Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại và Xây dựng Phương Linh

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, cùng với tiến trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, kinh tế Việt Nam đang hội nhập với kinh tế thế giới. Cơ hội này cũng gắn liền với những thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn nỗ lực hết mình để đứng vững và phát triển. Để có được một vị trí, một chỗ đứng trong nền kinh tế trong tiến trình hội nhập, để thoát khỏi vòng xoáy của quy luật đào thải, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có quy trình sản xuất hợp lý, hiệu quả, tổ chức bộ máy sản xuất khoa học. Để đạt được điều đó, mỗi doanh nghiệp luôn tìm ra cho mình một hướng đi riêng. Và giải pháp hàng đầu được các doanh nghiệp lựa chọn đó là không ngừng đổi mới, hoàn thiện công tác kế toán để cung cấp thông tin kịp thời, chính xác giúp doanh nghiệp đưa ra được những quyết định đúng đắn. Đối với một doanh nghiệp sản xuất, yếu tố đầu vào là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng tới khả năng cạnh tranh trên thị trường. Do vậy, việc tổ chức, quản lý nguyên vật liệu đã và đang là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Hơn nữa, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Nó thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu cũng làm thay đổi lớn tới giá thành và chất lượng của sản phẩm. Do đó cần phải tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm sử dụng hiệu quả, tiết kiệm. Nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất và thấy được vấn đề cần hoàn thiện trong công tác quản lý và sử dung nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh, được sự giúp đỡ của các anh, chị trong Công ty đặc biệt là phòng Tài chính - Kế toán, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh” làm chuyên đề cuối khóa của mình. Ngoài Phần Mở đầu, Kết luận và Phần Mục lục, nội dung chuyên đề gồm 03 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác Kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Chương III: Một số biện pháp hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu NVL tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Sự cần thiết nghiên cứu công tác kế toán vật liệu trong DNSX 1.1.1. Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất 1.1.1.1. Khái niệm nguyên,vật liệu Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, giá trị nguyên liệu, vật liệu chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm, do đó việc quản lý và sử dụng nguyên, vật liệu có hiệu quả góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. 1.1.1.2. Đặc điểm, vị trí của vật liệu NVL là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, NVL tham gia vào từng chu kỳ sản xuất và bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị của sản phẩm. 1.1.2. Sự cần thiết và yêu cầu quản lý vật liệu Nguyên, vật liệu là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp là cần phải quản lý NVL từ khâu thu mua,bảo quản dự trữ cho tới khâu sử dụng. -Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại vật liệu được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại. Kế hoạch thu mua đúng tiến độ, phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. - Khâu bảo quản : Nguyên, vật liệu sau khi được thu mua cần tổ chức bảo quản sao cho chất lượng của chúng không giảm trong quá trình sản xuất. Điều đó đồng nghĩa với việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng, hao hụt, mất mát, bảo đảm chất lượng của nguyên vật liệu - Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của vật liệu, hạn chế vật liệu bị ứ đọng, tăng khả năng luân chuyển vốn lưu động. Do đó, yêu cầu đặt ra đối với các nhà quản trị là phải xây dựng mức dự trữ phù hợp cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều so với nhu cầu sản xuất. - Khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao NVL, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Trong doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, kế toán NVL cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Kế toán cần phải tổ chức thực hiện phân loại và đánh giá NVL phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp -Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có, tình hình tăng giảm của NVL về hiện vật và giá trị. Tính toán đúng đắn giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện chỉ tiêu về kế hoạch mua NVL, kế hoạch sử dụng NVL trong quá trình sản xuất. 1.2. Phân loại và đánh giá vật liệu : 1.2.1. Phân loại vật liệu: NVL sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, có nội dung kinh tế, vai trò, mục đích sử dụng khác nhau. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý trong mỗi doanh nghiệp mà có các cách phân loại khác nhau. 1.2.1.1. Căn cứ vào nội dung, tính chất kinh tế của NVL Theo cách phân loại này thì NVL được chia thành: -Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị giá trị sản phẩm mới.... -Vật liệu phụ: Là những đối tượng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất kết hợp với NVL chính nhằm để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm, hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm...Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. -Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng để phục vụ quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hoặc thể khí. -Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, ... -Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho việc xây dựng cơ bản gồm cả những thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản. -Vật liệu khác: Là những loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ... 1.2.1.2. Căn cứ vào nguồn gốc của NVL Theo cách phân loại này thì NVL được chia thành: - NVL mua ngoài; - NVL tự chế, gia công chế biến, - NVL được biếu tặng, nhận góp vốn liên doanh... 1.2.1.3. Căn cứ vào mục đích, nơi sử dụng - Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh; - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý; - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho mục đích khác. 1.2.2. Đánh giá vật liệu: Nguyên, vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, do vậy về nguyên tắc cũng phải tuân thủ theo các nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Thứ nhất: NVL phải đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay còn được gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệu, là toàn bộ các chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra để có được số nguyên vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Thứ hai: Nguyên tắc thận trọng: NVL được tính theo giá gốc nhưng trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện đuợc thấp hơn giá gốc thì phải theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của NVL trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Nguyên tắc thận trọng được thể hiện ở việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thứ ba: Cần phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán, kế toán chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó. 1.2.2.1. Xác định trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá vốn của NVL được xác định. * TH1: Nhập kho NVL do mua ngoài Đối với vật tư mua ngoài, trị giá vốn thực tế bao gồm : Giá mua ghi trên hoá đơn (cả thuế nhập khẩu – nếu có ) cộng với các chi phí mua ngoài thực tế. Chi phí mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí phân loại, bảo hiểm, công tác phí của cán bộ mua hàng, chi phí của bộ phận mua hàng độc lập và khoản hao hụt tự nhiên trong định mức thuộc quá trình mua vật tư. + Nếu vật tư mua ngoài dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ) thì giá trị vật tư được phản ánh trên tài khoản vật tư (TK 152, 153) theo giá mua chưa có thuế GTGT, số thuế GTGT được khấu trừ được phản ánh ở TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. + Nếu vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo PP trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT, (doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) thì giá mua thực tế là tổng giá thanh toán. * Trường hợp nhập kho NVL tự chế biến: trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế của vật tư xuất chế biến cộng với chi phí chế biến * Trường hợp nhập kho NVL do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế của vật tư xuất thuê ngoài chế biến, chi phí vận chuyển từ doanh nghiệp đến nơi chế biến và ngược lại và chi phí thuê gia công chế biến. * Trường hợp nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần: trị giá vốn thực tế là giá được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp nhận và chi phí liên quan (nếu có) *Trường hợp nhập kho NVL do được cấp: trị giá vốn thực tế NVL nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng với chi phí phát sinh khi nhận. 1.2.2.2. Xác định trị giá vốn thực tế NVL xuất kho NVL trong doanh nghiệp xuất kho cho nhiều mục đích khác nhau: xuất kho phục vụ sản xuất, phục vụ quản lý doanh nghiệp... Theo Chuẩn mực số 02 “hàng tồn kho”, trị giá NVL xuất kho được xác định theo một trong các phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho như sau: * Phương pháp tính theo giá đích danh Theo phương pháp này, doanh nghiệp xác định giá xuất kho từng loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế của từng lần nhập, từng nguồn nhập cụ thể. Phương pháp này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, các mặt hàng có giá trị lớn hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. - Ưu điểm: + Trong trường hợp này nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu được đảm bảo. + Theo dõi chính xác về giá thực tế tình hình nhập, xuất của từng lô hàng giúp việc hạch toán kế toán kịp thời, chính xác. - Nhược điểm: Sẽ khó theo dõi nếu như doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và công việc bảo quản NVL phức tạp. * Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính căn cứ vào số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền. Trị giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho ´ Đơn giá BQ Trong đó, đơn giá bình quân được tính theo một trong hai cách: Đơn giá BQ cả kỳ dự trữ = Trị giá tt NVL tồn đầu kỳ + Trị giá tt NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ - Ưu điểm : dễ làm, dễ tính toán - Nhược điểm: + Che đậy sự biến động về giá của vật tư trên thị trường. + Công việc dồn vào cuối kỳ, ảnh hưởng tới việc ghi chép. Trường hợp đơn giá BQ được tính theo phương pháp bình quân liên hoàn. Đơn giá bình quân sau lần nhập i = Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho trước lần nhập i SL NVL tồn kho trước lần nhập i + Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho thuộc lần nhập i SL NVL nhập kho thuộc lần nhập i - Ưu điểm: Khắc phục phần nào hạn chế của phương pháp BQGQ cố định. - Nhược điểm: Công việc kế toán phức tạp. - Áp dụng: Áp dụng trong doanh nghiệp đã ứng dụng tin học. * Phương pháp nhập trước xuất trước( FIFO) Theo phương pháp này, giả định rằng NVL nào nhập trước thì xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - Ưu điểm: Về cơ bản, phương pháp này cho kết quả tính toán phù hợp với giá thực tế trên thị trường. - Nhược điểm: Chi phí mang tính chất quả khứ, doanh thu mang tính chất hiện tại. - Áp dụng: khi doanh nghiệp theo dõi được đơn giá thực tế của từng lần nhập và số lượng từng lần nhập xuất không nhiều. * Phương pháp nhập sau xuất trước( LIFO ) Theo phương pháp này dựa trên giả định là những NVL nào nhập sau thì xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của nhưững lần nhập đầu tiên. - Nhược điểm: Giá trị của NVL tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ nên không sát với tình hình thực tế. - Áp dụng: Việc xuất kho vât tư không thường xuyên, chủng loại vật tư không nhiều, có điều kiện theo dõi đơn giá của từng NVL trong từng lần nhập. * Phương pháp hệ số giá. Trong thực tế, ngoài sử dụng bốn phương pháp trên, để giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán và tăng cường công tác kiểm tra của kế toán trong khâu thu mua, vận chuyển và bảo quản thì các doanh nghiệp còn sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật liệu. Giá hạch toán là loại giá được sử dụng tạm thời để giúp cho việc hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng ngày của từng thứ vật liệu được kịp thời. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá thực tế cuối kỳ trước. Đặc điểm của giá hạch toán là không có giá trị về mặt thanh lý, quyết toán. Nếu doanh nghiệp sử dụng đồng thời hai giá: giá thực tế và giá hạch toán, thì công tác kế toán được tổ chức như sau: - Kế toán chi tiết ( phiếu nhập, phiếu xuất, sổ chi tiết, bảng kê ) phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo giá hạch toán. - Kế toán tổng hợp phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo giá thực tế. Trị giá thực tế của = Giá hạch toán của x Hệ số giá NVL xuất trong kỳ NVL xuất trong kỳ Trị giá thực tế NVL + Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số giá(H) = Trị giá hạch toán + Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ 1.3. Kế toán chi tiết vật liệu 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép, phản ánh trên các chứng từ kế toán. Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, quy định về các chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán NVL gồm: - Phiếu nhập kho – Mẫu 01-VT - Phiếu xuất kho – Mẫu 02-VT - Biên bản kiểm nghiệm vật tư – Mẫu 03-VT - Phiếu báo vât tư còn lại cuối kỳ - Mẫu 04-VT. - Biên bản kiểm kê vật tư – Mãu 05-VT - Bảng kê mua hàng – Mẫu 06-VT - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ - Mẫu 07-VT 1.3.2. Các sổ kế toán chi tiết Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết NVL áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các thẻ (sổ) chi tiết sau: - Thẻ kho - Sổ kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá. - Sổ số dư - Sổ đối chiếu luân chuyển. 1.3.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh bao gồm rất nhiều loại NVL khác nhau về số lượng, giá trị. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết. Phương pháp kế toán chi tiết NVL là phương pháp phối hợp giữa thủ kho và bộ phận kế toán trong việc tổ chức kế toán chi tiết NVL. Hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất thường áp dụng một trong các phương pháp hạch toán chi tiết sau: 1.3.3.1. Phương pháp thẻ song song * Nội dung phương pháp - Nguyên tắc: ở kho chỉ ghi chép về mặt số lượng, còn ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu. - Trình tự ghi chép ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho ghi số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ hoặc sổ kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn vật liệu thực tế tại kho. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu về phòng kế toán. - Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Kế toán mở thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư cho từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật tư của thủ kho chuyển lên, kế toán phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền rồi ghi vào thẻ hoặc sổ chi tiết NVL liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho đồng thời lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về giá trị để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. * Nhược điểm: Khối lượng ghi chép nhiều, trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kho với bộ phận kế toán. * Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp ít chủng loại NVL, tình hình nhập xuất diễn ra không thường xuyên. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo PP ghi thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê N-X -T Sổ kế toán tổng hợp : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng( quý) : Đối chiếu hàng ngày : Đối chiếu cuối tháng, cuối quý 1.3.3.2. Phương pháp sổ số dư *Nội dung: -Tại kho: Mở các thẻ kho để ghi chép, phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL trên cơ sở các chứng từ gốc.Cuối tháng thủ kho căn cứ vào số tồn của NVL để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho trước ngày cuối tháng để thủ kho ghi vào sổ. Ghi xong, thủ kho gửi lên phòng kế toán để kiểm tra. - Tại phòng kế toán: Không mở sổ chi tiết cho từng loại NVL mà chỉ mở sổ theo dõi theo từng nhóm NVL. Thực hiện phương pháp này, định kỳ ngắn hạn, nhân viên kế toán NVL phải xuống kho theo dõi, kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ trên các thẻ kho và tính số dư hiện có của NVL này trên thẻ kho. Cuối tháng, sau khi kiểm tra lần cuối, kế toán kê số dư NVL cả về số lượng lẫn giá trị để hạch toán vào bảng kê số dư để đối chiếu với sổ chi tiết kế toán. * Ưu điểm : Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của kế toán. * Nhược điểm: Việc đối chiếu giữa kế toán với thủ kho khó khăn, phức tạp hơn. * Áp dụng: Áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi sổ, thích hợp với những doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao Ctừ Phiếu giao ctừ Bảng kê N-X-T Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Sổ tổng hợp  : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng, quý : Đối chiếu cuối tháng, cuối quý 1.3.3.3. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung phương pháp - Tại kho: Thủ kho theo dõi từng NVL trên thẻ kho. - Tại phòng kế toán: Không mở sổ chi tiết NVL để theo dõi hạch toán hằng ngày mà sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL. Nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng, mỗi loại NVL chỉ được phản ánh trên một dòng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập xuất phát sinh. Cuối tháng, đối chiếu với chỉ tiêu số lượng trên thẻ kho, chỉ tiêu giá trị trên sổ kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán so với phương pháp thẻ song song, tiết kiệm chi phí sổ sách. * Nhược điểm: Công việc dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng tới tính kịp thời của thông tin. * Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, tình hình nhập xuất diễn ra không thường xuyên. Sơ đồ 1.3: KT chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Bảng kê xuất Phiếu xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân Sổ KT tổng hợp : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng 1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu 1.4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.4.1.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Kế toán tổng hợp vật liệu, sử dụng các tài khoản TK151, TK152, TK331, TK133, + TK152: "Nguyên vật liệu" dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp theo giá thực tế. + TK151: "Hàng mua đang đi trên đường" dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho còn đang trên đường vận chuyển.... + TK133: “ Thuế giá trị gia tăng được khấu trư”: Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ, còn khấu trừ. TK133 chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế đúng quy định. +TK331: “ Phải trả cho người bán” phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp hay người nhận thầu về các khoản vật liệu, hàng hoá, lao vụ dịch vụ, theo hợp đồng với các doanh nghiệp. Tài khoản này cần theo dõi cho từng đối tượng cụ thể (từng người bán, người nhận thầu…) để đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài các tài khoản trên, kế toán vật tư còn sử dụng các tài khoản liên quan như TK 111, TK112, TK128, TK411, TK621, TK627… 1.4.1.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trên sổ kế toán. Như vậy, việc xác định trị giá NVL được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. NVL trong các doanh nghiệp được tạo lập từ nhiều nguồn khác nhau và được sử dụng cho những mục đích khác nhau. Tuy nhiên trong mọi trường hợp các doanh nghiệp đều phải tiến hành các thủ tục theo đúng quy định. Căn cứ vào các chúng từ nhập, xuất và các chứng từ khác liên quan, kế toán phản ánh trị giá thực tế của NVL vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp liên quan. Cuối kỳ, kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế NVL tồn kho với số liệu NVL tồn kho trên sổ kế toán. Hạch toán tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu được biểu diễn thông qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1.4: Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,141,331… TK152 621,627,241,... Nhập kho NVL mua ngoài Xuất kho NVL dùng sx, TK 133 XDCB… VAT (nếu có) 154 NVL xuất thuê ngoài gia công Chi phí thu mua, vận chuyển.. TK 154 142, 242 Nhập kho NVL thuê ngoài gia công chế biến NVL xuất dùng sxkd phân bổ 333 dần Thuế NK, TTĐB phải nộp 222, 223 411 XK NVL đtư vào cty LD,Lk Được cấp hoặc nhận vốn 711 811 góp LD bằng NVL 621,627... 3387 NVL xuất dùng cho SXKD.. không SD hết nhập lại kho 1381 222, 223 NVL thiếu chờ xử lý Thu hồi vốn góp vào cty LK, cơ sở KD ĐKS bằng NVL 632 3381 NVL thiếu khi KK thuộc NVL phát hiện thừa khi KK hao hụt định mức chờ xử lý 1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 1.4.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Mọi biến động tăng, giảm NVL đều được theo dõi trên tài khoản 611 “mua hàng”. Các TK151,TK152 chỉ phản ánh tình hình hiện có của NVL đầu kỳ và cuối kỳ. 1.4.2.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán.Cuối kỳ tiến hành kiểm kê NVL tồn cuối kỳ. Hạch toán tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu được biểu diễn thông qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 152, 151 TK 611 TK 152, Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ Kết chuyển NVL tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán TK 133 Các khoản được giảm trừ Thuế GTGT Nhập kho NVL do mua ngoài TK3333 TK621,627, Thuế NK, thuế TT ĐB Xuất dùng cho sx... phải nộp TK 411 TK632 Nhận vốn góp liên doanh… Xuất bán vật tư 222, 223 Xuất kho vật tư góp vốn LD, liên kết 1.7. Hệ thống kế toán áp dụng trong doanh nghiệp sản xuất Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ của đội ngũ kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cho phù hợp. Mỗi hình thức kế toán khác nhau lại sử dụng một hệ thống sổ kế toán riêng. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan tới doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng thì các sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, phản ánh tình hình biến động của NVL gồm: Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung - Sổ Nhật ký chung. - Sổ nhật ký mua hàng. - Sổ cái TK 152. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư. Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái - Sổ nhật ký sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ - Các chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái TK152. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Doanh nghiệp áp dụng hình thức Kế toán máy - Sổ tổng hợp (tùy theo doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ) - Sổ cái TK 152. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư. 1.8. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán 1.8.1. Khai mã hóa ban đầu. Để theo dõi và hạch toán nguyên, vật liệu trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán thì từng loại nguyên vật liệu đều được mã hóa: mã hàng, tên hàng, đơn vị cơ sở, đơn vị nhập, Tài khoản, TK chi phí..., nhóm hàng, nơi sản xuất, thương hiệu, kho, đối tượng (nhà cung cấp), tên ngoại ngữ, % thuế (thuế GTGT), % thuế NK nhập khẩu, thời gian bảo hành, quy cách (quy cách SP).... 1.8.2. Quy trình nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán (Phiếu nhập mua, Phiếu Nhập kho, Phiếu Xuất kho, Phiếu chi, Giấy báo nợ...) 1.8.3. Kết xuất thông tin Sau khi nhập xong số liệu hoặc sau khi chỉnh sửa số liệu, phần mềm kế toán tự động xử lý thông tin. Kế toán có thể xem, lọc phiếu, xem, in sổ tổng hợp, sổ chi tiết ...liên quan, kết xuất dữ liệu tùy theo yêu cầu sử dụng và quản lý thông tin của doanh nghiệp. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH TM & XÂY DỰNG PH ƯƠNG LINH. 2.1 : TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & XÂY DỰNG PHƯƠNG LINH. 2.1.1. Khái quát về Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh 2.1.1.1. Tình hình chung tại Công ty 2.1.1.1.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh (mã số thuế: 0101033805) được thành lập theo Giấy đăng ký kinh doanh số 0102000610 của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, cấp ngày 10/04/2002. Tên giao dịch quốc tế PHUONGLINH TRADING AND CONSTRUCTION COMPANY LIMITED, tên viết tắt PLTAC CO.,LT; là công ty có quy mô vừa và nhỏ. Vốn điều lệ của công ty tính đến đầu năm 2008 là 1.900.000.000 đồng Việt nam. Vốn của Công ty chủ yếu là vốn góp của hai thành viên Ông Trần Văn Lê và Bà Trần Hương Lan. Công ty là pháp nhân Việt Nam, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, có con dấu riêng, số tài khoản giao dịch 21110000012844 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Địa chỉ trụ sở chính tại Tổ 2 cụm 5 Khương Đình - Thanh Xuân – Hà Nội. Công ty được hình thành, xây dựng và đi vào hoạt động năm 2002. Từ khi thành lập và đi vào hoạt động công ty có một số nét chính sau: -Năm 2002 - 2004 Công ty chỉ buôn bán làm đại lý động cơ, quạt công nghiệp. -Từ năm 2005 đến nay Công ty đầu tư máy móc thiết bị sản xuất mặt hàng quạt công nghiệp, hệ thống hút bụi công nghiệp, xử lý khí thải nâng cao năng lực sản xuất, tuyển và đào tạo thêm công nhân có tay nghề để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm. Chính sách của công ty chỉ chuyên sản xuất một số mặt hàng đã được khách hàng đánh giá cao, đi sâu vào mặt chất lượng, mẫu mã sản phẩm để nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường 2.1.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động của Công ty. Công ty tổ chức sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng. Sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm: quạt hướng trục, quạt li tâm, hệ thống hút bụi, xử lý hút bụi, khí thải môi trường… Biểu 2.1 Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Kế hoạch 2008 Tổng số vốn ( triệu đồng) 700 1.900 1.900 Tổng doanh thu (triệu đồng) 7.500 10.100 15.000 Giá trị TS cố định bình quân (tr đ) 980 1.350 2.200 Số lao động bình quân (người) 60 85 100 Tổng lợi nhuận sau thuế (triệu đồng) 335,5 396 500 Thu nhập bình quân đầu người (tr đ) 1,55 1,91 2,35 (Nguồn: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh) 2.1.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty - Chu kỳ sản xuất ngắn. - Khối lượng sản xuất lớn (theo từng đơn đặt hàng) - Sản xuất kiểu liên tục Quy trình sản xuất được thực hiện qua các giai đoạn sau:  Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình công nghệ SX sản phẩm KHO TÔN TỔ CẮT TỔ HÀN TỔ SƠN TỔ CÂN BẰNG CÁNH KHO BÁN T.PHẨM TỔ LẮP RÁP KCS XUẤT KHO - Thiết kế - lập trình – đưa tôn vào máy CNC cắt tạo phôi (các bộ phận của quạt: đốc, áo, bích, cánh...) - Sau khi cắt tạo phôi chuyển sang tổ hàn để hàn tạo các chi tiết của quạt (vỏ quạt, bệ quạt, áo) - Cánh quạt được chuyển sang tổ cân bằng cánh để tạo cánh - Ngâm tẩy dầu, gỉ, làm sạch chuyển cho tổ sơn - sấy nhập kho bán thành phẩm. - Căn cứ vào các đơn đặt hàng Tổ lắp ráp nhận từ kho Bán thành phẩm để lắp ráp chuyển cho Tổ KCS xuất kho. 2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Công ty TNHH TM & XD Phương Linh là công ty sản xuất, cho nên cơ cấu tổ chức và hoạt động phù hợp với yêu cầu quản lý của một doanh nghiệp sản xuất. SĐ 2.2:Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM & XD Phương Linh CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Xưởng Sản xuất Phòng HC – Nhân sự *Giám đốc: là người đứng đầu Công ty và chịu trách nhiệm trong quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty với tư cách là Thủ trưởng đơn vị. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của Công ty đồng thời cùng là người đại diện cho quyền lợi của toàn bộ nhân viên theo Luật định. Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua việc phân công và uỷ quyền cho Phó Giám đốc. Phó Giám đốc giúp Giám đốc chỉ đạo giải quyết công việc. Các Phòng ban chức năng thực hiện nhiệm vụ là tham mưu cho Giám đốc trong hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu sự chỉ đạo điều hành trực tiếp của Giám đốc. *Phó Giám đốc: có vai trò tham mưu theo ngành và quản lý theo tuyến của các phòng ban. *Phòng Kinh doanh: Bao gồm các bộ phận sau: Marketting, Bán hàng, Bảo hành. - Tìm hiểu điều tra thị trường, lập phương án Marketing sản phẩm - Lập các phương án quảng cáo, tiếp thị, tham gia các kỳ Hội chợ - Tổ chức triển khai, giám sát việc thực hiện các phương án đã được Ban Giám đốc phê duyệt. - Tiếp cận, khai thác và tham gia thương thảo các Hợp đồng kinh tế và tổ chức bán hàng. - Quản lý danh sách khách hàng và đánh giá sự thoả mãn khách hàng - Hỗ trợ cho Ban Giám đốc Công ty về quan hệ khách hàng, giá cả, cải tiến sản phẩm. - Tiếp cận yêu cầu khách hàng và xử lý thông tin. - Tổng hợp, thu nhận ý kiến phản hồi của khách hàng báo cáo để Ban Giám đốc xây dựng kế hoạch chung - Bộ phận bảo hành: chịu trách nhiệm theo dõi sản phẩm bảo hành. Thu thập thông tin về lỗi của sản phẩm cho Phòng kỹ thuật. *Phòng kế toán: tham mưu cho Giám đốc về mặt thống kê tài chính, chịu trách nhiệm quản lý tài sản, hạch toán kinh tế theo quy định của Nhà nước, quy chế của Công ty, thực hiện những công việc thuộc những vấn đề liên quan đến tài chính, vốn, tài sản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong kỳ kinh doanh. Lập các bảng thanh quyết toán, công khai toàn bộ tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong kỳ. Tập hợp số liệu lập Báo cáo Tài chính - Đề xuất với Ban Giám đốc phương án tổ chức công tác kế toán, các phương án tiết kiệm chi phí để hạ giá thành sản phẩm đồng thời thông tin cho Ban Giám đốc những hoạt động tài chính để kịp thời điều chỉnh quá trình kinh doanh trong Công ty. - Khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. *Phòng Hành chính – Nhân sự - Lưu giữ hồ sơ cán bộ công nhân viên toàn Công ty - Nắm chắc chất lượng trình độ cán bộ công nhân viên, đề xuất những người có khả năng vào vị trí lãnh đạo. - Theo dõi khen thưởng thi đua đối với cán bộ công nhân viên, đề xuất nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với từng cá nhân có thành tích hay vi phạm kỷ luật. - Theo dõi quyết toán các chế độ lương bổng, đãi ngộ, BHXH, BHYT hàng tháng, các chế độ theo quy định hiện hành đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động. - Xử lý các việc phát sinh từng ngày liên quan đến nhận sự trong Công ty. *Xưởng sản xuất - Tổ chức triển khai sản xuất theo kế hoạch, hoặc theo yêu cầu - Giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm - Tổ chức kiểm tra định kỳ, bảo dưỡng các máy móc thiết bị sản xuất CƠ CẤU XƯỞNG SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC P.Kế hoạch - Kỹ thuật QUẢN ĐỐC Tổ hàn Tổ sơn Tổ Cân bằng cánh Tổ lắp ráp hoàn thiện KCS T.tâm gia công tạo phôi công nghệ cao CNC 2.1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty 2.1.