Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long

LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế thị trường hoạt động theo các quy luật kinh tế khách quan đã tạo ra một thị trường cạnh tranh khốc liệt mà ở đó để tồn tại và không ngừng lớn mạnh, các doanh nghiệp luôn phải theo đuổi mục tiêu kinh tế cao nhất là lợi nhuận. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả thì mới có thể tồn tại và phát triển. Một câu hỏi đặt ra cho các doanh nghiệp là phải làm gì để đạt lợi nhuận tối đa trong giới hạn năng lực sản xuất của mình. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp phải tìm ra giải pháp tổ chức kinh doanh tối ưu nhất để có thể hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả. Doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các vấn đề, thực hiện hàng loạt các giải pháp kinh tế để tối đa hoá lợi nhuận, cực tiểu hoá chi phí. Một trong các giải pháp luôn được các doanh nghiệp chú trọng là giải pháp phát huy nội lực. Để thực hiện được các giải pháp phát huy nội lực thì công tác hạch toán kế toán đóng vai trò quan trọng, trong đó hạch toán chi phí nguyên vật liệu được coi là công cụ sắc bén hiệu quả nhất. Trong doanh nghiệp xây dựng, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận đáng kể cho doanh nghiệp, điều này phụ thuộc vào phần lớn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Vì vậy việc hiểu, vận dụng đúng và sáng tạo trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu là vấn đề hàng đầu của doanh nghiệp. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long cũng không nằm ngoài quy luật đó. Là một công ty nhà nước hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, lại vừa đi vào cổ phần hoá nên công ty đang phải đối đầu với nhiều thử thách. Sử dụng hình thức kế toán tập trung nhưng do đặc điểm sản xuất của công ty là các công trình nằm rải rác ngoài trời nên việc quản lý, giám sát nguyên vật liệu của công ty đang gặp rất nhiều khó khăn. Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty luôn tiến hành mọi biện pháp cải tiến cho phù hợp với tình hình thực tế, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những tồn tại vướng mắc đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long em thấy rõ tầm quan trọng của kế toán vật liệu cũng như những vấn đề chưa hoàn thiện trong kế toán vật liệu, cùng những kiến thức thu nhận được trong thời gian học tập tại trường, với sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo, anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long”. Nội dung của luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận, được chia làm 3 chương sau: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Với thời gian có hạn và khả năng không cho phép nên bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán của công ty để bản luận văn của em hoàn thiện hơn nữa. Hà Nội, ngày 8 tháng 4 năm2005 Sinh viên: Trịnh Thị Vân CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn sản xuất phải có đủ 3 yếu tố cơ bản là: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Theo Các Mác, tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động tác động vào nhằm biến đổi nó phù hợp với mục đích của con người đều là đối tượng lao động. Như vậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động. Tuy nhiên Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng đó mới là nguyên vật liệu. Ví dụ như nhôm trong quặng bôxit không là nguyên vật liệu nhưng khi nó được con người hao phí lao động tìm ra và tách khỏi quặng, phục vụ cho ngành công nghiệp thì nhôm mới được gọi là nguyên vật liệu. Trong doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Khi tham gia vào quá trính sản xuất kinh doanh, nó không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Về giá trị, nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia sản xuất giá trị của nó được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra mà đối với doanh nghiệp xây lắp đó là các công trình cầu đường, nhà ở... 1.1.2 Đặc điểm kinh doanh xây dựng ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vật liệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng. Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng ảnh hưởng đến công tác kế toán trong doanh nghiệp đó. Ngành xây dựng có đặc trưng riêng biệt so với các ngành khác bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn. Do đó khi tiến hành xây dựng nhất thiết phải có dự toán chi phí, và dự toán chi phí đó làm cơ sở cho các khoản mục chi phí. Mặt khác sản phẩm của ngành xây dựng thường cố định tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để tiến hành sản xuất như các loại xe máy, thiết bị, nhân công lại vận động từ nơi này sang nơi khác. Trong quá trình di chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt, mất mát do điều kiện khách quan và chủ quan của doanh nghiệp nên yêu cầu quản lý là tất yếu. Hơn nữa, việc xây dựng còn chịu tác động của địa chất công trình và điều kiện khí hậu, thời tiết của địa phương cho nên công tác quản lý và sử dụng tài sản, vật tư cho công trình rất phức tạp đòi hỏi phải có mức giá cho từng loại công tác xây lắp cho từng vùng lãnh thổ. 1.1.3 Vị trí, vai trò nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp. Mỗi quá trình thi công xây lắp là sự kết hợp của ba yếu tố: Đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. Nếu thiếu một trong ba yếu tố này thì không thể tiến hành thi công xây lắp được. Vì vậy nguyên vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình thi công. Mặt khác trong ngành xây dựng cơ bản, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng khá lớn, từ 60% đến 70% giá trị công trình. Như vậy mỗi một sự thay đổi về chi phí nguyên vật liệu dù lớn hay nhỏ cũng ảnh hưởng lớn giá thành sản phẩm. Do số lượng và chất lượng công trình phần lớn bị ảnh hưởng bởi số lượng và chất lượng vật liệu tạo ra nó, nên vật liệu có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao. Mà chất lượng công trình lại là một yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp trong ngành xây dựng có thể chiến thắng trong cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín của mình trong bối cảnh nền kinh tế thị trường. Như vậy có thể khẳng định nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình, hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm vừa là yêu cầu cấp thiết vừa là một biện pháp gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.1.4 Vai trò của kế toán đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Kế toán là công cụ phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp, trong đó kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản và tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại vật liệu cho quá trình thi công, xây lắp, doanh nghiệp cần dựa vào kế toán nguyên vật liệu, thông qua kế toán nguyên vật liệu mà nắm bắt thông tin về nguyên vật liệu trên các mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp. Do đó kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đã được quy định. 1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. * Xuất phát từ vai trò đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. - Để có được nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công thì nguồn chủ yếu là thu mua. Do đó ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch thi công công trình. Đồng thời tiến hành đánh giá kế hoạch mua vật liệu nhằm lựa chọn nguồn mua với giá trị mua thấp nhất mà vẫn đảm bảo yêu cầu về số lượng và chất lượng vật liệu. - Ở khâu bảo quản, dự trữ: Doanh nghiệp cần tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện vận chuyển, cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng mất mát hao hụt, đảm bảo an toàn cho vật liệu. Hệ thống kho tàng bến bãi hợp lý, phù hợp đặc điểm từng loại vật liệu giúp quá trình nhập, xuất, kiểm tra vật liệu dễ dàng. Đối với việc dự trữ, doanh nghiệp cần xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại, từng thứ vật liệu tránh tình trạng khan hiếm vật liệu, ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình hoặc việc dự trữ quá mức cần thiết sẽ gây ra hiện tượng ứ đọng vốn. - Khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế hao hụt, mất mát trong quá trình thi công. Muốn vậy công ty cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu cho từng đối tượng sử dụng như các công trình hay từng hạng mục công trình. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể quy định các hình thức thưởng phạt rõ ràng đối với những người liên quan tới quá trình quản lý và sử dụng vật liệu. Từ đó đề cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. * Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế của kế toán và xuất phát từ vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp thì kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Thực hiện phân loại, đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán đã quy định cũng như các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức ghi chép đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển nguyên vật liệu về hiện vật và giá trị. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. - Tổ chức kế toán phù hợp với kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu đảm bảo cung cấp thông tin, số liệu kịp thời đúng đắn cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp. Tiến hành kiểm kê tài sản nói chung và vật liệu nói riêng theo quy định của nhà nước. 1.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.3.1 Phân loại Trong các doanh nghiệp xây lắp, vật liệu được sử dụng có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về nội dung kinh tế, công dụng và nguồn nhập. Để có thể quản lý vật liệu một cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần tiến hành phân chia chúng theo những tiêu thức nhất định. * Căn cứ vào vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu được chia thành các loại: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là các đối tượng lao động cấu thành nên các thực thể sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài). Đối với các doanh nghiệp xây dựng cơ bản đó là sắt, thép, xi măng, cát, sỏi, đá... - Nguyên vật liệu phụ: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất sản phẩm, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, phụ gia... - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, gồm xăng, dầu, khí gas, than củi... - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho dụng cụ, máy móc, phương tiện vận tải, thiết bị xây lắp. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, vật tư xây dựng ... mà doanh nghiệp mua dùng trong công tác xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu chưa được xếp vào các loại vật liệu trên, thường là những vật liệu được loại ra trong quá trình sản xuất hoặc phế liệu từ thanh lý tài sản cố định. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nội dung, chức năng kinh tế của từng loại vật liệu, là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp từ đó có phương hướng và biện pháp quản lý khoa học đối với từng loại vật liệu. * Căn cứ mục đích sử dụng nguyên vật liệu hay nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp các công trình. - Nguyên vật liệu dùng cho phục vụ quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp và các nhu cầu khác. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết các loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng và là cơ sở để hạch toán chính xác các loại nguyên vật liệu sử dụng được thể hiện trên các tài khoản kế toán. * Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài chủ yếu là do mua ngoài, liên doanh, biếu tặng... - Nguyên vật liệu thuê gia công chế biến. - Nguyên vật liệu tự sản xuất... Cách phân loại này là cơ sở để kiểm tra, xác định giá vật liệu nhập kho hợp lý. Đồng thời nó cũng là cơ sở để nhà quản trị phân tích đánh giá lựa chọn cách thức mua hoặc nhập vật liệu từ các nguồn mua tốt nhất. 1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là xác định trị giá của nó ở những thời điểm nhất định theo những nguyên tắc nhất định. Công việc này có ý nghĩa quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Thông qua việc đánh giá nguyên vật liệu, kế toán mới ghi chép đầy đủ và có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá nguyên vật liệu mua vào, giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất. Từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. Mặt khác đánh giá chính xác vật liệu còn góp phần tính toán sát thực số tài sản hiện có của doanh nghiệp, đảm bảo thông tin cung cấp trên báo cáo tài chính là trung thực, hợp lý. * Yêu cầu đánh giá nguyên vật liệu. - Yêu cầu xác thực: Việc đánh giá nguyên vật liệu phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ chi phí cấu thành nên giá trị của nguyên vật liệu đồng thời phải loại trừ ra khỏi giá trị vật liệu những chi phí không hợp lý, hợp lệ. - Yêu cầu thống nhất: Việc đánh giá vật liệu phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kỳ hạch toán của doanh nghiệp. * Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu (theo chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho) - Nguyên tắc giá gốc (giá phí): Theo nguyên tắc này, tất cả các loại tài sản, vật liệu phải được phản ánh, ghi chép theo giá phí của chúng, tức là toàn bộ số tiền mà đơn vị đã bỏ ra để có tài sản đó ở tư thế sẵn sàng sử dụng. - Nguyên tắc nhất quán, liên tục: Nguyên tắc này đòi hỏi phải áp dụng các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp tính toán phải thống nhất trong suốt các niên độ kế toán. Nếu có sự thay đổi về phương pháp đánh giá thì phải được sự chấp thuận của cơ quan quản lý liên quan và phải sau một thời gian nhất định (thường là một niên độ kế toán). * Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá thực tế có nghĩa là nguyên vật liệu khi nhập kho phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế theo đúng phương pháp quy định. Trị giá của nguyên vật liệu trên sổ sách, báo cáo tài chính nhất thiết phải theo giá thực tế. Trị giá nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ từng nguồn nhập mà trị giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định như sau: + Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, chí phí mua, thuế nhập khẩu (nếu có) trừ đi các khoản được giảm giá, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại (nếu có). Trong đó, chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho bãi, tiền công tác phí của cán bộ đi mua và chi phí hợp lệ khác phát sinh trong quá trình mua hàng. Giá mua thực tế là số tiền thực tế phải trả cho người bán. Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng. Nếu vật tư mua vào sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, dự án thì giá mua là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). + Nhập do tự sản xuất: Trị giá nguyên vật liệu là giá thành thực tế sản xuất nguyên vật liệu đó. + Nhập do thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến bao gồm trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi gia công chế biến và từ nơi gia công chế biến về doanh nghiệp, tiền thuê gia công chế biến. + Nhập do tự gia công chế biến: Trị giá nguyên vật liệu tự gia công chế biến bao gồm trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công chế biến và chi phí gia công chế biến. + Nhập do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh bao gồm trị giá nguyên vật liệu do các bên thoả thuận và chi phí vận chuyển nếu có. + Nhập do được cấp, biếu, tặng: Trị giá nguyên vật liệu là giá ghi trên biên bản giao nhận hay giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh. + Nhập kho nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi: Trị giá thực tế nguyên vật liệu là giá ước tính có thể sử dụng hay giá bán có thể thu hồi. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh (theo danh đơn riêng biệt): Theo phương pháp này, khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá của lô đó để tính trị giá vốn của vật tư xuất kho. Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng, trong giá mua vật tư đã bao gồm chi phí vận chuyển và chi phí khác có liên quan. + Tính theo đơn giá bình quân: Căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức là: + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giả định giá vật tư nhập trước sẽ được dùng để xuất kho trước. Số còn lại sẽ được tính theo đơn giá của các lần nhập sau. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp tổ chức ghi chép, hạch toán riêng biệt về số lượng, đơn giá, phẩm cấp của từng thứ vật tư theo từng lần nhập, xuất và doanh nghiệp chỉ sử dụng giá vốn thực tế để ghi sổ. + Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định rằng đơn giá của lô hàng nào nhập sau sẽ được dùng làm đơn giá xuất kho đầu tiên. Số còn lại được tính theo đơn giá của các lần nhập trước đó. Phương pháp này có tính đến thời điểm xuất kho nguyên vật liệu chứ không phải đến cuối kỳ mới xác định. Do đó giá cả giảm thì chi phí nguyên vật liệu sẽ thấp, lợi nhuận tăng và ngược lại. + Phương pháp tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ: Khi xuất kho vật liệu trong tháng thì lấy giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ để tính ra giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Phương pháp này ghi sổ kịp thời nhưng lại không chính xác vì giá nguyên vật liệu kỳ trước sẽ không phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu trong kỳ này gây ảnh hưởng đến công tác tính giá thành. 1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. 1.4.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết vật liệu phù hợp góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu. 1.4.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư hàng hoá đều phải lập chứng từ bắt buộc đầy đủ kịp thời, theo đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Người lập phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân liên quan. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/ QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, QĐ 885/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật liệu (mẫu 08-VT) - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) 1.4.1.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Để tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư * Phương pháp ghi thẻ song song. + Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập và ghi các chi tiết: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư lên cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, lập bảng kê nhập, xuất, tồn rồi kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho, số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập, xuất, tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1: phiếu nhập Thẻ kho phiếu xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều, việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra tính kịp thời của kế toán. Điều kiện áp dụng: Trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không thường xuyên, trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng giống như trong phương pháp ghi thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Phiếu xuất Phiếu nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ưu điểm: Khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chi tiết, số lượng, việc kiểm tra đối chiếu còn hạn chế. Điều kiện áp dụng: Sử dụng trong các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày. * Phương pháp sổ số dư: + Tại kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật tư tồn kho và sử dụng cho cả năm. Vào cuối mỗi tháng tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu thực hiện trên thẻ kho để ghi, sau đó chuyển về cho phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sẽ kiểm tra lại và hoàn thiện các chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào các bảng kê nhập, bảng kê xuất nguyên vật liệu. Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu trên các bảng kê để ghi vào các bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Sau đó dựa vào số dư của thủ kho gửi lên, kế toán tính ra giá trị nguyên vật liệu nhập,xuất, tồn trong kỳ. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư, bảng kê nhập, xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm khối lượng được ghi chép, công việc được tiến hành. Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt số lượng nhiều khi phải xem trên thẻ kho. Việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán nhiều khi gặp khó khăn. + Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán vững vàng. 1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát. Nguyên vật liệu cũng là đối tượng kế toán, nó là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, được nhập, xuất kho thường xuyên cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp để ghi chép và xác định trị giá nguyên vật liệu tồn kho, xuất kho tuỳ thuộc vào doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào. Tuy nhiên theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của bộ tài chính, trong doanh nghiệp xây lắp chỉ áp dụng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên mà không áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán và các sổ kế toán khi có các chứng từ nhập, xuất. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán. Giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Ưu điểm của phương pháp này là độ chính xác cao, biết được tình hình hiện có của nguyên vật liệu, nhưng lại hạn chế ở chỗ khối lượng công việc lớn, tốn nhiều thời gian. 1.4.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 152,TK 151, TK 331, TK 133 - TK 152"Nguyên liệu, vật liệu" dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kế toán và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK 1521- Nguyên vật liệu chính TK 1522- Vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1525- Thiết bị xây dựng TK 1528- Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết các tài khoản cấp 3, cấp 4...tới từng nhóm thứ nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. - TK 151-"Hàng mua đang đi đường": Phản ánh trị giá vốn các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ hàng vẫn chưa về đến doanh nghiệp và theo dõi tình hình hàng đang đi đường kỳ trước về nhập kho doanh nghiệp kỳ này. - TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ": Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ, còn được khấu trừ. Việc áp dụng thuế GTGT giúp doanh nghiệp tránh được việc đánh trùng lặp thuế như thuế doanh thu trước đây. TK 133 chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế theo đúng quy định. TK 133 có hai tài khoản cấp 2: + TK 1331: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư hàng hoá, dịch vụ. + TK 1332: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của tài sản cố định. - TK 331- "Phải trả cho người bán": Phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp hay người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng với doanh nghiệp. Tài khoản này cần theo dõi cho từng đối tượng cụ thể (từng người bán, người nhận thầu ...) để đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài các tài khoản trên, kế toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 128, TK 141,TK 138, TK 411, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642... 