Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm qua, cơ chế quản lý quản kinh tế của nước ta đã có những đổi mới sâu sắc và toàn diện, tạo ra những chuyển biến tích cực cho sự tăng trưởng của nền kinh tế. Nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập chung sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN là xu hướng tất yếu. Nó ngày càng chi phối mạnh mẽ hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thương mại, cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, là các doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là tổ chức lưu thông hàng hoá. Đặc biệt công tác bán hàng được coi là khâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh thương mại, chính vì vậy hạch toán nghiệp vụ bán hàng hết sức cần thiết. Việc tổ chức tốt khâu tổ chức bán hàng và kế toán bán hàng là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, quyết định tới hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp. Như vậy ta có thể thấy rằng, công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có được tổ chức hợp lý hay không là một trong những điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Với những nhận thức về tầm quan trọng của tổ chức hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, sau khi được trang bị những kiến thức lý luận ở nhà trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Sắc Màu, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội ’’ làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình. Mục tiêu của việc nghiên cứu đề tài là làm rõ những nguyên tắc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giúp Công ty thấy được những mặt đã làm được và chưa làm được trong việc tổ chức hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, qua đó đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán bán hàng. Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương sau: Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. Do thời gian thực tập hạn chế và kiến thức còn có hạn nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự góp ý hướng dẫn của các thầy cô giúp em hoàn thiện được đề tài của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Vũ Thị Quỳnh Mai CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI 1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY SẮC MÀU HÀ NỘI. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội là một đơn vị kinh tế độc lập, được thành lập ngày 27/02/2002 do sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép số 0102004615, Công ty ra đời với tên gọi Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội đặt trụ sở tại số 10-11 Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh và có văn phòng đại diện tại 33 Giải Phóng Phường Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội là một đơn vị kinh tế độc lập với chức năng chủ yếu nhập khẩu phân phối tại Việt Nam cho các sản phẩm hoá mỹ phẩm và làm đẹp từ Hàn Quốc, Malaysia. Những năm đầu mới thành lập, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là phân phối hoá mỹ phẩm cho các đại lý của Công ty tại các tỉnh Miền Nam và‎ Miền Bắc. Khi bắt đầu hoạt động, năm 2002 Công ty đã chủ động nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh của mình trong đó hoá mỹ phẩm là chủ yếu với các mặt hàng: kem dưỡng da, son, phấn, dầu gội, sữa tắm …. Với ý thức vươn lên Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội luôn luôn nâng cao chất lượng sản phẩm đảm bảo uy tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm trước. Mục đích thành lập công ty: - Tiếp tục tích tụ vốn và phát triển vốn. - Tiếp tục sử dụng hết khả năng lao động của Công ty nhằm giữ uy tín và quan hệ với các bạn hàng trong nước và quốc tế với tên gọi SMCO., LTD - Hiện nay Công ty có số lượng công nhân viên là 30 người, trong đó nhân viên quản lý là 08 người. Hầu hết đã qua các trường đào tạo về chuyên môn. Nếu với tốc độ phát triển này thì Công ty sẽ ngày càng có nhiều thêm thêm lao động có trình độ cao, đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty trong điều kiện hiện nay. 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh. 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty: - Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội trực tiếp nhập khẩu các mặt hàng hoá mỹ phẩm và mua bán một số hàng hoá khác theo quy định hiện hành của nhà nước và Bộ Thương mại. - Công ty được phép nhập khẩu các mặt hàng nhà nước cho phép, mặt hàng có đăng ký kinh doanh, Công ty được phép làm các dịch vụ thương mại: nhập khẩu tái xuất, chuyển khẩu quá cảnh theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Công ty được quyền mở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm hoá mỹ phẩm, hàng tiêu dùng và bán các mặt hàng trong và ngoài nước. Trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp được chủ động trong giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng kinh tế và các văn bản khác đã ký kết với các khách hàng trong và ngoài nước thuộc nội dung hoạt động của công ty. - Kinh doanh thương mại và các loại hình thương mại. - Kinh doanh, liên kết trong nước để phục vụ cho nhu cầu của thị trường, có nhiệm vụ trực tiếp nhập khẩu và mua bán trong và ngoài nước. Quy mô nguồn vốn của công ty: (Đơn vị: Đồng) Nguồn vốn Năm 2004 Năm 2005 I. II. III. IV. Vốn chủ sở hữu Vốn vay dài hạn Tài sản ngắn hạn Tài sản dài hạn 5.230.000.000 400.000.000 4.157.000.000 1.473.000.000 5.599.600.000 250.000.000 4.216.000.000 1.633.600.000 Qua Bảng quy mô nguồn vốn của Công ty ta thấy năm 2005 so với năm 2004 nguồn vốn chủ sở hữu đã tăng lên do Công ty hoạt động kinh doanh có lợi nhuận. Nguồn vốn vay giảm chứng tỏ Công ty đã tăng thêm được nguồn vốn tự bổ sung điều này thể hiện rất tốt. Trong những năm gần đây mặc dù phải chịu rất nhiều áp lực cũng như sức cạnh tranh của các doanh nghiệp khác, nhưng Công ty vẫn hoạt động hiệu quả. Hoạt động kinh doanh có lãi và thực hiện đầy đủ nghĩa với Nhà nước và nâng cao thu nhập cho công nhân viên của Công ty. Điều này được thể hiện rất rõ qua kết quả kinh doanh mà Công ty đạt được trong những năm gần đây. (Biểu 1:Biểu tổng hợp các chỉ tiêu tài chính) Biểu 1: Biểu tổng hợp các chỉ tiêu tài chính (Đơn vị: Triệu đồng) STT Chỉ tiêu 2004 2005 1 2 3 4 5 6 7 Tổng giá trị sản lượng Doanh thu Tổng chi phí kinh doanh Lợi nhuận trước thuế Nộp ngân sách nhà nước Số lượng lao động (Người) Thu nhập bình quân đầu/ người 5.069 4.750 3.847 930 280,3 30 12 5.100 4.830 3.912 918 357,04 32 14 Kết quả kinh doanh trong những năm qua khẳng định sự quyết tâm phát huy nội lực và những cố gắng đóng góp tích cực của Ban giám đốc, nhân viên của Công ty. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý của Cụng ty có các phòng ban được thể hiện qua sơ đồ sau: Hội đồng thành viên Kế toán trưởng (Phòng TCKT) TP Kinh doanh (PGĐ kinh doanh) Trưởng phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh, xúc tiến bán hàng Phòng nghiên cứu thị trường Phòng nhập khẩu Phòng xuất khẩu Sơ đồ: Tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý: ( Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Gồm tất cả các thành viên của Công ty, đứng đầu hội đồng thành viên là Chủ tịch Hội đồng thành viên. Chủ tịch hội đồng thành viên kiêm Giám đốc Công ty. ( Giám đốc : Là người đứng đầu Công ty, giúp việc cho giám đốc là Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc nhập khẩu, kế toán trưởng và các phòng ban chức năng. Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. - Phó giám đốc kinh doanh : Tham mưu cho giám đốc về chiến lược và sách lược kinh doanh của Công ty nắm bắt được tình hình tiêu thụ và phân phối của Công ty về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và nghiên cứu phát triển thị trường tìm ra phương hướng đầu tư cho các mặt hàng. + Phòng nghiên cứu thị trường : định hướng đầu tư các mặt hàng, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra các thị trường tiềm năng cho Công ty. + Phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng : Sau khi phòng nghiên cứu thị trường đã tìm ra thị trường tiềm năng, phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng tiến hành chào giá và bán các mặt hàng của Công ty. - Phó giám đốc xuất nhập khẩu : Có nhiệm vụ tìm ra các nguồn hàng, sang nước ngoài ký kết các hợp đồng nhập khẩu, đồng thời tìm bạn hàng để xuất khẩu. - Kế toán trưởng: Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của Công ty và các đơn vị cơ sở. Tiến hành hoạt động trong sản xuất kinh doanh cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty. 2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI. 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Xuất phát từ đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của Công ty mà Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với các đặc điểm của Công ty: Bộ máy kế toán tập trung, tổ chức hình thức kế toán đơn giản nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Phòng kế toán của Công ty gồm có 4 người: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp - Kế toán kho,lương, BHXH, TSCĐ - Kế toán tiền mặt, tiền gửi công nợ - Thủ quỹ Nhiệm vụ của phòng kế toán Công ty là: thực hiện việc ghi sổ kế toán những nghiệp vụ phát sinh trong Công ty. Với nhiệm vụ và yêu cầu như vậy, bộ máy tổ chức kế toán của Công ty bố trí như sau: Kế toán trưởng (Trưởng phòng TCKT) Kế toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ Thủ quỹ Kế toán kho, lương, BHXH, TSCĐ Sơ đồ:Tổ chức bộ máy kế toán + Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, làm tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế hoạch, tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn Công ty. Nghiên cứu vận dụng chế độ, chính sách về tài chính kế toán của nhà nước vào đặc điểm của Công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn Công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng...đồng thời tham mưu cho giám đốc bố trí, sắp xếp nhân sự của phòng tài chính kế toán. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong hoạt động kinh doanh của các phòng mở L/C theo dõi yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán, đồng thời theo dõi tiền gửi, tiền vay của Công ty, chịu trách nhiệm rút tiền khách hàng gửi, khách hàng trả từ ngân hàng về cho phòng kinh doanh, đồng thời theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh, giải quyết các nghiệp vụ còn tồn đọng trước đây để tìm ra những sai sót của công việc kế toán những năm trước. + Kế toán kho, lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định : Viết phiếu nhập kho, xuất kho, cập nhật số lượng hàng hoá nhập - xuất - tồn về mặt số lượng và giá trị, tính giá vốn hàng hoá nhập khẩu, tính lương và trích bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, phụ trách các phần hàng công việc của máy vi tính như : soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu, số liệu kế toán trên máy, quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định. + Thủ quỹ: Đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số dư tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ. 2.2. Hình thức ghi sổ kế toán. Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, kể từ năm 2002 đến nay Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, niên độ kế toán được áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Các sổ sách sử dụng bao gồm: * Sổ cái: Là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ Cái được lập vào cuối mỗi tháng và in ra theo định kỳ từng tháng. * Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đó, Nhật kí bán hàng là nhật kí ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng từ. * Nhật kí chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như : hạch toán khấu hao tài sản cố định, hạch toán chi phí tiền lương, các bút toán phân bổ, trích trước... Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau : Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ : Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty Sắc Màu Hà Nội Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu 2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội - Hiện nay Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội đang áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền với hình thức Nhật ký chung Công ty sử dụng các loại sổ sách như: Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết. Các chứng từ bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng... Hiện nay Công ty đang thực hiện chế độ kế toán theo Quy định số 1141 TC/QĐ//CĐKT do Bộ Tài Chính ban hành. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 kết thúc 31/12 năm báo cáo, đơn vị tiền tệ ghi chép trong sổ sách là VND. Nguyên tắc chuyển đổi và phương pháp chuyển đổi ngoại tệ theo tỷ giá của NHVN công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hệ thống báo cáo kế toán gồm: + Bảng kết quả hoạt động kinh doanh. + Bảng cân đối kế toán. + Bảng cân đối số phát sinh. + Thuyết minh báo cáo tài chính. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. + Bảng tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Kỳ lập ngày 31/12 năm hoạt động kinh doanh. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI 1. PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG VÀ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI 1.1. Phương thức bán hàng. Về phương thức bán hàng, Công ty Sắc Màu Hà Nội chuyên kinh doanh các mặt hàng hoá, mỹ phẩm, dụng cụ chăm sóc sắc đẹp.Trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển, sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng đòi hỏi các phương thức tiêu thụ của Công ty phải phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có một số nhóm khách hàng: Các đại lý của Công ty tại các tỉnh, các cửa hàng bán buôn tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, hệ thống các siêu thị và các khách hàng khác. Các đại l‎ý, các siêu thị các và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. Công ty áp dụng hai phương thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền ngay và trả chậm. Với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm, Công ty cho phép nợ lại theo thời hạn còn những khách hàng không thường xuyên thì phải thanh toán đầy đủ mới được nhận hàng. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Về phương thức giao hàng, Công ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho khách và khách hàng tự vận chuyển về. Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu được Công ty chấp thuận thì Công ty sẽ lo phương tiện vận tải, các khoản chi phí phát sinh sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng). 1.2. Tài khoản sử dụng. Để phục vụ hạch toán bán hàng, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau: + TK 156: hàng hoá Chi tiết: TK 1561 Giá mua hàng hoá TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán + TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI. 2.1 Các chứng từ sử dụng và các qui định chung được tuân thủ khi bán hàng. Các chứng từ sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội gồm: Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: Được lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi Công ty và được kí duyệt, đồng thời là Phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng: Là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chứng từ thanh toán và đi đường cho hàng hoá xuất bán. Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số quy định sau: Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt. Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra. Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng. 2.2 Quy trình hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng theo hình thức Nhật ký chung. Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ Cái TK 632, 641, 642, 156. Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 632, 511, 131, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết. Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập Bảng cân đối tài khoản. Từ Bảng cân đối tài khoản và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và Bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ Cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với Bảng tổng hợp chi tiết, giữa Bảng cân đối tài khoản với Bảng tổng hợp chi tiết. Quy trình này có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ Cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Sơ đồ : Quy trình hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu 2.3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. 2.3.1 Hạch toán giá vốn hàng bán. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tài khoản 156 - Hàng hóa Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng: Trên Bảng thuyết minh báo cáo tài chính của Công ty, Công ty đăng kí phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp Kiểm kê định kì và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và Kiểm kê kho cuối tháng kế toán tính “giá trị hàng xuất kho = tồn đầu tháng + nhập trong tháng - tồn cuối tháng”. Đối với hàng nhập kho, kế toán tính trị giá hàng nhập theo giá mua thực tế của hàng hoá chưa có chi phí thu mua, khoản chi phí này được Công ty hạch toán vào tài khoản 1562. Đối với hàng xuất kho, kế toán tính trị giá hàng xuất kho được coi là tiêu thụ theo phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Phiếu xuất kho: Ghi đầy đủ các thông tin như tên hàng hóa, số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất, số tiền phải thanh toán, họ tên người mua hàng, lý do‎ xuất hàng, xuất tại kho nào... Kế toán ghi phiếu xuất kho thành 3 liên: Liên 1: Dùng để lưu lại với cuống sổ. Liên 2: Dùng để giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để lưu vào bộ chứng từ. Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hóa đơn để vào Nhật ký‎‎ chung, từ đó cuối tháng lên sổ Cái tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán". ( Biểu 13- Trang 32) 2.3.2 Hạch toán nghiệp vụ bán buôn. Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Quy trình bán hàng diễn ra như sau: Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng. Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất Hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): - Liên 1: Lưu tại quyển gốc - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán. Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho được kí duyệt của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty. Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng. 01 liên hoá đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn, vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng quen thuộc, điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội. Ngày 17 tháng 06 năm 2006 Trung tâm thương mại Intimex đặt mua mặt hàng Phấn nâu Essance và son môi Biocura. Căn cứ vào bảng giá kèm theo hợp đồng mua bán giữa hai công ty, nhận đơn đặt hàng của khách, Bộ phận bán hàng của Công ty lập Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho (Biểu 2- trang 20) với các khoản mục chủ yếu sau: - Loại hàng: Phấn nâu Essance và son môi Biocura - Số lượng, đơn giá, tổng giá trị; ghi trong Hoá đơn GTGT - Phương thức thanh toán: Thanh toán vào ngày 30 tháng 06/2006 Sau khi phiếu này được Trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để viết Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT. Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho và hoá đơn đều được lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: Đối với phiếu xuất kho : 01 liên lưu tại gốc, thủ kho ký vào 02 phiếu còn lại, 01 phiếu giao cho người nhận, 01 phiếu giữ lại ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán. Đối với hoá đơn: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho phải được Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận được Hoá đơn và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm Phiếu xuất kho đã được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào Thẻ kho (Biểu 4- Trang22). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm Phiếu xuất kho được giao cho khách hàng để ra cổng (Biểu 2- trang20). Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào Thẻ kho, thủ kho chuyển Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm Phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào Sổ chi tiết hàng hoá đồng thời vào sổ Nhật ký chung. (Biểu 5- Trang 23, Biểu 6- Trang24). Biểu 02: Phiếu đề nghị xuất hàng Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội Số phiếu: 0089X Kho :Công ty PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG RA KHỎI CÔNG TY KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày 17 tháng 06 năm 2006 Tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hương Tên đơn vị: Trung tâm thương mại Intimex Địa chỉ: 135 Hà Nam, Quận Đống Đa, Hà Nội Mặt hàng : Phấn nâu Essance Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm vào ngày 15 và 30 hàng tháng. Xuất tại : Kho Công ty STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Phấn nâu Essance Hộp 72 72 Cộng Hộp 72 72 Người đề nghị (Đã ký) Trưởng phòng (Đã ký) KT trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Người nhận (Đã ký) Biểu 03: Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01/GTKT-3LL HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: (Lưu nội bộ) Ngày 17 tháng 06 năm 2006 Ký hiệu: EN/2004B Số: 0052190 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội Địa chỉ: 10,11 lô H - Điện Biên Phủ - P. 25- Q.Bình Thạnh - TP HCM Điện thoại: 08.8035544. MST 0302088547 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Quyền. Tên đơn vị: Trung tâm thương mại Intimex Địa chỉ: 135 Hà Nam, Quận Đống Đa, Hà Nội Sổ tài khoản: .................... Hình thức thành toán: Tiền mặt. MST: 0101325237 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 Phấn Nâu Essance Hộp 72 22.551 1.623.672 Cộng 1.623.672 Cộng tiền hàng: 1.623.672đ Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 162.367đ Tổng cộng tiền thanh toán: 1.786.039đ Số tiền viết bằng chữ: Một triệu bẩy trăm tám mươi sáu nghìn không trăm ba chín đồng. Người mua hàng (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Biểu 04:Thẻ kho Công ty Sắc Màu Hà Nội THẺ KHO Tháng 06 năm 2006 Hàng hoá: Phấn nâu Essance Đơn vị tính:Hộp Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu tháng 1052 0087 2/06 Siêu thị Big C 36 1016 0088 12/06 Công ty Ngọc Lan 72 944 0089 17/06 TT TM Intimex 72 872 …. …. ….. .... .... 00105 27/06 Chi nhánh Cty Thăng Long 12 860 00990N 30/6 Nhập kho hàng hoá 5000 864 5188 Biểu 05: Sổ chi tiết hàng hóa Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tháng 06 năm 2006 Tên, quy cách hàng hoá : Phấn nâu Essance Đơn vị tính : Hộp; đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Dư đầu kỳ 1.052 0087 2/06 Xuất hàng bán 632 22.551 36 811.836 1.016 0088 12/06 Xuất hàng bán 632 22.551 72 1.623.672 944 0089 17/06 Xuất hàng bán 632 22.551 72 1.623.672 872 ….. ….. ….. ..... ... ...... .... ...... 