Đề tài Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi Kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Kiểm toán là một loại hoạt động đã có từ rất lâu đời và thuật ngữ này cũng không còn mới mẻ gì so với nhiều quốc gia phương Tây. Tuy nhiên đối với Việt Nam, một quốc gia vừa bước qua một cuộc cải cách cơ bản về cơ cấu kinh tế từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường nên còn rất nhiều vấn đề phải giải quyết. Để có thông tin kinh tế tài chính trung thực, hợp lý để điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả là cần thiết. Về vai trò cũng như sự cần thiết của kiểm toán đối với công tác tài chính - kế toán của Doanh nghiệp nhà nước hay ngoài quốc doanh thì đã rất rõ ràng và được khẳng định của nhiều người có trách nhiệm cao trong Chính phủ. Nhận thức được sự cần thiết của Kiểm toán năm 1992 Chính phủ đã ban hành chỉ thị cho phép các Tổng công ty trong nước được thành lập bộ phận Kiểm toán nội bộ, có nhiều Tổng công ty đã có phòng Kiểm toán nội bộ riêng. Hiện nay, có một thực tế nổi bật là nhiều Doanh nghiệp Nhà nước hoạt động không có hiệu quả mặc dù đã cố gắng rất nhiều, chỉ có số ít là làm ăn có lãi, rất nhiều đơn vị rơi vào tình trạng làm ăn thua lỗ triền miên. Để trợ giúp Doanh nghiệp thì cần phải xem xét đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp do chính bản thân doanh nghiệp thực hiện. Chính vì vậy, trong thời gian thực tập tại Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất Mỏ thuộc Tổng công ty Than Việt Nam em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi Kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ Hà Nội’’. Tuy nhiên, do có hạn chế nhất định về kinh nghiệm cũng như chuyên môn nên trong chuyên đề thực tập này không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo. Nội dung của chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm các vấn đề chính sau: Phần một: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong Kiểm toán Báo cáo tài chính Phần hai: Thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của Kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ Phần ba: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính được thực hiên bởi kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ PHần mộT cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính I - Tổng quan về kiểm toán nội bộ 1- Khái niệm Kiểm toán nội bộ giữ một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Với chức năng chủ yếu là kiểm toán hoạt động, kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp phát hiện, ngăn chặn xử lý các hành vi tiêu cực và gian lận trong quản lý và điều hành các hoạt đông kinh tế, tài chính góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản nhân lực tiền vốn, hạn chế tham nhũng, nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý, hoàn thiện và đổi mới phong cách làm việc tại các cơ quan đơn vị. Có nhiều ý kiến khác nhau về kiểm toán nội bộ. Theo các chuẩn mực hành nghề của kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành thì: “ Kiểm toán nội bộ là một chức năng xác minh độc lập đặt tại bên trong một tổ chức để xem xét đánh giá các hoạt động và được coi là một dịch vụ (sự hỗ trợ) đối với tổ chức’’ 2- Bản chất của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là hoạt động cần thiết của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, để kiểm soát chất lượng hoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chính. Kiểm toán nội bộ là công cụ cũng như biện pháp quản lý điều hành bản thân chủ doanh nghiệp. 2.1- Mục đích của kiểm toán Mục đích của kiểm toán nội bộ là thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng hoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, giúp cho công tác điều hành của chủ sở hữu, nhà quản lý doanh nghiệp trong việc giúp phát hiện và khắc phục khâu yếu, ngăn ngừa sai sót, gian lận trong hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiêp. Đồng thời kết quả kiểm toán nội bộ sẽ góp phần đắc lực và hiệu quả vào việc đảm bảo thông tin kinh tế, tài chính cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. 2.2- Chức năng của kiểm toán nội bộ Thẩm tra các thủ tục kiểm soát để xác định tính thích hợp và ưu việt của nó. Mục đích nhằm khẳng định rằng hệ thống kiểm soát vận hành đều đặn và có hiệu quả, đáp ứng mọi mục tiêu đã đặt ra. Việc thẩm tra sẽ phơi bày mọi hành vi gian lận, không bình thường và gây lãng phí với bản chất lặp đi lặp lại nhằm ngăn chặn và giảm tối thiểu chúng. Kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin bao gồm các thông tin tài chính, các hoạt động và phương tiện được sử dụng để xác định đo đạc, phân loại và báo cáo thông tin đó. Đây là cơ sở để khẳng định các sổ sách, báo cáo tài chính chứa đựng các thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích. Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách và thủ tục hiện hành. Các kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra các hệ thống thiết lập xem có đảm bảo sự tuân thủ đối vơí các chính sách thủ tục luật pháp và các quy định mà có thể tác động quan trọng tới mọi hoạt động của tổ chức. Tiếp nối với chức năng này, trong một số trường hợp nếu được phép của uỷ ban quản trị tối cao, kiểm toán viên nội bộ đánh giá tính hợp lý và sự ưu việt của các chính sách, quy định kế hoạch trước khi đi đến việc xác định mức độ tuân thủ. Họ sẽ chỉ ra khoản lợi nhuận từ các hoạt động bởi việc tuân thủ thích đáng các chính sách, các kế hoạch và tuân thủ được lập và mất mát nếu không có sự tuân thủ đó. Kiểm tra các phương tiện đảm bảo an toàn cho tài sản đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực. Công việc này đòi hỏi kiểm toán viên nội bộ phải đánh giá chất lượng thực hiện các nhiệm vụ được giao. Kiểm toán nội bộ phải quan tâm đến việc các nhóm hay các nhân viên thực hiện công việc của họ một cách có hiệu quả, tiết kiệm, đồng thời quan tâm đến việc thực hiện của họ có mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp hay không. Kiểm tra việc tuân thủ các mục tiêu đề ra đối với các chu trình hay các nghiệp vụ hoạt động. Bên cạnh đó, kiểm toán nội bộ cần trợ giúp cho những người lãnh đạo khi xây dựng các mục tiêu cho các chương trình. Ngoài các chức năng trên, kiểm toán nội bộ còn thực hiện một số chức năng đặc biệt khác như thực hiện các nhiệm vụ giúp ích cho Ban giám đốc hoặc Hội Đồng Quản Trị. 2.3- Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Để thực hiện tốt các chức năng trên, kiểm toán nội bộ thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, của hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống điều hành quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp. Kiểm tra kiểm soát chất lượng thông tin kinh tế, tài chính, kiểm tra và đánh giá tính chuẩn xác và tin cậy của báo cáo tài chính trước khi duyệt. Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính kế toán. Tư vấn về công tác tài chính kế toán, tham gia hướng dẫn nghiệp vụ về công tác tài chính kế toán cho các đơn vị thành viên trong doanh nghiệp. Thông qua kiểm toán phát hiện những tồn tại, yếu kém sơ hở trong quản lý trong doanh nghiệp. 2.4- Quyền hạn của kiểm toán nội bộ Được quyền yêu cầu cung cấp tài liệu thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ. Trường hợp cần thiết có quyền yêu cầu sự hỗ trợ về chuyên môn và nhân sự của các bộ phận chức năng. Kiến nghị mang tính chất xây dựng đối với các cấp lãnh đạo, các bộ phận trong doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh và công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Có quyền bảo lưu ý kiến có liên quan đến kết quả kiểm toán. 2.5- Đối tương, phạm vi của kiểm toán nội bộ * Đối tượng: tất cả các doanh nghiệp trong nề kinh tế, kể cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài để phải tổ chức công tác kiểm toán nội bộ phù hợp với quy mô, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trước mắt, quy định bắt buộc đối với các doanh nghiệp , đặc biệt đối với các Tổng công ty. Tuy nhiên, Nhà nước cũng khuyến khích, hướng dẫn thực hiện công tác kiểm toán nội bộ đối với doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác trong nền kinh tế. * Phạm vi: bao gồm - Kiểm toán hoạt động; - Kiểm toán Báo cáo tài chính; - Kiểm toán tuân thủ; II - Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình Bán hàng -Thu tiền của báo cáo tài chính 1- Đặc điểm của chu trình Bán hàng - Thu tiền Theo chế độ kế toán Doanh nghiệp quá trình tiêu thụ được thực hiện khi hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được chuyển giao cho người mua, được người mua trả tiền và chấp nhận thanh toán. Về bản chất tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá lao vụ, dịch vụ đồng thời tạo vốn để tái sản xuất mở rộng. Thực hiện tốt quá trình tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp mới có thể thu hồi vốn và thực hiện được giá trị thặng dư- một nguồn thu quan trọng để tích luỹ vào ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống người lao động. Dưới góc độ kiểm toán quá trình bán hàng và thu tiền liên quan đến nhiều chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán (như tài khoản tiền, các khoản phải thu, các khoản dự phòng phải thu khó đòi) và báo cáo kết quả kinh doanh (doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí tài chính bất thường và các khoản thu nhập tài chính bất thường có được từ các khoản hoàn nhập dự phòng...). Đây là những chỉ tiêu cơ bản mà những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp dùng để phân tích khả năng thanh toán hiệu quả kinh doanh, tiền năng, triển vọng phát triển cũng như những rủi ro tiềm tàng trong tương lai. Để có được những hiểu biết sâu sắc về chu trình bán hàng và thu tiền thì trước hết phải nắm được các đặc điểm, các thuộc tính của chu kỳ. Các đặc điểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền gồm có: - Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ tiêu thụ tương đối lớn và phức tạp. - Có liên quan đến đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. - Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu. - Doanh thu là cơ sở để đánh giá hiệu quả của một quá trình kinh doanh và lập phương án phân phối thu nhập đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước nên chỉ tiêu này dễ bị xuyên tạc. - Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn lẫn nhau, công nợ dây dưa khó đòi. Tuy nhiên, việc lập dự phòng nợ khó đòi lại mang tính chủ quan và thường dựa vào khả năng ước đoán của Ban Giám đốc nên rất khó kiểm tra và thường bị lợi dụng để ghi tăng chi phí. - Rủi ro đối với các khoản mục trong chu kỳ này xảy ra theo nhiều chiều hướng khác nhau có thể bị ghi tăng, ghi giảm hoặc vừa tăng vừa giảm theo ý đồ của doanh nghiệp hoặc một số cá nhân. Chẳng hạn khoản phải thu có thể bị khai tăng để che đậy sự thụt két hoặc doanh thu có thể bị ghi giảm nếu nhằm mục đích trốn thuế, và khai tăng nhằm cải thiện tình hình tài chính doanh nghiệp. Vì thế việc kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền tương đối tốn kém và mất thời gian. Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tài chính nói chung và các thông tin về chu trình bán hàng thu tiền nói riêng thì kiểm toán viên không thể không xem xét những đặc điểm của chu kỳ và ảnh hưởng của nó đến việc lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán sao cho có hiệu quả. 2- Tổ chức kế toán bán hàng và thu tiền Bán hàng-Thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đây là giai đoạn thứ 2 sau quá trình mua vào và thanh toán đối với doanh nghiệp thương mại và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối với doanh nghiệp sản xuất. Do đó cũng giống như các giai đoạn khác tổ chức kế toán Bán hàng-Thu tiền bao gồm các nội dung sau: 2.1- Tổ chức chứng từ kế toán Đó là quá trình thiết kế khối lượng chứng từ kế toán và quy trình hạch toán trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch toán và đơn vị hạch toán cơ sở. Tổ chức chứng từ kế toán cho chu trình Bán hàng-Thu tiền được chia làm 2 trường hợp. * Trường hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất. Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức theo sơ đồ sau: BIểu 1: Quy trình luân chuyển chứng từ Bộ phận cung ứng Kế toán thanh toán Bộ phận quản lý hàng Thủ trưởng hoặc kế toán trưởng Lưu chứng từ Nhu cầu bán hàng Ghi sổ và theo dõi thanh toán Giao nhận hàng theo HĐ Ký duyệt HĐ bán hàng Lập chứng từ bán hàng * Trường hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức theo sơ đồ sau. Biểu2 : Quy trình luân chuyển chứng từ Bộ phận cung cấp dịch vụ Thủ trưởng hoặc kế toán trưởng Kế toán bán hàng Thủ quỹ Bộ phận kinh doanh Nhu cầu cung cấp dịch vụ Lưu chứng từ Cung cấp dịch vụ Ghi sổ doanh thu và các sổ khác Thu tiền Ký duyệt hoá đơn dịch vụ Lập hoá đơn cung cấp dịch vụ 2.2- Các tài khoản sử dụng Hạch toán trên cơ sở sổ tài khoản là việc vận dụng phương pháp đối ứng tài khoản để phân loại và ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Để phản ánh được thì phải xây dựng được hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ toàn bộ thông tin có liên quan đến quá trình Bán hàng - Thu tiền. Các tài khoản đó gồm: Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng Tài khoản 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Tài khoản 531 - Doanh thu bán hàng bị trả lại Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Tài khoản 3387 - Doanh thu nhận trước Tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 721 - Thu nhập bất thường Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán 2.3- Hệ thống sổ sách sử dụng Doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 4 hình thức sổ kế toán phổ niến hiện nay. Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung thì đối với chu trình bán hàng và thu tiền doanh nghiệp có các sổ kế toán sau: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ Nhật ký thu tiền. - Sổ Nhật ký bán hàng. - Sổ cái (Trong đó có các TK liên quan đến chu kỳ) - Sổ chi tiết các khách hàng phải thu. - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. - Sổ chi tiết thuế VAT đầu ra. 2.4- Quy trình hạch toán quá trình tiêu thụ TK 33311 TK 111,112,131 TK 521,531,532 TK 33311 TK 111,112 TK511,512 VAT của khoản chiết khấu bán hàng giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại K/C khoản giảm trừ doanh thu Thuế VAT đầu ra Bán hàng chưa VAT Doanh thu thu tiền ngay TK3387 Doanh thu nhận trước Doanh thu kỳ này Nợ TK 004- Xoá sổ nợ khó đòi Có TK 004- Nợ khó đòi đã xoá sổ nay đòi được TK131,136 TK642 Doanh thu chưa thu tiền Xoá nợ phải thu khó đòi TK139 TK721 Lập dự phòng phải thu khó đòi Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi 2.5- Báo cáo kế toán Trên cơ sở các bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái, sổ tổng hợp cuối kỳ kế toán lập Bảng cân đối tài khoản và báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ thông tin cho công tác quản lý. III- Chu trình Bán hàng -Thu tiền với công tác kiểm toán Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiền Để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra kiểm toán viên phải thực hiện tốt các chức năng sau: * Xử lý đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đồ là hợp đồng về mua - bán hàng hoá dịch vụ... Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng. * Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này đã được thoả thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hoá do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu này. * Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt đối với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Chứng từ vận chuyển thường là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn. Các Công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác, các cơ quan thuế quan thường quy định: Khi vận chuyển hàng hoá phải có hoá đơn bán hàng . Trong trường hợp này hoá đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển. * Gửi hoá đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hoá gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo Luật Thuế gia trị gia tăng. Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên đầu được gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hoá đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp. * Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng. Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp. * Xử lý và ghi sổ bán hàng bị trả lại và khoản bớt giá: Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoá hoặc bớt giá. Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi sổ vào sổ phụ. * Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được: Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả kháng’’, cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó. * Dự phòng nợ khó đòi: Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu được cả trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền. 2- Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình Bán hàng-Thu tiền 2.1- Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với bất kì một nhà quản trị doanh nghiệp làm ăn chân chính nào cũng luôn mong muốn hoạt động kinh doanh tại đơn vị mình diễn ra một cách có hiệu quả nhất. Điều đó thể hiện ở việc thu hồi vốn nhanh, chi phí thấp, lợi nhuận cao từ đó có thể mở rộng sản xuất kinh doanh theo cả chiều rộng và chiều sâu ... Để đạt được điều đó thì tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị đều phải được kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tất cả các thông tin là đúng hiện thực, từ đó giúp cho các quản trị gia nắm bắt được các thông tin và đưa ra các quyết định kịp thời. Như vậy, lí do để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là để giúp doanh nghiệp thoả mãn các mục tiêu của mình, và điều quan trọng để đảm bảo thành công cho quá trình kiểm tra kiểm soát trong nội bộ đơn vị là việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế thì hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm vào 4 mục tiêu sau. - Bảo vệ tài sản của đơn vị. - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. - Bảo đảm để thực hiện các quy định pháp lý. - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Như vậy, đối với một doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị để đảm bảo các mục tiêu sau: - Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo được mọi hoạt động của đơn vị đều được thực hiện đúng trật tự và được giám sát. - Phát hiện kịp thời những sự kiện bất thường trong hoạt động kinh doanh để tìm biện pháp xử lý. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận trong đơn vị, bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức. - Lập báo cáo tài chính kịp thời, có đủ độ tin cậy và tuân theo các yêu cầu pháp luật hiện hành. 2.2- Các nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát Bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động kiểm soát nội bộ, 2 nhóm nhân tố này thể hiện trên 6 mặt chủ yếu sau. Mặt 1: Đặc thù, phong cách điều hành của ban quản trị Ban quản trị gồm những nhà quản lý cấp cao nắm quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị nên quan điểm của và đường lối quản trị ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Có nhiều xu hướng khác nhau trong hành vi quản lý và diễn ra theo 2 chiều hướng đối lập nhau đó là cách quản lý táo bạo và cách quản lý rụt rè. Nếu ban quản trị là những người táo bạo trong việc ra quyết định thì thường dẫn đến rủi ro kiểm soát lớn. Còn nếu ban quản trị là những người quá rụt rè thì thường có những ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh. Mặt 2: Cơ cấu tổ chức Nói đến cách phân quyền trong bộ máy quản lý theo những xu hướng khác nhau hoặc là quá tập trung hoặc là quá phân tán. Một cơ cấu tổ chức hợp lý xẽ tạo điều kiện cho công tác phân công phân nhiệm, tránh được những chồng chéo đồng thời giúp cho việc kiểm tra giám sát và quy kết trách nhiệm. Mặt 3: Chính sách cán bộ Nói đến việc sử dụng và bồi dưỡng cán bộ và quá trình sử dụng, bồi dưỡng cán bộ có mang tính kế tục và liên tiếp hay không. Xây dựng được đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi về mọi mặt là yếu tố trực tiếp gia tăng hiệu quả lao động. Để xây dựng được một đội ngũ cán bộ tốt đòi hỏi phải có chính sách tuyển dụng, đề bạt và khen thưởng công bằng. Mặt 4: Kế hoạch và chiến lược Một hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là có hiệu quả khi doanh nghiệp có một chiến lược trước mắt và lâu dài. Kế hoạch và chiến lược hoạt động là căn cứ để xem xét doanh nghiệp có định hướng phát triển lâu dài. Mặt 5: Uỷ ban kiểm soát Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp (những thành viên chính thức của hội đồng quản trị, những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát). Uỷ ban kiểm soát thường được giao trách nhiệm giám sát quá trình báo cáo tài chính của tổ chức, gồm cả cơ cấu kiểm soát nội bộ và sự tuân thủ những điều luật và các quy định. Mặt 6: Các nhân tố bên ngoài Hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, con nợ, đặc biệt là đường lối phát triển của đất nước và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô. b- Hệ thống kế toán Là một công cụ quản lý kinh tế tài chính, có chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản bằng phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản,phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. Hệ thống kế toán bao gồm đầy đủ các yếu tố như sổ chứng từ, sổ chi tiết, hệ thống sổ tổng hợp và hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. VD: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ. Lập Duyệt Thực hiện Ghi sổ Lưu Huỷ Huỷ phải theo quy định của Pháp luật c- Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là chế độ và thể thức ngoài các yếu tố về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán đã được ban quản trị xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ. Các thủ tục kiểm soát được xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ bản sau. Nguyên tắc 1: Phân công phân nhiệm rõ ràng Mục đích của việc phân công phân nhiệm là nhằm cách ly về trách nhiệm, ngăn ngừa các sai sót xảy ra và nếu có xảy ra thì cũng dễ phát hiện do trách nhiệm được phân cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận. Mặt khác, việc phân công phân nhiệm rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho việc chuyên môn hoá trong hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc. Nguyên tắc 2: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Mục đích của nguyên tắc này là nhằm tách biệt trách nhiệm đối với một số hành vi khác nhau trong quá trình quản lý để ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn trong quản lý tài sản đồng thời ngăn ngừa các sai số chủ tâm hoặc cố ý. VD : Phân chia trách nhiệm trong việc xét duyệt và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, hoặc thu chi tiền và ghi sổ kế toán... Nguyên tắc 3: Chế độ uỷ quyền Việc uỷ quyền được thực hiện theo 1 trong 2 hình thức. Hình thức 1: Trong cả nhiệm kỳ theo một cơ chế ổn định . Hình thức 2: Chỉ thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. d- Hệ thống kiểm toán nội bộ Hệ thống kiểm toán nội bộ là bộ máy độc lập trực thuộc lãnh đạo cao nhất của đơn vị, thực hiện chức năng kiểm toán nghiệp vụ hàng ngày hoặc kiểm toán Bảng khai tài chính ở các đơn vị trực thuộc. 3- Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền 3.1- Hệ thống các mục tiêu kiểm toán Kiểm toán bao gồm có 2 chức năng cơ bản trong đó có chức năng xác minh và theo thông lệ quốc tế phổ biến thì chức năng xác minh được cụ thể hoá thành các mục tiêu và tuỳ thuộc vào đối tượng hay các loại hình kiểm toán mà các mục tiêu có thể khác nhau. Còn theo văn bản chuẩn mực kiểm toán 1 thì “ Mục tiêu của cuộc kiểm tra bình thường các báo cáo tài chính của các kiểm toán viên là sự trình bày một nhận xét về mức trung thực mà các báo cáo phản ánh tình hình tài chính, các kết quả độc lập và sự lưu chuyển dòng tiền mặt theo các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận ”. Đối với bất kỳ một cuộc kiểm toán nào các mục tiêu đặt ra giúp kiểm toán viên tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết. Các mục tiêu đặt ra này có liên quan chặt chẽ đến việc xác nhận của doanh nghiệp mà cụ thể là ban quản trị về các tiêu chuẩn của đặc tính thông tin đã trình bày trên báo cáo tài chính. Thông thường các bước triển khai mục tiêu kiểm toán như sau. Biểu 3: Các bước triển khai mục tiêu kiểm toán Các báo cáo tài chính Các bộ phận cấu thành của báo cáo tài chính Xác nhận của ban quản trị về chu trình bán hàng thu tiền và các chu trình khác Các mục tiêu kiểm toán chung đối với các chu trình kiểm toán. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với các chu trình kiểm toán. Qua các bước trên ta thấy việc xác nhận của ban quản trị về các chu trình nói chung và chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng là rất quan trọng để thiết kế nên các mục tiêu kiểm toán. Từ việc xác nhận của ban quản trị mà chúng ta đi từ mục tiêu kiểm toán chung đến các mục tiêu đặc thù của từng chu trình. Như vậy mục tiêu chung là các mục tiêu có liên quan đầy đủ đến các cơ sở dẫn liệu và áp dụng cho toàn bộ các khoản mục trên báo cáo tài chính đối với mọi cuộc kiểm toán tài chính. Còn mục tiêu đặc thù là nét riêng biệt cho từng chu trình cụ thể được thiết kế cho từng trường hợp cụ thể theo sự phán đoán riêng của kiểm toán viên đối với đặc điểm riêng của chu trình và những sai sót hay xẩy ra đối với chu trình này. Các mục tiêu chung áp dụng cho toàn bộ báo cáo tài chính của một cuộc kiểm toán tài chính như sau: 1. Xác minh về tính hiệu lực. 2. Xác minh về tính trọn vẹn. 3. Xác minh về việc phân loại và trình bày. 4. Xác minh về nguyên tắc tính giá. 5. Xác minh về quyền và nghĩa vụ. 6. Xác minh về tính chính xác, máy móc. Từ những mục tiêu chung của kiểm toán bảng khai tài chính đó ta có các mục tiêu đặc thù cho chu trình bán hàng và thu tiền như sau: 1. Xác nhận về sự hiện hữu ( tính có thật): Doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh những quá trình về trao đổi hàng hoá và dịch vụ thực tế đã xẩy ra, các khoản phải thu là có thực được lập vào ngày lập bảng cân đối kế toán. 2. Xác nhận về tính đầy đủ ( tính trọn vẹn): Doanh thu về hàng hoá và dịch vụ đã bán, các khoản thu bằng tiền và các khoản phải thu đã được ghi sổ và đưa vào báo cáo tài chính. 3. Xác nhận về quyền sở hữu: Hàng hoá và các khoản phải thu của doanh nghiệp tại ngày lập bảng cân đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. 4. Xác nhận về sự đánh giá và phân loại: Doanh thu và các khoản phải thu được phân loại đúng bản chất kinh tế và được đánh giá theo các chuẩn mực kế toán và các quy định về tài chính. 5. Xác nhận về sự trình bày: Doanh thu và các khoản phải thu được trình bày trung thực và đúng đắn trên tài khoản cũng như trên các báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán của doanh nghiệp và theo các quy định kế toán hiện hành. 6. Xác nhận về sự tính toán chính xác: Các khoản giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại, các phép tính cộng dồn, nhân, chia... được tính toán đúng đắn và chính xác. 7. Xác nhận về tính đúng kỳ: Cụ thể doanh thu và các khoản phải thu phải được ghi chép đúng kỳ, không được ghi giảm doanh thu kỳ này, ghi tăng doanh thu kỳ sau và ngược lại. Tóm lại : Đối với mỗi một chu trình kiểm toán có các mục tiêu đặc thù riêng và chu trình Bán hàng - Thu tiền cũng có các mục tiêu riêng biệt. Tuy nhiên với mỗi một cuộc kiểm toán cụ thể thì mục tiêu riêng của chu trình Bán hàng Thu tiền là khác nhau. Vì vậy căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà kiểm toán viên xác định các mục tiêu kiểm toán cụ thể. 3.2- Các chứng từ, sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán 3.2.1- Các chứng từ được sử dụng trong quá trình kiểm toán bao gồm - Báo cáo kết quả kinh doanh của năm trước và năm nay - Các đơn đặt hàng của khách (Đây là cơ sở pháp lý cho việc ràng buộc trách nhiệm cho các bên tham gia hợp đồng) - Hợp đồng đã ký kết về bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Các bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng. - Các chứng từ phiếu thu tiền mặt hoặc séc, giấy báo nợ, các bản sao kê của ngân hàng. - Các hợp đồng khế ước, tín dụng. - Các chứng từ, các hợp đồng vận chuyển thành phẩm hay hàng hoá ... 3.2.2- Các sổ sách sử dụng trong quá trình kiểm toán Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung trong kỳ để hạch toán kế toán thì hệ thống sổ bao gồm: 1. Sổ Nhật ký chung. 2. Sổ Nhật ký thu tiền. 3. Sổ cái. 4. Sổ chi tiết các khách hàng phải thu. 5. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. 6. Sổ chi tiết thuế VAT đầu ra. 3.3- Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Bảng khai tài chính Sau khi kiểm toán viên đã xác nhận các mục tiêu kiểm toán đặc thù cho chu trình bán hàng và thu tiền thì công việc tiếp theo là tập hợp bằng chứng kiểm toán. Để đảm bảo cho công việc diễn ra theo đúng tiến độ, khoa học và hiệu quả thì việc tập hợp và thu thập bằng chứng, đánh giá phải diễn ra theo một quy trình. Quy trình kiểm toán là một hệ thống phương pháp của quá trình tổ chức một cuộc kiểm toán nhằm giúp cho kiểm toán viên tập hợp bằng chứng một cách đầy đủ . Chu trình Bán hàng và thu tiền là một bộ phận cấu thành của Báo cáo tài chính, vì vậy để cho toàn bộ cuộc kiểm toán diễn ra một cách thống nhất thì khi kiểm toán chu trình này phải tuân theo quy trình kiểm toán của một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Mỗi một cuộc kiểm toán nào cũng phải tuân theo các bước cơ bản sau: Bước 1: Chuẩn bị kiểm toán. Bước 2: Thực hiện kiểm toán. Bước 3: Kết thúc kiểm toán. Do Kiểm toán nội bộ có những đặc thù nhất định nên quy trình kiểm toán báo cáo tài chính không phải chỉ là ba bước như Kiểm toán độc lập thực hiện mà là 4 bước. Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Kiểm toán nội bộ thực hiện gồm 4 bước sau : Bước 1 : Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán. Bước 2 : Thực hiện kiểm toán. Bước 3 : Kết thúc kiểm toán. Bước 4 : Theo dõi sau kiểm toán. 3.3.1 - Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán Chất lượng của kiểm toán nội bộ phụ thuộc và kế hoạch kiểm toán. Chất lượng này có thể đánh giá một cách dễ dàng tuỳ theo tính chất khách quan của các kết luận, những giá trị mang lại cho ban lãnh đạo doanh nghiệp và bộ phận được kiểm toán hay là quá mức độ đáp ứng yêu cầu đặt ra. Đây là bước đầu tiên trong quá trình kiểm toán, nó chiếm một vị trí quan trọng trong toàn bộ cuộc kiểm toán do mục đích của giai đoạn này là tạo ra cơ sở pháp lý, trí tuệ, vật chất cho công tác kiểm toán. Bộ phận kiểm toán nội bộ lập kế hoạch kiểm toán sao cho đảm bảo được rằng tất cả các lĩnh vực của đơn vị đều được xem xét thường xuyên và tiến hành làm kiểm toán đột xuất trong trường hợp cần thiết một. Một trong những chuẩn mực kiểm toán đươc IPAC phê duyệt và ban hành vào tháng 10/ 1980 đòi hỏi kiểm toán viên phải lập kế hoạch kiểm toán để trợ giúp cho công việc kiểm toán được tiến hành có hiệu quả, đúng thời gian. Giai đoạn này bao gồm các bước chủ yếu sau: a- Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán Mục tiêu và phạm vi kiểm toán cần được xác định cụ thể cho từng cuộc kiểm toán. Mục tiêu kiểm toán là cái đích cần đạt tới đồng thời là thước đo kết quả kiểm toán cho mỗi cuộc kiểm toán cụ thể. Mục tiêu chung phải gắn chặt với mục tiêu riêng, yêu cầu của quản lý. Do vậy mục tiêu của kiểm toán phải tuỳ thuộc vào quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, tuỳ thuộc vào loại hình kiểm toán. Phạm vi kiểm toán là sự giới hạn về không gian và thời gian của đối tượng kiểm toán thường được xác định đồng thời với mục tiêu kiểm toán và là một hướng cụ thể xác định mục tiêu này. Với một khách thể kiểm toán cần xác định rõ đối tượng cụ thể của kiểm toán: Bảng cân đối tài sản hay toàn bộ các bản khai tài chính... Còn đối với kiểm toán nội bộ thì sẽ dễ dàng hơn thuộc sự điều hành của Công ty. b- Chỉ định người phụ trách công việc kiểm toán và chuẩn bị các điều kiện vật chất cơ bản Tuỳ thuộc vào mục tiêu và phạm vi kiểm toán, cần chỉ định trước người chủ trì kiểm toán sẽ tiến hành lần này. Công việc này có thể thực hiện đồng thời với việc xây dựng mục tiêu cụ thể song cần được thực hiện trước khi thu thập thông tin. ở đây, vì hệ thống kiểm toán nội bộ nắm được tình hình chung của toàn thể đơn vị nên họ có thể ước lượng về công việc sẽ tiến hành trong năm, chính vì thế bộ phận kiểm toán nội bộ thường lập kế hoạch cả năm và trình lên ban lãnh đạo hoặc Hội đồng Quản trị phê duyệt. Sau khi phê duyệt sẽ chỉ định người phụ trách kiểm toán. Người được chỉ định phụ trách công việc kiểm toán phải có trình độ tương xứng với vị trí, yêu cầu, nội dung và tinh thần của cuộc kiểm toán nói chung. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các thiết bị và điều kiện vật chất khác như phương tiện tính toán, kiểm tra thích ứng với đặc điểm tổ chức kế toán... c- Thu thập thông tin Thu thập thông tin chỉ hướng tới việc đưa ra các bước quyết định về kiểm toán (kể cả kế hoạch kiểm toán), chưa đặt ra các mục đích thu thập bằng chứng cho kết luận kiểm toán. Do vậy, nhiệm vụ thu thập thông tin đặt ra ở bước này là mục tiêu và phạm vi kiểm toán song nói chung là cần quan tâm tới chiều rộng hơn là chiều sâu. Trong thu thập thông tin, trước hết cần tận dụng tối đa các tài liệu đã có song khi cần thiết vẫn phải có các biện pháp điều tra bổ sung. Các nguồn tài liệu đã có thường bao gồm : - Các nghị quyết có liên quan đến hoạt động của các đơn vị được kiểm toán. - Các văn bản có liên quan đến đơn vị được kiểm toán. - Các kế hoạch, dự toán, dự báo có liên quan. - Các báo cáo kiểm toán lần trước, các biên bản kiểm kê hoặc biên bản xử lý các vụ việc đã xảy ra trong kỳ kiểm toán. - Các tài liệu khác có liên quan Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán KTV cần phải thực hiện các bước công việc sau: * Tiếp xúc với cơ sở để nắm bắt được tình hình khái quát Trong bước này các kiểm toán viên nội bộ cần phải xuống cơ sở, gặp gỡ các cán bộ lãnh đạo đơn vị sắp được kiểm toán để tìm hiểu đặc điểm của đơn vị đó như : - Đơn vị đó có cơ cấu tổ chức ra sao. - Bộ phận hay đơn vị đó chịu tác động ảnh hưởng bởi sự phát triển của tổng thể doanh nghiệp như thế nào hay chính là tìm hiểu thông tin về lý do tồn tại và quá trình hoạt động. - Điều kiện hoạt động của đơn vị có thuận lợi và khó khăn gì. - Vị trí của đơn vị đó trong tổng thể các mối quan hệ với doanh nghiệp cũng như môi trường xung quanh. - Tìm hiểu về những thay đổi hiện tại và trong tương lai của đơn vị về những mặt kỹ thuật, tài chính, kế toán chức năng nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh... Tiếp đó các KTV tiếp tục thực hiện công tác thu thập thông tin về những loại tài liệu phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Nhất là những Báo cáo tài chính nếu như đối tượng của cuộc kiểm toán là các Báo cáo tài chính, những tài liệu thu thập là: . Báo cáo quản trị nội bộ. Chính từ những báo cáo này mà KTV có thể tìm ra được những vấn đề quan trọng nhất đã bàn luận trước trong cuộc họp về tài chính, quản lý mà các vấn đề đó có khả năng ảnh hưởng đến sự trình bày trung thực của Báo cáo tài chính. . Kế hoạch sản xuất kinh doanh. . Báo cáo kiểm toán kỳ trước trong trường hợp kỳ trước đơn vị này đã được kiểm toán. . Các loại sổ sách kế toán xem đơn vị áp dụng hình thức sổ sách kế toán gì và có đủ các sổ của loại hình đó không. . Ngoài ra còn có các quy trình riêng do đơn vị ban hành như là các quy tắc và thể thức hoạt động của đơn vị ... qua đó đưa ra nhận xét ban đầu về sự chặt chẽ của hệ thống kiểm soát nội bộ. Như vậy qua bước thu thập thông tin khái quát các KTV đã có sự nhìn nhận bước đầu về sự tồn tại, hoạt động cũng như những số liệu cơ bản về kết quả sản xuất kinh doanh. * Đánh giá rủi ro và xác định mức trọng yếu Trọng yếu xét trong quan hệ với nội dung kiểm toán là khái niệm chỉ tầm cỡ và tính hệ trọng của các sai phạm. Các sai phạm ở đây là các gian lận và sai sót. Mức độ trọng yếu có ảnh hưởng rất lớn đối với việc thành lập kế hoạch, thiết kế phương pháp kiểm toán và đặc biệt là khi phát hành báo cáo kiểm toán. Trách nhiệm của kiểm toán viên xác định xem báo cáo tài chính có sai phạm trọng yếu không. Trong trường hợp phát hiện ra các sai phạm trọng yếu kiểm toán viên sẽ yêu cầu khách hàng điều chỉnh lại, nếu khách hàng từ chối thì kiểm toán viên sẽ phát hành báo cáo kiểm toán có loại trừ tuỳ theo mức độ trọng yếu của sai phạm. Để xác định mức trọng yếu KTV phải thực hiện các bước sau: 1. Ước tính ban đầu về tính trọng yếu. Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu là mức sai sót tối đa cho phép, nghĩa là mức mà KTV tin tưởng là không làm cho báo cáo tài chính bị sai lầm nghiệm trọng, gây ảnh hưởng đến nhận định của người sử dụng. Việc ước tính ban đầu về tính trọng yếu là căn cứ để KTV xây dựng kế hoạch, thu thập các bằng chứng kiểm toán . Mức trọng yếu càng thấp thì yêu cầu về độ chính xác càng cao nên số lượng bằng chứng thu thập phải càng nhiều từ đó chi phí kiểm toán lớn. 2. Phân phối ước tính ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục. Khi có được ước tính ban đầu về tính trọng yếu KTV thực hiện phân phối ước tính đó cho các khoản mục hoặc các bộ phận của báo cáo tài chính. Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các khoản mục doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản phải thu, tài khoản tiền và các khoản phải thu khó đòi. Các khoản mục này sẽ lần lượt được phân phối ước tính ban đầu về tính trọng yếu. Việc phân phối sẽ được thực hiện theo cả hai chiều hướng mà các sai phạm có thể xảy ra là khai tăng và khai giảm và căn cứ vào bản chất, các rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát đối với các khoản mục. Đặc biệt việc phân phối này phụ thuộc phần lớn vào kinh nghiệm của KTV nên nó mang tính chất chủ quan. Xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, khả năng KTV có nhận xét không xác đáng về báo cáo tài chính là điều luôn có thể xảy ra, từ đó người ta đưa ra khái niệm về rủi ro kiểm toán. Rủi ro kiểm toán (AR) được hiểu là những rủi ro mà KTV có thể mắc phải khi đưa ra những nhận xét không thích hợp về các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Ví dụ, KTV có thể đưa ra một ý kiến nhận xét hoàn hảo về báo cáo tài chính của doanh nghiệp mà không biết rằng báo cáo này có những sai lầm nghiệm trọng. Vấn đề đặt ra là phải tìm cách giới hạn khả năng có rủi ro kiểm toán ở mức độ thấp nhất có thể chấp nhận được bằng cách lập kế hoạch kiểm toán và điều hành cuộc kiểm toán một cách phù hợp. Mức rủi ro thường nằm trong khoảng 0% - 100%. Rủi ro bằng 100% là điều chắc chắn không, còn rủi ro bằng 0% là điều không thực tế vì khi đó phí kiểm toán sẽ lớn đến mức bất hợp lý. Mức độ rủi ro cao hay thấp sẽ quyết định khối lượng công việc KTV tiến hành. Vì vậy, cần phải phân loại rủi ro, xem xét mối quan hệ tác động giữa các loại rủi ro đến khối lượng công việc kiểm toán cần tiến hành cũng như đến các trình độ và thủ pháp kiểm toán thích hợp để thực hiện kế hoạch kiểm toán . Trong kiểm toán bao gồm các loại rủi ro sau: - Rủi ro tiềm tàng (IR): là sự tồn tại sai sót trọng yếu trong bản thân đối tượng kiểm toán (không kể đến sự tác động của bất kỳ hoạt động kiểm toán nào kể cả kiểm soát nội bộ). Rủi ro tiềm tàng tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. - Rủi ro kiểm soát (CR): là sự tồn tại sai sót trọng yếu mà hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát hiện và ngăn chặn kịp thời. Rủi ro kiểm soát đại diện cho sự đánh giá về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng có hiệu quả đối với ngăn ngừa hoặc phát hiện sai sót hay không và mục đích của KTV là đánh giá ở một mức thấp hơn mức tối đa (100%) như một phần của kế hoạch kiểm toán . - Rủi ro phát hiện (DR): là sự tồn tại sai sót trọng yếu mà KTV kiểm toán báo cáo tài chính không phát hiện ra. Rủi ro phát hiện có quan hệ trực tiếp đến phạm vi kiểm toán và các phương pháp kiểm toán mà KTV sử dụng trong quá trình kiểm toán . Nói chung các phương pháp kiểm toán , các bước tiến hành kiểm toán càng chặt chẽ, phạm vi kiểm toán càng rộng, công việc kiểm toán được tuân thủ theo các chuẩn mực và nguyên tắc kiểm toán thì mức rủi ro phát hiện càng thấp. Việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng nên người ta đã thiết lập ra mô hình rủi ro kiểm toán để phản ánh mối quan hệ giữa các loại rủi ro. AR = IR X CR X DR AR DR = IR X CR Theo công thức trên ta có rủi ro phát hiện phát hiện tỷ lệ nghịch với rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Rủi ro tiềm tàng không thể thay đổi do nó căn cứ vào bản chất kinh doanh của đơn vị, tính liêm chính của Ban quản trị, động cơ của đơn vị, kết luận của những lần kiểm toán trước, tính nhậy cảm với sự tham ô, số tiền của số dư tài khoản, quy mô tổng thể, cấu tạo tổng thể. Những rủi ro kiểm soát lại có thể hạn chế được thông qua hoạt động của hệ thông kiểm soát nội bộ. Nguyên nhân có rủi ro phát hiện là do KTV đã chọn lựa và áp dụng phương pháp kiểm toán không thích hợp, giải thích sai hoặc nhận định sai về kết quả kiểm tra. * Tìm hiểu cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán và đánh giá rủi ro kiểm soát Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400 quy định : “Kiểm toán viên cần phải có sự hiểu biết phù hợp về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và đề ra một biện pháp kiểm toán có hiệu quả. KTV cần phán đoán về mặt nghề nghiệp để đánh giá các rủi ro kiểm toán và đề ra các quy trình kiểm toán nhằm hạn chế rủi ro một cách có thể chấp nhận được ”. Do đó, KTV tìm hiểu cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị kiểm toán thông qua việc tìm hiểu các vấn đề sau. - Môi trường kiểm soát - Hệ thống kế toán - Các thủ tục kiểm soát - Hệ thống kiểm soát nội bộ Sau khi KTV có được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ thì tiến hành đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát đối với từng số dư tài khoản quan trọng hoặc đối với từng loại giao dịch ở mức độ chấp nhận. Thông thường việc đánh giá rủi ro kiểm soát gồm các bước: Nhận diện mục tiêu kiểm soát: Dựa trên những thông tin thu được về hệ thống kiểm soát nội bộ KTV đánh giá khả năng ngăn ngừa các sai phạm. Chẳng hạn xem xét hoá đơn bán hàng có đánh số trước hay không, việc đánh số trước hoá đơn bán hàng để đề phòng ghi sổ nghiệp vụ thiếu, mất mát cũng như ghi sổ hai lần. Doanh nghiệp có thường xuyên đôn đốc công nợ hay không, các khoản bán chịu có được phê duyệt không? 2. Xác định các sai phạm, rủi ro có thể xảy ra đối với báo cáo tài chính: * Rủi ro đối với các khoản phải thu là trường hợp các khoản phải thu thường bị khai tăng lên để che đậy sự thụt két bởi số tiền thu được từ bị bán hàng bị nhân viên thu tiền lấy đi. Ngoài ra khoản phải thu có thể bị khai tăng bằng cách tạo ra khoản dự phòng không thích hợp cho các khoản phải thu khó đòi. Khoản phải thu nội bộ không được phân loại đúng đắn bằng cách ghi lẫn vào các khoản phải thu khách hàng vào khoản phải thu khác. * Rủi ro đối với doanh thu thường là: phân loại doanh thu không đúng đắn giữa doanh thu bán hàng ra bên ngoài với doanh thu bán hàng nội bộ. Chuyển doanh thu từ nhóm hàng có thuế suất cao sang nhóm hàng có thuế suất thấp nhằm mục đích trốn thuế. hoặc cũng có thể doanh thu bị để ngoài sổ sách, không hạch toán doanh thu bán hàng trong trường hợp hàng đổi hàng hoặc dùng hàng hoá, sản phẩm trả lương, trả thưởng cho công nhân viên, chi cho các quỹ doanh nghiệp hay khi bán hàng hoá có thu bằng ngoại tệ thì hạch toán thấp hơn tỷ giá thực tế. Đánh giá rủi ro kiểm soát: Từ những nhận xét về các loại sai phạm có thể xảy ra và khả năng ngăn chặn các sai phạm đó cấu hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát. Tuy nhiên, việc đánh giá rủi ro kiểm soát chỉ là ước tính. Sự ước tính được thực hiện cho từng mục tiêu kiểm soát nội bộ của từng loại nghiệp vụ và được thể hiện bằng cách diễn đạt chủ quan như rủi ro kiểm soát cao, trung bình, thấp khi nào KTV cho rằng kiểm soát nội bộ là yếu kém thì họ sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ là yếu kém thì họ sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát cao và ngược lại. Thiết lập chương trình kiểm toán : Để đạt được sự kết hợp hài hoà giữa chi phí và thời gian kiểm toán với việc đáp ứng yêu cầu của Ban lãnh đạo doanh nghiệp hay bộ phận được kiểm toán, các kiểm toán viên cần phải thiết lập được chương trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền thích hợp. Chương trình kiểm toán là việc hoạch định chi tiết về những công việc cần thực hiện và thời gian hoàn thành với trọng tâm là các thủ tục kiểm toán được thực hiện đối với từng khoản mục. Trình tự lập chương trình kiểm toán bao gồm các bước cụ thể như sau: - Mục đích kiểm toán từng phần. - Phạm vi và mức độ kiểm tra cần thiết. - Xác định các bước đi chi tiết. - Thu thập bằng chứng đánh giá phân tích và đưa ra nhận xét. - Xác định thời gian kiểm toán, dự tính ngày hoàn thành và hình thức các báo cáo sẽ lập. - Bố trí lực lượng kiểm toán và sự phối hợp với các trợ lý khác. 3.3.2- Thực hiện kiểm toán Đây là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã ấn định trong kế hoạch, quy trình kiểm toán. Do vậy, trong bước công việc này, tính nghệ thuật trong tổ chức bao trùm suốt quá trình. Mặc dù vậy tính khoa học trong tổ chức vẫn đòi hỏi thực hiện kiểm toán phải tôn trọng những nguyên tắc cơ bản sau: Một: Kiểm toán phải tuyệt đối tuân thủ quy trình kiểm toán đã được xây dựng. Trong mọi trường hợp, kiểm toán viên không được tự ý thay đổi quy trình. Hai: Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải thường xuyên ghi chép những phát giác, những nhận định về các nghiệp vụ, các con số, các sự kiện... nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho những kết luận kiểm toán và loại trừ những ấn tượng, nhận xét ban đầu không chính xác về nghiệp vụ, các sự kiện thuộc đối tượng kiểm toán. Ba: Định kỳ tổng hợp kết quả kiểm toán để nhận rõ mức độ thực hiện so với khối lượng công việc chung thường là trên các bảng kê chênh lệch và bảng kê xác minh. Bốn: Mọi điều chỉnh về nội dung, phạm vi, trình tự kiểm toán đều phải có ý kiến thống nhất của người phụ trách chung công việc kiểm toán viên, người ký thư mời và hợp đồng kiểm toán. Mức độ pháp lý của những điều chỉnh này phải tương ứng với tính pháp lý trong lệnh kiểm toán hoặc hợp đồng kiểm toán. Trong giai đoạn này để thu thập các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có hiệu lực thì kiểm toán viên phải sử dụng kết hợp hàng loạt các kỹ thuật như quan sát, phỏng vấn, đối chiếu, xác nhận, tính toán, phân tích... Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các khoản mục trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Vì vậy, khi thực hiện kiểm toán kiểm toán viên sẽ vận dụng một trong hai phương pháp sau: - Phương pháp kiểm tra kiểm soát (hay phương pháp tuân thủ, phương pháp tiếp cận dựa trên hệ thống) để áp dung được phương pháp này phải có điều kiện là hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả. - Phương pháp kiểm toán cơ bản được sử dụng để thu thập các bằng chứng về mức độ trung thực và hợp lý của số liệu kế toán. Thứ nhất: Thực hiện thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản đối với nghiệp vụ bán hàng. - Xem xét việc phân cách các nhiệm vụ trong khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng. Việc thực hiện nghiệp vụ bán hàng phải do các bộ phận đảm nhiệm từng chức năng một. - Việc xem xét đơn đặt hàng, chuẩn y các đơn đặt hàng, lập hoá đơn do phòng tiêu thụ (phòng kinh doanh, phòng thị trường) lập. - Việc phê chuẩn bán chịu, xét duyệt các khoản nợ không thu hồi được, quyết định mức dự phòng nợ khó đòi do giám đốc hoặc người có thẩm quyền của đơn vị phê chuẩn. - Việc ghi sổ, tính toán các chiết khấu, giảm giá... dự phòng do kế toán ghi sổ đảm nhận. - Việc thu tiền do thủ quỹ tiến hành. - Việc xuất kho, bảo quản kho hàng do thủ kho thực hiện. Thủ tục cần tiến hành trong trường hợp này là phỏng vấn nhân viên, quan sát viên thực hiện hay kiểm tra các chữ ký của chứng từ, sổ sách tương ứng với các bộ phận, xem rằng liệu đơn vị có tôn trọng nguyên tắc trách nhiệm không. - Sổ sách và chứng từ đầy đủ: Sổ sách chứng từ của chu trình này là sổ nhật ký chung, nhật ký bán hàng, hoá đơn bán hàng ( hoá đơn kiêm phiếu xuất kho), chứng từ vận chuyển, hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Các loại chứng từ này có thể tập hợp thành từng bộ tương ứng với từng nghiệp vụ bán hàng. Việc tập hợp này giúp cho kiểm toán viên biết được chứng từ nào thiếu hoặc đầy đủ, từ đó có thể phán đoán có gian lận hoặc sai sót xảy ra hay không. Thủ tục cần tiến hành là xem từng bộ chứng từ, ví dụ như xem một chuỗi lệnh vận chuyển, kiểm tra xem có kèm theo lệnh bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hay không. - Các loại chứng từ được đánh số trước: Sử dụng chứng từ được đánh số trước nhằm ngăn ngừa gian lận, biển thủ tiền thu được do bán hàng hoặc sai sót do ghi sổ trùng lặp. Thủ tục kiểm toán là thực hiện kiểm tra tính liên tục, số thứ tự của hoá đơn bán hàng, số hạng, số quyển các loại nhật ký bán hàng.... - Nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn Hiện nay hầu hết các loại nghiệp vụ bán hàng trong Công ty, doanh nghiệp đều thực hiện bán hàng trả chậm để khuyến khích khách mua hàng. Tuy vậy luôn có rủi ro đi kèm do việc bán chịu gắn liền với việc thanh toán của khách hàng. Trong trường hợp nào đó, nếu gặp khách hàng cố tình dây dưa trả nợ, hoặc do một nguyên nhân nào đó như bị phá sản chẳng hạn... đều dẫn đến khả năng doanh nghiệp gặp khó khăn do không thu hồi được nợ, từ đó có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán kèm theo tình hình tài chính có nhiều