Đề tài Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty Điện máy thành phố Hồ Chí Minh

Lời nói đầu Ngày nay, xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới. Sự hội nhập của các hiệp hội, các tổ chức kinh tế, tự do hoá nền kinh tế giữa các quốc gia, các châu lục đã và đang trở nên tất yếu, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế chung đó. Nền kinh tế thị trường mở cửa, hoạt động kinh tế thông thương giữa các quốc gia khiến cho hoạt động kinh doanh thương mại trở nên phức tạp. Đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh buôn bán trong nền kinh tế thị trường rất thuận lợi đồng thời cũng đặt ra nhiều khó khăn và thách thức đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng trong cạnh tranh, hợp tác kinh doanh từ phía các doanh nghiệp cũng như sự hỗ trợ của Nhà nước để đạt hiệu quả cao nhất. Cũng như bao doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường, chi nhánh công ty Điện Máy Thành phố Hồ Chí Minh tại Hà Nội luôn luôn phải đối đầu với sự cạnh tranh, để tồn tại và phát triển thì chi nhánh phải quan tâm tới việc tổ chức lưu chuyển hàng hoá, có tổ chức thực hiện tốt các quá trình mua vào, bán ra thì doanh nghiệp mới có được những thị phần và lợi nhuận - hai mục tiêu cơ bản nhất mà doanh nghiệp luôn hướng tới. Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp và dựa trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty Điện máy thành phố Hồ Chí Minh” Bản chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 phần : Phần 1 : Cơ sở lý luận về kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại. Phần 2 : Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty Điện Máy Thành phố Hồ Chí Minh Phần 3 : Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở chi nhánh công ty Điện Máy Thành phố Hồ Chí Minh . Trong thời gian thực tập tại chi nhánh không lâu nhưng được sự giúp đỡ của giáo viên Trần Văn Thuận và tập thể cán bộ nhân viên phòng kế toán chi nhánh công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Do trình độ còn hạn chế, đề tài có thể có nhiều thiếu sót, mong rằng sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô, các cán bộ nhân viên phòng kế toán và tập thể bạn đọc quan tâm giúp cho đề tài được hoàn chỉnh hơn. Phần 1 Cơ sở lý luận về kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại. I. Sự cần thiết của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm hàng hóa và hoạt động thương mại Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất với tiêu dùng. Hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hoặc giữa thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế-xã hội. Thương nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực, hành vi dân sự hay các hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quy định của pháp luật được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại ảnh hưởng đến công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa Thương mại thực chất là quá trình trao đổi hàng hóa thông qua mua bán trên thị trường, là khâu trung gian nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp là một đơn vị hạch toán độc lập, tự điều tiết hoạt động kinh doanh của mình sao cho hợp lý và có hiệu quả. Đối với doanh nghiệp thương mại phải tổ chức rất nhiều hoạt động khác nhau như tạo nguồn hàng, nghiên cứu thị trường, quản lý dự trữ và tổ chức tốt nghiệp vụ mua hàng..., trong đó bán hàng được coi là khâu quan trọng và thiết yếu nhất bởi có bán được hàng thì doanh nghiệp mới thu hồi được vốn để quay vòng và có lợi nhuận để mở rộng hoạt động kinh doanh của mình. Đối tượng của kinh doanh thương mại là hàng hoá, vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán và thu lợi nhuận. Hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể được lưu chuyển theo một hoặc hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn hàng hoá là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá là việc bán thẳng cho người tiêu dùng từng cái, từng ít một. Ngoài ra việc tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại ... mà sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng do đó, chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. Như vậy nội dung chủ yếu của hạch toán trong doanh nghiệp thương mại là hạch toán khâu mua vào và bán ra. 3. Một số khái niệm chung Lưu chuyển hàng hóa là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất Doanh thu là tổng trị giá các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Theo chuẩn mực kế toán mới thì doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn các điều kiện sau : - Doanh nghiệp đã chuyển giao phẩn lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua hàng của doanh nghiệp cho số hàng hoá, thành phẩm đã bị kém, mất phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. Chiết khấu thanh toán là khoản tiền người mua được hưởng do thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn được người bán chấp thuận. Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá niêm yết cho người mua hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ với khối lượng lớn. Giá vốn hàng bán là tổng giá vốn của hàng hoá, giá thành sản xuất của thành phẩm đã bán, chi phí trực tiếp của các dịch vụ đã cung cấp, chi phí khác được tính vào hoặc ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ báo cáo. Doanh thu thuần từ bán hàng là số doanh thu bán hàng hoá, thành phẩm và các dịch vụ đã trừ các khoản giảm trừ, bao gồm : chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp trong kỳ báo cáo. 4. ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ . Lưu chuyển hàng hoá thực chất là việc thực hiện việc mua bán, trao đổi hàng hoá, cung cấp dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân. Sản xuất ngày càng phát triển, tạo ra nhiều sản phẩm hàng hoá thì mức độ cạnh tranh càng lớn. Vì vậy lưu chuyển hàng hóa là vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp trong đó khâu bán hàng làkhâu quan trọng nhất, quyết định toàn bộ mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nếu quá trình bán hàng được thực hiện tốt, đạt hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ thu hồi được vốn để quay vòng đồng thời có lợi nhuận để mở rộng quy mô kinh doanh. Ngược lại, nếu quá trình bán hàng tổ chức không tốt sẽ dẫn đến doanh nghiệp không đủ thu nhập để trang trải chi phí, không có điều kiện để tái sản xuất mở rộng, sẽ dẫn đến bị thu hẹp quy mô kinh doanh và có thể dẫn đến phá sản. Để kinh doanh có hiệu quả doanh nghiệp cần phải hoạch định kế hoạch kinh doanh sao cho có hiệu quả từ khâu mua vào đến khâu bán ra, xác định kết quả kinh doanh. Như vậy, công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh đóng một vai trò không nhỏ thông qua việc đưa ra các chỉ tiêu kinh tế kịp thời giúp doanh nghiệp thấy được thực trạng của doanh nghiệp mình, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp để đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn trong kỳ sau. Nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý trên kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau: Ghi chép số lượng, chất lượng, giá trị hàng mua trên những sổ phù hợp. Phân bổ hợp lý chi phí thu mua cho hàng bán và hàng tồn cuối kỳ, phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ các chứng từ về hàng bán . Quản lý chặt chẽ tình hình biến động nhập, xuất, dự trữ, phát hiện xử lý kịp thời trường hợp hàng bị ứ đọng. II. Kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ 1. Kế toán lưu chuyển hàng hoá 1.1. Kế toán quá trình mua hàng Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Hàng hoá được coi là mua vào khi thông qua quá trình mua bán và doanh nghiệp thương mại phải nắm được quyền sở hữu về hàng hoá. Mục đích mua hàng hoá là để bán (cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và mua để xuất khẩu ra nước ngoài). Ngoài ra, hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại còn có thể sử dụng để góp vốn liên doanh, để trả lương, thưởng, biếu tặng, quảng cáo, chào hàng, để đổi hàng hoá khác... Cách thức mua hàng thường được áp dụng là mua trực tiếp của các đơn vị, cá nhân sản xuất hoặc giao sản phẩm gia công, hàng đổi hàng, bao tiêu, đặt hàng, ký kết hợp dồng sản xuất, khai thác... Phương thức thu mua có thể là nhận hàng trực tiếp, chuyển hàng hay ủy thác thu mua. 1.2 Tính giá thực tế hàng hoá mua Giá thực tế của hàng hoá mua vào tuỳ thuộc vào từng nguồn hàng khác nhau cũng như tuỳ thuộc vào phương pháp tính VAT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ, trong giá mua không bao gồm VAT đầu vào. Còn với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp, trong giá mua bao gồm cả VAT đầu vào. Dưới đây là công thức tính giá thực tế hàng nhập kho: = + + - Giá thực tế hàng xuất kho gồm 2 bộ phận: trị giá mua (kể cả thuế phải nộp) và chi phí thu mua. Khi xuất kho, để tính giá thực tế của hàng hoá, kế toán phải tách riêng 2 bộ phận trên để tính toán . Đối với bộ phận trị giá mua, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá xuất kho giống như đối với vật liệu (giá đơn vị bình quân, giá nhập trước xuất trước, giá nhập trước xuất sau, giá hạch toán, giá trực tiếp từng lô hàng, mặt hàng). Đối với chi phí thu mua, do liên quan tới cả lượng hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên cần được phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và chưa tiêu thụ. 1.3 .Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh các nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại, kế toán sử dụng các tài khoản sau : Tài khoản 156- hàng hoá : dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy chi tiết theo từng kho, quầy, từng loại, nhóm hàng hoá . Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị thực tế hàng hoá tại kho, quầy (giá mua và chi phí thu mua). Bên Có: Trị giá mua của hàng xuất kho, quầy. Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ . Dư Có : Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy. Tài khoản 156 được chi tiết thành 2 TK cấp II : 1561 : Giá mua hàng hoá 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường; dùng để phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường và được mở chi tiết theo từng chủng loại hàng và từng loại hợp đồng kinh tế. Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế hàng mua nhưng chưa về nhập kho. Bên Có : Phản ánh trị giá thực tế của hàng mua đi đường đã về nhập kho hoặc giao ngay cho những bộ phận sử dụng hoăch bán thẳng. Dư Nợ : Phản ánh giá trị thực tế của hàng mua còn chưa về nhập kho cuối kỳ. Ngoài ra kế toán mua hàng còn sử dụng những tài khoản sau: 157, 632, 331, 111, 336, 334, 338…. 1.4. Kế oán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng 1.4.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ : Khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoặc bảng kê hàng hoá thu mua) và phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 156 (1561) : Trị giá mua của hàng nhập kho Nợ TK 153 (1532) : Trị giá bao bì tính riêng nhập kho (nếu có) Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đầu vào Có các tài khoản 331, 311, 111,112, 336 : Tổng giá thanh toán Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh: Nợ TK 156 (1562): Tập hợp chi phí thu mua Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK 331, 111, 112 Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. Nợ 331, 111, 336, 1388 : Tổng số giảm giá, hàng mua trả lại tính theo giá thanh toán. Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT đầu vào tương ứng. Có TK 156 (1561) : Số giảm giá, trị giá mua của hàng trả lạ. Các khoản chiết khấu thanh toán mà doanh nghiệp được hưởng khi mua hàng Nợ TK 111,112, 331, 138 (1388). Có TK 515. Nếu doanh nghiệp phải bỏ chi phí để hoàn thiện hàng hoá thì kế toán ghi: Nợ TK 154: Trị giá thực tế hàng thuê ngoài gia công . Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào . Có TK 156(1561): Trị giá hàng hoá xuất chế biến, hoàn thiện. Có TK 331, 111, 112 : Các chi phí hoàn thiện. Khi hoàn thiện hàng hoá nhập kho ghi: Nợ TK 156 (1561) Có TK 154 Việc khấu trừ hoặc hoàn thuế đầu vào không áp dụng trong trường hợp hàng hoá mua vào để sản xuất, chế biến hàng xuất khẩu hay để xuất khẩu. Số thuế đầu vào được khấu trừ tính theo công thức sau: = x 1.4.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoặc bảng kê hàng hoá thu mua) và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): Trị giá thanh toán của hàng nhập kho Nợ TK 153 (1532): Trị giá bao bì tính riêng nhập kho (nếu có) Có TK 331, 311, 111,112, 336 : Số tiền phải trả, đã trả người bán theo giá thanh toán Các khoản chi phí thực tế thu mua phát sinh ghi : Nợ TK 156 (1562) : Tập hợp chi phí thu mua Có TK 331, 111, 112 Đối với các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại kế toán ghi: Nợ TK 331, 1211, 336 : Tổng số hàng giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại tính theo giá thanh toán Có TK 156 (1561) : Số giảm giá hàng mua, trị giá mua của hàng trả lại (gồm cả thuế GTGT đầu vào) 2. Kế toán quá trình bán hàng 2.1 Các phương pháp bán hàng và thủ tục chứng từ Nền kinh tế thị trường đã thực sự cởi trói cho các doanh nghiệp Việt Nam. Thị trường với những quy luật khách quan luôn luôn là động lực để các doanh nghiệp phát triển. Để tồn tại và khẳng định mình các doanh nghiệp không chỉ chú trọng đến chất lượng hàng hoá, đa dạng hoá sản phẩm mà còn rất chú trọng đến các phương thức và hình thức bán hàng. Hiện nay ở Việt Nam các doanh nghiệp thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức và hình thức khác nhau, tuỳ thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp mình, các doanh nghiệp có thể bán hàng theo phương thức bán buôn, bán lẻ, ký gửi, đại lý...Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như bán hàng trực tiếp, chuyển hàng. Bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá là bán cho những người trung gian để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho người sản xuất để họ tiếp tục sản xuất ra sản phẩm. Hàng hoá sau khi bán vẫn còn nằm trong lưu thông hoặc trong sản xuất, chưa đến tay người tiêu dùng. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn gồm 2 phương thức: Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho : đây là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức: Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho bên mua. Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi đại diện của bên mua nhận đủ hàng và thanh toán tiền và chấp nhận nợ. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó theo quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, chỉ khi nào bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Phương thức bán buôn này có thể thực hiện theo hai hình thức sau: Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp. Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán. Sau khi giao, nhận, đại diện của bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở tại địa điểm đã thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ. Bán lẻ hàng hóa. Bán lẻ hàng hóa là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng để thỏa mãn nhu cầu của cá nhân và tập thể. Hàng hóa sau khi bán đi tức là đã được xã hội chấp nhận, kết thúc khâu lưu thông, hàng hóa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị hàng hóa được thực hiện. Phương thức bán lẻ có thể được thực hiện dưới các hình thức sau : Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Theo hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách hàng. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ qũy. Đồng thời kiểm kê hàng tồn quầy để xác định số lượng hàng bán ra trong ca, trong ngày và nộp báo cáo bán hàng. Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung : Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hóa đơn cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn giao hàng cho khách để xác định số lượng hàng bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ qũy. Hình thức bán lẻ tự phục vụ : Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hóa mang đến bàn tính tiền để thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Hình thức bán hàng trả góp: Là một hoạt động kinh tế trong đó người mua hàng trả một phần tiền khi nhận hàng, khoản còn lại được phân ra nhiều kỳ để trả dần vào những kỳ sau. Doanh nghiệp ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hóa bán trả góp được coi là đã tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. Phần lãi suất sẽ được đưa vào doanh thu tài chính. Đối với quá trình tiêu thụ hàng hóa tại các doanh nghiệp thương mại ở Việt Nam thì tùy từng phương thức bán hàng, kế toán sử dụng một số chứng từ sau: Hóa đơn giá trị gia tăng (Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ). Hóa đơn bán hàng (Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp). Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi. Bảng kê bán lẻ hàng hóa. Thẻ quầy hàng. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu thu. Phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan. 2.2. Các phương pháp xác định trị giá mua của hàng xuất bán. Trong nền kinh kế thị trường giá cả hàng hóa là một trong những nhân tố chủ yếu tác động đến tiêu thụ. Giá cả hàng hóa có thể kích thích hay hạn chế cung cầu và do đó ảnh hưởng đến tiêu thụ. Xây dựng giá đúng sẽ đảm bảo khả năng tiêu thụ và thu hồi vốn hay có thể tránh ứ đọng, hạn chế thua lỗ. Việc xây dựng giá chịu tác động của nhiều nhân tố như mục tiêu của doanh nghiệp, môi trường cạnh tranh, sự điều tiết của Nhà nước nhưng quan trọng nhất là chi phí bỏ ra cho một đơn vị hàng hóa đó. Thông thường doanh nghiệp thương mại xác định giá bán hàng hóa thường dựa vào thăng số thương mại. Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ : Giá bán hàng hóa chưa thuế GTGT Giá mua thực tế của hàng hoá Thăng số thương mại = + Trong đó thăng số thương mại là một khoản chênh lệch giữa giá bán và giá mua của hàng hóa nhằm bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thăng số thương mại = % thăng số * giá mua của hàng hóa % thăng số : là tỉ lệ phần trăm tính trên giá mua của hàng hóa. Trong các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa mua vào nhập kho theo giá thực tế của hàng mua nhập kho, việc tính giá trị vốn của hàng xuất kho có ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, vì nó là bộ phận cấu thành của trị giá vốn hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho: Nếu sử dụng giá hạch toán thì giá vốn hàng xuất kho sẽ được tính như sau: Hệ số giá của từng loại hàng Trị giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán của hàng tồn trong kỳ = + + Việc áp dụng phương pháp này làm cho công tác kế toán đơn giản hơn. Nó đặc biệt phát huy tác dụng trong những doanh nghiệp có nghiệp vụ thay đổi liên tục . Nếu doanh nghiệp sử dụng giá thực tế để hạch toán hàng hóa nhập xuất hàng ngày để tính được trị giá vốn của hàng hóa xuất kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau : Phương pháp giá thực tế đích danh: theo phương pháp này thì giá xuất kho của hàng hóa cũng được xác định đúng theo giá nhập kho của nó. Đây là phương pháp lý tưởng nhất vì nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán chí phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế, giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Tuy nhiên phương pháp tính giá thực tế đích danh phù hợp với các doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định. Còn đối với doanh nghiệp có rất nhiều loại vật tư, hàng hóa thì không thể áp dụng được phương pháp này. Phương pháp tính giá bình quân: theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho. Giá trị hàng xuất kho được xác định trên cơ sở bình quân hóa giá trị của tất cả hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ. Đây là phương pháp có ý nghĩa về mặt thực tiễn và dễ áp dụng nhưng nó cũng có nhược điểm là che dấu sự biến động của giá trong kỳ. Phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này giả định rằng hàng được nhập kho trước sẽ được xuất trước vì vậy trị giá hàng xuất kho sẽ bằng số hàng xuất kho nhân với đơn giá mua của lô hàng nhập tiếp ngay sau đó. Phương pháp này có ưu điểm là nó gần đúng với luồng xuất-nhập trong thực tế. Trong trường hợp hàng hóa được quản lý theo đúng hình thức nhập trước xuất trước. Phương pháp này gần đúng với phương pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trị hàng hóa xuất kho và tồn kho. Hơn nữa, trị giá hàng tồn kho sẽ được phản ánh gần sát với giá thị trường. Do vậy hàng hóa tồn kho sẽ bao gồm giá trị hàng hóa được mua ở những lần sau cùng. Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp này trong trường hợp giá cả có xu thế tăng thì doanh nghiệp sẽ có lãi nhiều hơn so với việc sử dụng phương pháp khác, do giá vốn của hàng bán bao gồm giá trị của hàng hóa mua từ trước với giá thấp hơn. Bên cạnh những ưu điểm trên, phương pháp này cũng có những nhược điểm đó là phương pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Phương pháp nhập sau xuất trước: phương pháp này giả định rằng, những hàng hóa nhập kho sau sẽ được xuất ra trước. Nghĩa là giá trị của hàng xuất kho sẽ bằng số lượng hàng xuất kho nhân với đơn giá của lô hàng nhập sau cùng, bao giờ xuất hết số lượng nhập sau cùng thì xuất theo đơn giá của lô hàng nhập trước đó. áp dụng phương pháp này sẽ có những ưu điểm là những khoản thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. Vì theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị hàng hóa vừa mới được mua vào ngay gần đó. Hơn nữa nếu giá cả thị trường có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Bởi vì giá cả hàng hóa được mua vào sau cùng thường cao hơn giá của hàng hóa được nhập trước tiên, sẽ được tính vào giá vốn hàng bán của các khoản doanh thu hiện tại. Điều này sẽ làm tăng giá vốn hàng bán do đó sẽ làm giảm lợi nhuận dẫn tới số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp ít hơn. Tuy nhiên, không có cái gì hoàn hảo, bên cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những nhược điểm. Phương pháp này cũng vậy, nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp nhập sau xuất trước thì chi phí quản lý hàng kho của doanh nghiệp có thể cao hơn vì phải mua thêm hàng hóa nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao.. Điều này trái ngược với xu hướng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảm thiểu lượng hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi phí quản lý hàng tồn kho.Một nhược điểm nữa của phương pháp này là nó bỏ qua luồng xuất-nhập trong thực tế. Giá trị hàng tồn kho thấp hơn giá trị hàng thực tế vì theo phương pháp này trị giá hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của những hàng hóa nhập vào đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời. Do giá trị hàng tồn kho thấp hơn so với giá trị thực tế, vốn lưu động của doanh nghiệp cũng được phản ánh thấp hơn so với thực tế. Điều này sẽ làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận thấp hơn khả năng thanh toán thực tế của doanh nghiệp . 