Đề tài Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam thực hiện

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ 1 AVA Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam 2 BCĐKT Bảng cân đối kế toán 3 BCKQHĐKD Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 4 BCTC Báo cáo tài chính 5 BGĐ Ban giám đốc 6 HĐ Hoá đơn 7 HĐQT Hội đồng quản trị 8 HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ 9 KSNB Kiểm soát nội bộ 10 KTV Kiểm toán viên 11 NK Nhập kho 12 NVL Nguyên vật liệu 13 PN Phiếu nhập 14 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 15 VN Việt Nam LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế ngày nay, hoạt động kiểm toán đã được hình thành và phát triển một cách nhanh chóng. Cùng với sự ra đời của các công ty kiểm toán thì nhà nước hay đặc biệt là Bộ Tài chính đã ban hành các quy định, quy chế, chuẩn mực kế toán và kiểm toán để tạo hành lang pháp lý cho các tổ chức, ngành hoạt động một cách năng động hơn và có định hướng phát triển một cách rõ ràng hơn. Hoạt động kiểm toán đã đóng một vai trò tích cực trong sự phát triển chung của nền kinh tế ngày nay. Kiểm toán đã trở thành một chuyên ngành đào tạo chính trong trường Đại học Kinh tế quốc dân. Để giúp cho sinh viên nắm chắc được lý thuyết và đạt được một sự hiểu biết nhất định về thực tế nhà trường có dành một kỳ cho sinh viên thực tập.Trong quá trình thực tập tại các công ty Kiểm toán, chúng em được tìm hiểu về tình hình hoạt động của công ty cũng như về cơ cấu tổ chức, công tác kế toán, kiểm toán và các hoạt động kinh doanh khác. Đây là những bài học thực tế hết sức bổ ích để củng cố những kiến thức đã học trong nhà trường. Tại Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) em được sự hướng dẫn đi sâu tìm hiểu chu trình kiểm toán mua hàng – thanh toán. Chính vì vậy em đã chọn khoá luận tốt nghiệp: “Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam thực hiện”. Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế em nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Th.s Đinh Thế Hùng và các bạn cũng như các anh chị trong Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam. Kết hợp với những kiến thức đã học ở trường và sự nỗ lực của bản thân nhưng do thời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên chuyên đề tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót. Ngoài lời nói đầu và kết luận khoá luận tốt nghiệp được chia làm ba chương : Chương I : Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính. Chương II : Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH tư vấn Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (AVA). Chương III : Một số bài học kinh nghiệm và kiến nghị hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC tại Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) thực hiện. Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1. Chu trình kiểm toán mua hàng – thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng – thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh. Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào cùng một phần hành. Chu trình mua hàng – thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải được kiểm toán trong các đợt kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Quá trình mua vào của hàng hoá và dịch vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển. Chu trình mua hàng – thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ nhận được. Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn : cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại cũng gồm hao giai đoạn mua hàng và bán hàng. Như vậy dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị. Bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu. 1.1.2. Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán. Mặc dù ở các doanh nghiệp là khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng – thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ bốn chức năng : 1.1.2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ. Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng – thanh toán. Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm : Xác định nhu cầu hàng hóa, dịch vụ cần cung cấp :thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là Bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lập đơn yêu cầu mua hàng : sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng. Tìm nhà cung cấp: bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất. Lựa chọn nhà cung cấp : sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá và các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán… Giao đơn đặt hàng : đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đạt mua hàng này. Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những quan hệ giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi hay nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng có chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như việc mua hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của HĐQT, các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng và một số loại nguyên vật liệu, vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước. Quá trình kiểm soát với các bước công việc nêu trên phải là đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau : + Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai? + Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng? + Đặt hàng tại thời điểm nào? + Số lượng đặt hàng là bao nhiêu? + Đặt hàng ở nhà cung cấp nào? + Đơn đặt hàng có được theo dõi không? Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời gian nhất định nào đó mà hàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không. 1.1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ. Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác. Thông thường các công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng. Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật tư để ghi chép sổ sách kế toán. Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ. 1.1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán. Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận đựoc đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền. Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ Nhật ký và sổ hạch toán chi tiết “ các khoản phải trả”. Khi kế toán các khoản phái trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn vơi thông tin trên đơn đặt mua ( hoặc hợp đồng ) và Báo cáo nhận hàng ( nếu hàng đã về ). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu đến tiền mặt, các chứng khoán thị trường và các tài sản khác. 1.1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố : đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đợn đặt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán. Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua ngân hàng hay bằng tiền mặt. Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm ( nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn ), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền ( nguyên tắc bất kiêm nhiệm ). Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng – thanh toán của các doanh nghiệp nói chung. 1.1.3. Tổ chức công tác kế toán mua hàng – thanh toán. 1.1.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau : Yêu cầu mua : tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng ( như bộ phận sản xuất ) để đề nghị mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng : lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ. Phiếu giao hàng ( biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá hay dịch vụ thực tế. Báo cáo nhận hàng : được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá ( dấu hiệu của sự kiểm soát ). Hoá đơn của người bán : chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao. Nhật lý mua hàng : đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó. Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp : danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán. Bảng đối chiếu của nhà cung cấp : báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng ( thường là hàng tháng ) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định. Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với nhà cung cấp thông qua các tài khoản liên quan Sơ đồ 1.1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng – thanh toán (thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) 1.1.3.2. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng – thanh toán. Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Sơ đồ 1.2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hoá. Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Sau đó cử cán bộ đi thu mua vật tư, hàng hoá. Khi hàng hoá được mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trưởng bộ phận cung ứng ký duyệt rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hoá. Cuối cùng chứng từ được chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo quản lưu trữ. Sơ đồ 1.3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán. Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ nhận được, kế toán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển vho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuói cùng đưa vào bảo quản lưu trữ. 1.1.4. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm toán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định các mục tiêu của kiểm toán của chu trình này. Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không. Từ mục tiêu chung này cụ thể hóa thành các mục tiêu đặc thù đối vơi chu trình mua hàng – thanh toán. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng – thanh toán đã xác định được bao gồm bảy mục tiêu : Tính có thực: của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó. Tính đầy đủ: của việc ghi nhận các hàng hóa hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị vỏ sót trong quá trình xử lý. Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế: hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hành hoá hay dịch vụ. Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. Tính chính xác về số học: trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày: các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. Tính đúng kỳ: các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán đặc biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các khoản nợ phải trả thường được ghi chậm so với thực tế phát sinh. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiêm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng. 1.2. Chu trình mua hàng – thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo tài chính. Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình kiểm toán thường tuân theo trình tự các bước chung. Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán được tiến hành qua ba bước sau: Chuẩn bị kiểm toán ( Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán). Thực hiện kiểm toán. Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán. 1.