Đề tài Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32

1 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác dự toán ngân sách giữ một vị trí vô cùng quan trọng. Bất kỳ một tổ chức nào dùø lớn hay nhỏ, thậm chí ngay trong phạm vi một gia đình cũng phải tính toán và dự trù việc sử dụng ngân sách của mình. Tuy nhiên, để dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp là công việc rất khó thực hiện. Hiện nay, các doanh nghiệp lập dự toán ngân sách nhưng số liệu dự toán ngân sách thường không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp nên không phát huy vai trò, công dụng của nó và gây lãng phí cho doanh nghiệp. Việc nghiên cứu để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách, nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo dự toán ngân sách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng, đảm bảo cho các dự toán thực sự là công cụ hữu ích cho nhà quản trị, và đảm bảo cho việc chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra đột xuất trong tương lai, có ý nghĩa lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay. Công ty 32 là công ty giữ vị trí quan trọng trong Tổng cục hậu cần nhưng công tác dự toán ngân sách của công ty hiện nay còn nhiều khiếm khuyết, từ việc nhận thức được sự cần thiết của công tác dự toán ngân sách với các doanh nghiệp và từ yêu cầu đổi mới công tác quản lý tại công ty 32 nên tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32” Mục tiêu của đề tài: - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách. - Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại công ty 32. - Đề ra những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại công ty 32. 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách và chủ yếu nghiên cứu dự toán ngân sách ngắn hạn tại công ty 32. Phương pháp nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp biện chứng duy vật, phương pháp tổng hợp, thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp quan sát, phỏng vấn… Kết cấu của luận văn Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 Chương 3: Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 Luận văn còn có phần phụ lục trình bày các báo cáo dự toán ngân sách thực tế của công ty 32 để minh chứng cho những vấn đề về thực tế tại công ty 32 đã được đề cập trong luận văn và các báo cáo dự toán ngân sách đã được hoàn thiện theo quan điểm của tác giả luận văn. 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Các vấn đề lý luận chung về dự toán ngân sách 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản Dự toán: Là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần phải đạt được đồng thời chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán là cơ sở, là trung tâm của kế hoạch và tiền đề cho việc dự toán là dự báo. Dự toán ngân sách: Là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận, từ đó xác định trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định. 1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách Dự toán là công cụ của nhà quản lý, chính vì thế đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự toán để thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hoàn cảnh cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Tùy theo cách thức phân loại sẽ có các loại dự toán ngân sách sau đây: 1.1.2.1 Phân loại theo thời gian: • Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách ngắn hạn là dự toán được lập cho kỳ kế hoạch là môt năm và được chia ra từng kỳ ngắn hơn là hàng quí và hàng tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của tổ chức như mua hàng, bán 4 hàng, thu tiền, chi tiền, sản xuất… Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là định hướng chỉ đạo cho mọi hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch. • Dự toán ngân sách dài hạn: dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự toán ngân sách vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn, thời gian sử dụng tài sản vào các hoạt động kinh doanh thường hơn 1 năm. Dự toán dài hạn thường bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất và hệ thống phân phối như nhà xưởng, máy móc thiết bị …để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu hồi vốn dài. 1.1.2.2 Phân loại theo chức năng • Dự toán hoạt động: Bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ như dự toán tiêu thụ nhằm phán đoán tình hình tiêu thụ của công ty trong kỳ dự toán, dự toán sản xuất được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự toán sản lượng sản xuất đủ cho tiêu thụ từ đó tính dự toán chi phí sản xuất, dự toán mua hàng được dùng cho các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua để đủ cho tiêu thụ và tồn kho, sau đó lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán kết quả kinh doanh. • Dự toán tài chính: Là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tư, bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Dự toán tiền tệ là kế hoạch chi tiết cho việc thu và chi tiền. Dự toán vốn đầu tư trình bày dự toán các tài sản dài hạn và vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm tiếp theo. Dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là các dự toán tổng hợp số liệu kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập: • Dự toán ngân sách linh hoạt: Là dự toán cung cấp cho công ty khả năng ước tính chi phí và doanh thu tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định 5 ngân sách dự kiến tương ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản là: Mức độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độ hoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi nhất. Ưu điểm của dự toán linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi. Mặt khác, có thể dùng dự toán để xem xét tình hình thực hiện trong thực tế . • Dự toán ngân sách cố định: Là dự toán tại các số liệu tương ứng với một mức độ hoạt động ấn định trước. Dự toán ngân sách cố định phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Dự toán cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ dự toán. Nếu dùng dự toán này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luôn biến động thì khó đánh giá được tình hình thực hiện dự toán của doanh nghiệp. 1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích • Dự toán từ gốc: Là khi lập dự toán gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Tiến hành xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập các báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán mới sẽ không lệ thuộc vào số liệu của báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ gốc không chịu hạn chế các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu vì thế nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính năng động chủ quan và tính sáng tạo và căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách. Phương pháp dự toán từ gốc có nhiều ưu điểm. Thứ nhất, nó không lệ thuộc vào các số liệu của kỳ quá khứ. Thông thường thì các doanh nghiệp thường hay dựa vào số liệu của các báo cáo dự toán cũ kết hợp với mục tiêu mới để lập dự toán ngân sách cho năm sau. Nhưng cách lập dự toán ngân sách như vậy sẽ che lấp và lệ thuộc vào các khuyết điểm ở kỳ quá khứ và cứ để các thiếu sót, các khuyết điểm của kỳ quá khứ tồn tại mãi trong doanh nghiệp. Dự toán từ gốc sẽ khắc phục nhược điểm này trong quá trình lập dự 6 toán. Thứ 2, phương pháp dự toán từ gốc là phát huy mạnh mẽ tính chủ động và sáng tạo của bộ phận lập dự toán. Quan điểm của các bộ phận lập dự toán không bị ảnh hưởng, chi phối bởi những quan điểm sai lầm của những người đi trước. Thông thường thì các bộ phận lập dự toán có khuynh hướng dựa vào ý định của người quản lý cùng với các quy định có sẵng để lập dự toán, thiếu chủ động suy nghĩ về tình hình tương lai, không mạnh dạn khai thác cơ hội phát triển công việc. Vì vậy, làm cho công tác dự toán chỉ mang tính hình thức, mất đi tính hiệu quả thực sự. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là tất cả mọi hoạt động phân tích, nghiên cứu đều bắt đầu từ con số không, khối lượng công việc nhiều, thời gian dùng lập dự toán dài, kinh phí cho việc lập dự toán cao và cũng không thể chắc chắn rằng số liệu dự toán từ gốc chính xác hoàn toàn, không có sai sót. Dự toán cuốn chiếu: Dự toán cuốn chiếu còn gọi là dự toán nối mạch. Dự toán theo phương pháp này là các bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo dự toán cũ của doanh nghiệp và điều chỉnh với những thay đổi trong thực tế để lập các báo cáo dự toán mới. Ví dụ chu kỳ lập dự toán ngân sách năm (12 tháng) cứ 1 tháng đi qua thì chỉ còn 11 tháng thì doanh nghiệp lại sử dụng báo cáo dự toán cũ (báo cáo dự toán tháng 1) để lập thêm báo cáo dự toán cho tháng tiếp theo (tháng 2). Trong trường hợp có sự thay đổi mức độ hoạt động hoặc có sự chênh lệch giữa báo cáo dự toán ngân sách cũ (tháng 1) và số liệu thực tế tháng 1 thì sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc sửa đổi dự toán cũ (dự toán tháng 1) cho phù hợp với tình hình mới, rồi từ đó làm cơ sở cho việc lập dự toán tháng tiếp theo sau. Ưu điểm của phương pháp này là các báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục, không ngừng. Dự toán cuốn chiếu giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt động kinh doanh của các năm một cách liên tục mà không phải đợi đến kết thúc việc thực hiện dự toán năm cũ mới có thể lập dự toán ngân sách cho năm mới. 7 Khuyết điểm của phương pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách lệ thuộc rất nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy tính chủ động sáng tạo của các bộ phận lập dự toán ngân sách. 1.1.3 Mục đích, chức năng của dự toán ngân sách: 1.1.3.1 Mục đích của dự toán ngân sách • Dự toán ngân sách giúp các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các số liệu. • Dự toán ngân sách liên kết các đơn vị trong tổ chức để cùng thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. • Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin về kế hoạch ngân sách sản xuất, kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh. • Dự toán ngân sách là căn cứ đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến. Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần có giải pháp hữu hiệu để khắc phục; làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh tồi ưu. • Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý cuả từng bộ phận trong doanh nghiệp. • Là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực tài chính nhằm phát huy nội lực và tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp. 1.1.3.2 Chức năng của dự toán ngân sách Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định của dự toán ngân sách thể hiện ở việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch định về sản lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng v.v… dự toán ngân sách được xem là công cụ để lượng hoá các kế hoạch của nhà quản trị. Chức năng điều phối: Chức năng điều phối của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối 8 các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Chức năng thông tin: Chức năng thông tin của dự toán ngân sách thể hiện ở chỗ dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thông qua các con số trong báo cáo dự toán nhà quản trị đã truyền thông điệp hoạt động cho các bộ phận và các bộ phận dựa vào cơ sở số liệu đó làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động hàng ngày. Chức năng kiểm soát: Chức năng kiểm soát của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Lúc này thì dự toán ngân sách đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát. Khi đóng vai trò kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sữa chữa, khắc phục yếu điểm. Chức năng đo lường, đánh giá: Chức năng đo lường, đánh giá của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách cung cấp một thước đo chuẩn, một khuôn khổ chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng. Tuy nhiên chức năng nổi bật nhất của dự toán ngân sách vẫn là hoạch định và kiểm soát. 1.2 Các mô hình lập dự toán ngân sách, quy trình lập dự toán ngân sách và mối quan hệ giữa các bộ phận dự toán trong doanh nghiệp 1.2.1 Các mô hình lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp Xét về cơ chế dự toán ngân sách có thể được lập theo 3 mô hình sau: 1.2.1.1 Mô hình 1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở ?? làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp. 9 Nhận xét mô hình 1: Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo ra sự gây ra sự bất bình của các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp. Đôi khi dự toán do nhà quản lý cấp cao tự ấn định sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của bộ phận, điều này không khuyến khích sự cộng tác chung sức và tăng năng suất của các bộ phận trong tổ chức. Tâm lý của nhiều người thì họ thích làm những gì mà mình hoạch định hơn là những gì áp đặt từ bên ngoài vì thế dự toán ngân sách khó có thể thành công. Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và định lượng, điều này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong những trường hợp hoặc tình thế đặc biệt mà buộc doanh nghiệp phải tuân theo sự chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn. 1.2.1.2 Mô hình 2: Mô hình thông tin phản hồi. Theo mô hình này thì việc lập dự toán được thực hiện theo qui trình sau: Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp, dự toán lúc này mang tính dự thảo và được truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian. Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn. 10 Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở. Và khi dự toán đã được xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch. Nhận xét mô hình 2: Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán. Mô hình này thể hiện được sự chung sức trong việc xây dựng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao. Dự toán được lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận. Hơn nữa, việc lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong mỗi bộ phận để có thể đưa ra những số liệu dự toán phù hợp với bộ phận của mình, vì vậy nhân tố con người đóng vai trò quan trọng, các thành viên và các bộ phận trong doanh nghiệp phảûi đoàn kết và đồng lòng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. 1.2.1.3 Mô hình 3: Mô hình thông tin từ dưới lên Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năngvà điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian). Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động doanh nghiệp của quản lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án. Khi dự án được xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng. 11 Nhận xét mô hình 3: Lập dự toán ngân sách theo mô hình này rất thoáng, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Người trực tiếp tham gia trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự toán thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm lý chung thì mọi người sẽ thích làm những gì do mình đặt ra, vì vậy dự toán mang tính khả thi cao và kéo mọi người trong tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Việc để cho các bộ phận tự lập dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của dự toán ngân sách, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu như trong dự toán thì họ chỉ có thể trách mình chứ không thể đổ lỗi cho bất kỳ ai được. Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn, hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý. Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhi ều thời gian và chi phí nhưng vẫn hiệu quả Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của mô hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự toán của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được. Lúc này dự toán ngân sách không phát huy được tính tính cực của nó mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận. Nhận xét chung Trong 3 mô hình trên thì mỗi mô hình có ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn mô hình phù hợp cho việc lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình. Tuy nhiên mô hình lập dự toán ngân sách từ dưới lên chịu nhiều ảnh hưởng của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyến khích cổ vũ nhân viên bằng sự cùng tham gia nhiều hơn là ép buộc. Hiện nay theo xu thế chung, thì quản lý hiện đại đang được phát triển và sử dụng ở nhiều công ty, nhiều 12 tập đoàn thay cho quản lý kiểu truyền thống, tập quyền trước đây, nên dự toán theo mô hình từ dưới lên được các doanh nghiệp ưa chuộng. Thực chất, trong quá trình lập dự toán ngân sách tất cả các cấp quản lý trong tổ chức cần kết hợp với nhau, cùng làm việc chung với nhau để lập dự toán ngân sách hoàn chỉnh. Nhà quản lý cấp cao thì không quen với chi tiết, cần dựa vào nhà quản lý cấp dưới để cung cấp chi tiết thông tin ngân sách, nhưng họ có tầm nhìn rộng và nắm vững các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề con người trong dự toán ngân sách rất quan trọng đòi hỏi mọi người trong tổ chức hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, cùng bắt tay tham gia vào việc dự toán ngân sách và cùng thực hiện dự toán ngân sách để dự toán ngân sách trở nên thực tế và khả thi hơn. 1.2.2 Qui trình quản lý ngân sách Dự toán ngân sách là công việc rất quan trọng nên không thể chấp nhận một dự toán ngân sách có nhiều sai sót. Việc lập dự toán ngân sách một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên là rất khó. Lập dự toán ngân sách cũng tương tự như cố gắng dự đoán chính xác tương lai, trong khi đó tương lai thì không chắc chắn. Hơn nữa, trong kinh doanh có nhiều vấn đề không thể lường trước nên khiến cho việc lập dự toán ngân sách càng trở nên khó khăn và thiếu thực tế. Vì vậy trước khi lập dự toán ngân sách cần phải hoạch định một qui trình dự toán ngân sách để chuẩn bị tất cả các công việc mà ủy ban dự toán ngân sách cần phải làm. Tùy theo từng công ty, tùy theo phong cách quản lý mà quy trình công việc lập dự toán ngân sách sẽ khác nhau. Sau đây là quy trình quản lý ngân sách cơ bản được trình bày trong sách Managing budgets của nhà xuất bản Dorling Kindersley Limited 13 CHUAÅN BÒ SOAÏN THAÛO THEO DOÕI S1.1 Sơ đồ quy trình quản lý ngân sách Xaùc ñònh roõ muïc tieâu chung cuûa coâng ty Chuaån hoùa ngaân saùch Ñaùnh giaù heä thoáng Phaân tích söï khaùc nhau giöõa keát quaû thöïc teá vaø döï toaùn Theo doõi caùc khaùc bieät vaø phaân tích caùc sai soá, kieåm tra nhöõng ñieàu khoâng ngôø ñeán Döï baùo laïi vaø ñieàu chænh, xem xeùt söû duïng nhöõng daïng ngaân saùch khaùc, ruùt kinh nghieäm Thu thaäp thoâng tin soáâ lieäu, chuaån bò döï thaûo ngaân saùch ñaàu tieân Kieåm tra caùc con soá döï toaùn baèng caùch chaát vaán vaø phaân tích Laäp döï toaùn tieàn maët ñeå theo doõi doøng tieàn töø baûng CÑKT vaø baùo caùo KQHÑKD Xem laïi qui trình hoaïch ñònh ngaân saùch vaø chuaån bò ngaân saùch toång theå Trong quy trình tác giả cho rằng việc quản lý ngân sách chia làm 3 giai đo ạn. Đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách, sau đó là soạn thảo dự toán ngân sách và cuối cùng là theo dõi, kiểm tra thực hiện ngân sách. Giai đoạn chuẩn bị Việc đầu tiên phải làm trong quá trình dự toán ngân sách là làm sáng rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách phải lấy chiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty làm nền tảng. Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp sẽ xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán ngân sách của các bộ phận trong doanh 14 nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách dễ dàng. Khi mọi thứ đã được chuẩn bị đầy đủ cho việc lập dự toán ngân sách thì trước khi vào soạn thảo hãy xem xét lại hệ thống để đảm bảo rằng ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp. Giai đoạn soạn thảo Tiếp theo sau giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách. Trước hết, những cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực sẳn có trong doanh nghiệp và các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tác động đến công tác dự toán ngân sách đồng thời ước tính thu, chi,… trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền mặt, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh v.v… Giai đoạn theo dõi Việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp phải được lập liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, sau mỗi kỳ dự toán ngân sách cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự toán ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết và để rút kinh nghiệm cho lần lâp dự toán ngân sách kế tiếp. 1.2.3 Trình tự lập dự toán Dự toán tiêu thụ luôn là dự toán chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải được lập đầu tiên. Hầu hết tất cả các báo cáo dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. Căn cứ vào dự báo tiêu thụ và k?t hợp với dự toán tồn kho sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất, từ dự toán sản xuất sẽ lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung. Từ dự toán tiêu thụ sẽ lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và cuối cùng là dự toán tài chính bao gồm dự toán báo cáo KQHĐKD, dự toán báo cáo cân đôí kế toán, dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 1.3 Lợi ích của việc lập dự toán đối với các doanh nghiệp Việc lập dự toán ngân sách một cách cẩn thận, phù hợp sẽ làm lợi cho doanh nghiệp trên những mặt sau đây: 15 • Dự toán ngân sách truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức. • Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch cho tương lai. Nếu không có dự toán ngân sách nhà quản trị sẽ tốn rấtù nhiều thời gian cho việc xử lý tình trạng khẩn cấp xảy ra hằng ngày trong tổ chức. • Dự toán ngân sách sẽ báo trước những vấn đề khó khăn của tổ chức. Thông qua dự toán ngân sách nhà quản trị dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra, những khó khăn về tài chính trong một thời kỳ để từ đó có kế hoạch để kịp thời đối phó với những khó khăn, tránh tình trạng bị động trước những khó khăn. • Thông qua lập dự toán ngân sách các nhà quản lý phải chú ý đến các mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến tổ chức như đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế của Nhà Nước, luật pháp, lãi suất, nhu cầu thị trường… Chính vì vậy, dự toán ngân sách tăng cường nhận thức của nhà quản trị về môi trường kinh doanh bên ngoài tác động đến doanh nghiệp. • Trong quá trình lập dự toán ngân sách sẽ giúp cho nhà quản trị có phương hướng và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả nhất trong tổ chức. • Dự toán ngân sách giúp phối hợp các hoạt động của các đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Khi soạn thảo một dự toán ngân sách đòi hỏi phải phối hợp các hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong tổ chức. Ví dụ như từ dự toán tiêu thụ của bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất phải phối hợp sản xuất sao cho đủ lượng hàng để bán và đủ hàng tồn kho, bộ phận cung ứng vật liệu phải phối hợp để đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất v.v…. Vì vậy, dự toán ngân sách sẽ phối hợp các hoạt động của các đơn vị trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Khi lập dự toán ngân sách nhà quản lý cấp cao phải kết nối tất cả các mối quan hệ của nhà quản lý và của tổ chức không mâu thuẫn nhau, và phải kết nối các bộ phận trong tổ chức. Vì vậy, dự toán ngân sách giúp tổ chức hạn chế những cố gắng tạo dựng lợi ích riêng lẻ. Mở rộng cách nghĩ của nhà quản lý các cấp thấp vượt ra ngoài chính bộ phận của họ và loại bỏ những thành kiến cố ý hay vô ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận. Tất cả mọi người trong tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức. 16 • Dự toán ngân sách tạo thước đo chuẩn cho việc nhận xét, đánh giá việc thi hành mọi hoạt động kinh doanh của từng bộ phận trong tổ chức, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Dự toán ngân sách dự kiến được chi phí dự kiến và dòng tiền thu, chi của mội đơn vị trong tổ chức. Vì vậy, nếu dự toán ngân sách một cách khoa học và hợp lý sẽ tạo một thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi đơn vị trong tổ chức. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: Dự toán ngân sách là nội dung quan trọng của kế toán quản trị. Dự toán ngân sách phản ảnh mục tiêu, nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời phản ánh năng lực, biện pháp để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán v.v… Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng của nhà quản trị, trong đó chức năng nổi bật nhất là chức năng hoạch định và kiểm soát. Tùy theo tiêu thức phân loại dự toán ngân sách chia thành các loại như: dự toán ngân sách ngắn hạn, dự toán ngân sách dài hạn, dự toán hoạt động, dự toán tài chính, dự toán ngân sách linh hoạt, dự toán ngân sách cố định, dự toán từ gốc, dự toán cuốn chiếu v.v… Việc quản lý ngân sách phải lập theo một quy trình hợp lý bao gồm 3 giai đoạn là: chuẩn bị, soạn thảo, theo dõi. Các báo cáo dự toán ngân sách cũng phải được lập theo một trình tự nhất định vì tất cả các báo cáo có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, khởi đầu phải là dự toán tiên thụ và kết thúc là dự toán báo cáo tài chính. Tùy theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình lập dự toán phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Các mô hình dự toán có thể là: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên. Những mô hình và quy trình dự toán ngân sách chỉ mang tính hướng dẫn khi áp dụng vào doanh nghiệp nếu thấy không phù hợp thì phải điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp. 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY 32 2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty 32 2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Sau ngày Miền Nam giải phóng, căn cứ 10 của quân nhu quân đội Sài Gòn cũ được Tổng cục hậu cần xây dựng và phát triển thành một cơ sở sản xuất với nhiệm vụ cung cấp quân trang và quân dụng cho quân đội. Ngày 11/10/1978 theo quyết định 487/TT, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức phê duyệt đề án xây dựng và mở rộng cơ sở sản xuất này thành một nhà máy lớn dưới hình thức Liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng. Liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng ngày càng phát triển. Do tính chất đa dạng và phức tạp của nhiều ngành nghề và do trình độ quản lý còn nhiều hạn chế nên liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng gặp nhiều khó khăntrong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, ngày 22/4/1980 theo quyết định 83/QĐ - H16 Tổng cục hậu cần chính thức tách liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng thành các công ty. Từ đó Xí nghiệp 32 ra đời. Ngày 22/02/1992 theo quyết định số 85/QĐ – QP, Xí nghiệp 32 được nâng cấp thành Công ty 32 trực thuộc Tổng cục hậu cần và không ngừng phát triển tới ngày hôm nay với tên giao dịch: Army Run Shoes And Garment Production And Ex – Import Company. Viết tắt ASECO, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Tổng cục hậu cần. Trụ sở chính đặt tại : 170 đường Quang trung – Quận Gò Vấp – Thành Phố Hồ Chí Minh. 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Công ty 32 là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng cục hậu cần, có tư cách pháp nhân riêng và có chức năng, nhiệm vụ sau đây: Chức năng: - Sản xuất các sản phẩm ngành Giày. 18 - Gia công các sản phẩm ngành Giày. Nhiệm vụ: Sản xuất, tạo nguồn cung cấp các sản phẩm giày, dép phục vụ cho nhu cầu quân đội thông qua đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần. Ngoài việc phục vụ cho quân đội công ty tham gia sản xuất, gia công các sản phẩm giày, dép cung cấp thị trường trong và ngoài nước. 2.1.1.3 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh tại công ty 32 Bảng 2.1: Bảng các chỉ tiêu kết quả kinh doanh ĐVT: VND Chæ tieâu Naêm 2002 Naêm 2003 Naêm 2004 Doanh thu 118.435.329.500 125.382.244.960 131.223.755.196 Lôïi nhuaän tröôùc thueá 4.112.450.059 5.295.388.373 3.807.824.129 Toång taøi saûn 58.678.453.423 63.395.032.355 73.403.954.091 Voán chuû sôû höõu 35.897.652.590 37.229.485.459 40.294.319.540 Tyû suaát lôïi nhuaän tröôùc thueá treân doanh thu(%) 3,47232 4,22340 2,90178 Tyû suaát lôïi nhuaän tröôùc thueá treân toång taøi saûn(%) 7,00845 8,35300 5,18749 Tyû suaát lôïi nhuaän sau thueá treân nguoàn voán chuû sôû höõu(%) 11,45604 14,22364 9,45003 Nhìn chung thì doanh thu của công ty tăng đều qua các năm. Năm 2003 doanh thu tăng 6.946.915.460 đồng, tăng hơn 5% so với năm 2002 và năm 2004 tăng 5.841.510.236, tăng hơn 4% so với năm 2003. Tuy nhiên, lợi nhuận của công ty trong những năm gần đây giảm, cụ thể là năm 2004 lợi nhuận giảm 1.487.564.244 (giảm 28%) so với năm 2003, trong khi doanh thu năm 2004 lại tăng hơn 5% so với năm 2003. Lợi nhuận giảm chủ yếu do công ty đầu tư máy móc thiết 19 bị mới nên chi phí khấu hao tài sản cố định tăng và do chính sách tăng lương của công ty. Về tài sản thì trong năm 2003 và 2004 tài sản của công ty tăng cao, chủ yếu đầu tư mua sắm tài sản cố định, năm 2003 tổng tài sản tăng hơn 8% so với năm 2002 và năm 2004 tăng gần 16% so với năm 2003. Vốn chủ sở hữu của công ty tăng nhanh trong những năm gần đây, năm 2003 tăng 3% so với năm 2002 và năm 2004 tăng 8% so với năm 2003. Do lợi nhuận của năm 2004 giảm mạnh nên các tỷ suất lợi nhuận trên tài sản, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên vốn của công ty cũng giảm mạnh. 20 2.1.1.4 Tổ chức tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 32 a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quan lý tại công ty 32 GIAÙM ÑOÁC PGÑ chính trò PGÑ kinh doanh PGÑ saûn xuaát XN 32- 1 XN 32- 2 XN 32- 3 XN 32- 5 XN 32- 6 XN 32- 7 Phoø ng taøi chính keá toaùn Phoø ng chính trò Phoø ng kyõ thuaä t coân g nghe ä Phoø ng toå chöù c saûn xuaát Phoø ng kinh doan h – xuaát nhaä p khaå Phoø ng haøn h chính , quaû n trò Vaên phoø ng ñaïi dieän taïi Haø Noäi Vaên phoø ng ñaïi dieän taïi Ñacla k S2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty b) Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận: Giám đốc: Là người chỉ huy cao nhất. Giám đốc công ty được toán quyền tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp. 21 Phó Giám đốc: Là người trợ giúp, tham mưu cho Giám đốc trong các công việc mà Giám đốc phân công hoặc tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề thuộc chuyên môn mình đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc được giao và có trách nhiệm giải quyết. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tổng số CBCNV 14 người. Nhiệm vụ của phòng là lập kế hoạch xuất nhập khẩu cho toàn công ty. Tổ chức công tác kinh doanh, tổ chức công tác xuất nhập khẩu. Phòng tổ chức sản xuất: Tổng số CBCNV là 21 người. Nhiệm vụ của phòng là thực hiện mọi chỉ đạo chung về sản xuất, quản lý lao động – tiền lương – bảo hiểm, quản lý kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, quản lý điện năng, an toàn lao động, quản lý vật tư, thiết bị, phương tiện vận tải. Phòng tài chính kế toán: 10 người. Nhiệm vụ của phòng là quản lý chấp hành ngân sách Nhà Nước, tham mưu giám sát, thực hiện chế độ kế toán tài chính, tổ chức công tác kế toán, theo dõi thực hiện chế độ thu chi, nộp thuế, sử dụng nguồn vốn, theo dõi quản lý tài sản của công ty và Nhà Nước. Phòng hành chính quản trị: Tổng số CBCNV 12 người. Nhiệm vụ là lưu trữ văn văn thư, quản lý điều hành hoạt động trực ban, bảo vệ, tuần tra, quản lý doanh trại, nhà đất xây dựng cơ bản, đảm bảo quân y, nhà ăn, phục vụ vệ sinh, thông tin liên laic toàn công ty. Phòng kỹ thuật công nghệ: Tổng số CBCNV 10 người. Đảm bảo công tác quản lý phương tiện vận tải, quản lý hệ thống điện, nước. Quản lý kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, kỷ thuật an toàn vệ sinh lao động, an toàn thiết bị công nghiệp, xây dựng qui trình công nghệ sản xuất. Phòng chính trị: Tổng số CBCNV 7 người. Có nhiệm vụ giáo dục chính trị và tư tưởng, công tác cán bộ. Thực hiện công tác tổ chức, xây dựng đảng, công tác quần chúng. Chi nhánh ở Hà Nội và Đac Lak: Tổng số CBCNV tại hà Nội 7 người, Đăc lak 5 người. Có nhiệm vụ đại diện cho công ty kinh doanh và thực hiện công tác theo sự chỉ đạo của Giám đốc. Xí nghiệp: Hiện nay công ty có 6 xí nghiệp hoạt động theo sự quản lý, chỉ đạo thống nhất của công ty. 22 Các xí nghiệp trực thuộc công ty thực hiện chế độ hạch toán nội bộ, phụ thuộc công ty. Các xí nghiệp được quyền chủ động triển khai các kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực sản xuất và đặc điểm của xí nghiệp mình. Được quyền chủ động về mặt tài chính trong phạm vi công ty phân bổ cho xí nghiệp, được nhận vốn và chịu trách nhiệm quản lý tài sản. Các xí nghiệp quản lý số lao động của xí nghiệp, có quyền tuyển dụng và cho nghỉ việc với lao động từ tổ trưởng trở xuống. Phải chịu trách nhiệm nội bộ, an toàn lao động trong phạm vi xí nghiệp. Thống kê số lượng lao động tại các xí nghiệp tại công ty tính đến ngày 31/5/2005. Chỉ tiêu XN 32-1 XN 32-2 XN 32-3 XN 32-5 XN 32-6 XN 32-7 Lao động gián tiếp 236 285 419 1367 1754 382 Lao động trực tiếp 14 13 18 39 72 29 Tổng cộng 250 298 437 1406 1826 411 Bảng 2.2 Thống kê số lao động tại các xí nghiệp (nguồn số liệu: Phòng hành chính quản trị – công ty 32) 2.1.1.5 Phân tích những thuận lợi, khó khăn của công ty Thuận lợi: - Công ty 32 là Doanh nghiệp Nhà nước với qui mô ttương đối lớn, được hình thành lâu đời nên có vị thế trong thị trường về lĩnh vực sản xuất giày da, giày vải bảo hộ lao động. - Công ty thuộc Tổng Cục Hậu Cần, là đơn vị quân đội hoạt động kinh tế nên được nhiều ưu tiên trong việc thực hiện chính sách quản lý kinh tế của Nhà Nước, được nhiều sự hỗ trợ từ phía tổ chức chính trị, cơ quan đoàn thể của Nhà nước, và được nhiều khách hàng tín nhiệm. - Công ty luôn có lượng đơn hàng ổn định về các sản phẩm phục vụ quốc phòng nên không bị sức ép ngừng hoạt động vì không có đầu ra. Hơn nữa, các đơn hàng quốc phòng tương đối ổn định và được giao chỉ tiêu từ cuối năm trước nên công ty chủ động trong sản xuất. 23 - Xu hướng hội nhập tạo nhiều cơ hội xuất khẩu cho công ty. Sắp tới Việt Nam sẽ gia nhậo WTO chắc chắn công ty có nhiều cơ hội xuất khẩu, mở rộng thị trường tiêu thụ ngoài nước. - Công ty có thị trường tiêu thụ sản phẩm ổn định gắn bó với công ty hơn 10 năm qua như thị trường Ucraina, Lào, Thụy điển …Đối với thị trường trong nước thì công ty đã có lượng khách hàng quen thuộc ở khu vực Tây Nguyên, Miền Bắc… Thị trường tiêu thụ Miền Đông Nam bộ và TP.HCM cũng đã được mở rộng một cách nhanh chóng trong thời gian gần đây. - Công ty có nhiều xí nghiệp sản xuất (6 xí ngiệp) nên hỗ trợ sản xuất rất tốt trong việc phân bổ các đơn hàng và phối hợp sản xuất các đơn hàng khi bị hạn chế về năng lực