Đề tài Hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà

lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường, không phải bất cứ một doanh nghiệp nào cũng tồn tại và phát triển được. Trên thực tế, những doanh nghiệp làm ăn có lãi chính là những doanh nghiệp mà họ sản xuất ra được người tiêu dùng trong và ngoài nước chấp nhận, nghĩa là doanh nghiệp đó không chỉ sản xuất sản phẩm mà còn tổ chức tiêu thụ được số sản phẩm đó. Tiêu thụ sản phẩm là điều kiện để thực hiện mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp, sản phẩm sản xuất ra không tiêu thụ được đồng nghĩa với sự trì trệ trong sản xuất kinh doanh, từ đó sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng và lãng phí vốn. Trong khi đó, nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tự chủ trong việc khai thác và sử dụng nguồn vốn, đảm bảo không chỉ bù đắp được những khoản chi phí sản xuất kinh doanh đã bỏ ra bằng chính doanh thu của mình mà còn phải có lãi. Vì vậy, thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là vấn đề mà các doanh nghiệp luôn quan tâm đến. Tồn tại và phát triển trong điều kiện kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị cùng ngành (và sản phẩm nhập ngoại ngày càng nhiều), Công ty bánh kẹo Hải Hà đã gặp không phải ít khó khăn. Mặc dù vậy, Công ty đã sớm tiếp cận với những quy luật của nền kinh tế thị trường, ra sức đẩy mạnh sản xuất, chú trọng chất lượng sản phẩm, chủ động trong sản xuất và tiêu thụ,… Bên cạnh đó, bộ phận kế toán thành phẩm của Công ty cũng từng bước được phát triển, hoàn thiện phù hợp với tình hình chung của cả nước và với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong thời gian thực tập ở Công ty bánh kẹo Hải Hà, em đã đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Công ty, từ đó lựa chọn luận văn tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà" Luận văn được trình bày với kết cấu gồm 3 phần chính: - Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán thành phẩm, tiêu thụ thànhphẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất . Phần II: Thực trạng kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà. . Phần III: Hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà. Phần i Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất 1.1. Sự cần thiết của kế toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 1.1.1. Thành phẩm và quản lý thành phẩm Trong các doanh nghiệp sản xuất, thành phẩm là sản phẩm đã kết thúc quy trình công nghệ sản xuất do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến, đã được đem bán hoặc nhập kho để bán. Giữa sản phẩm và thành phẩm xét trên một một góc độ nào đó có phạm vi giới hạn khác nhau. Sản phẩm có phạm vị rộng hơn thành phẩm khi nói đến kết quả của quá trình sản xuất tạo ra nó, còn nói đến thành phẩm là nói đến quá trình sản xuất gắn với quy trình công nghệ nhất định trong phạm vi doanh nghiệp, cho nên sản phẩm bao gồm cả thành phẩm và bán thành phẩm. Trong phạm vi một doanh nghiệp thì nửa thành phẩm còn phải tiếp tục chế tạo cho đến khi hoàn chỉnh nhưng trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì nửa thành phẩm của doanh nghiệp có thể bán ra ngoài cho các doanh nghiệp khác sử dụng. Điều đó có nghĩa là thành phẩm và nửa thành phẩm chỉ là những khái niệm được xét trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể. Do vậy, việc xác định đúng đắn thành phẩm trong từng doanh nghiệp là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng. Nó phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về quy mô, trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý. Thành phẩm được biểu hiện trên hai mặt: mặt hiện vật và mặt giá trị. - Giá trị là giá thành của sản phẩm sản xuất nhập kho hay giá vốn thành phẩm tiêu thụ. - Số lượng của thành phẩm được xác định bằng các đơn vị đo lường như kg, lít, mét, cái, viên… - Chất lượng của thành phẩm được xác định bằng tỷ lệ tốt, xấu hoặc phẩm cấp (loại 1, loại 2). Xét trong phạm vi doanh nghiệp, thành phẩm là kết quả lao động sáng tạo của công nhân viên chức trong doanh nghiệp, là cơ sở đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Đồng thời thành phẩm cũng là căn cứ xét và phân tích mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh. Do đó trong công tác quản lý thành phẩm cần phải thực hiện các yêu cầu sau: Thứ nhất, quản lý về mặt số lượng thành phẩm: Đòi hỏi phản ánh, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập - xuất - tồn kho, dự trữ thành phẩm, kịp thời phát hiện các trường hợp hàng hoá tồn kho, đọng lâu ngày để có biện pháp xử lý. Thứ hai, quản lý về mặt chất lượng: Đòi hỏi thành phẩm phải ngày càng hoàn thiện, mẫu mã đẹp… nhất là trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay và nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Do vậy bộ phận kiểm tra chất lượng phải làm tốt nhiệm vụ, có chế độ bảo quản hợp lý đối với từng loại và phù hợp với đặc điểm của chúng. Bên cạnh đó, việc quản lý sự vận động của từng loại thành phẩm về mặt giá trị: giá thành thực tế nhập kho, xuất kho thành phẩm cũng rất quan trọng đòi hỏi chính xác và chặt chẽ. Tuy nhiên, bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào khi sản xuất ra thành phẩm đều phải tìm cách tiêu thụ, thu được vốn và lợi nhuận. Do đó, quá trình vận động của thành phẩm gắn liền với quá trình tiêu thụ thành phẩm. 1.1.2. Tiêu thụ thành phẩm và quản lý tiêu thụ thành phẩm Thành phẩm của doanh nghiệp được đem bán để thu hồi vốn thực hiện quá trình tái sản xuất. Tiêu thụ thành phẩm hay còn gọi là bán hàng để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (Hàng->tiền). Tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất. Việc tiêu thụ này có thể để thoả mãn nhu cầu của các đơn vị khác hoặc của cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp. Thành phẩm cũng có thể được cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một công ty, một tập đoàn,…gọi là tiêu thụ nội bộ. - Về mặt hành vi: Quá trình tiêu thụ diễn ra sự thoả thuận, trao đổi giữa người mua và người bán, sau khi đồng ý mua, bán người xuất bán giao hàng cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Về bản chất kinh tế: Doanh nghiệp nào sản xuất ra cũng mong hàng hoá của mình được tiêu thụ rộng rãi, có nghĩa bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá từ người bán sang người mua. Có tiêu thụ được thì mới bù đắp được chi phí và thu lợi nhuận. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải tính đến lỗ, lãi. Do đó quá trình tiêu thụ không thể tách rời việc xác định kết quả kinh doanh. Để xác định chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, duy trì sản xuất thì công tác quản lý bán hàng là hết sức cần thiết. Bởi vậy quản lý khâu bán hàng cần bám sát các yêu cầu cơ bản sau: - Nắm chắc sự vận động của từng loại thành phẩm hàng hoá trong quá trình nhập xuất và tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. - Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng loại thành phẩm tiêu thụ và từng loại khách hàng, đôn đốc thu hồi nhanh và đầy đủ tiền vốn. - Tính toán, xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc chế độ phân phối lợi nhuận. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm - Tổ chức phân loại và đánh giá thống nhất, đúng theo các loại thành phẩm trong doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp trong điều kiện thực tế của đơn vị hạch toán và đặc điểm thành phẩm của đơn vị hạch toán. - Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán thành phẩm theo các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn kho trên các báo cáo theo yêu cầu quản lý. - Tổ chức hợp lý quy trình, thủ tục cho nghiệp vụ bán hàng. Đây chính là căn cứ để ghi chép các thông tin cần thiết về nghiệp vụ bán hàng. - Tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng (sổ chi tiết giá vốn, doanh thu, kết quả tiêu thụ). - Tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. - Tổng hợp kịp thời, chính xác số liệu liên quan đến quá trình bán hàng, từ đó cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý và cho việc lập báo cáo kế toán cuối kỳ. 1.2. Kế toán thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất 1.2.1. Yêu cầu đối với kế toán thành phẩm Thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất thông thường gồm nhiều loại hàng với phẩm cấp, mẫu mã khác nhau… nên chúng có yêu cầu quản lý hạch toán không giống nhau. Do đó, kế toán thành phẩm phải chú ý đến những vấn đề sau: - Tổ chức hạch toán thành phẩm theo từng loại, từng đơn vị sản xuất theo số lượng, chất lượng, giá trị thành phẩm. - Phân công và kết hợp trong việc ghi chép kế toán thành phẩm giữa phòng kế toán với nhân viên phân xưởng, giữa kế toán thành phẩm với thủ kho, đảm bảo thành phẩm được phản ánh kịp thời, chặt chẽ. - Kế toán nhập, xuất tồn kho thành phẩm phải được đánh giá theo giá thành thực tế. - Sự biến động của thành phẩm do nhiều nguyên nhân nên để phản ánh được tình hình biến động của thành phẩm, doanh nghiệp phải tổ chức công tác ghi chép ban đầu một cách khoa học và hợp lý. 1.2.2. Tính giá thành phẩm 1.2.2.1. Tính giá thành phẩm nhập kho Thành phẩm nhập kho được phản ánh theo giá thành thực tế. Đối với thành phẩm do các bộ phận sản xuất kinh doanh chính và sản xuất kinh doanh phụ hoàn thành nhập kho, giá thành thực tế chính là giá thành công xưởng thực tế (giá thành sản xuất thực tế). Trường hợp thuê ngoài gia công, giá thành thực tế bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến việc gia công (chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp, chi phí thuê gia công….) 1.2.2.2. Tính giá thành phẩm xuất kho Để tính giá thành thực tế thành phẩm xuất kho, có rất nhiều phương pháp tính giá như: giá đơn vị bình quân, FIFO, LIFO… Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết, tác giả xin đề cập đến phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ trong tính giá thành phẩm xuất. Theo phương pháp này, giá thành phẩm xuất kho được tính theo công thức: Giá TT Giá TT tồn kho đầu kỳ + giá TT nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm = * TP xuất xuất kho SL SP tồn đầu kỳ + SL TP nhập trong kỳ kho Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến quyết toán nói chung. 1.2.3. Kế toán nhập xuất thành phẩm 1.2.3.1. Chứng từ kế toán Mọi sự biến động của thành phẩm phải được phản ánh, ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định. Những chứng từ này là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm, là cơ sở để kiểm tra tính chính xác của sổ sách kế toán, đảm bảo ghi chép những nội dung cần thiết và tính hợp pháp của chứng từ. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán nhập, xuất thành phẩm là: * Phiếu nhập kho * Phiếu xuất kho * Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ * Biên bản kiểm nghiệm * Thẻ kho * Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Các chứng từ này phải được chuyển đến bộ phận kế toán đúng thời hạn, chính xác và đầy đủ. Căn cứ vào đó, kế toán kiểm tra tính hợp pháp và tiến hành phân loại, tổng hợp ghi sổ kế toán thích hợp. 1.2.3.2. Kế toán chi tiết thành phẩm Kế toán chi tiết thành phẩm là việc ghi chép số liệu, luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán trên các chỉ tiêu số lượng, giá trị thành phẩm theo từng loại, từng kho thành phẩm . Phương pháp ghi thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, công việc cụ thể tạii kho và phòng kế toán như sau: - ở kho: Thủ kho mở thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm về mặt số lượng. Thẻ được mở cho từng danh điểm thành phẩm. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng danh điểm thành phẩm. - ở phòng kế toán: Kế toán thành phẩm mở thẻ kế toán chi tiết thành phẩm cho từng danh điểm thành phẩm tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán thành phẩm phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết thành phẩm và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ chi tiết thành phẩm có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho về mặt giá trị của thành phẩm. Ta có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi sổ song song như sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết thành phẩm Bảng kê tổng hợp N-X-T thành phẩm Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm trahú Ghi hàng ngày Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra dễ đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. * Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất ít, không thường xuyên, trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.2.3.3. Kế toán tổng hợp thành phẩm * Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp thành phẩm sử dụng các tài khoản chủ yếu như: - Tài khoản 155 "Thành phẩm": Được dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm trong doanh nghiệp. - Tài khoản 157 "Hàng gưỉ đi bán": Được dùng để phản ánh trị giá của hàng hoá, sản phẩm đã gửi hoặc đã chuyển cho khách hàng hoặc nhờ đại lý ký gửi, trị giá của lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Hàng hoá, thành phẩm phản ánh trên tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. - Tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán": Được dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. * Phương pháp hạch toán TK 154 TK 157, 632 TK 632, 3381 TK 412 Sản xuất hoặc thuê ngoài gia công, chế biến Sản phẩm gửi bán, ký gửi đại lý hoặc hàng đã bán bị trả lại Thừa khi kiểm kê Đánh giá tăng TK 155 Xuất gửi bán, ký gửi Xuất bán, trả lương thưởng, biếu tặng Thiếu khi kiểm kê Xuất góp vốn liên doanh TK 632 TK 157 TK 632, 1381 TK 128, 222 Phương pháp hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán thành phẩm theo phương pháp KKTX 1.3. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất 1.3.1. Phương thức tiêu thụ và thủ tục chứng từ Thành phẩm trong các doanh nghiệp thường rất phong phú và đa dạng. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng loại và điều kiện của doanh nghiệp mà doanh nghiệp lựa chọn các phương thức tiêu thụ khác nhau. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức tiêu thụ. * Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp. Số hàng khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng này. Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà người bán đã giao. Khách hàng có nhu cầu đến mua hàng hoá sẽ đến phòng cung ứng để lập Hoá đơn GTGT ghi rõ số lượng, giá hàng hoá… Hoá đơn GTGT được lập làm ba liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3, kế toán giữ. Sau đó phòng cung ứng lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Khách hàng sẽ mang phiếu xuất kho xuống kho để lấy hàng và mang hoá đơn GTGT lên phòng kế toán để thanh toán. 1.3.2. Kế toán giá vốn hàng bán Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản sau: - TK 632 "Giá vốn hàng bán": Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. + Bên Nợ: - Phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ - Phản ánh CPNVL, CPNC vượt trên mức bình thường và CPSXC cố định không phân bổ không được tính vào trị giá hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán - Phản ánh khoản hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ (-) phần bồi thường trách nhiệm cá nhân gây ra. - Phản ánh chi phí tự xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ HH tự xây dựng, tự chế hoàn thành - Phản ánh khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản lập dự phòng năm trước + Bên Có: - Phản ánh khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (31/12) - Kết chuyển giá vốn của sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" TK 632 không có số dư cuối kỳ. TK 155, 1381… Kết chuyển GVHB đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ nhập kho hay chờ xử lý TK 154, 155 Trị giá vốn TK 157 Hàng gửi bán Hàng gửi bán tiêu thụ TK 632 Kết chuyển GVHB TK 911 đã tiêu thụ trong kỳ Quá trình hạch toán được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Kế toán giá vốn hàng bán 1.3.3. Kế toán doanh thu bán hàng Để hạch toán doanh thu tiêu thụ, kế toán sử dụng tài khoản TK 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ "với kết cấu: + Bên Nợ: - Số thuế phải nộp tính trên doanh số bán trong kỳ - Số giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại kết chuyển trừ vào doanh thu - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ + Bên Có: - Tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ TK 511 cuối kỳ không có số dư và có 4 tiểu khoản: - TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá - TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá Quá trình hạch toán được hạch toán khái quát theo sơ đồ sau: TK 521, 531, 532 TK 911 K/C giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại K/C doanh thu thuần về tiêu thụ TK 511, 512 Doanh thu tiêu thụ theo giá bán không có thuế GTGT TK 33311 Thuế GTGT phải nộp Tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT) TK 111, 112, 131, 1368… Sơ đồ 4: Kế toán doanh thu tiêu thụ 1.3.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Kết quả tiêu thụ được tính trên số tiền mà thực chất doanh nghiệp thu được gọi là doanh thu thuần. Doanh thu thuần chính là chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu như: giảm giá, chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Doanh thu thuần cho biết thực chất về hoạt động tiêu thụ thành phẩm tại công ty, đó là số doanh thu để tính chính xác lợi nhuận của hoạt động này. 1.3.4.1. Chiết khấu thương mại Để khuyến khích tiêu thụ, khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn trên một hoá đơn hay trong một kỳ, doanh nghiệp thường bớt giá cho khách hàng (chiết khấu thương mại). Để hạch toán nghiệp vụ này, kế toán sử dụng TK 521 " Chiết khấu thương mại". TK này không có số dư cuối kỳ và có kết cấu như sau: - Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng - Bên Có: Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại sang tài khoản doanh thu 1.3.4.2. Kế toán giảm giá hàng bán Đây là khoản giảm trừ cho khách hàng ngoài đơn giá hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như: hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không phù hợp với thời gian, địa điểm ghi trong hợp đồng… những lý do thuộc chủ quan của doanh nghiệp. Các khoản giảm giá hàng bán được phản ánh vào TK 532"giảm giá hàng bán". TK 532 có kết cấu như sau: - Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho khách hàng - Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu TK 532 cuối kỳ không có số dư. 1.3.4.3. Kế toán hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại là số hàng hoá đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối và trả lại doanh nghiệp do các nguyên nhân: vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém phẩm chất… Khi khách hàng trả lại cho doanh nghiệp số hàng kém phẩm chất, thì cơ sở hạch toán là các phiếu nhập kho số hàng bị trả lại. Khi thanh toán số tiền đó, kế toán phải căn cứ vào các phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của Ngân hàng hoặc các khoản phải thu của khách hàng. Để phản ánh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531 "Hàng bán bị trả lại". Kết cấu của tài khoản này như sau: - Bên Nợ: Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại - Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng đã bị tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thu tiêu thụ trong kỳ TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532 TK 3331 TK 511 Chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Thuế GTGT t/ứ với chiết khấu TM, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Cuối kỳ K/C chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Trình tự hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 1.3.5. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo… Để phản ánh chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 "Chi phí bán hàng". Kết cấu của tài khoản này như sau: + Bên Nợ: - Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ + Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng TK 641 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 7 tiểu khoản: - TK 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng - TK 6412 - Chi phí vật liệu dùng cho bán hàng - TK 6413 - Chi phí công cụ dụng cụ - TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6415 - Chi phí bảo hành sản phẩm - TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418 - Chi phí khác bằng tiền Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp như: chi phí quảng cáo, khuyến mại, chi phí bao gói…tuỳ thuộc vào nội dung cụ thể của khoản chi phí, kế toán ghi Nợ TK 641 - chi tiết từng khoản chi phí, đồng thời ghi Có các TK liên quan đến nghiệp vụ. Các khoản làm giảm trừ chi phí bán hàng được hạch toán vào bên Có TK 641, đồng thời ghi Nợ các TK liên quan đến nghiệp vụ. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Trình tự hạch toán được khái quát như sau: TK 214 TK 152, 153, 142, 242 TK 335, 1421 TK 334, 338 TK 111, 112, 331 TK 641 TK 133 Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí theo dự toán Chi phí dịch vụ mua ngoài khác Thuế GTGT được khấu trừ TK 111, 112, 138 TK 911 Các khoản giảm trừ chi phí Kết chuyển chi phí bán hàng cho sản phẩm tiêu thụ trong kỳ TK 1422, 242 C/P bán hàng chờ kết chuyển K/C vào kỳ sau Sơ đồ 6: Kế toán chi phí bán hàng 1.3.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp: + Bên Nợ: - Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ + Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết như sau: - TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424: Chi phí KHTSCĐ - TK 6425: Thuế, phí, lệ phí - TK 6426: Chi phí dự phòng - TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như: chi phí kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác…tuỳ thuộc vào nội dung cụ thể của khoản chi phí, kế toán ghi Nợ TK 642 - chi tiết từng khoản chi phí, đồng thời ghi Có các TK liên quan đến nghiệp vụ. Các khoản làm giảm trừ chi phí bán hàng được hạch toán vào bên Có TK 642, đồng thời ghi Nợ các TK liên quan đến nghiệp vụ. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Trình tự hạch toán được khái quát theo sơ đồ sau: 1.3.7. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá trị vốn của sản phẩm tiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và được biểu hiện qua chỉ tiêu lỗ, lãi về tiêu thụ. Để hạch toán kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh với kết cấu như sau: + Bên Nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá đã tiêu thụ - Chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ - Lợi nhuận trước thuế về hoạt động kinh doanh trong kỳ + Bên Có: - Doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ - Thu nhập hoạt động tài chính và các khoản thu bất thường - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ TK 911 không có số dư cuối kỳ. Trình tự hạch toán được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 7: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 TK 133 Các khoản giảm trừ chi phí TK 111, 112, 138 TK 911 Kết chuyển chi phí QLDN cho sản phẩm tiêu thụ trong kỳ TK 1422, 242 C/P QLDN chờ kết chuyển K/C vào kỳ sau TK 214 TK 152, 153, 142, 242 TK 335, 1421 TK 334, 338 Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí theo dự toán TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác Thuế GTGT được khấu trừ TK 333 TK 139 Thuế, phí, lệ phí Trích lập dự phòng phải thu khó đòi K/C lãi về tiêu thụ TK 511, 512 TK 421 TK 632 TK 641, 642 TK 1422, 242 TK 911 K/C Giá vốn hàng bán K/C CPBH, CPQL phát sinh trong kỳ K/C CPBH, CPQL chờ kết chuyển K/C lỗ về tiêu thụ K/C doanh thu thuần về tiêu thụ Sơ đồ 8: Kế toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm 1.3.8. Sổ kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký - chứng từ, kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ có thể sử dụng các loại sổ sách kế toán sau: - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chứng từ, Bảng kê… - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thành phẩm… Từ những chứng từ gốc ban đầu: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho… hàng ngày, kế toán tiến hành ghi vào sổ: "Sổ chi tiết thành phẩm", "Sổ nhập kho thành phẩm", "Sổ xuất kho thành phẩm", "Sổ chi tiết bán hàng", "Sổ chi tiết công nợ"…. Cuối tháng, từ những sổ chi tiết, kế toán lập Bảng kê số 5, Bảng kê số 8, Bảng kê số 10, Bảng kê số 11, "Báo cáo doanh thu bán hàng". Sau đó, kế toán căn cứ vào các bảng tổng hợp trên để vào Nhật ký chứng từ số 8 và Nhật ký chứng từ số 10. Trình tự hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp sản xuất có thể khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ hạch toán (chứng từ BH, t.toán) BK 8 BK 9 BK 10 BK 5 NKCT số 8 Sổ chi tiết BH Sổ chi tiết TK 131 Sổ tổng hợp chi tiết BK 11 Sổ Cái TK 511, 632, 641, 642, 911 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm trahú Ghi hàng ngày Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký chứng từ 1.4. Đặc điểm kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở một số nước ở các nước trên thế giới, kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ rất được quan tâm. Việc hạch toán kế toán gọn nhẹ đồng thời đảm bảo tính trung thực của số liệu là mục tiêu mà họ hướng tới. Chúng ta cần tham khảo kinh nghiệm ở một số nước trên thế giới. 1.4.1. Kế toán Pháp Cũng như kế toán Việt Nam khi bán hàng, kế toán sẽ lập hoá đơn bán hàng các nghiệp vụ bán hàng được kế toán phản ánh theo nguyên tắc: - Giá dùng để hạch toán là giá ghi trên hoá đơn trừ đi phần giảm giá, bớt giá mà doanh nghiệp chấp thuận cho khách hàng. Điểm này giống so với kế toán Việt Nam . - Thuế thu được khi bán hàng không hạch toán vào giá bán mà doanh nghiệp thu hộ Nhà nước, sau này sẽ thanh toán. Điểm này giống kế toán Việt Nam đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phần chiết khấu dành cho khách hàng được hạch toán như một khoản chi phí tài chính. Điểm này giống kế toán Việt Nam. Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ thành phẩm, kế toán sử dụng các tài khoản: - TK 701: Thu nhập về bán thành phẩm - TK 41 (411 - 419): Khách hàng và các tài khoản liên quan - TK 411: Khách hàng bán chịu hoá đơn chưa lập - TK 4457: Thuế GTGT thu hộ Nhà nước - TK 665: Chiết khấu dành cho khách hàng Và các TK liên quan: TK 530 (Tiền mặt), TK 514 (Bưu chi phiếu), TK 512 (TGNH), TK 709 (Giảm giá bớt giá doanh nghiệp chấp thuận cho khách hàng). Trình tự hạch toán được khái quát như sau: TK 35 TK 7135 Kết chuyển thành phẩm tồn kho đầu kỳ Kết chuyển thành phẩm tồn kho cuối kỳ Sơ đồ 10: Kế toán chênh lệch tồn kho thành phẩm của kế toán Pháp Cuối kỳ kế toán loại bỏ các khoản chi phí, thu nhập ghi nhận trước cho năm sau và ghi vào chi phí, thu nhập kỳ này những khoản thu thuộc kỳ hạch toán nhưng chưa có chứng từ, đồng thời thực hiện các bút toán chênh lệch tồn kho thành phẩm để xác định giá vốn hàng tiêu thụ. Kế toán doanh thu: TK 70-78 Doanh thu bán hàng (không có thuế) TK 530, 512, 411 TK 4457 TVA thu hộ NN Dthu Hàng bán bị trả lại Thuế Sơ đồ 10: Kế toán doanh thu của kế toán Pháp Kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ theo trình tự sau: TK 70-75 TK 129 (lỗ) TK 12 TK 60-65-681 TK 120 (lãi) Kết chuyển chi phí cuối kỳ Kết chuyển lãi (cuối kỳ) Kết chuyển lỗ (cuối kỳ) Kết chuyển thu nhập cuối kỳ Sơ đồ 11: Xác định kết quả niên độ của kế toán Pháp Kế toán Pháp sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. 1.4.2. Kế toán Mỹ Theo chế độ kế toán Mỹ, khi hàng bán được coi là tiêu thụ, kế toán hạch toán doanh thu và ghi vào giá vốn hàng bán. + Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK "Tiền mặt" (trường hợp thu tiền ngay) Nợ TK "Các khoản phải thu" Có TK "Doanh thu bán thành phẩm" Có TK "Thuế phải trả Nhà nước" + Phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ - áp dụng phương pháp KKTX Nợ TK "Giá vốn hàng bán" Có TK "Thành phẩm" - áp dụng phương pháp KKĐK: giá vốn được xác định một lần cuối kỳ theo công thức: Giá vốn hàng bán = Tồn kho đầu kỳ + Nhập kho trong kỳ - Tồn kho cuối kỳ Như vậy, bút toán ghi nhận doanh thu và chi phí ghi giống kế toán Việt Nam. + Kế toán các khoản chiết khấu bán hàng Nợ TK "Doanh thu bị chiết khấu" Nợ TK "Tiền mặt": Số thực thu bằng tiền Có TK "Khoản phải thu" + Kế toán hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Nợ TK "Doanh thu bán hàng bị trả lại" Nợ TK "Giảm giá" Có TK "Các khoản phải thu" Có TK "Tiền mặt" Để xác định thu nhập thuần từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán phải xác định chi phí bán hàng và chi phí quản lý chung. Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán khoá sổ cho các tài khoản doanh thu và chi phí. Tài khoản doanh thu được khoá sổ bằng cách ghi Nợ để bình toán và ghi Có trực tiếp vào TK "Lợi tức lưu giữ" sau khi đã giảm trừ các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Các TK chi phí sẽ ghi ngược lại. Riêng với TK "Giá vốn hàng bán" nếu dùng phương pháp KKTX thì khoá sổ bằng cách ghi Có để bình toán và ghi Nợ trực tiếp vào TK "Lợi tức lưu giữ" hoặc ghi Nợ TK "Tóm lược lợi tức" rồi sau đó khoá sổ kết chuyển vào TK "Lợi tức lưu giữ" Nợ TK "Tóm lược lợi tức" (Lợi tức lưu giữ) Có TK "Giá vốn hàng bán" Hệ thống kế toán Mỹ có đặc điểm khác biệt cơ bản đối với kế toán Việt Nam là không áp dụng thuế GTGT và việc phản ánh trên các sổ sách rất đơn giản. Hình thức sổ áp dụng là Nhật ký chung đảm bảo tính chặt chẽ, chính xác của các số liệu và các thông tin kế toán. Qua việc xem xét đặc điểm hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở hai nước Pháp Mỹ, ta nhận thấy kế toán Việt Nam có nhiều điểm tương đồng với kế toán quốc tế. Chế độ kế toán Việt Nam về hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là phù hợp với nền kinh tế thị trường và dần dần hoà nhập vào thông lệ kế toán quốc tế. phần II Thực trạng kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.1. Những đặc điểm kinh tế và kỹ thuật của Công ty bánh kẹo Hải Hà ảnh hưởng đến kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Bánh kẹo Hải Hà Công ty bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp Nhà Nước thuộc Bộ công nghiệp có tên giao dịch là HAIHA COMPANY (gọi tắt là HAHACO). Công ty chuyên kinh doanh tất cả các mặt hàng bánh kẹo, chế biến thực phẩm do Nhà nước đầu tư vốn và quản lý với tư cách là người chủ sở hữu. Hiện nay, trụ sở chính của Công ty đặt tại số 25 đường Trương Định - Quận Hai Bà Trưng- Hà Nội. Hiện tại, Công ty bánh kẹo Hải Hà đang là một công ty có uy tín trên toàn quốc, các sản phẩm của Công ty đang được ưa chuộng và có mặt ở nhiều nơi trong cả nước và cả thị trường nước ngoài. Quá trình hình thành của Công ty được chia thành năm giai đoạn chính: * Giai đoạn 1959 - 1961: Ngày 25/12/1960, xưởng miến Hoàng Mai chính thức ra đời tại khu vực Hoàng Mai, Trương Định đánh dấu bước ngoặt đầu tiên cho sự hình thành và phát triển của nhà máy. * Giai đoạn 1962 - 1967: Bắt đầu từ năm 1962, xí nghiệp miến Hoàng Mai trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ quản lý. Thời kỳ này Xí nghiệp đã thử nghiệm và thành công đưa vào sản xuất các mặt hàng như xì dầu tinh bột ngô cung cấp cho nhà máy in Văn Điển. Đến năm 1966, Xí nghiệp được đổi tên thành nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà. Ngoài nhiệm vụ sản xuất tinh bột ngô nhà máy còn sản xuất viên đạm, nước chấm lên men, nước chấm hoá giải, dầu đậu tương, bánh mì bột dinh dưỡng trẻ em và bắt đầu nghiên cứu sản xuất mạch nha. Đến giữa tháng 6 năm 1970, thực hiện chỉ thị của Bộ lương thực thực phẩm, Nhà máy đã chính thức tiếp nhận phân xưởng kẹo của Hải Châu bàn giao với công suất 900 tấn/ năm. Nhiệm vụ lúc này sản xuất thêm một số loại kẹo, đường nha và giấy tinh bột để phù hợp với nhiệm vụ mới Nhà máy đổi tên thành Nhà máy thực phẩm Hải Hà. * Giai đoạn 1976 - 1980: Nhà máy tiến hành khởi công xây dựng nhà máy sản xuất chính với diện tích là 2500m2, cao hai tầng. Năm 1980, nhà máy này được đưa vào sản xuất. * Giai đoạn 1981 - 1991: Bắt đầu từ năm 1981, Nhà máy được chuyển giao sang cho Bộ công nghiệp thực phẩm quản lý với tên gọi là Nhà máy Thực phẩm Hải Hà. Năm 1982 nhà máy sản xuất thêm kẹo mè xửng xuất khẩu. Năm 1983 sản xuất thêm các loại kẹo chuối, lạc vừng, cà phê và lần đầu tiên sản xuất kẹo cứng có nhân. Đến năm 1985, Nhà máy có 6 chủng loại kẹo bao gồm: Kẹo mềm, kẹo cà phê, kẹo chuối, kẹo vừng lạc, kẹo vừng xốp, kẹo mềm socola, kẹo cứng nhân các loại. Để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ sản xuất, từ năm 1987, Nhà máy thực phẩm Hải Hà một lần nữa lại đổi tên thành Nhà máy kẹo Xuất khẩu Hải Hà và trực thuộc Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm. * Giai đoạn từ 1992 đến nay: Ngày 10/7/1992, Nhà máy đổi tên thành công ty bánh kẹo Hải Hà với tên giao dịch là HAIHACO thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ quản lý. Đến nay, Công ty đã có 7 xí nghiệp thành viên trong đó có 5 xí nghiệp đóng tại cơ sở chính (25 Trương Định - Hà Nội) là: Xí nghiệp kẹo cứng, Xí nghiệp kẹo mềm, Xí nghiệp bánh, Xí nghiệp kẹo chew, xí nghiệp phụ trợ. Hai xí nghiệp còn lại là Xí nghiệp thực phẩm Việt Trì và Nhà máy bột dinh dưỡng Nam Định. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty bánh kẹo Hải Hà Với đặc điểm của một đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty bánh kẹo Hải Hà có bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình đa bộ phận với cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng bao gồm ban lãnh đạo và các phòng ban trực thuộc quản lý và phục vụ sản xuất. - Ban lãnh đạo gồm: + Tổng giám đốc là người có quyền cao nhất, quyết định chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty, Bộ công nghiệp và Nhà nuớc. + Phó tổng giám đốc sản xuất kinh doanh phụ trách phòng kinh doanh và giới thiệu sản phẩm, có nhiệm vụ điều hành sản xuất kinh doanh và kỹ thuật sản xuất. + Phó tổng giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính ở Công ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của Công ty. - Các phòng ban trực thuộc bao gồm: + Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quy trình công nghệ tính toán đề ra các định mức tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu, nghiên cứu lập kế hoạch sản xuất để chế tạo ra sản phẩm mới + Phòng kinh doanh có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nghiên cứu thị trường đề ra các biện pháp tiêu thụ sản phẩm hợp lý đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh ổn định. + Phòng tài vụ đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác hạch toán kế toán, theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức giá trị để phản ánh chi phí đầu vào, kết quả đầu ra, đánh giá kết quả lao động của cán bộ công nhân viên. Phân tích kết quả kinh doanh của từng tháng, quý, năm, phân phối nguồn thu nhập. Đồng thời cung cấp thông tin cho Tổng giám đốc nhằm phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. + Phòng KCS có nhiệm vụ chính là kiểm tra chất lượng sản phẩm, ngoài ra còn cùng với phòng kỹ thuật tính toán đề ra các định mức, tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu. + Văn phòng làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, định ra đường lối sắp xếp phân phối lao động một cách hợp lý. Xây dựng chế độ lương, thưởng, BHXH… + Phòng bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho tài sản, sản xuất và trật tự an ninh trong Công ty. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bánh kẹo Hải Hà - Xí nghiệp bánh chuyên sản xuất các loại bánh bích quy và kem xốp - Xí nghiệp kẹo sản xuất các loại kẹo như kẹo mềm, kẹ sôcôla cứng, sôcôla mềm, kẹo tổng hợp, kẹo dứa, kẹo gôm, kẹo chew - Xí nghiệp cơ khí (hay còn gọi là Xí nghiệp phụ trợ) chuyên thực hiện sửa chữa lớn các máy móc thiết bị của Công ty, Xí nghiệp này còn có thêm bộ phận sản xuất phụ với nhiệm vụ cắt giấy nhân gói kẹo, cắt bìa, in hộp, ló kẹo. - Nhà máy thực phẩm Việt Trì chuyên sản xuất kẹo, glucoza, bao bì in… - Nhà máy bột dinh dưỡng trẻ em Nam Định chuyên sản xuất bánh kem xốp và bột dinh dưỡng. Hiện nay, các sản phẩm của Công ty đang được ưa chuộng ở các tỉnh trong nước và nước ngoài và Công ty có gần 300 đại lý trong toàn quốc. Sản lượng sản xuất và tiêu thụ hàng năm đạt từ 12.000 - 14.000 tấn, doanh thu vào khoảng 170-190 tỷ/ năm. Thị trường trong nước của Công ty được chia làm ba khu vực chính, đó là: thị trường miền Bắc, thị trường miền Trung, thị trường miền Nam. trong đó cụ thể tình hình tiêu thụ ở mỗi loại thị trường là khác nhau đòi hỏi Công ty phải có những biện pháp thích hợp: - Thị trường miền Bắc là thị trường chính của Công ty: sản phẩm của Công ty đã rất quen thuộc với người dân miền Bắc. Do sản phẩm của Công ty có chất lượng tốt, cao cấp và giá thành hơi cao nên ở thị trường này, nhu cầu bánh kẹo tập trung chủ yếu ở các thành phố lớn và thị xã còn ở nông thôn thì thị phần của công ty rất ít vì thu nhập của người dân ở đây còn hạn chế. - Thị trường miền Trung: Đối với thị trường này, sản phẩm chủ yếu là kẹo cốm, kẹo sữa mềm, kẹo bắp. - Thị trường miền Nam: Nhu cầu về bánh kẹo ở thị trường này rất lớn nhưng lượng tiêu thụ sản phẩm của Công ty ở đây chưa cao do một số nguyên nhân chủ yếu: thứ nhất là do sự xa cách về mặt địa lý. Thứ hai là do yếu tố cạnh tranh, hiện nay có rất nhiều công ty bánh kẹo có chất lượng cao như: Kinh Đô, Hải Châu…. và một số công ty bánh kẹo của nước ngoài như Malaisia, Thái Lan… vì vậy việc chiếm được thị phần lớn ở thị trường này rất khó. Điều đó cần sự cố gắng, nỗ lực rất nhiều của Công ty. Thứ ba, nguyên nhân quan trọng nhất đó là đặc điểm tâm lý, thị hiếu, thói quen tiêu dùng của khách hàng… Ngoài ra, công ty còn thực hiện xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài. Trước đây, thị trường chủ yếu của Công ty là Liên Xô và các nước Đông Âu cũ. Tuy nhiên, từ khi hệ thống các nước XHCN tan rã, số lượng tiêu thụ ở thị trường này còn rất ít. Hiện nay, Công ty đang mở rộng, thiết lập một số thị trường mới như Mông Cổ, Trung Quốc, các nước ASEAN và một số thị trường khác. Dưới đây là sơ đồ quy trình sản xuất công nghệ kẹo Chew của Công ty: Nguyên liệu Nấu Làm lạnh Máy đùn Máy dập hình Máy gói Đóng hộp Sơ đồ 13: Quy trình công nghệ sản xuất kẹo Chew 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung tức là công tác kế toán, thống kê, tài chính được hợp nhất trong một bộ máy chung được gọi là phòng tài vụ. ở các xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với tình hình chung của Công ty. Phòng tài vụ (kế toán) gồm: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán chi phí và giá thành kiêm tiền lương, kế toán tiêu thụ, thủ quỹ. + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp mọi công việc của toàn bộ phòng kế toán tại Công ty. + Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công cho các phần hành kế toán về tiêu thụ, chi phí và giá thành… thực hiện các nhiệm vụ nội sinh, lập các bút toán, khoá sổ kế toán cuối kỳ. Để thực hiện cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán kế toán tổng hợp phải kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác chuyển sang sau đó lập Bảng cân đối tài khoản (nếu cần), lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, lập các Báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập. + Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ chủ yếu là ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định theo dõi tài sản cố định ở các bộ phận của Công ty. Tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ khấu hao cho từng tháng, quý, năm sau đó lập báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng giảm tài sản cố định. + Kế toán tiền mặt: Là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết về tiền mặt lên " Sổ chi tiết tiền mặt" các nghiệp vụ có liên quan, kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của các chứng từ gốc, từ đó lập các phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, thực hiện các quá trình thanh toán giữa Công ty và các đối tượng khác thông qua hệ thống ngân hàng, định kỳ lập biểu thuế, về các khoản mà Công ty phải thanh toán với Nhà nước, giám sát việc thu chi thông qua hệ thống ngân hàng. + Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa Công ty với nhà cung cấp, tính ra trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho cho các mục đích khác nhau và giá trị tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… + Kế toán tập hợp chi phí và giá thành: Là người có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó tính đúng và tính đủ giá thành cho từng loại sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Giám sát tình hình thực hiện các định mức và lập báo cáo chi phí sản xuất theo đúng chế độ. +Kế toán tiêu thụ: Là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng, lên doanh thu, theo dõi giá vốn và định kỳ lập Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, theo dõi và đôn đốc tình hình thanh toán của khách hàng cho Công ty. + Thủ quỹ : là người nhập và xuất tiền mặt, kiểm tra độ thật giả của tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt, gửi tiền vào ngân hàng kịp thời theo quy định. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ KT tiền mặt KT TGNH KT VL và CCDC KT XDCB và TSCĐ KT cp giá thành và lương KT TP tiêu thụ KT tổng hợp KT các xí nghiệp thành viên Sơ đồ 14: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.2.2. Tổ chức bộ sổ kế toán Do Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh, khối lượng công tác kế toán nhiều, phức tạp. Bên cạnh đó, Công ty có đội ngũ kế toán đông đảo có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cho phép chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán cho nên Công ty áp dụng hình thức kế toán " Nhật ký chứng từ" với niên độ kế toán từ 1/1 đến 31/12 để thực hiện công tác kế toán tại Công ty. Các sổ sách sử dụng: - Các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1, số 2… - Các bảng kê: Bảng kê số 1, 2, 4… - Các sổ cái tài khoản liên quan như: Sổ cái TK 111, 112… Ngoài ra Công ty còn sử dụng sổ kế toán chi tiết xuất vật tư, sổ chi tiết nhập vật tư (đối với sổ chi tiết nhập vật tư có thể được lập theo ngày, theo đối tượng khách hàng, theo vật tư hoặc theo vụ việc), sổ chi tiết công nợ (TK131, 331). Sổ chi tiết TK 311 và một số bảng như bảng tổng hợp phát sinh tài khoản, bảng cân đối phát sinh công nợ… * Quy trình ghi sổ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ: Từ những chứng từ gốc ban đầu: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho… hàng ngày, kế toán tiến hành ghi vào sổ: "Sổ nhập kho thành phẩm", "Sổ xuất kho thành phẩm", "Sổ chi tiết bán hàng", "Sổ chi tiết công nợ". Cuối tháng, từ những sổ chi tiết, kế toán lập "Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm", "Bảng kê số 5", Báo cáo doanh thu bán hàng", "Bảng theo dõi số dư của khách hàng". Sau đó, kế toán căn cứ vào các bảng tổng hợp trên để vào Nhật ký chứng từ số 8 và Nhật ký chứng từ số 10. Chứng từ gốc Bảng kê 5 Bảng kê 9 Sổ chi tiết bán hàng NKCT số 8 Sổ cái 511,632,641,642,911 Báo cáo kế toán Sổ chi tiết công nợ TK131 Báo cáo doanh thu bán hàng Bảng theo dõi số dư khách hàng Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm trahú Ghi hàng ngày Trình tự hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 15: Quy trình ghi sổ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà 2.3. Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.3.1. Kế toán thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.3.1.1. Đặc điểm thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Công ty bánh kẹo Hải Hà là một trong những doanh nghiệp đầu ngành trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo, có chủng loại sản phẩm đa dạng, phong phú: 100 - 200 loại. Các sản phẩm đều được chế biến từ các nguyên liệu hữu cơ: bột mì, sữa, đường kính, mạch nha, chất béo, phụ gia, thực phẩm… dễ bị vi sinh vật phá huỷ nên thời gian sử dụng và bảo quản ngắn, thông thường là 90 ngày, riêng kẹo cà phê có thời gian sử dụng dài hơn cũng chỉ đựơc 180 ngày, tỷ lệ hao hụt tương đối lớn, yêu cầu vệ sinh công nghiệp cao. Khác với các sản phẩm thông thường, quá trình để hình thành sản phẩm bánh kẹo chỉ khoảng từ 3 đến 4 giờ vì vậy không có sản phẩm dở dang. Như vậy ở Công ty, khái niệm "thành phẩm" đồng nhất với khái niệm "sản phẩm". Công nghệ sản xuất càng hiện đại thì sản phẩm sản xuất ra càng có chất lượng cao, sản lượng sản xuất ra trong một lượng thời gian càng nhiều do đó dễ hạ được chi phí và giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh và khả năng tiêu thụ. Mặt khác, bánh kẹo lại có đặc điểm là chỉ cần thay đổi tỷ lệ hương vị, chất phụ gia, khuôn mẫu, cách gói … thì có thể tạo ra ngay được sản phẩm mới. Do vậy, sản phẩm dễ hoà nhập vào thị trường và cũng dễ rút lui tạm ngừng sản xuất để chuyển sang một mặt hàng khác. Bánh kẹo là một loại hàng hoá có cầu co dãn lớn, nhu cầu tiêu dùng mang tính thời vụ, chẳng hạn vào các dịp tết, sản phẩm của Công ty sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đó thậm chí đôi khi không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng. Song khi sang mùa hè, số lượng sản phẩm tiêu thụ giảm đi rõ rệt do vậy một số loại bánh kẹo chỉ sản xuất theo mùa vì thời gian bảo quản không được lâu. Thị trường bánh kẹo là thị trường tự do cạnh tranh nên các nhà sản xuất có thể dễ dàng tham gia hoặc rút lui khỏi thị trường do đó tính cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh: Bánh kẹo Hải Châu, Tràng An, Hưũ nghị, Kinh Đô, Lam Sơn, Quãng Ngãi…, hàng nhập từ nước ngoài: Trung Quốc, Thái Lan Châu Âu… và bánh kẹo của các cơ sở tư nhân. Bên cạnh đó là nguồn hàng nhập lậu và hàng giả nhãn mác trên thị trường hiện nay không nhỏ với khả năng cạnh tranh về giá cả khá cao. Xuất phát từ những đặc điểm trên, công tác tiêu thụ đòi hỏi phải được tiến hành khẩn trương, kịp thời, tiêu thụ phải được gắn liền với sản xuất, thị trường và có kế hoạch quản lý chặt chẽ. Trên thực tế, Công ty bánh kẹo Hải Hà đã rất chú trọng đến khâu tiêu thụ sản phẩm cũng như việc quản lý tiêu thụ và thực hiện có hiệu quả. 2.3.1.2. Tính giá thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Tại Công ty, việc xác định giá trị của thành phẩm nhập xuất kho theo phương pháp đánh giá theo giá trị thực tế. Cụ thể: * Giá vốn thực tế nhập kho: Thành phẩm nhập kho được xác định theo giá thành sản xuất thực tế tính riêng cho từng loại sản phẩm. Số liệu này do bộ phận kế toán giá thành tính toán và cung cấp trên bảng tính giá thành thành phẩm. Khi tính giá thành (thường là khoảng 1 tháng), kế toán tiêu thụ căn cứ vào bảng tính giá thành phẩm, lấy giá thành đơn vị từng loại nhân với số lượng nhập sẽ xác định được tổng giá thành thực tế thành phẩm nhập kho. Trường hợp thành phẩm nhập kho chưa tính được giá thành đã có nhu cầu tiêu thụ thì thành phẩm cứ được xuất bán theo giá thị trường (lúc này giá thành không còn là căn cứ của giá bán) sau đó sẽ hạch toán sau. Chẳng hạn, trích bảng tính giá thành thực tế sản phẩm kẹo tháng 2/2003 như sau: Bảng tính giá thành Tháng 2-2003 Phân xưởng kẹo cứng (xí nghiệp kẹo) Đơn vị: đồng STT Tên sản phẩm ĐVT Sản lượng Chi phí NVLTT Chi phí NCTT Chi phí phân xưởng Tổng giá thành Giá bình quân VNĐ/Tấn 1 Kẹo Caramen sữa … Kg … 49.950,888 … 501.038.013 … 412.585.112 … 165.169.000 … 1.078.792.125 … 21.597,056 … Cộng 537.540 3.050.630 2.162.450 471.838,1 6.224.918,32 Biểu số 1: Bảng tính giá thành của phân xưởng kẹo cứng Ví dụ: Ngày 15-2-2003, nhập kho 2.500 kg kẹo caramen sữa với giá đơn vị thực tế nhập kho theo bảng tính giá thành là: 21.597,056 đồng/1kg. Vậy tổng giá thành thực tế nhập kho kẹo caramen sữa ngày 15-2-2003 là: 2.500 * 21.597,056 = 53.242.640 (đồng) * Giá thực tế xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá thành phẩm xuất kho trong tháng (tính cho từng loại thành phẩm): Giá TT Giá TT tồn kho đầu kỳ + giá TT nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm = * TP xuất xuất kho SL SP tồn đầu kỳ + SL TP nhập trong kỳ kho Đối với các thành phẩm bị hư hỏng, được xuất tái chế thì giá trị thành phẩm xuất được tính theo giá trị thực và số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ. Giá đơn vị Giá TT thành phẩm tồn kho đầu thành phẩm = xuất tái chế SL thành phẩm tồn kho đầu kỳ = * Giá trị thực tế thành phẩm xuất tái chế Giá đơn vị thành phẩm xuất tái chế SL TP xuất tái chế Ví dụ: Có số liệu tháng 2-2003 về tính giá thực tế kẹo caramen sữa trong tháng (thành phẩm của phân xưởng kẹo cứng) như sau: Số lượng (kg) Thành tiền (đồng) Dư đầu tháng 5.025 103.766.250 Nhập trong tháng 49.950,888 1.078.792.125 Xuất trong tháng 36.226,180 21.510,492 (đ/1kg) = = Đơn giá 103.766.250+ 1.078.792.125 bình quân 5.025 + 49.950,888 Giá thực tế của kẹo caramen sữa xuất bán trong tháng là: 36.226,180 * 21.510,492 = 779.242.955 (đồng) Ví dụ: Có số liệu tháng 2-2003 về tính giá trị thực tế kẹo caramen sữa sản xuất tái chế trong tháng như sau: Số lượng (kg) Thành tiền (đồng) Dư đầu tháng 5.025 103.766.250 Xuất tái chế 202,012 103.766.250 Giá thành phẩm xuất tái chế = =20.650 (đồng) 5.025 Giá trị thành phẩm xuất tái chế trong tháng là: 20.650 * 210,430 = 4.345.374,5 (đồng) 2.3.1.3. Chứng từ và kế toán chi tiết thành phẩm Tại Công ty, việc hạch toán ban đầu về nhập, xuất kho thành phẩm sử dụng các loại chứng từ sau: * Phiếu nhập kho (biểu số 2) Phiếu nhập kho được lập khi sản phẩm hoàn thành có nhu cầu nhập kho hoặc thành phẩm đã xác định là tiêu thụ mà bị khách hàng trả lại mà Công ty chấp nhận nhập lại kho. Hàng ngày, khi sản phẩm sản xuất xong sẽ được phòng KCS kiểm tra chất lượng (về quy cách, chủng loại, khối lượng, chất lượng…) sau đó sẽ đem nhập kho. Việc nhập kho thành phẩm do trưởng ca sản xuất thực hiện sau mỗi ca sản xuất và khi đó, thủ kho sẽ căn cứ vào khối lượng thành phẩm hiện có, tiến hành kiểm tra tính pháp lý của từng hộp thành phẩm, sau đó mới nhập kho và ghi sổ nhập kho. Sau khi đã nhập kho thành phẩm, bộ phận sản xuất sẽ lên phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Phòng kinh doanh giữ để theo dõi tình hình nhập kho thành phẩm. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 3: Bộ phận sản xuất giữ để đối chiếu. Khi có trường hợp nhập kho thành phẩm do khách hàng trả lại, căn cứ vào số lượng thành phẩm do khách hàng trả lại, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên: Liên 1: Phòng kinh doanh giữ. Liên 2: Thủ kho giữ. Liên 3: Lưu phòng kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ tiến hành nhập kho thành phẩm, sau đó lưu giữ chứng từ ở tập riêng. PHiếu nhập kho Ngày: 2-2003 Số: 23061 Họ và tên người nhập: Nguyễn Trung Kiên Bộ phận: phân xưởng kẹo cứng Nhập vào kho: Ghi có TK: STT Tên, quy cách, nhãn hiệu DVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 2 Kẹo caramen sữa Kẹo cứng nhân dừa kg 1.550,440 1.500,000 1.550,440 1.500,000 21.597,056 18.000,000 33.484.939,5 27.000.000 Cộng 60.484.939,5 Biểu số 2: Phiếu nhập kho * Hoá đơn GTGT (biểu số 3) Hàng ngày, khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm sẽ đến Phòng kinh doanh để làm thủ tục mua hàng. Nhân viên kinh doanh sẽ xem xét nhu cầu của khách, kiểm tra lại số lượng thành phẩm tồn kho và thoả thuận với khách về giá cả, phương thức vận chuyển, hình thức thanh toán….Nếu hai bên chấp nhận việc mua bán, Phòng kinh doanh sẽ lập Hoá đơn GTGT trong đó nêu đầy đủ các thông tin về họ tên, địa chỉ khách hàng, hình thức thanh toán, số lượng đơn giá, thành tiền của từng loại sản phẩm bán ra, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán. Trường hợp khách hàng thanh toán chậm thì Phòng kinh doanh phải đối chiếu với số dư nợ của khách hàng xem có vượt quá giới hạn cho phép hay không, sau đó mới lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu tại Phòng kinh doanh để quản lý tình hình tiêu thụ. Liên 2: Giao cho khách hàng giữ. Liên 3: Chuyển sang phòng tài vụ để kế toán làm thủ tục thanh toán, ghi sổ. Hoá đơn (GTGT) (Liên 3: dùng để thanh toán) Ngày 02 tháng 02 năm 2003 Mẫu số 01 GTGT -3LL AA/01 - Số:1856 Đơn vị bán hàng: Công ty bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25 Trương Định - Hà Nội. Số tài khoản…… Điện thoại……….. Mã số……. Họ tên người mua hàng: 0085 Trần Thị Ngọc Địa chỉ: Hạ Long - Quảng Ninh Số tài khoản…… Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay Mã số……. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Kẹo caramen sữa kg 70 22.500 1.575.000 2 Kẹo sữa mềm kg 50 21.608,8 1.080.440 3 Bánh quy dừa kg 15 19.760 296.400 4 Bánh cracker mặn kg 20 38.500 770.000 Cộng tiền hàng 3.490.560 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 349.056 Tổng cộng tiền thanh toán 3.839.616 Số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu tám trăm ba mươi chín nghìn sáu trăm mười sáu đồng. Người mua hàng (kí, họ tên) Kế toán trưởng (kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (kí. họ tên) Biểu số 3: Hoá đơn GTGT * Phiếu xuất kho (biểu số 4) Được dùng khi xuất thành phẩm cho các mục đích khác xuất bán, ví dụ: xuất tái chế… Phiếu xuất kho cũng được phòng kinh doanh lập làm 3 liên: Liên 1: Phòng kinh doanh giữ. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Giao cho người nhận giữ. Phiếu xuất kho phải được ghi rõ về số phiếu, chữ kí người nhận, thủ kho, kế toán trưởng, phụ trách cung tiêu và thủ trưởng đơn vị. Phiếu xuất kho Số: 00561 Mã số: 02 - VT Ngày12/2/2003 Nợ:… Có:… Họ và tên người nhận hàng: Đinh Thị Minh Thu Bộ phận: Kẹo cứng Lý do xuất kho: xuất tái chế Xuất tại kho: STT Tên, quy cách, nhãn hiệu MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Kẹo caramen sữa kg 110,200 110,200 20.650 2.275.630 Cộng 2.275.630 Cộng thành tiền ( ghi bằng chữ): Hai triệu hai trăm bảy mươi năm nghìn sáu trăm ba mươi đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 4: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT đều được chuyển đến cho thủ kho để tiến hành nhập - xuất thành phẩm, hạch toán ghi vào các sổ sách ở kho. 2.3.1.4. Kế toán chi tiết thành phẩm: Việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán chi tiết thành phẩm ở Công ty như sau: * ở kho: Thủ kho không sử dụng thẻ kho mà hàng ngày thủ kho tiến hành ghi Sổ nhập kho, Sổ xuất kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Căn cứ để lập sổ nhập, xuất kho: Các chứng từ nhập, xuất kho, hoá đơn GTGT. - Cách lập Sổ nhập kho (biểu số 5): Sổ nhập kho được mở cho từng loại bánh, kẹo theo từng bộ phận sản xuất. Sổ này có các cột ghi ngày nhập, tên người nhập và số phiếu nhập các loại bánh, kẹo nhập. Căn cứ vào số thực nhập trong ngày, thủ kho sẽ ghi ngày nhập, tên người nhập và số lượng nhập của từng chủng loại. Riêng cột số phiếu nhập thủ kho chưa ghi, chờ khi nào Phòng kinh doanh chuyển xuống. Sau khi nhận được phiếu nhập kho từ Phòng kinh doanh chuyển xuống, thủ kho mới đối chiếu số thực nhập đã ghi trên sổ nhập kho với số lượng ghi trên phiếu nhập kho, nếu trùng khớp mới kí vào phiếu nhập kho và ghi số phiếu nhập vào cột đầu tiên của sổ nhập kho. - Cách ghi sổ xuất kho (biểu số 6): Sổ xuất kho thành phẩm được mở để theo dõi tình hình xuất kho thành phẩm về mặt số lượng. Sổ này được mở theo từng trang để theo dõi từng loại thành phẩm xuất kho. Mỗi dòng trên trang sổ phản ánh lượng sản phẩm của mỗi loại xuất cho khách theo từng hoá đơn GTGT trong 1 ngày. Sổ xuất kho có kết cấu tương tự như sổ nhập kho. Dựa vào hoá đơn GTGT, thủ kho sẽ ghi vào sổ xuất kho theo đối tượng người mua, thời gian xuất và khối lượng xuất. Sổ nhập kho thành phẩm Tháng 2 năm 2003 Số phiếu nhập Ngày nhập Tên người nhập Kẹo caramen sữa Kẹo cứng nhân dừa …… 23061 25086 25093 5/2 8/2 9/2 Kiên Khánh Hạnh … 1.550,440 2.000,000 2.050,500 … 1.500,000 1.450,600 1.160,000 … Cộng 49.950,888 64.422,200 Biểu số 5: Sổ nhập kho Sổ xuất kho thành phẩm Tháng 2 năm 2003 Số hoá đơn Ngày xuất Tên chủ hàng Kẹo caramen sữa Kẹo cứng nhân dừa …… 23001 23005 23012 … 23020 … 2/2 3/2 6/2 … 10/2 … Trần Thị Ngọc Nguyễn Thị Huyền Nguyễn Tiến Hải … Công ty lương thực HN … 70 27 … 185 … 65 … 100 … Cộng 36.226,180 74.636,510 Biểu số 6: Sổ xuất kho Đối với trường hợp nhập lại hoặc tái xuất (xuất tái chế), thủ kho chỉ lưu giữ chứng từ, không tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết. Cuối tháng cộng số lượng thành phẩm nhập lại hoặc tái xuất trên các chứng từ đã lưu để lấy ra số tổng cộng ghi vào báo cáo kho thành phẩm. Sở dĩ ở thủ kho không lập thẻ kho là do số lượng thành phẩm nhập và xuất trong ngày là rất lớn trong khi đó việc ghi chép ở kho vẫn được tiến hành bằng phương pháp thủ công. Do vậy muốn theo dõi số tồn kho của từng loại thành phẩm, thủ kho căn cứ vào sổ xuất kho để tính ra số xuất kho của thành phẩm từ đầu tháng đến thời điểm hiện tại, sau đó tính ra số tồn kho thành phẩm theo công thức: Số lượng thành = Số dư thành phẩm + Số lượng thành + Số lượng thành phẩm tồn kho đầu kì phẩm nhập phẩm xuất - Cuối tháng, thủ kho lập Báo cáo kho thành phẩm, đây là sổ theo dõi tổng hợp tình hình nhập, xuất tồn thành phẩm theo từng loại. Báo cáo này được dùng để đối chiếu với báo cáo N-X-T sản phẩm ở Phòng kế toán về mặt số lượng thành phẩm nhập, xuất, tồn thành phẩm trong tháng (vào cuối tháng). Căn cứ để lập báo cáo: Sổ nhập kho, sổ xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Cách ghi báo cáo: + Cột tồn đầu tháng: căn cứ vào số dư cuối kỳ của báo cáo kho thành phẩm của tháng trước chuyển sang. + Cột nhập trong tháng, xuất trong tháng: căn cứ vào sổ nhập kho, sổ xuất kho + Cột nhập lại: căn cứ vào phiếu nhập kho của hàng nhập lại. + Cột xuất tái chế: căn cứ vào các phiếu xuất kho. Từ đó tính ra được số tổng nhập, tổng xuất và tổng tồn cuối tháng. * ở phòng kế toán: Thành phẩm được theo dõi cả về mặt hiện vật và mặt giá trị. Kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty sử dụng sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất và báo cáo N-X-T thành phẩm để theo dõi tình hình biến động của thành phẩm. - Sổ chi tiết thành phẩm (biểu số 7): Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan đến nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán tập hợp tình hình nhập, xuất kho sau đó tính ra số tồn của thành phẩm trên sổ chi tiết thành phẩm. Nội dung tình hình N-X-T mỗi loại bánh, kẹo được lập trên một trang sổ và các loại bánh kẹo của một kho được tổng hợp trong một quyển sổ. Phương pháp lập: hàng ngày, kế toán ghi sổ chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, khi bộ phận kế toán giá thành chuyển bảng tính giá thành thành phẩm đã tính xong cho bộ phận kế toán thành phẩm, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phần nhập theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời kế toán cũng ghi vào sổ chi tiết thành phẩm phần xuất theo chỉ tiêu giá trị sau khi đã tính được đơn giá thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Sổ chi tiết nhập lại, tái xuất: Riêng đối với một số nghiệp vụ nhập lại (do hàng bán bị trả lại) hoặc xuất tái chế, do phát sinh với khối lượng ít nên kế toán chi tiết thành phẩm mở "Sổ chi tiết nhập lại, tái xuất" (sổ này được trình bày chi tiết trong phần "kế toán các khoản giảm trừ") để theo dõi. Sổ này được mở theo từng trang, mỗi trang theo dõi một nội dung nhất định về nhập lại, tái xuất ( xuất tái chế ). Số liệu trên sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất được dùng làm căn cứ để ghi vào báo cáo N-X-T sản phẩm vào cuối tháng. Báo cáo N - X - T thành phẩm (mẫu bảng được trình bày ở phần "kế toán giá vốn"): tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn từng loại thành phẩm theo cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Căn cứ lập Báo cáo N-X-T thành phẩm: sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất. Phương pháp lập: Thành phẩm các phân xưởng được tổng hợp và theo dõi trên báo cáo N-X-T thành phẩm. Mỗi một loại bánh kẹo được ghi trên một dòng trên báo cáo N-X-T thành phẩm. + Cột "số dư đầu kỳ": Căn cứ vào số dư cuối kỳ của báo cáo N-X-T thành phẩm tháng trước chuyển sang. + Cột "nhập trong kỳ" , "xuất trong kỳ" căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm. Sổ chi tiết thành phẩm Tháng 1/1999 Tên thành phẩm :Kẹo caramen sữa Đơn vị tính:Kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT 25001 23001 … 25010 … 23050 … 2/2 2/2 … 3/2 … 3/2 … Tồn đầu tháng PX kẹo cứng nhập Xuất bán …. PX kẹo cứng nhập … Xuất bán … Tồn cuối tháng 21.597,056 21.510,492 21.597,056 … 21.510,492 … 1.550,44 … 2.000 … … 33.484.939,505 … 43.194.112 … … 70 … … 27 … 1.505.734,44 … … 580.783,248 … 5.025 … … … 18.749,708 103.766..250 … … … 403.315.420 Biểu số 7: Sổ chi tiết thành phẩm Như vậy, kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. 