Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty công ty cầu 1 Thăng Long

Lời nói đầu Trong điều kiện nền kinh tế thị trường với cơ chế quản lí kinh tế thực hiện hạch toán kinh doanh, để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để từ đó làm ăn có lãi. Muốn thực hiện được điều đó mỗi doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện bộ máy quản lí, bộ máy kế toán, cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật và nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. Một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố khách quan cũng như chủ quan, đòi hỏi công tác kế toán phải có sự điều chỉnh thường xuyên, liên tục để cung cấp những thông tin về sự biến động của tài sản, nguồn vốn,… cho các nhà quản lý, các nhà đầu tư,….Như vậy, có thể nói cùng với sự đổi mới toàn diện cơ chế quản lý kinh tế, với chức năng là một công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý, công tác kế toán ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên vật liệu là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Sự biến động cảu nó sẽ ảnh hưởng rất lớn tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu là một yêu cầu quan trọng, là biện pháp hữu hiệu trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng cần thiết phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận trong đó việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp là một yếu tố đáp ứng được yêu cầu trên. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long chiếm khoảng 60-70% giá trị công trình xây dựng. Do đặc điểm sản xuất của công ty và các công trình xây dựng nằm rải rác ở nhiều nơi nên công tác giám sát, quản lí và phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu tại công ty gặp phải một số khó khăn nhất định mà cần có các biện pháp khắc phục những khó khăn ấy. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu và với mong muốn tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty công ty cầu 1 Thăng Long”. Chuyên đề thực tập gồm 2 phần như sau: Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cầu 1 Thăng Long. PhầnII: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cầu 1 Thăng Long. Phần I thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu độnG tại công ty cầu 1 Thăng Long I. lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty qua các giai đoạn. Công ty cầu 1 Thăng Long nguyên là xí nghiệp xây dựng cầu 202 được thành lập tháng 6 năm 1983 trên cơ sở hợp nhất công ty công trình 108 của xí nghiệp liên hợp công trình 5 và công ty đại tu cầu 1 của cục quản lí đường bộ. Trong thời gian bao cấp kinh tế kế hoạch hoá tập trung công ty trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 2 (nay là khu quản lí đường bộ2) khi cơ chế thị trường thay đổi công ty đã trở thành thành viên số 1(cầu 1) của Tổng công ty xây dựng Thăng Long và là doanh nghiệp loại 1 theo nghị định 388/TTg của Thủ tướng Chính phủ . Công ty cầu 1 Thăng Long được thành lập theo quyết định số 506/QĐ/TCTL ngày 27/3/1993 của Bộ giao thông vận tải. Trụ sở của công ty hiện nay tại xã Thịnh Liệt, huyện Thanh Trì, Hà Nội. Thân thế và sự nghiệp của công ty đã gắn với nhiều địa danh, nhiều công trình giao thông cầu cống, bến cảng có tầm cỡ như: cầu Đuống, cảng Hiền Lương,..vàđể có được những thành tích như vậy, công ty đã phải trải qua gần 20 năm vật lộn với bao thăng trầm của nền kinh tế với việc đầu tư cho sản xuất, từng bước đổi mới, hiện đại hoá các giây chuyền công nghệ, mua sắm thêm các phương tiện, thiết bị tiên tiến cùng với đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật có trình độ. Với đặc điểm của ngành xây dựng là sản xuất có quy mô lớn, kết cấu phức tập, có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Sản phẩm xây dựng mang tính bất động, nơi sản xuất cũng là nơi tiêu thụ sản phẩm, mỗi công trình xây dựng do nhiều chi tiết hay hạng mục công trình tạo thành theo một thiết kế kỹ thuật riêng, có giá trị dự toán riêng, có phương pháp thi công riêng và được đặt trên một địa điểm nhất định. Với các đặc điểm riêng đó của ngành xây dựng đòi hỏi công ty phải không ngừng phấn đấu vươn lên về mọi mặt để đến ngày hôm nay bên cạnh sự giúp đỡ của Tổng công ty xây dựng Thăng Long, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể như bảng sau: Chỉ tiêu Năm So với năm 1999 1999 2000 2001 2002 2000 2001 2002 Giá trị tổng sản lượng Doanh thu thuần Lợi nhuận sau thuế Nộp ngân sách 68.000 56.000 1200 2250 85.378 71.303 1077 4064 93.916 85.406 1131 5073 198.822 125.750 1250 6057 17.378 15.303 -123 1814 25.916 29.406 -69 2823 130.822 69.750 50 3807 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy có sự biến động rất rõ rệt về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm. Cụ thể, ta thấy rằng giá trị tổng sản lượng tăng đều qua các năm đặc biệt là năm 2002 tăng rất nhanh, tăng lên 130.822 triệu đồng so với năm 1999 trong khi đó năm 2001 chỉ tăng lên 25.916 triệu đồng so với năm 1999. Đây là một kết quả tốt mà công ty cầu 1 Thăng Long đã nỗ lực phấp đấu đạt được và đã hoàn thành được rất nhiều công trình có giá trị lớn như cầu Đá Bạc, cầu Nậm Pô.Tuy nhiên mặc dù là doanh thu thuần của công ty tăng đều qua các năm (năm 2000 tăng lên 15.303 triệu đồng, năm 2001 tăng 29.406 triệu đồng và năm 2002 tăng lên 69.750 triệu đồng so với năm 1999) nhưng lợi nhuận của công ty lại có sự biến động giảm qua 2 năm 2000;2001 giảm đi so với năm 1999 lần lượt là 123 triệu đồng; 69 triệu đồng, tuy nhiên cho đến năm 2002 lợi nhuận đã có xu hướng tăng , tăng lên so với năm 1999 là 50 triệu đồng. Như vậy sự biến động của lợi nhuận qua các năm cho ta thấy rằng mặc dù giá trị tổng sản lượng tăng lên qua các năm nhưng do chi phí ở các năm đó lại tăng lên một cách đột ngột làm cho lợi nhuận ở các năm đó lại giảm. Mặt khác số thuế phải nộp qua các năm tăng lên đã góp phần làm giảm lợi nhuận của công ty. Sang năm 2002 lợi nhuận đã tăng lên, đây lầ biểu hiện đáng mừng về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty để từ đó công ty không những có thể tồn tại một cách bền vững mà còn phát triển nhanh. Từ đó có thể nhận thấy rằng để có thể tăng lợi nhuận công ty nên có các biện pháp để hạ giá thành sản phẩm như: tiết kiêm nguyên vật liệu, tìm ra những sáng kiến trong quá trình thi công các công trình… 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty - Xây dựng và thực hiện kế hoạch, không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng sản xuất kinh doanh, tự trang trải. - ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất để không ngừng nâng cao chất lượng công trình và hạ giá thành sản phẩm. - Đảm bảo đời sống cho CBCNV trong toàn Công ty , giải quyết việc làm,thực hiện đẩy đủ chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động. - Mở rộng liên doanh, liên kết kinh tế vói các cơ sở sản xuất trong và ngoài Tổng Công ty. - Bảo đảm vốn và tài sản của Công ty , bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh, trật tự xã hội, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng. - Tuân thủ pháp luật, hạch toán và báo cáo trung thực theo chế độ chính sách của Nhà nước quy định. -Thực hiện nghĩa vụ tài chính đầy đủ với Nhà nước. 3.Tổ chức bộ máy quản lí trong công ty 3.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuât kinh doanh ở Công ty Là Công ty xây dựng nên quá trình sản xuất của Công ty là quá trình tổ chức thi công sử dụng các yếu tố nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và các chi phí sản xuất thi công khác để tạo nên các hạng mục công trình, các công trìnhvà mỗi công trình đều phải dự toán theo thiết kế riêng, phương pháp thi công riêng. 3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý ở Công ty Bộ máy quản trị xây dựng tinh gọn vừa khoa học phù hợp với đặc thù kinh tế kỹ thuật của Công ty , vừa mang tính linh hoạt cao co giãn tách nhập thich hợp với yêu cầu nhiệm vụ trong từng thời kỳ. Mỗi phòng ban trong công ty có nhiệm vụ, chức năng nhất định. Bên cạnh đó sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban đã tạo nên một khối vững chắc trong toàn công ty và giúp cho các phòng ban thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Sơ đồ tổ chức bộ máy hành chính tại công ty Giám đốc P . Giám đốc P. Giám đốc P . Giám đốc Phòng kế hoạch P . Giám đốc Đội cầu 3 Đội cầu I Đội cầu 2 Đội cầu 5 Đội cầu 4 P. Giám đốc Đội cầu 6 Các ban chỉ đạo sản xuất Đội cầu 12 Đội cầu 11 Đội cầu 9 Đội cầu 10 Đội cầu 8 Đội cầu 7 Đội xây dựng Đội cơ giới Xưởng cơ khí Trạm Y tế Phòng Kỹ thuật Phòng TCLĐ-HC Phòng Tài vụ Phòng Vật tư Phòng Máy Đội thiết bị thi công -Giám đốc Công ty: là người có quyền quyết định điều hành hoạt động Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể người lao động trong Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. -Phó giám đốc : là người được giám đốc giao phụ trách phần công việc điều hành triển khai kế hoạch sản xuất và chịu trách nhiệm chỉ đạo giải quyết những vấn đề được giao. Phòng kỹ thuật : Làm tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật tiếp nhận biện pháp thi công của Công ty trên cơ sở đó lập biện pháp thi công cụ thể cho từng hạng mục công trình. Nắm vững các số liệu lập chi tiết các công trình, phát hiện kịp thời các sai sót trong thiết kế, trong thi công. Phòng kế hoạch : Làm tham mưu cho giám đốc xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và lập dự toán kế hoạch của từ 1 đến 2 năm tiếp theo, lập tiến độ tổng hợp của công trình, tham mưu điều chỉnh sản xuất theo kế hoạch. Phòng vật tư : - Tham mưu cho giám đốc chuẩn bị sản xuất theo lượng vật tư công trình để phòng kỹ thuật cấp, mua vật tư thiết bị theo kế hoạch, cấp phát kịp thời có kế hoạch,thành lập hội đồng kiểm tra theo định kỳ. Phòng tài vụ : - Giúp giám đốc quản lý kinh tế, hạch toán giá thành công trình,giám sát đồng tiền sử dụng hợp lý đặc biệt là thanh toán cho từng công trình. Phòng tổ chức lao động - hành chính : Làm tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ sắp xếp điều động lực lượng công nhân theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất tham khảo cùng phòng kế hoạch. Trạm y tế : -Có nhiệm vụ chăm lo sức khỏe cho tất cả các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, có kế hoạch phòng chống các bệnh dịch và vệ sinh phòng dịch.. 3.3.