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các KTV cần thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy trình kiểm toán sẽ thực hiện. Cũng như các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán cũng tuân theo các bước như sau :chuẩn bị kiểm toán, thu thập thông tin cơ sỏ, thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán, cuối cùng là lập chương trình kiểm toán. 1.2.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán. - Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán: Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng được chấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng cuả công ty và các điều kiện của khách hàng. Trong giai đoạn này KTV đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp với việc đánh giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không. - Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng: Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý do kiểm toán đối với chu trình mua hàng – thanh toán của khách hàng để từ đó xác định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà KTV đưa ra trong báo cáo kiểm toán nói chung. - Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán: Thông qua việc nhận diện các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán. Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán để kiểm toán chu trình này. Số lượng và trình độ của các KTV phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình. - Hợp đồng kiểm toán : Công việc cuối cùng của giai đoạn này là ký kết hợp đồng kiểm toán, ghi rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên. 1.2.1.2. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng. Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán là mình đảm nhận là mua hàng – thanh toán. Trong giai đoạn này, KTV tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hưởng đến chu trình kiểm toán mua hàng – thanh toán của mình. Có các thông tin cơ sở sau: - Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng : Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp KTV nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hoá có đúng với mục đích đã cam kết bằng văn bản không. Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho KTV biết được cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc đặc thù của chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung. - Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung: Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp cho KTV xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu trình, những bước mà ở đó HTKSNB yếu kém. Chẳng hạn như đơn vị khách hàng thường yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cung cấp nhỏ không thường xuyên. Thông thường những điểm yếu này chưa khắc phục được trong một thời gian ngắn. Tham quan nhà xưởng: Việc thăm quan nhà xưởng sẽ cung cấp cho KTV những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho KTV đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng. Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hoá không bị ứ đọng, chất lượng sản phẩm không bị giảm sút có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hoá mua vào có chất lượng đạt yêu cầu. Ngược lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấy khả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu hàng hoá tồn kho quá nhiều thì có nghĩa là mua hàng không hợp với nhu cầu, chất lượng giảm sút cho thấy chất lượng các yếu tố đầu vào không tốt. Nhận diện các bên hữu quan: Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của khách hàng. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan được hiểu là : các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý…), các nhà cung cấp, các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ. Trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán các bên hữu quan mà KTV quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hưởng đến quyết định mua của công ty khách hàng. Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho KTV trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn. Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài: Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, sẽ có những trường hợp phải giám định giá trị của những hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào. Nếu trong nhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sử dụng chuyên gia trong những lĩnh vực nói trên. Sau khi có được những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanh toán thì KTV tiến hành thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, điều này sẽ giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng – thanh toán. Đây sẽ là những căn cứ để KTV dựa vào trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán cũng như đưa ra các ý kiến kiểm toán sau này. 1.2.1.3. Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng. Nếu các thông tin cơ sở được thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu được các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với BGĐ công ty khách hàng bao gồm : Giấy phép thành lập và điều lệ công ty : cung cấp những thông tin ban đầu về quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng. Báo cáo tài chính : cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTV nhận thức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính của đơn vị. Báo cáo kiểm toán thanh tra hay kiểm tra : giúp cho KTV nắm bắt được các khả năng sai phạm và dự kiến phương hướng kiểm toán có liên quan tới chu trình mua hàng – thanh toán. Biên bản họp Hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ : giúp cho KTV xác định các dữ kiện có ảnh hưởng trọng yếu trọng yếu tới BCTC đặc biệt là ảnh hưởng tới chu trình mua hàng – thanh toán. Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: giúp KTV tiếp xúc với các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan ảnh hưởng tới nợ phải trả của khách hàng. Các quy định chính sách về mua hàng – thanh toán: qua đây KTV xem xét có phù hợp với các quy định chính sách của Nhà nước hay không 1.2.1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể rủi ro”. Như vậy, với các thông tin cơ sở thu thập được, bằng thủ tục phân tích sơ bộ như so sánh các số liệu năm nay vói số liệu năm trước đã được kiểm toán, KTV có thể tìm ra những xu hướng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác…Từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thường được thực hiện như sau : So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước để xem xét những biến động bất thường. Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thường. Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán. 1.2.1.5. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán. Nếu ở các bước trên, KTV mới chỉ thu thập các thông tin mang tính khách quan về khách hàng thì ở bước này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp. Đánh giá tính trọng yếu. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán ) trong BCTC. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng BCTC…” Theo đó, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “ xác định bản chất, lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán”. Để đánh giá mức độ trọng yếu, trước hết KTV cần ước lượng mức độ trọng yếu cho toàn BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên BCTC. Cơ sở để tiến hành phân bổ là : bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là : Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan đến nhiều tài khoản như : TSCĐ, HTK, tiền…mà hầu hết chúng đều trọng yếu. Trên thực tế, việc ước lượng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Thông thường phân bổ và ước lượng mức trọng yếu là do chủ nhiệm kiểm toán đảm trách. Đánh giá rủi ro kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán còn những sai sót trọng yếu”. Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC được kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR). Trong đó rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ được KTV đánh giá đối với từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơ bản thường gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là : Giá trị hàng hoá, dịch vụ : chi phí mua hàng thấp hơn thực tế. Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận. Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng được ghi sổ thấp hơn thực tế. Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này nhưng được ghi sổ vào kỳ sau. Hàng hoá trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhưng hàng chưa trả lại. Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế. Hàng trả lại vào kỳ sau nhưng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này. Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế Ghi sổ thanh toán nhưng chưa trả tiền. Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế. Trả tiền kỳ sau nhưng ghi sổ thanh toán vào kỳ này. Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không tính toán đúng. Trình bày các số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý. Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán bởi như đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải trả luôn được đánh giá là trong yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngược chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngược lại rủi ro kiểm toán tăng lên khi đó KTV cần phải mở rộng phạm vi kiểm toán, lựa chọn các phương pháp kiểm toán hữu hiệu hơn hoặc sửa đổi lại nội dung, lịch trình và phạm vi của những thủ tục kiểm tra chi tiết đã dự kiến để giảm rủi ro phát hiện xuống mức có thể chấp nhận được. Do đó, trong giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng – thanh toán, khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán, KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ này. Tuy nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng như phán đoán của KTV. Trên thực tế chỉ có một số công ty kiểm toán tại Việt Nam đã xaâ dựng quy trình ước lượng mức độ trọng yếu và rủi ro, còn nhiều công ty vẫn chưa xây dựng được quy trình cụ thể. 1.2.1.6. Tìm hiểu HTKSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát a. Tìm hiểu HTKSNB. Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Vấn đề này đã được quy định trong chuẩn mực kiểm toán Việt Nam như sau: “KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và HTKSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp. có hiệu quả”. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, việc tìm hiểu HTKSNB của khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sức quan trọng. Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát được áp dụng tại đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình như đã trình bày trong phần “chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán”. Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định được các nhược điểm của HTKSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Nếu HTKSNB được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ thấp và ngược lại. Theo chuẩn mực kiểm toán Quốc tế số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 08: “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thut tục do BGĐ của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. HTKSNB bao gồm các yếu tố : môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nộ bộ”. Các yếu tố cấu thành trong HTKSNB và những đánh giá. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toán bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát. Nhưng đối với chu trình mua hàng – thanh toán thì có thể hiểu môi trường kiểm soát là các chính sách, quyết định nói chung tác động đến việc xử lý dữ liệu, việc ghi sổ, việc lập báo cáo… Để có sự hiểu biết về môi trường kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủ yếu sau: đặc thù về quản lý của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hưởng của các chính sách từ bên ngoài của Nhà nước. Hệ thống kế toán Đối với một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết đối với chu trình mua hàng – thanh toán như sau: Tính có thực: hàng hoá dịch vụ mua đã ghi sổ phải thì phải đảm bảo sự tồn tại trong thực tế. Tính đầy đủ: các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được phản ánh trên sổ sách không được bỏ sót một nghiệp vụ nào. Tính đúng đắn trong việc tính giá: đối với các hàng hoá dịch vụ mua vào thì giá thường được tính theo giá quốc tế. Tính đúng đắn trong vịêc phản ánh quyền và nghĩa vụ: tài sản mua vào phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và thể hiện đúng nghĩa vụ của doanh nghiệp. Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo hồ sơ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán phân loại tài sản, công nợ theo đúng quy định. Tính đúng kỳ: việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng cũng như thanh toán phát sinh phải được thực hiện kịp thời theo quy định. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán của các nghiệp vụ mua hàng cũng như thanh toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp. Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Theo chwnr mực hiểm toán quy định: “KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công , phân nhuệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận hay không. Chẳng hạn, kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không được bố trí những người thân trong gia đình làm công tác tài chính, kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Trong chu trình mua hàng – thanh toán có một số công việc đòi hỏi phải do hai người độc lập tiến hành như: người lập đơn đặt hàng với người lý duyệt đon, người nhận hàng với kế toán vật tư, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp với người thanh toán cho nhà cung cấp. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Cụ thể, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó thì do HĐQT phê chuẩn, các vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trưởng có quyền phê duyệt. Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị để tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Trên đây là toàn bộ các yểu tố cấu thành cơ bản HTKSNB của đơn vị khách hàng. Việc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bước công việc quan trọng trong quá trình đánh giá HTKSNB giúp KTV có thể đưa ra được ước lượng ban đầu về rủi ro kiểm soát. b. Đánh giá rủi ro kiểm soát Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản trong chu trình mua hàng – thanh toán bao gồm các bước công việc: Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình mua hàng – thanh toán, xác định các loại sai phạm có thể xảy ra. Trên cơ sở đó, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục trong chu trình này. Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của HTKSNB đối với chu trình này. Nhận diện những hạn chế của hệ thống nhưu sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trong chu trình. Đánh giá rủi ro kiểm soát: căn cứ vào các ước đoán ở trên, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp vụ trong chu trình. KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp. trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao khi KTV cho rằng hệ thống kế toán và HTKSNB đối với chu trình được thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu cũng như khi KTV có kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát làm cơ sở cho đánh giá mức rủi ro kiểm soát. 1.2.1.7. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán. Đây là bước cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sau khi đã có được những hiểu biết về HTKSNB của đơn vị khách hàng, đã xác định được mức trọng yếu và rủi ro…KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị, phân tích, triển khai kế hoạch và soan thảo chương trình kiểm toán cho chu trình. Trong thực tiễn kiểm toán, KTV thường căn cứ vào các rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát để thiết kế chương trình kiểm toán cho chu trình. Thực chất của việc soạn thảo chương trình kiểm toán chính là việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với bốn nội dung chính: xác định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng – thanh toán. Thử nghiệm kiểm soát ( hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ ) là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng HTKSNB hoạt động hữu hiệu. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Do đó trong quá trình xây dựng chương trình kiểm toán, KTV cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng và khả năng ngăn chặn các sai phạm của KSNB trong quá trình mua hàng – thanh toán. Công việc này được thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là : Trắc nghiệm không có dấu vết Trong trường hợp này KTV cần quan sát, phỏng vấn những người có trách nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Chẳng hạn KTV xem xét việc phân cách trách nhiệm giữa bộ phận lập đơn đặt hàng với người ký duyệt nó, hay việc phân cách trách nhiệm giữa kế toán thanh toán vơi thủ quỹ hoặc người ký duyệt lệnh chi tiền trả nhà cung cấp… Trắc nghiệm có dấu vết Đây là các trắc nghiệm được tiến hành để kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên các hoá đơn mua hàng, các phiếu chi…nhằm thu thập những bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của HTKSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Chẳng hạn, để kiểm tra các phiếu chi có hợp lệ không thì KTV có thể đối chiếu chữ ký trên phiếu chi đó với nhau xem chúng có được cùng một người phê duyệt không. Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu. Khi rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp thì các thử nghiệm tuân thủ được thực hiện càng nhiều, và khi đó các thử nghiệm cơ bản có thể thu hẹp. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát đuợc đánh giá là cao thì các thử nghiệm tuân thủ là không cần thiết và khi đó KTV tập trung vào các thử nghiệm cơ bản. b. Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng – thanh toán. Việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản là nội dung chínhtrong chu trình kiểm toán của giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng – thanh toán. Các thử nghiệm cơ bản này được thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý. Căn cứ vào các bằng chứng thu thập được qua các thử nghiệm tuân thủ ở trên, KTV đnáh giá lại rủi ro kiểm soát và sau đó thiết kế các thử nghiệm cơ bản cho chu trình mua hàng – thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắc nghiệm độ vững chãi, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư. Trắc nghiệm độ vững chãi KTV xem xét các chứng từ gốc như đơn đặt hàng, hoá đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi…để kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chúng như có sự phê duyệt không, giá trị số lượng hàng mua vào với số tiền cần thanh toán có khớp nhau không. Bên cạnh đó KTV cũng phải tiến hành đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng với các chứng từ có liên quan ở trên để kiểm tra tính đúng đắn của các con số ghi sổ. Từ đó đưa ra kết luận về độ tin cậy của các số liệu kế toán trong chu trình mua hàng – thanh toán. Trắc nghiệm phân tích Trắc nghiệm phân tích hay quy trình phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. Trong thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV thường sử dụng các trắc nghiệm phân tích là : So sánh số hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trước hoặc với kế hoạch cung ứng. So sánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trước. So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, khả năng thanh toán hiện hành năm nay với năm trước, với chỉ tiêu bình quân ngành để phát hiện những biến động bất thường. Trắc nghiệm trực tiếp số dư Là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số dư cuối kỳ ở sổ cái để ghi vào bảng cân đối tài khoản. Đây là cách thức chủ đạo trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. Chẳng hạn, KTV tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu các khoản phải trả với nhà cung cấp…Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểm toán lớn nên số luợng trắc nghiệm trực tiếp số dư cần thực hiệntuỳ thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững chãi và trắc nghiệm phân tích. 1.2.2. Thực hiện công việc kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. 1.2.2.1. Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV thực hiện khảo sát các quá trình kiểm soát và thực hiện các trắc nghiệm tập trung đối với hai vấn đề là : các nghiệp vụ mua hàng và các nghiệp vụ thanh toán. Đây là giai đoạn KTV thực hiện các thủ tục kiểm toán cụ thể vơi các loại trắc nghiệm. a. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng. Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với từng mục tiêu kiểm toán cụ thể : - Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là hàng hoá, dịch vụ thực tế nhận được :kiểm toán viên kiểm tra sự có thực của các chứng từ kế toán, dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu) và xem xét lại nhật ký mua hàng, sổ tổng hợp, sổ chi tiết các khoản phải trả, kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ kế toán, đối chiếu hàng tồn kho mua vào với sổ sách kế toán (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ mua hàng đều được phê chuẩn : kiểm toán viên kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), và kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ chứng minh (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ mua hàng đều được vào sổ : kiểm toán viên theo dõi xem xét một chuỗi các đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự và phê chuẩn hay không (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Kiểm toán viên đối chiếu hồ sơ báo cáo nhận hàng với nhật ký mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ đều được đánh giá đúng : kiểm toán viên theo dõi một chuỗi các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Đồng thời so sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên nhật ký mua hàng, hoá đơn mua hàng, báo cáo nhận hàng, các chứng từ liên quan và tính toán lại thông tin trên hoá đơn mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn : kiểm toán viên kiểm tra các thủ tục vào sổ và quan sát để khẳng định mọi hoá đơn đều được vào sổ và xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phân loại nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ mua hàng đều được ghi sổ đúng lúc : kiểm toán viên kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trên báo cáo nhận hàng và hoá đơn mua hàng với ngày ghi trên sổ nhật ký mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ mua hàng được chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn : kiểm toán viên kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Kiểm tra tính chính xác bằng cách cộng sổ trên nhật ký mua hàng và theo dõi quá trìnhchuyển sổ (trắc nghiệm độ vững trãi). b. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán - Các nghiệp vụ thanh toán ghi sổ là của hàng hoá, dịch vụ thực tế nhận được : kiểm toán viên thảo luận với người ghi sổ và quan sát các hoạt động, kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Xem xét sổ nhật ký chi tiền, đối chiếu với phiếu chi và các chứng từ đính kèm (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và phê duyệt đúng đắn : kiểm toán viên kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra chứng từ đính kèm (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều được ghi sổ : kiểm toán viên theo dõi một chuỗi chứng từ thanh toán như :uỷ nhiệm chi, phiếu chi, sec thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu), xem xét các khoản chi đã ghi sổ với các khoản chii trên bản sao kê của Ngân hàng và sổ Kế toán tiền mặt (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán đều được đánh giá đúng đắn :kiểm toán viên kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ và kiểm tra bảng đối chiếu với ngân hàng (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh các phiếu chi, chứng từ đã thanh toán với sổ Nhật ký mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán phải được phân loại đúng đắn : kiểm toán viên kiểm tra việc vào sổ và kiểm tra sơ đồ tài khoản, kiểm tra của dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phân loại có phù hợp với sơ đồ tài khoản không? đối chiếu số liệu trên tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiête với các hoá đơn mua hàng, Nhật ký mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán được ghi vào sổ đúng lúc : kiểm toán viên kiểm tra việc ghi sổ và quan sát việc vào sổ các nghiệp vụ thanh toán, kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trên phiếu chi với sổ Nhật ký chi tiền và so sánh với sổ sách kế toán có liên quan (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán đã được chuyển sổ và tổng hợp đúng : kiểm toán viên kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra tính chính xác về mặt số học bằng cách cộng số tiền trên nhật ký mua hàng, theo dõi quá trình chuyển sổ vào Sổ cái (trắc nghiệm độ vững trãi). 1.2.2.2. Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng – thanh toán a. Thực hiện thủ tục phân tích. - So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước để xem xét tính hợp lý và những biến động bất thường.So sánh khoản phải trả của từng đối tượng năm nay với năm trước, kiểm tra và giải thích những biến động bất thường. - So sánh thời hạn tín dụng của nhà cung cấp với các niên độ trước, với các thờì hạn tín dụng đã thương lượng. - Phát hiện và trao đổi với khách hàng về sự thay đổi nhà cung cấp chính, thường xuyên và lý do sự thay đổi (nếu có). b. Kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả trong chu trình mua hàng – thanh toán. - Thu thập hoặc lập bảng tổng hợp chi tiết số dư đầu năm, phát sinh trong năm và số dư cuối năm. Đối chiếu số dư đầu năm. cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết. Đối chiếu số dư chi tiết đầu năm với số dư chi tiết cuối năm trước. - Khẳng định số dư bằng cách : + Đối chiếu danh sách phả trả nhà cung cấp trên báo cáo với số chi tiết và báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có). + Lập và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp có khản tiền phải trả lớn và bất thường, nhà cung cấp chính không còn trong danh sách nợ (nhằm phát hiện không có nghiệp vụ nào bỏ sót). + Đối chiếu số xác nhận với số dư trên sổ chi tiết.Kiểm tra nếu có sự khác biệt.Trường hợp không nhận được thư xác nhận, kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập báo cáo tài chính. + Xem xét hồ sơ các số dư tồn tại quá lâu. + Soát xét lại danh sách các khoản phải trả để xác định xem liệu có khoản nào phải trả bị phân loại đúng hoặc không đúng. + Đối với các khoản dư nợ : thu thập và kiểm tra các điều khoản trên hợp đồng mua để đảm bảo rằng các số dư này là hợp lý. - Kiểm tra số phát sinh : + Kiểm tra việc phản ánh các khoản phải trả, kiểm tra việc hạch toán mua hàng và thanh toán (giá hoá đơn, chi phí thu mua vận chuyển và thuế GTGT đầu vào) nhằm đảm bảo chính sách mua hàng của đơn vị được thực hiện trên thực tế, chọn mẫu các giao dịch… + Kiểm tra số phát sinh các khoản phải trả thương mại, phí thương mại, các khoản phải trả liên quan đến bên thứ ba, các khoản cam kết mua dài hạn. + Chọn mẫu người cung cấp để kiểm tra chi tiết. - Thu thập hợp đồng mua hàng để kiểm tra xem có khoản lãi chậm trả nào phải ghi nhận không? - Kiểm tra công nợ ngoài niên độ : + Kiểm tra chọn mẫu…giao dịch sau ngày kết thúc niên độ (…ngày từ ngày khoá sổ) có liên quan đến khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản phải trả bị bỏ sót. + Chọn mẫu các hoá đơn chưa được thanh toán (khoảng một vài tuần sau ngày lập bảng cân đối kế toán) và xem xét liệu các khoản phát sinh đó có liên quan tới công nợ phải trả tại thời điểm lập báo cáo không? - Đối chiếu giữa phân chia niên độ của các khoản phải trả với việc phân chia niên độ của hàng tồn kho. - Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ và số dư bằng ngoại tệ. Kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá, đánh giá lại số dư cuối kỳ theo quy định. - Kiểm tra việc trình bày các khoản phải trả trên báo cáo tài chính. Trên cơ sở đó ta rút ra các kết luận: Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý. Lập trang kết luận kiểm toán cho khoản mục được thực hiện. Lập lại thuyết minh chi tiết nếu có sự điều chỉnh của kiểm toán. 1.2.3. Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán Đây là khâu cuối cùng của quá trình kiểm toán BCTC. Sau khi hoàn thành các công việc kiểm toán tại từng chu trình riêng lẻ, để đảm bảo tính thận trọng trong nghề nghiệp, thông thường KTV không lập ngay Báo cáo kiểm toán mà thực hiện các công việc sau : 1.2.3.1. Xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến. Nợ ngoài ý muốn là một khoản nợ tiềm ẩn trong tương lai đối với một thành phần ở bên ngoài về một số tiền chưa biết sinh ra từ các hoạt động đã xảy ra. Công việc này đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán vì nó chứa đựng nhiều khả năng xảy ra các khoản nợ ngoài ý muốn. Việc xác định các khoản nợ ngoài ý muốn là rất khó nên các thủ tục kiểm toán thích hợp cho việc khảo sát các khoản nợ ngoài ý muốn không được xác định rõ ràng. Dưới đây là một số thủ tục thường được thực hiện nhưng không phải là mẫu chung cho tất cả các cuộc kiểm toán : Kiểm tra các chứng từ chứng minh các hoá đơn chưa thanh toán một vài tuần sau ngày kết thúc năm. Đối chiếu các báo cáo nhận hàng trước ngày cuối năm với các hoá đơn của người bán liên quan. Đối chiếu các bảng liệt kê của người bán có số dư nợ với danh sách các khoản phải trả. Gửi các bản xác nhận cho người bán có quan hệ khinh doanh với khách hàng. 1.2.3.2. Đánh giá kết quả của kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. Kết quả kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán được đánh giá theo các khía cạnh: Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng – thanh toán là phù hợp với các thông lệ quốc tế và tuân thủ các quy định về chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận. Các hoạt động của doanh nghiệp có liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán phải phù hợp với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các chứng từ, sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán phải thể hiện được sự vận động của chu trình mua hàng – thanh toán, phải hợp lý. Các thông tin về nghiệp vụ mua hàng – thanh toán, các khoản nợ phải trả người bán phải đảm bảo trung thực và hợp lý. Trên cơ sở kết quả của tất cả công việc đã thực hiện, KTV đưa ra kết luận cuối cùng và lập Báo cáo kiểm toán. 1.2.3.3. Lập và phát hành Báo cáo kiểm toán. Căn cứ những kết quả đã thu thập được của kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán KTV tiến hành lập thư quản lý nêu rõ những nhận xét, những sai sót trong quá trình thực hiện mua hàng – thanh toán tại đơn vị, đồng thời đưa ra những kiến nghị. Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán KTV tổng hợp kết quả chuyển cho Chủ nhiệm kiểm toán, trên cơ sở đó Chủ nhiệm kiểm toán sẽ lập Báo cáo kiểm toán. Chương II THỰC HÀNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG QUÁ TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAM (AVA) 2.1. Tổng quan về công ty TNHH tư vấn Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (AVA). 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. 