Đề tài Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc

LỜI NÓI ĐẦU Nền kinh tế nước ta được chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Từ đó dẫn đên hàng loạt các vấn đề nảy sinh trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế. Một trong những vấn đề này là quản lý và sử dụng lao động sao cho có hiệu quả. Để khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng lao động của mình nâng cao hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc cải tiến và hoàn thiện công tác tiền lương. Trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiền lương được sử dụng như một công cụ quan trọng, đòn bẩy kinh tế để kích thích và động viên người lao động hăng hái sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội cũng như tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tiền lương là khoản thu nhập chính của người lao động, đồng thời nó cũng là khoản chi phí đối với người sử dụng lao động. Đứng trước tầm quan trọng của nó, những nàh quản lý luôn quan tâm suy nghĩ và đưa ra những phương án hiệu quả để tăng năng suất lao động và tối đa hoá lợi nhuận. Tiền lương mà hợp lý chẳng những đảm bảo thu nhập để tái sản xuất sức lao động, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động mà còn phát huy đựơc sức mạnh to lớn của đòn bẩy kinh tế. Mặt khác nó cò làm cho người lao động từ lợi ích vật chất trực tiếp của mình mà quan tâm đến thành quả lao động, chăm lo nâng cao trình độ lành nghề, không ngừng tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương có khả năng làm cho người lao động phát huy một cách tối đa sức lao động và cả trí óc nếu như thành quả lao động của họ được bù đắp xứng đáng. Do vậy, ý nghĩa của tiền lương càng đặc biệt quan trọng hơn. Một hệ thống tiền lương chỉ phát huy hiệu quả kinh tế khi nó phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp theo nguyên tắc quy định của Nhà nước và khả năng cống hiến của mỗi người góp phần quan trọng vào khả năng phát triển của doanh nghiệp. Vì thế không ngừng hoàn thiện các hình thức tổ chức tiền lương trong giai đoạn hiện nay là hết sức cần thiết. Việc hoàn thiện tổ chức tốt vấn đề tiền lương sẽ là động lực thúc đẩy công nhân viên làm việc hăng say góp phần tăng năng suất lao động thu nhập người lao động với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nền kinh tế phát triển không chỉ bó hẹp trong mối quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp mà còn phát sinh giữa người lao động với các tổ chức xã hội khác. Sự quan tâm của xã hội tới người lao động là rất cần thiết thông qua các tổ chức liên quan đến lợi ích của người lao động ta gọi là các khoản trích theo lương. Là một sinh viên, trong những năm học tập và rèn luyện tại trường em đã tích luỹ được vốn kiến thức nhất định, với mong muốn nâng cao trình độ nhận thức, nghiên cứu một cách toàn diện về kế toán tiền lương vận dụng trong thực tế, đồng thời góp phần kiến thức của mình để giải quyết những khó khăn trong công tác quản lý tiền lương, BHXH.. Qua thời gian thực tập, em đã nhận thức được vai trò, vị trí cần thiết của vấn đề trên. Được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo TS. Phạm Thị Bích Chi cùng tập thể cán bộ trong công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc. Em đã mạnh dạn tìm hiểu về đề tài: "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc”. Mục đích của khoá luận này là vận dụng lý thuyết về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương vào nghiên cứu thực tế công việcnày tại Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc. Trên cơ sở đó phân tích những mặt còn tồn tại, góp phần vào việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Khoá luận của em gồm 3 phần: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc Chương 3: Một số nhận xét, ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc Mặc dù bản thân đã rất cố gắng, nhưng với kiến thức hiểu biết về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn hạn chế cũng như thời gian có hạn nên khoá luận của em chắc chắn còn rất nhiều thiếu sót và hạn chế. Vì vậy, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, để khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn! CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1. Sự cần thiết phải quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.1. Vai trò và bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.1.1. Vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là một phạm trù kinh tế, mang tính lịch sử và có ý nghĩa chính trị, xã hội to lớn đối với bất kỳ quốc gia nào. Không phải ngẫu nhiên mà vấn đề "tiền lương" được rất nhiều người quan tâm, kể cả người tham gia lao động và người không tham gia lao động trực tiếp. Trong nền kinh tế thị trường chức năng của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là sản xuất và kinh doanh hàng hoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của toàn xã hội. Để thực hiện tốt chức năng này thì vấn đề đối tượng lao động và sức lao động của con người là một trong các yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của quá trình này. Sẽ không tồn tại việc tái tạo của cải vật chất và tinh thần nếu như thiếu yếu tố lao động của con người. Vì vậy, các doanh nghiệp không ngừng có nhiệmvụ sản xuất sản phẩm, mà còn tổ chức tốt vấn đề tiền lương cho người lao động, khi đó doanh nghiệp mới thực hiện được chức năng của mình. Tiền lương có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào, nó đảm bảo duy trì năng lực làm việc của người lao động một cách lâu dài và hiệu quả, là động lực thúc đẩy sự hăng say lao động, tăng năng suất lao động, dẫn đến hoạt động sản xuất cũng sẽ phát triển theo. Bên cạnh đó, tiền lương đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần, kích thích và mối quan tâm với những người lao động và họ sẽ lao động càng hiệu quả hơn. Xét trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là yếu tố gián tiếp, quyết định sự tồn tại của quá trình tái sản xuất sản phẩm xã hội. Vì ba yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của quá trình sản xuất đó là: đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động của con người, sẽ không tồn tại việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần nếu thiếu yếu tố lao động. Như vậy tiền lương là nghiệp vụ rất quan trọng với hoạt động của mỗi doanh nghiệp sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường tiền lương là giá cả sức lao động, chính là thước đo hao phí lao động của xã hội nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, là cơ sở để đánh giá trình độ quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh những vấn đề hết sức quan trọng về tiền lương thì các nghiệp vụ phát sinh giữa người lao động với các tổ chức xã hội cũng đóng vai trò rất cần thiết, đó là các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ). Đó là việc phân phối phần giá trị mới do người lao động tạo ra, thực chất đó là sự đóng góp của nhiều người để bù đắp cho một số người khi gặp rủi ro, ốm đau, tai nạn, thai sản, bệnh nghề nghiệp … Các khoản trích theo lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động thực hiện công bằng xã hội, thu hẹp khoảng cách giàu nghèo, khôi phục những mặt mạnh yếu của cơ chế thị trường. 1.1.1.2. Bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương a) Bản chất của tiền lương Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản: sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Trong đó, sức lao động với tư cách là lao động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượngld thành các vật phẩm có ích phục vụ nhu cầu sinh hoạt của mình. Đối với mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, việc tìm kiếm lợi nhuận chủ yếu thông qua giá trị thặng dư. Mà theo Mác "Sức lao động có đặc điểm là khi tiêu dùng sẽ tạo ra một giá trị mới lớn hơn. Vì thế có thể coi nguồn gốc duy nhất tạo ra giá trị thặng dư là sức lao động". Để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường và liên tục thì nhất thiết phải có yếu tố sức lao động, nếu thiếu nó thì quá trình sản xuất không thể diễn ra. Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần như hiện nay, sức lao động mang tính chất là một loại hàng hoá đặc biệt. Người lao động có quyền tự do làm chủ sức lao động của mình, có quyền đòi hỏi được trả công chính đáng với sức lao động mình bỏ ra. Với ý nghĩa đó, tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà các doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, được thoả thuận hợp lý của người mua và người bán sức lao động. Trong xã hội phát triển, tiền lương trở thành một bộ phận của họ. Mặt khác, tiền lương còn là đòn bảy kinh tế. Để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Cũng như các loại hàng hoá khác trên thị trường, tiền lương cũng tuân theo quy luật cung cầu, quy luật giá cả trên thị trường và theo quy định của Nhà nước. Trước đây trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, tiền lương không gắn chặt với số lượng và chất lượng lao động vì thế nó không tạo được động lực phát triển sản xuất. Chỉ từ khi đổi mới cơ chế nền kinh tế, nó mới thực sự đóng vai trò thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Như vậy, ta có thể tổng hợp khái niệm về tiền lương: "Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả của yếu tố sức lao động mà người sử dụng lao động phải cho cho người cung ứng sức lao động, tuân theo các nguyên tắc cung cầu, giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước". Tiền lương vừa là một phạm trù về phân phối vừa là một phạm trù của trao đổi và tiêu dùng. Trên thực tế, tiền lương chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó đáp ứng được nhu cầu của người lao động. Xã hội càng phát triển, trình độ và kỹ năng làm việc của người lao động ngày càng cao, tiền lương không chỉ đáp ứng được nhu cầu tinh thần của người lao động. Người lao động không quan tâm đến khối lượng tiền nhận được mà thực chất là họ quan tâm đến khối lượng hàng hoá dịch vụ mà họ có thể mua được bằng tiền của mình. Do vậy, đã tồn tại hai khái niệm là tiền lương thực tế và tiền lương danh nghĩa. Tiền lương danh nghĩa được hiểu là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc vào trình độ lao động và kinh nghiệm của họ. Tiền lương thực tế là số lượng mà các loại hàng hoá và dịch vụ tiêu dùng cần thiết mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương danh nghĩa của họ. Mối liên hệ giữa tiền lương thực tế và tiền lương danh nghĩa. Tiền lương thực tế = Vậy, tiền lương thực tế phụ thuộc nhiều vào tiền lương danh nghĩa và chỉ số giá cả hàng hoá, dịch vụ. Nếu tiền lương danh nghĩa cao mà chỉ số giá cả cũng cao thì tiền lương thực tế thấp. Chỉ khi tiền lương danh nghĩa tăng nhanh hơn tốc độ tăng thêm của chỉ số giá cả thì thu nhập thực tế của người lao động mới tăng. Tiền lương thực tế là yếu tố quyết định khả năng tái sản xuất. Theo điều 55 của Bộ Luật Lao động ghi: "Tiền lương của người lao động do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và trả theo năng suất lao động, chất lượng lao động và hiệu quả công việc". b) Bản chất của các khoản trích theo lương Các khoản trích theo lương gồm có: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn. * Bảo hiểm xã hội Theo khái niệm của Tổ chức lao động quốc tế ILOS, Bảo hiểm xã hội được hiểu là sự bảo vệ của xã hội với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về kinh tế - xã hội, bị giảm thu nhập do ốm đau, mất khả năng lao động, tuổi già… Quỹ BHXH là quỹ tài chính độc lập, tập trung nằm ngaòi ngân sách Nhà nước. Quỹ có mục đích và chủ thể riêng. Mục đích tạo lập quỹ BHXH là dùng để chi trả cho người lao động, giúp họ ổn định cuộc sống khi gặp các biến cố rủi ro. Chủ thể của quỹ BHXH chính là những người tham gia đóng góp hình thành nên quỹ, do đó có thể bao gồm cả: Người lao động, người sử dụng lao động và Nhà nước. Nguồn hình thành quỹ BHXH: Theo Nghị định 43/CP ngày 22/6/1993 và điều lệ BHXH Việt Nam ban hành kèm theo Nghị định 12/CP ngày 26/1/1995 quy định quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau: - Người sử dụng lao động đóng bằng bằng 15% so với tổng quỹ tiền lương của những người tham gia BHXH trong đơn vị. Trong đó 10% để chi trả các chế độ hưu trí, tử tuất và 5% để chi các chế độ ốm đau, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp. - Người lao động đóng bằng 5% tiền lương tháng để chi các chế độ hưu trí và tử tuất. - Nhà nước đóng góp và hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện các chế độ BHXH đối với người lao động… - Các nguồn khác: được viện trợ từ các tổ chức trong và ngoài nước… * Bảo hiểm y tế Nhằm xã hội hoá việc khám chữa bệnh, người lao động còn được hưởng các khoản khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản viện phí, thuốc men trong thời gian sinh đẻ… nếu họ có thẻ bảo hiểm y tế và các khoản khám chữa bệnh đó nằm trong phạm vi bảo hiểm. Thẻ BHYT được trích mua từ quỹ BHYT. Theo Nghị định 47-CP ngày 6/6/1994 quy định, tỷ lệ trích BHXH 3% tiền lương, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do chủ doanh nghiệp (người sử dụng lao động) trả, 1% tính trừ vào thu nhập của người lao động. BHXH mang tính chất bắt buộc với mọi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. * Kinh phí công đoàn Công đoàn là một tổ chức của người lao động, do người lao động lập ra, hoạt động vì lợi ích của người lao động. Công đoàn đại diện cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, vừa bảo vệ quyền lợi vừa trực tiếp hướng dẫn và giáo dục thái độ lao động cho họ. Đây là một tổ chức cần thiết trong mọi doanh nghiệp. Để có nguồn kinh phí cho hoạt động của tổ chức công đoàn, hàng tháng các doanh nghiệp phải trích một tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương tiền công và phụ cấp thực tế phải trả lao động để hình thành kinh phí công đoàn. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do chủ doanh nghiệp chịu. Trong 2% này thì 1% nộp cho hoạt động công đoàn cấp trên, 1% còn lại dành cho hoạt động công đoàn cơ sở. 1.1.2. Yêu cầu của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.2.1. Yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương Xuất phát từ tầm quan trọng của tiền lương và các khoản trích theo lương đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, cũng như toàn bộ nền kinh tế nói chung, trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp cần thực hiện tốt yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương. - Theo dõi chặt chẽ số lượng lao động trong doanh nghiệp, thời gian làm việc, trình độ của người lao động. Từ đó, lựa chọn hình thức trả lương phù hợp với mỗi người, phải tổ chức phân công lao động sao cho họ có thể phát huy hết khả năng của mình để phục vụ cho công ty. - Xây dựng kế hoạch tiền lương, tổ chức thực hiện kế hoạch tiền lương sao cho tiết kiệm, có hiệu quả, đúng chính sách của Nhà nước thực hiện các chế độ thống kê về lao động tiền lương một cách chính xác, trung thực, kịp thời. - Tổ chức thực hiện nâng cấp, nâng bậc nâng lương cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp sao cho công bằng, công khai, đúng chính sách. - Định kỳ làm tốt công tác thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp đối với người lao động. Mặt khác, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ, quyền lợi của người lao động đối với tổ chức công doàn. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phục vụ sự quản lý tiền lương có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. - Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình thanh toán các khoản tiền lương cho người lao động. - Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. - Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ, đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả, tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động. Đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ sử dụng chỉ tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động. - Lập báo cáo về lao động tiền lương và các khoản trích theo lương, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT. Đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ an toàn lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.2. Các hình thức tiền lương và các khoản trích theo lương 1.2. 1. Các hình thức trả lương Do tiền lương được trả căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc nên việc tính lương và trả lương cho người lao động được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ vào điều kiện sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là luôn phải quán triệt nguyên tắc phân phối lao động. Trên thực tế nước ta thường áp dụng các hình thức trả lương như sau: 1.2.1.1. Hình thức trả lương theo thời gian Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định. Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp việc tính trả lương theo thời gian lao động có thể tiến hành trả lương theo thời gian giản đơn và trả lương theo thời gian có thưởng. - Trả lương theo thời gian giản đơn: chế độ trả lương này là chế độ trả lương mà tiền lương nhận được của mỗi người lao động do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít quyết định. Chế độ trả lương này chỉ thực hiện khi dịnh mức lao động và đánh giá công việc thật chính xác. Công thức tính: Lcn = Trong đó: Lcn: Lương người lao động Lmin: lương tối thiểu Kcn: hệ số lương cấp bậc T: Thời gian làm việc thực tế Có 4 loại tiền lương theo thời gian giản đơn: + Lương giờ: là tiền lương được trả cho 1 giờ làm việc và được xác định bằng số tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động (không qua 8 giờ/ngày). + Lương ngày: là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng. + Lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng. + Lương tuần: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. Nhược điểm của hình thức trả lương theo thời gian giản đơn là mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệm nhiên liệu, tập trung công suất máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động. - Trả lương theo thời gian có thưởng: chế độ trả lương này là sự kết hợp chế độ trả lương theo thời gian giản đơn và tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu về số lượng và chất lượng công việc đã quy định. Chế độ trả lương này chủ yếu áp dụng với công nhân phụ làm việc phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị. Ngoài ra còn áp dụng đối với công nhân chính làm việc ở những khâu sản xuất có trình độ cơ khí hoá, tự động hoá hay các công việc phải tuyệt đối đảm bảo chất lượng. Chế độ trả lương này tính lương cho công nhân gồm: tiền lương theo thời gian giản đơn cộng với thưởng. Nó không những phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn với thành tích công tác. Do đó cùng với ảnh hưởng của tiến bộ khoa học kĩ thuật chế độ trả lương này ngày càng được áp dụng rộng rãi. 1.2.1.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm Hiện nay có rất nhiều đơn vị kinh tế cơ sở thuộc các thành phần kinh tế khác nhau áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm với nhiều chế độ linh hoạt. Hình thức trả lương này có nhiều ưu điểm hơn so với hình thức trả lương theo thời gian và có những tác dụng sau: + Quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động (theo số lượng và chất lượng sản phẩm) gắn liền với thu nhập về tiền lương và kết quả sản xuất của mỗi người kích thích năng suất lao động. + Khuyến khích mỗi người lao động ra sức học hỏi nâng cao trình độ tay nghề, cải tiến phương pháp lao động, sử dụng tốt máy móc thiết bị để nâng cao năng suất lao động. Hình thức trả lương này căn cứ vào kết quả, số lượng và chất lượng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành và đơn giá tiền lương cho một sản phẩm, lao vụ đó. Tuỳ theo mối quan hệ giữa người lao động với kết quả lao động, tuỳ theo yêu cầu về quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm tăng nhanh sản lượng và chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể thực hiện theo các hình thức tiền lương sản phẩm như sau: + Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp, không hạn chế là: tiền lương thực lĩnh bằng số lượng sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành nhân với đơn giá tiền lương sản phẩm, không hạn chế số lượng sản phẩm hoàn thành, hình thức này áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất. + Tiền lương theo sản phẩm có thưởng: là hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. + Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: theo hình thức này người ta căn cứ vào kết quả lao động của công nhân trực tiếp sản xuất và người phụ việc phục vụ để tính trả lương gián tiếp cho công nhân phụ việc. + Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến: theo hình thức này ngoài lương tính theo sản phẩm trực tiếp, còn theo mức độ vượt định mức sản xuất sản phẩm để tính thêm một khoản tiền lương theo tỷ lệ luỹ tiến, áp dụng khi cần đẩy mạnh sản xuất hoặc công việc. 1.2.1.3. Hình thức trả lương khoán - Hình thức trả lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức trả lương này áp dụng cho những công việc mà nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định, có một số hình thức trả lương khoán như sau: + Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: hình thức này thường áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất phải qua nhiều giai đoạn công nghệ. + Trả lương khoán quỹ lương: tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. 1.2.2. Các chế độ trả lương phụ, thưởng, trợ cấp 1.2.2.1. Chế độ phụ cấp Người lao động trong doanh nghiệp ngoài chế độ tiền lương còn được hưởng các loại chế độ phụ cấp theo quy định của thông tư Liên bộ số 20/LB-TTVN ngày 02/6/1993 của Liên bộ Lao động - Thương binh xã hội- Tài chính. Thông tư này quy định có 7 loại phụ cấp sau: + Phụ cấp làm đêm: Nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm (22 giờ đến 6h sáng) thì ngoài số tiền trả cho số giờ làm thêm người lao động còn được hưởng phụ cấp làm đêm. Phụ cấp làm đêm được tính như sau: = Trong đó: - 30%: đối với những công việc không thường xuyên làm về ban đêm. - 40%: đối với những công việc thường xuyên làm việc theo ca (chế độ làm việc 3 ca) hoặc chuyên làm việc ban đêm. + Phụ cấp lưu động: Nhằm bù đăpc cho những người làm một hoặc một số nghề hoặc công việc phải thường xuyên đổi nơi ở và làm việc; điều kiện sinh hoạt không ổn định, gặp nhiều khó khăn. Loại phụ cấp này chỉ áp dụng với nghề và công việc có tính chất lưu động chưa được định rõ trong mức lương. Nghề hoặc công việc lưu động nhiều, phạm vi rộng, địa hình phức tạp và khó khăn thì được hưởng phụ cấp cao. Phụ cấp lưu động được trả theo số ngày thực tế lao động và được tính trả cùng kỳ với trả lương và hạch toán vào giá thành hoặc chi phí lưu thông. + Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất vừa làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương. Phụ cấp trách nhiệm được tính trả cùng kỳ với lương hàng tháng. Đối với doanh nghiệp, loại phụ cấp này được tính vào đơn giá tiền lương và hạch toán vào giá thành hoặc chi phí quản lý. + Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với CNVC đến làm việc tại những vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế ở các đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng, ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. Cách tính phụ cấp thu hút như sau: = x Có các mức phụ cấp 20%, 30%, 50%, 70% tính trên lương cấp bậc, chức vụ, lương chuyên môn nghiệp vụ. Thời gian hưởng phụ cấp từ 3 đến 5 năm tuỳ thuộc vào điều kiện sinh hoạt khó khăn dài hay ngắn của từng vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và đảo xa đất liền. + Phụ cấp đắt đỏ: Áp dụng đối với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt (lương thực, thực phẩm dịch vụ) cao hơn do với chỉ số giá sinh hoạt bình quân chung của cả nước từ 19% trở lên. + Phụ cấp độc hại: Áp dụng cho các doanh nghiệp làm việc trong môi trường độc hại (hoặc nguy hiểm chưa xác định trong mức lương. 