00105 27/06 Xuất hàng bán 632 22.551 12 270.612 860 00990 30/06 Mua hàng chưa t.toán 331 15.350 5.000 76.750.000 Tổng cộng 5.000 76.750.000 864 19.484.064 5.188 116.994.588 Biểu 06: Sổ Nhật ký chung Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 06/2006 Trang : 01 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 250 02/06 Rút tiền gửi ngân hàng x 111 112 80.000 80.000 0087 02/06 Xuất hàng bán Phấn nâu Essance x 632 156 811.836 811.836 0088 12/06 Xuất hàng bán Phấn nâu Essance x 112 151 1.623.672 1.623.672 0089 17/06 Xuất hàng bán Phấn nâu Essance x 632 156 1.623.672 1.623.672 …. … …. … … … … Cộng …. …. Ngày 30 tháng 06 năm 2006 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Biểu 07: Sổ chi tiết bán hàng Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng 06 năm 2006 Tên mặt hàng: Phấn nâu Essance Loại tiền : VND Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác 0087 2/6 Xuất hàng bán 111 36 22.551 811.836 81.184 0088 12/6 Xuất hàng bán 112 72 22.551 1.623.672 162.367 0089 17/06 Xuất hàng bán 131 72 22.551 1.623.672 162.367 ........... ... ...... ...... 00105 27/6 Xuất hàng bán 111 12 22.551 270.612 27.061 Cộng 864 22.551 19.484.064 1.948.406 Biểu 08:Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tháng 06/2006 Mặt hàng : Phấn nâu Essance Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày Dư đầu kỳ 0087X 2/06 Xuất hàng bán 156 552.600 0087X 12/06 Xuất hàng bán 156 1.105.200 0088X 17/06 Xuất hàng bán 156 1.105.200 0089X 27/06 Xuất hàng bán 156 184.200 … …. …. …. …. …. Tổng cộng phát sinh trong tháng: 13.262.400 Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 02883 ngày 17/06/2006 bán cho Trung tâm thương mại Intimex, kế toán sẽ phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng (Biểu 07- Trang25). Cuối tháng kế toán xác định tổng giá vốn của lô hàng Phấn nâu Essance : 864 x 15.350 = 13.262.400 VND Kế toán định khoản; Nợ TK 632: 13.262.400 Có TK 156 (1561): 13.262.400 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 21.432.470 Có TK 511: 19.484.064 Có TK 333 (33311): 1.948.406 Biểu 09: Sổ Cái TK511 SỔ CÁI TK 511 Thỏng 06/2006 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 30/06 30/06 Xuất bán phấn nâu Essance 01 131 19.484.064 30/06 30/06 Xuất bán son bóng VOV 01 131 16.566.160 … … …. ….. … … …. …. 30/06 30/06 Kết chuyển DTT 01 911 353.265.735 Cộng 353.265.735 353.265.735 Ngày 30 tháng 06 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Người ghi sổ (Đã ký) 2.3.3 Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ. Hiện nay, Công ty Sắc Màu Hà Nội áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, đối với những khách hàng truyền thống thì Công ty vẫn có thể cho trả chậm. Với giá trị hàng bán ra thấp dưới mức quy định thì không phải lập hoá đơn, nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì Công ty vẫn lập. Bảng kê bán lẻ hàng hoá cũng như Hoá đơn GTGT đều là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp. 2.3.4 Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu. 2.3.4.1. Hạch toán doanh thu bán hàng. Hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty được thực hiện theo nguyên tắc sau: - Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT. - Đối với sản phẩm hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán. - Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu). - Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng mà đại lý được hưởng. - Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá trả ngay và ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính về phần tính lãi trên khoản phải trả. * Tài khoản sử dụng: TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Doanh thu bán hàng là số thu về của hàng hoá đã bán, đã cung cấp cho khách hàng, đã được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 511: Bên nợ: - Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ. - Khoản giảm giá hàng bán. - Trị giá hàng bán bị trả lại. - Khoản chiết khấu thương mại. - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh. Bên có: - Doanh thu bán sản phẩm hàng hoá và cung cáp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán. Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ. * Điều kiện để ghi nhận doanh thu - Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền quyền sở hữu hàng hoá, sản phẩm cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người quản lý hàng hoá hay người kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng đó. 2.3.4.2 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty Sắc Màu có chính sách giá mềm dẻo, áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt, từ đầu năm 2006 đến nay chỉ có 01 khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của Công ty. Khi bán hàng cho khách, nếu như xảy ra sự cố gì mà nguyên nhân thuộc trách nhiệm của Công ty như : vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc không đúng chủng loại, quy cách đã ghi trong hợp đồng thì Công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm.Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính đúng theo trị giá ghi trên hoá đơn. Kế toán sử dụng tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại” để theo dõi khoản này. Khi phát sinh nghiệp vụ, người bán hàng sẽ lập biên bản trả lại hàng, sau đó kế toán lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại. Tài khoản sử dụng: TK 531 "Hàng bán bị trả lại" Cụ thể như sau: Ngày 30 tháng 06 năm 2006, Công ty Hoa Mai trả lại một phần số hàng hoá đã mua với lý do không đảm bảo chất lượng. Sau đây là biên bản trả lại hàng.( Biểu 10- Trang30) Biểu 10: Biên bản trả lại hàng Công ty Sắc Màu Hà Nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG Hôm nay, ngày 30 tháng 06 năm 2006, tại Công ty Sắc Màu chúng tôi gồm: Ông Bùi Lê Huy : Giám đốc công ty Anh Nguyễn Văn Tuấn : Nhân viên bán hàng Anh Đặng Ngọc Sơn : Khách hàng - Công ty Hoa Mai Ghi nhận việc trả lại một phần số hàng đã mua theo hoá đơn số 028812 ngày 08 tháng 05 năm 2006 Loại hàng: Kem dưỡng da tay Vasseline Số lượng : 01 thùng Đơn giá : 2.304.000 VNĐ Thành tiền : 2.304.000 VNĐ Thuế GTGT 10%: 230.400 VNĐ Tổng cộng : 2.534.400 VNĐ Lý do : Hết hạn sử dụng. Ông Bùi Lê Huy,Giám đốc Công ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, chấp nhận yêu cầu của khách hàng. Anh Nguyễn Văn Tuấn, nhân viên bán hàng đã nhận lại hàng và thanh toán tiền hàng cho khách. Biên bản được lập thành 03 bản, có chữ kí xác nhận của người có liên quan. Chữ ký khách hàng ( Đã ký) Giám đốc Công ty (Đã ký) Người lập biên bản (Đã ký) Ngày 30 tháng 06 năm 2006. Giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hóa, thấy giữ nguyên trạng thái ban đầu nên đồng ý cho nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này, kế toán lập Phiếu nhập kho (Biểu 11-Trang31), chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào Thẻ kho. Sau đó, Phiếu nhập kho lại được chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết hàng hoá. Biểu 11: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Ngày 30 tháng 06 năm 2006 Nợ: 156 Số phiếu: 0099N Có: 632 Họ tên người giao hàng: Anh Đặng Ngọc Sơn - Công ty Hoa Mai Nhập kho: Cty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Kem dưỡng da tay Vasseline Thùng 01 01 1.832.688 1.832.688 Tổng cộng 1.832.688 Về phía khách hàng, Công ty sẽ thanh toán cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ cũ mà khách hàng chưa thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bị trả lại do thủ kho chuyển lên, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 632(Biểu13- Trang32) và tài khoản 156 (Biểu11- Trang31). Từ hoá đơn bán hàng trước đây, kế toán vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại tài khoản 531 (Biểu 12- Trang32). Từ sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 531: 2.304.000 Nợ TK 333 (33311): 230.400 Có TK 131- Đặng Ngọc Sơn - Công ty Hoa Mai : 2.534.400 Biểu 12: Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại SỔ CHI TIẾT HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 30/06/2006. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày 0099N 30/06 Đặng Ngọc Sơn – Công ty Hoa Mai trả lại hàng 131 2.534.400 Cộng 2.534.400 Biểu13: Sổ cái TK 632 SỔ CÁI TK 632 Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tháng 06/2006 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày 30/06 Xuất bán phấn nâu Essance 156 13.262.400 30/06 Xuất bán son bóng VOV 156 9.939.000 30/06 Xuất bán dầu gội đầu 156 50.080.500 30/06 Xuất bán Kem đưỡng da 156 83.690.500 … … ... … …. ….. 0099N 30/06 Hàng bán bị trả lại (Công ty Hoa Mai trả lại hàng) 156 1.832.688 Tổng cộng phát sinh trong tháng: 237.343.178 1.832.688 Kết chuyển chi phí GVHB 911 235.510.490 Kế toán ghi giá vốn số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: 1.832.688 Có TK 632: 1.832.688 Định kì, từ sổ Nhật ký bán hàng kế toán phản ánh váo sổ cái các TK 511, 632, 156. 2.3.5 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội 2.3.5.1 Hạch toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội bao gồm tất cả các khoản chi phí phát sinh phục vụ cho công tác bán hàng như : - Tiền lương thời gian của các nhân viên bán hàng - Chi phí công cụ, dụng cụ phục vụ bảo quản hàng hoá và công tác bán hàng. Khoản trích khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng Hạch toán hàng thiếu, điều chỉnh hao hụt hàng hoá, cước thuê vận chuyển hàng hoá. Các chi phí dịch vụ mua ngoài như : tiền điện thoại, nước,... Các chi phí khác bằng tiền như : Chi tiếp khách, chi công tác phí, chi tiền áp tải giao hàng. Tài khoản được sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng là TK 641, TK này được chi tiết thành 7 tài khoản cấp hai theo như quy định của Bộ Tài chính. Căn cứ vào các chứng tứ gốc như: Phiếu chi, Bảng thanh toán tiền lương, BHXH, Bảng trích khấu hao tài sản cố định, Biên lai nộp thuế, kế toán vào sổ Nhật ký chung sau đó vào Sổ chi tiết TK 641. Cuối tháng, kế toán lập Bảng cân đối TK rồi đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết. Phương pháp kế toán: Kế toán sử dụng TK 641 để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh, tài khoản này được chi tiết đến cấp 4. Trong tháng, căn cứ vào chứng từ phát sinh có liên quan đến chi phí bán hàng như : Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ ngân hàng, kế toán ghi sổ chi phí bán hàng theo định khoản sau : Nợ TK 641 ( Chi tiết theo yếu tố chi phí) Có TK 111,112,152, 214, 334 Kế toán căn cứ chứng từ gốc ghi sổ Nhật ký chung (Biểu 6- Trang24), ghi sổ Cái tài khoản 641 (Biểu 14- Trang34). Cuối kỳ, chi phí bán hàng được chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Ví dụ sau sẽ minh hoạ cụ thể: Ngày 04 tháng 6 năm 2006, phát sinh chi phí vận chuyển cho Công ty Thăng Long theo hoá đơn ngày 04 tháng 6 năm 2006 , căn cứ vào chứng từ vận chuyển, kế toán định khoản: Nợ TK 641: 50.000 Nợ TK 133: 5.000 Có TK 111: 55.000 Ngày 10 tháng 6 năm 2006, chi in tờ rơi quảng cáo cho Công ty, Căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 641: 2.000.000 Nợ TK 133: 200.000 Có TK 111: 2.200.000 Kế toán vào sổ Cái TK 641 (Biểu 14- Trang34), đồng thời nhập số liệu vào máy. Biểu 14: Sổ cái tài khoản 641 sổ cái tài khoản 641 Tháng 06 năm 2006 Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số PS Số Ngày Trang Dòng Nợ Có 04/06 Chi vận chuyển cho khách 111 50.000 10/06 Chi in tờ rơi quảng cáo 111 2.000.000 .... 30/06 Kết chuyển để XĐKQ 911 19.255.000 19.255.000 Cộng 19.255.000 19.255.000 2.3.5.2 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội là chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của toàn doanh nghiệp, bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp - Chi phí đồ dùng văn phòng phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp - Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền điện, nước.... - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí khác bằng tiền: Chi phí tiếp khách, công tác phí. * Tài khoản sử dụng: TK642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" Ví dụ minh hoạ: Biểu 15:Phiếu Chi Trích phiếu chi Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội Địa chỉ: 33 Giải Phóng - HN Phiếu Chi Ngày 20 tháng 6 năm 2006 Mẫu số: 01 - QĐ - BTC Quyển số: 3 Số: 36 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Hương Địa chỉ: Công ty Điện lực Hà Nội Lý do chi: Trả tiền điện thoại tháng 5 Số tiền: 2.506.000đ Viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm lẻ sáu nghìn đồng Kèm theo ……………………… chứng từ Đã nhận đủ số tiền: Hai triệu năm trăm lẻ sáu nghìn đồng Giám đốc (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Người lập phiếu (Ký) Người nhận tiền (Ký) Thủ quỹ (Ký) Theo số liệu tháng 6 năm 2006 của Công ty Ngày 20 tháng 6 năm 2006 thanh toán tiền điện thoại tháng 05 năm 2006 là 2.506.000đ Nợ TK642: 2.506.000 Có TK111: 2.506.000 Ngày 30 tháng 6 năm 2006 hạch toán lương khối văn phòng tháng 6 năm 2006: 18.500.000đ Nợ TK642: 18.500.000 Có TK334: 18.500.000 Biểu 16: Sổ Cái tài khoản 642 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 Tháng 06 năm 2006 Chứng từ Diễn giải NKC TKĐƯ Số PS Số Ngày Trang Dòng Nợ Có 03/06 Chi tiếp khách 111 300.000 …. 20/06 Trả tiền điện thoại tháng 5 111 2.506.000 …. 30/06 Tính lương tháng 06/06 334 18.500.000 30/06 Kết chuyển để XĐKQ 911 40.776.954 40.776.945 Cộng 40.776.954 40.776.945 2.3.6 Hạch toán kết quả bán hàng tại công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội 2.3.6.1 Kết cấu tài khoản sử dụng Bên cạnh phản ánh một cách chính xác các khoản doanh thu bán hàng, các khoản chi phí liên quan đến bán hàng, kế toán của Công ty rất quan tâm đến việc xác định và phản ánh đúng kết quả bán hàng. Đây chính là cơ sở rất quan trọng cho việc lập các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả kinh doanh được thuận tiện đồng thời giúp cho nhà quản lý có một cái nhìn tổng quát, sâu sắc về tình hình hoạt động của Công ty mình trong một thời kỳ nhất định. Việc xác định kết quả bán hàng được thực hiện như sau : Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ Lãi gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản l‎ý doanh nghiệp được tập hợp sau đó kết chuyển sang tài khoản 911. Cuối tháng, kế toán tổng hợp xác định kết quả bán hàng của Công ty và lập Báo cáo kết quả kinh doanh. Dựa trên những Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, kế toán tổng hợp tổng hợp tổng hợp số liệu và lên Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Tài khoản sử dụng để hạch toán kết quả tiêu thụ gồm: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 421: lợi nhuận chưa phân phối Kết quả hoạt động kinh doanh = Doanh thu bán hàng thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3.6.2 Nội dung và phương pháp hạch toán Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, kế toán kết chuyển doanh thu các khoản hàng bán bị trả lại Nợ TK 511: Doanh thu Có TK 531: Hàng bán bị trả lại. Xác định doanh thu thuần và kết chuyển Nợ TK 511: Doanh thu Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Hạch toán chi phí thu mua hàng bán ra trong kỳ vào giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 1562: Chi phí thu mua Kết chuyển giá vốn Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán trong kỳ Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641: Chi phí bán hàng phân bổ cho lượng hàng tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ Xác định kết quả lãi hoặc lỗ Nợ TK 911 (nếu lãi) Có TK 421 Hoặc: Nợ TK 421 (nếu lỗ) Có TK 911 Biểu 17: Sổ Cái TK 911 SỔ CÁI TK 911 Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh Tháng 06 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày 30/06 DTT phấn nâu Essance 511 19.484.064 30/06 DTT son bóng VOV 511 16.566.160 30/06 DTT dầu gội đầu 511 75.980.720 30/06 DTT Kem dưỡng da 511 93.650.530 … … ... … …. 