Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Xuất, nhập khẩu Khoáng Sản

lời mở đầu Hơn bao giờ hết, bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề thường xuyên được đặt ra đối với các Doanh nghiệp Thương Mại, đặc biệt là trong điều kiện hiện nay khi mà nền kinh tế nước ta sang một giai đoạn mới: xoá bỏ cơ chế tập trung bao cấp để chuyển sang nền kinh tế mở cửa vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Sự chuyển đổi này đã ảnh hưởng rõ rệt đến hoạt động kinh tế cũng như các hoạt động khác của Xã hội vì trong cơ chế mới các Doanh nghiệp đều được bình đẳng cạnh tranh trong khuôn khổ pháp luật. Để có thể tồn tại được trong thế giới cạnh tranh phức tạp này các Doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng, bán hàng là khâu quyết định trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Có bán được hàng Doanh nghiệp mới đảm bảo thu hồi vốn bù đắp các chi phí bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả bán hàng sẽ là điều kiện tồn tại, phát triển để Doanh nghiệp tự khẳng định được vị trí của mình trên thương trường. Thực tế nền kinh tế quốc dân đã và đang cho thấy rõ điều đó. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác bán hàng đòi hỏi các Doanh nghiệp Thương Mại không ngừng củng cố, nâng cao, hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng để theo kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế hiện nay. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Vũ Đức Chính, các cô chú phòng Kế toán Tài vụ công ty Xuất- nhập khẩu Khoáng Sản cùng với những kiến thức được học tại trường Đại học dân lập Phương Đông em đã thực hiện luận văn của mình với đề tài: "Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Xuất, nhập khẩu Khoáng Sản". Luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong Doanh nghiệp Thương mại. Chương 2: Tình hình thực hiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản. Chương 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản. Chương I Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp Thương mại. 1.Một số vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.Khái niệm bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.1.Khái niệm bán hàng Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ. Trong quá trình đó Doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho Doanh nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán cuả sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo giá qui định hoặc giá thoả thuận. Hàng hoá trong các Doanh nghiệp Thương Mại là hàng hoá mua vào để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu. Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh. Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá được chuyển giao cho người mua và Doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán . Qua đó, ta có thể khái quát đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng như sau: - Về mặt hành vi: Có sự thoả thuận trao đổi diễn ra giữa người mua và người bán. Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, người bán xuất giao hàng cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền . -Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá. Sau khi bán hàng quyền sở hữu hàng hoá chyển cho người mua, người bán không còn quyền sở hữu về số hàng đã bán . Thực hiện quá trình bán hàng, đơn vị bán xuất giao cho khách hàng một khối lượng hàng hoá nhất định theo thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết và sẽ nhận lại từ khách hàng một khoản tiền tương ứng với giá bán số hàng hoá đó. Doanh thu bán hàng được hình thành đó chính là nguồn bù đắp chi phí và hình thành kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp . Về nguyên tắc chỉ khi nào chuyển quyền sở hữu hàng hoá từ đơn vị bán sang khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được coi là bán, lúc đó mới phản ánh doanh thu. Do đó tại thời điểm xác nhận là bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể Doanh nghiệp thu được tiền hàng hoặc cũng có thể chưa thu được vì người mua mới chấp nhận trả . 1.1.2.Khái niệm kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán ra (bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp) Kết quả bán hàng của Doanh nghiệp có thể lãi hoặc lỗ . Nếu chênh lệch thu nhập > chi phí thì kết quả bán hàng có lãi Nếu chênh lệch thu nhập < chi phí thì kết quả bán hàng lỗ Trường hợp thu nhập = chi phí thì kết quả bán hàng là hoà vốn . Việc xác định kết quả bán hàng được xác định vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối năm, cuối quý tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mỗi Doanh nghiệp . 1.2.Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của mỗi đơn vị kinh doanh. Kết quả bán hàng phụ thuộc vào quá trình hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Hoạt động của Doanh nghiệp tốt thì mới dẫn đến kết quả tốt và ngược lại. Mặt khác, kết quả bán hàng cũng có tác động đến quá trình kinh doanh của Doanh nghiệp, kết quả bán hàng tốt sẽ thúc đẩy các hoạt động của Doanh nghiệp đi lên, kết quả bán hàng xấu thì hoạt động của Doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nhưng ngừng hoạt động kinh doanh thậm chí có thể đi tới chỗ phá sản . Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, xác định kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để Doanh nghiệp quyết định có tiêu thụ hàng hoá nữa hay không, bán loại hàng nào và ngừng bán loại hàng nào, trị giá bán của từng loại hàng hoá ra sao. Có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng là mối quan hệ mật thiết. Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của Doanh nghiệp, còn bán hàng là "phương tiện" trực tiếp để đạt được mục đích đó . 1.3.Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và nó là cơ sở để xác định kết quả bán hàng . Với các Doanh nghiệp, bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí đã bỏ ra và có lãi. Xác định chính xác doanh thu bán hàng là cơ sở để đánh giá các chỉ tiêu Kinh tế- Tài chính, trình độ hoạt động của đơn vị và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước . Đối với người tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu ích của hàng hoá mới được thực hiện và được xác định về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian, sự phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng mới được xác định rõ. Như vậy bán hàng là điều kiện để tái sản xuất Xã hội . Quá trình bán hàng còn ảnh hưởng đến quan hệ cân đối giữa các ngành, giữa các Doanh nghiệp với nhau, tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường. Công tác bán hàng của Doanh nghiệp mà tổ chức tốt, thông suốt sẽ tác động đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quá trình kinh doanh tiến hành một cách nhanh chóng, đồng vốn được luân chuyển nhanh. Kinh doanh có lãi thì Doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng thị trường, nâng cao nghiệp vụ, trình độ quản lý và đời sống của cán bộ công nhân viên trong Doanh nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng trong nền Kinh tế quốc dân. Một Doanh nghiệp được coi là kinh doanh có hiệu quả nếu có tích luỹ và toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh đều được bù đắp lại bằng thu nhập về bán hàng . Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để Doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Do đó công tác bán hàng cần phải được nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật. 1.4.Phân loại bán hàng : 1.4.1.Căn cứ vào đối tượng mua hàng người ta phân thành bán buôn và bán lẻ - Bán buôn: Đây là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất, chế biến tạo ra sản phẩm để bán . Đặc trưng của phương thức bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Kết thúc quá trình bán hàng thì hàng hoá vẫn chưa ra khỏi quá trình lưu thông mà nó vẫn được tiếp tục chuyển bán hoặc gia công chế biến để bán. Bán hàng theo phương thức này thường bán với khối lượng lớn và có thể thanh toán trực tiếp qua trung gian Ngân hàng, bằng đổi hàng hoặc dùng hình thức mua bán chịu. Phương thức bán lẻ: Là giai đoạn cuối cùng của vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng có thể là cá nhân hay tập thể, nó phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Phương thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và bắt đầu đi vào tiêu dùng, hàng hoá bán ra với số lượng ít, thanh toán ngay và thường là tiền mặt. Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành trực diện với người mua 1.4.2.Căn cứ vào phạm vi bán hàng người ta chia thành bán hàng xuất khẩu và bán hàng nội địa . - Bán hàng xuất khẩu: Là việc các Doanh nghiệp nước ta bán hàng cho nước ngoài theo các hợp đồng đã ký kết hoặc theo các hiệp định của Nhà nước . - Bán hàng nội địa : Là việc bán hàng ở trong nước thuộc phạm vi Quốc gia . 1.5.Các phương thức về bán hàng và thủ tục chứng từ về bán hàng . 1.5.1.Phương thức bán buôn 1.5.1.1.Bán buôn vận chuyển thẳng : Là trường hợp hàng hoá bán cho bên mua được giao thẳng từ kho của bên cung cấp hoặc giao thẳng từ bến cảng nhà ga chứ không qua kho của công ty. Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức bán hàng tiết kiệm nhất vì nó giảm được chi phí lưu thông, tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Nhưng phương thức này chỉ áp dụng trong trường hợp cung ứng hàng hoá có kế hoạch, khối lượng hàng hoá lớn, hàng bán ra không cần phân loại, chọn lọc, bao gói . 1.5.1.2.Bán buôn hàng qua kho : Là hình thức bán hàng mà hàng hoá được đưa về kho của đơn vị rồi mới tiếp tục chuyển bán . Bán buôn qua kho được tiến hành dưới hai hình thức : - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này bên bán xuất kho để giao hàng cho bên mua tại địa điểm người mua đã qui định trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Khi hàng hoá vận chuyển thì vẫn thuộc bên bán. Chứng từ gửi hàng đi là phiếu gửi hàng, vận đơn vận chuyển. Chứng từ bán hàng cũng là hoá đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá đơn. Hàng hoá gửi đi chưa phải là bán mà vẫn thuộc quyền sở hữu Doanh nghiệp . Hàng gửi đi được xác định là tiêu thụ khi bên mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Hình thức bán hàng này được áp dụng phổ biến ở đơn vị bán buôn có uy tín, có khả năng chủ động chuyển hàng, tổ chức vận chuyển hợp lý, tiết kiệm . Chứng từ được lập với nhiều liên gửi cho các bộ phận liên quan và gửi kèm hàng hoá. - Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp : Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến mua hàng và nhận hàng trực tiếp tại kho của bên bán, số hàng được coi là tiêu thụ vì đã chuyển quyền sở hữu. Việc thanh toán tiền bán hàng theo hình thức nào tuỳ thuộc vào hợp đồng kinh tế giữa hai bên . 