1.2.2.2. Chế độ thưởng Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng thực chất là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động thì tiền lương có tính ổn định thường xuyên còn tiền thưởng chỉ là phần thu nhập thêm và phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào thành tích lao động. Nguyên tắc thực hiện chế độ thưởng: + Đối tượng xét thưởng: lao động có thời gian làm việc tại doanh nghiệp từ 1 năm trở lên và có đóng góp vào kết quả sxkd của doanh nghiệp. + Mức thưởng: mức thưởng 1 năm không thấp hơn 1 tháng lương theo nguyên tắc sau: - Căn cứ vào kết quả đóng góp của người lao động đối với doanh nghiệp thể hiện qua năng suất, chất lượng công việc. - Căn cứ vào thời gian làm việc tại doanh nghiệp, người có thời gian công tác nhiều hơn thì được hưởng nhiều hơn. - Chấp hành tốt nội quy, kỷ luật của doanh nghiệp. + Các loại thưởng: Tiền thưởng bao gồm: Thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh như nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phát minh sáng kiến… (lấy từ quỹ lương). - Tiền thưởng thi đua (không thường xuyên): loại thưởng này không lấy từ quỹ lương mà được trích từ quỹ khen thưởng. Khoản này được trả dưới hình thức bình xét trong một kỳ. - Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thường xuyên): hình thức thưởng này có tính chất lương. Đây thực chất là một phần của quỹ lương được tách ra để cho cho người lao động dưới hình thức tiền thưởng cho một tiêu chí nhất định. Trong đó, tiền thưởng về chất lượng sản phẩm được tính trên cơ sở tỷ lệ quy định chung (không quá 40% chênh lệch giá giữa sản phẩm có phẩm cấp cao so với sản phẩm có phẩm cấp thấp); Tiền thưởng về tiết kiệm vật tư được tính trên cơ sở giá trị tiết kiệm được so sánh với định mức (tỷ lệ quy định không vượt quá 40%). Quỹ tiền thưởng được trích lập từ lợi nhuận còn lại sau khi nộp thuế lợi tức, thanh toán công nợ, tiền phạt… tối đa không quá 5% quỹ tiền lương thực hiện của doanh nghiệp. Để tiền thưởng trở thành công cụ khuyến khích vật chất phải kết hợp chặt chẽ với các hình thức và các chế độ thưởng cùng với việc xác địh rõ quỹ tiền thưởng của doanh nghiệp trước khi trả lương. 1.3. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.3.1. Nguyên tắc hạch toán: Trong xã hội hiện nay tiền lương đang trở thành một khoản quan trọng thu nhập của cán bộ công nhân viên trong các doanh nghiệp. Tiền lương chính là khoản đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên và gia đình họ, đồng thời là phương tiện tích luỹ cho những dự định tương lai và đề phòng những rủi ro. Về phía doanh nghiệp, tiền lương là một khoản chi phí không nhỏ nằm trong giá thành sản xuất, muốn hạn giá thành sản phẩm, tối đa hoá lợi nhuận thì các doanh nghiệp tìm mọi cách tiết kiệm khoản chi phí này. Để tiền lương mang lại lợi ích cho cả hai bên: người lao động và doanh nghiệp, thì mỗi doanh nghiệp dựa vào những phương pháp tính và trả lương thích hợp. Nhưng dù tính và trả lương bằng cách nào thì các doanh nghiệp vẫn phải tuân theo những yêu cầu và nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc 1: Phân loại tiền lương một cách hợp lý Tiền lương phải được chia làm hai loại tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế bao gồm cả tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Ngược lại tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc nhưng được chế độ quy định như: nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất… Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin kịp thời cho việc phân tích chi phí tiền lương. Nguyên tắc 2: Đảm bảo cho sự công bằng trong việc trả lương cho người lao động giữa các ngành nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân nghĩa là người làm công việc trong môi trường độc hại phải được trả lương cao hơn người làm trong môi trường không độc hại, lao động trí óc phải được trả lương cao hơn lao động chân tay, nguyên tắc này thể hiện sự công bằng trong xã hội nước ta. Nguyên tắc 3: Đảm bảo tỷ lệ tăng năng suất lớn hơn tỷ lệ tăng tiền lương. Một số doanh nghiệp thường áp dụng biện pháp tăng tiền lương để khuyến khích lao động, tăng năng suất. Biện pháp này sẽ mang lại hiệu quả nếu tỷ lệ tăng năng suất cao hơn tỷ lệ tăng tiền lương và nó sẽ không mang lại hiệu quả khi tỷ lệ tăng tiền lương cao hơn tỷ lệ tăng năng suất, nếu doanh nghiệp không làm năng suất tăng cao hơn tiền lương bình quân thì sẽ thu không đủ bù chi, sản xuất kinh doanh sẽ không mang lại lợi nhuận. Nguyên tắc 4: Trả lương ngang nhau cho các lao động làm ra khối lượng công việc bằng nhau trong điều kiện lao động như nhau. Theo nguyên tắc này thì tất cả những người lao động khác nhau về tuổi tác, giới tính, trình độ nhưng có mức hao phí lao động như nhau thì được trả lương bằng nhau. Điềunày sẽ khuyến khích người lao động làm việc hăng say. 1.3.2. Hạch toán tiền lương và thanh toán với công nhân viên 1.3.2.1. Hạch toán chi tiết Tổ chức hạch toán chi tiết các nghiệp vụ về tiền lương trong doanh nghiệp là sự quan sát, phản ánh, giám đốc trực tiếp về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. Trên cơ sở đó sẽ tính toán và xác định số tiền lương phải trả cho từng lao động trong doanh nghiệp. a. Hạch toán số lượng lao động Để quản lý số lượng lao động, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập, căn cứ vào sổ lao động hiện có của doanh nghiệp. Sổ danh sách lao động không chỉ được lập chung có toàn doanh nghiệp mà còn được lập riêng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp để nắm tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có của từng đơn vị. Cơ sở để ghi danh sách lao động là những chứng cứ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc… Các chứng cứ này do phòng tổ chức lao động tiền lương lập mới khi có sự thay đổi về số lao động. Mỗi biến động đều được ghi chép kịp thời vào sổ sách lao động để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động kịp thời. b. Hạch toán thời gian lao động Hạch toán sử dụng thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, gìơ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lương, thưởng chính xác cho người lao động. Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là "bảng chấm công" (mẫu 02-LĐtiền lương và các khoản trích theo lương, chế độ chứng từ kế toán). Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động đều phải ghi chép hàng ngày vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập cho từng bộ phận, tổ đội lao động sản xuất và dùng trong một tháng. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt hàng ngày ở đơn vị mình. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động. c. Hạch toán kết quả lao động Đi đôi với việc hạch toán số lượng và thời gian lao động việc hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động ở các doanh nghiệp sản xuất. Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận. Làm căn cứ tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp. Để hạch toán kết quả lao động trong các doanh nghiệp người ta sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Các chứng từ ban đầu được sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động và các báo cáo về sản xuất như: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 06-LĐtiền lương và các khoản trích theo lương, chế độ chứng từ kế toán). Bảng theo dõi công tác ở tổ, phiếu khoán, hợp đồng giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ… Chứng từ hạch toán kết quả lao động được lập do tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận. Các chứng từ này được chuyển cho phòng lao động tiền lương xác nhận và chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Hạch toán kết quả lao động là cơ sở để tính lương cho người lao động hay bộ phận lao động hưởng lương theo sản phẩm. Đồng thời kế toán tính trợ cấp BHXH cho người lao động căn cứ vào: giấy nghỉ ốm, biên bản điều tra tai nạn lao động, giấy chứng sinh… d. Tính lương, thưởng cho người lao động Công việc tính lương, thưởng cho người lao động và các khoản phải trả khác cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Thời gian để tính lương thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động theo tháng. Tất cả chứng từ làm căn cứ để tính phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, thưởng và bảo đảm được yêu cầu của chứng từ kế toán. Sau khi đã kiểm tra chứng từ kế toán tính lương, trợ cấp, phụ cấp… kế toán tiến hành tính theo các hình thức chế độ đang áp dụng tại doanh nghiệp. Để thanh toán tiền lương, thưởng và các phụ cấp trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập "Bảng thanh toán tiền lương" cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trong bảng thanh toán tiền lương có ghi rõ từng khoản tiền lương gồm lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động được lĩnh. Các khoản thanh toán trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận, ký, giám đốc ký duyệt, "Bảng thanh toán lương và BHXH" sẽ là căn cứ để thanh toán lương BHXH cho từng người lao động. Tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động thường được chia làm 2 kỳ: Kỳ I: tạm ứng, kỳ II: thanh toán nốt số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ báo cáo thu chi tiền mặt phải được chuyển về phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ. 1.3.2.2. Tổ chức hạch toán tổng hợp a. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng tài khoản 334: "Phải trả công nhân viên". Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công tiền thưởng và các khoản trích khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Kết cấu tài khoản này như sau: - Bên Nợ: + Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. + Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên. + Tiền lương cho công nhân viên chưa lĩnh kết chuyển. - Bên Có: + Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho công nhân viên chức. - Dư Nợ (nếu có): số trả thừa cho công nhân viên. - Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản còn phải trả công nhân viên. * Tài khoản 335: "Chi phí phải trả". Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc các kỳ sau. Kết cấu tài khoản: - Bên Nợ: + Các chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả. + Chi phí phải trả lớn hơn chi phí thực tế được hạch toán giảm chi phí kinh doanh. - Bên Có: + Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. - Dư Có: + Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh. b. Phương pháp hạch toán - Hàng tháng tính ra số tiền lương phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng, kế toán ghi: Nợ 622: tiền lương trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất Nợ 627 (6271): tiền lương phải trả cho lao động gián tiếp và nhân viên quản lý phân xưởng. Nợ 641: tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng. Nợ 642 (6421) tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Nợ 241: tiền lương công nhân xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn tài sản cố định. Có 334: Tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong tháng. - Tính ra số tiền thưởng phải trả công nhân viên. Nợ 431 (4311): Thưởng thi đua lấy từ quỹ khen thưởng Nợ 622, 6271, 6411, 6421: thưởng trong sản xuất Có 3345: Tổng số tiền thưởng phải trả. - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên Nợ 334: Tổng các khoản khấu trừ. Có 333 (3338): Thuế thu nhập phải nộp Có 141: Số tạm ứng trừ vào lương Có 138: Các khoản bồi thường thiệt hại vật chất. - Thanh toán lương, thưởng cho công nhân viên. Nợ 334: Các khoản đã thanh toán Có 111: Thanh toán bằng tiền mặt Có 112: Thanh toán bằng chuyển khoản Tại các doanh nghiệp sản xuất, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, doanh nghiệp có thể tiến hành trích trước tiền lương công nhân phải trả nghỉ phép tính vào chi phí sản xuất sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả. Cách tính như sau: = x Tỷ lệ trích Tỷ lệ trích trước = - Hàng tháng, trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất ghi: Nợ 622 Có 335 - Số tiền lương công nhân nghỉ phép thực tế phải trả: Nợ 335 Có 334 Đối với các doanh nghiệp không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên trực tiếp sản xuất thì khi tính lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp thực tế phải trả kế toán ghi: Nợ 622 Có 334 Phần đóng góp của công nhân cho quỹ BHXH, BHYT Nợ 334 Có 338 Có thể khái quát sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức và sơ đồ hạch toán trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân sản xuất ở những doanh nghiệp sản xuất thời vụ như sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với CNVC TK334 TK141,138,333 TK622 Các khoản khấu trừ vào thu nhập CNV TK3383,3384 Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT TK512,3331 Thanh toán lương, thưởng, BHXH và các khoản khác cho CNV TK6271 TK641,642 TK431 TK3381 Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả CNVC CNTT sản xuất Nhân viên PX NV bán hàng Quản lý DN Tiền thưởng phúc lợi BHXH phải trả trực tiếp TK111 Thanh toán lương BHXH và các khoản khác cho CNV 1.3.3. Hạch toán các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 13.3.1.Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương Để hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương , cũng như hạch toán chi tiết tiền lương trong doanh nghiệp, là sự quan sát, phản ánh, giám đốc trực tiếp về số lượng lao động, thời gian lao động, và kết quả lao động.Trên cơ sở tính lương phải trả cho người lao động mà kế toán tiền lương tính các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, CPCĐ. Trên cơ sở số bảng phân bổ tiền lương của doanh nghiệp, kế toán tiền lương tính ra số tiền BHXH, BHYT mà cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp phải nộp và số tiền BHXH, BHYT, CPCĐ mà doanh nghiệp phải trích ra cho từng bộ phận và tổng hợp của cả doanh nghiệp. 13.3.2. Tổ chức hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương a. Tài khoản sử dụng Để hạch toán các khoản trích theo lương kế toán sử dụng tài khoản 338: "phải trả phải nộp khác". Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho công đoàn cấp trên, BHXH, BHTY, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định, giá trị tài sản chờ sử lý… Trong đó, tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp 2, ta chỉ quan tâm tới 3 tài khoản đó là: - TK 3382: kinh phí công đoàn - TK 3383: bảo hiểm xã hội - TK 3384: bảo hiểm y tế * Tài khoản 3382 Kết cấu khoản nợ: - Bên nợ: + Chi tiêu kinh phí Công đoàn tại doanh nghiệp + Kinh phí công đoàn đã nộp - Bên có: + Trích kinh phí công đoàn vào chi phí kinh doanh - Dư có: Kinh phí công đoàn chưa nộp - Dư nợ: Kinh phí công đoàn vượt chi. * Tài khoản 3383 Kết cấu tài khoản: - Bên nợ + BHXH trả cho người lao động + BHXH nộp cho cơ quan quản lý BHXH - Bên có: + Trích BHXH vào chi phí kinh doanh + Trích BHXH trừ vào thu nhập người lao động - Dư có: BHXH chưa nộp - Dư nợ: BHXH vượt chi * Tài khoản 3384 Kết cấu tài khoản. - Bên nợ: Nộp BHXH - Bên có: + Trích BHYT tính vào chi phí kinh doanh +Trích BHYT tính trừ vào thu nhập của người lao động - Dư có: BHYT chưa nộp Ngoài ra, kế toán các khoản trích theo lương, còn phải sử dụng một số tài khoản khác như: TK 662, TK 627, TK111, TK112, TK338…. b. Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương - Đóng góp của người lao động vào quỹ BHXH, BHYT Nợ TK 334 Có TK 338 - Số BHXH phải trả trực tiếp cho người lao động Nợ TK 338 Có TK 334 - Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý, chi tiêu KPCĐ tại cơ sở: Nợ TK 338 Có TK 111, 112 - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT vào chi phí kinh doanh (19%) Nợ TK: 622, 627, 641, 642 Có TK: 338 - Số BHXH, KPCĐ vượt chi Nợ: TK 111, 112 Có TK: 338 - Khi chi tiêu kinh phí công đoàn để lại doanh nghiệp Nợ TK: 3382 Có TK: 3388 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán các khoản trích theo lương TK338 TK334 TK622 BHXH trả thay lương TK111,112 Nộp (chi) BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định TK 334 TK111,112 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào CPSXKD Khấu trừ lương nộp hộ BHYT, BHXH cho CNV Nhận khoản hoàn trả của cơ quan BHXH 1.4. Các hình thức ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trong quá trình hình thành và phát triển của khoa học kế toán, công tác kế toán ở các đơn vị đã sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau, hình thành những hình thức kế toán khác nhau. Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc lập báo cáo kế toán. Hiện nay, nước ta các đơn vị đang sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ 1.4.1. Hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế (Theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Nhật ký sổ cái TK 334, 338… Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Đối chiếu 1.4.2. Hình thức ghi sổ kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ". Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình hức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ - ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ 1.4.3. Hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chứng từ Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là: - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nó. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng 1 sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sơ đồ 1.5: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ quỹ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ cái TK 334, 338 Báo cáo tài chính Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết TK 334, 338 Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết 1.4.4. Hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: Tất cả nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau Chứng từ, bảng liệt kê chứng từ Nhật ký chung Sổ cái TK 334, 338 Báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐẠI LÝ VẬN TẢI QUỐC TẾ PHÍA BẮC 2.1. Đặc điểm chung của Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vận tải là mộtngành sản xuất vật chất hết sức quan trọng trong đời sống xã hội nói chung và nền kinh tế nói riêng. Kinh tế càng phát triển thì vận tải càng khẳng định vai trò quan trọng của mình. Với xu hướng kinh doanh như hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ mong muốn chiếm được ưu thế trong thị trường nội địa mà luôn muốn vươn ra thế giới. Vận tải trở thành một phương thức vận chuyển được lựa chọn với nhiều ưu điểm nổi bật: an toàn, nhanh chóng… Do đó, cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội nói chung ngành vận tải biển ngày nay cũng phát triển không ngừng ở qui mô mang tính toàn cầu, ở mức độ hiện đại hoá và ở hiệu quả kinh tế cao. Căn cứ vào nhu cầu phát triển đó của ngành hàng hải và căn cứ vào Nghị định số 239/HĐBT ngày 29/6/1992 qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hàng hải Việt Nam ngày 9/2/1995 Cục trưởng Cục Hàng hải Việt Nam ra quyết định thành lập "Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc" trực thuộc đại lý hàng hải Việt Nam. - Tên tiếng Anh để giao dịch: Northein Freight Company - Tên để giao dịch tín hiệu: North Freight - Điện thoại: 031 551 501 - Fax: 031 551 502 Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc là công ty trực thuộc đại lý vận tải Việt Nam có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán kinh tế theo phân cấp của Tổng giám đốc đại lý hàng hải Việt Nam, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng. Công ty có trụ sở chính đặt tại 24 Điện Biên Phủ, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng. Sau gần một năm hoạt động kinh doanh với tư cách là một công ty đại lý vận tải. North Freight đã tìm được chỗ đứng ở thị trường đại lý vận tải miền Bắc: Công ty đã đảm nhận đại lý cho hãng tàu NYK (NIPPON YUSEN KAISHA) là hãng vận tải biển lớn nhất của Nhật Bản - một trong năm hãng tàu biển lớn nhất thế giới thường xuyên có doanh thu cao nhất. NYKline được thành lập ngày 1/10/1885, là tổ chức hợp thành từ 2 hãng vận tải nhỏ. Ngoài ra, công ty đã có hợp đồng đại lý với một số công ty đại lý vận tải quốc tế ở nước ngoài. Công ty đã thực hiện vận chuyển được một khối lượng hàng hoá tương đối lớn mang lại hiệu quả doanh thu tốt. Đội ngũ cán bộ và bộ máy quản lý đã được bố trí ổn định ở Hải Phòng và Hà Nội đáp ứng được yêu cầu kinh doanh. Giám đốc VOSA Hải Phòng, sau khi đã bàn bạc với ban chỉ huy và được chỉ huy đồng tình thấy: 1. Northi Freight đã kinh doanh đại lý vận tải một cách thực thu, có khách hàng, có tín nhiệm ở miền Bắc Việt Nam và quốc tế, có doanh thu ổn định đủ trang trải và có lãi. 2. Bộ máy đã được bố trí thích hợp và vận hành tốt. Vì vậy mà không cần phụ thuộc vào VOSA Hải Phòng nữa mà cần cho North Freight tách ra khỏi kinh doanh của VOSA Hải Phòng hạch toán riêng trực thuộc tổng VOSA. Cũng sau khi North Freight tách ra thì công việc đại lý vận tải của bản thân VOSA Hải Phòng mới tự thấy cần phải vươn lên trong thị trường. Tổng Giám đốc quyết định cho North Freight bắt đầu hạch toán riêng trực thuộc tổng VOSA từ ngày 1/1/1996. 2.1.2. Đặc điểm về tổ chức quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc hiện nay trực thuộc Tổng VOSA, chịu sự quản lý chung của VOSA. Nhưng đó chỉ là quản lý về mặt hành chính (về mặt Nhà nước) chứ không phải quản lý về mặt kinh tế. Điều này có nghĩa là công ty phải kinh doanh tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình, lãi được hưởng, lỗ phải chịu. Công ty kinh doanh độc lập và được tự do trong công việc kinh doanh của mình về tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng và những hoạt động khác. Tuy nhiên ở một chừng mực nào đó North Freight cũng phải hoàn thành những chỉ tiêu chung của toàn ngành (Tổng công ty VOSA). Nói tóm lại, mặc dù chịu sự quản lý của Tổng VOSA - Tổng Đại lý Hàng hải Việt Nam nhưng North Freight vẫn là một công ty kinh doanh độc lập như các doanh nghiệp độc lập khác. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Hành chính Phòng Tài chính Kế toán Phòng Đại lý NYK Phòng Đại lý vận tải Văn phòng tại Hà Nội Văn phòng tại TP HCM Marketing Đại lý Khai thác Dịch vụ hải quan và tài liệu Kế toán Marketing Vận tải biển Vận tải hàng không Khai thác hàng Dịch vụ Kho Dịch vụ hải quan Đội phục vụ hàng không Đội phục vụ hàng biển Đội phục vụ hàng không Đội phục vụ hàng biển 1. Ban giám đốc: 3 người - Một giám đốc điều hành chung - Một phó giám đốc phụ trách về sản xuất kinh doanh - Một phó giám đốc đại diện văn phòng tại Hà Nội Giám đốc điều hành chung có trách nhiệm giám sát, bao quát hết các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động của công ty. Nhận vốn, tài sản và các nguồn lực do Nhà nước giao để quản lý, sử dụng và phát triển vốn, tổ chức điều hành hoạt động của công ty. Phó giám đốc sản xuất kinh doanh: Giám sát bao quát toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh dưới sự chỉ đạo của giám đốc, giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được Giám đốc phân công và uỷ quyền, ký các văn bản theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Phó Giám đốc đại diện văn phòng tại Hà Nội: Giúp giám đốc trong việc chỉ đạo toàn bộ vấn đề kinh doanh tại văn phòng Hà Nội của công ty. 2. Phòng NYK Là phòng chuyên về lĩnh vực đại lý cho hãng tàu NYK (hãng tàu lớn nhất Nhật Bản), phục vụ công việc và quyền lợi chủ tàu, phòng được chia ra thành các bộ phận chuyên trách. - Bộ phận marketing - Bộ phận khai thác - Bộ phận tài liệu - Bộ phận kế toán - Bộ phận đại lý Nhiệm vụ của NYK a) Làm đại lý tàu: Làm thủ tục cho tàu ra vào cảng. b) Làm đại lý giao nhận hàng nhập khẩu tại cửa khẩu Hải Phòng. c) Vận chuyển hàng từ cảng đến người tiêu dùng trong trường hợp những lô hàng mà điều khoản ký kết trong hợp đồng vận tải giữa chủ hàng và chủ tàu là "Door to door" hay nằm dưới hình thức nào khác của vận tải đa phương thức. Hoặc ký kết các hợp đồng vân tải nội địa với các hãng tàu hoặc chủ hàng. Trong cả hai trường hợp thì đại lý không trực tiếp là người vận tải mà đóng vai trò bên chính để thuê hay uỷ thác. d) Ký kết các hợp đồng thuê tàu hoặc lưu khoang với chủ hàng. Trong trường hợp này đại lý đại diện cho chủ tàu để ký kết. e) Tìm nguồn hàng xuất khẩu để bán dịch vụ vận tải. g) Thay mặt chủ tàu kiểm tra, bảo quản container xuất nhập khẩu, kiểm soát công tác trông nom và tính phí lưu kho của cảng. 3. Phòng đại lý vận tải Hình thành để làm đại lý vận tải cho các hãng vận tải đa phương thức với các hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng lẻ. Phòng được chia làm các bộ phận chuyên trách sau: - Bộ phận đại lý vận tải - Bộ phận đại lý giao nhận (giao nhận hàng biển và hàng không) - Bộ phận khai thác hàng chung chủ - Bộ phận tài liệu. * Nhiệm vụ của phòng đại lý vận tải. a) Bộ phận đại lý vận tải Là bộ phận đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty. Nhiệm vụ chính được thể hiện qua các hoạt động cơ bản sau: - Tiếp thị nguồn hàng, ký kết hợp đồng đại lý vận tải. - Thu xếp làm thủ tục hải quan - thủ tục giao nhận. - Thu xếp uỷ thác hay thuê vận chuyển đưa hàng về kho của người nhận hàng. - Thanh toán với cảng, người uỷ thác vận tải và với chủ hàng. - Với hàng xuất: Đi tìm nguồn hàng, thay mặt cho hàng ký kết hợp đồng vận tải đa phương thức hay vận tải nội địa từ kho chủ hàng đến cảng, làm thủ tục xuất hàng, phát hành vận đơn. - Với hàng container trường hợp LCL/FCL hay FCL/LCL có trách nhiệm gom hàng đóng container làm thủ tục xuất hay khai thác giao cho từng chủ hàng lẻ. b) Bộ phận tài liệu Làm công tác giao nhận tại cửa khẩu Hải Phòng có các hoạt động là: - Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu Feeder - Thông báo hàng đến cho người nhận - Phát lệnh giao hàng cho chủ hàng hoặc cho người do chủ hàng uỷ thác. - Thanh toán với hãng tàu Feeder và với chủ hàng về các hoạt động đại lý giao nhận và các chi phí liên quan phatsinh. 4. Phòng Hành chính * Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm - Quản lý nhân sự, lập kế hoạch dài hạn về công tác bồi dưỡng đào tạo lực lượng lao động. Quản lý, kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thời gian và hiệu quả lao động toàn công ty. Triển khai thực hiện các công văn chỉ thị của Tổng VOSA, quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về hành chính, văn thư lưu trữ, bảo mật theo quy định hiện hành. Fax và gửi các chứng từ cần thiết cho công việc giao hàng tại công ty và các dịch vụ khác. Tổng hợp các báo cáo sản xuất kinh doanh. Làm công tác tổ chức công đoàn trong công ty: Tổ chức các cuộc đi thăm quan, nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên, thăm nom… 5. Văn phòng đại diện tại Hà Nội Còn được gọi là Northfreight Hà Nội Bộ phận NYK Hà Nội: - Làm công tác tiếp thị có nhiệm vụ tiếp cận thị trường để quảng cáo và chào bán dịch vụ vận tải của hãng NYK tại khu vực Hà Nội và các vùng lân cận. - Làm công việc tài liệu như: Phát hành vận đơn, manifest cho chủ hàng, thống kê quản lý tình hình xuất nhập khẩu ở Hà Nội, làm đại diện các thông tin liên lạc khác… Bộ phận NYK Hà Nội chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng NYK. - Bộ phận đại lý vận tải: Làm công tác giao nhận và tìm nguồn hàng tại khu vực Hà Nội, cùng phối hợp công việc với phòng đại lý vận tải. - Bộ phận hàng không: Làm thủ tục hàng đường không cũng như thu xếp thủ tục và vận chuyển bằng hàng không trong những trường hợp chủ hàng yêu cầu. 6. Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh Làm các công việc giao nhận hàng hoá tại đầu thành phố Hồ Chí Minh. Văn phòng đại diện này được thành lập vào năm 2002 chịu sự chỉ đạo trục tiếp của phòng đại lý vận tải. 7. Bộ phận quản lý kho, quản lý hàng hoá khai thác chung chủ, hàng container về trực tiếp tại công ty. Làm công tác giao hàng cho khách hàng, đóng hàng vào container cho các lô hàng xuất. 8. Phòng Tàichính - kế toán Quản lý chung về tình hình tài chính kế toán của công ty bao gồm: - Phản ánh, ghi chép đầy đủ, trung thực, đúng thời hạn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng các quy định Nhà nước đã ban hành. - Tiếp cận các hoá đơn, chứng từ của các hợp đồng và tiến hành giải quyết mọi vấn đề tài chính liên quan đến thanh toán hợp đồng. - Sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, quản lý thu, chi, cân đối, điều tiết luân chuyển tiền tệ cho các hoạt động kinh doanh. - Kết hợp với các phòng nghiệp vụ, mở thư tín dụng, tiếp nhận chứng từ giao hàng, thanh toán, chuyển tiền lịch trình thanh toán trong thư tín dụng và hợp đồng nhập khẩu cho các đối tác kinh doanh. - Lập các báo cáo tài chính đúng với các quy định của Nhà nước và tổng công ty. 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty * Công ty có các chức năng sau: - Kinh doanh dịch vụ, gửi nhận hàng hoá, đại lý vận tải cho các hãng tàu biển nước ngoài. - Nhận uỷ thác XNK ngoài ngành nhằm hỗ trợ cho công tác XNK của tổng công ty và ngành hàng hải Việt Nam. - Kinh doanh XNK các mặt hàng của Việt Nam theo đơn đặt hàng. - Thực hiện liên kết với các công ty đại lý vận tải khác (trong và ngoài nước) để tạo nguồn kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường, cùng nhau phát triển. * Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty - Tổ chức thực hiện đại lý vận tải nhận sự uỷ thác của chủ hàng và các công ty đại lý nước ngoài làm công việc đại lý vận tải đưa hàng từ cửa đến cửa, trong đó có những công việc kế tiếp của vận tải đa phương. - Nhận sự uỷ thác của chủ tàu chuyên chở hàng container theo tuyến làm đại lý theo yêu cầu của chủ tàu trong đó chủ yếu là tìm được nhiều hàng xuất khẩu từ Việt Nam. - Tổ chức thực hiện các dịch vụ hàng hải. - Làm đại lý vận tải hàng quá cảnh Việt Nam - Thực hiện việc kinh doanh xuất nhập khẩu theo sự uỷ quyền của Tổng giám đốc đại lý hàng hải Việt Nam. - Thực hiện các lĩnh vực kinh doanh khác khi cần thiết và được cơ quan có thẩm quyền cho phép. North Freight chủ yếu làm đại lý cho hãng tàu NYK line của Nhật Bản với các việc là: Đại lý tàu biển, đại lý giao nhận, đại lý vận tải và đại diện cho các hãng tàu đi gom hàng, ký kết các hợp đồng thuê tàu, lưu khoang với các chủ hàng Việt Nam có hàng xuất đi các nước trên thế giới chủ yếu trong lĩnh vực vận tải container, chào bán các dịch vụ vận tải đa phương của hãng. 2.1.2.3. Đặc điểm kinh doanh của công ty a) Đặc điểm về vốn Mọi hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi phải có vốn. Với mỗi ngành nghề kinh doanh sẽ cần một lượng vốn tương ứng nhất định. Vốn kinh doanh là nhu cầu thường xuyên mà doanh nghiệp cần phải có để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được tiến hành liên tục. Do vậy, việc khai thác và tạo lập vốn cho doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng và cần thiết. Nói đến tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp cũng có nghĩa là ta đề cập đến quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ phụ thuộc vào tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp đó nhiều hay ít. Tổng vốn kinh doanh của Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc tính đến ngày 31/12 các năm như sau: Bảng 2.1.: Cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty North Freight (tính đến thời đểm cuối năm) Đơn vị: 1000đ Chỉ tiêu 2004 2005 So sánh 2005/2004 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) VCĐ 31.625.757 63,62 35.638.206 58 +4012449 12,69 VLđ 18.087.288 36,38 26.043.641 42 +7956353 43,99 Tổng vốn kinh doanh 49.713.045 100 61.681.847 100 +11968802 24,1 (Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán) Qua bảng trên ta thấy, quy mô kinh doanh của công ty có nhiều hướng mở rộng, thể hiện qua tổng số Vốn kinh doanh ngày một tăng. Tổng vốn kinh doanh của công ty năm 2005 tăng so với năm 2004 là 4.012.449.000đ với tỷ lệ tăng tương ứng là: 12,69%. Trong tổng số vốn kinh doanh của công ty thì vốn cố định chiếm một tỷ lệ đáng kể (63,62%) năm 2004, 58% năm 2005. Do vậy, quá trình sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả như thế nào cũng phụ thuộc rất lớn vào hiệu qủa sử dụng vốn cố định. Đánh giá năng lực quản trị vốn cố định không thể tách rời với năng lực quản trị vốn nói chung. Vì vậy trước hết ta phải xem xét tính hợp lý về cơ cấu nguồn vốn của công ty, đảm bảo cho doanh nghiệp có thể tiến hành sản xuất kinh doanh thuận lợi là: Tài sản thường xuyên phải được đáp ứng bằng nguồn vốn cố định, tức là toàn bộ TSCĐ và tài sản lưu động thường xuyên phải được tài trợ bằng nguồn vốn dài hạn b. Đặc điểm khách hàng Đối với một doanh nghiệp làm đại lý như công ty Đại lý vận tải quốc tế phía bắc thì khách hàng chủ yếu của công ty là các hãng tàu, các chủ hàng có hàng cần vận chuyển trong nội địa và ra nước ngoài tại những chi nhánh mà công ty có văn phòng đại diện hoặc tới những nơi mà cảng đó công ty đã có mối quan hệ đối với các đại lý mà không hề có bất kỳ một phương tiện nào như tàu hay ô tô như những công ty vận tải khác có thêm phòng đạil ý. Do vậy mà hàng hoá và số tàu mà đại lý có thể nhận phục vụ là rất quan trọng, nó tỷ lệ thuận với số tiền hoa hồng mà đại lý có thể nhận được khi hoàn thành tốt nhiệm vụ đại lý của mình mang lại doanh thu cho công ty. Khách hàng lớn nhất của công ty từ khi thành lập đến nay YUSEN KAISHA (hãng tàu lớn nhất Nhật Bản). Hiện nay, đã có rất nhiều số lượng tàu có trọng tải hàng hoá lớn của hãng công ty phục vụ.Ngoài ra, công ty còn có rất nhiều các khách hàng khác (đó là các công ty có nhu cầu) với các loại hàng phục vụ rất phong phú nhưng ta có thể chia thành 3 loại sau: Hàng sắt thép, hàng container và hàng khác. Ta thấy rằng, doanh thu của công ty cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào số lượng hàng hoá và số lượng tàu mà công ty phục vụ. Vì vậy, công ty không ngừng tìm kiếm khách hàng, nguồn hàng, đến nay công ty đã có một khối lượng khách hàng truyền thống lớn và rất nhiều bạn hàng mới. Do đó doanh thu trong những năm gần đây của công ty không ngừng tăng lên, đóng góp một khoản lớn vàô ngân sách của Nhà nước. Và công ty cũng ngày càng khẳng định đựơc vị thế uy tín của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Phòng Tài chính - Kế toán là nơi tập trung quản lý tài chính của toàn công ty. Mọi hợp động kinh tế, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài chính kế toán đều phải chuyển tới phòng Tài chính - kế toán để nhân viên kế toán có trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách, lưu trữ vào máy tính và lập báo cáo tài chính trình lên giám đốc. Nhờ đó Ban giám đốc nắm được chi tiết tình hình hoạt động của công ty và từ đó có những quyết định tới hoạt động và sự phát triển của toàn công ty. Đây là công việc mà phòng kế toán phải tiến hành liên tục, là tiếp nhau tạo thành chu kỳ kế toán. Công tác kế toán cần đựơc tổ chức khoa học, hợp lý đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình và đáp ứng được yêu cầu của cơ chế quản lý, kinh tế thị trường. 