Đề tài Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH Hồ Long

MỞ ĐẦU T rong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán, phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, với ngân sách. . . vì vậy, người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cái mà họ phải thường thường xuyên nắm bắt chính là tình hình thanh toán. Tình hình thanh toán cho biết khả năng tài chính của một doanh nghiệp, nó quyết định rất lớn tới sự tồn tại, phát triển hay đi tới sự phá sản của doanh nghiệp đó. Thông qua các nghiệp vụ thanh toán người quản lý có thể trả lời các câu hỏi như : tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá ra sao? Khả năng thu hồi công nợ như thế nào? doanh nghiệp có bị chiếm dụng vốn hay không? tình hình thanh toán đối với nhà cung cấp có đúng theo hợp đồng không và việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước như thế nào?. . . Đồng thời thông qua các số liệu để phân tích khả năng tài chính của doanh nghiệp, tình hình thanh toán công nợ như vậy có đảm bảo vốn lưu động cho kinh doanh hay không hoặc có đủ khả năng tài chính để ký kết các hợp đồng mới không, nếu không thì cần có những biện pháp gì để huy động vốn … Nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Như vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để quản lý tình hình thanh toán, tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán được xem là một biện pháp hữu hiệu, do đó nó đóng một vai trò quan trọng trong tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị. Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trường để trang bị các kiến thức cơ bản và đặc biệt là sau quá trình thực tập tại phòng kế toán của công tyTNHH Dược Hồ Long, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH Hồ Long”. Tôi mong muốn thông qua đề tài này có thể tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh toán, so sánh thực tế hạch toán tại công ty với lý thuyết được học. Mong muốn của tôi đặt ra là thông qua các nghiệp vụ thanh toán để có cái nhìn tổng quát nhất về công tác kế toán tại công ty, điều này xuất phát từ đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty TNHH Dược Hồ Long và ý nghĩa quan trọng của các nghiệp vụ thanh toán. Tuy nhiên do điều kiện không cho phép nên tôi chỉ đi sâu tìm hiểu một số nghiệp vụ thanh toán chủ yếu. Như vậy chuyên đề thực tập này tôi sẽ tập chung vào ba khía cạnh cụ thể là : Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp (người bán). Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước. Để thực hiện mục tiêu đặt ra, bài viết của tôi chia làm ba phần chính : Phần I : Cơ sở lý luận của hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp. Phần II : Thực trạng hạch toán nghiệp vụ thanh toán ở công ty TNHH Dược Hồ Long. Phần III : Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công tyTNHH Dược Hồ long. PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP. I- MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN. 1- Khái niệm : Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn cho vay, nợ. 2- Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán. Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng. Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng. Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hoá đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì thì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng). 3- Quan hệ thanh toán với công tác quản lý tài chính. Quan hệ thanh toán liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinh doanh, do đó nó có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị. Vì vậy, tổ chức quản lý tốt quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính tại doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện một cách linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao sẽ góp phần đảm bảo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng được nguồn tài trợ vốn khác nhau. Do đó, cần phải kiểm soát các quan hệ kinh tế này. Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối tượng trong từng khoản phải thu, phải trả. Hơn thế nữa, với các số liệu kế toán, nhà quản lý sẽ biết được khả năng thanh toán đối với các khoản phải trả cũng như khả năng thu hồi các khoản phải thu. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo các khoản công nợ sẽ được thanh toán đầy đủ, góp phần duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng có thể khẳng định thêm rằng hạch toán kế toán là công cụ quản lý duy nhất đối với các nghịêp vụ thanh toán. Bởi vì, khác với một số phần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hoá - hiện hữu trong két, trong kho của doanh nghiệp, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểu hiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách. 4- Phân loại các nghiệp vụ thanh toán : Có thể phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhau như : - Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán được chia làm hai loại : + Thanh toán các khoản phải thu + Thanh toán các khoản phải trả - Theo quan hệ đối với doanh nghiệp : thanh toán bên trong doanh nghiệp (thanh toán tạm ứng, thanh toán lương…) và thanh toán với bên ngoài (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng…). - Theo thời gian : thanh toán thường xuyên hoặc định kỳ. - Nhưng thông thường người ta thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, theo tiêu thức này thì có các nghiệp vụ thanh toán sau : Thanh toán với người bán Thanh toán với khách hàng Thanh toán với nhà nước Thanh toán tạm ứng Các nghiệp vụ thế chấp, ký cược, ký quỹ Các nghiệp vụ thanh toán khác Trong phạm vi chuyên đề này, tôi sẽ trình bày các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và với Nhà nước. 5- Một số phương thức thanh toán phổ biến trong các Doanh Nghiệp hiện nay. * Thanh toán bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như : thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền… Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ… thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ… * Thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm : Thanh toán bằng Séc. Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt và séc định mức. Séc chuyển khoản : Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị có mở số Tài khoản . Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hoá… có mở số Tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau. Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán. Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu. Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước ,và một số thanh toán khác… Thanh toán bù trừ. Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. 6- Yêu cầu quản lý, nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. 6.1. Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu : Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ … đã nhận Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng) Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ : nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả : Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu về XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán vật tư, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB nhưng chưa nhận hàng hoá, lao vụ. Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dich vụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc) Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng chưa đến cuối tháng chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. 6.2. Nguyên tắc hạch toán. Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau : Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng; thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được kịp thời. Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế. Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng có nghi ngờ để có kế hoạch, biện pháp thanh toán và thu hồi vốn phù hợp. Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì. 6.3. Nhiệm vụ hạch toán : Công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán đòi hỏi phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau : Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác rõ ràng các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng phải thu, phải trả theo từng khoản và thời gian thanh toán. Ghi chép đầy đủ kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả. Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tính chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ tránh dây dưa công nợ và góp phần nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. II - HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN, VỚI KHÁCH HÀNG VÀ VỚI NHÀ NƯỚC. 1- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN. Nghiệp vụ thanh toán với người bán thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ… giữa doanh nghiệp với người bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và người bán. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán. 1.1 Chứng từ sử dụng : Các chứng từ về mua hàng : hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ. . . Chứng từ ứng trước tiền : phiếu thu (do người bán lập) Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc… Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì càn có văn bản cho phép của Nhà nước. 1.2 Tài khoản sử dụng : Tài khoản 331 - Phải trả người bán Kết cấu của TK 331 Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” Số phải trả người bán đã trả Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu Số nợ được giảm do hàng mua trả lại người bán Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng Xử lý nợ không có chủ Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng Số Dư Nợ : số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán. Số Dư Có : số tiền còn phải trả cho người bán. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán. 1.3 Phương pháp hạch toán. Trường hợp mua chịu : Mua vật tư, TSCĐ : Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, biên bản giao nhận… kế toán ghi : Nợ TK 152, 153,156,211 : Nguyên liệu,TSCĐ, công cụ, dụng cụ thực nhập (phương pháp KKTX) Nợ TK 611 : Mua hàng ( phương pháp KKĐK) Nợ TK 211, 213 : TSCĐ đã đưa vào sử dụng Nợ TK 133 : Thuế VAT (VAT ) được khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Mua chịu vật tư, dịch vụ sử dụng ngay : Nợ TK 627, 641, 642, 241, 142… Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Khi trả nợ cho người bán, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 111 : Trả bằng tiền mặt Có TK 112 : Trả bằng tiền gửi Ngân hàng Có TK 311, 341 : Trả bằng tiền vay Khi được nhà cung cấp chiết khấu, giảm giá và chấp nhận giảm nợ hoặc nhận nợ với doanh nghiệp, trừ vào khoản phải trả kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX Có TK 133 : thuế phải trả nhà nước Có TK 611 : Phương pháp KKĐK Có TK 515 : số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng Khi trả lại vật tư cho người bán và được người bán xoá nợ hoặc ghi nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX Có TK 611 : Phương pháp KKĐK Có TK 133 : VAT được khấu trừ Trường hợp ứng trước tiền mua hàng Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112 Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước : Nợ TK 152, 153, 156…nhập hàng theo phương pháp KKTX Nợ TK 611 : nhập hàng theo phương pháp KKĐK Nợ TK 211, 213 : nhập TSCĐ Nợ TK 133 : VAT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trước : + Nếu ứng trước < trị giá hàng mua đã nhập và doanh nghiệp trả số tiền còn thiếu : Nợ TK 331 : trả nợ nhà cung cấp số thiếu Có TK 111, 112 + Nếu ứng trước > trị giá hàng nhập thì phải thu, khi thu ghi : Nợ TK 111, 112 Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Trường hợp nợ phải trả người bán không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập khác. Nợ TK 331 : kết chuyển xoá nợ vắng chủ. Có TK 711 : thu nhập khác. Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng TK133- VAT đầu vào được khấu trừ. Khi đó giá trị vật tư, hàng hoá mua vào và giá trị hàng mua trả lại là giá bao gồm cả VAT . Trường hợp thanh toán với người bán bằng ngoại tệ : Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế : Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh. Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 331 : tỷ giá thực tế Khi thanh toán : +Tỷ giá giao dịch thực tế> tỷ giá đang ghi sổ Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ Nợ TK 635 : chênh lệch tỷ giá thực tế ghi sổ và tỷ giá thực tế khi thanh toán. Có TK1112, 1122… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán. Đồng thời ghi đơn bên Có TK007 ( Nợ sổ chứng từ TK 331, 311, 341 ghi theo nguyên tệ) + Tỷ giá giao dịch thực tế< tỷ giá đang ghi sổ Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá thực tế khi thanh toán. Có TK 1112, 1122 : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán. (Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007) ( Nợ sổ chứng từ TK 331, 311, 341 ghi theo nguyên tệ) - Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán : Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ Nợ/Có TK (635,515) : chênh lệch tỷ giá Có TK 1112,1122 : tỷ giá hạch toán (Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007) Khi thanh toán : Nợ TK 331 : tỷ giá hạch toán Nợ/Có TK (635,515) : chênh lệch tỷ giá Có TK 1112, 1122… số tiền đã trả theo tỷ giá hạch toán (Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007) Cuối kỳ hạch toán,kế toán đánh giá lại số dư ngoại tệ của các TK "Tiền mặt", "Tiền gửi ngân hàng","Các khoản phải thu","Các khoản phải trả" theo tỷ giá ngân hàng công bố tại thời điểm lập báo cáo. Chênh lệnh tỷ giá do đánh giá lại được hạch toán vào TK 4131,4132 và phản ánh trên Bảng cân đối kế toán : TK Tài sản là ngoại tệ - Nếu tỷ giá cuối kỳ> tỷ giá đang ghi sổ : Nợ TK 4131,4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ Có TK 331,311,341: - Nếu tỷ giá cuối kỳ < tỷ giáđang ghi sổ : ( Chênh lệch giảm) Nợ TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ Có TK 1112, 1122,131 : TK nguồn vốn là ngoại tệ - Nếu tỷ giá cuối kỳ > tỷ giá đang ghi sổ : ( Chênh lệch tăng) Nợ TK 1112, 1122,131 : Có TK 4131,4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ - Nếu tỷ giá tăng : Nợ TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ Có TK 331 : phải trả người bán - Nếu tỷ giá giảm : Nợ TK 331 : phải trả người bán Có TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá Đầu kỳ kế toán sau ghi ngược lại. Trường hợp bù trừ công nợ : Khi một tổ chức, cá nhân (VD : công ty X) vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp, nếu có sự đồng ý của cả hai bên thì có thể bù trừ công nợ. Căn cứ vào các chứng từ mua hàng và bán hàng cho Công ty X và sổ chi tiết phải thu khách hàng - Công ty X, phải trả người bán- Công ty X để xác định số tiền phải thu, phải trả. - Trường hợp số phải thu > số phải trả Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo sốphải trả Có TK 131- công ty X - Trường hợp số phải thu < số phải trả Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo số phải thu Có TK 131- công ty X Trường hợp Y là nhà cung cấp, Z là khách hàng của doanh nghiệp nếu như Y và Z đồng ý, doanh nghiệp có thể tiến hành bù trừ công nợ. Trong trường hợp này cần phải có biên bản xác nhận về việc bù trừ công nợ, có chữ ký của các bên tham gia. Căn cứ vào biên bản, kế toán ghi : Nợ TK 331- Y Có TK 131- Z Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán : -Trả lại tiền thừa (nếu có) TK 111,112 TK331 -TTcho NCC bằng tiền -Ứng trước tiền cho NCC TK152,611,211,627… - Thanh toán thêm nếu thiếu. - Mua chịu hàng - Đã trả theo tỷ giá hạch toán - Nhận hàng đã ứng trước hoặc thực tế TK311,341 TK 133 TT bằng tiền vay VAT được khấu trừ TK 152,(611)… TK 152,153,156,211… Giảm giá, trả lại hàng - tỷ giá thực tế -tỷ giá hạch toán TK 133 TK 635,4132 Chênh lệch tỷ giá TK 515 Chiết khấu mua hàng TK 711 Nợ vắng chủ 2- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG. Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng. 2.1 Chứng từ sử dụng : - Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập - Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập - Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có… 2.2. Tài khoản sử dụng : TK 131- Phải thu khách hàng. Kết cấu của tài khoản 131 : Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” - Số tiền phải thu từ khách hàng mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp - Số tiền thu thừa của khách - Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng - Số nợ phải thu từ khách hàng đã thu được - Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá, chiết khấu, hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán - Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng - Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm Số Dư Nợ : số tiền còn phải thu từ khách hàng Số Dư Có : số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng (Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi cả hai chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi). 2.3. Phương pháp hạch toán : - Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ * Trường hợp bán chịu cho khách hàng : - Khi bán chịu vật tư, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu : Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi : Nợ TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 711 : thu nhập khác Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi chấp nhận giảm giá, chiết khấu thương mại, khách hàng trả lại hàng mua trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532, 521,531 : giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán ra Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng Có TK 131 : phải thu khách hàng - Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu : Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng * Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng. - Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131. * Trường hợp bán hàng trả góp Theo phương thức này, khách hàng thanh toán trước một phần tiền, phần còn lại chưa trả và phải chịu lãi, số lãi đó được coi là thu nhập tài chính. Doanh thu bán hàng được xác định như trong trường hợp bán hàng một lần, kế toán ghi : Đầu kỳ khi khách hàng thanh toán: Nợ TK 111, 112 : số tiền trả ngay Nợ TK 131 : số tiền trả từng lần Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán (tính trên doanh thu bán hàng) Có TK 3387 : Doanh thu chưa thực hiện * Trường hợp hàng đổi hàng Hàng xuất kho mang đi đổi được coi như tiêu thụ, hàng nhận về do đổi coi như mua. - Khi xuất hàng đem đi đổi : Nợ TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra. - Khi nhận hàng do đổi hàng : Nợ TK 152, 153, 211, 611 Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ Có TK 131 : phải thu khách hàng Số tiền thừa, thiếu do đổi hàng được xử lý trên TK 131 * Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi Căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải có những bằng chứng tin cậy về khả năng không thu được các khoản phải thu khó đòi. Các bằng chứng này có thể là: Các khoản nợ đã quá hạn từ 1 năm trở lên, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu hồi được; các khoản nợ quá hạn chưa đến thời gian trên nhưng con nợ đang trong thời gian chờ giải thể, phá sản hoặc bị bắt giữ, bị chết,… Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi : Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay : Nợ TK 642- 6426 Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập : + Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng + Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch. Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi + Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch. Nợ TK 139 Số dự phòng được hoàn nhập Có TK 642 Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi : Nợ TK 642- 6426 Có TK 131 : số thực tế mất Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tượng : số nợ đã xoá sổ. Trường hợp số nợ đã xoá sổ nhưng lại đòi được thì cho vào thu nhập khác : Nợ TK 111, 112… Có TK 711 : Số nợ đã xoá sổ thu hồi được Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004. Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng : TK131 TK 521 TK 511 Chiết khấu thương mại Doanh thu bán hàng . TK 3331 TK 532 Giảm giá hàng bán TK 711 TK 531 Doanh thu bán TSCĐ Hàng bán bị trả lại TK 139 TK333 Lập dự dự phòng TK 635 phòng cho được hoàn Chiết khấu thanh toán năm tới nhập TK 642-6426 TK 111,112,311 (theo số Thu tiền & trả tiền vay chênh lệnh Số thực tế mất Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp : Các khoản doanh thu, thu nhập, doanh thu hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán đều bao gồm cả VAT , VAT của hàng bán ra không được hạch toán riêng. 3 - HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NHÀ NƯỚC. Theo quy định tại điều 3 Luật thuế GTGT và Điều 3 Nghị định số 79/2000/NĐ-CP ngày 29/12/2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế GTGT thì tất cả các tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT ở Việt Nam, không phân biệt ngành nghề, hình thức, tổ chức kinh doanh (gọi chung là cở sở kinh doanh) và tổ chức, cá nhân có nhập khẩu hàng hoá chịu thuế GTGT (gọi chung là người nhập khẩu) đều là đối tượng nộp thuế GTGT. 3.1 Các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước và nhiệm vụ hạch toán : - Các khoản phải nộp ngân sách : trong kỳ kế toán, các doanh nghiệp thường phải có nghĩa vụ thanh toán với Nhà nước về các khoản nộp tài chính bắt buộc : + Các loại thuế trực thu và thuế gián thu. + Khấu hao cơ bản tài sản cố định thuộc vốn ngân sách. + Các khoản phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác phát sinh theo chế độ quy định. Ngoài ra, một số doanh nghiệp công ích, khi sản xuất kinh doanh các mặt hàng bán theo giá chỉ đạo của Nhà nước mà không đủ bù đắp chi phí thì được Nhà nước trợ cấp, trợ giá. - Nhiệm vụ hạch toán : Hạch toán thanh toán với Nhà nước phải thực hiện được các nhiệm vụ hạch toán sau : + Tính, kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộp khác cho Nhà nước theo đúng chế độ quy định. + Phản ánh kịp thời số tiền của các khoản phải nộp tạm thời theo kê khai hoặc số chính thức theo mức duyệt của cơ quan thuế, tài chính trên hệ thống bảng kê khai, sổ chi tiết, sổ tổng hợp. + Giám đốc nắm tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước để đảm bảo nộp đúng, nộp đủ, nộp kịp thời các khoản phải nộp. + Kê khai chính xác khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng trợ cấp, trợ giá của Nhà nước. + Trường hợp nộp các khoản bằng ngoại tệ, thì việc ghi sổ tiến hành trên cơ sở quy đổi ngoại tệ thành VNĐ theo tỷ giá thực tế ở thời điểm nộp. 3.2 Tài khoản sử dụng TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau : Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước” - Nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản khác nộp cho Nhà nước. - Số thuế được Nhà nước miễn giảm