1.4.2.2 Hệ thống sổ tổng hợp nguyên vật liệu. Tuỳ hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp cho phù hợp đặc điểm yêu cầu quản lý và trình độ hạch toán của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. * Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các sổ kế toán: + Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng. + Sổ cái TK 152, 331... + Sổ (thẻ) kế toán chi tiết các TK 152, 331... * Hình thức nhật ký chứng từ gồm các sổ kế toán: + Sổ chi tiết tài khoản 331... + Các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 3, số 5, số 6, số 7... + Bảng kê số 3, bảng kê số 4... + Bảng phân bổ số 2. + Sổ cái TK 152, 331... * Hình thức nhật ký - Sổ cái dùng các sổ kế toán: + Sổ nhật ký- Sổ cái + Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật liệu sản phẩm, hàng hoá, thẻ kho, sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ, sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay... * Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái TK 152 + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hoá, thẻ kho, sổ chi tiết chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ... 1.4.2.3 Trình tự kế toán . Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,138,334,642 TK 111,112,141,331 TK 151 TK 621 TK627,623,641,642 TK 411 TK 241,(2412,2413) TK 154 TK 128,222 TK 642 TK 338(3381) TK 128,222 TK 621 TK 154 TK 331 TK 133 TK 412 TK152 TK 1331 (2) (8) (6) (17a) (15) (14) (13) (5) (4) (12) (11) (3) (10) (9) (1) (7) (Nếu có) (17b) TK 632,157 (16) Ghi chú: (1) Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài. (2) Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho. (3) Nguyên vật liệu tăng do cấp phát, tặng, thưởng, góp vốn liên doanh. (4) Nguyên vật liệu thừa trong định mức phát hiện khi kiểm kê. (5) Nguyên vật liệu thừa phát hiện qua kiểm kê chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý (6) Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh bằng nguyên vật liệu. (7) Vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, không dùng hết nhập lại kho. (8) Tăng do vật liệu tự chế không thuê ngoài gia công chế biến. (9) Xuất nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm, cho công tác xây dựng cơ bản. (10) Xuất nguyên vật liệu cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp, quản lý ở các đội. (11) Xuất nguyên vật liệu cho hoạt động xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn nhà cửa, vật kiến trúc. (12) Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh. (13) Xuất nguyên vật liệu để thuê ngoài gia công chế biến. (14) Nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê. (15) Nguyên vật liệu mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng, trả lại. (16) Xuất bán trực tiếp, gửi bán. (17a) Đánh giá giảm nguyên vật liệu. (17b) Đánh giá tăng nguyên vật liệu. 1.5 Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. 1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Để tổ chức tốt kế toán nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức mã hoá đối tượng cần quản lý, mà cụ thể ở đây là nguyên vật liệu giúp cho việc nhận diện thông tin về các nghiệp vụ nhập xuất không bị nhầm lẫn, nhất là trong hệ thống xử lý tự động. - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán nguyên vật liệu trên máy, bao gồm việc xác định, xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy và tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ. - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán bằng cách quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành các tài khoản cấp 2, 3... sao cho phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã áp dụng. - Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tương ứng với hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin thích hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp - Tổ chức kiểm kê, kiểm nhận, đánh giá lại vật tư cũng như lựa chọn các phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho một cách hợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng như quá trình quản lý của doanh nghiệp. - Trình bày và cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên cơ sở các sổ sách, báo cáo... 1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng kế toán máy. - Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp rất phong phú, đa dạng và biến động thường xuyên, do đó khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật tư và để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẵn mức thuế GTGT của vật tư ở phần danh mục. - Nguyên vật liệu có điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia thành phần hành kế toán nguyên vật liệu thành 2 phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất. Khi nhập, xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn của từng loại vật liệu. - Đối với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập 1 phiếu nhiều nguyên vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng nguyên vật liệu làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. - Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Vì chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. Trình tự xử lý có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Phiếu nhập, phiếu xuât, chứng từ khác Nhập các chứng từ vào máy Mã đối tượng kế toán Nội dung các nghiệp vụ Phấn mềm MVT xử lý tự động - Sổ chi tiểt NVL - Sổ cái - Báo cáo nhập, xuất, tồn và các báo cáo khác... CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG 2.1 Khái quát chung về công ty. 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Tên giao dịch quốc tế: Thăng Long construction joint stock company N02 Trụ sở chính: Đường Phạm Văn Đồng, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là công ty cổ phần nhà nước trực thuộc tổng công ty xây dựng Thăng Long. Tiền thân công ty là xí nghiệp cơ khí xây lắp Thăng Long được thành lập ngày 10/12/1966 với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các công trình phục vụ cho sự nghiệp chống Mĩ cứu nước và xây dựng sau hoà bình. Ngày 27/03/1993 Bộ GTVT ra quyết định số 497/QĐ/GTVT quyết định thành lập Công ty xây dựng và kiến trúc Thăng Long từ xí nghiệp cơ khí xây lắp Thăng Long. Theo quyết định số 4003/QĐ-TCCB/LĐ ngày 22/08/1995 của bộ GTVT, công ty xây dựng và kiến trúc Thăng Long được đổi tên thành Công ty xây dựng công trình kiến trúc Thăng Long trực thuộc tổng công ty xây dựng cầu Thăng Long với chức năng nhiệm vụ là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, sản xuất cấu kiện bê tông và vật liệu xây dựng, xây dựng các công trình giao thông và kinh doanh khách sạn, du lịch. Ngày 03/11/1999 Bộ GTVT ra quyết định số 31/1999/QĐ/GTVT đổi tên thành công ty xây dựng số 2 Thăng Long với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông... Ngày 17/09/2001 Bộ trưởng Bộ GTVT ra quyết định số 3057 QĐ/BGTVT về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước công ty xây dựng số 2 Thăng Long thành công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long trực thuộc tổng công ty xây dựng Thăng Long. Vốn điều lệ của công ty khi thành lập là 5.100.000.000 đồng. Trong đó: - Vốn nhà nước là: 1.071.000.000 đồng (chiếm 21%) - Vốn của các cổ đông là CBCNV trong công ty là: 3.060.000.000 đồng (chiếm 60%) - Vốn của các cổ đông khác là: 969.000.000 đồng (chiếm 19%) Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, công ty đã hoàn thành và bàn giao nhiều công trình giao thông, dân dụng và công nghiệp lớn đưa vào sử dụng phục vụ cho nền kinh tế quốc dân. Một số công trình tiêu biểu mà công ty đã thực hiện được như: Nhà in tổng công ty hàng không, nhà ga quốc tế Lào, nhà điều hành bộ GTVT, rạp chiếu bóng, sở văn hoá Lai Châu, chợ Sắt Hải Phòng, Liên doanh khách sạn Việt - Nhật, Trải Thảm mặt cầu Hàm Rồng - Sông Mã, đường Bảo Đông - Mường Noong (CHDCND Lào)... Riêng năm 2003, các công trình và địa bàn thi công chủ yếu là Quốc lộ 18 Bắc Ninh- Nội Bài, gói thầu D6 đường HCM, quốc lộ 14B - Đà Nẵng, quốc lộ 2 Vân Cơ - Đền Hùng... Ngoài ra, trong những năm qua công ty còn được nhà nước, bộ ngành liên quan công nhận những thành tích trong lao động sản xuất: Đạt huân chương lao động hạng 3; nhiều bằng khen, giấy khen của Bộ và tổng công ty trao tặng; Đảng bộ liên tục được công nhận là đảng bộ trong sạch, vững mạnh từ năm 1990 đến nay. Đặc biệt có hai công trình được công nhận đạt chất lượng xuất sắc. Trong những năm qua công ty đã khẳng định mình bằng chính uy tín và chất lượng đối với những công trình được giao nhận và sản phẩm sản xuất ra. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm từ năm 2002 đến năm 2004 thể hiện qua một số chỉ tiêu tài chính sau:  Một số chỉ tiêu tài chính của công ty STT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Giá trị sản lượng (tr.đ) 87.000 115.000 71.000 2 Tổng doanh thu (tr.đ) 12.676,9 92.314,6 56.000 3 Lợi nhuận trước thuế (tr.đ) 189 0 0 4 Thuế và các khoản phải nộp NSNN (tr.đ) 3,87 0 2,8 5 Nguồn vốn chủ sở hữu (tr.đ) 2.510,7 5.100 5.100 6 Tổng số lao động (người) 411 294 270 7 Thu nhập bình quân tháng (nghìn đồng/người) 1050 1250 910 Các chỉ tiêu trên đã phần nào phản ánh những thăng trầm của công ty trong quá trình phát triển. Tuy nhiên đó là những vấn đề hết sức bình thường đối với các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Do vậy công ty vẫn đang trong quá trình tìm tòi ra những hướng đi mới cho phù hợp với hoàn cảnh. Và chắc chắn công ty sẽ còn có những bước tiến xa hơn nữa. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. 2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của công ty * Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là một công ty xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có những đặc điểm cơ bản sau: - Được thực hiện trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết với đơn vị chủ đầu tư sau khi trúng thầu hoặc được chỉ định thầu. Trong hợp đồng hai bên đã thống nhất với nhau về giá trị thanh toán của công trình cùng với các điều kiện khác. - Tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm đã được xác định cụ thể trong hồ sơ thiết kế kỹ thuật được duyệt. Do vậy doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về kỹ thuật, chất lượng công trình. - Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc... có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian xây dựng dài. - Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện cần thiết cho sản phẩm như các loại xe máy, thiết bị, nhân công... phải di chuyển theo địa điểm đặt công trình. Mặt khác, việc xây dựng còn chịu ảnh hưởng của địa chất công trình và các điều kiện thời tiết, khí hậu của địa phương ... cho nên công tác quản lý và sử dụng tài sản, vật tư cho công trình rất phức tạp, đòi hỏi phải có mức giá cho từng loại xây lắp cho từng vùng lãnh thổ. - Trong các doanh nghiệp xây lắp, cơ chế khoán đang được áp dụng rộng rãi, với các hình thức giao khoán khác nhau như: Khoán gọn công trình, khoán theo từng khoản mục chi phí. Cho nên phải hình thành bên giao khoán, bên nhận khoán và giá khoán. * Với chức năng nhiệm vụ chính của công ty là chuyên trách thi công xây dựng các công trình giao thông, các công trình công nghiệp và dân dụng, thì công ty kinh doanh các ngành nghề chủ yếu sau: - Xây dựng công trình giao thông trong và ngoài nước (bao gồm: Cầu, đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt bằng...) - Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng và công trình điện đến 35 KV. - Nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình. - Đầu tư xây dựng cơ bản các công trình cơ sở hạ tầng, cụm dân cư, khu đô thị, giao thông vận tải. - Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị. - Sửa chữa xe máy thiết bị thi công, gia công cơ khí. - Tư vấn thiết kế, thí nghiệm vật liệu, tư vấn giám sát công trình không do công ty thi công. - Kinh doanh thương mại, dịch vụ du lịch, khách sạn. 2.