Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

Lời mở đầu Nền kinh tế thị trường với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thành phần kinh tế mở ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội vươn lên tự khẳng định mình. Tuy nhiên, nó cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn, thử thách cần phải giải quyết. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường phải chấp nhận cạnh tranh và tìm cho mình một phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp phải tiến hành quản lý một cách đồng bộ các yếu tố cũng như các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu được nhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn một cách chủ động, sáng tạo và có hiệu quả. Trong các doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu là một khâu quan trọng vì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, cho nên một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc quản lý nguyên vật liệu một cách hợp lý sẽ góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thời cho sản xuất, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệu trong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp sản xuất, ý thức sâu sắc được vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, Nhà máy đã rất chú trọng đến công tác kế toán nguyên vật liệu và coi nó là một bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của Nhà máy. Qua thời gian thực tập tại Nhà máy in Quân đội, nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh cùng sự giúp đỡ, góp ý nhiệt tình của các cô, chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội” Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm sáng tỏ thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, qua đó đưa ra những kiến nghị và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu của Nhà máy. Nội dung của Chuyên đề bao gồm 2 phần chính: Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội. Phần II: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên Chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô, chú trong phòng Tài chính - Kế toán của Nhà máy nhằm hoàn thiện hơn nữa đề tài mà em nghiên cứu. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Đức Vinh cùng các cô chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy in Quân đội đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề này. Hà nội, ngày 30 tháng 04 năm 2004 Sinh viên Nguyễn Thị Kim Dung Phần I Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in quân đội i. giới thiệu kháI quát về Nhà máy in quân đội 1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy in Quân đội Nhà máy in Quân đội thuộc Tổng cục Chính trị - Bộ Quốc phòng, được thành lập ngày 17 tháng 12 năm 1946 trong điều kiện toàn Đảng, toàn dân và toàn quân ta chuẩn bị bước vào cuộc kháng chiến trường kỳ gian khổ chống lại thực dân Pháp xâm lược. Cho đến nay, Nhà máy in Quân đội đã có được 58 năm hoạt động. Do yêu cầu của Nhà nước cũng như để đáp ứng nhu cầu của thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh, Nhà máy in Quân đội đã qua rất nhiều lần đổi tên, sáp nhập và hợp nhất. Khi mới thành lập Nhà máy mang tên là Xưởng in báo Sao Vàng. Lúc này, chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy chỉ là in sách báo, tạp chí, tài liệu truyền đơn phục vụ cho cuộc kháng chiến. Và bát chữ đầu tiên của Nhà máy là lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến của Bác. Đây là niềm vinh dự và tự hào của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Nhà máy. Trong những ngày đầu thành lập, toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Nhà máy chỉ có 18 người. Với những cỗ máy cũ kỹ, thô sơ và những tạp chí, sách báo ít ỏi, lại là nhà máy đầu tiên của Quân đội nên đã gặp không ít khó khăn. Song toàn bộ cán bộ, công nhân viên của Nhà máy, đa số là sĩ quan bộ đội, đã đồng tâm hiệp lực đưa Nhà máy vào sản xuất với số lượng và chất lượng ngày một nâng cao. Ngày 19 tháng 1 năm 1947, tại Hội nghị chính trị viên toàn quốc lần thứ nhất, Xưởng in báo Sao Vàng được đổi tên thành Nhà in Vệ quốc quân. Tháng 6 năm 1950, hai tờ báo Vệ quốc quân và Quân du kích hợp thành tờ báo chung, tờ Quân đội nhân dân. Cùng thời gian này, Nhà máy in Quân du kích sáp nhập về với Nhà máy in Vệ quốc quân và lấy tên là Nhà máy in Quân đội. Cuối năm 1954, Nhà in Quân sự cùng một số cơ sở in khác của đại đoàn 351, liên khu Việt Bắc, miền Đông Nam bộ sáp nhập vào Nhà máy in Quân đội. Trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp thắng lợi có một phần đóng góp của Nhà máy in Quân đội, đó là in những tài liệu tuyên truyền và một số truyền đơn, sách báo phục vụ cho cuộc kháng chiến, động viên cổ vũ tinh thần chiến đấu của quân và dân ta. Do tính chất công việc của thời kỳ đó nên việc đảm bảo an toàn cho Nhà máy là tuyệt đối, vì vậy Nhà máy đã phải di chuyển nhiều nơi. Khi cuộc kháng chiến giành thắng lợi, hòa bình lập lại ở miền Bắc mang lại niềm vui cho toàn Đảng, toàn dân, toàn quân ta nói chung và Nhà máy in Quân đội nói riêng. Đến đây, Nhà máy được xây dựng cố định tại thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội. Nhà máy được khánh thành và đi vào sản xuất tháng 6 năm 1960. Sau một thời gian chuẩn bị và thực tập, bước vào năm 1961, Tổng cục chính trị chính thức giao nhiệm vụ cho Nhà máy in Quân đội bắt đầu thực hiện hạch toán kinh tế. Điều này đánh dấu một bước trưởng thành của Nhà máy, tạo điều kiện để Nhà máy cùng với cả nước xây dựng kinh tế. Nếu như từ năm 1961 trở về trước, Nhà máy quản lý theo lối hành chính bao cấp, chỉ biết làm mà không tính toán lỗ, lãi, không tiết kiệm nhân lực, vật tư, miễn sao hoàn thành nhiệm vụ, thì nay sản xuất có hiệu quả kinh tế, định mức về lao động, vật tư được quy định rõ ràng, chỉ tiêu về kế hoạch sản xuất phải đạt và vượt mức trên đề ra. Cách quản lý khoa học đó đã góp phần thúc đẩy sản xuất của Nhà máy. Để phù hợp với xu thế chung của đất nước khi bước sang nền kinh tế thị trường và do nhu cầu mở rộng hơn nữa trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, ngày 27 tháng7 năm 1993, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 358/QĐ-QP thành lập Doanh nghiệp Nhà nước - Nhà máy in Quân đội. Thực tế trong thời kỳ này, Nhà máy gặp không ít khó khăn. Sự cạnh tranh trong quá trình sản xuất thường xuyên diễn ra. Song với sự đồng tâm của cán bộ công nhân viên trong Nhà máy, sự quan tâm của Đảng, của Tổng cục chính trị và đặc biệt là ban lãnh đạo đã không ngừng tìm tòi đổi mới công nghệ in, nâng cao trình độ tay nghề của đội ngũ công nhân viên, mở rộng thị trường, Nhà máy đã hoà nhập với cơ chế thị trường hiện nay. Như vậy, hiện nay Nhà máy in Quân đội là một doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp Nhà nước. Ngành nghề kinh doanh chính của Nhà máy hiện nay là in ấn sách, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách quản lý và các loại văn hoá phẩm khác. Ngoài nhiệm vụ kinh doanh độc lập theo luật định như trên thì Nhà máy còn phải đảm bảo nhiệm vụ chính trị như: phục vụ mọi nhu cầu in của Quân đội, thường xuyên duy trì đảm bảo sẵn sàng cơ động phục vụ hợp đồng tác chiến khi có nhu cầu. Với sự quan tâm giúp đỡ của Nhà nước, của Tổng cục chính trị và sự năng động, sáng tạo trong sản xuất kinh doanh nên tình hình sản xuất của Nhà máy tương đối hiệu quả, thể hiện qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau: Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy in Quân đội (Nguồn: Báo cáo tài chính của Nhà máy in Quân đội năm 2001, 2002, 2003) Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Doanh thu bán hàng 32.802.157.868 32.837.547.796 29.559.106.447 2 Các khoản giảm trừ DThu - Giảm giá hàng bán 47.415.000 47.415.000 3 Doanh thu thuần về BH 32.754.742.868 32.837.547.796 29.559.106.447 4 Giá vốn hàng bán 28.836.947.067 29.302.301.747 25.875.735.288 5 Lợi nhuận gộp về BHàng 3.917.795.801 3.535.246.049 3.683.371.159 6 Doanh thu hoạt động TC 25.189.320 19.468.970 18.821.334 7 Chi phí tài chính 91.947.725 30.816.861 80.027.170 8 Chi phí bán hàng 648.865.148 587.505.531 601.963.800 9 Chi phí quản lý DN 1.939.460.978 1.600.900.403 1.653.271.872 10 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1.262.711.270 1.335.492.224 1.366.929.651 11 Thu nhập khác 150.786.159 123.591.156 30.940.510 12 Chi phí khác 94.792.253 39.687.760 591.770 13 Lợi nhuận khác 55.993.906 83.903.396 30.348.740 14 Tổng LN trước thuế 1.318.705.176 1.419.395.620 1.397.278.391 15 Các khoản nộp Ngân sách 884.958.685 840.632.784 831.055.736 16 Vốn kinh doanh 9.751.329.573 10.120.598.379 10.519.053.317 17 Tổng số cán bộ CNV 217 235 234 18 Thu nhập bình quân (người/tháng) 1.398.000 1.506.000 1.604.000 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân đội 2.1. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Nhà máy in Quân đội Đặc điểm nổi bật của hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội là Nhà máy sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc dự toán chi phí cũng như xác định giá thành và kết quả kinh doanh đều dựa trên các hợp đồng kinh tế. Do vậy, quá trình sản xuất là quá trình chủ đạo trong hoạt động của Nhà máy. Để có được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì quá trình sản xuất phải trải qua quy trình công nghệ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình công nghệ in của Nhà máy in Quân đội Sắp chữ vi tính Tách màu điện tử Lập maket Bình bản Chế bản khuôn in Hoàn thiện sản phẩm Giấy + Vật liệu khác In + Sắp chữ vi tính, tách màu điện tử: Từ những trang bản thảo của khách hàng, bộ phận vi tính sẽ đánh máy vi tính, sắp xếp, trình bày và lựa chọn màu sắc theo yêu cầu của khách hàng. + Lập maket: Trên cơ sở những trang đánh máy, bộ phận lập maket sẽ tiến hành bố trí các trang in, trang ảnh, phụ bản và các chế độ trình bày khác. + Bình bản: Từ các maket tài liệu, bộ phận bình bản tài liệu làm nhiệm vụ sắp xếp, bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh (dán khuôn) trên các đế phim bằng mica theo từng trang in. + Chế bản khuôn in: Trên cơ sở các bản đế phim được bình bản xong, bộ phận chế bản sẽ làm nhiệm vụ chế bản vào bản kẽm hoặc bản nhôm bằng cách phơi bản và hiện lên bản kẽm hoặc bản nhôm. + In: Khi nhận được các bản kẽm hoặc bản nhôm do bộ phận chế bản chuyển sang, lúc này bộ phận in offset sẽ tiến hành lên khuôn in và in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. + Hoàn thiện sản phẩm: Khi nhận được các trang in của máy in chuyển sang, bộ phận thành phẩm (phân xưởng hoàn thiện sách) sẽ tiến hành gấp các trang in thành trang, thành các tay sách và đóng thành quyển, sau đó đóng bìa xén gọn ba mặt sách cho đẹp, cuối cùng là kiểm tra, đóng gói sản phẩm để xuất giao cho khách hàng. 2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội Toàn bộ khu vực sản xuất của Nhà máy chia làm bốn phân xưởng, được bố trí sắp đặt theo dây chuyền công nghệ khép kín, có liên quan chặt chẽ với nhau, bao gồm: phân xưởng chế bản, phân xưởng máy in, phân xưởng hoàn thiện sản phẩm, phân xưởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S). Mối quan hệ giữa Nhà máy với các phân xưởng được biểu hiện qua sơ đồ 2. - Phân xưởng chế bản: Thực hiện công việc đầu tiên của một sản phẩm in, đó là sắp chữ vi tính và tách màu điện tử. Sau khi thực hiện việc sắp chữ vi tính và tách màu điện tử, công nhân phân xưởng chế bản sẽ tiến hành lập maket và bình bản. - Phân xưởng máy in: Có nhiệm vụ kết hợp bản in với giấy, mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu kỹ thuật. Phân xưởng máy in được chia thành 3 tổ: Tổ phơi bản, tổ máy 1, tổ máy 2. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của Nhà máy in QĐ Giám đốc Phó giám đốc kế hoạch sản xuất Phòng kế hoạch sản xuất PX chế bản PX máy in PX hoàn thiện SP PX tái sản xuất P/S : Quan hệ chỉ đạo : Trình tự dây truyền sản xuất - Phân xưởng hoàn thiện sản phẩm: bao gồm 4 tổ: Tổ sách 1, tổ sách 2, tổ sách 3 và tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm, có nhiệm vụ xén, gấp, đóng sách, kiểm tra chất lượng để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. - Phân xưởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S): Có nhiệm vụ sản xuất các bản diazô trên cơ sở sử dụng các đế khuôn cũ, nhờ đó mà các bản diazô có thể sử dụng thêm được 2 hoặc 3 lần nữa, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vì không phải mua mới. Các phân xưởng này đều chịu sự giám sát trực tiếp của phó giám đốc phụ trách về kế hoạch sản xuất và phòng kế hoạch sản xuất thông qua các quản đốc phân xưởng. 2.3. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân đội Cùng với quá trình phát triển, Nhà máy in Quân đội không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của mình. Cho đến nay, Nhà máy tổ chức bộ máy quản lý theo một hệ thống chặt chẽ, bao gồm : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 4 phòng ban và 2 tổ trực thuộc. Mối quan hệ giữa Ban giám đốc với các phòng ban trong Nhà máy in Quân đội được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy in Quân đội Giám đốc Phó giám đốc kế hoạch sản xuất Phó giám đốc chính trị Phòng Vật tư Phòng Kế hoạch SX Phòng Tài chính Phòng Hành chính tổ chức Tổ cơ điện Tổ bảo vệ : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ công tác phối hợp Trong đó: Giám đốc: Là người đứng đầu và có quyền cao nhất trong Nhà máy. Giám đốc có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, là người chỉ đạo trực tiếp công tác tài chính kế toán, hành chính tổ chức … của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ trương, chính sách và chế độ của Nhà nước. Phó giám đốc chính trị: Nhà máy là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng cục chính trị - Bộ quốc phòng cho nên việc giáo dục chính trị, tư tưởng cho cán bộ công nhân viên trong Nhà máy là rất cần thiết. Vì vậy, Nhà máy đã bầu ra một phó giám đốc chính trị làm nhiệm vụ tổ chức công tác chính trị, tư tưởng, tuyên truyền những chủ trương, chính sách mới của Đảng và của Nhà nước cho toàn Nhà máy. Phó giám đốc phụ trách về kế hoạch sản xuất kinh doanh: Là người giúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ theo dõi, chỉ đạo, giám sát mọi hoạt động của phòng kế hoạch sản xuất và các phân xưởng sản xuất, có trách nhiệm báo cáo mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh với giám đốc. * Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau: - Phòng kế hoạch sản xuất: Chịu sự quản lý của phó giám đốc phụ trách kế hoạch sản xuất, có chức năng nhiệm vụ là tìm kiếm thị trường, giao dịch trực tiếp với khách hàng, ký kết các hợp đồng, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng trực thuộc, theo dõi, kiểm tra quá trình sản xuất. - Phòng vật tư: Có chức năng tìm kiếm các nguồn vật tư, đảm bảo cung cấp vật tư đầy đủ cho quá trình sản xuất của Nhà máy. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của phòng kế hoạch sản xuất, phòng vật tư lập kế hoạch mua vật tư, dự trữ, bảo quản vật tư sao cho đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của quá trình sản xuất. - Phòng tài chính: Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc về mặt tài chính kế toán, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Nhà máy, tính toán thu nhập, chi phí, lỗ lãi, lập các báo cáo tài chính, tiến hành thanh quyết toán với Nhà nước, với bạn hàng trên cơ sở chấp hành đúng chế độ, quy định của Nhà Nước. - Phòng hành chính - tổ chức: Có trách nhiệm thực hiện, chỉ đạo công tác hành chính, tổ chức, làm tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, quản lý, bố trí nhân sự cho phù hợp với yêu cầu của sản xuất, chịu trách nhiệm tính và quản lý quỹ lương, xem xét nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, theo dõi thi đua, chế độ Bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động. - Tổ cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điện của Nhà máy, chạy máy phát điện khi cần thiết, đảm bảo cho hoạt động sản xuất được tiến hành liên tục theo đúng tiến độ. - Tổ bảo vệ: Làm nhiệm vụ bảo vệ cơ sở vật chất, tài sản, đảm bảo an ninh cho Nhà máy. Như vậy, Nhà máy in Quân đội có bộ máy quản lý theo quan hệ trực tuyến - chức năng, là quan hệ từ trên xuống. Các phòng ban được tổ chức hết sức gọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo tính thồng nhất khách quan trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy. 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy in Quân đội 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy in Quân đội Bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, tức là Nhà máy chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Bộ máy kế toán của Nhà máy có 5 người, bao gồm: Kế toán trưởng, 3 kế toán viên phần hành và 1 kế toán tổng hợp. Mối quan hệ giữa kế toán trưởng với các bộ phận trong phòng tài chính - kế toán được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội Kế toán trưởng - KT Tổng hợp - KT TSCĐ - Lập BCTC - KT NVL & CCDC -Thủ quỹ - KT TMặt, TGNH, tiền vay - KTTT với ngân sách, nhà cung cấp - KT chi phí & giá thành - KT tiêu thụ - KTTT với khách hàng : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ công tác phối hợp Trong đó: * Kế toán trưởng: Kế toán trưởng của Nhà máy kiêm chức vụ trưởng phòng tài chính, có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Nhà máy. Với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc điều hành. * Nhân viên kế toán tổng hợp, tài sản cố định, lương và phân bổ lương có chức năng, nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh chi tiết và tổng hợp một cách chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng tài sản cố định trong phạm vi toàn Nhà máy, cũng như tại từng bộ phận sử dụng tài sản cố định. Tính toán và phân bổ đầy đủ, chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định. Tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng, trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng, giảm nguyên giá tài sản cố định cũng như tình hình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. - Theo dõi tổng hợp tất cả các phần hành kế toán của Nhà máy, lập các báo cáo tài chính định kỳ gửi các cơ quan chức năng theo đúng quy định, đáp ứng kịp thời các báo cáo về tài chính khi kế toán trưởng, ban giám đốc yêu cầu. - Dựa trên kết quả tiền lương do phòng hành chính tổ chức tính được sẽ tiến hành tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ lương và phân bổ đầy đủ, chính xác tiền lương, các khoản trích nộp theo lương vào chi phí. * Nhân viên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kiêm thủ quỹ có nhiệm vụ sau: - Theo dõi, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đối chiếu số tồn trên sổ sách với số tồn thực tế trong kho, lập các chứng từ và các báo cáo liên quan đến nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Do đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán, nhân viên kế toán vật tư kiêm chức năng một thủ quỹ, quản lý tiền mặt của Nhà máy. Thủ quỹ có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi khi đã có đầy đủ thủ tục, có đủ chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc. * Nhân viên kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thanh toán với ngân sách, với nhà cung cấp có nhiệm vụ sau: - Hàng ngày theo dõi và phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, viết các phiếu thu, phiếu chi sau khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ. - Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, tiến hành theo dõi và phản ánh vào sổ sách có liên quan sau khi nhân được giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng. - Phản ánh chi tiết từng khoản vay, từng lần vay với từng đối tượng cho vay, phản ánh tình hình trả nợ vốn và lãi theo quy định trong khế ước vay. - Tính, kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộp khác cho Nhà nước theo đúng chế độ quy định. - Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, mở sổ theo dõi chi tiết công nợ đến từng nhà cung cấp. * Nhân viên kế toán chi phí, tính giá thành, tiêu thụ thành phẩm và thanh toán với khách hàng có nhiệm vụ sau: - Tập hợp và phân bổ chính xác, kịp thời các loại chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng, xác định chi phí sản xuất dở dang của những đơn đặt hàng chưa hoàn thành trong kỳ kế toán. - Tính toán chính xác giá thành của các sản phẩm đã hoàn thành. - Tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng hàng tháng, hàng quý, từ đó xác định được lợi nhuận của từng đơn đặt hàng. - Theo dõi tình hình thanh toán với các khách hàng, mở sổ theo dõi chi tiết công nợ đến từng khách hàng. 3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Nhà máy in Quân đội Nhà máy in Quân đội tổ chức vận dụng chứng từ thống nhất theo hệ thống danh mục chứng từ do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141-QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, bao gồm các loại chứng từ sau: * Chứng từ về lao động tiền lương bao gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động, Hợp đồng giao khoán, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH. * Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. * Chứng từ về bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT. * Chứng từ về tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. * Chứng từ về tài sản cố định bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Ngoài những chứng từ theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành, Nhà máy còn sử dụng một số chứng từ khác để phục vụ trong nội bộ Nhà máy, như “Biên bản xác nhận sai hỏng” để xác nhận số sản phẩm sai hỏng làm cơ sở để trừ lương; để theo dõi chi tiết tình hình sản xuất của từng công nhân, Nhà máy sử dụng “Phiếu sản xuất cá nhân”; khi một đơn đặt hàng nào đó đã hoàn thành, kế toán tiêu thụ sẽ lập “Biên bản thanh lý hợp đồng”.v.v. 3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Nhà máy in Quân đội Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và các thông tư sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài chính. Là một đơn vị sản xuất, Nhà máy đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Theo phương pháp này, Nhà máy sẽ theo dõi, phản ánh được một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình biến động nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán, nhờ vậy giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên Nhà máy chỉ vận dụng khoảng 2/3 số tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành. Dưới đây là các tài khoản tổng hợp mà Nhà máy đang sử dụng: - Tài khoản loại 1 - Tài sản lưu động bao gồm: TK 111, 112, 131, 133, 138, 141, 144, 152, 153, 154, 161. - Tài khoản loại 2 - Tài sản cố định bao gồm: TK 211, 214, 241, 244. - Tài khoản loại 3 - Nợ phải trả bao gồm: TK 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 344. - Tài khoản loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: TK 411, 414, 415, 421, 431, 441. - Tài khoản loại 5 - Doanh thu bao gồm: TK 511, 515, 532. - Tài khoản loại 6 - Chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm: TK 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642. - Tài khoản loại 7 - Thu nhập khác bao gồm: TK 711. - Tài khoản loại 8 - Chi phí khác bao gồm: TK 811. - Tài khoản loại 9 - Xác định kết quả kinh doanh bao gồm: TK 911. - Tài khoản loại 0 - Tài khoản ngoài bảng bao gồm: TK 009. 