Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định

Nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước đã đem lại những biến chuyển tích cực cho tất cả các thành phần kinh tế, nền kinh tế này không những khuyến khích các thành phần kinh tế tăng trưởng và phát triển, thu hút các nguồn vốn trong và ngoài nước, tạo công ăn việc làm, ... mà còn góp phần đưa nền kinh tế nước ta hoà nhập với nền kinh tế thế giới và khu vực. Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường thì các doanh nghiệp đã thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, do đó mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh đồng thời có lợi nhuận. Với đặc điểm của nền kinh tế thị trường thì các doanh nghiệp muốn tìm được cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường thì phải luôn cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp khác. Lúc này, sản phẩm với chất lượng tốt là chìa khoá cho các doanh nghiệp đẩy mạnh sản xuất, tăng nhanh vòng quay vốn, đem lại nhiều lợi nhuận từ đó tích luỹ cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Do đó, để có thể điều hành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh trong điều kiện cơ chế thị trường, các doanh nghiệp bên cạnh việc tăng cường đổi mới công nghệ sản xuất, áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm thì công tác quản lý sản xuất, quản lý kinh tế đảm bảo thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh là một yêu cầu cấp bách không kém phần quan trọng. Điều này buộc các doanh nghiệp phải tự nghiên cứu và tìm cho mình con đường đi để tồn tại và phát triển. Đứng trước yêu cầu cấp bách đó, mỗi doanh nghiệp khi lựa chọn bất kỳ một phương án kinh doanh nào cũng phải đặt vấn đề hiệu quả lên hàng đầu, tức là đạt được lợi nhuận cao nhất. Đó là một yêu cầu bức xúc đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào và để thực hiện được yêu cầu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý chặt chẽ việc sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn tức là phải quản lý chặt chẽ các chi phí sản xuất từ đó tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Như vậy, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm luôn giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp. Công tác này cung cấp các thông tin về chi phí sản xuất, giúp các nhà lãnh đạo có thể phân tích được và ra các quyết định quản trị kịp thời. Nhận thức được tầm quan trọng này và với mong muốn tìm ra những biện pháp cụ thể, góp phần nhỏ bé vào vấn đề chi phí sản xuất công nghiệp sửa chữa và giá thành dịch vụ sửa chữa - vấn đề đang được quan tâm hiện nay ở khối công nghiệp của công ty, trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Trung - Khoa kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân, cùng các cô, các bác cán bộ của phòng tài vụ công ty cũng như cán bộ Xí nghiệp bảo dưỡng ô tô, em đã chọn đề tài " Hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định " để viết luận văn tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên, nội dung đề tài rộng lớn, trình độ còn hạn chế, thời gian tìm hiểu thực tế có hạn nên luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó, em rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo thêm của thầy giáo Nguyễn Quốc Trung cũng như các cán bộ kế toán của công ty để bài làm của em được hoàn thiện hơn nữa. Bố cục của luận văn gồm ba phần: Phần I: Lý luận chung về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở Xí nghiệp bảo dưỡng ô tô của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định. Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa tại Xí nghiệp bảo dưỡng ô tô của Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định. phần I Lý luận chung về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp sản xuất I) Những vấn đề chung về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm 1) Chi phí sản xuất 1.1) Khái niệm: Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là các thông tin về chi phí, vì mỗi khi chi phí tăng thêm sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận. Để quản lý được chi phí cần thiết phải làm rõ các cách phân loại chi phí khác nhau trong kế toán quản trị, vì mỗi cách phân loại chi phí đều cung cấp những thông tin ở những góc độ khác nhau cho các nhà quản trị ra các quyết định thích hợp. Trong kế toán tài chính, chi phí được định nghĩa như là một khoản hao phí bỏ ra để thu được một số sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó. Bản chất của chi phí phải mất đi để đổi lấy một khoản thu về. Sự phát sinh và phát triển của xã hội loài người gắn liền với quá trình sản xuất. Nền sản xuất xã hội của bất kỳ phương thức sản xuất nào cũng gắn liền với sự vận động và tiêu hao các yếu tố cơ bản tạo nên quá trình sản xuất. Nói cách khác, quá trình sản xuất là quá trình kết hợp giữa sức lao động với tư liệu lao động và đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm. Như vậy, chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm trong một kỳ nhất định. Còn chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Nói cách khác, chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong một thời kỳ để thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Thực chất chi phí là sự dịch chuyển vốn - chuyển dịch giá trị của các yếu tố sản xuất vào các đối tượng tính giá. Chi phí sản xuất gồm 3 khoản mục chi phí sau: ỉChi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là chi phí của những loại nguyên vật liệu cấu thành thực thể của sản phẩm, có giá trị lớn và có thê xác định được một cách tách biệt, rõ ràng và cụ thể cho từng sản phẩm. ỉChi phí lao động trực tiếp: Là chi phí tiền lương của những lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm. ỉChi phí sản xuất chung: Là những chi phí cần thiết khác để sản xuất sản phẩm, ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí lao động trực tiếp. Chi phí sản xuất chung chủ yếu bao gồm 3 loại chi phí: - Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp: Là những yếu tố vật chất không tạo nên thành phần chính của sản phẩm. - Chi phí lao động gián tiếp: Là các chi phí tiền lương của tất cả các lao động gián tiếp. - Chi phí phân xưởng khác: Nhóm này gồm các chi phí cần thiết khác để vận hành phân xưởng. Một doanh nghiệp sản xuất ngoài những hoạt động có liên quan đến hoạt động sản xuất ra sản phẩm, lao vụ, dịch vụ, còn có các hoạt động kinh doanh và hoạt động khác không có tính sản xuất như hoạt động bán hàng, hoạt động quản lý doanh nghiệp, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường, hoạt động mang tính chất sự nghiệp,... và chỉ những chi phí có liên quan đến các hoạt động sản xuất mới được coi là chi phí sản xuất. Chi phí sản xuất của doanh nghiệp phát sinh thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình tồn tại và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, nhưng để phục vụ cho việc quản lý và hạch toán kinh doanh, chi phí sản xuất phải được tính toán, tập hợp theo từng thời kỳ (tháng, quý, năm) phù hợp với kỳ báo cáo. Chỉ những chi phí sản xuất mà doanh nghiệp bỏ ra trong kỳ mới được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ. Khi tính toán và tập hợp chi phí sản xuất, cần phân biệt giữa chi phí và chi tiêu. Chi phí của kỳ hạch toán là những hao phí về tài sản và lao động được biểu hiện bằng tiền có liên quan đến khối lượng sản phẩm, lao vụ, dịch vụ sản xuất trong kỳ chứ không phải mọi khoản chi ra trong kỳ hạch toán. Ngược lại, chi tiêu là sự giảm đi đơn thuần các loại vật tư, tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp, bất kể nó được dùng vào mục đích gì. Tổng chi tiêu trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm chi tiêu cho quá trình cung cấp (chi mua vật tư, hàng hoá, tài sản cố định,...), chi tiêu cho quá trình sản xuất (chi cho sản xuất chế tạo sản phẩm, thực hiện lao vụ, dịch vụ,...), chi cho quá trình tiêu thụ và quản lý (chi cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp,...). Chi phí và chi tiêu là hai khái niệm khác nhau nhưng có quan hệ mật thiết với nhau. Chi tiêu là cơ sở phát sinh chi phí, không có chi tiêu thì không có chi phí. Tổng chi phí trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ giá trị tài sản hao phí hoặc tiêu dùng cho quá trình sản xuất trong kỳ đó. Ngoài sự khác nhau về lượng, chi phí và chi tiêu còn khác nhau về thời gian, có những khoản chi tiêu kỳ này nhưng chưa được tính vào chi phí (chi mua nguyên vật liệu về nhâp kho chưa đưa vào sử dụng,...) hay có những khoản tính vào chi phí kỳ này nhưng thực tế chưa chi tiêu (chi phí trích trước). Sở dĩ có sự khác nhau này là do đặc điểm, tính chất vận động và phương thức dịch chuyển giá trị của từng loại tài sản vào quá trình sản xuất và yêu cầu kỹ thuật hạch toán chúng. 1.2) Phân loại chi phí sản xuất: Chi phí sản xuất của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có nội dụng kinh tế khác nhau, mục đích và công dụng của chúng trong quá trình sản xuất cũng khác nhau. Vì vậy, để thuận lợi cho công tác quản lý chi phí sản xuất và kế toán tập hợp chi phí sản xuất cần phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất. Tuỳ vào mục đích và yêu cầu quản lý mà chi phí sản xuất được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, chi phí sản xuất thường được phân theo các tiêu thức sau: a) Phân loại chi phí sản xuất theo nội dung và tính chất kinh tế: Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu đồng nhất của nó mà không xét đến công dụng cụ thể, địa điểm phát sinh, chi phí được phân theo nội dung và tính chất kinh tế. Theo cách phân loại này, những chi phí sản xuất nào giống nhau về tính chất và nội dung kinh tế thì được xếp vào một yếu tố chi phí, không phân biệt chi phí đó phát sinh ở lĩnh vực hoạt động sản xuất nào, ở đâu và mục đích hoặc tác dụng của chi phí đó là gì. Vì vậy, cách phân loại này còn gọi là phân loại chi phí sản xuất theo yếu tố. Toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp được chia thành các yếu tố chi phí sau: - Yếu tố nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm toàn bộ giá trị nguyên, vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ,... sử dụng vào sản xuất - kinh doanh (loại trừ giá trị dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi cùng với nhiên liệu, động lực). - Yếu tố nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất - kinh doanh trong kỳ (trừ số dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi). - Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: Phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả công nhân viên chức. - Yếu tố BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải tra công nhân viên chức. - Yếu tố khấu hao TSCĐ: Phản ánh tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ của tất cả TSCĐ sử dụng cho sản xuất - kinh doanh. - Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất - kinh doanh. - Yếu tố chi phí khác bằng tiền: Phản ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh vào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất - kinh doanh trong kỳ. Cách phân loại này có tác dụng đối với việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động và cho biết kết cấu tỷ trọng của từng yếu tố chi phí sản xuất để đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí và lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố trên Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra, cách phân loại này còn cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc lập dự toán chi phí sản xuất cho kỳ sau. b) Phân loại chi phí sản xuất theo mục đích và công dụng của chi phí: Mỗi chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ đều có mục đích và công dụng nhất định đối với hoạt động sản xuất. Theo cách phân loại này. những chi phí có cùng mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào, sẽ tạo thành một khoản mục chi phí. Vì lẽ đó, cách phân loại này còn được gọi là phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục. Toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ tại đơn vị được chia thành các khoản mục sau: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện lao vụ, dịch vụ (không tính vào khoản mục này chi phí nguyên vật liệu sử dụng vào mục đích sản xuất chung và những hoạt động ngoài sản xuất). - Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm chi phí về tiền lương, phụ cấp lương và tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất (không tính vào khoản mục này số tiền lương, phụ cấp lương và tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý phân xưởng, nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp). - Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng (trừ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp), chi phí sản xuất chung gồm có: +Chi phí nhân viên phân xưởng +Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng chung cho hoạt động sản xuất của phân xưởng. +Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng tại phân xưởng. +Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng chung cho phân xưởng. +Chi phí bằng tiền khác phục vụ cho yêu cầu sản xuất chung ở phân xưởng. Ngoài ra, để thuận tiện cho việc tính giá thành toàn bộ thì theo quy định hiện hành, giá thành sản phẩm bao gồm năm khoản mục : - Ba khoản mục nêu trên: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. -Chi phí bán hàng: Là những chi phí mà doạnh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo,... -Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào, bao gồm chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Phân loại chi phí sản xuất theo mục đích và công dụng có tác dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí sản xuất theo định mức, cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành sản phẩm, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm cho kỳ sau. c) Phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm hoàn thành: Để thuận lợi cho việc lập kế hoạch và kiểm tra chi phí, đồng thời làm căn cứ để đề ra các quyết định kinh doanh, toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh lại được phân theo quan hệ với khối lượng sản phẩm hoàn thành. Theo cách phân loại này chi phí sản xuất được chia làm hai loại: - Chi phí khả biến (biến phí): Là những chi phí có sự thay đổi về lượng trong quan hệ tỷ lệ thuận với sự thay đổi của khối lượng sản phẩm (lao vụ, dịch vụ) sản xuất (thực hiện) trong kỳ. Thuộc loại chi phí này có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí cố định (định phí): Là những chi phí không thay đổi kể cả khi có sự thay đổi trong mức độ hoạt động của sản xuất hay khối lượng sản phẩm (lao vụ, dịch vụ) sản xuất (thực hiện) trong kỳ. Như vậy, chi phí khả biến tính cho một đơn vị sản phẩm, lao vụ, dịch vụ là không đổi nhưng tổng chi phí khả biến thì thay đổi tỷ lệ thuận, còn tổng chi phí cố định thì không đổi nhưng chi phí cố định tính cho một đơn vị sản phẩm, lao vụ, dịch vụ thì biến đổi ngược chiều với khối lượng sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Cách phân loại này có ý nghĩa rất lớn trong quản trị kinh doanh, giúp xác định được điểm hoà vốn và đưa ra các quyết định có tính chiến lược để hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng khối lượng tiêu thụ và tăng hiệu quả sản xuất - kinh doanh. d) Phân loại chi phí sản xuất theo phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất của doanh nghiệp được chia thành hai loại: - Chi phí trực tiếp: Là những chi phí sản xuất có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất ra một loại sản phẩm hoặc thực hiện một lao vụ, dịch vụ nào đó và có thể tính trực tiếp cho từng đối tượng chịu phí. - Chi phí gián tiếp: Là nhưng chi phí sản xuất có liên quan đến việc sản xuất nhiều loại sản phẩm, thực hiện nhiều lao vụ, dịch vụ và không thể ghi trực tiếp mà phải phân bổ cho các đối tượng chịu phí theo tiêu thức phù hợp. 2) Giá thành sản phẩm: 2.1) Khái niệm: Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là quá trình tiêu tốn các chi phí sản xuất. Kết thúc quá trình sản xuất, doanh nghiệp thu được các sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành. Các sản phẩm, lao vụ, dịch vụ này được sản xuất ra là để tiêu thụ với mục đích thu được một khoản tiền mà sau khi bù đắp các chi phí sản xuất hình thành nên sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đó doanh nghiệp vẫn có lãi. Như vậy, giá thành sản phẩm là chi phí sản xuất tính cho một khối lượng sản phẩm hoặc đơn vị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Hay giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá có liên quan đến khối lượng công tác, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành. Trong giá thành sản phẩm chỉ bao gồm những chi phí tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, tiêu thụ phải được bồi hoàn để tái sản xuất ở doanh nghiệp mà không bao gồm những chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, giá thành là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất, phản ánh kết quả sử dụng các loại tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn trong quá trình sản xuất. Nó còn là căn cứ để xác định mức bù đắp những gì mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tạo nên sản phẩm, lao vụ, dịch vụ và là căn cứ để xây dựng, để đánh giá hiệu quả của các biện pháp kinh tế kỹ thuật doanh nghiệp áp dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hiệu quả kinh tế của các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp cũng được phản ánh qua chỉ tiêu giá thành sản phẩm. 2.2) Phân loại giá thành sản phẩm : Để đáp ứng các yêu cầu của quản lý, hạch toán và kế toán hoá giá thành cũng như yêu cầu xây dựng giá cả hàng hoá, giá thành được xem xét dưới nhiều góc độ, nhiều phạm vi tính toán khác nhau. Nhưng có hai cách phân loại giá thành chủ yếu sau: a) Phân theo thời điểm tính và nguồn số liệu để tính giá thành: Theo cách phân loại này, giá thành được chia làm ba loại: - Giá thành kế hoạch: Giá thành kế hoạch là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở chi phí sản xuất kế hoạch và sản lượng kế hoạch. Việc tính toán giá thành kế hoạch được tiến hành trước khi bắt đầu quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và do bộ phận kế hoạch thực hiện. Giá thành kế hoạch của sản phẩm là mục tiêu phấn đấu của doanh nghiệp, là căn cứ để so sánh, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và kế hoạch hạ thấp giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. - Giá thành định mức: Giá thành định mức là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở các định mức chi phí hiện hành và chỉ tính cho một đơn vị sản phẩm. Giống như giá thành kế hoạch, giá thành định mức cũng được tính toán trước khi tiến hành quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm. Giá thành định mức là công cụ quản lý định mức của doanh nghiệp, là thước đo chính xác để xác định kết quả sử dụng tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn trong sản xuất. - Giá thành thực tế: Giá thành thực tế là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở số liệu chi phí sản xuất thực tế đã phát sinh và tập hợp được trong kỳ và sản phẩm thực tế đã sản xuất ra trong kỳ. Khác với hai loại giá thành trên, giá thành thực tế chỉ có thể tính toán được sau khi kết thúc quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm. Giá thành thực tế là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, phản ánh kết quả phấn đấu của doanh nghiệp trong việc áp dụng các giải pháp kinh tế - tổ chức- kỹ thuật vào quá trình sản xuất sản phẩm, là cơ sở để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách phân loại này có tác dụng trong việc quản lý và giám sát chi phí, xác định nguyên nhân vượt (hụt) định mức chi phí trong kỳ hạch toán. Từ đó, điều chỉnh kế hoạch hoặc định mức chi phí cho phù hợp. b) Phân loại giá thành theo phạm vi phát sinh chi phí: Theo phạm vi phát sinh chi phí, chỉ tiêu giá thành sản phẩm được chia thành: - Giá thành sản xuất (Giá thành công xưởng): Giá thành sản xuất của sản phẩm bao