Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty than Hồng Thái

MỞ ĐẦU Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, để tạo ra những sản phẩm phục vụ nhu cầu xã hội và tìm kiếm lợi nhuận cho doanh nghiệp, nguyên vật liệu (NVL) là một yếu tố ban đầu quan trọng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm. Vật liệu, công cụ dụng cụ còn là một phần tài sản lưu động mà phần lớn nguồn vốn lưu động được đầu tư vào đó. Nguồn tài sản này vận động không ngừng để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được duy trì liên tục. Mặc dù đặc điểm tính chất của quá trình chuyển hóa giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ vào sản phẩm có khác nhau, song chúng đều được coi là sản phẩm lưu động của doanh nghiệp và chính là khoản mục cơ bản nhất tạo lên giá thành của sản phẩm. Nếu hạch toán là công cụ quản lý kinh tế thì kế toán NVL là công cụ đắc lực cho công tác quản lý. Khi kế toán NVL phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác thì nó có tác dụng rất lớn đến chất lượng quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy để tăng cường cải tiến công tác NVL cần phải tiến hành và hoàn thiện công tác hạch toán. Như vậy quản lý NVL rầt cần thiết đòi hỏi phải được tổ chức tốt và đảm bảo 3 yêu cầu cơ bản của hạch toán là chính xác, kịp thời và toàn diện. Chính vì những lý do trên em đã đi sâu nghiên cứu chọn đề tài “ Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty than Hồng Thái”. Đề tài được kết cấu gồm 2 phần chính: Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty than Hồng Thái. Phần II: Phương hướng hoàn thiện hạch toán công cụ, dụng cụ tại Công ty than Hồng Thái. PHẦN I THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY THAN HỒNG THÁI I. KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY THAN HỒNG THÁI Công ty Than Hồng Thái tiền thân là Xí nghiệp cung ứng vật tư làm nhiệm vụ cung ứng vật tư tới tận chân công trình cho Công ty xây dựng Than và Điện Bộ Điện và Than từ năm 1970 trên địa bàn toàn Miền Bắc. Trụ sở Xí nghiệp là thôn Cống Thôn - Thị trấn Yên Viên Hà Nội. Tháng 9 năm 1971 do lụt vỡ đê Cống Thôn. Trụ sở Công ty qua từng thời kỳ cũng nhiều biến đổi có thể tóm tắt như sau: Ngày 1/5/1973 Xí nghiệp cung ứng vật tư được tách ra làm hai Xí nghiệp đó là: Xí nghiệp Vật tư và Xí nghiệp Vận tải. Xí nghiệp vật tư chuyển trụ sở xuống thôn Tân Lập xã Phương Đông - Uông Bí - Quảng Ninh ( Chính là khu vực kho vật tư xăng dầu hiện nay). Xí nghiệp vận tải trụ sở vẫn ở tại Thông Thượng xã Cổ Loa - Đông Anh - Hà Nội, chỉ có đội xe ba được biệt phái đóng trụ sở tại đồi ông Chiu Tân Lập - Phương đông - Uông Bí - Quảng Ninh làm nhiệm vụ vận chuyển vật tư thiết bị vật liệu cho các Xí nghiệp trong Công ty xây dựng mỏ Than tại vùng Quảng Ninh. Ngày 1/4/1978 Xí nghiệp vận tải chuyển toàn bộ xuống Uông Bí cùng với tổng kho vật tư, cùng với đội xe của Xí nghiệp Xây lắp 5 thành lập ngành vật tư Vận tải, làm nhiệm vụ cung ứng vật tư cho Công ty Xây lắp Uông Bí, sau là Công ty than Uông Bí, trụ sở của Công ty bây giờ. Từ đó đến nay trụ sở chính vẫn ở đây, còn tên thì được thay đổi nhiều lần cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh từng thời kỳ. Năm 1980 ngành vật tư vận tải được đổi tên thành Xí nghiệp vận tải. Năm 1983 Xí nghiệp Vận tải được đổi tên thành Xí nghiệp vật tư. Năm 1988 Xí nghiệp vật tư được đổi thành Xí nghiệp vận tải. Năm 1992 Xí nghiệp Vận tải được đổi thành Xí nghiệp sản xuất than và vận tải. Ngày 1/8/1996 Tổng Công ty than Việt Nam có quyết định chuyển đổi Xí nghiệp sản xuất than và Vận tải thành Mỏ Than Hồng Thái. Với nhiệm vụ chính là: Khai thác than hầm lò và lộ thiên vùng chủ yếu là vùng Tràng Bạch, bao tiêu than xuất khẩu cho toàn Công ty. Với nhận thức nhiệm vụ khai thác than hầm lò là chính và bền vững lâu dài với nguồn tài nguyên giầu có của vùng Tràng Bạch, Tràng Khê, nên Công ty đã chọn ngày 1/8/1996 là ngày thành lập Công ty. Nhiệm vụ cung ứng vật tư thiết bị, nhiệm vụ vận tải là những nhiệm vụ trọng tâm của Công ty trong những năm trước đây đều hoàn thành xuất sắc, không những thế Công ty còn hoàn thành rất xuất sắc những nhiệm vụ ngoài chức năng khi được cấp trên tin tưởng giao cho như: Quý IV/ 1980 Công ty hoàn thành nhiệm vụ khai thác nạo vét 3 vạn tấn than bùn biển Cửa Ông để bù cho chỉ tiêu kế hoạch của Công ty, năm 1996 Công ty lại hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ khai thác 5 vạn tấn than lộ vỉa 1A Tràng Bạch bù cho kế hoạch công ty, năm 1989 -1990 Công ty làm nhiệm vụ cung ứng toàn bộ lương thực cho toàn Công ty. Đây là nhiệm vụ vô cùng phức tạp và vất vả, nhưng đã hoàn thành xuất sắc đảm bảo chủ động hoàn toàn về lương thực, không để thiếu và chất lượng kém như ngành lương thực tỉnh cung cấp lúc bấy giờ. Từ 1/8/1996 Công ty có tên mới, nhiệm vụ mới, nhận thức được nhiệm vụ chính trị từ đây về sau là khai thác than. Trong sự nghiệp công nghiệp hoá xây dựng lại đất nước nên các thế hệ cán bộ và thợ mỏ Công ty đã xây dựng cho mình từng bước đi thích hợp trong công tác đầu tư SXKD và phát triển lâu dài. Từ ngày 1/6/2006 Xí nghiệp than Hồng Thái chuyển sang hoạt động theo mô hình mới từ hạch toán phụ thuộc Công ty than Uông Bí chuyển sang hạch toán độc lập và được đổi tên thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Than Hồng Thái (là Công ty con của Công ty than Uông Bí) theo Quyết định số 1086/QĐ-BCN ngày 27 tháng 4 năm 2006 của Bộ Công nghiệp. Từ các lò than, vỉa than khai thác lộ vỉa, khu vỉa 7 Than Thùng, Đồng Vông, vỉa 35A Tràng Bạch. Doanh nghiệp từng bước mở rộng sản xuất tiến sâu vào khu vỉa 46 Tràng Bạch mở các lò mức +350, +390, +250, +300. Gần đây là vỉa 45, 47 lò 410, 475. Đến năm 2002 Công ty được nhận lại vùng than Tràng Khê với dự án Tràng Khê II, III do Công ty Than Mạo Khê bàn giao. Nguồn tài nguyên rất lớn, tương lai đầy hứa hẹn. Tuy nhiên khó khăn không phải ít hầu hết các lò do dừng thi công đã lâu nên sụp đổ, mất mát thiết bị tài sản, đường xá hầu như hỏng hoàn toàn, đường sắt mặt bằng sân công nghiệp gia công chế biến than lại mức +24 cũng chỉ còn lại bãi đất trống được đào bới lung tung, do người ta lạo vét tận dụng than còn tồn đọng, các trạm điện, đường dây, nhà giao ca tất cả không còn gì, cho nên khi tiếp quản trở lại Công ty Mạo Khê coi như phải làm lại từ đầu. Mặt khác là đơn vị mới làm than hầm lò ( Mười năm đối với một mỏ hay Công ty hầm lo chưa phải là dài), chưa có nhiều kinh nghiệm, thêm vào đó điều kiện khách quan cũng vô cùng phức tạp khó khăn đó là. Vùng tài nguyên chất lượng xấu, không ổn định, hiện trường sản xuất phân tán trải dài từ xã Thượng Yên Công Uông Bí đến Hoàng Quế - Mạo khê- Tràng Lương - Đông Triều. Nên khó khăn cho việc chỉ đạo kiểm tra đôn đốc, hệ thống phục vụ và bảo vệ tài sản tài nguyên cung cấp điện và điều kiện trang bị đồng bộ cơ giới hoá, tự động hoá, áp dụng kỹ thuật công nghệ cao tiên tiến như một số đơn vị trong ngành không phải dễ. Nhưng được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của Giám đốc và phòng ban Công ty than Uông Bí của Tổng giám đốc và các phòng ban Tập đoàn than - Khoáng sản Việt Nam, về đường lối chiến lược, về đầu tư chiều sâu, về việc sử dụng các thiết bị cơ giới hoá hiện đại hoá có hiệu quả cao. Nên trong mấy năm gần đây Công ty đã mạnh dạn đầu tư thiết bị như: Đưa cột chống thủy lực vào tất cả các lò chợ lắp đặt dây truyền vận tải liên tục, máng cào, băng tải thay cho kéo goòng, đẩy goòng bằng tay và bằng tầu điện ở những gương lò có thể thay thế được. Tốc độ đầu tư mới mấy năm gần đây tăng bình quân hàng năm là 52% so với năm trước. Nên sản lượng các lò chợ tăng từ 50.000T - 70.000T lên 100.000T-120.000T và đến nay có lò chợ đạt 140.000T. Từ tháng 7 năm 2005 Công ty đã tổ chức đưa máy Com Bai đào lò AM - 50Z của Ba Lan vào đào lò tại đường lò + 190 và + 126 Tràng Khê II. Nhằm đẩy nhanh tiến độ đào lò an toàn và hiệu quả. Đến nay phải khẳng định máy làm việc rất khoẻ, rất năng suất, tiến độ có tháng đã đạt tới 300m nếu điều kiện khác đồng bồ máy sẽ đạt tới 350m/tháng. Nhờ vậy tăng trưởng bình quân những năm gần đây đạt 24 đến 25%/năm. *Sự phát triển của doanh nghiệp thể hiện qua các chỉ tiêu chủ yếu sau: + Sản lượng than khai thác qua các năm: Chỉ tiêu Năm Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Than NK (tấn) 113.000 124.000 200.000 223.000 339.000 571.000 800.000 + Kết quả sản suất kinh doanh 3 năm gần nhất: PHẦN I: BÁO CÁO LÃI, LỖ Đvt: đồng CHỈ TIÊU MÃ SỐ NĂM 2003 NĂM 2004 NĂM 2005 Doanh thu bán hàng và cung ứng dịch vụ 1 89.071.396.192 165.218.430.876 192.735.219.679 Các khoản giảm trừ: ( 03 = 04 + 05 + 06) 3 0 Chiết khấu thương mại 4 0 Giảm giá hàng bán 5 0 Hàng bán bị trả lại 6 0 Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XK, thuế GTGT theo P 7 0 Doanh thu thuần về bán hàng và c. c d/vụ ( 01 - 03) 10 89.071.396.192 165.218.430.876 192.735.219.679 Giá vốn hàng bán 11 64.040.014.940 118.280.222.348 178.009.098.437 Lợi nhuận gộp về bán hàng c. c d/ vụ ( 10 - 11) 20 25.031.381.252 46.938.208.528 14.762.121.242 Doanh thu hoạt động tài chính 21 4.206.700 19.237.180 752.955.109 Chi phí tài chính 22 2.565.232.788 2.863.817.360 6.211.848.221 Trong đó: Lãi vay phải trả 23 2.565.232.788 2.863.817.360 6.211.848.221 Chi phí bán hàng 24 2.911.064.468 7.877.237.464 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 3.629.010.972 7.461.243.652 7.410.359.233 Lợi nhuận thuần từ HĐKD ( 20 + 21 - 22) - ( 24 + 25) 30 15.930.279.724 28.755.147.232 1.856.868.897 Thu nhập khác 31 565.511.664 1.774.777.896 840.099.778 Chi phí khác 32 28.019.456 144.607.436 573.730.557 Lợi nhuận khác ( 31 - 32) 40 537.492.208 1.630.170.460 266.369.221 Tổng lợi nhuận trước thuế ( 30 + 40) 50 16.467.771.932 30.385.317.692 2.123.238.118 Thuế thu nhập DN phải nộp 51 Lợi nhuận sau thuế ( 50 - 51) 60 16.467.771.932 30.385.317.692 2.123.238.118 * Sơ đồ 1: Khái quát quy trình công nghệ sản xuất: Đào lò khoan nổ mìn Khấu than lò Bốc xúc Vận chuyển Tiêu thụ ( Giao cho Xí nghiệp Cảng ) 1. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của Công ty than Hồng Thái: * Mô hình tổ chức bộ máy: Công tác quản lý là khâu quan trọng để duy trì hoạt động của bất cứ một Doanh nghiệp nào, nó thực sự cần thiết và không thể thiếu được. Bộ máy quản lý bảo đảm giám sát chặt chẽ tình hình hoạt động của Doanh nghiệp. Để phù hợp với chức năng nhiệm vụ cũng như quy mô và quy trình sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau: * Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty: GIÁM ĐỐC CÔNG TY P. Giám đốc cơ điện P. Giám đốc đời sống P. Giám đốc an toàn P. Giám đốc kỹ thuật P. Giám đốc sản xuất Các đơn vị - Phòng cơ điện - PXCK - PX ÔTô Các đơn vị - PXPVĐS - Phòng TTBV - Phòng Y tế - Phòng TTKCS Các đơn vị - Phòng an toàn - Phòng thông gió Các đơn vị - Phòng KTCN - Phòng ĐTXDCB - Phòng TĐ - ĐC Các đơn vị - Phòng CĐsản xuất - PXKT1 - PXKT2 - PXKT3 - PXKT4 - PXKT5 - PXĐL1 - PXĐL2 - PXĐL3 - PXVTL1 - PXXD 01 Giám đốc Công ty 05 Phó giám đốc Trong đó: 01 Phó giám đốc phụ trách sản xuất 01 Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật 01 Phó giám đốc phụ trách an toàn 01 Phó giám đốc phụ trách đời sống 01 Phó giám đốc phụ trách cơ điện 13 phòng chuyên môn 13 phân xưởng sản xuất chính và phụ trợ * Giám đốc Công ty: Phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất - kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty than Uông Bí và Nhà nước về mọi hoạt động sản xuât kinh doanh của Công ty, trực tiếp phụ trách các công tác sau: - Kế hoạch vật tư, hợp đồng kinh tế - Tổ chức lao động tiền lương khen thưởng - Đầu tư và phát triển Công ty - Tài chính, kế toán, kiểm toán - Giá thành, khoán chi phí sản xuất - Đối nội, đối ngoại - Chủ tịch Hội đồng giá, Hội đồng tuyển dụng lao động, Hội đồng xét nâng lương, Hội đồng xét khen thưởng, kỷ luật cấp trưởng các đơn vị. - Điều hành các cuộc họp giao ban tuần của Công ty Trực tiếp phụ trách các đơn vị. - Phòng tài chính kế toán thống kê - Phòng Kế hoạch vật tư - Phòng tổ chức lao động . - Văn phòng Giám đốc * Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật: Giúp Giám đốc Công ty quản lý và chỉ đạo các công tác sau: - Kỹ thuật sản xuất than ngắn hạn, dài hạn, các dự án phát triển Công ty - Đầu tư xây dựng cơ bản và xây dựng nội bộ - Sáng kiến cải tiến kỹ thuật và áp dụng các công nghệ mới - Đào tạo, kèm cặp, nâng bậc. - Phụ trách công tác khoan nổ mìn, các công đoạn kỹ thuật , an toàn khi thiết kế các đường lò, quản lý vật liệu nổ công nghiệp. - Chủ tịch hội đồng kỹ thuật, hội đồng sáng kiến. Trực tiếp phụ trách các đơn vị: - Phòng đầu tư xây dựng cơ bản - Phòng kỹ thuật công nghệ - Phòng trắc địa - địa chất * Phó Giám đốc phụ trách điều hàng sản xuất : Giúp Giám đốc Công ty quản lý và chỉ đạo công tác sau: - Sản xuât than, đào lò, tận thu than. - Bốc xúc, vận chuyển. - Nghiệm thu sản phẩm hàng tháng các đơn vị. - Công tác vật tư nội bộ Công ty, quyết toán chi phí tháng, quý, năm. - Điều hành họp sản xuất, họp giao Kế hoạch các phân xưởng hàng tuần Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Các phân xưởng đào lò và khai thác than. - Phân xưởng vận tải. - Phân xưởng xây dựng * Phó Giám đốc phụ trách an toàn: Chuyên trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về công tác an toàn, BHLĐ, vệ sinh môi trường trong Công ty bao gồm: - An toàn trong sản xuât than và đào lò - Đo khí mỏ - gác cửa lò - Phòng chống mưa bão, thủ tiêu sự cố - Vận tải trong hầm lò, bốc xúc vận chuyển than, chở công nhân. - Huấn luyện an toàn định kỳ hàng năm. - An toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường. - Hoàn huyên môi trường. Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng kỹ thuật an toàn - Chủ tịch Hội đồng giám sát an toàn BHLĐ từ Công ty đến phân xưởng. - Bộ phận đo khí thuộc phân xưởng thông gió, đo khí. * Phó Giám đốc phụ trách đời sống - tiêu thụ: Giúp việc Giám đốc Công ty, quản lý và chỉ đạo các công tác sau: - Công tác đời sống: ăn, ở, tắm, giặt, sấy quần áo cho cán bộ CNVC thuộc bộ phận của phân xưởng phục vụ đời sống. - Công tác xây dựng các khu tập thể văn minh xanh, sạch đẹp. - Công tác văn hoá, văn nghệ - TDTT. - Công tác y tế và chăm sóc sức khoẻ CNVC. - Công tác thi đua, tuyên truyền - Bảo vệ quân sự Công ty. - Công tác tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Trực tiếp phụ trách các đơn vị: - Phân xưởng phục vụ đời sống - Phòng TTBV - Phòng tiêu thụ - KCS - Phòng Y tế * Phó Giám đốc Cơ điện: Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo các công tác sau: - Chủ trì công tác Cơ điện ở phòng Cơ điện và các Phân xưởng. - Quản lý, sửa chữa xe máy thiết bị. Trực tiếp phụ trách : - Phòng Cơ điện - Phân xưởng Cơ khí - Phân xưởng Ô tô * Kế toán trưởng Công ty: - Giúp Giám đốc Công ty điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các công việc thuộc lĩnh vực kế toán trưởng quản lý, gồm: - Công tác thống kê, kế toán tài chính. - Thực hiện đầy đủ pháp lệnh kế toán trưởng, pháp lệnh thống kê và chức năng giám sát Nhà nước tại Công ty. - Giúp Giám đốc Công ty công tác quản trị chi phí. - Trực tiếp phụ trách phòng tài chính - kế toán - thống kê. * Các phòng: - Phòng kỹ thuật công nghệ: + Với chức năng và nhiệm vụ chính là chịu trách nhiệm lập các thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, biện pháp thi công… Các hạng mục công trình. + Phòng trắc địa - địa chất: Với chức năng và nhiệm vụ chính là chịu trách nhiệm dẫn hước và cập nhật các đường lò, các diện sản xuất của Công ty, quản lý tài nguyên, môi trường, danh giới mỏ. + Phòng đầu tư XDCB: Với chức năng và nhiệm vụ chính là chịu trách nhiệm lập các Kế hoạch đầu tư, các dự án ngắn và dài hạn của Công ty, lập dự toán các chi tiết các công trình hầm lò, mặt bằng theo hạng mục các công trình đầu tư… + Phòng thông gió : Với chức năng tham mưu giúp Giám đốc Công ty trong công tác quản lý thông gió mỏ đảm bảo vi khí hậu mỏ cho hoạt động sản xuất của tất cả các phân xưởng hầm lò theo đúng quy phạm an toàn, quy định của tập đoàn than - khoáng sản Việt nam, các quy định của Công ty than Uông Bí và của Công ty để thực hiện sản xuất an toàn và hiệu quả. Nhiệm vụ: Lập trình duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch thông gió dài hạn, hàng năm, hàng quý của Công ty, thường xuyên kiểm tra giám sát việc thực hiện Kế hoạch đó trong quá trình khai thác và đào lò ở các đơn vị của Công ty. Tổ chức thực hiện lấy mẫu khí, tính toán xếp hạng mỏ, quản lý khí mỏ cuả tất cả các phân xưởng trong hầm lò. Lập công tác chống bụi trong các khu vực sản xuất , hướng dẫn, kiểm tra phân xưởng thông gió trong việc đo gió, đo khí ở các điểm trong sơ đồ thông gió… + Phòng Cơ điện: Tham mưu giúp Giám đốc trong công tác quản lý và vận hành các thiết bị cơ điện. Lập Kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, mua sắm đổi mới các trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu qua sản xuất kinh doanh của Công ty tổ chức nghiên cứu xây dựng các định mức tiêu hao nhiên liệu cho máy móc thiết bị, kiểm tra giám sát tình trạng kỹ thuật của hệ thiết bị và lập các sơ đồ về cung cấp điện sử dụng, tổ chức nghiệm thu các công trình liên quan đến cơ điện trong toàn Công ty. + Phòng điều hành sản xuất: Có chức năng thừa lệnh Giám đốc chỉ đạo điều hành các hoạt động sản xuất trong toàn Công ty, đảm bảo tiến độ thực hiện theo kế hoạch của cấp trên giao và kế hoạch điều hành của Công ty. + Phòng an toàn: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty đảm bảo tiến độ thực hiện các chế độ về vệ sinh và an toàn trong lao động và phòng chống cháy nổ, tham mưu cho Giám đốc các giải pháp kỹ thuật để đảm bảo về mặt an toàn, bảo hộ lao động cho người công nhân, hướng dẫn thực hiện các quy trình quy phạm để phòng tránh và cả khi sảy ra sự cố. + Phòng tiêu thụ - KCS: Phụ trách công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm, cùng với phòng điều hành chỉ đạo việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty theo đúng kế hoạch tiêu thụ của Công ty đảm bảo đúng số lượng và chất lượng hàng theo yêu cầu. + Phòng tổ chức lao động: Tham mưu giúp Giám đốc về việc tuyển chọn bố trí lao động hợp lý trong quá trình sản xuất, lập đơn giá tiền lương phù hợp cho từng công việc cụ thể, lập kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, đáp ứng yêu cầu sản xuất mới, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động. + Phòng y tế: Với chức năng chính tham mưu giúp Giám đốc về công tác chăm lo sức khoẻ cho người lao động, bằng cách theo định kỳ hàng tháng, hàng quý, tổ chức kế hoạch khám sức khoẻ thường xuyên và cho đi nghỉ điều dưỡng đối với các trường hợp có thời gian lao động trong Công ty từ 05 năm trở lên. Thực hiện việc Kế hoạch khám chữa bệnh và cấp phát thuốc chữ bệnh cho người lao động. + Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ tổng hợp và xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ từng tháng, từng quý, lập kế hoạch mua sắm vật tư trang thiết bị, phối hợp với phòng chức năng tiến hành xây dựng kế hoạch giá thành từng tháng, từng quý và cả năm. Tham mưu với Giám đốc xây dựng quy chế khoán chi phí sản xuất cho từng đơn vị mục đích tăng sản lượng, tiết kiệm chi phí và tiến hành giảm giá thành sản phẩm hàng tháng của các đơn vị trong toàn Công ty. + Phòng tài chính - kế toán - Thống kê: Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động tài chính, công tác hạch toán kế toán thống kê trong toàn Công ty như: Xây dựng quy chế tài chính của Công ty dựa trên quy chế tài chính của Công ty than Uông Bí, tổ chức ghi chép và hạch toán kế toán các nghiệp kinh tế phát sinh hàng ngày, phản ánh trung thực kịp thời và đầy đủ. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty hàng tháng, quý, năm… theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước, tham mưu giúp Giám đốc Công ty về các vấn đề tài chính như: Đầu tư, vay các khoản công nợ phải thu, phải trả, kiểm kê tài sản, kế hoạch về sản lượng, doanh thu, tiền lương… + Văn phòng Giám đốc: Quản lý điều hành các công việc của văn phòng, đảm bảo liên tục các thông tin đa chiều và các loại công văn giấy tờ đến tận các phòng ban, Phân xưởng. Chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, thông tin, tuyên truyền… nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho người lao động. + Phòng thanh tra bảo vệ: Có nhiệm vụ thanh tra, giải quyết các tranh chấp khiếu nại trong Công ty, bảo vệ tài sản cơ sở vật chất, an ninh ranh giới mỏ, trật tự an toàn trong toàn Công ty, lập và kiểm tra các phương án phòng chống cháy nổ, tổ chức huấn luyện tự vệ hàng năm. Thực hiện tốt công tác kế hoạch khám tuyển nghĩa vụ quân sự cho các đối tượng trong tuổi sẵn sàng nhập ngũ. * Khối sản xuất trực tiếp. ( Thể hiện qua sơ đồ sau) Gồm 13 phân xưởng Bộ phận sản xuất chính gồm 8 phân xưởng Bộ phận sản xuất phụ trợ 5 phân xưởng. Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty than Hồng Thái. CÔNG TY THAN HỒNG THÁI Bộ phận sản xuất chính Bộ phận sản xuất phụ trợ PX ĐL 1 PX KT 5 PX KT 4 PX KT 3 PX KT 2 PX PV PX CK PX XD PX VT PX Ô tô PX KT 1 PX ĐL 3 PX ĐL 2 Theo nhiệm vụ kế hoạch Công ty than Uông Bí giao cho Công ty than Hồng Thái về sản xuất than nguyên khai năm 2006 là 774.000 tấn than nguyên khai, đào mới 8.220 mét lò và đào 3.779m lò cơ bản sản xuất thì đối với các phân xưởng của Công ty phải thực hiện nhiệm vụ cơ bản như sau: - Phân xưởng khai thác 1: Tổ chức đào lò khai thác than tại vỉa 47, từ mức + 410 - 475 khu vực Hồng Thái. Theo kế hoạch sản xuất của Công ty giao cho phân xưởng khai thác 132.000 tấn than nguyên khai, đào lò cơ bản sản xuất là 685m … Thực hiện theo đúng quy trình quy phạm của khai thác than hầm lò - Phân Xưởng khai thác 2: Tổ chức đào lò khai thác than lò chợ từ mức + 215 - 300 tại khu vực Hồng Thái theo kế hoạch của Công ty giao cho phân xưởng khai thác 184.800 tấn than nguyên khai, đào 960 mét lò cơ bản sản xuất … Thực hiện theo đúng quy trình quy phạm của khai thác hầm lò. - Phân xưởng khai thác 3: Tổ chức đào lò khai thác than tại khu vực vỉa 43, từ mức + 250 - 280 Khu vực hồng Thái theo kế hoạch của Công ty giao cho phân xưởng khai thác 80.400 tấn than nguyên khai, đào 417mét lò cơ bản sản xuất . Thực hiện theo đúng quy trình quy phạm của khai thac hầm lò. - Phân xưởng khai thác 4: Tổ chức đào lò khai thác than tại khu vực vỉa 46, từ mức + 251 - 300 Khu vực Hồng Thái theo kế hoạch của Công ty giao cho phân xưởng khai thác 192.000 tấn than nguyên khai, đào 997 mét lò cơ bản sản xuất . Thực hiện theo đúng quy trình quy phạm của khai thac hầm lò. - Phân xưởng khai thác 5: Tổ chức đào lò khai thác than tại khu vực vỉa 18 và vỉa 24 , từ mức + 126 - 200 Khu vực Tràng Khê theo kế hoạch năm của Công ty giao cho phân xưởng khai thác 184.800 tấn than nguyên khai, đào 720 mét lò cơ bản sản xuất . Thực hiện theo đúng quy trình quy phạm của khai thac hầm lò. - Phân xưởng đào lò 1: Chịu trách nhiệm chuẩn bị ruộng mỏ vỉa 10, vỉa 12 từ mức + 200 - 280 Khu vực Tràng Khê. Đào các đường lò cơ bản ( Lò cái chân, lò cái Đầu, Thượng Thông gió song song chân lò, song song đầu và một số đường lò cơ bản khác) theo kế hoạch năm của Công ty gia cho phân xưởng khai thác là đào mới 2.760 mét lò. Đảm bảo đúng quy trình đào lò chuẩn bị sản xuất. - Phân xưởng đào lò 2: Chịu trách nhiệm đào các đường lò chuẩn bị ruộng mỏ từ mức + 215 - 350 vỉa 45 khu vực Hồng Thái, theo kế hoạch năm Công ty giao cho phân xưởng là đào mới 2.340 mét lò. Đảm bảo đúng quy trình đào lò chuẩn bị sản xuất . - Phân xưởng đào lò 3: Chịu trách nhiệm đào các đường lò chuẩn bị ruộng mỏ từ mức + 325 - 410 vỉa 47 khu vực Hồng Thái, theo kế hoạch năm Công ty giao cho phân xưởng là đào mới 3.120 mét lò. Đảm bảo đúng quy trình đào lò chuẩn bị sản xuất . - Phân xưởng vận tải lò 1: Chịu trách nhiệm vận tải toàn bộ than sản xuất trong hầm lò ra ngoài cửa lò tại khu vực vỉa 46 phụ trợ cho các phân xưởng: KT2, KT4. - Phân xưởng xây dựng: chịu trách nhiệm gia công các tấm chèn bê tông trong hầm lò, xây dựng và sửa chữa các công trình nhà ở phục vụ đồi sống CBCNVC … bốc xếp vật tư phục vụ các phân xưởng sản xuất. - Phân xưởng ô tô: Có nhiệm vụ chính là vận chuyển than nguyên khai từ các cửa lò các khu vực sản xuất …về kho