Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại

Lời mở đầu Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò lớn. Nó gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nước ta với các nước trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn. Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, hoạt động của doanh nghiệp thương mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ chế cũ, doanh nghiệp thương mại được Nhà nước lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nhưng trong cơ chế mới, doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt 3 khâu của quá trình lưu chuyển hàng hoá là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại là tiêu thụ hàng hoá nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tại trường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở doanh nghiệp thương mại, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại " làm nội dung của bản chuyên đề này. Bản chuyên đề này là sự kết hợp giữa lý luận với thực tiễn tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn tại và kiến nghị một số giải pháp.  *Bản chuyên đề này gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanhtoán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội . Chương III: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng . Chương I Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng I. Khái quát về nền kinh tế thị trường và hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường. 1. Đặc điểm của nền kinh tế thị trường: Thị trường là nơi thể hiện tập trung nhất trong các mâu thuẫn của sản xuất hàng hoá, là mục tiêu khởi điểm của các quá trình kinh doanh. Trong thị trường, giá cả thị trường giữ vai trò trung tâm, điều tiết nền sản xuất xã hội, kích thích sản xuất hàng hoá. Thông qua giá cả thị trường, thị trường thực chức năng điều tiết và kích thích của mình. Quan hệ cung cầu trên thị trường là yếu tố trọng tâm và quan trọng nhất, nó quyết định giá cả thị trường. Nền kinh tế thị trường là kiểu tổ chức kinh tế xã hội mà quan hệ kinh tế phân phối sản phẩm, phân phối lợi ích do các qui luật của thị trường điều tiết chi phối. Vì thế, nền kinh tế thị trường mang một số đặc điểm sau : - Nền kinh tế thị trường phải dựa trên một nền sản xuất hàng hoá phát triển ở trình độ cao. Sự phát triển sản xuất hàng hoá cùng với việc tự do lưu thông buôn bán vừa là tiền đề, vừa là động lực cho sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Kinh tế hàng hoá phát triển tất yếu dẫn đến nền kinh tế thị trường phát triển. - Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp không thể thay đổi thị trường mà phải tiếp cận và thích nghi với nó. Thông qua thị trường, doanh nghiệp biết được nhu cầu xã hội, tự đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Khách hàng giữ vai trò trung tâm trong nền kimh tế thị trường. Sản xuất chỉ có thể phát triển được khi hàng hoá sản xuất ra tiêu thụ được. - Kinh tế thị trường tạo điều kiện cho mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị kinh tế được quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, tự do trao đổi mua bán hàng hoá theo khuôn khổ pháp luật. - Quy luật cạnh tranh chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Cạnh tranh là động lực thúc đẩy giúp nền kinh tế phát triển. Cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường có thể diễn ra giữa người bán với người bán, giữa người mua với người mua, giữa người bán với người mua. - Nền kinh tế thị trường có khối lượng giao dịch lớn, các mối quan hệ ngày càng phức tạp cho nên tất cả các mối quan hệ đều được tiền tệ hoá. Vì thế, tiền tệ trở thành thước đo cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh. Quan hệ hàng hoá - tiền tệ trở thành mối quan hệ chủ yếu chi phối tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kinh tế thị trường mang đậm tính năng động và tự điều chỉnh. Chính sự kết hợp giữa cung và cầu làm cho kinh tế thị trường rất linh hoạt. Tuỳ theo cung và cầu, thị trường biến đổi tạo ra sự cân bằng trong nền kinh tế. - Kinh tế thị trường giúp cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn, đồng thời là nơi đào tạo, tuyển chọn, sử dụng và đào thải nhân lực một cách có hiệu quả nhất. Ngoài những ưu điểm trên, kinh tế thị trường không tránh khỏi có những nhược điểm sau: - Trong kinh tế thị trường, quy luật cạnh tranh chi phối ngày càng khốc liệt , không thể tránh khỏi quy trình đào thải nhân lực. Do vậy, thất nghiệp là vấn đề tất yếu. - Thường xuyên xảy ra khuynh hướng tự phát, vô chính phủ. Đó là tâm lí chạy theo lợi nhuận, làm mất cân đối giữa các ngành nghề trong nền kinh tế. - Kinh tế thị trường ra đời và phát triển đã hình thành các mối đe doạ đến sản xuất và tiêu dùng. Đó là sự hình thành một số tổ chức tư bản độc quyền, nắm phần lớn các sản phẩm của các ngành công nghiệp, thương mại ... làm lũng đoạn nền kinh tế. 2. Hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay: Trong nền kinh tế thị trường, giá cả là yếu tố trung tâm. Do vậy, các doanh nghiệp thương mại đều phải hoạt động theo giá cả thị trường. Nếu vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn đến thương mại hình thức và nguy cơ phá vỡ các lợi ích trên thị trường, gây hậu quả nguy hại. Hiện nay, nước ta thực hiện phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Các doanh nghiệp được quyền chủ động kinh doanh, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Vì cùng hoạt động trong một môi trường kinh doanh nên các doanh nghiệp luôn phải cạnh tranh với nhau để thu hút khách hàng. Vì thế, mỗi doanh nghiệp luôn phải tự hoàn thiện mình, luôn chú ý đến nhu cầu khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo nhất cả về mẫu mã, chất lượng, giá cả lẫn thái độ phục vụ. Muốn vậy, doanh nghiệp phải cố gắng, phải thay đổi tư duy, lề lối làm việc. Có vậy, doanh nghiệp mới có thể nâng cao doanh số bán ra và tăng lợi nhuận. II. đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: 1.1. Tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng: Chức năng chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổi mua bán. Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật là hàng hoá. Doanh nghiệp thương mại tiến hành mua hàng nhằm phục vụ bán ra. Điều này góp phần tạo điều kiện thoả mãn đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng về số lượng, chất lượng, nâng cao mức sống cho mọi thành viên trong xã hội. Đồng thời, góp phần ổn định giá cả thị trường và kích thích các ngành sản xuất vật chất phát triển. Đối với mỗi doanh nghiệp thương mại, việc tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng là một nghiệp vụ quan trọng đảm bảo cho lưu thông hàng hoá một cách bình thường. Nguồn hàng chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là do các đơn vị, cá nhân sản xuất cung cấp hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Việc tổ chức nguồn hàng được coi là nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp nhằm tạo ra nguồn hàng dồi dào về số lượng, cơ cấu đảm bảo, thời gian phù hợp, giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường. 1.2. Các phương thức mua hàng: a. Mua hàng trong nước: - Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lượng, số lượng từng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Doanh nghiệp sau khi nhận được chứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp. b. Nhập khẩu hàng hoá: - Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nước ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng. - Phương thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác nhập khẩu thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu hàng hoá hàng hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và phải lưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu. 1.3. Các phương thức thanh toán: - Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu do ngân hàng Nhà nước qui định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có ghi trên séc hoặc người cầm séc. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Đây là việc sử dụng giấy uỷ nhiệm để yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền để trả cho người thụ hưởng. - Thanh toán bằng L/C (tín dụng chứng từ): Thư tín dụng là một tờ lệnh của ngân hàng bên mua yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị về hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp cho đơn vị mua theo hợp đồng. ở đây, ngân hàng đóng vai trò là người đứng ra cam kết thanh toán nên tránh được rủi ro trong thanh toán. Đây là phương thức thanh toán quốc tế được sử dụng nhiều nhất hiện nay. 1.4. Phạm vi và thời điểm xác định hàng mua: a. Phạm vi xác định hàng mua: Hàng hoá được coi là hàng mua của doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện sau: - Hàng phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán tiền hàng nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền. - Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu, tức là người mua phải nhận được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ. - Hàng hoá mua vào phải với mục đích để bán ra hoặc mua vào để gia công sản xuất nhưng với mục đích để bán ra. b. Thời điểm xác định hàng mua: Thời điểm xác định hàng mua là hàng hoá có sự chuyển quyền sở hữu, tức là người mua nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho người cung cấp. - Đối với phương thức chuyển hàng, thời điểm xác định hàng mua là: + Khi hàng hoá đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. + Doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho người bán nhưng cuối tháng vẫn chưa về kho của doanh nghiệp. - Đối với phương thức mua hàng trực tiếp, thời điểm xác định hàng mua là khi cán bộ nghiệp vụ đã hoàn thành thủ tục chứng từ ký nhận nợ hoặc thanh toán tiền cho người bán. - Đối với phương thức nhập khẩu, thời điểm xác định hàng mua là khi cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp đến ngân hàng chấp nhận trả tiền đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C và nhận chứng từ để đi nhận hàng. Việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm hàng mua sẽ giúp cho kế toán hạch toán chính xác các khoản hàng mua, tránh ghi trùng lặp hoặc bỏ sót. Ngoài ra, xác định đúng thời điểm hàng mua giúp doanh nghiệp quản lý đúng đắn tiền hàng, tránh tham ô, mất mát hàng hoá. 1.5. Giá cả hàng mua: Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chế thị trường. Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá trị hàng hoá được xác định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó. Mặc dù giá trị là cơ sở của giá cả nhưng trên thị trường, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trị hàng hoá. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, giá mua là giá thực tế thanh toán cho người cung cấp. Nó là giá thoả thuận giữa người bán và người mua. Giá mua cao hay thấp tuỳ thuộc vào quan hệ cung cầu, tuỳ thuộc vào khối lượng hàng mua, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán. Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toán theo nguyên tắc giá phí. Đó là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có được hàng hoá đó. - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào. Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá thanh toán với người bán (không gồm VAT) + Chi phí thu mua Trong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi. - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế. Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá thanh toán với người bán (gồm cả VAT) + Chi phí thu mua 2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: 2.1. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng: Quản lý nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại chính là quá trình quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hoá trong quá trình vận động mua vào - dự trữ - bán ra. Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các khoản công nợ của đơn vị theo từng chủ nợ, từng lần mua. Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi tiết. Để thực hiện được yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị. - Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho người sử dụng thông tin. Để số liệu kế toán được chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc: + Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu trách nhiệm vật chất. Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trong từng thời điểm và theo từng bộ phận. + Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phương pháp ghi chép và tính toán theo giá thống nhất. 2.2. Nhiệm vụ kế toán: Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của doanh nghiệp. Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận quản lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng: - Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồn hàng, từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng hoá an toàn về số lượng và chất lượng. - Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc doanh nghiệp thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho người cung cấp. - Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng. Từ đó, giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyên tắc kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãng phí, vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nước. III. Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Nước ta đang phát triển kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Để vừa có thể phát triển kinh tế, vừa không chệch hướng xã hội chủ nghĩa, đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước. Tuy nhiên, Nhà nước sẽ không can thiệp vào thị trường bằng những biện pháp hành chính. Nhà nước tạo môi trường pháp lý và kinh tế cho các chủ thể kinh tế hoạt động năng động, hiệu quả, có trật tự. Nhà nước cũng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế theo đúng luật pháp và chính sách. Vì các doanh nghiệp đều được hoạt động trong cùng một môi trường pháp lý và kinh tế như nhau nên mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để có thể tồn tại và phát triển. Các thông tin kế toán cung cấp phải chính xác, đầy đủ và kịp thời. Khi đó sẽ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn. Hiện nay, hệ thống kế toán cũ đã được thay thế bằng hệ thống kê toán mới thích hợp với cơ chế thị trường. Tuy vậy, nền kinh tế trong thời kỳ chuyển đổi, các chính sách kinh tế xã hội đang trong quá trình hoàn thiện, đòi hỏi hệ thống kế toán ngày càng đổi mới, phát huy hết tác dụng trong cơ chế mới. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mua và thanh toán không chỉ là khâu mở đầu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng để bán nhằm thu được lợi nhuận là mục tiêu của các doanh nghiệp thương mại hiện nay. Vì vậy, quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng là việc thưc hiện lợi ích kinh tế giữa người sản xuất và người kinh doanh. Do đó, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong điều kiện hiện nay ở các doanh nghiệp thương mại là rất cần thiết. Muốn hoàn thiện được đòi hỏi phải có những nhận xét đúng đắn khách quan, hợp với thực trạng và yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp thương mại. Trên cơ sở sửa đổi, hoàn thiện công tác kế toán cần được thực hiện từng phần, loại bỏ những điểm không hợp lý, không phù hợp với điều kiện mới, kế thừa những yếu tố tiến bộ dẫn tới hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trong đó có kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng. 2. Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là công vịêc quan trọng cấp thiết đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đúng đắn để thực hiện mục đích thu được lợi nhuận. Thực hiện tốt việc hoàn thiện sẽ giúp cho kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ vốn có của mình. 2.1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu: Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết. Nó bao gồm việc tổ chức, xây dựng các hoá đơn, chứng từ và trình tự luân chuyển một cách đồng bộ, phải được qui định thống nhất về hình thức và nội dung, phải do một cơ quan ban hành. Hiện nay, tại các doanh nghiệp thương mại áp dụng hai hệ thống chứng từ kế toán: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chất phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước đã chuẩn hoá về mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và được áp dụng thống nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: là các loại chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà nước chỉ giữ vai trò hướng dẫn nội dung. Các doanh nghiệp sẽ tự xây dựng hệ thống chứng từ phù hợp với điều kiện doanh nghiệp mình. * Để phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại, kế toán sử dụng một số chứng từ sau: - Hoá đơn do người bán lập: + Hoá đơn thuế GTGT: . Giá bán : Giá chưa có thế GTGT. . Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có). . Thuế GTGT. . Tổng giá thanh toán: Tổng giá thanh toán = Giá bán + Các khoản phụ thu (nếu có) + Thuế GTGT + Hoá đơn bán hàng (Người bán nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) . Giá bán: Giá đã có thuế GTGT. . Các khoản phụ thu và phí (nếu có). . Tổng giá thanh toán: Tổng giá thanh toán = Giá bán đã có thuế + Các khoản phụ thu và phí (nếu có) + Trong trường hợp người bán không có hoá đơn, đơn vị sẽ lập Bảng kê thu mua hàng nông, lâm, thuỷ sản của từng người sản xuất. - Phiếu nhập kho: Doanh nghiệp sẽ lập phiếu nhập kho khi hàng hoá về nhập kho. Phiếu nhập kho được sử dụng nhằm xác nhận số lượng vật tư, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với người có liên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán. - Biên bản kiểm nghiệm: Doanh nghiệp lập “Biên bản kiểm nghiệm” đối với một số trường hợp như nhập kho với số lượng lớn, nhập kho các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, nhập kho vật tư quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng so với hợp đồng,... - Một số chứng từ thanh toán: + Giấy báo nợ của ngân hàng. + Phiếu chi tiền mặt. + Giấy thanh toán tạm ứng. + Chứng từ nộp thuế ở khâu mua. Như vậy, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải sử dụng rất nhiều chứng từ. Điều này sẽ khiến cho việc xử lý chứng từ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và công sức. Do đó, kế toán trưởng mỗi đơn vị cần phải tổ chức hợp lý hoá các chứng từ, giảm bớt công vịêc cho kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng. Qua đó, sẽ nâng cao được hiệu suất lao động. Để làm được như vậy, cần phải giảm bớt số lượng chứng từ bằng cách sử dụng các chứng từ liên hợp vừa có tính chất mệnh lệnh, vừa có tính chất chấp hành. Ngoài ra, cũng cần giảm bớt thủ tục xét duyệt và ký chứng từ tới mức tối thiểu. 2.2. Hoàn thiện tài khoản kế toán: Tuỳ theo từng doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ và phương pháp tính thuế GTGT mà kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 611 “Mua hàng”: Tài khoản này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản 611 có kết cấu như sau: + Bên Nợ: . Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). . Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại. + Bên Có: . Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). . Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất trong kỳ. . Trị giá thực tế hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. . Chiết khấu mua hàng được hưởng. . Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. + Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư. + Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 6111 “Mua nguyên vật liệu”. . Tài khoản 6112 “Mua hàng hoá”. - Tài khoản 156 “Hàng hoá”: được sử dụng để phản ánh sự biến động của toàn bộ số hàng hoá ở trong kho của doanh nghiệp. + Bên Nợ: . Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn. . Chi phí thu mua hàng hoá. . Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến. . Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị người mua trả lại. . Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ. + Bên Có: . Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê ngoài gia công chế biến. . Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. . Chiết khấu mua hàng được hưởng. . Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất. + Số dư bên Nợ: . Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho. . Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhưng chưa được chấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi. + Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”. . Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua”. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho mà còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. + Bên Nợ: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường. . Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Bên Có: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao bán. . Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. - Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ và còn khấu trừ). Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + Bên Có: . Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. . Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. . Số thuế GTGT của hàng mua trả lại. . Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. + Số dư bên Nợ: . Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ. . Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. + Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”. . Tài khoản 1332 “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”. - Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. + Bên Nợ: . Số tiền đã trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. . Số tiền ứng trước cho người cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ. . Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. . Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và giao trả lại người bán. . Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Bên Có: . Số tiền phải trả người bán vật tư, hàng hoá. . Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật tư, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. + Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận vật tư, hàng hoá. + Số dư bên Có: phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải trả cho người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản. - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: + Tài khoản 111 “Tiền mặt”. + Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”. + Tài khoản 141 “Tạm ứng”. 2.3. Phương pháp hạch toán: 2.3.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước: 2.3.1.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên: a. Mua hàng nhập kho ngay trong tháng: - ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: + Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561, 1562) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... + Nếu hàng mua có bao bì đi kèm tính giá riêng, kế toán ghi: Nợ TK 153 (1532) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... + Nếu hàng mua không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: Nợ TK 156 (1561, 1562) Nợ TK 153 (1532) Có TK 111, 112, 331,... - ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: + Khi mua hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561, 1562) Nợ TK 153 (1532) Có TK 111, 112, 331,... + Nếu hàng mua dùng cho sản xuất kinh doanh, không tách riêng được số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ thì hạch toán toàn bộ thuế GTGT vào tài khoản 133. Nợ TK 156 (1561, 1562) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... . Cuối kỳ tính và xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên cơ sở doanh thu bán hàng: Nợ TK 333 (3331) Có TK 133 (1331) . Đối với số thuế GTGT không được khấu trừ: Nợ TK 632 Có TK 133 (1331) . Nếu số thuế GTGT đầu vào lớn, kế toán tính cho kỳ sau: Nợ TK 142 Có TK 133 (1331) . Khi tính thuế GTGT vào giá vốn hàng bán của kỳ sau: Nợ TK 632 Có TK 142 b. Mua hàng cuối tháng chưa về nhập kho: - Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: + Trường hợp chứng từ lô hàng đến trước, hàng trên đường vận chuyển: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331,... + Sang kỳ sau, hàng đi đường về nhập kho: Nợ TK 156 Có TK 151 - Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: + Nợ TK 151 Có TK 111, 112, 331,... + Kỳ sau, hàng đi đường về nhập kho: Nợ TK 156 Có TK 151 - Nếu hàng hoá không chịu thuế GTGT: Nợ TK 156 Có TK 111, 112, 331,... c. Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 156, 151 Có TK 133 (1331) d. Trường hợp hàng thiếu: - Khi nhập kho hàng thiếu: Nợ TK 156 (1561) Nợ TK 138 (1381) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... - Khi xử lý: Nợ TK 331 Nợ TK 156 (1562) Nợ TK 821 Nợ TK 138 (1388) Có TK 138 (1381) e. Trường hợp hàng thừa: - Nếu hàng thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 156 Có TK 338 (3381) - Khi xác định nguyên nhân và xử lý: Nợ TK 338 (3381) Có TK 156 Có TK 721 Có TK 331 - Thuế GTGT của hàng thừa doanh nghiệp mua: Nợ TK 133 CóTK 331 2.3.1.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ: a. ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: - Đầu tháng, kết chuyển số hàng hiện còn đầu kỳ: Nợ TK 611 Có TK 156 Có TK 151 - Trong kỳ, khi mua hàng, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331,... - Cuối kỳ: + Xác định số hàng mua phát sinh thừa, thiếu chưa rõ nguyên nhân: . Hàng mua thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138 (1381) Có TK 611 . Hàng mua thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 611 Có TK 338 (3381) + Xác định hàng mua đang đi đường: Nợ TK 151 Có TK 611 - Nếu trong kỳ có các khoản giảm trừ giá mua: + Chiết khấu mua hàng: Nợ TK 331 Có TK 711 + Các khoản giảm giá hoặc trả lại hàng mua: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 611 Có TK 133 b. ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: - Khi mua hàng: Nợ TK 611 Có TK 111, 112, 331,... - Cuối kỳ: + Xác định hàng mua đi đường cuối tháng: Nợ TK 151 Có TK 611 + Hàng thừa, thiếu: . Hàng thiếu: Nợ TK 138 (1381) Có TK 611 . Hàng thừa: Nợ TK 611 Có TK 338 (3381) - Các khoản giảm trừ: + Chiết khấu mua hàng: Nợ TK 331 Có TK 711 + Các khoản giảm giá, trả lại hàng mua: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 611 2.3.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: 2.3.2.1. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp: - Khi ký quỹ mở L/C: Nợ TK 144 Có TK 1122, 1112, 311 Đồng thời: Có TK 007 - Khi nhận chứng từ đi nhận hàng: Nợ TK 151 Nợ (Có) TK 413 Có TK 331 - Số thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 151 Có TK 333 (3333) - Số thuế GTGT phải nộp: + Nếu lô hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 133 Có TK 333 (33312) + Nếu lô hàng nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT phải nộp tính vào giá thực tế của lô hàng. Nợ TK 151 Có TK 333 (33312) - Khi nộp thuế:  Nợ TK 333 (3333, 33312) Có TK 111, 112 - Chi phí phát sinh trong quá trình tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK liên quan - Khi nhập kho hàng hoá nhập khẩu: Nợ TK 156 Có TK 151 - Khi doanh nghiệp thanh toán tiền hàng cho đơn vị xuất khẩu: Nợ TK 331 Có TK 144 Có TK 1112, 1122 2.3.2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: - Khi nhận tiền do đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển đến để mở L/C: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Đồng thời: Nợ TK 007 - Khi ký quỹ mở L/C: Nợ TK 144 Có TK 111, 112 - Khi nhận chứng từ đi nhận hàng: Nợ TK 002 - Khi nhận tiền đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển đến để nộp hộ thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 (3388) - Khi nộp: Nợ TK 338 (3388) Có TK 111, 112 - Khi giao hàng hoá cho đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu: + Có TK 002 + Nợ TK 131 Có TK 331 - Khi thanh toán với đơn vị xuất khẩu: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 - Phản ánh hoa hồng được hưởng: Nợ TK 111, 112 Nợ (Có) TK 413 Có TK 511 (5113) - Thuế GTGT của hoa hồng : Nợ TK 111, 112 Có TK 333 (33311) 2.4. Hoàn thiện sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đều phải phản ánh vào sổ kế toán. Đây chính là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Nó vừa là công cụ đúc kết tập trung những tài liệu cần thiết, vừa là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Vì thế, cần thiết phải tổ chức hợp lý hệ thống sổ sách kế toán. Hiện nay, sổ sách kế toán vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại cần giải quyết. Đó là việc ghi sổ còn phức tạp; mở và ghi chép sổ kế toán không