gồm các chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung tính cho những sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành. Giá thành sản xuất của sản phẩm được dùng để ghi sổ cho sản phẩm đã hoàn thành nhập kho hoặc giao cho khách hàng. Giá thành sản xuất của sản phẩm cũng là căn cứ để tính giá vốn hàng bán và lãi gộp của doanh nghiệp sản xuất. - Giá thành toàn bộ (Giá thành tiêu thụ): Giá thành toàn bộ của sản phẩm bao gồm giá thành sản xuất của sản phẩm cộng thêm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho sản phẩm hoàn thành và đã được tiêu thụ. Chỉ khi nào sản phẩm, lao vụ, dịch vụ được tiêu thụ thì mới xác định được giá thành toàn bộ. Giá thành toàn bộ của sản phẩm là căn cứ để tính toán, xác định lãi trước thuế lợi tức của doanh nghiệp. Cách phân loại này giúp cho nhà quản lý biết được kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) của từng mặt hàng, từng loại dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh. 3) Mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm : Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm không phải là hai khái niệm đồng nhất nhau, nhưng chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau. Chúng là hai mặt của quá trình sản xuất, chi phí sản xuất phản ánh mặt hao phí sản xuất, còn giá thành sản phẩm phản ánh mặt kết quả sản xuất. Về chất, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hai khái niệm giống nhau, tức là đều tiêu hao yếu tố lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra cho hoạt động sản xuất, chế tạo sản phẩm. Chi phí sản xuất trong kỳ là cơ sở để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành, sự tiết kiệm hay lãng phí về chi phí sản xuất có ảnh hưởng tực tiếp đến giá thành sản phẩm hạ hay tăng. Tuy nhiên, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có những mặt khác nhau: - Về mặt phạm vi: Chi phí sản xuất gắn với một thời kỳ nhất đinh, còn giá thành sản phẩm lại gắn với khối lượng sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành trong kỳ. - Về mặt lượng: Chi phí sản xuất bao gồm toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang và sản phẩm hỏng mà không có chi phí sản xuất đã phát sinh ở kỳ trước và chi phí chưa phát sinh ở kỳ này, còn giá thành sản phẩm chỉ bao gồm các chi phí liên quan đến sản phẩm hoàn thành, nó chứa cả một phần chi phí sản xuất kỳ trước chuyển sang (chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ) mà không có chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ. Ngoài ra giá thành sản phẩm còn có thể bao gồm một phần chi phí thực tế đã phát sinh được phân bổ vào kỳ này (chi phí trả trước) hoặc một phần chi phí sẽ phát sinh ở các kỳ sau nhưng đã được ghi nhận là chi phí của kỳ này (chi phí phải trả). II) Hạch toán chi phí sản xuất : 1) Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất: Để thực hiện được mục tiêu tiết kiệm chi phí sản xuất, doanh nghiệp phải thực hiện nhiều biện pháp khác nhau. Một trong những biện pháp đó là phải tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm. Trong khi đó, chi phí sản xuất của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, có thể phát sinh ở nhiều địa điểm khác nhau, dùng để sản xuất nhiều sản phẩm khác nhau theo quy trình công nghệ khác nhau. Do đó, để tổ chức tốt công tác hạch tóan chi phí sản xuất thì công việc đầu tiên là xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất cho phù hợp với điều kiện hiện tại của doanh nghiệp và thoả mãn yêu cầu quản lý đặt ra. Khi xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất cần dựa vào các cơ sở sau: - Tính chất sản xuất và quy trình công nghệ đang áp dụng tại doanh nghiệp. - Loại hình sản xuất của doanh nghiệp. - Đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. - Nơi phát sinh chi phí. - Trình độ nhân viên kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị. Từ những căn cứ trên, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất có thể là: - Sản phẩm hay bộ phận chi tiết sản phẩm - Phân xưởng, bộ phận, tổ, đội sản xuất hoặc toàn doanh nghiệp - Đơn đặt hàng - Giai đoạn, bước công nghệ hay toàn bộ quy trình công nghệ Trên cơ sở đối tượng hạch toán chi phí sản xuất, kế toán lựa chọn phương pháp hạch toán chi phí sản xuất thích hợp. Các phương pháp hạch toán chi phí sản xuất thường được sử dụng là: - Hạch toán chi phí sản xuất theo sản phẩm. - Hạch toán chi phí sản xuất theo bộ phận, chi tiết sản phẩm. - Hạch toán chi phí sản xuất theo địa điểm phát sinh chi phí hay theo phân xưởng. - Hạch toán chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng - mỗi đơn đặt hàng là một đối tượng hạch toán chi phí sản xuất. - Hạch toán chi phí sản xuất theo giai đoạn công nghệ. Mỗi phương pháp hạch toán chi phí sản xuất chỉ thích ứng với một loại đối tượng hạch toán chi phí sản xuất nên tên gọi của các phương pháp này là biểu hiện đối tượng mà nó cần tập hợp và phân loại chi phí. 2) Hạch toán chi phí sản xuất : 2.1) Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a) Theo phương pháp kê khai thường xuyên: ỉ Khái niệm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, ... được sử dụng trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm. Đối với chi phí nguyên vật liệu có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt (phân xưởng, bộ phận sản xuất hoặc sản phẩm, loại sản phẩm, ...) thì hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó. Trong trường hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí, không thể hạch toán riêng được thì phải tiến hành phân bổ chi phí cho các đối tượng liên quan. Tiêu thức phân bổ thường được sử dụng là phân bổ theo định mức tiêu hao, theo hệ số, theo trọng lượng, theo số lượng sản phẩm,... và phân bổ theo công thức sau: Chi phí nguyên vật liệu phân bổ cho từng đối tượng = Tổng chi phí vật liệu cần phân bổ x Tỷ lệ (hay hệ số) phân bổ Trong đó: Tỷ lệ (hay hệ số) phân bổ = Tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tượng ỉTài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621- "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp". Tài khoản này được mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí. Nội dung của TK 621 như sau: - Bên Nợ: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ. - Bên Có: + Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng không hết + Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp. TK621 cuối kỳ không có số dư. TK151,152,331, 111,112,411,311,... TK621 TK154 ỉPhương pháp hạch toán: TK152 Vật liệu dùng trực tiếp chế tạo sản phẩm, tiến hành lao vụ, dịch vụ Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Vật liệu dùng không hết nhập kho hay chuyển kỳ sau TK1331 VAT được khấu trừ (nếu có) Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên b) Hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ là không theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu một cách thường xuyên liên tục mà cuối kỳ mới thực hiện kiểm kê và xác định giá trị của hàng tồn kho. Từ đó xác định giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị nguyên vật liệu nhập trong kỳ - Giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Để phản ánh chi phí vật liệu đã xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, thực hiện lao vụ, dịch vụ, kế toán cũng sử dụng TK621 - "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp", nhưng các chi phí phản ánh trên tài khoản này không ghi theo từng chứng từ xuất dùng nguyên vật liệu mà được ghi một lần vào cuối kỳ hạch toán sau khi tiến hành kiểm kê và xác định được giá trị nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường. Do đó, kết cấu của TK621 trong trường hợp này là: - Bên Nợ: Giá trị nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Bên Có: Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu vào giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ TK621 cuối kỳ không có số dư và được mở theo từng đối tượng hạch toán chi phí. ỉPhương pháp hạch toán : TK111,112, 331,311,411,... TK611 TK621 TK631 TK151,152 Giá trị vật liệu tăng trong kỳ Giá trị vật liệu dùng chế tạo sản phẩm hay thực hiện dịchvụ Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Giá trị vật liệu chưa dùng VAT được khấu trừ (nếu có) TK1331 Kết chuyển giá trị vật liệu chưa dùng đầu kỳ Sơ đồ1. 2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo phương pháp kiểm kê định kỳ 2.2) Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: a) Khái niệm: Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản tiền phải trả, phải thanh toán cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ, bao gồm: tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản phụ cấp có tính chất lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) của công nhân trực tiếp sản xuất. Chi phí nhân công trực tiếp thường được tính trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí có liên quan. Tuy nhiên cũng có trường hợp chi phí này không thể hạch toán được. Trong trường hợp đó cần tiến hành phân bổ chi phí nhân công trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí liên quan theo một trong những tiêu thức sau: Chi phí tiền công định mức (hoặc kế hoạch), giờ công định mức (hoặc thực tế), khối lượng sản phẩm sản xuất. b) Tài khoản sử dụng: Để theo dõi chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK622 - " Chi phí nhân công trực tiếp ". Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí. TK622 có kết cấu như sau: - Bên Nợ: Chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh. - Bên Có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp. TK334 TK335 TK338 TK622 TK154 TK631 Tiền lương và phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiêp sản xuất Trích trước tiền lương phép vào chi phí và các khoản tiền lương trích trước khác Các khoản đóng góp theo tỷ lệ với tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất thực tế phát sinh Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp (Theo phương pháp kiểm kê định kỳ) c) Phương pháp hạch toán: Sơ đồ1. 