Đề tài Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

ĐỀ TÀI “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS” Giáo viên hướng dẫn : Sinh viên thực hiện : MỤC LỤC Danh mục bảng biểu Phụ lục Danh mục tài liệu tham khảo Lời mở đầu Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận.Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng và phải tổ chức quản lý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực,tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,an toàn lao động… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiên nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là hoạt động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chưa đượcnhận thức và đánh giá đúng đắn, các tổ chức chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với quản lý nhân sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này.Tại Công ty Cổ Phần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích công việc cũng chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ. Hy vọng rằng với đề tài: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS”, em sẽ bổ sung được những kiến thức lý thuyết và thực tế quý báu về phân tích công việc, đồng thời cũng có những ý kiến đóng góp để Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS cải tiến và hoàn thiện công tác này. Chuyên đề nghiên cứu của em gồm ba chương: Chương 1. Khái quát về phân tích công việc Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Chương 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi, phỏng vấn… em đã tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, nhưng do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên em không tránh khỏi những sai sót, kính mong được sự đóng góp của tất cả mọi người. Chương 1. Khái quát về phân tích công việc Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với sự cạnh tranh khốc liệt, những sự thay đổi diễn ra từng ngày, với sự bùng nổ về tri thức và công nghệ thông tin, để tồn tại và phát triển tổ chức cần phải hội tụ đủ mọi nguồn lực. Ngày nay, nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất, quản trị nhân lực là hoạt động không thể thiếu của mọi tổ chức. Công tác phân tích công việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực, nên các tổ chức cần hiểu rõ về bản chất, vai trò của phân tích công việc. 1.1. Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc 1.1.1. Các khái niệm cơ bản Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao động dẫn đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu thành nên. - Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện(() (2) ThS. Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị Nhân lực, trườngĐại học Kinh tế Quốc dân, trang 46. ). Ví dụ: nhiệm vụ phô-tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp. Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất. - Vị trí (Vị trí việc làm): là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng(2). Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao động cho ta một vị trí việc làm. Trong một tổ chức có bao nhiêu vị trí việc làm thì có bấy nhiêu người lao động. - Công việc: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động(1)(2) (3) Sđd, trang 46. . Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ … “Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự, như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực…”(2) - Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắn kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện(3). Ví dụ, nghề quản trị nhân lực có công việc như: “nhân viên tiền lương”, “nhân viên tuyển dụng lao động”, “nhân viên đào tạo và phát triển nhân lực”… Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đề ra. - Phân tích công việc: là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về công việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từng công việc. Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản phân tích công việc. 1.1.2. Các văn bản phân tích công việc Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bản là: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc. Thực tế, bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày khác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung: - Xác định công việc:Phần này đề cập tới tên công việc, mã số công việc; tên bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám sát/quản lý trực tiếp; số người dưới quyền, người thay thếkhi vắng mặt; ngạch lương… Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về thực chất công việc. -Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ:Phần này xác định chính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu raphạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc. Khi viết phần này phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưng phải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả. Nhiệm vụ, trách nhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần về tầm quan trọnghoặc mức độ thường xuyên. - Điều kiện làm việc:Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như: thời gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp…; số lượng, chất lượng các loại phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ… được sử dụng; điều kiện vệ sinh lao động, an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất…; môi trường tâm lý xã hội trong thực hiện công việc… Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầu của công việc về trình độ giáo dục - đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực… và các yêu cầu khác cần phải có để có thể hoàn thành công việc. Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu từ những yêu cầu cơ bản nhất, cần thiết nhất. Không nên đặt ra những yêu cầu quá cao, chỉ nên đưa ra những yêu cầu ở mức độ chấp nhận được và cần thiết để hoàn thành được công việc, đặc biệt không được có những yêu cầu thể hiện sự phân biệt đối xử với người lao động, như các yêu cầu về dân tộc, tôn giáo… Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nêu ra hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánhyêu cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thời gian… Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kết quả thực hiện công việc, về hành vi, thái độ… trong quá trình làm việc của người lao động. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dựng cụ thể, nên sử dụng các tiêu chuẩn định lượng. Nếu không thể định lượng được các tiêu chuẩn thì nên dùng các câu diễn đạt định tính để miêu tả. Không nên đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc quá cao. Ba văn bản phân tích công việc trên thường có xu hướng viết gộp vào, trình bày chung trong một bản. Văn bản phân tích công việc được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải chính xác, đầy đủ. 1.1.3. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc Các văn bản phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự, là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự khác vì vậy chúng cần đảm bảo sự chính xác. Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựng được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác, đầy đủ và đưa các văn bản này vào sử dụng. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc gồm: - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn vàmối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo. Cơ cấu tổ chứccho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việc khác nhau có liên quan với nhau như thế nào; nó là cơ sở để phân công lao động trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng công việc…Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân tích công việc hiệu quả phải dựa trên phân công lao động hợp lý. Nếu cơ cấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong chức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác phân tích công việc. - Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động Có rất nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tích công việc là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này. Người lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong quá trình phân tích công việc. Hơn nữa ngày nay công việc được thiết kế linh hoạt, công tác phân tích công việc phải thực hiện thường xuyên vieec; các văn bản phân tích công việc chỉ thể hiện được tác dụng của nó khiđược áp dụng vào các công tác khác của quản lý nhân sự. Vì vậy hiệu quả của phân tích công việc không được mọi người thấy một cách trực tiếp và lâu dài. Đó là lý do khiến phân tích công việc chưa thực hiện hoàn thiện tại Việt Nam, văn bản phân tích công việc không chính xác, đầy đủ. Nếu các cấp quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức được vai trò vànắm rõ được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến phân tích công việc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho phân tích công việc, người lao động sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ… Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc. - Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc Cán bộ phân tích công việc là người chịu trách nhiệm, là người có vai trò chính trong công tác phân tích công việc. Do đó cán bộ phân tích công việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của phân tích công việc. Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc. Họ phải biết cách lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, là người có kỹ năng thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin; có khả năng thu hút người lao động cùng tham gia vào quá trình phân tích công việc,có kỹ năng tiến hành thu thập thông tin: kỹ năng phỏng vấn, quan sát…;có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin; có kỹ năng viết các văn bản phân tích công việc. 1.1.4. Tầm quan trọng của phân tích công việc Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng về công việc để sử dụng trong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn. Với thiết kế lại công việc Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để thấy với từng công việc cụ thể cần thiết kế lại những yếu tố nào cho hợp lý. Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định các công việc mà tổ chức cần kế hoạch hoá. Dựa trên những thông tin về các công việc đó, tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng để hoàn thành công việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa, không thiếu lao động, tránh những bất cập và lãng phí cho tổ chức. Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực Tuyển dụng nhân sự ứng dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định bản chất của công việc cần tuyển người lao động, đưa những thông tin đó vào tuyển mộ nhân sự, để xác định các tiêu thức, tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, đảm bảo tuyển dụng đúng người. Với bố trí nhân lực - Với định hướng nhân lực: ứng dụng những thông tin trong bản mô tả, bản tiêu chuẩn để truyền đạt tới người lao động những nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết quả thực hiện công việc, giúp người lao động nhanh chóng hoà nhập với công việc. - Văn bản phân tích công việc là cơ sở để tổ chức sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động trước đây của mình, bố trí lại lao động phù hợp hơn. Với đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc ứng dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đánh giá, các mức cụ thể của từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc, đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn, tránh việc không có tiêu thức đánh giá rõ ràng và các mức của tiêu thức thì chung chung. Với thù lao lao động Những thông tin trong tất cả các văn bản phân tích công việc được sử dụng để xác định giá trị của công việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thù lao lao động;những thong tin đó còn giúp xác định các loại phụ cấp, như: phụ cấp môi trường, điều kiện làm việc… Với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sử dụng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí công việc cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo, kết quả đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì; từ đó giúp tổ chức xây dựng chương trình đào tạo thiết thực và hiệu quả hơn. Với kỷ luật lao động, an toàn lao động - Với kỷ luật lao động: Những thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về hành vi của người lao động trong quá trình thực hiện công việc, như: quy trình thực hiện công việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ làm việc… - Với an toàn lao động: thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chức xác định quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động. Các văn bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lý các vụ tranh chấp, kiện tụng, khiếu lại. 1.2. Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin 1.2.1. Các thông tin cần thu thập Có rất nhiều thông tin khác nhau liên quan đến một công việc cụ thể, tuỳ vào mục đích phân tích công việc mà xác định loại thông tin cần thu thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại. Để xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, cần phải thu thập các loại thông tin sau: - Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độ thường xuyên của chúng; quyền hạn, các mối quan hệ của người lao động trong công việc… - Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, như: thông tin về thời gian làm việc; thông tin về số lượng, chất lượng của các loại phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… người lao động cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc; thông tin về vệ sinh lao động, an toàn lao động: nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, điều kiện không khí, rủi ro… trong công việc; yếu tố môi trường tâm lý xã hội. - Thông tin về các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, như: trình độ giáo dục – đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, các thuộc tính, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực, tinh thần… và các yêu cầu khác cần thiết cho thực hiện công việc. 1.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin Phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng. Trong mỗi tình huống, cán bộ phân tích công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một vài phương pháp khác nhau. Tuỳ vào các căn cứ để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin mà cán bộ phân tích công việc có thể quyết định sử dụng một trong các phương pháp sau đây: Bản câu hỏi Theo phương pháp này, bản câu hỏi được cán bộ phân tích công việc thiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể. Bản câu hỏi được phân phát tới những người lao động và người lao động có trách nhiệm điền câu trả lời vào đó theo yêu cầu và hướng dẫn. Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người lao động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau. Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm máy tính. Nhưng việc thiết kế bản câu hỏikhá tốn kém thời gian và chi phí. Một bản câu hỏi thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phân tích công việc không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì dễ dẫn đến thông tin thu thập được bị hạn chế, không sâu sắc. Có những trưòng hợp người lao động điền không đầy đủ các thông tin cần thiết trong câu trả lời hoặc hiểu lầm câu hỏi dẫn đến thông tin thu được có độ chính xác không cao. Bản câu hỏi không nên thiết kế quá dài, nên tập trung vào những thông tin quan trọng, nên có câu hỏi khai thác sâu vào thông tin cần thiết. Các câu hỏi được thiết kế đơn giản, dễ trả lời, thường sử dụng câu hỏi mở hoặc câu hỏi lựa chọn. Phỏng vấn Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra. Cán bộ phân tích công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn. Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng nhiều cho lao động gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn, cho những công việc mà hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng tạo như: kỹ sư công nghệ thông tin, kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất… Ưu điểm: Phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác nhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràng về công việc (nếu người phỏng vấn có kỹ năng phỏng vấn). Nhược điểm: Phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từ phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người được phỏng vấn. Quan sát Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc… Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu cho công nhân sản xuất, những công việc mà hoạt động lao động của chúng diễn ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được. Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết, đầy đủ, phong phú, sát với thực tế công việc. Nhưng quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát. Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc. Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế… Tự ghi chép Tự ghi chép là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với những mục đã được thiết kế sẵn. Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian. Nhưng độ chính xác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán. Ghi chép các sự kiện quan trọng “Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc hiệu quả và những người lao động làm việc chưa hiệu quả, thong qua đó cỏ thểkhái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc”(1) Sđd, trang 57 . Ghi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Phương pháp này cho thấy được sự biến thiên, tính linh động trong thực hiện công việc của những người lao động khác nhau. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là tốn thời gian để quan sát, ghi chép, khái quát và phân loại các hành vi. Khi ghi chép bỏ qua các hành vi trung bình. Việc xây dựng các hành vi trung bình trong thực hiện công việc cũng rất khó khăn. Hội thảo chuyên gia Hội thảo chuyên gia là phương pháp Tổ chức một cuộc hội thảo thảo luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban… Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc. Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian. 1.3. Trình tự tiến hành và vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc 1.3.1. Trình tự tiến hành phân tích công việc Công tác phân tích công việc gồm nhiều hoạt động vì vậy việc phân chia quá trình phân tích công việc ra thành bao nhiêu bước ở các tổ chức khác nhau có thể khác nhau. Phân tích công việc thường được thực hiện theo trình tự các bước sau: Xác định mục đích của phân tích công việc, công việc cần phân tích Xác định mục đích sử dụng nhữngthông tin trong các văn bản phân tích công việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự cụ thể nào: tuyển dụng lao động, bố trí lao động, thù lao lao động, đào tạo nhân lực… Nắm rõ được mục đích của phân tích công việc giúp xác định cần tập trung vào thu thập những loại thông tin gì về công việc và mức độ sâu sắc cần tìm hiểu. Phân tích công việc không phải là công tác được thực hiện thường xuyên và với tất cả các công việc trong tổ chức, tuỳ mục đích và nhu cầu phân tích công việc mà xác định công việc cần phân tích: - Phân tích tất cả công việc, khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào hoạt động, phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện. - Phân tích công việc mới phát sinh, khi tổ chức có những công việc mới xuất hiện. - Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc, khi công việc có sựthay đổi đáng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới, có phương pháp và thủ tục làm việc mới… - Phân tích theo chu kỳ, khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả công việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản phân tích công việc đảm bảo chúng chính xác, phù hợp với công việc hiện tại. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin là nhiệm vụrất quan trọng. Để lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp, hiệu quả, cán bộ phân tích công việc dựa trên các căn cứ sau: - Mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định những loại thông tin liên quan đến công việc nên tập trung thu thập và mức độ sâu sắc cần phải tìm hiểu của thông tin. - Tính chất của công việc được phân tích, nhưcông việc có những hoạt động lao động dễ dàng quan sát hay không dễ dàng quan sát được. -Đặc điểm của đối tượng cung cấp thông tin,ví dụ như người cung cấp thông tin có trình độ giáo dục – đào tạo không cao thì không nên áp dụng phương pháp bản câu hỏi, phỏng vấn. -Ngân quỹ và thời gian,ví dụ nếu ngân quỹ hạn hẹp không nên áp dụng phương pháp bản câu hỏi, nếu thời gian hạn chế không nên lựa chọn phương pháp phỏng vấn, quan sát. -Ưu điểm, nhược điểm của từng phương pháp. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm nhất định, để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm của các phương pháp thì có thể áp dụng kết hợp một số phương pháp khác nhau. Sau khi xác định phương pháp thu thập thông tin, thì cán bộ phân tích công việc phải thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin, như: bản câu hỏi, mẫu câu hỏi phỏng vấn, mẫu phiếu quan sát, mẫu phiếu ghi chép... Biểu mẫu thu thập thông tin là công cụ thu thập thông tin một cách có tổ chức và hiệu quả. Tiến hành thu thập thông tin Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin đã lựa chọn để thu thập thông tin. Cán bộ phân tích công việc tiến hành thu thập thông tin, như tiến hành phỏng vấn người lao động, phân phát và thu các bản câu hỏi, tổ chức hội thảo chuyên gia hay tiến hành quan sát quá trình thực hiện công việc của người lao động...Cán bộ phân tích công việc cần phải giải thích cho người lao động hiểu rõ mục đích, tầm quan trọng của việc thu thập thôngtin và công tác phân tích công việc, phải có những hướng dẫn về cách thức cung cấp thông tin cho người lao động. Xử lý thông tin theo mục đích, yêu cầu của phân tích công việc: sắp xếp, phân loại các thông tin thu thập được; thẩm định, kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ của thông tin từ những người lao động có liên quan; điều chỉnh những thông tin sai lệch, bổ sung những thông tin còn thiếu… Xây dựng các văn bản phân tích công việc - Từ những thông tin thu thập được, cán bộ phân tích công việc cùng với phòng chuyên trách nguồn nhân lực và sự kết hợp với các phòng, ban, bộ phận khác viết các văn bản phân tích công việc. Thông thường cán bộ phân tích công việc là người trực tiếp viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trong sự giúp đỡ từ những người lao động, người quản lý trực tiếp các phòng, ban. Nhưng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc lại thường do bộ phận trực tuyến viết dưới sự hướng dẫn, giám sát của cán bộ phân tích công việc. - Các văn bản phân tích công việc được gửi tới những người lao động và người quản lý trực tiếp để lấy ý kiến đóng góp. Cán bộ phân tích công việctập hợp các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó sửa các văn bản cho hợp lý. Sau đó lại tổ chức hội thảo lấy ý kiến đánh giá của những người quản lý về văn bản phân tích công việc, sửa lại (nếu cần) và đi đến thống nhất. - Gửi văn bản phân tích công việc lên người lãnh đạo cao nhất chờ phê chuẩn. - Ban hành thực hiện: Gửi văn bản phân tích công việc tới phòng,ban, người lao động liên quan và lưu lại phòng nhân sự. Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ Áp dụng văn bản phân tích công việc vào các công tác khác nhau của quản lý nhân sự tùy theo mục đích phân tích công việc đã xác định ban đầu. Định kỳ tổ chức phải kiểm tra, rà soát lại các công việc để xác định những thông tin trong văn bản phân tích công việc có còn chính xác và phù hợp với công việc hiện tại không, hay đã lạc hậu, lỗi thời, cần phải điều chỉnh và bổ sung thông tin nào cho đúng với thực tế công việc. 1.3.2. Vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc Phân tích công việc thuộc trách nhiệm của phòng nhân sự, phòng nhân sự phải giữ vai trò chính. Công tác phân tích công việc phải được giao cho cán bộ chuyên trách đảm nhiệm (Cán bộ phân tích công việc).Phòng nhân sự có thể giao cho một hay một nhóm nhân viên của phòng đảm nhiệm công tác này. Cán bộ phân tích công việc phải là người này am hiểu về các công việc của tổ chức, có kiến thức và kỹ năng về phân tích công việc. Khi cần thiết tổ chức có thể thuê thêm chuyên gia phân tích công việc ngoài tổ chức nhưng họ phải được giới thiệu để làm quen, tìm hiểu về tổ chức. Nhưng phân tích công việc là một công tác phức tạp, có liên quan tới tất cả các công việc trong tổ chức nên cần phải có sự tham gia, giúp đỡ, phối hợp thực hiện từ các phòng, ban, bộ phận khác, từ mọi người lao động. Các văn bản phân tích công việc có thể do trực tiếp cán bộ phân tích công việc viết nhưng phải có sự phối hợp của những người liên quan. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc do bộ phận trực tuyến viết, cán bộ phân tích công việc hướng dẫn cách thức viết và giám sát quá trình viết. Trách nhiệm của phòng chuyên trách nhân sự trong công tác phân tích công việc là lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, quản lý, điều phối toàn bộ quá trình thực hiện phân tích công việc: + Xác định trình tựcác bước tiến hành phân tích công việc. + Xác định mục đích phân tích công việc và các công việc cần phân tích. + Lựa chọn người thực hiện công tác phân tích công việc và đào tạo họ… + Tổ chức, thu hút lực lượng người lao động tham gia vào công tác phân tích công việc. + Tổ chức lấy ý kiến đóng góp của mọi người lao độngcho văn bản phân tích công việc, tổ chức các buổi hội thảo, thảo luận liên quan đến công tác phân tích công việc (nếu cần). + Phòng nhân sự đưa các văn bản phân tích công việc vào áp dụng trong các công tác quản lý nhân sự. Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017981, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 15/6/2007. Công ty có số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ. 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Ngày 17/01/2002, Công ty TNHH Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư được thành lập. Trong thời gian đầu khi mới thành lập, Công ty chỉ có 10người lao động và mọi điều kiện khác còn hạn chế cũng như còn gặp rất nhiều khó khăn nhưng toàn bộ người lao động trong Công ty đã nỗ lực, cố gắng để Công ty hoạt động đạt hiệu quả. Ngày 11/8/2003, Công ty TNHHDịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư. Tên giao dịch của Công ty là: Investment Consultant and Enterprise Support Service Joint Stock Company. Tên viết tắt là: INCONESS.,JSC. Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (gọi tắt là Công ty INCONESS) có vốn điều lệlà 250 tỷ đồng, gồm 7 cổ đông sáng lập Công ty (7 cổ đông sáng lập là 7 cá nhân). Đầu năm 2006, Công ty INCONESS tổ chức hoạt động theo mô hình “công ty mẹ - công ty con”, với 6 công ty thành viên. Qua quá trình hoạt động hơn ba năm,từ ngày 11/8/2003 đến ngày 14/6/2007, Công ty INCONESS đã triển khai được một số dự án đầu tư quan trọng, đáng chú ý như hai dự án về bất động sản: Dự án Khu Đô thị Cao Xanh – Hà Khánh B, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh và Dự án 339 Cầu Bươu, xã Kiến Hưng, thành phố Hà Đông, tỉnh Hà Tây. Ngày 15/6/2007, Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thành lập, với số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng. Công ty có 05 cổ đông pháp nhân sáng lập Công ty, gồm: - Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (INCONESS), vốn góp 122,5 tỷ đồng, chiếm 49% vốn điều lệ. - Công ty Tài chính Dầu khí, vốn góp 52,5 tỷ đồng, chiếm 21% vốn điều lệ. - Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kĩ thuật Dầu khí, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ. - Công ty Cổ phần Sông Đà 7, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ. - Tổng Công ty Sông Hồng, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ. Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Công ty PV-INCONESS kinh doanh trên một số lĩnh vực khác nhau, nhưng ngành nghề kinh doanh chủ yếu là Công ty là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ. Trong số 05 cổ đông pháp nhân sáng lập Công ty PV-INCONESS, Công ty INCONESS có tỷ lệ vốn góp nhiều nhất. Căn cứ theo quyết định số 15/QĐ-HĐQT ngày 11/10/2007 của Hội đồng quản trị Công ty PV-INCONESS về việc tiếp nhận và kế thừa nguyên trạng toàn bộ hoạt động của Công ty INCONESS. Tại điều 1 của Quyết định này đã nêu rõ: “Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS tiếp nhận, kế thừa nguyên trạng toàn bộ hoạt động của Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (INCONESS) trên cơ sở hồ sơ bàn giao của Hội đồng quản trị Công ty INCONESS”. Như vậy một pháp nhân mới là Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS đã chính thức ra đời và đi vào hoạt động. Trong quá trình sắp xếp cơ cấu tổ chức theo hình thức sáp nhập, hiện nay Công ty PV-INCONESS có các công ty con là: - Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái; - Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái; - Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đồng Thái; - Công ty TNHH Golf Đất Mẹ. Tuy Công ty PV-INCONESS mới được thành lập nhưng trên cơ sở kế thừa Công ty INCONESS đã có lịch sử phát triển, đã có uy tín, thương hiệu nên Công ty PV-INCONESS đang ngày càng đi lên, được nhiều bạn hàng, đối tác trong nước và ngoài nước biết đến, hợp tác kinh doanh. 2.1.2. Ngành, nghề sản xuất - kinh doanh của Công ty So với Công ty INCONESS, số lượng ngành, nghề sản xuất – kinh doanh của Công ty PV-INCONESS đã thu hẹp hơn nhiều, ngành, nghề sản xuất – kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty PV-INCONESS gồm: - Kinh doanh nhà nghỉ, dịch vụ du lịch sinh thái nhà vườn, dịch vụ ăn uống, giải khát và các dịch vụ khác phục vụ khách vui chơi, giải trí (cụ thể: hoạt động biểu diễn nghệ thuật, hội hoạ, thể thao và các câu lạc bộ giải trí khác theo quy định của pháp luật), (không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar); - Tư vấn đầu tư, quản lý doanh nghiệp (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính); - Dịch vụ sở hữu công nghiệp và quyền tác giả; - Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ khác phục vụ khách du lịch; - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi; - Đo, vẽ địa hình công trình xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình, khảo sát, thiết kế xây dựng); - Môi giới, tư vấn, cho thuê các thiết bị, máy móc thi công các công trình dân dụng và công nghiệp; - Vận chuyển hàng hoá, hành khách bằng đường bộ và đường thuỷ; - Môi giới và xúc tiến thương mại. Trong đó, ngành nghề sản xuất, kinh doanh chủ yếu của Công ty PV-INCONESS là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ. Hiện tại Công ty PV-INCONESS là chủ đầu tư của hai dự án: Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái và dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng. Hai dự án này thuộc địa bàn tỉnh Ninh Bình, có tổng diện tích gần 3000ha, tổng mức vốn đầu tư hơn 3000 tỷ đồng. Cụ thể, Công ty tiến hành đầu tư xây dựng các khu, trung tâm du lịch, nghỉ mát, vui chơi giải trí như: Trung tâm thể thao (Ví dụ: sân golf), khu resort, khu du lịch sinh thái, các khách sạn, biệt thự, villa, nhà hàng… Sau khi hoàn thành giai đoạn xây dựng, Công ty sẽ trực tiếp kinh doanh, vận hành, khai thác các khu, trung tâm du lịch, nghỉ mát, vui chơi này. - Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái có tổng diện tích 2118ha, với tổng mức đầu tư hơn 2500 tỷ đồng, giai đoạn đầu tưxây dựng dự ánđược chia thành ba giai đoạn, dự kiến hoàn thành vào năm 2015. Dự án xây dựng các khu nhà vườn cao cấp, các thác nước nhân tạo, các khu nuôi động vật hoang dã, các câu lạc bộ, các khu thể thao; tôn tạo và nâng cấp các động, đền phủ...; gồm các loại hình du lịch: du lịch sinh thái, du lịch văn hoá - lịch sử, du lịch mạo hiểm, như: du thuyền, cắm trại, đua thuyền, leo núi, khám phá hang động... - Dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng có tổng diện tích 710ha, với tổng mức đầu tư 500 tỷ đồng, giai đoạn đầu tư xây dựng dự án cũng được chia thành ba giai đoạn, dự kiến hoàn thành vào năm 2010. Dự án là một tổ hợp bao gồm: sân golf 54 lỗ (gồm ba sân golf 18 lỗ), các khách sạn, nhà hàng, villa, khu resort, trung tâm vui chơi giải trí, luyện tập thể thao, chăm sóc sức khoẻ, thẩm mỹ và mua sắm .v.v… Nguồn vốn đầu tư vào hai dự án trên là nguồn vốn huy động từ các công ty, các tổ chức, tập đoàn tài chính trong và ngoài nước. 2.1.3. Bộ máy quản lý, điều hành của Công ty Sơ đồ cơ cấu tổ chức Hiện nay, Công ty PV-INCONESS được tổ chức hoạt động theo mô hình “công ty mẹ - công ty con” theo Luật Doanh nghiệp, bao gồm có 11 phòng, ban chức năng trực thuộc, 2 Văn phòng đại diện và 4 Công ty con hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau với sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau: Công ty đang trong quá trình xây dựng và tiến tới hoàn thiện cơ cấu tổ chức để đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả nhất trong hoạt động. Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức này, Công ty còn các chức danh Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh, Phó Tổng Giám đốc Đầu tư xây dựng chưa có nhân sự đảm nhiệm, các phòng Kinh doanh, Kế hoạch Đầu tư, Quản lý Xây dựng, Vật tư kỹ thuật chịu sự quản lý trực tiếp từ Tổng Giám đốc. Trên thực tế, Ban Chỉ huy công trường chưa được thành lập và Công ty chỉ có một phòng Kinh doanh. Ngoài ra, Công ty TNHH Golf Đất Mẹ mới được thành lập trên danh nghĩa, Công ty PV-INCONESS đang tích cực bổ sung nhân sự vào những vị trí còn trống. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban: Văn phòng tổng hợp - Chức năng: Tham mưu và giúp việc TổngGiám đốc về công tác tổng hợp tình hình hoạt động mọi mặt, đối ngoại, đối nội, quản trị hành chính và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong Công ty. - Nhiệm vụ: + Quản lý các loại tài sản, quản lý công tác tạp vụ vệ sinh, điện, nước, điện thoại, internet, văn phòng phẩm, máy photocopy, bếp ăn tập thể; + Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, phân phối tài liệu, con dấu, quản lý đội xe, bố trí các phương tiện đưa đón người lao động đi công tác; + Quản lý công tác lễ tân, chuẩn bị hậu cần cho các hoạt động lễ, tết, hội họp, khánh tiết, tiếp xúc đối tác, quan hệ, phối hợp công tác với các cấp chính quyền địa phương, đoàn thể xã hội, doanh nghiệp theo sự phân cấp của Tổng Giám đốc; + Xây dựng lề lối, phong cách làm việc, truyền thống, văn hoá Công ty, cùng với các đoàn thể chăm lo đời sống vật chất, tinh thần người lao động; +Quản lý website, xây dựng hệ thống mạng nội bộ; quản lý, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy vi tính. Phòng Tổ chức Nhân sự - Chức năng: Tham mưu, quản lý về công tác nhân sự, tổ chức bộ máy, sắp xếp, sử dụng, phát triển nguồn nhân lực, khen thưởng – kỷ luật và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. - Nhiệm vụ: Công tác tổ chức: + Đề xuất cơ cấu bộ máy tổ chức, cơ cấu lao động. Tham gia xây dựng các nội quy, quy chế, điều lệ của Công ty và các văn bản, tài liệu khác phục vụ công tác quản lý nội bộ của Công ty; + Tham gia xây dựng quy chế hoạt động, điều hành của đoàn thể, tổ chức trong Công ty như: Đoàn thanh niên, Công đoàn, tổ chức Đảng (nếu có). Công tác nhân sự: + Thực hiện công tác đánh giá người lao động, xây dựng biểu mẫu đánh giá người lao động; + Xây dựng và theo dõi, thực hiện chính sách đãi ngộ lao động; + Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự của Công ty: số lượng, chất lượng, tiền lương, BHXH, BHYT, lý lịch, trình độ chuyên môn, điểm mạnh, điểm yếu, khả năng đặc biệt, tâm tư, nguyện vọng,... của người lao động; theo dõi biến động lao động: tăng, giảm số lượng, chuyển biến trong chất lượng; + Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc bố trí, sắp xếp nhân sự vào từng vị trí; về định biên cho từng bộ phận đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả; + Đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, cách chức, kỷ luật, sa thải; đề xuất công tác tuyển dụng, ký kết, chấm dứt hợp đồng lao động; soạn thảo, quản lý và theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng lao động; + Thực hiện công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động; + Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: ốm đau, tai nạn, nghỉ phép, nghỉ việc, chuyển công tác, mâu thuẫn, các tệ nạn xã hội: nghiện hút, trộm cắp, say rượu… (nếu có) xảy ra đối với người lao động. Công tác tuyển dụng: Xây dựng quy trình, chính sách tuyển dụng, thực hiện công tác tuyển dụng, đảm bảo đúng người, đúng việc, hiệu quả. Công tác đào tạo, nâng bậc: Xây dựng kế hoạch, đề xuất, tổ chức thực hiện đào tạo; thiết lập quy chế nâng bậc, quản lý, tổ chức thi nâng bậc. Công tác tiền lương: Xây dựng quy chế, chính sách tiền lương đảm bảo: phù hợp với thị trường lao động, khả năng chi trả của Công ty; công bằng giữa các bộ phận, cá nhân trong công ty; phản ánh đúng năng lực, hiệu quả làm việc và điều kiện làm việc của người lao động. Công tác BHXH, BHYT, thực hiện chế độ chính sách: Thực hiện chế độ BHXH, BHYT và các chế độ chính sách khác đối với người lao động theo đúng quy định của pháp luật và nội quy của Công ty. - Cơ cấu phòng Tổ chức Nhân sự: Bảng 2.1: Cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự Chức danh Công việc đảm nhận Trình độ đào tạo Tuổi Giới tính Trưởng phòng Phụ trách chung Cử nhân Kinh tế, cử nhân Luật 47 Nam Phó phòng Tiền lương và chế độ chính sách Cử nhân Kinh tế 31 Nữ Phó phòng Phụ trách nhân sự tại Ninh Bình Đại học An Ninh (ngành điều tra xét hỏi) 42 Nam Nhân viêntuyển dụng vàbảo hiểm xã hội Tuyển dụng và bảo hiểm xã hội Cử nhân nguồn nhân lực 25 Nữ Nhân viêntuyển dụng và bảo hiểm xã hội Tuyển dụng và bảo hiểm xã hội Cử nhân quản lý xã hội 25 Nam Nhân viên nhân sự tại Ninh Bình Thực hiện công tác nhân sựtại Ninh Bình Cử nhân ngoại ngữ (tại chức) 34 Nữ (Nguồn: Dữ liệu của phòng Tổ chức Nhân sự) Trong đó, công tác nhân sự tại Ninh Bình gồm các nhiệm vụ: thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động tại Ninh Bình; thực hiện bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động; trả tiền lương cho người lao động; giải quyết các vấn đề về mặt nhân sự phát sinh tại Ninh Bình, đánh giá chất lượng lao động làm việc tại Ninh Bình. Nhìn chung, cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự là hợp lý, số lượng lao động đã được bố trí phù hợp, độ tuổi trung bình của người lao động trong phòng trẻ, trình độ đào tạo cao. Tuy nhiên trong phòng vẫn còn trường hợp người lao động cóchuyên mônđào tạo không phù hợp với công việc đảm nhận. Phòng Tài chính Kế toán - Chức năng: Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc quản lý về công tác hạch toán kế toán, thống kê, cân đối thu - chi, điều tiết các nguồn lực tài chính, khai thác và sử dụng nguồn vốn hiệu quả. - Nhiệm vụ: + Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc khai thác và sử dụng, điều tiết các nguồn vốn. Lập các báo cáo tài chính theo quy định; + Giám sát và theo dõi tình hình luân chuyển các nguồn lực tài chính của Công ty. Quản lý, theo dõi nguồn vốn kinh doanh, hoạt động thu - chi, quản lý các nguồn quỹ, tài sản cố định, tài sản lưu động của Công ty; + Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật và quy chế quản lý nội bộ Công ty; + Xây dựng các quy trình quản lý tài chính, thanh quyết toán các khoản chi phí, mua sắm, tạm ứng. Xây dựng và theo dõi thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, định mức chi phí cho các hoạt động trong Công ty v.v… Phòng Bảo vệ - Chức năng: Giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn đối với con người và các tài sản thuộc quyền sở hữu và sử dụng của Công ty. - Nhiệm vụ + Thực hiện công tác tuần tra, canh gác tại các khu vực, địa bàn có tài sản thuộc quyền sở hữu và sử dụng của Công ty; +Kiểm soát khách, người lao động, vật tư, tài sản ra, vào Công ty; + Xây dựng lực lượng bảo vệ chính quy, chuyên nghiệp, nề nếp; + Thực hiện ghi chép sổ giao ca đầy đủ khi hết ca làm việc; + Đăng ký và báo cáo với Công an địa phương về quy mô và tổ chức của Phòng Bảo vệ + Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, bão lụt v.v… Phòng Kinh doanh - Chức năng: Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc, tổ chức khai thác tối đa các tiềm năng, lợi thế kinh doanh; tổ chức nghiên cứu thị trường, xây dựng chính sách bán hàng, phát triển mạng lưới đại lý tiêu thụ và mạng lưới bán hàng, chăm sóc khách hàng, xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng. - Nhiệm vụ: + Tham mưu Tổng Giám đốc xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh của toàn Công ty; xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh; + Tổng hợp tình hình kinh doanh, dự báo thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh của Công ty theo từng tháng, quý, năm; + Xây dựng, quản lý, phát triển đội ngũ, mạng lưới và phương pháp bán hàng, quy trình nghiệp vụ bán hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng; triển khai các giải pháp marketing để tìm kiếm, thu hút và chăm sóc khách hàng; + Phối hợp với các bộ phận trong Công ty tổ chức các sự kiện nhằm quảng bá, quảng cáo hình ảnh và phát triển thương hiệu của Công ty, thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng để phục vụ mục đích bán hàng; v.v… Phòng Kế hoạch Đầu tư - Chức năng: Tham mưu, xây dựng, thiết lập và theo dõi các kế hoạch phục vụ hoạt động đầu tư, sản xuất – kinh doanh của toàn Công ty. - Nhiệm vụ: + Xây dựng, theo dõi, tổng hợp báo cáo về việc thực hiện kế hoạch tổng thể các hoạt động sản xuất, thi công, đầu tư, xây dựng, kinh doanh; + Lập và quản lý các dự án đầu tư trong toàn Công ty; lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, lập kế hoạch tiến độ đầu tư dự án, tiến độ thi công xây dựng từng hạng mục công trình; + Tham gia xây dựng các định mức kinh tế, kỹ thuật; + Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng quy hoạch thiết kế, kiến trúc, xin phép xây dựng và đầu tư, lập hồ sơ mời thầu, chấm thầu v.v… Phòng Quản lý Xây dựng -Chức năng: Quản lý, tổ chức thực hiện công tác xây dựng, đảm bảo công trình, dự án đạt tiến độ và chất lượng theo đúng thiết kế. - Nhiệm vụ: + Thực hiện giám sát quá trình thi công xây dựng và lắp đặt trang thiết bị trong các công trình, hạng mục công trình đúng theo thiết kế, tiến độ; + Kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của các nhà thầu, chuyên gia, công nhân, việc sử dụng máy móc, vật tư thiết bị trên công trường, chất lượng vật tư thiết bị mua về và sử dụng; kiểm tra, giám sát chất lượng công trình; + Lập nhật ký thi công công trình và hồ sơ hoàn công công trình, quản lý toàn bộ hồ sơ, bản vẽ các công trình; + Là thành viên Hội đồng nghiệm thu, xác nhận khối lượng công việc thực tế đơn vị thi công đã thực hiện, đề xuất hạn mức thanh toán cho bên B;… Phòng Vật tư Kỹ thuật - Chức năng: Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc về công tác vật tư, máy móc, thiết bị, kỹ thuật trong toàn Công ty. - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện mua sắm vật tư, thiết bị, máy móc cung cấp cho hoạt động xây dựng, sản xuất, kinh doanh của Công ty; + Chịu trách nhiệm về giá cả, chất lượng, công năng của các vật tư, thiết bị mua về; + Quản lý toàn bộ hệ thống máy móc, vật tư, thiết bị; lập hồ sơ, lý lịch máy móc, thiết bị. Theo dõi việc sử dụng, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, tiêu hao nhiên liệu của từng máy móc thiết bị; theo dõi việc sử dụng vật tư, thiết bị đúng quy trình, định mức, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả; + Tổng hợp báo cáo định kỳ việc mua sắm, sử dụng vật tư, thiết bị; …. Ban Giải phóng Mặt bằng - Chức năng: Thực hiện công tác giải phóng mặt bằng đảm bảo triển khai các dự án đầu tư của Công ty đúng tiến độ. - Nhiệm vụ: + Thực hiện công tác giao dịch, đối nội, đối ngoại với cơ quan, chính quyền địa phương, các hộ dân có tài sản, đất đai thuộc phạm vi dự án đầu tư của Công ty để thực hiện công tác giải phóng mặt bằng; + Thống kê, kiểm đếm tình hình thực tế các hộ dân sinh sống, canh tác và có tài sản trên khu vực đất đai thuộc phạm vi dự án đầu tư, thực hiện chính sách đền bù, giải phóng mặt bằng, tái định cư theo quy định hiện hành; + Tiếp nhận mặt bằng từ Hội đồng giải phóng mặt bằng địa phương và tổ chức bàn giao lại cho các đơn vị thi công; + Thay mặt Công ty giải quyết các vấn đề phát sinh với chính quyền, nhân dân địa phương liên quan đến đất đai và các tài sản trên đất; v.v… Ban Chỉ huy Công trường - Chức năng: Điều phối trực tiếp các hoạt động quản lý, thi công đảm bảo công trình thi công đúng chất lượng, tiến độ, theo đúng hồ sơ thiết kế. - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch, tiến độ thi công chi tiết từng hạng mục công việc theo tuần, tháng, quý; + Quản lý,điều hành lao động trên công trường, quản lý công nhân trực tiếp thi công trên công trường, công nhân lái máy trên công trường… + Quản lý, báo cáo trực tiếp tới các phòng, ban liên quan về định mức vật tư, ca máy, nhân công cho từng hạng mục công việc; báo cáo định kỳ theo quy định của Ban lãnh đạo Công ty về chất lượng, tiến độ thi công công trình; + Ghi nhật ký thi công, theo dõi ca máy hoạt động. Văn phòng đại diện Công ty tại Ninh Bình - Chức năng: Là đầu mối giao dịch và đại diện cho các hoạt động của Công ty tại địa bàn tỉnh Ninh Bình. - Nhiệm vụ: + Đại diện cho Công ty giao dịch đối nội, đối ngoại với chính quyền và nhân dân địa phương địa bàn tỉnh Ninh Bình; + Giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh tại Văn phòng ở Ninh Bình; + Quản lý, theo dõi, tổng hợp báo cáo với Ban lãnh đạo Công ty về mọi mặt công tác của Công ty tại địa bàn tỉnh Ninh Bình; + Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự uỷ quyền của lãnh đạo Công ty, theo phân cấp quản lý và theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc. Văn phòng đại diện Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh - Chức năng: Là đầu mối giao dịch và đại diện cho các hoạt động của Công ty tại khu vực phía phía Nam. - Nhiệm vụ: + Tham mưu cho Tổng Giám đốc về chiến lược kinh doanh, xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh trong địa bàn các tỉnh phía Nam; + Đại diện cho Công ty làm việc, giao dịch với các khách hàng, đối tác, các cổ đông của Công ty trong địa bàn các tỉnh phía Nam; + Điều tra, nghiên cứu thị trường khu vực phía Nam; + Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân cấp quản lý và theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc. Chức năng hoạt động của các Công ty con: Công ty PV-INCONESS có 4 Công ty con, trong đó có hai Công ty con là: Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái và Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái là hạch toán độc lập, tự cân đối tài chính và đảm bảo cho các hoạt động của mình, không liên quan đến tổng vốn hoạt động của Công ty PV-INCONESS, trừ nguồn vốn cấp khi thành lập. Hai Công ty con còn lại là: Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đông Thái và Công ty TNHH Golf Đất Mẹ thì hạch toán phụ thuộc, chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp từ Công ty PV-INCONESS. - Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái Công ty có trụ sở chính tại Ninh Bình và một chi nhánh đặt tại Hà Nội, vốn điều lệ 10 tỷ đồng, tỷ lệ vốn góp của Công ty PV-INCONESS là 51%. Người đại diện của Công ty PV-INCONESS tại Công ty là Bà Nguyễn Thị Thu Thuỷ (Phó Tổng Giám đốc điều hành kiêm tài chính của Công ty PV-INCONESS). Chức năng hoạt động chính của Công ty: + Kinh doanh lữ hành trong nước và quốc tế, đặc biệt đưa khách du lịch về hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình; + Quản lý, khai thác các nhà hàng, khách sạn, khu resort... và tổ chức các hoạt động thể thao, nghệ thuật, giải trí cho hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình; + Kinh doanh các sản phẩm lưu niệm, đan nát, thủ công mỹ nghệ bán cho khách du lịch… - Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái Công ty đặt trụ sở tại Ninh Bình, vốn điều lệ 20 tỷ đồng, tỷ lệ vốn góp của Công ty PV-INCONESS là 35%. Người đại diện của Công ty PV-INCONESS tại Công ty là Ông Dương Quốc Huy (Trưởng phòng Vật tư Kỹ thuật Công ty PV-INCONESS). Chức năng hoạt động chính của Công ty: + Xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng các công trình, hạng mục công trình, hạ tầng thuộc hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình; + Tham gia đấu thầu xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi... đặc biệt tập trung vào địa bàn tỉnh Ninh Bình. - Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đồng Thái (DAPD) Công ty đặt trụ sở tại Ninh Bình, vốn điều lệ 10 tỷ đồng, 100% vốn của Công ty PV-INCONESS. Người đại diện của Công ty PV-INCONESS tại Công ty là Ông Dương Mạnh Hải (Tổng Giám đốc Công ty PV-INCONESS), đồng thời Ông Mạnh Hải là Giám đốc Công ty. Chức năng hoạt động chủ yếu của Công ty: + Phát triển kinh doanh nông nghiệp: trồng trọt, chăn nuôi, cung cấp thực phẩm cho các nhà hàng, khách sạn... thuộc hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình; + Trồng và cung cấp hoa tươi, cây cảnh, cung cấp các dịch vụ chăm sóc cây cảnh, chăm sóc vườn cho các khu khách sạn, nhà hàng, villa, resort... thuộc hai dự án của Công ty PV-INCONESS tại Ninh Bình; + Trồng, chăm sóc, phát triển rừng và khai thác các sản phẩm từ rừng. - Công ty TNHH Golf Đất Mẹ Đây là Công ty mới thành lập trên danh nghĩa, Công ty PV-INCONESS đang xúc tiến để thành lập trong thời gian tới. Dự tính Công ty này đặt trụ sở tại Ninh Bình, vốn điều lệ 10 tỷ đồng, 100% vốn góp của Công ty PV-INCONESS, Ông Dương Mạnh Hải là Giám đốc Công ty, với chức năng hoạt động chính của Công ty là: + Quản lý dự án xây dựngsân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng; + Vận hành, khai thác sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng sau khi hoàn thành. 2.1.4. Đặc điểm các công việc sản xuất – kinh doanh của Công ty Như đã trình bày ở trên, lĩnh vực hoạt động chính của Công ty PV-INCONESS là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ.Công ty PV-INCONESS là chủ của hai dự án đầu tư lớn có địa bàn tại tỉnh Ninh Bình, hai dự án này đều đang trong giai đoạn đầu tư xây dựng. Hiện nay, Công ty đang tập trung cao độ cho việc thi công xây dựng dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng. Để thi công xây dựng các công trình và hạng mục công trình thì Công ty thuê các nhà thầu xây dựng. Đặc biệt với dự án sân golf là lĩnh vực mới đối với Việt Nam nênCông ty thuê nhà thầu xây dựng nước ngoài. Công ty PV-INCONESS chỉ chịu trách nhiệm thi công một số công trình và hạng mục công trình đơn giản, như: các nhà điều hành trung tâm, các nhà câu lạc bộ, các biệt thự, đường xe golf chạy, lắp đặt hệ thống hố gas, hệ thống ống tưới nước, hệ thống đường điện… Với việc thực hiện thi công xây dựng một số công trình và hạng mục công trình thì Công ty PV-INCONESS giao cho công ty conlà Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái thực hiện.Như vậy, Công ty PV-INCONESS chủ yếu tập trung vào công việc quản lý quá trình thi công xây dựng dự án, như: giám sát xây dựng; nghiệm thu công trình; lập hồ sơ hoàn công công trình; mua sắm và quản lý vật tư, máy móc, công cụ dụng cụ sử dụng trên công trường lao động... Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức thì Công ty PV-INCONESS có 11 phòng, ban chức năng trực thuộc, nhưng trên thực tế Công ty mới có 9 phòng, ban đang hoạt động, do Ban Chỉ huy công và một phòng Kinh doanh chưa được thành lập. Tại mỗi một phòng, ban thì Trưởng phòng, ban là người chịu trách nhiệm về công việc chung của phòng, ban, có nhiệm vụ quản lý và phân công công việc cho từng người trong phòng, ban của mình. Còn tất cả những người lao động còn lại trong phòng, banđều được phân công một công việc cụ thể. Ngoài Trưởng phòng, ban và Phó phòng, ban thì những người lao động trong một phòng, ban làm công việc giống nhau, tức là họ thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm giống nhau và có quyền hạn như nhau, được gộp thành một tổ. Ví dụ, Văn phòng tổng hợp có 9 nhân viên cùng được phân công thực hiện công việc cấp dưỡng - tạp vụ thì được gộp thành tổ cấp dưỡng - tạp vụ. Hoặctại phòng Quản lý Xây dựng có 2 nhân viên giám sát thì được gộp vào thành tổ giám sát. Như vậy, mỗi một tổ bao gồm những người có cùng một chức danh công việc, hay mỗi một tổ thì tương ứng với một công việc nhất định. 2.1.5. Cơ cấu lao động của Công ty Theo báo cáo hiện trạng nhân lực của Công ty PV-INCONESS tính đến ngày 31/12/2007 tổng số lao động của Công ty là 122 người. Trong đó 122 người lao động có 04 lao động kiêm nhiệm (có 04 chức danh kiêm nhiệm). Các chức danh kiêm nhiệm trong Công ty là không nhiều, số lượng lao động kiêm nhiệm đang giảm dần, đây là một thuận lợi để giúp giảm áp lực, nâng cao hiệu quả trong công việc đối với lao động kiêm nhiệm. Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo Trình độ học vấn Trên Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Công nhân kỹ thuật Lao động phổ thông Tổng Số lượng (người) 6 51 10 10 3 18 24 122 Tỷ lệ (%) 4,9 41,8 8,2 8,2 2,5 14,7 19,7 100 (Nguồn: số liệu của phòng Tổ chức Nhân sự) Nhìn chung chất lượng nhân lực tại Công ty khá cao. Số lượng người lao động có trình độ đào tạo đại học và trên đại học là 57 người, chiếm tỷ lệ 46,7%, đây là những lao động làm các công việc quản lý, công việc chuyên môn nên đòi hỏi phải có trình độ đào tạo cao. Số lượng lao động phổ thông là 24 người, chiếm tỷ lệ 19,7%. Lực lượng lao động phổ thông tại Công ty là người dân địa phương tại địa bàn hai dự án của Công ty ở Ninh Bình, phần lớn lực lượng này là nhân viên bảo vệ, một số là nhân viên cấp dưỡng - tạp vụ làm việc tại Ninh Bình. Với công việc bảo vệ, cấp dưỡng - tạp vụ thì không yêu cầu người lao động phải có trình độ đào tạo cao, hơn nữa Công ty ưu tiên tuyển người dân địa phương tại địa bàn dự án, nơi có mặt bằng chung về trình độ giáo dục – đào tạo chưa cao, nên việc tuyển lao động phổ thông vào những vị trí công việc này là chấp nhận được. Tuy nhiên lực lượng lao động phổ thông chưa qua đào tạo, có trình độ cũng như tác phong làm việc còn hạn chế, song trong thời gian tới Công ty sẽ có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng cho số nhân lực này. Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo như trên là tương đối phù hợp với đặc điểm các công việc sản xuất – kinh doanh hiện tại của Công ty. Cơ cấu lao động theo phòng, ban chức năng Bảng 2.3:Bảng cơ cấu lao động theo phòng, ban chức năng Các phòng, ban  Trên Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Công nhân kỹ thuật Lao động phổ thông Tổng Hội đồng quản trị 3 4 7 Ban kiếm soát 1 2 3 Ban Tổng Giám đốc 1 2 3 Tổ trợ lý, thư ký 1 4 1 6 Văn phòng tổng hợp 3 3 4 2 8 5 25 Tổ chức Nhân sự 6 6 Tài chính Kế toán 5 1 3 9 Phòng Kinh doanh 5 5 Kế hoạch Đầu tư 1 6 7 Quản lý Xây dựng 6 6 Vật tư Kỹ thuật 5 4 3 8 2 22 Ban Giải phóng mặt bằng 3 2 5 Phòng Bảo vệ  1  2 17  20 VPĐD tại TPHCM 1 1 VPĐD tại Ninh Bình 1 1 (Nguồn: số liệu của phòng Tổ chúc Nhân sự) Do Công ty vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, ổn định bộ máy nhân sự nên việc sắp xếp, bố trí nhân sự còn gặp một số khó khăn. Có chức danh chưa có nhân sự đảm nhiệm, như Phó Tổng Giám đốc Đầu tư Xây dựng, Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh; có phòng, ban chưa được thành lập trên thực tếmhư: Ban Chỉ huy Công trường; có bộ phận bố trí nhân sự chưa đủ số lượng, như Phòng Kinh doanh. Còn lại các phòng, ban khác trong Công ty về cơ bản đã sắp xếp phù hợp về số lượng nhân sự. Công ty hiện còn một số vị trí, chức danh mà người lao động được bố trí có chuyên môn đào tạo không phù hợp với công việc đảm nhận, như: cử nhân Nghệ thuật làm thư ký Tổng Giám đốc, cử nhân Ngoại ngữ tại chức là nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự, trung cấp Kế toán làm nhân viên tạp vụ… Song số lao động có chuyên môn đào tạo không phù hợp với vị trí công việc là không nhiều và đang có xu hướng giảm dần trong Công ty. Cơ cấu lao động theo độ tuổi, giới tính Bảng 2.4: Bảng cơ cấu lao động theo độ tuối Độ tuổi 20 - 35 35 - 55 > 55 Tổng Số lượng (người) 73 40 9 122 Tỷ lệ (%) 60 33 7 100 (Nguồn: số liệu của phòng Tổ chức Nhân sự) Cơ cấu lao động của Công ty theo độ tuổi là khá hợp lý. Phần lớn người lao động trong Công ty có độ tuổi trẻ, 60% người lao động có độ tuổi từ 20 - 35 tuổi, nhưng đều đã có những kinh nghiệm nhất định trong công việc, điều này là một thuận lợi rất lớn cho Công ty trong quá trình phát triển. Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo giới tính Giới tính Nam Nữ Tổng Số lượng (Người) 79 43 122 Tỷ lệ (%) 65 35 100 (Nguồn: số liệu của phòng Tổ chức Nhân sự) Cơ cấu lao động của Công ty theo giới tính có sự chênh lệch rõ ràng, có 79 lao động là nam giới, chiếm tỷ lệ 65%; 43 lao động là nữ giới, chiếm 35%. Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm, tính chất công việc hiện tại của Công ty chủ yếu về lĩnh vực xây dựng nên số lượng lao động là nam giới nhiều hơn số lượng lao động là nữ giới. Cơ cấu lao động theo lao động trực tiếp và lao động gián tiếp Bảng 2.6:Bảng cơ cấu lao động theo lao động trực tiếp và lao động gián tiếp Loại lao động Lao động trực tiếp Lao động gián tiếp Tổng Số lượng (người) 111 11 122 Tỷ lệ (%) 91 9 100 (Nguồn: số liệu của phòng Tổ chức Nhân sự) Tính đến thời điểm ngày 31/12/2007, trong số 122 lao động của Công ty có 111 lao động gián tiếp, 11 lao động trực tiếp, tương ứng với các tỷ lệ là 91% và 9 %. 11 lao động trực tiếp của Công ty đều thuộc phòng Vật tư kỹ thuật, gồm có: 3 công nhân vận hành máy (vận hành máy xúc, máy ủi trên công trường xây dựng);5 công nhân sửa chữa(sửa chữa, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị trên công trường);3 công nhân phục vụ công trường (thực hiện công việc phụ giúp như chuẩn bị máy móc, dụng cụ, vật tư… sẵn sàng cho công nhân chính làm việc tại công trường). Công việc của Công ty phần lớn là công việc quản lý, công việc chuyên môn, như đã trình bày trong phần 2.1.4, công việc chính của Công ty là quản lý thi công xây dựng dự án, bởi vì việc thi công xây dựng một số công trình và hạng mục công trình đã được Công ty giao cho công ty con, Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái thực hiện. Vì vậy, số lượng lao động gián tiếp nhiều hơn số lượng lao động trực tiếp. Để đảm bảo tiến độ thi công dự án, Công ty có kế hoạch tuyển dụng của năm 2008, trong đó phần lớn là tuyển lao động trực tiếp, như: công nhân xây dựng, công nhân lắp đặt hệ thống ống nước, công nhân điện, công nhân trồng cỏ sân golf… khi đó thì tỷ lệ lao động trực tiếp sẽ tăng lên. 2.1.6. Kết quả sản xuất – kinh doanh và mục tiêu phát triển của Công ty Kết quả sản xuất - kinh doanh Đầu năm 2004, Công ty INCONESS - tiền thân của Công ty PV-INCONESS - bắt đầu định hướng đầu tư vào những dự án chiến lược, dài hạn. Năm 2005, Công ty INCONESS bắt đầu triển khai thực hiện dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái. Đầu năm 2007, Công ty INCONESS bắt đầu triển khai thực hiện xây dựng dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng. Trên cơ sở kế thừa Công ty INCONESS, Công ty PV-INCONESS đang tiếp tục thực hiện hai dự án trên. Hiện nay, Công ty phải tập trung chủ yếu cho hoạt động đầu tư dài hạn đối với hai dự án, nên các hoạt động sản xuất - kinh doanh khác của Công ty chưa dược tập trung đẩy mạnh. Ngoài hoạt động kinh doanh bán thẻ golf, kinh doanh bất động sản, các hoạt động sản xuất - kinh doanh khác đều tạm lắng. Kết quả sản xuất - kinh doanh năm 2007 như sau: Bảng 2.7: Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh năm 2007 Nội dung Đơn vị tính Giá trị Vốn tỷ đồng 250 Doanh thu và thu nhập khác tỷ đồng 0,10 Lợi nhuận thực hiện tỷ đồng -0,059 Thu nhập bình quân đồng/người/tháng 2.500.000 (Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán) Do Công ty đang trong giai đoạn thực hiện đầu tư, hoạt động kinh doanh bán thẻ sân golf và kinh doanh bất động sản cũng mới đang được tập trung đẩy mạnh nên hầu như Công ty không có doanh thu, lợi nhuận. Mục tiêu phát triển của Công ty Mục tiêu phát triển tổng quát của Công ty là: Phát huy tối đa mọi nguồn lực, tiềm năng, lợi thế kinh doanh tiếp tục xây dựng, hoàn thiện Công ty, phát triển Công ty bền vững. Phát triển nguồn nhân lực đồng bộ cả về số lượng và chất lượng, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. Tăng cường và mở rộng hợp tác quốc tế, hợp tác trong nước để tạo cơ hợi kinh doanh, đầu tư. Tạo ra các sản phẩm, loại hình dịch vụ thoả mãn nhu cầu ngày càng cao về chất lượng, thẩm mỹ và tiện ích xã hội của khách hàng, qua đó nâng cao năng lực cạnh tranh, gây dựng, phát triển, quảng bá uy tín, thương hiệu của Công ty trên thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Cụ thể, trong những năm tới Công ty tiếp tục thực hiện đầu tư và hoàn thành giai đoạn xây dựng hai dự án chính của Công ty tại Ninh Bình. Giai đoạn từ năm 2008 – 2010: - Với dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái, triển khai thực hiện và hoàn thành giai đoạn II của dự án, tổng mức đầu tư 487,5 tỷ đồng. - Với dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng: Năm 2007 – 2008, triển khai thực hiện và hoàn thành giai đoạn I, tổng mức đầu tư 184,777 tỷ đồng. Năm 2009, triển khai thực hiện và hoàn thành giai đoạn II, tổng mức đầu tư 160,942 tỷ đồng. Năm 2010, triển khai thực hiện và hoàn thành giai đoạn III, tổng mức đầu tư 146,897 tỷ đồng. Giai đoạn từ năm 2011 – 2015: - Với dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái, triển khai thực hiện và hoàn thành giai đoạn III của dự án, tổng mức đầu tư 160,46 tỷ đồng. - Với dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng, tiếp tục đầu tư và chính thức đi vào vận hành, khai thác. Ngoài ra, mục tiêu của Công ty PV-INCONESS là tiếp tục tập trung đẩy mạnh và khai thác hoạt động kinh doanh bán thẻ sân golf, thẻ các câu lạc bộ, kinh doanh bất động sản và sẽ tiến tới kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tếCác hoạt động kinh doanh này nhằm đảm bảo cân đối tài chính, duy trì sự ổn định và phát triển của Công ty. 2.2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS Công tác phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS đã được triển khai thực hiện nhưng chưa thực hiện hoàn thiện: từ việc tổ chức thực hiện phân tích công việc, các văn bản liên quan đến công việc cho đến việc ứng dụng kết quả của phân tích công việc vào các hoạt động quản lý nhân sự khác. Thực tế này đang gây ra cho Công ty những khó khăn nhất định trong công tác nhân sự. 2.2.1. Cách thức tiến hành phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS Công tác phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS được thực hiện theo cách thức sau đây: - Tổng Giám đốc Công ty PV-INCONESS đã chỉ đạo cho phòng Tổ chức Nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảosự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạngiữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì. - Đây là lần đầu tiênCông ty PV-INCONESS tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc kể từ khi chính thức được thành lập và đi vào hoạt động.Mặc dù ra đời trên cơ sở kế thừa Công ty INCONESS đã có lịch sử gần 4 năm hoạt độngnhưng trước đây công tác phân tích công việc tại Công ty INCONESS không được thực hiện đầy đủ, hoàn thiện. Hơn nữa, Công ty PV-INCONESS đã có những sự đổi thay, điều chỉnh so với Công ty INCONESS để cho phù hợp với hoàn cảnh mới, với yêu cầu của thực tế nên tất yếu dẫn đến các công việc của Công ty cũng có những đổi mới. Do đó phòng Tổ chức Nhân sự xác định công tác phân tích công việc cần được thực hiện cho tất cả các công việc trong Công ty để mỗi người lao động nắm rõ được mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, có những quyền hạn nào; ngoài ra có thể làm cơ sở phục vụ cho các công tác khác của quản lý nhân sự trong Công ty. Thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc Công ty, phòng Tổ chức Nhân sự đã có công văn đề nghị các Trưởng phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình.Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào. - Các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc cùng người lao động trong phòng, ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc củahọ và có thể có những trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về: những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao... từ đócác Trưởng phòng, ban trực tiếp viết văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản phân công công việc/nhiệm vụ. Có thể nói mỗi phòng, ban bao gồm Trưởng phòng ban, Phó phòng ban và các tổ (như đã trình bày tại phần 2.1.4),bản phân công công việc/nhiệm vụ của mỗi phòng, banđược viết cho Trưởng, Phó phòng, ban và các tổ của phòng, ban đó. - Sau khi Trưởng phòng, ban đã xây dựng được bản phân công công việc/nhiệm vụ, văn bản này có thể được đưa cho người lao động đọc và đề xuất ý kiến đóng góp. Trên thực tế, hầu hết các phòng, ban đều không làm việc này. - Các Trưởng phòng, ban giao bản phân công việc/nhiệm vụ cho phòng Tổ chức Nhân sự; sau đó phòng Tổ chức nhân sự trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt. Sau khi được Tổng Giám đốc thông qua, bản phân công công việc/nhiệm được gửi tới các phòng, ban và lưu lại tại tổ chức nhân sự. Như vậy: - Công tác phân tích công việc đã được các phòng, ban thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc thông qua phòng Tổ chức Nhân sự, với mục đích của phân tích công việc là giúp người lao động nắm được mình có những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn gì. Ngoài ra, phòng Tổ chức Nhân sự chưa xác định rõ sẽ ứng dụng kết quả phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự cụ thể nào khác. - Người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích công việc được phòng Tổ chức Nhân sự giao cho các Trưởng phòng, ban chứ không phải nhân viên của phòng Tổ chức Nhân sự hoặc các chuyên gia phân tích công việc thuê bên ngoài Công ty. Các Trưởng phòng, ban thường là những người có kiến thức sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực của phòng, ban mình. Họ là người giám sát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng người lao động trong phòng, ban mình, yêu cầu người lao động thực hiện công việc như thế nào và phải đạt kết quả ra sao;hàng ngày, Trưởng phòng, ban có thể làm việc cùng người lao động nên họ dễ dàng quan sát quá trình làm việc và tiếp xúc trực tiếp vớingười lao độnghơn. Vì vậy Trưởng phòng, ban là người hiểu rõ nhất về các công việc của phòng, ban mình. Đó là ưu điểm của việc các Trưởng phòng, ban là người thực hiện phân tích công việc vì khi đó các thông tin trong văn bản phân tích công việc đảm bảo chính xác, đầy đủ và sát thực hơn. Hơn nữa như thế còn tiết kiệm thời gian, do trong cùng một khoảng thời gian các phòng, ban khác nhau có thể cùng tiến hành viết văn bản phân tích công việc cho phòng, ban mình. Tuy nhiên,các Trưởngphòng, ban là những người có chuyên môn không thuộc lĩnh vực nhân sự, họ không có hoặc rất hạn chế về kiến thức, kỹ năng phân tích công việc, như: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin haykỹ năng viết văn bản phân tích công việc... Công ty cũng không có sự đào tạo, phòng Tổ chức Nhân sự không có hướng dẫn cho các Trưởng phòng, ban vềphân tích công việc. - Các Trưởng phòng, ban không tiến hành lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, và cũng không có phương pháp thu thập thông tin rõ ràng. Quá trình thu thập thông tin và xử lý thông tin hầu như không có. Các Trưởng phòng, ban viết bản phân công công việc/nhiệm vụ chủ yếu dựa vào sự hiểu biết của mình về các công việc, chứ không có sự thu thập thông tin từ người lao động, nếu có cũng chỉ là những cuộc nói chuyện, thảo luận ngắn mang tính không chính thức với người lao động. - Bản phân công công việc/nhiệm vụ được viết cho các Trưởng, Phó phòng, ban và các tổ mà không phân tích cho từng người lao động là hợp lý, việc này giúp Công ty tiết kiệm thời gian và chi phí. Vì một tổ gồm những người lao động có cùng chức danh công việc, nên có thể coi phân tích công việc tại Công ty đã được tiến hành cho từng chức danh công việc. - Việc lấy ý kiến của người lao động trước khi trình Tổng Giám đốcduyệt bản phân công công việc/nhiệm vụ cũng chỉ mang tính chất hình thức nhiều hơn. Hầu hết các phòng, ban không đưa cho người lao động để họ đọc và đóng góp ý kiến; nếu có thì người lao động chỉ đọc qua và tán thành, họ không dành thời gian đọc và suy nghĩ thực sự sâu sắc về văn bản này. Nói chung, đây là lần đầu tiên Công ty thực hiện công tác phân tích công việc nhưng đã không tiến hành xây dựng một quy trình chuẩn cho phân tích công việc. Cách thức phân tích công việc mà Công ty đã thực hiện là chưa hợp lý, còn thiếu nhiều hoạt động quan trọng của phân tích công việc, có những hoạt động chỉ mang tính hình thức và chưa chính quy. 2.2.2. Hệ thống văn bản phân tích công việc của Công ty Hiện nay Công ty đã xây dựng được hệ thống bản phân công công việc/nhiệm vụ cho Trưởng, Phó phòng, ban các tổtrong các phòng, ban. Bản phân công công việc/nhiệm vụ đã được hầu hết các phòng, ban trong Công ty xây dựng, như: Văn phòng tổng hợp, Tài chính kế toán, Tổ chức Nhân sự, Quản lý xây dựng, Vật tư kỹ thuật, Kế hoạch đầu tư vàBan Giải phóng mặt bằng. Ban Chỉ huy công trường chưa có nhân sự đảm nhiệm; phòng Bảo vệ, phòng Kinh doanh đang tiếp tục bổ sung lao động, còn nhiều biến động trong công việc cũng như nhân sự nên ba phòng, ban này chưa xây dựng được bản phân công công việc/nhiệm vụ cụ thể cho mình. Nói chung, bản phân công công việc/nhiệm vụ của Công ty là nêu ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mà người lao động phải thực hiện. Sau đây em xin trình bày phần phân công công việc cho tổ IT (Information Technology) và tổ Hành chính Điện nước thuộc văn bản phân công công việc của Văn phòng Tổng hợp và phần phân công nhiệm vụ cho chức danh công việc Trưởng phòng Quản lý Xây dựng thuộc văn bản phân công nhiệm vụ của phòng Quản lý xây dựng: Phần phân công công việc cho tổ IT và Hành chính Điện nước: CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG TỔNG HỢP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2007 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Kính gửi: Ông Tổng Giám đốc Căn cứ Công văn số: 151/CV-TCNS ngày 26/11/2007 về việc Kiện toàn bộ máy các phòng chức năng; Căn cứ Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tổng hợp. Trên cơ sở đó Văn phòng Tổng hợp kiện toàn, ổn định bộ máy và phân công ra các tổ sau: ............................................................................................................................. 9. Tổ IT: Tôn Thiện Sơn, Nguyễn Đức Thọ - Quản lý, lưu trữ thông tin của Công ty trên máy chủ: thiết lập hệ thống quản lý thông tin nội bộ trên máy, chia tài liệu thông tin thành folder riêng để quản lý, khi các phòng, ban yêu cầu sao chép tài liệu phải trình bày nội dung, mục đích sử dụng, tuỳ tính chất, mức độ quan trọng của tài liệu và nhu cầu phục vụ công việc để cung cấp; các tài liệu quan trọng, mật và tuyệt mật thì không được sao chụp trừ khi có chỉ thị trực tiếp của Tổng Giám đốc; - Dữ liệu thông tin của Công ty là bí mật Doanh nghiệp, do đó phụ trách IT phải nhận thấy được tầm quan trọng trong việc bảo mật, gìn giữ hệ thống dữ liệu thông tin và phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Công ty, trước pháp luật về việc quản lý, lưu trữ dữ liệu thông tin của Công ty; phải cài đặt mã bảo vệ cho hệ thống dữ liệu tránh bị mất hoặc bị xâm nhập, sao chép khi có sự cố; phối hợp với các phòng, ban để lưu trữ văn bản, tài liệu liên quan đến kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh trên máy chủ của Công ty; - Quản lý trang Web của Công ty, cập nhật thông tin thường xuyên cho trang Web: phải thường xuyên cập nhật thông tin kinh tế, xã hội, thị trường để tạo sự phong phú, sinh động cho trang Web, thường xuyên làm mới trang Web bằng thông tin nóng, mới, thu hút số lượng người cập nhật, phải biến trang Web thành một cơ quan ngôn luận, quảng bá thương hiệu của Công ty; - Chịu trách nhiệm về kỹ thuật liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị máy văn phòng: máy tính, máy in, máy Fax, máy chiếu, máy photo, máy điện thoại...: khi mua sắm trang thiết bị máy văn phòng phải chịu trách nhiệm kiểm tra, so sánh mức giá của các nhà cung cấp để có sự lựa chọn hợp lý; kiểm tra chất lượng của trang thiết bị trước khi mua, khi nhà cung ứng bàn giao sản phẩm; khi mua sắm trang thiết bị tài sản văn phòng theo đề xuất của phòng, ban hoặc theo sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc phải có tờ trình cụ thể, chỉ được mua khi có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc bằng văn bản (trừ trường hợp khẩn cấp hoặc cần thiết, có thể thực hiện theo mệnh lệnh miệng nhưng sau đó phải có tờ trình bằng văn bản); sau khi nhận bàn giao hàng hoá thì IT có trách nhiệm nhập hàng hoá vào danh mục tài sản của Công ty, lên chế độ bảo hành bảo dưỡng định kỳ; - Sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị máy văn phòng: Lập sổ theo dõi trang thiết bị máy văn phòng để xây dựng định mức bảo trì, bảo dưỡng kịp thời giảm độ khấu hao của máy; khi máy có hiện tượng hỏng hóc phải yêu cầu các phòng, ban hoặc cá nhân mô tả chi tiết để sửa chữa, nếu không tự khắc phục được phải gọi người sửa chữa nhưng phải biết được nguyên nhân hỏng hóc của máy hoặc bộ phận cần thay hoặc cần sửa để đảm bảo về giá thành và chất lượng sửa chữa; - Cài đặt hệ thông thông tin mạng, đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thường xuyên, liên tục; hệ thống điện thoại tổng đài, kết nối thông tin nội bộ phải đảm bảo không bị gián đoạn, luôn duy trì sự phối hợp thông tin liên lạc giữa các phòng, ban trong Công ty, giữa Công ty với các đối tác; - Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, giữ gìn trang thiết bị máy văn phòng: chịu trách nhiệm hướng dẫn người lao động các phòng, ban sử dụng trang thiết bị máy văn phòng, hướng dẫn cách sử dụng cụ thể, chi tiết (quy trình vận hành, sử dụng, bảo dưỡng) theo chất lượng, cấu tạo kỹ thuật của từng loại thiết bị; có quyền nhắc nhở người lao động của Công ty về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng; - Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao. ............................................................................................................................. 13. Tổ Hành chính Điện nước: Đinh Văn Điều, Nguyễn Văn Thắng - Phụ trách hệ thống điện, nước cho hệ thống văn phòng và nhà nghỉ của Công ty; - Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước; - Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao. ............................................................................................................................. Nơi nhận: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS - Như trên; T/L TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY - BLĐ Cty (B/c);                                                CHÁNH VĂN PHÒNG - Lưu VP, TCNS. LÊ THUỲ LINH Phần phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Quản lý Xây dựng: CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng Quản lý Xây dựng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2007 PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Kính gửi: TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY Căn cứ vào công văn số 151/CV-TCNS ngày 26/11/2007, của phòng Tổ chức Nhân sự về việc Kiện toàn bộ máy các phòng, ban chức năng; Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Quản lý Xây dựng; Phòng Quản lý Xây dựng phân công ra như sau: 1.Trưởng phòng Quản lý Xây dựng Trách nhiệm: - Có trách nhiệm quản lý và giao nhiệm vụ, điều động nhân sự hoàn    thành công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng tại Công ty cũng    như tại hiện trường dự án. - Chỉ đạo nhân viên trong phòng thực hiện các công tác nghiệp vụ về    giám sát, nghiệm thu, hoàn công trong lĩnh vực của phòng. - Được Tổng Giám đốc uỷ quyền quan hệ với các cơ quan chức năng    hữu quan trong phạm vi công việc. - Chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện và chất lượng công việc của    phòng trước Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối    chuyên môn. - Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc và các Phó Tổng    Giám đốc giao. Quyền hạn: - Đề nghị Văn phòng đại diện, yêu cầu các bộ phận chuyên môn cung   cấp hồ sơ, tài liệu cho phòng để phục vụ công tác nghiệp vụ. - Tham mưu cho Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc những    vấn đề liên quan đến lĩnh vực của phòng. .................................................................................................................... Nơi nhận: - Như Kính gửi; CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS - BLĐ Cty (B/c); T/L. TỔNG GIÁM ĐỐC - Lưu VP, TCNS. TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ XÂY DỰNG Nguyễn Anh Tuấn Như vậy: - Hệ thống văn bản phân tích công việc của Công ty chưa được xây dựng đầy đủ. Không phải tất cả mọi phòng, ban đều đã viết bản phân công công việc/nhiệm vụ cho phòng, ban mình. - Các phòng, ban cũng chưa xây dựng đủ ba văn bản phân tích công việc, còn thiếu hai văn bản rất quan trọng là bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản phân công công việc/nhiệm vụ xác định chức danh công việc, tên tổ; chủ yếu nêu ra tại mỗi chức danh công việc, tổ có những nhiệm vụ, trách nhiệm, miêu tả thực hiện như thế nào và có đề cập tới quyền hạn của người lao động. Nhưng còn thiếu nhiều thông tin khác, như: các mối quan hệ trong thực hiện công việc, các phương tiện, máy móc sử dụng khi làm việc, điều kiện làm việc... - Các nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao động được nêu ra đã có sự sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng. Tuy nhiên, sự phân loại thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin vẫn không tránh khỏi những chỗ lộn xộn, thiếu hợp lý vì không phân biệt rõ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm với quyền hạn của người lao động. Ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ bảy trong phần phân công công việc cho Tổ IT gồm có: + Nhiệm vụ, trách nhiệm: “Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng.” + Quyền hạn: “có quyền nhắc nhở người lao động về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng.” Hoặc ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm trong phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Quản lý Xây dựng lại có phần quyền hạn: “Được Tổng Giám đốc uỷ quyền quan hệ với các cơ quan chức năng hữu quan trong phạm vi công việc” Trong khi phần quyền hạn của Trưởng phòng Quản lý Xây dựng lại có phần nhiệm vụ, trách nhiệm: “Tham mưu cho Tổng Giám đốc và/hoặc Phó Tổng Giám đốc những vấn đề liên quan đến các lĩnh vực của phòng.” Bên cạnh đó, ta cũng thấy có phần phân công công việc/nhiệm vụ đã đề cập tới tiêu chuẩn thực hiện công việc nhưng chưa được viết tách bạch, nhiều thông tin trong phần miêu tả về nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao độngthuộc về tiêu chuẩn thực hiện công việc. Ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ ba trong phân công công việc cho Tổ IT có nêu: “Quản lý trang Web Công ty, cập nhật thông tin thường xuyên cho trang Web.” Còn tiếp theo là: “Trang Web phải phong phú, sinh động, thu hút người cập nhật”, nhưng đây lại là tiêu chuẩn thực hiện công việc, chứ không phải là nhiệm vụ, trách nhiệm. Hoặc ví dụ, trong phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ sáu có nêu: “cài đặt hệ thống thông tin mạng nội bộ.” Còn tiếp theo là: “Đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thường xuyên liên tục, hệ thống điện thoại tổng đài, kết nối thông tin nội bộ phải đảm bảo không gián đoạn”, nhưng đây cũng là tiêu chuẩn thực hiện công việc, chứ không phải là nhiệm vụ, trách nhiệm. - Có những phần phân công công việc/nhiệm vụ thông tin nêu ra quá sơ sài, chung chung, không nêu cụ thể người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể gì, như phần phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Quản lý Xây dựng, đặc biệt là phần phân công công việc cho Tổ Hành chính Điện nước. Ngược lại, có những phần phân công công việc/nhiệm vụ được viết quá tỉ mỉ. Tất nhiên việc miêu tả chi tiết mỗi nhiệm vụ, trách nhiệm cần được thực hiện như thế nào là một việc rất tốt nhưng Công ty đã sử dụng ngôn từ có phần rắc rối, phức tạp, dẫn đến sự miêu tả dài dòng không cần thiết, không đảm bảo sự ngắn gọn, súc tích và cô đọng của văn bản phân công công việc/nhiệm vụ, như phần phân công công việc cho Tổ IT. - Về mặt hình thức, Công ty không có mẫu văn bản phân tích công việc thống nhất cho các phòng, ban, dẫn đến cách thức trình bày văn bản phân tích công việc của các phòng, ban có phần khác nhau. Ví dụ: Văn phòng Tổng hợp đặt tên cho văn bản của mình là: “Phân công công việc”; trong khi phòng Quản lý Xây dựng lại đặt tên là: “Phân công nhiệm vụ”. Phần phân công công việc/nhiệm vụ của các chức danh công việc, các tổ trong một phòng, ban được trình bày chung trong một văn bản, khi gửi cho người lao động, chỉ cần gửi một bản là người lao động có thể nắm được mình và những người khác trong phòng, ban cần thực hiện những gì. Nhưng bản phân công công việc/nhiệm vụ chỉ nêu ra nhiệm vụ, trách nhiệm, nếu có đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc thì việc trình bày chung như trên làm cho văn bản trở nên quá dài, phức tạp, khiến người đọc khó theo dõi. Nói chung, văn bản phân tích công việc của Công ty chưa đầy đủ, hợp lý về mặt nội dung cũng như hình thức. 2.2.3. Ảnh hưởng của phân tích công việc chưa đầy đủ tới thực hiện công việc của người lao động và các hoạt động quản lý nhân sự khác tại Công ty Công tác phân tích công việc tiến hành chưa đầy đủ đã có những ảnh hưởng rất lớn mang tính chất không tích cực tới sự hiệu quả trong thực hiện công việc của người lao động và các công tác khác của quản lý nhân sự. Việc ứng dụng các thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ nhằm phục vụ cho các hoạt động quản lý nhân sự khác của Công ty hầu như chưa có. Với sự thực hiện công việc của người lao động Bản phân công công việc/nhiệm vụ được gửi tới các phòng, ban; các phòng, ban phổ biến văn bản này tới những người lao động của mình, nên người lao động có thể nắm được, hiểu rõ mình và những người khác làm những nhiệm vụ gì, làm như thế nào, giới hạn quyền hạn ra sao. Như vậy trong thực hiện công việc của người lao động giảm thiểu được những trường hợp chồng chéo, đùn đẩy nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc là thực hiện những việc vượt quá quyền hạn cho phép của mình. Nhưng có phần phân công công việc/nhiệm vụ nêu ra thông tin không rõ ràng, chung chung, như phần phân công công việc cho Tổ Hành chính Điện nước nêu trên, làm cho người lao động có những sự lúng túng nhất định trong thực hiện công việc, họ thực hiện công việc theo những nhiệm vụ phát sinh hàng ngày hoặc theo sự phân công của người quản lý trực tiếp. Hiện tại, tiền lương của Công ty được trả theo thời gian, không tính đến kết quả thực hiện công việc, Công ty có áp dụng chương trình khuyến khích tài chính: “Tiền thưởng”. Tiền thưởng được chi trả không định kỳ, áp dụng khi người lao động hoàn thành công việc một cách xuất sắc, vượt mức công việc được giao, có đề xuất, sáng kiến trong quá trình thực hiện công việc... Nhưng do bản phân công công việc/nhiệm vụ không nêu ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc, người lao động không biết kết quả thực hiện công việc của mình như thế nào được đánh giá là chưa hoàn thành, hoàn thành, hoàn thành xuất sắc công việc nên phần nào đã không động viên, khuyến khích được người lao động cố gắng, nỗ lực hết mình để thực hiện công việc tốt hơn. Nhưng nói chung đội ngũ lao động của Công ty là những người trẻ tuổi có sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, có chí cầu tiến nên họ luôn có ý thức trong thực hiện công việc của mình. Với các hoạt động quản lý nhân sự khác - Với tuyển dụng nhân sự Công tác tuyển dụng nhân sự đang được thực hiện nhiều tại Công ty trong thời gian này, vì nhân sự của Công ty có nhiều biến động và Công ty đang tích cực tuyển lao động bổ sung vào vị trí còn thiếu. Năm 2008, Công ty có kế hoạch tuyển 160 lao động, chủ yếu ở các vị trí: công nhân xây dựng;công nhân trồng cỏ, chăm sóc cỏ sân golf; công nhân vận hành các loại máy trên sân golf; công nhân lắp đặt hệ thống ống nước; công nhân điện; nhân viên bảo vệ; nhân viên caddie;nhân viên lễ tân; nhân viên thu ngân... Với những vị trí tuyển dụng này, đối tượng Công ty hướng tới là lao động trình độ phổ thông tại địa bàn hai dự án ở Ninh Bình nên thông báo tuyển mộ chỉ nêu ra vị trí, số lượng cần tuyển. Ngoài ra, Công ty có thể tuyển một số lao động chuyên môn: kỹ sư xây dựng, nhân viên kinh doanh..., thông báo tuyển mộ được đăng trên báo và Website của Công ty. Phần quảng cáo tuyển mộ nhân sự thường không mô tả cụ thể các nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc mà trình bày tóm tắt những thông tin rất cơ bản về công việc, đảm bảo ngắn gọn để thu hút người đọc và tiết kiệm chi phí quảng cáo. Sau đây là một mục quảng cáo tuyển mộ của Công ty đăng trên báo giấy: Bảng 2.8: Thông báo tuyển mộ Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS có lĩnh vực kinh doanh chính là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ. Hiện nay, Công ty đang đầu tư vào hai dự án tại Ninh Bình: Dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng và Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái, với tổng diện tích gần 3000ha, tổng mức đầu tư trên 3000 tỷ đồng Công ty cần tuyển 02 kỹ sư Kinh tế Xây dựng, làm việc tại Hà Nội – Ninh Bình: Mô tả công việc: - Lập dự toán công trình, bóc tách khối lượng, kiểm tra hồ                                 sơ quyết toán;                    - Lập và phân tích các dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư;                    - Tham gia lập hồ sơ thầu, quản lý nhà thầu và thi công. Yêu cầu: Tốt nghiệp Đại học, sử dụng thành thạo các phần mền chuyên ngành                 xây dựng và tin học văn phòng, có một năm kinh nghiệm trở lên. Quyền lợi: - Lương thoả thuận;                   - Các chế độ chính sách BHXH, BHYT theo quy định Nhà nước;                   - Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và phát                     huy tính năng động trong công việc. Hồ sơ gồm có: Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc ứng viên tự viết, các bằng cấp                           chứng chỉ, Giấy khai sinh, Bản mô tả kinh nghiệm làm việc. Địa điểm nộp hồ sơ: Phòng Tổ chức Nhân sự, Công ty PV-INCONESS, tầng 6, toà                                     nhà Viglacera, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội. Liên hệ: Chị Nhung, Phòng Tổ chức Nhân sự, ĐT: (04) 553 7221                                                                            DĐ:098 4083 651                                                                            Email:nhungdp@pv-inconess.com.vn (Nguồn: Phòng Tổ chức Nhân sự) Ta thấy phần mô tả công việc trong thông báo tuyển mộ của Công ty nêu ra ngắn gọn những nhiệm vụ chính của công việc. Phần này chủ yếu do các phòng, ban cần tuyển người lao động tự viết nên, họ có thể chắt lọc từ những thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ của phòng, ban mình. Do bản phân công công việc/nhiệm vụ của Công ty chưa có phần yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên khi Công ty cần tuyển dụng người lao động ở vị trí nào thì sẽ xây dựng yêu cầu tuyển mộ và tiêu thức tuyển chọn ở vị trí đó. Phần này cũng chủ yếu do phòng, ban cần tuyển người lao động dựa vào kinh nghiệm, hiểu biết của mình về công việc cần tuyển người, trong sự kết hợp với phòng Tổ chức Nhân sự và theo xu hướng chung của thị trường tuyển dụng để xác định nên. Quá trình tuyển chọn của Công ty gồm có: + Sàng lọc qua hồ sơ xin việc: dựa vào các thông tin trong hồ sơ xin việc như các loại bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc... để nhân viên tuyển dụng lựa chọn những ứng viên vào vòng phỏng vấn. + Phỏng vấn: tuỳ thuộc vào loại lao động. Đối với những lao động đơn giản, như nhân viên bảo vệ, tạp vụ... thường là cán bộ tuyển dụng phỏng vấn. Đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn, Công ty thường lập một hội đồng phỏng vấn gồm: đại diện của phòng Tổ chức Nhân sự, Trưởng phòng, ban cần tuyển lao động và Tổng Giám đốc (nếu là những vị trí quan trọng). + Thử việc, sau thời gian thử việc Công ty ra quyết định tuyển chọn chính thức. Trong tuyển chọn dựa vào tiêu thức sàng lọc cụ thểđể đánh giá các ứng viên theo các tiêu thức đó.Việc xác định các tiêu thức tuyển chọn của Công ty không được thực hiện bài bản, hoàn toàn phát sinh theo nhu cầu tuyển dụng, dựa trên kinh nghiệm là chính có thể dẫn đến sàng lọc ứng viên không chính xác, tuyển dụng không đúng người. - Với đánh giá thực hiện công việc Hiện tại, công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty chưa được triển khai thực hiện do Công ty chưa xây dựng được hệ thống đánh thực hiện công việc.Phần lớn lao động trong Công ty là lao động gián tiếp, quá trình thực hiện công việc không biểu hiện hành vi cụ thể, kết quả thực hiện công việc khó định lượng; bản phân công công việc/nhiệm vụchưa đầy đủ, đặc biệt chưa nêu racác tiêu chuẩn thực hiện công việcnên rất khó để Công ty xây dựng được hệ thống đánh giá thực hiện. Vì văn bản phân tích công việc là hướng dẫn chủ yếu để xác định nên các tiêu thức đánh giá trong hệ thống đánh giá. Hiện tại Công ty có bảng chấm công theo dõi thời gian làm việc thực tế của người lao động trong tháng, trên cơ sở đó tính lương cho người lao động. - Với công tác thù lao lao động Công ty đã xây dựng quy chế tiền lương, theo đó Công ty áp dụng trả lương theo thời gian cho tất cả người lao động, nhưng chưa có quy chế nâng bậc lương: chưa có tiêu chuẩn, kỳ hạn nâng lương cho người lao động. Bảng 2.9:Bảng thanh toán lương Họ tên Chức danh Công Tiền lương thoả thuận (đ/tháng) Tiền lương thực tế (đ/tháng) Phụ cấp (đ/tháng) Thu nhập (đ) Các khoản khấu trừ (đ) Thực lĩnh (đ) Công thực tế (ngày) Công chế độ, công phép (ngày) Giờ làm thêm (giờ) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) Nhân viên hành chính 22,0 1,0 11,0 1.400.000 1.525.543 100.000 1.625.543 97.533 1.528.010 (Nguồn: Phòng Tổ chức nhân sự) Trong đó: + Công định mức (Cdm) là số ngày trong tháng theo quy định người lao động phải làm việc (tuỳ theo từng tháng mà Công tydm khác nhau); + Công thực tế là số ngày thực tế trong tháng người lao động đi làm; +Công chế độ, công phép là số ngày trong tháng người lao động được nghỉ nhưng vẫn hưởng lương; + Giờ làm thêm là số giờ làm thêm trong tháng của người lao động; + Tiền lương thoả thuận là số tiền Công ty thoả thuận trả cho người lao động ở từng vị trí công việc trong một tháng (nếu người lao động đi làm đầy đủ số ngày công theo quy định); + Phụ cấp gồm có phụ cấp địên thoại, công trường, xăng xe, ca ba, phụ cấp khác...; các khoản khấu trừ: tiền ăn tối, thuế thu nhập cao (nếu có), 5% BHXH, 1% BHYT, khấu trừ khác. (3) + (4)(5) Tiền lương thực tế: (7) = (6)× ────── + (6) × 1,5 × ────── Cdm8 × Cdm Thu nhập: (9) = (7) +(8) (đ/tháng) Thực lĩnh: (11) = (9) – (10) (đồng) Ví dụ: một nhân viên hành chính có: (3) = 22,0 ngày (6) = 1400000đ/tháng (4) = 1,0 ngày (8) = 100000đ/tháng (5) = 11,0 giờ Cdm trong tháng là 23 ngày thì tiền lương thực tế là: 22,0 + 1,0 11,0 (7) = 1400000 × ─────── + 1400000 × 1,5 × ───── = 1525543 đ/tháng 23 8×23 Thu nhập là: (9) = 1525543 + 100000 = 1625543 đ/tháng Khấu trừ BHXH, BHYT: (10) = 5% × (9) + 1% × (9) = 6% × (9) = 6% × 1625543 = 97533 đồng Thực lĩnh: (11) = 1625543 – 97533 = 1528010 đồng Hệ thống tiền lương của Công ty chưa được xây dựng cẩn thẩn. Mức lương thoả thuận Công ty đặt ra mang tính chất cảm tính, chủ quan. Do văn bản phân tích công việc chưa đầy đủ nên Công ty không thể đánh giá được giá trị các công việc một cách có hệ thống. Mức lương thoả thuận được đặt ra dựa trên những đánh giámang tính chất “cảm nhận” và chủ quan về độ phức tạp của những nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc; dựa vào khả năng chi trả, khả năng tài chính của Công ty; kết hợp với tham khảo mức lương trung bình trên thị trường và của các đối thủ cạnh tranh, công ty cùng lĩnh vực kinh doanh.Các bản phân công công việc/nhiệm vụ không được Công ty đưa ra phân tích và so sánh với nhau. Về hình thức trả công, Công ty thực hiệntrả lương theo thời gian cho cả lao động gián tiếp và lao động trực tiếp là chưa hợp lý. Với lao động gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn... cần phải nhận được tiền lương cố định theo một đơn vị thời gian, không phải là tiền công tuỳ thuộc vào thời gian làm việc thực tế của họ. Với lao động trực tiếp, hình thức trả công theo thời gian và cách tính (phương thức tính) tiền công như trên là chấp nhận được. Do các công việc của những công nhân trực tiếp tại Công ty khó định mức cụ thể: công nhân sửa chữa máy móc trên công trường, công nhân phục vụ công nhân chính.... - Với đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Năm 2007, do đang trong quá trình kiện toàn, ổn định nhân sự nên Công ty ít quan tâm tới hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực.Năm 2008, Công ty xác định sẽ tập trung hơn cho công tác này, đặc biệt là đào tạo những người lao động để phục vụ cho hai dự án của Công ty tại Ninh Bình. Dự tính chi phí cho hoạt động đào tạo của năm 2008 là 250 triệu đồng, chủ yếu dành để đào tạo nghề, nâng cao tác phong làm việc cho lực lượnglao động trình độ phổ thông tại Ninh Bình. Với lao động quản lý, chuyên môn thì đào tạo nhằm nâng cao khả năng quản lý dự án sân golf, quản lý du lịch... Tuy nhiên Công ty vẫn chưa xây dựng được kế hoạch đào tạo cụ thể nào, đặc biệt với lao động quản lý. Hệ thống văn bản phân tích công việc chưa hoàn chỉnh nên việc xác định nhu cầu đào tạo: cần đào tạo người lao động ở vị trí công việc gì, số lượng là bao nhiêu, kiến thức, kỹ năng cần đào tạo…còn gặp khó khăn. 2.2.4. Quan điểm của Ban lãnh đạo và vai trò, năng lực của phòng Tổ chức Nhân sự trong công tác phân tích công việc Quan điểm, sự nhận thức của Ban lãnh đạo Công ty về công tác phân tích công việc có ảnh hưởng lớn đến công tác này. Ban lãnh đạo Công ty đã có chỉ đạo, đề nghị, yêu cầu phòng Tổ chức Nhân sự và các phòng, ban khác trong Công ty phối hợp thực hiện công tác phân tích công việc. Ban lãnh đạo đã xác định phân tích công việc là công tác cần phải thực hiện để phân công việc, nhiệm vụ rõ ranggiúp mỗi người lao động trong Công ty nẵm rõ được mình phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, có quyền hạn nào trong công việc. Ban lãnh đạo đã nhận thấy được một phần tầm quan trọng của phân tích công việc nhưng chưa hiểu sâu sắc và hiểu hết các tác dụng của phân tích công việc đối với hoạt động quản lý nhân sự của Công ty. Vì vậy cho đến nay Công ty chưa quan tâm, đầu tư đúng mức cho công tác này. Điều này được thể hiện ở quy trình thực hiện phân tích công việc không bài bản, chính quy; hệ thống văn bản phân tích công việc chưa hoàn chỉnh. Phòng tổ chức nhân sự không có nhân viên chuyên trách mảng phân tích công việc, trong khi kiến thức, kỹ năng làm việc thực tế về phân tích công việc của họ còn hạn chế nhưng Công ty cũng không có sự đào tạo, bồi dưỡng cho họ. Phòng Tổ chức Nhân sự đóng vai trò phụ, mờ nhạt trong công tác phân tích công việc. Hầu hếtcác hoạt động của quá trình phân tích công việc tại Công ty đều do các phòng, ban khác tự thực hiện. Phòng Tổ chức Nhân sự không có sự hướng dẫn cụ thể, không phối hợp thực hiện, quản lý, giám sát quá trình các phòng, ban khác thực hiện phân tích công việc.