2.3 Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng chủ yếu các tài khoản : TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 512 : Doanh thu nội bộ TK 632: Giá vốn hàng bán TK 531, 532: Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. TK 521: Chiết khấu thương mại. TK 33311: thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ bán ra TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt Ngoài ra, còn có các tài khoản liên quan như TK 111, 112, 156, 331, 138, 641, 1532, 157 Nội dung, kết cấu tài khoản Sau đây là nội dung, kết cấu một số TK chủ yếu sử dụng trong kế toán nghiệp vụ bán hàng: TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Khoản giảm giá, bớt giá bán hàng và hàng hóa bị trả lại Số thuế phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế Kết chuyển doanh thu thuần Bên Có : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế trong kỳ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ghi vào bên có TK 511, phân biệt cho từng trường hợp sau: Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, doanh thu ghi theo giá bán chưa có thuế GTGT Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp và hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu thì doanh thu ghi theo giá thanh toán với người mua, bao gồm cả thuế . Đối với số thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp, phát sinh trong kỳ được ghi vào bên có tài khoản 3331 “thuế GTGT phải nộp” đối ứng với bên nợ tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ” Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp II: Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại Tài khoản 5112: Doanh thu bán thành phẩm. Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất như nông nghiệp, công nghiệp, xây lắp... Tài khoản 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ. Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch, vận tải, bưu điện... Tài khoản 5114 : Doanh thu trợ giá, trợ cấp. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản Nhà nước trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Tài khoản 512 : Doanh thu nội bộ Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản 512 tương tự như kết cấu tài khoản 511. Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp II : Tài khoản 5121 : Doanh thu bán hàng hoá Tài khoản 5122 : Doanh thu bán thành phẩm Tài khoản 5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ Tài khoản 515 : Doanh thu hoạt động tài chính. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền cổ tức, lợi nhuận được chia và doanh thu hoạt động tài chính khác của doanh nghiệp Bên Nợ : + Số thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp (nếu có) + Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính thuần sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Bên Có : Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ. Tài khoản 515 không có số dư cuối kỳ Tài khoản 157 : Hàng gửi bán Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Nội dung ghi chép như sau: Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên: Bên Nợ : Tập hợp trị giá mua thực tế của hàng hoá đã chuyển bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi. Giá thành thực tế của dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận Bên Có : Kết chuyển giá mua thực tế hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý, ký gửi và giá thành dịch vụ đã xác định tiêu thụ Số dư Nợ : trị giá mua thực tế gửi đi chưa xác định tiêu thụ Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ : Bên Nợ: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ cuối kỳ Bên Có : Trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ đầu kỳ Số dư Nợ : phản ánh trị giá mua của hàng gửi bán chưa tiêu thụ Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại Tài khoản này dùng để phản ánh giá của số hàng hoá, thành phẩm dịch vụ đã tiêu thụ, bị trả lại do không đúng quy cách phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế. Nội dung ghi chép: Bên Nợ : Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho người mua trong kỳ. Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán đã thoả thuận. Nội dung ghi chép như sau: Bên Nợ : Khoản giảm giá đã chấp nhận với người mua Bên Có : Kết chuyển khoản giảm giá sang tài khoản liên quan để xác định doanh thu thuần Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư. Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán Bên Nợ ; Phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Phản ánh khoản hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra. Bên Có ; Phản ánh khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính. Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK 911. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. 2.4. Kế toán giá vốn hàng bán. Tài khoản sử dụng 632 – phương pháp hạch toán tài khoản này như sau. - Hạch toán bán buôn theo phương thức trực tiếp: Khi chuyển giao hàng hoá cho người mua giá vốn hàng bán được phản ánh như sau: Nợ TK 632: Trị giá mua của hàng tiêu thụ. Có TK 156 (1561) : Bán buôn qua kho. Có TK 151, 331, 111, 112: Bán buôn vận chuyển thẳng (không qua kho) có tham gia thanh toán. Trường hợp bán buôn theo phương thức chuyển hàng, chờ chấp nhận kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 157 - Đối với phương thức bán lẻ khi xác định giá vốn của số hàng đã bán kế toán ghi: Nợ TK 632. Có TK 156. Đối với phương thức bán hàng trả góp giá vốn được xác định như sau: + Nếu xuất từ kho Nợ TK 632 Có TK 1561 + Nếu bán thẳng không qua kho Nợ TK 632 Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 131. Đối với phương thức bán hàng khoán , giá vốn hàng đã bán được xác định như sau: Nợ TK 632. Có TK 1388. - Ngoài ra để phản ánh khoản hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Gía vốn hàng bán Có TK 152,153,156,138. - Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán Có TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập , ghi Nợ TK159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - giá vốn hàng bán 2.5. Kế toán doanh thu bán hàng. Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Bán hàng là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào tài khoản sử dụng là tài khoản 511” doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” tài sản này chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ được thu tiền. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được hạch toán như sau: (Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) * Trường hợp bán buôn theo phương thức trực tiếp. Doanh thu của hàng tiêu thụ ghi: Nợ TK 111,112,131,1368: Tổng giá thanh toán Có TK 511,512: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (không thuế GTGT) Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp * Trường hợp bán buôn theo phương thức chuyển hàng thì doanh thu bán hàng và bao bì tính riêng được ghi: Nợ TK 131,136,111,112: Tổng giá thanh toán. Có TK 511,512: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Có TK 138 (1388): Bao bì tính riêng. * Trường hợp bán lẻ thu tiền tập trung, trực tiếp, tự chọn. Doanh thu được ghi: Nợ TK liên quan 111,112,113 Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. * Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp: khi bán hàng trả chậm, trả góp, ghi số tiền trả lần đầu và số tiền còn phải thu về bán hàng trả chậm, trả góp, doanh thu bán hàng và lãi phải thu ghi: Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán trả tiền ngay chưa có thuế GTGT). Có tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 3387: Doanh thu chưa được thực hiện (chênh lệch giữa tổng số tiền theo giá bán trả chậm, trả góp với giá bán trả tiền ngay chưa có thuế GTGT) Khi thực thu tiền bán hàng lần tiếp sau ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 131: Phải thu của khách hàng. Ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp từng kỳ: Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính(lãi trả chậm, trả góp) 2.6 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu trong kế toán bán hàng bao gồm các khoản: Chiết khấu thương mại (TK521), hàng bán bị trả lại (TK 531), giảm giá hàng bán (TK sử dụng 532). * Chiết khấu thương mại- tài khoản sử dụng 521. Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua với khối lượng lớn. Để phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331:Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112 Có TK 131: Phải thu của khách hàng Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang tài khoản doanh thu ghi: Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 521: Chiết khấu thương mại . * Hàng bán bị trả lại - tài khoản sử dụng 531. Trong quá trình bán hàng có thể xảy ra trường hợp khi hoá đơn bán hàng đã được thực hiện sau đó khách hàng kiểm nhận thấy sai hợp đồng, không đúng quy cách, phẩm chất, hư hỏng... và lập biên bản từ chối thanh toán. Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 531: Giá bán chưa tính thuế . Nợ TK 333: Thuế GTGT đầu ra. Có TK 131,111,112: Theo giá thanh toán. Cuối kỳ kết chuyển danh thu bị trả lại. Nợ TK 511. Có TK 531. * Giảm giá hàng bán – tài khoản 532. Trong quá trình bán hàng nếu phát sinh giảm giá hàng bán kế toán ghi: Phản ánh số doanh thu giảm trừ Nợ TK 532: Số giảm giá bán chưa thuế Nợ TK 333: Số thuế giảm trừ Có TK 131,111,112: Tổng giá thanh toán Cuối kỳ kết chuyển giảm trừ doanh thu Nợ TK 511 Có TK 532 3. Kế toán hàng hoá tồn kho. 3.1. Tại kho: Thủ kho tiến hành ghi chép trên các thẻ kho theo từng lô hàng hoặc theo từng mặt hàng. Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã ghi vào thẻ kho, thủ kho tiến hành lập bảng kê nhập, xuất, tồn hàng hoá. 3.2. Tại quầy: Nhân viên bán hàng trực tiếp ghi chép theo một trong hai hương pháp sau: Phương pháp hạch toán về mặt giá trị: Nhân viên bán hàng nhận hàng để bán tính thành tiền theo giá bán lẻ và chịu trách nhiệm về số hàng đã nhận, bán đến đâu nộp tiền đến đó. Cuối tháng hoặc định kỳ tiến hành kiểm kê số hàng có ở quầy, đối chiếu với số tiền chưa thanh toán, xác định số tiền thừa hoặc thiếu. Nhân viên bán hàng phải mở sổ nhận hàng và thanh toán theo mẫu sau: Sổ nhận hàng và thanh toán Chứng từ Diễn giải Trị giá hàng đã nhận Số tiền đã nộp Số tiền còn lại SH NT Phương pháp hạch toán về số lượng và giá trị: ở quầy hàng, nhân viên bán hàng phải mở “thẻ quầy hàng” để theo dõi tình hình biến động theo từng mặt hàng. Thẻ quầy hàng Tờ số : Tên hàng : ...................................................... Quy cách:............................................... Đơn giá : ........................................................ Đơn vị :.................................................. Ngày tháng Tên người bán hàng Tồn đầu ca (ngày) Nhập Từ kho trong ca (ngày) Nhập khác trong ca (ngày) Cộng tồn và nhập trong ca (ngày) Xuất bán Xuất khác Tồn cuối ca (ngày) Lượng Tiền Lượng Tiền A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ Tên cơ sở kinh doanh:........................................................................................ Địa chỉ:........................................................................... Mã số:........................................ Họ tên người bán hàng...................................................................................... Địa chỉ nơi bán hàng:........................................................................................ TT Tên hàng hoá ,dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng tiền thanh toán Tổng số tiền bằng chữ: Ngày..... tháng..... năm.......... Người bán (Ký và ghi rõ họ ,tên) Đối với các đối tượng không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, nhân viên bán hàng phải lập bảng kê hàng bán lẻ theo từng lần bán , từng loại hàng và cuối ngày lên bảng kê gửi bộ phận kế toán làm căn cứ tính doanh thu và thuế GTGT. 3.3 Tại phòng kế toán. Kế toán tổng hợp sử dụng TK 156 – hàng hoá để theo dõi hàng tồn kho , tăng giảm trong kỳ, kế toán chi tiết sử dụng phương pháp thẻ song song hoặc phương pháp số dư để hạch toán. * Phương pháp thẻ song song: Tương ứng với thẻ kho kế toán sẽ mở thẻ hạch toán chi tiết hàng hoá , thẻ này khác với thẻ kho là ghi chép cả về số lượng và giá trị. Khi nhận được phiếu nhập kho, xuất kho kế toán sẽ đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết hàng hoá có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập , xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ưu nhược điểm của phương pháp này là ghi chép đơn giản nhưng bị trùng lặp làm tăng khối lượng công việc kế toán . Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư hàng hoá theo phương pháp thẻ song song: Thẻ hoặc sổ chi tiết hàng hoá Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Thẻ kho Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Phiếu xuất kho Ghi cuối tháng * Phương pháp sổ số dư: Định kỳ, nhân viên phòng kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm hàng vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho. Bảng này được mở cho từng kho ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng, số dư này được dùng để đối chiếu với cột” số tiền” trên sổ số dư. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số dư. Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn Phiếu giao nhận chứng từ xuất Thẻ kho Sổ số dư Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 4. Kế toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý 4.1 Kế toán chi phí mua hàng. Là chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra trong quá trình mua hàng hoá như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thuê kho, thuê bãi, thuê bến, chi phí cầu phà phát sinh khi mua hàng hoặc chi phí môi giới hoặc hao hụt hàng mua trong định mức. Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ nên cần phải phân bổ cho hàng tiêu thụ và hàng còn lại theo tiêu thức phù hợp (Theo doanh thu, theo trị giá mua, theo số lượng, trọng lượng...) công thức phân bổ như sau: = x Trong đó hàng còn lại cuối kỳ bao gồm hàng còn tồn quầy, kho, hàng đang gửi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi, hàng mua đang đi đường. Phương pháp kế toán chi phí mua hàng như sau: - Tập hợp chi phí thu mua thực tế phát sinh: Nợ TK156 (1562) Có TK311,111,112,334... - Phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK632 Có TK156 (1562) 4.2. Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá bao gồm: chi phí cho nhân viên bán hàng (lương phụ cấp và các khoản trích theo lương), chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng bán hàng như thiết bị cân đo, máy tính, chi phí khấu hao TSCĐ bán hàng như kho hàng, quầy hàng, chuyển hàng, phương tiện vận tải, cầu cảng, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện nước, điện thoại, quảng cáo, vận tải, bốc xếp, hoa hồng và các chi phí khác bằng tiền. Tài khoản sử dụng là TK 641 – “Chi phí bán hàng” Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng TK 334, 338 TK 641 TK 111,112 (1) (7) TK 152, 153, 142, 242 TK 911 (2) (8) TK 214 TK142, 242 (3) (9a) (9b) TK331 (4) TK 133 TK 335 (5) TK 142 (6) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn ca, BHXH, BHYT, KPCĐ cho nhân viên trong quá trình tiêu thụ các sản phẩm Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng Trích khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng Chi phí điện nước điện thoại mua ngoài Trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí bán hàng Trường hợp chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm trong nhiều kỳ hạch toán. Định kỳ tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí đã phát sinh Khi phát sinh các khoản chi giảm chi phí bán hàng Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911-xác định kết quả kinh doanh (9a) Đối với các công trình xây lắp không được thực hiện hạch toán kết quả trong từng giai đoạn, cuối kỳ chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 142 (9b) ở kỳ kế toán sau, khi công trình đã hoàn thành và được bàn giao 4.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK642-chi phí quản lý doanh nghiệp dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp (lương chính, lương phụ, phụ cấp lương ...), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp, các khoản thuế nhà đất, thuế môn bài. Chi phí quản lý doanh nghiệp cần được dự toán và quản lý chi tiết, tiết kiệm, hợp lý - Đây là khoản chi phí gián tiếp và có liên quan đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Vì vậy cần thiết và có thể tính toán phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hoạt động để có thể đánh giá đúng đắn hiệu quả riêng biệt của từng loại hoạt động có thể phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp . Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4 Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334, 338 TK 642 TK 111, 112 (1) (10) TK 152, 133 (2) TK 333 TK 336 TK153 (11) (3) (12) TK 133 TK 214 TK 911 (4) (13) TK 333 (5) (14) TK 142 TK 111, 112 (6) TK 133 TK 159 (7) TK 111, 112, 331, 335 (8) (9) Tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp Trị giá vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp, vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay (không qua kho) cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp Trích khấu hao tài sản cố định dùng chung cho cả doanh nghiệp Thuế môn bài, thuế nhà đất, phải nộp nhà nước Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp Dự phòng các khoản phải thu khó đòi để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Tiền điện thoại, tiền nước mua vào phải trả, chi phí sửa chữa tài sản cố định một lần giá trị nhỏ Chi phí phát sinh về hội nghị tiếp khách Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Đối với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, cuối kỳ xác định thuế giá trị gia tăng phải nộp Số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý Cuối kỳ kế toán xác định và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để tính kết quả kinh doanh Trường hợp phải phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho sản phẩm, hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ ở cuối kỳ, trên cơ sở xác định để kết chuyển sang chi phí chờ kết chuyển 5. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ 5.1. Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại được biểu hiện qua chỉ tiêu “ Lợi nhuận” hay “Lỗ” từ tiêu thụ. Kết quả đó được thể hiện qua công thức sau: Kết quả tiêu thụ hàng hoá = Doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp. 5.2. Phương pháp kế toán Phương pháp kế toán xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán xác định kết quả tiêu thụ TK 632 TK 911 TK511 (2) (1) TK 641 (3) TK 642 (4) TK 142 (5) TK 421 (7) (6) Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu bán hàng thuần Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Tính và kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại cuối kỳ trước trừ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ này Tính và kết chuyển số lãi hoạt động kinh doanh trong kỳ Kết chuyển số lỗ hoạt động kinh doanh trong kỳ 6. Sổ kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Sổ kế toán là phương tiện sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thời kỳ kế toán và trong niên độ kế toán, đồng thời nó là cầu nối giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán qua việc ghi chép hệ thống hoá thông tin từ chứng từ ban đầu theo từng đối tượng hoặc thời gian. Để hệ thống hoá thông tin, sổ kế toán của các doanh nghiệp được phân thành hai loại là: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Kết cấu mẫu sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng, vì mỗi hình thức kế toán có số lượng sổ kế toán tổng hợp khác nhau, trình tự hệ thống hoá thông tin khác nhau và cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp cũng khác nhau. Còn các sổ chi tiết thì kết cấu mẫu sổ tương tự nhau, không phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng mà chủ yếu phụ thuộc vào yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghịêp Hệ thống sổ kế toán sử dụng phải đảm bảo hệ thống hoá được toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính vì vậy đòi hỏi việc tổ chức một hệ thống sổ kế toán ở doanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ theo trật tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở doanh nghiệp khi tổ chức sổ kế toán tổng hợp - Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết đối với các chỉ tiêu kinh tế, tài chính cần ghi chép kế toán chi tiết - Phải đảm bảo mối quan hệ kiểm tra , đối chiếu số liệu nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong quá trình hệ thống hoá thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán Hiện nay các doanh nghiệp ở Việt Nam sử dụng 4 hình thức sổ kế toán sau: * Hình thức Nhật ký sổ cái: Hình thức này có các đặc điểm sau: - Kết hợp trình tự ghi chép sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái Tách biệt ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Cuối tháng, cuối kỳ không cần lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc phản ánh các nghịêp vụ kinh tế , tài chính phát sinh trong kỳ và các tài khoản cấp 1, vì có thể kiểm tra ở ngay dòng tổng cộng cuối tháng cuối quý trong nhật ký sổ cái Hình thức kế toán này chỉ sử dụng phù hợp với những đơn vị nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ không nhiều và đơn vị sử dụng ít tài khoản kế toán. Hiện nay chỉ có các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhỏ thuộc sở hữu tư nhân và tập thể sử dụng hình thức kế toán này. Theo hình thức này kế toán nghiệp vụ luân chuyển hàng hoá tại các doanh nghịêp thương mại sử dụng các mẫu sau: + Sổ nhật ký sổ cái + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như: Sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán với người mua, thẻ kho.... Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ (thẻ), kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái Sổ quỹ tiền mặt Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra đối chiếu * Hình thức kế toán nhật ký chung : Hình thức này có đặc điểm như sau: Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là:Sổ nhật ký chung và sổ cái Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Cuối kỳ phải lập bảng cân đối tài khoản kế toán để kiểm tra tính chính xác cuả việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp 1 được ghi ở các tờ sổ cái mở riêng cho từng tài khoản . Quy trình hạch toán như sau: Sơ đồ 7: Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số TK Nhật ký đặc biệt Báo cáo tài chính * Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Đặc điểm: - Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái -Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và ghi theo hai đường khác nhau, cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc, đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép tài khoản tổng hợp. Hình thức sổ này phù hợp đối với mọi loại hình doanh nghiệp . Các mẫu sổ kế toán sử dụng khi áp dụng hình thức sổ này: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái + Các sổ, thẻ chi tiết như: Sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết phí... Sơ đồ 8: Quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Kế toán chi tiết thanh toán với người bán Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính * Hình thức sổ nhật ký - chứng từ. Đặc điểm: Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại các nghiệp vụ kinh tế cùng loại để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ kế toán nhật ký chứng từ Có thể kết hợp một phần kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp ngay trong các mẫu sổ nhật ký chứng từ Cuối tháng không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán ngay ở số cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ. Theo hình thức này thì kế toán bán hàng được ghi chép theo dõi như sau: Nhật ký chứng từ số 8 dùng để ghi chép phản ánh số phát sinh bên có: TK 155, TK 156, TK 159, TK131,511,512...Nhật ký chứng từ số 8 cuối tháng ghi một lần, cơ sở ghi nhật ký chứng từ số 8 tuỳ thuộc từng tài khoản. Căn cứ sổ chi tiết tài khoản 511,512,531 để ghi vào các cột có ghi tài khoản511,512,531,532...Căn cứ vào bảng kê số 8 để ghi cột có ghi tài khoản 155,156. Căn cứ vào bảng kê số 10 để ghi cột ghi có tài khoản157. Căn cứ vào bảng kê số 11 để ghi có tài khoản 131. Hàng ngày kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ, bảng kê và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng khoá sổ kế toán cộng số liệu trên nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa nhật ký chứng từ và các sổ tổng hợp có liên quan sau đó ghi vào sổ cái và lập báo cáo tài chính . Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng kê III- Kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở một số nước trên thế giới 1. Kế toán Mỹ: 1.1. Hạch toán doanh thu tính gộp: Nợ tài khoản tiền mặt Nợ tài khoản các khoản khác phải thu Có tài khoản doanh thu 1.2. Doanh thu do hàng hoá trả lại Nợ tài khoản doanh thu bị trả lại Có tài khoản các khoản phải thu ( tiền mặt) 1.3. Doanh thu bị chiết khấu Nợ tài khoản tiền mặt Có tài khoản các khoản phải thu 2. Kế toán Anh: 2.1 Hàng bán chịu: - Khi hàng hóa tiêu thụ: Nợ tài khoản tiền mặt có tài khoản khách hàng 2.2 Bán hàng thu tiền mặt Nợ tài khoản tiền mặt Có tài khoản hàng bán 2.3 Hàng bán bị trả về: Nợ tài khoản hàng bán trả về Có tài khoản khách nợ (tiền khách nợ). Phần 2: thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở chi nhánh công ty điện máy TP.HCM tại hà nội I. Đặc điểm chung về chi nhánh công ty điện máy tp. HCM 1. Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh. Do yêu cầu cấp thiết của nền kinh tế thị trường, nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của nhân dân, ngày 28/05/1993, Bộ Thương Mại đã ra quyết định số 608, TM/TCCB quyết định thành lập doanh nghiệp có tên: Công ty điện máy thành phố Hồ Chí Minh thuộc tổng công ty Điện máy và xe đạp xe máy trực thuộc Bộ Thương Mại. Trụ sở chính của công ty đặt tại 29 Tôn Đức Thắng, Quận I , TP.HCM. Chi nhánh công ty điện máy TP. HCM là đơn vị trực thuộc công ty Điện máy TP.HCM. Công ty được trọng tài kinh tế TP.HCM cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày 07/06/1993 với vốn cố định là 3.787.600.000(Ba tỷ bảy trăm tám bảy triệu sáu trăm ngàn đồng). Ngành nghề kinh doanh ban đầu được Bộ Thương Mại phê duyệt là kinh doanh hàng điện máy, kim khí tiêu dùng. Sau 7 năm từ 1993- 2000, công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng qui mô kinh doanh.Do nhu cầu tiêu dùng của nhân dân ngày càng gia tăng đòi hỏi phải đa dạng về mặt hàng kinh doanh nên công ty đã đăng ký thay đổi ngành nghề kinh doanh, đồng thời nguồn vốn kinh doanh của công ty cũng tăng dần lên 13.108.958.021 đồng .Trong đó : Vốn cố định : 2.278.061.182 đồng. Vốn lưu động : 10.255.382.182 đồng. Vốn khác : 575.514.657 đồng. Công ty có ngành nghề kinh doanh đa dạng từ kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất, khách sạn - dịch vụ ăn uống, giải khát, du lịch, vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất, đồ điện lạnh điện gia dụng, xe đạp, xe máy, ô tô và phụ tùng, máy vi tính, khí cụ điện và các loại linh kiện phụ tùng gia công lắp ráp, hàng tiêu dùng đến các hàng điện tử, thiết bị viễn thông, văn hoá,văn phòng phẩm, thực phẩm công nghiệp, thực phẩm tươi sống, vải sợi may mặc, nguyên liệu, thiết bị phụ tùng ngành dệt. Phạm vi kinh doanh của công ty rộng lớn từ Nam ra Bắc. Tại Hà Nội có trạm trung chuyển hàng hoá của công ty tại phía Bắc đó là Trạm kinh doanh Điện máy đặt tại số 8 Phan Bội Châu. Nhu cầu thị trường phía Bắc ngày càng gia tăng, công ty đề nghị Bộ Thương Mại cho mở rộng thị trường, qui mô kinh doanh tại Hà Nội. Công ty xin chuyển Trạm kinh doanh tại Hà Nội thành Chi nhánh công ty để có thể xâm nhập thị trường, tìm kiếm doanh thu, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Xét đề nghị của Giám đốc công ty điện máy TP.HCM, Bộ Thương Mại đã ra quyết định ngày 20/07/1996 và ngày 18/09/2000 về việc chuyển Trạm kinh doanh Điện máy TP.HCM tại Hà Nội thành Chi nhánh công ty Điện máy TP.HCM tại Hà Nội, với chế độ hạch toán kinh tế đầy đủ, mở tài khoản riêng tại ngân hàng, sử dụng con dấu riêng theo qui định của nhà Nước, sáp nhập với công ty bông vải sợi Hà Nội. Trụ sở chính đặt tại : Số 6 Nguyễn Thái Học- Ba Đình- Hà Nội. Trong những năm qua, chi nhánh không ngừng củng cố, xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật, tìm kiếm khách hàng, mở thêm các cửa hàng phân phối và bán hàng đại lý. Nhờ vậy, đến nay chi nhánh đã có trụ sở văn phòng khang trang cùng với hai siêu thị lớn tầng 1 và tầng 2 tại số 5 Điện Biên Phủ, Hà Nội. Siêu thị Điện máy (tầng 1) chuyên bán hàng điện tử, điện lạnh rất có uy tín và danh tiếng. Siêu thị tự chọn (tầng 2) phong phú về các chủng loại hàng hoá tiêu dùng, đã bắt đầu được khách hàng tin tưởng và đang dần trở thành cửa hàng thân thiết của nhân dân. Chi nhánh có 3 cửa hàng trực thuộc tại: - Số 8 Phan Bội Châu - Hà Nội - Số 475 Ngọc Lâm - Gia Lâm - Cửa hàng P1 B2 Nguyễn Công Trứ. Chi nhánh đang ngày một mở rộng với sự thiết lập hệ thống đại lý ở phía Bắc từ Nghệ An trở ra. Mục đích, nhiệm vụ và quyền hạn hoạt động của chi nhánh. Để phù hợp với điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường đầy biến động, chi nhánh đã sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. * Mục đích hoạt động của chi nhánh: + Tổ chức và mở rộng thị trường sản xuất kinh doanh, phát huy vai trò kinh doanh thương mại nhà nước ở các tỉnh phía Bắc. + Tổ chức ngành hàng, vật tư phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. + Khai thác có hiệu quả nguồn vốn, tài sản, sức lao động của doanh nghiệp để góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước cũng như tạo nguồn hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường. * Nhiệm vụ của chi nhánh + Nắm bắt nhu cầu thị trường và sản xuất ở các tỉnh phía Bắc, lấy đó làm cơ sở hoạch định nguồn hàng, mặt hàng cho từng thời kỳ kế hoạch mở rộng thị trường và mạng lưới tiêu thụ, gắn kết với các doanh nghiệp sản xuất- dịch vụ trong và ngoài nước để có nguồn hàng ổn định, phong phú đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu, đồng thời là trung gian chuyển hàng cho công ty từ Nam ra các tỉnh phía Bắc. + Nghiên cứu nhu cầu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng và thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức hàng hoá đa dạng về cơ cấu, chủng loại, chất lượng cao, phù hợp với thị hiếu trong nước. + Tổ chức sản xuất kinh doanh theo luật thương mại và pháp luật hiện hành, thực hiện các chế độ chính sách quản lý, sử dụng tiền vốn, bảo toàn và phát triển vốn của nhà nước cũng như vốn của công ty giao. + Tuyển dụng lao động theo yêu cầu và nhiệm vụ , đúng luật qui định hiện hành, quản lý toàn diện cán bộ công nhân viên của chi nhánh, thực hiện theo chính sách, chế độ theo từng nguồn lao động và theo hợp đồng lao động của công ty, chăm lo đời sống, tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho ngườilao động và nộp đầy đủ chế độ của nhà nước về lương, BHXH... * Quyền hạn của chi nhánh: + Trong giao dịch được quyền đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế trong và ngoài nước theo đúng pháp luật. + Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ do nhà nước và công ty giao. + Chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển sản xuát kinh doanh tạo thế đứng trong thương trường, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, làm tốt nghĩa vụ với Nhà nước. + Được tổ chức bộ máy quản lý, mạng lưới kinh doanh, bố trí và sử dụng lao động phù hợp với nhiệm vụ được giao, áp dụng các hình thức trả lương, thưởng theo qui định của Nhà nước, Bộ Thương mại và công ty đề ra. + Chi nhánh chịu sự kiểm tra của công ty và các cơ quan chức năng về quản lý doanh nghiệp của Nhà nước qui định. + Báo cáo kịp thời mọi diễn biến hoạt động của chi nhánh về công ty cho giám đốc công ty theo định kỳ. Phối hợp chặt chẽ và chịu sự hướng dẫn của các phòng ban chức năng công ty trong công tác chuyên môn. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh: Chi nhánh hoạt động dưới sự chỉ đạo của giám đốc chi nhánh, phó giám đốc chi nhánh kiêm giám đốc siêu thị, ngoài ra cán bộ công nhân viên của chi nhánh ở các phòng ban cũng như các cửa hàng trực thuộc đêù có trình độ đại học, trung cấp trở lên giàu năng lực, kinh nghiệm trong quản lý, kinh doanh và hợp tác quốc tế. Chi nhánh có các phòng ban và các cửa hàng, siêu thị trực thuộc tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Sơ đồ tổ chức bộ máy chi nhánh Điện máy Giám đốc chi nhánh Phó Giám đốc TTTM Phòng KDXNK Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính Phó GĐ TTTM 1 Phó GĐ TTTM 2 Cửa hàng 84 Nguyễn Công Trứ Cửa hàng 475 Ngọc Lâm - GL Cửa hàng số 8 Phan Bội châu * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: - Giám đốc Chi nhánh : Là người đứng đầu do giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc Chi nhánh quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất của Chi nhánh theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. Giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của Công ty giao và đề ra các biện pháp thực hiện xây dựng chiến lược thị trường, chiến lược mặt hàng kinh doanh, liên doanh, liên kết với các chủ thể kinh tế trong và ngoài nước, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện theo đúng luật pháp Nhà nước qui định. Trình Giám đốc Công ty phê duyệt tổ chức bộ máy quản lý và mạng lưới kinh doanh của Chi nhánh, trực tiếp điều hành quản lý và giao nhiệm vụ cho các tổ chức kinh doanh trực thuộc Chi nhánh. - Giám đốc Trung tâm thương mại: Do Giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm, là người giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh, được phân công phụ trách một hay một số công việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về lĩnh vực công tác được phân công. Giám đốc Trung tâm có nhiệm vụ cùng Giám đốc Chi nhánh hoạch định kế hoạch, biện pháp tổ chức kinh doanh cho từng kỳ kế hoạch của Chi nhánh, tổ chức thị trường mạng lưới bán buôn, bán lẻ, đại lý kinh doanh ở phía Bắc. - Phòng hành chính tổ chức có chức năng thực hiện các chính sách chế độ của Nhà nước về lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động, quản lý hồ sơ nhân viên Chi nhánh, ký hợp đồng lao động và sử dụng bố trí lao động hợp lý, xây dựng mức tiền lương, lập bảng lương, theo dõi lập sổ BHXH, mua BHYT cho người lao động, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên. - Phòng tài chính kế toán có chức năng chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tài chính trong toàn bộ Chi nhánh theo đúng pháp luật của Nhà nước, cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình tài chính của Chi nhánh khi ban Giám đốc yêu cầu. Ghi chép lên sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có chức năng thu thập các thông tin, nắm bắt nhu cầu thị trường trong và ngoài nuớc. Trực tiếp thực hiện các hợp đồng kinh tế ngoại thương theo đúng chính sách quy định của Nhà nước về luật thương mại và thông lệ Quốc tế quy định. Tìm hiểu phát triển thị trường để tăng thêm khách hàng và tập trung chú trọng cho nhiệm vụ xuất khẩu. 3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. - Chi nhánh rực tiếp kinh doanh các mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, xe máy, vật tư kim khí, linh kiện phụ tùng, vải sợi may mặc, mỹ phẩm, rau quả, ăn uống giải khát. Công ty được phép kinh doanh và giới thiệu quảng cáo các mặt hàng trên. - Tổ chức sản xuất kinh doanh các mặt hàng đã được đăng ký, trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ các mặt hàng Công ty được phép kinh doanh. - Được tổ chức các dịch vụ sửa chữa, lắp đặt và bảo hành sản phẩm - Trực tiếp chỉ đạo và điều hành Trung tâm thương mại. Chi nhánh có các cửa hàng lớn như: - Công ty 20 Bộ Quốc Phòng. - Công ty THHH Thiên Quang. - Công ty may Thăng Long. - Công ty hỗ trợ phát triển công nghệ TM VITAN. - Công ty thực phẩm Miền Bắc…. Ngoài ra Chi nhánh còn có mối quan hệ với các đối tác sau: - Trung tâm thương mại Công ty XNK INTIMEX. - Chi nhánh Công ty công ty công nghệ phẩm Đà Nẵng. - Chi nhánh công ty KAO VN. - Chi nhánh công ty sưã VN tại Hà Nội. II. đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Do tính chất hoạt động kinh doanh, qui mô hoạt động rộng lớn với các siêu thị, cửa hàng trực thuộc, phòng kế toán chi nhánh được xây dựng trên nguyên tắc chung và tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các siêu thị, cửa hàng trực thuộc chi nhánh thực hiện hạch toán và định kỳ gửi về chi nhánh để kiểm tra, hạch toán và tổng hợp số liệu để báo cáo về công ty. Tại phòng kế toán chi nhánh thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng bao gồm cả việc kiểm tra số phát sinh ở các cửa hàng trực thuộc.Tổng hợp báo cáo toàn chi nhánh và tính ra lợi nhuận và gửi về phòng kế toán công ty. Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán tiền lương, BH, TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế toán kho, quầy công nợ Thủ quỹ * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán. - Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm giúp Giám đốc Chi nhánh bố trí mạng lưới kế toán từ trung tâm bán hàng chất lượng cao đến các cửa hàng trực thuộc của chi nhánh. Kế toán trưởng có nhiệm vị tổ chức công tác kế toán theo quy định của Nhà nước. Ghi chép tính toán báo cáo phản ánh chính xác, trung thực kịp thời các số liệu, trích nộp đúng đủ các khoản nộp cấp trên và Công ty. Thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả theo quy định của Công ty. Lập đầy đủ các báo cáo kế toán thống kê và quyết toán của Chi nhánh về Công ty theo đúng thời hạn quy định. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh và Nhà nước về công tác hạch toán kế toán của Chi nhánh. - Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và Giám đốc Chi nhánh về các việc được giao. Trực tiếp chỉ đạo và tổng hợp quyết toán toàn Chi nhánh phụ trách công tác kiểm tra toàn các đơn vị, hướng dẫn chế độ hạch toán trong toàn Chi nhánh và giải quyết các công việc khi kế toán trưởng đi vắng. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ, số liệu vào sổ cái và lập báo cáo kế toán, cuối kỳ tiến hành xác định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản của toàn Chi nhánh. - Kế toán thanh toán ngân hàng: Có nhiệm vụ cân đối tiền gửi Ngân hàng, cân đối kế hoạch mua ngoại tệ, theo dõi tiền vay, tiền gửi, làm thủ tục vay, trả Ngân hàng đúng hạn, đối chiếu với kế toán kho, kế toán bán hàng, phối hợp với thủ quỹ để cân đối tiền mặt, để thu chi có kế hoạch. - Kế toán tiền lương, bảo hiểm và tài sản cố định: Phòng tổ chức theo dõi và quyết toán chi phí tiền lương theo quy định, phòng kế toán nhận quyết toán từ phòng tổ chức tiến hành tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phant ánh tổng hợp số liệu về tình hình tăng, giảm tài sản cố định, hàng tháng kế toán lập bảng trích khấu hao tài sản cố định và tham mưu cho Chi nhánh trong việc sử dụng tài sản cố định. - Kế toán kho, quầy, công nợ: Trực tiếp theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá, tài sản trong kho. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về hàng tồn kho, giá bán và về công nợ bán hàng đối với khách hàng cối mỗi ngày, đôn đốc đối chiếu công nợ của các quầy, các cửa hàng. - Thủ quỹ: Quản lý và bảo quản tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt. 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 2.1. Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán. Chi nhánh áp dụng chế độ kế toán mới theo quyết định số 167 / 2000/ QĐ- BTC ngày 25/10/2000. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/ N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ- Việt Nam đồng. - Nguyên tắc và phương pháp đổi các đồng tiền khác theo giá thời điểm bán ra của ngân hàng Ngoại thương TP. Hà Nội. - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký – Chứng từ. - Phương pháp kế toán TSCĐ: Mở sổ theo dõi chi tiết từng tài sản. - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo giá mua thực tế hoặc theo đánh giá của Nhà nước. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho mà Chi nhánh áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Trong báo cáo tài chính áp dụng các mẫu biểu sau: + Mẫu số B01\ DN: “ Bảng cân đối kế toán”. + Mẫu số B02\ DN: “ Kết quả hoạt động kinh doanh”. + Mẫu số B09\DN: “ Thuyết minh báo cáo tài chính”. 2.2. Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong Chi nhánh được lập theo chứng từ mẫu - Phần lao động tiền lương Chi nhánh áp dụng những chứng từ sau: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH. - Phần hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá. - Phần bán hàng có hoá đơn thuế GTGT. - Phần tiền tệ gồm các phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ. - Phần tài sản cố định gồm biên bản giao nhận tài sản cố định. 2.3. Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản. Chi nhánh công ty Điện máy TP. Hồ Chí Minh là công ty thương mại, dịch vụ cho nên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính quy định. Để có thể hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng những yêu cầu cung cấp thông tin kế toán thì Chi nhánh không thể bỏ qua phương pháp tài khoản kế toán. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành cũng như quy mô và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị, kế toán trưởng xác định danh mục hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong Chi nhánh. Đồng thời xây dựng danh mục và cách thức ghi chép các tài khoản cấp II được áp dụng trong Chi nhánh. Các TK cấp I được sử dụng là: TK 111, 112, 113, 131, 133, 136, 138, 144, 211, 214, 241, 351, 311, 333,3 34, 338,341 Tài khoản cấp II là: TK 3382, 3383, 3384, 1388, 3331,33312,3333,6418. 2.4. Tổ chức sổ kế toán. Trong 4 hình thức sổ kế toán, Chi nhánh đã áp dụng hình thức sổ kế toán: Nhật ký – Chúng từ. Trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 12: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký - Chứng từ Sổ cái Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng kê Ghi chú: Lập hàng ngày Lập cuối kỳ kế toán Đối chiếu 2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo. Trong Chi nhánh báo cáo kế toán bao gồm: Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. - Báo cáo tài chính: Bao gồm 3 biểu mẫu sau: + Bảng cân đối kế toán: Mẫu số 01. + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Mẫu số 02. + Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số 09. - Báo cáo quản trị: Các báo cáo quản trị cung cấp thông tin Tài chính kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ của Chi nhánh. Báo cáo quản trị bao gồm: + Báo cáo tổng doanh thu. + Báo cáo số dư công nợ. + Báo cáo về tài sản cố định. + Báo cáo về thu nhập người lao động. Báo cáo tài chính của Chi nhánh được lập và gửi vào cuối mỗi quý, báo cáo tài chính được gửi chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý, còn thời hạn gửi báo cáo Tài chính năm của công ty là 90 ngày. III. Kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. 1. Hạch toán quá trình mua hàng. 1.1. Phương thức mua hàng và chứng từ sử dụng . Tổ chức khai thác nguồn hàng là một nhiệm vụ quan trọng của các đơn vị kinh doanh thương mại. Chi nhánh công ty điện máy TP. Hồ Chí Minh là đơn vị kinh doanh thương mại, vì vậy, nguồn hàng chủ yếu của chi nhánh là mua hàng hoá sản xuất trong nước và nhập khẩu. Cách thức mua hàng của chi nhánh chủ yếu là mua trực tiếp của các đơn vị, cá nhân sản xuất hoặc mua hàng qua các đơn vị nhập khẩu và phân bổ. - Bộ chứng từ sử dụng gồm: + Hoá đơn mua hàng. + Biên bản kiểm nghiệm hàng + Phiếu nhập kho + Thẻ kho 1.2. Tính giá thực tế hàng hoá mua. Vì là công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá vốn thực tế hàng hoá mua về nhập kho được tính như sau: Đối với hàng nhập khẩu: 1.3. Kế toán chi tiết kho hàng. Khi hợp đồng mua hàng hoá đã được ký kết, chủ hàng giao hàng tại kho với hoá đơn GTGT, sau đó thủ kho nhận hàng, kiểm nghiệm hàng cả về số lượng và chất lượng. Sau khi kiểm tra hàng hoá, thủ kho báo cho nhân viên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ dựa vào hoá đơn để tính giá bán mặt hàng, loại hàng và yêu cầu kế toán kho làm phiếu nhập kho theo đúng số lượng ghi trên hoá đơn và giá đã được tính. Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 1 (lưu) Mẫu số 01 GTKT - 3LL Ngày 20 tháng 7 năm 2002 No: 000254 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phú Thái Địa chỉ: Điện thoại: Họ và tên người mua: Siêu thị tự chọn số 5 - Điện Biên Phủ Địa chỉ: Minh Khai Tài khoản: ............... Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: ..................... STT Tên hàng hoá ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Rượu vang Bordeaux Chè Mactea Chai Gói 12 20 88.000 23.000 1.056.000 460.000 Cộng tiền: 1.516.000 Thuế suất thuế GTGT 10% 151.600 Tổng số tiền thanh toán 1.667.600 Số tiền viết bằng chữ (Một triệu sáu trăm sáu mươi bảy ngàn sáu trăm đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phiếu nhập kho Ngày 20/7/2002 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Phú Thái Theo HD số 000254 ngày 20/7/2002 Nhập tại kho: Số 5 Điện Biên Phủ. STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng chứng từ Số lượng thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Rượu vang Bordeaux Chai 12 88.000 1.056.000 2 Chè Mactea Gói 20 23.000 460.000 Cộng tiền hàng 1.516.000 Và đồng thời làm phiếu chuyển hàng nội bộ để thủ kho căn cứ vào đó xuất hàng ra ngoài để bán. Số hàng còn lại kho sau khi đã xuất bán thủ kho vào thẻ kho. Và kế toán sẽ căn cứ vào thẻ kho để hạch toán lượng hàng tồn kho. Phiếu chuyển hàng nội bộ Loại GD : 10 giao dịch chuyển hàng kinh doanh nội bộ. Từ : 00002 Kho hàng tự chọn, số 5 Điện Biên Phủ-Hà Nội. Đến : 00015 Quầy tầng 2 - Tự chọn Diễn giải : Xuất hàng ra quầy Công ty THHH Phú Thái. STT Mã Tên hàng hoá ĐV Giá bán lẻ Lượng Thành tiền 1 004598 Rượu BORDEAUX Chai 96.000 12 1.152.000 2 015010 Chè MACTEA Gói 25.000 20 500.000 1.652.000 Ngày 20/12 năm 2002 Người nhận hàng (Ký tên) Người giao hàng (Ký tên) Người lập phiếu (Ký tên) - Thẻ kho: Thẻ kho được mở trong một năm, mỗi tổ thẻ được dùng cho một mặt hàng khác nhau, thẻ kho dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hoá trong kho. Căn cứ ghi vào thẻ kho là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Thẻ kho Công ty điện máy TP. Hồ Chí Minh Mã số: Đơn vị: Siêu thị tự chọn Địa điểm: 5 Điện Biên Phủ Đơn vị tính: Mẫu số 06 vật tư Ban hàng theo quyết định 1141 - Tài chính QĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Mã số: Giá mua: 61.900 Giá bán chưa thuế: 68181 Giá TT: 75.000 Chứng từ Ngày tháng Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán N X Nhập Xuất Tồn 01/01/2002 Tồn đầu kỳ 2 03/02/2002 Nhập kho 24 Cộng 1.4. Kế toán tổng hợp quá trình mua hàng Đối với nghiệp vụ mua hàng thì hạch toán ban đầu chính là việc tổ chức, sử dụng, ghi chép các chứng từ có liên quan đến khâu mua hàng theo các mẫu biểu do Bộ Tài chính hoặc do Chi nhánh quy định như trên. - Khi hàng hoá mua về kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để ghi sổ. Nợ TK 156 (1): 250.000 Nợ TK: 133 (1): 250 Có TK 331: 275.000 - Trong trường hợp Công ty mua hàng hoá nhiều của đơn vị cung cấp thì cũng có những đơn vị giảm giá cho lô hàng tiếp theo với tỷ lệ 1% trên tổng giá lô hàng như vậy kế toán phản ánh số được hưởng giảm giá hàng mua như sau: Nợ TK 111 Có TK 156 (1) Có TK 133 (1) 2. Hạch toán quá trình bán hàng. Cơ chế thi trường là cuộc chạy đua khốc liệt của các doanh nghiệp, nó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường cần phải có phương hướng kinh doanh thích hợp và có hiệu quả. Đứng trước tình hình đó, chi nhánh công ty Điện máy TP.HCM một mặt đẩy mạnh bán buôn trực tiếp qua kho để thu hút các đại lý ở ngoại tỉnh, mặt khác tiến hành phân phối hàng hoá bán lẻ thông qua hệ thống các cửa hàng, siêu thị để phục vụ trực tiếp người tiêu dùng. 2.1. Phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ. 