Đề tài Hoàn thiện những vấn đề cơ bản về lý luận kế toán bán hàng trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế tại Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ

Phần mở đầu Từ sau Đại hội VI của Đảng Cộng Sản Việt Nam , chúng ta đã thực hiện đổi mới về cơ chế quản lý từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị truờng có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước. Lý luận và thực tiễn của nền kinh tế những năm qua đã khẳng định việc chuyển đổi đó là đúng đắn. Nền kinh tề đuợc phát triển theo cơ chế thị truờng có sự quản lý của nhà nước bằng pháp luật, kế hoạch,chính sách, và các công cụ khác Trong nền kinh tế thị truờng,bán hàng có thể coi là nhiệm vụ quan trọng, là vấn đề “sống còn” đối với mỗi doanh nghiệp. Có tiêu thụ được hàng hóa, doanh nghiệp mới có thu nhập bù đắp chi phí và tiếp tục chu kỳ kinh doanh tiếp theo. Vậy làm thế nào để thực hiện tốt công tác bán hàng?. Ngoài những vấn đề quan trọng là phải tổ chức tốt nguồn hàng, nghiên cứu tình hình thị trường...thì còn một vấn đề không kém phần quan trọng là phải quản lý tốt công tác bán hàng. Sự thay đổi của cơ chế thị truòng dẫn đến sự thay đổi về mục đích và yêu cầu của quản lý. Kế toán với tư cách là công cụ quan trọng để quản lý nền knh tế nói chung và tại từng doanh nghiệp nói riêng cũng phải được hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu mới. Hoàn thiện lý luận về kế toán và việc thực hiện công tác kế toán ở từng doanh nghiệp được đặt ra như một yêu cầu cần thiết. Là một bộ phận của công tác kế toán, kế toán bán hàng cũng phải được hoàn thiện không những về vấn đề lý luận mà cả về việc áp dụng vào từng doanh nghiệp. Mục đích nghiên cứu của đề tài này là: Hoàn thiện những vấn đề cơ bản về lý luận kế toán bán hàng trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế tại Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ. Chuyên đề này gồm có hai phần: - Phần lý luận về nghiệp vụ kế toán bán hàng - Phần thực trạng và phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ. I/ phần lý luận Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại : 1- Khái niệm bán hàng: Bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại là quá trình doanh nghiệp chuyển hoá vốn kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả bán hàng. Nói cách khác, bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm , dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu được tiền hoặc được quyền thu tiền. Theo các khái niệm trên thì quá trình bán hàng được coi là hoàn tất khi phải thoả mãn hai điều kiện. Thứ nhất : Doanh nghiệp đã thực sự xuất giao sản phẩm hàng hoá cho khách hàng. Điều kiện này để thoả mãn vế thứ nhất của khái niệm bán hàng là việc “ Chuyển quyền sở hữu về hàng hoá thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng”. Tuy nhiên, một điều kiện này chưa đủ đảm bảo cho quá trình bán hàng hoàn tất vì số hàng hoá gửi đi và giao cho khách hàng đó chưa khẳng định là đã thu được tiền tức là chưa hình thành kết quả bán hàng. Thứ hai: Khách hàng đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán số hàng đó cho doanh nghiệp . Điều kiện này để thoả mãn vế thứ hai của khái niệm bán hàng hình thành kết quả bán hàng và quá trình bán hàng coi như được hoàn tất Bán hàng là giai đoạn cuối cùng kết thúc một chu kỳ kinh doanh và mở đầu cho một chu kỳ kinh doanh tiếp theo. Chỉ có thông qua bán hàng, đồng vốn của doanh nghiệp mới trở về trạng thái ban đầu của nó.Quá trình bán hàng được thực hiện hoàn tất sẽ hình thành kết quả là doanh thu bán hàng, với số doanh thu này doanh nghiệp mới có thể trang trải các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, mua hàng, trả lương cho công nhân viên và tiếp tục quá trình kinh doanh sau. 2. Các phương thức bán hàng chủ yếu: Để có thể thực hiện tốt việc tiêu thụ hàng hoá, các doanh nghiệp thường đa dạng hoá các phương thưc bán hàng. 2.1-Bán hàng trong nước: Gồm hai phương thức chính:bán buôn và bán lẻ _Bán buôn: là việc bán hàng cho các đơn vị cá nhân để tiếp tục chuyển bán hoặc để sản xuất ra sản phẩm mới. Hàng hoá bán buôn thường là theo số lượng lớn và sau khi tiêu thụ, hàng hoá vẫn nàm trong khâu lưu thông. Có thể có các phương thức bán buôn sau: a/ Bán buôn qua kho: Theo phương thức này hàng hoá mua về nhập kho sau đó mới xuất bán cho khách hàng. Có thể xuất bán theo một trong hai cách sau: _Bán hàng trực tiếp qua kho: Bên mua cư cán bộ đến nhận trực tiếp tại kho của doanh nghiệp. Hàng hoá đươc xuất từ kho giao ngay cho người mua và được xác định là tiêu thụ khi người mua đã nhận hàng và kí xác nhận trên chứng từ bán hàng. Chứng từ bán hàng trong trưòng hợp này là Hoá đơn bán hàng hoặc Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng do doanh nghiêp lập. _Bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng. Theo hình thức này, bên mua thoả thuận sẽ nhận hàng tại một địa điểm được qui định trong hợp đồng. Doanh nghiệp xuất hàng từ kho và vận chuyển đến nơi qui định bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá xuất kho gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp,doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm quản lý chúng. Chỉ khi nào bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì lúc đó hàng hoá mới được chuyển quyển sở hữu và số hàng hoá đi đó được coi là tiêu thụ. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là Hoá đơn hoặc Phiếu xuât kho kiêm hoá đơn do doanh nghiệp lập. b/ Bán buôn vận chuyển thẳng: Hàng hoá mua về không qua nhập kho mà được chuyển bán thẳng cho người mua. Phương thức này phân biệt hai hình thức: _Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: Doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp và chuyển sang tay luôn cho người mua. Bên mua cử cán bộ cùng đến nhận hàng trực tiếp. Theo hình thức này, doanh nghiệp chỉ tham gia phần thoả thuận với bên mua và bên bán, hành động mua và bán của doanh nghiệp diễn ra gần như đồng thời, hàng hoá được coi là bán khi người mua đã nhận đủ hàng và kí xác nhận lên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn bán hàng giao thẳng do doanh nghiệp lập. _Bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp và chuyển hàng đi bán thẳng cho bên mua không qua kiểm nhận nhập . Hàng hoá trong khi vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , chỉ khi nào bên mua xác nhận đẫ được hàng và chấp nhận thanh toán thì số hàng mới được coi là tiêu thụ. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn hoặc hoá đơn bán hàng giao thẳng do doanh nghiệp lập lại . Hai hình thức bán buôn vận chuyển thẳng trên là hình thức bán hàng tiết kiệm , thuận tiện nhất vì giảm được chi phí lưu thông tránh ứ đọng vốn và tăng nhanh sự vận động của vốn là hàng hoá . _ Bán lẻ hàng hoá : Là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng nhằm thoả mãn nhu cầu sinh hoạt của cá nhân và một bộ phận nhu cầu của kinh tế tập thể . Hàng hoá bán lẻ đã ời khỏi lĩnh vực tiêu dùng . Có thể có phương thức bán lẻ thu tiền tập trung hoặc bán lẻ thu tiền trực tiếp , tuy nhiên trong phạm vi đề tài này không đi sâu vào các phương thức này . 2.2- Bán hàng ra nước ngoài - hay bán hàng xuất khẩu . Xuất khẩu là việc bán hàng hoá, dịch vụ ra nước ngoài trên cơ sở hợp đồng đã kí kết, thanh toán bằng ngoại tệ . Hàng hoá xuất khẩu có thể bao gồm nhiều hình thức : hàng hoá dịch vụ bán cho các công ty nước ngoài, hàng hoá gửi đi triển lãm, hội trợ ở nước ngoài. Để có thể thực hiện được việc xuát khẩu, các doanh nghiệp phải có giấy phép xuất khẩu do Bộ thương mại và chỉ được thực hiện việc xuất khẩu theo đúng mặt hàng, số lượng, giá trị như trong giấy phép. Trong bán hàng xuất khẩu, việc xác định đúng đắn thời điểm bán hàng để ghi nhận doanh thu là một vấn đề quan trọng bởi lẽ hàng xuất khẩu được thanh toán bằng ngoại tệ, việc tính doanh thu chịu ảnh hưởng của tỷ ngoại tệ.Trong ký kết hợp đồng xuất khẩu có nhiều loại giá, gồm có giá cố định, giá qui định sau, giá linh hoạt. Các phương thức thanh toán trong xuất khẩu có thể là: phương thức chuyển tiền, phương thức thanh toán bằng cách ghi sổ, phương thức nhờ thu, phương thức tín dụng chứng từ. Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể là đơn vị trực tiếp xuất khẩu hàng hoá của đơn vị mình nếu có đủ các điều kiện về giấy phép, về nguồn hàng. Tuy nhiên có nhiều doanh nghiệp có nguồn hàng nhưng không có giấy hoặc không có điều kiện để xuất khẩu có thể doanh nghiệp khác thu hộ, từ đó phát sinh các trường hợp giao và nhận uỷ thác xuất khẩu.Trong phạm vi đề tài này chỉ nghiên cứu trường hợp doanh nghiệp là đơn vị nhận uỷ thác cho đơn vị khác. 3_Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng. a_Tài khoản sử dụng: TK511 ‘Doanh thu bán hàng’: Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh. Bên nợ: Thuế phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế. Các khoản điều chỉnh giảm doanh thu. Doanh thu thuần. Bên có: Doanh thu bán hàng theo hoá đơn. Cuối tháng, sau khi kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh, tài khoản này không còn số dư. TK131’Phải thu của khach hang’ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Bên nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao và được xác định là tiêu thụ . Số tiền thừa trả lại cho khách. Bên có: Số tiền khách hàng đã trả nợ. Số đã nhận ứng trước, trả trước cho khách. Số tiền bị giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại phát sinh khi người mua chưa thanh toán tiền hàng. Số dư bên nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. TK131 có thể có số dư bên có phản ảnh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách. _TK632 ‘ Giá vốn hàng bán’ phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá,lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thưòng xuyên. Bên nợ : Trị giá vốn của hàng hoá , lao vụ , dịch vụ đã cung cấp theo từng hoá đơn. Bên có : Kết chuyển trị giá vốn để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Bên nợ : Trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ. Bên có : Kết chuyển giá vốn của hàng đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Kết chuyển trị giá vốn của hàng xuất bán đẻ xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. TK632 không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản sau: _TK521 - Chiết khấu hàng bán _TK531 - Hàng bán bị trả lại _TK532 - Giảm giá hàng bán _TK111,TK512... b - Phương pháp hạch toán: b1- Bán hàng trong nước : - Bán buôn qua kho 1) Bán buôn trực tiếp qua kho: Theo phương thức này, hàng đã xác định tiêu thụ , kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ghi : Nợ TK131 Nợ TK111,112 Có TK511- Doanh thu Căn cứ vào phiếu xuất kho và thẻ kho ghi Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán Có TK156- Hàng hoá 2) Bán buôn theo phương thức gửi hàng đị Khi xuất kho gửi hàng đi , hàng hoá chưa xác định tiêu thụ và vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK157- Hàng gửi đi bán Có TK156 - Hàng hoá Khi bên mua đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán , lúc đó hàng mới xác định là tiêu thụ , kế toán ghi: Nợ TK111,112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nợ TK131- Phải thu của khách hàng Có TK511-Doanh thu Đồng thời kết chuyển giá vốn Nợ TK632-Giá vốn hàng bán Có TK157- Hàng gửi đi bán - Bán buôn vận chuyển thẳng: + Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng ghi Nợ TK632- Giá vốn hàng bán Có TK331- Phải trả người bán(Nếu chưa thanh toán) CóTK111,112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng(Nếu thanh toán ngay) Căn cứ vào hóa đơn bán hàng ghi Nợ TK131-Phải thu của khách hàng(Nếu khách hàng nhận nợ) Nợ TK111,112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng(Nếu khách hàng thanh toán ngay) CóTK511-Doanh thu + Bán buôn vận chuyển thẳng theo phương thức chuyển hàng Căn cứ vào hoá đơn bán hàng do bên cung cấp lập, kế toán ghi NợTK157-Hàng gửi đi bán CóTK33- Phải trả người bán(Nếu doanh nghiệp nhận nợ) CóTK111,112-Tiền mặt, Tiền ngân hàng(Nếu doanh nghiệp thanh toán ngay) Khi bên mua nhận hàng, chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán ngay lúc này kế toán mới phản ảnh doanh thu Nợ TK111,112-Tiền mặt ,Tiền gửi ngân hàng Nợ TK131- Phải thu của khách hàng Có TK511-Doanh thu Chi phí vận chuyển nếu bên mua chịu kế toán ghi Nợ TK131- Phải thu của khách hàng Có TK111,112-Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Nếu doanh nghiệp chịu kế toán ghi NợTK641-Chi phí bán hàng CóTK111,112-Tiền mặt,Tiền gửi ngân hàng Ngoài ra còn có các trường hợp sau _Bán hàng có thực hiện chiết khấu bán hàng: Khi có chứng từ xác định ghi Nợ TK521-Chiết khấu bán