Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du Lịch Việt Nam-Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Xã hội loài người ngay từ khi mới ra đời đã xuất hiện những nhu cầu đòi hỏi con người phải tiến hành sản xuất, bắt đầu từ những hình thức sơ đẳng nhất. Để tiến hành sản xuất, cần phải có yếu tố đầu vào: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Đây là 3 yếu tố có quan hệ mật thiết, không thể tách rời và không thể thiếu trong một quá trình sản xuất, trong đó sức lao động là yếu tố quan trọng hàng đầu. Trong các chiến lược kinh doanh của một doanh nghiệp, yếu tố con người bao giờ cũng được đặt ở vị trí hàng đầu. Thông qua lao động, con người sử dụng sức lao động của mình tạo ra của cải vật chất cho doanh nghiệp đồng, thời họ nhận được về phía mình là tiền lương. Gắn với tiền lương là các khoản trích theo lương, bao gồm : BHXH, BHYT, KPCĐ. Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp, cũng như của toàn xã hội đến người lao động. Như vậy có thể nói rằng, tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề quan trọng được cả doanh nghiệp và người lao động quan tâm. Chế độ tiền lương phải hợp lí, hiệu quả, đảm bảo lợi ích cá nhân cho người lao động, đồng thời đảm bảo mục tiêu lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc hạch toán và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cần được quan tâm, quản lí chặt chẽ, đảm bảo giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa các lợi ích trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, cùng với thời gian, tình hình kinh tế ngày càng đa dạng , phức tạp, chế độ kế toán cũ đã bộc lộ một số bất cập, cần có sự hoàn thiện cho phù hợp và hiệu quả hơn. Đây là một trong những vấn đề nằm trong sự quan tâm nghiên cứu của các nhà kế toán Là một nhà kế toán trong tương lai, để hiểu rõ hơn về vấn đề này, qua thời gian thực tập tại Công ty Du Lịch Việt Nam-Hà Nội , em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du Lịch Việt Nam-Hà Nội”. Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề bao gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Thái. Chương3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Thái. Chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn :Ths.Trương Thanh Hằng, cùng toàn thể các cô chú, anh chị cán bộ của Công ty Du Lịch Việt Nam-Hà Nội ` Với chuyên đề này, do trình độ nhận thức còn hạn chế , thời gian tìm hiểu kinh nghiệm thực tế chưa nhiều, nên khó tránh khỏi những thiếu sót . Em rất mong được sự góp ý , chỉ bảo của các thầy cô và công ty để chuyên đề của em đạt kết quả cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, tháng 10năm 2006 Sinh viên Chử Tuyết Nhung CHƯƠNG I LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. 1.1.1. Lao động và hạch toán lao động trong doanh nghiệp. 1.1.1.1. Lao động và phân loại lao động trong doanh nghiệp, Ngày nay không ai có thể phủ nhận vai trò của lao động đối với lịch sử tiến hoá của loài người, chính lao động đã đưa loài người đến sự sáng tạo,văn minh và phát triển, con người ngày càng vượt qua chính mình nhờ có lao động. Do lao động trong doanh nghiệp sản xuất tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau và để thuận tiện cho việc quản lí và hach toán,cần phải tiến hành phân loại lao động.Về mặt quản lí và hạch toán, lao động thường được phân loại theo các phương thức sau: - Phân loại theo thời gian lao động : theo thời gian lao động, toàn bộ lao động đươc chia thành: lao động thường xuyên, lao động trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ.Nhờ vậy, doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình.Từ đó doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng hợp lí, hiệu quả, đồng thời xác định được các khoản nghĩa vụ của người lao động với Nhà nước được chính xác. - Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất: theo đó lao động được chia làm hai loại: lao động trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp sản xuất. Cách phân loại lao động này giúp doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao dộng.Từ đó có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc,tinh giản bộ máy gián tiếp - Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: theo đó toàn bộ lao động trong doanh nghiệp được chia thành ba loại: lao động thực hiện chức năng sản xuất chế biến, lao động thực hiện chức năng bán hàng và lao động thực hiện chức năng quản lý. Cách phân loại trên đây giúp cho việc tập hợp chi phí lao độngđược kịp thời,chính xác,phân định được chi phí thời kì và chi phí sản phẩm… 1.1. 1.2. Hạch toán lao động trong doanh nghiệp Trong doanh nghiệp sản xuất, hạch toán lao động là hạch toán về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động. * Hạch toán số lượng lao động. Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm :số lao động theo nghề nghiệp,công việc trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, bao gồm cả lao động dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lượng lao dộng gián tiếp và trực tiếp và lao động khu vực ngoài sản xuất. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên sơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả là các chế độ khác cho người lao dộng. Việc hạch toán số lượng lao động được hạch toán trên cơ sở: ”Danh sách lao động” của doanh nghiệp và sổ “Danh sách lao động” ở từng bộ phận. Sổ này được lập theo mẫu quy định và được lập thành hai bản:một bản do phòng tổ chức lao động, một do phòng kế toán quản lí. Căn cứ để ghi sổ sách này là các hợp đồng lao động và các quy định của các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định của doanh nghiệp ( khi chuyển công tác và thôi việc) Khi nhận được các chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời, đầy đủ vào sổ “ Danh sách lao động” của doanh nghiệp đến từng phòng ban, tổ sản xuất, đơn vị. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý,tuỳ theo yêu cầu quản lí của cấp trên. * Hạch toán thời gian lao động. Đây là việc theo dõi kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động, trên cơ sở đó tính lương phải trả cho người lao động được chính xác . Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế, số giờ ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp . Chứng từ hạch toán thời gian lao động gồm: Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Bảng chấm công được lập hàng tháng, theo dõi hàng ngày của từng cá nhân, từng bộ phận sản xuất,từng bộ phận, tổ trưởng tổ sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền theo lao động. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngay công), số ngày nghỉ để tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người, trong từng bộ phận. Bảng chấm công phải được treo công khai để mọi người kiểm tra và giám sát Phiếu làm thêm giờ: Hạch toán chi tiết cho từng người . Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Dùng cho trường hợp thai sản, ốm đau, con ốm, tai nạn lao động.Chứng từ này do y tế cơ quan( nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào Bảng chấm công * Hạch toán kết quả lao động. Đây là việc theo dõi kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, kiểm tra sự phù hợp của việc thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau. Các chứng từ có thể sư dụng là : “Phiếu khoán”, “Bản kê khối lượng công việc hoàn thành”, “Bảng giao nhận sản phẩm ’’, “Giấy giao ca”, “Hợp đồng giao khoán”, “Bảng kê sản lượng từng người”. Chứng từ kết quả lao động phải do người lập( tổ trưởng) kí,cán bộ kế toán kiẻm tra xác nhận,lãnh đạo kí duyệt(quản đốc phân xưởng và trưởng bộ phận).Sau đó chứng từ được chuyển cho nhân viên hạch toán để tổng hợp kết quả của người lao động toàn đơn vị, rồi lại được chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận.Cuối cùng được chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứ để tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả của người lao động tại mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất và trong toàn đơn vị, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động. Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến hàng ngày hoặc định kỳ, nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho bộ phận quản lí có liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động chung của toàn doanh nghiệp. Như vậy để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho CBCNV, hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng đối tượng từng tổ sản xuất dựa trên kết quả tính lương đã có . 1.1.2. Tiền lương và các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1.2.1.Tiền lương. Dưới bất kì hình thức nào,lao động luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu,đảm bảo cho quá trình sản xuất và tái sản xuất diễn ra một cách bình thường,liên tục.Thông qua lao động,người lao động sử dụng sức lao động của mình để tạo ra của cải vật chất cho xã hội.Sức lao động mà họ bỏ ra phảiđược bù hoàn xứng đáng dưới hình thức thù lao lao động Như vậy tiền lương hay tiền công chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao độngcăn cứ vào thời gian,khối lượng và chất lương công việc của họ. Nghị định 26/CP ngày 26/05/1993 cũng đã nêu rõ:” Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người sử dụng lao dộng(Nhà nước,chủ doanh nghiệp) phải trả cho người cung ứng sức lao động,tuân theo nguyên tắc cung cầu,giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của nhà nước”. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay,sức lao động đã trở thành hàng hoá đặc biệt,người lao động có quyền làm chủ sức lao động của mình,có quyền được trả công xứng đáng với sức lao động mình bỏ ra.tiền lương có thể coi là giá cả sức lao động,được hình thành thông qua thoả thuận giữa người mua và bán sức lao động. Trong xã hội phát triển, tiền lương trở thành một bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động,bởi vậy nó đảm bảo cho cuộc sống vật chất và tinh thần cho bản thân họ cũng như gia đình họ hiện tại và tương lai, nó liên quan đến vấn đề lợi ích cá nhân. Trên thực tế,tiền lương chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó thoả mãn nhu cầu của người lao động.Có như vậy mới giải quyết hài hoà được các vấn đề lơi ích và khi đó tiền lương đã trở thành một động lực mạnh mẽ thúc đẩy người lao động quan tâm đến hiệu quả công việc. 1.1.2.2.Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất . Do tiền lương được trả căn cứ vào thời gian,khối lượng và chất lượng công việc của người lao động nên việc tính và trả lương cho người lao động được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau,tuỳ đặc điểm, điều kiện sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lí của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là luôn phải quán triệt nguyên tắc:Phân phối theo lao động .Trên thực tế nước ta thường áp dụng các hình thức trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và trả lương khoán. * Hình thức trả lương theo thời gian. Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định.Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lí thời gian lao động của doanh nghiệp,việc tính trả lương theo thời gian lao động có thể tiến hành trả lương theo thời gian giản đơn và thời gian có thưởng. - Trả lương theo thời gian giản đơn Công thức tính: LCN = LMIN . KCN . T Trong đó: LCN :Lương người lao động LMIN :Lương tối thiểu KCN : Hệ số lương cấp bậc công nhân T :Thời gian làm việc thực tế (thường tính theo ngày) Có 4 loại tiền lương theo thời gian giản đơn: lương giờ, lương ngày, lương tuần và lương tháng. Nhược điểm của hình thức trả lương theo thời gian giản đơn là mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lí thời gian làm việc,tiết kiệm nguyên liệu,tập trung công suất của máy m óc thiết bị để tăng năng suất lao động. - Trả lương theo thời gian có thưởng: Chế độ trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian giản đơn và tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu về số lượng và chất lượng đã quy định. Chế độ trả lương này chủ yếu áp dụng với công nhân phụ làm việc phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh hết bị… Ngoài ra còn áp dụng với công nhân chính làm việc ở những khâu sản xuất có trình độ cơ khí hoá cao, tự động hoá hoặc những công việc tuyệt đối phải đảm bảo chất lượng . Chế độ trả lương này tính lương cho công nhân gồm: tiền lương theo thời gian giản đơn cộng với thưởng. Nó không những phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn với thành tích công tác .Do đó cùng với ảnh hưởng của tiến bộ khoa học kỹ thuật, chế độ trả lương này ngày càng áp dụng rộng rãi hơn. * Hình thức trả lương theo sản phẩm . Hiện nay có rất nhiều đơn vị kinh tế cơ sở thuộc các thành phần kinh tế khác nhau áp dụng rộng rãi các hình thức trả lương theo sản phẩm với nhiều chế độ linh hoạt. Hình thức trả lương cho người lao động theo sản phẩm có nhiều ưu điểm hơn so với hình thức trả lương theo thời gian và có những tác dụng sau: - Quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động(theo số lượng và chất lượng sản phẩm),gắn liền với thu nhập về tiền lương với kết quả sản xuất của mỗi người, kích thích tăng năng xuất lao động. - Khuyến khích mỗi người lao động ra sức học hỏi nâng cao trình độ tay nghề, cải tiến phương pháp lao động, sử dụng tốt máy móc thiết bị để nâng cao năng suất lao động. Chế độ trả lương theo sản phẩm căn cứ vào kết quả lao động, số lượng và chất lượng sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành và đơn giá tiền lương cho một đơn vị sản phẩm, công việc và lao vụ đó. Tuỳ theo mối quan hệ giữa người lao động với kết quả lao động, tuỳ theo yêu cầu quản lí về nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng nhanh sản lượng và chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể thực hiện theo các hình thức tiền lương sản phẩm như sau: -Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế -Tiền lương theo sản phẩm có thưởng -Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp -Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến Ưu điểm của hình thức trả lương này là vừa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vùă gắn chặt số lượng với chất lượng lao động, động viên người lao động sáng tạo, hăng say lao động * Hình thức trả lương khoán. Hình thức trả lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành .Hình thức trả lương này áp dụng cho những công việc mà nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi, phải giao toàn bộ công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định . Với các hình thức trả lương chủ yếu trên đây thì bên cạnh chế độ tiền lương các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh.Tiền thưởng gồm:thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng )và thưởng trong hoạt động sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến ….) 1.1. 3. Các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp . Bên cạnh việc trả lương để bù hoàn sức lao động mà người lao động bỏ ra, trả thưởng để khuýen khích người lao động thì doanh nghiệp còn xây dựng các quỹ trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội gồm :BHXH, BHYT. Ngoài ra doanh nghiệp còn có nguồn KPCĐ dùng cho hoạt động công đoàn hàng tháng.Việc hình thành các quỹ này thể hiện sự quan tâm của toàn thể xã hội, cũng như của doanh nghiệp đối với người lao động. 1.1.3.1. Quỹ BHXH. BHXH là một chính sách kinh tế xã hội quan trọng của nhà nước.Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế mà còn phản ánh chế độ xã hội. BHXH là sự đảm bảo ở mức độ nhất định về mặt kinh tế cho người lao động và gia đình họ.BHXH chỉ thực hiện chức năng đảm bảo cho người lao động và gia đình họ gặp rủi ro xã hội như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… BHXH là một hiện tượng xã hội nhằm đáp ứng yêu cầu an toàn về đời sống kinh tế cho người lao động và gia đình họ. Hiện nay ở Việt Nam đang thực hiện các chế độ bảo hiểm sau: trợ cấp ốm đau, thai sản, trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, trợ cấp mất sức lao động, tàn tật, hưu trí. Theo điều 149-Bộ luật lao động, quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau: -Người sử dụng lao động đóng góp 15% tổng quỹ lương của những người tham gia BHXH trong đơn vị.Trong đó 10% để chi trả các chế độ hưu trí, tử tuất và 5% để chi trả cho các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. -Người lao động đóng góp 5% để chi trả cho các chế độ hưu trí, tử tuất. -Nhà nước đóng góp và hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện chế độ BHXH đối với người lao động. Ngoài ra còn có các nguồn khác … 1.1.3.2. Quỹ BHYT. BHYT thực chất là bảo trợ cho người tham gia BHYT về các khoản như : khám chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc thang… Người tham gia BHYT sẽ được hỗ trợ một phầm kinh phí. Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức phát sinh trong tháng.Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%,trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% tính vào thu nhập người lao động.Quỹ này do cơ quan BHXH quản lí và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế .Vì vậy các cơ quan doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHXH, để phục vụ chăm sóc cho CBCNV. 1.1.3.3.Quỹ KPCĐ. Để có nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp còn phải trích theo tỷ lệ quy định với tổng quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp (Phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại…)thực tế phải trả cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành KPCĐ. KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ hiện hành,KPCĐ được tinh theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương. Kinh phí này do doanh nghiệp xác lập và chi tiêu theo chế độ quy định:1% nộp cho cấp trên, 1% sử dụng chi tiêu cho công đoàn đơn vị. 1.2. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. 1.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán. - Căn cứ vào các Bảng chấm công của các bộ phận để tính và trả lương theo thời gian. - Căn cứ vào Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc Hợp đồng giao khoán công việc để tính và trả lương theo sản phẩm hoặc theo lương khoán. - Căn cứ vào Phiếu xác nhận làm đêm, làm thêm giờ để tính và chi trả bồi dưỡng làm đêm, tiền lương ngoài giờ cho người lao động. - Căn cứ vào các quy định đề bạt, tăng lương hoặc thuyên chuyển công tác giữa các bộ phận để tính và chi trả phụ cấp hoặc điều chỉnh lương. - Căn cứ vào các quyết định khen thưởng hoặc quyết định phân phối quỹ phúc lợi để tính và chi trả tiền thưởng, tiền phúc lợi cho cán bộ CNV. .......................... Từ các chứng từ trên, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động trong từng bộ phận và toàn doanh nghiệp. Tiền lương và các khoản phải trả được thanh toán cho người lao động ít nhất một tháng 2 kỳ : + Kỳ 1 : tiến hành vào đầu tháng, gọi là tạm ứng lương, + Kỳ 2 : Căn cứ vào tổng số tiền lương và các khoản phải trả sau khi trừ đi các khoản tạm ứng, các khoản khấu trừ theo quy định, thanh toán nốt số còn lại cho người lao động được tiến hành vào cuối tháng gọi là kỳ thanh toán lương. 1.2.2.Kế toán tiền lương. Tại các DNSX, hạch toán chi phí lương là một bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Việc hạch toán chính xác chi phí tiền lương có một vai trò quan trọng, nó là cơ sở để xác định giá thành và giá bán sản phẩm, đồng thời nó còn là căn cứ để xác định các khoản phải nộp cho Ngân sách Nhà nước và cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Do vậy, để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý thì hạch toán tiền lương phải tuân theo các nguyên tắc nhất định, đó là phân loại tiền lương một cách hợp lý . 1.2.2.1. Tài khoản hạch toán. Để hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng TK334 “Phải trả CNV”. Đây là tài khoản để phản ánh các khoản thanh toán với CNV của các doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản phụ cấp khác thuộc về thu nhập của họ. Kết cấu TK334 như sau: -Các khoản tiền lương ,tiền công ,tiền thưởng và các khoản khác cho CNV D:Các khoản tiền lương ,tiền công ,tiền thưởng và các khoản khác còn phảI trảCNV -Các khoản tiền lương tiền thưởng ,BHXH và các khoản khác đã trả ứng cho CNV -Các khoản khấu trừ vào tiền lương tiền công của CNV Tk3344 1.2.2.2. Phương pháp hạch toán. * Hàng tháng căn cứ vào kết quả lao động tính ra tổng số tiền lương phải trả cho người lao động . Nợ TK622: Phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất. Nợ TK627(6271): Phải trả nhân viên phân xưởng. Nợ TK641(6411): Phải trả nhân viên bán hàng. Nợ TK642(6421): Phải trả bộ phận quản lý doanh nghiệp. Có TK334: Tổng số thù lao lao động phải trả. * Số tiền thưởng phải trả cho CNV từ quỹ khen thưởng Nợ TK431(4311): Thưởng thi đua từ quỹ khn thưởng . Có TK334 : Tổng số tiền thưởng phảI trả. * Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV: theo quy định sau khi đóng BHXH,BHYT và thuế thu nhập, tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại . Nợ TK334 : Tổng số các khoản khấu trừ . Có TK 333(3338) : Thuế thu nhập phải nộp . Có TK141 : Số tạm ứng trừ vào lương . Có TK138 : Các khoản bồi thường vật chất thiệt hại * Thanh toán thù lao và các khoản phải trả CNV. - Nếu thanh toán bằng tiền Nợ TK334 :các khoản đã thanh toán. Có TK 111,112 - Nếu thanh toán bằng vật tư hàng hoá . + BT1 : Ghi nhận giá vật tư hàng hoá. Nợ TK632 Có TK 152, 153, 154, 155, 156… + BT2 : Ghi nhận giá thanh toán . Nợ TK334 : Tổng giá thanh toán ( cả thuế VAT) Có TK512 : Giá thanh toán không có thuế VAT. Có TK3331(33311) : Thuế VAT đầu ra phải nộp. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THANH TOÁN TK 138, 141 TK 138, 141 TK 333, 338 TK 431 TK 111 TK 338 TK 334 Bồi thường vật chất và tạm ứng trừ vào lương Tiền lương và các khoản phụ cấp phải thanh toán cho CNV KPCĐ, BHXH, BHYT và thuế thu nhập khấu trừ vào lương CNV Tiền thưởng phải trả CNV Trả lương cho CNV BHXH phải thanh toán cho CNV 1.2.3. Kế toán các khoản trích trước lương phép của CNSX. Tại các DNSX mang tính thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí NCTTSX đưa và giá thành sản phẩm, coi như là một khoản chi phí phải trả. Cách tính như sau: TIỀN LƯƠNG CHÍNH THỰC TẾ PHẢI TRẢ CNTTSX TRONG THÁNG MỨC TRÍCH TRƯỚC TIỀN LƯƠNG KẾ HOẠCH CỦA CNTTSX TỶ LỆ TRÍCH TRƯỚC = = x x Trong đó: TỶ LỆ TRÍCH TRƯỚC Tổng số lương phép kế hoạch năm của CNTTSX Tổng số lương chính kế hoạch năm của CNTTSX = = x 100 Cũng có thể trên cơ sở kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một tỷ lệ trích trước tiền lương phép kế hoạch của CNTTSX một cách hợp lý, không ảnh hưởng đến sự biến động trong giá thành. * Phương pháp hạch toán : - Khi trích trước tiền lương phép của CNTTSX : Nợ TK 622 Có TK 335 - Khi công nhân nghỉ phép, phản ánh tiền lương phép phải trả: Nợ TK 335 Có TK 334 + Nếu số trích trước nhỏ hơn thực tế phải trả thì tính thêm vào chi phí: Nợ TK 622 Có TK 335 + Nếu số trích trước lớn hơn thực tế phải trả thì ghi giảm chi phí; Nợ TK 335 Có TK 622 TK 335 * Các khoản chi phí thực tế phát sinh tính vào chi phí phải trả. * Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế phát sinh được hạch toán vào thu nhập bất thường * Chi qũy dự phòng trợ cấp mất việc làm * Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh. * Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. * Số chênh lệch giữa chi phí thực tế lớn hơn số tính trước, được tính vào chi phí. D: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế phát sinh 1.2.4.Kế toán các khoản trích theo lương. 1.2.4.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng TK338 “phải trả phải nộp khác”. Tài khoản này dùng phản ánh các khoản phải trả vả phải nộp cho cấp trên, cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ và lương theo quyết định của toa án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạn thời, nhận ký cược kýquỹ ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ… Nội dung và kết cấu TK338 như sau: TK 338 Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. _Các khoản đã hi về KPCĐ. _Xử lý giá trị tài sản thừa. _Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng trong kỳ. _Các khoản đã trả nộp khác _Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ. _Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ. _Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. _Số đã trả, đả nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp được hoàn lại _Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định . D: Số tiền phải trả, phải nộp -BHXH,BHYT,KPCĐ chưa nộp hoặc chưa chi hết -Giá trị tàI sản thừa chờ giảI quyết Các khoản phải trả, phải nộp liên quan trực tiếp đến CNV bao gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ được chi tiết trên các tài khoản cấp 2: TK3382 : “Kinh phí công đoàn”. TK3383 : “Bảo hiểm xã hội”. TK3384 : “Bảo hiểm y tế “. Kết cấu và nội dung của các tài khoản cấp 2 này như sau: -Nộp BHXH,BHYT,KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ -Tính BHXH phảI trả cho CNV khi nghỉ ốm đau ,thai sản _Các khoản đã nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. _Các khoản chi tiêu KPCĐ. _Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ (19% tính vào CPSXKD; 6% trừ vào lương CNV) D: _Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ chưa nộp. _KPCĐ còn lại chưa chi ở doanh nghiệp 3382, 3383, 3384 1.2.4.2 Phương pháp hạch toán. *Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định. Nợ TK 622,6271, 6411, 6421 : 19% theo tiền lương và các khoản phụ cấp lương Nợ TK 334: 6% trừ vào thu nhập của CNV . Có TK 338(3382, 3383, 3384) : Tổng số KPCĐ, BHXH, BHYT cần trích. *Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động..) Nợ TK 338(3383) Có TK 334 *Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lí quỹ Nợ TK 338(3382, 3383, 3384) : theo tỉ lệ quy định . Có TK 111,112 *Chi tiêu KPCĐ để lại doanh nghiệp Nợ TK 338(3382) : 1% Có TK 111, 112 *Trường hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH lớn hơn số phải trả phải nộp được cấp bù: Nợ TK 111, 112 :Số tiền được cấp bù đã nhận . Có TK 338 (3382, 3383) : Số tiền được cấp bù. TK 111, 112 TK 334 TK 338 Nộp các khoản phải trả khác Các khoản trừ lương công nhân viên để lập các quỹ TK 111, 112 Nhận kí quỹ ngắn hạn TK 641, 642, 622 Trích KPCĐ, BHXH BHY tế 1.2.5.Các hình thức áp dụng sổ kế toán Sổ sách kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và phương pháp ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện của phương pháp ghi sổ kép. Nói cách khác sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người là kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian, cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình của công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Các loại sổ sách kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ sách kế toán được xây dựng, nó đã là một hình thức tổ chức nhất định mà doanh nghiệp cần phải thực hiện. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô, điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mìnhmột hình thức tổ chức khác nhau. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 4 hình tổ chức sổ sách kế toán: _Hình thức Nhật kí - sổ cái . _Hình thức Chứng từ ghi sổ. _Hình thức Nhật kí – chứng từ. _Hình thức Nhật kí chung. _ Hình thức kế toán máy. 1.2.5.1. Hình thức Nhật kí - sổ cái. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức Nhật kí - sổ cái: _Sổ Nhật kí- sổ cái _Sổ, thẻ kế toán chi tiết QUY TRÌNH GHI SỔ Chứng từ gốc Sổ qũy Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra  1.2.5.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức chứng từ ghi sổ: - Sổ đăng ký chứng từ- ghi sổ - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong hình thức này: Sơ đồ 1: Trình tự ghi sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong hình thức Chứng từ ghi sổ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK334, TK338 Bảng tổng hợp chi tiết TK334, TK338 Chứng từ gốc Sổ quỹ và các sổ tài sản khác Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi Sổ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK334, TK338 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.2.5.3. Hình thức Nhật ký- chứng từ Các loại sổ kế toán thuộc hình thức nhật ký chứng từ: - Nhật ký- chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết QUY TRÌNH GHI SỔ Chứng từ gốc và các bảng phân bố Bảng kê Nhật kí chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.2.5.4. Hình thức Nhật kí chung Các loại sổ kế toán thuộc hình thức nhật kí chung: - Sổ nhật kí chung - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết QUY TRÌNH GHI SỔ Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 1.2.5.5.. Hình thức kế toán trên máy vi tính: * Trình tự ghi sổ kế toán theo hính thức kế toán trên máy vi tính. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bản tổng hợp chứng từ kế toán cùng loạin để kiểm tra, xác định TK ghi nợ TK ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu lược thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo phần mềm của quy trình kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo tong chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cáI hoặc nhật ký……) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiéu giữa các số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã được in ra giấy. - Cuối kỳ kế toán, số kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán Cùng loại Sổ kế toán BÁO CÁO TÀI CHÍNH - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH GHI CHÚ: Nhập số liệu hàng ngày. In sổ, báo cáo cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ THÁI 2.1.ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÚ THÁI: 2.1.1.Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Phú Thái –Tên giao dịch quốc tế là Phu Thai Company Limited, tên viết tắt là Phú Thái Co.LTD. Công ty được thành lập theo quyết định số 043175 . / TLDN ngày 08/10/1993 của uỷ ban thành phố Hà Nội ,có trụ sở tại : Số 192/19 Thái Thịnh, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Số điện thoại :5375752/5375753/5375759 Fax : 5375758 Email :Phú Thái co@hn.vnn.vn. Số tài khoản giao dịch: 0100000049719 - Ngân hàng cổ phần Nhà,Hà Nội Mã số thuế: 0100368686 Công ty TNHH Phú Thái được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp ,có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định,tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do công ty quản lý, có con dấu riêng,có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của nhà nước. Với số vốn ban đầu khoảng 9.289 triệu đồng, trong đó vốn cố định có khoảng 1.036 triệu đồng, vốn lưu động khoảng 7.983 triệu đồng, Công ty Phú Thái đã không ngừng phát triển và lớn mạnh. Hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành ổn định. Trải qua 10 năm xây dựng và phát triển đến nay công ty Phú Thái đã đứng vững trên thị trường, tự trang trải chi phí và kinh doanh có lãi. Doanh thu ngày càng lớn, đời sống công nhân viên ngày càng được cải thiện, thu nhập bình quân đầu người ngày càng tăng. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của công ty TNHH Phú Thái Công ty Phú Thái là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thông qua quá trình kinh doanh công ty nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu của thị trường về phát triển doanh nghiệp, tăng tích luỹ cho ngân sách cải thiện đời sống cho công nhân viên .Công ty Phú Thái có chức năng kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng mỹ phẩm, phục vụ cho nhu cầu của thị trường theo nguyên tắc kinh doanh có lãi thực hiện tốt nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp ngân sách, hoạt động kinh doanh theo luật pháp ,đồng thời không ngừng nâng cao đời sống của công nhân viên trong toàn công ty quan tâm tốt tới công tác xã hội và từ thiện ,góp phần làm cho xă hội tốt đẹp hơn. 2.1.3. Đặc điểm kinh doanh và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phú Thái . Công ty TNHH Phú Thái là nhà phân phối sản phẩm cho Công ty Rohto Việt Nam, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh thương mại. Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm: - Trực tiếp nhập hàng từ Công ty Rohto Việt Nam. Tổ chức bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thuộc lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty. Thông qua quá trình kinh doanh công ty nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đáp ứng nhu cầu của thị trường về phát triển doanh nghiệp, tăng tích luỹ cho ngân sách cải thiện đời sống cho công nhân viên .Công ty Phú Thái có chức năng kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng mỹ phẩm, phục vụ cho nhu cầu của thị trường theo nguyên tắc kinh doanh có lãi thực hiện tốt nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp ngân sách, hoạt động kinh doanh theo luật pháp ,đồng thời không ngừng nâng cao đời sống của công nhân viên trong toàn công ty quan tâm tốt tới công tác xã hội và từ thiện Xây dựng công ty ngày càng phát triển thực hiện tốt nhiệm vụ sau: 1. Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo đúng quy chế hiện hành và thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của công ty 2. Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn của doanh nghiệp tự tạo thêm nguồn vốn để đảm baỏ cho việc thực hiện mở rộng và tăng trưởng hoạt động kinh doanh của công ty thực hiện tự trang trải về tài chính kinh doanh có lãi đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của xã hội sử dụng đúng chế độ chính sách quy định và có hiệu quả các nguồn vốn đó 3. Nâng cao hiệu quả kinh doanh 4. Xây dựng chiến lược và phát triển nghành hàng kế hoạch kinh doanh phù hợp với điều kiện thực tế 5. Tuân thủ các chính sách, chế độ và luật pháp của nhà nước có liên quan đến kinh doanh của công ty.Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng nghành hàng đăng ký , chịu trách nhiệm trước nhà nước về kết quả hoạt động kinh doanh của mình và chịu trách nhiệm trưóc khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm hàng hoá, dịch vụ do công ty thực hiện,về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng liên doanh và các văn bản khác mà công ty ký kết 6. Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ luật lao động 7. Quản lý và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng cơ chế tổ chức và hoạt động của công ty. Bảo đảm thực hiện đúng chế độ và quy định về quản lý vốn ,tài sản, các quỹ, về hạch toán kế toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do nhà nước quy định, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và quản lý tốt, Công ty Phú Thái tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến tham mưu, đứng đầu là Giám đốc - người có quyền lực cao nhất, giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc, một kế toán trưởng và một số chuyên viên khác, dưới là một hệ thống phòng ban chức năng. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận được tóm tắt như sau: - Tổng giám đốc : chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động kinh doanh và hiệu quả kinh tế - Ba giám đốc: Giám đốc kinh doanh, giám đốc phụ trách tài chính vừa làm tham mưu cho giám đốc, thu thập và cung cấp, thông tin đầy đủ về hoạt động kinh doanh giúp Giám đốc có quyết định sáng suốt nhằm lãnh đạo tốt Công ty. Giám đốc tổ chức đảm nhiệm chức năng tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc trong việc tổ chức quản lý, đổi mới doanh nghiệp, sắp xếp tổ chức lao động hợp lý, chính sách tuyển dụng, phân công lao động, phân công công việc phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn của từng người để có được hiệu suất công việc cao nhất. - Phòng nghiên cứu thi trường: Có nhiệm vụ nghiên cứu và khai thác nguồn hàng và thị trường tiêu thụ , là nơi các quyết định mua hàng, đặt hàng và tổ chức phân phối hàng hoá. - Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ vận chuyển, giao hàng, là nơi diễn ra quá trình mua bán, và thực hiện tất cả hợp đồng của Công ty. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ làm công tác quản lý toàn dịên về tài chính, thu thập và cung cấp đầy đủ các mặt hoạt động tài chính và thông tin kinh tế, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, chính sách Nhà nước về quản lý kinh tế tài chính, lãng phí, vi phạm kỷ luật tài chính. - Phòng vật tư, tiêu thụ: Có nhiệm vụ mua vào và bảo quản các vật tư thuộc phạm vi kinh doanh và làm việc của công ty, đảm bảo đầy đủ chính xác tạo điều kiện quay vòng vốn nhanh. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Phú Thái . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý. Công ty Phú Thái áp dụng hình thức tổ chức công tác- bộ máy kế toán tập trung, hầu hết mọi công việc kế toán được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, từ khâu thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp. Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức bố trí 6 nhân viên có trình độ đại học, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn. - Kế toán trưởng - Trưởng phòng kế toán: Là người tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán và toàn bộ các mặt công tác của phòng, là người giúp việc Phó giám đốc tài chính về mặt tài chính của Công ty. Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của Công ty bàn và quyết định các vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên. - Kế toán tổng hợp :Là ghi sổ tổng hợp đớ chiếu số liệu tổng hợp với chi tiết , xác định kết quả kinh doanh , lập các báo cáo tài chính . - Kế toán vốn bằng tiền : Có nhiệm vụ lập các chứng từ kế toán vốn bằng tiền như phiếu thu,chi,uỷ nhiệm chi,séctiền mặt,séc bảo chi , séc chuyển khoản, ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng để đối chiếu với sổ tổng hợp.....kịp thời phát hiện các khoản chi không đúng chế độ ,sai nguyên tắc,lập báo cáo thu chi tiền mặt. -Kế toán thanh toán và công nợ : Có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ , thanh toán,lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán. - Kế toán tiêu thụ : tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán bán hàng trong công ty. Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ theo dõi tình hình bán hàng và biế động tăng giảm hàng hoá hàng ngày,giá hàng hoá trong quá trình kinh doanh. - Kế toán thuế: căn cứ voà các chứng từ đầu vào hoá đơn GTGT, theo dõivà hạch toán các hoá đơn mua hàng hoá ,hoá đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai cáo thuế. Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hoá của công ty. -Thủ quỹ: Là người thực hiện các nghiệp vụ, thu, chi phát sinh trong ngày, can cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY THHH PHÚ THÁI Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Thanh Toán Kế toán Tiêu thụ Kế toán Thuế Kế toán công nợ &tt Thủ Quỹ * Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành kèm theo quy định 1177/TC/QĐ-/CĐKT ngày 23/12/1996 và quyết định số144/2001/QĐ- BTC ngày 21/12/2001 của Bộ tài chính * Hệ thống sổ sách Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “ Chứng từ ghi sổ” và được thực hiện ghi chép trên máy. * Trình tự ghi sổ Hàng ngày, từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tập hợp và ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối số phát sinh, cuối tháng lên báo cáo tài chính. 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp nhà nước tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán của Công ty thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh dưới hình thức tiền tệ, hạch toán chi tiết các chi phí và tình hình doanh thu của quá trình hoạt động kinh doanh. Từ đó nắm bắt được những thông tin chính xác cung cấp kịp thời cho ban quản lý của Công ty giúp ban quản lý có cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh, để từ đó đưa ra quyết định đúng đắn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Hàng ngày, tại phòng kế toán của Công ty tập hợp các số liệu chứng từ các nghiệp vụ phát sinh đưa lên từ các bộ phận để cập nhật số liệu vào máy tính. Sơ đồ 9: Bộ máy kế toán Kế Toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu nhập Kế toán giá thành Kế toán phải thu Kế toán chi Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Các chi nhánh,khách sạn - Kế toán trưởng: Có trách nhiệm giúp giám đốc tài chính đôn đốc và giám sát việc tuân thủ chế độ thể lệ về kinh tế tài chính, tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của các nhân viên kế toán. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp báo cáo của các nhân viên kế toán để lên báo cáo tổng hợp toàn công ty, trình kế toán trưởng duyệt. -Kế toán thu nhập: Có chức năng theo dõi toàn bộ các khoản thu từ các bộ phận để tính ra doanh thu cho từng tháng, quý, năm để hạch toán lỗ lãi. - Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và chi phí của từng bộ phận để tính giá thành cho mỗi sản phẩm dịch vụ bán ra . - Kế toán phải thu: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu và thu nợ từ khách hàng, đồng thời đôn đốc những khách hàng có số nợ nhiều, những khản nợ khó đòi phải báo cáo ngay với kế toán trưởng để lập dự phòng. - Kế toán chi: Theo dõi tất cả các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và các chi tiêu khác trong toàn bộ công ty. Cuối hàng tháng, quý, năm tổng hợp chi phí và phân loại để báo cáo với kế toán tổng hợp. - Kế toán thanh toán : Là người theo dõi tất cả các nghiệp vụ thanh toán như: thanh toán với người bán, thanh toán với công nhân viên, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với cấp trên hoặc cấp dưới... - Thủ quỹ: là người chịu trách nhiệm vật chất về quản lý thu chi quỹ tiền mặt. Theo chế độ tài chính hiện hành, công ty được phép giữ lại trong quỹ tiền mặt một khoản tiền nhất định (gọi là định mức tồn quỹ) để chi tiêu cho nhu cầu thường xuyên, số còn lại được đưa vào ngân hàng. Sau khi thu - chi kế toán đóng dấu đã thu hoặc đã chi vào chứng từ để tránh nhầm lẫn, mọi khoản thu - chi phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Căn cứ vào chứng từ thu - chi để ghi sổ quỹ. Cuối ngày phải kiểm kê quỹ đối chiếu với số dư trên sổ. Nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay với kế toán tổng hợp để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. - Thủ kho: là người trông coi và theo dõi tình hình biến động của hàng hoá vật dụng trong kho có nhiệm vụ nhập xuất theo nhu cầu của công ty. - Các chi nhánh: Các chi nhánh, khách sạn thuộc Công ty TNHH Phú Thái là những đơn vị hoạch toán độc lập, do vậy cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm kế toán các đơn vị này có trách nhiệm nộp về Công ty những bản báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. 