Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và kết quả tiêu thụ tại Công ty xuất nhập khẩu dệt may- VINATEX)

Lời mở đầu Trong điều kiện hiện nay thì cạnh tranh là hiện tượng tất yếu điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn nhậy bén trong hoạt động kinh doanh được thể hiện rõ nhất trong công tác tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. Tại doanh nghiệp thương mại thì việc tổ chức tốt khâu tiêu thụ hàng hóa, có chiến lược tiêu thụ thích hợp sẽ cho phép doanh nghiệp chủ động, thích ứng với môi trường kinh doanh quyết định kịp thời khi có cơ hội, huy động có hiệu quả các nguồn lực hiện có và lâu dài để có thể phát triển và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Trong quá trình tìm hiểu và thực tập tại công ty XNK dệt may- VINATEX em thấy được tầm quan trọng của công tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết qủa tiêu thụ của doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp thương mại. Chính vì vậy hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hết sức cần thiết. Việc tổ chức tốt khâu tiêu thụ và kế toán tiêu thụ là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, quyết định tới hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp. Như vậy ta có thể thấy rằng, công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ có được tổ chức hợp lý hay không là một trong những điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Với những nhận thức về tầm quan trọng của tổ chức hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, sau khi được trang bị những kiến thức lý luận ở nhà trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty XNK dệt may-VINATEX, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và kết quả tiêu thụ tại Công ty XNK dệt may- VINATEX) ” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Mục tiêu của việc nghiên cứu đề tài là làm rõ những nguyên tắc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hành hoá giúp Công ty thấy được những mặt đã làm được và chưa làm được trong việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ, qua đó đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiêu thụ. Khóa luận gồm 3 phần: Chương I: Các vấn đề chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại Chương II: Thực trạng hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX Chương III: Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo PGS.TS. Nghiêm Văn Lợi và các cô chú phòng kế toán của công ty XNK dệt may VINATEX. Do trình độ cũng như kinh nghiệm thực tế của em còn nhiều hạn chế em rất mong được sự góp ý của thầy giáo và các cô chú phòng kế toán của công ty để em hoàn thiện tốt hơn khóa luận này. Sinh viên thực hiện Lê Thị Hiền Chương I các vấn đề CHUNG Về Kế TOáN TIÊU THụ HàNG HOá TRONG DOANH NGHIệP THƯƠNG MạI 1.1. các vấn đề chung về tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá 1.1.1. Đặc điểm hoạt động và chức năng của doanh nghiệp thương mại hoạt động của doanh nghiệp thương mại thực chất là hoạt động buôn bán hàng hoá và làm dịch vụ thương mại. Thông qua quá trình mua bán doanh nghiệp thương mại vừa cung cấp dịch vụ cho nhà sản xuất (bán sản phẩm do nhà sản xuất tạo ra, vừa làm dịch vụ cho người tiêu dùng, đồng thời đạt được mụch đích của mình là tạo ra lợi nhuận. Vì vậy khi sản xuất sản phẩm các nhà sản xuất đều mong muốn bán trực tiếp đến tay người tiêu dùng để được lợi nhuận cao nhất. Nhưng thực tế cho thấy do những điều kiện chủ quan mang lại mà không phải nhà sản xuất nào cung có thể làm được điều này. Do vậy các nhà sản xuất phải nhờ tới “nhà môi giới” đó là các doanh nghiệp thương mại. Khi đó họ phải chấp nhận chia cho các doanh nghiệp thương mại một phần lợi nhuận nhưng bù lại sản phẩm của họ được tiêu thụ nhiều hơn và nhanh chóng hơn. Còn đối với doanh nghiệp thương mại, để đạt được cao thì họ phải tìm hiểu thị hiếu của người tiêu dùng đồng thời nghiên cứu thị trường mua, bán, sản xuất. Trên cơ sở đó họ tìm ra mặt hàng thích hợp để thực hiện chức năng là “nhà môi giới” nối liền giữa sản xuất và tiêu thụ. Trong kinh doanh thương mại, sự nhậy bén rõ nhất nằm ở khâu tiêu thụ. Tiêu thụ hàng hóa đóng vai trò là mạch máu của nền kinh tế. Chính vì vậy mà trong nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay các doanh nghiệp thương mại thường được coi là tác nhân kích thích cung cầu giúp nền kinh tế giao lưu hội nhập với nền kinh tế thế giới, góp phần thúc đẩy sản xuất, nâng cao mức sống cho người lao động và cho xã hội. Phát triển cân đối giữa các ngành nghề, các khu vực trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Hơn nữa, kết quả tiêu thụ là tiêu chí khẳng định năng lực kinh doanh của doanh nghiệp. Sau tiêu thụ doanh nghiệp không những thu hồi được vốn bỏ ra mà còn thực hiện được một phần giá trị thặng dư. Phần thăng dư này chính là phần lãi đóng góp vào sự tăng trưởng của nền kinh tế. 1.1.2. Vai trò hạch toán tiêu thụ hàng hoá trong các đơn vị kinh doanh thương mại Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh. Thông qua tiêu thụ thì giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ (T - H - T’), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, vòng luân chuyển vốn được hoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Tình hình tiêu thụ hàng hoá và thu lợi nhuận phản ánh năng lực kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Tiêu thụ nói chung bao gồm: - Tiêu thụ ra ngoài đơn vị: Là việc bán hàng cho các đơn vị khác hoặc cá nhân ngoài doanh nghiệp. - Tiêu thụ nội bộ: Là việc bán hàng cho các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty …. Vai trò của quá trình tiêu thụ hàng hoá trong các đơn vị kinh doanh thương mại Quá trình tiêu thụ là quá trình các doanh nghiệp xuất hàng giao cho khách hàng và đã thu được tiền về (trả nhanh) hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán (trả chậm). Thông quá trình tiêu thụ vốn của doanh nghiệp mới trở về trạng thái ban đầu. Quá trình thực hiện được hoàn tất và có hiệu quả sẽ hình thành kết quả tiêu thụ, với số doanh thu này doanh nghiệp có thể trang trải các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh và thực hiện nghĩa đối với nhà nước từ đó tạo điều kiện cho việc tiếp tục kinh doanh của kỳ sau. Thông qua quá trình tiêu thụ, nhu cầu của người tiêu dùng về một giá trị sử dụng nào đó được thoả mãn và giá trị hàng hoá được thực hiện. Hàng hoá trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại là các vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mụch đích kiếm lời. Hàng hoá được biểu hiện dưới hai mặt là là hiện vật và giá trị. - Về mặt hiện vật: hàng hoá được cụ thể hoá bằng số lượng và chất lượng. Trong đó số lượng hàng hoá được xác định bằng các đơn vị đo lường như sản phẩm cấp 1, 2, 3… - Về mặt giá trị: đó là giá vốn của hàng hoá mua vào mà các doanh nghiệp thương mại dùng để thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình. Theo quan điểm của hiệp hội kế toán quốc tế thì tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được thực hiện cho khách hàng đồng thời thu được tiền hàng. Hoạt động tiêu thụ là cơ sở để xác định kết quả tiêu thụ (lợi nhuận tiêu thụ của doanh nghiệp). Đặc biệt đối với doanh nghiệp thương mại thì việc tiêu thụ hàng hóa tốt sẽ đảm bảo việc thu hồi vốn nhanh, tăng tốc độ thu hồi vốn, tiết kiệm vốn lưu động và có thể bổ xung nguồn vốn để mở rộng quy mô, đa dạng hóa các hoạt động kinh doanh. Hoạt động tiêu thụ sẽ góp phần hài hòa giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa hàng hóa lưu thông và tiền lưu thông, giữa nhu cầu và khả năng thanh toán… Ngược lại, nếu quá trình tiêu thụ gặp khó khăn, hàng hóa ứ đọng không tiêu thụ được thì doanh nghiệp sẽ không có nguồn thu nhập để bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra. Từ đó tất yếu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị ngừng trệ và đi đến chỗ phá sản. Ngoài ra thông qua tiêu thụ nhà sản xuất biết mức tiêu thụ của hàng hóa để lập định mức kinh doanh cho doanh nghiệp. 1.1.3. Yêu cầu và nhiệm vụ của việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Nhằm nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ tiêu thụ nói riêng và kết quả kinh doanh nói chung, các doanh nghiệp phải thực hiện tốt các nghiệp vụ tiêu thụ đảm bảo những yêu cầu đặt ra là: - Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, tránh bỏ sót, ghi chép trùng lặp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán để phát huy được ưu điểm của chúng và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình đáp ứng nhu cầu quản lý đơn giản và tiết kiệm. - Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịp thời ghi nhận doanh thu và lập báo cáo bán hàng. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế. - Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp, phân bổ chi phí còn lại cuối kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Để tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho nhà quản lý có những quyết định hữu hiệu và đánh giá được chất lượng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện những yêu cầu trên, hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá có những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời và chi tiết sự biến động hàng bán ở các trạng thái: hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gửi bán… - Phản ánh chính xác, kịp thời khối lượng hàng tiêu thụ, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán (giá vốn, doanh thu thuần…). - Phân bổ chi phí mua hàng hợp lý cho số lượng hàng đã bán và tồn cuối kỳ. - Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp. - Xác định kết quả bán hàng, thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo bán hàng, cung cấp kịp thời tình hình tiêu thụ để phục vụ cho doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh doanh. - Theo dõi và phán ánh kịp thời công nợ với khách hàng. - Báo cáo kịp thời, thường xuyên tình hình tiêu thụ, tình hình thanh toán đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý và giám sát chặt chẽ hàng bán. - Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Kế toán tiêu thụ thực hiện tốt những nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho người sử dụng thông tin kế toán nắm được toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản lý chỉ đạo kinh doanh kịp thời, phù hợp với tình hình biến động thực tế của thị trường và việc lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp. 1.1.4. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá Các doanh nghiệp có thể tiêu thụ hàng hoá theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn, bán lẻ, gửi bán.... Trong đó, mỗi phương thức bán hàng lại có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng chờ chấp nhận ...). 