Đặc điểm công tác kế toán tại công ty Xuất phát từ mô hình tổ chức kế toán, bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến – kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian thừa lệnh. Trong đó phương pháp toán chi tiết theo hình thức Sổ số dư đã thực sự phát huy được tác dụng đối với sự đa dạng và phong phú về nguyên vật liệu tại công ty góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. Bên cạnh đó, hiện nay với việc hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên với hình thức ghi sổ Chứng từ-ghi sổ đã tỏ ra rất phù hợp số lượng nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục và chương trình kế toán máy đang áp dụng tại công ty từ đó giúp công ty giảm bớt số lượng lao động kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động trong kinh doanh. Hiện nay do ngày càng nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên công ty đã chuyển từ kế toán thủ công sang sử dụng kế toán máy theo chương trình CADS . Cơ cấu lao động kế toán : Bộ máy kế toán của Công ty gồm : 12 người .Trong đó có 3 người làm việc tại Huế và 9 người còn lại làm việc ở Hà nội. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cầu I – Thăng long Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thanh toán + VAT Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Thủ quỹ Công việc kế toán tại phòng kế toán như sau : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính kế toán Có nhiệm vụ chỉ đạo tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong toàn công ty. Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty chấp hành các chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế độ lao động việc sử dụng quỹ tiền lương và phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật tài chính tín dụng và thanh toán. b. Kế toán tổng hợp (kiêm kế toán tài sản cố định ). - Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm dịch vụ. - Phụ trách các số tổng hợp. - Lập các biểu báo tài chính. - Tập hợp số liệu của từng phần hành kế toán vào sổ kế toán tổng hợp, theo dõi các khoản thanh toán, các nguồn vốn. c.Kế toán vật tư Theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư . Kế toán công ty đã áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ cần thiết khác để tiến hành ghi sổ kế toán liên quan. d. Kế toán tiền lương và BHXH: Kế toán lương nhận bảng lương do phòng tổ chức chuyển đến tính toán và lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho khối văn phòng công ty. Kế toán tổng hợp lương còn có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ lương của tất cả các công trình theo quy định hàng tháng sau đó làm căn cứ để phân bổ vào các đối tượng sử dụng. e. Kế toán thanh toán và vốn bằng tiền Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và kiểm tra tất cả các khoản thanh toán với người bán và các đơn vị trong nội bộ công ty. f. Kế toán thanh toán tạm ứng - Theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong Công ty và thầu phụ trong quá trình thi công công trình hay hạng mục công trình . g. Thủ quỹ Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu thu, chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. II. Đặc điểm và phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều cần có đủ ba yếu tố cơ bản: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động sống. Như vậy nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất đã được thể hiện dưới dạng vật hoá mà lao động trực tiếp tác động vào để thoả mãn nhu cầu xã hội, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Trong doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng nguyên liệu, vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá, được sử dụng vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: + Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất, dưới tác động của tư liệu lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. + Về mặt giá trị: Khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nguyên vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp là những đối tượng lao động do doanh nghiệp xây lắp mua ngoài hay tự sản xuất, tự nhận của bên giao thầu công trình… được dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây lắp, sản xuất sản phẩm công nghiệp, dịch vụ, nó mang khó khăn trong công tác chuyên chở, bảo quản. Do những đặc điểm trên, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản ‎lí nguyên vật liệu tác động trực tiếp đến những chỉ tiêu kinh tế tài chính quan trọng trong doanh nghiệp xây dựng nói riêng và doanh nghiệp sản xuất nói chung. 2. Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty ở công ty cầu I Thăng Long vật liệu bao gồm nhiều loại, thứ khác nhau với nội dung kinh tế khác nhau, vai trò, công dụng, tính chất lí hoá khác nhau trong quá trình sản xuất để quản lí chặt chẽ và hạch toán chi tiết vật liệu phục nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp theo từng loại, từng nhóm theo những tiêu thức phù hợp. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò, công dụng, của vật liệu trong quá trình sản xuất xây lắp, vật liệu được chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế và nhiên liệu. Trong đó, nguyên vật liệu được nhập chủ yếu từ các nguồn sau: + Nguyên vật liệu mua ngoài gồm cả mua trong nước và nhập khẩu. Nguyên vật liệu mua ngoài chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá trị nguyên vật liệu nhập kho. + Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến (Có những nguyên vật liệu để sử dụng cho sản xuất phải trải qua giai đoạn chế biến bởi vì công ty không tự chế biến được mà phải thuê ngoài). +Nguyên vật liệu nhận được do cấp trên cấp phát, biếu tặng. Ngoài ra, với sự đa dạng, phong phú về nguyên vật liệu và nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý nên kế toán công ty đã tiến hành phân nguyên vật liệu thành 5 chủng loại như sau: +Nhiên liệu: Dầu Diezen, dầu HĐ 40, dầu CS 32, dầu CN 90,… +Thép tròn: Thép F1, thép CT3 F10, thép CT3 F12,… +Hoá chất: Que hàn 4 ly, ôxy, peparôn,… +Vật liệu xây dựng: Xi măng CP 40, cát vàng,… +Phụ kiện thi công: Máy hàn, dây điện 3 pha,.. Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lí chặt chẽ vật liệu công ty cần phải nắm bắt được một cách cụ thể và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó vật liệu tại công ty mới được phân loại một cách chi tiết hơn theo tính năng lí, hoá, theo quy cách, phẩm chất của nó. 2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty 2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho 2.1 Phương pháp tính giá NVL nhập kho: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài về nhập kho ta có công thức tính giá như sau: Giá mua NVL = Giá mua trên HĐ + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá Trong đó: -Do công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế vật liệu mua vào là: giá vật liệu chưa có thuế giá trị gia tăng. -Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ… Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT của công ty, Trung tâm dịch vụ kim khí gang thép bán cho công ty 15.800 kg thép F16 ngày 07/11/2002 +Giá chưa có thuế: 75.761.000đ +Thuế GTGT 5% : 16.028.432 đ +Tổng giá thanh toán: 91.789.432 đ. Như vậy giá thực tế nhập kho của thép F16 trên phiếu nhập kho là: 75.761.000đ 2.2. Đối với vật liệu xuất kho: + Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Tại công ty cầu 1 Thăng Long kế toán tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân (gia quyền) cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân. Trong đó giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho hàng tồn đầu kỳ cùng với khối lượng vật liệu tồn và mua trong kỳ đều được lấy từ sổ chi tiết vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên không phải nguyên vật liệu nào tại Công ty cũng tính giá xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (kỳ ở đây tính theo tháng) mà chỉ những nguyên vật liệu chính như sắt, thép…. Mới áp dụng phương pháp tính này. Mẫu sổ chi tiết vật tư hàng hoá STT DG N X T SL TT SL TT SL TT Cộng Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính như sau: Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho X Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL mua trong kỳ Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL mua trong kỳ Ví dụ: Với số liệu ở ví dụ trên và có thêm số liệu là: Số dư đầu kỳ của 56.698 Kg thép F16: 271.640.118đ Ngày 07/11/2002 công ty mua 15.800 Kg thép F16 với giá 75.761.000 đ Ngày 15/11/2002 công ty mua 12000 Kg thép F16 với giá 58.248.000 đ Ngày 27/11/2002 công ty mua 5089 Kg thép F16 với giá 27.281.356đ Do đó, Đơn giá thực tế của thépF16 bình quân trong tháng = 271.640.118 + 75.761.000 + 58.248.000 + 27.281.356 56.698 + 15.800 + 12000 + 5089 = 4833 đồng/ kg Trong tháng 11/2002 xuất: Ngày 05/11 xuất 24.510 Kg thép F16 với giá thực tế xuất kho là: 24.510 X 4833 = 118.456.830 Ngày 10/11 xuất 2150 Kg thép F16 với giá thực tế xuất kho là: 10.000 X 4833 =48.330.000 Ngày 12/11/ 2002 xuất 10.000 Kg thép F16 với giá thực tế xuất kho là : 10.000 X 4833 = 48.330.000đ Ngày 20/11/2002 xuất kho thép F16 với giá thực tế xuất kho là: 10.102 X 4833 =48.422.966đ Trên đây là phương pháp tính giá thực thực tế nguyên vật liệu xuất kho tại công ty cầu 1 Thăng Long. Tuy nhiên trên thực tế số lần nhập kho và quy mô của nguyên vật liệu có thể nhiều hơn ở đây chỉ là một ví dụ thu nhỏ của việc nhập xuất nguyên vật liệu trong tháng 11 năm 2002 của công ty và phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho mà công ty đang áp dụng . III. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long 1. Thủ tục, chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư. Công tác quản lí vật liệu đòi hỏi phải phản ánh và theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Do đó phải tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu để đáp ứng các yêu cầu trên. Có thể nói nguyên vật liệu tại công ty biến động rất lớn, liên tục với nhiều chủng loại. Vì vậy hạch toán nguyên vật liệu tốn rất nhiều thời gian. Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, trình độ chuyên môn kế toán tại công ty, kế toán chi tiết nguyên vật liệu thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ số dư. Bên cạnh đó, nguyên vật liệu của công ty biến động liên tục hàng ngày với nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau nên việc hạch toán nguyên vật liệu có khối lượng lớn tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy để phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ chuyên môn của kế toán, kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty được thực hiện theo phương pháp Sổ số dư. 1.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho tại công ty Căn cứ theo nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng Kỹ thuật đề ra hàng năm, phòng Vật tư lên kế hoạch nhập NVL hàng tháng .Sau khi NVL về kho phòng vật tư tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Một liên lưu lại phòng vật tư, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, một liên nộp vào hoá đơn chyển sang phòng kế toán. Phiếu nhập kho nguyên vật liệu phải ghi rõ số, ngày nhập, tên, nhãn hiệu, số lượng nhập theo chứng từ, số lượng thực nhập đơn giá và thành tiền. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu nhập kho, ghi số lượng thực nhập. Ví dụ: Trong tháng 11/2002 công ty đã mua của Trung tâm kim khí gang thép, hoá đơn bên bán giao cho công ty như sau: Mẫu số: 01GTKT - 3LL 02 - B EB 092718 Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 07 tháng 11 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Trung tâm Kim khí Gang thép Địa chỉ: Số tài khoản Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Anh Thanh Đơn vị: Công ty Cầu I Thăng Long Số tài khoản: 7301 - 0036I Địa chỉ: Thịnh Liệt - Thanh Trì - Hà Nội Mã số: 0100104323 - 1 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn vị Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép F16 L = 11,7 Kg 15.800 4795 75.761.000 Cộng tiền hàng Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: 7.021.300 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu không trăm hai mươi mốt nghìn ba trăm đồng Người mua hàng (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Đơn vị: Công ty Cầu I - Thăng Long phiếu nhập kho Số: 2/2B Mẫu số: 01 VT Ngày 07 tháng 11 năm 2002 Nợ:… QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Có:… Ngày 01/11/1995 - Bộ Tài chính Họ tên người giao hàng: Ông Long Theo …………… Số …30 ngày 24 tháng 11 năm 2002 Nhập kho tại: kim tân II. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 F 16 L=11,7 Kg 15.800 4795 75.761.000 Cộng Nhập, ngày 07 tháng 11năm 2002 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ kho Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) 1.2 Chứng từ và thủ tục xuất kho tại công ty Căn cứ vào kế hoạch thi công hàng tháng và định mức tiêu hao nguyên vật liệu đối với từng hạng mục công trình mà phòng kế hoạch đề ra, nhân viên kinh tế đội lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Một liên giao cho phòng kế toán, liên còn lại chuyển cho phòng vật tư duyệt sau đó đưa cho thủ kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu tồn kho, thủ kho xuất nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho. Theo định kỳ, kế toán vật tư xuống kho để kiểm tra và rút phiếu xuất kho và kế toán chỉ ghi vào các cột: Số hiệu chứng từ, ngày tháng chứng từ, diễn giải (tên vật tư,, đơn vị tính, …) và cột số lượng mà bỏ trống cột đơn giá và thành tiền Ví dụ: Ngày05/11/2002 công ty tiến hành xuất nguyên vật liệu cho công trình đang thi công ở Huế với 24.510 Kg thép F16 Đơn vị: phiếu xuất kho Số: 0712 Mẫu số: 02 VT Ngày 26 tháng 11 năm 2002 Nợ:… QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Có:… Ngày 01/11/1995 - Bộ Tài chính Họ tên người nhận hàng: Ông Chiến. Địa chỉ: Cầu 4 Lý do xuất: Thép cho công trình ở Huế Xuất kho tại: Thịnh Liệt STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép F 16 Kg 24.510 Cộng Xuất, ngày 05 tháng 11năm 2002 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Do những công trình thi công của công ty nằm trên những địa bàn khác nhau. Để cung cấp đủ nguyên vật liệu cho các công trình đó thì phải có sự điều chuyển nguyên vật liệu giữa các kho của công ty để đáp ứng yêu cầu thi công toàn bộ công trình do đó công ty đã sử dụng hiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Phiếu xuất kho Ngày 01/11/1995 - Bộ Tài chính. Kiêm vận chuyển nội bộ BG/01-B. Ngày 10/11/2002 No 045657. Liên 2: Dùng để vận chuyển Căn cứ Họ tên người vận chuyển: Ông Hoạt. Hợp đồng số: 5… Phương thức vận chuyển : Ôtô. Xuất tại kho : Hà Nội. Nhập tại kho : Cầu Nậm Pô - Lai Châu. STT Diễn giải Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Que hàn 4 ly Thép F 16 Kg Kg 100 10.000 6900 690.000 Xuất, ngày 10 tháng 11 năm 2002 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đang áp dụng tại công ty Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị vật liệu làm cơ sở để ghi sổ kế toán, để giám sát sự biến động của vật liệu. Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long được tiến hành theo phương pháp Sổ số dư. Sơ đồ: Quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Bảng luỹ kế nhập Phiếu nhập kho Sổ số dư Bảng tổng hợp N - X- T Thẻ kho Sổ tổng hợp Bảng luỹ kế xuất Phiếu xuất kho Ghi chú Hàng ngày Đối chiếu Cuối tháng Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: * ở kho: Hàng ngày hoặc định kì (3-5 ngày) sau khi ghi thẻ xong thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kì và phân loại theo từng nhóm vật tư theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lượng, số liệu chứng từ của từng nhóm vật liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra để ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào Sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. Đơn vị: Công ty Cầu I - Thăng Long Mẫu số: 06 - VT Tên kho: Thịnh Liệt QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 - Bộ Tài chính. thẻ kho Ngày lập thẻ: 30/11/2002 Tờ số 5 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép F 16. Đơn vị tính : Kg. Mã số : STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu kỳ 56.698 1 2 3 4 5 6 7 05/11 07/11 10/11 12/11 15/11 20/11 21/11 27/11 Xuất cho công trình ở Huế Mua nhập kho Xuất xuống kho Kim Tân II Xuất cho công trình ở Cẩm Thuỷ Xuất xuống kho cầu Nậm phô-Lai Châu Mua về nhập kho - 15.800 - - 12.000 - - 5.089 24.510 - 10.000 10.000 - 10.102 3500 32.188 47.988 37.988 27.988 39.988 29.886 26.386 31.475 Cộng 32.889 58.112 Tồn cuối kỳ 31.475 *ở phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ có liên quan rồi ghi giá hạch toán của vật liệu và tính thành tiền ghi vào chứng từ, sau đó tổng hợp giá trị vật liệu nhập xuất theo từng nhóm vật liệu ghi vào Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất. Căn cứ vào Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kế xuất lập Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn vật liệu đồng thời tính ra giá trị của từng nhóm, loại vật liệu tồn kho cuối tháng trên Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu đồng thời ghi nhận số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán tính giá hạch toán cho từng thứ, từng nhóm, loại vật liệu phù hợp. Sau khi lập Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu và ghi Sổ số dư, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu về giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu tồn kho cuối kỳ ở Sổ số dư và Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu với số liệu ở sổ kế toán tổng hợp vật liệu-số liệu nhập kho, xuất kho và tồn kho phải khớp nhau. Bảng luỹ kế nhập nguyên vật liệu Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền NT SH 07/11 15/11 27/11 08 22 40 Mua nhập kho Mua nhập kho Mua nhập kho 15.800 12.000 5.089 4.795 4.854 5.360 75.761.000 58.248.000 27.281.356 Cộng 161.290.356 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng luỹ kế xuất nguyên vật liệu Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền NT SH 08/11 10/11 12/11 20/11 04 12 16 22 Xuất kho cho công trình ở Huế Xuất xuống kho Kim Tân II Xuất cho công trình Xuất cho công trình ở Lai Châu 24.510 10.000 10.000 10.102 4833 4833 4833 4833 118.456.830 48.330.000 48.330.000 48.822.966 Cộng 263.939.796 Ngày 30 tkháng 11 năm 2002 Người lập Kế toán trưởng - sổ chi tiết -sổ tổng hợp n-x-t -sổ số dư IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long 1.Tài khoản sử dụng: Nguyên vật liệu tại công ty cầu 1 Thăng Long được sử dụng tương đối đa dạng và phong phú. Do đó phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho được áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Theo phương pháp này có thể theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục từ đó giúp công ty quản lí chặt chẽ về nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung tại công ty. Để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu của công ty kế toán sử dụng tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Dư Nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kì. Tài khoản 152 tại công ty cầu 1 Thăng Long được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 1523: Nhiên liệu Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán vật tư còn sủ dụng các tài khoản có liên quan như: Tài khoản 111 “Tiền mặt” Tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng” Tài khoản 1331 “ Thuế GTGT được khấu trừ” Tài khoản 331 “Phải trả người bán”. -Tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” -Tài khoản 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp” 2.Trình tự hạch toán nhập kho nguyên vật liệu 2.1. Thủ tục nhập kho: Nhân viên cung ứng vật tư tạm ứng tiền mặt, ngân phiếu, để đi mua vật tư. Khi vật liệu về kho, nhân viên cung ứng mang hoá đơn GTGT của bên bán vật tư lên người có trách nhiệm ở đội kiểm tra hoá đơn, nếu hợp lí mới đồng ý cho nhập kho số vật liệu đó. Và khi nhập kho thủ kho phải xem xét cụ thể số vật liệu đó về chủng loại, số lượng, chất lượng. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, đưa cho người giao hàng kí vào 2 liên đó: Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Một liên chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hiện nay, công ty đang áp dụng cơ chế mới: Sau khi mua hàng về thì áp dụng tối đa phương thức vận chuyển thẳng tới công trình, các kho gần công trình thi công để làm cho giá vật tư của các đội giảm xuống từ đó làm giảm chi phí thu mua nguyên vật liệu. Thông thường công ty chỉ nhập những loại vật liệu cần thiết dự trù để phòng tránh trong trường hợp khan hiếm như sắt, thép … còn những nguyên vật liệu khác thì thường được mua về và sử dụng ngay Tại công ty cầu 1 Thăng Long, hầu hết các công việc ghi chép đều được vi tính hoá, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu nói riêng đều được phản ánh vào sổ Chứng từ-ghi sổ. Với hình thức sổ Chứng từ-ghi sổ, ngoài hệ thống sổ chi tiết để hạch toán các nghiệp vụ về vật tư, kế toán còn sử dụng các sổ tổng hợp: sổ Đăng kí chứng từ-ghi sổ, sổ Cái TK152. Sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, kế toán vật tư tiến hành định khoản trên các chứng từ rồi chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của các chứng từ và ghi sổ Chứng từ-ghi sổ. Tuy nhiên không phải nghiệp vụ nào phát sinh trong ngày là kế toán cập nhật vào sổ Chứng từ-ghi sổ ngày đó. Mà thông thường khi tập hợp được một số chứng từ nhất định kế toán mới vào sổ Chứng từ-ghi sổ. Ngoài ra, do công ty cầu 1 Thăng Long đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (Thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ ghi chép đầy đủ). Do đó khi mua hàng hoá, nguyên vật liệu về nhập kho thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Vậy nên khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa có thuế được ghi tăng giá vật liệu còn phần thuế giá trị gia tăng đầu vào được ghi vào sổ để khấu trừ. Do công ty là đơn vị nhận thầu, nên thường là sau khi công trình hoàn thành bên A (bên giao thầu) mới giao tiền công trình. Chính vì vậy khi mua nguyên vật liệu công ty thường áp dụng hình thức thanh toán chậm. Ngoài ra nguồn nhập nguyên vật liệu có thể từ việc thanh toán bằng tiền tạm ứng, từ việc thuê ngoài gia công chế biến… 2.2 Trình tự hạch toán nhập kho - Trường hợp mua hàng bằng tiền mặt: Nghiệp vụ này ít phát sinh, phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi công ty mua những loại nguyên vật liệu rẻ, ít hoặc của nhà cung cấp mới. Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 30 ngày 07/11/2002, mua thép F16 của Trung tâm kim khí gang thép: Giá chưa thuế: 75.761.000 Thuế GTGT 5%: 16.028.432 Tổng tiền thanh toán: 91.789.432 Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 75.761.000 Nợ TK 133: 16.028.432 Có TK 111: 91.789.432 Cuối tháng kế toán xác định tổng số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng với Nợ TK 152 và dùng tổng số này để ghi vào sổ Cái TK 152 (Ghi có TK 111, Nợ TK 152). -Trường hợp mua ngoài chưa thanh toán: Đây là nghiệp vụ diễn ra thường xuyên nhất trong giai đoạn cung cấp yếu tố đầu vào của công ty. Để hạch toán nghiệp vụ này công ty sử dụng sổ chi tiết TK 331 (Sổ chi tiết này được mở để theo dõi tình hình thanh toán đối với từng người bán. Mỗi chứng từ thanh toán, mỗi hoá đơn ghi một dòng. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và tính ra số dư cuối kỳ). Từ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT ở ví dụ trên, kế toán định khoản và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán. Nợ TK 152: 75.761.000 Nợ TK 133: Có TK 331: Cuối tháng, kế toán cộng từng trang sổ theo dõi thanh toán với từng đơn vị bán và chuyển số liệu sang sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. -Trường hợp mua ngoài thanh toán bằng tiền tạm ứng: Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 141 để hạch toán nghiệp vụ này. *Sổ chi tiết TK141: Sổ này được mở để theo dõi việc tạm ứng trong công ty. Nó được mở trong từng năm và mỗi đối tượng tạm ứng được phản ánh trên một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng được phản ánh trên một dòng. Khi tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi tiền mặt, Báo cáo quỹ…, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 “Tạm ứng”. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu để ghi vào sổ Cái TK152 Khi xuất tiền tạm ứng kế toán định khoản Nợ TK 141: Số tiền tạm ứng Có TK 111 Khi hàng về nhập kho, kế toán định khoản: Nợ TK 152: Giá nguyên vật liệu nhập về chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả cho người bán. Khi nhân viên thu mua nộp biên lai nhận tiền của nhà cung cấp và các chứng từ khác, kế toán định khoản: Nợ TK 331 Có TK 141 -Trường hợp nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Khi nhập nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán sẽ tính số lượng, trị giá vật liệu đem đi gia công mà bên gia công sử dụng để gia công số nguyên vật liệu nhập kho đó dựa vào định mức vật tư mà phòng kỹ thuật và phòng vật tư lập. Căn cứ vào giá trị xuất đi gia công (dựa vào phiếu xuất kho), căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) của bên gia công về chi phí gia côngvà căn cứ vào Hợp đồng thuê gia công, kế toán tính chi phí tiền thuê gia công cũng như mức nguyên vật liệu tiêu hao trên sổ chi tiết thuê gia công. Kế toán sử dụng tài khoản 1542 để tập hợp, phản ánh tình hình tăng giảm nguyên vật liệu thuê ngoài gia công của công ty. -Bên Nợ: Phản ánh nguyên vật liệu xuất kho đem đi gia công -Bên Có: Phản ánh nguyên vật liệu gia công hoàn thành nhập kho. -Dư Nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất gia công chưa hoàn thành, chưa được nhập kho kế toán sử dụng tài khoản 627- Chi phí thuê ngoài gia công chế biến, tài khoản này dùng để theo dõi riêng số tiền gia công. Định khoản: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu về nhập kho. Có TK 1542: Ghi giảm trị giá nguyên vật liệu xuất đi gia công Có TK 627: Tiền thuê ngoài gia công phải trả Đồng thời phản ánh chi phí thuê gia công: Nợ TK 627: Tiền thuê gia công cho số nguyên vật liệu về nhập kho. Có TK 331: Phải trả tiền thuê gia công -Đối với phế liệu thu hồi nhập kho hoặc xuất dùng không hết Căn cứ vào số lượng nhập lại kho, kế toán tính giá trị hàng nhập kho bằng cách lấy số lượng nhân với giá thực tế. Hàng tháng, căn cứ vào chứng từ nhập kho kế toán lập bảng kê chứng từ nhập nội bộ, để phản ánh phế liệu thu hồi hoặc xuất dùng không hết nhập lại kho, đồng thời giảm chi phí sản xuất cho các đội, phân xưởng.Số tổng cộng của bảng kê này sẽ là căn cứ để ghi sổ Cái TK 152. Cuối tháng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tiến hành tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu. Mẫu sổ như sau: Công ty Cầu I - Thăng Long Chứng từ ghi sổ Ngày 30/11/2002 Số CTGS: 4095/02 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán với người bán 3331 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 890.474.599 Vật liệu phụ 1522 43.093.785 Phụ tùng thay thế 1523 129.999.748 Nhiên liệu 1524 12.729.214 Cộng 1.076.297.346 Kèm theo… chứng từ gốc Người lập (đã ký) Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Kế toán trưởng (đã ký) 3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 3.1 Thủ tục xuất kho vật liệu Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng, sản xuất được giao, căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình, các đội viết giấy xin tạm ứng vật tư. Nhân viên kinh tế đội tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên: Một liên chuyển về phòng kế toán. Một liên giao cho đội lĩnh vật tư. Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Sau khi người phụ trách kí vào phiếu xuất kho và giao cho người lĩnh vật tư xuống kho vật tư để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho và ghi số thực xuât vào thẻ kho. Sau khi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng số thực lĩnh, người nhận và thủ kho kí vào 3 liên đó. Theo định kỳ kế toán vật liệu xuống kiểm tra, rút phiếu xuất kho và định khoản trên phiếu xuất để nhập vào Bảng kê xuất nguyên vật liệu ở các cột chứng từ, diễn giải, số lượng, để trống cột đơn giá, thành tiền. Trong các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng vật liệu xuât kho chủ yếu là sử dụng cho các công trình, hạng muc công trình quản lí quá trình thi công công trình đó. Vì vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác giá thực tế của vật liệu xuất kho dùng cho mỗi công trình từ đó tập hợp chi phí một cách chính xác đối với từng công trình, hạng mục công trình. 3.2 Trình tự hạch toán: Trong tháng, các nghiệp vụ về nhập NVL được kế toán nhập vào máy. Cuối tháng căn cứ vào từng khối lượng và giá trị NVL nhập trong tháng để tính ra giá bình quân gia quyền một đơn vị NVL xuất kho. Sau đó máy tự tính và in ra giá thực tế NVL của từng lần xuất kho thể hiện ở bảng kê xuất. Đó là căn cứ để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. -Xuất nguyên vật liệu để sản xuất Khi xuất nguyên vật liệu cho các đội thi công được chi tiết theo từng công trình như sau: Nợ TK 621 (Chi tiết theo công trình): Chi phí NVL cầu Đá Bạc Nợ TK 621 (Chi tiết theo công trình): Chi phí NVL cảng Nghi Sơn ………. Có TK 152 -Xuất nguyên vật liệu phục vụ bộ phận quản lý. Khi xuất kho cho cho công tác quản lý, kế toán định khoản như sau Nợ TK 642: Chi phí vật tư cho quản lý Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho. -Xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, kế toán định khoản: Nợ TK 1524: Thuê ngoài gia công Có TK 152: Nguyên vật liệu xuất đi gia công. Cuối tháng cũng giống như việc nhập nguyên vật liệu, kế toán tổng hợp tiến hành vào chứng từ ghi sổ tổng hợp đối với các nghiệp vụ phát sinh trong tháng . Mẫu sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Ngày 30/11/2002 Số CTGS : 4114/02. Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nguyên liệu, vật liệu Chi phí NVL trực tiếp Chi phí sản xuất chung Chi phí quản lý doanh nghiệp Cộng 621 627 642 152 12.584.800.763 453.621.244 92.545.368 13.130.967.375 Kèm theo … chứng từ gốc Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) 4.Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu trong kiểm kê tại công ty Định kỳ một năm một lần, tại công ty cầu 1 Thăng Long tổ chức kiểm kê kho để kiểm tra tình hình tồn kho của NVL, kịp thời phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu tồn kho trên thực tế và số trên sổ sách. Khi có lệnh kiểm kê, phòng vật tư kết hợp với phòng kế hoạch lập Ban kiểm kê gồm một trưởng ban và các uỷ viên và lập Bảng kiểm kê dùng để làm chứng từ hạch toán bên cạnh đó việc kế toán công ty áp dụng đúng chuẩn mực kế toán khi tiến hành hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu trong kiểm kê đã giúp công ty xử lý tốt những trường hợp thừa, thiếu nguyên vật liệu. Cụ thể là: 4.1. Hạch toán nguyên vật liệu thiếu trong kiểm kê TH1: Thiếu do cấp phát nhầm lẫn, kế toán công ty tiến hành điều chỉnh sổ sách như sau: Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 152 : số nguyên vật liệu thiếu TH2: Thiếu trong và ngoài định mức Nợ TK 642: Thiếu trong định mức và bảo quản ở kho Nợ TK 111,1388,334: Nếu thủ kho phải bồi thường Nợ TK 1381: Thiếu chưa rõ nguyên nhân Có TK 152: Số nguyên vật liệu thiếu. 4.2 Hạch toán nguyên vật liệu thừa trong kiểm kê Nếu số nguyên vật liệu thừa thực tế là của công ty, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152 Có TK 3381: số nguyên vật liệu thừa Nếu số nguyên vật liệu thừa được xác định là của đơn vị khác thì kế toán công ty sử dụng TK 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” để theo dõi số nguyên vật liệu thừa này. Kế toán công ty định khoản: Nợ TK 002: số nguyên vật liệu thừa Cuối tháng bên cạnh việc vào chứng từ ghi sổ tổng hợp cho các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán tổng hợp còn tiến hành vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ Cái TK 152 Bộ: Đơn vị: Công ty Cầu I - Thăng Long Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu 1 2 3 4 01 02 03 04 05 06 07 12.584.800.763 453.621.244 92.545.368 890.474.599 43.093.785 129.999.748 12.729.214 CộNG 14.207.264.721 - Sổ cái tài khoản 152 Sổ cái tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp NVL được kế toán công ty cầu 1 Thăng Long mở cho cả năm. Mỗi tờ sổ mở cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có, số dư cuối tháng. -Số phát sinh nợ được lấy từ: Phiếu nhập kho… -Số phát sinh có được lấy từ: Phiếu xuất kho, sổ chi tiết TK621, TK627… Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào ngày cuối cùng tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên chứng từ ghi sổ. Công ty cầu I Thăng Long Sổ Cái Năm 2002 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: TK 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 760.820.104 Số phát sinh trong tháng ............... 