Đề tài Hoàn thiện hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại và đầu tư Huy Phát

LỜI MỞ ĐẦU Tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là mối quan tâm hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Thực tiễn cho thấy thích ứng với mỗi cơ chế quản lý, công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện bằng các hình thức khác nhau. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung Nhà nước quản lý kinh tế chủ yếu bằng mệnh lệnh. Các cơ quan hành chính kinh tế can thiệp sâu vào nghiệp vụ sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nhưng lại không chịu trách nhiệm về các quyết định của mình. Hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong thời kỳ này chủ yếu là giao nộp sản phẩm, hàng hoá cho các đơn vị theo địa chỉ và giá cả do Nhà nước định sẵn. Tóm lại, trong nền kinh tế tập trung khi mà ba vấn đề trung tâm: Sản xuất cái gì ? Bằng cách nào? Cho ai ? đều do Nhà nước quyết định thì công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ chỉ là việc tổ chức bán sản phẩm, hàng hoá sản xuất ra theo kế hoạch và giá cả được ấn định từ trước. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự mình quyết định ba vấn đề trung tâm thì vấn đề này trở nên vô cùng quan trọng vì nếu doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp các chi phí đã bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển. Ngược lại, doanh nghiệp nào không tiêu thụ được hàng hoá của mình, xác định không chính xác kết quả bán hàng sẽ dẫn đến tình trạng “ lãi giả, lỗ thật” thì sớm muộn cũng đi đến chỗ phá sản. Thực tế nền kinh tế thị trường đã và đang cho thấy rõ điều đó. Để quản lý được tốt nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện hơn cho phù hợp với tình hình mới. Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình thực tập ở Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong phòng Kế toán công ty, em đã thực hiện đề cương chi tiết chuyên đề thực tập của mình với đề tài: “Hoàn thiện hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thương Mại& Đầu Tư HUY PHÁT”. Chuyên đề thực tập gồm 3 chương: Chương I : Tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại & ĐầuTư HUY PHÁT Chương II : Thực trạng về hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương Mại & ĐầuTư HUY PHÁT Chương III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Do thời gian có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết. Kính mong sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!. CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & ĐẦU TƯ HUY PHÁT I.Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT TÊN DOANH NGHIỆP: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư Huy Phát TRỤ SỞ : Số 18 ngõ 131, Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội ĐIỆN THOẠI : 04.62691630 Fax: 04.62691631 MST : 0102116892 Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư Huy Phát là một doanh nghiệp mới thành lập. Công ty mới thành lập năm 2005, Công ty xây dựng và thực hiện đầy đủ các qui định của pháp luật để thành lập công ty. Nắm bắt được những nhu cầu của thị trường công ty đã mạnh dạn kinh doanh một nghề khá mới mẻ cung ứng các dịch vụ logistics và vận chuyển quốc tế đã được thị trường biết đến và tin dùng. Dịch vụ vận chuyển đường biển, vận chuyển đường bộ, vận chuyển đường hàng không, dịch vụ hải quan. Về vận chuyển đường biển: với hệ thống đại lý toàn cầu, với những hợp đồng vận chuyển ký kết với các hãng tàu uy tín HUY PHÁT có khả năng cung cấp cho khách hàng dịch vụ đường biển phong phú, đến từng địa điểm khách hàng yêu cầu bằng các hình thức vận chuyển đa phương thức như việc kết hợp đường biển – đường không, đường biển – đường bộ, đường biển – đường biển…Bên cạnh khả năng vận chuyển vượt trội, dịch vụ vận chuyển đường biển của HUY PHÁT còn đảm bảo những yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng như giá cả cạnh tranh, dịch vụ an toàn, thời gian vận chuyển đảm bảo, thông tin chính xác và cập nhật. Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình trách nhiệm có khả năng theo sát quá trình vận chuyển cũng như giải quyết một số vấn đề phát sinh một cách mau lẹ. Ví dụ như vận chuyển hàng nguyên công( FCL), hàng lẻ(LCL). Dịch vụ giao hàng theo điều khoản EXW, DDU, DDP… Về vận chuyển đường bộ: là một mắt xích quan trọng trong chuỗi vận chuyển đa phương thức. Với loại xe chuyên dụng và đội ngũ lái xe có tay nghề cao HUY PHÁT vận chuyển tất cả các loại hàng hóa. Về vận chuyển đường hàng không: công ty được xem như là một trong những nhà cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng không uy tín nhất VIỆT NAM hiện nay. Về dịch vụ thủ tục hải quan: đối với hàng hóa xuất – nhập khẩu, khai báo hải quan là một trong những khâu quan trọng không thể tách rời của một quá trình. Trong quá trình làm thủ tục hải quan nhiều vấn đề phát sinh nằm ngoài dự kiến của doanh nghiệp, khi đó đòi hỏi phải có sự linh hoạt để giải quyết các vấn đề một cách ưu việt nhất. Các dịch vụ tư vấn hải quan, các dịch vụ hải quan:xác định giá hàng hóa, thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu… Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT phát triển đi lên từ những điều kiện ban đầu rất khó khăn về mọi mặt. Số vốn ban đầu không có nhiều, Công ty mới thành lập nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản trị doanh nghiệp, cũng như trong hạch toán tài chính. Nhưng qua một thời gian hoạt động công ty đang từng bước phát triển mở rộng thị trường và dần hoàn thiện hơn bộ máy quản lý doanh nghiệp của mình. Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay xu thế hội nhập giao lưu để đón nhận những tinh hoa, công nghệ hiện đại ra bên ngoài là cơ hội tốt để công ty phát triển hơn đồng thời cũng là để đất nước ta phát triển hơn phù hợp hơn với xu hướng của thời đại. Cùng với sự chuyển mình của nền kinh tế Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư Huy Phát ngày càng phát triển hơn có những thay đổi đáng kể. Qua bốn năm phát triển Công ty đã có những lỗ lực đáng khích lệ. Cơ sở vật chất ngày càng được nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện bằng sự cố gắng của chính mình cùng với sự quan tâm của giám đốc. Bốn năm phát triển Công ty đã trải qua những thăng trầm và gặt hái được nhiều thành công. Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT mặc dù hoạt động kinh doanh trong một lĩnh vực khá mới mẻ, lại phải đối mặt với sự đấu tranh quyết liệt không ngừng của thị trường công ty hiểu rõ được rằng “ thương trường là chiến trường” và phải lỗ lực bằng chính sức lực của mình với một quyết tâm cao độ mới có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh. Điều này khiến công ty đã đặt ra cho mình không ít những kế hoạch để phát triển công ty. Những thành tích mà công ty đạt được thể hiện ở các chỉ tiêu sau: Đvt: 1000đ STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Doanh thu bán hàng 2.034.789.147 8.793.051.704 73.501.533.025 2 Doanh thu thuần 2.034.789.147 8.793.051.704 73.501.533.025 3 Giá vốn hàng bán 1.885.009.003 8.651.727.463 80.963.727.743 4 Lợi nhuận gộp 149.780.144 141.324.241 (7.462.194.718) 5 Doanh thu tài chính 325.185 471.590 9.659.667 6 chi phí tài chính (chi phí lãi vay) 110.140.290 7 Chi phí quản lý kinh doanh 103.211.493 132.370.349 590.998.026 8 Lợi nhuận thuần 46.893.836 9.425.482 (8.153.673.367) 9 Thu nhập khác 231.666 10 Chi phí khác 800 11 Lợi nhuận khác 230.866 12 Tổng lợi nhuận trước thuế 46.893.836 9.656.348 (8.153.673.367) 13 Số lao động 9 19 19 Qua 3 năm ta thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT doanh thu bán hàng của năm 2007 cao, cao hơn so với năm 2006 là 6.758.262.557 . Doanh thu bán hàng của năm 2008 tăng lên so với năm 2007 một cách nhanh chóng tăng 64.708.481.321. Điều này có thể cho ta thấy về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp phát triển tương đối nhanh.. Là Công ty mới thành lập nhưng được nhiều nhà sản xuất biết đến và đặt mua sản phẩm của Công ty. Làm cho doanh thu của Công ty tăng lên nhưng do sự khủng hoảng của nền kinh tế nên để cạnh tranh với thị trường mặc dù doanh thu cao nhưng do giá cả cạnh tranh nên lợi nhuận không cao. II. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT là hoạt động lưu thông hàng hóa trên thị trường buôn bán hàng hóa cho các công ty, các xí nghiệp, các nhà máy cung cấp các sản phẩm về nhựa để chế biến sản phẩm. Ngoài ra công ty còn hoạt động kinh doanh dịch vụ vận chuyển. Nội thương là lĩnh vực hoạt động thương mại chủ yếu của công ty, thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hóa từ nơi nhập khẩu đến nơi tiêu dùng. Hoạt động thương mại của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT có đặc điểm chủ yếu sau: Lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT bao gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng Đối tượng kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT là các loại hàng hóa về sản phẩm nhựa phân theo từng loại hàng: + Hạt nhựa HDPE. + Hạt nhựa LDPE. + Hạt nhựa LLDPE. + Hạt nhựa PP. + Hạt nhựa GPPS. + Hạt nhựa ABS. + Hạt nhựa HIPS. - Quá trình lưu chuyển hàng hóa của công ty được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ. Trong đó, bán buôn là bán hàng hóa cho các tổ chức bán lẻ, tổ chức sản xuất kinh doanh, dịch vụ hoặc đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình lưu chuyển của hàng. Bán lẻ là bán cho người tiêu dùng cuối cùng. Bán buôn và bán lẻ hàng hóa của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT thực hiện bằng nhiều hình thức: Bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, gửi bán qua đơn vị đại lý, ký gửi, bán trả góp, hàng đổi bán… Tổ chức đơn vị kinh doanh thương mại của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT theo các qui trình: Tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ, chuyên doanh, kinh doanh tổng hợp …ở các qui mô tổ chức: Quầy, cửa hàng, công ty, …và thuộc mọi thành phần kinh tế kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. Trong kinh doanh thương mại nói chung và hoạt động nội thương nói riêng, Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phương thức giao dịch, mua, bán thích hợp để đem lại lợi ích cao nhất cho Công ty. Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hay giữa thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hay thực hiện chính sách kinh tế xã hội. Chính từ điều này mà công ty rất chú trọng đến vấn đề này và rất nhạy cảm trong sàn thương mại. - Đặc điểm về hoạt động: Do đặc trưng của nghành dịch vụ nói chung và nghành dịch vụ vận chuyển nói riêng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT rất đa dạng bao gồm nhiều hoạt động trong đó hoạt động chủ yếu là vận chuyển hàng hóa. Ngoài ra Công ty còn kinh doanh bán sản phẩm hạt nhựa nguyên sinh cho các nhà máy sản xuất. Điều này giúp cho công ty có được nhiều nguồn khách thường xuyên, ổn định góp phần làm tăng nhanh doanh thu dịch vụ của Công ty. Công ty đã thực sự đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của khách hàng và tạo dựng vị thế của mình trên thị trường. hoạt động kinh tế cơ bản của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT là hoạt động kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hóa. Lưu chuyển hàng hóa là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa. - Đặc điểm về hàng hóa: hàng hóa trong kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT gồm cung ứng dịch vụ logistics, các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất cụ thể. - Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: tổ chức kinh doanh thương mại của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT tổ chức bán buôn, bán lẻ, kinh doanh tổng hợp … - Đặc điểm về sự vận động của hàng hóa: sự vận động của hàng hóa trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau, tùy thuộc vào nguồn hàng, nghành hàng, do đó chi phí thu mua và thời gian vận chuyển hàng hóa cũng khác nhau giữa các loại hàng hóa. Để tổ chức hoạt động kinh doanh, hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và qui mô sản xuất kinh doanh. Hình thức tổ chức này giúp cho việc thực hiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng. Đặc biệt mô hình này cho phép việc trang bị các phương tiện, thiết bị xử lý thông tin tiên tiến, hiện đại đồng thời giúp cho việc thực hiện phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán dễ dàng. Hiện nay công tác kế toán của công ty được xử lý trên máy vi tính với phần mềm kế toán của công ty có đội ngũ kế toán hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán mà còn sử dụng thành thạo phần mềm kế toán này, để giúp cho việc lập bảng biểu, báo cáo kế toán công ty còn sử dụng các phần mềm khác như: Microsoft word, Microsoft Exel… Từ chức năng và nhiệm vụ trên có thể nói Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT là một trong những công ty thương mại kinh doanh tương đối phát triển và qui mô hoàn chỉnh về các khâu trong tổ chức hoạt động kinh doanh. Tính đến thời điểm hiện nay thì tổng số nhân viên và người lao động trong công ty là 19 người. Trong năm 2008 do ảnh hưởng của tài chính và lạm phát của toàn thế giới nói chung, Việt nam nói riêng nên công ty cũng bị ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Năm 2009 công ty cố gắng phát triển, mở rộng thị trường để khắc phục hậu quả và lợi nhuận tốt. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty hiện nay là đáp ứng nhu cầu thị hiếu của thị trường. Công ty đã không ngừng vươn lên phát triển và ngày càng hoàn thiện mình. Nhằm xây dựng một nền kinh tế vững chắc góp phần cho dân giàu nước mạnh, Xã hội càng đi lên sánh bước với các nước trên Thế giới. III. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, để tồn tại và phát triển Công ty đòi hỏi Giám Đốc công ty phải nhạy cảm với thị trường để có những chính sách đúng đắn cho Công ty. Dưới đây là một số chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban. 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc Giám đốc là người có quyền điều hành lớn nhất trong Công ty, là người chịu trách nhiệm chung về các hoạt động kinh doanh. Là người quyết định mục tiêu, định hướng phát triển của toàn bộ công ty, quyết định thành lập các bộ phận trực thuộc, bổ nhiệm các trưởng phó bộ phận, quản lý giám sát điều hành các bộ phận thông qua các trợ lý, phòng ban. Các phòng ban chịu sự phân công và thực hiện nhiệm vụ do Giám đốc chỉ đạo. 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Logistics Dịch vụ chuỗi Logistics gồm: +Chứng từ, bảo hiểm, giám định + Xếp dỡ hàng. + Vận chuyển nội địa. + Đóng gói, nhãn hàng. + Lưu kho. + Dịch vụ gom hàng tận nơi. + Gom hàng lẻ… Logistics phục vụ tất cả về dịch vụ vận chuyển đường hàng không, đường biển, đường bộ. Là một phòng chủ yếu trong kinh doanh của công ty. 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng thương mại Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện hướng dẫn, về chuyên môn nghiệp vụ để có thể làm tốt công tác kinh doanh và bán hàng hóa của công ty. Đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm vì lợi ích của khách hàng và uy tín của công ty. Nâng cao chất lượng phòng thương mại với nhân viên chuyên nghiệp có tinh thần trách nhiệm cao trong mọi hoạt động, luôn biết đổi mới để thích ứng nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững. 4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kế toán Tổ chức triển khai các công việc kế toán, thống kê theo qui chế tài chính đảm bảo chính xác, kịp thời, trung thực. Thực hiện kiểm tra các hợp đồng kinh tế. Thực hiện quản lý chế độ chính sách kế toán của công ty theo chế độ hiện hành. Tổng hợp số liệu báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý,năm của Công ty theo quy định của Công ty và chế độ báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính. Tổ chức thực hiện các thủ tục thanh toán nội bộ, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế thuộc phạm vi Công ty được phân cấp quản lý… Sơ đồ tổ chức Ban Giám Đốc Phòng Thương Mại Phòng Kế Toán Phòng Logistics P. Kinh Doanh P. Dịch Vụ Khách Hàng P. Quốc Tế P. Nội Địa DV Hàng Không DV Đường Biển Dịch Vụ Hải Quan Giao Nhận IV. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT 1. Tổ chức bộ máy kế toán 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của phòng kế toán Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán( chịu sự kiểm soát của kế toán trưởng). Không tổ chức kế toán riêng ở các bộ phận kế toán mà chỉ phân công công việc cho các kế toán viên. Cơ cấu của phòng kế toán - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán. - Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh. - Kế toán bán hàng và tiêu thụ sản phẩm hàng hóa: là người quản lý và theo dõi số lượng, giá trị xuất nhập kho hàng hóa, thành phẩm đem đi tiêu thụ thanh toán và nắm bắt khả năng thanh toán, kê khai doanh thu và nộp thuế hàng tháng. Phản ánh kịp thời chính xác doanh thu sản phẩm hàng hóa tiêu thụ. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán cuối tháng, lập bảng kê thu chi và đối chiếu với kế toán tổng hợp Thủ quỹ: căn cứ vào chứng từ thu, chi đã được phê duyệt thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng, cùng với kế toán tiềng mặt quản lý tiền của công ty. Hình thức của tổ chức bộ máy kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT: Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Chính sách kế toán áp dụng của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Kỳ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng tiền Việt Nam Chế độ kế toán áp dụng: kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc nghi nhận hàng tồn kho: được ghi nhận theo giá gốc. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá đích danh, phương pháp này của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT nói lên Công ty có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của lô hàng. Tuy nhiên, để áp dụng được phương pháp này thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho hàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng hàng nhập kho. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Do cấu trúc về hàng hóa mà Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ). Theo đặc điểm và tính chất của loại TSCĐ mà Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT áp dụng phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh. Theo phương pháp khấu hao số dư giảm dần có điều chỉnh thì mức khấu hao hàng năm của TSCĐ được xác định theo công thức sau: Mkhn = giá trị còn lại của TSCĐ * tỷ lệ khấu hao nhanh Tỷ lệ khấu hao nhanh xác định theo công thức sau: Tỷ lệ khấu hao nhanh = tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo theo phương pháp đường thẳng* hệ số điều chỉnh Hệ số điều chỉnh xác định theo thời gian sử dụng của TSCĐ quy định tại bảng dưới đây: Thời gian sử dụng của TSCĐ Hệ số điều chỉnh ( lần ) Đến 4 năm(t<=4 năm) 1,5 Trên 4 đến 6 năm 2,0 Trên 6 năm(t> 6 năm) 2,5 Nguyên tắc ghi nhận chi phí lãi vay. Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các dự phòng phải trả. Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu. 3. Phương pháp hạch toán thuế giá trị gia tăng( GTGT) Do lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT là công ty thương mại nên để thuận tiện cho việc hạch toán thuế đầu vào công ty sử dụng phương pháp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Hệ thống chứng từ kế toán Công ty áp dụng gồm các chứng từ kế toán: Phần hành tiêu thụ: Hóa đơn GTGT. Bảng kê hàng bán. Hợp đồng kinh tế kèm theo cam kết. Giấy tờ chứng từ liên quan đến thuế, phí, lệ phí thanh toán và vận chuyển. Phiếu thu, phiếu chi. Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. Hóa đơn mua bán Đơn đặt hàng Phần hành tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Phần hành hàng tồn kho: Giấy đề nghị thanh toán mua thiết bị vật tư. Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Thẻ kho. Phiếu thanh toán tạm ứng. Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Phần hành tiền lương: Hợp đồng lao động. Bảng chấm công. Bảng thanh toán tiền lương và BHXH. Giấy đề nghị tạm ứng. Phiếu chi. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hiện nay Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT đang áp dụng theo chế độ tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC. Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Các danh mục tài khoản kế toán Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT đang dùng: Hệ thống tài khoản của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT. SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN Cấp1 Cấp2 1 2 3 111 112 131 133 141 1111 1112 1121 1122 Loại TK 1 Tài sản lưu động Tiền mặt Tiền Việt Nam Ngoại tệ Tiền gửi ngân hàng Tiền Việt nam Ngoại tệ Phải thu khách hàng Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ Tạm ứng 151 152 156 159 211 214 311 315 331 333 334 1561 1562 2142 3331 3334 3335 3338 Hàng mua đang đi trên đường Nguyên liệu, vật liệu Hàng hoá Giá mua hàng hoá Chi phí mua hang hoá Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Loại TK 2 Tài sản cố định Tài sản cố định hữu hình Hao mòn tài sản cố định Hao mòn tài sản cố định hữu hình Loại TK 3 Nợ phải trả Vay nợ ngắn hạn Nợ dài hạn đến hạn trả Phải trả cho người bán Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Thuế GTGT Thuế GTGT đầu ra Thuế thu nhập doanh ngiệp Phí, lê phí và các khoản phải nộp khác. Phải trả công nhân viên 338 411 511 515 632 642 711 811 911 5111 5113 Phải trả, phải nộp khác Loại TK 4 Nguồn vốn chủ sở hữu Loại TK 5 Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ Doanh thu bán hàng Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu hoạt động tài chính Loại TK 6 Giá vồn hàng bán Chi phí quản lý doanh nghiệp Loại TK 7 Thu nhập khác Loại TK 8 Chi phí khác Loại TK 9 Xác định kết quả kinh doanh Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán Công ty vận dụng hình thức “ Nhật ký chung” các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện trên máy vi tính. Việc hiện đại hóa công tác kế toán của Công ty được thể hiện bằng phần mềm kế toán. Sử dụng máy vi tính, phần mềm kế toán trong công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả quản lý của công tác kế toán, tăng tốc độ xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc đối chiếu lên báo cáo và in sổ sách kế toán một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT. *Sổ tổng hợp: - Sổ nhật ký chung: Trình tự ghi sổ theo hình thức “ Nhật ký chung” Trình tự ghi sổ (3) Chứng từ gốc (2) (1) Sổ thẻ chi tiết Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung (4) (1) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái (6) (5) Bảng cân đối SPS (7) (7) Báo cáo tài chính (7) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Trình tự ghi sổ: (1). Căn cứ chứng từ gốc để ghi vào Nhật ký chung, sau đó để ghi vào sổ cái các tài khoản. (2). Nếu mở các Nhật ký chuyên dùng đầu tiên chứng từ gốc gốc ghi vào Nhật ký chuyên dùng, sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản vào thời điểm cuối tháng. (3). Nếu lần hạch toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (4). Tổng hợp số liệu chứng từ để lập bảng tổng hợp số liệu chứng từ. (5). Cuối tháng số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh. (6). Đối chiếu kiểm tra số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chứng từ. (7). Cuối tháng căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp số liệu chứng từ để lập báo cáo tài chính. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & ĐẦU TƯ HUY PHÁT I. Đặc điểm của hạch toán bán hàng và xác định kết quả của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Tổ chức hạch toán hàng hóa xuất kho và phương pháp xác định kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Đặc điểm kinh doanh hàng hóa của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT là Công ty thương mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa. Hàng hóa của Công ty là các loại vật tư sản phẩm nhựa nguyên sinh phục vụ cho các doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng đồ nhựa cao cấp. Có thể kể một số mặt hàng chủ yếu sau: Mặt hàng kinh doanh: + Hạt nhựa HDPE. + Hạt nhựa LDPE. + Hạt nhựa LLDPE. + Hạt nhựa PP. + Hạt nhựa GPPS. + Hạt nhựa ABS. + Hạt nhựa HIPS. 1.2 Tổ chức công tác hạch toán hàng hoá tại công ty a. Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế hàng mua vào. - Hàng mua vào giao bán thẳng (hàng nhập khẩu): hàng nhập khẩu tính theo giá CIF ( cost insurance feight ), giao bán ngay tại cảng (cửa khẩu) Việt Nam. Trị giá vốn thực tế hàng mua vào giao thẳng = Giá CIF + Thuế nhập khẩu (nếu có) Hiện tại Công ty chưa có phát sinh hàng hóa nhập khẩu nên không có số liệu minh họa. - Hàng mua vào nhập kho (hàng nhập khẩu hoặc mua vào trong nước): trị giá vốn thực tế hàng mua vào nhập kho được xác định theo trị giá thực tế mua vào và chi phí mua. Theo số liệu phiếu nhập kho số 08/ 156.1, ngày 10/01/2009 nhập theo HĐ số 296415 ngày 10/01/2009. Nhập hạt nhựa PP số lượng 10 tấn, đơn giá 15.000.000, tổng tiền 150.000.000. Chi phí vận chuyển cho lô hàng 4.000.000 Trị giá thực tế mua vào của hàng hoá = Tiền phải trả cho người bán + Thuế nhập khẩu thuế khác (nếu có) - Giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại (nếu có) Trị giá thực tế mua vào của hàng hoá = 150.000.000 + 0 - 0 = 150.000.000(đ) Chi phí mua = Chi phí vận chuyển + Phí bảo hiểm + Phí mở L/C + Phí kiểm định Chi phí mua = 4.000.000(đ) Trị giá vốn thức tế hàng mua vào = trị giá thực tế mua vào của hàng hoá + chi phí mua Trị giá vốn thực tế của hạt nhựa PP = 15.000.000 + 4.000.000 = 15.400.000 Chi phí mua thường chiếm khoảng 2 - 5% trị giá thực tế mua vào của hàng hoá, chi phí mua được theo dõi từng loại hàng, từng lần nhập. Tuy nhiên không phải công ty lúc nào cũng xuất bán một lần toàn bộ lô hàng đã nhập mà lô hàng ấy có thể xuất bán nhiều lần. Do đó chi phí mua có liên quan đến cả hàng đã tiêu thụ và hàng còn lại. b. Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất bán Trị giá vốn thực tế hàng xuất bán trong kỳ = Trị giá thực tế mua vào của hàng xuất bán trong kỳ + Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ Theo phiếu xuất kho số 16/156.1. xuất bán cho Công ty VIỆT HƯƠNG hạt nhựa PP, số lượng 10 tấn Trị giá vốn thực tế hàng xuất bán trong kỳ = 15.000.000 + 4.000.000 = 15.400.000 + Trình tự nhập xuất kho hàng hoá: - Phòng kinh doanh mua hàng về có đầy đủ hoá đơn, khi hàng về phòng kinh doanh phát lệnh nhập kho, ghi thẻ kho làm 3 liên phòng kế toán theo dõi 1 liên, phòng kinh doanh 1 liên, thủ kho theo dõi 1 liên. Sau khi nhập kho căn cứ vào việc lập hiệu quả lỗ - lãi phòng kinh doanh ký lệnh xuất hàng (bán ra), khách hàng nhận hàng, nhận hoá đơn và thanh toán tiền. Hàng bán tháng nào thì nộp thuế và tính hiệu quả (KQKD) vào tháng đó. VD: Ngày 10/01/2009 Công ty mua hạt nhựa PP hoá đơn GTGT Số 296415 - của công ty thương mại Hà Linh số lượng 10tấn. Đơn giá 15.000.000.thuế xuất 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Ngày 14/01/2009 Công ty mua hạt nhựa ABS của công ty Gia Anh có hoá đơn GTGT - Số lượng 11 tấn. Công ty thanh toán bằng tiền mặt. Số 359618 thuế suất : 10% đơn giá : 15.000.000 Ngày 15/01/2009 Công ty mua Hạt nhựa LLDPE của công ty HOA VIỆT có hoá đơn GTGT - số 46981 với số lượng 15 tấn. Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản thuế suất: 10% đơn giá: 14.500.000 Các hóa đơn GTGT Công ty mua hàng - Công ty mua hàng của Công ty thương mại Hà Linh có hóa đơn: Mẫu sổ:01 GTKT- 3LL Số 296415 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 Ngày 10/01/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty TM Hà Linh Địa chỉ : Nguyễn Công Hoan – Hà Nội Số tài khoản: 15010000172072 - NHBIDVN Điện thoại 043.7719919 Mã số: 0100100336-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Vân Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Địa chỉ: Vương Thừa Vũ- Thanh Xuân- Hà Nội Số tài khoản: 15010000198579 - NHBIDVN Hình thức thanh toán: TM / CK Mã số: 0102116892 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1×2 1 Hạt nhựa PP Tấn 10 15.000.000 150.000.000 Cộng tiền hàng: 150.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 15.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 165.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Mẫu sổ:01 GTKT- 3LL Số 359618 Công ty mua hàng của Công ty Gia Anh có hóa đơn: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 Ngày 14/01/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty Gia Anh Địa chỉ : Nguyễn Đức Cảnh – Hà Nội Số tài khoản: 15010000090385 - NHBIDVN Điện thoại 043.6640533 Mã số: 0100109379-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Vân Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Địa chỉ: Vương Thừa Vũ- Thanh Xuân- Hà Nội Số tài khoản: 15010000198579 - NHBIDVN Hình thức thanh toán: TM / CK Mã số: 0102116892 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1×2 1 Hạt nhựa ABS Tấn 11 15.000.000 165.000.000 Cộng tiền hàng: 165.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 16.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 181.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mốt triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Công ty mua hàng của Công ty HOA VIỆT có hóa đơn: Mẫu sổ:01 GTKT- 3LL Số 46981 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 Ngày 15/01/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty HOA VIỆT Địa chỉ : Thanh Trì – Hà Nội Số tài khoản: 15010000180897 Điện thoại 043.3789147 Mã số: 0100100368-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Vân Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Địa chỉ: Vương Thừa Vũ- Thanh Xuân- Hà Nội Số tài khoản: 15010000198579 Hình thức thanh toán: TM / CK Mã số: 0102116892 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1×2 1 Hạt nhựa LLDPE Tấn 15 14.500.000 217.500.000 Cộng tiền hàng: 217.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 21.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 239.250.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm ba chín triệu hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Việc nhập kho đánh giá lô hàng như sau: - Tại kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và kết quả kiểm nhận, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và thẻ kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT cho phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán xác định trị giá mua thực tế của hàng nhập kho là: tiền hàng (chưa có thuế GTGT) ghi trên hoá đơn : 150.000.000d Chi phí vận chuyển (ghi trên hoá đơn cước vận chuyển) được theo dõi trên sổ theo dõi chi phí mua vào, số tiền là: 4.000.000 đồng Bảng 1A: PHIẾU NHẬP KHO Số 08/156.1 Đơn vị : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT Nhập của : Công ty TM Hà Linh Địa chỉ : Nguyễn Công Hoan- Hà Nội Ngày 10/01/2009 Nhập theo hoá đơn: số 296415 ngày 10/01/2009 Nhập vào kho: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT TT Tên hàng và quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Đơn giá Thành tiền 1 Hạt nhựa PP Tấn 10 10 15.000.000 150.000.000 Cộng Tấn 10 10 150.000.