Đề tài Hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản MINERXPORT

MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu: Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng quốc tế hoá, toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới diễn ra ngày càng phổ biến và mạnh mẽ, hoạt động thương mại quốc tế trở thành một lĩnh vực quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống kinh tế đó. Đối với các đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, yêu cầu về thông tin kinh tế nói chung và thông tin về nhập khẩu nói riêng trở nên hết sức cần thiết. Năm 2007 Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO thì hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng trở nên đa dạng, phức tạp và mang tính cạnh tranh gay gắt. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải thường xuyên đối mặt với sự biến động của môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong quá trình hội nhập vào hệ thống kinh tế quốc tế và khu vực, các doanh nghiệp phải tăng cường khả năng quản lý và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán. Với chức năng thông tin và giám sát tình hình kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, kế toán góp một phần không nhỏ tới hiệu quả hoạt động kinh doanh. Dựa vào thông tin kế toán, nhà quản lý có thể nắm bắt được một cách chính xác, kịp thời tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh đúng đắn, phù hợp tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển. Thực tế, kế toán quá trình nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu còn nhiều tồn tại cần khắc phục, nhiều doanh nghiệp chưa thực hiện đúng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Trong thời gian thực tập, em đã đi sâu tìm hiểu hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói chung và kế toán nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán hàng nhập khẩu, qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty, em đã chọn đề tài "Hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản MINERXPORT". 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: Đề tài đi sâu nghiên cứu thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến việc ghi sổ kế toán, tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán các nghiệp vụ nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, việc nghiên cứu tìm hiểu của em còn nhiều hạn chế, các kiến nghị đưa ra mới chỉ dựa trên kiến thức cơ bản được học ở trường và những hiểu biết có được trong quá trình thực tập ở Công ty. 3. Kết cấu của đề tài: Đề tài luận văn của em ngoài mở đầu và kết luận, bao gồm có ba phần: Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Phần 2: Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản MINERXPORT. Phần 3: Hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản MINERXPORT. Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại 1.1. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá có ảnh hưởng đến kế toán nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu Nhập khẩu nói chung là hoạt động kinh doanh ngoại thương mà quốc gia này mua hàng hoá, dịch vụ của quốc gia khác, cụ thể hoạt động nhập khẩu ở Việt Nam được hiểu là việc mua bán hàng hoá giữa thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài theo các hợp đồng ngoại thương. Sự khác biệt giữa hoạt động nhập khẩu với hoạt động kinh doanh hàng hoá trong nước thể hiện ở một số đặc điểm chủ yếu của hoạt động nhập khẩu như sau: - Đặc điểm về thời gian lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu: Thời gian lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu bao giờ cũng dài hơn so với thời gian lưu chuyển hàng hoá kinh doanh nội địa do các bên tham gia mua bán thường cách xa nhau về mặt địa lý, hoạt động mua bán trải qua nhiều giai đoạn… - Đặc điểm về hàng hoá kinh doanh nhập khẩu: Hoạt động nhập khẩu chủ yếu là mua những mặt hàng mà trong nước không có, chưa sản xuất được hoặc chưa đáp ứng được nhu cầu cả về số lượng, chất lượng và thị hiếu… - Đặc điểm về thời điểm giao nhận hàng và thời điểm thanh toán: Hàng nhập khẩu được ghi nhận từ ngày hàng được giao đến địa phận nước nhập và được phép thông quan. Thời điểm nhận hàng nhập khẩu và thời điểm thanh toán tiền hàng thường không trùng nhau mà có khoảng cách dài. - Đặc điểm về phương thức thanh toán: Trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu, phương thức thanh toán chủ yếu được sử dụng là thanh toán bằng thư tín dụng (letter of credit- L/C). Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các phương thức khác như: phương thức chuyển tiền (remittance), phương thức ghi sổ hay mở tài khoản (open account), phương thức nhờ thu (collection of payment)… - Đặc điểm về tập quán, pháp luật: hai bên mua bán có quốc tịch khác nhau, pháp luật khác nhau, tập quán kinh doanh khác nhau, do vậy các bên phải tuân thủ luật kinh doanh cũng như tập quán của từng nước và luật thương mại quốc tế. - Đặc điểm về tiền tệ: Mỗi quốc gia có đơn vị tiền tệ riêng, vì vậy khi thực hiện một hợp đồng kinh doanh nhập khẩu cả hai bên phải thống nhất là dùng đồng tiền nào là đồng tiền để thanh toán. 1.1.2. Đối tượng và điều kiện kinh doanh nhập khẩu hàng hoá Đối tượng hàng hoá được phép nhập khẩu là tất cả các mặt hàng không nằm trong doanh mục hàng hoá cấm nhập khẩu hoặc hàng hoá tạm ngừng nhập khẩu. Hàng hoá nhập khẩu không chỉ bao gồm các mặt hàng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hàng ngày mà còn là hàng công nghiệp, trang thiết bị, máy móc,… phục vụ cho các dự án, các chương trình phát triển sản xuất trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ngoài những mặt hàng mà doanh nghiệp được tự do nhập khẩu còn có những mặt hàng nhập khẩu có điều kiện và những mặt hàng cấm nhập khẩu. Đối với hàng hoá nhập khẩu có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được phép nhập khẩu theo hạn mức hoặc theo giấy phép của Bộ Thương mại hoặc cơ quan chủ quản. Doanh nghiệp có quyền kinh doanh nhập khẩu hàng hoá theo các ngành nghề kinh doanh đã ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đã đăng ký mã số tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố theo quy định. Các doanh nghiệp đã đăng ký mã số kinh doanh nhập khẩu có quyền được uỷ thác nhập khẩu hoặc nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 1.1.3. Các phương thức kinh doanh hàng nhập khẩu ♦ Phương thức kinh doanh theo Nghị định thư: Đây là phương thức kinh doanh mà Chính phủ Việt Nam ký kết với chính phủ nước ngoài Nghị định thư về trao đổi hàng hoá, sau đó giao cho một doanh nghiệp nào đó thực hiện. Doanh nghiệp này chịu trách nhiệm thu mua hàng hoá giao cho nước ngoài hoặc tổ chức mua hàng hoá của nước ngoài với số ngoại tệ quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Nhà nước quy định hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng. Nhà nước có thể trợ giúp cho doanh nghiệp về vốn, vật tư và các điều kiện cần thiết khác để doanh nghiệp thực hiện nhập khẩu một cách tốt nhất. Về thanh toán Nhà nước có thể cam kết thanh toán hoặc uỷ nhiệm cho doanh nghiệp trực tiếp thanh toán. ♦ Phương thức kinh doanh ngoài Nghị định thư: Đây là phương thức kinh doanh phổ biến ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện nhập khẩu những mặt hàng mà Nhà nước không cấm, chủ động về hàng hoá, giá cả thị trường trong phạm vi chính sách cho phép và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. 1.1.4. Các phương thức nhập khẩu hàng hoá Các doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá có thể thực hiện nhập khẩu theo các phương thức sau: ♦ Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Nhập khẩu trực tiếp là quá trình doanh nghiệp trực tiếp ký kết hợp đồng nội với khách hàng nội để xác định nhu cầu về hàng hoá cần cung cấp, sau đó doanh nghiệp tiến hành tham khảo thị trường nước ngoài, tìm ra nguồn hàng phù hợp và ký kết hợp đồng ngoại để nhập hàng về giao cho khách hàng nội. Trên cơ sở hàng hoá thực tế nhập về kế toán xác định giá nhập và giá bán để chuyển cho khách hàng nội. Phương thức này được áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh được Nhà nước cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ trực tiếp tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài, trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng. Các doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu trực tiếp trên cơ sở tự cân đối về tài chính, có quyền tìm kiếm bạn hàng, định đoạt giá cả, lựa chọn phương thức thanh toán và thị trường, xác định phạm vi kinh doanh nhưng trong khuôn khổ chính sách quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước. Phương thức nhập khẩu này thường được tiến hành khi doanh nghiệp thực sự am hiểu về thị trường cũng như mặt hàng nhập khẩu. ♦ Phương thức nhập khẩu uỷ thác: Nhập khẩu uỷ thác là quá trình Công ty thực hiện cung cấp dịch vụ nhập khẩu cho khách hàng có yêu cầu, trong hình thức nhập khẩu này Công ty tiến hành nhập một số mặt hàng nhất định với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên giao uỷ thác. Căn cứ trên hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, Công ty đứng ra trực tiếp thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng nhập khẩu, thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài tiền. Kết thúc hợp đồng uỷ thác, đơn vị nhận được một khoản hoa hồng gọi là hoa hồng uỷ thác nhập khẩu. Số hoa hồng uỷ thác này được tính theo thoả thuận trên trị giá lô hàng nhập và được ghi trong hợp đồng uỷ thác, hoa hồng uỷ thác mà Công ty được hưởng là đối tượng chịu thuế GTGT. Việc lựa chọn hình thức nhập khẩu tuỳ thuộc vào điều kiện quy định và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn hình thức kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu thích hợp nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phương thức nhập khẩu trực tiếp có lợi hơn vì doanh nghiệp có điều kiện nắm bắt thông tin và tình hình thị trường dễ dàng, chính xác, mở rộng quan hệ và uy tín. 1.1.5. Các phương thức thanh toán sử dụng trong hoạt động nhập khẩu Trong hoạt động kinh doanh ngoại thương, nói đến phương thức thanh toán là nói đến việc người bán dùng cách nào để thu được tiền hàng bán ra và người mua dùng cách nào để trả tiền hàng mua vào. Tuỳ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà họ có thể lựa chọn các phương thức thanh toán khác nhau. Các phương thức thanh toán thường dùng trong hợp đồng mua bán ngoại thương gồm: ♦ Phương thức chuyển tiền (Remitance): Đây là phương thức mà trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. Trình tự thanh toán theo phương thức này như sau: Ngân hàng chuyển tiền Ngân hàng đại lý Người hưởng lợi Người trả tiền (1) (2) (3a) (3b) (4) Sơ đồ 1.1: Trình tự thanh toán theo phương thức chuyển tiền (1) Ký kết hợp đồng thương mại giữa các bên (2) Người trả tiền viết đơn yêu cầu ngân hàng chuyển tiền tiến hành chuyển tiền bằng thư hoặc bằng điện trong đó ghi rõ nội dung theo quy định cùng với uỷ nhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng) (3) Ngân hàng thực hiện chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng đại lý (3a), đồng thời gửi giấy báo Nợ, giấy báo đã thanh toán cho người trả tiền (3b). (4) Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho người hưởng lợi hoặc gửi giấy báo Có cho người hưởng lợi. ♦ Phương thức ghi sổ hay phương thức mở tài khoản (open account): Theo phương thức này, người bán mở một tài khoản hoặc một quyển sổ để ghi nợ cho người mua sau khi người bán đã hoàn thành việc giao hàng hoá hay dịch vụ. Định kỳ (tháng, quý, năm, …) người mua trả tiền cho người bán. Đặc điểm của phương thức này là không có sự tham gia của ngân hàng với chức năng mở tài khoản và thực hiện thanh toán. Trình tự thanh toán theo phương thức này như sau: Ngân hàng bên bán Ngân hàng bên mua Người bán Người mua (1) (2) (3) (3) (3) Sơ đồ 1.2: Trình tự thanh