1.5.2.Phương thức bán lẻ hàng hoá Trong bán lẻ hiện nay áp dụng hai biện pháp bán hàng chủ yếu sau : 1.5.2.1.Phương thức bán hàng thu tiền tập trung: Là phương thức bán hàng mà nghiệp vụ bán hàng và thu tiền tách rời nhau, mỗi quầy hàng có nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền của khách mua hàng. Khách hàng sẽ cầm hoá đơn hoặc tích kê đến nhận hàng ở quầy do mậu dịch viên giao và trả hoá đơn, tích kê cho mậu dịch viên. Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân kiểm tiền làm giấy nộp tiền bán hàng, còn mậu dịch viên căn cứ vào số hàng đã giao theo các hoá đơn và tích kê thu lại hoặc kiểm kê hàng hoá còn lại cuối ca, cuối ngày để xác định hàng hoá đã giao, lập báo cáo bán hàng trong ca (ngày). Đối chiếu số tiền nộp theo giấy nộp tiền với doanh thu bán hàng theo các báo cáo bán hàng để xác định thừa và thiếu tiền hàng. Do có việc tách rời giữa người bán và người thu tiền như vậy sẽ tránh được sai sót, mất mát hàng hoá và tiền. Người bán chỉ giao hàng nên tránh được nhầm lẫn về tiền hàng trong quá trình bán, mặt khác họ sẽ có nhiều thời gian để chuẩn bị hàng hoá phục vụ khách hàng tốt hơn . Tuy vậy hình thức này có nhược điểm là gây phiền hà cho khách hàng, vì thế ít được áp dụng với những mặt hàng có giá trị cao . 1.5.2.2.Phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp : Đây là phương thức bán hàng mà người mậu dịch viên trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Trong phương thức này mậu dịch viên là người chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận ra quầy để bán lẻ. Để phản ánh rõ số lượng hàng nhận ra và đã bán thì mậu dịch viên phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ hàng ở quầy hàng. Thẻ hàng được mở cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động của hàng hoá trong từng ca, từng ngày. Cuối ca, ngày mậu dịch viên phải kiểm tiền, làm giấy nộp tiền bán hàng trong ca, cuối ngày để ghi chép vào thẻ và xác định số lượng hàng bán ra trong ca, ngày của từng mặt hàng bằng công thức tính : Lượng hàng bán ra = Lượng hàng còn ở + Lượng hàng nhận - Lượng hàng còn trong ca , ngày đầu ca , ngày trong ca, ngày cuối ca, ngày Và lập báo cáo bán hàng Tổng doanh số bán ra = Tổng lượng bán * Giá bán Chứng từ là giấy nộp tiền và báo cáo bán hàng do mậu dịch viên lập. Phương thức này áp dụng phổ biến ở những công ty Thương mại bán lẻ vì tiết kiệm được lao động, khách mua hàng thuận tiện nhưng nếu không quản lý chặt chẽ dễ xảy ra tiêu cực, mất tiền ....... 1.5.3.Bán hàng theo phương thức gửi hàng đại lý, ký gửi : Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng hoa hồng. Kế toán căn cứ biên bản giao hàng đại lý và quyết toán số hàng đã bán. 1.5.4.Bán hàng trả góp : Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải trả lãi do trả chậm . Theo phương thức trả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ. 1.5.5.Bán hàng theo phương thức đặt hàng: Phương thức bán hàng này ngày càng phát triển mạnh mẽ do nhu cầu tiêu dùng ngày càng phong phú. Theo phương thức này thì Doanh nghiệp cử người mang hàng đến tận nhà khách và chi phí đó do khách hàng tự chi trả . 1.6.Phương pháp xác định kết quả bán hàng : 1.6.1.Các yếu tố cấu thành việc xác định kết quả bán hàng a. Doanh thu bán hàng : Là tổng giá trị thực hiện do việc bán hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng . + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế : Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế GTGT) bao gồm phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng . + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp : Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. + Doanh thu thuần : Là số chênh lệch giữa tổng doanh thu với các khoản giảm trừ (giảm giá, hàng bán bị trả lại ), thuế xuất khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt. b. Các khoản giảm trừ - Giảm giá hàng bán : Phát sinh trong trường hợp đã lập hoá đơn bán hàng cho người mua nhưng bị người mua khiếu nại về hàng kém phẩm chất, không đúng qui cách, giao hàng không đúng thời hạn và được người bán cho giảm giá. - Hàng bán bị trả lại : Là toàn bộ số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán do kém phẩm chất không đúng qui cách, mẫu mã, giao hàng không đúng điều kiện hợp đồng kinh tế đã ký kết. c. Giá vốn hàng bán : Phản ánh toàn bộ chi phí cần thiết để mua số hàng bán hoặc để sản xuất số hàng bán đó . Đối với hoạt động Thương Mại, giá vốn hàng bán là giá thanh toán hàng mua và toàn bộ chi phí có liên quan đến việc mua hàng. Trị giá hàng xuất bán dược xác định theo một trong các phương pháp sau : * Phương pháp giá đơn vị bình quân : Theo phương pháp này, giá thực tế hàng hoá xuất trong kỳ được tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hay bình quân sau mỗi lần nhập ) Trị giá mua thực tế = số lượng hàng * giá đơn vị bình quân hàng xuất kho xuất kho Trong đó : = Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởngđến công tác quyết toán nói chung Giá đơn vịbình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước ) Lượng thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Phương pháp này đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động hàng hoá trong kỳ. Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả hàng hoá kỳ này . Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế hàng hoá tồn trước khi nhập cộng số nhập sau mỗi lần nhập Lượng thực tế tồn trước khi nhập cộng lượng nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của cả 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp nhập trước-xuất trước : Theo phương pháp này giả thiết số hàng nào nhập trước thì xuất kho trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất . Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả giảm hoặc có xu hướng giảm. * Tính theo phương pháp nhập sau- xuất trước : Theo phương pháp này giả thiết lô hàng nào nhập sau thì xuất trước. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp trực tiếp ( phương pháp giá thực tế đích danh ): Theo phương pháp này, hàng hoá được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh ). Khi xuất hàng hoá nào sẽ tính theo giá thực tế của hàng hoá đó. Phương pháp này thường sử dụng với các loại hàng hoá có giá trị cao và có tính tách biệt . * Phương pháp giá hạch toán : Theo phương phương pháp này, toàn bộ hàng hoá biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán . Giá hạch toán là giá ổn định do Doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài, việc xuất nhập hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế theo công thức : Trị giá thực tế của hàng = Trị giá hạch toán của hàng * H xuất trong kỳ xuất trong kỳ ( H ) : Hệ số giá Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ hàng chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý . d. Các khoản thuế phải nộp liên quan đến bán hàng + Thuế GTGT : Là loại thuế gián thu, tính trên phần giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng và do người tiêu dùng cuối cùng chịu . + Thuế tiêu thụ đặc biệt : Là loại thuế gián thu tính trên doanh thu của một số mặt hàng do Nhà nước qui định nhằm thực hiện sự điều chỉnh của Nhà nước đối với người tiêu dùng . + Thuế xuất khẩu : Là loại thuế tính trên doanh thu của hàng hoá bán ra ngoài lãnh thổ Việt Nam . e. Chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp + Chi phí bán hàng : Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cần thiết phục vụ trực tiếp đến quá trình tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí quản lý Doanh nghiệp : Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả Doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý Doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như: chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. 1.6.2 Phương pháp xác định kết quả bán hàng Doanh thu = Tổng doanh thu - Các khoản - Thuế tiêu thụ đặc biệt thuần bán hàng giảm trừ Thuế xuất khẩu(nếu có) Lãi thuần từ hoạt động = Doanh thu - Giá vốn - Chi phí bán hàng Bán hàng thuần hàng bán CPQL Doanh nghiệp 2. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng . 2.1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đối với Doanh nghiệp Thương Mại tài sản chủ yếu là hàng hoá, là yếu tố biến động nhất và được quan tâm nhiều nhất. Vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ vốn lưu động cũng như tổng số vốn kinh doanh của Doanh nghiệp. Kế toán hàng hoá là khâu chủ yếu quan trọng nhất. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bao gồm : - Phản ánh đầy đủ và kịp thời chi tiết sự biến động của hàng bán ở tất cả các trạng thái, hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chế biến, hàng gửi đại lý nhằm đảm bảo quản lý hàng hoá ở cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị . - Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng và kết quả kinh doanh của Doanh nghiệp : mức bán ra, doanh thu bán hàng về thời gian và địa điểm theo tổng số và theo nhóm hàng. Quan trọng nhất là chỉ tiêu lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh Thương mại, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí. - Phản ánh chính xác và kịp thời doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả, đôn đốc kiểm tra để đảm bảo việc thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý . - Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kết quả kinh doanh cung cấp số liệu lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng như tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước..... 2.2.Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bàn hàng và xác định kết quả bán hàng 2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ : +Phiếu thu, phiếu chi + Hoá đơn GTGT + Hoá đơn bán hàng + Giấy báo nợ, có của Ngân hàng + Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng b. Tài khoản sử dụng * Tài khoản 511 "doanh thu bán hàng" : Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của Doanh nghiệp trong kỳ hạch toán Tài khoản này gồm 4 tài khoản cấp 2 : + TK 5111" doanh thu bán hàng hoá " + TK 5112"doanh thu bán thành phẩm" + TK 5113"doanh thu cung cấp dịch vụ" + TK 5114 "doanh thu trợ cấp trợ giá" Kết cấu và nội dung TK 511"doanh thu bán hàng" Bên nợ : Giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại K/c trừ vào doanh thu bán hàng . Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp Nhà nước. Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Bên có : Tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. * TK 512 " Doanh thu bán hàng nội bộ ": TK này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng cho các đơn vị nội bộ Doanh nghiệp. TK này gồm 3 TK cấp 2 : + TK 512 " doanh thu bán hàng hoá " + TK 5122 "doanh thu bán sản phẩm" + TK 5123 "doanh thu cung cấp dịch vụ" Kết cấu và nội dung TK 512 : Tương tự như TK 511 * TK 531 " H àng bán bị trả lại ": TK này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Kết cấu và nội dung TK 531 Bên nợ : Tập hợp các khoản doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại Bên có : Kết chuyển doanh thu của số hàng bị trả lại TK này cuối kỳ không có số dư * TK 532 " giảm giá hàng bán " : TK này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. - Được sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận. Kết cấu và nội dung TK 532 Bên nợ : Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua trong kỳ. Bên có : Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán TK 532 cuối kỳ không có số dư * TK 632 "giá vốn hàng bán": Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ, xuất bán trong kỳ Kết cấu và nội dung TK 632 Bên nợ : Trị giá vốn của thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp Bên có : Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ TK 632 cuối kỳ không có số dư. * TK 157 " Hàng gửi đi bán ": Được sử dụng để theo dõi giá trị của hàng hoá, sản phẩm tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc giá trị sản phẩm hàng hoá nhờ bán đại lý, ký gửi hay giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua nhưng chưa được chấp nhận thanh toán Kết cấu và nội dung TK 157 Bên nợ : Giá trị sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ gửi bán, gửi đại lý hoặc đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được chấp nhận Bên có : Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại Dư nợ : Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận . * TK 641 " Chi phí bán hàng ": Dùng để phản ánh các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh. TK này gồm 7 TK cấp 2: + TK 6411" chi phí nhân viên " + TK 6412 " chi phí vật liệu, bao bì " + TK 6413 " chi phí dụng cụ đồ dùng " + TK 6414" chi phí khấu hao TSCĐ" + TK 6415" chi phí bảo hành " + TK 6417" chi phí dịch vụ mua ngoài " + TK 6418" chi phí bằng tiền khác " Kết cấu và nội dung TK 641 Bên nợ : Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên có : Các khoản giảm chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng TK này không có số dư cuối kỳ * TK 642 " Chi phí quản lý Doanh nghiệp " : TK này được tập hợp theo từng yếu tố, các khoản chi này được phản ánh trên TK 642 TK này gồm 8 TK cấp 2: + TK 6421" Chi phí nhân viên quản lý " + TK6422 "chi phí vật liệu quản lý" + TK 6423 "chi phí đồ dùng văn phòng " + TK 6424 " chi phí khấu hao TSCĐ " + TK 6425 " thuế, phí và lệ phí " + TK 6426" chi phí dự phòng " + TK 6427 "chi phí dịch vụ mua ngoài " + TK 6428 " chi phí bằng tiền khác " Kết cấu và nội dung TK 642 Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên có : Các khoản giảm chi phí quản lý Doanh nghiệp Kết chuyển chi phí quản lý Doanh nghiệp TK 642 không có số dư cuối kỳ * TK 3331 “Thuế giá trị gia tăng phải nộp “ : Tài khoản này phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT đã nộp và số thuế GTGT còn phải nộp Kết cấu và nội dung TK 3331 Bên nợ : + Số thuế GTGT đã khấu trừ + Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp + Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách + Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Bên có : + Số thuế GTGT đầu ra phải nộp cho hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, trao đổi, biếu tặng trong kỳ. + Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hoạt động tài chính, hoạt động bất thường + Số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu Số dư có : Phản ánh số thuế GTGT còn phải nộp . Số dư nợ : Phản ánh số thuế GTGT đã nộp thừa vào ngân sách * TK 911" xác định kết quả kinh doanh": Dùng để xác định toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Doanh nghiệp Kết cấu và nội dung TK 911 Bên nợ : + Kết chuyển giá vốn hàng bán + Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp + Kết chuyển chi phí hoạt động Tài chính, chi phí hoạt động bất thường + Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh trong kỳ Bên có : + Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng hoá trong kỳ + Kết chưyển lỗ hoạt động kinh doanh trong kỳ TK 911 cuối kỳ không có số dư 2.2.2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng: Với mỗi phương thức bán hàng chúng ta có cách hạch toán riêng, tuỳ theo Doanh nghiệp Thương Mại áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào. Theo quy định 1141 TC/CĐKT 1/11/1995 thì kế toán hàng tồn kho của Doanh nghiệp phải được tíến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ(KKĐK). Đồng thời tuỳ theo Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế hay phương pháp trực tiếp mà hạch toán cho phù hợp. 2.2.2.1.Trường hợp Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho phương pháp KKTX A. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ a. Bán buôn. * Bán buôn qua kho : + Bán buôn theo phương thức giao hàng tại kho : Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng theo phương thức giao hàng tại kho TK 511 TK 111,112 Doanh thu bán hàng thu tiền trực tiếp Bán chịu cho TK 3331(1) khách hàng TK 131 Thuế GTGT phải nộp + Trường hợp trao đổi hàng Nếu hàng đem đi trao đổi thuộc diện chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ và hàng nhận về được dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi : - Khi đem hàng đi trao đổi Phản ánh giá vốn hàng đi trao đổi Nợ TK 632 Có TK 156 Phản ánh trị giá số hàng đem đi trao đổi Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 33311 Khi nhận hàng : Nợ TK 156, 152 Nợ TK 133 Có TK 131 * Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng + Phản ánh giá mua của hàng hoá đã tiêu thụ Nợ TK 632:Giá mua của hàng hoá chưa có VAT Nợ TK 133: VAT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 331: Số tiền theo giá thanh toán phản ánh DT bán hàng + Phản ánh doanh thu của hàng hoá tiêu thụ: Nợ TK 131: Số tiền phải thu theo giá thanh toán Có TK 511: DT bán hàng không có thuế GTGT Có TK 3331(1):thuế VAT đầu ra của hàng hoá tiêu thụ * Bán buôn theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận : Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận TK 511 TK 111,112,131 TK 531,532 Doanh thu bán hàng của số hàng được chấp nhận (chưa có VAT) Các khoản giảm trừ doanh thu TK 3331 Thuế GTGT đầu ra b. Bán lẻ : (Thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp ) TK 511 TK 111,112 TK 3331 Bán hàng thu tiền ngay Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng theo phương thức bán lẻ c. Phương thức giao hàng đại lý: + Tại đơn vị giao đại lý: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng tại đơn vị giao đại lý TK 511 TK 131 TK 641 Doanh thu của hàng giao Hoa hồng trả cho đại lý đại lý bán được TK 3331 Thuế VAT hàng đã bán + Tại đơn vị nhận bán hàng đại lý, ký gửi: Khi nhận hàng căn cứ vaò giá ghi trên hợp đồng ghi: Nợ TK 003 Khi bán được hàng ( hoặc không bán được trả lại) BT1: Xoá sổ số hàng đã bán hoặc trả lại: Có TK 003 BT2: Phản ánh số tiền bán hàng đại lý đã bán được: Nợ TK 111,112,131 Có TK 331:Số tiền phải tả cho chủ hàng BT 3: Phản ánh số hoa hồng được hưởng không VAT Nợ TK 331: Hoa hồng được hưởng Có TK 511: Hoa hồng được hưởng BT4: Số thuế VAT phải nộp tính trên chênh lệch giá hoặc hoa hồng được hưởng (hàng hoá tính trên giá bán cả thuế VAT) Nợ TK 331:Thuế VAT phải nộp Có TK 3331:Thuế VAT phải nộp Khi thanh toán tiền cho chủ hàng: Nợ TK 331: Số tiền đã thanh toán Có TK 111,112: Số đã thanh toán Sơ đồ hạch toán tiêu thụ tại đơn vị bán hàng đại lý TK 911 TK 511 TK 111,112 Kết chuyển doanh thu Hoa hồng đại lý thuần được hưởng Toàn bộ tiền hàng TK 003 TK 331 -Nhận -Bán Phải trả chủ hàng -Trả lại Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng d. Phương thức bán hàng nội bộ Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng theo phương thức bán hàng nội bộ TK 512 TK 111,112 Doanh thu bán hàng nội bộ TK 136(8) TK 133 TK 3331(1) VAT được khấu trừ Số tiền phải thu nội bộ e. Phương thức bán hàng trả góp: Sơ đồ bán hàng trả góp TK 911 TK 511 TK 111,112 K/c doanh thu Doanh thu theo thuần giá bán thu tiền Số tiền người mua trả lần đầu TK 33311 ngay VAT phải nộp tính trên giá bán thu TK 131 tiền ngay Tổng số tiền còn Thu ở người mua TK 711 thu ở người mua các kỳ sau Lợi tức trả chậm B. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Đối với các Doanh nghiệp này, quy trình và cách thức hạch toán cũng tương tự như các Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý - Doanh thu của hàng tiêu thụ Nợ TK 111,112,131,1368 : Tổng giá thanh toán Có TK 511,512 : Doanh thu bán hàng - Thuế GTGT phải nộp trong kỳ Nợ TK 642 : CPQLDN Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp 2.2.2.2. Trường hợp DN áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK A. Đối với Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với Doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKĐK hạch toán các nghiệp vụ về tiêu thụ thành phẩm chỉ khác với các Doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX trong việc xác định giá vốn thành phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành nhập, xuất kho và tiêu thụ. Còn việc phản ánh doanh thu và các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế VAT...hoàn toàn giống nhau. * Đầu kỳ kinh doanh kết chuyển trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 155 Có TK 157: Trị giá vốn hàng gửi bán chưa bán được đầu kỳ * Trong kỳ kinh doanh căn cứ vào các chứng từ phản ánh nhập- xuất, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ kế toán ghi các bút toán sau: - Các bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại ghi giống như phương pháp KKTX. Riêng với giá vốn của hàng bán bị trả lại nếu xử lý bồi thường, bán thu bằng tiền tính vào chi phí bất thường hay trừ vào quỹ dự phòng tài chính ghi như sau: Nợ TK 138(8): Nợ TK 334: Quyết định trừ vào lương Nợ TK 821: T ính vào chi phí bất thường Nợ TK 415: Trừ vào quỹ dự phòng tài chính Nợ TK 111,112: Bán phế liệu thu bằng tiền Có TK 632: Giá vốn hàng bán bị trả lại đã xử lý. Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ các khoản giảm giá, chiết khấu bán hàng, doanh thu của hàng bị trả lại vào tổng doanh thu bán hàng trong kỳ giốngnhư phương pháp KKTX Để xác định giá vốn hàng bán kế toán ghi các bút toán kết chuyển Giá thành sản phẩm,lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ nhập kho, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp. Nợ TK 632 Có TK 631 Giá trị sản phẩm, lao vụ, dịch vụ chưa tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 157: Hàng đang gửi bán ,ký gửi Nợ TK 155: Thành phẩm tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ -Kết chuyển giá vốn hàng bán đã xác định là tiêu thụ Nợ TK 911 Có TK 632 B. Đối với Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Các bút toán hạch toán trị giá hàng tồn đầu kỳ, cuối kỳ, ghi tương tự như Doanh nghiệp kế toán theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK Đối với doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT đầu ra phải nộp. Do đó các khoản điều chỉnh giảm doanh thu ở các TK 531, TK532 cũng có cả VAT trong đó. Chỉ khác là trong giá của hàng hoá xuất kho gồm cả VAT đầu vào VAT phải nộp trong kỳ ghi : Nợ TK 642 : Chi phí quản lý Doanh nghiệp Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp . 2.2.2.3.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: * Hạch toán giảm giá hàng bán: Sơ đồ hạch toán giảm giá hàng bán. TK 111,112,131 TK 532 TK 511,512 Số tiền giảm giá Cuối kỳ kết chuyển cho người bán xác định doanh thu thuần * Hạch toán hàng bán bị trả lại: Sơ đồ : Hạch toán hàng bán bị trả lại TK 111,112 TK 531 TK 511,512 Trả tiền cho người mua về Cuối kỳ kết chuyển số hàng bán bị trả lại. doanh thu hàng bán bị trả lại TK 632 TK 156,155 GVHB bị trả lại nhập kho 2.2.2.4. Hạch toán giá vốn hàng bán : Sơ đồ hạch toán giá vốn theo phương pháp KKTX TK 156 TK 157 TK 632 TK 911 Xuất hàng gửi đại lý Hàng gửi bán được xác K/c GVHB để xác định nhận là tiêu thụ kết quả kinh doanh Xuất bán trực tiếp tại kho 2.2.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng: 2.2.3.1. Hạch toán chi phí bán hàng Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK 334, 338 TK 641 TK 152 TK 911 TK 142 TK 152, 153 TK 214 TK 335,331,142,... Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên BH Chi phi vật liệu dụng cụ phục vụ cho bán hàng Chi phi KHTSCĐ phục vụ cho bán hàng Các chi phí khác liên quan đến bán hàng Chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả KD Các khoản giảm chi phí bán hàng 2.2.3.2. Hạch toán chi phí quản lý Doanh nghiệp Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý Doanh nghiệp TK 334, 338 TK 642 TK 152, 111 TK 911 TK 142 TK 152, 153 TK 214 TK 335,331,142,... Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Chi phí vật liệu dụng cụ phục vụ cho quản lý Chi phí KHTSCĐ phục vụ quản lý Các chi phí khác liên quan đến quản lý Chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển chi phí quản lý để xác định kết quả KD Các khoản giảm chi phí quản lý TK 33311 Thuế GTGT phải nộp (đơn vị tính thuế GTGT trực tiếp) TK 139, 159 Trích lập dự phòng 2.2.2.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng - Cuối kỳ khi xác định được doanh thu kế toán ghi : Nợ TK 511: Doanh thu thuần về tiêu thụ Có TK 911: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh K/c giá vốn sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ: Nợ TK 911: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán - K/c Chi phí bán hàng: Nợ TK 911 Có TK 641,1422: Chi tiết chi phí bán hàng - K/c chi phí quản lý : Nợ TK 911 Có TK 642,1422 : Chi tiết chi phí quản lý - K/c kết quả tiêu thụ : + Nếu lãi ghi : Nợ TK 911 Có TK 421 + Nếu lỗ ghi : Nợ TK 421 Có TK 911 Sơ đồ hạch toán kết quả tiêu thụ TK 632 TK 911 TK 511 K/c giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ K/c doanh thu về tiêu thụ TK 641,642 TK 421 K/c chi phí bán hàng ,chiphí QLDN K/c lỗ về doanh thu TK 1422 Chờ K/c K/c K/c lãi về doanh thu 2.2.4. Hình thức tổ chức sổ kế toán Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà Doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công tác kế toán và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức sau : a. Hình thức Nhật ký chung : Hình thức này có đặc trưng cơ bản là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ. b. Hình thức Nhật ký-Sổ cái : Có đặc trưng cơ bản là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký Sổ cái c. Hình thức Chứng từ ghi sổ : Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm : - Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ . - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái d. Hình thức Nhật ký- Chứng từ : Hình thức này có các loại sổ : - Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Sổ hoặc thẻ chi tiết . - Trình tự ghi sổ : Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi vào các Nhật ký- Chứng từ, bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan . Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ kế toán chi tiết , bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ vào Sổ cái . Đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh gồm có các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết sau : + Bảng kê số 5 “ Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp” + Bảng kê số 8 “ Bảng kê nhập xuất, tồn, kho hàng hoá” + Bảng kê số 9 “Bảng tính giá thực tế thành phẩm” + Bảng kê số 10 “ Bảng kê hàng gửi đi bán” + Bảng kê số 11 “Bảng kê thanh toán với người mua” + Nhật ký Chứng từ số 8 + Sổ cái TK 511,632,641,642,911... Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số Nhật ký-Chứng từ, báng kê có liên quan như : Nhật ký Chứng từ số 1, 2 và số 10 Chương 2 Tình hình thực hiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu khoáng sản 1-Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu khoáng sản 1.1-Quá trình hình thành và phát triển: Xuất nhập khẩu giữ một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân nói chung và đối với các ngành, các địa phương, các đơn vị kinh tế cơ sở nói riêng . Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản cũng là một trong số đó. Công ty XNK Khoáng Sản là một tổ chức kinh doanh XNK trực thuộc Bộ Thương Mại được thành lập theo Quyết định số 813TM/TCCB ngày 13/12/1962. Tiền thân của Công ty là Tổng công ty XNK Khoáng Sản được thành lập từ ngày 5/3/1956 đến năm 1993 được đổi lại thành Công ty XNK Khoáng Sản theo Quyết định thành lập Doanh nghiệp Nhà nước số 331 TM/TCCB ngày 31/3/1993 của Bộ Thương Mại. Đăng ký thành lập Doanh nghiệp Nhà nước số 108037 ngày 21/4/1994 tại trọng tài kinh tế Hà Nội . - Tên công ty: Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản - Tên giao dịch đối ngoại :Vietnam national minerals import- export corporation - Tên giao dịch đối ngoại viết tắt : MINEXPORT- Hà Nội - Trụ sở chính : Số nhà 35 phố Hai Bà Trưng Hà Nội * Công ty có 2 chi nhánh ở trong nước : - Công ty XNK Khoáng Sản tại 35-37 bến Chương Dương quận 1- TP Hồ Chí Minh - Đại diện giao nhận số 18 Cù Chính Lan - TP Hải Phòng. * Tổng số vốn kinh doanh : 13.042,0 triệu đồng . Trong đó : +Vốn cố định : 1.093,0 triệu đồng + Vốn lưu động : 11.947,6 triệu đồng Theo nguồn vốn : + Ngân sách Nhà nước : 7.510,7 triệu đồng + Doanh nghiệp tự bổ sung : 5.531,3 triệu đồng Sự phát triển của Công ty gắn liền với sự thăng trầm của đất nước qua các thời kỳ "bao cấp", "đổi mới". Là một công ty năng động trong các hoạt động kinh doanh của mình Công ty XNK Khoáng Sản đã phát huy được sức mạnh của một Công ty có tiềm năng về: * Xuất khẩu: - Khoáng sản (quặng,tinh quặng), kim loại đen, kim loại màu và hợp kim . - Hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc, giầy dép . - Cao su, tinh dầu, hạt điều, thức ăn gia súc * Nhập khẩu: -Kim loại đen, màu,hợp kim, hoá chất, điên máy, phân bón, vật liệu xây dựng, sản phẩm giấy, hàng tiêu dùng, dầu nhờn... Ngoài ra, Công ty được nhập uỷ thác trang thiết bị, phương tiện vận tải chuyên dùng, các thiết bị khác phục vụ ngành than. Công ty được xuất khẩu uỷ thác than cho các đơn vị được phép khai thác than xuất khẩu. 1.2.Tình hình kinh doanh của công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản Một số chỉ tiêu về tình hình kinh doanh của Công ty XNK Khoáng Sản trong một số năm gần đây như sau: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh Chỉ tiêu Đơn vị Năm 1999 Năm 2000 So sánh (%) Tổng doanh thu Tổng chi phí Lãi trước thuế Nộp ngân sách Trong đó: Thuế VAT Thuế XNK Thuế vốn Thuế thu nhập Thuế đất Lãi sau thuế NSLĐ bq Số lao động Thu nhập bq (đồng) (đồng) (đồng) (đồng) (đồng) (đồng) (đồng) (đồng) (đồng) (đồng) (đồng/người) (người) (đồng) 97.062.427.644 96.692.174.205 624.097.439 789.458.804 86.364.991 288.865.968 160.081.845 253.844.000 302.000 370.253.439 3.085.445,325 120 978.000 203.985.012.889 202.916.183.206 1.934.037.683 1.582.728.435 223.803.459 461.446.176 31.920.000 865.208.000 350.800 1.068.829.683 8.906.914,025 120 1.800.000 110 209,85 309,9 200,5 288,7 288,7 100 184 1.3- Chức năng, nhiệm vụ của công ty XNK Khoáng Sản Chức năng: Công ty XNK Khoáng Sản có chức năng XNK hàng hoá. Mặt hàng kinh doanh và phạm vi hoạt động của Công ty tuân theo điều lệ đã được Bộ Thương Mại duyệt. Nhiệm vụ: Mục đích hoạt động của Công ty là thông qua hoạt động XNK (trực tiếp đẩy mạnh sản xuất hàng hoá), kinh doanh Thương Mại, hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế trong và ngoài nước theo luật pháp Việt Nam để phát triển hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của Xã hội, tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển nền kinh tế Quốc gia. Công ty có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về kinh doanh xuất nhập khẩu... theo đúng luật pháp hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của bộ Thương Mại. Ngoài ra Công ty còn có nhiệm vụ xây dựng các phương án kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu chiến lược của Công ty. Trong những năm gần đây nhờ sự năng động và thích ứng nhanh chóng với cơ chế thị trường, Công ty MINEXPORT đã đứng vững và ngày càng phát triển nâng cao hiệu quả kinh doanh . 