2.1.1.1.Quá trình hình thành và các giai đoạn phát triển của công ty. - Trong quá trình phát triển nền kinh tế đất nước,nhiều công ty, nhiều doanh nghiệp đã ra đời đáp ứng được nhu cầu đa dạng của con người. Trong đó lĩnh vực kiểm toán ngày càng phát triển và trở nên hết sức cần thiết trong nền kinh tế. Hoà trong nhu cầu thiết yếu chung đó Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) ra đời. Tên công ty : Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) Tên giao dịch: VIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY COMPANY LIMITED. Địa chỉ : Số 160 phố Phương Liệt - phường Phương Liệt - Quận Thanh Xuân -thành phố Hà Nội. Điện thoại : 04-8686248 Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán VN (AVA) được thành lập ngày 10/10/2006 theo Giấy đăng ký kinh doanh số 0102028384 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp và sửa đổi bổ sung ngày 22/02/2007. AVA là một trong những loại hình công ty TNHH có hai thành viên trở lên hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính và thẩm định giá có đội ngũ kiểm toán viên và cộng tác viên đông đảo, giàu kinh nghiệm. Tuy mới chỉ thành lập được hơn một năm nhưng Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán VN đã đạt được một số thành tích rất nổi bật như sau: Ngày 26/11/2007, theo Công văn số 302/VACPA của Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) v/v công khai lần 1, AVA được công nhận là một trong những công ty kiểm toán có đủ điều kiện kiểm toán năm 2007 – 2008. Ngày 08/03/2007, theo Thông báo số 178/TB-BTC của Bộ Trưởng Bộ Tài chính, AVA có tên trong danh sách thẩm định viên về giá hành nghề và danh sách các tổ chức, doanh nghiệp thẩm định giá có đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá (Đợt 3). Ngày 18/12/2007, theo Quyết định số 701/QĐ-UBCK, Uỷ ban chứng khoán Nhà nước v/v chấp thuận AVA được kiểm toán cho các tổ chức phát hành, tổ chức niêm yết và tổ chức kinh doanh chứng khoán. Chính vì vậy góp phần vào sự phát triển chung của đất nước và cam kết đảm bảo chất lượng các dịch vụ cung cấp cho từng khách hàng, AVA luôn là người bạn đồng hành, luôn chia sẻ kinh nghiệm của mình với khách hàng và sự thành công của khách hàng luôn là mục tiêu phấn đấu của công ty. Với trình độ và kinh nghiệm thực tiễn của mình, AVA sẽ là đơn vị đi tiên phong, dẫn đầu trong hoạt động cung cấp dịch vụ chuyên ngành tại Việt Nam và luôn đáp ứng mọi yêu cầu cao nhất của khách hàng. 2.1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Hiện nay, Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam đăng ký kinh doanh các ngành nghề sau: - Kiểm toán BCTC - kiểm toán BCTC vì mục đích thuế và dịch vụ quyết toán; - Kiểm toán hoạt động; - Kiểm toán tuân thủ; - Kiểm toán nội bộ; - Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành (kể cả BCTC hàng năm); - Kiểm toán báo cáo quyết toán dự án; - Kiểm toán thông tin tài chính; - Kiểm tra thông tin tài chính trên cơ sở các thủ tục thoả thuận trước; - Tư vấn tài chính; - Tư vấn thuế; - Tư vấn nguồn nhân lực; - Tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin; - Tư vấn quản lý; - Dịch vụ kế toán; - Dịch vụ định giá tài sản; - Dịch vụ bồi dưỡng cập nhật kiến thức tài chính, kế toán, kiểm toán; - Các dịch vụ liên quan khác về tài chính, kế toán, thuế theo quy định của pháp luật; - Dịch vụ soát xét BCTC. Từ khi thành lập đến nay,công ty đã cung cấp cho khách hàng nhiều loại hình dịch vụ có giá trị cao như: dịch vụ kiểm toán, dịch vụ kế toán, dịch vụ tư vấn, dịch vụ xác định giá trị doanh nghiệp và tư vấn cổ phần hoá, dịch vụ đào tạo và hỗ trợ tuyển dụng, dịch vụ cung cấp thông tin và hỗ trợ hần mềm kế toán.p 2.1.1.3.Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty vài năm gần đây. Công ty đang hoạt động với tổng số vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng Việt Nam). Bảng 2.1: DANH SÁCH THÀNH VIÊN GÓP VỐN Kết quả kinh doanh của công ty trong năm vừa qua Tuy công ty mới chỉ thành lập được hơn một năm nhưng trong năm đầu thành lập công ty đã đạt được những kết quả rất khả quan. Điều đó thể hiện qua kết quả kinh doanh trong ba quý của năm 2007 cụ thể như sau: Bảng 2.2 :BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Quý Doanh thu Giá vốn Quý I/2007 1.844 1.816 Quý II/2007 2.305 2.270 Quý III/2007 1.383 1.362 Tổng 5.532 5.448 2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. 2.1.2.1. Đội ngũ nhân viên. Để hoạt động thành công và có hiệu quả công ty luôn coi trọng vấn đề trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên. Hiện nay AVA có 14 kiểm toán viên cấp nhà nước, 02 kiểm toán viên có chứng chỉ kiểm toán viên quốc tế ACCA và CPA Australia, 03 thẩm định viên về giá, 03 thạc sỹ kinh tế. Đội ngũ nhân viên của công ty là những kiểm toán viên có bản lĩnh,có tính chuyên nghiệp,có nhiều năm kinh nghiệm làm việc tại các công ty kiểm toán lớn như : AASC, KPMG, E&Y chắc chắn sẽ đáp ứng những yêu cầu tốt nhất của khách hàng. Chính trình độ và kinh nghiệm của đoàn kiểm toán là nhân tố quyết định cho sự thành công của một cuộc kiểm toán.Vì vậy con người luôn là yếu tố được quan tâm đặc biệt để đảm bảo dịch vụ của công ty cung cấp đạt chất lượng cao. Do vậy đội ngũ kiểm toán viên,thẩm định viên của AVA được trang bị đầy đủ các kiến thức, được đào tạo bài bản cả trong nước và ngoài nước,có đầy đủ kinh nghiệm cần thiết để có thể đáp ứng phù hợp với yêu cầu của từng công việc cụ thể và của doanh nghiệp. Ban Giám đốc AVA là những người có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính kế toán và đã từng công tác nhiều năm tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính kế toán và kiểm toán - Bộ Tài chính (AASC). Nhân viên của AVA được đào tạo có hệ thống, đã có nhiều năm kinh nghiệm thực tế, có hiểu biết sâu rộng và đặc biệt các kiểm toán viên đã thường xuyên trực tiếp tham gia kiểm toán và tư vấn cho nhiều loại hình doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau trong nhiều năm qua. 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. a. Các phòng ban và chức năng : Do mới thành lập được hơn một năm nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty rất gọn nhẹ. Là một công ty TNHH - Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) tổ chức quản lý theo hai cấp : đứng đầu là Hội đồng thành viên, tiếp đến là Ban giám đốc (giám đốc và phó giám đốc), tiếp theo là các phòng ban. *Hội đồng thành viên : Hiện nay HĐTV bao gồm 12 người, trong đó Ông Nguyễn Minh Hải là Chủ tịch HĐTV. *Giám đốc : là người đại diện pháp nhân cho công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty như : sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn tự có của công ty trong hoạt động cung cấp dịch vụ. *Phó giám đốc : là người được giám đốc uỷ quyền chỉ đạo và điều hành các bộ phận công việc được uỷ quyền. *Phòng tài vụ kế toán : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ vốn, tài sản của công ty, tổ chức kiểm tra thực hiện chính sách kế toán - tài chính, thống kê kịp thời chính xác tình hình tài sản và nguồn vốn giúp giám đốc kiểm tra thường xuyên toàn bộ hoạt động cung cấp dịch vụ của công ty. Cập nhật sổ sách, chứng từ, hoá đơn có liên quan đến các hoạt động của công ty. * Các phòng nghiệp vụ 1,2,3,4,5: trực tiếp thực hiện việc cung cấp các dịch vụ tư vấn kế toán,kiểm toán và thẩm định giá… - Phòng nghiệp vụ 1 : Thực hiện Dịch vụ kế toán: + Tư vấn lựa chọn hình thức sổ và bộ máy kế toán. + Tư vấn lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. + Làm thuê kế toán Dịch vụ tư vấn: + Kho dữ liệu các văn bản pháp quy của Việt Nam. + Kho dữ liệu các văn bản thuế nói riêng. - Phòng nghiệp vụ 2: thực hiện Xác định cơ cấu chiến lược kinh doanh: + Tư vấn thiết lập hệ thống kiếm soát nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp, xây dựng quy chế tài chính cho doanh nghiệp. + Tư vấn quản lý tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp. + Tư vấn quản lý tiền lương và nhân sự. + Tư vấn lập dự án khả thi cho các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu, tư vấn đầu tư, lựa chọn phương án kinh doanh cho doanh nghiệp. - Phòng nghiệp vụ 3: thực hiện Thực hiện kiểm toán + Kiểm toán theo luật định Báo cáo tài chính, công trình xây dựng cơ bản, đấu thầu,…. + Kiểm toán hoạt động. + Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. - Phòng nghiệp vụ 4: thực hiện Các dịch vụ khác như + Báo cáo thẩm định số liệu theo mục tiêu + Các đánh giá và xác nhận đặc biệt. + Kiểm tra báo cáo quý và báo cáo giữa kỳ. + Chuẩn bị và tổng hợp BCTC. - Phòng nghiệp vụ 5: thực hiện Dịch vụ đào tạo + Tổ chức khoá học về kế toán, kiểm toán cho các đơn vị phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán, kiểm toán quốc tế. + Tổ chức khoá học về kế toán, kiểm toán cho các đơn vị phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt Nam. + Đào tạo kiểm toán nội bộ cho cac doanh nghiệp. b. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy quản lý Hội đồng thành viên Ban Giám đốc P.Kế toán Phòng nghiệp vụ 1 Phòng nghiệp vụ 2 Phòng nghiệp vụ 3 Phòng nghiệp vụ 4 Phòng nghiệp vụ 5 2.1.2.3.Tổ chức bộ máy kế toán. Việc tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận.Việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Hiện nay việc tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) tiến hành theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 2 người được phân công như sau : + Kế toán trưởng (kiêm phó giám đốc) : giúp giám đốc công tác tổ chúc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính thông tin kinh tế trong toàn công ty theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và điều lệ kế toán trưởng hiện hành. Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn, kiểm tra việc chỉ đạo hạch toán, lập kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc và ban lãnh đạo về công tác kế toán tài chính tại công ty. +Kế toán tổng hợp : tiến hành ghi sổ tổng hợp, lập các báo cáo chi tiết và tổng hợp báo cáo của các chi nhánh gửi lên thành báo cáo công ty. Ngoài ra kế toán tổng hợp cũng là người kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, cũng như việc ghi chép sổ sách kế toán. Do bộ máy kế toán của công ty còn nhỏ gọn chỉ có 2 người nên kế toán tổng hợp cũng kiêm trách nhiệm của các nhân viên kế toán như : kế toán tiền mặt, tiền gửi, tài sản cố định, kế toán thanh toán… 2.1.3. Đặc điểm công tác kiểm toán tại công ty. 2.1.3.1.Các dịch vụ cung cấp. Công ty cung cấp nhiều loại hình dịch vụ và đều có kết quả cao. Nhưng dịch vụ kiểm toán là một trong những dịch vụ mang lại hiệu quả lớn nhất cho công ty.Bao gồm các dịch vụ kiểm toán có giá trị cao như sau : Kiểm toán các Báo cáo tài chính Kiểm toán hoạt động các dự án Kiểm toán Báo cáo quyết toán công trình xây dựng Kiểm toán xác định vốn góp liên doanh Kiểm toán tuân thủ Kiểm toán hoạt động Kiểm toán theo thủ tục như cam kết 2.1.3.2.Khách hàng của công ty. Hiện nay công ty đang thực hiện cung cấp các dịch vụ chuyên ngành kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình XDCB hoàn thành, thẩm định giá trị tài sản, bất động sản cho các đơn vị. Chính vì vậy mà thị trường khách hàng của công ty cũng rất đa dạng cho từng lĩnh vực cụ thể trên như sau: Dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính Văn phòng Tổng Công ty xây dựng số 1 - Bộ Xây dựng Văn phòng Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam Công ty Cổ phần Xà Phòng Hà Nội Công ty hoá chất Đức Giang – TCT Hoá chất Việt Nam Công ty phân lân Ninh Bình – TCT Hoá chất Việt Nam Công ty phân bón Miền Nam – TCT Hoá chất Việt Nam Công ty hoá chất cơ bản Miền Nam – TCT Hoá chất Việt Nam Công ty Vinaconex 11 Công ty Đầu tư thương mại Tràng Tiền (Tràng Tiền PLAZA) Công ty Cổ phần Vinacontrol Công ty Cổ phần Quảng cáo và Hội chợ thương mại (Vinaxad) Kiểm toán và tư vấn lập báo cáo Quyết toán vốn đầu tư Dự án Dây chuyền mới Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn: Tổng mức đầu tư 4.085 tỷ Dự án Dây chuyền nghiền Xi măng Quảng Trị - Công ty Cổ phần thạch cao xi măng Dự án Nhà máy tuyển quặng APATIT – Công ty APATIT Việt Nam Dự án Nhà máy xi măng Tam Điệp Dự án Nhà máy gỗ Hưng Yên – Constrexim Holdíng Công trình xây dựng Trụ sở làm việc Công ty Xuất nhập khẩu Viglacera Kiểm toán xác định giá trị tài sản Định giá Công ty TNHH Quốc tế Việt Séc để góp vốn cổ phần với Constrexim Holdings Xác định giá trị sử dụng 3150m2 đất tại 203 Minh Khai của TCT Thực phẩm Miền Bắc Xác định giá trị doanh nghiệp để góp vốn cổ phần Công ty Cổ phần Đức Hoàng Xác định giá trj quyền sử dụng đất 8130m2 tại phố Mạc Thị Bưởi của Công ty Thực phẩm Hà Nội Thẩm định Giá trị dự án đầu tư của Công ty Môi trường đô thị Hà Nội. 2.1.3.3.Quy trình kiểm toán tại công ty. Kiểm toán là một hoạt động có chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng tài chính. Các yếu tố của xác minh và bày tỏ ý kiến là kiểm toán cân đối, đối chiếu lôgic, đối chiếu trực tiếp, kiểm kê, thực hiện và điều tra…Các yếu tố này cần được kết hợp với nhau theo một trình tự kho phù hợp với đối tượng cụ thể ở một khách thể xác định. Do trình tự của bản thân công tác kiểm toán khác nhau song trong mọi trường hợp, tổ chức kiểm toán đều phải được thực hiện theo một quy trình chung với ba bước cơ bản: Bước 1: Chuẩn bị kiểm toán Bước 2: Thực hành kiểm toán Bước 3: Kết thúc kiểm toán Để thực hiện quy trình kiểm toán với 3 bước nêu trên, khái niệm “Cuộc kiểm toán” phải bao hàm đầy đủ các yếu tố sau: a.Đối tượng kiểm toán b.Mục tiêu và phạm vi kiểm toán c.Chủ thể kiểm toán d.Khách thể kiểm toán e.Phương pháp áp dụng trong kiểm toán và cơ sở pháp lý thực hiện kiểm toán f.Thời hạn kiểm toán * Chuẩn bị kiểm toán Chuẩn bị là bước công việc đầu tiên của tổ chức công tác kiểm toán nhằm tạo ra tất cả tiền đề và điều kiện cụ thể khi thực hành kiểm toán. Đây là công việc có ý nghĩa quyết định chất lượng kiểm toán. Đặc biệt là trong điều kiện Việt Nam, công tác kiểm toán còn mới mẻ có khi vừa học vừa làm, vừa tạo nếp nghĩ và thói quen trong kiểm toán. Trong khi đó các văn bản pháp lý chưa đầy đủ và phân tán, nguồn tài liệu thiếu về số lượng, về tính đồng bộ và cả chất lượng… Do vậy, chuẩn bị kiểm toán càng cần coi trọng đặc biệt. Các tiền đề và điều kiện cụ thể cần tạo ra trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán có rất nhiều đặc biệt trong những loại hình kiểm toán cụ thể như kiểm toán tài chính song có thể quy về một số công việc chủ yếu sau: *Xác định mục tiêu - phạm vi kiểm toán Mục tiêu chung của kiểm toán phải gắn chặt với mục tiêu, yêu cầu quản lý. Vì vậy, trước hết mục tiêu kiểm toán phải tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, tuỳ thuộc vào loại hình kiểm toán. Phạm vi kiểm toán là sự giới hạn về không gian và thời gian của đối tượng kiểm toán. Phạm vi kiểm toán thường được xác định đồng thời với mục tiêu kiểm toán và là một định hướng cụ thể hoá mục tiêu này. Trong giai đoạn này công ty không ngừng tìm hiểu về khách hàng bao gồm hoạt động kinh doanh và các rủi ro trong kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức hoạt động, độ lớn của doanh nghiệp trên các chỉ tiêu tuyệt đối, tương đối, các yêu cầu của khách hàng về các loại hình dịch vụ, từ đó tiếp cận và xây dựng một bản hợp đồng với lịch trình, phạm vi, mức phí phù hợp. Mục tiêu của giai đoạn này là theo đuổi, chia sẻ tiếm tới ký kết hợp đồng để cùng phát triển. *Chỉ định người phụ trách công việc kiểm toán và chuẩn bị các điều kiện vật chất cơ bản Tuỳ mục tiêu và phạm vi kiểm toán, cần chỉ định trước người chủ trì cuộc kiểm toán sẽ tiến hành lần này. Công việc này có thể làm đồng thời với việc xây dựng mục tiêu cụ thể song cần thực hiện trước khi thu thập thông tin, đặc biệt là việc làm quen với đối tượng, với khách thể mới của kiểm toán. Yêu cầu chung của việc chỉ định này là phải có người phụ trách có trình độ tương ứng với mục tiêu, phạm vi kiểm toán nói chung. Đây là vấn đề hệ trọng, đặc biệt với kiểm toán tài chính nên đã được ghi trong 10 chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận phổ biến. Cùng với việc chỉ định con người, cần chuẩn bị các thiết bị và điều kiện vật chất khác kèm theo: phương tiện tính toán và kiểm tra thích ứng với đặc điểm tổ chức kế toán, phương tiện kiểm kê thích ứng với từng loại vật tư, đá quý… *Thu thập thông tin Trong thu thập thông tin công ty thường tận dụng tối đa nguồn tài liệu đã có song khi cần thiết vẫn phải có những biện pháp điều tra bổ sung. Các nguồn tài liệu đã có thường bao gồm: Các nghị quyết có liên quan đến hoạt động của đơn vị được kiểm toán. Các văn bản có liên quan đến đối tượng và khách thể kiểm toán. Các kế hoạch, dự toán, dự báo có liên quan. Các báo cáo kiểm toán lần trước, các biên bản kiểm kê hoặc biên bản xử lý các vụ xảy ra trong kỳ kiểm toán. Các tài liệu có liên quan. Trong nhiều trường hợp, nguồn thông tin đã có chưa đủ cần tiến hành khảo sát, điều tra bổ sung, song cũng ở mức khái quát phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán. *Lập kế hoạch kiểm toán Dựa trên bản hợp đồng đã được ký kết, phù hợp với hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành và chuẩn mực kiểm toán Quốc tế được thừa nhận, tiến hành lập kế hoạch kiểm toán tổng thể, định hướng cho cuộc kiểm toán (có được từ các thông tin chung về công ty), lập kế hoạch kiểm toán chi tiết (có được từ thông tin của bản hợp đồng,chương trình kiểm toán chuẩn của công ty), bố trí hệ thống nhân sự các cấp phù hợp với hợp đồng đã ký kết với khách hàng (Ban giám đốc điều hành hợp đồng - Ban cố vấn thường trực - Công ty liên kết - (nếu cần thiết) - Cộng tác viên (nếu cần thiết) - Nhóm kiểm toán). Trong quá trính náy công ty sẽ gửi tới đơn vị các văn bản đề nghị chuẩn bị số liệu, tài liệu, văn bản thông báo về kế hoạch lịch trình, nhân sự chính thức của cuọcc kiểm toán, các dự kiến về thời gian phát hành báo cáo, tổ chức cuộc họp… *Xây dựng chương trình kiểm toán Trên cơ sở kế hoạch tổng quát, cần xây dựng chương trình cụ thể cho từng phần hành kiểm toán (kế hoạch chi tiết). Do mỗi phần hành kiểm toán có vị trí, đặc điểm khác nhau nên phạm vi, loại hình kiểm toán cũng khác nhau dẫn đến số lượng và thứ tự và các bước kiểm toán khác nhau. Xây dựng chương trình kiểm toán chính là việc xác định số lượng và thứ tự các bước kể từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc công việc kiểm toán. Như vậy, quá trình kiểm toán cần được xây dựng trên những cơ sở cụ thể trước hết là mục tiêu, loại hình kiểm toán và đặc điểm cụ thể của đối tượng kiểm toán. * Thực hành kiểm toán Đây là quá trình quan trọng, quyết định đến phần lớn chất lượng của cuộc kiểm toán, đây là quá trình các kiểm toán viên tiến hành thu thập số liệu, thực hiện các thủ tục kiểm toán từ tổng hợp đến chi tiết số liệu liên quan đến báo cáo đựơc kiểm toán.Trong quá trình này ngoài các thủ tục kiểm toán thông thường, các kiểm toán viên cũng có thể dùng các thủ tục như Xác nhận, Phỏng vấn, Kiểm kê, Quan sát để củng cố các bằng chứng kiểm toán nhằm đưa ra các ý kiến vè báo cáo tài chính. Trong quá trình, này sự xuất hiện của Ban giám đốc, các cố vấn kỹ thuật (nếu cần thiết) sẽ giúp cho các kiểm toán viên bổ sung và hoàn thiện các thủ tục kiểm toán nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán. Cuộc kiểm toán tại đơn vị sẽ được tập trung định hướng vào những khu vực then chốt thông qua việc phân tích rủi ro và sử dụng các kỹ thuật kiểm toán. Quan tâm đến các vấn đề về tài chính, về thuế theo quy định từng thời kỳ từng niên độ kế toán và coi là trọng tâm trong các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính thường niên.Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) luôn quan tâm và xem xét tới vấn đề này như một khoản mục trọng tâm trong tất cả các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính với mục tiêu đưa ra các ý kiến đánh giá, tư vấn hữu hiệu nhất cho khách hàng về báo cáo tài chính hàng năm. * Kết thúc kiểm toán Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán kiểm toán viên phải tiến hành hàng loạt công việc cụ thể bao gồm: xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến; xem xét các sự kiến xảy ra sau ngày kết thúc niên độ; xem xét giả thuyết về tính liên tục trong hoạt động của đơn vị; thu thập thư giải trình của Ban Giám đốc đơn vị; tổng hợp kết quả kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán. Nội dung và hình thức cụ thể của kết luận báo cáo kiểm toán rất đa dạng tuỳ theo mục tiêu, phạm vi, loại hình kiểm toán. Tuy nhiên, về mặt khoa học cũng cần khái quát các yêu cầu và nội dung cơ bản cảu kết luận và báo cáo hoặc biên bản kiểm toán. Kết luận kiểm toán là sự khái quát kết quả thực hiện các chức năng kiểm toán trong từng cuộc kiểm toán cụ thể. Vì vậy, kết luận kiểm toán phải đảm bảo yêu cầu cả về nội dung cũng như tính pháp lý. Về nội dung, kết luận kiểm toán phải phù hợp, đầy đủ. Sự phù hợp của kết luận kiểm toán là sự nhất quán giữa kết luận nêu ra với mục tiêu kiểm toán (đã nêu trong kế hoạch hoặc hợp đồng hay lệnh kiểm toán). Sự đầy đủ của kết luận bao hàm toàn bộ yêu cầu, phạm vi kiểm toán đã xác định và được điều chỉnh (nếu có): mọi khía cạnh khác nhau về nội dung đã xác định trong yêu cầu và mọi bộ phận thuộc phạm vi kiểm toán đã nêu trong kế hoạch kiểm toán hoặc được điều chỉnh (nếu có) đều phải được bao hàm trong kết luận kiểm toán. Tính pháp lý của kết luận kiểm toán trước hết đòi hỏi những bằng chứng tương xứng theo yêu cầu của các quy chế, chuẩn mực và luật pháp. Đồng thời, tính pháp lý này cũng đòi hỏi các kết luận phải chuẩn xác trong từ ngữ và văn phạm. Chẳng hạn, kết luận kiểm toán không được dùng các cụm từ “nói chung là…” “tương đối là…”. Để bảo đảm các yêu cầu pháp lý, trong kiểm toán tài chính, kết luận kiểm toán được quy định thành chuẩn mực với 4 loại ý kiến: Ý kiến chấp nhận toàn bộ Ý kiến loại trừ Ý kiến bác bỏ (Ý kiến trái ngược) Ý kiến từ chối Báo cáo hoặc biên bản kiểm toán là hình thức biểu hiện các chức năng kiểm toán và thể hiện kết luận kiểm toán. Biên bản kiểm toán thưòng được sử dụng trong kiểm toán nội bộ hoặc trong từng phần kiểm toán báo cáo tài chính (biên bản kiểm tra tài sản, biên bản xác minh tài liệu hay sự việc…). Biên bản kiểm toán thường cần có những yếu tố cơ bản sau: Khái quát lý do (mục tiêu) kiểm toán. Nêu cụ thể cơ cấu, chức trách của những người tham gia. Khái quát quá trình kiểm toán, đặc biệt những diễn biến không bình thường. Tổng hợp kết quả kiểm toán. Kết luận kiểm toán (kèm theo các bằng chứng kiểm toán). Nêu kiến nghị. Ghi rõ thời gian lập biên bản. Tên và chữ ký của những người phụ trách. Báo cáo kiểm toán là hình thức biểu hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về báo cáo tài chính được kiểm toán phục vụ yêu cầu của những người quan tâm cụ thể. Nội dung cơ bản của một báo cáo cũng cần có những yếu tố cơ bản: Nơi gửi. Đối tượng kiểm toán. Cơ sở thực hiện kiểm toán. Kết luận kiểm toán. Nơi lập và ngày báo cáo. Chữ ký của kiểm toán viên. Kèm theo báo cáo kiểm toán có thể có “Thư quản lý” gửi cho người quản lý để nêu lên những kiến nghị của kiểm toán viên trong công tác quản lý. 2.2. Thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công tyTNHH tư vấn Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (AVA). 