Đề tài Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện

LỜI mỞ ĐẦU Sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong điều kiện nền kinh tế thị trường đã tạo ra những bước phát triển các dịch vụ về tài chính, đặc biệt là dịch vụ kiểm toán, kế toán, tư vấn…Tuy mới chỉ xuất hiện vào đầu thập niên 90 của thế kỷ XX với sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập song kiểm toán đã nhanh chóng chứng tỏ được vai trò đặc biệt quan trọng của mình trong việc tăng cường, nâng cao hiệu quả quản lí, lành mạnh hóa nền tài chính Việt Nam. Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động của đơn vị được kiểm toán, kiểm toán tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các nhà quản trị doanh nghiệp, khách hàng và những người quan tâm, góp phần hướng dẫn nghiệp vụ và củng cố nền nếp hoạt động tài chính, kế toán nói riêng và hoạt động quản lí nói chung. Hơn hết, hoạt động kiểm toán góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả quản lí, từ đó đóng góp vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Công ty TNHH Ernst & Young là một trong bốn công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính. Xuất hiện tại Việt Nam từ năm 1992, công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam đã có những bước tiến vượt bậc và trở thành một trong những công ty kiểm toán hàng đầu Việt Nam. Như chúng ta đã biết, trong mỗi doanh nghiệp, tiền lương đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó không chỉ là một khoản chi phí lớn của doanh nghiệp mà nó còn là nguồn động lực khuyến khích người lao động làm việc. Mỗi doanh nghiệp đều có chính sách lương khác nhau, chính sách lương thể hiện chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với người lao động và khuyến khích họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Làm thế nào để có một chính sách lương hợp lý để khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp luôn là một câu hỏi lớn của các doanh nghiệp trên thị trường hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên sau một thời gian thực tập tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện” làm luận văn tốt nghiệp của mình. Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn của em gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. Chương 2: Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện. CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH Khái quát chung về kiểm toán Báo cáo tài chính Khái niệm về kiểm toán Báo cáo tài chính Kiểm toán là một công cụ quản lý kinh tế, nó không chỉ cần thiết đối với các nhà quản lý mà còn có vai trò quan trọng đối với sự quyết định của các nhà đầu tư. Theo giáo trình lý thuyết kiểm toán – Chủ biên GS.TS Nguyễn Quang Quynh thì kiểm toán là: “Xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cần được kiểm toán bằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ do các KTV có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực”. Có nhiều cách để phân loại kiểm toán theo những tiêu thức khác nhau: Phân loại kiểm toán theo bộ máy quản lý: bao gồm kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ. Phân loại kiểm toán theo đối tượng kiểm toán thì có ba loai: Kiểm toán tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán nghiệp vụ. Trong đó, kiểm toán tài chính là loại phổ biến nhất. Theo PGS.TS Vương Đình Huệ: “Kiểm toán BCTC là sự kiểm tra trình bày ý kiến nhận xét của KTV về tính trung thực, hợp lý, tính hợp thức và hợp pháp của BCTC”. Đối tượng của kiểm toán BCTC là BCTC. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200: “ BCTC là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận) phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị”. Để thực hiện hai chức năng chính là xác minh và bày tỏ ý kiến thì kiểm toán BCTC có hai phương pháp kiểm toán là kiểm toán chứng từ (kiểm toán cân đối, đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic) và phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ (kiểm kê, thực nghiệm, điều tra). Việc vận dụng các phương pháp kiểm toán vào việc xác minh các nghiệp vụ, các số dư tài khoản hoặc các khoản cấu thành các bảng khai tài chính hình thành nên ba loại trắc nghiệm cơ bản: Trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm số dư và trắc nghiệm phân tích. - Trắc nghiệm công việc (test of transaction) là cách thức rà soát các nghiệp vụ hay hoạt động cụ thể trong quan hệ với sự tồn tại và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trước hết là hệ thống kế toán ( giáo trình kiểm toán tài chính – 2006 – GS.TS Nguyễn Quang Quynh – TS. Ngô Trí Tuệ - trang 19). Trắc nghiệm công việc thường được áp dụng để xác định tính đúng đắn trong việc tổ chức hệ thống kế toán từ việc tuân thủ các qui định về lập, xét duyệt và kiểm tra sử dụng chứng từ kế toán, ghi chép, cộng sổ chi tiết hoặc nhật kí đến kết chuyển các số phát sinh vào Sổ Cái. Chính vì vậy trắc nghiệm công việc hướng vào hai mặt của kế toán là: mức đạt yêu cầu của thủ tục và độ tin cậy của các con số kế toán. Cũng chính vì vậy mà trắc nghiệm công việc được chia thành hai loại: trắc nghiệm mức đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ tin cậy. + Trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc (compliance test of transaction) là trình tự rà soát các thủ tục quản lý hay thủ tục kế toán có liên quan đến đối tượng kiểm toán. + Trắc nghiệm độ vững chãi của công việc ( Substantive test of transaction) là trình tự rà soát thông tin về giá trị trong thực hiện kế toán. Trong trường hợp này KTV tính toán lại số tiền và so sánh số tiền đã tính toán được với số tiền trên chứng từ kế toán và sổ sách có liên quan. - Trắc nghiệm trực tiếp số dư ( direct tests of balance) là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, đối chiếu logic, phân tích đối chiếu trực tiếp với kiểm kê thực tế để xác định độ tin cậy của các số dư cuối kỳ ( hoặc tổng phát sinh) ở Sổ Cái ghi vào Bảng cân đối tài sản hoặc vào Báo cáo kết quả kinh doanh 1. Đây là loại trắc nghiệm được áp dụng ở hầu hết các cuộc kiểm toán hiện nay vì nó đem lại những bằng chứng có độ tin cậy cao tuy nhiên loại trắc nghiệm này đòi hỏi chi phí lớn. - Trắc nghiệm phân tích (Analytical test) là cách thức xem xét các mối quan hệ kinh tế và xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế thông qua việc kết hợp các phương pháp: đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic, cấn đối…giữa các trị số của cùng một chỉ tiêu hoặc của các chỉ tiêu có quan hệ với nhau hoặc của bộ phận cấu thành chỉ tiêu 1. Thủ tục này được áp dụng trong cả ba giai đoạn của cuộc kiểm toán. ------------------- 1 Giáo trình kiểm toán tài chính (2006) GS.TS Nguyễn Quang Quynh trang 21 Mục tiêu trong kiểm toán Báo cáo tài chính Với vai trò là một loại hình kiểm toán, kiểm toán tài chính thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về đối tượng kiểm toán. Chức năng này phải được thực hiện dựa trên những bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực với chi phí kiểm toán ít nhất. Do vậy việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán khoa học trên cở sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán sẽ giúp kiểm toán viên thực hiện đúng hướng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200, khoản 11 xác định: “Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không. Mục tiêu kiếm toán tài chính còn giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị”2. Khái niệm trung thực, hợp lý, hợp pháp được hiểu như sau: Trung thực là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng sự thật nội dung, bản chất và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hợp lý là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh trung thực, cần thiết và phù hợp về không gian, thời gian và sự kiện được nhiều người thừa nhận. Hợp pháp là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng pháp luật, đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận). Để đạt được mục tiêu tổng quát trên thì cần cụ thể hóa hơn các yếu tố cấu thành và tiến trình thực hiện các yêu cầu trung thực, hợp lý, hợp pháp trong xác minh và bày tỏ ý kiến về toàn bộ báo cáo tài chính cũng như trong từng phần hành cụ thể. Theo đó mục tiêu xác minh phải hướng tới: - Tính hiệu lực (có thực) của các thông tin với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc vốn phải được đảm bảo bằng sự tồn tại thực tế của tài sản. --------------------- 2 Giáo trình kiểm toán tài chính (2006) GS.TS Nguyễn Quang Quynh trang 36 - Tính đầy đủ (trọn vẹn) của thông tin với ý nghĩa thông tin phản ánh trên bảng khai tài chính không bị bỏ sót trong quá trình xử lý. - Tính đúng đắn của việc tính giá với ý nghĩa giá tài sản cũng như giá thành đều được tính theo phương pháp kế toán là giá thực tế đơn vị phải chi ra để mua hoặc thực hiện các hoạt động. - Tính chính xác về cơ học trong các phép tính số học cũng như khi chuyển sổ, sang trang… trong công nghệ kế toán. - Tính đúng đắn trong phân loại và trình bày với ý nghĩa tuân thủ các qui định cụ thể trong phân loại tài sản và vốn cũng như các quá trình kinh doanh qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết cùng việc phản ánh các quan hệ đối ứng để có thông tin hình thành báo cáo tài chính. - Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ của đơn vị kế toán trên bảng khai tài chính với ý nghĩa: tài sản phản ánh trên bảng phải thuộc quyền sở hữu (hoặc sử dụng lâu dài) của đơn vị, vốn và công nợ phản ánh đúng nghĩa vụ tuơng ứng của đơn vị này. Trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán cần phải đặc biệt chú ý giữa mục tiêu chung của toàn bộ bảng khai tài chính với mục tiêu kiểm toán chung cho mọi phần hành. Qui trình kiểm toán Báo cáo tài chính Theo nguyên lý chung, trình tự kiểm toán tài chính trải qua ba giai đoạn cơ bản: Chuẩn bị kiểm toán, thực hành kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Tuy nhiên do đặc điểm về đối tượng, về quan hệ giữa chủ thể với khách thể kiểm toán mà trình tự kiểm toán tài chính cũng có những đặc điểm riêng. Nhìn chung kiểm toán tài chính được thực hiện qua những bước cơ bản sau: Bước 1 – Chuẩn bị kiểm toán: Từ thư mời (hoặc lệnh) kiểm toán, kiểm toán viên tìm hiểu về khách thể kiểm toán với mục đích hình thành hợp đồng hoặc kế hoạch chung cho cuộc kiểm toán. Tiếp đó, kiểm toán viên cần thu thập các thông tin, thẩm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách thể kiểm toán để xây dựng kế hoạch kiểm toán. Để thực hiện những công việc trên, các trắc nghiệm chủ yếu được thực hiện là trắc nghiệm mức đạt yêu cầu của công việc và trắc nghiệm phân tích (tổng quát). Đồng thời với công việc kiểm toán cần chuẩn bị cả phương tiện và lực lượng giúp việc cho triển khai kế hoạch và chương trình kiểm toán đã xây dựng. Bước 2 – Thực hiện công việc kiểm toán: Đây là quá trình sử dụng các trắc nghiệm chủ yếu là trắc nghiệm cơ bản vào việc xác minh các thông tin phản ánh trên bảng khai tài chính. Trình tự kết hợp giữa các trắc nghiệm này trước hết tùy thuộc vào kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ(KSNB) ở bước 1: nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là không có hiệu quả thì trắc nghiệm độ tin cậy sẽ được thực hiện ngay với số lượng lớn. Ngược lại, nếu hệ thống KSNB được đánh giá là có hiệu lực thì trước hết trắc nghiệm mức đạt yêu cầu được sử dụng để xác minh khả năng sai phạm và tiếp đó các trắc nghiệm độ tin cậy được ứng dụng với số lượng ít. Qui mô cụ thể của các trắc nghiệm cũng như trình tự và cách thức kết hợp giữa chúng phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và khả năng phán đoán của kiểm toán viên với mục đích có được bằng chứng đầy đủ và đáng tin cậy với chi phí kiểm toán thấp nhất. Bước 3 – Hoàn tất công việc kiểm toán: Kết quả các trắc nghiệm trên phải được xem xét trong quan hệ hợp lý chung và kiểm nghiệm trong quan hệ với các sự việc bất thường, những nghiệp vụ phát sinh sau ngày lập bảng khai tài chính. Chỉ trên cơ sở đó mới đưa được kết luận cuối cùng và lập báo cáo kiểm toán. Tiền lương với vấn đề kiểm toán Báo cáo tài chính Tiền lương và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… là những chỉ tiêu được các kiểm toán viên quan tâm và có ý nghĩa quan trọng nhằm xác minh tính trung thực và hợp lý của tiền lương và các khoản liên quan xét trên các khía cạnh trọng yếu. Bên cạnh đó chu trình tiền lương và nhân viên là một trong các chu trình quan trọng, chu trình này bắt đầu từ việc tuyển dụng và thuê mướn nhân viên đến việc thanh toán tiền lương cho người lao động. Để hiểu rõ hơn về tiền lương cũng như những qui định trong việc ghi nhận chi phí lương cho người lao động, em xin lần lượt trình bày những vấn đề sau: Bản chất và ý nghĩa tiền lương và các khoản trích theo lương Bản chất Tiền lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc. Về bản chất, tiền lương là biểu hiện bẳng tiền của giá cả sức lao động. Mặt khác, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Ngoài tiền lương người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo qui định hiện hành của pháp luật hoặc theo sự thỏa thuận của hai bên. Các khoản trích theo lương này là các khoản được trích theo lương do đó tiền lương là căn cứ để tính ra các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn theo tỷ lệ qui định trong qui chế quản lý tài chính kế toán. Theo chế độ hiện hành của Việt Nam thì quĩ bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quĩ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ được hạch toán. Người sử dụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 5% trên tổng quỹ lương do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động). Quỹ bảo hiểm y tế được hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập tạm tính của người lao động trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% và tính vào chi phí kinh doanh, người lao động trực tiếp nộp 1% (trừ vào thu nhập của người lao động) Kinh phí công đoàn được trích theo tỷ kệ 2% trên tổng số tiền phải trả cho người lao động và người sử dụng lao động phải chịu (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh).Đồng thời kiểm toán viên phải so sánh thông tin chi tiết trên sổ lương để đánh giá tính hợp lý của các khoản phải nộp. Kiểm toán viên cũng có thể so sánh các khoản phải nộp để xác định doanh nghiệp có kê khai đúng hay không, cũng như xem xét các thủ tục quyết toán các khoản đó giữa doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài có đúng không. Ý nghĩa Trong nền kinh tế hàng hóa, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị gọi là tiền lương. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. Đối với các doanh nghiệp, tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Do vậy, trong mỗi doanh nghiệp, tiền lương đóng có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó không chỉ là một khoản chi phí lớn của doanh nghiệp mà nó còn là nguồn động lực khuyến khích người lao động làm việc. Người lao động là tài sản của các doanh nghiệp do đó để thu hút được nguồn nhân lực chất lượng cao hoặc những người thợ giỏi tay nghề thì mỗi doanh nghiệp đều có chính sách lương của riêng mình. Chính sách lương thể hiện chiến lược kinh doanh cũng như chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với người lao động và khuyến khích họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Các hình thức trả lương Thông thường, ở các doanh nghiệp có 3 hình thức trả lương chính là: trả lương theo thời gian, theo sản phẩm và trả lương khoán. Hình thức trả lương theo thời gian: là tiền lương được trả căn cứ vào trình độ kỹ thuật và thời gian làm việc của công nhân. Có hình thức tính tiền lương đơn giản theo suất lương cao hay thấp và thời gian làm dài hay ngắn quyết định; lại có hình thức tính tiền lương kết hợp giữa thời gian với tiền khen thưởng khi đạt hoặc vượt chỉ tiêu chất lượng và số lượng. Hình thức trả lương theo sản phẩm: là việc trả lương cho công nhân (nhóm công nhân) theo số lượng sản phẩm sản xuất ra (đơn vị tính là chiếc, kg, tấn, mét...) thường được phân ra các loại sau: - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp: là tiền lương trả cho từng người công nhân bằng tích số giữa số lượng sản phẩm sản xuất ra với đơn giá sản phẩm. - Trả lương theo sản phẩm tập thể: áp dụng đối với một số công việc sản xuất theo phương pháp dây chuyền hoặc một số công việc thủ công nhưng có liên quan đến nhiều công nhân. - Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: chỉ áp dụng đối với một số công nhân phục vụ mà công việc của họ có ảnh hưởng lớn đến thành quả lao động của công nhân chính hưởng theo sản phẩm. - Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: là hình thức trả lương phần sản lượng trong định mức khởi điểm tính theo đơn giá bình thường; phần sản lượng vượt mức khởi điểm sẽ tính theo đơn giá cao hơn. - Trả lương theo sản phẩm có thưởng: là trả lương sản phẩm trực tiếp kết hợp với chế độ tiền thưởng. Hình thức trả lương khoán: cũng là một trong những hình thức trả lương theo sản phẩm, áp dụng cho những công việc không thể định mức cho từng chi tiết, bộ phận công việc mà thường giao khối lượng công việc tổng hợp và phải hoàn thành trong một thời gian nhất định. Quy định hiện hành về hình thức và chế độ trả lương: Theo quy định của Bộ Luật Lao động về hình thức trả lương - Người sử dụng lao động có quyền chọn các hình thức trả lương theo thời gian (giờ, ngày, tuần, tháng), theo sản phẩm, theo khoán nhưng phải duy trì hình thức trả lương đã chọn trong một thời gian nhất định và phải thông báo cho người lao động biết. - Người lao động hưởng lương giờ, ngày, tuần được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc ấy hoặc được trả gộp do hai bên thoả thuận, nhưng ít nhất 15 ngày phải trả gộp một lần. - Người lao động hưởng lương tháng được trả lương cả tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. - Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán, được trả lương theo thoả thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hàng tháng được tạm ứng lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng. - Người lao động được trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng thời hạn và tại nơi làm việc. Trong trường hợp đặc biệt phải trả lương chậm thì không được chậm quá một tháng và người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng lãi suất tiền gửi tiết kiệm do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm trả lương. - Lương được trả bằng tiền mặt. Việc trả lương một phần bằng séc hoặc ngân phiếu do Nhà nước phát hành do hai bên thoả thuận với điều kiện không gây thiệt hại, phiền hà cho người lao động. - Người lao động có quyền được biết lý do mọi khoản khấu trừ vào tiền lương của mình. Trước khi khấu trừ tiền lương của người lao động, người sử dụng lao động phải thảo luận với Ban chấp hành công đoàn cơ sở; trường hợp khấu trừ thì cũng không được khấu trừ quá 30% tiền lương hàng tháng. - Người sử dụng lao động không được áp dụng việc xử phạt bằng hình thức cúp lương của người lao động. Chế độ trả lương làm đêm, làm thêm giờ: - Người lao động làm thêm giờ được trả lương theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc đang làm như sau: +) Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%; +) Vào ngày nghỉ hàng tuần, ít nhất bằng 200%; +) Vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300%. Nếu người lao động được nghỉ bù những giờ làm thêm , thì người sử dụng lao động chỉ phải trả phần tiền chênh lệch so với tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền công của công việc đang làm của ngày làm việc bình thường. - Người lao động làm việc vào ban đêm, thì được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc đang làm vào ban ngày. Chế độ trả lương ngừng việc: trong trường hợp phải ngừng việc, người lao động được trả lương như sau: - Nếu do lỗi của người sử dụng lao động, thì người lao động được trả đủ tiền lương; - Nếu do lỗi của người lao động thì người đó không được trả lương; những người lao động khác trong cùng đơn vị phải ngừng việc được trả lương theo mức do hai bên thoả thuận nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu. - Nếu vì sự cố về điện, nước mà không do lỗi của người sử dụng lao động hoặc vì những nguyên nhân bất khả kháng, thì tiền lương do hai bên thoả thuận, nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Chế độ trả lương trong những trường hợp khác: - Trong trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp, chuyển quyền sở hữu, quyền quản lý hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp thì người sử dụng lao động kế tiếp phải chịu trách nhiệm trả lương và các quyền lợi khác cho người lao động từ doanh nghiệp cũ chuyển sang. Trong trường hợp doanh nghiệp bị phá sản thì tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác của người lao động theo thoả ước tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết là khoản nợ trước hết trong thứ tự ưu tiên thanh toán. - Khi bản thân hoặc gia đình gặp khó khăn, người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thoả thuận. - Người sử dụng lao động tạm ứng tiền lương cho người lao động phải tạm thời nghỉ việc để làm các nghĩa vụ công dân. Chức năng của chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương Chức năng của chu trình tiền lương bao gồm thuê mướn và tuyển dụng nhân viên; phê duyệt mức lương, bậc lương và sự thay đổi trong mức lương và bậc lương; theo dõi và tính toán thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phấm hoàn thành của nhân viên; tính toán tiền lương và lập bảng thanh toán tiền lương; ghi chép sổ sách tiền lương; thanh toán tiền lương và bảo đảm số lương chưa thanh toán. - Thuê mướn và tuyển dụng nhân viên: tuyển dụng và thuê mướn nhân viên được thực hiện bởi bộ phận nhân sự. Tất cả các trường hợp tuyển dụng và thuê mướn đều được ghi chép trên một bản báo cáo do Ban quản lý phê duyệt. Báo cáo này cần chỉ rõ về phân công vị trí và trách nhiệm công việc, mức lương khởi điểm, các khoản thưởng, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ. Bản báo cáo này sẽ được lập thành hai bản, một bản dùng để vào sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên và lưu ở phòng nhân sự. Bản còn lại được gửi xuống phòng kế toán để kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương. Việc phân chia tách bạch giữa các chức năng nhân sự với các chức năng thanh toán tiền lương là hết sức cần thiết nhằm kiểm soát rủi ro trong việc thanh toán cho những nhân viên khống. Bởi vì chỉ có phòng nhân sự mới có điều kiện để đưa thêm danh sách các nhân viên vào sổ nhân sự và chỉ có phòng kế toán tiền lương mới có điều kiện tiến hành thanh toán lương cho người lao động. Nên việc tách bạch trách nhiệm này sẽ hạn chế nhân viên của bộ phận nhân sự làm các hồ sơ nhân sự giả tạo, đồng thời các nhân viên của bộ phận tiền lương chỉ có thể thanh toán cho những ai có tên trong danh sách của sổ nhân sự với các mức lương đã được ấn định cụ thể. Sự kết hợp của hai chức năng này lại một sẽ tạo điều kiện để gian lận và sai phạm nảy sinh. - Phê duyệt thay đổi mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi: Những thay đổi mức lương, bậc lương và các khoản liên quan thường xảy ra khi nhân viên được thăng chức, thuyên chuyển công tác hoặc tăng bậc tay nghề … Khi đó quản đốc hoặc đốc công sẽ đề xuất với ban quản lý về sự thay đổi mức lương hoặc bậc lương cho cấp dưới của họ. Tuy nhiên tất cả các sự thay đổi đó đều phải được kí duyệt bới phòng nhân sự hoặc hoặc người có thẩm quyền trước khi ghi vào sổ nhân sự. Việc kiểm soát đối với những thay đổi này nhằm đảm bảo tính chính xác về các khoản thanh toán lương. Bộ phận nhân sự cũng cần phải công bố những trường hợp đã mãn hạn hợp đồng hoặc bị đuổi việc hoặc thôi việc nhằm tránh tình trạng những nhân viên đã rời khỏi công ty rồi nhưng vẫn được tính lương. - Theo dõi và tính toán thời gian lao động và khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành: Việc ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc và số lượng công việc/ lao vụ hoàn thành của từng người lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động tiền lương. Đây chính là căn cứ dùng để tính lương, thưởng và các khoản trích trên tiền lương cho nhân viên. Đối với các doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam thì chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán thời gian lao động và khối lượng công việc/lao vụ hoàn thành là Bảng chấm công ( Mẫu số 02-LĐTL-Chế độ chứng từ kế toán) và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành ( Mẫu số 06-LĐTL-Chế độ chứng từ kế toán), Hợp đồng giao khoán ( Mẫu số 08-LĐTL-Chế độ chứng từ kế toán). Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác có liên quan như thẻ thời gian, giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai sản, hoặc nghỉ phép để làm căn cứ tính lương và các khoản trích theo lương. Thông thường, bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận ( sản xuất, phòng, ban, tổ, nhóm …) và dùng cho một kỳ thanh toán (thường là một tháng). Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động đều được ghi chép vào bảng chấm công. Người giám sát ( đốc công, quản đốc, đội trưởng …) của bộ phận thực hiện công tác chấm công cho nhân viên của mình căn cứ vào số lao động vắng mặt, có mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Bảng chấm công phải để ở một địa điểm công khai để người lao động có thể giám sát thời gian lao động của mình. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành của đơn vị, cá nhân người lao động. Do người giao việc lập, phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc và người kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc lao vụ và người phê duyệt. Phiếu được chuyển cho kế toán tiền lương để tính lương. Hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa hai người giao khoán và người nhận khoán về một lượng công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Chứng từ chính là cơ sở để thanh toán lương. Thẻ thời gian là hình thức được sử dụng phổ biến bởi doanh nghiệp ở các nước phát triển nhằm ghi nhận thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mỗi ngày của nhân viên. Hình thức này cũng đã bắt đầu được vận dụng ở các doanh nghiệp liên doanh và các công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam trong những năm gần đây. Tất cả các thẻ thời gian của các nhân viên phái được theo dõi giám sát bởi một nhân viên độc lập hoặc bằng hệ thống thông tin tự động và phải báo cáo tình hình thẻ theo tuần. Để đo thời gian mà người lao động thực tế làm thì một số công ty đã dùng đồng hồ điện tử tự động đo bằng việc khi nhân viên tới làm việc đầu giờ phải đưa thẻ vào máy và khi kết thúc ra về thì rút thẻ ra. Tuy nhiên với hình thức này thì có thể gây ra tình trạng gian lận thời gian bằng cách một nhân viên nào đó đưa thẻ váo máy đo thời gian nhưng lại không thực tế làm việc tại cơ quan mà lại làm việc riêng của mình ở đâu đó, sau đó, cuối giờ làm việc thì đến rút thẻ ra cho nên phải giám sát chặt chẽ thì mới kiểm soát được tình hình này. Thẻ thời gian phải được kí duyệt bởi người giám sát tại bộ phận hoạt động trước khi gửi đi phòng kế toán để tính lương. Tất cả các trường hợp ngừng sản xuất, ngừng việc đều phải có biên bản ngừng sản xuất, ngừng việc để phản ánh rõ tình thình về thời gian kéo dài, thiệt hại gây ra và những nguyên nhân để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại. Ngoài ra các trường hợp do đau ốm, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đều cần phải có phiếu nghỉ ốm, phiếu nghỉ thai sản hoặc có phiếu xác nhận tai nạn lao động và được chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu riêng. - Tính lương và lập bảng lương: Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và kết quả công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành cũng như các chứng từ liên quan gửi từ bộ phận hoạt động tới bộ phận kế toán tiền lương, kế toán tiền lương kiểm tra tất cả các chứng từ thì kế toán tiến hành tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ bằng việc bằng việc lấy số thời gian lao động thực tế hoặc khối lượng công việc, sản phấm hoặc lao vụ hoàn thành nhân với mức lương hoặc bậc lương hoặc đơn giá đã được phê duyệt bởi phòng nhân sự cho từng người lao động, từng bộ phận. Các khoản trích theo lương như bảo hiếm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và thuế thu nhập cá nhân… đều phải được tính dựa trên các qui định của pháp luật hiện hành hoặc thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Sau khi tính toán xong thì kế toán phải lập thành các bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng ( mẫu số 02 và 03 – LĐTL – Chế độ chứng từ kế toán) để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp và thưởng cho người lao động. Bên cạnh đó kế toán cũng phải lập bảng kê khai các khoản phải trả phải nộp về các khoản trích theo tiền lương. Đồng thời nó cũng chính là cơ sở để kiểm tra việc thanh toán lương cho người lao động và thanh toán nghĩa vụ với các cơ quan chức năng. Trong quá trình lập các bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho người lao động thì kế toán phải tiến hành phân loại tiền lương, tiền thưởng phải trả cho từng nhóm người lao động theo bộ phận sử dụng lao động và chức năng của người lao động như lao động trực tiếp , lao động phục vụ quản lý ở bộ phận sản xuất, lao động phục vụ bán hàng hay lao động phòng ban để làm căn cứ phân bổ tiền lương, thưởng vào chi phí kinh doanh một cách hợp lý và đúng đắn. - Ghi chép sổ sách: Trên cơ sở các bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các chứng từ gốc đính kèm, kế toán tiến hành vào Sổ nhật ký tiền lương. Định kỳ, Sổ nhật ký tiền lương sẽ được kết chuyển sang Sổ Cái. Đồng thời việc vào sổ, kế toán tiền lương viết các phiếu chi hoặc séc chi lương dựa vào bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng kèm theo và gửi các phiếu chi hoặc séc chi kèm theo bảng thanh toán tiền lương cho thủ quỹ sau khi đã được duyệt bởi người có thẩm quyền (kế toán trưởng, giám đốc tài chính …) - Thanh toán tiền lương và đảm bảo những khoản lương chưa được thanh toán: Khi thủ quĩ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Các phiếu chi hoặc séc chi lương phải được kí duyệt bởi người mà không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương. Sau khi thủ quĩ kiểm tra xong phiếu chi hoặc séc chi lương thì tiến hành chi lương cho nhân viên và yêu cầu người nhận kí nhận vào phiếu chi hoặc séc chi đồng thời thủ quĩ phải được đánh số theo thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán. Đối với những phiếu chi hoặc séc chi lương chưa thanh toán thì được cất trữ cẩn thận và đảm bảo đồng thời phải được ghi chép đầy đủ chính xác trong sổ sách kế toán. Đối với các phiếu chi hoặc séc chi hỏng thì phải được cắt góc và lưu lại nhằm bảo đảm ngăn ngừa các phiếu chi hoặc séc chi giả mạo. Sau đây là sơ đồ khái quát chu trình tiền lương và nhân viên Bộ phận hoạt động Có chức năng theo dõi thời gian, khối lượng công việc hoàn thành: Chấm công, theo dõi thời gian lao động Xác nhận công việc/lao vụ hoàn thành Duyệt thời gian nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao động , ngừng sản xuất, ngừng việc Bộ phận nhân sự Chức năng là tuyển dụng và thuê mướn: Tuyển chọn, thuê mướn Lập báo cáo tình hình nhân sự Lập sổ nhân sự Lập hồ sơ nhân sự Bộ phận kế toán tiền lương Tính lương, thưởng và lập bảng thanh toán lương, thưởng và các khoản phải nộp, phải trả Ghi chép số sách kế toán Thanh toán lương, thưởng và các khoản liên quan. Sơ đồ 1: Chu trình tiền lương và nhân viên Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ Chứng từ để tính lương, thưởng: + Chứng từ theo dõi thời gian lao động ( Bảng chấm công – mẫu số 01a LĐTL chế độ chứng từ kế toán được sử dụng riêng cho từng bộ phận). + Chứng từ theo dõi kết quả lao động gồm “phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành” (mẫu số 05-LĐTL chế độ chứng từ kế toán), “Hợp đồng giao khoán” ( mẫu số 08-LĐTL chế độ chứng từ kế toán) sử dụng trong trường hợp giao khoán công việc. + Các chứng từ khác có liên quan như giấy nghỉ phép, biên bản ngừng việc… Tất cả các chứng từ này phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, thưởng và phải đảm bảo được các yêu cầu của chứng từ kế toán. - Chứng từ để thanh toán lương và phụ cấp cho người lao động là “bảng thanh toán tiền lương” và tương ứng với “bảng chấm công” thì bảng thanh toán tiền lương có 2 mẫu: mẫu số 02 – LĐTL chế độ chứng từ kế toán và “bảng thanh toán tiền thưởng” mẫu số 03 – LĐTL chế độ chứng từ kế toán. Sổ sách Tùy theo từng hình thức ghi sổ của mỗi doanh nghiệp mà việc vào sổ khác nhau. Tuy nhiên, việc hạch toán và thanh toán tiền lương liên quan đến các sổ: Sổ chi tiết chi phí theo từng đối tượng ( theo bộ phận hoặc theo sản phẩm…) Sổ danh sách lao động: số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ này gồm lao động tạm thời, lao động dài han, lao động trực tiếp, lao động gián tiếp, lĩnh vực ngoài sản xuất. Sổ này không chỉ tập trung cho toàn doanh nghiệp mà cho từng bộ phận. Việc ghi sổ đảm bảo kịp thời, đầy đủ, theo dõi chính xác sự biến động lao động làm cơ sở cho việc lập báo cáo và phân tích cơ cấu lao động. Sổ cái các tài khoản 334, 338, 622, 627, 641, 642 là sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi sự biến động của việc phát sinh lương và chi phí tiền lương của doanh nghiệp. Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương TK 338 TK 111,112 TK 3383 TK 431 TK 642 TK 641 TK 141 TK 138 TK 622 TK 334 TK 627 Thanh toán thu nhập cho NLĐ BHXH phải trả cho NLĐ Tiền thưởng từ quĩ khen thưởng phải trả cho NLĐ Khấu trừ khoản phải thu khác Khấu trừ khoản tạm ứng thừa TL, thưởng phải trả cho NVQLDN TL, thưởng phải trả cho NV bán hàng TL, tiền thưởng phải trả cho NVPX TL, thưởng phải trả cho LĐTT TK 335 Thu hộ cho cơ quan khác hoặc giữ hộ NLĐ Trích trướcTLNP TLNP thực tế phải trả cho LĐTT Sơ đồ 2:Hạch toán tổng hợp thanh toán với người lao động Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương kế toán phải sử dụng các tài khoản cấp 2 sau: TK 3382 “Kinh phí công đoàn” (KPCĐ) TK 3383 “Bảo hiểm xã hội” (BHXH) TK 3384 “Bảo hiểm y tế” (BHYT) TK 351 “Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm” TK 111,112 TK 111,112 TK 334 TK 642 TK 641 TK 111,112,152 TK 334 TK 622 TK 627 Nộp cho cơ quan quản lý quĩ Nhận tiền cấp bù của BHXH Trích theo TL của NLĐ trừ vào thu nhập của họ BHXH phải trả cho NLĐ trong doanh nghiệp Chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp Trích theo TL của NVQLDN tính vào chi phí Trích theo TL của NV bán hàng tính vào chi phí Trích theo TL của NVPX tính vào chi phí Trích theo TL của LĐTT tính vào chi phí TK 3382,3383,3384 Sơ đồ 3: Hạch toán tổng hợp quĩ BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111, 112 Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động TK 642 TK 351 Trích quĩ dự phòng về trợ cấp mất việc làm Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động khi không còn số dư quĩ dự phòng Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính Vai trò của kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính Chu trình tiền lương và nhân viên đóng một vai trò hết sức quan trọng trong kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là do: Thứ nhất, chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản chi phí lớn trong hầu hết các doanh nghiệp cũng như các tổ chức khác. Thứ hai, chi phí tiền lương được xem là một khoản mục trọng yếu khi xác định giá trị hàng tồn kho của các công ty sản xuất và xây dựng vì nếu việc phân loại và phân bổ chi phí tiền lương mà không đúng đắn cho các đối tượng chịu chi phí thì sẽ dẫn đến sai sót trọng yếu về giá trị sản phẩm dở dang và trị giá hàng tồn kho do đó ảnh hưởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ ba, tiền lương là một lĩnh vực có thể chứa đựng gian lận của nhân viên làm cho một lượng lớn tiền của công ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thất thoát. Mục tiêu của kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên Mục tiêu kiểm toán chung đối với chu trình này là kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp để khẳng định tính trung thực và hợp lý của các nghiệp vụ về tiền lương và nhân viên, tất cả các thông tin tài chính trọng yếu có liên quan tới chu trình đều được trình bày phù hợp với các nguyên tắc kế toán, chế độ kế toán hiện hành. Mục tiêu tính hiệu lực là các nghiệp vụ tiền lương và nhân viên đã được ghi chép thì thực sự đã xảy ra và số dư các tài khoản tiền lương các khoản trích theo lương thực sự tồn tại. Doanh nghiệp có thể vô tình hoặc cố ý ghi chép các nghiệp vụ thanh toán lương cho các nhân viên không cung cấp bất cứ lao vụ hoặc dịch vụ gì cho tổ chức đó. Mục tiêu đầy đủ ( trọn vẹn) là tất cả các nghiệp vụ tiền lương đã xảy ra thì đều được ghi chép đầy đủ trong sổ sách, báo cáo kế toán. Nếu trong trường hợp một đơn vị hoặc vô tình hoặc cố ý không ghi chép một khoản thanh toán lương cho nhân viên thì chi phí tiền lương và các khoản phải thanh toán cũng như các tài sản có liên quan sẽ bị trình bày không đúng với thực tế. Mục tiêu quyền và nghĩa vụ đối với chu trình này nghĩa là đơn vị phải có nghĩa vụ thanh toán tiền lương, các khoản trích trên tiền lương theo đúng chế độ tài chính kế toán hiện hành. Mục tiêu tính giá đối với