sản xuất hoặc bị sức ép về thời gian giao hàng. - H? th?ng nhà x??ng và máy mĩc thi?t b? c?a cơng ty hi?n nay t??ng đối hiện đại. Cả công ty đến các xí nghiệp đã được đầu tư đổi mới hàng loạt trong thời gian từ năm 1999 đến năm 2004. Nhìn chung công ty đã hoàn thành xong kế hoạch đổi mới, nâng cấp máy móc thiết bị toàn công ty. Vì vậy, trong những năm sau năm sau công ty có thể tập trung toàn bộ nguồn lực cho việc phát triển sản xuất, tăng doanh thu. - Công ty có hệ thống khuôn viên nhà xưởng rộng rãi, thoáng mát bảo đảm sức khỏe, phát huy tích cực tinh thần làm việc của công nhân viên và đảm bảo an toàn lao động . - Công ty có đội ngũ thợ lành nghề, ổn định, có nhiều năm kinh nghiệm. Cán bộ công nhân viên đoàn kết, kỷ luật tốt. Ngành may là ngành cần nhiều lao động, thuận lơiï của công ty là có lực lượng lao động dồi dào, việc tuyển dụng lao động ngành may vào công ty 32 tương đối thuận lợi hơn những công ty khác trong nước vì tâm lý người lao động vẫn thích làm cho đơn vị Nhà Nước hơn là tư nhân. Khó khăn: - Trình độ tổ chức quản lý của công ty còn yếu kém, mang nặng tính qui chế, chuẩn tắc của quân đội nên không phù hợp với cơ chế thị trường, đòi hỏi sự linh hoạt, mềm dẻo. - Bộ phận thiết kế mẫu của công ty còn yếu kém do mới được thành lập. Chưa linh hoạt trong việc thay đổi mẫu mã đáp ứng kịp thời với những thay đổi của khách 24 hàng và chưa tạo được nhiều mẫu mã mới phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của khách hàng trong và ngoài nước. - Chưa phát triển được thương hiệu của công ty ở thị trường trong nước và quốc tế. - Công ty chưa phát triển hệ thống bán lẻ trong nước. Khách hàng trong nước chủ yếu hiện tại của công ty 32 hiện nay chủ yếu là các công ty Nhà Nước, các đơn vị quân đội. Công ty chưa phát triển đối tượng khách hàng là người tiêu dùng cá nhân. - Tại các nước trong khu vực hiện nay, đơn giá gia công cạnh tranh rất gay gắt, nhiều nước trong khu vực đơn giá gia công rất rẻ nên đã ảnh hưởng rất lớn đối với thị trường gia công xuất khẩu hiện tại và tương lai của công ty. - Việc Trung Quốc đã gia nhập WTO trước, đã làm ảnh hưởng rất lớn thị trường tiêu thụ sản phẩm của ngành giày nói chung và của công ty nói riêng. - Đối với thị trường trong nướùùc, các công ty trong ngành ngày càng lớn mạnh tạo sự cạnh tranh gay gắt trong ngành. Gây sức ép cho công ty trong việc giảm giá bán, nâng cao chất lượng sản phẩm. 2.1.1.6 Mục tiêu ngắn hạn của công ty. - Tăng 7% lợi nhuận so với năm trước. - Sản xuất hàng quốc phòng là nhiệm vụ chính trị trọng tâm hàng đầu. Ưu tiên các nguồn lực để thực hiện các đơn hàng của Tổng Cục Hậu Cần, Bộ Quốc Phòng. - Tiếp tục chú trọïng đầu tư nghiên cứu, đổi mới mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất quốc phòng. Nghiên cứu để tổ chức sản xuất tốt hơn, tăng năng suất lao động, bảo đảm giao hàng đúng tiến độ. Hoàn thành tốt nhiệm vụ thường xuyên cũng như đột xuất của đối với các sản phẩm quân trang. - Tìm ki?m và m? r?ng m?ng l??i tiêu th? s?n ph?m c?a cơng ty trong thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. - Phấn đấu giảm tỷ trọng hàng gia công xuất khẩu, tăng tỷ trọng tiêu thụ hàng xuất khẩu trực tiếp. 2.1.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 32 2.1.2.1 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Công ty áp hệ thống kế toán Việt Nam theo quyết định 1141/TCQĐ/CĐKT ngày 1/1/1995, tuân thủ Luật kế toán và áp dụng các chế độ, chính sách kế toán theo qui định của Nhà Nước có liên quan đến hoạt động của công ty. 25 Công ty tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hệ thống các mẫu sổ được thực hiện đầy đủ, tổ chức mở sổ, ghi sổ, khóa sổ theo đúng qui định của Bộ tài chính. Hệ thống sổ sách hiện tại của công ty 32 - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái các tài khoản - Sổ và thẻ kế toán chi tiết: + Sổ chi tiết thanh toán với người bán + Sổ chi tiết thanh toán với người mua + Sổ ch tiết thanh toán với ngân sách Nhà Nước + Sổ chi tiết thanh toán nội bộ. + Sổ tài sản cố định + Sổ theo dõi khấu hao + Sổ theo dõi lương và các khoản trích theo lương. + Sổ chi tiết nguyên vật liệu + Sổ chi phí sản xuất + Thẻ tính giá thành + Sổ chi tiết thành phẩm + Sổ chi tiết tiền gởi + Sổ chi tiết tiền vay v.v… 2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức quản lý kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng tài chính kế toán để xử lý. Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm tất cả các công việc của kế toán từ khâu xử lý chứng từ đến việc ghi sổ sách tổng hợp, chi tiết, lập báo cáo tài chính v.v… Tại các xí nghiệp trực thuộc công ty chỉ tổ chức bộ phận kế toán phụ trách tình hình thu chi nội bộ giữa xí nghiệp và công ty, tính lương và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên. Kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc có trách nhiệm lập chứng từ và mở sổ trung gian cần thiết cho nhu cầu quản lý của công ty. 26 Định kỳ, các xí nghiệp tập trung toàn bộ chứng từ và báo cáo về phòng tài chính kế toán để xử lý. - Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: KEÁ TOAÙN TRÖÔÛNG Phoù phoøng keá toaùn Keá toaùn thanh toaùn noäi boä Keá toaùn voán baèng tieàn Keá toaùn vaät tö Keá toaùn taøi saûn coá ñònh Keá toaùn lao ñoäng, tieàn löông Keá toaùn chi phí saûn xuaát, giaù thaønh Keá toaùn toång hôïp Keá toaùn coâng nôï S 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: Kế toán trưởng: Trợ giúp Giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại công ty và các xí nghiệp. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty. Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh kịp thời các biến động của vốn bằng tiền. Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thu, chi, quản lý tiền mặt trong doanh nghiệp và tiền gởi ngân hàng. Kế toán vật tư: Phản ánh kịp thời các biến động của các loại nguyên vật liệu và công cụ. Theo dõi chi tiết về số lượng và giá trị nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Tính và phân bổ công cụ, dụng cụ. Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, tình hình mua bán, thanh toán với người mua, thanh toán với người bán và các quan hệ thanh toán khác. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng, giá trị của các tài sản cố định. Giám sát chặt chẽ việc sử dụng tài sản cố định. Tính và phân bổ khấu hao, chấp hành những quy định về trích nộp khấu hao. 27 Kế toán lao động, tiền lương: Theo dõi tình hình thanh toán với công nhân viên, trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ. Lập báo cáo lương. Nắm tình hình thay đổivề danh sách cấp bậc lương của cán bộ công nhân viên. Theo dõi quỹ lương, thưởng của công ty. Kế toán thanh toán nội bộ: Phản ánh tình hình phải thu, chi giữa công ty với các xí nghiệp phụ thuộc và các khoản thu chi của công ty với cấp trên. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Xác định đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phù hợp với công ty. Tập hợp và phân bổ từng loạichi phí sản xuất theo đúng đối tượng. Kiểm tra và phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí, đề xuất các phương hướng tiết kiệm chi phí sản xuất. Đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tổng hợp: Tập hợp số liệu của tất cả các bộ phận kế toán trong công ty. Lập sổ cái, báo cáo tài chính chuyển lên cấp trên. 2.2 Thực trạng công tác dự toán ngân sách của công ty May 32 2.2.1 Mục đích nghiên cứu công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 - Nghiên cứu mô hình dự toán ngân sách và thực trạng công tác dự toán ngân sách của công ty 32. - Nhận dạng và phân tích các yếu tố liên quan đến công tác dự toán ngân sách của công ty 32. - Đánh giá các ưu điểm và tồn tại của công tác lập dự toán ngân sách của công ty 32. Từ đó làm cơ sở để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác công tác 2.2.2 Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 2.2.2.1 Tổ chức công tác lập dự toán ngân sách: a) Mô hình dự toán ngân sách Hiện nay công ty tổ chức công tác lập dự toán ngân sách theo mô hình áp đặt thông tin từ trên xuống. Mỗi năm tổng cục hậu cần gởi văn bản ấn định một tỷ lệ tăng lợi nhuận nhất định so với năm trước. Công ty 32 xem tỷ lệ tăng lợi nhuận như là mục tiêu cần đạt được cho năm kế hoạch, tất cả các báo cáo dự toán ngân sách được lập hướng đến kết quả cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bằng với chỉ tiêu lợi nhuận mục tiêu. 28 Trong năm 2005 tổng cục hậu cần đặt chỉ tiêu cho công ty tăng 7% lợi nhuận so với năm 2004. Dựa vào chỉ tiêu này ban lãnh đạo công ty đề ra các chiến lược cụ thể trong việc sản xuất, tiêu thụ để thực hiện được chỉ tiêu tăng lợi nhuận của Tổng cục hậu cần. Trên cơ sở các chiến lược kinh doanh các trưởng phòng ban sẽ chỉ đạo nhân viên lập các báo cáo dự toán ngân sách liên quan đến bộ phận mình phụ trách. Mô hình dự toán ngân sách của công ty như sau: Nhaø quaûn trò caáp cao Nhaø quaûn trò trung gian Nhaø quaûn trò cô sôû S2.3 Mô hình thông tin dự toán ngân sách Việc lập dự toán ngân sách của công ty được tiến hành lập vào quý 4 của năm trước để kịp thời báo cáo lên Tổng cục hậu cần. Phòng tài chính kế toán sẽ chịu trách nhiệm chính trong công tác lập dự toán ngân sách, tất cả các phòng ban khác của công ty phối hợp để lập dự toán ngân sách. Sau khi dự toán ngân sách hoàn thành thì Ban lãnh đạo công ty 32 cùng t?t c? các phịng ban l?p d? tốn ngân sách h?p ?? xem xét và thông qua dự toán ngân sách cho năm sau. Nếu dự toán ngân sách được duyệt và thông qua trong cuộc họp thì trở thành dự toán ngân sách chính thức của công ty trong năm tới. Dựa vào các chỉ tiêu dự toán đã được thông qua và dựa vào năng lực sản xuất của từng xí nghiệp, ban lãnh đạo công ty sẽ tạm phân phối chỉ tiêu về sản lượng sản xuất cho các xí nghiệp để các xí nghiệp có kế hoạch chuẩn bị cho việc sản xuất của năm kế hoạch. Trong quá trình thực hiện phát hiện có sự không hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực giữa các xí nghiệp thì ban lãnh đạo công ty sẽ điều động lại cho phù hợp hơn. 29 b) Quy trình dự toán ngân sách Vào cuối quý 4 khi công ty 32 nhận văn bản tăng 7% lợi nhuận so với năm trước ban lãnh đạo công ty phối hợp cùng các phòng ban lập dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách được chia 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Dự toán ngân sách cho các mặt hàng có đơn đặt hàng trước. Các khách hàng luôn có đơn đặt hàng từ năm 2004 là Tổng cục hậu cần và Bộ công an. Phòng tài chính kế toán dựa trên đơn đặt hàng để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và giá vốn hàng bán cho các đơn đặt hàng. Từ đó, phòng kế toán tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng. Giai đoạn 2: Dự toán ngân sách cho các mặt hàng không có đơn đặt hàng. Để lập dự toán tiêu thụ cho đối tượng khách hàng không có đơn đặt hàng trước phòng kế toán phải tính toán, điều chỉnh sản lượng tiêu thụ sao cho lợi nhuận từ việc tiêu thụ sản phẩm và lợi nhuận gộp từ việc thực hiện các đơn đặt hàng sau khi bù đắp các chi phí ngoài sản xuất phải tăng 7% so với năm trước. (Nội dung chi tiết được trình bày trong phần dự toán tiêu thụ). Từ dự toán tiêu thụ phòng kế toán tài chính lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự toán giá vốn cho các mặt hàng không có đơn đặt hàng trước. Giai đoạn 3: Dự toán ngân sách toàn doanh nghiệp Phòng tài chính kế toán xem xét, tổng hợp, điều chỉnh tất cả các báo cáo dự toán để lập dự toán sản xuất, dự toán chi phí sản xuất, dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho toàn doanh nghiệp, sao cho đạt được mục đích cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tăng 