3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Nhà máy in Quân đội Để phù hợp với quy mô cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, Nhà máy in Quân đội thực hiện tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Nhà máy áp dụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12), kỳ kế toán theo quý. Theo hình thức Nhật ký chung, Nhà máy sử dụng các loại sổ kế toán sau: - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Cái các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu, Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, Thẻ tính giá thành sản phẩm, Thẻ kho, Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (62 khách hàng), Sổ chi tiết phải trả người bán (32 nhà cung cấp). Các phần hành kế toán chủ yếu của Nhà máy như phần hành kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố định, chi phí và giá thành, tiêu thụ, thanh toán đều được áp dụng kế toán máy. Phần mềm kế toán Nhà máy sử dụng là phần mềm do Nhà máy tự viết, phù hợp với công tác kế toán của Nhà máy. Tuy nhiên, sự trợ giúp của máy tính chỉ dừng lại ở khâu hạch toán tổng hợp, còn khâu hạch toán chi tiết vẫn được các kế toán viên phần hành làm bằng tay. Việc ghi sổ từ các chứng từ lên sổ chi tiết đều là thủ công. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu theo từng phần hành lên máy tính, cuối cùng máy tính sẽ cung cấp cho kế toán viên các báo các tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy in Quân đội được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy in Quân đội Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, Đối với các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì từ chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ chi tiết. Do doanh nghiệp sử dụng các Nhật ký đặc biệt nên hàng ngày, từ chứng từ gốc, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. - Cuối tháng, tổng hợp số liệu và khoá các sổ kế toán chi tiết, lấy số liệu lập Bảng tổng hợp chi tiết; cộng số liệu trên sổ cái, đối chiếu số liệu trên sổ cái với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, sau đó lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. 3.5. Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính tại Nhà máy in Quân đội Hiện nay, Nhà máy in Quân đội đang sử dụng 3 loại Báo cáo tài chính là Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN). Các Báo cáo này do kế toán tổng hợp lập vào cuối mỗi quý theo mẫu chung do Bộ Tài chính quy định. Cơ sở để lập các Báo cáo tài chính: - Để lập Bảng cân đối kế toán, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu của các tài liệu sau đây: Bảng cân đối kế toán ngày 31/12 năm trước, Sổ cái các tài khoản , Sổ kế toán chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh. - Để lập Báo cáo kết quả kinh doanh, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu của các tài liệu sau: Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ trước, Sổ kế toán chi tiết tình hình doanh thu, chi phí, kết quả theo từng hoạt động, Sổ kế toán chi tiết các khoản thuế phải nộp, Sổ kế toán chi tiết thuế GTGT được khấu trừ, các quan hệ đối ứng khi xác định kết quả kinh doanh. - Để lập bản Thuyết minh báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu của các tài liệu sau: Các sổ kế toán kỳ báo cáo, Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo, Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ báo cáo, Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước, năm trước. Tất cả các Báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý theo quy định của Nhà nước. Thời hạn gửi báo cáo đối với báo cáo quý là chậm nhất 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý, đối với báo cáo năm là chậm nhất 30 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. Ngoài các báo cáo kế toán được lập hàng quý theo quy định của Bộ Tài chính, Nhà máy còn lập một số báo cáo kế toán khác phục vụ cho việc quản trị nội bộ trong Nhà máy, bao gồm: Báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ và vốn kinh doanh, Báo cáo thu chi, Báo cáo chi ngân sách và tăng giảm quân số, Báo cáo sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản, Báo cáo tình hình phân phối lợi nhuận sau thuế, Bảng kê chi tiết nợ phải thu, Bảng kê chi tiết nợ phải trả, Bảng kê chi tiết tạm ứng, Bảng kê chi tiết kê khai nộp thuế. II. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 1. Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Mỗi loại sản phẩm có những đặc thù riêng, điều này quyết định tới yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu. Do những đặc điểm đặc thù trong ngành in ấn nên nguyên vật liệu của Nhà máy in Quân đội có những đặc điểm riêng biệt so với các ngành sản xuất khác. Vì Nhà máy tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm của mỗi đơn đặt hàng có quy cách, mẫu mã riêng nên yêu cầu về nguyên vật liệu cũng không giống nhau. Do đó, nguyên vật liệu của Nhà máy có rất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng. Chẳng hạn: Giấy in có giấy Bãi Bằng, giấy Tân Mai, …; riêng từng loại giấy lại được chia thành nhiều loại khác nhau theo từng khổ giấy; mực in thì có rất nhiều màu như xanh, đỏ , tím, vàng, đen, … Để tạo ra được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần phải có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, trong đó giấy và mực in là những nguyên vật liệu chính. Hiện nay, ở Việt Nam có rất nhiều Nhà máy sản xuất giấy với chất lượng, chủng loại không thua kém giấy ngoại nhập cho nên Nhà máy không nhập giấy từ nước ngoài mà tất cả các loại giấy in đều được mua của các nhà sản xuất trong nước như Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,… Còn mực in hầu hết là các sản phẩm của nước ngoài, Nhà máy mua lại của một số nhà cung cấp trong nước. Ngoài ra, để tạo ra một sản phẩm in còn cần phải có các loại vật liệu phụ như chỉ khâu, gim, thép đóng sách, vải, keo dán, … Mỗi sản phẩm của một đơn đặt hàng cần có các loại nguyên vật liệu khác nhau, chính điều đó tạo nên sự phong phú và đa dạng về nguyên vật liệu của Nhà máy. Nguyên vật liệu của Nhà máy là những loại nguyên vật liệu khó bảo quản, dễ bị hư hỏng và kém phẩm chất. Giấy dễ bị cháy, độ hút ẩm cao; mực in dễ bị phai màu. Chính vì vậy, Nhà máy cần phải có biện pháp bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời cho sản xuất. 1.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Nguyên vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Tổng chi phí nguyên vật liệu của Nhà máy chiếm tới 60% tổng chi phí sản xuất - kinh doanh. Vì vậy cần phải quản lý tốt việc thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Nhà máy. * Tình hình thu mua nguyên vật liệu Hiện nay, nguyên vật liệu của Nhà máy đều là mua ngoài. Đối với các nguyên vật liệu chính như giấy, mực in, khi nhận được một đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ vào yêu cầu của khách hàng về quy cách và mẫu mã của từng loại sản phẩm in, Nhà máy mới tiến hành mua nguyên vật liệu cho phù hợp. Nhà máy ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp thường xuyên như Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,… để thu mua. Các loại mực in được mua lại của các nhà cung cấp trong nước. Còn các vật liệu khác như vải, chỉ khâu, keo dán,… được Nhà máy lập kế hoạch mua theo hàng tháng. * Tình hình dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu Hiện nay, các loại nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in đều có sẵn trên thị trường cho nên Nhà máy không dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho mà khi nào có đơn đặt hàng thì mới tiến hành thu mua. Tuy nhiên, Nhà máy cũng đã xây dựng được định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất - kinh doanh của Nhà máy được liên tục, đồng thời tránh được sự tồn đọng vốn trong kinh doanh. Để bảo quản nguyên vật liệu, Nhà máy đã đầu tư xây dựng 3 kho: Kho nguyên vật liệu chính (1521), kho nguyên vật liệu phụ (1522) và kho công cụ dụng cụ (153). Kho nguyên vật liệu chính dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu chính là giấy, mực in, kẽm,... Kho này được xây dựng tương đối rộng bởi vì giấy ở Nhà máy có rất nhiều loại và nó là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong việc hình thành nên sản phẩm in của Nhà máy. Do giấy dễ bị ẩm và cháy nên kho nguyên vật liệu chính được trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy hiện đại và giấy ở trong kho được đặt trên các giá kê hàng cách xa mặt đất. Kho nguyên vật liệu phụ dự trữ và bảo quản các loại nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế như chỉ khâu, keo dán, vải, xăng, dầu, vòng bi, dây điện, bóng điện… Kho nguyên vật liệu phụ lại được chia thành ba kho nhỏ: một kho chứa các loại vật liệu phụ; một kho chứa các phụ tùng như vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện, …; một kho nhiên liệu xăng, dầu. Do giấy dễ cháy nên kho nguyên vật liệu phụ được đặt cách xa kho nguyên vật liệu chính. Kho công cụ dụng cụ dự trữ và bảo quản các loại công cụ dụng cụ sử dụng trong Nhà máy. Hệ thống kho tàng của Nhà máy được xây dựng quy mô, khang trang, được trang bị các phương tiện cân, đong, đo, đếm hiện đại, nhân viên thủ kho và bảo vệ có tinh thần trách nhiệm cao và trình độ chuyên môn tốt. Các quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu trong Nhà máy được thực hiện đầy đủ và chặt chẽ. * Tình hình sử dụng nguyên vật liệu Nhà máy luôn khuyến khích công nhân viên sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu trên cơ sở các định mức về nguyên vật liệu đã đề ra. Tuy nhiên, Nhà máy mới chỉ xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính là giấy cho từng đơn đặt hàng, còn các loại nguyên vật khác ngoài giấy được xuất dùng theo nhu cầu của các bộ phận. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất, Nhà máy còn tổ chức công tác thu hồi phế liệu như giấy thừa khi quay giấy từ cuộn ra tờ, giấy in hỏng, giấy rối, lõi giấy,… 2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 2.1. Phân loại nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Hiện nay, có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhưng do nguyên vật liệu sử dụng trong Nhà máy rất đa dạng và phong phú nên Nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và công dụng của chúng trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu của Nhà máy được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính, bao gồm: Giấy, mực in các màu, kẽm,… - Vật liệu phụ, bao gồm: Vải, gim, thép đóng sách, chỉ khâu, keo dán, chì, axit, cồn,… - Nhiên liệu, bao gồm: Các loại xăng (xăng A92, xăng A83), các loại dầu, mỡ (dầu nhờn, dầu phanh, dầu thuỷ lực),… - Phụ tùng thay thế, bao gồm: Bi, vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện, … dùng để sửa chữa thay thế cho các loại máy in, máy xén giấy, … - Phế liệu thu hồi, bao gồm: Giấy thừa khi quay giấy, giấy in hỏng, giấy rối, lõi giấy,… Việc phân loại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy có thể tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, phòng vật tư của Nhà máy đã tiến hành lập “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được sử dụng trong Nhà máy. Việc lập Sổ danh điểm vật liệu đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho Nhà máy khi áp dụng máy tính vào trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu. Hàng ngày, nhân viên kế toán vật tư chỉ cần nhập thông tin theo nhóm và mã vật liệu. Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp theo từng mã để biết được số nhập, xuất, tồn cả tháng của một danh điểm vật liệu, đồng thời máy tính cũng sẽ tổng hợp cả nhóm để có số tổng hợp của cả một nhóm. Bảng số 3: Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Nhóm Danh điểm NVL 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521.0101 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-58 gm2 Kg … 1521.0501 Mực đen in cuốn Malayxia Kg … 1521.0601 Kẽm điazo 650*550 Tấm … 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522.0101 Axit ôxalic Kg … 1522.0215 Chỉ khâu tay 2000m Cuộn … 1522.0401 Xăng A92 Lít … 153 Công cụ, dụng cụ 2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Hiện nay, Nhà máy hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và nguyên vật liệu được tính theo giá gốc. Kế toán xác định giá nhập và xuất kho nguyên vật liệu như sau: 2.2.