nghiệp vụ tiền lương và các số dư có liên quan nghĩa là những giá trị đã ghi chép về các nghiệp vụ tiền lương hợp lệ là đúng. Nhiều khi giá trị của các nghiệp vụ về tiền lương được phản ánh, ghi chép một cách không chính xác do một số nguyên nhân khác nhau. Có thể do sử dụng mức lương để tính lương sai, hoặc do mức khấu trừ không tính đúng theo tỉ lệ qui định, hoặc do sử dụng sai số thời gian lao động thực tế, hoặc có thể do tổng số tiền lương tính toán sai về mặt số học. Tất cả các sai phạm về tính giá trong các nghiệp vụ tiền lương đều dẫn đến hoặc làm tăng hoặc làm giảm hơn so với thực tế đối với số chi phí tiền lương và số tiền lương phải thanh toán cho công nhân viên và những tài sản khác. Mục tiêu tính giá trong các nghiệp vụ tiền lương cón có ý nghĩa quan trọng trong việc lập bản báo cáo các khoản thuế phải nộp và các khoản phải nộp khác có liên quan tới tiền lương. Để đánh giá rủi ro về sao phạm trong việc tính toán các khoản thuế và các khoản phải nộp liên quan tới tiền lương thì các tổ chức thường phân công một nhân viên thực hiện rà soát một cách độc lập về vấn đề tính toán và lập các báo cáo. Mục tiêu phân loại và trình bày có nghĩa là chi phí tiền lương và các khoản phải thanh toán cho công nhân viên phải được trình bày vào các tài khoản thích hợp. Có nhiều khi chi phí nhân công trực tiếp lại được phản ánh vào tài khoản chi phí sản xuất chung hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng. Những sai phạm như vậy sẽ dẫn đến những sai lệch trong các khoản chi phí và ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho cũng như những tài sản khác có liên quan trên báo cáo tài chính. Kiểm soát nội bộ với chu trình tiền lương và nhân viên Các loại hình kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên được thiết lập nhằm thực hiện các chức năng của chu trình Nghiệp vụ phê duyệt: Để phòng nhân sự có thể tuyển chọn được đúng người, đúng việc thì doanh nghiệp cần có các tiêu chí tuyển dụng lao động rõ ràng. Nếu không sẽ chỉ tuyển chọn, thuê mướn được những lao động kém về năng lực và phẩm chất dẫn tới việc tăng chi phí đào tạo, phải bỏ ra những chi phí không đáng có. Để kiểm soát đối với việc phê chuẩn công tác tuyển dụng thì doanh nghiệp cần phải thiết lập một chính sách tuyển dụng thật rõ ràng bằng văn bản và phải duy trì một hệ thống sổ nhân sự được cập nhật liên tục. Tất cả các khoản tiền lương và tiền thưởng, các khoản trích khấu trừ đều phải được phê duyệt để ngăn ngừa các hiện tượng tăng chi phí lương không hợp lý. Có rất nhiều công ty kiểm soát tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản khấu trừ bằng việc thiết lập các thủ tục rà soát và các thủ tục phê duyệt đối với các mức lương thưởng, các khoản trích theo lương và khấu trừ, đồng thời họ duy trì một danh sách liệt kê các mức lương, bậc lương theo từng công việc mà đã được phê duyệt. Đồng thời những điều chỉnh về mức lương cũng cần được thông qua bởi các cấp có thẩm quyền. Doanh nghiệp cũng nên công bố rộng rãi chính sách về lương thưởng cho phòng nhân sự và quản đốc các phân xưởng. Ghi sổ kế toán về tiền lương: Tất cả các khoản phải thanh toán cho công nhân viên cần phải được ghi chép một cách chính xác, đúng thời kì và được phân loại hợp lý. Nếu không sẽ dẫn đến việc tính sai các khoản trích theo lương, các khoản khấu trừ, chi phí nhân công và các khoản nợ khác. Để kiểm soát được việc ghi chép sai thì doanh nghiệp cần thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương, sổ nhật ký tiền lương và Sổ Cái. Thực chi: để kiểm soát các khoản chi không có thật thì trong việc chi trả tiền lương, tiền thưởng cần chú ý chỉ thanh toán dựa trên các khoản nợ đã được ghi nhận. Các phiếu chi hoặc séc chi lương phải thể hiện đó là những phiếu chi hoặc séc chi cho công việc, sản phẩm hoặc lao vụ đã được thực hiện. Doanh nghiệp cũng có thể kiểm soát các khoản chi lương mà chưa được phê duyệt bằng cách yêu cầu tất cả các bên liên quan phải kí vào phiếu chi bất thường hoặc những phiếu chi có số tiền lớn. Tiếp cận hệ thống sổ sách: nhằm kiểm soát đối với các khoản chi không đúng chỗ và những chi phí nhân công không được thông qua thì doanh nghiệp cần đưa ra chính sách nhằm hạn chế việc tiếp cận hệ thống báo cáo sổ sách nhân sự và kế toán tiền lương ở một số người có thẩm quyền. Ví dụ doanh nghiệp có thể tạo ra các hàng rào cản trở nhân viên không có phận sự tiếp cận tới tài liệu của bộ phận nhân sự và bộ phận tiền lương, và phân chia trách nhiệm tách bạch giữa các quyền phê duyệt, quyền ghi chép sổ sách và quyền thanh toán tiền lương để hạn chế các hành vi gian lận. Phân chia trách nhiệm: Bộ phận nhân sự cần phải tách bạch khỏi trách nhiệm tính toán lương, thưởng, lập bảng lương, thưởng, chi lương, thưởng và trách nhiệm giám sát thời gian lao động hoặc dịch vụ hoàn thành. Nếu không chức năng phê duyệt của bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với chức năng thanh toán tiền lương dẫn tới các cơ hội tăng mức lương một cách cố ý vì mục đích tư lợi hoặc tạo ra nhân viên khống. Qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính Để đảm bảo tính hiệu quả kinh tế và tính hiệu lực của từng cuộc kiểm toán cũng như để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ cho kết luận của kiểm toán viên về tính trung thực và hợp lý của số liệu trên báo cáo tài chính, cuộc kiểm toán thường được tiến hành theo quy trình gồm ba giai đoạn là: Lập kế hoạch và thiết kế các phương pháp kiểm toán, thực hiện kiểm toán, hoàn thành cuộc kiểm toán và công bố báo cáo kết quả kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần thực hiện trong mỗi cuộc kiểm toán nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho cuộc kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán đã được qui định rõ trong các chuẩn mực kiểm toán hiện hành, chuẩn mực kiểm toán thứ tư trong 10 chuẩn mực kiểm toán được thừa nhận rộng rãi đòi hỏi “ công tác kiểm toán phải được lập kế hoạch kiểm toán đầy đủ và các trợ lý, nếu có phải được giám sát đúng đắn”. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 “lập kế hoạch kiểm toán” cũng nêu rõ kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần lập kế hoạch kiểm toán để có thể đảm bảo được rằng cuộc kiểm toán đã được tiến hành một cách có hiệu quả. 1.3.4.1.1 Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán Qui trình kiểm toán được bắt đầu khi kiểm toán viên và công ty kiểm toán thu nhận một khách hàng. Còn đối với khách hàng hiện tại kiểm toán viên phải quyết định liệu có tiếp tục kiểm toán hay không? Trên cơ sở đã xác định được đối tượng khách hàng có thể phục vụ trong tương lai, công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện các lý do kiểm toán, lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán và đạt được một hợp đồng kiểm toán. 1.3.4.1.2 Thu thập thông tin cơ sở Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, như đã xác định trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300, lập kế hoạch kiểm toán. Kiểm toán viên thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và các bên liên quan để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch kiểm toán. Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu, đưa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện các thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết thực hiện cuộc kiểm toán và việc mở rộng các thủ tục kiểm toán cần thiết khác. Việc am hiểu về công việc kinh doanh, ngành kinh doanh của khách hàng và kiến thức về các mặt hoạt động của công ty là cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán đầy đủ. Sự thu thập thông tin cơ sở được thực hiện bằng nhiều cách trong đó có cách chủ yếu là thu thập kiến thức về ngành nghề kinh doanh và công việc kinh doanh của khách hàng, xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán chung, tham quan nhà xưởng, nhận diện các bên hữu quan, đánh giá nhu cầu chuyên gia bên ngoài. Đối với kiểm toán chu trình tiền lương kiểm toán viên tìm hiểu về chính sách tiền lương của đơn vị, chính sách tuyển dụng, các quy chế lao động cũng như việc chấm dứt hợp đồng lao động của đơn vị khách hàng. Bên cạnh đó, KTV cần chú trọng vào sự phê duyệt lương, quyết định tăng lương cũng như sự phân tách trách nhiệm giữa các phòng ban đặc biệt là phòng tổ chức lao động và phòng kế toán. 1.3.4.1.3 Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Nếu các thông tin cơ sở thu thập ở trên giúp cho kiểm toán viên hiểu được về các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng, những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc công ty khách hàng bao gồm: giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành hay trong vài năm trước, biên bản các cuộc họp cổ động, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, các hợp đồng và cam kết quan trọng. 1.3.4.1.4 Thực hiện thủ tục phân tích Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành số 520- các thủ tục phân tích, các thủ tục phân tích được áp dụng cho tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán: “chuyên gia kiểm toán phải tiến hành các thủ tục phân tích khi lập kế hoạch và kiểm tra tính hợp lý của toàn bộ báo cáo tài chính”. Thủ tục phân tích theo định nghĩa của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520: “là quá trình đánh giá các thông tin tài chính được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu tài chính và dữ liệu phi tài chính. Nó bao hàm cả việc so sánh số liệu trên sổ với các số liệu ước tính của kiểm toán viên”. Sau khi đã thu thập được các thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng. KTV tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích đối với các thông tin đã thu thập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán. Các thủ tục phân tích sử dụng cho việc lập kế hoạch kiểm toán nhằm vào các mục tiêu sau đây: 1- Thu thập hiểu biết về nội dung các Báo cáo tài chính và những biến đổi quan trọng về kế toán và hoạt động kinh doanh của khách hàng vừa mới diễn ra kể từ lần kiểm toán trước. 2- Tăng cường sự hiểu biết của KTV về hoạt động kinh doanh của khách hàng và giúp KTV xác định các vấn đề nghi vấn về khả năng hoạt động liên tục của khách hàng. Các thủ tục phân tích được KTV tiến hành gồm có hai loại cơ bản là phân tích ngang và phân tích dọc. Trong chu trình tiền lương và nhân viên, mục tiêu của việc thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ là nhằm đảm bảo chi phí tiền lương là hợp lý. Khi phân tích và đánh giá tổng quát về tiền lương và nhân viên, KTV có thể xây dựng và phân tích các mối quan hệ giữa các dữ liệu. KTV lựa chọn ra một vài khoản mục rồi đem so sánh với các khoản mục tương ứng từ những năm trước đó hoặc so sánh với các khoản mục khác trong cùng kỳ hạch toán. Thông thường KTV sử dụng các tỷ lệ trong quá trình so sánh với các khoản mục khác trong cùng kỳ hạch toán bởi vì nếu doanh không có gì thay đổi về bản chất kinh doanh của doanh nghiệp, về qui trình sản xuất hoặc về các phương pháp hạch toán … thì mối quan hệ giữa các tài khoản sẽ biến động không đáng kể qua thời gian. KTV có thể tính toán các tỷ lệ nhằm xác định mối quan hệ giữa các tài khoản, khoản mục có đúng theo dự kiến của mình hay không. Chẳng hạn, nếu tổng số chi phí nhân công trực tiếp chiếm xấp xỉ 30% trừ những trường hợp thay đổi xảy ra mà ảnh hưởng tới quan hệ đó mà đã được chỉ ra trong báo cáo tài chính. Nếu các mối quan hệ biến động sai lệch đáng kể so với các kết quả dự kiến của KTV thì cần phải quyết định tăng cường các thử nghiệm cơ bản đối với các số dư tài khoản. Để phát hiện những sai phạm của các tài khoản chi tiền lương thông qua những biến động bất thường thì kiểm toán viên có thể tiến hành so sánh số liệu của các tài khoản chi phí liên quan đến tiền lương giữa kì này với kì kế toán trước.Tuy nhiên khi so sánh giữa các kì kế toán, KTV cần phải tính đến sự thay đổi của khối lượng công việc hoàn thành và của quĩ lương cho phép giữa các kỳ kế toán. Việc so sánh số dư trên các tài khoản chi tiết về BHXH, BHYT, và KPCĐ của kỳ này so với các kỳ trước sẽ giúp KTV phát hiện ra những sai phạm về khoản trích theo tiền lương của doanh nghiệp. Mặt khác, KTV cũng có thể xem xét và đem so sánh giữa sự biến động của tiền lương và sự biến động của các khoản trích theo xem có hợp lý không. Sau đây là bảng tổng hợp các thủ tục phân tích và đánh giá tổng quát chu trình tiền lương và nhân viên áp dụng cho các tài khỏan, khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong chu trình tiền lương và nhân viên để phát hiện ra các lĩnh vực cần phải tiến hành thêm các cuộc điều tra chi tiết. Bảng 1: Các thủ tục phân tích và đánh giá tổng quát chu trình tiền lương và nhân viên Thủ tục phân tích Khả năng sai phạm So sánh số dư của tài khoản chi phí tiền lương với các năm trước Sai phạm của các tài khoản chi phí tiền lương So sánh tỉ lệ của chi phí nhân công trực tiếp trong tổng chi phí kinh doanh / doanh thu với các năm trước Sai phạm về chi phí nhân công trực tiếp So sánh tỉ lệ của chi phí nhân công trực tiếp trong tổng chi phí bán hàng với các năm trước. Sai phạm về tiền hoa hồng bán hàng So sánh tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân trong tổng số tiền lương với các năm trước. Sai phạm về thuế thu nhập So sánh các tài khoản chi tiết theo dõi về BHXH, BHYT, KPCĐ được tính dồn của kỳ này so với kỳ trước Sai phạm về các khoản trích trên tiền lương. 1.3.4.1.5 Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro Khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải xem xét đến các nhân tố có thể làm phát sinh những sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính. Đánh giá của kiểm toán viên về mức trọng yếu liên quan đến số dư cuối kì của các khoản mục sẽ giúp kiểm toán viên lựa chọn các thủ tục kiểm toán thích hợp. - Đánh giá tính trọng yếu: Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của báo cáo tài chính có thể chấp nhận được. Việc ước lượng ban đầu về tính trọng yếu sẽ giúp cho kiểm toán viên trong việc thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp hơn. Nếu KTV xác định mức trọng yếu là thấp nghĩa là mức sai sót có thể chấp nhận được phải thấp như vậy số lượng bằng chứng kiểm toán cần phải thu thập được sẽ nhiều hơn trong trường hợp KTV xác định mức trọng yếu cao hơn. Phải trả công nhân viên và chi phí tiền lương là những khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính, tùy từng đối tượng, kinh nghiệm phán xét nghề nghiệp của KTV mà việc đánh giá mức độ trọng yếu cho khoản mục tiền lương phụ thuộc vào: + Qui mô của tiền lương, các khoản trích theo lương và các tỷ trọng của nó chiếm trong tổng chi phí sản xuất. + Sự xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên: thông thường, KTV phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục tiền lương theo doanh thu hoặc giá vốn. - Đánh giá rủi ro: có ba loại rủi ro mà KTV cần đánh giá trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Rủi ro cố hữu: Về bản chất, tiền lương là giá trị sức lao động mà người lao động đã đóng góp vào công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và lợi ích của người lao động và người sử dụng lao động nên rủi ro tiềm tàng xảy ra ở đây là xuất hiện số giờ lao động khống hoặc số lượng lao động khống nhằm tăng chi phí tiền lương của doanh nghiệp. Ngoài ra, KTV cần xem bản chất kinh doanh của khách hàng, chính sách lương, hình thức trả lương của từng khách hàng, tính trung thực của Ban giám đốc và kết quả kiểm toán lần trước cùng các nghiệp vụ không thường xuyên để xác định được rủi ro cố hữu chính xác. Rủi ro kiểm soát: thông qua quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và nhân viên của khách hàng mà kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát là cao hay thấp. Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và nhân viên cần chú trọng vào qui trình phê duyệt và sự phân chia trách nhiệm trong qui trình tuyển dụng và thanh toán lương cho người lao động. Nếu hệ thống kiểm soát của khách hàng tốt nghĩa là việc tuyển dụng lao động và kí kết hợp đồng lao động đều có sự phê chuẩn của Ban giám đốc, bảng lương, bảng chấm công đều có sự phê duyệt của trưởng phòng, kế toán trưởng và giám đốc…thì rủi ro kiếm soát sẽ ở mức thấp và ngược lại. Rủi ro phát hiện: đây là khả năng tồn tại các sai sót hoặc gian lận mà không được phát hiện bởi hệ thống kiếm soát cũng như kiểm toán viên. Trình độ của kiểm toán viên là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc phát sinh rủi ro phát hiện. Sau khi đánh giá mức trọng yếu cho toàn bộ cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các bộ phận. Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu là cần thiết vì bằng chứng được thu thập theo các bộ phận hơn là theo toàn bộ báo cáo tài chính nói chung. 1.3.4.1.6 Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nôi bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là một phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp cho KTV thu thập được những bằng chứng thích hợp hơn. Trong chu trình tiền lương và nhân viên, để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ thì KTV cần chú trọng đến các khía cạnh: + Nghiệp vụ phê duyệt: từ việc tuyển dụng đến việc thanh toán lương cho nhân viên cần có qui định rõ ràng và phải có dấu vết của người phê chuẩn trên các hóa đơn chứng từ như bảng tính lương, phiếu đề nghị thanh toán, hợp đồng lao động, bảng chấm công… + Ghi sổ sách kế toán: việc phát sinh chi phí và ghi sổ kế toán cần phải được thực hiện đầy đủ và kịp thời. + Thanh toán tiền lương và các khoản liên quan phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ và phải có chữ kí của người lao động nhận lương trong bảng thanh toán lương. + Tiếp cận đến hệ thống sổ sách. + Phân chia trách nhiệm: trách nhiệm của từng người cần phải được phân chia rõ ràng. Ví dụ như bộ phận nhân sự phải tách bạch với việc tính chi phí lương, thưởng, lập bảng lương, chi lương, thưởng... 1.3.4.1.7 Thiết kế chương trình kiểm toán Chương trình kiểm toán của kiểm toán chu trình tiền lương bao gồm 3 phần: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp các số dư. Việc thiết kế các loại hình trắc nghiệm này đều gồm bốn nội dung: xác định thủ tục kiểm toán, qui mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện. Thiết kế trắc nghiệm công việc Các thủ tục kiểm toán của trắc nghiệm công việc thường tuân theo phương pháp luận bốn bước: Cụ thể hóa các mục tiêu KSNB cho khoản mục tiền lương. Nhận diện các quá trình kiểm soán đặc thù có tác dụng làm giảm rủi ro kiểm soát của từng mục tiêu KSNB trong chu trình tiền lương Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát đối với từng quá trình kiểm soát đặc thù nói trên. Thiết kế các trắc nghiệm công việc cho từng mục tiêu KSNB có xét đến nhược điểm của hệ thống KSNB và kết quả ước tính của thử nghiệm kiểm soát. Qui mô mẫu chọn trong trắc nghiệm này được xác định thông qua phương pháp chọn mẫu thống kê được sử dụng để ước tính tỉ lệ của phần tử trong một tổng thể có chứa một đặc điểm hay thuộc tính được quan tâm. Khoản mục được chọn là phần tử mang tính đại diện cao ( như tiền lương của một tháng nào đó hay tiền lương của một bộ phận nào đó) Thời gian thực hiện được tiến hành vào thời điểm giữa năm hoặc cuối năm tài chính. Thiết kế trắc nghiệm phân tích Các thủ tục kiểm toán của trắc nghiệm phân tích là: Xác định số dư tài khoản và sai sót tiềm tàng cần được kiểm tra Tính toán giá trị ước tính chi phí lương thông qua số lượng nhân viên và tiền lương trung bính của một công nhân theo hợp đồng lao động và chính sách trợ cấp cho nhân viên. Xác định giá trị chênh lệch trọng yếu Đánh giá kết quả kiểm tra. Thiết kế trắc nghiệm trực tiếp số dư Trước tiên là đánh giá tính trọng yếu và rủi ro cố hữu với khoản mục phải trả công nhân viên: thông qua việc ước lượng ban đầu về tính trọng yếu và phân bổ ước lượng này cho khoản mục phải trả công nhân viên trên Báo cáo tài chính, KYV sẽ xác định được sai số có thể chấp nhận được cho khoản mục này. Bên cạnh đó, rủi ro cố hữu của khoản mục tiền lương là tương đối và phụ thuộc vào chính sách lương, bản chất kinh doanh của doanh nghiệp nên nếu rủi ro này cao thì số lượng bằng chứng thu thập càng nhiều và trắc nghiệm trực tiếp số dư càng được mở rộng. Sau đó là đánh giá rủi ro kiểm soát, xem xét tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và nhân viên. Quá trình kiểm soát hiệu quả sẽ làm giảm rủi ro kiểm soát và do đó số lượng bằng chứng cần thu thập trong trắc nghiệm trực tiếp số dư sẽ giảm xuống, chi phí kiểm toán sẽ giảm xuống và ngược lại. Dự đoán kết quả của trắc nghiệm công việc và trắc nghiệm phân tích để thiết kế trắc nghiệm trực tiếp số dư. Các thủ tục kiểm toán trong phần này mang tính chủ quan và đòi hỏi những phán xét nghề nghiệp quan trọng do đó tùy thuộc vào kết quả của trắc nghiệm công việc và trắc nghiệm phân tích và điều kiện cụ thể mà KTV thiết kế trắc nghiệm trực tiếp số dư của chu trình tiền lương. Qui mô mẫu chọn trong khảo sát chi tiết số dư được xác định theo phương pháp chọn mẫu thống kê để ước tính sai số bằng tiền trong tổng thể đang được kiểm toán từ đó chọn ra qui mô mẫu thích hợp Khoản mục được chọn: Chọn ngẫu nhiên bằng bảng số ngẫu nhiên hoặc chương trình máy tính hoặc phương pháp chọn mẫu hệ thống để được các phần tử đại diện. Thời gian thực hiện: vào thời điểm cuối kì ( kết thúc niên độ kế toán). Thực hiện kiểm toán Thực hiện kiểm toán là quá trình sử dụng các phương pháp kĩ thuật kiểm toán thích ứng với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán. Đó là quá trình triển khai chủ động và tích cực các kế hoạch kiểm toán, chương trình kiểm toán nhằm đưa ra những ý kiến xác thực về mức độ trung thực và hợp lý của Bảng khai tài chính trên cơ sở những bằng chứng kiểm toán đầy đủ và tin cậy. Cũng như việc kiểm toán các khoản mục khác, kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng áp dụng các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm tuân thủ. 1.3.4.2.1 Thử nghiệm kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát chỉ được thực hiện sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhìn chung những bằng chứng nội bộ được chuẩn bị bởi đơn vị được kiếm toán là bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục nhất mà có sẵn cho việc kiểm tra các tài khoản tiền lương. Cho nên KTV thường chủ yếu dựa vào các thử nghiệm kiểm soát trong các cuộc kiểm toán tiền lương hơn là việc thực hiện thử nghiệm cơ bản. Chu trình tiền lương và nhân viên bắt đầu bằng việc thuê mướn con người và kết thúc với việc thanh toán cho nhân viên về các loại dịch vụ hoàn thành và thanh toán cho Nhà Nước và các tổ chức về các khoản thuế và các khoản trích theo lương. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát chu trình tiền lương và nhân viên gồm khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên, khảo sát tiền lương khống, khảo sát việc phân bổ chi phí về tiền lương và các đối tượng sử dụng lao động và khảo sát các khoản trích trên tiền lương. Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên Bảng tính lương của đơn vị được kiểm toán chính là cơ sở để thanh toán tiền lương, ghi chép vào sổ sách kế toán và phân bổ chi phí tiền lương do đó nó thường là xuất phát điểm trong các cuộc khảo sát của KTV về tiền lương và nhân viên. KTV chọn ra bảng tính lương của một kỳ nào đó ( hoặc một số kỳ). Sau đó KTV kiểm tra lại độ chính xác số học của việc tính toán. Tiếp theo KTV chọn ra một bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và một bảng tổng hợp việc phân bổ chi phí nhân công rồi thẩm tra độ chính xác số học của các bảng này. Đồng thời con số tổng hợp này cũng được đối chiếu với sổ nhật ký tiền lương và Sổ Cái. Tính chính xác của tiền lương và việc phân bổ vào các tài khoản hợp lý là điểm rất quan trọng đối với KTV vì sự ảnh hưởng đáng kể của tiền lương tới rất nhiều khoản mục, chỉ tiêu trên báo cáo tài chính như sản phẩm dở dang, thành phẩm, phải trả công nhân viên … Tiếp theo KTV chọn ra một mẫu ngẫu nhiên gồm một vài nhân viên từ bảng tính lương và lấy ra các hồ sơ nhân sự của mỗi nhân viên đó. Sau đó KTV kiểm tra các hồ sơ và rà soát lại các báo cáo hoạt động nhân sự với các thông tin như vậy trên bảng tính lương để xác định xem công ty có thực hiện đúng với hợp đồng lao động hay không. Các khảo sát tiền lương khống Có một số cách để nhân viên có thể gian lận trong tiền lương trong đó có hai hình thức phổ biến nhất là số nhân viên khống và số giờ khống. - Số nhân viên khống: đối với những nhân viên đã mãn hạn hợp đồng với công ty hoặc những nhân viên thực sự không làm việc cho công ty nhưng vẫn có tên trong bảng thanh toán lương. Hành động này rất dễ xảy ra với những đơn vị mà nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm không được tuân thủ. Ví dụ người quản đốc vừa lập bảng chấm cống vừa thực hiện việc chi lương thì gian lận xảy ra rất cao. Có một số thủ tục kiểm tra có thể được thực hiện cho các phiếu chi đã thanh