30/06 Giỏ vốn phấn nâu Essance 632 13.262.400 30/06 Giỏ vốn son bóng VOV 632 9.939.000 30/06 Giỏ vốn dầu gội đầu 632 50.080.500 30/06 Giỏ vốn Kem dưỡng da 632 83.690.500 … ... ......... 30/06 Chi phí bán hàng 641 19.255.000 30/06 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 40.776.954 Kết chuyển lãi 421 115.451.245 Cộng 350.961.735 350.961.735 Tình hình thực tế của Công ty Sắc Màu Hà Nội tháng 06 năm 2006 như sau; Kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 511: 2.304.000 Có TK 531: 2.304.000 Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần Nợ TK 511: 353.265.735 Có TK 911: 353.265.735 - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911: 235.510.490 Có TK 632: 235.510.490 - Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911: 19.255.000 Có TK 641: 19.255.000 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: 40.776.954 Có TK 642: 40.776.954 KQHĐKD = Tổng có TK 911 - Tổng nợ TK 9111 * KQHDKD = (353.265.735-2.304.000) - (235.510.490 +19.255.000 + 40.776.954) = 350.961.735 – 295.542.444 = 55.419.291 * Công ty nộp Thuế TNDN 28%, nộp ngay bằng tiền mặt Thuế TNDN = 55.419.291 * 28% = 15.517.401 Nợ TK 3334: 15.517.401 Có TK 111 : 15.517.401 Kết chuyển lãi Nợ TK 911: 55.419.291 Có TK3334 :15.517.401 Có TK 421 (4212): 39.901.890 Kế toán phản ánh việc hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá trong tháng vào các sổ sách có liên quan. Sau đó từ các sổ này kế toán lập báo cáo kết quả kinh doanh tháng 06 năm 2006 (Biểu 18- Trang41) Biểu 18:Kết quả hoạt động kinh doanh công ty tnhh Sắc Màu Hà nội KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Từ ngày: 01/06/2006 đến ngày: 30/06/2006 Đơn vị tính : đồng Mã Chỉ tiêu Tháng 6 01 Tổng doanh thu 353.265.735 02 Trong đó: doanh thu hàng xuất khẩu 03 Các khoản giảm trừ (03=05+06+07) 05 - Giảm giá hàng bán 06 - Hàng bán bị trả lại 2 304 000 07 - Thuế tiêu thụ ĐB, thuế xuất khẩu phải nộp 10 1. Doanh thu thuần (10=01-03) 350.961.735 11 2. Giá vốn hàng bán 235.510.490 20 3. Lợi nhuận gộp (20=10-11) 115.451.245 21 4. Chi phí bán hàng 19 255 000 22 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 40 776 954 30 6. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 55.419.291 31 7. Thu nhập khác 0 32 8. Chi phí khác 0 40 9. Lợi nhuận khác 0 60 13.Tổng lợi nhuận trước thuế (30+40+50) 55.419.291 70 14. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 15.517.401 80 15. Lợi nhuận sau thuế (80=60-70) 39.901.890 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (‎K‎ý tên) (‎K‎ý tên) (‎K‎ý tên)  CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI 1. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI Đơn vị nào tổ chức tốt được công tác kế toán thì đơn vị đó luôn đảm bảo được sự thành công trong thương trường. Vì vậy, cùng với sự tồn tại và phát triển của Công ty, công tác kế toán cũng không ngừng được nâng cao và hoàn thiện hơn nữa nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn cho công tác quản lý. Tình hình thực tế công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Sắc Màu Hà Nội như sau: 1.1. Những ưu điểm Công ty có được đội ngũ nhân viên kế toán năng động và nhiệt tình với công việc. Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội là một Công ty trẻ, được thành lập từ năm 2002 với đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, năng động và nhiệt tình. Họ thực sự đã góp một phần quan trọng trong thành công của Công ty những năm qua. Bộ máy kế toán được tổ chức khá hợp lý: Hệ thống kế toán của Công ty rất gọn nhẹ và vẫn đảm bảo hoàn thành tốt một khối lượng công việc lớn. Công tác kế toán được phân công phù hợp với năng lực và trình độ của từng người, phát huy thế mạnh của mỗi nhân viên làm cho công việc đạt hiệu quả tốt. Đội ngũ nhân viên kế toán năng động, nhiệt tình, trình độ đồng đều. Phòng kế toán đã quản lý tốt tiền hàng, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty, đáp ứng kịp thời nhu cầu về vốn của các phòng nghiệp vụ và của chi nhánh. Sổ kế toán và hình thức ghi sổ: Phù hợp với Công ty, Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hình thức này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh và bộ máy kế toán của Công ty. Hình thức này lại dễ dàng trong việc sử dụng máy vi tính để hạch toán. Các chứng từ: Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu được lập ra đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ đươc phân loại hệ thống hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinh....và được đóng thành tập theo từng tháng, thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Công ty có một chương trình kế toán riêng : Hiện nay, với xu hướng vi tính hoá hoạt động kế toán, Công ty đã nhận thấy những ưu việt của việc sử dụng máy vi tính trong hạch toán như: Cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác vì mọi số liệu đều được xử lý trực tiếp theo chứng từ gốc nên không có sự sai lệch. Giảm được lao động đơn điệu của nhân viên kế toán vì khi sử dụng phần mềm kế toán, nhân viên kế toán chỉ cần đưa đầy đủ dữ liệu cần thiết trên chứng từ gốc vào máy, không cần làm những việc như: vào sổ kế toán chi tiết, tính toán tổng hợp số liệu, lập sổ chi tiết, lập báo cáo kế toán.... Thuận tiện cho việc kiểm tra và phát hiện sai sót Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên kế toán máy đã được áp dụng tại Công ty trong những năm gần đây với một chương trình hạch toán phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Với phương tiện hạch toán này, các nghiệp vụ phát sinh được xử lý nhanh chóng, chính xác, lượng thông tin được lưu trữ nhiều, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết, tăng năng suất lao động kế toán. Vì hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức Nhật kí chung nên việc áp dụng kế toán máy là rất phù hợp. Ngoài những ưu điểm nêu trên thì công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá vẫn còn những hạn chế cần được cải tiến và hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và hiệu quả của công tác kế toán. 1.2. Những tồn tại cần khắc phục. Bên cạnh những ưu điểm của mình, công tác hạch toán nói chung và hạch toán tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng còn có những hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường. Công ty không sử dụng tài khoản 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tài khoản 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho” là một tài khoản cần thiết phải có đối với một đơn vị kinh doanh thương mại. Việc Công ty TNHH Sắc Mằu không mở tài khoản này sẽ gây lúng túng cho cho Công ty khi có tình huống bất thường xảy ra. Chưa có chính sách chiết khấu thanh toán: Công ty đã có các chính sách về giá cả, chính sách thanh toán và chiết khấu thương mại cho những khách mua hàng với số lượng lớn nhưng lại chưa áp dụng một biên pháp thúc đẩy tiêu thụ rất hữu hiệu là chiết khấu thanh toán cho những khoản thanh toán trước thời hạn điều này không những làm cho hiệu quả kinh doanh giảm đi do không thúc đẩy được bán hàng mà còn làm cho doanh nghiệp thường hay bị chiếm dụng vốn. Chưa tách riêng hoạt động bán buôn và bán lẻ: Công ty không tách riêng hoạt động bán buôn, bán lẻ, vì thế không phân biệt được doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ trong tổng doanh thu thuần. Chưa phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp : Hiện nay, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều được kế toán kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Trong trường hợp những chi phí này là nhỏ thì không ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh của Công ty. Nhưng nếu những chi phí này lớn thì sự ảnh hưởng của nó sẽ làm cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ là không chính xác. 2. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẮC MÀU HÀ NỘI 2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kết qủa bán hàng tại Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội Tại Công ty Sắc Màu Hà Nội, nghiệp vụ tiêu thụ diễn ra hàng ngày, thường xuyên, liên tục. Công ty có nhiều mối quan hệ với khách hàng, đối tác, ngân hàng.... Việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, chính xác cho chủ doanh nghiệp và các bên liên quan là một điều rất cần thiết. Trong hoạt động kinh doanh, kế toán đóng một vai trò quan trọng vì nó là công cụ rất có hiệu lực giúp cho việc điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế bằng việc cung cấp và phân tích các số liệu để các nhà quản lý ra quyết định kinh doanh cho phù hợp. Qua các tài liệu kế toán, Công ty mới có được một đánh giá chính xác về thực trạng của mình cũng như phương hướng mở rộng hoạt động kinh doanh. Như vậy, hoàn thiện hạch toán bán hàng hoá và xác định kết quả bán hàng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của hệ thống kế toán nói chung và kế toán bán nói riêng là một yêu cầu thiết yếu. Nhờ đó, những người quản lý có thể nhận được những thông tin kịp thời nhất, chính xác nhất, đầy đủ nhất và đưa ra được những quyết định kinh doanh đúng đắn nhất, mang lại hiệu quả kinh doanh cao, ngày càng khẳng định được vị trí của Công ty trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh quyết liệt như hiện nay. 2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty Sắc Màu Hà Nội 2.2.1. Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán Việc áp dụng sổ Nhật kí Chung và Sổ Cái ở Công ty hiện nay tương đối giống với mẫu sổ chế độ quy định, song chưa cung cấp đầy đủ thông tin cho nhu cầu quản trị. Mỗi cột trên trang sổ đảm nhiệm một chức năng riêng, cột “ngày tháng ghi sổ” phản ánh mặt thời gian chứng từ gốc được vào sổ nhưng cũng rất quan trọng bởi đó là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu các số liệu trên sổ Nhật kí Chung đã vào đủ Sổ Cái với các sổ, thẻ chi tiết, đồng thời nó còn cho thấy việc cập nhật chứng từ vào sổ như thế nào. 2.2.2. Hoàn thiện phương pháp tính giá hàng xuất kho Phương pháp tính giá hàng xuất kho hiện Công ty đang áp dụng là phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Cách này mặc dầu khá đơn giản, dễ làm lại phản ánh kịp thời tình hình biến động hàng hoá nhưng độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động hàng hoá trong kỳ. Bên cạnh đó, các sản phẩm thuộc về hoá mỹ phẩm có tính cạnh tranh cao hay có giá cả thường xuyên biến động, số lượng và giá trị mỗi lần nhập, xuất hàng của Công ty lại thường lớn. Vì vậy, Công ty nên áp dụng phương pháp tính giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập kho (Giá bình quân liên hoàn). Sau mỗi lần nhập kho hàng hoá, kế toán tính lại giá thực tế bình quân và làm căn cứ để tính giá trị hàng hóa ngay sau lần nhập đó. Bằng phương pháp này, trị giá hàng hoá xuất kho sẽ được tính một cách chính xác, đồng thời, kế toán có thể theo dõi, phản ánh được tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hoá về mặt giá trị, theo dõi sự biến động một cách thường xuyên, liên tục và kịp thời. Theo phương pháp này, đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập được tính theo công thức sau: Giá đơn vị Giá thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân = --------------------------------------------------------- sau mỗi lần nhập Lượng thực tế hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập 2.2.3. Hoàn thiện hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng tồn kho cuối kỳ là một tất yếu ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Không một Công ty nào có thể đảm bảo được rằng lượng hàng mua vào sẽ tiêu thụ hết ngay và với giá có lãi hay hoà vốn. Vì vậy, cuối mỗi niên độ kế toán sẽ xuất hiện một lượng hàng tồn kho. Và việc dự trữ hàng ở các doanh nghiệp thương mại đôi khi làm doanh nghiệp bị thiệt hại do các khoản giảm giá hàng tồn kho trên thị trường. Để tránh được thiệt hại đó, các doanh nghiệp cần phải trích lập dự phòng. Tại Công ty Sắc Màu Hà Nội, lượng hàng tồn kho cuối mỗi niên độ kế toán là không nhỏ. Do đó, cuối niên độ, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc rất cần thiết đối với Công ty Sắc Màu Hà Nội. Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Như vậy, dự phòng giảm giá mới chỉ là việc xác nhận trên phương diện kế toán khoản giảm giá trị của tài sản chứ thực tế chưa xảy ra, bởi vì những tài sản này doanh nghiệp vẫn đang nắm giữ, đang chuyển đổi hay nhượng bán. Dự phòng giảm giá được lập cho các loại hàng hoá mà giá bán trên thị trường thấp hơn giá gốc ghi sổ kế toán. Những loại hàng hoá này thuộc sở hữu của doanh nghiệp có chứng cứ chứng minh hàng hoá tồn kho. Mức dự phòng cần lập cho từng loại hàng tồn kho, được căn cứ vào số lượng từng loại hàng tồn kho thực tế và mức giảm giá của từng loại hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán (không lấy phần tăng giá cả mặt hàng này để bù cho phần giảm giá của mặt hàng kia). Khi giá trị thuần có thể thực hiên được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Mức dự phòng Số lượng hàng tồn kho i Mức giảm giá giảm giá cần lập = giảm giá tại thời điểm lập X của hàng tồn cho hàng tồn kho i báo cáo tại chính năm kho i Trong đó: Mức giảm Giá gốc ghi sổ Giá thực tế trên giá của hàng = kế toán của - thị trường của tồn kho i hàng tồn kho i hàng tồn kho i Công ty có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu sau: Biểu 1: Mẫu bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho BẢNG TÍNH DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO STT Mặt hàng Mã Đơn giá hàng tồn Giá thị trường Số dự phòng năm cũ còn lại Số dự phòng cần lập cho niên độ tới Số phải trích lập thêm Số được hoàn nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tổng Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc Để hạch toán khoản dự phòng này, Công ty phải bổ sung tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào hệ thống tài khoản của mình. TK 159 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không dùng đến. Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dư Có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Cuối niên độ kế toán, phản ánh số dự phòng đã xác định cho các mặt hàng cần lập dự phòng: Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán Có TK 159: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chi tiết từng loại) Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xuất bán các loại hàng tồn kho, bên cạnh bút toán phản ánh giá vốn hàng tồn kho xuất bán, kế toán phải ghi bút toán hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập của những hàng tồn kho này (nếu có) Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã bán (Chi tiết từng loại) Có TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán Cuối niên độ kế toán tiếp theo, : - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) 2.2.4. Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại Như đã nêu trên, Công ty Sắc Màu Hà Nội chưa có chế độ chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm và những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. Theo quy định của Bộ Tài chính, chiết khấu thanh toán là khoản tiền thưởng cho khách hàng tính trên tổng tiền hàng mà họ đã thanh toán trước thời hạn quy định còn chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ hoặc thanh toán cho khách hàng do họ đã mua hàng với khối lượng lớn. Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thanh toán: Thực chất thì số tiền chiết khấu thanh toán là chi phí cho việc Công ty sớm thu hồi được vốn bị khách hàng trả chậm chiếm dụng. Biện pháp này nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán, thúc đẩy vòng quay của vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, theo em, Công ty nên chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán sớm. Công ty có thể căn cứ vào thời gian thanh toán và hình thức thanh toán mà đưa ra một tỉ lệ chiết khấu phù hợp. Tỉ lệ này không nên quá thấp để thúc đẩy khách hàng và cũng không nên quá cao để đảm bảo mục tiêu lợi nhuận. Khi chiết khấu thanh toán cho khách hàng, trình tự hạch toán kế toán như sau: Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 635: Tổng số chiết khấu cho khách hàng Có TK 111, 112: Trả tiền cho khách hàng Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu của người mua Có TK 3388: Số chiết khấu chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua Cuối kì, kế toán kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 635: Chi phí hoạt động tài chính Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thương mại Thực chất thì chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp thưởng cho khách hàng do khách hàng đã mua hàng với số lượng lớn. Đây cũng là một trong những biện pháp kích thích tiêu thụ có hiệu quả cao cho nên theo em Công ty Sắc Màu nên xây dựng một chính sách cho biện pháp này. Để hạch toán khoản chiết khấu thương mại, Công ty cần thêm vào hệ thống tài khoản của mình tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán Phương pháp hạch toán như sau: - Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 521 : Số chiết khấu thương mại chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Có TK 111, 112...: Nếu thanh toán cho khách bằng tiền Có TK 131: Nếu trừ vào khoản phải thu của khách hàng Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang tài khoản doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 521: Kết chuyển chiết khấu thương mại trong kỳ 2.2.5. Hoàn thiện việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Như đã nêu trên, Công ty hiện nay vẫn tiến hành kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản ký doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911, việc hạch toán như vậy sẽ làm cho kết quả kinh doanh trong ký được xác định là không chính xác. Vì vậy, theo em, Công ty cần phân bổ các chi phí này cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn kho nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Khi phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, có thế áp dụng công thức sau: Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) = (Chi phí QLDN) + (Chi phí QLDN) - (Chi phí QLDN) phân bổ cho hàng đầu kỳ phát sinh trong kỳ phân bổ cho hàng bán ra tồn kho cuối kỳ Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) + (Chi phí QLDN) (Chi phí QLDN) đầu kì phát sinh trong kỳ phân bổ cho hàng = ------------------------------------------ xTrị giáhàng tồn kho. tồn kho cuối kỳ Trị giá hàng tiêu + Trị giá hàng tồn thụ trong kỳ kho cuối kỳ 2.2.6. Một số kiến nghị khác Trên đây là một số ý kiến của em nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa mảng hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty Sắc Màu Hà Nội. Bên cạnh đó, có một thực tế là công tác kế toán và công tác quản lý trong doanh nghiệp có mối quan hệ biện chứng khăng khít với nhau. Do đó, theo em Công ty nên tăng cường hoàn thiện công tác quản lý của mình và áp dụng kế toán quản trị vào quản lý doanh nghiệp. Nền kinh tế đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường với những thuộc tính vốn có của nó. Trong bối cảnh như vậy, kế toán quản trị được hình thành, phát triển một cách tất yếu và ngày càng khẳng định được những ưu điểm của nó trong những năm qua. Chức năng của kế toán quản trị là cung cấp và truyền đạt các thông tin kinh tế về một tổ chức cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Khác với kế toán tài chính, kế toán quản trị cung cấp những thông tin về kinh tế tài chính một cách cụ thể, chi tiết và nó sử dụng một số nội dung của khoa học khác như khoa học thống kê, kinh tế ngành, quản trị kinh doanh, nên nó được coi như một hệ thống trợ giúp các nhà quản trị ra quyết định tối ưu. Kế toán quản trị thu thập, xử lý và thiết kế thông tin kế toán để lập các báo cáo phù hợp với nhu cầu cụ thể của các nhà quản trị, các cấp trong doanh nghiệp, khi sử dụng những thông tin chi tiết đã tóm lược theo yêu cầu sử dụng nhà quản trị sẽ thấy được ở đâu có vấn đề cần giải quyết nhanh chóng, cần cải tiến kịp thời để có hiệu quả. Vì vậy mà áp dụng kế toán quản trị trong Công ty là một việc rất nên làm. Để thúc đẩy tiêu thụ thì theo em Công ty nên mở một số chi nhánh cấp hàng ở một vài tỉnh, thành phố lớn để có điều kiện cung cấp thường xuyên, nhanh chóng và kịp thời, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ hàng hoá của các đại lý, thuận tiện hơn trong việc thu tiền bán hàng. Mặt khác, do các đại lý chỉ là người mua hàng nên các đại lý có quyền tự điều chỉnh giá bán hàng hoá theo ý của mình. Điều này có thể dẫn đến một số bất lợi cho Công ty trong chiến lược cạnh tranh. Vì vậy, theo em thì Công ty nên thực hiện phương thức gửi hàng qua đại lý đối với các chi nhánh của mình và ấn định một giá bán cho phù hợp đồng thời cho chi nhánh hưởng một tỷ lệ hoa hồng tính vào chi phí bán hàng. Về tổ chức bộ máy kế toán, Công ty Sắc Màu Hà Nội có ưu điểm là có bộ máy kế toán năng động, gọn nhẹ, tuy nhiên mặt trái của điều này là một người phải kiêm nhiều việc. Hơn nữa, cuối tháng công việc nhiều khiến cường độ làm việc lên rất cao. Điều này làm cho nhân viên bị căng thẳng và hiệu quả công việc cũng theo đó mà giảm sút. Vì vậy, theo em Công ty nên bổ sung thêm nhân viên kế toán để giảm bớt cường độ làm việc, tránh tình trạng mỗi nhân viên kế toán phải phụ trách quá nhiều phần hành kế toán, nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán của Công ty. KẾT LUẬN Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty có vai trò quan trọng không thể thiếu được trong công tác tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu công tác kế toán chính xác, kịp thời sẽ là một trong những biện pháp tích cực và có hiệu quả trong việc quản lý, điều hành kinh doanh tại công ty. Từ đó góp phần thúc đẩy nhanh quá trình quay vòng vốn, tăng thu nhập và điều quan trọng nhất quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp đó là lợi nhuận, kinh doanh có lợi nhuận thì Công ty mới tồn tại và phát triển được. Vì vậy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp ngày càng phải hoàn thiện. Qua thời gian thực tập tại Công ty được sự giúp đỡ của các anh, chị trong phòng kế toán và với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo ThS. Trương Anh Dũng, em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Sắc Màu Hà Nội. Vận dụng những kiến thức đã học tại trường kết hợp với thực tế tại Công ty, em đã mạnh dạn nêu nên một số nhận xét và đề xuất nhằm đóng góp một phần nhỏ hoàn thiện công kế toán của Công ty và nâng cao hiệu lực của công tác quản lý. Do trình độ còn hạn chế, kiến thức thực tế còn ít cũng như thời gian thực tập không dài nên chuyên đề thực tập của em không thể tránh được những sai sót em mong nhận được những ý kiến đóng góp của Thầy hướng dẫn cũng như các anh, chị trong Phòng kế toán tại Công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. ‎ Cuối cùng một lần nữa em xin được cảm ơn sự giúp đỡ từ Ban lãnh đạo, Phòng kế toán Công ty TNHH Sắc Màu Hà Nội và Thầy giáo - ThS. Trương Anh Dũng để em có thể hoàn thành được chuyên đề thực tập cuối khoá này. Ngày 28 tháng 5 năm 2007 Sinh viên Vũ Thị Quỳnh Mai NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP GIÁM ĐỐC CÔNG TY (Ký tên, đóng dấu)