Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị

Lời mở đầu Trải qua hơn 10 năm đổi mới và phát triển, nền kinh tế thị trường Việt Nam có sự định hướng của Đảng và quản lý vĩ mô của Nhà nước đã tạo những bước tiến phát triển quan trọng và đồng thời tạo ra cho các đơn vị sản xuất - kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng không ít những cơ hội, thử thách; thực tế đã cho thấy chỉ những doanh nghiệp làm ăn thực sự có hiệu quả thì mới có thể tồn tại và phát triển được trong sự cạnh tranh khắc nghiệt của nền KTTT. Trong đó doanh nghiệp là những đơn vị cơ sở, tế bào quan trọng của nền kinh tế quốc dân. Vì không có sản xuất - kinh doanh thì không thể nói đến áp dụng các thành tựu khoa học tiến bộ của nền kinh tế quốc dân và kinh tế quốc tế. Nền KTTT với những mặt tích cực của nó đã kích thích nền sản xuất hàng hoá phát triển nhanh chóng và năng động đã kích thích cho Khoa học- Công nghệ phát triển để tạo nên mắt xích quan trọng, chúng tác động và kích thích lẫn nhau phát triển giúp cho cuộc sống của chúng ta tốt hơn. Tổ chức sản xuất - kinh doanh tối ưu nhất mới có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác và với các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là sắp tới hàng rào thuế quan khu vực Đông - Nam - á (AFTA) được tháo bỏ. Để đáp ứng được yêu cầu đó thì một trong những yếu tố cơ bản, quan trọng là các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Trong đó có yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất là chi phí NVL. Chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm (từ 60% - 70% ) đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Kế toán với chức năng là công cụ quản lý bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, do đó phải nghiên cứu để tổ chức quản lý như thế nào để đáp ứng được yêu cầu trên. Sau một khoảng thời gian đi sâu tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất- kinh doanh ở Công ty. Nhận thấy sự quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất là làm thế nào để đáp ứng đầy đủ, kịp thời, đồng thời, không bị ứ đọng vốn NVL cho sản xuất. Trên cơ sở những kiến thức tích luỹ được cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình củaTS. Ngô Trí Tuệ và các anh chị kế toán ở Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hữu Nghị, tôi đã chọn đề tài: " Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị”. Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: - Chương I: Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. - Chương II: Thực trạng kế toán NVL ở Công ty TNHH Hữu Nghị. - Chương III: Hoàn thiện kế toán NVL ở Công ty TNHH Hữu Nghị. Chương I Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. I. Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: Vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản trực tiếp để hình thành nên sản phẩm mới của quá trình sản xuất. * Nguyên liệu: Là những đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp * Vật liệu: Là những đối tượng lao động đã qua chế biến. NVL có một số đặc điểm sau: - NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất hoá như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, bông trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may mặc... - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. - Khi tham gia vào một quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - NVL là một bộ phận thuộc tài sản lưu động, giá trị NVL tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 2. ý nghĩa và tác dụng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: - Kế toán nguyên vật liệu có tính chính xác, đầy đủ và kịp thời để lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình sử dụng cần trong kỳ để lập kế hoạch thu mua, dự trữ và xuất dùng NVL cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có biện pháp quản lý thích hợp. Mặt khác, tính chính xác và kịp thời của công tác kế toán vật liệu, nói cách khác là chất lượng của công tác kế toán vật liệu có ảnh hưởng tới chất lượng của công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy ngay từ khâu đầu tiên phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu một cách đầy đủ, chính xác và khoa học. - Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và xuất dùng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêu giá thành... - Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng và dự trữ vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất- kinh doanh. - Tổ chức kiểm tra, giám sát và phản ánh kịp thời tình hình biến động nhập - xuất - Tồn NVL để cung cấp số liệu cho việc kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp. Công tác này nêu không làm tốt sẽ ảnh hưởng tới công tác tính giá trị sản phẩm, dẫn tới tình trạng nhà quản lý không nắm bắt được tình hình sản xuất và cung ứng vật tư một cách kịp thời, chính xác. - Nhờ có công tác kế toán NVL, mới cung cấp thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua để sản xuất và dự trữ NVL, tránh tình trạng làm giàn đoạn quá trình sản xuất và ứ đọng NVL. 3. Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: - Xuất phát từ đặc điểm NVL và tầm quan trọng của công tác quản lý vật liệu, có thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trước hết cần phải thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau: - Xây dựng quy chế về bảo quản, thu mua và sử dụng vật tư. Có đủ kho tàng sử dụng cho dự trữ, bảo quản vật tư , dụng cụ cân, đo, đong, đếm vật tư. - Xây dựng định mức vật tư cần thiết, định mức vật tư tối đa, tối thiểu, định mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản và sử dụng. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu về các chứng từ, các nghiệp vụ nội sinh như phân bổ NVL cho sản phẩm ... sổ sách kế toán NVL, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học. - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho ... và tình hình tổng hợp đối chiếu nhập - xuất - tồn. - Phân tích vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết. 4. Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: - Tổ chức tốt công tác hạch toán NVL là điều kiện quan trọng không thể thiếu đề quản lý và thúc đẩy việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những NVL cần cho sản xuất, dự trữ, cũng như sử dụng hợp lý, tiết kiệm các loại NVL, nhằm ngăn ngừa các hiện tượng như hư hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Vì vậy, kế toán NVL cần thực hiện tót các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh một cách chính xác, trung thực, kịp thời về số lượng, chất lượng và giá thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị tồn kho. Phát hiện kịp thời số thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Xuất phát từ những nhiệm vụ trên, kế toán vật liệu cần phải tổ chức một cách có hệ thống trên các chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo những phương pháp thích hợp với doanh nghiệp. Do vậy kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau: - Nắm vững đặc điểm NVL cần cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp về chủng loại; quy cách; đặc tính cơ, lý, hoá; tính chất lưu chuyển (lập sổ danh điểm vật tư ). - Lựa chọn phương pháp đánh giá nhập - xuất NVL một cách hợp lý. - Lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp và thiết kế hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp cho NVL. - Thiết kế hệ thống báo cáo kho NVL. II. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1. Phân loại NVL: Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau, có vai trò công dụng và tính năng lý, hoá khác nhau. Để có thể quản lý và tổ chức hạch toán một cách chặt chẽ từng loại, thứ NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức thích hợp. Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại, thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng (tiêu thức) nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Tuỳ theo từng doanh nghiệp, tuỳ theo các tiêu thức phân loại mà NVL dược phân loại khác nhau. Nhìn chung NVL được phân loại theo một số tiêu thức chính sau: 1.1 Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL - NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến): Là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. - NVL phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để duy trì cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc được dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật hay nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu,... Nhiên liệu tồn tại ở cả ba dạng lỏng, khí, rắn. Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thường. - Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa khôi phục năng lực hạot động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế. - Thiết bị và vật liệu XDCB : Là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động XDCB, tái tạo TSCĐ. - Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Cách phân loại như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính, có lúc lại được sử dụng như vật liệu phụ. Do đó, khi phân loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. 1.2 Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất. - NVL sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có: - NVL trực tiếp: là các loại NVL trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. - NVL gián tiếp: là các loại NVL tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm (Thường là chi phí cố định như chi phí dầu mỡ bảo dưỡng máy móc). - NVL sử dụng cho bán hàng. - NVL sử dụng cho quản lý DN. Căn cứ vào nguồn hình thành. - NVL mua ngoài: Là những NVL sử dụng cho sản xuát kinh doanh dược DN mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung ứng NVL thường xuyên của mỗi DN. - NVL tự sản xuất: Là những NVL do DN tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - NVL nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi:Là những NVL bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán. 1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu . - NVL thuộc sở hữu của DN. - NVL không thuộc sở hữu của DN. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ, loại vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, DN phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, mã hiệu, qui cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Số hiệu để chỉ từng thứ vật liệu gọi là số danh điểm vật liệu. Hệ thống số danh điểm vật liệu được xây dựng theo nguyên tắc phân loại. Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác tác hạch toán, nó cung cấp thông tin cho quản lý, trong đó thể hiện qui cách đơn vị, mã số, là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán ở DN. Sổ danh điểm vật liệu. Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm vật liệu Danh điểm 2. Đánh giá vật liệu: Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Do vậy, để làm tốt công tác hạch toán vật liệu trước hết cần nắm vững các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận, trong đó có các nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc giá phí (Cost principle): Nguyên tắc này đòi hỏi việc đo lường, tính toán về tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải đặt trên cơ sở giá phí thực tế. - Nguyên tắc nhất quán: (Consistency principle): Các khái niệm , các nguyên tắc, các chuẩn mực, các phương pháp ... mà kế toán sử dụng phải đảm bảo liên tục, nhất quán, không thay đổi từ kỳ này sang kỳ khác. - Nguyên tắc công khai (Disclosure principle):Nguyên tắc này đòi hỏi báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải ràng, dễ hiểu và phải bao gồm đầy đủ các thông tin liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Những báo cáo này phải được trình bày công khai cho tất cả những người quan tâm ... Khi doanh nghiệp thay đổi phương pháp thay đổi tính giá xuất kho thì phải giải trình trên thuyết minh báo cáo tài chính. - Nguyên tắc trọng yếu (Materiality principle): Nguyên tắc này chú trọng đến các vấn đề (các yếu tố), các khoản mục... mang tính trọng yếu, quyết định bản chất và nội dung sự vật, hiện tượng mà bỏ qua những vấn đề, những yếu tố ... thứ yếu, không làm thay đổi bản chất và nội dung sự vật, hiện tượng, như khi phân bổ chi phí chung cho vật liệu ... - Nguyên tắc thận trọng (Conseriatism principle): Các giải pháp được lựa chọn phải bảo đảm chắc chắn rằng ảnh hưởng của chúng tới vốn chủ sở hữu là rất ít, hay nói cách khác, phương án kế toán được lựa chọn là phương án đem lại lợi nhuận thấp như khi giá về một loại NVL nào đó trên thị trường giảm thì phải tiến hành ghi giảm giá trị của loại vật liệu này ... - Nguyên tắc thước đo tiền tệ (Monetary principle): Thước đo tiền tệ là đơn vị đồng nhất trong việc tính toán, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh và kế toán chỉ phản ánh những gì có thể biểu hiện được bằng tiền. Kế toán vật liệu đã sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh tình hình hiện có cũng như sự biến động của vật liệu. Đây là thước đo cơ bản của khoa học hạch toán kế toán. 2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho: NVL nhập kho chủ yếu được tính bằng giá thành thực tế. Cá biệt chỉ có một vài số ít trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho NVL. Chẳng hạn, khi NVL nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi sổ, đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế cho lô NVL đó. Giá thực tế của NVL nhập vào được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: * Đối với NVL mua ngoài. Giá thực tế vật liệu nhập = Giá ghi trên hoá đơn người bán + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá (nếu có) Trong đó: - Giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, nếu có): + Nếu DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa tính thuế. + Nếu DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua là giá có thuế. - Chi phí thu mua thường bao gồm: + Chi phí vận chuyển bảo quản. + Chi phí thuê kho, bãi. + Chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua. + Hao hụt trong định mức khi mua. + Công tác phí của người đi mua. * Đối với NVL sản xuất: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá vật liệu xuất để chế biến + Chi phí chế biến khác * Đối với NVL do Nhà Nước cấp hoặc cấp trên cấp: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị vật liệu ghi trên biên bản bàn giao + Chi phí tiếp nhận (nếu có) * Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị góp vốn thoả thuận + Chi phí liên quan đến việc tiếp nhận(nếu có) * Đối vớí NVL nhận do tặng thưởng, viên trợ: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị do hội đồng bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trường + Chi phí liên quan (nếu có) * Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá thu hồi tối thiểu. 2.2 Xác định giá NVL xuất kho. Việc tính giá thực tế NVL xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có nhiều phương pháp được sử dụng để tính giá NVL xuất dùng. DN có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau nhưng phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc nhất quán trong hạch toán (nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng). 2.2.1 Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này dựa trên cơ sở thực tế xuất vật liệu ở lô nào thì dùng giá mua thực tế của lô đó để tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho đối tượng sử dụng. * Ưu điểm: Tính giá vật liệu được chính xác. * Nhược điểm: Thực hiện rất khó, vật liệu phải được chi tiết theo từng lô hàng theo từng lần nhập mà trên thực tế không phải DN nào làm cũng được. * áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng đối với vật tư đặc chủng có gía trị lớn hoặc đối với những đơn vị xây dựng được hệ thống bảo quản vật liệu sau mỗi lần nhập kho riêng. 2.2.2 Phương pháp Nhập trước-Xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, NVL xuất kho được tính giá trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ xuất dùng trước, lô NVL nào nhập sau sẽ xuất dùng sau. Nếu giá cả có xu hướng tăng thì giá trị hàng tồn kho sai với giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ: giá trị hàng xuất trong kỳ thấp, giá trị hàng tồn kho cao, dẫn đến chi phí kinh doanh giảm, lợi nhuận tăng. Ngược lại, nếu giá cả NVL có xu hướng giảm thì giá trị hàng tồn kho thấp, lợi nhuận giảm. * Ưu điểm: - Cho phép kế toán có thể tính giá xuất kho kịp thời. - Việc tính toán đơn giản, dễ làm. * Nhược điểm: - Phải tính giá theo từng danh điểm của NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại nên rất tốn công sức. - Làm cho chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp với giá cả thị trường NVL. * áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL, số lần nhập, xuất kho của mỗi danh điểm NVL không nhiều. 2.2.3 Phương pháp Nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định NVL mua sau sẽ được xuất kho trước (có nghĩa là ngược với phương pháp FIFO ở trên) do vậy giá thực tế của NVL xuất dùng chính là giá của lô NVL mua sau cùng và giá trị NVL tồn kho chính là giá trị của lô NVL mua trước tiên. Phương pháp này phù hợp khi giá cả có xu hướng giảm, vì khi đó giá trị lô hàng xuất kho thấp, chi phí giảm dẫn đến lợi nhuận tăng. * Ưu điểm: - Tính toán đơn giản, dễ làm. - Công việc tính giá được tiến hành thường xuyên trong kỳ. - Phản ánh chi phí kinh doanh của DN phù hợp với sự biến động giá cả của thị trường NVL. * Nhược điểm: Cũng như phương pháp FIFO, trong trường hợp giá cả NVL biến động mạnh thì việc tính giá lại ít chính xác và bất hợp lý. * áp dụng: Phương pháp này này thích hợp đối với những DN ít danh điểm vật liệu, giá cả NVL tương đối ổn định, số lần nhập- xuất của mỗi loại lớn. 2.2.4 Phương pháp giá bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (có thể bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập kho) i/ Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, căn cứ vào tình hình tồn đâu kỳ và nhập trong kỳ, cuối tháng kế toán tính giá bình quân của NVL, sau đó căn cứ vào giá bình quân tính ra giá trị thực tế NVL xuất dùng trong kỳ: Giá thực tế NVL xuất dùng = Pbq x Số lượng NVL xuất dùng Trong đó : Pbq là giá bình quân Giá thực tế bình quân đơn vị NVL (Pbq) = Giá thực tế NVL tồn ĐK + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn ĐK + Số lượng thực tế NVL nhập trong kỳ * Ưu điểm: Việc tính giá NVL xuất kho tương đơn giản, dễ làm, không phụ thuộc vào số lần nhập kho NVL nhiều hay ít. * Nhược điểm: - Chỉ tiến hành phương pháp này vào cuối kỳ hạch toán, do đó khối lượng công việc thường dồn vào cuối kỳ, làm chậm quá trình quyết toán. - Không phản ánh đuợc sự biến động của giá cả. * áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất nhiều, và giá cả không biến đổi đột ngột. ii/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Giá bình quân đơn vị NVL cuối kỳ trước (Pck) = Giá thực tế NVL tồn ĐK Số lượng thực tế NVL tồn ĐK Giá thực tế NVL xuất dùng = Pck x Số lượng NVL xuất dùng Trong đó Pck là giá cuối kỳ * Ưu điểm: - Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ khối lượng tính toán. - Phản ánh thường xuyên tình hình biến động NVL trong kỳ. * Nhược điểm: phản ánh không chính xác tình hình biến động giá cả NVL . iii/ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Kế toán căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho. Giá bình quân đơn vị NVL sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn trước khi nhập + Giá thực tế NVL nhập Số lượng thực tế NVL tồn trước khi nhập + Số lượng thực tế NVL nhập Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập * Ưu điểm: - Cho phép kế toán tính giá NVL chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả. - Việc tính giá được thực hiện đều đặn trong kỳ. * Nhược điểm: Khối lượng tính toán nhiều và phải tiến hành tính theo từng danh điểm NVL. * áp dụng: Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập của mỗi loại không nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi tính. 2.2.5 Phương pháp tính giá NVL tồn kho theo giá mua lần cuối. Theo phương pháp này, giá trị của NVL tồn kho được tính theo giá mua lần cuối cùng và giá trị của NVL xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL mua vào trong kỳ - Giá trị NVL tồn cuối kỳ Trong đó giá trị NVL tồn cuối kỳ được tính theo công thức: Giá trị NVL tồn cuối kỳ = Số lượng NVL tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL mua lần cuối cùng * Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán. * Nhược điểm: Phản ánh không kịp thời tình hình nhập xuất NVL trong kỳ, mà chi tính được vào cuối kỳ. * áp dụng:Phương pháp này thường được áp dụng đối với các DN sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.2.6 Phương pháp giá hạch toán. Giá hạch toán là giá trị do DN qui định có tính chất ổn định và nó chỉ dùng để ghi sổ vật liệu kế toán hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong thanh toán. Giá hạch toán phải được qui định thống nhất trong mỗi kỳ hạch toán và được qui định cụ thể cho từng loại vật liệu. Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo gía hạch toán : Trị giá hạch toán vật tư nhập xuất = Số lượng vât liệu nhập - xuất x Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành bước điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau: Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu: Hệ số giá (K) = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá trị hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ: Trị giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá được tính chi tiết cho tứng nhóm, từng loại NVL . - Khi K=1: giá thực tế bằng giá hạch toán. - Khi K>1: giá thực tế lớn hơn giá hạch toán. - Khi K<1: giá thực tế nhỏ hơn giá hạch toán. * Ưu điểm: Phương pháp này kết hợp đuợc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu nhiều hay ít. * Nhược điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, số lượng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán. * áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những DN có nhiều danh điểm vật liệu và có trình độ kế toán tương đối tốt. 3. Kế toán chi tiết vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 3.1 Chứng từ - tổ chức hạch toán ban đầu kế toán vật liệu: Xây dựng hệ thống chứng từ là nội dung đầu tiên của công tác hạch toán kế toán. Căn cứ theo chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo quyết định: QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và thông tư số 100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 của Bộ tài chính hướng dẫn kế toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp. Các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: Chứng từ dùng cho hạch toán vật liệu: Phiếu nhập kho - Mẫu số 01 - VT. Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - VT. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu số 03 - VT. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức- Mẫu số 04 - VT. Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Mẫu số 05 - VT. Thẻ kho - Mẫu số 06- VT. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Mẫu số 07 - VT. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - Mẫu số 08 - VT. Hoá đơn GTGT- Mẫu số 01 - GTKT - 3LL. ... Từ hệ thống chứng từ được xây dựng, kế toán doanh nghiệp mà đứng đầu là kế toán trưởng cùng với lãnh đạo đơn vị thực hiện chỉ đạo ... Việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu vật liệu quyết định tính trung thực của số liệu kế toán. Công tác hạch toán ban đầu đòi hỏi phải thực hiện đúng theo chế độ của Nhà nước ban hành. Hạch toán ban đầu kế toán vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác phải gồm có hai nội dung chính là: -Trình tự xử lý chứng từ. -Tổ chức luân chuyển chứng từ. Tất cả các chứng từ kế toán vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trưởng quy định để phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh số liệuđ ược kịp thời giữa các bộ phận có liên quan. Với hai nội dung chính nêu trên, kế toán vật liệu tổ chức công tác hạch toán ban đầu theo các bước: Lập chứng từ: Phải quy định rõ trách nhiệm lập chứng từ cho các cá nhân, cán bộ kế toán. Khi lập chứng từ, người lập chứng từ phải căn cứ theo đúng nghiệp vụ kinh tế - tài chính thực tế phát sinh về vật liệu và phản ánh một cách trung thực vào chứng từ theo các nội dung cần kê khai trên chứng từ. Tổ chức luân chuyển chứng từ: Phải tổ chức các bước luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo công tác hạch toán kế toán được tiến hành một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Kiểm tra chứng từ: Khi nhận được chứng từ, kế toán cùng với những người liên quan phải tiến hành công tác kiểm tra chứng từ kế toán về tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ, tính chính xác, đầy đủ của các yếu tố (chỉ tiêu ) ghi trên chứng từ. Chứng từ được lập đòi hỏi phải ghi rõ ràng cả phần ghi bằng chữ và số. Kế toán vật liệu kiểm tra chứng từ về vật liệu là công việc bắt buộc. Tập hợp và phân loại chứng từ: Kế toán vật liệu phải tiến hành tổng hợp, phân loại chứng từ phục vụ cho cho việc ghi sổ kế toán một cách nhanh chóng thuận tiện, hoàn thiện các yếu tố còn thiếu (nếu thấy cần thiết), tổng hợp số liệu, định khoản kế toán ... Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: Kế toán cùng các bộ phận, cá nhân có liên quan phải tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ theo đúng chế độ bảo quản và lưu trữ tài liệu mà Nhà nước ban hành. 3.2 Kế toán chi tiết vật liệu: Kế toán chi tiết vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi hạch toán tổng hợp vật liệu nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh. Giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vật liệu có mối quan hệ mật thiết với nhau. Trước hết về mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho các cấp quản lý của Nhà nước và trong nội bộ doanh nghiệp. Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình, song kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung là là hệ thống chứng từ kế toán thống nhất, do đó đảm bảo cho sự kiểm tra và đói chiếu lẫn nhau. Hệ thống thông tin kế toán tổng hợp được hình thành trên cơ sở tôn trọng một cách nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước về vận dụng hệ thống TK kế toán, các phương pháp tính giá và xác định kết quả kinh doanh. Trong đó hệ thống thông tin dựa trên cở sở hạch toán chi tiết được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý riêng biệtcủa doanh nghiệp. Một trong những yêu cầu của quản lý và kế toán vật liệu là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng cho từng loại vật liệu ở cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Kế toán và quản lý vật liệu phải được tiến hành theo từng kho (lưu giữ, bảo quản theo từng kho ) để đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu với từng thủ kho ở từng kho, giữa kế toán chi tiết vật liệu với từng thủ kho để đảm bảo tính chính xác, chặt chẽ công tác quản lý vật liệu cũng như có sự ràng buộc các thông tin các bên cung cấp. Giữa thủ kho và kế toán có sự kiểm tra lẫn nhau tạo nên sự chặt chẽ, ràng buộc trách nhiệm lẫn nhau trong công tác quản lý vật liệu. Do đó, mà phải tổ chức kế toán chi tiết vật liệu đồng thời cả ở phòng kế toán và ở kho vật liệu. Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà người ta có thể tổ chức áp dụng công tác kế toán vật liệu theo một trong ba phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp có phạm vi áp dụng phù hợp nhất định, có các ưu, nhược điểm khác nhau. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình để áp dụng cho phù hợp và khoa học. Trên cơ sở phương pháp kế toán chi tiết được lựa chọn áp dụng, kế toán tiến hành mở các sổ kế toán liên quan và tiến hành ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự nhất định. Khi nhận được chứng từ liên quan được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ, kế toán và thủ kho phải tiến hành việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, chính xác, đầy đủ của chứng từ và phải bổ sung các chỉ tiêu còn thiếu (nếu thấy cần thiết) trước khi sử dụng để ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. Trên cơ sở số liệu phản ánh trên các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán và thủ kho ghi vào các sổ liên quan. Tại kho: Trong cả ba phương pháp thủ kho đều tiến hành ghi chép phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào thẻ kho. Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. Tại phòng kế toán: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết mà hàng ngày công tác kế toán chi tiết vật liệu được kế toán vật liệu thực hiện việc ghi chép phản ánh trên sổ chi tiết vật liệu hoặc bảng kê nhập - xuất hoặc bảng lũy kế nhập - xuất. Cuối tháng, kế toán tổng hợp các số liệu để ghi sổ vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn hoặc sổ đối chiếu luân chuyển. Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp kế toán nào thì việc phản ánh tình hình hiện có và tình hình biến động của vật liệu đều được thực hiện theo chỉ tiêu giá trị (riêng phương pháp thẻ song song và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển còn ghi chép phản ánh theo cả chỉ tiêu giá trị và hiên vật). Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu của ba phương pháp được khái quát theo các sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ: 01 Ghi chú: Điều kiện áp dụng là doanh nghiệp sử dụng giá mua thực tế để kế toán chi tiết vật liệu. Phương pháp thẻ song song có ưu điểm chính là việc ghi chép rất đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra nhưng có nhược điểm là sự ghi chép giữa kế toán và thủ kho còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu cần giám sát thường xuyên hệ thống kho tàng tập trung, vì vậy hình thức này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng ghi chép không nhiều, quy mô sản xuất nhỏ. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ: 02 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi chú: Điều kiện áp dụng là doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật liệu. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm lớn nhất là giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, nhưng cũng như phương pháp thẻ song song, phương pháp này chưa khắc phục được việc ghi chép trùng lặp (phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị), việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý vật liệu. Vì vậy hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, lao động kế toán ít, hệ thống kho tàng phân tán. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ: 03 Ghi chú : Điều kiện áp dụng là doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật liệu và có thể kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép hạch toán nghiệp vụ ở kho. Phương pháp sổ số dư có nhiều ưu điểm giảm được khối lượng ghi chép sổ kế toán, khắc phục được việc ghi trùng lặp, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, còn ở kho theo dõi về mặt hiện vật. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ cho quản lý. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất thường xuyên. Tuy nhiên, có nhược điểm là khi có sai sót, nhầm lẫn thì việc kiểm tra đối chiếu khá phức tạp và đòi hỏi trình độ và ý thức của cán bộ kế toán cao trong việc ghi sổ chính xác, tránh được nhầm lẫn trong ghi sổ và tính toán. 4. Kế toán tổng hợp vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp được hạch toán nhập - xuất kho thường xuyên dựa trên hệ thống TK tổng hợp, ghi chép sổ kế toán ... theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính thì công tác kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp chỉ được phép áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Trong thực tế hiện nay thì các doanh nghiệp Nhà nước hay các doanh nghiệp lớn ngoài Nhà nước không được phép áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ cho công tác kế toán tổng hợp vật liệu. 4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có biến động tăng, giảm hàng tôn kho nói chung và NVL nói riêng một cách thường xuyên, liên tục trên các TK phản ánh từng loại. Phương pháp này được sử phổ biến hiện nay ở nước ta vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được nhập - xuất - tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng. Chứng từ sử dụng: Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,... Để hạch toán kế toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng các TK sau: - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng, giảm qua kho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ. Dư Nợ: Giá trị thực tế của NVL tồn kho. TK 151 - Hàng mua đi đường: Dùng để theo dõi giá trị vật tư, hàng hoá ... mà doanh nghiệp đã mua, hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng đến cuối tháng, chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán ). Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường ( đầu và cuối kỳ ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK chủ yếu liên quan khác như TK: 133, 331, 111, 112 ...Trình tự hạch toán: a.Hach toán tình hình tăng NVL. Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại): Giá mua thực tế NVL Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (331,111,112.141...): Tổng giá thanh toán Trường hợp DN được hưởng chiết khấu mua hàng Nợ TK 111,112, 1388: Số tiền chiết khấu được người bán trả lại hoặc chấp nhận trả Nợ TK 331: Số tiền chiết khấu được người bán trừ vào số nợ phải trả Có TK 711: Số tiền chiết khấu được hưởng theo giá không có thuế GTGT Trường hợp được giảm giá hàng mua hay trả lại hàng mua ghi: Nợ TK 111,112: Số tiền hàng được người bán trả lại Nợ TK 331: Người bán trừ vào số tiền hàng phải trả Có TK 152: Số tiền hàng mua không có thuế GTGT Có TK 133: Số thuế GTGT không được khấu trừ Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. Về nguyên tắc khi phát hiện hàng thừa cần làm biên bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: + Nếu nhập toàn bộ Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ hàng ( giá không có thuế) Nợ TK 133(133.1): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán tính theo số hoá đơn Có TK 338(3381): Tổng trị giá hàng thừa( giá chưa có thuế GTGT) - Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừa trả lại - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Nợ TK 133(1331): Thuế GTGt của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa - Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu chỉ nhập đúng theo số hoá đơn Ghi nhận số nhập như trường hợp trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán ghi Nợ TK 002. Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể ghi: - Nếu đồng ý mua hết số thừa: Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừa Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số thừa Đồng thời: Có TK 002: Trị giá thừa - Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá hàng thừa( không thuế GTGT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào “ Biên bản kiểm nghiệm” thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: + Khi nhập kho: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 138(1381): Trị giá thiếu( không có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo số hoá đơn Khi có quyết định xử lý: - Nếu người bán giao nốt số hàng còn thiếu Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá thiếu Có TK 138(1381) - Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 133(1331): Ghi giảm thuế GTGT được khấu trừ Có TK 138(1381): Giá trị hàng thiếu - Nếu hàng thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 334, 138(1388): Cá nhân phải bồi thường Có TK 138(1381): Trị giá thiếu đã được xử lý - Nếu số thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 821: Chi phí bất thường Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng mua chưa có hoá đơn”. + Nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường. + Nếu cuối tháng, hoá đơn chưa về thì kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu theo giá tạm tính Có TK 331: Giá trị vật liệu theo giá tạm tính Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau: + Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường + Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) và ngược lại ghi bút toán thường (nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế) + Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán tạm tính rồi định khoản theo giá thực tế như bình thường. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tệp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. + Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường. + Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133(1331) Có TK liên quan( 331,111,112,141...): Giá đã có thuế + Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152(Chi tiết vật liệu) Nợ TK 621,627,642: Xuất cho sản xuất,phân xưởng,quản lý Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về nhập kho kỳ này Trường hợp NVL tự chế, thuê ngoài nhập kho hoặc gia công chế biến ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 Các trường hợp tăng NVL khác: Nợ TK152: Có TK 338(3381): Thừa trong định mức chờ xử lý Có TK 411: Nhận cấp phát viện trợ hay biếu tặng bằng NVL Có TK412: NVL tăng do đánh giá lại tài sản Có TK642: NVL thừa trong định mức Có TK222,128: Nhận lại vốn góp bằng NVL Có TK621,627,641,642: NVL dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 241: NVL nhập kho từ hoạt động XDCB, SCL Có TK336: NVL vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ b. Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu. + NVL dùng trong các doanh nghiệp chủ yếu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh. Mỗi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế bên Có của TK 152 Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh Nợ TK621: Xuất NVL trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK627(6272): Xuất dùng chung cho các phân xưởng sản xuất Nợ TK 641(6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642(6422): Xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn Có TK 152: Giá thực tế của vật liệu xuất dùng Xuất góp vốn liên doanh. +Nếu góp vốn liên doanh ngắn hạn. Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp được thừa nhận sẽ được phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại TS” Nợ TK 128: Giá trị vốn góp Nợ (hoặc Có) TK 412: Giá trị chênh lệch Có TK 152: Giá trị thực tế + Nếu góp vốn liên doanh dài hạn từ 1 năm trở lên. Nợ TK 222: Nợ (hoặc Có) TK 412: Có TK 152: Nếu xuất ra ngoài thuê gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất chế biến Các trường hợp giảm NVL khác Nợ TK 642: Giá trị cho vay , giá trị thiếu chờ xử lý Nợ TK 412: Đánh giá giảm NVL Nợ TK 821: Thiếu hụt mất mát không xác định được nguyên nhân Nợ TK632: Xuất bán Nợ TK138(1381,1388):Giá trị thiếu chờ xử lý hoặc cá nhân phải bồi thường Có TK 152: Giá trị thực tế NVL xuất kho Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ 04 xxx Đánh giá giảm nguyên vật liệu TK 412 Phát hiện thiếu qua kiểm kê TK 138 (1), 642 Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh TK 128, 222 Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến TK 154 Xuất vật liệu bán, gửi bán Xuất vật liệu cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, bán hàng, xây dựng cơ bản TK 632, 157 TK 621 Xuất vật liệu cho sản xuất trực tiếp sản phẩm Các khoản giảm giá, chiết khấu mua vật liệu xxx Thuế nhập khẩu tính vào giá trị vật liệu nhập kho Nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu TK 128, 222 Nhập kho do nhận cấp phát, vốn góp, biếu , tặng... Nhập kho vật liệu do sử dụng không hết Phát hiện thừa qua kiểm kê Nhập kho do tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT được khấu trừ TK 133 (1) Nhập kho vật liệu mua ngoài theo phương pháp thuế GTGT khấu trừ Nhập kho vật liệu mua ngoài theo phương pháp thuế GTGT trực tiếp TK 128, 222 TK 411 TK 621 TK 338 (1), 642 TK 154 TK 3331 TK 111, 112, 141, 331 TK 151 Nhập kho hàng đi đường kỳ trước TK 111, 112, 331 TK 152 TK 627, 642., 641, 241 4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa trên các TK phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các TK sau: TK 611: Mua hàng (Tiểu khoản 6111: Mua NVL): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) Từ đó, xác định giá trị vật tư xuất dùng. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 152: Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại: Bên Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho. TK 151- Hàng mua đi đường: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị ) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Bên Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác như: TK: 133, 331, 111, 112... Các TK này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. Trình tự hạch toán: - Đầu kỳ. Kết chuyển giá trị hàng tồn kho: Nợ TK 611(6111): Có TK 152: NVL tồn kho. Có TK 151: NVL đi đường Trong kỳ. - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng Nợ TK 611(6111) Nợ TK 133 Có TK liên quan(111,112,331...) - Các nghiệp vụ tăng vật liệu trong kỳ Nợ TK 611 Có TK 411: nhận vốn góp liên doanh, cấp phát, tặng thưởng. Có TK 311,336,338: NVL tăng do đi vay Có TK 128,222,228: Nhận lại vốn góp LD Có TK 3381: Tăng do kiểm kê vật liệu thừa. Có TK 412 : Đánh giá NVL tăng. - Giá trị hàng mua trả lại và giảm giá trong kỳ: Nợ TK 331, 111, 112,...Số hàng mua trả lại hoặc số giảm giá Có TK 133(1331): Thuế VAT của hàng trả lại hay số hàng giảm giá. Có TK 611: Giá thực tế của hàng mua trả lại hoặc khoản giảm giá được hưởng. - Cuối kỳ. * Căn cứ vào biên bản kiểm kê NVL, CCDC và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt kế toán định khoản: Nợ TK 152: NVL tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ Nợ TK 138,334: Cá nhân phải bồi thường Nợ TK 821: Số thiếu hụt chờ xử lý Nợ TK 642: Số thiếu hụt trong định mức Có TK 611(6111):Hàng tồn kho cuối kỳ * Giá tị NVL được tính vào chi phí sản xuất, chi phí QL, BH được xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ số phát sinh bên Có TK 611 (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại) và ghi: Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 611: Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Sơ đồ: 05 TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 TK 331, 111,112, 138 TK 621, 627, 641, 642, 241 Kết chuyển giá trị thực Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ tế vật liệu tồn cuối kỳ TK 111, 112 Mua vật liệu trả tiền ngay Chiết khấu mua hàng, ( thuế GTGT trực tiếp ) giảm giá hàng mua... Mua vật liệu trả tiền ngay TK 133(1) ( thuế GTGT được khấu trừ ) TK 331, 311 Mua VL chưa trả tiền mua, Xuất dùng cho sản xuất trực bằng tiền vay ( thuế GTGT tiếp, sản xuất chung, bán hàng khấu trừ ) QLDN, XDCB Mua VL chưa trả tiền mua TK 631 bằng tiền vay ( thuế GTGT VL xuất kho tự chế biến trực tiếp ) thuê ngoài gia công TK 411 TK 138, 111, 334 Nhận góp vốn liên doanh VL thiếu hụt phát hiện cấp phát... qua kiểm kê TK 333 ( 3) TK 412 Thuế nhập khẩu phải nộp Chênh lệch giảm do đánh giá lại VL TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại VL TK 631 VL tự chế hoặc thuê ngoài gia công nhập kho 4.3. Kế toán dự phòng giảm giá NVL: Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa phát sinh vào chi phí kinh doanh, để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ tới. Việc lập dự phòng được tiến hành vào cuối niên độ kế toán, cơ sở để lập dự phòng là dựa trên xu hướng biến động giá cả của năm tới, kế toán sử dụng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá của niên độ cũ. Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá cho niên độ tới. Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. NVL là loại hàng tồn kho có giá trị lớn và thường xuyên biến động, do đó lập dự phòng giảm giá NVL là cần thiết. Công thức lập dự phòng: Mức lập dự phòng Số lượng vật liệu tồn Giá hạch Giá thực tế giảm giá hàng tồn kho giảm giá tại thời toán trên thị trường tại kho cho năm KH điểm 31/12/BC sổ kế toán thời điểm 31/12 Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Sơ đồ: 06 TK 721 TK 159 TK 642 ( 6 ) Trích lập dự phòng cho năm N + 1 Hoàn nhập dự phòng cuối năm N + 1 Trích lập dự phòng cho năm N + 2 4.4. Hạch toán kết quả kiểm kê kho vật liệu: Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể thành lập ban kiểm kê tài sản để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chung và của vật liệu nói riêng. Trong quá trình kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá...xác định tài sản (vật liệu ) hiện có, đối chiếu với tài liệu kế toán để xác định số thừa, thiếu, hư hỏng, kém phẩm chất. Biên bản kiểm kê là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện vật liệu bị thiếu hụt hoặc kém phẩm chất, doanh nghiệp phải tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ theo nguyên nhân gây ra mà kế toán ghi: Nợ TK 642: Thiếu trong định mức cho phép. Nợ TK 138 ( 1388, 1381 ): Chờ bồi thường, chờ xử lý. Nợ TK 334: Trừ dần vào lương CBCNV. Có TK 152: Số NVL bị thiếu... Trường hợp phát hiện có NVL thừa, doanh nghiệp phải xác định số NVL thừa là của doanh nghiệp mình hay của đơn vị, cá nhân khác thì kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa. Có TK 338 ( 3381, 3388 ): thừa chờ xử lý, phải trả khác. Có TK 721: Quyết định ghi tăng thu nhập bất thường. 4.5. Hệ thống sổ kế toán dùng trong kế toán tổng hợp vật liệu: Để tiến hành ghi chép phản ánh thu nhập thông tin kế toán vật liệu trên sổ sách các quá trình nhập - xuất vật liệu, hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán, mà trong mỗi một hình thức có một hệ thống sổ sách riêng, trình tự kế toán riêng phù hợp với từng điều kiện cụ thể. Muốn vận dụng có hiệu quả, khi lựa chọn một trong bốn hình thứ này, doanh nghiệp cần phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý, quy mô hoạt động của doanh nghiệp cũng như trình độ của nhân viên kế toán để áp dụng sao cho phù hợp. Các hình thức tổ chức sổ kế toán gồm có: a/Hình thức Nhật ký - Chứng từ: Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ này thường có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao. Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công chuyên môn hoá cao trong lao động kế toán giữa các phần hành. Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian (nhật ký)với việc ghi chép phân loại theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành vào sổ chi tiết, Bảng kê và các sổ Nhật ký- Chứng từ. Cuối tháng, dựa trên số liệu phát sinh trong sổ Nhật ký - Chứng từ, kế toán tiến hành vào các sổ Cái tương ứng. Hệ thống sổ: Nhật ký - Chứng từ số 2, Nhật ký - Chứng từ số 5, Nhật ký - Chứng từ số 6, Nhật ký - Chứng từ số 7, Nhật ký - Chứng từ số 10, Bảng kê số 3 và sổ Cái các TK 151, TK 152, TK 331 ... Hình thức này áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính khó khăn hơn các hình thức kế toán khác trong việc tổ chức thu nhận và hệ thống hóa thông tin kế toán NVL. b/ Hình thức Chứng từ ghi sổ: Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp kể cả những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp sử dụng nhiều TK, trình độ quản lý và kế toán chưa cao, doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán. Đặc điểm tổ chức sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tự thời gian (nhật ký). Căn cứ vào Bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ lại dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và các TK tương ứng. Hệ thống sổ: Sổ Cái TK 151, TK 152, chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toán Chi tiết NVL. Hình thức này thuận tiện trong việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. c/ Hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Điều kiện áp dụng: Thường áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh đơn giản, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít TK, trình độ kế toán thấp, có ít nhân viên kế toán, lao động kế toán chủ yếu là thủ công và trong các đơn vị Hành chính sự nghiệp thì thường được áp dụng. Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhật ký)với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống trong một sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Nhật ký - Sổ Cái. Hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký - Sổ Cái, sổ chi tiết vật liệu. d/ Hình thức Nhật ký chung: Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi đơn vị, kể cả những đơn vị lớn và những đơn vị sử dụng nhiều TK, thường áp dụng với đơn vị có trình độ quản lý cũng như trình độ kế toán chưa cao, nhưng đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho phân công lao động trong phòng kế toán. Đặc điểm tổ chức sổ: Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhật ký) với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký chung và sổ Cái. Trong trường hợp có khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, người ta có thể mở một số Nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) để ghi các nghiệp vụ cùng loại (thực chất là các Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ). Hệ thống sổ: Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 151, TK 152 ... và sổ kế toán chi tiết NVL. Trong thời kỳ đổi mới, khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước thì qua hơn mười năm đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ, phát triển rõ nét hơn, các doanh nghiệp nói chung và nói riêng đối với doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và đứng vững trên thương trường thì đòi hỏi các doanh nghiệp này phải tổ chức hoạt động như thế nào có hiệu quả nhất, mục đích cuối cùng là làm thế nào để sản xuất ra những mặt hàng mà thị trường cần với chất lượng tốt và giá thành hợp lý có thể chấp nhận được trên thị trường. Một trong các yếu tố đó thì phải kể đến chi phí NVL trong sản xuất - là khoản chi phí vật chất phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất chiếm tỷ trọng lớn (từ 60%- 70% ) trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Do đó, trên đây là toàn bộ phần lý luận về tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Mặc dù, do phạm vi giới hạn nên nó chưa được bao quát hết tính đa dạng và phức tạp của thực tế sản xuất kinh doanh tại một đơn vị sản xuất. Qua đó, ta có thể so sánh và nhìn nhận một cách khách quan về tình hình tổ chức công tác kế toán NVL của Công ty TNHH Hữu Nghị sẽ được đề cập sau để chứng minh tính đa dạng đó về công tác kế toán NVL. Chương II Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hữu Nghị I - Lịch sử hình thành và phát triển của công ty tnhh Hữu Nghị. 1/ Khái quát chung. Công ty Hữu Nghị là một công ty TNHH được thành lập từ năm 1994 tuy cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn, lạc hậu nhưng với truyền thống nhiều năm xây dựng và phát triển. Ngày nay, Hữu Nghị đã trở thành một công ty có quy mô sản xuất tương đối lớn và có trình độ quản lý cao. Có được sự trưởng thành đó là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty. Cùng với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý của công ty cũng từng bước được hoàn thiện và nâng cao. Công ty Hữu Nghị - Tên giao dịch là HNCO, là một công ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng để giao dịch. Vì vậy công ty hoàn toàn chủ động trong việc giao dịch ký kết hợp đồng kinh tế với các bạn hàng. Tổng số vốn kinh doanh khi mới thành lập công ty là 590.000.000 đồng.Trong đó: -Vốn cố định 368.000.000 đồng. - Vốn lưu động 58.000.000 đồng. - Vốn khác 164.000.000 đồng. Số công nhân ban đầu của Công ty là 100 công nhân, trong đó nữ công nhân chiếm 85%, tay nghề sản xuất của công nhân phần lớn là yếu vì trong tổng số công nhân thì có 2/3 là học sinh mới vào làm ở Công ty từ năm mới thành lập, số cán bộ có bằng cấp còn hạn chế dẫn đến sự tiếp cận với công nghệ sản xuất hiện đại và thị trường còn gặp nhiều khó khăn. Năm 1996 Công ty trang bị thêm 15 máy, chủ yếu là máy may công nghiệp và đã sản xuất ra được những sản phẩm xuất khẩu có chất lượng tốt như: găng tay da xuất khẩu, các loại dép da trẻ em và phụ nữ ... Công ty đã liên kết với nhà máy bạn ở Hải Phòng sản xuất nhiều mẫu giầy thể thao gửi đi chào hàng ở các nước Đông Âu và Angiêri. Sang năm 1997 sản xuất của Công ty dần đi vào ổn định, cơ sở vật chất được cải tạo, hình thành lên những phân xưởng phù hợp với qui trình công nghệ sản xuất. Công ty trang bị thêm 20 máy may công nghiệp, công tác an toàn trong sản xuất được đảm bảo và tay nghề của công nhân đã dần được nâng cao. Công ty đã nhận gia công hàng cho Hàn quốc và Đài Loan sản xuất giầy vải, túi sách, cặp da, va li và các loại mũ vải ... Công ty Hữu Nghị luôn tìm kiếm được những thị trường ổn định, lâu dài tạo được nhiều việc làm cho người lao động nên hiện tượng không có việc làm, công nhân phải nghỉ việc không lương hầu như không có. Hiện nay Công ty có tổng số công nhân là: 210 công nhân trong đó công nhân nữ là: 164 công nhân (chiếm 78%), nam công nhân là: 46 công nhân (chiếm 22% ). Tuy gặp nhiều khó khăn trong quá trình tự hạch toán kinh doanh nhưng Công ty Hữu Nghị đã đạt được những thành tích đáng kế thể hiện qua một số các chỉ tiêu kinh tế sau: Đơnvị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Vốn lưu động 969.505.090 969.505.090 969.505.090 Vốn cố định 1.647.317.000 1.647.317.000 1.647.317.000 Giá trị tổng sản lượng 16.885.989.500 20.094.273.000 20.454.743.400 Doanh thu 14.896.900.000 17.763.137.820 15.720.394.560 Thu nhập bình quân 1 tháng 577.433 585.755 358.175 Mục tiêu của Công ty trong những năm tới là tăng năng suất lao động, cải tiến mẫu mã đa dạng, đảm bảo chất lượng của sản phẩm để tăng sản lượng hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nước. 2/ Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hữu Nghị. Sản phẩm chính của Công ty Hữu Nghị là các loại giầy, cặp, túi sách, vali, mũ ... chủ yếu là sản xuất gia công theo đơn đặt hàng trong nước và ngoài nước như Đài Loan, Hàn quốc và các nước Đông Âu. Sản lượng của công ty trong các năm gần đây Sản phẩm Đơn vị tính Sản lượng Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Cặp, túi Cái 151.477 153.675 38.876 Giầy vải Đôi 168.690 182.727 97.048 Mũi vải Cái 442.426 371.623 297.836 Giày nữ Đôi - - 56.254 2.1 Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu chính của Công ty là da, giả da, vải nhựa, bạt... để phục vụ cho việc sản xuất cặp, túi sách và các loại vải, vải bạt để phục vụ cho việc sản xuất giầy. Hoạt động chính của Công ty là sản xuất gia công cho Đài Loan và Hàn quốc nên phần lớn nguyên vật liệu dùng để sản xuất là do nước bạn chuyển sang. Số nguyên vật liệu này Công ty vẫn theo dõi, hạch toán và coi như một khoản phải trả người bán. Vật liệu phụ là những vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo ra sản phẩm như đế, chỉ, vách ngăn, khoá, chun ... 2.2 Máy móc, trang thiết bị. Ban đầu khi mới thành lập, Công ty Hữu Nghị chỉ có 60 máy mà chủ yếu là máy khâu công nghiệp và một số máy chuyên dùng khác. Nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển, cùng với sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, máy móc đã giúp cho các doanh nghiệp giảm được phần lớn số lao động trực tiếp, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và năng cao chất lượng sản phẩm. Nhận thức được điều này ban Giám đốc Công ty luôn chú trọng đến việc đổi mới máy móc trang thiết bị phục vụ sản xuất. Ngay trong năm 2000 vừa qua Công ty đã đầu tư mới dây chuyền sản xuất giầy nữ xuất khẩu với tổng trị giá 978.737.000 đồng. Tính đến 31 - 12 - 2001 Công ty Hữu Nghị có tổng giá trị tài sản cố định là 4.206.953.000 đồng. Máy móc của Công ty chủ yếu được nhập từ Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc. 2.3 Công nhân viên. Với tổng số công nhân ban đầu chỉ có 100 công nhân, nữ công nhân chiếm 85%, tay nghề sản xuất còn yếu, Công ty Hữu Nghị không tránh khỏi khó khăn trong bước đầu hạch toán kinh doanh độc lập. Hiện nay Công ty có tổng số công nhân là 210 công nhân trong đó nữ công nhân là 164 công nhân chiếm tỷ lệ 78%, nam công nhân là 46 công nhân chiếm tỷ lệ 22%. Đội ngũ cán bộ có trình độ, bằng cấp đã tăng lên với 22 cán bộ có bằng Đại học và 12 cán bộ có bằng cao đẳng, trung cấp. 2.4 Tình hình thanh toán. Công ty Hữu Nghị có tài khoản mở tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội nên rất thuận tiện trong việc thanh toán và giao dịch. 2.5 Qui trình sản xuất giầy của Công ty Hữu Nghị. Nguyên vật liệu chính để sản xuất giầy là vải bạt nhập từ Đài loan để may mũ giầy và cao su để làm đế giầy. Hoá chất sử dụng bao gồm: oxyt titan, parafin, bột mầu ... và các hoá chất khác đóng vai trò chất độn, chất xúc tác để làm dẻo cao su, tăng độ bền và chống lão hoá. Khuôn kim loại dùng để dập ô-dê... Nhập kho Thành phẩm Hoàn thiện lồng dây đóng gói Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất giầy. Sơ đồ 07Kiểm nghiệm ( OTK) Quét keo vào đế và mũ giầy, lồng mũ giầy vào form, ráp đế, gò giầy, dán các đường trang trí, lưu hoá và hoàn chỉnh May hoàn thiện mũ giầy,dập ôdê Bồi vải và cắt mũ giầy Đúc, dập đế giầy Vải, cao su,hoá chất 3 - Cơ cấu tổ chức của Công ty Hữu Nghị. 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, mhiệm vụ chức năng của các phòng ban trong Công ty. Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là Giám đốc và hai phó Giám đốc, một phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó Giám đốc kinh doanh. Giám đốc Công ty là người giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, chỉ đạo tới các phân xưởng, các tổ sản xuất. Giám đốc chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước Sở chủ quản về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc và có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc, thay mặt Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt, đồng thời có quyền ra lệnh cho các phòng ban, phân xưởng trong giới hạn trách nhiệm của mình. Công ty gồm các phòng ban được tổ chức như sau: - Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi tình hình tăng, giảm số lượng công nhân viên trong toàn Công ty. Quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ cho với người lao động bằng văn bản để các phòng chức năng và Giám đốc quyết định. Phòng tổ chức hành chính cùng với Ban Giám đốc quyết định xét duyệt, tuyển chọn công nhân, quản lý con dấu của Công ty, chịu trách nhiệm về văn thư, lưu trữ hồ sơ của toàn Công ty và tiếp nhận công văn giấy tờ khác. - Phòng kỹ thuật cơ điện: Theo dõi hệ thống điện phục vụ sản xuất, kiểm tra kỹ thuật đảm bảo sản xuất sản phẩm theo đúng mẫu mã. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ cùng với Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật sáng chế và cải tiến mẫu mã, xây dựng và kiểm tra việc thực hiện định mức vật tư, định mức lao động. - Phòng kế hoạch - vật tư: Lập kế hoạch sản xuất, khai thác nguồn và thu mua vật tư cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất hàng ngày, tháng, quí, năm, giúp Giám đốc theo dõi quá trình tổ chức sản xuất, quản lý kho tàng và phụ trách công tác hợp đồng giữa Công ty với các đơn vị khác. - Phòng tài vụ: Quản lý toàn bộ tài sản, vốn của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế của Nhà nước. Phòng tài vụ thường xuyên kiểm tra việc chi tiêu của Công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Phòng tài vụ giúp cho Giám đốc nắm được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong sản xuất kinh doanh. - Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm bảo vệ toàn bộ tài sản, trật tự an ninh, và tổ chức thực hiện tốt công tác phòng cháy, chữa cháy cho toàn Công ty. 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất: Công ty Hữu Nghị có ba phân xưởng sản xuất chính hoạt động theo dây chuyền liên tục từ khâu đưa nguyên liệu vào đến khâu hoàn thành sản phẩm. ở mỗi phân xưởng đều có một quản đốc để chỉ đạo việc triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm đảm bảo đúng tiến độ, số lượng, chất lượng và các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật qui định. Mỗi phân xưởng được chia ra làm nhiều tổ sản xuất tuỳ theo các bước chế tạo sản phẩm, phụ trách tổ sản xuất là tổ trưởng. - Phân xưởng may I: Chuyên sản xuất các loại cặp, túi sách, vali gia công xuất khẩu cho Hàn quốc và tiêu dùng trong nước. Phân xưởng này có 9 tổ với các máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và qui trình công nghệ do Hàn quốc cung cấp. - Phân xưởng may II: Chuyên sản xuất mũ các loại, găng tay... , phân xưởng này có 6 tổ sản xuất. - Phân xưởng giầy: Chuyên sản xuất các loại giầy vải, giầy thể thao, giầy da nữ gia công cho Đài Loan và tiêu dùng trong nước. Nguyên liệu sử dụng là vải, cao su, da, hoá chất ... chủ yếu được nhập từ Đài Loan. Phân xưởng này có 11 tổ sản xuất. Giám đốc Phó Giám đốc Kỹ thuật Phó Giám đốc Kinh doanh Phòng bảo vệ Phòng Tổ chức HC Phòng KT cơ điện Phòng KH - vật tư Phòng Tài vụ Phân xưởng may II Phân xưởng may I Phân xưởng giầy Tổ SX 1 V.phòngg Tổ SX 2 Tổ SX 3 Tổ SX 1 V.phòng Tổ SX 2 Tổ SX 3 Tổ SX 1 V.phòng Tổ SX 2 Tổ SX 3 Cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý 3.3 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị. Công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị được tổ chức theo hình thức tập trung. ở mỗi phân xưởng có bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, sắp xếp chứng từ, chuyển các chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để tiến hành ghi chép kế toán. Cụ thể là: + Tại các kho (kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, cuối tháng lên báo cáo “ Nhập - Xuất - Tồn “ và hàng tháng chuyển báo cáo lên phòng kế toán. + Nhân viên thống kê tại các phân xưởng theo dõi từ khi đưa vật liệu vào để sản xuất cho đến khi giao thành phẩm, đồng thời hàng tháng tập hợp bảng chấm công của phân xưởng để làm căn cứ cho phòng tổ chức tính lương. Cuối tháng các “ Bảng chấm công “ và “ Bảng thanh toán lương và phụ cấp “ được chuyển về phòng kế toán để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí quản lý, lập bảng phân bổ... + Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, theo sự phân công các nhân viên kế toán thực hiện công việc từ kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, lập các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ... cho tới việc ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tổng hợp - hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý. Dựa trên cơ sở các báo cáo đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế giúp cho lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kế toán bao gồm 6 người: Một kế toán trưởng, một thủ quỹ và bốn kế toán viên. + Trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng): Chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện... đồng thời thực hiện phần hành kế toán tính giá thành và xác định kết quả. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các thông tin kế toán cung cấp. + Thủ quỹ quản lý tiền mặt (tiền Việt Nam, tín phiếu, ngoại tệ... ) căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập quỹ và ghi sổ quỹ. + Kế toán nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. + Kế toán thanh toán và tài sản cố định theo dõi các khoản thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định. + Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tổng hợp tính toán, phân bố và tiến hành trả lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. + Kế toán tiêu thụ sản phẩm theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện cụ thế ở sơ đồ sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán CPSX và GTSP Thủ kho, nhân viên thống kê ở các PX Kế toán Tiêu thụ sản phẩm Kế toán TL và BHXH Kế toán Vật tư Kế toán TSCĐ Th. toán Thủ quỹ Kiêm KT tiền mặt Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 3.5 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Hữu Nghị. Để phù hợp với khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “. Chứng từ gốc Bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ KT chi tiết Bảng kê Bảng cân đối các tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toánTheo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc nhận được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ đồng thời tiến hành phân loại chứng từ ghi sổ vào các bảng kê, các sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ gốc để lập bảng phân bổ, căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết để ghi vào Nhật ký chứng từ tương ứng, sau đó chuyển sang kế toán tập hợp chi phí sản xuất cùng với các bảng phân bổ để lập nhật ký chứng từ số 7. Trước khi vào sổ cái, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu số phát sinh và sổ cái. Cuối quí, kế toán tổng hợp lập các báo cáo theo qui định và gửi cho các bên liên quan. Để đảm bảo cho việc ghi chép của kế toán tổng hợp khớp với kế toán chi tiết trước khi lập báo cáo kế toán, kế toán tổng hợp thường đối chiếu số dư của các tài khoản trên bảng kê, sổ chi tiết và nhật ký chứng từ liên quan với số dư trên sổ cái. II/ Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 1. Phân loại nguyên vật liệu. Là một công ty có qui mô sản xuất kinh doanh vừa, sản phẩm tập trung chủ yếu vào giầy vải, mũ, túi, vali với khối lượng lớn, nhiều chủng loại, kích cỡ, màu sắc... khác nhau tuỳ theo đơn dặt của khách hàng nên NVL phục vụ cho sản xuất cũng hết sức phong phú về số lượng, mẫu mã, phẩm chất...với công dụng, tính năng lý, hoá học khác nhau. Thêm vào đó, vật liệu thường xuyên biến động, vì vậy để quản lý và hạch toán vật liệu tốt, công ty đã căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất để tiến hành phân loại vật liệu thành các nhóm cơ bản sau: Nhóm NVL chính: bao gồm vải, bạt, cao su, keo, giả da, da thật. Trong mỗi loại, lại chia thành nhiều thứ khác nhau như: *Vải:vải bạt, vải phin, vải chéo, vải xơ. *Cao su: crếp, lưu huỳnh, ZnO, BaSO4. *Giả da : PVC nhiều màu. *Keo : các loại như Latex, newtex, toluen, ... *Da thật: da lợn, da bò. Nhóm các NVL phụ bao gồm: chỉ may các loại, dây dầy các loại, mực in, oze, các phụ liệu đóng gói như hạt chống ẩm, nhãn mác, túi PE, hộp giấy thùng các tông. *Nhiên liệu: bao gồm xăng A76, xăng A92, than đốt lò. *Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy khâu như ổ chao máy, suốt máy, vòng bi, dây cu roa,... Ngoài việc phân loại như trên, công ty còn phân loại vật liệu dựa theo nguồn nhập như sau: Nhóm vật liệu nhập ngoại bao gồm: vải, mác, nhãn, oze, giả da, nhựa tổng hợp, hạt chống ẩm. Nhóm này thường chiếm đến 30% tổng số NVL. Nhóm vật liệu có sẵn trong nước: đế cao su, vải các loại, hộp thùng các tông, keo dán, và các loại vật liệu khác. Việc phân loại vật liệu như trên không chỉ giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. 2. Công tác quản lý nguyên vật liệu. Đối với một DNSX có số vật liệu lớn về số lượng và phong phú về chủng loại như ở công ty Hữu Nghị thì việc quản lý vật liệu không phải là một vấn đề đơn giản. Chỉ tính riêng đến số kho tàng bảo quản vật liệu, công ty ty có 2 kho, đặt trực tiếp tại các địa điểm sản xuất, chính vì vậy công ty tiến hành phân công, qui trách nhiệm quản lý đối với từng bộ phận, phòng ban có liên quan trong công tác quản lý vật liệu một cách rõ ràng và chặt chẽ để có thể tăng cường khả năng quản lý và giám sát. Tại các kho đều có các thiết bị bảo quản vật liệu như hệ thống khoá, bình chữa cháy,...Thủ kho quản lý sổ sách liên quan và số lượng vật liệu nhập vào, xuất ra. Bất cứ vật liệu nào nhập,xuất kho đều phải có các chứng từ cụ thể và các chứng từ phải đảm bảo có đủ các thông tin như ngày tháng, chủng loại,...theo đúng qui định. Mọi trường hợp thiếu hụt, mất mát do nhập, xuất sai với quyền hạn sẽ thuộc trách nhiệm của thủ kho. Mỗi khi có NVL nhập về, nhân viên kỹ thuật sẽ lấy mẫu phân tích để kiểm tra xem NVL có đúng yêu cầu về chất lượng không ngoài ra còn phải thường xuyên xuống kho kiểm tra việc bảo quản NVL tại kho cũng như xây dựng phương án bảo quản vật liệu một cách có hiệu quả. Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ lập kế hoạch điều động sản xuất, lập định mức vật tư, khai thác các nguồn cung ứngvà thu mua vật tư cho sản xuất được kịp thời, xây dựng tổ chức kế hoạch điều độ sản xuất hàng tháng, quí, năm.Thông qua các chỉ lệnh sản xuất từng ngày theo từng sản phẩm, cán bộ có trách nhiệm điều hành và phân bố sản phẩm sao cho phù hợp để giao đúng hạn. Tiến hành theo dõi NVL mua về có đúng yêu cầu về số lượng, chủng loại ghi trong hợp đồng không. Phòng kế toán: Kiểm tra và hướng dẫn thủ kho lập thẻ kho, tính giá xuất NVL, lập các sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh, ghi chép, theo dõi NVL cả về mặt giá trị lẫn mặt số lượng. Định kỳ 3 tháng 1 lần hoặc đột xuất sẽ tiến hành làm nhiệm vụ kiểm kê đánh giá lại vật liệu. Những sai phạm (nếu có) sẽ được xử lý theo qui định của công ty. 3.Tính giá nguyên vật liệu. Việc tính giá NVL là công việc bắt buộc đối với mỗi DN, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm cũng như qui mô sản xuất của từng DN mà phương pháp được sử dụng để tính giá NVL là khác nhau. Tại công ty Hữu Nghị, với sự trợ giúp của máy vi tính, toàn bộ quá trình hạch toán và những tính toán cụ thể là do máy đảm nhận, do đó mặc dù có số lượng chủng loại vật tư phong phú về cả số lượng cũng như khối lượng, các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên xảy ra nhưng công ty vẫn không sử dụng giá hạch toán mà sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL. 3.1 Đối với NVL nhập kho. NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài và gia công (tự gia công hoặc thuê ngoài), không có trường hợp nhận góp vốn góp liên doanh hay tặng thưởng, viện trợ. Đối với NVL mua ngoài, giá thực tế nhập kho của công ty là giá mua trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) chưa có thuế giá trị gia tăng đầu vào (do công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế) cộng với chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho- bãi, tiền phạt...). Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, giá thực tế NVL nhập kho là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng, chi phí vận chuyển vật liệu (từ công ty đến nơi chế biến và từ đó về công ty) và số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. Giá thực tế nhập vật tư sẽ được kế toán theo dõi từng lần nhập trên máy tính. 3.2 Đối với NVL xuất kho. Khi xuất vật liệu, máy tính sẽ tự động tính giá xuất theo chương trình tính giá đã được xây dựng sẵn. Phương pháp tính giá xuất được sử dụng là phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ + Số lượng thực tế NVL nhập trong kỳ. Sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân để tính giá trị xuất kho: Trị giá vật liệu xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng vật liệu xuất kho. Ví dụ: Đầu tháng 8/2001 số tồn kho của vải 3419 mộc 0,95 là 61m với giá trị bằng 384.363 VND Trong tháng phát sinh: Ngày 10/8/2001: nhập 367m, đơn giá 6.272đ/m, thành tiền là 2.301.824VND Ngày 12/8/2001: xuất 306m Khi phát sinh nghiệp vụ xuất trong tháng, kế toán không tính giá xuất ngay mà cuối tháng kế toán mới tính giá xuất theo trương trình phần mềm kế toán trên máy : Đơn giá bình quân = 384.363 + 2.301.824 = 6.276 61 + 367 Sau đó xác định giá trị xuất kho bằng: Trị giá xuất kho = 306 x 6.276 = 1.920.456 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 4.1 Thủ tục nhập - xuất kho và chứng từ kế toán. Để có thể tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Trong quá trình hạch toán vật liệu tại công ty Hữu Nghị, các chứng từ kế toán sau được sử dụng: Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Hoá đơn GTGT. Biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm kê. Thẻ kho. Thủ tục nhập kho và trình tự luân chuyển chứng từ được qui định như sau: 4.1.1 Quá trình nhập kho: Khi vật liệu về đến công ty, chủ hàng giao hoá đơn GTGT, thủ kho cùng kế toán, bảo vệ kiểm nhận số thực nhập khối lượng hàng ghi trên hoá đơn. Đối với vật liệu cần kiểm nghiệm (thường là những lô hàng có giá trị lớn), cán bộ của phòng kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, thử nghiệm và ghi vào phiếu kiểm ngiệm nhập kho. Nếu phát hiện thiếu hoặc không đúng qui cách, chất lượng thì thủ kho phải báo cáo cho phòng kinh doanh biết, đồng thời cùng kế toán lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với nhà cung cấp. Biên bản phải bao gồm đầy đủ các thành phần tham gia như thủ kho, kế toán, chủ hàng, cán bộ kỹ thuật sau đó giám đốc ký. Nếu hàng đúng và đủ chất lượng, thủ kho vào sổ rồi chuyển các chứng từ lên phòng kế hoạch -vật tư. Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm kê, kiểm ngiệm và đối chiếu với hợp đồng đã ký về số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch. Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chi tiêu số lượng và chuyển lên cho kế toán vật liệu trên phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Kèm theo hoá đơn để thanh toán. Mỗi loại vật liệu mua về được nhập vào đúng kho như đã qui định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL trong kho một cách khoa học, hợp lý vừa thuận tiện cho công tác bảo quản, vừa thuận tiện cho việc theo dõi việc nhập-xuất kho. Ví dụ: Ngày 10/2/2002 công ty mua vật liệu của công ty XNK Litex nhận được hoá đơn GTGT như sau: Hoá đơn (gtgt) Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 10 tháng 2 năm 2002 Mẫu số 01 GTKT - 3LL DT/99-B No: 72420 Đơn vị bán hàng: Công ty XNK Litex Địa chỉ: Gia Lâm- Hà Nội Số tài khoản: 710A.20150 Điện thoại: MS: 05 001 411 75-1 Họ tên người mua hàng: Anh Thái Đơn vị: Công ty Hữu Nghị. Địa chỉ: Kim Mã- Ba Đình - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM - CK MS: 01 001 009 39-1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1 x 2 1 Vải 3419 mộc(K 0,95) mét 367 6272 2.301.824 Cộng tiền hàng 2.301.824 Thuế suất GTGT 10 % Tiền thuế GTGT 230.182 Tổng cộng tiền thanh toán 2.532.006 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm ba hai nghìn không trăm linh sáu đồng./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) Khi vật liệu về công ty, công ty lập ban kiểm nghiệm và tiến hành kiểm nghiệm. Sau đó lập biên bản như sau: Đơn vị : công ty Hữu Nghị Địa chỉ: Mẫu số: 01-VT QĐsố 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 10 tháng 2 năm 2002 Số : 123 Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) ngày 10/2/2002 của công ty Công ty XNK Litex Ban kiểm nghiệm chúng tôi gồm: Ông: Nguyễn Văn Tuấn - Phòng kỹ thuật - Trưởng ban Ông: Đinh văn Hoàng - Phòng kỹ thuật - Uỷ viên Bà: Tạ Thị Nguyệt - Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau STT Tên, nhãn hiệu, qui cách VT Mã số Phương thức kiểm ngiệm Đ V T SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng qui cách, phẩm chất SL không đúng qui cách, p/chất A B C D E 1 2 3 F 1 Vải 3419 mộc (K 0.95) Mét 367 367 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật tư trên đủ điều kiện nhập kho. Đại diện kỹ thuật (ký, ghi họ tên) Thủ kho (ký, ghi họ tên) Trưởng ban (ký, ghi họ tên) Sau đó, căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho theo mẫu sau: Đơn vị : công ty Hữu Nghị Địa chỉ: Mẫu số: 01-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 2 năm 2002 Số: 150 Nợ : Có : Họ tên người giao hàng: Anh Thái Địa chỉ (bộ phận ): PKH Theo HĐ số 72420 ngày 9 tháng 2 năm 2002 công ty XNK Litex MS 0500141175-1 Nhập tại kho: I STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vối 3419 mộc khổ 0.95m mét 367 367 6.272 2.301824 Thuế GTGT 10 % 230.182 Cộng 2.532.006 Viết bằng chữ : Hai triệu năm trăm ba hai nghìn không trăm linh sáu đồng./. Nhập, ngày 10 tháng 2 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Phụ trách cung tiêu (ký tên) Người giao hàng (ký tên) Thủ kho (ký tên) 4.1.2. Thủ tục xuất kho NVL : Việc xuất kho NVL ở công ty chủ yếu là để phục vụ cho việc sản xuất ở các phân xưởng. Số lượng và chủng loại vật liệu cung cấp cho các bộ phận sản xuất đều đã được lên kế hoạch theo các chỉ lệnh sản xuất ở phòng KH-VT. Thông thường, trước khi sản xuất một đơn đặt hàng, công ty lập chỉ lệnh sản xuất căn cứ vào điều kiện và khả năng sản xuất hiện tại cũng như trong thời gian tới. Mỗi lệnh sản xuất có ghi kiểu giầy, kích cỡ giầy, ký hiệu của đơn đặt hàng, ngày giao lệnh và số lượng giầy theo mỗi kích cỡ. Khi bắt đầu thực hiện đơn đặt hàng, chỉ lệnh sản xuất chuyển đến cho phân xưởng cắt. Phân xưởng Cắt lập phiếu xin lĩnh vật tư và nhận vải bạt, ôze,...về phân xưởng để cắt theo mẫu đã được phòng chế thử mẫu thực hiện. Sau khi cắt xong, bán thành phẩm của phân xưởng Cắt sẽ được chuyển cho phân xưởng may. Phân xưởng may nhận các chi tiết đó và lên kho lĩnh vật tư bổ sung. Bán thành phẩm của phân xưởng may là mũ giầy các cỡ sẽ được chuyển cho phân xưởng gò. Song song với quá trình trên, phân xưởng cán cũng lập phiếu lĩnh vật tư, nhận cao su và một số NVL khác để sản xuất đế giầy các loại. Số lượng đế giầy phù hợp với số lượng mũ giầy ở phân xưởng may. Khi nhận được phiếu xin lĩnh vật tư do các bộ phận sản xuất mang lên, phòng KH-VT sẽ căn cứ vào chỉ lệnh sản xuất và định mức ngang vật tư theo từng phân xưởng để đánh giá tính hợp lý về số lượng cũng như chủng loại, sau đó lập phiếu xuất kho chi tiết theo từng phân xưởng, từng mã hàng theo từng kho. Phiếu xuất kho được viết thành ba liên : Liên 1: lưu ở phòng KH-VT. Liên 2: giao cho thủ kho dùng để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ. Liên 3: bộ phận sử dụng vật liệu giữ lại. Tại kho, khi nhận được phiếu xin lĩnh vật tư đã được phê duyệt, thủ kho xuất vật tư, sau đó ghi số lượng vào cột thực xuất và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho. Ví dụ: ngày 12/2/2002, tại kho vải thủ kho tiến hành xuất cho bộ phận PX cắt 306m vải 3419 mộc khổ 0,95m theo phiếu xuất kho do phòng KH-VT viết cùng ngày như sau: Đơn vị : công ty Hữu Nghị Địa chỉ: Mẫu số: 02-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 2 năm 2002 Số : 350 Nợ : Có : Họ tên người nhận hàng: Chị Chinh Địa chỉ (bộ phận ): phân xưởng may I Lý do xuất hàng: Cấp theo định mức. Xuất tại kho: I STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải 3419 mộc khổ 0.95m mét 306 306 Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ): Ngày 12 tháng 2 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Phụ trách cung tiêu (ký tên) Người giao hàng (ký tên) Thủ kho (ký tên) 4.2 Hạch toán chi tiết vật liệu. Để hạch toán chi tiết vật liệu, bộ phận kế toán chi tiết vật liệu ở công ty Hữu Nghị đã áp dụng phương pháp hạch toán theo hình thức "sổ đối chiếu luân chuyển". Ngoài việc sử dụng hệ thống các chứng từ như đã trình bầy ở trên, khi tiến hành hạch toán chi tiết NVL công ty sử dụng một hệ thống sổ chi tiết liên quan bao gồm: Thẻ kho. Bảng cân đối vật tư. Bảng chi tiết nhập vật tư. Bảng chi tiết xuất vật tư. Sổ đối chiếu luân chuyển. Thêm vào đó, để thuận tiện cho quá trình tính toán và ghi sổ, kế toán vật liệu công ty còn sử dụng một số bảng biểu như: bảng tính giá vốn vật tư (bảng này do máy tính tự lập dựa trên các số liệu nạp vào máy), bảng tổng hợp theo nhóm vật tư, tập hợp chi phí vật tư theo sản phẩm,... Quá trình hạch toán chi tiết theo hình thức sổ đối chiếu luân chuyển tại công ty được khái quát như sơ đồ sau: Sơ đồ 8: Sơ dồ hạch toán chi tiết NVL Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê chi tiết xuất Bảng kê chi tiết nhập Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu kiểm tra Việc áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết theo hình thức " sổ đối chiếu luân chuyển" được tiến hành tại kho và phòng kế toán : 4.2.1. Tại kho. Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập- xuất vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một tờ thẻ riêng. Thẻ kho được đóng thành quyển dùng cho cả năm. Khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Sau khi tiến hành nhập-xuất vật liệu, thủ kho phải ghi số lượng thực nhập, thực xuất trên thẻ kho. Các loại phiếu nhập-xuất phải được thủ kho tiến hành sắp xếp, phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho mang về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu để ghi vào thẻ kho. Ví dụ: Trong tháng 2/2002 tại kho I phát sinh các nghiệp vụ nhập và xuất vải 3419 mộc khổ 0,95 vào các ngày 10 (nhập) và 12 (xuất). Căn cứ vào phiếu nhập (số 150) và phiếu xuất(số 350), thủ kho ghi vào thẻ kho như sau: Công ty Hữu Nghị Tên kho: I Mẫu số: 06-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Thẻ kho Ngày lập thẻ 1/1/2002 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Vải 3419 mộc K 0,95 Đơn vị tính: mét Mã số: TT Chứng từ Trích yếu Ngày xuất nhập Số lượng xác nhận của kế toán SH Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Dư đầu kỳ tháng 7 61 1 150 10/8 Anh Thái -phòng KH 367 2 350 12/8 Chị Chinh - PX may I 306 Tồn cuối kỳ 122 4.2.2. Tại phòng kế toán. Hàng ngày: Định kỳ 5 ngày một lần, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và lấy các chứng từ nhập - xuất đã được thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận được các chứng từ này kế toán phải kiểm tra lại xem các chứng từ có hợp lý, hợp pháp không, đã được thủ kho phân loại hợp lý chưa? Sau đó tuỳ theo loại chứng từ là nhập hay xuất mà kế toán sẽ tiến hành xử lý : * Đối với chứng từ nhập: Kế toán tiến hành ghi rõ đơn giá (căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp), và tính giá trị thành tiền cho từng phiếu nhập kho. Sau đó kế toán nhập các thông tin trên phiếu nhập kho vào máy vi tính theo mã của vật liệu. Cuối tháng kế toán in ra bảng kê chi tiết nhập vật tư ở từng kho do máy tính đã tự động tổng hợp. Bảng kê này được sắp xếp theo ngày của chứng từ. * Đối với chứng từ xuất: Kế toán căn cứ vào phiếu xuất, đề nghị xuất, hoá đơn mua hàng để vào máy tính các thông tin như: tên-qui cách vật tư, mã vật tư, đơn vị tính, số chứng từ, ngày tháng, số lượng, TK đối ứng, đối tượng xuất và để trống trường đơn giá xuất, thành tiền. Đến cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân trong kỳ và tự điền vào trường đơn giá và thành tiền, sau đó kế toán tổng hợp trên máy và in ra bảng kê chi tiết xuất NVL trong tháng theo từng kho. Ngoài ra hàng tháng kế toán còn tiến hành tổng hợp nhập-xuất-tồn trên máy và in ra bảng cân đối vật tư theo từng kho. Bảng này có kết cấu gồm 4 phần chính: tồn đầu tháng, nhập, xuất trong tháng, tồn cuối tháng. Căn cứ vào bảng cân đối vật tư, kế toán tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật tư theo từng kho trên cả chỉ tiêu số lượng và giá trị trong cả tháng của vật liệu. Sổ được mở cho cả năm và đựoc ghi vào cuối tháng. Mỗi tháng là một tờ sổ, gồm các cột : số thẻ kho, tên vật tư, đơn vị tính, nhập, xuất, tồn và cột ghi chú. Khi nhận được thẻ kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho, nếu có sai lệch kế toán sẽ đánh dấu sang cột ghi chú và điều tra làm rõ nguyên nhân. Sau khi đã xác định rõ nguyên nhân, kế toán ghi giải thích vào cột ghi chú. Công ty Hữu Nghị Bảng kê Chi tiết nhập vật tư Từ 1/2/2002 đến 28/2/2002 Kho I Tên, qui cách hàng hoá ĐVT Chứng từ Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đư Tên người bán Vải 3419 mộc K 0,95 Mét 150 10/2/2002 367 6.272 2.301.824 331 Công ty XNK Litex Vải 3419 mầu K 0,80 Mét 155 12/2/2002 658 7.969 5.243.602 331 Công ty Nhật Thành ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 367.673.237 Ngày 28 Tháng 2 Năm2002 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Công ty Hữu Nghị Bảng kê Chi tiết xuất vật tư Từ 1/2/2002 đến 28/2/2002 Kho I Tên, qui cách hàng hoá ĐVT Chứng từ Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đư Đối tượng xuất Vải 3419 mộc K 0,95 Mét 350 12/8/2001 306 6.276 2.301.824 621.2 Chị Chinh - PX may I Vải 3419 mầu K 0,80 Mét 358 13/8/2001 725 7.988 5.791.300 621.1 Ngọc - PX II ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 374.195.042 Ngày 28 Tháng 2 Năm 2002. Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Công ty Hữu Nghị Bảng cân đối vật tư Từ ngày 1/2/2002 đến ngày 28/2/2002 Kho I Tên, qui cách sản phẩm ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL Thành tiền SL Thành Tiền SL Thành Tiền SL Thành Tiền Vải 3419 mộc 0,95 Mét 61 384.363 367 2.301.824 306 1.920.456 122 765.731 Vải 3419 mầu 0,8 Mét 465 3.742.927 658 5.243.602 725 5.791.300 398 3.195.229 .... ... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... ... ..... .... .... ...... .... Tổng cộng 47.962.065 367.673.237 374.195.042 41.440.260 Ngày 28 Tháng 2 năm 2002 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu . Mặc dù NVL có khối lượng lớn, đa dạng về chủng loại và biến động thường xuyên nhưng do có một đội ngũ cán bộ kế toán khá đông, vững vàng về trình độ chuyên môn, đồng thời có thêm được sự hỗ trợ của hệ thống máy tính trong công tác kế toán nên công ty chọn phương pháp hạch toán KKTX để áp dụng trong hạch toán tổng hợp NVL và phương pháp hạch toán này tỏ ra khá hợp lý trong quá trình hoạt động của công ty. 5.1 Tài khoản sử dụng. Hệ thống TK sử dụng trong hạch toán NVL ở công ty được mở theo hệ thống TK qui định cho phương pháp KKTX trong QĐ số 1141 của BTC ban hành ngày 1/11/95, bao gồm: - TK 152-NVL : TK này sử dụng để theo dõi biến động của NVL và được chi tiết cho từng loại NVL . Cụ thể: TK 152.1 - NVL chính *TK 152.1.1 - NVL chính nội địa. *TK 152.1.1 - NVL chính ngoại nhập. TK 152.2 - NVL phụ. TK 152.3 - Hoá chất. TK 152.4 - Nhiên liệu. ...................... Ngoài ra kế toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản sau: - TK 111 - Tiền mặt. - TK 112 - tiền gửi NH. - TK 311 - vay ngắn hạn. - TK 331 - Phải trả cho người bán. - TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp. TK 621.1 - Chi phí NVL trực tiếp cho hàng nội địa. TK 621.2 - Chi phí NVL trực tiếp cho hàng xuất khẩu. - TK 627 - Chi phí sản xuất chung. 5.2 Hình thức ghi sổ: Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ NKCT, tuy nhiên do có sự giúp đỡ của máy tính nên phần lớn sổ sách, bảng biểu đều được thực hiện bằng máy vi tính vì vậy công việc ghi sổ được giảm nhẹ. Do phần lớn bảng biểu được lập trên máy nên mặc dù trên danh nghĩa là ghi sổ theo hình thức NKCT nhưng thực tế công ty không áp dụng các hình thức sổ sách theo hình thức NKCT nhiều mà chỉ mở một vài sổ điển hình như NKCT số 5, bảng kê số 4, NKCT số 7, còn lại công ty mở theo hình thức sổ trên phần mềm kế toán trong máy để giảm khối lượng ghi chép. Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết thanh toán với người bán NKCT số 5 Bảng kê chứng từ Bảng phân bổ Bảng kê số 4 Sổ thẻ kế toán chi tiết NVL Bảng cân đối vật tư Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính NKCT số 7 : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ. : Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 09: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKCT tại công ty Hữu Nghị 5.3 Hạch toán tổng hợp tăng NVL . Vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp nhận vốn góp liên doanh hay tặng thưởng, viện trợ vì vậy hạch toán NVL luôn gắn liền với hạch toán thanh toán với nhà cung cấp. Khi phản ánh giá trị của NVL mua ngoài kế toán phải phản ánh đầy đủ, đúng và chính xác giá mua thực tế của NVL bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, các chi phí thu mua thực tế. Tất cả các hợp đồng mua, phiếu nhập kho phải được lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ định khoản vào các sổ tổng hợp liên quan. ở Công ty, do chỉ có trường hợp hoá đơn và hàng cùng về trong tháng mà không có trường hợp hàng hoá về mà hoá đơn chưa về trong tháng hoặc hoá đơn về mà hàng chưa về nên công ty không sử dụng TK 151-Hàng đang đi đường. Do áp dụng chiến lược duy trì mối quan hệ lâu dài – ổn định với các nhà cung cấp để tránh biến động lớn về giá cả NVL nên trong quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp công ty thường áp dụng hình thức thanh toán trả chậm. Chỉ có một số trường hợp là thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng. Khi nhận được các phiếu nhập kho của thủ kho, kế toán ghi định khoản trên phiếu nhập: Nợ TK 152 - chi tiết NVL Nợ TK 133 -Thuế GTGT của NVL nua Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn. VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 150 ngày 10/2 kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152.1: 2.301.824 Nợ TK 133 : 230.182 Có TK 331: 2.532.006 Khi công ty thanh toán tiền hàng cho người bán, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, kế toán ghi bút toán định khoản: Nợ TK 331: Tổng số tiền thanh toán. Có TK 111,112: Tổng số tiền thanh toán. VD: Căn cứ vào phiếu chi số 1250 ngày 28/2/2002: thanh toán bằng tiền mặt PN 150 cho Công ty XNK Litex số tiền là 2.000.000 kế toán định khoản: Nợ TK 331.1: 2.000.000 Có TK 111.1: 2.000.000 Căn cứ vào các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi,giấy báo nợ và các chứng từ liên quan khác, tại phòng kế toán cứ 5 ngày 1 lần bộ phận kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán. Sổ được mở thành 2 quyển riêng biệt cho đối tượng cung cấp trong nước và ngoài nước. Trong đó: Sổ chi tiết thanh toán TK 331.1: “Phải trả cho người bán trong nước”. Sổ chi tiết thanh toán TK 331.2: “Phải trả cho người bán ngoài nước”. Sổ chi tiết thanh toán 331.1: được mở để theo dõi chi tiết đối với từng người bán. Mỗi đơn vị bán được mở một số trang sổ nhất định theo từng tháng và trong cả năm. Trang đầu tiên của quyển sổ là mục lục cho từng người bán. Việc theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết thanh toán với người bán được thực hiện theo nguyên tắc theo dõi chi tiết từng hoá đơn, chứng từ từ lúc PS đến khi thanh toán xong. Mỗi hoá đơn được ghi 1 dòng theo trình tự thời gian. Căn cứ và cách ghi sổ như sau: Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng trước trong sổ để ghi số dư nợ hoặc dư có tương ứng. Số phát sinh: Hàng tháng, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan đến nhập vật liệu kế toán ghi số phiếu nhập, số hoá đơn, ngày tháng, loại vật liệu và giá trị vật liệu thực tế đã nhập kho, số thuế GTGT đầu vào và tổng số phát sinh bên có TK 331 vào các cột tương ứng. Đồng thời dựa trên các chứng từ thanh toán, kế toán ghi số phiếu, số séc, số giấy báo nợ của ngân hàng và ghi số tiền thực tế đã thanh toán vào phần ghi nợ TK 331 và có các TK 111, TK 112, TK 141... Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng và tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có kế toán tính ra tổng số dư cuối tháng và ghi vào cột thích hợp: Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Tổng phát sinh bên có - Tổng phát sinh bên nợ Sổ chi tiết TK 331.2: Phải trả cho người bán ngoài nước: được lập tương tự như số chi tiết TK 331.1 “Phải trả cho người bán trong nước” nhưng thêm cột giá trị bằng USD bên cạnh cột giá trị bằng VNĐ. Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi trên máy tính và hàng tháng in ra bảng kê chi tiết các nhà cung cấp để đối chiếu với sổ chi tiết TK 331 đã lập. VD: Trích sổ chi tiết thanh toán với người bán là Công ty XNK Litex tháng2/2002 Công ty Hữu Nghị Sổ chi tiết thanh toán với người bán công ty xnk litex Tháng 2 năm 2002 Số chứng từ Tên đơn vị hoặc người bán P/S có TK 331, nợ các TK P/S nợ TK 331, có các TK Số dư PN PC HĐ NT TK133 TK 152.1 Cộng có TK 331 TK 111 TK 112 Cộng nợ TK 331 Nợ có Số dư đầu tháng 213.216 150 72420 10/2 Vải 3419mộcK0,95 230.182 2.301.824 2.532.006 1250 28/2 Thanh toán PN 150 2.000.000 2.000.000 Cộng số P/S 230.182 2.301.824 2.532.006 2.000.000 2.000.000 Số dư cuối tháng 755.222 Ngày Tháng năm 2002 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Sau khi đã mở các sổ chi tiết cho từng đơn vị bán, căn cứ vào số liệu trên sổ này kế toán ghi vào NKCT số 5. Nhật ký chứng từ số 5 được mở cho tất cả các đối tượng người bán, mỗi nhà cung cấp được ghi 1 dòng. Tương ứng với 2 hình thức sổ chi tiết theo dõi người bán, hình thức NKCT số 5 ở công ty cũng được mở thành 2 loại: NKCT số 5 - ghi có TK 331.1 -Nhà cung cấp trong nước NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 -Nhà cung cấp ngoài nước. Cơ sở và phương pháp lập 2 hình thức trên là như nhau nhưng NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 “Nhà cung cấp ngoài nước” có thêm các cột giá trị tính bằng USD. Cơ sở và phương pháp ghi: Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của NKCT số 5 mở tháng trước để ghi số dư nợ hoặc dư có thích hợp. * Dư nợ: Phản ánh số tiền Công ty trả trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa. * Dư có: Phản ánh số tiền Công ty còn nợ người bán Số phát sinh trong tháng: * Phần ghi có TK 331 ghi nợ các TK: được lấy từ dòng tổng cộng của các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán phần “PS có TK 331 nợ các TK” để ghi vào các dòng, cột tương ứng. * Phần ghi nợ TK 331 ghi có các TK: lấy từ tổng cộng ở sổ chi tiết phần “PS nợ TK 331, có các TK”. Số dư mỗi tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng đơn vị bán. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + PS có TK 331 - PS nợ TK 331 Đến cuối tháng: Kế toán thanh toán tiến hành cộng số phát sinh nợ và có của tất cả các đơn vị cũng như số dư đầu tháng và cuối tháng. Số liệu này sẽ được ghi vào sổ cái TH các TK liên quan. VD: Trích NKCT số 5 tháng 2/2002 theo dõi nhà cung cấp trong nư Công ty Hữu Nghị Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 2 năm 2002 Ghi có TK 331.1 - phải trả cho đơn vị người bán trong nước TT Tên đơn vị hoặc người bán hàng