3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp 2.3) Hạch toán chi phí sản xuất chung: a) Khái niệm: Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết còn lại để sản xuất sản phẩm sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Đây là những chi phí phát sinh trong phạm vi các phân xưởng (tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng như quản đốc, phó quản đốc, ...), chi phí nguyên vật liệu dùng cho phân xưởng, chi phí công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất, chi phí sản xuất chung khác bằng tiền. Chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng địa điểm, từng phân xưởng phát sinh chi phí. Nếu phân xưởng sản xuất nhiều loại sản phẩm hay thực hiện nhiều lao vụ, dịch vụ thì để tính được giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đó cần thiết phải phân bổ chi phí sản xuất chung này cho từng đối tượng theo tiêu thức phù hợp (theo định mức, theo tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất thực tế, theo số giờ làm việc thực tế của công nhân sản xuất ). Cách thức phân bổ như sau: ỉĐối với chi phí sản xuất chung biến đổi, kế toán sẽ phân bổ hết cho lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành ỉ Đối với định phí sản xuất chung, trong trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất cao hơn mức công suất bình thường (mức công suất bình thường là mức sản phẩm đạt được ở trung bình trong điều kiện bình thường) thì định phí sản xuất chung được phân bổ hết cho số sản phẩm sản xuất. l Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra nhỏ hơn mức công suất bình thường thì phần định phí sản xuất chung phải phân bổ theo công suất bình thường, trong đó, số định phí sản xuất chung tính cho lượng sản phẩm chênh lệch giữa thực tế so với mức bình thường được tính vào giá vốn hàng tiêu thụ (còn gọi là định phí sản xuất chung không phân bổ). b) Tài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản chi phí sản xuất chung kế toán sử dụng TK627 - "Chi phí sản xuất chung ", mở chi tiết theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất, dịch vụ. Bên cạnh đó, chi phí sản xuất chung còn được chi tiết theo định phí (gồm những chi phí sản xuất gián tiếp, không thay đổi theo số lượng sản phẩm hoàn thành). TK 627 có kết cấu: - Bên Nợ: Tập hợp chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ - Bên Có: + Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung + Kết chuyển (hay phân bổ) chi phí sản xuất chung . TK627 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 6 tiểu khoản. Ngoài ra, tuỳ vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, từng ngành, TK627 có thể mở thêm một số tiểu khoản khác để phản ánh một số nội dung hoặc yếu tố chi phí. c) Phương pháp hạch toán: TK111,112,152,... TK331,111,112 TK334,338 TK154 TK632 TK331 TK214 TK242,335 TK152,153 Chi phí theo dự toán Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Các chi phí sản xuất khác nhau mua ngoài phải trả hay đã trả Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Kết chuyển chi phí sản xuất chung cố định (không phân bổ) vào giá vốn Phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng tính giá (theo phương pháp KKĐK) Phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng tính giá (theo phương pháp KKTX) Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí sản xuất chung TK631 TK627 Sơ đồ1. 4: Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung III) hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất, kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang: 1) Tổng hợp chi phí sản xuất: Các khoản mục chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung sau khi được hạch toán riêng sẽ được kết chuyển để tổng hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp và chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại đơn vị là phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ mà kế toán sử dụng tài khoản khác nhau để tổng hợp chi phí sản xuất của doanh nghiệp. 1.1) Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên: Các chi phí sản xuất kể trên cuối cùng được tổng hợp vào bên Nợ TK154 - "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang". Tài khoản này được mở chi tiết cho từng hợp đối tượng tập hợp chi phí. Kết cấu của TK154: - Bên Nợ: Tổng hợp các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ. - Bên Có: + Các khoản ghi giảm chi phí sản phẩm. + Tổng giá thành sản xuất thực tế hay chi phí thực tế của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành. - Dư Nợ: Chi phí thực tế của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ dở dang, chưa hoàn thành. Quá trình tổng hợp chi phí sản xuất được tiến hành như sau: TK621 TK154 TK622 TK627 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Tiêu thụ thẳng Gửi bán TK632 TK157 TK155,152 Nhập kho vật tư, sản phẩm Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất TK152,111,... DĐK:xxx Tổng giá thành thực tế sản phẩm, lao vụ hoàn thành DCK:xxx Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán chi phí sản phẩm (kê khai thường xuyên) Đối với trường hợp sản xuất - kinh doanh phụ phục vụ cho các đối tượng, kế toán ghi theo giá thành sản phẩm, dịch vụ phục vụ. 1.2) Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Kế toán sử dụng TK631 - "Giá thành sản xuất" để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Tài khoản này cũng được chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí tương tự như TK154. Tại các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, TK154 - "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" chỉ dùng để phản ánh chi phí sản xuất của những sản phẩm, lao vụ, dịch vụ còn đang sản xuất dở dang cuối kỳ. Kết cấu của TK631: - Bên Nợ: Phản ánh giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ và các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ liên quan tới chế tạo sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ. - Bên Có: + Kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ. + Tổng giá thánhản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành. +Giá trị thu hồi bằng tiền hoặc phải thu ghi giảm chi phí từ sản xuất. TK631 cuối kỳ không có số dư. Quá trình tổng hợp chi phí sản xuất được tiến hành như sau: Giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang cuốikỳ Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí (nếu có) Tổng giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành nhập kho, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp TK632 TK111,112,138,... TK154 Kết chuyển giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang đầu kỳ Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp Kết chuyển chi phí sản xuất chung Phần giá vốn sản phẩm tiêu thụ bị trả lại nhập kho hoặc gửi tại kho người mua TK632 TK627 TK631 TK622 TK621 Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm kê định kỳ 2) Xác định giá trị sản phẩm dở dang: Sản phẩm dở dang là những sản phẩm chưa kết thúc giai đoạn chế biến, còn đang nằm trong quá trình sản xuất. Để tính được giá thành sản phẩm, doanh nghiệp cần thiết phải loại trừ giá trị sản phẩm dở dang. Và để xác định giá trị sản phẩm dở dang thì cuối kỳ kế toán phải tiến hành kiểm kê và đánh giá mức độ hoàn thành của chúng rồi vận dụng phương tính giá sản phẩm dở dang phù hợp để tính giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Tuỳ theo đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ và tính chất của sản phẩm mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang sau: ỉXác định giá trị sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu chính: Theo phương pháp này, toàn bộ chi phí chế biến được tính hết cho thành phẩm. Do vậy, trong giá trị sản phẩm dở dang chỉ bao gồm giá trị vật liệu chính mà thôi. Giá trị vật liệu chính nằm trong sản phẩm dở dang = Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ x Toàn bộ giá trị vật liệu chính xuất dùng Số lượng thành phẩm + Số lượng sản phẩm dở dang Phương pháp này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp mà chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. ỉ Xác định giá trị sản phẩm dở dang theo sản lượng ước tính tương đương: Theo phương pháp này, các sản phẩm dở dang được quy đổi về sản phẩm hoàn thành tương đương dựa vào mức độ hoàn thành và số lượng sản phẩm dở dang.Tiêu chuẩn quy đổi thường dựa vào giờ công hoặc tiền lương định mức. Phương pháp này chỉ nên áp dụng để tính chi phí chế biến, còn các chi phí nguyên vật liệu chính phải xác định theo số thực tế đã dùng để đảm bảo tính chính xác. Giá trị vật liệu chính nằm trong sản phẩm dở dang = Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ (không quy đổi) x Toàn bộ giá trị vật liệu chính xuất dùng Số lượng thành phẩm + Số lượng sản phẩm dở dang không quy đổi Chi phí chế biến nằm trong sản phẩm dở dang (theo từng loại) = Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ quy đổi ra thành phẩm x Tổng chi phí chế biến từng loại Số lượng thành phẩm + Số lượng sản phẩm dở dang quy đổi ra thành phẩm Phương pháp này thường được áp ụng trong những doanh nghiệp mà sản phẩm có tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong tổng chi phí sản xuất không lớn lắm, khối lượng sản phẩm dở dang nhiều và biến động so với đầu kỳ. ỉXác đinh giá trị sản phẩm dở dang theo 50% chi phí chế biến: Chi hí chế biến bao gồm chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. về cơ bản, phương pháp này giống phương pháp ước tính theo sản lượng tương đương, chỉ khác ở chỗ mức độ hoàn thành của sản phẩm tínhh theo quy ước là 50% so với thành phẩm. Giá trị sản phẩm dở dang chưa hoàn thành = Giá trị nguyên vật liệu chính nằm trong sản phẩm dở dang + 50% chi phí chế biến Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp mà sản phẩm có chi phí chế biến chiếm tỷ trọng thấp trong tổng chi phí. ỉXác định giá trị sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoặc theo chi phí trực tiếp: Theo phương pháp này, trong tổng giá trị sản phẩm dở dang chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoặc chi phí trực