than mặt bằng + 24 để giao cho Xí nghiệp Sàng tuyển & Cảng và chở vật tư từ kho của Công ty phục vụ các đơn vị sản xuất. Hiện nay theo mô hình quản lý của Công ty than Uông Bí, toàn bộ các công tác gia công chế biến và tiêu thụ than do Xí nghiệp sàng tuyển & Cảng đảm nhận, các Công ty con chỉ khai thác than và vận chuyển về kho cho Xí nghiệp sàng tuyển & Cảng giao nhận, cuối tháng, quý các Công ty đối chiếu xác nhận số lượng, chất lượng xản phẩm cấp than và từ đó xác định doanh thu tiêu thụ của từng Công ty. - Phân xưởng gia công cơ khí: Chịu trách nhiệm gia công các sản phẩm có khí phục vụ sản xuất như: Vì sắt chống lò, gông, giằng, láp…. Thi công, lắp đặt sửa chữa các thiết bị xe máy, quản lý các công trình điện… - Phân xưởng Thông gió - Đo khí: Với nhiệm vụ đo và cảnh báo khí mê tan ( CH4) tại các gương lò của phân xưởng sản xuất để đề phòng cháy nổ trong hầm lò, đảm bảo các trường hợp không có chức năng nhiệm vụ vào lò và kể cả đối tượng CBCNVC vào lò mang theo các vật dụng rễ gây cháy nổ khí và các nguy cơ đến công tác an toàn bảo hộ lao động. - Phân xưởng phục vụ đời sống: Với chức năng nhiệm vụ phục vụ ăn uống cho toàn thể CBCNVC, quản lý hệ thống nhà tắm, giặt, sấy quần áo bảo hộ lao động, hệ thống nồi hơi và quản lý các khu tập thể công nhân… Là đơn vị chuyên sản xuất và khai thác hầm lò, do đó kết cấu sản xuất của Công ty được chia làm hai bộ phận chính. - Bộ phận sản xuất chính. - Bộ phẩn sản xuất phụ trợ Phó phòng Phụ trách công tác thống kê ( Kiêm thống kê tổng hợp ) BỘ PHẬN KẾ TOÁN ( gồm 07 kế toán viên ) - 01 Kế toán thanh toán, ngân hàng. - 02 Kế toán vật liệu, CCDC - 01 kế toán TSCĐ - 01 kế toán công nợ - 02 Kế toán tiền lương BỘ PHẬN THỐNG KÊ ( gồm 04 thống kê) - 01 thống kê PX Đào lò 1, PXKT5, PXĐL2, PX TG. - 01 thống kê PXKT1, PXKT3, PXKT4, PXĐL2. - 01 thống kê PXKT2, PXVTL1. - 01 thống kê PXCH, PXô tô PXXD. Kế toán trưởng Thủ quỹ Phó phòng Phụ trách công tác Kế toán tài chính ( Kiêm kế toán tổng hợp ) * Chức năng, nhiệmvụ của từng phần hành: Thống kê - Kế toán: 1. Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung công tác tài chính, kế toán, thống kê theo chức năng, nhiệm vụ được Giám đốc Công ty giao và theo sự chỉ đạo về mặt chuyên môn nghiệp vụ của Kế toán trong Công ty và Luật kế toán, Lụât thống kê và các quy định liên quan đến kế toán, tài chính, thống kê, trực tiếp phụ trách công tác tài chính. 2. Phó phòng phụ trách công tác kế toán: Giúp kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp công tác kế toán, trực tiếp làm các công việc chủ yếu như sau: + Kế toán tổng hợp chi phí, giá thành xác định kết quả kinh doanh, kế toán thu nhập khác ( TK 139,154, 155 ,156, 157, 158, 159, 421, 621, 622, 627, 632, 641, 642, 711, 811, 911,…) + Kế toán doanh thu ( TK 511, 512) + Kế toán các quỹ của Xí nghiệp ( TK 413, 415, 416, 431,…) + Kế toán công nợ phải trả cho người bán ( TK 331) + Trực tiếp làm kế toán thuế ( TK 133,333) + Trực tiếp ký phiếu xuất kho vật tư hàng ngày cho các phân xưởng + Chịu trách nhiệm lưu giữ toàn bộ chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán liên quan đến nhiệm vụ được giao. 3. Phó phòng phụ trách công tác thống kê: Chịu trách nhiệm công tác thống kế tổng hợp và chỉ đạo toàn bộ thống kê. 4. Kế toán tổng hợp vật liệu và công dụng cụ. - Trực tiếp làm kế toán nguyên vật liệu, nhiên liệu, công dụng cụ lao động ( TK 152,153,155 ( Gia công cơ khí), 002). - Chịu trách nhiệm lưu giữ toàn bộ chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán liên quan đến nhiệm vụ được giao. 5. Kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng. - Chịu trách nhiệm phụ trách toàn bộ phần hành liên quan đến (TK 112,113 tiền vay ngắn hạn ( TK 311,315) vay dài hạn ngân hàng ( TK 341), TK 111, TK 141,Tk138.) - Theo dõi việc thanh quyết toán các chế độ ăn hàng tháng với. Phân xưởng phục vụ đời sống, nhà ăn cơ quan, nhà ăn Tràng Khê và nhà ăn tự chọn vỉa 35. - Chịu trách nhiệm lưu giữ toàn bộ chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán liên quan đến nhiệm vụ được giao. 6. Kế toán tài sản có định: Chịu trách nhiệm theo dõi đầu tư XDCB quyết toán ĐTXDCB sửa chữa lớn tài sản cố định,… ( TK 211,212,213,214,411,412,414,441,001,009.) - Kế toán theo dõi tài khoản 142,242,335. * Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại Công ty. Công ty than Hồng Thái là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, có nhiều trang thiết bị kỹ thuật tính toán và thông tin cao. Do đó đơn vị đã áp dụng hình thức ghi sổ kế toán: Sổ nhật ký chứng từ. Ưu điểm của hình thức này có tình chuyên môn cao, lại giảm được khối lượng ghi chép đảm bảo cung cấp thông tin và lập báo cáo kịp thời. + Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu * Trình tự ghi sổ kế toán được tiến hành qua các bước sau: Bước 1: Lập hoặc thu các chứng từ gốc. Chứng từ kế toán vừa là phương tiện thông tin kiểm tra, là những minh chứng bằng văn bản hợp pháp của việc hình thành tài sản của đơn vị trong quá trình sau khi được lập hoặc tiếp nhận chứng từ sẽ được phân loại sử lý luân chuyển đúng chuẩn bị cho việc ghi sổ kế toán. Bước2 : Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách trên cơ sở chứng từ đã được phân loại xử lý, kế toán tiến hành định khoản và phản ánh các bút toán vào sổ chi tiết - Chứng từ ghi sổ tuỳ theo trường hợp cụ thể. Bước3: Khoá sổ kế toán khi kế thúc kỳ kế toán cần tiến hành lập bút toán khoá sổ và ghi các bút toán này vào sổ sách có liên quan. Đồng thời tính và ghi số dư cuối tháng và tài khoản trên cơ sở đó lập bảng cân đối kế toán. Bước 4: Lập báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính được lập sau kỳ kết thúc kinh doanh ( quý, năm) - Bảng cân đối kế toán ( quý, năm) - Báo cáo kết quả kinh doanh ( quý, năm) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( quý, năm) - Bản thuyết minh báo cáo( năm) II. Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán nguyên liệu vật liệu Nguyên vật liệu (NVL) Nguyên vật liệu là đối tượng lao động cần thiết tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh. Trong quá trình sử dụng giá trị của NVL được chuyển một lần vào giá trị sản phẩm. Hình thái bên ngoài của NVL thay đổi hoàn toàn trong quá trình sản xuất để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động do đã được quản lý là nhập kho và xuất kho. Quản lý nguyên vật liệu Quản lý là một yêu cầu tất yếu trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu là một trong những khâu hết sức quan trọng trong sản xuất. Để sản xuất kinh doanh diễn ra một cách thường xuyên, liên tục thì doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất. Mỗi sản phẩm sản xuất ra được sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau và giá cả cũng thường xuyên biến động. Do vậy cần phải tăng cường công tác quản lý theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu. Thu mua: Mỗi loại NVL có công dụng riêng do đó phải quản lý qúa trình thu mua, quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, chất lượng và giá cả, chi phí thu mua, phương tiện vận chuyển hợp lý, địa điểm thu mua càng gần nơi sản xuất càng tốt nhằm giảm bớt chi phí NVL góp phần hạ giá thành sản phẩm. Bảo quản: Bảo quản nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định, tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi để NVL tránh không gây thất thoát, hư hỏng, kém phẩm chất ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Sử dụng: Phải sử dụng NVL tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí góp phần quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm. Đồng thời phải thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức tiêu hao NVL trong sản xuất. Do vậy phải tổ chức ghi chép, phản ánh đúng, đủ và kịp thời tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Dự trữ: Xác định được định mức tối đa, tối thiểu trong dự trữ NVL để không gây ứ đọng hoặc thiếu nguyên vật liệu trong sản xuất. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và tạo được uy tín trên thị trường, nhất thiết phải tổ chức tốt việc quản lý NVL. Nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu đã đặt ra cho doanh nghiệp và những người làm công tác hạch toán kế toán những nhiệm vụ quan trọng như: Tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác trung thực kịp thời số lượng và giá thành thực tế NVL nhập kho. Phản ánh, tập hợp đầy đủ chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. Sử dụng và phân bổ hợp lý giá trị NVL vào các đối tượng chi phí sản xuất kinh doanh. Phản ánh và tính toán đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị NVL, tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém mất phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời. Kiểm kê phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng NVL, lập đầy đủ kịp thời các báo cáo về nhập, xuất, tồn và sử dụng NVL. III. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu Để có thể quản lý một cách chặt chẽ, khoa học, hợp lý, bảo đảm sử dụng NVL có hiệu quả thì phải tiến hành phân loại NVL theo những tiêu thức nhất định. Việc phân loại này cũng tùy thuộc vào từng doanh nghiệp và từng loại hình sản xuất. Song nhìn chung trong các doanh nghiệp sản xuất NVL được chia thành nhiều loại. Trước hết căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý doanh nghiệp thì NVL được chia thành: Nguyên vật liệu chính Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Ví dụ: Sắt thép trong doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, bông trong các nhà máy sợi... Nguyên vật liệu phụ Là những vật liệu dùng phụ trợ trong sản xuất được kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm, phục vụ cho quá trình sản xuất bảo quản và bao gói sản phẩm: Nhóm vật liệu phụ làm tăng chất lượng vật liệu chính VD: Sơn, véc ly.. Nhóm vật liệu phụ làm cho tư liệu lao động hoạt động bình thường. VD: Xăng, dầu, xà phòng.. Nhóm vật liệu phụ làm cho sản phẩm có thuộc tính tiêu dùng nhất định VD: Thuốc nhuộm Nhiên liệu: Dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng do tính chất lý hóa học nên nó được xếp vào một loại riêng để có chế độ quản lý phù hợp. Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết, phụ tùng dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. Thiết bị sử dụng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. Phế liệu thu hồi: Là các loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. VD: Gỗ, sắt thép vụn hay phế liệu thu hồi từ quá trình thanh lý TSCĐ. Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các loại vật liệu đã nêu trên. VD: Bao bì đóng gói, các loại vật liệu đặc chủng... Tính giá nguyên vật liệu Là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Xác định giá trị ghi sổ kế toán NVL theo quy định chung của chuẩn mực kế toán. Kế toán hạch toán, nhập, xuất, tồn kho NVL phải phản ánh theo đúng giá thực tế. Giá trị của NVL được phản ánh trên sổ sách kế toán tổng hợp, trên bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. Giá trị thực tế của NVL bao gồm cả thuế hoặc không bao gồm thuế giá trị gia tăng tùy thuộc vào doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ. Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp thì giá thực tế NVL bao gồm thuế GTGT ( tính cho số lượng NVL mua vào và cả chi phí thu mua nếu có). Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thì giá trị thực tế NVL không bao gồm thuế GTGT. Tính giá NVL có thể chia làm 2 trường hợp: Giá NVL nhập kho Giá NVL xuất kho Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Căn cứ nguồn nhập kho NVL để xác định giá thực tế. Đối với NVL mua ngoài, giá thực tế xác định theo công thức: Giảm giá hàng mua (Nếu có) Giá mua ghi trên hóa đơn của người bán Chi phí thu mua Giá thực tế nhập NVL - + = Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho và số hao hụt trong định mức. Đối với vật liệu gia công chế biến xong nhập kho, thì giá thực tế bao gồm giá vật liệu xuất kho và chi phí gia công chế biến. Trị giá thực tế của vật liệu tự chế biến Giá thực tế của vật liệu xuất chế biến Chi phí chế biến + = Chi phí vận chuyên bốc dỡ + + = Giá thực tế NVL xuất chế biến Chi phí thuê ngoài gia công chế biến Đối với các NVL do các bên cổ đông, các bên góp vốn liên doanh góp vốn khi thành lập doanh nghiệp thì giá thực tế của NVL được tính theo giá do hội đồng định giá quyết định. Đối với NVL biếu, tặng, thưởng: Giá thực tế của NVL được tính theo giá trị tặng thưởng hoặc biếu tặng, nếu không có thì tính theo giá NVL tương đương trên thị trường. Đối với NVL là phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất có thể tính theo hai cách: + Giá tạm tính: Phương pháp này đơn giản nhưng không chính xác. + Giá thực tế trên thị trường: Phương pháp này chính xác nhưng phức tạp. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Trong quá trình hạch toán NVL tùy từng trường hợp cụ thể của từng doanh nghiệp như lượng danh điểm, số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều hay ít, giá NVL ở doanh nghiệp biến động thường xuyên hay ổn định. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn những phương pháp sau: Phương pháp xác định hệ số giá: Giá hạch toán là giá doanh nghiệp quy định có tính chất ổn định và nó chỉ sử dụng để kế toán ghi sổ hàng ngày, chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về NVL. Nói một cách khác, giá hạch toán là giá tạm tính khi chưa biết giá chính thức của NVL. Giá hạch toán NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho X Đơn giá hạch toán = Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo hệ số giá của NVL. Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Hệ số giá + Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ = Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ + Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ Giá hạch toán NVL xuất trong kỳ Giá NVL xuất trong kỳ Hệ số giá X = Tính theo phương pháp này có ưu điểm là đảm bảo tính kịp thời của công tác kế toán, từ đó tăng cường công tác quản lý vật liệu. Mặt khác giảm bớt được khối lượng tính toán cho kế toán vật liệu. - Phương pháp xác định giá thực tế: Phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm NVL số lần nhập, xuất nhiều, tổ chức kho tàng tốt, giá tương đối ổn định. Công thức tính như sau: Đơn giá thực tế bình quân NVL tồn đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ = Số lượng NVL tồn đầu và nhập trong kỳ Số lượng NVL xuất dùng trong kỳ Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ Đơn giá bình quân X = Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hành NVL nhập kho. Vì vậy, khi xuất lô hàng nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của lô hàng đó. Nếu á dụng phương pháp này doanh nghiệp sẽ tính được giá thực tế NVL xuất kho tương đối sát với giá thị trường, thuận lợi cho công tác tính giá thành sản phẩm. Song có nhiều hạn chế là NVL phải được theo dõi chi tiết từng lô hàng, từng lần nhập mà trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp có số danh điểm NVL ít, số lần nhập xuất ít. Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này số NVL nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá trị thực tế của từng lô hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế NVL mua trước sẽ dùng làm giá để tính giá xuất trước và giá thực tế tồn kho cuối kỳ chính là giá mua vào sau cùng. Phương pháp tính theo giá nhập sau xuất trước: Khi tính giá xuất kho NVL trên cơ sở giả định lô nào nhập sau thì được xuất trước, vì vậy việc tính giá NVL xuất ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước. Nếu xu hướng giá cả tăng dần thì số xuất kho giá cao, bời vì giá NVL tính theo giá mỗi lần nhập cuối, khi đó hàng giảm xuống. Ngược lại, nếu giá cả có xu hướng giảm thì NVL xuất kho tính theo giá mới sẽ thấp, giá thành snả phẩm hạ, hàng tồn kho trong kỳ sẽ có giá cao, mức lãi trong kỳ sẽ tăng. Phương pháp tính giá bình quân liên hoàn: Sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định đơn vị bình quân cuả từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân của hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của NVL xuất kho. Phương pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên sử dụng ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng máy vi tính. Phương pháp tính giá thực tế NVL theo giá của lần nhập cuối cùng: Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với quy cách mẫu mã khác, giá trị thấp và xuất dùng thường xuyên, các doanh nghiệp có thị trường cung ứng NVL tương đối ổn định trong cuối kỳ hạch toán hoặc các doanh nghiệp không có điều kiện kiểm kê từng đợt xuất kho. + Nếu giá của lần nhập cuối cùng là thấp: Giá tồn cuối kỳ = Số lượng tồn X giá lần nhập cuối cùng - + Giá hàng tồn cuối kỳ Giá hàng nhập trong kỳ Giá hàng tồn đầu kỳ = Giá hàng xuất + Nếu giá của lần nhập cuối cùng là cao nhất: Đơn giá lần nhập cuối cùng Số lượng xuất Giá hàng xuất kho trong kỳ X = Việc lựa chọn phương pháp tính giá phù hợp có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán. IV. Tổ chức kế toán NVL trong các doanh nghiệp 1. Tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu: Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, các loại tài sản cần phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng nhóm, thứ. Hạch toán và theo dõi hạch toán phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán, dựa vào các chứng từ kế toán. a. Chứng từ kế toán sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141 TCQĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về NLV, CCDC bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 - VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT ) - Phiếu xuất kho kèm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( Mẫu 08 - VT ) - Hoá đơn bán kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - BH ) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03 - BH ) - Hoá đơn thuế GTGT Các chứng từ kế toán thống nhất theo quy định của Nhà nước phải được lập kịp thời, đầy đủ, đúng quy định, mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định trên thì các doanh nghiệp còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04 - VT ) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 - VT ) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 - VT ) b. Tổ chức hạch toán ban đầu: Khi tổ chức hạch toán ban đầu, kế toán trưởng cùng các bộ phận có liên quan phân công trách nhiệm cho từng bộ phận. - Hạch toán các nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật tư cho sản xuất: tổ chức phương thức mua hàng và theo dõi thực hiện hợp đồng với từng khách hàng, cụ thể như vận chuyển để lập chứng từ gốc phản ánh vật tư mua vào, các phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, biên bản thừa thiếu và ghi sổ kế toán dựa vào chứng từ gốc. - Hạch toán vật tư kho: Hình tahnhf chế độ kiểm nhận vật tư nhập kho và trách nhiệm lập chuyển chứng từ mua, nhập kho giữ nhân viên cung ứng, thủ kho và kế toán kho tổ chức ghi sổ vật tư và sổ kế toán vật tư thích hợp với điều kiện cụ thể về loại vật tư, đặc điểm bố trí kho tàng theo không gian, trình độ nghiệp vụ về kho và kế toán kho. Tổ chức kiểm kê và điều chỉnh vật tư dự trữ trên sổ kho, sổ kế toán. - Hạch toán vật tư: Xác định vật tư và đối tượng tập hợp chi phí NVL xuất dùng, làm cơ sở cho việc thiết kế chứng từ, sổ sách hạch toán NVL xuất dùng. - Tổ chức việc nghi chép NVL xuất dùng, còn lại chưa dùng tại các bộ phận sản xuất, NVL thừa không cần dùng trả lại cho kho. Số lượng thu hồi… Mục đích nội dung của tổ chức này là nhằm tính chính xác mức chi phí thực tế đã xuất và sử dụng. Được thực hiện trên hệ thống sổ chi tiết, nguyên vật liệu xuất dùng, sổ chi tiết về sản xuất kinh doanh, chi tiết cho từng phân xưởng tổ, đội, chi tiết trên từng sản phẩm, nhóm sản phẩm để tập hợp chi phí. 2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Doanh nghiệp NVL có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp. Một yêu cầu cấp bách đặt ra đối với hạch toán là phải theo dõi sự biến động của từng loại NVL. Như vậy hạch toán chi tiết NVL đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác tình hình nhập - xuất - tồn về mặt giá trị và mặt số lượng ở từng kho của doanh nghiệp, là cơ sở để so sánh đối chiếu với hạch toán tổng hợp. Hạch toán chi tiết NVL được tiến hành ở cả hai nơi kho và phòng kế toán. Hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL. Đối chiếu thẻ song song, đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. a. Phương pháp thẻ song song: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu. Tuy nhiên việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về mặt số lượng, ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Nguyên tắc: Kế toán phải theo dõi về mặt số lượng và giá trị của từng thứ NVL nên trên sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết. - Nội dung: Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để phán ánh tình hình biến động tăng, giảm NVL về số lượng, mỗi thẻ kho được mở cho một loại danh điểm vật liệu, mỗi chứng từ nhập xuất được ghi một dòng vào thẻ kho. Cuối tháng thẻ kho phải tính ra số dư theo tưùng doanh điểm NVL. Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho đã mở ở kho, thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán phải kiểm tra đối chiếu ghi đơn giá hoặch toán vào và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán các chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Số liệu của bản này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toàn vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho. Khi giao thẻ kho thì kế toàn phải ghi vào sổ. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất Sổ(thẻ)kế toán chi tiết vật liệu Phiếu nhập Bảng tổng hợp N-X-T vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra số liệu - Ưu nhược điểm phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trung lặp về chỉ tiêu số lượng . Ngoài việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. b. Phương pháp đối chiếu luân chuyển: - Nguyên tắc: kế toán theo dõi về mặt số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu trên sổ theo dõi đối chiếu luân chuyển. - Nội dung: Ở kho: Việc ghi chép ở kho của chủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống nhu phương pháp ghi thẻ song song. - Ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bản kê xuất trên cơ sở nhập xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. - Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp số đối chiếu luân chuyển có thể khái quát như sau: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo P. pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra số liệu - ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Phương pháp này đã giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu vật liệu, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng mà hạn chế tác dụng kiểm tra. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có ít nghiệp vụ nhập - xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. Do vậy khong có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. c. Phương pháp sổ số dư: - Nguyên tắc: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật liệu. - Nội dung: - ở kho: giống hai phương pháp trên định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tổng hợp toàn bộ chứng từ nhập - xuất khi phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ nhập - xuất vật liệu. NGoài ra thủ kho còn phải ghi sổ NVL tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi song thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. - Ở phòng kế toán: nhân viên kế toán phải xuống kho theo định kỳ để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán ) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ đồng thời gho số tiền vừa tính được của từng nhóm NVL ( nhập riêng, xuất riêng vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL ). Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ nhập - xuất NVL. Tiếp đó cộng số tiền nhập - xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm NVL, số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư ( trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho X giá hạch toán ). Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ số dư Bảng kê xuất Sơ đồ kế toán chi tiết Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày và định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra số liệu - Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Phương pháp này tránh được những trung lập giữa kho và phòng kế toán, giảm bới khối lượng ghi chép, công việc tiến hàng đều trong tháng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số liệu có và tình hình tăng, giảm phải xem số liệu thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và kế toán rất khó khăn. - Phạm vi áp dụng: - Thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ xấut nhập nhiểu, thường xuyên, nhiều chủng loại NVL đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày, yêu cầu trình độ quản lý, chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 3. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu: Nguyên vật liệu là tà sản lưu động của doanh nghiệp được nhập xuất thường xuyên tuỳ theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp. Hiện nay theo chế độ quy định của Bộ tài chính có hai phương pháp để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn khó nói chung là: kê kahi thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Tuỳ thuộc vào yêu cầu công tác quản lý, trình độ cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp phù hợp. a. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến đọng tăng giảm một cách thường xuyên, liên tục, về việc nhập - xuất - tồn của vật tư hàng hoá. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu thực tế kiểm kê NVL tồn kho, so sánh đối chiếu với số lượng NVL tồn kho trên sổ sách kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp kịp thời. Phương pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp và các đơn vị kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. - Tài khoản kế toán: Để hạch toán tổng hợp quá trình thu mua, nhập, xuất kho NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán xử dụng các tài khảon sau: * TK 151 " Hàng mua đang đi trên đường" TK 151 Giá trị NVL đang đi trên đường cuối kỳ Giá trị NVL mua ở các kỳ trước nhập kho hoặc chuyển giao thẳng Số dư giá trị vật tư hàng hoá đang đi trên đường cuối kỳ * TK 152 " Nguyên liệu, vật liệu " Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL theo giá trị thực tế kết cấu TK 152 như sau: TK 152 + Giá trị thực tế NVL nhập kho + Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm kê + Trị giá thực tế NVL xuất kho + Giảm giá hàng mua được hưởng + Trị giá NVL thiếu hụt, hư hỏng phát hiện khi kiểm kê Số dư : Trị giá thực tế NVL tồn kho Tài khoản này được chi tiết theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp: + TK 1521 " Nguyên liệu, vật liệu chính " + TK 1522 " Nguyên liệu, vật liệu phụ " + TK 1523 " Nhiên liệu " + TK 1524 " Phụ tùng thay thế " + TK 1525 " Vật liệu thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản " + TK 152 " Vật liệu khác " + TK 133 " Thuế giá trị gia tăng " + TK 111 " Tiền mặt " + TK 112 " Tiền gửi ngân hàng " + TK 311 " Vay ngắn hạn" + TK 411 " Nghuồn vốn kinh doanh " TK 331 " Phải trả cho người bán " - Hạch toán tình hình biến động tăng NVL đối với các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ" Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ 9 Thực hiện việc mua, bán hàng có hoá đơn, chứng từ ghi chép đầy đủ ) thuế giá trị gia tăng đầu vào tách riêng, không ghi vào giá trị thực tế của NVL. Như vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng NVL, còn phần thuế giá trị gia tăng đầu vào đwocj ghi vào sổ cụ thể. * Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kê toán ghi: Nợ TK 153: Giá thực tế NVL Nợ TK 133 ( 131: Thuế VAT được khấu trừ ) Có TK liên quan. ( 331; 111; 112; 141…) Tổng số thanh toán - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng triết khấu: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111; 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận Có TK 711: Số triết khấu mua hàng hưởng theo giá không thuế. - Trường hợp DN được giảm giá hay hàng mua trả lại ( nếu có) ghi: Nợ TK 331 Nợ TK 111; 112 Nợ TK 1338 Có TK 152; 153 * Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: - Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152; 153: Trị giá toàn bộ số hàng ( không có thuế VAT) Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381: Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT - Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: Nếu trả lại người bán: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152: Trả lại số thừa Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( giá chưa có VAT ) Nợ TK 133 ( 1331 ): Thuế VAT có số hàng thừa - Nếu thừa không có nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( Giá chưa có VAT ) Có TK 711: Số thừa chưa rõ nguyên nhân - Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp bên ngoài, hàng và hoá đơn cùng về ; số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi nợ TK 002. Khi xử lý số thừa, ghi có TK 002 Căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: nếu dồng ý mua tiếp ghi tăng NVL nhập kho, nếu thừa không có nguyên nhân thì ghi tặng thu nhập. * Trường hợp hàng thiếu hụt so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: - Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá số hàng thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu ( Không có thuế VAT ) Nợ TK 133 ( 1331): Thuếu VAT theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. - Khi xử lý: Nếu người bán giao tiếp số thiếu : Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu Nếu người bán không có hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả cho người bán Có TK 1381: Xử lý số thiếu Có TK 133(1331): Thuế VAT (số hàng thiếu ) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 1388; 334: Cá nhân bồi thường Có TK 133 ( 1331): Thuế VAT số hàng thiếu Có Tk 1381: Xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 811: Số thiếu không do nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu * Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể giảm giá hoặc trả lại người bán: Khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá ghi: Nợ TK 311; 111; 112 Có TK 152 Có TK 1331: Thuế VAT của số giao trả hoặc giảm giá * Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " Hàng chưa có hoá đơn'. nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi số bình thường, còn cuối tháng hóa đơn vẫn chưa về thì ghi giá tạm tình bằng bút toán. Nợ TK 152 Có TK 331 Sang tháng sau khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng một trong 3 cách sau: - Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thông thường. - Cách 2: Ghi sổ chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thông thường ( nếu giá thực tế > giá tạm tính ) - Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như giá bình thường. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ " Hàng mua đang đi đường". nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo giá hoá đơn ( không có thuế VAT ) Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ có tài khoản liên quan ( 331; 111; 112; 1141). Sang tháng sau khi hàng về thì ghi: Nợ TK 152: nếu nhập kho Nợ TK 621; 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có tài khoản 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về * Trường hợp NVL tự chế tạo nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152: Giá thành thực tế sản xuất Có TK 154: Thuê ngoài gia công hoặc tự sản xuất nhập kho * Các trường hợp tăng NVL: Nợ TK 152: Giá thực tế NVL tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, tăng, thưởng, viện trợ, góp vốn. Có TK 412: Đánh giá tăng NVL Có TK 336: vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: Thừa trong định mức Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621; 627; 641; 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222; 128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi phế liệu từ xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TXCĐ Sơ đồ hoạch toán NVL mua ngoài 111; 112; 331; 141… 152 331 Mua NLVL Chiết khấu hàng về nhập kho mua được hưởng 133 Thuế GTGT đầu vào 3331 Thuế GTGT phải nộp Số tiền giảm giá do của hàng nhập khẩu hàng kém phẩm chất 151 NVL đang đi đường tháng trước về nhập kho 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp của hàng nhập khẩu 111; 112; 331 Chi phí vận chuyển bốc dỡ tính vào giá thực tế NVL - Hạch toán tình hình biến động NVL đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp biến động trực tiếp. Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ( do thực hiện đầy đủ các điều kiện đầy đủ về sổ sách kế toán, chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc) về phần thuế VAT được xác định bằng giá thực tế NVL nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào TH 152 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK 152: Giá thực tế NVL mua ngoài ( kể cả thuế VAT ) Có TK liên quan ( 331; 111; 112….) Số chiết khấu mua hàng: Nợ TK liên quan ( 331,111,112,1388…) Có TK 711 Số giảm giá hàng mua, hàng bị trả lại: Nợ TK liên quan ( 331,111,112,1388…) Có TK 152 - Hạch toán tình hình biến động giảm NVL: Nguyễn vật liệu giảm chủ yếu do sản xuất cho sản xuất kinh doanh, phần òcn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế bên có của TK 152. Hạch toán tổng hợp giảm NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp giảm NVL theo P. pháp kê khai thường xuyên TK 152,153 Xuất cho chế tạo sản phẩm, chi phí TK621,627,641,241 sản xuất chung, bán hàng, quản lý TK 142 CCDC phân bổ xuất dùng dần TK 222,128 Xuất góp vốn liên doanh TK 338,334,111,152 Bồi thường phế liệu thu hồi TK 154 Xuất ngoài gia công chế biến TK 1381,642 Thiếu phát hiện qua kiểm kê cho vạy tạm thời TK 142 Đánh giá giảm Đánh giá tăng - Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL: Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể kiểm kê NVL tại kho của doanh nghiệp. Trong quá trình kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê NVL hiện có đối chiếu với tài liệu kế toán xác định số thừa, thiếu, hư hỏng, kém phẩm chất…Biên bản kiểm kê là chứng từ chủ yếu để hoạch toán kết quả kiểm kê. Trong trường hợp kiểm kê phát hiện NVL hoặc kém phẩm chất doanh nghiệp, truy tìm nguyễn nhân và người phạm tội để có biện pháp xử lý kịp thời, tuỳ từng nguyên nhân cụ thể hoặc quyết định của cấp có phẩm quyền: Chờ sử lý: Nợ TK 138 ( 1381) Có TK 152 Nếu giá trị NVL thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép hoặc quyết định xử lý số hao hụt tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kế toán ghi. Nợ TK 627 Có TK 152 Nếu quyết định người có lỗi bồi thường. Nợ TK 111, 334, 138 ( 1388) Có TK 152 Khi kiểm kê phát hiện thừa doanh nghiệp phải xác định NVL thừa là của mình hay trả lại cho đơn vị cá nhân khác. Nếu NVL thừa xác định là doanh nghiệp : Nợ TK 152: Giá thực tế NVL thừa Có TK 338 ( 3388 ): số phải trả Nếu NVL thừa xác định sẽ trả lại cho đơn vị cá nhân khác: Nợ TK 002 Khi trả ghi có TK 002 Sơ đồ hạch toán kết quả kiểm kê kho VNL: TK 3381 TK 152.153 TK 1381 TK 042 NLVL thừa là của Thiếu chờ Tính vào chi doanh nghiệp xử lý phí XSKD Hao hụt cho phép TK 111,334, 338 Quyết định cá nhân phải bồi thường b. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: * Khái niệm: Là phương pháp hạch toán hàng tồn kho không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất là số lượng theo dõi số tồn cuối kỳ thông qua kiểm kê cuối kỳ và xác địng tồn kho cuối kỳ. Từ đó tính ra giá trị xuất trong kỳ: Giá trị vật liệu hàng hoá, thành phẩm xuất trong kỳ = Giá trị vật liệu hàng hoá, mua vào trong kỳ + Giá trị vật liệu hàng hoá, tồn đầu kỳ - Giá trị vật liệu hàng hoá, tồn cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK ) những tài khoản tồn kho chỉ ghi giá trị tồn cuối kỳ mà không ghi giá trị nhập - xuất. Do đó giá trị nhập xuất được ghi trên các tài khoản trung gian, các Tk này chỉ dùng cho phép KKĐK: TK 611: mua hàng TK 631: giá thành sản xuất TK 632: giá vốn hàng bán Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở những doanh nghiệp có số lượng chủng loại vật liệu hàng hoá lớn đơn giá thấp. * Phương pháp hạch toán: + TK sử dụng - TK 152 " nguyên lêịu - vật liệu " phản ánh giá thực tế NLV tồn kho: TK 152 Kết chuyển giá thực tế tồn kho Kết chuyển giá thực tế NVL cuối kỳ NVL tồn kho đầu kỳ Số dự: Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ TK cấp 2: Từ TK 1521 - 1528 - TK 151" hàng mua đang đi đường" : phản ánh giá trị thực tế hàng đang đi đường tồn cuối kỳ. TK 151 Kết chuyển giá thực tế hàng đang Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường tồn cuối kỳ đi đường tồn kho đầu kỳ Số dự: Giá thực tế hàng đang đi đường tồn cuối kỳ - TK 611" mua hàng" : phản ánh biến động nhập - xuất NVL và kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ. TK 611 Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và giá thực tế hàng đang đi đường tồn đầu kỳ. Giá thực tế NVL nhập trong kỳ. Kết chuyển giá thực tế NVL tồn cuối kỳ và hàng đang đi đường tồn cuối kỳ. Giá thực tế NVL xuất sử dụng trong kỳ. Không có số dư + Trình tự hạch toán: - Đầu kỳ kế toán chuyển giá thực tế vật liệu tồn khi đầu kỳ: Nợ TK 611 Có TK 152 Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường tồn đầu kỳ. Nợ TK 611 Có TK 151 - Trong kỳ NVL được ghi sổ theo từng trường hợp: * Doanh nghiệp mua NVL nhập kho: Nợ TK 611 Có TK 133 Có TK 111, 112, 331,311 * Cá nhân sổ đóng góp vốn, các bên góp vốn, liên doanh, cấp bằng vật liệu : Nợ TK 611 Có TK 411 + Nhận lại NVL trước đây đã góp vốn liên doanh: Nợ TK 115 Có TK 222, 228, 128 + Cuối kỳ kiểm kê vật liệu xác định giá trị NVL tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối cùng: Nợ TK 152 Có TK 611 + Cuối kỳ xác định NVL đã mua có hoá đơn chưa về nhập kho đang đi trên đường. Nợ TK 151 Có TK 611 - Xác định số vật liệu xuất sử dụng trong kỳ: Giá trị vật liệu hàng hoá, thành phẩm xuất trong kỳ = Giá trị vật liệu hàng hoá, mua vào trong kỳ + Giá trị vật liệu hàng hoá, tồn đầu kỳ - Giá trị vật liệu hàng hoá, tồn cuối kỳ TK sử dụng để ghi sổ: Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 611 TK 152 TK 611 TK 331 Đầu kỳ kết chuyển giá trị NVL tồn kho đầu kỳ Chiết khấu hàng mua được hưởng TK 151 Đầu kỳ kết chuyển NVL đang đi trên đường đầu kỳ Giảm giá mua hàng TK 111, 112, 141 331, 311… Mua NVL nhập kho 133 Thuế GTGT đầu vào TK 3333 Thuế nhập kho, bốc dỡ tính vào TK 111, 112, 331.. Chi phí vận chuyển bốc dỡ tính vào giá trị thực tế NVL 4. Tổ chức sổ sách kế toán nguyên vật liệu: Sổ sách kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp , thường nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lượng các thành phần, mà còn có mỗi thành phần kế toán cần thực hiện. Do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau về kết cấu, nội dung phương pháp hạch toán tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán . Các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán . Như vậy hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp cần đưa vào đặc điểm kinh doanh của đơn vị, tổ chức hoạt động kinh tế tài chính quy mô của đơn vị, khối lượng nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời phải căn cứ vào yêu cầu trình độ quản lý, trình độ kế toán cũng như căn cứ vào điều kiện, phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán để xác định hình thức tổ chức phù hợp. Tổ chức sổ kế toán phù hợp có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp . Khối lượng công tác kế toán trên sẽ chiếm 80% tổng khối lượng công tác kế toán trong kỳ hạch toán. Vì vậy hệ thống kế toán hợp lý sẽ tiết kiệm lao động góp phần quản lý giám sát. Kiểm tra trực tiếp đối tượng hạch toán. Tạo điều kiện cung cấp thông tin được nhanh chóng, kịp thời, chính xác và tiết kiệm. Đặc trung cơ bản để phân biệt và định nghĩa các hình thức tổ chức kế toán khác nhau là ở số lượng cần dùng loại sổ sử dụng, ở nguyên tắc kết cấu các chữ trên dòng, cột của sổ cũng như trình tự hạch toán. Trên thực tế doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức kế toán sau đây: a. Hình thức nhật ký sổ cái: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một sổ gọi là nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ - có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào nhật ký - sổ cái. Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký - sổ cái - Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng - Phiếu mua hàng - Hoá đơn cước vận chuyển - Phiếu nhập, phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết NVL - Bảng tổng hợp chứng từ - Bảng tổng hợp chứng từ nhập - Bảng tổng hợp chứng từ xuất Báo cáo kế toán Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu  Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu b. Hình thức chứng từ ghi sổ: Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng vi tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm: Sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: - Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng - Phiếu mua hàng - Hoá đơn cước vận chuyển - Phiếu nhập, phiếu xuất Sổ chi tiết NLVL Chứng từ ghi sổ Báo cáo kế toán Sổ cái 152, 153, 611 Bảng tổng hợp chi tiết nguêyn liệu vật liệu Sổ đăng ký CT - GS Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu c. Hình thức nhật ký chung: Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, khối lượng công việc kế toán không lớn quá trình độ quản lý và kế toán không cao, có nhu cầu phân công lao động. Tuy nhiên trong điều kiện làm kế toán bằng máy thì hình thức nhật ký chung phù hợp với cả loại hình kinh doanh với quy mô lớn. Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái cho 2 tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các nhật ký phụ. Cuối háng hoặc định kỳ cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. Sổ nhật ký chung gồm có các mẫu sau: NHẬT KÝ CHUNG Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh SH NT Nợ Có TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG - Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng - Phiếu mua hàng - Hoá đơn cước vận chuyển - Phiếu nhập, phiếu xuất Sổ chi tiết NLVL Nhật ký chung Báo cáo kế toán Sổ cái TK 152, 153, 611 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu vật liệu Nhật ký Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu ( kiểu một bên hoặc kiểu hai bên) và ,ở cho cả hai bên nợ, có của tài khoản. Mỗi tài khoản mở trên một vài trang sổ riêng. Với những tài khoản có khối lượng nghiệp vụ nhiều có thể mở thêm sổ cái phụ. Cuối tháng cộng sổ phụ để đưa vào sổ cái. Sổ cái Tài khoản: Nguyên vật liệu Năm: 200… Số hiệu: 152 Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC Trang đối ứng Sổ phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ Cộng mang sang Sổ dư cuối kỳ d. Hình thức nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ là hình thức sổ kế toán dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Theo hình thức này đã kết hợp chặt chẽ với việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp rộng rãi việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép trên cơ sở mẫu sổ sách in lẫn. Thuận tiện cho việc lập báo cáo các tài chính và các chỉ tiêu quản lý. Hình thức sổ sách kế toán nhật ký chứng từ thích hợp với loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn, số lượng tài khoản sử dụng là rất nhiều ( kể cả tổng hợp và chi tiết ) do đó cần phải có sổ phức tạp. Những đơn vị có trình độ về quản lý và kế toán cao, lao động kế toán mang tính chất chuyên môn hoá sâu. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪSơ đồ kế toán chi tiết NVL Sổ cái TK 151,152,153 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 3 tính giá trị NLVL NKCT số 5 - Nợ TK 152,153 - Có TK 331 - Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng - Phiếu mua hàng - Hoá đơn cước vận chuyển - Phiếu nhập, phiếu xuất NKCT khác - Nợ TK 151, 152, 153 - Có TK khác NKCT số 6 - Nợ TK 152,153 - Có TK 151 NKCT số 22 - Nợ TK151, 152,153 - Có TK 111,112 Sổ chi tiết thanh toán với người cung cấp NCKT số 7 - Nợ TK ……………… - Có TK 152, 153 II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THAN HỒNG THÁI 1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái có phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh nằm trên địa bàn thị xã Uông Bí, là vùng có nhiều tài nguyên và tập trung nhiều. Công ty khai thác chế biến và tiêu thụ - do đó thị trường cung ứng dịch vụ nguyên vật liệu, tiêu thụ than có sự cạnh tranh khá gay gắt theo quy luật của thị trường. Hiện nay hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty còn phụ thuộc nhiều vào các chỉ tiêu kế hoạch do Công ty than Uông Bí giao, các chỉ tiêu kế hoạch về định mức vật tư dự trữ vật tư đều được thông qua Công ty than Uông Bí phê duyệt. Xuất phát từ nhu cầu sản xuất, để tháo gỡ khó khăn, tránh tình trạng ứ đọng vốn ngoài một số mặt hàng đầu tư phải lấy theo hợp đồng của Công ty với nhà cung cấp. Công ty đã chủ động tự tìm nguồn cung cấp vật tư thích hợp, thoả thuận giá cả với nguồn tự chủ về tài chính, đáp ứng đủ NVL đúng chủng loại và đảm bảo cho quá trình sản xuất, để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường, việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm lại mang ý nghĩa sống còn của mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó NVL phải hạch toán đầy đủ để từ đó góp phần nâng cao hiệu quả, đẩy nhanh quá trình luân chuyển vật tư, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động là cả một vấn đề lớn đang được Công ty quan tâm. Mỗi doanh nghiệp có một quy trình công nghệ phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Do đó NVL dùng cho sản xuất cũng phù hợp với mỗi quy trình của doanh nghiệp đó. Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái là một đơn vị khai thác than hầm lò, do đó NVL chính của Công ty là gỗ chống lò, vì sắt chống lò, thuốc nổ mìn và kíp mìn. Do đặc điểm của vật liệu nổ lại là NVL chính không thể thiếu cho quá trình sản xuất của Công ty, từ đó Công ty phải có hệ thống kho chứa và chế độ bảo quản riêng. Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý vật tư, thiết bị và đáp ứng kịp thời về các nhu cầu về NVL theo kịp tiến độ sản xuất. Tiến hành nhập - xuất NVL trong tháng, kiểm kê định để có phát hiện và có biện pháp xử lý các vật tư kém phẩm chất, còn tồn đọng nhiều hay bổ xung những loại còn thiếu. Tránh không để xảy ra tình trạng ứ đọng vốn. Đặc biệt những vật tư còn thiếu cần bổ xung ngay hạn chế đến mức tối đa tình trạng thiếu NVL làm giảm tiến độ sản xuất. Bên cạnh đó cán bộ phòng kế toán, thủ kho là người trực thuộc quản lý của phòng kế toán có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục mà Công ty quy định. 2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: a. Phân loại: Căn cứ vào đặc điểm cuả NNVL đối với quá trình sản xuất để phản ánh NVL có hiệu quả. Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái tiến hành phân loại NVL theo từng nhóm, trong từng nhóm này NVL lại được chi tiết tương ứng với từng danh điểm. Việc phân loại NVL thành các loại ( nhóm ) sau: - Nhóm 1: TK - 152: 1 - Vật liệu chính gồm có: Gỗ chống lò, thép vì lò, thuốc nổ và kíp nổ. - Nhóm 2: TK - 152 : 2 - Vật liệu phụ gồm có: Đồ điện, NVL xây dựng, bảo hộ lao động, văn phòng phẩm. - Nhóm 3: TK - 152: 3- Nhiên liệu, gồm có: Xăng, dầu Điezen, dầu mỡ phụ. - Nhóm 4: TK - 152: 4 - Phụ tùng thay thế gồm có: Trang thiết bị, phụ tùng ô tô, xe máy các loại. - Nhóm 5: TK - 153 - Công cụ, dụng cụ gồm có: Các CCDC phục vụ quá trình sản xuất. Bên cạnh việc phân loại đó Xí nghiệp mở các sổ danh điểm để theo dõi cho từng loại nguyên liệu vật liệu. DANH MỤC VẬT TƯ KHO 152 - 1 Thuốc nổ ( Trích ) Danh mục Tên vật tư Quy cách ĐVT Ghi chú 01 Thuốc nổ AH1 kg 02 Thuốc nổ AH1 kg 03 Kíp điện K8 cái 04 Dây mìn điện m DANH MỤC VẬT TƯ KHO 152 – 4 Kho phụ tùng (Trích) Danh mục Tên vật tư Quy cách ĐVT Ghi chú 01 Lốp ô tô 100020 bộ 02 Vòng bi 302 cái 03 Phin lọc dầu kpag chiếc b. Tính giá trị nguyên vật liệu: Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Xuất - nhập tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguồn NVL của Công ty nhập về để sử dụng trong quá trình sản xuất được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, song quy lại chủ yếu từ các nguồn sau: - Mua ngoài: từ các nguồn NVL khác nhau ta có cách tính giá của NVL khác nhau. Giá NVL mua ngoài = Giá chi phí trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Chi phí vận chuyển Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2006 Công ty có mua 01 lô hàng thép chống lò do Tập đoàn Công nghiệp than- Khoáng sản Việt Nam cung cấp, cụ thể: Tập đoàn – CN than Khoáng sản Việt Nam Mã số: 57001002561 Đơn vị: TKV HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 15 tháng 7 năm 2006 MS GTKT – 3LL-01 Phát hành theo CV số 4660TCT/AC ngày 7/12/1998 của TCT AA/2005T Số: 0169278 Đơn vị bán hàng: Tập đoàn Công nghiệp than – Khoáng sản Việt Nam Địa chỉ: 226 – Lê Duẩn – Hà Nội Điện thoại: Mã số thuế: 57001002256 Họ tên người mua hàng: Phạm Đức Uyên Đơn vị: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông – Uông Bí – Quảng Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 5700591452 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép chống lò Tấn 96,28 8.315.000 800.568.200 Cộng tiền hàng: 800.568.200 Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền thuế: 40.028.410 Cộng tiền thanh toán: 840.596.610 Số tiền bằng chữ: Tám trăm bốn mươi triệu, năm trăm chín sáu nghìn, sáu trăm mười đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Tập đoàn – CN than Khoáng sản Việt Nam Mã số: 57001002561 Đơn vị: TKV HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 15 tháng 7 năm 2006 MS GTKT – 3LL-01 Phát hành theo CV số 4660TCT/AC ngày 7/12/1998 của TCT AA/2005T Số: 0169278 Đơn vị bán hàng: Tập đoàn Công nghiệp than – Khoáng sản Việt Nam Địa chỉ: 226 – Lê Duẩn – Hà Nội Điện thoại: Mã số thuế: 57001002256 Họ tên người mua hàng: Phạm Đức Uyên Đơn vị: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông – Uông Bí – Quảng Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 5700591452 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phí tiếp nhận thép chống lò Tấn 96,28 50.000 4.814.000 Cộng tiền hàng: 4.814.000 Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền thuế: 481.400 Cộng tiền thanh toán: 5.295.400 Số tiền bằng chữ: Năm triệu, hai trăm chín năm nghìn, bốn trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Tập đoàn – CN than Khoáng sản Việt Nam Mã số: 57001002561 Đơn vị: Công ty CP ĐT thương mại và dịch vụ – XN vật tư và vận tải HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 15 tháng 7 năm 2006 MS GTKT – 3LL-01 Phát hành theo CV số 4660TCT/AC ngày 7/12/1998 của TCT AA/2005T Số: 0113518 Đơn vị bán hàng: Công ty CP đầu tư TM & DV – XN Vật tư & Vận tải Địa chỉ: Số 4- Cù Chính Lan – Hải Phòng Điện thoại: Mã số thuế: 0200170658001 Họ tên người mua hàng: Phạm Đức Uyên Đơn vị: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông – Uông Bí – Quảng Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 5700591452 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Cước vận chuyển thép chống lò Tấn 96,28 152.380,952 14.671.238 Cộng tiền hàng: 14.671.238 Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền thuế: 733.562 Cộng tiền thanh toán: 15.404.800 Số tiền bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm linh bốn nghìn, tám trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Như vậy giá nguyên vật liệu nhập kho được hạch toán là: 800.568.200 + 4.814.000 + 14.671.238 = 820.053.438 đồng - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá NVL = giá thực tế xuất kho + chi phí thuê ngoài Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2006 Công ty có thuê gia công uốn vì lò: Công ty ký hợp đồng số 135/-HĐ-KHVT ngày 5/7/2006 với Nhà máy cơ khí ô tô về việc thuê uốn vì lò với đơn giá là 700.000đ/bộ (chưa có thuế VAT). Căn cứ hợp đồng thuê, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho chuyển xuống cho thủ kho. Căn cứ phiếu xuất thủ kho làm thủ tục xuất hàng. Công ty than Uông Bí Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái PHIẾU XUẤT KHO Liên số: 02 Ngày 8 tháng 7 năm 2006 Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Số: 2890 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Soạn Đơn vị: Nhà máy cơ khí ô tô Lý do xuất: Thuê gia công Xuất tại kho: Kho vật liệu (kho sắt thép) STT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Thép chống lò SV17 00100.3 Tấn 14,91 14,91 Tổng cộng: 14,91 14,91 Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Giám đốc Ngày 10/8/2006 toàn bộ số sắt thép trên đã được gia công xong, được 70 bộ vì lò và giao trả lại cho Công ty vào ngày 12/8/2006. Khi nhận được hàng và hóa đơn chi phí thuê gia công, Hội đồng kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm nhập, sau đó chuyển biên bản kiểm nhập cho phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Công ty than Uông Bí Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Số: PHIẾU NHẬP VẬT TƯ Liên số : 03 Mẫu số: 01-VT (Ban hành kèm theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Ngày 12 tháng 8 năm 2006 Nợ TK 152.1 Có TK 154.3 Có TK 331 Họ tên người nhập: Phạm Đức Uyên Địa chỉ: Phòng KHVT Theo biên bản kiểm nhập ngày 12/8/2006. Theo hợp đồng số: 135 Đơn vị bán: Nhà máy cơ khí ô tô Nhập tại kho: Nguyên vật liệu sắt thép chống lò TT Tên hàng dịch vụ Mã số ĐVT S.lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) 1 Vì chống SV17 00100.3 Tấn 14,91 8.315.000 123.976.650 2 Chi phí gia công 00100.3 Tấn 14,91 700.000 10.437.000 Tổng cộng: 134.413.650 Người nhập Thủ kho Phụ trách cung tiêu Thủ trưởng đơn vị Căn cứ phiếu nhập kho kế toán vật liệu hạch toán giá trị hàng gia công thuê ngoài với giá hạch toán là: Giá 70 bộ vì lò = 123.976.650 + 10.437.000 = 134.413.650 đồng * Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Hiện tại công ty đang áp dụng tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân của 2 lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của NVL xuất kho. Ví dụ: 3. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: Do đặc thù của sản xuất, trình độ tổ chức bộ máy kế toán hiện nay Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái áp dụng phương pháp sổ số dư để làm phương pháp hạch toán chi tiết NVL. Trình tự luân chuyển chứng từ về nhập, xuất NVL được Công ty quy định qua sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Tờ kê nhập Chứng từ xuất Tờ kê xuất Sổ số dư Sổ tổng hợp Nhập - xuất - tồn Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái là đơn vị thực hiện hình thức kế toán nhật ký chứng từ, hình thức này cần phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Việc hạch toán chi tiết NVL tại Công ty bằng phương pháp sổ số dư trên cơ sở các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hoá đơn kiểm phiếu xuất - Thẻ kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. a. Thủ tục nhập nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái: Tại Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái tất cả các NVL trước khi nhập kho phải được kiểm kê để xác định đúng số lượng, chất lượng, quy cách của NVL. Việc kiểm nghiệm nhận được dựa trên hoá đơn của nhà cung cấp hoặc hợp đồng mua bán. Ví dụ: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 20 tháng 8 năm 2006 Mẫu số: GTKT – 3LL CM/2006B 0020071 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH tư vấn và đầu tư xây dựng ánh Đông Địa chỉ: 493 Trần Thị Vương – Tiên Lữ - Hưng Yên Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: 0900226962 Họ và tên người mua hàng: Phạm Đức Uyên Tên đơn vị: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông - Uông Bí - Quảng Ninh Số tài khoản: 102010000225245 – Ngân hàng công thương Uông Bí Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng - dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ( đồng ) A B C 1 2 3=2 x 1 1 Gỗ chống lò M3 149,66 470.000 70.340.200 2 Gỗ chèn lò M3 317,85 404.300 128.506.755 Cộng tiền hàng: 198.846.955 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 19.884.695 Tổng cộng tiền thanh toán: 218.731.650 Số tiền bằng chữ: ( Hai trăm mười tám triệu bảy trăm ba mốt nghìn sáu trăm năm mươi đồng ). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ngày 21 tháng 8 năm 2006 Công ty đã kiểm nhận số NVL nhập kho theo hoá đơn số 0020071 ngày 20/8/2006 ) và lập biên bản kiểm nhận số 032 như sau. BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Số 032 KHVT Ngày 21/8/2006 Căn cứ hoá đơn số 0020071 ngày 20/8/2006 của Công ty TNHH tư vấn và đầu tư xây dựng ánh Đông. Thành phần kiểm tra: 1. Ông: Lê Bá Trúc – Trưởng phòng KHVT 2. Ông: Phạm Đức Uyên - CB thu mua 3. Ông: Nguyễn Xuân Phong- Kế toán Vật liệu 4. Ông: Ngô Xuân Đảng – Bảo vệ 5. Bà: Phạm Thị Khanh – Thủ kho Đã tiến hành kiểm tra lô hàng gồm: TT Tên quy cách vật tư Mã số ĐVT Số liệu theo hoá đơn Kết quả kiểm tra Đánh giá chất lượng Hiện có Sai lệch 1 Gỗ chống lò m3 149,66 149,66 0 Đảm bảo chất lượng 2 Gỗ chèn lò m3 317,85 317,85 0 Đảm bảo chất lượng Đoàn kiểm tra kết luận: - Số vật tư theo hoá đơn số 0020071 đã đủ về số lượng, đúng chủng loại và chất lượng. - Đồng ý cho nhập. - Các thành phần đoàn cùng thống nhất ký tên. Căn cứ kết quả kiểm nhận của biên bản kiểm nhận nhân viên thống kê vật tư lập phiếu nhập mẫu 01 - VT phiếu nhập kho. Công ty than Uông Bí Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Số: 054 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ Liên số : 03 Mẫu số: 01-VT (Ban hành kèm theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Ngày 21 tháng 8 năm 2006 Nợ TK 152.1 Có TK 331 Họ tên người nhập: Phạm Đức Uyên Địa chỉ: Phòng KHVT Theo biên bản kiểm nhập ngày 21/8/2006. Theo hợp đồng số: 186 Đơn vị bán: Công ty tư vấn & ĐTXD ánh Đông. Nhập tại kho: Nguyên vật liệu gỗ TT Tên hàng dịch vụ Mã số ĐVT S.lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) 1 Gỗ chống lò (L = 2,2 -:- 2,5 m) m3 149,66 470.000 70.340.200 2 Gỗ chèn lò m3 317,85 404.300 128.506.755 … ………………. ….. …… ……… ………. Tổng cộng: 198.846.955 Người nhập Thủ kho Phụ trách cung tiêu Thủ trưởng đơn vị Sau khi có phiếu nhập kho ( Gồm có 3 liên phòng kế hoạch lập ) 1 liên lưu tại phòng, 1 liên trả cho nhân viên thu mua cùng hoá đơn đưa đến phòng kế toán. Liên phiếu còn lại giao lại cho thủ kho để vào thẻ và gửi về phòng kế toán để đối chiếu theo dõi. Hàng ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho về phòng kế toán để theo dõi nguyên liệu vật liệu và theo dõi kịp thời. b. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong các kho của XN chủ yếu là để phục vụ sản xuất cho các phân xưởng. Khi phân xưởng có nhu cầu về VNL thì phải lập phiếu xin lĩnh vật tư trình lên người phụ trách cung tiêu và thủ trưởng đơn vị duyệt và phòng kế toán căn cứ vào số vật tư đã được duyệt lập phiếu xuất kho thành 3 liên. Khi xuất NVL thủ kho và người lĩnh ký nhận số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho và thủ kho giữ lại một liên làm thủ tục xuất, vào thẻ kho và chuyển về phòng kế toán để theo dõi hạch toán. PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Ngày 25 tháng 8 năm 2006 Đơn vị: Phân xưởng khai thác 2 Múc đích sử dụng: Củng cố phục vụ sản xuất STT Tên hàng- dịch vụ ĐVT Xin lĩnh Được duyệt Ghi chú 1 Gỗ chống lò m3 30 30 2 Gỗ chèn lò m3 20 20 Người xin lĩnh Người phụ trách Giám đốc Căn cứ phiếu lĩnh vật tư của phân xưởng đã được duyệt, phòng kế hoạch vật tư nhập phiếu xuất kho. Công ty than Uông Bí Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái PHIẾU XUẤT KHO Liên số: 02 Ngày 25 tháng 8 năm 2006 Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Số: 3004 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Sơn Đơn vị: Phân xưởng khai thác 2 Lý do xuất: Củng cố lò phục vụ sản xuất (Giám đốc Điển duyệt) Xuất tại kho: Kho vật liệu gỗ (01) STT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Gỗ chống lò 00201.1 m3 30 30,7 2 Gỗ chèn lò 00201.2 m3 20 20,8 Tổng cộng: 50 51,5 Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu KTT Giám đốc Các thủ kho nhập, xuất nguyên liệu vật liệu như trên được đơn vị thực hiện chi tiết, đầy đủ cho từng mặt hàng, chủng loại vật tư phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. c. Hạch toán chi tiết vật liệu: * Tại kho: Hạch toán chi tiết NVL được thực hiện trên thẻ kho. Đơn vị: Công ty than Hồng Thái THẺ KHO Tên quy cách hàng hóa: Gỗ lò Đơn vị tính: M3 Kho: Gỗ Mẫu số: 10VT Số: .......Tờ số: 05 Lập ngày 1/1/2006 Kế toán trưởng STT Chứng từ Trích yếu ĐVT Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G Số đầu năm 1/1/2006 .............................. 