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay công ty là một đơn vị hạch toán độc lập. Hình thức công tác kế toán mà công ty áp dụng là hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại văn phòng công ty. Ngoài ra còn hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, đồng thời tiếp nhận các báo cáo ở đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng để tập hợp thành báo cáo chung của toàn công ty. Các đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, chỉ thu thập chứng từ gửi về phòng kế toán của công ty để xử lý. Các đơn vị trực thuộc có bộ máy kế toán riêng phải kiểm tra thu thập xử lý chứng từ ban đầu để tiến hành hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết và định kỳ gửi báo cáo và bảng cân đối phát sinh theo tháng của mình về phòng tài chính - kế toán để thế bộ phận kế toán tập hợp số liệu cho cả công ty. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp KTTSCĐ kiêm KT thanh toán Kế toán phí KTTM kiêm thủ quỹ KTXNK kiêm KT TG ngân hàng Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty về hoạt động tài chính của công ty; chịu trách nhiệm toàn diện về công tác kế toán tài chính toàn công ty trước giám đốc công ty, Nhà nước và phát luật; điều hành công tác thu chi theo lệnh giám đốc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế toán thu nộp ngân sách về các loại thuế, khấu hao cơ bản đảm bảo đúng định hướng hoạt động của công ty qua từng thời kỳ. Tham gia xây dựng, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy chế quản lý tài chính kế toán công ty. Đồng thời kế toán trưởng cùng là người chịu trách nhiệm chủ trì thanh quyết toán từng hợp đồng ký kết với các đối tác. - Kế toán tổng hợp: Trực tiếp hướng dẫn và thực hiện công tác công tác kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, kiểm duyệt, cập nhật các chứng từ gốc, xem xét việc định khoản của từng phần hành kế toán có đúng với tài khoản và số tiền hợp pháp hay chưa sau đó vào sổ cái tổng hợp kế toán tổng hợp cũng là người theo dõi chi tiết lập báo cáo hàng tháng các khoản phát sinh về doanh thu, thuế, các khoản thu nghiệp vụ tài chính, thu nhập bất thường, chiết khấu hàng bán, khấu hao cơ bản, tình hình biến động tăng giảm vốn và tài sản. Sau khi tổng hợp các số liệu trên sổ cái thì lên bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối (kế toán ngân hàng, thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương. Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các khoản tiền vay, tiền gửi ngân hàng của công ty và làm nhiệm vụ quản lý quỹ). - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ thu, chi tiền mặt. Các chứng từ đều phải có chữ ký của giám đốc công ty và kế toán trưởng. Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lệ thì chuyển cho thuỷ quỹ tiến hành thu hoặc chi. Cuối ngày, căn cứ vào các chứng từ để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Khi nhận được giấy báo nợ, có của ngân hàng, kế toán cân đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm thông báo của ngân hàng với sổ sách theo dõi tiền gửi của công ty để ghi sổ và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch nếu có. - Kế toán phí: Theo dõi chi tiết các tài khoản chi phí theo từng khoản mục chi. - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phụ trách việc tính lương, phân bổ lương và các khoản trích theo lương; chịu trách nhiệm về trích và thu nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đúng quy định, việc sử dụng thu chi các quỹ của công ty đúng với chế độ. - Kế toán xuất nhập khẩu kiêm kế toán lưu giữ và theo dõi diễn biến hợp đồng: theo dõi công nợ của các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu song song với việc theo dõi tiến trình hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu, theo dõi tiến trình hoàn thiện các hợp đồng cùng việc giao dịch với các đối tác. - Kế toán TSCĐ kiêm kế toán thanh toán: có nhiệm vụ căn cứ vào chứng từ gốc đã được giám đốc duỵêt để viết phiếu thu, phiếu chi, phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vốn công ty, theo dõi tài khoản tạm ứng và lập quỹ khấu hao TSCĐ của công ty. 2.1.3.2. Hình thức kế toán của công ty Công ty North Fieight hiện đang áp dụng chế độ hạch toán kế toán theo hình thức kế oán "Chứng từ ghi sổ". Đặc trưng của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán tổng hợp, chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong cả năm (theo số thứ tự trên sổ đăng ký chứng từ) và có chứng từ gốc đính kèm đã được kế toán trưởng phê duyệt trước khi ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đang sử dụng bao gồm: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. - Sổ cái: Là sổ kế tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốn… của công ty. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt và chuyển lại cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để ghi vào sổ cái. Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ tính ra tổng số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối sổ phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu cùng bảng cân đối phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của công ty. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kê toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ gốc Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu kiểm tra 2.1.3.3.Chứng từ, hệ thống tài khoản và các loại báo cáo kế toán a. Chứng từ kế toán Cũng như các doanh nghiệp lớn khác, công ty NorthFreight đã và đang áp dụng 1 số chứng từ sau: + Biên bản bàn giao, thanh lý nhượng bán TSCĐ + Phiếu thu + Phiếu chi + Giấy báo nợ + Giấy báo có + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương +Hoá đơn mua hàng + Phiếu xuất kho + Phiếu nhập kho +Giấy báo làm thêm giờ + Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi + Séc + Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng b. Hệ thống tài khoản Công ty NorthFreight đã và đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TCQĐ ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và những thông tư sửa đổi của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán ở công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Tuy nhiên do yêu cầu quản lý và đặc điểm của ngành hàng hải công ty sử dụng một vài tài khoản và áp dụng một số tài khoản riêng cho ngành hàng hải để tiện theo dõi, quản lý và hạch toán. c) Các báo cáo kế toán của công ty. Công ty phải lập và gửi báo cáo năm theo đúng quy định của Bộ Tài chính cácloại báo cáo mà công ty phải gửi đi là: Bảng cân đối kế toán, kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính). 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc. 2.2.1. Hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. 2.2.1.1. Hạch toán số lượng lao động Nguồn nhân lực là điều kiện thuận lợi cho quá trình phát triển ngành, thực hiện CNH - HĐH đất nước. Điều đó bắt nguồn từ vai trò của con người trong sự phát triển của xã hội, con người vừa là động lực vừa là mục tiêu, nếu thiếu một trong 2 điều kiện đó thì sẽ không có sự phát triển. Do vậy, công ty luôn chú ý sắp xếp lao động phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh. Hiện nay, công ty có 200 cán bộ công nhân, phần lớn đều tốt nghiệp đại học và có trình độ cao và càng ngày số lượng công nhân viên càng tăng theo yêu cầu phát triển của công ty. Lực lượng lao động của công ty đựơc chia làm 2 bộ phận trực tiếp và gián tiếp: A. Khối gián tiếp: Khối lượng lao động gián tiếp gồm có 52 người là lao động không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm cho công ty nhưng lại rất quan trọng vò nó lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Đólà số người ở bộ phận giám đốc, bộ phận hành chính, bộ phận quản lý kinh tế tại Hải Phòng và Hà Nội. - Bộ phận giám đốc và bộ phận quản lý kinh tế (cán bộ công nhân viên làm việc tại phòng tài vụ) là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức. - Bộ phận hành chính là những người làm công tác hành chính văn thư. Bao gồm các cán bộ công nhân viên làm việc tại phòng hành chính, bảo vệ, lái xe, điện thoại. Nói chung nhìn một cách tổng quát cơ cấu lao động của công ty phù hợp với quy mô hoạt động, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ hiệu quả Bảng 2.2: Bảng cơ cấu lao động Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Tổng số CNV 200 100 Theo giới tính - Nam - Nữ 120 80 60 (%) 40 Theo trình độ - Sau đại học - Đại học - Trung cấp - Công nhân kỹ thuật 9 165 20 6 4.5 82,5 10 3 Theo tính chất công việc - Lãnh đạo - Chuyên viên - Phục vụ quản lý 32 148 14 19 74 7 (Nguồn: phòng tổ chức - Hành chính và phòng Tài chính - kế toán công ty NorthFreiglt) 2.2.1.2. Hạch toán thời gian và kết quả lao động của công ty vận tải quốc tế phía Bắc Công tác quản lý lao động trong công ty không chỉ được thực hiện tại phòng Tổ chức hành chính mà còn được thực hiện tại tất cả các bộ phận, phòng ban của công ty. Hàng ngày, các bộ phận phòng ban đều phải nắm rõ số lượng cán bộ, CNV, tình hình nghỉ phép, nghỉ ốm… của từng người lao động. Bên cạnh việc quản lý về số lượng lao động, công tác quản lý về thời gian lao động, kết quả lao động cũng rất quan trọng. Nó có tác dụng nâng cao ý thức con người lao động, tránh tình trạng "đi muộn về sớm" đang rất phổ biến tại các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước. Tại công ty, mỗi phòng ban đều lập "Bảng chấm công" để giám sát, kiểm tra số ngày công làm việc thực tế hoặc nừg nghỉ việc của mỗi cán bộ CNV thuộc phòng ban mình. Các bảng chấm công này sẽ được phòng tổ chức hành chính tập hợp ghi vào cột ngày công trong bảng kê lương để kế toán tiền lương lấy đó làm căn cứ tính lương cho người lao động. Dưới đây là Bảng chấm công dùng cho lao động và lao động trực tiếp trong công ty tháng 6/2005. Bảng 2.3: Bảng chấm công BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 06/2005 TT Họ và tên Ngày trong tháng 1 2 3 … 19 20 21 … 25 26 27 28 29 30 31 Số công hưỏng lương thời gian Số công nghỉ việc ngừng việc hưởng 100% lương Số công nghỉ việc ngừng việc hưởng 100% lương Số công hưởng BHXH Ký hiệu 1 Nguyễn Thu Hà x x x CT CT F F x 15 5 2 Lương thời gian: X 2 Phạm Hồng Hải H F x x x x x x 20 2 Ô: ốm; F: phép 3 Lê Việt Quang x x x x x x x x 22 CT: việc công; B: bù 4 Nguyễn Văn Dũng x x x x x x x x 22 H: Họp; Nghỉ không hưu: Ro Tổng cộng 5 4 Ngừng việc:N Người chấm công (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người duyệt (Ký, họ tên) 2.2.2. Nội dung quỹ tiền lương hình thức trả lương tại công ty NorthFeight 2.2.2.1. Nội dung quỹ tiền lương Công ty NorthFreight đã xây dựng được một hệ thống quỹ lương ổn định, đảm bảo chi trả lương cho người lao động không như những doanh nghiệp khác, với đặc thù riêng của ngành đại lý vận tải, năng suất lao động của cán bộ công nhân viên không được tính bằng chỉ tiêu số lượng sản phẩm mà tính bằng hiện vật hay bằng số tiền hoa hồng hoặc số tiền được trả do đã cung cấp dịch vụ cho việc phục vụ tàu hoặc hàng hoá. Vì vậy, về chỉ tiêu quỹ tiền lương: Tổng công ty hàng hải Việt Nam cho phép công ty mỗi tháng được trích 25% doanh thu tính lương để lập quỹ tiền lương cho doanh nghiệp. Quy mô quỹ lương phụ thuộc vào quy mô của lao động và doanh thu đạt được của doanh nghiệp. Trong đó, việc xác định quỹ lương bởi: Lương cán bộ công nhân viên gián tiếp trong công ty đại lý vận tải quốc tế phía bắc được trả theo doanh thu, khi doanh thu tăng lên thì tiền lương của cán bộ công nhân viên cũng tăng lên. - Đối với những