tiếp (nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp) mà không tính đến các chi phí khác. ỉ Xác định giá trị sản phẩm dở dang thep chi phí định mức hoặc kế hoạch: Căn cứ vào định mức tiêu hao (hoặc chi phí kê hoạch) cho các khâu, các bước, các công việc trong quá trình chế tạo sản phẩm để xác định giá trị sản phẩm dở dang. Phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp mà sản phẩm được xây dựng định mức chi phí sản xuất. Ngoài những phương pháp trên, trong thực tế người ta còn áp dụng các phương pháp khác để xác định giá trị sản phẩm dở dang như phương pháp thống kê kinh nghiệm, phương pháp tính theo chi phí vật liệu chínhh và vật liệu phụ nằm trong sản phẩm dở dang v.v... IV) Tính giá thành sản phẩm 1) Đối tượng tính giá thành và kỳ tính giá thành Xác định đối tượng tính giá là công việc cần thiết đầu tiên trong toàn bộ công việc tính giá thành sản phẩm của kế toán. Bộ phận kế toán giá thành phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp mình, tính chất sản phẩm, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ kỹ thuật sản xuất sản phẩm, trình độ hạch toán kế toán và quản lý của doanh nghiệp để xác định đối tượng tính giá thành cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp tổ chức sản xuất theo hình thức sản xuất đơn chiếc thì đối tượng tính giá thành là từng sản phẩm. Đối với những doanh nghiệp tổ chức sản xuất hàng loạt thì từng loại sản phẩm là đối tượng tính giá thành. Ngoài ra, việc xác định đối tượng tính giá thành còn tuỳ thuộc vào quy trình công nghệ sản xuất mà doanh nghiệp đang áp dụng. Nếu quy trình công nghệ sản xuất giản đơn thì đối tượng tính giá thành chỉ có thể là sản phẩm hoàn thành. Nếu quy trình sản xuất phức tạp theo kiểu liên tục thì đối tượng tính giá thành có thể là thành phẩm ở giai đoạn sản xuất cuối cùng, cũng có thể là bán thành phẩm hoàn thành ở từng giai đoạn sản xuất. Nếu quy trình sản xuất phức tạp theo kiểu song song thì đối tượng tính giá thành là sản phẩm được lắp ráp hoàn chỉnh hoặc là từng chi tiết, bộ phận sản phẩm hoàn thành. Đơn vị tính giá thành phải là đơn vị tính được thừa nhận phổ biến trong nền kinh tế quốc dân và phải phù hợp với tính chất lý hoá của sản phẩm. Trên cơ sở đối tượng tính giá thành đã được xác định, căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm và chu kỳ sản xuất của chúng để xác định kỳ tính giá thành cho thích hợp nhằm cung cấp số liệu về giá thành sản phẩm một cách kịp thời. Thông thường, những doanh nghiệp sản xuất với khối lượng lớn, chu kỳ sản xuất ngắn và xen kẽ liên tục thì kỳ tính giá thành thích hợp là hàng tháng và giá thành sản phẩm sẽ được xác định vào cuối mỗi tháng. Với những doanh nghiệp tổ chức sản xuất đơn chiếc hoặc hàng loạt theo từng đơn đặt hàng , chu kỳ sản xuất sản phẩm dài thì kỳ tính giá thành có thể là hàng quý hoặc vào thời điểm mà loạt sản phẩm hay đơn đặt hàng đó hoàn thành. Kỳ tính giá thành còn có thể là hàng năm. 2) Các phương pháp tính giá thành sản phẩm Tuỳ theo đặc điểm của mình mà mỗi doanh nghiệp tự lựa chọn một phương pháp tính giá sao cho phù hợp và có hiệu quả nhất. Trên cơ sở chi phí sản xuất đã được tập hợp theo các đối tượng tập hợp chi phí, kế toán có thể tiến hành tính giá thành sản phẩm theo một trong các phương pháp sau: ỉPhương pháp trực tiếp (còn gọi là phương pháp giản đơn) Theo phương pháp này, giá thành sản phẩm được tính bằng cách lấy trực tiếp chi phí sản xuất đã tập hợp theo từng đối tượng phát sinh trong kỳ cộng với giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ( chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ) của đối tượng đó trừ đi giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ ( chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ) của cùng đối tượng. Tổng giá thành sản phẩm = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ - Chi phí dở dang cuối kỳ Phương pháp này được áp dụng trong những doanh nghiệp thuộc loại hình sản xuất giản đơn, trong quy trình công nghệ chỉ sản xuất ra một loại sản phẩm, số lượng sản phẩm dở dang không có hoặc không đáng kể, khối lượng sản phẩm sản xuất ra rất lớn. Chẳng hạn như các doanh nghiệp sản xuất điện, nước, ... Đúng như tên gọi của nó, phương pháp này giúp cho công việc tính toán đơn giản, dễ làm. Tuy nhiên, khi đối tượng hạch toán chi phí sản xuất không trùng với đối tượng tính giá thành thì không thể áp dụng phương pháp này. ỉPhương pháp tổng cộng chi phí Phương pháp này được áp dụng trong những doanh nghiệp mà sản phẩm hoàn thành trong quy trình công nghệ bao gồm nhiều chi tiết, bộ phận cấu thành và từng chi tiết, bộ phận này được sản xuất ra ở từng phân xưởng khác nhau rồi cuối cùng chúng được lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh. Đó là các doanh nghiệp chế tạo cơ khí, doanh nghiệp đóng tàu, sản xuất ô tô, doanh nghiệp may mặc,... Trong doanh nghiệp này, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là từng chi tiết, bộ phận cấu thành, còn đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành. Như vậy, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm là không phù hợp nhau. Do đó, để tính giá thành sản phẩm thì trước hết phải tính giá thành của từng chi tiết, bộ phận; sau đó tập hợp giá thành của từng chi tiết, bộ phận để tính giá thành sản phẩm hoàn chỉnh. Giá thành sản phẩm hoàn thành = Tổng giá thành chi tiết i ỉ Phương pháp hệ số: Phương pháp này thường áp dụng cho những doanh nghiệp mà trong quy trình sản xuất cùng sử dụng các yếu tố sản xuất đầu vào như nhau (nguyên vật liệu, lao động, máy móc thiết bị) nhưng lại sản xuất ra nhiều sản phẩm khác nhau về chất lượng, về cỡ số, về quy cách mà ngay từ đầu không thể hạch toán chi tiết chi phí cho từng sản phẩm được. Ví dụ như các doanh nghiệp sản xuất hoá chất, dược phẩm, đồ nhựa, may mặc, giầy,... Đối với doanh nghiệp này, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là từng địa điểm phát sinh chi phí hay phân xưởng, còn đối tượng tính giá thành là từng loại sản phẩm hoàn thành trong từng phân xưởng. Theo phương pháp này, kế toán căn cứ vào hệ số quy đổi để quy đổi các loại sản phẩm về sản phẩm gốc, rồi từ đó dựa vào tổng chi phí liên quan đến giá thành các loại sản phẩm đã tập hợp để tính ra giá thành sản phẩm gốc và giá thành từng loại sản phẩm: Giá thành đơn vị sản phẩm gốc = Tổng giá thành của tất cả các loại sản phẩm Tổng số sản phẩm gốc (kể cả quy đổi) Giá thành đơn vị sản phẩm từng loại = Giá thành đơn vị sản phẩm gốc x Hệ số quy đổi sản phẩm từng loại Q0 = Trong đó: -Q0: Tổng số sản phẩm gốc đã quy đổi -Qi:Số lượng sản phẩm i (i=1,n) -Hi:Hệ số quy đổi sản phẩm i (i=1,n). Tổng giá thành sản xuất của các loại sản phẩm = Giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ + Tổng chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ - Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ ỉ Phương pháp tỷ lệ: Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp mà trong cùng một quy trình sản xuất cùng sử dụng các yếu tồ đầu vào như nhau (nguyên vật liệu, lao động, mát móc thiết bị) nhưng lại sản xuất ra các sản phẩm khác nhau nhưng không thể quy đổi về sản phẩm tiêu chuẩn bởi vì giá trị sử dụng của từng sản phẩm này khác nhau. Đồng thời ngay từ đầu không thể hạch toán chi tiết chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm. Đối với doanh nghiệp này, đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là phân xưởng hoặc điạ điểm phát sinh chi phí. Trong khi đó, đối tượng tính giá thành là sản phẩm từng loại. Theo phương pháp này, trước khi tiến hành sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp lập giá thành kế hoạch cho từng loại sản phẩm. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả sản xuất hoàn thành để tính tổng giá thành kế hoạch. Tỷ lệ giá thành = Tổng giá thành thực tế của các loại sản phẩm x 100 Tổng giá thành kế hoạch của các loại sản phẩm Dựa vào tỷ lệ giá thành để tính tổng giá thành thực tế của từng loại sản phẩm. Tổng giá thành thực tế từng loại sản phẩm = Tổng giá thành kế hoạch từng loại sản phẩm x Tỷ lệ giá thành ỉPhương pháp loại trừ giá trị sản phẩm phụ Phương pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp mà trong cùng một quy trình công nghệ, sản xuất ra hai loại sản phẩm: sản phẩm chính là nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp và sản phẩm phụ không phải là nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp này có đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là phân xưởng hay địa điểm phát sinh chi phí hoặc toàn bộ quy trình công nghệ, còn đối tượng tính giá chỉ là sản phẩm chính. Do đó, muốn tính được giá thành sản phẩm chính thì phải loại trừ giá trị sản phẩm phụ. Giá trị sản phẩm phụ có thể tính theo giá ước tính không điều chỉnh (đơn giản nhưng không chính xác), cũng có thể tính theo giá thực tế bán trên thị trường (chính xác nhưng phức tạp). ỉPhương pháp liên hợp Là phương pháp áp dụng trong những doanh nghiệp có tổ chức sản xuất, tính chất quy trình công nghệ và tính chất sản phẩm làm ra đòi hỏi việc tính giá thành phải kết hợp nhiều phương pháp khác nhau như các doanh nghiệp hoá chất, dệt kim, đóng giầy,... Trên thực tế, kế toán có thể kết hợp các phương pháp trực tiếp với tổng cộng chi phí, tổng cộng chi phí với tỷ lệ,... ỉ Tính giá theo đơn đặt hàng Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo các đơn đặt hàng của khách hàng. Đối với những doanh nghiệp này, kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng và đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành theo đơn đặt hàng đó. Khi tập hợp chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp liên quan tới đơn đặt hàng nào thì hạch toán trực tiếp cho đơn đặt hàng đó, còn chi phí sản xuất chung do liên quan đến nhiều đơn đặt hàng mà ngay từ đầu không thể hạch toán trực tiếp cho từng đơn đặt hàng thì phải tập hợp riêng trên TK627. Cuối kỳ, kế toán phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức thích hợp. Cuối kỳ hạch toán, nếu đơn đặt hàng chưa hoàn thành thì chưa tính giá thành và do đó, toàn bộ chi phí sản xuất tập hợp được là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuói kỳ. Nếu đơn đặt hàng đã hoàn thành thì đơn đặt hàng đó mới được tính giá thành. Tổng giá thành đơn đặt hàng = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trongkỳ ỉ Tính giá thành theo giai đoạn công nghệ (phân bước) Phương pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp mà sản phẩm hoàn thành phải qua nhiều giai đoạn chế biến trong quy trình công nghệ, mỗi giai đoạn chế biến còn gọi là một bước chế biến và cuối cùng tạo ra sản phẩm hoàn thành. ở những doanh nghiệp này, đối tượng hạch toán chi phí là từng giai đoạn công nghệ hoặc từng phân xưởng trong quy trình công nghệ, còn đối tượng tính giá thành có thể là bán thành phẩm trong từng giai đoạn, cũng có thể là sản phẩm hoàn thành ở giai đoạn cuối cùng tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Phương pháp này được chia thành hai phương án: ă Tính giá thành phân bước theo phương án có tính giá thành bán thành phẩm Phương pháp này áp dụng trong trường hợp các bán thànhh phẩm trong từng giai đoạn chế biến có giá trị sử dụng độc lập, có thể nhạp kho hoặc đem bán, tăng cường công tác hạch toán kinh tế nội bộ của từng bán thành phẩm. Cách tính như sau: Chi phí nguyên vật liệu chính + Chi phí chế biến bước 1 - Giá trị sản phẩm dở dang bước 1 = Giá thành bán thành phẩm bước 1 Giá thành bán thành phẩm bước 1 + Chi hí chế biến bước 2 - Giá trị sản phẩm dở dang bước 2 = Giá thành bán thành phẩm bước 2 ... Giá thành bán thành phẩm bước (n-1) + Chi phí chế biến bước n - Giá trị sản phẩm dở dang bước n = Tổng giá thành thành phẩm ăTính giá thành theo phương án phân bước không tính giá thành bán thành phẩm Trong những doanh nghiệp mà yêu cầu hạch toán kinh tế nội bộ không cao hoặc bán thành phẩm chế biến ở từng bước không bán ra ngoài thì chi phí phát sinh trong giai đoạn công nghệ được tính nhập vào giá thành thành phẩm một cách đồng thời song song. Cách tính như sau: Tổng giá thành sản phẩm hoàn thành = Chi phí nguyên vật liệu tính vào thàh phẩm + Chi phí chế biến bước 1 tính vào thành phẩm + ... + Chi phí chế biến bước n tính vào thành phẩm Ngoài những phương pháp tính giá thành đã trình bày ở trên còn một số phương pháp tính giá thành khác như: Tính giá thành theo định mức, phương pháp đại số, phương pháp phân bổ lẫn nhau theo giá thành ban đầu, phương pháp phân bổ lẫn nhau theo giá thành kế hoạch. V) Các hình thức sổ kế tóan áp dụng trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Theo chế độ kế toán hiện hành các doanh nghiệp được lựa chọn áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức Nhật ký- Sổ cái - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chứng từ Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc nào đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán cũng như điều kiện trang bị kỹ thuật tínhh toán của doanh nghiệp. Hình thức Nhật ký chứng từ: ỉKhái niệm: Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ là hình thức tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ đó theo bên Nợ của tài khoản đối ứng. Đông thời việc ghi chép kết hợp chặt chẽ giữa ghi theo thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cơ sở các mẫu sổ sách in sẵn, thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính va rút ra các chỉ tiêu kinh tế tài chính. ỉĐiều kiện vận dụng: Sổ Nhật ký chứng từ chỉ áp dụng trong những đơn vị có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, có trình độ quản lý và trình độ kế toán cao. Do tính chất phong phú về chủng loại sổ nên chỉ thích hợp với những đơn vị có khả năng chuyên môn hoá lao động kế toán và điều kiện lao động kế toán thủ công. ỉTrình tự ghi sổ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê số 4 Bảng kê số 6 Bảng kê số 5 Thẻ tính giá thành sản phẩm Nhật ký chứng từ số 7 Sổ Cái TK621,622,627,154(631) Báo cáo kế toán Sơ đồ 1.7: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu phần II thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở xí nghiệp bảo dưỡng của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định I) Tổng quan về công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định : 1) Quá trình hình thành và phát triển, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định : Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định được thành lập theo quyết định số 1124/1999/QĐ - TTg ngày 03/12/1999 của Thủ tướng Chính phủ. Công ty có văn phòng giao dịch đặt tại Km2 đường Điện Biên - xã Lộc Hoà - thành phố Nam Định - tỉnh Nam Định. Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một công ty có tư cách pháp nhân độc lập theo quy định của pháp luật Nhà nước, công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có con dấu riêng và chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định có một lịch sử vẻ vang và truyền thống hơn 40 năm xây dựng và phát triển. Từ Xí nghiệp công tư hợp doanh vận tải ô tô Nam Định ra đời ngày 20/04/1960 theo quyết định của Uỷ ban Hành chính ( nay là Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định ), sau thành lập nên Xí nghiệp vận tải ô tô Nam Hà. Trong những năm chống Mĩ, trên các tuyến đường từ Bắc vào Nam, ở đâu cũng in dấu bánh xe của công ty tham gia vận chuyển hàng ngàn tấn lương thực, thực phẩm, quân trang, quân dụng chi viện kịp thời cho chiến trường. Đất nước thống nhất, trong hoàn cảnh khắc phục khó khăn do chiến tranh để lại, với phương tiện cũ xong công ty đã chủ động chuyển mô hình từ sản xuất kinh doanh từ phục vụ chiến đấu sang phục vụ sản xuất nâng cao đời sống nhân dân. Năm 1976, Nhà nước sáp nhập hai tỉnh Ninh Bình và Nam Hà thành tỉnh Hà Nam Ninh. Theo đó, ngành vận tải ô tô cũng được sáp nhập và công ty trở thành Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Hà Nam Ninh vào ngày 01/01/1977 theo quyết định của Thường vụ tỉnh uỷ và quyết định số 294/QĐ - TC ngày 22/03/1977 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Nam Ninh. Xí nghiệp được tổ chức lại từ ba xí nghiệp hạch toán độc lập trước đây, đó là: - Xí nghiệp vận tải ô tô Nam Hà - Xí nghiệp vận tải ô tô Ninh Bình - Xí nghiệp sửa chữa ô tô 2/9 Và hoạt động theo tổ chức mới từ ngày 01/01/1978. Từ năm 1978 đến năm 1985, xí nghiệp vẫn luôn năng động sáng tạo để dần dần từng bước nâng cao chất lượng quản lý, đẩy mạnh sản xuất. Do đó, tám năm liền xí nghiệp luôn là đơn vị thực hiện suất sắc các nhiệm vụ chính trị và hoàn thành toàn diện kế hoạch Nhà nước giao. Năm 1992, tỉnh Hà Nam Ninh được tách ra làm hai tỉnh Ninh Bình và Nam Hà, do đó xí nghiệp được thành lập theo quyết định số 592/QĐ - UB ngày 02/12/1992 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Hà với tên gọi là Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam Hà . Năm 1997, tỉnh Nam Hà được tách thành hai tỉnh: Nam Định và Hà Nam. Nhờ vậy, tên xí nghiệp được đổi thành Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam Định. Năm 1999, căn cứ quyết định số 1124/1999/QĐ - TTg ngày 03/12/1999 của Thủ tướng chính phủ về việc phê duyệt phương án cổ phần hoá và quyết định chuyển xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam Định thành công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định, công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định ra đời. Sáng lập viên của công ty là Nhà nước. Công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056631 ngày 29/12/1999 của Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nam Định. Sau hai năm cổ phần hoá, công ty đã đứng vững trong cơ chế thị trường, sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển, đặc biệt các chỉ tiêu doanh thu, nộp ngân sách, thu nhập bình quân người lao động tăng gấp đôi so với trước khi cổ phần hoá, ý thức chấp hành nội quy, quy chế cuả cán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt. Có thể nói, qua nhiều năm chia tách, sáp nhập, mặc dù có sự thay đổi trong quản lý điều hành cũng như trong sản xuất kinh doanh nhưng không vì thế mà công ty làm ăn không có hiệu quả, mà ngược lại công ty ngày càng phát huy có hiệu quả việc sử dụng vốn, đưa các mặt hàng sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển ổn định, đóng mới và sửa chữa thành những xe có chất lượng cao đảm bảo nhu cầu đi lại của nhân dân. Hiện nay, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là: - Kinh doanh vận tải hành khách, hàng hoá. - Kinh doanh hoạt động dịch vụ bến bãi - Kinh doanh đóng mới, sửa chữa và bảo dưỡng các phương tiện vận tải đường bộ - Kinh doanh vật tư, phụ tùng và xăng dầu phục vụ cho công tác bảo dưỡng sửa chữa ô tô và vận tải - Đào tạo và nâng cấp bậc công nhân cơ khí và lái xe Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh chủ yếu như trên, công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định vừa là đơn vị sản xuất vừa là đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, cho nên sản phẩm chính của công ty là: -Người vận chuyển ( Người ) -Tấn hàng luân chuyển ( Tấn- Km ) -Người luân chuyển ( Người- Km ) -Số vỏ xe đóng mới ( Cái ) -Tấn hàng vận chuyển ( Tấn ) -Số xe sửa chữa ( Cái ) Vì là đơn vị kinh doanh vận tải nên công ty có phạm vi hoạt động trong và ngoài tỉnh, trên phạm vi cả nước và các nước láng giềng theo hiệp định ký kết đang áp dụng giữa hai nước. Với chức năng và nhiệm vụ kể trên, trong những năm vừa qua công ty đã đạt được những bước tiến đáng kể trong việc tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên do phải cạnh tranh gay gắt với các đơn vị khác trong cùng lĩnh vực nên công ty đã gặp nhiều khó khăn. Tuy đã có cố gắng nhiều nhưng do thích nghi và hoà nhập chưa tốt với cơ chế mới của công ty cộng với những tác động khách quan cho nên hiệu quả kinh tế của công ty đạt được vẫn còn chưa đều nhau giữa khối công nghiệp và khối vận tải. Tuy vậy công ty bằng nhiều kinh nghiệm và cố gắng nên cũng đã khẳng định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường và ngày càng làm ăn có lãi. 2)Tổ chức kinh doanh và quản lý vận tải tại công ty cổ phần vận tải ô tô NamĐịnh: 2.1) Tổ chức hệ thống kinh