hàng CóTK111-Tiền mặt CóTK131-Phải thu của khách hàng . Cuối kỳ, kết chuyển giảm doanh thu bán hàng trong kỳ theo định khoản NợTK511-Doanh thu CóTK521-Chiết khấu bán hàng _Bán hàng có hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh khoản hàng bán bị trả lại trong kỳ, kế toán ghi NợTK531- Hàng bán bị trả lại CóTK131- Phải thu của khách hàng CóTK111,112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại để kết chuyển giảm doanh thu bán hàng trong kỳ NợTK511-Doanh thu CóTK532-Hàng bán bị trả lại Nếu hàng bán bị trả lại phát sinh sau khi đã xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán phải ghi giảm doanh thu bán hàng trong năm và điều chỉnh lãi gộp hoặc ghi vào thu nhập của hoạt động bất thường _Bán hàng có giảm giá hàng bán: TK532- Giảm giá hàng bán chỉ phản ảnh các khoản giảm trừ do việc chấp nhận giảm giá ngoài hoá đơn, không phản ảnh các khoản giảm trừ xác định ngay trên hoá đơn và được trừ vào tổng giá trị tiền hàng. Khi phát sinh giảm giá kế toán ghi NơTK511-Doanh thu CóTK-Giảm giá hàng bán _Bán hàng nội bộ:Đây là việc bán hàng được thực hiện giữa tổng công ty, công ty với các đơn vị thành viên có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị thành viên hạch toán độc lập với nhau Kế toán bán hàng trong trường hợp này sử dụng hai tài khoản TK512-Doanh thu bán hàng nội bộ: dùng để phản ảnh doanh thu của số sản phẩm , hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đã tiêu thụ trong nội bộ TK36-Phải thu nội bộ: dùng để phản ánh các khoản phải thu về cung cấp hàng hoá , sản phẩm, lao vụ,dịch vụ đã tiêu thụ trong nội bộ Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ ghi NợTK136-Phải thu nội bộ CóTK512- Doanh thu bán hàng nội bộ b2- Đối với bán hàng xuất khẩu _Tài khoản sử dụng: Ngoài các tài khoản 511, 131 sử dụng các tài khoản _138- Phải thu khác: Phản ảnh số phải thu của bên giao uỷ thác về số chi phí, thuế xuất khẩu mà doanh nghiệp đã chi hộ _TK413- Chênh lệch tỷ giá: Phản ảnh các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh và tình hình xử lý các khoản chênh lệch đó _TK003- Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi: Phản ánh trị giá hàng hoá nhận xuất khẩu uỷ thác hộ _TK007- Ngoại tệ các loại: phản ánh tình hình thu chi, số còn lại theo nguyên tệ của các loại ngoại tệ ở đơn vị Trình tự kế toán nhận xuất khẩu uỷ thác _Khi nhận hàng của bên giao uỷ thác, kế toán ghi NợTK003- hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi Nếu hàng được bên giao chuyển ngay đến cảng, sân bay xuất, kế toán không phản ánh trị giá hàng này vào TK003 _Khi hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan và được tính là hàng xuất khẩu kế toán ghi NợTK131:Số phải thu của khách hàng CóTK331: Số phải trả cho bên giao uỷ thác CóTK511: Số hoa hồng uỷ thác doanh nghiệp được hưởng Phần hoa hồng uỷ thác có thể được ghi nhận khi hàng được tính là xuất khẩu theo định khoản trên hoặc cũng có thể được ghi nhận khi thanh lý hợp đồng xuất khẩu _Khi khách hàng nước ngoài trả tiền, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng ghi NợTK112-Tiền gửi ngân hàng CóTK131- Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi: Nợ TK007-Số nguyên tệ _Số tiền thuế xuất khẩu nộp hộ bên giao uỷ thác ghi NợTK138-Phải thu khác CóTK333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước _Số tiền chi phí bán hàng xuất khẩu mà bên giao uỷ thác phải chịu kế toán ghi NợTK138-Phải thu khác CóTK111,112- Tiền mặt , tiền gửi ngân hàng Phần này cũng có thể hạch toán trừ ngay vào tiền hàng theo định khoản NợTK331-Phải trả người bán CóTK111,112- Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng _Khi đã thu được tiền hàng và có đầy đủ các chứng từ cần thiết hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng xuất khẩu uỷ thác, tính toán số tiền phải thu, phải trả giữa hai bên. Kế toán kết chuyển phần chi phí đã chi hộ để giảm tiền hàng NợTK331- Phải trả người bán CóTK138- Phải thu khác Khi chuyển tiền trả bên giao, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng hoặc phiếu chi ghi NợTK331-phải trả người bán CóTK111,112 Đồng thời ghi bút toán đơn Nợ TK007-Ngoại tệ các loại Cuối tháng cuối năm, kế toán tổng cộng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh Kế toán chi tiiết nghiệp vụ bán hàng Kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng được phản ánh trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết Các sổ chi tiết được sử dụng trong kế toán bán hàng gồm:Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết giá vốn hàng bán -Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán bán hàng theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Các chứng từ bao gồm: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng giao thẳng... Theo hình thức này, hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuát kho...sau khi được chỉnh lý được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng và được ghi theo định kỳ(3,5ngày). II. Phần thực tế và giải pháp về kế toán bán hàng ở Công tyvật tư và thiết bị toàn bộ 1- Đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty : Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ - tên đầy đủ là công ty xuất nhập khẩuvật tư và thiết bị toàn bộ, là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp thuộc bộ nông nghiệp . Công ty có tên giao dịch quốc tế là MATEXIM và có trụ sở chính tại đường Hoàng Quốc Việt- Nghĩa Đô- Hà Nội , được thành lập từ năm 1969 .Với sự thay đổi của cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế tập chung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước , hoạt động của công ty cũng được thay đổi . Công ty được giao quyền tự chủ hạch toán kinh doanh , lời ăn lỗ chịu , hoạt động theo sự phân cấp quản lý của tổng công ty và theo qui định của nhà nước. Các nghành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm : - Kinh doanh vật tư, máy móc trong nước sản xuất được như: Thép, máy bơm, máy nông nghiệp khác. - Nhập khẩu các loại sắt thép, dụng cụ cơ khí , vật tư công nghiệp, máy nông nghiệp... để tiêu thụ ở thị trường trong nước. - Thực hiện xuất nhập, uỷ thác cho các đơn vị khác về các nhóm mặt hàng mà công ty được phép xuất nhập. Các mặt hàng xuất, uỷ thác chủ yếu là các loại nguyên liệu như : thiếc, gang, các loại hàng mỹ nghệ như : chiếu trúc, gối mây... - Thực hiện các dịch vụ khác như : Vận tải đường bộ, cho thuê kho bãi cửa hàng... Ngoài ra, công ty còn có các chi nhánh ở các tỉnh thành : Xí nghiệp vật tư Hà Nội , xí nghiệp vật tư vận tải , tổng kho đầu tư... 2-Tổ chức quản lý ở Công ty Công ty bao gồm các bộ phận như: Giám đốc, Phó giám đốc, Phòng tổ chức hành chính, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu,Phòng kỹ thuật, Phòng tài chính kế toán và Các xí nghiệp trực thuộc. Mỗi một bộ phận có một nhiệm vụ riêng. 