1.1.4.1. Bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá thường là bán cho mạng lưới bán lẻ, cho sản xuất, tiêu dùng, xuất khẩu. Đặc điểm của bán buôn hàng hoá là: - Đối tượng bán hàng hoá là doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sản xuất và các tổ chức kinh tế khác. - Hàng hoá có thể là vật phẩm tiêu dùng hoặc tư liệu sản xuất. - Khối lượng hàng bán ra mỗi lần thường là lớn. - Thanh toán tiền hàng chủ yếu không dùng tiền mặt mà thông qua ngân hàng và các hình thức thanh toán khác. Các hình thức bán buôn hàng hoá: - Bán buôn qua kho: Là hình thức bán hàng mà hàng hoá được đưa về kho doanh nghiệp rồi mới chuyển đi bán. + Bán buôn qua kho theo hình thức bên mua lấy hàng trực tiếp tại kho Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa bên bán và bên mua thì bên mua phải cử cán bộ nghiệp vụ (người được uỷ quyền) đến nhận hàng tại kho của bên bán. Bên bán giao chứng từ cho bên mua gồm hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi người nhận hàng đã nhận đủ số hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng thì số hàng đó không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được coi là hàng tiêu thụ. + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký giữa đơn vị bán buôn và đơn vị mua hàng thì bên bán phải chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm đã ghi trong hợp đồng bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Bên bán gửi hoá đơn GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trong đó ghi rõ số lượng và giá trị thanh toán của hàng dã chuyển đi. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào nhận được tiền hàng hoặc bên mua xác nhận là đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì mới được coi là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hoặc do bên mua phải trả tuỳ theo quy định trong hợp đồng ký giữa hai bên. Bán buôn không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng): Đây là trường hợp tiêu thụ hàng hoá bán cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp mà giao thẳng từ bến cảng nhà ga hoặc từ nơi mua hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng là phương pháp bán hàng tiết kiệm được chi phí lưu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Tuy nhiên phương thức này chỉ được thực hiện trong điều kiện cung ứng hàng hoá có kế hoạch, hàng hoá không cần có sự phân loại, chọn lọc hay bao gói của đơn vị bán. Bán buôn không qua kho có hai hình thức: + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này bên bán buôn căn cứ vào hợp đồng mua hàng để nhận hàng của nhà cung cấp bán thẳng cho khách hàng theo hợp đồng bán hàng không qua kho của doanh nghiệp. Nghiệp vụ mua và bán xẩy ra đồng thời. Bên bán buôn vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về hàng mua vừa tiến hành thanh toán với bên mua về hàng bán. Nếu hàng hoá giao thẳng do doanh nghiệp chuyển đến bên mua theo hợp đồng thì số hàng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chỉ được coi là tiêu thụ khi bên mua trả tiền hoặc thông báo đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Còn nếu bên mua cử người đến nhận hàng trực tiếp thì khi giao xong, hàng hoá được coi là tiêu thụ theo hình thức này bên bán giao cho bên mua hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Doanh nghiệp bán buôn là đơn vị trung gian trong quan hệ giữa bên cung cấp và bên mua. Công ty uỷ nhiệm cho bên mua nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp về số hàng trong hợp đồng mà công ty đã ký kết với bên cung cấp. Trong nghiệp vụ này, công ty không phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng. Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện đã ký kết trong hợp đồng mà bên bán buôn được hưởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. Sau đó, bên cung cấp gửi cho doanh nghiệp bán buôn hoá đơn bán hàng để theo dõi việc thực hiện hợp đồng đã ký. Theo hình thức này, doanh nghiệp không ghi nhận nghiệp vụ mua hàng cũng như bán hàng. 1.1.4.2. Bán lẻ hàng hoá Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của sự vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hàng hoá được bán trực tiếp cho người tiêu dùng, kết thúc nghiệp vụ này hàng hoá được chuyển từ lĩnh vực lưu thông sang lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện. Bán lẻ hàng hoá là bán trực tiếp cho người tiêu dùng, cho cơ quan xí nghiệp phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Đặc điểm của phương thức bán hàng này là hàng hoá bán ra với khối lượng ít, thanh toán ngay và hình thức thanh toán thường là tiền mặt nên không lập chứng từ cho từng lần bán. Các hình thức bán lẻ hàng hoá: - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm vật chất về số hàng nhận bán tại quầy, trực tiếp thu tiền và giao cho khách hàng đồng thời ghi chép vào thẻ quầy hàng. Thẻ quầy hàng có thể mở cho từng mặt hàng, phản ánh cả số lượng và giá trị. Cuối ca, cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê tiền bán hàng và kiểm kê hàng tồn quầy để xác định lượng hàng đã bán ra trong ca, trong ngày rồi sau đó lập báo cáo bán hàng. Tiền hàng được nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp hoặc ngân hàng. Báo cáo bán hàng là căn cứ để ghi nhận doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền. Hình thức này giúp cho việc bán hàng được nhanh hơn tuy nhiên nó lại bộc lộ nhược điểm: + Nếu quản lý không chặt chẽ thì sẽ xẩy ra hiện tượng lạm dụng tiền bán hàng. + Do người bán hàng vừa thu tiền vừa bán hàng nên trong những giờ cao điểm dễ gây nhầm lẫn, mất mát. Bán lẻ thu tiền tập trung: Đối với thu tiền tập trung thì thì việc thu tiền và bán hàng tách rời nhau. Mỗi quầy hàng, cửa hàng có một nhân viên thu ngân viết hoá đơn và thu tiền của khách hàng, sau đó giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng tại quầy hàng. Nhân viên bán hàng chỉ có nhiệm vụ căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê để giao hàng cho khách và chịu trách nhiệm về số hàng đã xuất ra. Báo cáo bán hàng do nhân viên bán hàng lập, còn giấy nộp tiền do nhân viên thu ngân lập rồi nộp lên phòng kế toán. Báo cáo bán hàng được lập căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê giao hàng hoặc kiểm kê hàng tồn cuối ca, cuối ngày để xác định lượng hàng bán ra. Báo cáo bán hàng được coi là căn cứ để hạch toán doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp. Phương pháp này tách giữa người bán hàng và người giữ tiền, do đó tránh được những nhầm lẫn, sai sót, mất mát và phân định rõ trách nhiệm. Tuy nhiên hình thức này cũng còn có nhược điểm gây phiền hà cho khách hàng. Do vậy hiện nay phương pháp này ít áp dụng, chủ yếu là áp dụng với những mặt hàng có giá trị lớn. 1.1.4.3. Phương thức gửi hàng đại lý hay ký gửi hàng hoá Đây là phương thức bán hàng trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền, chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được. Trong điều kiện kinh tế thị trường ngày càng phát triển, một doanh nghiệp muốn tồn tại và lớn mạnh thì phải không ngừng vươn ra chiếm lĩnh thị trường. Vì vậy, việc đa dạng hoá phương thức và hình thức bán hàng là điều vô cùng cần thiết. 1.1.5. Phương pháp tính giá hàng bán Đối tượng của hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nói riêng là giá trị của hàng hoá. Nên khi những đối tượng của hạch toán không phải là vốn thực tế biến động thì chứng từ kế toán phản ánh quy mô biến động của nghiệp vụ kinh tế bằng thước đo hiện vật. Muốn đổi từ thước đo hiện vật sang thước đo giá trị thì người ta phải tinh giá hàng hoá. Trong các đơn vị kinh doanh thương mại luôn phải tính theo giá thực tế. Giá thực tế hàng hóa mua vào = Giá trị mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua + Chi phí sơ chế - Phần giảm giá Giá thực tế hàng hóa gia công chế biến = Giá thực tế của hàng xuất gia công chế biến + Chi phí gia công chế biến Với hàng hóa bán ra = Giá trị mua + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa bán ra Trong các doanh nghiệp thương mại tính giá là việc cần thiết để xác định được mức giá bán thích hợp với thị trường. Do vậy nhà kinh doanh phải có tầm nhìn bao quát phải có khả năng kiểm soát, nghiên cứu thị trường. 1.2. hạch toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1.2.1. Hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập, xuất kho hàng hóa Nội dung của kế toán chi tiết là theo dõi cụ thể từng nhóm hàng, mặt hàng, thậm chí có thể theo dõi từng mặt hàng của từng kho trên cả hai chỉ tiêu: hiện vật và giá trị. Kế toán chi tiết hàng hóa được thực hiện ở kho và phòng kế toán. Việc ghi chép, phản ánh cũng như kiểm tra, đối chiếu giữa nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng danh điểm hàng hóa. Định kỳ, thủ kho có trách nhiệm chuyển các chứng từ nhập xuất để phân loại theo từng hàng hóa cho phòng kế toán Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ kho hoặc sổ chi tiết hàng hóa Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hóa Kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho trên cả hai chỉ tiêu: hiện vật và giá trị. - Hàng ngày định kỳ kế toán nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho giao cho thì kế toán tiến hành đối chiếu ghi đơn giá hach toán với thẻ kho. Ngoài ra để có số lượng đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết hàng hóa cần phải tổng hợp số liệu từ các sổ (thẻ) chi tiết hàng hóa theo từng nhóm hàng, từng loại bảng kê nhập, xuất, tồn kho hàng hóa. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng mặt hàng giống như phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Kế toán tổng hợp - Tại phòng kế toán: không thể mở thẻ kế toán chi tiết hàng hóa mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm hàng hóa theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng loại hàng hóa, mỗi loại chi ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu với số tiền kế toán đã tổng hợp. Sơ đồ1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Phương pháp sổ số dư. - Tại kho: giống hai phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ phải tập hợp toàn bộ chừng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng hàng hóa quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và giao nộp cho kế toán kèm theo chứng từ nhập xuất hàng hóa. Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lượng hàng hóa tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm hàng hóa vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và mở cho cả năm trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho chủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính tiền. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ số dư Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu - Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhập chứng từ (giá hạch toán). Tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm hàng hóa (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho hàng hóa. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất trong tháng và dựa vào sổ số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm hàng hóa. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán hàng hóa tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân giá trị hạch toán). 1.2.2. Hạch toán tổng hợp 1.2.2.1. Tài khoản sử dụng Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, để hạch toán tiêu thụ, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 156 - Hàng hoá. Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, quầy, nhóm, thứ hàng hoá. Bên Nợ : Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế hàng hoá (giá mua và chi phí thu mua) tại kho, quầy. Bên Có: - Trị giá mua của hàng xuất kho. - Trị giá hàng hoá trả lại người bán. - Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Dư Nợ: - Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy. - Chi phí thu mua hàng tồn kho. TK 156 chi tiết thành: + 1561 - Giá mua hàng hoá: TK này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào và đã nhập kho. + 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá: Phản ánh chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp Bên Nợ: - Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu tính trên doanh số bán trong kỳ. - Số giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại. - Kết chuyển doanh thu thuần vào kết quả hoạt động kinh doanh. Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 4 tiểu khoản sau: + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. + TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm. + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. + TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. TK 512 - Doanh thu nội bộ: Dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thu nội bộ doanh nghiệp. Nội dung phản ánh của tài khoản 512 tương tự như tài khoản 511 Tài khoản này chi tiết thành 3 tiểu khoản: + TK 5121: Doanh thu bán hàng hoá + TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm + TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 521 - Chiết khấu thương mại: Dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua hàng đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn. Bên Nợ: Phản ánh số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK 511 Tài khoản này không có số dư cuối kỳ và có 3 tiểu khoản như sau: + TK 5211: Chiết khấu hàng hoá + TK 5212: Chiết khấu thành phẩm +TK 5213: Chiết khấu dịch vụ TK 531 - Doanh thu hàng bán bị trả lại: Dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Đây là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 511 để tính doanh thu thuần. Bên Nợ: Tập hợp doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bị trả lại Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. TK 532 - Giảm giá hàng bán: Được sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận. Các khoản bớt giá, hồi khấu và khoản giảm giá đặc biệt do những nguyên nhân thuộc về người bán sẽ được hạch toán vào tài khoản này. Bên Nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua trong kỳ Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. TK 632 - Giá vốn hàng bán. Bên Nợ: Trị giá vốn cùa hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ vào TK xác định kết quả kinh doanh. TK 632 cuối kỳ không có số dư. TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. TK này sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước. Bên Nợ: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. - Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp. - Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà nước. - Số thuế GTGT của hàng bán bị rả lại. Bên Có: - Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ. - Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ. - Số thuế GTGT phải nộp cho hoạt động tài chính, thu nhập bất thường. - Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu. Số dư: + Bên Có - Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ. + Bên Nợ - Số thuế GTGT đã nộp thừa vào ngân sách nhà nước. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK 157, 111, 112, 131, … 1.2.2.2. Phương pháp hạch toán Hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho Khi xuất giao hàng hoá cho người mua, nếu là bán buôn theo hình thức trực tiếp, kế toán phản ánh các bút toán: Bút toán 1: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Nợ TK 632: Trị giá mua của hàng tiêu thụ. Có TK 156 (1561): Bán buôn qua kho. Bút toán 2: Phản ánh doanh thu hàng tiêu thụ Nợ TK liên quan (111,112, 131…): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng (Giá không có thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGTđầu ra. Trường hợp doanh thu bằng ngoại tệ + Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1112, 1122,131…Tổng giá thanh toán theo tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 413: Chênh lệch tỷ giá tăng (giảm). Có TK 511: Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu vào. + Nếu doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán Nợ TK 1112, 1122,131… Tổng doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo tỷ giá thực tế. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Nếu là bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng + Khi chuyển hàng đến cho người mua kế toán ghi: Nợ TK 157: Trị giá mua của hàng chuyển đi. Có TK 156 (1561): Trị giá mua của hàng chuyển đi. + Nếu có bao bì kèm theo hàng hoá và được tính riêng, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): Trị giá bao bì tính riêng. Có TK 153 (1532): Trị giá bao bì tính riêng. + Khi người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Nợ TK liên quan ( 111, 112…): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng (giá không có thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 138 (1388): Trị giá bao bì tính riêng. + Xác định giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Giá mua thực tế hàng gửi bán. Có TK 157: Giá thực tế hàng gửi bán. Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán Về thực chất doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên mua và bên bán để hưởng hoa hồng. Bên bán chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. Khi nhận được hoa hồng môi giới, kế toán ghi các bút toán: + Phản ánh doanh thu, thuế GTGT phải nộp Nợ TK lq (111,112,131…): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng không có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. + Phản ánh chi phí liên quan đến bán hàng Nợ TK 641: Chi phí bán hàng. Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK lq (111,112,338…): Tổng giá thanh toán. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Bút toán 1: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ + Nếu hàng mua được chuyển bán thẳng Nợ TK 157: Trị giá mua chưa thuế. Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán. Khi người mua thông báo nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì phản ánh bút toán giá vốn của hàng chuyển bán thẳng: Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng bán thẳng. Có TK 157: Trị giá hàng gửi bán. + Nếu hàng mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng: Nợ TK 632: Trị giá mua chưa thuế. Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán. Bút toán 2: Phản ánh doanh thu bán vận chuyển thẳng Nợ TK 111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa - Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, quầy hàng. Kế toán chi tiết kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ cửa hàng. Nợ TK 156 - Chi tiết kho, quầy, cửa hàng nhận bán. Có TK 156 - Kho hàng hoá (kho chính). Cuối ngày khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và kết chuyển giá vốn. Bút toán 1: Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng hoá. Có TK 156 - Chi tiết kho, quầy hàng. Bút toán 2: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111, 112, 131…Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Trường hợp phát sinh thừa, thiếu tiền hàng phải tìm ra nguyên nhân, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì phải lập biên bản xử lý. + Nếu nộp thừa so với doanh thu bán hàng Nợ TK 111: Số tiền thực nộp. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 3381: Số tiền thừa chưa rõ nguyên nhân. + Nếu nộp thiếu tiền hàng Nợ TK 111: Số tiền thực nộp. Nợ TK 1381: Số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Hạch toán tiêu thụ nội bộ Tiêu thụ nội bộ là việc mua bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ giữa đơn vị chính và đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một công ty, tập đoàn. Ngoài ra, nó còn bao gồm các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ xuất biếu tặng, trả lương, thưởng, xuất dùng cho hoạt động kinh doanh. Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trong một tổng công ty, kế toán phản ánh doanh thu tiêu thụ nội bộ: Nợ TK 111,112: Số thu được bằng tiền Nợ TK 136: Số chưa thu được Có TK 512: Doanh thu nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ Nợ TK 512: Số doanh thu tiêu thụ nội bộ trong kỳ Có TK 911 Đối với các trường hợp: + Trường hợp dùng hàng hoá để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng hay sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Bút toán 1: Phản ánh giá vốn hàng xuất Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hoá Bút toán 2: Phản ánh doanh thu: Nếu sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 641, 642 Có TK 512 Nếu dùng biếu tặng cho công nhân viên, cho khách hàng (bù đắp bằng quĩ phúc lợi, quĩ khen thưởng) Nợ TK 431 Có TK 512 Có TK 3331 e. Hạch toán các khoản giảm doanh thu Các khoản thuế. Theo quy định của văn bản hiện hành thì các loại thuế doanh nghiệp phải nộp nhà nước được coi là giảm doanh thu tiêu thụ hàng hóa là thuế TTĐB, thuế XNK (nếu có). Thuế TTĐB là một loại thuế gián thu được thu trên giá bán (chưa có thuế TTĐB), đối với mặt hàng nhất định mà doanh nghiệp sản xuất trên giá nhập khẩu đối với một số mặt hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu. Mỗi mặt hàng thuộc diện chịu thuế TTĐB chỉ phải chịu thuế này một lần, tức là khi mặt hàng đó đã chịu thuế TTĐB mà không chịu thuế GTGT, còn doanh nghiệp thương mại kinh doanh mặt hàng đó chỉ chịu thuế GTGT, mà không chịu thuế TTĐB. Còn đối với những mặt hàng nhập khẩu thuộc diện chịu thuế TTĐB, khi nhập khẩu, cơ sở nhập khẩu không phải nộp thuế GTGT nhưng khi bán ra cơ sở nhập khẩu phải nộp thuế GTGT đầu ra. Thuế xuất khẩu(XK) là loại thuế đánh vào mặt hàng bán ra nước ngoài. Nó được xác định trên cơ sở doanh thu chịu thuế do nhà nước quy định. Cách tính thuế XK như sau: Thuế XK phải nộp = Số lượng mặt hàng chịu thuế + Giá tính thuế bằng VNĐ + Thuế suất Khi xác định hai loại thuế trên phải nộp cho nhà nước thì kế toán ghi: Nợ TK 511: Doanh thu. Có TK 333 (333.2, 333.3). Hạch toán hàng bán bị trả lại Nếu số hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết như hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại, mẫu mã, kế toán dùng tài khoản 531 để phản ánh. Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng mà họ đã mua trước đây, kế toán căn cứ vào chứng từ được lập khi khách hàng trả hàng để ghi doanh thu và gía vốn hàng bán bị trả lại. + Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 33311: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả lại cho khách hàng hoặc chấp nhân trừ vào nợ + Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: Ghi tăng hàng hóa Có TK 632: Ghi giảm giá vốn Hạch toán giảm giá hàng bán Các khoản tiền giảm trừ cho khách hàng tính trên giá bán đã thoả thuận vì lý do vi phạm các điều kiện trong hợp đồng kinh tế đã ký được hạch toán trên TK 532. Khi có nghiệp vụ giảm giá hàng bán phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách tương ứng với số giảm giá họ được hưởng Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả ngay hoặc chấp nhận trả Hạch toán chiết khấu thương mại. Phương pháp hạch toán như sau: - Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 521 : Số chiết khấu thương mại chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Có TK 111, 112...: Nếu thanh toán cho khách bằng tiền Có TK 131: Nếu trừ vào khoản phải thu của khách hàng - Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang tài khoản doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 521: Kết chuyển chiết khấu thương mại trong kỳ 1.2.3. Chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế về doanh thu Chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 18) và chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính quy định về xác định doanh thu như sau: - Chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 18) chuẩn mực này được xây dựng năm 1982 và được sửa đổi năm 1993. Thông tin được định nghĩa trong khuôn mẫu chung (framework) như là sự tăng thêm về lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức dóng vào sự tăng trưởng của các tài sản hoặc sự giảm đi của các công nợ phải trả mà dẫn tới sự tăng thêm về vốn chủ sở hữu ngoài sự đóng góp của các hội viên. Lợi nhuận chứa đựng cả doanh thu và các thu nhập khác. Doanh thu là lợi nhuận tăng thêm trong các hoạt động thông thườngcủa một doanh nghiệp và nó được tập trung bởi l loạt các tên bao gồm như: tiền thu bán hàng, phí, thu tiền lãi, lợi tức được chia, đăc quyền, chuẩn mực này đề cập đến cách thức kế toán doanh thu phát sinh từ các nghiệp vụ và sự kiện chắc chắn. Vấn đề đầu tiên trong kế toán doanh thu là việc xác định khi nào ghi nhận doanh thu. Doanh thu được ghi nhận khi: + Rủi ro, lợi ích quan trọng của việc sở hữu hàng hóa được chuyển sang cho người mua. + Doanh nghiệp không được tiếp tục tham gia quyền sở hữu cũng không giám sát hiệu quả hàng bán ra. + Số doanh thu có thể được tính toán một cách chắc chắn. + Doanh nghiệp có khả năng là sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch. + Chi phí giao dịch có thể được tính toán một cách chắc chắn. - Chuẩn mực kế toán Việt Nam (chuẩn mực số 14- doanh thu và thu nhập khác) vận dụng kế toán quôc tế nhưng có chọn lọc sửa đổi và bổ xung cho phù hợp với nền kinh tế quốc dân. Theo chuẩn mực này doanh thu được công nhận khi: + Người bán đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. + Người bán không còn năm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc kiểm soát hàng hóa. + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. + Người bán đã thu được hoặc thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. + Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Sự thống nhất về cách ghi nhận doanh thu giữa kế toán quốc tế và kế toán Việt Nam tương đối giống nhau. Tuy nhiên, tùy vào đặc điểm của từng nước mà có cách vận dụng riêng. Do đó, có nhiều điểm khác biệt, ví dụ như kế toán Việt Nam và kế toán Pháp: + Kế toán Việt Nam ghi nhận doanh thu trong trường hợp có giảm giá, chiết khấu thanh toán, thương mại và ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngay trên hóa đơn, còn kế toán Pháp chỉ ghi các nghiệp vụ trên ở ngoài hóa đơn. Nếu trên hóa đơn chỉ trừ trực tiếp để ghi giảm doanh thu. + Trường hợp bán hàng, hàng đã giao nhưng bị trả lại kế toán Việt Nam hạch toán riêng trên TK 531 rồi sau dó cuối kỳ mới kết chuyển sang TK 511,512 nhưng kế toán Pháp hạch toán luôn giảm TK doanh thu. + Khi giao hàng cho khách hàng liên quan đến số tiền đã ứng trước kế toán Pháp hạch toán luôn trên TK doanh thu, còn kế toán Việt Nam khi nhận được số tiền đã ứng trước của khách hàng nhưng cuối kỳ chưa giao hàng thì không được ghi vào TK doanh thu mà hạch toán vào TK phải thu của khách hàng (ứng trước). Khi thật sự giao hàng cho khách hàng kế toán mới ghi nhận doanh thu. + Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam việc ghi nhận số hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải thu hồi khó đòi, dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán…được hạch toán vào các nghiệp vụ làm giảm trừ chi phí. Trong khi đó, đối với các khoản này kế toán Pháp ghi nhận vào nghiệp vụ làm tăng doanh thu. + Kế toán Việt Nam sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Trong khi đó kế toán Pháp chỉ sử dụng một phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán… 1.2.4. Hình thức tổ chức sổ sách kế toán Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán, Để đáp ứng việc tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của quản lý kinh doanh, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức sổ kế toán cho phù hợp. Một trong số các hình thức kế toán thường được dùng trong các doanh nghiệp thương mại: Hình thức sổ nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như: hạch toán khấu hao tài sản cố định, các bút toán phân bổ, trích trước... Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau: Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ1. 4: Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật kí chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu Chương ii thực trạng hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty XUấT NHậP KHẩU DệT MAY 2.1 lịch sử hình thành, phát triển và tổ chức bộ máy quản lý của công ty XUấT NHậP KHẩU DệT MAY ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty VINATEX Công ty xuất nhập khẩu dệt may là doanh nghiệp nhà nước, thành viên hạch toán phụ thuộc của tổng công ty Dệt May Việt Nam. Công ty được thành lập theo quyết định số 37/2000/QĐ-BCN. Ngày 08/06/2000 của bộ trưởng bộ công nghiệp trên cơ sở tổ chức lại Ban xuất nhập khẩu của Tổng công ty dệt may Việt Nam. Công ty có tư cách pháp nhân không đầy đủ, có con dấu riêng, có tài khoản tại các ngân hàng thương mại và có trụ sở tại 57B Phố Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Vốn điều lệ 30.338 triệu đồng. Tên tiếng Anh của công ty: VIET NAM NATIONAL TEXTILE AND GARMENT CORPORATION. Tên giao dịch quốc tế: VINATEXIMEX. Công ty hoạt động theo đăng ký số 313453 ngày 14/07/2002 do sở kế hoạch và đầu tư phát triển Hà Nội cấp theo quyết định số 448/ QĐ - HĐQT ngày 17/01/2001 của bộ công nghiệp. Công ty thành lập từ năm 2000 nên quá trình hình thành và phát triển của công ty là đơn giản. Qua mấy năm qua công ty kinh doanh đều có lãi và tăng dần qua các năm. Riêng năm 2003 lãi gộp 12.703.386.433. Tỷ lệ lãi gộp trên doanh số 3,75%. Đã vượt mức so với kế hoạch là 0,43%. Năm 2004 lãi gộp 16.541 322.380. Tỷ lệ lãi gộp trên doanh số là 3,95%. Vượt mức so với kế hoạch là 12,26%. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. Thông qua hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và thương mại. Công ty thực hiện kinh doanh các ngành nghề. Kinh doanh nội địa và xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, nguyên phụ liệu thiết bị phụ tùng ngành dệt may, hoá chất thuốc nhuộm, hàng công nghệ thưc phẩm, nông lâm hải sản, thủ công mỹ nghệ, ô tô, xe máy, các mặt hàng công nghiệp tiêu dùng khác, trang thiết bị văn phòng, thiết bị tạo mẫu thời trang, phương tiện vận tải, vật liệt điện, điện, cao su, kinh doanh kho vận, kho ngoại quan, uỷ thác bán xăng dầu. Nhập khẩu sắt, thép, gỗ, máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên liệu cho sản xuất kinh doanh. Để thực hiện tốt chức năng của mình, công ty đề ra những nhiệm vụ cơ bản sau. Tuân thủ chế độ chính sách quản lý kinh tế của nhà nước khai thác sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, làm tròn nghĩa vụ với tổng công ty và ngân sách nhà nước. Nhiệm vụ cung ứng và tiêu thụ vật tư, hàng hoá cho các đơn vị thành viên của Tổng công ty Dệt-May Việt Nam là nhiệm vụ hàng đầu của công ty Xuất nhập khẩu dệt may. Đối với thị trường xuất khẩu, công ty tổ chức tìm kiếm khách hàng sau đó mới ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Đối với thị trường trong nước, công ty vừa là trung tâm cung ứng các sản phẩm dệt may và hướng dẫn tiêu dùng trong nước vừa là trung tâm cung ứng bông xơ, hoá chất thuốc nhuộm, thiết bị, phụ tùng, phụ liệu dệt may phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước. Chú trọng đào tạo cán bộ có năng lực, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Xây dựng nền văn hoá doanh nghiệp đoàn kết, gắn bó, năng động, sáng tạo, nền văn minh công nghiệp. Cơ cấu bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động của công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc là người đứng đầu có trách nhiệm điều hành các hoạt động của công ty, chịu sự kiểm tra giám sát của Tổng công ty. Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc. Dưới giám đốc và phó giám đốc là các phòng ban chuyên môn. Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty XNK dệt may và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban của công ty. Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoặch thị trường Phòng kinh doanh XNDK dệt Phòng kinh doanh XNK may Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng kinh doanh vật tư Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty xuất nhập khẩu dệt-may - Phòng tài chính kế toán: Quản lý toàn bộ số vốn của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc kiểm tra, giám sát, hạch toán các hoạt động kinh doanh của công ty. Theo chế độ hạch toán kinh tế của nhà nước, huy động và sử dụng vốn có hiệu quả - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng giúp cho ban giám đốc trong việc quản lý nhân sự, cùng với phòng tài chính kế toán. Quản lý TSCĐ trong cơ quan, tính và nâng lương cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan. - Phòng kế hoạch thị trường: Có đầu mối giúp ban giám đốc tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước thông qua hệ thống thông tin như báo, tạp chí, internet. Để lập kế hoạch kinh doanh cho từng tháng, quý, năm.. - Phòng kinh doanh XNK May: Có chức năng thu mua các mặt hàng trong nước như khăn bông, hàng dệt kim, thủ công mỹ nghệ, thảm len…để xuất khẩu. - Phòng kinh doanh may: Có nhiệm vụ thu mua các mặt hàng trong nước như quần áo, vải…Để xuất khẩu. - Phòng kinh doanh tổng hợp: Có chức năng chuyên kinh doanh máy móc thiết bị nhập khẩu như máy may, thiết bị và các máy móc khác, mua quần áo trong nước và các hàng hoá khác, phục vụ cho ngành dệt may. - Phòng kinh doanh vật tư: Có chức năng kinh doanh các loại hàng hoá để xuất khẩu như bông tơ sợi, hóa chất thuốc nhuộm … - Phòng xúc tiến và phát triển dự án: Nhiệm vụ của phòng là đấu thầu cung cấp thiết bị dệt cho các đơn vị, khai thác thông tin nhiều phía và tìm người tư vấn cho công việc tốt hơn,thăm dò thị trường, tìm khách hàng mua và bán cho công ty. 2.1.3.2. Các hoạt động chính của công ty - Hoạt động xuất khẩu: Công ty thực hiện xuất khẩu tất cả các loại hàng hoá thuộc thế mạnh trong nước mà không bị cấm. Nhưng công ty chú trọng xuất khẩu tất cả các mặt hàng xuất khẩu thuộc ngành dệt, may như đò thảm len, hàng may mặc( áo jaket, áo gió, áo thể thao...). Đối tượng xuất khẩu uỷ thác thì rộng lớn, hầu như tất cả các chủng loại hàng khi tìm kiếm được hợp đồng. Ngoài những mặt hàng trên còn có những mặt hàng truyền thống như đồ mây tre, đồ gốm, giày dép, gạo máy móc thiết bị … - Thị trường chủ yếu của công ty là Canada, ucraina, Nga, Nhật, Đài Loan, Hồng Kông, Mỹ. - Hoạt động nhập khẩu: Công ty chú trọng nhập các máy móc trang thiết bị phục vụ cho ngành dệt- may (như máy may công nghiệp, máy thêu, máy nhuộm, máy là, máy cắt…) đồng thời nhập các nguyên vật liệu như bông xơ sợi, hóa chất, thuốc nhuộm, phụ liệu may (khuy khoá, ren, chỉ) - Đối tượng nhập uỷ thác của công ty là tất cả các mặt hàng mà bên uỷ thác có nhu cầu và công ty ký kết được hợp đồng với bên nước ngoài. - Hoạt động tạm nhập tái xuất như các loại sợi, len acrilic. - Hoạt động kinh doanh thương mại nội địa: Nhận uỷ thác nhập khẩu, làm đại lý môi giới mua bán các mặt hàng cho tổ chức thuộc thành phần kinh tế trong và ngoài nước theo quy đinh của nhà nước và bộ thương mại. Xây dựng kế hoạch phát triển đầu tư, tạo nguồn đầu tư sản xuất kinh doanh. 2.1.3.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm 2003-2004 Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh 2 năm 2003 và 2004 Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch tăng(+); (-) 1. Doanh thu thuần 338.445.172.974 415.313.676.372 +76.868.503.398 2. Lợi nhuận gộp 13.912.574.899 16.541.322.380 +2.628.747.481 3. Doanh thu hoạt động tài chính 871.497.739 1.663.836.659 +792.338.920 4. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 892.774.356 1.212.929.316 +320.154.960 5. Thu nhập khác 48.731.226 295.182.286 +246.451.060 6. Lợi nhuận khác -100.801.293 265.244.007 +366.045.300 7. Tổng lợi nhuận trước thuế 791.973.063 1.478.173.323 +686.200.260 Từ trên ta thấy doanh thu thuần năm 2004 so năm 2003 tăng 76.868.503.398 (đồng). Chứng tỏ năm 2004 doanh nghiệp đã mở rộng kinh doanh về thị trường cũng như kinh doanh thêm nhiều mặt hàng. Làm cho doanh thu thuần tăng một cách vượt bậc đây là một thành tích lớn của công ty trong năm vừa qua. Điều này do sự chỉ đạo của ban lãnh đạo cũng như sự cố gắng của các phòng ban kinh doanh đã mở thêm thị trường tiêu thụ sang các nước, ký kết thêm nhiều hợp đồng kinh doanh, bạn hàng mới và kinh doanh thêm nhiều mặt hàng mới đã làm cho doanh thu tăng rất nhiều. Còn lợi nhuận gộp năm 2004 tăng 2.628.747.481 đồng. Doanh thu hoạt động tài chính tăng 792.338.920 đồng, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng320.154.960. Từ đây ta thấy ngoài doanh thu thuần tăng thì doanh thu tài chính cũng tăng lên điều này cho chúng ta thấy công ty không những tập trung kinh doanh hiệu quả mà nhiệm vụ tổng công ty giao cho mà còn tích cực tham gia hoạt động tài chính đạt hiệu quả cao 2.2. đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty VINATEX ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá 2.2.1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng tài chính kế toán quản lý toàn bộ số vốn của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc kiểm tra, giám sát, hạch toán các hoạt động kinh doanh của công ty theo chế độ hạch toán kinh tế của nhà nước, huy động và sử dụng vốn có hiệu quả. Công ty tổ chức công tác kế toán của mình theo hình thức tập trung. Mỗi nhân viên kế toán đảm nhận các chức năng nhiệm vụ kế toán tài chính khác nhau. Phòng kế toán được trang bị máy vi tính để thực hiện kế toán máy theo hình thức kế toán nhật ký chung Trưởng phòng tài chính kế toán Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán tín dụng Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán TSCĐ công cụ dụng cụ Kế toán thuế và chi phí Kế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ Phòng xúc tiến và PT dự án Sơ đồ 2.2: Sơ đồ phòng kế toán tài chính công ty xuất nhập khẩu dệt may - Trưởng phòng: Phụ trách chung, trực tiếp đảm nhận công tác tài chính. Bao gồm lập kế hoạch tài chính và tín dụng, kế hoạch tài chính cuả công ty, giải quyết các vấn đề quan hệ tài chính tín dụng với các cơ quan tài chính ngân hàng. - Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm báo cáo tài chính theo tháng quý, năm; kế toán tổng hợp công nợ nội bộ và các khoản công nợ khác (ngoài các khoản công nợ trong mua bán). Tổng hợp kiểm kê tài sản, theo dõi các quỹ thuộc nguồn vốn chủ sỡ hữu của công ty, thay mặt trưởng phòng phụ trách công tác chung của trưởng phòng khi trưởng phòng đi công tác. - Kế toán thanh toán-tín dụng: Kiểm tra, theo dõi, làm thủ tục thanh toán với ngân hàng toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu giải quyết điều chỉnh khiếu nại, bồi thường, làm thủ tục vay- hoàn vốn kinh doanh (đồng Việt Nam và ngoại tệ), xây dựng tỷ giá hạch toán hàng quý. - Kế toán mua hàng: Theo dõi hạch toán kế toán mua hàng và công nợ phải trả cho người bán trong và ngoài nước, lưu hợp đồng, bộ chứng từ, hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho, báo cáo công nợ phải trả theo định kỳ tháng, quý, năm. - Kế toán bán hàng: Theo dõi hạch toán kế toán bán hàng và các khoản phải thu của người mua trong và ngoài nước; lưu phương án kinh doanh, hợp đồng, hoá đơn bán hàng; báo cáo công nợ phải thu theo định kỳ. - Kế toán kho hàng: Theo dõi toàn bộ hàng nhập xuất tồn; lưu phiếu nhập kho, xuất kho; hàng tháng lên báo cáo tồn kho, phân loại hàng ứ đọng, chậm luân chuyển, cung cấp giá vốn hàng đã tiêu thụ cho bộ phận bán hàng; thực hiện công việc kiểm kê và lập báo cáo kiểm kê theo quy định của nhà nước. - Kế toán TSCĐ, công cụ lao động: Hạch toán tăng, giảm tài sản cố định, công cụ lao động; hạch toán khấu hao hàng tháng; phân bổ công cụ lao động theo tính chất hàng hoá; kiểm kê tài sản và công cụ lao động định kỳ theo quy định của nhà nước. - Kế toán chi phí: Tổng hợp phí, phân loại hạch toán và phân bổ phí theo khoản mục mặt hàng, trích lập tiền lương và các khoản theo lương; hạch toán chia tách chi phí theo dõi từng phòng; lên báo cáo chi phí chi tiết tháng, quý, năm. - Kế toán thuế: Theo dõi, hạch toán các khoản thuế và làm thủ tục nộp thuế hàng nhập khẩu; lập báo cáo thuế hàng tháng và làm thủ tục hoàn thuế. - Kế toán vốn bằng tiền: Thực hiện kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngân hàng (đồng Việt Nam); thực hiện thanh toán tạm ứng, tiền lương, bảo hiểm xã hội, tiền hàng và các thanh toán khác; lưu trữ chứng từ thu chi và sổ phụ ngân hàng. - Thủ quỹ: Quản lý và thu chi tiền mặt hàng ngày; hàng tháng lập báo cáo kiểm kê quỹ; theo dõi kho mẫu, kho hành chính. Hình thức kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty Chính sách kế toán áp dụng tại công ty: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quy định số 1141/TC/QĐ- CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính và các thông tư sửa đổi kèm theo. Báo cáo Tài chính được lập theo thông tư số 89/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Đơn vị tiền tệ hạch toán: Công ty sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép kế toán và báo cáo tài chính. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. Niên độ kế toán của công ty: áp dụng từ 01/01 đến 31/12 hàng năm Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Gía mua + chi phí. Khấu hao TSCĐ được áp dụng theo phương pháp đường thẳng với thời gian sử dụng TSCĐ theo quyết định số 98/QĐ-TCKT ngày 31/10/2001 của tổng công ty Dệt- may Việt Nam. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá mua cộng với chi phí mua hàng và thuế nhập khẩu (nếu có) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: Công ty tiến hành hoàn nhập dự phòng và lập dự phòng theo quyết định của Bộ tài chính. Thuế: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thuế suất thuế GTGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nước là 5% và 10%; xuất khẩu là 0%. Do công ty kinh doanh cả hàng xuất nhập khẩu nên toàn bộ thuế GTGT đầu ra trong kỳ được khấu trừ với thuế GTGT đầu vào phát sinh (bao gồm cả thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp khi nhập khẩu) nên công ty không phải nộp thuế GTGT mà còn được ngân sách hoàn trả. Thuế suất thuế nhập khẩu phải nộp tuỳ theo quyết định của nhà nước đối với từng mặt hàng, thuế nhập khẩu được hạch toán vào giá vốn hàng nhập khẩu Thuế môn bài được hạch toán vào chi phí. Thuế thu nhập cá nhân được tính theo pháp lệnh của Uỷ ban thường vụ Quốc hội số 35/2001/PL-UBTVQH10 ngày 19/05/2001. Doanh thu, thu nhập và chi phí năm 2002 được hạch toán sửa ổi từ 01/10/1002 theo thông tư số 89/TT- BTC ngày 09/10/2002 của bộ tài chính hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo quy định số149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính. Do thông tư trên ra chậm nên khi lập báo cáo Tài chính năm 2002, Công ty đã thực hiện chuyển ngang số liệu 9 tháng đầu năm 2002 theo biểu mẫu báo cáo sửa đổi. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, kể từ năm 1998 đến nay Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Từ 01/01/1999, Công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, niên độ kế toán được áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Các sổ sách sử dụng bao gồm: Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được chương trình kế toán tự động lập và in ra theo định kì. Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đó, Nhật kí bán hàng ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng từ. Nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như: hạch toán khấu hao tài sản cố định, các bút toán phân bổ, trích trước... Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau: Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ 2.3: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức “nhật ký chung của Công ty xuất nhập khẩu Dệt- may Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Hiện nay trong thời đại bùng nổ thông tin thì việc sử dụng máy vi tính ngày càng trở nên rộng rãi. Nó có tác động rất lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Vì vậy việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán là một tất yếu. Công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST accouting. 2.2.4. Đặc điểm kế toán trên máy vi tính của công ty Công ty tổ chức công tác kế toán tập trung. Phòng kế toán thưc hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc thu nhận, lập chứng từ kế toán, đến xử lý kiểm tra, phân loại chứng từ vào máy, thực hiên hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy với chương trình đã cài đặt. Hiện nay công ty đã trang bị được một hệ thống máy vi tính gồm tám máy nối mạng nội bộ, máy in, máy fax…phục vụ riêng cho công tác kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán vừa có chuyên môn nghiệp vụ lại sử dụng thành thạo máy vi tính, chính vì vậy việc thực hiện kế toán máy ở công ty đã thực sự nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Phần mềm FAST được xây dựng theo chế độ kế toán của Nhà Nước và được chia thành tám phân hệ nghiệp vụ bao gồm: - Phân hệ thống - Kế toán tổng hợp - Kế toán vốn bằng tiền - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu - Kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Kế toán hàng tồn kho - Kế toán TSCĐ - Kế toán chi phí giá thành Tổ chức mã hoá các đối tượng: Ngày từ đầu khi phần mềm được đưa vào sử dụng, kế toán viên phải khai báo tham số hệ thống các danh mục. Tuy nhiên trong quá trình làm việc kế toán hoàn toàn có thể khai báo lại cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với chính sách, chế độ của Nhà Nước. - Thực hiện khai báo tham số hệ thống: Công ty quy định mã ngoại tệ ngầm định là USD Kiểu hạch toán ngoại tệ: Theo giá hạch toán Khai báo mã số thuế Cách tính giá, cách tính khấu hao, khai báo danh sách tài khoản được sử dụng Danh mục tài khoản kế toán công ty không sử dụng các tài khoản đã cài đặt sẵn trong phần mềm mà doanh nghiệp tự khai báo. Hệ thống tài khoản doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài khoản từ cấp I đến cấp IV, mở chi tiết cho từng vụ việc, từng người sử dụng (phân cấp liên tiến) Đồng thời thực hiện xây dựng danh mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục kho và hàng tồn đầu kỳ… Tổ chức chứng từ kế toán Chứng từ là khâu đầu tiên cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Với mỗi một phân hệ nghiệp vụ kế toán, FAST đã có sẳn các chứng từ cho người sử dụng. Tuỳ theo tính chất nghiệp vụ mà người sử dụng chọn loại chứng từ cho phù hợp. Khi có một nghiệp vụ phát sinh, kế toán của phần hành đó có trách nhiệm cập nhật chứng từ đó vào máy. Mỗi loại chứng từ có màn hình nhập dự liệu khác nhau với các yếu tố phù hợp với loại nghiệp vụ đó. Hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung, đây là hình thức có nhiều đặc điểm thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy. Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán máy tự động được thưc hiện theo quy trình sau: Các chứng từ được kế toán nhập vào máy trên giao diện nhập dữ liệu, máy sẽ tự động xử lý theo chương trình cho phép lập các sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán (biểu sổ). Sau đây là sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ kế toán của FAST accounting mà công ty hiện đang sử dụng: Kế toán nhập số liệu Máy tự động xử lý chuyể sổ, tổng hợp dữ liệu Phải thu: Hoá đơn bán hàng,ctừ phải thu khác Sổ quỹ tiền mặt, TGNH Phải trả: PN mua,ctừ phải trả khác Báo cáo bán hàng; sổ chi tiết công nợ Thẻ kho, NXT Sổ CTếT; Sổ CáI CáC TK; NHậT Ký CáC BáO CáO TàI CHíNH BáO CáO THUế Vốn bằng tiền: Phiếu thu, phiếu chi báo có, báo nợ. Bcáo mua hàng, sổ ctiết công nợ Hàng tồn kho: PN, PX, chuyển kho T Ô N G H Ơ P Nghiệp vụ khác: B.kê, B.phân bổ, phiếu kế toán Thẻ TSCĐ B.tính KH BáO CáO QUảN TRị Tài sản cố định Báo cáo chi phí và gía thành Sơ đồ 2.4: sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ kế toán của fast 2.3. hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty VINATEX Phương thức tiêu thụ hàng hoá và tài khoản sử dụng 2.3.1.1. Phương thức tiêu thụ hàng hoá và phương thức thanh toán Trong điều kiện kinh tế thị trường, sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng đòi hỏi các phương thức tiêu thụ của Công ty phải phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của Công ty và các khách hàng khác. Các chi nhánh và các công ty khác mua hàng qua các hợp đồng kinh tế và thường là các lô hàng lớn, giá trị. Còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. Về hình thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc. Về phương thức giao hàng, Công ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho khách và khách hàng tự vận chuyển về. Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu thì Công ty sẽ lo phương tiện vận tải, các khoản chi phí phát sinh sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng). 2.3.1.2. Tài khoản sử dụng Để phục vụ hạch toán tiêu thụ, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau: + TK 156: hàng hoá Chi tiết: TK 1561 Giá mua hàng hoá TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán + TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Chính sách giá cả, phương thức thanh toán hàng tiêu thụ tại Công ty VINATEX Giá bán của hàng hoá được xác định dựa trên ba căn cứ: Giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Đối với khách hàng thường xuyên, khách mua với khối lượng lớn, Công ty sẽ giảm giá cho họ. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt như vậy mà Công ty thu hút được khách hàng, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Phương thức thanh toán của Công ty cũng rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký. Viêc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định. Công ty luôn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, do đó hình thức thanh toán chủ yếu hiện nay là thanh toán chậm. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng: Trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính của công ty, công ty đăng kí phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp Kê khai thường xuyên và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng kế toán tính “giá trị hàng xuất kho = tồn đầu tháng + nhập trong tháng - tồn cuối tháng”. Phương pháp xác định giá vốn hàng tiêu thụ Sản phẩm của công ty rất phong phú đa dạng về chủng loại. Số lượng sản phẩm nhập, xuất diễn ra thường xuyên liên tục nên việc lựa chọn phương pháp tính gía thành sản phẩm nhập, xuất, tồn kho sẽ có tác dụng rất lớn đến việc xác định giá vốn cũng như giá bán hợp lý đảm bảo bù đắp chi phí, đem lại lợi nhuận cho xí nghiệp. Công ty dùng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất bán, cụ thể như sau: Đối với giá trị mua thực tế của hàng xuất: xuất bán lô hàng nào thì lấy theo giá trị mua của lô hàng đó. Đối với chi phí mua: khi mua hàng về nhập kho, có phát sinh chi phí mua hàng thì kế toán tiến hành xác định đơn giá chi phí bán hàng nhập theo công thức sau: Đơn giá chi phí mua hàng = Chi phí mua của lô hàng Số lượng của lô hàng Chi phí mua hàng được phân bổ cho hàng bán ra một lần vào thời điểm cuối kỳ tỷ lệ với trị giá mua. Khi xuất kho lô hàng đó đem tiêu thụ thì chi phí mua được phân cho khối lượng hàng bán ra như sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng trong kỳ x Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ + Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ Trong đó: Chi phí mua hàng bán ra trong kỳ được tính theo tổng phát sinh Nợ TK 1562 Trị giá mua hàng bán ra trong kỳ được tính theo tổng phát sinh Nợ TK 1562 Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ được tính theo số dư cuối kỳ của TK 1561 cộng dư cuối kỳ TK 157 Chi phí mua hàng đầu kỳ được tính theo số dư đầu kỳ của TK 1562 Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX 2.3.4.1. Các chứng từ sử dụng và các qui định chung được tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Các chứng từ được sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty VINATEX gồm: Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: được lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi Công ty và được kí duyệt, đồng thời là phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng: là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chừng từ thanh toán và đi đường cho hàng hoá xuất bán. Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số qui định sau: Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt. Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra. Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng. 2.3.4.2. Trình tự kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 156, 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 632, 641, 642, 156. Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết. Qui trình này có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131 Sơ đồ 2.5: Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu 2.3.4.3. Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty VINATEX Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra như sau: Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng. Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): -Liên 1: Lưu tại quyển gốc -Liên 2: Giao cho khách hàng -Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán. Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho được kí duyệt của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty. Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng. 01 liên hoá đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng truyền thống. Điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Công ty VINATEX. Ví dụ: Ngày 02/11/2004 phòng kinh doanh XNK dệt mua khăn bông xuất khẩu của công ty xuất khẩu thảm Đông Phong – Thái Bình. Hóa đơn GTGT số 26930. Chuyến hàng này được vận chuyển về kho Hải Phòng và nhập kho ngày 02/11/2004. Sau đó, phòng kinh doanh XNK dệt lập phiếu nhập kho theo số thực nhập và giao cho thủ kho ký nhận. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào thẻ kho. Đến ngày 08/11/2004, Công ty viết hóa đơn số 1686 xuất lô hàng khăn bông cho công ty KANTEX ISOMURA, Nhật Bản theo hợp đồng số 04/VNT – KI/03 ngày 08/10/2004. Đồng thời phòng XNK dệt cũng lập phiếu xuất kho để thủ kho căn cứ vào đó để giao hàng. Ngày giao hàng lên tầu là ngày 13/11/2004. Tờ khai hải quan số 1566 ngày 10/11/2004. Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT. Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Hoá đơn được lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho phải được Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt. Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận được hoá đơn và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho (Bảng 2.4). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được giao cho khách hàng để ra cổng. Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá. Bảng 2.1 HóA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIá TRị GIA TĂNG CM/2004b Liên 2: Giao khách hàng Ngày 2 tháng 11 năm 2004 Đơn vị bán hàng : Công ty thảm xuất khẩu Đông Phong , Thái Bình Địa chỉ : 343 Đường Lý Thường Kiệt – TX Thái Bình Số tài khoản: 100213754 Họ tên người mua: Tên đơn vị: Công ty XNK dệt may Địa chỉ: 57B Phan Chu Trinh Hà Nội Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS: 0 1 0 0 1 0 0 0 0 8 0 0 8 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Khăn tay bông K7 loại 265A Tá 1.900 12.446 23.647.400 Khăn tay bông K7 loại 265B Tá 100 8.726 872.600 Khăn tay bông K1 loại 375 A Tá 22.000 15.750 346.500.000 Khăn tay bông K1 loại 375 B Tá 1.000 11.025 11.025.000 Cộng tiền hàng :382.045.000 Thuế GTGT:10%. Tiền thuế GTGT: 38.204.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 420.249.500 Số ttiền bằng chữ: Bốn trăm hai mươi triệu hai trăm bốn chín ngàn năm trăm đồng. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (đóng dấu ghi rõ họ tên) Bảng 2.2 Công ty xuất nhập khẩu dệt may Phòng kinh doanh XNK dệt Phiếu nhập kho Ngày 02/11/2004 Nhận của ông (bà): Công ty thảm xuất khẩu Đông Phong Địa chỉ : Thái Bình Số hóa đơn : 26930 Ngày 02/11/2004 Kho nhập : Hải Phòng Mã kho: KHHP STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 Khăn bông K7 265 A Khăn bông K7 265 B Khăn bông K7 375 A Khăn bông K4 375 B Tá Tá Tá Tá 1.900 100 22.000 1.000 12.446 8.726 15.750 11.025 23.647.400 872.600 346.500.000 11.025.000 Tổng cộng 25.000 382.045.000 Trị giá chưa thuế :382.045.00 Thuế GTGT :82.204.500 Tổng trị giá có thuế: 464.249.500 Số tiền bằng chữ : Bốn trăm sáu mươi bốn triêu hai trăm bốn mươi chín ngàn năm trăm đồng chẵn. Người nhận Thủ kho TL thủ trưởng đơn vị Bảng 2.3 Công ty xuất nhập khẩu dệt may Phòng kinh doanh XNK dệt PHiếu xuất kho Số: 75 Ngày 08/11/2004 Xuất cho đơn vị: KAMATEX-ISOMURA CO.LTD Địa chỉ : OSAKA-CITY OSKA JAPAN Số hóa đơn :1696 Ngày 08/11/2004 Kho xuất : Hải Phòng STT Tên hàng và quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 Khăn bông K7 265 A Khăn bông K7 265B Khăn bông K7 375A Khăn bông K7 375B DZ DZ DZ DZ 1.900 100 22.000 1.000 0.930USD 0.65USD 1.13USD 0.74USD 1.767 65 24.860 790 Tổng cộng 25.000 27.482 Trị giá chưa thuế :27.482 Thuế GTGT : Tổng giá có thuế :27.482 Số tiền bằng chữ : Hai mươi bẩy ngàn bốn trăm tám mươi hai đôla Người giao Thủ kho TL. Thủ trưởng đơn vị Bảng 2.4 Công ty xuất nhập khẩu dệt may Địa chỉ: 59B Phan Chu Trinh, Hà Nội Thẻ kho Kho: KHHP Vật tư: KBB096 ART.K-7 A-GRADE Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Tồn đầu: Chứng từ Diễn giải Sl nhập Sl xuất Tồn kho 18/10 19270 Mua K bông XK-05VX-IN1648 9.000 9.000 23/10 1660 Xuất Kbông cho F.HATTORI AND CO LTD 9.000 01/11 57714 Mua Kbông XK-11HT-BH/2004B 3.600 3.600 02/11 26930 Mua Kbông XK-07DF-in.1686 22.000 25.600 05/11 1678 Xuất Kbông cho F.HATTORI AND CO LTD 3.600 22.000 08/11 1686 Xuất Kbông cho KAMTEX ISOMURA 22.000 Số lượng nhập: 34.600 Số lượng xuất: 34.600 Tồn cuối: Kế toán trưởng Ngày tháng năm Người lập biểu Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tê thì khi nhập liệu kế toán vẫn nhập theo tỷ giá thực tế Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 26930 ngày 08/11/2004 bán cho Cty KAMTEX ISOMURA, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng. Đồng thời, kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, qui cách, số lượng, đơn giá...). Với phần mềm kế toán được cài đặt sẵn, kế toán xác định được tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là 382.045.000 VNĐ Kế toán định khoản: Nợ TK 632: 382.045.000 Có TK 156 (1561): 382.045.000 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 (131- Cty KAMTEX ISOMURA): 429.516.178 Có TK 511: 429.516.178 Đến ngày 30 tháng 11 năm 2004 Cty KAMTEX ISOMURA thanh toán tiền hàng của hoá đơn số 26930. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh số tiền được nhận: Nợ TK 112: 429.516.178 Có TK 131 (131- Cty KAMTEX ISOMURA): 429.516.178 Sau khi kế toán kết thúc nhập liệu máy sẽ chuyển dữ liệu tới các sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 1561, 6321, 1311 và sổ nhật ký chung. Bảng 2.9 Sổ nhật ký chung Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Chứng từ Diễn giải PS Nợ PS Có 01/10 1643 Xuất Kbông cho THE SHINKO 1311NHA Phải thu của KH ngoài nước (NHA) 6321 NHA Giá vốn hàng bán xuất khẩu (NHA) 15611NHA Giá mua hàng hoấ xuất khẩu (NHA) 51111NHA Doanh thu bán hàng xuất khẩu 2.335.510.324 2.152.722.050 2.152.722.050 2.335.510.324 01/10 1644 Xuất áo khóac cho ST PETER 1311KN Phải thu của KHnước ngoài 6321KN Gía vốn hàng bán xuất khẩu 15611KN Giá mua hàng hóa xuất khâủ 51111KN Doanh thu bán hàng xuất khẩu 725.460.500 680.370.645 680.370.645 725.460.500 23/10 1660 Xuất Kbông cho F.HATTORI AND CO LTD 1311NHA Phải thu KH ngoài nước 6321NHA Giá vốn hàng bán xuất khẩu 15641NHA Giá mua hàng hóa xuất khẩu 51111NHA Doanh thu bán hàng xuất khẩu 212.648.543 192.180.642 192.180.642 212.648.543 … … … … 08/11 1686 Xuất Kbông cho KAMTEX ISOMURA 1311NHA Phải thu của KH ngoài nước 6321NHA Giá vốn hàng bán xuất khẩu 15641NHA Giá mua hàng hóa xuất khẩu 51111NHA Doanh thu bán hàng xuất khẩu 429.516.178 382.045.000 382.045.000 429.516.178 … … … … 18/12 3790 Xuất bông cho công ty-TT 1311LY Phải thu của KH trong nước 6321LY Giá vốn hàng bán nhập khẩu 15641LY Giá mua hàng hóa nhập khẩu 33311Thuế GTGTđầu ra-Phòng kinh doanh vật tư 51111LY Doanh thu bán hàng nhập khẩu 2.416.840.963 2.034.347.898 2.034.347.898 219.712.815 1.197.129.148 … … … … Cộng mang sang Kế toán trưởng Ngày tháng năm Người lập biểu 2.3.4.4. Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại Công ty VINATEX Hiện nay, Công ty Vinatex áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, đối với những khách hàng truyền thống thì Công ty vẫn có thể cho trả chậm. Với giá trị hàng bán ra thấp dưới mức qui định thì không phải lập hoá đơn, nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì Công ty vẫn lập. Bảng kê bán lẻ hàng hoá cũng như hoá đơn GTGT đều là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Ví dụ: Ngày 29 tháng 03 năm 2004, Công ty VINATEX bán cho Công ty SX&TM Sơn Hải 15 bộ ĐP ĐL , kế toán xuất hoá đơn GTGT số 028843 như sau Từ hoá đơn GTGT số 028843, kế toán vào sổ Nhật kí chung, nhật kí bán hàng, đồng thời nhập số liệu vào máy để máy tính đưa ra thông tin về số thuế GTGT đầu ra phải nộp, doanh thu và giá vốn. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết hàng hoá (Qui trình giống như đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hóa). Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty VINATEX có chính sách giá mềm dẻo, áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt, nên từ đầu năm 2004 đến nay chỉ có khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của Công ty. Khi bán hàng cho khách, nếu như xảy ra sự cố gì mà nguyên nhân thuộc trách nhiệm của Công ty như: vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc không đúng chủng loại, qui cách đã ghi trong hợp đồng thì Công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm. Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính đúng theo trị giá ghi trên hoá đơn. Kế toán sử dụng tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại” để theo dõi khoản này. Khi phát sinh nghiệp vụ, người bán hàng sẽ lập biên bản trả lại hàng, sau đó kế toán lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại. Cụ thể như sau: Ngày 29 tháng 03 năm 2004, Công ty TNHH Nam Sơn trả lại một phần số hàng hóa đã mua với lý do không đảm bảo chất lượng. Sau đây là biên bản trả lại hàng: Công ty VINATEX Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc biên bản trả lại hàng Hôm nay, ngày 29 tháng 03 năm 2004, tại số 57B Phan Chu Trinh, Hà Nội, Công ty VINATEX chúng tôi gồm: Ông : Tổng giám đốc công ty Anh : Nhân viên bán hàng Chị : Khách hàng. Ghi nhận việc trả lại một phần số hàng đã mua theo hoá đơn số 028812 ngày 08 tháng 03 năm 2004 Loại hàng: áo BHLĐ nam & áo BHLĐ nữ Số lượng: 138 áo BHLĐ nam & 1754 áo BHLĐ nữ Đơn giá: 112.500/1 áo BHLĐ nam & 103.000/1 áo BHLĐ nữ Thành tiền: 196.187.000 VNĐ Thuế GTGT 10%: 19.618.700VNĐ Tổng cộng: 215.805.700 VNĐ Lý do: Không đảm bảo chất lượng. Ông giám đốc công ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, chấp nhận yêu cầu của khách hàng. Nhân viên bán hàng đã nhận lại hàng và thanh toán tiền hàng cho khách. Biên bản được lập thành 03 bản, có chữ kí xác nhận của người có liên quan. Hà Nội, ngày 29 tháng 03 năm 2004. Chữ ký khách hàng Đã ký) Giám đốc Công ty (Đã ký) Người lập biên bản (Đã ký) Tổng giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hóa, thấy giữ nguyên trạng thái ban đầu nên đồng ý cho nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này, kế toán lập Phiếu nhập kho (Bảng 2.10), chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó, Phiếu nhập kho lại được chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết hàng hoá. Bảng 2.10 Phiếu nhập kho Ngày 29 tháng 03 năm 2004 Số: 38 Nhận của ông (bà): Công ty THHH Nam Sơn Số hóa đơn: 006916 Nhập kho: Kho tạm phòng KDTH STT Tên hàng và quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Bộ BHLĐ nam Bộ 138 138 112.500 15.525.000 2. Bộ BHLĐ nữ Bộ 1754 1754 103.000 180.662.000 Tổng cộng 196.187.000 Về phía khách hàng, Công ty sẽ thanh toán cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ cũ mà khách hàng chưa thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bị trả lại do thủ kho chuyển lên, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 632 (Bảng 2.12) và tài khoản 156 .Từ hoá đơn bán hàng trước đây, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 531 (Bảng 2.11). Bảng 2.11 Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại” Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày 00990N 29/04 Công ty THHH Nam Sơn 131 196.187.000 Cộng 196.187.000 Từ sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 531: 196.187.000 VND Nợ TK 333 (33311): 19.618.700 VNĐ Có TK 131- Công ty TNHH Nam Sơn: 215.805.700 VNĐ Bảng 2.12 sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán ” Tháng 3/2004 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày 00875X 2/3 Công ty TNHH Dệt may Hưng Thịnh 156 2.402.400 00876X 2/3 Khách lẻ 156 520.800 00877X 2/3 DTIC 156 1.939.000 00878X 2/3 Khách lẻ 156 4.080.500 00879X 4/3 ABB 156 3.690.500 ... 00889X 8/3 Công ty THHH Tân Hồng Phát 156 7.207.200 ... 00987X 27/3 Công ty THHH Bảo Sơn 156 651.571.200 ... 00998X 29/3 Cty TNHH Công nghệ truyền thông 156 6.560.400 00990N 29/3 Cty SX&TM Sơn Hải trả lại hàng 156 2.402.400 ... Tổng cộng phát sinh trong tháng 837.343.178 Kế toán ghi giá vốn số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: 2.402.400 Có TK 632: 2.402.400 Định kì, từ sổ Nhật kí bán hàng kế toán phản ánh váo sổ cái các TK 511 632, 156. 2.4. hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty VINATEX Tình hình tổ chức kế toán CPBH và CPQLDN tại công ty XNK dệt may 2.4.1.1. Kế toán CPBH a. Nội dung CPBH: Công ty xuất nhập khẩu dệt may thường áp dụng giá CIF để nhập khẩu, giá FOB để bán hàng xuất nhập khẩu do đó chi phí bán hàng thường bao gồm. - Chi phí liên quan đến quá trình bán hàng (bán trong nước và bán xuất khẩu). - Các chi phí khi mua hàng trong nước thường doanh nghiệp không phải chịu mà nước nhập khẩu lô hàng đó phải chịu. - Các chi phí liên qua đến mua hàng nhập khẩu chia làm hai loại. Chi phí mở L/C, chi phí sửa chữa L/C, các chi phí phát sinh trong quá trình thanh toán cho vào TK641. Riêng các chi phí vận chuyển từ nước ngoài về (nếu nhập theo giá FOB), chi phí bảo hiểm (nếu có) và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập kho thì được hạch toán vào TK1562. - Những chi phí trả hộ khách phát sinh trong quá trình bán hàng đều hạch toán tăng TK641, khi khách hàng thanh toán khoản chi hộ thì kế toán ghi giảm chi phí bán hàng. Công ty không thực hiện phân bổ chi phí bán hàng cho hàng bán và hàng tồn cuối kỳ. Chi phí bán hàng phát sinh ở kỳ nào thì được kết chuyển hết vào TK911 của kỳ đó để xác định kết quả kinh doanh. Chi phí bán hàng được tách riêng cho từng phòng kinh doanh một. ở công ty này từng phòng kinh doanh riêng biệt, kinh doanh mặt hàng do công ty giao cho và khi phát sinh chi phí bán hàng của phòng nào thì kế toán viên khi nhập liệu vào máy thì có chi tiết cho từng phòng thông qua hàng chữ . Mã vụ việc trong màn hình nhập liệu. Ví dụ Mã vụ việc: Phòng XNK dệt. - Còn chi phí bán hàng phát sinh của công ty thì kế toán cũng nhập liệu vào máy phát sinh đó và chi tiết cho chi phí bán hàng. Mã vụ việc: Công ty xuất nhập khẩu dệt may. Chi phí bán hàng này không phân chia cho các phòng khác. Khi nhân được chứng từ, hoá đơn kế toán viên nhập ngày phát sinh đó vào máy. Và chứng từ, hoá đơn đó được giữ lại từng tập riêng của tháng và từng loại chứng từ, hoá đơn. Cuối kỳ tất cả chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán kết chuyển hết vào TK911 để xác định kết quả kinh doanh. Lúc này TK911 không chi tiết cho từng phòng mà tập hợp tất cả phát sinh vào TK911. Còn khi tính kết quả kinh doanh của từng phòng thì kế toán quản trị làm công việc này họ tính tổng doanh thu và tổng chi phí của từng phòng để xác định kết quả và từ đó có phương hướng, nhận xét cho từng phòng. - Công ty không mở sổ chi tiết chi phí bán hàng trong nước và ngoài nước. Cũng như mở sở chi tiết cho từng mặt hàng nhóm hàng. Khi nhận nhập khẩu uỷ thác hay xuất khẩu uỷ thác thì chi phí vận chuyển cho việc nhận xuất nhập khẩu uỷ thác công ty cũng hạch toán vào chi phí bán hàng (TK641) . Bảng 2.13 Danh mục chứng từ Mã chứng từ Tên chứng từ Tiêu đề chứng từ TK nợ TK có PT1 PT2 PTA PTB PC1 PC2 PCA PCB BC1 BCA BCB BN1 BN2 KK1 KKA VB1 VBA … Phiếu thu tiền mặt VNĐ Phiếu thu tiền bán hàng VNĐ Phiếu thu tiền mặt ngoài tệ Phiếu thu tiền bán hàng ngoại tệ Phiếu chi tiền mặt VNĐ Phiếu chi tiền mua hàng VNĐ Phiếu chi tiền mặt ngoại tệ Gíây báo có ( thu) tiền VNĐ Gíây báo có thu tiền bán hàng VNĐ Báo có thu tiền ngoại tệ Báo có thu tiền bán hàng ngoại tệ Giấy báo nợ chi tiền VNĐ Giấy báo nợ bán hàng ngoại tệ Phiếu kế toán khác VNĐ Phiếu kế toán khác ngoại tệ Hoá đơn bán hàng, vật tư tiền Hoá đơn bán hàng, vật tư ngoại tệ … Phiếu thu “ “ “ Phiếu chi “ “ “ Báo có “ “ “ Báo nợ “ “ “ Phiếu kế toán … 1111 1111 1112 1112 1121 1121 1122 1122 1111 1111 1112 1112 1121 1121 1122 1122 b. Tài khoản sử dụng: TK641 – Chi phí bán hàng. Công ty mở thành các TK cấp hai sau. TK6411: Chi phí nhân viên, chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói vận chuyển hàng hoá. TK6413: Chi phí vật liệu bao bì. TK6414: Chi phí dụng cụ đồ dùng. TK6414: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK6415: Chi phí thuế phí và lệ phí. TK6415: Chi phí thuế phí và lệ phí uỷ thác. TK6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK6419: Chi phí bằng tiền khác. c. Quy trình hạch toán thực tế. Ngày 01/10/2004 nhận giấy báo nợ của ngân hàng gửi đến và thông báo, Phòng XM - XK trả cước vận tải là 32.608.350. HĐ số 82861. Kế toán căn cứ vào giấy báo nợ nhập liệu vào giấy báo nợ tiền VNĐ Mã chứng từ: Giấy báo nợ tiền VNĐ Ngày chứng từ: 01/10/2004 Số chứng từ: 187 Mã khách: CTXNKDM. Công ty XNK dệt may Diễn giải: Trả cước vận tải HD 82861 Mã vụ việc : PMXK-KH Phòng XM- Xuất khẩu- Hãng khác TK Nợ: 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK có : 11211 Tiền VN gửi NH ngoại thương Trung ương Khoản mục : 7F Chi phí vận chuyển ngoài nước Tiền: 32.608.350 Nhập xong số liệu kích vào nút nhận Ngày 31/12/2004 Phòng XM thanh toán tiền công tác phí cho ông Trần Hoà Bình số tiền là 20.000đ Kế toán căn cứ vào phiếu chi tiền mặt nhập liệu vào máy Trình tự nhập như sau Mã chứng từ: Phiếu chi tiền mặt Ngày chứng từ 31/12/2004 Số chứng từ: 1357 Mã khách: CTXNKDM Công ty xuất nhập khẩu dệt may Diễn giải: TT tiền công tác phí Mã vụ việc: PM- CPCH Phòng XM- chi phí chung TKnợ: 6419 Chi phí bằng tiền khác TK có: 1111 Tiền mặt VNDKhoản mục: 918 Công tác phí trong nước Tiền: 20.000đ Nhập xong số liệu kế toán kích vào nút nhận Ngày 20/10/2004 nhận được hoá đơn về cước vận chuyển của phòng dệt kế toán nhập liệu vào máy với trình tự như sau. Mã chứng từ: Ngày chứng từ: 20/20/2004 Mã khách: CTXNKDM Công ty xuất nhập khẩu dệt may Diễn giải: Cước vận chuyển Mã vụ việc: BPD Phòng dệt TK nợ: 64150 Chi phí vận chuyển TK có: 331 Phải trả khách hàng Tiền: 4.500.000đ Sau khi nhập liệu thì số liệu trên sẽ tự động vào sổ nhật ký chung và sổ cái. Bảng 2.14 Sổ nhật ký chung Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải PS Nợ PS Có 01/10 187 …… Trả cước vận tải HĐ /82861 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài 1121: Tiền VNĐ gửi NH Ngoại thương TW …………….. 32.608.350 …… 32.608.350 …………… 20/10 190 Cước vận chuyển 64150: cước vận chuyển 331: Phải trả khách hàng 4.500.000 4.500.000 31/12 1357 Thanh toán tiền công tác phí 6419: Chi phí bằng tiền khác 1111: Tiền mặt VNĐ 20.000 20.000 31/12 LH/PKT Trích BHXH theo LCB vào phí PTCKT 6421: Chi phí nhân viên quản lý 3383: Bảo hiểm xã hội 1.825.440 1.825.440 31/12 1352 Thanh toán tiền tiếp khách 6429: Chi phí bằng tiền khác 1111: Tiền mặt VNĐ ……. 411.818 …… 411.818 ….. Tổng cộng 1.109.705.320 1.109.705.320 Kế toán trưởng Ngày…. tháng…. năm 2004 Người lập biểu Bảng 2.15 Công ty XNK dệt may Sổ cái tài khoản 641 Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Số dư đầu kỳ: 0 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 187 …. 190 1357 … 489 489 01/10/2004 … 20/10/2004 31/12/2004 … 31/12/2004 31/12/2004 … Trả cước vận tải HD 82861 ……. Cước vận chuyển Thanh toán tiền công tác phí ……. KC Chi phí từ 641à 911 6417à 9110 KC Chí phí từ 641 à911 6419à 9110 … 32.608.350 ….. 4.500.000 20.000 ….. 848.634.961 321.760.625 ....... … Cộng 2.666.382.494 Số dư cuối kỳ: 0 Trưởng phòng TCKT Hà nội, ngày…. tháng…. năm 2004 Người lập bảng biểu Công ty đã mở bảng tổng hợp phát sinh của tài khoản 641, 642 riêng cho từng phòng để tiện theo dõi và giúp cho kế toán quản trị tính kết quản kinh doanh của từng phòng để từ đó khuyến khích các phòng kinh doanh thi đua. Dưới đây là bảng tổng hợp phát sinh của một tài khoản 641 chi tiết cho phòng vật tư. Bảng 2.16 Tổng hợp phát sinh của một tài khoản Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Tài khoản: 641 chi phí bán hàng Chi tiết phòng vật tư Nội dung Phát sinh nợ Phát sinh có Tổng phát sinh Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Văn phòng phẩm Vật liệu dùng cho sửa chữa Thủ tục phí ngân hàng Điện nước FAX, TELEX điện thoai Chi phí thuê vận chuyển, đóng gói TN Chi phí thuê nhà, kho Tiếp khách – Hội nghi Chi phí khác Kiểm nghiệm và giám định Cước gửi chứng từ và hàng mẫu 315.162.069 3.190.290 425.372 424.772 1.081.600 450.000 86.095.214 5.152.290 17.364.840 133.522.978 17.400.000 2.545.000 41.155.532 3.909.091 2.445.090 Kế toán trưởng Người lập biểu Bảng 2.17 Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng KM/ 2004B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 01 tháng 10 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty Đầu tư Thái Anh Địa chỉ:…số 3 Lê Thánh Tông Số tài khoản:…………………………………………………………… Điện thoại:………………MS:………………………………………….. Họ tên người mua hàng: Phòng dệt Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu dệt may Địa chỉ: 57B Phan Chu Trinh Số tài khoản:……………………………………………………………… Hình thức thanh toán: ……….. MS: STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2*1 Cước vận chuyển (có bảng kê chi tiết kèm theo) 4.500.000 Cộng tiền hàng: 4.500.000đ Thuế suất thuết GTGT: 0% Tiền thuế GTGT: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.500.000đ Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm mười một ngàn tám trăm mười tám đồng Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (đóng dấu, ghi rõ họ tên) Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Nội dụng chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên quản lý, dụng cụ văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thu tiền trên vốn, tiền điện thoại, lãi tiền vay, và các chi phí khác bằng tiền. Đồng thời chi phí trả hộ như lãi tiền vay cho các đơn vị khác cũng được hạch toán vào TK642. Trong kỳ chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như chi phí bán hàng phát sinh bao nhiêu sẽ được kết chuyển hết trong kỳ để xác định kết quả. Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh của phòng kinh doanh nào thì hạch toán riêng cho phòng đó để tính kết quả kinh doanh cho từng phòng. Còn chi phí quản lý doanh nghiệp của cả công ty thì hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp của cả công ty không phân bổ cho phòng nào. Cuối tháng căn cứ vào sổ nhật ký, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp vào sổ cái TK642. Tài khoản sử dụng: TK642 . Chi phí quản lý doanh nghiệp được công ty mở chi tiết theo tài khoản cấp hai như sau. TK6411. Chi phí nhân viên quản lý: Là các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác phải trả cho cán bộ công nhân viên, văn phòng và các phòng ban chức năng của doanh nghiệp. TK6422. Chi phí vật liệu quản lý: Là gía trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như giấy, bút, mực các loại vật liệu sử dụng cho sửa chữa TSCĐ ở bộ phận quản lý. TK6423. Chi phí đồ dùng văn phòng: Là giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lý. TK6424. Chi phí khấu hao TSCĐ: Là giá trị hao mòn của những TSCĐ sử dụng ở khâu quản lý. TK6425. Thuế phí, lệ phí (TK64251-Thuế phí và lệ phí, TK6425UT- thuế phí lệ phí hàng uỷ thác) TK6426. Chi phí dự phòng: Là các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. TK6427. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Là các khoản doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị, các cá nhân bên ngoài do cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp. TK6429. Chi phí bằng tiền khác. c. Quy trình hạch toán thực tế. Ngày 31/12/2004 Trích BHXH LCB vào phí PTKT cho phòng kế toán tài chính Kế toán dựa vào phiếu kế toán, tiền VND nhập liệu vào máy như sau Ngày chứng từ: 31/12/2004 số chứng từ LH/PKT Mã khách: CTXNKDM Công ty XNK dệt may Diễn giải: Trính BHXH theo LCB vào chi phí PTCKT Mã vụ việc: BPKT Phòng kế toán tài chính TK nợ: 6421 Chi phí nhân viên quản lý TK có: 3383 BHXH Khoản mục: 102 Bảo hiểm xã hội Tiền 1.825.440 Ngày 31/12/2004 Thanh toán tiền chi tiếp khách bằng tiền mặt của phòng kế toán Kế toán dựa vào phiếu chi tiền mặt nhập liệu vào máy Mã chứng từ: Phiếu chi tiền mặt VND Ngày chứng từ: 31/12/2004 số chứng từ 1352 Mã khách: XTXNKDM Công ty xuất nhập khẩu dệt may Diễn giải: Thanh toán tiền chi tiếp khách Mã vụ việc: BPKT Phòng kế toán tài chính TKnợ: 6429 Chi phí bằng tiền khác TKcó: 1111 Tiền mặt VND Khoản mục: 917 Tiếp khách hội nghị Tiền: 411.818 Tất cả các số liệu nhập vào sẽ tự động vào sổ nhật ký chung và sổ cái Bảng 2.18 Công ty xNK dệt may Sổ cái tài khoản 642 Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Số dư đầu kỳ: 0 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Số phát sinh Số Ngày Nợ Có … … …. … LH/PK Trích BHXH theo LCB vào chi phí P.TCKT 1.825.440 1352 Thanh toán tiền chi phí tiếp khách 411.818 … … … … 490 31/12/2004 KC chi phí từ 642đ911 6421đ9110 445.181.815 … … … … 490 31/12/2004 KC chi phí từ 642đ911 6429đ9110 183.423.067 Cộng 775.776.109 775.776.109 Số dư cuối kỳ: 0 Trưởng phòng TCKT Hà nội, ngày .. tháng.. năm 2004 Người lập bảng biểu Bảng 2.19 Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng KM/ 2004B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại:………………MS: Họ tên người mua hàng: Phòng tài chính kế toán Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu dệt may Địa chỉ: 57B Phan Chu Trinh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: ……….. MS: STT Tên hàng hóa, dich vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2*1 Tiếp khách hội nghị (có bảng kê chi tiết kèm theo) 411.818 Cộng tiền hàng 411.818 Thuế suất thuết GTGT: 0% Tiền thuế GTGT: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 411.818 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm mười một ngàn tám trăm mười tám đồng Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bảng 2.20 Tổng hợp phát sinh của một tài khoản Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Tài khoản: 642 chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết văn phòng) Nội dung Ps nơ Ps có Tổng phát sinh Bảo hiểm XH Bảo hiểm ytế 203 Kinh phí công đoàn 204 Văn phòng phẩm 305 Vật liệu dùng cho sửa chữa 509 Vật rẻ ( công cụ, dụng cụ ) 711 Thủ tục phí ngân hàng 712 Điện nước 917 FAX, TELEX, điện thoại Tếp khách, hội nghị 921 Công tác phí trong nước 923 Xăng xe 924 Chi phí khác Kểm nghiệm và giám định Cước gửi chứng từ và hàng mẫu 108.529.890 6.330.330 844.044 844.044 4.900.500 10.561.350 2.543.182 20.000 18.261.530 3.439.403 1.187.000 5.816.000 29.463.500 23.937.190 170.000 211.817 Kế toán trưởng Ngày..tháng…năm Người lập biểu Bảng 2.21 Tổng hợp phát sinh của một tài khoản Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Tài khoản: 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nội dung Ps nợ Ps có Tổng phát sinh Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ 6425C Thuế, phí và lệ phí Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác 3.723.428.848 2.000.249.477 100.490.640 30.041.384 139.561.924 43.950.147 218.274.781 1.190.860.495 Kế toán trưởng Ngày… tháng…năm Người lập biểu 2.5. hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty VINATEX Tài khoản sử dụng Cuối tháng, kế toán tổng hợp xác định kết quả tiêu thụ của Công ty và lập báo cáo kết quả kinh doanh. Dựa trên những báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, kế toán tổng hợp tổng hợp tổng hợp số liệu và lên báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty: Tài khoản sử dụng để hạch toán kết quả tiêu thụ gồm: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối Kết quả hoạt động kinh doanh Doanh thu bán hàng thuần Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp = - - - Phương pháp hạch toán Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, kế toán kết chuyển doanh thu các khoản hàng bán bị