toán để phát hiện ra các gian lận. KTV có thể so sánh tên trên các phiếu chi lương với bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các giấy tờ khác về chữ ký phê chuẩn. Nếu có sự bất thường thì đó chính là dấu hiệu cần được kiểm tra. Một thủ tục khác nữa là KTV có thể đối chiếu các nghiệp vụ ghi sổ được chọn trên sổ nhật ký tiền lương với phòng nhân sự để xác định xem nhân viên đó có được thuê mướn trong kỳ hay không. Hoặc kiểm tra xem những nhân viên đã chấm dứt hợp đồng lao động với công ty còn có tên trong danh sách nhận lương hay không. Trong một số trường hợp, kiểm toán viên có thể yêu cầu một cuộc trả lương đột xuất. Đối với hình thức này thì KTV phải quan sát kỹ những nhân viên được chọn khi tiến hành các thủ tục nhận lương. Những phiếu chi mà không có người nhận sẽ là đối tượng để tiến hành kiểm tra. Tuy nhiên đây là thủ tục rất tốn kém hơn nữa lại có thể gây ra mâu thuẫn với đơn vị khách hàng. - Số giờ khống: Đối với những đơn vị mà việc quản lý thời gian lao động của nhân viên thiếu hoặc có sự thông đồng giữa nhân viên với người quản đốc. Đây là hình thức gian lận rất khó phát hiện và thường được ngăn ngừa bằng các quá trình kiểm soát thích hợp hơn là kiểm toán viên phát hiện ra nó. Các khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động Việc tính và phân bổ tiền lương cho các đối tượng sử dụng lao động không chính xác sẽ dẫn tới sai lệch các tài sản trên bảng cân đối kế toán, sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh sẽ làm sai lệch giá trị của các chỉ tiêu như giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp của doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp… Do vậy việc thực hiện khảo sát về các thủ tục kiểm soát nội bộ trong việc phân bổ chi phí tiền lương vào đối tượng sử dụng lao động đóng vai trò quan trọng. Trong đó KTV cần chú ý tới tính nhất quán trong việc áp dụng thực hiện việc phân bổ vào từng loại chi phí giữa các kỳ kế toán ( bộ phận gián tiếp và bộ phận trực tiếp). Thêm vào đó, KTV cũng cần kiểm tra qui định hiện hành và các chính sách về hạch toán tiền lương được công ty đề ra. Các khảo sát đối với các khoản trích theo lương Theo quy định của chính sách kế toán hiện hành, quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn là các khoản trích theo lương. Đối với các khoản này thì kiểm toán viên cần lấy kết quả của việc kiểm toán tiền lương làm căn cứ tính ra quĩ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Đồng thời đối chiếu với các biên bản xác nhận của cơ quan bảo hiểm xem đơn vị có hạch toán đúng hay không. 1.3.4.2.2 Thủ tục phân tích Thực hiện thủ tục phân tích đòi hỏi nhiều sự phán đoán của KTV. Thông thường thực hiện thủ tục phân tích tiền lương trải qua 5 giai đoạn như sau: 1. Phát triển một mô hình: Kết hợp với các biến tài chính và biến hoạt động. Khi phát triển mô hình phân tích chu trình tiền lương và nhân viên, KTV xác định các biến tài chính như chi phí tiền lương, thuế thu nhập cá nhân… trong quan hệ với các biến số như: số lượng nhân viên, mức tiền lương bình quân, số lượng sản phẩm, đơn giá tiền lương, hoặc tỷ lệ tiền lương và tổng chi phí hay doanh số… Mục đích của việc phân tích chu trình tiền lương ảnh hưởng đến việc lựa chọn các biến số cụ thể để xây dựng mô hình như là việc dự đoán số dư tài khoản hay để xem xét tính hợp lý của chi phí tiền lương giữa năm nay và năm trước. Thông thường là kiểm tra tính hợp lý của giữa chi phí năm nay và chi phí năm trước. Như vậy có thể tính toán chi phí lương của năm nay từ số lượng nhân viên, mức lương trung bình của mỗi nhân viên, số liệu này sẽ được so sánh với tổng chi phí lương của năm trước. Việc kết hợp các biến độc lập có liên quan đến chu trình tiền lương sẽ xây dựng được một mô hình dự đoán chính xác và hiệu quả do đó để tăng tính chính xác của dự đoán cần phát triển mô hình theo hướng chi tiết hóa dữ liệu. 2. Xem xét tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ Tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính được sử dụng trong mô hình ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của dự đoán và tới bằng chứng kiểm toán thu được từ thủ tục phân tích do đó các dự tính càng chi tiết thì độ tin cậy càng cao do độc lập với tài khoản được dự tính. Đánh giá độ tin cậy của dữ liệu cần xem xét trên nhiều mặt như: - Nguồn dữ liệu từ bên ngoài hay từ bên trong ( bên ngoài có độ tin cậy cao hơn bên trong). - Tính kế thừa và phát triển các thủ tục kiểm toán dữ liệu từ những năm trước. - Mở rộng phạm vi dữ liệu sử dụng 3. Ước tính giá trị và so sánh với giá trị ghi sổ Dựa theo mô hình đã được xây dựng ở trên, trên cở sở dữ liệu độc lập và tin cậy có thể so sánh ước tính này với giá trị ghi sổ. Tuy nhiên vẫn cần phải chú ý đến tính thường xuyên của việc đánh giá ( đánh giá chi phí lương hàng tháng); tính biến động tất yếu và biến động bất thường. Ví dụ việc thay đổi chính sách lương của công ty sẽ tạo ra những biến động tất yếu trong chi phí lương. 4. Phân tích nguyên nhân chênh lệch Chênh lệch phát sinh có thể do số dư tài khoản (334, 338, 622, 641, 642…) chứa đựng sai sót hoặc có thể chênh lệch được hình thành từ chính ước tính trong phân tích. Do đó bất kì một sự chênh lệch lớn nào cũng cần phải điều tra, phỏng vấn nhân viên của khách thể kiểm toán để có lời giải thích hợp lý nhất. Nếu không có lời giải thích hợp lý thì xem xét lại các ước tính. Nếu vẫn còn chênh lệch thì giải quyết trong thủ tục kiểm tra chi tiết số liệu. 5. Xem xét những phát hiện qua kiểm toán Những phát hiện trong thủ tục phân tích bao gồm những sai sót trong tài khoản mà cả những quan sát hệ thống KSNB, hệ thống thông tin và những vấn đề khác. Mọi sự chênh lệch đều cần phải được làm rõ nguyên nhân. 1.3.4.2.3 Kiểm tra chi tiết Đối tượng kiểm tra chi tiết: số dư tài khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phải tra cho công nhân viên (TK 334), tài khoản phải trả, phải nộp khác (338, 3383 (BHXH), 3384 (BHYT), 3382 (KPCĐ) và các tài khoản chi phí (đầu 6) Sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát, nếu kiểm toán nhận thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hoạt động tốt, các sổ nhật ký tiền lương, các bảng tính lương, bảng chấm công, các phương pháp phân bổ chi phí của đơn vị được thực hiện nhất quán và chính xác…thì các khảo sát chi tiết số dư sẽ được giảm bớt và ngược lại. Mục tiêu của các thử nghiệm cơ bản trong kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương và kiểm tra xem các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ có được thanh toán và ghi sổ đúng kỳ hay không Kiểm tra chi tiết tài khoản 334 Khi tiến hành kiểm tra chi tiết số dư tài khoản 334 (phải trả công nhân viên) KTV phải hiểu rõ các chính sách, cách tính lương và chế độ thanh toán tiền lương của công ty. KTV cũng cần xem xét tính nhất quán của các chính sách về tiền lương qua các kỳ kế toán. Thông thường việc tính lương được thực hiện bởi phòng tổ chức lao động, kế toán tiền lương căn cứ vào bảng tính lương của phòng tổ chức để tiến hành chi lương. KTV cũng nên đối chiếu số hạch toán của kế toán tiền lương với bảng tính lương của phòng tổ chức. Kiểm tra chi tiết tài khoản 338 Đối với các khoản trích theo lương là quỹ bảo hiểm y tế (3384), quỹ bảo hiểm xã hội (3383) thì kiểm toán có thể ước tính từ quĩ lương đã được kiểm toán rồi nhân với tỉ lệ trích từ quĩ lương thực hiện là 2%. Từ kết quả tính toán được kiểm toán viên so sánh với số đơn vị hạch toán. Kiểm tra chi tiết tài khoản 622, 627, 641, 642 Đối với các tài khoản chi phí KTV chú trọng đến tính hợp lý trong ghi nhận chi phí thông qua việc so sánh chi phí kì này với kì trước nhằm phát hiện ra những biến động bất thường. Bên cạnh đó, KTV quan tâm đến tính chính xác của việc phân bổ chi phí tiền lương do làm thêm giờ, tăng ca, bồi dưỡng thông qua kiểm tra bảng kê có xác nhận của người có trách nhiệm trên bảng kê đó và tiến hành điều tra, phỏng vấn. Kết thúc kiểm toán Sau khi kiểm toán viên đã hoàn thành các khảo sát trong các lĩnh vực kiểm toán đặc thù, việc cần thiết tiếp theo là tổng hợp các kết quả và thực hiện thêm những thủ tục bổ sung cần thiết. đây là giai đoạn cuối cùng của một cuộc kiểm toán. 1.3.4.3.1 Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ KTV có trách nhiệm xem xét lại các nghiệp vụ và các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ để xác định liệu có sự kiện gì xảy ra mà có thể ảnh hưởng đến ý kiến của KTV hay không. Có hai loại sự kiện mà cần đánh giá của KTV: những sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và cần điều chỉnh; những sự kiện không có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính nhưng cần công khai. - Những sự kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến tính hoạt động liên tục của doanh nghiệp do đó ảnh hưởng trực tiếp đến chu trình tiền lương và nhân viên. Chuẩn mực kiểm toán số 570 – hoạt động liên tục “Khi lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán cũng như khi đánh giá và trình bày ý kiến nhận xét trong báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải luôn xem xét sự phù hợp của giả định "hoạt động liên tục" mà doanh nghiệp đã sử dụng để lập và trình bày báo cáo tài chính”. Do đó các sự kiện sau có thể ảnh hưởng đến tính hoạt động liên tục của doanh nghiệp và đến số dư của các tài khoản liên quan đến tiền lương cần được công bố và điều chỉnh: Tuyên bố phá sản của một khách mua hàng có số dư tài khoản phải thu chưa thanh toán lớn ảnh hưởng đến khả năng thanh toán lương cho nhân viên. Lỗ kinh doanh lớn không đủ khả năng thuê lao động và trả lương. Thay đổi chính sách lương của doanh nghiệp dẫn đến sự biến động trong quĩ lương doanh nghiệp. Không thể trả được nợ, nguy cơ phá sản cao buộc phải thanh toán toàn bộ lương cho người lao động gây khó khăn lớn cho doanh nghiệp. - Những sự kiện không có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính nhưng cần công khai: Sự biến động về nhân sự cấp cao, nhân sự chủ chốt có khả năng làm gián đoạn sản xuất và ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty Tranh chấp hợp đồng lao động, tranh chấp cá nhân giữa người lao động và người sử dụng lao động tạo ra môi trường làm việc không tốt. 1.3.4.3.2 Tổng hợp và đánh giá kết quả kiểm toán Vào giai đoạn hoàn thành tất cả các thủ tục kiểm toán đặc thù cho kiểm toán chu trình tiền lương, điều cần làm là hợp nhất tất cả các kết quả vào một kết luận chung. Kiểm toán viên phải quyết định bằng chứng kiểm toán đã được tập hợp đầy đủ để đảm bảo cho kết luận là các báo cáo tài chính đã được trình bày phù hợp với chuẩn mực và chính sách kế toán hiện hành hay chưa. 1.3.4.3.3 Lập báo cáo kiểm toán Báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính là một bảng thông báo về kết quả cuộc kiểm toán về Báo cáo tài chính cho người sử dụng báo cáo tài chính. Tùy theo kết quả kiểm toán mà kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình. Có bốn loại ý kiến kiểm toán là: Ý kiến chấp nhận toàn phần Ý kiến chấp nhận từng phần Ý kiền từ chối Ý kiến không chấp nhận: CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY KIỂM TOÁN ERNST&YOUNG THỰC HIỆN 2.1 Tổng quan về công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam Công ty TNHH Ernst & Young là một trong những công ty kế toán kiểm toán hàng đầu trên thế giới với hơn 105000 nhân viên tại 700 thành phố trên 140 quốc gia trải khắp trên toàn thế giới. Công ty đã và đang phát triển việc cung cấp ngày càng đa dạng các dịch vụ mang tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực tài chính, kế toán, kiểm toán đáp ứng các nhu cầu ngày càng chuyên sâu của khách hàng. Ernst & Young là tên ghép của hai người có công lớn tạo tiền đề cho việc thành lập công ty đó là A.C.Ernst và Athur Young. Từ giữa năm 1989, văn phòng đại diện của Ernst & Young đã xuất hiện ở Việt Nam, công ty chính thức đi vào hoạt động từ năm 1992 và trở thành công ty kiểm toán và dịch vụ chuyên nghiệp quốc tế 100% vốn nước ngoài đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính tại Viêt Nam theo giấy phép đầu tư số 448/GP ngày 3/11/1992 và giấy phép đầu tư điều chỉnh số 448/GPDC1 ngày 23/1/2002 do Ủy Ban Nhà Nước và hợp tác đầu tư nay là Bộ Kế hoạch và đầu tư cấp với số vốn ban đầu là 1 tỷ USD. Công ty có: + Trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh đặt tại lầu 8, trung tâm Sài Gòn Riverside office – 2A - 4A Tôn Đức Thắng – quận 1, thành phố Hồ Chí Minh. + Chi nhánh tại Hà Nội: tầng 15 Daeha Business Centre – 360 Kim