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với quy mô kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty, công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này Công ty chỉ tổ chức một phòng Tài chính Kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập báo cáo toàn Công ty. Phòng Tài chính Kế toán của Công ty là tập hợp những cán bộ, nhân viên kế toán cùng với những trang thiết bị kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Bộ phận kế toán Công ty có nhiệm vụ thực hiện nhiều khâu công việc kế toán, do đó được phân chia theo các phần kế toán để thực hiện theo từng phần việc cụ thể. Chức năng của phòng Tài chính Kế toán Công ty là cung cấp đầy đủ, toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của Công ty nhằm giúp Giám đốc Công ty điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị đạt hiệu quả cao. Phòng tài chính kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động tài sản của đơn vị, qua đó quản lý chặt chẽ và bảo vệ tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng tài sản đó. - Phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh cũng như kết quả của quá trình kinh doanh đem lại nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh. - Phản ánh được cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản quy cho việc kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh. Ngoài ra phải xác định được kết quả lao động của người lao động để khuyến khích lợi ích vật chất và tinh thần nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phòng Tài chính Kế toán còn cung cấp các thông tin cần thiết để ra các quyết định quản lý, đem lại hiệu quả tối ưu. Đối với khách hàng, các nhà cung cấp, phòng Tài chính Kế toán sẽ giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để quyết định các vấn đề đầu tư đạt hiệu quả cao. Đối với Nhà nước phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tính toán và kiểm tra việc chấp hành nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Từ những yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của Công ty, Phòng Tài chính Kế toán của Công ty hiện nay gồm có 6 kế toán, mỗi kế toán chịu trách nhiệm cho từng phần hành kế toán cụ thể. SĐ 2.3: Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh Kế toán trưởng KT Vốn bằng tiền và thanh toán KT vật tư NVL, CCDC, TSCD Kế toán thuế, tổng hợp BCTC KT CP SX và GTSP KT tiền Lương, BHXH.. Thủ quỹ Quan hệ trực tuyến Quan hệ phối hợp -Trưởng phòng Tài chính Kế toán (KTT): Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tác tài chính kế toán của Công ty, lập và thực hiện kế hoạch tài chính,... -Kế toán vật tư, TP, TSCD: có nhiệm vụ hạch toán và theo dõi tình hình tăng giảm (N-X-T kho) của NVL, CCDC, TP, TSCD trong công ty. -Kế toán vốn bằng tiền và công nợ: Phụ trách việc thu chi tiền séc, tiền mặt và thanh toán các khoản công nợ trong toàn Công ty, phụ trách công tác giao dịch và hạch toán với Ngân hàng về tiền gửi, tiền vay. -Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm: có nhiệm vụ xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tổ chức tập hợp, kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất theo từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí đã xác định, theo các yếu tố chi phí và khoản mục giá thành; lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố và định kỳ tổ chức phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp; tổ chức kiểm kê và đánh giá khối lượng sản phẩm dở dang khoa học, hợp lý, xác định giá thành và hạch toán giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác. -Kế toán tiền lương và các quỹ trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chức công tác ghi chép, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tổ chức cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương hợp lý, tính lương phải trả cho công nhân viên, trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ theo từng đối tượng chịu chi phí theo đúng chính sách, chế độ về lao động tiền lương, chế độ phụ cấp đối với người lao động. -Kế toán thuế, tổng hợp BCTC: Trực tiếp phối hợp với các nhân viên kế toán khác để nhanh chóng Lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính đúng thời gian yêu cầu, kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ phận quản lý có liên quan để đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. giảm thiểu các chi phí về thuế, cũng như đem lại các cơ hội đầu tư của doanh nghiệp. -Thủ quỹ: quản lý thu, chi tiền mặt tại công ty 2.1.1.4.2. Tổ chức công tác kế toán -Niên độ kế toán của Công ty được bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt nam. Đối với ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá liên Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi ra đồng Việt nam. -Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính -Hình thức kế toán áp dụng: Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán Công ty và căn cứ vào đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung”, và tổ chức hạch toán bằng phần mềm kế toán - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: +Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo phương pháp giá gốc + Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền. -Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đường thẳng. -Kê khai thuế : Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng tháng nộp tờ khai thuế tại Chi cục thuế quận Thanh Xuân; công ty kê khai và nộp thuế TNDN, các lại thuế, phí, lệ phí khác theo quy định hiện hành. 2.1.1.5. Tổ chức vận dụng hệ thống kế toán, hình thức sổ kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán SmartSoft của Cty phần mềm kế toán Việt Nam – 38 Vũ Ngọc Phan Hà Nội. Chức năng chủ yếu của phần mềm: xử lý các thông tin tài chính của doanh nghiệp để lập được báo cáo Tài chính và báo cáo quản trị phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. +Trình tự ghi sổ kế toán: -Chứng từ kế toán -Các nhiệp vụ KT Sổ kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Phần mềm Kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại -Báo cáo Tài chính -Báo cáo quản trị Chú thích: -Nhập số liệu hàng ngày -In sổ, báo cáo cuối kỳ -Đối chiếu, kiểm tra Trích màn hình Phần mềm kế toán Công ty áp dụng:  - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán (Phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy Báo nợ...) Theo quy trình của phần mềm kế toán đã được lập trình, các thông tin đã nhập được tự động nhập vào sổ Kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, số cái các Tài khoản) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo Tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với báo cáo Tài chính. Sau đó thực hiện thao tác để in BCTC theo quy định. Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Các loại sổ : - Sổ tổng hợp: số Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái các TK - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các TK, thẻ kế toán chi tiết 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. 2.2.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu 2.2.1.1. Đặc điểm Nguyên vật liệu. Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm quạt (quạt li tâm, hướng trục, máy hút bụi di động, hệ thống hút lọc bụi) với các chủng loại sản phẩm đa dạng theo đơn đặt hàng của khách hàng, do vậy lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất là rất lớn chiếm gần 80% tổng chi phí sản xuất. NVL dùng cho sản xuất chủ yếu là thép lá, động cơ, vòng bi,... có những đặc điểm và đặc trưng như: + NVL đa dạng về chủng loại. + Về mặt hiện vật, các loại NVL tiêu hao cho sản xuất của công ty chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định nên khi tham gia vào sản xuất giá trị của NVL được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Tại công ty có nhiều loại NVL khác nhau đòi hỏi phải được phân loại mới tổ chức tốt được công tác quản lý và hạch toán. Vì vậy NVL trong công ty được phân loại căn cứ theo nội dung tính chất kinh tế của NVL. Theo cách phân loại này, NVL của doanh nghiệp được chia ra thành: + Nguyên liệu, vật liệu chính: động cơ, thép (thép lá, thép trục, thép hộp, thép hình, thép góc..., vòng bi, moay ơ, bulông. + Vật liệu phụ: mác, sơn, que hàn, mũi khoan, đá mài, đá cắt... + Nhiên liệu: dầu, gas, hóa chất, khí acgông, oxy.. để hoàn thiện sản phẩm. + Phế liệu thu hồi: được nhập từ quá trình sản xuất là những loại sản phẩm hỏng, kém phẩm chất, không đạt yêu cầu kỹ thuật: tôn đề xê... 2.2.2. Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu. Để thuận lợi trong công việc ghi chép, hạch toán, khi sử dụng phần mềm kế toán Vasj công ty thực hiện mã hoá các đối tượng. 2.2.2.1. Khai báo danh mục Tài khoản. Bảng 2.1. Trích danh mục Hệ thống Tài khoản Công ty áp dụng hệ thống kế toán theo quyết định số 15/2006/ Q Đ- BTC. Để phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, Công ty mã hóa các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ hoạt động của công ty theo đúng quy định hiện hành. 2.2.2.2.Khai báo danh mục chứng từ hạch toán Trong danh mục này có đầy đủ các loại phiếu nhập số liệu, vào chi tiết mỗi loại phiếu để thêm mới hoặc chỉnh sửa mã hạch toán. Trong mỗi loại phiếu đã mặc định một số lượng các mã hạch toán cụ thể.  Biểu 2.2.Trích danh mục chứng từ hạch toán của Công ty: 2.2.2.3. Khai báo danh mục đối tượng (khách hàng). Để phân biệt các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác nhau công ty đã sử dụng hệ thống mã hoá như sau: - Khi phát sinh quan hệ với các khách hàng, căn cứ vào các thông tin của khách hàng mà công ty nhập các thông tin cần thiết vào máy. Từ màn hình nhập liệu, kế toán chọn đối tượng “Khách hàng” Biểu 2.3. Trích màn hình cập nhật danh mục đối tượng khách hàng của Công ty: 2.2.2.3. Khai báo danh mục nhóm hàng Biểu 2.4.Trích “Danh mục nhóm hàng” của công ty: Biểu 2.6.Trích màn hình danh mục vật tư hàng hoá của công ty: 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.3.1.Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài và mua trong nước. Khi đó giá trị thực tế của NVL nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà theo thoả thuận trong hợp đồng do Công ty phải chịu. Ví dụ: Trích hoá đơn mua nguyên vật liệu nhập kho theo hóa đơn GTGT số 1049 ngày 16/1/2008 của Công ty TNHH Thép Mê Lin: Nhập kho 1.104 kg thép lá cán nguội 1.5mm (TL1.5mm),đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT là 13.047,62, thành tiền 14.404.571. Nhập kho 2.232 kg thép lá 3.0mm (TL3.0mm), đơn giá chưa có VAT là 12.000 đ, thành tiền 26.784.000 đồng và 2.944kg thép tlá 4.0mm (TL4.0mm). Cộng tiền hàng là: 76.796.952đồng. Thuế GTGT (5%) là : 3.839.848đồng. Tổng cộng thanh toán là: 80.636.800đồng. Chi phí bốc dỡ về đến kho cho lô hàng trên là: 575.000 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT, (Chi phí vận chuyển bốc dỡ phân bổ theo tiêu thức giá trị). Như vậy, trị giá vốn thực tế nhập kho của 1.104kg TL1.5mm được xác định như sau: - Giá mua: 14.404.571 đồng - Chi phí vận chuyển, bốc xếp: = 575.000/76.796.952 * 14.404.571 = 107.851 đồng Trị giá vốn thực tế nhập kho của TL1.5mm bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển bốc dỡ là (14.404.571 + 107.851) = 14.512.422 đồng 2.2.3.2.Giá gốc nguyên vật liệu xuất kho Công ty áp dụng tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Theo phương pháp này, khi xuất kho NVL phục vụ cho việc sản xuất thì kế toán chỉ nhập số liệu vào phần mềm kế toán số lượng NVL xuất kho. Đến cuối tháng phần mềm tự động tính giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Ví dụ: Tình hình tồn đầu kỳ, nhập, xuất trong tháng 1/2008 của TL1.5mm như sau: -Số lượng tồn đầu kỳ: 13.353 kg, trị giá : 157.854.635 đ -Số lượng nhập kho ngày 16/01/08 là 1.104 kg, trị giá 14.512.422đ -Ngày 11/01/08: xuất cho sản xuất sản phẩm: 2500 kg Như vậy, trị giá thực tế xuất kho TL1.5mm ngày 18/1 được tính theo công thức: Trị giá tt TL1.5mm xuất kho = 157.854.635+14.512.422 x 2500 13.353 + 1.104 = 29.806.851 2.2.4 Thủ tục nhập – xuất kho và chứng từ sử dụng 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng nguyên, vật liệu cho từng đơn đặt hàng, Phòng Kế hoạch lập kế hoạch và tổ chức thu mua cho từng loại nguyên vật liệu. Kế hoạch thu mua chủ yếu thực hiện với các loại nguyên, vật liệu chính là thép các loại phục vụ cho nhu cầu sản xuất sản phẩm. Nguyên, vật liệu nhập kho của Công ty đều được mua ngoài và thu mua từ đơn vị ở trong nước. Động cơ mua của Công ty CP Chế tạo máy điện Việt Nam Hungari, thép mua của Cty TNHH Thép Mê Lin, gối, moay ơ, puly được mua của Cty TNHH Cơ điện Đại Dương, vòng bi chủ yếu dùng vòng bi SKF mua của Cty CP Kim khí Hà Nội. Đối với các loại nguyên, vật liệu chính, công ty chủ yếu mua dưới hình thức hợp đồng với nhà cung cấp. Căn cứ vào đơn đặt hàng Phòng kế hoạch có trách nhiệm lập kế hoạch thu mua các loại nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. Công ty ký hợp đồng thương mại mua thép với Công ty TNHH Thép Mê Lin, động cơ với Cty Cổ phần Chế tạo Máy điện Việt nam Hungari thường là 1 năm ký 1 lần. Căn cứ theo nhu cầu sản xuất, Công ty gửi đơn đặt hàng đến Công ty TNHH Thép Mê Lin, Cty Việt Hung. Chậm nhất sau 3 ngày sau khi bên bán nhận được đơn đặt hàng, Công ty Mê Lin chuyển hàng về kho của Công ty theo như thỏa thuận trong hợp đồng và số lượng NVL theo đơn đặt hàng. Khi nhận được Hóa đơn của bên bán, Phòng kế hoạch kiểm tra số lượng từng NVL với đơn đặt hàng. Trước khi NVL được nhập kho, Công ty lập ban kiểm ngiệm và tiến hành kiểm nghiệm vật tư, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”- 02VT. Căn cứ vào Hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư tiến hành lập “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, sau khi làm thủ tục nhập kho và ký nhận của các bên liên quan, 1 liên giao cho bên bán, 1 liên chuyển lên phòng kế toán, 1 liên thủ kho giữ lại làm căn cứ ghi sổ. Trích bộ chứng từ liên quan đến nhập kho NVL ngày 16/01/2008 như sau: Biểu 2.7 ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 01/ 2008 Kính gửi: Cty TNHH Thép Mê Lin. Tôi: Vũ Văn Bình – Đại diện Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Mã số thuế: 0101033805 Điện thoại: 04.35563500 Địa chỉ: Tổ 2 cụm 5 Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội Yêu cầu Công ty TNHH Thép Mê Lin cung cấp một số mặt hàng sau: Số TT Tên hàng Đơn vị Tính Số lượng Ghi chú 1 ThÐp l¸ 1.5mm Kg 1.104 2 Thép lá 3.0mm Kg 2.232 3 Thép lá 4.0 Kg 2.944 Cộng 6.280 Bằng chữ: Sáu ngàn hai trăm tám mươi kg Hà Nội, ngày 10/01/2008 ...... Biểu 2.8 HOÁ ĐƠN (GTGT) ( Trích) ( Liên 2: giao cho khách hàng) Số: 0001049 Ngày 16/01/2008 Ký hiệu: ML2007T Đơn vị bán: Công ty TNHH Thép Mê Lin Địa chỉ: KCN Quang Minh – Mê Linh – Vĩnh Phúc Mã số thuế: 2500222727 Họ trên người mua hàng: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Mã số thuế: 0101033805 Địa chỉ: Tổ 2 cụm 5 Khương Đình – Thanh Xuân – Hà Nội STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép lá 1.5mm kg 1.104 13.047,62 14.404.571 2 Thép lá 3.0mm Kg 2.232 12.000,00 26.784.000 3 Thép lá 4.0mm Kg 2.944 12.095,24 35.608.381 Cộng tiền 76.796.952 VAT( 10%) 3.839.848 Tổng cộng tiền thanh toán 80.636.800 Bằng chữ: Tám mươi triệu sáu trăm ba mươi sáu ngàn tám trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.9 Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Ngày 15/01/08 Căn cứ hóa đơn GTGT số 1049 ngày 16/01/2008 của Công ty TNHH Thép Mê Lin Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: ...., Quản lý xưởng sản xuất - Trưởng ban kiểm nghiệm Ông:.... , Trưởng phòng KCS - Tổ trưởng Ông:.... ,Thủ kho - Tổ viên Đã kiểm nghiệm các loại Số TT Tên nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất 01 Thép lá 1.5 TL1.5 SL, CL Kg 1.104 1.104 0 Thép lá 3.0 TL3.0 SL, CL kg 2.232 2.232 0 02 Théplá 4.0 TL4.0 SL, CL Kg 2.944 2.944 0 Cộng 6.280 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : đủ số lượng, đảm bảo chất lượng Đại diện kỹ thuật Tổ trưởng Trưởng ban Biểu 2.10 (Trích) Công ty TNHH Thép Mê Lin BIÊN BẢN GIAO HÀNG Hôm nay, ngày 16 tháng 01 năm 2008, Chúng tôi gồm: Bên bán hàng: Công ty TNHH Thép Mê Lin Bên mua hàng: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh Chúng tôi đã cùng kiểm tra số lượng và chất lượng của lô hàng như sau: TT Tên hàng Mã số ĐV tính Số lượng Chất lượng 01 Thép lá 1.5 TL1.5 Kg 1.104 Đảm bảo 02 Thép lá 3.0 TL3.0 Kg 2.232 Đảm bảo 03 Thép lá 4.0 TL4.0 Kg 2.944 Đảm bảo Kết luận: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh đã nhận đủ số hàng đảm bảo chất lượng theo biên bản này và hoá đơn tài chính số 11050 ngày 15/01/2008 Bên nhận hàng Bên giao hàng Biểu 2.11: Trích hóa đơn vận chuyển lô hàng trên như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) -( Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 15/01/2008 Số: 01580 Ký hiệu: HT/2008B Đơn vị bán: Công ty TNHH vận tải Thành Hưng. Họ trên người mua hàng: Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. STT Tên hàng Đơn vị SL ĐG TT 1 Bốc dỡ thép Lần 01 575.000 575.000 Cộng tiền 575.000 VAT( 10%) 57.500 Tổng cộng tiền thanh toán 632.500 Bằng chữ: Sáu trăm ba mươi hai nghìn, năm trăm đồng chẵn Trích phiếu nhập kho lô hàng trên như sau: Biểu 2.12: PHIẾU NHẬP KHO (Trích) Ngày 16 tháng 01 năm 2008 Nợ TK152 Số : 09 Có TK331 - Họ và tên người giao : .... - Theo Hoá đơn số 1049 ngày 16 tháng 01 năm 2008 của Công ty TNHH Thép Mê Lin - Nhập tại kho: A Địa điểm : Công Ty TNHH ... STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư... Mã số ĐV tính Số lượng Đơn Giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Thép lá 1.5mm TL1.5 Kg 1.104 1.104 13.047,62 14.404.571 Thép lá 3.0mm TL3.0 2.232 2.232 12.000,00 26.784.000 12 Thép lá 4.0mm TL4.0 Kg 2.944 2.944 12.095,24 35.608.381 Cộng 76.796.952 (Bảy mươi sáu triệu, bảy trăm chín mươi sáu ngàn chín trăm năm mươi hai đồng) Số chứng từ gốc kèm theo : 01 chứng từ gốc Ngày 16/01/2008 Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Kế toánVT Đối với các loại nguyên vật liệu chính thu mua nhập kho, hình thức thanh toán chủ yếu với khách hàng là mua trả chậm . Việc thanh toán với người bán được theo dõi trên sổ chi tiết với người với người bán. Sổ này được lập riêng cho từng khách hàng. Đối với các loại vật liệu phụ mua trên thị trường mà không sử dụng hợp đồng thì đơn vị thường mua theo phương thức tạm ứng. Cán bộ thu mua được tạm ứng khi đi mua NVL. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà Công ty đưa ra, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường được sử dụng cho nhiều lần mua hàng. Mỗi khi vật liệu mua về nhập kho, cán bộ thu mua hàng lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Cán bộ thu mua vật liệu phải viết giấy đề thanh toán, sau đó kế toán thanh toán sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho, giấy biên nhận. Mỗi lần mua vật liệu, kế toán sẽ trừ dần vào số tiền được tạm ứng của cán bộ thu mua NVL. Khi hết số tiền được tạm ứng, nhân viên sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng, nếu số đã tạm ứng trong tháng chi mua không hết sẽ chuyển số dư trong tháng tiếp theo. Nếu số tiền mua hàng lớn hơn số tiền đã tạm ứng thì kế toán lập Phiếu chi thanh toán số tiền còn thiếu đó. Ví dụ, sau khi mua vật liệu về nhập kho (Phiếu nhập kho số 02/1 ngày 3/1/2008), cán bộ thu mua NVL viết giấy đề nghị thanh toán như sau: Biểu 2.13 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gửi: Giám đốc công ty.... Tôi là: Nguyễn Hữu Phúc Công tác tại phòng kế hoạch Được Giám đốc giao nhiệm vụ mua vật tư phục vụ cho sản xuất. Tôi có chi các khoản sau: Mua 250 kg que hàn nhập kho theo phiếu nhập kho số 02 ngày 03/01/2008. Số tiền 1.700.000 đ Bằng chữ: Một triệu bảy trăm ngàn đồng. Tôi xin cam đoan khoản chi trên là đúng sự thật, nếu sai sót tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Hà Nội, ngày 3/1/2008 Người đề nghị Phụ trách bộ phận Giám đốc Kế toán kiểm tra giấy đề nghị trên và lập giấy thanh toán tạm ứng như sau: Biểu 2.14 GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày 03/01/2008 Họ tên người thanh toán: Nguyễn Hữu Phúc Địa chỉ: phòng kế hoạch. Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng kỳ trước chi chưa hết 200.000 II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số … ngày 03/1/2008 1.700.000 III. Số chênh lệch 1…. 2.Chi quá số tạm ứng 1.500.000 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập “Phiếu chi” để thanh toán số chi quá tạm ứng trên như sau: Biểu 2.15 PHIẾU CHI Ngày 03/01/2008 Quyển số: 01/08 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Hữu Phúc Nợ TK152 Địa chỉ: nhân viên phòng Kế hoạch Có TK111 Lý do chi: Chi mua que hàn Số tiền: 1.500.000 đ. Bằng chữ: Một triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Giám đốc KTT Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền. 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụng. Là một doanh nghiệp sản xuất nên NVL xuất kho của công ty chủ yếu là xuất cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và hoàn thiện sản phẩm Trích quy trình xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty như sau: Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, nhân viên thống kê phân xưởng hoặc nhân viên của bộ phận sử dụng sẽ viết “Phiếu đề nghị lĩnh vật tư”. Biểu 2.16 CÔNG TY TNHH TM & XD PHƯƠNG LINH PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Ngày 18/1/2008 Kính gửi: Ông giám đốc công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Tên tôi là : Nguyễn Hữu Huy. Đơn vị: Tổ cắt Đề nghị cấp vật tư sau cho PX cắt: TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Mục đích sử dụng Đề nghị Thực lĩnh 1 Thép lá 1.5mm Kg 2.500 2.500 Cắt áo quạt LTN12 Người đề nghị Quản đốc PXSX Giám đốc Quản đốc phân xưởng ký vào giấy rồi chuyển lên cho Giám đốc duyệt. Sau đó chuyển lên Phòng kế toán, kế toán căn cứ trên số lượng được duyệt viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên giao cho người lĩnh mang xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi số lượng thực xuất lên phiếu xuất kho và cùng người lĩnh ký nhận vào phiếu xuất kho. Sau khi có đầy đủ chữ ký, thủ kho giữ lại một liên làm căn cứ ghi thẻ kho, một liên giao cho bộ phận lĩnh, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán, tính trị giá thực tế NVL xuất kho theo PP bình quân cả kỳ, do vậy đến cuối tháng phần mềm tự động tính đơn giá trung bình NVL xuất kho. Trích phiếu xuất kho số 03: Biểu 2.17 CÔNG TY TNHH… PHIẾU XUẤT KHO Ngày 18 tháng 01 năm 2008 Nợ TK621 Số : 03 Có TK152 -Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Hữu Huy. -Lý do xuất: Tổ cắt. -Xuất tại kho : Vật liệu Địa điểm : Công ty TNHH.. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Thép lá 1.5mm Kg 2.500 2.500 Cộng 2.500 Bằng chữ: hai nghìn năm trăm kilogam Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.18 CÔNG TY TNHH TM & XD PHƯƠNG LINH PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Ngày 20/1/2008 Kính gửi: Ông giám đốc công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Tên tôi là : Thái Đức Tuệ Đơn vị: Tổ sơn. Đề nghị cấp vật tư sau cho Tổ sơn: TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Mục đích sử dụng Đề nghị Thực lĩnh 1 Sơn Aemo 7211 Kg 250 Người đề nghị Quản đốc PXSX Giám đốc Biểu 2.19 CÔNG TY TNHH… PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 01 năm 2008 Nợ TK621 Số : 04 Có TK152 -Họ và tên người nhận hàng : Thái Đức Tuệ -Lý do xuất: Xuất sơn cho Tổ sơn -Xuất tại kho : VL địa điểm : Công ty TNHH.. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Sơn Aemo 7211 Kg 250 250 Cộng 1.500 Số chứng từ gốc kèm theo: 01 2.2.5. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công Ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song 2.2.5.1.Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liêu tại kho. Hiện nay, NVL mua về được bảo quản trong kho theo từng loại: nguyên liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu…Tại mỗi kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ phát sinh như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,...thủ kho sử dụng thẻ kho được kế toán lập sẵn đẻ theo dõi việc nhập – xuất nguyên, vật liệu theo đúng số lượng. Cuối ngày, thủ kho tính số lượng của từng loại nguyên, vật liệu tồn kho trên thẻ kho. Định kỳ năm ngày, thủ kho sắp xếp chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển toàn bộ chứng từ đã được vào thẻ kho cho nhân viên phòng kế toán sau khi yêu cầu nhân viên phòng kế toán đến nhận chứng từ kiểm tra và ký xác nhận vào thẻ kho. Ví dụ: Tháng 01/2008 tại kho Vật liệu, căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 16/01/2008, phiếu xuất kho số 03 ngày 18/01/2008, phiếu xuất kho số 07 ngày 23/01, thủ kho lập thẻ kho vật liệu như sau: Biểu 2.2 Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2008 Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép lá 1.5mm Đơn vị tính: kg Mã số: TL1.5 STT Chứng từ Diễn giải Ngày NX Số lượng Ký XN KT SH N Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 13.353 1 PN 09 15/1 Nhập kho 1.104 14.457 2 PX 03 18/1 Xuất tổ cắt 2.500 11.957 3 PX 07 23/1 Xuất kho 550 11.407 Cộng 1.104 3.050 2.2.5.2.Tổ chức hạch toán nguyên vật liêu tại phòng kế toán. 2.2.5.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng. -Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT (bên bán hàng), biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê hàng tồn kho. -Tài khoản sử dụng: +TK 152: Nguyên liệu, vật liệu +TK 151: Hàng mua đang đi trên đường. Và các TK liên quan khác: TK 331, TK133, TK111, TK112, TK621, ... 2.2.5.2.2. Quy trình kế toán nhập kho. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu đã được trình bày ở mục 2.2.4.1. Căn cứ vào Hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, sau khi kiểm tra chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Biểu 2.22.Trích màn hình nhập liệu của Phiếu nhập mua Quá trình nhập liệu được mô tả như sau: Từ màn hình nền, phần Giao dịch kế toán chọn Nhập mua hàng\Mới, kế toán nhập dữ liệu vào các phần sau: -“Mã khách”: nhập KB002 phần mềm sẽ tự động hiện ra tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế - “Người giao hàng”: Chị Hạnh - “Diễn giải”: Nhập mua thép - “Hợp đồng”: HĐMB01/01/08ML - “Mã kho nhập” : KVL - “Số phiếu nhập”: - “Ngày phiếu nhập”: 16/01/2008 - “Số Hoá đơn”: 1049 - “Ngày Hoá đơn” : 16/01/2008 - “Mã nx/Có TK”: 3311 -Tại ô “mã hàng”: nhập mã TL1.5 máy tự động hiện ra thông tin về vật tư này: + Tên hàng: Thép lá 1.2mm – 1.5mm + ĐVT : kg -Tại ô “số lượng”: nhập 1.104 -Tại ô “giá nhập”: 40.450 Khi đó phần mềm kế toán tự động tính trị giá ở cột thành tiền -Tại ô “mã hàng”(STT2) nhập mã TL3.0 máy tự động hiện ra thông tin về vật tư này: +Tên vật tư: Thép lá 3.0mm +Đơn vị tính: kg -Tại ô “số lượng”: nhập 2.232 -Tại ô “giá nhập”: 12.000,00 Khi đó máy tự động tính trị giá ở cột thành tiền - Tại ô “mã hàng” nhập TL4.0 máy tự động hiện ra thông tin về vật tư này: + Tên vật tư: Thép lá 4.0mm + Đơn vị tính: kg - Tại ô số lượng nhập: 2.944 - Tại ô giá nhập: nhập 12.095,24 Khi đó máy tự động tính trị giá ở cột Thành tiền -Tại mã “Thuế suất”: Nhập 05 – Thuế suất GTGT đầu vào 05%. Phần mềm kế toán tự động tính ra tổng tiền hàng, chiết khấu, thuế , tổng tiền thanh toán. -Tại ô “chi phí mua”: 575.000, chọn “phân bổ theo giá trị”. Sau khi nhập xong dữ liệu, kích vào ô “chấp nhận” thì phần mềm kế toán tự động xử lý và chuyển các thông tin vào các sổ liên quan. Kế toán có thể xem, lọc, in phiếu. Để xem, in Phiếu Nhập mua vừa nhập. Kế toán quay trở lại phiếu Nhập mua hàng, di chuyển con trỏ tới vị trí của PNM đó, sau đó nhấn nút “sửa phiếu” hoặc “in phiếu”. 2.2.5.2.3. Quy trình kế toán xuất kho Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu đã được trình bày ở mục 2.2.4.2. Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư của phân tổ cắt, sau khi kiểm tra chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Biểu 2.23. Trích màn hình nhập liệu “Phiếu xuất kho”  Quy trình nhập liệu được mô tả như sau: Từ màn hình nền, kế toán chọn Giao dịch kế toán\Phiếu xuất kho. Kế toán vật tư tiến hành nhập dữ liệu như sau (nhập dữ liệu theo Phiếu đề nghị lĩnh vật tư số ....ngày 18/01/08) - Loại phiếu xuất: có các mã + 2: xuất nội bộ, (xuất cho sản xuất, sử dụng” + 3: xuất điều chuyển kho + 4: xuất trả lại người bán + 9: xuất khác Kế toán chọn mã 2 - xuất nội bộ (xuất cho sản xuất) - Mã khách: khi nhập mã khách phần mềm tự động hiện ra tên, địa chỉ - Người nhận hàng: Nguyễn Văn Đường - Diễn giải: Xuất sản xuất - Mã kho: KVL - Số Phiếu xuất: - Ngày phiếu xuất: - Tại ô Mã hàng nhập TL1.5, máy tự động hiện ra thông tin về vật tư + Tên hàng: Thép lá 1.2 – 1.5mm + Đơn vị tính: kg - Tại ô số lượng: nhập số lượng -Tại ô “TK Nợ”: TK 621 -Tại ô “TK Có”: TK 1521 -Tại ô “số lượng”: nhập 2.500 -Tại ô “Giá VNĐ” và ô “Thành tiền VNĐ”: không nhập dữ liệu, cuối tháng phần mềm tự tính giá. Sau khi nhập xong dữ liệu, kích vào ô “nhận” thì phần mềm kế toán tự động xử lý và chuyển các thông tin vào các sổ liên quan. Để xem, in PXK, kế toán quay lại PXK, di con trỏ dến phiếu cần xem, sau đó nhấn “xem phiếu”, in phiếu... tùy theo yêu cầu sử dụng thông tin Sau khi nhập xong dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán tự động xử lý thông tin chuyển sang các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu. Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK152. Trích sổ NKC, sổ NK mua hàng, NK chi tiền, sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái TK621, TK152 của công ty có mẫu như sau: Biểu 2.24. Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2008 Đơn vị tính: NT GS Chứng từ Diễn giải Đã GSC Số TT dòng SHTK ĐƯ Số phát sinh SH Ngày Nợ Có A B C D E G H 1 2 Trang tr CS ...... 31.1 BPBNVL Xuất NVL cho SX 621 357.214.117 152 357.214.117 31.1 KC CPNVL 154 357.214.117 621 357.214.117 31/1 KC CPNCTT 154 73.527.700 622 73.527.700 31.1 ..... ..... Cộng chuyển trang sau ...... ...... Ngày 31/01/2008 Biểu 2.25. Công ty TNHH... SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm 2008 NT GS Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán SH NT TK 152 TK 133 TK khác SH ST 017761 03.1 Mua thép của Cty Mê Lin ......... ........ 07.1 Mua động cơ của Cty Việt Hung ........ ....... 017792 07.1 Mua gối + pu ly của Cty Đại Dương .... 08.1 Mua vòng bi của Cty Kim khí HN .... 10.1 11021 10.1 .... 11050 ...... ....... Cộng phát sinh tháng 01/2008 Biểu 2.26 Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm 2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi có TK111 Ghi nợ các TK SH NT TK152 TK153 TK642 TK khác Số tiền Số hiệu ..... 03.01 Mua que hàn 1.425.000 1.425.000 10.01 Nộp thuế MB 1.000.000 1.000.000 3338 16.01 Nộp tiền ĐT tháng 12.07 4.264.135 4.264.135 429.818 1331 15.01 Chi phí VC .632.500 575.000 57.500 1331 ...... .... .... .... .... ..... Cộng phát sinh T01/08 .... 17.350.500 .... ..... .... .... Biểu 2.27. Công ty TNHH... SỔ CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU Tháng 01/2008 Tài khoản: TK1521. Kho:NVL Tên quy cách vật liệu: Thép lá 1.2 – 1.5mm . Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn Giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL Tiền SL Tiền SL Tiền Số dư ĐK 11.822 13.353 157.854.635 Số phát sinh tháng 1 PNK09 03.01 Nhập thép của Cty Mê Lin 331 12.952,38 1.472 19.065.903 PXK03 11.01 Xuất cho tổ cắt SXVG 621 12.011,12 50 600.556 16.01 Nhập kho Cty Mê Lin 331 13.047,62 1.104 14.404.572 Cộng PS tháng 1 2.576 33.470.475 600.556 Tồn ngày 31/01/08 15.879 190.724.554 Biểu 2.2.8. Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU Tháng 01 năm 2008 Tên nguyên, vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ĐG GT SL GT SL GT SL ĐG GT ..... Nhãn quạt 2.307 4.318 9.961.626 TL1.2-1.5mm 13.353 11.822 157.854.635 2.576 33.470.475 50 600.556 15.879 12.011 190.724.554 Thép lá 2.0 10.771 12.085 130.162.806 1447 17.501.812 1075 12.991.732 11.143 12.086 134.672.886 .... Túi lọc bụi 80 3.040.000 25 950.000 55 38.000 2.090.000 Vòng bi 22309 20 228.000 4.560.000 14 3.192.000 6 228.000 1.368.000 ...... Cộng ... .... .. .... .... ..... .... ... .... Ngày 31/01/2008 Biểu 2.30 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN (Từ ngày 01/01 đến ngày 31/01) Tài khoản: 331. Đối tượng: Công ty TNHH Thép Mê Lin Loại tiền: Việt Nam đồng. NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có -Số dư đầu kỳ 269.519.677 -Số PS trong kỳ 03/01 992 03/01 Mua hàng chưa trả tiền 152 100.210.275 133 5.010.514 Vay NH t.toán 311 110.000.000 08/01 1012 08/01 Mua hàng chưa trả tiền 152 43.421.911 133 2.171.096 09/1 SP 25/1 Trả tiền hàng 112 61.000.000 16/1 1049 16/1 Nhập mua thép 152 76.796.959 133 3.839.848 Vay NH t.toán 311 80.500.000 Cộng PS 251.500.000 231.450.603 Dư cuối kỳ 249.470.280 Biểu 2.31 SỔ CÁI Tháng 01/ 2008 Tên TK: Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp Ngày GS Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung SHTK Đối ứng Số tiền SH Ngày Tr.sổ STT Nợ Có -Số dư đầu năm -Số phát sinh trong tháng 31.1 BPBNVL Xuất NVL cho SX sản phẩm 152 357.214.117 31.1 Kết chuyển CP NVL trực tiếp 154 357.214.117 Cộng phát sinh tháng 01/08 357.214.117 357.214.117 Dư ngày 31/01/08 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 2.32 SỔ CÁI Tháng 01/ 2008 Tên TK: nguyên, vật liệu Ngày GS Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung SHTK Đối ứng Số tiền SH Ngày Tr.sổ STT Nợ Có -Số dư đầu năm 236.554.387.5 -Số phát sinh trong tháng 31.1 NK chi tiền Chi TM trả khách hàng 111 17.350.500 31.1 SCTTU Mua NVL bằng tiền tạm ứng 141 1.500.000 31.1 NK MH Mua NVL chưa trả tiền 331 274.007.000 31.1 Bảng PB NVL Xuất dùng cho SX 621 357.214.117 Cộng phát sinh tháng 01/08 301.157.500 357.214.117 Dư ngày 31/01/08 180.497.770,5 2.2.6: Tổ chức công tác kế toán kiểm kê nguyên, vật liệu. Trong quá trình bảo quản sử dụng ,NVL có thể bị hao hụt mất mát, hư hỏng, kém phẩm chất ,dôi thừa do những nguyên nhân khác nhau. Vì vậy, vào ngày 30/06 và 31/12, Công ty tiến hành kiểm kê để xác định số lượng ,chất lượng NVL tồn kho. Khi kiểm kê, Công ty lập Ban kiểm kê, tiến hành cân, đong, đo đếm cụ thể đối với từng loại vật tư và lập biên bản kiểm kê, xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán và số thực tế kiểm kê, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời ,ngăn chặn tình trạng tham ô,lãng phí nguyên vật liệu có thể xảy ra. Tất cả các hiện tượng thừa thiếu NVL đều được xác định rõ nguyên nhân từ đó đề ra biện pháp xử lý. CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TM & XD PHƯƠNG LINH 3.1. Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. 3.1.1. Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Sau một thời gian xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Hiện nay, Công ty đã xây dựng được một tập thể vững mạnh về mọi mặt, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, một mặt vận dụng quy luật kinh tế khách quan, mặt khác thực hiện tốt quy định của Nhà nước. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, Công ty phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là công cụ hữu hiệu nhất trong công tác quản lý. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Do vậy, yêu cầu đặt ra với các chủ doanh nghiệp là phải cải tiến phương thức hoạt động, cải tiến cách thức quản lý phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị mình trên cơ sở những quy định của Nhà nước, quản lý và sử dụng tốt các loại tài sản, lao động, vật tư tiền vốn....sẽ làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tạo điều kiện cho doanh nghiệp thu được kết quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả đạt được ngày hôm nay là sự cố gắng, nỗ lực toàn Công ty, đặc biệt là vai trò của tổ chức công tác kế toán. Cùng với sự lớn mạnh của đơn vị hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh.Với đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao, thêm vào đó lại luôn được tập huấn để năng cao trình độ và sự hiểu biết về các quy định của chế độ kế toán. Bộ máy kế toán của công ty đã đạt được một số kết quả sau: - Tổ chức bộ máy kế toán tương đối hợp lý theo mô hình kế toán tập trung. Mỗi kế toán đảm nhận một phần hành do vậy mà có sự chuyên môn hoá cao trong công tác kế toán. Song giữa các bộ phận lại vẫn luôn hỗ trợ nhau, tạo nên một khối thống nhất, hoàn chỉnh. - Công ty áp dụng phần mềm kế toán Vasj, do vậy giúp cho công tác kế toán được đơn giản hơn rất nhiều, việc ghi chép trở nên khoa học hơn. - Chứng từ kế toán sử dụng: Nhìn chung, hệ thống chứng từ của Công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo quy chế tài chính hiện hành. - Các báo cáo kế toán được lập đầy đủ, kịp thời, phù hợp với quy định, đáp ứng yêu cầu quản trị của Công ty. 3.1.2. Nhận xét về công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty 3.1.2.1. Ưu điểm Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Công tác hạch toán nói chung và kế toán NVL nói riêng nhìn chung được tiến hành tốt, chấp hành đúng quy định. Hệ thống sổ sách chứng từ rõ ràng, chính xác, giúp Ban giám đốc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Cụ thể: - Công tác kế toán nguyên vật liệu cơ bản tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu được phản ánh theo dõi một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời cung cấp số liệu cần thiết cho việc tổng hợp chi phí giá thành sản phẩm. -Công tác quản lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ được quản lý tốt ở tất cả các khâu từ thu mua bảo quản, sử dụng và dự trữ. Khâu thu mua: việc thu mua nguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà Công ty đã đề ra hoặc theo đơn đặt hàng. Khâu dự trữ bảo quản: Vật liệu của công ty được bảo quản tương đối bảo đảm mặc dù kho tàng còn chật hẹp, chủng loại nguyên vật liệu nhiều. Khâu sử dụng: Đảm bảo tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, tránh lãng phí. - Lựa chọn hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kế toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên phản ánh được tình hình biến động tăng giảm của NVL một cách kịp thời - Hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung, phù hợp với tình hình đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp. Đây là hình thức dễ làm, dễ kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, phù hợp với trình độ của đội ngũ kế toán của Công ty. -Công ty đã mở đầy đủ các loại sổ kế toán nguyên vật liệu chi tiết theo chế độ kế toán hiện hành (theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC). Công tác kế toán theo dõi nguyên vật liệu được diễn ra kịp thời,đồng bộ. -Về kế toán chi tiết : Công ty tổ chức kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Đạt được những thành tựu trên đó là nhờ vào công cố gắng, nỗ lực của cán bộ công nhân viên nhất là ban lãnh đạo và bộ máy quản lý của Công ty. Tuy nhiên, trước bối cảnh của nền kinh tế đang trong tiến trình hội nhập, chế độ kế thay đổi, công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng không tránh khỏi những khó khăn, tồn tại, và hạn chế. 3.1.2.2. Hạn chế. - Để hoàn thành một loại sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật tư gồm nhiều chủng loại, mỗi loại có tính chất, công dụng đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy, muốn quản lý tốt vật tư và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học và hợp lý. Hiện nay, các vật tư mà cấu thành nên thực thể của sản phẩm công ty đều hạch toán vào một loại tài khoản, (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu phản ánh vào một tài khoản 152). Việc phân loại này làm ảnh hưởng đến công tác xác định chi phí của từng loại nguyên vật liệu, trong tổng chi phí, chưa đáp ứng yêu cầu quản trị và tính giá thành sản phẩm - Công ty áp dụng tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, đến cuối tháng phần mềm kế toán tự động tính giá xuất kho. Nếu như giá cả NVL trên thị trường có sự biến động lớn, khi áp dụng phương pháp tính giá bình quân sẽ không phản ánh những biến động đó vào trong giá thành sản phẩm kịp thời để Công ty đưa ra những chiến lược phù hợp - Hiện tại Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vì vậy chỉ một sự thay đổi nhỏ về giá thành nguyên vật liệu, cũng ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp tại thời điểm đó. - Hiện nay Công ty chỉ thực hiện kiểm kê NVL 6 tháng một lần vào 30/6 và 31/12, nên công tác kiểm tra, đối chiếu số lượng cũng như giá trị NL tồn kho còn gặp nhiều khó khăn. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TM & XD Phương Linh Qua tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh, dưới góc độ là một sinh viên em xin mạnh dạn đóng góp một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty như sau: 3.2.1 Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý vật tư 3.2.1.1. Nguyên tắc Nguyên tắc hoàn thiện Công tác kế toán vật tư tại Công Ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, phát hiện những ưu, nhược điểm từ đó tìm ra phương pháp hoàn thiện. 3.2.1.2 Yêu cầu Tôn trọng nguyên tắc, chế độ kế toán. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp, tăng khả năng so sánh đối chiếu và thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán. Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp: Yêu cầu này thể hiện tính thích ứng, phù hợp cho mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế và mọi hình thức sở hữu vốn. Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định thích hợp, sát đúng với thực tế và tương lai của đơn vị. Tính đầy đủ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định một cách toàn diện, phù hợp. Tính khả thi: Là yêu cầu bao trùm lên các yêu cầu trên, thể hiện tính có thể thực hiện được. Bởi vậy, để đạt được yêu cầu này phải thực hiện tốt các yêu cầu trên. 3.2.2. Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH TM & Xây dựng Phương Linh. Thứ nhất: mở thêm tài khoản chi tiết nguyên vật liệu và điều chỉnh lại hệ thống tài khoản cho phù hợp với thực tế quản lý NVL tại công ty Công tác quản lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là một trong những khâu quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn vì vậy sẽ không ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh. Do vậy, để quản lý tốt nguyên vật liệu tránh sự nhầm lẫn thiếu sót, công ty cần sử dụng Sổ danh điểm nguyên vật liệu, Sổ này là sổ tổng hợp các loại vật liệu mà Công ty đang sử dụng. Trong sổ được theo dõi cho từng nhóm thứ nguyên vật liệu một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện tốt và dễ dàng. Mỗi nhóm thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự để tiện cho việc cung cấp thông tin về từng nhóm, loại, thứ nguyên vật liệu chính xác, kịp thời. Bộ mã của nguyên vật liệu được xây dựng một cách khoa học và hợp lý tránh trùng lặp dễ sử dụng và và có thể bổ xung mã cho nguyên vật liệu mới. Công ty có thể xây dựng bộ mã nguyên vật liệu dựa trên tiêu chuẩn sau: - Loại vật liệu - Nhóm vật liệu trong mỗi loại - Thứ vật liệu trong mỗi nhóm Để quản lý tốt NVL, dễ nhớ, bộ mã nguyên vật liệu có thể lập trên cơ sở số liệu tài khoản cấp II. Có thể mở đối với nguyên vật liệu của công ty như sau: + Vật liệu chính TK1521 t + Vật liệu phụ TK1522 + Nhiên liệu TK1523 + Phụ tùng thay thế TK1524 +Vật liệu khác TK1528. Ví dụ: TK 1521-1 Thép lá 1.5. Theo đó sổ danh điểm nguyên vật liệu sẽ như sau: Biểu 3.1 Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT ĐG Ghi chú Nhóm Danh điểm VL 1521 Nguyên vật liệu chính 15211 1521 Thép lá Kg 15211 Thép lá 1.5mm Kg 15212 Thép lá 2.0mm Kg 15213 Thép lá 2.5mm Kg ...... .... .... Thứ hai: Thay đổi việc áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ sang PP bình quân liên hoàn. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá bình quân cố định cho hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Do hiện nay giá cả vật tư có những biến động lớn, nên nếu áp dụng phương pháp tính giá bình quân cố định sẽ không phản ánh được những biến động đó vào trong giá thành sản phẩm. Mà hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán nên việc áp dụng tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân liên hoàn là rất phù hợp. Như vậy, mỗi lần xuất kho, phần mềm kế toán tự động tính giá xuất kho mà không phải đợi đến cuối tháng mới tính giá XK như phương pháp bình quân cả kỳ. Thứ ba: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Giá nguyên vật liệu có xu hướng giảm, giá thành sản phẩm hoàn thành cũng có xu hướng giảm thì nhất thiết phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Việc lập dự phòng phải dựa theo chuẩn mực số 02, lập dự phòng giảm giá NVL vào thời điểm lập BCTC khi giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá NVL. Số dự phòng giảm giá NVL được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của NVL lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: tài khoản này phản ánh việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm kết thúc kỳ kế toán năm: Số dự phòng cần lập tại 31/12 = Giá gốc NVL - GT thuần có thể thực hiện được + Vào cuối niên độ kế toán, khi có những chứng từ chắc chắn về giá NVL trên thị trường giảm xuống so với giá thực tế NVL đang tồn trong kho, kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL: Nợ TK632: ghi tăng giá vốn hàng bán trong kỳ Có TK159: Số dự phòng giảm giá NVL cần trích lập + Vào cuối niên độ kế toán tiếp theo: Nếu số dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng lớn hơn số cần trích cho năm nay, kế toán ghi hoàn nhập dự phòng: Nợ TK159: hoàn nhập dự phòng (phần chênh lệch) Có TK632: ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ Nếu số dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng nhỏ hơn số còn phải trích lập, kế toán ghi: Nợ TK632: phần trích lập thêm Có TK159 Như vậy nếu Công Ty tiến hành lập dự phòng giảm giá cho NVL thì sẽ giúp cho Công ty tránh được những biến động về giá cả của NVL ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh. Sổ kế toán sử dụng cho TK 159 là sổ cái TK 159 có mẫu như sau: Biểu 3.2 SỔ CÁI TỔNG HỢP Tài khoản: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số hiệu: 159 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC TK đối ứng Số tiền SH NT TS STT dòng Nợ Có Số dư đầu năm … … … ….. … … … … … Cộng số PS tháng Số dư cuối tháng Cộng LK từ đầu quý Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thứ tư: Lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức Khi có nhu cầu vật tư cho sản xuất các bộ phận sử dụng phải viết phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Phiếu đề nghị lĩnh vật tư được duyệt mang xuống phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Như vậy, phiếu xuất không được luân chuyển qua phòng kế hoạch (là phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức cung ứng nguyên vật liệu). Để khắc phục điều này, Công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng bộ phận sản xuất theo từng công đoạn. Phiếu này do phòng kế hoạch lập và nên quy định rõ mỗi lần xuất vật tư theo hạn mức nhất định, tránh tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều, điều kiện bảo quản tại phân xưởng lại không tốt sẽ gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Phương pháp ghi phiếu này như sau: Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư. Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao của từng loại nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm. Hạn mức vật liệu Số lượng sản phẩm Định mức sử được duyệt = sản xuất theo kế x dụng cho một hoạch đơn vị sản phẩm Phiếu được lập thành hai liên, người nhận giữ một liên, một liên giao cho thủ kho. Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất, người lĩnh vật tư ký nhận vào hai liên. Những lần lĩnh tiếp theo, bộ phận lĩnh vật tư không cần lập phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Như vậy, việc quản lý sử dụng NVL sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Phiếu này có mẫu như sau: Biểu 3.3 PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày...tháng...năm... Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất tại kho: STT Mã vật tư Tên vật tư ĐV tính HM được duyệt Ngày xuất Số lượng Tổng cộng ..... Bộ phận sử dụng Phòng kế hoạch Thủ kho Thứ sáu: Về công tác kiểm kê NVL Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty nên NVL ở công ty rất đa dạng về chủng loại. Công tác bảo quản, sử dụng tương đối tốt nên mỗi năm công ty tiến hành kiểm kê định kỳ hai lần vào 30/6 và 31/12 hàng năm. Tuy nhiên, để tránh những thiếu hụt, mất mát do nguyên nhân khách quan hay chủ quan, cũng như để xác định được mức tồn kho hợp lý, công ty nên tiến hành kiểm kê mỗi quý một lần, như vậy mới đánh giá được trách nhiệm của thủ kho, thông qua đó có những biện pháp xử lý kịp thời đối với các hao hụt, mất mát. Thứ sáu: Hoàn thiện công tác sử dụng kế toán máy Hiện nay, khối lượng công việc kế toán NVL nói riêng và công tác kế toán là nhiều và khá phức tạp. Công ty đã áp dụng phần mền kế toán Vasj, điều đó giúp cho công tác hạch toán đơn giản hơn rất nhiều. Nhưng việc sử dụng phần mềm kế toán cũng còn có những bất cập đó là vấn đề bảo mật thông tin và lưu trữ dữ liệu. Mặt khác, phần mềm kế toán hay được nâng cấp nên cần phải tăng cường công tác bồi dưỡng, đào tạo cán bộ kế toán nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công y TNHH TM & Xây dựng Phương Linh, em nhận thấy rõ tầm quan trọng và sự ảnh hưởng to lớn của công tác kế toán nguyên vật liệu tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì thông tin mà kế toán nguyên vật liệu cung cấp sẽ giúp cho các nhà quản lý, nhà đầu tư và những người quan tâm có được những thông tin chính xác về tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng NVL, so sánh tình hình thực tế với kế hoạch để từ đó có những quyết định và biện pháp thích hợp trong quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty. Như vậy, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng là nhu cầu tất yếu của công tác quản lý. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong phòng tài chính kế toán và giáo viên hướng dẫn, em đã có được những kiến thức thực tế về công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên do trình độ và thời gian thực tập còn nhiều hạn chế, công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu là một công tác phức tạp nên chuyên đề này mới chỉ đi vào tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu và còn nhiều thiếu sót. Em kính mong được sự đóng góp, chỉ bảo của thầy cô giáo và các anh chị trong phòng tài chính kế toán để đề tài được hoàn thiện hơn.