hoặc bù trừ. - Số tiền trợ cấp trợ giá của Nhà nước chưa nhận được. - Thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp Nhà nước. - Số tiền trợ cấp, trợ giá của Nhà nước đã nhận được. Số Dư Nợ : Số tiền nộp thừa cho Nhà nước hoặc số tiền trợ cấp trợ giá của Nhà nước chưa nhận được. Số Dư Có : Số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà nước Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai : TK 3331- VAT phải nộp. - 33311 : VAT đầu ra - 33312 : VAT của hàng nhập khẩu TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt. TK 3333- Thuế xuất, nhập khẩu. TK 3334- Thuế thu nhập doanh nghiệp. TK 3335- Thu trên vốn. TK 3336- Thuế tài nguyên. TK 3337- Thuế nhà đất. TK 3338- Các loại thuế khác (thuế thu nhập, thuế môn bài, thuế trước bạ…) TK 3339- Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (lệ phí giao thông, phí cầu phà, phí xăng dầu, khấu hao cơ bản phải nộp, trợ giá…) 3.3- Phương pháp hạch toán 3.3..1 - Hạch toán thuế giá trị gia tăng. Thuế giá trị gia tăng (VAT ) là thuế tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh mặt hàng chịu VAT có thể tính thuế theo 1 trong 2 phương pháp là : phương pháp khấu trừ thuế và phương pháp tính trực tiếp trên VAT - Đối tượng áp dụng phương pháp tính trực tiếp trên VAT là : + Cá nhân sản xuất kinh doanh là người Việt Nam. + Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh ở Việt Nam không theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán, hoá đơn chứng từ để làm căn cứ tính thuế theo phương pháp khấu trừ. + Cơ sở kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đá, quý, ngoại tệ. - Đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ thuế là các đơn vị, tổ chức kinh doanh, bao gồm các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân, các công ty cổ phần, hợp tác xã và các đơn vị, tổ chức kinh doanh khác (trừ các đối tượng áp dụng tính thuế theo phương pháp tính trực tiếp trên VAT nói trên). Phương pháp tính VAT : - Phương pháp khấu trừ thuế. Căn cứ để tính VAT là giá tính thuế và thuế suất. VAT cơ sở phải nộp được tính theo một trong hai phương pháp sau : Số VAT phải nộp = VAT đầu ra - VAT đầu vào VAT đầu ra = Số VAT của hàng bán ra - Số VAT của hàng bán bị trả lại - Số VAT của hàng giảm giá VAT đầu vào = Số VAT đầu vào chưa được khấu trừ + Số VAT đầu vào của hàng mua vào - VAT đầu vào của hàng mua trả lại - VAT đầu vào của giảm giá hàng mua - Phương pháp tính thuế trực tiếp trên VAT . Số thuế GTGT phải nộp = GTGT của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế * Thuế suất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ GTGT của hàng hoá, dịch vụ = Giá thanh toán của hàng hoá, dịch vụ bán ra - Giá thanh toán của hàng hoá, dịch vụ mua vào tương ứng . Giá thanh toán của hàng hoá, dịch vụ bán ra là giá thực tế bên mua phải thanh toán cho bên bán, bao gồm cả VAT và các khoản phụ thu, phí thu thêm mà bên mua phải trả. . Giá thanh toán của hàng hoá, dịch vụ mua vào tương ứng được xác định bằng giá thực tế mua vào, bao gồm cả VAT . a)- Hạch toán thuế VAT theo phương pháp khấu trừ : Hạch toán VAT đầu vào : Tài khoản sử dụng : TK 133- VAT được khấu trừ. Nội dung và kết cấu của TK 133 : Tài khoản 133- “VAT được khấu trừ” - Số VAT đầu vào - Số VAT đầu vào đã khấu trừ - Kết chuyển VAT đầu vào không được khấu trừ - VAT đầu vào của hàng mua đã trả lại, được giảm giá. - Số VAT đầu vào đã hoàn lại Số Dư Nợ : - Số VAT đầu vào còn được khấu trừ - Số VAT đầu vào được hoàn lại nhưng chưa được hoàn trả. TK 133 có 2 tài khoản cấp hai : - TK 1331 : VAT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. Tài khoản này dùng để phản ánh VAT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu VAT theo phương pháp khấu trừ thuế. - - TK 1332 : VAT được khấu trừ của TSCĐ. Tài khoản này dùng để phản ánh VAT đầu vào của quá trình đầu tư mua sắm TSCĐ dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá và dịch vụ chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế Khi mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, chịu VAT theo phương pháp khấu trừ thuế, căn cứ vào các chứng từ : - Hoá đơn VAT - Hoá đơn bán hàng : khấu trừ 3% trên tổng giá mua - Bảng kê mua hàng : khấu trừ 2% ( trước tháng 4 năm 2004) - Hoá đơn mua hàng : không được khấu trừ (sau tháng 4 năm 2004) hoá đơn mua cát sỏi, nông lâm, thuỷ hải sải... ( do công ty thu mua xuất hoá đơn mua cho cá nhân bán ) Kế toán ghi quá trình hạch toán VAT đầu vào được khái quát theo sơ đồ sau : Nợ TK 152 : nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 156 : hàng hoá Nợ TK 211 : TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 : TSCĐ vô hình Nợ TK 611 : mua hàng- phương pháp kiểm kê định kỳ Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 : tổng giá thanh toán Khi mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ dùng ngay vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu VAT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241… Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331… : tổng giá thanh toán Khi mua hàng hoá giao bán ngay cho khách hàng (thuộc đối tượng chịu VAT theo phương pháp khấu trừ), kế toán ghi : Nợ TK 632 : giá vốn hàng bán (giá mua chưa có VAT đầu vào) Nợ TK 133 : VAT đầu vào Có TK 111, 112, 331… : tổng giá thanh toán Khi trả lại hàng cho người bán, kế toán phải ghi giảm VAT đầu vào (nếu có) Nợ TK 111, 112, 331… : giá thanh toán của hàng trả lại cho người bán Có TK 133 : VAT đầu vào Có TK 152, 153… : giá chưa thuế TK 111, 112, 331 TK 152, 156 TK 133 TK 621, 627… TK 632 TK 152, 156 (1) Mua vật tư, hàng hoá (2) Mua hàng sử dụng luôn (3) Mua hàng hoá tiêu thụ luôn (4) Trả lại hàng mua - Sơ đồ số X Hạch toán VAT đầu vào Hạch toán VAT đầu ra : Tài khoản sử dụng : TK3331- VAT phải nộp Nội dung và kết cấu của TK này như sau : Tài khoản TK3331 “VAT phải nộp” - Số VAT đầu vào đã khấu trừ - Số VAT được giảm trừ - Số VAT đã nộp vào Ngân sách Nhà nước - Số VAT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. - Số VAT đầu ra phải nộp của hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ - Số VAT đầu ra phải nộp của hàng hoá dịch vụ dùng để trao đổi, biếu, tặng, sử dụng nội bộ. - Số VAT đầu ra phải nộp của thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. - Số VAT đầu ra phải nộp của hàng nhập khẩu Số Dư Nợ : số VAT nộp thừa vào Ngân sách. Số dư Có : số VAT còn phải nộp cuối kỳ. Tài khoản này có các tài khoản cấp ba sau : - TK33311 : VAT đầu ra. Dùng để phản ánh số VAT đầu ra, số thuế VAT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp của hàng hoá, sản phẩm , dịch vụ tiêu thụ. - TK33312 : VAT của hàng nhập khẩu. Dùng để phản ánh VAT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp của hàng nhập khẩu. Trình tự hạch toán VAT đầu ra được khái quát theo sơ đồ sau: Khi bán hàng hoá, dịch vụ, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi : Nợ TK 111, 112, 131… : tổng giá thanh toán Có TK 3331 : VAT phải nộp Có TK 511 : doanh thu bán hàng, giá chưa có thuế VAT Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại ( thuộc đối tượng chịu VAT theo phương pháp khấu trừ ) kế toán ghi : Nợ TK 531 : hàng bán bị trả lại ( giá bán chưa có VAT ) Nợ TK 3331 : giảm VAT phải nộp Có TK 111, 112, 131… : giá thanh toán của hàng bán bị trả lại Khi phát sinh các khoản thu nhập từ hoạt động tài chính, các khoản thu nhập bất thường thuộc đối tượng chịu VAT theo phương pháp khấu trừ thuế (VD : thu về cho thuê tài sản, thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ…), kế toán ghi : Nợ TK 111, 112, 131… : tổng giá thanh toán Có TK 515 : doanh thu hoạt động tài chính Có TK 711 : thu nhập khác Có TK 3331 : VAT phải nộp Đơn vị nộp VAT theo phương pháp khấu trừ thuế sử dụng hàng hoá, dịch vụ để biếu, tặng thì doanh thu và số VAT phải nộp của hàng hoá, dịch vụ đem biếu, tặng ghi : - Doanh thu bán hàng : Nợ TK 641, 642 : giá chưa có thuế VAT Có TK 512 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ sử dụng nội bộ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu VAT theo phương pháp khấu trừ thì được hạch toán như sau : - Doanh thu bán hàng : Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 512 : doanh thu bán hàng nội bộ Không phản ánh VAT khi lập hoá đơn, gạch bỏ dòng thuế VAT . Sơ đồ X+1 : Hạch toán VAT đầu ra TK 111, 112 TK 531, TK 711 TK 711, 515 TK 512 TK 133 TK 152, 156 TK 641, 642 (1) Bán SP, hàng hoá (2) TN từ hoạt động khác và h VAT đầu ra (7) Nộp VAT của hàng NK 3) VAT của hàng bán bị trả lại,chiết (4b) VAT của hàng biếu tặng (5) DT bán hàng sử dụng nội bộ (9) Trường hợp được giảm thuế (6)VAT của hàng NK (8) VAT hàng NK dùng cho phúc lợi, sự nghiệp (4a) DT của hàng biếu tặng TK 3331 TK 511, 512 TK 111, 112 VAT đầu ra hoạt động tàichính khấu giảm giá 521,532 TK627,641,642 Quyết toán thuế VAT . Theo quy định, năm quyết toán VAT được tính theo năm dương lịch, thời hạn cơ sở kinh doanh phải nộp quyết toán cho cơ quan thuế chậm nhất không quá 60 ngày kể từ ngày 31 tháng 12 của năm quyết toán. Cơ sở kinh doanh có trách nhiệm kê khai toàn bộ số thuế phải nộp, số đã nộp hoặc số thuế được hoàn của năm quyết toán, số còn thiếu hay nộp thừa tính đến thời điểm quyết toán. Cơ sở phải kê khai đầy đủ, đúng các chỉ tiêu và số liệu theo mẫu quyết toán thuế và gửi tới cơ quan thuế địa phương theo đúng thời gian quy định. Cuối kỳ, kế toán xác định số VAT đầu vào được khấu trừ và số VAT phải nộp trong kỳ, kế toán ghi : Nợ TK 3331 : VAT phải nộp Có TK 133 : VAT được khấu trừ Khi nộp VAT vào ngân sách Nhà nước : Nợ TK 3331 : VAT phải nộp Có TK 111, 112 Nếu số VAT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số VAT đầu ra được phát sinh trong kỳ thì chỉ được khấu trừ số VAT đầu vào bằng số VAT đầu ra. Số VAT đầu vào còn lại được khấu trừ tiếp vào kỳ tính thuế sau hoặc được xét hoàn thuế. Sơ đồ hạch toán như sau : Sơ đồ X+2 Quyết toán thuế VAT . TK 111, 112 TK 3331 TK 133 (1) Khấu trừ thuế cuối kỳ, sau khi quyết toán (2) Nộp thuế GTGT vào ngân sách (3) Hoàn thuế GTGT TK 133 TK 632 TK 111, 112, 331 TK 152, 156 TK 142 (1) Mua vật tư, hàng hoá (5) Phân bổ VAT đầu vào cho kỳ sau (3) VAT đầu vào không được khấu trừ (phân bổ 1 lần) (2) VAT đầu vào (4) TH phân bổ nhiều lần Hàng hoá, vật tư mua về dùng cho sản xuất kinh doanh mặt hàng chịu thuế và mặt hàng không chịu thuế. * Đối với vật tư, hàng hoá mua về dùng đồng thời cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế và không chịu VAT nhưng không tách riêng được thì cuối năm quyết toán, xác định số VAT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu. Số VAT không được khấu trừ tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Quy trình hạch toán như sau : Nợ TK 632 : giá vốn hàng bán Có TK 133 : VAT được khấu trừ Số VAT đầu vào không được khấu trừ trong kỳ tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán sau, kế toán ghi : Nợ TK 142 : chi phí trả trước Có TK 133 : VAT được khấu trừ Đến kỳ kế toán sau khi tính số VAT không được khấu trừ vào giá vốn hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 632 : giá vốn hàng bán Có TK 142 : chi phí trả trước Khi nộp VAT vào ngân sách Nhà nước kế toán ghi : Nợ TK 3331 : VAT phải nộp Có TK 111, 112… Trường hợp đơn vị được giảm VAT : Nợ TK 3331 : trừ vào VAT phải nộp Nợ TK 111, 112 : nhận bằng tiền Có TK 711 : thu nhập khác Đối với hàng nhập khẩu thuộc diện chịu VAT : Khi nhập khẩu vật tư, thiết bị, hàng hoá, kế toán số VAT của hàng nhập khẩu : Trường hợp hàng hoá dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu VAT theo phương pháp khấu