doanh ở công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định: Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân. Công ty thực hiện chỉ đạo tập trung thống nhất từ công ty đến các đơn vị trực thuộc nhằm đảm bảo phát huy tính năng động, sáng tạo, phối hợp nhịp nhàng các hoạt động chung của công ty để đạt được hiệu quả cao. Hiện nay, công ty có 6 đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế trong nội bộ công ty, có tư cách pháp nhân theo sự uỷ quyền của giám đốc công ty. Ngoài ra, còn có 4 phòng ban trực thuộc văn phòng công ty làm nhiệm vụ giải quyết các công việc phát sinh hàng ngày và còn là tham mưu giúp việc cho giám đốc. 2.2) Tổ chức quản lý ở công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định : Tại công ty, bộ máy quản lý được tổ chức theo kiểu một cấp, có nghĩa là các phòng ban giúp việc cho Hội đồng quản trị tức ban Giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình để ban Giám đốc ra các quyết định có lợi cho công ty, đồng thời, ban Giám đốc trực tiếp đứng ra chỉ đạo sản xuất. Ta có thể thấy được điều này qua sơ đồ sau: Đại hội đại biểu cổ đông XN bảo dưỡng ô tô Đội xe ca số 2 Phòng kế toán tài vụ Phó chủ tịch HĐQT kiêm phó giám đốc XN bến xe Đội xe ca số 1 Phòng kỹ thuật vật tư Ban kiểm soát Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc điều hành Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính Đội xe taxi XN sửa chữa ô tô Sơ đồ 2.1: Sơ đồ chức bộ máy quản lý Dựa vào sơ đồ này, chúng ta có thể thấy được chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: ỉ Đại hội đại biểu cổ đông: Đại hội đại biểu cổ đông là cơ quan cao nhất của công ty. Đại hội đại biểu cổ đông chỉ được coi là hợp lệ khi có ít nhất 3/4 đại biểu tham dự, mỗi cổ đông đại diện cho 1000 cổ phiếu. Đại hội cổ đông có nhiệm vụ sau: Quyết định các vấn đề tổ chức nhân sự của công ty bao gồm: Thông qua điều lệ công ty và sửa đổi điều lệ, bầu Hội đồng quản trị, bầu ban kiểm soát và ban thanh lý quyết định giải thể công ty. Thông qua các báo cáo tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh, quyết toán tài chính của công ty trong niên độ kế hoạch trước đó, đề ra phương án lập các quỹ và sử dụng lợi nhuận, đề ra phương hướng và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau. ỉ Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành: Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch. Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành công ty, thực hiện đầy đủ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng và trình kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm, các quy chế về quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh. ỉ Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm phó giám đốc công ty : Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi giám đi vắng hoặc có công việc đột xuất khi giám đốc uỷ quyền. Ngoài ra, phó giám đốc còn chịu trách nhiệm điều hành về công tác vận tải của công ty. ỉ Ban kiểm soát: Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty. Ban kiểm soát có 3 người do đại đại biểu cổ đông bầu, có nhiệm vụ thực hiện kiểm soát các hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo quyết toán năm tài chính của công ty. ỉ Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chức năng trực thuộc văn phòng công ty bao gồm bốn phòng ban, đó là: Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính: Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý lao động, quản lý hồ sơ, tăng giảm lao động, ký kết hợp đồng lao động, ban hành một số quy chế về công tác tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty và các chế độ đối với người lao động khi còn làm việc và khi nghỉ chế độ. Ngoài ra, phòng còn giúp việc cho giám đốc về công tác khen thưởng, kỷ luật trong toàn công ty. Phòng kế hoạch kinh doanh: Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn công ty và cho các xí nghiệp thành viên, tham mưu giúp lãnh đạo giải quyết xử lý những vấn đề vướng mắc trong vận tải hành khách và trong sản xuất. Ngoài ra, còn có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng vận tải với các tỉnh và các hợp đồng sửa chữa đóng mới ô tô. Phòng kế toán tài vụ: Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ quản lý hạch toán, theo dõi vấn đề tài chính của công ty. Chỉ đạo việc thu – chi hàng ngày, quan hệ giao dịch với ngân hàng và các đối tác kinh doanh, thực hiện các chế độ báo cáo tài chính theo dõi sự biến động của toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty. Thực hiện chức năng giám sát bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là công cụ quan trọng nhất trong quản lý kinh tế của công ty, tham mưu cho giám đốc công tác tài chính thông qua mua sắm tài sản, thiết bị, vật tư dùng cho sản xuất. Phòng kỹ thuật vật tư: Phòng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật sản xuất đóng xe ô tô, kiểm tra và quản lý phương tiện vận tải, thiết bị máy móc toàn công ty, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ , quản lý nhập – xuất vật tư, phụ tùng, phương tiện vận tải mới, theo dõi đôn đốc bảo dưỡng thiết bị, trực tiếp điều hành cửa hàng vật tư, phụ tùng ô tô. ỉ Các đơn vị thành viên: Các đơn vị thành viên căn cứ vào khả năng lao động, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, nhu cầu thiết yếu của đơn vị mình để hàng năm thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch vận tải của công ty giao cho. Giám đốc các đơn vị thành viên phải tìm mọi biện pháp để tổ chức thực hiện hoàn thành kế hoạch được giao, phải tổ chức và sắp xếp lao động hợp lý, đảm bảo phương tiện thiết bị có khả năng thực hiện tốt mức kế hoạch sản xuất của đơn vị mình. Để tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên chủ động khai thác được các nguồn hàng, giám đốc công ty uỷ quyền bằng văn bản cho giám đốc các đơn vị thành viên được ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế khác từng việc hoặc nhiều việc trong thời gian quy định theo đúng phạm vi, nhiệm vụ được giao. Cuối tháng, các đơn vị thành viên trực tiếp gửi báo cáo kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị mình về công ty đồng thời phản ánh các yêu cầu cần thiết cho việc sản xuất của đơn vị bằng văn bản (nếu có) làm cơ sở cho việc báo cáo sơ kết đánh giá kết quả sản của toàn công ty. Đến cuối quý, đơn vị phải lập đầy đủ, đúng theo các biểu báo cáo quy định của công ty và các phòng nghiệp vụ hướng dẫn theo lịch quy định. 3) Đặc điểm quy trình công nghệ sửa chữa ô tô của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định : Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định có đặc điểm là vừa sản xuất, vừa kinh doanh dịch vụ vận tải, do đó hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được chia làm hai khối là khối vận tải và khối công nghiệp. Khối công nghiệp bao gồm hai xí nghiệp là xí nghiệp bảo dưỡng ô tô có nhiệm vụ sửa chữa ô tô và xí nghiệp sửa chữa ô tô có nhiệm vụ đóng mới ô tô. ỉ Đối với việc bảo dưỡng sửa chữa ô tô được thực hiện tại xí nghiệp bảo dưỡng ô tô : Khi khách hàng đưa xe đến để đại tu, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng đối ngoại (tức là việc ký kết hợp đồng diễn ra trực tiếp giữa phòng kế hoạch kinh doanh với khách hàng). Sau đó, sẽ tiến hành làm tiếp hợp đồng đối nội giữa phòng kế hoạch kinh doanh và xí nghiệp bảo dưỡng. Sau khi đã hoàn tất các thủ tục và hợp đồng, xe được bàn giao cho xí nghiệp bảo dưỡng. Bước đầu tiên, tổ tháo rỡ tiến hành công việc tháo rời theo cụm ( máy, gầm, điện, đệm ). Tiếp theo đó, tổ kiểm tu tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lượng của từng chi tiết, loại nào dùng được, loại nào cần sửa chữa, loại nào bỏ đi để thay thế mới. Sau đó, các tổ khác tiến hành sửa chữa, gia công hoàn chỉnh từng bộ phận, tiến hành lắp ráp toàn bộ theo quy trình kỹ thuật của từng xe và cho xe chạy thử. Cán bộ KCS xuống kiểm tra thông số kỹ thuật, công suất xe, . . . đồng thời hoàn chỉnh xe giao cho khách hàng. Quá trình bảo dưỡng sửa chữa ô tô được thể hiện qua sơ đồ 2.2. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình sửa chữa ô tô Nhận xe vào xưởng Tháo rời cụm xe Cabin, thùng xe Máy Gầm Điện Đệm Vật tư thay thế Tháo rời chi tiết kiểm tra, phân loại Bỏ đi Dùng lại Kiểm tra, sửa chữa Phục hồi , sửa chữa Gia công cơ khí Lắp ráp toàn bộ Lắp ráp thành cụm Chạy thử Sửa chữa(nếu có) Nghiệm thu Lắp đệm, đèn, sơn xe Giao cho khách hàng 4) Đặc điểm công tác kế toán tại công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định: 4.1)Tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là một công ty có quy mô lớn, nhiều đơn vị thành viên và để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là, toàn bộ công việc kế toán của công ty được tập trung thực hiện tại phòng kế toán tài vụ dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán đến việc lập các báo cáo tài chính. Các đơn vị trực thuộc cũng có kế toán riêng nhưng không tổ chức thành một bộ phận kế toán riêng tại các đơn vị này mà các nhân viên kế toán tại đây chỉ làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ và ghi chép vào sổ sách hạch toán nội bộ một cách đơn giản và hàng tháng lập các báo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ của công ty để tổng hợp lại và ghi sổ tổng hợp. Phòng kế toán tài vụ của công ty có chức năng và nhiệm vụ sau: Một là, quản lý và điều hành công tác tài chính và hạch toán kế toán trong toàn công ty. Hai là, thu nhận và kiểm tra các báo cáo ở các đơn vị trực thuộc và lập báo cáo chung cho toàn công ty. Ba là, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc. Với cách tổ chức bộ máy kế toán như trên, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, đảm bảo phục vụ tốt cho công tác quản lý. Trong bộ máy kế toán của phòng kế toán tài vụ trực thuộc văn phòng công ty có 8 người gồm 1 nam và 7 nữ. Kinh nghiệm làm việc của người thấp nhất là 2 năm và của người cao nhất là 33 năm. Trong đó, trình độ của các nhân viên kế toán là: 3 người tốt nghiệp đại học, 1 người tốt nghiệp cao dẳng và 4 người tốt