30/11 30/11 4095/02 4114/02 30/11 30/11 Số phát sinh trong tháng 11 - Mua NVL về nhập kho - Xuất NVL cho thi công 3311 621 890.474.599 43.093.785 129.999.748 12.584.800.763 453.621.244 92.545.368 Cộng phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý X X 1.076.297.346 13.130.967.375 quy trình hạch toán nguyên vật liệu TạI công ty cầu I- thăng long Chứng từ nhập - xuất Chứng từ nhập - xuất Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 báo cáo Bảng tổng hợp N - X - T Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng V.hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cầu 1 - Thăng Long Là một doanh nghiệp xây lắp nên chỉ tiêu vốn lưu động luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong bảng cân đối kế toán, đặc biệt là chỉ tiêu về hàng tồn kho. Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh ngoài vốn cố định, doanh nghiệp căn cứ vốn lưu động. Vì vậy để sử dụng tốt nhất đồng vốn hiện có, đặc biệt là vốn lưu động-là một yêu cầu đặt ra xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của một công ty. Từ đó đòi hỏi các nhà quản lý phải đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty. Nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn lưu động. Do đó hiệu quả sử dụng vốn lưu động chịu ảnh hưởng rất lớn của công tác thu mua, nhập kho, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. Do vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu là một trong những nguyên nhân chủ yếu tác động đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty. Để có thể đánh giá được tình hình sử dụng vốn lưu động, tìm ra nguyên nhân của những tồn tại, yếu kém để từ đó có những biện pháp khắc phục, em xin phân tích một số chỉ tiêu để xem xét, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cầu I Thăng Long như sau: Từ kết quả tính toán ở bảng trên ta thấy rằng: * Sức sản xuất của vốn lưu động ở 3 năm 1999,2000,2001 là tương đối đồng đều. Tuy nhiên sang năm 2002 chỉ tiêu này có tăng lên so với 3 năm trước nhưng lượng tăng không lớn. Cụ thể chỉ tiêu này cho biết 1 đồng vốn lưu động mang lại mấy đồng doanh thu hay mấy đồng giá trị sản lượng. Như vậy chỉ tiêu này ở bảng tính trên cho thây cứ một đồng vốn lưu động năm 1999 tạo ra 2,17 đồng giá trị sản lượng tăng 0,21 đồng so với năm 2000, tăng 0,18 đồng so với năm 2001 tuy nhiên lại giảm 0.33 đồng so với năm 2002 . Có thể nhận thấy rằng sức sản xuất của vốn lưu động năm 2002 tăng lên so với các năm trước là do giá trị tổng sản lượng của năm 2002 tăng nhanh gấp 2 lần so với năm 2001 điều này chứng tỏ công ty đã có nhiều biện pháp tích cực để đẩy nhanh hoạt động kinh doanh nhận được nhiều công trình có giá trị lớn. Để đạt được điều này là nhờ sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty đã ra sức, nỗ lực làm việc, tìm ra những sáng kiến nỗ lực trong thi công từ đó đẩy nhanh tiến độ thi công, giảm bớt thời gian cho chi phí, tạo được một chỗ đứng vững chắc trong “làng” xây dựng và tạo được chữ “tín” đối với khách hàng. Song thiết nghĩ công ty nên mở rộng hơn nữa thị trường khách hàng để sử dụng hiệu quả hơn vốn lưu động, tận dụng triệt để các năng lực sản xuất của công ty. * Sức sinh lợi của vốn lưu động năm 2002 chỉ đạt 0,016 thấp hơn so với năm 2001 là 0,008 và đặc biệt thấp hơn rất nhiều so với năm 1999 là 0,22. Chỉ tiêu này cho biết một đông vốn lưu động sẽ tạo ra được mấy đồng lợi nhuận thuần hay lãi trong kỳ, như vậy có nghĩa là trong năm 2002 cứ một đồng vốn lưu động chỉ tạo được 0,016 đồng lợi nhuận, giảm đi so với năm trước. Sức sinh lợi của vốn lưu động giảm do 2 nguyên nhân sau: Thứ nhất, do vốn lưu động bình quân của năm 2002 tăng nhanh lên 1.66 lần so với năm 1999, trong khi đó chỉ tiêu này lại tỷ lệ nghịch với chỉ tiêu sức sinh lợi của vốn lưu động (có nghĩa là vốn lưu động bình quân mà tăng lên thì sẽ làm cho sức sinh lợi của vốn lưu động giảm đi và ngược lại) Thứ hai, tuy lợi nhuận của năm 2002 có tăng lên 119 triệu đồng so với năm 2001 nhưng lượng tăng này là không đáng kể so với lượng tăng của vốn lưu động bình quân. Bởi chính hai nguyên nhân này đã làm cho sức sinh lợi của vốn lưu động năm 2002 giảm đi một cách rõ rệt đặc biệt là so với năm 1999. Nhìn nhận một cách khái quát nguyên nhân làm giảm sức sinh lợi của vốn lưu động ta thấy rằng tuy giá trị sản lượng của năm 2002 tăng lên rất cao gấp 2 lần so với năm trước nhưng lợi nhuận sau thuế chỉ lại tăng 1,1 lần điều này có thể giải thích rằng chi phí của năm 2002 có thể cao hơn so với các năm trước với những lí do sau: Giá cả vật tư tăng lên, các chi phí khác tăng mặt khác công ty cũng chưa chú ‎í sử dụng tiết kiệm tối đa nguyên vật liệu mặc dù đã có nhiều sáng kiến trong thi công. *Số vòng quay của vốn lưu động năm 2002 là 1,58 giảm đi so với các năm trước ( giảm đi lần lượt là 0,21; 0,03; 0,2 vòng với các năm 1999; 2000;2001). Chỉ tiêu này phản ánh số vòng mà vốn lưu động quay được trong 1 kỳ. Nếu số vòng quay tăng, chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng và ngược lại. Như vậy số vòng quay được của vốn lưu động trong năm 2002 giảm chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty trong năm 2002 thấp. Nguyên nhân làm cho số vòng quay của vốn lưu động giảm là do vốn lưu động bình quân trong năm tăng nhanh hơn so với tốc độ tăng của doanh thu thuần . Điều này làm giảm tốc độ quay của vốn lưu động gây ra tình trạng ứ đọng vốn trong doanh nghiệp mặc dù là không đáng kể. Như vậy nhìn chung hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty tương đối đồng đều giữa các năm mặc dù là không cao. Do đó để có thể nâng cao được chỉ tiêu này công ty cần có các quy định chặt chẽ trong việc thanh toán tiền tạm ứng, thu nợ khách hàng và đặc biệt là việc lập kế hoạch dự trữ vật tư cho sản xuất sao cho không xẩy ra tình trạng ứ đọng, dẫn đến giảm hiệu quả sư dụng vốn lưu động tại công ty. * Thời gian một vòng luân chuyển của vốn lưu động giữa các năm 1999; 2000; 2001; 2002 là tương đối cao và đồng đều. Tuy nhiên chỉ tiêu này ở năm 2002 cao hơn rất nhiều so với năm trước hơn 27 ngày so với năm 2001. Chỉ tiêu này cho biết số ngày cần thiết để vốn lưu động quay được một vòng, thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn. Như vậy, do thời gian luân chuyển 1 vòng của vốn lưu động ở công ty cầu 1 Thăng Long là cao đã làm cho tốc độ luân chuyển của vốn lưu động là thấp. Nguyên nhân là do số vòng quay của vốn lưu động giảm mạnh trong năm 2002. Do đó, công ty cần có những biện pháp hữu hiệu để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động như rút ngắn thời gian sản xuất, thanh toán, thu hồi công nợ. *Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động của công ty năm 2002 là 0,63 tăng lên so với năm 2001 là 0,07. Chỉ tiêu này cho biết để có được một đồng vốn luân chuyển thì cần mấy đồng vốn lưu động, như vậy chỉ tiêu này cho thấy trong năm 2000 để có được một đồng doanh thu thì cần bỏ ra 0,63 đồng lưu động trong khi năm 2001 bỏ 0,56 đồng vốn lưu động. Như vậy chỉ tiêu này ở công ty tương đối cao trong những năm gần đây. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sử dụng vốn và số vốn tiết kiệm được của công ty. Nguyên nhân làm cho hệ số đảm nhiệm vốn lưu động tăng là do vốn lưu động bình quân tăng lên, điều này chứng tỏ công ty chưa nỗ lực cố gắng trong việc giảm thời gian luân chuyển của vốn trong quá trình thi công. Từ các phân tích trên cho thấy tình hình sử dụng vốn lưu động của công ty chưa đạt hiệu quả cao, tốc độ luân chuyển vốn chậm, thời gian một vòng luân chuyển vốn dài và đã gây lãng phí một số vốn lưu động là năm 2002 so với năm 2001 là : 198 822/360* (229-202) = 14 911.65 triệu đồng Đây là một con số khá lớn đối với một doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay, nó làm cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc phân bố các nguồn vốn khác để phục vụ cho quá trình kinh doanh công ty nên nhanh chóng có các biện pháp để khắc phục việc lãng phí và sử dụng không hiệu quả vốn lưu động. Như để tăng tăng tốc độ luân chuyển vốn, cần áp dụng đồng bộ, các phương tiện, các biện pháp nhằm rút bớt số vốn và thời gian vốn lưu ở từng kho, từng giai đoạn trong quá trình kinh doanh. Bởi việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động có tác dụng làm giảm nhu cầu về vốn, cho phép làm ra nhiều công trình hơn nữa. Bên cạnh đó công ty cũng phải chú ý đến quá trình thu mua, cung cấp, dự trữ nguyên vật liệu, tiến độ sản xuất, tình hình thanh toán công nợ… Phần II Phương hướng hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cầu I – Thăng long I- Nhận xét đánh giá về quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. Với sự nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo cùng toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn công ty, công ty Cầu I – Thăng Long đã không ngừng phấn đấu tự hoàn thiện mình và chọn cho mình chỗ đứng vững chắc trong nền kinh tế thị trường từ đó công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng ở công ty đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện đã trở thành công cụ đắc lực trong quản lý và hạch toán kế toán. Nhìn chung hiện nay, cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý, các phòng ban chức năng đã được sắp xếp lại theo định hướng của tổng công ty vừa tinh giản, vừa gọn nhẹ lại vừa phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp xây dựng có quy mô lớn. Đồng thời, công ty còn lựa chọn được những cán bộ và công nhân kỹ thuật có trình độ nghiệp vụ, tay nghề vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao. Đạt được những thành tích đáng kể trên là nhờ sự định hướng, chỉ đạo đúng đắn của tổng công ty và sự phấn đấu bền bỉ của toàn thể cán bộ, công nhân, kỹ sư trong toàn công ty, trong đó không thể không nhắc đến sự đóng góp không nhỏ của những người làm công tác tài chính kế toán ở công ty. Là một công ty kinh doanh hoạt động sản xuất trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm là các công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, có giá trị sử dụng lâu dài và mang tính cố định, nơi sản xuất ra sản phẩm cũng đồng thời là nơi sản phẩm hoàn thành và được đưa vào sử dụng. Do mỗi công trình được xây dựng theo một thiết kế kỹ thuật riêng, có dự toán riêng nên ngay từ khi công trình được khởi công xây dựng cho đến khi công trình hoàn thành bàn giao thì vấn để quản lý, giám sát thi công là