2.3.1.5. Kế toán tổng hợp nhập xuất thành phẩm * Tài khoản sử dụng - TK 154: chi phí SXKD dở dang - TK 155: Thành phẩm - TK 632: Giá vốn hàng bán Ngoài ra, kế toán còn sử dụng những TK liên quan: 111, 112… * Phương pháp hạch toán - Khi các bộ phận sản xuất ở các phân xưởng mang thành phẩm nhập kho. Kế toán ghi theo giá thực tế: Nợ TK 155 Có TK 154 Ngày 15-2-2003, nhập kho 2.500 kg kẹo caramen sữa với giá đơn vị thực tế nhập kho theo bảng tính giá thành là: 21.597,056 đồng/1kg. Kế toán ghi: Nợ TK 155: 53.242.640 Có TK 154: 53.242.640 - Trường hợp khách hàng Trịnh Thi Hồng trả lại thành phẩm, Công ty đồng ý và đem nhập kho, kế toán ghi : Nợ TK 155 50.250 Có TK 632 50.250 - Ngày 3/2/2003, phát hiện thừa khi kiểm kê sản phẩm Kẹo bắp với trị giá: 20.600 trong đó thừa trong định mức: 10.600, còn lại chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 155 20.600 Có TK 642 10.600 Có TK 338 (3381) 10.000 Ngày 25/2/2003, xuất kho bán trực tiếp kẹo caramen sữa, kế toán ghi: Nợ TK 632 1.456.800 Có TK 155 1.456.800 - Ngày 20/12/2002, Công ty xuất thành phẩm để biếu tặng công nhân viên trong Công ty nhân dịp tết, kế toán ghi: Nợ TK 632 5.560.450 Có TK 155 5.560.450 - Ngày 6/1/2003, khi kiểm kê kho, thủ kho phát hiện thiếu mất một số lượng hộp bánh Bích quy chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381) 20.300 Có TK 155 20.300 * Sổ kế toán sử dụng ở Công ty trong hạch toán tổng hợp thành phẩm: Tại Công ty việc hạch toán tổng hợp thành phẩm được thực hiện trên Bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm và Nhật ký chứng từ số 8 Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê số 9 (biểu này được trình bày ở phần Kế toán gái vốn thành phẩm tiêu thụ) và căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 8, Nhật ký chứng từ số 7 kế toán ghi vào Sổ cái TK 155 (biểu số 8): Sổ Cái Tài khoản 155 Công ty bánh kẹo Hải Hà Số dư đầu năm Nợ Có 2.502.560.300 Đơn vi: đồng Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 NKCT số 7 (154) NKCT số 8 (632) 10.375.167.170 9.856.210 Cộng số phát sinh Nợ 10.385.023.380 Tổng số phát sinh Có 11.579.060.010 Số dư cuối tháng Nợ 2.803.891.500 1.609.854.870 Có Biểu số 8: Sổ cái TK 155 2.3.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.3.2.1. Các phương thức tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Hiện nay, với mạng lưới tiêu thụ rộng rãi trong cả nước, Công ty có quan hệ chủ yếu và thường xuyên với nhiều đại lý, do đó Công ty áp dụng phương thức tiêu thụ trực tiếp với hai hình thức thanh toán: - Hình thức thanh toán ngay: Thành phẩm giao cho khách hàng đồng thời với việc Công ty thu tiền. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản. - Hình thức thanh toán chậm: Khi khách hàng mua chịu và chấp nhận thanh toán cho Công ty thì thành phẩm xuất kho để giao cho khách hàng. Lúc này, thành phẩm xuất kho sẽ được coi là tiêu thụ, Công ty sẽ thu được tiền trong vòng 15 ngày kể từ khi xuất kho thành phẩm. Thông thường, khách hàng phải có tài sản thế chấp với giá trị 70% số tiền hàng và thường khách hàng thế chấp bằng sổ tiết kiệm. Ngoài ra, Công ty còn bán hàng dưới hình thức bán lẻ tại các Cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty tại 25 Trương Định - Hà Nội và tại các gian hàng của Công ty khi tham gia hội chợ, triển lãm. 2.3.2.2. Kế toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ ở Công ty bánh kẹo Hải Hà, kế toán giá vốn hàng bán không theo dõi, hạch toán chi tiết theo từng nghiệp vụ bán hàng mà chỉ lưu giữ số lượng thành phẩm xuất bán vào máy tính khi cập nhật chứng từ hàng ngày. Nguyên nhân là do Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ để tính giá thành phẩm xuất kho, do đó phải đến cuối kỳ doanh nghiệp mới tính được giá thực tế của thành phẩm tiêu thụ. Trong tháng, kế toán tiêu thụ chỉ theo dõi được thành phẩm xuất bán về mặt hiện vật. Việc hạch toán giá vốn hàng bán được thực hiện vào cuối kỳ sau khi tổng hợp được số lượng từng loại thành phẩm tiêu thụ trong kỳ và tính ra được giá đơn vị bình quân của mỗi loại thành phẩm. Sau khi xác định được giá thực tế của các loại thành phẩm xuất tiêu thụ trong kỳ, kế toán tiêu thụ vào "Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm" (biểu số 9), phần xuất tiêu thụ. Báo cáo nhập - xuât -tồn thành phẩm là sổ phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng loại thành phẩm trong kỳ trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. Tại Công ty còn gọi là bảng kê số 9, tuy nhiên bảng kê này không giống với mẫu quy định của Bộ Tài Chính vì Công ty không sử dụng phương pháp giá hạch toán để theo dõi thành phẩm. Bảng kê số 9 - phần "xuất tiêu thụ" được lập như sau: + Cột số lượng (cột 9): phản ánh số lượng của mỗi loại thành phẩm xuất bán. + Cột thành tiền (cột 10): phản ánh giá vốn của mỗi loại thành phẩm. Căn cứ vào tổng cột 10 trên bảng kê số 9, kế toán tiến hành định khoản giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 11.569.203,8 Có TK 155 11.569.203,8 2.3.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng * Tài khoản sử dụng Trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, Công ty sử dụng các TK sau: - TK 511- Doanh thu bán hàng - TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp TK 3331 có 2 tài khoản cấp 3: - 33311 - Thuế GTGT đầu ra. - 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu. Công ty không thực hiện giảm giá, chiết khấu mà tính thẳng các khoản giảm trừ vào giá bán sản phẩm, do vậy Công ty không sử dụng các TK 521 và TK 532 . Ngoài ra, kế toán doanh thu phải theo dõi các TK 131, 111, 112… Nếu số dư Nợ của TK 131 vượt quá 70% giá trị tài sản thế chấp của khách hàng hoặc quá thời hạn cho nợ mà khách hàng vẫn chưa thanh toán tiền hàng thì kế toán tiêu thụ sẽ không đồng ý xuất tiếp thành phẩm cho khách mua. * Hạch toán doanh thu tiêu thụ Khi khách hàng mua thành phẩm, kế toán tiêu thụ căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) để nhập dữ liệu vào máy và tiến hành định khoản doanh thu tiêu thụ và thuế GTGT đầu ra trên máy. - Trường hợp hoá đơn số 1856 ngày 02/02/2003, khách hàng Trần Thị Ngọc thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán định khoản doanh thu bán hàng như sau: Nợ TK 111 3.839.616 Có TK 511 3.490.560 Có TK 3331 349.056 - Trường hợp hoá đơn số 1890 ngày 03/02/2003, Siêu thị Kim Liên thanh toán chậm, kế toán định khoản: Nợ TK 131 11.616.000 Có TK 511 10.560.000 Có TK 3331 1.056.000 Đồng thời khai báo vào mục "Mã khách hàng": 0133 ( Siêu thị Kim Liên). Từ các dữ liệu được nhập vào, máy tính sẽ tự phân loại và cập nhật thông tin lên các sổ, bảng biểu khác nhau phản ánh về doanh thu tiêu thụ thành phẩm: Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo doanh thu bán hàng, Bảng sản lượng tiêu thụ. * "Sổ chi tiết bán hàng" (biểu số 10) được thiết kế theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Căn cứ vào các hoá đơn GTGT, hàng ngày kế toán tiến hành ghi vào "Sổ chi tiết bán hàng". Sổ chi tiết bán hàng được hiển thị thành nhiều trang, trên mỗi trang theo dõi về doanh thu của từng loại bánh kẹo đồng thời theo dõi từng hoá đơn. Mỗi hoá đơn GTGT phát sinh được ghi trên một dòng của sổ này. Sổ chi tiết bán hàng Công ty bánh kẹo Hải Hà Tháng 2/2003 Tên thành phẩm: Kẹo caramen sữa Trang số 28 Đơn vị: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ SH NT SL ĐG TT Thuế Khác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2/2 4/2 … 1856 1872 … 2/2 4/2 … 0085 Trần Thị Ngọc 0026 Ngô Bảo Long … 111 131 … 70 100 … 22.500 22.500 … 1.575.000 2.250.000 … Cộng 10.250 180.456.560 40.500 Biểu số 10: Sổ chi tiết bán hàng Cuối tháng, máy sẽ tự động tính tổng số lượng, thành tiền, thuế và các khoản giảm trừ khác cho ra các thông tin về số lượng, doanh thu tiêu thụ và doanh thu thuần của các thành phẩm tiêu thụ trong tháng. * Để theo dõi doanh thu bán hàng của từng Hoá đơn (GTGT) và phân loại doanh thu theo phương thức thanh toán (doanh thu thanh toán ngay và doanh thu thanh toán chậm), tại Công ty bánh kẹo Hải Hà đã thiết kế mẫu sổ "Báo cáo doanh thu bán hàng" (biểu số 11). Báo cáo doanh thu bán hàng có kết cấu như sau: Cột 1, 2: ghi ngày tháng và số hiệu của Hoá đơn (GTGT). Cột 3: tên khách hàng ghi trên Hoá đơn (GTGT). Cột 4,5: phản ánh định khoản của kế toán tiêu thụ khi nhập chứng từ vào máy. Cột 8: phản ánh dòng "Cộng tiền hàng" trên mỗi Hoá đơn (GTGT) khi kế toán nhập chứng từ vào máy. Căn cứ vào định khoản, máy sẽ tự động xác định đó là doanh thu thanh toán ngay hay doanh thu trả chậm và điền số liệu vào cột 6 hoặc cột 7. báo cáo doanh thu bán hàng Công ty bánh kẹo Hải Hà Từ ngày 01/02/2003 đến ngày 28/02/2003 Chứng từ Đối tượng Tài khoản Doanh thu NT SH Nợ Có Thanh toán ngay Trả chậm Tổng 1 2 3 4 5 6 7 8 1/1 … 2/2 2/2 … 3/2 … 1843 … 1856 1870 … 1890 … 0215 Công ty Lương thực …. 0085 Trần Thi Ngọc 0023 Nguyễn Trọng Phúc … 0133 S.thị Kim Liên … 131 …. 111 111 … 131 … 511 …. 511 511 … 511 … 3.490.560 2.564.000 … … 2.456.500 … … 11.616.000 …. 2.456.500 …. 3.490.560 2.564.000 … 11.616.000 …. Tổng cộng 4.800.560.500 10.156.451.200 14.957.011.700 Biểu số 11: Báo cáo doanh thu bán hàng Dòng cuối cùng của Báo cáo doanh thu bán hàng phản ánh doanh thu tiêu thụ của tháng 2/2003 của Công ty. Qua Báo cáo doanh thu bán hàng của Công ty ta thấy: + Tổng doanh thu tiêu thụ: 14.957.011.700 + Doanh thu thanh toán ngay là: 4.800.560.500, chiếm 32,1% + Doanh thu trả chậm: 10.156.451.200, chiếm 67,9% Như vậy, doanh thu trả chậm chiếm 2/3 tổng doanh thu. Do đó, Công ty phải có các biện pháp tích cực hơn nữa để thu hồi tiền hàng nhanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tránh nợ đọng dây dưa kéo dài. "Báo cáo doanh thu bán hàng" phản ánh được doanh thu tiêu thụ trong kỳ nhưng không phản ánh được doanh thu của mỗi loại sản phẩm trong kỳ. Do vậy, để dễ dàng xem xét, đánh giá sản lượng, doanh thu tiêu thụ và hàng bán bị trả lại của từng loại thành phẩm trong kỳ, cuối tháng kế toán tiêu thụ còn in ra "Bảng sản lượng tiêu thụ". * "Bảng sản lượng tiêu thụ" (biểu số 12) là bảng theo dõi tổng hợp tình hình tiêu thụ của tất cả các loại thành phẩm trong doanh nghiệp, trong đó mỗi dòng phản ánh các chỉ tiêu số lượng, doanh thu tiêu thụ của mỗi loại thành phẩm, số lượng và doanh thu của hàng bán bị trả lại. Các số liệu về số lượng và doanh thu của thành phẩm xuất bán được kết chuyển từ các Sổ chi tiết bán hàng tương ứng. Còn số liệu về số lượng và doanh thu của hàng bán bị trả lại (phần "nhập lai") được tổng hợp từ "Sổ chi tiết thanh toán hàng bán bị trả lại". Số liệu tổng giá trị thành phẩm xuất bán trên Bảng sản lượng tiêu thụ phải trùng khớp với số tổng doanh thu trên Báo cáo doanh thu bán hàng. Còn số liệu tổng doanh thu hàng nhập lại phải bằng số tổng cộng cột thành tiền trên Sổ chi tiết thanh toán hàng bán bị trả lại. * Hạch toán thuế GTGT đầu ra Cùng với việc hạch toán doanh thu tiêu thụ, kế toán của Công ty đã tiến hành theo dõi và phản ánh số thuế GTGT phải nộp trong tháng. Các thông tin trên Hoá đơn (GTGT) khi kế toán tiến hành nhập vào máy sẽ được cập nhật vào "Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra" (biểu số 13) gồm các nội dung: số hiệu, ngày tháng chứng từ; tên khách hàng; doanh số bán chưa thuế, thuế GTGT đầu ra; tổng thu (tổng cộng tiền thanh toán). Cuối ngày kế toán cộng dồn kết quả của từng cột số liệu. Cuối tháng kế toán cộng dồn kết quả của từng ngày để vào "Tờ khai thuế GTGT" (biểu số 14). Bảng sản lượng tiêu thụ Công ty bánh kẹo Hải Hà Tháng 2/2003 Đơn vị: 1000đ Thành phẩm Xuất bán Nhập lại Mã Tên Lượng Tiền Lượng Tiền A B 1 2 3 4 spc S.p chính 839.233 13.743.782.370 888,7 11.831.930 spcb Bánh 254.605,7 5.732.900,8 362,8 4.517.080 B38 Bánh bông lúa 13.123 312.002.700 6,3 156.750 B1 Bánh cẩm chướng 3.213.400 83.521.160 - - B21 Bánh con giống 6.562 105.968.600 58,2 755.500 … … … … … … spck kẹo 584.627,3 8.010.873,57 525,9 7.314.750 K18 Kẹo bắp bắp 8.005,5 100.253.680 2,9 35.800 K69 Kẹo Caramen sữa 36.226,180 779. 