biến động phức tạp, ảnh hưởng lớn đến công việc kinh doanh lâu dài. Cho nên khi thực hiện bán chịu đòi hỏi phải có sự phê chuẩn, ký duyệt của người có thẩm quyền như giám đốc hoặc kế toán trưởng. Thủ tục kiểm toán ở đây là áp dụng thử nghiệm tuân thủ, thực hiện việc kiểm tra các chữ ký trên các hoá đơn bán hàng, hoặc chính sách bán hàng của doanh nghiệp . Thứ hai: thực hiện thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản với tài khoản doanh thu. Việc thực hiện hai loại thử nghiệm này cùng theo các mục tiêu kiểm toán được nhìn nhận. - Doanh thu bán hàng được ghi sổ là có thật: Khi thực hiện kiểm toán viên thông thường chọn mẫu một số nghiệp vụ bán hàng, đối chiếu giữa việc ghi sổ, hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác kèm theo như chứng từ vận chuyển, phiếu xuất kho hàng hoá, có thể tiến hành tính toán lại số tiền trên hoá đơn xem có đúng không. Mục đích của việc kiểm tra chi tiết từng loại nghiệp vụ để xem xét liệu có thể có gian lận, khai khống, hoặc hàng chưa xuất kho, chưa chuyển giao cho khách mà đã ghi doanh thu. - Doanh thu bán hàng được ghi sổ đầy đủ. Khi có sự gian lận, cố tình biển thủ tài sản hoặc ghi giảm doanh thu để trốn thuế... thì doanh thu thường bị khai thiếu. Khi kiểm toán mục tiêu này, thường kiểm toán viên thực hiện các công việc sau Trước hết, kiểm toán viên tiến hành phân tích doanh thu năm nay và năm trước xem có biến động gì lớn. Thường thì việc phân tích này kết hợp chặt chẽ với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giả sử như doanh nghiệp đang mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh bởi sản phẩm sản xuất ra trên thị trường được ưa chuộng, tình hình tiêu thụ là khả quan, trong khi đó doanh thu của công ty lại giảm sút so với năm trước. Chính từ đặc điểm này khiến cho kiểm toán viên phải chú ý đến khả năng doanh thu bị khai thiếu. Mặt khác khi phân tích, để có một cái nhìn tổng quát thì phải xem xét cơ cấu của doanh thu bao gồm những loại nào và tỷ lệ của chúng trong tổng doanh thu. Một trong những nguyên nhân để tăng hay giảm doanh thu cũng là bắt nguồn từ sự thay đổi doanh thu. Sau khi tiến hành thủ tục phân tích (trắc nghiệm phân tích) kiểm toán viên tiếp tục tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát áp dụng cho việc quản lý doanh thu tại đơn vị như thế nào. Khi doanh thu có biến động lớn (giảm mạnh so với năm trước) kết hợp với việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát và các hoạt động quản lý cho thấy có sự buông lỏng, thì kiểm toán viên sẽ tiến hành ngay việc kiểm tra chi tiết (trắc nghiệm trực tiếp các số dư) với số lượng đại diện các phần tử cho mẫu. Nếu các thủ tục kiểm soát đã được thiết kế vận hành liên tục và có hiệu quả thì lúc đó lý do nghi ngờ doanh thu bị khai thiếu là do sai sót nhiều hơn là gian lận và kiểm toán viên có thể giảm số lượng mẫu chọn đi so với trường hợp trên. Khi doanh thu có biến động không lớn, có thể xấp xỉ so với năm trước nhưng sản phẩm của doanh nghiệp có thể đang được ưa chuộng trên thị trường, sản lượng sản xuất tăng hơn so với năm trước thì khả năng doanh thu bị khai thiếu là nhiều hơn và kiểm toán viên lại tiếp tục như trên. Khi doanh thu có biến động không lớn, kết hợp với việc kiểm tra đánh giá các thủ tục kiểm soát thấy có hoạt động có hiệu quả, vì vậy kiểm toán viên chỉ cần kiểm tra chi tiết ở mức độ phù hợp. Để tiến hành các công việc đã nêu như ở trên, kiểm toán viên sẽ kiểm tra việc phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng ( do đặc điểm của thủ tục kiểm soát này gắn chặt chẽ với việc ghi thiếu hay ghi đầy đủ doanh thu), thể hiện qua chữ ký của người có thẩm quyền tại đơn vị trên các loại hoá đơn, chứng từ. Bên cạnh đó kiểm toán viên cũng phải chú ý đến thủ tục quản lý chứng từ tại đơn vị và thông thường việc ghi thiếu doanh thu thường gắn liền với việc lập chứng từ khống, hoặc hoá đơn bán hàng bị mất mát. ngoài ra kiểm toán viên có thể tổng hợp các hợp đồng quan trọng, tính tổng cộng lại để phát hiện sự chênh lệch. - Doanh thu được ghi chép đúng kỳ. Đây là mục tiêu kiểm toán đặc thù áp dụng cho tài khoản doanh thu bởi doanh thu của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng được tính toán trong một quá trình lâu dài. Nếu doanh thu bị khai thiếu thì thường có một số nghiệp vụ bán hàng được chuyển sang kỳ sau. Trong trường hợp ngược lại doanh thu bị khai tăng thì có một số hoá đơn bán hàng sẽ được ghi nhận trước. Như vậy mục tiêu này gắn liền với mục tiêu kiểm toán tính đầy đủ hoặc có thật của doanh thu. Mục tiêu này bị vi phạm có thể do chủ ý của doanh nghiệp muốn khai tăng doanh thu để khuếch trương danh thế, hoặc để ghi nhận thành tích và hưởng các mức ưu đãi, hoặc ghi giảm doanh thu để trốn thuế. Cũng có thể kế toán viên sai sót, không thể quản lý hết được sự biến động của doanh thu do nghiệp vụ bán hàng xẩy ra thường xuyên với tần xuất lớn. Đối với mục tiêu này, kiểm toán viên cũng thực hiện việc phân tích như ở trên. Khi tìm hiểu các thủ tục kiểm soát kiểm toán viên phải đặc biệt lưu ý đến tần xuất xảy ra các nghiệp vụ bán hàng, việc luân chuyển chứng từ bán hàng từ các bộ phận đến phòng kế toán, cùng trình độ của kế toán viên tương ứng. Khi tiến hành kiểm tra chi tiết thông thường sẽ chọn một số hoá đơn chứng từ lập trước và sau ngày kết thúc niên độ kế toán, kiểm tra việc ghi sổ với từng hoá đơn và phát hiện xem có hoá đơn nào được chuyển sang ghi kỳ sau hoặc có một số chứng từ của năm sau được ghi nhận sang năm trước hay không. - Doanh thu bán hàng được phân loại và trình bày đúng đắn . Việc phân loại và trình bày các loại doanh thu thường gắn chặt chẽ với cơ cấu doanh thu. Để thực hiện thủ tục phân tích, kiểm toán viên sẽ thực hiện việc so sánh cơ cấu của các loại doanh thu như doanh thu tiêu thụ nội bộ, doanh thu các loại hàng hoá dịch vụ, doanh thu từ bên thứ ba... của năm kiểm toán và năm trước đó, nếu thấy có sự biến động lớn thì có thể tiến hành so sánh phân tích về tình hình sản xuất (thể hiện ở số lượng nhập kho hàng hoá thành phẩm) và tình hình tiêu thụ (thể hiện ở số lượng hàng hoá, thành phẩm xuất kho). Do việc phân loại và trình bày có liên quan tới việc tính toán thuế doanh thu, ứng với mỗi loại hàng hoá, dịch vụ khác nhau sẽ được áp dụng các mức thuế khác nhau, kiểm toán viên có thể tiến hành tính toán lại các loại thuế, đối chiếu lại với mức thuế đã ghi nhận, nếu phát hiện thấy sự chênh lệch đáng kể thì phải tiến hành kiểm tra tổng doanh thu với số tổng hợp chi tiết từng loại hàng bán và các hình thức tiêu thụ trong kỳ để phát hiện sai sót khi kế toán viên không phân loại và trình bày đúng đắn doanh thu. - Doanh thu bán hàng được đánh giá đúng đắn. Để kiểm toán mục tiêu này, kiểm toán viên cũng thực hiện các bước phân tích và tìm hiểu về thủ tục kiểm soát như trên. Còn việc tiến hành kiểm tra chi tiết sẽ được thực hiện như sau: Với số hoá đơn mẫu được chọn, kiểm toán viên tiến hành thính toán lạI số liệu trên hoá đơn bán hàng (số tiền = số lượng hàng bán * đơn giá), đối chiếu xem giá bán trên hoá đơn có phải được quy định trên bảng yết giá của doanh nghiệp hay không đồng thời đối chiếu số liệu trên hoá đơn bán hàng (đã được tính lại) với các bút toán tương ứng trên sổ nhật ký bán hàng, ngoài ra còn đối chiếu số liệu trên hoá đơn bán hàng và số liệu trên chứng từ vận chuyển với các đơn dặt hàng của khách hàng và với hợp đồng đã ký trước. Thông thường mục tiêu ghi nhận doanh thu được đánh giá và tính toán đúng đắn kết hợp với việc ghi nhận các loại chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại... vì những nghiệp vụ này gắn liền với việc ghi giảm doanh thu. Các nghiệp vụ này phát sinh có liên quan đến việc giảm giá trị tài sản của doanh nghiệp nên trước khi nghiệp vụ xảy ra phải có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp và kiểm toán viên phải đặc biệt chú ý đến đặc điểm thời gian được hưởng chiết khấu, giảm giá với khách hàng mua nhiều hoặc hàng hoá có chất lượng kém, mà sau khi kiểm tra công ty thấy đúng với thực tế, đặc biệt là với hàng đã bán bị trả lại, mỗi nghiệp vụ đều phải có sự phê chuẩn của trưởng phòng kinh doanh hoặc của người có thẩm quyền về lý do trả lại hàng. Kiểm toán viên thực hiện kiểm tra chi tiết bằng cách chọn một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, so sánh với mức chiết khấu, giảm giá trên hoá đơn với mức tính cho khách hàng thực tế trên sổ nhật ký bán hàng, các khoản phải thu. Với hàng bán bị trả lại kiểm tra sự phê chuẩn bằng cách đối chiếu số lượng trên hoá đơn, hàng trả lại với phiếu nhập kho (nếu nhập kho) hoặc trên sổ hàng gửi bán, đối chiếu số tiền bán hàng trả lại với bên có của tài khoản phải thu nếu hàng bán chưa thanh toán. Thứ ba: Thực hiện thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản đối với tài khoản phải thu khách hàng. Khi nhìn nhận chu trình bán hàng và thu tiền trong mối liên hệ giữa các bộ phận cấu thành cho thấy khoản phải thu khách hàng có quan hệ chặt chẽ không chỉ với khoản tiền đã thu được mà còn phản ánh tới các khoản doanh thu đã ghi nhận và các khoản khác như chiết khấu hàng bán, hàng bán bị trả lại và đặc biệt là liên quan đến khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi và việc xử lý các khoản này. Với một hệ thống kiểm soát hoạt động mạnh thông thường các khoản phải thu được quản lý hết sức chặt chẽ thể hiện thông qua các biểu hiện sau. - Các khoản bán chịu phải được phê duyệt trước khi giao hàng hoá cho khách. Việc phê duyệt phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền như Giám đốc và kế toán trưởng. Chính vì thế khi thực hiện thử nghiệm tuân thủ, kiểm toán viên có thể phỏng vấn nhân viên của doanh nghiệp và tiến hành xem xét các loại hoá đơn chứng từ bán chịu hàng hoá liệu đã có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền hay không, hoặc quan sát một nghiệp vụ cụ thể phát sinh. Việc thực hiện bán chịu hay bán hàng thu tiền ngay phải được tiến hành theo một trình tự hợp lý, có sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất của các bộ phận. Chú ý đến việc luân chuyển chứng từ bán hàng giữa các bộ phận, liệu các chứng từ được lập tại phòng kinh doanh có được chuyển đến cho phòng kế toán đúng lúc để ghi sổ hay không. Thông thường tính đúng lúc của quy trình luân chuyển chứng từ gắn liền với việc ghi chép đúng kỳ của các loại doanh thu và các khoản phải thu. Để thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với vấn đề này, kiểm toán viên tiến hành quan sát một số nghiệp vụ cụ thể về việc bán hàng cho khách hàng để thấy được việc lập và luân chuyển chứng từ như thế nào, kết hợp với các tài liệu do khách hàng cung cấp về chính sách bán hàng, sơ đồ mô tả việc bán hàng. Một trong những phương pháp thường được áp dụng là lập bảng so sánh các tỷ suất của năm nay và năm trước các tỷ suất được sử dụng bao gồm: Các thủ tục phân tích tài khoản phải thu của khách hàng Thủ tục phân tích Sai sót có thể Xảy ra So sánh doanh thu bán chịu năm nay với năm trước Tăng hay giảm các khoản phải thu So sánh số dư của khách hàng có số dư nợ vượt quá một giới hạn nào đó so với năm trước Sai sót ở tài khoản phải thu So sánh giữa số dư của tài khoản phải thu với doanh thu bán chịu của năm nay so với năm trước Tăng hay giảm khoản thu được từ khách hàng Ngoài việc so sánh chung, kiểm toán viên cần duyệt lại các bảng kê nợ phải thu để chọn ra một số khách hàng có mức dư nợ vượt qua một số nào đó, hoặc có số dư kéo dài trong nhiều năm để nghiên cứu thêm. Từ việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát nội bộ và thực hiện các thủ tục phân tích kiểm toán viên sẽ tiến hành khoanh vùng sai sót, tập trung vào việc thiết kế các kiểm tra chi tiết theo các mục tiêu kiểm toán đặc thù. - Các khoản phải thu được tính toán đúng đắn Số liệu chi tiết tài khoản phải thu phải nhất quán với các sổ phụ có liên quan, số tổng hợp lại tương ứng với số liệu trên sổ tổng hợp. Có thể chọn một số mẫu bao gồm các số dư cá biệt, đối chiếu với sổ chi tiết các khoản phải thu để kiểm tra đúng đắn về tên khách hàng, số dư và tài khoản nợ. - Các khoản phải thu là có thật Kiểm toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp bảng kê khách nợ, chọn mẫu và tiến hành gửi thư xác nhận. Việc chọn khách hàng nợ để gửi thư xác nhận phụ thuộc vào: - Tính trọng yếu của các khoản phải thu, nếu các khoản phải thu thực sự là trọng yếu theo đánh giá của kiểm toán viên thì cần phải có dung lượng mẫu lớn hơn. - Số lượng các khoản phải thu. - Kết quả hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng và việc thực hiện các thủ tục phân tích. - Kết quả xác nhận của năm trước. Sau khi tiến hành chọn khách hàng để xác minh các khoản phải thu, kiểm toán viên có thể yêu cầu công ty khách hàng gửi thư xác nhận dưới sự kiểm soát của kiểm toán viên hoặc do kiểm toán viên tự tiến hành. Hình thức thư xác nhận thông thường bao gồm hai loại là: Thư xác nhận loại tích cực (yêu cầu khách hàng trong trường hợp nào cũng gửi thư lại cho dù có sự thống nhất hay không về số liệu cần xác minh) và loại không tích cực (chỉ gửi thư trả lời trong trường hợp có sự chênh lệch về số liệu). Tuy nhiên trên thực tế thông thường kiểm toán viên hay sử dụng loại thứ nhất bởi cách này tuy có tốn kém và mất thời gian nhưng thể hiện rõ sự hợp tác hay bất hợp tác của khách hàng nợ. Thư xác nhận thường được gửi cận hoặc sau ngày lập báo cáo tài chính để tránh các rủi ro có thể xảy ra. Trong trường hợp khách nợ không đáp ứng yêu cầu xác nhận (không nhận được thư trả lời sau hai hoặc ba lần gửi thư xác nhận) kiểm toán viên phải tiếp tục kiểm tra với các khoản thu tiền mặt sau đó đối chiếu số liệu trên sổ cái với hoá đơn bán hàng. - Các khoản phải thu được ghi sổ đầy đủ Với mục tiêu này, khi thực hiện việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát kết hợp với các thủ tục phân tích đã trình bày khi thực hiện việc kiểm toán tài khoản doanh thu và tài khoản tiền mặt đã góp phần khẳng định mục tiêu này... vì vậy, chúng ta có thể lướt qua mà không cần phải xem xét kỹ lưỡng. - Các khoản phải thu được ghi đúng kỳ Việc xem xét mục tiêu này cũng gắn liền với tính đúng kỳ của khoản doanh thu. Vì vậy, việc thực hiện mục tiêu này đã được đề cập kết hợp với việc kiểm toán các khoản doanh thu như đã trình bày ở trên. Thứ tư: Thực hiện thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản đối với khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi và việc xử lý các khoản phải thu không thu hồi được. Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi là những khoản giảm tài sản của doanh nghiệp (cụ thể là giảm khoản phải thu) mà theo ước tính của doanh nghiệp trong tương lai sẽ không thể thu hồi được. Còn các khoản không thu hồi được là những khoản khách hàng nợ song doanh nghiệp thực sự không có khả năng thu hồi mặc dù đã cố gắng đòi nợ. Thông thường với một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ lành mạnh thì việc quản lý chặt chẽ các khoản này thể hiện ở những mặt sau. - Lập bảng phân tích tuổi nợ, xem xét những khách hàng đã qua hạn mà chưa thanh toán, gửi thư thúc nợ, lập dự phòng phải thu khó đòi đồng thời phải điều tra nguyên nhân tại sao khách hàng không thể trả nợ được. - Với những khách hàng thật sự không có khả năng trả thì việc xoá sổ các khoản nợ đó phải được phê duyệt bởi những người có đầy đủ thẩm quyền, hoàn nhập dự phòng, tiến hành xoá nợ sau đó vẫn phải tiến hành theo dõi trên tài khoản 004 “Nợ phải thu khó đòi” để tiến hành tiếp tục đòi nợ. Sau khi thực hiện các thử nghiệm tuân thủ, kiểm toán viên có thể dùng các tỷ suất sau đây để tiến hành phân tích tính thích hợp của các khoản dự phòng nợ phải thu và việc xử lý các khoản không thu hồi được. Các thủ tục phân tích khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi Thủ tục phân tích Sai sót có thể xảy ra So sánh giữa chi phí về nợ không thu hồi được với số dư của tài khoản phải thu của năm nay và năm trước Tăng hay giảm mức dự phòng So sánh các khoản phải thu phân tích theo từng nhóm tuổi của năm nay so với năm trước Tăng hay giảm mức dự phòng Khi kiểm toán các khoản này vấn đề quan tâm chính của kiểm toán viên là xem xét các mục tiêu sau: - Các khoản dự phòng nợ phải thu được tính toán và đá giá đúng đắn Bản chất của các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, được tính toán dựa trên những phán xét chủ quan của doanh nghiệp nên khó có thể có những nhận xét đúng đắn về giá trị của những khoản mục này. Tuy vậy kết quả của việc tính toán lại có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính như tổng tài sản, mức thuế lợi tức phải nộp. Để thực hiện việc kiểm tra chi tiết thông thường kiểm toán viên sẽ chọn mẫu một số khoản dự phòng của các khách hàng và đánh giá khả năng trả nợ của họ, kết hợp với tình hình thanh toán của các khách hàng này. - Các khoản xử lý dự phòng nợ phải thu khó đòi là có thật Gian lận dễ xảy ra đối với khoản này nhất là khả năng biển thủ tiền bằng cách xoá sổ các khoản nợ, mà trên thực tế khoản nợ đó đã thu được tiền. Thông qua việc phân tích và tìm hiểu các thủ tục kiểm soát được áp dụng kiểm toán viên quyết định số lượng mẫu chọn để tiến hành kiểm tra chi tiết. Với lượng mẫu chọn, kiểm toán viên phải xem xét sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng, đối chiếu với bảng phân tích tuổi nợ của công ty để đánh giá khả năng không trả được nợ của các khoản phải thu mà công ty đã xoá nợ là có thật, đồng thời kết hợp xem xét việc phê chuẩn của việc xoá các khoản nợ đó, đối chiếu với số dư trên tài khoản 004. Trong quá trình thực hiện kiểm toán song song với việc thu thập và đánh giá bằng chứng, áp dụng các phép thử nghiệm kiểm toán viên cũng tiến hành ghi chép những công việc đã thực hiện vào sổ tay kiểm toán viên hoặc các giấy tờ làm việc để tiện cho việc kiểm tra lại các công việc, phát hiện ra những thiếu sót, tồn tại cần phải giải quyết, và phục vụ cho việc thực hiện đánh giá kết quả kiểm toán về sau này. Với các sai sót, chênh lệch được phát hiện trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành tổng hợp và đưa ra các bút toán điều chỉnh, có thể đề nghị khách hàng sửa chữa trước khi lập báo cáo tài chính. Mặt khác, với những nhược điểm, những vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà kiểm toán viên phát hiện sẽ được đưa vào thư quản lý với mục đích là tư vấn cho công ty khách hàng. Thứ năm: Thực nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản tài khoản tiền mặt. Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp tiền mặt là một công cụ dùng để giao dịch do đặc tính gọn nhẹ, dễ vận chuyển và là một tài sản có giá trị nên dễ bị gian lận và biển thủ. Suy cho cùng thì việc ghi tăng hay giảm các khoản phải thu, doanh thu và dự phòng nợ phải thu khó đòi là đều nhằm mục đích biển thủ công quỹ hay vì mục đích cầu lợi mà kết thúc quá trình đó là khoản tiền mà doanh nghiệp thu được từ các hoạt động không chân chính đó. Kiểm toán viên phải đặc biệt quan tâm đến các khoản mục tiền mặt, tuy nhiên các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt tại đơn vị không chỉ bao gồm các khoản tiền thu được từ các nghiệp vụ bán hàng mà nó còn bao gồm các khoản thu, chi liên quan đến các hoạt động tài chính khác. Chính vì thế mà khi tiến hành kiểm toán, thông thường chỉ xem xét tiền mặt trong mốt liên hệ với việc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền mà không xem xét khoản mục tiền mặt trên tất cả các góc độ của hoạt động kinh doanh. Khi tiến hành các thử nghiệm tuân thủ và các thử nghiệm cơ bản đối với khoản mục tiền mặt trong mối liên hệ với chu trình bán hàng và thu tiền kiểm toán viên quan tâm đến các mục tiêu sau. - Các khoản tiền đã ghi sổ là thực tế đã nhận được Kiểm toán viên lựa chọn một số nghiệp vụ thu tiền (thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn) ở nhật ký thu tiền mặt, sổ cái tài khoản 111, 112 để đối chiếu với các phiếu thu, bảng sao kê và giấy báo có. - Các khoản tiền thu đều được ghi sổ một cách đầy đủ Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các chứng từ thu tiền với nhật ký quỹ đẻ phát hiện có trường hợp nào không được ghi sổ. Đặc biệt kiểm toán viên kết hợp giữa khảo sát khoản mục doanh thu để đói chiếu khoản tiền mặt thu được với doanh thu bán hàng. Ngoài ra kiểm toán viên đối chiếu thời điểm ghi nhận doanh thu ( đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay) Hoặc thời điểm thu tiền của khách hàng với thời điểm hạch toán tiền mặt vào sổ để phát hiện việc nhân viên lợi dụng tiền thu từ bàn hàng sử dụng vào các mục đích khác trong khoảng thời gian dài sau đó mới hạch toán ghi sổ. Việc xoá sổ các khoản phải thu cũng là một điều kiện thuận lợi dẫn đến việc mất mát tiền khi trên thực tế khoản tiền đó đã thu hồi được. Đây là một hành vi gian lận, kiểm toán viên có thể phát hiện bằng cách khảo sát các thủ tục về sử lý xoá sổ các khoản phải thu khó đòi. - Các khoản tiền mặt được tính toán và đánh giá đúng đắn Mục tiêu này thường được áp dụng cho các nghiệp vụ thu tiền phát sinh bằng ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý...Kiểm toán viên chọn mẫu các nghiệp vụ có số phát sinh lớn để đối chiếu tỷ giá tại thời điểm thu tiền ghi trên sổ kế toán với tỷ giá thực tế tại thời điểm đó do ngan hàng nhà nước công bố (nếu các đơn vị áp dụng tỷ giá thực tế ). Còn nếu đơn vị áp dụng tỷ giá hạch toán thì kiểm toán viên xem xét các nghiệp vụ thu ngoại tệ có được hạch toán đúng tỷ giá hay không, cuối niên độ có đánh giá lại số dư ngoại tệ không và đánh giá có đúng không. - Các khoản thu tiền mặt, tiền gửi đã được ghi chép và cộng dồn đúng đắn. Kiểm toán viên đối chiếu phiếu thu, giấy báo có với các bút toán trên sổ nhật ký tiền mặt, sổ các tài khoản tiền mặt, sổ chi tiết các khoản phải thu. 3.3.3- Kết thúc kiểm toán Theo chuẩn mực số 430 của chuẩn mực kiểm toán nội bộ thì sau khi thực hiện kiểm toán “ Kiểm toán viên nội bộ phải báo cáo kết quả công việc kiểm toán của mình”. Hai nội dung chính trong giai đoạn này là: Đánh giá trao đổi với đơn vị được kiểm toán . Lập Báo cáo Kiểm toán nội bộ về kiểm toán báo cáo tài chính. Đánh giá và trao đổi với đơn vị được kiểm toán Theo chuẩn mực số 430.02: “Kiểm toán viên nội bộ cần thảo luận về các kết luận và kiến nghị với các cấp quản lý thích hợp trước khi phát hành báo cáo kiểm toán cuối cùng bằng văn bản". Tuy nhiên, để đảm bảo tính thận trọng nghề nghiệp kiểm toán viên nội bộ áp dụng thủ tục phân tích để đánh giá tính đồng bộ và xác thực của các thông tin tài chính thu thập được. Với thủ tục này kiểm toán viên nội bộ khẳng định tính đúng đắn của thông tin và những bộ phận cần phải thu thập thêm bằng chứng kiểm toán để giảm thiểu rủi ro phát hiện. Kiểm toán viên nội bộ sẽ tập hợp các bằng chứng kiểm toán và đánh giá sự đầy đủ, hiệu lực của nó. Kết quả kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được đánh giá trên các khía cạnh chủ yếu sau: - Việc hạch toán các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền của đơn vị phù hợp với thông lệ, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành. - Quá trình bán hàng và thu tiền được thực hiện phù hợp với các quy định hiện hành của luật pháp. - Toàn bộ chu trình bán hàng và thu tiền của đơn vị nhất quán với sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà kiểm toán viên nội bộ đã thu thập được. - Các thông tin về chu trình bán hàng và thu tiền thể hiện đúng những vấn đề trọng yếu và bảo đảm trung thực, hợp lý. Kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cùng với kết quả kiểm toán các chu trình khác được Kiểm toán viên nội bộ tổng hợp và tiến hành lập báo cáo kiểm toán. b- Báo cáo Kiểm toán nội bộ về kiểm toán báo cáo tài chính Báo cáo kiểm toán nội bộ là văn bản chính thức của kiểm toán viên nội bộ trình bày về kết quả cuộc kiểm toán và kiến nghị của kiểm toán viên nội bộ (nếu cần) để truyền đạt tới các bộ phận liên quan trong đơn vị. Theo Chuẩn mực Kiểm toán nội bộ: - Báo cáo kiểm toán cần khách quan, rõ ràng, xúc tích, có tính xây dựng kịp thời. - Báo cáo phải trình bày mục đích, phạm vi và kết quả của cuộc kiểm toán. Khi thích hợp, báo cáo kiểm toán cần nêu ý kiến của kiểm toán viên nội bộ. - Báo cáo có thể đưa ra kiến nghị về các cải tiến có khả năng thực hiện và thừa nhận các thành quả hoặc các sửa đổi thoả đáng. - Quan điểm của đối tượng kiểm toán về các kết luận và kiến nghị có thể được đưa vào báo cáo kiểm toán. - Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ hoặc người được uỷ quyền phải rà soát lại và phê chuẩn Báo cáo kiểm toán trước khi phát hành và quyết định gửi báo cáo cho ai. Nội dung Báo cáo kiểm toán nội bộ bao gồm: * Tiêu đề; * Địa chỉ gửi báo cáo; * Xác định đối tượng kiểm toán; * Xác định nội dung công việc kiểm toán; * ý kiến nhận xét và kiến nghị của Kiểm toán viên nội bộ; * Ký tên; * Ngày ký báo cáo. 3.3.4- Theo dõi sau kiểm toán Bất kỳ công việc nào muốn thành công đều cần có sự theo dõi liên tục cho tới khi có kết quả. Công việc kiểm toán chỉ hữu ích nếu quá trình theo dõi sau kiểm toán cũng được thực hiện