Đề tài Hoàn thiện hạch toán thụ hàng hóa và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty đầu tư và phát triển dầu khí

LỜI NÓI ĐẦU Hạch toán kế toán giữ một vai trò quan trọng trong quản lý kinh doanh. hạch toán là công cụ hữu hiệu nhất trong quản lý các hoạt động tính toán và kiểm tra việc sử dụng tài chính, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động mua bán, bảo quản, dự trữ, theo dõi vật tư hàng hóa tức là hoạt động mua bán và xác định kế quả kinh doanh. Do đó việc tổ chức đúng đắn, khoa học nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa quyết định đối với công tác kế toán tại doanh nghiệp thương mại giúp cho lãnh đạo xử lý nắm bắt các thong tin cần thiết, từ đó có quyết định quản lý chính xác nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói chung và Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí nói riêng. Được trang bị kiến thức tại Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân và sự hướng dẫn của cô giáo Th.s Nguyễn Thị Thu Liên, cùng với sự chỉ bảo nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán của Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí, sau một thời gian thực tập tại công ty em quyết định chọn đề tài: “HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DẦU KHÍ ” Chuyên đề của em gồm có các nội dung chính sau: Phần I: Khái quát chung về công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Phần II: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí. Kết luận PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DẦU KHÍ ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH CỦA CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DẦU KHÍ Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Công ty Đầu tư và Phát triển dầu khí có tên giao dịch quốc tế là “Petroleum Investment & Development Company ” viết tắt là PIDC, là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Dầu khí Việt Nam (PetroVietnam), có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng theo luật pháp Việt Nam, có tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng trong, ngoài nước. Công ty chính thức được thành lập ngày28 tháng 12 năm 2000 theo quyết định số 2171/ QĐ-HĐQT ngày 14 tháng 12 của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại133 Thái Thịnh Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội Tiền thân của công ty là công ty Petrovietnam – 1 ( PV- 1 ) đượng thành lập ngày 17 tháng 11 năm 1988 theo quyết định của Tổng cục Dầu khí Việt Nam với nhiệm vụ chính là giám sát các hợp đồng thăm dò dầu khí tại thềm lục địa Phía Bắc và thu hút các công ty Dầu khí Quốc tế vào đầu tư, khai thác Dầu khí tại Việt Nam Vào cuối những năm 80 đầu những năm 90 của thế khỷ XX với số lượng các hợp đồng chia sản phẩm dầu khí được ký kết tăng cao ( lúc cao điểm lên tới 40 hợp đồng ). Để nâng cao hiệu quả quản lý giám sát số lượng các hợp đồng nói trên, Tháng 3 năm 1993 Tổng công ty Dầu khí Việt Nam quyết định đổi tên PV- 1 thành PVSC (Petro Vietnam PSC Supervising Co. ), Công ty Giám sát các hợp đồng chia sản phẩm Dầu khí. Đặc điểm kinh doanh tại Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Là một doanh nghiệp nhà nước Công ty thực hiện khá nhiều hoat động sản xuất kinh doanh: Triển khai thăm dò khai thác tại Việt Nam: Tự điều hành các dự án tìm kiếm thăm dò và khai thác dầu khí trên đất liền thuộc Miền Vọng Hà Nội và các khu vực khác có vọng trên thềm lục địa của Việt Nam. Tham gia điều hành chung các hợp đồng dầu khí với các bên nước ngoài tại Việt Nam. Quản lý công tác phát triển – khai thác và tham gia bán dầu ở các lô như một bên nhà thầu. Thay mặt Tổng công ty Dầu khí Việt Nam quản lý, giám sát các hợp đồng dầu khí của các nhà thầu nước ngoài khi được uỷ quyền của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam. Triển khai hoạt động thăm dò khai thác tại nước ngoài: Tự điều hành các hợp đồng dầu khí. Tham gia điều hành chung các hợp đồng dầu khí. Mua tài sản/ góp vốn đối với các hợp đồng dầu khí. Với các hoạt động sản xuất kinh doanh như trên thì ta có thể thấy sản phẩm của Công ty là dầu thô và khí. Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu của báo cáo kết quả kinh doanh sau: TT CHỈ TIÊU NĂM 2005 1 Tổng doanh thu 19.026.333.586 2 giá vốn hàng bán 3.107.580.599 3 giá thành dịch vụ nhỏ 6.701.269.728 4 Lợi nhuận gộp 9.217.483.259 5 Chi phí bán hàng 76.000.000 6 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.434.564.250 7 Lợi nhuận trước thuế 8.827.280.473 8 Nộp ngân sách nhà nước 2.471.638.532 9 Lợi nhuận sau thuế 6.355.641.941 Biểu 1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2005 TỔ CHỨC KẾ TOÁN, CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DẦU KHÍ Mô hình tổ chức của công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Để đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình tổ chức bộ máy một cách khoa học và hợp lý với ngành nghề của mình Trong cơ cấu này thì giám đốc là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trước Tổng công ty Dầu khí Việt Nam. Các phòng ban là bộ phận, các đơn vị trực thuộc, các liên doanh tham mưu giúp ban giám đốc điều hành doanh nghiệp có hiệu quả hơn. Mệnh lệnh từ ban giám đốc được truyền trực tiếp đến từng cơ sở, phòng ban trong công ty, đồng thời có sự hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhau và thống nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh (xem biểu số 2 trang 5) BAN GIÁM ĐỐC PIDC TỔNG CÔNG TY DẦU KHÍ VIỆT NAM (PETROVIETNAM) CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC VÀ LIÊN DOANH P. Thăm dò P. Công nghệ mỏ và khai thác P. Khoan, an toàn & môi trường P. Công nghệ thông tin-lưu trữ P. Phát triển dự án P. Quản lý dự án P. Thương mại-hậu cần P. Tài chính-kế toán P. Tổ chức đào tạo P. Kế hoạch P. Hành chính PIDC ALGER PIDC IRAQ XNđầu khí Thái Bình VP ĐD Hải Phòng VP ĐD Đà Nẵng CONSON JOC VIETGAZPROM JOC Biểu 2: sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Trong đó: Ban giám đốc: có trách nhiệm kết hợp chặt chẽ với ban chấp hành Đảng uỷ và tổ chức Công đoàn triển khai nhiệm vụ của Đảng uỷ trong việc định hướng kinh doanh, tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, giải quyết khó khăn và đưa đơn vị vào thế ổn định. Ban giám đốc gồm có một Giám đốc và 5 Phó giám đốc: Giám đốc công ty: trực tiếp điều hành công tác cán bộ, tổ chức kinh doanh và quản lý tài chính trong công ty. Phó giám đốc phụ trách Kỹ thuật và Ngiên cức khoa học: giúp giám đốc và cùng điều hành các hoạt động về Khoa học, Kỹ thuật của Công ty. Phó giám đốc phụ trách Kinh tế - Hợp đồng: giúp giám đốc và cùng giám đốc điều hành Công ty trong lĩnh vực tài chính, thực hiện thẩm định ký kết, điều hành các hợp đồng kinh tế của Công ty. Phó giám đốc phụ trách dự án Algeria: giúp giám đốc và cùng điều hành mọi hoạt động về tài chính,tìm kiếm, thăm dò khai thác dầu khí,… tại dự án Algeria. Phó giám đốc phụ trách dự án Iraq: giúp giám đốc và cùng điều hành mọi hoạt động về tài chính, thăm dò, tìm kiếm, khai thác dầu khí ,… tại dự án Iraq. Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm: Phòng thăm dò: giúp giám đốc có những thông tin chính xác về công tác tìm kiếm thăn dò dầu khí ở các dự án để lên kế hoạch về việc khai thác khí Phòng công nghệ mỏ và khai thác: giúp giám đốc trong việc nắm bắt tình hình công nghệ của công ty và trên thế giới để lên kế hoạch về sửa chữa mua bán công nghệ cho phù hợp với tình hình tìm kiếm thăm dò dầu khí của công ty Phòng khoan, an toàn và môi trường: giúp giám đốc trong việc điều hành khoan, an toàn lao động và bảo vệ môi trường. Phòng công nghệ thông tin – lưu trữ: giúp giám đốc trong công tác lưu trữ hồ sơ, công nghệ thông tin phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Phòng phát triển dự án: giúp giám đốc trong việc tìm kiếm, lên kế hoạch dự án và phát triển dự án. Phòng quản lý dự án: giúp giám đốc trong việc điều hành, quản lý dự án Phòng thương mại – hậu cần: giúp giám đốc trong việc tìm kiếm bạn hàng, mở rộng thị trường. Phòng tài chính – kế toán: giúp giám đốc quản lý và thực hiện công tác tài chính, vốn và tài sản; kế toán hạch toán kinh doanh tập trung ở công ty; kiểm toán các dự án của công ty trong các hợp đồng dầu khí và các đơn vị trực thuộc công ty. Phòng đào tạo: giúp giám đốc trong công tác đào tạo phát triển nhân lực và tuyển dụng của công ty. Phòng kế