Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ

LỜI NÓI ĐẦU Những năm vừa qua, cùng với quá trình phát triển nền kinh tế và với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường đã tạo điều kiện cho ngành thương mại - dịch vụ nước ta trưởng thành và phát triển, góp phần tích cực vào việc thoả mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng xã hội, nâng cao chất lượng cuộc sống. Trong điều kiện hiện nay, với xu hướng toàn cầu hoá, quan hệ buôn bán thương mại giữa nước ta với các nước bạn ngày càng được mở rộng về mọi mặt. Do vậy, vai trò của ngành thương mại đã trở nên rất quan trọng, không chỉ là cầu nối giữa sản xuất với kinh doanh trong nước mà còn mở rộng sang các nước trên thế giới. Điều này đã góp phần làm cho sản xuất trong nước phát triển sâu rộng, hàng hoá ngày càng phong phú đa dạng vế chủng loại, mẫu mã, chất lượng hàng hoá ngày càng được đảm bảo. Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại có thể hiểu là việc dự trữ - bán ra các loại hàng hoá thành phẩm, lao vụ, dịch vụ. Trong đó bán hàng là khâu cuối cùng và có tính quyết định đến hiệu quả của cả quá trình kinh doanh. Bởi vì, chỉ khi bán được hàng thì mới bảo toàn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, cải thiện đời sống và tinh thần của cán bộ công nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Đó chính là lí do mà các nhà quản lý dn phải luôn nghiên cứu hoàn thiện các phương pháp quản lý nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá. Trong đó, kế toán là một công cụ sắc bén và quan trọng trong doanh nghiệp không thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản ký tài sản, hàng hoá nhằm đảm tính năng động, sáng tạo và tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Tính toán và xác định hiệu quả của tiừng hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở vạch ra chiến lược kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại thì kế toán tiêu thụ hàng hoá là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là yêu cầu hết sức cần thiết không riêng với bất cứ doanh nghiệp thương mại nào. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, cùng với những kiến thức đã học ở trường, qua thời gian tìm hiểu thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như bộ máy kế toán tại công ty Vật tư & thiết bị toàn bộ, em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán của công ty bới đề tài “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Vật tư & thiết bị toàn bộ“. Phạm vi của luận văn là những kiến thức về lý luận kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng, cùng với những kiến thức đã học về kinh tế thương mại, phân tích các hoạt động kinh tế ,. . . mà em đã được học tại trường Đại học Thương mại. Số liệu minh họa được lấy từ công ty Vật tư & thiết bị toàn bộ, đường Hoàng Quốc Việt - Hà nội. Kết cấu của luận văn gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại Chương 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Vật tư & thiết bị toàn bộ . Chương 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụbán hàng tại công ty Vật tư & thiết bị toàn bộ . Trong quá trình thực tập, em được sự chỉ dẫn, giúp đỡ của các thầy cô trong bộ môn kế toán - tài chính doanh nghiệp thương mại mà trực tiếp là thầy giáo: PGS.TS Trần Thế Dũng, cùng các bác, các cô và các cán bộ kế toán phòng kế toán công ty Vật tư & thiết bị toàn bộ. Tuy nhiên, do phạm vi đề tài rộng, thời gian thực tế và hạn chế của bản thân nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong được sự chỉ bảo của các thầy, các cô, các bác, và phòng kế toán công ty để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I. ĐẶC ĐIỂM NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện; vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá) sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh v.v. Về đối tượng phục vụ của doanh nghiệp thương mại là người tiêu dùng ,bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội. 1.1 Các phương thức và hình thức bán hàng Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý. Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng, chờ chấp nhận,..) 1.1.1 Phương thức bán buôn: Là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất ,. . . để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức: a. Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa hàng về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức : - Hình thức bán giao tay ba: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kêt với nhà cung cấp và khách hàng, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ cùng khách hàng đến nhận hàng do nhà cung cấp giao. Hành vi mua và bán hàng đồng thời được thực hiện. - Hình thức gửi hàng chuyển bán thẳng: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại say khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiệm vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ . b. Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức - Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuât kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Một liên của chứng từ giao cho người nhận hàng (bên mua), hai liên gửi về phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng. Số hàng đã giao nhận xong được coi là tiêu thụ. - Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hàng doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Chí phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, phải thu tiền của bên mua . 1.1.2 Bán lẻ hàng hoá Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này cóđặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách .Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Theo hình thức bán hàng này, khách hàng không mất thời gian chờ thanh toán nhưng đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có nghiệp vụ vững vàng ,nhanh nhẹn hoạt bát, có trách nhiệm cao để tránh tình trạng nhầm lẫn, mất mát khi đông khách. - Hình thức bán hàng trả góp : Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhân doanh thu. - Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc nột vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng, sau khi người mua bỏ tiền bào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. 1.1.3. Phương thức bán hàng đại lý: - Hình thức gửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cở đại lý, ký gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý ,ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. - Hình thức bán hàng nhận đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp sẽ nhận bán hàng cho doanh nghiệp khác. Doanh nghiệp có trách nhiệm về số hàng đã nhận, tổ chức bán hàng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền hàng cho người giao đại lý khi hàng hoá đã được tiêu thụ. Hình thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá không thuộc sở hữu bán của doanh nghiệp và khi bán được hàng thì doanh nghiệp được hưởng hoa hồng tính trên giá bán. 1.2 Các phương thức thanh toán : Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như trị giá lô hàng bán, mức độ thường xuyên trong quan hệ mua bán, mức độ tín nhiệm lẫn nhau, . . . mà doanh nghiệp thương mại và người mua có thể thoả thuận lựa chọn sử dụng các phương thức, hình thức thanh toán khác nhau. 1.2.1. Phương thức thanh toán trực tiếp: Là quá trình bán hàng và thu tiền phát sinh cùng một thời điểm. Theo phương thức thanh toán này, có các hình thức sau : - Hình thức thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu: Là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán. Khi bên bán chuyển giao hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền, ngân phiếu để trả trực tiếp tương ứng với giá cả mà hai bên đã thỏa thuận. Thanh toán theo hình thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán nhưng thường chỉ áp dụng trong trường hợp hàng hóa có giá trị không lớn. - Hình thức trao đổi hàng: Theo hình thức này, khi bên bán chuyển giao hàng hóa cho bên mua thì bên mua xuất giao cho bên bán một lô hàng có giá trị tương ứng với giá trị lô hàng đã nhận được từ bên bán. Trong trường hợp này người bán đồng thời là người mua, mục đích không phải là thu tiền mà là mua một hàng khác tương ứng. Việc giao hàng diễn ra hầu như là đồng thời. Hiện nay, đôi lúc có thể dùng tiền để thanh toán một phần thiếu hụt. 1.2.2. Phương thức thanh toán không trực tiếp Thanh toán không trực tiếp là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cáchh trích chuyển ở tài khoản của doang nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bên thông qua các tổ chức kinh tế trung gian thường là Ngân hàng. Ngân hàng là tổ chức trung gian thanh toán, nó giúp cho việc thanh toán giữa người mua và người bán được thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và đúng luật, tuỳ thuộc vào từng thương vụ, từng đối tượng khách hàng mà việc thanh toán không trực tiếp có thể được thực hiện theo một số hình thức sau: - Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản mà Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho người cung cấp hàng hóa lao vụ. - Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Là hình thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua thì sẽ lập uỷ thác thu yêu cầu Ngân hàng thu hộ số tiền từ người mua. Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có quan hệlàm ăn thường xuyên và tín nhiệm lẫn nhau hay dưới hình thức k inh doanh công ty mẹ - công ty con. - Hình thức thanh toán bằng séc: Séc là tờ lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu do Ngân hàng Nhà nước quy định yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền nhất định từ “Tài khoản tiền gửi thanh toán” của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên tờ lệnh đó hoặc cho người cầm tờ lệnh đó. - Hình thức thanh toán trả bằng thư: Là hình thức thanh toán trong đó bên mua yêu cầu Ngân hàng mở thư tín dụng tiến hành trả tiền cho bên bán nếu bên bán xuất trình được bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các nội dung đã ghi trong thư tín dụng. Hình thức thanh toán này, được áp dụng rất phổ biến, đặc biệt là trong kinh doanh xuất nhập khẩu, trong trường hợp bên mua và bên bán chưa có mối quan hệ tín nhiệm lẫn nhau vì theo phương thức này nó bảo đảm cả quyền lợi cho người mua và người bán. - Phương thức thanh toán nhờ thu Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán sau khi đã hoàn thành nghĩa vu giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua sẽ tiến hànhuỷ thác cho Ngân hàng của mình thu nợ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra . Ngày nay, trong hoạt động kinh doanh thương mại việc thanh toán không trực tiệp được áp dụng phổ biến là trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Theo phương thức này, nó tiết kiệm mà đảm bảo sự an toàn về vốn cho cả người mua và người bán, chống lạm phát ổn định giá cả và thúc đẩy sự phát triển của hệ thống liên Ngân hàng. Quá trình thanh toán trở lên đơn giản và thuận lợi hơn. Tuy nhiên, do đặc điểm của nền kinh tế nước ta là nền kinh tế nhiều thành phần, sản xuất vừa và nhỏ là chủ yếu trong đó các hộ kinh tế các thể chiếm tỷ trọng lớn mà hầu hết họ không mở tài khoản riêng tại Ngân hàng nên việc thanh toán trực tiếp