tốt. Chuẩn mực số 440 của Chuẩn mực Kiểm toán nội bộ quy định: “ Kiểm toán viên nội bộ phải quyết định rằng các hoạt động sửa chữa đã thực hiện và đạt kết quả cần thiết, hoặc người quản lý cấp cao hay Hội đồng quản trị đã dự tính, về rủi ro không thực hiện những biện pháp sửa chữa đối với các phát hiện kiểm toán đã báo cáo". Sau khi kết thúc cuộc kiểm toán các Kiểm toán viên nội bộ phải tiến hành theo dõi để đảm bảo rằng các kiến nghị được thực hiện sau khi công bố báo cáo kiểm toán. Phần hai Thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ tại công ty hoá chất mỏ I - Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1- Lịch sử hình thành Công ty Hoá chất Mỏ có trụ sở chính của đặt tại tổ 27 phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân - Hà Nội. Khi mới thành lập Công ty có 7 phòng ban và 6 đơn vị trực thuộc. Ngành Hoá chất Mỏ ra đời vào đúng thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, lúc đầu chỉ là kho chứa vật liệu nổ (VLN) đặt tại Hữu Lũng (Lạng Sơn) chủ yếu là để tiếp nhận VLN công nghiệp nổ của Liên Xô (cũ), Trung Quốc và các nước Đông Âu phục vụ cho ngành than và các ngành kinh tế Quốc dân. Sau Miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, nhu cầu VLN phục vụ công cuộc khôi phục và xây dưng đất nước một ngày gia tăng. Năm 1976 ngành Hoá chất Mỏ đã dần được tổ chức lại. Cơ sở vật chất kỹ thuật được tăng cường để đưa VLN đến nơi cần sử dụng. Xí nghiệp Hoá chất Mỏ thuộc Công ty Xuất nhập khẩu Than và cung ứng vật tư (COALIMEX) được thành lập. Từ đó, liên tiếp thành lập các chi nhánh Hoá chất Mỏ trên mọi miền đất nước để sản xuất, cung ứng vật liệu nổ (VLN). Trước yêu cầu sử dụng và quản lý VLN công nghiệp ngày càng cao. Được sự đồng ý của Chính phủ, Bộ Năng Lượng (Bộ Công Nghiệp) ra quyết định 204 NL/TCCB - LĐ ngày 1/4/1995 thành lập Công ty Hoá chất Mỏ thuộc Tổng Công ty Than Việt Nam, ngành Hoá chất Mỏ mới thực sự trở thành doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập. Sự kiện này đánh dấu bước trưởng thành của ngành Hoá chất Mỏ. Đồng thời cũng thể hiện sự quan tâm chăm lo của Nhà nước và lãnh đạo Tổng Công ty Than Việt Nam trong việc xây dựng ngành Hoá chất Mỏ đảm bảo đáp ứng nhu cầu bức xúc tăng nhanh sản lượng sản xuất và cung ứng VLN cho sự phát triền của ngành than nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế đất nước nói chung. 2- Quá trình phát triển Từ 7 phòng ban, 6 đơn vị trực thuộc đến nay Công ty Hoá chất Mỏ đẫ có 9 phòng ban và 18 Xí nghiệp, chi nhánh ở khắp miền trong cả nước. Sản phẩm chính của Công ty là thuốc nổ: sản xuất, phối chế, thử nghiệm, đóng gói, bảo quản và cung ứng vật liệu nổ công nghiệp. Bên cạnh đó còn kinh doanh nhiều mặt hàng, dịch vụ khác như: Vận tải, may mặc, dịch vụ cung ứng xăng dầu, vật tư khác... Việc mở rộng ngành nghề kinh doanh giúp Công ty tạo thêm nhiều việc làm cho công nhân, nâng cao thu nhập, chất lượng, số lượng lao động cũng được cải thiện. Số lượng lao động được tuyển dụng hàng năm, chất lương lao động được nâng lên đáng kể từ 1598 người năm 1998 đến 1643 người năm 1999, 1695 người năm 2000. Trong đó nhân viên quản lý 186 người, nhân viên sản xuất 1509 người. 3- Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty Hoá chất Mỏ là một doanh nghiệp Nhà nước, được nhà nước và Tổng Công ty Than Việt Nam giao vốn, đất đai để hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty có nhiệm vụ: - Sản xuất, phối chế, thử nghiệm, đóng gói, bảo quản, cung ứng vật liệu nổ; - Xuất nhập khẩu thuốc nổ, nguyên liệu hoá chất để sản xuất vật liệu nổ; - Dịch vụ nổ mìn cho các đơn vị trong cả nước; - Sản xuất dây nổ mìn, dây điện dân dụng, giấy và bao bì VLN, giấy sinh hoạt; - Dịch vụ cung ứng xăng dầu và vật tư hàng hoá khác; - Sản xuất than sinh hoạt, vật liệu vật liệu xây dựng; - May hàng bảo hộ lao động, hàng may mặc xuất khẩu; - Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ; - Kinh doanh dịch vụ ăn nghỉ cho khách; - Kinh doanh vật tư thiết bị, phụ tùng và làm uỷ thác tiếp nhận vận chuyển cho các đối tượng có nhu cầu; 4- Đặc điểm về máy móc thiết bị 4.1- Thiết bị sản xuất thuốc nổ Công ty có dây chuyền sản xuất thuốc nổ - Dây chuyền sản xuất thuốc nổ ANFO với hệ thống thiết bị sản xuất tĩnh có công xuất 18000 tấn / năm; - Dây chuyền sản xuất thuốc nổ lộ thiên ZECNÔ với công suất 4200 tấn/ năm; - Dây chuyền sản xuất thuốc nổ ANFO chịu nước. 4.2- Phương tiện vận tải Công ty có hệ thống các phương tiện vận tải đường bộ, đường thuỷ và đường biển chuyên dụng được thiết kế và trang bị các phương tiện, dụng cụ phòng chống cháy nổ theo đúng quy định, quy phạm vận chuyển vật liệu nổ công nghiệp với tổng số 2883 tấn. Phương tiện vận tải gồm 90 xe ô tô trọng tải từ 1,5 đến 12 tấn, 4 tàu đi biển, 1tàu phà sông biển, 2 tàu tự hành sông loại 100 tấn, 3 đầu kéo và 6 xà lan, 26 xe chỉ huy điều hành, 5 xe FORD chuyên phục vụ khoan nổ mìn. 4.3- Hệ thống kho chứa vật liệu nổ công nghiệp Công ty có một hệ thống chứa vật liệu nổ công nghiệp (Bao gồm cả kho chìm và kho nổi) ở khắp 3 miền cả nước với tổng số 63 nhà kho chứa 6000 tấn thuốc nổ. Các số liệu trên cho thấy Công ty Hoá chất Mỏ có một hệ thống các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, nhà xưởng lớn, đồ sộ cho thấy năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty rất lớn. 5- Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu để sản xuất thuốc nổ một phần Công ty khai thác từ các mỏ và sản xuất tại chỗ như ở Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ và cảng Bạch Thái Bưởi. Một phần nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài. Hàng năm Công ty nhập khẩu nguyên liệu Nitơrat Amôn với một khối lương lớn: như năm 2000 đã nhập 6918,5 tấn Nitơrat Amôn trị giá 1.538.690 USD. Nhà cung ứng chính của Công ty là các nhà cung ứng Trung Quốc, úc.. Do phải nhập nguyên liệu và một số lương thuốc nổ lớn nên công tác quản lý được giao cho văn phòng Công ty đảm nhận và trách nhiệm, nhiệm vụ này giao cho phòng thương mại. II- Quy trình công nghệ sản xuất thuốc nổ Công ty Hoá chất mỏ tổ chức sản xuất 4 loại thuốc nổ: ANFO thường, ANFO chịu nước, thuốc nổ an toàn hâm lò AH1, thuốc nổ ZECNÔ. Mỗi loại thuốc nổ đều được sản xuất theo quy trình công nghệ và trên dây truyền sản xuất khác nhau. Tuy nhiên các loại thuốc nổ trên đều theo một quy trình công nghệ chung sau: Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ thuốc nổ Công đoạn tháo sản phẩm cho vào bao bì Công đoạn phối trộn Chuẩn bị: Nguyên vật liệu Bao bì, đóng gói Máy móc, thiết bị Đóng gói Nhập kho bảo quản Kiểm tra chất lượng 1- Thị trường tiêu thụ 1.1- Sản phẩm Công ty Hoá chất Mỏ từ năm 1995 đã đăng ký và được Nhà nước và Tổng công ty Than Việt Nam giao nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh về thuốc nổ công nghiệp. Ngoài ra còn kinh doanh về vận tải, dịch vụ sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ, đại lý vận tải biển. Sản xuất dây nổ mìn, dây điện dân dụng, giấy, bao bì. Hàng may mặc bảo hộ lao động. Dịch vụ cung ứng xăng dầu và vật tư khác. Xây lắp dân dụng, sửa chữa ô tô, tư vấn thiết kế mỏ. Dịch vụ khoan đất đá, dịch vụ nổ mìn. Thi công xây dựng và khai thác mỏ. Tuy kinh doanh đa dạng các ngành nghề nhưng sản xuất và cung ứng thuốc nổ công nghiệp vẫn là mặt hàng chính chủ chốt của Công ty. 1.2- Tiêu thụ Vật liệu nổ công nghiệp sản xuất ra một sản phẩm để phục vụ cung ứng cho sản xuất than và cho các nhà máy quốc phòng. Đây là khách hàng quen thuộc, tuy vậy việc sản xuất thuốc nổ lại phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng hàng năm của các đơn vị này. Bên cạnh đó việc sản xuất thuốc nổ phục vụ nhu cầu thị trường. Đó là công trình xây dựng cầu đường, xây dựng cỏ sở hạ tầng... Năm 2000 Công ty đã thâm nhập được vào thị trường mới như đường Hồ Chí Minh, khu Công nghiệp Dung Quất, đèo Hải Vân...Kí được hợp đồng với Công ty Pantaocean Nhật Bản cung ứng vật liệu nổ công nghiệp cho công trình cảng Cái Lân...kí được với 566 khách hàng với sản lượng 19.031 tấn. Tuy nhiên công tác marketing ở Công ty Hoá chất Mỏ chưa được làm tốt. Công tác nghiên cứu thị trường ở các Xí nghiệp, chi nhánh hoạt động chưa có hiệu quả, chưa nắm được nhu cầu khách hàng và chưa chủ động trong việc tìm thị trường mới. Đánh giá khái quát khả năng và xu hướng phát triển của Công ty Hoá chất Mỏ Biểu1: Bảng tổng hợp tình hình SXKD các năm 1999-2000-2001 Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 2001 I Chỉ tiêu sản lượng 1 Cung ứng thuốc nổ Tấn 16340 11960 16854 2 Sản xuất thuốc nổ Tấn 7566 4870 7500 II Chỉ tiêu giá trị 1 Doanh thu Tỷ đồng 301 227 350 a Cung ứng vật liệu nổ Tỷ đồng 248 175.2 286.6 b Sản xuất khác Tỷ đồng 53 51.8 63.4 2 Giá trị sản xuất VLN Tỷ đồng 50 33.6 56.7 3 Nộp ngân sách Tỷ đồng 3.86 6.34 7 4 Lãi Triệu đồng 528 230 687 III Lao động- Tiền lương 1 Tổng quỹ lương Triệu đồng 19230 13887 24000 2 Tổng số lao động Người 1589 1643 1695 3 Thu nhập bình quân Nghìn đồng/tháng 975 728 1180 Nhìn vào biểu 1 qua 3 năm thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hoá chất Mỏ. Về sản lượng: Hàng năm chỉ sản xuất được một lượng xấp xỉ một mức cho cung ứng. Số còn lại Công ty phải nhập khẩu. Doanh thu từ sản xuất kinh doanh của Công ty Hoá chất Mỏ qua các năm, ngân sách nộp đầy đủ. Tuy nhiên nhìn vào biểu đồ ta cũng thấy năm 2000 Công ty có sa sút trong sản xuất kinh doanh, kém hiệu quả so với năm 1999. Nguyên nhân do biến động của thị trường và các cuộc khủng hoảng kinh tế của khu vực. Nhưng đến năm 2001 việc sản xuất kinh doanh của Công ty lại tăng lên, có hiệu qủa. 3- Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty Hoá chất Mỏ Hiện nay, Công ty Hoá chất Mỏ đang tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng phù hợp với một quy mô sản xuất lớn, địa bàn hoạt động rộng, điều kiện quản lý hiện đại, liên kết đa phương nhiều chiều. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Hoá chất Mỏ bao gồm ban Giám đốc và 9 phòng ban cơ cấu này được thể hiện trên sơ đồ 2. Đứng đầu là Giám đốc Công ty, sau đó là 4 phó Giám đốc. * Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chung trước Nhà nước, trước cấp trên, trước pháp luật và trước tập thể công nhân viên chức trong Công ty về mọi hoạt động của Công ty. Đảm bảo việc chỉ huy điều hành thống nhất có hiệu quả trong toàn Công ty. Trực tiếp phụ trách công tác: Công tác thi đua khen thưởng; Công tác sản xuất kinh doanh; Công tác tổ chức nhân sự; Công tác thương mại: Xuất nhập khẩu vận tải hàng hoá vật liệu nổ quá cảnh; Công tác đầu tư và hợp tác liên doanh sản xuất về kinh doanh với nước ngoài; Công tác tổ chức; Chủ tịch hội đồng các đoàn thể thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty, hội đồng lương và hội đồng giá Công ty. Giám đốc trực tiếp phụ trách phòng tổ chức nhân sự Công ty. * Phó giám đốc thứ nhất: Phụ trách chỉ đạo công tác sản xuất bao gồm - Công tác kế hoạch quý, tháng; Chỉ đạo tác nghiệp sản xuất; Chỉ đạo công tác thị trường; Chỉ đạo kinh doanh đa ngành (Vật tư thiết bị); Trực tiếp chỉ đao phòng Thương mại, phòng Kỹ thuật và chỉ huy sản xuất. * Phó giám đốc thứ hai: Có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện về các mặt công tác sau: Công tác kế toán, thống kê và hạch toán; Công tác lao động và tiền lương; Công tác kiểm toán; Trực tiếp phụ trách phòng Thống kê - kế toán - tài chính. * Phó giám đốc thứ ba: Chỉ đạo công tác đời sống Công tác y tế, hành chính, chăm sóc sức khoẻ, đời sống vật chất, tinh thần và xã hội cho cán bộ công nhân viên; Công tác bảo vệ và tự vệ; Chủ tịch hội đồng câu lạc bộ Công ty; Thủ trưởng cơ quan; Trực tiếp phụ trách phòng Thanh tra - bảo vệ - pháp chế * Phó giám đốc thứ tư: Giúp Giám đốc chỉ đạo công tác kỹ thuật an toàn và đầu tư trực tiếp chỉ đạo Công tác kỹ thuật; Công tác an toàn; Công tác thử nghiệm vật liệu nổ; Dịch vụ khoan nổ mìn; Công tác đảo tạo công nhân kỹ thuật; Công tác quản lý và định mức vật tư thiết bị; Công tác đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản; Chủ tịch hội đồng khoa học kỹ thuật Công ty và hội đồng nâng bậc công nhân kỹ thuật Công ty ; Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật an toàn, phòng thiết kế và đầu tư. * Văn phòng Công ty Văn phòng Công ty là một bô phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có chức năng nhiệm vụ tham mưu, giúp việc Giám đốc Công ty về các mặt công tác: Công tác hành chính; Công tác tổng hợp; Công tác đối ngoại; Công tác thi đua - tuyên truyền - quảng cáo; Công tác văn hoá thể