7% so với năm trước. Qui trình dự toán ngân sách tại công ty được mô tả qua sơ đồ sau: 30 Sơ đồ: 2.3 Qui trình dự toán ngân sách tại công ty 32 2.2.2.2 Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại công ty 32 a) Dự toán tiêu thụ và dự toán sản xuất Tại công ty 32 dự tiêu thụ cũng chính là dự toán sản xuất. Dự toán tiêu thụ do phòng tài chính kế toán phối hợp của phòng tổ chức sản xuất và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập. Dự toán tiêu thụ được lập cho 1 năm tài chính. Dự toán tiêu thụ được lập cho từng mặt hàng và cho từng đối tượng khách hàng. Dự toán tiêu thụ bao gồm: Số lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ. Khi lập dự toán tiêu thụ phòng kế toán chia 2 đối tượng khách hàng. + Khách hàng Tổng cục hậu cần và bộ công an: + Khách hàng khác ngoài Tổng cục hậu cần và Bộ công an Caùc ñôn ñaët haøng Döï toaùn chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp Döï toaùn chi phí nhaân coâng tröïc tieáp Döï toaùn chi phí saûn xuaát chung Döï toaùn giaù voán Döï toaùn chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp Döï toaùn chi phí nhaân coâng tröïc tieáp Döï toaùn chi phí saûn xuaát chung Döï toaùn tieâu thuï Döï toaùn baùo caùo KQHÑKD Döï toaùn giaù voán Döï toaùn chi phí baùn haøng Döï toaùn chi phí quaûn lyù doanh nghieäp Muïc tieâu taêng lôïi nhuaän 7% D öï to aùn n ga ân sa ùch c ho ñ oái tö ôïn g co ù ñ ôn ña ët h aøn g tr öô ùc D öï to aùn n ga ân sa ùch c ho ñ oái tö ôïn g kh oân g ña ët h aøn g tr öô ùc 31 Với đối tượng khác hàng này được chia thành 2 nhóm: • Nhóm hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp. • Nhóm hàng bán trong nước. Sản lượng tiêu thụ - Với khách hàng thuộc Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì công ty đã nhận đơn đặt hàng cho năm 2005 từ cuối năm 2004. Nên sản lượng tiêu thụ bằng với sản lượng được đặt hàng trên đơn đặt hàng. - Với nhóm hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp: Sản lượng tiêu thụ được tính bằng với sản lượng gia công xuất khẩu và xuất khẩu trực tiếp thực tế của năm 2004 cộng với các đơn đặt hàng của các khách hàng mới mà công ty đã nhận trước cho năm 2005 từ năm 2004. - Với nhóm hàng tiêu thụ trong nước: Dự toán sản lượng tiêu thụ cho nhóm hàng này được phòng kế toán tính toán và điều chỉnh sao cho mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận tăng 7% so với năn 2004. Dự toán tiêu thụ với nhóm hàng này được thực hiện sau khi đã dự toán được phần lợi nhuận của công ty trong việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp và đã dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của toàn công ty. Sản lượng hàng tiêu thụ trong nước = Doanh thu tiêu thụ trong nước / Giá bán thực tế kỳ trước của hàng tiêu thụ trong nước. Doanh thu tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước + giá vốn hàng tiêu thụ trong nước. Giá vốn hàng tiêu thụ trong nước được tính bằng giá thành hàng tiêu thụ trong nước thực tế năm 2004. Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mục tiêu của công ty – lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp của toàn công ty. Tuy nhiên, để tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp phòng kế toán cần dự toán được chi phí sản xuất và giá vốn cho việc thực hiện các 32 đơn đặt hàng này. Muốn vậy công ty phải dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giá vốn cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp. Đồng thời, phòng kế toán phải dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trước khi dự toán sản lượng hàng tiêu thụ trong nước. Đơn giá tiêu thụ Đối với khách hàng là Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì khi nhận đơn đặt hàng phòng kế toán đã biết chính xác loại sản phẩm được đặt hàng vì vậy đơn giá tiêu thụ được tính bằng với đơn giá tiêu thụ thực tế của cùng mặt hàng được thực hiện trong thời gian gần với thời điểm lập dự toán tiêu thụ nhất. Đối với khách hàng trong nước đơn giá tiêu thụ được tính bằng đơn giá thực tế của mặt hàng phổ biến nhất trong thời gian gần với thời điểm lập dự toán ngân sách nhất. Riêng trường hợp xuất khẩu thì tỷ giá ngoại tệ được phòng kế toán dự đoán bằng tỷ giá năm trước công với mức tăng tỷ giá ước đoán. Trong báo cáo dự toán tiêu thụ năm 2005 tỷ giá ngoại tệ ???c tính bằng 15.580 đ/1USD. Doanh thu tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ được xác định bằng công thức Doanh thu tiêu thụ = sản lượng tiêu thụ x đơn giá tiêu thụ. Để lập được dự toán tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phải cung cấp cho phòng tài chính kế toán các chỉ tiêu số liệu về sản lượng, đơn giá tiêu thụ của các đơn đặt hàng mà công ty đã nhận trước. Phòng tổ chức sản xuất phải cung cấp các chỉ tiêu liên quan đến việc xác định chi phí sản xuất. (Dự toán tiêu thụ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.1) b) Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phòng kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dưới sự hỗ trợ, phối hợp của phòng tổ chức sản xuất. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính riêng cho các sản phẩm có đơn đặt hàng trước và các sản phẩm không có đơn đặt hàng, sau đó tổng hợp cho toàn công ty. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tên nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu/sp, sản lượng sản xuất, số lượng nguyên vật liệu sử dụng, đơn giá nguyên vật liệu, và tổng giá trị nguyên vật liệu. 33 Định mức nguyên vật liệu Định mức nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm được tính chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và từng loại sản phẩm. Định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm được phòng tổ chức sản xuất xây dựng dựa vào mẫu thiết kế và quá trình sản xuất. Các mặt hàng giày tương tự nhau trong việc sử dụng nguyên vật liệu sản xuất, chính vì vậy, ngay khi nhận mẫu thiết kế và trong quá trình sản xuất hàng mẫu thì phòng tổ chức sản xuất đã xác định được định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Với các mặt hàng cung cấp cho khách hàng thuộc Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì mẫu mã ít thay đổi nên định mức nguyên vật liệu dựa vào định mức năm trước. Với các mặt hàng của khách hàng tiêu thụ trong nước hoặc hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp thì dựa vào dự toán tiêu thụ để xác định định mức nguyên vật liệu. Trong dự toán tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đã dự toán sản lượng tiêu thụ cho từng nhóm mặt hàng ví dụ sản lượng tiêu thụ giày da nam, giày da nữ…dựa vào dự toán tiêu thụ phòng tổ chức sản xuất sẽ lấy định mức nguyên vật liệu của mặt hàng phổ biến nhất và được khách hàng đặt nhiều nhất trong năm 2004 để làm định mức cho các sản phẩm được ước tính tiêu thụ trong năm 2005. Phòng tổ chức sản xuất chịu trách nhiệm xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Định mức nguyên vật liệu sẽ được xây dựng dựa trên tình hình sản xuất thực tế và sản xuất hàng mẫu. Phòng tổ chức sản xuất sẽ theo dõi chi tiết quá trình sản xuất một sản phẩm để tính ra lượng và loại nguyên vật liệu sử dụng. Sản lượng sản xuất Sản lượng sản phẩm sản xuất: Được tính bằng sản lượng tiêu thụ trên báo cáo dự toán tiêu thụ. Số lượng nguyên vật sử dụng Số lượng nguyên vật liệu sử dụng = Định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm x số lượng sản phẩm sản xuất. Đơn giá nguyên vật liệu ??n giá nguyên v?t li?u ???c d? ki?n b?ng giá xu?t kho nguyên vật liệu của kỳ thực tế gần nhất. 34 Giá trị nguyên vật liệu sử dụng Giá trị nguyên vật liệu sử dụng là chi phí nguyên vật liệu được tính cho từng khoản mục nguyên vật liệu và từng loại sản phẩm. Giá trị nguyên vật liệu sử dụng = Số lượng nguyên vật liệu sử dụng x đơn giá nguyên vật liệu. Trong quá trình lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phòng tài chính kế toán sẽ dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an, hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp trước. Sau đó, lập dự toán chi phí nguyên vật liệu cho hàng tiêu thụ trong nước sau khi đã lập được dự toán tiêu thụ. (Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.2.1 đến phụ lục 2.2.13) c) Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Phòng tài chính kế toán lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được tính cho từng loại sản phẩm. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp phản ánh số lượng sản phẩm sản xuất, năng suất lao động, số lượng nhân công sử dụng, đơn giá nhân công, chi phí nhân công trực tiếp. Sản lượng sản xuất Sản lượng sản xuất được tính bằng sản lượng tiêu thụ trên dự toán tiêu thụ. Số lượng công nhân sử dụng Số lượng công nhân sử dụng = số lượng sản phẩm sản xuất/(năng suất lao động bình quân 1 ngày 1 người x 26 ngày x12 tháng) . Năng suất lao động Năng suất lao động bình quân 1 ngày 1 người được phòng tổ chức sản xuất thống kê. Bình quân 1 công nhân trong công ty sản xuất 4 –5 đôi giày/1ngày. Năng suất lao động tùy thuộc vào tay nghề của công nhân, số chi tiết được thiết kế cho đôi giày và phụ thuộc vào mức độ dễ, khó của từng đôi giày. Với đối tượng khách hàng Tổng cục hậu hậu cần và Bộ công an, công ty đã nhận được đơn đặt hàng từ cuối năm 2004 nên đã xác định sản lượng sản xuất bằng với sản lượng đặt hàng và dựa vào mẫu mã trong đơn đặt hàng phòng tổ chức sản xuất xác định năng suất lao động cho 1 sản phẩm là 4,5 đôi/1 ngày/1 người. 35 Với đối tượng khách hàng khác ngoài Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì dựa vào dự toán tiêu thụ mà phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đã lập, phòng tổ chức sản xuất ước đoán năng suất lao động bình quân cho từng loại sản phẩm, thông thường sẽ chọn năng suất lao động của sản phẩm tiêu thụ nhiều nhất trong năm 2004. Ví dụ, năng suất lao động cho sản phẩm giày nữ mã số 200 là 5 đôi/1 người/1 ngày, giày da nam xuất khẩu 4 đôi/1 người/1ngày v.v… Đơn giá nhân công Chi phí nhân công bình quân 1 công nhân được tính bằng tiền lương bình quân thực tế của một công nhân trong năm 2004. Trong báo cáo dự toán chi phí nhân công trực tiếp năm 2005 dự toán chi phí nhân công bình quân 1 công nhân 1.640.000 đ/1 người/1 tháng Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp = số lượng lao động sử dụng x đơn giá nhân công. (Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.3) d) Dự toán chi phí sản xuất chung Phòng kế toán lập dự toán chi phí sản xuất chung cho từng xí nghiêp. Dự toán chi phí sản xuất chung phản ánh 3 khoản mục chi phí: Chi phí quản lý xí nghi?p, chi phí kh?u hao tài s?n c? ??nh, chi phí s? d?ng máy mĩc thiết bị. Chi phí sản xuất chung gắn liền với từng phân xưởng sản xuất, tương đối ổn định qua các năm nên được dự toán bằng với chi phí sản xuất chung thực tế của năm 2004. Chi phí sản xuất chung được tính cho từng xí nghiệp và sau đó tổng hợp số liệu cho toàn doanh nghiệp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm dựa trên sản phẩm sản xuất thực tế năm 2004. Chi phí sản xuất chung tính cho từng mặt hàng = (Chi phí sản xuất chung toàn công ty năm 2004/ Tổng sản lượng sản xuất tất cả các mặt hàng năm 2004) x Sản lượng sản xuất mặt của từng mặt hàng năm 2004. Chi phí sản xuất chung đơn vị năm 2004= chi phí sản xuất chung tính cho từng mặt hàng/ sản lượng sản xuất của từng mặt hàng năm 2004. Chi phí sản xuất chung dự toán cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần và Bộ công an = chi phí sản xuất chung đơn vị năm 2004 * số lượng sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng của tổng cục hậu cần và bộ công an năm 2005. Trước hết, phòng tổ chức sản xuất dự toán chi phí sản xuất chung cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực 36 tiếp. Sau đó, phòng tài chính kế toán sẽ tiếp tục phân bổ chi phí sản xuất chung cho các sản phẩm tiêu thụ trong nước sau khi đã dự toán được sản lượng sản xuất tiêu thụ trong nước. (Dự toán chi phí sản xuất chung được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.4) e) Dự toán giá thành Phòng kế toán lập dự toán giá thành, giá thành được dự toán bằng cách tổng hợp dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung mà trước đó các báo cáo dự toán này đã được tính riêng cho các đơn đặt hàng này. (Dự toán giá thành được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.5) f) Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp do phòng kế toán lập. Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm dự toán về lương nhân viên quản lý, dự toán chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận quản lý, dự toán chi phí văn phòng phẩm, năng lượng, dự toán các chi phí dịch vụ mua ngoài và một số chi phí linh tinh khác. Thông thường thì dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp được tính bằng chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế của năm trước. (Dự toán chi phí quảm lý doanh nghiệp được trình bày trong phần phụ lục 2.6) g) Dự toán chi phí bán hàng Dự toán chi phí bán hàng do phòng tài chính kế toán lập. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, đóng gói. Công tác dự toán chi phí bán hàng được thực hiện tương tự như dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp nghĩa là dự toán chi phí bán hàng bằng với chi phí bán hàng thực tế năm trước. (Dự toán chi phí bán hàng được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.6) h) Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Ban lãnh đạo công ty yêu cầu chỉ tiêu lợi nhuận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải tăng 7% so với lợi nhuận thực tế năm trước. Vì vậy, phòng tài chính kế kết hợp tất cả các báo cáo dự toán đã lập để lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với chỉ tiêu lợi nhuận phải bằng 107% so với năm 2004. Doanh thu tiêu thụ được lấy số liệu từ dự toán tiêu th?, giá v?n hàng bán ???c l?y s? li?u t? d? tốn giá thành, các chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp được lấy 37 số liệu từ dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản mục còn lại của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như doanh thu tài chính, chi phí tài chính, chi phí hoạt động khác, doanh thu hoạt động khác được dự toán bằng với số liệu thực tế năm trước. Sau khi lập xong dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, nếu chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế tăng nhiều hơn hoặc ít hơn 7% so với năm trước thì kế toán sẽ điều chỉnh một số khoản mục như doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính, thu nhập khác, chi phí khác để lợi nhuận trước thuế tăng 7% so với năm trước. (Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.7) Dự toán tiền mặt, dự toán vốn, dự toán bảng cân đối kế toán. Hiện tại công ty 32 không lập dự toán tiền mặt, dự toán vốn, dự toán bảng cân đối kế toán và dự toán các khoản phải thu, phải trả. 2.2 Đánh giá thực trạng lập dự toán ngân sách tại công ty 32 2.2.1 Ưu điểm Công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 có ưu điểm nổi bật là mọi báo cáo dự toán đều phải được tính toán dựa trên mục tiêu kinh doanh rõ ràng cho năm 2005, tăng 7% lợi nhuận so với năm 2004, điều này rất thuận lợi cho công tác dự toán ngân sách vì các báo cáo dự toán ngân sách phải vạch ra các chỉ tiêu về sản xuất, tiêu thụ, chi phí… để hoàn thành mục tiêu chung của công ty. Công ty đã tổ chức hệ thống báo cáo dự toán ngân sách. Đây cũng là ưu điểm trong tổ chức quản lý bởi vì rất nhiều công ty tại Việt Nam chưa tổ chức công tác dự toán ngân sách. Trong quá trình dự toán ngân sách công ty cũng đã xây dựng được mô hình dự toán ngân sách. Mặc dù với mô hình dự toán ngân sách từ nhà quản lý cấp cao truyền xuống nhà quản lý cấp thấp để thi hành có nhiều nhược điểm nhưng ít nhất là công ty cũng đã xây dựng mô hình dự toán ngân sách để làm định hướng chung cho công tác dự toán ngân sách, tạo sự thống nhất cho tất cả các bộ phận trong công ty trong công tác dự toán ngân sách. Công tác dự toán ngân sách được thực hiện tập trung tại phòng tài chính kế toán và phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán ngân sách dựa trên sự phối hợp của các phòng tổ chức sản xuất, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng 38 tài chính kế toán. Điều này cũng đã thể hiện sự đồng lòng chấp nhận các chỉ tiêu, các số liệu trên các báo cáo dự toán ngân sách của các phòng ban khác trong công ty. Hơn nữa, khi các phòng ban cùng tham gia vào việc dự toán ngân sách sẽ lập được các báo cáo dự toán phản ánh đúng năng lực thực tế của công ty. Trong dự toán tiêu thụ việc khó thực hiện nhất là tính sản lượng tiêu thụ một cách chính xác. Việc phân chia thị trường tiêu thụ thành nhiều khu vực (khu vực trong nước và xuất khẩu), trong mỗi khu vực chia nhỏ các nhóm mặt hàng (Mặt hàng có đơn đặt hàng và mặt hàng không có đơn đặt hàng trước) giúp cho việc dự toán tiêu thụ chính xác hơn, phản ánh đúng thực tế hơn. Công ty đã xây dựng các định mức nguyên vật liệu và định mức nhân công một cách đầy đủ, rõ ràng cho từng mặt hàng. Việc xây dựng định mức dựa trên sản xuất thực tế và các định mức thường xuyên được kiểm tra, điều chỉnh trong quá trình sản xuất thực tế để nên các định mức khá chính xác. Các định mức nguyên vật liệu và nhân công sẽ góp phần quan trọng trong công tác dự toán ngân sách vì nó là cơ sở cho việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Công tác dự toán ngân sách chỉ được thực hiện 1 lần cho cả năm và do nhân viên các phòng ban kiêm nhiệm thực hiện nên công tác dự toán ngân sách hiện tại của rất đơn giản, dễ thực hiện. 2.2.2 Nhược điểm Môi trường dự toán - Việc lập dự toán ngân sách hiện nay của công ty mang tính thủ công, thiếu sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Công ty chưa sử dụng hệ thống máy tính nối mạng nội bộ cũng như các phần mềm phục vụ cho công tác dự toán ngân sách, trong khi đó các báo cáo dự toán ngân sách đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận, phòng ban nên gây khó khăn và lãng phí về thời gian, công sức của nhân viên trong công tác dự toán ngân sách. - Ban lãnh đạo công ty chưa tạo môi trường tốt cho công tác dự toán ngân sách. Không bố trí nhân sự chuyên trách về lập dự toán. Đội ngũ nhân viên phục vụ cho công tác dự toán chưa được đào tạo chuyên sâu. Nhân viên các phòng ban phải kiêm nhiệm việc dự toán ngân sách. Ví dụ như nhân viên kế toán tổng hợp phải lập 39 dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí sản xuất, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho toàn công ty. Mô hình dự toán Công tác dự toán ngân sách trong công ty chưa được quan tâm và đánh giá đúng mực, quan điểm của nhà quản trị công ty còn coi nhẹ dự toán ngân sách. Việc lập dự toán ngân sách hiện nay của công ty mang nặng tính áp đặt từ trên xuống. Các phòng ban khi lập dự toán ngân sách phải bám sát vào mục tiêu tăng 7% lợi nhuận so với năm trước, trong khi đó mục tiêu tăng lợi nhuận này không phải do ban lãnh đạo công ty hoặc các phòng ban đưa ra mà là sự áp đặt từ tổng cục hậu cần nên nó rất dễ xa rời với tình hình kinh doanh thực tế của xí nghiệp. Hơn nữa, do quá bám sát vào mục tiêu tăng 7% lợi nhuận so với năm 2004 mà bộ phận lập dự toán ngân sách đã bỏ qua các mục tiêu quan trọng khác trong công ty như tăng mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước, tăng hàng xuất khẩu trực tiếp… Thật chất, công tác dự toán ngân sách của công ty mang tính chất đối phó, chủ yếu phục vụ cho việc báo cáo chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan quản lý cấp trên. Các báo cáo dự toán ngân sách của công ty chỉ như là những báo cáo các chỉ tiêu kế hoạch. Trong khi đó, kế hoạch đã được định trước từ cơ quan quản lý cấp trên. Công tác lập dự toán ngân sách - Quy trình lập dự toán ngân sách của công ty được tiến hành ngược so với các quy trình dự toán thông thường. Thông thường dự toán tiêu thụ được lập trước các dự toán chi phí nhưng tại công ty 32 dự toán chi phí được tính trước dự toán tiêu thụ nên chắc chắn báo cáo dự toán ngân sách không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty. - Cơ sở cho việc lập dự toán ngân sách là mục tiêu kinh doanh. Công ty có m?c tiêu rõ ràng nh?ng l?i quá c?ng nh?c (t?ng 7% l?i nhu?n so v?i năm trước) nên gây ra sự thiếu linh hoạt trong công tác dự toán ngân sách. Các nhân viên dự toán ngân sách đã áp đặt sản lượng tiêu thụ vừa phải để đạt lợi nhuận đúng bằng mức lợi nhuận mong muốn, dẫn tới sự không chính xác của dự toán tiêu thụ, trong khi đó dự toán tiêu thụ là dự toán trung tâm của tất cả các dự toán. - Hiện nay các báo cáo dự toán ngân sách của công ty chỉ có sự phối hợp của các phòng ban, còn các xí nghiệp không được tham gia vào quá trình dự toán ngân sách. 40 Như vậy, chứng tỏ công tác dự toán ngân sách chưa có sự phối hợp toàn diện và đầy đủ cho mọi hoạt động, mọi phòng ban, bộ phận khác nhau trong công ty. - Dự toán ngân sách của công ty chưa thực hiện tốt chức năng hoạch định và kiểm soát. Ngay trong quá trình hoạch định đã không chính xác nên không thể dựa vào dự toán ngân sách để kiểm soát được. Chính vì vậy, trong quá trình hoạt động công ty thường phải thay đổi, điều động lại kế hoạch sản xuất cho phù hợp với năng lực sản xuất của từng xí nghiệp. - Kỳ dự toán ngân sách 1 năm là quá dài, công ty chưa chia chi tiết kỳ dự toán ngân sách năm thành các tháng và quí. Chính vì vậy, dự toán ngân sách khó phù hợp với thực tế. - Khi dự toán sản lựơng tiêu thụ công ty không dự toán một cách khách quan mà phụ thuộc nhiều vào sản lượng tiêu thụ kỳ trước nên số liệu dự toán không phù hợp với thực tế. Ví dụ, sản lượng hàng xuất khẩu được dự toán bằng cách lấy sản lượng tiêu thụ năm trước công với những đơn đặt hàng đã nhận trước cho năm nay. - Khi dự toán doanh thu, công ty chưa tính đến sự trượt giá trong năm kế hoạch. Giá bán sản phẩm được tính bằng với giá bán của kỳ thực tế gần nhất. Điều này, gây sự sai lệch trong dự toán doanh thu bán hàng, nhất là trong giai đoạn hiện nay lạm phát gia tăng. - Dự toán sản xuất thì dựa hoàn toàn vào dự toán tiêu thụ. Trong khi đó dự toán tiêu thụ chưa dự toán một cách chính xác nên dẫn tới việc dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp không chính xác. Trong việc xác định đơn giá nguyên vật liệu cũng dựa vào giá của kỳ trước mà công ty chưa tính tới việc giá cả gia tăng cho năm kế hoạch. - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp chỉ dựa vào một yếu tố duy nhất là năng suâát lao động là không chính xác vì trình độ tay nghề của công nhân trong từng xí nghiệp khác nhau, năng suất lao động của công nhân trong từng công đoạn sản xuất khác nhau và năng suất lao động thay đổi theo tính chất dễ, khó của mặt hàng sản xuất. Hơn nữa, trong dự toán chi phí nhân công trực tiếp phòng tổ chức sản xuất chưa tính tới sự thay đổi, sự tăng lương và kế hoạch về nhân sự cho năm sau. 41 - Dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp được tính bằng với năm 2004 là không có khoa học vì chắc chắn các chi phí này phaiû thay đổi khi mức độ hoạt động của công ty thay đổi. - Công ty không dự toán hàng tồn kho, nhưng thực tế hàng tồn kho vẫn có. Nguyên vật liệu tồn kho, nguyên vật liệu sử dụng được tính trước cho mỗi đơn đặt hàng nhưng không lập báo cáo dự toán nguyên vật liệu hàng kho. Điều này gây khó khăn cho công ty trong việc chuẩn