cán bộ công nhân viên là bảo vệ, nhân viên hợp đồng thì được hưởng lương khoán, lương làm thêm ca ba, và tháng nào doanh thu của công ty cao sẽ trích thêm một phần trong doanh thu làm tiền thưởng nhằm khuyến khích các nhân viên này trong công việc. · Đối với những cán bộ nhân biên làm các việc văn phòng và phòng tài chính kế toán thì được hưởng lương theo thời gian. · Đối với các cán bộ công nhân viên làm việc trong khối lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm cho công ty thì được hưởng lương theo thời gian và phụ cấp trách nhiệm tuỳ theo doanh thu của từng tháng, sau khi đã trừ các khoản trả lương cho các nhân viên ăn khoán, tiền lương làm thêm giờ, tiền ăn ca ba và tiền thưởng nếu có. 2.2.2.2. Các hình thức trả lương tại công ty Với quan điểm đặt con người lên hàng đầu, Công ty NorthFreight đã cố gắng hoàn thiện hơn nữa các chế độ trả lương đối với cán bộ công nhân viên. Căn cứ vào các quy định mới của Nhà nước về chính sách trả lương công ty đã quyết định trả lương phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Trả đủ lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo chế độ ban hành tương ứng về cấp bậc lương của họ. - Cơ chế trả lương phải khuyến khích người lao động phát huy được năng lực của mình đối với công việc đựơc giao. Điều này có ý nghĩa là kết quả lương gắn liền với năng suất lao động chất lượng và kết quả công việc. - Cơ chế trả lương phải đúng theo quy định Nhà nước: mức lương cho cán bộ công nhân viên không thấp hơn so với mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. Tiền lương được hưởng phụ thuộc vào năng suất, chất lượng và khối lượng công việc đảm nhiệm và việc cá nhân thực hiện nội quy lao động của công ty, hàng tháng bổ sung lương vào kết quả hoàn thành các nhiệm vụ trong tháng theo chức năng của quản lý nghiệp vụ được giao. a. Hình thức trả lương theo thời gian; áp dụng đối với người làm công tác quản lý, hành chính, nghiệp vụ, và khối trực tiếp. b. Hình thức trả lương khoán: áp dụng đối với nhân viên bảo vệ, nhân viên hợp đồng. Ngoài ra công ty còn xây dựng những qui định riêng về chính sách thưởng chi cán bộ, CNV như sau: Tiền thưởng thường xuyên được công ty thực hiện từng quý, còn tiền thưởng theo danh hiệu thi đua, sáng kiến và thưởng đột xuất khác được căn cứ vào kết quả lao động cụ thể. Mức thưởng này do Giám đốc và ban lãnh đạo công ty quyết định. Thưởng đột xuất do lợi nhuận từ cuối năm, phần lợi nhuận được tính mỗi năm và thực hiện tại phòng Tài chính kếtoán của công ty. Cho nên đầu hoặc cuối quý năm sau nếu có khoản thưởng này mới chia cho toàn thể cán bộ CNV. Do đó, các khoản thưởng trên không nêu trên "Bảng thanh toán lương" mà chỉ do kế toán phần hành tại phòng kế toán theo dõi trên chứng từ ghi sổ. Hàng quý, kế toán tính tiền thưởng cho từng nhân viên lập "Bảng thanh toán tiền thưởng" và trình lên thủ trưởng ký duyệt. Sau đó, tổng số tiền thưởng được tập hợp voà sổ cái TK 334 (phải trả CNV). 2.2.3. Trình tự kế toán tiền lương, thu nhập khác tại công ty Sơ đồ 2.4: Trình tự hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền lương - Chứng từ thanh toán Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334,338 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo 2.2.4. Trình tự kế toán các khoản trích theo lương tại công ty Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV TK 111,112 Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý trực tiếp cho CNV TK 338 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định tính vào CPKD (19%) trực tiếp cho CNV Chi tiêu KPCĐ cơ sở TK 622,627,641,642 TK 111,112 Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp TK 334 Số BHXH, BHYT trích từ lương (6%) 2.2.5. Thực tế công tác quản lý lao động sử dụng quỹ lương và chế độ chính sách lao động tiền lương tại công ty Trong công tác quản lý tiền lương, việc xác định chỉ tiêu để tính quỹ lương cho toàn công ty và phân phối quỹ lương dựa trên cơ sở nhiệm vụ kế hoạch cấp trên giao cho và các chỉ tiêu thu nộp. Quỹ tiền lương của công ty được tính trả cho cán bộ CNV theo hình thức trả lương theo thời gian có thưởng căn cứ vào: tổng số ngày công thực tế; Hệ số lương; Cấp bậc; chức vụ. Phòng Tài chính kế toán tiến hành tính toán tiền lương năng suất của các chức danh có hệ số phân phối thu nhập khác nhau cho các phòng ban và chi nhánh. Tại các phòng ban và chi nhánh lại phân phối lại cho từng cán bộ CNV. Tiền lương trả cho CNV được trả theo lương chính và tiền lương năng suất hưởng theo doanh thu. Hàng tháng, kế toán tiền lương là các khoản trích theo lương lương phải theo dõi một cách chính xác "Bảng chấm công" của cán bộ.Căn cứ vào kết quả lao động của CNV để làm căn cứ tính lương. Căn cứ vào kết quả lao động của CNV đã tổng hợp trên "Bảng chấm công", kế toán tính ra tiền lương kỳ1, lương kỳ 2, BHXH được hưởng và các khoản trích theo lương của mỗi nhân viên theo các quy định của Nhà nước và của công ty về các khoản phải trả cho CNV. * Tiền lương kỳ I: lương cơ bản phải trả cho CNV được xác định theo các quy định của Nhà nước được trả vào ngày 05 hàng tháng Cách tính: Lương cấp bậc = Hệ số mức lương x Mức lương tối thiểu (350.000đ) Lương tháng = Lương cấp bậc + Phụ cấp lương Lương ngày = x Tổng tiền lương = hệ số x 350.000đ + phụ cấp (nếu có) Trong đó: Phụ cấp trả theo hệ số lương tối thiểu Trưởng phòng: 0,4 x 350.000 = 140.000 Phó phòng: 0,3 x 350.000 = 105.000 Thủ quỹ, lái xe: 0,1 x 350.000 = 35.000 Ví dụ: Tính phụ cấp lương tại phòng Đại lý vận tải Họ và tên Chức vụ Hệ số Phụ cấp Tiền lương Nguyễn Thu Hà Trưởng phòng 3,48 140.000 1.358.000 Hoàng Văn Bách Phó phòng 3,06 105.000 1.176.000 Nguyễn Văn Khải Lái xe 2,34 35.000 854.000 Bảng 2.4: CÔNG TY ĐẠI LÝ VẬN TẢI QUỐC TẾ PHÍA BẮC Lương kỳ I tháng 02 năm 2006 Phòng NYK STT Họ và tên Phòng Hệ số lương Thưởng Phụ cấp Mức lương Lương kỳ I Ký Nhận 1 Hồ Quang Dũng NYK 2,34 1,00 140.000 81.900 959.000 2 Trần Việt Tú NYK 3,06 1,00 - 1.071.000 1.071.000 3 Nguyễn Bá Minh NYK 3,67 1,00 - 1.284.500 1.284.500 4 Bùi Tuấn Anh NYK 2,67 1,00 - 934.500 934.500 5 …. 6 …. Tổng cộng 29,64 8.711.600 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập *Lương kỳ II: Lương kỳ II được trả cho cán bộ CNV vào ngày 30 hàng tháng. Lương kỳ II của CNV được xác định trên tổng quỹ lương của toàn công ty thực hiện trong tháng và tổng quỹ lương kế hoạch. Đầu năm, công ty được Tổng công ty hàng hải giao kế hoạch doanh thu.Trên cơ sở doanh thu được giao theo từng quý cho từng bộ phận, căn cứ vào điều kiện thực tế của mình tự tính toán và đẩy vượt mức kế hoạch được giao. Hàng tháng căn cứ vào sản lương doanh thu, công ty được Tổng công ty duyệt đơn giá tiền lương theo doanh thu. Ví dụ: Đơn giá được duyệt năm 2006 là: -Tổng quỹ lương kế hoạch: 2.610.500.000đ Theo quyết định giao đơn giá, nếu doanh thu thực hiện đạt từ 80% - 120% thì đơn giá lương được tính = 100%. Nếu doanh thu thực hiện đạt từ 120 - 150% thì đơn giá lương được tính = 80%. Nếu doanh thu thực hiện đạt từ 150% trở lên thì đơn giá lương được tính = 50%. Căn cứ vào qũy lương, lương kỳ I đã trả, kế toán xác định tổng tiền lương kỳ II của toàn công ty. Lương kỳ II của toàn công ty = Tổng quỹ lương - Lương kỳ I đã trả. Lương kỳ II của cán bộ CNV được tính như sau: Lương kỳ II = x Trong đó: +Tổng hệ số từng người =[+ ] x * Hệ số được xác định phù hợp với công việc và chức năng của từng người. -Tại công ty NorthFreight hệ số cấp bậc lao động bình quân là: 2,34. Các chế độ phụ cấp tiền lương tính theo lương tối thiểu chế độ thăng tiến và các chế độ khuyến khích khác được thể hiện trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động, thoả ước lao động tập thể hoặc ghi công khai trong các quy chế của doanh nghiệp. Ngoài các khoản phụ cấp trên người lao động còn đựơc hưởng 1 khoản phụ cấp (làm đêm, làm thêm giờ, làm thêm) . Cách tính làm thêm giờ: - Làm thêm dưới 4 giờ: tính thêm 1/2 ngày công -Làm thêm trên 4giờ: tính thêm 1 ngày công Ví dụ: Tháng 02 năm 2006, kế toán tính lương cho cô Nguyễn Thu Hà lương kỳ I. - Lương tối thiểu: 350.000đ - Hệ số lương: 3,48 -Lương cấp bậc: 3,48 x 350.000 = 1.218.000 - Phụ cấp chức vụ:140.000 -Lương tháng = 1.218.000 + 140.000 = 1.358.000 Khi lĩnh lương, cô Thu Hà phải trích nộp 6% tính trên lương tháng (5% BHXH, 1% BHYT) 5% BHXH = 5% x 1.218.000 = 60.900đ 1% BHYT = 1% x 1.218.000 = 12.180đ Tổng cộng: 60.900 + 12.180 = 73.080đ Tiền lương kỳ I, cô Nguyễn Thu Hà được lĩnh 1.218.000 - 73.080 + 140.000 = 1.284.920 Lương kỳ II cô Hà được lĩnh: = x 42,91 = 1.070.600đ Với các cán bộ CNV khác trong công ty, kế toán tiền lương tiến hành tính lương tương tự như vậy. Với cách tính trên, kế toán tính lương cho từng CNV trong công ty. Sau đó, kế toán tiến hành lập "Bảng thanh toán tiền lương" trình lên cấp trên phê duyệt rồi tiến hành phát lương cho CNV. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của từng phòng trong công ty, kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của toàn công ty. Thủ tục thanh toán được thể hiện qua sơ đồ: Bảng thanh toán lương Giám đốc duyệt Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Căn cứ vào bảng này, kế toán tiền mặt viết phiếu chi và thủ quỹ chi tiền. Bảng thanh toán phải được giám đốc và kế toán ký duyệt. Công ty North Freight chỉ áp dụng ghi nhận mọi chi phí chung trên TK642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" Bảng 2.5: Công ty Đại lý vận tải Quốc tế phía Bắc BẢNG THANH TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG Tháng 02/2006 STT Họ và tên Hệ số lương Thời gian làm việc Phụ cấp Tạm ứng lương kỳ I Các khoản khấu trừ Lương kỳ II Tổng số tiền lương BHXH BHYT Số tiền Ký nhận 1 Hoàng Hoa Phòng 6,03 100% - 2.110.500 105.525 21.105 2.238.900 4.349.400 2 Lê Hoàng Hoà 5,26 100% - 1.841.000 92.050 18.410 2.102.700 3.943.700 3 Nguyễn Kim Anh 3,06 100% - 1.071.000 53.550 10.710 1.297.400 2.368.400 4 Trịnh Hà Sơn 3,26 100% 140.000 1.281.000 64.050 12.810 1.438.700 2.719.700 …… 199 Nguyễn Văn Khải 2,34 100% 35.000 854.000 42.700 8.540 802.400 1.656.400 200 Phạm Ngọc Hương 2,67 100% - 934.500 46.725 9.345 820.300 1.754.800 Tổng 367.587.500 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập bảng Tiền thưởng: Tiền thưởng = x Kế toán lập bảng thanh toán tiền thưởng. Bảng 2.6 : Bảng thanh toán tiền thưởng tháng 02 năm 2006 Họ và tên Hệ số lương Tổng hệ số Mức tiền thưởng Ký nhận Nguyễn Thu Hà 3,48 50,1 758.596 Lê Thị Vân 2,98 42,91 649.731 Trần Minh Chính 4,1 85,02 1.287.348 …. Cộng 120.000.000 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) * Lương khoán: Hình thức trả lương khoán này công ty áp dụng đối với nhân viên bảo vệ, nhân viên hợp đồng. Công ty trả lương cho các nhân viên này theo số lượng các công việc hoàn thành. 