còn nhiều hạn chế. 1.2.3. Phương thức thanh toán chậm Theo phương thức này, khi người bán giao hàng cho người mua thì người mua không thanh toán ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản công nợ phải thu của người mua. Hết thời hạn tín dụng, theo thoả thuận bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán hết số tiền hàng cho bên bán. Việc thanh toán có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức: tiền mặt, ngân phiếu, séc...Phương thức thanh toán này, thường áp dụng trong trường hợp hai bên có mối quan hệ mua bán thường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau. 1.4. Giá bán của hàng hóa Giá cả là một yếu tố rất quan trọng, có tính quyết định đếnviệc tiêu thụ hàng hóa. Giá của hàng hóa phải thể hiện được giá trị, chất lượng của hàng hoá, giá cả có hợp lý thì khách hàng mới chấp nhận có nghĩa là hàng hoá được tiêu thụ. Vậy trong doanh nghiệp thương mại thì giá bán được xác định như thế nào ? Giá bán hàng hoá của doanh nghiệp thương mại được xác định là giá thỏa thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng và có thể được tính theo công thức: Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại Thặng số thương mại = Giá mua thực tế * Tỷ lệ % thặng số thương mại Trong đó, thặng số thương mại là khoản chênh lệch giữa bán và giá mua hàng hoá nhằm bù đắp chi phí và hình thành thu nhập cho doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán mới áp dụng, 01/11/1999 thì nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua trong công thức trên là giá bao gồm cả thuế GTGT. Còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trong công thức trên là giá không bao gồm thuế GTGT. Bên cạnh việc tính toán được mức giá bán hợp lý của hàng hóa bán ra doanh nghiệp còn phải quan tâm đến việc xác định chính xác trị giá vốn của hàng hóa vì nó ảnh hưởng rất lớn tới việc xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm: giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Trị giá mua thực tế của hàng hóa = Chi phí p.s trong quá trình mua (chưa thuế VAT) + Các khoản giảm trừ (nếu có) + _ Giá ghi trên HĐ (chưa thuế VAT) Thuế phải nộp ở khâu mua (nếu có) Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của một số hàng hóa đã xuất kho. Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho được xác định theo một trong số các phương pháp sau: Phương pháp tính theo giá đích danh Phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp nhập sau, xuất trước Trong một thị trường ổn định, khi giá cả không thay đổi thì việc tính trị giá mua của hàng hóa xuất kho theo bất cứ phương pháp nào là không quan trọng vì khi đó tất cả các phương pháp đều cho một kết quả tương tự nhau. Tuy nhiên, nếu giá cả thay đổi ở các kỳ khác nhau thì các phương pháp khác nhau sẽ cho kết quả khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn một phương pháp tính giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho đòi hỏi doanh nghiệp phải nhất quán qua các kỳ hách toán, nó đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán. Trị giá mua của hàng xuất kho Chi phí mua phân bổ cho hàng hóa đã xuất kho = Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ + ×× Trị giá mua của hàng còn đầu kỳ Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ + ´ Trị giá vốn của hàng xuất kho còn bao gồm cả chi phí mua nên ta cần phải phân bổ chi phí mua cho hàng hóa đã xuất kho bán, theo công thức sau: Trên cở sở trị giá mua thực tế và chi phí mua của hàng xuất kho đã tính được, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của hàng đã xuất kho. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là chi phí thời kỳ, trong kỳ tập hợp được bao nhiêu sẽ kết chuyển cho hàng đã bán. Tuy nhiên, để xác định chính xác kết quả bán hàng thì các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu bán hàng trong kỳ thấp có thể phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức: Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng đã bán Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng phát sinh trong kỳ Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ ´ = Trị giá vốn hàng đã bán Trị giá vốn hàng xuất kho để bán = + Chi phí bán hàng và chi phí QLDN của số hàng đã bán Sau khi tính được trị giá vốn hàng xuất kho để bán và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn hàng đã bán. 2.4 Phạm vi, thời điểm xác định hàng bán và ghi chép 2.4.1 Phạm vi hàng hóa đã bán Hàng hoá được coi là đã hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thương mại, được ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định. Theo quy định hiện hành, được coi là hàng báh phải thoả mãn các điều kiện sau: - Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định - Doanh nghiệp thương mại mất quyền sở hữu về hàng hóa và nắm được quyền sở ữu về tiền tệ hoặc có quyền được đòi tiền ở khách hàng - Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến hay nhận góp vốn, nhận cấp phát, tặng thưởng,. . . Ngoài ra, trong một số trường hợp sau cũng được coi là hàng bán: + Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác, còn được gọi là hàng đối lưu hay hàng đổi hàng. + Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp + Hàng hóa xuất để làm quà biếu tặng, quảng cáo, chào hàng + Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp + Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong quá trình vận chuyển bán ra theo hợp đồng bên bán chịu + Hàng xuất là nguyên liệu để sản xuất chế biến sản phẩm rồi bán ra + Hàng xuất để tham gia hội chợ triển lãm + Hàng xuât để góp vốn liên doanh,. . . 2.4.2 Thời điểm xác định hàng bán và ghi chép (Thời điểm ghi nhận doanh thu) Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa ; - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; - Doanh nghiệp đã thu được hoặc đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Nhưng trên thực tế do sự vận động của hàng bán có sự khác nhau, có các trường hợp xác định sau: + Trường hợp 1: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa trước khi nắm được quyền sở hữu về tiền tệ. Thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng. + Trường hợp 2: doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về tiền tệ trước khi mất quyền sở hữu về hàng hóa, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi doanh nghiệp đã thu tiền (phiếu thu hoặc giấy báo có). + Trường hợp 3: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa đồng thời nắm được quyền sở hữu về tiền tệ, thời điểm xác định và ghi chéo hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên chứng từ. 2. Nội dung, yêu cầu quản lý ghi chép nghiệp vụ bán hàng Trong các doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ bán hàng mang tính thường xuyên, liên tục và chiếm một tỷ trọng lớn, vì thế công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng mang tính thường xuyên liên tục. Quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý về các chỉ tiêu, số lượng và chất lượng, giá cả hàng hóa, thu hồi tiền bán hàng và xác định kết quả. Cụ thể: - Quản lý về số lượng, chất lượng và giá trị của hàng gửi bán. Hàng hoá đem gửi bán cho bên mua đang trên đường đi hoặc bên mua đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán thì số hàng đó vẫn thuộc quyến sở hữu của doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải quản lý, theo dõi lô hàng đó. - Quản lý về giá cả hàng hóa: Giá cả là một trong những yếu tố cạnh tranh, vì vậy đòi hỏi nhà quản lý phải định giá cho thật hợp lý, phải xây dựng biểu giá cho từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phương thức bán phù hợp cho từng địa điểm kinh doanh và quản lý việc thực hiện giá bán hàng mà chú trọng giám sát việc thi hành giá của nhân viên bán hàng tránh những biểu hiện tiêu cực như tuỳ ý nâng giá. Để quản lý tốt thì doanh nghiệp sử dụng kế toán như một công cụ đắc lực và sắc bén nhất. Kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận trực tiếp về giá cả hàng hóa, việc phản ánh giá cả hàng hóa vào sổ kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho hàng hóa, chứng từ về bán hàng có xác nhận của cả hai bên: bên mua và bên bán. - Quản lý việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả: Để đảm bảo được việc thu hồi tiền bán hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ, xác định kết quả, người quản lý phải tính đúng, đủ và theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng. Thực hiệnđược công việc này sẽ tạo điều kiện cho vốn được quay vòng nhanh, và có thể được kịp thời huy động vốn khi cần thiết. Vì vậy, kế toán cần theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng của khách hàng, có thể đôn đốc khách hàng để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn, tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh . Bên cạnh đó việc quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng cần bám sát một số yêu cầu như: quản lý sự vận động của từng loại hàng hóa trong quá trình xuất nhập tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hóa tiêu thụ. Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ quy định. 3. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng - Trong hệ thống quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thì hạch toán kế toán có vai trò quan trọng, nó là công cụ để phục vụ cho công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn cho các doanh nghiệp. Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm tra kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnh vực. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì kế toán nghiệp vụ bán hàng cung cấp thông quan trọng hơn cả. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại có các nghiệp vụ cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của từng hàng bán rabao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng,. . .) - Xác định chính xác giá vốn thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra, đôn đốc tình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ,. . . - Tập hợp đầy đủ,chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh . - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . - Tham mưu cho ban lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng II. SỰ CẦN THIẾT VÀ NỘI DUNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp Cùng với quá trình đổi mới kinh tế ở nước ta trong những năm qua hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, tài chính. Kế toán với tư cách là công cụ quản lý, gắn liền với hoạt động kinh tế xã hội, đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh tế. Trong đó kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại là một công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Nó có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập xử lý cung cấp thông tin cho từng doanh nghiệp ;giám đốc quản lý việc kinh doanh mặt hàng, nhóm hàng, địa điểm kinh doanh, bộ phận kinh doanh, cửa hàng, quầy hàng nào thực hiện tốt công tác tiêu thụ, nhờ đó mà doanh nghiệp có thể phân tích đánh giá và lựa chọn phương án đầu tư, kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Do sự vận động không ngừng của nền kinh tế nói chung, kinh tế thương mại nói riêng nên hệ thống kế toán doanh nghiệp cũng luôn luôn phải được đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp, thúc đẩy quá trình kinh doanh của doanh nghiệp . Những năm gần đây Nhà nước ta đã thực hiện nhiều biện pháp quan trọng để cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam, trong đó có kế toán bán hàng. Ngày 1/11/1995 Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng thống nhất thong cả nước từ ngày 01/0101996 (QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT). Từ đó đến nay Bộ Tài chính đã ban hành trên 10 văn bản sửa đổi bổ sung về chế độ kế toán cho phù hợp với các chính sách Tài chính và các luật thuế mới ban hành, đặc biệt là luật thuế GTGT, thuế TNDN, nhất là mới đây Nhà nước đã ban hành chuẩn mực kế toán mới về hàng tồn kho, TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, doanh thu và thu nhập khác. Do đó đã có nhiều sự thay đổi về các quy định trong kế toán-theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT. Đồng thời cùng với việc ra đời của Luật doanh nghiệp được áp dụng từ ngày 01/01/2000, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ báo cáo tài chính quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 được áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/2001. Do vậy, luôn luôn cần phải hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng Mặt khác, việc không ngừng hoàn thiện nâng cao chất lượng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa nói riêng cũng xuất phát từ yêu cầu quản lý nghiệp vụ tiêu thụ nhằm mục đích là ngày càng hoàn thiện tôt chức năng phản ánh, giám đốc và phân tích các hoạt động, cung cấp thông tin cho lãnh đạo để quản lý hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả 2. Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng 2.1 Hoàn thiện hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu bao gồm việc xây dựng hoá đơn chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ một cách đồng bộ, phải được quy định thống nhất về hình thức và nội dung, phải do một cơ quan ban hành. Chính hệ thống chứng từ ban đầu tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các thông tin tổng hợp để lên báo cáo tài chính hay cung cấp các thông tin chi tiết cho các nhà quản lý. Theo chế độ quản lý chứng từ, chứng từ kế toán bao gồm hai hệ thống: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chất phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến rộng rãi. - Hệ thống chứng kế toán hướng dẫn: chủ yếu là các loại chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, Nhà nước chỉ giữ vai trò hướng dẫn nội dung để các ngành, các thành phần kinh tế tham khảo để từ đó xây dựng hệ thống chứng từ cho phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp . Đối với quá trình tiêu thụ hàng hóa, một số chứng từ mang tính chất băt buộc: + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý + Báo các bán hàng + Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ + Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) + Thẻ quầy hàng + Giấy nộp tiền + Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày + Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng từ đặc thù,. . .). Đối với hàng xuất khẩu phải có hoá đơn thương mại và các giấy tờ của hải quan. 2.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất để hạch toán Để phản ánh các khoản liên quan đến giá bán, doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau: -Các khoản giảm trừ DT (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả) -Thuế TTĐB, thuế XK phải nộp -K/c DT thuần để xác định kết quả Phản ánh DT bán hàng tăng trong kì TK511 N C * Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”:Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp cùng các khoản giảm trừ doanh thu. Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản 511 như sau: Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2 dưới đây: - Tài khoản 5111 “ Doanh thu bán hàng hoá”: được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại . - Tài khoản 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”: Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các DNSX vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp,. . . - Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”:Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như du lịch,vận tải, bưu điện, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo,. . . - Tài khoản 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”: Tài khoản này phản ánh khoản mà Nhà nước nước cấp, trợ gía cho Doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Nguyên tắc hạch toán: Kế toán chỉ phản ánh vào tài khoản 511 khối lượng hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ giao cho khách hàng đã xác định thực sự tiêu thụ. Giá bán đơn vị hàng hóa dùng làm căn cứ tính doanh thu thực hiện trong kỳ hạch toán là giá bán thực tế tức là ghi trong hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan đến bán hàng. Không được phản ánh vào tài khoản 511, những khoản sau: - Trị giá hàng hóa, dịch vụ cung cấp trong nội bộ doanh nghiệp. - Trị giá hàng hóa vật tư, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công, chế biến. - Số tiền thu được về nhượng bán thanh lý TSCĐ. - Trị giá hàng hóa gửi bán chưa xác định tiêu thụ. - Các khoản thu nhập về cho thuê TSCĐ, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập bất thường khác. Đối với hàng hóa nhận bán đại lý thì doanh thu chính là hoa hồng được hưởng về số hàng đã bán do bên giao đại lý trả. Đối với hàng bán trả góp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán thực tế còn phần lãi khách hàng phải trả do trả chậm được hạch toán như một khoản thu nhập hoạt động tài chính. Trường hợp nhận gia công thì doanh thu là số tiền gia công được hưởng. Trường hợp doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng mà cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho khách hàng thì số tiền đó không được hạch toán vào doanh thu bán hàng mà hạch toán vào bên có tài khoản 131, chỉ khi nào thực sự giao hàng thì doanh nghiệp mới hạch toán vào tài khoản 511. Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngoại tệ thì doanh thu bán hàng chính là khoản chênh lệch giữa trị giá mua và trị giá bán của số ngoại tệ đó. * Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”:Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hóa, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc Tổng công ty v.v. Kết cấu tài khoản của 512 tương tự kết cấu tài khoản 511 đã được đề cập ở trên. Tài khoản 512 cuối kỳ không có số dư và gồm 3 tài khoản cấp 2: TK531 N C Số tiền giảm trừ cho khách hàng tăng trong kỳ (liên quan đến doanh thu bán hàng Kết chuyển số giảm trừ doanh thu cuối kỳ *Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp động kinh tế . . . Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ * Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” :Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán thỏa thuận. TK532 N C Khoản giảm giá đã chấp nhận với người mua Kết chuyển số giảm giá để xác địn doanh thu thuần Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư * Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hóa chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hóa, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi được chấp nhận thanh toán. . . - Trị giá hàng hóa gửi bán tăng trong kỳ - Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán TK157 N C - Trị giá hàng hóa gửi bán đã xác định là tiêu thụ trong kỳ - Trị giá thực tế của hàng hóa không bán được đã thu hồi Dư nơ: Trị giá của hàng hóa gửi bán hiện còn cuối kỳ Kết cấu tài khoản 157 như sau: * Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để xác định giá trị vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 không có số dư và có thể được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thương vụ, . . .Tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toán cũng như phương tiện tính toán của từng doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 632 như sau: - Tập hợp trị giá mua của hàng hóa, giá thành thực tế của dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ - Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ TK632 N C - Trị giá mua của hàng hóa đã bán bị người mua trả lại - Kết chuyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ * Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ. Nguyên tắc hạch toán: Cuối kỳ, khi tổng hợp số liệu để cân đối bảng, kế toán không được bù trừ giữa các khoản phải thu với các khoản phải trả khách hàng. Phải xác định số dư nợ, các khoản phải thu của khách hàng để ghi bên tài sản và số dư có các khoản phải trả khách hàng để ghi vào bên nguồn vốn. Kết cấu của tài khoản 131 như sau: - Số tiền phải thu của khách hàng tăng trong kỳ - Số tiền đã thanh toán với khách hàng trong kỳ TK131 N C - Số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ - Số tiền khách hàng ứng trước hoặc trả thừa trong kỳ Dư nơ: số phải thu của khách hàng hiện còn cuối kỳ Dư có: Số phải trả khách hàng hiện còn cuối kỳ * Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp”: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Tài khoản 3331 được áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế cho cả phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp. Nội dung ghi chép của tài khoản 3331 như sau: Số thuế GTGT đầu ra đã khấu trừ Số thuế GTGT được miễn giảm Số thuế GTGT đã nộp vào NSNN Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại TK3331 N C Số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ hoặc dùng trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ Dư có: số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra hiện còn cuối kỳ Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan như tài khoản 111, 112, 156, 138, 911, . . . 2.2.1. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC TRẢ GÓP TK156 TK632 TK911 TK511 TK111,112 Trị giá vốn hàng đã tiêu thụ K/c giá vốn hàng bán K/c doanh thu thuần Số tiền người mua trả lần đầu TK131 TK3331 TK711 Số tiền còn phải thu ở người mua Lãi do bán trả góp Thuế GTGT nếu có SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TẠI ĐƠN VỊ NHẬN ĐẠI LÝ TK911 TK5113 TK111,112 Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Hoa hồng đại lý Hoa hồng đại lý Hoa hồng đại lý TK331 Số tiền phải thanh toán cho chủ hàng Thanh toán tiền cho chủ hàng Cuối kỳ k/c doanh thu thuần 2.2.2 Hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ a. Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu thuần ở các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ được phản ánh trên tài khoản 511”Doanh thu bán hàng” (5111) và tài khoản 512”Doanh thu bán hàng nội bộ (5121). Trình tự và phương pháp hạch toán tương tự như hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. b. Hạch toán trị giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ Trình tự hạch toán như sau: +Đầu kỳ kinh doanh tiến hành kết chuyển trị giá vốn thựctế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường chưa tiêu thụ: Trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ Nợ TK611 Có TK151,156,157 + Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hóa còn lại chưa tiêu thụ, ghi các bút toán kết chuyển sau: - Kết chuyền trị giá vốn hàng hóa tồn kho, tồn quầy Nợ TK156 Có TK611(6112) - Kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán, ký gửi, đại lý: Nợ TK157 Có TK611(6112) - Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi đường: Nợ TK151 Có TK611(6112) Đồng thời xác định số hàng đã xuất tiêu thụ: Nợ TK632 Có TK611(6112) 2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp được mở, ghi chép quản lý lưu trữ và bảo quản theo chế độ kế toán hiện hành. Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc xây dựng nên các mẫu sổ cần thiết, có thể liên hệ chặt chẽ với nhau, quy định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ kế toán. Tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức; kết cấu, phương pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ nhân viên kế toán, nhân viên quản lý,...Nếu như tổ chức chứng từ kế toán nhằm cung cấp các thông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phat sinh và làm cơ sở hoạt động tổng hợp và chi tiết thì tổ chức sổ sách kế toán sẽ là khâu công việc tiếp theo để xử lý các thông tin ban dầu nhằm cung cấp các thông tin một cách tổng hợp, có hệ thống theo từng thời điểm không gian và thời gian về đối tượng quản lý. Vì vậy có thể nói rằng tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán là khâu công việc quan trọng. Một hệ thống sổ kế toán khoa học là một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lời cho công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức sổ kế toán, từng fn sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Theo quy định các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong những hình thức tổ chức sổ kế toán sau: 2.4.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Sổ kế toán chủ yếu gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết. Theo hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, đơn giản, dễ ghi chép, dễ làm, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.4.2. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Hình thức này có đặc điểm kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quản hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Sổ sách trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ; sổ cái; bảng kê; bảng phân bổ; sổ chi tiết. Hình thức nhật ký chứng từ thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 2.4.3. Hình thức nhật ký - sổ cái Đặc trưng cơ bản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghivào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - sổ cái. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc Sổ thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Sổ thẻ hạch toán chi tiết Sổ quỹ 2.4.4. Hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán nhât ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiêp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào thẳng sổ cái. Ưu điểm: kết hợp các ưu điểm của hai hình thức Nhật ký - sổ cái và chứng từ ghi sổ, với hình thức này, các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho hiện đại hoá công tác kế toán. Nhưng nhược điểm là việc kiểm tra đối chiếu phải dồn đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không đưọc kịp thời. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa ở công ty thương mại hiện nay Kế toán có vai trò vô cùng cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp vì nó là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý tài chính; được sử dụng để phản ánh và giám đốc một cách toàn diện liên tục và có hệ thống quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phát hiện và động viên mọi khả năng tiềm tàng trong doanh nghiệp nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hoàn thiện kế toán nói chung và đặc biệt là hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện hiện nay có ý nghĩa rất lớn. Thứ nhất, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn quá trình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu hàng bán, tình hình thanh toán của người mua tránh được những mất mát, tổn thất trong kinh doanh để từ đó đánh giá và xác định một cách đúng đắn hiệu quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp phân phối chính xác thu nhập và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thứ hai, việc hoàn thiện còn giúp kế toán tiêu thụ thực hiện tốt hơn chức năng thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho mục tiêu quản trị. Độ chính xác cao, tính kịp thời của tài liệu kế toán sẽ giúp các nhà lãnh đạo nhận thức đúng đắn, khách quan, chính xác và có hệ thống các hoạt động kinh doanh để có được những lựa chọn định hướng và những quyết định hợp lý. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động gian lận thương mại, tham ô lãng phí và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quản lý. Tóm lại, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán để thực hiện tốt chức năng vốn có của mình phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kỳ đất nước đang có sự đổi mới như hiện nay. CHƯƠNG II TÌNH HÌNH CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY VẬT TƯ & THIẾT BỊ TOÀN BỘ I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY VẬT TƯ & THIẾT BỊ TOÀN BỘ 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ (VT &TBTB) - tên giao dịch là MATEXIM (Material and Technical Export - Import Corporation) - là công ty thương mại thuộc tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam (VEAM) trực thuộc bộ công nghiệp - được thành lập ngày 17/09/1969. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty trải qua các giai đoạn như sau: * Giai đoạn 1969-1978: Tiền thân của công ty VT &TBTB là công ty trực thuộc Bộ cơ khí và luyện kim,được thành lập theo quyết định số 14/CKLK/TC2 ngày 17/09/1969 của Bộ trưởng Bộ cơ khí và luyện kim. Khi mới thành lập công ty có các tổng kho, các ban tiếp nhận và các xí nghiêp, cụ thể: + Các tổng kho: Tổng kho1 (Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội), tổng kho 2 (Hải Phòng), tổng kho 3 (Bắc Thái ). + Các ban tiếp nhận: Ban tiếp nhận 1 (Yên Viên ,Gia Lâm, Hà Nội ), Ban tiếp nhận 2 (Hải Phòng), ban tiếp nhận 3 (Đà Nẵng). + Các xí nghiệp: Xí nghiệp vận tải Yên Viên (Hà Nội), xí nghiệp vật liệu 1 (Kim Anh, Hà Nội). Giai đoạn này, nhiêm vụ chủ yếu của công ty là quản lý kho tàng, giữ và cấp phát hàng theo lệnh của Bộ cơ khí và luyện kim, phục vụ cho ngành và một phần cho nền kinh tế quốc dân. Có thể nói, công ty đảm nhận nhiệm vụ “hậu cần” cho Bộ cơ khí và luyện kim. Trong những năm chiến tranh (1972-1973), công ty đảm nhận thêm nhiệm vụ phục vụ chiến đấu, vận tải lương thực vũ khí đạn dược,… cho chiến trường Miền nam. Hàng hoá của công ty chủ yếu được nhập từ Liên Xô, các nước XHCN qua cảng Hải Phòng và cửa khẩu Lạng Sơn. Năm 1978, theo yêu cầu nhiệm vụ phát triển chung của toàn ngành ,xí nghiệp thiết bị toàn bộ của công ty Vật tư được Nhà nước quyết định tách ra và thành lập công ty Thiết bị toàn bộ trực thuộc Bộ cơ khí và luyện kim. * Giai đoạn 1979-1993: Tròn một năm sau ngày thành lập công thiết bị toàn bộ, cũng do yên cầu phát triển mới của toàn bộ xã hộ, ngày 12/01/1979, Hội đồng Chính phủ đã ra quyết định số 14.CP, hợp nhất công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ thành công ty VT & TBTB trực thuộc bộ cơ khí và luyện kim. Nhiệm vụ chính của công ty trong giai đoạn này là thu mua, tiếp nhân, gia công khai thác, chế biến hàng hoá để cung cấp chủ yếu cho các xí nghiệp, đơn vị của Bộ . Hàng hoá ở đây là các loại vật tư chuyên dùng, chuyên ngành thông dụng, các thiết bị toàn bộ. * Giai đoạn 1993 đến nay: Ngày 05/05/1993, công ty được thành lập lại theo quyết định số 214 QĐ/TCNSTĐ với tên giao dịch là MATEXIM (Material and Technical Export - Import Corporation ) Giấy phép đăng ký kinh doanh số 018234 cấp ngày 20/05/1993. Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 1.01.1.122/CP ngày 20/09/1993. Tài khoản số : + 362-111-370-257 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam + 710A - 00626 tại Ngân hàng Công thương Việt Nam + 710A - 00454 tại chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội. Công ty VT & TBTB là Công ty thương mại trực thuộc Tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam (VEAM) và là: - Hội viên của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) - Thành viên sáng lập công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO) - Thành viên sáng lập công ty liên doanh cơ khí Việt Nhật (VJE) Ngoài trụ sở chính của công ty đóng tại đường Hoàng Quốc Việt - Hà nội,công ty còn có 10 chi nhánh, xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc trên phạm vi toàn quốc. * Năng lực kinh doanh của công ty: Tính đến ngày 05/05/1993, tổng số vốn kinh doanh của công ty là 25.180 triệu đồng, trong đó: + Vốn cố định: 5.710trđ + Vốn lưu động:19.470trđ + Nguồn vốn Ngân sách Nhà nước cấp: 16.742trđ + Vốn tự bổ sung: 7.438trđ + Vốn huy động: 1.000trđ Về tài sản của công ty: Công ty có 200.000m2 đất; hàng rào 10.500m2. Nhà xưởng sản xuất kinh doanh: 2.215m2; Trụ sở: 4.250m2. Hai tàu vận tải biển với trọng tải 1000 tấn. Đội vận tải đường sông với 5 xà lan trọng tải gần 5000 tấn; 9 xe ôtô vận tải (4 - 16 tấn); 9 xe cẩu; 3 xe nâng hàng (5 - 16 tấn); 8 xitéc chứa nhiên liệu, máy móc thiết bị và một số dây truyền sản xuất thép, gạch men, nước khoáng. * Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty:Công ty VT & TBTB nằm trong Bộ công nghiệp (Bộ sản xuất ) nhưng lại mang đặc thù riêng là hoạt động thương mại. Công ty đảm nhận nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau, thể hiện ở một số mặt chủ yếu sau: + Hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh các loại vật tư, phụ tùng, thiết bị phục vụ cho ngành Công nghiệp và các ngành kinh tế quốc dân trong cả nước. + Làm dịch vụ liên quan đến mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh và sản xuất ,. . . + Dịch vụ cho thuê xe, bến bãi, kho tàng,. . . + Công ty kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, các dịch vụ ăn uống xăng dầu,. . . + Làm đại lý bán các loại xe nâng cho hãng Logitrans (Đan Mạch); đại lý bán và vận chuyển xe máy cho công ty Honda - Việt Nam + Ngoài hoạt động kinh doanh, công ty còn tổ chức sản xuất các mặt hàng cơ khí, sắt thép, chế biến khoáng sản, các mặt hàng mây tre đan. * Khách hàng của công ty: Hiện nay, trên thị trường quốc tế, công ty có quan hệ mua bán, giao dịch với khoảng 20 nước như: Thái Lan, Sinhgapo, Malayxia, Hồng Kông, Trung Quốc, Nhật Bản, . . .(Châu á); Các nước thuộc Liên Xô cũ; Pháp, Đức, Hà Lan,. . .(Châu Âu); Mỹ, Canada,. . . Cho đến nay, MATEXIM đã trải qua hơn 30 năm phấn đấu và trưởng thành, mặc dù còn rất nhiều khó khăn như chuyển đổi cơ chế từ bao cấp sang cơ chế thị trường nên doanh nghiệp cũng phaỉ chuyển đổi cơ cấu tổ chức dần để phù hợp. Nhưng công ty VT & TBTB vẫn không ngừng phấn đấu vươn lên và đã đạt được những thành tích đáng kể. Công ty đã nhận được nhiều huân huy chương của Đảng và Nhà nước trao tặng như: Huân chương lao động hạng 2, bằng khen của Bộ Công nghiệp, các sản phẩm của công ty được nhiều người biết đến,. . .Công ty càng ngày càng khẳng định được mình, đứng vững trong nền kinh tế thị trường có nhiều khó khăn và đang biến động như hiện nay, và công ty đang có chiều hướng ngày càng mở rộng phát triển ra Thế giới. MATEXIM luôn đề ra các biện pháp giúp mở rộng sản xuất kinh doanh, tạo công ăn việc làm, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên. Sau đây là một số chỉ tiêu kinh tế mà công ty đã đạt được trong những năm gần đây: (trang sau) 2. Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh ở công ty VT & TBTB Công ty VT & TBTB khi mới thành lập có khoảng trên 300 cán bộ công nhân viên. Năm 1973, số lượng công nhân viên lên đến mức cao nhất là 1400 người. Trong quá trình sắp đặt lại cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế, số lượng công nhân viên của công ty giảm dần và cho đến nay chỉ còn 380 người: 80 người ở 8 phòng ban khối cơ quan và 300 người ở cơ sở. Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh của MATEXIM (trang sau) - Ban lãnh đạo :Gồm có 1giám đốc, 1phó giám đốc, Đảng uỷ và công đoàn. Ban lãnh đạo phụ trách tổng quát, đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng, các chi nhánh xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc. + Giám đốc : Là người đứng đầu công ty, điều hành chung toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, và cơ quan chủ quản cấp trên về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. + Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc và chỉ đạo điều hành phần việc được giám đốc uỷ quyền. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc. Công ty VT &TBTB có 8 phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau: - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng thiết bị: Có chức năng tham mưu cho GĐ về kinh doanh mua bán các loại hàng hoá, quan hệ với bạn hàng, để cung cấp hàng hoá đáp ưng nhu cầu của thị trường, kinh doanh XNK, uỷ thác XNK, mua bán các loại hàng hoá, vật tư và thiết bị toàn bộ. - Phòng tài chính - kế toán (TC - KT): có chức năng mở sổ sách kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi, quản lý tài sản cố định (TSCĐ), thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, lập báo cáo tài chính theo quy định. - Phòng kỹ thuật - kho - vận tải: Quản lý về công tác kỹ thuật, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, nhà xưởng,… - Phòng tổ chức lao động: Quản lý toàn bộ lực lượng lao động về chế độ chính sách, quản lý tình hình đi, đến của người lao động trong công ty. - Ban kiểm toán nội bộ: Được thành lập năm 1999 theo quy định của Nhà nước, hoạt động riêng trực thuộc GĐ, có nhiệm vụ kiểm soát, kiểm toán công tác kế toán - tài chính, giúp GĐ kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán để kịp thời sửa chữa, chấn chỉnh những sai sót. - Văn phòng công ty: Phụ trách vấn đề hành chính và quản trị trong công ty, phục vụ hội nghị lễ tân,. . . Gồm các bộ phận :y tế, thường trực, văn thư lưu trữ. -Tổng kho Hà nội (mới thành lập): là đơn vị trực thuộc cơ quan công ty, tổ chức tiếp nhận, bảo quản, bốc xếp và giao nhận vật tư hàng hóa của công ty giao. Tóm lại, các bộ phận phòng ban trong công ty tuy đảm nhận những chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có nục đích chung là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 3.Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty MATEXIM là công ty thương mại có quy mô lớn, với mạng lưới chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam, phòng kế toán của công ty được áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, cơ cấu theo sơ đồ sau: (Trang sau) - Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong phòng kế toán công ty: Kế toán trưởng: Phụ trách chỉ đạo chung hoạt động của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban giám đốc về công tác tài chíng kế toán. - Phó trưởng phòng kế toán ( kiêm kế toán tổng hợp): Làm tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động của phòng kế toán, phụ trách chuyên môn, điều hành phòng kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt, kiểm tra đối chiếu số liệu, lập báo cáo kế toán gửi lên cấp trên và thực hiện các phần kế toán còn lại. - Kế toán thuế: Theo dõi các khoản phải nộp ngân sách, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT. - Kế toán thanh toán tiền mặt: Thanh toán các khoản chi của công ty cho các bạn hàng, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, lập các phiếu thu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt trong két, xuất nhập tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi tiền mặt . - Kế toán ngân hàng : Chịu trách nhiệm riêng rẽ hoạt động giao dịch với ngân hàng. - Kế toán theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi tình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, vật tư. - Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Hạch toán mua hàng, nhập khẩu vật tư hàng hoá và tình hình thanh toán với người bán. - Kế toán thanh toán với khách hàng: Theo dõi tình hình bán hàng và các khoản phải thu của khách hành. - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tài sản cố định của công ty và tình hình khấu hao TSCĐ. - Kế toán chi phí : Theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ toàn công ty. - Kế toán xác định kết quả. Việc tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán như vậy có nhiều thuận tiện trong hạch toán, kiểm tra kế toán và trong công tác quản trị vì thông tin lấy được từ bộ phận kế toán có độ chính xác cao. Chế độ kế toán mà công ty áp dụng như sau: + Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N + Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. + Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng theo quyết định số 166/1999/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/1999 + Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Sau kỳ kinh doanh (thường cuối mỗi quý), công ty lập báo cáo quyết toán gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Cuối kỳ, công ty còn lập bảng tổng hợp TSCĐ, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (theo tháng), báo cáo chi phí dịch vụ, chi phí quản lý doanh nghiệp. Định kỳ, các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo lên phòng kế toán công ty để quyết toán, các cán bộ chuyên quản có nhiệm vụ đến kiểm tra hoạt động kế toán ở đơn vị cấp dưới. Trên công ty bộ phận kiểm toán nội bộ đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra theo định kỳ tháng một. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng II.TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VT &TBTB Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của MATEXIM, công ty tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là qua phương thức bán buôn qua kho và phương thức bán giao hàng tại cảng, ngoài ra công ty còn nhận xuất khẩu uỷ thác. ứng với mỗi phương thức bán hàng sử dụng chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ là khác nhau. Cùng với phương thức bán hàng, phương thức thanh toán với khách hàng là bằng tiền, tiền gửi Ngân hàng (với khách hàng trong nước) và thanh toán bằng L/C với khách hàng bên ngoài. 1. Hạch toán ban đầu Tổ chức hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán. Dựa trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty, kế toán tiến hành tổ chức hạch toán ban đầu, việc hạch toán ban đầu ở công ty cho nghiệp vụ bán hàng bao gồm: - Xác định các loại chứng từ cần sử dụng cho từng bộ phận, các chứng từ cầc phải được sử dụng và ghi chép theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra, có thể xây dựng thêm một số loại chứng từ khác cần thiết. - Quy định người ghi chép các chứng từ, chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của phương pháp ghi chép. - Quy định trình tự luân chuyển chứng từ ban đầu và các bộ phận lên phòng kế toán. Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, phiếu thu,. . . + Do công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên chứng từ bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành. Khi có nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh kế toán lập hoá đơn GTGT (biểu 1). Hoá đơn được lập thành 3 liên có nội dung kinh tế hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là: Liên 1: được lưu tại cuống hoá đơn Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán + Phiếu xuất kho (biểu 2): dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho bán cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị. Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lượng công cụ dụng cụ, làm căn cứ để hạch toán chi phí. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: một liên lưu lại, một liên giao cho khách hàng và một liên chuyển về phòng kế toán. + Thẻ kho (biểu 3): dùng để theo dõi số lượng xuất nhập tồn kho từng loại vật tư hàng hóa ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất vủa thủ kho.Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng. Theo định kỳ (mười ngày hoặc cuối tháng) nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (biểu 4 ): dùng để theo dõi số lượng vật tư, hàng hóa di chuyển từ kho này đén kho khác thong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do kế toán trạm lập thành hai liên. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký, ghi rõ họ tên vào các liên của phiếu rồi giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đường. Thủ kho nhập nhận hàng và ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng năm nhập và cùng người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Thủ kho nhập giữ lại liên 2 còn liên 1 chuyển cho thủ khho xuất để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán Biểu 1 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 20/01/2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL EV: 00-B No :012216 Đơn vị: Hoàng Quốc Việt, Hà nội Số tài khoản 1 0 0 1 0 0 3 6 1 3 0 Điện thoại:8361622 MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hoằng Đơn vị: Chi nhánh vật tư Thái Nguyên 1 0 0 1 0 0 3 6 0 0 2 1 3 0 Địa chỉ: Phổ Yên, Thái Nguyên Số tài khoản Hình thức thanh toán: MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) A B C 1 2 3 Thép hợp kim G12M0V f40 mm Tấn 3,445 1170 4.030,65 f60 mm Tấn 3,005 1170 3.515,85 f100 mm Tấn 0,549 1170 642,33 Tổng số Tấn 6,999 8.188,83 Quy ra VNĐ theo tỷ giá tạm tính 15.120đ/USD 15.120đ/USD*8.188,83=123.815.110,00đ Cộng tiền hàng: 123.815.110,00đ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 6.190.755,00đ Tổng cộng tiền thanh toán: 130.005.862,00đ Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu, năm nghìn tám trăm sáu nhăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 01 năm 2002 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thanh Hoằng Đơn vị: Chi nhánh vật tư Thái Nguyên Lý do xuất kho: Xuất tại kho: STT Tên hàng và quy cách phẩm chất vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá(USD) Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép hợp kim G12M0V Ø 40mm Tấn 3,445 3,445 1170 4.030,65 Ø60mm Tấn 3,005 3,005 1170 3.515,85 Ø 100mm Tấn 0,549 0,549 1170 642,33 Tổng sổ Tấn 6,999 6,999 8.188,83 Quy ra Việt Nam đồng theo tỷ giá tạm tính 15120đ/USD 15120đ/USD*8.188,83USD=123.815.110đ Cộng - - - - 123.815.110 Biểu 3 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2002 Kho: của công ty Vật tư & thiết bị toàn bộ-MATEXIM Tờ số : 1 Tên hàng : Thép hợp kim G12M0V Mã số: Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 08 10 10/01/02 20/01/02 Tồn đầu tháng 01/2002 Nhập kho Xuất kho Cộng phát sinh Tồn cuối tháng01/02 10/01 20/01 6,999 6,999 6,999 6,999 Biểu 4 Đơn vị: Công ty VT &TBTB Địa chỉ: Đường Hoàng Quốc Việt - Hà nội Mẫu số 03-VT Ban hành theo QĐ số 1141-tài chính/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính AM/99-B PHIẾU XUẤT KHO Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 22 tháng 01 năm 2002 Liên2: Dùng để vận chuyển hàng Căn cứ lệnh điều động số 34 ngày 22 tháng 01 năm 2002 Của về việc Họ tên người vận chuyển: Anh Thắng Phương tiện vận chuyển : xe 53M-5835 Xuất tại kho: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 Tôn silic Cộng Tấn Tấn 11,575 11,575 11,575 11,575 93.412.500 93.412.500 Xuất ngày 22 tháng 01 năm 2002 Nhập ngày 22 tháng 01 năm 2002 Người lập biểu (ký, họ tên) Thủ kho xuất (ký, họ tên) Người vận chuyển (ký, họ tên) Thủ kho nhập (ký, họ tên) 2. Vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất để hạch toán tổng hợp 2.