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu được nhập mua từ các nguồn trong nước. Đối với một số đơn đặt hàng như đơn đặt hàng của Nhà xuất bản Giáo dục,… thì nguyên vật liệu do chính bên đặt hàng cung cấp. Các nguyên vật liệu nhập kho của Nhà máy được đánh giá theo giá gốc, cụ thể như sau: + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng cộng với chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí cho nhân viên đi mua,…). Nếu Nhà máy được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua thì các khoản này sẽ được trừ khỏi giá mua. Hiện nay, Nhà máy thường mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp thường xuyên và mỗi lần mua thường mua với khối lượng lớn nên việc mua hàng hầu hết được nhà cung cấp đưa đến tận kho của Nhà máy, chi phí vận chuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu. Chỉ trong trường hợp những nguyên vật liệu do nhân viên của phòng vật tư trực tiếp đi mua thì mới có chi phí thu mua. Ví dụ: Ngày 15/03/2004, Nhà máy mua 2607 kg giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 của Công ty Đông Đô (theo HĐGTGT số 019939 của Công ty Đông Đô bảng số 3 trang 27), đơn giá chưa có thuế GTGT là 10.449 đồng/kg, thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do Công ty Đông Đô chịu. Theo ví dụ này, Nhà máy tính giá giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 nhập kho như sau: Giá gốc giấy cuộn BB nhập kho = Giá mua (không có thuế GTGT) = Số lượng x Đơn giá = 2607 kg x 10.449 = 27.240.543 đồng + Đối với nguyên vật liệu gia công (chủ yếu là giấy in): Với một số đơn đạt hàng thì khách hàng mang giấy in đến để thuê Nhà máy gia công. Trong trường hợp này, Nhà máy cho nhập kho và chỉ theo dõi về mặt số lượng nguyên vật liệu do khách hàng mang đến, còn về mặt giá trị không được theo dõi. 2.2.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho Là một doanh nghiệp sản xuất nên ở Nhà máy nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất. Ngoài ra, đối với một số loại nguyên vật liệu còn được xuất để sử dụng trong các phòng ban của Nhà máy. Do đặc điểm nguyên vật liệu phong phú và đa dạng, số lượng danh điểm nguyên vật liệu tương đối nhiều cho nên Nhà máy đã lựa chọn phương pháp Nhập trước - Xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất dùng trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số nguyên vật liệu xuất. Nói cách khác, giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của lô nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ và do vậy, giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ được tính theo giá của nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Ví dụ: - Ngày 1/1/2004, tồn kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 của Nhà máy là 2500 kg, đơn giá 10.445đ/kg. - Ngày 19/3/2004, nhập kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 là 2607 kg, đơn giá 10.449đ/kg. - Ngày 29/3/2004, xuất kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 là 4192 kg. Vởy giá thực tế 4192 kg giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 xuất kho ngày 29/3/2004 theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước là: 2500 kg x 10.445 + 1692 kg x 10.449 = 43.792.208 đồng Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán vật tư của Nhà máy có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Tuy nhiên, phương pháp này lại có nhược điểm là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này còn làm cho chi phí kinh doanh của Nhà máy không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. 3. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 3.1. Chứng từ sử dụng Trong hoạt động sản xuất - kinh doanh, nguyên vật liệu của Nhà máy thường xuyên biến động. Mọi trường hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu Nhà máy đều phải lập chứng từ kế toán để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi chép và kiểm tra. + Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho của Nhà máy tất cả đều là mua ngoài và đối với một số đơn đặt hàng thì nguyên vật liệu do khách hàng mang đến. Khi có nguyên vật liệu nhập kho, căn cứ vào hóa đơn bán hàng (Hóa đơn giá trị gia tăng) của nhà cung cấp, Nhà máy lập “Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hóa)”. Biên bản kiểm nghiệm do phòng vật tư lập và là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận nguyên vật liệu giữa nhà cung cấp và Nhà máy về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại nguyên vật liệu trước khi nhập kho. Tuy nhiên, chứng từ này chỉ được lập trong trường hợp nguyên vật liệu được nhập kho với một số lượng lớn. Một chứng từ khác không thể thiếu khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu là “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho cũng do phòng vật tư lập và là chứng từ phản ánh lượng hàng thực nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán, là căn cứ để ghi “Thẻ kho”, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tại phòng vật tư, liên 2 giao cho người nhập nguyên vật liệu và liên 3 chuyển cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ. + Đối với nguyên vật liệu xuất kho, Nhà máy sử dụng các chứng từ sau: “Phiếu sản xuất” dùng để phản ánh số lượng, chủng loại của từng loại nguyên vật liệu sẽ được xuất dùng cho sản xuất sản phẩm của từng đơn đặt hàng. Còn đối với các nguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xưởng thì sử dụng Phiếu xin lĩnh vật tư. Phiếu sản xuất và Phiếu xin lĩnh vật tư sẽ là cơ sở để lập “Phiếu xuất kho”. Phiếu xuất kho là chứng từ theo dõi số nguyên vật liệu xuất ra khỏi kho cho các bộ phận sử dụng trong Nhà máy. Đây cũng là chứng từ để xác định giá thành sản phẩm, giá vốn hàng bán. Phiếu xuất kho do phòng vật tư lập. Đối với trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất thì Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tại phòng vật tư, liên 2 giao cho bộ phận lĩnh nguyên vật liệu để mang xuống kho xin xuất nguyên vật liệu, liên 3 giao cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ. Còn đối với trường hợp xuất nguyên vật liệu để bán thì Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên, trong đó liên 4 giao cho người mua hàng. 3.2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ 3.2.1. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho Đối với nguyên vật liệu chính như giấy, mực in, khi nhận được một đơn đặt hàng mới, Nhà máy mới tiến hành thu mua, còn các nguyên vật liệu khác Nhà máy mua định kỳ theo tháng. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu được thực hiện bởi phòng vật tư. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại Nhà máy được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL tại Nhà máy in Quân đội Ghi sổ Kế toán vật tư Kiểm nhập hàng Thủ kho Lập Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho Cán bộ P.Vật tư Đề nghị được nhập Người giao hàng Nghiệp vụ nhập kho vật tư Bảo quản, lưu trữ Hàng tháng, dựa trên kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch sản xuất, phòng vật tư lập kế hoạch mua nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, đồng thời để dự trữ một khối lượng nguyên vật liệu hợp lý trong kho. Căn cứ vào kế hoạch mua nguyên vật liệu, phòng vật tư sẽ thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp. Sau khi hợp đồng được ký kết, đến thời điểm giao hàng ghi trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng tới tận kho của Nhà máy và giao một liên hóa đơn bán hàng (Bảng số 3 trang 27) cho cán bộ thu mua. Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp là căn cứ cho việc ghi Phiếu nhập kho, Sổ chi tiết phải trả người bán và các sổ sách liên quan khác. Bảng số 3: Công ty Đông Đô Mẫu số: 01 GTKT-3LL Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) No: 019939 Ngày 15 tháng 03 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty Đông Đô Mã số thuế: 0100406846-1 Địa chỉ: Yên Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội Họ tên người mua hàng: Nhà máy in Quân đội Địa chỉ: Thị trấn Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Mã số thuế: 0100705162-1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-60gm2 Kg 1055 10.666 11.252.630 2 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 Kg 2607 10.449 27.240.543 3 Giấy cuộn VĩnhPhú 84-65gm2 Kg 533 10.349 5.517.167 4 Giấy Vĩnh Phú 84-58gm2 Kg 5040 11.054 55.712.160 Cộng 99.722.500 Cộng tiền hàng: 99.722.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.972.250 Tổng cộng tiền thanh toán: 109.694.750 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu, sáu trăm chín tư nghìn, bảy trăm năm mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi nguyên vật liệu về tới Nhà máy, cán bộ phòng vật tư sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách của nguyên vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm” (Bảng số 4 trang 28). Nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu về chất lượng, mẫu mã theo đúng hợp đồng đã ký kết thì được phép nhập kho. Bảng số 4: Nhà máy in quân đội Phòng vật tư Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 50 - Căn cứ vào HĐGTGT số 019939 ngày 15/03/ 2004 của Công ty Đông Đô - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Chu Văn Đông Trưởng ban Ông, bà: Nguyễn Tuyết Thanh Uỷ viên Ông, bà: Trần Thị Hằng Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại: S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo c.từ K/quả kiểm nghiệm SL đạt yêu cầu SL không đạt y/cầu 1 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-60 gm2 15210108 Cân Kg 1055 1055 0 2 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65 gm2 15210109 Cân Kg 2607 2607 0 3 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-65gm2 15210103 Cân Kg 533 533 0 4 Giấy Vĩnh Phú 84-58 gm2 15210101 Cân Kg 5040 5040 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, chủng loại. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trước khi tiến hành viết Phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lệ, bao gồm: Hóa đơn bán hàng của người bán (có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán) và Biên bản kiểm nghiệm. Sau đó, cán bộ phòng vật tư mới viết Phiếu nhập kho (Bảng số 5). Thủ kho là người trực tiếp nhận hàng từ người giao hàng, tiến hành kiểm nhập hàng, ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho, sau đó ghi Thẻ kho. Sau cùng, Phiếu nhập kho được chuyển lên phòng tài chính để làm căn cứ ghi sổ kế toán và được bảo quản, lưu trữ tại phòng tài chính. Riêng đối với nguyên vật liệu gia công do khách hàng mang đến, kế toán vẫn tiến hành nhập kho số nguyên vật đó và ghi Phiếu nhập kho. Tuy nhiên, trên Phiếu nhập kho chỉ ghi vào cột số lượng, còn cột đơn giá và cột thành tiền không ghi. Bảng số 5: Nhà máy in quân đội Phòng vật tư Phiếu nhập kho Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 54 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Công ty Đông Đô Theo: Hóa đơn GTGT số 019939, ngày 15/03/2004 Lý do nhập: Dùng sản xuất Nhập tại kho: 1521 S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo c.từ Thực nhập 1 Giấy cuộn BB 84-60gm2 15210108 Kg 1055 1055 10.666 11.252.630 2 Giấy cuộn BB 84-65gm2 15210109 Kg 2607 2607 10.449 27.240.543 3 Giấy cuộn VP 84-65gm2 15210103 Kg 533 533 10.349 5.517.167 3 Giấy VĩnhPhú 84-58gm2 15210101 Kg 5040 5040 11.054 55.712.160 Cộng 99.722.500 Trưởng phòng vật tư Người giao Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho Tại Nhà máy in Quân đội, hoạt động sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục. Chính vì vậy, quá trình xuất kho nguyên vật liệu cũng diễn ra thường xuyên để đảm bảo cho hoạt động sản xuất không bị gián đoạn. Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho NVL tại Nhà máy in Quân đội Ghi sổ Kế toán vật tư Thủ kho Lập Phiếu xuất kho Phòng vật tư Lập Phiếu sản xuất P.Kế hoach sản xuất Nghiệp vụ xuất kho vật tư Xuất hàng Bảo quản, lưu trữ Đối với các nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, trước khi bắt đầu tiến hành sản xuất một đơn đặt hàng nào đó, phòng kế hoạch sản xuất của Nhà máy sẽ tiến hành lập Phiếu sản xuất (Bảng số 6 trang 31). Phiếu sản xuất được lập cho cả đơn đặt hàng hoặc từng phần nhỏ của đơn đặt hàng nếu đơn đặt hàng đó lớn. Thông tin trên Phiếu sản xuất sẽ là cơ sở để cho cán bộ phòng vật tư viết Phiếu xuất kho. Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xưởng, khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, quản đốc phân xưởng viết Phiếu xin lĩnh vật tư (Bảng số 7 trang 31) trong đó liệt kê tất cả các loại nguyên vật liệu cần dùng. Sau khi được sự phê duyệt của phòng sản xuất kinh doanh, phòng vật tư sẽ căn cứ vào Phiếu xin lĩnh vật tư này để viết Phiếu xuất kho. Sau khi viết xong Phiếu sản xuất, phòng sản xuất sẽ chuyển phiếu này sang cho phòng vật tư. Phòng vật tư căn cứ vào số liệu trên Phiếu sản xuất và Phiếu xin lĩnh vật tư để viết Phiếu xuất kho (Bảng số 8 trang 32). Phiếu xuất kho sẽ được giao được giao cho phân xưởng sản xuất cùng với Phiếu sản xuất. Sau đó, nhân viên phân xưởng xuống kho để nhận nguyên vật liệu. Sau khi kiểm tra Phiếu xuất kho và Phiếu sản xuất, thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu, ký Phiếu xuất kho, vào Thẻ kho rồi chuyển Phiếu xuất kho lên phòng tài chính để kế toán vật tư ghi sổ. Phiếu xuất kho được bảo quản và lưu trữ tại phòng tài chính. Bảng số 6: Nhà máy in quân đội Phòng Kế hoạch sản xuất Phiếu sản xuất Số: 45 Chiểu theo hợp đồng số 150.QĐ ngày 20 tháng 02 năm 2004. Tên tài liệu: 50 Điện Biên Phủ Đơn vị đặt in: Nhà xuất bản Quân đội Số lượng: 500 cuốn. Số trang/1cuốn: 450. Khổ in: 13x19 STT Tên Giấy in Mấy mặt Mấy màu Loại giấy Định lượng 1 Ruột Giấy trắng Vĩnh Phú 60g/m2 2 1/1 2 Bìa Giấy phấn NTT 120g/m2 2 4/4 3 Phụ bản Giấy phấn NTT 210g/m2 1 4/4 Bố trí in: - Máy in MIBR 27 tay, khổ giấy 54x78 - Máy in KMR 8 tay, khổ giấy 39,5x54,5 - Máy in GTO 2 tay, khổ giấy 19,5x27 Kích thước, màu: theo mẫu Ngày phát hành: 25/04/2004 Ngày 12 tháng 03 năm 2004 Người nhận phiếu Người lập phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 7: Nhà máy in quân đội PX Máy in Phiếu xin lĩnh vật tư STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng yêu cầu 1 Giấy Bãi Bằng khổ A4 Tờ 500 2 Ghim Hộp 5 3 Hộp cáctông Cái 10 Ngày 10 tháng 03 năm 2004 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Bảng số 8: Nhà máy in quân đội Phiếu xuất kho Số: 45 Ngày 17 tháng 03 năm 2004 Họ tên người nhận hàng: Đồng chí Hùng Địa chỉ: Phân xưởng máy in Lý do xuất: Dùng cho sản xuất hợp đồng số 150.QĐ ngày 20/ 02/ 2004 và hợp đồng số 151.QĐ ngày 25/02/2004 Xuất tại kho: 1521 S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo c.từ Thực xuất 1 Giấy Vĩnh Phú 70x99-60g/m2 15210280 Tờ 835308 825308 434 362.523.672 2 Giấy Vĩnh Phú 84x60,5g/m2 15210206 Tờ 29500 29500 306 9.027.000 3 Giấy Vĩnh Phú 79x109-60g/m2 15210223 Tờ 1520 1520 544 826.880 4 Giấy phấn NTT 79x109-120g/m2 15210305 Tờ 86 86 1.221 105.006 5 Giấy phấn NTT 65x86-200g/m2 15210351 Tờ 530 530 1.029 545.370 6 Giấy phấn 65x90-210g/m2 15210313 Tờ 2475 2475 1.442 3.568.950 7 Giấy Tân Mai 70x99-48g/m2 15210455 Tờ 72874 72874 284 20.696.216 8 Giấy Tân Mai 84x60-58g/m2 15210485 Tờ 16250 16250 261 4.241.250 Cộng 401.810.744 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Nguyên vật liệu ở Nhà máy in Quân đội có nhiều chủng loại khác nhau, thiếu bất kỳ một loại nào có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy, hạch toán nguyên vật liệu phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động nhập, xuất, tồn cả về hiện vật và giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu. Phương pháp Thẻ song song là một phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có nhiều ưu điểm như: đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Chính vì vậy mà Nhà máy in Quân đội đã lựa chọn phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL về hiện vật trên Thẻ kho, còn kế toán vật tư ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL cả về hiện vật và giá trị trên Sổ chi tiết NVL, cuối tháng sẽ được tập hợp vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Thẻ kho được thủ kho mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Sổ chi tiết nguyên vật liệu cũng được kế toán vật tư mở tương ứng với Thẻ kho. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được lập riêng cho từng kho. Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Nhà máy in Quân đội Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp NXT Phiếu xuất kho Sổ chi tiết NVL Thẻ kho Phiếu nhập kho : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu 4.1. ở kho Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho sẽ thực hiện nhập, xuất vật liệu về hiện vật. Sau đó, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho và ghi vào Thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng. Hàng ngày, sau khi ghi xong Thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ (Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho) cho kế toán vật tư. Bảng số 9: Nhà máy in quân đội Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2004 Tờ số: 04 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 - Đơn vị tính: Kg - Mã số: 15210109 STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu tháng 01/01/04 2.500 2 54 19/03/04 Nhập kho 19/03/04 2607 5107 3 51 29/03/04 Xuất kho 29/03/04 4.192 915 Cộng 2607 4.192 Tồn cuối tháng 915 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Người lập thẻ Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mỗi Thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu và được mở cho từng tháng. Đầu tháng, thủ kho ghi số lượng tồn đầu kỳ căn cứ vào số tồn cuối tháng trước. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu phát sinh, căn cứ vào các Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi vào Thẻ kho về mặt số lượng. Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu được ghi một dòng trên Thẻ kho. Thủ kho của Nhà máy thường xuyên đối chiếu giữa số tồn tại kho với số tồn trên Thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cộng số nhập, số xuất kho, tính ra số tồn về số lượng của từng loại nguyên vật liệu trên các Thẻ kho và đối chiếu với Sổ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán vật tư lập. 4.2. ở phòng tài chính - kế toán Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền cho mỗi Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, rồi chuyển số liệu vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu (cả chỉ tiêu số lượng và giá trị) (Bảng số 10 trang 36). Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng với Thẻ kho. Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tồn cả về số lượng và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sau đó sẽ đối chiếu số liệu với thủ kho về số lượng và đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị của từng loại nguyên vật liệu, nếu có sự chênh lệch sẽ tìm nguyên nhân và điều chỉnh . Cuối tháng 3/2004, căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán vật tư lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Bảng số 11 trang 37). Mỗi loại vật liệu được ghi một dòng trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được lập riêng cho từng kho nguyên vật liệu. Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ Cái tài khoản 1521 và 1522, cụ thể: dòng tổng cộng tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được đối chiếu với dòng số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ trên sổ Cái TK 1521 và 1522. Bảng số 10: Nhà máy in quân đội Sổ chi tiết vật liệu Tháng 03 năm 2004 Tài khoản: 1521 Tên kho: Kho 1521 (Nguyên vật liệu chính) Tên, quy cách vật liệu: Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu tháng 10.445 2500 26.112.500 54 19/03/04 Nhập kho 1521 10.449 2607 27.240.543 51 29/03/04 Xuất in Tạp chí dân chủ 6211 10.445 1055 11.019.475 51 29/03/04 Xuất in Bản tin tư pháp 6211 10.445 1445 15.093.025 10.449 1692 17.679.708 Cộng 2607 27.240.543 4192 43.792.208 Tồn cuối tháng 10.449 915 9.560.835 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 11: Nhà máy in quân đội Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Kho: 1521 - Nguyên vật liệu chính Đơn vị tính: Đồng Danh điểm VL Tên, chủng loại, quy cách vật liệu Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 15210101 Giấy cuộn VP 84-58gm2 Kg 8530 86.101.230 5040 55.712.160 10450 116.099.500 3120 25.713.890 … 15210109 Giấy cuộn BB 84-65gm2 Kg 2500 26.112.500 2607 27.240.543 4192 43.792.208 915 9.560.835 … 15210485 Giấy TM 84-60gm2 Tờ 27000 7.047.000 16250 4.241.250 10750 2.805.750 … Cộng 1.573.991.203 1.575.889.114 1.426.233.420 1.723.646.897 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 5. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Hiện nay, để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Nhà máy in Quân đội sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, tình hình biến động nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tại Nhà máy được ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục. Vì vậy, giá trị nguyên vật liệu của Nhà máy trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Nhà máy thực hiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung. 5.1. Tài khoản sử dụng * TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Để ghi chép và phản ánh tình hình giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn theo giá thực tế, kế toán vật tư của Nhà máy sử dụng tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự gia công chế biến hoặc của khách hàng mang đến và trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán; trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán; trị giá nguyên vật liệu thiếu hụ phát hiện khi kiểm kê. Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Căn cứ vào vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, Nhà máy đã chi tiết tài khoản này thành 2 tài khoản cấp 2 như sau: TK 1521 - Nguyên liệu chính: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu chính như giấy, mực in, kẽm,… TK 1522 - Nguyên liệu phụ: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi sự biến động của các nguyên vật liệu còn lại như vật liệu phụ, nhiên liệu và phụ tùng thay thế. * Nhà máy không sử dụng tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường trong hạch toán nguyên vật liệu Ngoài ra, Nhà máy còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111, TK 112, TK 331, TK 133, TK 138, TK 338, các TK chi phí,… 5.2. Các hình thức sổ sử dụng liên quan đến hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Theo hình thức sổ Nhật ký chung, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội sử dụng các loại sổ kế toán sau: - Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhật ký mua hàng - Sổ Nhật ký chi tiền (mở riêng cho tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) - Sổ Cái các TK 152, 331 - Bảng phân bổ vật liệu Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hính thức Nhật ký chung tại Nhà máy in Quân đội có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Chứng từ gốc nhập, xuất NVL Sổ Nhật ký mua hàng & chi tiền Sổ chi tiết NVL Sổ Cái TK 152 Bảng tổng hợp N-X-T Sổ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS 5.3. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Tại Nhà máy in Quân đội, kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu thường gắn liền với kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán với người bán,… Tuỳ theo từng nguồn nhập và hình thức thanh toán mà việc hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu được thực hiện theo các cách khác nhau. Khi mua nguyên vật liệu, Nhà máy thường mua của các nhà cung cấp thường xuyên, cố định và giá thường nằm trong khung giá do Nhà nước quy định nên Nhà máy thường không được hưởng các khoản chiết khấu, giảm giá. a) Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho chưa trả tiền cho người bán. Khi nhận được các chứng từ (Hóa đơn GTGT của người bán, Biên bản kiểm nghiệm vật tư và Phiếu nhập kho) do phòng vật tư chuyển đến, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, kế toán thanh toán với người bán thực hiện việc ghi sổ. Kế toán thanh toán sử dụng các sổ sau: Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ chi tiết thanh toán với người bán. * Sổ Nhật ký mua hàng (Bảng số 12): Là sổ Nhật ký đặc biệt được dùng để ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ nhập mua hàng (nguyên vật liệu, hàng hóa,..) theo hình thức trả tiền sau. Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng được ghi vào sổ này. Do các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Nhà máy đều là các nhà cung cấp thường xuyên, cố định nên hầu hết các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu đều được thanh toán sau. Sổ Nhật ký mua hàng do kế toán thanh toán ghi chép theo đúng mẫu sổ do Bộ tài chính quy định. Cơ sở số liệu và cách ghi sổ Nhật ký mua hàng như sau: Khi nguyên vật liệu mua về nhập kho, căn cứ vào Hóa đơn GTGT của người bán, Phiếu nhập kho,… kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ. Trên Nhật ký mua hàng phản ánh rõ giá trị nhập mua của nguyên vật liệu chính (cột ghi Nợ TK 1521) và nguyên vật liệu phụ (cột ghi Nợ TK 1522). Mỗi một nghiệp vụ mua hàng thanh toán sau được ghi một dòng trên sổ Nhật ký mua hàng. Ví dụ: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 019939 ngày 15/03/2004 (mẫu bảng số 4) của Công ty Đông Đô và Phiếu nhập kho số 54 ngày 19/03/2004 về số giấy mua ngoài nhập kho có tổng giá thanh toán là 109.694.750 đồng (trong đó thuế GTGT là 9.972.250 đồng), kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký mua hàng như sau: Nợ TK 1521: 99.722.500 Nợ TK 133: 9.972.250 Có TK 331: 109.694.750 Bảng số 12: Sổ nhật ký mua hàng Tháng 03/2004 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 331 Ghi Nợ các TK SH NT 1521 1522 133 ... 20 15/03/04 Mua giấy DN LT 177.793.733 161.630.667 16.163.066 21 15/03/04 Mua mựcCTSPM 45.865.600 41.696.000 4.169.600 54 19/03/04 Mua giấy CTĐĐ 109.694.750 99.722.500 9.972.250 55 19/03/04 Mua giấy CT LT 165.004.142 150.003.766 15.000.376 62 22/03/04 Mua cao su 179.525.506 163.205.000 16.320.500 … Cộng 2.130.756.476 1.570.389.114 208.406.338 177.697.614 ... Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hàng ngày, sau khi các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán sau được kế toán thanh toán ghi vào sổ Nhật ký mua hàng, số liệu trên sổ Nhật ký mua hàng lại được kế toán tổng hợp ghi tiếp vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52). Như vậy, một nghiệp vụ nhập mua hàng thanh toán sau tại Nhà máy được phản ánh đồng thời vào cả hai sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp sẽ ghi tiếp vào sổ Cái TK 1521 và 1522. Sổ Nhật ký mua hàng cũng là cơ sở để kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh toán cho người bán. Ngoài ra, số phát sinh bên Nợ TK 133 trên sổ Nhật ký mua hàng còn là cơ sở để lập báo cáo thuế. * Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Bảng số 13 trang 43): Sổ này dùng để theo dõi các khoản công nợ phải trả cho từng người bán cũng như tình hình thanh toán nợ với từng người bán. Với những nhà cung cấp thường xuyên thì mỗi người bán được Nhà máy theo dõi trên một cuốn sổ riêng. Còn với những nhà cung cấp không thường xuyên thì được theo dõi chung trên một sổ, mỗi người bán được theo dõi trên một trang sổ. Ngoài ra, các khoản đã thanh toán cho người bán còn được phản ánh vào sổ Nhật ký chi tiền. Cơ sở để ghi Sổ chi tiết thanh toán với người bán là Hóa đơn mua hàng, các chứng từ thanh toán như Phiếu chi, Giấy báo nợ của ngân hàng,.. Các khoản phải trả cho người bán được phản ánh vào bên Có, còn các khoản đã thanh toán hoặc ứng trước tiền cho người bán được phản ánh vào bên Nợ. Cuối tháng, kế toán cộng sổ, tính ra số phát sinh và số dư cuối kỳ phải trả cho từng người bán, lấy số tổng cộng để lập Bảng tổng hợp phải trả người bán. Ví dụ: Theo như ví dụ trên và căn cứ vào Phiếu chi tiền mặt số 115 ngày 29/03/2004 đã trả nợ tiền hàng cho cho Công ty Đông Đô 109.694.750 đồng, kế toán định khoản và ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán (chi tiết cho Công ty Đông Đô) như sau: Nợ TK 331: 109.694.750 Có TK 111: 109.694.750 * Bảng tổng hợp phải trả cho người bán (Bảng số 14 trang 43): Bảng này dùng để theo dõi tình hình công nợ và thanh toán với các nhà cung cấp theo số tổng cộng. Cơ sở để ghi bảng này là số tổng cộng từ các Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi người bán được ghi một dòng trên Bảng tổng hợp phải trả cho người bán. Bảng số 13: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 03 năm 2004 Đối tượng: Công ty Đông Đô Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.910.737 89 17/03/04 TToán HĐ 19935 111 224.410.351 54 19/03/04 Mua giấy HĐ 19939, VAT 10% 1521 133 99.722.500 9.972.250 115 29/03/04 TToán HĐ 19939 111 109.694.750 … Cộng SPS 701.774.716 947.304.813 Số dư cuối kỳ 247.440.834 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 14: Bảng tổng hợp phảI trả cho người bán Tháng 03 năm 2004 Đơn vị tính: Đồng S T T Tên người bán Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty 3C 15.554.133 15.554.133 2 Cty SPM 45.865.600 96.239.550 50.373.950 3 Cty ĐĐô 1.910.737 701.774.716 947.304.813 247.440.834 … Cộng 4.515.613.723 2.388.089.440 2.130.756.476 4.258.280.759 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng tổng hợp phải trả cho người bán được ghi vào cuối tháng sau khi kế toán cộng các Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Số liệu của bảng này được dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ Cái tài khoản 331. b) Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho thanh toán ngay cho người bán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng * Mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt thì đều cần phải có các chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Khi các nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu thanh toán ngay cho người bán bằng tiền mặt phát sinh, kế toán tiền mặt căn cứ vào Báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ khác như Phiếu chi tiền mặt, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho,… để ghi vào sổ Nhật ký chi tiền được mở riêng cho chi tiền mặt (Bảng số 15 trang 45). Sổ Nhật ký chi tiền mở cho chi tiền mặt là sổ Nhật ký đặc biệt, được Nhà máy mở để ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ chi tiền mặt của Nhà máy, cụ thể là sổ Nhật ký chi tiền mở cho tiền mặt theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu, hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người bán. Kết cấu và phương pháp ghi sổ Nhật ký chi tiền tương tự như kết cấu và phương pháp ghi sổ Nhật ký mua hàng. Mỗi nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán các khoản còn nợ người bán được kế toán ghi một dòng trên sổ Nhật ký chi tiền. Trên Nhật ký chi tiền cũng phản ánh rõ giá trị nhập mua của nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ (cột ghi Nợ TK 1521 và cột ghi Nợ TK 1522). Ví dụ: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 11247, Phiếu chi tiền mặt số 99 ngày 19/03/2004, Phiếu nhập kho số 55 về số giấy đề can mua của Công ty Thanh Hoàng, số tiền là 6.105.000 đồng (trong đó thuế GTGT là 555.000), kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chi tiền mở cho chi tiền mặt như sau: Nợ TK 1521: 5.550.000 Nợ TK 133: 555.000 Có TK 111: 6.105.000 Bảng số 15: Sổ nhật ký chi tiền Tháng 03 năm 2004 TK: 111 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 111 Ghi Nợ các TK SH NT 1521 1522 331 133 … 78 05/03/04 TToán tiền v.tư 15.354.000 15.354.000 89 17/03/04 TTCTĐĐ(19935) 224.410.351 224.410.351 99 19/03/04 Mua giấy đề can 6.105.000 5.550.000 555.000 155 29/03/04 TTCTĐĐ(19939) 109.694.750 109.694.750 … Cộng 1.502.776.391 5.550.000 1.067.358.491 555.000 … Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cũng giống như sổ Nhật ký mua hàng, hàng ngày, sau khi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt phát sinh được kế toán tiền mặt ghi vào sổ Nhật ký chi tiền, số liệu trên sổ Nhật ký chi tiền lại được kế toán tổng hợp ghi tiếp vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52). Như vậy, mỗi nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt và nghiệp vụ thanh toán các khoản còn nợ người bán cũng được phản ánh trên cả hai sổ Nhật ký chi tiền và sổ Nhật ký chung. Sau đó, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái TK 1521 và TK 1522. * Mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng Khi các nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu thanh toán ngay cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng phát sinh, căn cứ vào các chứng từ như Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán tiền gửi ngân hàng thực hiện việc ghi sổ Nhật ký chi tiền mở riêng cho chi tiền gửi ngân hàng (Bảng số 16 trang 46). Sổ Nhật ký chi tiền mở cho chi tiền gửi ngân hàng là sổ Nhật ký đặc biệt, được Nhà máy mở để theo dõi tất cả các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay cho người bán và các khoản đã trả cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng. Mỗi một nghiệp vụ này được kế toán ghi một dòng trên sổ Nhật ký chi tiền. Ví dụ: Theo Giấy báo Nợ số 16 ngày 05/03/2004 của ngân hàng về số tiền đã thanh toán tiền mua dầu là 6.160.000 đồng (trong đó thuế GTGT là 560.000 đồng), kèm theo Hóa đơn GTGT số 0670, Phiếu nhập kho số 15, kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chi tiền như sau: Nợ TK 1521: 5.600.000 Nợ TK 133: 560.000 Có TK 112: 6.160.000 Bảng số 16: Sổ nhật ký chi tiền Tháng 03 năm 2004 TK: 112 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112 Ghi Nợ các TK SH NT 1521 1522 331 133 … 14 03/03/04 TT giấy TMai 251.258.706 251.258.706 16 05/03/04 Mua dầu 6.160.000 5.600.000 560.000 20 15/03/04 TT DN LT 177.793.733 177.793.733 22 15/03/04 TT CTy SPM 45.865.600 45.865.600 … Cộng 3.824.432.414 5.600.000 1.302.730.949 560.000 … Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hàng ngày, số liệu trên sổ Nhật ký chi tiền mở cho tiền gửi ngân hàng được kế toán tổng hợp ghi tiếp vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52). Sau đó, số liệu trên sổ Nhật ký chung lại được ghi tiếp vào sổ Cái TK 1521 và 1522. Như vậy, một nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng được phản ánh trên cả hai sổ Nhật ký chi tiền và sổ Nhật ký chung. c) Trường hợp Nhà máy tạm ứng cho nhân viên đi mua nguyên vật liệu Đối với một số nguyên vật phụ như chỉ khâu, keo dán, ghim, thép đóng sách,… thường được Nhà máy tạm ứng cho nhân viên đi mua. Đối tượng được tạm ứng đi mua nguyên vật liệu là các nhân viên của phòng vật tư. Trên cơ sở kế hoạh sản xuất trong kỳ do phòng kế hoạch sản xuất lập, nhân viên phòng vật tư viết Giấy đề nghị tạm ứng. Sau khi được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, nhân viên vật tư sẽ tiến hành đi mua nguyên vật liệu. Sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, người nhận tạm ứng sẽ viết Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Căn cứ vào các chứng từ như Phiếu chi, Hóa đơn của người bán, Phiếu nhập kho, kế toán viết Giấy thanh toán tiền tạm ứng ghi vào sổ Nhật ký chung. Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu chi số 75 tạm ứng cho ông Cường phòng vật tư số tiền là 1.000.000 đồng, Hóa đơn GTGT số 1524 của Công ty Dệt 8/3, Phiếu nhập kho số 23, ông Cường thanh toán tạm ứng tiền mua vải cho Nhà máy hết 952.000 đồng (trong đó chi phí vận chuyển, bốc dỡ là 50.000, thuế GTGT là 82.000), kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52) như sau: Nợ TK 1521: 870.000 Nợ TK 133: 82.000 Có TK 141: 952.000 5.4. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Do Nhà máy in Quân đội áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất cho nên quá trình hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục. Theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước thì kế toán có thể xác định được ngay giá trị nguyên vật liệu xuất kho mỗi khi tiến hành xuất kho nguyên vật liệu. Tại Nhà máy, nguyên vật liệu được xuất kho chủ yếu để phục vụ hoạt động sản xuất của 3 phân xưởng, đó là phân xưởng chế bản, phân xưởng máy in và phân xưởng hoàn thiện sản phẩm. Ngoài ra, nguyên vật liệu còn được xuất để phục vụ bán hàng và phục vụ cho quản lý của Nhà máy. Đối với nguyên vật chính như giấy thì Nhà máy còn xuất để nhượng bán lại. Khi một nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu phát sinh sẽ được kế toán theo dõi trên sổ Nhật ký chung. Cuối tháng, kế toán lập Bảng phân bổ vật liệu. Để hạch toán xuất nguyên vật liệu, Nhà máy sử dụng các TK sau: TK 621, 627, 641, 642. Riêng TK 621 được chi tiết thành 2 TK là TK 6211 - Giấy và TK 6212 - Nguyên vật liệu khác. - Đối với nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm: Kế toán sử dụng hai loại chứng từ, đó là Phiếu sản xuất do phòng kế hoạch sản xuất lập và Phiếu xuất kho do phòng vật tư lập. Hàng ngày, căn cứ vào hai chứng từ này, kế toán tiến hành định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu cho sản xuất. Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 33 ngày 02/03/2004 về việc xuất giấy in tài liệu có theo giá xuất là 148.006.217 đồng, kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52) như sau: Nợ TK 6211: 148.006.217 Có TK 1521: 148.006.217 - Đối với nguyên vật liệu xuất phục vụ chung cho các phân xưởng, cho bán hàng và quản lý: Tất cả các loại nguyên vật liệu dùng chung cho phân xưởng, bán hàng và quản lý, khi các bộ phận này có nhu cầu sử dụng, quản đốc phân xưởng viết Phiếu xin lĩnh vật tư để cho giám đốc ký duyệt, sau đó phòng vật tư viết Phiếu xuất kho. Căn cứ vào Phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán tiến hành phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng vào chi phí. Ví dụ: + Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung cho các phân xưởng: căn cứ vào Phiếu xuất kho số 18 ngày 03/03/2004 về việc xuất vật tư cho phân xưởng, kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52) như sau: Nợ TK 627: 3.197.900 Có TK 1522: 3.197.900 + Đối với nguyên vật liệu xuất dùng cho bán hàng: căn cứ vào Phiếu xuất kho số 36 ngày 03/03/2004 về việc xuất hộp cacton đóng hộp, kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52) như sau: Nợ TK 641: 29.183.400 Có TK 1521: 29.183.400 + Đối với nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý: căn cứ vào Phiếu xuất kho số 47 ngày 22/03/2004 về việc xuất vật tư cho phòng Hành chính tổ chức, kế toán định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 18 trang 52) như sau: Nợ TK 642: 1.542.000 Có TK 1521: 1.542.000 - Đối với nguyên vật liệu xuất nhượng bán: Khi xuất nguyên vật liệu nhượng bán cho khách hàng, kế toán sẽ viết Hóa đơn GTGT cho số nguyên vật liệu xuất bán. Căn cứ vào Hóa đơn này, phòng vật tư viết Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho này được lập thành 4 liên, trong đó 1 liên lưu tại phòng vật tư, 1 liên giao cho thủ kho viết Thẻ kho, 1 liên chuyển lên phòng tài chính và 1 liên được giao cho khách hàng. Kế toán sau khi kiểm tra Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho, căn cứ vào giá ghi trên Phiếu xuất kho sẽ tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK 632: 0 Có TK 1521: 0 (Trong tháng 3/2004 không có nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu để bán) * Bảng phân bổ vật liệu (Bảng số 17 trang 50) Tại Nhà máy in Quân đội, Bảng phân bổ vật liệu được lập vào cuối tháng, dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho sử dụng trong tháng và phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các bộ phận sử dụng. Như đã trình bày ở trên, nguyên vật liệu xuất dùng ở Nhà máy được phân bổ cho hoạt động sản xuất sản phẩm, bán hàng và quản lý Nhà máy. Căn cứ để lập Bảng phân bổ vật liệu là các Phiếu xuất kho. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên các Phiếu xuất kho theo từng bộ phận sử dụng, sau đó lấy số tổng cộng để lập Bảng phân bổ vật liệu. Bảng số 17: Bảng phân bổ vật liệu Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Đơn vị tính: Đồng STT Tên TK/Chi phí 1521 1522 Tổng cộng 1 6211 Giấy 1.238.896.219 1.238.896.219 2 6212 Nguyên vật liệu khác 156.611.801 156.611.801 3 627 Chi phí sản xuất chung 156.656.061 156.656.061 4 641 Chi phí bán hàng 29.183.400 3.947.200 33.13.600 5 642 Chi phí quản lý DN 1.542.000 15.390.900 16.932.900 Tổng cộng 1.426.233.420 175.903.161 1.602.136.581 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy là sản xuất theo đơn đặt hàng nên đối tượng hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là từng đơn đặt hàng. Tuy nhiên, hiện nay ở Nhà máy chỉ có chi phí giấy in (TK 6211) là được hạch toán cụ thể theo từng đơn đặt hàng, còn các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khác (TK 6212) được theo dõi chung theo các phân xưởng. Do đó, Bảng phân bổ này chưa theo dõi được chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí mà mới chỉ theo dõi được theo từng bộ phận sử dụng. Số liệu theo cột của hai tài khoản 1521 và 1522 trên Bảng phân bổ vật liệu được đối chiếu với số phát sinh bên Có trên sổ Cái hai tài khoản này (Bảng số 20 trang 54 và bảng số 22 trang 55). Số liệu theo dòng trên Bảng phân bổ được đối chiếu với số phát sinh bên Nợ (đối ứng với hai TK 1521 và TK 1522) trên sổ Cái của các tài khoản chi phí (Bảng số 25 trang 57 và bảng số 26 trang 58). Ngoài ra, số liệu trên bảng phân bổ còn được sử dụng để tính giá thành sản phẩm. * Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kể cả các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu, ở Nhà máy theo trình tự thời gian. Hàng ngày, khi các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu phát sinh, ngoài việc được phản ánh trên các sổ Nhật ký đặc biệt như sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký chi tiền, chúng còn được phản ánh trên cả sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán). Mỗi một tài khoản được ghi một dòng trên sổ Nhật ký chung. Cơ sở để ghi sổ Nhật ký chung là các hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng,… Hàng ngày, số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp. Ngoài ra, cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu sổ Nhật ký chung với Bảng cân đối số phát sinh theo nguyên tắc: tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung. Bảng số 18: Sổ nhật ký chung Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Đơn vị tính: Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC Số hiệu TK Số phát sinh SH NT Nợ Có … 02/03/04 33 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu x 6211 148.006.217 1521 148.006.217 … 03/03/04 40 03/03/04 Xuất vật tư cho x 627 3.197.900 PX Chế bản 1522 3.197.900 … 03/03/04 36 03/03/04 Xuất hộp cacton x 641 29.183.400 đóng hộp 1521 29.183.400 … 05/03/04 15 05/03/04 Mua dầu x 1522 5.600.000 VAT 10% 133 560.000 Thanh toán bằng TGNH 112 6.160.000 … 16/03/04 23 16/03/04 Mua vải (Cường t.ư) x 1521 870.000 VAT 10% 133 82.000 141 952.000 … 19/03/04 54 19/03/04 Mua giấy Cty Đông Đô x 1521 99.722.500 VAT 10% 133 9.972.250 Chưa thanh toán 331 109.694.750 19/03/04 55 19/03/04 Mua giấy đề can x 1521 5.550.000 VAT 10% 133 550.000 Thanh toán bằng TM 111 6.105.000 … 23/03/04 47 23/03/04 Xuất vật tư cho x 642 1.542.000 P. HCTC 1521 1.542.000 … Cộng PS tháng 3/2004 … … Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Sổ Cái Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ Cái đủ để ghi chép cho toàn bộ niên độ kế toán. Đối với hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, sổ Cái được mở chi tiết cho tài khoản 1521 và 1522. Nhà máy sử dụng hai loại sổ Cái, đó là sổ Cái chi tiết tài khoản và sổ Cái tài khoản. Căn cứ để ghi vào hai loại sổ Cái này là: - Đối với sổ Cái chi tiết tài khoản 1521 và 1522: Dòng số dư đầu tháng được ghi vào ngày đầu tiên của tháng, cơ sở để ghi dòng này là số dư cuối tháng trên sổ Cái chi tiết TK 1521 và 1522 của tháng trước. Còn cơ sở để ghi trên các dòng phát sinh Nợ và phát sinh Có là số liệu đã được ghi trên sổ Nhật ký chung. - Đối với sổ Cái tài khoản 1521 và 1522: Đến cuối tháng, sau khi ghi xong sổ Cái chi tiết tài khoản 1521 và 1522, kế toán sẽ lấy số tổng cộng của từng tài khoản đối ứng trên sổ Cái chi tiết 1521 và 1522 để ghi vào cột số phát sinh Nợ và số phát sinh Có trên sổ Cái tài khoản 1521 và 1522. Cuối tháng và cuối niên độ kế toán phải khóa sổ, cộng tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, số liệu trên sổ Cái TK 1521 và TK 1522 còn được dùng để đối chiếu với số liệu trên Bảng nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Bảng số 11 trang 37). Như vậy, hai loại sổ Cái này cung cấp thông tin khác nhau. Số liệu trên sổ Cái chi tiết TK 1521 và TK 1522 cho biết thông tin cụ thể của từng lần nhập, xuất nguyên vật liệu tại Nhà máy trong tháng theo từng Phiếu nhập và Phiếu xuất kho, còn sổ Cái TK 1521 và TK 1522 lại cho biết số liệu tổng cộng như trong tháng nhập mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt là bao nhiêu, tiền gửi ngân hàng là bao nhiêu, chưa thanh toán cho người bán là bao nhiêu, xuất dùng cho sản xuất là bao nhiêu, cho quản lý, bán hàng là bao nhiêu… Bảng số 19: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 1521 - Nguyên liệu chính Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 1.573.991.203 33 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu 6211 148.006.217 34 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu 6211 40.389.341 35 02/03/04 Đổi giấy xấu in tài liệu 6212 13.101.801 36 03/03/04 Xuất cacton đóng hộp 641 29.183.783 54 19/03/04 Mua giấy Cty Đông Đô 331 99.722.500 … Cộng PS trong tháng 1.575.889.114 1.426.233.420 Số dư cuối tháng 1.723.646.897 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 20: Sổ cáI tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 1521 - Nguyên liệu chính Đơn vị tính: Đồng TKĐƯ Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư đầu tháng 1.573.991.203 111 Tiền mặt 5.550.000 331 Phải trả cho người bán 1.570.389.114 6211 Giấy 1.238.896.219 6212 Nguyên vật liệu khác 156.611.801 641 Chi phí bán hàng 29.183.400 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.542.000 Cộng phát sinh trong tháng 1.575.889.114 1.426.233.420 Số dư cuối tháng 1.723.646.897 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 21: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 1522 - Nguyên liệu phụ Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 15.285.736 40 03/03/04 Xuất vật tư cho PX Chế bản 627 3.197.900 41 03/03/04 Xuất vật tư cho PX Máy in 627 50.395.540 42 05/03/04 Xuất vật tư cho PX SPhẩm 627 12.488.850 15 05/03/04 Mua dầu 112 5.600.000 43 10/03/04 Xuất xăng dầu 642 15.142.400 44 10/03/04 Xuất xăng dầu 641 3.947.200 … Cộng PS trong tháng 214.006.338 175.903.161 Số dư cuối tháng 53.388.913 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 22: Sổ cáI tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 1522 - Nguyên liệu phụ Đơn vị tính: Đồng TKĐƯ Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư đầu tháng 15.285.736 112 Tiền gửi ngân hàng 5.600.000 331 Phải trả cho người bán 208.406.338 627 Chi phí sản xuất chung 156.565.061 641 Chi phí bán hàng 3.947.200 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 15.390.900 Cộng phát sinh trong tháng 214.006.338 175.903.161 Số dư cuối tháng 53.388.913 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Do Nhà máy thường mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp thường xuyên nên thường được cho trả chậm. Vì vậy, trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, ngoài sổ Cái hai TK 1521 và 1522, kế toán còn mở sổ Cái cho TK 331 để theo tình hình thanh toán cho người bán. Cơ sở để ghi vào sổ này là số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung. Bảng số 23: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 4.515.613.723 14 03/03/04 Trả mua giấy CT TMai 112 251.258.706 15 03/03/04 Mua giấy CT Trần Phú 1521 183.168.000 133 18.316.800 78 05/03/04 Thanh toán tiền vật tư 111 15.354.000 … Cộng PS trong tháng 2.388.089.440 2.130.756.476 Số dư cuối tháng 4.258.280.759 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 24: Sổ cáI tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Đơn vị tính: Đồng TKĐƯ Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư đầu tháng 4.515.613.723 111 Tiền mặt 1.067.358.491 112 Tiền gửi ngân hàng 1.302.730.949 133 Thuế GTGT 177.697.614 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1.570.389.114 1522 Nguyên vật liệu phụ 208.406.338 … Cộng phát sinh trong tháng 2.388.089.440 2.130.756.476 Số dư cuối tháng 4.258.280.759 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 25: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 6211 - Chi phí giấy in Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 33 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu 1521 148.006.217 34 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu 1521 40.389.341 36 03/02/04 Xuất cacton đóng hộp 1521 29.183.400 … 31/03/04 Kết chuyển chi phí giấy in 154 1.238.896.219 Cộng PS trong tháng 1.238.896.219 1.238.896.219 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 26: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 6212 - Chi phí nguyên vật liệu khác Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 35 02/03/04 Đổi giấy xấu in tài liệu 1521 13.101.801 37 03/03/04 Xuất giấy đóng bìa cứng 1521 6.761.783 40 05/03/04 Xuất vật tư cho PX chế bản 1521 2.008.900 … 31/03/04 K/C chi phí NVL khác 154 156.611.801 Cộng PS trong tháng 156.611.801 156.611.801 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu và lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 6.1. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Kiểm kê nguyên vật liệu là công việc cần thiết để bảo vệ an toàn cho nguyên vật liệu và phát hiện kịp thời những sai sót và vi phạm trong quản lý, sử dụng nguyên vật liệu. Định kỳ một năm một lần vào ngày 31/12, Nhà máy in Quân đội tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách. Trước khi tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, Nhà máy thành lập Hội đồng kiểm kê, bao gồm nhân viên phòng vật tư và kế toán vật tư. Khi tiến hành kiểm kê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm nguyên vật liệu bằng các dụng cụ và phương tiện thích hợp nhằm xác định được chính xác số lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Kết thúc quá trình kiểm kê, trưởng ban kiểm kê lập Biên bản kiểm kê (theo mẫu Bảng số 27 trang 60), xác định số chênh lệch thừa hoặc thiếu so với sổ sách và tìm nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó. Biên bản kiểm kê sẽ là căn cứ để kế toán hạch toán kết quả kiểm kê. 6.2. Công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Nhà máy in Quân đội Hiện nay, do lượng dự trữ nguyên vật liệu ở trong kho của Nhà máy không nhiều, Nhà máy chỉ dự trữ một lượng nhỏ và khi có đơn đặt hàng mới nhập mua nguyên vật liệu cho nên Nhà máy không tiến hành lập dự phòng giảm giá cho các loại nguyên vật liệu tồn trong kho. Bảng số 27: Nhà máy in Quân đội Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Thời điểm kiểm kê: 14 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2003 - Ban kiểm kê gồm: Ông, bà: Chu Văn Đông Trưởng ban Ông, bà: Nguyễn Tuyết Thanh Uỷ viên Ông, bà: Trần Thị Hằng Uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Đơn vị tính: Đồng S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số ĐVị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất SL TT SL TT Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất SL TT SL TT 1 Giấy cuộn VP 84-58gm2 15210101 Kg 11.050 266 2.939.300 266 2.939.300 2 Giấy cuộn VP 65-58gm2 15210102 Kg 11.100 15364 1.701.540.400 15364 1.701.540.400 3 Giấy cuộn VP 84-65gm2 15210103 Kg 10.080 2874 28.969.920 2874 28.969.920 … Ngày 31 tháng12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) III. Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh như Nhà máy in Quân đội thì các hoạt động cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu có nghĩa rất quan trọng. Quản lý tốt nguyên vật liệu cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động của mình, góp phần duy trì và bảo đảm cho quá trình sản xuất - kinh doanh diễn ra liên tục, tránh được những thiệt hại vì ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Ngoài ra, quản lý tốt nguyên vật liệu còn giúp cho doanh nghiệp giảm được những hao phí, mất mát từ khâu vận chuyển, lưu kho cho đến khâu xuất nguyên vật liệu cho sử dụng. Điều này góp phần không nhỏ trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tại Nhà máy in Quân đội, nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Ngoài ra, nguyên vật liệu ở Nhà máy tương đối đa dạng về chủng loại, các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục nên đòi hỏi phải được quản lý nghiêm ngặt. Chính vì vậy, cần phải thường xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để có thể kịp thời nêu lên những ưu, nhược điểm trong công tác quản lý nguyên vật liệu, trên cơ sở đó đưa ra những biện pháp hợp lý nhằm quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn. 1. Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Để hoàn thành được kế hoạch sản xuất đã đề ra thì điều kiện chủ yếu là thực hiện một cách hợp lý việc cung cấp nguyên vật liệu. Nếu nguyên vật liệu được cung cấp quá lớn, dư thừa thì sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, nếu việc cung cấp thiếu cũng sẽ ảnh hưởng tới tính liên tục của quá trình sản xuất. Đối với Nhà máy in Quân đội, việc phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu được xem xét trên hai góc độ: khả năng đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu một cách kịp thời về mặt thời gian và số lượng, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Đối với việc cung cấp nguyên vật liệu cho Nhà máy, Nhà máy thường ký các hợp đồng với những nhà cung cấp thường xuyên như Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,…Sau đây em xin đánh giá tình hình cung cấp đối với các loại nguyên vật liệu chính là giấy, mực in và kẽm. Bảng số 28: Tình hình cung ứng NVL về mặt số lượng tại Nhà máy Tháng 03/2004 Tên nguyên vật liệu ĐVT Kế hoạch cung ứng Thực tế cung ứng Thực tế sử dụng Chênh lệch TT cung ứng so với KH cung ứng TT cung ứng so với TT sử dụng +/- % +/- % A B 1 2 3 4=2-1 5=2/1 6=2-3 7=2/3 1. Giấy Kg 155000 178250 169823 23250 115 8427 104,96 2. Mực Kg 24500 27650 25974 3150 112,86 1676 106,06 3. Kẽm Tấm 4640 4980 4845 340 107,33 135 102,71 Từ bảng trên cho thấy, so với kế hoạch cung ứng, thực tế cung ứng của các loại nguyên vật liệu tại Nhà máy đều tăng so với kế hoạch (cụ thể: đối với giấy in tăng 23250 kg hay đạt 115%; mực in tăng 3150 kg, đạt 112,86%; kẽm tăng 340 tấm, đạt 107,33%). Nguyên nhân của sự tăng lên này là do trong kỳ Nhà máy nhận được thêm một số đơn đặt hàng mới. So với thực tế sử dụng, lượng cung ứng thực tế lớn hơn (cụ thể: giấy in đạt 104,96%, mực in đạt 106,06%, kẽm đạt 102,71%). Điều này cho thấy thực tế cung ứng nguyên vật liệu ở Nhà máy đã đảm bảo được đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất, nhờ đó mà quá trình sản xuất tại Nhà máy luôn diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Có thể nói, trong kỳ tình hình cung ứng nguyên vật liệu của Nhà máy đã hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra, đáp ứng tốt về cả mặt số lượng và thời gian, do đó đáp đảm bảo tốt nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất. 2. Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Nguyên vật liệu là đối tượng lao động không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất là một yêu cầu tất yếu khách quan. Đặc điểm nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội là sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy khi có đơn đặt hàng Nhà máy mới tiến hành nhập mua nguyên vật liệu. Tuy nhiên, Nhà máy vẫn tiến hành dự trữ thường xuyên một khối lượng nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo cho sản xuất tại Nhà máy được tiên hành liên tục. Bảng số 29: Tình hình dự trữ NVL tại nhà máy Tháng 03/2004 Chỉ tiêu Giấy (Kg) Mực (Kg) Kẽm (Tấm) 1. Dự trữ đầu kỳ 57120 5585 1253 2. Nhập trong kỳ 178250 27650 4980 3. Sử dụng trong kỳ 169823 25974 4845 4. Hệ số đảm bảo NVL (=(1+2)/3) 1,38 1,28 1,27 5. Tồn kho bình quân 59422 5216 1358 6. Hệ số quay kho (=3/5) 2,86 4,98 3,57 Qua bảng trên cho thấy mức dự trữ nguyên vật liệu của Nhà máy là tương đối hợp lý so với yêu cầu sử dụng. Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu của cả ba loại nguyên vật liệu trên đều lớn hơn 1, có nghĩa rằng nguyên vật liệu của Nhà máy đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Nhà máy khi cần. Hệ số quay kho của chúng lớn chứng tỏ nguyên vật liệu trong Nhà máy đã được luân chuyển một cách hợp lý, kịp thời trong quá trình sản xuất nên không có tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu. 3. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Quá trình sử dụng nguyên vật liệu là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Quản lý tốt quá trình sử dụng nguyên vật liệu sẽ góp phần vào tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Bảng số 30: Tình hình sử dụng NVL tại nhà máy Tháng 03/2004 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế Tỷ lệ % - Chi phí về nguyên vật liệu - Tổng sản lượng 1.412.245.500 2.248.592.220 1.602.136.581 2.308.120.245 113,45 102,65 Tổng mức NVL sử dụng TT 100 = x Tỷ lệ % hoàn thành KH sử dụng NVL Tổng mức NVL sử dụng KH x Giá trị tổng sản lượng KH Giá trị tổng sản lượng TT 2.308.120.245 100 x 1.412.245.500 1.602.136.581 = Tỷ lệ % hoàn thành KH sử dụng NVL x 2.248.592.220 110,52% = Tổng mức NVL sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng KH Giá trị tổng sản lượng TT x - Tổng mức NVL sử dụng TT = Số tuyệt đối - 1.412.245.500 1.602.136.581 2.308.120.245 x = = + 15.250.405 2.248.592.220 Qua bảng trên cho thấy số nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ so với kế hoạch đạt 113,45%, trong khi đó tổng sản lượng thực tế so với kế hoạch chỉ đạt 102,65%. Điều này làm cho tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu thực tế so với kế hoạch lên tới 110,52%. Như vậy, có thể thấy việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu của Nhà máy trong kỳ là chưa tốt, lượng nguyên vật liệu tiêu hao để sản xuất tăng lên đã gây ra lãng phí và làm tăng giá thành. Nhà máy cần tìm ra nguyên nhân để có thể đưa ra các biện pháp thích hợp nhằm quản lý tốt hơn quá trình sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, từ đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Phần II Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội I. Nhận xét chung về tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Trong những năm vừa qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc Nhà máy cùng sự nỗ lực tận tình của của tập thể cán bộ công nhân viên, Nhà máy đã đạt được một số thành tựu nhất định: lợi nhuận hàng năm của Nhà máy luôn có xu hướng tăng lên, đới sống của cán bộ công nhân viên được nâng cao,… Nhà máy không ngừng mở rộng thị trường, chú trọng đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh với các Nhà máy in khác. Để đạt được những thành tựu trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán tại Nhà máy, trong đó phải kể đến công tác kế toán nguyên vật liệu. Là một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, nó tạo nên 60% giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý cũng như hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đã và đang được Nhà máy chú ý quan tâm. Sau