bị kế hoạch mua hàng và chuẩn bị lượng tiền cần thiết cho việc mua hàng. - Công ty không dự toán nợ phải thu và nợ phải trả nên không dự toán được dòng tiền mặt. Công ty thường bị động trong việc chuẩn bị lượng tiền cần thiết cho hoạt động kinh doanh. - Các báo cáo dự toán ngân sách chưa đồng bộ và đầy đủ, công ty không lập dự toán vốn và dự toán tiền mặt nên không dự toán bảng cân đối kế toán. Các báo cáo dự toán của công ty chưa đầy đủ, nên nó chưa phát huy tác dụng đối với việc hoạch định, điều hành và kiểm soát hoạt động của công ty. - Công ty chỉ mới tổ chức công tác dự toán ngân sách mà chưa theo dõi dự toán ngân sách để đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo dự toán ngân sách và để điều chỉnh kịp thời những sai lệch giữa dự toán và thực tế. - Khi lập dự toán ngân sách Công ty đã bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn và những cơ hội ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh sắp tới của công ty. Trong quá trình dự toán ngân sách công ty chưa xét tới những nhân tố bên ngoài và bên trong công ty ảnh hưởng đến công tác dự toán ngân sách như chính sách tăng lương cơ bản của Nhà nước, sự thay đổi tỷ giá hối đoái, thị hiếu người tiêu dùng, v.v…vì vậy, các báo cáo dự toán không chính xác. Tóm lại: Công ty chưa tạo môi trường dự toán ngân sách tối ưu. Các phòng ban, các xí nghiệp không đồng loạt tham gia vào công việc lập dự toán ngân sách. Ngân sách được ấn định từ trên xuống nên thiếu tính thực tế và không khả thi. Chưa tổ chức mô hình truyền thông tin và phương tiện truyền thông trong việc dự toán ngân sách. 42 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Công ty 32 là đơn vị quân đội làm kinh tế và đang từng bước đổi mới công tác quản lýnhưng ban lãnh đạo công ty chưa qun tâm đúng mức đến công tác dự toán ngân sách. Hằng năm công ty lập dự toán ngân sách nhưng các báo cáo dự toán hiện tại không đầy đủ và đồng bộ. Trong các báo cáo dự toán ngân sách công ty còn thiếu nhiều dự toán quan trọng như dự toán tiền mặt, dự toán bảng cân đối kế toán v.v… Thật ra, các báo cáo dự toán ngân sách của công ty chỉ như những bảng báo cáo chỉ tiêu kế hoạch và ước tính lợi nhuận để báo cáo cho đơn vị quản lý cấp trên là Tổng cục hậu cần. Công ty xây dựng qui trình dự toán gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Dự toán ngân sách cho cácđơn đặt hàng từ trước. Trong giai đoạn này công ty đã lập các dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí phí sản xuất chung liên quan đến các đơn đặt hàng đã nhận trước và dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn công ty. Giai đoạn 2: Dự toán ngân sách cho việc tiêu thụ các mặt hàng không có đơn đặt hàng. Trong giai đoạn này công ty lập các dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí sản xuất liên quan đến các mặt hàng không có đơn đặt hàng. Giai đoạn 3: Tổng hợp số liệu để lập dự toán ngân sách cho toàn doanh nghiệp. Trong gia đoạn này phòng kế toán sẽ tổng hợp toàn bộ các báo cáo dự toán đã thực hiện ở gia đoạn 1 và 2 để lập các báo cáo dự toán ngân sách cho toàn công ty. Tất cả các báo cáo dự toán ngân sách chịu ảnh hưởng của chỉ tiêu tăng lợi nhuận của công ty. Trong quá trình dự toán ngân sách các nhân viên lập dự toán đã cố ý điều chỉnh các dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí… sao cho tổng lợi nhuận của công ty tăng 7% so với năm trước. Chính vì vậy, dự toán ngân sác không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doang nghiệp. Công ty cần hoàn thiện lại công tác dự toán ngân sách để dự toán ngân sách cung cấp thông tin thích hợp với thực tế và trở thành công cụ quản lý hữu ích của nhà quản trị. 43 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY 32 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 Công ty 32 là doanh nghiệp Nhà Nước hoạt động trong lĩnh vực giày da, nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp sản phẩm phục vụ quân đội và các sản phẩm phục vụ an ninh quốc phòng. Công ty hoạt động dưới sự chỉ đạo, định hướng nghiêm ngặt từ cấp trên nên hoạt động kinh doanh của công ty rất bị động, phong cách quản trị mang nặng tính quân đội và tính cấp phát. Ngày nay, cùng với sự phát triển và hội nhập kinh tế của cả nước nói chung và ngành già da nói riêng đòi hỏi phải đổi mới mạnh mẽ công tác quản lý nhân sự, tài chính v.v… mà trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác dự toán ngân sách là vô cùng quan trọng. Hiện nay, dự toán ngân sách của công ty chưa phát huy hết vai trò và chức năng của nó. Công ty cần thiết phải xây dựng dự toán ngân sách khoa học và sát với thực tiễn hơn các báo cáo dự toán ngân sách hiện tại. Sự cần thiết phải hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32 thể hiện ở những lý do sau: - Hàng ngày, nhà quản trị công ty phải tốn rất nhiều thời gian để đối phó với các vấn đề xảy ra đột xuất, những vấn đề không lường trước được. Nếu dự toán được tình hình hoạt động và tình hình tài chính thì công ty sẽ chủ động đối đầu với các nguy cơ và thách thức trong thương trường và nhà lãnh đạo công ty có thể đánh giá đúng năng lực thực tế của công ty để ra các quyết định kinh doanh hợp lý. Từ đó sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty so với các công ty khác trong ngành. - Hiện nay, công ty chưa đánh giá đúng năng lực của từng xí nghiệp, chưa đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận trong việc thực hiện các mục tiêu chung của công ty. Vì vậy, cần tổ chức công tác dự toán tốt để làm cơ sơ,û thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động và phát hiện mặt tích cực cũng như tiêu cực của từng bộ phận trong công ty. - Do sự thay đổi cơ chế quản lý kinh tế của Nhà Nước. Vai trò của cơ quan quản lý cấp trên không còn ảnh hưởng mạnh mẽ đến tình hình hoạt động và tình hình tài chính của công ty nên các báo cáo dự toán không cần thiết phải mang tính kế hoạch thi đua mà cần báo cáo dự toán phù hợp với thực tế. 44 - Do xu hướng chung của các công ty hiện nay, trong mọi quan hệ mua bán đều dựa vào kế hoạch đã định trước. Công ty cần có dự toán ngân sách mang tính thực tế để thích hợp với yêu cầu của các khách hàng, các nhà cung cấp. Tất cả những lý do kể trên đã tạo sự cần thiết phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách của công ty 32. 3.2 Quan điểm và mục tiêu hoàn thiện 3.2.1 Quan điểm hoàn thiện - Hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách dựa trên sự phân tích các nhân tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty để dự đoán các chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí, vốn bằng tiền v.v… Không nghiên cứu sâu vào việc dùng các hàm thống kê phức tạp để dự đoán. Vì nếu dùng các hàm thống kê phức tạp để dự đoán thì các số liệu trong báo cáo dự toán ngân sách sẽ bỏø qua các nhân tố bên ngoài tác động trực tiếp lên số liệu. Trong khi đó hoạt động kinh doanh của công ty chịu nhiều ảnh hưởng từ các nhân tố bên ngoài như luật pháp, tình hình kinh tế, chính trị, thời tiết, sự cạnh tranh của các công ty trong ngành v.v… - Hoàn thiện dự toán ngân sách dựa trên quan điểm kết hợp của tất cả các phòng ban, từ nhà quản trị cấp cao đến những công nhân viên bình thường trong công ty. Thông tin cho việc lập dự toán ngân sách sẽ được truyền từ nhân viên cấp dưới lên nhà quản trị cấp cáo hơn và sau đó thông tin phản hồi sẽ đi ngược trở lại từ nhà quản trị cấp cao đến nhà quản trị cấp trung gian và đến nhân viên. - Hiện tại công ty có lập dự toán ngân sách, nhưng các báo cáo cự toán ngân sách không phát huy vai trò và tác dụng của nó nên sẽ hoàn thiện báo cáo dự toán ngân sách trên cơ sở kế thừa hệ thống báo cáo dự toán ngân sách cũ, không phủ nhận toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách cũ. Tuy nhiên, công tác dự toán ngân sách chưa được tổ chức tốt tại công ty 32 nên sẽ hoàn thiện lại từ đầu của qui trình dự toán ngân sách, tổ chức lại công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 để các báo cáo dự toán ngân sách thực sự hữu ích cho nhà quản trị. - Hoàn thiện hệ thống các báo cáo dự toán dựa trên quan điểm cân đối giữa chi phí và lợi ích cho việc lập dự toán ngân sách. Lập dự toán ngân sách sao cho ít tốn thời gian, tiền bạc và công sức nhất nhưng mang lại lợi ích cao nhất cho công ty 32. 45 3.2.2 Mục tiêu hoàn thiện - Nhằm đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý của công ty 32. - Nhằm đảm bảo tất cả các thông tin trên báo cáo dự toán ngân sách là khoahọc, sát với thực tế và phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty 32. - Nhằm đảm bảo huy động mọi nguồn lực và các bộ phận trong công ty tham gia xây dựng dự toán ngân sách. - Nhằm đảm bảo đánh giá đúng trách nhiệm của từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận trong việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ chung của công ty. 3.3 Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 3.3.1 Xây dựng nguyên tắc lập dự toán ngân sách Để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách trước hết phải xây dựng những nguyên tắc dự toán ngân sách. Những nguyên tắc đó là: - Công tác dự toán ngân sách phải được thực hiện liên tục. Việc lập dự toán ngân sách không chỉ là hoạt động hàng năm. Không chỉ tiến hành dự toán ngân sách cho năm kế hoạch vào thời điểm duy nhất là cuối năm hiện tại, mà công tác dự toán ngân sách phải được tổ chức liên tục trong năm, thường xuyên theo dõi ngân sách, so sánh với thực tế và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với thực tế. - Công tác lập dự toán ngân sách phải thu hút mọi người, mọi bộ phận tham gia. Dự toán ngân sách không phải là công việc riêng của các nhà lãnh đạo công ty. Tất cả các bộ phận, phòng ban đều tham gia vào công tác lập dự toán ngân sách nhằm đưa ra các thông tin trên các báo cáo dự toán ngân sách chính xác nhất với bộ phận mình phụ trách. - Công tác lập dự toán ngân sách phải đảm bảo nguyên tắc không nóng vội khi dự toán ngân sách. Các bộ phận tham gia lập dự toán ngân sách phải cần có thời gian để thu thập tất cả các thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho công ty để có thể lập ra những báo cáo dự toán ngân sách có tính thực tế. Các chỉ tiêu, thông tin trên các báo cáo dự toán ngân sách có liên quan chặt chẽ với nhau, vì vậy chỉ cần một bộ phậân đưa ra các chỉ tiêu dự toán ngân sách không phù hợp sẽ làm ảnh hưởng đến các thông tin, các chỉ tiêu trên các báo cáo dự toán ngân sách khác. Ví du,ï dự toán tiêu thụ không chính xác sẽ dẫn đến dự toán sản xuất và chi phí sản xuất không chính xác. 46 - Lập dự toán ngân sách phải chú trọng đến nguyên tắc ngày càng phát triển trong tương lai của công ty. Tất cả các thông tin trong báo cáo dự toán phải thể hiện tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và ngày càng hiệu quả của công ty. - Lập dự toán ngân sách phải đảm bảo tính linh hoạt của dự toán ngân sách. 3.3.2 Xây dựng qui trình dự toán ngân sách Để công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 được hoàn chỉnh và phù hợp với thực tế, công ty cần hoàn thiện lại qui trình dự toán ngân sách. Trong quy trình này phải phân chia từng giai đoạn trong quá trình dự toán ngân sách và các công việc cụ thể trong từng giai đoạn. Qua nghiên cứu thực tế tại công ty 32, thì qui trình dự toán ngân sách nên được thực hiện theo 3 giai đoạn. Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách. Ở giai đoạn này Giám đốc công ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của công ty trong một cuộc họp với các trưởng phòng ban. Mặc dù, tổng cục hậu cần yêu cầu công ty tăng lợi nhuận 7% so với năm trước nhưng đó chỉ là chỉ tiêu được áp đặt từ cơ quan quản lý cấp trên nhưng trên thực tế mức lợi nhuận của doanh nghiệp trong năm 2005 có thể tăng nhiều hơn 7% so với năm 2004. Vì vậy, khi lập dự toán ngân sách công ty không nên điều chỉnh tất cả các số liệu, các thông tin để kết quả cuối cùng của các báo cáo dự toán ngân sách bằng đúng 107% so với lợi nhuận năm 2004. Như vậy, công ty cần đưa ra mục tiêu cụ thể của công ty trong năm 2005 là phấn đấu tăng ít nhất 7% lợi nhuận so với năm 2004. Sau đo,ù chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Ban lãnh đạo công ty cần phải phân công cụ thể những cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm cho việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình và cần phải có riêng một bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, kiểm tra xem xét toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách nên đặt trong bộ phận kế toán quản trị và trực thuộc phòng kế toán. 47 Sau đó, bộ phận chuyên trách lập dự toán ngân sách phải soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán ngân sách để tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu cách lập dự toán sách cho tất cả các bộ phận. Cuối cùng là đánh giá lại toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách để bảo đảm các báo cáo dự toán ngân sách mang lại cho công ty thông tin hữu ích và chính xác. Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách - Bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách cung cấp các biểu mẫu về dự toán ngân sách cho các bộ phận dự toán ngân sách có liên quan. Ví dụ, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu cho phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, các văn phòng đại diện v.v… - Tất cả các bộ phận tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách cho bộ phận mình, sau khi hoàn thành thì các bộ phận nộp báo cáo dự toán ngân sách về cho bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách. - Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ kiểm tra, tổng hợp, điều chỉnh (nếu báo cáo dự toán của các bộ phận không thực tế) tất cả các báo cáo dự toán để hoàn thành dự toán ngân sách cho toàn công ty. Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách để điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho báo cáo dự toán ngân sách của kỳ tiếp theo sau. 3.3.4 Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách Để các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiền năng thực tế của công ty, công ty nên áp dụng mô hình truyền thông tin từ cấp dưới lên cấp trên. Thông tin về các chỉ tiêu dự toán ngân sách sẽ được bắt đầu từ các xí nghiệp và các phòng ban. Các xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bịtình hình nhân sự, sản lượng sản xuất tối đa và lập dự toán các chi phí phát sinh tại phân xưởng chuyển cho phòng tổ chức sản xuất. Phòng tổ chức sản xuất căn cứ vào dự toán do các xí nghiệp chuyển lên đểõ tổng hợp thông tin, góp ý kiến và sau đó chuyển trở lại cho các xí nghiệp để sữa chữa, bổ sung. Các báo cáo dự toán đã được các xí nghiệp sữa đổi, bổ sung thì chuyển tới phòng tổ chức sản xuất xem xét, phê duyệt lại. Nếu các báo cáo dự toán của các xí nghiệp đã được phòng tổ chức sản xuất chấp nhận sẽ được chuyển lên bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét. 48 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ, dự toán tiêu thụ sau khi hoàn chỉnh sẽ được chuyển cho bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để xem xét. Phòng tài chính kế toán lập dự toán chi phí nnguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán vốn bằng tiền. Sau đo,ù phòng tài chính kế toán sẽ chuyển các báo cáo dự toán tới bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để xem xét. Tất cả các báo cáo dự toán ngân sách sau khi được bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét và chấp nhận sẽ được bộ phận dự toán ngân sách báo cáo trong cuộc họp về dự toán ngân sách. Thành phần tham dự cuộc họp bao gồm ban lãnh đạo công ty, ban lãnh đạo các bộ phận trong công ty bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách, các cá nhân ở các phòng ban trực tiếp tham gia vào việc lập dự toán ngân sách. Nếu báo cáo dự toán ngân sách được thông qua trong cuộc họp thì sẽ trở thành báo cáo dự toán ngân sách chính thức của công ty trong năm 2005. Còn nếu báo cáo dự toán ngân sách không được thông qua trong cuộc họp thì bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách phối hợp với các bộ phận có liên quan để điều chỉnh, sau khi điều chỉnh xong phải trình bày lại trong cuộc họp về dự toán ngân sách. Sơ đồ mô hình dự toán ngân sách như sau: Nhaø quaûn trò caáp cao Nhaø quaûn trò trung gian Nhaø quaûn trò cô sôû Caùc boä phaän trình döï toaùn ngaân saùch laàn 1 Ñôn vò caáp treân hoaëcboä phaän chuyeân traùc Döï toaùn ngaân saùch goùp yù kieán vaø chuy laïi caùc boä phaän. Caùc xí nghieäp hoaøn thieän döï toaùn ngaâ saùch vaø gôûi caáp treân pheâ duyeätgoùp yù kieá vaø chuyeån laïi caùc boä phaän. h eån n n S 3.1 Sơ đồ mô hình dự toán ngân sách 3.3.5 Hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách - Dự toán tiêu thụ sản phẩm - Dự toán vốn bằng tiền - Dự toán hàng tồn kho - Dự toán sản lượng sản xuất - Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 49 - Dự toán giá thành sản phẩm. - Dự toán chi phí sản xuất chung - Dự toán chi phí bán hàng - Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Dự toán vốn đầu tư. - Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán bảng cân đối kế toán. Döï toaùn chi phí QLDN vaø chi phí baùn haøng Döï toaùn tieâu thuï Döï toaùn saûn xuaát Döï toaùn haøng toàn kho Döï toaùn chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc Döï toaùn chi phí nhaân coâng tröïc tieáp Döï toaùn chi phí saûn xuaát chung Döï toaùn giaù thaønh Döï toaùn baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh vaø döï toaùn baûng caân ñoái keá toaùn Döï toaùn voán baèng tieàn Döï toaùn voán S 3.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán 50 3.3.6 Kỳ dự toán ngân sách: Hiện nay, kỳ dự toán ngân sách của công ty là 1 năm, nghĩa là mỗi năm lập dự toán ngân sách 1 lần và các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách là số liệu tổng hợp của 1 năm cho nên số liệu dự toán ngân sách không sát với thực tế. Vì vậy, công ty nên lập dự toán chi tiết cho từng tháng, tổng hợp các dự toán ngân sách tháng lại thành dự toán ngân sách năm. Dự toán ngân sách tháng và dự toán ngân sách năm của công ty sẽ thường xuyên bị điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. Ví dụ trong khi hoạt động ở tháng 1 năm 2005 công ty sẽ theo dõi và phân tích tình hình thực hiện dự toán ngân sách ở tháng 1 và những yếu tố mới phát sinh ở tháng 1 có thể ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của tháng 2, từ đó sẽ tiến hành điều chỉnh dự toán ngân sách tháng 2 để dự toán ngân sách tháng 2 sát với thực tế hơn. 3.3.7 Hoàn thiện dự toán ngân sách 3.3.7.1 Hoàn thiện dự toán tiêu thụ Là dự toán quan trọng nhất trong các báo cáo dự toán của doanh nghiệp và là cơ sở để lập các báo cáo dự toán khác. Dự toán tiêu thụ gồm 2 phần Phần 1: Dự toán sản lượng, doanh thu Dự toán tiêu thụ phần 1 sẽ do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm lập, phòng tài chính kế toán phối hợp thực hiện. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ là chính xác nhất vì trong công ty chỉ có phòng kinh doanh xuất nhập khẩu hiểu rõ nhất về thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Hơn nữa, việc dự toán sản lượng tiêu thụ còn mang ý nghĩa nhiệm vụ kế hoạch mà phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tự đặt ra và phải hoàn thành. Dự toán tiêu thụ phần 1 sẽ xác định các chỉ tiêu sản lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ. Thông thường sản lượng tiêu thụ của công ty không đều nhau trong các tháng, tiêu thụ nhiều hàng nhất vào các tháng 1, và tháng 11, 12, tiêu thụ ít nhất là tháng 2, tháng 3. Vì vậy, khi lập dự toán tiêu thụ công ty phải lập cho từng tháng. Sản lượng tiêu thụ Để cho việc lập dự toán tiêu thụ chính xác công ty nên chia sản lượng tiêu thụ thành từng loại sản phẩm, theo từng đối tượng khách hàng và phân khúc thị 51 trường theo vị trí địa lý. Theo tình hình hiện nay công ty 32 nên phân chia sản lượng tiêu thụ thành các khu vực như sau: Sản phẩm phục vụ quốc phòng và Bộ công an: Sản lượng tiêu thụ đã được Tổng cục hậu cần và Bộ công an đặt hàng từ năm 2004. Sản lượng trên đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần và Bộ công an tương đối chính xác, ít bị thay đổi đột xuất, nên đối với sác sản phẩm phục vụ quốc phòng và Bộ công an sản lượng tiêu thụ dự kiến chính là sản lượng được đặt hàng trước. Thông thường với các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần công ty làm đến đâu giao hàng ngay đến đó. Nên sản lượng tiêu thụ ở các tháng bằng sản lượng tiêu thụ cả năm chia đều cho 12 tháng trong năm. Tuy nhiên tháng 2, tháng 3 là tháng tết âm lịch công nhân nghỉ tết nhiều nên sản lượng tiêu thụ tháng 2 chỉ bằng 70% - 80% các tháng khác. Các tháng 11 và tháng 12 sẽ làm bù sản lượng giảm của tháng 2. Sản phẩm tiêu thụ trong nước: Khi dự kiến sản lượng tiêu thụ, công ty tiến hành phân khúc thị trường. Chia thị trường tiêu thụ thành 4 khu vực: TP.Hồ Chí Minh, khu vực Tây Nguyên, khu vực Miền Trung, miền Bắc. - Với khu vực Tây Nguyên và Miền Bắc công ty đã có văn phòng đại diện nên việc dự toán tiêu thụ cho 2 khu vực này nên để cho văn phòng đại diện lập. Sau khi lập xong văn phòng đại diện sẽ gởi báo cáo về phòng kinh doanh xuất nhập khẩu để xét duyệt. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp số liệu trên các báo cáo đã được xét duyệt để lập dự toán tiêu thụ chung cho khu vực tiêu thụ trong nước. - Với khu vực TP. HCM và Đông nam bộ, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ dự kiến sản lượng tiêu thụ dựa trên các phương pháp thống kê dựa báo xu hướng, phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo của công ty khách hàng kết hợp với những nhận định đánh giá của nhân viên lập dự toán về những nhân tố tác động lên sản lượng tiêu thụ. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đã dự kiến sản lượng tiêu thụ tại khu vực này cho năm 2005 tăng 12% so với năm 2004. Với khu vực Miền Trung công ty chưa có văn phòng đại diện nên lượng khách hàng ở khu vực này chủ yếu là các khách hàng có mối quan hệ thân thiết với ban lãnh đạo công ty, nhu cầu sản phẩm không thường xuyên. Hơn nữa, thị trường tiêu thụ miền trung quá xa với công ty và cũng không phải là thị trường 52 mục tiêu của công ty nên trong năm 2005 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu dự kiến sản tiêu thụ dự kiến cho khu vực này tăng 5% so với năm 2004. Tất cả các sản lượng tiêu thụ dự kiến ở các khu vực khác nhau sẽ được phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp số liệu để lập dự toán tiêu thụ. Sản phẩm xuất khẩu: Được chia làm hai nhóm. Nhóm mặt hàng gia công xuất khẩu và nhóm mặt hàng xuất khẩu trực tiếp. Thị trường xuất khẩu của công ty tương đối ổn định tuy nhiên gần đây công ty mất nhiều thị trường xuất khẩu vì sự cạnh tranh của các nước trong khu vực. Theo mục tiêu chung cuả công ty giảm tỷ trọng mặt hàng gia công xuất khẩu và tăng tỷ trọng hàng xuất khẩu trực tiếp. Căn cứ vào mối quan hệ với khách hàng và các đơn đặt hàng nhận trước phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ cho hàng gia công xuất khẩu bằng với năm 2004 và tăng hàng xuất khẩu trực tiếp 10% so với năm 2004 cho mỗi nhóm mặt hàng. Đơn giá tiêu thụ Để dự toán đơn giá tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phải tham khảo ý kiến của phòng