trừ thuế số VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ ghi : Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ Có TK 3331- 33312 : VAT phải nộp của hàng nhập khẩu Trường hợp nhập khẩu hàng hoá dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không chịu VAT hoặc chịu VAT theo phương pháp trực tiếp hay dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình dự án, phúc lợi … số VAT của hàng nhập khẩu không được khấu trừ, kế toán ghi : Nợ TK 152, 156, 211… Có TK 3331- 33312 : VAT phải nộp Khi nộp VAT hàng hoá nhập khẩu vào ngân sách Nhà nước kế toán ghi : Nợ TK 3331- 33312 : VAT phải nộp của hàng nhập khẩu Có TK 111, 112 Trường hợp hoàn VAT : Các cơ sở kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng nộp VAT theo phương pháp khấu trừ thuế mà thường xuyên có số VAT đầu vào lớn hơn số VAT đầu ra thì được cơ quan có thẩm quyền cho phép hoàn lại VAT theo quy định của chế độ thuế : Cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế được xét hoàn thuế trong các trường hợp sau : - Cơ sở kinh doanh trong 3 tháng liên tục trở lên (không phân biệt niên độ kế toán) có luỹ kế số thuế đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế đầu ra thì được hoàn thuế. Số thuế được hoàn là số thuế đầu vào chưa được khấu trừ hết của thời gian xin hoàn thuế. - Cơ sở kinh doanh trong tháng có hàng hoá xuất khẩu nếu số thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa được khấu trừ từ 200 triệu đồng trở lên thì được xét hoàn thuế theo tháng, hoặc chuyến hàng (nếu xác định được số thuế giá trị gia tăng đầu vào riêng của từng chuyến hàng). - Đối với hàng hoá uỷ thác xuất khẩu, gia công xuất khẩu qua một cơ sở khác ký hợp đồng gia công xuất khẩu, gia công chuyển tiếp xuất khẩu, đối tượng hoàn thuế là cơ sở có hàng đi uỷ thác xuất khẩu, cơ sở trực tiếp gia công hàng hoá xuất khẩu. Khi nhận được tiền ngân sách Nhà nước thanh toán về số tiền VAT đầu vào được hoàn lại, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 Có TK 133 : VAT được khấu trừ b) Hạch toán VAT theo phương pháp trực tiếp. Khi mua vật tư, hàng hoá : Nợ TK 152, 156…giá có thuế Có TK 111, 112, 331… Khi xác định được số VAT phải nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi : Nợ TK 511,512 : ghi giảm doanh thu Có TK 3331 : VAT phải nộp Khi nộp thuế hoặc được miễn giảm thuế thì kế toán phản ánh tương tự như phương pháp khấu trừ. Trường hợp VAT âm thì tháng đó không phải nộp thuế VAT , phần VAT đó được trừ vào tháng sau nhưng không được chuyển sang niên độ sau. giá bán cả VAT TK 111,112,131 TK111, 112, 331. . . TK 151, 152, 211… TK 711 TK111, 112.. TK 3331 TK 511,512 Gi¸ mua vËt t­, hµng ho¸, tµi s¶n ( c¶ VAT ) VAT ph¶i nép trong kú VAT ®­îc miÔn, gi¶m nhËn l¹i b»ng tiÒn Nép VAT cho ng©n s¸ch VAT ®­îc miÔn gi¶m trõ vµo sè ph¶i nép VAT ph¶i nép cña hµng NK Sơ đồ hạch toán VAT theo phương pháp trực tiếp : 3.3.2 - Hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt - Thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) là một loại thuế gián thu được thu trên giá bán của một số mặt hàng mà Nhà nước hạn chế tiêu dùng như : bia, rượu thuốc lá,ô tô,xe máy… - Đối tượng nộp thuế TTĐB là các tổ chức, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế có nhập khẩu hay sản xuất, kinh doanh các mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB. - Căn cứ tính thuế TTĐB là giá tính thuế của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế và thuế suất. Số thuế TTĐB phải nộp = Giá tính thuế TTĐB của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế * Thuế suất thuế TTĐB Giá tính thuế : - Đối với hàng hóa, dịch vụ sản xuất trong nước : giá tính thuế TTĐB là giá bán của cơ sở sản xuất chưa có thuế TTĐB, được xác định cụ thể như sau : Giá tính thuế TTĐB = Giá bán hàng hoá, dịch vụ ( 1 + Thuế suất ) Giá bán của cơ sở sản xuất là giá bán ghi trên hoá đơn bán hàng và các khoản phụ thu (nếu có) của cơ sở. Đối với trường hợp bán hàng qua đại lý thì giá bán làm căn cứ tính thuế là giá bán ra chưa trừ hoa hồng đại lý. - Đối với hàng nhập khẩu : Giá tính thuế TTĐB = Giá tính thuế nhập khẩu + Thuế nhập khẩu Trường hợp hàng nhập khẩu được miễn, giảm thuế nhập khẩu thì thuế nhập khẩu tính trong công thức trên là số thuế còn phải nộp. - Đối với hàng hoá gia công thì giá tính thuế TTĐB là giá tính thuế cuả mặt hàng sản xuất cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm giao hàng. Nếu không có giá sản phẩm cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm giao hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá bán sản phẩm đó trên thị trường hoặc do cơ sở đưa gia công nhận hàng về bán ra để xác định giá tính thuế và thông báo cho cơ sở thực hiện. - Đối với hàng hoá bán theo phương thức trả góp thì giá tính thuế TTĐB là giá bán chưa có thuế TTĐB của hàng bán ra theo phương thức trả tiền một lần, không bao gồm khoản lãi trả góp. - Việc hạch toán tổng hợp được thực hiện như sau : Khi bán hàng hoá dịch vụ thuộc diện chịu thuế TTĐB, kế toán ghi doanh thu : Nợ TK 111, 112, 131… Có TK 511, 512 : doanh thu Khi nhận được thông báo nộp thuế TTĐB của cơ quan thuế, kế toán ghi : Nợ TK 511, 512 : doanh thu Có TK 3332 : thuế tiêu thụ đặc biệt Đối với thuế TTĐB của hàng nhập khẩu, kế toán ghi : Nợ TK 151, 152, 211… Có TK 3332 : thuế tiêu thụ đặc biệt Khi nộp thuế TTĐB, kế toán ghi : Nợ TK 3332 : thuế tiêu thụ đặc biệt Có TK 111, 112 Nếu doanh nghiệp được hoàn thuế TTĐB trong các trường hợp hàng tạm nhập tái xuất, thuế nộp theo tờ khai nhưng thực tế nhập khẩu ít hơn, kế toán ghi âm để giảm thuế TTĐB phải nộp : Nợ TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3332 : thuế tiêu thụ đặc biệt Nếu được hoàn lại bằng tiền, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 Có TK 3332 : thuế tiêu thụ đặc biệt Khi được giảm thuế TTĐB, kế toán ghi : Nợ TK 3332 : thuế tiêu thụ đặc biệt Có TK 711 : thu nhập khác 3.3.3 - Hạch toán thuế xuất nhập khẩu Thuế xuất nhập khẩu là loại thuế phát sinh khi hàng hoá được xuất nhập khẩu qua biên giới Việt Nam mà các hàng hoá này thuộc đối tượng chịu thuế xuất nhập khẩu. Phương pháp tính : Thuế xuất khẩu hoặc nhập khẩu = Số lượng từng mặt hàng chịu thuế xuất hay nhập khẩu x Giá tính thuế (giá tính xuất:giá FOB giá tính nhập:giá CIF x Thuế suất a) Hạch toán thuế xuất khẩu Khi xác định được số thuế xuất khẩu, kế toán ghi : Nợ TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3333- thuế xuất khẩu Trong trường hợp doanh nghiệp được hoàn thuế xuất khẩu như hàng tạm xuất tái nhập, hàng xuất thực tế ít hơn so với tờ khai, hàng không xuất khẩu được… phản ánh số thuế xuất khẩu được hoàn lại, kế toán ghi âm để giảm số thuế phải nộp : Nợ TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3333- thuế xuất khẩu : Nếu được hoàn lại bằng tiền, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 Có TK 3333- thuế xuất khẩu Trong trường hợp doanh nghiệp được giảm thuế xuất khẩu, kế toán ghi : Nợ TK 3333- thuế xuất khẩu Có TK 711 : thu nhập khác Khi nộp thuế xuất khẩu, kế toán ghi : Nợ TK 3333- thuế xuất khẩu Có TK 111, 112 Sơ đồ hạch toán thuế xuất khẩu : TK 711 TK 111, 112 TK 3333 - thuế xuất khẩu TK 511 (1) Thuế XK của hàng tiêu thụ Thuế XK của hàng tiêu thụ (2a) Hoàn thuế XK ( ghi âm ) (2b) Nếu được hoàn thuế bằng tiền (3) Giảm thuế XK (4) Nộp thuế XK TK 111, 112 b) Hạch toán thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu là loại thuế phát sinh trong quá trình mua vật tư, hàng hoá, vì vậy nó được tính vào giá thực tế của vật tư, hàng hoá. Khi xác định được số thuế nhập khẩu phải nộp, kế toán ghi : Nợ TK151 : hàng nhập khẩu đang đi đường Nợ TK 152, 156 : hàng nhập khẩu đã nhập kho Nợ TK 211, 241 : hàng nhập khẩu là TSCĐ Có TK 3333- thuế nhập khẩu Trường hợp doanh nghiệp được hoàn thuế nhập khẩu như hàng tạm nhập tái xuất, hàng thực nhập ít hơn so với tờ khai… phản ánh số thuế được hoàn lại, kế toán ghi : Nợ TK 3333 : thanh toán bù trừ Nợ TK 111, 112 : được hoàn thuế bằng tiền Có TK 632 : ghi giảm giá vốn hàng tái xuất Có TK 711 : ghi tăng thu nhập khác (nếu đã kết chuyển giá vốn hàng tái xuất) Trường hợp doanh nghiệp được giảm thuế nhập khẩu, kế toán ghi : Nợ TK 3333- thuế nhập khẩu Có TK 711 : thu nhập khác Khi nộp thuế nhập khẩu, kế toán ghi : Nợ TK 3333- thuế nhập khẩu Có TK 111, 112 Sơ đồ hạch toán thuế nhập khẩu : TK 3333- thuế nhập khẩu TK 632 TK 151, 152… (3a) Hoàn thuế NK (thanh toán bù trừ (1) Thuế NK khi mua hàng hoá, vật tư (5) Nộp thuế NK (4) Giảm thuế NK (3b) Hoàn thuế NK bằng tiền (3c) Hoàn thuế NK trong TH đã kết chuyển giá vốn (2) Thuế NK khi mua TSCĐ TK 111, 112 TK 711 TK 111, 112 trừ TK211,241 3.3.4 - Hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Khái niệm : Thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế trực thu, thu trên kết quả tài chính của doanh nghiệp. Các đơn vị, cá nhân sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có thu nhập chịu thuế đều phải nộp thuế theo luật định. Phương pháp tính : Thuế thu nhập được xác định như sau : Thu nhập chịu thuế trong kỳ = Doanh thu để tính thu nhập chịu thuế - Chi phí hợp lý, hợp lệ trong kỳ + Thu nhập chịu thuế khác Số thuế TNDN phải nộp trong kỳ = Thu nhập chịu thuế trong kỳ x Thuế suất Theo quy định của luật thuế doanh nghiệp thì thuế thu nhập được quyết toán hàng năm, tuy nhiên để đảm bảo nguồn thu ổn định, thường xuyên cho ngân sách Nhà nước, hàng quý doanh nghiệp phải nộp thuế theo kế hoạch hoặc theo thông báo của cơ quan thuế. Thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung : Theo thông tư số 128/2003/ TT – BTC ngày 22/12/2003 thì các cơ sở kinh doanh có thu nhập cao do địa điểm kinh doanh thuận lợi, ngành nghề ít bị cạnh tranh mang lại thu nhập cao, sau khi nộp thuế thu nhập theo thuế suất 32%( trước năm 2004) và 28%(bắt đầu từ năm 2004) kể từ ngày thông tư này có hiệu lực thi hành mà phần thu nhập còn lại cao hơn 20% vốn chủ sở hữu hiện có thì số vượt trên 20% phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung với thuế suất 25%. Thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung được xác định bằng cách lấy thu nhập còn lại {sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo thuế suất 32%(trước năm 2004) và 28%(bắt đầu từ 01/01/ 2004)} trừ 20% vốn chủ sở hữu hiện có. ( Dựa trên thông tư số 88/2004/TT-BTC ngày 01/09/2004) Phương pháp hạch toán : Khi xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp cho ngân sách, kế toán ghi : Nợ TK 421- 4212 : ghi giảm lợi nhuận năm nay Có TK 3334 : thuế thu nhập doanh nghiệp Đầu năm sau, khi báo cáo quyết toán thuế được duyệt, kế toán so sánh số thuế tạm nộp trong năm trước với số thực tế phải nộp (bao gồm cả thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung - nếu có). Nếu số thuế thực tế phải nộp lớn hơn số tạm nộp thì tiến hành nộp bổ xung, kế toán ghi Nợ TK 421- 4211 : ghi giảm lợi nhuận năm trước Có TK 3334 : thuế thu nhập doanh nghiệp Nếu số tạm nộp lớn hơn số thuế phải nộp thì số nộp thừa chuyển bù cho năm tiếp theo : Nợ TK 3334 : thuế thu nhập doanh nghiệp Có TK 4211 : lợi nhuận năm trước Khi nộp thuế thu nhập cho Nhà nước, kế toán ghi : Nợ TK 3334 : thuế thu nhập doanh nghiệp Có TK 111, 112… Trường hợp doanh nghiệp được Nhà nước miễn giảm thuế thu nhập, kế toán ghi : Nợ TK 3334 : thuế thu nhập doanh nghiệp TK 111, 112 TK 3334 TK 421 (4) Khi nộp tiền thuế TNDN (1) Số thuế TNDN tạm nộp (2) Nộp bổ xung nếu thiếu sau khi quyết toán (3) Kết chuyển năm sau nếu thừa (5) Được miễn giảm thuế TNDN Có TK 4211 : ghi tăng lợi nhuận của năm trước. Sơ đồ hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp. 3.3.5 - Hạch toán tiền thu trên vốn. Tiền thu trên vốn là khoản thu có tính chất điều tiết thu nhập của các doanh nghiệp nhà nước, được tính trên tổng số vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước và tỷ lệ thu trên vốn . Theo chế độ tài chính hiện hành, những doanh nghiệp sử dụng vốn ngân sách kinh doanh có lãi mới phải nộp tiền thu sử dụng vốn và tiền thu trên vốn được tính theo năm. Khi xác định được tiền thu sử dụng vốn kế toán ghi : Nợ TK 421 : lợi nhuận chưa phân phối Có TK 3335 : thu trên vốn Theo chế độ hiện hành, khoản tiền này được Doanh nghiệp sử dụng để đầu tư sản xuất kinh doanh : Nợ TK 3335 : thu trên vốn Có TK 411 TK 3335 TK 411 TK 421 (2) Đầu tư sản xuất kinh doanh (1) Xác định tiền thu trên vốn Sơ đồ hạch toán tiền thu trên vốn : 3.3.6 - Hạch toán thuế nhà đất, tiền thuê đất. - Thuế nhà đất bao gồm hai phần : Thuế đối với nhà Thuế đối với đất : được áp dụng đối với đất ở, đất xây dựng công trình trên lãnh thổ Việt Nam. Phương pháp tính : Tiền thuê đất = Diện tích đất x Giá tính thuế của từng hạng đất x Thuế suất Thuế đất được tính dựa trên diện tích đất, giá tính thuế của từng hạng đất và thuế suất. Công thức tính như sau : - Đối với các doanh nghiệp thuê đất Nhà nước để tiến hành sản xuất, kinh doanh thì phải nộp tiền thuê đất theo giá quy định. Nếu doanh nghiệp nộp tiền thuê đất một lần cho nhiều năm thì khoản chi đó sẽ hình thành TSCĐ vô hình (quyền sử dụng đất). Trường hợp doanh nghiệp trả tiền thuê đất định kỳ hàng năm thì tiền thuê đất được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 111, 112 TK 3337 TK 213 TK 642 (3) Nộp tiền thuế cho nhà nước (1) Tiền thuê đất trả trước cho nhiều năm (2) Thuế nhà, đất trả hàng năm Sơ đồ hạch toán thuế nhà đất, tiền thuê đất như sau: 3.3.7 - Hạch toán các loại thuế khác Ngoài các loại thuế nói trên, các khoản thuế mà doanh nghiệp phải nộp Nhà nước còn có : - Thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao : là loại thuế đối với người có thu nhập cao, trường hợp người lao động trong doanh nghiệp thuộc diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân thì doanh nghiệp là người thu hộ thuế cho nhà nước. Thuế thu nhập cá nhân được tính cho cả năm và tạm nộp theo thu nhập thực tế hàng tháng. Đối với thu nhập thường xuyên thì cuối năm quyết toán để tính ra số thừa, thiếu. Đối với thu nhập không thường xuyên thì tính theo từng lần phát sinh và cuối năm không quyết toán. - Thuế môn bài : là loại thuế nhằm mục đích nắm đơn vị kinh doanh đầu năm mới (thuế mở cửa hàng đầu năm). Loại thuế này được tính theo các mức thu nhập bình quân hàng tháng của đối tượng chịu thuế. Sơ đồ hạch toán thuế thu nhập cá nhân và thuế môn bài như sau : TK 111, 112 TK 3338 TK 334 TK 642 (3) Nộp các khoản thuế khác (1) Thuế thu nhập cá nhân (2) Thuế môn bài Phí xăng dầu TK 511 TK 3331 TK111. 112. 131 TK 3339 - phí xăng dầu Doanh thu bán hàng VAT của hàng bán ra Phí xăng dầu thu hộ Nhà nước Nộp phí xăng dầu cho Nhà nước III- GHI SỔ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN. Có bốn loại hình thức sổ cơ bản là : Hình thức Nhật ký- Sổ cái Hình thức Nhật ký chung Hình thức Chứng từ- Ghi sổ Hình thức Nhật ký chứng từ Tuỳ theo trình độ quản lý cũng như trình độ của kế toán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức sổ phù hợp. 1- Hình thức Nhật ký chung. Trong điều kiện kế toán thủ công, hình thức này áp dụng trong loại hình kinh doanh đơn giản, quy mô hoạt động vừa và nhỏ. Trình độ quản lý, trình độ kế toán thấp, có nhu cầu phân công lao động kế toán. Hình thức này cũng áp dụng trong điều kiện kế toán máy, nó phù hợp với mọi loại hình hoạt động, quy mô và trình độ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung : (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ, tiến hành ghi sổ Nhật ký chung cho các nghiệp vụ phát sinh. Nếu doanh nghiệp mở sổ chi tiết thì đồng thời với việc ghi Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ chi tiết có liên quan. Trường hợp đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ tiến hành ghi sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. (2) Căn cứ vào Nhật ký chung để ghi các sổ Cái tài khoản. Định kỳ, tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh tiến hành tổng hợp từng Nhật ký đặc biệt để ghi sổ Cái, sau khi loại trừ số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều Nhật ký (nếu có). Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng đối tượng. (3) Tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (4) Cuối kỳ, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh. Về nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chung (hoặc nhật ký đặc biệt ) cùng kỳ. (5) Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng Cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết lập Báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung: Sổ Cái TK 331, 131, 333 Chứng từ gốc ( Hoá đơn, Phiếu Thu, Phiếu Chi…) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung NK mua hàng, bán hàng NK quỹ tiền mặt NK tiền gửi Ngân hàng Sổ chi tiết TK331, 131, 333 (1) (1) (2) (2) (4) (5) (5) Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc (Hoá đơn, Phiếu thu, Phiếu chi…) Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ Cái Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức "Nhật ký- Sổ cái": Chứng từ gốc (Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…) Sổ quỹ Thẻ kế toán chi tiết Nhật ký - Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức "Nhật ký- chứng từ" Chứng từ & các Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ & sổ chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính IV- PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH VÀ KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP. 1- Phân tích tình hình thanh toán. Để biết thực trạng tài chính của doanh nghiệp phải xem xét khả năng thanh toán và tình hình công nợ của doanh nghiệp. Nếu tình hình tài chính tốt thì có khả năng thanh toán nhanh, ít bị chiếm dụng vốn. Doanh nghiệp có sự chủ động đối với nguồn vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh thuận lợi. Trong thực tế, luôn tồn tại tình trạng doanh nghiệp vừa chiếm dụng vốn của người khác vừa bị chiếm dụng vốn, điều này xuất phát từ phương thức thanh toán trả chậm đã được các bên thoả thuận khi mua bán vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên, nếu phần vốn đi chiếm dụng nhiều hơn số bị chiếm dụng thì doanh nghiệp có thêm nguồn vốn lưu động để sản xuất kinh doanh, ngược lại nếu phần bị chiếm dụng nhiều hơn thì vốn lưu động sẽ bị giảm dẫn tới làm giảm hiệu quả kinh doanh. Phân tích khả năng thanh toán sẽ cho biết tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua việc đánh giá, so sánh các chỉ tiêu sau : ( 1 ) Hệ số thanh toán hiện hành. Hệ số thanh toán hiện hành = Tổng tài sản lưu động Nợ ngắn hạn Hệ số này cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. Hệ số này càng cao thì khả năng thanh toán nợ càng lớn. Thông thường hệ số này lớn hơn hoặc bằng 1 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán nợ ngắn hạn và tình hình tài chính là bình thường hay khả quan. (2) Hệ số thanh toán nhanh Hệ số thanh toán nhanh = Vốn bằng tiền Nợ ngắn hạn Nếu hệ số thanh toán nhanh của doanh nghiệp lớn hơn hoặc bằng 0, 5 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán, tình hình tài chính khả quan, nếu nhỏ hơn 0, 5 thì doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thanh toán. Mặc dù vậy, nếu hệ số này quá cao thì cũng không tốt vì vốn bằng tiền quá nhiều dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn giảm. (3 ) Hệ số thanh toán của vốn lưu động. Hệ số thanh toán của vốn lưu động = Vốn bằng tiền Tổng tài sản lưu động Chỉ tiêu này phản ánh khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản lưu động. Thực tế cho thấy nếu chỉ tiêu này lớn hơn 0, 5 hoặc nhỏ hơn 0, 1 đều không tốt vì nếu lớn hơn 0, 5 thì gây ứ đọng vốn, còn nếu nhỏ hơn 0, 1 thì thiếu tiền để thanh toán. Bên cạnh các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, cần phải xem xét các chỉ tiêu sau : - Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả (hoặc tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản phải thu). Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả = Tổng số nợ phải thu x 100% Tổng số nợ phải trả Tỷ lệ này càng lớn thì chứng tỏ đơn vị bị chiếm dụng vốn càng nhiều và ngược lại. Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100% chứng tỏ doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và nếu nhỏ hơn 100% thì doanh nghiệp đang đi chiếm dụng vốn. - Số vòng quay các khoản phải thu. Số vòng quay các khoản phải thu = Tổng số tiền hàng bán chịu trong kỳ Nợ phải thu bình quân Chỉ tiêu này thể hiện tốc độ chu chuyển các khoản phải thu thành tiền, số vòng quay càng lớn chứng tỏ doanh nghiệp có thể thu hồi nhanh các khoản nợ. Tuy nhiên, nếu chỉ số này quá cao nghĩa là điều kiện thanh toán quá chặt chẽ, chủ yếu thu bằng tiền mặt, ít trả chậm, điều này có thể làm hạn chế khối lượng hàng hoá tiêu thụ. - Thời gian một vòng quay các khoản phải thu. Thời gian một vòng quay các khoản phải thu = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay các khoản phải thu Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng các khoản phải thu mất mấy ngày. Thời gian càng lớn thì tốc độ quay càng chậm. - Số vòng quay các khoản phải trả. Số vòng quay các khoản phải trả = Tổng số tiền hàng mua chịu trong kỳ Nợ phải trả bình quân Chỉ tiêu này phản ánh tốc độ thanh toán các khoản phải trả. Chỉ tiêu này càng lớn thì doanh nghiệp phải thanh toán tiền hàng mua càng nhanh, có nghĩa là chỉ tiêu này càng lớn doanh nghiệp càng không có lợi. - Thời gian một vòng quay các khoản phải trả. Thời gian một vòng quay các khoản phải trả = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay các khoản phải trả Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng, các khoản phải trả phải mất mấy ngày. Để đánh giá khả năng thanh toán cần xem xét sự biến động về cơ cấu các khoản phải thu, phải trả và so sánh số đầu kỳ với số cuối kỳ thông qua việc lập bảng phân tích các khoản phải thu, phải trả. BẢNG PHÂN TÍCH CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ. Chỉ tiêu Số đầu kỳ Số cuối kỳ Cuối kỳ so với đầu kỳ Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ lệ I- Các khoản phải thu 1. Phải thu khách hàng 2. Trả trước cho người bán 3. VAT được khấu trừ 4. Phải thu nội bộ 5. Phải thu khác II- Các khoản phải trả 1. Phải trả cho người bán 2. Người mua trả tiền trước 3. Thuế &các khoản phải Nộp nhà nước 4. Phải trả công nhân viên 5. Phải trả nội bộ 6. Phải trả phải nộp khác Tuy nhiên, để có nhận xét sát thực về tình hình thanh toán của doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp các chỉ tiêu trên với các tài liệu hạch toán hàng ngày và các tài liệu khác. 2- Phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán. Để có cơ sở đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trước mắt và triển vọng trong thời gian tới, cần phải đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Dựa vào tài liệu kế toán để lập bảng sau : BẢNG PHÂN TÍCH NHU CẦU VÀ KHẢ NĂNG THANH TOÁN Nhu cầu Số tiền Khả năng Số tiền I - Các khoản phải thanh toán ngay : I- Các khoản có thể thanh toán ngay 1. Các khoản nợ quá hạn 1. Tiền mặt Nhà nước 2. Tiền gửi ngân hàng Nhà cung cấp 3. Các khoản tương đương tiền … 2. Các khoản nợ đến hạn II - Các khoản phải thanh toán trong thời gian tới II- Các khoản có thể thanh toán trong thời gian tới 1. Tháng tới 1. Tháng tới Ngân sách Khoản phải thu Ngân hàng Hàng gửi bán … … 2. Quý tới 2. Quý tới 3. Hai quý tới 3. Hai quý tới … … Cộng Cộng Trên cơ sở bảng phân tích ta tính chỉ tiêu : Hệ số khả năng thanh toán hiện thời = Tiền và tương đương tiền Các khoản nợ quá hạn và đến hạn Hệ số khả năng thanh toán trong thời gian tới = Các khoản có thể thanh toán trong thời gian tới Các khoản phải thanh toán trong thời gian tới Nếu các chỉ tiêu này lớn hơn hoặc bằng 1 chứng tỏ doanh nghiệp có khả năng thanh toán và tình hình tài chính bình thường hoặc khả quan. Nếu chỉ tiêu này nhỏ hơn 1 chứng tỏ doanh nghiệp không có khả năng thanh toán và nếu chỉ tiêu này gần bằng 0 thì doanh nghiệp bị phá sản, không còn khả năng thanh toán. PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC HỒ LONG. I - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC HỒ LONG. 1. Sự hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Dược Hồ Long là một loại hình doanh nghiệp tư nhân được thành lập vào ngày 01 tháng 06 năm 2001 theo quyết đinh: 0102002697, trụ sở chính đặt tại số 53,phố Lãn Ông, phường Hàng Bồ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Là một công ty tư nhân được thành lập vào những năm đầu của thời kỳ đổi mới ở nước ta, chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN. Cũng như nhiều công ty tư nhân khác ở Việt Nam những năm đầu mới thành lập công ty TNHH Dược Hồ Long đã gặp phải không ít những khó khăn và thử thách cho các doanh nghiệp non trẻ trong cơ chế mới của nền kinh tế. Nhưng với quyết tâm vượt khó để đứng vững trong cơ chế thị trường đang ngày càng phát triển ở Viêt nam, công ty đã mạnh dạn đầu tư trang thiết bị máy móc cũng như đầu tư về mặt con người để không ngừng mở rộng thị trường đa dạng hoá sản phẩm, nhằm tạo được niềm tin vững trắc trên thị trường để tạo tiền đề phát triển cho những năm tới. Từ một công ty khi thành lập chỉ vẻn vẹn có 1đại học dược, 2nhânviên kế toán, 3 nhân viên kỹ thuật trang thiết bị y tế và 5 trung cấp dược, sản phẩm chủ yếu của công ty chỉ là những máy trang thiết bị y tế được nhân viên lắp đặt và hướng dẫn để bán cho các khách hàng là bệnh viện và phòng khám…. Mới thành lập được hơn 5 năm tuổi đời còn ít nhưng đến nay công ty đã tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thương trườngvà thị trường trang thiết bị y tế. Công ty đã tạo dựng mối quan hệ ổn định với nhiều khác hàng lớn trong và ngoài nước. Các sản phẩm của công ty luôn tạo được uy tín và được khách hàng ưa chuộng. Tên giao dịch quốc tế của công ty TNHH Dược Hồ Long là “Ho Long Pharmaceutical Products Company Limitted ” và trụ sở chính của công ty đặt tại 53 Lãn Ông, Phường Hàng Bồ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Đến nay tổng số nhân viên là 18 người trong đó số đại học Dược là 02 người, cử nhân kinh tế là 05 người, kỹ thuật viên trang thiết bị y tế là 04 người và trung cấp dược là 7 người . Quá trình phát triển của công ty được chia làm hai giai đoạn: 2001- 2003 và 2003 đến nay. Giai đoạn 1: 2001 - 2003 Nhiệm vụ : nghiên cứu khoa học ,nghiên cứu thị trườngvà thực hiện các hợp đồng kinh tế. Công ty kinh doanh theo hướng lắp đặp và hướng dẫn trang thiết bị y tế theo cách thủ công,tìm kiếm khách hàng, tạo chữ tín. Giai đoạn 2: Từ năm 2003đến nay. Công ty phát triển với tốc độ nhanh chóng và trở thành công ty khá mạnh, có uy tín về lĩnh vực trang thiết bị y tế ở Việt Nam, có quan hệ rộng rãi với các hãng trang thiết y tế lớn trên Thế giới , giúp cho hàng loạt các bệnh viện, trung tâm phòng khám ứng dụng các loại trang thiết bị mới hiện đại tại Việt Nam, bước đầu xâm nhập thị trường Thế giới. Công ty hoạt động theo hướng chủ đạo là trag thiết bị y tế , dịch vụ sau bán hàng và đạt được những thành tựu to lớn góp phần nhỏ vào công cuộc đổi mới của đất nước .Và ngày càng khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực công nghệ trang thiết bị y tế . Các chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của công ty trong 3 năm 2003, 2004, 2005  Bảng hệ thống các chỉ tiêu Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Tổng doanh thu 3,526,489,568 4,926,416,895 5,789,324,819 6156789389 2 Các khoản giảm trừ 39,856,732 65,497,654 95,746,387 120648759 3 Doanh thu thuần 3,486,632,836 4,860,919,241 5,693,578,432 6036140630 4 Giá vốn hàng bán 3,359,823,245 4,539,815,682 4,997,808,032 5169258580 5 Lợi nhuận gộp 126,809,591 321,103,559 695,770,400 866822050 6 Chi phí bán hàng 13,796,542 69,894,235 125,409,125 146702030 7 Chi phí QLDN 27,645,836 71,524,615 72,047,321 92544320 8 LN thuần từ HĐKD 85,367,213 179,684,709 498,313,954 627575700 a. Thu nhập HĐTC 9,824,750 14,356,719 25,643,057 37452324 b. Chi phí HĐTC 11,964,423 15,978,213 29,145,789 39896272 9 LN từ hoạt động TC -2,139,673 -1,621,494 -3,502,732 -2443948 a. Thu nhập khác 2,561,389 1,321,943 65,561,389 84462488 b. Chi phí khác 2,415,623 3,170,562 25,415,623 32988642 10 LN từ HĐ khác 145,766 -1,848,619 40,145,766 51653846 11 Tổng LN trước thuế 83,373,306 176,214,596 534,956,988 573477906 12 Thuế TNDN 26,679,458 56,388,671 149,787,956 160,573,813 13 Lợi nhuận sau thuế 56,693,848 119,825,925 385,169,032 412,904,093 14 Tỉ suất LN/ doanh thu 0.016 0.024 0.067 15 Tỉ lệ doanh thu / giá vốn 1.050 1.085 1.158 16 Tỉ lệ lợi nhuận / vốn 0.019 0.024 0.071 17 Tỉ lệ doanh thu / vốn 1.199 0.989 1.130 Doanh thu thuần của cả công ty tăng từ 3.486.632.836 VND năm 2002 lên 4.860.919.241 VND năm 2003 (tương đương với 139%) và năm 2004 là 5.693.578.432 VND (so với năm 2003 là 117%).và năm 2005 là 6.036.140.630 VND (so với năm 2004 là106%) Tuy nhiên, do chi phí bán hàng năm 2003 là 69.89.235 VND , năm 2004 là 125.409.125 VND và năm 2004 là 146702030 cao hơn rất nhiều so với năm 2002 chỉ có 13.796.542VND. Bên cạnh đó, lỗ từ hoạt động tài chính tăng lên, từ âm 2.139.673 VND năm 2002 lên tới âm 1.621.494 VND năm 2003 , âm 3.502.732 VND năm 2004, và âm 2443948.năm 2005 Đó là những nguyên nhân chủ yếu làm cho lợi nhuận sau thuế năm 2003 chỉ đạt 19.825.925 VND (tăng lên 63.132.077 VND so với năm 2002 tương đương với 111,35%) và năm 2004 đạt 363.770.752 VND (tăng lên 307.076.904VND so với năm 2002 tương đương với đạt 203.58% và tăng lên 243.944.827 VND, đạt 84.4% so với năm 2003).Và năm 2005đạt 389964976VND Số nhân viên của công ty liên tục tăng, từ 11 người năm 2001 lên 13 người năm 2002, 14 người năm 2003 và 16 người năm 2004.Và hiện nay là 18 người 2- Nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Công ty TNHH Dược Hồ Long là một đơn vị hoạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Công ty được quyền tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh theo pháp luật của nhà nước Việt Nam. Công ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, với cấp trên và đối với người lao động trong doanh nghiệp. Công ty tổ chức và thực hiện phạm vi quyền hạn của mình đối với các hoạt động: Buôn bán dược phẩm , dược liệu ; Nuôi trồng con, cây dược liệu ; Buôn bán trang thiết bị y tế ; Huấn luyện, đào tạo, lắp đặt bảo hành bảo trì và các dịch vụ khác; Buôn bán hoá chất (trừ hoá chất Nhà nước cấm) ; Dịch vụ ăn uống và giải khát./. 3- Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Là công ty TNHH, nên công ty đã chọn mô hình tổ chức theo cơ cấu trực tuyến như sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN Ban Trợ lý Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Tài vụ Phòng Hành Chính quản trị Nhân Sự PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH TÀI CHÍNH GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Hội đồng Thành viên phê duyệt,đứng đầu là Giám đốc điều hành công ty. Giám đốc điều hành là đại diện pháp nhân của công ty có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bảo toàn và phát triển vốn của công ty. Giúp việc cho Giám đốc điều hành có 2 phó giám đốc chuyên trách được phân công quản lý các trung tâm và văn phòng, cụ thể là: + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh + Phó giám đốc phụ trách tài chính - Các phó giám đốc trực tiếp điều hành các trung tâm và văn phòng mà mình phụ trách, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao và hoạt động của các trung tâm, phòng ban trong công việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kịp thời của Giám đốc. Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng ban đều có mối liên hệ mật thiết với nhau thể hiện từ việc cung cấp thông tin giao dịch, ký kết, thực hiện hợp đồng đến khâu thanh lý hợp đồng kinh doanh theo quyết định của Giám đốc, mỗi phòng ban có chức năng cụ thể sau: - Ban trợ lý- có nhiệm vụ trợ giúp cho Tổng giám đốc trong việc quản lý và thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt như đi đầu trong việc triển khai các nhiệm vụ kinh doanh mới. - Phòng kế hoạch kinh doanh : Nghiên cứu thị trường trang thiết bị y tế trong nước và quốc tế nhằm tìm kiếm đối tác và thực hiện các hợp đồng theo kế hoạch kinh doanh. Chuyển giao công nghệ trang thiết bị y tế tiên tiến trên thế giới và Việt Nam thông qua các hợp đồng kinh tế. Quản lý và đề xuất chính sách giá, điều kiện để các sản phẩm trang thiết bị y tế, quản lý và phân phối kho hàng công nghệ trang thiết bị y tế. Xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm quảng cáo cho công ty. - Phòng xuất nhập khẩu : Triển khai các thủ tục xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hoá cho công ty và hàng hoá nhận uỷ thác. Thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu theo qui định của pháp luật. Tìm kiếm thị trường và khách hàng uỷ thác xuất nhập khẩu. - Phòng tài vụ : Quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và công ty được thực hiện thông qua các chế độ báo cáo. Cung cấp đầy đủ chính sách kịp thời về các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của công ty.giúp cho ban giám đốc đưa ra quyết định đúng lúc , kịp thời, đạt hiệu quả cao. Đảm bảo các công việc phục vụ kinh doanh của công ty cùng ban giám đốc đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh. - Phòng hành chính : Thực hiện chức năng văn phòng của công ty, thực hiện các hoạt động giao dịch đối nội và đối ngoại về thủ tục hành chính. Quản lý các trụ sở khoa học, các trang thiết bị, các phương tiện vận tải. Tổ chức quản trị cải thiện điều kiện sinh hoạt cho các cán bộ công nhân viên trong nơi làm việc. Thực hiện các thủ tục về hợp tác quốc tế, các thủ tục cho cán bộ đi công tác, các trung tâm là các đơn vị kinh tế, hoạt động theo hình thức báo số chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của các phó giám đốc. - Phòng nhân sự : làm nhiệm vụ quản lý nhân sự trong công ty, đưa ra các kế hoạch nhân sự, tổ chức tuyển nhân viên theo đề nghị của các bộ phận đồng thời định kỳ tiến hành kiểm tra chất lượng của nhân viên trong công ty. 4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán . 4. 1-Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của doanh nghiệp theo mô hình tập trung. TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG Nhóm vật tư Nhóm phân tích Nhóm kế toán Tổ hàng hoá Tổ phải thu Tổ phải trả Tổ tiền Tổ tổng hợp - Trưởng phòng tài vụ kiêm kế toán trưởng : có nhiệm vụ lãnh đạo chung về công tác kế toán, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại văn phòng công ty. - Phó phòng tài vụ kiêm kiểm soát Tài chính : thực hiện các công việc do trưởng phòng giao, trực tiếp giải quyết một số công việc như: sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán (có sự thông qua của kế toán trởng), phân phối công việc, có thể giải quyết một số công việc khi trưởng phòng đi vắng trong phạm vi được giao. - Nhóm vật tư : làm việc tại các kho hàng, phòng bảo hành.. - Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một người làm công tác phân tích tài chính giúp trưởng phòng đưa ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm soát viên do phó phòng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các nhân viên kế toán. - Nhóm kế toán : làm công tác kế toán tại công ty, do phó phòng trực tiếp quản lý, được chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp. + Tổ hàng hoá : thực hiện công tác kế toán liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế toán ,thẻ kho, sổ kho cho tài khoản 156, 511, 632. + Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả như phải trả nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nước...(vào phiếu kế toán cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338...) + Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu như: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác ...( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 131, 141, 138...) + Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt TK 111 và tiền gửi ngân hàng TK 112 như: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang, trả tiền thuế cho Nhà nước khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh toán... các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải trả chuyển sang. + Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định: Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ như: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nhượng bán TSCĐ... Kế toán tổng hợp : tổng hợp số liệu cuối ngày , cuối tuấn , cuối tháng , cuôí kỳ, thực hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ. Tổ hàng hoá Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền ( 1 )b ( 4 ) ( 3 ) ( 2 ) (1a) Sự kết hợp giữa các tổ được thực hiện theo sơ đồ sau: Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng hoá theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ được chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà nước. (1a) Khi mua hàng hoá, bán hàng hoá thanh toán ngay, tổ hàng hoá chuyển chứng từ cho tổ tiền . (1b) Khi mua hàng hoá chưa thanh toán, tổ hàng hoá chuyển chứng từ cho tổ phải trả. (2) Khi đến hạn thanh toán, tổ phải trả phải làm thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ tiền thanh toán . (3) Khi bán hàng hoá chưa thu tiền, tổ hàng hoá chuyển chứng từ cho tổ phải thu . (4) Khi đến hạn thanh toán, tổ phải thu làm thủ tục cần thiết để chuyển cho tổ tiền . 4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng : Chứng từ về tiền Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt Phiếu chi Biên bản kiểm kê quỹ Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Bảng kê nộp séc Giấy báo Nợ, giấy báo Có Chứng từ vật tư, hàng hoá Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng Hoá đơn GTGT Chứng từ lao động tiền lương Hợp đồng lao động Bảng thanh toán lương Giấy đi đường Bảng kê thanh toán Lệnh điều xe Chứng từ TSCĐ Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ Bảng kê khấu hao TSCĐ Phiếu xuất kho tài sản (*) Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ (*): TSCĐ mua về đều được nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng. 4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thông tư số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 của Bộ Tài chính hướng dẫn bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhưng do công ty sử dụng phần mềm kế toán Mỹ – dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên công ty Dược Hồ Long chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với công tác kế toán của mình. Đồng thời công ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian để tiện cho việc phân công công việc, cụ thể là những TK 641, 642, 156… 4. 4- Tổ chức sổ kế toán. Việc hạch toán của công ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nhưng thực tế trong quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đã bỏ qua công tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi luôn vào Sổ chi tiết, Sổ Cái tài khoản. Các loại sổ sử dụng : Sổ tổng hợp : Sổ Cái của các TK cấp 1. Sổ, thẻ kế toán chi tiết : - Thẻ kho. - Sổ chi tiết TK được mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm : Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người bán, với người mua, với Ngân sách Nhà nước. . . Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay. ... Sơ đồ trình tự thực hiện việc ghi sổ như sau : Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Chứng từ gốc Báo cáo kế toán Nhật ký chung Sổ cái (1) Hàng ngày các chứng từ gốc phát sinh từ các bộ phận được chuyển trực tiếp cho kế toán, kế toán kiểm tra lại các chứng từ sau đó nhập dữ liệu vào máy bằng cách lập phiếu kế toán. (2) Sau khi nhận được các thông tin do kế toán nhập vào, máy tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, sổ Cái và lên các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu của các sổ cái kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính. 4. 5- Hệ thống báo cáo kế toán : Các Báo cáo theo qui định chung của Nhà nước : Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng kê khai mức lương của công ty Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai thuế GTGT Bảng cân đối tài khoản Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán Các Báo cáo dùng cho quản trị nội bộ : Báo cáo bán hàng(số lượng , giá cả, chủng loại …) Báo cáo các khoản phải thu Báo cáo tổng lợi nhuận Báo cáo các khoản phải trả Báo cáo chi phí Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo quĩ Báo cáo về nhân lực Báo cáo doanh thu II- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY DƯỢC HỒ LONG. 1 - Đặc điểm tổ chức các nghiệp vụ thanh toán. Do công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và với Nhà nước là các nghiệp vụ thường xuyên diễn ra đòi hỏi có sự tổ chức công tác một cách hợp lý và có hiệu quả. Chính vì vậy số lượng kế toán viên làm công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chiếm tỷ trọng lớn và được chia làm hai tổ : tổ phải thu (AR) và tổ phải trả (AP). Các khách hàng được quản lý theo vùng, theo loại hình kinh doanh. Tất cả các đối tượng : khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan đều được mã hoá để ghi chép và quản lý. 2-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Mặc dù các nhà cung cấp của công ty bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nước ngoài nhưng đối với mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu tính bằng ngoại tệ và ngoại tệ chủ yếu là USD, côngty hạch toán theo tỷ giá thực tế. Các chứng từ sử dụng để thanh toán bao gồm : Hoá đơn VAT , hoá đơn bán hàng. Vận đơn Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt , séc chuyển khoản,uỷ nhiệm chi ) Phiếu Chi Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán sử dụng tài khoản : TK 331- Phải trả người bán. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 : - TK 3311 : Phải trả người bán - TK 3312 : Đặt trước cho người bán Các tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán, cả những nhà cung cấp thường xuyên và nhà cung cấp nhỏ, lẻ. Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của công ty đều được hạch toán qua TK 331 bao gồm cả trường hợp thanh toán ngay bằng tiền. VD1 : Ngày 15/01/2006 Công ty TNHH Dược Hồ Long mua hàng của Công ty Dịch vụ EUROP CONTINENTS Việt Nam, một chiếc Máy siêu âm màu 4D. Giá trị hàng mua : 1939,6 USD, thuế suất VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 475VND/USD. Thời hạn thanh toán theo thoả thuận : ngày 30/01/2006 .Thời hạn thanh toán là sau 15 ngày kể từ ngày mua. Ngày 24/01/2006 công ty thanh toán tiền hàng cho người bán bằng tiền mặt, tỷ giá 15. 478VND/USD. Do thanh toán trước hạn nên được hưởng chiết khấu 1% trên tổng số tiền thanh toán. Biểu 1 HOÁ ĐƠN ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B Ngày 24 tháng 01 năm 2006 Số 042616 Đơn vị bán hàng : Công ty Dịch vụ EUROP CONTINENTS Việt Nam. Địa chỉ :126 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội Số tài khoản Điện thoại : 047 540434 MST : .101107633 Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty TNHH Dược Hồ Long Địa chỉ : 53 Lãn Ông, P. Hàng Bồ, Q. Hoàn Kiếm, Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : MST : 0101146622 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Máy siêu âm màu 4D Bộ 01 30,021,500 30,021,500 VOLUSON 730 PKOV Cộng tiền hàng 30,021,500 Thuế suất VAT 5% Tiền thuế 1,501,075 Tổng cộng tiền thanh toán 31,522,575 Số tiền viết bằng chữ : Ba mươi mốt triệu, năm trăm hai hai ngàn, năm trăm bảy lăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu, họ tên) Cùng ngày hàng hoá được nhập kho, kế toán vật tư lập Phiếu nhập kho. Căn cứ vào tỷ giá trong ngày là 15.475VND/USD tính ra giá trị hàng nhập bằng tiền Việt Nam. Ngày2 4 tháng 01năm 2006 : Căn cứ vào hoá đơn VAT, phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán (biểu số 1), sổ chi tiết theo dõi cả nguyên tệ và tiền VND. Tỷ giá 15. 478VND/USD. (Đơn vị VND) Nợ TK 156 :31207350 Nợ TK 133 : 315225.75 Có TK 331- 3311 : 31522575 Biểu Số 3 Công ty TNHH Dược Hồ Long Bảng kê chứng từ SỔ CHI TIẾT TK : 3311 – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tên : Công ty Dịch vụ EUROP CONTINENTS Việt Nam. Mã NCC : 3040041 Từ ngày 15/01/2006 đến ngày 30/01/2006 Đơn vị tính : VNĐ Số hiêu CT Ngày Diễn giải TK đối ứng Loại NT Tỷ giá Số ghi nợ Số ghi có NT VNĐ NT VNĐ Số dư đầu kỳ 3.920.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15/01/06 Mua hàng Công ty EUROP VN 156 USD 15475 1940 30021500 VAT 5% 133 USD 15.475 97 1501075 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... C1442 24/01/06 Trả tiền mua hàng 111 31522575 Chiết khấu thanh toán 515 315225,75 Điều chỉnh tỷ giá 635 6050,75 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng PS 315225,75 3.926050,75 Số dư cuối kỳ 4235286. Ngày 24/01/2006 tiến hành trả tiền cho người bán. Tỷ giá : 15. 478VND/USD. Chiết khấu được hưởng 315225,75VND. Kế toán lập phiếu chi, số tiền thực chi là 31213400VND. BIỂU 2 CÔNG TY DƯỢC HỒ LONG Số : 1442 Nợ TK : 3311 Có TK : 111 PHIẾU CHI Ngày 24 tháng 01 năm 2006 Họ và tên người nhận tiền : Công ty Dịch vụ EUROP CONTINENTS Việt Nam. Địa chỉ : 126 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội. Lý do chi : Trả tiền mua Máy siêu âm màu 4D cho hoá đơn Số tiền : 31213400VNĐ Bằng chữ :Ba mươi mốt triệu hai trăm mười ba ngàn bốn trăm đồng. Kèm theo : Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập kho. Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ) : Ba mươi mốt triệu hai trăm mười ba ngàn bốn trăm đồng Chi, ngày24 tháng 01năm 2006 Thủ trưởng đơn vị KTT Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn và phiếu chi, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán (Biểu số 3). Số chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào TK 413. Nợ TK 3311 : 31522575 Nợ TK 413 : 6050,75 Có TK 111 : 31213400 Có TK 515 :315225,75 Cuối kỳ, căn cứ vào số dư đầu kỳ, tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có, số dư cuối kỳ của từng sổ chi tiết phải trả người bán, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán (Biểu số 3 – trang 46). Biểu Số 4 Công ty TNHH Hồ Long Bảng Cân đối bộ phận BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK : 3311 – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Từ ngày 15/1/2006 đến ngày 30/1/2006 Đon vị tính : VNĐ Mã NCC Tên Dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... ... 