Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ

LỜI NÓI ĐẦU Những năm vừa qua, cùng với quá trình phát triển nền kinh tế và với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường đã tạo điều kiện cho ngành thương mại - dịch vụ nước ta trưởng thành và phát triển, góp phần tích cực vào việc thoả mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng xã hội, nâng cao chất lượng cuộc sống. Trong điều kiện hiện nay, với xu hướng toàn cầu hoá, quan hệ buôn bán thương mại giữa nước ta với các nước bạn ngày càng được mở rộng về mọi mặt. Do vậy, vai trò của ngành thương mại đã trở nên rất quan trọng, không chỉ là cầu nối giữa sản xuất với kinh doanh trong nước mà còn mở rộng sang các nước trên thế giới. Điều này đã góp phần làm cho sản xuất trong nước phát triển sâu rộng, hàng hoá ngày càng phong phú đa dạng vế chủng loại, mẫu mã, chất lượng hàng hoá ngày càng được đảm bảo. Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại có thể hiểu là việc dự trữ - bán ra các loại hàng hoá thành phẩm, lao vụ, dịch vụ. Trong đó bán hàng là khâu cuối cùng và có tính quyết định đến hiệu quả của cả quá trình kinh doanh. Bởi vì, chỉ khi bán được hàng thì mới bảo toàn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, cải thiện đời sống và tinh thần của cán bộ công nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Đó chính là lí do mà các nhà quản lý dn phải luôn nghiên cứu hoàn thiện các phương pháp quản lý nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá. Trong đó, kế toán là một công cụ sắc bén và quan trọng trong doanh nghiệp không thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản ký tài sản, hàng hoá nhằm đảm tính năng động, sáng tạo và tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Tính toán và xác định hiệu quả của tiừng hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở vạch ra chiến lược kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại thì kế toán tiêu thụ hàng hoá là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là yêu cầu hết sức cần thiết không riêng với bất cứ doanh nghiệp thương mại nào. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, cùng với những kiến thức đã học ở trường, qua thời gian tìm hiểu thực tế hoạt động kinh doanh cũng như bộ máy kế toán tại công ty TNHH Hương Thuỷ, em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán của công ty với đề tài “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ”. Phạm vi của chuyên đề là những kiến thức về lý luận kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng, cùng với những kiến thức đã học về kinh tế thương mại, phân tích các hoạt động kinh tế ,. . . mà em đã được học tại trường Đại học Thương mại. Số liệu minh họa được lấy từ công ty TNHH Hương Thuỷ, phố Phan Phù Tiên - Hà nội. Kết cấu của chuyên đề gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các DNTM Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Hương Thuỷ Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Hương Thuỷ Trong quá trình thực tập, em được sự chỉ dẫn, giúp đỡ của các thầy cô trong bộ môn kế toán - tài chính doanh nghiệp thương mại mà trực tiếp là thầy giáo:Thạc sỹ Vũ Mạnh Chiến cùng các bác, các cô và các cán bộ kế toán phòng kế toán công ty TNHH Hương Thuỷ. Tuy nhiên, do phạm vi đề tài rộng, thời gian thực tế và hạn chế của bản thân nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong được sự chỉ bảo của các thầy, các cô, các bác, và phòng kế toán công ty để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I. ĐẶC ĐIỂM NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 1. Khái niệm Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện; vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá) sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh v.v. 2. Đặc điểm 2.1 Đối tượng phục vụ Về đối tượng phục vụ của doanh nghiệp thương mại là người tiêu dùng ,bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội. 2.2 Các phương thức và hình thức bán hàng Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý. Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng, chờ chấp nhận,..) 2.2.1 Phương thức bán buôn: Là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất ,. . . để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức: a. Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa hàng về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức : - Hình thức bán giao tay ba: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kêt với nhà cung cấp và khách hàng, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ cùng khách hàng đến nhận hàng do nhà cung cấp giao. Hành vi mua và bán hàng đồng thời được thực hiện. - Hình thức gửi hàng chuyển bán thẳng: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại say khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiệm vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ . b. Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức - Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuât kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Một liên của chứng từ giao cho người nhận hàng (bên mua), hai liên gửi về phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng. Số hàng đã giao nhận xong được coi là tiêu thụ. - Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hàng doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Chí phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, phải thu tiền của bên mua . 2.2.2 BÁN LẺ HÀNG HOÁ Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này cóđặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách .Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Theo hình thức bán hàng này, khách hàng không mất thời gian chờ thanh toán nhưng đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có nghiệp vụ vững vàng ,nhanh nhẹn hoạt bát, có trách nhiệm cao để tránh tình trạng nhầm lẫn, mất mát khi đông khách. - Hình thức bán hàng trả góp : Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhân doanh thu. Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc nột vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng, sau khi người mua bỏ tiền bào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. 2.2.3 PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG ĐẠI LÝ: - Hình thức gửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cở đại lý, ký gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý ,ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. - Hình thức bán hàng nhận đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp sẽ nhận bán hàng cho doanh nghiệp khác. Doanh nghiệp có trách nhiệm về số hàng đã nhận, tổ chức bán hàng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền hàng cho người giao đại lý khi hàng hoá đã được tiêu thụ. Hình thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá không thuộc sở hữu bán của doanh nghiệp và khi bán được hàng thì doanh nghiệp được hưởng hoa hồng tính trên giá bán. 2.3 Các phương thức thanh toán : Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như trị giá lô hàng bán, mức độ thường xuyên trong quan hệ mua bán, mức độ tín nhiệm lẫn nhau, . . . mà doanh nghiệp thương mại và người mua có thể thoả thuận lựa chọn sử dụng các phương thức, hình thức thanh toán khác nhau. 2.3.1 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN TRỰC TIẾP: Là quá trình bán hàng và thu tiền phát sinh cùng một thời điểm. Theo phương thức thanh toán này, có các hình thức sau : - Hình thức thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu: Là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán. Khi bên bán chuyển giao hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền, ngân phiếu để trả trực tiếp tương ứng với giá cả mà hai bên đã thỏa thuận. Thanh toán theo hình thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán nhưng thường chỉ áp dụng trong trường hợp hàng hóa có giá trị không lớn. - Hình thức trao đổi hàng: Theo hình thức này, khi bên bán chuyển giao hàng hóa cho bên mua thì bên mua xuất giao cho bên bán một lô hàng có giá trị tương ứng với giá trị lô hàng đã nhận được từ bên bán. Trong trường hợp này người bán đồng thời là người mua, mục đích không phải là thu tiền mà là mua một hàng khác tương ứng. Việc giao hàng diễn ra hầu như là đồng thời. Hiện nay, đôi lúc có thể dùng tiền để thanh toán một phần thiếu hụt. 2.3.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN KHÔNG TRỰC TIẾP Thanh toán không trực tiếp là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cáchh trích chuyển ở tài khoản của doang nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bên thông qua các tổ chức kinh tế trung gian thường là Ngân hàng. Ngân hàng là tổ chức trung gian thanh toán, nó giúp cho việc thanh toán giữa người mua và người bán được thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và đúng luật, tuỳ thuộc vào từng thương vụ, từng đối tượng khách hàng mà việc thanh toán không trực tiếp có thể được thực hiện theo một số hình thức sau: - Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản mà Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho người cung cấp hàng hóa lao vụ. - Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Là hình thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua thì sẽ lập uỷ thác thu yêu cầu Ngân hàng thu hộ số tiền từ người mua. Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có quan hệlàm ăn thường xuyên và tín nhiệm lẫn nhau hay dưới hình thức k inh doanh công ty mẹ - công ty con. - Hình thức thanh toán bằng séc: Séc là tờ lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu do Ngân hàng Nhà nước quy định yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền nhất định từ “Tài khoản tiền gửi thanh toán” của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên tờ lệnh đó hoặc cho người cầm tờ lệnh đó. - Hình thức thanh toán trả bằng thư: Là hình thức thanh toán trong đó bên mua yêu cầu Ngân hàng mở thư tín dụng tiến hành trả tiền cho bên bán nếu bên bán xuất trình được bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các nội dung đã ghi trong thư tín dụng. Hình thức thanh toán này, được áp dụng rất phổ biến, đặc biệt là trong kinh doanh xuất nhập khẩu, trong trường hợp bên mua và bên bán chưa có mối quan hệ tín nhiệm lẫn nhau vì theo phương thức này nó bảo đảm cả quyền lợi cho người mua và người bán. - Phương thức thanh toán nhờ thu Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán sau khi đã hoàn thành nghĩa vu giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua sẽ tiến hànhuỷ thác cho Ngân hàng của mình thu nợ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra . Ngày nay, trong hoạt động kinh doanh thương mại việc thanh toán không trực tiệp được áp dụng phổ biến là trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Theo phương thức này, nó tiết kiệm mà đảm bảo sự an toàn về vốn cho cả người mua và người bán, chống lạm phát ổn định giá cả và thúc đẩy sự phát triển của hệ thống liên Ngân hàng. Quá trình thanh toán trở lên đơn giản và thuận lợi hơn. Tuy nhiên, do đặc điểm của nền kinh tế nước ta là nền kinh tế nhiều thành phần, sản xuất vừa và nhỏ là chủ yếu trong đó các hộ kinh tế các thể chiếm tỷ trọng lớn mà hầu hết họ không mở tài khoản riêng tại Ngân hàng nên việc thanh toán trực tiếp còn nhiều hạn chế. 2.3.3 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN CHẬM Theo phương thức này, khi người bán giao hàng cho người mua thì người mua không thanh toán ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản công nợ phải thu của người mua. Hết thời hạn tín dụng, theo thoả thuận bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán hết số tiền hàng cho bên bán. Việc thanh toán có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức: tiền mặt, ngân phiếu, séc...Phương thức thanh toán này, thường áp dụng trong trường hợp hai bên có mối quan hệ mua bán thường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau. 2.4 Giá bán của hàng hóa Giá cả là một yếu tố rất quan trọng, có tính quyết định đếnviệc tiêu thụ hàng hóa. Giá của hàng hóa phải thể hiện được giá trị, chất lượng của hàng hoá, giá cả có hợp lý thì khách hàng mới chấp nhận có nghĩa là hàng hoá được tiêu thụ. Vậy trong doanh nghiệp thương mại thì giá bán được xác định như thế nào ? Giá bán hàng hoá của doanh nghiệp thương mại được xác định là giá thỏa thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng và có thể được tính theo công thức: Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại Thặng số thương mại = Giá mua thực tế * Tỷ lệ % thặng số thương mại Trong đó, thặng số thương mại là khoản chênh lệch giữa bán và giá mua hàng hoá nhằm bù đắp chi phí và hình thành thu nhập cho doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán mới áp dụng, 01/11/1999 thì nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua trong công thức trên là giá bao gồm cả thuế GTGT. Còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trong công thức trên là giá không bao gồm thuế GTGT. Bên cạnh việc tính toán được mức giá bán hợp lý của hàng hóa bán ra doanh nghiệp còn phải quan tâm đến việc xác định chính xác trị giá vốn của hàng hóa vì nó ảnh hưởng rất lớn tới việc xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm: giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Trị giá mua thực tế của hàng hóa = Chi phí p.s trong quá trình mua (chưa thuế VAT) + Các khoản giảm trừ (nếu có) + _ Giá ghi trên HĐ (chưa thuế VAT) Thuế phải nộp ở khâu mua (nếu có) Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của một số hàng hóa đã xuất kho. Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho được xác định theo một trong số các phương pháp sau: Phương pháp tính theo giá đích danh Phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp nhập sau, xuất trước Trong một thị trường ổn định, khi giá cả không thay đổi thì việc tính trị giá mua của hàng hóa xuất kho theo bất cứ phương pháp nào là không quan trọng vì khi đó tất cả các phương pháp đều cho một kết quả tương tự nhau. Tuy nhiên, nếu giá cả thay đổi ở các kỳ khác nhau thì các phương pháp khác nhau sẽ cho kết quả khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn một phương pháp tính giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho đòi hỏi doanh nghiệp phải nhất quán qua các kỳ hách toán, nó đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán. Trị giá mua của hàng xuất kho Chi phí mua phân bổ cho hàng hóa đã xuất kho = Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ + ×× Trị giá mua của hàng còn đầu kỳ Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ + ´ Trị giá vốn của hàng xuất kho còn bao gồm cả chi phí mua nên ta cần phải phân bổ chi phí mua cho hàng hóa đã xuất kho bán, theo công thức sau: Trên cở sở trị giá mua thực tế và chi phí mua của hàng xuất kho đã tính được, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của hàng đã xuất kho. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là chi phí thời kỳ, trong kỳ tập hợp được bao nhiêu sẽ kết chuyển cho hàng đã bán. Tuy nhiên, để xác định chính xác kết quả bán hàng thì các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu bán hàng trong kỳ thấp có thể phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức: Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng đã bán Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng phát sinh trong kỳ Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ ´ = Trị giá vốn hàng đã bán Trị giá vốn hàng xuất kho để bán = + Chi phí bán hàng và chi phí QLDN của số hàng đã bán Sau khi tính được trị giá vốn hàng xuất kho để bán và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn hàng đã bán. 2.5 Phạm vi, thời điểm xác định hàng bán và ghi chép 2.5.1 PHẠM VI HÀNG HÓA ĐÃ BÁN Hàng hoá được coi là đã hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thương mại, được ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định. Theo quy định hiện hành, được coi là hàng báh phải thoả mãn các điều kiện sau: - Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định - Doanh nghiệp thương mại mất quyền sở hữu về hàng hóa và nắm được quyền sở ữu về tiền tệ hoặc có quyền được đòi tiền ở khách hàng - Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến hay nhận góp vốn, nhận cấp phát, tặng thưởng,. . . Ngoài ra, trong một số trường hợp sau cũng được coi là hàng bán: + Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác, còn được gọi là hàng đối lưu hay hàng đổi hàng. + Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp + Hàng hóa xuất để làm quà biếu tặng, quảng cáo, chào hàng + Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp + Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong quá trình vận chuyển bán ra theo hợp đồng bên bán chịu + Hàng xuất là nguyên liệu để sản xuất chế biến sản phẩm rồi bán ra + Hàng xuất để tham gia hội chợ triển lãm + Hàng xuât để góp vốn liên doanh,. . . 2.5.2 THỜI ĐIỂM XÁC ĐỊNH HÀNG BÁN VÀ GHI CHÉP (THỜI ĐIỂM GHI NHẬN DOANH THU) Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa ; - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; - Doanh nghiệp đã thu được hoặc đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Nhưng trên thực tế do sự vận động của hàng bán có sự khác nhau, có các trường hợp xác định sau: + Trường hợp 1: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa trước khi nắm được quyền sở hữu về tiền tệ. Thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng. + Trường hợp 2: doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về tiền tệ trước khi mất quyền sở hữu về hàng hóa, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi doanh nghiệp đã thu tiền (phiếu thu hoặc giấy báo có). + Trường hợp 3: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa đồng thời nắm được quyền sở hữu về tiền tệ, thời điểm xác định và ghi chéo hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên chứng từ. 3. Nội dung, yêu cầu quản lý ghi chép nghiệp vụ bán hàng Trong các doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ bán hàng mang tính thường xuyên, liên tục và chiếm một tỷ trọng lớn, vì thế công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng mang tính thường xuyên liên tục. Quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý về các chỉ tiêu, số lượng và chất lượng, giá cả hàng hóa, thu hồi tiền bán hàng và xác định kết quả. Cụ thể: - Quản lý về số lượng, chất lượng và giá trị của hàng gửi bán. Hàng hoá đem gửi bán cho bên mua đang trên đường đi hoặc bên mua đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán thì số hàng đó vẫn thuộc quyến sở hữu của doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải quản lý, theo dõi lô hàng đó. - Quản lý về giá cả hàng hóa: Giá cả là một trong những yếu tố cạnh tranh, vì vậy đòi hỏi nhà quản lý phải định giá cho thật hợp lý, phải xây dựng biểu giá cho từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phương thức bán phù hợp cho từng địa điểm kinh doanh và quản lý việc thực hiện giá bán hàng mà chú trọng giám sát việc thi hành giá của nhân viên bán hàng tránh những biểu hiện tiêu cực như tuỳ ý nâng giá. Để quản lý tốt thì doanh nghiệp sử dụng kế toán như một công cụ đắc lực và sắc bén nhất. Kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận trực tiếp về giá cả hàng hóa, việc phản ánh giá cả hàng hóa vào sổ kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho hàng hóa, chứng từ về bán hàng có xác nhận của cả hai bên: bên mua và bên bán. - Quản lý việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả: Để đảm bảo được việc thu hồi tiền bán hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ, xác định kết quả, người quản lý phải tính đúng, đủ và theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng. Thực hiệnđược công việc này sẽ tạo điều kiện cho vốn được quay vòng nhanh, và có thể được kịp thời huy động vốn khi cần thiết. Vì vậy, kế toán cần theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng của khách hàng, có thể đôn đốc khách hàng để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn, tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh . Bên cạnh đó việc quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng cần bám sát một số yêu cầu như: quản lý sự vận động của từng loại hàng hóa trong quá trình xuất nhập tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hóa tiêu thụ. Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ quy định. 4. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng - Trong hệ thống quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thì hạch toán kế toán có vai trò quan trọng, nó là công cụ để phục vụ cho công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn cho các doanh nghiệp. Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm tra kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnh vực. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì kế toán nghiệp vụ bán hàng cung cấp thông quan trọng hơn cả. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại có các nghiệp vụ cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của từng hàng bán rabao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng,. . .) - Xác định chính xác giá vốn thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra, đôn đốc tình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ,. . . - Tập hợp đầy đủ,chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh . - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . - Tham mưu cho ban lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng II PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 1.Chứng từ sử dụng Chứng toán kế toán bao gồm 2 hệ thống: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chất phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến rộng rãi. - Hệ thống chứng kế toán hướng dẫn: chủ yếu là các loại chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, Nhà nước chỉ giữ vai trò hướng dẫn nội dung để các ngành, các thành phần kinh tế tham khảo để từ đó xây dựng hệ thống chứng từ cho phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp . Đối với quá trình tiêu thụ hàng hóa, một số chứng từ mang tính chất băt buộc: + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý + Báo các bán hàng + Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ + Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) + Thẻ quầy hàng + Giấy nộp tiền + Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày + Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng từ đặc thù,. . .). Đối với hàng xuất khẩu phải có hoá đơn thương mại và các giấy tờ của hải quan. 2.Tài khoản sử dụng Để phản ánh các khoản liên quan đến giá bán, doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”:Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp cùng các khoản giảm trừ doanh thu. Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản 511 như sau: -Các khoản giảm trừ DT (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả) -Thuế TTĐB, thuế XK phải nộp -K/c DT thuần để xác định kết quả Phản ánh DT bán hàng tăng trong kì TK511 N C Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2. dưới đây: - Tài khoản 5111 “ Doanh thu bán hàng hoá”: được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại . - Tài khoản 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”: Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các DNSX vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp,. . . - Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”:Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như du lịch,vận tải, bưu điện, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo,. . . - Tài khoản 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”: Tài khoản này phản ánh khoản mà Nhà nước nước cấp, trợ gía cho Doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Nguyên tắc hạch toán: Kế toán chỉ phản ánh vào tài khoản 511 khối lượng hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ giao cho khách hàng đã xác định thực sự tiêu thụ. Giá bán đơn vị hàng hóa dùng làm căn cứ tính doanh thu thực hiện trong kỳ hạch toán là giá bán thực tế tức là ghi trong hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan đến bán hàng. Không được phản ánh vào tài khoản 511, những khoản sau: - Trị giá hàng hóa, dịch vụ cung cấp trong nội bộ doanh nghiệp. - Trị giá hàng hóa vật tư, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công, chế biến. - Số tiền thu được về nhượng bán thanh lý TSCĐ. - Trị giá hàng hóa gửi bán chưa xác định tiêu thụ. - Các khoản thu nhập về cho thuê TSCĐ, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập bất thường khác. Đối với hàng hóa nhận bán đại lý thì doanh thu chính là hoa hồng được hưởng về số hàng đã bán do bên giao đại lý trả. Đối với hàng bán trả góp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán thực tế còn phần lãi khách hàng phải trả do trả chậm được hạch toán như một khoản thu nhập hoạt động tài chính. Trường hợp nhận gia công thì doanh thu là số tiền gia công được hưởng. Trường hợp doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng mà cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho khách hàng thì số tiền đó không được hạch toán vào doanh thu bán hàng mà hạch toán vào bên có tài khoản 131, chỉ khi nào thực sự giao hàng thì doanh nghiệp mới hạch toán vào tài khoản 511. Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngoại tệ thì doanh thu bán hàng chính là khoản chênh lệch giữa trị giá mua và trị giá bán của số ngoại tệ đó. * Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”:Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hóa, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc Tổng công ty v.v. Kết cấu tài khoản của 512 tương tự kết cấu tài khoản 511 đã được đề cập ở trên. Tài khoản 512 cuối kỳ không có số dư và gồm 3 tài khoản cấp 2: *Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp động kinh tế . . . TK531 N C Số tiền giảm trừ cho khách hàng tăng trong kỳ (liên quan đến doanh thu bán hàng Kết chuyển số giảm trừ doanh thu cuối kỳ Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ * Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” :Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán thỏa thuận. TK532 N C Khoản giảm giá đã chấp nhận với người mua Kết chuyển số giảm giá để xác địn doanh thu thuần Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư * Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hóa chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hóa, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi được chấp nhận thanh toán. . . Kết cấu tài khoản 157 như sau: - Trị giá hàng hóa gửi bán tăng trong kỳ - Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán TK157 N C - Trị giá hàng hóa gửi bán đã xác định là tiêu thụ trong kỳ - Trị giá thực tế của hàng hóa không bán được đã thu hồi Dư nơ: Trị giá của hàng hóa gửi bán hiện còn cuối kỳ * Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để xác định giá trị vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 không có số dư và có thể được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thương vụ, . . .Tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toán cũng như phương tiện tính toán của từng doanh nghiệp. - Tập hợp trị giá mua của hàng hóa, giá thành thực tế của dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ - Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ TK632 N C - Trị giá mua của hàng hóa đã bán bị người mua trả lại - Kết chuyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ Kết cấu của tài khoản 632 như sau: * Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ. Nguyên tắc hạch toán: Cuối kỳ, khi tổng hợp số liệu để cân đối bảng, kế toán không được bù trừ giữa các khoản phải thu với các khoản phải trả khách hàng. Phải xác định số dư nợ, các khoản phải thu của khách hàng để ghi bên tài sản và số dư có các khoản phải trả khách hàng để ghi vào bên nguồn vốn. Kết cấu của tài khoản 131 như sau: - Số tiền phải thu của khách hàng tăng trong kỳ - Số tiền đã thanh toán với khách hàng trong kỳ TK131 N C - Số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ - Số tiền khách hàng ứng trước hoặc trả thừa trong kỳ Dư nơ: số phải thu của khách hàng hiện còn cuối kỳ Dư có: Số phải trả khách hàng hiện còn cuối kỳ * Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp”: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Tài khoản 3331 được áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế cho cả phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp. Nội dung ghi chép của tài khoản 3331 như sau: Số thuế GTGT đầu ra đã khấu trừ Số thuế GTGT được miễn giảm Số thuế GTGT đã nộp vào NSNN Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại TK3331 N C Số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ hoặc dùng trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ Dư có: số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra hiện còn cuối kỳ Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan như tài khoản 111, 112, 156, 138, 911, . . . 3.Trình tự hạch toán 3.1 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC TRẢ GÓP TK156 TK632 TK911 TK511 TK111,112 Trị giá vốn hàng đã tiêu thụ K/c giá vốn hàng bán K/c doanh thu thuần Số tiền người mua trả lần đầu TK131 TK3331 TK711 Số tiền còn phải thu ở người mua Lãi do bán trả góp Thuế GTGT nếu có SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TẠI ĐƠN VỊ NHẬN ĐẠI LÝ TK911 TK5113 TK111,112 Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Hoa hồng đại lý Hoa hồng đại lý Hoa hồng đại lý TK331 Số tiền phải thanh toán cho chủ hàng Thanh toán tiền cho chủ hàng Cuối kỳ k/c doanh thu thuần 3.2 Hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ a. Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu thuần ở các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ được phản ánh trên tài khoản 511”Doanh thu bán hàng” (5111) và tài khoản 512”Doanh thu bán hàng nội bộ (5121). Trình tự và phương pháp hạch toán tương tự như hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. b. Hạch toán trị giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ Trình tự hạch toán như sau: +Đầu kỳ kinh doanh tiến hành kết chuyển trị giá vốn thựctế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường chưa tiêu thụ: Trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ Nợ TK611 Có TK151,156,157 + Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hóa còn lại chưa tiêu thụ, ghi các bút toán kết chuyển sau: - Kết chuyền trị giá vốn hàng hóa tồn kho, tồn quầy Nợ TK156 Có TK611(6112) - Kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán, ký gửi, đại lý: Nợ TK157 Có TK611(6112) - Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi đường: Nợ TK151 Có TK611(6112) Đồng thời xác định số hàng đã xuất tiêu thụ: Nợ TK632 Có TK611(6112) 4. Sổ kế toán Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp được mở, ghi chép quản lý lưu trữ và bảo quản theo chế độ kế toán hiện hành. Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc xây dựng nên các mẫu sổ cần thiết, có thể liên hệ chặt chẽ với nhau, quy định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ kế toán. Tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức; kết cấu, phương pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ nhân viên kế toán, nhân viên quản lý,...Nếu như tổ chức chứng từ kế toán nhằm cung cấp các thông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phat sinh và làm cơ sở hoạt động tổng hợp và chi tiết thì tổ chức sổ sách kế toán sẽ là khâu công việc tiếp theo để xử lý các thông tin ban dầu nhằm cung cấp các thông tin một cách tổng hợp, có hệ thống theo từng thời điểm không gian và thời gian về đối tượng quản lý. Vì vậy có thể nói rằng tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán là khâu công việc quan trọng. Một hệ thống sổ kế toán khoa học là một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lời cho công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức sổ kế toán, từng DN sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Theo quy định các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong những hình thức tổ chức sổ kế toán sau: 4.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Sổ kế toán chủ yếu gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết. Theo hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, đơn giản, dễ ghi chép, dễ làm, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.2. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Hình thức này có đặc điểm kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quản hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Sổ sách trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ; sổ cái; bảng kê; bảng phân bổ; sổ chi tiết. Hình thức nhật ký chứng từ thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 4.3. Hình thức nhật ký - sổ cái Đặc trưng cơ bản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghivào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - sổ cái. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc Sổ thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Sổ thẻ hạch toán chi tiết Sổ quỹ 4.4. Hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán nhât ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiêp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào thẳng sổ cái. Ưu điểm: kết hợp các ưu điểm của hai hình thức Nhật ký - sổ cái và chứng từ ghi sổ, với hình thức này, các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho hiện đại hoá công tác kế toán. Nhưng nhược điểm là việc kiểm tra đối chiếu phải dồn đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không đưọc kịp thời. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ 1. Sự ra đời của công ty Công ty TNHH Hương Thủy được thành lập vào tháng 10 năm 1999 với đăng ký kinh doanh số 0102000845 do Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội cấp. Công ty có trụ sở tại 34 Phan Phù Tiên - HN. Công ty TNHH Hương Thủy ra đời và hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên bước đầu Công ty cũng gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, Doanh nghiệp luôn đề ra những biện pháp để thực hiện, đó là: nâng cao tổng mức doanh thu, giảm tối đa tổng chi phí kinh doanh, sửa sang cơ sở vật chất Công ty, phục vụ công tác bảo quản dự trữ hàng hoá, cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho CBCNV trong đơn vị. Mặt khác Doanh nghiệp cũng đi sâu nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng của nhân dân nhằm đa dạng hoá mặt hàng, cùng với các nhà sản xuất hàng hoá, nghiên cứu thay đổi mẫu mã các mặt hàng kinh doanh sao cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Công ty TNHH Hương Thủy là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay đòi hỏi Doanh nghiệp phải tự chủ trong hạch toán kinh doanh, lấy thu bù chi và có lãi. Để thực hiện được yêu cầu đó, Ban Giám đốc và CBCNV công ty đã cố gắng vượt mọi khó khăn để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình, dần dần tiến tới thành lập và mở rộng mạng lưới bán hàng, tạo sự thuận tiện và dần đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. 2.Chức năng và nhiệm vụ Công ty TNHH Hương Thủy Công ty TNHH Hương Thủy là một Doanh nghiệp tư nhân. Chức năng chính của Công ty là buôn bán các loại sữa , bên cạnh đó công ty còn kinh doanh thêm nước tăng lực, cà fê... Do vậy, công ty phải có trách nhiệm sử dụng vốn có hiệu quả, bảo đảm và phát triển vốn. 3. Đặc điểm kinh doanh, tổ chức bộ máy trong công ty Do mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là sản phẩm sữa một mặt hàng mà không ít các cá nhân cần dùng. Bên cạnh đó Công ty cũng có thuận lợi là địa điểm kinh doanh đặt tại phố Phan Phù Tiên, Cát Linh, Hà Nội nên Công ty dễ dàng tiếp cận được với khách hàng . Tuy nhiên Công ty cũng gặp những khó khăn nhất định như việc tìm kiếm những nguồn hàng với giá rẻ, chất lượng tốt. Và để có những khách hàng tiềm năng có những lúc Công ty phải bán hàng lỗ. Tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty: Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ theo cơ cấu quản lý 1 cấp. Công tác tổ chức quản lý của Công ty được tổ chức như sau: Giám đốc Phó Giám đốc Kỹ thuật và kinh doanh ĐỘI XE VẬN TẢI BỐC XẾP Phòng Tiêu thụ Phòng Marketing Phòng Tài vụ Phòng Kỹ thuật Quầy hàng Kho - Đứng đầu công ty là Giám đốc: Người có quyền lực cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với nhà nước cũng như với tập thể trong lĩnh vực kinh doanh, giám sát, điều hành các hoạt động của Công ty. - Phó Giám đốc kỹ thuật và kinh doanh: giúp Giám đốc phụ trách kỹ thuật sản xuất, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng. - Phòng Marketing: Nghiên cứu thị trường đầu vào và đầu ra của Công ty, từ đó xây dựng chiến lược cạnh tranh cho Doanh nghiệp trong từng giai đoạn, từng thời kỳ phát triển của Doanh nghiệp. - Nghiên cứu, xác lập nhu cầu tiêu dùng của nhân dân theo thời vụ, theo thời điểm, để xây dựng kế hoạch mua vào, dự trữ và bán ra hợp lý. - Nghiên cứu, tổ chức các khâu mua vào, bán ra hàng hoá cũng như công tác lưu kho sao cho hợp lý, đạt hiệu quả tối ưu. - Phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc quản lý các mặt kế toán tài chính. Giám sát và phát hiện kịp thời việc thực hiện chế độ chính sách ở Công ty. - Phòng tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi mặt hàng của Công ty trên thị trường so với sản phẩm của các đơn vị khác. - Đội xe vận tải và bốc xếp: Vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về kho bảo quản, tới quầy hàng cũng như vận chuyển hàng hoá tới tận tay người tiêu dùng khi cần thiết. 4. Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hương Thuỷ Bộ máy kế toán của Công ty: Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ở Công ty mà bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán bảo hiểm Kế toán thanh toán Kế toán mua hàng *01 kế toán trưởng: đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm chung về việc tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của Công ty đồng thời là người giúp Giám đốc trong việc tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy công tác kế toán gọn nhẹ, khoa học, hợp l ý, hướng dẫn toàn bộ công việc kế toán trong phòng, đảm bảo cho từng nhân viên phát huy hết khả năng chuyên môn của mình, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế theo phát luật nhà nước. *01 kế toán mua hàng: Theo dõi tình hình mua các mặt hàng nhằm đảm bảo đầy đủ, thường xuyên và kịp thời cho công tác dự trữ, bảo quản và bán ra. *01 kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng, các khoản thanh toán với CBCNV, các khoản thanh toán với khách hàng. *01kế toán bảo hiểm: Theo dõi các khoản bảo hiểm đặc biệt là bảo hiểm hàng hoá, tránh rủi ro trong kinh doanh. *01kế toán tổng hợp: Theo dõi và tập hợp các chi phí kinh doanh, tính toán và xác định kết quả kinh doanh, số liệu do các thành phần có liên quan cung cấp. Cuối tháng, quý lập báo các tháng, báo cáo quí, cuối năm lập báo cáo tài chính và các mẫu biểu báo cáo khác có liên quan theo đúng chế độ tài chính của nhà nước. *01 thủ quỹ: Thu giữ các loại tiền của Công ty. Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, giúp Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính. Hình thức sổ kế toán Phòng tài chính kế toán của Công ty TNHH Hương Thủy áp dụng phương pháp hạch toán “nhật ký chung”. Sau đây là sơ đồ hạch toán kế toán. Chứng từ gốc SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Do các đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hàng ngày căn cứ từ các chứng từ gốc như: báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng, phiếu nộp tiền.....kế toán lập định khoản và ghi vào nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đối với các đối tượng đã được mở sổ nhật ký đặc biệt thì căn cứ chứng từ kế toán ghi vào nhật ký đặc biệt mà không ghi vào nhật ký chung. Đối với các đối tượng cần quản lý chỉ tiêu chi tiết như công nợ, TSCĐ, chi phí... thì căn cứ chứng từ kế toán ghi vào sổ chi tiết hoặc thẻ có liên quan. Định kỳ 3, 5, 10 ngày....hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chung để chuyển số liệu vào sổ cái các tài khoản tương ứng hàng ngày hoặc định kỳ. Đối chiếu số liệu trên sổ cái của các tài khoản với bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết thì kế toán lập báo cáo tài chính. Chính sách kế toán - Niên độ kế toán: Bắt đầu 01/01, kết thúc 31/12. - Đơn vị tiền tệ: VND - Phương pháp quản lý tồn kho: Luôn ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của hàng tồn kho cả về mặt giá trị và hiện vật. - Phương pháp định giá hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp tính theo đơn giá thực tế của từng lô hàng (đơn giá thực tế đích danh). -Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, vật tư và tính kết quả kinh doanh - Đơn vị tiền tệ: VND - Phương pháp nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính trích khấu hao TSCĐ: Công ty sử dụng phương pháp khấu hao bình quân. Tuỳ theo điều kiện và mức độ sử dụng TSCĐ ở Doanh nghiệp để có thể xác định hệ số điều chỉnh mức khấu hao cho phù hợp với tình hình thực tế sử dụng TSCĐ của Doanh nghiệp. -Công ty áp dụng phương pháp sử dụng đồng thời hai loại tỷ giá (Tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế) để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ. II.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hương Thuỷ, công ty tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là qua phương thức bán buôn qua kho và phương thức bán giao hàng tại cảng, ứng với mỗi phương thức bán hàng sử dụng chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ là khác nhau. Cùng với phương thức bán hàng, phương thức thanh toán với khách hàng là bằng tiền, tiền gửi Ngân hàng 1. Chứng từ sử dụng Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, phiếu thu,. . . + Do công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên chứng từ bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành. Khi có nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh kế toán lập hoá đơn GTGT (biểu 1). Hoá đơn được lập thành 3 liên có nội dung kinh tế hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là: Liên 1: được lưu tại cuống hoá đơn Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán + Phiếu xuất kho (biểu 2): dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho bán cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị. Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lượng công cụ dụng cụ, làm căn cứ để hạch toán chi phí. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: một liên lưu lại, một liên giao cho khách hàng và một liên chuyển về phòng kế toán. + Thẻ kho (biểu 3): dùng để theo dõi số lượng xuất nhập tồn kho từng loại mặt hàng ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất vủa thủ kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng. Theo định kỳ (mười ngày hoặc cuối tháng) nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (biểu 4 ): dùng để theo dõi số lượng hàng hóa di chuyển từ kho này đén kho khác trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do kế toán trạm lập thành hai liên. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký, ghi rõ họ tên vào các liên của phiếu rồi giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đường. Thủ kho nhập nhận hàng và ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng năm nhập và cùng người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Thủ kho nhập giữ lại liên 2 còn liên 1 chuyển cho thủ khho xuất để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán Biểu 1 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 20/01/2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL EV: 00-B No :012216 Đơn vị: Phan Phù Tiên, Hà nội Số tài khoản 1 0 0 1 0 0 3 6 1 3 0 Điện thoại:7340247 MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hoằng Đơn vị: Trung tâm thương mại Hải Dương. 1 0 0 1 0 0 3 6 0 0 2 1 3 0 Địa chỉ: Bạch Đằng, Hải Dương Số tài khoản Hình thức thanh toán: MS: STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND) A B C 1 2 3 Sữa ANLENE 1 ANLENE 400G Trắng Thùng 50 1087685 54384250 2 ANLENE 800G Trắng Thùng 30 1081773 32453190 3 ANLENE 400G Vàng Thùng 50 1253202 62660100 4 ANLENE 400G Vàng Thùng 30 1229557 36886710 Tổng Thùng 160 186384250 Cộng tiền hàng: 186384250đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 18638425đ Tổng cộng tiền thanh toán: 205022675đ Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm linh năm triệu, không trăm hai mươi hai nghìn, sáu trăm bảy mươi năm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 01 năm 2002 Họ tên người nhận hàng: Vũ Hoàng Anh Đơn vị: Trung tâm Thương mại Hải Dương Lý do xuất kho: Xuất tại kho: STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá(VND) Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Sữa ANLENE 1 ANLENE400GTrắng Thùng 50 50 1087685 54384250 2 ANLENE800GTrắng Thùng 30 30 1081773 32453190 3 ANLENE400GVàng Thùng 50 50 1253202 62660100 4 ANLENE800GVàng Thùng 30 30 1229557 36886710 Cộng Thùng 160 160 186384250 Biểu 3 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2002 Kho: của Công ty TNHH Hương Thuỷ. Tờ số : 1 Tên hàng : Sữa ANLENE Mã số: Đơn vị tính: Thùng Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 08 10 10/01/02 20/01/02 Tồn đầu tháng 01/2002 Nhập kho Xuất kho Cộng phát sinh Tồn cuối tháng01/02 10/01 20/01 160 160 160 160 Biểu 4 Đơn vị: Công ty TNHH Hương Thuỷ Địa chỉ: Phan Phù Tiên - Hà nội Mẫu số 03-VT Ban hành theo QĐ số 1141-tài chính/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính AM/99-B PHIẾU XUẤT KHO Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 22 tháng 01 năm 2002 Liên2: Dùng để vận chuyển hàng Căn cứ lệnh điều động số 34 ngày 22 tháng 01 năm 2002 Của về việc Họ tên người vận chuyển: Anh Thắng Phương tiện vận chuyển : xe 53M-5835 Xuất tại kho: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 Nước tăng lực M150 Cộng Thùng Thùng 1000 1000 1000 1000 160000000 160000000 Xuất ngày 22 tháng 01 năm 2002 Nhập ngày 22 tháng 01 năm 2002 Người lập biểu (ký, họ tên) Thủ kho xuất (ký, họ tên) Người vận chuyển (ký, họ tên) Thủ kho nhập (ký, họ tên) 2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng, kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 511”Doanh thu bán hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế. Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại. - Số thuế TTĐB phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ Bên có: Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư . + TK5111”Doanh thu bán hàng hoá” - Tài khoản 156”Hàng hoá” Tài khoản 1561A”Hàng hóa xuất bán tại kho, trong đó chi tiết Tài khoản 1561A-gt”hàng bán thẳng tại cảng” - Tài khoản 632”Giá vốn hàng bán” - Tài khoản 641”Chi phí bán hàng” - Tài khoản 642”Chi phí quản lý doanh nghiệp “ - Tài khoản 911”Xác định kết quả kinh doanh “ Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như: Tài khoản 111, 112, 131, 3331, 007,. . . 3. Trình tự hạch toán 3.1 Phương thức bán buôn qua kho Khi xuất hàng hóa giao cho bên mua và đại diện bên mua ký nhận vào chứng từ xác định đã nhận đủ hàng và đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận nợ. Kế toán căn cứ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, lập chứng từ ghi sổ phản ánh trị giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ theo định khoản: Nợ TK131 Người mua chấp nhận nợ (tổng giá thanh toán) Nợ TK111,112 Tổng giá thanh toán nhận bằng tiền Có TK511(5111)Doanh thu bán hàng hóa Có TK333(3331)Thuế GTGT phải nộp Đồng thời ghi bút toán kết chuyển giá vốn: Nợ TK632 Giá vốn hàng bán Có TK156 Nếu phát sinh chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển bốc dỡ ) kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ khác ghi: Nợ TK641 Giá phí chưa thuế Nợ TK133 Thuế GTGT Có TK111,112,.. .Giá thanh toán chi phí Ví dụ: Ngày 20/01/02 công ty xuất kho bán hàng hoá (Hoá đơn GTGT số 012216 được tóm tắt như sau: Tên hàng Đvị Số lượng Đơn giá bán Thành tiền Sữa ANLENE ANLENE 400G Trắng Thùng 50 1087685 54389250 ANLENE 800G Trắng Thùng 30 1081773 32453190 ANLENE 400G Vàng Thùng 50 1253202 62660100 ANLENE 800G Vàng Thùng 30 1229557 36886710 Tổng số Thùng 160 186384250 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 18638425 Tổng cộng tiền thanh toán 205022675 Tiền hàng chưa thanh toán Giá vốn của hàng bán là: 162073260đ Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập chứng từ ghi sổ ghi nhận doanh thu . Nợ TK 131 : 205022675 Có TK511 (5111) : 186384250 Có TK 333 (33311): 18638425 Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bán, kế toán ghi : Nợ TK632 162073260 Có TK 156 3.2. Kế toán bán hàng tại cảng Phòng kinh doanh cử người xuống cảng tiếp nhận hàng hoá có thể giao trực tiếp từ tàu xuống và bán cho khách hoặc kiểm nhận nhập kho rồi mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đặt mua từ trước, đến công ty nộp tiền lấy hóa đơn, khi hàng về xuống cảng, đưa hóa đơn cho nhân viên tiếp nhận hàng của phòng kinh doanh để lấy hàng. Nhân viên của phòng kinh doanh căn cứ vào hóa đơn để giao cho khách hàng. Khi người mua nhậnđủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, hàng xác định là tiêu thụ. Hóa đơn được chuyển về phòng kế toán,căn cứ vào đó lập bảng chứng từ ghi sổ. Khi hàng về cảng kế toán ghi nhận trị giá hàng hóa vào TK 1561A-gt mà không hạch toán vào TK 151, theo trình tự như sau: + Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1561A-gt Trị giá hàng hóa theo tỷ giá thực tế Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 112 (1122) Nếu thanh toán bằng ngoại tệ (theo TGHT) Có TK 331 Nếu doanh nghiệp chưa thanh toán + Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế: Nợ TK 1561A-gt Trị giá hàng hóa theo tỷ giá thực tế Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 112 (1122) Nếu thanh toán bằng ngoại tệ (theo Có TK 331 Doanh nghiệp chấp nhận nợ Thuế nhập khẩu : Nợ TK 1561A-gt Số thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 3333 Khi giao hàng hóa cho khách hàng, có hóa đơn chuyển về phòng kế toán, ghi: Nợ TK 131 Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán Nợ TK 111, 112 Có TK 511 (5111) Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT Có TK 333 (33311) Thuế GTGT Kết chuyển giá vốn của hàng bán: Nợ TK 632 Giá vốn của hàng bán Có TK 1561A-gt 4. Sổ kế toán và báo cáo kế toán. Hệ thông sổ kế toán công ty sử dụng phục vụ cho công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa bao gồm hai loại: - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết Bên cạnh những sổ mở theo mẫu quy định chung của Bộ tài chính, cán bộ phòng kế toán còn tự thiết kế một sốmẫu phục vụ cho công tác hạch toán trên cơ sở thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đòi hỏi. Cụ thể, để phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, công ty đã sử dụng các sổ kết toán sau: - Sổ theo dõi TK 511 - Sổ theo dõi hóa đơn bán hàng - Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng - Sổ chi tiết TK 1561A - Sổ cái TK 632 - Báo cáo số dư hàng hóa - Báo cáo chi phí bán hàng - Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp * Sổ theo dõi hóa đơn bán hàng (Bảng 5) Để theo dõi hóa đơn bán hàng của từng lần bán hàng trong từng tháng, công ty sử dụng sổ theo dõi hóa đơn bán hàng. Sổ này được lập chi tiết cho từng đơn hàngvà được lập trên cơ sở các hoá đơn GTGT. Phương pháp lập như sau: - Cột hóa đơn : Ghi số hiệu, ngày tháng của các hoá đơn GTGT, được lập khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột tên hàng: Phản ánh tên của từng loại mặt hàng có trong hóa đơn GTGT. - Cột thuế suất: Ghi thuế suất của từng loại mặt hàng có phản ánh trên hóa đơn GTGT. - Cột giá bán chưa có thuế: Căn cứ vào hóa đơn GTGT để kế toán ghi đơn giá xuất bán khôn bao gồm cả thuế GTGT. - Cột thuế GTGT: Phản ánh số tiền thuế GTGT của từng mặt hàng tương ứng với thuế suất của hàng hóa đó. - Cột ghi chú: Ghi lại tên khách hàng đã mua hàng hóa của công ty và tình hình thanh toán của họ. * Sổ theo dõi TK 511 (Bảng 6) Để theo dõi doanh thu bán hàng của công ty trong tháng, kế toán dở sổ theo dõi TK 511. Doanh thu của mỗi mặt hàng sẽ được phản ánh một dòng trên sổ theo dõi và được đối chiếu trên sổ theo dõi hóa đơn bán hàng. Phương pháp lập: - Cột chứng từ: Ghi số hiệu và ngày tháng của từng hóa đơn GTGT (từng lần bán hàng) được ghi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột diễn giải: Phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột giá mua: Phản ánh trị giá mua của toàn bộ số hàng đã bán theo từng mặt hàng được xác định là bán trong kỳ. - Cộtgiá bán(chưa có thuế): Ghi lại giá của hàng hóa xuất bán và đã được ghi trên hóa đơn GTGT, không bao gồm cả thuế GTGT. - Cột thuế GTGT: Phản ánh số tiền thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hóa bán ra. * Sổ chi tiết TK 1561A (Bảng 7) Kế toán sử dụng sổ chi tiết theo dõi TK 1561A để theo dõi số hàng hóa tồn kho. Cơ sở để ghi vào sổ này là các chứng từ hóa đơn nhập - xuất và các chứng từ khác có liên quan. Phương pháp ghi: - Cột số thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 1561A. - Cột diễn giải: Ghi tên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột dư đầu kỳ: Bên nợ của cột dư đầu kỳ phản ánh trị giá hàng hóa còn lại đầu kỳ. Số liệu của cột này được lấy từ cột tồn cuối của sổ chi tiết tài khoản 1561A kỳ trước. - Cột phát sinh trong kỳ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập - xuất kho trong kỳ. Cột ghi nợ: Ghi vào cột này khi có phát sinh hàng nhập kho trong kỳ. Cột ghi có: Phản ánh tổng trị giá hàng xuất kho trong kỳ. - Cột dư cuối kỳ: Phản ánh số tồn kho cuối tháng bằng số dư đầu kỳ cộng số phát sinh Nợ trừ số phát sinh Có trong kỳ. * Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng (Bảng 8) Để theo dõi hàng hóa bán giao thẳng kế toán phản ánh trên báo cáo chi tiết hàng giao thẳng .Cơ sở để lập báo cáo này là sổ chi tiết tài khoản 1561A-gt ,các hoá đơn GTGT và chứng từ khác . Phương pháp lập: - Cột số thứ tự : Ghi thứ tự các mặt hàng đã nhập sau đó bán luôn tại cảng. - Cột tên hàng : Phản ánh tên của các hàng hoá . - Cột hóa đơn : Ghi lại số hoá đơn và ngày mà phát sinh nghiệp vụ kinh tế đó. - Cột ghi nợ tài khoản 632 và ghi có tài khoản 1561A-gt : phản ánh bút toán kết chuyển gía vốn của hàng bán. - Cột ghi nợ tài khoản 1561A-gt có các tài khoản 331,333 phản ánh trị giá trị giá thực tế của hàng nhập khẩu và các tài khoản đối ứng của nó. * Sổ cái : Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp . Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Cuối kỳ, cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng sổ phát sinh nợ , và tổng số phát sinh có để tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ và kiểm kê đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Sổ cái tài khoản 632 Sổ cái tài khoản 642 * Báo cáo số dư hàng hóa: (Bảng 12) Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là công ty tính giá vốn hàng xuất bán bằng trị giá mua thựctế của hàng nhập kho cộng với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong kỳ hay chính là phương pháp tính theo đơn giá thực tế đích danh. Nên để quản lý hàng tồn kho theo từng lô hàng, kế toán phải lập báo cáo số dư hàng hóa để ban lãnh đạo công ty được biết và để quản lý tốt hơn . Phương pháp lập như sau: - Cột số thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng - Cột khối hàng: Ghi tên, lô hàng còn đầu kỳ và nhập - xuất trong kỳ - Cột xuất nhập trong kỳ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập xuất phát sinh trong kỳ. - Cột số dư đầu kỳ: Phản ánh khối hàng còn lại ở đầu kỳ . Số liệu ở cột này được lấy từ cột tồn cuối kỳ của báo cáo số dư hàng hóa kỳ trước. - Cột tồn kho cuối kỳ: Phản ánh trị giá của hàng hóa còn lại ở cuối kỳ, giá trị này được tính bằng số dư đầu kỳ cộng số hàng nhập trong kỳ trừ đi số hàng xuất trong kỳ. * Báo cáo chi phí bán hàng (Bảng 13) Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, trên cơ sở các sổ chi tiết chi phí, kế toán tập hợp theo bảng . * Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp: Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại, xử lý ghi vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Công ty không mở TK cấp 2 để phản ánh nội dung chi phí mà phản ánh trực tiếp. Kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp theo bảng 14. Bảng 6 SỔ THEO DÕI TÀI KHOẢN 511 Đ.vị: đồng Chứng từ Diễn giải Giá mua Giá bán (chưa có thuế) Thuế GTGT Số Ngày 012216 012218 034951 03925 035290 20/ 01/ 02 21/ 01/ 02 23/ 01/ 02 24/ 01/ 02 30/ 01/ 02 Sữa ANLENE-Thung tâm thương mại Hải Dương M 150 ( Cty TNHH Hương Thuỷ ) Đại lý Hoà Bình ( M150 ) Đại lý Quảng Ninh ( M150 ) Đại lý Nghệ An ( ANLENE ) 162073260 111923070 11923307 23846614 81036630 186384250 145500000 14550000 29100000 93192125 18638425 14500000 1450000 2900000 9319212 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 10 SỔ CÁI Tháng 01 năm 2002 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/ 1 31/ 1 Sữa ANLENE đã bán . . . . . Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả Cộng sổ phát sinh, số dư cuối kỳ 1561AL 911 162073260 162073260 162073260 162073260 Người ghi Kế toántrưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 12 BÁO CÁO SỐ DƯ HÀNG HÓA Đến 31/ 03/ 2002 TT Khối hàng Số dư đầu kỳ 01/ 01/ 2001 Nhập – xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ Nhập Xuất 1. 2. 