Đề tài Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam

Lời mở đầu Theo thời gian, cùng với sự tiến bộ và phát triển của xã hội đã đưa nền kinh tế toàn cầu sang một hình thái mới. Cơ chế thị trường ra đời làm cho các hoạt động tài chính và sở hữu ngày càng đa dạng và phức tạp, chức năng kiểm tra kiểm soát đòi hỏi ngày càng chặt chẽ nhằm đáp ứng yêu cầu của quản lý. Ơ Việt Nam, công tác kiểm tra kiểm soát luôn được quan tâm. Trong cơ chế kế hoạch hoá tâp trung bao cấp, công tác kiểm tra kiểm soát được tổ chức một cách phù hợp với cơ chế. Nhà nước với tư cách là người quản lý vĩ mô đồng thời là chủ sở hữu nắm toàn bộ trong tay công tac kế toán và kiểm tra nói chung, kiểm soát nội bộ chủ yếu được thực hiện thông qua tự kiểm tra. Từ đại hội đảng lần thứ VI, Việt Nam đã có những bước chuyển đổi to lớn trong cải cách nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. Quá trình đổi mới đã đưa Việt Nam từng bước vươn lên và đạt được nhiều thắng lợi trong kinh tế và phát triển xã hội. Nhà nước đã và đang cố gắng tạo dựng một môi trường pháp lý, một hành lang pháp luật kinh tế rõ ràng và bình đẳng cho mọi thành phần kinh tế. Song vẫn đề đặt ra là cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải nỗ lực vươn lên từ chính bản thân mình, phải tự tìm hiểu những thông tin về quản lý và phải tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Do đó các nhà quản trị phải có những quyết định và phương pháp quản lý đúng đắn để đảm bảo cho việc kinh doanh có hiệu quả. Một công cụ để giúp cho các nhà quản trị có được những thông tin chính xác và kịp thời để ra các quyết định đúng đắn nhằm đảm bảo công tác kiểm tra kiểm soát được thường xuyên và hiệu quả đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ. Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại tổng công ty xi măng về hệ thống kiểm soát nội bộ, em đã nhận thấy những yếu tố tích cực và những mặt còn hạn chế trong công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ. Để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tại tổng công ty xi măng nói riêng và các doanh nghiệp nói chung cần phải xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Do vậy em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam”. Nội dung đề tàI gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ. Phần II: Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam. Phần III. Phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam. Để hoàn thành đề tà này em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của phòng kế toán tổng công ty xi măng và sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô giáo – thạc sĩ: Nguyễn Thị Hồng Thuý. Nhưng do còn nhiều hạn chế về chuyên môn nên đề tài chắc chắn còn nhiêu hạn chế và sai sót, vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ dẫn của thầy cô giáo để giúp em hoàn thiện đề tài này. m xin chân thành cảm ơn! Phần I Cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ. Bản chất về hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luân giữ vai trò quan trọng trong qúa trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt đông của đơn vị nhằm đảm bảo các mục tiêu sau: Bảo vệ tàI sản của đơn vị. Bảo đảm độ tin cậy của thông tin. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Theo VSA 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện các gian lận và sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ và quản lý, sử dụng có hiệu quả tàI sản của đơn vị. Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thức hiện hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: 1/ Bảo vệ tài sản của đơn vị. Tài sản của đơn vị bảo gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng. 2/ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. Thông tin kế toán, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tịn cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dụng chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. 3/ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đam bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. 4/ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năn lực quản lý. Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Như vậy hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo VSA 400, những hạn chế đó gồm: Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thông kiểm soát nội bộ không vượt quá lợi ích mà hệ thống đó mang lại. Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường. Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng chí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc. Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị. Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình. Do sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vị phạm. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ. Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin (hệ thống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. Môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Theo VSA 400 môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hành động của các thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi qui định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị cọi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Đặc thù về quản lý. Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lý. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hàn các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đông thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Chính sách nhân sự. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn găn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trìn kiểm soát có thể không cần thiết phải thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí nhân cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoach tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Uỷ ban kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường bên ngoài. Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… Hệ thống kế toán. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiêm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống chúng từ và sổ sách kế toán là những công cụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, chúng gồm những khoản mục đa dạng như hoá đơn bán hàng, đơn đặt mua hàng, sổ phụ, sổ nhật ký ban hàng… cả chứng từ của bút toán gốc và sổ sách mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đều quan trọng, nhưng tính không đầy đủ của chứng từ thường gây ra những vấn đề lớn về kiểm soát. Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chức của công ty. Chứng từ đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. Khi sử dụng chứng từ sổ sách phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Phải được đánh số liên tiếp để dẽ dàng kiểm soát các chứng từ bị thiếu. Phải được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Khi thời gian càng xa độ tin cậy của sổ sách càng giảm và cơ hội để có sai lầm càng tăng. Phải đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu. Hệ thống tài khoản được thiết lập để phân loại những nghiệp vụ kinh tế thành những tài khoản riêng biệt trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và trên bảng cân đối tài sản. Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó cung cấp bố cục để xác định thông tin trình bày cho ban quản trị và những người sử dụng báo cáo tài chính. Nó phải bao gồm đủ thông tin để cho phép sự trình bày của các báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế toàn đã được thừa nhận. Sơ đồ tài khoản có ích trong việc ngăn ngừa sai sót do phân loại sai nếu nó mô tả chính xác và chuẩn mực loại nghiệp vụ kinh tế nào phải được xếp vào tài khoản đó. Điều đặc biệt quan trọng là những mô tả phải phân biệt rõ ràng giữa tài sản, vốn, hàng tồn kho và các khoản mục chi phí vì chúng là những loại chủ yếu mà những người bên ngoài sử dụng báo cáo tài chính quan tâm. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhân biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. một hệ thông kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sự đánh giá: bảo đảm không có sại phạm trong việc tính toán các khoản giá phí. Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tàI khoản và ghi nhân đúng đắn ở các laọi sổ sách kế toán. Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phảo đước tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do nhà quản lý thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể. Theo VSA 400 thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. Đối chiếu số liệu với bên ngoài. So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán. Gới hạn việc tiệp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát thiêt lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Trong phân công phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lý không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặc khong chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền khong nắm được thông tin. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này qui định sự cách lý thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vị lạm dụng quyền hạn. Ba sự cách ly quan trọng nhất cân lưu ý là: Cách ly quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện. Cách ly việc bảo quản tàI sản với kế toán: một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiêm. Cách ly chức năng thực hiện nhiệm vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc. Để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, điều 9 - điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, đã quy định: “ cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công ty hợp doanh, và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nuớc hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và các công tác vật chất khác. Lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của đơn vị nêu trên không được bố trí những người thân trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình”. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền đước tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm việc qui định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kỉêm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. Kiểm toán nội bộ. Khái niệm về kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập của đơn vị, thực hiện chức năng kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành 1978, “kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức. Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp va hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. Là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được nhưng thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ. Chức năng của kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ hình thành do nhu cầu quản lý nên chức năng của nó cũng trảI qua quá trình phát triển từ thấp tới cao cùng với khoa học quản lý kinh tế, trình độ và kinh nghiệm quản lý của các nhà quản lý doanh nghiệp. Mặc dù theo kinh nghiệm của các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, chức năng của kiểm toán nội bộ hiện đại là đánh giá độc lập hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng chức năng truyền thống của kiểm toán nội bộ là xem xét, đánh giá độ tin cậy, thống nhất của các thông tin tài chính, đánh giá việc sử dụng tiết kiệm, hữu hiệu vốn và tài sản của doanh nghiệp. Chính vì thế, việc qui định chức năng của kiểm toán nội bộ cần phải xem xét phù hợp với điều kiện cụ thể của từng quốc gia, từng khu vực kinh tế, từng ngành và từng đơn vị cụ thể. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ. Về cơ bản nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ gồm những nhiệm vụ sau: Thứ nhất: kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, tài liệu, số liệu kế toán, việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán tài chính của nhà nước, kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, các qui định, các kế hoạch và thủ tục hiện hành. Các kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra các hệ thống thiết lập xem có sự bảo đảm, sự tuân thủ với các chính sách, thủ tục, biện pháp và các qui định mà có thể tác động quan trọng đến mọi hoạt động của tổ chức. Tiếp nối với chức năng này, trong một số trường hợp và nếu được phép của ban quản trị tối cao, các kiểm toán viên nội bộ đánh giá tính hợp lý và sự ưu việt của các chính sách, qui định, kế hoạch trước khi đi đến việc xác định mức độ tuân thủ. Họ sẽ chỉ ra khoản lợi nhuận từ các hoạt động bởi việc tuân thủ thích đáng các chính sách, các kế hoạch và thủ tục được lập ra, các mất mát nếu không có sự tuân thủ đó. Bên cạnh đó, các kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra tính pháp lý của các thông tin kế toán với chuẩn mực là các qui định pháp chế của nhà nước. Thứ hai: kiểm tra tính trung thức và độ tin cậy của thông tin trong đó chủ yếu là kiểm tra và xác định mức độ trung thực, hợp lý của các báo cáo quyết toán do kế toán và các bộ phận khác trong doanh nghiệp lập ra. Kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin không chỉ của bản thân các thông tin tài chính mà cả các hoạt động và phương tiện được sử dụng để xác minh, đo đạc, phân loại và báo cáo các thông tin đó. Việc kiểm tra hệ thông thông tin này là cơ sở để khẳng định các sổ sách và báo cáo tài chính chứa đựng các thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích. Các kiểm toán viên nội bộ thực hiện kiểm tra các báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong hai trường hợp: Trường hợp thứ nhất: với mục đích giúp chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý của doanh nghiệp kiểm tra lại các thông tin tài chính, kiểm toán viên nội bộ tiến hành kiểm tra, soát xét việc tính toán, phân loại báo cáo, thẩm định cụ thể các khoản mục cá biệt. Điều này cũng có tác dụng giảm phí kiểm toán của các kiểm toán viên độc lập khi công việc của kiểm toán viên nội bộ đạt hiệu quả tốt. Trường hợp thứ hai: công việc kiểm tra được thực hiện nhằm hoàn thiện việc thẩm tra các lĩnh vực khác để có thể đưa ra kết luận. Thứ ba: kiểm tra việc tuân thủ các mục tiêu đề ra đối với các chương trình hay các hoạt động nghiệp vụ. Kiểm tra xác nhận giá trị vốn góp của doanh nghiệp và các đối tác tham gia liên doanh với doanh nghiệp. Kiểm tra xác nhận tính trung thực, hợp lý, đầy đủ của số liệu kế toán và báo cáo quyết toán của đơn vị liên doanh. Kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra hoạt động hay chương trình để xem xét kết quả thủ được có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không và các hoạt động, chương trình đó có được thực hiện theo kế hoạch đã định hay không. Thứ tư: kiểm tra các phương tiện bảo đảm an toàn cho tài sản. kiểm tra tính hiệu quả và pháp lý của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đó có hệ thống kế toán. Giám sát sự hoạt động và tham gia hoàn thiện chúng. Các kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra các phương tiện được sử dụng để đảm bảo an toàn cho các tài sản để tránh mất mát. Đồng thời cần có những kiến nghị cho nhà quản lý để phòng ngừa các hành vi bất hợp pháp xâm phạm tài sản của đơn vị. Thứ năm: đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực. Kiểm toán viên phải đánh giá chất lượng thực hiện các nhiệm vụ được giao. Việc thực hiện này liên quan đến các nhóm hay các nhân viên của đơn vị. ở đây kiểm toán viên không chỉ quan tâm tới việc các nhóm hay các nhân viên thực hiện công việc của họ có mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp hay không? Do các công việc rất đa dạng trong một tổ chức kinh tế nên để hoàn thành được nhiệm vụ trên, bộ phận kiểm toán phải tuyển chọn được những người có trình độ nghiệp vụ tương xứng. Thứ sáu: thẩm tra các thủ tục kiểm soát để xác định tính thích hợp và ưu việt của nó. Kiểm tra tính hiệu quả và tính pháp lý của qui chế kiểm soát nội bộ đồng thời có kiến nghị hoàn thiện các qui chế này. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đồng thời kiểm toán nội bộ phải thực hiện việc giám sát thực hiện các qui chế kiểm soát nội bộ đã đề ra, qua đó phát hiện những điểm chưa hợp lý để tham gia hoàn thiện chúng. Mục đích của việc thẩm tra tính thích hợp của kiểm toán nội bộ để khẳng định rằng hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành đều đặn và có hiệu quả, đáp ứng mọi mục tiêu đã định trước. Thứ bảy: các nhiệm vụ đặc biệt khác. Ngoài các nhiệm vụ chính trên, kiểm toán viên nội bộ có thể được giao bất cứ nhiệm vụ gì mà có ích cho ban giám đốc như: điều tra về cá nhân, đại diện cho ban giám đốc hoặc giám sát trong các thoả thuận, tham gia vào các chương trình đào tạo của đơn vị… Thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ trên, kiểm toán viên nội bộ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ kế toán và các cán bộ nghiệp vụ khác có liên quan, đề xuất các quyết định quản lý, xử lý về tài chính kế toán và các nội dung xử lý khác. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ, Nguyên tắc của tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ. Bộ máy kiểm toán bao gồm con người và các phương tiện chứa đựng các yếu tố cấu thành của kiểm toán để thực hiện chức năng của kiểm toán. Tổ chức bộ máy kiểm toán chính là việc tạo ra các mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành kiểm toán, giữa các phân hệ trong hệ thống kiểm toán và chính giữa bản thân của hệ thống kiểm toán với các yếu tố khác trong môi trường hoạt động của kiểm toán. Chính từ việc tổ chức bộ máy kiểm toán mà các mối liên hệ được duy trì đảm bảo cho hệ thống thực hiện tốt chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phảo đảm bảo: Tính khoa học: tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải phù hợp với nguyên lý chung của lý thuyết kiểm toán. Tuỳ theo đặc điểm tổ chức của doanh nghiệp là tổ chức theo phương pháp chức năng hay trực tuyến tham mưu mà đưa ra mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cho phù hợp. Tính nghệ thuật: tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải chú ý tới nhân tố con người. Trong sơ đồ tổ chức bộ máy kiểm toán cần phải phân công rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của mỗi kiểm toán viên nhằm đạt hiệu quả và hiệu suất cao. Phải đảm bảo đủ về số lượng nhân viên trong bộ phận kiểm toán cũng là một vấn đề quan trọng. Điều quan trọng trong tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ là phải xác định quy mô của doanh nghiệp: doanh nghiệp có thực sự cần bộ máy kiểm toán nội bộ hay không, quy mô của doanh nghiệp như thế thì bộ máy kiểm toán nên có quy mô như thế nào thì thích hợp… Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải tuỳ theo cơ cấu của doanh nghiệp như thế nào mà tổ chức sao cho đem lại hiệu quả cao nhất, tốn chi phí ít nhất. Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt đông tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đực nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành. Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ. Bộ máy kiểm toán nội bộ là hệ thống tổ chức của các kiểm toán viên do đơn vị tự lập theo yêu cầu quản trị nội bộ và thực hiện nề nếp, kỷ cương quản lý. Để tổ chức và quản lý hoạt động kiểm toán nội bộ trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị cử ra những người phụ trách công việc này. Theo yêu cầu đo, thông thường một uỷ ban kiểm toán được lập ra do một tập thể thường bao gồm 3 thành viên hội đồng quản trị phụ trách. Trong trường hợp cần thiết, hội đồng quản trị có thể quyết định thuê các chuyên gia kiểm toán tham gia hoặc tư vấn cho uỷ ban. Uỷ ban kiểm toán, vừa có trách nhiệm trong tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ, vừa có trách nhiệm tạo lập mối quan hệ với chủ thể kiểm toán tài chính từ bên ngoài. Trong trường hợp không có hội đồng quản trị, chủ đầu tư hoặc người được uỷ quyền phụ trách sẽ chỉ đạo công tác kiểm toán. Tất nhiên, uỷ ban kiểm toán hoặc người phụ trách chỉ có chức năng tổ chức, chỉ đạo công việc kiểm toán. Người thực hiện kiểm toán nộ bộ là những kiểm toán viên trong đơn vị hoặc chuyên gia từ bên ngoài. Từ đó có thể có hai mô hình cơ bản là hội đồng hay bộ phận kiểm toán nội bộ và giám định viên kế toán. Hội đồng hay bộ phận kiểm toán nội bộ: là mô hình phổ biến đặc biệt ở các nước Bắc Mỹ. Thành viên của bộ phận này là các kiểm toán viên nội bộ. Số lượng và cơ cấu các thành viên tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị, vào nhiệm vụ kiểm toán nội bộ cụ thể trong từng thời kỳ. Hội đồng có nhiệm vụ thực hiện tất cả các công việc do uỷ ban kiểm toán giao cho kẻ cả việc xây dựng hoặc hoàn thiện qui chế đã ban hành và cả công việc đột xuất khác. Mô hình này có ưu điểm là rất thích hợp với các doanh nghiệp có qui mô lớn. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết để phát huy ưu việt này là chất lượng đội ngũ kiểm toán viên nội bộ. Giám định viên kế toán: là mô hình ứng dụng phổ biến ở các xí nghiệp nhà nước và các doanh nghiệp có qui mô nhỏ. Trong trường hợp này, người thực hiện công việc kiểm toán có thể là kiểm toán viên chuyên nghiệp, thậm chí ở một sô nước trong các xí nghiệp công và doanh nghiệp nhà nước được biên chế trong bộ máy kiểm toán nhà nước. Mô hình này rất thích hợp với các xí nghiệp công, các doanh nghiệp có qui mô nhỏ không cần biên chế kiểm toán viên nội bộ. Nó phát huy được thế mạnh nghề nghiệp của các chuyên gia giỏi. Tuy nhiên trong trường hợp này chi phi kiểm toán thường cao do phải thuê nhân viên. Mặt khác, do công việc kiểm toán nội bộ cũng do số ít chuyên gia có trình độ cao đảm nhiệm nên cần chú trọng đảm bảo tính khách quant rung thực của kiểm toán viên bằng các phương pháp bổ sung như kiểm tra chéo, định kỳ thay đổi nơi làm việc của các kiểm toán viên tăng cương trách nhiệm của kiểm tra bên ngoài… Thực tế tại một số nơi cho thấy bộ máy kiểm toán nội bộ được thiết lập tại các cơ quan và tổ chức kinh tế nhà nước có thể là chân rết của các cơ quan hữu quan. Trong những trường hợp này bộ phận kiểm toán nội bộ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của cơ quan tổng kiểm soát, kiểm toán nhà nước, bộ tài chính. Kiểm toán viên nội bộ được kiểm toán nhà nước đào tạo, bổ nghiệm, quản lý và chỉ đạo hoạt động. Việc xây dựng mô hình như vậy có ưu điểm là: Thống nhất quản lý nhà nước đối với hoạt động kiểm toán nội bộ trong các cơ quan và tổ chức kinh tế nhà nước. Tiêu chuẩn hoá được đội ngũ kiểm toán viên. Công tác kiểm toán nội bộ sẽ được hướng dẫn và chỉ đạo thống nhất. Kiểm toán nội bộ sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho cơ quan kiểm toán nhà nước trong việc thực hiện hoạt động kiểm tra, kiểm soát khi bộ máy kiểm toán nhà nước mới hình thành với số lượng kiểm toán viên còn ít ỏi so với nhu cầu thực tế. Từ những vai trò của kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp thì việc tổ chức kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy kiểm toán cho phù hợp. Bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp nên được tổ chức như thế nào? vấn đề này có hai loại quan điểm khác nhau: Quan điêm thứ nhất: bộ máy kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng quản trị mà trực tiếp là chịu sự chỉ đạo của ban kiểm soát. Mô hình 1: mô hình bộ máy kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị Các bộ phận khác Cơ quan quản lý cấp trung gian Cán bộ quản lý cấp doanh nghiệp Ban kiểm soát Bộ phận kiểm toán nội bộ Cơ quan tổng giám đốc Mô hình trên được coi là mô hình lý tưởng, nó bảo đảm điều kiện về tính độc lập của kiểm toán nội bộ nhưng không có tính thực tế. Đó là vì hội đồng quản trị và ban kiểm soát không trực tiếp điều hành và quản lý doanh nghiệp, hơn nữa hội đồng quản trị ở tổng công ty nhà nước hiện nay còn nhiều thành viên kiêm chức nên không đảm bảo được tính độc lập đặt ra. Quan điểm thứ hai: bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc tổng giám đốc của doanh nghiệp. Mô hình 2: mô hình bộ máy kiểm toán nội bộ trực thuộc tổng giám đốc . Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Cán bộ, quản lý trung gian Cán bộ quản lý cấp doanh nghiệp Bộ phận kiểm toán nội bộ Mô hình này dựa trên cơ sở kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, đặt tại doanh nghiệp, tiếp cận thường xuyên, liên tục với mọi hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp và phát hiện kịp thời những sai sót, sơ hở, những điểm yếu để báo cáo kịp thời cho lãnh đạo để có các biện pháp khắc phục, hoàn thiện. Cách tổ chức theo mô hình này phù hợp với điều kiện thực tiễn của các doanh nghiệp nhà nước trong giai đoạn hiện nay. Các loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ. Phân loại theo đối tượng cụ thể, hoạt động kiểm toán có 3 loại hình: kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ. Kiểm toán tài chính: là hoạt động xác minh và bày tỏ ý kiến về bảng khai tài chính có được lập trung thực hay hợp lý không, có phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được ban hành không… Kết quả kiểm toán báo cáo tài chính sẽ được báo cáo với người hoặc tổ chức yêu cầu hoặc được ding công khai số liệu báo cáo tàI chính. Trong trường hợp này kiểm toán nội bộ thực hiện khi có yêu cầu của nhà quản lý cấp cao. Kiểm toán hoạt động: là việc thẩm tra các trình tự và các phương pháp tác nghiệp ở bộ phận hoặc đơn vị được kiểm toán nhằm mục đích đánh giá tính hiệu quả và hiệu năng của các nghiệp vụ, từ đó đưa ra các kiến nghị để cải tiến và hoàn thiện các nghiệp vụ của bộ phận hoặc đơn vị được kiểm toán. Đối tượng của kiểm toán hoạt động rất đa dạng, từ việc đánh giá một phương an kinh doanh, một quy trình công nghệ, một loại tài sản thiết bị mới, đưa vào hoạt động hay việc luân chuyển chứng từ trong một đơn vị… Vì thế, khó có thể đưa ra một khuân mẫu cho loại hình kiểm toán này. Đồng thời, tính hiệu lực và hiệu quả của quá trình hoạt động rất khó được đánh giá một cách khách quan so với tính tuân thủ và tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính. Thay vào đó, việc xây dựng các chuẩn mực để đánh giá các thông tin có thể định lượng trong một cuộc kiểm toán hoạt động là một việc mang nặng tính chất chủ quan. Sản phẩm của kiểm toán hoạt động là báo cáo cho người quản lý về kết quả kiểm toán và những ý kiến đề xuất cảI tiến hoạt động. Trong loại hình này kiểm toán nội bộ là chủ thể tiến hành kiểm toán một cách thường xuyên và chủ yếu. kiểm toán tuân thủ: là việc xác minh và bày tỏ ý kiến về chấp hành luật pháp, thể lệ, chế động và quy định nào đó của đơn vị. Trong kiểm toán liên kết phải đồng thời giải quyết hai yêu cầu: Một là: xác minh tính trung thực của các thông tin tài chính cùng với xác định mức an toàn của các nghiệp vụ tài chính và chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hai là: hướng vào những thành tích và hiệu quả trong đó cần xem xét việc thiết lập hệ thống thông tin và quản lý cõng như việc điều hành hướng tới tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực. Trong loại hình này kiểm toán viên nội bộ tiến hành cuộc kiểm toán trong trường hợp cấp trên yêu cầu. Dựa vào thời gian tiến hành cuộc kiểm toán có 3 loại hình: kiểm toán trước quá trình hoạt động, kiểm toán trong quá trình hoạt động và kiểm toán sau quá trình hoạt động. Kiểm toán trước quá trình hoạt động: chủ yếu là kiểm tra tính khả thi, tính hiệu quả các dự án, kế hoạch nhằm giúp các cấp ra các quyết định quản lý có được những thông tin và sự đảm bảo chắc chắn về các quyết định của mình. Kiểm toán trong quá trình hoạt động: Mục đích nhằm giúp các nhà quản lý điều chỉnh những sai lệch thiếu sót khi thực hiện hoặc điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo tối ưu về hiệu quả các hoạt động đang và tiếp tục diễn ra. Kiểm toán sau quá trình hoạt động: nhằm mục đích thẩm định tính hợp lý, trung thực và độ tin cậy của các thông tin trong các báo cáo tình hình hoạt động cảu một tổ chức, cá nhân. Trong đó nội dụng chủ yếu là kiểm toán báo cáo tài chính. Dựa vào chu kỳ của kiểm toán có: kiểm toán thường xuyên và kiểm toán định kỳ. Kiểm toán thường xuyên: là thực hiện các việc kiểm tra, xem xét liên tục hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Hình thức này tỏ ra khá hữu hiệu và có thể giúp cho việc phát hiện mau chóng, kịp thời các sai sót, gian lận nhờ đó hạn chế được các tác hại. Mặt khác do được thực hiện thường xuyên, các cuộc kiểm toán này có tác dụng ngăn chặn, phòng ngừa rất hiệu quả. Kiểm toán định kỳ: trái với kiểm toán thường xuyên, kiểm toán định kỳ chỉ nhằm theo dõi tình hình qua các báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý hoặc cả năm nghiên cứu, đánh giá bảng cân đối kế toán giữa năm hoặc cuối năm để đưa ra những nhận xét, đánh giá về công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu của hệ thống kiểm soat nội bộ. Có bảy mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn để ngăn ngừa sai sót trong sổ sách. Hệ thống kiểm soát nội bộ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là: Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính hiệu lực). Cơ cấu kiểm soát nội bộ không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ nhật ký hoặc các sổ sách kế toán khác. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn). Nếu một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, có có thể dẫn đến một nghiệp vụ lưa đảo và nó cũng có thể có ảnh hưởng làm tăng phí hoặc phá hoại tài sản của công ty. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ). Các thể thức của khách hàng phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách. Các nghiệp vụ kinh tế phải đước đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). Một cơ cấu kiểm soát nội bộ đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại). Quá trình phân loại đúng đăn tài khoản phù hợp với cơ cấu tàI khoản của doanh nghiệp phải được thực hiện trên các sổ nhật ký nếu các báo cáo tài chính được trình bày đúng đăn. Sự phân loại cũng bao gồm những nhóm như khu vực và sản phẩm. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng kỳ (tính đúng kỳ). Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác. Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bị sai. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn. Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ cá lẻ phải được tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng được ghi vào sổ nhật ký. Sau đó, từ sổ nhật ký được chuyển qua sổ cái tổng hợp, và sổ cái tổng hợp được tổng hợp và được ding đẻ lập các báo cáo tài chính. Không cần biết đến phương pháo nào được ding để nhập các nghiệp vụ vào sổ phụ và để tổng hợp các nghiệp vụ, các quá trình kiểm soát đầy đủ là cần thiết để đảm bảo quá trình tổng hợp là chính xác. Phần II: thực trạng về kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng việt nam. Quá trình hình thành và phát triển của tổng công ty. Xi măng là một trong những cơ sở công nghiệp được hình thành và phát triển sớm nhất ở Việt Nam. Cái nôi đầu tiên của nghành xi măng Việt Nam là nhà máy xi măng Hải Phòng, được khởi công xây dung ngày 25/12/1899. Sau khi miền bắc dành được hoàn toàn độc lập, nhà máy xi măng Hải Phòng được khôi phục và phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu xi măng phục vụ cho các công trình quốc phòng và phát triển kinh tế miền bắc. Sau ngày 30/4/1975, ngoàI nhà máy xi măng Hải Phòng và một số cơ sở xi măng là đứng, nghành xi măng còn tiếp quản nhà máy xi măng Hà Tiên. Bước vào kế hoạch 5 năm lần thứ II (1976 – 1980) để phục vụ cho công cuộc của đất nước, đảng, chính phủ và bộ xây dựng đã có nhiều chủ trương đầu tư xây dựng mới nhà máy xi măng Bỉm Sơn và nhà máy xi măng Hoàng Thạch. Tháng 10/1976, công trường xây dựng nhà máy xi măng Bỉm Sơn đã được thành lập và triển khai các bước thi công xây dựng với sự giúp đỡ về kỹ thuật, thiết bị và chuyên gia của Liên Xô, cùng các đơn vị xây lắp của nghành xây dựng. Đầu năm 1977, công trương xây dựng nhà máy xi măng Hoàng Thạch được thành lập và tiến hành thi công xây dựng. Cũng trong năm này, chính phủ đã phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật xây dựng mở rộng nhà máy xi măng Hà Tiên. Trước nhu cầu cấp bách về xi măng chất lượng cao phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước, ngày 7/9/1979 hội đồng chính phủ đã ban hành quyết định số 308/ CP, về việc thành lập liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam. Ngày 1/4/1980, LHCXN xi măng bắt đầu đi vào hoạt động trong phạm vi cả nước. Ngày 28/12/1981, với sự giúp đỡ kỹ thuật của chuyên gia Liên Xô, lò nung số 1 nhà máy xi măng Bỉm Sơn đã hoạt động và đến ngày 6/11/1983, dây chuyền số 2 nhà máy xi măng Bỉm Sơn chính thức đI vào hoạt động. Dưới sự giúp đỡ của các chuyên gia Đan Mạch ngày 3/12/1983 những tấn xi măng Hoàng Thạch cũng được xuất xưởng. Với kết quả đầu tư đúng hướng, kịp thời của đảng, chính phủ và bộ xây dựng, hai nhà máy này đã nâng công suất thiết kế của toàn LHCXN xi măng từ 0,67 triệu tấn/năm lên gần 3 triệu tấn/năm. Đến năm 1990, LHCXN xi măng đã đát sản lượng 2,406 triệu tấn xi măng, nộp ngân sách 189,957 tỷ đồng.Năm 1990 công trình mở rộng nhà máy xi măng Hà Tiên được hoàn thành và ngày 19/12/1990 những tấn clinker đầu tiên ra là, không cần đội ngũ chuyên gia nước ngoài như trước đây. Năm 1991, công ty xuất nhập khẩu xi măng được thành lập theo quyết định của bộ xây dựng. Năm 1993, bộ xây dựng đã có quyết định đổi tên LHCXN xi măng thành tổng công ty xi măng Việt Nam và đến ngày 14/11/1994, thủ tướng chính phủ đã có quyết định số 670/TTg của chính phủ về việc thành lập tổng công ty xi măng Việt Nam theo quyết định 91/TTg của chính phủ ngày 07/03/1994. Tổng công ty xi măng Việt Nam có ban cán sự đảng, có HĐQT và được chính phủ xếp hạng doanh nghiệp đặc biệt. Kết thúc năm 1995, tổng công ty xi măng Việt Nam đã hoàn thành kế hoạch sản xuất – tiêu thụ 4,8 triệu tấn xi. Từ năm 1996 – 2000 tổng công ty xi măng đã đưa vào hoạt động nhà máy xi măng Bút Sơn, góp vốn liên doanh đầu tư nhà máy xi măng chin Fon (Hải Phòng), nhà máy xi măng Sao Mai (Hòn Chông), nhà máy bê tông tưới, nhà máy xi năng Nghi Sơn (Thanh Hoá), một số trạm nghiền với các địa phương và nâng công suất nhà máy xi măng Bỉm Sơn. Kết thúc kế hoạch 5 năm 1996 – 2000 tổng công ty xi măng đạt tổng doanh thu 30.935 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước là 3.900 tỷ đồng. Hiện nay sản lượng xi măng sản xuất tiêu thụ của tổng công ty xi măng tương đối ổn định ở mức 18 triệu tấn/năm và đang trong quá trình xây dựng nhà máy xi măng Tam Điệp. Một số kết quả hoạt động kinh doanh của tổng công ty xi măng trong những năm gần đây. chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu 7076641 7628000 9575000 Lợi nhuận 614000 620600 598000 Nộp ngân sách 674000 913700 899091 Đặc điểm bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở tổng công ty xi măng Việt Nam được tổ chức theo hình thức kế toán nửa tập chung, nửa phân tán và tiến hành công tác hạch toán kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung. Sự lựa chọn này phù hợp với quy mô sản của tổng công ty, với trình độ của các nhân viên kế toán vì kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép và có thể đưa các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào sử dụng trong côn gtác kế toán như máy vi tính. Bộ máy kế toán của tổng công ty có nhiệm vụ tổ chức hướng đãn, kiểm tra đôn đốc thực hiện toàn bộ công tác thu thập và xử lý thông tin kế toán, công tác thống kê trong phạm vi toàn tổng công ty, hướng dẫn và kiểm tra các phòng ban trong tổng công ty thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu. Thực hiện chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính, giúp đỡ cơ quan tổng giám đốc tổ chức thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế. Bộ máy kế toán của tổng công ty xi măng gồm 8 người và được chia thành 2 phòng gồm: trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng), 2 phó phòng kế toán và 5 nhân viên kế toán được tổ chức theo mô hình sau: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Trong đó: - Trưởng phòng kế toán: là người quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động, kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của tổng công ty, tham mưu giúp tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán, đánh giá các phương án kinh doanh. Trưởng phòng kế toán duyệt các báo cáo quyết toán của các đơn vị thành viên. - Hai phó phòng kế toán: giúp trưởng phòng chỉ đạo hoạt động khi trưởng phòng đi công tác, trong đó: phó phòng 1 quản lý việc tổ chức công tác kế toán tại tổng công ty còn phó phòng 2 quản lý theo dõi việc tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị thành viên. - 5 nhân viên kế toán: trong đó 2 nhân viên thuộc sự quản lý của phó phòng 1 thực hiên công tác kế toán tại tổng công ty, còn 3 nhân viên thuộc sự quản lý của phó phòng 2 thực hiện công việc quản lý công tác kế toán tại các đơn vị thành viên. các yếu tố có tính môi trường ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ. Tổ chức bộ máy quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi xác lập cơ cấu tổ chức của tổng công ty cũng là lúc hình thành một biện pháp kiểm tra, kiểm soát tự động giữa các bộ phận. Bộ máy quản lý của tổng công ty xi măng được mô tả như sau: Hội đồng quản trị Cơ quan tổng giám đốc Phòng kinh tế kế hoạch Phòng thị trường xi măng Phòng thông tin điều độ Phòng kế toán thống kê tàI chính Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức lao động Phòng hợp tác quốc tế Phòng đầu tư xây dựng Văn phòng Ban thanh tra Bộ máy quản lý tại tổng công ty xi măng gồm hội đồng quản trị, cơ quan tổng giám đốc và mười phòng ban có chức năng nhiệm vụ như sau: - Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là hội đồng đại diện pháp nhân của tổng công ty, đứng đầu là chủ tịch hội đồng quản trị, là người đứng đầu chị trách nhiệm toàn bộ về quá trình hoạt động của tổng công ty. - Cơ quan tổng giám đốc. Cơ quan tổng giám đốc gồm 1 tổng giám đốc và 3 phó tổng giám đốc. Tổng giám đốc là người được hội đồng quản trị bổ nhiệm, tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cập trên về toàn bộ hoạt động của tổng công ty mình, đồng thời có quyền quyết định cao nhất trong tổng công ty. Các phó tổng giám đốc vừa có nhiệm vụ là người đứng sau và thừa lệnh giám đốc đồng thời mỗi phó tổng giám đốc đều chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về các nhiệm vụ được giao. - Phòng kinh tế kế hoạch Phòng kinh tế kế hoạch có các nhiệm vụ sau: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngăn hạn, trung han và dài hạn cho toàn tổng công ty. Theo dõi điều độ kế hoạch sản xuất, đề xuất các phương án phân giao nhiệm vụ cho các đơn vị thành viên. Tổng hợp, thống kê, phân tích số liệu trong công tác sản xuất kinh doanh, phục vụ cho các quyết đinh của các nhà lãnh đạo và đáp ứng nhu cầu của bộ, nghành, chính phủ. Xây dựng giá nội bộ đảm bảo mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, cạnh tranh được với cơ chế thị trường, nâng cao hiệu quả kinh tế, tăng tích luỹ cho tổng công ty. - Phòng thị trường xi măng Phòng thị trường xi măng có nhiệm vụ thu thập, phân tích và xử lý các thông tin kinh tế nhằm mục đích khai thác thị trường xi măng trong nước và ngoài nước. - Phòng thông tin điều độ Phòng thông tin điều độ có nhiệm vụ thu thập và cung cấp thông tin giữa các đơn vị thành và tổng công ty đáp ứng nhu cầu của các đơn vị thành viên - Phòng kế toán – thống kê tài chính Phòng kế toán - thống kê tài chính có các nhiệm vụ sau: Quản lý hệ thống tài chính kế toán đối với mọi hoạt động của tổng công ty đảm bảo cân đối chung trong công tác kinh doanh sao cho hiệu quả, dúng pháp luật. Hướng dẫn phân câp quản lý các chứng từ hạch toán kinh doanh theo luật định với các đơn vị thành viên và các phòng nghiệp vụ tổng công ty đáp ứng công tác thanh tra kiểm tra. Tham mưu cho tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo hoạch định. - Ban thanh tra Ban thanh tra có nhiệm vụ kiểm tra việc thực thi pháp luật, thi hành các quyết định của tổng công ty đối với các đơn vị thành viên - Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ xem xét lập kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc. Thực hiên định kỳ công tác kiểm tra máy móc thiết bị, hướng dẫn các đơn vị thành viên trong công tác trùng tu, bảo dưỡng, vận hành theo quy định - phòng tổ chức cán bộ và lao động phòng này có nhiệm vụ tuyển dụng, quản lý và lên kế hoạch sử dụng đội ngũ cán bộ, công nhân trong phạm vi tổng công ty. Hướng dãn phân cấp quản lý cán bộ từ tổng công ty đến các công ty. Theo dõi công tác chế độ trả lương, bảo hiểm, chế độ hưu trí và các công tác nhân sự khác. Thực hiên công tác thống kê, báo cáo diễn biến nhân sự theo ngành dọc và các cơ quan quản lý cấp trên. - Phòng hợp tác quốc tế Có nhiệm vụ giao dịch với các đối tác nước ngoài trong việc liên doanh liên kết - Phòng đầu tư xây dựng. Phòng đầu tư xây dựng có nhiệm vụ nắm bắt tình hình kho tàng và cơ sở vật chất của toàn tổng công ty, tham mưu cho ban giám đốc, trình lên chi phí xây dựng các công trình xây dựng cơ bản. - văn phòng Văn phòng có nhiệm vụ giải quyết công tác hậu cần của tổng công ty, lập sổ sách theo dõi sự luân chuyển của thiết bị văn phòng, thiết bị sinh hoạt văn phòng. Phụ trách nhân sự và xe cộ, điều động giải quyết phương tiện đi lại cho cán bộ tổng công ty, các phòng ban tại tổng công ty theo nhu cầu công việc. Trực tiếp quản lý văn phòng làm việc, kể cả việc trùng tu, sửa chữa hàng năm theo chế độ. Phụ trách công tác giao dịch, tiếp đón khách ra vào, tổ chức các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp theo kế hoạch chung của tổng công ty. Chính sách nhân sự. Nhân sự luân là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Hiện tại ở tổng công ty có 15 đơn vị thành viên, lực lượng lao động của tổng công ty gồm: - Số lượng lao động: 15832 - Số lượng cán bộ quản lý có trình độ đại học: 573 - Số lượng cán bộ quản lý có trình độ trên đại học: 427 - Số lượng các bộ quản lý có trình độ ngoại ngữ; 312 Tổng công ty có những chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí đề bạt khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Đồng thời, tổng công ty đã bố trí các nhân viên phù hợp với năng lực quản lý, năng lực chuyên môn của mỗi người. Hàng năm tổng công ty tiếp tục tuyển chọn những cán bộ có đủ trình độ đáp ứng được yêu cầu của đơn vị. Tổng công ty luôn có những hình thức khen thưởng kịp thời đối với những đơn vị, cá nhân có thành tích hoặc đóng góp tích cực cho tổng công ty. Tuy nhiên tổng công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các đơn vị cá nhân không tuân theo những quy đinh của tổng công ty. Những chính sách trên đã khuyến khích các bộ công nhân của tổng công ty hăng hái thu đua sản xuất, cùng với mức thu nhập ổn định đã tăng cường ý thức tự giác, ý thức bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp, tăng cường vai trò giám sát của nhân viên… kế hoạch và dự toán. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ , thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa lớn tàI sản cố định… đặc biệt là kế hoạch tài chính ở tổng công ty được giao cho phòng kinh tế kế hoạch thực hiện. Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch của tổng công ty phòng này sẽ lập và thực hiện các kế hoạch và dự toán đó một cách chi tiết. Vì vậy, nó đã trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Quá trình thực hiện kế hoạch được theo dõi sát sao hàng tháng, quý căn cứ vào số liệu do bộ phận thống kê cung cấp, so sánh với kế hoạch để điều chỉnh sao cho phù hợp. Do đó công việc luôn được giám sát chặt chẽ và có thể hoàn thành kế hoạch năm. Tòm lại, công tác kế hoạch được thực hiện một cách chặt chẽ, cả kế hoạch tổng thể và kế hoạch riêng cho từng lĩnh vực, từng bộ phận, từ khâu thu thập thông tin, lập ra kế hoạch và dự toán đến khâu kiểm soát thực hiện. Kiểm toán nội bộ. Tại tổng công ty xi măng chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ do vậy nó đã làm ảnh hưởng đáng kể tới hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty. Kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong môI trường kiểm soát, bộ phận này thực hiện công việc giám sát, đánh giá về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ giúp tổng công ty có những thông tin kip thời chính xác về hoạt động nói chung và hể thống kiểm soát nói riêng để điều chỉnh, bổ sung, để có được một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp và có hiệu quả. Ngoài ra kiểm toán nội bộ còn góp phần làm giảm chi phí kiểm toán thuê ngoài. Vì vậy vấn đề quan trọng hiện nay của tổng công ty đó là thiết lập một bộ phận kiểm toán nội bộ. Ban thanh tra. Tổng công ty đã xây dựng được một ban thanh tra, có nhiệm vụ kiểm tra các hoạt động của bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên của tổng công ty trong hoạt động chấp hành pháp luật và điều lệ của tổng công ty. Định kỳ ban thanh tra xuống các đơn vị thành viên để kiểm tra công tác quản lý cũng như việc thực thi pháp luật và điều lệ hoạt động của các đơn vị thành viên nhằm phát hiện các mặt yếu kém trong công tác quản lý, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế các mặt yếu kém giúp cho công tác quản lý ngày càng hoàn thiện hơn. Những yếu tố có tính môi trường khác. Ngoài những yếu tố trên, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổng công ty còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như pháp luật, các chế độ, chính sách của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ… Mặt khác công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổng công ty còn được tăng cường bởi: kiểm toán của kiểm toán nhà nước, kiểm tra của cục quản lý vốn và tài sản nhà nước, thanh tra bộ tàI chính, bộ xây dựng… Do có ảnh hưởng của một lực lượng kiểm tra dày đặc từ bên ngoài nên những sai phạm hay vi pham các chế độ, chính sách của nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Và điều quan tròng là cán bộ công nhân viên trong tổng công ty luôn có ý thức rằng việc làm của mình sẽ bị giám sát chặt chẽ nên họ có trách nhiệm và thận trọng trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán. VI. Quá trình kiểm soát nội bộ tại tổng công ty đối với một số khoản mục. kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền tại tổng công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két của tổng công ty, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền là khoản mục có ảnh hưởng và chịu ảnh hưởng đến nhiều khoản mục khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác trong doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là khoản mục thường xuyên xảy ra các gian lận và sai sót. Do nắm bắt được khả năng xảy ra các sai phạm đối với khoản mục này nên tổng công ty luôn coi trọng công tác kiểm soát đối với khoản mục này, đặc biệt là trong công tác kế toán. Nhìn chung, ở tổng công ty công tác kiểm soát đối với khoản mục vốn bằng tiền tương đối chặt chẽ, khoản mục này được quản lý bởi đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực, trình độ, có tinh thần trách nhiệm và có tính liêm chính cao trong công việc. Quá trình luân chuyển chứng từ luôn được kiểm soát thông qua việc kiểm tra các tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, so sánh số liệu trên các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, giấy báo có với các chứng từ gốc nên việc kiểm soát đối với khoản mục này diễn ra thường xuyên. Mặt khác, các nghiệp vụ về quỹ luôn được áp dụng triệt để nguyên tắc phê chuẩn uỷ quyền, nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền. Do là một tổng công ty lớn với nhiều đơn vị thành viên do đó nguồn tiền thu tiền của tổng công ty chủ yếu là từ các đơn vị thành viên gửi lên và chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng. Nghiệp vụ này được kiểm soát bằng các động tác tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là việc kiểm tra của kế toán trưởng trong việc ghi sổ nhật ký thu, sổ quỹ. Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh thì chứng từ gốc luôn được kiểm tra và việc lập phiếu thu được thực hiện dựa trên các chứng từ gốc này. Các phiếu thu được đánh số liên tục và tính liên tục này được kiểm tra một cách kỹ lưỡng nhằm tránh tình trạng gian lận. Các nghiệp vụ thu tiền được ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp một cách hợp lý thông qua hệ thống máy tính được trang bị. Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phát hiện chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch. Thủ tục thu tiền và luân chuyển chứng từ. Người nộp tiền Kế toán VBT Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán VBT Nghiệp vụ thu tiền Lập phiếu thu Kiểm tra chứng từ, ký Nhập quỹ nghi sổ Kiểm tra phân loại ghi sổ Lưu trữ bảo quản chứng từ Kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền. Tại tổng công ty, nghiệp vụ chi tiền thương phát sinh trong các trường hợp sau: Chi tiền mua tài sản cố định. Chi tiền tạm ứng. Chi trả lương. Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay. Chi trả tiền điện nước, dịch vụ mua ngoài. Nộp thuế, các khoản phí, lệ phí… Các nghiệp vụ chi được tổng công ty kiểm soát một cách chặt chẽ thông qua các thủ tục: Các nghiệp vụ chi được lập và ký duyệt sau khi được kiểm tra các chứng từ có liên quan. Các chứng từ đượcđánh số liên tục nhằm tránh gian lận phát sinh. Các nghiệp vụ chi thường được thanh toán qua ngân hàng. Khi nghiệp vụ phát sinh, người có nhu cầu chi viết giấy đề nghi cắt séc nêu rõ lý do cắt séc có đầy đủ chữ ký của phụ trách bộ phận, giấy đề nghi cắt séc được chuyển cho kế toán trưởng và tổng giám đốc ký duyệt và chỉ khi thấy thực sự có nhu cầu chi và số tiền phù hợp với nhu cầu thì kế toán trưởng và tổng giám đốc mới ký vào chứng từ. Các nghiệp vụ này được kế toán đối chiếu hàng tháng với ngân hàng. Thủ tục chi quỹ và luân chuyển chứng từ. Ngươì có nhu cầu chi Kế toán VBT TGĐ Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán VBT Nghiệp vụ thu tiền Lập phiếu chi Duyệt phiếu chi Chi tiền tại quỹ Phân loại và ghi sổ Lưu trữ bảo quản chứng từ Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lý và chứng từ chi được kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh. Công tác bảo quản, quản lý và kiểm kê tiền. Tiền mặt tại tổng công ty được bảo quản tập trung tại quỹ của tổng công ty. Tổng công ty có một ket duy nhất và được đặt tại một phòng riêng và được quản lý bởi thủ quỹ. Việc thu, chi được thực hiện tại tổng công ty. Khi thu hoặc chi tiền, người nộp tiền hoặc người có nhu cầu chi tiền phải xuất trình đầy đủ giấy tờ cần thiết cho thủ quỹ, sau khi kiểm tra song thủ quỹ mới thực hiện việc thu, chi. Định kỳ công tác kiểm kê được thực hiện để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lý tiền mặt, đảm bảo tiền trong quỹ không được sử dụng đúng mục đích. Công tác kiểm kê được tiến hành sau khi phương án kiểm kê được tổng giám đốc phê duyệt và trước khi kiểm kê thì sổ sách được khoá, két được niêm phong. Khi kiểm kê ban kiểm kê thực hiện việc phân loại tiền, tính toán và đối chiếu với sổ sách, nếu có chênh lệch sẽ tìm hiểu nguyên nhân để quy trách nhiệm và xử lý. Kết thúc cuộc kiểm kê ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê. Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định. Là một trong những ngành công nghiệp được hình thành sớm nhất với số lượng lớn các đơn vị thành viên bao gồm các nhà máy xí nghiệp chuyên sản xuất xi măng và các loại vật liệu xây dựng khác, do đó tổng công ty có một khối lượng tài sản cố định lớn lên đến hàng nghìn tỷ đồng. Vì vậy việc tổ chức quản lý và sử dụng tài sản được tổng giám đốc tổng công ty đặt lên hàng đầu và coi đó là nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để tổng công ty hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao. TàI sản cố định của tổng công ty được theo dõi rất chặt chẽ, các tài sản mua về đều được ghi chép đầy đủ và được phản ánh đầy đủ trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, việc tính và trích khấu hao cũng được tổng công ty chú trọng, vào cuối mỗi năm tổng công ty đánh giá lại tài sản cố định và tính lại tỷ lệ trích khấu hao cho phù hợp. Hàng năm tổng công ty đều thiết lập kế hoạch và lập dự toán ngân sách cho tài sản cổ định. Trong quá trình này đơn vị đã vạch ra những vấn đề có liên quan đến việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản và nguồn vốn tài trợ cho kế hoạch đó. Mục tiêu của kiểm soát nộ bộ là nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đầu tư tàI sản cố định. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn giúp phân định chính xác các chi phí cấu thành nguyên giá tài sản cố định, chi phí sữa chữa, chi phí khấu hao tài sản cố định. Các chi phí này đều rất quan trọng cho nên rất dễ xảy ra sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính. 2.1. Kiểm soát nội bộ trong công tác đầu tư, mua sắm tài sản cố định. Khi có kế hoạch đâu tư, mua sắm thì phòng đầu tư xây dựng gửi tờ trình lên tổng giám đốc duyệt sau đó được gửi lên hội đông quản trị sẽ quyết định phê duyệt việc đầu tư, mua sắm này. Hội đồng quản trị sau khi xem xet nhu cầu của tổng công ty, nếu đồng ý, chủ tịch hội đồng quản trị ra quyết định phê duyệt kế hoạch. Sau khi có quyết định của tổng công ty, việc đầu tư, mua sắm được giao cho phòng đầu tư xây dựng. Phòng này sẽ thực hiện công việc mua sắm. Các tàI sản mua về sẽ được phòng kỹ thuật kiểm tra các thông số kỹ thuật sau đó mới bàn giao cho bộ phận sử dụng. Quy trình mua sắm, đầu tư tài sản cố định và luân chuyển chứng tư. 2.2. Kiểm soát nội bộ trong công tác thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.Phòng đầu tư xây dựng Chủ tịch hội đồng quản trị Phòng đầu tư xây dựng Chủ tịch hội đồng quản trị Kế toán TSCĐ Lập tờ trình Quyết định của TGĐ Mua sắm bàn giao Quyết định tăng tài sản Ghi sổ Lưu trữ bảo quản chứng từ Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các đơn vị thành viên lập tờ trình xin thanh lý gửi lên tổng giám đốc tổng công ty, sau khi tổng giám xem xét và ký duyệt sẽ gủi lên chủ tịch hội đồng quản trị. Sau khi được chấp nhận cho thanh lý, tổng công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý tài sản cố định. Hội đồng thanh lý sau khi thực hiện việc thanh lý lập biên bản thanh lý tài sản cố định có tổng giám đốc và kế toán trưởng ký. Sau khi việc thanh lý được hoàn tất thì tổng công ty sẽ có công văn gửi hội đồng quản trị quyết định giảm tài sản cố định. Sau khi nhận được quyết định giảm tài sản cố định của hội đồng quản trị thì toàn bộ chứng từ thanh lý, nhượng bán sẽ được chuyển cho phòng kế toán để ghi giảm tài sản cố định và huỷ thẻ tài sản cố định. Thủ tục thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và luân chuyển chứng từ. Đơn vị thành viên Tổng giám đốc HĐQT Hội đồng thanh lý HĐQT TGĐ Kế toán TSCĐ Tờ trình xin thanh lý Quyết định thanh lý Biên bản thanh lý Quyết định giảm tài sản Ghi sổ huỷ thẻ TS Lưu trữ bảo quản chứng từ 2.3. Kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm kê và trích khấu hao tài sản cố định. Đối với công tác kiểm kê: ngoài việc theo dõi thường xuyên trong quá trình sử dụng tàI sản cố định, hàng năm tổng công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản cố đinh một mặt để so sánh với sổ sách nhưng mặt khác quan trọng hơn là đánh giá thực trạng tài sản nhằm nâng cao hiệu quả tài sản. Trước khi tiến hành kiểm kê thì các bộ phận đều được yêu cầu hoàn thiện sổ sách và tổng giám đốc đưa ra phương án kiểm kê trong đó nêu rõ thành phần của hội đồng kiểm kê, thời gian kiểm kê. Phương an kiểm kê được lập chung cho cả kiểm kê tài sản cố định, vật tư, quỹ, công nợ. Đối với việc trích khấu hao: Tổng công ty sử dụng phương pháp khấu hao thẳng. Hàng năm việc trích khấu hao được tổng công ty giám sát chặt chẽ, đồng thời so sánh mức khấu hao tăng giảm giữa các năm. Phần III. Phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng việt nam. Đánh giá về công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng. Mặc dù là một tổng công ty lớn với số lượng lớn các đơn vị thành viên, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn còn thiếu một số yếu tố căn bản song công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổng công ty cũng đã đạt được một số mục tiêu mà cơ bản là bảo vệ tài sản của đơn vị do: Ban tổng giám đốc tổng công ty đặc biệt là tổng giám đốc đã thực sự có những phẩm chất cần thiết của một nhà quản lý, đó là đạo đức cá nhân, năng lực tổ chức và khả năng chuyên môn. Tổng giám đốc năng động quyết đoán, liem chính và coi công tác kiểm tra, kiểm soát như là một nhân tố ảnh hưởng quan trọng của tổng công ty và luôn khuyến khích các hoạt động này. Tổng công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, có trách nhiệm trong công việc, có phẩm chất đạo đức và liêm chính, có năng lực thực sự. Đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán, họ có trình độ nghiệp vụ và luôn coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổng công ty khá hợp lý, phù hợp với quy mô của tổng công ty, các bộ phận được phân cấp và phân công rõ ràng, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách. Công tác kế hoạch được thực hiện chặt chẽ, cả kế hoạch tổng thể và kế hoạch riêng cho từng lĩnh vực, từng bộ phận, từng khâu thu thập thông tin để đưa ra kế hoạch đến khâu kiểm soát thực hiện kế hoạch, các dự toán được lập theo đúng quy định của nhà nước. Chính sách nhân sự đã thực sự lôi kéo được cán bộ công nhân viên trong tổng công ty tự giác và nhiệt tình trong công việc, phát huy được khả năng của nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho họ làm việc và huy động được họ vào quá trình kiểm soát. Công tác kế toán ở tổng công ty được tổ chức gọn nhẹ, do áp dụng kế toán máy nên đã giải phóng được lao động kế toán khỏi công việc ghi chép nhan chán do vậy công tác kế toán đạt hiệu quả cao, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho tổng giám đốc và những đối tượng cần thông tin khác. Các nghiệp vụ kế toán được tổ chức chặt chẽ nên công tác kiểm soát được thực hiên tốt, đồng thời với các nghiệp vụ. Thực hiện tốt các nguyên tắc phân công, phân nhiệm và các nguyên tắc phê chuẩn uỷ quyền. Kiểm soát vật chất đối với tài sản được quan tâm thích đáng, do đó bảo vệ an toàn tài sản. Công tác kiểm soát đối với một số nghiệp vụ trọng yếu đã có tác dụng tích cực trong việc bảo vệ tài sản của tổng công ty, đặc biệt là tài sản cố định. Mặc dù có những mặt tích cự như trên trong công tác kiểm soát nội bộ song trong công tác kiểm soát nội bộ tại tổng công ty vẫn còn có những hạn chế: Tổng công ty chưa xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ, đây là một thiếu sót rất lớn bởi điều kiện để nhận biết sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ là có sự tồn tại của các quy chế kiểm soát nội bộ. Tổng công ty mặc dù đã xây dựng một ban kiểm soát, đề ra nhiệm vụ chức năng song mới chỉ là một hình thức trong thực tế thì chưa đi vào hoạt động. Vì vậy, các biện pháp, thủ tục kiểm soát độc lập chưa đem lại hiệu quả thiết thực cho tổng công ty. Tổng công ty chưa xây dựng một phòng kiểm toán nội bộ độc lập. Có thể nói đây là một thiếu sót rất lớn bởi kiểm toán nội bộ sẽ giúp các nhà quản lý kiểm tra và đánh giá những hoạt động của tổng công ty và của các đơn vị thành viên. Ngoài ra kiểm toán nội bộ còn giúp tổng công ty tiết kiệm một khoan chi phí thuê kiểm toán độc lập hàng năm. Đối với tàI sản cố định: việc kiểm soát còn nặng về mục đích bảo vệ tàI sản mà ít quan tâm tới phân tich hiệu quả sử dụng tàI sản, ít quan tâm tới biện pháp quản lý và biên pháp sử lý. Đối với vốn bằng tiền tổng công ty không quy định giới hạn tồn quỹ tiền mặt, điều này có thể dẫn đến rủi ro là lượng tiền tồn quỹ quá nhiều và có thể sử dụng cho mục đích khác ngoàI tổng công ty Tóm lại, mặc dù công tác kiểm soát nội bộ của tổng công ty khá tốt do một số nhân tố tích cực như ý thức của nhân viên, thái độ của tổng giám đốc đối với công tác kiểm tra, kiểm soát, do cơ cấu tổ chức khá hợp lý, công tác kế hoạch tốt… nhưng hoạt động kiểm soát nội bộ của tổng công ty còn nhiều thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả thực sự. Phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng. Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Nguyên tắc hoạt động liên tục: hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phảI hoạt động liên tục thể hiện ở sự vận hành liên tục của các quy chế kiểm soát trên hoạt động của đơn vị. Nguyên tắc huy động: hệ thống kiểm soát nội bộ phảI huy động được toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát, mỗi người, mỗi bộ phận tự kiểm soát là tốt nhất. Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm soat nội. Thông thường để đánh giá hiệu quả hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả, so sánh chi phí và hiệu quả. Đối với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời, vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộ và duy trì hoạt động này thường bị hạn chế. Do đo tổng giám đốc tổng công ty cần đánh giá cả hiệu quả trước mắt và lâu dài của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ. Quy chế kiểm soát nội bộ và sự vận hành liên tục của những quy chế này trên hoạt động của đơn vị là cơ sở để nhận biết sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mức độ tuân thủ các quy chế này cho ta biết hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy chế kiểm soát nội bộ bao gồm: Những quy định chung: nêu lên vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và trách nhiệm của các cấp, các bộ phận, các cá nhân đối với hoạt động của kiểm soát nội bộ. Quy chế quản lý tài chính: Căn cứ vào quy chế quản lý tài chính của nhà nước ban hành và những đặc thù riêng của đơn vị để xây dựng quy chế quản lý tài chính cho đơn vị mình, bao gồm quy chế quản lý trên các lĩnh vực: Quy chế quản lý tiền mặt, quy chế quản lý vật tư, quy chế quản lý tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định, quản lý và sử dụng vốn, tài sản, quản lý công nợ, quy định trong xác đinh doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh… Xây dựn bộ phận kiểm toán nội bộ. Các nguyên tắc xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ. Nguyên tắc tuân thủ pháp luật. Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trong nền kinh tế quốc dân đều phải tuân theo pháp luật và chịu sự cho phối của pháp luật. Chính vì thế mà trong việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại tổng công ty nhất quyết phải tuân theo pháp luật không chỉ với lý do trên mà còn do tổng công ty là một doanh nghiệp nhà nước nên càng phải thực hiện nguyên tắc này một cách hoàn thiện hơn. Để thực hiện nguyên tắc này, kiểm toán nội bộ tại tổng công ty phải đáp ứng các yêu cầu sau: Hoạt động của kiểm toán nội bộ phải tuân thủ tuyệt đối hiến pháp, pháp luật của nhà nước với tính chấ là một đơn vị cơ sở chịu sự kiểm tra thường xuyên liên tục của các cơ quan chức năng của nhà nước. Trong trường hợp hoạt động của kiểm toán nội bộ phát hiện ra các sai phạm trọng yếu có liên quan tới lợi ích quốc gia thì phải báo cáo ngay cho cơ quan luật pháp có thẩm quyền để ngăn ngừa và xử lý những sai phạm. Là một đơn vị trực thuộc bộ xây dựng, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của bộ và thực thi các chính sách của nhà nước, là công cụ điều tiết kinh tế của nhà nước nên mọi hoạt động của tổng công ty phải tuân thủ theo hiến pháp và pháp luật hiện hành, cũng như việc chấp hành các chính sách của nhà nước về kế hoạch được giao và các hoạt động chung khác. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận trong tổng công ty cho nên mọi hoạt động của bộ phận này cũng phải tuân thủ các nguyên tắc chung đó, hơn nữa, kiểm toán nội bộ còn có vai trò quan trọng hơn đó là giúp ban giám đốc trong việc quản trị doanh nghiệp đồng thời là cánh tay giám sát mọi hoạt động của tổng công ty với bộ chủ quản. Nên chăng giữa bộ phận kiểm toán nội bộ và bộ xây dựng có mối liên hệ để phát huy hơn nữa quyền lực của kiểm toán nội bộ và để kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả hơn? Nguyên tắc hoạt động độc lập. Đây là nguyên tắc cơ bản và phải có đối với bất kỳ một hệ thống kiểm toán nội bộ nào để đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả và phát huy hết tác dụng của hệ thống kiểm toán nội bộ. Theo đó, các kiểm toán viên nội bộ phải độc lập với các hoạt động hay bộ phận mà họ kiểm toán và phải thực hiện công việc của mình một cách khách quan. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có một mo hình tổ chức phù hợp để cho phép họ tiến hành kiểm toán mọi hoạt động một cách có hiệu quả và báo cáo kết quả kiểm toán một cách khách quan. Người phụ trách kiểm toán nội bộ phải được sự hỗ trợ cụ thể với chức năng của kiểm toán nội bộ. Tính độc lập còn là cơ sở pháp lý để sau này kiểm toán nhà nước hoặc kiểm toán độc lập quyết định sử dụng kết quả của kiểm toán nội bộ. Vai trò của người phụ trách kiểm toán viên nội bộ có một ý nghĩa rất to lớn, vì vậy họ phải có một địa vị và quyền hạn tương xứng để chứng tỏ sự hỗ trợ và cam kết của cấp lãnh đạo cao nhất đảm bảo cho hoạt động của kiểm toán nội bộ độc lập. Có hai khía cạnh chính đối với tính độc lập của kiểm toán nội bộ ở trong tổng công ty là: Kiểm toan vội bộ không có một quyền lực hoặc bất cứ nột trách nhiệm nào đối với hoạt động mà nó kiểm toán. Kiểm toán nội bộ không được giao bất cư nhiệm vụ nào trái ngược với các trách nhiệm của mình mà có thể ảnh hưởng đến tính khách quan hoặc tạo ra một sự định kiến không tốt đối với các hoạt động được kiểm toán. Kiểm toán nội bộ không bị ảnh hưởng bới các áp lực về mặt tổ chức mà có thể: Làm hạn chế sự lựa chọn các lĩnh vực quan trọng cho việc kiểm toán hoặc giới hạn phạm vi của các cuộc kiểm toán đó. Cản trở việc sử dụng các hồ sơ, các thông tin quan trọng và tiếp xúc với các nhân viên trong đơn vị. Làm hạn chế khả năng lập báo cáo hoặc báo cáo trực tiếp với cấp lãnh đạo cao hơn và người phụ trách kiểm toán nội bộ. Không khuyến khích việc liên lạc và cản trở việc tiếp xúc với người phụ trách kiểm toán nội bộ và cấp lãnh đạo cao hơn. Các hoạt động của kiểm toán nội bộ thường phải được thực hiện hoặc được chỉ đạo bởi một bộ phận duy nhất trong đơn vị với lý do điều này sẽ đem lại một khả năng lớn hơn cho sự độc lập. Điều đó giúp cho các kiểm toán viên duy trì được các kỹ năng chuyên môn cần thiết, việc tập hợp các phát hiện kiểm toán để đánh giá ảnh hưởng của chúng đối với đơn vị cơ sở trên quy mô rộng và việc phối hợp trên nhằm tránh sự trùng lặp và sao chép các hoạt động kiểm tra. Đó là một số khía cạnh đề cập trên tính độc lậpcủa kiểm toán nội bộ và ảnh hưởng của nó tới hệ thống kiểm toán nội bộ trong việc xây dựng hệ thống kiểm toan nội bộ tại tổng công ty, muốn kiểm toán nội bộ hoạt động thực sự có hiệu quả thì nguyên tắc này nhất định phải được tuân thủ. Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị. Kiểm toán nội bộ được coi như một dich vụ, được thực hiện cho hoạt động quản lý của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải phân công công việc một cách tập thể hoặc riêng cho từng nhân viên có kiến thức kĩ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện các trách nhiệm được giao một cách có hiệu quả. Chất lượng thực hiện của hoạt đông kiểm toán nội bộ có liên quan trực tiếp đến chất lượng của phương hướng, trình độ và trách nhiệm của những người được phân công thực hiện kiểm toán. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có được các kỹ năng kiểm toán và kiến thức chuyên môn cho việc hoàn thành các nhiệm vụ kiểm toán được giao. Một vấn đề quan trọng mà kiểm toán nội bộ đang phải đối mặt là khả năng nâng cao kỹ năng nguồn lực của mình để theo kịp sự thay đổi và đem lại một sự đóng góp tích cực và nhiều hơn cho đơn vị. Do cần phảI sử dụng hàng loạt các kỹ năng của chức năng kiểm toán nội bộ hiện đại và do thiếu các tiêu chuẩn cụ thể và các kỹ thuật kiểm toán nên rất khó đưa ra một kết luận về sự thành thạo chuyên môn của các nhân viên nếu chỉ thông qua việc xem xét các dữ liệu về nhân viên. Chính vì lẽ đó, kinh nghiệm làm việc là một nhân tố quan trọng trong việc lựa chọn đội ngũ nhân việ kiểm toán trong việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ. Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức của việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ còn thể hiện ở việc tuyển chọn số lượng nhân viên kiểm toán nội bộ. Đây là vấn đề quan trọng trong việc xây dựng kiểm toán nội bộ, đề cập đến vấn đề này không chỉ liên quan đến đặc điểm tổ chức của tổng công ty mà còn liên quan tới tính chất hoạt động của tổng công ty. Một số lượng nhân viên kiểm toán nội bộ như thế nào được coi là thích hợp và mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kiểm toán nội bộ? Số lượng phải đủ để thực hiện khối lượng công việc kiểm toán, trình độ của các nhân việ được lựa chọn như thế nào, điều này phụ thuộc nhiều vào trình độ quản lý và tổ chức của ban giám đốc. Bất kỳ một yếu tố nào trong các yếu tố trên bị xem nhẹ hoặc không được thực hiện một cách đúng mức đều được xem là có ảnh hưởng lớn tới hoạt động của hệ thống kiểm toán nội bộ. Về vấn đề này trong thực tế xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại tổng công ty thì điều quan trọng là việc tính toán số lượng kiểm toán viên là bao nhiêu cho hợp lý, đồng thời với tính chất hoạt động kinh doanh của tổng công ty cũng như tính chất phân tán về địa lý của các đơn vị thành viên đòi hỏi hệ thống kiểm toan nội bộ phải được phân quyền đúng mức gắn với trách nhiệm về công việc thực hiện và công việc được giao. Nguyên tắc hiệu quả trong tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ. Bất cứ một hệ thống nào được xây dựng đều nhằm hướng tới một mục đích cụ thể. Trong kiểm toán, mục đích đặt ra là tính hiệu quả trong công tác tham vấn giúp các nhà lãnh đạo quản trị doanh nghiệp, mất đi nguyên tắc này thì hệ thống được xây dựng không những không đạt được mục đích đề ra mà còn gây ra sự lãng phí trong kinh phí hoạt động cũng như nhân sự tổ chức. Bàn về vấn đề này trong việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng thì nó còn liên quan tới nhiều vấn đề khác nhau như: nhân sự tổ chức kiểm toán nội bộ, trình độ của các nhân viên kiểm toán nội bộ… tất cả đều có một mối liên hệ mật thiết và quyết định lẫn nhau, không một yếu tố nào được coi nhẹ và không một yếu tố nào được bỏ qua. Với một nguồn lực xác định và yêu cầu đặt ra là kiểm toan nội bộ phải đem lại một chất lượng hoạt động cao nhất. Vân đề này đặt ra cho kiểm toán nội bộ khi lập kế hoạch phải chọn được điểm xung yếu nhất, những chỗ dễ có sai phạm nhất, lựa chọn phương pháp kiểm toán phù hợp với đối tượng kiểm toán đồng thời với chi phí hoạt động nhỏ nhất. Nhìn chung, hệ thống kiểm toán nội bộ hoạt động được coi là có hiệu quả nhất khi với một đội ngũ kiểm toán viên hợp lý, công việc kiểm toán được thực hiện đầy đủ và mang lại cái nhìn khách quan đúng đắn về thực trạng hoạt động kinh doanh của các đơn vị kinh tế cơ sở và với chi phí kiểm toán thấp nhất. Đây là mục tiêu mà bộ phận kiểm toán nội bộ phải hướng tới trong quá trình hoạt động cũng như khi xây dựng. Đó là một số nguyên tắc cần hướng tới trong quá trình xây dưng hệ thống kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng, bất kỳ một nguyên tắc nào bị xem nhẹ hoặc không đạt được trong quá trình xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ đều được xem là sự thất bại của việc xây dựng này. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. Xây dựng mô hình tổ chức. Từ thực tế tìm hiểu đặc điểm tổ chức kiểm toán nội bộ tại một số tổng công ty ở Việt Nam hiện nay, căn cứ vào các quyết định, thông tư của nhà nước và các hướng dẫn thành lập bộ máy kiểm toán nội bộ, từ đặc điểm tổ chức hoạt động của tổng công ty xi măng thì bộ máy kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng có thể xây dựng theo quan điểm bộ máy kiểm toán trực thuộc sự chỉ đạo của ban giám đốc. Theo quan điểm này thì tại tổng công ty là phòng kiểm toán nội bộ. Phòng được tổ chức độc lập với các phòng, ban chức năng khác nhau của tổng công ty và chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp của tổng giám đốc. Mô hình bộ máy kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng. Hội đồng quản trị Cơ quan tổng giám đốc Các phòng (ban) khác Các phòng (ban) đơn vị kinh tế cơ sở Bộ phận kiểm toán Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức thành phòng kiểm toán nội bộ đứng đầu là trưởng phòng kiểm toán nội bộ do tổng giám đốc bổ nhiệm, trưởng phòng cũng như các kiểm toán viên khác chỉ nhận nhiệm vụ kiểm toán nội bộ, không kiêm nhiệm các công việc quản lý khác trong tổng công ty. Mô hình tổ chức phòng kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Về số lượng kiểm toán viên nội bộ: hiện nay tổng công ty có 15 đơn vị thành viên hạch toán độc lập, căn cứ vào số lượng công việc ước tính tại tổng công ty và các đơn vị thành viên thì bộ phận kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng cần thiết biên chế 5 thành viên trong đó có một trưởng phòng chịu trách nhiệm chung và bốn nhân viên kiểm toán. Ngoài ra, để thực hiện tốt công tác kiểm toán thì bộ phận kiểm toán nội bộ có thể có các cộng tác viên là các chuyên gia, chuyên viên ở một số lĩnh vực khác. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng. Theo mô hình kiểm toán nội bộ đã xây dựng ở trên thì bộ máy kiểm toán nội bộ của tổng công ty xi măng được tổ chức thành phòng kiểm toán nội bộ trực thuộc tổng giám đốc. Theo đó bộ máy kiểm toán viên gồm: trưởng phòng kiểm toán, các kiểm toán viên và các chuyên gia, chuyên viên ở một số lĩnh cụ thể. Về cụ thể, tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ tổng công ty xi măng được mô tả như sau: a). Trưởng phòng kiểm toán nội bộ. Đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ là trưởng phòng kiểm toán do tổng giám đốc tổng công ty bổ nhiệm sau khi có ý kiên bằng văn bản của tổng cục quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp. Trưởng phòng kiểm toán là người ký và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ. Trưởng phòng kiểm toán có nhiệm vụ và quyền hạn: Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán nội bộ hàng năm. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ tổng công ty, đơn vị thành viên theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán nội bộ đã được tổng giám đốc phê duyệt. Quản lý, bố trí, phân công việc cho các kiểm toán viên, cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ và thực hiện các biện pháp đào tạo, huấn luyện kiểm toán viên, cán bộ làm công tác kiểm toán, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên. Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổng công ty và các đơn vị thành viên. Khi phát hiện thấy hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định tráI với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo với các cấp có thẩm quyền để giải quyết kịp thời… b). Kiểm toán viên nội bộ. * Về tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ: Theo mô hình tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ biên chế 5 thành viên trong đó gồm một trưởng phòng kiểm toán và 4 thành viên. Việc tuyển chọn kiểm toán viên có thể thực hiện việc tuyển chọn từ nội bộ tổng công ty hoặc từ bên ngoài và phải đảm bảo những người được chọn phải là những người có trình độ và năng lực đảm đương công việc này. Việc tuyển chọn có thể được tiến hành thông qua hình thức xét năng lực công tác, chuyên môn công tác và sự phù hợp của chuyên môn với bộ phận kiểm toán nội bộ đối với việc tuyển chọn từ nội bộ hoặc phổ thông thi tuyển dưới sự giúp đỡ của kiểm toán viên nhà nước và các chuyên gia của bộ tài chính đối với việc tuyển chọn từ bên ngoài. * Về tiêu chuẩn đối với các kiểm toán viên: Lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có quan hệ mật thiết và tối quan trọng đối với hoạt động của hệ thống kiểm toán nội bộ sau này. Một hệ thống kiểm toán nội bộ tốt phải xuất phát đầu tiên là một hệ thống kiểm toán viên nội bộ có đủ trình độ và năng lực kiểm toán, phảI có đủ các tiêu chuẩn đặt ra về đạo đức nghề nghiệp cũng như về trình độ chuyên môn. Theo đó, những người được chọn cần phải có đủ các tiêu chuẩn sau: Có phẩm chất chung thực, khách quan, chưa có tiền án và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tàI chính kế toán. Đã tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán hoặc quản trị kinh doanh. Đối với việc tuyển chọn kiểm toán viện nội bộ từ bên trong đơn vị thì phải đảm bảo tiêu chí đã công tác trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất 3 năm làm việc tại tổng công ty hoặc tại các đơn vị thành viên trực thuộc tổng công ty. Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của bộ tài chính. Với những tiêu thức trên trong việc tuyển chọn đội ngũ kiểm toán viên nội bộ sẽ đảm bảo được một đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có đủ trình độ về chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp để đảm đương các nhiệm vụ kiểm toán được giao. Đồng thời, tiêu thức đặt ra cũng là hợp lý với tình hình tổng công ty xi măng hiện nay, vì việc tuyển chọn bảo gồm cả tuyển chọn trong tổng công ty và cả bên ngoài tổng công ty. Bên trong tổng công ty hoàn toàn có các ứng viên đủ các tiêu chuẩn đề ra, điều quan trọng ở đây là cần thiết trưởng phòng kiểm toán nội bộ phảI là cán bộ có đạo đức, kinh nghiệm, năng lực và trình độ chuyên môn và hiện đang công tác tại tổng công ty. Về trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải thực sự đem lại lợi ích thiết thực, hoạt động của kiểm toán nội bộ phải hiệu quả và hiệu năng. Muốn vậy, trong bộ máy kiểm toán nội bộ cần thiết phảI găn trách nhiệm của các kiểm toán viên nội bộ, có như vậy mới đảm bảo được tính pháp lý cá nhân của các nghiệp vụ cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động chung của công việc kiểm toán. Theo đó, kiểm toán viên nội bộ phải có các trách nhiệm sau: Kiểm toán viên nội bộ phải thực hiện theo kế hoạch kiểm toán đã được tổng giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về chất lượng, về tính trung thực, về tính hợp lý của báo cáo kiểm toán và những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán. Trong quá trình thực hiện công việc kiểm toán, kiểm toán viên phảI tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp, các chính sách, chế độ hiện hành của nhà nước. Kiểm toán viên nội bộ phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu được kiểm toán trừ khi có yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Về quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ. Do kiểm toán nội bộ là công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao và nhiều nhân tố liên quan cho nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của mình, kiểm toán viên nội bộ cần phải có những quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ đề ra. Bên cạnh chính sách đãi ngộ hợp lý về vật chất và tình thần, kiểm toán viên nội bộ cần có các quyền hạn sau để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán cuả mình một cách thuận lợi: Độc lập về chuyên môn nghiệp vu. Khôn bị chi phối, không bị can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến của mình trong báo cáo kiểm toán. Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và các bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán. Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao. Nêu ý kiến đề xuất, các giảI pháp, kiến nghị, các ý kiên tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận, các việc làm sai trái trong đơn vị. Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán viên nội bộ. Được quyền đề nghị các cơ quan cấp trên, các cơ quan chức năng của nhà nước xem xet lại quyêt định của tổng giám đốc về việc bãi nhiệm kiểm toán viên nội bộ. Với các quyền hạn trên kiểm toán viên nội bộ hoàn toàn có đủ mọi cơ sở pháp lý và các điều kiện để thực hiện công việc kiểm toán của mình một cách tốt nhất, đồng thời gắn với quyền lợi về kinh tế và vị trí của mình. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. MôI trường kiểm soát. Đặc điểm và phong cách quản lý. Cách quản lý là trung tâm của môi trường kiểm soát, nó ảnh hưởng đến đặc điểm của toàn đơn vị. Như đã trình bày tổng giám đốc của tổng công ty là người có đạo đức có trình độ và năng lực khinh doanh, ông luôn tìm ra những phương thức quản lý thích hợp nhất, luôn gần gũi quan tâm động viên cán bộ công nhân viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao do đó tạo được không khí thi đua làm việc tại tổng công ty cũng như tại các đơn vị thành viên. Cơ cấu tổ chức. Là một đơn vị hoạt động rộng khắp ba miền, lại kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, tổng giám đốc lại thương xuyên đi công tác do vậy các phó tổng giám đốc cần phải thường xuyên thay thế. Vì vậy, để công tác quản lý hoàn thiện hơn thì các phòng ban nên giao bớt cho các phó tổng giám đốc chuyên môn phụ trách. Đối với một số yếu tố khác như lập kế hoạch hay chính sách nhân sự cần tiếp tục phát huy. Đối với chính sách nhân sự cần chú ý thực hiện những chính sách đưa ra chứ không chỉ đơn thuần là đưa ra các chính sách. Đối với tổ chức công tác kế toán. Phòng kế toán cần chủ động có các kế hoạch thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra, nên in sổ hàng tháng, hàng quý để nắm bắt được số liệu từng tháng, quý để đối chiếu phát hiện kịp thời chênh lệch. Trưởng phòng kế toán cũng cần thường xuyên thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ của nhà nước, kiểm tra việc thực hiện của các nhân viên. Thực hiện những điều kiện trên cùng với việc tổ chức công tác kế toán khá hợp lý hiện nay có thể tăng cường công tác tự kiểm tra, kiểm soát cua hệ thống kế toán. Kết luận. Có thể nói hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ rất quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính. Trong nên kinh tế thị trường cạnh tranh hết sức gay gắt như hiện nay thì bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn đứng vững và phát triển thì phải luôn đảm bảo có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh. Do vậy, việc xây dựng, đổi mới và hoàn thiện công cụ này là nhu cầu thiết yếu của quản lý, là tiền đề quan trọng trong công tác điều hành và sản xuất kinh doanh của đơn vị. Qua quá trình nghiên cứu thực tế tại tổng công ty xi măng về hệ thống kiểm soát nội bộ ta thấy được những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế trong hệ thống này. Hy vọng trong thời gian tới tổng công ty sẽ hoàn thiện hơn nữ hệ thống kiểm soát của đơn vị mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các phòng ban trong tổng công ty xi măng, sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo – thạc sĩ: Nguyễn Thị Hồng Thuý đã giúp em hoàn thành để tài này. Tài liệu tham khảo Giáo trình lý thuyết kiểm toán – trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Giáo trình kiểm toán tài chính – trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Kiểm toán – AVLINA.ASRENS – nhà xuất bản thống kê. Tạp chí kiểm toán các số năm 2002. Thông tư sô 52/1998 – TT – BTC ngày14/04/1998. Công văn số 287 – TC – TCDN ngày 3/8/1998. Thông tư số 171 – TT – BTC ngày 22/12/1998. Kiểm toán nội bộ – PGS-PTS Đặng Văn Thanh – PTS Lê Thị Hoà - nhà xuất bản tài chính. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam.