Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức

Phụ lục Lời mở đầu………………………………………………………………….. 1 Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH TM Phú Đức…………………. 2 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty….………………...…… 2 1.2 Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty……..……………………….… 5 1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty….……..…...……………..... 8 1.4 Tổ chức công tác kế toán của Công ty..…....……………..….….....….. 15 Chương 2.Thực trạng kếtoán nghiệp vụ thanh toán với người mua,bán21 2.1 Kế toán thanh toán với người mua……..………………………....…. 21 2.1.1 Chứng từ thanh toán với người mua……..……………………....… 21 2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua.….….……………..……….……….. 25 2.1.3 Kế toán tổng hợp với người mua……………………..….………….. 29 2.2 Kế toán thanh toán với người bán..…………………….……………... 33 2.2.1 Chứng từ thanh toán với người bán ..……..………….……………... 33 2.2.2 Kế toán chi tiết với người bán…………………..…..…..…………... 39 2.2.3 Kế toán tổng hợp với người bán.………………………..…………... 43 Chương 3.Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua,bán50 3.1 Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ thanh toán người mua,bán50 3.1.1 Những ưu điểm…………..…………………………....…………….. 51 3.1.2 Những tồn tại………………………………..…………..…………... 52 3.2 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, bán ……... 53 3.2.1 Kiến nghị về chứng từ kế toán …....…………………………...….... 53 3.2.2 Kiến nghị về tài khoản …………...……………….……...….……... 54 3.2.2 Kiến nghị về sổ kế toán ...………………………..……...………….. 55 3.2.4 Kiến nghị về báo cáo KT dưới góc độ KT tài chính và KT quản trị... 55 3.2.5 Các kiến nghị khác…..……………………………………….……... 56 Kết luận………...…………………………………………………...…...… 58 Danh mục các chữ viết tắt: TK : Tài khoản KT : Kế toán TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TM : Thương mại GTGT : Giá trị gia tăng SH : Số hiệu NT : Ngày tháng TKĐƯ : Tài khoản đối ứng Danh mục sơ đồ, bảng biểu, mẫu biểu: Danh mục sơ đồ: Sơ đồ 1: Bộ máy kế toán của Công ty. ( Trang 16 ) Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ của hình thức chứng từ ghi sổ. ( Trang 20 ) Sơ đồ 3: Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ đối với thanh toán với người mua. ( Trang 22 ) Sơ đồ 4: Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ đối với thanh toán với người bán. ( Trang 34 ) Danh mục bảng biểu Bảng biểu số 1: Báo cáo lợi nhuận của Công ty trong hai năm 06-07 ( Trang 09 ) Bảng biểu số 2: Cơ cấu tài sản của Công ty trong các năm gần nhất ( Trang 11 ) Bảng biểu số 3: Số lượng lao động của Công ty qua các năm gần nhất ( Trang 12 ) Bảng biểu số 4: Cơ cấu lao động trong Công ty qua các năm gần nhất ( Trang 13 ) Danh mục mẫu biểu Mẫu biểu số 1: Hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho của Công ty ( Trang 23 ) Mẫu biểu số 2: Phiếu thu của Công ty ( Trang 24 ) Mẫu biểu số 3: Bảng chi tiết phải thu của khách hàng ( Trang 27 ) Mẫu biểu số 4: Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng ( Trang 28) Mẫu biểu số 5: Sổ cái tài khoản 131 ( Trang 30 ) Mẫu biểu số 6: Bảng kê chi tiết công nợ phải thu ( Trang 31 ) Mẫu biểu số 7: Biên bản công nợ phải thu của khách hàng ( Trang 32 ) Mẫu biểu số 8: Hoá đơn giá trị gia tăng của người bán ( Trang 35 ) Mẫu biểu số 9: Phiếu nhập kho ( Trang 36 ) Mẫu biểu số 10: Phiếu chi ( Trang 37 ) Mẫu biểu số 11: Uỷ nhiệm chi ( Trang 38 ) Mẫu biểu số 12: Sổ chi tiết phải trả người bán ( Trang 41 ) Mẫu biểu số 13: Sổ tổng hợp chi tiết cho người bán ( Trang 42 ) Mẫu biểu số 14: Sổ chứng từ ghi sổ ( Trang 43 ) Mẫu biểu số 15: Sổ chứng từ ghi sổ ( Trang 44 ) Mẫu biểu số 16: Đăng ký chứng từ ghi sổ ( Trang 45 ) Mẫu biểu số 17: Sổ cái tài khoản 331 ( Trang 46 ) Mẫu biểu số 18: Biên bản đối chiếu công nợ với người bán ( Trang 47 ) Mẫu biểu số 19: Bảng phân tích tình hình tài chính Q2/2007( Trang 43) Lời mở đầu Khi nhà doanh nghiệp nào bước chân vào lĩnh vực kinh doanh thì mục tiêu quan trọng hàng đầu đối với doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận và khả năng trả nợ. Song trong điều kiện nền kinh thị trường như hiện nay để đạt được mục tiêu lợi nhuận thì các doanh nghiệp phải tìm tòi, xoay sở rất nhiều. Thua lỗ hay có lãi điều đó phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố chủ quan và khách quan, để tránh những điều không may mắn đó doanh nghiệp phải hiểu chính bản thân mình và phải nắm được những thông tin chính xác, kịp thời. Một trong những thông tin quan trọng nhất đối với doanh nghiệp đó là thông tin về quan hệ thanh toán. Đặc biệt trong việc thanh toán giữa người mua và người bán. Để bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp phục vụ tốt quá trình kinh doanh thì kế toán phải cung cấp đầy đủ thông tin về hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp trên cơ sở đó nhà quản lý kinh tế phải có những biện pháp giải quyết tốt tình hình công nợ. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH thương mại Phú Đức với những lý thuyết được học ở trường và sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Quang và phòng kế toán của Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu vấn để: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức ” Đề tài được kết cấu theo 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH thương mại Phú Đức Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán. Chương 1 Tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty A. Giai đoạn trước năm 1996 Tháng 6 - 1994, Công ty kinh doanh thép Phú Đức được Ông Nguyễn Phú Thịnh đăng ký thành lập thuộc loại hình Công ty tư nhân với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là: sắt, thép xoắn, thép xây dựng, thép kỹ thuật, thép lá xà gồ..... Lúc này Công ty chỉ có một cửa hàng kinh doanh đặt tại 304 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội. Ngoài Ông Nguyễn Phú Thịnh làm giám đốc, Công ty còn có một kế toán chuyên làm Công tác sổ sách và 4 lao động phổ thông đảm nhận các việc xếp dỡ, cắt hàng hoá và vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng. Với số vốn ban đầu không quá một trăm triệu đồng, quy mô kinh doanh nhỏ, kinh nghiệm chưa có, do đó Công ty không đủ khả năng cạnh tranh trên thị trường. Công ty đã tiến hành tìm hiểu, so sánh các nguồn hàng và đó chọn ra được một đối tác ưu việt nhất cho mình đó là Công ty thép Cẩm Nguyên, Công ty này chuyên cung cấp cho Công ty các loại hàng chủ chốt: thép ống tròn, thép hộp vuông, thép hộp chữ nhật, xà gồ, thép xây dựng... Ngoài ra để có thêm lợi nhuận và an toàn trong kinh doanh, Công ty đó kinh doanh theo hướng đa dạng hoá kinh doanh và kinh doanh thêm các loại hàng tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dựng như: thiết bị máy móc, phụ tùng cho ngành công nghiệp, nhận làm đại lý bán, đại lý mua và ký gửi hàng hoá. Để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, mở rộng được quy mô kinh doanh, tăng thị phần trên thị trường, đồng thời cho Công ty mình có tư cách pháp nhân thì Công ty kinh doanh thép Phú Thịnh đó cùng hợp tác một Công ty tư nhân khác do Ông Đinh Quốc Quân làm giám đốc nhằm kết hợp sức mạnh của cả hai Công ty. Chuyển đổi hình thức kinh doanh hiện tại sang một hình thức kinh doanh mới phù hợp hơn đó là Công ty TNHH. B. Giai đoạn từ tháng 2 - 1996 Theo luật Công ty được Quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 21/12/1990, Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Phú Đức ra đời, Công ty do Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập được Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với những đặc điểm chủ yếu như sau: - Tên Công ty: Công ty TNHH Thương mại Phú Đức - Tên giao dịch viết tắt: Phu Duc trading Co.Ltd - Trụ sở Công ty: Số 324 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội - Vốn điều lệ: 500.000.000 (Năm trăm triệu đồng) góp vốn bằng tiền mặt - Các sáng lập viên + Ông Nguyễn Phú Thịnh - tỷ lệ góp vốn 50% + Ông Đinh Quốc Quân - tỷ lệ góp vốn 50% - Ngành nghề kinh doanh + Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dựng + Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá C. Năm 2002 * Công ty đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh như sau: - Số vốn điều lệ tăng: 1.500.000.000đ (Một tỷ năm trăm triệu đồng) - Tổng số vốn điều lệ sau khi tăng: 2.000.000.000đ (Hai tỷ đồng) - Phân bố lại vốn góp + Ông Nguyễn Phú Thịnh góp 1.750.000.000đ (Một tỉ bảy trăm năm mươi triệu đồng) chiếm 87,5% trong tổng vốn điều lệ. + Ông Đinh Quốc Quân góp 250.000.000(Hai trăm năm mươi triệu đồng) chiếm 12,5% trong tổng vốn điều lệ. * Bổ sung ngành nghề kinh doanh - Sản xuất các sản phẩm từ kim loại. Chủ yếu là ống kim loại - Buôn bán sắt thép và các đồ nội thất * Đổi điều lệ Công ty theo Luật doanh nghiệp quy định * Đổi văn Phòng giao dịch sang 288 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội và chuyển