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng, kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 511”Doanh thu bán hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế. Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại. - Số thuế TTĐB và thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ Bên có: Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2: + TK5111”Doanh thu bán hàng hoá” + TK5112”Doanh thu bán các thành phẩm” + TK5113”Doanh thu cung cấp dịch vụ” + TK5114”Doanh thu trợ cấp, trợ giá” - Tài khoản 156”Hàng hoá” Tài khoản 1561A”Hàng hóa xuất bán tại kho, trong đó chi tiết Tài khoản 1561A-gt”hàng bán thẳng tại cảng” Tài khoản 1561B”Hàng hoá nhận xuất khẩu uỷ thác” - Tài khoản 632”Giá vốn hàng bán” - Tài khoản 641”Chi phí bán hàng” - Tài khoản 642”Chi phí quản lý doanh nghiệp “ - Tài khoản 911”Xác định kết quả kinh doanh “ Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như: Tài khoản 111, 112, 131, 3331, 007,. . . 2.2 Trình tự hạch toán 2.2.1 Phương thức bán buôn qua kho Khi xuất hàng hóa giao cho bên mua và đại diện bên mua ký nhận vào chứng từ xác định đã nhận đủ hàng và đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận nợ. Kế toán căn cứ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, lập chứng từ ghi sổ phản ánh trị giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ theo định khoản: Nợ TK131 Người mua chấp nhận nợ (tổng giá thanh toán) Nợ TK111,112 Tổng giá thanh toán nhận bằng tiền Có TK511(5111)Doanh thu bán hàng hóa Có TK333(3331)Thuế GTGT phải nộp Đồng thời ghi bút toán kết chuyển giá vốn: Nợ TK632 Giá vốn hàng bán Có TK156 Nếu phát sinh chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển bốc dỡ ) kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ khác ghi: Nợ TK641 Giá phí chưa thuế Nợ TK133 Thuế GTGT Có TK111,112,.. .Giá thanh toán chi phí Ví dụ: Ngày 20/01/02 công ty xuất kho bán hàng hoá (Hoá đơn GTGT số 012216 được tóm tắt như sau: Tên hàng Đvị Số lượng Đơn giá bán Thành tiền Thép hợp kim G12M0V Ø40mm Tấn 3,445 17.490.400 60.946.428 Ø60mm Tấn 3,005 17.490.400 53.159.652 Ø100mm Tấn 0,549 17.490.400 9.712.030 Tổng số Tấn 6,999 123815.110 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 6.190756 Tổng cộng tiền thanh toán 130.005.866 Tiền hàng chưa thanh toán Giá vốn của hàng bán là: 17.085.600đ/Tấn Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập chứng từ ghi sổ ghi nhận doanh thu . Nợ TK 131 : 130.005.866 Có TK511 (5111) : 123.815.110 Có TK 333 (33311): 6.190.756 Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bán, kế toán ghi : Nợ TK632 119.582.114 Có TK 156 2.2.2. Kế toán bán hàng tại cảng Phòng kinh doanh cử người xuống cảng tiếp nhận hàng hoá có thể giao trực tiếp từ tàu xuống và bán cho khách hoặc kiểm nhận nhập kho rồi mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đặt mua từ trước, đến công ty nộp tiền lấy hóa đơn, khi hàng về xuống cảng, đưa hóa đơn cho nhân viên tiếp nhận hàng của phòng kinh doanh để lấy hàng. Nhân viên của phòng kinh doanh căn cứ vào hóa đơn để giao cho khách hàng. Khi người mua nhậnđủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, hàng xác định là tiêu thụ. Hóa đơn được chuyển về phòng kế toán,căn cứ vào đó lập bảng chứng từ ghi sổ. Khi hàng về cảng kế toán ghi nhận trị giá hàng hóa vào TK 1561A-gt mà không hạch toán vào TK 151, theo trình tự như sau: + Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1561A-gt Trị giá hàng hóa theo tỷ giá thực tế Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 112 (1122) Nếu thanh toán bằng ngoại tệ (theo TGHT) Có TK 331 Nếu doanh nghiệp chưa thanh toán + Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế: Nợ TK 1561A-gt Trị giá hàng hóa theo tỷ giá thực tế Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 112 (1122) Nếu thanh toán bằng ngoại tệ (theo Có TK 331 Doanh nghiệp chấp nhận nợ Thuế nhập khẩu : Nợ TK 1561A-gt Số thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 3333 Khi giao hàng hóa cho khách hàng, có hóa đơn chuyển về phòng kế toán, ghi: Nợ TK 131 Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán Nợ TK 111, 112 Có TK 511 (5111) Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT Có TK 333 (33311) Thuế GTGT Kết chuyển giá vốn của hàng bán: Nợ TK 632 Giá vốn của hàng bán Có TK 1561A-gt 2.2.3. Kế toán bán hàng xuất khẩu Công ty hiện nay chưa xuất hiện nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu trực tiếp mà công ty mới nhận xuất khẩu uỷ thác. Đây là một trong những hoạt động của lĩnh vực dịch vụ. Doanh thu từ hoạt động này được phản ánh vào TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. Công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng với khách hàng, tiến hành làm thủ tục xuất khẩu, nộp các khoản thuế xuất khẩu, chi các khoản phí vận chuển ngoài nước nếu có. Những khoản chi phí mà công ty chi ra trong quá trình xuất khẩu sẽ thu lại của bên giao uỷ thác (nếu theo hợp đồng bên giao uỷ thác chịu). Kết thúc việc xuất khẩu sẽ được hưởng phần hoa hồng uỷ thác do hai bên thoả thuận (thường công ty nhận được khoản hoa hồng từ 0,8% - 1% tổng doanh thu xuất khẩu). Khi nhận hàng do đơn vị ủy thác bàn giao, nếu chuyển thẳng và bán theo giá FOB thì không phải ghi sổ tổng hợp. Trường hợp hàng nhận nhập kho để chờ xuất khẩu hoặc chuyển thẳng xuống phương tiện để xuất theo giá CIF thì phản ánh vào TK1561B mà công ty không sử dụng TK 003 “Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi” . - Khi hàng xuất khẩu hoàn thành thủ tục hải quan và được xác định là hàng xuất khẩu, kế toán ghi: + Nếu khách hàng thanh toán ngay: Nợ TK 1112, 1122 Tổng số tiền hàng tính theo tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 331 Số tiền phải trả (theo tỷ giá hạch toán) Có TK 5113 Hoa hồng uỷ thác theo tỷ giá thực tế Có TK 333 (33311)Thuế GTGT tính trên hoa hồng uỷ thác + Nếu khách hàng chấp nhận nợ: Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng theo tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 331 Số tiền phải trả (theo tỷ giá hạch toán) Có TK 5113 Hoa hồng uỷ thác theo tỷ giá thực tế Có TK 333 (33311) Thuế GTGT tính trên hoa hồng uỷ thác Khi nhận được giấy báo có về số tiền xuất khẩu do khách hàng trả bằng ngoại tệ gửi vào Ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 1122 Số tiền đã thu theo tỷ giá hạch toán Có TK 131  Đồng thời ghi: Nợ TK 007 Ngoại tệ - Số tiền chi phí xuất khẩu, thuế xuất khẩu công ty chi hộ cho bên giao uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388) Số thực chi Có TK 111, 112 - Khi kết thúc hợp đồng, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng và tính toán, thanh toán số tiền công ty còn phải trả cho bên giao uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 331 Số tiền đã trả theo tỷ giá hạch toán Có TK 111, 112 Đồng thời, (nếu trả bằng ngoại tệ) ghi : Có TK 007 Ngoại tệ * Cuối kỳ xác định doanh thu thuần, kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả: Nợ TK 511 Doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ Có TK 911 Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ : Nợ TK 911 Giá vốn hàng hóa đã tiêu thụ Có TK 632 Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 Chi phí bán hàng Có TK 641 Kết chuyển chi phí quản lý: Nợ TK 911 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 642 Nếu có lãi kế toán ghi: Nợ TK 911 Số tiền lãi Có TK 421 Nếu bị lỗ kế toán ghi: Nợ TK 421 Số tiền lỗ Có TK 911 3. Sổ kế toán và báo cáo kế toán. Hệ thông sổ kế toán công ty sử dụng phục vụ cho công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa bao gồm hai loại: - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết Bên cạnh những sổ mở theo mẫu quy định chung của Bộ tài chính, cán bộ phòng kế toán còn tự thiết kế một sốmẫu phục vụ cho công tác hạch toán trên cơ sở thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đòi hỏi. Cụ thể, để phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, công ty đã sử dụng các sổ kết toán sau: - Sổ theo dõi TK 511 - Sổ theo dõi hóa đơn bán hàng - Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng - Báo cáo chi tiết hàng xuất khẩu uỷ thác - Sổ chi tiết TK 1561A - Sổ cái TK 632 - Báo cáo số dư hàng hóa - Báo cáo chi phí bán hàng - Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp * Sổ theo dõi hóa đơn bán hàng (Bảng 5) Để theo dõi hóa đơn bán hàng của từng lần bán hàng trong từng tháng, công ty sử dụng sổ theo dõi hóa đơn bán hàng. Sổ này được lập chi tiết cho từng đơn hàngvà được lập trên cơ sở các hoá đơn GTGT. Phương pháp lập như sau: - Cột hóa đơn : Ghi số hiệu, ngày tháng của các hoá đơn GTGT, được lập khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột tên hàng: Phản ánh tên của từng loại mặt hàng có trong hóa đơn GTGT. - Cột thuế suất: Ghi thuế suất của từng loại mặt hàng có phản ánh trên hóa đơn GTGT. - Cột giá bán chưa có thuế: Căn cứ vào hóa đơn GTGT để kế toán ghi đơn giá xuất bán khôn bao gồm cả thuế GTGT. - Cột thuế GTGT: Phản ánh số tiền thuế GTGT của từng mặt hàng tương ứng với thuế suất của hàng hóa đó. - Cột ghi chú: Ghi lại tên khách hàng đã mua hàng hóa của công ty và tình hình thanh toán của họ. * Sổ theo dõi TK 511 (Bảng 6) Để theo dõi doanh thu bán hàng của công ty trong tháng, kế toán dở sổ theo dõi TK 511. Doanh thu của mỗi mặt hàng sẽ được phản ánh một dòng trên sổ theo dõi và được đối chiếu trên sổ theo dõi hóa đơn bán hàng. Phương pháp lập: - Cột chứng từ: Ghi số hiệu và ngày tháng của từng hóa đơn GTGT (từng lần bán hàng) được ghi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột diễn giải: Phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột giá mua: Phản ánh trị giá mua của toàn bộ số hàng đã bán theo từng mặt hàng được xác định là bán trong kỳ. - Cộtgiá bán(chưa có thuế): Ghi lại giá của hàng hóa xuất bán và đã được ghi trên hóa đơn GTGT, không bao gồm cả thuế GTGT. - Cột thuế GTGT: Phản ánh số tiền thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hóa bán ra. * Sổ chi tiết TK 1561A (Bảng 7) Kế toán sử dụng sổ chi tiết theo dõi TK 1561A để theo dõi số hàng hóa tồn kho. Cơ sở để ghi vào sổ này là các chứng từ hóa đơn nhập - xuất và các chứng từ khác có liên quan. Phương pháp ghi: - Cột số thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 1561A. - Cột diễn giải: Ghi tên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột dư đầu kỳ: Bên nợ của cột dư đầu kỳ phản ánh trị giá hàng hóa còn lại đầu kỳ. Số liệu của cột này được lấy từ cột tồn cuối của sổ chi tiết tài khoản 1561A kỳ trước. - Cột phát sinh trong kỳ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập - xuất kho trong kỳ. Cột ghi nợ: Ghi vào cột này khi có phát sinh hàng nhập kho trong kỳ. Cột ghi có: Phản ánh tổng trị giá hàng xuất kho trong kỳ. - Cột dư cuối kỳ: Phản ánh số tồn kho cuối tháng bằng số dư đầu kỳ cộng số phát sinh Nợ trừ số phát sinh Có trong kỳ. * Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng (Bảng 8) Để theo dõi hàng hóa bán giao thẳng kế toán phản ánh trên báo cáo chi tiết hàng giao thẳng .Cơ sở để lập báo cáo này là sổ chi tiết tài khoản 1561A-gt ,các hoá đơn GTGT và chứng từ khác . Phương pháp lập: - Cột số thứ tự : Ghi thứ tự các mặt hàng đã nhập sau đó bán luôn tại cảng. - Cột tên hàng : Phản ánh tên của các hàng hoá . - Cột hóa đơn : Ghi lại số hoá đơn và ngày mà phát sinh nghiệp vụ kinh tế đó. - Cột ghi nợ tài khoản 632 và ghi có tài khoản 1561A-gt : phản ánh bút toán kết chuyển gía vốn của hàng bán. - Cột ghi nợ tài khoản 1561A-gt có các tài khoản 331,333 phản ánh trị giá trị giá thực tế của hàng nhập khẩu và các tài khoản đối ứng của nó. * Báo cáo chi tiết hàng xuất khẩu uỷ thác:(Bảng 9) Để theo dõi các nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác hàng hoá kế toán lập báo cáo chi tiết hàng xuất khẩu uỷ thác.Căn cứ để lập là các chứng từ gốc. Phương pháp lập: - Cột thứ tự: Ghi lại theo từng lần xuất khẩu hàng hoá trong tháng . - Cột tên đơn vị: Phản ánh tên của các đơn vị , công ty hay xí nghiệp đã giao uỷ thác cho công ty mình xuất khẩu . - Cột chứng từ : Ghi lại số hiệu và ngày tháng của chứng từ để chứng minh có phát sinh nghiệp vụ xuất khẩu ủy thác . * Sổ cái : Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp . Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Cuối kỳ, cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng sổ phát sinh nợ , và tổng số phát sinh có để tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ và kiểm kê đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Sổ cái tài khoản 632 Sổ cái tài khoản 642 * Báo cáo số dư hàng hóa: (Bảng 12) Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là công ty tính giá vốn hàng xuất bán bằng trị giá mua thựctế của hàng nhập kho cộng với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong kỳ hay chính là phương pháp tính theo đơn giá thực tế đích danh. Nên để quản lý hàng tồn kho theo từng lô hàng, kế toán phải lập báo cáo số dư hàng hóa để ban lãnh đạo công ty được biết và để quản lý tốt hơn . Phương pháp lập như sau: - Cột số thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng - Cột khối hàng: Ghi tên, lô hàng còn đầu kỳ và nhập - xuất trong kỳ - Cột xuất nhập trong kỳ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập xuất phát sinh trong kỳ. - Cột số dư đầu kỳ: Phản ánh khối hàng còn lại ở đầu kỳ . Số liệu ở cột này được lấy từ cột tồn cuối kỳ của báo cáo số dư hàng hóa kỳ trước. - Cột tồn kho cuối kỳ: Phản ánh trị giá của hàng hóa còn lại ở cuối kỳ, giá trị này được tính bằng số dư đầu kỳ cộng số hàng nhập trong kỳ trừ đi số hàng xuất trong kỳ. * Báo cáo chi phí bán hàng (Bảng 13) Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, trên cơ sở các sổ chi tiết chi phí, kế toán tập hợp theo bảng . * Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp: Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại, xử lý ghi vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Công ty không mở TK cấp 2 để phản ánh nội dung chi phí mà phản ánh trực tiếp. Kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp theo bảng 14. Bảng 6 SỔ THEO DÕI TÀI KHOẢN 511 Đ.vị: đồng Chứng từ Diễn giải Giá mua Giá bán (chưa có thuế) Thuế GTGT Số Ngày 012216 012218 034951 03925 035290 20/ 01/ 02 21/ 01/ 02 23/ 01/ 02 24/ 01/ 02 30/ 01/ 02 Thép hợp kim G12 M0V chi nhánh vật tư Thái Nguyên Tôn Silic (Cty VTvà TBTB) Chi nhánh vật tư m. Nam khối kim khí Anh Khoá - Tổng kho I HTX công nghiệp và cơ khí 119.582.114 90.212.500 5.101.491 17.806.083 20.500.000 123.815.110 93.412.500 5.420.700 17.852.500 21.300.000 6.190.756 4.670.625 271.035 892.625 1.065.000 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 10 SỔ CÁI Tháng 01 năm 2002 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/ 1 31/ 1 Hàng thép hợp kim G12M0V đã bán . . . . . Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả Cộng sổ phát sinh, số dư cuối kỳ 1561hk 911 131.575.110 131.575.110 131.575.110 131.575.110 Người ghi Kế toántrưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 12 BÁO CÁO SỐ DƯ HÀNG HÓA Đến 31/ 03/ 2001 TT Khối hàng Số dư đầu kỳ 01/ 01/ 2001 Nhập - xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ Nhập Xuất 1. 2. 3. 4. 5. Kim khí Hàng L/C Hàng tạp phẩm Thiết bị bán lẻ Điện Cộng 3.715.776.813 1.076.309.020 78.504.338 1.37.670 77.501.046 5.449.888.887 1.717.590.400 586.831.600 2.304.422.000 1.912.450.610 3.905.384 821.200 1.917.177.158 3.520.916.603 1.659.235.272 77.743.138 1.737.670 577.501.046 5.837.133.729 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 13 BÁO CÁO CHI PHÍ BÁN HÀNG Tài khoản: 642 Năm : 2001 (Văn phòng công ty) Đ.vị: đồng STT KHOẢN MỤC SỐ TIỀN GHI CHÚ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Chi phí tiếp nhận vận chuyển Lương cán bộ công nhân viên Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Khấu hao TSCĐ Chi phí khác bằng tiền Thuế đất Hàng hóa hao hụt, mất phẩm chất Tổng cộng 2.845.330.361 815.062.907 102.292.731 13.639.031 13.639.031 554.963.527 2.146.99.421 105.436.241 452.385.100 7.049.648.350 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 14 BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tài khoản: 642 Năm :2001 (Văn phòng công ty) Đơn vị tính: đồng STT KHOẢN MỤC SỐ TIỀN GHI CHÚ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Lương cán bộ công nhân viên Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chi phí xuất nhập khẩu hàng hóa Chi phí khác bằng tiền Trích trước chi phí phải trả Chi phí sửa chữa thường xuyên Kinh phí nộp cấp trên Tổng cộng 561.857.411 49.404.814 7.341.705 7.341.705 477.652.372 329.023.263 1.945.976.429 796.934.234 376.993.171 464.957.382 295.418.400 128.087.433 5.440.988.319 Người ghi Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 15 PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC Số TK 1561 Tháng 01, năm 2001 Stt Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1. 2. 3. Nhập kho kim khí Xuất kho hàng SupM0 Xuất kho hàng L/l Cộng 1561kk 632 632 331 1561SM 1561L/l 517.485.651 517.485.651 186.767.422 6.149.160 472.310.000 665.226.582 Người lập Kế toántrưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY VẬT TƯ & THIẾT BỊ TOÀN BỘ I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY VẬT TƯ VÀ THIẾT BỊ TOÀN BỘ Sau thời gian thực tập tốt nghiệp tại phòng kế toán của Công ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán bán hàng nói riêng ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý, nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa phù hợp. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh nêu ra một số nhận xét của bản thân về tố chức công tác kế toán bán hàng ở công ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ. 1. Về ưu điểm Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của Công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở Công ty. Công ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ là một công ty thương mại có quy mô lớn với mạng lưới chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam. Vì vậy, việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung nửa phân tán là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng Kế toán. Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ đơn giản, dễ ghi chép , thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên liên tục ở Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ảnh đầu tư chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai: Việc lập kế hoạch bán hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch do phòng kinh doanh của Công ty đảm nhận với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động có trình độ. Do đó, các kế hoạch bán hàng luôn được hoàn thành tốt, đáp ứng nhu cầu về hàng hóa được bán ra theo đúng kế hoạch. Thứ ba: Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán bán hàng được sử dụng đầu đủ, đúng chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành. Trình tự luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán hợp lý, tạo điều kiện cho việc hạch toán đúng, đủ , kịp thời quá trình bán hàng. Thứ tư: Bộ phận kế toán bán hàng của Công ty tự lập các báo cáo chi tiết hàng hóa, nhật ký. . . để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình xuất bán hàng hóa. Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp, đảm bảo sự kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa kho và phòng kế toán (thẻ kho- sổ chi tiết hàng tồn kho- bảng kê tổng hợp nhập - xuất – tồn). Kế toán trong Công ty đã hạch toán chi tiết kết quả tiêu thụ cho từng lô hàng và đã thiết lập các sổ, thẻ chi tiết tương đối hoàn chỉnh. 2. Những vấn đề còn tồn tại Cùng với những ưu điểm trên, công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay, cụ thể: Thứ nhất: Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Trong trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ những chứng từ gốc, sổ chi tiết báo cáo chi tiết, cuối tháng kế toán tổng lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc rồi chuyển cho kế toán tổng hợp ghi sổ cái tài khoản. Mặc dù Công ty không xảy ra hiện tượng bỏ sót hay thất lạc chứng từ ghi sổ khi không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nhưng theo em Công ty nên lập đăng ký chứng từ ghi sổ để có thể quản lý chặt chẽ hơn các phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Thứ hai: Ghi sổ kế toán chưa cụ thể Sổ chi tiết tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” còn đơn giản chỉ thể hiện ở mặt tổng số của từng lần tiêu thụ mà không thể hiện được đơn giá, số lượng từng lần tiêu thụ. Thứ ba: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý Chi phí bán hàng trong kỳ tập hợp được bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra, điều này là hoàn toàn không hợp lý. Kế toán cần phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa bán ra và hàng còn lại. Tuy nhiên, chỉ phân bố cho hàng còn lại những khoản chi phí dự trữ, bảo quản hàng hoá. Chi phí quảnlý doanh nghiệp tập hợp trong kỳ phân bổ hết cho hoạt động tiêu thụ hàng hóa làm ảnh hưởng đến việc thanh toán, xác định kế quả kinh doanh cho từng hoạt động vì Công ty còn có hoạt động dịch vụ, góp vốn kinh doanh. Thứ tư: Hệ thống danh điểm hàng tồn kho Tuy thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hóa nhưng Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồnkho thống nhất toàn công ty. Hàng hóa của Công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách, nguồn gốc, . . . mà thủ kho mới chỉ phân chia các loại hàng hoá thành từng nhóm ( ví dụ như nhóm hàng kim khí, nhóm thiết bị lẻ, hàng điện . . .) Khi đối chiếu từng loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế toán phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại, quy cách, nguồn gốc rất mất thời gian và công sức. Như vậy, nếu xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty sẽ giảm được khối lượng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt hiệu quả cao hơn. II. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY VẬT TƯ VÀ THIẾT BỊ TOÀN BỘ. 1. Yêu cầu của việc hoàn thiện Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống kế toán của Nước ta đã không ngừng được đổi mới cho phù hợp. Nhưng do tính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp, lại diễn ra rất khẩn trương nên chắc chắn còn có nhiều khiếm khuyết và có những quy trình chưa được hoàn toàn phù hợp. Mặc dù hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa được xây dựng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và tương lai nhưng trong quá trình nền kinh tế vận động, đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ mới nảy sinh mà khi xây dựng chế độ kế toán các nhà kinh tế không lường hết đươc. Thêm nữa, khi áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, với đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị cụ thể, có như vậy thì hệ thống kế toán mới phát huy tốt vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế doanh nghiệp. Do đặc thù kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thương mại mà với hầu hết các doanh nghiệp thương mại đang hoạt động kinh doanh trên thị trường thì tiêu thụ hàng hóa là khâu quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khi đẩy mạnh được quá trình bán hàng thì doanh thu ngày càng tăng, bù đắp chi phí và tạo ra khoản lợi nhuận ngày càng nhiều và đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện dần, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang trên đà phát triển. Chính vì vậy, mà kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Để thực hiện được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Để theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, Nhà nước ta thường xuyên ra các thông tư nhằm ngày càng hoàn thiện hơn nữa chế độ kế toán - tài chính, mà gần đây nhất là 4 chế độ kế toán mới về hàng tồn kho, TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình và chế độ chuẩn mực kế toán về doanh thu và thu nhập khác đã được áp dụng vào các doanh nghiệp. Từ thực tế cho thấy yêu cầu hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán ở các doanh nghiệp nói chung và Công ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ nói riêng là hết sức quan trọng và cấp thiết. Muốn thực hiện được điều này chúng ta cần phải làm tốt các yêu cầu sau: Yêu cầu phù hợp: Trong kế toán Quốc tế, yêu cầu phù hợp đã trở thành một nguyên tắc, nghĩa là nó phải được đề cập đến trong kế toán. Vì vậy, khi hoàn thiện công tác kế toán cần coi trọng nguyên tắc này. Mỗi một doanh nghiệp cần vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt sao cho phù hợp với chế độ hiện hành , với loại hình hoạt động, đặc điêm kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý riêng của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, nó cần đòi hỏi phải phù hợp giữa doanh thu và chi phí . Yêu cầu thống nhất Yêu cầu này là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung, cũng như trong ngành thương mại nói riêng. Bởi vì, nó đảm bảo cho các quy định về thể lệ chế độ kế toán được thực hiện đầy đủ và đúng đắn trong doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo Công ty đến cơ sở, doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính kế toán do Nhà nước ban hành , vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiện thống nhất về nhiều mặt như về đánh giá hàng tồnkho, trích khấu hao TSCĐ, thống nhất về sử dụng tài khoản , về nội dụng, tên gọi và mẫu sổ . . . Trong doanh nghiệp còn phải chú ý đến sự thống nhất về việc sử dụng tài khoản sổ kế toán giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc. Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới việc sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm và có hiệu quả và mục đích cuối cùng là đạt được lợi nhuận kinh doanh cao nhất với chi phí hợp lý nhất. Do đó việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng không nằm ngoài mục đích đó. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng một mặt giúp giảm nhẹ công việc tổ chức, xử lý, ghi chép lưu trữ bảo quản chứng từ, sổ kế toán mà vẫn đảm bảo tính kịp thời , độ chính xác cao của thông tin kế toán. Mặt khác, nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong giám đốc, quản lý việc sử dụng tài sản tiền vốn của doanh nghiệp. Yêu cầu chính xác và kịp thời Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác cho ban lãnh đaọ phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp. Cần tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật và tính toán, ghi chép và xửlý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để từng bước nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Hơn nữa, trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay và sự cạnh tranh ngày càng ngay gắt thì yêu cầu này càng trở nên quan trọng. 1. Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện Trên cơ sở thực tế đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Công ty, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế và hoàn thiện thêm công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ. Thứ nhất: Công ty nên xem xét mở thêm sổ kế toán để hoàn thiện hệ thống sổ kế toán. Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán này là tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng rẽ là “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản”. Tuy nhiên, Công ty lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc vào cuối tháng, theo từng tài khoản, từ đó ghi vào sổ cái mà không lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ để ghi phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc là các báo cáo chi tiết, các sổ chi tiết, chứ không phải là chứng từ gốc. Phiếu này được lập vào cuối tháng nên đôi khi có tình trạng dồn toa công việc. Công ty nên lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ ghi sổ với định kỳ ngắn hơn, lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ – loại sổ tổng hợp theo thời gian để quản lý chặt chẽ các phiếu ghi sổ, tránh thất lạc , bỏ sót không ghi sổ, đồng thời sử dụng số liệu của sổ để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh và làm hoàn thiện hệ thống sổ kế toán. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu như sau: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm: . . . Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số Ngày Số Ngày Cộng Cộng tháng luỹ kế từ đầu tháng Người ghi biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Thứ hai: Do đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của Công ty rấtphức tạp và đa dạng nên kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hóa cần có hệ thống sổ SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Lô hàng: Chứng từ Diễn giải Ngày xuất hàng Số lượng đơn giá Thành tiền Ngày thanh toán Ghi chú Số Ngày Người ghi biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết bán hàng theo lô hàng là các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho và các hóa đơn thanh toán. Ngoài ra, sổ chi tiết doanh thu bán hàng cho từng mặt hàng cần được mở theo mẫu sau: SỔ CHI TIẾT TK 511 Tháng . . ./. . . Mặt hàng Ngày Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Nợ Có Số Ngày Người ghi biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Thứ ba: Việc tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý bán hàng. Chi phí bán hàng là một trong những yếu tố để tính toán kết quả bán hàng. Tính toán chính xác chi phí bán hàng cho hàng bán ra trong kỳ là một trong những yêu cầu quan trọng để tính toán chính xác kết quả bán hàng. Từ những chứng từ chi phí liên quan đến cả hàng tiêu thụ trong nước và hàng xuất khẩu (Nhận xuất khẩu uỷ thác hoặc xu hướng sẽ xuất khẩu trực tiếp của Công ty trong thời gian tới), kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết của chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí cuối kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm), trên cơ sở các sổ chi tiết này, kế toán tập hợp theo mẫu sổ sau: SỔ TỔNG HỢP VÀ PHÂN BỔ CHI PHÍ BÁN HÀNG Quý. . . Năm . . . Chỉ tiêu Nội dụng chi phí Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu Công cụ dụng cụ Cộng 1.Chi phí còn đầu kỳ 2. Chi phí phát sinh trong kỳ 3.Chi phí phân bổ cho hàng còn lại 4. Chi phí phân bổ cho hàng bán ra Người ghi biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Chi phí bán hàng liên quan trực tiếp tới hàng trong nước (chủ yếu là hàng nhập khẩu) và đối với hàng xuất khẩu được chi tiết riêng. Đối với chi phí chung cần được phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán ra ở các khoản như chi phí dự trữ, bảo quản hàng hóa, còn các khoản chi phí khác tập trung được bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra bấy nhiêu và phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ x Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng phát sinh trong kỳ = Thứ tư: Công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa thống nhất toàn Công ty. Để đảm bảo quản lý hàng hóa được chặt chẽ thống nhất, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai sót giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào công tác kế toán, . . . Công ty cần phải xây dựng một mẫu danh điểm thống nhât trong toàn Công ty. Danh điểm hàng hóa gắn liền với chủng loại , quy cách, kích cỡ của hàng hóa. Khi nhìn vào danh điểm của một loại hàng hóa nào đó có thể nêu tên cũng như đặc điểm chính của hàng hóa đó. Việc lập danh điểm như sau: Bảng :Quy cách đánh danh điểm hàng hóa Phòng kế toán lập sổ danh điểm hàng hóa Hệ thống danh điểm này được dùng thống nhất trong toàn công ty. Tuy thời gian đầu sử dụng, do bao quát khá nhiều các thông số kỹ thuật sẽ gây ra một số khó khăn, nhất là với bộ phận kế toán, nhưng vềlâu dài nó sẽ phát huy được hiệu quả vì tạo được sự thống nhất dễ mở rộng danh điểm, dễ kiểm tra đối chiếu với tên, chủng loại, quy cách hàng hóa, nhất là khi tin học đang xâm nhập vào lĩnh vực kế toán ngày càng sâu thì quản lý hàng hóa trên cơ sở danh điểm sẽ thuận tiện, hợp lý hơn. Thứ năm: Công ty nên từng bước thực hiện kế toán bán hàng trên máy vi tính. Trong những năm gần đây ngành khoa học kỹ thuật phát triển rất mạnh, nhanh đặc biệt là máy vi tính. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của việc xử lý thông tin một cách nhanh nhạy, có những quyết định kịp thời, phù hợp, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy ưu điểm và hiệu quả của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Ngày nay, khi công nghệ máy vi tính phát triển như vũ bão, đặc biệt là ứng dụng của máy vi tính vào hầu hết các công việc đều rât hiệu quả, vì vậy Công ty nên thực hiện công tá