2.2.1.Giới thiệu về khách hàng. Việc đầu tiên trong tất cả các cuộc kiểm toán là công ty phải tiếp cận với khách hàng. Để tiến hành kiểm toán Công ty AVA bắt đầu gửi thư chào hàng đến cả những khách hàng thường xuyên của công ty và một số khách hàng mới. Công ty sẽ giới thiệu đầy đủ các loại hình dịch vụ của mình với cam kết đảm bảo chất lượng tốt nhất qua thư chào hàng. Công ty sẽ nhận được các thư mời kiểm toán khi công ty khách hàng đã chấp nhận. Công việc kiểm toán sẽ được xem xét khả năng chấp nhận khi Công ty AVA đã có những hiểu biết sơ bộ về khách hàng.Khi đã quyết định sẽ kiểm toán cho khách hàng BGĐ hai bên sẽ gặp gỡ trực tiếp cùng thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng, đi đến thống nhất và ký kết hợp đồng kiểm toán. Trong quá trình thực tập tại Công ty AVA em đã được tham gia trực tiếp kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại hai công ty A và B. *Công ty A : + Công ty A là khách hàng năm đầu tiên của AVA.Công ty A là công ty cổ phần được thành lập dưới hình thức chuyển từ doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần theo Nghị định số 64/2002/NĐ-CP ngày 19 tháng 06 năm 2002 của Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần và Quyết định số 309/2003/QĐ-HĐQT ngày 29 tháng 11 năm 2002 của HĐQT Tổng công ty hoá chất Việt Nam về kế hoạch cổ phần hoá doanh nghiệp năm 2003.Quyết định số 248/2003/QĐ-BCN ngày 31 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng bộ công nghiệp về việc chuyển chính thức công ty A thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam thành Công ty cổ phần A. Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh theo Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103006569 ngày 27 tháng 01 năm 2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp. + Trụ sở chính của công ty tại 233B - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. + Ngành nghề kinh doanh của công ty : - Công nghiệp sản xuất chất tẩy rửa tổng hợp. - Kinh doanh xuất nhập khẩu hoá chất, vật tư và chất tẩy rửa tổng hợp - Sản xuất kinh doanh hoá mỹ phẩm, bao bì và in nhãn mác trên sản phẩm. - Kinh doanh thực phẩm công nghệ, lương thực thực phẩm đã qua chế biến. - Cho thuê văn phòng và kho tàng. *Công ty B + Công ty B là khách hàng thường xuyên của AVA, công ty được thành lập theo Giấy đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 27 tháng 04 năm 2006 và đăng ký thay đổi lần hai ngày 14 tháng 05 năm 2007. + Trụ sở chính của công ty tại số 9 Đinh Lễ - Hoàn Kiếm – Hà Nội. + Hoạt động kinh doanh của công ty : - Quảng cáo và hội trợ triển lãm thương mại. - Du lịch, lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế. - Kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ, thiết bị máy văn phòng, hàng điện tử, nông sản thực phẩm, hàng dệt may, sản phẩm mỹ nghệ. - Tư vấn và thiết kế thi công mỹ nghệ ( không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình). - Dịch vụ in ấn. - Dịch vụ tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo hợp tác đầu tư xúc tiến thương mại. - Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh. - Kinh doanh, môi giới bất động sản ( không bao gồm hoạt động tư vấn về giá đất). - Xây dựng, cho thuê nhà ở, văn phòng, kho bãi, nhà xưởng. 2.2.2.Lập kế hoạch kiểm toán. 2.2.2.1.Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán. * Công việc thực hiện trước khi kiểm toán Để công việc kiểm toán đạt hiệu quả cao thì giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cần đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán. Chính vì vậy trước khi tiến hành cuộc kiểm toán cụ thể công ty yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin về tài chính như: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ…của năm tài chính cần kiểm toán. Từ đó giúp cho KTV có cái nhìn tổng quát về công ty khách hàng và có cơ sở đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát để xây dựng chương trình kiểm toán cụ thể. * Chọn nhóm kiểm toán Sau khi đã có những hiểu biết sơ bộ về công ty khách hàng công ty AVA sẽ chọn ra một nhóm kiểm toán bao gồm từ ba đến bốn người. Trong đó có trưởng nhóm kiểm toán là một KTV giám sát trực tiếp công việc và thực hiện một số phần hành kiểm toán cụ thể đồng thời là người quản lý và soát xét cuộc kiểm toán. Ngoài ra bao gồm một kiểm toán viên và từ một đến hai trợ lý kiểm toán. 2.2.2.2.Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng. Trong giai đoạn này KTV tiến hành thu thập các thông tin về ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng. Tuỳ theo từng khách hàng cụ thể mà KTV sẽ thu thập những lượng thông tin khác nhau. Cụ thể với những khách hàng thường xuyên như công ty B đã giới thiệu ở trên, các thông tin đã được lưu trong hồ sơ từ các cuộc kiểm toán năm trước, KTV chỉ cần bổ sung những thông tin mới phát sinh từ phía khách hàng. Còn đối với khách hàng kiểm toán lần đầu tiên như tại công ty A, KTV cần thu thập đầy đủ tất cả các thông tin từ phía khách hàng. Cụ thể các thông tin cần thu thập bao gồm: Giấy phép đăng ký hoạt động kinh doanh, các hoạt động kinh doanh của công ty, chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và một số đánh giá sơ bộ về HTKSNB của công ty khách hàng. 2.2.2.3.Tìm hiểu về hệ thống kế toán và môi trường kiểm soát. Tìm hiểu hệ thống kế toán của công ty khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình kiểm toán nói chung và trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán nói riêng.Việc tìm hiểu hệ thống kế toán cho phép KTV xác định rủi ro tiềm tàng trong các chu trình khoản mục kế toán từ đó triển khai một kế hoạch kiểm toán tối ưu. Các vấn đề về chính sách kế toán cụ thể tại hai công ty như sau : *Công ty A - Chế độ kế toán áp dụng : công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo. - Hình thức ghi sổ :Nhật ký chung trên máy - Niên độ kế toán : từ 01/01 đến hết 31/12 - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : kê khai thường xuyên - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : bình quân gia quyền - Đánh giá về môi trường kiểm soát : nhìn chung môi trường kiểm soát của công ty A là đáng tin cậy do là một công ty thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam nên được đánh giá cao về hệ thống kiểm soát. *Công ty B - Chế độ kế toán áp dụng : công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. - Hình thức ghi sổ : áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính chứng từ ghi sổ. - Niên độ kế toán : từ 01/01 đến hết 31/12 - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho : phương pháp bình quân gia quyền - Những thay đổi về hệ thống kế toán so với các cuộc kiểm toán trước : không có gì thay đổi.Hệ thống kế toán vẫn giữ nguyên như các cuộc kiểm toán trước. - Đánh giá về môi trường kiểm soát : nhìn chung môi trường kiểm soát của công ty B tương đối mạnh và hệ thống KSNB là đáng tin cậy. 2.2.2.4.Thực hiện thủ tục phân tích tổng quát. Đây là một trong những kỹ thuật thu thập bằng chứng được KTV sử dụng trong hầu hết các giai đoạn của cuộc kiểm toán để có một cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của công ty khách hàng. Các thủ tục phân tích mà công ty AVA thường áp dụng là : tính số biến động của năm nay so với năm trước về số dư các tài khoản trên BCĐKT (phân tích ngang) hay tính toán các tỷ suất về thanh toán (phân tích dọc). Thủ tục phân tích được áp dụng đối với số dư tài khoản phải trả người bán tại hai công ty A và B lần lượt như sau : Bảng 2.7 :BIỂN ĐỘNG SỐ DƯ TK 331 CỦA CÔNG TY A Dựa vào số liệu trên bảng đã thu thập được ta thấy: số dư cuối năm 2007 về cả khoản trả trước cho người bán và phải trả người bán đều có xu hướng giảm so với năm 2006. Cụ thể khoản trả trước cho người bán giảm 357.234.498đ và khoản phải trả người bán giảm 499.986.580đ. Điều này cho thấy công nợ của công ty A đã giảm, tình hình tài chính của công ty khả quan hơn. Bảng 2.8 : BIẾN ĐỘNG SỐ DƯ TK 331 CỦA CÔNG TY B Theo số liệu thống kê ở bảng trên ta thấy: số dư cuối năm 2007 tài khoản trả trước cho người bán tăng so với năm 2006 khá nhiều. Nhưng số dư phải trả người bán lại có xu hướng giảm đi. Vậy khoản công nợ của công ty B cũng giảm. Cụ thể khoản trả trước cho người bán tăng 2.725.359.735đ so với năm trước. Khoản phải trả người bán giảm 1.774.453.764đ. Ngoài việc so sánh số dư các tài khoản của năm nay so với năm trước (phân tích ngang) KTV còn thực hiện các thủ tục phân tích dọc bằng các nhóm tỷ suất về khả năng thanh toán của hai công ty A và B cụ thể như sau : Bảng 2.9 :PHÂN TÍCH TỶ SUẤT KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA CÔNG TY A Qua số liệu như đã phân tích ở bảng trên ta nhận thấy nhóm tỷ suất khả năng thanh toán của hai công ty là khác nhau. Cụ thể ở công A giảm còn công ty B tăng nhung nói chung tỷ suất thanh toán hiện hành ở cả hai công ty đều lớn hơn 1 chứng tỏ tình hình tài chính của hai công ty khá tốt, công ty có đủ tài sản để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Nhưng KTV cũng không đi sâu vào phân tích các tỷ suất do không có số liệu thống kê của cả ngành ở cả hai công ty. Chính vì vậy không giải thích được sự biến động của các khoản nợ ngắn hạn ở các năm. 2.2.2.5.Xác định mức độ trọng yếu. Căn cứ vào những thông tin thu thập được trong quá trình tìm hiểu khách hàng cũng như tìm hiểu hệ thống KSNB, KTV phân tích và đánh giá mức độ trọng yếu cho các khoản mục phải trả người bán ở cả hai công ty. Việc xác định mức độ trọng yếu là một vấn đề phức tạp yêu cầu sự xét đoán mang tính nghề nghiệp của KTV. Cụ thể với khách hàng A mức độ trọng yếu được phân bổ như ở bảng sau: Bảng 2.10 :CÁC CHỈ TIÊU CHỦ YẾU ĐỂ ƯỚC LƯỢNG MỨC ĐỘ TRỌNG YẾU CỦA CÔNG TY A Sau đó KTV tiến hành phân bổ mức độ trọng yếu cho các khoản mục theo bảng sau : Bảng 2.11:PHÂN BỔ MỨC TRỌNG YẾU CHO CÁC KHOẢN MỤC Ở CÔNG TY A Dựa vào mức trọng yếu đã xác định được của khoản mục nợ ngắn hạn và hệ số phân bổ, KTV đã xác định mức trọng yếu đối với khoản phải trả người bán là :9.716.660đ. Dựa vào số liệu đó KTV thấy khoản phải trả người bán sau khi đã kiểm toán mà có sai sót lớn hơn hoặc nhỏ hơn 9,176.660đ thì được coi là trọng yếu và yêu cầu công ty khách hàng phải đưa ra điều chỉnh hợp lý. Xác định tương tự như ở công ty A, kết quả ước lượng mức trọng yếu ban đầu tại công ty B là 1.826.451đ. Như vậy tại công ty B nếu sau khi kiểm toán phát hiện ra chênh lệch lớn hơn hoặc nhỏ hơn 1.826.451đ cũng bị coi là trọng yếu và cần điều chỉnh kịp thời. 2.2.2.6. Đánh giá rủi ro kiểm toán. Để đánh giá rủi ro kiểm toán, KTV thực hiện đánh giá rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng. Có 6 rủi ro tiềm tàng bao gồm các sai sót tiềm tàng liên quan đến các giao dịch (tính đầy đủ, tính hợp lệ, tính ghi chép, tính đúng kỳ) và các sai sót tiềm tàng liên quan đến việc lập các BCTC (đánh giá, trình bày). Qua tìm hiểu hoạt động kinh doanh, tìm hiểu hệ thống KSNB và thực hiện phân tich sơ bộ tại cả hai công ty A và B, KTV đã nhận định các sai sót tiềm tàng đều có thể xảy ra đối với các mục tiêu kiểm toán đặc thù đã được xác định cho chu trình này. Các rủi ro chi tiết đã được xác định liên quan đến tài khoản này cần được chỉ ra thông qua việc thực hiện các thủ tục kiểm toán chi tiết được tóm tắt dưới đây. Ngoài ra khi KTV lập kế hoạch dựa trên các hoạt động kiểm soát nhằm giảm bớt rủi ro được xác định cụ thể và thực hiện kiểm tra chi tiết ở mức độ cơ bản, chúng ta cần phải chắc chắn rằng các thủ tục kiểm soát đó đã được kiểm tra và kết luận trước khi thực hiện kiểm tra chi tiết. Dưới đây sẽ là các thông tin đã được soát xét và tổng hợp nhằm đảm bảo rằng kế hoạch kiểm