Đề tài Hoàn thiện hạch toán kế toán bán hàng hóa tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây sự chuyển đổi của nền kinh tế nước ta đã tác động mạnh mẽ và cả hình thức lẫn quy mô đến quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Yêu cầu đối với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng đó là việc áp dụng cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước và làm thế nào để đạt được hiệu qủa cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho các nhà kinh tế. Nhờ sự vận dụng cơ chế đó kinh tế nước ta không ngừng tăng trưởng, phát triển trong những năm vừa qua, trong đó doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng. Hoạt động kinh doanh thương mại vốn là một hoạt động kinh tế đặc thù, nó đóng vai trò lưu thông hàng hóa, đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Phạm vi hoạt động của kinh doanh thương mại rất rộng, nó bao gồm cả buôn bán và bán lẻ trong và ngoài nước. Trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt trên thị trường hiện nay bất kỳ doanh nghiệp nào khi tham gia sản xuất kinh doanh thì mục tiêu hàng đầu cũng là tối đa hóa lợi nhuận. Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam cũng không phải là ngoại lệ. Để đạt được mục tiêu này nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý kinh tế là phải tìm cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp, đáp ứng nhu cầu thị trường mà khâu quan trọng là tiêu thụ hàng hóa, Giải quyết tốt khâu này doanh nghiệp mới thu hồi được vốn, bù đắp được chi phí bỏ ra và thu được lợi nhuận. Để quản lý và có chiến lược kinh doanh phù hợp, có hiệu quả, kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp, kế toán được coi là một công cụ điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế, tính toán kiểm tra, bảo vệ tài sản, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động về tài chính. Tuy vậy, trên thực tế không phải doanh nghiệp thương mại nào cũng đứng vững. Có những doanh nghiệp rất thành công nhưng cũng không ít doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động thì thua lỗ dẫn đến phá sản. Bởi những doanh nghiệp đó quá coi trọng lợi nhuận không để ý đến nhu cầu thị trường hoặc áp dụng quá nhiều chiến dịch khuếch trương sản phẩm mà không quan tâm đến chi phí bỏ ra và lợi nhuận đạt được là bao nhiêu do đó kém hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình . Xuất phát từ vai trò quan trọng của nghiệp vụ tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại, nên khi chọn công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam là nơi khảo sát thực tế nhằm bổ sung những kiến thức tiếp thu, học hỏi ở nhà trường, em đã lựa chọn đề tài :”Hoàn thiện hạch toán kế toán bán hàng hóa tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam “ cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Trên cơ sở các vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa cũng như các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác này, chuyên đề đã đi sâu nghiên cứu thực tế hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Qua thực trạng hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty, chuyên đề đã đánh giá được những ưu điểm và một số mặt hạn chế của công tác này tại Công ty. Trên cơ sở đó, chuyên đề của em cũng đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa, tăng lợi nhuận cho công ty. Chuyên đề của em gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Chương 3: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. CHƯƠNG I Tổng quan về công ty Cổ Phần Thiết Bị Y Tế Việt Nam. 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, nhiều loại máy móc thiết bị công nghệ tiên tiến đã ra đời phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu con người kéo theo đó là một loạt các công ty thương mại dịch vụ đã ra đời nhằm cung cấp các máy móc, thiết bị y tế phục vụ tại các bệnh viện, trung tâm y tế và phòng khám y tế. Và công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam cũng làm trong số đó. Công ty Cổ Phần Thiết Bị Y Tế Việt Nam là một doanh nghiệp tư nhân, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản và có con dấu riêng. Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/06/2004 với số vốn điều lệ là 8.9 tỷ đồng trong đó: STT Tên Cổ Đông Nơi đăng kí hộ khẩu thường trú đối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức số cổ phần 1 Nguyễn Văn Chung Tổ 2, phường Ba Đình, thị xã Bỉm Sơn, tỉnh Thanh Hoá 74.140 2 Lưu Văn Loan Thôn 9, xã Vĩnh Hưng, huyện Vĩnh Lộc, tỉnh Thanh Hoá 7.430 3 Lưu Văn Cường Thôn 9, xã Vĩnh Hưng, huyện Vĩnh Lộc, tỉnh Thanh Hoá 7.430 Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc Họ và tên: NGUYỄN VĂN CHUNG giới tính: nam Sinh ngày: 27/10/1977 Dân tộc: kinh quốc tịch: Việt Nam Chứng minh nhân dân số: 172045132 Ngày cấp:18/09/1993 Nơi cấp: Công an tỉnh Thanh Hoá Nơi đăng kí hộ khẩu thường trú: tổ 2, phường Ba Đình, thị xã Bỉm Sơn, tỉnh Thanh Hoá Chỗ ở hiện tại: số 8, lô 14B Trung Yên, phường Trung Hoà, quận Cầu Giấy, Hà Nội Trụ sở chính đặt tại lô 8-14B khu Trung yên, Trung hoà, Cầu Giấy, Hà Nội và một chi nhánh ở TP. Hồ Chí Minh: số 207/12 Trần Trọng Bình, phường 3, quận 5, TP. Hồ Chí Minh. Trải qua mấy năm hoạt động , Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam đã không ngừng phát triển và ngày càng đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của khách hàng. Từ ngày đầu mới thành lập, mọi hoạt động của công ty đã gặp rất nhiều khó khăn về vốn, cơ sở vật chất , kỹ thuật. Nhưng do có sự cải tiến không ngừng về phương thức kinh doanh và tổ chức cán bộ nên hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao. Công ty đã và đang tự khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường, vì thế quy mô hoạt động kinh doanh công ty ngày càng mở rộng. Những năm gần đây công ty đang hoạt động kinh doanh luôn có lãi và luôn đạt được kế hoạch đề ra. Hiện nay, công ty các đại lý kinh doanh tập trung ở Hà Nội và các tỉnh lân cận chuyên kinh doanh máy móc, thiết bị y tế và một chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh. Cơ sở vật chất của công ty ngày càng được mở rộng, nâng cao. Mặt hàng kinh doanh của công ty ngày càng phong phú và đa dạng hơn, mặc dù công ty cũng như nhiều doanh nghiệp khác cùng kinh doanh, do đó công ty luôn gặp phải những khó khăn nhất định nhưng công ty vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình và đóng góp đáng kể vào nền kinh tế của nước ta.. 1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Các mặt hàng kinh doanh và thị trường tiêu thụ sản phẩm : Trong điều kiện kinh tế thị trường với sự cạnh tranh của hàng loạt các công ty thương mại lớn nhỏ, việc đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng đòi hỏi phải phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh của công ty. Để làm được điều này công ty phải cố gắng đa dạng hóa phương thức tiêu thụ và thanh toán tiền hàng. Hiện nay, công ty có phương thức tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là bán lẻ, ngoài ra công ty còn có hình thức bán nội bộ. Các mặt hàng kinh doanh của công ty vô cùng phong phú với nhiều chủng loại khác nhau, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và nước ngoài, với thị trường chủ yếu là Hà Nội và các tỉnh lân cận như Thanh Hoá, Hà Tĩnh…. Bao gồm: mua bán thiết bị y tế, thiết bị bệnh viện; kinh doanh hoá chất ; kinh doanh vật tư, thiết bị máy móc phục vụ công, nông, ngư nghiệp, ngành xây dựng, giao thông, thuỷ lợi và ngành điện ; sản xuất, buôn bán các mặt hàng thời trang và may mặc; kinh doanh nguyên liệu ngành may; kinh doanh các loại máy móc, thiết bị phục vụ ngành may; kinh doanh các mặt hàng phục vụ trong lĩnh vực viễn thông, điện thoại và linh kiện điện thoại; dịch vụ cho thuê và dịch vụ kỹ thuật bảo trì về thiết bị y tế, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị xây dựng và chuyên dụng; đại lý mua, bán và ký gửi các loại hàng hoá; kinh doanh thiết bị văn phòng; kinh doanh bất động sản: thuê và cho thuê mặt bằng sản xuất, mặt bằng kinh doanh; kinh doanh các mặt hàng trong các lĩnh vực: điện, điện tử, điện lạnh; xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh; sản xuất và lắp ráp thiết bị y tế, thiết bị bệnh viện. Đến nay, công ty đã có cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật và đội ngũ kỹ sư giỏi và giàu kinh ngiệm cùng các chuyên gia giỏi đến từ Hàn Quốc. Để đạt được thành tựu như ngày hôm nay, phải kể đến những bạn hàng đã gắn bó với doanh nghiệp trong suốt những năm qua. Đó là công ty thiết bị y tế 39, công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật và thiết bị y tế Hoàng An, công ty TNHH Nhật An và một số công ty khác. Để duy trì được mối quan hệ với các công ty trong kinh doanh, công ty đã có nhiều chính sách giá cả, phương thức kinh doanh và phương thức thanh toán khá linh hoạt và hợp lý để duy trì, thu hút thêm nhiều khách hàng. Để thuận tiện cho việc kinh doanh, công ty đã mở một số tài khoản tại ngân hàng đầu tư và phát triển, ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công ty thu hồi tiền từ những khách hàng ở xa và cũng tạo điều kiện cho công ty dễ dàng vay vốn ngân hàng để đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh. Không chỉ dừng ở đó, mục tiêu trong những năm tới của công ty là mở rộng hoạt động kinh doanh ra bên ngoài, do đó công ty không ngừng mở rộng quan hệ với nhiều khách hàng, mở tài khoản tại một số ngân hàng khác. Bên cạnh đó, không thể kể đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà nước. Hàng năm, công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ của mình là nộp đầy đủ số thuế cho ngân sách nhà nước, luôn tuân thủ pháp luật. Về phía nhà nước cũng tạo môi trường kinh doanh thông thoáng đó là điều kiện cho các doanh nghiệp phát huy hết khả năng của mình. Qua mấy năm hoạt động, công ty không ngừng phát triển và mở rộng thị trường đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu cung cấp đầy đủ các máy móc, thiết bị y tế cho nhiều bệnh viện. Điều này có thể thấy rõ qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Bảng 1.1. Một số chỉ tiêu kinh doanh của công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam trong 2 năm gần đây: Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch Số tiền % 1. doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10.215.620.000 13.525.900.000 3.310.280.000 32,40 2. giá vốn hàng bán 9.258.649.815 11.361.756.00 2.103.106.185 22,71 3. lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 956.970.185 2.164.144.000 1.207.173.815 126,14 4. lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 57.460.285 111.873.000 54.412.715 94,67 5. tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 100.994.462 140.701.820 39.707.358 39,32 6. lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 72.716.013 101.305.310 28.589.297 39,32 (Trích theo bộ báo cáo tài chính của phòng tài chính-kế toán) Nhìn vào bảng trên, ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2008 tăng so với năm 2007 là 3.310.280.000 đồng tương ứng tăng 32,40% chứng tỏ tình hình kinh doanh của công ty ngày càng tăng do công ty đã có những chính sách thu hút khách hàng như hưởng phần % giá trị hàng mua,...Bên cạnh đó công ty có những dịch vụ hỗ trợ khách hàng như nhân viên kỹ thuật hướng dẫn khách sử dụng các máy móc thiết bị hiện đại, trong thời gian bảo hành khách hàng có thể đổi lại máy nếu thấy gặp vấn đề trục trặc...Còn đối với những khách hàng quen của công ty, công ty còn có tặng phẩm vào những dịp lễ tết, hội. Với những chính sách đó, mà lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty năm 2008 tăng so với năm 2007 là 1.207.173.815 đồng tương ứng tăng 126,14%. Để đạt được những thành tích như vậy trong những năm tới, công ty đã có những chính sách như tăng cường hoạt động quảng cáo, khuếch trương sản phẩm ra nhiều địa bàn, đào tạo một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp làm việc hết lòng vì công ty. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. 