điều hết sức quan trọng. Đặc biệt là vấn đề quản lý vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và có ảnh hưởng đến chất lượng của công trình. Đồng thời cùng với việc quản lý vật liệu là một trong những yếu tố góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất. Qua thời gian thực tập tại công ty Cầu I – Thăng Long đến việc nghiên cứu chuyên đề “ Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động” em thấy công tác kế toán vật liệu hiện tại công ty có nhiều ưu điểm mà công ty cần phát huy, đó là: *Về bộ máy kế toán của công ty: Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng Tài vụ.,định kỳ các đội, phân xưởng tập hợp chứng từ chuyển lên cho phòng kế toán. Việc vận dụng hình thức này đã bảo đảm cho sự lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của công ty,đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ, kịp thời, chính xác. Mặt khác, Bộ máy kế toán được xây dựng rất hợp lý, vì đã chuyên môn hoá được công tác kế toán từng phần hành kế toán phù hợp với khối lượng công việc và lực lượng lao động kế toán trong công ty. Điều đó đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá trong lao động kế toán. Ngoài ra, công ty đã cơ giới hoá lao động kế toán bằng cách trang bị đầy đủ máy vi tính. Việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán của công ty dã nâng cao năng suất lao động cho bộ phận kế toán từ đó tác động đến hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, bên cạnh đó việc vi tính hoá khối lượng công việc làm cho số lượng kế toán được giảm nhẹ. *Về công tác hạch toán nguyên vật liệu Tổ chức chứng từ Các thủ tục nhập kho, xuất kho tương đối chặt chẽ. Nguyên vật liệu về đến kho được kiểm tra về số lượng, chủng loại bằng “Phiếu kiểm tra” từ đó giúp cho kế toán theo dõi được chi tiết nguyên vật liệu, theo dõi chính xác tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu trong toàn công ty đồng thời giúp cho công tác quản lý và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu được thuận lợi. Dự trữ nguyên vật liệu Tình hình dự trữ nguyên vật liệu là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp rất quan tâm trong những năm gần đây. Tuy nhiên, thực tế hiện nay là tại công ty cũng có một số chủng loại nguyên vật liệu có thời gian dự trữ tương đối dài do đó ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn. Bảo quản nguyên vật liệu Hệ thống kho tàng của công ty được trang bị các phương tiện để có thể đo lường về mặt hiện vật, kích cỡ, quy cách . Nguyên vật liệu trong kho được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc nhập, xuất kho và kiểm tra. Hạch toán chi tiết Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty đã sử dụng phương pháp Sổ số dư. Đây là phương pháp tiên tiến nhất, phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty đó là sự đa dạng về chủng loại, sự biến động nguyên vật liệu lớn, trình độ của kế toán viên cao, nhiều kinh nghiệm. *Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là có giá trị lớn, rất phong phú và đa dạng, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên. Nhưng nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên. Nhưng mặt khác do có sự hỗ trợ của máy tính trong việc hạch toán, tính toán vì vậy, có thể nói việc doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán đã hạch toán là đúng đắn. Về tài khoản sử dụng Nhìn chung công ty đã sử dụng đúng tài khoản theo chế độ kế toán quy định trong đó công ty có mở chi tiết cho một số tài khoản để phục vụ cho việc hạch toán. Điều này thể hiện sự linh hoạt trong việc áp dụng các tài khoản kế toán. Về sổ sách Việc hạch toán tổng hợp theo hình thức Chứng từ ghi sổ đã mang lại nhiều thuận lợi, phù hợp với quy mô của công ty với chương trình kế toán máy đang được áp dụng và đảm bảo tính chuyên môn hoá cao trong việc ghi sổ kế toán. Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, công ty đã tổ chức khá tốt công tác quản lý vật liệu cũng như công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Điều này được thể hiện có chỗ công ty đã tuân thủ theo đúng chế độ kế toán do bộ tài chính quy định, áp dụng và sử dụng hệ thống sổ sách hợp lý, phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty. Trình độ nhân viên kế toán cao, có năng lực luôn luôn có sự đối chiếu giữa kế toán và thủ kho để kịp thời phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai sót có thể xảy ra Ngoài ra, trong công tác thu mua và bảo quản, dự trữ vật tư công ty luôn luôn chú trọng đến vấn đề chất lượng, số lượng sao cho phù hợp với dự trữ vật tư, với nhu cầu thực tế để đủ cho sản xuất tránh ứ đọng vốn. Kết hợp với việc quản lý vật tư chặt chẽ ở các kho nên tránh được những mất mát hư hỏng. Định mức vật tư được xây dựng khoa học và áp dụng khá nghiêm ngặt. Vấn đề thanh toán với nhà cung cấp đã được kế toán theo dõi sát sao trên hệ thống sổ chi tiết, bảng, số tổng hợp với mọi đối tượng nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong công tác đối chiếu công nợ phải trả và số lượng nguyên vật liệu nhập kho. Như vậy, có thể nói công ty Cầu I – Thăng Long đã tổ chức tương đối tốt công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu từ khâu nhập chứng từ đến khâu ghi sổ kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của công ty, cung cấp kịp thời thông tin cho ban lãnh đạo để từ đó có các biện pháp hữu hiệu trong việc tiết kiệm chi phí và nâng cao công tác quản lý nguyên vật liệu. Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật của công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục. Luận văn xin đưa ra một vài kiến nghị như sau. II- Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cầu i – thăng long: 1. Về tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu. * Kiến nghị 1: Về phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu Hiện nay, công ty đang sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ của từng loại vật liệu để tiến hành ghi chép tình hình biến động tăng, giảm và tồn kho vật liệu. Phương pháp này có ưu điểm đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên do là một doanh nghiệp xây lắp có mật độ biến động vật liệu lớn, thường xuyên nên việc sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ hạch toán chưa hợp lý, dễ nhầm lẫn và thiếu chính xác. Do đó, để phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình công ty nên sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá cho vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế nhập nguyên vật liệu đó, vật liệu được xác định giá trị theo đơn giá hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Vì vậy rất hợp lý cho việc xuất kho vật liệu phục vụ thi công các công trình, hạng mục công trình. Bởi vì, ở công ty khi nguyên vật liệu mua về thường được công ty chuyển thẳng tới “chân” công trình hoặc kho gần công trình để việc thi công không bị gián đoạn. Do đó, nếu thủ kho tại kho đó tiến hành ghi số theo đúng giá vật liệu mua vào và suất kho vật liệu cũng theo đúng giá nguyên vật liệu nhập vào sẽ tạo điều kiện cho việc tính đúng, tính chính xác chi phí nguyên vật liệu bỏ ra thi công một công trình, từ đó sẽ tính chuẩn giá thành công trình hơn. Bên cạnh đó, việc dự trữ vật liệu tại công ty không nhiều, thường thì mua về sử dụng ngay nên việc sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tỏ ra không mấy hợp lý. Do vậy công ty nên áp dụng phương pháp giá thực tế định danh. Ví dụ: Theo hoá đơn (GTGT) và phiếu nhập kho ngày 24/2/2003 tại kho Kim Tân II. Thì công ty mua 1202kg thép f 16, L = 11,7 với đơn giá thực tế là 5310đồng/1kg. Giá thực tế mua 6.382.620đ. Do vậy ngày 26/2 xuất 593kg thép f 16 thì theo phương pháp giá thực tế đích danh thì giá xuất của thép f 16 cũng là 5310đ/1kg. Giá xuất thực tế: 3.143.520đ. * kiến nghị 2: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Để nâng cao hiệu quả kinh doanh công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. (Dự phòng giảm giá là việc xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn). Hiện nay tại công ty Cầu I- Thăng Long không tiến hành lập dự phòng đối với bất cứ loại tài sản kể cả dự phòng giảm giá hàng tồn kho mặc dù các khoản dự phòng giảm giá có một vai trò quan trọng đối với công ty. Vai trò của việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thể hiện ở các phương diện sau: Xuất phát từ lợi ích và sự an toàn trong quá trình xây dựng, cho thấy việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại công ty là cần thiết. Công ty nên tiến hành lập dự phòng đối với những vật tư có giá cả thường xuyên biến động trên thị trường như thép, xi măng… - Điều kiện và phương pháp xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo công thức: Mức lập phòng cần lập. = Số lượng tồn kho * Mức giảm giá của năm tới cho hàng tồn kho i cuối niên độ kàng tồn kho - Tài khoản và phương pháp hạch toán. Kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán. Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau: Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá. Dự có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. (Tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại hàng tồn kho). Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước: Nợ TK 159 Có TK632: Thu nhập khác. Đồng thời, trình lập dự phòng cho năm tới. Nợ TK 632: Mức dự phòng cần lập. Có TK 159. Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xuất dùng, xuất bán các loại hàng tồn kho, bên cạnh bút toán phản ánh giá với hàng tồn kho xuất dùng, xuất bán, kế toán còn phải ghi bút toán hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập của những loại hàng tồn kho này (nếu có): Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632: Ghi tăng thu nhập khác. * Kiến nghị 3: Về việc lập sổ danh điểm vật liệu Để xây dựng hoàn thiện một công trình, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu gồm nhiều loại với các tính năng, thành phần lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau. Do vậy, muốn quản lý tốt về vật liệu và hạch toán một cách chính xác thì cần phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Hiện nay, kế toán nguyên vật liệu tại công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu và phụ tùng và tài khoản 152 được chi tiết thành 4 tiểu khoản. 1521: Nguyên vật liệu chính. 