cửa hàng ở 304 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội sang 316 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội - Mở thêm một cửa hàng mới tại 541 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội D. Năm 2007 * Công ty đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh như sau: - Số vốn điều lệ tăng: 3.000.000.000đ (Ba tỷ đồng) - Tổng số vốn điều lệ sau khi tăng: 5.000.000.000đ (Năm tỷ đồng) - Phân bố lại vốn góp + Ông Nguyễn Phú Thịnh góp 4.500.000.000đ (Bốn tỷ năm trăm triệu đồng) chiếm 90% trong tổng vốn điều lệ. + Bà Lê Bích Thuận góp 500.000.000(Năm trăm triệu đồng) chiếm 10% trong tổng vốn điều lệ. * Công ty mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh - Buôn bán phương tiện vận tải: ô tô,và phụ tùng thiết bị kèm theo. - Dịch vụ cho thuê văn Phòng, kho bãi, nhà xưởng, nhà ở. - Kinh doanh bất động sản, siêu thị, giải trí. - Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách - Đại lý bán vé máy bay, lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách hàng, phục vụ khách du lịch, kinh doanh nhà hàng, khách sạn. * Địa chỉ giao dịch - Đổi sang địa chỉ:Nhà 2 dãy A1, ngõ 217, Đê La Thành, Đống Đa, HN Như vậy sau hơn 10 năm tồn tại và phát triển, từ tiền thừn là Công ty kinh doanh thép Phú Đức, ngày nay đó trở thành một Công ty TNHH Thương mại Phú Đức có 5 cửa hàng và 1 kho: + Cửa hàng 316 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội + Cửa hàng 23 Lạc Trung - Hai Bà Trưng - Hà Nội + Cửa hàng 541 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội + Cửa hàng 441 Lạc Long Quân – Tây Hồ - Hà Nội + Cửa hàng 200 Phạm Văn Đồng – Từ Liêm - Hà Nội + Kho hàng số 4 Cầu Tiền - Thanh Trì - Hà Nội 1.2 Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty Phú Đức. Là Công ty TNHH 2 thành viên tổ chức theo chế độ 1 thủ trưởng, giám đốc là người có toàn quyền quyết định ở Công ty, giúp việc cho 2 giám đốc có 2 Phó giám đốc Sơ đồ mô hình của Công ty Giám Đốc Phó Giám Đốc 1 Phó Giám Đốc 2 Phòng kế toán Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3 Cửa hàng số 4 Cửa hàng số 5 Kho dự trữ Phòng kinh doanh Cửa hàng số 1 * Giám đốc của Công ty Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Quyền và nghĩa vụ của giám đốc: - Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên - Tuyển dụng lao động, cho thôi việc lao động - Ban hành quy chế quản lý nội bộ quyết định việc liên doanh liên kết giải thể. - Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng của bản thân, cho người khác, không được tiết lộ bí mật của Công ty trừ trường hợp hội đồng thành viên chấp nhận. - Tổ chức kiểm tra và xử lý các vi phạm điều lệ của Công ty. - Xem xét việc tham gia hoặc rút lui của các thành viên sau khi bàn bạc với các thành viên sáng lập Công ty. * Phó giám đốc Công ty Gồm có 2 Phó giám đốc có chức năng và nhiệm vụ: - Được giám đốc phân công phụ trách việc theo dõi, chỉ đạo và giám sát thực hiện công tác nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh các cửa hàng, kho. - Được quyền ký kết các văn bản giấy tờ và thực hiện các Công việc theo sự uỷ quyền của giám đốc. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật nhà nước với phạm vi công việc mà mình đảm nhiệm. Báo cáo lại cho giám đốc những công việc đó thực hiện. * Phòng kế toán: - Phụ trách chung toàn bộ hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán trong Công ty - Kề toán trưởng là người giúp việc cho Giám đốc về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm về việc mở sổ sách theo đúng pháp lệnh thống kê, kế toán, báo cáo kết quả hoạt động của Công ty theo quy định của Nhà nước, tổng hợp các số liệu hàng quý, hàng năm, được quyền kiểm tra đánh giá các loại hàng hoá vật tư, nguyên vật liệu. - Dưới kế toán trưởng có các kế toán ở các cửa hàng chuyên phụ trách việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ xuất, nhập, tồn kho hàng ngày và báo cáo cho kế toán trưởng. * Các cửa hàng kinh doanh Chuyên bán buôn, bán lẻ các mặt hàng: ống thép đen, mạ kẽm chất lượng cao, thép lá, thép góc, C, U, Z, tôn cuộn, mạ màu, mạ kẽm, con tiện, ống hình hoa văn. Cửa hàng là nơi thực hiện phục vụ yêu cầu nhỏ lẻ, vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng đồng thời còn là nơi nhận làm đại lý mua, đại lý bán và ký gửi hàng hoá. Cửa hàng trưởng do giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm có nhiệm vụ: - Thực hiện các nghĩa vụ kinh doanh hàng ngày ở các cửa hàng, kiểm tra tình hình xuất nhập hàng hoá. - Có quyền ký kết các chứng từ hoá đơn thuộc phạm vi quyền hạn của mình. - Cuối ngày có trách nhiệm nộp các báo cáo kết quả kinh doanh trong ngày cho kế toán trưởng và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả này. * Kho hàng của Công ty: - Có trách nhiệm tiếp nhận đầy đủ với về số lượng đúng về chất lượng, quy cách mẫu mã về chủng loại và bảo quản cẩn thận, góp phần hạn chế tình trạng thiếu hụt, mất mát tạo điều kiện giảm chi phí liên thông, đáp ứng kịp thời nhu cầu đa dạng của khách hàng. - Cung cấp thường xuyên tình hình xuất nhập khẩu tồn kho các kỳ cho giám đốc và cửa hàng trưởng một cách chính xác, quản lý xuất, nhập liên quan hàng hoá trong kho. Thực hiện kiểm kê định kỳ. 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Phú Đức A. Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty Hiện nay, Công ty đã, đang hoàn thiện và mở rộng hệ thống tiêu thụ thép. Công ty không ngừng quảng bá và nâng cao uy tín của mình trên thị trường. Trong những năm gần đây, Công Ty Phú Đúc đã đạt được những thành tựu đáng kể trong kinh doanh. Điều này được thể hiện rõ trong bảng số liệu sau về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 2 năm 2006 – 2007. Bảng biểu số 1: Báo cáo lợi nhuận của Công ty trong hai năm 06-07 Dưới đây là báo cáo lợi nhuận của công ty trong 2 năm gần nhất. STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1 Tổng doanh thu 50,975,640,232 53,968,237,813 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 3 Doanh thu thuần 50,975,640,232 53,968,237,813 4 Giá vốn hàng bán 48,581,297,364 50,164,465,561 5 Lợi nhuận gộp 2,394,342,868 3,803,772,252 6 Chi phí bán hàng 136,099,164 309,167,248 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2,096,167,173 3.140,571,271 8 Lợi nhuận từ hoạt động KD 162,076,531 354,033,733 9 Thu nhập từ hoạt động tài chính 224,982,126 297,164,685 10 Chi phí từ hoạt động tài chính 208,924,541 229,624,157 11 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 16,057,585 67,540,528 12 Thu nhập bất thường khác 126,646,821 124,943,517 13 Chi bất thường khác 98,516,571 145,467,218 14 Lợi nhuận bất thường khác 28,130,250 (20,523,701) 15 Tổng lợi nhuận trước thuế 206,264,366 401,050,560 16 Thuế thu nhập DN phải nộp 57,754,022 112,294,157 17 Tổng lợi nhuận sau thuế 148,510,344 288,756,403 Qua báo cáo lợi nhuận trên đây, ta có thể thấy được tổng doanh thu năm 2007 tăng hơn so với năm 2006 là 2,992,597,581đ. Điều này cho thấy chất lượng hàng của công ty đó tăng lên so với năm 2006, chứng tỏ công ty càng ngày càng tạo uy tín về chất lượng sản phẩm trên thị trường. Lợi nhuận sau thuế của năm 2007 cũng tăng so với năm 2006, tổng lợi nhuận trước và sau thuế cũng như tổng nộp ngân sách năm sau đều tăng hơn so với năm trước. Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên điều này hoàn toàn phù hợp vì quy mô hoạt động kinh doanh của công ty tăng lên so với năm 2006. Thu nhập từ hoạt động tài chính của công ty cũng tăng lên, việc chi phí hoạt động tài chính tăng lên là hoàn toàn phù hợp với sự tăng lên về doanh thu trong hoạt động này. Điều này cũng cho thấy lĩnh vực hoạt động tài chính đang được công ty chú trọng đến. Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2007 tăng hơn năm 2006 là 140,246,059 đ. Ta cũng có thể thấy tỷ suất lợi nhuận trước và sau thuế trên tổng doanh thu năm sau cao hơn năm trước tuy nhiên đều vẫn còn hơi thấp. STT Chỉ tiêu 2006 2007 1 Tỉ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu 0,40 0,74 2 Tỉ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu 0,26 0,54 Các khoản thu, chi của hoạt động tài chính trong các năm đều có sự biến động lớn dẫn đến lợi nhuận từ hoạt động tài chính tăng đều trong hai năm. B. Về vốn và tài sản của Công ty Nguồn vốn của Công ty TNHH TM Phú Đức được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn chủ sở hữu do các sáng lập viên đóng góp và bổ sung từ khoản lợi nhuận chưa phân phối, khoản vay ngắn hạn, từ các tổ chức tín dụng, các cơ quan tổ chức khác, các khoản phải nộp, ngân sách Nhà nước, phải trả cho người bán, ứng trước của người mua tài sản của Công ty không ngừng tăng lên qua các năm. Bảng 2: Cơ cấu tài sản của Công ty qua các năm . Đơn vị tính: đồng Năm TS 2005 2006 2007 Tổng tài sản 6.016.889.632 8.508.613.621 11.948.595.674 Tài sản dài hạn 287.454.288 1.111.712.308 996.983.454 Tài sản ngắn hạn 5.729.435.344 7.396.901.313 10.951.612.220 %TS ngắn hạn/tổng tài sản 95.22% 86.93% 91,65% Nguồn: Báo cáo tài chính hàng năm Năm 2005 tổng TS ngắn hạn và TS dài hạn của Công ty là 6.016.889.632 đồng, trong đó TS ngắn hạn là 5.729.435.344 đồng chiếm 95.22% trong tổng TS, chủ yếu là tiền mặt, các khoản nợ, tài khoản gửi ngân hàng, hàng tồn kho và một số tài sản khác. Năm 2006 tổng số TS ngắn hạn và TS dài hạn của Công ty là 8.508.613.621 đồng trong đó TS ngắn hạn là 7.396.901.313 đồng chiếm 86,93% trong tổng TS của Công ty. Năm 2007 tổng số TS ngắn hạn và TS dài hạn của Công ty là 11.948.595.674 đồng trong đó TS ngắn hạn là 10.951.612.220 đồng chiếm 91,65% trong tổng TS của Công ty. Từ đây ta thấy nguồn vốn của Công ty tăng lên qua 2 năm và tỷ trọng TS ngắn hạn luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn. Tài sản ngắn hạn đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh. Ngoài ra TS dài hạn cũng là cơ sở không thể thiếu khi tiến hàng kinh doanh như nhà cửa, vật kiến trúc, kho, cửa hàng, văn phòng, thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyển...Do đó để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện công việc được tốt hơn, Công ty luôn quan tâm đến việc đầu tư mới cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho văn phòng, cửa hàng và kho hàng như: mua thêm máy fax, máy photo, các thiết bị vận chuyển, máy đếm tiền... Vì vậy, tuy là Công ty TNHH nhưng tài sản cố định và đầu tư dài hạn của Công ty vẫn không ngừng tăng lên qua các năm. C. Nguồn nhân lực của Công ty Đây luôn là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành bại của Công ty. Những người được tuyển dụng phải có năng lực, có chuyên môn nghiệp vụ, có sức khoẻ và tinh thần trách nhiệm với công việc được giao. Việc bố trí, sắp xếp nhân viên hợp lý có vai trò rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả Công việc. Do đó, ở Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Phú Đức việc tuyển chọn, tuyển dụng nhân viên cũng được quan tâm rất nhiều và chất lượng của đội ngũ lao động luôn được Công ty chú trọng khi tuyển dụng. Do nhu cầu của kinh doanh nên số lao động được sử dụng trong Công ty cũng không ngừng tăng lên qua các năm. Bảng 3: Số lao động của Công ty qua các năm Đơn vị tính: người Số lượng LĐ Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Hợp đồng dài hạn 21 25 46 Hợp đồng ngắn hạn 7 5 3 Tổng số 28 30 49 Nguồn: Trình độ đào tạo Qua bảng tình hình lao động của Công ty cho ta thấy cùng với sự mở rộng quy mô kinh doanh thì số lao động của Công ty không ngừng tăng lên qua các năm. Kể cả lao động có hợp đồng dài hạn cũng như ngắn hạn. Năm 2005: Tổng số lao động của Công ty là 28, đến năm 2006 số lao động hơn so với năm 2005. Công ty phát triển ngày một lớn mạnh quy mô kinh doanh của Công ty ngày càng được mở rộng đòi hỏi phải tăng thêm lao động để đáp ứng yêu cầu đó. Do đó năm 2007 tổng số lao động của Công ty sử dụng ở Công ty là 49 người tăng so với năm 2006. Bảng 4: Cơ cấu lao động của Công ty Đơn vị tính: % Loại lao động Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Có bằng ĐH 20,8 22,1 25 Có bằng TH 45,8 43,7 40,6 Lao động khác 33,4 34,2 34,4 Tổng cộng 100 100 100 Nguồn: trình độ đào tạo Số lao động của Công ty không những tăng về số lượng mà còn tăng về chất lượng trong cơ cấu lao động, tỷ lệ lao động có bằng đại học tăng lên: năm 2005 là 20,8% đến năm 2006 là 22,1% tăng 6,7% so với năm 2005, năm 2007 thì con số đó được thay thế bằng 25% tăng 12,6% so với năm 2006. Qua đây ta thấy ngoài việc tăng quy mô trong kinh doanh, để đạt hiệu quả cao, Công ty còn chú trọng đến chất lượng lao động số lượng lao động có bằng đại học được sử dụng tăng lên qua các năm. Nhờ có chiến lược kinh doanh và chính sách tiền lương hợp lý đó thu hút và tuyển chọn được nhiều người tài. Tuy nhiên, tỷ lệ này vẫn chưa thể đánh giá là cao. Với quy mô doanh nghiệp nhỏ nên nhân viên trong Công ty còn có những hạn chế nhất định. Một người có khi phải đảm nhiệm nhiều Công việc khác nhau, thậm chí cả những Công việc họ không có chuyên môn. Điều đó không những gây khó khăn cho chính nhân viên đó mà còn không tạo hiệu quả cao trong công việc. D. Phương thức mua hàng bán hàng của Công ty * Phương thức mua hàng Công ty kết hợp cả hai phương thức mua hàng là: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. + Phương thức mua hàng trực tiếp Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, Công ty cử cán bộ đơn vị mua hàng mang giấy giới thiệu nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận theo quy định trong hợp đồng hay mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. + Phương thức chuyển hàng là bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua hàng tại địa điểm do bên mua quy định. * Phương thức thanh toán: + Thanh toán trực tiếp sau khi nhận hàng Công ty thanh toán tiền ngay cho khách hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả bằng hàng đổi hàng. + Thanh toán sau một thời gian giao hàng (thường theo hợp đồng kinh tế) * Phương thức bán hàng + Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức bán hàng mà trong đó hàng bán phải được xuất từ kho của công ty việc bán buôn hàng hóa phải được thực hiện dưới hai hình thức sau: + Bán buôn hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp, theo phương thức này bên mua cử đại diện của mình đến kho của công ty để nhận hàng. Công ty xuất hàng tại kho giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện của bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ lúc đó hàng hóa được xác định là tiêu thụ. + Phương thức bán buôn hàng hóa chuyển thẳng không qua kho: hình thức này được căn cứ vào hợp đồng đó ký kết hoặc theo đơn đặt hàng công ty xuất kho hàng hóa đến địa điểm nào đó bên mua quy định. Vận chuyển thẳng, theo phương thức này công ty sau khi mua hàng nhận hàng không đưa về kho mà chuyển đến các đại lý ký gửi bán thẳng. E. Đối tượng khách hàng Theo quan điểm định hướng khách hàng và quan điểm marketing thương mại thì khách hàng là người có vai trò quan trọng, quyết định đến mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Do đó Công ty cần phải tìm mọi cách tiếp cận và chinh phục khách hàng. Khách hàng của Công ty hiện nay là những khách hàng ở miền Bắc chủ yếu tập trung ở Hà Nội chiếm khoảng 80% thị trường kinh doanh của Công ty ngoài ra còn phân bổ rải rác các tỉnh Nam Định, Hà Tây, Cao Bằng, Hải Phòng, Thái Nguyên... 1.4. Tổ chức Công tác kế toán tại Công ty TNHH TM Phú Đức Hiện nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Kế toán trưởng là người điều hàng mọi công việc và chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về điều hành công tác kế toán, kiểm soát toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện trong phòng, giám sát hợp đồng mua bán của Công ty, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản. Phòng kế toán của Công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo. Dưới quyền kế toán trưởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lựơng công tác kế toán được giao. Họ có trách nhiệm quản lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành mà họ đảm nhiệm cụ thể như sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Phú Đức Kế toán trưởng Kế toán ở các cửa hàng trực thuộc Kế toán tổng hợp Kế toán nội bộ Kế toán tiền mặt và tiền gửi Kế toán chi phí Kế toán công nợ Kế toán mua hàng Kế toán kho Kế toán bỏn hàng *Nhiệm vụ của từ nhân viên kế toán : - Kế toán trưởng: Phụ trách chung về Công tác kế toán, tài chính. - Kế toán tổng hợp:Chịu trách nhiệm tổng hợp, lập báo cáo quyết toán cuối kỳ. - Kế toán mua hàng: Theo dõi chi tiết Công nợ mua hàng và vào nhật ký tài khoản 331. - Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi tài khoản 156, tổng hợp tất cả các mặt hàng tồn trong kho, ở cửa hàng. - Kế toán Công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu khách hàng. - Kế toán Chi phí: Theo dõi và tổng hợp Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp và phân bổ Chi phí thu mua hàng hoá. - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: trực tiếp thu và chi tiền mặt tại quỹ, đồng thời cũng theo dõi khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngõn hàng. - Kế toán nội bộ: Theo dõi các khoản thu chi nội bộ tại doanh nghiệp. A. Chính sách kế toán chung - Niên độ kế toán : Từ 1/1/N đến 31/12/N - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép : VND - Kỳ hạch toán : do quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty với khối lượng lớn đòi hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng và hiệu quả nên kỳ hạch toán xác định là tháng. - Kỳ lập báo cáo : Các báo cáo tổng hợp và lập vào cuối mỗi quý . - Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên . - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp FIFO. - Phương pháp tính khấu hao TSCD theo phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ sử dụng gồm: + Chứng từ ghi sổ + Sổ cái các tài khoản + Sổ kế toán chi tiết: Để phù hợp với hoạt động tại Công ty kế toán chi tiết tiến hành mở một sổ kế toán chi tiết sau: * Sổ chi tiết thanh toán với người bán * Sổ chi tiết phải thu của khách hàng * Sổ chi tiết thanh toạn tạm ứng .... B. Tổ chức vận dụng chứng từ và tài khoản kế toán - Hệ thống tài khoản sử dụng: Do đặc điểm quy trình công nghệ với sản xuất kinh doanh của Công ty cho nên Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141. Nhìn chung Công ty áp dụng tài khoản cấp 1,2 do Nhà nước ban hành. Các tài khoản thanh toán cũng được chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. - Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng các loại chứng từ theo chế độ Nhà nước ban hành. Đối với từng phần hành Công ty tổ chức chứng từ phù hợp, chặt chẽ cho từng phần hành. Nếu khách hàng hay nhà cung cấp thanh toán thì chứng từ hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi được lập, biên lai thu tiền. Còn giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng được dùng khi tạm ứng thanh toán cho cán bộ công nhân viên. C. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. - Hệ thống sổ kế toán Do áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi sổ mà trọng tâm là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó là sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Các loại sổ sử dụng bao gồm: + Chứng từ ghi sổ : là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản + Sổ cái : là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản mở một sổ cái với tổng số phát sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có lấy từ sổ chứng từ ghi sổ có liên quan. Sổ cái chỉ mở một lần vào ngày cuối tháng sau khi đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Trình từ ghi sổ như sau: Chứng từ thanh toán với khách hàng Sổ chi tiết TK131,331 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK131,331 Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Quy trình ghi sổ thanh toán với khách hàng theo hình thức chứng từ ghi sổ Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Chương 2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH TM Phú Đức Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nờn trong quá trình kinh doanh luôn phát sinh nhiều nghiệp vụ thanh toán với người mua cũng như với người bán. Với nhiều mối quan hệ mua bán có cả nhà cung cấp thường xuyên như: Công ty ống thép Hoà Phát, Việt Đức, Vinapipe, Việt Thanh... Tuỳ thuộc vào nhóm nhà cung cấp cũng như các loại hàng hóa, dịch vụ mua vào mà công ty có phương thức thanh toán khác nhau như trả chậm hoặc trả trước, trả ngay với hình thức thanh toán khác nhau bao gồm : - Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ .... - Thanh toán không dùng tiền mặt như thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ (phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty trong đó nhà cung cấp lại là khách hàng) ngoài ra, công ty thanh toán theo hình thức thư tín dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu tuy nhiên hình thức này chi phí cao. Công ty phân chia khách hàng thành hai nhóm đối với khách hàng có thể áp dụng cho khách hàng theo phương thức thanh toán theo định kỳ hoặc thanh toán trả chậm trừ những hợp đồng mua hàng bán hàng không thường xuyên hoặc khách hàng mới thì phải thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay. 2.1 Kế toán thanh toán với người mua 2.1.1 Chứng từ thanh toán với khách hàng Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi Công ty bán hàng húa, dịch vụ của mình theo phương thức bán chịu hoặc theo phương thức trả trước. Thông thường việc bán buôn hàng hóa hoặc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xảy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa hoặc bán qua các đại lý của Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng do công ty lập và hoàn thành các thủ tục pháp lý theo phương thức mua bán đã thoả thuận. Các chứng từ sử dụng thường gồm : Các chứng từ bán hàng: + Hóa đơn bán hàng ghi nhận khoản nợ phải thu đối với khách hàng. Vì muốn gây dựng thương hiệu, uy tín nên doanh nghiệp đó quyết định dùng hoá đơn tự in được Cục thuế Hà Nội phê duyệt và được in tại Công ty in Bộ Tài Chính. Hóa đơn đặc thu kiêm phiếu xuất kho này được lập thành 4 liên: ( liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho Phòng kế toán, liên 4 giao cho thủ kho ). Trên hóa đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, chủng loại, phương thức thanh toán.(Mẫu biểu 1) Chứng từ thanh toán : + Phiếu thu phản ánh số tiền đó thu của khách hàng. Khi khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn GTGT. Phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn giao cho khách hàng kế toán công ty căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ. Ngoài ra còn có giấy thanh toán bự trừ. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ Khách hàng Phòng Kế toán thủ quỹ Kế toán Thủ Kế hoạch Tiền mặt tiêu thụ kho Lưu Trữ Hợp đông Lập hóa Lập phiếu Thu Ghi Xuất Mua hàng đơn kiêm thu tiền sổ hàng Phiếu XK Mẫu biểu số 01. Hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho Công Ty TNHH Thương Mại Phú Đức Trụ sở chính : Phòng 1707, Toà nhà 27, Đường Huỳnh Thúc Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, Hà Nội Địa chỉ giao dịch : Nhà 2, Dóy A1, Ngừ 217, Đê La Thành, P. Ô Chợ Dừa, Q.Đống Đa Hà Nội Tel : (04) 5.142361 - 5.146208 - 5.146553 - 6362330 Fax: (04) 5.143120 Tài khoản : 006704060002293 tại Ngân hàng Quốc tế VIBank, CN Ba Đình, HN Mó số thuế : 0100967400 Email: phuducsteel@vnn.vn Phuduc steel Mẫu số 01 GTKT - 4LL - 01 Ký hiệu: AA/2006T Số: 0001064 HOÁ ĐƠN (GTGT) Kiêm phiếu xuất kho (Liên 1: Lưu) Ngày 04 tháng 06 năm 2007 Tên khách hàng: Anh Tuấn Hưng Đơn vị: Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân Địa chỉ: Số 4 ngừ 87 Đức Giang, Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0102253384 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền In tại Cụng ty in Tài chớnh A B C 1 2 3 Thép 42.5 x 3.0 x 6m Cây 749 242.096 181.329.904 60.3 x 4.0 x 6m Cây 270 460.00 124.200.000 Cộng tiền hàng: 305.529.904 Tiền thuế GTGT( Thuế suất 05%): 15.276.495 Tổng cộng tiền hàng: 320.806.399 Bằng chữ: Ba trăm hai mươi triệu tám trăm linh sáu ba trăm chín chín đồng./ Người mua hàng Thủ kho Người lập hoá đơn Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Phát hành theo CV số 27690/CT-AC ngày 16 tháng 11 năm 2004 của Cục thuế TP Hà nội Mẫu Biểu số: 02 Phiếu thu PHIẾU THU Số :86 Mấu số : 01- TT Ngày 04 tháng 06 năm 2007 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐT Ngày 1 tháng11 năm 1995 Nợ: 111 Của Bộ Tài Chính) Có: 131 Họ và tên người nộp tiền: Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân Địa chỉ : Số 4 ngõ 87 Đức Giang, HN Lý do nộp: Thu tiền hàng Số tiền nộp : 90.000.000đ ( Viết bằng chữ: Chín triệu đồng chẵn ) Kèm theo 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền : ( Chín mươi triệu đồng ) Ngày 04 tháng 06 năm 2007 Thủ trưởng đv (Ký tên đóng dấu ) Kế toán trưởng ( Ký tên ) Người lập phiếuu (Ký tên ) Thủ quỹ (ký tên ) Người nộp (Ký tên ) * Tài khoản sử dụng Do đặc điểm kinh doanh của công ty thị trường tiêu thụ hoạt động lớn, số lượng khách hàng đa dạng, nghiệp vụ bán hàng diễn ra phong phú do đó để theo dõi hết khách hàng một cách khoa học và chính xác trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Được chi tiết cho từng khách hàng đối với khách hàng thường xuyên còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách hàng lẻ để theo dõi thanh toán một cách dễ dàng. Ví dụ : TK 131 – Công ty xăng dầu Quân Đội TK 131 – Công ty nhựa Đông á TK 131 – Khách hàng mua lẻ 2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua. * Sổ chi tiết theo dõi Đối với hạch toán chi tiết phải thu khách hàng kế toán của công ty mở chi tiết từng đối tượng khách hàng. Nhưng để giảm bớt số lượng sổ chi tiết phải thu của khách hàng thì Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: Khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên mở chung một sổ chi tiết. * Hạch toán chi tiết Đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đên khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng dựa trên chứng từ kế toán như: Hóa đơn GTGT, phiếu thu..... Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng bao gồm số phát sinh, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ cho tất cả các khách hàng. VD: +Ngày 04/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân, tổng giá trị là 320,806,399 đ Nợ TK 131 : 320,806,399 Có TK 511 : 305,529,904 Có TK 333 : 15,276,495 +Ngày 10/06/2007 Bán hàng cho Công ty Xăng Dầu Quân Đội tổng giá là: 286,053,963 đ Nợ TK 131 : 286,053,963 Có TK 511 : 272,432,346 Có TK 333 : 13,621,617 +Ngày 23/06/2007 Bán hàng cho Công ty Nhựa Đông á, tổng giá trị là: 64,230,283 đ Nợ TK 131 : 64,230,283 Có TK 511 : 61,171,698 Có TK 333 : 3,058,585 +Ngày 30/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuõn, tổng giá trị là: 43,287,884 đ Nợ TK 131 : 43,287,884 Có TK 511 : 41,226,556 Có TK 333 : 2,061328 Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, biên bản giao hàng kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tượng như sau: Mẫu biểu số 03: Bảng chi tiết phải thu của khách hàng Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Công ty CP phát triển và đầu tư Vạn Xuân Tháng 06 năm2007 NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ Ghi Chu SH NT Nợ Có Nợ Có Dư 01/03/06 427,988,224 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 511 305,529,904 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 333 15,276,495 PT86 04/06 Thu tiền hàng 111 90.000.000 CK 23/06 Thu tiền hàng 112 306,864,238 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 511 41,226,556 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 333 2,061,328 Cộng phát sinh 364,094,283 396,864,238 Dư 30/06/07 395,218,269 Mẫu biểu số 04: Bảng tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng. Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TK:131- Phải thu của khách hàng Tháng 06 năm 2007 ĐV: 1000đ NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có 04/6 1064 04/6 Xuất bán 511 305,529,904 - - 04/6 1064 04/6 Xuất bán 333 15,276,495 04/6 Pt86 04/6 Thu tiền 111 90,000,000 10/6 1065 10/6 Xuất bán 511 272,432,346 10/6 1065 10/6 Xuất bán 333 13,621,617 23/6 CK 23/6 Thu tiền 112 306,864,238 23/6 1066 23/6 Xuất bán 511 61,171,698 23/6 1066 23/6 Xuất bán 333 3,058,585 25/6 1067 25/6 Xuất bán 511 19,297,587 25/6 1067 25/6 Xuất bán 333 964,879 27/6 1068 27/6 Xuất bán 511 31,108,687 27/6 1068 27/6 Xuất bán 333 1,555,434 29/6 Pt87 29/6 Thu tiền 111 100,000,000 30/6 Pt88 30/6 Thu tiền 111 264,500,000 30/6 1069 30/6 Xuất bán 511 41,226,556 30/6 1069 30/6 Xuất bán 333 2,061,328 Cộng phát sinh trong tháng 767,305,116 761,364,238 Dư cuối tháng 5,940,878 2.1.3 Kế toán tổng hợp với người mua. Công ty sử dụng bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng nó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của từng khách hàng. Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán công ty sử dụng chỉ có sổ cái tài khoản 131. Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ chi tiết tài khoản 131 và bảng chi tiết tài khoản 131. Hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ và bảng chi tiết TK 131 rồi sau đó tổng hợp số dư phát sinh để cuối quý ghi sổ cái Tk 131. Mẫu biểu số 05: Sổ cái SỔ CÁI Tên TK 131: Phải thu khách hàng Tháng 06 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ - - 04/06 1064 Xuất bán 511 305,529,904 04/06 1064 Xuất bán 333 15,276,495 04/06 PT86 Thu tiền 111 90,000,000 10/06 1065 Xuất bán 511 272,432,346 10/06 1065 Xuất bán 333 13,621,617 23/06 CK Thu tiền 112 306,864,238 23/06 1066 Xuất bán 511 61,171,698 23/06 1066 Xuất bán 333 3,058,585 25/06 1067 Xuất bán 511 19,297,587 25/06 1067 Xuất bán 333 964,879 27/06 1068 Xuất bán 511 31,108,687 27/06 1068 Xuất bán 333 1,555,434 29/06 PT87 Thu tiền 111 100,000,000 30/06 PT88 Thu tiền 111 264,500,000 30/06 1069 Xuất bán 511 41,226,556 30/06 1069 Xuất bán 333 2,061,328 Cộng phát sinh 767,305,116 761,364,238 Dư cuối kỳ 5,940,878 Ngoài ra cuối mỗi quý Công ty và bên khách hàng sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định rõ số công nợ còn phải thu của khách hàng dựa trên bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán do bên khách hàng lập. Ví dụ: trong quý 2 năm 2007 Công ty và Công ty Vạn Xuân tiến hành đối chiếu công nợ như sau: Mẫu biểu số 06: Bảng kê chi tiết cho từng khách hàng Bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán của Công Ty Vạn Xuân ( Từ ngày 01/06 đến ngày 30/06/2007) Dư nợ đầu kỳ: 427,988,224 đ Phần nhập hàng Phần thanh toán Ghi chú Số HĐ Ngày tháng Số tiền Số chứng từ Ngày tháng Số tiền 1064 04/06 320,806,399 1070 30/06 43,287,884 PT86 04/06 90,000,000 TM UNC 23/06 306,864,238 CK Cộng 364,094,283 396,864,238 Số dư tính đến ngày 30/06/2007: 395,218,269 đ XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY PHÚ ĐỨC XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY VẠN XUÂN Mẫu biểu số 07: Biên bản Công nợ với khách hàng CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY TNHH TM PHỲ ĐỨC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------***----------- -------***------- Số: 164/BBXNCN Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2007 BẢNG XÁC NHẬN CÔNG NỢ ( Từ 01/06/2007 đến 30/06/2007) Hôm nay ngày 30/06/2007 tại Công ty Vạn Xuân. Chúng tôi gồm: Đại diện Công ty Phú Đức : Ông Nguyễn Phú Thịnh GĐ Công ty Đại diện Công ty Vạn Xuân : Ông Nguyễn Tuấn Anh GĐ Công ty Hai bên cùng đối chiếu xác nhận Công nợ tính đến hết ngày 30/06/2007, cụ thể như sau : - Số dư công nợ đến hết 31/5/2007: 427.988.224 đ - Mua hàng trong tháng 06 : 364.094.283 đ - Thanh toán trong tháng : 396.864.238 đ - Tính đến hết ngày 30/06/2007 Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân còn nợ Công ty Phú Đức số tiền là: 395.218.269 đ Bằng chữ: Ba trăm chín lăm triệu hai trăm mươi tám ngàn hai trăm sáu chín đồng./ Trong đó: số tiền nợ quá hạn: 63.893.941 đ Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị ngang nhau mỗi bên lưu 01 bản. Đại diện bên mua Đại diện bên bán ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu ) 2.2 Kế toán thanh toán với người bán 2.2.1 Chứng từ thanh toán Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ.... giữa công ty với các nhà cung cấp. Nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi công ty mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ giữa công ty với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền phải thu ở người bán, khi công ty mua chịu hàng hóa, dịch vụ thì sẽ phát sinh nợ phải trả, phải thu với người bán đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng bao gồm: * Các chứng từ mua hàng gồm: + Hóa đơn GTGT là hóa đơn do nhà cung cấp giao cho công ty là căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp ( biểu mẫu số 08) + Phiếu nhập kho do phòng cung ứng vật tư lập thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho nhập kho ghi theo thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ( biểu mẫu số 0.9) + Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hóa. * Các chứng từ thanh toán như : + Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán.( biểu mẫu 10) + Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê báo nợ khi Công ty thanh toán qua ngân hàng.( biểu mẫu 11) Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ Viết phiếu nhập kho Hóa đơn GTGT Nhập kho P Vật tư P Tài vụ KCS Thủ kho ký Thanh toán Một số chứng từ mẫu trong nghiệp vụ mua hàng Mẫu biểu số 08: Hoá đơn GTGT HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 : Giao cho khách hàng CH/2007B Ngày 02 tháng 06 năm 2007 0016497 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Việt Thanh....................................... Địa chỉ : Gia Thượng – Quang Minh – Mê Linh – Vĩnh Phúc Số Tài khoản :.......................................................................................... Điện thoại : MST : 2500221272 Đơn vị mua hàng : Công Ty TNHH TM Phú Đức Địa chỉ : Nhà 2 dẫy A1 ngừ 217 Đê La Thành - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản............................................................................................... Hình thức thanh toán : CK/TM MS: 0100967400 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 Thép ống hộp các loại Kg 5,098.278 12,000 61,179,335 Cộng tiền hàng : 61,179,335 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT: 3,058,967 Tổng tiền thanh toán : 64,238,302 Số tiền viết bằng chữ : Sáu tư triệu hai trăm ba tám ngàn ba trăm linh hai đồng ./ ........................................................................... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Đóng dấu,ghihọ tên) Mẫu biểu số 09: Phiếu nhập kho. PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ:1141-TC/QD/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ tài chính Ngày 02 tháng 06 năm 2007 Nợ: 156 Số: 206 Có: 331 Họ, tên người giao nhận hàng: Công ty TNHH Việt Thanh Theo hoá đơn GTGT số: 16497, Ngày 02 tháng 06 năm 2007 của Việt Thanh Nhập tại kho: Số 4 Cầu Tiên, HN STT Tên hàng hóa, quy cách phẩm chất VT Đvị tính SL theo Ctừ SL thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 4 Thép ống hộp CL Kg 5,098.278 5,098 12,600 64,238,302 Thành tiền (Bằng chữ): Sáu tư triệu hai trăm ba tám ngàn ba trăm linh hai đồng./ Ngày 02 tháng 06 năm 2007 Thủ trưởng ĐV (Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu biểu số 10: Phiếu chi PHIẾU CHI Số : 276 Mẫu số 02- TT(QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính) Ngày24 tháng 06 năm 2007 Nợ : 331 Có : 111 Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Tuấn Hùng Địa chỉ : Công Ty TNHH Việt Thanh Lý do chi : Thanh toán tiền hàng Số tiền: 100,000,000đ ( Viết bằng chữ : Một trăm triệu đồng chẵn ./) Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 24 tháng 06 năm 2007 Thủtrưởg ( Ký tên ) Kế toán trưởng (Ký tên ) Người lập ( Ký tên ) Thủ quỹ ( Ký tên ) Người nhận tiền ( Ký tên ) Mẫu biểu số 11: Uỷ nhiệm chi UỶ NHIỆM CHI Ngày 26 tháng 06 năm 2007 ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN SỐ TIỀN: 60,000,000 đ Số TK: 00670406002293 Bằng số: Tên tài khoản: Công ty TNHH TM Phú Đức Sáu mươi triệu đồng chẵn./ Địa chỉ:……………………………….. Bằng chữ: Ngân hàng: Quốc tế ViBank – CN Ba Đình – HN VÀ GHI CÓ TÀI KHOẢN Số TK: 006704060017512 Tên tài khoản: Công ty TNHH Việt Thanh Nội dung: Thanh toán tiền hàng Địa chỉ:……………………………….. Ngân hàng: Quốc tế ViBank – CN Ba Đình - HN KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN KÍ VÀ ĐÓNG DẤU * Tài khoản sử dụng . Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là TK331 “ Phải trả người bán” do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên đối tượng người bán hết sức đa dạng. Vì vậy, kế toán thanh toán mở chi tiết cho từng nhà cung cấp. Ví dụ : TK 331- Công ty Hoà Phát TK 331- Công ty Việt Đức TK 331- Công Ty Vinapipe TK 331 - Công ty Việt Thanh …. 2.2.2 Kế toán chi tiết với người bán - Sổ chi tiết : Công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng người bán và sử dụng một số bảng đối chiếu công nợ. - Sổ tổng hợp Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 331. Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng quý phản ánh phát sinh nợ, có, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết. * Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán. Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK331. Mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ chi tiết riêng còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên sẽ mở chung cho một trang sổ. Đến cuối tháng dựa vào sổ chi tiết kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. Ví dụ + Ngày 02/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá trị thanh toán là 64,238,302 đ ( Thuế suất 5% ) Nợ TK 1561 : 61,179,335 Nợ TK 133 : 3,058,967 Có TK 331 : 64,238,302 + Ngày 04/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá trị thanh toán là: 108,230,781 đ Nợ TK 1561 : 103,076,934 Nợ TK 133 : 5,153,847 Có TK 331 : 108,230,781 + Ngày 06/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá thanh toán là: 59,830,640 đ Nợ TK 1561 : 56,981,562 Nợ TK 133 : 2,849,078 Có TK 331 : 59,830,640 + Ngày 24/03/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá thanh toán là: 98,670,960 đ Nợ TK 1561 : 93,972,343 Nợ TK 133 : 4,698,617 Có TK 331 : 98,670,960 Như vậy căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán cho Công ty TNHH Việt Thanh. Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải trả người bán cuối tháng lập bảng chi tiết phải trả người bán cho tất cả các đối tượng như sau: Mẫu biểu số 12: Sổ chi tiết phải trả cho người bán Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN Công ty TNHH Việt Thanh Tháng 06 năm 2007 NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ NT ĐÃ T/TOÁN SH NT Nợ Có Nợ Có Dư 01/03/06 220,893,990 02/06 PN206 02/06 Mua hàng thép 1561 61,179,335 02/06 PN206 02/06 Mua hàng thép 133 3,058,967 04/06 PN207 04/06 Mua hàng thép 1561 103,076,934 04/06 PN207 04/06 Mua hàng thép 133 5,153,847 06/06 PN210 06/06 Mua hàng thép 1561 56,981,562 06/06 PN210 06/06 Mua hàng thép 133 2,849,078 24/06 PN224 24/06 Mua hàng thép 1561 93,972,343 24/06 PN224 24/06 Mua hàng thép 133 4,698,617 24/06 PC276 24/06 Thanh toán tiền 111 100,000,000 26/06 UNC 26/06 Thanh toán tiền 112 60,000,000 28/06 PN232 28/06 Mua hàng thép 1561 91,236,438 28/06 PN232 28/06 Mua hàng thép 133 4,561,822 30/06 PC289 30/06 Thanh toán tiền 111 50,000,000 Cộng phát sinh 210,000,000 426,768,943 Dư 30/06/07 437,662,933 , Mẫu biểu số 13: Sổ tổng hợp chi tiết phải trả cho người bán Công ty TNHH TM Phú Đức BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tháng 06 năm 2007 Stt Tên khách hàng Dư Đầu Số Phát Sinh Dư Cuối Ghi Chú Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty Việt Thanh 220,893,990 210,000,000 426,768,943 437,662,933 2 Công ty Việt Đức 624,430,980 598,390,900 640,830,232 666,870,312 3 Công ty Hoà Phát 308,237,810 200,500,000 239,983,289 347,721,099 4 Công ty Vinapipe 128,120,910 50,000,000 98,406,500 176,527,410 5 Công ty Hanisco 239,008,500 150,000,000 105,098,450 194,106,950 6 Công ty Mê Lin 83,640,223 83,640,223 7 Công ty Tràng An 492,982,440 300,000,000 230,710580 423,693,020 Tổng 2,013,674,630 1,508,890,900 1,825,438,217 2,330,221,947 2.2.3 Kế toán tổng hợp với người bán. Sổ tổng hợp Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 331. Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng quý phản ánh phát sinh nợ, có, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết. Mẫu biểu số 14: CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ : 23 Ngày 30 tháng 06 năm 2007 STT Trích yếu Sốhiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) 632 331 698,500,600 2 Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) 632 331 832,640,080 3 Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) 632 331 126,950,583 4 Mua hàng 1561 331 223,968,700 5 Mua hàng 133 331 10,665,176 6 Mua hàng ( Giá tạm tính ) 1561 331 164,000,000 7 Mua hàng 1561 331 293,968,900 8 Mua hàng 133 331 13,998,519 9 Mua hàng 1561 331 339,968,793 10 Mua hàng 133 331 16,188,990 Cộng x x 2,720,250,341 Mẫu biểu số 15 CHỨNG TỪ GHI SỔ số:24 Ngày 30 tháng 06 năm 2007 STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 112 698,500,600 2 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 111 532,640,080 3 Chuyển tiền đặt cọc Nhà máy Việt Đức 331 112 300,000,000 4 Bự trừ các khoản chi hộ Cty ViệtThanh 331 138 2,600,000 5 Chuyển tiền đặt cọc Cty Hoà Phát 331 111 90,000,000 6 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 111 100,000,000 7 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 112 153,000,500 8 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 111 120,000,000 Cộng 1,996,741,180 Như vậy căn cứ vào chứng từ gốc và sổ theo dõi chi tiết phải trả người bán và số liệu tổng hợp. Ngoài ra căn cứ bảng kê có liên quan kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cho các đối tượng ghi trên một dòng cuối tháng thực hiện khóa sổ và tính ra tổng số phát sinh trên của tài khoản 331 đối ứng với nợ tài khoản có liên quan để ghi vào sổ cái tài khoản 331. Mẫu biểu số 16 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 06 năm 2007 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 23 30/06 2,720,250,341 24 30/06 1,996,741,180 Cộng 4,716,991,521 Người lập Kế toán trưởng (Ký tên) ( Ký tên) Khi tiến hành ghi sổ cái theo quý kế toán tổng hợp số phát sinh Nợ và số phát sinh có trong 3 tháng ví dụ kế toán tổng hợp số liệu tháng 1, tháng 2, tháng 3 từ sổ đăng ký chứng từ. Mẫu biểu số 17 Sổ Cái TK: phải người bán Tháng 06 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TKĐƯNG Số Tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ 2,023,670,600 05/06 UNC Thanh toán tiền 112 698,500,600 05/06 6450 Mua hàng 1561 223,968,700 05/06 6450 Mua hàng 133 10,665,176 10/06  PC Thanh toán tiền 111 532,640,080 10/06 Giá vốn 632 698,500,600 10/06 Giá vốn 632 532,640,080 10/06 UNC Đặt cọc 112 300,000,000 10/06 Giá vốn 632 126,950,583 20/06 Mua hàng (Tạm tính) 1561 164,000,000 20/06 PC Bù trự chi hộ ViệtTha 138 2,600,000 20/06 6451 Mua hàng 1561 293,968,900 20/06 6451 Mua hàng 133 13,998,519 23/06 PC Đặt cọc 111 90,000,000 24/06 PC Thanh toán tiền 111 100,000,000 26/06 UNC Thanh toán tiền 112 153,000,500  30/06 6452 Mua hàng 1561 339,968,793 30/06 6452 Mua hàng 133 16,188,990 30/06 PC Thanh toán tiền 111 120,000,000 Cộng phát sinh 1,996,741,180 2,720,250,341 Dư cuối kỳ 2,747,179,761 Ngoài ra, công ty và phía nhà cung cấp sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định số nợ phải trả nhà cung cấp dựa trên bảng kê mua hàng do nhà cung cấp lập. Mẫu biểu số 18: Biên bản đối chiếu công nợ với người bán Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ Hôm nayngày 30/06/2007 tại Phòng kế toán Công ty TNHH Việt Thanh. Đại diện công ty TNHH Việt Thanh Bà : Ngô Thị Hà GĐ Kinh Tế Bà : Nguyễn Thu An Trưởng Phòng kế toán Đại diện Công ty TNHH Phú Đức Bà : Lê Thanh Thuý Phó Giám Đốc Bà : Hà Mạnh Hải Kế toán trưởng Đó tiến hành đối chiếu công nợ từ ngày 01/06 đến 30/06/2007 nội dung như sau: - Số dư đến ngày 31/5/2007 là: 220,893,990 đ - Từ ngày 1/06/2007 đến ngày 30/06/2076 Công ty Phú Đức đó mua hàng với tổng số tiền là: 426,768,943 đ - Công ty Phú Đức đó thanh toán bằng chuyển khoản và tiền mặt với số tiền là là: 210,000,000 đ - Vậy tính đến hết ngày 30/06/207 Công ty Phú Đức còn nợ Công ty Việt Thanh là 437,662,933 đ (bằng chữ: Bốn trăm ba bẩy triệu sáu trăm sáu hai ngàn chín trăm ba ba đồng./) Biên bản này là cơ sở pháp lý để hai bên thanh toán Công nợ. Nếu còn phát hiện gì sai sót thì hai bên cựng nhau bàn bạc giải quyết Đại diện bên mua Đại diện bên bán ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu ) * Tình hình thanh toán tại Công ty Phú Đức Để phân tích tình hình tài chính của Công ty ta tiến hành lập bảng phân tích tình hình thanh toán như sau: Mẫu biểu số 19 Bảng phân tích tình hình thanh toán quý II năm 2007 STT Chỉ tiêu Đầu quý Cuối quý Chênh lệch Giá trị % I Các khoản phải thu 2,166,428,193 2,573,439,183 407,010,990 18.787 1 Phải thu của khách hàng 2,067,868,193 2,293,969,183 226,100,990 10,934 2 Phải thu nội bộ 1,460,000 2,640,000 1,180,000 80.822 3 Phải thu khác 90,700,000 70,000,000 (20,700,000) -22.822 4 Trả trước cho người bán 0 190,000,000 190,000,000 5 Tạm ứng 6,400,000 16,830,000 10,430,000 162.97 II Các khoản phải trả 5,736,968,454 3,087,495,666 (2,649,472,788) -46,182 1 Vay ngắn hạn 1,500,000,000 0 (1.500.000.000) -100 2 Phải trả người bán 2,086,383,586 2,393,843,283 307,459,697 14.736 3 Phải nộp ngân sách 69,523,968 34,906,383 (34,617,585) -49.793 4 Phải trả CNV 980,000 5,080,000 4,100,000 418.36 5 Phải trả khác 150,000,000 120,983,000 (29,017,000) -19.344 6 Vay dài hạn 1,930,080,900 532,683,000 (1,397,397,900) -72.401 Qua bảng phân tích trên ta thấy các khoản phải thu cuối quý tăng lên so với đầu quý là : 407,010,990đ như vậy có nghĩa là công ty đó bị chiếm dụng vốn thêm 407,010,990đ trong đó số người mua chiếm dụng là 226,100,990đ nó chiếm tỷ lệ nhiều nhất trong số các khoản phải thu. Riêng các khoản phải thu nội bộ vẫn chiếm tỷ trọng nhỏ trong khoản phải thu, các khoản phải thu khác giảm đi (20,700,000đ). Như vậy công ty cần phải có phương pháp thu hồi công nợ để đảm bảo tình hình thanh toán của Công ty được tốt. Mặt khác so với đầu quý thì các khoản phải trả giảm đi 2,649,472,788đ trong khi đó ở quý II các khoản vay ngắn hạn là không có, còn các khoản phải nộp ngân sách nhà nước và phải trả khác thì lại giảm. Các khoản phải trả người bán tăng lên, như vậy Công ty đã chiếm dụng vốn, điều này là rất tôt. Nhưng nhìn chung doanh nghiệp chiếm dụng vốn của người khác giảm đi, các khoản vay dài hạn cũng giảm so với đầu quý. Vì vậy Công ty cần phải có kế hoạch tăng cường doanh thu có biện pháp thu hồi công nợ đủ để chi trả các khoản nợ ngắn hạn. Điều quan trọng là cần phải có biện pháp tài chính chặt chẽ để thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng, giảm các khoản vay ngắn hạn, vì khi đi vay thì doanh nghiệp sẽ bị mất một khoản chi phí lãi vay điều này sẽ làm giảm lợi nhuận của khách hàng và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán tức thời của công ty cũng như cơ hội kinh doanh của Công ty . Chương 3 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương mại Phú Đức 3.1. Đánh giá thực trạng về kết toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty. * Đánh giá chung: Công ty Phú Đức đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu cơ sở vật chất còn lạc hậu cùng với số vốn ít ỏi đến nay công ty đã có một đội ngũ nhân viên cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân năng động sáng tạo trong công việc. Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường. Cùng với việc nâng cao trình độ quản lý thì cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cũng từng bước được hiện đại hóa và không ngừng phát triển. Việc trang bị máy tính đồng bộ máy tính cho các phòng kế toán là một điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Giúp cho kế toán có thể tính toán, tổng hợp số liệu về bảng biểu nhanh và thuận tiện, tăng năng suất và hiệu quả làm việc của kế toán, kết quả tính toán được đầy đủ, chính xác và nhanh chóng cung cấp số liệu cho các khâu liên quan. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế trong việc vận dụng các phần hành cụ thể. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được xây dựng theo mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm qui mô của công ty. Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động tốt, luôn hoàn thành các nhiệm vụ được giao có sự phân công công việc hợp lý, rõ ràng giữa các phần hành kế toán, các phần hành vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng. Công tác kế toán được tổ chức tốt, đầy đủ cho các phần hành kế toán, hệ thống chứng từ, sổ sách đúng với chế độ kế toán hiện hành mà Bộ Tài Chính ban hành đồng thời cũng phù hợp với hoạt động riêng của Công ty. Những ưu điểm: Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác kế toán tất cả các nghiệp vụ và nghiệp vụ thanh toán nói riêng tại công ty được thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Trong thời gian ngắn thực tập em chỉ có thể đưa ra một số những ưu điểm như sau: - Về Công tác kế toán: Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, bên cạnh đó do việc trang bị máy tính đầy đủ nên công việc cũng dễ dàng hơn khi tìm một khách hàng quen thuộc hay khách hàng vãng lai của Công ty, chính vì vậy công việc được nhanh chóng hơn. - Về chứng từ, sổ sách sử dụng: Mọi căn cứ ghi sổ đều được lấy từ chứng từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảơ đúng nguyên tắc. Các chứng từ, hóa đơn được kế toán các phần hành lưu trữ. Mỗi tháng bộ chứng từ được lưu một lần. Định kỳ công ty thường in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để ký duyết và đưa vào lưu trữ. - Về phương thức hạch toán đa số các nghiệp vụ thanh toán đều được thanh toán thông qua ngân hàng, thanh toán tiền mặt và thanh toán bự trừ lẫn nhau đảm bảo việc thanh toán được kiểm soát dễ dàng hơn. - Đối với các khoản thanh toán nội bộ thì không chỉ có kế toán thanh toán theo dõi mà được phân công đều cho các kế toán phần hành chính vì vậy việc quản lý các khoản thanh toán này được chính xác hơn. Những tồn tại: Ngoài những ưu điểm trên thì công ty cũng vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần được khắc phục. - Khi mua hàng hóa đơn về rồi nhưng hàng thì chưa. Trong một số trường hợp đến cuối tháng hàng vẫn chưa về mà kế toán công ty lúc đó không phản ánh vào tài khoản hàng hóa đang đi đường điều này không phản ánh đúng chế độ kế toán và cũng không phản ánh được chính xác tình hình tài chính của Công ty. - Hiện nay sổ sách kế toán vẫn chưa được bảo vệ đúng mức, thực tế mỗi kế toán viên được phân công làm một phần hành nhất định nhưng do trong công ty tất cả các máy tính được nối mạng với nhau mà lại không có password riêng cho từng kế toán phần hành chính vì vậy mà bất kỳ kế toán phần hành nào cũng có thể vào mạng máy tính kế toán của Công ty bằng máy tính bất kỳ, nên có thể dễ dàng sửa đổi hay thêm bớt số liệu. - Bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhỏ, một số chứng từ không được xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Về nguyên tắc những chứng từ là chứng từ không hợp lệ. 3.2 Hoàn thiện kết toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với một doanh nghiệp bất kỳ, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Nó có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu công việc kế toán thanh toán được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và được quản lý một cách chặt chẽ thì sẽ giải quyết được vấn đề công nợ. Các khoản nợ phải thu sẽ được đốc thúc nhanh, không để xẩy ra tình trạng nợ khó đòi hay không thu hồi được nợ, các khoản phải trả cũng được nhanh chóng thực hiện, tránh được tình trạng nợ đọng trì trệ làm mất lòng tin của các đối tác. Khả năng thanh toán sẽ quyết định tình hình tài chính của Công ty, vì vậy kế toán thanh toán đóng vai trò khá quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc hoàn thiện phải tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành mà cơ sở để hoàn thiện ở đây chính là các chuẩn mực kế toán, các thông tư hướng dẫn, nghị định làm nền tảng để hoàn thiện chế độ kế toán tại công ty. Việc tận dụng tối đa công nghệ thông tin mà máy vi tính và phần mềm kế toán mang lại để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý của công ty. 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán: Các thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quan tâm phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Nhưng sự kịp thời phải đi kèm với mức độ chính xác của thông tin. Các thông tin phải được cập nhật một cách chính xác từ các chứng từ gốc khi đó có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Tính kịp thời kết hợp với tính chính xác sẽ đảm bảo các thông tin thực sự có giá trị. Khi làm thủ tục như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng nhất là những chứng từ có giá trị nhỏ cần phải chú ý quy trình xét duyệt chứng từ để đảm bảo hóa đơn chứng từ hợp lí và hợp lệ. Việc cập nhật chứng từ phải được làm thường xuyên hơn, không nên để dồn các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có giá trị nhỏ vào cuối tháng nhằm tránh sự chậm trễ, bỏ sót nghiệp vụ. Các hợp đồng mua bán hàng phải được ký kết cẩn thận nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên khi có sự cố xẩy ra. 