1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản là Doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản và có con dấu riêng. Công ty XNK Khoáng Sản là đơn vị hoạt động với quy mô lớn, tiến hành tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. * Công ty có: 120 nhân viên Trong đó nhân viên quản lý : 50 người Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý công ty XNK Khoáng Sản Chi nhánh BĐD Khối XNK Phòng vận tải Phòng TT Phòng TC-HC Đại diện Hải Phòng Chi nhánh HCM Phòng KT-TV Phòng kế hoạch Cửa hàng phòng XNK 1-6 Khối QL Ban GĐ * Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý: - Ban Giám đốc: Gồm 3 người + Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty do Bộ Thương Mại bổ nhiệm có nhiệm vụ tổ chức, điều hành mọi hoạt động quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty. + Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc là 2 Phó giám đốc: Phó giám đốc ở Hồ Chí Minh: Có trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Phó giám đốc ở Hà Nội: Do Giám đốc đề nghị và được Bộ Thương Mại bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động kinh doanh của Công ty, được uỷ quyền của Giám đốc để ký kết các hợp đồng XNK, uỷ thác với các đối tác trong nước và nước ngoài. - Khối Xuất Nhập Khẩu : Tổ chức hoạt động kinh doanh theo phương án được phê duyệt. Đề xuất, xây dựng phương án kinh doanh XNK những ngành hàng được Giám đốc phân công. Tham mưu cho Giám đốc về thị trường, giá cả, xu hướng phát triển của ngành đối với thị trường trong nước và nước ngoài, lập phương án kinh doanh trình Giám đốc. - Các phòng Quản lý: + Phòng Kế hoạch : Hàng năm có nhiệm vụ phối hợp các phòng kinh doanh XNK và đối ngoại để xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng phòng kinh doanh XNK. Phối hợp với phòng Kế toán-Tài vụ và các phòng kinh doanh XNK tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo các phòng thực hiện hoặc điều chỉnh kế hoạch và xây dựng cơ chế quản lý chung của Công ty. + Phòng Kế toán-Tài vụ : Quản lý vốn, đảm bảo đủ vốn cho các phòng kinh doanh, quản lý thu chi theo đúng chế độ của Nhà nước, tham mưu cho Giám đốc các phương thức sử dụng vốn có hiệu quả và tạo điều kiện hỗ chợ cho các phòng kinh doanh hoạt động có hiệu quả. + Phòng Vận tải : Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, xuất khẩu, nhập khẩu quản lý hàng hoá trong kho. + Phòng Thị trường : Phản ánh sự biến động của giá cả thị trường một cách chính xác, kịp thời giúp cho Công ty nắm bắt được thời điểm kinh doanh thích hợp, đẩy mạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh . + Phòng Tổ chức-Hành chính quản trị : Đề xuất, xây dựng phương án tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với điều kiện, yêu cầu quản lý của Công ty. Quản lý hồ sơ trong sự giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, nghỉ hưu. Thực hiện các chế độ chính sách với người lao động, quản lý sử dụng con dấu theo đúng yêu cầu. - Chi nhánh và Ban đại diện: + Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh : Chịu sự điều hành của ban Giám đốc và tiến hành hạch toán kinh tế phụ thuộc. Hoạt động theo sự phân cấp quản lý của Công ty và hạch toán theo hình thức báo sổ. + Đại diện ban giao nhận Hải Phòng: Chủ yếu làm giao nhận hàng tại cảng Hải Phòng và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc. Nhìn chung, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty XNK Khoáng Sản phù hợp với điều kiện của nền kinh tế đổi mới nước ta. Có thể nói, đó chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất tác động tới sự thành công của Công ty trong thời gian qua. 1.5.Tổ chức bộ máy kế toán Công ty XNK Khoáng Sản: Với qui mô hiện nay, Công ty XNK Khoáng Sản vận dụng hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Các nhân viên kế toán tại phòng Kế toán-Tài vụ và tại các chi nhánh, ban đại diện có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực Kế toán -Tài chính, theo dõi tình hình kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách về quản lý Kinh tế-Tài chính. Các chi nhánh ở Hồ Chí Minh và ban giao nhận ở Hải Phòng không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán Công ty để ghi sổ. Phòng kế toán phải mở sổ chi tiết phù hợp với yêu cầu phân cấp quản lý trong nội bộ Doanh nghiệp. Kế toán trưởng Phó phòng (kế toán tổng hợp TSCĐ,phí lưu thông ) Kế toán tiền mặt-Hạch toán hàng hoá Kế toán TGNH Các khoản phải thu, phải trả Nhân viên kế toán chi nhánh, BĐD Bộ máy kế toán của Công ty Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Phòng Kế toán-Tài vụ gồm 4 người: - Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc Công ty về tổ chức và thực hiện công tác kế toán chỉ đạo chung công tác kế toán của phòng Kế toán- Tài vụ Công ty. - Phó phòng kế toán : Giải quyết các công việc tổng hợp, quyết toán công việc của Công ty, kiểm tra đối chiếu, lập các báo cáo kế toán đồng thời theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ của Công ty. - Kế toán hàng hoá tiền mặt : Hạch toán giá vốn, lượng hàng mua vào bán ra của Công ty. Kế toán này làm nhiệm vụ thu chi, đi ngân hàng và nộp báo cáo. - Kế toán TGNH, các khoản phải thu phải trả: Chịu trách nhiệm thực hiện phần hành kế toán qua Ngân hàng đồng thời theo dõi, quản lý các khoản phải thu, phải trả, khoản thanh toán với người mua-người bán * Hình thức sổ kế toán và nguyên tắc kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký Chứng từ. Hình thức này mang tính chuyên môn hoá cao, cung cấp kịp thời các thông tin Tài chính-Kế toán. Sơ đồ hình thức Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng chi tiết tổng hợp Thẻ, Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng kê Nhật ký -Chứng từ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu số liệu 2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK Khoáng Sản 2. 1. Đặc điểm chung về tiêu thụ hàng hoá ở Công ty XNK Khoáng Sản Công ty XNK Khoáng Sản là Công ty kinh doanh Thương Mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, số lượng lớn vì vậy việc có bán được hàng hoá hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và sự phát triển của Công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, Công ty XNK Khoáng Sản đã áp dụng rất nhiều hình thức bán hàng cả trong và ngoài nước như: Bán hàng xuất khẩu uỷ thác, bán hàng nhập khẩu, bán hàng tự doanh, bán hàng giao đại lý. Công ty XNK Khoáng Sản kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Công ty áp dụng phương thức bán buôn theo hợp đồng kinh tế và chấp nhận cho khách hàng thanh toán sau. Khi các hợp đồng kinh tế đã được ký kết về mặt chất lượng chủng loại và các điều kiện khác thì phòng Kế hoạch lập hoá đơn. Chứng từ được lập về phòng kế toán để ghi sổ. Trị giá vốn hàng xuất kho bao gồm : Trị giá mua thực tế và chi phí thu mua của số hàng đã xuất kho. 2.2. Kế toán bán hàng ở công ty XNK Khoáng Sản 2.2.1.Kế toán doanh thu : Đối với nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo hình thức Nhật ký Chứng từ, kế toán Công ty XNK Khoáng Sản sử dụng các chứng từ, sổ kế toán sau: - Chứng từ : Hoá đơn GTGT- mẫu số 01/GTKT-311 - Sổ kế toán gồm : + Sổ chi tiết doanh thu bán hàng + Sổ theo dõi TK 131- phải thu của khách hàng + Sổ theo dõi công nợ + Bảng kê doanh thu bán hàng a. Đối với hàng hoá bán buôn, bán lẻ trong nước: - Khi khách hàng có nhu cầu và đồng ý mua hàng hoá, phòng Kinh doanh (tiêu thụ) tiến hành lập hoá đơn GTGT căn cứ vào số hàng hoá khách hàng chấp nhận mua. Hoá đơn GTGT được lập thành 4 liên: Liên 1: Lưu lại quyển hoá đơn gốc Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho kế toán tiêu thụ hàng hoá Liên 4 (nếu có): Giao cho thủ kho để theo dõi "xuất - nhập kho hàng hoá"làm căn cứ đối chiếu với kế toán và phòng Kinh doanh. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số :01.GTKT-311 Liên 3 (thanh toán) BC/00_B Ngày 15/12/2000 N: 009665 Đơn vị bán hàng : Công ty XNK Khoáng Sản Địa chỉ : 35 Hai Bà Trưng-Hà Nội Số TK Điện thoại: 8240817 MS: 0100107885 Tên người mua hàng : Công ty Phát triển phụ gia và sản phẩm dầu mỏ Đơn vị : Địa chỉ : 25 Trương Định Số TK Hình thức thanh toán : TM MS:0100108430 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Phụ gia dầu KG 16.411 32.698,5 536.616.000 Cộng tiền hàng 536.616.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 53.661.600 Tổng cộng tiền thanh toán: 590.277.600 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm chín mươi triệu hai trăm bảy mươi bảy nghìn sáu trăm đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Khi kế toán tiêu thụ hàng hoá nhận được hoá đơn GTGT do khách hàng mang đến sẽ tiến hành kiểm tra tính pháp lý của hoá đơn, sau đó ghi vào sổ chi tiết doanh thu theo định khoản: Nợ TK 1111: 590.277.600 Có TK 5111a: 536.616.000 Có TK 3331: 53.661.600 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng phản ánh doanh thu thực tế của từng hoá đơn, trong mỗi hoá đơn theo dõi doanh thu của từng loại hàng hoá. Cuối tháng kế toán tổng hợp thành bảng hàng hoá tiêu thụ trong tháng. Số liệu trong bảng này là căn cứ để ghi vào cột "số lượng xuất" của báo cáo nhập xuất tồn hàng hoá. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết doanh thu bán hàng vào bảng kê doanh thu bán hàng. Bảng kê doanh thu bán hàng làm căn cứ để ghi vào cột có TK 511 trên nhật ký chứng từ số 8. Đồng thời với bút toán phản ánh doanh thu kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Nợ TK 632: 524.766.048 Có TK156: 524.766.048 Trường hợp khách hàng trả chậm, sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán, căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu bán hàng. Ví dụ2: Ngày 16/12/2000 Công ty XNK Khoáng Sản ký hợp đồng số 009670 Bán lô hàng giấy với Công ty Thương mại Anh Sơn. + Trị giá lô hàng (chưa có thuế GTGT): 742.690.000 + Thuế GTGT (10%): 74.269.000 + Tổng giá thanh toán: 816.959.000 Sau khi nhận được hợp đồng do phòng Kinh doanh chuyển sang, kế toán ghi định khoản phản ánh công nợ của khách hàng và theo dõi trên sổ theo dõi công nợ. Nợ TK 131: 816.959.000 Có TK 511: 742.690.000 Có TK 3331: 74.269.000 Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán như sau: Nợ TK 632: 734.061.655 Có TK 156: 734.061.655 Mỗi khách hàng được theo dõi trên một vài trang sổ theo dõi công nợ. Sổ này giúp kế toán tiêu thụ, nhân viên phòng kinh doanh hoặc khchs hàng đối chiếu công nợ một cách đễ dàng, chính xác tại bất kỳ thời điểm nào. Ngày 28/12 trong tháng công ty Thương mại Anh Sơn thanh toán hết số tiền nợ, kế toán viết phiếu thu và phản ánh như sau: Nợ TK 111: 816.959.000 Có TK 131: 816.959.000 Và ghi vào sổ quỹ TK 111 Sổ theo dõi công nợ Công ty TM Anh Sơn Tháng 12 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Số tiền Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có 009670 T1728 16/12 28/12 Bán lô hàng giấy Thu tiền bán giấy 816.959.000 816.959.000 Tổng phát sinh 816.959.000 816.959.000 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu thu Số: T1728 Ngày 28/12/2000 Họ tên người nộp tiền: Công ty Thương mại Anh Sơn Địa chỉ: 9A Láng Hạ Lý do nộp: Nộp tiền mua giấy Viết bằng chữ: Tám trăm mười sáu triệu chín trăm năm mươi chín nghìn chẵn Người lập Thủ quỹ Người nộp tiền KTT Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sổ quỹ TK111 - năm 2000 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Thu Chi SH NT T1728 28/12 Thu tiền bán giấy 131 816.959.000 Kèm theo chứng từ thu. Ngày …… tháng…… năm ……. Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) b. Đối với hàng hoá xuất khẩu * Xuất khẩu trực tiếp Quy trình thực hiện hoạt động xuất khẩu bắt đầu từ khi Công ty ký được hợp đồng với đối tác nước ngoài. Ví Dụ 3: * Ngày 7/12/2000 Công ty XNK Khoáng Sản ký hợp đồng số 009630 với Công ty Goldsun (Đài Loan) về việc xuất khẩu hoá chất. + Số lượng: 16010 kg Đơn giá: 1,56 USD/kg + Thuế xuất khẩu : 10% + Tổng giá trị hợp đồng : 24.975,6 USD + Điều kiện giao hàng : FOB. Hải Phòng + Phương thức thanh toán : Thông qua L/C Tỷ giá: 14.500VND/USD Theo hợp đồng đã ký Công ty tiến hành thu mua hàng xuất khẩu. * Ngày 9/12/2000 Công ty XNK Khoáng Sản ký hợp đồng số 009640 với Công ty Dược liệu TW I về việc mua hoá chất xuất khẩu. + Số lượng : 16010 kg + Tổng giá trị hợp đồng : 325.003.000đ + Phương thức thanh toán : Tiền gửi Ngân hàng * Ngày 20/12/2000 Công ty nhận được giấy báo có của Ngân hàng Ngoại thương thông báo khách hàng đã chuyển số tiền 24.975,6 USD vào tài khoản của Công ty, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ theo dõi L/C xuất khẩu đồng thời phản ánh như sau: BT1: Phản ánh trị giá thu mua hàng xuất khẩu. Nợ TK 156 : 325.003.000 Có TK 112 : 325.003.000 BT2: Phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu Nợ TK 1122 : 362.146.200 Có TK 511 : 362.146.200 BT3: Phản ánh trị giá vốn hàng xuất khẩu Nợ TK 632 :325.003.000 Có TK 156 :325.003.000 BT4: Phản ánh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng xuất khẩu Nợ TK641: 2.000.000 Có TK 111: 2.000.000 BT5: Phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp Nợ TK 511: 36.214.620 Có TK 3333: 36.214.620 Việc ghi vào sổ chi tiết doanh thu, các bảng kê và các Nhật ký Chứng từ kế toán tiến hành tương tự như phần bán hàng hoá trong nước. * Hạch toán xuất khẩu uỷ thác: Ví dụ 4: Ngày 4/12/2000 Công ty XNK Khoáng Sản ký một hợp đồng xuất khẩu số 009615 uỷ thác cho Công ty kinh doanh hàng Nông - Lâm Từ Sơn (Hà Bắc). Công ty XNK Khoáng Sản nhận xuất khẩu hộ quế vụn cho TPC. Co. Ltđ. + Số lượng 15 tấn Đơn giá 2,55USD /kg + Tổng giá trị hợp đồng: 38.250 USD + Điều kiện giao hàng : FOB. Hải Phòng + Hoa hồng uỷ thác : 1% + Chi phí Ngân hàng : 36 USD + Phương thức thanh toán: Nhờ thu Ngày 18/12/2000 tiền về tài khoản của Công ty: 38.250 USD. Tỷ giá : 14.500 VND/USD - Kế toán phản ánh như sau: BT1: Khi nhận uỷ thác kế toán Công ty phản ánh tổng số tiền hàng xuất khẩu thu được Nợ TK 1122 : 554.625.000 Có TK 3388 : 554.625.000 BT 2: Phản ánh số hoa hồng uỷ thác được hưởng Nợ TK 3388 : 5.546.250 Có TK 511:5.546.250 BT3: Thanh toán tiền hàng cho đơn vị giao uỷ thác Nợ TK 3388: 549.078.750 Có TK 1122: 549.078.750 BT 4: Số thuế GTGT phải nộp tính trên số hoa hồng được hưởng Nợ TK 511: 554.625 Có TK 33311: 554.625 Phản ánh chi phí Ngân hàng Nợ TK 642: 522.000 Có TK 111: 522.000 Việc ghi vào sổ chi tiết doanh thu, các bảng kê và các nhật ký chứng từ kế toán tiến hành tương tự như phần bán hàng hoá trong nước. c. Đối với hàng giao đại lý Công ty XNK Khoáng Sản xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để bán. Khi hàng gửi đại lý được coi là tiêu thụ Công ty trả cho đại lý 2% hoa hồng số hàng đã bán. Nếu bên Đại lý hưởng hoa hồng tính theo tỷ lệ thoả thuận trên tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT) thì bên Đại lý sẽ phải chịu thuế GTGT tính trên phần gia tăng này, công ty XNK Khoáng Sản chỉ chịu thuế GTGT trong phạm vi doanh thu của mình. Ví dụ 5: Ngày 9/12/2000 cửa hàng chuyển cho phòng kế toán báo cáo bán hàng như sau: Số hoá đơn Ngày tháng Tên hàng Đơn vị Số lượng Giá bán thuế Tổng trị giá hàng bán 002610 3/12 Thép lá Tấn 276 902.887.139 90.288.714 993.175.853 002612 5/12 Sứ cách điện Cái 3490 164.982.770 16.498.277 181.481.047 Cộng 1.067.869.909 106.786.991 1.174.656.900 - Khi nhận được báo cáo bán hàng do cửa hàng gửi lên, kế toán phản ánh hàng hoá đã bán như sau: Ví dụ: Với mặt hàng Thép lá BT1: Phản ánh trị giá vốn hàng gửi đại lý đã bán được Nợ TK 632: 892.129.031 Có TK 156: 892.129.031 BT2: Phản ánh doanh thu và thuế VAT hàng giao cửa hàng đại lý đã bán được: Nợ TK 131: 993.175.853 Có TK 511: 902.887.139 Có TK 3331: 90.288.714 BT3: Phản ánh hoa hồng trả cho Đại lý Nợ TK 641: 18.057.742,78 Có TK 131: 18.057.742,78 BT 4: Khi nhận tiền do cửa hàng đại lý thanh toán. Nợ TK 112:884.829.396 Có TK131: 884.829.396 Bảng kê doanh thu bán hàng Tháng 12 năm 2000 Chứng từ Tên khách hàng Ghi có TK 511, ghi nợ các TK Cộng có TK 511 Số Ngày TK111 TK 112 TK3388 009665 15/12/00 Công ty Phát triển phụ gia, SP dầu mỏ 536.616.000 536.616.000 T1728 28/12/00 Công ty TM Anh Sơn 742.690.000 742.690.000 009630 7/12/00 Công ty Goldsun 325.931.580 325.931.580 002610 9/12/00 Cửa hàng đại lý 1.046.512.511 1.046.512.511 009615 4/12/00 1% hoa hồng XK uỷ thác 4.991.625 4.991.625 Cộng 1.279.306.000 1.372.444.091 4.991.625 2.656.741.716 Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2.2. Kế toán giá vốn hàng bán Công ty sử dụng tài khoản 632 để hạch toán giá vốn hàng bán Kế toán sử dụng phương pháp KKTX để hạch toán hàng tồn kho Công ty XNK Khoáng Sản quản lý hàng nhập kho theo từng lô hàng. Vì vậy trị giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp ghi giá thực tế đích danh. Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán bằng các bút toán như đã trình bày ở phần trên. Căn cứ vào số dư cuối kỳ trước của bảng kê số 8, biểu nhập, xuất kho hàng hoá của hàng xuất bán, hoá đơn GTGT, kế toán lập bảng báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hoá. Bảng kê này được mở chi tiết theo từng hàng hoá, mỗi dòng trên bảng phản ánh tình hình nhập -xuất- tồn về hiện vật và giá trị của mỗi loại hàng hoá. Căn cứ vào bảng kê trên kế toán ghi vào cột có TK 632 trên Nhật ký Chứng từ số 8. Sổ cái TK 632. Giá vốn hàng bán Tháng 12 năm 2000 Ghi có các TK đối ứng với bên nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 ........ Tháng 12 156 524.766.048 156 734.061.655 156 (Xuất khẩu) 325.003.000 156 (đại lý) 892.129.031 156 (đại lý) 157.907.344 Cộng nợ 2.633.867.078 Cộng có các NKCT 2.410.197.957 Ngày tháng 12 năm 2000 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ - Giảm giá hàng bán: Công ty sử dụng TK 532 để phản ánh các khoản giảm giá hàng bán phát sinh trong trường hợp đã lập hoá đơn bán hàng cho người mua nhưng bị người mua khiếu nại về hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, chất lượng... - Hàng bán bị trả lại: TK 531 được dùng để phản ánh trị giá của toàn bộ số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán do hàng hoá kém phẩm chất, không đúng quy cách, mẫu mã, giao hàng không đúng điều kiện hợp đồng kinh tế đã ký kết. Vì trong tháng Công ty không có trường hợp nào trả lại hàng hoá hay phải giảm giá hàng bán cho nên không hạch toán. 2.2.4. Kế toán thuế giá trị gia tăng Kế toán sử dụng TK 33311 "Thuế giá trị gia tăng đầu ra" để hạch toán thuế GTGT đầu ra. Căn cứ vào bảng kê hàng hoá bán ra, tờ khai thuế, bảng kê hàng hoá mua vào xác định được số thuế GTGT phải nộp trong kỳ. Cuối tháng phản ánh tổng hợp TK 3331 vào nhật ký chứng từ số 10. Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra Mẫu số 02/GTGT (Tháng 12/2000) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty XNK Khoáng Sản Địa chỉ: 35 Hai Bà Trưng - Hà Nội Đơn vị tính: Chứng từ Tên khách hàng Doanh số bán (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT Số Ngày 009665 15/12 Công ty Phát triển phụ gia và SP dầu mỏ 536.616.000 53.661.600 009670 16/12 Công ty TM Anh Sơn 742.690.000 74.269.000 009630 7/12 Công ty Goldsun 362.146.200 36.214.620 002610 9/12 Cửa hàng đại lý Thép lá 902.887.139 990.288.714 Sứ cách điện 164.982.770 16.498.277 Cộng 2.709.322.109 270.932.211 Ngày tháng 12 năm 2000 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) 2.3. Hạch toán kết quả tiêu thụ 2.3.1. Chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp + Chi phí bán hàng: Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí phục vụ trực tiếp cho công tác tổ chức bán hàng: Chi phí quảng cáo, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lương - BHXH, chi phí vật liệu bao bì, chi phí vận chuyển bốc xếp lưu kho. Trong tháng kế toán tính tiền lương của nhân viên theo bút toán: Nợ TK 6411:34.232.000 Có TK 334: 34.232.000 Chi phí vận chuyển bốc xếp bảo quản hàng hoá: Nợ TK 6415 : 2.000.000 Có TK 111: 2.000.000 Chi phí khấu hao TSCĐ Nợ TK 6414 : 11.299.290 Có TK 214: 11.299.290 Chi phí quảng cáo Nợ TK 641: 10.000.000 Có TK 111: 10.000.000 Chi phí khác: Nợ TK 641: 2.610.197 Có TK 111: 2.610.197 + Chi phí quản lý Doanh nghiệp: Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả Doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý Doanh nghiệp gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí tiếp khách, công tác phí trong và ngoài nước, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí ngân hàng. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, BHXH, CPCĐ phải trả cho cán bộ quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 6421: 284328140 Có TK 334: 247601540 Có TK 338: 36726600 Các khoản chi phí đồ dùng văn phòng Nợ TK 6423: 20014780 Có TK 111: 20014780 Chi phí tiếp khách Nợ TK 642: 4414728 Có TK 111: 4414728 Công tác phí trong và ngoài nước: ` Nợ TK 642: 6115321 Có TK 1111: 6115321 Chi phí dịch vụ mua ngoài: Nợ TK 6427: 10283704 Có TK 1111: 10283704 Chi phí ngân hàng: Nợ TK 642: 522.000 Có TK 111: 522.000 Các khoản phải nộp Nhà nước như thuế môn bài, thuế nhà đất... phát sinh trong kỳ, kế toán ghi : Nợ TK 6425: 2656000 Có 3337: 2656000 Căn cứ vào các Nhật ký Chứng từ số 1, 2, 3 và số 10 và các sổ chi tiết liên quan để tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Các số liệu được phản ánh trên bảng kê số 5 "Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp". Bảng kê số 5 là căn cứ để cuối tháng kế toán ghi vào cột có TK 641, TK 642 trên nhật ký chứng từ số 8. Bảng kê số 5 Tập hợp: Chi phí bán hàng (TK 641) Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) Tháng 12 năm 2000 TK ghi nợ TK ghi có TK 641 TK 642 Tổng cộng 111 14.610.197 41.350.533 55.960.730 214 11.299.290 11.299.290 334 342.320.000 247.601.540 589.921.540 338 36.726.600 36.726.600 3337 2.656.000 2.656.000 Cộng nợ 368.229.487 328.334.673 696.634.160 Cộng có các NKCT 43.051.957 26.031.965 69.083.922 Ngày tháng 12 năm 2000 Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) 2.3.