242,955 202.212 4.345,3745 K70 Kẹo caramen oval 3.123 66.695.200 - - K26 Kẹo dừa gói máy 1.003 13.010.120 5,3 64.200 … … … … … … spp s.phẩm phụ 56.243,7 1.213.229.330 28,7 512.670 BC Bột canh 2.918 19.578.650 - - … … … … … … Tổng cộng 895.476,7 14.957.011.700 917,4 12.334.500 Biểu số 12: Bảng sản lượng tiêu thụ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Kèm tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tháng 2 năm 2003 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty bánh kẹo Hải Hà Mã số : 0100100914 Địa chỉ : 25 Trương Định - Hà Nội Chứng từ Tên khách hàng Doanh số (chưa có thuế) Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày 1841 1/2 Thạch Văn Sáng 12.253.890 1.225.389 1842 1/2 Nguyễn Đức Lâm 5.213.500 521.350 … Cộng ngày 1/2 … 450.235.650 … 45.023.565 1854 1855 1856 2/2 2/2 2/2 … Công ty Sompasong-Lào Lê Thanh Hương Trần Thị Ngọc … Cộng ngày 2/2 68.562.250 2.562.450 3.490.560 … 50.203.520 6.856.225 256.245 349.056 … 5.020.352 … …… … … … … Cộng tháng 2 (A) 14.957.011.700 1.284.291.585 5320 10/2 Hàng trả lại Lại Duy Tiến … Cộng hàng trả lại (B) 86.000 … 12.344.500 8.600 … 1.234.450 Tổng (A-B) 14.944.667.200 1.283.057.135 Biểu số 13: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra Tờ khai thuế GTGT Tháng 2/2003 (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty bánh kẹo Hải Hà Mã số : 0100100914 Địa chỉ : 25 Trương Định - Hà Nội STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 a) b) c) d) 3 4 5 6 7 a) b) 8 9 10 Hàng hoá, dich vụ bán ra Hàng hoá, dich vụ chịu thuế GTGT Hàng hoá, dich vụ chịu thuế suất 0% Hàng hoá, dich vụ chịu thuế suất 5% Hàng hoá, dich vụ chịu thuế suất 10% Hàng hoá, dich vụ chịu thuế suất 20% Hàng hoá, dich vụ mua vào Thuế GTGT của bàng hoá, dich vụ mua vào Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc thoái (-) trong kỳ (tiền thuế 2-5) Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua Nộp thiếu Nộp thừa hoặc chưa khấu trừ Thuế GTGT đã nộp trong tháng Thuế GTGT dược hoàn trả trong tháng Thuế GTGT phải nộp tháng này 14.944.667.200 14.944.667.200 2.114.095.850 - 12.830.571.350 - 8.869.712.300 1.283.057.135 1.283.057.135 0 - 1.283.057.135 - 713.496.855 713.496.855 569.560.280 7.502.000 562.058.280 Biểu số 14: Tờ khai thuế GTGT Cuối tháng kết quả hạch toán tổng hợp TK 3331 được phản ánh trên Nhật ký-chứng từ số 10 (biểu này được trình bày ở phần Kế toán xác định kết quả tiêu thụ). 2.3.2.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Do đặc điểm của sản phẩm dễ hỏng, Công ty chấp nhận nhập lại những sản phẩm không đảm bảo chất lượng như: kẹo chảy, bánh vỡ…để xuất tái chế. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) để nhập dữ liệu vào máy và định khoản doanh thu hàng trả lại. - Trường hợp khách hàng Lại Duy Tiến trả lại thành phẩm và yêu cầu nhận lại tiền, kế toán ghi : Nợ TK 531 86.000 Nợ TK 33311 8.600 Có TK 111 94.600 - Trường hợp khách hàng Trần Thị Ngọc trả lại thành phẩm và yêu cầu trừ vào khoản phải thu, kế toán ghi : Nợ TK 531 155.700 Nợ TK 33311 15.570 Có TK 131 177.930 - Hàng bán bị trả lại được theo dõi chi tiết trên "Sổ chi tiết thanh toán hàng bán bị trả lại" (biểu số 15): Sổ chi tiết thanh toán hàng bán bị trả lại Tháng2/2003 Trang1: Nhập lại trong kỳ Đơn vị:đồng Ngày tháng Tên khách hàng Tên thành phẩm Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế GTGT Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 … … … … … … … … 10/2 0053 Lại Duy Tiến 1. Bánh con giống 2. Kẹo bắp bắp 3 2 20.000 13.000 60.000 26.000 6.000 2.600 66.000 28.600 Cộng 5 - 86.000 8.600 94.600 11/2 0085 Trần Thị Ngọc 1. Bánh cân mặn 2. Kẹo gôm 10 3 12.900 8.900 129.000 26.700 129.000 2.670 132.990 29.370 Cộng 13 - 155.700 15.570 177.930 … … … … … … … … Tổng cộng 917,4 - 12.344.500 1.234.450 13.578.950 Biểu số 15: Sổ chi tiết thanh toán hàng bán bị trả lại Cuối kỳ, từ các trang sổ chi tiết thanh toán hàng bán bị trả lại, kế toán tiêu thụ sẽ tổng hợp số lượng và doanh thu hàng bán bị trả lại theo từng loại thành phẩm và phản ánh vào "Bảng sản lượng tiêu thụ", phần "Nhập lại". Căn cứ vào tổng cộng doanh thu hàng bán bị trả lại trên bảng sản lượng tiêu thụ, kế toán kết chuyển sang TK 511: Nợ TK 511 12.344.500 Có TK 531 12.344.500 Đây là cơ sở để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8, cột ghi Có TK 531. Đồng thời, kế toán xác định giá vốn của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 155 9.856.210 Có TK 632 9.856.210 Số lượng và giá vốn của từng loại thành phẩm bị trả lại được phản ánh trên bảng kê số 9, phần nhập lại trong kỳ. 2.3.2.5. Kế toán thanh toán với khách hàng Công ty Hải Hà với mạng lưới tiêu thụ rông khắp cả nước, quan hệ thường xuyên với rất nhiều khách hàng lớn. Doanh thu trả chậm chiếm tỉ trọng lớn trong tổng doanh thu. Vì vậy, kế toán tiêu thụ cần ghi chép kịp thời, chính xác đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, nắm được tình hình tài chính của từng khách hàng để có biện pháp đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời, tránh tình trạng chiếm dụng vốn quá lớn, đồng thời vẫn giữ được quan hệ tốt với khách hàng. Tại Công ty, kế toán tiêu thụ thực hiện song song cả ghi chép, theo dõi bằng tay và hạch toán trên máy tính. Để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với khách hàng, kế toán tiêu thụ mở "Sổ theo dõi công nợ" (biểu số 16). Đây là một sổ gồm nhiều cuốn sổ liền và mỗi cuốn phản ánh công nợ của một hay một số khách hàng. Sổ được ghi chép bằng tay mỗi khi có nghiệp vụ mua chịu hoặc thanh toán tiền phát sinh. Cơ sở để ghi vào sổ theo dõi công nợ là các hoá đơn (GTGT), các phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng… Sổ theo dõi công nợ Công ty bánh kẹo Hải Hà Số hiệu 0212 - Công ty thương mại Quý An Địa chỉ: Phủ lý - Hà Nam Đơn vị: đồng NT CT Diễn giải PS Nợ PS Có 1/1/2003 Dư đầu năm 2002 205.231.250 5/1/03 536 Mua hàng 20.235 20/1/03 201 Thanh toán 50.000.000 … … … … … 31/1/03 Dư cuối tháng 1/2002 80.560.750 2/2/03 1520 Mua hàng 26.950.682 5/2/03 142 Thanh toán 22.000.000 … … … … … 28/2/2003 Dư cuối tháng 2/2003 120.562.500 Biểu số 16: Sổ theo dõi công nợ Cách ghi sổ: + Cột ngày tháng: ngày tháng ghi sổ. + Cột chứng từ: Số hiệu hoá đơn (nếu khách hàng mua chịu), phiếu thu, giấy báo có (nếu khách hàng thanh toán). + Cột diễn giải: nội dung nghiệp vụ, số dư cuối tháng. + Cột phát sinh nợ: số tiền phát sinh khi mua chịu. + Cột phát sinh có: số tiền khách hàng thanh toán. Sổ theo dõi công nợ giúp kế toán tiêu thụ theo dõi một cách liên tục quá trình thanh toán và mua chịu của khách hàng. Cung cấp số dư cho phòng kinh doanh để có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ và quyết định có bán hàng cho khách nữa không. Sổ theo dõi công nợ được ghi chép bằng tay. Bên cạnh đó, trên máy tính, kế toán tiêu thụ còn lập "Sổ chi tiết công nợ" (biểu số 17) và "Bảng theo dõi số dư của khách hàng" (biểu số 18) để theo dõi trên máy tính. Sổ chi tiết công nợ có kết cấu gần giống với Sổ theo dõi công nợ nhưng có thêm cột "TK đối ứng": ghi những tài khoản đối ứng với 131. Sổ chi tiết công nợ Công ty bánh kẹo Hải Hà Từ ngày 01/02/2003 đến ngày 28/02/2003 TK 131 - Phải thu của khách hàng Đối tượng: 0212 - Công ty thương mại Quý An Dư Nợ đầu tháng 80.560.750 PS Nợ 62.511.682 PS Có 22.512.470 Dư nợ cuối tháng 120.559.962 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có NT SH 2/02 1520 Doanh thu 511 24.500.620 2/02 1520 Thuế GTGT đầu ra 33311 2.450.062 5/02 142 Thanh toán 111 22.000.000 16/02 1750 Doanh thu 511 32.328.000 16/02 1750 Thuế GTGT đầu ra 33311 3.232.800 27/02 1560 Thưởng sản phẩm mới 641 512.470 Biểu số 17: Sổ chi tiết công nợ Khác với sổ theo dõi công nợ được lưu qua nhiều năm và không tính tổng số phát sinh nợ, phát sinh có trong kỳ, sổ chi tiết thường được in ra vào cuối tháng và ngoài các thông tin về số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ còn có tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có trong kỳ. Đây chính là căn cứ để lập nên "Bảng theo dõi số dư của khách hàng" vào cuối kỳ. Bảng theo dõi số dư của khách hàng Công ty bánh kẹo Hải Hà Tháng 2/2003 TK 131 - Phải thu khách hàng Đối tượng Sdđk sps sdck Mã tên nợ Có nợ có nợ có … … … … … … … … 0052 Đỗ Trung Kiên 5.652.800 2.560.500 4.500.500 3.712.800 0057 Nguyễn Thị Xuân 2.000.000 14.560.500 10.450.500 1.100.000 0126 Cửa hàng số 5 NB 7.137.550 24.538.600 37.700.000 4.023.850 0212 Công ty thương mại Quý An 80.560.750 62.511.682 22.512.470 120.559.962 … … … .. … … … … Cộng 13.452.560.000 45.850.600 10.156.451.200 9.856.950.000 13.716.211.200 35.850.000 Biểu số 18: Bảng theo dõi số dư của khách hàng Số liệu tổng cộng của cột phát sinh có trên bảng theo dõi số dư khách hàng là cơ sở để ghi vào Nhật ký-chứng từ số 8, phần ghi có TK 131. Như vậy, tại Công ty kế toán tiêu thụ đã thực hiện hạch toán chi tiết công nợ cả bằng tay và bằng máy. Tuy chúng có nội dung giống nhau nhưng mục đích sử dụng lại khác nhau. Sổ theo dõi công nợ dùng để đối chiếu về số phát sinh giữa sổ của Công ty với sổ công nợ của khách hàng đến thanh toán tiền hàng. Còn sổ chi tiết công nợ là căn cứ để máy kết chuyển số liệu vào Bảng theo dõi số dư khách hàng cuối kỳ. Cuối kỳ, kế toán in ra Sổ chi tiết công nợ và đối chiếu với Sổ theo dõi công nợ. Nếu trùng khớp thì mới in ra Bảng theo dõi số dư của khách hàng. Xét về mặt kinh tế thì phương pháp này không hiệu quả. 2.3.2.6. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3.2.6.1. Kế toán chi phí bán hàng Để hạch toán chi phí bán hàng, Công ty sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng và các tài khoản liên quan. Chi phí bán hàng ở Công ty phát sinh tương đối nhiều, các nghiệp vụ phát sinh chi phí bán hàng bao gồm các nội dung: - Chi phí nguyên vật liệu, bao bì, dụng cụ phục vụ cho khâu bán hàng. - Chi phí lương nhân viên bán hàng. - Chi giảm giá hàng bán sau hoá đơn… - Chi phí dich vụ mua ngoài: dịch vụ vận chuyển, chi phí quảng cáo, điện nước… - Chi phí khác bằng tiền. Khi chi phí phát sinh ở bộ phận nào thì kế toán ở bộ phận ấy ghi chép và phản ánh. Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu do các bộ phận chuyển lên, kế toán tiêu thụ mới tập hợp chi phí bán hàng và phản ánh lên Bảng kê số 5. Do Công ty không mở tài khoản cấp 2 cho TK 641 cho nên tất cả các khoản chi phí bán hàng đều được phản ánh cùng một dòng "TK 641 - Chi phí bán hàng" trên Bảng kê số 5 (biểu số 19). Căn cứ để ghi Bảng kê số 5 - phần chi phí bán hàng: - Căn cứ vào bảng phân bổ NVL, CCDC, kế toán ghi vào phần Nợ TK 641 tương ứng với cột có TK 152, 153 - Căn cứ vào các Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 10…kế toán ghi vào phần nợ TK 641 tương ứng với cột Có TK 111,112,141. - Căn cứ vào bảng phân bổ luơng và BHXH, kế toán ghi vào phần Nợ TK 641 tương ứng với cột Có TK 214, 334, 3383, 3384. 2.3.2.6.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Với quy mô sản xuất lớn, lực lượng lao động đông đảo và cơ cấu quản lý bao gồm nhiều xí nghiệp thành viên, trong đó có hai xí nghiệp không thuộc địa bàn Hà Nội nên tại Công ty, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh là không nhỏ. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm các nội dung chính sau: - Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí tiếp khách, hội họp… - Một số các chi phí khác có liên quan. Cũng giống như chi phí bán hàng, các khoản chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng cũng được tập hợp để ghi vào Bảng kê số 5. Mọi khoản chi phí liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp đều được tập hợp chung vào TK 642. Căn cứ để ghi bảng kê số 5 - phần chi phí quản lý doanh nghiệp: giống như phần ch phí bán hàng. Bảng kê số 5 do bộ phận kế toán giá thành lập. Cuối tháng, tổng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở cột cộng chi phí thực tế trong tháng sẽ được ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. 2.3.2.7. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ thành phẩm Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí QLDN = - - - = Lợi nhuận gộp - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN = Việc xác định kết quả tiêu thụ được tính chung cho tất cả các sản phẩm: Nội dung hạch toán xác định kết quả tiêu thụ được phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 8 (biểu số 20) và Nhật ký chứng từ số 10 (biểu số 21). Trình tự hạch toán: - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511 14.944.667.200 Có TK 911 14.944.667.200 - Cuối kỳ, kế toán tiêu thụ dựa vào giá trị xuất bán thành phẩm trong kỳ để xác định giá vốn hàng bán kết chuyển sang TK 911: Nợ TK 911 11.539.347.590 Có TK 632 11.539.347.590 - Căn cứ vào Bảng kê số 5, kế toán tiến hành kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 500.560.450 Có TK 641 500.560.450 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 1.240.881.597 Có TK 642 1.240.881.597 Sau đó kế toán kết chuyển kết quả tiêu thụ thành phẩm về TK lợi nhuận chưa phân phối: KQ tiêu thụ thành phẩm = 14.944.667.200 - 11.539.347.590 - 500.560.450 - 1.240.881.597 = 1.634.021.353 Nợ TK 911 1.663.877.563 Có TK 421 (4212) 1.663.877.563 Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 8 và các Nhật ký chứng từ có liên quan, kế toán tổng hợp vào Sổ Cái các TK 511,632,131,155,531,641,642… Biểu số 22 và 23 minh hoạ nội dung của Sổ Cái TK 511 và Sổ Cái TK 131. Sổ Cái Tài khoản 511 Công ty bánh kẹo Hải Hà Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vi: đồng Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK này Tháng 2 NKCT số 8 (531) NKCT số 8 (911) 12.344.500 14.944.667.200 Cộng số phát sinh Nợ 14.957.011.700 Tổng số phát sinh có 14.957.011.700 Số dư cuối tháng Nợ - Có - Biểu số 22: Sổ cái TK 511 Sổ Cái Tài khoản 131 Công ty bánh kẹo Hải Hà Số dư đầu năm Nợ Có 13.560.590.500 50.950.600 Đơn vi: đồng Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 NKCT số 1 (111) NKCT số 8 (511) NKCT số 10 (3331) 250.865.300 9.084.668.400 820.917.500 Cộng số phát sinh Nợ 10.156.451.200 Tổng số phát sinh Có 9.856.950.000 Số dư cuối tháng Nợ 13.452.560.000 13.716.211.200 Có 45.850.600 35.850.000 Biểu số 23: Sổ cái TK 131 phần III Hoàn thiện kế toán thành phẩm , tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm tại và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm có ý nghĩa rất to lớn đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào. Nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Trong thực tế, doanh nghiệp muốn thu hồi vốn nhanh để bù đắp các chi phí bỏ ra và có tích luỹ để thực hiện tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng thì buộc doanh nghiệp phải tiêu thụ những thành phẩm đáp ứng được nhu tiêu dùng của xã hội về loại sản phẩm, mẫu mã, quy cách, chất lượng… Đẩy nhanh quá trình tiêu thụ chính là đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh, tiết kiệm vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời góp phần tiết kiệm các chi phí quản lý, bảo quản, bảo đảm chất lượng sản phẩm. Từ đó tạo ra được những sản phẩm có giá thành thấp, tăng lợi nhuân cho doanh nghiệp, nâng câo đời sống của người lao động. Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế, thực hiện tốt việc tiêu thụ thành phẩm ở mỗi doanh nghiệp sẽ góp phần vào việc điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng, giữa khả năng và nhu cầu, đảm bảo sự cân đối trong toàn ngành và trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Chính vì vậy, việc tổ chức tốt quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá là trách nhiệm, quyền lợi bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp. Công ty bánh kẹo Hải Hà là một trong những doanh nghiệp đầu ngành trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo. Sản phẩm của Công ty đã có mặt trên cả nước. Do những đặc trưng của sản phẩm: thời gian sử dụng và bảo quản ngắn, không phải là mặt hàng thiết yếu, cầu co giãn lớn, nhu cầu mang tính thời vụ… mặt khác thị trường tiêu thụ có tính cạnh tranh cao chính vì vậy công tác tiêu thụ của Công ty là rất quan trọng. Để đánh giá đúng thực trạng tiêu thụ thành phẩm tại Công ty phải thông qua việc xác định kết quả tiêu thụ. Thêm vào đó, việc xác định kết quả tiêu thụ một cách khoa học, hợp lý phù hợp với điều kiện của Công ty có ý nghĩa quan trọng trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho ban giám đốc Công ty để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu qủa. Chính vì vậy, việc hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là rất quan trọng và cần thiết, nó quyết định đến khả năng phát triển của Công ty. Tuy nhiên, kế toán thành phẩm phải được hoàn thiện như thế nào?. Theo nguyên tắc nào? Phần tiếp theo sẽ nói đến các nguyên tắc hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. 3.2. Một số nguyên tắc hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Hạch toán kế toán là một công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế - tài chính, do vậy đổi mới và hoàn thiện công cụ này là một nhu cầu tất yếu của quản lý, là tiền đề quan trọng trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phần và xác định kết quả tiêu thụ là một công tác rất cần thiết, góp phần tăng doanh thu và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Để những hoàn thiện có tính khoa học và khả thi cần phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: -Yêu cầu kịp thời chính xác: Đòi hỏi kế toán phải cung cấp những thông tin kịp thời và chính xác nhất phục vụ cho yêu cầu quản lý cũng như trong công tác quản trị doanh nghiệp. Có đáp ứng tốt yêu cầu này mới chứng tỏ được hiệu quả công tác kế toán, tạo ra cơ sở đúng đắn để lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định đúng đắn. -Yêu cầu hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở tôn trọng chế độ kế toán tài chính. Tức là mỗi doanh nghiệp xuất phát từ hoạt động tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh riêng cho mình, tự lựa chọn cho mình phương pháp có hiệu quả nhất đảm bảo vận dụng linh hoạt chế độ kế toán tài chính và không vi phạm chế độ. - Yêu cầu tiết kiệm và nâng cao hiệu quả: Các doanh nghiệp kinh doanh đều hướng tới mục đích cuối cùng đó là lợi nhuận. Để đạt được mục đích đó, Công ty không thể bỏ qua tính khả thi và nâng cao hiệu quả của công việc. Vì vậy, để làm tốt công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm không thể thiếu được yêu cầu này. - Yêu cầu thống nhất: Đây là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về kế toán vận dụng trong doanh nghiệp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Yêu cầu này đòi hỏi công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt như thống nhất trên hệ thống sổ kế toán, thống nhất về phương pháp hạch toán tài sản, thống nhất về các chỉ tiêu trong thông tin báo cáo tài chính… Việc tuân thủ đúng chế độ kế toán tài chính sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho Công ty cũng như về phía quản lý của Nhà nước. Qua nghiên cứu thực trạng kế toán tại Công ty bánh kẹo Hải Hà, có thể nói kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty đã đạt được những kết quả tốt, phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhên bên cạnh những mặt tích cực, quá trình hạch toán vẫn còn một số điểm vẫn chưa hoàn toàn hợp lý. Công ty cần có các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm cũng như xác định kết quả tiêu thụ nói riêng. 3.3. Đánh giá kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 3.3.1. Những ưu điểm Do Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh, khối lượng công tác kế toán nhiều, phức tạp. Bên cạnh đó, Công ty có đội ngũ kế toán đông đảo có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cho phép chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán cho nên Công ty áp dụng hình thức kế toán " Nhật ký chứng từ" là hoàn toàn hợp lý. Bên cạnh đó, với sự trợ giúp của phần mềm kế toán, công việc kế toán đã được thực hiện một cách khẩn trương, chính xác và khoa học, giảm bớt đáng kể khối lượng công việc, khối lượng sổ sách phải ghi chép và tính toán. Trong phòng kế toán, các máy tính được nối mạng với nhau nên tạo điều kiện truy nhập dữ liệu riêng biệt, thuận lợi trong việc tính toán, đối chiếu các số liệu giữa các bộ phận với nhau, kịp thời sửa chữa những sai sót. Công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty được tiến hành dựa trên đặc điểm tình hình thực tế của Công ty và vận dụng sáng tạo và linh động chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm của Công ty. Đối với phần hành tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, kế toán đã sử dụng số lượng sổ rất phong phú, phản ánh được thông tin trên nhiều khía cạnh khác nhau, trở thành công cụ đắc lực cho quản trị và phân tích kinh doanh. Cuối lỳ, kế toán mở Nhật ký - chứng từ số 8 phản ánh tổng quát tình hình tiêu thụ thành phẩm và tình hình thanh toán với người mua, từ đó xác định đúng đắn kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đối với thành phẩm và kế toán thành phẩm, Công ty đã có sự quan tâm đúng mức. Việc quản lý, bảo quản từng loại, từng thứ thành phẩm đạt được hiệu quả cao thông qua cách bố trí hệ thống kho hàng hợp lý, khoa học, qua việc xác định đúng đắn, rõ ràng nội quy, quy chế, trách nhiệm của các bên (KCS, bảo vệ, thủ kho, kế toán) tránh hiện tượng nhầm lẫn, hao hụt, mất mát, tạo điều kiện cho việc nhập, xuất kho thành phẩm thuận lợi và nhanh chóng. Mặt khác, công tác quản lý bán hàng, theo dõi thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng được tiến hành liên tục, đều đặn, phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Với sự cố gắng nhạy bén của mình, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã hoàn thành được nhiệm vụ của mình. Doanh thu tiêu thụ được kế toán phản ánh kịp thời và chi tiết theo hoá đơn, theo từng loại thành phẩm và theo hình thức thanh toán, do áp dụng kế toán máy trong việc hạch toán doanh thu chi tiết như vậy tương đối chính xác, nhanh và không làm mất nhiều công sức cũng như thời gian của lao động kế toán. Đây là một ưu điểm lớn trong hạch toán doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. 3.3.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm nói trên, tổ chức kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty vẫn còn một số tồn tại cần được cải tiến và hoàn thiện hơn. Một là, đối với thành phẩm nhập kho tại Công ty, chứng từ đi kèm là phiếu nhập kho thành phẩm. Phiếu này được lập ở phòng kinh doanh sau khi thành phẩm đã được nhập kho, như vậy giữa nghiệp vụ nhập kho và tính pháp lý bị tách rời trong khi đó theo quy định của việc hạch toán ban đầu thì sản phẩm phải đến kho cùng với phiếu nhập kho. Mặt khác, để đảm bảo tính chính xác trong quản lý thì người đến lập phiếu nhập kho đồng thời phải là người mang sản phẩm đến nhập kho để tránh gian lận và có cơ sở quy kết trách nhiệm nếu có hao hụt, mất mát , hư hỏng. Song tại công ty do có nhiều ca sản xuất nên trưởng ca này sẽ nhập khi sản phẩm hoàn thành, sau đó người trưởng ca sau sẽ lên phòng kinh doanh làm phiếu nhập kho căn cứ vào chứng từ lưu tại xí nghiệp, như vậy người nhập kho và người đến làm phiếu nhập kho là hai người hoàn toàn khác nhau. Thêm nữa là việc theo dõi tình hình biến động của thành phẩm ở Công ty còn trùng lắp giữa các bộ phận. Trên thực tế việc theo dõi thành phẩm tại Công ty được thực hiện ở ba nơi là phòng kinh doanh, phòng kế toán và kho. Trong đó, ở kho và phòng kinh doanh đều theo dõi về số thành phẩm nhập -xuất -tồn, còn phòng kế toán thì theo dõi cả về số lượng và giá trị của thành phẩm. Việc theo dõi về thành phẩm ở phòng kinh doanh chỉ nhằm một mục đích là nắm bắt được số lượng thành phẩm nhập, xuất, tồn kho để có kế hoạch tiêu thụ và sản xuất. Như vậy, công việc hạch toán ở phòng kinh doanh là không cần thiết. Ngoài ra, do đặc điểm sản xuất của Công ty là sản phẩm đa dạng, phong phú về chủng loại, sản phẩm nhập xuất thường xuyên nên thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho mà chỉ mở sổ nhập kho, sổ xuất kho để hạch toán chi tiết thành phẩm. Mở sổ nhập kho và xuất kho riêng biệt như vậy sẽ tạo điều kiện cho thủ kho theo dõi thuận tiện, tránh nhầm lẫn, nhưng có một nhược điểm là do nghiệp vụ nhập, xuất tách rời nhau nên thủ kho không thể theo dõi được số tồn hàng ngày. Như vậy, chức năng giám sát, kiểm tra chi tiết về thành phẩm của thủ kho bị