1 054 21/8 Gỗ chống lò m3 149,66 054 21/8 Gỗ chèn lò m3 317,85 2 3004 25/8 Phân xưởng KT 2 3004 25/8 Gỗ chống lò m3 30,7 3004 25/8 Gỗ chèn lò m3 20,8 ............................... Thẻ kho do kế toán lập cho từng thứ NVL ở từng kho và mở cho cả năm. Hàng ngày khi có chứng từ nhập, xuất, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và sắp xếp phân loại cho từng thứ NVL rồi ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu, số lượng định kỳ ( 5 - 7 ngày). Sau khi ghi thẻ kho xong tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất trong khoảng thời gian đó và phân loại theo từng nhóm NVL đã quy định theo danh điểm vật tư. Thủ kho nhập phiếu giao nhận chứng từ cho từng loại chứng từ nhập, xuất. Định kỳ kế toán NVL xuống kho hướng dẫn, kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Khi nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ. Tổng số tiền sẽ được ghi vào cột thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ: PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP NVL Kho: Vật liệu STT Tên hàng - dịch vụ Phiếu Số lượng m3 Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Số Ngày 1 Gỗ chống lò 054 21/8 149,66 470.000 70.340.200 2 Gỗ chèn lò 054 21/8 317,85 404.300 128.506.755 3 Gỗ chống lò 3004 25/8 30,7 4 Gỗ chèn lò 3004 25/8 20,8 5 ……………. ……. …….. ……… ……….. …………. Thủ kho thường xuyên đối chiếu số NVL tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho cho từng loại NVL. Sau đó phản ánh vào số sổ dư. * Tại phòng kế toán: Để khắc phục nhược điểm của phương pháp kế toán chi tiết theo sổ số dư là chỉ theo dõi về mặt giá trị, kế toán NVL của Công ty đã kết hợp sử dụng sổ chi tiết ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng ( mẫu tương tự kết cấu thẻ kho định kỳ kế toán xuống kho để ghi vào sổ chi tiết NVL, mỗi vật tư được ghi trên một tờ sổ chi tiết vật tư để theo dõi về chi tiết số lượng NVL sẽ làm tăng công việc của kế toán đáp ứng được yêu cầu kiểm tra, đối chiếu, quản lý chặt chẽ cả về số lượng và giá trị của NVL. Kế toán căn cứ chứng từ nhập để vào bảng kê nhập, bảng kê xuất và sổ chi tiết nhập, xuất tồn kho NVL. Ví dụ: Kế toán NVL căn cứ vào hoá đơn 0020071 ngày 20/8/2006, biên bản kiểm nghiệm NVL, phiếu nhập kho ghi. Nợ TK 152: 198.846.955 Nợ TK 133: 19.884.695 Có TK 331: 218.731.650 BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ TK 152 Tháng 8 năm 2006 STT Mã Tên Vật tư ĐVT TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Ngày 5 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ TK 152 Tháng 8 năm 2006 STT Mã VT Tên vật tư ĐVT Đối tượng tập hợp Đối tượng tính giá Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày 5 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU TK 152 Tháng 8 năm 2006 TT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập trong kỳ Tồn đầu kỳ L G T L G T L G T L G T I Nhóm NLVLchính II Nhiên liệu lít III Phụ tùng Tổng cộng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG QUÁT TÌNH HÌNH NHẬP XUẤT VẬT LIỆU TK 331, 111, 112, 141 TK 152 TK 621, 641, 642 627 Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo SP, CP SX và bộ phận QL, bán hàng TK 151 TK 128, 222 Hàng đi đường kỳ trước Xuất góp vốn liên doanh TK 3381, 642 TK 154 Thừa kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công TK 128, 222 TK 138, 642 Nhận góp vốn liên doanh Thiếu kiểm kê TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá lại 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tài khoản sử dụng: TK 152, 153: Nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ TK 331: Phải trả cho người bán TK 111: Tiền mặt TK 112: TGNH TK 141: Tạm ứng TK 311: Vay ngắn hạn TK 142, 242: Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn TK 621, 627, 641, 642 ... Đối với nguyên liệu vật liệu kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết số 2 "Phải trả người bán " - NKCT số 5 ghi có TK 331 - NKCT số 1 ghi có TK 111 - NKCT số 2 ghi có TK 112 - Kế toán tiến hành lập " Bảng kê số 3 " - Tính giá trị thực tế NVL đối với NVL xuất kế toán lập " Bảng phân bổ số 2 ". a. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Vật tư chủ yếu của Công ty chủ yếu là nhập từ nguồn ngoài vào, đối với nguyên liệu vật liệu thu mua từ bên ngoài yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ, chính xác giá thực tế của NVL bao gồm: Giá trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế trong tháng khi mua NVL nhập về kho, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi. Nợ TK 152, 153 Có TK 111, 112,141: Nếu trả tiền ngay. Có TK 331, 311: Chưa trả hoặc trả bằng tiền vay. Các chi phí liên quan đến mua NVL, kế toán ghi nợ TK 152 ( chi tiết liên quan). Có TK 111,112 Khi mà ứng trước tiền cho người bán hàng ghi. Nợ TK 331 Có TK 111, 112 * Nếu trong tháng NVL được mua và nhập khi cùng với hoá đơn mà Công ty chưa trả tiền cho người bán: Kế toán ghi. Nợ TK 111,112 Có TK 331 Số tiền ghi trên hoá đơn Ví dụ: Theo phiếu nhập số 054 ngày 21/8/2006 Kế toán NVL ghi: Nợ TK 152.1: 198.846.955 Có TK 331: 198.846.955 * Trường hợp hoá đơn đã về, Công ty đã trả tiền cho nhà cung cấp mà hàng chưa về nhập kho. Cuối tháng kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 111, 112 Số tiền ghi trên hoá đơn - Khi hàng về nhập kho vào tháng sau kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Số tiền ghi trên hoá đơn * Đối với NVL tự gia công chế biến khi nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 154 Số tiền thực tế NVL và chi phí chế biến Trường hợp hàng tồn kho thừa hoặc thiếu so với hoá đơn, hàng về nhập kho nhưng cuối tháng hoá đơn chưa về không xảy ra trong quá trình NVL của Công ty. Trong hình thức NKCT, do Công ty thường xuyên mua NVL của nhà cung cấp truyền thống như: Công ty hoá chất Mỏ, Công ty lầm sàng Quảng ninh, Công ty xăng dầu B12,… và thường mua với khối lượng lớn nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về mua với khối lượng lớn nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng mua NVL ít. Vì vậy để theo dõi sát tình hình thanh toán với nhà cung cấp, Công ty theo dõi thẳng lên NKCT số 5 " Thanh toán với người bán". Cột số dư đầu tháng được căn cứ vào số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước phần ghi có TK 331, ghi nợ các tài khoản. Cuối tháng kế toán hợp phiếu nhập vật tư trong tháng theo từng nhà cung cấp sau đó phân ra theo từng loại vật tư nhập trong tháng. Ở Công ty, việc cung cấp vật tư thường được ký theo hợp đồng cung ứng dài hạn ( thường là 1 năm ) nếu có sự thay đổi giá cả thì nhà cung cấp sẽ báo trước 1 tháng cho Công ty trước khi thực hiện. Ở đây tất cả mọi trường hợp nhập NVL của Công ty dù thanh toán ngay hay chưa cũng phải phản ánh qua TK 331, vì vậy trong tháng có nhập NVL thì kế toán nguyên liệu vật liệu tập hợp phiếu nhập kho để ghi vào cột TK tương ứng. Cộng có của TK 331 căn cứ theo từng dòng trên đơn vị bán, cộng các nghiệp vụ phát sinh ở cột tài khoản đối ứng ( 152,153, 151) để ghi vào cột có của tài khoản 331 tương ứng với dòng của đơn vị bán đó. * Phần theo dõi thanh toán: ( Ghi nợ 331 - có các TK khác ). Trong tháng nếu kế toán nhận được các chứng từ gốc ( phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ ngân hàng ….) Kế toán xác định số tiền thanh toán cho từng nhà cung cấp và từng hoá đơn để ghi vào các cột, dòng phù hợp của phần ghi nợ TK 331 - có các tài khoản khác. Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì ghi bên có TK 111, bằng chuyển khoản thì ghi bên có của TK 112. Cuối thứng kế toán xác định số dư của TK 331 đối với nhà cung cấp để làm căn cứ ghi sổ.Cuối tháng này và đầu tháng sau của NKCT số 5. Cuối tháng căn cứ vào số liệu của các sổ chi tiết, kế toán phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu, vào " Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu vật liệu và lập bảng kê số 3 " Tính giá thực tế của nguyên liệu vật liệu ". BẢNG KÊ SỐ 3: TÍNH GIÁ THỰC TẾ NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU Tháng 8 năm 2006 ĐVT: đồng (Lấy số liệu vào bảng này) STT Diễn giải TK 152.1 hệ số = 1,1 TK 152.2 Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế 1 Vật tư tồn đầu kỳ 153.950.000 169.345.000 2 Vật tư nhập trong kỳ 464.660.610 511.126.671 Từ NKCT số 1 169.500.000 186.450.000 Từ NKCT số 2 112.606.610 113.867.217 Từ NKCT số ……… …………………….. Đầu kỳ + pháp sinh tăng 618.066.610 679.873.271 3 Xuất trong kỳ 219.066.650 240.937.315 4 Tồn cuối kỳ 399.543.960 439.498.356 Ngày 5 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng b. Kế toán tổng hợp xuất nguyên liệu, vật liệu: Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là phải phản ánh chính xác các giá trị thực tế của nguyên liệu vật liệu xuất dùng. Trong quá trình theo dõi hạch toán Công ty sử dụng các tài khoản sau. TK 152, 153: Nguyên liệu vật liệu TK 621: Sản xuất kinh doanh chính. TK 627: Nguyên liệu, vật liệu xuất cho sản xuất chung TK 642: Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng cho quản lý Doanh nghiệp TK 641: Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng cho bán hàng - Trường hợp xuất nguyên liệu vật liệu dùng cho sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 621,627,642,641 Có TK 152 Ví dụ: Tháng 8/2006 theo bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu là thuốc nổ kế toán ghi: Nợ TK 621: 242.437.629 Có TK 152.1: 242.242.629 Nợ TK 627: 4.963.465 Có TK 152.3: 4.963.465 - Trường hợp xuất nguyên liệu vật liệu để bán: Nợ TK 632: Giá trị của nguyên liệu vật liệu Có TK 152: Giá trị của nguyên liệu vật liệu - Khi kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138: Giá trị của nguyên liệu vật liệu Có TK 152 Giá trị của nguyên liệu vật liệu xuất kho trong tháng chưa phản ánh trên bảng phân bố số 2 theo từng loại NVL, từng đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 kế toán tập hợp chi phí ghi vào bảng " Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng. BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2 Tháng 8 năm 2006 (lấy số liệu 1 tháng nào đó) ĐVT: Đồng STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK ứng 152 153 Giá HT Giá HT Giá TT Giá TT 1 TK 621 cho sản xuất than 2 TK 627 cho sản xuất than 3 TK 641 cho bộ phận quản lý Tổng Ngày 31 tháng 7 năm 2006 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối tháng căn cứ vào bảng ( Bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2 ) kế toán tập hợp chi phí vào sổ cái. Đây là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả một liên độ kế toán ( 1 năm ). Trong sổ phản ánh số dư đầu tháng, sổ phát sinh trong tháng và số dư cuối tháng. SỔ CÁI TK 152 " NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU " Năm 2006 (Lấy số liệu tháng 8 vào bảng này) Đơn vị: Công ty than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông - Uông Bí – Quảng Ninh Số dư đầu năm Nợ Có 9.149.882.021 Ghi Có các TK, đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 ....... Tháng 8 ...... Tháng 12 Cộng A 1 2 ....... 8 ...... 12 TK 331 TK 141 TK 111 Cộng phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Dư cuối tháng Nợ Có Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc SỔ CÁI TK 152 " NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU " Năm 2006 (xem lại mẫu sổ này không đúng) N.T ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu năm 111 Nhập NLVL mua ngoài 112 331 Nhập NLVL 200.810.071 240.936.415 Số tiền tạm ứng 240.936.415 Cộng phát sinh 343.127.342 Dư cuối kỳ 439.498.356 Ngày 30 tháng 1năm 2006 Kế toán trưởng PHẦN II HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN