Đề tài Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao

Mục lục Lời mở đầu Cùng với sự phát triển của đất nước, các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng trưởng thành hơn. Thành công này là nhờ những chủ trương đúng đắn của nhà nước và sự nỗ lực của các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập. Càng ngày các doanh nghiệp càng hiểu rằng việc đề ra một định hướng đúng đắn cho riêng mình là một điều vô cùng quan trọng. Kế hoạch là một trong những công cụ thể hiện những định hướng ấy. Trong hệ thống kế hoạch của một doanh nghiệp không thể thiếu kế hoạch ngân sách. Kế hoạch này gắn bó hàng ngày với mỗi cán bộ công nhân viên và thể hiện một cách chi tiết nhất những hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch ngân sách góp phần định hướng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp được lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn. Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, V75 cũng như nhiều doanh nghiệp khác phải quan tâm nhiều đến vấn đề ngân sách của mình. Tuy nhiên, công tác lập và kiểm soát ngân sách tại xí nghiệp hiện nay nặng về hình thức. Các dự báo doanh thu hay chi phí được làm một cách sơ sài. Riêng phần báo cáo ngân sách chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh mà không có báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán dự báo. Công tác kiểm soát ngân sách chỉ được tiến hành khi có yêu cầu của cấp trên, và thường được gắn với việc đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh cuối năm. Ngoài ra, người lập kế hoạch ngân sách mới chỉ dừng lại ở việc đưa ra các con số mà không có kế hoạch hành động đi kèm. Công tác lập kế hoạch ngân sách cũng chưa có sự tham gia một cách tích cực của mọi người một phần vì họ chưa thấy được ích lợi và tầm quan trọng của nó. Chính vì những lí do nêu trên, tôi quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao”. Bằng những kiến thức đã học và tìm hiểu kinh nghiệm thực tế, đề tài mong muốn đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Với phạm vi nghiên cứu của đề tài, chuyên đề sẽ tập trung trả lời các câu hỏi như: - Hạn chế của công tác xây dựng ngân sách tại V75 hiện nay như thế nào? - Khả năng đổi mới và giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp? Ngoài lời mở đầu và lời kết luận chuyên đề sẽ bao gồm ba chương: Chương I: Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Chương II: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Chương III: Một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Gắn kế hoạch hành động và kế hoạch ngân sách là một đề tài mới, có rất ít tài liệu nghiên cứu đi trước, xong đây lại là một xu thế tất yếu để biến các kế hoạch thành hiện thực và gắn bó trách nhiệm của người quản lí cao hơn với kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Do còn chưa có nhiều kinh nghiệm cũng như hạn chế về trình độ, nên bài viết không tránh khỏi sai sót. Tôi rất kính mong nhận được những ý kiến đóng góp để bài viết hoàn thiện hơn. Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo -Th.S Vũ Cương- giảng viên khoa Kế hoạch và Phát triển- trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, cùng các anh chị trong phòng Kế toán-Thống kê- tài chính, cũng như các anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện chuyên đề này. Chương I Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ 1.Một số khái niệm 1.1. Dịch vụ vận tải đường bộ Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lựa chọn hàng hoá hoặc dịch vụ làm phương tiện của mình. Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫn chưa được định nghĩa một cách thống nhất, mà thường được hiểu là những hoạt động hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hóa. Theo giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” định nghĩa: Kinh doanh dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời sống cho dân cư cũng như những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội. Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách “ Lựa chọn bước đi và giải pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- NXB Lí luận chính trị – 2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con người được kết thành các loại sản phẩm vô hình và không thể cầm nắm được. Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh: bưu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ tư vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc, giặt là… Căn cứ vào tính chất của dịch vụ người ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ: + Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bưu điện, may đo, sửa chữa… + Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hướng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh… Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau. Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt động hỗ trợ. Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngược lại dịch vụ chính là hoạt động mang lại lợi nhuận chính cho công ty. Trong ngành dịch vụ, vận tải đường bộ là một bộ phận không thể tách rời. Dịch vụ vận tải đường bộ là một bộ phận của hệ thống dịch vụ có tính chất sản xuất. Dịch vụ vận tải có thể chia ra thành nhiều loại hình như dịch vụ vận tải đường thuỷ, đường hàng không, đường sắt… Dịch vụ vận tải là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có nhu cầu chủ yếu là vận chuyển hàng hoá và vận chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác. Dịch vụ vận tải đường bộ theo phân loại của WTO bao gồm: + Vận tải hành khách + Vận tải hàng hóa + Cho thuê xe cùng người lái + Bảo dưỡng sửa chữa thiết bị vận tải + Các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đường bộ Doanh nghiệp dịch vụ vận tải là chủ thể kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trên thị trường nhằm làm tăng giá trị của chủ sở hữu. Tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ, hoạt động dịch vụ là hoạt động chính, chi phối toàn bộ mọi hoạt động khác của doanh nghiệp. 1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp. Khi nói đến ngân sách người ta thường nghĩ đến những khoản tiền, và thường nghĩ đến ngân sách nhà nước. Ngân sách trong doanh nghiệp là một thuật ngữ được gắn với ngân sách nhà nước cấp hay quản lí ngân sách của nhà nước tại các doanh nghiệp. Nhưng thực tế thì ngân sách là một cụm từ có ý nghĩa khác hẳn và được sử dụng rộng rãi để biểu thị những kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai, không chỉ của nhà nước mà cho cả các doanh nghiệp thậm chí là ngân sách của gia đình, ngân sách của cá nhân. Ngân sách, đơn giản được định nghĩa là: Theo “ Managing budgets, 2000 Dorling Kindersley Limited” –NXB Trẻ – 2004: ngân sách là một bản những kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước 1 khoảng thời gian cụ thể thường là một năm. Còn theo “ Giáo trình kế hoạch kinh doanh” : ngân sách là kế hoạch được mô tả bằng các thuật ngữ tài chính và được hoạch định trong một thời gian nhất định nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra Người ta thường nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dự kiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty được kì vọng sẽ đạt được và tổng chi tiêu được phép có. Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồm những kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũng như ước lượng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ). Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặt quan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch vụ… đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả thi. Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng. ở tầm vĩ mô ngân sách đã khẳng định vị thế của mình khi nó luôn được xem xét rất thận trọng trong các kì họp quan trọng của Chính Phủ. Một bản ngân sách không hợp lí có thể là nguyên nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá trình thực hiện các mục tiêu. Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất đi vị trí của nó. Đó chính là những hành động trong tương lai của doanh nghiệp. Vì thế một ngân sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đường đã lựa chọn của mình. 2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và ảnh hưởng của nó đến kế hoạch ngân sách. Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ quản lí quá trình hoạt động kinh doanh theo nhiều khâu khác nhau như: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá hoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch điều vận. Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với những hợp đồng, những kế hoạch điều vận. Ngân sách bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ. Ngân sách giành cho việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Có hợp đồng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động. Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải được thực hiện cụ thể, chi tiết cho từng ngày, từng giờ. Người điều hành phương tiện và phương tiện chủ yếu hoạt động ở bên ngoài doanh nghiệp. Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kế hoạch ngân sách hay kì ngân sách. Kế hoạch sẽ được lập thành nhiều kì điều hành trong một năm sao cho thật linh hoạt. Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lương cần phải được thiết lập theo hướng khuyến khích sự tìm kiếm hợp đồng vận chuyển của các lái xe. Sản phẩm vận tải là sản phẩm không có hình thái hiện vật, đơn vị tính sản phẩm là tấn, km vận tải hoặc người, km vận chuyển hàng hoá, sản lượng bảo dưỡng sửa chữa, ngày doanh vận. Nên trong các ngân sách doanh thu hay chi phí điều quan trọng là phải xác định được, không phải là sản lượng bán hàng mà là sản lượng vận tải và sản lượng sửa chữa. Đây chính là công việc đầu tiên và quan trọng nhất khi lập kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Một đặc điểm quan trọng của dịch vụ vận tải đường bộ là quá trình sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời nên trong doanh nghiệp không có kế hoạch dự trữ sản phẩm hay chuyển sản phẩm sản xuất từ thời kì này sang tiêu dùng ở thời kì khác. Như vậy, doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ có những đặc điểm rất riêng chi phối rất nhiều đến hệ thống kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp. Để có một kế hoạch hoàn thiện thì các yếu tố này cần phải được xem xét một cách thật thận trọng. 3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp. 3.1. Qui trình Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ cũng như các doanh nghiệp khác luôn luôn cần một kế hoạch ngân sách thật chính xác. Hoạch định ngân sách là một việc rất quan trọng và không thể chấp nhận sai sót. Ngân sách cần được thiết lập có độ chính xác cao ngay từ lần đầu tiên. Để làm được việc này doanh nghiệp nên theo một qui trình chặt chẽ: Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. Soạn thảo Chuẩn bị Kiểm soát - Xác định mục tiêu chung của công ty - Chuẩn hoá ngân sách - Đánh giá hệ thống - Phân tích sự khác biệt giữa thực tế và dự toán - Theo dõi sự khác biệt và phân tích sai số -dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm - Thu thập thông tin, chuẩn bị dự toán ngân sách đầu tiên - Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích - Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền mặt từ BCĐKT và BClãi lỗ - Xem lại qui trình hoạch định ngân sáchvà chuẩn bị ngân sách tổng thể Nguồn: Sách “ Quản lí ngân sách” – Lê Tuyên (dịch)- NXB Trẻ- 2004 Qui trình trên không đảm bảo thành công nhưng chất lượng của công tác hoạch định ngân sách sẽ được cải thiện rất nhiều. Ba nhiệm vụ( chuẩn bị, soạn thảo, kiểm soát ) trong qui trình là khác nhau nhưng quan trọng như nhau. Nghiên cứu cho thấy, hầu hết những ngân sách không đạt được mục tiêu đều do không có kế hoạch tốt hoặc không được theo dõi. Các công ty thường nhảy ngay vào soạn thảo ngân sách mà không suy nghĩ hay chuẩn bị, không kiểm soát về sau trong chu kì hoạch định ngân sách, Đầu tiên để có được những thông tin cần thiết doanh nghiệp phải có những bước chuẩn bị thật tốt. Chuẩn bị cho ngân sách càng tốt thì công ty càng gặp ít khó khăn sau này. Qui luật Pareto: 80% kết quả đạt được chỉ cần với 20% công sức nhưng nếu không chuẩn bị chu đáo, 20% kết quả còn lại sẽ lấy đi 80% công sức bỏ ra. Công ty phải xác định ngay từ đầu, đâu là mục tiêu chính cần theo đuổi. Là tăng sản lượng vận tải? tăng sản lượng sửa chữa? tăng doanh thu? giảm chi phí? quảng bá thương hiệu? hay gắn kết các hoạt động của các phòng ban trong công ty?... Việc xác định những mục tiêu, chính là cách lên kế hoạch cho tương lai mà không mâu thuẫn với mục tiêu mà công ty đang theo đuổi. Hay nói một cách khác sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán ngân sách cho các kế hoạch ấy. Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa. Doanh nghiệp nên thiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách. Công việc này sẽ giúp cho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn. Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cùng nhau xem xét, kết hợp với nhau xem có theo một chuẩn chung hay không. Công việc này không hề đơn giản nếu như mọi cá nhân chỉ khư khư giữ lấy cái tôi của mình. Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy được hiệu quả nếu chúng ta tiến hành kiểm soát nó. Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi cùng với nhau. Các bản kế hoạch được xây dựng không chỉ được xây dựng để tính đến các kết quả trong tương lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm soát. Kiểm soát nên được tiến hành thường xuyên theo những kì điều hành ngắn được cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo tháng hoặc theo quí. Công việc này do chính những người thực hiện kế hoạch làm và gửi các báo cáo sai số của mình lên Ban ngân sách. Công việc kiểm soát sẽ được giảm nhẹ nếu đảm bảo đủ hai yêu cầu sau: Thứ nhất, công tác kiểm soát thường xuyên có chất lượng tốt do mỗi cán bộ phụ trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên. Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênh lệch, vào bất kì lúc nào mà anh ta cho là quan trọng. Để theo dõi thật chặt chẽ ngân sách, doanh nghiệp cần phải theo 4 bước của qui trình sau đây: Lâp/điều chỉnh ngân sách Hình 2: Qui trình kiểm soát ngân sách So sánh kết quả thực tế với ngân sách Có biện pháp kiểm soát nếu cần thiết Ghi nhận kết quả thực tế Nguồn: Sách “Quản lí ngân sách”- NXB Trẻ - 2004 * So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách So sánh kết quả thực tế với ngân sách là công việc cần làm đầu tiên khi tiến hành kiểm soát. Các dự báo ngân sách được thiết lập cho năm ngân sách và được chia thành các thời kì tương ứng với kì hạn kiểm soát dự tính. Mục đích của việc so sánh này là nhằm phát hiện ra những chênh lệch. Công ty có thể thiết lập các báo cáo sai số để dễ dàng báo cáo với các cán bộ cấp trên. Nhưng câu hỏi đặt ra ở đây là những số liệu dùng để so sánh? Giả sử chúng ta tiến hành kiểm soát cho quí II, sau khi đã tiến hành kiểm soát cho quí I, như vậy số liệu là của cả hai quí hay của một quí? Thường thì chúng ta có thể tiến hành so sánh dữ liệu kiểm soát với dữ liệu dự báo, tuy nhiên cần phải vượt qua mức độ kiểm soát này vì hai lí do: Từ kì này qua kỳ khác có sự kết chuyển có thể do đơn hàng chậm, phân chia các chi phí…điều này làm cho khi cộng nhiều kì vào với nhau con số mới thật có ý nghĩa, và mới dễ phân tích nếu có chênh lệch Thứ hai, ngân sách được lập cho một năm và phân chia thành nhiều kì khác nhau. Số liệu của cả năm mới là số mục tiêu chính. Vì thế, khi tiến hành kiểm soát tại một kì nào đó nên cộng số liệu của các kì trước đó và tiến hành lượng hoá lại toàn bộ năm ngân sách theo các kết quả đã thực hiện. Theo cách đó chúng ta có thể đối chiếu năm ngân sách mà không sợ tiến triển thuận lợi hoặc bất lợi của kì này hay kì khác đánh lừa chúng ta về kết quả cuối cùng. *Kiểm soát nên được tiến hành với 3 công việc chính: +Kiểm tra số liệu của kì vừa qua +Cộng dồn số liệu của các kì đã qua từ khi bắt đầu năm ngân sách + ước lượng lại toàn bộ năm ngân sách theo những thay đổi phát sinh tại kì kiểm soát thấy có ảnh hưởng trong tương lai. * Phân tích các chênh lệch Sau khi đã có những báo cáo sai số chúng ta tiến hành phân tích chúng. Cần phải tìm hiểu kĩ càng những sai lệch, xem đó là sai số do lập ngân sách hay sai số do không đo lường trước được. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải phân tích tất cả các sai lệch. Chúng ta có hai cách để đo lường các chênh lệch: theo ngoại lệ hoặc linh hoạt. ** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh lệch có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo. Chênh lệch có thể được đo lường theo số lượng tuyệt đối hoặc theo giá trị tương đối. Thường thì cách này dựa vào kinh nghiệm của những người kiểm soát ngân sách. Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân tích khi qua một ngưỡng nào đó. Điều này xem ra là khó khăn đối với những doanh nghiệp mới áp dụng việc kiểm soát ngân sách nhưng thường thì chỉ sau đó một thời gian ngắn họ có thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất và đặt ra được ngưỡng chênh lệch. Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp ích rất nhiều trong giai đoạn đầu này. ** Kiểm soát linh hoạt Kiểm soát linh hoạt là cách đo lường thực sự, không dừng lại ở việc xem xét đơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ảnh hưởng với nhtheer‡ Ví dụ Bảng 1: Ví dụ về kiểm soát linh hoạt Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch số tuyệt đối số tương đối(%) Sản lượng vận tải 12000 12500 500 4.2 Giá cung cấp dịch vụ 3600 2500 -1100 -30.6 Chi phí 200000 250000 50000 25.0 Như vậy, chi phí đã tăng lên đến 25%, điều này là ngưỡng đáng phải quan tâm. Tuy nhiên, nếu để phân tích chi phi một mình như vậy thực sự là không có ý nghĩa chút nào bởi vì chi phí tăng lên, nhưng giá cung cấp dịch vụ và sản lượng vận tải đã tăng lên. Nhưng sự giảm của giá cung cấp dịch vụ( giả thiết ở đây công ty tính tất cả chi phí vào giá) còn phụ thuộc vào tỉ lệ chi phí cố định được phân bổ trong tổng chi phí… Tóm lại, điều quan trọng trong việc phân tích các sai lệch là phải quan tâm tìm hiểu thật kĩ nguyên nhân gây ra chênh lệch ấy. * Xác nhận các kết quả Sau khi phân tích các chênh lệch, chúng ta đã có thể phân loại ra được chênh lệch nào là do dự toán ngân sách, chênh lệch nào không thể đo lường trước được. Doanh nghiệp phải xác nhận các kết quả đó và tiến hành bước tiếp theo. * Có biện pháp điều chỉnh ( nếu cần) Mọi thứ đều có nguyên nhân của nó. Nhưng nguyên nhân quan trọng mới là điều cơ bản. Nếu lỗi là do dự toán thì nguyên nhân có thể là do chưa nghiên cứu kĩ các lượng đã dự toán, không hiểu rõ những gì chi phối tài chính của một doanh nghiệp, hoặc chưa kiểm tra hết số liệu …Giải pháp cho vấn đề này khi doanh thu thấp và chi phí cao là đảo ngược tình thế. Với doanh thu thấp có phải là giá quá cao hay không, chi phí cho nhân viên qua thấp hay không…Với mỗi khoản mục chúng ta phải xem xét cả lượng, thời gian. Sau khi đã xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp cần phải cân nhắc xem có thể điều chỉnh được chênh lệch đó trong ngân sách sắp tới hay không. Nếu nguyên nhân do lỗi dự toán thì chúng ta cần phải tiến hành dự toán lại. Còn nếu là do khách quan thì có thể tìm phương án khác không. Ví dụ giá nhiên liệu quá cao ảnh hưởng đến chi phí thì doanh nghiệp có thể tìm kiếm hay thay thế nguồn nhiên liệu nào khác rẻ hay không… Tóm lại, kiểm soát ngân sách là một công việc vô cùng quan trọng. Quan trọng không chỉ vì chúng ta có thể kiểm soát chính xác ngân sách của doanh nghiệp mà bởi kinh nghiệm chúng ta thu được trong việc dự báo ngân sách tiếp theo và chúng ta đang ngày càng hiểu sâu sắc hơn về thị trường, về công ty qua việc tìm ra nguyên nhân của nó. Bước còn lại là xây dựng kế hoạch của qui trình kế hoạch ngân sách sẽ được trình bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế hoạch ngân sách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. 3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp. Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng. Nếu phân theo thời gian chúng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Còn phân theo nội dung, tính chất của kế hoạch có kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến lược được soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không đồng nghĩa với kế hoạch dài hạn. Kế hoạch chiến lược có thể chỉ trong một thời gian ngắn, miễn là doanh nghiệp sử dụng nó như là hành động tổng thể để phát triển doanh nghiệp: thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình. Để thực hiện được những chiến lược đó, kế hoạch phải được cụ thể hoá bằng hệ thống các kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến thuật bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ, kế hoạch đầu tư phương tiện mới, kế hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing. Kế hoạch chiến thuật có thể hiểu như kế hoạch tác nghiệp. kế hoạch đầu tư Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Kế hoạch cung cấp dịch vụ Kế hoạch Marketing Kế hoạch tài chính( ngân sách) Kế hoạch nhân sự Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trường ĐHKTQDHN Sau khi các kế hoạch được xây dựng xong, công việc tiếp theo là lượng hoá chúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm phương tiện vận tải, chi phí cung cấp dịch vụ, nhu cầu vốn, chi phí kí kết hợp đồng vận tải…Đây chính là công việc của kế hoạch ngân sách. Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chương trình của doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình. Như vậy, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công của kế hoạch. Kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạch tác nghiệp. Ngân sách trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch chức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế hoạch. Các ngân sách không được thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả sẽ dẫn đến sự đổ vỡ của các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Tất cả điều này cuối cùng làm cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp không được thực hiện. Do vậy, việc kiểm soát ngân sách đóng vai trò hết sức quan trọng không những trong quá trình hoạch định ngân sách của doanh nghiệp mà còn trong việc tổ chức thực hiện chiến lược phát triển trong dài hạn. Chính vì thế, ngân sách có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. 4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Ngân sách là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch và kiểm soát công việc kinh doanh. Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lãnh đạo, với các phòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt được kết quả. Ngân sách cũng cho phép doanh nghiệp được chi bao nhiêu cho công ty của mình và đưa ra các chỉ tiêu về doanh thu. Hãy tưởng tượng rằng tại công ty không có một kế hoạch ngân sách nào. Vậy công ty ấy đang chi bao nhiêu tiền cho hoạt động của mình so với mục tiêu mà họ đã đặt ra là tối thiểu hoá chi phí chẳng hạn. Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào để đánh gía những gì họ đang làm và họ đang không có một định hướng nào cho việc chi tiêu ấy. Hành động ấy giống như là đang đi trên đường mà không biết đích đến. Điều này thật sự rất nguy hiểm. Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ quan trọng, đáng tin cậy để phân tích kết quả kinh doanh bằng cách theo dõi hoạt động thực tế, so sánh nó với kế hoạch. Ngân sách chính là nguồn thông tin quan trọng để công ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh đã thống nhất dựa trên hoạt động thực tế. Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhưng ở các công ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng. Ngân sách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của họ trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những người lập ra. Ngân sách thể hiện khả năng của người chuẩn bị. Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp Vai trò Mô tả Hoạch định Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn liền với chiến lược kinh doanh dài hạn Điều phối Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng ban trong công ty Thông tin Truyền đạt dễ dàng hơn các mục tiêu, cơ hội, và những kế hoạch kinh doanh đến các trưởng phòng ban. Khích lệ Khích lệ các nhà quản lí đạt được mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của công ty Kiểm soát Kiểm soát các hoạt động thông qua đối chiếu với kế hoạch ban đầu, điều chỉnh những chỗ cần thiết. Đánh giá Cung cấp khuôn khổ để đánh giá hiệu quả của những nhà quản lí trong việc đạt được mục tiêu của phòng ban và của cá nhân. Nguồn: Sách “ Quản lí kinh tế”-Lý Tuyên ( Dịch)-NXB Trẻ-2004 Trên đây là những vấn đề có tính chất tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Trong phần tiếp theo của chuyên đề sẽ tiếp tục đề cập một cách chi tiết hơn các bước còn lại của qui trình hoạch định ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ 1. Vị trí và yêu cầu 1.1. Vị trí Cũng như một ngôi nhà khi bạn tiến hành xây dựng nó thì kết quả cuối cùng phải là xuất hiện của một ngôi nhà. Công việc hoạch định ngân sách cũng vậy. Nếu doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngân sách thì kết quả cuối cùng phải là sự xuất hiện của một bản kế hoạch ngân sách. Muốn làm được điều ấy, doanh nghiệp phải tiến hành xây dựng nó. Xây dựng chính là bước tiếp theo của qui trình hoạch định ngân sách. Thiếu nó, ngân sách sẽ không thể được thiết lập và điều này cũng đồng nghĩa với việc bước tiếp theo là kiểm soát ngân sách cũng không thể xảy ra. Xây dựng ngân sách là bước quan trọng nhưng không có nghĩa đây là bước chính để hình thành nên kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không nên coi qui trình hoạch định ngân sách chỉ có xây dựng kế hoạch mà thôi. Muốn hoạch định tốt cần phải theo đúng qui trình như đã đề cập ở phần trên. Vậy những gì cần phải có và đạt đến trong bước tiếp theo này? 1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Thứ nhất, phải xây dựng kế hoạch ngân sách một cách liên tục. Yêu cầu này là rất quan trọng. Bởi vì tương lai không có gì là chắc chắn, nên ngân sách phải được xây dựng thường xuyên để phản ánh những thay đổi của môi trường kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ yêu cầu này càng quan trọng hơn. Ngành dịch vụ vận tải như trên đã phân tích đòi hỏi kế hoạch tác nghiệp phải được lập một cách liên tục, vì thế ngân sách cần được soạn thảo với kì ngân sách ngắn có thể là cho từng quí, từng tháng, từng tuần, thậm chí là từng ngày. Có như vậy mới phản ánh kịp thời những thay đổi hàng ngày tại doanh nghiệp khi đơn đặt hàng hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn. Mặt khác doanh nghiệp kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liên tục của giá cả thị trường đầu vào như xăng dầu, giá các loại phương tiện, giá của các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể được thể hiện trong các kế hoạch ngân sách được lập một cách thường xuyên. Thứ hai, xây dựng ngân sách liên tục nhưng không có nghĩa là nóng vội. Ngân sách cần được xây dựng sau khi đã chuẩn bị những thông tin cần thiết. Ngân sách đòi hỏi phải xây dựng sau khi đã suy nghĩ kĩ càng. Bản kế hoạch ngân sách sau khi xây dựng nên cần phải có tính thực tế. Thứ ba, khi xây dựng cần sự tham gia của mọi người. Đây dường như được xem là yêu cầu thật dễ dàng vì bản thân việc hoạch định ngân sách không phải trách nhiệm của riêng ai. Thế nhưng, thường thì tại các doanh nghiệp công việc này do các trưởng phòng, các lãnh đạo làm. Điều này làm cho ngân sách không phát huy hết được vai trò quần chúng của nó. Kế hoạch ngân sách được xây dựng nên, phải là kết quả của mọi người. Bởi chính họ mới là người trực tiếp tiếp xúc với công việc và hiểu những gì đang thực sự diễn ra, những chi phí nào họ cần để nâng cao khả năng phục vụ dịch vụ…Có như vậy mới tăng tính cam kết trong việc thực hiện của nhân viên và phát huy việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấp dưới của mình. Kế hoạch ngân sách phải là kế hoạch hành động chung cho toàn bộ doanh nghiệp. Thứ tư, kế hoạch ngân sách cần được xây dựng kèm với kế hoạch hành động. Việc xây dựng kế hoạch hành động cho ngân sách thường được bỏ qua vì các cán bộ cho rằng nó quá “ lằng nhằng”. Tuy nhiên, hiệu quả của kế hoạch ngân sách sẽ hơn rất nhiều nếu bên cạnh đó là một kế hoạch cho những khoản chi và cách thức để có được một doanh thu ấy. Kế hoạch hành động thực sự hữu dụng khi xây dựng kế hoạch đầu tư đối với các doanh nghiệp nhà nước mà vốn đầu tư chính được cung cấp bởi cơ quan cấp trên. Có được những hành động cho đầu tư sẽ thuyết phục hơn những nhà đầu tư. Yêu cầu cuối cùng là ngân sách phải được lập theo hướng chấp nhận linh hoạt. Có nghĩa là ngân sách nên được thiết lập với nhiều phương án, kịch bản khác nhau để đề phòng những trường hợp khác nhau có thể xảy ra. Yêu cầu này không hề dễ dàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể làm nếu cố gắng dự báo tốt những thay đổi trong tương lai sau khi đã có những thông tin tốt về thị trường. 2. Phương pháp xây dựng Dự báo những gì diễn ra trong tương lai là một trong những ảnh hưởng đến chất lượng của xây dựng kế hoạch ngân sách. Nhưng phương pháp xây dựng cũng quyết định ngân sách của một doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ , các phương pháp sau có thể dùng để xây dựng. 2.1. Phương pháp từ dưới lên. Theo phương pháp này cán bộ lập kế hoạch ngân sách trình bày các đề xuất cho cấp trên, trên cơ sở chương trình hoạt động đã định. Sau khi xem xét và điều chỉnh, nếu là doanh nghiệp lớn thì có thể theo nhiều cấp độ, các đề xuất này sẽ được tổng hợp và tạo thành ngân sách chung của doanh nghiệp. Sử dụng phương pháp này có ưu điểm là cán bộ lập kế hoạch có thể tự do bày tỏ ý kiến của mình. Ngân sách là của chính họ, nếu được duyệt sẽ là cam kết mà họ thực hiện, như vậy phát huy tính trách nhiệm trong các kế hoạch ngân sách. Tuy nhiên, phương pháp này không thường xuyên được sử dụng. Bởi vì: Cấp trên sẽ không dễ dàng gì khi phê duyệt một ngân sách không phải do họ định hướng xây dựng. Là những người chịu trách nhiệm định hướng cho toàn bộ doanh nghiệp, cấp trên sẽ không chấp nhận nếu các bản ngân sách không được giải trình một cách sâu sắc. Và ngân sách được phê duyệt không hẳn là ngân sách thể hiện định hướng quan trọng cho toàn bộ doanh nghiệp. Mặt khác, ngân sách do cán bộ cấp dưới lập có xu hướng tư duy bằng phép cộng. Họ sẽ thiết lập một báo cáo ngân sách theo hướng cộng vào năm trước một tỉ lệ nào đó, thường là tỉ lệ lạm phát mà họ dự kiến mà không tính đến các yếu tố khác như sự thay đổi công nghệ hay tăng năng suất lao động. Việc xét duyệt ngân sách sẽ mất nhiều thời gian do cấp trên có thể chưa đồng ý với những đề xuất. Điều này dễ gây chán nản đối với người xây dựng và họ có xu hướng tăng các dự toán chi phí, và giảm các dự toán doanh thu. Cho phép tạo ra một “ khoảng cách an toàn” cho những lần chỉnh sửa tiếp theo. Phương pháp này thường được áp dụng khi cấp trên tuyệt đối tin tưởng vào cấp dưới, hoặc doanh nghiệp đang phải đương đầu với nguy cơ suy giảm lợi nhuận hoặc tăng trưởng, hoặc cũng có thể là do sự tăng lên của giá thành. 2.2. Phương pháp từ trên xuống. Đây là phương pháp trái ngược với phương pháp ở trên. Theo phương pháp này từ các lựa chọn đã thực hiện và trên cơ sở chương trình hành động đã thông qua, cấp trên sẽ định ra cho mỗi bản ngân sách một giới hạn, phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó cán bộ cơ sở sẽ thiết lập các ngân sách hành động cho phép tuân thủ các định hướng này, thậm chí có thể làm tốt hơn, và trình bày các bản ngân sách theo yêu cầu của cấp trên. Phương pháp này cho phép đồng thời đảm bảo một sự liên kết về tổng thể các ngân sách, định hướng công việc của các cán bộ theo mục tiêu của doanh nghiệp, tránh hiện tượng tính quá cao chi phí và quá thấp doanh thu nhờ việc tính toán cẩn trọng hơn. Đây cũng là tiêu chuẩn để đánh giá thành tích của cán bộ xây dựng. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những hạn chế như giảm sự sáng tạo của cán bộ xây dựng, và không hứng thú thực hiện kế hoạch do họ không được xây dựng theo ý mình. Mặt khác những ấn định mục tiêu của cấp trên có thể chưa hợp lí do họ chưa hiểu hết tình hình thực tế, nên hiệu quả của các bản kế hoạch có thể không cao. 2.3. Phương pháp qua lại Chính vì những hạn chế của hai phương pháp trên mà phương pháp này nên được áp dụng. Đây là phương pháp kết hợp cả hai phương pháp trên. Theo đó các lựa chọn tổng quát sẽ được thực hiện ở cấp độ tổng thể, phần cần thực hiện ở cấp dưới sẽ được ước lượng và giao cho các cấp dưới dạng khung ngân sách, nhằm định hướng công việc lập ngân sách. Trên cơ sở các chương trình đã thông qua, và các định hướng đã nắm được, cấp dưới sẽ thiết lập các kế hoạch hành động bằng với việc tìm kiếm các giải pháp tiên phong cho phép thực hiện các mục tiêu tham vọng, và lượng hoá các kế hoạch này để trình cấp trên xem xét. Cấp trên sẽ xem xét và thảo luận các đề xuất này, so sánh chúng với khung ngân sách và có thể chấp nhận một số chênh lệch nếu nó được giải trình một cách hợp lí. Sử dụng phương pháp này tận dụng được ưu điểm của việc định hướng tập trung các công việc và sự sáng tạo của các cán bộ xây dựng, nhằm đưa ra một ngân sách vừa năng động, vừa thực tế và hợp lí, mà theo đó việc thực hiện sẽ do các cán bộ đảm nhiệm với tinh thần hợp tác. Phương pháp đúng đóng góp lớn vào sự thành công của ngân sách doanh nghiệp nhưng xây dựng theo đúng qui trình sẽ là cách đạt được ngân sách mong muốn một cách khoa học nhất 3. Qui trình xây dựng Hình 4: Qui trình xây dựng kế họạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Ngân sách cung cấp dịch vụ Ngân sách chi phí nguyên vật liệu Ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ Ngân sách chi phí lao động Ngân sách cung cấp dịch vụ và quản lí Ngân sách giá cung cấp dịch vụ Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Bảng cân đối kế toán Ngân sách đầu tư Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trường ĐHKTQDHN Công việc xây dựng kế hoạch ngân sách sẽ được bắt đầu với việc xây dựng kế hoạch ngân sách cung cấp dịch vụ. 3.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ ( Ngân sách thu) Hình 5: Qui trình xác định ngân sách cung cấp dịch vụ. Sản lượng vận tải, sản lượng BD- SC Ngân sách cung cấp dịch vụ Doanh thu cung cấp dịch vụ Giá cung cấp dịch vụ Nguồn: Người viết tự xây dựng 3.1.1. Nội dung Thực chất ngân sách cung cấp dịch vụ là việc dự toán doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ, trên cơ sở dự báo sản lượng vận tải, sản lượng bảo dưỡng – sửa chữa… và giá cung cấp dịch vụ. Ngân sách cung cấp dịch vụ được xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngân sách cung cấp dịch vụ được biểu thị cả về mặt số lượng và giá trị, kèm theo kế hoạch hành động cụ thể. + Số lượng: sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng… + Giá trị: Doanh thu cung cấp dịch vụ + Kế hoạch hành động: cách thức tiến hành để đạt mục tiêu 3.1.2.Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ. a. ý nghĩa. Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ là công việc quan trọng vì hầu hết các ngân sách sau này đều phải dựa vào đó. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá thì ngân sách doanh thu bán hàng là ngân sách quan trọng bậc nhất. Còn đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ, ngân sách doanh thu quan trọng nhất là dự toán sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa – bảo dưỡng. b. Yêu cầu. Doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ nên được phân chia thành các mục nhỏ, có thể theo phân khúc thị trường, loại hình phục vụ, vị trí địa lí thì công việc dự toán sẽ chi tiết và dễ dàng hơn. Nếu phân chia theo loại hình dịch vụ phục vụ, thì dịch vụ vận tải sẽ được phân thành: + Doanh thu từ hoạt động vận tải hành khách + Doanh thu từ hoạt động vận tải hàng hóa + Doanh thu từ việc cho thuê xe và người lái + Doanh thu từ việc sửa chữa bảo dưỡng + Doanh thu từ các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đường bộ Trong đó, có thể chi tiết theo đối tượng khách hàng hoặc theo thị trường… Ngoài ra, điều quan trọng là phải có phương pháp dự toán doanh thu thật chính xác. Phương pháp đúng sẽ quyết định đến thành công của một bản ngân sách. Và thời gian nhận được doanh thu cũng là một việc không thể bỏ qua. Công việc quan trọng là phải kiểm soát được dòng tiền mặt. Hầu hết các công ty có thể kinh doanh có lãi nhưng lại không có tiền mặt- dòng máu của kinh doanh tại những thời điểm cần thiết. Thường thì chi phí phải thanh toán trước khi nhận được doanh thu, đặc biệt trong những giai đoạn tăng trưởng, vì thế cần phải biết thời gian thu được tiền. Có thể dự toán được điều này thông qua phòng kế toán xác định xu hướng thanh toán trước đây và thông qua phòng kinh doanh để biết được tình hình tài chính của từng khách hàng, cũng như khả năng thanh toán của họ. Nhưng trước tiên để có được một ngân sách doanh thu tốt hãy bắt đầu từ việc xác định sản lượng vận tải trong tương lai. 3.1.2.1. Dự báo sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa – bảo dưỡng. ** Dự báo sản lượng vận tải a. ý nghĩa. Dự báo sản lượng vận tải là công việc đặc trưng nhất và quan trọng nhất trong công tác xây dựng kế hoạch doanh thu nói riêng và ngân sách toàn doanh nghiệp nói chung trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Những doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ khác với các doanh nghiệp hàng hoá, họ nhận doanh thu từ việc vận tải hành khách và hàng hoá, dựa trên phương tiện của họ hoặc cho thuê người lái… b. Phương pháp dự báo Để dự báo sản lượng vận tải có rất nhiều phương pháp khác nhau. Nhưng để có được một phương pháp chuẩn là điều không hề dễ dàng. Mỗi doanh nghiệp nên tuỳ theo tình hình của mình lựa chọn cho mình một hoặc kết hợp các phương pháp. b1. Phương pháp dựa trên sản lượng bình quân. Đây là phương pháp về thực chất là dựa trên khả năng của doanh nghiệp. Trên cơ sở xác định tổng số phương tiện hiện có và kế hoạch đầu tư, thay mới, hoặc thanh lí trong tương lai để xác định số phương tiện kì kế hoạch. Sau khi có được tổng số phương tiện có ở kì kế hoạch, nhân với sản lượng bình quân mà mác xe có thể vận tải trong một tháng để tính ra tổng sản lượng vận tải của toàn bộ doanh nghiệp trong kì kế hoạch. + Công thức: Lchạy = Tổng AKHI x Lchgi x 12 Tổng AKHI = Tổng AC + Ađt – Atl Lchgi = Avdi x Lni Trong đó: Lchạy : Tổng km sản lượng Tổng AKHI: Tổng số xe tham gia kì kế hoạch Lchgi : sản lượng bình quân của mác xe i Tổng Ac : Số xe hịên có Atl : Số xe sẽ thanh lí trong năm tới Ađt : số xe sẽ đầu tư trong kì tới * Ưu điểm: của phương pháp là khá dễ dàng tính toán. Số liệu chỉ cần có kế hoạch đầu tư và sản lượng vận tải bình quân trong một tháng của từng loại mác xe. * Nhược điểm: Tuy nhiên, đây là phương pháp mà sản lượng bình quân của mác xe có thể được xác định không chính xác nếu xe đó đã bị hư hỏng không có khả năng vận tải đáp ứng mức bình quân. Hơn nữa, kế hoạch được xây dựng dựa trên kế hoạch đầu tư. Làm như vậy là ngược bởi thường thì người ta phải dựa trên những nhu cầu dự báo trong tương lai của khách hàng để xây dựng kế hoạch đầu tư. Đây chính là lí do làm cho doanh nghiệp bị động khi phương tiện không đáp ứng được nhu cầu khách hàng, vì thế không khai thác cơ hội của chính mình. b2. Phương pháp dựa trên đánh giá của khách hàng Phương pháp sử dựng thông tin từ các cuộc nghiên cứu, thu thập thông tin về nhu cầu của khách hàng hiện tại và cả trong tương lai. Qua đó doanh nghiệp ước lượng sản lượng vận tải cho kì kế hoạch. * Ưu điểm Nếu thông tin được thu thập chính xác thì đây là phương pháp đáng tin cậy nhất Phương pháp này có thể áp dụng trong những doanh nghiệp mà khách hàng là truyền thống và doanh nghiệp độc quyền trong việc cung cấp dịch vụ, hoặc thị trường tương đối nhỏ. * Nhược điểm: Đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong việc thu thập thông tin và có mối quan hệ tốt với những người cung cấp thông tin. Việc làm này cũng đòi hỏi cho phí không nhỏ, và tốn kém thời gian trong quá trình thu thập thông tin. b3. Phương pháp dựa trên việc tính toán các số liệu trong quá khứ Phương pháp này dựa trên số liệu về sản lượng vận tải trong quá khứ. Bằng các phương pháp định lượng (phương pháp trung bình động, phương pháp san mũ giản đơn, phương pháp Brown...)và các mô phỏng để xác định sản lượng cho tương lai. * Ưu điểm Phương pháp thực sự dễ tính toán khi chuỗi số liệu của doanh nghiệp có sự biến động theo thời gian Có thể sử dụng dễ dàng với máy tính * Nhược điểm Đòi hỏi lưu trữ một cách có hệ thống các dữ liệu quá khứ. Kết quả dự báo chỉ có ý nghĩa trong ngắn hạn. ** Dự toán sản lượng sửa chữa – bảo dưỡng. Bảo dưỡng- sửa chữa là hoạt động thường bị nhầm lẫn với việc tính nó vào chi phí bảo dưỡng- sửa chữa. Bởi vì các doanh nghiệp cần phải bảo trì phương tiện của mình. Nên đây là một chi phí cũng khá lớn. Tuy nhiên với doanh nghiệp hoạt động sửa chữa- bảo dưỡng là một hoạt động cung cấp dịch vụ thì đó chính là doanh thu. Cách tính có thể dựa theo nhiều phương pháp khác nhau, tương tự như việc dự tính sản lượng vận tải, trừ dự tính theo sản lượng bình quân. Phương pháp đó có thể là dựa trên đánh giá của khách hàng, dựa trên số liệu quá khứ hoặc dựa trên đánh giá của những nhà quản lí… Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp có doanh thu chủ yếu từ việc sửa chữa- bảo dưỡng cho chính những phương tiện của mình thì việc dự báo khá là đơn giản sau khi đã có sản lượng vận tải. Doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào kế hoạch vận tải, và chế độ bảo dưỡng kĩ thuật của từng mác xe, tiến hành tính toán cho từng loại( phương pháp này chính là phương pháp định mức) Còn việc sửa chữa- bảo dưỡng cho khách hàng ngoài công ty sẽ dựa trên việc theo dõi các số liệu hàng năm. Theo nhà chế tạo, cấp sửa chữa- bảo dưỡng có thể căn cứ vào số km hoạt động hoặc thời gian sử dụng, tiêu chuẩn nào đến trước thì làm theo tiêu chuẩn đó trước + Đối với xe sử dụng nhiên liệu là xăng thì cấp sửa chữa- bảo dưỡng là: Theo km: 10.000 Theo thời gian: 6 tháng + Đối với xe sử dụng nhiên liệu là diezen: Theo km: 5000 Theo thời gian: 6 tháng Cứ sau 1000 km tiến hành một lần sửa chữa nhỏ, 3 lần sửa chữa nhỏ được tính thành 1BD2. Cứ sau thời gian vận hành phương tiện đạt tới 150.000 km được tiến hành sửa chữa lớn. Một lần sửa chữa lớn được tính thành 10BD2 Còn nếu tính theo giờ công theo chế độ của công nhân xưởng sửa chữa của xí nghiệp thì + 1năm có 2078h/tháng x12tháng = 24936 h =8312BD2 + Cấp bảo dưỡng: xe từ 4 đến 15 chỗ: 30h/1cấp = 1BD2 xe 24 đến 30 chỗ: 45h/1 cấp = 1.5BD2 xe trên 30 chỗ: 150h/1cấp = 5BD2 Sửa chữa nhỏ: 10 h/1lần Sửa chữa lớn: 300h/1lần = 10 BD2 Tổng hợp tất cả các BD2 nhân với đơn giá một BD2 sẽ ra được doanh thu từ sửa chữa- bảo dưỡng. Giá một BD2 là giá được xác định tuỳ theo dự báo về giá cả cung cấp dịch vụ. 3.1.2.2. Dự báo giá cả cung cấp dịch vụ Dự toán giá cả cung cấp dịch vụ là một trong những yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành dịch vụ vận tải đường bộ. Giá cả được coi là chìa khoá thành công đầu tiên, đứng trên cả thương hiệu và chất lượng phục vụ. Đó là lí do tại sao mà ngày càng nhiều các doanh nghiệp vận tải của Việt Nam, đặc biệt là taxi cạnh tranh nhau bằng cách đưa ra những mức giá rất hấp dẫn, giống như sự mọc lên rất nhiều hãng hàng không giá rẻ hiện nay. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ nhằm vào khách hàng sang trọng, cần thương hiệu mạnh thì giá cao lại là một trong những cách thức thể hiện khả năng của khách hàng. Vì thế, giá cả đối với doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ, được lựa chọn chủ yếu vào mục tiêu mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Nếu doanh nghiệp muốn thắng ở phân khúc thị trường phổ biến với những khách hàng có nhu cầu đơn giản là đi lại thì giá cạnh tranh là một mức giá cần phải tính đến. Mức giá này sẽ được xây dựng dựa trên việc đưa tất cả các chi phí vào giá, nhưng vẫn đảm bảo cạnh tranh được với đối thủ. Để tạo được mức giá này, ngân sách chi phí được dự toán là rất quan trọng. Ngân sách phải đảm bảo tối thiểu hoá chi phí để xác định một mức giá thấp nhất mà doanh nghiệp có thể. Tuy nhiên, tại một doanh nghiệp mà mục tiêu đặt ra là chiếm lĩnh phân khúc thị trường của những khách hàng có nhu cầu cao về mác xe, về thương hiệu mạnh … thì mức giá không cần tính đến việc tối thiểu hoá chi phí. ở đây giá cả lại không thành vấn đề miễn là doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu về chất lượng và mong muốn khẳng định vị thế của khách hàng. 3.1.3. Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình Sau khi đã dự toán xong sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng, giá cả cung cấp dịch vụ và doanh thu từ các hoạt động dịch vụ khác, tổng hợp lại doanh nghiệp sẽ có được ngân sách cung cấp dịch vụ: Bảng 3: Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình Khoản mục Số lượng Đơn giá Doanh thu Vận tải 1000 km 7500 7500000 Sửa chữa- bảo dưỡng 100BD2 1000000 1000000000 Cung cấp lái xe 5000000 Tổng 1012500000 Nguồn: Tác giả tập hợp 3.2. Ngân sách chi phí lao động Ngân sách chi phí lao động bao gồm ngân sách chi phí lao động trực tiếp và ngân sách lao động gián tiếp. Để xác định được chi phí lao động, doanh nghiệp cần phải xác định được số lao động kì kế hoạch, và mức tiền lương ứng với từng loại lao động. a. Phân loại lao động Lao động trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ được chia thành: + Lao động là công nhân lái xe + Lao động là công nhân sửa chữa + Lao động để cho thuê + Lao động phục vụ chung b. Phương pháp xác định Tùy theo loại hình và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp: phương pháp khối lượng công tác kì kế hoạch, hay phương pháp định mức tổng hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm vận tải, hay phương pháp định biên. ở đây xin được phép giới thiệu phương pháp định biên và phương pháp định mức hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm: *Phương pháp tính số công nhân theo phương pháp định biên: Công thức: Nld = Ni x Akh Trong đó: Nld: Số công nhân lái xe kì kế hoạch. Ni: Hệ số sử dụng lao động cho từng mác xe. Akh: Số xe tham gia kì kế hoạch. Sử dụng phương pháp này có ưu điểm là dễ tính toán và được xác định dựa trên kế hoạch sản lượng vận tải. Tuy nhiên, con số hệ số sử dụng lao động cho từng mác xe là con số cần được xác định một cách chính xác. *Phương pháp định mức hao phí lao động cho một đơn vị sản lượng vận tải: Công thức: Nld = (Dt xNi)/Qt Trong đó: Nld: Số lao động cần thiết kì kế hoạch Dt: Định mức giờ công cho một đơn vị sản lượng vận tải Qt: Số giờ công làm việc của một lao động trong một năm Sau khi dự tính được số lao động cho toàn kì kế hoạch, trên cở sở mức lương mà doanh nghiệp dự tính chi trả cho từng lao động theo từng loại, tổng hợp lại sẽ thiết lập được ngân sách chi phí lao động. 3.3. Các ngân sách khác và phương pháp dự toán Các ngân sách khác ở đây bao gồm ngân sách chi phí nguyên vật liệu, ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí quản lí… 3.3.1. Phương pháp dự toán Đây là những ngân sách mà doanh nghiệp có thể dự tính theo nhiều phương pháp khác nhau: a. Phương pháp đầu ra/đầu vào Trên cơ sở những gì tạo ra, doanh nghiệp phải xác định thực hiện như thế nào, quyết định cần có những nguồn lực nào để thực hiện tạo ra được những đầu ra đó. Thông thường dễ mắc sai lầm là làm ngược qui trình này Đây là kết quả cần đạt được Đây là nguồn lực cần thiết Đây là cách để thực hiện Hoạch định đúng cách Đây là kết quả đạt được Đây sẽ là những điều sẽ làm với những gì đang có Đây là cái đang có Hoạch định sai cách b. Phương pháp “ Cộng vào kì trước” Phương pháp này xem xét việc chi tiêu của năm trước sau đó cộng vào theo một tỉ lệ nào đó. Tỉ lệ này được tính toán dựa trên những dự báo về tỉ lệ lạm phát hoặc tỉ lệ chịu sự thay đổi theo doanh thu trên cơ sở tính toán các số liệu trong quá khứ. Ví dụ:Bảng 4: Ví dụ cho phương pháp “ Cộng vào kì trước” Dự toán chi tiêu Chỉ tiêu Kì trước Thay đổi Năm nay Lương 20000 6% 21200 Điện 15000 2% 15300 Điện thoại 10000 5% 10500 Giấy 400 10% 440 Tạp chí 10 -2% 9.8 Bút, mực 5 3% 5.15 Thuê thiết bị 500 -10% 450 Sửa chữa 250 -5% 237.5 …. … Tổng 46165 48142.45 Nguồn: Người viết tự biên soạn Nhược điểm của phương pháp là các con số của kì trước có thể không chính xác. Hoặc có thể bỏ sót những chi phí tiềm ẩn. Tuy nhiên, đây vẫn là cách hoạch định đơn giản và thông dụng nhất do các nhân viên không muốn phức tạp hóa công việc của họ c. Phương pháp zero Phương pháp này là phương pháp dự tính chi phí trên cơ sở đặt nó với sự thay đổi của doanh thu, giả thiết tất cả đều bắt đầu từ điểm ban đầu ( zero) Phương pháp này đòi hỏi phải có lí do cho mọi chi phí Thích hợp nhất với những chi phí hỗ trợ và toàn quyền quyết định như chi phí tiếp thị. Phương pháp này có nhiều ưu điểm nhưng không được áp dụng một cách rộng rãi vì phải lên kế hoạch thật chi tiết nên công việc hơi nặng nề 3.3.2. Các ngân sách khác 3.3.2.1. Ngân sách chi phí nguyên vật liệu Mục đích: Xác định chi phí nguyên vật liệu để xác định số lượng nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động dịch vụ Nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động dịch vụ vận tải bao gồm: +Nhiên liệu: xăng, dầu +Săm lốp + Vật tư tổng hợp Ngân sách này có thể xác định theo phương pháp cộng thêm vào kì trước, vì đây là những chi phí có thể xác định theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng loại xe và giá cả thị trường. 3.3.2.2. Ngân sách chi phí dịch vụ Ngân sách chi phí dịch vụ là những chi phí liên quan đến việc đưa sản phẩm dịch vụ ra thị trường. Ngân sách này bao gồm: + Tiền chi trả cho các hợp đồng cung cấp dịch vụ + Chi phí vận chuyển + Chi phí quảng cáo, tiếp thị + Chi phí cho các đại diện thương mại + Chi phí khác Ngân sách chi phí dịch vụ thường được dự toán theo phương pháp zero vì thực tế những chi phí này do chính những người cung cấp dịch vụ đề ra trong tương lai, ít chịu ảnh hưởng từ bên ngoài. Để thật chính xác trong dự toán ngân sách này doanh nghiệp phải lên kế hoạch thật chi tiết chi phí cho từng hoạt động. 3.3.2.3. Ngân sách quản lí Ngân sách quản lí xác định các chi phí quản lí và hành chính cần thiết để quản lí một doanh nghiệp dịch vụ vận tải Ngân sách quản lí bao gồm: + Tiền lương nhân viên hành chính và cán bộ quản lí +Chi phí đi công tác + Chi phí cho phòng cháy chữa cháy và bảo vệ + Khấu hao thiết bị văn phòng + Khấu hao xe, phương tiện đi lại + Chi phí sữa chữa các nhà và thiết bị văn phòng + Chi phí đào tạo, huấn luyện cán bộ + Chi phí duy trì và dịch vụ vận tải + Thuế giá trị gia tăng được đưa vào giá cả cung cấp dịch vụ + Các chi phí khác Chi phí quản lí là chi phí được coi là cố định có điều kiện, bởi vì chi phí này không thay đổi trong kì ngân sách mặc dù khối lượng cung cấp dịch vụ thay đổi. Trên thực tế, chi phí này thay đổi theo qui mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó phương pháp sử dụng thích hợp để dự toán là phương pháp “ cộng thêm vào kì trước” 3.2.3.4. Ngân sách đầu tư Lập ngân sách vốn đầu tư thực chất là lập kế hoạch và quản lí các hoạt động đầu tư dài hạn trong doanh nghiệp. Hay ngân sách đầu tư là một bản trình bày các kế hoạch gia tăng hay cắt giảm máy móc, thiết bị, các dạng tài sản cố định khác của doanh nghiệp. Chi phí dự toán vốn đầu tư rất quan trọng đối với tương lai của một doanh nghiệp. Chi phí này thường diễn ra sớm và nếu không được kiểm soát, nó có thể gây ra hiệu ứng “domino” cho tất cả các công việc còn lại. Doanh nghiệp có thể mất những khoản tiền mặt rất lớn mà lẽ ra có thể giúp doanh nghiệp trụ vững mà nguyên nhân chủ yếu là do mua sắm lãng phí. Các công ty thường xây dựng những qui trình rất phức tạp và vòng vèo trong việc xét duyệt vốn đầu tư. Để có được một ngân sách đầu tư phê duyệt, các cán bộ xây dựng nên phải rất thận trọng. Trước tiên hãy chứng minh bằng ngôn ngữ tài chính chi bao nhiêu vốn cho nó, sau đó chứng minh tính khả thi bằng các chỉ tiêu như: lợi nhuận trên vốn đầu tư, thời gian thu hồi vốn…, các chỉ tiêu này phải tính đến giá trị tương lai cuả tiền. Đối với các doanh nghiệp cần nguồn vốn đầu tư từ cấp trên, ngân sách đầu tư lại càng quan trọng. Việc cấp trên có phê duyệt hay không phụ thuộc rất nhiều vào những luận chứng trong ngân sách đầu tư. 3.4 Dự báo các ngân sách tài chính. Ngân sách tài chính bao gồm: + Ngân sách thu và chi ( Dự báo kết quả kinh doanh) + Dự báo báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Dự báo bảng cân đối kế toán 3.4.1. Các khái niệm 3.4.1.1.Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kì nhất định. Báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp những thông tin tổng hợp về vốn, lao động, kĩ thuật và trình độ quản lí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo kết quả kinh doanh bao gồm kết quả kinh doanh từ hoạt động kinh doanh, kết quả kinh doanh từ hoạt động tài chính và kết quả từ các hoạt động khác. Trong báo cáo kết quả kinh doanh dự toán dự toán các chỉ tiêu kế hoạch. Một phần lớn các chỉ tiêu này được lấy từ các ngân sách cung cấp dịch vụ, ngân sách giá cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí quản lí… Ví dụ Bảng 5: Báo cáo kết quả kinh doanh của Timberland. Đơn vị: Triệu $ Chỉ tiêu 1992 1993 Doanh thu thuần 291.4 418.9 Giá vốn hàng bán 483.5 266.2 Lãi gộp 107.9 152.7 Chi phí bán hàng 57.1 82.6 Chi phí quản lí 24.2 29 Khấu hao tài sản cố định vô hình 0.7 0.8 Tổng chi phí hoạt động 82.0 112.4 Lợi nhuận trước thuế và lãi vay 25.9 40.3 Chi phí lãi vay 5.5 6.3 Chi phí khác 1.3 0.0 Tổng chi phí khác 6.8 6.3 Lợi nhuận trước thuế 19.1 34.0 Thuế thu nhập công ty 6.1 11.6 Lợi nhuận ròng 13.0 22.4 Nguồn: sách “ Phân tích quản trị tài chính” –Nguyễn Tấn Bình- NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh. 3.4.1.2.Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kì của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính. Mục đích của việc lập báo cáo là nhằm trình bày cho người sử dụng biết tiền tệ được sinh ra: bằng cách nào và doanh nghiệp đã sử dụng chúng như thế nào trong kì báo cáo. Người sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và dự toán các mặt chính sau: Dự đoán lượng tiền mang lại từ hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp thông qua xem xét việc thu và chi tiền trong quá khứ. Đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp Chỉ ra mối quan hệ giữa lãi, lỗ ròng và luồng tiền tệ bởi vì doanh nghiệp sẽ không thu được lợi nhuận nếu hoạt động kinh doanh của họ thiếu tiền. Xác định những nhu cầu tài chính cần thiết trong tương lai của doanh nghiệp như nhu cầu đầu tư TSCĐ, đầu tư nghiên cứu sản phẩm mới, đánh giá khả năng sinh lợi. Ví dụ: Bảng 6: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của công ty Timberland năm 1993( đơn vị: triệu$ I. Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh Lãi ròng 22.4 Thuế thu nhập ưu đãi chậm nộp 1.5 Khấu hao tài sản cố định 10.3 Các khoản phải thu -39.5 Hàng hoá tồn kho -41.6 Chi phí trả trước -3.2 Các khoản phải trả người bán 18.5 Chi phí phải trả 5.1 Thuế thu nhập phải trả -0.3 Lưu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động kinh doanh -26.8 II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư Tăng trong tài sản cố định -21.6 Tăng trong tài sản cố định khác -2.2 Lưu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động kinh doanh 23.8 III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính Các khoản vay ngẵn hạn 3.2 Các khoản vay dài hạn 50 Thanh toán nợ dài hạn đến hạn trả và các khoản cho thuê tài chính -2.6 Phát hành cổ phiếu thường 1 Lợi ích từ thuế do kế hoạch lựa chọn cổ phiếu 1 Mua lại cổ phiếu công ty -0.1 Lưu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động tài chính 52.5 ảnh hưởng đến tồn quĩ tiền mặt từ sự thay đổi tỉ giá hối đoái 0.1 Tổng cộng lưu chuyển tiền tệ 2 Tồn quĩ tiền mặt đầu năm 1.2 Tồn quĩ tiền mặt cuối năm 3.2 Nguồn: sách “ Phân tích quản trị tài chính” –Nguyễn Tấn Bình- NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh. 3.4.1.3.Bảng cân đối kế toán dự toán Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Về bản chất, bảng cân đối kế toán là một bảng cân đối tổng hợp giữa tài sản với vốn chủ sở hữu và công nợ phải trả. Dự báo bảng cân đối kế toán là dự báo tình hình về tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. Dự báo dựa trên cơ sở bảng cân đối đầu kì kế hoạch và những thay đổi trong từng tài khoản của bảng cân đối. Để xác định những thay đổi trong các tài khoản của bảng cân đối thông thươngf người ta sử dụng các thông tin từ báo cáo kết quả kinh doanh dự báo và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo. Ví dụ: Bảng 7: Bảng cân đối kế toán của công ty A năm 2002,2003 Tài sản 2002 2003 Nguồn vốn 2002 2003 Tiền mặt 10 80 Các khoản phải trả 60 30 Các khoản phải thu 375 315 Các khoản phải nộp 140 130 Hàng tồn kho 615 415 Nợ ngắn hạn 110 60 Tài sản lưu động 1000 810 Tổng nợ ngắn hạn 310 220 Tài sản cố định 1000 870 Vay dài hạn 754 580 Cổ phiếu ưu tiên 40 40 Cổ phiếu phổ thông 130 130 Lợi nhuận để lại 766 710 Vốn chủ sở hữu 896 840 2000 1680 2000 1680 Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh- Khoa KH & PT- trường ĐHKTQDHN 3.4.2. Sử dụng mô hình để dự báo Mô hình được thiết lập để tiện cho việc xây dựng các ngân sách tài chính dự báo. Mỗi một doanh nghiệp tuỳ theo tình hình, đặc điểm của mình có thể xây dựng với những chỉ tiêu, biến số khác nhau. Các bước tính toán bao gồm: - Dự báo doanh thu. Công việc này sẽ vẫn do người sử dụng mô hình dự toán như trong dự toán ngân sách cung cấp dịch vụ - Xác định các khoản mục trong các báo cáo năm trước thay đổi theo doanh thu và không thay đổi theo doanh thu - Đưa các khoản mục đã tính toán vào trong các báo cáo. Các công thức được thiết lập sẵn sẽ tính ra các giá trị của các khoản mục còn lại trên các báo cáo. Báo cáo kết quả kinh doanh sẽ được tính ra đầu tiên. Lúc này trên bảng cân đối kế toán sẽ xuất hiện chênh lệch giữa phần tài sản và phần nguồn vốn. Chênh lệch này phát sinh từ việc doanh thu tăng khiến các phần tài sản tương ứng tăng theo và làm tổng tài sản tăng cao hơn nguồn vốn. Do vậy, người sử dụng mô hình sẽ lựa chọn nguồn vốn cần tăng để tài trợ cho lượng tài sản mới tăng thêm. - Căn cứ vào các dự án đầu tư dài hạn khác chưa tác động đến doanh thu theo kế hoạch đã đề ra, người sử dụng tiếp tục thêm vào các khoản mục trong phần tài sản tương ứng với phần tăng tài sản dự tính tăng từ dự án, và phần nguồn vốn tương ứng với phần tài trợ đã xác định. - Xác định các tỉ lệ theo mục tiêu, chính sách hay những biến động không thay đổi nhiều qua các năm của doanh nghiệp: tỉ lệ khấu hao, tỉ lệ trả lãi vay, tỉ lệ hàng tồn kho… - Thiết lập các công thức tính toán và cho chạy mô hình trên bảng tính Excel. Chi tiết về mô hình được trình bày trong Phụ lục 1 ở cuối bài viết. 4. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách Công việc dự toán đã xong, đây là bước cuối cùng trong các bước xây dựng kế hoạch ngân sách. Các phòng ban sẽ tập hợp ngân sách đã dự toán lên Ban ngân sách. Ban ngân sách bao gồm chủ yếu những người lãnh đạo công ty, sẽ xem xét, thảo luận, chỉnh sửa. Sau đó ngân sách được thống nhất và trở thành ngân sách chung toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu hoạch định ngân sách chỉ dừng lại ở việc phê duyệt thì thực sự ngân sách đó không có ý nghĩa. Các bản kế hoạch ngân sách chỉ hữu dụng khi nó được kiểm soát thực hiện. Trên đây, là những nét chung nhất về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ. Sau đây bài viết sẽ đi sâu tìm hiểu công việc hoạch định ngân sách tại một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ có thật- Xí nghiệp ôtô V75 –Bộ Ngoại giao Chương II Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao I. Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75. 1. Giới thiệu chung về xí nghiệp. 1.1. Lịch sử hình thành ở bất kì nước nào và bất cứ thời kì nào, ngoại giao luôn là một vấn đề quan trọng của quốc gia. Tuỳ vào hoàn cảnh cụ thể tại từng thời kì mà ngoại giao giữ một vai trò, nhiệm vụ khác nhau. Để hoạt động ngoại giao đem lại hiệu quả thì đảm bảo việc đi lại của các đoàn đại biểu trong và ngoài nước là hết sức cần thiết. Nhận thức được điều đó, ngay từ những năm 1964 Bộ Ngoại giao đã thành lập đội xe riêng của mình với nhiệm vụ chính là đưa, đón và bảo vệ các đoàn đại biểu, các lãnh đạo cấp cao Quốc tế trên các tuyến đường trong nước. Ngày 30.5.7975, đất nước ta được hoàn toàn giải phóng. Trong công cuộc xây dựng đất nước, Đoàn xe mang tên V75 được thành lập trên cơ sở kết hợp hai đội xe: một của Bộ Ngoại giao nước Việt Nam dân chủ cộng hoà và một của Mặt trận giải phóng Miền nam Việt Nam. Nhiệm vụ chính của đoàn xe là đưa đón các đoàn khách quốc tế trong các cuộc họp quan trọng ở trong nước, đồng thời phục vụ việc đi lại của các Sứ quán nước ngoài tại Việt Nam. Trong thời kì này, ngoài đoàn xe V75 còn có đoàn xe của Cục Phục Vụ Ngoại giao đoàn. Cả hai đội xe này đều có mục tiêu và nhiệm vụ chung. Chính vì vậy, ngày 24/6/1986 Bộ Ngoại giao ra quyết định 49/TCQĐ thống nhất hai đoàn xe này thành Xí nghiệp ôtô V75 trực thuộc Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn. Quyết định này là hoàn toàn khách quan, phù hợp với yêu cầu về kinh tế xã hội lúc bấy giờ, và nó cũng góp phần phục vụ yêu cầu trong đổi mới quản lí kinh tế theo Nghị Quyết VI của Đại hội Đảng. Đó là chuyển các đơn vị sang hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng chế độ hạch toán kinh tế, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Ngay sau khi được thành lập, hoạt động trong cơ chế thị trường nên xí nghiệp có điều kiện để phát triển. Trong quá trình kinh doanh, qui mô xí nghiệp ngày càng mở rộng. Chính vì vậy đòi hỏi một sự thay đổi về quản lí. Năm 1993 là năm đánh dấu một bước ngoặt lịch sử lớn trong lịch sử của xí nghiệp khi Hội Đồng Bộ trưởng ra Nghị định 388/NĐ-HĐBT ngày 20.11.1991 và Nghị Định 156/NĐ-HĐBT ngày 7/5/1992 về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nước. Theo đề nghị của Bộ Ngoại giao, ngày 10/3/1993 Văn phòng Chính Phủ ra thông báo số 58/TB và Bộ Ngoại giao ra quyết định số 52 NG/QĐVP thành lập lại xí nghiệp ôtô V75 theo hình thức doanh nghiệp nhà nước, lúc này xí nghiệp trực thuộc Bộ Ngoại giao quản lí. Là một doanh nghiệp nhà nước lấy thu bù chi là chính nhưng vẫn coi mục tiêu chính trị là chính. Căn cứ chỉ thị số 500 của Nhà nước về sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước, ngày 27/12/1996 Bộ Trưởng Bộ Ngoại giao ra quyết định số 1726/NG-QĐ về việc thành lập lại xí nghiệp theo mô hình doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích. Xí nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản ở ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng, được thu ngoại tệ, sử dụng ngoại tệ theo qui định của nhà nước. Trụ sở của xí nghiệp đặt tại 27 ( nay là 231) Lê Duẩn –Hai Bà Trưng- Hà Nội. 1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, vì thế Xí nghiệp ôtô V75 có hoạt động phục vụ công ích là chủ yếu, bao trùm toàn bộ hoạt động của công ty. Nhiệm vụ của V75 là: - Vận tải ôtô phục vụ đưa đón các đoàn khách quốc tế quan trọng của Đảng và Nhà nước, của Bộ Ngoại giao, các bộ, các ngành và các tổ chức quốc tế tại Hà Nội. -Cung cấp lái xe phục vụ công tác cho các Sứ quán nước ngoài tại Việt Nam hoặc các Sứ quán Việt Nam tại nước ngoài. Ngoài ra, để tận dụng các phương tiện nhàn rỗi và khai thác các ưu thế sẵn có của mình, nâng cao hiệu quả kinh tế góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên, V75 còn thực hiện một số hoạt động kinh doanh sau: - Kinh doanh vận tải: các xe trong thời gian nhàn rỗi có thể được huy động sử dụng cho thuê các cá nhân và tổ chức tham quan, du lịch, cưới hỏi.. - Sửa chữa, bảo quản xe của đơn vị, của Bộ Ngoại giao, các Sứ quán và khách hàng khi có yêu cầu. - Xuất khẩu lao động tại chỗ: tiến hành cung cấp lao động cho các sứ quán và các tổ chức nước ngoài khi có yêu cầu. * Cơ cấu tổ chức. Xí nghiệp ôtô V75 tổ chức bộ máy theo mô hình tập trung dưới hình thức trực tuyến tham mưu + Ban Giám đốc: Gồm giám đốc là đại diện pháp nhân của xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Bộ trưởng Bộ Ngoại Giao về hoạt động của xí nghiệp. Giám đốc có quyền chỉ đạo điều hành cao nhất trong xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, tham mưu và thực hiện các nhiệm vụ theo phân công và uỷ quyền. + Văn phòng bao gồm: - Bộ phận tổ chức nhân sự: tổ chức bộ máy và lao động để đào tạo đội ngũ lái xe, đảm bao cung cấp đầy đủ số lượng lao động cho sản xuất, đồng thời làm công tác khen thưởng kỉ luật. - Bộ phận lao động-tiền lương: xây dựng chế độ tiền lương,bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động. chế độ thưởng phạt, quản lí quĩ lương và giải quyết các chế độ khác. - Bộ phận quản trị đời sống và xây dựng cơ bản: làm công tác quản trị và những vấn đề có liên quan đến điều kiện làm việc của các cán bộ, công nhân trong xí nghiệp, đồng thời tổ chức công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của xí nghiệp. - Bộ phận hành chính văn phòng: làm công tác văn thư, đánh máy, lên lịch hoạt động của xí nghiệp, chủ yếu là của Ban Giám Đốc để giúp Ban giám đốc Hình 5: Mô hình cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp ôtô V75 Văn phòng Các tổ chức đoàn thể Ban Giám Đốc Phòng kinh tế- kế hoạch - điều vận Phòng kế toán- tài chính- thống kê Phòng kĩ thuật – vật tư Các xưởng sửa chữa Đội xe MIA Đội xe Nghĩa Đô Đội xe Ngô Quyền Đội xe Vạn Phúc Lãnh đạo trực tiếp Kiểm tra giám sát Phối hợp ngang Nguồn: Tài liệu tại Xí nghiệp ôtô V75 Phòng kinh tế-kế hoạch- điều vận: - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hoạt động công ích được giao cho xí nghiệp. - Điều tra khảo sát thụ trường vận tải, lập các phương án kinh tế, các dự án. tổ chức qui trình và phát triển hoạt động đầu tư, kinh doanh sản xuất. - Xây dựng, kí kết hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đưa đón khách, khai thác năng lực vận tải. - Hướng dẫn, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, tổng hợp việc thực hiện các hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đưa đón khách, khai thác vận tải của các đơn vị, tổ chức cơ sở và cá nhân của đơn vị, của xí nghiệp. - Tham mưu cho Ban Giám đốc về các giải pháp, cơ chế quản lí nhằm đảm bảo hoàn thành vượt mức kế hoạch của xí nghiệp. Phòng kĩ thuật- vật tư: - Quản lí kĩ thuật, phương tiện, hướng dẫn sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa các phương tiện kĩ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật và công nghệ mới trong hoạt động vủa xí nghiệp. - Tổ chức cung ứng vật tư phục vụ sản xuất bên trong, quản lí hệ thống kho tàng, bảo tàng vật tư, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư. Đề xuất các phương án củng cố mở rộng dịch vụ sửa chữa ôtô. Phòng kế toán- thống kê- tài chính: gồm ba bộ phận: - Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ ghi chép, tính toán và phản ánh một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình hoạt động của các loại tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỉ luật thu nộp, thanh toán nhằm bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa. Cung cấp tài liệu phục vụ cho việc lập kế hoạch và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế ở xí nghiệp. - Bộ phận thống kê: Căn cứ các chỉ tiêu kinh tế qua các công tác hạch toán ban đầu ở các bộ phận, thu thập thông tin kinh tế và tổng hợp, phân tích số liệu để tổng hợp và báo cáo thống kê tổng hợp. - Bộ phận tài chính: lập kế hoạch tài chính, tổng kết và điều hành thực hiện kế hoạch tài chính. Tổ chức quản lí nguồn vốn và các nguồn thu chi, đảm bảo mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, bộ phận tài chính còn có nhiệm vụ giúp Giám đốc tiến hành thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh và các hợp đồng kinh tế một cách có hiệu quả nhất. Đảm bảo thực hiện chế độ chính sách và xây dựng các phương án giá thuộc phạm vi của xí nghiệp. Bên cạnh đó, xí nghiệp còn có các tổ chức khác như: Đảng uỷ xí nghiệp, công đoàn, Đoàn Thanh niên, Tự vệ, Nữ công… có vai trò phối hợp cho các hoạt động của xí nghiệp được hoàn chỉnh và hoàn thiện hơn. 1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất Là một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ, xí nghiệp có một hệ thống cung cấp dịch vụ tương đối đơn giản, đa dạng. Xí nghiệp có 4 đội xe: Đội xe Ngô Quyền, Vạn Phúc, Nghĩa Đô, MIA. Mỗi đội xe có khoảng 30-40 xe và có một đội trưởng. Mỗi đội xe được chia thành các tổ xe, gồm khoảng từ 10-20 xe, và có một tổ trưởng. Các đội xe chịu sự giám sát chặt chẽ của Ban Giám đốc, phòng kế hoạch, thực hiện các hợp đồng kinh tế mà xí nghiệp đã kí. Xí nghiệp tạo điều kiện cho các đội xe tự khai thác hợp đồng vận tải nhưng dưới sự giám sát của phòng kĩ thuật- điều vận. Nhờ việc trao quyền tự chủ cho các đội xe đã mang lại nguồn thu lớn cho xí nghiệp. Hằng ngày, đội trưởng nhận báo cáo từ các tổ trưởng để báo cáo lên Giám đốc về tình hình quản lí tài sản và lao động, lái xe, tổ chức thực hiện kế hoạch vận tải chấp hành lệnh điều xe, theo dõi kiểm tra việc giám sát thi hành nhiệm vụ của lái xe, bảo đảm an toàn kĩ thuật của các xe. Ngoài 4 đội xe trên, xí nghiệp còn có hay xưởng sửa chữa đặt tại 27 Lê Duẩn và Dịch Vọng. Xưởng sửa chữa, chuyên cung cấp dịch vụ cho các khách trong nội bộ ngành và khách có nhu cầu. Đây là những nét chung nhất về xí nghiệp. Chính điều đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến kế hoạch ngân sách tại doanh nghiệp. 2. Đặc điểm kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Như vậy, V75 là một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ, cung cấp dịch vụ vận tải trên các mặt như vận tải hành khách, sửa chữa- bảo dưỡng, cho thuê xe cùng người lái, và một số hoạt động hỗ trợ dịch vụ khác như: bán xăng dầu, bán vật tư, bán phụ tùng…trừ vận tải hàng hoá. Là doanh nghiệp dịch vụ nên V75 có hệ thống ngân sách tương tự các công ty dịch vụ vận tải đường bộ. Kế hoạch ngân sách sẽ được bắt đầu bằng việc dự tính sản lượng vận tải. Điều chi phối rất lớn đến kế hoạch ngân sách tại V75 đó là xí nghiệp là doanh nghiệp nhà nước, chịu sự chỉ đạo và định hướng từ Đảng uỷ xí nghiệp, Bộ Ngoại giao. Tất cả các hoạt động của xí nghiệp đều phải thông qua Bộ chủ quản và Đảng uỷ xí nghiệp. Kế hoạch được xây dựng tại xí nghiệp không chỉ kế hoạch ngân sách mà tất cả các kế hoạch khác đều phải trình Đảng uỷ và Bộ xem xét, phê duyệt. Điều đó đã làm cho xí nghiệp phải có tinh thần trách nhiệm hơn trong hoạt động, và hăng hái thi đua để giành thành tích. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có một nhược điểm là doanh nghiệp do chưa được toàn quyền quyết định nên không thể xây dựng cho mình những mục tiêu bản thân muốn theo đuổi. Nếu xí nghiệp có mong muốn với những mục tiêu đột phá thì cũng rất dễ nản lòng nếu không được Bộ và Đảng uỷ xét duyệt. Đây không chỉ là nhược điểm mà riêng V75 gặp phải mà là tình trạng chung của các doanh nghiệp nhà nước hiện nay. Và điều khá đặc biệt so với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ khác, V75 là một doanh nghiệp hoạt động công ích. Đây là đặc điểm chi phối lớn nhất đến kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp. Nhiệm vụ công ích phải được đặt lên hàng đầu, xí nghiệp có tham gia kinh doanh khi nhàn rỗi. Chính vì vậy V75 có được đặc cách trong việc vận chuyển hành khách tại những hội nghị quan trọng, là doanh nghiệp độc quyền trong phân khúc thị trường này. Khách hàng của V75 là khách hàng quan trọng, là nguyên thủ quốc gia hay lãnh đạo cao cấp. Một phần thu nhập kinh doanh có được cũng là do phục vụ các hội nghị này. Đó chính là những khách hàng đi theo đoàn (các doanh nhân đi theo để tìm kiếm cơ hội đầu tư chẳng hạn) nhưng không thuộc sự chi trả của Bộ Ngoại giao. Vì vậy đặc điểm của ngân sách trong xí nghiệp là phải tính riêng phần phục vụ công ích và phần kinh doanh, chỉ có phần kinh doanh phải chịu thuế VAT, và giá cả phục vụ công ích sẽ do Bộ Ngoại giao phê duyệt, doanh nghiệp tự đặt giá tại phần kinh doanh. Với những điểm như trên, phần nào chúng ta đã thấy được tầm quan trọng của ngân sách tại xí nghiệp. Ngân sách phải làm sao biểu đạt một cách rõ ràng giữa kinh doanh và công ích để thuận tiện cho việc tính thuế, biểu hiện nhiệm vụ công ích mà Bộ Ngoại giao giao phó. Để hiểu các nhà xây dựng ngân sách tại xí nghiệp đã làm gì để thể hiện tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách, phần tiếp theo sẽ xem xét, đánh giá một cách chi tiết. II. Đánh giá công tác lập kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. 1. Phương pháp xây dựng. Tại xí nghiệp hiện nay đang áp dụng phương pháp xây dựng ngân sách từ dưới lên. Có nghĩa là ngân sách được thiết lập bắt đầu bởi việc dự toán của các cán bộ phòng ban. Sau đó ngân sách sẽ được tổng hợp lại và trình lên Ban kế hoạch xem xét. Ban này được thành lập để cùng nhau xây dựng kế hoạch cho toàn xí nghiệp bao gồm những cán bộ chủ chốt của các phòng ban chuyên môn và Ban giám đốc, Đảng uỷ, các hội, đoàn thể. Sau khi ngân sách dự tính được trình lên, Ban kế hoạch sẽ xem xét, thảo luận để cùng với các cán bộ xây dựng hoàn thiện các dự toán ngân sách. Cuối cùng ngân sách được trình lên Bộ Ngoại giao xem xét, chỉnh sửa lần nữa nếu còn thiếu sót, và phê duyệt. Ngân sách được phê duyệt và trở thành ngân sách của toàn doanh nghiệp. Như vậy qui trình xây dựng được thiết lập với những thuận lợi thuộc về những nhà xây dựng ngân sách vì họ sẽ được toàn quyền quyết định trong việc soạn thảo. Phương pháp xây dựng như hiện nay có thể nói là phù hợp với xí nghiệp. Bởi vì hiện tại công việc kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra rất đều đều. Xí nghiệp không có những mục tiêu hay tham vọng quá lớn như tăng doanh thu, giảm chi phí, hay tăng thị phần… Vì thế phương pháp xây dựng này không bị ảnh hưởng bởi nhược điểm cán bộ xét duyệt không đồng ý với ý kiến của cán bộ xây dựng do không thể hiện được mục tiêu định hướng của doanh nghiệp. Mặt khác, phương pháp xây dựng này cũng không bị ảnh hưởng bởi nhược điểm cán bộ xây dựng có xu hướng tư duy bằng phép cộng trong các bản dự toán ngân sách. Vì thực tế thì công việc kinh doanh qua các năm không có thay đổi nhiều, cán bộ xây dựng chỉ cần dự toán dựa trên kết quả thực hiện của năm trước cộng thêm phần trăm thay đổi nào đó- phần trăm này có thể theo tỉ lệ lạm phát hoặc tỉ lệ theo doanh thu được tổng hợp qua các năm. Điều đáng bàn ở đây là tại sao một phương pháp được coi là ít được sử dụng trong các doanh nghiệp do những nhược điểm đã trình bày trong chương I, lại là phù hợp với V75 ? Phần lí giải về nguyên nhân đã được trình bày ở trên. Chỉ có điều sự phù hợp đấy lại là sự phù hợp dựa trên một nhược điểm lớn cho sự phát triển của một doanh nghiệp có nhiều lợi thế như V75. Sự phù hợp này là sự phù hợp do xí nghiệp không có những chiến lược hay mục tiêu dài hạn hoặc đột phá nào. Có rất nhiều các doanh nghiệp nhà nước tự hạch toán như V75 nhưng họ đã đề ra cho mình nhiều mục tiêu cao hơn chứ không chỉ là hoàn thành nhiệm vụ của nhà nước giao phó. Liệu V75 có nên chỉ dừng lại ở việc đưa đón các đoàn ngoại giao theo sự chỉ đạo của Bộ Ngoại giao, khi có trong tay rất nhiều phương tiện hiện đại, với những loại xe sang trọng, và đặc biệt là mác nhà nước mà không phải doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ nào cũng có? Câu trả lời này không chỉ thuộc về các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mà sự quyết định còn thuộc về phía Nhà nước. 2.Qui trình xây dựng Hình 6: Quy trình xây dựng kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp. Ngân sách cung cấp dịch vụ P. Kế hoạch P. lao động tiền lương Ngân sách chi phí nguyên vật liệu Ngân sách chi phí lao động Ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ Ngân sách giá cung cấp dịch vụ Vật tư tổng hợp Xăm lốp Nhiên liệu P. Kế toán P. Kỹ thuật vật tư Ngân sách cung cấp dịch vụ và quản lí Dự báo kết quả SXKD Dự báo bảng cân đối kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán Ngân sách đầu tư Kế toán + Kế hoạch + Kĩ thuật Chú thích Ngân sách tại xí nghiệp không được xây dựng Ngân sách tại xí nghiệp được xây dựng Biểu thị bước đi của qui trình hoạch định ngân sách Biểu thị đơn vị thực hiện xây dựng Đơn vị xây dựng Nguồn: Tác giả tự biên soạn. Như vậy tại xí nghiệp, ngân sách được xây dựng theo một qui trình khá hợp lí, bắt đầu từ việc dự tính ngân sách cung cấp dịch vụ, tiếp đó là các ngân sách chi phí và cuối cùng là các báo cáo. Tuy nhiên, có một số ngân sách không được thiết lập, đặc biệt là các báo cáo ngân sách tài chính dự báo. Chi tiết của vấn đề này sẽ được trình bày riêng thành các mục như dưới đây: 2.