thao; Công tác quản trị đời sống. * Phòng Tổ chức nhân sự: Phòng tổ chức nhân sự được phân nhiệm vụ chức năng tham mưu, trợ lý Giám đốc Công ty về các mặt công tác sau: Công tác tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý; Công tác quản lý nhân sự; Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên; Công tác chế độ và chính sách; Công tác y tế - chăm sóc sức khoẻ công nhân viên. * Phòng Kế hoạch và chỉ huy sản xuất Phòng này có chức năng nhiệm vụ tham mưu, giúp đỡ Giám đốc Công ty các mặt công tác: Quản lý và chỉ đạo công tác kế hoạch hoá của toàn Công ty; Công tác dự trữ quốc gia vật liệu nổ công nghiệp; Công tác điều hành và chỉ huy sản xuất. * Phòng Thiết kế đầu tư Phòng này có chức năng, nhiệm vụ thực hiện các công tác sau: Quản lý về tổ chức chỉ đạo công tác đầu tư xây dựng; Nhận thiết kế công trình khai thác mỏ của các chủ đầu tư ngoài Công ty. * Phòng Kỹ thuật an toàn Phòng này có chức năng nhiệm vụ thực hiện các công tác sau: Công tác về kỹ thuật vật liệu nổ; Công tác về kỹ thuật khoan, nổ mìn; Công tác an toàn - bảo hộ lao động - môi trường; Công tác nghiên cứu khoa học và sáng kiến cải tiến kỹ thuật; Kỹ thuật xây dựng. * Phòng Thương mại Phòng Thương mại có chức năng nhiệm vụ về: Thực hiện công tác kinh doanh xuất nhập khẩu vật liệu nổ công nghiệp và nguyên liệu nổ công nghiệp và nguyên liệu cho sản xuất vật liệu nổ công nghiệp; Công tác nhập khẩu vật tư thiết bị cho nhu cầu sử dụng nội bộ và kinh doanh của toàn Công ty; Công tác kinh doanh đa ngành. * Phòng Thanh tra - bảo vệ - pháp chế Phòng này được giao nhiệm vụ chức năng sau: Công tác thanh tra kiểm tra việc thực hiện các thể lệ, chỉ thị, nghị quyết, các chủ trương, chính sách của Đảng, nhà nước, của cấp trên tại các đơn vị trực thuộc Công ty, giải quyết đơn thư khiếu tố, thực hiện dân chủ trong Công ty; Công tác bảo vệ an ninh nội bộ, an toàn vật tư tài sản và hướng dẫn chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch biện pháp về công tác nói trên trong toàn Công ty; Công tác huấn luyện quân sự, phòng cháy, chữa cháy; Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho cán bộ công nhân viên chức trong Công ty. * Phòng Thống kê - kế toán - tài chính Phòng này có các chức năng nhiệm vụ sau Công tác thống kê - tài chính - kế toán; Công tác quản lý các chi phí trong qua trình sản xuất kinh doanh của Công ty; Công tác quản lý hệ thống trong toàn Công ty. * Phòng Kiểm toán nội bộ Phòng có chức năng nhiệm vụ giúp việc Giám đốc thực hiện kiểm tra, xác nhận tính đúng đắn hợp lý, hợp lệ của các số liệu kế toán, các Báo cáo quyết toán hàng tháng của đơn vị trong Công ty. * Các đơn vị trực thuộc công ty bao gồm: 18 xí nghiệp thành viên với các chi nhánh hoạt động rải rác trên đất nước với chức năng, nhiệm vụ khác nhau phân chia theo 3 loại chính: - 2 Xí nghiệp sản xuất vật liệu nổ: Xí nghiệp HCM Quảng Ninh, Xí nghiệp HCM Vũng Tàu. - 10 Xí nghiệp cung ứng vật liệu nổ: Xí nghiệp HCM Quảng Ninh, XNHCM và Cảng Bạch Thái Bưởi, XNHCM Ninh Bình, XNHCM Đà Nẵng, XNHCM Sơn La, XNHCM Vũng Tàu, XNHCM BắcThái, XNHCM Gia Lai, XNHCM Khánh Hoà, XNHCM Bắc Cạn. - Nghiên cứu thử nghiệm vật liệu nổ: Trung tâm vật liệu nổ Công nghiệp. - Vận tải vật liệu nổ và vật liệu khác: XN vận tải thuỷ bộ Bắc Ninh, XN vận tải Sông Biển Hải Phòng. - Sản xuất kinh doanh khác: XN cung ứng vật tư Hà Nội, tất cả các đơn vị khác trong Công ty... Tổ chức công tác kế toán của Công ty Hoá chất Mỏ Công ty Hoá chất Mỏ là một đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân bao gồm 18 Xí nghiệp trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân tán về quyền lực, về hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính. Do vậy mô hình kế toán tài chính là mô hình kế toán tập trung. Công ty tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán các Xí nghiệp trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ tiếp nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị mình. Các Xí nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc được Công ty giao quản lý tài sản, vật tư, hàng hoá cho các Xí nghiệp để tự chủ động sản xuất kinh doanh. Các Xí nghiệp này thực hiện hạch toán kế toán theo phương thức bán hàng thành tiền nộp trả vốn về Công ty sau khi đã trừ các chi phí trực tiếp tại Xí nghiệp. Kết quả cuối cùng do Phòng kế toán Công ty phụ trách căn cứ vào các báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các Xí nghiệp thành viên gửi về để tổng hợp tình hình tài chính và kết quả kinh doanh. Trên cơ sở của số liệu đã tổng hợp, Công ty sẽ có quyết định về quản lý vốn, tồ chức phân phối lại tài chính giữa các Xí nghiệp. Hiện nay, Công ty đang mở tài khoản tại Ngân hàng Công thương Hoàn kiếm. * Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, tài chính ở doanh nghiệp, lập kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, việc kiểm tra thực hiện chế độ thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như tài chính của Công ty. * Kế toán phó: Phụ trách công tác tài chính, thống kê và thay thế kế toán trưởng khi được uỷ thác và có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng. * Các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán: - Kế toán toán nguyên vật liệu(NVL): Ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết NVL, tính giá thực tế NVL xuất kho, lập báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng giảm về NVL - Kế toán thanh toán: Ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả, các khoản thanh toán nội bộ cho công nhân viên chức trong Công ty; lập các báo cáo nội bộ về các khoản công nợ, các nguồn vốn. - Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý về nhập xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí, đá quý tại quỹ tiền mặt. - Kế toán thuế: Theo dõi tổng hợp và chi tiết tình hình thanh toán từng khoản nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. - Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết TSCĐ; tính khấu hao TSCĐ; lập các báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng, giảm TSCĐ; theo dõi TSCĐ đang sử dụng ở các bộ phận trong Công ty. - Kế toán phải thu, phải trả: Theo dõi tổng hợp và chi tiết tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả. - Kế toán giá thành: Tập hợp tất cả các chi phí để tính giá thành sản phẩm - Kế toán tổng hợp: Thực hiện các phần hành kế toán chưa phân công, phân nhiệm cho các bộ phận kế toán trên, các nghiệp vụ kinh tế nội sinh; lập các bút toán khoá sổ kế toán cuối kỳ; kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận kế toán khác chuyển sang để phục vụ cho việc khoá sổ, lập báo cáo kế toán cuối kỳ; lập bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh; lập các báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo mà các bộ phận kế toán khác đã lập. - Kế toán các quỹ: Theo dõi tổng hợp và chi tiết các khoản thu, chi của các Xí nghiệp trực thuộc. * Hệ thống chứng từ ghi sổ Trong điều kiện máy vi tính với phần mềm kế toán chuyên biệt đã được đưa vào sử dụng tại Công ty, hiện nay Công ty đang thực hiện ghi sổ, xử lý tổng hợp và cung cấp thông tin theo hình thức Nhật ký chứng từ. Sơ đồ: Hạch toán trên sổ Nhật ký - chứng từ Chứng từ gốc và Bảng phân bổ phí (1- 4) Bảng kê (1- 11) (1) Báo cáo kiểm toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết (1-6) và sổ chi tiết khác (2) (1) (3) (3) (5) (6) (6) * Ghi chú: : Ghi chứng từ và bảng phân bổ hàng ngày : Ghi ngày cuối kỳ : Đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp Tổ chức Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất Mỏ Cụ thể cơ cấu tổ chức Phòng kiểm toán nội bộ gồm có: * Trưởng phòng * Phó phòng * Chuyên viên 1 * Chuyên viên 2 Trưởng phòng * Công việc chung: Chịu trách nhiệm chung mọi công việc của phòng. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về toàn bộ công tác kiểm toán. Chịu trách nhiệm điều hành và tổ chức các cuộc kiểm toán hoặc uỷ quyền cho đồng chí phó phòng khi bận việc hoặc đi vắng. Phụ trách công tác đối ngoại của phòng. Sưu tầm tài liệu liên quan đến chế độ chính sách và công việc của phòng. * Chuyên môn: Chịu trách nhiệm chính công tác kiểm toán; Các khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. Tài khoản hàng tồn kho. Kiểm toán tổng hợp báo cáo tài chính của tất cả các đơn vị. Lập chương trình kế hoạch công tác năm. Lập báo cáo kiểm toán năm, báo cáo công tác tháng. Phó phòng * Công việc chung: Chịu trách nhiệm phụ trách và giải quyết mọi công việc của phòng khi đồng chí trưởng phòng đi vắng hoặc uỷ quyền khi đi công tác. Phụ trách công tác thi đua khen thưởng của phòng, công tác đối nội của phòng. Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc đã được phân công hay uỷ quyền. Phối hợp cùng đồng chí trưởng phòng tổ chức tốt các cuộc kiểm toán. * Công việc chuyên môn: Kiểm toán vốn bằng tiền, chi phí hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường, các thủ tục thanh toán các loại. Kiểm toán tài sản cố định, khấu hao tài sản cố đinh. Thuế VAT đầu vào. Hàng kỳ lập chương trình công tác và thông báo cho các đơn vị đươc kiểm toán. Chuyên viên 1&2 * Công việc chung: - Chấp hành mọi sự phân công của lãnh đạo và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, phó phòng về phần việc được giao. - Theo dõi văn bản đi, đến phòng. * Chuyên môn: Chịu trách nhiệm chính công tác kiểm toán: - Kiểm toán doanh thu ( hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường) và các khoản nợ phải thu (chứng từ chi tiết phản ánh doanh thu, công nợ) - Kiểm toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước. Ngoài ra, tuỳ theo tình hình cụ thể khi đi công tác độc lập mội đồng chí trong phòng phải độc lập giải quyết mọi công việc của công tác kiểm toán hoặc chấp hành mọi sự phân công của đồng chí trưởng phòng. Phòng kiểm toán nội bộ được thành lập năm 1999 do vậy mới đi vào hoạt động trong một thời gian ngắn. Các kiểm toán viên đều là cán bộ tốt nghiệp đại học hệ chính quy. Mặc dù hoạt động chưa lâu nhưng phòng cũng đã có đóng góp đáng kể vào kết quả hoạt đông của Công ty. * Mục tiêu quan trọng nhất của phòng Kiểm toán nội bộ là nhằm làm cho lãnh đạo Công ty và các Xí nghiệp được kiểm toán nắm được thực trạng tình hình tài sản, nguồn vốn và phát hiện những tồn tại trong công tác quản lý của các đơn vị. Để đáp ứng được mục tiêu này cung như là vì đặc điểm của Công ty có số lượng Xí nghiệp trực thuộc nhiều và rộng khắp đất nước. * Chức năng của phòng Kiểm toán nội bộ Chức năng của Phòng Kiểm toán nội bộ là kiểm tra, xác nhận, đánh giá hoạt đông tài chính kế toán trong toàn Công ty. Hàng năm, thường là vào đầu năm, trưởng phòng Kiểm toán nội bộ lập một kế hoạch chung cho cuộc kiểm toán của cả năm. Bản kế hoạch này sau khi qua duyệt xét của Giám đốc sẽ được trưởng phòng phân công thực hiện. Phòng Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm thực hiện kiểm toán đối với tất cả các Xí nghiệp thành viên trong Công ty theo như kế hoạch đã duyệt và đảm bảo các cuộc kiểm toán được tiến hành đồng đều với mỗi Xí nghiệp, không có Xí nghiệp nào bị bỏ sót không được kiểm toán trong một thời gian quá dài. III - Thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Hoá chất Mỏ Tại Công ty Hoá chất Mỏ sử dụng cả hai phương pháp là kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ. 1-Trình tự kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Hoá chất Mỏ Sơ đồ: Trình tự kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Hoá chất Mỏ Chuẩn bị kiểm toán Thực hiện kiểm toán Báo cáo kiểm toán Theo dõi việc thực hiện kiến nghị sau kiểm toán Thực hiện trình tự kiểm toán tại Công ty Hoá chất Mỏ 2.1- Chuẩn bị kiểm toán 2.1.1- Lựa chọn đơn vị được kiểm toán * Bước 1: Lựa chọn đơn vị kiểm toán Sau khi Giám đốc phê duyệt kế hoạch kiểm toán thì trưởng Phòng kiểm toán nội bộ thông báo lịch kiểm toán xuống các Xí nghiệp trực thuộc Công ty Sau đây là thông báo lịch kiểm toán báo cáo tài chính cả năm 2001: Tổng công ty Than Việt Nam cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam CÔNG TY HOá CHấT mỏ Hn Độc lập - tự do - hạnh phúc Số 2453/ TB- KTNB Hà nội, ngày 10 tháng 12 năm 2001 Thông báo lịch kiểm toán báo cáo tài chính năm 2001 Kính gửi: các đồng chí giám đốc xí nghiệp Để chuẩn bị cho Đoàn kiểm tra Tổng công ty Than Việt Nam kiểm toán BCTC năm 2001 của Công ty. Phòng kiểm toán nội bộ Công ty thông báo lịch kiểm toán BCTC năm 2001 tại các đơn vị sau: Stt Tên đơn vị Thời gian kiểm toán Ghi chú 1 Vũng tàu 17/12 - 21/12/01 Kiểm toán tháng 11 2 Xí nghiệ