đúng với nguyên tắc dẫn đến số liệu kế toán nhiều khi không đầy đủ. Để khắc phục tình trạng này, cần phải thực hiện một số việc sau: - Phải áp dụng một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việc ghi chép, giảm thiểu công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng yêu cầu quản lý. - Tuỳ theo điều kiện thực tế mà kế toán mở thêm các sổ chi tiết để theo dõi cho chặt chẽ. - Ghi chép sổ phải kịp thời, kế toán đảm bảo ghi chép vào sổ kế toán toàn bộ số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nguyên tắc. Trong điều kiện hiện nay, mỗi doanh nghiệp có thể tự chọn cho mình một trong các hình thức kế toán sau để áp dụng: * Hình thức kế toán “Nhật ký - Sổ cái”: Hình thức này có đặc điểm là sử dụng Sổ nhật ký sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ, phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra, không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao lắm. - Nhược điểm: Nếu đơn vị sử dụng nhiều tài khoản, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, sổ kế toán sẽ rất rộng và lãng phí giấy, sẽ không thích hợp, khó phân công lao động, kế toán khó cơ giới hoá công tác kế toán, chỉ áp dụng đối với các đơn vị có quy mô nhỏ. * Hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”: Đặc điểm của hình thức này là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ làm, dễ phân công lao động kế toán, kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ, phù hợp với các đơn vị có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp nên khối lượng công việc lớn, việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng nên thông tin kinh tế cung cấp cho nhà quản lý bị chậm. * Hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ”: Đối với hình thức này, kế toán sẽ sử dụng những tờ sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian đồng thời phân loại theo hệ thống tài khoản. Cuối tháng khi cộng số liệu ở các tờ sổ này sẽ có số liệu phát sinh của từng tài khoản để ghi vào sổ cái các tài khoản. Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ chi tiết. - Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ, việc ghi sổ được dàn đều trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trong các sổ kế toán, báo cáo được lập kịp thời. - Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững. * Hình thức kế toán “Nhật ký chung”: Với hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của tài khoản đó. Sau đó, lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi một lần vào sổ cái. Hình thức này đòi hỏi kế toán phải mở một số sổ sau: - Sổ nhật ký chung. - Các sổ nhật ký đặc biệt. - Sổ cái. - Các sổ kế toán chi tiết. Với 4 hình thức kế toán này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn để áp dụng sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với trình độ của các nhân viên kế toán. Nếu lựa chọn được hình thức kế toán hợp lý sẽ phát huy được trình độ của nhân viên kế toán, tạo điều kiện cho kế toán cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác nhất cho lãnh đạo và quản lý kinh tế. Đồng thời cũng xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh. 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện: Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại hiện nay có một số ý nghĩa nhất định. Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng được hoàn thiện sẽ đảm bảo cho sự vận động tiền - hàng được ăn khớp nhịp nhàng. Hàng mua sẽ đáp ứng được đúng cả về số lượng lẫn chất lượng để phục vụ cho việc bán ra. Vì thế, hàng hoá không bị ứ đọng, giúp doanh nghiệp giảm được chi phí dự trữ, chi phí bảo quản, ... Bên cạnh đó, kế toán cũng sẽ kiểm soát được tình hình thừa, thiếu hàng hoá. Từ đó xác định nguyên nhân dẫn đến việc thừa, thiếu hàng và có biện pháp xử lý kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể. Đối với kế toán mua hàng, nếu được hoàn thiện sẽ góp phần xác định đúng giá mua hàng hoá. Giá mua hàng hoá rất quan trọng vì nó liên quan trực tiếp tới giá vốn hàng bán, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng và thanh toán tiền hàng liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bởi vì nó là khâu đầu của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Do đó, nếu hoàn thiện được công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ giảm nhẹ được công việc của kế toán, hiệu quả làm việc sẽ cao hơn. Kế toán sẽ theo dõi, giám đốc được tốt tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hoá. Từ đó, kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng hoá nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá. Mặt khác, vì kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng có liên quan đến nhiều phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp nên trong quá trình hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ phát hiện được những tồn tại ở những phần hành kế toán liên quan. Như vậy, hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ góp phần hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp. Từ đó, kế toán sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản lý với độ chính xác cao, giúp nhà quản lý ra được những quyết định đúng đắn, kịp thời.  Chương II Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập dưới sự quản lý về chuyên môn của Sở y tế Hà Nội và sự lãnh đạo về chính quyền của UBND Thành phố Hà Nội. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường đầy biến động, cạnh tranh gay gắt, công ty có một số chức năng và nhiệm vụ như sau: * Chức năng của công ty: - Được quyền tổ chức mạng lưới kinh doanh bán buôn bán lẻ các mặt hàng thuốc y tế trên địa bàn Hà Nội với danh nghĩa là nhà phân phối độc quyền đại lý. - Pha chế theo đơn, gia công sản xuất và bào chế đóng gói. - Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuốc, dược liệu, hoá chất, mỹ phẩm và trang thiết bị y tế,... - Được liên doanh liên kết với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nước để kinh doanh, sản xuất thuốc. Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội đã được cấp giấy phép xuất nhập khẩu số 2051034 ngày 23/03/1993 để trực tiếp xuất nhập khẩu với hạn ngạch 5 triệu USD/ năm. * Nhiệm vụ của công ty: - Cung cấp, phân phối, kinh doanh các dược phẩm và thiết bị y tế dưới dạng nguyên liệu, thành phẩm cho các cơ sở sản xuất thuốc hay mạng lưới bán buôn bán lẻ để phục vụ cho nhu cầu chữa bệnh của nhân dân thành phố Hà Nội. - Sản xuất, pha chế và đóng gói các loại thuốc tân dược. - Đảm bảo yêu cầu của lãnh đạo về việc diệt trừ tận gốc mọi ổ dịch bệnh phát sinh tại địa bàn. - Kinh doanh và kinh doanh có lãi các mặt hàng thuốc y tế, liên tục giám sát, kiểm tra các loại thuốc trên địa bàn Hà Nội. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công tác quản lý, công ty đã sắp xếp bộ máy quản lý theo sơ đồ sau: Giám đốc P. Giám đốc KD PGĐ Tài chính P.tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật P.tài vụ thống kê Ban Marketing Ban sản xuất Ban kiều hối Tổng kho Hiệu thuốc bán buôn Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành P. kinh doanh XNK Nhìn chung, công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty là hoàn toàn hợp lý, phù hợp với điều kiện khách quan và chủ quan. Chính vì bộ máy tổ chức chặt chẽ như vậy mà doanh nghiệp đã đạt được nhiều thành tựu lớn trong sản xuất kinh doanh như hoàn thành vựơt mức kế hoạch doanh số đề ra là 10,57% (về số tuyệt đối là 34,25 tỷ đồng); hàng nội địa tăng, doanh số vật tư, trang thiết bị y tế tăng,... Hoạt động chính của công ty là kinh doanh các loại thuốc, dược phẩm, dược liệu, thiết bị y tế. Để hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục, công ty đã thiết lập được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp đầu vào. Công ty phấn đấu luôn là một khách hàng đáng tin cậy, luôn mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp trong và ngoài nước. Các nhà cung cấp trong nước của công ty là các Công ty Dược phẩm. Đối với nguồn nhập khẩu, công ty cũng có quan hệ tốt đẹp với nhiều hãng nước ngoài nổi tiếng thế giới về lĩnh vực dược phẩm và thiết bị y tế như: Pháp, Đức, Thuỵ Sĩ, Anh, Hà Lan, Nhật Bản, ấn Độ,... Nhờ vậy, công ty luôn cung cấp kịp thời thuốc chữa bệnh cho bệnh nhân và nhập khẩu được nhiều loại thuốc mà các Công ty dược phẩm trong nước chưa sản xuất được. Là một doanh nghiệp thương mại, công ty không chỉ quan tâm đến đầu vào mà còn chú trọng đến đầu ra. Công ty rất coi trọng công tác nghiên cứu thị trường. Các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đều căn cứ trên nhu cầu thị trường. Chiến lược tiêu thụ sản phẩm và chính sách thâm nhập thị trường bằng mọi cách để mở rộng thị trường tiêu thụ đang được công ty đưa vào thực hiện. Hiện nay, trong phạm vi cả nước, hầu hết tất cả các nhà thuốc, công ty thuốc tư nhân và các bệnh viện của tỉnh, thành phố đều được công ty phân phối thuốc. Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, công ty còn có chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh. Trong những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Cụ thể, kết quả sản xuất kinh doanh trong 2 năm 2000 - 2001 như sau: Bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội trong 2 năm 2000 – 2001 Đơn vị tính: Triệu đồng Khoản mục Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1. Tổng doanh thu 360.204 100 358.105 100 -2.099 0 2. Các khoản giảm trừ 2.888 0,8 2.945 0,82 57 0,02 3. Doanh thu thuần 357.316 99,2 355.160 99,18 -2.156 -0,02 4. Giá vốn hàng bán 280.134 77,77 263.407 73,56 -16.727 -4,21 5. Lợi tức gộp 77.182 21,43 91.753 25,62 14.571 4,19 6. Chi phí bán hàng 69.815 19,38 83.876 23,42 14.061 4,04 7. Chi phí QLDN 4.441 1,23 4.978 1,39 537 0,16 8. Lợi tức thuần 2.926 0,81 2.899 0,81 -27 0 9. Thu nhập HĐĐTTC 6.104 1,69 5.002 1,39 -1.102 -0,3 10. Chi phí HĐĐTTC 5.973 1,66 4.861 1,36 -1.112 -0,3 11. Lợi tức HĐĐTTC 131 0,04 141 0,04 10 0 12. Thu nhập HĐBT 5.882 1,63 7.920 2,21 2.038 0,58 13 Chi phí HĐBT 5.799 1,61 6.118 1,71 319 0,1 14. Lợi tức HĐBT 83 0,02 1.802 0,5 1.719 0,48 15. Tổng lợi tức trước thuế 3.140 0,87 4.842 1,35 1.702 0,48 16. Thuế lợi tức phải nộp 1.004,8 0,28 1.549,44 0,43 544,64 0,15 17. Lợi tức sau thuế 2.135,2 0,59 3.292,56 0,92 1.157,36 0,33 Qua bảng trên cho thấy tổng lợi tức sau thuế của doanh nghiệp năm 2001 so với năm 2000 tăng lên 1.157,36 triệu đồng. Một trong những những nguyên nhân chính là do doanh nghiệp đã tìm được nguồn hàng rẻ hơn nên đã giảm được giá mua, tức là giảm được giá vốn hàng bán. Mặc dù giảm được giá vốn hàng bán nhưng doanh nghiệp lại không quản lý tốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nên đã làm cho 2 khoản chi phí này tăng thêm 14.598 triệu đồng. Như vậy, doanh nghiệp cần tiếp tục tìm kiếm, khai thác nguồn hàng để giảm chi phí. Mặt khác, doanh nghiệp cũng phải chú trọng đến việc quản lý các khoản mục chi phí khác để kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp năm 2002 đạt cao hơn năm 2001 này. 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: Công ty dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là doanh nghiệp có qui mô vừa nhưng địa bàn hoạt động tương đối rộng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục và ở nhiều nơi. Tuy nhiên, công ty có một đội ngũ kế toán mạnh, thiết bị tính toán hiện đại, thông tin liên lạc giữa các đơn vị dễ dàng, thuận lợi. Trước những đặc điểm, điều kiện như vậy, công ty lựa chọn và sử dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Công ty tổ chức phòng tài vụ thống kê tại văn phòng của công ty và các tổ kế toán tại các cửa hàng bán lẻ. Phòng tài vụ thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế , tài chính liên quan đến các hoạt động của công ty. Các tổ kế toán tại các cửa hàng bán lẻ có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ gửi báo cáo kế toán về phòng tài vụ công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán kho Kế toán phải thu Kế toán phải trả Kế toán kê khai thuế Thủ quỹ Các nhân viên hạch toán ban đầu tại các đơn vị trực thuộc Kế toán tại các cửa hàng Phòng tài vụ thống kê của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội được chia thành các bộ phận sau: - Kế toán trưởng: là người đảm nhận quản lý tài chính ở cấp cao nhất, có trách nhiệm điều hành và tổ chức toàn bộ hệ thống kế toán của công ty. - Kế toán tổng hợp: Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ căn cứ tổng hợp chứng từ gốc, số liệu ở các “Sổ kế toán chi tiết” để ghi vào “Sổ cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết”, đối chiếu số liệu giữa “Sổ cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết”. Căn cứ vào số liệu trên “Sổ cái” lập “Bảng cân đối số phát sinh”, “Bảng tổng hợp chi tiết”, “Báo cáo kế toán”. - Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi của doanh nghiệp. Định kỳ, kiểm tra hoặc kiểm tra đột xuất quỹ theo lệnh của giám đốc và kế toán trưởng. Kế toán tiền mặt căn cứ vào các chứng từ thu chi đã được duyệt (có kèm theo chứng từ gốc) tiến hành ghi chép vào các sổ quỹ. Cuối tháng đối chiếu số liệu với kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán ngân hàng để lập “Bảng tổng hợp thu chi”, báo cáo tổng số thu chi trong tháng với kế toán tổng hợp. - Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng. Kế toán ngân hàng trên cơ sở bản sao kê, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, kèm theo chứng từ gốc phản ánh sự tăng giảm của tiền gửi ngân hàng lên “Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng”. Cuối tháng, đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt, kế toán phải thu, kế toán phải trả để lập “Bảng tổng hợp thu chi”, báo cáo với kế toán tổng hợp. - Kế toán kho: theo dõi việc nhập, xuất, tồn của hàng hoá cả về mặt giá trị và số lượng. Do có quá nhiều mặt hàng với số lượng lớn nên kế toán trưởng đã phải bố trí 2 nhân viên làm kế toán kho. Vì thế công việc không bị ứ đọng. Hai kế toán kho này sẽ căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho do thủ kho chuyển lên, kiểm tra, ghi “Sổ nhập - xuất - tồn hàng hoá”. Cuối tháng, kế toán kho cộng sổ đối chiếu với thẻ kho theo số lượng, lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn, báo cáo với kế toán tổng hợp giá trị hàng xuất, nhập, tồn. - Kế toán phải thu: theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và các khoản phải thu của khách hàng. Cuối tháng, báo cáo doanh thu bán hàng, lập bảng kê phải thu của khách hàng cho kế toán tổng hợp, thường xuyên đôn đốc thu hồi nợ, không để khách hàng chiếm dụng vốn của công ty. - Kế toán phải trả: theo dõi tình hình mua hàng và các khoản nợ phải trả người bán. Cuối tháng, báo cáo với kế toán tổng hợp về giá trị của số hàng mua vào và số tiền còn nợ của từng người bán. - Kế toán kê khai thuế: theo dõi và kê khai số thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra của số hàng hoá doanh nghiệp mua vào, bán ra đã được xác định trong kỳ. Ngoài ra, kế toán này còn phải theo dõi cả phần thuế thu nhập doanh nghiệp và thu sử dụng vốn ngân sách. Hàng tháng, lập các bảng kê khai thuế theo quy định nộp cho cơ quan thuế. - Thủ quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt tiến hành thu tiền, chi tiền từ quỹ. Định kỳ, đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán kê khai thuế rồi báo cáo với kế toán tổng hợp số tiền đã thu, đã chi trong kỳ và số tiền hiện còn tại quỹ đến cuối kỳ. Trong điều kiện hiện nay, công ty đã lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký - chứng từ”. Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Nhìn chung, việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là hợp lý. Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán được thiết lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vì thế đã tạo được sự thống nhất trong hạch toán kế toán, tránh được sự trùng lặp, chồng chéo, đảm bảo hạch toán chính xác và trung thực nhất. Vì vậy, kế toán của doanh nghiệp đã thực hiện được tốt các chức năng của mình là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho công tác quản lý của công ty. II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội . ở công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội, mọi nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng đều được tổ chức thực hiện tập trung. Công ty có một hệ thống các hiệu thuốc bán buôn, bán lẻ khắp các quận huyện. Định kỳ, các hiệu thuốc lập dự trù (số lượng, quy cách từng loại thuốc dự kiến sẽ tiêu thụ trong kỳ sau) gửi lên phòng kinh doanh công ty. Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù của các hiệu thuốc rồi tiến hành gọi hàng từ các công ty Dược phẩm. Sau khi hàng về nhập kho và được cán bộ mua hàng kiểm nhận xong, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho. Tiếp đó, phòng kinh doanh thông báo cho các hiệu thuốc tới kho công ty nhận hàng. Việc thanh toán tiền hàng do phòng tài vụ - thống kê đảm nhận, được tiến hành tuỳ thuộc vào từng phương thức thanh toán đã thoả thuận giữa hai bên. 1. Hạch toán ban đầu: Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban đầu ở Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội rất được chú trọng. ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có: - Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng qui định của Bộ tài chính. - Yêu cầu: người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải có tính pháp lý. - Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán. - Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT: + Giá bán (chưa có thuế GTGT). + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT. + Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT). - Hoá đơn bán hàng: Được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng tại các cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Khi đó, giá bán hàng là giá đã bao gồm thuế GTGT. - Phiếu nhập kho: do phòng kinh doanh lập thành 04 liên: + 01 liên lưu tại phòng kinh doanh. + 01 liên giao cho kế toán kho. + 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT). + 01 liên giao cho thủ kho. - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. Ví dụ: Ngày 01 tháng 03 năm 2002, công ty mua một lô hàng trị giá 20.000.000 (Thuế GTGT 5%) của Công ty thương mại Thăng Long, thanh toán bằng tiền mặt, người mua là chị Nguyễn Vân Anh. Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 01 tháng 03 năm 2002 Mẫu số: 01- KT - 3LL HT /01 - B N0 017019 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại Thăng Long. Địa chỉ: ..............................................................Số tài khoản: ................ Điện thoại: .........................................................MS: 0100282291-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Vân Anh. Đơn vị: Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Địa chỉ: ..............................................................Số tài khoản: ................. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100109699xxx1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ospen 1 tr áo Vỉ 2.500 8.000 20.000.000 Cộng tiền hàng: 20.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 21.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Đơn vị: Công ty Dược phẩm TBYT Hà Nội (HAPHARCO) Số 2 Hàng Bài – Hà Nội Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - VT QĐ số: 186 TC/CĐKT Ngày 14 - 03 - 1995 của Bộ Tài chính Ngày 01 tháng 03 năm 2002 Số: 66/3 Nơi nhập hàng: Công ty Thương mại Thăng Long. Theo: Số hoá đơn 17019. Nhập tại kho: Bích Câu (Công ty). Số thứ tự Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Ospen 1.000.000 UI Vi/10v Vỉ 2.500 8.000 20.000.000 Tổng tiền hàng: 20.000.000 Thuế VAT: 5% 1.000.000 Tổng thanh toán: 21.000.000 Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu VND. Nhập ngày 01 tháng 03 năm 2002 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Mẫu số: 03 - GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng) Đơn vị: Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội Địa chỉ: Số 2 Hàng Bài Hà Nội Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên đơn vị bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 17019 01/03/2002 Công ty thương mại Thăng Long 1.000.000 Tổng cộng 1.000.000 Ngày 01 tháng 03 năm 2002 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Một số hình thức thanh toán được áp dụng ở Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội: - Thanh toán bằng tiền mặt. - Thanh toán qua ngân hàng không dùng tiền mặt: + Thanh toán bằng séc chuyển khoản. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. + Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C). a. Thanh toán bằng tiền mặt: Cán bộ mua hàng của đơn vị viết giấy chi tiền rồi chuyển kế toán trưởng duyệt. Sau đó, kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi tiền mặt. Cán bộ mua hàng mang phiếu chi xuống thủ quỹ lấy tiền trả nhà cung cấp. ở Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội, phiếu chi được lập thành 2 liên: - 1 liên giao cho cán bộ mua hàng. - 1 liên kế toán thanh toán lưu để theo dõi chi tiết cho tài khoản 331. Ví dụ: Ngày 01/03/2002, chị Nguyễn Vân Anh mua 1 lô hàng trị giá 20.000.000 (thuế GTGT 5%) của Công ty thương mại Thăng Long, thanh toán bằng tiền mặt. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------ăĐă------ Giấy đề nghị chuyển tiền Kính gửi: - Ban giám đốc Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. - Phòng tài vụ Công ty. Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội có mua của chúng tôi một số hàng theo các chứng từ sau: TT Số hoá đơn Ngày Thành tiền Ghi chú 1 17019 01/03/02 21.000.000 Tổng cộng: 21.000.000 Bằng chữ: Hai mươi mốt triệu đồng. Vậy đề nghị quý Công ty trả cho chúng tôi số tiền trên. Tên đơn vị được hưởng: Công ty thương mại Thăng Long. Tài khoản số: Tại ngân hàng: Rất mong quý Công ty chuyển sớm. Xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 07 tháng 03 năm 2002 Phòng kế toán (đã ký) Phòng kinh doanh (đã ký) Người đề nghị (đã ký) Công ty DPTBYTHN – HAPHARCO Số 2 Hàng Bài, Hà Nội MS: 0100109699xxx1 ĐT: (04) 8255998 Mẫu số 01 - TT Liên 1 Ban hành theo quyết định số 1141 TC/QD/CDKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Phiếu chi Số CT: 12/04 Ngày 07 tháng 03 năm 2002 21.000.000 đồng Tài khoản ghi nợ: 3311 Tài khoản ghi có: 1111CT Xuất cho: A Phong nhận - Công ty thương mại Thăng Long. Địa chỉ: P4 - C5 - Trung tâm triển lãm Giảng Võ. Về khoản: Trả tiền hàng HĐ 17019 Số tiền: 21.000.000 đồng. Bằng chữ: Hai mươi mốt triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc. Nhận ngày 07 tháng 03 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Hình thức này thường áp dụng cho trường hợp mua hàng của các đơn vị cùng tỉnh (thành phố). Khi nhận được “Giấy đề nghị chuyển tiền” của bên bán, kế toán kiểm tra số tiền đó có đúng với số trên hoá đơn tương ứng không. Nếu đúng sẽ viết giấy “Uỷ nhiệm chi” nộp cho ngân hàng phục vụ mình để ngân hàng trích tiền trả cho người cung cấp. Uỷ nhiệm chi thường được lập thành 04 liên: - 1 liên lưu kế toán của đơn vị xuất tiền khi có sổ phụ. - 1 liên giao cho bên bán cộng với số phụ đã trả tiền. - 1 liên nộp cho ngân hàng bên trả tiền. - 1 liên ngân hàng bên nhận tiền giữ. Ví dụ: Công ty DPTBYT Hà Nội có mua 450 hộp cao dán Salonpas của Công ty TNHH Dược phẩm Hisamitsu với số tiền hàng là 43.714.286 đồng, thuế GTGT 5%, tổng giá thanh toán là 45.900.000 đồng. VIETCOMBANK uỷ nhiệm chi Vietcombank Hanoi Ngày 13/03/2002 Đề nghị ghi nợ tài khoản Số tiền Phí NH Số TK: 0021 00 000 1361 Bằng số: 45.900.000 Phí trong... Bằng chữ: Bốn mươi lăm triệu Phí ngoài... chín trăn ngàn đồng. Tên TK: HAPHARCO Địa chỉ: Tại NH: Vietcombank Hà Nội Nội dung: Hoá đơn 1192 & ghi có tài khoản Số TK: 0011 00 002 8544 Kế toán trưởng (Đã ký) Chủ tài khoản (Đã ký, đóng dấu) Tên TK: Chi nhánh C/ty Hisamitsu Địa chỉ: Việt Nam tại Hà Nội Tại NH: Vietcombank TW Dành cho ngân hàng 0 - 002 - 1 - 00 - 000136 - 1/ 04311 Tiền ghi nợ: VND 45.903.300 Thanh toán viên (Đã ký) Kiểm soát (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Tiền ghi có: VND 45.900.000 Phí NH: VND 3.000 Thuế VAT: VND 300 2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp: 2.1. Tài khoản sử dụng: Việc mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt, còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng. Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như: TK 156 “Hàng hoá”. TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ”. TK 331 “Thanh toán với người bán”. TK 111 “Tiền mặt”. TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. TK 113 “Tiền đang chuyển”. TK 311 “Vay ngắn hạn”. Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác như: TK 144 “Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”. TK 151 “Hàng hoá đang đi trên đường”. TK 002 “Vật tư, hàng hoá nhận gửi hộ, nhận gia công”. TK 007 “Ngoại tệ các loại”. ..... a. Tài khoản 156 “Hàng hoá”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá của doanh nghiệp. - Bên Nợ: + Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào. + Chi phí thu mua hàng hoá. - Bên Có: + Chiết khấu mua hàng được hưởng + Giảm giá hàng mua. - Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá thực tế của hàng hoá hiện có trong kho doanh nghiệp. - Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2: + TK 1561: Giá mua hàng hoá. + TK 1562: Chi phí thu mua. Ngoài ra, kế toán cũng mở các tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng. a. Tài khoản 1331: Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. - Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. - Bên Có: Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. - Số dư bên Nợ: phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ. c. Tài khoản 331: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh quan hệ với nhà cung cấp trong trường hợp doanh nghiệp mua chịu vật tư, hàng hoá. - Bên Nợ: Chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại. - Bên Có: phản ánh các khoản phải trả nhà cung cấp tăng trong kỳ. - Số dư bên Có: các khoản còn phải trả đến cuối kỳ. d. Tài khoản 111: Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị. - Bên Nợ: Các khoản tiền mặt nhập quỹ. - Bên Có: Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả tiền hàng. - Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ. e. Tài khoản 112: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. - Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng. - Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng. - Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng. 2.2. Trình tự hạch toán: a. Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong nước: Sơ đồ: Hàng hoá mua ngoài nhập kho Chi phí thu mua hàng hoá Hàng hoá được giảm giá Hàng mua trả lại người bán Thuế GTGT đầu vào 111, 112, 331 338 156 331 138, 334 1331 Hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê Hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê b. Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nhập khẩu: Sơ đồ: 111, 112 311, 331 156 Thuế GTGT của vận chuyển Chi phí vận chuyển Chi phí vận chuyển Thanh toán tiền hàng nhập khẩu Trị giá hàng hoá nhập khẩu 413 Chênh lệch tỷ giá Chênh lệch tỷ giá 3333 Nộp thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu 3331 133 Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT Hàng nhập khẩu c. Ví dụ: * Ví dụ1: Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội nhập một lô hàng của Công ty Dược phẩm trung ương I. Hoá đơn GTGT mua hàng ghi: - Giá mua chưa thuế : 42.600.000 đ - Thuế suất : 5% - Tiền thuế GTGT : 2.130.000 đ - Tổng giá thanh toán: 44.730.000 đ Thanh toán bằng tiền mặt, hàng nhập kho đủ. Kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) : 42.600.000 đ Nợ TK 133 (1331) : 2.130.000 đ Có TK 111 (1111): 44.730.000 đ * Ví dụ 2: Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội nhập một lô hàng của Công ty Dược phẩm Thiên Thảo. Hoá đơn GTGT ghi: - Giá mua chưa thuế : 50.000.000 đ - Thuế GTGT (thuế suất 5%): 2.500.000 đ - Tổng giá thanh toán : 52.500.000 đ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, hàng nhập kho đủ. Kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) : 50.000.000 đ Nợ TK 133 (1331) : 2.500.000 đ Có TK 112 (1121): 52.500.000 đ * Ví dụ 3: Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội nhập một lô hàng của Công ty ZULIGG PHARMA. Hoá đơn GTGT ghi: - Giá mua chưa thuế : 416.700.000 đ - Thuế GTGT (thuế suất 5%): 20.835.000 đ - Tổng giá thanh toán : 437.535.000 đ Tiền hàng chưa thanh toán, hàng nhập kho đủ. Chi phí vận chuyển 100.000 đ, doanh nghiệp chịu, chi bằng tiền mặt. Kế toán ghi: - Nợ TK 156 (1561) : 416.700.000 đ Nợ TK 133 (1331) : 20.835.000 đ Có TK 331 : 437.535.000 đ - Nợ TK 156 (1562) : 100.000 đ Có TK 111 (1111): 100.000 đ * Ví dụ 4: Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội nhập khẩu một lô hàng của Công ty Hisamitsu. - Giá nhập khẩu : 47.000 USD - Tỷ giá thực tế : 15.190đ/USD - Thuế suất thuế NK : 10 % - Thuế GTGT : 5 % Hàng đã nhập kho đủ, tiền hàng chưa thanh toán. (Tỷ giá hạch toán: 15.000 đ/USD). Kế toán ghi: - Nợ TK 156 (1561) : 785.323.000 đ Có TK 413 : 8.930.000 đ Có TK 333 (3333): 71.393.000 đ Có TK 331 : 705.000.000 đ - Nợ TK 133 : 39.266.150 đ Có TK 3331 : 39.266.150 đ 3. Sổ sách kế toán: Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng, kế toán sử dụng hai loại sổ kế toán là: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết. - Sổ tổng hợp gồm: các sổ nhật ký, sổ cái. - Sổ chi tiết gồm: các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Do áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội phản ánh trên: “Sổ theo dõi chi tiết TK 331”, “Bảng kê số 8”, “Nhật ký chứng từ số 1”, “Nhật ký chứng từ số 2”, “Nhật ký chứng từ số 5” và “Sổ cái”. Từ chứng từ gốc, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng mở sổ theo dõi chi tiết cho tài khoản 331. Sổ được chia thành 2 phần: bên nợ và bên có. - Bên Nợ: phản ánh số tiền mà doanh nghiệp đã thanh toán cho người cung cấp hàng hoá. Cơ sở ghi của phần này là phiếu chi tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng. - Bên Có: phản ánh số tiền phải trả cho người cung cấp. Cơ sở ghi của phần này là phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT của bên bán. * Ví dụ: Số liệu về tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội trong tháng 1 năm 2002: - Số dư đầu tháng: + TK 111: 3.500.000.000 đ + TK 112: 4.016.200.000 đ + TK 156: 5.340.000.000 đ + TK 331: 938.400.000 đ Trong đó: . Công ty Dược phẩm Trung ương I: 500.300.000 đ . Công ty Dược phẩm Thiên Thảo : 96.400.000 đ . Công ty Dược phẩm Hữu Nghị : 61.125.000 đ . Công ty Thương mại Thăng Long : 76.734.000 đ . Công ty Dược liệu Trung ương I : 13.440.000 đ . Công ty ZULIGG PHARMA : 48.130.000 đ . TTTM Dược mỹ phẩm : 52.093.000 đ . Xí nghiệp Dược phẩm I : 90.088.000 đ Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01/2002: + Ngày 07/01/2002, nhập 1 lô hàng của Xí nghiệp DPI, tiền hàng chưa thanh toán. Giá mua chưa thuế : 25.000.000 đ Thuế GTGT (5%) : 1.250.000 đ Tổng giá thanh toán: 26.250.000 đ + Ngày 08/01/2002, nhập 1 lô hàng của Công ty Dược phẩm Thiên Thảo, chưa thanh toán. Giá mua chưa thuế : 7.600.000 đ Thuế GTGT (5%) : 380.000 đ Tổng giá thanh toán : 7.980.000 đ + Ngày 11/01/2002, xuất quỹ tiền mặt trả Xí nghiệp Dược phẩm I tiền hàng mua ngày 07/01/2002; trả Công ty Dược phẩm Thiên Thảo tiền hàng mua ngày 08/01/2002. Cơ sở ghi chép cuả bảng tổng hợp chi tiết TK 331 như sau: - Cột số dư đầu kỳ: + Bên Có: Kế toán tổng hợp tất cả các số tiền đầu kỳ của những lần mua hàng mà doanh nghiệp còn phải trả cho các đơn vị. + Bên Nợ: Những lần doanh nghiệp ứng trước tiền cho các đơn vị nhưng chưa nhận được hàng. - Cột số phát sinh trong kỳ: + Bên Có: Kế toán tập hợp tổng số tiền hàng mà doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị trong tháng. + Bên Nợ: Ghi tổng số tiền mà doanh nghiệp đã trả cho các đơn vị trong tháng. - Cột số dư cuối kỳ: + Bên Có: Kế toán tổng hợp số tiền doanh nghiệp còn phải trả cho các đơn vị. + Bên Nợ: Số tiền doanh nghiệp ứng trước cho các đơn vị nhưng chưa nhận được hàng. Đồng thời, cũng từ đó chứng từ gốc, kế toán lập bảng kê số 8 để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá. Bảng kê số 8 được mở cho bên nợ của TK 156. Cơ sở ghi bảng kê số 8 là phiếu nhập kho. Bên cạnh đó, kế toán nghiệp vụ mua hàng phải lập bảng kê khai khấu trừ thuế GTGT hàng tháng. Bảng kê này được mở cho bên nợ TK 1331. Cơ sở ghi bảng kê khai khấu trừ thuế GTGT là hoá đơn GTGT của nhà cung cấp. - Đến cuối tháng, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng chuyển bảng kê vào sổ nhật ký chứng từ để kế toán tổng hợp lấy số liệu vào các sổ cái. - Trong quá trình thanh toán tiền hàng, kế toán mở các sổ nhật ký chứng từ số 1 và số 2. + Nhật ký chứng từ số 1 phản ánh các nghiệp vụ mua nếu thanh toán bằng tiền mặt. Cơ sở ghi sổ này là các phiếu chi tiền mặt. + Nhật ký chứng từ số 2 phản ánh các nghiệp vụ mua nếu thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi. Cơ sở ghi sổ này là giấy báo nợ của ngân hàng. Chương III Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội I. Đánh giá kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị Y tế Hà Nội . Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nước ngoài nên các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện thực tế ở doanh nghiệp nhưng vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nước. Vì thế, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình mới. Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cũng không ngừng được đổi mới và thuận tiện nên đã đáp ứng được tốt yêu cầu về thông tin của nhà quản lý. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội áp dụng theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán nên kế toán vừa có thể nắm được tình hình chi tiết của các đơn vị trực thuộc, vừa có số liệu tập trung đầy đủ, thống nhất trong một hệ thống sổ sách, giải quyết các yêu cầu của các cửa hàng trực thuộc một cách kịp thời, phù hợp với nguyên tắc, đảm bảo tính pháp lý về sổ sách. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại doanh nghiệp là tương đối đầy đủ và hợp lý. Các chứng từ sử dụng như hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đều theo mẫu của Bộ Tài chính. Các chứng từ này đảm bảo đầy đủ nội dung ghi sổ, tính pháp lý, chứng minh được các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Bộ chứng từ cũng được sử dụng đồng bộ, chặt chẽ, tránh được rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hoá. Trình tự luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp được tổ chức hợp lý, phù hợp với hình thức “Nhật ký chứng từ” đang áp dụng trong doanh nghiệp. Các loại chứng từ được lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ sử dụng xong đều được lưu trữ theo quy định. Ngoài ra, các chứng từ nội bộ cũng được lập tương đối đầy đủ, hợp lý, đảm bảo cả về nội dung lẫn tính pháp lý. Quá trình hạch toán tổng hợp tại doanh nghiệp bao gồm việc xác định các tài khoản sử dụng và nội dung phản ánh trên các tài khoản đó. Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng đã sử dụng các tài khoản theo đúng qui định hiện hành, nội dung phản ánh trên các tài khoản đúng với hướng dẫn của Nhà nước. Việc vận dụng các tài khoản vào hạch toán tổng hợp tại doanh nghiệp là tương đối hợp lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quá trình tổng hợp số liệu đượcthực hiện đầy đủ, chính xác, đảm bảo độ tin cậy. Việc tổ chức và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tại doanh nghiệp thực hiện theo hình thức “nhật ký chứng từ”. Các loại chứng từ, bảng kê được sử dụng theo biểu mẫu sổ sách kế toán hiện hành của Nhà nước về “hình thức nhật ký chứng từ”. Trên mỗi sổ kế toán, trình tự và nội dung ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng qui định. Hệ thống sổ sách kế toán trong doanh nghiệp được sử dụng nhằm cung cấp các báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản và các báo cáo chi tiết cho Ban giám đốc. Hình thức kế toán “nhật ký chứng từ” có nhiều thuận lợi nhưng cũng có một số hạn chế. Với hình thức này, kế toán phải ghi sổ nhiều, phải theo dõi nhiều nên đòi hỏi cán bộ kế toán phải có chuyên môn vững vàng. Nếu không sẽ không thể phát hiện và khắc phục được những thiếu sót trong quá trình ghi sổ và theo dõi chặt chẽ công tác lưu chuyển hàng hoá. Mặc dù việc lập và quy trình luân chuyển chứng từ là phù hợp với những quy định hiện hành nhưng thời gian luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang các bộ phận khác là chậm nên đôi khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng không kịp thời cập nhật thông tin. Nguyên nhân chính của tình trạng này là do sự cách xa về địa lý giữa phòng tài vụ, phòng kinh doanh với kho. Để khắc phục tình trạng này, mỗi bộ phận phải tự hoàn thiện để khi chứng từ đến sẽ thu thập thông tin ngay rồi chuyển qua bộ phận kế tiếp. Trong điều kiện kỹ thuật hiện nay, công nghệ tin học phát triển mạnh mẽ và được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Trong khi đó, công tác kế toán đòi hỏi một khối lượng tính toán lớn, độ chính xác cao cho nên việc sử dụng tin học trong công tác kế toán doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết. Vì thế, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng điện toán kế toán trong đó có Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Mặc dù các doanh nghiệp đều áp dụng hệ thống kế toán thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế nhưng khi đưa điện toán kế toán vào sử dụng lại không có sự thống nhất tương ứng. Mỗi doanh nghiệp tự thuê thiết kế, xây dựng phần mềm kế toán riêng. Điều này chắc chắn sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra, kiểm soát và không thể so sánh giữa các doanh nghiệp với nhau. Như vậy, yêu cầu đặt ra là Bộ tài chính cần xây dựng một phần mềm kế toán áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp. II. Phương hướng, biện pháp hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị Y tế Hà Nội. 1. Phương hướng hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: 1.1. Hoàn thiện chứng từ kế toán: Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng ở mỗi doanh nghiệp đều không tránh khỏi trường hợp hàng nhập kho bị thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký. Do vậy, để phản ánh nghiệp vụ hàng hoá thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất, ... và quy trách nhiệm, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng “Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho”. Mẫu: Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho Số: Căn cứ:.................................... số.............ngày.........tháng........năm........... Bản kiểm nhận gồm: .................................................................................... Phó phòng nghiệp vụ: .................................................................................. Kế toán mua hàng: ....................................................................................... Thủ kho: ....................................................................................................... Người giao nhận: .......................................................................................... STT Tên, nhãn hiệu, Quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập A B C D E F G H Ngày ..... tháng ..... năm ..... Phòng nghiệp vụ Người giao hàng Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biên bản này được sử dụng cho từng lần nhập hàng. Cách ghi như sau: - Cột A: Ghi theo số tự nhiên. - Cột B: Ghi tên từng mặt hàng tương ứng với hoá đơn GTGT bên bán chuyển đến. - Cột C: Ghi mã số tương ứng với mặt hàng ở cột B. - Cột D: Ghi theo hoá đơn GTGT. - Cột E: Ghi theo số lượng tiền hoá đơn GTGT. - Cột F: Ghi số lượng từng mặt hàng thực nhận. - Cột G: Đánh giá chung về tình hình chất lượng từng mặt hàng như: hạn sử dụng, màu sắc thuốc, ... - Cột H: Ghi cụ thể số lượng từng mặt hàng thừa, thiếu (nếu có) hoặc các yếu tố khác chưa có ở các cột A, B, C, D, E, F, G. Từ “Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho”, kế toán sẽ theo dõi chi tiết hàng thừa, thiếu, trên “Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381)”. Bảng kê này được mở cho từng tháng. Mẫu: Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381) Từ ngày ..... đến ngày ..... tháng ..... năm ..... STT Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Cộng: Ngày ..... tháng ..... năm ..... Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản: - TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”. - TK 3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết”. * Trình tự hạch toán: - Trường hợp phát sinh thiếu: + Hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 1381 - Giá mua hàng thiếu chưa thuế. Nợ TK 1331 - Thuế GTGT hàng thiếu. Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán hàng thiếu. + Khi xác định được nguyên nhân của số hàng thiếu: . Nợ TK 1388 - Bắt bồi thường. Nợ TK 1562 - Hao hụt tự nhiên. Nợ TK 821 - Doanh nghiệp chịu. Có TK 1381 - Số hàng thiếu. . Số thuế: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 1331 - Trường hợp phát sinh thừa: + Hàng thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 1561 - Trị giá hàng hoá nhập kho. Có TK 3381 - Trị giá hàng hoá thừa. Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán. + Khi xử lý: . Nếu doanh nghiệp đồng ý nhập cả lô hàng: Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111, 112, 331 . Nếu từ chối, trả lại và đang bảo quản hộ: Nợ TK 002 1.2. Hoàn thiện sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán, phương pháp ghi chép trên sổ sách và quy trình hạch toán ở Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là phù hợp với tình hình phân cấp hạch toán cũng như các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng. Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng, để phản ánh tình hình thanh toán công nợ ở khâu mua hàng, ngoài sổ chi tiết tài khoản 331, bảng kê số 8, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, doanh nghiệp nên mở thêm nhật ký chứng từ số 5. Cơ sở ghi là sổ theo dõi chi tiết cho TK 331. Như vậy, kế toán có thể theo dõi và cập nhật nhanh chóng các thông tin về tình hình công nợ đối với người cung cấp để đối chiếu. Cuối tháng, kế toán lấy số công nợ của từng sổ chi tiết mở cho từng đối tượng để ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5. Mẫu: Nhật ký chứng từ số 5 Tháng ..... năm ..... Tên đơn vị bán Số dư đầu kỳ Ghi có TK 331, nợ TK khác Ghi nợ TK 331, có TK khác Số dư cuối kỳ TK 156 TK khác Cộng có TK 331 TK 111 TK khác Cộng nợ TK 331 Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 2. Hiệu quả và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Do có sự phân công trách nhiệm một cách hợp lý giữa các bộ phận kế toán trong việc sử dụng và luân chuyển chứng từ giúp cho việc cung cấp số liệu và đối chiếu kiểm tra một cách nhanh chóng. Tuỳ theo khối lượng công việc và trình độ nghiệp vụ của mỗi cán bộ mà tiến hành phân công nên có thể sử dụng đầy đủ khả năng của cán bộ kế toán và đảm bảo cho tiến độ công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng và việc hạch toán kế toán của công ty nói chung được tiến hành nhịp nhàng. Cùng với việc phân công trách nhiệm trong công việc, ở công ty có sự thống nhất về lãnh đạo từ trên xuống dưới nên công tác hướng dẫn và kiểm tra, tổ chức quá trình hạch toán được thông suốt, giúp cho ban giám đốc công ty có thể nắm bắt được tình hình hạch toán ở từng bộ phận. Thủ trưởng công ty cần nắm vững và tổ chức tốt việc thi hành các chế độ, thể lệ, chính sách, nguyên tắc quản lý chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời, quan tâm đúng mức tới công tác đào tạo cán bộ, đầu tư và tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần tự chủ và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ kế toán. Nhìn chung, mô hình hạch toán kế toán ở Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là hợp lý với tình hình thực tế kinh doanh, phù hợp với quy định, hướng dẫn của Bộ tài chính. Quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty được đảm bảo tiến hành một cách thông suốt, chính xác, kịp thời. Các thông tin này sẽ giúp cho ban giám đốc công ty nắm bắt được các thời cơ thuận lợi, xác định chính xác các nguồn hàng và nhu cầu tiêu dùng, tạo điều kiện kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, kế toán được xem là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nó là công cụ có hiệu lực nhất để nhà quản lý tiến hành quản lý hoạt động kinh doanh cũng như giám sát, kiểm tra, ra quyết định. Kết luận Toàn bộ nội dung được trình bày ở trên là những lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại cùng với những phương hướng, biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, mọi doanh nghiệp đều phải không ngừng hoàn thiện mình, trong đó hoàn thiện công tác hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng đóng vai trò rất quan trọng vì công tác này không những là khâu mở đầu mà nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, với những kiến thức đã học được trong 4 năm, khi ra thực tế đã giúp em phần nào nhận biết được về nghiệp vụ chuyên môn - những việc em sẽ phải trực tiếp làm sau này. Đây chính là nền tảng vững chắc giúp em nâng cao được nhận thức và thực hiện tốt công tác kế toán sau khi tốt nghiệp ra trường. Để hoàn thành bản chuyên đề này, em đã được sự chỉ bảo, góp ý, hướng dẫn tận tình của các cô, chú, bác, anh, chị trong Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội và thầy giáo hướng dẫn. Do thời gian, kiến thức có hạn và không có kinh nghiệm thực tiễn nên bản chuyên đề này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Kính mong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy, các cô trong khoa Kế toán - Tài chính - Trường Đại học Thương mại Hà Nội. Em xin chân thành cảm ơn ! Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Chương I: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 3 I. Khái quát chung về nền kinh tế thị trường và hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường. 3 1. Đặc điểm của nền kinh tế thị trường. 3 2. Hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay. 4 II. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại. 5 1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 5 2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 9 III. Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 10 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 10 2. Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 11 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện. 28 Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty DPTBYT Hà Nội. 29 I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. 29 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. 29 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 33 II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. 36 1. Hạch toán ban đầu. 36 2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp. 43 3. Sổ sách kế toán. 48 Chương III: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. 52 I. Đánh giá kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. 52 II. Phương hướng, biện pháp hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. 54 1. Phương hướng hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 54 2. Hiệu quả và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 58 Kết luận 59 Tài liệu tham khảo 1. Hệ thống kế toán doanh nghiệp (NXB Tài chính - 1995) 2. Lý thuyết hạch toán kế toán theo thuế GTGT (ĐHKTQD - 1999) 3. Kế toán doanh nghiệp thương mại và Dịch vụ (ĐHTM - 1997) 4. Thanh toán quốc tế trong ngoại thương (NXBGD - 1998) 5. Kinh tế doanh nghiệp thương mại (NXBGD - 1999)