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản: Trong quá trình hạch toán tổng hợp, đối với các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thanh toán ngay bằng tiền thì không cần phải thông qua tài khoản trung gian là TK 331và TK 131 nhằm giảm nhẹ công tác kế toán. Các nghiệp vụ đó sẽ hạch toán như sau: - Mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 311..... - Bán hàng thu tiền ngay: Nợ TK 111, 112 ......... Có TK 511 Có TK 3331 Công ty nên mở thêm TK151 để phản ánh đúng bản chất về tài sản của công ty. Trong trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về điều đó sẽ giúp cho kế toán công ty phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty. 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán: Các sổ chi tiết và sổ tổng hợp mà Công ty sử dụng là tương đối tốt, dễ hiểu, dễ đối chiếu. Đây là một lợi thế mà công ty cần phát huy. Kế toán nên mở sổ chi tiết phải thu và phải trả cho nhà cung cấp qua đó thấy rõ được nội dung nghiệp vụ phát sinh đến số dư cuối kỳ một cách chi tiết hơn. Và sổ cái nên tuân theo chế độ là sổ tổng hợp số liệu theo tháng dễ dàng kiểm soát, đối với những khách hàng thương xuyên thì nên mở sổ chi tiết để dễ dàng kiểm soát những khoản nợ. 3.2.4 Kiến nghị về báo cáo kế toán dưới góc kế toán tài chính và kế toán quản trị: Hiện nay, công tác tổ chức bộ phận kế toán quản trị của công ty được thực hiện chưa tốt, để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị về tình hình tài chính của Công ty, Công ty nên có sự chuyên biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính nhằm phân tích kịp thời, chính xác khách quan về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của công ty. Từ đó các nhà quản trị mới có được các biên pháp kịp thời, sáng suốt trong việc đưa ra các quyết định đầu tư kinh doanh. Kế toán thanh toán cần phải đảm nhận vai trò kế toán quản trị vì xuất phát từ vai trò của kế toán thanh toán. Trong nền kinh tế thị trường thì nguồn vốn là rất quan trọng mà để có được nguồn vốn kinh doanh thì điều đó là không đơn giản chính vì vậy kế toán thanh toán cần làm cho luồng tiền của công ty càng nhanh càng tốt, lấy được luồng tiền vào bù đắp cho luồng tiền ra phù hợp nhất để hạn chế được mức tối đa phải đi vay từ bên ngoài và số vồn bị chiếm dụng để từ đó tham mưu cho các nhà lãnh đạo có biện pháp tài chính có lợi nhất cho công ty. Các phần mềm kế toán phục vụ cho kế toán quản trị cũng cần được nghiên cứu và khai thác, nó không chỉ phục vụ cho chức năng cung cấp thông tin tài chính mà còn thực hiện cả chức năng dự báo, phân tích sự biến động về tình hình tài chính trong tương lai. Trong điều kiện hội nhập vào nền kinh tế thế giới như hiện nay của nước ta, thì các Công ty không thể không có sự phân tích các thông tin của thị trường. Vì vậy công việc xây dựng mô hinh kế toán quản trị đối với công ty là một yêu cầu tất yếu và khách quan. Các kiến nghị khác Việc cập nhật các chế độ và quy định kế toán cũng cần phải được chú ý nhằm thích ứng với quy luật kinh tế thị trường hiện nay và tuân thủ theo đúng pháp luật. Điều đó sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước, tạo động lực cho nền kinh tế nước nhà tiến kịp với các nước khác trên thế giới. Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp phải trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất với chế độ kế toán hiện hành cũng như với các nội quy, quy định, điều lệ của công ty. Không chỉ có vậy, việc hoàn thiện còn trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất giữa công tác quản lý với công tác kế toán, thống nhất giữa chỉ tiêu hạch toán và chỉ tiêu quản lý, giữa phương pháp kế toán với phương pháp quản lý, phải đảm bảo được tính thống nhất giữa kế toán thanh toán với kế toán các phần hành khác: kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi, kế toán tiền vay, kế toán hàng tồn kho..., tính thống nhất giữa các kỳ kế toán. Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Các doanh nghiệp khác nhau có mô hình tổ chức, ngành nghề kinh doanh và phương pháp quản lý khác nhau, vì vậy kế toán ở từng doanh nghiệp cũng được tổ chức một cách khác nhau để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp đó. Hoàn thiện công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở khắc phục các nhược điểm mà công ty đó mắc phải và phát huy những ưu điểm đã đạt được của Công ty. Công ty nên có những biện pháp thu hồi công nợ phù hợp để giảm tình hình bị chiếm dụng vốn và đảm bảo tốt tình hình thanh toán công nợ, tài chính ổn định. Công ty có thể áp dụng hình thức thanh toán cho khách hàng do mua thanh toán ngay tiền hàng như chiết khấu thanh toán, giảm gía hàng bán của những khách hàng mua với số lượng nhiều để tăng cương sức tiêu thụ hàng hoá của công ty. Những việc làm như vậy là nhằm kích thích khách hàng thanh toán ngay tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Nhưng công ty nên có một tỷ lệ chiết khấu thanh toán hấp dẫn tỷ lệ đó phải cao hơn lãi suất của ngân hàng. Để đảm bảo tính bảo mật về thông tin kế toán cho từng phần hành kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý khi có sai sót xảy ra thì mỗi phần hành kế toán được cung cấp cho một password riêng cho một phần hành nhất định với nó, mỗi người chỉ được phép nhập hay sửa dữ liệu ở một số phần hành nhất định. Với chức năng này khi xảy ra sai sót hay gian lận có thể xác định được nguyên nhân. Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng công việc kế toán ngày càng nhiều, công ty có chính sách tuyển dụng thêm nhân lực tạo điều kiện để công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời, tránh tình trạng một nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc. Hơn nữa, việc bổ sung thêm nhân lực, nhất là đội ngũ lao động trẻ những người hăng hái tiếp cận với khoa học hiện đại sẽ tạo ra một phong cách làm việc mới góp phần đẩy mạnh và nâng cao trình độ của nhân viên kế toán. KẾT LUẬN Trong quá trình hoạt động kinh doanh, để luôn đứng vững trong nên kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải luôn phải không ngừng nâng cao chất lượng cũng như hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác, sức cạnh tranh kinh tế của mỗi nước được quyết định bởi hoạt động và tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của mỗi Doanh nghiệp. Để tham gia hội nhập, hội nhập được với nên kinh tế khu vực và quốc tế thì doanh nghiệp phải có đủ sức cạnh tranh với quy mô lớn hơn. Để làm được điều đó Doanh nghiệp phải làm tốt công tác quản lý và điều hành vốn của mình một cách hiệu quả nhất. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã phần nào thấy được những thành tựu mà Công ty đã và đang đạt được trong những năm vừa qua cũng như những hạn chế còn tồn tại cần khắc phục trong thời gian tới để Công ty có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của mình nhằm góp phần đưa đất nước tiến vào xu thế hội nhập. Tuy nhiên, do trình độ lý luận và thời gian thực tập ít ỏi nên chắc chắn em còn nhiều thiếu sót và hạn chế. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang và các anh chị kế toán tại Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức để em có thể hoàn thành bài viết của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Nguyễn Thị Thu Trang TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo: Hệ thống kế toán Doanh Nghiệp - Nhà xuất bản tài chính - Xuất bản năm 2006 Quyển I. Hệ thống kế toán Doanh Nghiệp - Nhà xuất bản tài chính - Xuất bản năm 2006 Quyển II. Giáo trình tài chính kế toán - Trường kinh tế Quốc Dân Hà Nội - Xuất bản năm 2005. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam năm 2005. Một số tài liệu do Công ty TNHH TM Phú Đức cung cấp. Trang Wed: ketoan.com Nhận xét của Công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang – Lớp CĐCĐ – Khoa Kế toán - Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Hà Nội. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại Phú Đức, sinh viên Nguyễn Thị Thu Trang đã có một số ưu điểm sau: 1. Về cơ bản đã nắm bắt và đáng giá được thực trạng công tác kế toán của Công ty. 2. Về ý thức tổ chức: trong thời gian thực tập đã chấp hành đúng nội quy, quy chế của Công ty, thời gian thực tập đầy đủ, có ý thức tốt trong khi thực tập. Kế toán trưởng Phó Giám Đốc Công Ty Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Tên đề tài:Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày…..tháng…...năm 2008.