Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí chính xác số 1

Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí chính xác số 1 Lời nói đầu Trong cơ chế thị trường hiện nay mỗi doanh nghiệp vừa là người sản xuất đồng thời vừa là người trực tiếp tiêu thụ sản phẩm làm ra với mục tiêu cuối cùng là đạt lợi nhuận cao nhất. Thị trường luôn luôn thay đổi và trở thành một vấn đề quyết định sự tồn vong của doanh nghiệp . Vì vậy mọi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đó một trong những biện pháp quan trọng hàng đầu là hoàn thiện công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán vật liệu nói riêng. Kế toán vật liệu dù không khó khăn và phức tạp như kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm hàng hoá nhưng nó cũng là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu chiếm tỷ trọng rất cao trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Có lẽ chính vì lý do này cho nên em đã chọn đề tài : “ Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí chính xác số 1“ Nội dung của đề tài này là tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu bao gồm cả quá trình hạch toán vật liệu mua vào, xuất ra, phương pháp kế toán, phương pháp tính giá, tổ chức sổ kế toán. Đề tài này cũng góp phần vào làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về thực hiện công tác kế toán vật liệu trong quản lý và tổ chức kinh doanh. Bố cục của luận văn gồm 3 chương : Chương I : Những vấn đề lý luận chung về công tác tổ chức vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II : Thực trạng công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí chính xác số I. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí chính xác số I. Trên đây là toàn bộ phần lý luận chung và thực trạng tình hình hạch toán vật liệu . Do thời gian thực tập quá ngắn và khả năng của bản thân còn hạn chế nên bản luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót . Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô giáo , các cán bộ kế toán công ty và các bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Chương i : những vấn đề lý luận chung về công tác tổ chức vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất : Vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất : Khái niệm : Hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào đều phải dựa trên 3 yếu tố : tư liệu lao động, , đối tượng lao động và người lao động. Con người dùng sức lao động của mình sử dụng các tư liệu lao động như máy móc , công sụ , dụng cụ ... tác động vào đối tượng lao động như nguyên vật liệu để tạo ra sản phẩm. Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm . Vậy đối tượng lao động là gì ? Theo Mác “ Tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động. Đối tượng lao động trở thành nguyên vật liệu khi có lao động của con người tác động vào “ Chính vì vậy không phải bất cứ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu. VD : Sắt nằm trong quặng không phải là nguyên vật liệu mà chỉ sau khi con người tiêu hao lao động để tìm ra nó cung cấp cho ngành công nghiệp thì sắt mới được gọi là nguyên vật liệu . Đặc điểm: Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà biến đổi cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm và kết chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Xét trên hai phương diện giá trị và hiện vật , vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật , nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của sản phẩm lao động , còn dưới hình thái giá trị vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động , đặc biệt là vốn dự trữ . Do vậy việc quản lý vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp . Vai trò của vật liệu đối với quá trình sản xuất : Trong doanh nghiệp sản xuất , chi phí về các loại nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm . Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm . Ngày nay trong cơ chế thị trường việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm là vấn đề mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng quan tâm, bởi có hạ giá thành sản phẩm doanh nghiệp mới có điều kiện để tăng lợi nhuận, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh , củng cố vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải chú ý tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu sao cho cùng một đối tượng vật tư như cũ có thể sản xuất ra một khối lượng sản phẩm nhiều hơn mà chất lượng vẫn đảm bảo để nhằm nâng cao uy tín sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường . Như vậy có thể khẩng định rầng vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi phải tăng cường công tác quản lý vật liệu , góp phần hạ giá thành sản phẩm để giúp các doanh nghiệp có thể cạnh tranh và đứng vững trong cơ chế thị trường . Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu : Để sản xuất ra một sản phẩm phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau , mà mỗi thứ vật liệu lại mua từ nhiều nguồn cung cấp . Vì vậy để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục không bị gián đoạn thì việc cung cấp nguyên vật liệu phải kịp thời và đúng thời gian qui định. Do đó công tác quản lý vật liệu là vô cùng quan trọng và cần phải được tổ chức tốt. Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ mọi khâu từ khâu thu mua , bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ. Khâu thu mua : Đòi hỏi phải quản lý quá trình thu mua sao cho đủ về số lượng , đúng về chủng loại, chất lượng đảm bảo , giá cả hợp lý và chi phí thu mua thấp nhất. Khâu bảo quản : Phải theo đúng chế độ qui định đối với từng loại vật liệu, tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo để tránh hư hỏng, mất mát hao hụt. Khâu dự trữ : Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục thì tổ chức tôt khâu này , phải dự trữ vật liệu với số lượng hợp lý để không gây ứ đọng vốn mà vẫn đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường. Khâu sử dụng : Khi đang sử dụng nguyên vật liệu phải thực hiện theo đúng định mức tiêu hao đối với từng thứ , từng loại vật liệu, đảm bảo sử dụng tiết kiệm , hợp lý, có hiệu quả góp phần hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Tóm lại , quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. Vai trò và tác dụng của kế toán vật liệu : Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật liệu : Tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp hướng tới mục tiêu cơ bản là thoả mãn đầy đủ , kịp thời thông tin cho quản lý với chi phí ít nhất . Xuất phát từ những yêu cầu về quản lý vật liệu đã trình bày trên, có thể thấy được vai trò quan trọng của tổ chức hạch toán vật liệu đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu Hạch toán kế toán vật liệu chính xác , kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm chính xác được tình hình thu mua , dự trữ, xuất dùng vật liệu cả về kế hoạch và thực hiện từ đó có biện pháp quản lý thích hợp Mặt khác chất lượng của công tác hạch toán kế toán vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của công tác hạch toán giá thành , cho nên muốn hạch toán giá thành chính xác thì khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu chính xác và khoa học. Xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý vật liệu của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, nhà nước đã qui định nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các xí nghiệp sản xuất như sau : Tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý vật liệu . Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Lựa chọn phương pháp kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ hay phương pháp kê khai thường xuyên, từ đó qui định phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp. Lựa chọn phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể. Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại vật liệu ở các bộ phận và đối tượng liên quan, kiểm tra, kiểm soát chế độ kiểm kê vật liệu, đánh giá tài sản. Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh . Tác dụng của kế toán vật liệu : Tổ chức công tác kế toán vật liệu nghiêm chỉnh, kịp thời và chính xác là cơ sở để cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành ở mỗi xí nghiệp thành viên. Nếu kế toán vật liệu trực tiếp không tốt sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc tính giá thành sản phẩm, dẫn đến tình hình nhà quản lý không nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác. Hạch toán vật liệu cung cấp những thông tin giúp cho xí nghiệp có kế hoạch thu mua dự trữ nguyên vật liệu tránh tình trạng làm gián đoạn quá trình sản xuất. Nhờ công tác hạch toán vật liệu xí nghiệp mới biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm làm tăng nhanh vòng quay vốn lưu động , bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn Những vấn đề chung về tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất : Phân loại và đánh giá vật liệu : Phân loại vật liệu : Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau với công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, từng loại, từng nhóm vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. * Trước hết căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu được chia thành các loại sau : Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp may...Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm. Ví dụ như : Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Vật liệu phụ : vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau... Nhiên liệu : Trong doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu bao gồm các thành phần ở thể lỏng, khí, rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải như máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trính sản xuất kinh doanh như xăng dầu, than , hơi đốt... Phụ tùng thay thế : là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà xí nghiệp mua sắm, dự trữ cho việc phục vụ sữa chữa các phương tiện máy móc thiết bị như các vòng bi, vong đệm, săm lốp... chứ không phải xí nghiệp tự sản xuất ra được hoặc mua ngoài để lắp ráp, gia công thêm sản phẩm của xí nghiệp. Thiết bị xây dựng cơ bản : bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản). Vật liệu khác : là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ qui cách... * Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội dung, qui định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành : - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất , chế tao sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác : phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... * Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu được chia thành : Vật liệu do mua ngoài Vật liệu tự gia công chế biến Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định , đảm bảo yêu cầu chân thực và chính xác . Đánh giá vật liệu có chính xác , trung thực thì mới đảm bảo được cho việc quản lý vật liệu chặt chẽ và có hiệu quả. Về nguyên tắc vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động phải được đánh giá theo giá trị thực tế của vật liệu mua sắm, gia công , chế biến . Tức là giá trị của vật liệu phản ánh trên các sổ sách kế toán tổng hợp, trên bảng tổng kết tài sản và các báo cáo kết quả khác nhất thiết phải theo giá trị thực tế. Song do đặc điểm vật liệu có nhiều loại , nhiều thứ thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp tôừi hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của vật liệu nên trong công tác kế toán vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán của vật liệu . Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho : Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu được nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như sau : Đối với vật liệu mua ngoài thì giá trị vốn thực tế nhập kho là giá trị mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường...) trừ các các khoản chiết khấu giảm giá hàng mua được hưởng . Đối với vật liệu tự sản xuất : Tính theo giá thành sản xuất thực tế. Trị giá vốn thực tế nhập kho Các chi phí gia công chế biến Giá thực tế của vật liệu xuất gia công chế biến = + Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến : Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức , cá nhân tham gia liên doanh : giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định. Với phế liệu :Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Giá vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương Giá thực tế xuất kho : Vật liệu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho , kế toán phải tính toán , xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau : Phương pháp giá đơn vị bình quân: Giá thực tế vật liệu xuất dùng Giá đơn vị bình quân Số lượng vật liệu xuất dùng = ´ Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập) Trong đó : Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa , công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ trước Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ trước = Phương pháp này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập = Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần Phương pháp nhập trước , xuất trước FIFO: Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác , cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế số vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát Phương pháp trực tiếp : Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loaị vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. Phương pháp giá hạch toán : Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức : ´ Hệ số giá vật liệu = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng hoặc tồn kho cuối kỳ Giá thực tế vật liệu xuất dùng hoặc tồn kho cuối kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại , từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. 2- kế toán chi tiết vật liệu 2.1- chứng từ kế toán vật liệu vật liệu là một trong những đối tượng kế toán , các loại tài sản phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ mặt giá trị mà cả mặt hiện vật , không chỉ theo từng kho mà chi tiết theo từng loại , nhóm , thứ và phải được tiến hành đồng thời ở các kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở là chứng từ nhập xuất kho . các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chức từ , mở các sổ hệ thống kế toán chi tiiết và lựa chọn , vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung , công tác quản lý vật liệu nói riêng theo chế độ chức từ kế toán qui định ban hành theo quyết định 1141 / TC / CĐKT ngày 1 / 11 / 1995 của bộ trưởng , bộ tài chính , các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT ) phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) phiếu xuất kho kiêm vạn chuyển nọi bộ ( mẫu 03 – VT ) hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03 – BH ) hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH ) hoá đơn kiêm GTGT ( mẫu 01 – GTGT ) và hóa đơn bán hàng ( mẫu 02 – GTGT ) ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước , trong doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán như : phiếu xuất vật tư theo hạn mứ c ( mẫu 04 – VT ) biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 – VT ) phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 – VT ) Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, về các nghiệp vụ kinh tế -tài chính phát sinh.Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do kế toán trưởng qui định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 2.2 sổ kế toán chi tiết vật liệu. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán như sau: - Sổ (thẻ) kho. - Sổ (thẻ) kkế toán chi tiết vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển . - Sổ số dư... - Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 - VT) được sử dụng để theo số lượng nhập - xuất tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật liệu... sau đó giao cho thủ kho để hoạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hoạch toán tình hình nhập khẩu - xuất - tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết vật liệu nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập- xuất -luỹ kế tổng hợp, nhập - xuất - tồn kho vật liệu phục vụ cho việcghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản nhanh chóng và kịp thời. 2.3 các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán, cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữ hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau. - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư Nội dung ghi chép như sau: - ở kho: cả ba phương pháp việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất tồn kho vật liệu đều thực hiện trên thẻ kho và do thủ kho ghi chép. Thẻ kho chỉ phản ánh chỉ tiêu số lượng vật liệu nhập - xuất - tồn kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu phù họp với yêu cầu quản lý và phân loại vật liệu. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để tiến hành ghi sốlượng,lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu lên phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Căn cứ để tiến hành ghi chép đều là các phiếu nhập, phiếu xuất mà thủ kho gửi lên. Tuy nhiên ở mỗi phương pháp có khác nhau về cách mở sổ nhưng mục đích cuối cùng là quản lý vật liệu ở mặt giá trị. *phương pháp thể song song Sơ đồ 1: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp N - X - T Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhưng nhược điểm lớn nhất là viêc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng .thường áp dụng với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và có trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Từ chứng từ nhập - xuất kế toán lập bảng kê nhập - xuất. Cuối tháng, kế toán tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. sơ đồ 2: kế toán chi tiết vật liệu Thẻ kho Bảng kê xuất Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển giảm được khối lượng ghi chép, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, giảm được số lượng sổ sách. Vẫn ghi trùng lặp chỉ tiêu số lượng với thủ kho, áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. * Phương pháp sổ số dư: Khi nhận được các phiếu nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập - xuất .Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất lập bảng luỹ kê nhập, luỹ kế xuất . Cuối tháng từ bảng luỹ kế nhập, xuất lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Bảng kê xuất Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Phương pháp sổ số dư đã giảm bớt khối lượng kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. Nhưng nhược điểm là do kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị, nên qua số liệu không thể biết được số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu mà phải xem tên thẻ kho mới có thể biết được điều đó. Ngoài ra, việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn sẽ khó khăn áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng trước hệ thống danh điểm vật liệu, dùng gía hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. 3. Kế toán tổng hợp vật liệu Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế dưới dạng tổng quát. vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.Việc mở tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc vận dụng phương pháp nào phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. 3.1 phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư,hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh tình hình biến động tăng giảm vật tư, hàng hoá .Vì vậy giá trị của vật tư hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với vật tư hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc sổ tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên có thể áp dụng cho mọi loại doanh nghiệp. Kếtoán vật liệu theo phương pháp KKTX ta sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152:"nguyên vật liệu". Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại vật liệu, nguyên liệu của doanh nghiệp.Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2, cấp 3... để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tài khoản 331:"phải trả cho người bán". Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp, lao cụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết .Tài khoản 331 được mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng cụ thể, từng người bán, người nhận thầu. - Tài khoản 151:"hàng mua đang đi dường" tài khoản này dùng để phản ánh tri giá của các loại hàng hoá, vật tư (nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng kiểm nghiệm nhập kho. Ngoài ra còn nhiều TK khác như tk 111, 112, 154, 621, 622, 627... Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKTX được khái quát bằng sơ đồ sau : Sơ đồ 4: sơ đồ kế toấn tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKTX. TK 151 TK 152 TK 331 Nhập kho hàng đi đường Chiết khấu mua hàng của kỳ trước được hưởng, giảm giá hàng mua TK 111.112.141 TK 627.641.642 NVL mua ngoài nhập kho Xuất kho NVL dùng cho SXKD và XDCB TK 333 TK 632 (157) Thuế nhập khẩu tính Xuất bán , gửi bán vào giá trị NVL nhập kho TK 411 TK 154 Nhận cấp phát, tăng thưởng NVL xuất kho thuê ngoài vốn góp liên doanh gia công TK 338 TK 128.222 NVL thừa ki kiểm kê Xuất góp vốn liên doanh TK 154 TK 138.334.821 NVL thuê ngoài chế biến NVL thiếu khi kiểm kê nhập kho TK 128.222 TK 621 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá Chênh lệch giảm do đanh giá lại tài sản lại tài sản Số dư cuối kỳ xxx 3.2 Phương pháp kiểm kê kiểm tra định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKTX) là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá = Tổng trị giá ± chênh lệch trị giá tồn kho cuối hàng xuất hàng nhập kỳ và đầu kỳ. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hầng hoá (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng ( TK 611:mua hàng). Công tác kiểm kê hàng hoá, vật tư được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho.Đồng thời căn cứ vào trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho để xác định trị gía vật tư hàng hoá xuất kho trong kỳ(tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của TK611 -"mua hàng". Như vậy khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán ( để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ). Phương pháp kiểm kê định kỳ thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá, vật tư vôứi qui cách, mẫu mã rất khác nhau,giá trị thấp, hàng hoá, vật tư xuất dùng xuất bán thường xuyên ( cửa hàng bán lẻ..). Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản,giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. Các tài khoản sử dụng trong phương pháp kiểm kê định kỳ: - TK 611: TK này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ. - TK 151, 152, 153. - TK 623: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. - Ngoài ra còn nhiều tài khoản liên quan khác như:các tài khoản 331, 333, 311, 111, 112.. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 5: sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKĐK. TK 152 TK 611 TK 153.152 Kết chuyển giá trị vật liệu Giá thực tế tồn kho cuối kỳ tồn kho đầu kỳ TK 111.112.331 TK 111.112.331 Trị giá thanh toán chưa có VAT Chiết khấu mua hàng được hưởng TK 133 giảm giá hàng mua trả lại VAT đầu vào TK 632 được khấu trừ Xuất kho vật liệu để bán TK 333 TK 641.138.334 Thuế nhập khẩu Vật liệu bị thiếu hụt mất mát vào giá trị NVL nhập kho TK 411 TK 621.622 Nhận vốn góp liên doanh Xuất dùng cho SXKD TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do Chênh lệch giảm do đánh đánh giá lại TS giá lại tài sản 3.3 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu. Công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo định kỳ thông qua quá trình ghi chép, theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán. Việc mở hệ thống sổ kế toán tổng hợp vật liệu phụ thuộc vào từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp đó áp dụng. a. Với hình thức kế toán nhật ký chung thì sổ kế toán tổng hợp vật liệu bao gồm: - Sổ nhật ký chung: phản ánh tình hình nhập, xuất kho vật liệu theo trình tự thời gian, bên cạnh đó nó thể hiện quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) nhằm phục vụ việc ghi sổ cái. - Sổ cái tài khoản 152:Ghi chép nhiệm vụ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong niên độ kế toán. - Nhật ký mua hàng:là sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép vụ mua nguyên vật liệu theo cả hai hình thức mua chịu và trả tiền ngay. Sơ đồ 6:Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ gốc Nhật ký chuyên dùng Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ (5, 7 ngày). Quan hệ đối chiếu. Ghi cuối tháng. b.Hình thức nhật ký sổ cái thì sổ kế toán tổng hợp vật liệu bao gồm: - Nhật ký sổ cái: Các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất kho vật liệu đều được phản ánh trên cùng một sổ này. Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp chung gồm 2 phần:Phần nhật ký phản ánh nghiệp vụ về vật liệu phát sinh theo thoời gian, phần sổ cái phản ánh theo nội dung nhập, xuất vật liệu. c. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì sổ kế toán tổng hợp vật liệu bao gồm: - Sổ đăng ký chhhứng từ ghi sổ: phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này còn dùng để đăng ký nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. - Sổ cái tài khoản 152: ghi chép kiểm tra, đối chiếu với số liệu về nguyên vật liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từghi sổ, các sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu dùng để lập báo cáo tài chính. Tổng số tiền trên sổ = Tổng số phát sinh bên nợ (hoặc bên có) của đăng ký chứng từ ghi sổ tất cả các TK trong sổ cái (hay BCĐKT) Sơ đồ 7:Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Báo cáo kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ cái sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Chứng từ gốc Bảng kê tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết C- T - G - S Sổ đăng ký C- T - G - S Bảng cân đối tài khoản Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng d- Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ, sổ kế toán tổng hợp vật liệu bao gồm: - Nhật ký chứng từ: phản ánh theo vế có của tài khoản. + Nhật ký chứng từ số 1: Ghi có TK 111 ghi nợ TK152: mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt. + Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112 ghi nợ TK152: mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng. + Nhật ký chứng từ số 4: Ghi có TK 311, 341 ghi nợ TK152: mua nguyên vật liệu bằng tiền vay ngắn hạn, dài hạn. + Nhật ký chứng từ số 5 : Ghi cóTK 331, ghi nợ TK 152: mua nguyên vật liệu chưa thanh toán. + Nhật ký chứng từ số 6: Ghi có TK 151, ghi nợ TK 152: nguyên vật liệu đi đường đã về tới kho. + Nhật ký chứng từ số 7: Ghi có TK 152, ghi nợ TK 621:xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất. + Nhật ký chứng từ số 10: Ghi có TK 141, ghi nợ TK 152: mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng. - Bảng kê: Đối với những bảng kê có liên quan đến nguyên vật liệu được sử dụng trong trường hợp các chỉ tiêu hạch toán không thể hiện trực tiếp trên các nhật ký chứng từ. Trong kế toán tổng hợp vật liệu đáng chú ý đến là bảng kê số 3 dùng để tính giá thành thực tế vật liệu. - Sổ cái TK 152: Phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng họăc cuối kỳ. + Số phát sinh có của TK 152: được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ nhật ký chứng từ ghi có tài khoản 152, số phá sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có lấy từ các nhật ký có liên quan. Sổ cái TK 152 chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật kký chứng từ. Hình thức nhật ký chứng từ thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Sơ đồ 8: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Bảng kê Sổ (thẻ) hoạch toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Báo cáo kế toán Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Trên đây là toàn bộ phần lý luận chung về vật liệu và tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Nợ là cơ sở hạch toán ở từng doanh nghiệp. Song lý luận không thể bao quát hết những đặc thù của doanh nghiệp. Ta có thể tìm hiểu điều này qua thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty cơ khí chính xác số 1. Chương II: Thực trạng công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí chính xác số 1 I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cơ khí chính xác số 1. Công ty cơ khí chính xác số 1 đặt trụ sở tại 275 đường Nguyễn Trãi Quận Thanh Xuân thành phố Hà Nội. Là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công Ty Máy Động Lực và máy Nông Nghiệp Bộ Công Nghiệp. Công ty được thành lập theo quyết định số 1091/CL - CB ngày 4-12-1978 trên cơ sở sát nhập Nhà máy Cơ khí Điện ảnh và phân xưởng Thủy Lực của Công ty Cơ Khí Hà Nội. Cho tới nay công ty đã có một quá trình hình thành và phát triển lâu dài. - Thời kỳ mới thành lập( 1978-1981 ). Từ một xí nghiệp nhỏ đi lên, cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, sản xuất chưa ổn định, chưa có phương án sản xuất phù hợp với khả năng và nhiệm vụ sản xuất. Một số danh mục sản xuất lúc đó dưới dạng đơn chiếc, nhu cầu thị trường chưa tập trung, nhiều sản phẩm do công ty sản xuất trên thị trường như: La bàn lâm nghiệp, Panen thủy lực... Đa số sản phẩm chưa có giá trị, hiệu quả sản xuất còn thấp. Lúc đầu giá trị tổng sản lượng còn thấp từ 1,2 -> 2 triệu đồng/năm, tổ chức sản xuất còn nhiều mặt hạn chế, vốn cố định không đáng kể. Máy móc thiết bị thô sơ, nghèo nàn, chuyên môn hoá theo dạng công nghệ thấp, các hoạt động sản xuất kinh doanh chưa tạo được nếp trong trong một xí nghiệp công nghiệp. Qua 3 năm kể từ khi thành lập, công ty đã đưa vào sản xuất 18 loại sản phẩm. Cuối cùng công ty đã tìm được loại sản phẩm mới phù hợp với khả năng, nhu cầu thị trường đó là quạt điện và một số sản phẩm khác. - Thời kỳ thứ hai( 1982-1989 ). Sau khi định hướng được sản xuất công ty đã phát triển không ngừng, giá trị tổng sản lượng đã tăng dần lên, mức tăng bình quân từ 1982 -> 1989 là 1,283 lần. Thời kỳ này công ty đa dạng hoá sản phẩm, đáp ứng ba chương trình kinh tế của Đảng là: phục vụ sản xuất nông nghiệp, xuất khẩu và hàng tiêu dùng. Để có nhiều loại sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xã hội, công ty đã từng bước tập trung đầu tư chiều sâu, vừa cải tiến những công nghệ sẵn có, vừa nhanh chóng ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ mới vào sản xuất để tổ chức xây dựng mới những dây chuyền phù hợp với nhiệm vụ phát triển. Hầu hết cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất đã được cải tiến lại toàn bộ, một số phân xưởng mới được hình thành. Các phòng ban mới được sắp xếp, nhiều máy móc thiết bị mới được bổ sung, hàng ngàn khuôn mẫu có giá trị cao được tạo ra. Đội ngũ cán bộ công nhân viên được trưởng thành về mọi mặt, nhà xưởng kho tàng được xây dựng, đời sống cán bộ công nhân viên đã được cải thiện toàn diện. - Thời kỳ xoá bao cấp (1989 - 1994). Khi nhà nước ta có chủ trương chuyển đổi cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, một lần nữa, công ty lại đứng trước những khó khăn và thử thách mới, nhưng trong thời kỳ này công ty đã cố gắng nhanh chóng thích nghi với cơ chế thị trường. Để định hướng đúng cho sản xuất, công ty đã gắn kế hoạch sản xuất với tiêu thụ sản phẩm. Thường xuyên nghiên cứu thị trường, thông qua thị trường để sản xuất ra những mặt hàng mà thị trường cần, từ đó xác định được hiệu quả kinh tế và có chương trình đầu tư kĩ thuật phù hợp. Sản phẩm do công ty sản xuất ra không ngừng được cải tiến, chất lượng ngày càng được nâng cao, hình thức mẫu mã đẹp, mở rộng tính năng sử dụng của sản phẩm, giá cả phù hợp được người tiêu dùng chấp nhận, sản xuất đến đâu tiêu thụ ngay đến đó. Sản phẩm mới được sản xuất nhanh, kịp thời nên cạnh tranh được với các sản phẩm cùng loại khác trên thị trường. Sản phẩm của công ty sản xuất được tín nhiệm cao và có chỗ đứng tương đối vững chắc trên thị trường. - Thời kỳ mới (1994 - 1999). Có thể nói thời kỳ này là thời kỳ phát triển của công ty, sản phẩm quạt điện của công ty được tiêu thụ mạnh trên thị trường cả nước. Đặc biệt trong 2 năm 1994 á 1995, công ty sản xuất và tiêu thụ một khối lượng quạt lớn, vòng quay của vốn tăng nhanh 4 -> 5 lần/ năm, cao nhất từ trước đến nay. Tuy có gặp khó khăn trong khâu tiêu thụ năm 1996 nhưng trong năm 1997, công ty lại tìm được thị trường tiêu thụ do cải tiến mẫu mã sản phẩm, chất lượng sản phẩm tăng lên phù hợp với nhu cầu thị trường ngày càng cao. Hơn hai mươi năm hoạt động, mặc dù trải qua nhiều bước thăng trầm thay đổi ,với nghị lực, tính sáng tạo và sự năng động dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm cùng với sự phấn đấu nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên. Công ty cơ khí chính xác số 1 đã lớn mạnh không ngừng. Từ chỗ cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu, cán bộ kỹ thuật còn ít, máy móc thiết bị không đồng bộ. Tới nay công ty đã phát triển cả về quy mô và chất lượng với diện tích 22.000m2, có 225 thiết bị cắt gọt, đột dập, hơn 400 cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và tay nghề khá. Công ty đã từng bước khẳng định chỗ đứng của mình trong cơ chế thị trường. II. Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đặc điểm về nhiệm vụ và tính chất sản xuất của công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước, công ty cơ khí chính xác số 1 chuyên sản xuất các loại quạt điện, động cơ, bơm thuỷ lực, bảo dưỡng các phương tiện vận tải đường bộ, kinh doanh xe gắn máy và sản xuất các phụ kiện xe găn máy Honda. Bước sang cơ chế thị trường tự hạch toán độc lập thì từ khâu NVL, sản xuất, quản lý, điều hành... đến tiêu thụ đòi hỏi công ty phải tìm riêng cho mình một hướng đi thích hợp. Vì vậy, muốn sản phẩm của mình sản xuất ra được thị trường chấp nhận thì nhà sản xuất phải đặc biệt quan tâm đến vấn đề tiêu thụ và nghiên cứu sao cho sản phẩm sản xuất ra phù hợp với thời điểm trên thị trường, đảm bảo chất lượng, mẫu mã kiểu dáng đẹp... Do kết cấu tính chất sản phẩm rất phức tạp đòi hỏi cán bộ công nhân viên chức vừa là người có kinh nghiệm, kỹ năng, kỹ xảo, vừa là người có óc tiếp thu nhanh những tiến bộ của khoa học kĩ thuật, có lòng nhiệt tình hăng say với công việc và luôn phát huy những sáng tạo mới. Đặc điểm về công nghệ chế tạo sản phẩm của công ty. Là một đơn vị chuyên sản xuất sản phẩm cơ khí phục vụ tiêu dùng và một bộ phận khai thác mỏ, nguyên vật liệu chính là: sắt, thép, kim loại màu và nhựa dẻo. Quá trình chế tạo sản phẩm phải qua 3 giai đoạn công nghệ. Có thể tóm tắt như sau: Quá trình tạo gói. Quá trình gia công cắt gọt. Lắp ráp thành phẩm. Gia công cơ khí. Tạo phôi (rèn, nhiệt luyện, đúc) Quá trình lắp ráp thành phẩm. Nguyên vật liệu Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất. Quạt điện là một mặt hàng sản xuất chủ yếu của công ty, quy trình công nghệ sản xuất quạt điện là quy trình sản xuất phức tạp theo kiểu liên tục. Sản phẩm quạt điện phải trải qua nhiều phân xưởng sản xuất mới hoàn thành và nhập kho. Do tính chất sản xuất và quy trình công nghệ như vậy mà các loại nguyên vật liệu sử dụng cho các phân xưởng sản xuất đều mang những nét đặc trưng khác nhau. Ví dụ: Phân xưởng khởi phẩm chuyên sử dụng vật liệu là kim loại màu như: thép, đồng, nhôm.. để tạo ra phôi phẩm đầu tiên. Phân xưởng lắp ráp I, II sử dụng chủ yếu các loại sơn, bán thành phẩm mua ngoài và bán thành phẩm tự chế do phân xưởng khác cung cấp để lắp ráp quạt ở khâu cuối cùng. Trong quá trình sản xuất ở các phân xưởng có thu được phế liệu như: sắt, thép, đồng, nhôm vụn... hay những sản phẩm hỏng bị loại ra trong quá trình sản xuất. Phế liệu thu hồi không được sử dụng lại trong quá trình sản xuất sau nhưng giá trị của nó được tinh giảm chi phí sản xuất. Ngoài nguyên vật liệu thì máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất quạt điện cũng đa dạng như máy phay, máy bào, máy tiện, máy mài, các loại đồng hồ đo... Tuy nhiên, máy móc thiết bị của công ty đa số đã cũ, lạc hậu như máy vạn năng của Liên Xô, Trung Quốc, Pháp... nên hiệu quả sản xuất chưa cao. Vừa qua, công ty có thay đổi dây chuyền lắp ráp quạt, một số máy móc thiết bị, phương tiện gia công chính xác đáp ứng cho quy trình sản xuất quạt điện của công ty. Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất quạt điện: Kho thành phẩm Px lắp rápI II Px khởi phẩm Px cơ điện Px động cơ Kho BTP tự chế PX cơ khíI II NVL, BTP 3.Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất ở công ty. 3.1.Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý. Là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, công ty cơ khí chính xác số 1 tổ chức, quản lý theo cơ cấu trực tuyến - chức năng. Ban giám đốc công ty lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp tới từng phân xưởng sản xuất. Công ty quy định một số nhân viên kinh tế, kỹ thuật thuộc biên chế của phân xưởng. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho ban giám đốc, đảm bảo cho hoạt động sản xuất của công ty thông suốt. - Đứng đầu là giám đốc công ty chịu trách nhiệm chung, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, các phân xưởng về mọi mặt sản xuất kinh doanh của công ty. - Hai phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp các bộ phận được phân công, uỷ quyền. + Một phó giám đốc phụ trách sản xuất kỹ thuật. + Một phó giám đốc phụ trách khối hành chính quản trị. Công ty có 07 phòng ban, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ, chức năng riêng và đều hướng vào mục đích tổ chức phục vụ tốt công tác sản xuất kinh doanh của công ty . Phòng quản trị - y tế: có nhiệm vụ chăm lo đời sống sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên và giúp đỡ các phòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ. Phòng tổ chức lao động và tiền lương: có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng, trình độ tay nghề từng phòng ban, phân xưởng. Thực hiện chế độ chính sách của nhà nước về lao động tiền lương. Phòng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ là giúp giám đốc trong việc tổ chức tiêu thụ thành phẩm, đồng thời theo dõi sự biến động của thành phẩm về chỉ tiêu số lượng. Phòng kế hoạch - vật tư: nhiệm vụ của phòng là mua sắm, cung cấp nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, tham mưu cho giám đốc về kế hoạch tháng, quý, năm. Phòng kỹ thuật (KCS): phụ trách việc thực hiện các quy trình công nghệ sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm, nghiên cứu chế thử sản phẩm mới, theo dõi sửa chữa thiết bị, đưa ra các dự án mua sắm thiết bị mới, kiểm tra chất lượng sản phẩm nhập kho. Phòng tài vụ: có nhiệm vụ là giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê, kế toán, tài chính của công ty. Thực hiện đúng các chế độ, các quy định về quản lý tiền, tài sản và các chế độ khác của nhà nước. Phòng bảo vệ: có nhiệm vụ giúp giám đốc công tác bảo vệ, tự về, phòng chống cháy nổ, giữ gìn đảm bảo trật tự, an ninh trong hoạt động sản xuất kinh doanh. -Quản đốc phân xưởng. Mô hình tổ chức quản lý của công ty cơ khí chính xác số 1. Phẫn xưởng động cơ Phòng quản trị Y tế Phân xưởng khởi phẩm Phân xưởng gò dập Phó giám đốc hành chính quản trị Giám đốc Phòng bảo vệ Phòng tài vụ Phân xưởng Cơ điện Phân xưởng lắp ráp Kinh doanh tổng hợp Phòng tổ chức cán bộ LĐTL Phân xưởng Cơ khí I II Phó giám đốc sản xuất kỹ thuật Phòng kỹ thuật (KCS ) Phòng kế hoạch sản xuất vật tư Quản đốc phân xưởng Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cho ta thấy công ty có một cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ, linh hoạt, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. 3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất. Công ty cơ khí chính xác số 1 là đơn vị sản xuất hàng công nghiệp tiêu dùng hàng loạt theo nhu cầu của thị trường. Tổ chức sản xuất của công ty gồm có 6 phân xưởng sản xuất chính và một phân xưởng phục vụ. Mỗi phân xưởng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau, kết hợp hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình chế tạo sản phẩm. Nhiệm vụ của từng phân xưởng như sau: Phân xưởng khởi phẩm: gồm những công việc như đúc, rèn, nhiệt luyện. Phân xưởng gò dập: bao gồm gò, hàn, sơn, mạ. Phân xưởng cơ khí: chia làm hai phân xưởng. + Phân xưởng cơ khí số I: gồm các dây chuyền như tiện, khoan bào, mài, phay, nguội, gia công cơ khí. + Phân xưởng cơ khí số II: chủ yếu làm khuôn mẫu gá lắp phục vụ cho phân xưởng sản xuất chính và đảm nhiệm chế tạo sản phẩm mới, có nhiệm vụ tạo phôi phẩm bao gồm những công nghệ như: đúc, dập, rèn, sơn, mạ, gò, hàn... Các phân xưởng lắp ráp: được tổ chức thành 2 dây chuyền lắp ráp là phân xưởng lắp ráp I và phân xưởng lắp ráp II. Hai phân xưởng có nhiệm vụ lắp ráp thành phẩm từ các chi tiết, phụ tùng ở các phân xưởng, các bán thành phẩm tự chế hoặc mua ngoài được đưa vào phân xưởng để lắp ráp thành các sản phẩm hoàn chỉnh. Sau khi được kiểm tra chất lượng, đủ tiêu chuẩn, các sản phẩm này sẽ được nhập kho thành phẩm. Phân xưởng cơ điện có nhiệm vụ bảo quản, sửa chữa máy móc thiết bị cho các bộ phận và phân xưởng sản xuất, cung ứng điện năng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Ngoài ra mỗi phân xưởng được tổ chức thành các tổ sản xuất chuyên ngành theo quy trình công nghệ. Có tổ chức phục vụ gần kho tàng, vận chuyển nộ bộ, vệ sinh phân xưởng. 4. Đặc điểm bộ máy kế toán ở công ty cơ khí chính xác số 1. Phòng kế toán tài vụ của công ty có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán trong toàn công ty, cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của ban giám đốc công ty và yêu cầu quản lý của các cơ quan chức năng nhà nước như thuế... Do đặc điểm tổ chức và qui mô sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều... bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và vận dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. Mặt khác do đặc điểm, tính chất , số lượng, chủng loại vật tư hàng hoá và yêu cầu quản lý hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khi áp dụng phương pháp này kế toán có thể theo dõi và phản ảnh một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán và giá trị hàng hoá tồn kho có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Mọi chế độ kế toán áp dụng tại công ty cơ khí chính xác số 1 được áp dụng thống nhất trong niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán của công ty là hàng tháng với công việc ghi sổ và quyết toán, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán. Còn ở các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong phạm vi xí nghiệp, bộ phận của đơn vị mình, phục vụ yêu cầu quản lý xí nghiệp, lập các báo cáo kế toán nghiệp vụ (như báo cáo kho thành phẩm – vật liệu...) định kỳ chuyển các chứng từ báo cáo đó về phòng kế toán của công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn bộ công ty. Tại phòng kế toán của công ty. Với nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu, phòng kế toán của công ty cơ khí chính xác số 1 đã thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của bộ Tài chính. Đã cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty, phân tích đánh giá kết quản hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đó đề ra các biện pháp, quyết định phù hợp về đường lối phát triển của công ty. Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của công ty, đội ngũ cán bộ kế toán gồm 6 người đứng đầu là kế toán trưởng và được tổ chức như sau: Kế toán trưởng đồng thời là kế toán tổng hợp: là người giúp cho giám đốc công ty tổ chức bộ máy kế toán của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của công ty, chịu sự kiểm tra về mặt chuyên môn của cơ quan tài chính cùng cấp. Do đó kế toán trưởng có nhiệm vụ là tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo cho gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Kế toán trưởng tổ chức và kiểm tra việc ghi chép, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, tổ chức quản lý hồ sơ tốt theo đúng chế độ lưu trữ. Đồng thời đúc rút kinh nghiệm, vận dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phương pháp kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ phù hợp với tình hình của công ty. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm kiêm kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ hàng tháng khi nhận các báo cáo từ xí nghiệp gửi lên, lập báo cáo nguyên vật liệu, căn cứ vào bảng phân bố số 1, bảng tập hợp chi phí để cuối tháng ghi vào bảng kê số 4, tính giá thành sản phẩm theo phương pháp thích hợp. Ngoài ra, kế toán còn ghi chép, theo dõi sổ hiện có và sự biến động của TSCĐ trong công ty, tính và trích khấu hao TSCĐ. Cuối tháng kế toán lập bảng phân bổ số 3, nhật ký chứng từ số 9 Kế toán hàng tồn kho (chỉ theo dõi VL, CCDC). Kế toán tồn kho có nhiệm vụ tổ chức, đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước. Tổ chức chứng từ. Tổ chức chứng từ, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của công ty để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về số hiện có và tình hình biến động của vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán tiền mặt kiêm kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, phản ánh đầy đủ chính xác thời gian và kết quả lao động của công nhân viên trong công ty. Tính toán và phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền công và trích BHXH, BHYT và KPCĐ cho các đối tượng sử dụng có liên quan. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ, bán hàng và theo dõi công nợ. Kế toán có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ chỗ hiện có, tình hình biến động của từng loại thành phẩm. Kế toán theo dõi quá trình tiêu thụ, các khoản nợ, các khoản phải thu của khách hàng và tình hình thanh toán. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, chi... hợp lệ để xuất nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời. Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê lại quỹ tiền mặt hiện có. Nếu thiếu hụt phải tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Có thể thấy rõ hơn công tác kế toán của công ty cơ khí chính xác số 1 qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty cơ khí chính xác số 1. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt kiêm kế toán tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm kiêm kế toán tài sản cố định Kế toán thành phẩm tiêu thụ, bán hàng và theo dõi công nợ Kế toán hàng tồn kho Thủ quỹ Nhân viên thống kê tại các phân xưởng 5. Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Có thể nói vào đầu những năm 90, nền kinh tế của nước ta mới thực sự chuyển mình hoạt động theo cơ chế thị trường. Đây là thời gian rất nhiều doanh nghiệp nhà nước làm ăn thua lỗ đứng trước bờ vực phá sản. Vì vậy các doanh nghiệp đều phải tổ chức lại sản xuất để có thể thích nghi với tình hình mới. Năm 1994, công ty cơ khí chính xác số 1 thực hiện chia tách theo phương án tổ chức lại sản xuất, tổ chức cán bộ, mặt bằng sản xuất, máy móc thiết bị, vật tư giá cả và lao động... Từ năm 1995, công ty đã thoát khỏi tình trạng làm ăn thua lỗ và cho tới nay, lợi nhuậ ngày càng tăng. Chỉ tiêu đạt được qua các năm (1996 – 1999). Đơn vị 1.000 đồng. Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1999 - Giá trị tổng sản lượng. 14.000.000 16.000.000 17.200.000 19.500.000 - Doanh thu bán hàng. 11.000.000 11.500.000 14.200.000 15.200.000 - Nguồn vốn kinh doanh. 7.050.000 7.106.000 7.125.000 7.140.000 Trong đó: + Vốn ngân sách. 5.530.000 5.530.000 5.530.000 5.530.000 + Vốn tự bổ sung. 1.520.000 1.576.000 1.595.000 1.610.000 - Vốn vay. 6.200.000 4.500.000 4.000.000 3.800.000 III. Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu ở công ty. 1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu ở công ty. 1.1 Đặc điểm vật liệu của công ty. Để có thể sản xuất ra các loại quạt điện và một số sản phẩm khác như bơm BRA, bàn nâng hạ, giá đỡ vận chuyển xe Honda cung cấp cho thị trường, công ty cơ khí chính xác số 1 phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau (trên dưới lớn hơn 1000 thứ các loại). Vật liệu của công ty chủ yếu là các kim loại màu như sắt thép, đồng nhôm, các loại sơn, dây emay... Các loại vật liệu này trước đây phải nhập ngoại, nay trong nước đã sản xuất được nên rất thuận lợi cho công ty. Ngoài ra còn có một số chi tiết khác của quạt như công tắc, cánh quạt, bầu quạt, lồng quạt, các loại nhãn mác quạt không ảnh hưởng đến tính chất và chất lượng của quạt thì công ty mua của các đơn vị khác trong nước. Do đó nguồn cung cấp vật liệu rất phong phú, đa dạng cho phép công ty chủ động được trong sản xuất. Tất cả các loại nguyên vật liệu sau khi mua về đều được kiểm nghiệm, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho. Các loại vật liệu trên là dùng cho sản xuất quạt điện các loại, ngoài ra vật liệu còn được xuất dùng cho sản xuất bàn nâng tạ, bơm BRA, tủ sắt... Với những đặc điểm trên khiến cho công tác quản lý vật liệu có những nét riêng biệt, yêu cầu công ty phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả vật liệu. Chính vì vậy, tiến hành phân loại vật liệu cũng là một trong những biện pháp góp phần quản lý tốt nguyên vật liệu. 1.2. Phân loại vật liệu. Với một khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều nhóm, loại khác nhau, mỗi loại có vai trò công dụng rất khác nhau. Muốn quản lý tốt được vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý. ở công ty căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý vật liệu thì vật liệu được chia thành các loại sau đây: Vật liệu chính: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Ví dụ như thép, đồng, nhôm, dây emay... hay các bán thành phẩm mua ngoài như môtơ, bầu quạt, cánh quạt... Vật liệu phụ: tuy không cấu thành nên thực thể của sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định trong quá trình sản xuất như: làm thay đổi màu sắc, tăng vẻ đẹp bên ngoài cho sản phẩm (sơn cẩm thạch, sơn đỏ tổng hợp). Hay những vật liệu liệu phụ cần thiết tạo điều kiện cho quá trình chế tạo ra sản phẩm như: keo dán mác, dung môi pha sơn, xăng (để rửa chi tiết cho sạch)... Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu hoả, than củi,, phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty. Phụ tùng thay thế sửa chữa: đó là các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như dây curoa, vòng bi... Phế liệu thu hồi: chủ yếu là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất như: sắt thép, đồng, nhôm vụn. Để phục vụ yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu thì trong từng loại vật liệu lại được phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm vật liệu và trong từng nhóm lại phân chia thành từng thứ vật liệu khác nhau. Ví dụ: Vật liệu chính trong công ty được chia thành các nhóm vật liệu sau đây: TK 1521 bao gồm: TK 1521.N: Nhôm các loại. TK 1521.T: Thép các loại. TK 1521.E: Dây emay các loại. TK 1521.BTP: Bán thành phẩm các loại. Trong nhóm vật liệu chính, thép lại được chia thành các thứ thép khác nhau như: Thép góc 25 x 25 x 4. Thép gió vuông P18. Thép lục giác S17. Thép calíp ặ10. Thép ặ70 x 80. Nói chung để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu công ty đã tiến hành phân chia vật liệu thành từng loại, từng nhóm, từng thứ khác nhau và việc phân loại tương đối cụ thể rõ ràng. Tuy nhiên, với đặc điểm của vật liệu mà công ty sử dụng bao gồm nhiều chủng loại, quy cách, phẩm chất khác nhau nhưng công ty chưa xây dựng được sổ danh điểm vật tư, việc mã hoá cho từng thứ vật liệu vẫn chưa được thực hiện. Điều này gây không ít khó khăn cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu nhật là việc thực hiện cơ giới hoá công tác kế toán. 1.3 Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện vật liệu bằng chỉ tiêu thước đo tiền tệ theo nguyên tắc nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu. Đánh giá vật liệu là khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán vật liệu. Đánh giá vật liệu có đầy đủ, chính xác mới biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm. Vật liệu công ty sử dụng được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau ở trong nước. Với các nguồn thu mua khác nhau thì giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho cũng khác nhau. * Đối với vật liệu mua ngoài: Phần lớn các đơn vị dịch vụ cung cấp NVL cho công ty đều chịu trách nhiệm chuyên chở đến tận nơI và chi phí vận chuyển được tính vào giá mua. Do đó giá vốn thực tế vật liệu nhập kho chính là giá trị ghi trên hoá đơn dòng “cộng tiền hàng”. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên nếu tiền hoá đơn mua hàng có thuế GTGT thì giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho không bao gồm thuế GTGT, mà thuế GTGT được được theo dõi ở TK 133 “thuế GTGT được khấu trừ”. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 034911 ngày 15/1/2000 công ty mua thép hợp kim ặ70 x 80 của công ty vật tư thiết bị toàn bộ. Tiền hoá đơn GTGT ghi rõ ràng: Cộng tiền hàng: 36.066.964đ. Cộng tiền GTGT (10%): 3.606.696đ. Cộng tiền thanh toán: 39.673.660đ. Nhưng giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho chỉ là: 36.066.964. Đối với vật liệu công ty tự chế: Giá vốn thực tế của = Giá thực tế của vật liệu + Chi phí chế biến (tiền lương vật liệu nhập kho xuất kho chế biến công nhân trực tiếp, gián tiếp * * Đối với vật liệu thu hồi: Giá thực tế là giá ước tính có thể tiêu thụ được trên thị trường. Ngoài ra do công ty sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục. Vì vậy sử dụng giá thực tế để hạch toán hàng ngày tình hình biến động (nhập, xuất) vật liệu là khá phức tạp và tốn nhiều công sức. Do vậy, để giảm bớt được khối lượng công tác kế toán hàng ngày và phát huy được vai trò của kế toán trong công tác quản lý vật liệu, công ty đã sử dụng giá hạch toán phục vụ cho hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Giá hạch toán của vật liệu là giá do kế toán vật liệu tự qui định và được sử dụng ổn định trong thời gian dài. Giá hạch toán được lấy là giá ghi trên hoá đơn mua đầu tiên của vật liệu đó trong năm (nếu đầu năm vật liệu đó không có tồn kho). Trong trường hợp vật liệu nào đó đầu năm có tồn kho thì giá hạch toán được sử dụng trong năm vẫn chính là giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu năm. Giá hạch toán ở công ty thường được sử dụng trong 2 niên độ kế toán. Ví dụ: Ngày 1.1.2000 số lượng tồn kho đầu năm trên thẻ kho của vật liệu “sơn cẩm thạch” là 6kg với đơn giá hạch toán là 23.000đ/1kg. Do đó trong năm 2000, kế toán vẫn sử dụng giá 23.000đ/1kg làm giá hạch toán cho vật liệu “sơn cẩm thạch”. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về vật liệu, khi sử dụng giá hạch toán hàng ngày, kế toán ghi sổ về nhập xuất, tồn kho vật tư theo giá hạch toán. Giá hạch toán = Số lượng vật tư * Đơn giá hạch toán. vật tư (nhập, xuất) (nhập, xuất) Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau: Giá thực tế của VL đầu kỳ Giá thực tế của VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ Giá hạch toán của VT nhập trong kỳ Hệ số giá (H) Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu. Giá HT VL xuất trong kỳ Hệ số giá Giá thực tế của VL xuất trong kỳ. Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ. Ví dụ: Trong tháng 1/2000 vật liệu phụ sơn cẩm thạch số lượng xuất kho là 63 kg, đơn giá hạch toán 23.000 đ/1kg. Trị giá hạch toán sơn cẩm thạch xuất kho trong tháng là: 63kg x 23.000 đ/kg = 1.449.000 đ. Căn cứ vào bảng kê số 3 (bảng tính gí thực tế vật liệu) tháng 1/2000, hệ số giá tính chung cho tất cả các loại nguyên vật liệu trong tháng H=1,0036. Vậy giá vốn thực tế của vật liệu phụ sơn cẩm thạch xuất kho trong tháng 1/2000 là: 1.449.000 x 1,0036 = 1.454.216đ. Tổ chức công tác thu mua vật tư ở công ty. * Kế hoạch thu mua vât tư. Hàng năm, cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch - vật tư cũng tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Kế hoạch thu mua vật liệu được xây dựng dựa trên cơ sở là kế hoạch sản xuất để xác định nhu cầu về bguyên vật liệu ở từng tháng, quý trong năm kế hoạch. Sở dĩ phải làm như vậy bởi nhu cầu thu nguyên vật liệu cho từng tháng, quý là khác nhau, thường là tháng 1, 2, 3 ,4 nhu cầu về nguyên vật liệu là rất lớn để sản xuất quạt phục vụ thị trường trong mùa hè. Do vậy, hàng năm căn cứ vào khả năng sản xuất của công ty, khả năng đáp ứng của các nguồn cung cấp vật tư trong năm thì phòng kế hoạch vật tư tiến hành cân đối giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng vật tư của từng nguồn cung cấp để xây dựng kế hoạch thu mua vật tư. Nguồn cung cấp vật tư: Vật tư phục vụ cho cả quá trình sản xuất của công ty chỉ mua ở các đơn vị trong nước (không phải nhập khẩu) đây là điều kiện khá thuận lợi cho công tác thu mua vật liệu. Bởi địa điểm thu mua vật tư sẽ ảnh hưởng đến giá cả thu mua vật liệu (do bao gồm cả chi phí vận chuyển) từ đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, thu nhập và lợi nhuận. Các đơn vị thường xuyên cung cấp vật liệu cho công ty như: Công ty vật tư thiết bị toàn bộ cung cấp thép, công ty hoá chất sơn Hà Nội cung cấp sơn các loại, công ty Minh Thành (Bộ Quốc Phòng) cung cấp các chi tiết quạt, công ty vật liệu điện cung cấp các loại dây... Ngoài ra công ty còn mua một số vật liệu khác của các tổ chức sản xuất như: HTX Khương Trung mua nhãn mác quạt, cơ sở Tiến Phát - miền Nam mua chi tiết quạt. Với các khách hàng thường xuyên trên, công ty chủ yếu áp dụng phương pháp mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phương thức trả tiền ngay. Trong một vài trường hợp, nếu người cung cấp đồng ý thì công ty mua theo phương thức hàng đổi hàng. Ví dụ: đổi quạt điện lấy nhôm... Theo quy định của công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu phải có hoá đơn đỏ do Bộ Tài chính phát hành kèm theo, trong ít trường hợp mua của cá nhân không có hoá đơn đỏ thì nhân viên tiếp liệu phải yêu cầu người bán viết giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về số lượng, đơn giá, thành tiền. Tình hình công tác quản lý vật tư ở công ty. Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nó chung và hạch toán vật liệu nói riêng đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định. Điều kiện quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu. Thực tế cho thấy rằng nếu vật liệu mua về nhập kho dù có đảm bảo quy cách, chất lượng nhưng nếu khâu tổ chức bảo quản không tốt, không khoa học sẽ dẫn đến tình trạng vật liệu bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất. Điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất, tới chất lượng của sản phẩm. Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản vật tư là điều cần thiết và không thể thiếu được ở bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào, ở công ty, vật tư được tổ chức thành 4 kho: Kho 1: Toàn bộ sắt thép, nhôm, đồng, xăng, sơn, dầu... Kho 2: Bao gồm dây emay, dây điện từ, các loại vít, gen... Kho 3: Bao gồm toàn bộ bán thành phẩm mua ngoài như mô tơ, tụ điện, cánh quạt, lồng quạt... Kho 4: Kho BTP tự chế như: stato, rôto, thân, bệ quạt... ở mỗi kho do 1 thủ kho quản lý và được trang bị đầy đủ phương tiện cân đo. Hệ thống kho vật liệu ở công ty đều được xây dựng gần với các phân xưởng sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyên trở vật liệu từ kho đến phân xưởng. Ví dụ: Kho sắt thép, đồng, nhôm được xây dựng gần với phân xưởng cơ khí. Kho BTP gần phân xưởng lắp ráp. Để phục vụ cho công tác quản lý vật liệu chặt chẽ và có hiệu quả, công ty đã tiến hành xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Bởi mỗi một loại sản phẩm khác nhau thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu các loại cũng khác nhau. Ví dụ: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu các loại để sản xuất ra quạt cây khác với quạt bàn và quạt treo tường. Phòng kỹ thuật công nghệ có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao vật liệu cho từng chi tiết của quạt, từng loại quạt. Khi các phân xưởng có nhu cầu lĩnh vật tư thì phòng kế hoạch - vật tư sẽ viết phiếu xuất kho (PXK) dựa trên nhiệm vụ kế hoạch sản xuất mà công ty giao cho từng phân xưởng và định mức tiêu hao vật liệu cho từng chi tiết, từng sản phẩm. Nói đến công tác quản lý vật tư thì không thể không nói đến vai trò của thủ kho. Bởi thủ kho ngoài trách nhiệm quản lý và bảo quản tốt nguyên vật liệu có trong kho cần phải cập nhật sổ sách hàng ngày, theo dõi từng sổ hiện có và tình hình biến động (nhập - xuất) của từng thứ vật liệu ở trong kho về mặt số lượng. Trong điều kiện nào đó, thủ kho còn có trách nhiệm phát hiện các trường hợp vật liệu tồn đọng lâu trong kho do nhập về quá nhiều, gây tình trạng ứ đọng vốn của công ty. Nếu thủ kho không đảm bảo về số lượng vật liệu khi kiểm kê thì phải chịu trách nhiệm bồi thường vật liệu tuỳ theo mức độ. Kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về mặt số lượng, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, từng nhóm, từng thứ... Để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời sự biến động của vật liệu, làm cơ sở để ghi sổ kế toán và kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu. Phòng kế toán và ở kho sử dụng các chứng từ sau: Phiếu nhập kho (PNK). Phiếu xuất kho (PXK). Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho. Hoá đơn cước phí vận chuyển. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá. ở công ty cơ khí chính xác số 1, kế toán áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. 4.1. Đối với vật liệu nhập kho. Theo quy định của chế độ kế toán tất cả các loại vật tư (vật liệu) khi về đến công ty thì đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho. ở công ty cơ khí chính xác số 1 thủ tục nhập kho vật liệu như sau: Khi vật liệu về đến công ty, nhân viên tiếp liệu đem hoá đơn mua hàng )trong hoá đơn bên bán đã ghi các chỉ tiêu như chủng loại vât tư, đơn giá, số lượng, thành tiền, hình thức thanh toán) lên phòng kế hoạch - vật tư. Phòng kế hoạch - vật tư kiểm tra hoá đơn, nếu nội dung ghi trên hoá đơn phù hợp ( vật liệu mua về đúng hợp đồng đã ký kết về chủng loại, quy cách), phòng sẽ lập phiếu nhập kho đề nghị thủ kho nhập kho. Trước khi cho nhập kho vật liệu, thủ kho kiểm tra cụ thể, nếu số vật liệu mua về đúng chùng loại, quy cách, chất lượng ghi trong PNK và đã qua kiểm nghiệm (tức là trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các phòng có liên quan, đặc biệt là phòng KCS) thì tiến hành cho nhập kho và thủ kho ký xác nhận số lượng thực nhập vào PNK. Ban kiểm nghiệm bao gồm: 1 đại diện của phòng kế hoạch vật tư, 1 đại diện của phòng KCS và 1 thủ kho. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra số lượng thực có, nếu quy cách, phẩm chất của từng thứ vật liệu đảm bảo thì đề nghị thủ kho cho nhập kho. Tuy nhiên, ban kiểm nghiệm không lập biên bản kiểm nghiệm nà chỉ kí xác nhận vào phiếu nhập kho do phòng kế hoạch - vật tư lập thành 3 liên: 1 liên phòng kế hoạch – vật tư giữ. 1 liên giao cho nhân viên tiếp liệu. 1 liên giao cho thủ kho giữ, sau khi ghi vào thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ. Căn cứ vào số liệu trên PNK, thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệu nhập, xuất, tồn kho, không theo dõi trên giá trị. Các loại vật liệu mua về công ty đều được nhập kho theo đúng kho qui định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu có ở trong kho sao cho khoa học, hợp lý, đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng loại vật liệu thuận tiện cho việc theo dõi sổ hiện có và cho công tác nhập xuất vật liệu. Hoá đơn GTGT (Liên 2 giao cho khách hàng) Số 002746. Ngày 17 tháng 1 năm 2000. Đơn vị bán hàng: Công ty hoá chất sơn Hà Nội. Địa chỉ: Thanh Trì, Hà Nội. Họ tên người mua: Nguyễn Hồng Dương. Địa chỉ: Công ty cơ khí chính xác số 1. Hình thức thanh toán: Trả chậm 16 ngày. TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Sơn cẩm thạch Kg 135 22.370 3.019.950 2 ... ... ... Cộng tiền hàng: 3.019.950đ. Tiền thuế GTGT: 0.301.995đ. Cộng tiền thanh toán: 3.321.945đ. Số viết bằng chữ: Ba triệu, ba trăm hai mươi mốt nghìn, chín trăm bốn mươi lăm đồng. Ví dụ: trong tháng 1/2000 công ty mua sơn cẩm thạch của công ty hoá chất sơn Hà Nội. Hoá đơn GTGT do bên bán gửi kèm như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT do bên bán lập, phòng kế hoạch - vật tư đã lập PNK như sau:  Phiếu nhập kho. Nợ TK 133. Ngày 18 tháng 1 năm 2000. Nọ TK 152. Số 09. Họ tên người giao hàng: Công ty hoá chất sơn Hà Nội. Theo hoá đơn số 002746 ngày 17 tháng 1 năm 2000. Nhập tại kho 1: (sắt thép, sơn...) TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Sơn cẩm thạch. kg 135 22.370 3.019.950 Thuế GTGT: 301.995đ Cộng tiền thanh toán: 3.321.945đ. Viết bằng chữ: ... 4.2. Đối với vật liệu xuất kho. ở công ty không chỉ có các kho vật tư chung toàn công ty mà ở mỗi phân xưởng đều có kho vật liệu riêng và bố trí một thủ kho (thống kê phân xưởng. Thủ kho phân xưởng có trách nhiệm ghi sổ, theo dõi vật tư nhập, xuất, tồn kho ở phân xưởng , để khi phân xưởng có nhu cầu về nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất thì thủ kho phân xưởng viết đơn xin lĩnh vật tư: liệt kê danh mục vật liệu cần lĩnh cụ thể về quy cách, phẩm chất (dựa trên kế hoạch sản xuất mà phân xưởng được giao) và quản đốc phân xưởng ký xác nhận vào đơn xin lĩnh vật tư này. Sau đó thủ kho phân xưởng cầm đơn xin lĩnh vật tư xuống phòng kế hoạch - vật tư và phòng kế hoạch - vật tư sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để lập phiếu xuất kho. Thủ kho của công ty sẽ căn cứ vào PXK này để xuất vật liệu cho các phân xưởng. Số lượng vật liệu xuất kho được ghi vào cột thực xuất trên PXK, PXK được lập thành 3 liên: 1 liên do phòng kế hoạch – vật tư giữ. 1 liên giao cho thủ kho phân xưởng. 1 liên do thủ kho giữ sau khi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Công ty quy định NVL đã xuất cho sản xuất nếu không sử dụng hết sẽ phải nhập kho của công ty. PNK cũng do phòng kế hoạch – vật tư lập và chỉ khác PNK vật liệu mua ngoài ở chỗ trên PNK vật liệu thừa không ghi dòng: "Theo HĐ... số... ngày..." và chỉ ghi số lượng vật liệu nhập kho, không ghi đơn giá VL nhập kho. Đôi khi ở công ty xảy ra trường hợp xuất kho vật liệu đem bán (xuất bán chi tiết quạt). Phòng kinh doanh tổng hợp lập "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" thành 3 liên: Đơn giá ghi trên PXK là giá thực tế bán cho khách hàng. Hoá đơn kiêm PXK sẽ được chuyển cho thủ trưởng và kế toán trưởng công ty ký duyệt, sau đó giao cho khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc, khách hàng đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và thủ quỹ đóng dấu "Đã thu tiền" vào hoá đơn kiêm PXK. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn kiêm PXK, xuất giao vật liệu và cùng với khách hàng ký tên vào cả 3 liên: 1 liên giao cho người nhận hàng. 1 liên giao cho phòng kinh doanh tổng hợp. 1 liên thủ kho giữ trước khi ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán. Ví dụ: Tháng 1/2000 công ty xuất kho VL sơn cẩm thạch và phòng kế hoạch vật tư lập PXK như sau: Phiếu xuất kho. Nợ TK 621. Ngày 20 tháng 1 năm 2000 Có TK 152. Số 250 Họ và tên người nhận hàng: Phân xưởng lắp ráp số 1. Lý do xuất kho: Sơn quạt trần + quạt treo tường. Xuất tại kho 1 (săt thép, sơn...) TT Tên nhãn hiệu quy cách VT Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Sơn cẩm thạch Kg 18 18 23.000 414.000 2 ... ... Viết bằng chữ: Bốn trăm mười bốn nghìn đồng. Cột số lượng thực xuất: do thủ kho ghi khi xuất kho. Cột đơn giá: sẽ do kế toán vật liệu ghi khi nhân PXK do thủ kho chuyển đến (kế toán ghi đơn giá hạch toán vào). 4.3 ở kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, tồn kho vật liệu, mỗi một thứ vật liệu được mở một thẻ kho trên một số tờ sổ nhất định tuỳ thuộc vào khối lượng nhập, xuất hàng ngày của vật liệu đó, thẻ kho được mở cho cả năm và do kế toán vật liệu mở. Để thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý từng thứ vật liệu thì kế toán vật liệu mở cho mỗi nhóm vật liệu một quyển thẻ kho để ghi chép số hiện có và tình hình nhập, xuất hàng ngày của từng thứ vật liệu và thống nhất giữa số hiệu (số thứ tự) của từng thứ vật liệu trong quyển thẻ kho với số thứ tự vật liệu trong bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho (đồng thời là sổ số dư). Xem biểu 02. Ví dụ: Kế toán mở cho nhóm vật liệu chính "thép" một "quyển thẻ kho có kèm theo trang mục lục liệt kê tất cả các thứ thép khác nhau theo một thứ tự nhất định như: Thép lục giác S 19. Thép gió vuông P 18. Thép hợp kim ặ 70 x 80. Thép góc 25 x 25 x 4. ... Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, sau đó đối chiếu số lượng vật liệu thực tế nhập xuất với số lượng ghi trên PNK, PXK và ghi số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho của từng thứ vật liệu. Định kỳ (10 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ theo PNK, PXK và chuyển cho phòng kế toán cả thẻ kho và PNK, PXK. tại công ty, thủ kho chỉ sử dụng thẻ kho mà không sử dụng sổ số dư để theo dõi NVL từng thứ về mặt số lượng mà sổ số dư do phòng kế toán mở và ghi chép cả về chỉ tiêu số lượng cũng như chỉ tiêu giá trị của từng thứ vật tư. Ví dụ: Thẻ kho xem biểu 01. 4.4 Tại phòng kế toán. Định kỳ (10 ngày) kế toán vật liệu nhập được chứng từ PNK, PXK và thẻ kho do thủ kho chuyển lên. Kế toán sẽ tiến hành sắp xếp PNK, PXK theo thứ tự tăng dần trên cơ sở "sổ chứng từ" của từng loại chứng từ đó để dễ dàng cho việc đối chiếu, kiểm tra số lượng vật liệu ghi trên PNK, PXK với số lượng vật liệu ghi trên thẻ kho. Sau đó kế toán kiểm tra việc tính toán số dư cuối ngày trên thẻ kho, nếu thấy chính xác kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời với việc đối chiếu kiểm tra độ chính xác của số dư cuối ngày của từng thứ vật liệu ở từng thẻ kho. Kế toán ghi đơn giá hạch toán (có ở trên thẻ kho) của từng thứ vật liệu đó vào PNK, PXK và tính tiền ngay trên PNK, PXK. Ngoài ra, kế toán còn xác định ngay trên PNK, PXK để thuận lợi cho việc hạch toán sau nay. Do vật liệu liên quan tiền mặt đến các khoản tạm ứng, khoản nợ người cung cấp vật liệu. Để định khoản chính xác, kế toán vật liệu sử dụng cả các chứng từ khác có liên quan đến PNK vật liệu như: Phiếu chi tiền mặt, hoá đơn mua hàng (hoá đơn GTGT, hoá đơn đỏ) hay giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. Cuối tháng, trên cơ sở số liệu của từng thứ công ty có ở trên thẻ kho, kế toán chuyển số liệu này vào bảng kê tổng hợp nhập xuất, tồn (đồng thời là sổ số dư) xem biểu 02. (Công việc này được thực hiện trên máy vi tính). Trình số liệu ở bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của nhóm vật liệu phụ "sơn" trong tháng 1/2000 và thẻ kho của vật liệu phụ "sơn cẩm thạch" như sau: Thẻ kho Ngày lập thẻ 1/1/2000 Tên kho: Kho 1( sắt, thép, sơn ). Tờ số 1 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Sơn cẩm thạch. Đơn vị tính : kg Đơn giá hạch toán : 23.000 đ Mã số : Biểu 01 Số TT Chứng từ Ngày N-X Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày N X Tồn Số dư 1/1/2000 . 6 09 18/1 18/1 Công ty hoá chất Sơn HN 135 141 246 19/1 19/1 Phân xưởng lắp ráp I . 9 132 250 20/1 20/1 Phân xưởng lắp ráp II . 18 114 251 21/1 21/1 Phân xưởng lắp ráp II . 9 105 260 28/1 28/1 Phân xưởng lắp ráp I . 27 78 Cộng phát sinh 135 63 Số dư 31/1/2000 . 78 Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu (sổ số dư) Tháng 1/2000 TK 1522.S – Nhóm vật liệu phụ sơn các loại. Biểu 02 Đơn vị: đồng. STT Tên và quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Tồn 1/1/2000 Tháng 1/2000 Tồn 31/1/2000 Số lượng Thành tiền Nhập Xuất Tổng xuất Tổng số tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền CK I CK II KP ... LR I LR II 1 Sơn xanh lam kg 20.000 17,05 341.000 0 0 0 0 17,05 641.000 2 Sơn cẩm thạch kg 23.000 6 138.000 135 3.105.000 36 27 63 1.449.000 78 1794.000 7 Sơn cách điện kg 27.000 10 270.000 180 4.860.000 47 33 80 2.160.000 110 2.970.000 14 Sơn trắng AM kg 19.500 65,1 1.269.450 0 0 2 2 39.000 63,1 1.230.450 Cộng 2.438.000 4.502.400 6.792.150 Có thể thấy rõ hơn qui trình ghi chép kế toán chi tiết vật liệu ở công ty qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê tổng hợp N-X-T đồng thời là sổ số dư Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Nhìn chung, công ty sử dụng phương pháp ghi sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, đối chiếu số liệu và quản lý chặt chẽ cả chỉ tiêu số lượng lẫn chỉ tiêu giá trị của từng loại vật liệu. 5. Kế toán tổng hợp vật liệu. Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong tiến trình hạch toán vật liệu bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu mà kế toán tổng hợp sử dụng. Kế toán tổng hợp sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Do đặc điểm vật liệu ở công ty đa dạng và phong phú, công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ( NKCT ) theo phương pháp kê khai thường xuyên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan. Bởi đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp rộng rãi giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày và việc tổng hợp số liệu kế toán. Để hiểu rõ hơn xin hãy xem quy trình ghi chép kế toán tổng hợp vật liệu sau đây: Sơ đồ: Hình thức Nhật ký chứng từ ở công ty . Chứng từ gốc. Hoá đơn mua hàng (bên bán lập). Phiếu mua hàng. Hoá đơn cước vận chuyển. Phiếu nhập, phiếu xuất. NKCT số 10: Nợ TK 152 Có TK 141 Sổ chi tiết thanh toán với người cung cấp. Sổ chi tiết TK 141 NKCT 1,2 ghi Nợ TK 152 Có TK 111, 112 Bảng kê số 3 tính giá trị nguyên vật liệu. NKCT số 5 ghi Nợ TK 152 Có TK 331 Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Bảng phân bổ số 2. NKCT số 7 ghi Nợ các TK. Có TK 152 Sổ cái TK 152 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 5.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Cùng với việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nhập vật liệu là không thể thiếu được trong công tác hạch toán vật liệu. Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng chủ yếu được nhập từ nguồn mua bên ngoài. Do vậy kế toán tổng hợp nhập vật liệu luông luôn gắn liền với kế toán công nợ, yêu cầu phản ánh đúng đắn, đầy đủ, kịp thời giá thực tế của vật liệu mau ngoài nhập kho. Giá thực tế của vật liệu = giá mua ( ghi trên + Chi phí thu mua mua ngoài nhập kho hoá đơn đỏ ) thực tế Trong hình thức kế toán NKCT, kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng các TK, NKCT và sổ chi tiết sau: - TK 152: " Nguyên liệu, vật liệu ". - TK 331: " Phải trả cho người bán ". - TK 331: " Tiền mặt ". - TK 112: " Tiền gửi ngân hàng ". - TK 141 : " Tạm ứng ". - TK 311 : " Vay ngắn hạn ". Sổ chi tiết TK 331 -> vào nhật ký chứng từ số 5( ghi Có TK 331 ). Sổ chi tiết TK 141 -> ghi vào NKCT số 10( ghi Có TK 141 ). Nhật ký chứng từ số 1( ghi Có TK 111 ). Nhật ký chứng từ số 7. ở công ty với những vật liệu nhập kho từ nguồn thu mua bên ngoài chỉ xảy ra 2 trường hợp: hàng và hoá đơn cùng về trong tháng hoặc hàng về trong tháng nhưng cuối tháng hoá đơn chưa về. Không xảy ra trường hợp hoá đơn về nhưng cuối tháng hàng chưa về, do đó, công ty không mở TK 151:" hàng mua đang đi trên đường " cũng như NKCT số 6 để theo dõi hàng đi đường. Trong tháng 1/2000 ở công ty không phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền gửi ngân hàng trả tiền mua nguyên vật liệu nên không mở NKCT số 2 ghi Có TK 112. Ngoài nhập kho vật liệu do mua ngoài, ở công ty còn nhập kho vật liệu do công ty tự chế, đôi khi nhập kho vật liệu do xuất dùng cho sản xuất nhưng không sử dụng hết hay nhập kho phế liệu thu hồi. 5.1.1 Nhập kho vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài. a /. Trường hợp 1: Hàng và hoá đơn cùng về trong tháng. Trong tháng khi có vật liệu mua ngoài về nhập kho cùng với hoá đơn do người bán gửi kèm theo, sau khi vật liệu được nhập kho bằng hình thức kế toán NKCT, kế toán công nợ tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331 " thanh toán với người bán ". * Sổ chi tiết TK 331: Được mở cho cả năm và mở cho từng người bán trên một tờ sổ nhất định tuỳ thuộc vào khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cung cấp cho công ty nhiều hay ít. Kết cấu xem biểu: 03. Sổ chi tiết TK 331. Tháng 1/2000. Biểu 03 Đơn vị: đồng. Đơn vị bán: Công ty vật tư thiết bị Toàn bộ. Hoá đơn Chứng từ nhập Diễn giải TK đối ứng SPS Số dư Số Ngày N C N C 034911 UN chi 04 09 18/1 22/1 Số dư 1/1/2000 SPS trong tháng Nhập kho thép HK f70x80 Trả HĐ 034911 Cộng SPS SD 31/1/2000 152 311 23.524.700 23.524.700 39.673.660 0 16.148.960 Đơn vị bán: Công ty Hoá chất Sơn Hà Nội Phiếu chi 02746 37 09 14/1 20/1 SD: 1/1/2000 SPS trong tháng Trả HĐ 047974 Nhập kho Sơn cẩm thạch 135 kg Cộng SPS SD 31/1/2000 111 152 6.408.900 6.408.900 3.321.945 3.321.945 13.739.100 10.652.145 Sổ chi tiết TK 331 bao gồm cả số phát sinh có và số phát sinh nợ TK 331. Việc theo dõi trên sổ chi tiết số 2( TK 331 ) được thực hiện với nguyên tắc: Mỗi hoá đơn ghi một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh hoá đơn( chứng từ ) cho từng người bán. - Số dư đầu tháng. Phản ánh số tiền mà công ty còn nợ người bán( nếu dư Có ) hay số tiền mà công ty ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán( nếu dư Nợ ). - Số phát sinh trong tháng. + Nếu chưa thanh toán với người án. Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết số 2( TK 331 ) theo các cột hoá đơn, chứng từ, diễn giải, số phát sinh sao cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152. Có TK 331. Số tiền ghi vào cột SPS có trong sổ chi tiết TK 331 là số tiền thực tế phải trả cho người bán bao gồm cả thuế GTGT( nếu có ). Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 034911 ngày 17/1/2000 và PNK số 04 ngày 18/1/2000 của công ty vật tư thiết bị Toàn bộ với số tiền ghi trên hoá đơn ở dòng cộng tiền hàng là: 36.066.964 đ. Tiền thuế GTGT( 10% ) : 3.606.696 đ. Tổng cộng tiền thanh toán : 39.673.660 đ. + Nếu đã thanh toán với người bán. Kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán cùng dòng hoá đơn được thanh toán đang theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 cho phù hợp. Thanh toán bằng tiền mặt: Căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi vào cột SPS nợ ở sổ chi tiết TK 331 số tiền ứng với số tiền ghi trong phiếu chi theo ĐK: Nợ TK 331. Có TK 111. Thanh toán bằng TGNH. Căn cứ vào giấy báo nợ mà ngân hàng gửi đến, kế toán ghi vào cột SPS nợ ở sổ chi tiết TK 331 số tiền ứng với số tiền trong giấy báo nợ theo ĐK: Nợ TK 331. Có TK 112. Thanh toán theo phương thức hàng đổi hàng. Căn cứ vào " Hoá đơn kiêm PXK " do phòng kinh doanh tổng hợp lập( giá trị tiền hàng ghi trên hoá đơn kiêm PXK tương đương với giá trị vật liệu mua về nhập kho trên PNK ) kế toán công nợ ghi sổ chi tiết TK 331 ở cột SPS nợ theo ĐK: Nợ TK 331. Có TK 131. Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng. Căn cứ vào UNC, kế toán ghi vào cột SPS nợ ở sổ chi tiết TK 331 số tiền ứng với số tiền trong UNC theo ĐK: Nợ TK 331. Có TK 311. Ví dụ: Công ty thanh toán tiền mua sơn cẩm thạch cho công ty hoá chất sơn Hà Nội theo hoá đơn số 047974. Căn cứ vào phiếu chi số 37 này 14/1/2000 số tiền là 6.408.900 đ kế toán công nợ sẽ ghi vào cột SPS nợ, dòng trả hoá đơn số 047974 trên sổ chi tiết TK 331 số tiền là 6.408.900 đ. - Số dư cuối tháng: Phản ánh số tiền mà công ty còn nợ người bán cuối tháng( số dư có ) hay số tiền công ty ứng trước cho người bán, trả thừa cho người bán( số dư nợ ). Cuối tháng kế toán khoá sỏ chi tiết TK 331 theo từng khách hàng. Toàn số liệu ở dòng cộng cho từng người bán sẽ được chuyển sang ghi vào nhật ký chứng từ số 5 với nguyên tắc mỗi khách hàng một dòng bao gồm cả phát sinh Có TK 331 / ghi Nợ TK 152,153... và phần phát sinh Nợ TK 331 / Có TK 111,112... * NKCT số 5-ghi Có TK 331. Nhật ký chứng từ số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp được mở để phản ánh và theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng của toàn công ty, đồng thời cũng là cơ sở để tổng hợp giá trị nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho. Cuối tháng khoá sổ Nhật ký chứng từ số 5 xác định tổng số phát sinh bên có TK 331 đối ứng nợ các TK khác có liên quan. - Số dư đầu tháng: Căn cứ vào cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước để ghi tương ứng với từng người bán. # Số dư nợ: Phản ánh số tiền công ty đã trả trước cho người bán nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. # Số dư có: Phản ánh số tiền mà công ty còn nợ người bán. - SPS trong tháng: Ghi Có TK 331 và ghi Nợ TK 331. Căn cứ vào sổ chi tiết " thanh toán với từng người bán " lấy số liệu dòng cộng SPS trong tháng của từng người bán ghi vào các cột cho phù hợp, mỗi người bán trong sổ chi tiết TK 331 được ghi vào một dòng trong NKCT số 5. - Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số sư đầu tháng và số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng của từng người bán để tính ra số dư cuối tháng( số dư Nợ hay số dư Có ). Số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng, số dư cuối tháng của từng người bán trên NKCT số 5 phải khớp với sổ chi tiết TK 331 của từng người bán ở các cột đó. Số liệu của NKCT số 5 dùng để ghi vào Bảng kê số 3 cùng tháng. - Kết cấu: Xem biểu 04. Công ty cơ khí chính xác số 1. phòng tài chính – kế toán. Nhật ký chứng từ số 5. Ghi có TK 331: Phải trả cho người bán Tháng 1/2000 Biểu 04 Đơn vị: đồng. STT Tên đơn vị hay cá nhân Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, nợ các TK Ghi nợ TK 331, có các TK Số dư cuỗi tháng N C TK 152 TK 133 TK khác Cộng có TK 331 TK 111 TK 311 Cộng nợ TK 331 N C 1 Cty vật tư thiết bị toàn bộ. 36.066.964 30060.696 39.637.660 23.524.700 23.524.700 16.148.960 4 Cty hoá chất sơn HN 13.739.100 3.019.950 301.995 3.321.945 6.408.900 6.408.900 10.652.145 9 Cty Minh Thành 489.970.000 49.879.000 548.867.000 0 548.867.000 10 Cty nhựa Đại Kim. 12.272.800 1.227.300 13.500.000. 0 13.500.000 15 Cơ sở VY – VY. 8.800.000 8.800.000. 0 8.800.000 Cộng 50.941.700 3.460.488.157 559.129.714 57.314.714 659.137.949. 830.186.900 121.985.044 1.058.171.944 277.453.100 3.309.392.262 Nhật ký chứng từ số 1. Hàng ngày nếu phát sinh các khoản chi tiền mặt để thu mua nguyên vật liệu, cuối ngày kế toán tiền mặt căn cứ vào NKCT số 1 để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ, đồng thời ghi vào NKCT số 1. NKCT số 1 là sổ kế toán tổng hợp dùng đẻ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo vế Có TK 111 " Tiền mặt ". Việc ghi chép theo dõi trên NKCT số 1 được thực hiện theo nguyên tắc mỗi phiếu chi ghi trên một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh ghi trên phiếu chi thanh toán đó. Công ty mở NKCT số 1 thành quyển trong 1 tháng theo đúng mẫu sổ quy định. Nội dung, phương pháp ghi NKCT số 1 đã tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định, theo dõi được một phần giá trị nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho và việc sử dụng quỹ tiền mặt của công ty. Đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra các số liệu kế toán. Phương pháp ghi sổ NKCT số 1. - Trường hợp công ty ứng trước tiền hàng cho người bán bằng tiền mặt hay trả tiền cho người bán sau khi đã mua vật liệu thì kế toán căn cứ vào phiếu chi tiền mặt để ghi vào NKCT số 1 ở các cột theo định khoản: Nợ TK 331. Có TK 111. - Trường hợp công ty thuê ngoài chuyên chở vật liệu về kho và phải trae tiền ngay thì căn cứ vào hoá đơn biên lai cước phí vận chuyển và phiếu chi tiền mặt kế toán ghi vào NKCT số 1 theo định khoản: Nợ TK 152. Có TK 111. - Trường hợp công ty tạm ứng tiền cho công nhân viên đi mua vật liệu. Căn cứ vào phiếu báo giá do đơn vị bán gửi đến và đơn đề nghị tạm ứng, kế toán lập phiếu chi tiền mặt, và cuối ngày căn cứ vào phiếu chi để ghi NKCT số 1 theo định khoản: Nợ TK 141 Có TK 111. - Kết cấu: Xem biểu 05. công ty cơ khí chính xác số 1 . phòng tài chính - kế toán . Nhật ký - chứng từ số 1 . Ghi Có TK 111 - Tiền mặt . Tháng 1 năm 2000 . Đơn vị : đồng . Số TT Ngày Ghi Có Tk 111 - ghi Nợ TK 111 TK 152 TK 141 TK 331 TK 334 TK khác Cộng có TK 111 6 4/1 412.800 9 14/1 6.408.900 15 15/1 3.687.000 18 20/1 6.184.000 30 28/1 853.200 4.320.000 7.450.000 65.902.140 860.186.900 122.137.968 1.424.515.356 + Ví dụ 1: Căn cứ vào phiếu chi số 37 ngày 14/1/2000 công ty trả tiền mua sơn theo hoá đơn số 07974 cho công ty hoá chất sơn Hà Nội số tiền trả ghi trong phiếu chi là 6.408.900 đ ( Trong ngày 14/1 chỉ có 1 phiếu chi để thanh toán tiền cho người bán ). Cuối ngày kế toán ghi vào NKCT số 1 ở cột TK 331 số tiền là 6.408.900 đ. + Ví dụ 2: Căn cứ vào phiếu chi số 53 ngày 20/1/2000, công ty trả tiền chi phí vận chuyển chi tiết quạt mua của cơ sở Liên Phát( Miền Nam ) số tiền ghi trên phiếu chi là 2.500.000 đ. Căn cứ vào phiếu chi số 54 ngày 20/1/2000 công ty chi tiền mua dây emay của công ty Vật liệu điện I, số tiền ghi trên phiếu chi là 3.386.000 đ. Cuối ngày 20/1/2000 kế toán tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 1 ở cột TK 152 số tiền là 6.184.000 đ. Qua biểu số 5 cho thấy: việc sử dụng quỹ tiền mặt của công ty có hiệu quả, cụ thể doanh nghiệp đã dùng tiền mặt để trả hầu hết các khoản thu mua và trả nợ ngay được người bán. Điều đó cho thấy công ty có một nguồn vốn lưu động dồi dào, khả năng thanh toán nhanh, tốt, chiếm ưu thế trong việc giao dịch mua nguyên vật liệu. Cuối tháng kế toán khoá sổ NKCT số , cộng theo cột TK 152 để lấy số liệu này ghi vào Bảng kê số 3 cùng tháng. * Sổ chi tiết TK 141. Hàng ngày kế toán căn cứ voà giấy thanh toán tiền tạm ứng, phiếu nhập kho, hoá đơn thanh toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết TK 141-tạm ứng. Sổ chi tiết TK 141 là một loại sổ kế toán chi tiết, được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán bằng tiền tạm ứng gồm cả phát sinh Có và phát sinh Nợ TK 141. Việc ghi chép theo dõi sổ chi tiết TK 141 theo nguyên tắc sau: Mỗi giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng được ghi trên 1 dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh các chứng từ đó. Sổ chi tiết TK 141 được mở cho cả năm và mở cho từng công nhân viên tạm ứng trên một số tờ sổ nhất định. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi. - Số dư đầu tháng: Là số dư cuối tháng trước của sổ chi tiết TK 141, phản ánh số tiền mà công ty tạm ứng cho công nhân viên đi mua nguyên vật liệu nhưng chưa thanh toán. - Số phát sinh trong tháng: + Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tạm ứng cho công nhân viên đi mua nguyên vật liệu như phiếu chi, cắt séc kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 theo các dòng, sột cho phù hợp: Nợ TK 141. Có TK 111( nếu tạm ứng bằng tiền mặt ) Có TK 112( nếu tạm ứng bằng séc ) Số tiền ghi vào cột SPS cợ trên sổ chi tiết TK141 là số tiền thực tế tạm ứng cho công nhân viên. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 39 ngày 15/1, công ty tạm ứng tiền cho nhân viên Nguyễn Hồng Dương số tiền là 3.687.00 đồng để mua lồng quạt HS 400. Do đó kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 141 cột SPS nợ với số tiền là: 3.687.000 đ. + Căn cứ vào hoá đơn và PNK vật liệu liên quan đến phiếu chi tạm ứng tiền cho công nhân viên đi mua vật liệu, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 ở các dòng, cột cho phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152. Có TK 141. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 25418 và PNK số 14 ngày 18/1/2000 liên quan đến phiếu chi tạm ứng cho công nhân viên đi mua lồng quạt HS 400 số tiền ghi trên PNK có cả thuế GTGT là 3.850.200 đ ( thuế GTGT là 350.000 đ, thuế suất 10% ). Kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 cột SPS có số tiền là 3.580.200 đ. - Số dư cuối tháng Phản ánh số tiền mà công ty tạm ứng cho công nhân viên mua nguyên vật liệu nhưng chưa thanh toán trong tháng( vật liệu chưa về nhập kho ) - Kết cấu xem biểu số 06. Sổ chi tiết tk 141. Tháng 1 / 2000. Tên người nhận tạm ứng: Nguyễn Hồng Dương. Biểu 06 Đơn vị: đồng. Hoá đơn Chứng từ Diễn giải TK đối ứng SPS Số dư Số Ngày N C N C Số dư 1/1/2000 Phiếu chi 39 15/1 Mua lồng quạt HS400 111 3.687.000. 19737.049. . ... 25418 14 18/1 Mua lồng quạt HS400 152 3.850.200 Phiếu chi 62 28/1 Mua đồng đúc 111 4.320.000. . Cộng SP trong tháng. 10.247.000. 3.850.200 Số dư 21/1/2000 26.133.849. Với nội dung và phương pháp ghi sổ chi tiết TK 141 tạo điều kiện để doanh nghiệp xác định và theo dõi được một phần giá trị vật liệu mua ngoài về nhập kho, tình hình thanh toán bằng tiền tạm ứng. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết TK 141 theo từng công nhân viên nhận tạm ứng mua vật liệu và lấy số liệu ở dòng SPS trong tháng để ghi vào NKCT số 10. * Nhật ký chứng từ số 10. Nhật ký chứng từ số 10 được sử dụng để theo dõi tổng hợp tình hình tạm ứng cho công nhân viên của công ty. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi( tương tự như NKCT số 5 ). Cuối tháng khoá sổ NKCT số 10 xác định số phát sinh bên Có TK 131 và lấy số tổng cộng của NKCT số 10 để ghi vào sổ cái TK 152. Số liệu của NKCT số 10 phải khớp với sổ chi tiết TK 141 của từng công nhân viên( số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng, số dư cuối tháng ) và số liệu này dùng để ghi vào Bảng kê số 3 cùng tháng. Mỗi công nhân viên ở sổ chi tiết TK 141 được ghi 1 dòng trên NKCT số 10. Kết cấu : Xem biểu 07. Nhật ký - chứng từ số 10 . Ghi Có TK 141 , Nợ TK khác . Tháng 1/2000 . Đơn vị : Đồng Số TT Tên người nhận tạm ứng Số dư 1/1/2000 Ghi nợ TK 141 Ghi Có TK 111 Cộng Nợ TK 141 Ghi Có TK 141 , Nợ TK khác Cộng Có TK 141 Số dư Nợ Có TK 152 ... TK 133 Nợ Có 1 Nguyễn Hoàng Dương 19.737.049 10.247.000 10.247.000 3.500.200 350.000 3.850.200 26.133.849 Cộng 3.500.200 b /. Trường hợp 2: Hàng về trong tháng nhưng đến cuối tháng hoá đơn chưa về. Nếu xảy ra trường hợp hàng về trong tháng nhưng đến cuối tháng hoá đơn chưa về thì phòng kế hoạch vật tư vẫn lập PNK. Trên PNK ghi rõ số lượng vật liệu thực tế nhập kho theo đơn giá tạm tính( thông thường công ty sử dụng giá hạch toán làm giá tạm tính ). Căn cứ vào PNK kế toán công nợ tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331 ở các dòng, các cột cho phù hợp theo định khoản: Ghi theo giá tạm tính. Nợ TK 152 Có TK 331 Sang tháng, sau khi nhận được hoá đơn đỏ so đơn vị bán gửi đến, nếu có sự chênh lệch giữa số tiền trên hoá đơn và số tiền ghi theo giá tạm tính thì trên cơ sở: PNK đã lập từ trước và hoá đơn đỏ thì phòng kế hoạch-vật tư tiến hành lập thệm PNK. Trê PNK này ghi rõ " Điều chỉnh giá thực tế và giá bán tạm tính( giá hạch toán ) của lô hàng nào? nhập kho ngày nào? " và kẹp 2 PNK lại. Căn cứ vào 2 PNK đó, kế toán công nợ sẽ điều chỉnh số liệu trong sổ chi tiết TK 331 - Nếu số tiền ghi trên hó đơn đỏ lớn hơn số tiền ghi theo giá tạm tính thì kế toán công nợ ghi đỏ số chênh lệch vào sổ chi tiết TK 331 ở các cột, dòng cho phù hợp theo định khoản: Ghi đen số tiền chênh lệch. Nợ TK 152 Có TK 331 - Nếu số tiền ghi trên hó đơn đỏ nhỏ hơn số tiền ghi theo giá tạm tính thì kế toán công nợ ghi đỏ số chênh lệch vào sổ chi tiết TK 331 ở các cột, dòng cho phù hợp theo định khoản: Ghi đỏ số tiền chênh lệch. Nợ TK 152 Có TK 331 ( Nghiệp này trong tháng 1/2000 không xảy ra ở công ty ). 5.1.2 Nhập kho vật liệu do công ty tự chế. Đối với vật liệu do công ty tự chế, phòng kế toán không mở sổ sách để ghi chép, theo dõi chi phí để tính gí thành vật liệu tự chế nhập kho mà công ty giao cho phân xưởng tự hạch toán chi phí và tính giá thành vật liệu tự chế nhập kho. Sau đó vật liệu tự chế sẽ được nhập kho bán thành phẩm tự chế của công ty và xuất cho 2 phân xưởng lắp ráp I và lắp ráp II. Phòng kế toán chỉ theo dõi, ghi chép khi xuất kho vật liệu đem tự chế và khi nhập kho vật liệu tự chế. Do đó số liệu vật liệu xuất, nhập k ho do công ty tự chế không liên quan đến Bảng kê số 3. Nhân viên hạch toán ở phân xưởng có nhiệm vụ ghi chép, tập hợp và tính giá thành vật liệu tự chế căn cứ vào: + Căn cứ vào đơn giá hạch toán của vật liệu