hoạch: giúp giám đốc trong việc lên các kế hoạch dự án, kế hoạch mặt hàng và kế hoạch phát triển công ty trong tương lai. Phòng hành chính: giúp giám đốc công việc tổ chức bộ máy quản lý các bộ phận, cơ sở vật chất phương tiện, tổ chức phục vụ của cán bộ và cơ sở làm việc của cán bộ công nhân viên chức. Tổ chức bộ máy kế toán Căn cứ đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh, tính chất và quy mô hoạt động kinh doanh, công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí tổ chức một phòng kế toán tập trung tại công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp số liệu của công ty (xem biểu số 3 trang 8) Phòng kế toán có nhiệm vụ: Thực hiện công tác tài chính, thu xếp vốn cho hoạt động của công ty và các dự án. Quản lý, điều hành công tác kế toán, hạch toán, kiểm kê, thống nhất tập trung toàn công ty đối với hoạt động của công ty và các dự án trong, ngoài nước. Quản lý và thực hiện công tác thanh toán, quyết toán các công trình, các dự án, các hoạt động của công ty; tham gia lập dự toán và chương trình đầu tư. Lập báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm về công tác tài chính kế toán, vốn và tài sản, báo cáo quyết toán năm. Hoạt động giám sát và hỗ trợ hoạt động tài chính, kế toán, vốn góp, thuế, tài sản, kiểm toán đối với các hợp đồng dầu khí và các đơn vị trực thuộc công ty. Chủ trì theo dõi việc thực hiện công tác tài chính kế toán trong các hợp đồng dầu khí mà công ty tham gia hoặc được uỷ quyền hỗ trợ, giám sát; thực hiện thu thuế đối với các nhà thầu dầu khí khi được uỷ quyền. Tham gia theo dõi thực hiện chương trình cộng tác với ngân sách, đàm phán hợp đồng, thoả thuận và thanh lý hợp đồng. Quản lý và giám sát tiền vốn, tài sản cố định, vật tư và nguồn vốn kinh doanh của công ty. Tham gia đấu thầu trong hợp đông thương mại của công ty. Phòng tài chính – kế toán của công ty có 10 người. Triển khai công việc theo tong lĩnh vực chuyên môn và đơn vị phụ thuộc. Các bộ phận tương tự đơn vị trực thuộc là thành phần không thể tách rời, hoạt động thống nhất, tập trung theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán dự án Algeria Kế toán dự án Iraq Kế toán các dự án khác Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán tiền mặt và NH Phân tích tài chính Thủ quỹ Biểu 3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Cơ cấu tổ chức bộ máy tài chính – kế toán của công ty: Kế toán trưởng: kiêm trưởng phòng Tài chính – Kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo chung về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tài chính – kế toán. Kế toán tổng hợp: kiêm phó phòng Tài chính - Kế toán, phụ trách việc lập phiếu thu, chi theo lệnh, từ đó căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi kèm theo các giấy tờ hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ, đối với các số dư trên sổ quỹ với số tiền thực có tại quỹ. Lập báo cáo kế toán, trợ lý cho kế toán trưởng nếu có yêu cầu và giúp đỡ các bộ phận khác khi cần thiết. Kế toán dự án: có nhiệm vụ theo dõi tình hình hoạt động của các dự án Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình công nợ phải trả và thanh toán các khoản cho từng chủ nợ nhằm thực hiện tốt chế độ thanh toán tài chính. Kế toán tiền mặt và ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, lập phiếu, phiếu chi và tình hình thu, chi, trả lãi ngân hàng của công ty. Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ theo dõi tiền lương, các khoản phải trả công nhân viên, các khoản tạm ứng, các chế độ BHYT, BHXH, công đoàn, … Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiền của công ty. Phân tích tài chính: có nhiệm vụ phân tích tình tài chính của công ty và các dự án. Công ty Đầu tư và phát triển dầu khí áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán này đảm bảo cho công tác kế toán được tiến hành một cách đầy đủ, kịp thời, thúc đẩy hạch toán kế toán nội bộ và sự quản lý thống nhất của toàn công ty. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Niên độ kế toán của công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Ghi chép bằng Đồng Việt Nam và chuyển đổi ngoại tệ theo phương pháp tỷ giá thực tế, cuối năm tài chinh tiến hành điều chỉnh chênh lệch. Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ. Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán, báo cáo tài chính, hệ thống chứng từ ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 trên hệ thống sổ kế toán. Phương pháp kế toán tài sản cố định: Tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao đường thẳng ( khấu hao đều ). Phương pháp kế toán hàng tồn kho: - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá thực tế. - Hạch toán hàng tồn kho: Kiểm kê định kỳ Trình tự ghi sổ ( biểu số 4 trang 11) Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ Biểu 4: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và phân loại để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, rồi chuyển sang cho kế toán tổng hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ thì mới sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả các Chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng lập “ Bảng cân đối tài khoản” Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu số liệu trên sổ cái của tài khoản đó. Các Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ để lập các Báo cáo Tài chính. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính của công ty thực hiện theo quy định của Bộ Tài Chính và Báo cáo quản trị gồm các báo cáo: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; các báo cáo quản trị gồm như: Báo cáo sản lượng sản phẩm hoàn thành, Báo cáo chi tiết nguồn vốn, Báo cáo tình hình sử dụng Tài sản cố định, báo cáo tình hình hàng tồn kho .v.v Công ty kết hợp kế toán thủ công với việc ứng dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2004 vào công việc kế toán giúp giải phóng sức lao động thủ công nên tuy phòng kế toán có ít người nhưng công việc vẫn được hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch đề ra. Trình tự công việc kế toán của công ty: Chứng từ kế toán Tệp số liệu Tệp sổ cái Tệp số liệu tổng hợp Báo cáo kế toán, sổ sách kế toán Biểu 5: Trình tự kế toán trên máy của công ty PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DẦU KHÍ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DẦU KHÍ Đặc điểm của hàng hóa và thị trường tiêu thụ của Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí là một doanh nghiệp Nhà Nước hoạt động trong lĩnh vực thăm dò khai thác dầu khí. Với các xí nghiệp sản xuất chế biến của mình như: Xí nghiệp dầu khí Thái Bình, Vietgazprom thì sản phẩm của công ty đa dạng với các sản phẩm như: Dầu thô, khí, Gas và các sản phẩm phụ khác liên quan. Với nhiệm vụ là đảm bảo an ninh năng lượng quốc gia thì Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí còn có các hoạt động xuất, nhập khẩu Dầu khí: như gas, các phụ kiện phục vụ ngành dầu khí ( bình, bồn chưa, tàu chở dầu,..) Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Giảm giá hàng bán ngay trên hóa đơn bán hàng. Công ty đặt ra các mức giá cho người mua. Khách hàng mua hàng với số lượng càng lớn thì giá càng thấp. Khách hàng có thể được giảm giá trong trường hợp Công ty không thực hiện đúng hợp đồng như: giao hàng không đúng thời gian, địa điểm. Do vậy mà công ty không sử dụng TK 532 – “giảm giá hàng bán” mà nó được hạch toán trực tiếp trên TK 511 – Doanh thu bán hàng. Sản phẩm của công ty được sản xuất trên giây chuyền công nghệ hiện đại, được kiểm tra chặt trẽ và cũng do đặc thù sản phẩm của công ty là các sản phẩm dầu khí. Do đó công ty không có hàng bán bị trả lại, không có các khoản giảm trừ. Vì thế mà doanh thu bán hàng chính là doanh thu thuần. Công ty có thị trường tiêu thụ rộng lớn trong và ngoài nước với nhiều đối tác lớn như : BP (Anh), TOTAL, SELL, PETRONAS (Công ty Dầu khí quốc gia Malaysia), KNOC ( Nga),… Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo thẻ song song. Theo phương pháp này ở kho theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị hàng hoá. + Ở kho: hàng ngày căn cứ và chứng từ xuất nhận được thủ kho tiến hành xuất theo số lượng ghi trên hoá đơn, ghi nhận số lượng thực nhập căn cứ vào số lượng nhập xuất thực kho ghi vào các cột tương ứng trên thẻ kho theo thứ tự thời gian. + Tại phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ xuất mà thủ kho gửi lên, phòng kinh doanh sẽ nhập vào máy theo thứ tự thời gian nghiệp vụ phát sinh. Trên máy đã cài sẵn các sổ cần thiết và mã hàng hoá. Khi nhập chứng từ phòng kinh doanh sẽ khai báo mã hàng hóa cho máy và nhập số chứng từ, ngày, tháng, nội dung, số lượng. Khi đó máy sẽ tự động gán mã hàng hoá sẵn có , cuối tháng cộng tổng số N-X-T. Sau khi vào chứng từ song, định kỳ gửi lên phòng kế toán để nhập đơn giá hạch toán cho từng mặt hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho, thu kho tiến hành ghi thẻ kho, định kỳ chuyển lên phòng kế toán để phòng kế toán theo dõi giá trị hàng nhập xuất, đồng thời cũng căn cứ và thẻ kho do thủ khi chuyển lên, kế toán theo dõi trên sổ chứng từ kế toán nhập hàng và sổ chứng từ kế toán xuất hàng. Trình tự hạch toán: (xem biểu 6 trang 16) Phiếu xuất Thẻ kho Sổ chi tiết Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Biểu 6: Trình tự luân chuyển Phiếu xuất kho Công ty chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán hàng tồn kho đầu kỳ vì phương pháp này có ưu điểm: đơn giản, dễ kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết. Để hạch toán giá vốn hàng bán, tại công ty có các chứng từ sau: Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Hóa đơn GTGT Xét một mẫu xuất kho: căn cứ vào hóa đơn thuế GTGT số 03056 kế toán lập phiếu xuất kho: Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Mẫu số: 02 – VT Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Ban hành theo QĐ số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 1 tháng 2 năm 2006 Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ: Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho: Thái Bình STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Khí m3 120.000 120.000 600 72.000.000 Cộng 120.000 120.000 72.000.000 Xuất, ngày tháng 2 năm 2006 Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 7: Phiếu xuất kho hàng hóa của công ty Căn cứ vào hóa đơn thuế giá trị gia tăng kế toán vào thẻ kho: THẺ KHO KHÍ Kho hàng: Thái Bình Đơn vị tính: m3 Mã số : Tồn đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng Tồn SH NT Nhập Xuất ... ... 03052 2/2/2006 Nhập Khí từ mỏ Tiền Hải C 1/2/2006 400.000 03056 5/2/2006 Xuất Khí bán 5/2/2006 120.000 .... ... 03170 20/2/2006 Nhập Khí mỏ Tiền Hải C 20/2/2006 300.000 03180 25/2/2006 Xuất bán 25/2/2006 200.000 … … … Cộng Biểu 8: Thẻ kho của công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Dựa trên các báo cáo bán hàng trong quý, kế toán sẽ tính ra số thuế giá trị gia tăng của hàng háo bán ra. Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ với thuế suất chủ yếu là 10% và cơ sở để tính thuế là doanh thu bán hàng. Công ty không sản xuất hay bán hàng thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nên doanh thu tính thuế là doanh thu chưa có thuế giá trị gia tăng. Như vậy, vào cuối kỳ từ các hóa đơn giá trị gia tăng và các báo cáo bán hàng mở cho từng loại hàng hóa, kế toán tính ra thuế giá trị gia tăng phải nộp trong kỳ, vào sổ cái TK 33311 rồi lập tờ khai thuế giá trị gia tăng. Trên tờ khai thuế giá trị gia tăng phản ánh thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp, thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ và tính ra số thuế giá trị gia tăng phải nộp hay được khấu trừ vào kỳ sau. Trình tự lập và luân chuyển hóa đơn thuế giá trị gia tăng: Khách khàng P. Kế toán -tài chính Kế toán TM, TGNH Thủ quỹ Thủ kho Kế toán Đề nghị mua Duyệt, lập PXK Lập HĐVAT, Phiếu thu Thu tiền Xuất hàng Ghi sổ Biểu 9:Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng Hóa đơn được viết 3 liên, đặt giấy than, viết một lần: Liên 1: màu tím, lưu tại quyển. Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng. Liên 3: màu xanh, dùng để luân chuyển nội bộ. Sau đây là mẫu hóa đơn thuế giá trị gia tăng của Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí về một nghiệp vụ bán hàng: HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 3 (lưu nội bộ) AT/2006 Ngày 5 tháng 2 năm 2006 Số: 03056 Đơn vị bán: Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Địa chỉ: 133 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04.8561186 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Quốc Tuấn Đơn vị: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại Địa chỉ: Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 khí M3 120.000 1300 156.000.000 Cộng tiền hàng 156.000.000 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế: 15.600.000 Tổng cộng thanh toán : 171.600.000 Một trăm bảy mươi mốt triệu sáu trăm ngìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ kho Thủ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Quốc Tuấn (Ký, ghi rõ họ tên) Lê Thi Thủy (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Anh Tú (Ký,ghi rõ họ tên) Biểu 10: Hóa đơn giá trị gia tăng tại công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Căn cứ váo hóa đơn thuế giá trị gia tăng kế toán vào máy máy tính sẽ tự vào sổ chi tiết TK 33311 SỔ CHI TIẾT Tháng 2 năm 2006 TK 33311: Thuế GTGT NHGS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ Số phát sinh ….. 5/2/ HĐ 03056 5/2 Bán Khí cho nhà máy nhiệt điện phả lại 111 15.600.000 ….. 8/2/ HĐ 03065 8/2/ Bán khí 112 26.000.000 … …. Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Biểu 11: Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng tại công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Sau khi vào sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng máy tính sẽ tự vào tờ khai thuế giá tị gia tăng: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do - Hạnh phúc TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG Tháng 2 năm 2006 Mẫu số 01/GTGT (Dùng cho cơ sở tính thuế theo phương pháp khấu trừ) Tên cơ sở: Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Địa chỉ: 133 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội TT Chỉ tiêu kê khai Doanh số chưa thuế Thuế GTGT 1 2 3 4 1 Hàng hóa dịch vụ bán ra 3.923.959.307 392.395.930 2 Hàng hóa chịu thuế 3.923.959.307 392.395.930 A Hàng hóa dịch vụ chịu thuế suất 0% 0 0 B Hàng hóa dịch vụ chịu thuế suất 5% 0 .0 C Hàng hóa dịch vụ chịu thuế suất 10% 3.923.959.307 392.395.930 3 Hàng hóa dịch vụ mua vào 4 Thuế GTGT của HH mua vào 3.482.258.691 348.225.869 5 Thuế GTGT được khấu trừ 3.482.258.691 348.225.869 6 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được khấu trừ trong kỳ (tiền thuế = 2 – 5) 441.700.616 44.170.061 7 Thuế GTGT kỳ trước kết chuyển qua A Nộp thiếu B Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ 8 Thuế GTGT đã nộp trong tháng này 9 Thuế GTGT được hoàn trả trong tháng này 10 Thuế GTGT phải nộp trong tháng này Số tiền phải nộp (ghi bằng chữ): Hà Nội, ngày 28 tháng 2 năm 2006 Nơi gửi tờ khai: Cơ quan thuế: Thay mặt cơ sở Địa chỉ: ( Ký tên, đóng dấu) Biểu 12: Tờ khai thuế giá trị gia tăng Phương pháp xác định giá vốn hàng bán Là trị giá vốn của sản phẩm vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. Đối với sản phẩm, lao vụ, dịch vụ, tiêu thụ, giá vốn là giá thành sản xuất hay chi phí sản xuất. Với vật tư tiêu thụ, giá vốn là giá thực tế ghi sổ. Còn với hàng hoá tiêu thụ, gía vốn bao gồm trị giá mua của hàng tiêu thụ cộng với chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Công ty xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước. Với những hàng hóa nào nhập kho trước thì xuất trước. Công ty xác định giá vốn hàng bán đối với sản phẩm hàng hóa tiêu thụ của mình là giá thành sản xuất các sản phẩm đó. Căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan như: Bảng tính giá thành, Thẻ kho, Phiếu nhập kho để xác định giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán = Giá thành sản phẩm x Sản lượng sản phẩm thực tế tiêu thụ Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán phản ánh: Trình tự hạch toán TK 154, 156, 157 TK 111,112, 331 TK 611 TK 632 TK 911 TK 333 Trị giá hàng mua Thuế GTGT KC giá vốn hàng bán XĐKQ HĐKD Biểu 13: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN Chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Chứng từ ban đầu: - Chứng từ bán hàng gồm: + Hoá đơn bán hàng. + Hoá đơn thuế GTGT + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Bảng thanh toán tiền hàng đại lý. + Thẻ quầy hàng - Chứng từ kế toán về hàng tồn kho gồm: + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Thẻ kho + Bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá - Chứng từ kế toán về tiền tệ gồm: + Phiếu thu + Phiếu chi + Biên lai thu tiền + Bảng kiểm kê quỹ Tài khoản sử dụng: *Tài khoản 156 – Hàng hoá: Phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hoá kết cấu nội dung như sau: Bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua vào. - Trị giá hàng thuê gia công chế biến nhập kho. - Chi phí thu mua hàng - Trị giá hàng hoá bị người mua trả lại, hàng phát hiện thừa - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận Bên Có: - Trị giá thực tế của hàng tồn kho - Trị giá hàng hoá trả lại người bán - Chiết khấu giảm giá mua được hưởng. - Trị giá hàng hoá bị thiếu hụt hư hỏng mất mát - Kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ SD bên Nợ: - Trị giá thựctế của hàng tồn kho cuối kỳ - Chi phí thu mua hàng hoá tồn kho của hàng hoá đã bán chưa được chấp nhận tiêu thụ, giao đại lý ký gửi. TK 156 có 2 tài khoản cấp 2: + TK 1561 – Giá mua hàng hoá. Được chi tiết thành TK 1561: Giá mua gas TK 1562: Giá mua khí TK 1563: Giá mua Dầu TK 1564: Giá mua phụ kiện + TK 1562 – Chi phí mua hàng hoá *Tài khoản 157 – Hàng gửi bán: Phản ánh giá trị hàng gửi bán, ký gửi đại lý chưa được chấp nhận. TK này được mở chi tiết cho từng loại hàng, từng lần gửi hàng từ khi gửi đến khi chấp nhận thanh toán. Kết cấu và nội dung tài khoản như sau: Bên Nợ: - Trị giá hàng gửi bán. - Trị giá lao vụ, dịch vụ đã thực hiện với khách hàng chưa được chấp nhận thanh toán. - Kết chuyển trị giá còn lại cuối kỳ Bên Có: - Trị giá hàng hoá đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán - Trị giá của hàng bán bị trả lại. - Kết chuyển trị giá hàng hoá gửi bán tồn đầu kỳ SD bên Nợ: - Trị giá hàng hoá gửi bán chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán. *Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế, cùng các khoản giảm trừ doanh thu. Kết cấu và nội dung tài khoản này như sau: Bên Nợ: - Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại. - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế. - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ Bên Có: - Phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ TK 511 Cuối kỳ không có số dư và chi tiết làm 4 tài khoản cấp hai dưới đây: + TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hoá”. TK này chi tiết thành các TK cấp 3 : TK 51111: Doanh thu bán Gas TK 51112: Doanh thu bán Khí TK 51113: Doanh thu bán Dầu TK 51114 Doanh thu bán phụ kiện + TK 5112 “ Doanh thu bán các thành phẩm” + TK 5113 “ Doanh thu cung ứng dịch vụ” + TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá” *Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ: TK này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hoá , dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty... Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 512 tương tự như TK 511 đã được đề cập ở trên. TK 512 cuối kỳ không có số dư và gồm 3 TK cấp hai: + TK 5121 “ Doanh thu bán hàng hoá” Cũng được chi tiết: TK 51211: doanh thu bán Gas TK 51212: Doanh thu bán khí Tk 51213: Doanh thu bán Dầu TK 51214: Doanh thu bán phụ kiện + TK 5122 “ Doanh thu bán các thành phẩm: + TK 5123 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ” *TK 632 – Giá vốn hàng bán: TK này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm hàng bán, dịch vụ... bán trong kỳ. Kết cấu và nội dung của TK 632 như sau: Bên Nợ: Trị giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ. Bên Có: - Kết chuyển vốn của hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa được gọi là tiêu thụ. - Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã xuất bán vào bên nợ TK 911 “ xác định kết quả kinh doanh”. TK 632 không có số dư Công ty chi tiết TK 632 thành: TK 6321: Gía vốn hàng bán Gas TK 6322: Giá vốn hàng bán Khí TK 6323: Giá vốn hàng bán Dầu TK 6324: Giá vốn hàng các phụ kiện HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA THEO CÁC PHƯƠNG THỨC TIÊU THỤ CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DẦU KHÍ Trong môi trường cạnh tranh gay gắt với các Công ty khác kinh doanh cùng ngành hàng. Công ty đã chọn cho mình những phương thức bán hàng phù hợp với một mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước hoạt động rất hiệu quả. Nhờ đó, thị trường tiêu thụ của Công ty ngày càng được mở rộng với tổng sản lượng bán ra ngày càng tăng. Công ty có các phương thức bán hàng sau: Phương thức bán buôn trực tiếp Phương thức bán điều động nôi bộ ngành Phương thức bán điều động nội bộ Công ty Phương thức bán qua tổng đại lý Phương thức bán lẻ Phương thức bán chuyển khẩu 1. Phương thức bán buôn trực tiếp Đặc điểm của phương thức này là khách hàng thường mua với khối lượng lớn để tiêu dùng trực tiếp trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết. Công ty chịu trách nhiệm về vận chuyển hàng giao đến cho người mua. Khi xuất hàng bán phòng bán hàng dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng thủ kho cùng người mua kí xác nhận vào cả 3 liên, giao liên 2 cho khách hàng, giữ 2 liên còn lại lập chứng từ ghi sổ và bảo quản lưu trữ. Định kỳ 5 ngày kế toán lập chứng từ ghi sổ và cuối tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. a. Bán buôn qua kho chi nhánh xí nghiệp Đặc điểm: Phù hợp với những hợp đồng có nhu cầu lớn. Vì hình thức Công ty có kho “thủ tục” tại các chi nhánh dầu, khí khai thác và nhập về bao nhiêu nhiêu thì xuất ra bấy nhiêu nên lượng tồn kho luôn bằng không. Chi nhánh, xí nghiệp viết hoá đơn giao hàng cho Công ty nhưng thực tế hàng vẫn nằm tại kho của chi nhánh, xí nghiệp chỉ xuất qua kho “thủ tục”. Công việc này được cài đặt chương trình và được vi tính hoá toàn bộ. Công ty chủ yếu bán hàng theo phương thức này. Hạch toán bán buôn qua kho Theo phương thức bán buôn trực tiếp, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi định khoản phản ánh doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán. BT 1: Phản ánh giá vốn hàng bán. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156 Ngoài ra, kế toán còn phải phản ánh vào sổ chi tiết giá vốn (TK 632), sổ chi tiết doanh thu BT2: Phản ánh doanh thu bán hàng. Công ty thống nhất sử dụng TK 131 trong toàn bộ trình thanh toán của khách hàng. Do đó, cách hạch toán doanh thu bán hàng sẽ như sau: (Doanh thu của hàng bán ra là giá bán không có thuế GTGT) Nợ TK 131: tổng giá thanh toán Có TK 511 : Doanh thu hàng bán ra = Đơn giá * Số lượng Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng kế toán ghi Nợ TK 111,112: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131: phải thu khách hàng Ví dụ 1: Ngày 05/02/2006 Công ty xuất bán cho nhà máy nhiệt điện Phả Lại qua kho của công ty tại Xí nghiệp Thái Bình với số lượng là 120.000 m3 khí giá hạch toán 600 đ/m3: giá bán là 1.300đ/ m3. Khách hàng thanh toán ngay băng tiền mặt. Kế toán lập hóa đơn thuế GTGT số 03056 ( xem biểu 8 trang 20) Căn cứ vào hoá đơn GTGT: 03056 BT1: Phản ánh giá vốn hàng bán. Nợ TK 6322: 72.000.000 Có TK 15612 : 72.000.000 BT2: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131: 171.600.000 Có TK 51112: 156.000.000 Có TK 33311: 15.600.000 Nợ TK 1111 : 171.600.000 Có TK 131 : 171.600.000 Nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng kết thúc Căn cứ vào háo đơn số 03056 kế toán tiến hành viết phiếu thu: (biểu 14) Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Mẫu số: 01 – TT Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Ban hành theo QĐ số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính PHIẾU THU Quyển số: 2 Ngày 1 tháng 2 năm 2006 Số : 25 Nợ: TK 1111 Có: TK 5111, 33311 Họ tên người nộp: Nguyễn Quốc Tuấn Đơn vị: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại Lý do nộp: Mua hàng Số tiền: 171.600.000 Viết bằng chữ: Một trăm bảy mươi mốt triệu sáu trăm nghìn đồng Kèm theo: 01 Chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Thiên Bảo Nguyễn Thị Thu Huyền Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): trăm bảy mươi mốt triệu sáu trăm nghìn đồng Ngày 5 tháng 2 năm 2006 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Biểu 14: Phiếu thu Đồng thời kế toán cũng vào sổ cái TK 632, sổ cái tài khoản doanh thu: TK 5111 SỔ CÁI Tháng 2 năm 2006 TK 632: Giá vốn hàng bán NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ … 5/2 HĐ 03056 5/2 Xuất khí bán 156 72.000.000 … 18/2 HĐ 03065 18/2 Xuất khí bán 151 120.000.000 … KC XĐKQ 911 3.428.258.691 Cộng Phát sinh 3.428.258.691 3.428.258.691 Số dư cuối kỳ Ngày 28 tháng 2 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Thu Huyền (Ký, họ tên) Nguyễn Thiên Bảo (Ký tên, đóng dấu) Đỗ Văn Hậu Biểu 15: Sổ cái TK 632 SỔ CÁI Tháng 2 năm 2006 TK 5111: Doanh thu bán hàng NT GS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ … 5/2 HĐ 03056 5/2 Doanh thu bán khí 131 156.000.000 … 8/2 HĐ 03065 8/2 Doanh thu bán khí 131 260.000.000 … 16/2 HĐ 03070 Doanh thu bán khí 266.000.000 … 18/2 KC XĐKQ 911 3.924.523.060 Cộng Phát sinh 3.924.523.060 3.924.523.060 Số dư cuối kỳ Ngày 28 tháng 2 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Thu Huyền (Ký, họ tên) Nguyễn Thiên Bảo (Ký tên, đóng dấu) Đỗ Văn Hậu Biểu 16: Sổ cái TK 511 b. Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, Công ty sẽ là trung tâm thanh toán giữa bên bán và bên mua do không có đủ điều kiện để nhập khẩu Dầu và Khí. Hiện nay khách hàng của Công ty là Campuchia, Lào, đồng thời Công ty ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp. Do lô hàng được vận chuyển thẳng từ nhà cung cấp đến người mua , nên lô hàng được theo dõi ở TK151- hàng đang đi trên đường. Thời hạn thanh toán được quy định rõ trong hợp đồng: Khách hàng mua chuyển khẩu phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày nhận hàng; Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí phải thanh toán cho nhà cung cấp sau 30 ngày kể từ khi bên mua nhận được hàng. Kế toán tại văn phòng Công ty sau khi nhận đầy đủ các chứng từ liên quan như: Hợp đồng mua hàng, hợp đồng bán hàng, các hoá đơn giao hàng giữa người mua và nhà cung cấp, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng... mới tiến hành hạch toán. Căn cứ vào hoá đơn giao hàng giữa nhà cung cấp và khách hàng mua theo phương thức chuyển khẩu với Công ty kế toán kiểm tra định khoản BT1: : Kết chuyển giá vốn Nợ TK 632: giá vốn hàng Có TK 151: hàng mua đi đường BT2: Phản ánh doanh thu chuyển khẩu Nợ TK 131: tổng số tiền thanh toán Nợ (có) TK 413: chênh lệch tỷ giá Có TK 511: doanh thu bán chuyển khẩu theo tỷ giá thực tế Ví dụ 2: Theo hóa đơn GTGT số 03065 ngày 8 tháng 2 năm 2006 Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí bán cho KNOC 0,2 triệu m3 khí theo hợp đồng tại mỏ khí Tiền Hải C. Với giá bán là 1.300 đ/m3, giá thành của 1m3 là 600 đ. Theo hóa đơn thuế GTGT số 03065. Ngày 15 tháng 2 năm 2006 công ty nhận được giáy báo có của ngân hàng về việc công ty KNOC thanh toán tiền hàng Căn cứ vào hóa đơn thuế GTGT số 03065 kế toán tiến hành định khoản và vào sổ cái TK 632, 5111, BT 1: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 6322: 120.000.000 Có TK 15612: 120.000.000 BT 2: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131: 286.000.000 Có TK 51112: 260.000.000 Có TK 3331: 26.000.000 BT3: Phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng: Nợ TK 112: 286.000.000 Có TK 131: 286.000.000 Mẫu giấy báo có: (Biểu số 15) Ngân hàng Đầu tư và Phát triển GIẤY BÁO CÓ Ngày 15 tháng 2 năm 2006 Số TK: 001313 Bằng số: Tên TK 112 Bằng chữ: Địa chỉ Ngân hàng: Đầu tư và Phát triển Người nộp tiền: Họ và tên: Địa chỉ: Nội dung nộp: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 286.000.000 Thanh toán viên Kiểm soát viên Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đỗ Văn Hậu Biểu 17: Giấy báo có của ngân hàng 2. Phương thức bán điều động nội bộ ngành Khi xuất hàng phòng bán hàng, dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng tại kho của tổng đại lý, thủ kho cùng người nhận hàng ký xác nhận cả 3 liên giao khách hàng 2 liên, giữ lại một liên để lập Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Định kỳ 5 ngày gửi chứng từ gốc về Công ty để kế toán thanh toán thu liên 3 cùng Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để hạch toán Ví dụ 3: Ngày 16 /2/2006 Công ty bán cho Công ty Dịch vụ dầu khí (PVSC) 20.000 m3 khí giá hạch toán: 600 đ/m3, giá bán 13.300 đ/m3. Theo hóa đơn GTGT 03070 Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT kiểm tra bút toán B án khí: BT1: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 6322: 128.000.000 Có TK 15612: 128.000.000 BT2: Phản ánh doanh thu Nợ TK 131: 292.600.000 Có TK 51112: 266.000.000 Có TK 33311: 26.600.000 3. Phương thức bán qua đại lý, tổng đại lý Theo quy định của Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí, các đơn vị ngoài Tổng Công ty có thể làm tổng đại lý, đại lý bao tiêu hàng hoá với Công ty và các đơn vị trực thuộc (Chi nhánh xí nghiệp) theo phân cấp quản lý của Công ty. Do đó, khi giao hàng xong, hàng hóa được xác định là tiêu thụ, các đại lý phải thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán ngay lô hàng vừa được nhận. Căn cứ vào nhu cầu và khả năng tiêu thụ các đại lý lập đơn hàng gửi văn phòng Công ty. Về phần vận chuyển, Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí theo thỏa thuận của hai bên. Về thủ tục giao hàng như phương thức bán bán điều động nội bộ ngành Công ty bán ra theo phương thức" mua đứt bán đoạn" nên khi hàng bán ra được xác định là tiêu thụ Ví dụ 4: Ngày 18/2/2006 văn phòng Công ty bán 3.200kg gas bình cho tổng đại lý Quang Minh với giá hạch toán là 6.500 đ/ kg với giá bán là 7.000đ/ kg. Phòng Thương mại hậu cần lập hóa đơn GTGT. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT kiểm tra định khoản BT1: Giá vốn hàng bán Nợ TK 6322: 20.800.000 Có TK 15612: 20.800.000 BT2: P hản ánh doanh thu Nợ TK 131: 24.640.000 Có TK 51112: 22.400.000 Có TK 3331: 2.240.000 Ngày 18/10 tổng đại lý Quang Minh đến nộp tiền hàng Nợ TK 1111: 24.640.000 Có TK 131: 24.640.000 Kế toán tiến hành vào sổ chi tiết phát sinh công nợ cho khách hàng tổng đại lý Quang Minh sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn. TK 3331 TK 641 Đầu ra Thuế GTGT Trả đại lý Hoa hồng Kết chuyển DT thuần TK 511 Giá vốn TK 157 Doanh thu bán hàng TK 111,112,113 TK 156 TK 911 Kết chuyển Trị giá hàng Gửi đại lý Hàng bán giá vốn TK 632 Biểu 18: Sơ đồ bán hàng qua đại lý của công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí 4. Phương thức bán lẻ Hàng hoá của Công ty trực tiếp đến tận tay người tiêu dùng thông qua các cửa hàng bán lẻ của Công ty. Khi bán hàng, trường hợp khách hàng không lấy hoá đơn GTGT, nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT sau khi xuất hàng thành 3 liên, giao cho khách hàng liên 2. Còn khách hàng không lấy hoá đơn cuối ngày hoặc định kỳ nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT làm 2 liên cho số hàng đã xuất bán và ghi vào Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Theo quy định, định kỳ 15 ngày các đơn vị trực thuộc lập phải lập "Bảng bán lẻ" hàng hoá và các chứng từ liên quan gửi về văn phòng Công ty. Khi nhận được các hóa đơn GTGT cùng bảng bán lẻ hàng hóa và các chứng từ liên quan gửi về văn phòng Công ty, khi nhận được hoá đơn GTGT cùng bảng kê bán lẻ của các cửa hàng gửi về các kế toán ghi: BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 131 : tổng giá thanh toán Có TK511: doanh thu bán hàng Có TK 33311: thuế đầu ra BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632: giá vốn hàng bán Có TK: 156: Kế toán công nợ trực tiếp lập " Phiếu thu" tổng số tiền của cửa hàng và ghi Nợ TK 1111: tiền mặt Có TK 131: phải thu đơn vị trực thuộc TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 131 TK 111, 112 giá vốn hàng bán KC giá vốn hàng bán KC doanh thu thuần TK 3331 Bán hàng Thuế GTGT Khách hàng thanh toán Biểu 19: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BÁN LẺ SẢN PHẨM KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. Kế toán chi phí bán hàng: Đặc điểm chi phí bán hàng của công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ trong kỳ. Tại công ty, các chi phí bán hàng phải kể đến như: tiền lương của nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển, chi phí đồ dùng dụng cụ, chi phí khấu hao các phương tiện vận chuyển và các chi phí khác liên quan đến bán hàng. Chi phí bán hàng được tập hợp tại văn phòng công ty, đến cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ cho từng loại. Kế toán chi phí bán hàng tại công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Để hạch toán chi phí bán hàng công ty sử dụng tài khoản 641 theo đúng quy định của chế độ kế toán. Tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2. TK 641 : chi phí bán hàng. Phản ánh