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khi bán toàn bộ 10 tấn hạt nhựa PP. Kế toán xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất bán là : 150.000.000 + 4.000.000 = 154.000.000 Chi phí phân bổ cho hàng đã bán: 4.000.000 đồng Bảng 1B: PHIẾU NHẬP KHO Số 10/156.1 Đơn vị : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT Nhập của : Công ty Gia Anh Địa chỉ : Nguyễn Đức Cảnh - Hà Nội Ngày : 14/01/2009 Nhập theo : Hoá đơn GTGT số: 359618 ngày 14/01/2009 Nhập vào : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT STT Tên hàng và quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Đơn giá Thành tiền 1 Hạt nhựa ABS Tấn 11 11 15.000.000 165.000.000 Cộng 11 11 165.000.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Với chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn “ cước phí vận chuyển” được theo dõi cho hàng mua vào là 3.400.000 đồng. Kế toán xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, khi công ty bán 11 tấn hạt nhựa ABS: 3.400.000 + 165.000.000 = 168.400.000 đồng Bảng 1C: PHIẾU NHẬP KHO Số 15/156.1 Đơn vị : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT Nhập của : Công ty HOA VIỆT Địa chỉ : Thanh Trì - Hà Nội Ngày 15/01/2009 Nhập theo: Hoá đơn GTGT - số 46981 ngày 15/01/2009 Nhập vào kho: Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT STT Tên hàng và quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Đơn giá Thành tiền 1 Hạt nhựa LLDPE Tấn 15 15 14.500.000 217.500.000 Cộng 15 15 14.500.000 217.500.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khi xuất 15 tấn hạt nhựa LLDPE, kế toán xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất bán là : 217.500.000 đồng + 2.500.000 đồng = 220.000.000 đồng, 2.500.000 đồng là chi phí phân bổ cho hàng đã bán ( ghi trên sổ theo dõi cước phí hàng mua vào ). Đến ngày 20/01/2009 xuất bán toàn bộ 10 tấn hạt nhựa PP cho Công ty TNHH VIỆT HƯƠNG. 25/01/2009 xuất bán toàn bộ 11 tấn hạt nhựa ABS cho Công ty Thuận Phát. 25/01/2009 xuất bán toàn bộ 15 tấn hạt nhựa LLDPE cho Công ty Thuận Phát. Trích phiếu xuất kho ngày 20/01/2009 và ngày 25/01/2009:  Bảng 1D: PHIẾU XUẤT KHO Số 16/1561 Ngày 20/01/2009 Tên người nhận hàng: LÊ VIỆT HÀ Đơn vị : Công ty TNHH VIỆT HƯƠNG Lý do xuất : Xuất bán Xuất tại kho: Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT TT Tên và quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Thành tiền 1 Hạt nhựa PP Tấn 10 10 154.000.000 Cộng Tấn 10 10 154.000.000 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Bảng 1E1 PHIẾU XUẤT KHO Số 17/1561 Ngày 25/01/2009 Tên người nhận hàng: Đỗ Quốc Hùng Đơn vị : Công ty Thuận Phát Lý do xuất : Xuất bán Xuất tại kho : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT TT Tên và quy cách Phẩm chất ĐVT Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thực tế Thành tiền 1 2 Hạt nhựa ABS Hạt nhựa LLDPE Tấn Tấn 11 15 11 15 168.400.000 220.000.000 Cộng Tấn 26 26 388.400.000 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Các phiếu xuất kho ghi căn cứ vào hoá đơn GTGT (liên 3 dùng để thanh toán). Bảng 1G: SỔ CÁI Tên TK: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632 Tháng 01/2009 Đơn vị: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐU Số tiền S N Nợ Có 31/01 31/01 31/01 31/01 08 10 15 10/01 14/01 15/01 Hàng hạt nhựa PP đã bán Hàng hạt nhựa ABS đã bán Hàng hạt nhựa LLDPE đã bán Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả Cộng số phát sinh 1561 1561 1561 911 154.000.000 168.400.000 220.000.000 542.400.000 542.400.000 542.400.000 Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) c. Hạch toán chi tiết hàng hoá Công ty thực hiện chi tiết kế toán hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song, phục vụ phương pháp này công ty sử dụng các mẫu sổ chi tiết như sau: thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá,bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá và sử dụng TK chi tiết: TK 1561A - gt - Hàng giao thẳng. TK 1561A - xk - Hàng xuất kho. Phương pháp này có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty ( các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá không nhiều nên không sử dụng giá hạch toán) việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở kho và phòng kế toán như sau: - Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng (thẻ kho được mở cho từng loại hàng ). Hàng ngày thủ kho thực hiện nhập-xuất hàng hoá lập các chứng từ nhập xuất sau đó căn cứ vào các chứng từ đó để ghi váo thẻ kho. Ngoài ra thủ kho còn có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại hợp lý các chứng từ nhập xuất để giao cho kế toán. - Ở phòng kế toán: định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập xuất mang về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra các chứng từ nhập, xuất, căn cừ vào đó để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ một dòng. Sổ chi tiết hàng hoá theo dõi cả hiện vật (số lượng), giá trị (số tiền) của hàng hoá. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết hàng hoá và lập bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn. Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty diễn ra theo sơ đồ sau: Sơ đồ : Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Tập hợp phân loại PNK, PXK Sổ chi tiết hàng hoá Bảng kê tổng hợp N - X - T VD: Tháng 01/2009 phiếu xuất kho số 16 ngày 20/01/2009 (xuất hạt nhựa PP. Việc hạch toán chi tiết hạt nhựa PP như sau: phiếu xuất kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. THẺ KHO Ngày lập thẻ: 20/01/2009 Kho: Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT Tổ số 1: Tên hàng: Hạt nhựa PP Mã số: TK01 Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Chữ ký của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 08 10 10/01/09 20/01/09 Tồn đầu tháng Nhập Xuất 10/01 20/01 0 10 10 . Cộng phát sinh Tồncuối tháng 01/09 10 10 10 0 Ở phòng kế toán: Căn cứ phiếu nhập, xuất kho (hoá đơn GTGT) kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Hạt nhựa PP xếp vào loại hàng hoá Cuối tháng thủ kho ghi số lượng nhập-xuất- tồn vào bảng kê nhập - xuất - tồn hàng hoá (lấy dòng tổng cộng phát sinh và tồn cuối tháng trên các sổ chi tiết hàng hoá. d.Hạch toán tổng hợp hàng hoá Hạch toán chứng từ ban đầu: Sổ cái TK156, sổ theo dõi TK156. Tổng hợp, chứng từ, hoá đơn cước phí vận chuyển... SỔ CÁI Tên TK: Hàng hóa Số hiệu: TK 156 Tháng 01/2009 Đơn vị: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐU Số tiền S N Nợ Có 31/01 31/01 31/01 31/01 31/01 31/01 08 10 15 10/01 20/01 14/01 25/01 15/01 25/01 Nhập hạt nhựa PP. Chi phí vận chuyển hạt nhựa PP- phân bổ cho HĐ 296415. Xuất bán hạt nhựa PP. Nhập hạt nhựa ABS. Chi phí vận chuyển hạt nhựa ABS- phân bổ cho HĐ 359618. Xuất bán hạt nhựa ABS. Nhập hạt nhựa LLDPE. Chi phí vận chuyển hạt nhựa LLDPE- phân bổ cho HĐ 46981. Xuất bán hạt nhựa LLDPE Cộng số phát sinh 111 111 632 111 111 632 112 112 632 150.000.000 4.000.000 165.000.000 3.400.000 217.500.000 2.500.000 542.400.000 154.000.000 168.400.000 220.000.000 542.400.000 Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng kê hàng hoá tồn kho cuối tháng, sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc. Kế toán hàng hoá sử dụng TK156 - Hàng hoá TK111 - Tiền mặt TK112 - TGNH Hàng ngày các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá, kế toán tập hợp ghi vào sổ chi tiết TK156 sau đó cuối tháng ghi vào phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc. 2. Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 2.1. Hạch toán doanh thu bán hàng * Doanh thu bán hàng tại cảng (giao thẳng) - Tổ chức chứng từ ban đầu: Do giá trị của mỗi lần xuất hàng để bán buôn thường rất lớn, các nhân viên phòng kinh doanh phải nộp hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) cho hàng bán ra. Hoá đơn bán hàng có giá trị như tờ lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ cũng như việc xuất tồn kho trên thẻ kho kế toán. Vậy chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng là: hoá đơn GTGT theo mẫu 01 GTKT - 3LL - Số 012216. - Tài khoản kế toán sử dụng: Để phản ánh theo dõi doanh thu bán hàng kế toán sử dụng: TK 5111GT - Doanh thu bán hàng giao thẳng và TK liên quan TK 131 - phải thu của khách hàng TK 3331 - thuế GTGT đầu ra - Sổ kế toán sử dụng + Thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu + Sổ cái TK 131, TK 5111, TK 3331 + Ngoài ra còn sử dụng các bảng kê, chứng từ bán hàng, phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc. - Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng Khi nhận được hoá đơn (liên 3 dùng để thanh toán) - hoá đơn GTGT, do phòng kinh doanh chuyển sang. Kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàng chấp nhận thanh toán để hạch toán doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào “ phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc” theo bút toán : Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 5111 - Doanh thu bán hàng nhập khẩu Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra Khi nhận được phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo có của Ngân hàng thông báo khách hàng đã trả tiền, kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm khoản phải thu. Đồng thời căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu và lên bảng kê chứng từ hàng nhập khẩu ( báo cáo chi tiết giao thẳng - bảng 6) - Phương thức thanh toán. Phòng kinh doanh cử người xuống tiếp nhận hàng hoá có thể giao trực tiếp từ tàu xuống và giao cho khách hàng. Khách hàng có thể đặt mua từ trước, xuống công ty nộp tiền lấy hoá đơn. Khi hàng về khách hàng xuống cảng đưa hoá đơn cho nhân viên tiếp nhận hàng của phòng kinh doanh để lấy hàng. Khách hàng đến mua trực tiếp thì các nhân viên tiếp nhận hàng lập hoá đơn kiêm phiếu xuất, xuất hàng cho khách và thu tiền đó nộp về công ty. * Doanh thu bán hàng tại kho. - Kế toán sử dụng tài khoản: TK5111 - Doanh thu bán hàng hoá - Căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) - Sổ kế toán sử dụng : Sổ chi tiết TK 1561A, 1561B, sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi thanh toán, thẻ kho, sổ cái TK511, TK131 - Phương pháp kế toán: căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán ghi sổ “sổ theo dõi hoá đơn bán hàng”,thẻ kho, bảng kê chứng từ bán hàng. Kế toán ghi “ phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc” làm căn cứ ghi sổ cái Cách ghi phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc + Từng ngày kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kế toán ghi vào cột diễn giải + Căn cứ vào định khoản kế toán ghi vào cột tài khoản đối ứng và ghi số tiền tương ứng vào cột số tiền Mẫu sổ:01 GTKT- 3LL Seri:AB / 2009T Số: 012216 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3( dùng để thanh toán) Ngày 20/01/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH & Đầu Tư Huy Phát Địa chỉ : Vương Thừa Vũ – Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản: 15010000198579 - NHBIDVN Điện thoại 043.62691630 Mã số: 0102116892 Họ tên người mua hàng: LÊ VIỆT HÀ Tên đơn vị: Công ty TNHH Việt Hương Địa chỉ: Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội Số tài khoản: 15010000113563 Hình thức thanh toán: TM / CK Mã số: 0101198934-016 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1×2 1 Hạt nhựa PP Tấn 10 23.000.000 230.000.000 Cộng tiền hàng: 230.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 23.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 253.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm năm ba triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Mẫu sổ:01 GTKT- 3LL Seri:QP / 2009T Số: 035691 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3( dùng để thanh toán) Ngày 25/01/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH & Đầu Tư Huy Phát Địa chỉ : Vương Thừa Vũ – Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản: 15010000198579 - NHBIDVN Điện thoại 043.62691630 Mã số: 0102116892 Họ tên người mua hàng: Đỗ Quốc Hùng Tên đơn vị: Công ty Thuận Phát Địa chỉ: Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản: 15010000741852 Hình thức thanh toán: TM / CK Mã số: 0101113564-01 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1×2 1 2 Hạt nhựa ABS Hạt nhựa LLDPE Tấn Tấn 11 15 22.000.000 22.000.000 242.000.000 330.000.000 Cộng tiền hàng: 572.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 57.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 629.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm hai chín triệu hai trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) VD: Bảng 8 PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC Số TK: 5111 Tháng 01/2009 Đvt: đồng STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1. 2. 3. 4. Doanh thu bán hạt nhựa PP Doanh thu bán hạt nhựa ABS Doanh thu bán hạt nhựa LLDPE Kết chuyển sang 911 xác định kết quả 111 112 112 5111 5111 5111 5111 911 802.000.000 230.000.000 242.000.000 330.000.000 Hoá đn GTGT Cộng 802.000.000 802.000.000 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG Tài khoản: 511 Loại tiền: VNĐ Đvt: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ĐƯ Số lượng Đơn giá Thành tiền SH NT 31/01 20/01 Bán hạt nhựa PP 111 10 23.000.000 230.000.000 31/01 25/01 Bán hạt nhựa ABS 112 11 22.000..000 242.000.000 31/01 25/01 Bán hạt nhựa LLDPE 112 15 22.000.000 330.000.000 Cộng phát sinh 802.000.000 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 802.000.000 Người ghi sổ Ngày 31 tháng 01 năm 2009 ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Bảng 9: SỔ CÁI Tháng 01/2009 Số hiệu: TK 5111 Đvt: đồng Ngày ghi sổ chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 31/01 31/01 31/01 012216 20/01 25/01 25/01 Doanh thu bán hạt nhựa PP Doanh thu bán hạt nhựa ABS Doanh thu bán hạt nhựa LLDPE Kết chuyển doanh thu thuần XĐKQ 111 112 112 911 802.000.000 230.000.000 242.000.000 330.000.000 Cộng số phát sinh 802.000.000 802.000.000 Người ghi Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Phương thức thanh toán: Phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT, HĐ số 012216 và HĐ số 035691 khách hàng mang hoá đơn sang phòng kế toán trả tiền. Kế toán tiêu thụ căn cứ vào hoá đơn ghi vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng. Khách hàng cầm hóa đơn xuống kho, thủ kho kiểm tra hoá đơn và căn cứ vào hoá đơn giao hàng cho khách. Sau đó khách hàng cầm hoá đơn để vận chuyển hàng. 1 liên lưu ở kho, 2 liên gửi về phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn ghi sổ chi tiết theo dõi hàng hoá cho từng loại hàng. 2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty không sử dụng tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu (TK531, TK532), trên báo cáo tài chính. Do công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT là một DNTM chủ yếu kinh doanh loại hàng hoá là các loại hạt nhựa nguyên sinh. Công ty bán hàng khi đã định trước nơi tiêu thụ (có thể gọi là hình thức bán theo đơn đặt hàng) và chỉ làm hợp đồng bán buôn chứ không ban lẻ nên kế toán không sử dụng tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. Doanh thu thuần = tổng doanh thu Theo số liệu phần trước ta có : Doanh thu thuần = 802.000.000 (đồng) 3. Kế toán thuế GTGT đầu ra và thuế xuất nhập khẩu Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Số thuế GTGT của hàng xuất bán được tính theo thuế suất của mặt hàng ấy: Thuế GTGTđầu ra = Số lượng * Đơn giá * Thuế suất thuế GTGT - Theo hóa đơn số 012216 ta có: Thuế GTGT đầu ra = 10 * 23.000.000 * 10% = 23.000.000( đồng ) Theo hóa đơn số 035691 ta có: Thuế GTGT đầu ra = 26 * 22.000.000 * 10% = 57.200.000 ( đồng ) Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán chỉ hạch toán theo giá chưa có thuế GTGT còn thuế GTGT đầu ra phản ánh riêng để theo dõi số thuế phải nộp cho Nhà nước. Công ty không có các loại phí, lệ phí, thuế TTĐB. ở đây thực hiện nộp thuế xuất nhập khẩu và thuế TNDN. Gồm 3 sổ chi tiết theo dõi thuế: - Sổ theo dõi thuế GTGT đầu ra được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. - Sổ theo dõi thuế GTGT đầu ra phải nộp. - Sổ theo dõi thuế GTGT hàng nhập khẩu. Ba sổ này theo dõi thuế phải nộp cho Nhà nước và làm căn cứ lập “ phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc” làm căn cứ ghi sổ cái. - Tài khoản sử dụng: TK1331 - thuế GTGT đầu ra được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. TK33311 - thuế GTGT đầu ra phải nộp. TK33312 - thuế GTGT hàng nhập khẩu. TK3333 - thuế xuất, nhập khẩu và một số tài khoản liên quan khác. - Trình tự kế toán thuế GTGT đầu ra và thuế X-NK trong kỳ có các nghiệp vụ nhập, xuất bán hàng hoá phát sinh. Cuối kỳ kế toán xác định số thuế GTGT được khấu trừ và số thuế phải nộp cho Nhà nước. + Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK33311 Có TK1331 + Phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp Nợ TK33311 Có TK111, 112 + Khi nhận được số tiền của Nhà nước về số thuế GTGT được hoàn kế toán ghi: Nợ TK111, 112 Có TK1331 Đối với hàng xuất khẩu sẽ phải chịu thuế xuất khẩu. Với hàng nhập khẩu công ty phải chịu thuế GTGT đầu ra. 4. Hạch toán CPBH và CPQLDN Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT có hoạt động khá phức tạp: công ty vừa hoạt động bán hàng vừa hoạt động kinh doanh thương mại dịch vụ. Để thuận lợi cho việc XĐKQ từng mảng hoạt động kinh doanh cũng như đảm bảo cung cấp thông tin nhanh cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp của ban lãnh đạo. Kế toán đã theo dõi riêng chi phí, doanh thu, lợi nhuận của từng khối hoạt động. Do đó CPBH và CPQLDN trong quá trình hạch toán cũng được kế toán tập hợp, phân bổ riêng cho từng loại hoạt động. Chi phí của kỳ nào thì phân bổ hết cho số hàng bán ra của kỳ đó không để lại đến kỳ sau. CPBH và CPQL DN phát sinh trong tháng phân bổ hết cho hàng xuất bán tháng đó, theo phương pháp. Tổng doanh thu - giá vốn hàng bán = lãi gộp Vì các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý gần như cố định doanh nghiệp thường phân bổ theo định mức sau: Lợi nhuận ròng = 1% x lãi gộp CPBH = 36% x (lãi gộp - lợi nhuận ròng)) CPQL DN = 52% (lãi gộp - lợi nhuận ròng) CPHĐTC = 12% x (lãi gộp - lợi nhuận ròng) Theo như số liệu các phần trên ta có : Lãi gộp = 802.000.000 – 578.400.000 = 223.600.000 (đồng) LN ròng = 1% x 223.600.000 = 2.236.000 (đồng) CPBH = 36% x 221.364.000 = 79.691.040 (đồng) CPQLDN = 52% x 221.364.000 = 115.109.280 (đồng) CPHĐTC = 12% x 221.364.000 = 26.563.680 (đồng) Trong đó: CPBH,CPQLDN của Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá phân bổ cho toàn bộ hàng tiêu thụ trong kỳ phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng. CPBH = 79.691.040( đồng) gồm: + Chi phí nhân viên bán hàng: 41.000.000 đ + Chi phí vận chuyển, bốc vác: 23.200.000 đ + Điện, điện thoại: 13.500.000 đ + Chi phí bằng tiền khác:1.991.040 đ CPQLDN = 115.109.280( đồng) gồm: + Tiền nước: 3.100.000 đ + Tiền lương: 96.000.000 đ + Tiền tiếp khách: 9.300.000 đ + Tiền văn phòng phẩm: 6.709.280 đ Công ty kinh doanh đảm bảo có lãi, bù đắp chi phí chi ra khi thực hiện kinh doanh: mua văn phòng phẩm, tiếp khách, xăng dầu, công tác phí, điện thoại...đồng thời phòng kinh doanh tập hợp chứng từ chứng minh khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán căn cứ tập hợp chi phí. -Chứng từ ban đầu: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, bảng kê chi, chứng từ vận chuyển, hoá đơn thanh toán các dịch vụ mua ngoài... - Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, bảng chi lương và các khoản trích theo lương : Kế toán ghi vào sổ chi tiết theo dõi TK641,642 để theo dõi từng nghiệp vụ phát sinh, đồng thời căn cứ vào chứng từ gốc đó kế toán ghi bảng kê chi tiền mặt, TGNH do phòng kinh doanh chuyển sang, sau đó ghi vào phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc, cuối kỳ ghi vào sổ cái TK641.642. Bảng 10: SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC TK 642 - Chi phí QLDN Ngày 31/01/2009 Đơn vị: Đồng STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Tiền nước 642 111 3.100.000 2 Tiền lương 642 111 96.000.000 3 Tiền tiếp khách 642 111 9.300.000 4 Tiền văn phòng phẩm 642 111 6.709.280 5 Kết chuyển CPQLDN 911 642 115.109.280 Cộng 115.109.280 115.109.280 Người ghi (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bảng 11: SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC TK 641 - Chi phí Bán hàng Ngày 31/01/2009 Đơn vị: Đồng STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Chi phí NVBH 641 111 41.000.000 2 Chi phí vân chuyển, bốc vác 641 111 23.300.000 3 Điện, Điện thoại 641 111 13.500.000 4 Chi phí bằng tiền khác 641 111 1.991.040 5 Kết chuyển CPBH 911 641 79.691.040 Cộng 79.691.040 79.691.040 Người ghi (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ cái TK 641,642 Bảng 12: SỔ CÁI Tài khoản 641- CPBH Tháng 01/2009 Đvt: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐU Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 31/01 31/01 01 01 CPBH bằng tiền phát sinh Kết chuyển CPBH 111 911 79.691.040 79.691.040 Cộng số phát sinh 79.691.040 79.691.040 Người lập sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó kết chuyển CPBH sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh theo bút toán : Nợ TK911 79.691.040 Có TK641 79.691.040 Bảng 13: SỔ CÁI Số hiệu TK : 642- CPQLDN Tháng 01/2009 Đơn vị: Đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú S N Nợ Có 31/01 01 CPQLDN bằng tiền phát sinh Kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả 111 911 115.109.280 115.109.280 Cộng số phát sinh 115.109.280 115.109.280 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Cuối kỳ kết chuyển CPQLDN sang TK911 để xác định kết quả. Nợ TK 911 115.109.280 Có TK 642 115.109.280 5. Hạch toán chi phí tài chính Công ty vay lãi ngân hàng, để ghi nhận chi phí tài chính kế toán căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng để ghi nhận nghiệp vụ này. Theo số liệu ta có nghiệp vụ: Nợ TK 635 26.563.680 Có TK 112 26.563.680 Căn cứ vào phiếu chi ngày 31/01/2009 số tiền lãi vay Công ty phải trả là 26.563.680 đồng Sổ cái Tài khoản 635 Tháng 01 năm 2009 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú S N Nợ Có 31/01 01 Trả lãi vay tháng 01 năm 2009 Kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả 112 911 26.563.680 26.563.680 Cộng số phát sinh 26.563.680 26.563.680 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) ( ký, họ tên) 6. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh Kế toán sử dụng TK : TK911- Xác định kết quả kinh doanh TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối Căn cứ vào số liệu của kế toán bán hàng và kế toán tập hợp chi phí chuyển sang, kế toán tổng hợp thực hiện kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, CPBH, CPQLDN vào TK 911 - xác định kết quả kinh doanh (thực hiện các bút toán trên sổ cái). Cuối kỳ kế toán thực hiện các bút toán sau để xác định kết quả: - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511 802.000.000 Có TK 911 802.000.000 - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 578.400.000 Có TK 632 578.400.000 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 115.109.280 Có TK 642 115.109.280 Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 79.691.040 Có TK 641 79.691.040 Kết chuyển chi phí tài chính Nợ TK 911 26.563.680 Có TK 635 26.563.680 Kết quả = DTT - GV - CPBH – CPQLDN - CPTC = 802.000.000- 578.400.000- 79.691.040 – 115.109.280 - 26.563.680 = 2.236.000 (đồng) Sau đó ghi sổ cái TK 911 Theo số liệu tính toán ta có: SỔ CÁI TK 911 - xác định kết quả Tháng 01/2009 Đơn vị: đồng Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú S N Nợ Có 31/1 31/1 Kết chuyển DTT 511 802.000.000 31/1 Kết chuyển GVHB 632 578.400.000 31/1 Kết chuyển CPBH 641 79.691.040 31/1 Kết chuyển CPQLDN 642 115.109.280 31/1 Kết chuyển CPTC 635 26.563.680 31/1 Kết chuyển KQSXKD 421 2.236.000 Cộng số phát sinh 802.000.000 802.000.000 Dư cuối kỳ Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Tháng 01/2009 Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Số tiền - Doanh thu bán hàng 802.000.000 - Giá vốn hàng bán 578.400.000 - Lợi nhuận gộp 223.600.000 - CPBH 79.691.040 - CPQLDN 115.109.280 - Chi phí hoạt động tài chính 26.563.680 - Tổng lợi nhuận 2.236.000 CHƯƠNG III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN BÁN HÀNG VÀ XĐKQ Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & ĐẦU TƯ HUY PHÁT I. Những nhận xét và đánh giá chung về hạch toán bán hàng và XĐKQ ở Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng và XĐKQ ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý. Song bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa được phù hợp. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở Công ty, em mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán bán hàng và XĐKQ như sau: a. Những ưu điểm Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của Công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty. Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT là một công ty thương mại có quy mô đang lớn mạnh dần chiếm thị phần trên thị trường, Công ty có cơ sở ở Hải Phòng và đang dần bước mở rộng mạng lưới chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc mở rộng ra các tỉnh. Vì vậy việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung - phân tán là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán. Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đơn giản dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai: Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng được sử dụng đầy đủ đúng chế độ chứng từ kế toán nhà nước. Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện hạch toán đúng, đủ, kịp thời quá trình bán hàng. Thứ ba: Công ty chủ yếu dùng vốn vay ngắn hạn của ngân hàng để mua hàng hoá. Sở dĩ như vậy, công ty có thể vay ngân hàng với khối lượng lớn là do công ty bắt đầu làm ăn có hiệu quả tạo được uy tín với ngân hàng. Thứ tư: Các chứng từ kế toán liên quan đến hàng xuất khẩu uỷ thác theo đúng chế độ kế toán, số ngày chứng từ, các bên tham gia mua bán, số lượng, phẩm chất hàng xuất khẩu đúng giá... Thứ năm: Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty dễ thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác, giúp cho ban lãnh đạo công ty thấy được xu hướng kinh dơnh trong thời gian tới, để đầu tư vào thị trường nào, mặt hàng nào, có cần thay đổi phương thức bán hàng không. Bên cạnh những ưu điểm Công ty còn một số tồn tại cần khắc phục. b. Những điểm cần hoàn thiện Thứ nhất: Hệ thống danh điểm hàng tồn kho: Tuy thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá nhưng công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty. Hàng hoá của công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách nguồn gốc... mà thủ kho mới chỉ phân chia được các loại hàng hoá thành từng nhóm ( VD như nhóm hàng hạt nhựa nguyên sinh PP, ABS...) Khi đối chiếu từng loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế toán phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại quy cách, nguồn gốc, rất mất thời gian và công sức. Vậy, nếu xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty sẽ giảm được khối lượng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Thứ hai: Ghi sổ kế toán chưa cụ thể: Sổ chi tiết TK511 - Doanh thu bán hàng còn đơn giản chỉ thể hiện ở mặt tổng số của từng lần tiêu thụ mà không thể hiện được đơn giá, số lượng của từng lần tiêu thụ. Công ty hiện nay vẫn thực hiện kế toán thủ công chưa áp dụng kế toán máy mà chỉ có chương trình kiểm kê hàng hoá được đưa vào máy nối mạng để cơ quan cấp trên kiểm tra tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá ở công ty. Thứ ba: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT là công ty có số lượng xuất nhập hàng hoá trong kỳ nhiều. Mà việc phân bổ CPBH và CPQLDN lại định theo tỷ lệ từ đầu kỳ việc này không hợp lý lắm vì số lượng hàng nhập xuất trong kỳ không đều nhau và đơn vị có thể không nhất nhất. II. Một số ý kiến cần hoàn thiện hạch toán bán hàng và XĐKQ bán hàng của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Công tác kế toán bán hàng và XĐKQ bán hàng của công ty đã có nhiều cố gắng trong việc cải tiến, đổi mới nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại ở một số khâu cần sửa đổi hoàn thiện hơn. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng để công ty xem xét. a. Công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá thống nhất toàn công ty Để đảm bảo quản lý hàng hoá được chặt chẽ, thống nhất phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai sót giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào công tác kế toán. Công ty cần phải sử dụng một mẫu danh điểm hàng hoá gắn liền với chủng loại, quy cách, kích cỡ của hàng hoá. Khi nhìn vào danh điểm của một loại hàng hoá nào đó có thể nêu được tên cũng như đặc điểm của loại hàng hoá đó. Hệ thống danh điểm được sử dụng thống nhất trong toàn công ty. Tuy thời gian đầu sử dụng các thông số kỹ thuật nhiều, sẽ gặp nhiều khó khăn nhưng sẽ dần phát huy khả năng phù hợp với sử dụng kỹ thuật máy làm cho việc quản lý thuận tiện, hợp lý không mất thời gian. b . Công ty nên xem xét mở thêm sổ kế toán để hoàn thiện hệ thống sổ kế toán Công ty nên lập phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc với định kỳ ngắn hơn, lập chứng từ ghi sổ loại sổ tổng hợp theo thời gian để quản lý chặt chẽ các phiếu ghi sổ, tránh thất lạc, bỏ sót không ghi sổ, đồng thời sử dụng số liệu của sổ để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh và làm hoàn thiện hệ thống sổ kế toán. c . Công ty nên xem xét lại sổ chi tiết TK511 - Doanh thu bán hàng Do đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của công ty rất phức tạp và đa dạng, nên kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hoá cần có hệ thống sổ chi tiết theo dõi tình hình doanh thu theo từng lô hàng. Sổ chi tiết bán hàng có mẫu như sau: SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Lô hàng Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Ngày xuất hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày thanh toán Ghi chú S N 16 20/1 Xuất kho hạt nhựa PP 20/01 10 19.000.000 190.000.000 20/01 Cộng Cơ sở ghi vào sổ chi tiết bán hàng là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các hoá đơn thanh toán. d. Việc áp dụng tin học vào công tác kế toán Hiện nay, công ty mới chỉ sử dụng phần kiểm kê hàng hoá đưa lên mạng nối với bộ và các ban lãnh đạo, để trực tiếp kiểm tra việc hạch toán, cũng như tình trạng nhập - xuất - tồn của hàng hoá. Đây cũng là một bước tiến của công ty, song để thuận lợi cho công tác kế toán, em nghĩ công ty nên nhanh chóng áp dụng kế toán trên máy vi tính. Việc sử dụng kế toán trên máy tạo điều kiện làm việc của nhân viên kế toán được tốt hơn, công việc sẽ không dồn nhiều vào cuối tháng, đồng thời chất lượng quản lý và cung cấp thông tin kế toán cho công tác quản lý sẽ tăng nhiều hơn. Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ này thì công ty nên bồi dưỡng thêm trình độ kỹ thuật máy cho đội ngũ kế toán, nhằm thích ứng kịp thời, không dời rạc. e. Công ty nên áp dụng phương pháp phân bổ CPBH và CPQLDN hợp lý hơn Theo em cũng là hình thức phân bổ theo việc định tỷ lệ cho hàng bán ra trong kỳ nhưng ở đây nên định vào cuối kỳ thì hợp lý hơn, lúc này hàng nào trong tháng bán ra với số lượng nhiều thì sẽ có tỷ lệ phân bổ chi phí nhiều. Ví dụ: Ba mặt hàng đã bán trong tháng là. Hạt nhựa PP : 10 (tấn) Hạt nhựa APS : 11 (tấn) Hạt nhựa LLDPE: 15 (tấn) - Số lượng hạt nhựa LLDPE lớn hơn hạt nhựa PP, nếu phân bổ chi phí bán hạt nhựa LLDPE là 10% thì hạt nhựa PP sẽ là 6% (trường hợp này cùng đơn vị tính). - Ngoài ra trong còn có nhiều mặt hàng khác, đơn vị đo lường khác nhau (tạ, tấn, thùng…) thì cũng có tỷ lệ phân bổ khác nhau. KẾT LUẬN