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ của công ty. Chính những đặc điểm riêng có của ngành như trên mà quy trình công nghệ sản xuất của công ty cũng tuân thủ theo quy trình sản xuất xây lắp, ta có thể khái quát quy trình đó như sau: Sơ đồ 6: Quy trình công nghệ của công ty Mua vật tư, tổ chức nhân công Nhận thầu Tổ chức thi công Nghiệm thu bàn giao công trình Lập kế hoạch thi công Để thi công công trình, công ty có thể khoán gọn cho các đội sản xuất tuỳ thuộc từng công trình. Trên cơ sở ký kết hợp đồng với công ty, phòng kỹ thuật tính toán, lên kế hoạch cụ thể của nội bộ công ty về hạn mức vật tư để giao khoán cụ thể cho từng đội và thống nhất với các đội về các điều khoản cho việc thi công các công trình thông qua bản giao khoán. Quyết định giao nhiệm vụ do phòng kế hoạch điều độ soạn cụ thể cho từng đội, từng công trình. Ở các đội tiến hành phân công nhiệm vụ và khoán công việc cụ thể cho từng tổ thi công. Ở khâu thi công lại bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau: - Giai đoạn 1: Chuẩn bị thi công. Đây là giai đoạn các đội tiến hành nhận, giải phóng mặt bằng, xây các lán trại, đường công vụ và chuẩn bị mọi phương tiện khác cho quá trình thi công. - Giai đoạn 2: Thi công phần hạ bộ. Giai đoạn này có nhiệm vụ tạo mặt bằng cho công trình và thi công phần móng của công trình theo đúng thiết kế bao gồm các công việc như đúc, đóng cọc, làm móng, đổ bê tông trụ thân. - Giai đoạn 3: Thi công phần thượng bộ. Nhiệm vụ của giai đoạn này là đúc dầm, lao dầm. - Giai đoạn 4: Đây là giai đoạn hoàn thiện, bao gồm các công việc như làm mặt cầu, lan can cầu, lắp đèn chiếu sáng, dọn sạch lòng sông, làm đường lên cầu, thử trọng tải cầu... và hoàn thiện bàn giao. Cuối tháng hoặc khi hoàn thành hợp đồng giao khoán, đội tiến hành nghiệm thu, đánh giá công việc về số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành của các tổ làm cơ sở thanh toán tiền lương cho từng tổ sản xuất theo đơn giá trong hợp đồng giao khoán quy định. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Để tăng cường bộ máy quản lý có hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽ tất cả các khâu kinh doanh nhằm nâng cao chất lượng công trình và giảm những chi phí không cần thiết, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mình theo cơ chế chế độ thủ trưởng, có sự hoạt động của tổ chức Đảng, công đoàn, thanh niên. Việc quản lý của công ty được hội đồng quản trị trực tiếp điều hành, bao gồm các phòng ban chức năng và các đội, đơn vị sản xuất; mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình trong mối quan hệ thống nhất. * Hội đồng quản trị bao gồm: - Chủ tịch hội đồng quản trị (kiêm giám đốc điều hành): Là người giữ vai trò chủ đạo chung theo chế độ và luật định, người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị của công ty về việc thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao. - Ban kiểm soát: Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động chung của công ty. - Các thành viên: Là những người tham gia vào quá trình tổ chức quản lý công ty, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi người phụ thuộc vào số cổ phần mà họ nắm giữ. * Ban giám đốc gồm: Giám đốc, các phó giám đốc, và các phòng ban chức năng. - Các phó giám đốc: Công ty có 5 phó giám đốc, làm tham mưu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, mỗi người chịu trách nhiệm trước giám đốc điều hành trực tiếp theo khu vực địa lý. - Các phòng chức năng được tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh, bao gồm 7 phòng ban chức năng: 1. Phòng kinh tế hợp đồng: Chịu trách nhiệm ký và thanh lý các hợp đồng kinh tế, lập và duyệt các định mức đơn giá tiền lương, lập hồ sơ thanh toán với chủ đầu tư theo giá trị khối lượng hoàn thành, lập bản giao khoán cho các đội. 2. Phòng kế hoạch thị trường: Tổng hợp kế hoạch các bộ phận và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị, đôn đốc theo dõi và tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện. 3. Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào thực tế sản xuất, nhằm nâng cao năng xuất, chất lượng, hiệu quả sản xuất kinh doanh; tính toán khối lượng, lập hồ sơ đấu thầu, xác định khối lượng thực tế phải làm tại hiện trường để giúp phòng kế hoạch điều đội giao việc; lập hạn mức vật tư, theo dõi, kiểm tra về hạn mức kỹ thuật, chất lượng các công trình, các dự án của công ty đã và đang thực hịên. 4. Phòng tuyển chọn cán bộ - lao động tiền lương (TCLĐ - CBTL): Tổ chức tuyển chọn lao động, phân công lao động, sắp xếp điều phối lao động cho các đội sản xuất, hình thành các chứng từ về lao động, tiền lương cho cac bộ phận của công ty. 5. Phòng máy - vật tư: Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại, chất lượng vật tư cho các công trình theo kế hoạch. quản lý, tham mưu sử dụng toàn bộ máy móc, thiết bị phương tiện vận tải cho toàn công ty. 6. Phòng tài chính - kế toán: Thực hiện ghi chép, xử lý, cung cấp số liệu về tình hình tài chính; huy động, phân phối, giám sát các nguồn vốn, bảo toàn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tổ chức trả lương cho cán bộ công nhân viên. 7. Văn phòng: Chịu trách nhiệm về công tác hành chính của công ty. Về cơ cấu của một đội sản xuất trong công ty gồm: Đội trưởng, đội phó kỹ thuật, từ 1 đến 3 kỹ thuật viên là kỹ sư chuyên ngành; từ 1 đến 2 nhân viên thống kê kế toán, 1 nhân viên tiếp liệu, 1 thủ kho... được bố trí tuỳ theo tính chất, quy mô sản xuất của đội, có thể bố trí kiêm nghiệm để giảm bớt định biên và tăng thêm thu nhập. Trong quá trình hoạt động, các phòng ban của công ty đã thực hiện đầy đủ, nghiêm túc chức năng nhiệm vụ được giao, thường xuyên có sự phối hợp giữa các phòng ban đơn vị liên quan để thực hiện có hiệu quả chức năng nhiệm vụ của mình. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty có thể minh hoạ theo sơ đồ 07 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Hiện nay, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán duy nhất làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Phòng kế toán tổ chức mọi công việc kế toán, thực hiện đầy đủ, có chất lượng từ khâu đầu xử lý các chứng từ nhập, xuất vật tư đến khâu cuối tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo kế toán. Ngoài ra bộ máy kế toán phải tham gia phân tích hoạt động kinh tế, kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài sản kế toán theo quy định. Dưới các xưởng, đội thi công thường đi theo các công trình xây dựng, do đó các nhân viên thống kê kế toán đội tiến hành hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công trường, thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở đội; lập bảng kê, định kỳ gửi về cho phòng kế toán của công ty để hạch toán. Phòng tài chính, kế toán của công ty gồm 8 người, mỗi kế toán viên phụ trách việc theo dõi ghi chép một số sổ và các tài liệu liên quan đến phần việc của mình. - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc kế toán cho kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp chi phí, tính giá thành, và xác định kết quả kinh doanh; kiểm tra số liệu của các bộ phận kế toán khác chuyển sang phục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán... - Kế toán vật liệu, công nợ khách hàng: Theo dõi số hiện có, tình hình biến động của từng loại vật liệu, xác định chi phí vật liệu cho từng công trình cũng đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ với khách hàng. - Kế toán tiền lương: Tiến hành tính lương và BHXH phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp đồng thời ghi chép tổng hợp tiền lương trong doanh nghiệp. - Kế toán tiền mặt, công nợ nội bộ: Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, các khoản thanh toán nội bộ trong công ty. - Kế toán giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiểm trong việc làm thủ tục thanh toán qua ngân hàng, theo dõi các khoản nợ gốc, lãi vay các tổ chức tín dụng. Cuối tháng lập bảng kê báo cáo. - Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình biến động tăng, giảm tài sản cố định đầy đủ, kịp thời đồng thời tiến hành lập bảng phân bổ công cụ, dụng cụ xuất dùng để theo dõi việc sử dụng công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp. - Thống kê đội: Theo dõi, tập hợp tất cả các khoản chi phí trực tiếp phát sinh, tổng hợp số liệu báo cáo về phòng tài chính - kế toán của công ty. Có thể nói, việc lựa chọn bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đã giúp công ty kiểm tra công tác kế toán dễ dàng, mọi thông tin được cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, lãnh đạo công ty có thể nắm được tình hình hoạt động của công ty nhanh chóng, tạo điều kiện cho công ty trang bị các phương tiện ghi chép, tính toán, quản lý thông tin. Sơ đồ 8: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, công nợ nội bộ Kế toán giao dịch ngân hàng Kế toán vật tư công nợ khách hàng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ công cụ, dụng cụ Kế toán tiền lương, BHXH,BHYT Thống kê kế toán đội  Sơ đồ 7: Cơ cấu quản lý của công ty Khách sạn Thăng Long Đội sản xuất VL Khách sạn Thăng Long Đội sản xuất VL Đội, đơn vị SX Đội, đơn vị SX Xưởng gia công cơ khí Xưởng gia công cơ khí Đội asphalt Đội asphalt Các đội sản xuất Đội 215 Các đội sản xuất Đội 215 Phòng Tài chính kế toán Đội 208 Phòng Tài chính kế toán Đội 208 Ban Giám đốc Ban Giám đốc Đội 201 Đội 203 Đội 204 Phòng kế hoạch thị trường Văn phòng Đội 205 Phòng kinh tế hợp đồng Đội 206 Đội 207 Phòng kỹ thuật Phòng TCCB Và LĐTL Phòng vật tư thiết bị Đội 201 Đội 203 Đội 204 Phòng kế hoạch thị trường Văn phòng Đội 205 Phòng kinh tế hợp đồng Đội 206 Đội 207 Phòng kỹ thuật Phòng TCCB Và LĐTL Phòng vật tư thiết bị Hội đồng quản trị Các phòng ban chức năng Ban kiểm soát 2.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng. Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán AF5 tức chương trình kế toán AFsystem phiên bản 5.C năm 1998 - 2000 của công ty NDT với giao diện như sau: Màn hình 1: Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm này là: - Khi nhấn đúp chuột vào biểu tượng phần mềm trên màn hình máy tính thì màn hình giao diện của phần mềm hiện ra như trên. Người sử dụng chỉ việc điền tên người sử dụng và mật khẩu đúng và nhấn vào chữ "đồng ý" thì màn hình hệ thống hiện ra như sau: Màn hình 2: - Màn hình hệ thống chỉ bao gồm các mục: Hệ thống, danh mục, chứng từ, báo biểu, tuỳ chọn, soạn thảo, hướng dẫn nên có thể nói là đơn giản, dễ sử dụng. Khi cần làm việc ta chỉ cần kích chuột tại mục đó, máy tự hiện ra các chương trình ứng dụng phù hợp với yêu cầu của người sử dụng. - Máy tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cần thiết như tự động tính giá thành từng công trình chi tiết theo từng khoản mục, tự động tính và trích khấu hao tài sản cố định, tự in các báo cáo, các chứng từ theo đúng yêu cầu quản lý của đơn vị. Riêng phần hành kế toán tiền lương công ty không sử dụng phần mềm để tính toán mà dùng chương trình Exel sau đó phần mềm chỉ in ra các báo cáo, các sổ cần thiết... - Đối với các nguồn nhập liệu khác nhau, phần mềm cho phép sử dụng các màn hình nhập liệu khác nhau. Chẳng hạn, đối với nguyên vật liệu, màn hình nhập và xuất vật liệu sẽ khác nhau. Đối với các nghiệp vụ xuất khác nhau như xuất chuyển kho và xuất cho sản xuất cũng sẽ có hai màn hình nhập liệu khác nhau. - Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy cũng tương tự quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính, có thể được hiểu như sau: Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ gốc, cập nhật số liệu vào máy theo đúng đối tượng mã hoá đã được cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, danh mục vật tư... đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết TK theo từng đối tượng và tự động ghi vào sổ cái TK có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan. Phần mềm chỉ thực hiện các bút toán đơn giản khi xác định số phát sinh, số dư trên tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn...) chương trình AF5 cho phép làm tự động qua các bút toán kết chuyển đã được cài đặt trong chương trình mà người sử dụng lựa chọn. Khi người sử dụng chọn đúng bút toán kết chuyển, máy sẽ tự động kết chuyển toàn bộ giá trị dư nợ (dư có) hiện thời của TK kết chuyển sang bên có (bên nợ) của tài khoản được kết chuyển. Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất kỳ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái TK sau các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng phương pháp "xâu lọc". Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tổng hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được thực hiện đồng thời. 2.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là một công ty xây dựng nên nguyên vật liệu của công ty cũng có một số đặc điểm chung của doanh nghiệp xây dựng như sự đa dạng phong phú về chủng loại, quy cách, về tỷ trọng nguyên vật liệu chiếm trong chi phí xây dựng công trình... Cụ thể, một số loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc thù như ximăng, cát, sỏi, đá, vôi, gạch... Chi phí nguyên vật liệu của công ty chiếm 65% - 70% trong tổng chi phí xây dựng công trình. Vật liệu của công ty không qua hệ thống kho mà để ngoài trời, do vậy hao hụt tự nhiên thường cao. Chính vì vậy mà đòi hỏi việc bảo quản vật liệu của công ty phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản như sạch sẽ, thoáng mát, không ẩm ướt...Ví dụ, cát mua về không nhập kho mà đổ ngay ngoài bãi gần chỗ xây dựng, nếu trong thời gian thi công mà gặp mưa gió bất thường nếu công ty không che đậy cẩn thận có thể sẽ bị trôi đi làm hao hụt tự nhiên cao. Hay với xi măng cũng thế, nếu không thường xuyên kiểm tra, đảo lại sẽ gây ra hiện tượng hoá đá, mất phẩm chất... Bên cạnh đó, giá mua nguyên vật liệu lại không ổn định, phụ thuộc vào giá cả thị trường nên sẽ ảnh hưởng tới chi phí nguyên vật liệu có thể tạo ra sự biến động lớn trong giá thành sản phẩm so với dự toán. Các loại vật liệu có thể mua ngay, vận chuyển nhanh chóng nhưng có khi lại phải mua ở xa, thậm chí phải nhập từ nước ngoài, có loại bảo quản trong kho, có loại không bảo quản được trong kho gây khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, một số vật tư đặc chủng ngoại nhập như: Neo cầu, cáp dự ứng lực, thép dự ứng lực, gối cầu cao su, khe co giãn...hoặc các vật tư chủ yếu đều do phòng vật tư thiết bị trực tiếp mua sắm và quản lý sử dụng theo bản giao khoán. Các vật tư để ngoài trời phải quy hoạch gọn gàng, kê cao, che đậy cẩn thận, hạn chế hư hỏng, mất mát. Các vật tư bảo quản trong kho phải để nơi sạch sẽ, thoáng mát... 2.2.3 Phân loại và đánh giá vật liệu 2.2.3.1 Phân loại vật liệu. Để thi công một công trình xây dựng cần phải có rất nhiều loại vật liệu khác nhau. Chúng đa dạng phong phú về chủng loại, chức năng công dụng và tính lý hoá khác nhau. Vì vậy để nhận biết từng loại vật liệu tạo điều kiện cho công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh và được hạch toán vào các tài khoản tương ứng: TK 1521 - Nguyên vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng như: Xi măng, cát, sỏi, gạch thép, đá dăm, gạch chỉ, tôn, nhựa đường... TK 1522 - Vật liệu là que hàn, đinh các loại, dây thép, gạch vỡ, cột gỗ, kẹp hãm ray 72×45×2,5... TK 1523 - Nhiên liệu dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công, xe xăng A29, xăng A76, dầu diezen, mỡ... TK 1524 - Phụ tùng thay thế: Vòng bi các cỡ, dây curoa, vòng doăng... Công ty tiến hành quản lý nguyên vật liệu của mình qua phần mềm AF5 bằng việc mã hoá các loại nguyên vật liệu theo tên của chúng và theo số thứ tự theo quy định của công ty. 2.2.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu Thước đo chủ yếu của kế toán là thước đo giá trị, tất cả các đối tượng kế toán phải được thể hiện bằng tiền trên cơ sở đó kế toán mới thực sự phản ánh, theo dõi, giám đốc được tài sản và sự biến động của chúng. Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Hiện nay, nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, với giá mua, chi phí mua từng thứ vật liệu cũng khác nhau. Vật liệu của công ty được đánh giá theo giá thực tế. * Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho - Trường hợp vật liệu mua ngoài: Vì công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên trị giá nguyên vật liệu nhập kho là giá thoả thuận giữa hai bên, không bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trường hợp công ty phải vận chuyển vật liệu về kho thì trị giá nguyên vật liệu cộng thêm chi phí vận chuyển. Ví dụ 1: Ngày 08/09/2004 công ty mua đá hộc tại công ty vật liệu xây dựng Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá. Theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên thì bên bán vận chuyển và trị giá ghi trên hợp đồng là 43.200.000đồng. Khi đó trị giá thực tế của đá hộc nhập kho sẽ là 43.200.000 đồng. Ví dụ 2: Ngày 15/09/2004 công ty mua xi măng tại công ty vật liệu xây dựng Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá. Giá trị ghi trên hoá đơn là 45.650.000 đồng, chi phí vận chuyển là 3.000.000 đồng. Vậy trị giá thực tế xi măng nhập kho sẽ là 45.650.000 + 3.000.000 = 48.650.000 đồng. - Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do công ty tự gia công chế biến thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bằng trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất để gia công chế biến cộng chi phí gia công chế biến. Ví dụ 3: Ngày 18/09/2004, công ty xuất kho 1.200 kg sắt để giá công thép hình. Trị giá nguyên vật liệu ghi trên phiếu xuất kho là 27.000.000 đồng và chi phí thực tế phát sinh trong quá trình gia công chế biến là 3.478.900 đồng. Vậy trị giá nguyên vật liệu xuất kho bằng 27.000.000 +3.478.900 =30.478.900 đồng. - Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến. Khi đó trị giá nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng trị giá nguyên vật liệu xuất kho đem gia công chế biến cộng chi phí thuê ngoài gia công chế biến. Các trường hợp khác như mua từ nước ngoài, nhận vốn góp liên doanh, được cấp, biếu, tặng trong công ty thường ít khi xảy ra. * Đối với nguyên vật liệu xuất kho. Công ty tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp đích danh có dựa trên cơ sở thực tế xuất lô nguyên vật liệu nào thì lấy đúng với trị giá thực tế lúc nhập của lô hàng đó để xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Phương pháp này cho phép công ty dễ quản lý vật liệu theo trị giá thực tế khi nhập nhưng lại hạn chế ở chỗ nếu công trình xây dựng tiến hành trong thời gian dài, giá cả nguyên vật liệu có sự biến động lớn thi việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ không chính xác, có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp. 2.2.4 Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. Do có những đặc điểm của một doanh nghiệp trong ngành xây lắp nên để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh ngoài việc tăng cường đầu tư những máy móc thiết bị tiên tiến vào trong thi công công trình, tổ chức cơ cấu sản xuất hợp lý, công ty còn phải không ngừng hoàn thiện các biện pháp để quản lý và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả hơn, làm giảm hao hụt tự nhiên, tránh mất mát hư hỏng, lãng phí nhằm hạ chi phí và giá thành sản phẩm. Công tác quản lý vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long được thực hiện cả ở kho và phòng kế toán. Tại kho chỉ quản lý vật liệu về số lượng và chủng loại. Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý về số lượng và giá trị. Tuy nhiên cũng do những đặc tính vốn có của vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp nên công ty thường không dự trữ vật liệu mà chỉ khi công ty hoặc các đội sản xuất có nhu cầu thì mới tổ chức mua vật liệu đúng theo dự toán đề ra. Việc mua dự trữ vật liệu thường chỉ áp dụng trong trường hợp đó là đó là vật liệu nhập ngoại, cơ hội mua khó khăn hoặc vật liệu đó được dự tính trong thời gian tới giá sẽ tăng. Dù vậy việc dự trữ cũng chỉ là trong thời gian ngắn, tránh mất mát, hư hỏng hoặc biến động giá cả bất lợi đối với công ty cũng như tránh để ứ đọng vốn mà vẫn đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp diễn ra bình thường, theo đúng tiến độ thi công. Trong nền kinh tế thị trường, giá cả và chất lượng sản phẩm luôn là vũ khí cạnh tranh sắc bén của bất cứ doanh nghiệp nào. Muốn tạo ra những công trình có chất lượng tốt, bên cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thì chất lượng, chủng loại vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công trình nên công tác quản lý vật liệu về chất lượng, chủng loại luôn được công ty quan tâm đúng mức. Việc mua vật liệu phải căn cứ vào các bản thiết kế để có kế hoạch mua từng loại sao cho đúng số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và chất lượng đã đề ra trong thiết kế. Vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên trong quá trình sử dụng, công ty luôn khuyến khích tiết kiệm nguyên vật liệu. Tuy nhiên tiết kiệm ở đây không phải là bớt xén hoặc thay đổi các loại vật tư không theo thiết kế. Điều quan trọng là phải sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, đúng định mức đã thiết kế nhằm tiết kiệm vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình và đúng thời hạn. Mặt khác trong quá trình thi công các đội đã tổ chức công tác thu hồi phế liệu như các đầu sắt thép, gỗ không sử dụng, vỏ bao xi măng... góp phần làm giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho công ty. 2.2.5 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán thích hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Chính vì vậy các loại sổ sách kế toán của công ty sử dụng