2.2.2. Tổ chức sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Chứng từ ghi sổ, (Xem sơ đồ số 10) do vậy về số lượng và loại sổ kế toán được mở phù hợp với yêu cầu của hình thức này và bám sát tình hình kinh doanh của công ty. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong cả năm (Theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm và kế toán trưởng phải duyệt trước khi ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đang dùng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra đôi chiếuvới số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính. Sổ thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốnvà kết quả kinh doanh của công ty. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết. Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Căn cừ vào sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ số 10: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của Công ty Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Số đăng ký chứng từ gốc Báo cáo tài chính Bảng cân đối Số phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày trên các bộ phận bán hàng các hàng hoá dịch vụ bán ra phải xuất hoá đơn cho khách hàng. Đối với những hoá đơn được thanh toán ngay thủ quỹ thu tiền và phản ánh ngay vào sổ quỹ của mình. Còn những hoá đơn nợ được chuyển ngay cho kế toán phải thu để theo dõi và đòi nợ. Riêng kế toán thu nhập phải theo dõi toàn bộ số liệu của tất cả các hoá đơn để biết được tổng doanh thu cho từng tháng sau đó so sánh với kế toán giá thành để kết chuyển -> xác định kết quả kinh doanh. Cuối tháng kế toán phụ trách phần việc nào thì tổng kết số liệu và in ra để so sánh với bộ phận liên quan và lưu vào sổ theo dõi. 2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ THÁI: 2.3.1 - Đặc điểm lao động: Số lượng lao động trong công ty từ năm 2000 đến nay tương đối ổn định , tổng số cán bộ công nhân viên hiện nay khoảng 200 người , trừ một số cán bộ chủ chốt ở chế độ biên chế còn hầu hết tiến hành ký hợp đồng lao động theo quy định của Nhà nước. Hợp đồng dài hạn hay ngắn hạn tuỳ theo công việc của mỗi ngành nghề trong Công ty. Để quản lý về mặt số lượng, doanh nghiệp còn sử dụng sổ danh sách lao động ( lập chung cho toàn công ty và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động,đồng thời giám sát chặt chẽ về thời gian đối với những hợp đồng ngắn hạn. Việc quản lý và sử dụng lao động hợp lý trong Công ty phần nào thông qua bảng cơ cấu lao động sau: (Bảng số 02 - trang 37) Qua những số trong bảng trên đây có thể cho thấy rằng công tác quản lý lao động trong Công ty rất chặt chẽ. Chất lượng lao động ngày càng cao tỷ lệ lao động có trình độ đại học và trên đại học là 54,7%. Đây chính là thế mạnh của công ty trong việc quản lý, đào tạo nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, đội ngũ lao động gián tiếp chiếm tỷ lệ 22,1%, tỷ lệ này là hợp lý ở một công ty có nhiều chức năng, nhiều bộ phận kinh doanh như Công ty TNHH Phú Thái. Việc quản lý lao động ở Công ty không chỉ thực hiện ở phòng tổ chức hành chính mà còn ở dưới các bộ phận. Các bộ phận có nhiệm vụ nắm rõ quân số hàng ngày, tình hình nghỉ phép, nghỉ ốm... của từng người lao động. Cuối tháng các mối kinh doanh gửi báo cáo lên phòng tổ chức hành chính từ các báo cáo này cuối năm phòng tổ chức hành chính lập " Báo cáo lao động" trong năm của toàn công ty. Bảng số 02: Cơ cấu lao động ở công ty STT Phân loại Số lượng Tỷ trọng% I Tổng số lao động 208 100 1 Theo giới tính - Nam 97 46.4 - Nữ 111 53.6 2 Theo hình thức làm việc - Lao động gián tiếp 46 22.1 - Lao động trực tiếp 162 77.9 3 Theo trình độ - Đại học trở lên 114 54.7 - Trung cấp và cao đẳng 34 16.6 - Tốt nghiệp PTTH 60 28.7 II Lao động là Đảng viên 59 28.3 III Độ tuổi - Dưới 30 tuổi 70 33.7 - Từ 31 - 45 84 42 - Từ 46 - 55 51 24.3 2 .3.2 Quỹ tiền lương: 2.3.2.1 Nguyên tắc trả lương: Công ty TNHH Phú Thái đặt con người là yếu tố hàng đầu trong chiến lược kinh doanh cuả mình. Vì vậy công ty luôn cố gắng hoàn thiện hơn nữa các chế độ chính sách đối với cán bộ CNV. Việc trả lương trong Công ty phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Cơ chế trả lương phải khuyến khích được người lao động phát huy năng lực của mình đối với công việc. Cơ chế trả lương phải đảm bảo được sự công khai, dân chủ, công bằng, hợp lý phù hợp với doanh thu của đơn vị. Việc trả lương theo đúng quy định của nhà nước. Lương cho cán bộ CNV không thấp hơn lương tối thiểu do Nhà nước quy định. 2.3.2.2 Quỹ tiền lương: Đối với mọi công ty thuộc bất kỳ loại hình sản xuất nào, việc thành lập quỹ tiền lương kế hoạch là một yêu cầu rất cấn thiết. Xác định quỹ lương kế hoạch là căn cứ để xây dựng đơn giá tiền lương và tổng quỹ lương chung để lập kế hoạch tổng chi về tiền lương cho công ty mình. Công ty TNHH Phú Thái là đơn vị kinh doanh trên các lĩnh vực du lịch lữ hành, khách sạn, các hoạt động vui chơi giải chí, xuất nhập khẩu, các dịch vụ khác... Vì vậy không thể xác định kết quả lao động bằng sản phẩm cụ thể như các doanh nghiệp sản xuất khác. việc tính thù lao lao động trong công ty căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc của CBCNV. Căn cứ vào thông tư số 13/LĐTBXH - Trung tâm Dịch vụ Tổng hợp ngày 10-04-1997 của Bộ Lao động Thương Binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng đơn giá tiền lương và quản lý tiền lương, thu nhập trong doanh nghiệp nhà nước. Căn cứ vào hệ số định mức lao động trên số phòng của khách sạn được Tổng cục du lịch VN ban hành, quỹ tiền lương kế hoạch của công ty được lập như sau: å = å + å a) Tổng quỹ lương cả phép: å quỹ lương cả phép được tính thành 2 bước: * Tính quỹ lương chưa có lương làm thêm giờ và trả cho nghỉ phép åV = [ Lđb x TLminđc ( Hcb + Hpc)] x 12 Trong đó: Lđb : å số lao động Hcb: Hệ số lương bình quân toàn công ty Hpc : Hệ số phụ cấp trách nhiệm bình quân toàn công ty TLminđc : Mức lương tối thiểu điều chỉnh của Công ty TLminđc = TLmin ( 1 + Hđc) Theo thông tư số 13 LĐTBXH - Trung tâm Dịch vụ Tổng hợp ngày 10 - 04-1997, mức lương tối thiểu ở mức tối đa cho phép đối với ngành du lịch khách sạn tại điểm có hệ số điều chỉnh là 2,1. Để đảm bảo các yêu cầu của thông tư: Phải là doanh nghiệp có lợi nhuận Không làm giảm các khoản nộp ngân sách Nhà nước so với năm liền kề. Không làm giảm lợi nhuận thực hiện so với năm trước liền kề. Công ty TNHH Phú Thái tính TLminđc tại điểm có Hđc = 1,2 TL minđc = 445.000 x 1,2 = 535.000đ Khi đó quỹ lương của Công ty năm 2006 là : åVkh = [ 208 x 535.000 ( 4,36+ 0,07 ) ] x 12 =5.915.000.000đ Trong đó: 4,36 là Hệ số lương bình quân toàn Công ty được tính theo công thức sau: = 4,36 0,07 là Hệ số phụ cấp trách nhiệm bình quân toàn Công ty được tính theo công thức sau: = 0,07 * Tính quỹ lương thuê ngoài : ngoài = + Tiền thuê 22 x 535.000 x (4,36 0,07 ) x 30% Lượng tiền lương để thuê nhân công thay thế cho CBCNV nghỉ phép hàng năm tính bình quân toàn Công ty có 15 ngày phép/người/năm, theo chế độ quy định chung Công ty làm việc 22 ngày trong một tháng. Công ty có 8 trường hợp chưa được hưởng tiêu chuẩn phép. Mức tiền lương thuê nhân công ngoài được tính bằng 30% lương CBCNV đi làm. 15 - x 8) (208 lương =93.727.834 đ åV cả phép năm2006 = 5.915.000.000 đ + 93.727.834 đ = 6.008.727.834 đ b. Tính tổng quỹ lương làm thêm giờ. Theo bản kế hoạch lao động tiền lương năm 2006, toàn Công ty có 9216 công làm thêm giờ, cụ thể như sau: Trực lãnh đạo : 380 công Khối dịch vụ buồng : 2000 công Khối dịch vụ ăn uống : 3000 công Khối dịch vụ bổ sung : 2396 công Khối kỹ thật : 960 công Đội bảo vệ + lái xe : 1440 công Tổng : 9216 công Tương đương với : åV làm thêm = [ 35 x 535.000 x (4,36 + 0,07 ) ] x 12 = 995.421.000 đ åquỹ lương kế hoạch năm 2006 = 6.008.727.834 đ + 995.421.000đ của Công ty = 7.004.148.834 đ Để hạch toán được tổng qũy lương làm thêm một cách chính xác, chứng từ gốc là các phiếu báo làm thêm giờ ( Xem Mẫu số 07 - LĐTL - trang 41). Đây là chứng xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính và trả lương cho người lao động. Phiếu này do người báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán . Sau khi có đầy đủ chữ ký phiếu báo làm thêm giờ được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng. Đơn vị: Công ty TNHH Phú Thái Mẫu số :07 - LĐTL Bộ phận : Khối dịch vụ ăn uống Ban hành theo QĐ số 15-TC/QĐ/CĐKT Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ Ngày 20 tháng 10 năm 2006 - Họ tên : Chử Tuyết Nhung - Nơi công tác : Bộ phận dịch vụ ăn uống Ngày tháng Những công việc đã làm Thời gian làm thêm Đơn giá Thành tiền Ký tên Từ giờ Đến giờ Tổng số giờ 20/10 18/10 Trực buồng Lễ tân 13h 7h 21h 11h 8 giờ 4 giờ 200.000đ 200.000đ 160.000 80.000 Nhung Nhung Người duyệt Người kiểm tra Người báo thêm giờ (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) * Sử dụng quỹ tiền lương: Từ quỹ tiền lương kế hoạch đã được duyệt, công ty trích 5% để lập quỹ dự phòng. Quỹ này được sử dụng vào các mục đích như: . Chi trả lương cho CBCNV nếu kinh doanh gặp khó khăn. . Tiền nghỉ mát. . Tiền mua quà tặng cho CBCNV hàng năm. ......... 95% quỹ lương kế hoạch dùng để chi trả lương cho CBCNV 2.3.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Du lịch Việt Nam - Hà Nội 2.3.3.1 Kế toán tiền lương: Đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH Phú Thái là kinh doanh dịch vụ du lịch. Việc tính lương cho CBCNV không thể căn cứ vào một mức giá tiền lương cụ thể, tính lương phải trả chỉ dựa vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc. Sơ đồ số 11: Trình tự hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Thái: Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng thanh toán BHXH - Chứng từ thanh toán Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CT - GS Sổ cái TK334, 338 Bảng CĐPS Báo cáo Do tình hình kinh doanh không đạt hiệu quả, công ty không có khả năng lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, không có chế độ tiền thưởng mà chỉ có tiền lương cơ bản, mức tiền lương này được xác định như sau: = x Ngoài tiền lương cơ bản, hàng tháng CBCNV công ty còn nhận được các khoản phụ cấp ngoài tiền lương như: Phụ cấp trách nhiệm, tiền làm thêm giờ bồi dưỡng trực ca đêm. Mức tiền phụ cấp trách nhiệm được xác định như sau: Tiền phụ cấp = Lương tối thiểu x Hệ số trách nhiệm Cơ sở của việc tính lương theo thời gian là các bảng chấm công. Bảng này do từng phòng ban tổ dội theo dõi ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với lý do nghỉ cụ thể của mỗi người. Cuối tháng, kế toán tiền lương căn cứ vào bảng chấm công để tính lương cho CBCNV các phòng ban tổ đội. Bảng số 03: Đơn vị: Công ty TNHH Phú Thái Bộ phận: Hành chính tổ chức BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 10 năm 2006 Số TT Họ và tên Cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Tổng số 1 2 3 4 ............. 