3. ANLENE M150 Cafe Indo Cộng 3.715.776.813 1.076.309.020 78.504.338 4870590171 1.717.590.400 586.831.600 2304422000 1.912.450.610 3.905.384 821.200 1917177194 3.520.916.603 1.659.235.272 77.743.138 5257895013 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 13 BÁO CÁO CHI PHÍ BÁN HÀNG Tài khoản: 642 Năm : 2002 (Văn phòng công ty) Đ.vị: đồng STT KHOẢN MỤC SỐ TIỀN GHI CHÚ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Chi phí tiếp nhận vận chuyển Lương cán bộ công nhân viên Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Khấu hao TSCĐ Chi phí khác bằng tiền Thuế đất Hàng hóa hao hụt, mất phẩm chất Tổng cộng 1.845.330.361 815.062.907 102.292.731 13.639.031 13.639.031 554.963.527 2.146.99.421 105.436.241 452.385.100 6.049.648.350 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 14 BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tài khoản: 642 Năm :2002 (Văn phòng công ty) Đơn vị tính: đồng STT KHOẢN MỤC SỐ TIỀN GHI CHÚ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Lương cán bộ công nhân viên Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chi phí khác bằng tiền Trích trước chi phí phải trả Tổng cộng 561.857.411 49.404.814 7.341.705 7.341.705 477.652.372 329.023.263 1.945.976.429 176.993.171 464.957.382 4.498.200.724 Người ghi Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) HƯƠNG III:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ 1.Sự cần thiết -Nhận xét chung về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng: Sau thời gian thực tập tốt nghiệp tại phòng kế toán của Công ty TNHH Hương Thuỷ, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán bán hàng nói riêng ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý, nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa phù hợp. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tố chức công tác kế toán bán hàng ở công ty. Về ưu điểm Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của Công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở Công ty. Công ty TNHH Hương Thuỷ là một công ty thương mại có quy mô lớn. Vì vậy, việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng Kế toán. Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán theo hình thức nhật ký chung là dễ ghi chép , thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên liên tục ở Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ảnh đầu tư chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai: Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán bán hàng được sử dụng đầu đủ, đúng chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành. Trình tự luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán hợp lý, tạo điều kiện cho việc hạch toán đúng, đủ , kịp thời quá trình bán hàng. Thứ ba: Bộ phận kế toán bán hàng của Công ty tự lập các báo cáo chi tiết hàng hóa, nhật ký. . . để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình xuất bán hàng hóa. Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp, đảm bảo sự kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa kho và phòng kế toán (thẻ kho- sổ chi tiết hàng tồn kho- bảng kê tổng hợp nhập - xuất – tồn). Kế toán trong Công ty đã hạch toán chi tiết kết quả tiêu thụ cho từng lô hàng và đã thiết lập các sổ, thẻ chi tiết tương đối hoàn chỉnh. Những vấn đề còn tồn tại Cùng với những ưu điểm trên, công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay. Thứ nhất: Ghi sổ kế toán chưa cụ thể Sổ chi tiết tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” còn đơn giản chỉ thể hiện ở mặt tổng số của từng lần tiêu thụ mà không thể hiện được đơn giá, số lượng từng lần tiêu thụ. Thứ hai: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý Chi phí bán hàng trong kỳ tập hợp được bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra, điều này là hoàn toàn không hợp lý. Kế toán cần phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa bán ra và hàng còn lại. Tuy nhiên, chỉ phân bố cho hàng còn lại những khoản chi phí dự trữ, bảo quản hàng hoá. Chi phí quảnlý doanh nghiệp tập hợp trong kỳ phân bổ hết cho hoạt động tiêu thụ hàng hóa làm ảnh hưởng đến việc thanh toán, xác định kế quả kinh doanh cho từng hoạt động vì Công ty còn có hoạt động dịch vụ, góp vốn kinh doanh. Thứ tư: Hệ thống danh điểm hàng tồn kho Tuy thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hóa nhưng Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồnkho thống nhất toàn công ty. Hàng hóa của Công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách, nguồn gốc, . . . mà thủ kho mới chỉ phân chia các loại hàng hoá thành từng nhóm ( ví dụ như nhóm hàng sữa, nước khoáng, nước uống tăng lực M150,cafê . . .) Khi đối chiếu từng loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế toán phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại, quy cách, nguồn gốc rất mất thời gian và công sức. Như vậy, nếu xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty sẽ giảm được khối lượng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt hiệu quả cao hơn. 2. Yêu cầu của việc hoàn thiện Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống kế toán của Nước ta đã không ngừng được đổi mới cho phù hợp. Nhưng do tính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp, lại diễn ra rất khẩn trương nên chắc chắn còn có nhiều khiếm khuyết và có những quy trình chưa được hoàn toàn phù hợp. Mặc dù hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa được xây dựng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và tương lai nhưng trong quá trình nền kinh tế vận động, đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ mới nảy sinh mà khi xây dựng chế độ kế toán các nhà kinh tế không lường hết đươc. Thêm nữa, khi áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, với đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị cụ thể, có như vậy thì hệ thống kế toán mới phát huy tốt vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế doanh nghiệp. Do đặc thù kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thương mại mà với hầu hết các doanh nghiệp thương mại đang hoạt động kinh doanh trên thị trường thì tiêu thụ hàng hóa là khâu quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khi đẩy mạnh được quá trình bán hàng thì doanh thu ngày càng tăng, bù đắp chi phí và tạo ra khoản lợi nhuận ngày càng nhiều và đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện dần, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang trên đà phát triển. Chính vì vậy, mà kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Để thực hiện được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Để theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, Nhà nước ta thường xuyên ra các thông tư nhằm ngày càng hoàn thiện hơn nữa chế độ kế toán - tài chính, mà gần đây nhất là 4 chế độ kế toán mới về hàng tồn kho, TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình và chế độ chuẩn mực kế toán về doanh thu và thu nhập khác đã được áp dụng vào các doanh nghiệp. Từ thực tế cho thấy yêu cầu hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán ở các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Hương Thuỷ nói riêng là hết sức quan trọng và cấp thiết. Muốn thực hiện được điều này chúng ta cần phải làm tốt các yêu cầu sau: Yêu cầu phù hợp: Trong kế toán Quốc tế, yêu cầu phù hợp đã trở thành một nguyên tắc, nghĩa là nó phải được đề cập đến trong kế toán. Vì vậy, khi hoàn thiện công tác kế toán cần coi trọng nguyên tắc này. Mỗi một doanh nghiệp cần vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt sao cho phù hợp với chế độ hiện hành , với loại hình hoạt động, đặc điêm kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý riêng của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, nó cần đòi hỏi phải phù hợp giữa doanh thu và chi phí . Yêu cầu thống nhất Yêu cầu này là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung, cũng như trong ngành thương mại nói riêng. Bởi vì, nó đảm bảo cho các quy định về thể lệ chế độ kế toán được thực hiện đầy đủ và đúng đắn trong doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo Công ty đến cơ sở, doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính kế toán do Nhà nước ban hành , vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiện thống nhất về nhiều mặt như về đánh giá hàng tồn kho, trích khấu hao TSCĐ, thống nhất về sử dụng tài khoản , về nội dụng, tên gọi và mẫu sổ . . . Trong doanh nghiệp còn phải chú ý đến sự thống nhất về việc sử dụng tài khoản sổ kế toán giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc. Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới việc sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm và có hiệu quả và mục đích cuối cùng là đạt được lợi nhuận kinh doanh cao nhất với chi phí hợp lý nhất. Do đó việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng không nằm ngoài mục đích đó. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng một mặt giúp giảm nhẹ công việc tổ chức, xử lý, ghi chép lưu trữ bảo quản chứng từ, sổ kế toán mà vẫn đảm bảo tính kịp thời , độ chính xác cao của thông tin kế toán. Mặt khác, nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong giám đốc, quản lý việc sử dụng tài sản tiền vốn của doanh nghiệp. Yêu cầu chính xác và kịp thời Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác cho ban lãnh đaọ phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp. Cần tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật và tính toán, ghi chép và xửlý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để từng bước nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Hơn nữa, trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay và sự cạnh tranh ngày càng ngay gắt thì yêu cầu này càng trở nên quan trọng. II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ 1. Giải pháp Trên cơ sở thực tế đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Công ty, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế và hoàn thiện thêm công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Vật tư và Thiết bị toàn bộ. Thứ nhất: Do đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của Công ty rất phức tạp và đa dạng nên kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hóa cần có hệ thống sổ SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Lô hàng: Chứng từ Diễn giải Ngày xuất hàng Số lượng đơn giá Thành tiền Ngày thanh toán Ghi chú Số Ngay Người ghi biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết bán hàng theo lô hàng là các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho và các hóa đơn thanh toán. Ngoài ra, sổ chi tiết doanh thu bán hàng cho từng mặt hàng cần được mở theo mẫu sau: SỔ CHI TIẾT TK 511 Tháng . . ./. . . Mặt hàng Ngày Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Nợ Có Số Ngày Người ghi biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Thứ hai: Việc tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý bán hàng. Chi phí bán hàng là một trong những yếu tố để tính toán kết quả bán hàng. Tính toán chính xác chi phí bán hàng cho hàng bán ra trong kỳ là một trong những yêu cầu quan trọng để tính toán chính xác kết quả bán hàng. Từ những chứng từ chi phí liên quan đến hàng tiêu thụ kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết của chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí cuối kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm), trên cơ sở các sổ chi tiết này, kế toán tập hợp theo mẫu sổ sau: SỔ TỔNG HỢP VÀ PHÂN BỔ CHI PHÍ BÁN HÀNG Quý. . . Năm . . . Chỉ tiêu Nội dụng chi phí Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu Công cụ dụng cụ Cộng 1.Chi phí còn đầu kỳ 2. Chi phí phát sinh trong kỳ 3.Chi phí phân bổ cho hàng còn lại 4. Chi phí phân bổ cho hàng bán ra Người ghi biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Chi phí bán hàng liên quan trực tiếp tới hàng trong nước (chủ yếu là hàng nhập khẩu). Đối với chi phí chung cần được phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán ra ở các khoản như chi phí dự trữ, bảo quản hàng hóa, còn các khoản chi phí khác tập trung được bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra bấy nhiêu và phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ x Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng phát sinh trong kỳ = Thứ ba: Công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa thống nhất toàn Công ty. Để đảm bảo quản lý hàng hóa được chặt chẽ thống nhất, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai sót giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào công tác kế toán, . . . Công ty cần phải xây dựng một mẫu danh điểm thống nhât trong toàn Công ty. Danh điểm hàng hóa gắn liền với chủng loại , quy cách, kích cỡ của hàng hóa. Khi nhìn vào danh điểm của một loại hàng hóa nào đó có thể nêu tên cũng như đặc điểm chính của hàng hóa đó. Việc lập danh điểm như sau: Bảng :Quy cách đánh danh điểm hàng hóa Phòng kế toán lập sổ danh điểm hàng hóa Hệ thống danh điểm này được dùng thống nhất trong toàn công ty. Tuy thời gian đầu sử dụng, do bao quát khá nhiều các thông số kỹ thuật sẽ gây ra một số khó khăn, nhất là với bộ phận kế toán, nhưng vềlâu dài nó sẽ phát huy được hiệu quả vì tạo được sự thống nhất dễ mở rộng danh điểm, dễ kiểm tra đối chiếu với tên, chủng loại, quy cách hàng hóa, nhất là khi tin học đang xâm nhập vào lĩnh vực kế toán ngày càng sâu thì quản lý hàng hóa trên cơ sở danh điểm sẽ thuận tiện, hợp lý hơn. Thứ tư: Công ty nên từng bước thực hiện kế toán bán hàng trên máy vi tính. Trong những năm gần đây ngành khoa học kỹ thuật phát triển rất mạnh, nhanh đặc biệt là máy vi tính. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của việc xử lý thông tin một cách nhanh nhạy, có những quyết định kịp thời, phù hợp, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy ưu điểm và hiệu quả của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Ngày nay, khi công nghệ máy vi tính phát triển như vũ bão, đặc biệt là ứng dụng của máy vi tính vào hầu hết các công việc đều rât hiệu quả, vì vậy Công ty nên thực hiện công tác kế toán trên máy. Muốn làm được điều này thì việc tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu sâu sắc về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính cũng là vấn đề cần được quan tâm. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần được sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng , trình độ của cán bộ kế toán. Dần từng bước tổ chức lại hệ thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết có kết cấu đơn giản. Trên cơ sở ứng dụng máy vi tính sẽ đẩy nhanh tiến độ của công tác kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, số lượng sổ sách, giảm bớt những công đoạn không cần thiết để phát huy hết khả năng, năng lực của nhân viên kế toán tránh ùn tắc công tác hạch toán kế toán nhằm khai thác số liệu một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất. 2. Hiệu quả của giải pháp Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và thực tế công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ và với vốn kiến thức nhỏ của mình em đã nêu lên một số giải pháp, kiến nghị không nằm ngoài mục đích là hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty. Những kiến nghị nêu trên là có khả năng thực hiện trong thực tế công tác kế toán ở đơn vị bởi vì: xuất phát từ yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh ở công ty cần phân loại hoạt động kinh doanh, chi phí và thu nhập theo từng hoạt động để giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh. Đồng thời, cùng với hình thức kế toán của Công ty và phục vụ việc quản lý, thực hiện công tác kế toán quản trị phức tạp thì việc ứng dụng tin học vào làm kế toán là rất cần thiết. Nó sẽ tạo ra khả năng giảm bớt được công việc của kế toán, đảm bảo tính chính xác, kịp thời của thông tin cũng như hoàn thành được báo cáo kế toán theo đúng quy định. Xuất phát từ tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán ở Công ty, cán bộ kế toán đều có trình độ và kinh nghiệm trong công tác kế toán, công việc được phân công rõ ràng đồng thời có mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán với nhau, do đó nếu áp dụng thì những kiến nghị trên sẽ thực hiện được và đem lại hiệu quả trong công việc. KẾT LUẬN Hàng hóa rất có vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại với lượng vốn dự trữ hàng hóa chiếm khoảng 80% - 90% trong tổng lượng vốn lưu động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn kinh doanh có hiệu quả, khẳng định được vị trí của mình trên thị trường cũng như giữ vững chữ tín đối với khách hàng, đạt được mục tiêu cuối cùng của mình là lợi nhuận thì doanh nghiệp đó phải bán được hàng. Đó là điều rât quan trọng có tính quyết định đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức bộ phận kế toán bán hàng cũng góp phần không nhỏ làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Hơn bao giờ hết, trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường thì bán hàng vừa là điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vừa là phương tiện để doanh nghiệp đạt được mục đích kinh doanh của mình. Do đó, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là hết sức cần thiết. Nó giúp cho kế toán phát huy hết vai trò của mình trong việc phản ánh, giám sát một cách chặt chẽ toàn diện về tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp ở mọi khâu trong quá trình tiêu thụ nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định chỉ đạo kinh doanh của ban lãnh đạo. Là một sinh viên chuyên ngành kế toán, qua thời gian thực tập tốt nghiệp tại phòng kế toán của Công ty TNHH Hương Thuỷ, em nhận thấy công tác kế toán bán hàng có những điểm mạnh nhưng cũng có những điểm chưa hoàn thiện. Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài này để làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình và mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty. Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu và khả năng trình độ kiến thức có hạn, trong chuyên đề này mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận của công tác bán hàng nói chung, thực trạng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ nói riêng. Từ cơ sở lý luận góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng. Các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế công ty. Ý kiến này chỉ là những kiến nghị đề xuất nhưng em rất mong công ty xem xét và tiến tới thực hiện. Bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận được sự hướng dẫn chỉ bảo của các thầy cô giáo mà đặc biệt là thầy giáo: Thạc sỹ Vũ Mạnh Chiến để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo: Thạc sỹ Vũ Mạnh Chiến và các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán; các phòng ban lãnh đạo ; phòng Tài chính - Kế toán của Công ty TNHH Hương Thuỷ đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Hà nội, ngày tháng năm 2002 Sinh viên Phạm Thanh Minh TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán doanh nghiệp thương mại - dịch vụ của trường ĐHTM 2. Hướng dẫn thực hành và ghi chép chứng từ và sổ sách kế toán trong các loại hình doanh nghiệp.Tác giả: Nguyễn Văn Nhiệm. NXB Thống kê 1999 3. Kế toán tài chính doanh nghiệp. Tác giả: Nguyễn Văn Nhiệm. Nhà xuất bản Thống kê 2001 4. Hạch toán kế toán trong các DNTM. Chủ biên:TS Nguyễn Văn Công./2001 5. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. NXB Tài chính - 2002 6. Các văn bản về thuế GTGT, thuế TNDN 7. Các luận văn của khoá trước NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP CÔNG TY VẬT TƯ VÀ THIẾT BỊ TOÀN BỘ (Đường Hoàng Quốc Việt - Hà nội) MỤC LỤC