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ dự báo( ngân sách thu) Ngân sách cung cấp dịch vụ tại xí nghiệp thực chất là dự tính sản lượng vận tải, sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng… và giá cung cấp dịch vụ. Ngân sách doanh thu được thiết lập sau khi tiến hành dự báo sản lượng vận tải( bởi phòng kế hoạch điều vận), sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng ( bởi phòng kĩ thuật – vật tư), doanh thu bán vật tư, doanh thu lao động, và giá cung cấp dịch vụ( thuộc trách nhiệm của phòng Kế toán – thống kê - tài chính ) 2.1.1. Dự toán doanh thu 2.1.1.1. Đặc điểm của doanh thu Doanh thu cung cấp dịch vụ của xí nghiệp bao gồm: + Doanh thu từ hoạt động vận tải hành khách + Doanh thu từ hoạt động sửa chữa – bảo dưỡng + Doanh thu từ hoạt động bán vật tư + Doanh thu cung cấp lao động Các loại doanh thu được phân chia thành cung cấp cho hoạt động công ích và hoạt động kinh doanh. Sau đó được phân chia theo đối tượng khách hàng Bảng 8: Ngân sách doanh thu dự báo năm 2004 Chỉ tiêu Sản lượng Đơn giá Thành tiền Tỉ giá Doanh thu VNĐ $ I. Vận tải 1500000 6758472400 300908 6758472400 1.Phục vụ công ích 1140300 5602152400 262908 5602152400 - Nội bộ ngành 72200 4100 296020000 296020000 - Quốc tế 730300 0.36 4022492400 262908 15300 4022492400 - Các cơ quan khác 337800 3800 1283640000 1283640000 2. Kinh doanh 259700 1156320000 1156320000 - Quốc tế 100000 0.38 581400000 38000 581400000 - Các đối tượng khác 159700 3600 574920000 574920000 II. BD- SC và dịch vụ khác 32641 1305800000 1. BD- SC 1034 1100000 1295800000 32641 1295800000 a. Phục vụ công ích 383 421300000 421300000 b. Kinh doanh 795 874500000 32641 874500000 - Các đối tượng 341 375100000 375100000 - Quốc tế 454 499400000 32641 499400000 2. Các dịch vụ khác 10000000 III. Bán vật tư 716000000 1. Phục vụ công ích 616000000 - Các đối tượng 787500000 - Quốc tế 595540000 2. Kinh doanh 100000000 - Các đối tượng 50000000 - Quốc tế 50000000 IV. Cung cấp lao động 24675 377527500 Tổng 358224 9157799900 Nguồn: Báo cáo ngân sách doanh thu dự báo năm 2004 Như vậy, ngân sách được trình bày khá là chi tiết và dễ hiểu. Phần công ích và kinh doanh được tách bạch, và chi tiết đến từng loại khách hàng. Điều này đảm bảo tiện lợi cho việc tính doanh thu công ích và kinh doanh và so sánh khi được kiểm soát. 2.1.1.2 Dự báo sản lượng vận tải V75 sử dụng phương pháp dự báo sản lượng vận tải qua sản lượng bình quân . Ví dụ: Kế hoạch sản lượng vận tải năm 2005: Tổng km sản lượng: Lchạy = Tổng AKHI x Lchgi x 12 Tổng AKHI: là tổng số xe tham gia kì kế hoạch Tổng AKHI = Tổng Ac + Ađt – Atl = 133 +0 –9 =124 (chiếc) Tổng Ac: số xe hiện có của xí nghiệp :133 Adt: số xe sẽ đầu tư thêm: 0 Atl: số xe sẽ thanh lí: 9 Lchgi: Sản lượng bình quân tháng của mác xe i ( Chi tiết theo mác xe) Lchgi = Avdi x Lni Avdi: số ngày xe doanh vận hàng tháng của mác xe thứ i Lni: Km bình quân xe chạy bình quân của mác xe thứ i Qua kết quả tính toán đã xác định được sản lượng vận tải năm 2005 là 1.400.000 km. Sau đó dựa trên tỉ trọng sản lượng vân tải phục vụ công ích thường chiếm hơn 70%, xí nghiệp xác định sản lượng phục vụ công ích là 1.046.000km ( chiếm74.71% tổng sản lượng) *Nhận xét: Xí nghiệp áp dụng phương pháp dự tính sản lượng vận tải dựa trên sản lượng bình quân, thực chất là dựa trên năng lực vận tải là hợp lí. Vì xí nghiệp không được toàn quyền quyết định trong việc đổi mới, mua sắm phương tiện, đặc biệt là phương tiện lễ tân. Kế hoạch sản lượng vận tải được dự tính sau khi có kế hoạch mua sắm, thanh lí, đổi mới phương tiện. Thực tế thì tại xí nghiệp trong những năm qua việc mua mới phương tiện gần như không được thực hiện. Nguyên nhân là do nguồn vốn của xí nghiệp không lớn để có thể tiến hành mua các phương tiện đắt tiền. Vì thế xí nghiệp đã có những kiến nghị lên Bộ Ngoại giao để tiến hành chi trả cho các khoản tiền này nhưng hầu như không được chấp thuận. Nguyên nhân vì sao sẽ được trình bày trong phần ngân sách đầu tư. Việc dự tính ra sản lượng vận tải phục vụ công ích với những con số hơn 70% trong tổng sản lượng vận tải không phải là không có nguyên cớ. Vì theo luật, doanh nghiệp sẽ được tính là doanh nghiệp công ích khi doanh thu công ích chiếm từ 70% doanh thu toàn xí nghiệp. Các nhà xây dựng kế hoạch đã cố gắng để doanh thu công ích nằm trong giới hạn này. Ví dụ Bảng 9: Kế hoạch sản lượng vận tải qua các năm Đơn vị: Km Mác xe 2001 2002 2003 2004 1. Mercedes các loại 38400 63000 70000 120000 2. Chairman CM600L 19200 30000 4000 36000 3. Toyota Crown 124000 129000 36000 0 4. Toyota các loại 85000 133000 62000 60000 5. Toyota Landcruiser 15000 35000 127000 144000 6. Toyota Hiace 140400 128000 140000 150000 7. Toyota Coaster 62400 75000 58000 71000 8. Nissan các loại 20600 45000 79000 60000 9. Nisan Civiliar 60000 65000 35000 26000 10. Mazda 626 35000 58000 58000 40000 11. Mitsubishi Pajero 950000 739000 60000 56000 12. Volga 6000 32000 13. Huyndai XG 35000 25000 14. Huyndai 730000 680000 Tổng 1550000 1500000 1500000 1500000 Nguồn: Báo cáo kế hoạch vận tải tại Xí nghiệp ôtô V75 qua các năm Như vậy, qua biểu đồ trên cho thấy, sản lượng vận tải được lập cho các năm gần đây tương tự nhau. Điều này cho thấy năng lực vận tải của xí nghiệp qua các năm không có thay đổi nhiều. Đây lại một lần nữa cho thấy phương tiện hiện nay của xí nghiệp không được đổi mới. Việc năng lực vận tải không thay đổi nhiều qua các năm và có xu hướng giảm trong năm 2005 ( chỉ còn 14.400.000 km) là một khó khăn lớn với không chỉ của xí nghiệp, mà còn với cả Bộ Ngoại giao khi nhu cầu tăng đột biến. 2.1.1.3. Dự toán sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng. Doanh thu từ hoạt động sửa chữa- bảo dưỡng tại xí nghiệp chủ yếu thu được từ việc sửa chữa- bảo dưỡng các phương tiện hiện có tại xí nghiệp và của các Bộ, ban, ngành. Doanh nghiệp dùng một số chỉ tiêu từ việc dự tính sản lượng vận tải. Trên cơ sở những đặc điểm kĩ thuật của loại xe, và tình hình diễn biến doanh thu trong các năm xác định được doanh thu từ sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng năm 2005 như sau: Dựa trên kế hoạch vận tải năm 2005 thì số xe hoạt động của xí nghiệp hoạt động trong 6 tháng không đạt tới km bảo dưỡng nên áp dụng tính theo thời gian. Con số tính toán cụ thể như sau: Sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng xe nội bộ a. Sửa chữa nhỏ theo km trong đó: + Công ích: 459000 km : 1000 km/scn =459 SCN = 459: 3lần/1BD2 = 153 BD2 + Kinh doanh: 354000 km : 1000 km/scn = 354 = 118 BD2 b. Sửa chữa lớn ( theo thực tế tại xí nghiệp) + Công ích: 2 SCL = 20BD2 + Kinh doanh : 2 SCL = 20BD2 c. Bảo dưỡng theo thời gian 86 xe *2BD2/xe năm + 9 xe * 3 BD2/xe năm =199 BD2 trong đó: + Công ích: 119 BD2 + Kinh doanh: 80 BD2 d. Sửa chữa cho MIA 499840000 VND : 1100000 VND/BD2 = 454 BD2 e. Sửa xe ngoài: + Công ích: 10000000 VND : 1100000 VND/BD2=91BD2 + Kinh doanh: 80000000 : 1100000 VND/BD2 = 73 BD2 g. Sửa chữa bảo dưỡng thiết bị qui đổi 1500 h công : 30 h công BD2 = 50 BD2 Từ đó tính được sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng năm 2005 là: 1178 BD2. Sau đó nhân với đơn giá một BD2 sẽ tính được doanh thu từ hoạt động sửa chữa- bảo dưỡng. Giá này cũng được tính tương tự như giá cung cấp vận tải và sẽ được trình bày trong mục dưới đây. 2.1.2 Ngân sách giá cung cấp dịch vụ Giá tại xí nghiệp được phân thành hai loại: Một loại do Bộ Ngoại giao phê duyệt và một bộ phận do doanh nghiệp tự quyết định. Phần phê duyệt là phần tính cho giá cung cấp dịch vụ công ích, giá này không tính thuế VAT. Phần còn lại là phần giá giành cho việc kinh doanh. Công việc tính giá do phòng Kế toán – thống kê- tài chính đảm nhận. Với giá cung cấp dịch vụ công ích, giá cả được tính theo phương pháp cộng tất cả các chi phí vào giá. Doanh nghiệp sau khi xác định được giá thành sẽ trình với Bộ Ngoại giao phê duyệt. Sau đó mức giá này sẽ được dùng cho việc tính doanh thu cung cấp dịch vụ công ích. Tuy nhiên, Bộ Ngoại giao không phê duyệt theo từng năm một mà thường dùng mức giá này cho khoảng 2,3 năm. Nếu không đủ để bù đắp chi phí thì theo luật xí nghiệp sẽ được nhận khoản bù đắp này và được tính vào doanh thu cung cấp dịch vụ công ích. Như vậy, sẽ có hai trường hợp xảy ra: Nếu mức giá là phù hợp, Bộ Ngoại giao sẽ không phải bù đắp cho doanh nghiệp. Doanh thu chỉ phải tính một lần và doanh nghiệp không cần phải báo cáo xin bù đắp. Thứ hai, nếu mức giá không phù hợp Bộ Ngoại Giao sẽ phải xem xét để bù đắp và doanh nghiệp sẽ phải báo cáo phần phải bù đắp. Điều đó cho thấy việc tính giá và phê duyệt giá như vậy thường không phản ánh kịp thời diễn biến về chi phí trên thị trường. Nếu xí nghiệp cần phải bù đắp thì cũng gặp không ít khó khăn do qui trình xin bù đắp khá là phức tạp, mất nhiều thời gian, và thủ tục hành chính… Về phía giá cả cung cấp dịch vụ kinh doanh: giá cả không phải là sự cộng tất cả chi phí vào giá. Nhìn chung so với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải khác mức giá trung bình cho một km vận tải không phải là cao, nhưng điều khác là xí nghiệp tính giá theo ngày doanh vận. Tức khách hàng phải trả cước phí cho cả ngày doanh vận bình quân của mác xe đó cho dù họ có dùng ít hơn đi chăng nữa. Điều đó đã làm cho V75 có giá khá cao so với các doanh nghiệp khác, đặc biệt là các hãng taxi. Mức giá này được tính riêng cho từng mác xe và theo đối tượng khách trong nước hay quốc tế. Giá càng cao khi mác xe càng sang trọng. Phương pháp tính giá cho hoạt động kinh doanh như vậy là phù hợp bởi doanh nghiệp không có ý định nhằm tới khách hàng có nhu cầu đơn giản là vận chuyển, mà là khách hàng có thu nhập cao, cần mác xe sang trọng. Giá cao không phải là vấn đề lớn đối với họ. Riêng đối với giá cung cấp dịch vụ sửa chữa- bảo dưỡng, xí nghiệp không phân biệt giá công ích và kinh doanh. Mức giá này là mức giá doanh nghiệp xác định trên cơ sở cộng tất cả các chi phí vào giá và mức giá trên thị trường. Trung bình một BD2 có giá là 1.100.000 đồng. Mức giá này nhìn chung là không cao so với các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, hiện nay tại xí nghiệp doanh thu từ hoạt động này có xu hướng giảm là do thiết bị dùng để kinh doanh đã cũ kĩ và lạc hậu so với các doanh nghiệp khác như Việt Nhật motor, hay các cơ sở tư nhân trên thị trường Hà Nội. Đặc biệt là do thị trường sửa chữa- bảo dưỡng cũng có thay đổi lớn, theo hướng mua xe và sửa chữa theo hãng. Chính vì thế ưu thế cạnh tranh của V75 thực sự đã giảm, chỉ còn lại thị phần là phục vụ nhu cầu trong nội bộ ngành mà thôi. Các chi phí gián tiếp được phân bổ vào giá luôn được các nhà lập kế hoạch cố gắng phân bổ theo tỉ lệ doanh thu công ích so với doanh thu kinh doanh. Tỉ lệ này thường là từ 70-80% với dịch vụ công ích và còn lại là kinh doanh. Tổng hợp tất cả những tính toán ở trên, và xác định các doanh thu khác như cung cấp lao động và bán vật tư ( thường được xác định theo kinh nghiệm),doanh nghiệp xác định được doanh thu từ cung cấp dịch vụ( Bảng 14) **Như vậy, nhìn chung qui trình dự toán ngân sách doanh thu cung cấp dịch vụ là khoa học. Ngân sách được bắt đầu với việc dự tính sản lượng vận tải, qua đó dự tính sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng, cuối cùng là doanh thu cung cấp lao động, doanh thu bán vật tư, và giá cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, gần như các con số đều dựa trên năng lực hiện có chứ không phải trên nhu cầu của khách hàng. Đây có phải chính là yếu kém của các doanh nghiệp nhà nước, khi không thể khai thác hết tiềm năng của thị trường? 2.2. Ngân sách chi phí lao động Xí nghiệp tính chi phí lao động từ việc xác định số lao động theo phương pháp định biên và định mức hao phí lao động cho một đơn vị vận tải. Phương pháp định biên được sử dụng cho việc dự tính lái xe kì kế hoạch: Ví dụ kế hoạch năm 2005: Nlx = Ni*Akh Nlx : Số công nhân lái xe kì kế hoạch Ni : Hệ số sử dụng lao động cho từng mác xe ( 88%) Akh: Số xe tham gia kì kế hoạch (124) Nlx = 88% *124 = 109( người) Phương pháp định mức hao phí lao động cho một đơn vị sản lượng được sử dụng cho việc dự tính số công nhân sửa chữa –bảo dưỡng kì kế hoạch: N = (Dt * Ni) / Qt N: Số công nhân cần thiết sửa chữa- bảo dưỡng kì kế hoạch Dt: Định mức giờ công cho một cấp sửa chữa- bảo dưỡng ( 1.055) Ni: Số cấp sửa chữa- bảo dưỡng ( 30) Qt: Số giờ công làm việc của một công nhân/ năm(=22*8*12) N= (1.055*30)/22*8*12 = 15 ( người) Số công nhân lao động phục vụ chung được xác định theo kinh nghiệm của những nhà hoạch định ngân sách. Và số lao động cho toàn xí nghiệp là: 109 + 6 +15 = 130 ( người ) Sau đó trên cơ sở mức lương của xí nghiệp, theo hệ số của từng lao động xác định được tổng chi phí lao động cho kì kế hoạch. Sau đó chi phí lao động này cũng được phân bổ theo tỉ lệ doanh thu công ích và doanh thu kinh doanh. Nhìn chung phương pháp sử dụng là phù hợp. Tuy nhiên, xí nghiệp nên coi ngân sách tiền lương như là một cách để khuyến khích tăng doanh thu. Việc có chế độ thưởng theo lương sẽ tăng khả năng tìm kiếm nhu cầu từ bên ngoài của các lái xe. 2.3. Ngân sách khác Xí nghiệp không tách riêng ngân sách quản lí và ngân sách chi phí dịch vụ mà gộp lại thành ngân sách chi phí chung và chi phí quản lí. Công việc nói chung là phù hợp do chi phí dịch vụ của doanh nghiệp nhìn chung còn nhỏ bé. Tuy nhiên, phương pháp dự tính cho những khoản chi phí cung cấp dịch vụ cũng giống như cho chi phí quản lí – theo phương pháp “ cộng thêm vào kì trước “như vậy là không chính xác. Những khoản này có thể tính trực tiếp theo phương pháp cơ sở zero. Công việc tính chi phí cung cấp dịch vụ hiện nay do phòng kế toán đảm nhiệm, xí nghiệp nên chuyển phần này cho phòng kế hoạch điều vận. Vì đây là đơn vị tiếp xúc trực tiếp với những chi phí này. Để họ tự lập cũng là cách cải thiện hệ thống marketing tại xí nghiệp. Ngân sách chi phí nguyên vật liệu được tách làm 3 ngân sách nhỏ như hình vẽ. Công việc này do phòng Kĩ thuật xây dựng. Việc tính toán những chi phí này khá là bài bản, dựa trên đặc điểm kĩ thuật của từng mác xe, và kế hoạch vận tải Ngân sách đầu tư được doanh nghiệp lập ra với mục đích chủ yếu là xin cấp trên phê duyệt. Ngân sách giành cho việc đầu tư phương tiện phục vụ công ích cần sự phê chuẩn của Bộ Ngoại giao. Tuy nhiên, thực tế công việc này khá là khó khăn do các bản kế hoạch ngân sách đầu tư gần như được giải trình một cách rất khái quát, không có kế hoạch hành động đi kèm. Đây chính là một trong những nhược điểm lớn nhất tại xí nghiệp về việc đổi mới, tăng cường năng lực vận tải. 2.4. Dự báo các báo cáo ngân sách tài chính. Báo cáo ngân sách tại xí nghiệp được xây dựng sau khi tổng hợp kết quả tính toán của các bản kế hoạch ngân sách trên. Báo cáo ngân sách tài chính chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh, mà không có báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo và bảng cân đối kế toán dự báo. Đây chính là thiếu sót. Mặc dù hiện nay nhà nước không bắt buộc phải lập các báo cáo ngân sách một cách đầy đủ đặc biệt là báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nhưng rõ ràng khi doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra ngân sách thì những thông tin trong các báo cáo dự toán là rất quan trọng. Và quan trọng là việc xây dựng ngân sách không chỉ là để thực hiện nhiệm vụ của nhà nước mà ý nghĩa nhất là xí nghiệp sẽ có thể dùng để kiểm soát, để thực hiện tốt hơn chức năng quản lí doanh nghiệp. Báo cáo kết quả kinh doanh được thiết lập cho một năm ngân sách nhưng ở dạng rất sơ lược. Ví dụ Bảng 10: Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo năm 2003: Chỉ tiêu Kế hoạch 1. Tổng doanh thu 9881908000 2. Thuế GTGT 152191000 3. Tổng doanh thu thuần 9729717000 4. Tổng chi phí 9520626000 5. Nộp ngân sách 242441000 6. Lợi tức trước thuế 125900000 7. Thuế lợi tức 31400000 8. Lợi tức để lại 94500000 Nguồn: Báo cáo ngân sách năm 2003 của Xí nghiệp ôtô V75 3. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách sửa, và phê duyệt. Cuối bản kế hoạch này được gửi tới Bộ chủ quản để tiến hành xem xét lại một lần nữa. Sau khi được Bộ Ngoại giao phê chuẩn, kế hoạch này sẽ trở thành kế hoạch ngân sách chung của toàn xí nghiệp. Và từ đó đến cuối năm ngân sách, chúng mới được đưa ra để đánh giá có hoàn thành kế hoạch đặt ra hay không. Như vậy, có thể thấy thủ tục để tiến hành phê duyệt thực sự khá phức tạp. Người đứng ra phê duyệt không chỉ có Ban kế hoạch mà cả Bộ chủ quản. Qui trình xét duyệt cũng chưa đúng và khoa học. Vì thông thường đây là bước Ban kế hoạch sẽ trên cơ sở các dự báo ngân sách các phần hành tiến hành tính toán cho ngân sách tổng thể ( hay còn gọi là các báo cáo ngân sách tài chính). Ban ngân sách sẽ phải thảo luận, chỉnh sửa để hoàn thành bản ngân sách quan trọng nhất và có ý nghĩa lớn nhất khi tiến hành kiểm soát. ** Nhận xét chung: Việc tính toán các bản ngân sách đã được xây dựng tại xí nghiệp hiện nay như: ngân sách doanh thu, ngân sách chi phí lao động, ngân sách chi phí nguyên vật liệu, ngân sách giá cung cấp dịch vụ là hợp lí, và chi tiết, thể hiện rõ phần công ích, phần kinh doanh. Tuy nhiên, có một số ngân sách không được xây dựng: báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo, bảng cân đối kế toán dự báo. Và một số ngân sách được xây dựng chưa tốt như ngân sách đầu tư, ngân sách chi phí dịch vụ. Kế hoạch hành động cũng không được thiết lập kèm theo với kế hoạch ngân sách. Ngoài ra ngân sách tại xí nghiệp chưa thể hiện được sự biến động liên tục của ngành cung cấp dịch vụ vận tải công ích. Đây là ngành luôn bị động với những hội nghị sắp diễn ra. Thời gian diễn ra hội nghị: SEAGAME, ASEM, họp quốc hội chỉ diễn ra nhiều nhất là nửa tháng nhưng những chi phí có thể đến trước đó vài tuần. Vì thế việc chia ngân sách thành cả năm dài không phản ánh được những thay đổi đó và việc tiến hành kiểm soát cũng gặp không ít khó khăn. Chia theo tháng là cách làm tốt nhất với xí nghiệp tuy nhiên kì ngân sách theo quí cũng có tác dụng lớn. Do nhiều hội nghị quan trọng có thể phải chuẩn bị trước đó nhiều tháng và chi phí có thể còn tiếp tục phát sinh sau khi kết thúc hội nghị. Như vậy, kế hoạch ngân sách của V75 còn nhiều thiếu sót. Với những kiến thức đã học và qua tìm hiểu thực tế tại xí nghiệp, người viết xin mạnh dạn xây dựng kế hoạch ngân sách cho năm 2005. Kế hoạch này mong muốn khắc phục những hạn chế, và thiếu sót trong các bản kế hoạch ngân sách tại V75. II. Kế hoạch ngân sách năm 2005 Các ngân sách cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí lao động, ngân sách quản lí, ngân sách chi phí chung được xác định theo phương pháp của doanh nghiệp, có chia theo quí. Ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ được xác định theo phương pháp zero, chia theo quí. Các báo cáo ngân sách được thiết lập theo mô hình trên cơ sở xác định các chỉ tiêu theo mục tiêu của doanh nghiệp và chính sách của nhà nước ( Chi tiết được thể hiện trong phần giải thích của mô hình). Sau đây là nội dung của các ngân sách cho năm 2005. Bảng11: Kế hoạch sản lượng vận tải năm 2005 Mác xe Quí I Quí II Quí III Quí IV Cả năm 1. Mercedes các loại 9600 9600 9600 9600 38400 2. Chairman CM600L 4800 4800 4800 4800 19200 3. Toyota Crown 31000 31000 31000 31000 124000 4. Toyota các loại 21250 21250 21250 21250 85000 5. Toyota Landcruiser 3750 3750 3750 3750 15000 6. Toyota Hiace 35100 35100 35100 35100 140400 7. Toyota Coaster 15600 15600 15600 15600 62400 8. Nissan các loại 5150 5150 5150 5150 20600 9. Nisan Civiliar 15000 15000 15000 15000 60000 10. Mazda 626 8750 8750 8750 8750 35000 11. Misubishi Pajero 200000 200000 200000 200000 800000 12. Volga 13. Huyndai XG 14. Huyndai Tổng 350000 350000 350000 350000 1400000 ( Vì kế hoạch được xây dựng dựa trên năng lực vận tải, dự báo năm tới xí nghiệp không thể tiến hành đầu tư thêm phương tiện mới nên các quí năng lực vận tải là như nhau) Bảng12: kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa năm 2005 Khoản mục Sl Quí I Quí II Quí III Quí IV Cả năm 1. Sửa chữa nhỏ 271 0 110000000 91300000 96800000 298100000 Công ích 153 0 55000000 58300000 55000000 168300000 Kinh doanh 118 0 55000000 33000000 41800000 129800000 2. Sửa chữa lớn 40 0 22000000 22000000 0 44000000 Công ích 20 0 0 22000000 0 22000000 Kinh doanh 20 0 22000000 0 0 22000000 3. Bảo dưỡng theo thời gián 199 22000000 55000000 86900000 55000000 218900000 Công ích 119 0 33000000 53900000 44000000 130900000 Kinh doanh 80 22000000 22000000 33000000 11000000 88000000 4. Sửa chữa cho MIA 454 159500000 110000000 126500000 103400000 499400000 5. Sửa xe ngoài 164 44000000 45100000 49500000 41800000 180400000 Công ích 91 27500000 33000000 23100000 16500000 100100000 Kinh doanh 73 16500000 12100000 26400000 25300000 80300000 6.SC-BD thiết bị qui đổi 50 11000000 16500000 11000000 16500000 55000000 Tổng 1178 236500000 358600000 387200000 313500000 1295800000 ( Xây dựng dựa trên kế hoạch vận tải, và một số dự báo như trong kế hoạch của doanh nghiệp) Bảng 13: Ngân sách cung cấp dịch vụ năm 2005(doanh thu dự kiến) Khoản mục Quí I Quí II Quí III Quí IV Cả năm I. Vận tải 1693801560 1693801560 1693801560 1693801560 6775206240 1.Phục vụ công ích 1311495720 1311495720 1311495720 1311495720 5245982880 - Nội bộ ngành 67467000 67467000 67467000 67467000 269868000 - Quốc tế 945918720 945918720 945918720 945918720 3783674880 - Các cơ quan khác 298110000 298110000 298110000 298110000 1192440000 2. Kinh doanh 382305840 382305840 382305840 382305840 1529223360 - Quốc tế 126717840 126717840 126717840 126717840 506871360 - Các đối tượng khác 255588000 255588000 255588000 255588000 1022352000 II. BD- SC và dịch vụ khác 386500000 508600000 537200000 463500000 1895800000 1. BD- SC 236500000 358600000 387200000 313500000 1295800000 a. Phục vụ công ích 27500000 121000000 157300000 115500000 421300000 b. Kinh doanh 209000000 237600000 229900000 198000000 874500000 - Các đối tượng 49500000 127600000 103400000 94600000 375100000 - Quốc tế 159500000 110000000 126500000 103400000 499400000 2. Các dịch vụ khác 150000000 150000000 150000000 150000000 600000000 III. Bán vật t 165000000 165000000 165000000 165000000 660000000 1. Phục vụ công ích 140000000 140000000 140000000 140000000 560000000 - Các đối tượng 14000000 14000000 14000000 14000000 56000000 - Quốc tế 0 0 0 0 2. Kinh doanh 25000000 25000000 25000000 25000000 100000000 - Các đối tượng 25000000 25000000 25000000 25000000 100000000 - Quốc tế 0 0 0 0 IV. Cung cấp lao động 97375000 97375000 97375000 97375000 389500000 Tổng 2342676560 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240 Bảng 14: Ngân sách chi phí quản lí Khoản chi Quí I Quí II Quí III Quí IV Cả năm 1. Tiền lương 64000 65400 64600 64366 258366 2. ăn trưa 20000 20040 20000 20000 80040 3. Bảo hiểm xã hội 8000 8200 8025 8030 32255 4. Chi phí hành chính Điện 18000 18000 18000 18000 72000 Nước 2500 2500 2500 2500 10000 Bưu phí 10000 10500 11000 10500 42000 Kế hoạch công cụ nhỏ 4500 4500 4500 4500 18000 Sách báo, chứng từ 2700 2700 2700 2700 10800 Văn phòng phẩm 2700 2700 2800 2800 11000 Chi phí tiếp thị quảng cáo 18700 19000 18700 18600 75000 Chi phí hội nghị, thị trường 13000 10000 11000 16000 50000 Tàu xe, nghỉ phép 2000 2000 2000 2000 8000 Công tác phí 2500 2500 2500 2500 10000 Cầu phà, đăng kiểm y tế cơ quan, BHYT 1550 1550 1550 1550 6200 Kinh phí công đoàn