toán theo phương thức ghi sổ hay phương thức mở tài khoản (1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ và gửi chứng từ cho người mua (2) Người bán báo Nợ trực tiếp tới người mua (3) Người mua dùng phương thức chuyển tiền để trả tiền cho người bán khi đến định kỳ thanh toán. ♦ Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment): Đây là phương thức thanh toán mà trong đó người bán sau khi đã hoàn thành giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua sẽ tiến hành uỷ thác cho ngân hàng mình thu nợ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu do người bán lập ra. Thanh toán theo phương thức nhờ thu bao gồm hai trường hợp: - Nhờ thu phiếu trơn (clean collection): Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ hàng hoá thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. Trình tự thanh toán theo phương thức nhờ thu phiếu trơn như sau: Ngân hàng phục vụ bên bán Ngân hàng đại lý Người bán Người mua (1) (2) (3) (4) (5) (6) (1) Sơ đồ 1.3: Trình tự thanh toán theo phương thức nhờ thu phiếu trơn (1) Người bán sau khi gửi hàng và các chứng từ hàng hoá cho người mua, lập một hối phiếu và uỷ thác cho ngân hàng của mình thu tiền hộ (2) Ngân hàng phục vụ bên bán gửi thư uỷ nhiệm kèm hối phiếu cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài nhờ thu tiền (3) Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hối phiếu (4) Người mua trả tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu (5) Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được cho ngân hàng phục vụ người bán (6) Ngân hàng phục vụ người bán thanh toán tiền hàng cho người bán. Trường hợp người mua chấp nhận hối phiếu thì ngân hàng giữ hối phiếu hoặc chuyển lại cho người bán, khi đến hạn thanh toán, ngân hàng sẽ đòi tiền ở người mua và thực hiện chuyển tiền thu được cho người bán. - Nhờ thu kèm chứng từ: Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu và bộ chứng từ hàng hoá gửi kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ hàng hoá cho người mua để nhận hàng. Trình tự thanh toán theo phương thức nhờ thu kèm chứng từ như sau: Gửi hàng (1) (4b) (6) (5) (4a) (3) (2) (1) Người bán Người mua Ngân hàng đại lý Ngân hàng phục vụ bên bán Sơ đồ 1.4: Trình tự thanh toán theo phương thức nhờ thu kèm chứng từ (1) Người bán tiến hành giao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán và hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ tiền ở người mua bằng thư uỷ nhiệm (2) Ngân hàng phục vụ bên bán sẽ chuyển hối phiếu và bộ chứng từ thanh toán đến cho ngân hàng đại lý (3) Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu (4) Ngân hàng đại lý thu tiền ở người mua (4a) và trả cho người mua bộ chứng từ để đi nhận hàng (4b) (5) Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được cho ngân hàng phục vụ bên bán (6) Ngân hàng phục vụ bên bán thanh toán tiền hàng cho người bán. Như vậy, trong phương thức nhờ thu kèm chứng từ, ngân hàng ngoài việc thu hộ tiền cho người bán còn khống chế chứng từ hàng hoá đối với người mua. Đây là sự khác nhau cơ bản giữa phương thức nhờ thu kèm chứng từ và nhờ thu phiếu trơn. Với cách khống chế chứng từ này quyền lợi của người bán được bảo đảm hơn. ♦ Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of credit- L/C): Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) là sự thoả thuận mà trong đó ngân hàng mở thư tín dụng (Là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu, thực hiện cấp tín dụng cho người nhập khẩu) theo yêu cầu của khách hàng (Người mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho người cung cấp hàng nhập khẩu (Người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định để nhập khẩu trong thư tín dụng. Trình tự thanh toán theo hình thức thư tín dụng như sau: Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo L/C Người nhập khẩu Người xuất khẩu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Sơ đồ 1.5: Trình tự thanh toán theo phương thức thư tín dụng (1) Người NK nộp đơn xin mở L/C cho ngân hàng của mình yêu cầu mở L/C (2) Căn cứ vào yêu cầu và đơn xin mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ lập một thư tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước xuất khẩu thông báo về việc mở L/C đó cho nhà cung cấp. (3) Ngân hàng thông báo sẽ báo cho nhà cung cấp về toàn bộ nội dung của thư tín dụng và khi nhận được bản gốc L/C thì chuyển ngay cho nhà cung cấp. (4) Nhà cung cấp nếu chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng, nếu không thì sẽ đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung thư tín dụng cho phù hợp. (5) Sau khi giao hàng, nhà cung cấp lập bộ chứng từ thanh toán xuất trình ngân hàng thông báo (6) Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ này sang ngân hàng mở L/C để xin thanh toán (7) Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì tiến hành chuyển tiền sang ngân hàng thông báo để trả cho nhà cung cấp. Ngược lại nếu thấy không phù hợp với thư tín dụng thì sẽ từ chối thanh toán, trả lại toàn bộ chứng từ cho nhà cung cấp. (8) Khi nhận được tiền do ngân hàng mở L/C chuyển đến, ngân hàng thông báo sẽ thực hiện trả số tiền nhận được cho nhà cung cấp (9) Ngân hàng mở L/C thu tiền của người nhập khẩu và chuyển chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu. (10) Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì phải thanh toán tiền mua hàng cho ngân hàng mở L/C, nếu không thấy phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền. 1.1.6. Các chứng từ sử dụng chủ yếu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá Để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ giữa bên mua và bên bán thì việc thực hiện một hợp đồng nhập khẩu cần dựa vào các chứng từ chủ yếu sau: - Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hoá. Hoá đơn do người bán lập sau khi đã gửi hàng, yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng đã được ghi trên hoá đơn. - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quanlity): Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hoá. Người cấp giấy chứng nhận phẩm chất có thể là người sản xuất, cũng có thể là cơ quan chuyên môn như: Cục kiểm nghiệm hàng hoá xuất nhập khẩu hay Công ty giám định. - Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ trong đó thống kê cụ thể tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên hoá đơn hoặc hợp đồng. - Phiếu đóng gói (Packing list): Là một chứng từ hàng hoá do nhà cung cấp lập ra để liệt kê những mặt hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định. - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Là chứng từ do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho nhà cung cấp xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của hàng hoá. - Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity): Là chứng từ xác định số lượng hàng hoá mà người bán giao cho người mua. Giấy này có thể do Cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hoá xuất nhập khẩu hoặc Công ty giám định cấp hoặc do đơn vị xuất khẩu lập và được Công ty giám định hay Hải quan kiểm nghiệm và xác nhận. - Vận đơn (Bill of loading): Là chứng từ chuyên chở hàng hoá do người vận chuyển cấp cho chủ hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận chuyển với chủ hàng. -Bảo hiểm đơn (Insurance Policy): Là chứng từ do Công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm. Bảo hiểm đơn có tác dụng xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo hiểm và các điều khoản của hợp đồng đó, xác nhận việc trả phí bảo hiểm, đó là chứng từ cần thiết để khiếu nại Công ty bảo hiểm và để nhận tiền bồi thường bảo hiểm khi người mua bảo hiểm gặp rủi ro. - Hoá đơn Hải quan: Hoá đơn này thuận tiện cho việc thống kê của Hải quan nước nhập khẩu, thuận tiện cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá. Hoá đơn Hải quan còn được dùng để ngăn chặn thủ đoạn bán phá giá, mặt khác nó còn xác định chính xác giá của hàng hoá nhằm ngăn chặn việc thương nhân báo giá giả để trốn thuế. 1.1.7. Đặc điểm tính giá hàng nhập khẩu Giá thực tế khi mua và giá xuất khi bán của hàng nhập khẩu được xác định cụ thể như sau: ♦ Xác định giá thực tế của hàng nhập khẩu: Hàng hoá nhập khẩu theo quy định được tính theo giá thực tế tương tự như hàng hoá kinh doanh nội địa. Giá thực tế của hàng mua vào tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong giá mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào, còn với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, trong giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Công thức tính như sau: Giá thực tế hàng hoá nhập khẩu = Giá hàng NK (CIF) + Các khoản thuế không được hoàn lại + Chi phí thu mua hàng nhập khẩu - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng NK được hưởng Trong đó: Giá hàng nhập khẩu được tính theo giá CIF bao gồm giá mua hàng và chi phí vận chuyển, bảo hiểm đến ga, cảng, sân bay nước nhập. Chi phí thu mua hàng nhập khẩu là các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá như chi phí trong quá trình tìm kiếm nguồn hàng, ký kết hợp đồng, kiểm định, lệ phí Hải quan… ♦ Xác định giá xuất kho của hàng nhập khẩu: Giá thực tế hàng hoá trong kinh doanh nhập khẩu bao gồm hai phần: Trị giá mua và chi phí mua. Vì vậy, để tính giá thực tế của hàng hoá xuất kho, kế toán phải tách riêng hai phần trên để tính toán. Đối với trị giá mua hàng hoá: Kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá xuất kho sau: - Phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số hàng nhập trước mới đến số hàng nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất, vì vậy lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm và áp dụng với các doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hoá, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. - Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những hàng hoá mua sau cùng sẽ được xuất bán trước tiên, vì vậy việc tính giá xuất của hàng hoá được làm ngược với phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. - Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ hàng hoá biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế hàng hoá xuất kho = Giá hạch toán hàng hoá xuất kho * Hệ số giá hàng hoá Hệ số giá cho từng mặt hàng được tính theo công thức: Hệ số giá hàng hoá = Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế hàng hoá xuất kho được tính theo công thức: Giá thực tế hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho * Giá đơn vị bình quân Trong đó: giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công việc quyết toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cách tính này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động hàng hoá trong kỳ, tuy nhiên kết quả không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả hàng hoá trong kỳ. Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính này cho phép tính giá hàng xuất kho vừa chính xác, vừa cập nhật nhưng lại tốn nhiều công sức do phải tính nhiều lần. - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này hàng hoá được xác dịnh giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất ra. Vì vậy, khi xuất mặt hàng nào sẽ tính theo giá thực tế của mặt hàng đó. Phương pháp này cho phép xác định chính xác giá xuất kho của từng loại hàng hoá và thường áp dụng với các loại hàng có giá trị cao, có tính tách biệt. Đối với chi phí thu mua: Do chi phí thu mua liên quan đến cả lượng hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên cần phân bổ ho cả hàng tiêu thụ và chưa tiêu thụ theo công thức sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ * Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ + Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ 1.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên 1.2.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của nhân viên kế toán cũng như các quy định của chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật và cho độ chính xác cao. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hoá. Để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 151- Hàng mua đi đường: Tài khoản này dùng để theo dõi hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay đã chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường. Tài khoản 156- Hàng hoá: Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết cho từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hoá. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế hàng hoá tại kho, quầy (bao gồm cả giá mua và chi phí mua) Bên Có: -Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho (kể cả giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại) -Phản ánh chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Dư Nợ: Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho. Tài khoản 156 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 là: 1561- Giá mua hàng hoá và 1562- Chi phí thu mua hàng hoá. Tài khoản 157- Hàng gửi bán: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi bán, gửi đại lý chưa được chấp nhận. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại hàng, từng lần gửi hàng tính từ khi gửi đến khi được chấp nhận thanh toán. Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hoá gửi bán, gửi đại lý hoặc đã chuyển cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Bên Có: - Phản ánh giá trị hàng hoá đã được khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán. - Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại Dư Nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận. Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu. Bên Nợ: -Số thuế phải nộp (Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) tính trên doanh số bán trong kỳ, thuế GTGT phải nộp áp dụng đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu - Kết chuyển doanh thu vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Bên Có: Tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ Bên Có: -Giá vốn hàng bán bị trả lại trong kỳ -Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Ngoài các tài khoản được sử dụng chủ yếu ở trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản: 111, 112, 131, 331, 333,… để hạch toán các nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. 1.2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Để thực hiện nhập khẩu theo phương thức này, đơn vị NK thường phải tiến hành mở L/C theo hợp đồng thương mại đã ký. Khi chuyển tiền để ký quỹ mở L/C (khoảng từ 30% đến 100% trị giá lô hàng), kế toán ghi: Nợ TK 144: Số tiền ký quỹ tính theo tỷ giá hạch toán (TGHT) Có TK 1112, 1122, 311 (TGHT) Căn cứ vào thông báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục Hải quan, kế toán ghi các bút toán sau: Bút toán 1/ Phản ánh giá mua thực tế của hàng nhập khẩu (CIF) Nợ TK 156 (1561): Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đã kiểm nhận, nhập kho tính theo tỷ giá thực tế (TGTT) Nợ TK 157: Trị giá mua thực tế của hàng NK chuyển đi tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng, chờ chấp nhận hay ký gửi đại lý (TGTT) Nợ TK 151: Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đang đi đường cuối kỳ (TGTT) Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đã tiêu thụ trực tiếp trong kỳ (TGTT) Nợ TK 635: Lỗ do chênh lệch tỷ giá (phần chênh lệch tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán) Có TK 515: Lãi do chênh lệch tỷ giá (phần chênh lệch tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán) Có TK 1112, 1122, 144, 331…:Giá mua hàng NK (TGHT) Bút toán 2/ Phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp theo thông báo: Nợ TK 1561, 157, 151, 632: Tính vào trị giá mua của hàng NK Có TK 333 (3333): Thuế nhập khẩu Bút toán 3/ Phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu: - Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 133 (1331): Số thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333 (33312): Số thuế GTGT phải nộp - Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 1561, 157, 151, 632: Tính vào trị giá mua của hàng NK Có TK 333 (33312): Số thuế GTGT phải nộp Bút toán 4/ Phản ánh thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp (nếu có): Nợ TK 1561, 157, 151, 632: Tính vào trị giá mua của hàng NK Có TK 333 (3332): Thuế TTĐB của hàng NK (nếu có) Bút toán 5/ Khi nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế nhập khẩu, kế toán phản ánh: Nợ TK 333 (33312, 3332, 3333): Có TK 111, 112… Bút toán 6/ Phản ánh chi phí thu mua hàng nhập khẩu: - Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 1562: Chi phí chưa có thuế GTGT Nợ TK 1331: Thuế GTGT Có TK 1111, 1121, 331…: Tổng chi phí phải thanh toán - Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 1562: Chi phí gồm cả thuế GTGT Có TK 1111, 1121, 331…: Tổng chi phí phải thanh toán Bút toán 7/ Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1112, 1122, 144… 1.2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác Đặc điểm của phương thức nhập khẩu này là có hai bên tham gia trong hoạt động nhập khẩu (bên giao uỷ thác và bên nhận uỷ thác), cách thức hạch toán tại mỗi bên được chi tiết như sau: ♦ Kế toán tại đơn vị nhận uỷ thác: Khi nhận của đơn vị uỷ thác nhập khẩu một khoản tiền mua hàng trả trước để mở L/C, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đã nhận theo tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1112, 1122 Có TK 131 (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác NK) Khi chuyển tiền hoặc vay ngân hàng để ký quỹ mở L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng), căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 144: Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 1112, 1122, 311,… Sau khi kiểm nhận hàng hoá, căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán phản ánh các bút toán sau: Số tiền hàng NK phải thanh toán hộ với người bán cho bên giao uỷ thác: Nợ TK 151: Nếu hàng nhập khẩu đang đi đường cuối kỳ Nợ TK 156 (1561): Nếu hàng nhập khẩu đã về nhập kho trong kỳ Có TK 331 (Chi tiết cho từng nhà cung cấp) Trường hợp hàng nhập khẩu không nhập kho mà chuyển giao thẳng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu) Có TK 331 (Chi tiết cho từng nhà cung cấp) Phản ánh số thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế nhập khẩu phải nộp hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 151: Tính vào trị giá mua của hàng NK đang đi đường cuối kỳ Nợ TK 156 (1561): Tính vào trị giá mua của hàng NK đã kiểm nhận nhập kho trong kỳ Nợ TK 331 (chi tiết đơn vị giao uỷ thác): Tính vào trị giá mua của hàng NK đã chuyển giao thẳng cho đơn vị giao uỷ thác Có TK 333 (33312, 3332, 3333): Thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu phải nộp Khi nộp thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 333 (33312, 3332, 3333) Có TK 111, 112, 311, … Trường hợp đơn vị giao uỷ thác tự nộp các khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu, kế toán đơn vị nhận uỷ thác căn cứ vào các chứng từ ghi: Nợ TK 333 (33312, 3332, 3333) Có TK 131 (chi tiết đơn vị giao uỷ thác) Khi trả hàng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn GTGT (nếu đã nộp thuế GTGT) hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu chưa nộp thuế GTGT), kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng đã bàn giao (bao gồm giá mua hàng nhập khẩu theo hoá đơn thương mại, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT): Nợ TK 131 (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác) Có TK 151, 156 Đối với phí uỷ thác nhập khẩu, thuế GTGT tính trên phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu phí uỷ thác nhập khẩu: Nợ TK 111, 112, 131 (chi tiết đơn vị giao uỷ thác) Có TK 511 (5113): Hoa hồng uỷ thác Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT tính trên hoa hồng uỷ thác Đối với các khoản chi hộ cho đơn vị uỷ thác NK liên quan đến hoạt động nhận uỷ thác NK (Phí ngân hàng, phí giám định Hải quan, chi thuê kho bãi, chi bốc xếp vận chuyển…), căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán ghi: Nợ TK 131 (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác) Có TK 111, 112 Nếu trong hợp đồng uỷ thác quy định các khoản chi này do bên nhận uỷ thác chịu, kế toán ghi: Nợ TK 641: Tập hợp chi phí Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán Khi thanh toán hộ tiền hàng nhập khẩu với người bán cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 331 (chi tiết cho từng người bán) Có TK 112, 144 Khi đơn vị uỷ thác nhập khẩu chuyển trả nốt số tiền hàng nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu (nếu đơn vị giao uỷ thác nhờ nộp hộ vào NSNN các khoản thuế này), và các khoản chi hộ cho hoạt động nhập khẩu uỷ thác, phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán phản ánh: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác) ♦ Kế toán tại đơn vị giao uỷ thác (đơn vị uỷ thác): Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở L/C, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 331 (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu) Có TK 1112, 1122,… Khi nhận hàng uỷ thác nhập khẩu do đơn vị nhận uỷ thác giao trả, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB (nếu có): Nợ TK 151, 156: Giá mua hàng nhập khẩu uỷ thác Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu Có TK 331 (chi tiết đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu) Nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục kê khai thuế nhưng đơn vị uỷ thác tự nộp thuế vào NSNN thì khi nộp các khoản thuế này kế toán ghi: Nợ TK 331 (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu) Có TK 111, 112,… Căn cứ vào hoá đơn GTGT về hoa hồng uỷ thác nhập khẩu phải trả theo hợp đồng đã ký, kế toán ghi: Nợ TK 151, 156 Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tính trên hoa hồng uỷ thác NK Có TK 331 (chi tiết đơn vị nhận uỷ thác) Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng còn lại, tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế TTĐB (nếu nhờ đơn vị nhận uỷ thác nộp hộ vào NSNN), phí uỷ thác nhập khẩu và các khoản chi hộ, căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác) Có TK 111, 112 Trong trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu chuyển giao hàng nhập khẩu mà chưa nộp thuế GTGT, khi nhận hàng, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh tổng giá thanh toán (bao gồm tất cả các khoản thuế phải nộp) của hàng nhập khẩu: Nợ TK 151, 1561, 157: Tổng giá thanh toán của hàng nhập khẩu (bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế nhập khẩu) Có TK 331 (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác) Khi thuế GTGT đã nộp, đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu sẽ lập hoá đơn GTGT và chuyển cho đơn vị uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ của hàng NK Có TK 151, 1561, 157: Ghi giảm giá trị hàng mua đang đi đường, hàng tồn kho, hàng gửi bán Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng đã tiêu thụ 1.3. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu 1.3.1. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu theo phương thức bán buôn ♦ Bán buôn theo phương thức trực tiếp: Đây là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp, hàng hoá khi giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và người bán mất quyền sở hữu về số hàng này. Kế toán phản ánh: Bút toán 1/ Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ: - Nếu bán buôn trực tiếp qua kho: Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Nợ TK 138 (1388): Trị giá bao bì tính riêng Có TK 1561: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho - Nếu bán buôn trực tiếp theo phương thức vận chuyển thẳng, không qua kho: Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 151, 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán Bút toán 2/ Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111, 112, 131, 136 (1368): Tổng giá thanh toán Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Bút toán 3/ Bao bì tính giá riêng và các khoản chi hộ bên mua (nếu có): Nợ TK 1388 Có TK 1532, 111, 112, 331… Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 33311: Thuế GTGT tương ứng Có TK 111, 112, 131, 3388: Tổng số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại (gồm cả thuế GTGT) phải trả cho khách hàng Kế toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng bán bị trả lại nhập kho, đang gửi tại kho người mua, chờ xử lý hay đã xử lý (phải thu, trừ vào thu nhập của công nhân viên, thu bằng tiền): Nợ TK 1561, 157, 1381, 334, 111, 112,… Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán Khi có chiết khấu thanh toán phát sinh trong kỳ kế toán ghi: Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán Có TK 111, 112, 131, 3388: Chiết khấu thanh toán trả cho khách hàng bằng tiền, trừ vào các khoản phải thu hoặc ghi vào các khoản phải trả khác. ♦ Bán buôn theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận: Theo phương thức này, bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng, số hàng chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán. Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng được bên mua chấp nhận mới được coi là tiêu thụ và bên bán mất quyền sở hữu về số hàng đó. Khi chuyển hàng đến cho người mua kế toán phản ánh: Nợ TK 157: Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Có TK 156: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng, không qua kho, có tham gia thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 157: Trị giá mua thực tế của số hàng chuyển đi Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331, 111, 112,…: Tổng giá thanh toán Khi hàng đã được chấp nhận kế toán phản ánh trị giá vốn của hàng bán: Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán Có TK 157: Kết chuyển giá vốn hàng bán Các bút toán phản ánh doanh thu bán hàng, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại tương tự như trường hợp bán buôn trực tiếp. ♦ Bán buôn vận chuyển thẳng, không tham gia thanh toán: Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả). Kế toán phản ánh số hoa hồng môi giới được hưởng: Nợ TK 111, 112, 131… Có TK 511: Hoa hồng môi giới được hưởng Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra Phản ánh các chi phí liên quan đến bán hàng: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 334, 338,… 1.3.2. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu theo phương thức bán lẻ Tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ gồm có: bán lẻ thu tiền tập trung, bán lẻ thu tiền trực tiếp, bán hàng tự chọn, bán hàng tự động. Căn cứ vào báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền và bảng kê bán lẻ hàng hoá, kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đã bán: Nợ TK 111, 112,…: Tổng giá thanh toán Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra Có TK 511: Doanh thu bán hàng Trường hợp nộp thừa hoặc thiếu tiền chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý: Nợ TK 111, 112,…: Số tiền đã nộp Nợ TK 1381: Số tiền nộp thiếu Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Có TK 3381: Số tiền nộp thừa Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán tương tự như bán buôn trực tiếp. 1.4. Đặc điểm kế toán nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ 1.4.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. Phương pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh nhiều loại hàng hoá khác nhau, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá số hàng đã mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường Tài khoản 156- Hàng hoá: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho chi tiết theo từng loại hàng, từng kho hàng. Bên Nợ: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ Dư Nợ: Trị giá hàng hoá tồn kho Tài khoản 157- Hàng gửi bán: Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng gửi bán, ký gửi đại lý chưa bán được tại thời điểm kiểm kê. Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng gửi bán cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng gửi bán đầu kỳ Dư Nợ: Trị giá vốn hàng gửi bán chưa bán được tại thời điểm kiểm kê Tài khoản 611- Mua hàng: Tài khoản này phản ánh trị giá hàng hoá mua vào theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) và được mở chi tiết theo từng loại hàng, từng kho hàng. Bên Nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng hoá chưa tiêu thụ đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ Bên Có: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Ngoài ra, theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán còn sử dụng các tài khoản 111, 112, 131, 333, 511, 632… tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. 1.4.2. Phương pháp kế toán Trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, trình tự kế toán như sau: Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng nhập khẩu chưa tiêu thụ: Nợ TK 6112 Có TK 156 (1561, 1562): Kết chuyển trị giá và chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho đầu kỳ Có TK 151: Kết chuyển trị giá hàng đi đường đầu kỳ Có TK 157: Kết chuyển trị giá hàng gửi bán đầu kỳ Phản ánh trị giá mua của hàng nhập khẩu: Nợ TK 611 (6112): Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) Có TK 3332, 3333: Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB (nếu có) Có TK 111, 112, 331…: Giá mua và chi phí mua hàng Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu: - Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu Có TK 33312 - Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 6112 Có TK 33312 Số chiết khấu thương mại khi mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại: Nợ TK 111, 112, 331, 1388 Có TK 6112: Trị giá mua của hàng trả lại và số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng Có TK 1331: Thuế GTGT tương ứng Số chiết khấu thanh toán khi mua hàng được hưởng: Nợ TK 111, 112, 1388, 331… Có TK 515: Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính Các bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán,… được hạch toán tương tự các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Riêng đối với giá vốn hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 6112, 111, 112, 1381… Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển giá trị hàng còn lại, chưa tiêu thụ: Nợ TK 151, 156, 157: Trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ Có TK 6112: Xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng tiêu thụ Có TK 6112 Phần 2: Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản MINERXPORT 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ Phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản là đơn vị kinh tế quốc doanh trực thuộc Bộ Thương Mại, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, có tài khoản ngân hàng ngoại thương Việt Nam (VIETCOMBANK) và ngân hàng xuất nhập khẩu (EXIMBANK). Các mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu nằm trong danh mục hàng hoá đã được Bộ Thương Mại phê duyệt và phù hợp với chính sách, quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu. Được thành lập vào ngày 05 tháng 03 năm 1956, Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản là một trong những đơn vị được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu sớm nhất trong ngành thương mại Việt Nam. Vào thời gian này, phạm vi và quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty rất lớn, có thể nói là lớn nhất. Các mặt hàng kinh doanh bao gồm tất cả các lĩnh vực: than, xăng dầu, hoá chất, phân bón, xi măng, khoáng sản, sắt thép, tân dược, thiết bị y tế,... Có thể nói đây là thời kỳ “vàng son” nhất, uy tín và vị thế của Công ty không ngừng được nâng cao trên thị trường trong nước và quốc tế. Kim ngạch xuất nhập khẩu hàng năm lên tới 800-900 triệu USD, đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển của ngành thương mại Việt Nam nói riêng và nền kinh tế quốc dân nói chung, Công ty đã được Nhà nước và Bộ Thương Mại tặng nhiều huân chương lao động, cờ luân lưu, cờ thi đua. Trong thời gian này, hình thức kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu theo hiệp định thương mại với các nước xã hội chủ nghĩa anh em như Trung Quốc, Liên Xô và các nước Đông Âu. Từ năm 1982, chấp hành chủ trương của Đảng và Nhà nước, Công ty đã có những biến đổi lớn: - Năm 1982 mặt hàng than được chuyển sang bộ mỏ. - Năm 1986 mặt hàng dược được chuyển sang bộ y tế. - Năm 1988 mặt hàng sắt thép được chuyển sang bộ vật tư. - Năm 1989 mặt hàng phân bón được chuyển sang bộ nông nghiệp. - Năm 1990 mặt hàng hoá chất chuyển sang tổng Công ty hoá chất Việt Nam. Năm 1993 Công ty XNK Khoáng sản đã đăng ký kinh doanh lại và được Bộ Thương Mại chấp thuận cho thành lập lại. Công ty XNK Khoáng sản được thành lập lại theo quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước số 331TM/TCCB ngày 31 tháng 03 năm 1993 của Bộ Thương Mại. Đăng ký thành lập doanh nghiệp Nhà nước số 10837 ngày 21 tháng 04 năm 1993 tại sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội. Giấy phép đăng ký kinh doanh số 11600/GP ngày 25 tháng 05 năm 1993 của Bộ Thương Mại. Công ty XNK Khoáng sản (vẫn lấy tên cũ) với tên giao dịch là: VIETNAM NATIONAL MINERALS IMPORT CORPORATION. Tên viết tắt: MINEXPORT. Trụ sở chính: số 28 Bà Triệu- quận Hoàn Kiếm- Thành phố Hà Nội. Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh: 35-37 Bến Chương Dương- Quận 1- Thành phố Hồ Chí Minh với tên: MINEXPORT- SAIGON. Đại diện giao nhận tại Hải Phòng: 18 đường Cù Chính Lan- Hải Phòng với tên: MINEXPORT- HAIPHONG. Năm 2005 hưởng ứng chính sách đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, Công ty XNK Khoáng sản đã chuyển đổi hình thức hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần với tên giao dịch mới là: VIETNAM NATIONAL MINERALS EXPORT- IMPORT JOINT STOCK COMPANY. Hiện nay, Công ty đang tiến hành xây dựng lại trụ sở tại số 28 Bà Triệu -Quận Hoàn Kiếm- Hà Nội. Do việc xây dựng chưa hoàn thành, Công ty phải thuê trụ sở tại số 12 ngõ 84 đường Ngọc Khánh- Quận Ba Đình. Điện thoại: 04.8240819- 04.8240816 Fax: 04.8253326 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản tổ chức quản lý phân cấp theo cơ cấu trực tuyến- chức năng. Thực chất của phương thức này là chuyên môn hoá hoạt động quản trị, tạo điều kiện thực hiện chặt chẽ hoạt động điều hành, quản lý, kiểm tra và phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty. Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm: Đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty là Giám đốc, do Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ, chủ trương và chịu mọi trách nhiệm về các vấn đề của Công ty trước Bộ Thương Mại và pháp luật. Giám đốc có nhiệm vụ xây dựng phương án, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, có quyền quyết định tuyển chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp, quyết định khen thưởng, kỷ luật, mức lương, phụ cấp đối với các nhân viên. Giám đốc tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, quyết định các giải pháp phát triển thị trường. Dưới quyền của Giám đốc là hai Phó Giám đốc. Phó Giám đốc kinh doanh trực tiếp giao nhiệm vụ và quản lý hoạt động của các phòng ban cùng các đơn vị trực thuộc trong khối kinh doanh, duyệt các phương án kinh doanh do phòng kinh doanh trình lên. Phó Giám đốc quản lý phụ trách các phòng ban trong khối quản lý, giám sát quá trình thực hiện mục tiêu, kế hoạch đề ra. Cả hai Phó Giám đốc có nhiệm vụ trợ giúp và tư vấn cho Giám đốc về các mục tiêu và chiến lược kinh doanh của Công ty, điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Bộ Thương Mại, Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền. Giúp việc cho Giám đốc và Phó Giám đốc là các phòng ban trực thuộc được chia thành 2 khối: khối kinh doanh và khối quản lý. - Khối kinh doanh bao gồm: + Các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu gồm: phòng XNK 1, phòng XNK 2, phòng XNK 3, phòng XNK 4, phòng XNK 5, phòng XNK 6. Đứng đầu là các trưởng phòng, các phòng thực hiện chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu, hạch toán lỗ lãi theo phương án kinh doanh đã được Giám đốc duyệt và được Giám đốc giao quyền tự chủ trong hoạt động kinh doanh. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về các mặt hoạt động kinh doanh của phòng mình. + Phòng kinh doanh: Các trưởng phòng kinh doanh tiến hành nghiên cứu kỹ khách hàng của mình về đăng ký kinh doanh, khả năng tài chính để tiến hành kinh doanh trên cơ sở phương án kinh doanh được duyệt, chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng, khiếu nại bồi thường, hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra. Phòng kinh doanh có quyền dùng vốn của Công ty theo quy định, được Công ty bảo lãnh vay vốn ngân hàng theo khế ước vay. Các phòng phải chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn và phát triển đồng vốn, trả lãi suất tiền vay và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả. Trong mọi trường hợp, các phòng dùng vốn ngân sách hay vốn tự bổ sung đều phải trả quyền sử dụng vốn bằng lãi suất vay ngân hàng tại Việt Nam (nếu vay bằng ngoại tệ sẽ tính theo lãi suất ngoại tệ). Các trưởng phòng chủ động phân phối thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong phòng mình theo nguyên tắc phân phối theo lao động. Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm về tính công bằng, hợp lý của việc phân phối tiền lương trong phòng mình, đồng thời chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của phòng mình trước Giám đốc và pháp luật. + Tại thành phố Hồ Chí Minh, Công ty có trụ sở giao dịch ở 35-37 bến Chương Dương quận 1, cũng có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu bao gồm 2 phòng: phòng nghiệp vụ và phòng quản lý. Ngoài ra còn có một xưởng gia công túi xách tay với 200 công nhân cũng đặt tại thành phố này. + Tại Hải Phòng, Công ty đặt một văn phòng giao nhận chuyên làm nhiệm vụ kiểm tra bốc dỡ hàng hoá và tổ chức chuyên chở. Mọi vấn đề kinh tế phát sinh đều phải được tính toán dự trù và báo cáo về trụ sở chính tại Hà Nội. + Cửa hàng kinh doanh sản phẩm điện tử liên doanh với Sony Việt Nam và một số hàng điện tử liên doanh khác như JVC, TCL. + Một xí nghiệp sản xuất và chế biến phân bón phục vụ cho nông nghiệp ở Gia Lâm với nhiệm vụ đảm bảo thu nhập cho công nhân viên, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và từng bước trả nợ ngân sách đầu tư ban đầu. - Khối quản lý bao gồm hai phòng: phòng tổng hợp và phòng kế toán tài vụ. + Phòng kế toán tài vụ: Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ khai thác mọi nguồn vốn nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc xét duyệt các phương án kinh doanh, thực hiện các hợp đồng đảm bảo an toàn cho đồng vốn và kinh doanh có lãi. Theo dõi quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình công nợ, phát hiện báo cáo kịp thời cho Giám đốc những hoạt động lãng phí, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản mà có thể gây tổn thất đến Công ty. Chủ động trong việc thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát các chứng từ, sổ sách, tiến hành ghi sổ kế toán một cách đúng đắn, kịp thời. Hướng dẫn các phòng ban mở sổ sách theo dõi hoạt động của mình, tạo điều kiện cho các phòng ban thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng các phòng ban hạch toán lãi lỗ, giúp Giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận của toàn Công ty. Thực hiện phân tích hoạt động kinh doanh của toàn Công ty để tìm ra ưu nhược điểm, qua đó tiến hành báo cáo Ban Giám đốc để kịp thời điều chỉnh. + Phòng tổng hợp: Phòng tổng hợp có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong việc sắp xếp, đào tạo, tổ chức và quản lý lao động trong Công ty theo nhiệm vụ cụ thể cho hiệu quả, phù hợp với bộ luật lao động, thoả ước lao động tập thể và hợp đồng lao động. Nghiên cứu, xây dựng và ngày càng hoàn thiện các nội dung, quy chế của Công ty như nội dung lao động, quy chế trả lương, trả lương khi nâng ngạch trình Giám đốc. Tham mưu cho Giám đốc giải quyết các chế độ về tiền lương và thực hiện các công việc về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế nhằm đảm bảo quyền lợi cho các bộ phận, phòng ban trong Công ty. Xây dựng đơn giá tiền lương, báo cáo quyết toán quỹ tiền lương và các báo cáo về lao động, báo cáo về thu nhập gửi các bộ, ngành. Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Giám đốc Phó Giám đốc quản lý Phó Giám đốc kinh doanh Khối kinh doanh Khối quản lý Các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu Đại diện giao nhận Hải Phòng Xí nghiệp sản xuất phân bón Gia Lâm Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Phòng tổng hợp Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để tổ chức được bộ máy kế toán điều quan trọng đầu tiên là phải lựa chọn được một hình thức kế toán phù hợp với tính chất, quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản là một Công ty hoạt động với quy mô vừa, chính bởi vậy bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, Công ty tổ chức ra một phòng kế toán tài chính chung cho toàn Công ty, các đơn vị trực thuộc chỉ có các nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, không có bộ phận kế toán riêng, cuối kỳ lập bảng cân đối kế toán gửi số liệu lên trụ sở chính để tính lãi lỗ. Phòng kế toán của toàn doanh nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý, ghi chép, luân chuyển chứng từ, tổng hợp toàn bộ số liệu trên các báo cáo để lập ra báo cáo chung về tình hình kinh doanh của Công ty, hướng dẫn kiểm tra kế toán toàn doanh nghiệp, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị phụ thuộc. Các đơn vị cơ sở làm nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, định kỳ gửi chứng từ đã thu thập, kiểm tra, xử lý về phòng kế toán của doanh nghiệp và lập ra các báo cáo kế toán về tình hình kinh doanh của mình để nộp lên cấp trên tổng hợp. Với các đơn vị cơ sở như chi nhánh XNK Khoáng sản Sài Gòn, xí nghiệp phân bón ở Gia Lâm hay xưởng gia công túi xách tay đều có tư cách pháp nhân và tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong phạm vi nhất định. Phân công lao động kế toán trong Công ty cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: + Là người trực tiếp chỉ đạo các vấn đề về công tác tài chính kế toán trong Công ty, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Hướng dẫn nhân viên trong việc hạch toán, ghi sổ và lập báo cáo. Hướng dẫn các phòng ban trong Công ty tổ chức ghi chép sổ sách về tình hình hoạt động, chi phí của phòng mình giúp cho công tác kế toán lúc cuối kỳ được thuận lợi, chặt chẽ. + Là người luôn theo sát tình hình vận động nguồn vốn của Công ty, đưa ra những báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc giúp Ban Giám đốc có được điều kiện thuận lợi trong việc đưa ra quyết định. + Là người ký duyệt các chứng từ sau Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề kinh tế phát sinh trong Công ty. Người đứng ra chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về công tác tài chính kế toán của Công ty, cùng Giám đốc gánh vác trọng trách quản lý hoạt động của Công ty. - Kế toán tổng hợp (phó phòng): + Là người tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động chuyên môn của phòng, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng từ và sổ sách. Hướng dẫn cho nhân viên trong phòng về việc hạch toán và ghi sổ, kiểm tra công tác của các nhân viên, hướng dẫn các phòng ban về việc lập chứng từ, sổ sách. + Kế toán tổng hợp theo dõi các tài khoản như: TK 141, TK 142, TK 211, TK 214, TK 221, TK 334, TK 336, TK 338, TK 411, TK 414, TK 421, TK 641, TK 642, TK 635, TK 515, TK 511, TK 911, TK 811, TK 711... cuối kỳ kế toán tổng hợp thực hiện in, lập các bảng kê, các Nhật ký- chứng từ, Sổ Cái và các báo cáo kế toán. - Kế toán hàng hoá, thuế giá trị gia tăng và kế toán quỹ: + Theo dõi hàng hoá từ khâu mua vào đến khâu bán ra, xác định doanh thu và thanh toán. Thường xuyên kiểm tra các chứng từ nhập xuất một cách chặt chẽ trước khi ghi sổ, đối chiếu thường xuyên với thủ kho về số tồn trên sổ sách và số tồn thực tế. Theo dõi tình hình thu chi quỹ, theo dõi tạm ứng, viết phiếu thu, phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. + Thường xuyên kiểm tra các chứng từ một cách chặt chẽ trước khi ghi vào sổ, kê khai, lập báo cáo thuế giá trị gia tăng một cách chính xác. Thường xuyên đối chiếu với thủ quỹ về số tiền trên sổ sách kế toán và trên sổ quỹ của Công ty. Phụ trách các tài khoản: TK 141, TK 156, TK 151, TK 511, TK 111, TK 112. Lập bảng kê số 1, Nhật ký- chứng từ số 1. - Kế toán thanh toán qua ngân hàng và công nợ phải thu, phải trả: + Theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, các khoản phải thu của Công ty, các khoản đặt trước, các khoản thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng. Kịp thời báo cáo cho kế toán trưởng những vấn đề phát sinh về tình hình công nợ của Công ty, báo cáo các khoản phải thu, phải trả đến hạn của Công ty, đề xuất lập dự phòng khi cần thiết. + Thường xuyên kiểm tra số dư trên tài khoản ngân hàng, báo cáo kế toán trưởng về số tồn trên các tài khoản. + Phụ trách các tài khoản: TK 131, TK 331, TK 112. Lập Nhật ký- chứng từ số 2, bảng kê số 2, Nhật ký- chứng từ số 4, Nhật ký- chứng từ số 5... - Thủ quỹ: Là cán bộ thuộc phòng kế toán có nhiệm vụ giữ tiền trong Công ty, tổ chức ghi chép sổ sách về quỹ, tạm ứng, chi tiền, thu tiền và nộp tiền theo các chứng từ hợp lệ. Luôn có sự đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán quỹ, tổ chức kiểm kê đột xuất. Bộ máy kế toán của Công ty có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán hàng hoá, thuế GTGT, kế toán quỹ Kế toán thanh toán ngân hàng và công nợ Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán, Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản áp dụng ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký- chứng từ. Để thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán, cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, Công ty sử dụng phần mềm kế toán thương mại Việt Nam (FAST 2000) để ghi sổ kế toán. Căn cứ vào chứng từ hàng hoá, giấy thông báo thuế của Hải quan, kế toán phản ánh trị giá mua của hàng nhập khẩu vào Bảng kê ghi Nợ TK 156, phản ánh thuế nhập khẩu vào Bảng kê TK 3333, thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu vào Bảng kê TK 1331. Với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào Hợp đồng đã được ký kết, kế toán lập Hoá đơn GTGT, phản ánh giá vốn hàng bán cũng như doanh thu bán hàng trên Bảng kê bán hàng, phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu trên Bảng kê TK 33312 và theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng trên Sổ chi tiết TK 131. Để theo dõi tổng hợp tình hình tăng giảm hàng hoá, tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả, kế toán sử dụng Bảng kê nhập- xuất- tồn kho hàng hoá, NKCT số 5, NKCT số 8, Bảng kê số 11. Cuối tháng, căn cứ vào các NKCT và các Bảng kê có liên quan, kế toán phản ánh vào Sổ Cái các TK 156, 131, 331, 511, 632… Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu và lập Báo cáo kế toán theo quy định của Công ty. Cuối quý kế toán làm tương tự như tổng hợp số liệu tháng và kết chuyển doanh thu. Sau khi số liệu quý đã được tổng hợp và kết chuyển, kế toán thực hiện in ra các Báo cáo kế toán theo yêu cầu. Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ chi tiết công nợ (TK 131) Sổ chi tiết công nợ (TK 331) Bảng kê ghi Nợ TK 156 và Bảng kê bán hàng Bảng kê số 11 và NKCT số 8 (TK 131) NKCT số 8 (TK 5111,5113) Phần mềm kế toán Bảng kê N-X-T kho hàng hóa NKCT số 5 (TK 331) Sổ Cái TK 131 Sổ Cái TK 5111, 5113 Sổ Cái TK 156 Sổ Cái TK 331 Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Chú thích Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản 2.1.5. Đặc điểm thị trường và hàng hoá Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp bao gồm: Về xuất khẩu: Công ty kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng sau: Khoáng sản: quặng, tinh quặng, kim loại đen, kim loại màu, hợp kim. Hàng thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc, giày dép. Cao su, các sản phẩm cao su, tinh dầu của các loại hạt có dầu, các loại hạt điều, thức ăn gia súc. Các sản phẩm thuỷ tinh, pha lê, đồ gốm sứ. Các sản phẩm khô, nông sản. Về nhập khẩu: Công ty được phép nhập khẩu các mặt hàng sau: Kim loại đen, kim loại màu, hợp kim. Hoá chất, phân bón. Vật liệu xây dựng, vật liệu kết dính. Sản phẩm giấy. Hàng tiêu dùng thiết yếu và công nghiệp. Nhựa đường, chất dẻo, dầu nhờn, các phụ gia. Khí công nghiệp, vật tư thiết bị lẻ, phương tiện vận tải. Máy xây dựng, vật liệu trang trí nội thất, thiết bị xếp dỡ hàng hoá. Trang thiết bị y tế, thiết bị âm thanh, nhạc cụ, sứ vệ sinh. Với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác: Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản cũng được phép nhập khẩu những mặt hàng trong đăng ký kinh doanh. Do lĩnh vực kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu, với hoạt động chính là nhập khẩu, thị trường nước ngoài chủ yếu là các nước Trung Quốc, Singapo. Trung Quốc là thị trường có tiềm năng rất lớn, kim ngạch nhập khẩu từ thị trường này khá cao và tăng dần qua các năm, đặc biệt là sau khi hiệp định thương mại Việt Trung được ký kết. Ngoài ra, Công ty cũng chú trọng mở rộng thị trường nhập khẩu sang các nước khác như Anh, Hà Lan, Nhật Bản, Đài loan, Nga, Đức, Mỹ... Nhìn chung thị trường trong nước và thị trường nước ngoài đều khá rộng. Tuỳ theo đặc điểm của từng mặt hàng nhập khẩu Công ty lựa chọn thị trường nhập khẩu phù hợp. Công ty luôn sử dụng một nhà cung cấp thường xuyên cho mỗi loại hàng đảm bảo uy tín và chất lượng cũng như giá cả của hàng hoá, đồng thời duy trì mối quan hệ sẵn có với khách hàng truyền thống. Trong thời kỳ trước, đối thủ cạnh tranh trong nước gần như không có. Tuy nhiên, trong cơ chế thị trường với sự gia tăng ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh, nhiều Công ty xuất nhập khẩu cùng lĩnh vực, thị trường ngày càng bị thu hẹp. Mặt khác, tình hình kinh doanh của Công ty chủ yếu dựa vào uy tín lâu năm của mình, các khách hàng trực tiếp tìm đến hợp tác cùng Công ty trong khi Công ty hầu như chưa chú ý đến công tác tìm kiếm khách hàng mới. Trong giai đoạn hiện nay, Công ty cũng gặp không ít khó khăn trong hoạt động xuất nhập khẩu của mình, đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu. Từ sau cuộc khủng hoảng tài chính năm 1997, một số thị trường xuất khẩu chủ yếu của Công ty đã giảm đáng kể làm cho khâu tiêu thụ của Công ty gặp không ít khó khăn, ảnh hưởng xấu đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Thị trường xuất khẩu bị thu hẹp, các mặt hàng xuất khẩu cũng bị thu hẹp, các mặt hàng xuất khẩu truyền thống theo cơ chế mới được phân bổ về các bộ chuyên ngành. Mặt khác do chính sách mới của Nhà nước: cấm xuất quặng thô, chưa qua tuyển chọn (quặng có hàm lượng thấp). Ví dụ: Mangan qua tuyển chọn phải đạt trên 60% nguyên chất. 2.2. Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản 2.2.1. Các phương thức nhập khẩu hàng hoá và tài khoản sử dụng Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản được thành lập với nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu. Bên cạnh việc kinh doanh nhập khẩu theo phương thức trực tiếp, Công ty còn ký kết với các đơn vị khác để nhập khẩu uỷ thác hưởng hoa hồng. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính quy định tại quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài Chính, quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001. Với lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu là chủ yếu, Công ty thường sử dụng tài khoản 156- Hàng hoá để phản ánh trị giá mua của hàng hóa. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Phản ánh trị giá mua của hàng nhập trong kỳ Bên Có: Phản ánh trị giá xuất kho của hàng hoá; Trị giá xuất trả lại người bán; Giảm giá hàng mua được hưởng. Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế hàng hoá hiện còn cuối kỳ. Ngoài các tài khoản được sử dụng chủ yếu ở trên, đối với nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá kế toán Công ty còn sử dụng các tài khoản sau: TK 1111, TK 112, TK 1331, TK 33312, TK 331, TK 3333, TK 141, TK 413, TK 641… 2.2.2. Phương thức nhập khẩu trực tiếp Để thực hiện một nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, các phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm khách hàng trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Sau đó Công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài. Khi hợp đồng đã được ký kết, Công ty tiến hành các thủ tục mở L/C tại ngân hàng. Ngân hàng gửi cho bên bán một bản L/C, nếu chấp nhận mọi điều khoản trong L/C thì bên bán sẽ tiến hành chuyển hàng đồng thời lập một bộ chứng từ thanh toán gửi cho ngân hàng. Thông thường bộ chứng từ này bao gồm: Hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói. Khi Công ty chấp nhận thanh toán thì ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho Công ty để đi nhận hàng. Chi nhánh giao nhận của Công ty đặt tại cảng sẽ đứng ra kiểm nhận hàng và làm các thủ tục Hải quan, đồng thời Công ty thông báo cho khách hàng ra nhận hàng luôn tại cảng. Trong trường hợp khách hàng không nhận hàng ngay tại cảng, Công ty sẽ tiến hành thuê kho bãi và cả người giữ kho để bảo quản hàng, mọi chi phí phát sinh trong quá trình thuê kho bãi đều do khách hàng chịu. Khi nhận được biên lai thuế, tờ khai hàng hoá nhập khẩu, Invoice, giấy báo Nợ của ngân hàng, hoá đơn, biên lai vận chuyển bốc dỡ,… kế toán thực hiện vào máy tính phần hành Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, phần giấy báo Nợ của ngân hàng, chứng từ phiếu chi tiền mặt. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 1122a, TK 1122b, TK 1111, TK 131TD (chi tiết cho từng khách hàng), TK 33331TD, TK 33312TD, NKCT số 1, NKCT số 2, bảng kê số 1, bảng kê số 5, bảng kê số 11. Kế toán hàng hoá vào máy tính phần hành Mua hàng, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 156, TK 331TD, TK 3333TD, NKCT số 5. Kế toán thanh toán vào máy tính phần hành Phải trả để cập nhật giấy báo Nợ của ngân hàng về việc thanh toán L/C. Máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 331TD (chi tiết cho từng nhà cung cấp), Sổ chi tiết TK 1122a, Sổ chi tiết TK 1122b, NKCT số 2, NKCT số 5. Cuối tháng, số liệu tổng cộng trên các Nhật ký- chứng từ sẽ được chuyển vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan. Quy trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản có thể được khái quát qua sơ đồ sau: TK 1122a TK 1122b TK 331 TK 156 TK 33331 TK 33312 TK 133 TK 413 TK 141 TK 641 (1) (9) (10) (8) (8a) (8b) (4) (5) (6) (7) (2) (3a) (3b) TK 1121 TK 1111 (11) Sơ đồ 2.4: Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Cổ phần XNK khoáng sản Chú thích: 1. Ký quỹ mở L/C 2. Khi nhận được thông báo hàng đã về đến cảng cử người đi tiếp nhận hàng và tạm ứng cho cán bộ nhận hàng 3. Chi phí nhận hàng bằng tiền tạm ứng 3a. Chi phí chưa có thuế GTGT 3b. Thuế GTGT được khấu trừ 4. Tính thuế nhập khẩu phải nộp của hàng nhập khẩu 5. Nộp thuế nhập khẩu 6. Kết chuyển phần thuế GTGT của hàng nhập khẩu 7. Nộp thuế GTGT 8. Nhập kho hàng nhập khẩu 9. Thanh toán cho người xuất khẩu bằng tiền ký quỹ 10.Thanh toán cho người xuất khẩu số tiền hàng còn nợ 11. Lệ phí Hải quan. Việc hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được minh họa bằng ví dụ cụ thể sau: Ngày 03/10/2006, Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản ký hợp đồng ngoại với Công ty YUNTIANHUA UNITED COMMERCE CO., LTD (Trung Quốc) để nhập khẩu 3.300 tấn phân bón. Trong hợp đồng nhập khẩu trực tiếp quy định rõ: Giá trị của hợp đồng: 999.900 USD Phương thức thanh toán: L/C Địa điểm giao hàng: Cảng Nhà Rồng Phí mở L/C: 0,1%, Phí giám định hàng hoá: 1.950.000 Thuế nhập khẩu: 0%, Thuế GTGT: 5% YUNTIANHUA UNITED COMMERCE CO., LTD Tel: +86-871-4327032 Fax: +86-871-431-8008 Address: Kunming, Yunnan, China Email: dhaker@honglinie.com COMMERCIAL INVOICE DATE: OCT 03/2006 INVOICE NO: THDAP 1023 CONTRACT NO: UC 06 WX 2044- TH2 PAYMENT TERM: L/C TO MESSRS: VIETNAM NATIONAL MINERALS EXPORT- IMPORT JOINT STOCK COMPANY (MINEXPORT) 28 BA TRIEU STR, HA NOI, VIET NAM MARKS & NOS QUANTITIES & DESCRIPTIONS UNIT PRICE TOTAL PRICE MARKS: MANUFACTURER'S STANDARD MARKING IN ENGLISH DI- AMMONIUM PHOSPHATE (DAP) QUANTITY: 3.300 MTS/ 66.000 BAGS NET WEIGHT: 3.300 MTS GROSS WEIGHT: 330.660 MTS (SAY: THREE THOUSAND THREE HUNDRED METRIC TONS/ SIXTY- SIX THOUSAND BAGS ONLY) SPECIFICATION: TOTAL NITROGEN: 17.5 PCT MIN AVAILABLE P 205: 46.0 PCT MIN MOISTURE: 3.0 PCT MAX GRANULARITY 1- 4 MM: 90 PCT MIN COLOR: BROWN ORIGIN: P. R. CHINA (YUNNAN JIANGCHUAN TIANHU CHEMICAL INDUSTRY CO., LTD) PACKING: 50 KGS NET PACKED IN NEW WHITE PP WOWEN BAG WITH PE INNER LINER. 2 PCT EMPTY SPARE MARKED BAGS TO BE SUPPLIED FREE OF CHARGE WITH SHIPMENT. USD 303/ MT CFR TO HOCHIMINH CITY, VIET NAM WITH CUSTOMARY QUICK DISPATCH IN BAGS, INCOTERMS 2000 USD 999.900.00 Công ty ghi chép sổ kế toán theo tỷ giá hạch toán là 16.039 VND/USD, tỷ giá thực tế liên ngân hàng công bố tại thời điểm nhận hàng là 16.059 VND/USD. Ngày 05/10 Công ty ký quỹ mở L/C, số tiền ký quỹ là 30% giá trị hợp đồng, tương ứng với 999.900* 30%* 16.039= 4.811.218.830 VND Căn cứ vào giấy báo Nợ kế toán ghi: Nợ TK 1122b: 4.811.218.830 Có TK 1122a: 4.811.218.830 Ngày 16/10 Công ty nhận được bộ chứng từ do ngân hàng gửi đến. Sau khi kiểm tra đối chiếu với các điều kiện của L/C Công ty chấp nhận trả tiền. Ngày 19/10 Công ty nhận được thông báo hàng đã về đến cảng Nhà Rồng, Công ty cử cán bộ đi nhận hàng và làm thủ tục Hải quan. Công ty tạm ứng cho cán bộ đi nhận hàng 5.000.000 VND, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 141: 5.000.000 Có TK 1111: 5.000.000 Lệ phí Hải quan thông qua tờ khai hàng hoá nhập khẩu 1.000.000 VND. Kế toán định khoản nghiệp vụ này: Nợ TK 6411: 1.000.000 Có TK 1111: 1.000.000 Khi Hải quan đã kiểm tra lô hàng nhập về và đóng dấu cho phép thông quan, cán bộ phòng XNK 3 tiến hành nộp thuế NK, thuế GTGT và các lệ phí Hải quan rồi tiến hành chuyển hàng ra khỏi cảng. Thông qua giấy báo Nợ của ngân hàng về khoản thuế mà Công ty nộp cho Hải quan, tờ khai hàng hoá NK ngày 20/10/2006 (Phụ lục 1.1), kế toán phản ánh giá trị hàng NK như sau: Thuế nhập khẩu: 999.900* 0%= 0 VND Giá trị hàng nhập khẩu: 999.900* 16.059= 16.057.394.100 VND Thuế GTGT của lô hàng nhập khẩu: 16.057.394.100 * 5%= 802.869.705 VND Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 1122a (Biểu 2.1) và Sổ chi tiết TK 1122b (Biểu 2.2) để theo dõi tiền mặt và tiền ký quỹ bằng ngoại tệ tại ngân hàng Vietcombank, sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 1122a và TK 1122b đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 1122a và TK 1122b đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Biểu 2.1: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 1122a- Tiền USD gửi ngân hàng Vietcombank Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng … 05/10 Gbn641 Ký quỹ mở L/C 1122b 4.811.218.830 27/10 Gbn661 Trả tiền cho Công ty YUN 331 11.226.117.270 … … Cộng số phát sinh … … Số dư cuối tháng … Biểu 2.2: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 1122b- Tiền USD ký quỹ mở L/C Vietcombank Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng … 05/10 Gbn641 Ký quỹ mở L/C 1122a 4.811.218.830 27/10 Gbn661 Trả tiền cho Công ty YUN 331 4.811.218.830 … Cộng số phát sinh … … Số dư cuối tháng … Căn cứ vào tờ khai Hải quan, hoá đơn ngoại (invoice), hợp đồng ngoại, biên lai thuế, thông báo thuế, kế toán vào máy tính nghiệp vụ nhập hàng: Nợ TK 156: 16.057.394.100 Có TK 331: 999.900 * 16.039 = 16.037.396.100 Có TK 413: 19.998.000 Kế toán sử dụng Sổ chi tiết công nợ (Biểu 2.3) để theo dõi các khoản phải trả phát sinh và tình hình thanh toán các khoản phải trả đó đối với từng nhà cung cấp, sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331TD đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 331TD đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Biểu 2.3: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331 TD- Phải trả người bán tự doanh Khách hàng: Công ty YUNTIANHUA UNITED COMMERCE CO., LTD Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng 20/10 PN/5057 Nhập phân bón DAP 156 16.037.396.100 27/10 Gbn0561 Thanh toán cho YUN 1122a 11.226.177.270 27/10 Gbn0561 Thanh toán cho YUN 1122b 4.811.218.830 Cộng số phát sinh 16.037.396.100 16.037.396.100 Số dư cuối tháng Chi phí vận chuyển hàng 2.000.000 VND (thuế GTGT 10%), phí giám định hàng hoá 1.950.000 VND chi bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 6411: 3.950.000 Nợ TK 1331: 200.000.000 Có TK 141: 4.150.000 Ngày 27/10 Công ty tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài số tiền của hợp đồng. Sau khi thủ tục thanh toán hoàn tất, nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về việc thanh toán L/C, kế toán định khoản: Nợ TK 331: 16.037.396.100 Có TK 1122a: 11.226.177.270 Có TK 1122b: 4.811.218.830 Căn cứ vào phiếu thu cán bộ nhận hàng trả lại tiền tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 111: 850.000 Có TK 141: 850.000 Công ty nhận được hoá đơn GTGT của ngân hàng về việc thu phí dịch vụ mở L/C trừ vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng, khoản phí này phải chịu thuế GTGT 10%. Trong đó: ▪ Phí mở thư tín dụng: 999.900* 16.059* 0,1%= 16.057.394VND ▪ Thuế GTGT: 1.605.739VND Kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 6412: 16.057.394 Nợ TK 1331: 1.605.739 Có TK 1121: 17.663.133 Cuối tháng, sau khi đã hoàn thành việc ghi Sổ chi tiết công nợ, kế toán lấy số liệu tổng cộng của từng Sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng để ghi vào Nhật ký- chứng từ số 5 (Biểu 2.4). NKCT số 5 dùng để theo dõi tình hình thanh toán với tất cả các nhà cung cấp của Công ty. Biểu 2.4: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331 TD- Phải trả người bán tự doanh Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) SốTT Mã khách Tên khách Số dư đầu kỳ Ghi Có TK 331 TD, ghi Nợ các TK Theo dõi thanh toán (Ghi Nợ TK 331 TD) Số dư cuối kỳ Nợ Có 156 … Cộng Có TK 331 TD 1122a 1122b … Cộng Nợ TK 331 TD Nợ Có … … 280135 YUN 16.307.396.100 … 11.226.177.270 4.811.218.830 … … … … … … … … … … Cộng 61.926.481.661 73.192.813.068 62.584.310.224 Kế toán sử dụng Sổ chi tiết vật tư- hàng hoá (Biểu 2.5) để theo dõi tình hình nhập, xuất của từng loại hàng hoá ở từng kho, cuối tháng lấy số liệu tổng cộng để ghi vào Sổ Cái TK 156. Biểu 2.5: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ- HÀNG HOÁ Kho KXNK 3- Kho phòng XNK 3 Từ ngày 01/10/2006 đến 31/10/2006 Phân bón DAP Đơn vị: Tấn (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Đơn giá Nhập Xuất Ngày Số SL Giá trị SL Giá trị 20/10 PN/5057 Công ty YUN Nhập mua phân bón DAP 331 4.859.817 3.300 16.037.396.100 20/10 PN/5057 Chênh lệch tỷ giá 413 19.998.000 Phát sinh trong kỳ Tồn cuối kỳ Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Có TK 331 và số liệu tổng cộng trên NKCT số 5 kế toán tiến hành vào Sổ Cái TK 331TD (Biểu 2.6). Biểu 2.6: Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CÁI Tài khoản 331 TD- Phải trả người bán tự doanh Năm 2006 Số dư đầu kỳ Nợ Có (Đơn vị tính: Đồng) Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1111 9.407.061.079 1122a 73.192.813.068 1122b 62.584.310.224 … … Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có Số dư cuối tháng Nợ Có Cuối tháng, phần thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ được kết chuyển để khấu trừ: Nợ TK 1331: 802.869.705 Có TK 33312 TD: 802.869.705 Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 33312TD (Biểu 2.7) để theo dõi các khoản thuế GTGT của hàng nhập khẩu tự doanh, sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 33312TD đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 33312TD đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Cuối tháng lấy số tổng cộng để ghi Sổ Cái TK 33312TD. Biểu 2.7: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 33312 TD- Thuế GTGT hàng nhập khẩu tự doanh Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng … 20/10 Gbn0553 Nộp thuế GTGT 1121 802.869.705 31/10 Kết chuyển 33312TD→1331 1331 3.508.496.506 … … Cộng số phát sinh … … Số dư cuối tháng … Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 1331 (Biểu 2.8) để phản ánh phần thuế GTGT của hàng nhập khẩu được kết chuyển về tài khoản 1331 để khấu trừ. Biểu 2.8: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 1331- Thuế GTGT được khấu trừ Tháng 10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng … 31/10 Kết chuyển 33312TD→1331 1331 3.508.496.506 … … Cộng số phát sinh … … Số dư cuối tháng … 2.2.3. Phương thức nhập khẩu uỷ thác Để thực hiện nhập khẩu uỷ thác, các phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm bạn hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng nhưng không có đủ điều kiện, giấy phép để nhập loại hàng hoá đó nên uỷ thác cho Công ty nhập khẩu. Công ty phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu với đơn vị giao uỷ thác và hợp đồng ngoại với nhà cung cấp nước ngoài. Trong hợp đồng uỷ thác quy định rõ mọi điều khoản, quy cách, số lượng, chất lượng hàng hoá nhập khẩu, phương thức thanh toán và nghĩa vụ, quyền lợi của mỗi bên. Bên giao uỷ thác sẽ đặt cọc cho bên nhận uỷ thác một số tiền để làm các thủ tục mở L/C và chi phí liên hệ ký hợp đồng với nước ngoài. Sau khi các hợp đồng đã được ký kết, Công ty tiến hành các thủ tục nhập khẩu hàng hoá tương tự như khi tiến hành nhập khẩu trực tiếp. Căn cứ vào hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, phiếu thu tiền mặt đã có xác nhận thu tiền của thủ quỹ, giấy báo Nợ của ngân hàng, tờ khai hàng hoá nhập khẩu, biên lai vận chuyển bốc dỡ, biên lai thu phí Hải quan, kế toán thực hiện vào máy tính phần hành Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng phần giấy báo Nợ của ngân hàng, chứng từ phiếu chi tiền mặt. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 1111, TK 1122a, TK 1122b, TK 131UT, TK 33331UT, TK 33312UT, Bảng kê số 1, số 11, NKCT số 1, NKCT số 2. Căn cứ vào Invoice, biên bản giao hàng kiêm giấy nhận nợ, hoá đơn GTGT, tờ khai hàng hoá nhập khẩu, kế toán thực hiện vào máy tính phần hành Phải thu. Phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 131UT, TK 331UT, TK 33331UT, TK 33312UT, TK 5113, Bảng kê số 11, NKCT số 5, NKCT số 8. Cuối tháng máy tự động chuyển số liệu tổng cộng vào sổ Cái các tài khoản có liên quan. Quy trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác của Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản có thể được khái quát qua sơ đồ sau: TK 131 TK 1122a TK 1122b TK 331 TK 511 TK 33311 TK 33331 TK 33312 (1) (2) TK 413 TK 1111 (3) (4) (5) (6) (7) (8a) (8b) (8c) Sơ đồ 2.5: Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Cổ phần XNK khoáng sản Chú thích: 1. Nhận tiền đặt cọc của bên giao uỷ thác nhập khẩu. 2. Ký quỹ mở L/C. 3. Chi phí chi hộ cho bên giao uỷ thác. 4. Giao nhận hàng nhập khẩu. 5. Hoa hồng uỷ thác được hưởng. 6. Nộp hộ thuế GTGT, thuế nhập khẩu cho bên giao uỷ thác. 7. Bên giao uỷ thác thanh toán hợp đồng. 8. Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác được minh họa bằng ví dụ cụ thể sau: Ngày 03/03/2006, Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu 302,216 tấn lõi thép que hàn với Công ty TNHH Kỹ nghệ- Công nghiệp Cát Sơn. Hợp đồng số 0080620. Ngày 05/03/2006, Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản ký hợp đồng ngoại với Công ty XIANGTAN IRON & STEEL GROUP CO., LTD (China) về việc nhập khẩu uỷ thác lô hàng trên. Trị giá hợp đồng là 117.864,24 USD Phương thức thanh toán: L/C không huỷ ngang Địa điểm giao nhận: Cảng Hải Phòng Thuế nhập khẩu (5%): 117.864,24 * 5% = 5.893,212 USD Thuế GTGT: 10% Phí uỷ thác là 1% giá trị hợp đồng. Xiangtan iron and steel group co., ltd YUETANG, XIANGTAN, HUNAN, CHINA Tel: (0732) 8652591 Fax: (0732) 8618235 COMMERCIAL INVOICE INVOICE NO: 82135 CONTRACT NO: 2006 VN CN DATE: MAR, 05, 2006 To: VIETNAM NATIONAL MINERALS EXPORT- IMPORT JOINT STOCK COMPANY (MINEXPORT) 28 BA TRIEU STR, HA NOI, VIET NAM DESCRIPTION OF GOODS SPEC SIZE (MM) NO.OF COILS GROSS AND NET WEIGHT UNIT PRICE TOTAL AMOUNT (USD) PRIME STEEL WIRROD HOSA 6,5 211 302,216 USD 390/MT CIF HAIPHONG PORT VIETNAM 117.864,24 COIL WEIGHT: ABOUT 1,4 MT CHEMICAL COMPOSITION: AS PER CONTRACT NO. 2006 VN CN, ACCORDING TO STANDARD HOSA GB/T3429- 94 QRICTIN P.R. OF CHINA. MANUFACTURER: XIANGTAN IRON AND STEEL GROUP CO., LTD ALL OTHER CONDITIONS AS PER C ONTRACT NO. 2006. VN CN IN TOTAL: USD 117.864,24 (SAY: USD ONE HUNDRED SEVENTEEN THOUSAND EIGHT HUNDRED SIXTY FOUR AND CENTS TWENTY FOUR ONLY). Ngày 05/03 Công ty TNHH Kỹ nghệ- Công nghiệp Cát Sơn nộp tiền đặt cọc cho Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản, kế toán lập phiếu thu giao cho người nộp tiền, khi người nộp tiền đã nộp xong thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán ghi sổ: Nợ TK 1111: 200.000.000 Có TK 131 UT: 200.000.000 Ngày 08/03 Công ty tiến hành ký quỹ để mở L/C, số tiền ký quỹ là 30% giá trị hợp đồng. Khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về việc mở L/C kế toán ghi: Nợ TK 1122b: 117.864,24 * 16.039 * 30% = 567.127.364 Có TK 1122a: 567.127.364 Ngày 15/03 các chi phí phát sinh phục vụ cho việc nhập khẩu lô hàng trên bao gồm: lệ phí mở L/C 950.000 VND, chi phí Hải quan 1.850.000 VND, chi phí bốc dỡ 1.200.000 VND, Công ty đã chi hộ cho bên uỷ thác nhập khẩu. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT của ngân hàng về việc thu phí dịch vụ mở L/C, các biên lai vận chuyển, bốc dỡ, tờ khai thuế, biên lai thu phí Hải quan để ghi sổ: Nợ TK 131 UT: 4.000.000 Có TK 1111: 4.000.000 Ngày 16/03 khi nhận được thông báo hàng đã về đến cảng, Công ty cử cán bộ đi nhận hàng đồng thời thông báo ngay cho Công ty Cát Sơn đến nhận hàng tại cảng, khi làm xong thủ tục Hải quan, cán bộ Công ty cùng đại diện của bên uỷ thác nhập khẩu lập biên bản bàn giao kiêm giấy nhận nợ của lô hàng trên. Căn cứ vào đó kế toán ghi định khoản: Nợ TK 131 UT: 117.864,24 * 16.059 = 1.892.781.830 Có TK 331 UT- XIA: 1.892.781.830 Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 1111 (Biểu 2.9) để theo dõi tiền mặt hiện có tại Công ty. Sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 1111 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 1111 đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Cuối tháng xác định tổng Số dư bên Có TK 1111 để ghi vào Sổ Cái TK 1111. Biểu 2.9: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 1111- Tiền mặt Tháng 03/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng 05/03 PT/1352 Công ty CS đặt cọc trước 131CS 200.000.000 15/03 PC/462 Chi hộ Công ty CS phí HQ,VC 131CS 4.000.000 22/03 PT/1361 Cty CS thanh toán hợp đồng 131CS 2.197.750.816 Cộng số phát sinh … … Số dư cuối tháng Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán phản ánh phí hoa hồng uỷ thác nhập khẩu được hưởng: Nợ TK 131 UT: 20.820.600 Có TK 511: 18.927.818 Có TK 33311: 1.892.7812 Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, tờ khai hàng hoá nhập khẩu, giấy thông báo thuế của Hải quan, kế toán định khoản: Nợ TK 33331 UT: 94.291.392 Nợ TK 33312 UT: 198.471.594 Có TK 112 (1121): 292.762.986 Kế toán sử dụng Sổ chi tiết công nợ (Sổ chi tiết TK 131UT và Sổ chi tiết TK 331UT) để theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với từng khách hàng, từng nhà cung cấp. Sổ chi tiết TK 131UT (Biểu 2.10) gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 131UT đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 131UT đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Biểu 2.10: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 UT- Phải thu khách hàng uỷ thác Khách hàng: Công ty TNHH Kỹ nghệ- Công nghiệp Cát Sơn Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng 05/03 PT/1352 Công ty CS đặt cọc trước 1111 200.000.000 15/03 PC/462 Chi hộ CS phí Hải quan, vận chuyển 1111 4.000.000 16/03 Gnn026 Chuyển hàng cho CS 331 XIA 1.892.781.830 16/03 Gnn027 Thuế GTGT chi hộ 33312CS 198.471.594 16/03 Gnn028 Thuế NK chi hộ 33331CS 94.291.392 16/03 Phí uỷ thác NK 511 18.927.818 16/03 Thuế GTGT 33311 1.892.782 22/03 PT/1361 Cty CS thanh toán HĐ 1111 2.010.365.416 Cộng số phát sinh 2.210.365.416 2.210.365.416 Số dư cuối tháng Căn cứ vào tờ khi hàng hoá nhập khẩu, biên bản giao hàng kiêm giấy nhận nợ kế toán ghi định khoản chuyển phần thuế GTGT và thuế nhập khẩu cho khách hàng uỷ thác: Nợ TK 131 UT: 292.762.986 Có TK 33331 UT: 94.291.392 Có TK 33312 UT: 198.471.594 Đến ngày 22/03/2006 Công ty TNHH Kỹ nghệ- Công nghiệp Cát Sơn thanh toán số tiền còn lại của hợp đồng uỷ thác đồng thời làm biên bản thanh lý hợp đồng. Kế toán Tiền mặt sẽ lập phiếu thu chuyển cho người nộp tiền, khi thủ quỹ đã thu tiền xong và chuyển phiếu thu lại cho kế toán Tiền mặt để ghi sổ: Nợ TK 1111: 2.197.750.816 Có TK 131 UT: 2.197.750.816 Ngày 25/03 Công ty chuyển tiền trả cho Công ty XIANGTAN IRON & STEEL GROUP để thanh toán hợp đồng ngoại. Khi ngân hàng gửi giấy báo Nợ thông báo đã thanh toán, kế toán thanh toán định khoản: Nợ TK 331 UT- XIA: 1.892.781.830 Có TK 1122b: 567.127.364 Có TK 1122a: 1.323.297.181 Có TK 413: 2.357.285 Đến cuối tháng, trên cơ sở các Sổ chi tiết TK 131UT, kế toán tập hợp tình hình thanh toán của tất cả các khách hàng, số tổng cộng cuối tháng của mỗi Sổ chi tiết công nợ được ghi một lần vào một dòng của Bảng kê số 11 (Biểu 2.11), sau đó máy tính sẽ tự chuyển số liệu vào Sổ Cái TK 131UT. Biểu 2.11: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport BẢNG KÊ SỐ 11 Phải thu của khách hàng uỷ thác (TK 131UT) Tháng 03/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Tên khách SD Nợ đầu tháng Ghi Nợ TK 131 UT, ghi Có các TK Ghi Có TK 131 UT, ghi Nợ các TK SD Nợ cuối tháng 1111 331UT 33311 33312UT 33331UT 5113 Cộng Nợ 131 UT 1111 … Cộng Có 131 UT Cty CS … 4.000.000 1.892.781.830 1.892.782 198.471.594 94.291.392 18.927.818 2.210.365.416 … … … … … … … … … … … … … . … … Cộng … … … … … … … … … … … Kế toán phản ánh các khoản phải trả người bán trên Sổ chi tiết TK 331UT (Biểu 2.12) tương tự như phần hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. Biểu 2.12: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331 UT- Phải trả người bán uỷ thác Khách hàng: Công ty XIANGTAN IRON & STEEL GROUP CO., LTD Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng 16/03 Gnn026 Chuyển hàng cho Công ty Cát Sơn 131UT 1.892.781.830 25/03 Gbn831 Trả tiền cho Công ty XIA 1122a 567.127.364 25/03 Gbn831 Trả tiền cho Công ty XIA 1122b 1.323.297.181 25/03 Gbn831 Chênh lệch tỷ giá 413 2.357.285 Cộng số phát sinh 1.892.781.830 1.892.781.830 Số dư cuối tháng Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 33331UT (Biểu 2.13), Sổ chi tiết TK 33312UT (Biểu 2.14) để theo dõi thuế nhập khẩu ủy thác và thuế GTGT hàng nhập khẩu ủy thác, sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 33331UT, TK 33312UT đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 33331UT, TK 33312UT đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Cuối tháng lấy số tổng cộng để ghi Sổ Cái TK 33331UT, TK 33312UT. Biểu 2.13: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 33331 UT- Thuế nhập khẩu hàng uỷ thác Khách hàng: Công ty TNHH Kỹ nghệ- Công nghiệp Cát Sơn Tháng 03/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng 16/03 Gbn0557 Thuế nhập khẩu phải nộp 1121 94.291.392 16/03 Gnn 027 Thuế NK chi hộ Công ty Cát Sơn 131 UT 94.291.392 Cộng số phát sinh Số dư cuối tháng 94.291.392 94.291.392 Biểu 2.14: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 33312 UT- Thuế GTGT hàng nhập khẩu uỷ thác Khách hàng: Công ty TNHH Kỹ nghệ- Công nghiệp Cát Sơn Tháng 03/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng 16/03 Gbn0557 Thuế GTGT phải nộp 1121 198.471.594 16/03 Gnn 027 Thuế GTGT chi hộ Công ty Cát Sơn 131 UT 198.471.594 Cộng số phát sinh 198.471.594 198.471.594 Số dư cuối tháng Kế toán sử dụng Sổ chi tiết doanh thu để theo dõi doanh thu hoa hồng ủy thác nhập khẩu. Sổ chi tiết TK 5113 (Biểu 2.15) gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 5113 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 5113 đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Biểu 2.15: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT DOANH THU Tài khoản: 5113- Doanh thu hoa hồng uỷ thác nhập khẩu Tháng 03 năm 2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng 16/03 Phí uỷ thác nhập khẩu 131UT 18.927.818 … … … … 31/03 Kết chuyển doanh thu 911 161.471.462 Cộng số phát sinh 161.471.462 161.471.462 Số dư cuối tháng 2.3. Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản 2.3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu và tài khoản sử dụng Phương thức tiêu thụ mà Công ty đang áp dụng hiện nay là bán vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Hàng hoá mà Công ty nhập khẩu về không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng. Công ty đồng thời tiến hành thanh toán với cả nhà cung cấp và khách hàng. Bán hàng theo phương thức này gồm có bán giao tay ba và gửi hàng nhưng chủ yếu Công ty áp dụng phương thức tiêu thụ giao tay ba, khi hàng về đến cảng Công ty sẽ thông báo cho khách hàng đến nhận hàng trực tiếp ngay tại cảng và hàng hoá được coi là tiêu thụ sau khi hoàn tất việc giao hàng. Các tài khoản thường được sử dụng trong kế toán tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản bao gồm: Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Bên Nợ: phản ánh số tiền bán hàng phải thu của khách hàng Bên Có: phản ánh số tiền đã thu của khách hàng, số tiền người mua ứng trước Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu của khách hàng Số dư bên Có: phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Bên Nợ: ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Bên Có: phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ vì toàn bộ doanh thu sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ Bên Nợ: phản ánh trị giá vốn của hàng nhập khẩu Bên Có: kết chuyển giá vốn của hàng nhập khẩu đã tiêu thụ Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ vì toàn bộ giá vốn sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Ngoài các tài khoản được sử dụng chủ yếu ở trên, trong kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu còn sử dụng các tài khoản sau: TK 1111, TK 1122, TK 156, TK 133, TK 3331, TK 334, TK 338 (TK 3382, TK 3383, TK 3384), TK 421. 2.3.2. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu tiền, hoá đơn GTGT, biên bản giao hàng hoá kiêm giấy nhận Nợ, tờ khai hàng hoá nhập khẩu, kế toán vào máy tính phần hành Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, phần hành Phải thu. Sau khi chứng từ được cập nhật vào máy, phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu đến Sổ chi tiết TK 1111, TK 131 (chi tiết cho từng khách hàng), Sổ chi tiết TK 5111, bảng kê số 1, bảng kê số 11, NKCT số 8. Cuối tháng, số liệu được tổng hợp vào Sổ Cái các TK 1111, TK 131, TK 5111. Kế toán vào phần hành Bán hàng để nhập phiếu xuất hàng hoá. Sau đó, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ chi tiết TK 632. Cuối tháng số liệu tổng cộng sẽ được chuyển vào Sổ Cái TK 156, TK 632. Căn cứ vào các hoá đơn, biên lai thu phí Hải quan, tờ khai thuế…, kế toán thực hiện vào máy tính phần hành Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng chứng từ phiếu chi tiền mặt hoặc giấy báo Nợ của ngân hàng. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết các TK 641, TK 642, TK 111, TK 112, NKCT số 1, NKCT số 2, bảng kê số 5. Cuối kỳ phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu tổng cộng vào Sổ Cái các TK có liên quan. Ngày 01/10 khi hợp đồng mua bán giữa Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản và Công ty Cổ phần Ứng dụng và Chuyển giao Công nghệ Long Hải (Phụ lục 1.2) được ký kết xong, kế toán quỹ lập phiếu thu tiền mặt giao cho người nộp tiền của Công ty Long Hải. Sau khi người đó nộp tiền đặt cọc và giao lại phiếu thu cho thủ quỹ, kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 1111: 3.000.000.000 Có TK 131TD- LH: 3.000.000.000 Khi hàng về đến cảng, Công ty tiến hành kiểm tra hàng hoá nhập về đồng thời chuyển giao hàng bán luôn cho Công ty Long Hải. Cán bộ phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT. Mẫu số: 01 GTKT- 3LL HOÁ ĐƠN AV/2006B GTGT 0047370 Liên 3: Nội bộ Ngày 19 tháng 10 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Khoáng sản Địa chỉ: 28 Bà Triệu- Quận Hoàn Kiếm- Hà Nội Số TK: Điện thoại: Mã số thuế: 01 00107885 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Ứng dụng và Chuyển giao Công nghệ Long Hải Địa chỉ: 53 Nguyên Hồng- Quận Đống Đa- Hà Nội Số TK: Điện thoại: Mã số thuế: 01 00229499 Hình thức thanh toán: Tiền mặt và chuyển khoản. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Phân bón DAP Tấn 3 293,75 4.958.600 16.332.388.750 Cộng tiền hàng: 16.332.388.750 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 816.619.450 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.149.008.200 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy tỷ một trăm bốn mươi chín triệu không trăm linh tám nghìn hai trăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0047370, biên bản bàn giao hàng hoá kiêm giấy nhận nợ, tờ khai hàng hoá nhập khẩu kế toán ghi sổ: Nợ TK 131TD- LH: 17.149.008.200 Có TK 5111: 16.332.388.750 Có TK 33311: 816.619.450 Đồng thời kế toán xác định luôn giá xuất hàng hoá: Nợ TK 632: 16.057.394.100 Có TK 156: 16.057.394.100 Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 632 (Biểu 2.16) để theo dõi chi tiết giá vốn của hàng tiêu thụ. Sổ gồm có 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 632 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan, phần phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 632 đối ứng Có với các tài khoản liên quan. Cuối tháng lấy số tổng cộng để ghi vào Sổ Cái TK 632. Biểu 2.16: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Tài khoản: 632- Giá vốn hàng bán Tháng 10 năm 2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng PX/6725 Bán hàng cho cty LH 156 16.057.394.100 … … … … … 31/10 Kết chuyển giá vốn 911 64.900.074.184 Cộng số phát sinh 64.900.074.184 64.900.074.184 Số dư cuối tháng Khi Công ty Cổ phần Ứng dụng và Chuyển giao Công nghệ Long Hải thanh toán số tiền còn lại của lô hàng, kế toán quỹ lập phiếu thu giao cho người nộp tiền. Thủ quỹ thu tiền, ký xác nhận và giao phiếu thu cho kế toán quỹ ghi sổ: Nợ TK 1111: 14.149.008.200 Có TK 131TD- LH: 14.149.008.200 Kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 131TD để theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng. Mẫu Sổ chi tiết TK 131TD như biểu 2.17. Biểu 2.17: BỘ THƯƠNG MẠI Công ty Cổ phần XNK Khoáng sản Minexport SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 TD- Phải thu của khách hàng tự doanh Khách hàng: Công ty Cổ phần Ứng dụng và Chuyển giao Công nghệ Long Hải Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/10/2006 (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu tháng 01/10 PT/1353 Thu tiền đặt cọc của LH 1111 3.000.000.000 19/10 Gnn029 Doanh thu bán hàng 5111 16.332.388.750 19/10 Gnn029 Thuế GTGT 33311 816.619.