1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến, có thể khái quát theo mô hình sau: Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ tổngGIÁM ĐỐC Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kỹ thuật GIÁM ĐỐC Hiện nay công ty có tất cả 50 nhân viên chịu trách nhiệm toàn bộ công việc trong công ty, trình độ cán bộ công nhân viên của công ty đa số là tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên. Ngoài văn phòng chính của công ty, công ty còn có các đơn vị cửa hàng, đại lý và các chi nhánh trong thành phố Hồ Chí Minh. Khối các phòng ban chức năng : có nhiệm vụ cố vấn cho ban giám đốc công ty về các chiến lược phát triển, điều hành quá trình kinh doanh, thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh, cho ý kiến chỉ đạo để hiệu quả kinh doanh đạt kết quả cao. 1.3.1.1. Ban lãnh đạo Đứng đầu công ty là giám đốc là người có tỉ lệ góp vốn cao nhất trong công ty do hội đồng quản trị bầu ra. Là người đại diện pháp nhân của công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của nhà nước. Bên cạnh đó, giám đốc còn chụi trách nhiệm trước nhà nước và công ty về mọi hoạt động và kết quả cuối cùng của công ty. Phó Giám đốc: là người được tổng giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty chụi trách nhiệm về kết quả công việc của mình trước pháp luật và trước tổng giám đốc. Giám đốc công ty do tổng giám đốc bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán trưởng: do giám đốc công ty bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty quản lý tình hình tài chính của công ty, là người điều hành, chỉ đạo, tổ chức công tác hạch toán, thống kê của công ty. Đồng thời phải chụi trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc công ty về các báo cáo tài chính của công ty. Để việc quản lý được dễ dàng, công ty chia thành các phòng ban. Mỗi phòng ban chụi trách nhiệm về một phần việc cụ thể. 1.3.1.2. Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh của công ty chiếm 30% tổng số nhân viên trong công ty. Đứng đầu là trưởng phòng Nguyễn Văn Nam, tốt nghiệp đại học kinh tế quốc dân và là người có kinh nghiệm lâu nhất. Đa số nhân viên còn lại đều tốt nghiệp từ cao đẳng trở nên, họ đều là những người có tâm huyết với nghề. Chức năng: Tham mưu cho giám đốc, lập kế hoạch quý, năm cho toàn công ty, chỉ đạo các nhiệm vụ kinh doanh của toàn công ty. Nhiệm vụ: - Tìm hiểu kiểm soát thị trường để nắm bắt được nhu cầu thị trường đề xuất các phương hướng phát triển công ty để đem lại hiệu quả kinh doanh cao. - Xác định quy mô kinh doanh, định mức hàng hoá tổ chức tiếp nhận vận chuyển hàng nhập khẩu từ các cảng đầu mối Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh và đem đi tiêu thụ. - Hướng dẫn quản lý kiểm tra nghiệp vụ kinh doanh, giao nhận hàng, quản lý hàng hoá theo dõi thực hiện hoạt động mua hàng hoá. - Giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo công tác báo cáo thống kê, tổng hợp nhằm cung cấp thông tin kinh tế kịp thời. 1.3.1.3. Phòng tài chính kế toán Hiện nay, phòng tài chính kế toán chiếm 10% tổng số nhân viên trong công ty, đứng đầu là trưởng phòng Nguyễn Thị Nguyệt đã tốt nghiệp đại học kinh tế quốc dân và có kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực tài chính kế toán. Trợ giúp cho trưởng phòng là kế toán viên, chụi trách nhiệm các phần hành khác trong công ty. Chức năng: - Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc và phó giám đốc trong các công tác tài chính kế toán của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý đúng mục đích, đúng chế độ đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty được duy trì liên tục và đạt kết quả cao. Nhiệm vụ: - Ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty, tình hình sử dụng các nhân viên của đơn vị. - Phản ánh các chi phí trong quá trình kinh doanh và kết quả kinh doanh của công ty. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỉ luật thu nộp. Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn và các nguồn kinh phí. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hiện tượng tham ô lãng phí, vi phạm chính sách chế độ quản lý kinh tế và kỉ luật tài chính của nhà nước. - Lập và chụi trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với cơ quan nhà nước và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do nhà nước quy định. - Thực hiện chế độ hạch toán thống nhất trên nhật kí sổ cái theo hệ thống tài chính do bộ tài chính quy định. - Lập kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu tư gửi cấp trên, cơ quan chủ quản. - Tham mưu cho giám đốc về giá cả trong việc kí kết hợp đồng mua bán với khách hàng. Thực hiện việc nộp ngân sách đầy đủ kịp thời theo đúng chế độ nhà nước quy định. 1.3.1.4. Phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính chiếm 16% tổng số nhân viên trong công ty. Đứng đầu là trưởng phòng Trần Thị Quỳnh, tốt nghiệp đại học hành chính quốc gia và các nhân viên khác cũng tốt nghiệp từ cao đẳng trở nên. Chức năng: - Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, chế độ chính sách, quản lý hành chính, pháp chế. - Tổng hợp, phân tích báo cáo thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực phòng quản lý để phục vụ các công tác chung của Công ty. Nhiệm vụ : - Nghiên cứu , đề xuất các phương án tổ chức bộ máy quản lý các đơn vị cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh, với cơ chế quản lý trong từng thời kỳ. - Quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty về mặt sản lượng và chất lượng. Giúp Giám đốc quản lý mọi vấn đề liên quan đến công tác: tuyển dụng, bố trí, đề đạt, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, giúp lãnh đạo công ty xây dựng đội ngũ cán bộ kế cận, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ. - Xây dựng các kế hoạch lao động, kế hoạch tiền lương, kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân sự. - Xây dựng và trình Giám đốc duyệt ban hành các quy chế trong công tác lao động, công tác đào tạo , tiền lương chế độ . - Giải quyết các đơn thư khiếu nại của cán bộ công nhân viên , lập hồ sơ báo cáo Giám đốc giải quyết các trường hợp vi phạm kỷ luật của Công ty - Quản lý giải quyết các chế độ chính sách và chế độ bảo hiểm xã hội với người lao động. - Tổ chức kiểm tra định kỳ các đơn vị trong toàn công ty về việc thực hiện các công tác trên . - Quản lý hệ thống thông tin liên lạc trong và ngoài Công ty. 1.3.1.5. Phòng kỹ thuật. Hiện nay, phòng kỹ thuật chiếm 40% tổng số nhân viên trong công ty, là phòng có số lượng nhân viên lớn nhất. Đứng đầu là trưởng phòng Lê Văn Kiên, tốt nghiệp đại học bách khoa năm 1999 và là người gắn bó với công ty từ những ngày thành lập. Trợ giúp cho trưởng phòng là các kĩ thuật viên, là những người luôn theo dõi việc đánh giá chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, phòng còn có 2 trợ giúp từ các kĩ thuật viên người Hàn quốc trong việc đánh giá chất lượng sản phẩm. Chức năng: Theo dõi kiểm tra chất lượng hàng hoá, kiểm nghiệm hàng hoá xuất, nhập, đảm bảo chất lượng của các máy móc, thiết bị theo đúng quyết định của ngành y tế. Nhiệm vụ: - Kiểm tra chất lượng của các máy móc, thiết bị trước khi nhập vào kho; - Đảm bảo các máy móc, thiết bị gặp trục trặc trong thời gian lưu kho; - Khi giao hàng cho khách hàng phải kiểm tra đảm bảo chất lượng hàng, nâng cao uy tín cho công ty. 1.3.1.6. Chiến lược phát triển của công ty trong các năm tới. Thứ nhất, về chính sách phát triển công ty. Hiện nay, công ty chỉ mới đáp ứng hàng cho một số ít bệnh viện tại Hà Nội , Thành phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh lân cận. Do đó, trong những năm tới công ty sẽ phát huy hết khả năng của mình vào việc tăng thêm vốn đầu tư trong việc trang bị hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại nhất, đầy đủ nhất nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của các bệnh viện. không chỉ dừng ở đó, ban lãnh đạo công ty còn muốn phát triển xa hơn nữa là cung cấp cho nhu cầu một số nước lân cận như Trung Quốc, Lào… Thứ hai, về chính sách tài chính. Để thực hiện được những dự định của mình trong tương lai, công ty sẽ huy động số vốn đầu tư từ các cổ đông hay vay vốn từ ngân hàng. Ngoài ra, công ty còn có thể huy động vốn từ các nhà đầu tư khác. Để thu hút các nhà đầu tư bên ngoài tham gia vào các hoạt động kinh doanh của công ty, công ty đã không ngừng đưa ra những chính sách đãi ngộ, hay mức lợi nhuận chia cho các cổ đông tăng lên theo từng năm. Thứ ba, về chính sách lương bổng. Nhằm khuyến khích những nhân viên gắn bó lâu năm với công ty, công ty đã không ngừng tăng lương, phụ cấp để giữ chân họ. Còn đối với những nhân viên mới vào, công ty luôn tạo môi trường làm việc thông thoáng để họ phát huy hết khả năng, tâm huyết vào sự nghiệp của công ty. 1.4. Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. 1.4.1. Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam là một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh và quy mô hoạt động đa dạng, bên cạnh đó Công ty còn có các đơn vị đại lý, cửa hàng phụ thuộc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh. Do vậy phương thức hạch toán cũng phải tuân theo đúng cách thức quản lý của công ty. Vì vậy, Công ty có thể theo dõi, giám sát hoạt động của các đơn vị phụ thuộc một cách dễ dàng, thuận lợi. Đồng thời, do có sự phân công lao động kế toán nên công việc kế toán tại Công ty lợi hơn, không bị dồn ép và có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, mỗi người sẽ có trách nhiệm hơn trong công việc của mình. Phòng tài chính-kế toán của Công ty có nhiệm vụ thu nhập xử lý thông tin kế toán, thống kê trong phạm vi toàn Công ty, trên cơ sở đó phân tích lập báo cáo tài chính giúp Giám đốc công ty ra quyết định. Ngoài ra, phòng còn thực hiện chức năng kiểm tra giám sát quá trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị đại lý phụ thuộc. Tại công ty thống nhất quản lý tập trung đó là: Quản lý toàn bộ vốn lưu động của Công ty, quản lý nguồn vốn cố định trong Công ty, quản lý các loại vốn vay. Đồng thời hạch toán từ khâu ban đầu đến kết quả cuối. Mỗi phần kế toán tại công ty được phân chia rõ ràng cho các kế toán viên. Như thế sẽ tránh nhầm lẫn, giảm bớt được gánh nặng công việc. Mỗi một kế toán có chức năng, nhiệm vụ riêng và phải chịu trách nhiệm về phần hành mà mình phụ trách. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp : là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của toàn Công ty .Kế toán trưởng là người có năng lực, trình độ chuyên môn cao về kế toán – tài chính, nắm chắc các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách. Kế toán trưởng phải luôn tổng hợp đồng thông tin kịp thời, chính xác, đồng thời cùng ban Giám đốc phát hiện những điểm mạnh yếu về công tác tài chính kế toán của Công ty đề ra quyết định kịp thời. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về tất cả số liệu báo cáo kế toán tài chính của Công ty . Kế toán tiêu thụ hàng hoá : Là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá ,tình hình nhập - xuất – tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi sổ sách có liên quan. Kế toán thanh toán : Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng, nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc….Căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Ngoài ra, ở các đại lý cửa hàng cũng có kế toán ở các đơn vị phụ thuộc :Kế toán ở các đơn vị này phải tổ chức hạch toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáo lên Công ty để quyết toán. Từ chức năng nhiệm vụ của mỗi kế toán ta tổng kết thành mô hình bộ máy kế toán như sau: Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán thanh toán Bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc 1.4.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán : 1.4.2.1. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán : Hệ thống tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng về mặt cơ bản được áp dụng theo hệ thống kế toán được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và một số văn bản mới ban hành nhằm sửa đổi bổ sung hệ thống tài khoản. Do đặc điểm có nhiều loại khách hàng khác nhau…và các hoạt động đa dạng nên Công ty đã chi tiết các tài khoản để đảm bảo theo dõi chi tiết tài khoản từng đối tượng và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, vừa tổng hợp, vừa chi tiết. 1.4.2.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán : Dựa vào chế độ sổ sách kế toán được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính và đặc điểm của doanh nghiệp. Công ty đã lựa chọn hình thức Nhật ký sổ cái. Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin Công ty đã đưa vào sử dụng phần mềm kế toán Accounting làm giảm bớt công việc ghi sổ sách của kế toán. Từ các chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán nhập số liệu vào máy vi tính theo các phần hệ kế toán trên các sổ sách kế toán mà Công ty sử dụng tự động chương trình sẽ ghi vào các sổ tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết và cuối kỳ kế toán lên các báo cáo kế toán được thiết kế theo đúng mẫu của Bộ Tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-sổ cái tại Công ty được khái quát theo sơ đồ số 1.4 : Sơ đồ 1.4 : Quy trình ghi sổ theo hình thức NKSC Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Tất cả các bước từ chứng từ gốc vào sổ kế toán chi tiết, nhật ký sổ cái, bảng tổng hợp bán lẻ hàng hoá …đều được nhập vào máy bằng phần mềm Accounting trừ bảng tính khấu hao TSCĐ và Bảng tính lương được tính trong Excel, sau đó mới đưa vào các bảng phân bổ. 1.4.2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán : Hiện nay, Công ty đang áp dụng chế độ báo cáo được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính về chế độ báo cáo tài chính trong các doanh nghiệp. Các báo cáo tài chính được lập tại Công ty gồm: - Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B01-DNN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : Mẫu số B02-DNN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính : Mẫu số B09-DNN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Mẫu số F01-DNN Ngoài ra ,Công ty còn sử dụng các báo cáo đối với từng phần hành kế toán : - Các báo cáo về giá thành sản phẩm - Các báo cáo tổng hợp và chi tiết về công nợ phải thu của từng khách hàng. - Các báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình bán hàng: lỗ, lãi, theo từng mặt hàng, hình thức bán hàng… Các báo cáo tài chính một quý được lập một lần, do kế toán tổng hợp lập và Giám đốc ký duyệt, sau đó gửi lại cho cơ quan chủ quản lý như: Ban Giám đốc Công ty, Bộ Tài chính… Các báo cáo phần hành do kế toán của từng phần hành lập, sau đó gửi cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính của Công ty . Nói tóm lại, chế độ hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp là: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm kết thúc ngày 31/12 năm đó. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : Việt Nam đồng - Hình thức số kế toán áp dụng : Nhật ký sổ cái - Định kỳ đối chiếu kiểm tra 6 tháng một lần. - Chứng từ sổ sách được quản lý, lưu trữ tại phòng kế toán từ theo quy định của Bộ Tài chính. - Phương pháp kế toán Tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : theo nguyên giá TSCĐ + Phương pháp khấu hao áp dụng : theo QĐ 48/2006/BTC - Phương pháp kế toán tồn kho : + Nguyên giá đánh giá: Chi tiết theo từng kho. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: phương pháp nhập trước xuất trước. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. 1.4.2.4. Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ. Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam là một công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá với nhiều hình thức bán hàng khác nhau do vậy mà tuỳ thuộc vào từng hình thức bán hàng mà Công ty sử dụng chứng từ cho phù hợp.Công ty sử dụng một số loại chứng từ sau để hạch toán. * Hoá đơn GTGT :Là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi, giám sát số lượng, trị giá hàng nhập xuất bán. Trên Hoá đơn GTGT phải ghi rõ số hoá đơn, ngày tháng, năm, tên đơn vị, tên hàng hoá, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tổng cộng. Mẫu Hoá đơn GTGT sử dụng tại Công ty là Hoá đơn GTGT mẫu số 01-GKT-3LL do bộ tài chính phát hành. Hàng tháng kế toán trưởng Công ty phải trực tiếp đến nhận tại phòng ấn chỉ Cục thuế Hà nội. Khi phát sinh nghiệp vụ, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập Hoá đơn GTGT gồm 3 liên. Liên 1 (màu trắng) : dùng để lưu lại quyển gốc (là căn cứ để ghi sổ kế toán ) Liên 2 (màu đỏ ) : giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi vào sổ kế toán đơn vị mua, khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Liên 3 (màu xanh) : giao cho bộ phận thủ kho để làm thủ tục nhập, xuất kho và ghi vào thẻ kho. Kế toán lập xong hoá đơn, trình kế toán trưởng và Giám đốc Công ty ký. Người bán hoặc người mua hàng sau khi nhận đủ và kiểm tra hàng, ký nhận vào hoá đơn. Khi khách hàng thanh toán, kế toán tiêu thụ đóng dấu ” Đã chi tiền” hoặc ” Đã thu tiền” vào hoá đơn (liên đỏ và liên trắng) Quá trình luân chuyển chứng từ: Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng đơn vị quyết định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung tại phòng kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kĩ những chứng từ đóvà chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Do đó quá trình luân chuyển gồm các bước sau: + lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ; + kiểm tra chứng từ kế toán; + ghi sổ kế toán; + lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. CHƯƠNG II Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. 2.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. 2.1.1 Vai trò của kế toán bán hàng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa của Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam kinh doanh các loại máy móc thiết bị y tế, hoá chất, vật tư và thiết bị phục vụ công nông ngư nghiệp. Trong điều kiện kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh của hàng loạt các công ty thương mại lớn nhỏ, việc đưa sản phẩm hàng hóa đến tay người tiêu dùng đòi hỏi phải phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty. Để làm được điều này công ty phải cố gắng đa dạng hoá các phương thức tiêu thụ và thanh toán tiền hàng. Do đó, vai trò của kế toán bán hàng trong công ty là rất quan trọng. Thứ nhất, mỗi một nghiệp vụ bán hàng phát sinh kế toán bán hàng sẽ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của nghiệp vụ phát sinh đó. Thứ hai, kế toán bán hàng sẽ cập nhật các chứng từ phát sinh vào các sổ kế toán chi tiết, nhật ký-sổ cái... Thứ ba, cuối kỳ kế toán bán hàng sẽ tổng hợp số liệu trên sổ sách để từ đó kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào đó lên báo cáo tài chính phản ánh tình hình kinh doanh của công ty trong kỳ. Dựa vào đó, ban lãnh đạo công ty sẽ có hướng điều chỉnh để công ty đạt được mục tiêu đặt ra. Hiện nay, công ty có 2 phương thức tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là bán buôn và bán lẻ, ngoài ra Công ty còn có hình thức bán hàng nội bộ. Bán buôn hàng hóa: Công ty bán buôn hàng hóa thông qua các đơn vị đặt hàng hoặc ký kết các hợp đồng kinh tế. Công ty đã chủ động lập kế hoạch mua, bán hàng hóa nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, ở Công ty áp dụng chủ yếu các hình thức bán buôn sau: + Bán buôn trực tiếp qua kho: Khi có đơn đặt hàng, phòng kinh doanh của Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam sẽ viết hóa đơn GTGT theo mẫu do Bộ Tài Chính quy định và chỉ đạo việc xuất hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi tiến hành giao hàng cho khách hàng. Cuối ngày, thủ kho nộp hóa đơn GTGT cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ. + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Hình thức này chỉ áp dụng với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài, tương đối ổn định và những khách hàng mua hàng nhập khẩu. Hình thức bán hàng này có thể tiết kiệm được các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, thuê kho bãi, chi phí tồn kho... - Bán lẻ hàng hóa: Bán lẻ hàng hóa thường là do các cửa hàng, chi nhánh trực thuộc Công ty thực hiện. Để thu hút được khách hàng, Công ty có chính sách giá cả rất mềm dẻo và linh hoạt nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa mở rộng thị trường. Việc xác định giá bán của hàng hóa phải được xác định trên giá trị của hàng hóa mua vào, giá cả thị trường, các chi phí khác có liên quan và một khoản lợi nhuận nhất định. Đối với khách hàng thường xuyên, khách hàng mua với khối lượng lớn, khách hàng thanh toán ngay, Công ty sẽ giảm giá cho họ như đối với khách hàng mua với số lượng lớn công ty sẽ giảm giá từ 1,5% đến 2%/ tổng giá trị lô hàng. Công ty quy định mức giá bán cụ thể cho từng mặt hàng, trên cơ sở đó các cửa hàng sẽ tự linh động giá bán đối với khách hàng. Nhờ chính sách này mà uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, công ty thực hiện phương thức thanh toán rất đa dạng phù hợp với sự thỏa thuận giữa 2 bên theo hợp đồng đã ký. Công ty luôn tạo điều kiện cho khách hàng trong việc thanh toán nhưng vẫn đảm bảo tiến độ hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hình thức thanh toán của Công ty là thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm trả. Nhưng do đặc điểm hàng hóa của Công ty kinh doanh để phục vụ nhu cầu khám chữa bệnh, xây dựng...nên hình thức thanh toán chậm trả là chủ yếu. Để quản lý chặt chẽ các khoản công nợ, không để bị chiếm dụng vốn thì trong hợp đồng bán hàng có tính đến việc tính lãi suất quá hạn. Tóm lại, bằng các phương pháp bán hàng và phương thức thanh toán đa dạng, nhanh gọn, thuận tiện và các chính sách giá cả hợp lý, Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam đã thu hút được số lượng lớn khách hàng trong nước cũng như nước ngoài. Công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng được tổ chức khoa học, phù hợp thuận tiện cho khách hàng. 2.1.2 Phân công công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng. Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam là một doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hoá với nhiều hình thức bán hàng khác nhau, nhiều khách hàng khác nhau. Do đó, để quản lý tốt nghiệp vụ bán hàng thì tại phòng kế toán có sự phân công công việc như sau: Tại các đơn vị trực thuộc công ty, kế toán bán hàng sẽ có trách nhiệm phụ trách việc ghi chép các nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại đơn vị mình vào các hoá đơn, các bảng tổng hợp cuối tháng. Sau đó, các hoá đơn này sẽ được chuyển lên phòng kế toán của công ty. Các kế toán viên sẽ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của các hoá đơn như chi phí bán hàng được ghi nhận có phù hợp với doanh thu tạo ra trong kỳ đó không...Sau khi xác minh được tính chính xác của các hoá đơn, kế toán tiêu thụ hàng hoá sẽ có trách nhiệm cập nhật các hoá đơn này vào sổ kế toán chi tiết các tài khoản: TK632, TK5111,.... Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ có trách nhiệm tổng hợp lên báo cáo tài chính và xác định khoản thuế phải nộp ngân sách nhà nước trong kỳ. Ngoài ra, trong các nghiệp vụ bán hàng sẽ phát sinh các khoản thanh toán của người mua, các khoản thanh toán với ngân hàng,... sẽ được kế toán thanh toán theo dõi thường xuyên. 2.2. Tính giá hàng hoá tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. 2.2.1. Tính giá hàng nhập kho. Hàng hoá của công ty bao gồm nhiều chủng loại khác nhau như 128 XP, Máy SA8800, Máy SA5500, Máy SONOACE 8000, Máy SONOACE 6000.... Đa số những máy này đều được nhập từ mua ở nước ngoài như Hàn Quốc, Nhật, Trung Quốc...Do đó, giá của hàng hoá mua vào được tính theo công thức sau: Giá thực tế giá mua ghi chi phí thuế các khoản hàng hoá = trên hoá + mua + NK - CKTM, giảm nhập đơn khác (nếu có) giá hàng mua 2.2.2. Tính giá hàng xuất kho. Công ty tính giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này những mặt hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước. Ví dụ: Ngày 02/03/2008, nhập kho 10 máy SA8800 với đơn giá 179.387.445đ/ 1 máy. Ngày 10/03/2008, nhập kho 10 máy SA8800 với đơn giá 185.562.400đ/ 1 máy Ngày 28/03/2008, xuất kho 5 máy SA8800 theo phương pháp này thì hàng xuất kho có đơn giá 179.387.445đ/ 1 máy. 2.3. Quy trình kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. 2.3.1. Lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán tại đơn vị sẽ lập hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Hoá đơn được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần và được sử sụng như sau: Liên 1 lưu tại quyển hoá đơn, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu xanh) dùng để thanh toán. Để hiểu rõ hơn trình tự lập và luân chuyển chứng từ tại Công ty ta xét ví dụ sau : Ngày 09 tháng 03 năm 2008 Công ty TNHH thiết bị y tế Hồng Phát đặt mua loại máy: 10 máy SA8800 với đơn giá 200.000.000đ/1 cái, hàng bán chậm trả, thuế GTGT 5%. Công ty nhập kho loại hàng này ngày 27/02/2008, với số lượng là 16 máy SA8800 với đơn giá 179.387.445đ/1 cái, giá vốn của lô hàng bán ra là 1.793.874.450 đ. Sau khi 2 bên thỏa thuận và đồng ý, phía Công ty đứng ra lập hợp đồng kinh tế và điều khoản cụ thể như sau: Loại hàng : máy SA8800 Số lượng, đơn giá, tổng giá trị : Ghi trong hóa đơn GTGT. Phương thức thanh toán : Thanh toán chậm (30 ngày kể từ ngày giao hàng). Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, tại thời điểm giao hàng đã ghi trong hợp đồng, công ty chuẩn bị giao hàng cho khách hàng. Trước khi giao hàng, kế toán lập hóa đơn GTGT. Biểu số 2.1 HÓA ĐƠN GTGT Liên 3: Dùng để thanh toán Ngày 10 tháng 03 năm 2008 Mẫu số: 01-GTKT-3LL Ký hiệu : MS/2008N Số: 1002345 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam Địa chỉ : Số 08-Lô 14B-Trung Yên-Trung Hoà-Cầu Giấy-HN Điện thoại : 04-32662063 Số tài khoản : 710A00521-Ngân hàng Công thương Cầu Giấy - Hà Nội Mã số : 0101967971 Họ tên người mua hàng : Thu Hiền Đơn vị : Công ty TNHH thiết bị y tế Hồng Phát Địa chỉ : 141 Nguyễn Đình Chiểu - Phường 6 - Quận 3 Số tài khoản : 710A00689 Mã số: 010068623-1 Hình thức thanh toán : chuyển khoản STT Tên hàng hóa, đầu tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiến A B C 1 2 3=1x2 1 Máy SA8800 cái 10 200.000.000 2.000.000.000 Cộng tiền hàng: 2.000.000.000 Thuế GTGT : 5% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán 100.000.000 2.100.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ, bốn trăm linh bốn triệu, không trăm linh sáu nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký , Họ tên) Thủ kho sau khi kiểm tra hóa đơn tiến hành viết phiếu xuất kho (Biểu số 2.2) và xuất hàng theo hóa đơn. Dưới đây là phiếu xuất kho cho lô hàng mới xuất bán. Biểu số 2.2 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam Mẫu số: 02-VT Lô 14B – Trung Yên – Trung Hoà PHIẾU XUẤT KHO Số : 01456956 Ngày 09 tháng 03 năm 2008 Nợ : 632 Có : 156 Họ tên người nhận hàng : Chị Thu Hiền- Công ty TNHH thiết bị y tế Hồng phát Xuất tại kho : Trung Hoà STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy SA8800 cái 10 179.387.445 1.793.874.450 Cộng x 10 x 1.793.874.450 Xuất ngày 09 tháng 03 năm 2008 Phụ trách bán hàng Thủ kho Người nhận (Đã ký ) (Đã ký) (Đã ký) 2.3.2. Hạch toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng. Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá trong công ty là rất quan trọng, do đó cần có các thông tin chi tiết theo dõi được doanh thu theo từng mặt hàng, doanh thu xuất khẩu, doanh thu theo từng đơn vị bán hàng…để ban lãnh đạo công ty đánh giá được nhu cầu của thị trường từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh mới. Do đó, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng công ty sử dụng các sổ sau: Sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu số 2.14): Hàng ngày, kế toán nhập các phiếu xuất kho vào sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán của từng loại hàng hoá. Sổ kế toán chi tiết bán hàng (Biểu số 2.3): Hàng ngày, kế toán nhập các hoá đơn bán hàng vào sổ kế toán chi tiết bán hàng của từng loại hàng hoá. Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán (Biểu số 2.7): Cuối kỳ, kế toán sẽ tổng hợp số lượng hàng bán ra trong kỳ. Để làm rõ hơn ta xét ví dụ trên: Sau khi kế toán đơn vị lập hoá đơn bán hàng thì cuối mỗi ngày gửi lên phòng kế toán của công ty. Tại phòng kế toán sau khi nhận được hóa đơn GTGT (Liên 3), phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên, kế toán kiểm tra tính hợp lý của việc hạch toán. Công ty tính giá trị hàng xuất bán theo phương thức giá nhập trước xuất trước, do đó căn cứ vào giá của từng lô hàng mua vào, kế toán tính và ghi sổ trị giá vốn hàng xuất bán.Với phần mềm kế toán được cài đặt sẵn, kế toán xác định được trị giá vốn xuất bán của lô hàng. Nợ TK632 : 1.793.874.450 Có TK1561 : 1.793.874.450 Đồng thời ghi doanh thu: Nợ TK131-Công ty TNHH Hồng Phát : 2.100.000.000 Có TK511 : 2.000.000.000 Có TK333 : 100.000.000 Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán sẽ phản ánh doanh thu và giá vốn vào Nhật ký-sổ cái và các sổ kế toán chi tiết bán hàng, sổ kế toán chi tiết hàng hóa, báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng. Đến ngày 27 tháng 03 năm 2008, Công ty TNHH Hồng Phát thanh toán tiền hàng theo hóa đơn ngày 09 tháng 03 năm 2008, kế toán ghi : Nợ TK 112 : 2.100.000.000 Có TK131 : 2.100.000.000 Kế toán theo dõi công nợ sau khi xem hóa đơn GTGT sẽ phản ánh lên số kế toán chi tiết công nợ để theo dõi phải thu của khách hàng trên TK131 (Biểu số 2.8) và được mở chi tiết theo từng khách hàng. Biểu số 2.3: Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT BÁN HÀNG Mở ngày 03 tháng 03 năm 2008 Tên hàng hóa: Máy SA8800 Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL Tiền SL Tiền SL Tiền Tồn đầu kỳ 200.000.000 30 6.000.000.000 1324 03/03 Công ty TNHH Nhật An 200.000.000 5 1.000.000.000 25 5.000.000.000 11356 07/03 Công ty TNHH Quốc Thắng 200.000.000 2 400.000.000 23 4.600.000.000 1365 09/03 Công ty TNHH Hồng Phát 200.000.000 10 2.000.000.000 13 2.600.000.000 Cộng phát sinh 17 3.400.000.000 Tồn cuối kỳ 13 2.600.000.000 Người lập biểu (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (K ý, Họ tên ) Biểu số 2.4 : Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HÓA Mở sổ ngày 03 tháng 03 năm 2008 Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT Máy SA8800 179.387.445 17 3.049.586.565 13 2.332.036.785 ....... Tổng cộng 17 3.049.586.565 13 2.332.036.785 Người lập biểu (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (K ý, Họ tên ) Biểu số 2.5: Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Đơn vị: Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam Mẫu số S11-DNN Địa chỉ: Số 08-lô 14B-Trung Yên-Trung Hoà (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tháng 03 năm 2008 TK156 STT Hàng hoá Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Máy SA8800 5.381.623.350 - 3.049.586.565 2.332.036.785 2 Máy Sonost 3000 - 1.309.629.500 1.210.509.500 99.120.000 3 Máy SA5500 2.560.590.860 5.497.970.285 1.304.181.855 6.754.379.290 4 Máy EXA3000 - 3.199.428.000 1.269.140.000 1.930.288.000 5 Nội soi cổ tử cung 37.142.857 1.562.427.969 37.142.857 1.562.427.969 6 Bàn phím 135.000.000 90.000.000 45.000.000 180.000.000 7 MCA-6200 443.876.900 - - 443.876.900 8 Bản mạch - 86.000.000 86.000.000 - 9 Máy SONOACE 4800 - 1.521.310.957 1.318.469.490 202.841.467 10 128 XP 47.619.048 - - 47.619.048 11 DĐâù dò convex 200.000.000 150.000.000 100.000.000 250.000.000 12 Máy SA 6000C - 5.079.560.600 3.727.326.469 1.352.234.131 ….. ….. …… ……. ………. Tổng cộng 13.561.890.560 49.624.559.216 37.338.616.298 25.847.833.488 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập biểu (Ký , Họ tên) Biểu số 2.6: Đơn vị: Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Địa chỉ: Số 8-Lô 14B-Trung yên-Trung Hoà-CG-HN BÁO CÁO BÁN HÀNG Tên hàng: Máy SA8800 Tháng 03 năm 2008 Mã hàng ĐVT Số lượng bán Đơn giá vốn Giá vốn Doanh số Lãi gộp Máy SA8800 cái 17 179.387.445 3.049.586.565 3.4000.000.000 350.413.435 Tổng cộng 17 x 3.049.586.565 3.400.000.000 350.413.435 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập biểu (Ký , Họ tên) Kế toán công ty sẽ dựa vào báo cáo bán hàng, lập cho từng mặt hàng làm căn cứ lập bảng tổng hợp bán hàng. Biểu số 2.7 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam Đơn vị: Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam Địa chỉ: Số8-Lô 14B-Trung Yên- Trung Hoà-CG- Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP BÁN HÀNG Tháng 03 năm 2008 STT Diễn giải Số lượng Đơn giá vốn Trị giá vốn Đơn giá bán Trị giá bán Chênh lệch 1 Máy SA8800 17 179.387.445 3.049.586.565 200.000.000 3.400.000.000 350.413.435 2 Máy Sonost 3000 10 119.057.227 1.190.572.270 146.571.428 1.465.714.280 275.142.010 3 Máy SA5500 15 86.945.457 1.304.181.855 100.000.000 1.500.000.000 195.818.145 4 Máy EXA3000 5 246.109.846 1.230.549.230 312.400.000 1.562.000.000 331.450.770 5 Nội soi cổ tử cung 1 37.142.857 37.142.857 50.000.000 50.000.000 12.857.143 6 Bàn phím 1 45.000.000 45.000.000 60.000.000 60.000.000 15.000.000 7 MCA-6200 0 443.876.900 - 450.000.000 - - 8 Bản mạch 1 86.000.000 86.000.000 100.000.000 100.000.000 14.000.000 9 Máy SONOACE 4800 26 50.710.365 1.318.469.490 64.000.000 1.664.000.000 345.530.510 10 128 XP - 47.619.048 - 50.000.000 - - 11 DĐâù dò convex 2 50.000.000 100.000.000 125.000.000 250.000.000 150.000.000 12 Máy SA 6000C 23 137.285.422 3.157.564.706 189.000.000 4.347.000.000 1.189.435.294 …. ………… …….. ………. ……. ……….. ………. ……….. Tổng cộng 37.338.616.298 42.560.232.120 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập biểu (Ký , Họ tên) Biểu số 2.8 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 131 Khách hàng: Công ty TNHH Hồng Phát Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 138.460.000 1236 1242 1292 10/03 28/03 28/03 Số phát sinh trong kỳ -Bán máy SA8800 -Thuế GTGT đầu ra -Thu tiền bán hàng của công ty Hồng Phát -Thu tiền nợ kỳ trước Cộng phát sinh Dư cuối kỳ 511 3331 112 111 2.000.000.000 100.000.000 2.100.000.000 ---- 2.100.000.000 138.460.000 2.238.460.000 ---- Ngày 30 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) (Ký,Họ tên) Biểu số 2.9 Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 112 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Gửi vào Rút ra Còn lại Mang sang 4.261.320 09.03.08 Nộp tiền vào tài khoản 111 3.240.000.000 09.03.08 Chuyển tiền thanh toán 331 241.620.000 Phí chuyển tiền thanh toán 642 570.000 Chênh lệch tỉ giá thanh toán ( lỗ tỉ giá ) 635 49.927 19.03.08 Nộp tiền vào tài khoản 111 350.000.000 20.03.08 Nộp tiền vào tài khoản 111 300.000.000 26.03.08 Cty TNHH TM DP Nam Á 131 163.000.000 27.03.08 Cty TNHH Hồng Phát 131 2.100.000.000 28.03.08 Phí chuyển tiền thanh toán 642 2.156.925 28.03.08 Chuyển tiền thanh toán 331 968.700.000 Chênh lệch tỉ giá thanh toán 635 62.050 Lãi tiền gửi 711 400.139 Tháng 3 Năm 2008 Ngày 30 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) (Ký,Họ tên) Đối với chi phí thu mua hàng hóa (vận chuyển, bốc xếp, lưu kho...) do không xác định đựơc chính xác cho từng lô hàng nên khi phát sinh chi phí này kế toán phản ánh trên TK1562-Chi phí thu mua. Cuối kỳ, căn cứ vào số lượng nhập, xuất, tồn và trị giá hàng nhập, xuất bán, tồn kho, kế toán hàng hóa xác định trị giá chi phí hàng mua phân bổ cho kỳ hạch toán và tiến hành hạch toán. Ví dụ: Trong tháng 03/2008, kế toán xác định chi phí thu mua phải phân bổ trong kỳ là 47.569.457đồng, kế toán hạch toán: Nợ TK 632: 8.500.200đồng Có TK15621: 8.500.200đồng 2.3.3/Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Quy trình hạch toán tổng hợp tại công ty được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán tổng hợp tại công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Chứng từ ban đầu Sổ kế toán chi tiết giá vốn, chi phí, doanh thu, kết quả Bảng tổng hợp chi phí, doanh thu, giá vốn Chứng từ kế toán tổng hợp Nhật ký_sổ cái (TK155, 156, 157, 632, 131, 511, 531, 911) Báo cáo tài chính Trình tự hạch toán: Các nghiệp vụ phát sinh tại công ty được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán duy nhất là Nhật ký-sổ cái. Để làm rõ ta xét ví dụ sau: Ngày 03/03/2008 công ty điều chuyển nội bộ cho 1 đại lý kinh doanh máy móc thiết bị y tế là 5 bộ máy SA 600C, trị giá hàng là 686.427.110 đồng (đơn giá 137.285.422 đồng - trị giá hàng bằng trị giá hàng công ty nhập vào, đơn vị bán hàng được hưởng lãi 2%/ giá trị hàng bán). Trong tháng 03/2008 đơn vị kinh doanh máy móc thiết bị y tế đã bán lô máy móc trên cho các đơn vị sau (thu tiền ngay, đơn vị đã xuất hóa đơn GTGT). Ngày 16/3/2008 bán cho công ty TNHH Nhật An 1 bộ máy với đơn giá bán 189.000.000đồng/bộ máy (chưa thuế GTGT). Ngày 19/03/2008 bán cho khách hàng Nguyễn Văn Nam 1 bộ máy, đơn giá bán 189.000.000 đồng / bộ máy (chưa thuế GTGT 5%) Kế toán tại đại lý hạch toán như sau: + Căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi: Có TK3368 : 686.427.110 + Khi khách hàng nộp tiền, kế toán đối chiếu số tiền trên hóa đơn GTGT và tiến hành lập phiếu thu: PHIẾU THU Ngày: 16/03/2008 Người nộp : Phạm Anh Tuấn Địa chỉ : Công ty TNHH Nhật An (54-Bà Triệu-Liên Bảo-Vĩnh Yên-Vĩnh Phúc) Lý do nộp : Thu tiền máy siêu âm SA 6000C Số tiền : 198.450.000 Bằng chữ : Một trăm chin mươi tám triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Đã nhận đủ số tiền: Một trăm chin mươi tám triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Ngày 16 tháng 03 năm 2008 + Căn cứ các phiếu thu, hóa đơn GTGT (Biểu số 2.1) và phiếu xuất kho (Biểu số 2.2), kế toán tiến hành ghi nhận tổng giá thanh toán: Nợ TK111 : 198.450.000 Có TK511 : 189.000.000 Có TK3368 : 9.450.000 + Đồng thời phản ánh giá trị vốn hàng xuất bán: Nợ TK632 : 137.285.422 Có TK1561 : 137.285.422 Sau đó, kế toán dựa vào sổ kế toán chi tiết bán hàng của từng mặt hàng (Biểu số 2.3), sổ kế toán chi tiết hàng hoá từng mặt hàng (Biểu số 2.4), tiến hành ghi vào Nhật ký-sổ cái (Biểu số 2.18). Khi chuyển hàng cho đơn vị, để theo dõi số lượng hàng hóa chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đơn vị đại lý, ký gửi kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 2.10). Biểu số 2.10 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 3: Nội bộ Ngày 03 tháng 03 năm 2008 Căn cứ lệnh điều động số: PAKD21 ngày 03 tháng 03 năm 2008 của: đơn vị kinh doanh máy móc thiết bị y tế : về việc nhận máy SA 6000C Họ tên người vận chuyển : Nguyễn Thị Hoa . Hợp đồng số... Phương tiện vận chuyển : Xe công ty . Xuất tại kho : Kho Trung Hoà Nhập tại kho : Kho đơn vị kinh doanh máy móc thiết bị y tế. STT Nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập Máy SA6000C bộ 10 10 137.285.422 1.372.854.220 Cộng 10 10 137.285.422 1.372.854.220 Xuất, ngày 03 tháng 03 năm 2008 Nhập, ngày 03 tháng 03 năm 2008 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tén) + Căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK1368 : 1.372.854.220 Có TK1561: 1.372.854.220 Toàn bộ số tiền bán hàng thu được đơn vị phải chuyển về văn phòng công ty ngay trong tháng, kế toán công ty sẽ lập sổ kế toán chi tiết công nợ cho từng khách hàng (Biếu số 2.8), sổ kế toán chi tiết TK111, 112 (Biểu số 2. 9), sổ kế toán chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 2.12) và Nhật ký_sổ cái (Biểu số 18). Đối với Chi nhánh Công ty đóng tại TP Hồ Chí Minh, việc thực hiện nghĩa vụ thuế do Cục thuế TP Hồ Chí Minh quản lý nên đơn vị này tự kê khai và hạch toán thuế GTGT như một đơn vị độc lập (thông qua các tài khoản TK133, TK3331) không thông qua TK3368 như các đơn vị ở Hà Nội. Trình tự hạch toán được tiến hành như các đơn vị trực thuộc đóng tại Hà Nội. Việc điều chuyển hàng cho Chi nhánh được thực hiện thông qua việc xuất hoá đơn GTGT, trình tự hạch toán được thể hiện thông qua nghiệp vụ sau: Ngày 09/03/2008, Công ty xuất 10 máy siêu âm SA 4800HD tại kho Trung Hoà điều chuyển cho Chi nhánh, trị giá hàng xuất kho là 507.103.650đồng (đơn giá xuất 50.710.365đ/cái chưa thuế 5%). Lô hàng này trong tháng 03/2008, Chi nhánh đã xuất bán 4 máy cho Công ty thương mại Thái Hà, đơn giá bán chưa có thuế 64.000.000đồng/ 1 máy. - Kế toán tại Chi nhánh căn cứ vào hoá đơn GTGT, hạch toán: Nợ TK 156 : 507.103.650 Nợ TK 1331 : 25.355.182,5 Có TK 3368 : 532.458.832,5 + Khi xuất bán lô hàng, Chi nhánh hạch toán tổng giá thanh toán: Nợ TK 111 : 268.800.000 Có TK 511 : 256.000.000 Có TK 33311 : 12.800.000 + Và hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 202.841.460 Có TK 1561 : 202.841.460 Đồng thời lập bảng tổng hợp bán hàng chuyển về Công ty để xác định lợi nhuận của chi nhánh và lợi nhuận Công ty. Việc ghi chép sổ sách và báo cáo nộp về Công ty được thực hiện tương tự như các đơn vị ngoài Hà Nội. - Kế toán tại phòng tài chính kế toán hạch toán nghiệp vụ trên như sau: + Phản ánh doanh thu tiêu thụ nội bộ của hàng xuất bán: Nợ TK 136811 : 532.458.832,5 Có TK 512 : 507.103.650 Có TK333 (33311): 25.355.182,5 + Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán nội bộ: Nợ TK 632 : 507.103.650 Có TK 1561: 507.103.650 Như vậy, hàng bán nội bộ cho Chi nhánh thực chất là việc điều chuyển hàng vì khi hạch toán các bút toán trên, giá vốn nội bộ bằng doanh thu nội bộ nên không phát sinh lãi gộp hàng nội bộ. Đây là hình thức xuất hoá đơn GTGT để hợp thức hoá việc vận chuyển hàng hoá vào Chi nhánh của Công ty. Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán vào sổ kêa toán chi tiết tài khoản 1368, sổ này được mở chi tiết cho từng đơn vị, từ sổ kế toán chi tiết TK 1368 kế toán ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết. 2.3.3.1 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Hiện nay tại Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam chủ yếu chỉ có khoản giảm trừ doanh thu do hàng bán bị trả lại. Khi bán hàng, công ty cung cấp hàng hoá cho khách hàng không đảm bảo như trong hợp đồng như hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng, chủng loại thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm. Trị giá của lô hàng bị trả lại được tính đúng trị giá trên hoá đơn và kế toán sử dụng tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” để theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ này, người bán sẽ lập biên bản trả lại hàng, sau đó kế toán vật tư lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại. Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng mà họ đã mua trước đây, kế toán căn cứ vào chứng từ được lập khi khách hàng trả lại hàng để ghi tổng giá thanh toán và giá vốn hàng bán bị trả lại. Bút toán 1: Phản ánh tổng giá thanh toán hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 531 : Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả lại cho khách hàng hoặc chấp nhận trừ vào nợ Bút toán 2: Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại Nợ TK 156 : Ghi tăng giá vốn hàng bán Có TK 632 : Ghi giảm giá vốn Để rõ hơn vấn đề này, ta xét ví dụ sau: Ngày 25 tháng 03 năm 2008, Công ty cổ phần dược và thiết bị y tế Nam Á trả lại 1 bộ máy siêu âm SA6000C. Giám đốc công ty chấp nhận nhận lại hàng này, xác định giá vốn là 137.285.422 đ (chưa thuế). Dưới đây là biên bản trả lại hàng. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập -Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG Hôm nay, là ngày 25 tháng 03 năm 2008, công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam, chúng tôi gồm: Ông Nguyễn Văn Chung : Giám đốc công ty Chị Hoàng Thị Huê : Nhân viên bán hàng Chị Hoàng Thị Kim Dung : Khách hàng Ghi nhận việc trả lại hàng hoá theo hoá đơn số 1234 ngày 03/02/2008. Loại hàng : Máy siêu âm SA6000C Số lượng : 2 bộ máy Đơn giá : 189.000.000 đ/ 1 bộ máy Thành tiền : 378.000.000 đ Thuế GTGT 5% : 18.900.000 đ Tổng cộng : 396.900.000 đ Lý do : Không đảm bảo chất lượng Ông Nguyễn Văn Chung, Giám đốc công ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, chấp nhân yêu cầu của khách hàng. Chị Huê - nhân viên bán hàng đã nhân lại hàng và thanh toán tiền hàng cho khách. Biên bản được lập thành 3 bản, có chữ ký xác nhận của những người có liên quan. Hà Nội, ngày 25 tháng 03 năm 2008 Chữ ký khách hàng Giám đốc công ty Người lập biên bản (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào biên bản trả lại này kế toán vật tư lập phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho để người này ghi vào thẻ kho, sau đó Phiếu nhập kho lại được chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết hàng hoá. Biểu số 2.11 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 03 năm 2008 Số : 01256 Nợ : TK 156 Có : TK 632 Họ tên người giao hàng: Chị Hà Phương Nhập kho : Trung Hoà STT Tên nhãn hiệu , quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính S ố lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Máy SA6000C bộ 2 2 137.285.422 274.570.844 Tổng cộng 274.570.844 Nhập ngày 25 tháng 03 năm 2008 Phụ trách bán hàng Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại do thủ kho chuyển lên, kế toán phản ánh vào sổ kế toán chi tiết TK531 (Biểu số 2.13), sổ kế toán chi tiết TK632 (Biểu số 2.14). Cuối tháng kết chuyển toàn bộ số phát sinh của TK 531 sang TK 511 để ghi giảm doanh thu. Biểu số 2.12 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG Tài khoản : 5111- Doanh thu hàng bán Tháng 03 năm 2008 Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh SH NT Nợ Có .... ... ... ... ... ... .... 03/03 1234 03/03 Bán máy SA6000C 131 456.340.000 06/03 1235 06/03 Bán máy EXA3000 131 ... 1.562.000.000 09/03 1236 09/03 Bán máy SA8800 131 329.528.900 11/03 1238 11/03 Bán máy Sonost 3000 111 ... 1.465.714.280 13/03 1245 13/03 Bán máy SA5500 112 1.500.000.000 16/0/ 1250 16/03 Bán bàn phím 131 60.000.000 18/03 1251 18/03 Bán máy siêu âm màu SA9900 131 …. 404.600.000 21/03 1254 21/03 Bán chụp XQ MCA6200 111 ….. 473.500.000 25/03 1258 25/03 Bán máy điện tim cardio 2000 111 47.700.000 …. …. … …. …… …. … ……. ….. …… …. …. ….. … ….. ….. ….. …. …. ….. 30/03 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 531 378.000.000 Kết chuyển DTT 1.571.270.200 …… Cộng 3.300.240.400 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký , Họ tên) (Ký, Họ tên) Biểu số 2.13 SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 30/03/2008 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Số Ngày Nợ Có 1234 25/03 Công ty cổ phần dược và thiết bị y tế Nam Á trả lại hàng 131 378.000.000 30/03 Kết chuyển hàng bán trả lại 511 378.000.000 Cộng 378.000.00 378.000.000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ sổ kế toán chi tiết TK 531, kế toán phản ánh Nợ TK 531: 378.000.000 Nợ TK 33311: 18.900.000 Có TK 131- Công ty CP dược và thiết bị y tế Nam Á: 396.900.000 Biểu số 2.14 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN TK 632 “Giá vốn hàng bán” Tháng 03 năm 2008 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Số Ngày Nợ Có 1234 02/03 Công ty CP dược và thiết bị y tế Nam Á 156 180.000.000 1235 05/03 Công ty TNHH Nhật An 156 94.000.000 1236 10/03 Công ty TNHH thiết bị y tế Hồng Phát 156 325.300.000 1456 15/03 Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật và thiết bị y tế Hoàng An 156 14.250.000 ..... ..... ..... ..... ...... ...... 01256 25/03 Công ty CP dược và thiết bị y tế Nam Á trả lại hàng 156 274.570.844 30/03 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 554.548.979 Cộng 3.558.548.979 3.558.548.979 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ghi giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 1561: 274.570.844 Có TK 632 : 274.570.844 2.3.3.2 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. a. Hạch toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng tại Công ty bao gồm các chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ như chi phí vận chuyển hàng bán cho người mua, chi phí cho nhân viên bán hàng, chi phí tiếp khách, quảng cáo... Tài khoản sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng là TK 6421 Trình tự hạch toán chi phí bán hàng tiến hành như sau: Đối với những khoản chi phí phát sinh như: chi phí tiền lương, tiền ăn của cán bộ, nhân viên công ty, chi phí điện thoại, điện thắp sáng, chi phí khấu hao tài sản cố định… thì kế toán hạch toán ngay vào tháng phát sinh đó. Còn những khoản chi phí có giá trị lớn liên quan đến nhiều kỳ kế toán như: thuế đất, tiền thuê nhà trả trước thì kế toán sẽ tiến hành phân bổ vào từng kỳ kinh doanh. Khi chi phí bán hàng phát sinh, căn cứ vào chứng từ có liên quan như bảng thanh toán tiền lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT,...kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng (được chi tiết theo từng yếu tố chi phí). Hàng tháng, căn cứ vào đó lên Nhật ký- sổ cái. Ta xét ví dụ sau: Ngày 04 tháng 03 phát sinh chi phí đầu tư điện thoại, căn cứ vào hoá đơn tiền điện thoại kế toán ghi: Nợ TK 6421: 7.500.350 Nợ TK 133 : 750.035 Có TK 111: 8.250.385 Sau đây là mẫu phiếu chi tiền điện thoại: Đơn vị: Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Mẫu số C31-BB Địa chỉ: Lô 8-Số 14B-Trung Yên-Trung Hoà Ban hành theo QĐ Số19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2008 của Bộ Trưởng Bộ tài chính PHIẾU CHI Ngày 04 tháng 03 năm 2008 Họ, tên người nhận tiền: Chị Hà Địa chỉ: Số 8-Lô 14B-Trung Yên-Trung Hoà-CG-HN Lý do chi: Thanh toán tiền điện thoại Số tiền: 7.500.350 đ (viết bằng chữ) Bẩy triệu năm trăm nghìn ba trăm năm mươi đồng. Kèm theo: 01 Chứng từ kế toán HĐ GTGT Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………… Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày 10 tháng 03 năm 2008 phát sinh chi phí vận chuyển cho công ty TNHH thiết bị y tế 39 theo hoá đơn ngày 10/03, căn cứ vào chứng từ vận chuyển kế toán đã định khoản: Nợ TK 6421: 1.500.000 Nợ TK 133: 150.000 Có TK 111: 1.650.000 Kế toán dựa vào các phiếu thu, phiếu chi để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký-sổ cái (Biểu số 2.18) và sổ kế toán chi tiết TK 6421 (Biểu số 2.15). Biểu số 2.15 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT Tài khoản: 6421 - Chi phí bán hàng Tháng 03 năm 2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có 04/03 Trả tiền điện thoại của VPCT 111 7.500.350 … … … … … 06/03 Chi phí xăng xe của nhân viên bán hàng 111 1.000.000 06/03 Thanh toán tiền điện nước 111 150.0000 08/03 Thanh toán lương kỳ trước 111 5.230.000 10/03 Chi vận chuyển cho khách hàng 111 1.500.000 ... 