ, hướng dẫn các phòng nghiệp vụ XNKcách thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng từ đó. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ đó sẽ có trách nhiệm phản ánh đầy đủ các nội dung vào các chứng từ đó rồi đưa cho giám đốc ký duyệt. Sau khi được hoàn chỉnh chứng từ được chuyển về cho bộ phận kế toán có liên quan ở phòng kế toán. Tại đây,các nhân viên kế toán sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tốghi trên chứng từ xem chúng có đầy đủ và đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ hay không. Sau đó kế toán sẽ tiến hành phân loại, chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận áy sẽ phản ánh vào sổ sách liên quan thông qua việc nhập số liệu chứng từ tương ứng trong máy vi tính, máy sẽ tự động xử lý các số liệu, dữ liêu vào các sổ liên quan.Sản phẩm đầu ra tuỳ theo yêu cầu quản lý có thể là báo các bán hàng, báo các xuất –nhập –tồn, thẻ tài sản cố định hay sổ chi tiết tài khoản,sổ cái các tài khoản, báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo các lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… Quá trinh luân chuyển cứng từ được thể hiện cụ thể theo sơ đồ sau : Chứng từ gốc Nhập máy tính Các sổ sách kế toán cần thiết (sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ nhật ký chung) Báo cáo quyết toán quý, năm 2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng *TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Chi tiết: 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. * TK 138 (1388) – Phải thu khác (chi tiết từng đối tượng) * TK 144 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn * TK 151 – Hàng mua đang đi đường * TK 156 – Hàng hoá (chi tiết: 1561 – Trị giá hàng mua) * TK 311 – Vay ngắn hạn * TK 331 – Phải trả người bán (chi tiết từng nhà cung cấp) Chi tiết: 3311 – Phải trả người bán : 3312 – ứng trước cho người bán * TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp ngân sách Chi tiết: 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu : 3333 – Thuế XNK 33332 – Thuế nhập khẩu * TK 338 (3388) – Phải trả khác (chi tiết từng đối tượng) * TK 511 – Doanh thu bán hàng Chi tiết: 5111 – Doanh thu bán hàng hoá : 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ * TK 632 – Giá vốn hàng bán * TK 641 – Chi phí bán hàng * TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.3 Sổ kế toán Hình thức kế toán mà công ty cổ phần xuất nhập khẩu sử dụng là hình thức nhật ký chung. Hình thức kế toán này phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý, tình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán đặc biệt là trong điều kiện công tyđang sử dụng phần mềm kế toán như hiện nay. Các mẫu sổ sử dụng chủ yếu trong kế toán nhập khẩu hàng hoá : Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết phải trả Sổ chi tiết tạm ứng Sổ theo dõi công nợ với người bán Sổ theo dõi phí hàng nhập khẩu Sổ tổng hợp phải trả cho người bán 2.2.4 Nội dung kế toán nhập khẩu hàng hoá Đối với TECHNIMEX hoạt động nhập khẩu hàng hoá là một trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu, nó luôn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng kim nghạch xuất nhập khẩu của công ty. Đối tượng nhập khẩu là máy móc, thiết bị, dụng cụ, vật tư phục vụ nghiên cứu khoa học và sản xuất. Bên cạnh hoạt động nhập khẩu trực tiếp công ty còn nhận uỷ thác nhập khẩu cho các công ty khác co nhu cầu nhập khẩu nhưng không có đủ điều kiện nhập khẩu. Hình thức nhập khẩu chủ yếu dưới 3 điều kiện là CIF, C&F, FOB.Việc thanh toán tiền hàng với nhà xuất thông qua phương thức tín dụng chứng từ (L/C), phương thức điện chuyển tiền (TTR) Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán hàng hoá được sử dụng ở công ty là phương pháp kê khai thường xuyên. Và việc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán được thực hiện theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ. Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu như :phí mở L/C, phí mua ngoại tệ, phí vận chuyển… được hạch toán vào tài khoản 6417. 2.2.4.1 Đánh giá hàng nhập khẩu ở công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật kế toán đánh giá hàng nhập khẩu theo trị giá vốn thực tế. Việc xác định giá vốn hàng nhập khẩu như sau: Đối với hàng nhập khẩu bán thẳng không qua kho. Hàng nhập khẩu tính theo giá CIF giao bán ngay tại cửa khẩu: Trị giá vốn thưc tế Thuế thuế hàng nhập khẩu = giá CIF + NK + TTĐB giao bán trực tiếp (nếu có) (nếu có) Trị giá mua Giá CIF = thực tế của + phí bảo hiểm + phí vận chuyển hàng hoá Đối với hàng nhập khẩu mua vào nhập kho thì trị giá vốn thực tế hàng hoá nhập khẩu được hạch toán theo trị giá thực nhập như sau: Trị giá vốn thực trị giá mua thuế thuế chiết khấu TM tế của hàng nhập = thực tế của + NK + TTĐB - hàng bán bị khẩu nhập kho hàng nhập kho (nếu có) (nếu có) trả lại Trị giá mua vào thực tế của hàng xuất bán trong kỳ: doanh ngiệp sử dụng phương pháp giá đích danh tức là xuất lô hàng nào thì lấy trị giá nhập thực tế của lô hàng đó để tính trị giá mua của hàng xuất bán. 2.2.4.2 Kế toán nhập khẩu trực tiếp 2.2.4.2.1 Quy trình nhập khẩu * Xác định hàng hoá nhập khẩu Trước hết phòng Xuất nhập khẩu tiến hành tham khảo thị trường trong nước để xác định nhu cầu thị trường về mặt hàng hoá nào đó. Sau đó tìm kiếm khách hàng trong nước tiến hành đàm phán, ký kết các hợp đồng nội làm cơ sở cho việc tìm đối tác nước ngoài có khả năng cung cấp hàng thông qua hoạt động ngoại thoả thuận giữa các bên. Trước khi ký kết hợp đồng ngoại, phòng xuất nhập khẩu phải tiến hành lập phương án kinh doanh trình Giám đốc ký duyệt. * Ký kết hợp đồng nhập khẩu Hợp đồng này phải được ký kết theo đúng nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành dưới hình thức văn bản phù hợp với giấy phép kinh doanh của Tổng công ty. Hợp đồng phải ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác các nội dung mà hai bên thống nhất như: Chủ thể của hợp đồng, tên hàng hoá, điều kiện về phẩm chất, giá cả, điều kiện thanh toán ...cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên , đặc biệt không thể thiếu được chữ ký đầy đủ của đại diện hợp pháp của hai bên là Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền. Hợp đồng này được thiết lập với số bản tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của mỗi bên nhưng thông thường được lập thành hai bản bằng tiếng Anh, mỗi bên giữ một bản. * Thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sau khi ký kết hợp đồng, phòng Xuất nhập khẩu đem hợp đồng xuất trình Bộ Thương mại xin xác nhận vào hợp đồng và xin hạn ngạch nhập khẩu đối với những mặt hàng được quản lý bằng hạn ngạch. Trên cơ sở các giấy tờ được xác nhận, giấy phép nhập khẩu và điều khoản thanh toán trong hợp đồng thương mại phòng Tài chính kế toán tiến hành các thủ tục mua ngoại tệ để thanh toán theo quy định. Hình thức thanh toán có thể là TTR - chuyển tiền trực tiếp bằng điện, LC - thư tín dụng (trả ngay hoặc trả chậm), hoặc thanh toán trả chậm sau khi giao hàng. Tại công ty thường thanh toán theo hình thức thư tín dụng (LC) và TTR. Đối với phương thức này phải mở LC phù hợp với nội dung hợp đồng thương mại đã ký và khi tiến hành ký quỹ thì tuỳ theo mặt hàng và điều kiện ưu đãi mà ngân hàng dành cho Tổng công ty mà tỷ lệ ký quỹ có thể là 10% ;15% ; hay 20% giá trị CIF của lô hàng nhập. Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở LC, xem xét tình hình tài chính nếu thấy một điều khoản nào không hợp lý thì cũng thoả thuận sửa đổi chính của Tổng công ty, nếu không có gì bất hợp lý thì tiến hành mở LC. , bên bán nếu chấp nhận nội dung của LCsẽ sẵn sàng giao hàng cho người vận tải và gửi cho công ty thông qua Ngân hàng bên mở thư tín dụng bộ chứng từ chủ yếu sau: Hoá đơn thương mại ( Commercial invoice ) Vận tải đơn ( Bill of lading ) Chứng từ bảo hiểm. Giấy chứng nhận phẩm chất. Giấy chứng nhận xuất xứ. Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng. Bộ chứng từ này được quy định rõ ràng về chất lượng, chủng loại trong LC ( bộ chứng từ được trình bày ở phần phụ lục) . * Thực hiện các bước thanh toán hàng nhập khẩu Khi công ty chấp nhận thanh toán sẽ thông báo với ngân hàng mở LC để trích tiền từ tài khoản của công ty tại Ngân hàng chuyển trả phía Ngân hàng của người bán. Phòng kế toán căn cứ sổ phụ Ngân hàng ghi sổ kế toán . * Tiếp nhận hàng nhập khẩu Khi nhận được giấy báo hàng đã về địa điểm giao hàng bộ phận nghiệp vụ nhập khẩu của phòng xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ do bên bán gửi tới địa điểm giao hàng. Tại nơi giao hàng, cán bộ xuất nhập khẩu của công ty sẽ trình vận đơn và toàn bộ hồ sơ nhận hàng cho người chuyên chở đồng thời làm thủ tục giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan khác. * Kiểm nhận hàng nhập khẩu Trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất, công ty sẽ thông báo với bên bán để giải quyết như: Bồi thường, hoặc tăng giảm tiền hàng . Nếu lượng hàng thiếu là nhỏ thì có thể được tính trong chi phí mua hàng. Các chứng từ kèm theo trong khâu này gồm : Bảng kê tính thuế ( tờ khai nộp thuế GTGT, thuế nhập khẩu ) Biên bản giám định của tổ chức giám định hàng hoá Các chứng từ có liên quan tới quá trình vận chuyển, bốc dỡ hàng Tờ khai hàng hoá nhập khẩu Giấy tạm ứng của cán bộ nghiệp vụ đi nhận hàng ( bộ chứng từ được trình bày ở phần phụ lục) Tất cả những chứng từ trên sẽ được chuyển cho phòng kế toán tài chính làm căn cứ để hạch toán tổng hợp và chi tiết. Hàng hoá nhập khẩu về có thể bán thẳng, đem ký gửi hoặc nhập kho của Công ty. Bộ phận kiểm nhận sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá và làm thủ tục nhập kho. Nhân viên phòng nhập khẩu sẽ tiến hành ghi phiếu nhập kho, lập thành hai liên, liên 1 được lưu lại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ Đối với những hợp đồng mà doanh nghiệp phải thanh toán với người xuất khẩu theo phương thức điện chuyển tiền thì việc thanh toán được tiến hành sau khi kí kết hợp đồng hoặc sau khi kí kết hợp đồng hoặc sau khi nhận được bộ chứng từ hoặc sau khi nhận hàng. Ví dụ ngày 3/11/2004 công ty ký hợp đồng máy phân tích máu với công ty Bayer healthcarre limied theo hợp đồng số 01/2004/TECH/BAYER, hoá đơn thương mại số 69474 ngày 5/1/04, vận đơn số 217-62196396, tờ khai hàng hoá nhập khẩu số 410/NKD/GLngày 14/1/2005. Khi làm thủ tuc tự kiểm định hàng hoá tại sân bay Nội Bài, hàng hoá sẽ được chuyển về đơn vị. Trước hết muốn nhập kho phải có giấy đề nghị nhập hàng do phòng kinh doanh lập CộNG HOà Xã HộI CHủ NGHĩA VIệT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội ngày14/1/2005 Đề NGHị NHậP HàNG Hợp đồng số: 01/2004/TECH/BAYER ngày 3/11/2004 LC số77060 ngày 2/1/2005 Tờ khai số 410 NKD ngày 14/1/2005 nhập theo tỷ giá thực tế Hoá đơn thương mại số 69474 ngày 5/1/2005 1USD=15739VNĐ TT Tên hàng S l Bộ ĐG USD trị giá USD Thuế NK o% ĐG vốn VNĐ Tổng thuế NK trị giá vốn VNĐ 1 Máy phân tích máu 24 21360 101600 +0,3%bảo hiểm 0 1603879647 0 1603879647 Tổng 1603879647 0 1603879647 Từ giấy đề nghị nhập hàng, phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng nhập khẩu do ban kiểm nghiệm lập. Cộng tiền hàng : 1603879647 Thuế suất thuế GTGT 5% : 80193982. Trưởng phòng kinh doanh Kế toán trưởng Cán bộ nhập khẩu BIÊN BảN KIểM NGHIệM VậT TƯ Số 202 Ngày 14/1/2005 Căn cứ vào giấy đề nghị nhập hàng ngày 14/1/2005 của phòng kinh doanh giao theo hợp đồng số 01/2004/TECH/BAYER ngày 28/12/2004 Ban kiểm nghiệm gồm: Trần Minh Thân: trưởng ban Vũ văn Sáng: kỹ thuật viên Bùi thị Nhung: thủ kho Đã kiểm kê hàng hoá dưới đây Danh điểm hàng hoá Tên nhãn hiệu và quy cách hàng hoá ĐVT Số lượng Theo theo đúng quy không Chứng từ kiểm nghiệm cách p/c đúng q/cp/c Máy phân tích máu Bộ 24 24 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Lô hang do ông Thân nhận từ sân bay nội bài về giao cho kho có nguyên kiện, chúng tôi cung nhau kiểm tra, nhận, số lượng hàng trong công te nơ so với giấy đề nghị là đủ, vậy kho lập biên bản đề nghị nhập kho theo số lượng đã nhận Thủ kho Kỹ thuật Cán bộ giao hàng Trưởng ban 2.2.4.2.2 Kế toán chi tiết hàng nhập khẩu Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song, công ty sử dụng những mẫu sổ chi tiết: thẻ kho của phòng kế toán, thẻ kho của thủ kho, sổ chi tiết chi phí nhập khẩu. Tại kho: căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho, thủ kho chỉ sử dụng thẻ kho( Bảng 3) để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày thủ kho thực hiện nhập, xuất hàng hoá, lập các chứng từ nhập sau đó căn cứ vào các chứng từ đó ghi vào thẻ kho cuối cùng tính ra số lượng tồn cuối kỳ, ghi vào cột tồn của thẻ kho. Thủ kho có nhiệm vụ sắp xếp lại các hoá đơn chứng từ để giao cho kế toán Ví dụ: Căn cứ vào giấy đề nghị nhập hàng và biên bản kiểm nghiệm hàng hoá của lô hàng máy phân tích máu nhập từ EU theo hợp đồng số 01/2004/TECH/BAYER ngày 28/12/2004 và tờ khai số 410NKD ngày 14/1/2005 Bảng 1 Đơn vị : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật - Technimex Địa chỉ : 70 Trần Hưng Đạo,Quận Hoàn Kiếm Hà Nội số N- 0147 PHIếU NHậP KHO Ngày 15/1/2004 Người nhập hàng: ông Vũ Văn Sáng Nhập của: Bayer Nội dung: máy phân tích máu (4 bộ) Nhập tại kho GA RA Technimex – 70Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội Stt Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy phân tích máu Bộ 24 668283318,63 1603879647 Cộng 1603879647 Bằng chữ : Năm trăm chín mươi chín triệu tám trăm bẩy sáu nghìn hai trăm bốn sáu đồng chẵn Lập phiếu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký và ghi rõ họ tên ký và ghi rõ họ Ghi chú: Hàng đã nhận đủ số lượng, chủng loại, quy cách như trên Tại phòng kế toán: Hàng ngày kế toán xuống kho để kiểm kê xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập xuất mang