toán chỉ ra được các rủi ro (không bao gồm số liệu): Bảng 2.12 : ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM TOÁN 2.2.2.7. Thiết kế chương trình kiểm toán đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Tại công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) chương trình kiểm toán được thiết kế sẵn cho từng khoản mục như : đánh giá HTKT và KSNB, Tiền, HTK, Các khoản phải thu; Các khoản phải trả; Doanh thu; Giá vốn hàng bán; Nguồn vốn kinh doanh; Chi phí sản xuất; Chi phí hoạt động…tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng khách hàng mà các KTV áp dụng linh hoạt chương trình kiểm toán một cách phù hợp nhất khi thực hiện công việc kiểm toán tại công ty khách hàng. Kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán là các dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện. Kế hoạch kiểm toán nói chung bao gồm :thiết kế các thủ tục kiểm soát, thiết kế các thủ tục phân tích và thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết. Các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với việc mua hàng và thanh toán liên quan đến kiểm toán chu trình hàng tồn kho và kiểm toán vốn ằng tiền vì vậy việc thiết kế các thủ tục kiểm toán chi tiết chỉ bao gồm nội dung nợ phải trả nhà cung cấp. Bảng 2.13 :CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TRA TỔNG THỂ Sau khi tiến hành các bước công việc trên thì trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành soạn thảo chương trình kiểm tra chi tiết. Và thực tế tại công ty đã có chương trình mẫu. Chương trình kiểm toán mẫu có thể được sử dụng để hướng dẫn thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết tài khoản này, KTV tiến hành điều chỉnh kế hoạch kiểm toán theo những thông tin mới thu thập được. Theo đó các thủ tục kiểm tra chi tiết của chương trình kiểm toán mẫu đối với phần hành này sẽ được bổ sung những thủ tục mới cần thiết (do KTV tự thiết kế) hoặc bỏ lại những thủ tục không cần thiết. Sau đây sẽ là chương trình kiểm toán phải trả nhà cung cấp : Bảng 2.14: CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN 2.2.3.Thực hiện kiểm toán. Sau khi đã lập kế hoạch kiểm toán chi tiết như ở trên, công ty tiến hành thực hiện các bước công việc theo đúng các thủ tục đã đưa ra.Sau đây sẽ là việc thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại hai công ty A và B. Trước khi thực hiện kiểm toán KTV thực hiện thủ tục phân tích chung cho cả hai công ty A và B như sau: - Dựa vào bảng về biến động số dư TK 331 của cả hai công ty A và B đã được các KTV phân tích ở bước lập kế hoạch kiểm toán ta thấy: tại hai công ty A và B số dư năm 2007 giảm so với năm 2006 cho thấy công nợ của hai công ty này đã giảm và tình hình tài chính của công ty là khả quan hơn. - Trong quá trình xem xét chủng loại hàng mua vào ở các nhà cung cấp nhỏ này, KTV nhận thấy đây là những chủng loại hàng hoá mà các nhà cung cấp lớn và bán hàng thường xuyên hoàn toàn có thể cung cấp với số lượng không hạn chế, chất lượng tốt và giá cả thấp hơn. Vậy vấn đề đặt ra là tại sao doanh nghiệp không mua của các nhà cung cấp lớn mà lại mua của các nhà cung cấp nhỏ này, không những thế những giao dịch này không có hiựp đồng mua bán, KTV nghi ngờ có sự xuất hiện của các hoá đơn mua hàng khống. KTV sẽ tiến hành gửi thư xác nhận đối với các nhà cung cấp này. Trên đây là một số thủ tục phân tích mà KTV của Công ty AVA áp dụng trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại cả hai công A và B, việc phân tích được áp dụng nhằm xác định các vùng rủi ro, sau đó tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết với các khoản mục đã được khoanh vùng. 2.2.3.1.Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán do AVA thực hiện tại công ty A. Công ty A là công ty chuyên về hoạt động sản xuất kinh doanh nên các khoản công nợ chiếm tỷ trọng lớn trong đó có các khoản phải trả nhà cung cấp. KTV tại AVA thực hiện kiểm toán các khoản công nợ theo đúng các chương trình kiểm toán mẫu phù hợp với chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt Nam cũng như các quy định đã được áp dụng. Để tiến hành kiểm toán KTV yêu cầu kế toán cung cấp các thông tin cụ thể sau : Các BCTC của năm 2007 Bảng tổng hợp thanh toán với người bán Các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Bảng kê số phát sinh tài khoản phải trả người bán Sổ nhật ký mua hàng, báo cáo nhận hàng. Sổ cái tài khoản phải trả người bán, tài khoản hàng tồn kho. Biên bản đối chiếu công nợ. Báo cáo kiểm toán năm trước. Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền mặt. Các chứng từ và tài liệu liên quan khác… Các kết quả kiểm toán được trình bày trên giấy tờ làm việc của KTV như sau : * Kiểm toán tổng hợp khoản phải trả người bán. Sau đây sẽ là bảng tổng hợp về khoản phải trả người bán đã được kiểm tra đối chiếu và tổng hợp lại từ số liệu trên bảng kê số phát sinh phải trả người bán với số liệu trên BCTC và phản ánh trên giấy tờ làm việc của KTV tại AVA như sau : Biểu 2.1: TRÍCH GIẤY TỜ LÀM VIỆC CỦA KTV CÔNG TY TNHH T Ư VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAMVIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà NộiTel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn Professional services Tên khách hàng :Công ty A....................................................Niên độ : 2007.............................................................Khoản mục : phải trả người bán........................................Bước công việc : Tổng hợp phải trả ngưòi bán (TK 331)....... Tham chiếu : N1/1………………Người thực hiện: PTH……… Ngày thực hiện : 07/03/2008..… Mã KH Tên KH 31/12/2006 31/12/2007 Ghi chú Dư Nợ Dư Có NMBB015 Anh Việt - 351.300 (*) NMBB078 Công ty cổ phần nồi hơi Việt Nam - 17.681.000 ü NMBB104 Công ty cổ phần thương mại vận tải Hà Lào - 723.237.200 ü NMBB066 Công ty TNHH môi trường đô thị Thăng Long - 20.000.000 (*) NMBB024 Công ty TNHH Trường Nam - 5.829.832 ü NMBB009 Công ty vận chuyển Hải Phòng - 2.230.000 ü NMBB004 Công ty xây lắp Bắc Sơn - 2.220.300 ü NMBM050 HTX Toàn Thắng - 9.896.579 NMBC013 Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam - 16.163.100 (*) Người kiểm tra: Ngày kiểm tra : Kết luận : Số liệu đã khớp đúng giữa Sổ chi tiết và Sổ cái, Bảng cân đối kế toán. Các ký hiệu ghi chú : (*) : Khớp đúng số liệu giữa biên bản xác nhận nợ của hai đơn vị tại ngày 31/12/2007. ü: Đã gửi thư xác nhận nợ. * Kiểm tra chi tiết phải trả người bán. * Kiểm tra giá trị và phản ánh trên tài khoản phải trả người bán. KTV sẽ thực hiện chọn mẫu theo đối tượng có số phát sinh và số dư cuối kỳ lớn.Cụ thể tại công ty A KTV chọn ra một số nghiệp vụ được thể hiện trên giấy làm việc như sau : Biểu 2.2: TRÍCH GIẤY TỜ LÀM VIỆC CỦA KTV CỤNG TY TNHH Tư VấN Kế TOỎN Và KIểM TOỎN VIệT NAMVIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phương Liệt – Thanh Xuõn – Hà Nội Tel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn Professional services Tên khách hàng :Công ty A....................................................Niên độ : 2007.............................................................Khoản mục : phải trả người bán........................................Bước công việc : Kiểm tra chi tiết tài khoản 331 …………... Tham chiếu : N1/2………………Người thực hiện: PTH……… Ngày thực hiện : 07/03/2008..… Đơn vị: VNĐ CHỨNG TỪ NỘI DUNG TKĐƯ SỐ TIỀN GHI CHÚ SH NT NỢ CÓ PN-NK110 11/02/07 Nhập # 004/07, TK 1430 1512 12.858.000 (1) PN-NK132 28/02/07 Nhập # 006/07, TK 1264 + 1241 1512 100.137.780 (1) PN-NK181 26/03/07 Nhập # 004/07, TK 1430 &1664 1512 535.492.582 (1) PN-NK215 12/04/07 Nhập HĐ 004/07, TK1664+1680+ 1686 1512 1.288.099.606 (1) UNC 307TTDD 29/04/07 TT tiền hợp đồng No004/07-Haso/XNK 1512 3.327.429.547 (2) PN-NK243 18/05/07 Nhập # 006/07, TK 1271+1295+1302 1512 300.314.400 (1) PN-NK264 27/05/07 Nhập # 004/07, TK 740 1512 12.189.971 (1) PN-NK287 07/06/07 Nhập # 008/07, TK 1713 1512 381.102.428 (1) PKT 610 TTNN 26/06/07 Trả trước tiền HĐ số 016/07 1121 7.592.120.000 (2) PN-NK315 19/08/07 Nhập # 013/07, TK 2245 1512 360.964.450 (1) PN-NK341 31/08/07 Nhập # 014/07, TK 2057 1512 86.276.325 (1) PN-NK370 17/09/07 Nhập # 014/07, TK 2179 1512 135.917.992 (1) PKT 11 TTDT.1 10/10/07 TT tiền HĐ No 013/07 1121 2.701.600.200 (2) PKT 11 TTDT.2 21/10/07 TT tiền HĐ No014/07 1121 3.947.736.190 (2) PN-NK403 05/11/07 Nhập # 015/07, TK 2522 1512 432.249.038 (1) PN-NK421 16/11/07 Nhập # 016/07, TK 2268 1512 161.091.965 (1) PKT BTH 107 03/12/07 Bù trừ tiền đã trừ qua TT với Hồng Phúc 1388 13.783.742 (3) PKT 712 TTNN 31/12/07 TT tiền HĐ 015/07 1121 3.937.087.861 (2) PKT HT 07.1 31/12/07 Bổ sung giá trị hàng nhập thiếu của Hồng Phúc 1388 49.221.138 (3) Số dư đầu năm Số dư cuối năm 6.657.769.825 49.516.443.164 Người kiểm tra: Ngày kiểm tra : Các ký hiệu ghi chú : (1) Kiểm tra các hoá đơn, bảng kê chi tiết, phiếu nhập kho và báo cáo nhận hàng. (2) Kiểm tra các chứng từ thanh toán. (3) Các khoản bù trừ với Hồng Phúc. Đã kiểm tra phiếu xuất kho, hoá đơn… Kết luận : Số liệu đã khớp trên đúng trên sổ chi tiết, biên bản đối chiếu công nợ và Bảng cân đối kế toán. Khoản phải trả công ty Hồng Phúc của công ty A không có sai phạm trọng yếu. * Kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi nhận nợ. Sai phạm về tính đúng kỳ của việc ghi nhận nợ có thể xảy ra theo hai khả năng :khả năng thứ nhất là hàng mua kỳ này nhưng công nợ được ghi nhận vào kỳ sau làm cho công nợ của kỳ này bị giảm đi so với thực tế, khả năng thứ hai là đã ghi nhận công nợ cho hàng mua kỳ này nhưng thực tế các nghiệp vụ lại phát sinh ở kỳ sau làm tăng khoản công nợ phải trả.Trong đó thường bị sai phạm ở khả năng thứ nhất nhiều hơn. Để tiến hành kiểm tra tính đúng kỳ KTV sẽ chọn mẫu một số nghiệp vụ mua hàng tại thời điểm trước thời điểm khoá sổ 5 hoặc 10 ngày. Biểu 2.3: TRÍCH GIẤY TỜ LÀM VIỆC CỦA KTV CỤNG TY TNHH Tư VấN Kế TOỎN Và KIểM TOỎN VIệT NAM VIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phương Liệt – Thanh Xuõn – Hà Nội Tel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAMVIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà NộiTel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn Professional services Tên công ty : Khách hàng A………………………………..Niên độ : .2007................................................................Khoản mục : ..phải trả người bán........................................... Bước công việc : .Kiểm tra chi tiết tài khoản 331………...... Tham chiếu : N1/3………………Người thực hiện: PTH……… Ngày thực hiện : 07/03/2008..… Tham chiếu : ………………Người thực hiện: PTH………Ngày thực hiện : 07/03/08 Đơn vị : VNĐ CHỨNG TỪ NỘI DUNG SỐ TIỀN GHI CHÚ SH NT PN-NK512 25/12/07 Mua NVL của công ty sản xuất Thành Tín 45.863.280 (*) UNC 548 TTDD 26/12/07 Thanh toán tiền cho công ty TNHH Trường Nam 5.829.832 ü PN-NK521 28/12/07 Mua NVL của HTX Toàn Thắng 9.896.597 ü UNC 554 30/12/07 Thanh toán tiền cho công ty Hồng Phúc 535.495.582 ü PKT 713 TTNN 31/12/07 Thanh toán tiền cho Trương Văn Minh 62.894.565 ü Người kiểm tra: Ngày kiểm tra : Các ký hiệu ghi chú: (*) Chưa hạch toán đúng ü Số liệu đối ch