đều phải tuân theo những quy định chung của hình thức này, bao gồm: - Sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu chính - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Các sổ liên quan khác như sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp vật tư, sổ chi tiết TK 621, các bảng tổng hợp chứng từ gốc... Các chứng từ kế toán được sử dụng là: - Phiếu nhập kho vật tư (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho vật tư (mẫu 02-VT) - Thẻ kho (mẫu 06- VT) - Hoá đơn giá trị gia tăng - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Và một số chứng từ và sổ sách khác có liên quan... 2.2.5.1 Thủ tục xin mua và nhập kho vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty phần lớn là được mua ở ngoài. Việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao rồi sau đó chuyển cho phòng vật tư hoặc các đội sản xuất để mua sắm. Thông thường vật liệu do các đội mua, trường hợp mua với khối lượng lớn hoặc các trường hợp đặc biệt thì phòng vật tư của công ty mua. Khi công ty có ký kết hợp đồng với nhà cung cấp vật tư thì phòng vật tư của công ty sẽ cử cán bộ phòng đi mua, rồi căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán hàng, phòng vật tư sẽ tiến hành nhập kho vật liệu. Trường hợp các đội tự mua thì phải mua theo đúng bản giao khoán, nếu mua vượt định mức đề ra thì phải dừng lại. Đội tự ký hợp đồng với người bán sau đó lấy hoá đơn của người bán về phòng vật tư làm thủ tục nhập, xuất vật liệu tại đây. Cuối cùng chuyển hoá đơn về cho phòng kế toán để hạch toán. Khi nhập kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra chủng loại, số lượng ghi trên hóa đơn, cho tiến hành nhập kho, ghi số thực nhập rồi ký nhận vào phiếu nhập kho. Đối với những mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ, dễ mất mát, dễ vỡ, dễ hỏng, khó bảo quản khi hàng về nhập kho phải làm biên bản giao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc giữa bên giao và bên nhận. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại phòng vật tư. - Liên 2: Thủ kho giữ rồi chuyển cho phòng kế toán. - Liên 3: Do đội có nhu cầu sử dụng vật tư giữ. Ví dụ 4: Theo ví dụ 1, ngày 08/09/2004 ông Đỗ Văn Bình thuộc công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long mua một số nguyên vật liệu tại công ty vật liệu xây dựng Lê Thanh Lam Sơn - Thanh Hoá và nhận được các chứng từ sau: 2.2.5.2 Thủ tục xuất kho vật liệu. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu của từng đội, từng công trình, các đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho. Trường hợp phòng vật tư mua nguyên vật liệu chuyển thẳng cho đội sản xuất thì phiếu xuất kho được lập cùng phiếu nhập kho. Thông thường các đội tự mua nguyên vật liệu sau đó làm thủ tục nhập kho tại phòng vật tư đồng thời lập luôn phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại phòng vật tư - Liên 2: Thủ kho nhận rồi chuyển lên cho phòng kế toán - Liên 3: Do đội nhận vật tư giữ Phiếu xuất kho trước hết được đưa lên cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho đội sản xuất, thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ kiểm tra tính chính xác và căn cứ vào đó để xuất vật tư. Ngoài số lượng vật liệu xuất kho chủ yếu cho thi công công trình, cho quản lý phục vụ quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty còn được bán (đó là các phế liệu thu hồi từ công trình) hoặc cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty vay tạm thời hoặc xuất cho các đội gia công. Trong trường hợp xuất cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty thi công thì căn cứ vào hợp đồng vay mượn giữa các đơn vị vay với công ty đã được giám đốc ký duyệt, phòng vật tư lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này cũng được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư - Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ vận chuyển trên đường - Liên 3: Thủ kho giữ làm thủ tục xuất hàng và làm căn cứ ghi vào thẻ kho Trường hợp xuất bán thì kế toán lập hoá đơn bán hàng, đây cũng chính là phiếu xuất kho (có kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng). Hóa đơn bán hàng cũng được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại phòng vật tư - Liên 2: Khách hàng giữ - Liên 3: Thủ kho giữ Phiếu lĩnh vật tư phục vụ cho thi công công trình 14B-Đà Nẵng. Biểu số 2: PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Ngày 08/09/2004 Đơn vị lĩnh vật tư: Đội 201 Lý do lĩnh: Thi công công trình 14B-Đà Nẵng Tại kho: Đội 201 (hàng nhập xuất ngay) STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Đá hộc m3 800 2 Cát vàng m3 400 3 Đá 1×2 m3 50 Thủ trưởng đơn vị Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phụ trách bộ phận Người yêu cầu (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu này và biên bản giao khoán phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho sau: 2.2.5.3 Tổ chức danh mục vật tư ở công ty. Theo quy định của bộ tài chính, toàn bộ các đối tượng quản lý của doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính đều phải tiến hành mã hoá. Riêng vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng danh điểm. Tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long quy định danh mục vật tư gồm mã 3 cấp, trong mỗi cấp được chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu khác nhau, trong mỗi loại nguyên vật liệu lại có các nhóm khác nhau. Sau đây là danh mục một số vật tư trong công ty: Màn hình 3: Chẳng hạn, trong danh mục trên: NC là nguyên liệu chính - mã cấp 1 NCC là nguyên liệu chính Cát các loại - mã cấp 2 NCC01 là cát đen A3 - mã cấp 3 2.2.5.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty. Hiện nay, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của công ty được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Đây là một phương pháp ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc xử lý, tính toán của kế toán trở lên dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc điểm của phương pháp ghi thẻ song song là sự kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho và ghi chép của kế toán tại phòng kế toán, trên cơ sở đó giám sát tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. Ở kho: Hàng ngày khi các nghiệp vụ nhập, xuất thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các phiếu nhập, xuất kho và thẻ kho của từng thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu chỉ được theo dõi trên một thẻ kho. Toàn bộ những loại nguyên vật liệu được công ty tiến hành nhập, xuất thẳng khi lập phiếu nhập cũng chính là phiếu xuất nên số dư cuối ngày của các loại nguyên vật liệu bằng không (không có tồn kho nguyên vật liệu đó). Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Định kỳ nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hoàn chỉnh chứng từ. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán chỉ phải nhập số liệu từ các chứng từ liên quan vào máy, phần mềm cài đặt tự xử lý thông tin và có thể in ra các sổ và chứng từ cần thiết. Đối với mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc đối với mỗi loại xuất khác nhau chẳng hạn như xuất chuyển kho và xuất dùng phục vụ cho công trình thì phần mềm công ty sử dụng các màn hình nhập liệu khác nhau. Thông thường, sau khi nhập liệu về các nghiệp vụ nhập, xuất, toàn bộ sẽ được ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp vật liệu phục vụ cho việc quản lý vật liệu của doanh nghiệp. Sổ chi tiết là sổ dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất của từng loại vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán vật liệu tiến hành thao tác cộng sổ chi tiết trên máy và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, tránh tình trạng nhầm lẫn trong quá trình ghi sổ. Quá trình nhập dữ liệu vào máy được thực hiện một lần cho cả kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, vì vậy em sẽ trình bày phần nhập dữ liệu ở phần kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu. 2.2.5.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Đồng thời với quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán cũng phải ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu. Phương pháp kế toán mà công ty đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Như đã giới thiệu ở trên, đây là phương pháp ghi chép thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư trên các tài khoản kế toán. Vì vậy để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu tại công ty, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152"nguyên vật liệu": Theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 331"phải trả người bán": Theo dõi tình hình thanh toán khoản tiền phải trả nhà cung cấp vật tư của công ty. Một số tài khoản khác liên quan như: TK621, TK623, TK141, TK111, TK112, TK133... * Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty phần lớn được mua ngoài (mua chịu hoặc mua bằng tiền tạm ứng). Việc mua, bán nguyên vật liệu trong điều kiện nền kinh tế thị trường thường diễn ra thông thoáng, nhanh gọn. Nhìn chung đối với các công ty xây dựng, vật liệu mua ngoài thường ở gần công trình thi công nên ở công ty ít khi có trường hợp hoá đơn về mà nguyên vật liệu chưa về trong tháng và ngược lại. Vì vậy công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng. Ngoài nguồn mua ngoài bằng tạm ứng hay mua chịu, công ty còn nhập nguyên vật liệu từ các nguồn khác như vật liệu do các xưởng sản xuất gia công, thu hồi cho vay tạm thời, nhập lại nguyên vật liệu do không dùng hết... a) Nhập nguyên vật liệu do mua bằng tạm ứng. Việc mua nguyên vật liệu bằng tạm ứng diễn ra thường xuyên trong công ty. Trước hết cán bộ hay người lao động trong công ty sẽ được ứng trước một khoản tiền nhất định để mua vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã được duyệt. Sau khi hoàn thành việc mua, người nhận tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng nộp cho công ty yêu cầu thanh toán tạm ứng. Việc cập nhật dữ liệu về tình hình nhập kho nguyên vật liệu do mua bằng tạm ứng được tiến hành giống thanh toán tạm ứng và trên cơ sở các chứng từ như hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng và giấy thanh toán tạm ứng. Căn cứ vào nội dung kinh tế được phản ánh trên các chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình nhập liệu sau: Màn hình 4: Trước hết để vào màn hình nhập liệu, kích chuột tại biểu tượng phần mềm kế toán mà công ty sử dụng, giao diện phần mềm hiện ra. Sau đó người sử dụng điền các thông tin về tên và mật khẩu đúng thì màn hình hệ thống các menu xuất hiện. Kích tiếp chuột vào menu "báo biểu", chọn mục nguyên liệu, vật liệu, chọn tiếp mục nguyên liệu vật liệu mua ngoài, sau đó máy hiện ra màn hình nhập liệu như trên. Sau đó kế toán nhập dữ liệu vào máy, căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập theo các chỉ tiêu có trên màn hình nhập liệu. Ví dụ (theo ví dụ 1): Ngày 08/09/2004, ông Bình dùng tiền tạm ứng của công ty để mua đá hộc cho công ty với số lượng 800m3, đơn giá 54.000đ/m3 của công ty VLXD Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá. Kế toán tiến hành nhập liệu theo các chỉ tiêu sau: Loại chứng từ: Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ - nhập mua Kho nhập: Đội 201 Ngày: 08/09/2004 Số phiếu nhập: 8 Hoá đơn ngày: 08/09/2004 Mã khách VAT: 100208 Mã số thuế: (máy tự động) Mã đối tượng tập hợp: 14B Diễn giải: Ông Bình nhập mua của