về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra các chứng từ nhập xuất, kiểm tra hoá đơn hàng hoá nhập khẩu để vào thẻ kho trên phòng kế toán . Sau đó tiến hành nhập số liệu vào máy để máy tự động phản ánh vào các sổ chi tiết liên quan. Cụ thể ở đây là sổ chi tiết chi phí nhập khẩu (TK 6417) ( Bảng 5) và bảng kê chi tiết hàng nhập khẩu trong tháng ( bảng 5). Thẻ kho được mở cho từng loại hàng tương ứng với thẻ kho của thủ kho nhưng nó theo dõi cả mặt số lượng và giá trị của hàng hoá ( Bảng 4). Thủ kho và kế toán định kỳ đối chiếu số liệu. Bảng 2 Đơn vị : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật - Technimex Địa chỉ : 70 Trần Hưng Đạo,Quận Hoàn Kiếm Hà Nội Số : VPSG PHIếU XUấT KHO Ngày 17/1/2005 Người lĩnh hàng Xuất cho: Lý do xuất : xuất bán Xuất tại kho: GA RA Technimex – 70Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội STT Mặt hàng ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất Máy phân tích máu Bộ 24 24 66828318,63 1603879647 Cộng 1603879647 Bằng chữ: Năm trăm chín mươi chín triệu tám trăm bẩy sáu nghìn hai trăm bốn sáu Lậpphiếu Ngườilĩnh Thủkho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ký và ghi rõ họ tên ký và ghi rõ họ tên Bảng 3 : Thẻ kho tại kho Đơn vị : Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật – Tecninimex Địa chỉ : 70 Trần Hưng Đạo,Quận Hoàn Kiếm Hà Nội Mẫu số 02 – TT ban hành Theo QĐ1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 THẻ KHO Ngày lập 1/2005 Tổng số tờ: 1 Kho GA RA Technimex – 70Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội Nhãn hiệu hàng hoá, quy cách vật tư Đơn vị tính: Bộ Mã số : 00205 TT Chứng từ trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 0 1 15/1/2005 Máy phân tích máu 15/1/2005 24 17/1/2005 17/1/2005 24 Cộng phát sinh 24 24 Tồn cuối tháng 0 Đối với hoạt động nhập khẩu trực tiếp quy trình hạch toán từ khi ký hợp đồng cho đến khi hàng về kho được hạch toán và phản ánh vào các sổ sách kế toán như sau: Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu phòng kinh doanh XNK phải chuyển bản chính của hợp đồng kèm đơn xin mở L/C cho ngân hàng để làm thủ tục mở L/C. Căn cứ vàogiấy báo nợ của ngân hàng kế toán tiền gửi nhập các dữ liệu tương ứng vào chứng từ giấy báo nợ ( Bảng7) trong máy tính tại phân hệ kế toán vốn bằng tiền . Từ các chứng từ này và số liệu từ các phân hệ khác chuyển sang, chương trình kế toán tự động tổng hợp vào sổ chi tiết TK 1221 (Bảng 8) và sổ chi tiết TK 144 (Bảng 9). Đối với phí mở LC căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, máytính cũng sẽ tự động phản ánh vào sổ chi tiết TK 6417(Bảng 5) và sổ chi tiết TK 1121(Bảng8). Đối với hàng giao bán thẳng hoặc nhập kho. Khi nhận được bộ chứng từ về lô hàng đó kế toán sẽ căn cứ vào tờ khai thuế nhập khẩu, thuế GTGT, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu nhập kho để nhập dữ liệu vào phiếu nhập hàng nhập khẩu trong phân hệ kế toán phải trả (Bảng 10). Từ đó máy sẽ tự động phản ánh vào các sổ liên quan. Cụ thể ở đây là bảng chi tiết hàng nhập mua trong tháng (Bảng 6), sổ chi tiết hàng nhập khẩu TK156 (Bảng11), sổ chi tiết thuế GTGT được khấu trừ TK 133(Bảng13), sổ chi tiết thuế GTGT của hàng nhập khẩu TK 33312( bảng 14), sổ chi tiết TK331 thanh toán với người bán (Bảng15). Đồng thời phản ánh vào sổ tổng hợp thanh toán với người bán (Bảng 16). Nếu khi chứng từ về mà hàng chưa về thi kế toán sẽ phản ánh vào sổ chi tiết TK151 (Bảng12) Các sổ chi tiết trên là căn cứ để máy tự động phản ánh vào các sổ cái: sổ cái TK156(bảng17) Ví dụ: Để thấy rõ hơn về quá trình nhập khẩu trực tiếp tại công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật em xin đưa ra một ví dụ thực tế về hợp đồng số 01 -2004/TECH/BAYER ngày 28 tháng 12 năm 2004 giữa công ty TECHNIMEX và công ty BAYER HEALTHCARE LIMITED nhằm cung cấp máy phân tích máu, với các điều kiện sau: Số lượng :24 bộ đơn giá : 21360USD Tổng trị giá lô hàng:101600USD Phương thức thanh toán :L/C không huỷ ngang Thời hạn giao hàng :2 tuần kể từ ngày mở L/C Giá CIP Nội Bài (+ 0,3% phí bảo hiểm) Cảng cất hàng :Bất kỳ cảng nào của hồng kông Cảng dỡ hàng :Nội Bài Các nghiệp vụ phát sinh như sau: +Ngày 2/1/2005, công ty chuyển thủ tục mở L/C với ngân hàng Vietcombank. Bộ chứng từ gồm: giấy xin mở thư tín dụng hàng hoá nhập khẩu, bản sao hợp đồng, giấy phép nhập khẩu. Do công ty dùng tiền mặt gửi ngân hàng để mua ngoại tệ thanh toán cho hợp đồng nêu trên nên công ty phải mua ngoại tệ ký quỹ 10% trị giá L/C (tương đương với 10160USD). Căn cứ vào giấy báo nợ ngân hàng ngày 2/1/2005, kế toán tiền gửi nhập các dữ liệu tương ứng vào chứng từ trong máy tính tại phân hệ kế toán vốn bằng tiền. Máy tính sẽ tự động phản ánh vào các sổ có liên quan theo định khoản : Nợ TK 144 : 160111440 ( theo tỷ giá thực tế 2/1/2005) Có TK 1121 160111440 Ngân hàng thu phí mở LC từ tài khoản tiền gửi VNĐ gồm Điện phí : 10 USD ( 10x15759) Phí thông báo mở LC : 0,1% (0,1%x101600x15759) Nợ TK 6417 : 1758704,4 Nợ TK 133 : 175870,44 Có TK 1121 : 1934574,84 Máy tự động phản ánh vào các sổ chi tiết TK1121, TK144, TK6417. Căn cứ để vào sổ là từ giấy báo nợ do ngân hàng VCB gửi tới kế toán nhập vào chứng từ giấy báo nợ trên màn hình nhập liệu(bảng 7) Quy trình nhập liệu như sau: Từ màn hình nhập liệu ta vào ô báo nợ Chon ô nhập chứng từ trên màn hình hiện ra chứng từ giấy báo nợ Tại ô mã chứng từ ghi : BN Tại ô ngày ghi : 2/1/2005 Tại ô số ghi : VU215 Hợp động ghi : số 01/2004/TECH/BAYE Tại ô đối tượng ghi : AB012 Tại ô ông bà ghi : Bayer Địa chỉ : Hong Kong Tại ô diễn giải ghi : mua USD ký quỹ mở LC TK nợ TK1122 TK có TK 1121 Nhập số nghuyên tệ vào ô nguyên tệ Nhập số tiền vào ô thành tiền Sau đó ấn vào ô chấp nhận, may sẽ tự động phản ánh vào các sổ liên quan. Bảng 7 : CHứNG Từ GIấY BáO Nợ ` `` Ngày 14/1 nhận được bộ chứng từ do bên bán chuyển đến gồm : Hoá đơn thương mại (invoise No 69474 )ngày 20/11/04 Vận đơn số(biil of loadinh No 217-62196396) Giấy chứng nhận xuất xứ Kiểm kê hàng hoá xác định ngay trong tờ khai hàng hoá nhập khẩu với thuế nhập khẩu là o%, thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu là 5%. Trị giá tính thuế nhập khẩu : (101600+0,3%x101600)x15739 = 1.603.879.647 Tỷ giá vào ngày14/1/2005 là 1USD = 15739VNĐ Thuế nhập khẩu 0% vì đây là thiết bị công nghệ cao Trị giá tính thuế GTGT 1.603.879.647 x5% = 80.193.982 Kế toán tiến hành định khoản Nợ TK 151 : 1.603.879.647 Có TK 331 : 1.603.879.647 Nhập dữ liệu máy sẽ tự động tổng hợp số liệu vào sổ chi tiết TK151 và sổ chi tiết TK 331 *Căn cứ vào giấy thông báo thuế, biên lai thu thuế GTGT hàng nhập khẩu , kế toán vào sổ chi tiết TK 33312, sổ chi tiết TK 1331 và ghi : Nợ TK 1331 : 80.193.982 Có TK 33312: 80.193.982 Cùng ngày công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng Vietcombank về số tiền ngân hàng đã thanh toán cho BAYER. Kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng tiến hành nhập dữ liệu vào máy thông qua chứng từ giấy báo nợ trên máy. Máy tính sẽ tự phản ánh vào sổ chi tiết TK1121 và sổ chi tiết TK331 Nợ TK 331: 1.603.879.647 Nợ TK 635 : 203.200 Có TK 1121 : 1.443.971.407 Có TK 144 :160.111.440 Ngày 15/1/2005 nhận được thông báo hàng đã về sân bay Nội Bài, phòng kinh doanh tiến hành lập đơn đề nghị nhập hàng và sau đó công ty tiến hành cử người đi kiểm nghiệm hàng hoá, lập biên bản kiểm nghiệm hang hoá nhập khẩu để tiến hành nhập kho. Sau khi hàng về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán kho hàng nhập số liệu vào phiếu nhập hàng nhập khẩu trong phân hệ kế toán phải trả(Bảng10). Máy tính sẽ tự động phản ánh vào các sổ có liên quan theo định khoản: Nợ TK 156 : 1.603.879.647 Có TK 151 : 1.603.879.647 Quy trình nhập liệu của phiếu nhập hàng nhập khẩu : Trước hết vào màn hình nhập liệu chọn ô phiếu nhập Sau đó chọn ô nhập chứng từ Tại ô mã chứng từ ghi PN Tại ô ngày ghi 15/1/2005 Tại ô số ghi số N- 2670 Tại ô hợp đồng ghi hợp đồng 01/2004/tech/bayer Tại ô đối tượng ghi AB012 Tại ô ông bà ghi bayer Tại ô diễn giải ghi nhập hàng hợp đồng 01/2004/tech/bayer Tại ô TK có ghi TK151 Nhập tên vật tư vào ô vật tư Tại ô TK nợ nhập TK 156 Nhập đơn giá và thành tiền vào ô đơn giá và ô thành tiền Sau đó ấn nút chấp nhận máy sẽ tự động phản ánh vào sổ chi tiết TK 151,sổ chi tiết TK 156 từ đó tổng hợp vào sổ cái các tài khoản trên. Bảng 10 PHIếU NHậP HàNG Nhập khẩu Chi phí bốc dỡ hàng nhập khẩu về kho được phản ánh trên TK 6417(bảng 5) thông qua định khoản Nợ TK 6417: 8019390 Nợ TK 133 : 801939 Có TK111: 8821329 Ngày 28/1 căn cứ vào giấy thông báo thuế, biên lai thu thuế công ty dùng tiền mặt của mình để trả tiền thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán định khoản: Nợ TK 33312: 80193982 Có TK 111: 80193982 2.2.4.3 Kế toán nhập khẩu uỷ thác 2.2.4.2.1 Quy trình nhập khẩu Trong thực tế, có nhiều khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hoá nhưng không được nhà nước và Bộ thương mại cho phép hoặc không có khả năng trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng với người bán ở nước ngoài. Vì thế, uỷ thác cho TECHNIMEX nhập khẩu hộ hàng hoá và trả cho công ty hoa hồng uỷ thác nhập khẩu. Về cơ bản thì quy trình và thủ tục nhập khẩu uỷ thác từ lúc ký hợp đồng ngoại cho đến khi hàng về địa điểm giao nhận tại cảng đường biển hoặc đường không cũng giống như nhập khẩu trực tiếp chỉ khác là hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội (hợp đồng uỷ thác nhập khẩu).trên đó quy định rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm của hai bên trong việc thực hiện thương vụ uỷ thác này. Sau đó công ty TECHNIMEX sẽ tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại để nhập khẩu lô hàng được uỷ thác. Hợp đồng này cũng giống với hợp đồng ngoại trong thường hợp nhập khẩu trực tiếp. Thông thường đơn vị giao uỷ thác sẽ ứng trước tiền cho công ty để mua ngoại tệ ký quỹ mở L/C. Phần tiền còn lại sẽ được chuyển trả khi bên giao uỷ thác nhận được bộ chứng từ hàng nhập. đồng thời bên giao uỷ thác cũng thanh toán luôn cho công ty TECHNIMEX hoa hồng uỷ thác cũng như các chi phí khác mà công ty đã chi hộ. Khi hàng nhập khẩu uỷ thác về, công ty có thể tạm nhập kho rồi sau đó mới giao cho bên uỷ thác. nhưng thường thì công ty sẽ cử nhân viên của mình cùng đại diện của bên uỷ thác đi nhận hàng ròi vận chuyển thẳng về kho đơn vị uỷ thác theo thoả thuận giữa hai bên. Sau khi giao hàng cho bên uỷ thác, công ty và bên uỷ thác phải tiến hành thanh lý hợp đồng uỷ thác. biên bản thanh lý nay là cơ sở để hai bên thống nhất việc thanh toán công nợ và kết thúc hợp đồng. Trách nhiệm của bên giao uỷ thác : 1. Kiểm tra, xác nhận chủng loại, số lượng, quy cách hàng hoá 2. Trả phí uỷ thác cho bên nhận uỷ thác 3. Chịu các chi phí liên quan đến quá trình nhập khẩu gồm chi phí chi trả tiền cho bên xuất khẩu, chi phí lưu kho bãi, chi phí lưu kho bãi, chi phí bốc xếp giám định 4. chịu chi phí kiểm hoá chi phí vận chuyển đến kho của bên giao uỷ thác 5. Chịu trách nhiệm thanh toán tiền thuế nhập khẩu,thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu Trách nhiệm của bê nhậ uỷ thác 1. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá 2. Thực hiện thanh toán tiền hàng cho bên xuất khẩu 3. Làm thủ tục nhập hàng với các cơ quan: thủ tục hải quan, kho bãi bốc xếp, kiểm hoá, vận chuyển hàng đến kho của bên giao uỷ thác a 2.2.4.2.2 Quy trình hạch toán Để theo dõi tình hình thanh toán với bên giao uỷ thác, kế toán của công ty sử dụng tài khoản 3388- phải trả phải nộp khác. Sơ đồ 2.6 : Sơ đồ kế toán nhập khẩu hàng hoá uỷ thác tại công ty TECHNIMEX Ví dụ cụ thể : Ngày 25/11/2004,công ty TECHNIMEX và công tyTNHH thiết bị công nghệ tự động hoá Việt Nam ký hợp đồng uỷ thác số 05UT/TECH-VIETTECH/2004 để nhập máy nén khí. Một số chi tiết chính như sau: Hợp đồng ngoại VT/SL/PN3243: - Tên hàng: Máy nén khí - Số lượng :3 - Đơn giá :17,222.00USD - Tổng giá CIF Nội Bài: 51,666.00USD -Phương thức thanh toán : LC không huỷ ngang Hợp đồng nội : - Tên hàng : máy nén khí - Số lượng :3 - Đơn giá : 17222USD - Tổng giá CIFHải Phòng : 51666USD - Phí uỷ thác :0,1% - Viêttech tự nhận hàng tại Hải Phòng. - Phương thức thanh toán 100% giá trị lô hàng Các nghiệp vụ phát sinh như sau: Ngày 1/01/2005 Viêttech chuyển tiền mặt cho technimex để thực hiện hợp đồng, căn cứ vào phếu thu tiền mặt kế toán cập nhật chứng từ phiếu thu trong phân hệ kế toán vốn bằng tiền (bảng 18) theo định khoản : Nợ TK 1111:812.964.510 Có TK 3388: 812.964.510 Máy tính sẽ tự động phản ánh số liệu vào sổ chi tiết TK 111(bản 18) và sổ chi tiết TK 3388(bảng 19) Quy trình nhập liệu để vào chứng từ phiếu thu tiền mặt như sau : Trước hêt tại màn hình nhập liệu ta vào ô phiếu thu Tiếp đến vào ô nhập chứng từ mới Tại ô mã chứng từ ta nhập PT Tại ô ngày ta nhập 01/01/2005 Tại ô số ta nhập 1236 Hợp đồng ta nhập 05UT/TECH- VT/2004 Tại ô đối tượng ta nhập CT106 Tại ô ông bà nhập Tại ô diễn giải nhập viettech nộp tiền hàng ô TK nợ nhập 1111 ô TK có nhập 3388 nhập số tiền vào ô thành tiền sau đó ấn nút chấp nhận máy sẽ tự động phản ánh vào các sổ có liên quan Bảng 19 PHIếU THU TIềN MặT *ngày 2/1/2005 kế toán kế toán ngoại tệ làm thủ tục mở LC tại ngân hàng ngoại thương Hà Nội .Số tiền ký quỹ bằng 10% trị giá của lô hàng nhập .( tỷ giá thực tế ngày 02/01/2005 1USD = 15759VNĐ căn cứ vào sổ phụ ngân hàng kế toán định khoản : Nợ TK 144: 81.420.449,4 Có TK 1122: 81.420.449,4 Máy tự độn phản ánh số liệu vào sổ chi tiết TK144(bảng9)và sổ chi tiết TK1122(bảng 21) Ngân hàng thu phí liên quan đến việc mở LC từ tài khoản tiền gửi VNĐ của công ty tại VCB gồm: Điện phí : 15USD Phí mở LC 0,1% (0,1%x51666x15759) Thuế GTGT 105.058,9494 Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 3388: 1.155.648,443 Có TK 1122: 1.155.648,443 Máy tự vào sổ chi tiết