3-Tổ chức bộ máy kế toán củaCông ty: Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động kế toán của Công ty Bộ phận kế toán tổng hợp: gồm 02 nhân viên kế toán - Thực hiện theo dõi các khoản phải thanh toán với ngân hàng, xác định kết quả kinh doanh và tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính Bộ phận kế toán bán hàng: gồm 03 kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép theo dõi về hàng hoá và tiêu thụ, hạch toán doanh thu của các hoạt động mua bán hàng, xác định giá vốn, theo dõi các khỏan phải thu của khách hàng. Thực hiện hạch toán theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác với các đơn vị khác. Kế toán tiền mặt, tiền lương : Chịu trách nhiệm thực hiện các phần hành kế toán về tiền mặt, tiền lương Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm thực hiện kế toán thanh toán với ngân hàng Kế toán chi phí : Theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán TSCĐ, nguồn vốn: Theo dõ tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao, phân bổ kháu hao và quản lý nguồn vốn Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc _Hình thức kế toán áp dụng ở Công ty là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ , các chứng từ ghi sổ được lập một lần vào cuối tháng, Công ty không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ *Vài nét về tổ chức công tác bán hàng ở Công ty +Về hàng hoá tiêu thụ chủ yếu là các loại vật tư công nghiệp và máy nông nghiệp +Về phương thức bán chủ yếu là bán buôn và qua hai phương thức bán: Bán buôn qua kho và bán buôn giao thẳng. +Công ty không thực hiện các biện pháp tài chính để khuyến khích khách hàng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán hay hồi khấu +Về bán hàng xuất khẩu: Thực hiện uỷ thác, hàng xuất khẩu chủ yếu theo giá FOB +Công ty có thị trường tương đối rộng lớn từ Bắc tới Nam, và thị trường nước ngoài chủ yếu là các nước Châu á như Nhật Bản, Singapo,Trung quốc +Trình độ nhân viên kế toán nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu của công viên. Tuy nhiên, công tác kế toán chưa được cơ giới hoá bằng máy vi tính nên việc xử lý và cung cấp thông tin còn chưa nhanh. Hơn nữa, việc qui định trình tự ghi sổ kế toán như hiện nay khiến khối lượng công việc bị dồn nhiều vào cuối tháng. 4- Tình hình thực hiện công tác kế toán ở Công ty 4.1- Tài khoản sử dụng: Công ty đang sử dụng các TK sau TK511- Doanh thu bán hàng: Được chia thành hai tài khoản cấp hai TK5111-Doanh thu bán hàng và TK5113- Doanh thu dịch vụ TK131- Phải thu của khách hàng TK632- Giá vốn hàng bán Các sổ sử dụng trong kế toán bán hàng trong nước: Sổ chi tiết doanh thu, 4.2. Quy trình hạch toán theo phương thức bán hàng 4.2.1. Đối với bán buôn qua kho - Căn cứ vào giấy duyệt giá của giám đốc và kế toán trưởng, căn cứ vào giấy giới thiệu mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu kinh doanh xuất nhập khẩu lập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho thành 5 liên. Theo trình tự hóa đơn sau khi được lập ở phòng KDXNK được chuyển sang phòng kế toán để thanh toán tiền. Nếu khách hàng thanh toán ngay, kế toán viết phiếu thu và đóng dấu “đã thanh toán” vào dòng hình thức thanh toán. Nếu khách hàng thanh toán sau, kế toán đóng dấu “trả chậm” vào dòng hình thức thanh toán. Kế toán tiền mặt lập phiếu thu và ghi vào sổ quỹ theo định khoản Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 131 - phải thu của khách hàng Hóa đơn sau khi quay về phòng kế toán được chuyển cho kế toán hàng hóa, căn cứ vào đó kế toán ghi vào Sổ chi tiết vật tư và Sổ theo dõi TK 1561 - Giá mua hàng hóa đồng thời xác định vốn của hàng xuất kho (chỉ xác định phần giá mua và thuế nhập khẩu). Hóa đơn được chuyển cho kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng, căn cứ vào đó kế toán định khoản. Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu và ghi vào hai sổ chi tiết: Sở chi tiết doanh thu và Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. - Mẫu sổ chi tiết TK 511 - Doanh thu Cách ghi vào sổ này như sau: - Cột 1,1: Ghi ngày tháng lập và số HĐKPXK - Cột 3: Ghi tóm tắt nội dung của hóa đơn - Cột 4: Giá vốn hàng xuất - căn cứ vào số liệu do kế toán hàng hóa chuyển sang. - Cột 6: Ghi doanh thu theo hóa đơn - Cột 5: Được tính bằng cách lấy doanh thu theo hóa đơn (số liệu ở cột 6) trừ giá mua hàng xuất bán (số liệu ở cột 4). Sở dĩ phải xác định chỉ tiêu này vì thế mà công ty phải nộp tính trên cơ sở chênh lệch giá bán trừ giá mua. Chỉ tiêu này là cơ sở để tính số doanh thu mà công ty phải nộp. Khi phát sinh khoản giảm giá hoặc hàng bán bị trả lại, kế ghi đỏ vào sổ chi tiết doanh thu trị giá hàng bán bị trả lạii và số tiền giảm giá hàng bán để kết chuyển giảm doanh thu trong kỳ. Nếu các khoản trên phát sinh sau khi bên bán mua đã thanh toán tiền, công ty trả lại tiền cho bên mua thì cùng với việc ghi như trên, kế toán tiền mặt khi xuất tiền trả ghi vào Sổ quỹ theo định khoản. Nợ TK 511 - Doanh thu Có TK 111 - Tiền mặt Nếu các khoản trên phát sinh khi bên mua chưa thanh toán tiền hàng thì số tiền giảm giá, hàng bán bị trả lại trên được trừ vào nợ định khoản. Nợ TK 511 - Doanh thu Có TK 131 - Phải thu của khách hàng và được ghi vào sổ chi tiết TK 131, sổ này được mở chi tiêt cho từng khách hàng. Theo cách hạch toán như đã trình bày trên của công ty, tất cả các hợp đồng bán hàng, thu tiền ngay hay trả chậm đều được phản ánh vào TK 131 và được ghi vào Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng. Các hóa đơn bán hàng thanh toán tiền ngay được hạch toán trên Sổ quỹ (hoặc Sổ theo dõi tiền gửi Ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng TGNH). Theo định kỳ cuồi tuần, kế toán bán hàng tiến hành đối chiếu với Sổ quỹ và Sổ TGNH để xác định các khoản khách hàng đã thanh toán theo từng ngày trong tuần. Với những khoản này, kế toán tiến hành định khoản. Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TL 131 - Phải thu của khách hàng và ghi vào sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng, sổ này được mở chi tiết cho từng khách sạn. Cách ghi vào sổ này như sau: - Cột 1,2: Ghi ngày tháng lập và số hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Cột 3: Ghi nội dung tóm tắt của hóa đơn - Cột 4: Ghi số hiệu TK đối ứng - Cột 5,6: Ghi số tiền phát sinh của các nghiệp vụ - Cột 7: Ghi những vấn đề cần lưu ý Theo cách hạch toán như đã trình bày trên của công ty, tất cả các hợp đồng bán hàng, thu tiền ngay hay chậm trả đều được phản ánh vào TK 131 và được ghi vào Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng. Các hóa đơn bán hàng thanh toán tiền ngay được hạch toán trên Sổ quỹ (hoặc Sổ theo dõi tiền gửi Ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng TGNH). Theo định kỳ cuối tháng, kế toán bán hàng tiền hành đối chiếu với Sổ quỹ và Sổ TGNH để xác định các khoản khách hàng đã thanh toán theo từng ngày trong tháng. Với những khoản này, kế toán tiến hành định khoản. Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 131 - Phải thu của khách hàng và ghi vào sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết Doanh thu để xác định tổng doanh thu và tổng số lãi gộp, từ tổng lãi gộp tính ra số thuế phải nộp theo công thức: Thuế phải nộp = 15% x Tổng lãi gộp Căn cứ vào các số liệu tổng hợp trên, kế toán định khoản Nợ TK 511 - Doanh thu: số thuế phải nộp Có TK 3331 - Thuế doanh thu: số thuế phải nộp và Nợ TK 511- Doanh thu: Số doanh thu thuần Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Số doanh thu thuần Số liệu trên được ghi vào Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ. Cuối tháng, kế toán tiến hành tính số dư của TK 131 trên sổ chi tiết và lập Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc theo các định khoản Nợ TK 111, 112 Có TK 131 - phải thu của khách hàng Và Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu Sau khi lập, phiếu ghi sổ này được chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu số liệu với các phần hành kế toán có liên quan sau đó ghi vào Sổ cái các tài khoản. Công ty sử dụng một quyển Sổ cái - kiểu ít cột - để tổng hợp số liệu, mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một số trang. 4.2.2. Bán buôn không qua kho - Hàng bán giao thẳng Công ty áp dụng phương thức bán này chủ yếu là đối với hàng xuất khẩu. Hàng nhập về sau khi được hải quan kiểm nhận có thể được giao bán thẳng cho khách tại cảng, bến bãi... phương thức bán này rất thuận tiện, tăng nhanh vòng quay của vốn, tiết kiệm chi phí bán hàng. Các chứng từ về hàng giao thẳng (cả chứng từ mua và bán) sau khi được phòng kinh doanh xuất nhập khẩu kiểm tra chỉnh lý được chuyển đến phòng kế toán. Bộ chứng từ này thường về cùng và thường bao gồm các chứng từ sau: - Hóa đơn mua hàng - Tờ khai thuế hải quan - Biên bản kiểm nhận - Hóa đơn bán hàng giao thẳng (là các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho có ghi rõ bán theo hình thức giao thẳng...) Bộ chứng từ được chuyển cho kế toán theo dõi phần hàng bán giao thẳng, căn cứ vào đó kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 1561 - Giá mua hàng hóa (bao gồm giá mua hàng và thuế nhập khẩu tính theo tỷ giá thực tế ngày hàng tính là nhập khẩu) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (theo tỷ giá hạch toán) Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu (theo tỷ giá thực tế ngày tính thuế) Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Đồng thời kết chuyển giá vốn theo định khoản Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 1561 - Giá mua hàng hóa Các số liệu trên được theo dõi trên Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng Cách ghi vào sổ này như phận định khoản trên, cột 3,4 ghi số và ngày của hóa đơn mua hàng. Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu tổng hợp được trên sổ trên lập các phiếu ghi sổ TK 632, TK 413, TK 331 theo các định khoản trên. * Về việc bán hàng cho các đơn vị phụ thuộc. Quy trình hạch toán hàng bán cho các đơn vị này cũng giống như đối với bán hàng cho các đơn vị bên ngoài, tài khoản sử dụng là TK 511 - Doanh thu dùng để hạch toán doanh thu bán hàng nội bộ và TK 131 - Phải thu của khách hàng dùng để hạch toán khoản phải thu của các đơn vị nội bộ về tiền hàng. * Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng trong nước. - Về tổ chức chứng từ kế toán: Các chứng từ ban đầu về bán hàng như hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (như đã trình bày ở từng phương thức bán hàng trên) được lập tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, sau khi có đẩy đủ các yếu tố và được kiểm ta chỉnh lý được chuyển đến phòng kế toán. Nhìn chung, việc tổ chức các chứng từ ban đầu về bán hàng được thực hiện tương đối tốt, trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng ở công ty được thực hiện tương đối tối, trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng ở công ty được thực hiện tương đối hợp lý và khoa học, có quy định cụ thể nhiệm vụ của từng bộ phận trong việc quản lý, lưu trữ chứng từ như các chứng từ về bán hàng sẽ do kế toán theo dõi doanh thu quản lý và lưu trữ. Công ty sử dụng sổ giao chứng từ để theo dõi và xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, các chứng từ khi giao đều phải có ký nhận trên sổ này. 4.2.3. Bán hàng xuất khẩu theo phương thức nhận ủy thác Sau khi có giấy phép xuất khẩu của Bộ Thương mại, công ty thực hiện xuất ủy thác theo đúng các mặt hàng và số lượng đã đăng ký trong giấy phép. Theo hình thức này, công ty thay mặt bên giao ủy thác (sau đây gọi tắt là bên giao) làm mọi thủ tục xuất hàng, chi phí trong quá trình xuất do bên giao chịu và được tính trừ vào tiền hàng. Về phần mình, công ty được hưởng phần hoa hồng ủy thác, phần này được hạch toán vào tài khoản 5113 - Doanh thu dịch vụ. Công ty sẽ chuyển trả bên giao số tiền bằng số tiền hàng trừ các chi pí mà bên giao phải chịu hoa hồng và ủy thác. a) Về chứng từ và phương thức giao dịch Hàng xuất ủy thác thường là theo phương thức giao dịch thông thường, công ty và khách hàng nước ngoài giao dịch với nhau qua thư, điện tín hoặc trực tiếp để thỏa thuận các điều kiện và lập Hợp đồng bán hàng, phương thức thanh toán chủ yếu là bằng điện chuyển tiền (T/T) hoặc thanh toán