công ty VLXD Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá Mã hàng hoá: NCD13 Tên hàng hoá: Đá hộc ĐVT: M3 Số lượng: 800 Đơn giá vốn: 54000 Tiền vốn: (máy tự động) % thuế: 10 Cộng tiền vốn: (máy tự động) Thuế VAT: (máy tự động) TK nợ: 1521,TK có: 141, số tiền: 43200000 TK nợ: 133, Tk có: 141, số tiền: 4320000 Sau khi nhập song nội dung một nghiệp vụ , kế toán có thể nhấn chuột phải vào bảng để nhập thêm các nghiệp vụ khác và kết thúc việc nhập liệu bằng nút "lưu". Trên cơ sở các đối tượng được mã hoá, nội dung nghiệp vụ được cập nhật thì máy sẽ thực hiện ghi các nội dung ngoài màn hình nhập dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. Tuỳ theo yêu cầu thông tin của đơn vị mà kế toán có thể cung cấp bất cứ lúc nào thông qua lệnh in. Cuối tháng kế toán phải lọc chứng từ theo nguồn nhập để đánh số chứng từ ghi sổ. GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Đề nghị: Giám đốc Tên tôi là: Đỗ Văn Bình Ngày 08/09/2004 tôi mua cho đội 201( phục vụ thi công công trình 14B- Đà Nẵng) lượng đá hộc là 800m3,với đơn giá là 54.000 đồng/m3, lượng cát vàng là 400, đơn giá 45000đ/m3, lượng đá 1×2 là 50 m3, đơn giá 110000đ/m3 bằng tiền tạm ứng Giá chưa có thuế là 66.700.000 đồng Thuế GTGT(10%) 6.670.000 đồng Tổng thanh toán 73.370.000 đồng Bằng chữ: Bảy mươi ba triệu ba trăm bảy mươi nghìn đồng Đề nghị giám đốc thanh toán tiền mua trên. Giám đốc ký duyệt Ngày 08/09/2004 Người xin thanh toán (Ký tên) b) Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài(chịu nợ). Có trường hợp công ty không mua nguyên vật liệu bằng tạm ứng mà chịu nợ với người bán. Đây cũng là một trường hợp thường thấy trong mua bán ở nền kinh tế thị trường. Trong trường hợp này, công ty cũng căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ như trên, tiến hành nhập dữ liệu ở màn hình giống như mua bằng tạm ứng, tuy nhiên có nhập thêm chỉ tiêu về mã khách hàng công nợ, thời hạn thanh toán. Ví dụ: Ngày 13/09/2004, ông Trung nhập mua đá hộc tại công ty vật liệu xây dựng Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá với số lượng 150m3, đơn giá là 52.500 đồng/m3 Giá chưa thuế là 7.875.000 đồng Thuế GTGT(10%) 787.500 đồng Tổng thanh toán 8.662.500 đồng Chưa trả tiền người bán. Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn bán hàng và phiếu nhập kho số 13, kế toán tiến hành nhập nội dung nghiệp vụ này vào máy theo các chỉ tiêu: Loại chứng từ: Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ - nhập mua Kho nhập: Đội 201 Ngày: 13/09/2004 Số phiếu nhập: 13 Mã khách VAT:... Mã số thuế: (máy tự động) Mã khách hàng công nợ: ... Mã đối tượng tập hợp: 14B Hoá đơn ngày: 13/09/2004 Thời hạn thanh toán: ... Mã hàng hoá: NCD13 Tên hàng hoá: Đá hộc ĐVT: M3 Số lượng: 150 Đơn giá vốn: 52500 Tiền vốn: (máy tự động) % thuế: 10 Cộng tiền vốn: (máy tự động) TK nợ: 152, TK có: 331, số tiền: 7875000 TK nợ: 133, TK có: 331, số tiền: 787500 Lưu ¿ Khi nội dung nghiệp vụ này được nhập vào máy, máy cũng sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu đá hộc, sổ chi tiết phải trả người bán, bảng tổng hợp chứng từ gốc. Số liệu trên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại sẽ là cơ sở để máy lập chứng từ ghi sổ: Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp tiến hành lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Biểu số 10: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/09/2004 đến ngày 30/9/2004 CTGS Số tiền CTGS Số tiền Số Ngày Số Ngày ... ... ... 18 30/09 30.000.000 13 30/09 399.331.887,8 19 30/09 78.890.700,9 14 30/09 20.345.566,6 20 30/09 50.880.000 15 30/09 53.898.000 21 30/09 40.000.000 16 30/09 12.670.500 22 30/09 368.250.889 17 30/09 108.899.900,6 ... ... ... Trong trường hợp công ty mua ngoài bằng nhập khẩu (đây là trường hợp ít khi xảy ra trong công ty) thì công ty phải tính thuế nhập kho theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước cho hàng nhập khẩu. Sau đó kế toán cũng căn cứ vào phiếu nhập kho, chứng từ liêu quan đến vật tư nhập khẩu để nhập dữ liệu vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 152 Có TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (3333) Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản Nợ TK 133 Có TK 333 Ở đây, khi nhập nội dung một định khoản xong đã bao gồm cả việc nhập chỉ tiêu % thuế GTGT và nhấn nút Enter máy sẽ hỏi có muốn nhập thêm định khoản thứ hai về thuế không thì kế toán chọn có và nhập nội dung định khoản thứ 2 bình thường. c) Trường hợp nhập kho NVL do xưởng sản xuất chế tạo. Đây là trường hợp chỉ xảy ra trong thời gian gần đây và với số lượng ít. Đối với trường hợp này kế toán sau khi nhận được phiếu nhập kho vật tư do người lao động trong công ty tự chế thì tiến hành nhập dữ liệu vào máy ở màn hình sau: Màn hình 5: Các chỉ tiêu bắt buộc phải nhập trong phần này là loại chứng từ, kho nhập, ngày, số phiếu nhập, đối tượng pháp nhân, diễn giải, mã, tên hàng hoá vật tư, đơn vị tính, số lượng, đơn giá vốn, TK nợ (152), TK có (154) Sau khi nhập xong, máy sẽ tự động xử lý thông tin theo quy trình đã đề cập ở trên Ví dụ: Căn cứ vào PNK số 18 ngày 18/09, kế toán nhập dữ liệu lần lượt theo các chỉ tiêu kể trên và theo định khoản sau: Nợ TK 152 30.478.900 Có TK 154 30.478.900 Số liệu này đã được phản ánh trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, chứng từ ghi sổ số 13, sổ đăng ký CTGS tháng 9/2004, sổ cái tài khoản 1521 tháng 9/2004 d) Trường hợp nhập kho do thu hồi nợ vay và do thu hồi từ các công trình (không sử dụng hết) Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán nhập nội dung vào máy ở màn hình nhập nguyên vật liệu khác cũng theo các chỉ tiêu tương tự như trên, riêng phần định khoản nhập như sau: Trường hợp thu hồi nợ vay, kế toán ghi: Nợ TK 152 (1521-NLVL chính) Có TK 138 (1388 - Phải thu khác) Trường hợp nhập kho do thu hồi nguyên vật liệu không dùng hết từ các công trình kế toán nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 152 Có 621-chi phí NVL trực tiếp Sau khi nhấn nút lưu, máy cũng sẽ tự phản ánh số liệu vào các bảng biểu, sổ sách liên quan, kế toán có thể in ra bất kỳ lúc nào bằng nút "in chứng từ" ở phía trên màn hình nhập liệu. Việc sửa số liệu nhập có thể tiến hành trực tiếp trên màn hình nhập. Các số liệu cần huỷ đi hoặc khôi phục lại có thể thực hiện được ở các nút trên đầu màn hình. Trường hợp nhập cùng một lúc nhiều nghiệp vụ có thể sử dụng nút "mới" để nhập nghiệp vụ tiếp theo. * Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu là cho thi công các công trình, ngoài ra có thể cho các đơn vị khác vay mượn tạm thời, xuất bán phế liệu, xuất cho quản lý... a) Trường hợp xuất vật liệu cho thi công các công trình. Đây là trường hợp xuất diễn ra thường xuyên nhất, chiếm phần lớn khối lượng nguyên vật liệu trong công ty. Khi có nghiệp vụ này xảy ra thì kế toán căn cứ phiếu xuất kho vật liệu nhập dữ liệu vào máy ở màn hình sau: Màn hình 6: Các thao tác vào màn hình này cũng tương tự như trường hợp vào màn hình nhập liệu của nghiệp vụ nhập vật liệu. Sau đó kế toán lần lượt nhập nội dung nghiệp vụ vào máy theo các chỉ tiêu có trong màn hình này. Riêng chỉ tiêu đơn giá máy tự động điền đúng đơn giá nhập của nguyên vật liệu xuất theo đúng phương pháp đích danh mà công ty áp dụng, sau đó máy tự tính ra tiền vốn xuất kho của nguyên vật liệu đó. Ví dụ: Trong cùng ngày 08/09/2004, cùng với việc tiến hành các thủ tục nhập công ty cũng làm luôn thủ tục xuất kho cho số nguyên vật liệu do ông Đỗ Văn Bình mua (phiếu nhập kho số 8). Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 8 nhập nội dung nghiệp vụ này vào máy theo các chỉ tiêu sau: Loại chứng từ: Phiếu xuất vật liệu Kho xuất: Đội 201 Ngày: 08/09/2003 Số hoá đơn: 8 Đối tượng pháp nhân: DOI18 Mã khoản mục chi phí: 621 Mã đối tượng tập hợp: 14B Diễn giải: Xuất phục vụ thi công công trình 14B Đà Nẵng Mã hàng hoá: NCD13 Tên hàng hoá: Đá hộc ĐVT: M3 Số lượng: 800 Đơn giá vốn: (máy tự động) Tiền vốn: (máy tự động tính) TK nợ: 621 TK có: 152 Số tiền: (máy tự động điền) Khi nhập nội dung nghiệp vụ trên vào máy, máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật tư, sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.  Và tương tự như phần nhập thì bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đối với trường hợp xuất cũng là cơ sở để lập chứng từ ghi sổ. Biểu số 13: Công ty CPXD số 2 CHỨNG TỪ GHI SỔ Thăng Long Số: 22 Đội 201 Tháng 9/2004 Loại chứng từ: NLVL 2- Phiếu xuất kho Ngày, số CT, diễn giải Tài khoản nợ Tài khoản có Tiền nợ Tiền có Nguyên vật liệu 152 368.250.889 Chi phí NVLTT 621 349.654.679 Chi phí máy thi công 623 11.917.850 Chi phí QLDN 642 6.678.370 Đã ghi sổ cái ngày... Ngày 30/9/2004 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên b) Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng không lớn trong doanh nghiệp nhưng luôn ổn định và cần thiết. Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình xuất "vật liệu khác" theo đúng các chỉ tiêu như trên và theo định khoản: Nợ TK 642-chi phí QLDN Có TK 152 c) Trường hợp xuất kho cho các đơn vị vay mượn tạm thời. Đây là trường hợp cũng thường xuyên xảy ra trong các đơn vị thành viên của tổng công ty. Khi có nghiệp vụ này xảy ra kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, nhập số liệu ở màn hình sau: Màn hình 7: Ví dụ: Ngày 20/09/2004 công ty cho một đơn vị thành viên trong cùng tổng công ty là công ty cầu 7 Thăng Long vay nguyên liệu chính nhựa đường đặc 60/70 rời với số lượng 650 kg, đơn giá vốn 30.000đ/kg, công ty tiến hành nhập liệu theo các chỉ tiêu sau: Loại chứng từ: Phiếu xuất chuyển kho Kho xuất: Đội 205 Ngày: 20/09/2004 Di chuyển đến kho: Đội thi công công ty cầu 7 Thăng Long Đối tượng pháp nhân: ... Diễn giải: Xuất cho công ty cầu 7 Thăng Long vay tạm thời Mã hàng hoá: NCN04 Tên hàng hoá: Nhựa đường đặc 60/70 rời ĐVT: Kg Số lượng: 650 Đơn giá vốn: 30000 (máy tự động) Tiền vốn (máy tự động) TK nợ: 1368 TK có: 1521 Số tiền: (máy tự động) Lưu ¿ Sau khi nhập nội dung trên máy sẽ tự động xử lý số liệu cập nhật vào sổ chi tiết vật liệu và các sổ sách khác có liên quan. d)Xuất bán phế liệu. Trong quá trình thi công công trình, nếu có phế liệu xuất bán, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho để nhập dữ liệu ở màn hình "xuất vật liệu khác" và theo định khoản sau: Nợ TK 111(112, 131) Có TK 152 Trường hợp công ty bán trực tiếp không qua nhập kho thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 111(112, 131) Có TK 154 e) Xuất cho các đội gia công Trong một số trường hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp mua về chưa thể sử dụng ngay cho quá trình thi công nên các đội phải tiến hành gia công số nguyên vật liệu đó cho phù hợp với yêu cầu sử dụng. Khi đó căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập nội dung nghiệp vụ vào máy theo định khoản: Nợ TK 154- chi phí sản xuất KDDD Có TK 152-NL,VL Sau khi cập nhật đúng nội dung nghiệp vụ, máy sẽ tự ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết khác có liên quan và cuối tháng trên cơ sở kế toán vật tư lọc dữ liệu để ghi vào chứng từ ghi sổ. Từ đó phản ánh vào sổ cái liên quan, sổ đăng ký CTGS CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG 3.1 Nhận xét chung về tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dứng số 2 Thăng Long. 3.1.1Ưu điểm Cùng với sự phát triển của ngành xây dựng cơ bản, công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong suốt hơn 40 năm qua, với sự nỗ lực hết mình của tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên của công ty trong đó có các bộ phòng tài chính - kế toán, công ty đã đạt được nhiều thành tích trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính. Công ty đã luôn tận dụng, phát huy mọi tiềm lực sẵn có của mình, kịp thời chớp lấy thời cơ trong kinh doanh tạo chỗ đứng vững chắc cho mình trong cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp khác. Công ty đã và đang có những bước đi vững chắc, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. Với phương châm "chất lượng là hàng đầu, đa ngành nghề, đa sản phẩm" các sản phẩm của công ty đã chiếm được uy tín trên thị trường, công ty đã đấu thầu được những công trình có quy mô lớn, chiếm lĩnh được thị trường trên cả nước như công trình nhà in tổng công ty Hàng Không, trải thảm mặt cầu Hàm Rồng - Sông Mã, quốc lộ 18 Bắc Ninh-Nội Bài, quốc lộ 14B - Đà Nẵng... Với những thành tích đáng kể trong hoạt động, công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao và góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong công tác kế toán, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán viên vững vàng, có kinh nghiệm trong công tác kế toán, luôn áp dụng chế độ kế toán hiện hành kịp thời. Công việc kế toán được phân công cụ thể, phù hợp với trình độ nhân viên kế toán, từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người. Một số cán bộ kế toán có thể kiêm luôn nhiều vị trí mà vẫn đảm bảo công tác kế toán được hoàn thành tốt. Chính điều này tạo ra một bộ máy kế toán được tổ chức một cách gọn nhẹ, chặt chẽ, khoa học, tận dụng được hết khả năng của từng nhân viên kế toán đồng thời tăng thêm thu nhập cho từng người. Việc tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, trang bị phương tiện ghi chép, tính toán hiện đại. Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kiểm tra, xử lý, cung cấp thông tin giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Mặt khác hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức rất thích hợp cho việc tổ chức kế toán trên máy vi tính vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Hơn nữa công ty lại kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song tạo điều kiện kiểm tra đối chiếu dễ dàng, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên bất cứ thời điểm nào cũng tính được giá trị nhập, xuất, tăng, giảm, hiện có của tài sản. Như vậy công ty có điều kiện để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty. Ứng dụng phần mềm kế toán AF5 trong công tác kế toán cũng là một ưu điểm lớn mà công ty có được. Phần mềm AF5 với đặc điểm là đơn giản, dễ sử dụng, có thể thực hiện những thao tác cần thiết trong công tác kế toán tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích, giảm khối lượng công tác ghi chép. Mặt khác, nó giúp cho công tác bảo quản lưu trữ dữ liệu, thông tin kế toán an toàn hơn và tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Về việc bảo quản dự trữ vật tư, công ty luôn dự trữ vật tư ở mức hợp lý đảm bảo cho sản xuất liên tục mà vẫn không gây ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi tốt phù hợp với quy mô sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu. Khi có nhu cầu về vật tư, nếu cán bộ phòng vật tư đi mua thì số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại vật tư luôn được đảm bảo hoặc nếu là đại diện của đội đi mua thì cũng phải làm thủ tục xuất kho tại phòng vật tư. Nói chung thủ tục nhập, xuất kho vật liệu đều được thực hiện chặt chẽ dưới sự giám sát của các bộ phận liên quan, có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định đặt ra, đảm bảo tính khoa học, hợp lý, không bị trùng lặp. Các loại sổ sách, tài khoản kế toán mà doanh nghiệp sử dụng đều tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Việc vận dụng phương thức khoán trong công tác xây lắp là phù hợp trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay. Có nghĩa là, sau khi ký hợp đồng xây dựng, công ty tiến hành giao khoán cho các đội theo từng hạng mục công trình hoặc theo từng công trình. Việc khoán sản phẩm làm cho các đội thi công có trách nhiệm và quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình, bảo đảm kinh doanh có lãi. Cơ chế khoán gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động, từng đội thi công, khuyến khích lợi ích vật chất trong lao động. Mặt khác nó tạo quyền tự chủ về mặt hạch toán trong kinh doanh, tạo vốn, lực chung, phương thức tổ chức lao động hợp lý. 3.1.2 Những mặt còn tồn tại. Bên cạnh những những ưu điểm cơ bản, trong quá trình quản lý và sử dụng kế toán nguyên vật liệu còn một số hạn chế sau: Một là: Việc hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu. Đối với những nguyên vật liệu có giá trị lớn hoặc yêu cầu về chất lượng vật liệu cao hoặc một loại vật liệu nhưng có nhiều quy cách khác nhau, với đơn giá khác nhau dễ gây nhầm lẫn thì trước khi tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập kho công ty nên tiến hành kiểm nghiệm vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Hai là: Trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song nhưng thực tế nhiều khi công ty không vận dụng đúng quy trình hạch toán vật liệu. Trong nhiều trường hợp công ty không lập bảng tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu cho từng công trình làm cho việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu tổng cộng về tình hình nhập, xuất, tồn trên sổ kế toán chi tiết với số liệu trên các sổ tổng hợp trở nên khó khăn hơn. Ba là: Đối với việc quản lý nguyên vật liệu: Cả hai trường hợp mua vật tư (cán bộ phòng vật tư mua hoặc đội cử người đi mua) thì phòng vật tư đều tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Đây là cách quản lý vật tư chặt chẽ nhưng cũng gây ra một số khó khăn nhất định. Đặc biệt trong trường hợp vật tư do đội mua thường mua đến đâu xuất đến đó, không có tồn kho, nếu các công trình ở xa thì việc lập phiếu nhập kho, khi có yêu cầu sản xuất các đội phải lập phiếu lĩnh vật tư do đội trưởng ký xác nhận sau đó gửi về cho phòng vật tư để lập phiếu xuất kho, phiếu này phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị rồi lại chuyển về cho các đội sau đó mới được phép xuất kho sản xuất. Đây là một việc làm không cần thiết có thể dẫn đến mất thời gian và làm việc thi công công trình chậm chễ. Bốn là: Việc xây dựng định mức dự trữ NVL. Thực tế ở công ty chưa xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu. Mặc dù trong nền kinh tế thị trường, việc cung cấp các loại nguyên vật liệu rất thuận tiện song cũng có không ít sự biến động, mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất cũng như tiến độ thi công công trình. Nếu công ty không xây dựng định mức dự trữ thì công việc sẽ bị đình đốn khi nguyên vật liệu trở nên khan hiếm hay khi giá cả thị trường đột nhiên tăng lên. Năm là: Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công ty chưa thực sự coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Nếu được thực hiện tốt, việc phân tích này sẽ giúp công ty tìm ra các nhân tố ảnh hưởng tới các khoản chi vật liệu trong giá thành sản phẩm từ đó có biện pháp hạ thấp chi phí, giá thành tăng lợi nhuận cũng như tìm ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu hiệu quả. 3.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện Kế toán trong doanh nghiệp nói chung mà cụ thể ở đây là kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực của doanh nghiệp trong quản lý sản xuất kinh doanh nói chung nên đòi hỏi nó phải luôn hướng tới sự hoàn thiện. Tuy nhiên công việc kế toán lại thay đổi thường xuyên, liên tục tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn và theo những chính sách chế độ quản lý kinh tế tài chính mới của nhà nước. Chính vì thế mà quá trình tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Tôn trọng nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực kế toán. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể áp dụng những hình thức, phương pháp kế toán khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ, chuẩn mực kế toán của nhà nước. Đó chính là hành lang pháp lý của công tác kế toán tạo ra khả năng so sánh, đối chiếu được và thuận tiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán. - Tổ chức kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp vể tổ chức sản xuất kinh doanh và về công tác quản lý. Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau thì sẽ lựa chọn cho mình một hình thức kế toán, phương pháp kế toán khác nhau (phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá vốn xuất kho...) để đảm sự phù hợp đó. Nếu doanh nghiệp chỉ áp dụng cứng nhắc một hình thức, một phương pháp kế toán nào đó không thích hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp tất yếu sẽ tạo ra sự bất hợp lý trong khi hạch toán và không đem lại hiệu quả công tác kế toán như mong muốn. Tuy vậy việc lựa chọn này dù linh động đến đâu vẫn phải đảm bảo các chế độ, chuẩn mực của nhà nước. - Công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Nếu thông tin kế toán không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản này thì quyết định kinh tế của doanh nghiệp sẽ không đảm bảo được tính thích hợp, đúng đắn, sát với thực tế. Hơn nữa thông tin kế toán được cung cấp còn là một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp. Nó là căn cứ để thuyết phục các chủ đầu tư, các ngân hàng... trong việc ký kết các hợp đồng đấu thầu lớn, thực hiện các khoản vay, các dự án lớn... vì thế thông tin kế toán được cung cấp như thế nào sẽ quyết định sự thắng lợi của doanh nghiệp trong cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. - Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải trong mối quan hệ thống nhất với các phần hành kế toán khác, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán nguyên vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác chỉ là một bộ phận trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, giữa chúng có mối quan hệ mật thiết, khăng khít với nhau, bổ sung cho nhau, không thể thiếu một bộ phận kế toán nào. Vì vậy bất kỳ một phần hành kế toán nào yếu kém sẽ đều ảnh hưởng tới các phần hành kế toán khác và do đó tác động xấu tới cả hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Chỉ có trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu trên thì kế toán vật liệu mới thực hiện tốt vai trò của mình và trở thành công cụ quản lý hữu ích của doanh nghiệp. 3.3 Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. 3.3.1 Lập bảng phân bổ vật liệu Để phản ánh chi tiết hơn nữa giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng, chi tiết cho các tài khoản cấp 1, cấp 2, chi tiết theo từng loại sản phẩm, đối tượng tập hợp chi phí đồng thời tổng hợp toàn bộ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng trong phạm vi toàn doanh nghiệp, công ty có thể lập bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. Bảng này cũng như các mẫu biểu, sổ sách khác của doanh nghiệp phải được tạo sẵn trong máy để khi có yêu cầu sử dụng thì có thể in ra bất cứ lúc nào. Cơ sở số liệu để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu là các chứng từ xuất kho vật liệu. Các chứng từ này được tập hợp và phân loại riêng cho từng đối tượng sử dụng cụ thể. Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng trong kỳ, dòng nga