Mã – Hà Nội. Trong những năm đầu mới thành lập, ở Việt Nam có rất ít các công ty cổ phần, thị trường chứng khoán chưa phát triển, vấn đề về tính minh bạch trong kinh doanh chưa được đề cao nên nhu cầu kiểm toán còn rất ít.Vì vậy, qui mô của công ty Ernst & Young Việt Nam trong những năm đầu hoạt động vẫn còn hạn chế. Khi mới thành lập công ty chỉ có 10 người (năm 1992) và 12 người (năm 1995) còn hiện nay thì qui mô đựợc mở rộng ra rất nhiều với gần 500 nhân viên chất lượng cao ở trong và ngoài nước với 12 partner. Cơ cấu tổ chức của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam: Ernst & Young luôn có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý, một đội ngũ lãnh đạo trẻ, năng động, sáng tạo và đoàn kết. Sau đây là mô hình của Ernst &Young Việt Nam, mô hình này được áp dụng theo mô hình của Ernst & Yong toàn cầu nhưng có những thay đổi phù hợp với các điều kiện của Việt Nam. Khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh theo sơ đồ Partner Tổng Giám Đốc Bộ phận kế toán Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận Hành Chính Bộ phận văn phòng Bộ phận tin học Bộ phận nhân sự Phòng tư vấn thuế Phòng tư vấn kế toán và tài chính Phòng kiểm toán Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Ernst & Young 2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Tổng giám đốc là người quản lý toàn diện các mặt hoạt động của công ty tại Việt Nam mà cụ thể là 2 văn phòng Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, Tổng giám đốc còn là người phụ trách việc xây dựng các chiến lược kinh doanh, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ cung cấp. Các thành viên trong Ban Giám đốc của công ty đều là các chủ phần hùn (partner). Họ là người trực tiếp đánh giá rủi ro kiểm toán, quyết định kí hợp đồng kiểm toán, thực hiện việc soát xét cuối cùng với mọi hồ sơ kiểm toán, và là người đại diện của công ty ký và ban hành Báo cáo kiểm toán và Thư quản lý đối với khách hàng. Hệ thống các phòng ban của công ty có thể được chia thành hai bộ phận chính là bộ phận hành chính và bộ phận nghiệp vụ. Bộ phận hành chính của công ty bao gồm bộ phận kế toán, tin học và văn phòng. Trong đó: Bộ phận kế toán có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình tài chính kế toán của công ty. Bộ phận văn phòng có chức năng quản lý các công văn đến và đi, quản lý bộ phận lái xe phục vụ cho nhu cầu đi công tác của các nhân viên trong công ty đồng thời có nhiệm vụ chuẩn bị và cung cấp cho nhân viên văn phòng phẩm cần thiết cho công việc như các loại bút, giấy in, mực in. Bộ phận tin học chịu trách nhiệm cung cấp các thiết bị phần cứng, phần mềm, quản lý, đảm bảo hệ thống mạng nội bộ và trợ giúp các nhân viên khi máy tính của họ cần sửa chữa. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý nhân viên của công ty cũng như việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên cho công ty, đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng, ổn định cho mọi hoạt động của công ty. Bộ phận nghiệp vụ hiện nay bao gồm phòng kiểm toán, phòng tư vấn và phòng thuế.Trong đó: Phòng kiểm toán: Công ty có bốn nhóm kiểm toán nghiệp vụ thực hiện dịch vụ kiểm toán với số lượng nhân viên lớn nhất cung cấp dịch vụ cho một khối lượng khách hàng lớn hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngành sản xuất, các công trình xây dựng cơ bản, các doanh nghiệp Nhà Nước, các Ngân hàng, các dự án, các công ty có vốn đầu tư nước ngoài… Các nhân viên và lãnh đạo các nhóm kiểm toán có thể hỗ trợ và kết hợp với nhau trong cùng một cuộc kiểm toán để đảm bảo đáp ứng đủ nhân lực và hiểu biết cho mọi cuộc kiểm toán. Đứng đầu các nhóm kiểm toán là các trưởng nhóm (các chủ nhiệm kiểm toán cao cấp). Các nhân viên trong nhóm tùy theo số năm kinh nghiệm và khả năng công tác được phân công làm việc ở các mức độ khác nhau. Như vậy, có thể chia các nhân viên thành từng nhóm: Chủ nhiệm kiểm toán cao cấp, chủ nhiệm kiểm toán, kiểm toán viên được cấp chứng chỉ CPA của bộ tài chính, kiểm toán viên chưa có chứng chỉ CPA và các trợ lý kiểm toán viên. Phòng tư vấn kế toán và tài chính: thực hiện tư vấn kế toán và tư vấn tài chính doanh nghiệp, trong đó tư vấn quản trị doanh nghiệp là thế mạnh với dịch vụ tư vấn công nghệ thông tin trong quản lý và tư vấn nguồn nhân lực nhằm tìm kiếm những ứng cử viên vào vị trí thích hợp và nâng cao trình độ quản lý nhân viên của từng khách hàng. Phòng tư vấn thuế: cung cấp các dịch vụ tư vấn thuế nhằm nâng cao trình độ quản lý thuế và tài chính đối với từng khách hàng. Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của công ty là khoa học, hợp lý, phù hợp với trình độ và năng lực chuyên môn của nhân viên, tạo ra mối quan hệ trong - ngoài và đảm bảo các nguyên tắc cơ bản: tập trung, dân chủ, thích ứng với từng bộ phận. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hướng vào khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế, các loại hình dịch vụ cung cấp đa dạng, toàn diện đảm bảo trọn gói các nhu cầu liên quan đến hoạt động kế toán, kiểm toán, tài chính của một doanh nghiệp. Điều này quyết định các loại hình dịch vụ cung cấp cũng như chiến lược tham gia thị trường của công ty. 2.1.3.1 Các loại hình dịch vụ Công ty đã và đang cung cấp danh sách các dịch vụ hết sức phong phú và đa dạng như dịch vụ kiểm toán, dịch vụ tư vấn, dịch vụ thuế … Điều này cho thấy năng lực chuyên môn cũng như tiềm năng phát triển của công ty. Việc đa dạng hóa các loại hình dịch vụ nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng được ngày càng cao nhu cầu của khách hàng từ đó góp phần tăng doanh thu và qui mô hoạt động của công ty. Dịch vụ kiểm toán Đây là dịch vụ chính chiếm tỉ lệ doanh thu lớn nhất trong kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (70%). Dịch vụ kiểm toán được chia thành các khối chuyên sâu bao gồm: Kiểm toán báo cáo tài chính Kiểm toán quyết toán công trình XDCB hoàn thành Kiểm toán hoạt động Kiểm toán nội bộ Kiểm toán quyết toán vốn đầu tư Ngoài ra công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam còn cung cấp các dịch vụ như thực hiện việc soát xét về khả năng sáp nhập và mua bán doanh nghiệp, soát xét Báo cáo tài chính hàng quý, thực hiện hợp nhất báo cáo tài chính trong tập đoàn tài chính, tập đoàn quốc tế … Dịch vụ tư vấn Ernst & Young Việt Nam cung cấp các dịch vụ tư vấn về kế toán và tài chính trong đó: Các dịch vụ tư vấn kế toán có thể bao gồm việc ghi chép, giữ sổ, lập báo cáo tài chính quý, năm phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của các cơ quan Nhà Nước Việt Nam và của công ty mẹ. Loại hình dịch vụ tư vấn tài chính được công ty đa dạng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong những tình huống cụ thể như tư vấn cho các doanh nghiệp về xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ , quy chế quản lý, quy chế kiểm soát, tư vấn cho doanh nghiệp về chiến lược phát triển kinh doanh bao gồm các vấn đề về hình thức đầu tư, phương thức đầu tư nhằm hướng đến tính hiệu quả cao nhất có thể, tư vấn về pháp lý, tư vấn về rủi ro tài chính và các loại hình dịch vụ khác… Đây là loại hình còn rất mới mẻ tại Việt Nam nhưng nó cũng góp phần tạo ra những hướng đi mới trong việc mở rộng thị trường và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ. Dịch vụ thuế Môi trường kinh doanh ở Việt Nam còn chưa được hoàn thiện và các chính sách thuế còn chồng chéo nhau hoặc chưa bao phủ hết các mối quan hệ kinh tế. Từ đó mà Ernst & Young Việt Nam đã cung cấp các dịch vụ về thuế cho khách hàng. Với phương châm “Quality in everything we do”, với đội ngũ chuyên gia tư vấn Việt Nam và nước ngoài am hiểu về luật pháp và chế độ ở Việt Nam công ty đang phát triển rất tốt loại hình dịch vụ này. Dịch vụ tư vấn thuế bao gồm nhiều loại hình cụ thể như tư vấn lập báo cáo thuế, tư vấn hướng dẫn xử lý những vướng mắc về thuế, tư vấn về thủ tục xin miễn giảm thuế và hoàn thuế… Mặc dù đây là loại hình dịch vụ còn khá mới mẻ và chiếm một tỉ trọng thấp trong tổng doanh thu của công ty nhưng công ty luôn coi việc cung cấp các loại hình dịch vụ này là loại hình hoạt động lâu dài và mang lại hiệu quả cao trong tương lai. 2.1.3.2 Thị trường hoạt động Khách hàng của công ty Trong những năm qua, công ty ngày càng thu hút được một lượng khách hàng lớn trên phạm vi cả nước bởi chính uy tín và chất lượng trong những dịch vụ của mình. Số lượng khách hàng thường xuyên hàng năm của công ty lên đến hơn 300 khách hàng và ngày càng có xu hướng tăng lên đặc biệt là trong những năm gần đây. Khách hàng của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (chiếm khoảng 70% lượng khách hàng của công ty), các doanh nghiệp Nhà Nước và các công ty trách nhiệm hữu hạn khác hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam. Các khách hàng quốc tế như: Harley Davidson, Fedex, Eli Lilly, Sanofi – Aventis,UBS, Wal Mart… Các khách hàng trong nước như: Ngân hàng ngoại thương Việt Nam, ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam, ngân hàng phát triển nhà Đồng Bằng Sông Cửu Long, ngân hàng công thương Việt Nam, bảo hiểm Bảo Việt, Phở 24, công ty Kinh Đô … Dưới sự giúp đỡ của Ernst & Young toàn cầu, Ernst & Young Việt Nam đang cố gắng hơn nữa trong việc mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Trong năm vừa qua, Ernst & Young Việt Nam đã kí kết được hợp đồng với các khách hàng ở Lào và Campuchia… Đối thủ cạnh tranh Ernst & Young là một trong các tứ đại gia kiểm toán trên thế giới do đó việc mở rộng thị trường cũng như khẳng định tên tuổi của mình là một điều hết sức quan trọng đối với Ernst & Young toàn cầu và Ernst & Young Việt Nam. Trên thế giới công ty luôn có các đối thủ cạnh tranh tầm cỡ quốc tế như: KPMG, Deloitte, PriceWaterHouseCoopers, Grant Thornton…. Tại Việt Nam, bên cạnh các tên tuổi lớn thì Ernst & Young Việt Nam cũng đang phải cạnh tranh với các công ty nội địa như AASC, V&E, PNT, A&C. ACPA… 2.1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây Năm 2007, tổng doanh thu của Ernst & Young toàn cầu đạt hơn 22 tỉ USD, tăng 2,7 tỉ USD so với năm 2006, đạt tốc độ tăng trưởng 15%/năm. Trong đó, lĩnh vực kiểm toán vẫn chứng tỏ là thế mạnh của công ty chiếm tỷ trọng 64% tổng doanh thu, tiếp đến là tư vấn thuế (25%) và cuối cùng là tư vấn doanh nghiệp (11%). Bảng 2: Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh công ty TNHH Ernst & Young toàn cầu Lĩnh vực hoạt động Năm 2007(tỉ USD) % tăng trưởng % tổng doanh thu Kiểm toán 14.530 16 64 Thuế 5.566 18 25 Tư vấn doanh nghiệp 2.463 19 11 Tổng 22.559 15 100 Phương pháp kĩ thuật kiểm toán Ernst & Young sử dụng phần mềm kiểm toán GAM là kĩ thuật kiểm toán trong tất cả các cuộc kiểm toán Phần mềm kiểm toán GAM hoạch định cụ thể các bước thực hiện một cuộc kiểm toán. Sau đây là sơ đồ khái quát qui trình kiểm toán tại công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young Việt Nam. Sơ đồ 6: Khái quát chương trình kiểm toán tại công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young Việt Nam Lập kế hoạch và nhận diện rủi ro Tìm hiểu lĩnh vực kinh doanh của khách hàng Đánh giá môi trường công nghệ thông tin của khách hàng Đánh giá kiểm soát nội bộ ở mức độ công ty Nhận diện rủi ro gian lận Thảo luận giữa nhóm kiểm toán và khách hàng Xác địnhk MP,TE, SAD, và norminal amount Xác định các khoản mục trọng yếu và các cơ sở quan trọng có liên quan Xây dựng chiến lược và đánh giá rủi ro kiểm toán Thực hiện kiểm toán Họp thảo luận trong nhóm kiểm toán (team planing event) Tìm hiểu qui trình nghiệp vụ, các sai sót có thể gặp phải và kiểm soát Tìm hiểu và đánh giá qúa trình FSCP Thực hiên Walkthroughs Lựa chọn các thủ tục kiểm soát để kiểm tra Tìm hiểu ITGCS Thiết kế và kiểm tra về ITGCS Đánh giá ITGCS Đánh giá rủi ro kết hợp Thiết kế trắc nghiệm kiểm soát (Test of control) Thiết kế thủ tục kiểm tra về ghi chép sổ sách kế toán và các qui trình bắt buộc khác dễ xảy ra gian lận Thiết kế trắc nghiệm cơ bản Thiết kế thủ tục kiểm toán tổng quát Xem xét các sự kiện giữa năm tài chính Thực hiện thủ tục kiểm tra ghi chép sổ sách và các thủ tục bắt buộc dễ xảy ra gian lận Cập nhật thông tin từ các trắc nghiệm tuân thủ Cập nhật thông tin về test về ITGCS Thực hiện thủ tục kiểm toán chi tiết ( Leadsheets và audit plan) Thực hiện thủ tục kiểm toán tổng quát Đánh giá lại rủi ro kết hợp ban đầu Kết luận và phát hành báo cáo kiểm toán Tổng cộng các chênh lệch kiểm toán được phát hiện Soát xét báo cáo tài chính tổng thể Lập Summary review memorandom Hoàn thành việc