12/03 Phải chi vận chuyển hàng 331 1.260.300 …. 15/03 Trả tiền cho nhân viên bán hàng 111 15.630.850 …. …….. 18/03 Chi vận chuyển cho khách hàng 111 2.000.000 … … …. …… Kết chuyển 911 36.500.360 Cộng 36.500.360 36.500.360 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm các chi phí bằng tiền liên quan đến chi phí quản lý chung trong doanh nghiệp như: Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, chi phí nhân viên quản lý... Công ty sử dụng TK 6422 để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán giống như chi phí bán hàng. Căn cứ vào các hoá đơn chứng từ có liên quan, kế toán mở sổ kế toán chi tiết tài khoản 6422 (Biểu số 2.16) và phản ánh nghiệp vụ này vào Nhật ký-sổ cái. Biểu số 2.16 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Trích SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 6422- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Năm 2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có Số Ngày 10/03 Thanh toán ăn trưa cho nhân viên VPCT 111 3.640.000 13/03 Chi tiền cho nhân viên phòng kinh doanh 111 2.450.3000 15/03 Thanh toán cho nhân viên phòng kinh doanh 111 5.300.410 15/03 Thanh toán cước dịch vụ 111 500.000 …. 16/03 Thanh toán tiền phòng nghỉ cho nhân viên 111 500.000 …. …. …… …. 28/03 Tính lương cho nhân viên VPCT 334 45.000.000 28/03 Tính các khoản phải nộp theo lương 338 35.500.000 28/03 K/c tiền thuê nhà 142 3.228.300 30/03 Kết chuyển 911 107.140.000 Cộng 107.140.000 107.140.000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.3.3. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty được tiến hành vào cuối mỗi tháng. Kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu trên NKSC, Sổ kế toán chi tiết các TK 511, 632, 6421, 6422... để tính ra kết quả tiêu thụ trong toàn công ty và cho từng đơn vị. Kế toán phản ánh kết quả tiêu thụ vào sổ kế toán chi tiết TK 911. Kết quả TT hàng hóa = Tổng số DTT- Giá vốn hàng bán- CPBH-CPQLDN Căn cứ vào bộ sổ sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá, kế toán xác định được kết quả kinh doanh trong kỳ. Do quy định của Công ty chỉ lập Báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán nên kết quả kinh doanh trong tháng của công ty sẽ được phản ánh vào Sổ kế toán chi tiết TK 911 (Biểu số 2.17). Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số liệu trên Nhật ký- Sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết của từng tháng, kế toán tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty. Biểu số 2.17 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK: 911 - Xác định kết quả kinh doanh Tháng 03 năm 2008 STT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển doanh thu thuần 511 - Doanh thu hàng bán 511 2.431.890.560 ... ... ... 2 Kết chuyển DT bán hàng nội bộ 512 - Doanh thu hàng bán 512 507.103.650 ... ... ... 3 Kết chuyển GVHB 632 - GV hàng bán 632 2.635.890.450 ... ... ... 4 Kết chuyển chi phí bán hàng 6421 - Chi phí đầu tư mua ngoài 6421 36.500.360 ... ... ... 5 Kết chuyển chi phí QLDN 6422 - Chi phí nhân viên quản lý 6422 107.140.000 ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 2.919.530.810 2.938.994.210 Kết chuyển 421 19.463.400 Số dư cuối kỳ - - Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh trong tháng, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký-sổ cái (Biểu số 2.18) theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế. Biểu số 2.18: NHẬT KÝ-SỔ CÁI 2.3.3.4. Hạch toán thuế GTGT Ta đã biết Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó sẽ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Thuế đầu vào của hàng hoá dùng đồng thời cho kinh doanh hàng hoá chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT thì chỉ được khấu trừ số thuế đầu vào của hàng hoá dùng cho kinh doanh hàng hoá chịu thuế GTGT. Căn cứ để xác định số thuế đầu vào được khấu trừ là số thuế GTGT ghi trên hoá đơn khi mua hàng hoá. Công ty có trách nhiệm nộp thuế GTGT vào ngân sách nhà nước đầy đủ, đúng quy định. Thủ tục kê khai nộp thuế phù hợp với yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, nâng cao ý thức trách nhiệm của công ty trước pháp luật. Theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc áp dụng thuế GTGT đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, kế toán tiêu thụ hàng hoá đồng thời là người tiến hành hạch toán thuế GTGT đầu ra. Để hạch toán thuế GTGT đầu ra kế toán sử dụng TK 3331, còn hạch toán thuế GTGT đầu vào kế toán sử dụng tài khoản 1331. Cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT, căn cứ vào các hoá đơn này kế toán ghi vào Báo cáo bán hàng và kết hợp với báo cáo của các đơn vị thành viên gửi lên hàng tháng để phản ánh lên sổ kế toán chi tiết TK 3331 (Biểu số 2.19)- Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Cuối tháng, căn cứ vào Báo cáo bán hàng và sổ kế toán chi tiết TK331, kế toán lập tờ khai thuế GTGT. Biểu số 2.19 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp Tháng 03 năm 2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1236 1237 ….. 1240 ….. 1241 …. 11/03 13/03 15/03 15/03 …. 28/03 Số phát sinh trong kỳ -Bán máy SA8800 -Bán máy SA5500 …. -Bán máy EXA3000 -Bán máy SA8800 …. -Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Cộng phát sinh Dư cuối kỳ 331 111 … 112 111 …. 1331 156.200.000 317.560.000 100.000.000 50.000.000 … 20.000.000 50.000.000 … 320.300.000 2.740.000 Ngày 30 tháng 03 năm2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.20 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Mẫu số: 01/GTGT (Ban hành theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của BTC) TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT) Kỳ tính thuế: tháng 03 năm 2008 Người nộp thuế: Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam Mã số thuế: 0101967971 Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam Địa chỉ trụ sở: Số 08 - Lô 14B – Trung Yên – Trung Hoà - Cầu Giấy - Hà Nội Điện thoại: 04.62662.063 Fax : 04.62662.064 Email : STT Chỉ tiêu Giá trị hàng hoá đầu tư mua vào (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT A Không phát sinh hoạt động mua bán trong kỳ B Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang 180.815.193 I Hàng hoá, đầu tư mua vào chịu thuế GTGT 4.885.319.040 1 Hàng hoá, dịch vụ mua vào trong kỳ 244.265.952 A Hàng hoá, dịch vụ mua vào trong nước. B Hàng hoá, dịch vụ nhập khẩu 2 Điều chỉnh tăng (giảm) thuế GTGT đã được khấu trừ các kỳ trước + Điều chỉnh tăng: + Điều chỉnh giảm: 3 Tổng số thuế GTGT được khấu trừ 425.081.145 4 Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này II Hàng hoá, dịch vu bán ra trong kỳ: 1 Hàng hoá,dịch vụ bán ra trong kỳ 8.556.422.900 427.821.145 1.1 Hàng hoá, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT 1.2 Hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT 8.556.422.900 427.821.145 A Hàng hoá, đầu tư xuất khẩu: 0% B Hàng hoá, đầu tư bán ra thuế suất: 5% 8.556.422.900 427.821.145 C Hàng hoá, đầu tư bán ra thuế suất: 10% 2 Điều chỉnh tăng (giảm) thuế GTGT đầu ra đã kê khai kỳ trước: A + Điều chỉnh tăng (+): B + Điều chỉnh giảm (-): 3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra 8.556.422.900 427.081.145 III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ 1 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ 2.740.000 2 Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này 2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này 2.2 Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ này Tôi xin cam đoan số liệu kê khai trên là đúng và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã kê khai. Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2008 Ký tên, đóng dấu (ghi rõ họ tên và chức vụ) CHƯƠNG III Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán bán hàng tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Y tế Việt Nam. 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng tại Công Ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam: Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam là một doanh nghiệp thương mại có lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động tương đối rộng, công ty có một mạng lưới các đơn vị trực thuộc được phân bố trên khắp địa bàn Hà Nội, đáp ứng đầy đủ nhu cầu về máy móc thiết bị y tế và các loại vật tư khác phục vụ cho hoạt động khám chữa bệnh tại các bệnh viện trong cả nước. Trải qua mấy năm hình thành và phát triển công ty cũng như nhiều doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội gặp không ít khó khăn. Nhất là trong điều kiện Việt Nam gia nhập WTO như hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp buộc phải không ngừng thay đổi cho phù hợp. Những thay đổi về chính sách của Nhà nước nhằm thích ứng với những biến động của nền kinh tế thị trường cũng gây cho Công ty không ít khó khăn trong việc nắm bắt, vận dụng chính sách tài chính vào hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tài chính... Song nhờ sự nhanh nhậy nắm bắt xu hướng phát triển của xã hội, sự năng động sáng tạo của đội ngũ cán bộ lãnh đạo và tinh thần tập thể, tích cực học hỏi của cán bộ công nhân viên mà công ty đã từng bước tháo gỡ khó khăn, nhanh chóng chuyển đổi để bắt nhịp với sự biến động của thị trường. Để đạt được những thành tựu như ngày nay là nhờ sự hợp lý trong tổ chức bộ máy quản lý của Công ty trong đó bộ máy kế toán đóng một phần không nhỏ. Ngoài chức năng chính là giám sát và quản lý chặt chẽ tình hình tài sản cũng như nguồn vốn của Công ty, phòng kế toán còn phối hợp với các phòng ban khác trong công tác quản lý kinh doanh cũng như lập báo cáo quản trị giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được chính xác kịp thời những thông tin cần thiết để đưa ra phương hướng điều hành quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức hạch toán kế toán của Công ty được thực hiện tương đối hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và phù hợp với chế độ kế toán Nhà nước ban hành, đúng với yêu cầu và nguyên tắc kế toán đề ra. Công ty lựa chọn hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán là rất hợp lý. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát của kế toán với hoạt động kinh doanh tại mỗi cửa hàng, mỗi chi nhánh trực thuộc Công ty, phục vụ tốt cho công tác quản lý các hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị trực thuộc cũng như toàn Công ty. Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và xử lý các thông tin ghi trên chứng từ và sổ sách kế toán liên quan tương đối hợp lý, logic. Đồng thời đã xây dựng phần hành kế toán đặc trưng, khối lượng công việc kế toán gắn với một đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán, thiết kế được công việc cho các đối tượng trong phần hành đã phù hợp nhất là phần hành kế toán bán hàng. Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ kế toán còn ít và chỉ có một số người có trình độ chuyên môn cao. Hàng năm, các cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán đều có những đoàn xuống thanh tra, kiểm tra công tác hạch toán kế toán của Công ty. Các hồ sơ kiểm toán cho thấy hệ thống hạch toán kế toán của Công ty luôn chấp hành đúng những quy định trọng yếu của chế độ Kế toán Việt Nam. Sau khi tìm hiểu về bộ máy hoạt động cũng như lĩnh vực kinh doanh, công tác hạch toán kế toán bán hàng của Công ty em thấy có một số ưu, nhược điểm về thực trạng kế toán bán hàng như sau: 3.1.1 Những thành tựu. 3.1.1.1 Về công tác tiêu thụ hàng hoá: Cùng với sự phát triển lớn mạnh của toàn Công ty, công tác hạch toán nói chung và hạch toán kế toán bán hàng nói riêng cũng không ngừng hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu phát triển trong giai đoạn mới, bởi nó liên quan tới việc xác định kết quả, các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nước, đồng thời phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. Công tác hạch toán bán hàng đã đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán giữa kế toán và các bộ phận có liên quan. Số liệu cũng được phản ánh một cách trung thực hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu. Khối lượng công việc hàng ngày nhiều nhưng kế toán tiêu thụ vẫn theo dõi đầy đủ tình hình biến động hàng hoá, doanh thu tiêu thụ của từng loại hàng hoá, tình hình thanh toán của từng khách hàng, tính toán chính xác chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ cũng như thực hiện nghiêm túc việc thanh toán với ngân sách Nhà nước về các khoản thuế phải nộp để cuối cùng xác định được kết quả hoạt động kinh doanh. Nhờ đó việc hạch toán kế toán bán hàng đã góp phần bảo vệ tài sản của Công ty và phục vụ tốt yêu cầu quản lý. 3.1.1.2 Về đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán: Các chứng từ ban đầu được lập tại Công ty đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ tiêu thụ và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán hàng hoá đều có hoá đơn tài chính, các chứng từ được lập ở tất cả các khâu, đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính đã quy định. Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ bán hàng đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ. Các chứng từ đều tuân thủ chế độ chứng từ và có chữ ký và dấu của đơn vị, cá nhân có liên quan. Trong quá trình hạch toán, kế toán đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất các nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập- xuất - tồn kho hàng hoá được chính xác, thuận tiện, kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận kế toán khác. Việc xác định các chứng từ bên ngoài trong quá trình tiêu thụ được giám sát, kiểm tra rất chặt chẽ và được xử lý kịp thời. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo nghiệp vụ, trình tự thời gian, sau đó được bảo quản, lưu trữ gọn gàng khoa học thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. 3.1.1.3 Về hệ thống tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản sử dụng trong quá trình tiêu thụ khá đầy đủ, việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ tiêu thụ được thực hiện chính xác, quy củ. Do số lượng chủng loại hàng hoá nhiều nên công ty đã mở chi tiết tài khoản theo mặt hàng của từng nhóm hàng để thuận tiện cho việc theo dõi hạch toán, tăng hiệu quả công tác kế toán của Công ty. 3.1.1.4 Về công tác hạch toán hàng tồn kho: Do quy mô hoạt động của Công ty rất rộng, liên tục trong các tháng nên để hạch toán lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản ánh ghi chép theo dõi thường xuyên tình hình biến động của hàng hoá, công ty đã áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất hợp lý. Công ty lựa chọn phương pháp nhập trước xuất trước để xác định giá vốn hàng bán là rất phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Công tác tính giá được thực hiện trong kỳ, thông qua công tác tính giá có thể kiểm tra thời hạn bảo quản vật tư trong kho. Các mặt hàng kinh doanh tương đối nhiều, giá cả phong phú nên việc áp dụng phương pháp này để quản lý giá trị hàng tồn kho và xác định lượng hàng bán rất cụ thể, phù hợp với hình thức kinh doanh của Công ty. 3.1.1.5 Về tình hình thanh toán ở công ty: Công ty hoạt động kinh doanh thương mại nên có rất nhiều mối quan hệ với khách hàng và cũng vì thế mà quy mô khách hàng cũng ngày càng tăng. Hơn nữa, với sự đa dạng hoá các phương thức thanh toán nên khi mua hàng khách hàng trả tiền sau là không tránh khỏi. Qua nghiên cứu ở trên ta thấy, trên bảng tổng hợp phải thu khách hàng số dư bên nợ là rất lớn. Điều này cũng khiến cho công ty dễ gặp rủi ro trong việc thu hồi công nợ. Vì vậy, công ty nên trích lập dự phòng khoản phải thu, và coi đâu là một khoản chi phí để bù đắp khi có rủi ro xảy ra. 3.1.1.6 Về việc sử dụng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty: Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính cho bộ phận kế toán toàn công ty. Mọi công việc đều do máy thực hiện từ khâu nhập chứng từ tổng hợp, phân loại chứng từ, tính toán, xử lý dữ liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế toán và báo cáo tài chính, đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh, chất lượng thông tin cao, giảm bớt được chi phí và thuận tiện cho việc lưu trữ và bảo quản số liệu. Thông tin trên các sổ sách, báo cáo cũng hoàn toàn chính xác không có sai lệch. Việc trợ giúp của kế toán máy, lượng sổ sách phải ghi chép tại Công ty giảm đi rất nhiều, đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo được tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập - xuất- tồn kho hàng hoá được chính xác thuận tiện. Trong phòng kế toán các máy tính đã được nối mạng tạo điều kiện truy cập dữ liệu giữa các phần hành kế toán riêng biệt, thuận tiện cho việc tính toán số liệu có liên quan tới nhiều phần khác nhau. Đồng thời nhờ mối liên hệ này, các bộ phận có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu kịp thời phát hiện và sửa chữa những sai sót trong quá trình hạch toán. Tuy nhiên do hạn chế của phần mềm, một số mẫu biểu đã không theo đúng quy định về mẫu sổ do Bộ Tài chính ban hành. Bên cạnh đó phần mềm này còn chưa đảm bảo được việc phản ánh đúng tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cụ thể như nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng, do chưa thiết lập được trình tự hạch toán cho tài khoản 157 “Hàng gửi bán” nên kế toán tiêu thụ vẫn phải sử dụng tài khoản 156 để phản ánh, làm sai lệch tính chất nghiệp vụ trên hệ thống sổ sách. 3.1.2 Những tồn tại. Bên cạnh thành tựu đạt được trong công tác tổ chức kế toán bán hàng tại công ty còn có những tồn tại cần khắc phục, hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty. 3.1.2.1 Về công tác tiêu thụ hàng hoá: Trong công tác tiêu thụ của mình Công ty cũng chưa nhiều biện pháp làm tăng số lượng hàng hoá bán ra. Đó là Công ty chưa có nhiều hình thức chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thương mại là khoản mà công ty bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với khối lượng lớn, chiết khấu thanh toán là số tiền thưởng cho khách hàng tính trên tổng số tiền hàng mà họ đã thanh toán trước thời hạn. Đối với một doanh nghiệp thương mại thì đây chính là một trong những chính sách giá cả hết sức mềm dẻo để công ty có thể giữ được mối quan hệ lâu dài với các bạn hàng truyền thống cũng như có thể thu hút thêm số lượng khách hàng mới cho Công ty. Để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp giảm trừ cho khách hàng, kế toán sử dụng tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”, phản ánh chiết khấu thanh toán kế toán sử dụng tài khoản 635 “Chi phí tài chính”. 3.1.2.2 Về hệ thống tài khoản sử dụng: Công tác hạch toán kế toán bán hàng vẫn có hạn chế trong việc sử dụng tài khoản, đặc biệt là nghiệp vụ bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán là hình thức doanh nghiệp mua hàng và chuyển hàng bán thẳng cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp, kế toán đã không sử dụng đúng tài khoản là hạch toán vào TK 157 mà đưa vào TK 156 như thế là không hợp lý vì TK 156 chỉ phản ánh hàng hoá đã nhập kho doanh nghiệp. Ngoài ra, các tài khoản chi phí của Công ty mới chỉ dừng lại ở việc tập hợp chi phí cho từng đơn vị đại lý và cho toàn Công ty. Vì vậy việc theo dõi cụ thể số liệu liên quan đến từng mặt hàng, từng nhóm hàng đòi hỏi mất thêm nhiều thời gian tính toán, gây khó khăn cho công tác quản lý của lãnh đạo Công ty 3.1.2.3 Về việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Hiện nay, các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều được kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Trong trường hợp chi phí này nhỏ, làm như vậy không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty, nhưng khi Công ty ngày càng phát triển mở rộng quy mô hoạt động thì theo nguyên tắc phù hợp ta nên phân bổ chi phí này cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kho. Như thế sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, làm cho kết quả kinh doanh trong kỳ chính xác hơn. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Trong nền kinh tế thi trường, với sự phát triển ngày càng đa dạng các loại hình kinh doanh và giữa các doanh nghiệp luôn có sự canh tranh gay gắt để tồn tại và phát triển. Mỗi một doanh nghiệp đang tồn tại đều không chỉ muốn mình còn tồn tại mà đều có mong muốn cho doanh nghiệp của mình có được chỗ đứng không thể thiếu trong nền kinh tế thị trường, trong sự phát triển không ngừng của xã hội. Bởi vậy, cũng như các doanh nghiệp khác công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam muốn duy trì hoạt động kinh doanh của mình thì điều kiện cần thiết là phải tự đứng vững được trên thương trường, đẩy mạnh mối quan hệ, mở rộng thị trường, nhạy bén trước những biến động của thị trường và luôn cập nhật những thông tin để có được những thời cơ tốt nhất. Không một bộ máy nào lại được sự hoàn hảo toàn bộ, hơn nữa cùng với sự phát triển của xã hội, nhất là trong nền kinh tế thị trường, phát triển kinh tế nhiều thành phần thì cần phải có sự cố gắng hết sức của tất cả các cá nhân đoàn thể để hoàn thiện mình hơn nữa đáp ứng nhu cầu của xã hội. Nhất là trong điều kiện nước ta hiện nay đã trở thành thành viên của WTO, để có thể hoà nhập với thế giới thì chúng ta phải có cái nhìn xa hơn. Bởi vậy, trong công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng phải có sự trau dồi, để phù hợp hơn với các chuẩn mực kế toán quốc tế chúng ta hoàn thiện, hội nhập với phương châm hoà nhưng không tan. Để làm được điều đó, trước hết doanh nghiệp phải có một bộ máy quản lý phù hợp với ngành nghề kinh doanh, đồng thời phải có một bộ máy kế toán khoa học giỏi về chuyên môn hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý. Khi hội nhập cùng với thế giới, bộ máy quản lý của công ty phải không ngừng hoàn thiện để hợp lý hoá nhất trong công tác tổ chức quản lý. Song song với nó thì từng bộ phận trong công ty phải tự điều chỉnh hoàn thiện mình một cách gọn nhẹ và khoa học, do đó công tác kế toán nói chung, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng phải ngày càng củng cố, hoàn thiện để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam là một doanh nghiệp thương mại trong đó một hoạt động không thể thiếu đó là tiêu thụ hàng hoá. Ngoài ra, việc luân chuyển vốn trong kinh doanh làm tăng vòng quay vốn là rất quan trọng từ đó duy trì tốt hoạt động kinh doanh của mình. Trong cơ chế hiện nay, vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp là tạo ra, duy trì và nâng cao lợi nhuận. Hơn nữa, với những tồn tại về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty thì việc hoàn thiện hiện nay là rất cần thiết, cần được sự quan tâm đúng mực của ban lãnh đạo cũng như các cán bộ kế toán tại đơn vị. 3.3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam với những ưu nhược điểm nói trên, em thấy công tác kế toán của công ty đã tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên trong điều kiện thị trường hiện nay đòi hỏi mỗi công ty cần phải hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ. Nhưng việc hoàn thiện đó phải gắn với tình hình thực tế của doanh nghiệp kết hợp với các quy định của cơ chế tài chính, chế độ , chuẩn mực kế toán hiện hành và phải được tổ chức khoa học, hợp lý thì mới đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh. 3.3.1 Xây dựng chính sách hạch toán khoản chiết khấu cho khách hàng: Trong nền kinh tế thị trường, việc bán hàng đã trở thành một nghệ thuật kinh doanh, bán hàng như thế nào để ngày càng thu hút được khách hàng là một vấn đề rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại. Vì vậy, công ty Cổ phần thiế bị y tế Việt Nam cần phải thực hiện các chính sách giá cả linh hoạt để nâng cao hiệu quả bán hàng. Công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua với khối lượng lớn hay đối với những khách hàng lâu năm . Khi thực hiện chính sách này, kế toán sử dụng TK 521 “Chiết khấu thương mại” để hạch toán. Kế toán công ty hạch toán như sau: Nợ TK 521: Số chiết khấu thương mại cho khách hàng Nợ TK 333(3331): Số thuế GTGT đầu ra tính trên khoản CKTM Có TK 111,112,131: Tổng số tiền phải giảm trừ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển khoản chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần: Công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua với khối lượng lớn hay đối với những khách hàng lâu năm . Khi thực hiện chính sách này, kế toán sử dụng TK 521 “Chiết khấu thương mại” để hạch toán. Kế toán công ty hạch toán như sau: Nợ TK 521: Số chiết khấu thương mại cho khách hàng Nợ TK 333(3331): Số thuế GTGT đầu ra tính trên khoản CKTM Có TK 111,112,131: Tổng số tiền phải giảm trừ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển khoản chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511: Giảm trừ doanh thu Có TK 521: Khoản chiết khấu thương mại Công ty áp dụng tính chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi họ thanh toán trước thời hạn thì kế toán sẽ vận dụng TK 635 để phản ánh qua định khoản: Nợ TK 111,112,131: Số tiền khách hàng phải thanh toán Nợ TK 635 : Số chiết khấu thanh toán cho khách hàng Có TK 131 : Tổng số tiền phải thu của khách hàng Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 635: Chi phí hoạt động tài chính Sử dụng hình thức tính chiết khấu cho khách hàng là một biện pháp cần thiết và hữu hiệu trong việc đẩy nhanh khả năng thu hồi vốn, khuyến khích khách hàng sớm trả tiền thanh toán cho công ty. Hiện nay với hình thức tính lãi nợ quá hạn, công ty vẫn chưa thể thu hồi công nợ khó đòi, do đó, công ty nên áp dụng thêm biện pháp tính chiết khấu. Tuy nhiên, công ty cũng nên xem xét nếu công ty áp dụng hình thức tính chiết khấu thì cần có sự cân nhắc về tỉ lệ chiết khấu với số lượng hàng bán ra. Tỉ lệ chiết khấu phải được tính dựa trên doanh thu bán hàng trong kỳ của công ty để vừa đảm bảo mức doanh thu dự toán trong kỳ, vừa đảm bảo nhịp điệu kinh doanh trong kỳ cho công ty. Dựa vào số vốn điều lệ của Công ty, theo em Công ty nên đưa ra mức chiết khấu không quá thấp để thúc đẩy khách hàng tích cực thanh toán nhưng cũng không được quá cao để vẫn đảm bảo mục tiêu lợi nhuận.Tuỳ vào điều kiện của thị trường và số lượng hàng bán ra mà Công ty có tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng mức phù hợp. Mức chiết khấu phù hợp là 1.5- 2%. 3.3.2 Hoàn thiện hạch toán TK 157 “Hàng gửi bán”: Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng, công ty cần phải sử dụng tài khoản 157 “Hàng gửi bán” để phản ánh lượng hàng hoá mua và chuyển thẳng cho người mua không qua kho của doanh nghiệp. Khi phát sinh nghiệp vụ gửi hàng đi bán hoặc bán buôn vận chuyển thẳng, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK157: Trị giá hàng xuất kho gửi bán Có TK156: Nợ TK632: Giá vốn hàng gửi bán Có TK157: Doanh thu của hàng bán vận chuyển thẳng vẫn được phản ánh như bình thường. Việc sử dụng TK 157 sẽ giúp công ty khắc phục được tình trạng phản ánh trị giá hàng nhập, xuất kho lớn hơn so với thực tế mà hiện nay công ty đang gặp phải do số lượng hàng chuyển bán thẳng đều ghi nhận trên TK 1561. Từ đó, công ty sẽ dễ dàng theo dõi lượng hàng chuyển bán thẳng cũng như lượng hàng thực tế công ty xuất bán trong tháng. 3.3.3 Xây dựng chính sách hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi. Việc trích lập nợ phải thu khó đòi, doanh thu cũng cần phải tiến hành làm ngay để hạn chế rủi ro về nợ xấu. Cuối niên độ, kế toán phải tính ra số dư nợ khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ này phải có căn cứ rõ ràng như: tên, địa chỉ, số nợ còn lại, các bằng chứng do cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh khả năng thanh toán thấp. Cuối mỗi năm tài chính, kế toán theo dõi để tính ra tỉ lệ trích lập và tính ra mức dự phòng cần trích cho niên độ tiếp theo. Số dự phòng phải thu = Khoản phải thu * tỉ lệ trích lập của từng khách hàng Trong đó, theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, tỉ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi được tính như sau: Từ 3 tháng - dưới 1 năm : tỉ lệ là 10% Từ 1 năm – 3 năm : tỉ lệ là 20% Trên 3 năm : tỉ lệ là 30% Các khoản dự phòng này sẽ được tập hợp vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào tài khoản 6422, khi trích lập kế toán ghi : Nợ TK6422 Khoản dự phòng phải thu khó đòi. Có TK159 Ví dụ :Số dư nợ phải thu khách hàng cuối kì của công ty là 1.351.620.262đ, căn cứ vào khă năng trả nợ của khách hàng qua các năm hoạt động để xác định xác suất không thu được nợ. Ta có bảng chi tiết sau: Tên khách hàng Số nợ phải thu Tỉ lệ thất thu Số dự phòng cẩn lập Nguyễn Văn An 89.352.544 20% 17.870.508,8 Lưu Thị Loan 307.812.820 10% 30.781.282 Lê Phương Hân 203.632.180 10% 20.363.218 Tổng cộng 600.797.544 69.015.008,8 Nợ TK6422 : 69.015.008,8đ Có TK159 : 69.015.008,8đ 3.3.4 Hoàn thiện việc phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, ở Công ty vẫn tiến hành kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911, việc hạch toán này dẫn đến kết quả kinh doanh trong kỳ chưa chính xác. Theo em công ty nên phân bổ các chi phí này cho số lượng hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn kho nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp. Việc phân bổ được tiến hành như sau: Chi phí bán hàng( Chi phí = C hi phí bán hàng ( Chi phí + Chi phí bánhàng (chi phí QLDN) - Chi phí bán hàng( chi phí QLDN) tính QLDN) phân bổ QLDN) đầu kỳ phát sinh trong kỳ cho hàng còn lại cho hàng bán ra cuối kỳ Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng(chi Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) đầu kỳ + phí QLDN) phát sinh trong kỳ Trị giá (Chi phí QLDN) = x hàng Tính cho hàng Trị giá hàng xuất + Trị giá hàng tồn tồn cuối còn lại cuối kỳ trong kỳ cuối kỳ kỳ Ta lấy một ví dụ để minh hoạ: Tháng 02 năm 2008, kế toán tính ra chi phí như sau: Tổng chi phí bán hàng là: 56.860.000 đ Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp là: 82.800.000 đ Trị giá hàng xuất bán trong tháng là: 1.573.780.000 đ Trị giá hàng tồn kho cuối tháng là: 525.600.000 đ Thực hiện phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho hàng còn lại cuối kỳ: Chi phí bán 0 + 56.860.000 hàng phân bổ = x525.600.000= 14.235.448,56 đ cho hàng còn lại 1.573.780.000 + 525.600.000 cuối kỳ Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ là : 42.624.551,44 Chi phí bán 0 + 82.800.000 hàng phân bổ = x 525.600.000 = 20.729.777,36 đ cho hàng còn lại 1.573.780.000 + 525.600.000 cuối kỳ Chi phí QLDN phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ là: 62.070.222,64 đ 3.3.5 Hoàn thiện hạch toán các khoản phải thu khách hàng. Trong mỗi doanh nghiệp thương mại, việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng là khá quan trọng, các khoản nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Hàng hoá tiêu thụ được càng nhiều mà khách hàng nợ càng nhiều thì điều này cũng không tốt vì chứng tỏ doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn. Khoản nợ càng nhiều thì càng hạn chế khả năng thanh toán và mức độ rủi ro cao. Để thấy rõ được vấn đề này, Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam nên mở hai sổ chi tiết tài khoản 1311 “Phải thu khách hàng” và TK 1312 “ Khách hàng ứng trước” và đối chiếu với sổ chi tiết công nợ. Việc theo dõi chi tiết hai tiểu khoản giúp Công ty xác định đúng đắn số tiền Công ty tạm nợ khách hàng (tức khách hàng ứng trước tiền hàng) và số tiền còn phải thu khách hàng từ đó có kế hoạch thúc đẩy kinh doanh hay đòi nợ một cách hợp lý. Mẫu sổ chi tiết hai tài khoản này tương tự như mẫu sổ chi tiết TK 131 (Biểu số 2.8) 3.3.6 Hoàn thiện hệ thống phần mềm kế toán đặc biệt là nghiệp vụ tiêu thụ. Hiện nay, phần mềm kế toán đã giúp cho kế toán các bộ phận thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. Tuy nhiên phần mềm kế toán Fast Accounting vẫn còn nhược điểm như : trong hệ thống phần mềm kế toán vẫn chưa có chức năng bán hàng chuyển thẳng do vậy công ty cần có ý kiến với công ty Fast để phần mềm kế toán Fast Accouting được hoàn thiện hơn nữa. Trên đây là một số ý kiến đóng góp của em về việc hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. Như ta đã biết công tác kế toán và công tác quản lý trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, do vậy công ty nên tăng cường hoàn thiện công tác quản lý của mình nhằm giúp cho quá trình hoàn thiện hạch toán nói chung và hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ nói riêng có hiệu quả hơn. Em hy vọng công ty có thể xem xét áp dụng nếu thấy phù hợp với điều kiện của công ty. KẾT LUẬN Trong điều kiện hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp thương mại cạnh tranh với nhau. Vì thế đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp để tồn tại và phát triển trên thị trường. Tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và kết quả tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam, em đã đi sâu tìm hiểu tình hình tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và kết quả tiêu thụ để làm rõ lý luận và thực tiễn. Có thể thấy được việc hạch toán kế toán bán hàng và kết quả tiêu thụ nói riêng và công tác hạch toán tại đơn vị nói chung được tổ chức rất khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Nếu những vấn đề đó được khắc phục kịp thời thì công tác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sẽ được tiến hành tốt và có hiệu quả hơn, giúp bộ phận kế toán hoàn thành công việc được giao. Điều đó đòi hỏi mọi người cùng nhau tìm tòi, học hỏi đưa ra biện pháp tổ chức tốt phần việc của mình để hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng. Trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình, em đã đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. Được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của cô TS. Phạm Thị Bích Chi và các cán bộ phòng kế toán của công ty, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên do thời gian thực tế tại công ty là không nhiều và kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề không thể tránh khỏi thiếu sót, em rất mong được sự xem xét và góp ý của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2009 Sinh viên LÊ THỊ LỢI DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán doanh nghiệp. PGS.TS. Đặng Thị Loan. 2. Thạc sĩ Trần Đức Cường - Bài giảng tổ chức hạch toán kế toán 3. TS. Phạm Quang - Bài giảng kế toán tài chính 4. Chuẩn mực kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa 5. Giáo trình kế toán quốc tế. Chủ biên: TS. Nguyễn Minh Phương - TS. Nguyễn Thị Đông. Nhà xuất bản thống kê năm 2004 6. Hướng dẫn thực hành kế toán, bài tập và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp thương mại và đầu tư- Nguyễn Văn Nhiệm - NXB Tài chính. 7. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Chủ biên: TS. Đặng Thị Loan - NXB giáo dục năm 2004 8. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - NXB tài chính 9. Tạp chí kế toán. 10. Chuẩn mực kế toán quốc tế số 18 về việc ghi nhận doanh thu. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1. TK: Tài khoản 2. GTGT: Thuế giá trị gia tăng của Việt Nam 3. BT: Bút toán 4. TVA: Thuế giá trị gia tăng của Pháp 5. NXB: Nhà xuất bản 6. Thuế XK: Thuế xuất khẩu 7. TNHH: Trách nhiệm hữu hạn 8. VN: Việt Nam 9. CKTM: Chiết khấu thương mại 10. GGHB: Giảm giá hàng bán PHỤ LỤC 1. Các hoá đơn GTGT. 2. Phiếu thu. 3. Phiếu chi. 4. Hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế. 5. Sổ phụ của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn. 6. Biên bản trả lại hàng. 7. Sổ kế toán chi tiết bán hàng. 8. Nhật ký-sổ cái. 9. Tờ khai thuế GTGT. MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Một số chỉ tiêu kinh doanh của công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam trong 2 năm gần đây: 7 Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. 8 Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. 15 Sơ đồ 1.4 : Quy trình ghi sổ theo hình thức NKSC 16 Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán tổng hợp tại công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam. 35 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu số 2.1 25 Biểu số 2.2 26 Biểu số 2.3: 28 Biểu số 2.4 : 29 Biểu số 2.5: 30 Biểu số 2.6: 31 Biểu số 2.7 32 Biểu số 2.8 33 Biểu số 2.9 34 Biểu số 2.11 43 Biểu số 2.12 44 Biểu số 2.13 45 Biểu số 2.14 46 Biểu số 2.15 49 Biểu số 2.16 50 Biểu số 2.17 52 Biểu số 2.18: 53 Biểu số 2.19 55 Biểu số 2.20 56