28 29 30 công 1 Vũ Pháo TP x x x x ô x x 21 2 Nguyễn Cường PP x x x x x x x 22 3 Nguyễn Quang NV x x x ô x x x 21 4 Lê Hùng NV x x ô x ô x x 20 5 Phạm Bằng NV x x x x x x x 20 6 Trần Trường NV x x x x x x x 22 7 Nguyễn Hoàng NV x x x x x ô x 21 8 Trần Hoàn NV x x x x x x x 22 9 Lý Hà NV x x x x x xx x 22 Cộng 192 Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tại Công ty TNHH Phú Thái việc thanh toán lương cho CBCNV chia làm 2 kỳ : Kỳ I : Tạm ứng lương vào ngày 5 hàng tháng. Số tiền tạm ứng có thể cố định hoặc căn cứ vào số lương được lĩnh tháng trước của từng người và bảng chấm công, thông thường số tiền tạm ứng bằng 50 % hoặc 40% yiền lương tháng trước. Kỳ II : Quyết toán lương vào ngày 20 cùng tháng. Căn cứ vào bảng thanh toán lương , kế toán xác định số tiền phải trả cho CBCNV sau khi đã trừ đi số tiền tạm ứng kỳ I và các khoản phải nộp. Trong bảng chấm công của phòng hành chính tổ chức tháng 10 năm 2006 ( Bảng số 03), ví dụ trưởng phòng Vũ Đức Pháo đi làm 21 ngày công trên tổng số 22 ngày công chế độ, 2 ngày công làm thêm giờ vào chủ nhật và 4 công trực đêm. Căn cứ vào công thức tính lương trên lương của trưởng phòng Vũ Đức Pháo được tính như sau: Hệ số lương của trưởng phòng là : 4.9 Hệ số trách nhiệm là : 0.3 Tiền lương thời gian = x 21 = 2.081.386đ Phụ cấp trách nhiệm = 445.000đ x 0,3 = 133.500đ Công ty tính tiền lương làm thêm giờ theo công thức sau: = x x Trong đó : 150% mức lương giờ của ngày làm việc bình thường áp dụng đối với những giờ làm thêm vào ngày bình thường. 200% mức lương giờ của ngày làm việc bình thường áp dụng đối với những giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ tết . Lương thêm giờ đ/c Pháo = x 2 x 200% = 420.727 đ = x x Tiền lương trực ca đêm được tính theo công thức: Cụ thể : Mức ít nhất 30% tiền lương làm việc vào ban ngày áp dụng cho các trường hợp làm việc liên tục vào ban đêm. Mức ít nhất 35% tiền lương làm việc ban ngày áp dụng cho trường hợp làm việc liên tục vào ban đêm từ 8 ngày trở lên trong 01 tháng . Do đồng chí Pháo giữ chức vụ trưởng phòng nên tiền lương trực ca đêm tính bằng 130% tiền Lương làm việc ban ngày, tiền trực ca đêm của đồng chí Pháo được tính theo công thức sau: = x 4 x 130% = 546.945đ Các khoản phải nộp: BHXH , BHYT của đồng chí Pháo - Tiền BHXH phải nộp = [ ( HSL x 445.000) + Phụ cấp] x 5% = [ ( 4,9 x 445.000) + 133.500đ ] x 5% = 115.700 đ - Tiền BHYT phải nộp = [ ( HSL x 445.000) + Phụ cấp] x 1% = [ ( 4.9 x 445.000) + 133.500đ ] x 1% = 23.140 đ + Tổng thu nhập tháng 10/2006 của trưởng phòng là: 2.081.386 +133.500 +420.727 +546.945 =3.182.558 Kỳ I trưởng phòng đã lĩnh 1.000.000 đ, lương lĩnh kỳ II là: 3.182.558 -1.000.000 - 115.700 - 34.140 =2.043.718 đ Với cách tính trên, ta có thể tính được tiền lương của số CBCNV còn lại trong phòng hành chính tổ chức. (Bảng số 5) Thủ tục thanh toán lương được thực hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 5: Bảng thanh toán lương Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Giám đốc duyệt Thể hiện bảng thanh toán lương STT Phòng ban Tiền lương Các khoản khấu trừ S N Lương cơ bản Phụ cấp T. nhiệm Phụ cấp Chức vụ Phụ cấp độc hại Phụ cấp ng. giờ Phụ cấp khác Tổng cộng BHXH 60% Nghỉ K. lương Trừ nợ Thực lĩnh Ký nhận 1 Điều hành 11 19,219.500 405.000 19,624.500 19,624.500 2 CN TP HCM 14 19,216.000 765.000 19,981.000 19,981.000 3 Hướng dẫn 14 21,672.000 180.000 21,852.000 1,593.000 20,259.000 4 HC - T/chức 11 19,810.500 180.000 19,990.500 19,990.500 5 CN TP Huế 10 13,2595.500 405.000 14,000.500 14,000.500 6 T.Trường I 7 11,965.500 225.000 225.000 12.415.500 12,415.500 7 TTrường II 9 11,569.500 405.000 11,974.500 1,192.500 10,782.000 8 TTrường 4 5 6,799.500 360.000 7,159.500 7,159.500 9 XT. K doanh 6 9,441.000 225.000 7,159.500 9,846.000 10 Tổ chức - K/toán 7 14, 278.500 180.000 180.000 9,846.000 14,458.500 11 TTrường 3 13 16,417.500 405.000 14,458.500 16,822.000 12 Tổ xe 8 13,257.000 16,822.500 13,257.000 13 Tổ nghỉ VR 3 4,275.000 180.000 13,257.000 4,455.000 Tổng cộng 118 181,517.000 3,915.000 4,455.000 2,785.500 4,455.000 178,896.500 Bằng chữ: Một trăm bảy mươi tám triệu năm trăm chín mươi sáu nghìn năm trăm đồng. Ngày tháng năm 2006 Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương, trên cơ sở bảng chấm công của từng tổ, đội, căn cứ vào bảng này kế toán tiền mặt viết phiếu chi và thủ quỹ chi tiền. Bảng thanh toán lương phải được Giám đốc Công ty và kế toán trưởng duyệt. Từ các số liệu về số ngày công thực tế, số ngày nghỉ trong bảng chấm công được tập hợp vào bảng thanh toán tiền lương. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương, các khoản phụ cấp trợ cấp ,các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh, sau khi kế toán thanh toán tiền lương lập và duyệt chuyển cho kế toán trưởng, kế toán trưởng xem xét, kiểm tra xác nhận và ký duyệt, chuyển cho giám đốc duyệt . Khi trả lương cho người lao động thì người lao động phải ký vào cột ký nhận. Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng tài khoản 334 (Bảng số 16) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 43 Ngày .31 tháng 10 năm 2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Tính lương phải trả CNV trong tháng 622 627 642 335 334 67.342.730 21.512.400 10.315.400 633.753 99.804.283 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 45 Ngày .31 tháng 10 năm 2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Trả lương tháng 2 Trả bằng tiền mặt BHXH,BHYT trừ vào lương Khấu trừ nợ qua lương Tạm ứng lương kỳ I tháng 3 334 111 338 1388 111 134.884.764 88.702.845 5.988.257 200.000 40.000.000 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 14 Bộ (Sở): TỔNG CỤC DU LỊCH HÀ NỘI Đơn vị : Công ty TNHH Phú Thái SỔ CÁI Tháng 10 Năm: 2006 Tên tài khoản: Lương nhân viên Số hiệu: TK334 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 30/10 30/10 30/10 30/10 30/10 30/10 101 22 45 45 45 126 2/10 12/10 30/10 30/10 30/10 20/10 Số dư đầu kỳ Trả lương tháng 2 Tính lương phải trả trong tháng -Lương CNTTSX Lương CNSXC Lương nhân viên quản lý Lương phép thực tế p/sinh - BHXH trừ vào lương - BHYT trừ vào lương - Khấu trừ nợ qua lương - Tạm ứng lương kỳ I 111 622 627 642 335 3383 3384 1388 111 88.702.845 4.990.214 998.043 200.000 40.000.000 88.702.845 67.342.730 21.512.400 10.315.400 633.753 - Cộng phát sinh tháng 134.884.764 99.804.283 - Số dư cuối tháng 53.622.364 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 400.756.288 297.213.588 Người ghi sổ Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu ) 2.3.3.2. Trích trước lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất Theo quy định trong một năm mỗi công nhân thuộc doanh nghiệp Nhà nước được nghỉ 15 ngày phép, để tránh sử biến động của giá thành đồng thời để đảm bảo cuộc sống của công nhân ở mức tối thiểu, kế toán cần tiến hành trích trước lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất đưa vào giá thành sản phẩm coi như một khoản chi phí phải trả. Trên cơ sở xác định được tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất lế toán tiến hành trích KPCĐ, BHXH,BHYT,trên tiền lương phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Trên thực tế mức tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất của Công ty hàng tháng phải trả ở mức 67.342.730đ (Không kể tiền lương của những công nhân có hợp đồng ngắn hạn). Hàng tháng Công ty trích trước lương nghỉ phép theo tỷ lệ 7%. Để hạch toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất kế toán sử dụng tài khoản 335 (Bảng số 17 - trang 58) Trình tự hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ số 6: TK335 TK334 TK622 (2) (1) (3) TK338 (4) Trích trước lương nghỉ phép theo kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất Tiền lương phép thực tế phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế phải trả công nhân trực tiếp sản xuất lớn hơn kế hoạch ghi tăng chi phí. Trích KPCĐ, BHXH, BHYT trên tiền lương phép phải trả công nhân trực tiếp sản xuất trong kỳ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 21 Ngày .31 tháng 10ăm 2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Trích trước lương nghỉ phép của công nhân 622 627 642 335 673.427 215.124 103.154 991.705 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SỔ CHI TIẾT TK 335 Tháng 10ăm: 2006 Tên tài khoản: Chi phí phải trả Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có N C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 30/10 30/10 30/10 21 35 35 30/10 30/10 30/10 - Số dư đầu tháng -Số phát sinh trong tháng +Trích trước lương nghỉ phép trong tháng: CNTTSX: Bộ phận sản xuất chung Bộ phận quản lý DN + Lương phép thực tế phát sinh + Tiền thuê cửa hàng 622 627 642 334 111 633.753 3.000.000 673.427 215.124 103.154 4.892.120 - Cộng phát sinh tháng 3.633.753 991.705 - Số dư cuối tháng 2.250.072 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 4.235.168 3.991.452 Người ghi sổ Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu ) SỔ CÁI Tháng 10 Năm: 2006 Tên tài khoản: Chi phí phải trả Số hiệu: TK 335 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 30/10 30/10 30/10 21 35 35 30/10 30/10 30/10 - Số dư đầu tháng -Số phát sinh trong tháng +Trích trước lương nghỉ phép trong tháng: CNTTSX: Bộ phận sản xuất chung Bộ phận quản lý DN + Lương phép thực tế phát sinh + Tiền thuê cửa hàng 622 627 642 334 111 633.753 3.000.000 4.892.120 991.705 673.427 215.124 103.154 - Cộng phát sinh tháng 3.633.753 991.705 - Số dư cuối tháng 2.250.072 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 4.235.168 3.991.452 Người ghi sổ Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu ) 2.33.3. Hạch toán các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ. Nguyên tắc quản lý quỹ này như sau: BHXH do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý và việc chi tiêu thông qua bộ phận bảo hiểm cùng với bộ phận kế toán của Công ty. BHYT thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT, việc trợ cấp BHYT thông qua hệ thống y tế. KPCĐ do cơ quan quản lý là công đoàn cấp trên, việc chi tiêu sử dụng KPCĐ tại cơ sở là do công đoàn cơ sở chịu trách nhiệm. Công ty trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng quy định: * Quỹ BHXH trích 20% quỹ tiền lương hàng tháng, trong đó Công ty đóng 15% trên tổng quỹ lương của những người tham gia đóng BHXH và 5% do người lao động đóng trên mức lương cơ bản + phụ cấp (nếu có). Hàng tháng Công ty nộp hết số BHXH đó cho cơ quan bảo hiểm, cơ quan này ứng trước cho Công ty 3% tổng số tiền để thực hiện việc chi trả. Sau đó căn cứ vào số BHXH thực tế Công ty chi trả, cơ quan bảo hiểm thực hiện việc thanh toán.Qũy BHXH được chi tiêu cho các trường hợp lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. * Quỹ BHYT: Công ty hạch toán vào chi phí 2% tổng số tiền lương cơ bản + phụ cấp (nếu có), người lao động phải trả 1% (trừ vào thu nhập hàng tháng) sau đó Công ty nộp hết (3% trên tổng số lương) cho cơ quan BHYT quản lý và chi trả .Qũy này được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, thuốc thang ...cho ngưòi lao động. * Quỹ KPCĐ: Công ty hạch toán vào chi phí 2% lương thực tế của người lao động, trong đó 50% số tiền này nộp cho cơ quan công đoàn cấp trên, 50% để lại công đoàn cơ sở để chi tiêu tại đơn vị. Qũy BHYT và KPCĐ ít phát sinh và không gắn trực tiếp vào thu nhập trực tiếp của người lao động, do đó Công ty không thực hiện hạch toán chi tiết riêng phần này mà hạch toán cùng với BHXH. Để hạch toán các qũy này, kế toán Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác ( Bảng số 10) Mức độ trợ cấp ở từng trường hợp cụ thể được công ty áp dụng theo đúng quy định hiện hành và cần thiết phải có những chứng từ sau: Đối với trường hợp nghỉ ốm, con ốm phải có phiếu nghỉ hưởng BHXH có đóng dấu của bệnh viện, chữ ký của bác sỹ để xác nhận số ngày nghỉ thực tế được hưởng BHXH. Tiền trợ cấp BHXH được hưởng bằng 75% lương cấp bậc bản thân. Đối với trường hợp thai sản phải có giấy chứng nhận của bệnh viện và giấy khai sinh. Mức BHXH được hưởng bằng 100% + 1 tháng lương khi sinh con. Trường hợp nghỉ do tai nạn lao động: Chứng từ cần có là: "Biên bản điều tra tai nạn lao động". (Mẫu số 09-LĐTL) Tiền trợ cấp BHXN được hưởng bằng 100% lương trong suốt quá trình điều trị. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán đối chiếu với bảng chấm công từng tổ đội, phòng ban để xác định mức trợ cấp. Trường hợp người lao động báo nghỉ BHXH trong khi vẫn đi làm thì không tính trợ cấp cho ngày đó. VD : Xét trường hợp hưởng BHXH tại dịch vụ buồng khách sạn Thuỷ Tiên Đơn vị : Công ty Du lịch Việt Nam-Hà Nội Bộ phận : Dịch vụ bổ sung Mẫu số 04 - LĐTL Ban hành theo QĐ só 15-TCQĐ/CĐKT ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI Họ tên: Nguyễn Thị Lê Tuổi: 30 Tên cơ Quan y tế Ngày khám Lý do Số ngày nghỉ Y bác sĩ Xác nhận Số ngày Thực nghỉ Xác nhận của phụ Trách bộ phận Tổng số Từ ngày Đến hết ngày Ba Đình Đau thượng vị 03 20/10 22/10 03 01 28/10 28/10 01 Tổng 04 04 Phiếu này cùng với chứng từ gốc: đơn thuốc, giấy khám bệnh... được gửi lên phòng kế toán để thanh toán. Tại đây kế toán tiền lương sẽ viết phiếu thanh toán như sau: PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH (Nghỉ ốm, con ốm , thực hiện kế hoạch hoá gia đình) Họ và tên : Nguyễn Thị Lê Tuổi : 30 Chức vụ : Nhân viên Bộ phận : Dịch vụ bổ sung Thời gian đóng BHXH : 4 năm Tiền lương đóng BHXH trước khi nghỉ : 445.000 x 2,1 = 934.500đ Số ngày được nghỉ: 07 ngày Trợ cấp mức 75% : 934.500 x 75% x 7 = 223.006 đ 22 Bằng chữ :hai trăm hai mươI ba nghìn không trăm không sáu đồng Ngày 30 tháng 10 năm 2006 Kế toán BHXH Trưởng ban BHXH Thủ trưởng đơn vị Trên cơ sở các phiếu nghỉ hưởng BHXH và phiếu thanh toán trợ cấp BHXH kế toán tiền lương lập bảng thanh toán BHXH (Bảng số 5 -Mẫu số 04-LĐTL). Bảng này được tập hợp theo từng tổ đội, phòng ban và số tiền tổng cộng được hưởng BHXH của mỗi người lao động. Cuối tháng dựa vào bảng thanh toán BHXH, kế toán lập "Bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH" cho từng bộ phận và tổng hợp lại cho toàn công ty và gửi cho cơ quan bảo hiểm thanh toán. Đây là chứng từ quan trọng để thanh toán với cơ quan BHXH Quận Hồng Bàng. BẢNG THANH TOÁN BHXH STT Họ và tên Các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội (thay lương) Tổng cộng Ký nhận Nghỉ ốm, con ốm Nghỉ thai sản Nghỉ TNLĐ Khoản chi Ngày Tiền (đ) Khoản chi Ngày Tiền (đ) Khoản chi Ngày Tiền (đ) 1 Nguyễn Thị Lê 7 Tổng cộng 223.006 233.006 Bằng chữ: hai trăm hai mươI ba nghìn không trăm không sáu đồng Ngày tháng năm 2006 Tiểu ban kiểm tra công đoàn cơ sở KT trưởng Trưởng ban BHXH Từ số liệu ở bảng thanh toán BHXH, kế toán vào sổ chi tiết TK 338 (bảng số 10) . Cuối tháng cộng sổ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính. Tóm lại quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Thái tương đối phù hợp với đặc điểm của Công ty, tuy nhiên vẫn còn một số tòn tại cần khắc phục và hoàn thiền để đạt hiệu quả trong kinh doanh. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 49 Ngày .31 tháng 10 năm 2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Trích BHXH, trong kỳ Trừ vào lương người lao động Trích BHYT trong kỳ Trừ vào lương người lao động Trích KPCĐ trong kỳ 622 627 642 334 641 334 338 10.196.472 3.226.860 1.547.310 4.990.214 1.996.084 998.042 1.996.084 24.951.066 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 53 Ngày .31 tháng 10 năm 2006 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Nộp BHXH tháng 2 trong tháng 3 Nộp BHYT tháng 2 trong tháng 3 Nộp KPCĐ tháng 2 trong tháng 3 Thanh toán trợ cấp BHXH cho CNV 338 112 112 111 111 19.960.856 2.994.126 998.042 402.736 24.355.760 Cộng Kèm theo .03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SỔ CHI TIẾT TK 338 Tháng 10 Năm: 2006 Tên tài khoản: Phải trả phải nộp khác Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có N C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 30/10 30/10 30/10 30/10 30/10 95 97 99 49 98 3/10 4/10 3/10 30/10 23/10 - Số dư đầu tháng -Số phát sinh trong tháng +Nộp BHXH cho CQQL +Nộp BHYT cho CQQL +Nộp KPCĐ cho CQQL +BHXH phải nộp trong tháng Trừ vào lương người LĐ BHXHcủa CN nghỉ phép + BHYT phải nộp Trừ vàolương người LĐ +KPCĐ Phải nộp Thanh toán trợ cấp BHXH 112 112 111 622 627 642 334 622 111 19.960.856 2.994.126 998.041 402.736 10.101.409 3.226.860 1.547.310 4.990.214 95.063 1.996.086 998.043 1.996.086 25.017.421 - Cộng phát sinh tháng 24.355.760 24.856.008 - Số dư cuối tháng 25.612.728 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 70.709.421 73.197.214 Ghi chú : Các khoản nộp BHXH, BHYT, KPCĐ là của tháng trước SỔ CÁI Tháng 10 Năm: 2006 Tên tài khoản: Phải trả phải nộp khác Số hiệu: TK 338 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 30/10 30/10 30/10 30/10 30/10 53 53 53 49 98 30/10 30/10 30/10 30/10 30/10 - Số dư đầu tháng -Số phát sinh trong tháng +Nộp BHXH cho CQQL +Nộp BHYT cho CQQL +Nộp KPCĐ cho CQQL +BHXH phải nộp trong tháng Trừ vào lương người LĐ + BHYT phải nộp Trừ vàolương người LĐ +KPCĐ Phải nộp Thanh toán trợ cấp BHXH cho CBCNV 112 112 111 622 627 642 334 334 111 19.960.856 2.994.126 998.042 402.736 25.017.421 10.196.472 3.226.860 1.547.310 4.990.214 1.996.084 998.042 1.996.084 - Cộng phát sinh tháng 24.355.760 24.856.008 - Số dư cuối tháng 25.612.728 - Cộng lũy kế từ đầu qũy 70.709.421 73.197.214 Người ghi sổ Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu ) CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ THÁI 3.1. NHẬN XÉT CHUNG. 3.1.1 - Hình thức trả lương: Bên cạnh ưu điểm dễ làm dễ tính toán của việc áp dụng tính lương theo thời gian giản đơn thì cách tính lương này hiện nay không còn phù hợp. Căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc của mỗi cán bộ CNV không phản ánh được hao phí lao động mà họ đã bỏ ra bởi những yếu tố sau: - Năng suất lao động của mỗi người là khác nhau do đó số lượng công việc hoàn thành không giống nhau . - Thời gian hao phí lao động thực tế của người CNV trong 8 tiếng làm việc là khác nhau. Cùng làm việc trong khoảng thời gian như nhau xong ai bỏ ra thời gian hao phí lao động thực tế nhiều hơn sẽ làm được nhiều sản phẩm hơn. - Như vậy, cách tính lương này không gắn chặt tiền lương với kết quả lao động vì ngày công như nhau thì người làm nhiều hay ít đều hưởng mức lương theo cấp bậc. Điều này không khuyến khích người lao động nhiệt tình hăng say trong công việc, quan tâm đến việc nâng cao chất lượng lao động. - Công ty chưa có chế độ thưởng đối với những công nhân hoàn thành vượt kế hoạch, tạo ra nhiều công việc mới cho công ty, điều này chưa khuyến khích hết người lao động tận tình với công việc, học hỏi những kinh nghiệm vận dụng vào Công ty. - Về các quỹ : Công ty chưa mở tài khoản 431: Qũy phúc lợi, khen thưởng. Điều này chưa tạo ra được lợi ích vật chất, chưa phục vụ đủ nhu cầu phúc lợi công cộng, khó khăn trong công việc cải thiện và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. 3.1.2. Chế độ trả lương a. Tính lương đi học: Công ty tính lương đi học bằng 100% lương cấp bậc một ngày. Điều này chưa tạo ra được sự công bằng giữa người đi học và người đi làm bởi khi đi học người lao động không làm việc và đã được hưởng chế độ của nhà nước dành cho CBCNV đi học. b. Phụ cấp: Theo quy định của Nhà nước về các khoản phụ cấp gồm có : Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp khu vực,... Công ty chỉ tính luơng cho CBCNV với một khoản phụ cấp trách nhiệm, khoản phụ cấp này được tính theo hệ số trách nhiệm và mức lương tối thiểu theo quy định. Trong đó hệ số trách nhiệm do nội bộ Công ty phân chia theo đặc điểm của mình dựa trên cơ sở cấp bậc kỹ thuật, chức vụ, bằng cấp và năm kinh nghiệm công tác. Công ty chưa tính một khoản phụ cấp độc hại nào cả trong khi khoản phụ cấp này cần được tính cho CNV ở một số bộ phận như bộ phận bếp do độc hai hít khí ga thường xuyên... 3.1.3 - Hạch toán các khoản trích theo lương : Công ty đã thực hiện các khoản trích nộp BHXH, BHYT và KPCĐ theo đúng quy định của Nhà nước. Song khi hạch toán các khoản này, Công ty không sử dụng đúng biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Theo quy định, khi hạch toán chi tiết BHXH phải có 2 chứng từ bắt buộc: " Phiếu nghỉ hưởng BHXH "(Mẫu số 03 - LĐTL)" và "Bảng thanh toán BHXH" ( Mẫu số 04 - LĐTL ). Công ty sử dụng "Phiếu nghỉ hưởng BHXH" chưa đúng quy định, cụ thể phần thanh toán theo mẫu của Công ty bảo hiểm. Đối với BHYT và KPCĐ thì không có chứng từ bắt buộc, song Công ty không sử dụng một chứng từ nào về việc thanh toán và sử dụng 2 khoản này gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu và đồng thời không có số liệu tổng hợp về BHYT và KPCĐ. - Mặt khác Công ty còn trích kinh phí công đoàn chưa đúng với chế độ quy định hiện hành, theo chế độ quy định thì những công nhân làm việc được trả lương theo hình thức lương khoán hoặc những hợp đồng ngắn hạn thì không được trích kinh phí công đoàn, ở Công ty thì trích KPCĐ trên toàn bộ tiền lương của công nhân -Về các biểu mẫu báo cáo: Các mẫu báo cáo làm thêm giờ chưa thống nhất giữa các đơn vị phụ thuộc, có nơi thì theo mẫu in sẵn, có nơi thì chỉ ghi tay là báo làm thêm giờ, chưa đầy đủ chữ ký, điều đó gây khó khăn cho việc theo dõi của toàn Công ty. - Bảng thanh toán lương ở một số tháng chưa đầy đủ chữ ký của người lao động( thường là nhận thay và giữ hộ), điều này không đảm bảo tính hợp pháp khi trả lương. - về sổ sách kế toán: Công ty không mở sổ chi tiết cho từng tiểu khoản của tài khoản 338, mà chỉ hạch toán chung vào 1 tài khoản 338 như vậy điều này rất khó khăn cho việc theo dõi, tính, trích, và nộp đối với cấp trên và ở đơn vị. Trên đây là một số tồn tại trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty TNHH Phú Thái. Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty, tôi thấy rằng những tồn tại trong công tác này đang được các kế toán nỗ lực khắc phục và hoàn thiện. Vì vậy, với góc độ là sinh viên thực tập, tôi xin đóng góp một vài ý kiến dề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 3.2 - MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ THÁI 3.2.1 - Về công tác quản lý lao động: Công ty TNHH Phú Thái tiến hành ký hợp đồng lao động đối với hầu hết CBCNV. Đối với lao động dài hạn, ngoài trả tiền lương Công ty còn phải trả BHXH, phụ cấp trách nhiệm cho những đối tượng này. Khi hoạt động kinh doanh của Công ty không đạt hiệu quả, việc chi trả BHXH và các lợi ích khác cho người lao động sẽ ảnh hưởng đến chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm và gây ra cho Công ty những khó khăn về tài chính. Đối với người lao động ký hợp đồng ngắn hạn, Công ty không phải chi trả các khoản lợi ích khác cho họ, nhưng công ty lại trích 2% KPCĐ trên tiền lương của họ, việc thuê lao động ngắn hạn chỉ đáp ứng được nhu cầu nhân lực vào mùa du lịch, song lực lượng lao động này không gắn bó với Công ty, không quan tâm đến chất lượng công việc hoàn thành. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng lao động có hiệu quả, Công ty cần hợp lý hoá cơ cấu lao động cho phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của mình. Cụ thể: - Lao động gián tiếp: Công ty nên sắp xếp lại các phòng chức năng giảm bớt số CBCNV vì chi phí đầu tư và chi phí nhân công cho một lao động gián tiếp cao, làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm của Công ty. Vì vậy Công ty cần phải tiến hành sắp xếp bộ máy quản lý và tăng cường đào tạo nâng cao năng lực quản lý cho mỗi cán bộ nhân viên. - Lao động trực tiếp: Công ty cần bố trí lao động theo chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận để tránh tình trạng thừa thiếu lao động và phân công thời gian làm việc không hợp lý, đảm bảo đủ việc làm và thu nhập cho CBCNV. Mặt khác Công ty phải có những chính sách đãi ngộ khuyến khích người lao động hăng say với công việc, đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho CBCNV ở các bộ phận trực tiếp sản xuất: bàn, bếp. Ngoài việc theo dõi ngày công làm việc của CBCNV qua " Bảng chấm công", tại các phòng ban tổ đội trong công ty nên theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi một lao động. Nếu một lao động không làm đủ số giờ quy định thực hiện trừ công theo giờ, ngược lại người lao động làm thêm giờ lập thêm chứng từ " Phiếu báo làm thêm giờ" (Mẫu số 07 - LĐTL) cùng một mức thưởng hợp lý để thực hiện việc tính trả lương đúng đắn, khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động. - Công ty cần thống nhất mẫu phiếu báo làm thêm giờ giữa các bộ phận, các đơn vị phụ thuộc theo chế độ quy định, và đầy đủ chữ ký của ngưòi có liên quan,( Mẫu số 07 - LĐTL) thừ đó mới thuận tiện cho việc ghi chép và theo dõi. Đơn vị: Cty Du lịch Việt Nam - Hà Nội Bộ phận: Mẫu số 07 - LĐTL Ban hành theo QĐ số 15 - TCQĐ/CĐKT ngày 20 tháng 3 năm 2006của Bộ Tài chính PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ Ngày ......... tháng ....... năm ....... Họ tên: Đơn vị công tác: Ngày Công Thời gian làm thêm Đơn Thành Ký tháng Việc Từ giờ Đến giờ Tổng giờ giá Tiền nhận A B 1 2 3 4 5 C 3.2.2 Hoàn thiện cách tính trả lương Hiện nay, mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước là 445.000đ, nhưng mức lương này chưa đảm bảo tốc độ trượt giá. Vì vậy, Công ty cần bố trí, sắp xếp khoản kinh phí cần thiết hỗ trợ cho người lao động đảm bảo mức thu nhập không những bù được trượt giá do giá cả hàng hoá trên thị trường tăng cao mà còn tạo điều kiện cho người lao động an tâm sản xuất. Công ty cần phải tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát lĩnh vực tiền lương, thu nhập đảm bảo công khai hoá tiền lương, làm cho tiền lương và thu nhập trong đơn vị được gắn kết thành một mối, thực hiện phân phối có hiệu quả, phát huy nguồn lực cho sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhằm tính toán trả lương đúng với kết quả lao động và phù hợp với nội dung đổi mới chính sách taì chính trong lĩnh vực tiền lương và thu nhập giai đoạn 2006 - 2010, Công ty cần xác lập cơ chế quản lý tiền lương và thu nhập phù hợp với từng loại hình tổ chức, đối tượng cụ thể. 3.2.2.1. Tính trả lương cho bộ phận gián tiếp: Việc tính lương cho bộ phận gián tiếp hiện nay là hợp lý. Để khuyến khích CBCNV các phòng ban làm tốt nghiệp vụ của mình, ngày càng gắn bó và đóng góp cho sự vững mạnh của Công ty thì ngoài lương cấp bậc cần thêm khoản tiền thưởng cho những người có năng lực khai thác được nhiều hợp đồng. 3.2.2.2 Tính trả lương cho bộ phận trực tiếp: Công ty tính tiền lương cho một số bộ phận trực tiếp kinh doanh: khối bàn, khối bếp, khối kỹ thuật, khối dịch vụ bổ sung theo hình thức thời gian giản đơn như các phòng ban. Cách tính này không phù hợp nên Công ty có thể áp dụng 2 phương pháp tính lương sau: Phương pháp chia lương theo thời gian làm việc thực tế và hệ số lương Sau đó tính đơn giá tiền lương của một đơn vị thời gian quy đổi Lương của mỗi lao động được tính như sau: Tiền lương của từng công = nhân viên Thời gian làm Việc quy đổi của x Từng công nhân Tiền lương của một đơn vị thời gian làm việc quy đổi b. Phương pháp chia lương theo điểm bình quân và hệ số lương Phương pháp này tính như sau: Sau đó tính được tiền lương của một điểm quy đổi Tiền lương Số điểm quy Tiền lương của từng = đổi của x một điểm công nhân từng công nhân quy đổi Công ty có thể tính lương theo một trong hai phương pháp trên, thực chất đây là hình thức trả lương tập thể. Áp dụng phương pháp này mang lại tính cân bằng cho các bộ phận, đảm bảo nguyên tắc làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít và khuyến khích người lao động hăng say làm việc, nâng cao chất lượng lao động . 3.2.3 - Về chế độ trả lương: Để đảm bảo sự công bằng trong cách tính trả lương giữa lương đi học và lương làm việc thực tế, Công ty nên điều chỉnh lương đi học bằng 70% lương cấp bậc 1 ngày, tức là : = x 70% - Công ty phải tính và trả khoản phụ cấp độc hại cho CNV theo đúng quy định. Phụ cấp độc hại của đối tượng lao động nào cần được tập hợp cùng chi phí tiền lương của đối tượng đó, khoản phụ cấp này được phản ánh vào "bảng thanh toán lương" . Kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 622 (622C) - Chi phí nhân công trực tiếp dịch vụ ăn uống Có TK 334 - Phải trả công nhân viên - Khi trả lương cần trả tận tay người lao động và họ phải ký trực tiếp vào bảng thanh toán lương. 3.2.4 - Về công tác hạch toán lương, các khoản trích theo lương - Để đảm bảo quyền lợi cũng như thu nhập của người lao động, theo quy định hiện hành Công ty không được trích KPCĐ đối với những lao động có hợp đồng ngắn hạn hoặc thời vụ. - Ngoài những công việc chính của Công ty, Công ty cần hình thành qũy phúc lợi, khen thưởng để nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Công ty nên sử dụng chứng từ thanh toán BHXH theo đúng mẫu của Bộ tài chính: (Trang 65 ) Đối với BHYT và KPCĐ ngoài số liệu trên "Bảng thanh toán lương", Công ty cần phải có thêm chứng từ phản ánh sự chi trả BHYT và số tiền BHYT mà người lao động nhận được. Có như vậy, thì việc hạch toán các khoản trích theo lương mới đảm bảo độ chính xác và tạo điều kiện cho các cơ quan chức năng dễ theo dõi kiểm tra. PHẦN THANH TOÁN Số ngày nghỉ Tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 1 2 3 4 Ngày ........ tháng ........ năm........ Trưởng ban BHXH Kế toán BHXH (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Tài khoản 338 cần được mở chi tiết theo từng tiểu khoản 3382 : kinh phí công đoàn (Bảng số 18), tiểu khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội (Bảng số 15), Tiểu khoản 3384 :Bảo hiểm y tế (Bảng số 19) , từ đó mới thuận tiện cho việc theo dõi. Tốc độ tăng trưởng của Công ty trong 03 năm gần đây còn quá thấp, chưa thấy được những bước nhảy vọt về doanh thu cũng như lợi nhuận. Nên trong nền kinh tế thị trường ngày nay theo định kỳ Công ty cần phải mở lớp nâng cao trình độ nghiệp vụ của CBCNV. Trên đây là một số phương hướng hoàn thiện cho công tác quản lý, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có thể thực hiện ngay tại Công ty. Việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là một yêu cầu tất yếu khách quan của Công ty nói riêng và của các doanh nghiệp nói chung. Mỗi doanh nghiệp cần phải ngày một hoàn thiện hơn đối với công tác hạch toán của mình, thực hiện tính đúng, tính đủ, đảm bảo cho người lao động phát huy trí tuệ, gắn bó với Công ty. Làm tốt công tác này là thể hiện sự thành công trong kinh doanh của Công ty trong việc tạo dựng thế đứng vững chắc trong kinh tế thị trường. KẾT LUẬN Lao động giữ vai trò quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển của quá trình sản xuất. Việc hạch toán chi phí về lao động là một bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống do đó công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần hành kế toán quan trọng, góp phần quản lý chặt chẽ số lượng và chất lượng lao động, nâng cao năng suất và hiệu quả lao động. Việc tính toán, phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương làm hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho người lao động và cho toàn doanh nghiệp. Như vậy, một chính sách tiền lương đúng đắn sẽ là cơ sở, động lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vận dụng linh hoạt chính sách tiền lương ở mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào phương pháp tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và phụ thuộc vào tính chất công việc. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Phú Thái, được sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn và tập thể Ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên Công ty, tôi đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Song vì thời gian có hạn và sự hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu xót nhất định, mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để chuyên đề được hoàn thiện hơn... MỤC LỤC