các chi phí liên quan đến tiêu thụ hàng hóa Kết cấu: Bên nợ: Các chi phí phát sinh trong qua trình bán hàng Bên có: Ghi giảm chi phí bán hàng Kết chuyển để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Tài khoản này cuối kỳ không có số dư TK 641 được mở theo các nội dung chi phí, có các TK cấp 2 sau: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác Trong kỳ căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh đến các chi phí về bán hàng thì kế toán định khoản và vào sổ cái TK 641 theo bút toán sau: Nợ TK 641 ( Chi tiết TK cấp 2 ) Có TK 111, 112, 334 .v.v. Và sau đây là trích yếu nội dung của sổ cái TK 641 của Công ty : Tổng công ty Dầu Khí Việt Nam Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí SỔ CÁI Tháng 2 năm 2006 TK 641: Chi phí bán hàng Đơn vị: đồng NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ … 20/2 Hoa hồng Đại lý 111 112.000 22/2 CP quảng cáo 155 3.330.000 23/2 Tiền ăn ca 3343 600.000 24/2 Lệ phí xuất khẩu 111 112.000 … Kc xác định KQKD 911 13.535.872 Cộng phát sinh 13.535.872 13.535.872 Số dư cuối kỳ Ngày 28 tháng 2 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) Nghuyễn Thị Thu Huyền (Ký, họ tên) Nguyễn Thiên Bảo (Ký tên, đóng dấu) Đỗ Văn Hậu Biểu 20: Sổ cái TK 641 của công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Đặc điểm chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Chi phí qu lý doanh nghiệp của công ty là toàn bộ những chi phí có liên quan đến hoạt động chung của toàn công ty mà không thể tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào được. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí gồm các khoản chi phí sau: tiền lương cho nhân viên quản lý, các khoản trích nộp theo lương của nhân viên quản lý, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản dùng cho hoạt động quản lý, cùng nhiều chi phí khác có liên quan đến hoạt động quản lý. Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp tại phòng kế toán của công ty, cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ cho từng loại để lập báo cáo. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 642. Tài khoản này mở chi tiết theo từng nội dung chi phí và có 8 TK cấp 2. TK 642.1 – Chi phí nhân viên quản ký. TK 642.2 – Chi phí vật liệu quản lý. TK 642.3 – Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 642.4 – Chi phí khấu hoa TSCĐ. TK 642.5 – Thuế, phí và lệ phí. TK 642.6 – Chi phí dự phòng. TK 642.7 – Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 642.8 – Chi phí khác bằng tiền. Căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan kế toán định khoản và vào sổ cái tài khoản 642 như sau: Nợ TK 642 ( Chi tiết cho các TK cấp 2) Có TK 111, 112, 334 .v.v. Và sau đây là trích yếu sổ cái TK 642 của công ty: Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí SỔ CÁI Tháng 2/2006 TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ … CP tiếp khách 111 1.240.000 Mua văn phòng phẩm Lương nhân viên QL 334 160.254.985 Kinh phí công đoàn 3382 2.643.422 Bảo hiểm y tế 3383 19.825.665 Bảo hiểm xã hội 3384 2.643.422 …. KC xác định KQKD 911 197.717.296 Cộng phát sinh 197.717.296 197.717.296 Số dư cuối kỳ 0 Ngày 28 tháng 2 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Biểu 21: Sổ cái TK 642 của công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí IV. Hạch toán xác định kết quả hoạt động tiêu thụ hàng hóa Kết quả kinh doanh là kết quả cuối kỳ cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và các hoạt động bất thường của doanh nghiệp sau một thời gian nhất định, biểu hiện bằng tiền lãi hay lỗ. Để xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải xác định doanh thu thuần, giá vốn hàng bán và các khoản chi phí phát sinh trong kỳ. Nó được thể hiện ở công thức tính sau: Kết quả hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp - Hạch toán quá trình xác định kết quả kinh doanh kế toán sử dụng: TK 911 – “ Xác định kết quả kinh doanh ”. TK này phản ánh việc xác định kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán. Kết cấu của TK 911: Bên Nợ : Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kế toán Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác phát sinh trong kỳ kế toán Kết chuyển lãi từ hoạt động sản xuất kinh doanh trong k ỳ Bên có: Kết chuyển doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán Kết chuyển lỗ từ hoạt động kinh doanh trong kỳ Phương pháp hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa: Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ: Nợ TK 511 Có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 Kết chuyển chi phí Nợ TK 911 Có TK 641 Có TK 642 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu bất thường : Nợ TK 711, 721 Có TK 911 Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường : Nợ TK 911 Có TK 811,821 Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp còn lại của kì trước : Nợ TK 911 Có TK 142 ( 1422) Kết quả kinh doanh: + Nếu lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 + Nếu lõ: Nợ TK 421 Có TK 911 Trình tư lập và ghi sổ kế toán xác định kết quả kinh doanh: Vào cuối tháng kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh và lập chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ này. Tiếp theo kế toán kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911. Sau đó kế toán lập chứng từ ghi sổ cho TK 911 Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 25 Ngày 28 tháng 2 năm 2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 911 206.253.168 641 13.535.872 642 192.717.296 Cộng 206.253.168 206.253.168 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Thu Huyền Nguyễn Thiên Bảo Biểu 22: Chứng từ ghi sổ Từ các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái các t ài kho ản li ên quan. Sau đây là trích yếu nội dung của hai sổ cái: sổ cái TK 911, 421 trong tháng 2 năm 2006 Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí SỔ CÁI Tháng 2/2006 TK 911: Xác định kết quản kinh doanh NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Dư đầu kỳ 28/2 Kc giá vốn hàng bán 632 3.482.258.691 28/2 Kc chi phí bán hàng 641 13.535.872 28/2 Kc chi phí quản lý DN 642 192.717.296 28/2 Kc chi phí tài chính 811 15.000 28/2 Kc doanh thu thuần 511 3.923.959.307 28/2 Kc doanh thu tài chính 711 563.753 28/2 Kc lãi từ hoạt động KD 421 235.996.201 28/2 Cộng số phát sinh 3.924.523.060 3.924.523.060 28/2 Số dư cuối kỳ 0 Ngày 28 tháng 2 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 23: Sổ cái TK 911 của công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí SỔ CÁI Tháng 2/2006 TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ 2.526.659.363 28/2/2006 Kc XĐKQ 911 253.996.201 Số dư cuối kỳ 2.290.663.162 Ngày 28 tháng 2 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Thị Thu Huyền Nguyễn Thiên Bảo Đỗ Văn Hậu Biểu 24: Sổ cái TK 421 của công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Cuối tháng, căn cứ vào các sổ cái, sổ chi tiết trong kỳ, kế toán lập các báo cáo tài chính để cung cấp thông tin cho ban giám đốc, cấp trên về tình hình hoạt động của công ty. Sau đây là trích yếu nội dung của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng 2 của công ty: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Tháng 2 năm 2006 Chỉ tiêu Mã số Số tiền Tổng doanh thu 01 3.923.959.307 Các khoản giảm trừ 03 0 1. Doanh thu thuần 10 3.923.959.307 2. Giá vốn hàng bán 11 3.482.258.691 3. Lợi nhuận gộp 20 441.700.616 4. Chi phí bán hàng 21 13.535.872 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 192.717.296 6. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 235.447.448 7. Thu nhập tài chính 40 563.753 8. Chi phí tài chính 41 15.000 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính 42 548.753 10. Tổng lợi nhuận trước thuế 60 235.996.201 11. Thuế thu nhập doanh nghiệp 70 66.078.936 12. Lợi nhuận sau thuế 169.917.265 Biểu 25: Báo cáo kết quả kinh doanh tháng 2 của công ty TK 151 TK 336 TK 632 TK 512 TK 156 TK 911 TK156 TK 641 TK511 TK131 TK 336 TK1331 TK 3331 1 Biểu 26: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí TK 632 TK 911 TK 511 KC giá vốn hàng bán TK 635 KC chi phí tài chính TK 641, 642 KC CP bán hàng, CP quản lý DN tài chính TK 811 KC CP khác KC Doanh thu bán hàng hóa TK 515 KC Doanh thu tài chính TK 711 KC thu nhập khác TK 421 KC lỗ KC lãi Biểu 27: Hạch toán xác định kết quả kinh doanh Căn cứ vào sổ cái các TK cuối tháng kế toán lập Báo các tài chính. Sau đây là trích yếu nội dung PHẦN III MỘT SỐ GẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DẦU KHÍ I. Nhận xét chung về hoạt động kinh doanh, công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác đinh kết quả bán hàng tại Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí Nhận xét về hoạt động kinh doanh Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí chính thức ra đời và đi vào hoạt động từ năm 2000 trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Để đứng vững trong nền kinh tế đầy biến động cùng với sự cạnh tranh vô cùng mãnh mẽ của các hãng có tên tuổi trên thế giới đã thâm nhập vào thị trường Việt Nam như Sell, BP, Tolal, ELF... Công ty đã không ngừng cải tiến, đổi mới, tiếp cận với những tiến bộ khoa học – kỹ thuật và ứng dụng vào trong kinh doanh và trong quản lý. Cùng với sự chỉ đạo, hỗ trợ của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam về vốn kinh doanh cộng với sự năng động, linh hoạt của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã đạt được một số thành tựu lớn trong kinh doanh như: Doanh thu tiêu thụ tăng lên đáng kể, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, thu nhập của công nhân viên tăng lên đáng kể. Công ty đã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước với 4 chi nhánh là Hải Phòng, Đà Nẵng, Thái Bình , TP Hồ Chí Minh và thành công lớn nhất là doanh nghiệp kinh doanh Về công tác kế toán Công tác tài chính kế toán của Công ty đã phản ánh và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời về tình hình kinh doanh, tình hình tổ chức của Công ty, đồng thời Công ty cũng đã cố gắng và tiến bộ trong việc vận dụng chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đặc biệt Công ty đã áp dụng kế toán máy vi tính giúp cho hoạt động của kết toán đạt được hiệu quả cao. Việc áp dụng kế toán máy giúp cho việc lưu chuyển chứng từ hoạt động nhanh và sổ sách kế toán có liên quan diễn ra nhanh chóng các báo cáo tài chính được lập sẵn trong máy phục vụ đáp ứng đầy đủ và kịp thời, đúng định kỳ. Hơn nữa, Công ty còn tổ chức một bộ máy kế toán khá toàn diện với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, đồng đều, có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm. Việc phân công công tác rõ ràng, cụ thể cho từng nhân viên đã góp phần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, giúp cho công tác kế toán diễn ra một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và phản ánh đúng các chỉ tiêu tài chính. Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí đã tuân thủ đúng hệ thống TK kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141CĐKT/ TC ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn bổ sung. Công ty đã sử dụng có chọn lọc các tài khoản phù hợp với đặc điểm của Công ty. Những TK cấp 1 đã định sẵn trên cơ sở đó Công ty mở thêm những TK chi tiết cấp 2, 3,... để thuận tiện cho việc hạch toán tương ứng với đặc thù của Công ty. Hệ thống chứng từ Công ty áp dụng theo đúng qui định của Bộ tài chính. Ngoài ra Công ty còn có một số chứng từ kế toán đặc thù riêng của Công ty để thuận tiện cho việc quản lý khoa học và thống nhất trong toàn Công ty cũng như trong ngành. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản nhưng lại theo dõi trùng lặp giữa thủ kho và kế toán. Bên cạnh những vấn đề làm được, công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh vẫn còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính thực tế cao nhằm khác phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tố chức năng nhiệm vụ vốn có của minh, phục vụ cho yêu cầu quản lý hiện nay. II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DẦU KHÍ Vê công tác kế toán Công ty có một đội ngũ kế toán khá mạnh, có độ tuổi trung bình là 28, nhân viên kế toán có trình độ đại học và trên đại học. Công việc kế toán được phân công theo từng người một cách khá hợp lý không để hiện tượng lao động nhàn rỗi. Tuy nhiên với số với mục tiêu phát triên của công ty, với khối lượng các dự án ngày một tăng thì số lượng kế toán trong phòng khó có thể đáp ứng hết công việc. Do vậy công ty cần tuyển thêm kế toán viên có trình độ và năng lực để đảm bảo kế hoạch chung của toàn công ty. Về luân chuyển chứng từ: Đơn vị lập đầy đủ các chứng từ ban đầu theo quy định, các chứng từ do Công ty phát hành có đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên đối với từng trường hợp cụ thể việc luân chuyển chứng từ vẫn còn những bất cập: Trường hợp bán hàng qua kho Công ty và kho chi nhánh xí nghiệp trực thuộc chứng từ luân chuyển lòng vòng, thiếu chặt chẽ về mặt pháp lý bởi chứng từ được lập trước khi người mua nhận được hàng. Giả thiết nếu có sự thay đổi về hàng hoá ghi trong hợp đồng thì rất khó xử lý số liệu vì tất cả đã được nhập vào máy và muốn huỷ bỏ số liệu này kế toán phải lập hoá đơn GTGT khác dẫn đến lãng phí hoá đơn GTGT. Trường hợp bán luôn qua kho chi nhánh, xí nghiệp hóa đơn luân chuyển lòng vòng không cần thiết. Chi nhánh, xí nghiệp viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển một bộ gửi cho văn phòng Công ty đễ xuất chuyển sang kho thủ tục của văn phòng Công ty theo giá nội bộ. Văn phòng Công ty viết hoá đơn GTGT cho khách hàng gửi cho chi nhánh, XN để làm căn cứ cho chi nhánh, XN xuất hàng cho khách. Hàng hoá xuất cho khách hàng trên chứng từ là xuất từ kho thủ tục văn phòng Công ty nhưng trên thực tế là vừa nằm trong kho chi nhánh, XN. Cùng nội dung kinh tế mà phải mất hai lần luân chuyển chứng từ. Trong trường hợp này, Công ty chỉ cần lập hoá đơn GTGT làm 4 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho chi nhánh, XN là cơ sở báo nợ cho văn phòng Công ty, 1 liên lưu sổ gốc, 1 liên dùng để hạch toán. Điều này có thể phù hợp bởi thực tế hàng ở kho chi nhánh, XN hay kho Công ty thì vẫn là hàng thuộc sở hữu toàn Công ty. Việc xuất bán trực tiếp cho khách qua kho chi nhánh, XN vẫn được coi là xuất khỏi Công ty. Chứng từ này vẫn đảm bảo cơ sở pháp lý để các bên theo dõi và hạch toán. Công ty chỉ làm nhiệm vụ nhập hàng và điều động hàng hoá cho các chi nhánh, XN, các cửa hàng , xí nghiệp được uỷ quyền xuất hàng và bán hàng trực tiếp. Tại các cửa hàng, xí nghiệp đã có các kho hàng, có hệ thống quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy bên văn phòng Công ty sẽ giảm bớt việc theo dõi bán hàng, hạch toán công nợ để tập trung vào điều hành Công ty. Đồng thời việc luân chuyển chứng từ cũng thuận lợi hơn, phù hợp với chế độ tài chính và chính sách thuế. 3. Về phương pháp phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn kho và hàng bán ra trong kỳ. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán được hạch toán vào TK 1561,1562 đến cuối kỳ kết chuyển hết vào TK 632. Việc hạch toán như vậy sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh vì phần kết chuyển chênh lệch giá này bao gồm cả phần chênh lệch giá của hàng tồn kho cuối kỳ do đó giá vốn hàng bán tăng lên so với giá thực tế. Công ty nên phân bổ phần chênh lệch giá cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ. Cuối kỳ kết chuyển phần chênh lệch giá phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ sang TK 632 còn phần chênh lệch giá của hàng tồn kho cuối kỳ sẽ dư trên TK 1561,1562. Công thức phân bổ như sau: Giá thực tế hàng tiêu thụ trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Hệ số giá = * Số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng tiêu thụ Giá thực tế hàng hoá xuất tiêu thụ (trong kỳ) Giá hạch toán hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = x Hệ số giá hàng hoá Giá thực tế hàng hoá đầu kỳ Giá thực tế hàng hoá nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng đầu kỳ + + = Giá hạch toán hàng hóa nhập trong kỳ 4. Về thanh toán công nợ. Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, Công ty phải cạnh tranh gay gắt với các Công ty cùng ngành, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên mua hàng với khối lượng lớn và chủ yếu là thanh toán chậm, điều này dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn. Trong thời gian qua, công nợ là vấn đề quan tâm hàng đầu của Công ty. Công ty bán hàng theo phương thức trả chậm có thể tăng doanh số bán nhưng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy Công ty cần có những biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng quy định của hợp đồng. Ví dụ như: Công ty cần có những chính sách đãi ngộ khuyến khích đối với khách hàng thanh toán nợ trước thời hạn và đúng quy định. - Có thể áp dụng hình thức trả góp đối với nhứng khoản nợ quá lớn, khó đòi. Đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra những trường hợp dồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra những trường hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ. - Xác định các mức nợ trên cơ sở sản lượng bán ra và thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng kịp thời - Tổ chức ký hợp đồng mua bán gắn liền với việc phải có thế chấp, ký cược. 5. Chính sách chiết khấu Trong hoạt động kinh doanh của mình Công ty không sử dụng hình thức chiết khấu để thu hút khách hàng, khuyến khích khách hàng trả nợ cho Công ty đúng hạn, song chiết khấu lại là một công cụ hữu hiệu thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá và tăng nhanh vòng quay của vốn trên yêu cầu đặt ra đối với Công ty là phải tìm ra phương thức chiết khấu có thể áp dụng tại Công ty. Việc thực hiện chiết khấu có thể sẽ làm giảm đi một phần lợi nhuận trước mắt nhưng về lâu dài thì nó là chiến lược kinh doanh của Công ty như lượng bán ra sẽ nhiều hơn công nợ của khách hàng thanh toán nhanh hơn, từ đó giúp Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn. Căn cứ vào phiếu thu tiền mặt, hoặc giấy báo có của ngân hàng, kế toán phản ánh số tiền thu được do khách hàng trả nợ, đồng thời phản ánh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng: Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán Nợ TK 111,112 : số tiền thực thu sau khi trừ chiết khấu Có TK 131 : số tiền phải thu của khách hàng 6. Về chính sách giá bán thị trường. Tuỳ vào từng nguồn hàng, sự cạnh tranh tại thị trường các Công ty dầu khí , Công ty nên điều chỉnh giá bán. + Giảm giá theo sản lượng mua trong thàng đối với khách hàng tổng đại lý, bán buôn. + Giảm giá bán đối với các khách hàng mới. + Không đạt lợi nhuận đối với khách hàng xác định mục tiêu lâu dài + Đối với các thị trường thị phần còn thấp Công ty có chính sách xâm nhập thị trường thông qua chính sách giá bán hoặc có dịch vụ kỹ thuật, hỗ trợ bán hàng . 7. Về công tác quản lý và điều hành vốn: + Các chi nhánh trực thuộc chủ động xây dựng kế hoạch nhu cầu vồn đối với Công ty, có kế hoạch sử dụng nguồn vố có hiệu quả và hợp lý. + Báo cáo nhanh tình hình công nợ phát sinh làm cơ sở đánh giá và có biện pháp phối hợp để thu hồi triệt để. + Tăng cường công tác kiểm tra và tự kiểm tra các khoản công nợ của các xí nghiệp, chi nhánh + Chủ động chuyển toàn bộ tiền hàng về Công ty, mức tồn tối đa được phép giữ lại bằng mức chi phí phát sinh theo kế hoạch của Công ty. III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Kiến nghị với tổng Công ty Dầu khí Việt Nam Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí là một doanh nghiệp hoạt đ trong lĩnh vực thăm dò và khai thác dầu khí. Với khối lượn sản phẩm khai thác ngày càng tăng, trong khi đó công xuất của các xí nghiệp của công ty như Xí nghiệp Dầu khí TháI Bình, Vietgazprom có công xuất nhỏ không thể sản xuất hết sản lượng mà công ty khai thác ra. Do đó mà công ty đã phảI bán dầu thô cho các công ty dầu khí trên thế giới với giá rẻ trong khi đó chúng ta phải nhập khẩu các sản phẩm dầu khí từ các công ty đó với giá cao . Làm mất đI một nguồn lợi nhuận lớn của công ty và của nhà nước. Do đó, để giảm bớt sự mất mát lãng phí này Tổng công ty Dầu khí Việt Nam nên có chính sách tạo vốn cho Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí, cụ thể như sau: + Nhà nước và Tổng công ty cấp vốn cho công ty để công ty mở rộng quy mô sản xuất của các xí nghiệp, hoặc xây dung thêm nhà máy sản xuất dầu khí. + Với các kho cảng đầu mối, Tổng Công ty có thể hỗ trợ toàn bộ hoặc một phần bằng nguồn vốn đầu tư của tổng Công ty + Công ty cần được ưu tiên vay vốn để đầu tư mua sắm thiết bị đóng bình, kho chứa. Kiến nghị đối với nhà nước + Về luật thuế trong quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi... + Chính sách bảo hộ sản xuất và hoà nhập AFTA. Tuy nhiên, do cần có nguồn thu ngân sách nên các sản phẩm lọc dầu sẽ được cấp phép áp dụng thuế TTĐB. Dự kiến là 5% từ 2005 trở đi. Khi mức sản xuất đáp ứng đủ nhu cầu trong nước sẽ đưa vào hàng nhập khẩu có điều kiện. *Các ưu đãi về thuế cần xem xét đối với các sản phẩm dầu khí khai thác: + Thuế suất, thuế gtgt đề nghị áp dụng 5% + Áp dụng miễn giảm thuế thu nhập doanh nghiệp theo chính sách khuyến khích đầu tư trong nước (một trong các mức 25%,20%,15%) theo điều 10 luật thuế doanh nghiệp). + Xem xét việc xử lý linh hoạt việc tính khấu hao cơ bản tạo điều kiện cho cạnh tranh và tạo nguồn đầu tư đồng bộ hệ thống kho, cảng, thiết bị đóng bình và tàu chở hàng chuyên dùng. KẾT LUẬN Được thành lập với bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trên thị trường dầu mỏ thế giới nhưng với quyết tâm cao của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty đã xác định " Vạn sự khởi đầu nan". Công ty đã đạt nhiều thành tích bằng cách ổn định tổ chức, từng bước hoàn thiện mô hình tổ chức hợp lý để điều hành hoạt động kinh doanh kịp thời nhanh chóng, giảm các khâu trung gian không cần thiết để đạt được hiệu quả kinh tế cao hơn. Công ty đã không ngừng đẩy mạnh kinh doanh, kết quả là sản lượng kinh doanh không ngừng tăng lên. Công ty tập trung đột phá một số khâu cơ bản mà trước đây còn tồn tại như đa dạng hoá sản phẩm, lựa chọn kinh doanh những sản phẩm phù hợp với thị trường để đạt được mục tiêu mà Công ty đã đề ra, từng bước thâm nhập vào thị trường dầu khí thế giới. Mặc dù mới đi vào hoạt động trong một thời gian ngắn (5 năm), với lợi thế về trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty, công ty đã phát triển vượt ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, điển hình là các dự án thăm dò khai thác dầu khí do chính công ty tự điều hành tại Angreria, Iraq, Malaysia,.. ngoài ra công ty còn tham gia các dự án điều hành chung, …Công ty đã tạo được uy tín cho mình và ngày càng phát triển, là chỗ dựa cho các nhà thầu quốc tế. Các sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng và có mặt ở nhiều nơi. Những thành quả mà Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí đạt được phải kể đến sự đóng góp của tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty với bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả. Về công tác tổ chức kế toán tổ chức khoa học, hợp lý, chặt chẽ phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người, áp dụng đúng chế độ kế toán hiện hành của nhà nước. Mỗi nhân viên kế toán chuyên sâu vào một việc và biết nhiều việc, nhiệt tình với công việc, luôn đi sâu tìm tòi học hỏi để nâng cao trình động nghiệp vụ.Việc tổ chức mô hình phân tán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi kiểm tra-kiểm soát tại chỗ mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Trong thời gian thực tập tại công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí được sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của cô giáo Nguyễn thị thu Liên cùng với sự giúp đỡ của các anh chị tại phòng kế toán của Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí đã giúp cho em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Với số liệu thực tế tại công ty đã giúp em hoàn thành bài viết này và giúp cho em nhiều trong việc thực tập tay nghề kế toán đồng thời cũng cho em thấy được thực trạng công tác tổ chức kế toán của công ty. Trên dây là nhân xét đánh giá của cá nhân em, do kiến thức và hiểu biết thực tế còn hạn chế nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong các thầy, cô giáo và các anh chị, cô chú công tác tại Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí góp ý kiến bổ sung giúp đỡ em để bài viết này được hoàn chỉnh hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn thị thu Liên và toàn thể các anh, chị tại phòng kế toán Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí đã giúp em hoàn thành bài viết này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình “kế toán tài chính trong các doanh nghiệp” – PGS. TS. Đặng Thị Loan 2. “ Hướng dẫn thực hành lập chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ” – Ts Phạm Huy Đoàn & CN. Nguyễn Thanh Tùng 3. Tạp trí kinh tế phát triển 4. Tạp trí kế toán kiểm toán 5. Số liệu của Công ty Đầu tư và Phát triển Dầu khí