2.1.1.Phương thức bán buôn trực tiếp tại kho chi nhánh Theo phương thức này, khách hàng mua với số lượng lớn trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết với chi nhánh. Hàng sẽ được giao tại địa điểm theo đúng hợp đồng đã ký kết, cước vận chuyển tuỳ theo thực tế , có thể bên mua hay bên bán chịu tuỳ theo hợp đồng cụ thể. Khi hàng xuất giao cho khách, phòng dịch vụ xuất hoá đơn GTGT làm 3 liên, giao liên 2 cho khách hàng, liên 3 lưu lại làm chứng từ. Đồng thời, khi xuất hàng, kế toán kho lập phiếu xuất kho theo đúng số lượng và giá trị thực xuất. Các chứng từ sẽ được giao cho kế toán để kiểm tra việc hạch toán. 2.1.2.Phương thức bán lẻ: Hàng hoá của chi nhánh được trực tiếp bán cho người tiêu dùng thông qua các hệ thống cửa hàng, siêu thị. Tại siêu thị Điện Biên, trụ sở của chi nhánh, khi khách có nhu cầu mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ tư vấn kiểu dáng, chất lượng, khi khách hàng đồng ý mua sẽ làm thủ tục thanh toán tại quầy thu ngân của siêu thị, khách có thể thanh toán một phần hay toàn bộ trị giá hàng hoá, siêu thị có trách nhiệm chuyển hàng đến đúng địa chỉ ghi trên phiếu giao hàng, khách hàng không phải trả thêm bất cứ một chi phí dịch vụ nào khác ngoài thanh toán đúng giá mua niêm yết trên sản phẩm của siêu thị. Khi nhận đủ tiền hàng hay khi khách hàng chấp nhận thanh toán, nhân viên thu ngân lập hoá đơn GTGT làm 3 liên theo đúng số lượng và giá trị đã xuất cho khách và vào bảng kê bán hàng được lập theo ca bán hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm vào kho xuất dùng chủng loại hàng và giao cho nhân viên giao nhận chuyển đến tay người tiêu dùng, nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm lắp đặt và chạy thử hàng nếu khách có nhu cầu. Định kỳ một ca bán hàng, nhân viên thu ngân nộp tiền hàng và bảng kê bán hàng về phòng kế toán siêu thị để hạch toán. Tại các cửa hàng bán lẻ khác của chi nhánh, định kỳ cuối tháng, kế toán các cửa hàng tập hợp bảng kê bán hàng và doanh thu về chi nhánh để tổng hợp số liệu, phòng kế toán chi nhánh sẽ tập hợp để tính ra kết quả kinh doanh của toàn chi nhánh và gửi báo cáo về công ty ngày 18 hàng tháng. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh phức tạp, nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau và thường xuyên biến động, chi nhánh không tiến hành phân bổ chi phí cho từng loại hàng mà hạch toán vào chi phí cho cả lô hàng xuất trong tháng. Như vậy, giá mua của hàng hoá chính là giá vốn của hàng xuất kho. = Như vậy: Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán = Số lượng hàng hoá xuất bán x Giá thực tế Tài khoản áp dụng: TK 111: Tiền mặt Việt Nam TK 112.1: Tiền gửi ngân hàng( tiền VN) TK 112.2:Tiền gửi ngoại tệ TK 131: Phải thu của khách hàng TK 156: Hàng hoá TK 511: Doanh thu TK 632: Giá vốn hàng bán TK 333: Thuế và các khoản phải nộp TK 531: Hàng bán bị trả lại TK 531: Giảm giá hàng bán TK641,TK642: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối *Các phương thức thanh toán: + Hình thức thanh toán ngay: Đối với các cửa hàng hay siêu thị khi xuất giao cho khách hàng sẽ thu được tiền ngay (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vi sa card...) + Hình thức thanh toán chậm: Các khách hàng của chi nhánh là những đại lý lớn hoặc là những khách hàng ở ngoại tỉnh...đều là những khách hàng quen thuộc nên chi nhánh có thể cho phép khách hàng thanh toán chậm sau một thời gian nhất định.(Căn cứ vào thời hạn đã ký trên hợp đồng kinh tế sau 60 ngày, 90 ngày, bên mua phải thanh toán hết tiền hàng). 2.2. Hạch toán quá trình bán hàng: Chi nhánh công ty Điện máy TP.HCM hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song. ở kho theo dõi chủ yếu về mặt số lượng còn ở phòng kế toán trung tâm theo dõi cả về mặt lượng và giá trị. Phiếu nhập kho Ngày 16/6/02 Họ tên người giao hàng: Công ty Toshiba Việt Nam Theo HĐ số 000865 ngày 16/6/02 Nhập tại kho : Số 5 Điện Biên Phủ STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng chứng từ Số lượng thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Tủ lạnh Toshiba-E90 chiếc 5 2.007.273 10.036.365 2 Tủ lạnh Toshiba-B5V chiếc 4 1.623.273 6.493.092 Cộng tiền hàng 16.529.457 Nhập, ngày 16/6/200 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn mua hàng hay các chứng từ có liên quan, kế toán kho lập phiếu nhập kho để nhập số hàng đã mua theo đúng số lượng và đơn giá thực tế. Phiếu nhập kho lập 3 liên, một liên giao trả khách hàng, một liên làm chứng từ kế toán và một liên lưu tại gốc. Khi có khách mua hàng, căn cứ vào hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan, kế toán kho lập phiếu xuất kho tính theo trị giá mua thực tế. Phiếu xuất kho Ngày 24 tháng 06 năm 2002 Họ tên người nhận hàng: Chị Hạnh Địa chỉ: Lý do xuất kho: Xuất để bán Xuất tại kho: Số 5 Điện Biên Phủ STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng chứng từ Số lượng thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Tủ lạnh Toshiba 22VPT chiếc 1 5.000.000 5.000.000 2 Tủ lạnh Toshiba-B5V chiếc 1 1.623.273 1.623.273 Cộng : 6.623.273 Xuất, ngày 24/06/2002 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Cuối ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, thủ kho phản ánh vào thẻ kho số lượng thực nhập, thực xuất rồi tính ra số lượng tồn kho trên thẻ. Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01 tháng 06 năm 2002 Tờ số:01 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Tủ lạnh Daewoo 109 Đơn vị tính: chiếc Mã số: Ngày tháng SH xuất SH nhập CT ngày Diễn giải SL nhập SL xuất SL tồn Ký xác nhận của kế toán 1/6 Tồn đầu tháng 12 1/6 1/6 Xuất bán 12 0 1/6 1/6 Nhập Daewoo 50 50 5/6 3/6 Xuất bán 5 45 8/6 4/6 Xuất bán 30 15 10/6 11/6 Nhập Daewoo 50 65 20/6 12/6 Xuất bán 20 45 .......... Cộng: 100 67 45 Tại phòng kế toán: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hay thẻ kho mà kế toán kho chuyển lên, kế toán mở sổ chi tiết hàng hoá. Nội dung sổ chi tiết bao gồm cụ thể từng mặt hàng, số lượng, giá trị. Sổ chi tiết hàng hoá Kho: 5 Điện Biên Phủ Tên hàng hoá: Điều hoà Funai Đơn vị tính: bộ Tồn đầu tháng:12bộ ; Thành tiền: 103.200.000đ ĐVT: 1.000 đồng CT Ngày Diễn giải SL nhập Đơn giá Thành tiền SL xuất Đơn giá Thành tiền SL tồn Đơn giá Thành tiền 119 5/6 Nhập CN 5 8.600 43.000 17 8.600 146.200 80 6/6 Xuất quầy 1 8.600 8.600 16 8.600 137.600 102 8/6 Xuất quầy 2 8.600 17.200 14 8.600 120.400 135 16/6 Nhập CN 5 8.600 43.000 19 8.600 163.400 183 20/6 Xuất quầy 4 8.600 34.400 15 8.600 129.000 190 22/6 Xuất quầy 5 8.600 43.000 10 8.600 86.000 217 25/6 Xuất quầy 1 8.600 8.600 9 8.600 77.400 218 26/6 Xuất quầy 2 8.600 17.200 7 8.600 60.200 325 30/6 Xuất quầy 1 8.600 8.600 6 8.600 51.600 Cộng: 10 86.000 16 137.600 6 51.600 Căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại hàng hoá, kế toán lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn để theo dõi tổng hợp hàng xuất bán trong tháng. - Kế toán chi nhánh sử dụng bảng kê số 8 - Bảng kê số 8 kết cấu bên Nợ và bên Có TK 156 Cách ghi: Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng trước chuyển sang của TK156 Phát sinh Nợ và phát sinh Có TK156 căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho và các chứng từ khác có liên quan của các loại hàng hoá. Số dư cuối tháng được xác định: = + - Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 (Ghi Có TK156) 2.3. Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ bán hàng Chi nhánh công ty Điện máy TP.HCM hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Hạch toán bán buôn trực tiếp qua kho: Khi hàng về nhập kho chi nhánh, căn cứ hợp đồng mua bán hàng hoá giữa chi nhánh và khách hàng , chi nhánh tiến hành xuất hàng theo đúng số lượng và giá trị ghi trên hợp đồng giao cho khách hàng. Đồng thời kế toán xuất hoá đơn GTGT giao cho khách hàng, hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để phản ánh doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán: Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131:427.472.045 Có TK 511:388.610.950 Có TK 333(1):38.861.095 Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK 632:375.690.540 Có TK 156:375.690.540 Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay séc, chuyển khoản tuỳ theo thời hạn và phương thức thanh toán đã ký kết trên hợp đồng kinh tế. Kế toán chi nhánh vào sổ chi tiết công nợ đối với từng khách hàng cụ thể để theo dõi việc thu hồi công nợ, vào sổ chi tiết bán hàng để ghi nhận doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra được tập hợp để kê khai vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra trong tháng. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111: hoặc Nợ TK 112: Có TK 131: * Hạch toán bán lẻ hàng hoá: Hoạt động bán lẻ chủ yếu diễn ra tại các cửa hàng, siêu thị trực thuộc chi nhánh dưới hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp, các cửa hàng, siêu thị thực hiện hạch toán báo sổ, định ký gửi về chi nhánh để tổng hợp toàn chi nhánh. Khi khách mua hàng, nhân viên thu ngân Siêu thị thu tiền đồng thời lập hoá đơn GTGT giao cho khách hàng. Kế toán căn cứ vào liên 3 phản ánh doanh thu và giá vốn hàng bán: Nợ TK 131(Siêu thị):17.776.500 Có TK 511:16.930.000 Có TK 333(1):846.500 Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK 632:16.370.000 Có TK 156:16.370.000 Khi nhân viên thu ngân của siêu thị nộp tiền hàng về Chi nhánh, Chi nhánh lập phiếu thu tổng số tiền và hạch toán: Nợ TK 111:17.776.500 Có TK 131(Siêu thị):17.776.500 Đồng thời mở sổ chi tiết công nợ đối với từng khách hàng: 2.4. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng Hạch toán giá vốn hàng bán: Toàn bộ chi phí vận chuyển hàng hoá mua, bán, chi nhánh không tập hợp để phân bổ vào giá vốn hàng bán ra trong kỳ mà tập hợp vào chi phí bán hàng tính cho toàn bộ số hàng xuất ra trong tháng. Như vậy, giá vốn hàng bán chính là giá mua của hàng hoá, kế toán căn cứ vào bảng kê số 8: Nhập xuất tồn hàng hoá, kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 632: 6.802.750.454 Có TK 156: 6.802.750.454 * Hạch toán doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng chính là doanh thu thuần vì chi nhánh không có các khoản giảm trừ doanh thu. Cuối tháng, căn cứ vào các hoá đơn và chứng từ có liên quan, kế toán lập bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra ( Mẫu số 02/GTGT) kèm theo tờ khai thuế GTGT. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi nhánh là đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với mức thuế suất áp dụng với từng mặt hàng cụ thể: Hàng Tivi, thủ lạnh, máy giặt, ... áp dụng mức thuế suất 10%; hàng điều hoà và lắp đặt ...áp dụng mức thuế suất 5%. Kế toán xác định số thuế đầu ra dựa trên doanh thu bán hàng tổng hợp được, dựa theo công thức: = x Tổng số thuế phải nộp trong kỳ được xác định: = - Trong đó thuế đầu vào căn cứ vào hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào được tập hợp trên bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào. Căn cứ vào bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra và tờ khai thuế GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng của kỳ báo cáo theo tháng: Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 131:6.561.785.905 Nợ TK 111:693.125.000 Có TK 511:6.913.542.816 Có TK 333(1):341.368.089 Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 333(1):759.965.688 Có TK 133:759.965.688 Do thuế đầu vào từ các tháng trước lớn hơn thuế đầu ra nên chi nhánh vẫn được khấu trừ thuế. Tính đến tháng 6 năm 2002, chi nhánh còn được khấu trừ số thuế là: 458.699.264 3. Hạch toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý: * . Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: * Tài khoản sử dụng: TK 641 * Nội dung tài khoản : Chi phí bán hàng bao gồm các khoản sau: Chi phí nhân viên: tiền lương phải trả nhân viên, các khoản trích theo lương như BHXH,BHYT,KPCĐ... Chi phí công cụ lao động: Chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính toán, làm việc và phục vụ quá trình bán hàng, dịch vụ sau bán hàng... Chi phí khấu hao tài sản cố định: Nhà xưởng, máy móc thiết bị... Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, lao động thuê ngoài, chi phí điện nước, điện thoại, thuê kho bãi, bảo quản, sửa chữa thường xuyên... Chi phí khác bằng tiền: Trả lãi vay ngắn hạn ngân hàng, tiền công tác phí, tàu xe, xăng dầu cho cán bộ công nhân viên đi công tác, chi phí tiếp thị ,quảng cáo, thuế nhà đất... Do Chi nhánh kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá : tivi, tủ lạnh, máy giặt, đồ gia dụng... nên việc phân bổ rất phức tạp, khách hàng là khách thường xuyên với nhu cầu ổn định nên lượng xuất, nhập ít biến động, lượng tồn kho chênh lệch không đáng kể giữa các kỳ hạch toán. Chi nhánh không phân bổ các khoản chi phí này cho hàng tồn cuối tháng mà tính hết vào chi phí bán hàng của toàn bộ hàng xuất bán trong tháng. Để tập hợp chi phí bán hàng trong tháng, kế toán sử dụng bảng kê số 5.Cơ sở ghi bảng kê số 5 căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, phân bổ khấu hao TSCĐ, các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan để phản ánh vào các chỉ tiêu phù hợp trên bảng phân bổ số 5. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 5 sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Sau đó căn cứ vào số liệu phần A nhật ký chứng từ số 7, kế toán tổng hợp được toàn bộ chi phí bán hàng trong tháng. Nợ TK 641:175.211.134 Có TK111:44.628.498 Có TK112(1):69.514.443 Có TK 142(1):1.779.228 Có TK214:8.473.589 Có TK334:45.902.450 Có TK338:4.912.926 4. Hạch toán các nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ Trình tự xác định kết quả tiêu thụ như sau: Từ bảng kê hoá đơn dịch vụ hàng hoá bán ra, kế toán xác định doanh thu bán hàng, sau đó kết chuyển sang TK911- xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK511:6.913.542.816 Có TK911:6.913.542.816 Từ bảng kê số 8: Nhập- xuất-tồn hàng hoá, phần ghi Nợ TK632, ghi Có TK156, kế toán xác định giá vốn và kết chuyển vào TK911: Nợ TK911:6.802.750.454 Có TK632:6.802.750.454 Từ phần A của Nhật ký chứng từ số 7- Ghi Nợ TK641, ghi Có TK liên quan, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK911: 175.211.134 Có TK641: 175.211.134 Trước kia, các doanh nghiệp được chủ động về giá nên lãi hoạt động kinh doanh chủ yếu từ chênh lệch giá mua và giá bán hàng hoá. Ngày nay, cơ chế thị trường điều tiết, giá bán được thống nhất trên toàn quốc nên các doanh nghiệp thương mại chủ yếu đẩy mạnh doanh số bán ra để hưởng phần chiết khấu từ nhà cung cấp hay đó chính là khoản tiền thưởng cho doanh số bán hàng của chính doanh nghiệp. Chi nhánh công ty Điện máy TP.HCM cũng áp dụng cách thức tổ chức đẩy mạnh bán ra để hưởng khoản thu nhập gọi là thu nhập sau bán hàng. Từ số liệu tổng hợp của các bảng kê, bảng phân bổ và các sổ kế toán có liên quan, kế toán phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 8. Sổ nhật ký chứng từ số 8 là sổ kế toán tổng hợp phản ánh số phát sinh có của TK 511, TK 131, TK632 ,TK 641, TK911, TK156... Số liệu trên nhật ký chứng từ số 8 sẽ cung cấp cho lãnh đạo chi nhánh những thông tin cần thiết về tình hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh trong kỳ. Phần 3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Chi nhánh Công ty ĐIện máy TP. HCM I. Đánh giá công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Chi nhánh Cty ĐIện máy TP.HCM. 1. Nhận xét chung. Chi nhánh Công ty điện máy TP. Hồ Chí Minh ra đời và hoạt động từ năm 1996 trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Chi nhánh có những điều kiện thuận lợi là không phải chịu ảnh hưởng của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp kìm hãm ràng buộc do đó có điều kiện tiếp cận với những quy luật của cơ chế thị trường và đã vận dụng nó một cách linh hoạt vào hoạt động kinh doanh. Nền kinh tế luôn vận động và phát triển đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường những biến động càng trở nên mạnh mẽ. Do đó bên cạnh những thuận lợi Chi nhánh cũng đã phải đương đầu với không ít những khó khăn. Chi nhánh đã phải cạnh tranh quyết liệt với các công ty kinh doanh cùng ngành, mà đa phần là các công ty liên doanh với tên tuổi của các hãng lớn đầy kinh nghiệm và tiềm lực tài chính. Mặc dù vậy, với tiềm năng sẵn có của mình cộng với sự năng động linh hoạt của tập thể cán bộ công nhân viên, Chi nhánh đã đạt được một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Kết quả đó đã được thể hiện qua số liệu phản ánh tình hìnhh kinh doanh của Chi nhánh trong những năm qua. Doanh thu tiêu thụ tăng lên đáng kể, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh ngày càng được cải thiện. Chi nhánh cũng đã xây dựng cho mình một mạng lưới tiêu thụ rộng khắp trong cả nước. Trên cơ sở các phương thức tiêu thụ phù hợp với từng khách hàng, từng thị trường, Chi nhánh còn có một đội ngũ nhân viên năng nổ nhiệt tình có trình độ chuyên môn cao đã đảm bảo cho Chi nhánh có được sự phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng và là nhà cung cấp đáng tin cậy. Về bộ máy quản lý chung toàn Chi nhánh được bố trí rất phù hợp theo hình thức tổ chức quản lý trực tuyến tham mưu đứng đầu là Giám đốc Chi nhánh. Hình thức này giúp cho công việc quản lý của Chi nhánh trong điều kiện phạm vi hoạt động của Chi nhánh lớn, quy mô kinh doanh mở rộng với nhiều cửa hàng và siêu thị. Các phòng ban nghiệp vụ cũng được bố trí hợp lý thực hiện đúng chức năng của mình. Song song với những mặt đã làm được hiện nay Chi nhánh vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau: - Công tác nhập khẩu chưa thực sự có hiệu quả, công ty còn phải mua hàng với giá cao, từ đó giảm khả năng cạnh tranh, chủ yếu là cạnh tranh về giá cả. - Hiện nay trong thị trường cạnh tranh gay gắt, việc thu hút khách hàng và tạo niềm tin của khách hàng làm cho họ trở thành khách hàng truyền thống của Chi nhánh là vấn đề cần được quan tâm, xem xét. Việc áp dụng các chính sách giảm giá và chiết khấu là rất cần thiết trong hoạt động kinh doanh và phù hợp với thông lệ trong kinh doanh thương mại. Tuy nhiên, tại Chi nhánh chính sách chiết khấu chưa được thực hiện và chính sách giảm giá đạt hiệu quả chưa cao. Đó là một bất lợi lớn cho Chi nhánh trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay. 2. Nhận xét về kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Chi nhánh công ty Điện máy TP . Hồ Chí Minh 1.3. Nhận xét chung về công tác kế toán. Bộ máy kế toán của Chi nhánh hiện nay được tổ chức phù hợp với yêu cầu của Chi nhánh và phù hợp với chuyên môn của mỗi người. Chi nhánh đã trang bị máy vi tính riêng cho bộ phận kế toán và để nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán Chi nhánh đã tổ chức cho họ theo học các lớp nâng cao chuyên môn. Hiện nay phòng kế toán của văn phòng Chi nhánh có 5 người mỗi nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau, đó là một sự cố gắng lớn của các cán bộ kế toán trong Chi nhánh. Chi nhánh áp dụng mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán là phù hợp với quy mô và địa bàn hoạt động của công ty Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh, đi sâu tìm hiểu về phần hành kế toán mua bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, tôi xin đưa ra một số nhận xét như sau: Về hạch toán ban đầu: Nhìn chung các chứng từ kế toán chi nhánh sử dụng đều theo đúng chế độ chứng từ mà Nhà nước quy định. Tuy nhiên vệc luân chuyển chứng từ giữa các cửa hàng còn chậm và chỉ được thực hiện vào cuối tháng nên việc cung cấp thông tin kinh tế cho từng bộ phận liên quan chưa được nhanh chóng. Về hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Việc sử dụng các tài khoản phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhìn chung đã thực hiện đúng quy định của Nhà nước. Ngoài các tài khoản tổng hợp, kế toán chi nhánh đã mở các tài khoản chi tiết để tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế diễn ra ở Chi nhánh. 1.4. Nhận xét về kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ: Kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của Chi nhánh đã được xác định phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Kế toán đã ghi sổ, phản ánh đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhưng bên cạnh đó kế toán LCHH và xác đinh kết quả tiêu thụ vẫn còn có một số tồn tại cần khắc phục. Thứ nhất: Doanh thu bán hàng của Chi nhánh bao gồm cả doanh thu thuần và doanh thu từ hoa hồng uỷ thác xuất nhập khẩu. Chi nhánh nên tách riêng tiền hoa hồng được hưởng với doanh thu bán hàng để có thể xác định chính xác chênh lệch giá mua bán, bởi vì thu nhập từ hoa hồng uỷ thác xuất nhập khẩu của Chi nhánh xảy ra thường xuyên. Thứ hai: Công tác ghi sổ. - ở sổ Cái các TK không có số dư như TK 511, 5113, 512 kế toán lại phản ánh có số dư là không hợp lý và cách tính số dư cuối tháng lại không thống nhất trên từng sổ Cái. - Sổ cái TK 512 kế toán ghi số dư cuối tháng là doanh thu của từng tháng, nhưng ở sổ Cái TK 511 và TK 5113 số dư cuối tháng là doanh thu lũy kế. Đi sâu tìm hiểu điều này là do Chi nhánh xác định lợi nhuận theo từng quý, nhưng lại xác định doanh thu theo từng tháng. Do đó đòi hỏi phải xác định được số doanh thu luỹ kế của từng quý để xác định được lợi nhuận của quý đó. - ở cột TK ghi Có của các sổ Cái, kế toán chưa ghi rõ căn cứ vào nhật ký chứng từ nào để ghi vào sổ Cái, điều này sẽ rất khó khăn cho việc kiểm tra ngược quá trình hạch toán. Thứ ba: Chi nhánh chưa phân biệt rạch ròi giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, việc hạch toán các khoản chi phí này diễn ra lẫn lỗn ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí kinh doanh . Chi nhánh hạch toán các khoản: chi phí thăm hỏi người ốm, phúng viếng đám ma, chi phí cử cán bộ đi học bồi dưỡng kiến thức… vào chi phí bán hàng: Nợ TK 6418: Chi phí bán hàng khác Có TK 111: Tiền mặt Việc hạch toán như trên là chưa chính xác vì các khoản chi trên không liên quan đến hoạt động kinh doanh của Chi nhánh mà phải được trích từ các quỹ của Chi nhánh. Do đó làm tăng chi phí bán hàng và giảm lợi nhuận của hoạt động kinh doanh. Thứ tư: Tình trạng công nợ lớn ở chi nhánh dẫn đến việc