qua thư tín dụng (L/C). Bộ hồ sơ xuất ủy thác thường bao gồm: Hóa đơn xuất hàng của bên giao, hợp đồng xuất khẩu ủy thác, hóa đơn bán hàng xuất khẩu, giấy chứng nhận hải quan, thông báo thuế, biên lai thu lệ phí hải quan, chứng từ thanh toán tiền hàng... Các chứng từ này sau khi được phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ được chuyển đến phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào các chứng từ đó để ghi sổ kế toán và được lưu trữ ở phòng kế toán một bản. b) Tài khoản kế toán sử dụng: Công ty đang sử dụng các TK sau - TK 1561: dùng để phản ánh trị giá hàng mà công ty nhận ủy thác xuất khẩu - Kết cấu. Bên Nợ: Trị giá số hàng nhận ủy thác xuất theo tỷ giá hạch toán Bên Có: Kết chuyển trị giá số hàng này khi hàng được tính là hàng xuất khẩu Sau mỗi hợp đồng ủy thác. TK này không còn số dư - TK 331- Phải trả cho người bán: Dùng để phản ánh số tiền phải trả cho bên giao ủy thác. Kết cấu TK này như sau: Bên Nợ: Kết chuyển phần chi phí, thuế đã chi hộ và số hoa hồng ủy thác công ty được hưởng để giảm khoản phải trả bên giao ủy thác. : Số tiền thực trả cho bên ủy thác Bên Có: Trị giá số hàng nhận giao ủy thác phải trả cho bên giao ủy thác theo tỷ giá hạch toán. : Số chênh lệch tỷ giá phát sinh. Sau mỗi hợp đồng ủy thác, sau khi thanh lý, phần chênh lệch phát sinh được hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá và TK này không còn số dư. - TK 3388 - UT - Phản ánh các khoản phải trả phải nộp khác trong quan hệ giao nhận ủy thác. Kết cầu TK này như sau: : Các chi phí trong quá trình xuất ủy thác mà bên giao ủy thác phải chịu. : Thuế xuất khẩu phải thu lại bên giao ủy thác. Bên Có: Khoản phải trả cho bên giao sau khi trừ phí ủy thác : Kết chuyển phần chi phí và thuế đã chi hộ và phần hoa hồng ủy thác khi thanh toán hợp đồng: Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh được hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá và TK này không còn số dư. Ngoài ra còn sử dụng TK 5113 để hạch toán doanh thu ủy thác và TK 007 - Ngoại tệ các loại. c) Quy trình hạch toán và các Sổ để hạch toán: - Khi nhận được hàng của bên giao, kể cả nhận hàng tại kho của bên giao hoặc tại cảng, căn cứ vào hóa đơn giao hàng, kế toán ghi số tiền trên hóa đơn theo tỷ giá hạch toán. Nợ TK 1561 - UT: Hàng hóa nhận ủy thác Có TK 331 - Phải trả cho người bán - Căn cứ vào hóa đơn bán hàng xuất khẩu có xác nhận của hải quan, kế toán tiến hành định khoản. Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 3388 - Phải trả phải nộp khác: Phần tiền hàng trừ hoa hồng ủy thác. Có TK 511 - Doanh thu: Phần hóa hồng ủy thác Đồng thời kết chuyển trị giá hàng nhận ủy thác theo định khoản Nợ TK 3388 - Phải trả phải nộp khác Có TK 1561 - UT: hàng hóa nhận ủy thác (Các khoản trên được tính theo tỷ giá hạch toán kể cả phần hoa hồng ủy thác). Các chi phí phát sinh trong quá trình xuất ủy thác thường bao gồm: phí chứng từ nhận xuất xứ, phí vận chuyển, phí kiểm hóa hải quan... căn cứ vào các chứng từ chứng minh, kế toán ghi. Nợ TK 3388 - Phải trả nộp khác: Số chi phí phát sinh Có TK 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Thuế xuất khẩu nộp hộ bên giao, kế toán căn cứ vào tỷ giá thực tế ngày nộp thuế ghi. Nợ TK 3388 - Phải trả nộp khác: Số thuế phải nộp Có TK 333: Thuế xuất khẩu và kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu chi định khoản Nợ TK 333 - Thuế xuất khẩu Có TK 111 - Tiền mặt Khi nhận được tiền của phía nước ngoài trả, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi. Nợ TK 112 - tiền gửi Ngân hàng: Theo tỷ giá thực tế ngày nhận Có TK 131 - Phải thu của khách hàng: Tính theo tỷ giá hạch toán Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Sau khi nhận được tiền và có đầy đủ các chứng từ cần thiết, hai bên thỏa thuận để tiến hành thanh lý hợp đồng. Hợp đồng thanh lý thường do kế toán theo dõi phần xuất ủy thác lập và được coi là hợp lý, hợp lệ khi được bên giao chấp nhận và có đẩy đủ các chữ ký. Biên bản này được lưu ở phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào bản than lý tiến hành định khoản - Kết chuyển phần chi phí và thuế đã chi hộ để trừ vào tiền hàng Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 3388 - Phải trả phải nộp khác - Kết chuyển phần hoa hồng ủy thác được hưởng để trừ vào tiền hàng Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 3388 - Phải trả phải nộp khác - Số tiền phải trả cho bên giao, khi trả kế toán ghi Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Kế toán hàng xuất ủy thác được theo dõi chi tiết theo từng lô, khi kết thúc một hợp đồng ủy thác, các TK 331, TK 3388 chi tiết cho lô hàng đó được tất toán - phần chênh lệch được kết chuyển vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá. 5. Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng ở công ty vật tư và thiết bị toàn bộ 5.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng Là một phần hành của công tác kế toán ở công ty, kế toán bán hàng có một vai trò quan trọng trong việc quản lý công tác bán hàng. Thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng sẽ giúp công ty quản lý tốt công tác bán hàng và từ những thông tin kịp thời, trung thực và đầy đủ do kế toán cung cấp sẽ giúp lãnh đạo công ty thấy được thực tế hoạt động bán hàng, những mặt mạnh, mặt yếu từ đó có hướng để tiếp tục phát triển. * Yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện + Tuân thủ chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành + Đáp ứng đẩy đủ các nhiệm vụ và yêu cầu của công ty kế toán bán hàng, đặc biệt là yêu cầu về cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng phục vụ cho việc điều hành và quản lý hoạt động bán hàng của đơn vị. + Phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, phù hợp với tổ chức bộ máy nhân viên và trình độ của nhân viên kế toán. + Tiết kiệm chi phí hạch toán. Đây cũng là một yêu cầu cần thiết đặt ra đối với việc hoàn thiện công tác kế toán. Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm chi phí hạch toán góp phần vào việc tiết kiệm chi phí của toàn công ty và tăng lợi nhuận. 