1260003 DNTN TM Đại Việt 35.345.000 35.345.000 ... ... ... ... ... ... ... ... 3040041 Cty Dịch vụ EUROP 3.920.000 61.522.575 32.782.000 5.179.425 ... ... ... ... ... ... ... ... 3040075 XN Dược phẩm TW 26-HP 2.143.680 7.820.300 10.526.000 562.020 ... ... ... ... ... ... ... ... Biểu Số 5 Công ty TNHH Dược Hồ Long Bảng kê chứng từ SỔ CÁI TK : 331 – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính : VNĐ Số hiêu CT Ngày Diễn giải TK đối ứng Loại NT Tỷ giá Số ghi nợ Số ghi có NT VNĐ NT VNĐ Số dư đầu kỳ 642.756.144 1.378.912.155 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... KG/01-B 068249 3/12/05 Mua hàng CMS 156 USD 15.450 1.451 22.422.000 VAT 5% 133 USD 15.450 73 1.121.100 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 642.756.144 1.378.912.155 6.364.087.787 6.143.820.634 856.744.722 1.158.645.002 Kế toán không thực hiện việc ghi Nhật ký chung. Khi nhập dữ liệu vào máy, máy tính sẽ ghi vào sổ chi tiết sau đó sẽ tự động ghi vào Sổ Cái TK3311 (Biểu 4 – trang 48). Sổ Cái sẽ bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới tất cả các nhà cung cấp. KG/01-B 034928 6/12/05 Trả tiền mua hàng 156 USD 15.500 3.334 51.680.000 VAT 5% 133 USD 15.500 167 2.584.000 Điều chỉnh tỷ giá 635 214.200 BN 14006 7/12/05 Đặt trước tiền hàng 112 15.000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... PC 1442 10/12/05 Trả tiền mua hàng 111 USD 15.500 23.384.600 Chiết khấu thanh toán 515 USD 15.500 236.200 điều chỉnh tỷ giá 635 77.700 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... KG/01-B 040271 12/12/05 Nhận hàng đã đặt trước tiền 156 USD 15.500 ... ... 2.648 41.040.000 VAT 5% 133 USD 15.500 132 2.052.000 PC1454 12/12/05 Thanh toán số thiếu 111 28.092.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng PS 6.395.347.212 6.181.358.634 Số dư cuối kỳ 856.744.722 1.164.923.577 3- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Các bộ phận bán hàng sẽ ký kết hợp đồng bán hàng và lập đề nghị xuất bán. Kế toán vật tư, hàng hoá sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập hoá đơn VAT và phiếu xuất kho. Bộ phận nào bán hàng sẽ chịu trách nhiệm thu hồi công nợ và quản lý tình hình thu hồi công nợ. Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hoá đơn VAT , Phiếu Thu, Giấy báo Có của ngân hàng để ghi Sổ chi tiết phải thu khách hàng. Tài khoản sử dụng : TK 131- Phải thu khách hàng. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai : TK 1311- Phải thu của khách hàng TK 1312- Khách hàng đặt trước Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, cả khách hàng thường xuyên và không thường xuyên và được quản lý theo từng bộ phận. Các trường hợp bán chịu, khách hàng ứng trước hay thu tiền ngay đều được hạch toán qua TK 131. Kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ. Sổ chi tiết, sổ Cái TK 131 theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi ra VND. Phương pháp xác định nợ phải thu khó đòi : Khi một hợp đồng đã quá hạn thanh toán mà khách hàng chưa thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và các điều kiện giao nhận hàng. Có hai trường hợp xẩy ra : - Trường hợp 1 : Lỗi trong giao nhận hàng, chất lượng hàng. . . thuộc về công ty thì kế toán phải căn cứ vào thời gian đáo hạn thực tế (sau khi công ty đã sửa chữa xong các lỗi) để xác định lại thời gian thanh toán cho khách hàng - Trường hợp 2 : Công ty thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng khi đó kế toán phải kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và thúc ép đòi nợ hoặc bán khoản nợ phải thu này cho công ty mua bán nợ. Với các biện pháp quản lý công nợ phải thu và thu hồi nợ như trên, công ty đã quản lý sâu sát công nợ của khách hàng. Công ty đã đưa ra được các phương án thu hồi nợ hợp lý, không để cho các khoản nợ dây dưa quá lâu. Thời gian để các khoản nợ quá hạn được coi là nợ khó đòi là 90 ngày. Việc xác định thời gian ngắn như vậy giúp cho công ty áp dụng các biện pháp đòi nợ để thu hồi nợ một cách nhanh chóng và tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, không lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, công ty sẽ không có nguồn tài chính để bù đắp đối với những khoản nợ không thu hồi được và cũng không bán được cho công ty mua bán nợ. VD : Ngày 4/12/2005 bộ phận dự án bán hàng cho Bệnh Viện quân y 354 Giá trị hàng bán : 1765 USD, đã bao gồm VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 450 VND/USD. Thời hạn thanh toán : 15/12/2005. Ngày 15/12/2005 Bệnh Viện quân y 354 thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt. Tỷ giá : 15. 500 VND/USD. BIỂU 6 HOÁ ĐƠN ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B Ngày 4 tháng 12 năm 2005 Số 034274 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Dược Hồ Long. Địa chỉ : 53 Lãn Ông, P. Hàng Bồ, Q. Hoàn Kiếm, Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại : MS : 0101146622 Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Bệnh Viện quân y 354 Địa chỉ : sô9,Dốc Đốc Ngữ, Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : MS : STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Dao mổ điện đa năng Bộ 01 27,357,500 27,357,500 dùng cả phẫu thuật nội soi E630/ BERCHTOLD/ INTEGRA - Đức Cộng tiền hàng 27,357,500 Thuế suất VAT 5% Tiền thuế 1,367,875 Tổng cộng tiền thanh toán 28,725,375 Số tiền viết bằng chữ : Hai tám triệu, bảy trăm hai mươi lăm nghìn, ba trăm bảy mươi lăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu Số 7 Công ty TNHH Dược Hồ Long Bảng kê chứng từ SỔ CHI TIẾT TK : 1311 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tên Khách hàng : Bệnh Viện quân y 354 Mã KH : 5700026 Từ ngày 1/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính : VNĐ Số hiêu CT Ngày Diễn giải TK đối ứng Loại NT Tỷ giá Số ghi nợ Số ghi có NT VNĐ NT VNĐ Số dư đầu kỳ 3.264.720 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Căn cứ vào hoá đơn VAT và phiếu xuất kho, kế toán ghi vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng theo dõi cho Bệnh Viện quân y 354. KG/01-B 034274 4/12/05 Bán hàng bộ phận dự án 511 USD 15.450 1.765 27.269.250 VAT 5% 3331 USD 15.450 88,25 1.363.462,5 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... C1441 15/12/05 Thu tiền hàng hoá đơn số 034274 111 USD 15.500 1.853 28.725.375 Điều chỉnh tỷ giá 515 92.662,5 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng PS 484.693.500 468.350.000 Số dư cuối kỳ 19.608.220 Cuối kỳ, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng. Biểu Số 8 Công ty TNHH Dược Hồ Long Bảng Cân đối bộ phận BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK : 131 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG Từ ngày 1/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính : VNĐ Mã NCC Tên Dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có 4050048 Bệnh Viện Bạch Mai 6.784.632 26.784.485 24.996.874 8.572.243 ... ... ... ... ... ... ... ... 3040091 Phòng khám đa khoa Dạng Đông 28.972.630 28.972.630 ... ... ... ... ... ... ... ... 5700026 Bệnh Viện quân y 354 3.264.720 484.693.500 468.350.000 19.608.220 ... ... ... ... ... ... ... ... 6400421 Bệnh Viện 108 quân đội 4.876.662 10.972.350 9.984.672 5.864.340 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 984.720.988 793.987.422 17.075.735.611 13.977.328.420 1.292.496.879 892.349.941 Do kế toán không ghi Nhật ký chung nên số liệu từ Sổ chi tiết sẽ được ghi vào Sổ Cái TK 131- theo dõi cho tất cả các khách hàng ở các bộ phận (Biểu 9 – trang 54) Biểu Số 9 Công ty TNHH Dược Hồ Long Bảng kê chứng từ SỔ CÁI TK : 131 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính : VNĐ Số hiêu CT Ngày Diễn giải TK đối ứng Loại NT Tỷ giá Số ghi nợ Số ghi có NT VNĐ NT VNĐ Số dư đầu kỳ 984.720.988 793.987.422 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... KG/01-B 034274 4/12/05 Bán hàng của bộ phận dự án 511 USD 15.450 1.765 27.270.000 VAT 5% 3331 USD 15.450 88,25 1.363.500 4/12/05 Hàng bị trả lại 531 USD 15.500 441,29 6.840.000 … … … … … … … … … … Cộng 763.804.350 625.491.789 4- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước. 4. 1- VAT . a) VAT đầu vào. Khi mua hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế VAT , kế toán căn cứ vào hoá đơn VAT , hoá đơn bán hàng để ghi sổ chi tiết VAT đầu vào được khấu trừ. Đối với hàng nhập khẩu, căn cứ vào Thông báo thuế, phụ thu và tờ khai hàng nhập khẩu để ghi VAT đầu vào được khấu trừ của hàng nhập khẩu. Tài khoản sử dụng : TK 133- VAT được khấu trừ. Được chi tiết thành các tài khoản cấp hai, cấp ba : TK 1331- VAT được khấu trừ của hàng hoá TK 13311 : VAT của HHDV ( phục vụ xuất khẩu, hoạt động xây dựng, lắp đặp các công trình ở nước ngoài hay của doanh nghiệp chế xuất) : 0% TK 13312 : VAT của HHDV : 3% TK 13313 : VAT của HHDV : 5% TK 13314 : VAT của HHDV : 10% TK 13315 : VAT của HHDV : 20% TK 1332- VAT được khấu trừ của TSCĐ Công ty chủ yếu sử dụng ba mức thuế suất : 3%, 5%, 10%. Khi nhận được hoá đơn VAT , căn cứ vào mức thuế suất trên hoá đơn, kế toán vào sổ chi tiết cho TK 133. Khi nhận được hoá đơn bán hàng, kế toán tính ra số VAT được khấu trừ : Thuế GTGT được khấu trừ = Giá bán hàng hoá x 3% - Giá mua hàng hoá x 3% Sau đó căn cứ vào số thuế tính được, kế toán ghi sổ chi tiết của TK 133. Biểu số 10 Công ty TNHH Hồ Long Hồ Long Bảng kê chứng từ SỔ CHI TIẾT TK : 13313 – VAT ĐƯỢC KHẤU TRỪ CỦA HHDV 5% Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính : VNĐ Số hiệu chứng từ Ngày Diễn giải TK đối ứng Số tiền ghi nợ Số tiên ghi có Số dư đầu kỳ 500.787.356 - 00718/ TBT 1/12/05 VAT của hàng hập khẩu 3331 19.237.000 ... ... ... ... ... ... KG/01-B 068249 4/12/05 Vat 5% của hàng mua 131 1.121.100 ... ... ... ... ... ... BG/01-B 034928 6/12/05 VAT của hàng mua bị trả lại 131 2.584.000 ... ... ... ... ... ... KG/01-B 040271 12/12/05 VAT hàng mua đặt trước tiền 2.052.000 ... ... ... ... ... ... 31/12/05 Kết chuyển VAT được khấu trừ 3331 198.456.297 Tổng PS 29.337.894 867.681.622 Số dư cuối kỳ - - * Cuối kỳ, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết VAT đầu vào được khấu trừ. Biểu Số 11 Công ty TNHH Dược Hồ Long Bảng Cân đối bộ phận BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK : 1331 – VAT ĐƯỢC KHẤU TRỪ Từ ngày 1/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đon vị tính : VNĐ Chỉ tiêu Dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có VAT được khấu trừ của HHDV 784.632.316 - 565.530.197 1.350.162.513 1.350.162.513 1.350.162.513 3% 2.356.978 - 792.014 3.148.992 3.148.992 3.148.992 5% 500.787.356 - 29.337.894 867.681.622 530.125.250 867.681.622 10% 281.487.982 - 197.843.917 497.331.899 479.331.899 497.331.899 VAT được khấu trừ của TSCĐ 75.090.580 - - 75.090.580 75.090.580 75.090.580 5% 59.123.457 - - 59.123.457 59.123.457 59.123.457 10% 15.976.123 - - 15.967.123 15.976.123 15.976.123 Cộng 859.722.896 - 565.530.197 1.425.253.093 1.425.253.093 1.425.253.093 * Từ sổ chi tiết, máy sẽ ghi vào sổ Cái TK 1331. Biểu số 12 Công ty TNHH Dược Hồ Long Bảng kê chứng từ SỔ CÁI TK : 1331 – VAT ĐƯỢC KHẤU TRỪ CỦA HHDV Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính : VNĐ Số hiệu chứng từ Ngày Diễn giải TK đối ứng Số tiền ghi nợ Số tiên ghi có Số dư đầu kỳ 784.632.316 - TBT 00718 1/12/05 VAT của hàng nhập khẩu 3331 19.237.000 ... ... ... ... ... ... KG/01-B 068249 4/12/05 Vat 5% của hàng mua 131 1.121.100 ... ... ... ... ... ... KG/01-B 034928 6/12/05 VAT của hàng mua bị trả lại 131