Đề tài Hoàn thiện nội dung và phương pháp phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh

Lời mở đầu Hiện nay, nước ta đang phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế nhiều thành phần rất đa dạng phức tạp các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi kinh doanh phải có lãi. Muốn vậy, yêu cầu nhà lãnh đạo các doanh nghiệp phải nắm rõ và đầy đủ các thông tin để ra quyết định kinh doanh đúng đắn đạt hiệu quả cao nhất. Ngoài thông tin về kế toán thì thông tin phân tích cũng rất quan trọng đối với công tác quản lý kinh tế. Trong điều kiện hội nhập nền kinh tế thế giới muốn bắt nhịp với xu thế phát triển của thế giới, các doanh nghiệp phải luôn gồng mình vươn lên, phải kinh doanh hiệu quả. Do đó thông tin nhà quản trị nắm bắt được phải đầy đủ chính xác và kịp thời. Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh ngày càng phức tạp, các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đánh giá đúng đắn mọi hoạt động kinh tế trong trạng thái thực của chúng. Trên cơ sở đó có những biện pháp hữu hiệu và lựa chọn đưa ra quyết định tối ưu cho quản lý kinh doanh. Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng đều phải bỏ ra một chi phí nhất định để thực hiện nó. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại thì bỏ ra chi phí kinh doanh để thực hiện kinh doanh. Doanh nghiệp thương mại có chức năng là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, do đó nó là một mắt xích quan trọng trong quá trình tái sản xuất xã hội. Để thực hiện chức năng đó doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí từ khi ký kết hợp đồng mua hàng, vận chuyển hàng, bảo quản hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp phải quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả, đảm bảo tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh thu tăng lợi nhuận đồng thời sẽ tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của chi phí kinh doanh ảnh hưởng trưc tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh nên các doanh nghiệp cần phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh để quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn. Công ty TNHH Ninh Thanh là công ty kinh doanh thương mại, hoạt động kinh doanh thương mại diễn ra sôi động và phức tạp, chi phí kinh doanh phát sinh hàng ngày hàng giờ và là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Công ty muốn kinh doanh hiệu quả phải quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt. Trong quá trình thực tập tìm hiểu tại công ty TNHH Ninh Thanh em nhận thấy công ty mới thành lập nhưng hoạt động ngày càng hiệu quả và đã tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty. Công ty TNHH Ninh Thanh chưa tiến hành thường xuyên hoạt động phân tích. Do đó em chọn đề tài: “Hoàn thiện nội dung và phương pháp phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh”. Kết cấu luận văn của em ngoài phần mở đầu và kêt luận ra còn có ba chương: Chương I: Những vấn đề lý luận chung về chi phí kinh doanh và phân tích chi phí kinh doanh. Chương II: Thực trạng về chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh. Chương III: Các phương hướng hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh. Trong thời gian thực tập em được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo: Tiến sĩ Nguyễn Quang Hùng và ban lãnh đạo công ty giúp đỡ, phòng kế toán của công ty đã hướng dẫn và cung cấp số liệu để em hoàn thành luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn. Chương I: Những vấn đề lý luận chung về chi phí kinh doanh và phân tích chi phí kinh doanh I. Khái niệm, phân loại và vai trò của chi phí kinh doanh. 1. Khái niệm chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra để tiến hành hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm …). Lao động sống bao gồm lương nhân viên, những khoản bảo hiểm có tính chất lương… Lao động vật hoá như khấu hao TSCĐ, bao bì và công cụ dụng cụ sử dụng trong kinh doanh…. Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanh thương mại là những khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại. Về bản chất, đó là những khoản tiêu hao về lao động sống và lao động vật hoá trong quá trình hoạt động kinh doanh. Các chi phí này phát sinh hàng ngày hàng giờ rất đa dạng và phức tạp tuỳ thuộc vào việc thực hiện hành vi thương mại khác nhau, vào tính chất của hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. Đối với hoạt động mua bán hàng hoá đó là những chi phí phát sinh ở khâu mua, vận chuyển bốc dỡ, dự trữ, tiêu thụ hàng hoá và quản lý doanh nghiệp. Chi phí phát sinh ở khâu này bao gồm chi phí tiền lương và các khoản bảo hiểm có tính chất lương cho nhân viên mua bán hàng hoá, nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí về thuê ngoài để vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí chung… Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ thương mại và hoạt động xúc tiến thương mại có các chi phí như chi phí đại diện môi giới, uỷ thác, đại lý… Đối với hoạt động tài chính, hoạt động bất thường đó là các chi phí đầu tư tài chính đang hợp lý các nguồn tài chính tăng thêm thu nhập nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí phát sinh từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên như chi phí tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí nhượng bán và thanh lý TSCĐ. Các chi phí về thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế tài nguyên…các loại phí như phí giao dịch tiếp khách. 2. Phân loại chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều loại có nội dung công dụng và tính chất khác nhau. Cho nên để tiện cho việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh và hạch toán cần tiến hành phân loại chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh thương mại được phân loại theo những tiêu thức khác nhau. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào bản chất kinh tế cuả chi phí. Theo tiêu thức này chi phí kinh doanh được phân thành chi phí bổ sung và chi phí thuần tuý Chi phí bổ sung là những khoản chi nhằm tiếp tục và hoàn chỉnh quá trình sản xuất hàng hoá trong khâu lưu thông. Chi phí thuần tuý là những khoản chi nhằm mục đích chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá. 2.2. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh. Chi phí kinh doanh được phân thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp như chi phí mua bán hàng hoá. Chi phí gián tiếp là những khoản chi phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh như chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.3. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào tính chất biến đổi chi phí. Chi phí kinh doanh được phân thành chi phí khả biến (biến phí) và chi phí cố định (định phí). Chi phí khả biến là những khoản chi phí biến đổi phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, chi phí bảo quản, đóng gói bao bì… Đặc điểm của chi phí khả biến là khi khối lượng sản phẩm hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì chi phí khả biến thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ thuận. Nhưng chi phí khả biến cho một đơn vị doanh thu thì không đổi. Chi phí bất biến là những khoản chi phí tương đối ổn định, không phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ như: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân viên quản lý… Đây là loại chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán phải trả không phụ thuộc vào khối lượng sản phẩm hàng hoá sản xuất kinh doanh nhiều hay ít thậm chí đôi khi không hoạt động cũng phải trả. Đặc điểm của loại chi phí này là khi khối lượng hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì chi phí bất biến không đổi. Nhưng chi phí bất biến cho một đơn vị doanh thu thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ nghịch với khối lượng hàng hoá mua vào bán ra. 2.4. Phân loại chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Theo tiêu thức này chi phí kinh doanh được phân thành chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí mua hàng là khoản chi phí nhằm mục đích hình thành nguồn hàng phục vụ bán ra. Chi phí mua hàng như chi phí tìm kiếm nguồn hàng, chi phí vận chuyển bao gói, bảo quản… Doanh nghiệp nên tìm mua các nguồn hàng trực tiếp làm giảm bớt khâu trung gian tức là làm giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp. Chi phí bán hàng là khoản chi phí nhằm thu lại phần vốn bỏ ra và có lãi: chi phí phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hoá, kho bãi, đại lý bán hàng…. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí chung cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 2.5. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu hạch toán. Chi phí kinh doanh được phân thành các khoản mục chi phí như: - Chi phí nhân viên. - Chi phí nguyên liệu, vật liệu. - Chi phí công cụ đồ dùng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định. - Chi phí vận chuyển thuê ngoài. - Chi phí điện nước, điện thoại - Chi phí lãi vay. - Chi phí bằng tiền khác. Muốn quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả đòi hỏi phải phân tích tình hình chi phí của doanh nghiệp. Phân tích tình hình chi phí cần nắm vững từng cách phân loại chi phí. Phải phân tích chi phí theo từng khoản mục chi phí để thấy được chi phí hợp lý và không hợp lý để từ đó có biện pháp điều chỉnh chi phí cho hợp lý. 3. Vai trò của chi phí kinh doanh. Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải bỏ ra một chi phí nhất định để thực hiện nó. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại thì phải bỏ ra những khoản chi phí như chi phí mua hàng (chi phí từ khi ký kết hợp đồng mua, vận chuyển hàng về nhập kho), chi phí bảo quản, tiêu thụ hàng hoá. Doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh có hiệu quả phải quản lý và sử dụng chi phí cho tốt vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình và kết quả kinh doanh cuả doanh nghiêp. Chi phí kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của DN. Quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh thương mại vì nó ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đến tình hình và kết quả kinh doanh. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt chi phí thì sẽ có tác dụng thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và hiệu quả kinh tế. Nếu doanh nghiệp không quản lý tốt chi phí kinh doanh thì sẽ hạn chế kết quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế giảm. Chi phí kinh doanh gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi mới thành lập chi phí sẽ lớn hơn doanh thu, chi phí này bao gồm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí trả trước, mua tài sản cố định và thường phải tăng chi phí để mở rộng quy mô kinh doanh, tìm kiếm chỗ đứng trên thị trường… Do đó doanh nghiệp cần quản lý và sử dụng chi phí sao cho hợp lý để hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn. Việc tính đúng đủ những khoản chi phí bỏ ra sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp hình dung một bức tranh về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đánh giá việc sử dụng chi phí kinh doanh là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý thấy được tác động ảnh hưởng của nó đến quá trình và kết quả kinh doanh bởi chi phí kinh doanh là nền tảng tạo nên kết quả kinh doanh. II. ý nghĩa của của việc phân tích chi phí kinh doanh. 1. ý nghĩa của việc phân tích chi phí kinh doanh đối với công tác quản lý. Hoạt động kinh doanh thương mại dịch vụ là hoạt động kinh tế rất phức tạp và mang tính đặc thù. Đồng thời nó chịu sự tác động và ảnh hưởng của nhiều ngành nhiều yếu tố môi trường kinh doanh. Tuỳ theo ngành nghề kinh doanh mà công ty sử dụng chi phí kinh doanh cho hợp lý. Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp kinh doanh phải có lãi. Để đạt được kết quả cao nhất trong kinh doanh các doanh nghiệp cần phải xác định phương hướng mục tiêu trong đầu tư, biện pháp sử dụng các điều kiện vốn có về các nguồn nhân tài vật lực. Muốn vậy, các doanh nghiệp cần nắm được các nhân tố ảnh hưởng, mức độ và xu hướng tác động của từng nhân tố đến kết quả kinh doanh. Trong đó chi phí là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu tối thiểu hoá chi phí kinh doanh chỉ có thể thực hiện trên cơ sở phân tích chi phí. Qua phân tích chi phí kinh doanh nhà quản trị DN nắm được sự vận động và xu hướng phát triển mang tính quy luật của chi phí kinh doanh. Trên cơ sở đó, nêu lên một cách tổng quát về trình độ quản lý và sử dụng chi phí. Đồng thời, phân tích sâu sắc các nguyên nhân hoàn thành hay không hoàn thành chỉ tiêu chi phí trong sự tác động lẫn nhau giữa chúng và tìm ra những nhân tố ảnh hưởng không tốt tới chi phí kinh doanh. Từ đó ta mới có thể đưa ra những ý kiến đề xuất, những giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy mà việc phân tích chi phí kinh doanh rất quan trọng. Phân tích tình hình chi phí nhằm mục đích nhận thức và đánh giá chính xác toàn diện và khách quan tình hình chi phí phát sinh trong kỳ. Qua phân tích thấy được tác động ảnh hưởng của nó đến quá trình kinh doanh và kết qủa kinh doanh. Từ đó thấy được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh có hợp lý hay không, có phù hợp với nhu cầu kinh doanh với những nguyên tắc quản lý kinh tế tài chính và mang lại hiệu quả kinh doanh hay không. Đồng thời tìm ra những mặt tồn tại bất hợp lý trong quản lý và sử dụng chi phí và đề xuất những chính sách biện pháp khắc phục. Như vậy phân tích hoạt đông kinh tế nói chung, phân tích chi phí kinh doanh nói riêng còn giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý đảm bảo tiết kiệm không lãng phí góp phần đảm bảo tốt việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, góp phần mở rộng qui mô, tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá tăng doanh thu, tăng lợi nhuận do đó làm tăng thu nhập bình quân đầu người, cải thiện đời sống công nhân viên chức. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích tình hình chi phí kinh doanh để thấy được mặt mạnh mặt yếu trong công tác quản lý chi phí doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi phí có thể tăng lên để mở rộng qui mô kinh doanh nhưng doanh nghiệp cần quản lý chi phí sao cho tốc độ tăng của doanh thu lớn hơn tốc độ tăng của chi phí thì có thể đánh giá hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả. 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động chi phí kinh doanh. 2.1. Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh. Nhân tố khách quan là các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được và chỉ có thể cố gắng thích nghi với nó. Môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp sẽ tạo ra những cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp. Muốn kinh doanh đạt hiệu quả cao doanh nghiệp phải nắm bắt được những cơ hội đồng thời tìm biện pháp giảm khó khăn thách thức do môi trường kinh doanh bên ngoài tạo ra và có thể biến thách thức thành cơ hội cho mình. 2.1.1. ảnh hưởng của nhân tố giá cả đến chi phí kinh doanh. Giá cả trên thị trường ảnh hưởng tương đối lớn đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Khi giá đầu vào của hàng hoá tăng lên sẽ làm chi phí đầu vào tăng đồng thời phí vận chuyển tăng do tiền thuê nhân viên vận chuyển tăng và các nhân tố đầu vào khác cũng tăng. Do đó chi phí đầu vào tăng theo chiều tỷ lệ thuận với nhân tố giá cả. Đối với hàng nhập khẩu, khi giá tăng làm ảnh hưởng tới tỷ giá hối đoái và do đó cũng ảnh hưởng đến chi phí đầu vào của hàng nhập khẩu hay ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Khi giá cả thị trường giảm thì chi phí đầu vào của hàng hoá cũng giảm theo và do đó chi phí kinh doanh của doanh nghiệp giảm. Một doanh nghiệp kinh doanh tốt là doanh nghiệp phải luôn luôn dự đoán trước được sự biến động của giá cả trên thị trường để có kế hoạch điều chỉnh chi phí kinh doanh cho hợp lý hạn chế tình trạng thiếu vốn hoặc tồn đọng vốn kinh doanh. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại việc tiên đoán sự thay đổi giá cả thị trường càng cần thiết hơn. Muốn vậy các doanh nghiệp cần thường xuyên phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh để thấy được xu thế biến động của chúng. 2.1.2. ảnh hưởng của các nhân tố khác như chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiền lương, lãi vay ngân hàng… Chi phí tiền lương cũng ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Khi Nhà nước qui định trả lương cho cán bộ công nhân viên chức tăng lên sẽ làm chi phí tiền lương tăng lên hay chi phí kinh doanh của doanh nghiệp tăng lên. Trước đây Nhà nước qui định lương bậc một tương đương 210 000 đồng từ năm 2002 Nhà nước thay đổi lại và tăng lên lương bậc một tính tương đương 290 000 đồng. Sự thay đổi này đã làm tăng chi phí tiền lương trong doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải thực hiện theo sự điều tiết của Nhà nước. Sự thay đổi chính sách tiền lương này sẽ là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phải quan tâm hơn đến năng suất lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty và quan tâm hơn đến hiệu quả công việc để doanh nghiệp kinh doanh có hiệu qủa cao. Lãi vay ngân hàng cũng ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp cần một khoản vốn lớn để thực hiện phương án kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không có đủ khoản vốn ấy để thực hiện phuơng án kinh doanh của mình thì doanh nghiệp phải đi vay ngân hàng để thực hiện. Doanh nghiệp đi vay vốn ngân hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Đến hạn trả thì ngoài số tiền vay doanh nghiệp còn phải trả một khoản chi phí lãi tiền vay tính trên số tiền vay và thời gian vay theo công thức: Chi phí trả lãi tiền vay = Số tiền vay * Thời gian vay * Lãi suất Qua công thức tính lãi tiền vay ta thấy khi lãi suất ngân hàng tăng lên sẽ làm chi phí lãi vay tăng lên do đó chi phí kinh doanh tăng lên. Ngoài ra còn có yếu tố khách quan khác như phong tục tập quán, lối sống thói quen của tập khách hàng, hành vi ứng xử của các nhà cung ứng cũng ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh. 2.2. Nhân tố chủ quan. 2.2.1. ảnh hưởng của yếu tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh. ảnh hưởng của nhân tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh thực chất là sự ảnh hưởng của các nhân tố thuộc về: Chất lượng hàng hoá, mẫu mã, bao bì… đến chi phí kinh doanh. Nếu hàng hoá có chất lượng tốt, bao bì đẹp, mẫu mã hợp thị hiếu người tiêu dùng thì sẽ tiêu thụ được nhanh và nhiều hơn, mở rộng mức lưu chuyển hàng hoá và làm tăng doanh thu. Muốn có hàng hoá chất lượng tốt thì doanh nghiệp phải đầu tư lượng vốn lớn hơn, công nghệ tiên tiến hơn do đó chi phí kinh doanh sẽ tăng lên. Bao bì hàng hoá đẹp, mẫu mã hợp thị hiếu người tiêu dùng thì doanh nghiệp cũng phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định để nghiên cứu thị trường do đó cũng làm tăng chi phí. Nhưng doanh nghiệp phải tính sao cho mức tăng của chi phí nhỏ hơn mức tăng của doanh thu thì tốt. Khi doanh nghiệp tăng chi phí để có hàng hoá chất lượng cao bao bì đẹp, mẫu mã hợp thị hiếu người tiêu dùng nhưng lại là yếu tố làm tăng doanh thu nhiều hơn điều đó làm tỷ suất chi phí giảm. Ngoài ra sự phân bố của sản xuất hợp lý sẽ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức vận động hàng hoá đến mạng lưới các doanh nghiệp, các cửa hàng, đại lý…do đó làm giảm chi phí vận chuyển, bảo quản, hao hụt hàng hoá... Mặt khác doanh nghiệp tăng chi phí nhưng tỷ suất chi phí giảm là rất tốt vì khi đó quy mô của doanh nghiệp cũng được mở rộng và ngày càng có uy tín trên thị trường. Ngược lại, nếu chất lượng hàng kém bao bì và mẫu mã không hợp thị hiếu người tiêu dùng sẽ làm giảm mức lưu chuyển hàng hoá do đó làm giảm doanh thu không những thế chất lượng hàng hoá kém cón làm giảm sút uý tín của doanh nghiệp trên thị trường và như vậy doanh nghiệp sẽ thiệt hại lớn hơn mặc dù chi phí kinh doanh có giảm nhưng tỷ suất chi phí kinh doanh sẽ tăng. Như vậy là doanh nghiệp kinh doanh không hiệu quả. 2.2.2 ảnh hưởng của mạng lưới thương mại và cơ sở vật chất của ngành thượng mại. Mạng lưới thương mại mở rộng, hệ thống kho hàng cửa hàng kinh doanh phân bố hợp lý thuận tiện cho cho vận động hàng hoá đảm bảo phục vụ tốt cho người tiêu dùng sẽ làm tăng doanh thu giảm bớt những khâu trung gian, tiết kiệm chi phí vận tải, hao hụt hàng hoá … Doanh nghiệp thương mại có chức năng lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng do đó là một mắt xích quan trọng của quá trình tái sản xuất xã hội. Doanh nghiệp thương mại muốn thực hiện điều đó phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định, chi phí đó là chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí tiêu thụ… Do đó để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp cần phân bổ mạng lưới kho hàng, cửa hàng hợp lý đảm bảo phục vụ tốt quá trình lưu thông hàng hoá để hàng hoá đến tay người tiêu dùng nhanh nhất kịp thời nhất. Việc giảm chi phí kinh doanh sẽ làm giảm giá thành bán ra, tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm và đồng nghĩa với việc tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. 2.2.3 ảnh hưởng của lưu chuyển hàng hoá và kết cấu của mức lưu chuyển hàng hoá đến CFKD. Mức lưu chuyển hàng hoá ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh được xác định thông qua mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh và mức lưu chuyển hàng hoá. F = F0 + Fbđ = F0 + F(M) F : Chi phí kinh doanh(CFKD ) F0 : Chi phí cố định F(M) : Chi phí cố biển đổi Khi mức tiêu thụ trong kỳ thay đổi thì chi phí kinh doanh của doanh nghiệp cũng thay đổi theo. Khi mức lưu chuyển hàng hoá trong kỳ tăng thì bộ phận chi phí biến đổi như bao bì, vật liệu đóng gói, lương khoán tăng lên theo chiều tỷ lệ thuận trong khi chi phí cố định như khấu hao TSCĐ, chi phí lương nhân viên văn phòng không đổi do đó tổng mức chi phí kinh doanh tăng còn tỷ suất chi phí giảm. F = Fo + F(M) M M M Chi phí biến đổi tăng nhưng tỷ suất chi phí (chi phí tính trên một đơn vị doanh thu là không đổi) trong khi đó chi phí cố định không thay đổi khi doanh thu tăng do đó tỷ suất chi phí cố định giảm (chi phí tính trên một đơn vị doanh thu giảm) từ đó ta thấy tỷ suất chi phí kinh doanh giảm. 2.2.4 ảnh hưởng của năng suất lao động đên chi phí kinh doanh. Khi năng suất lao động của nhân viên thay đổi thì chi phí kinh doanh của doanh nghiệp cũng thay đổi theo. Khi năng suất tăng sẽ làm cho quá trình lưu thông hàng hoá tănh nhanh hơn như vậy đã làm giảm tương đối chi phí lương nhân viên đồng nghĩa với việc tăng chi phí tiền lương cho nhân viên hay tăng chi phí kinh doanh. Do đó nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần quan tâm đên nhân viên của mình trả lương xứng đáng với công sức của họ khuyến khích họ băng phần thưởng. Điều này làm cho chi phí tiền lương có thể tăng nhưng tỷ suất chi phí tiền lương lại có xu hướng giảm. Mặt khác, việc tăng lương là tăng chi phí cho doanh nghiệp nhưng đứng dưới góc độ xã hội là làm tăng thu nhập xã hội, cải thiện đời sống nhân viên, đời sông nhân nhân. Do đó việc tăng năng suất lao động là tốt đối với doanh nghiệp và đối với xã hội. 2.2.5 ảnh hưởng của trình độ tổ chức quản lý kinh tế nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng của nhà lãnh đạo. Quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùnglà một khâu quan trọng trong quá trình tái sản xuất xã hội và cũng là chức năng của doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp thương mại phải tbỏ ra một khoản chi phí nhất định để thực hiện hoạt động ấy. Nhà lãnh đạo doanh nghiệp có trình độ quản lý kinh tế giỏi sẽ quản lý tốt từ khâu mua đến khâu tiêu thụ hàng hoá đó sẽ làm giảm CFKD cho doanh nghiệp. Nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải quản lý tốt chi phí từ khi ký kết hợp đồng mua hang, vận chuyển hàng, bảo quản hàng hoá đên khi tiêu thụ hàng hoá. Doanh nghiệp kinh doanh muốn đạt kết quả thì phải quản lý tốt CFKD do đó nhà lãnh đạo cần có trình độ tổ chức tốt CFKD 2.2.6 ảnh hưởng của công tác khai thác nguồn hàng. Doanh nghiệp thương mại muốn mua được hàng đủ cho việc bán ra phải tìm kiếm nguồn hàng hợp lý. Doanh nghiệp cần tìm nguồn hàng cung ứng đủ số lượng, chất lượng tốt, mẫu mã bao bì đẹp và đúng thời hạn thì phải bỏ chi phí nhất định để tìm kiếm nguồn hàng. Công tác khai thác nguồn hàng cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại. Khi doanh nghiệp tìm kiếm được những nguồn hàng tin cậy thì doanh nghiệ sẽ giảm được CFKD vì khi có đủ hàng có chất lượng tốt mẫu mã đẹp hợp thị hiếu của người tiêu dùng thì doanh nghiệp sẽ tăng mức bán ra tăng doanh thu tiêu thụ đồng nghĩa với việc giảm chi phí kinh doanh một cách tương đối. Mặt khác khi doanh nghiệp có nguồn hàng tin cậy, có uy tín thì sẽ giảm đi một khoản chi chí không cần thiết như: chi phí giao dịch, chi phí kiểm hàng… nội dung của phân tích CFKD 3.1 Phân tích chung tình hình chi phí trong mối liên hệ với doanh thu. Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là đánh giá tổng quát tình hình biến động của các chỉ tiêu chi phí giữa kỳ phân tích và kỳ gốc, xác định mức tiết kiệm hay bội chi về chi phí. Trong trường hợp có sự biến động về giá cả, để đánh giá chính xác phải loại trừ ảnh hưởng của yếu tố giá cả. Trong doanh nghiệp thương mại chi phí kinh doanh bỏ ra nhằm mục đích kinh doanh tức là trước hết phải tạo ra doanh thu. Vì thế, để đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh có hợp lý hay không phải xét sự biến động của chi phí kinh doanh đến doanh thu. Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại sử dụng những tiêu thức sau đây: Tổng mức chi phí: Là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh. Tổng mức chi phí bao gồm: Chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra. Tỷ suất chi phí: Là chỉ tiêu tương đối phản ánh tỷ lệ phần trăm(%) của chi phí trên doanh thu bán hàng. Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức hoạt động kinh doanh, chất lượng quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp. F’ = F * 100 M F : Tổng CFKD M : Doanh thu bán hàng F, : Tỷ suất chi phí (%) Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí phản ánh sự thay đổi tuyệt đối về tỷ suất chi phí giữa hai kỳ. ∆F’ = F’1- F’0 F’1 Tỷ suất chi phí kỳ phân tích F’0 Tỷ suất chi phí kỳ gốc Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ (%) giữa mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí với tỷ suất chi phí kỳ gốc. TF’ = ∆F’ * 100 F’0 Mức độ tiết kiệm hay lãng phí chi phí: Chỉ tiêu này cho biết với mức độ doanh thu bán hàng trong kỳ và mức giảm( hoặc tăng ) tỷ suất chi phí thì doanh nghiệp tiết kiệm hay lãng phí chi phí là bao nhiêu. U= ∆F’ * M1 Trong đó: U : mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí. ∆F’: mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí. M1 : doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ. Để phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí ta sử dụng các chỉ tiêu sau: - Doanh thu bán hàng: M - Chi phí kinh doanh: F - Tỷ suất chi phí (%): F’ - Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí (%): ∆F’ - Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí (%): TF’ - Mức tiết kiệm hay lãng phí tương đối về chi phí. Qua số liệu ta so sánh các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoach để đánh giá nhận xét doanh nghiệp thực hiện chi phí đã tốt chưa từ đó tìm nguyên nhân để khắc phục. Để đảm bảo tính hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh thì tổng mức chi phí có thể tăng lên hoặc giảm đi nhưng phải đảm bảo việc mở rộng quy mô, tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tăng doanh số bán ra và tăng lợi nhuận. Nếu sau khi loại trừ yếu tố giá mà tốc độ tăng của chi phí chậm hơn tốc độ tăng của doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí giảm thì đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí là tốt có hiệu quả, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sẽ làm giảm giá bán nên tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. 3.2 Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động 3.2.1. Phân tích tổng hợp chi phí theo các chức năng hoạt động. Hoạt động kinh doanh thương mại có ba chức năng cơ bản, đó là chức năng mua hàng, chức năng bán hàng và chứ năng quản lý. Các khoản mục chi phí kinh doanh cũng được quản lý, hạch toán và phân tích theo các chức năng hoạt động để có thể nhận thức và đánh giá một cách chính xác tình hình quản lý và chất lượng của công tác quản lý chi phí. Như vậy theo chức năng thì chi phí được chia làm 3 loại: Chi phí mua hàng: là những khoản chi phí bằng tiền hoặc tài sản gắn liền với quá trình mua vật tư, hàng hoá. Chi phí mua hàng là những khoản chi phí từ khi giao dịch ký kết hợp đồng cho đến khi hợp đồng đã được thực hiện, hàng mua đã nhập kho hoặc đã chuyển đến địa điểm chuẩn bị bán ra (trong trường hợp này không tính giá trị mua của lô hàng). Chi phí bán hàng: Là toàn bộ chi phí cần thiết liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong kỳ. Trong các doanh nghiệp thương mại chi phí này chiếm tỷ trọng tương đối cao bởi vì đó là những khoản chi phí trực tiếp phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh thương mại. Khi quy mô kinh doanh được mở rộng, doanh thu tăng thì tỷ trọng chi phí bán hàng cũng tăng. Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những khoản chi phí liên quan đến quản lý bao gồm quản lý kinh doanh và quản lý hành chính. Đó là những khoản chi phí gián tiếp, tương đối ổn định không phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra. Cho nên khi quy mô kinh doanh tăng, doanh thu tăng thì tỷ suất chi phí có xu hướng giảm. Phân tích chi phí theo các chức năng hoạt động nhằm mục đích đánh gía tình hình quản lý và sử dụng chi phí cho từng chức năng, qua đó thấy được sự ảnh hưởng của nó lên chỉ tiêu chi phí chung và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời đánh giá sự phân bổ chi phí theo chức năng hoạt động có hợp lý hay không? Trong doanh nghiệp thương mại, dịch vụ chi phí mua hàng, chi phí bán hàng là những chi phí trực tiếp do vậy các khoản chi phí này cần chiếm tỷ trọng lớn và tăng lên Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ và giảm xuống là hợp lý. Để phân tích chi phí theo chức năng hoạt động ta cần tính tỷ trọng chi phí của từng chức năng trong tổng chi phí, tỷ suất chi phí của tổng chi phí nói chung cũng như tỷ suất chi phí của từng chức năng nói riêng. Sau đó so sánh sự tăng giảm về số tiền, tỷ lệ của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí. Phân tích tổng hợp tình hình chi phí theo các chức năng hoạt động ta sử dụng biểu sau : Đơn vị tính: Triệu đồng Các chỉ tiêu Năm trước Năm báo cáo So sánh tăng giảm ST TT TS ST TT TS ST TL TT TS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Tổng chi phí - CF mua hàng - CF bán hàng -CF quản lý DN 2. Tổng doanh thu Sau khi phân tích tổng hợp chi phí theo các chức năng hoạt động, ta tiến hành phân tích chi tiết chi phí cho từng chức năng hoạt động. Mục đích nhằm đánh giá sự biến động tăng giảm của từng khoản mục chi phí qua đó làm rõ nguyên nhân tăng giảm để đề ra những biện pháp khắc phục. 3.2.2. Phân tích chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng bao gồm những khoản mục sau: - Chi phí giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng. - Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá. Trong chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá có thể có hai khoản mục: Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá do doanh nghiệp thực hiện bằng phương tiện của mình hoặc chi phí vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài. Chi phí vận chuyển bốc dỡ bằng phương tiện của doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí nhiên liệu xăng dầu, chi phí khấu hao phương tiện, chi phí phụ tùng thay thế, chi phí nhân viên lái xe áp tải hàng hoá…. - Chi phí thuê kho bãi trong quá trình mua hàng. - Chi phí bảo hiểm hàng hoá, hoa hồng đại lý. - Thuế trong khâu mua (thuế buôn chuyến, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng) Phân tích chi tiết chi phí mua hàng sử dụng biểu sau: Đơn vị: Triệu đồng Các chỉ tiêu Năm trước Năm báo cáo So sánh tăng giảm ST TT TS ST TT TS ST TL TT TS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Tổng chi phí - CF Vân chuyển, bốc xếp hàng hoá - CF thuê kho bãi - CF bằng tiền khác 2. Tổng doanh thu Qua các chỉ tiêu này ta so sánh số kỳ trước với số kỳ này để thấy mức độ thực hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp có tốt hay không. Từ đó có biện pháp khắc phục để doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn. Để phân tích chi phí mua hàng ta cũng tính tỷ trọng của từng khoản mục chi phí trong tổng chi phí mua hàng, tính tỷ suất chi phí của của từng khoản mục chi phí nói riêng và chi phí mua hàng nói chung. Sau đó dùng phương pháp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng giảm của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng, tỷ suất chi phí. 3.2.3. Phân tích chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng bao gồm các khoản mục sau: - Chi phí nhân viên bán hàng: Đó là các khoản chi phí tiền lương, phụ cấp lương và các khoản bảo hiểm của cán bộ, nhân viên bán hàng bao gồm cả nhân viên phân loại, bảo quản, đóng gói trong kho và nhân viên tiếp thị. - Chi phí vật liệu bao bì: Đó là những khoản chi phí về vật liệu bao bì để bao gói bảo quản hàng hoá tại kho và trong quá trình bán hàng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Đó là các chi phí khấu hao các tài sản cố định như cửa hàng, kho hàng phục vụ cho bán hàng. - Chi phí bảo hành sửa chữa. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Đó là những khoản chi được sử dụng để thuê sửa chữa các tài sản cố định phục vụ cho bán hàng, thuê dịch vụ quảng cáo hàng hoá, chi phí nhiên liệu điện nước, chi phí hoa hồng đại lý ký gửi… - Chi phí bằng tiền khác. Phân tích chi tiết tình hình chi phí bán hàng ta sử dụngbiểu sau : Đơn vị : triệu đồng Các chỉ tiêu Năm trước Năm báo cáo So sánh tăng giảm ST TT TS ST TT TS ST TL TT TS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Tổng chi phí -CF nhân viên bán hàng - CF vật liệu bao bì - CF đồ dùng dụng cụ - CF Khấu hao TSCĐ - CF DVụ mua ngoài -CF bằng tiền khác 2. Tổng doanh thu Phân tích chi tiết từng khoản mục chi phí để thấy được khoản mục chi phí nào chưa hợp lý để có biện pháp điều chỉnh cho hợp lý để doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn. Để phân tích tình hình chi phí bán hàng trước hết ta cần tính tỷ trọng của từng khoản mục chi phí trong tổng chi phí bán hàng, tính tỷ suất chi phí của chi phí bán hàng nói chung và của từng khoản mục chi phí nói riêng. Sau đó dùng phương pháp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng giảm của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí. 3.2.4. Phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản mục sau: - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Đó là những khoản chi phí tiền lương, phụ cấp và các khoản bảo hiểm cho cán bộ, nhân viên quản lý như ban giám đốc, cán bộ nhân viên các phòng ban như phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài chính, bảo vệ… - Chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí mua sắm xuất dùng cho công tác quản lý: văn phòng phẩm, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ, tuyên truyền, quảng cáo… Chi phí đồ dùng văn phòng: Đó là khoản chi phí mua sắm các công cụ, đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính cá nhân, máy điện thoại, máy đếm tiền… - Khấu hao tài sản cố định: là những chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như nhà cửa, trang thiết bị làm việc cho các phòng ban: máy tính, máy fax, máy điều hoà nhiệt độ…. - Các khoản thuế, phí, lệ phí: đây là những khoản chi nộp các loại thuế: thuế vốn, thuế nhà đất, thuế môn bài… - Chi phí dự phòng: đó là các chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí điện nước, điện thoại, điện tín, fax, thuê sửa chữa tài sản cố định… - Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi bằng tiền phục vụ cho công tác quản lý ngoài các khoản chi ở trên như chi phí hội nghị tiếp khách, tiền tàu xe đi phép của cán bộ công nhân viên, chi phí đào tạo bồi dưỡng. Để phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp ta cũng tính tỷ trọng các khoản mục chi phí trong chi phí quản lý doanh nghiệp, tính tỷ suất chi phí sau đó so sánh các chỉ tiêu (các khoản mục chi phí ) giữa kỳ thực hiện với kỳ trước để thấy mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng giảm về chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí. Từ đó thấy được tình hình quản lý và sử dụng chi phí quản lý của doanh nghiệp từ đó tìm ra khoản mục chi phí nào chưa hợp lý để khắc phục cho tốt hơn.  Để phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp ta sử dụng biêu sau: Đơn vị : Triệu đồng Các chỉ tiêu Năm trước Năm báo cáo So sánh tăng giảm ST TT TS ST TT TS ST TL TT TS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Tổng chi phí - CF nhân viên quản lý - CF vật liệu quản lý -CF đồ dùng văn phòng - CF Khấu hao TSCĐ - Thuế, phí lệ phí khác - CF dự phòng - CF dvụ mua ngoài -CF bằng tiền khác 2. Tổng doanh thu 3.3. Phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc. Để giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có những cơ sở căn cứ tin cậy cho việc điều hành và quản lý quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện hạch toán kinh tế trong nội bộ đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch, hạch toán và phân tích chỉ tiêu chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc nhằm mục đích nhận thức đánh giá đúng đắn tình hình quản lý và sử dụng chi phí của từng đơn vị qua phân tích thấy được đơn vị nào quản lý tốt và đơn vị nào quản lý chưa tốt chi phí, từ đó có thể đề ra những chính sách biện pháp quản lý thích hợp. Việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc căn cứ vào các số liệu kế hoạch, hạch toán chi tiết chi phí kinh doanh và doanh thu bán hàng theo từng đơn vị trực thuộc sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí kinh doanh tốt hơn. Để phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc ta sử dụng biểu sau: Các chỉ tiêu Kỳ gốc Kỳ phân tích Tỷ lệ ±DT Tỷ lệ ±CF Mứcđộ ±TSCF Tốc độ ±TSCF Tiêt kiệm (lãngphí) (U) DT CF TSCF DT CF TSCF 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Đơn vị A Đơn vị B Đơn vị C … Tổng 3.4. Phân tích một số khoản mục chi phí chủ yếu. Trong các khoản mục chi phí kinh doanh, có một số khoản mục chiếm tỷ trọng lớn; việc quản lý và sử dụng các khoản chi phí này có tác động, ảnh hưởng lớn. quyết định đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh . Đồng thời việc sử dụng những khoản chi phí này có nhiều tiềm năng có thể khai thác nhằm phấn đấu giảm phí. Những khoản mục chi phí này cần phải được phân tích chi tiết để tìm ra biện pháp quản lý thích hợp. 3.4.1. Phân tích tình hình sử dụng chi phí tiền lương. Chi phí tiền lương là những khoản chi phí bằng tiền mà doanh nghiệp trả công cho người lao động căn cứ vào khối lượng, tính chất và hiệu quả công việc mà người lao động đảm nhận. Chi phí tiền lương bao gồm lương chính, các khoản phụ cấp theo lương và các khoản bảo hiểm của cán bộ công nhân viên trong danh sách lao động của doanh nghiệp bao gồm cả lao động trong hợp đồng ngắn hạn hoặc dài hạn. Trong doanh nghiệp thương mại việc quản lý và sử dụng chi phí tiền lương có ý nghĩa rất quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp. Phân tích tình hình sử dụng chi phí tiền lương nhằm mục đích nhận thức và đánh giá một cách đúng đắn, toàn diện tình hình sử dụng quỹ lương của doanh nghiệp trong kỳ. Qua đó thấy được sự ảnh hưởng của nó đến quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời qua phân tích cũng tìm ra những điểm tồn tại bất hợp lý trong công tác quản lý và sử dụng quỹ lương và đề ra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp. Phân tích tình hình chi phí tiền lương bao gồm những nội dung cơ bản sau: - Phân tích tổng hợp tình hình chi phí tiền lương: Nhằm mục đích đánh giá khái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí tiền lương. Phân tích tổng hợp chi phí tiền lương sử dụng các chỉ tiêu sau: + Tổng quỹ lương: là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ chi phí tiền lương của doanh nghiệp được sử dụng trong kỳ để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh bao gồm cả quỹ lương cho lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. + Tỷ suất tiền lương: là chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa tổng quỹ lương trên tổng doanh thu bán hàng. Tỷ suất chi phí tiền lương (%) = Tổng quỹ tiền lương * 100 Tổng doanh thu bán hàng + Mức lương bình quân: là chỉ tiêu phản ánh mức lương bình quân mà người lao động nhận được trên một đơn vị thời gian (năm, tháng) Mức lương bình quân (tháng) = Tổng quỹ lương (năm) Tổng số lao động *12 Ngoài các chỉ tiêu trên, phân tích tổng hợp chi phí tiền lương trong doanh nghiệp còn sử dụng các chỉ tiêu năng suất lao động bình quân. Phân tích tổng hợp tình hình chi phí tiền lương Các chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện So sánh tăng giảm Số tuyệt đối Tỷ lệ (%) 1. Tổng doanh thu bán hàng(tr.đồng) 2.Tổng lao động (người) 3.Tổng quỹ lương(1000đ) 4. NSLĐ bình quân người /tháng (1000đ) 5.Tiền lương bình quân người /tháng (1000đ) 6. Tỷ suất CF tiền lương (%) 7.Mức độ tăng giảm tỷ suất CFTL 8. Tốc độ tăng giảm TSCFTL 9.Mức độ TK hoặc vượt chi CFTL (1000đ) Phương pháp phân tích là so sánh giữa số liệu thực tế với số kế hoạch hoặc số thực hiện kỳ trước. Một doanh nghiệp quản lý và sử dụng quỹ tiền lương tốt thì tổng quỹ tiền lương của doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm nhưng phải hoàn thành tốt kế hoạch mua vào bán ra, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận, tỷ suất tiền lương giảm. Chỉ tiêu mức lương bình quân có thể tăng lên trong kỳ trên cơ sở tăng năng suất lao động, tỷ lệ tăng năng suất lao động lớn hơn hoặc bằng tỷ lệ tăng mức lương bình quân. Như vậy qua phân tích chi phí tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp nhận xét đánh giá được tình hình quản lý và sử dụng tiền lương có tốt hay không, từ đó tìm ra mặt bất hợp lý để khắc phục. Để có thể nhận thức và đánh giải thích được tình hình tăng giảm quỹ tiền lương của doanh nghiệp ta cần phải đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ tiền lương. Việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ tiền lương căn cứ vào hình thức trả lương và công thức tính lương. Trong doanh nghiệp thương mại áp dụng một số hình thức trả lương sau: - Trả lương theo thời gian Tổng quỹ lương trong năm = Số lao động trong doanh nghiệp * Thời gian lao động trong năm (tháng) * Mức lương bình quân tháng Trong đó mức lương bình quân ước tính trả theo tháng căn cứ vào ngày công lao động thực hiện, hệ số lương theo chế độ quy định. - Trả lương theo doanh thu bán hàng hoặc thu nhập (trả lương theo sản phẩm). Trả lương theo doanh thu bán hàng được tính theo công thức: Tổng quỹ lương = Doanh thu bán hàng * Đơn giá tiền lương trên 1000 đ doanh thu Trả lương theo thu nhập tính theo công thức: Tổng quỹ tiền lương = Tổng thu nhập * Đơn giá tiền lương trên 1000đ thu nhập Trong đó: Tổng thu nhập = Tổng doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng bán ra - Chi phí kinh doanh (không có lương) 3.4.2. Phân tích tình hình chi phí trả lãi tiền vay Trong các khoản mục chi phí kinh doanh thương mại chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng hoặc các đối tượng khác là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn. Việc sử dụng những khoản mục này có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh. Do vậy cần phân tích chi phí trả lãi tiền vay để đề ra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp. Chi phí trả lãi tiền vay bao gồm những khoản mục sau: - Chi phí lãi vay ngắn hạn: Đây là những khoản chi phí trả lãi tiền vay vốn lưu động dùng để mua hàng hoá đó là những khoản lãi vay, nợ có thể trả trong vòng một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường. - Chi phí trả lãi vay dài hạn: Là những khoản chi phí trả lãi vay cho những hợp đồng vay vốn dài hạn (trên một năm) dùng để đầu tư xây dựng cơ bản. Phân tích tình hình chi phí trả lãi vay được thực hiện trên cơ sở so sánh các chỉ tiêu tổng chi phí lãi vay, chi phí lãi vay theo từng khoản mục (ngắn hạn, dài hạn) và tỷ lệ chi phí lãi tiền vay trên tổng số tiền vay để thấy được tình hình tăng giảm chi phí trả lãi tiền vay. Để có thể nhận thức đánh giá những nguyên nhân tăng giảm đối với từng khoản vay khác nhau, ta cần phải phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng đến từng khoản vay. Do trong quá trình kinh doanh các doanh nghiệp phải vay vốn của nhiều đối tượng, trong khi đó mỗi đối tượng cho vay đều có mức vay, thời gian vay và lãi vay khác nhau. Do đó khi xác định các nhân tố ảnh hưởng chỉ có thể xác định đến chi phí vay của từng đối tượng dựa vào công thức sau: Chi phí trả lãi tiền vay của một đối tượng = Tổng số vốn vay của đối tượng * Thời hạn vay * Tỷ lệ lãi suất vay của đối tượng III. Các phương pháp phân tích và nguồn tài liệu được sử dụng để phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp. 1. Các phương pháp dùng để phân tích. Trong phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng ta sử dụng nhiều phương pháp khác nhau nhưng trong phân tích chi phí kinh doanh ta sử dụng phương pháp so sánh và phương pháp biểu mẫu là chủ yếu. 1.1. Phương pháp so sánh. So sánh là một phương pháp nghiên cứu để nhận thức được các hiện tượng, sự vật thông qua quan hệ đối chiếu tương hỗ giữa sự vật, hiện tượng này với sự vật hiện tượng khác. Mục đích của so sánh là thấy được sự giống và khác nhau giữa các sự vật hiện tượng. So sánh là phương pháp nghiên cứu được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khoa học trong đó có phân tích hoạt động kinh tế, phân tích chi phí kinh doanh nói riêng. Phương pháp so sánh được sử dụng trong phân tích chi phí kinh doanh bao gồm nhiều nội dung khác nhau: - So sánh giữa số thực hiện chi phí kinh doanh của kỳ báo cáo với số kế hoạch hoặc số định mức chi phí kinh doanh để thấy được mức độ hoàn thành bằng tỷ lệ phần trăm (%) hoặc số chênh lệch tăng giảm của chi phí kinh doanh. - So sánh giữa số liệu thực hiện kỳ báo cáo với số thực hiện cùng kỳ năm trước hoặc các năm trước. Mục đích của việc so sánh này là để thấy được sự biến động tăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế qua những thời kỳ khác nhau và xu thế phát triển của chúng trong tương lai. Cụ thể là so sánh chi phí kinh doanh thực hiện ở kỳ báo cáo với chi phí ở kỳ gốc. - So sánh giữa bộ phận với tổng thể để thấy được vai trò vị trí của bộ phận trong tổng thể đó. Cụ thể là so sánh giữa từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí kinh doanh để thấy vai trò vị trí của từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí kinh doanh. - Ngoài ra, người ta có thể so sánh giữa một chỉ tiêu này với một chỉ tiêu khác có mối quan hệ chặt chẽ hoặc có tác động qua lại lẫn nhau để hình thành một chỉ tiêu khác. Ví dụ so sánh giữa chi phí với doanh thu. So sánh giữa số liệu thực hiện của một đơn vị này với một đơn vị khác để thấy được sự khác nhau và mức độ, khả năng phấn đấu của đơn vị. Các chỉ tiêu ở kỳ kế hoạch, kỳ trước, năm trước gọi chung là trị số kỳ gốc. Thời kỳ chọn điểm gốc so sánh gọi tắt là kỳ gốc, thời kỳ chọn điểm để so sánh gọi là kỳ phân tích. Để áp dụng phương pháp so sánh, các chỉ tiêu đem so sánh phải đảm bảo nguyên tắc đồng nhất: + Phải phản ánh cùng một nội dung kinh tế. + Phải phản ánh cùng một thời điểm hoặc thời gian phát sinh. + Cùng một phương pháp tính toán như nhau. + Các chỉ tiêu kinh tế phải cùng đơn vị đo lường. 1.1.1. So sánh tuyệt đối So sánh tuyệt đối là kết quả phép trừ trị số của chỉ tiêu kinh tế giữa hai kỳ, kỳ phân tích và kỳ gốc. Số tuyệt đối có thể tính bằng số đo hiện vật giá trị: Chênh lệch tuyệt đối = Số phân tích - Số gốc Chênh lệch tuyệt đối có tính đến hệ số điều chỉnh: Là kết quả so sánh (phép trừ giữa số phân tích với số gốc) đã được điều chỉnh theo hệ số của chỉ tiêu có liên quan mà chỉ tiêu này quyết định quy mô của chỉ tiêu phân tích. Chênh lệch tuyệt đối có tính đến hệ số điều chỉnh = Số phân tích - Số gốc * Hệ số điều chỉnh (%) Trong phân tích chi phí kinh doanh phương pháp so sánh tuyệt đối được sử dụng để xác định mức chênh lệch tuyệt đối của chi phí kinh doanh giữa hai kỳ phân tích và kỳ gốc. Chênh lệch tuyệt đối của chi phí kinh doanh có tính đến hệ số điều chỉnh ví dụ như ảnh hưởng của giá cả tới sự biến động của chi phí kinh doanh thì ta phải loại trừ ảnh hưởng của giá để thấy sự biến động của chi phí kinh doanh. 1.1.2. So sánh tương đối So sánh tương đối là quan hệ so sánh giữa hai chỉ tiêu kinh tế dưới quan hệ thương số - Tỷ lệ (%) Tỷ lệ % hoàn thành = Số phân tích * 100% Số gốc Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu chi phí kinh doanh Tỷ lệ % hoàn thành = Chi phí kỳ phân tích * 100% Chi phí kỳgốc Tỷ lệ % tăng(giảm) = Chênh lệch tuyệt đối * 100% Số gốc Tỷ lệ % hoàn thành có tính đến hệ số điều chỉnh = Số phân tích * 100% Số gốc * Hệ số điều chỉnh Trong phân tích CFKD thường sử dụng chi tiêu tỷ lệ % tăng giảm - Tỷ trọng (số tương đối kết cấu): Là số tương đối biểu hiện mối quan hệ tỷ trọng giữa mức độ đạt được của bộ phận chiếm trong mức độ đạt được của tổng thể về một chỉ tiêu kinh tế nào đó. Số này cho thấy vai trò, vị trí của bộ phận trong tổng thể. Ta tính tỷ trọng của từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí kinh doanh. Sử dụng chỉ tiêu này trong trường hợp cần xác định tỷ lệ % của từng bộ phận chi phí chiếm trong tổng chi phí kinh doanh. Tỷ trọng (%) = Bộ phận * 100% Tổng thể - Tỷ lệ phát triển định gốc: T0i = Yi * 100% Y0 Trong đó: T0i : Tỷ lệ phát triểnđịnh gốc Yi : Trị số chi phí kinh doanh kỳ i Y0: Trị số chi phí kinh doanh kỳ gốc - Tỷ lệ phát triển liên hoàn: Ti = Yi * 100% Y(i-1) Trong đó: Ti: Tỷ lệ phát triển liên hoàn Yi: Trị số chi phí kinh doanh kỳ i Y(i-1) Trị số chi phí kinh doanh kỳ i-1 -Tỷ lệ phát triển bình quân: T = n-1√tích các Ti Trong đó T là tốc độ phát triển bình quân 1.2. Phương pháp thay thế liên hoàn. Phương pháp thay thế liên hoàn được sử dụng trong trường hợp giữa đối tượng phân tích với nhân tố ảnh hưởng có mối liên hệ phụ thuộc chặt chẽ được thể hiện bằng những công thức toán học mang tính chất hàm số trong đó có sự thay đổi của các nhân tố ảnh hưởng thì kéo theo sự biến đổi của chỉ tiêu phân tích. Phương pháp thay thế liên hoàn cho phép thu nhận một dãy số những giá trị điều chỉnh bằng cách thay thế liên hoàn, các giá trị ở kỳ gốc của các nhân tố ảnh hưởng bằng giá trị của các kỳ báo cáo. Mỗi lần thay thế là một lần tính toán riêng biệt. Kết quả tính toán được khi thay thế trừ đi giá trị của kỳ gốc hoặc giá trị thay thế lần trước thể hiện mức độ ảnh hưởng nhân tố đó đến đối tượng phân tích. Nếu số chênh lệch mang dấu (+) thì ảnh hưởng tăng và ngược lại. Khi thay thế một nhân tố phải giả định nhân tố khác không đổi. Các nhân tố thay đổi phải được sắp xếp trong công thức tính toán theo một trình tự hợp lý. Khi thay đổi trình tự thay thế có thể cho ta những kết quả khác nhau, nhưng tổng của chúng không đổi. Các bước áp dụng: - Bước1: Xác lập công thức nhằm xác định đối tượng phân tích và các nhân tố ảnh hưởng. Khi xác định công thức phải chú ý sắp xếp các nhân tố số lượng trước, chất lượng sau theo nguyên tắc “lượng đổi thì chất đổi”. - Bước 2: Thay thế nhằm xác định ảnh hưởng của từng nhân tố, ở bước này ta căn cứ vào công thức đã xác định rồi tiến hành thay thế từ trái sang phải. Khi thay thế ta cho nhân tố đang nghiên cứu biến động từ kỳ gốc sang kỳ phân tích, cố định nhân tố đứng sau nó ở kỳ gốc và nhân tố đứng trước nó ở kỳ phân tích. Khi thay thế xong ta tính ngay giá trị của lần thay thế đó và ảnh hưởng của nhân tố nào đó sẽ bằng giá trị lần thay thế của nhân tố đó - giá trị lần thay thế trước hoặc giá trị của chỉ tiêu ở kỳ gốc nếu là lần thay thế đầu tiên. - Bước 3: Tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố, đối chiếu với số chênh lệch chung của đối tượng phân tích và đưa ra nhận xét đánh giá. Ưu nhược điểm: Lần tính toán sau kế thừa ngay kết quả của lần tính toán trước do vậy sẽ đơn giản trong phép tính và tổng cộng ảnh hưởng của các nhân tố bao giờ cũng vừa đúng bằng số chênh lệch chung do tính bù trừ. Chính vì vậy nếu một bước tính toán sai sẽ làm cho kết quả tính toán sau cũng sai mà khó phát hiện. Giả sử một chỉ tiêu phân tích có ba nhân tố ảnh hưởng được thể hiện bằng biểu thức: T = (x, y, z) = x*y*z Trong đó T là chỉ tiêu tổng hợp cần phân tích T là hàm số và x, y, z là những biến số biểu thị sự biến đổi của ba nhân tố ảnh hưởng Ta có: T0 = f(x0, y0, z0) = x0*y0*z0 là giá trị kỳ gốc T1 = f(x1, y1, z1) = x1*y1*z1 là giá trị kỳ thực tế T(x) = f(x1, y0, z0) = x1*y0*z0 là giá trị điều chỉnh của nhân tố x T(y) = f(x1, y1, z0) = x1*y1*z0 là giá trị điều chỉnh của nhân tố y T(z) = f(x1, y1, z1) = x1*y1*z1 là giá trị điều chỉnh của nhân tố z Số chênh lệch tuyệt đối của chỉ tiêu phân tích được xác định bằng công thức: ∆T = f(x1, y1, z1) - f(x0, y0, z0) = x1*y1*z1-x0*y0*z0 Xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố tới chỉ tiêu phân tích: Số chênh lệch do tác động của nhân tố x: ∆T(x) = f(x1, y0, z0) - f(x0, y0, z0) = x1*y0*z0 – x0*y0*z0 Số chênh lệch do tác động của nhân tố y: ∆T(y) = f(x1, y1, z0) - f(x1, y0, z0) = x1*y1z0 – x1y0*z0 Số chênh lệch do tác động của nhân tố z: ∆T(z) = f(x1, y1, z1) – f(x1, y1, z0)=x1*y1*z1 – x1*y1*z0 Tổng hợp lại ta có sự thay đổi của chỉ tiêu phân tích bằng tổng các sự thay đổi của các nhân tố ảnh hưởng: ∆T = ∆T(x) + ∆T(y) + ∆T(z) Phương pháp thay thế liên hoàn được sủ dụng trong phân tích chi phí kinh doanh để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đên tổng quỹ lương và chi phí lãi vay phải trả. Phương pháp xác định mức độ ảnh hưởng như trên : VD: Phân tích nhân tố ảnh hưởng tới chi phí lãi tiền vay. Flv =Số tiền vay * Thời gian vay * Lãi suất vay Flv Là chỉ tiêu tổng hợp cần phân tích Số tiền vay, thời gian vay, lãi suất vay là các nhân tố ảnh hưởng đên chi phí trả lãi tiền vay. Phương pháp xác định mức độ ảnh hưởng của cá nhân tố tới chi phí lãi tiền vaygiống như trên. Flv(0) = ST0 * t0 * r0 Chi phí lãi vay kỳ gốc Flv(1) = ST1 * t1 * r1 Chi phí lãi vay kỳ phân tích Số chênh lệch của chỉ tiên phân tích (chi phí trả lãi tiền vay): ∆Flv = ST1 * t1 * r1 - ST0 * t0 * r0 Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố: số tiền vay, thời gian vay và lãi suất vay tới chi phí trả lãi tiền vay như sau: Số chênh lệch do tác động của số tiền vay: ∆Flv(st) = ST1 * t0 * r0 - ST0 * t0 * r0 Số chênh lệch do tác động của thời gian vay: ∆Flv(t) = ST1 * t1 * r0 - ST1 * t0 * r0 Số chênh lệch do tác động của nhân tố lãi suất vay: ∆Flv(r) = ST1 * t1 * r1- ST1 * t1 * r0 ∆Flv = ∆Flv(st) + ∆Flv(t) + ∆Flv(r) st : Số tiền vay t : Thời gian vay r : Lãi suất vay 1.3. Phương pháp số chênh lệch. Là dạng rút gọn của phương pháp thay thế liên hoàn, điều kiện, quy trình giống như phương pháp thay thế liên hoàn chỉ khác ở bước 2. Phương pháp số chênh lệch sủ dụng ngay số chênh lệch của các nhân tố ảnh hưởng để thay thế vào các biểu thức tính toán mức độ ảnh hưởng của nhân tố đó đến chỉ tiêu phân tích. So với phương pháp thay thế liên hoàn, phương pháp số chênh lệch đơn giản hơn trong cách tính toán, cho ngay kết quả cuối cùng và mỗi lần tính toán là một phép tính riêng biệt cho nên kết quả giữa các lần tính toán không phụ thuộc lẫn nhau. Tuy nhiên phương pháp này chỉ được áp dụng trong trường hợp đối tượng phân tích liên hệ với các nhân tố ảnh hưởng bằng công thức tính toán đơn giản, chỉ có phép nhân không có phép chia. - Bước1: Xác lập công thức nhằm xác định đối tượng phân tích và các nhân tố ảnh hưởng. Khi xác định công thức phải chú ý sắp xếp các nhân tố số lượng trước, chất lượng sau theo nguyên tắc “lượng đổi thì chất đổi”. - Bước2: Khi cần tính ảnh hưởng của nhân tố nào thì ta lấy ngay số chênh lệch của nhân tố đó rồi nhân số liệu kỳ gốc của nhân tố đứng sau và số liệu kỳ phân tích của nhân tố đứng trước - Bước 3: Tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố, đối chiếu với số chênh lệch chung của đối tượng phân tích và đưa ra nhận xét đánh giá. Phương pháp chênh lệch được minh hoạ tổng quát như sau: ∆x = x1 – x0 là số chênh lệch của nhân tố x ∆y = y1 – y0 là số chênh lệch của nhân tố y ∆z = z1 – z0 là số chênh lệch của nhân tố z ∆T(x) = ∆x*y0 là số chênh lệch do tác động của nhân tố x ∆T(y) = x1* ∆y*z0 là số chênh lệch do tác động của nhân tố y ∆T(z) = x1*y1*∆z là số chênh lệch do tác động của nhân tố z Tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố ta có: ∆T = ∆T(x) + ∆T(y) + ∆T(z) 1.4. Phương pháp cân đối. Phương pháp này được sử dụng để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới đối tượng phân tích trong trường hợp các nhân tố có mối liên hệ với nhau và với chỉ tiêu phân tích dưới dạng tổng. Để tính ảnh hưởng của một nhân tố nào đó ta chỉ xác định chênh lệch giữa hai kỳ của nhân tố đó. Số chênh lệch này chính là mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới đối tượng phân tích, còn chiều hướng ảnh hưởng thì tuỳ vào dấu của nhân tố ở trên biểu thức. - Nhân tố mang dấu dương (+) thì ảnh hưởng cùng chiều - Nhân tố mang dấu âm (-) thì ảnh hưởng ngược chiều Giả sử ta có: F = a + b – c - d Số chênh lệch tuyệt đối của chỉ tiêu phân tích đước xác định ∆F = F1 – F0 = (a1 + b1- c1- d1) – (a0 + b0 - c0 - d0) ∆F(a) = +(a1- a0) ∆F(c) = -(c1- c0) ∆F( b) = +(b1- b0) ∆F( d) = -(d1- d0) Trong hệ thống các chỉ tiêu kinh tế - tài chính của doanh nghiệp có nhiều chỉ tiêu có liên hệ với nhau bằng những mối liên hệ mang tính chất cân đối. Các quan hệ cân đối trong doanh nghiệp có hai loại: cân đối tổng thể và cân đối cá biệt. Cân đối tổng thể là mối quan hệ cân đối của các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp.Ví dụ: giữa tài sản và nguồn vốn kinh doanh liên hệ với nhau bằng công thức: ∑Tài sản = ∑ Nguồn vốn Giữa các chỉ tiêu lưu chuyển hàng hoá có mối liên hệ cân đối được phản ánh qua công thức. Hàng tồn đầu kỳ + Hàng nhập trong kỳ = Hàng bán trong kỳ + Hao hụt + Hàng tồn cuối kỳ Cân đối cá biệt là quan hệ cân đối của các chỉ tiêu kinh tế cá biệt. Ví dụ Nợ phải thu khách hàng đầu kỳ + Nợ phải thu khách hàng trong kỳ = Nợ phải thu khách hàng đã thu trong kỳ + Nợ phải thu khách hàng cuối kỳ Từ những mối liên hệ mang tính cân đối nếu có sự thay đổi một chỉ tiêu sẽ dẫn đến sự thay đổi một chỉ tiêu khác. Do vậy khi phân tích một chỉ tiêu kinh tế có liên hệ với các chỉ tiêu kinh tế khác bằng mối liên hệ cân đối ta phải lập công thức cân đối, thu thập số liệu, áp dụng phương pháp tính số chênh lệch để xác định mức độ ảnh hưởng của các chỉ tiêu đến chỉ tiêu phân tích. 1.5. Các phương pháp khác. 1.5.1. Phương pháp chỉ số. Phương pháp chỉ số được áp dụng để tính toán phân tích sự biến động tăng giảm và mối liên hệ tác động phụ thuộc lẫn nhau của các chỉ tiêu kinh tế có một hoặc nhiều yếu tố khác nhau. Chỉ tiêu chỉ số được xác định bằng mối liên hệ so sánh của một chỉ tiêu kinh tế ở những thời điểm khác nhau, thường là so sánh giữa kỳ báo cáo với kỳ gốc Các chỉ số áp dụng trong phân tích có hai loại: Chỉ số chung và chỉ số cá thể. Chỉ số chung (còn gọi là chỉ số tổng hợp) là chỉ số phản ánh sự biến động tăng giảm của một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp có nhiều yếu tố hợp thành. Chỉ số cá thể là chỉ số phản ánh sự biến động tăng giảm của một chỉ tiêu kinh tế riêng biệt. Phân tích kinh tế bằng phương pháp chỉ số cho phép ta thấy được mức biến động tăng giảm (số tương đối) và mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các yếu tố hợp thành của một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp tại thời điểm khác nhau. Phương pháp chỉ số được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế chủ yếu dựa vào chỉ số giá để từ đó tính doanh thu ở kỳ phân tích theo giá kỳ gốc. IM = Iq * Ip IM: chỉ số doanh thu bán hàng trong kỳ (chỉ số chung) Iq: chỉ số lượng hàng bán (chỉ số cá biệt) Ip: chỉ số giá cả hàng bán (chỉ số cá biệt) Ip = p1 = q1*p1 = M1 p0 q1*p0 M1(p0) Iq = q1 = q1*p0 = M1(p0) q0 q0*p0 M0 Phương pháp chỉ số được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế kết hợp với phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của số lượng hàng bán và giá bán tới sự biến động cuả doanh thu. 1.5.2. Phương pháp tỷ lệ. + Tỷ lệ phần trăm (%): Là một chỉ tiêu tương đối phản ánh mức độ hoàn thành kế hoạch hoặc tăng giảm của chi phí kinh doanh với kỳ trước. Tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch (%) = Số thực hiện*100 Số kế hoạch +Tỷ trọng: là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ % của từng bộ phận chi phí so với tổng chi phí kinh doanh. Tỷ trọng (%) = Số cá biệt *100 Số tổng thể 1.5.3. Phương pháp tỷ suất Tỷ suất là một chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa một chỉ tiêu này với một chỉ tiêu khác có mối liên hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau như: Tỷ suất chi phí, tỷ suất lợi nhuận, tỷ suất tài trợ, tỷ suất đầu tư… Ví dụ: Tỷ suất lợi nhuận: P’ = P *100% M Tỷ suất chi phí: F’ = F *100% M 1.5.4. Phương pháp biểu mẫu. Trong phân tích hoạt động kinh tế người ta sử dụng biểu mẫu hoặc sơ đồ phân tích để phản ánh một cách trực quan, có hệ thống tiện cho việc theo dõi, đối chiếu và kiểm tra các số liệu phân tích. Biểu mẫu phân tích được thiết lập theo các dòng cột để ghi chép các chỉ tiêu phân tích và số liệu phân tích tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích phân tích. Các dạng biểu mẫu phân tích thường phản ánh mối quan hệ so sánh giữa các chỉ tiêu kinh tế có liên hệ với nhau: So sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch, so với số cùng kỳ năm trước hoặc so sánh giữa chỉ tiêu cá biệt với chỉ tiêu tổng thể .Tuỳ theo nội dung phân tích mà biểu phân tích có tên gọi khác nhau, đơn vị tính khác nhau. Còn sơ đồ, biểu đồ hoặc đồ thị được sử dụng trong phân tích để phản ánh sự biến động tăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế trong những khoảng thời gian khác nhau hoặc những mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau mang tính chất hàm số giữa các chỉ tiêu kinh tế. 2. Nguồn tài liệu và các căn cứ sử dụng trong phân tích chi phí kinh doanh thương mại. Phân tích tình hình chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại căn cứ vào những số liệu sau: - Các chỉ tiêu kế hoạch và định mức chi phí. - Các số liệu kế toán chi phí bao gồm cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí. - Các chế độ chính sách và các tài liệu văn bản có liên quan đến tình hình chi phí như: chế độ tiền lương, chính sách tín dụng, các hợp đồng vay vốn, hợp đồng lao động, các quy định về giá cước vận tải. Chương II: thực trạng về phân tích chi phí kinh doanh tại công ty tnhh ninh thanh I. Giới thiệu chung về công ty TNHH Ninh Thanh 1. Khái quát về công ty và đặc điểm kinh doanh. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Ninh Thanh Công ty TNHH Ninh Thanh là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập từ tháng 10 năm 2002 đã được sự cho phép của pháp luật Việt Nam và hoạt động kinh doanh chủ yếu là buôn bán các loại giấy in. Công ty hoạt động dưới sự giám sát, điều chỉnh của luật doanh nghiệp. Công ty hoạt động hợp pháp theo pháp luật VN và đăng ký kinh doanh theo số 0102006326 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Địa chỉ trụ sở: 66 Yên Hoà. Quận: Cầu giấy. Thành phố: Hà nội Điện thoại: 04.8333819 Fax: 04.8333819 Ngành nghề kinh doanh chính: Thương mại Công ty TNHH Ninh Thanh đã đăng ký kinh doanh và được cấp giấy phép kinh doanh. Ngành nghề kinh doanh mà công ty TNHH Ninh Thanh đăng ký là buôn bán giấy in, giấy bột, thiết bị phục vụ ngành in… nhưng chủ yếu là công ty kinh doanh buôn bán các loại giấy in. Trải qua gần 3 năm hoạt động công ty kinh doanh dần có hiệu quả và ngày càng tiến triển. Doanh thu và lợi nhuận của công ty ngày một tăng nhanh. Công ty đã ra quyết định chính sách kinh doanh đúng đắn. Một mặt do sự quản lý chỉ đạo đúng đắn của ban giám đốc, mặt khác do sự cố gắng của toàn thể các phòng ban người lao động nên công ty kinh doanh rất tốt, đến năm 2004 doanh thu đã đạt được 6 491 156 360 đ. 1.2. Khái quát về vốn của công ty TNHH Ninh Thanh Công ty TNHH Ninh Thanh là một công ty do hai thành viên sáng lập với số vốn điều lệ là 600 000 000đ. Công ty buôn bán giấy in nên tài sản chủ yếu của công ty là TSLĐ. Tài sản của công ty tại thời điểm thành lập là 597 994 391 (đồng) trong đó chỉ có tài sản bằng tiền. Qua ba năm hoạt động đến năm 2004 tài sản của công ty còn 576 524 483(đồng) trong đó tài sản bằng tiền chỉ còn 401 111 694(đồng) Nhận xét đánh giá: Với số vốn ban đầu là 600 000 000 đồng không phải là lớn nhưng đối với công ty TNHH Ninh Thanh thực hiện hoạt động mua bán giấy in là chủ yếu nên lượng vốn ban đầu như vậy cũng đủ để công ty thực hiện hoạt động kinh doanh mà chưa cần vay. Với ngành nghề kinh doanh thương mại thì lượng vốn chủ yếu là tiền mặt. Tài sản bằng tiền là 597 994 391 đồng chiếm trong số vốn ban đầu 600 000 000 đồng phù hợp trong điều kiện kinh doanh các mặt hàng giấy in. Với số vốn ban đầu không được lớn như vậy công ty cần hoạt động kinh doanh hiệu quả để bổ sung lãi vào nguồn vốn kinh doanh. Đồng thời công ty cần quay vòng vốn nhanh để mở rộng kinh doanh và tăng nhanh nguồn vốn kinh doanh. 2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của công ty. 2.1. Chức năng của công ty. Nước ta đang phát triển nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước. Công ty TNHH Ninh Thanh hoạt động kinh doanh với chức năng thương mại cũng giống như những doanh nghiệp thương mại khác đó là hoạt động kinh doanh với chức năng mua bán trao đổi hàng hoá phục vụ cho sản xuất và đời sống. Cụ thể ở đây là công ty TNHH Ninh Thanh chuyên bán buôn, bán lẻ vật tư hàng hoá cho nhu cầu tiêu dùng như: giấy in, giấy bột, thiết bị phục vụ ngành in… nhưng chủ yếu là buôn bán giấy in. Công ty TNHH Ninh Thanh có chức năng buôn bán các loại giấy in nên nó có nhiệm vụ cung cấp giấy in cho ngành in, cho cá nhân có nhu cầu sử dụng giấy in như học sinh sinh viên, cho hàng pho to cho các văn phòng, cho cơ sở xây dựng thiết kế bản vẽ … do đó nó có vai trò quan trọng đối với nền kinh tế. Tổ chức các quy trình nghiệp vụ kỹ thuật kinh doanh thương mại như: nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức nhập hàng, dự trữ bảo quản vật tư hàng hoá, quảng cáo giới thiệu và bán hàng. Quản lý chặt chẽ kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, quản lý việc sủ dụng vốn, sử dụng lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý công tác kế toán. 2.2. Nhiệm vụ của công ty. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh giấy in, công ty có mối quan hệ mua bán trong cả nước về các loại giấy in, thiết bị phục vụ ngành in, phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Công ty TNHH Ninh Thanh do hai thành viên góp vốn thành lập sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước bằng toàn bộ vốn kinh doanh của mình. Nếu công ty kinh doanh có hiệu quả thì được hưởng lãi, nếu kinh doanh thua lỗ thì phải tự chịu. Ngàng kinh doanh chủ yếu của công ty là kinh doanh các loại giấy in và doanh thu từ các loại giấy in chiếm đến 90% tổng doanh thu. Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ chính là kinh doanh công ty còn thực hiện những nhiệm vụ sau: - Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về sản xuất kinh doanh, kinh doanh thương mại theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của bộ thương mại - Xây dựng phương án sản xuất kinh doanh và thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, tài sản, nguồn lực. - Thực hiện kinh doanh có lãi và phát triển nguồn vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Với đặc điểm nhiệm vụ của công ty, công tác quản lý của công ty là do ban giám đốc, các phòng ban làm việc theo chức năng nhiệm vụ của mình. Nhưng không phải vì thế mà lãnh đạo công ty không quan tâm đến thị trường mà thường xuyên kiểm tra nắm bắt thị trường để mở rộng thị trường. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh lành mạnh mà thị trường ngày một biến động đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, vì vậy mà thông tin thị trường rất quan trọng đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh thương mại. Ban lãnh đạo công ty phải luôn khảo sát nắm bắt thông tin thị trường để phân tích thông tin nguồn hàng, thông tin về nhu cầu mặt hàng, thông tin về giá cả … để có thể ra quyết định kinh doanh đúng đắn đạt hiệu quả cao nhất. Trong mấy năm kinh doanh công ty hoạt động đã có hiệu quả do sự nhạy bén các thông tin thị trường của ban lãnh đạo, sự quản lý tốt hoạt động kinh doanh của ban lãnh đạo. Nhận xét đánh giá: Với đặc điểm là công ty TNHH Ninh Thanh chuyên kinh doanh các mặt hàng giấy in là chủ yếu nên việc quản lý mặt hàng kinh doanh đơn giản. Tuy nhiên nếu công ty kinh doanh nhiều mặt hàng hơn sẽ có nhiều lãi hơn, ít bị rủi ro hơn. 3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty TNHH Ninh Thanh. 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty. Công ty TNHH Ninh Thanh là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng như: giấy in, bột giấy, thiết bị phục vụ ngành in… Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty chủ yếu bán hàng trực tiếp cho các đơn vị trong nước, công ty mua hàng trong nước và hàng nhập khẩu nhưng công ty không trực tiếp nhập khẩu mà mua lại từ đơn vị nhập khẩu để đảm bảo nguồn hàng phục vụ kinh doanh. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là giấy in, trong đó có một lượng không nhỏ là giấy ngoại. Do đó công ty cần quản lý tốt các mặt hàng để kinh doanh có lãi. Phương thức kinh doanh chủ yếu của công ty là bán buôn cho các cơ sở kinh doanh, cơ sở sản xuất. Bộ máy tổ chức quản lý kinh doanh của công ty được phân theo cơ cấu trực tiếp chức năng, được mô tả theo sơ đồ sau. Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kho vận - Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty. - Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về xây dựng kế hoạch tài chính, khai thác và tạo nguồn hàng cho bộ phận kinh doanh các loại giấy in, phòng kinh doanh có nhiệm vụ giao dịch với người cung ứng nguồn hàng và giao dịch với khách hàng tìm kiếm khách hàng cho công ty. Ngoài ra phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ cung cấp kịp thời những thông tin thị trường như giá cả hàng hoá và sự biến động của giá cả, thông tin về nguồn hàng cung ứng, thông tin về khách hàng… - Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về xây dựng, kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hạch toán kế toán và tình hình tài chính của công ty. Phòng kế toán có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi theo dõi công nợ và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán theo định kỳ tháng, quý, năm. Cuối năm phòng kế toán sẽ tập hợp các bảng báo cáo để lập bảng phân tích từ đó thấy được sự biến động của các chỉ tiêu và đưa ra phương hướng khắc phục. - Phòng kho vận: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản hàng hoá, theo dõi lượng hàng hoá nhập - xuất – tồn và gửi hoá đơn như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán của công ty. Nhận xét đánh giá: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty rất đơn giản, ít các phòng ban do đó giám đốc công ty có điều kiện theo dõi, quản lý hoạt động các phòng ban và nhân viên các phòng ban dễ hơn. Với bộ máy quản lý đơn giản như vậy sẽ giúp giám đốc công ty điều hành công ty tốt hơn. Đồng thời cơ cấu bộ máy quản lý không cồng kềnh cũng làm giảm chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên công ty có ít các phòng ban nên lượng công việc mà mỗi phòng ban phải làm sẽ nhiều hơn, với khối lượng công việc lớn sẽ gây căng thẳng cho nhân viên và dễ nhầm lẫn trong tính toán các nghiệp vụ kinh tế do không chuyên sâu từng nghiệp vụ chuyên môn. 3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong công ty TNHH Ninh Thanh, nó cung cấp những thông tin về tài sản và nguồn vốn cho nhà quản trị doanh nghiệp giúp nhà quản trị nắm bắt và hiểu rõ khả năng kinh doanh của mình. Phòng kế toán cùng nhà lãnh đạo công ty đưa ra những chiến lược kinh doanh. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán: - Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc thực hiện kế hoạch toàn công ty mà bộ máy lãnh đạo đề ra. - Trực tiếp lựa chọn các phương án kinh doanh do các phòng đề xuất. - Quản lý tài sản, tiền vốn và các quỹ của công ty. - Tham gia giao nhận bảo toàn và phát triển vốn. - Chịu trách nhiệm duyệt và quyết toán tài chính cho các phòng. - Tổng hợp quyết toán tài chính và báo cáo lên cấp trên theo quy định. - Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán - Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán. - Đảm bảo cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, đầy đủ. - Trực tiếp hạch toán kinh doanh với bên ngoài, hạch toán tổng hợp các nguồn vốn, phân phối thu nhập, thu nộp Ngân sách. Hình 2: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Thủ kho - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hạch toán kế toán và tình hình tài chính của công ty .Là người có nhiệm vụ tổ chức thực hiện bộ máy kế toán của công ty. Đồng thời đôn đốc và giám sát việc thực hiện các chính sách và chế độ tài chính. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cất giữ và thu chi trên cơ sở chứng từ hợp lệ, lập bảng thu chi. Thủ quỹ có các mối quan hệ liên quan đến tiền, mối quan hệ với ngân hàng - Thủ kho: Theo dõi nhập - xuất – tồn kho và cuối tháng tổng hợp lượng hàng tồn kho. Trong bộ máy kế toán mỗi nhân viên kế toán đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Các kế toán phần hành có nhiệm vụ liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp lập báo cáo tài chính. Nhận xét đánh giá: Bộ máy kế toán đơn giản sẽ làm giảm bớt các khâu trong quá trình lập báo cáo tài chính đồng thời làm giảm chi phí lương nhân viên kế toán phần hành. Tuy nhiên bộ máy kế toán đơn giản, ít nhân viên kế toán sẽ làm tăng lượng công việc đối với nhân viên kế toán do đó có thể gây nhầm lẫn, thiếu sót nghiệp vụ của nhân viên kế toán. Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký chung được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Cuối tháng (hoặc định kỳ) lập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính. Hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với công ty vì công ty TNHH Ninh Thanh là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ lại chủ yếu kinh doanh các mặt hàng giấy in, có số lượng nghiệp vụ phát sinh ít. Tuy nhiên các nghiệp vụ phát sinh giống nhau được lặp lại nhiều lần có thể sẽ bỏ sót nghiệp vụ do đó kế toán của công ty cần kiểm tra đối chiếu số liệu cẩn thận. Hình3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ gốc Nhật kí chung Sổ cái Băng cân đối kế toán Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Ghi chú: Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Hàng tháng kế toán trưởng và giám đốc công ty duyệt quyết toán kết quả kinh doanh của đơn vị vào ngày mùng 3 tháng sau. Cuối từng quý: cuối 3 tháng, cuối 6 tháng, cuối 9 tháng và cuối 1 năm phòng kế toán có trách nhiệm báo cáo tổng hợp với Nhà nước, với cơ quan quản lý Nhà nước công khai tài chính và quyết toán thuế với cục thuế địa phương, nơi mà doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Nhận xét đánh giá: Công ty đã áp dụng đúng nguyên tắc ghi sổ kế toán theo quy định của pháp luật. Hình thức nhật ký chung đơn giản dễ làm. Tuy nhiên hình thức nhật ký chung dễ bỏ sót nghiệp vụ và bây giờ ít dùng. 4. Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của công ty TNHH Ninh Thanh. Tài chính doanh nghiệp là các mối quan hệ tiền tệ gắn liền với việc hình thành vốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Hay nói cách khác tài chính doanh nghiệp là các mối quan hệ kinh tế được biểu hiện bằng tiền gắn liền với việc hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Tài chính là mối quan hệ của vốn và nguồn vốn. Xét theo phạm vi hoạt động của các mối quan hệ tài chính trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Các mối quan hệ tài chính phát sinh trong doanh nghiệp bao gồm: Quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp thương mại với Nhà nước, thể hiện mối quan hệ hai chiều: Nhà nước có thể cấp vốn cho các doanh nghiệp thương mại và các doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp các khoản thuế vào Ngân sách nhà nước. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng có mối quan hệ với Nhà nước như các doanh nghiệp thương mại khác. Quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp với thị trường: thị trường vốn và thị trường hàng hoá. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp thương mại với ngân hàng, tổ chức tín dụng, công ty bảo hiểm, công ty tài chính... thể hiện trong quá trìnhh huy động vốn vay vốn hay trả nợ và thanh toán qua Ngân hàng. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng có mối quan hệ với thị trường vốn thông qua việc huy động vốn. Mối quan hệ giữa công ty với các nhà cung cấp, với các tổ chức kinh tế khác, các doanh nghiệp khác, các tổ chức xã hội... có liên quan đến việc mua bán hàng hoá diễn ra trên thị trường hàng hoá. Quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp: thể hiện trong quan hệ giữa giám đốc công ty và nhân viên trong công ty thông qua việc trả lương. Đối với các chủ doanh nghiệp mối quan tâm hàng đầu của họ là tìm kiếm lợi nhuận và khả năng trả nợ. Ngoài ra các nhà quản trị còn quan tâm đến nhiều mục tiêu khác nhau như: tạo công ăn việc làm, nâng cao chất lượng sản phẩm, cung cấp nhiều sản phẩm hàng hoá dịch vụ với chi phí thấp, đóng góp phúc lợi xã hội, bảo vệ môi trường… Tuy nhiên, một doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được các mục tiêu này nếu đáp ứng được hai thử thách sống còn và là hai mục tiêu cơ bản đó là kinh doanh có lãi và trả được nợ. Một doanh nghiệp bị lỗ liên tục, rút cụôc sẽ bị cạn kiệt các nguồn lực và buộc phải đóng cửa. Mặt khác nếu doanh nghiệp không có khả năng thanh toán nợ đến hạn cũng buộc phải ngừng hoạt động và đóng cửa. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng có hai mục tiêu cơ bản đó và đang cố gắng đạt được mục tiêu của mình. Đối với các chủ ngân hàng và các nhà cho vay tín dụng, mối quan tâm của họ hướng chủ yếu vào khả năng trả nợ của doanh nghiệp. Vì vây, họ đặc biệt chú ý đến số lượng tiền và các tài sản khác có thể chuyển đổi thành tiền nhanh, từ đó so sánh với số nợ ngắn hạn để biết được khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các chủ ngân hàng và các nhà cho vay tín dụng cũng rất quan tâm tới số lượng vốn của chủ sở hữu, bởi vì số vốn của chủ sở hữu này là khoản bảo hiểm cho họ trong trường hợp doanh nghiệp gặp rủi ro. Không mấy ai sẵn sàng cho vay nếu các thông tin cho thấy người vay không đảm bảo chắc chắn rằng khoản vay đó có thể và sẽ được thanh toán ngay khi đến hạn. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng không nằm ngoài khả năng đó. Đối với nhà cung cấp vật tư hàng hoá dịch vụ …, họ phải quyết định xem có cho phép khách hàng sắp tới được mua chịu hàng hay không. Nhóm người này cũng giống như chủ ngân hàng, họ cần biết khả năng thanh toán của khách hàng hiện tại và thời gian sắp tới. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng là một khách hàng được các nhà cung cấp giấy in quan tâm. Đối với các nhà đầu tư, mối quan tâm của họ hướng vào các yếu tố như sự rủi ro, thời gian hoàn vốn, mức sinh lãi, khả năng thanh toán vốn… Vì vậy họ cần những thông tin về điều kiện tài chính, tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, các nhà đầu tư cũng rất quan tâm đến việc điều hành hoạt động và tính hiệu quả của của công tác quản lý. Những điều đó nhằm đảm bảo sự an toàn và tính hiệu quả cho các nhà đầu tư. Bên cạnh các chủ doanh nghiệp (chủ sở hữu), các nhà quản lý, đầu tư, các chủ ngân hàng, nhà cung cấp còn có nhiều nhóm người khác quan tâm tới thông tin tài chính của doanh nghiệp. Đó là các cơ quan tài chính, thuế, thống kê, các nhà phân tích tài chính, những người lao động… Như vậy, có thể nói, mục đích tối cao và quan trọng nhất của phân tích tình hình tài chính là giúp cho chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý (người ra quyết định) lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu và đánh giá chính xác thực trạng, tiềm năng của doanh nghiệp, qua đó đưa ra được những quyết định đúng đắn trong quản lý kinh tế nói chung trong đó có quản lý tài chính. Công ty TNHH Ninh Thanh là công ty thương mại chuyên buôn bán các loại giấy in mới đi vào hoạt động gần 3 năm nay. Tuy mới đi vào hoạt động nhưng công ty đã kinh doanh có hiệu quả và được thể hiện trong các báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong những năm hoạt động. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thực hiện theo chuẩn mực kế toán mới ban hành.Theo chuẩn mực kế toán mới thì lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh được tính như sau: LN thuần từ HĐKD = LN gộp + ( Doanh thu HĐTC - Chi phí HĐTC ) - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN Trong đó: LN gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của công ty TNHH Ninh Thanh được thể hiện rõ ở báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây ngoài ra còn thể hiện ở tỷ suất tầi trợ, tỷ suất thanh toán hiện hành (ngắn hạn) và tỷ suất thanh toán tức thời. Qua kết quả kinh doanh ta có thể đánh giá nhận xét công ty đã hoàn thành kế hoạch các chỉ tiêu đề ra chưa. Qua phân tích các mối quan hệ giữa các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán ta có thể đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty đặc biệt là đánh giá được tình hình công nợ phải thu, phải trả, tình hình và khả năng thanh toán nợ tình hình bảo toàn và tăng trưởng vốn kinh doanh của công ty, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh…. Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của công ty trong một thời kỳ, cụ thể là một năm. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua hai năm 2003 và 2004 Đơn vị: Đồng VN Các chỉ tiêu Năm2003 Năm 2004 So sánh Số tiền TL% 1. Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 2. Doanh thu bán hàng thuần 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 3. Giá vốn hàng bán 2 749 281 023 6 381 568 247 3 632 287 224 132,11 4. Lợi nhuận gộp 38 242 174 109 588 113 71 345 939 186,53 5. Doanh thu hoạt động tài chính 32 798 32 798 6. Chi phí tài chính 7. Chi phí bán hàng 5 120 319 12 078 945 6 958 626 135,9 8. Chi phí quản lý 32 106 220 83 009 636 50 903 416 158,54 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1 015 635 14 532 330 13 516 695 1330,86 10. Thu nhập khác 55 113 11. Chi phí khác 12. Lợi nhuận khác 55 113 13. Tổng lợi nhuận trước thuế 1 070 748 14 532 330 13 461 582 1257,2 14. Thuế thu nhập doanh nghiệp 299 809 4 069 052 3 726 413 1087,56 15. Lợi nhuận sau thuế 770 939 10 463 278 9 692 339 1257,2 Nhìn chung năm 2004 công ty kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn năm 2003. Qua bảng số liệu phân tích ta thấy lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh năm 2004 tăng lên 13 516 695 (đồng) so với năm 2003 dẫn đến tổng lợi nhuận trước thuế tăng 13 461 582(đồng) với mức tăng là 1257,2 (%). Ta thấy lợi nhuận của công ty tăng rất nhanh mặc dù công ty mới thành lập và đi vào hoạt động. Lợi nhuận của công ty tăng rất nhanh là hợp lý bởi công ty đang trong giai đoạn tìm kiếm lợi nhuận, tăng lợi nhuận. Để thấy được sự tăng nhanh của lợi nhuận ta đi phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng tới lợi nhuận. Các nguyên nhân chủ yếu làm tăng lợi nhuận của công ty là: - Doanh thu bán hàng tăng 3 703 633 163 (đồng) với tỷ lệ tăng là 132,86% điều đó chứng tỏ công ty đã chiếm lĩnh được thị trường và đang từng bước phát triển, mức tiêu thụ đang tăng. - Giá vốn hàng bán tăng 3 632 287 224 (đồng) với tỷ lệ tăng là 132,11%. Giá vốn hàng bán tăng lên nhưng tỷ lệ tăng thấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu do đó lợi nhuận gộp của công ty tăng lên. Giá vốn tăng là do mức bán ra tăng làm mức mua vào cũng tăng theo, do đó giá vốn hàng bán tăng.Trong trường hợp này giá vốn hàng bán tăng là hợp lý. Công ty TNHH Ninh Thanh là công ty Thương mại nên doanh thu chủ yếu là doanh thu bán hàng, lợi nhuận thu được chủ yếu là lợi nhuận từ hoạt động bán hàng. - Chi phí bán hàng năm 2004 so với năm 2003 tăng lên là 6 958 626 (Đ) với tỷ lệ tăng là 135,9 (%). Chi phí bán hàng tăng là do mức tiêu thụ tăng qua đó ta thấy công ty TNHH Ninh Thanh ngày càng mở rộng thị trường tăng mức bán ra - Chi phí quản lý năm 2004 so với năm 2003 tăng lên 50 903 416 (đồng) với tỷ lệ tăng là 158,54 (%) nhưng do công ty mới thành lập nên chi phí quản lý tăng lên là hợp lý. Mặc dù chi phí tăng nhưng lợi nhuận của công ty vẫn tăng điều đó chứng tỏ công ty quản lý và sử dụng chi phí tốt. Ngoài ra công ty còn có một ít doanh thu từ hoạt động tài chính (được hưởng chiết khấu mua hàng) và thu nhập khác. Các phí tài chính chủ yếu là phí với Ngân hàng và các chi phí khác. Công ty TNHH Ninh Thanh đã hoàn thành tốt kế hoạch bán ra, kinh doanh ngày càng có lãi và từng bước mở rộng thị trường. Chi phí bán hàng tăng chậm hơn chi phí quản lý doanh nghiệp nhưng vẫn còn khá lớn. Công ty TNHH Ninh Thanh là công ty thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng giấy in nên cần điều chỉnh chi phí bán hàng nhiều hơn chi phí quản lý doanh nghiệp thì mới tốt. Công ty TNHH Ninh Thanh là loại hình doanh nghiệp tư nhân mà hầu hết các doanh nghiệp tư nhân hạch toán chi phí bán hàng thường không tách rời chi phí quản lý doanh nghiệp. Mặt khác công ty TNHH Ninh Thanh bán hàng chủ yếu là cho các cơ sở kinh doanh trong nước nên chi phí bán hàng thường chỉ gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá. Vì vậy công ty cần sử dụng và quản lý chi phí tốt hơn, hợp lý hơn. Nhận xét đánh giá: Công ty TNHH Ninh Thanh tuy mới đi vào hoạt động nhưng đã kinh doanh có lãi và lãi ngày càng tăng. Nhìn chung công ty sử dụng vốn kinh doanh hiệu quả và làm tăng trưởng vốn cho công ty. Tuy nhiên công ty cần mở rộng quy mô kinh doanh và thực hiện phương thức bán lẻ tại các cửa hàng để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận hơn nữa. Bên cạnh đó, khả năng tự đảm bảo về mặt tài chính cũng cho thấy một cách khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy cần tính và so sánh chỉ tiêu “tỷ suất tài trợ” Tỷ suất tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu Tổng số vốn Năm2004: Tỷ suất tài trợ = 610 737 928 699 152 339 = 0,87 Hệ số tự tài trợ của công ty > 0,5. Chỉ tiêu này cao chứng tỏ công ty độc lập, tự chủ về mặt tài chính bởi vì hầu hết tài sản mà công ty hiện có đều được đầu tư bằng số vốn của mình. Tình hình tài chính của công ty lại được thể hiện rõ nét qua khả năng thanh toán. Nếu công ty có đủ khả năng thanh toán thì đánh giá tình hình tài chính khả quan và ngược lại. Do vậy, khi đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp không thể không xem xét khả năng thanh toán đặc biệt là khả năng thanh toán nợ ngắn hạn. Công nợ phải trả là nguồn vốn tài trợ từ bên ngoài mà công ty có trách nhiệm phải trả. Công ty TNHH Ninh Thanh sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu là chính nên hầu như chỉ có nợ ngắn hạn trong đó chủ yếu là khoản nợ phải trả người bán. Năm 2004 Hệ số khả năng = Giá trị thưc của tài sản lưu động thanh toan nợ ngắn hạn Nợ ngắn hạn = 694401732 =7.85>1 88414411 Hệ số thanh toán nhanh = Giá trị thực của TSLĐ và đầu tư NH - HTK Nợ Ngắn Hạn * Hệ số này cho biết khả năng thanh toán của công ty là tốt, công ty có khả năng thanh toán nợ nhanh vì tiền mặt tại công ty chiếm phần lớn trong TSLĐ Năm 2004 = 694 401 732 - 121 480 045 = 6.47 88 414 411 Công ty TNHH Ninh Thanh tuy mới thành lập nhưng ta thấy khả năng thanh toán nợ nhanh là rất tốt có thể nói công ty hoạt động rất hiệu quả, khả năng quay vòng vốn nhanh. Nhận xét đánh giá về kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của công ty TNHH Ninh Thanh: Nhìn chung công ty thực hiện tốt các chỉ tiêu tài chính. Mặc dù mới đi vào hoạt động nhưng công ty kinh doanh có hiệu quả được thể hiện là hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh tốt, khả năng thanh toán nợ tốt điều đó chứng tỏ hệ số quay vòng vốn nhanh. Công ty TNHH Ninh Thanh kinh doanh các mặt hàng giấy in với số vốn không lớn lên hệ số quay vòng vốn càng nhanh càng tốt, có như vậy công ty mới mở rộng quy mô kinh doanh nhanh hơn. II. Thực trạng về tổ chức và nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, thực hiện nguyên tắc giá phí trong kế toán, toàn bộ chi phí gắn liền với quá trình mua vật tư hàng hoá được tính vào giá thực tế của hàng mua, các chi phí gắn liền với quá trình bảo quản tiêu thụ hàng hoá gọi là chi phí bán hàng, các chi phí liên quan đến chi phí kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí mang tính chất chung toàn doanh nghiệp được gọi là chi phí quản lý doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh các mặt hàng giấy in tại công ty TNHH NinhThanh diễn ra thường xuyên hàng ngày, công ty phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định để thực hiện hoạt động kinh doanh đó. Công ty TNHH Ninh Thanh là công ty kinh doanh thương mại nên chi phí được phân thành chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Để quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh cần được hạch toán, phân tích theo các chức năng hoạt động khác nhau. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại công ty. Chi phí mua hàng được hạch toán và theo dõi trên tài khoản 156 (2). Tài khoản 156.2 được dùng để tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá của công ty. Chi phí mua hàng được tính trên trị giá mua của hàng hoá và số lượng hàng nhập về theo một tỷ lệ nhất định. Công ty TNHH Ninh Thanh mua hàng từ các cơ sở trong nước để bán nên chi phí mua hàng rất nhỏ. Chi phí mua hàng đã được hạch toán và kết chuyển vào giá vốn hàng bán (TK 632) Chi phí mua hàng là chi phí phát sinh từ khi ký kết hợp đồng mua hàng tới khi hàng về nhập kho. Chi phí mua hàng tại công ty TNHH Ninh Thanh bao gồm các khoản mục chi phí sau. - Chi phí vận chuyển: bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hoá đến nhập kho - Chi phí bốc xếp hàng hoá: là toàn bộ chi phí bốc xếp hàng hoá về nhập kho. 1.2. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí bán hàng trong công ty TNHH Ninh Thanh Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí cần thiết liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá. Tại công ty TNHH Ninh Thanh thì chi phí này chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh vì công ty bán hàng trực tiếp cho các cơ sở kinh doanh. Chi phí bán hàng bao gồm: Chi phí vật liệu bao bì: là những khoản chi phí mua vật liệu bao bì để sử dụng cho việc bao gói, bảo quản hàng hoá trong quá trình tiêu thụ. Chi phí tiền nước, điện thoại, điện ánh sáng phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng. Chi phí bốc xếp hàng hoá: là toàn bộ các khoản chi phí bốc xếp hàng hoá đem bán cho các cơ sở kinh doanh khác. Chi phí vận chuyển: là toàn bộ các khoản chi phí vận chuyển hàng hoá đem bán cho các cơ sở kinh doanh đã đặt mua. Chi phí bán hàng được hạch toán vào tài khoản 641. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí. Cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Thực trạng chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán và tập hợp vào tài khoản 642. Là những khoản chi phí liên quan đến quá trình quản lý bao gồm quản lý kinh doanh và quản lý hành chính. Đó là những khoản chi phí gián tiếp tương đối ổn định không phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra. Tại công ty TNHH Ninh Thanh chi phí quản lý chiếm tỷ trọng lớn. Các khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp bao gồm toàn bộ số tiền doanh nghiệp trả cho cán bộ, nhân viên quản lý doanh nghiệp. Lương của nhân viên và cán bộ quản lý được tính theo doanh thu. - Chi phí vật liệu quản lý bao gồm các chi phí liên quan đến việc mua sắm vật liệu phục vụ cho công tác quản lý. - Chi phí dụng cụ đồ dùng bao gồm: tiền mua sách, mua hoá đơn, mua mực, sửa chữa máy in, máy pho to, mua tờ khai hải quan vì có một lượng giấy không nhỏ là giấy ngoại, mua ổ cứng máy vi tính, mua phiếu thu phiếu chi, mua sổ nhật ký, sổ cái…. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi tiền điện ánh sáng, điện thoại, tiền nước sử dụng thực tế phục vụ cho hoạt động quản lý. - Chi phí dự phòng bao gồm dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Chi tiền thuế và các khoản lệ phí bao gồm thuế nhà đất, thuế môn bài… - Chi phí khác bao gồm các khoản chi phí không được hạch toán trên phục vụ cho hoạt động quản lý như chi tiền ăn ca, chi thăm quan cho cán bộ công nhân viên chức…. * Ưu nhược điểm: Công ty TNHH Ninh Thanh có cơ cấu bộ máy quản lý đơn giản, ít các phòng ban và nhân viên ở các phòng ban không nhiều nên giảm được một lượng đáng kể chi phí lương nhân viên quản lý nói cách khác là giảm chi phí kinh doanh, tăng lợi nhuận cho công ty giúp công ty tồn tại, phát triển và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên công ty cần quản lý và sử dụng lao động tốt hơn vì công ty TNHH Ninh Thanh là loại hình doanh nghiệp tư nhân nên chi phí quản lý doanh nghiệp chủ yếu chỉ là chi phí lương nhân viên các phòng ban và cán bộ quản lý công ty. Muốn vậy công ty cần phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp để đánh giá khả năng quản lý và sử dụng chi phí có hợp lý hay không từ đó tìm biện pháp khắc phục. 2. Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng tại công ty TNHH Ninh Thanh. Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế tại công ty do giám đốc của công ty trực tiếp chỉ đạo, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chủ yếu. Việc phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng ở công ty mang tính chất tổng thể chưa mang tính từng phần chi tiết, do đó công ty cần phân tích chi tiết từng khoản mục chi phí kinh doanh để quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn. Hàng tháng công ty có tiến hành công khai tài chính và phân tích đánh giá kết quả kinh doanh qua đó công ty sẽ thấy được hoạt động kinh doanh đã đạt hiệu quả chưa, có đạt mức kế hoạch không? Từ đó rút ra những nguyên nhân ảnh hưởng, những tồn tại cần khắc phục. Riêng đối với phân tích chi phí kinh doanh thì cứ định kỳ cuối năm công ty tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Các số liệu cần thiết cho việc phân tích chi phí kinh doanh như doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí kinh doanh được thu thập đã kiểm tra để đảm bảo tính chính xác cho việc phân tích. Cuối kỳ kế toán dựa trên số liệu thu thập được và dựa vào các chỉ tiêu phân tích để tính toán so sánh, phân tích và lập các biểu mẫu, bảng biểu của các chỉ tiêu ở các năm liên tiếp nhau từ đó rút ra xu hướng biến động của các chỉ tiêu phân tích. Thông qua công tác phân tích rút ra đánh giá nhận xét và đề ra các giải pháp khắc phục hay đưa ra chiến lược kinh doanh trong kỳ tiếp theo Bất kỳ một doanh nghiệp nào kinh doanh đều có mục tiêu chung là lợi nhuận. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng vậy, mục tiêu đề ra cũng là tối đa hoá lợi nhuận. Chi phí kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Muốn tối đa hoá lợi nhuận cần tối thiểu hoá chi phí. Có như vậy thì doanh nghiệp mới tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Để đảm bảo tiết kiệm chi phí thì công tác phân tích chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp cần được tiến hành thường xuyên. Qua nội dung phân tích chi phí kinh doanh giám đốc công ty cùng kế toán trưởng thường đưa ra các giải pháp để tiết kiệm chi phí kinh doanh. 3. Nội dung phân tích chi phí kinh doanh Công ty mua giấy ở các cơ sở trong nước và một lượng không nhỏ là giấy ngoại do đó giá cả thường xuyên biến động. Vì vậy để đánh giá chính xác tình hình biến động của chi phí kinh doanh kế toán phải loại trừ ảnh hưởng của yếu tố giá cả đến các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh. Dựa vào sự biến động của giá cả qua những năm gần đây kế toán thống kê được rồi tính chỉ số giá bình quân sau đó xác định sự ảnh hưởng của giá cả tới chi phí kinh doanh bằng cách lấy số liệu từ các chỉ tiêu doanh thu chia cho chỉ số giá để xác định giá trị thực của chúng. Từ giá trị thực của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí ta phân tích sự biến động của chi phí kinh doanh. Công ty đã phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu vì trong các doanh nghiệp thương mại chi phí kinh doanh bỏ ra nhằm mục đích kinh doanh tức là trước hết phải tạo ra doanh thu. Để phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu kế toán sử dụng các chỉ tiêu sau: - Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Năm 2003: M = 2 787 523 197 Năm 2004: M = 6 491 156 360 - Tổng chi phí kinh doanh: Là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để kinh doanh, bao gồm: +Chi phí mua hàng: + Chi phí bán hàng: + Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí kinh doanh năm 2003: F = 64 719 549 đồng Chi phí kinh doanh năm 2004: F = 158 904 267 đồng - Tỷ suất chi phí: Là chỉ tiêu tương đối phản ánh tỷ lệ (%) của chi phí trên doanh thu bán hàng. Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, chất lượng quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp. Công thức: F’ = F * 100 M Trong đó: F: tổng chi phí kinh doanh. M: tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. F’: tỷ suất chi phí (%) Năm 2003: F’ = 64 719 549 * 100 2 787 523 197 F’ = 2,32 (%) Năm 2004: F’ = 158 904 267 * 100 6 491 156 360 F’ = 2,45 (%) Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí: phản ánh sự thay đổi tuyệt đối về tỷ suât chi phí giữa hai kỳ. Công thức: ∆F’ = F’1- F’0 Trong đó: ∆F’: là mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí F’1: tỷ suất chi phí ở kỳ phân tích F’0: tỷ suât chi phí ở kỳ gốc. So sánh mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí giữa hai năm 2003 và năm 2004 ta có: ∆F’ = 2,45 – 2,32 ∆F’ = 0,13 (%) Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ % tăng giảm tỷ suất chi phí với tỷ suất chi phí kỳ gốc. Chỉ tiêu này cho biết tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí của doanh nghiệp nhanh hay chậm và có ý nghĩa đặc biệt khi so sánh trong cùng một đơn vị giữa các thời kỳ khác nhau. Nếu có cùng mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí nhưng tốc độ giảm chi phí nhanh hơn thì đơn vị đó được đánh giá là tốt hơn. Tốc độ tăng (giảm) tỷ suất chi phí: TF’ = ∆F’ * 100 F’0 TF’ = 0,13 * 100 2,32 TF’ = 5,6 (%) - Mức độ tiết kiệm hay lãng phí chi phí: Chỉ tiêu này cho biết với mức doanh thu bán hàng trong kỳ và mức giảm hoặc tăng tỷ suất chi phí thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm hoặc lãng phí chi phí là bao nhiêu. U= ∆F’ * M1 Trong đó: U: mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí ∆F’: mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí M1: doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ Mức lãng phí chi phí kinh doanh: U= 0,13 (%) * 6 491 156 360 U = 8 438 503 (đồng) Khi tiến hành phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu công ty đã sử dụng phương pháp biểu mẫu và phương pháp so sánh. Sau khi phân tích xong kế toán đưa ra những nhận xét đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty. Để phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu kế toán sử dụng biểu 5 cột như sau: Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu Đơn vị tính: đồng Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng giảm Số tiền Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 5 1. Doanh thu thuần 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 2. Chi phí kinh doanh 64 719 549 158 904 267 94 184 718 145.53 3. Tỷ suất chi phí (%) 2,32 2,45 4.Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí 0,13 5. Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí 5,6 6. Mức tiết kiệm(lãng phí ) chi phí 8 438 503 Qua bảng phân tích trên ta thấy chi phí kinh doanh năm 2004 tăng lên 94 184 718 (đ) với tỷ lệ tăng là 145,53(%) . Doanh thu của công ty cũng tăng lên 3 703 633 163 (đ) với tỷ lệ tăng là 132,86(%). Ta thấy tỷ lệ tăng của chi phí lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu và công ty TNHH Ninh Thanh đã lãng phí một khoản chi phí là 8 438 503 (đ). Nhìn số liệu trên ta có thể đánh giá công ty quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh chưa tốt nhưng do công ty TNHH Ninh Thanh mới thành lập nên chi phí tăng nhanh hơn là lẽ đương nhiên. Mặc dù chi phí kinh doanh tăng nhanh nhưng doanh thu tăng cũng nhanh nên ta vẫn đánh giá công ty quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý. Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi mới thành lập cũng cần bỏ ra chi phí ban đầu rất lớn để thực hiện hoạt động kinh doanh của mình. Khi mới đi vào hoạt động cũng cần mở rộng thị trường, tạo chỗ đứng trên thị trường sau đó mới đi vào giai đoạn thu hồi vốn và tìm kiếm lợi nhuận do đó chi phí giai đoạn đầu thường lớn hơn doanh thu thu về. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng không nằm ngoài quy luật đó nên chi phí kinh doanh tăng nhanh là hợp lý. Công ty TNHH Ninh Thanh mặc dù mới đi vào hoạt động nhưng doanh thu đã tăng lên rất nhanh với mức tăng doanh thu là 132,86 (%) điều đó chứng tỏ công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Đánh giá nhận xét của kế toán trưởng và giám đốc công ty TNHH Ninh Thanh về kết quả kinh doanh của công ty nói chung và tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh của công ty trong những năm hoạt động là tốt, hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả. Mặc dù