2.2.6. Các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp Dựa vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và các quy định về trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Đối với những cán bộ nghỉ về lý do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… phải có giấy chứng nhận của cơ quan y tế để chuyển lên phòng kế toán để tính phần lương BHXH. VD: Trong tháng 02/2006 nhân viên Hồ Quang Dũng, phòng NYK nghỉ ốm. Kế toán căn cứ vào phiếu nghỉ BHXH. Phiếu nghỉ BHXH Họ và tên: Hồ Quang Dũng Địa chỉ: Phòng NYK Tên cơ quan y tế Ngày tháng Số ngày cho nghỉ Bác sĩ ký tên đóng dấu Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách Lý do Tổng ngày Từ ngày Đến ngày BV Việt Tiệp 06/02/06 Nghỉ ốm 5 06/02 10/02 Kế toán tính trợ cấp BHXH của nhân viên Hồ Quang Dũng được hưởng như sau: - Lý do nghỉ việc: nghỉ ốm - hưởng lương 75% lương cấp bậc. - Hệ số lương: 2,34 - Lương cơ bản: 2,34 x 350.000 = 819.000đ - Lương bình quân 1 ngày = = 37.228đ Vậy số tiền anh Dũng được hưởng trợ cấp BHXH trong thời gian nghỉ ốm là: Tiền BHXH = 37.228 x 5 x 75% = 139.602đ Đối với các trường hợp khác kế toán tiến hành tương tự. Từ các bảng tổng hợp tiền lương, kế toán tiến hành lập các chứng từ ghi sổ số 20. Kế toán căn cứ vào Bảng tổng hợp tiền lương để trích các khoản nộp theo lương (chứng từ ghi sổ số 21). Từ bảng tổng hợp thanh toán BHXH, kế toán tiến hành lập chứng từ số 22 - Số BHXH phải trả CNV. Kế toán tiến hành viết phiếu chi thanh toán tiền lương, trợ cấp BHXH phải trả cho CNV căn cứ vào các chứng từ ghi sổ trên có liên quan. Sau khi lập các phiếu chi thanh toán tiền lương, trợ cấp BHXH, tiền thưởng cho nhân viên, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ số 23 phản ánh các nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả cho CNV. Sau khi viết các phiếu chi nộp các khoản trích trong tháng và được kế toán trưởng phê duyệt, kế toán tiền lương tiến hành lập chứng từ ghi sổ số 24. Bảng 2.7: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28/2/2006 Số: 20 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Tính lương phải trả công nhân viên trong tháng - Tiền lương kỳ I 6421 169.865.618 - Tiền lương kỳ II 6421 197.721.882 - Tiền thưởng 431 70.000.000 - Số tiền trợ cấp BHXH 3383 1.025.580 334 418.613.080 Cộng 418.613.080 Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.8: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28/2/2006 Số: 21 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Khấu trừ BHXH, BHYT, KPCĐ 334 5.426.324 - Khấu trừ BHXH 3383 4.521.936 - Khấu trừ BHYT 3384 904.388 Cộng Kèm theo các chứng từ gốc Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.9: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28/2/2006 Số: 22 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Tiền BHXH CNV được hưởng 3383 334 1.025.580 Kèm theo các chứng từ gốc Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.10 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28/2/2006 Số: 23 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất quỹ tiền mặt thanh toán tiền lương, thưởng, tiền BHXH cho CNV tháng 02/2006 334 - Xuất quỹ tiền mặt trả lương kỳ II 111 197.721.882 - Xuất quỹ tiền mặt trả BHXH 111 1.025.580 - Xuất quỹ tiền mặt trả tiền thưởng 111 70.000.000 Cộng 268.747.462 Kèm theo các chứng từ gốc Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.11: SỔ CÁI Tên tài khoản: phải trả CNV Số hiệu TK334 Tháng 2/2006 NTGS CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 58512506 Trả lương tháng 1 141 58512506 28/02 20 28/02 Tính lương phải trả trong tháng 642 268747462 28/02 21 28/02 BHXH trừ vào lương 3383 5426324 28/02 22 28/02 BHYT trừ vào lương 3384 4521936 05/02 05/02 Tạm ứng lương kỳ I 111 90438732 Cộng phát sinh 158899498 327259968 Số dư cuối tháng 168360470 Ngày 29/02/2006 Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.12: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28/2/2006 Số: 24 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Trích quỹ tiền mặt nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 111 - Nộp BHXH cho cơ quan bảo hiểm 3383 19.383.628 - Nộp BHYT cho cơ quan BHYT 3384 1.808.713 - Nộp KPCĐ cho cơ quan cấp trên 41.861.308 Cộng 63.053.649 Kèm theo các chứng từ gốc Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.13: SỔ CÁI Tên tài khoản: phải trả - phải nộp khác Số hiệu TK338 Tháng 2/2006 NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 27.178.427 Số phát sinh trong tháng 28/02 32 28/02 Nộp BHXH cho CQQL 112 19.383.628 28/02 29 28/02 Nộp BHYT cho CQQL 112 1.808.713 28/02 29 28/02 BHXH phải nộp trong tháng 642 19.383.628 05/02 32 05/02 BHYT phải nộp trong tháng 642 1.808.713 28/02 32 28/02 Thanh toán trợ cấp BHXH 111 1.025.580 Cộng phát sinh 22.217.921 48.371.268 Số dư cuối tháng 26.153.347 Ngày 28/02/2006 Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.14: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 2 năm 2006 Chứng từ ghi số Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 20 28/2/2006 418.613.080 21 28/2/2006 5.426.324 22 28/2/2006 1.025.580 23 28/2/2006 268.747.462 Cộng tháng 2 693812446 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐẠI LÝ VẬN TẢI QUỐC TẾ PHÍA BẮC 3.1. Đánh giá thực trạng về công tác hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. 3.1.1. Về ưu điểm Cùng với sự thay đổi phong phú, đa dạng và phát triển không ngừng nghỉ của xã hội, nhất là những năm đầu mới thành lập. Tuy nhiên, công ty đã khắc phục khó khăn, cơ sở vật chất, quy mô sản xuất, trình độ quản lý của công ty đã không ngừng lớn mạnh và ngày càng hoàn thiện. Đạt được hiệu quả đó là nhờ có sự cố gắng không ngừng của tất cả cán bộ công nhân viên và Ban lãnh đạo công ty. Đặc biệt, đối với 1 công ty như Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc chỉ chuyên làm đại lý cho các hãng tàu, các chủ hàng trong và ngoài nước thì yếu tố conn gười với công ty lại có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển mạnh mẽ của công ty. Công ty đã có một đội ngũ cán bộ hùng hậu, có trình độ chuyên môn cao, ý thức nghiêm túc trong công việc, vì vậy mà doanh thu và lợi nhuận của công ty mỗi năm ngày một tăng cao. Nhận thức được vấn đề đó, công ty đã thực hiện các chủ trương trong cải tiến công tác quản lý, hàng năm công ty luôn có những đợt tổ chức cho cán bộ công nhân viên tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn đáp ứng với yêu cầu đòi hỏi ngày càng phát triển cao của ngành hàng hải. Do vậy, trong thời gian qua công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, khảng định vị thế của công ty trong nước cũng như trên trường quốc tế, được các bạn hàng trong và ngoài nước đánh giá cao. Không hài lòng với những kết quả đã đạt được đó, trong thời gian tới công ty NorthernFreight quyết tâm phấn đấu liên tục bằng chính khả năng và năng lực của chính mình, đưa hoạt động kinh doanh của công ty hội nhập và phát triển cạnh tranh theo cơ chế thị trường, sẵn sàng chấp nhận đối đầu với những khó khăn và thử thách mới, luôn luôn tận dụng cơ hội và thời cơ để vươn lên tầm cao mới, tiến kịp với sự phát triển nền kinh tế của đất nước và trên toàn thế gới. Để có được những mong muốn đó, toàn thể Ban giám đốc các phòng ban, và các cán bộ công nhân viên trong công ty phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau, giám sát chặt chẽ, chỉ đạo thông suốt từ trên xuống dưới. Sự thành công lớn của công ty là sự đóng góp công sức của tất cả các công nhân viên trong công ty trong đó có sự góp sức không nhỏ của các cán bộ trong phòng Tài chính - kế toán. Những đóng góp này được thể hiện ở những ưu điểm sau: Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc đang áp dụng hìn thức kế toán tập trung là tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Hình thức tổ chức công tác kế toán này vừa tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nhiệm vụ, vừa đảm bảo sự tập trung thống nhất của kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời của Ban giám đốc. Đồng thời, việc tập trung trong công tác kế toán còn giúp cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá công việc cho các ké toán viên và các thông tin tài chính kế toán được tập hợp kịp thời, chính xác. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cho việc ghi chép sổ sách kế toán. Hình thức này có ưu điểm là dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, dễ đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty được mở theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính, thực hiện công tác đúng với các quy định của Nhà nước. Số liệu kế toán được ghi chép chính xác, trung thực. Số liệu trên các sổ kế toán chi tiết, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đều khớp đúng với sổ cái cũng như trên các báo cáo kế toán. Các chứng từ kế toán của công ty được tập hợp đầy đủ, lưu trữ theo đúng quy định và luôn đảm bảo tính hợp lệ. Trong công tác tổ chức kế toán, công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy kế toán của mình. Bộ máy kế toán được tổ chức chuyên sâu, đội ngũ cán bộ kế toán đều có trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm công tác cao, nắm vững và vận dụng chế độ một cách lĩnh hoạt theo các quy định chung của Bộ Tài chính. Công tác quản lý lao động rất chặt chẽ thông qua "Bảng chấm công" và "Bảng thanh toán tiền lương" cho các bộ phận trong công ty. Thời gian lao động luôn thực hiện đúng quy định của Luật lao động: làm việc không quá 8 giờ một ngày hoặc 40 giờ một tuần. Trong công tác quản lý tiền lương, công ty tiến hành thanh toán lương cho cán bộ CNV làm hai kỳ trong một tháng là hợp lý. Vì như vậy sẽ đảm bảo cho nhu cầu sinh hoạt cho mọi nhân viên tránh để cho họ rơi vào tình trạng gặp khó khăn trong chỉ tiêu nếu công ty chỉ trả lương một lần một tháng. Việc theo dõi, ghi chép các chứng từ ban đầu trong công tác kế toán tiền lương được tiến hành nghiêm túc, chính xác, kịp thời ngay từ các phòng ban đã đảm bảo việc tính toán chính xác tiền lương CNV theo đúng thời gian và kết quả lao động mà họ đã thực hiện. Các chứng từ liên quan tới tiền lương và các khoản trích theo lương được tập hợp, lưu trữ đầy đủ các "Bảng thanh toán lương BHXH" được thông báo công khai, đảm bảo sự trung thực, chính xác của công tác này. Hệ thống máy tính của công ty được nối mạng cục bộ, cho phép việc xử lý thông tin trong nội bộ công ty được tiến hành nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả công việc cao. Điều này giúp cho Ban giám đốc có thể ra các quyết định kịp thời trong việc kinh doanh của t. Công ty đãng sử dụng các phần miền dành riêng cho kế toán vì vậy mà việc hạch toán kế toán được tiến hành một cách nhanh chóng. Trong doanh nghiệp, cư chế quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương vừa phản ánh quan hệ lợi ích kinh tế vừa phản ánh doanh nghiệp và người lao động. Trong điều kiện nền kinh tế xã hội phát triển chưa cao, trình độ dân chí còn thấp và những ràng buộc thể chế để thực hiện dân chủ thiếu đảm bảo, người lao động tất yếu cần đến tổ chức đại diện cho quyền lợi của mình trong các quan hệ thuê và cung ứng lao động. Do vậy ảnh hưởng của tổ chức công đoàn đến sự vận hành và cơ chế quản lý tiền lương cũng như các khoản trích theo lương cũng là một tất yếu vừa có tính lịch sử vừa có tính chính trị xã hội. Công đoàn là tổ chức đại diện cho quyền lợi của người lao động, tham gia vào cơ chế trả lương với tư cách là một đối tác thương nghị, bảo đảm tính hiệu quả của chính sách tiền lương chứ không phải là người đưa ra định hướng hoặc điều hành công đoàn là người tham gia thương thảo về chính sách tiền lương đồng thời giám sát việc thực thi chính sách tiền lương dưới các hình thức như: - Tập hợp tuyên truyền giáo dục cho đoàn viên, CNV về nghĩa vụ và quyền lợi trong vấn đề lao động và tiền lương. - Tập hợp ý kiến người lao động để tham gia vào cơ chế trả lương (xây dựng quy chế , hình thức trả lương, đánh giá kết quả lao động). - Đại diện cho người lao động ký thoả ước lao động tập thể. - Tổ chức kiểm tra, giám sát theo quy định của pháp luật về thực hiện trả lương cũng như các khoản trích theo lương. Tổ chức công đoàn trong công ty Northern Freight với các chức năng của mình đã có nhiều hoạt động tích cực tham gia vào cơ chế trả lương, thể hiện qua những hoạt động dưới đây. - Tích cực tổ chức tuyên truyền vận động cho CNV nắm được những nội dung cơ bản về chủ trương, chính sách tiền lương của Nhà nước, những quy chế, quy định của công ty về tiền lương và các khoản trích có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người lao động. Thông qua việc tuyên truỳen, giúp người lao động hiểu rõ về tiền lương, từ đó xác định được trách nhiệm và nghãi vụ lao động đồng thời tín toán đượ