1522: Nguyên vật liệu phụ. 1523: Nhiên liệu. 1524: Phụ tùng thay thế. Tuy nhiên, để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ vật liệu cần phải nắm bắt một cách cụ thể, đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu được sử dụng trong quá trình thi công xây dựng. Do đó, vật liệu cần phải được phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý, hoá học, theo quy cách phẩm chất vật liệu. Việc xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu trên. Số danh điểm vật liệu có thể được lập như sau: Trong mỗi loại vật liệu, nhóm vật liệu cần sử dụng một ký hiệu riêng để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, đồng thời mỗi loại vật liệu nên sử dụng một số trong vòng số danh điểm vật liệu để ghi đủ các thứ, nhãn vật liệu thuộc loại đó. Số danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở quy định số hiệu của loại, thứ vật liệu. - 4 chữ số đầu quy định loại vật liệu chính, phụ, …. - 2 chữ số tiếp theo chỉ nhóm loại vật liệu: thép, xi măng, …. - 2 chữ số tiếp theo chỉ thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu: (Loại vật liệu chính) Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 Công ty 5 1521-01 Thép Kg 1521 – 01 – 01 Thép f 16 Kg 1521 – 01 – 02 Thép f 12 Kg 1521 – 01 – 03 Thép f 24 1521 – 01 – 04 Thép f 6 1521-02 Tôn 1521 – 02 – 01 Tôn 10 ly Tấm 1521 – 02 – 02 Tôn 12 ly Tấm 1521-03 Xi măng Tấn 1521 – 03 – 01 Xi măng PC – 40 1521-04 Cát 1521 – 04 – 01 Cát vàng M3 1521 – 04 – 02 Cát đen M3 1521-05 Gạch Viên 1521 – 05 – 01 Gạch 2 lỗ Viên 1521 – 05 – 02 Gạch tay 4 lỗ Viên Như vậy tại công ty Cầu I – Thăng Long nếu tiến hành lập sổ danh điểm vật tư thì sẽ phục vụ cho rất tốt cho nhu cầu quản lý vật liệu tại công ty, góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đưa công tác tin học vào hạch toán nguyên vật liệu. Điều mà kế toán công ty nên thực hiện. * Kiến nghị 4: Về việc lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu Bên cạnh việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho công ty nên lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu cho năm sau để phục vụ tốt hơn cho quá trình sản xuất kinh doanh. Việc lập kế hoạch dự trữ này phụ thuộc rất nhiều yếu tố như khối lượng công việc đã thực hiện được ở năm trước, khối lượng nguyên vật liệu còn tồn ở trong kho,…để từ đó phòng Kế toán cùng các phòng ban khác trong công ty cùng phối hợp và lập ra kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu Thực tế ở công ty, hàng năm cùng với lập kế hoạch sản xuất thì phòng kế hoạch – vật tư cũng đồng thời tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Kế hoạch mua nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch xác định nhu cầu nguyên vật liệu ở từng tháng, từng quý, trong năm kế hoạch. Tuy nhiên ở phòng kế hoạch không tiến hành lập kế hoạch dự trữ vật tư, mà khâu dự trữ vật tư có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất ở công ty. Để quá trình sản xuất có thể diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thì khâu dự trữ vật tư phải được tổ chức tốt,vật liệu được dự trữ ở mức hợp lý (đủ dùng). Bởi nếu vật liệu được dự trữ ở mức quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Ngược lại, nếu vật liệu dự trữ quá ít sẽ không đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời phục vụ cho quá trình sản xuất. Hơn nữa, trong nền kinh tế thị trường thì nhu cầu và khả năng đáp ứng thường xuyên thay đổi. Do vậy phòng kế hạch – vật tư cần phải nghiên cứu, dự đoán, những biến động về cung, cầu và giá cả trên thị trường để đề ra các biện pháp thích ứng, cụ thể là lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu. * Kiến nghị 5: Về việc lập phiếu xuất kho theo hạn mức Đối với vật tư xuất từ kho ở công ty hoặc kho của các công trình mà công ty đã xây dựng được hệ thống định mức, công ty nên sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức để giảm bớt những phiền toái khi mỗi lần người phụ trách vật tư ở công trình mang các biên bản giao nhận vật tư về, kế toán vật tư lại phải làm một thủ tục máy móc là viết đồng thời một phiếu nhập kho một phiếu xuất kho cho biên bản giao nhận tương ứng mà thực chất lại không có tác dụng phản ánh kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phiếu xuất kho theo hạn mức được dùng để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất kho mộy lần theo định mức nhưng xuất nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật tư ở từng công trình, mỗi phiếu được lập cho một loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sản xuất sử dụng trong tháng với hai liên. Khi lĩnh lần đầu tiên, bộ phận sử dụng mang cả hai liên đến kho, người nhận vật tư giữ một liên, một liên giao cho thủ kho. Đến cuối tháng, dù vật tư trong hạn mức còn hay hết, thủ kho cũng phải ký vào hai liên, ngoài ra, cả hai bên đều phải có chữ ký của người phụ trách cung ứng, người phụ trách bộ phận sử dụng, người phụ trách kế toán. Tổng số lượng vật tư trong phiếu lĩnh bao giờ cũng phải nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức được duyệt. Nếu do kế hoạch thi công thay đổi, bộ phận sử dụng muốn lĩnh thêm vật tư phải đề nghị lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức mới, có xác nhận của bộ phận kỹ thuật thi công và phụ trách công trình. Như vậy việc công ty sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức sẽ thuận lợi cho công ty trong việc quản lý và việc hạch toán chi phí sẽ được chặt chẽ, hiệu quả hơn. Đơn vị: Công ty cầu I Thăng Long Địa chỉ: Mẫu số: 02 - V QĐ Số: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC Phiếu xuất kho theo hạn mức Ngày30 tháng 11 năm 2002 Bộ phận sử dụng: Công trình cầu Đá Bạc Số: 08 Lý do xuất: Làm dầm bê tông Nợ: 621 Xuất tại kho: Thịnh Liệt Có: 152 Số Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày10/11 Ngày 26/11 Ngày ….. Cộng 01 Que hàn 4 ly Kg 100 100 6900 690.000 02 Thép F16 Kg 4705 4705 4772,5 22.454.612,5 03 …… …… ………. …… …… …… …… …… ….. Cộng Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận (đã ký) Thủ kho ( đã ký) ý kiến 6: Về hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Tại công ty việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ số dư. Định kỳ từ 3 đến 5 ngày, kế toán xuống kho lấy phiếu nhập và phiếu xuất kho, đối chiếu với thẻ kho, nếu thấy khớp thì ký vào thẻ mà không lập “phiếu giao nhận chứng từ” giữa kế toán và thủ kho. Việc này xem ra có vẻ giúp thủ kho bớt đi được một số công việc. Tuy nhiên, Phiếu giao nhận chứng từ là cách thức để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, là cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất. Vậy theo em, thủ kho cần lập “Phiếu giao nhận chứng từ”. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ. Phiếu giao nhận các chứng từ được đính kèm với tập phiếu nhập kho hoặc xuất kho để chuyển cho kế toán. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ . Ngoài ra, phiếu này là cơ sở để đối chiếu với thẻ kho. Mẫu của phiếu giao nhận chứng từ như sau: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày……….. đến ngày………… Tại kho………. STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 2.Về vấn đề quản lí nguyên vật liệu ở công ty cầu 1 Thăng Long hiện nay kho tàng để bảo quản vật tư được quan tâm xây dựng khá kiên cố, được bố trí cho phù hợp với điều kiện sản xuất. Tuy nhiên sự tồn tại của các kho riêng này có thể tạo ra các khe hở trong quản lí vật tư với 2 lí do sau: Thứ nhất, một đơn vị thi công một lúc nhiều công trình nên nhu cầu về vật tư tại một thời điểm ở các công trình là khác nhau. Do đó việc thay đổi về giá trị và hiện vật số vật tư nhập, xuất kho cho từng công trình là không tách bạch. Thứ hai, thủ kho tại mỗi kho không thể theo dõi đầy đủ và chính xác sự biến động về mặt giá trị và hiện vật của từng loại vật tư. Trong khi đó một năm, theo định kỳ các kho này được kiểm tra hai lần, điều này không thể cho phép kết luận chính xác về tình hình bảo quản vật tư ở tất cả các thời gian còn lại trong năm. Vì vậy, theo em ở công ty trên cơ sở tính toán định mức các chi phí đầu tư, một mặt công ty có thể giao khoán cho các đội tự mua vật tư và đưa ngay đến chân công trình để phục vụ thi công, sau đó thanh quyết toán với công ty trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ; mặt khác, các kho nói trên sẽ do công ty trực tiếp quản lí, kế toán vật tư của công ty sẽ phải thường xuyên liên hệ với thủ kho trong việc hạch toán chi tiết vật tư. Vật tư có thể cung cấp cho từng công trình theo từng giai đoạn nhất định, đến đâu hoàn thành dứt điểm đến đó, như vậy sẽ tăng cường được công tác quản lí ở các kho này mà lại bớt đi một phần công nợ giữa công ty và các đội trong khoản ứng tiền mua vật liệu dự trữ. Đồng thời, các đội cũng không gặp khó khăn trong việc quy kết trách nhiệm vật chất về quản lí vật tư cho một bộ phận nào đó. Ngoài ra ở công ty mọi trường hợp xuất kho vật tư, kế toán đều lập phiếu xuất kho sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh một thời gian, phiếu xuất kho này được lập theo mẫu phiếu xuất kho thông thường. Trong khi đó, đa số vật tư xuất kho đều dùng cho việc thi công các công trình đã được phòng Kế hoạch lập kế hoạch trước khi kế hoạch thi công dự tính. Phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với trường hợp sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ thường xuyên trong tháng, nhất là không phù hợp với vật tư xuất tại các công trình, ngoài ra việc bảo quản vật tư sẽ khó khăn hơn. Căn cứ vào kế hoạch thi công trong tháng, bộ phận phụ trách vật tư ở các công trình chia thành nhiều đợt để mua vật tư. Vì vậy, theo em đối với những loại vật tư xuất dùng thường xuyên trong tháng thì công ty nên áp dụng Phiếu xuất kho theo hạn mức như đã trình bày ở trên. Mặt khác để quản lý chặt chẽ hơn nữa đối với việc thu mua và sử dụng vật liệu, muốn cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn thì cần thiết phải kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Thông thường trong trường hợp công ty không có đủ thiết bị để kiểm tra thì có thể mang mẫu đi thuê kiểm nghiệm vật tư. Nếu qua kiểm nghiệm thấy số nguyên vật liệu mua về không đảm bảo chất lượng thì phải ghi vào biên bản kiểm nghiệm và thủ kho không được nhập kho. Có như vậy, nguyên vật liệu trong công ty mới đảm bảo chất lượng và có thể xuất dùng bất cứ lúc nào. Mẫu số 05- VT Ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ - CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Mẫu biên bản kiểm nghiệm Bảng số… Đơn vị … Bộ phận… Biên bản kiểm nghiệm Ngày……..tháng….năm Số….. - Căn cứ……..số……ngày….. tháng…….năm……. của………. - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà…………Trưởng ban…………. Ông, bà…………….Uỷ viên………… Ông, bà:……………Uỷ viên………… - Đã kiểm nghiệm các loại STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệp Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F ý kiến của ban kiểm nghiệm:……………………………………….. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban 3.Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Qua việc phân tích các chỉ tiêu nêu trên ta thấy hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty chưa thực sự tốt. Đây không chỉ là kết quả của việc sử dụng nguyên vật liệu mà còn do công ty đã chưa xử lí kịp thời các khoản phải thu khách hàng cũng như các khoản thanh toán tiền tạm ứng. Vì vậy, việc tìm ra một biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động đang là một yếu tố cấp bách và cần thiết đối với công ty. Mà các biện pháp này phải được thực hiện đồng bộ nhằm giảm bớt quy mô và thời gian vốn nằm ở các khâu dự trữ, thi công. Cụ thể bao gồm các biện pháp sau: Trong khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, công ty phải thường xuyên có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu ở mức hợp lí đảm bảo không gây ứ đọng vốn. Điều này cũng có nghĩa là công ty phải tăng cường tốc độ luân chuyển của vốn lưu động, đồng thời đảm bảo tiến độ thi công như trong hợp đồng đã kí kết. Muốn vậy, công ty cần phải xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao và tồn kho nguyên vật liệu hợp lí, chính xác và chặt chẽ hơn nữa. Thông qua hệ thống định mức này công ty sẽ có được số lượng nguyên vật liệu cần thiết và phù hợp với nhu cầu sản xuất, để từ đó có kế hoạch phân bố nguồn vốn cho hợp lí nhằm hạn chế tối đa lượng vật tư ứ đọng tại kho. Hơn nữa công ty cần phải nghiên cứu và tìm biện pháp để có thể không ngừng giảm thiểu được định mức tồn kho nguyên vật liệu nhằm đẩy nhanh vòng quay kho, tiết kiệm vốn lưu động. Song song với biện pháp trên công ty cần có các quy chế chặt chẽ đối với việc tiếp nhận vật tư mua về nhập kho, nhằm đảm bảo vật tư nhập kho phải đủ và đúng với yêu cầu về quy cách, chất lượng, phẩm chất. Đây cũng là một căn cứ quan trọng để kế toán có thể ghi sổ chính xác, nắm bắt được về số lượng, chất lượng vật tư thực tế tại kho. Với những loại vật liệu tồn kho do mua về nhập kho quá nhiều so với nhu cầu sản xuất, hoặc do không còn đáp ứng được yêu cầu về tính năng kỹ thuật để tiến hành thi công… công ty cần tiến hành giải phóng ngay bằng cách bán hay trao đổi vật tư cho các đơn vị có nhu cầu, để có thể nhanh chóng thu hồi, tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động, đồng thời giải toả được mặt bằng kho bãi. Trong khâu thi công: Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong quá trình thi công, xây lắp thì công ty nên thực hiện quản lí chặt chẽ hơn nữa đối với nguyên vật liệu để từ đó tiến hành phân tích, tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trong cơ cấu giá thành sản phẩm, hợp lí hoá quy trình công nghệ, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất và không ngừng nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc của công nhân. Tại công ty, phòng Kế hoạch nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu đối với từng công trình, hạng mục công trình. Các đội sẽ căn cứ vào dịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu đã được thiết lập để tiến hành thi công. Tuy nhiên, trong thực tế quá trình xây lắp đôi khi do công nhân sử dụng lãng phí vật liệu vượt quá định mức cho phép nhưng công ty vẫn hoạch toán giá trị vật liệu vượt quá định mức cho phép vào chi phí nguyên vật liệu để tính giá thành công trình hay hạng mục công trình từ đó làm tăng giá thành công trình. Do vậy để giảm bớt những chi phí bất hợp lí trong giá thành, làm giảm giá thành công trình công ty cần đưa ra những biện pháp hợp lí nhằm quản lí tốt hơn quá trình thi công bằng cách đưa ra các quy định về bồi thường, xử phạt, quy trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân sử dụng lãng phí, không tiết kiệm vật liệu, vượt quá định mức, góp phần hạ giá thành công trình. Từ đó, để giảm bớt chi phí bất hợp lí trong giá thành, công ty cần đưa ra các biện pháp hợp lí để quản lí tốt quá trình sản xuất cũng như tổ chức theo dõi, giám sát chặt chẽ mọi khâu trong quá trình thi công. Ngoài ra thực tế ở công ty đã xẩy ra trường hợp vật liệu mua ngoài về nhưng chất lượng kém hơn so với chất lượng vật liệu ghi trong hợp đồng mua, trong khi đó ban kiểm nghiệm vât tư lại không thực hiện thường xuyên việc kiểm nghiệm vật tư thu mua về công ty. Do đó, kế toán vật liệu không có cơ sở hạch toán giảm giá trị đối với những vật liệu kém phẩm chất. Chính vì vậy, công ty cần xác định chính xác, cụ thể số vật liệu mua về nhập kho nhưng chất lượng không bảo đảm và yêu cầu người cung cấp giảm giá. Hơn nữa, ban kiểm nghiệm sau khi tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và biện pháp xử lí đối với những vật liệu không đủ tiêu chuẩn chất lượng. Trên cơ sở bản kiểm nghiêm này công ty sẽ đề nghị người cung cấp giảm giá, đổi hay nhận lại số vật liệu không đủ tiêu chuẩn và kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, quyết định xử lí hạch toán đối với những loại vật tư đó. Cùng với việc quản lí chặt chẽ nguyên vật liệu, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động công ty nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành mỗi công trình hay hạng mục công trình. ở các doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong mỗi công trình, do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động thì công ty phải phấn đấu hạ giá thành sản phẩm mà biện pháp chủ yếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành. Muốn sử dụng hợp lí, tiết kiệm vật liệu để góp phần giảm chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành công trình thì phải xem xét sự biến động nguyên vật liệu tăng hay giảm là do ảnh hưởng của những nhân tố nào: do mức tiêu hao bình quân của từng loại vật liệu thay đổi hay đơn giá vật liệu thay đổi. Qua đó, công ty mới đánh giá và đưa ra những biện pháp cần thiết nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Chẳng hạn, công ty xem xét lại định mức tiêu hao nguyên vật liệu từng loại cho từng công trình, hạng mục công trình có phù hợp hay không. Nếu không phù hợp, phòng Kế hoạch sẽ nghiên cứu và xây dựng lại định mức tiêu vật liệu phù hợp hơn. Phòng vật tư kiểm tra giám sát khâu thu mua nguyên vật liệu về chất lượng, quy cách cũng như giá cả nguyên vật liệu sao cho hợp lí nhất.và tích cực tìm kiếm những vật liệu mới thay thế cho những vật liệu mà người cung cấp không ổn định, giá cả bất hợp lí.Từ đó lại có thể giảm được đáng kể chi phí nguyên vật liệu và thời gian thi công, góp phần đẩy nhanh tốc độ chu chuyển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty. Đây là biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong khâu thi công. Vì vậy, để thực hiện tốt các biện pháp này công ty cần có kế hoạch, chủ trương thực hiện cụ thể. Trong quá trình thi công, xây dựng các cán bộ quản lí mà trực tiếp là các đội trưởng-người trực tiếp giám sát các hoạt động, đồng thời đề xuất những cải tiến kỹ thuật, tiến hành bố trí các vị trí lao động thi công hợp lí tạo điều kiện làm việc thuận lợi, giảm bớt các thao tác nhằm nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra để có thể từng bước hiện đại hoá quy trình công nghệ và máy móc thiết bị công ty cần có kế hoạch tích luỹ và phân bổ vốn hợp lí cho việc đầu tư, mua sắm, thay thế nâng cấp các dây chuyền sản xuất. Đồng thời công ty nên thường xuyên tham khảo cập nhật những thông tin về các tiến bộ, ứng dụng mới các khoa học kỹ thuật, cũng như thường xuyên nghiên cứu nắm bắt các nhu cầu của thị trường để từ đó có thể kết hợp hài hoà, đưa ra kế hoạch đổi mới công nghệ sản xuất thích hợp nhằm tạo ra những công trình có giá trị cao. Trong khâu thanh toán: Hiện nay, tại công ty một phần nguyên nhân khiến cho lượng vốn lưu động tồn đọng khá lớn là do các khoản phải thu khách hàng và tạm ứng khá lớn. Công ty nên tiến hành thu hồi, xử lí ngay các khoản phải thu, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn lớn và quá lâu. Điều này cho thấy, công ty cần lựa chọn các hình thức thanh toán hợp lí với từng đối tác để có thể thu hút được các đối tác mới vừa có thể đảm bảo an toàn trong kinh doanh. Ngoài ra công ty có thể sử dụng các biện pháp chiết khấu, giảm giá, trả chậm đối với các khoản nợ. Đồng thời công ty nên có các quy định cụ thể về thanh toán ngay trong nội bộ công ty, để tránh tình trạng chậm trễ trong thanh toán tạm ứng gây ứ đọng và giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Có thể khẳng định rằng, để nâng cao hiệu quả và tốc độ luân chuyển của vốn lưu động, thì biện pháp chủ yếu là sử dụng tiết kiệm vốn lưu động và giảm bớt thời gian vốn nằm tại các khâu dự trữ, thi công và thanh toán. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả quản lí và sử dụng vốn lưu động, công ty nên tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu ở doanh nghiệp cũng như chú í tới việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất, hạn chế tối đa tình trạng tồn đọng vốn. Ngoài ra, công ty cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu ứng dụng các sáng kiến mới trong thi công. Để từ đó có thể chiếm lĩnh và mở rộng uy tín của mình trên thị trường. Kết Luận Có thể nói rằng nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất thi công công trình của bất kì một doanh nghiệp xây lắp nào. Trong quá trình xây lắp nó kết tinh vào công trình và là một bộ phận cấu thành giá thành của công trình đó. Điều này có nghĩa là chi phí về nguyên vật liệu có ảnh hưởng đến việc hạ giá thành sản phẩm. Do đó, công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác quản lí công ty. Việc quản lí và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lí, tiết kiệm và có hiệu quả không chỉ góp phần vào việc giảm giá thành sản phẩm, tối đa hoá lợi nhuận trong doanh nghiệp mà còn có í nghĩa trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và có í nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư. Chuyên đề của em đã trình bày khái quát tình hình hạch toán kế toán nguyên vật liệu tai công ty cầu 1 Thăng Long. Qua đó để thấy được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục. Trên cơ sở phân tích thực tế và vận dụng lí luận công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, có thể nói công ty đã có nhiều sáng tạo để phù hợp với thực tế doanh nghiệp. Bên cạnh đó việc quản lí vật tư được thực hiện một cách nghiêm túc, định mức vật tư được xây dựng chính xác vì vây mà lượng vật tư tồn trữ ít, hiệu quả sử dụng cao. Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đã đạt được thì việc hạch toán nguyên vật liệu tại công ty còn nhiều bất cập . Để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty , em xin đưa ra một số kiến nghị như đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, do trình độ còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót, em rất mong được sự chỉ dẫn, giúp đỡ của thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Nghiêm Văn Lợi đồng tập thể cán bộ của công ty cầu 1 Thăng Long đã tận tình giúp đỡ để em có thể hoàn thành chuyên đề thực tập của mình./. Mục lục