5.2. Những vấn đề cần hoàn thiện về công tác kế toán bán hàng ở Công ty Vật Tư và thiết bị toàn bộ. 5.2.1. Về hình thức kế toán và trình tự ghi sổ Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức này là phù hợp quy mô và loại hình hoạt động kinh doanh, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. Tuy nhiên về vấn đề này, qua quá trình nghiên cứu tôi thấy có một số điểm cần sửa đổi bổ sung như sau: - Về thời hạn lập Chứng từ ghi sổ: Công ty nên quy định thời hạn lập chứng từ ghi sổ là 05 ngày vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty không nhiều lắm, tuy nhiên nếu quy định trình tự ghi sổ là một tháng như hiện nay là chưa phù hợp, không đáp ứng được yêu cầu về việc cập nhật, cung cấp các thông tin kinh tế - đặc biệt là các thông tin về quá trình bán hàng - và làm cho công việc bị dồn nhiều vào cuối tháng. Thời hạn ghi sổ là05 ngày sẽ thuận tiện hơn cho việc lập chứng từ ghi sổ, công việc kế toán được dàn đều trong tháng hơn và thông tin ở bộ phận kế toán tổng hợp được cập nhật hơn. - Về sổ kế toán: Hiện nay ở công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên việc ghi sổ kế toán toán tổng hợp mới chỉ thực hiện được việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế trên Sổ cái mà chưa phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và chưa thực hiện được nghiệp vụ quản lý các chứng từ ghi sổ. Theo tôi, công ty nên sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, quản lý chứng từ ghi sổ, hạn chế việc ghi sổ trùng lắp và để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. 5.2.2. Về việc hạch toán hàng bán trong nước a) Về việc hạch toán doanh thu và các khoản phải thu. - Công ty cần xác định đúng đắn nội dung các khoản phản ánh vào TK131 - Phải thu của khách hàng. Theo quy định TK 131 chỉ dùng để hạch toán các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu giữa công ty với khách hàng về tiền hàng, không phản ánh các khoản bán hàng thu tiền ngay. Do vậy, khi khách hàng nộp tiền mua hàng thanh toán ngay, kế toán tiền mặt và kế toán bán hàng căn cứ vào phiếu thu và hóa đơn tiến hành định khoản. Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 511 - Doanh thu và ghi vào sổ theo dõi TK 511 - Doanh thu đối ứng với TK 111 - tiền mặt. Việc ghi sổ này vừa đảm bảo đúng chế độ, phản ánh chính xác khoản doanh thu bằng tiền mặt và không phải theo dõi qua TK 131 - Phải thu của khách hàng. Sổ chi tiết TK 131 chỉ dùng để theo dõi những trường hợp bán hàng thu tiền chậm. - Về việc hạch toán hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá hàng bán. Để đảm bảo sự thống nhất về cách hạch toán và thuận tiện cho việc theo dõi, công ty nên mở tài khoản: TK 531 - Hàng bán bị trả lại TK 532 - Giảm giá hàng bán để hạch toán các khoản trên Do vậy khi phát sinh khoản giảm giá hàng bán, căn cứ vào các chứng từ chứng minh, kế toán hạch toán. Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ kết chuyển giảm doanh thu theo định khoản Nợ TK 511 - Doanh thu Có TK 532 - Giảm giá hàng bán Đối với hàng bán bị trả lại, kế toán cần xác định chính xác thời điểm phát sinh khoản hàng bán bị trả lại. + Nếu khoản này phát sinh trong quý và chưa thực hiện việc xác định kết quả kinh doanh của quý, kế toán hạch toán như sau: - Hạch toán khoản thanh toán với người mua hàng về số tiền bán số hàng đó. Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại Có TK 111, 112, 131 - Kết chuyển trị giá vốn có của số hàng đó Nợ TK 156 - Hàng hóa có TK 632 - Giá vốn hàng bán - Kết chuyển giảm doanh thu trong kỳ Nợ TK 511 - Doanh thu Có TK 531 + Nếu khoản này phát sinh sau khi đã xác định kết quả kinh doanh, với trị giá hàng bán bị trả lại không lớn thì có thể tính trừ vào doanh thu của quý đó. Còn nếu số hàng bán bị trả lại có giá trị lớn nếu hạch toán giảm doanh thu sẽ làm sai lệch doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ đó. Do vậy có thể coi đây là một khoản lỗ bất thưòng và được hạch toán như sau: Nợ TK 156 - Hàng hóa Có TK 721 - Thu nhập hoạt động bất thường cuối kỳ, kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại theo định khoản Nợ TK 821 - Chi phí hoạt động bất thường Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại - Công ty không nên sử dụng từ lãi gộp để chỉ khoản chênh lệch tính thuế (giá bán trừ giá mua) mà nên sử dụng đúng từ chênh lệch giá mua và giá bán. Lãi gộp là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn hàng bán, còn giá mua trong chỉ tiêu trên chỉ gồm giá mua và thuế, không tính phần chi phí mua hàng. - Về sổ kế toán: Hai mẫu sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khach shàng và TK 511 - Doanh thu công ty đang sử dụng chưa đảm bảo thuận tiện và khoa học. Theo tôi, công ty có thể sử dụng hai mẫu sổ sau: Mẫu sổ chi tiết TK 511 - Doanh thu. Cách ghi vào sổ này như sau: - Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ - Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ - Cột 4: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cột 5: Ghi số hiệu TK đối ứng - Cột 6: Ghi doanh thu hóa đơn - Cột 8: Ghi các khoản tính trừ - Cột 10: Ghi chênh lệch tính thuế - Cột 7: Ghi số thuế phải nộp, cột này chỉ cần ghi một lần vào cuối tháng Sử dụng Sổ chi tiết này việc hạch toán sẽ được rõ ràng hơn, thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết và đối chiếu số liệu. Về sổ chi tiết các khoản phải thu của khách hàng: có thể sử rụng mẫu sổ như sau: Cách ghi sổ này như sau: - Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ - Cột 2,3: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ - Cột 4: Ghi nội dung tóm tắt của chứng từ - Cột 5: Ghi số hiệu TK đối ứng - Cột 6,7: Ghi số tiền phát sinh của nghiệp vụ kinh tế - Cột 8,9: Ghi số dư theo phương pháp số dư lũy kế Như vậy căn cứ vào cột số dư này, ta có thể xác định được số còn phải thu của mỗi khách hàng tại các thời điểm, thuận tiện cho việc theo dõi và báo cáo công nợ. b) Về việc hạch toán hàng bán giao thẳng - Sử dụng TK 156 - Hàng hóa để hạch toán trong trường hợp này là không hợp lý bởi lẽ số hàng này được chuyển bán thẳng, không qua nhập kho, không có phiếu nhập kho. Theo chúng tôi, quy trìng hạch toán hợp lý trong trường hợp này là: - Khi hàng hóa đã về đến nơi giao nhận và được tính là hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào Hóa đơn mua hàng và thông báo thuế của hải quan tiến hành định khoản. Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường: Trị giá số hàng là thuế nhập khẩu theo tỷ giá thực tế Có TK 331 - Phải trả người bán: theo tỷ giá hạch toán Có TK 333 - Thuế: Theo tỷ giá thực tế ngày nộp thuế Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá - Khi khách hàng đến nhận trực tiếp tại cảng, đa thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán sau, kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán theo định khoản. Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường Sở dĩ ta sử dụng TK 151 để hạch toán trong trường hợp này vì lượng hàng bán giao thẳng chủ yếu là hàng nhập khẩu, có thời gian vận chuyển khi về đến cảng không phải là giao ngay cho khách hàng mà phải qua làm thủ tục hải quan, thông qua kiểm nhận.... sau đó hàng được bán ngay tại cảng, bến bãi cho các khách hàng đến nhận trực tiếp. Các nghiệp vụ trên đây được ghi vào báo cáo chi tiết hàng giao thẳng theo mẫu công ty đang sử dụng như vì sử dụng TK 156 - Hàng hóa, ta sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường. c) Về việc bán hàng cho các chi nhánh phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng Trong trường hợp này, công ty nên sử dụng TK 512 - Doanh thu tiêu thụ nội bộ để phản ánh doanh thu bán hàng cho các đơn vị này, còn các khoản phải thu về tiền hàng phát sinh giữa công ty và các đơn vị phụ thuộc nên hạch toán vào TK 136 - Phải thu nội bộ (1368). Do vậy khi xuất kho bán hàng cho các đơn vị phụ thuộc, căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, kế toán tiến hành định khoản. Nợ TK 1368 - Nếu bán chịu Nợ TK 111, 112 - Nếu bán hàng thu tiền ngay Có TK 512 - Doanh thu tiêu thụ nội bộ Nghiệp vụ bán hàng cho các đơn vị phụ thuộc phát sinh tương đối lớn, kế toán nên mở hai hệ thống sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK1368 và Sổ chi tiết TK 512 (mẫu sổ như Sổ chi tiết TK 131 và Sổ chi tiết TK 511) để theo dõi chi tiết việc bán hàng cho các đơn vị thành viên và phản ánh doanh thu theo từng nhóm hàng. Căn cứ vào sổ đó sẽ xác định được lượng hàng lưu chuyển trong nội bộ toàn công ty theo giá giao dịch nội bộ và các khoản thanh toán trong nội bộ toàn công ty tạo điều kiện cho việc thanh toán bù trừ với các khoản khác. 5.3. Về việc hạch toán hàng xuất khẩu theo phương thức nhận ủy thác Công ty nên xác định lại nội dung các khoản hạch toán vào TK 1561 - Giá mua hàng hóa và TK 3388 - phải trả phải nộp khác. Hai TK này chỉ phản ánh lượng hàng thuộc sở hữu của doanh nghiệp có qua kiểm nhận nhập kho và các khoản phải trả phải nộp khác ngoài phạm vi tiền hàng. Thay vì sử dụng hai TK đó, công ty nên sử dụng hai TK sau: - TK 003: Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi. TK này sẽ phản ánh lượng hàng mà công ty nhận xuất ủy thác. - TK 1388: Phải thu khác - dùng để phản ánh các khoản chi phí đã chi hộ và phải thu lại từ bên giao ủy thác hoặc kết chuyển để giảm số tiền hàng phải trả bên giao ủy thác. Quy trình hạch toán trong trường hợp này sẽ là: - Khi nhận hàng của bên giao ủy thác, căn cứ vào hóa đơn giao hàng ủy thác, kế toán ghi trị giá số hàng này theo tỷ giá hạch toán vào TK 003 - Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi theo bút toán đơn. Nợ TK 005 Nếu đơn vị giao chuyển hàng đến tận cảng xuất, kế toán không phản ánh trị giá số hàng này vào sổ kế toán. - Khi hàng hóa đã hoàn thành thủ tục hải quan và được tính là hàng xuất khẩu, kế toán ghi bút toán đơn. Có TK 003 và phản ánh khoản phải thu của khách hàng. Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá hạch toán) Có TK 331 - Phải trả người bán (theo tỷ giá hạch toán) Với doanh thu ủy thác, có thể hạch toán tại thời điểm này theo tỷ giá thực tế, tuy nhiên ta thấy thực tế của công ty, đối với hầu hết các hợp đồng ủy thác phần chi ủy thác đều được tính theo tỷ giá thực tế ngày thanh lý hợp đồng ủy thác, do vậy để thuận tiện cho việc ghi sổ và hạch toán chính xác doanh thu thu được thì có thể chọn cách hạch toán doanh thu tại thời điểm thanh lý hợp đồng theo tỷ giá thực tế ngày thanh lý. - Các chi phí phát sinh trong quá trình xuất ủy thác do bên giao ủy thác chịu (kể cả thuế xuất khẩu), có thể hạch toán trừ ngay vào giá trị tiền hàng theo định khoản. Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 111, 333 Hoặc hạch toán vào TK 1388 - Phải thu theo các định khoản: Nợ TK 1388 - Phải thu khác Có TK 111, 333 để đòi của bên giao hoặc trừ vào giá trị tiền hàng Theo tình hình thực tế của công ty ta nên chọn cách hạch toán thứ hai, cách này vừa thuận tiện cho việc phân công công việc, đảm bảo theo dõi đúng, đủ số chi phí để thanh toán với bên giao và tạo điều kiện cho việc thanh lý hợp đồng oợc rõ ràng, nhanh chóng. - Khi nhận được tiền hàng do khách hàng nước ngoài trả căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (theo tỷ giá thực tế ngày nhận tiền) Có TK 13 - Phải thu của khách hàng (theo tỷ giá hạch toán) Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá đồng thời ghi nợ TK 007 - Ngoại tệ các loại - Khi tiến hành thanh lý hợp đồng, căn cứ vào biên bản thanh lý hợp đồng kế toán tiến hành ghi: Kết chuyển số chi phí đã chi hộ để giảm tiền hàng phải trả Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 1388 - Phải thu khác Hạch toán doanh thu ủy thác theo tỷ giá thực tế ngày thanh lý Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 511 - Doanh thu Số tiền hàng còn lại chuyển trả bên giao, căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đồng thời ghi bút toán đơn Nợ TK 007 - Ngoại tệ các loại Đối với các hợp đồng ủy thác, khi thanh lý hầu hết đều thực hiện quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế ngày thanh lý. Tiền hàng, các khoản phải chi phí bằng ngoại tệ, hoa hồng ủy thác đều được quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày thanh lý hợp đồng, do vậy để thống nhất và thuận tiện cho việc ghi sổ, khi phát sinh các khoản chi phí bằng ngoại tệ, kế toán ghi sổ theo tỷ giá hạch toán đồng thời việc theo dõi số nguyên tệ. Khoản phải trả khách hàng cũng vậy. Với các hợp đồng xuất khẩu có thời hạn thanh toán tiền hàng dài trong điều kiện có biến động nhiều về tỷ giá, cuối tháng kế toán nên đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng theo tỷ giá thực tế, khi thu được tiền tiếp tục tính chênh lệch tỷ giá. Với các hợp đồng xuất khẩu có thời hạn thanh toán tiền ngắn (thường là đối với các hợp đồng thanh toán bằng T/T), kế toán không cần đánh giá lại các khoản phải thu, việc tính chênh lệch tỷ giá chỉ cần thực hiện một lần sau khi thanh lý hợp đồng.