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng hoạt động kinh doanh của Công ty. Kết quả đó được tính bằng cách so sánh giữa một bên là doanh thu thuần với một bên là giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và được biểu hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận (lỗ, lãi) về bán hàng. Cuối quý kế toán tập hợp chi phí giá vốn để xác định kết quả bán hàng Kết chuyển trị giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 2.633.867.078 Có TK 632: 2.633.867.078 Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK911: 368.299.487 Có TK 641: 368.299.487 Kết chuyển CPQLDN Nợ TK 911: 328.334.673 Có T 642: 328.334.673 Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511: 2.656.741.716 Có TK 911: 2.656.741.716 Nếu lỗ ghi: Nợ TK 421: 673.759.522 Có TK 911: 673.759.522 Bảng báo cáo kết quả kinh doanh Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã số Số tiền 1. Doanh thu thuần 10 2.656.741.716 2. Giá vốn hàng bán 11 2.633.867.078 3. Lãi gộp (10-11) 20 22.874.638 4. Chi phí bán hàng 21 368.299.487 5. Chi phí quản lý Doanh nghiệp 22 328.334.673 6. Lợi nhuận thuần từ HĐKD (20-21-22) 30 -673.759.522 Chương 3 Phương hướng và biện pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản 1. Đánh giá chung về hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty XNK Khoáng Sản 1.1. Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của Công ty: Công ty XNK Khoáng Sản là một Doanh nghiệp Thương Mại hạch toán độc lập trực thuộc Sở Thương Mại Hà Nội. Sau những năm thành lập và phát triển uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao.Tình hình tài chính của Công ty tương đối ổn định nhưng hoạt động kinh doanh đôi lúc còn gặp khó khăn, đình trệ. Đứng trước thực trạng ấy, Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty đã cùng nhau tháo gỡ khó khăn tạo được chỗ đứng trong thị trường. Để làm được như vậy Công ty đã phải nỗ lực hết mình, mở rộng thị trường, tăng cường quan hệ ngoại giao với các bạn hàng trong nước, nước ngoài, cải tiến bộ máy quản lý, nâng cao trình độ nghiệp vụ của công nhân viên để theo kịp tiến độ phát triển của nền kinh tế thị trường, nhằm đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu qua đó tăng nguồn thu về ngoại tệ, phục vụ cho việc nhập khẩu các vật tư, kỹ thuật đáp ứng phát triển trong nước. 1.2. Đánh giá tổ chức công tác kế toán và kế toán bán hàng - xác định kết quả bán hàng Qua thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty XNK Khoáng Sản em nhận thấy công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng - xác định kết quả kinh doanh nói riêng đã đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế của Công ty trong giai đoạn hiện nay. Mỗi Doanh nghiệp tại các giai đoạn khác nhau có quy mô, năng lực, trình độ tổ chức đặc điểm kinh doanh và cơ cấu mặt hàng kinh doanh khác nhau. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào tình hình thực tế của từng Doanh nghiệp và trong từng giai đoạn. Hiểu rõ điều này Công ty XNK Khoáng Sản đã có những lựa chọn đúng đắn về phương pháp kế toán cũng như tổ chức công tác kế toán phù hợp vơí đặc điểm kinh doanh của Công ty. 1.2.1. Đánh giá về công tác tổ chức bộ máy kế toán - Công ty mới được thành lập lại, số người còn hạn chế nhưng toàn Công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng đều hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của Công ty một cách có hiệu quả. - Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản tổ chức công tác kế toán khá quy củ, có kế hoạch sắp xếp, chỉ đạo từ trên xuống dưới. Đặc biệt là theo sự phân cấp của phòng Kế toán Tài vụ, các đơn vị ở các chi nhánh hạch toán theo phương pháp thích hợp giúp việc tổng hợp số liệu toàn Công ty được kịp thời. Từ đó việc lập các báo cáo Tài chính và báo cáo kế toán nội bộ nhanh chóng đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực phục vụ cho công tác quản lý. - Việc bố trí và phân việc cho các cán bộ phòng kế toán Công ty tương đối tốt, phù hợp với công việc và những yêu cầu quản lý đã đặt ra. Đội ngũ kế toán của Công ty có nghiệp vụ cao, có trách nhiệm trong công tác. 1.2.2. Đánh giá về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. a- Ưu điểm : Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. * Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu Các chứng từ sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành, những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều ghi chép đầy đủ, chính xác vào sổ sách. Các chứng từ đều được giám sát, kiểm tra chặt chẽ, kịp thời. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ rất tốt, chứng từ được lưu giữ cẩn thận để khi cần kế toán tìm ngay được và kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. * Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán - Công ty đã và đang áp dụng máy vi tính vào công việc kế toán nhằm giảm bớt khối lượng công việc, nâng cao năng suất lao động, cung cấp số liệu nhanh chóng. - Hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ. Đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty và chức năng mà nó đảm nhiệm là hạch toán cá thể Công ty và từng đơn vị phụ thuộc từ đó hạch toán tổng hợp toàn Công ty. Nói tóm lại tổ chức hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong quá trình lưu thông. b- Những vấn đề còn tồn tại. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản nhìn chung đạt hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo. Tuy nhiên trong công tác kế toán còn một số tồn tại sau: - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ mà Công ty đang áp dụng đòi hỏi số lượng sổ kế toán sử dụng nhiều nên rất khó áp dụng máy vi tính trong công tác hạch toán do vậy việc cập nhật thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn nhiều hạn chế. - Việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở Công ty chưa phổ biến nên hệ thống chứng từ, hoá đơn cũng như số liệu kế toán về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa được thực hiện đồng bộ, toàn diện trên máy vi tính. Bộ sổ kế toán Công ty ghi chép còn nhiều phức tạp. - Công ty XNK Khoáng Sản với chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá nên có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Tuy nhiên công ty lại không sử dụng tài khoản 007 trong thanh toán ngoại tệ. Việc này có thể giúp ghi sổ đơn giản và ngắn hơn nhưng sẽ phát sinh một số vấn đề trong việc tổng hợp số liệu và tính chính xác của số liệu. - Đặc điểm kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu là có số lượng khách hàng trả chậm khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi. Điều này ảnh hưởng lớn đến việc xác định kết quả bán hàng. - Công ty XNK Khoáng Sản là đơn vị kinh doanh Thương Mại, để tiến hành kinh doanh nhiều trường hợp Công ty phải mua sản phẩm hàng hoá nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Do vậy không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán ở Công ty lại không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Đối với hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu, Công ty không sử dụng TK 003 "hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi" mà lại hạch toán vào TK 156 nên dễ gây nhầm lẫn giữa hàng của Công ty với hàng uỷ thác xuất khẩu. - Công ty XNK Khoáng Sản áp dụng nhiều hình thức bán hàng và chấp nhận cho khách hàng thanh toán sau. Vì thế số lượng khách hàng còn nợ tiền Công ty rất nhiều nhưng phòng kế toán chưa tiến hành mở chi tiết TK 131 để theo dõi công nợ của từng khách hàng. Trên đây là những tồn tại chủ yếu tại phòng kế toán do đó cần thiết hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản. Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, thu được nhiều lợi nhuận đòi hỏi công ty phải áp dụng các biện pháp về kinh tế, kỹ thuật tổ chức quản lý kinh doanh theo điều kiện thực tế của công ty, các phòng ban cần có mục tiêu đề ra để phát triển hoạt động bán hàng trong thời gian tới cũng như trong tương lai. 2- Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng ở Công ty XNK Khoáng Sản Để hạn chế phần nào những tồn tại đồng thời góp phần cho công tác kế toán bán hàng ở Công ty phù hợp với chế độ kế toán tài chính em xin kiến nghị một vài ý kiến sau trên cơ sở yêu cầu của việc hoàn thiện: ý kiến 1: Việc hạch toán trên máy vi tính Phản ánh, theo dõi, xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính nhằm hạn chế sai sót dễ mắc phải khi tiến hành công tác kế toán bằng phương pháp thủ công đồng thời giúp Công ty hoà nhập với thị trường Thương Mại trong nước và quốc tế. Công ty cần tiến hành lựa chọn, cài đặt phần mềm vi tính thích hợp ...để phong phú cho công tác hạch toán trên máy và đem lại hiệu quả trong công tác quản lý tài sản của đơn vị ý kiến 2: Về hệ thống chứng từ - Là đơn vị kinh doanh XNK do vậy chứng từ kế toán mua, bán hàng của công ty rất đa dạng nhưng phức tạp, mất nhiều thời gian khi kiểm tra xử lý. Do vậy để tạo điều kiện cho những nhân viên làm công tác kế toán về nghiệp vụ mua, bán hàng công ty cần xây dựng, quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Kết hợp kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, tránh những sai sót dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. ý kiến 3: Việc sử dụng TK 007 "ngoại tệ các loại" - Khi phát sinh các nghiệp vụ về thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán phải ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là VND. Ngoài ra ngoại tệ phải được theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 007- Ngoại tệ các loại theo từng tài khoản phản ánh vốn bằng tiền. Do đặc điểm công ty phải thường xuyên thu chi bằng ngoại tệ, mỗi lần thu hoặc chi đều phản ánh vào TK 1112 và TK 1122 theo những tỷ giá khác nhau do đó số tiền ghi sổ không có sự tương đồng vơí nhau. Cuối kỳ, công ty cộng dồn TK 1112 và TK 1122 để tính ra số dư cả theo nguyên tệ lẫn theo ngoại tệ . Việc sử dụng thêm TK 007 - ngoại tệ các loại đảm bảo đánh giá chính xác vốn hiện có của Công ty và thực hiện bảo toàn vốn kinh doanh . Về mặt sổ sách, Công ty cần bổ xung thêm sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ. Sổ chi tiết ngoại tệ Loại ngoại tệ Năm Chứng từ Diễn giải Tỷ giá TKĐƯ Số Phát Sinh Số dư Số Ngày Nợ có Nợ có Số DĐK SPS ... ... ... Cộng PS DCK Ngoại tệ VND Ngoại tệ VND Ngoại tệ VND Ngoại tệ VND ý kiến 4: Việc lập dự phòng phải thu khó đòi Trường hợp những khách hàng có tình hình tài chính kém, không có khả năng thanh toán, Công ty cần tiến hành theo dõi riêng để trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp. Đối với những khoản thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, nếu Công ty cố gắng mọi biện pháp nhưng không thu được nợ và khách hàng thực sự không còn khả năng thanh toán thì cần xoá các khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán và chuyển sang theo dõi chi tiết thành khoản nợ khó đòi đã xử lý. Các khoản phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 - DPPTKĐ. * Kết cấu TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi Bên nợ: - Xoá sổ nợ khó đòi không đòi được . - Hoàn nhập số dự phòng phải thu không dùng đến . Bên có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi . Dư có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn . * Phương pháp hạch toán : Cuối niên độ kế toán, Doanh nghiệp căn cứ các khoản phải thu khó đòi, đự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm sau, kế toán tính dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi , ghi: Nợ TK642(6): Chi phí quản lý doanh nghiệp . Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi . 1. Cuối niên độ kế toán sau, Doanh nghiệp tiến hành toàn bộ khoản dự phòng về phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước vào thu nhập bất thường, ghi : Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi . Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thường. Đồng thời tính, xác định mức trích lập dự phòng mới về nợ phải thu khó đòi cho niên độ kế toán sau, ghi : Nợ TK 642(6): Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi . 3. Trong kỳ hạch toán, nếu có khoản nợ phải thu khó đòi đã thực sự không thể thu nợ được, căn cứ những văn bản xác nhận, có chứng cứ pháp lý, Doanh nghiệp làm thủ tục xoá nợ theo qui định. Khi được phép xoá nợ, phải phản ánh số nợ được xoá vào chi phí, ghi : Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131: Phải thu khách hàng Có TK 138: Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên nợ TK 004 “ Nợ khó đòi đã xử lý” 4. Đối với những khoản phải thu khó đòi đã dược xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, Kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi : Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi Ngân hàng Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thường Đồng thời ghi vào bên có TK 004 “ Nợ khó đòi đã xử lý” ý kiến 5: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty xuất nhập khẩu Khoáng Sản nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận phần giá trị dự tính giảm sút so với giá thực tế của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên xảy ra trong kỳ kế toán thì tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm phản ánh đúng trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty khi lập Báo cáo Tài Chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hạch toán trên TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho * Kết cấu TK 159 Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá . Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá . Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn . * Phương pháp hạch toán : 1. Tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo Tài Chính năm, Doanh nghiệp phải hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh trong năm . Đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau Khi hoàn nhập mức dự phòng của năm trước vào khoản thu nhập bất thường, ghi : Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 721 : Các khoản thu nhập bất thường 2. Cuối niên độ kế toán lập dự phòng giảm giá cho những mặt hàng mà giá trên thị trường thấp hơn giá ghi sổ kế toán của hàng tồn kho, ghi : Nợ TK 642(6) : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ý kiến 6: Việc sử dụng TK 003 "Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi " Đối với hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu, kế toán nên mở thêm TK ngoài bảng 003 "hàng hoá nhận bán hộ ký gửi" để tiện cho việc theo dõi, quản lý số hàng giữ hộ cho bên giao uỷ thác. Mặt khác tránh trường hợp nhầm lẫn, mất mát hàng hoá. Một đơn vị chuyên kinh doanh xuất khẩu uỷ thác thì luôn xẩy ra trường hợp giữ hộ hàng cho chủ hàng, nên sổ TK 003 là căn cứ để so sánh, đối chiếu với sổ hàng uỷ thác xuất kho thực tế, hạn chế những sai sót đáng tiếc xẩy ra. Đồng thời Công ty cũng nên mở sổ riêng để theo dõi hàng nhận uỷ thác xuất khẩu. Mẫu sổ có thể mở như sau Ngày nhận Số hoá đơn Ngày ghi hoá đơn Ngoại tệ Ngoại tệ báo cáo Ngày báo có Phí uỷ thác (1%) Đơn vị uỉy thác ý kiến 7: Quản lý công nợ Việc theo dõi, kiểm tra và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Vì thế đối với những khách hàng còn nợ tiền, Công ty cần phải tổ chức kế toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên các tài khoản, sổ kế toán liên quan. Công ty phải mở chi tiết tài khoản 131 thành các tài khoản cấp hai riêng cho từng khách hàng VD: TK 1311 -Phải thu của khách hàng A TK 1312- Phải thu của khách hàng B Việc theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, người mua trên sổ chi tiết thanh toán với người mua giúp cho doanh nghiệp biết được số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng, thông qua đó mà có biện pháp đôn đốc kịp thời đảm bảo thu hồi đủ. Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng được mở riêng cho từng khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán giữa khách hàng với Công ty. Trường hợp phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì phải theo dõi riêng cả nguyên tệ và quy đôỉ ra VND. Cũng có thể mở sổ theo dõi thanh toán với khách hàng bằng tiền Việt nam riêng và bằng ngoại tệ riêng, song có thể kết hợp với nhau. (Mẫu sổ trang sau) Trên đây là một số kiến nghị của em nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản. Các kiến nghị này giúp kế toán Công ty theo dõi vốn bằng tiền cũng như vốn hàng hoá một cách chi tiết, rành mạch, phân biệt rõ từng bộ phận, khoản mục. Ngoài ra còn tạo điều kiện cho việc ghi chép, tổng hợp, đối chiếu số liệu một cách chính xác . Kết luận Trong điều kiện nền Kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt ở nước ta hiện nay buộc các Doanh nghiệp phải tìm cho mình phương hướng kinh doanh riêng, phù hợp với điều kiện thực tế của mình nhằm đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận và thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Muốn vậy, cùng với hàng loạt chế độ quản lý Kinh tế-Tài chính, Doanh nghiệp phải phát huy vai trò quan trọng của kế toán bởi vì kế toán luôn là công cụ quản lý hữu hiệu trong bất kỳ một cơ chế quản lý nào . Trong xu thế đó thì việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở các Doanh nghiệp Thương Mại nói chung và Công ty XNK Khoáng Sản nói riêng là một tất yếu. Mục đích của việc hoàn thiện nhằm giúp các Doanh nghiệp Thương Mại xây dựng cho mình một hệ thống các phương thức bán hàng hiệu quả, từ đó xác định đúng đắn kết quả và thực lực kinh doanh tránh tình trạng ngộ nhận về khả năng kinh doanh, góp phần làm lành mạnh hóa thị trường, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển. Với mục tiêu nghiên cứu việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty XNK Khoáng Sản, luận văn này đã đề cập đến vấn đề cơ bản nhất trong Doanh nghiệp Thương Mại hiện nay, trên cơ sở đó đưa ra một số ý kiến nhằm ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Doanh nghiệp. Tuy nhiên do thời gian thực tập để tìm hiểu thực tế không nhiều nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để luận văn hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của thầy Vũ Đức Chính, các cô chú phòng Kế toán- Tài vụ Công ty Xuất nhập khẩu Khoáng Sản tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đề tài của mình. Hà Nội Ngày 20-5-2001 Sinh viên Trần Thị Phương Chi Mục lục Lời mở đầu 1 Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong Doanh nghiệp Thương Mại 1 1.Một số vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng . 1 1.1.Khái niệm bán hàng và xác định kết quả bán hàng 2 1.2.Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 2 1.3.Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng 4 1.4.Phân loại bán hàng 5 1.5.Phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ về bán hàng 5 1.6 Phương pháp xác định kết quả bán hàng 8 2.Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 11 2.1.Nhiệm vụ của kế toán bán hàng 11 2.2.Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng 12 Chương 2 :Tình hình thực hiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty XNK Khoáng Sản 30 1.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty XNK Khoáng Sản 1.1.Quá trình hình thành và phát triển 30 1.2. Tình hình tài chính Công ty 31 1.3. Chức năng nhiệm vụ của Công ty XNK Khoáng Sản 32 1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty 33 1.5 .Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty XNK Khoáng Sản 35 2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác dịnh kết quả bán hàng ở Công ty XNK Khoáng Sản 37 .Đặc điểm chung về tiêu thụ hàng hoá 37 Kế toán bán hàng 37 . Hạch toán kết quả tiêu thụ 49 Chương3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK Khoáng Sản 54 1- Đánh giá chung về hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty XNK Khoáng Sản 54 1.1. Đánh giá chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 54 1.2. Đánh giá tổ chức công tác kế toán và kế toán bán hàng - xác định kết quả bán hàng 54 2- Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK Khoáng Sản 57 Kết luận 64 Ký hiệu viết tắt CPBH Chi phí bán hàng CPQLDN Chi phí quản lý doanh nghiệp DT Doanh thu dn Doanh nghiệp gvhb Giá vốn hàng bán gtgT Giá trị gia tăng hbbtl Hàng bán bị trả lại hđ Hoạt động kd Kinh doanh k/c Kết chuyển tk Tài khoản xđkqkd Xác định kết quả kinh doanh xn Xuất nhập khẩu xnkks Xuất nhập khẩu Khoáng Sản