xoát xét và phê duyệt bản tóm tắt Chuẩn bị phát hành báo cáo Chuẩn bị Audit strategies memorandum Tìm hiểu yêu cầu của dịch vụ, quyết định phạm vi kiểm toán và lập nhóm kiểm toán Hoàn thành hồ sơ kiểm toán 2.2 Thực trạng qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện 2.2.1 Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán Ernst & Young thực hiện tại công ty ABC 2.2.1.1 Lập kế hoạch kiểm toán a. Phân công công việc: Tiến hành kiểm toán tại công ty ABC, công ty Ernst&Young đã cử ra một nhóm kiểm toán gồm 5 người trong đó có một người phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên. b.Xây dựng phương pháp tiếp cận Chu trình tiền lương và nhân viên là chu trình quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính vì vậy để kiểm toán chu trình tiền lương thì đoàn kiểm toán đã xây dựng phương pháp tiếp cận thu thập thông tin nhằm phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó làm căn cứ để xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp. c. Tìm hiểu về khách hàng Thông tin chung và tình hình hoạt động của doanh nghiệp Công ty ABC là một công ty cổ phần hoạt động tại Việt Nam được chính thức thành lập vào ngày 23 tháng 11 năm 2004 với số vốn đầu tư trên 600 tỷ đồng. Hoạt động chính trong lĩnh vực thương mại như vui chơi giải trí, cho thuê văn phòng, và kinh doanh siêu thị. Cho đến cuối tháng 11 công ty cổ phần ABC có tổng số 395 nhân viên bao gồm nhân viên kĩ thuật, nhân viên văn phòng và nhân viên của công ty chứng khoán (là công ty con của công ty ABC). Tuy nhiên, lương của nhân viên công ty chứng khoán được coi như một khoản được thanh toán bởi công ty ABC thay mặt cho công ty chứng khoán ABC do đó khoản lương này được ghi nhận vào tài khoản 142 (chi phí trả trước ngắn hạn). Trong suốt năm 2007( tính đến tháng 6 năm 2007), có một vài sự thay đổi lớn trong lực lượng lao động của công ty do chính sách nhân sự mới của công ty. Số lượng lao động tăng lên 140 người để đáp ứng nhu cầu của bộ phận chứng khoán vừa mới được thành lập thay vì phải sử dụng nhân lực chứng khoán từ bên ngoài. Cũng vì thế, trong năm vừa qua, số lượng nhân viên tăng lên 33 người chủ yếu là bộ phận văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu về quản lý. Thêm vào đó, từ tháng 8 năm 2007, công ty chứng khoán ABC ra đời đã tạo ra một sự tăng lên về số lượng nhân viên. Hiện nay, công ty chưa có chiến lược cụ thể nào trong việc tăng lực lượng lao động của công ty. Chính sách lương của công ty: Số giờ lao động qui định là 44 giờ/tuần tức là 5.5 ngày/tuần đối với nhân viên văn phòng và 48 giờ/tuần đối với nhân viên khác. Trưởng phòng của mỗi phòng ban sẽ là người phê duyệt số giờ làm cho nhân viên của họ. Lương của nhân viên văn phòng và nhân viên được tính toán dựa trên số giờ làm việc trên bảng chấm công. Tất cả nhân viên đều được trả lương qua tài khoản ngân hàng và lương sẽ được trả một lần vào ngày đầu tháng ( thường là ngày 7 hàng tháng) do đó rủi ro của việc trả lương không đúng thời gian rất có thể xảy ra, trong quá trình kiểm tra hợp đồng lao động và việc thanh toán lương KTV sẽ chú trọng kiểm tra tính đúng kỳ của việc thanh toán lương. Việc làm thêm giờ chỉ được tính khi có sự yêu cầu làm thêm của trưởng phòng và yêu cầu tính thêm giờ cần có sự phê duyệt của trưởng phòng. Cuối tháng bảng chấm công đã có chữ kí của trưởng phòng sẽ được lập hợp và gửi cho phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ tính lương cho từng người dựa trên hợp đồng lao động, tỉ lệ trả lương và được đưa cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng xem xét lại một lần nữa sau đó đưa cho giám đốc phê duyệt trước khi vào Sổ Cái. Chu trình tiền lương – nhân viên của công ty ABC được mô tả như sau: + Qui trình tuyển dụng Khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng lao động, phòng nhân sự sẽ tiến hành các thủ tục từ việc thông báo tuyển dụng, nhận đơn đăng kí, kiểm tra trình độ và phỏng vấn. Khi được nhận vào công ty, mỗi nhân viên sẽ được tham dự một khóa đào tạo trong vòng 1 tháng và nhân viên của công ty sẽ phải trải qua 2 tháng thử việc. + Chính sách đãi ngộ đối với người lao động Hiện tại công ty chưa có chính sách lương thưởng rõ ràng cho nhân viên ngoài việc thưởng tháng lương thứ mười ba được phòng nhân sự tính theo số tháng lao động. + Quản lý nhân viên và ghi nhận thời gian làm việc Nhân viên trong công ty sẽ được quản lý dưới quyền của trưởng các phòng ban thông qua bảng chấm theo dõi thời gian lao động của từng người. Trưởng phòng quản lý số giờ lao động của nhân viên thông qua việc phê chuẩn vào các bảng này hàng tuần. Cuối tháng trưởng phòng sẽ nộp toàn bộ bảng chấm công của từng nhân viên trong phòng ban mình cho bộ phận nhân sự để phòng nhân sự tính lương cho mọi người. + Tính lương Khi nhận được bảng chấm công đã có chữ kí của trưởng phòng, nhân viên tính lương sẽ tính toán tiền lương thông qua phần mềm. Người lao động sẽ được nhận tổng lương gồm: lương cơ bản, lương làm thêm ngoài giờ sau khi trừ đi bảo hiểm xã hội (5% lương cơ bản), bảo hiểm y tế (1% lương cơ bản), thuế thu nhập cá nhân… Chi phí bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế (20%) sẽ được tính toán và đưa vào chi phí lương . Thuế thu nhập cá nhân được tính toán bằng phần mềm của phòng nhân sự và thực hiện theo luật lao động của Việt Nam. Sau khi được tính toán, kiểm tra và phê duyệt bởi trưởng phòng nhân sự (bà Ngọc) và Tổng giám đốc, lương sẽ được trả thông qua dịch vụ rút tiền mặt của ngân hàng. Bên cạnh lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động, chi phí cho nhân viên còn bao gồm các chi phí khác như chi phí đồng phục cho nhân viên, thưởng cho một số cá nhân có thành tích tốt, chi phí đào tạo và các chi phí khác… Kế toán tiền lương dựa trên các chi phí phát sinh từ các phòng ban và phân bổ trực tiếp vào giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. + Khái quát chu trình tiền lương và nhân viên của công ty ABC Chu trình tiền lương và nhân viên của công ty ABC được khái quát như sau: Sơ đồ 7: Chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC Phòng nhân sự - Thông báo tuyển dụng - Thi và phỏng vấn - Hợp đồng lao động + Thường xuyên + Tạm thời + 1 năm Kiểm soát hàng ngày + Bảng chấm công + Hồ sơ nhân viên + Quyết định tăng lương + Báo cáo làm thêm giờ. + Đơn xin nghỉ Phân bổ vào chi phí khác Trả lương cho người lao động Lương hàng tháng Bảng tính thời gian làm việc được phê duyệt bởi trưởng phòng - Kiểm tra phê duyệt của cấp trên - Tổng giám đốc phê duyệt - Người lao động kí vào bảng lương - Xác nhận của ngân hàng - Kế toán tiền lương phân bổ - Kế toán trưởng phê duyệt - Đưa vào sổ Cái d. Thực hiện thủ tục phân tích Thủ tục phân tích được áp dụng cho tất cả các cuộc kiểm toán và tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 “thủ tục phân tích là quá trình đánh giá các thông tin tài chính được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu tài chính và các dữ liệu phi tài chính. Nó bao hàm cả việc so sánh số liệu trên Sổ Cái với các số liệu ước tính của KTV”. Để có thể đánh giá một cách sơ bộ và xác định các khoản mục có biến động bất thường, KTV tiến hành thực hiện thủ tục phân tích trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kình doanh thông qua việc phân tích ngang và phân tích dọc. Dưới đây là trích yếu bảng cân đối kế toán của công ty ABC ( thời điểm 31 -12 – 2007) và báo cáo kết quả kinh doanh công ty ABC (năm 2007) Bảng 3: Bảng cân đối kế toán công ty ABC (trích yếu) Tại ngày 31tháng 12 năm 2007 NGUỒN VỐN Mã số Thuyết minh Số cuối năm Số đầu năm 1 2 3 4 5 .................. A- Nợ phải trả 300 11 .................. I. Nợ ngắn hạn 310 199,760,014,557 56,424,941,915 4. Phải trả người lao động 315 2,064,719,027 129,400,659 ................. TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 430 3,179,823,754,676 674,408,365,648 Bảng 4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty ABC (trích yếu) Năm 2007 CHỈ TIÊU Mã số Thuyết minh Năm nay Năm trước 1 2 3 4 5 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 21.1 180,242,544,074 562,813,512,163 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 180,195,234,984 548,413,023,816 4. Giá vốn hàng bán 11 22 (52,133,045,589) (191,748,134,726) ............ 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 324,624,451,751 338,751,676,758 ............. Trước tiên KTV so sánh chi phí lương của năm trước và năm nay trên bảng cân đối kế toán thông qua tài khoản phải trả công nhân viên (tài khoản 334) các khoản trích theo lương ( tài khoản 338) và thuế thu nhập cá nhân và các khoản phải trả phải nộp khác cho người lao động. Bảng 5: Bảng phân tích chi phí lương Chi phí lương Năm 2006 Năm 2007 Năm 2007so với năm 2006 Chênh lệch số tiền Tỉ trọng (%) Lương phải trả CNV 14,824,060,930 15,875,808,750 1,051,747,820 7,09 Các khoản trích theo lương 1,774,981,536 2,040,535,037 265,553,501 15 Thuế thu nhập cá nhân 1,233,001,794 1,088,757,197 (144,244,597) (11,7) Các khoản chi phí khác 730,967,102 1,349,767,496 618,800,394 84,66 Tổng 18,563,011,360 20,354,868,481 1,791,857,121 9.65 Qua bảng so sánh chi phí lương của doanh nghiệp qua hai năm 2006 và 2007 KTV nhận thấy chi phí lương của doanh nghiệp tăng lên 1,791,857,121 tức là tăng 9,65%, sự tăng lên này là do trong năm 2007, công ty mới mở thêm công ty con là công ty chứng khoán ABC nên số lượng nhân viên tăng lên do đó chi phí lương cho số lượng nhân viên mới này là nguyên nhân của việc chi phí lương tăng lên. Bên cạnh đó KTV cũng tiến hành phân tích tỉ lệ tổng chi phí lương trên doanh thu như sau: Bảng 6: Bảng phân tích tổng chi phí lương so với doanh thu Năm Năm 2006 Năm 2007 Tổng chi phí lương 18,563,011,360 20,354,868,481 Doanh thu 131,296,920,200 180,242,544,075 Tổng chi phí lương / doanh thu (%) 14,14 11,29 Như vậy, qua bảng phân tích trên KTV nhận thấy cả doanh thu và tổng chi phí lương của doanh nghiệp đều tăng lên tuy nhiên tỉ lệ tổng chi phí lương/doanh thu của năm 2007 nhỏ hơn năm 2006. Trên cơ sở chính sách lương và qui chế quản lý nhân viên trong công ty đã cho thấy doanh nghiệp đã quản lý chặt chẽ quỹ lương và chi quĩ lương một cách hợp lý, phù hợp với kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, qua việc phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán, KTV rút ra kết luận sự thay đổi trong chi phí lương của doanh nghiệp không có biến động bất thường và sự thay đổi là tương đối hợp lý. e. Xác định mức độ rủi ro chung ảnh hưởng đến quá trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC Công ty ABC là khách hàng thường niên của Ernst & Young Việt Nam nên việc đánh giá hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ không mất nhiều thời gian của KTV. KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên 3 tiêu chí: Quản lý thời gian làm việc của người lao động. Tính lương cho người lao động. Ghi chép phân bổ tiền lương vào chi phí. KTV chọn ra một số phòng ban và xem xét cách quản lý và phê chuẩn thời gian làm việc của nhân viên trong 6 tháng cuối năm thông qua bảng thời gian làm việc của nhân viên được chuyển đến phòng nhân sự vào cuối tháng, bảng tính lương hàng tháng đã có sự phê duyệt của tổng giám đốc. Bảng 7: Soát xét hệ thống KSNB tại công ty ABC Các nghiệp vụ Sai phạm có thể xảy ra Mô tả hệ thống kiểm soát Tình hình thực hiện Thời gian làm việc của người lao động - Thời gian lao động có thể ghi chép không đúng. - Trưởng các bộ phận phòng ban có xem xét phê duyệt bảng chấm công hàng tuần cho các nhân viên của mình hay không. Thời gian lao động lao động được cập nhật hàng ngày trên hệ thống do nhân viên tự làm. Bảng thời gian lao động được in ra và kiểm tra, phê duyệt bởi trưởng phòng để đảm bảo rằng thời gian làm việc thực sự của nhân viên. Thời gian lao động được ghi chép đầy đủ, được phê duyệt đúng thời gian. Tính lương cho người lao động - Lương có thể tính toán không chính xác. - Bảng lương hàng tháng có được xem xét phê duyệt của kế toán trưởng và tổng giám đốc không? Vào cuối tháng, các bảng thời gian lao động của nhân viên đã được phê duyệt của trưởng các phòng ban sẽ được chuyển đến phòng nhân sự để kế toán tiền lương tính lương. Bảng lương tổng hợp của được trưởng phòng kế toán xem xét và chuyển cho tổng giám đốc ký phê duyệt. Lương của nhân viên được tính toán đúng theo qui định trong hợp đồng lao động Ghi chép và phân bổ chi phí tiền lương Chứng từ hàng ngày cũng như các khoản thu chi liên quan đến tiền lương có được xem xét phê duyệ