nghiệp trung cấp. Ngoài những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty, ở mỗi đơn vị trực thuộc, công ty cũng bố trí 2 nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán này cũng có trình độ và kinh nghiệm làm việc tương đương với những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty. Bộ máy kế toán của công ty có cơ cấu như sau: ỉĐứng đầu là kế toán trưởng với chức năng và nhiệm vụ như sau: Phụ trách chung các mặt hoạt động của phòng kế toán tài vụ và là người chịu trách nhiệm lớn về mặt quản lý kinh tế tài chính của toàn công ty. Chỉ đạo phân công nhiệm vụ, lập chương trình công tác của tháng, quý, năm cho những người trong phòng. Trực tiếp phụ trách phần tài chính, các khoản phải thu, phải trả hàng ngày, công nợ xử lý kịp thời và thường xuyên báo cáo với giám đốc để có thể đưa ra các biện pháp giải quyết hợp lý và hiệu quả nhất. Tham gia vào những chủ trương đầu tư, các hợp đồng lớn của công ty có liên quan đến nhiều hoạt động tài chính. Tập hợp và hệ thống các chế độ, chính sách, các quy định hướng dẫn và vận dụng, áp dụng vào công ty. Thảo ra các công văn và dự thảo các văn bản có liên quan đến quản lý tài sản, nguồn vốn để trình giám đốc công ty ký duyệt. Ký duyệt các khoản thu, chi hàng ngày, các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước. ỉKế toán tiền mặt- ngân hàng: Có chức năng và nhiệm vụ sau: Theo dõi mở sổ giao dịch, đối chiếu, thực hiện lệnh thu- chi, lập kế hoạch vay vốn, lập các chứng từ giao dịch với Ngân hàng. Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình công nợ, thanh quyết toán các khoản tạm ứng trong tháng, thanh quyết toán các khoản phải thu- phải trả đúng kỳ. ỉKế toán vật tư, tài sản cố định: Có nhiệm vụ: Quản lý toàn bộ tài sản cố định, theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, tình hình mua sắm mới, đầu tư xây dựng cơ bản, biến động, điều động tài sản cố định trong toàn công ty. Theo dõi quản lý khấu hao và trích khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng, đại tu sửa chữa của các loại tài sản cố định để tính khấu hao và xác định giá trị còn lại. Theo dõi và kiểm tra các khâu nhập – xuất vật tư, phụ tùng trong kỳ. ỉKế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi và tính toán tiền lương và thực hiện trích nộp BHXH cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. ỉKế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành:Có nhiệm vụ sau: Tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành, phân bổ từng loại chi phí theo đúng đối tượng, cung cấp kịp thời số liệu và thông tin. Định kỳ cung cấp các báo cáo về chi phí sản xuất cho kế toán trưởng và giám đốc, đồng thời phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và hạ giá thành sản phẩm, từ đó có những đề xuất về các biện pháp để giảm giá thành và tiết kiệm chi phí sản xuất cho công ty. Thu thập và tổng hợp lại các số liệu từ các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc. ỉThủ quỹ : Là người quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty. Thủ quỹ có nhiệm vụ trực tiếp quản lý các khoản thu- chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ, thủ quỹ là một nữ nhân viên kế toán tại công ty. ỉKế toán tại các đơn vị trực thuộc: Tại mỗi đơn vị trực thuộc có hai nhân viên kế toán. Các nhân viên này có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ liên quan trực tiếp đến đơn vị của mình và ghi chép sổ sách một cách giản đơn để cuối tháng lập báo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ trên văn phòng công ty. Qua những phân tích trên, ta có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán Thủ quỹ Kế toán tại các đơn vị trực thuộc Kế toán tiền mặt-ngân hàng Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm chi phí giá thành Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vật tư, tài sản cố định Như vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm vừa sản xuất vừa kinh doanh dịch vụ vận tải và phù hợp với quy mô hoạt động của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán như vậy đã giúp cho các cấp lãnh đạo công ty trong việc theo dõi hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có những đường lối chính sách đúng đắn. Có thể nói đó là bộ máy giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty. 4.2)Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty: Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một doanh nghiệp Nhà nước nên hệ thống chứng từ kế toán của công ty sử dụng đầy đủ các biểu mẫu chứng từ theo đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ đó bao gồm: -Chứng từ về quỹ gồm có: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. -Chứng từ về tiền gửi ngân hàng gồm: uỷ nhiệm chi, sec, phiếu chuyển khoản. -Chứng từ bán hàng và quản lý gồm: hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán ô tô, hợp đồng cung cáp dịch vụ thuê xe, hợp đồng sửa chữa ô tô, các hoá đơn tìên điện, hoá đơn tiền nước,. . . -Chứng từ về tài sản cố định(TSCĐ): biên bản giao nhậnTCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Tuy nhiên, do đặc thù của công ty là làm công tác sản xuất và kinh doanh dịch vụ vận tải, nên ngoài những chứng từ theo biểu mẫu kể trên, công ty còn sử dụng thêm một số chứng từ viết tay hoặc do mua ngoài để phản ánh ở các đơn vị trực thuộc như vé xe ô tô, giấy thanh toán tiền taxi phục vụ người dân, các khoản thu về dịch vụ bến bãi,. . . Còn về hệ thống tài khoản, công ty áp dụng hệ thống tài khoản cấp I và cấp II do Nhà nước ban hành. Nhưng do phạm vi hoạt động rộng lớn, cộng thêm nhiều đơn vị thành viên làm các công tác sản xuất và dịch vụ khác nhau nên công ty đã chi tiết đến tài khoản cấp III. Vì xí nghiệp bến xe là đơn vị trực thuộc duy nhất trực tiếp thu tiền dịch vụ và có quỹ riêng nên để tiện theo dõi tiền mặt tồn quỹ của toàn công ty, công ty đã mở chi tiết TK1111 đến tiểu khoản cấp III để theo dõi cho xí nghiệp bến xe và cho công ty. Và vì được tổ chức bởi nhiều đơn vị thành viên, nên để theo dõi hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị thành viên, công ty chi tiết TK5113 và TK631 đến tiểu khoản cấp III và IV, mỗi một chữ số khác nhau ở tiểu khoản này đại diện cho một đơn vị thành viên. Công ty tổ chức hạch toán nội bộ nên phát sinh nhiều khoản phải thu của các đơn vị thành viên, nếu dùng chung một tài khoản cấp II là TK1368 cho tất cả các đơn vị thì khó theo dõi, do đó, công ty cũng chi tiết đến tài khoản cấp III cho TK1368. Hiện tại, đơn vị đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính về chế độ kế toán tại các doanh nghiệp. Do đặc điểm là một công ty lớn, công việc sản xuất chủ yếu là theo hợp đồng nên công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Các báo cáo tài chính của công ty được lập bằng đồng Việt Nam(VNĐ) theo các nguyên tắc và quy định của chế độ tài chính kế toán Việt Nam. Công ty tổ chức lập và phân tích các báo cáo kế toán theo đúng “Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp” bao gồm các biểu mẫu sau: -Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN -Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh – Mẫu số B02-DN -Thuyết minh báo cáo tài chính– Mẫu số B09-DN Mỗi quý, trên cơ sở các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về phòng kế toán tài vụ, kế toán tổng hợp sẽ tập hợp lại và lập báo cáo chung cho toàn công ty. Các báo cáo tài chính của công ty được lập theo quý và năm, thời hạn gửi báo cáo tài chính quý chậm nhất là 20 ngày từ ngày kết thúc quý, còn đối với các báo cáo tài chính năm thì thời hạn nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuối mỗi niên khoá, hội đồng quản trị xem xét thông qua quyết toán để trình đại hội cổ đông các báo cáo tài chính nêu trên. Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty phải gửi các báo cáo tài chính cho cơ quan tài chính, chi cục thuế, và các cơ quan quản lý khác. Ngoài những báo cáo bắt buộc, công ty còn phải lập thêm các biểu mẫu khác như: báo cáo giá thành, báo cáo tăng giảm và hao mòn TSCĐ báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh. Tương ứng với hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chứng từ, hiện nay, công ty tổ chức các loại sổ kế toán như sau: -Sổ Cái các tài khoản -Các Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,6,7,8,9,10 (lập riêng cho từng đơn vị và cho toàn công ty). -Các bảng kê số 1, 2,3,4,5,6 (lập riêng cho từng đơn vị và cho toàn công ty). -Các bảng phân bổ, sổ chi tiết (về theo dõi vật liệu và thành phẩm) Vì công ty được tổ chức bởi nhiều đơn vị trực thuộc nên để tiện cho việc theo dõi công ty tiến hành mở cho mỗi đơn vị trực thuộc một hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp riêng theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sau đó, căn cứ vào các sổ tổng hợp và chi tiết của từng đơn vị trực thuộc công ty tiến hành mở sổ chung cho toàn công ty chi tiết theo hai khối: khối công nghiệp và khối vận tải để làm cơ sở lập các báo cáo trình đại hội cổ đông. Việc mở sổ riêng cho từng đơn vị và chung cho toàn công ty như vậy sẽ giúp cho công ty đảm bảo theo dõi sát sao tình hình hoạt động cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị từ đó thấy được hướng phát triển chung cho toàn công ty. Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa của công ty như sau: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, tiền lương Nhật ký chứng từ số 7 Bảng kê số 4 Bảng tính giá thành sản phẩm Sổ Cái TK621,622, 627,154 Bảng tổng hợp xuất vật tư, tổng hợp tiền lương Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu Theo sơ đồ, ta thấy trình tự ghi sổ như sau: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ (giấy đề nghị xuất vật tư, hoá đơn mua hàng,...) do xí nghiệp bảo dưỡng gửi lên để ghi vào các bảng phân bổ (bảng phân bổ số 1, 2, 3) và các sổ chi tiết về vật tư và tiền lương, rồi vào bảng kê số 4. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê số 4, các sổ kế toán chi tiết về vật tư và tiền lương để ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 và vào sổ Cái TK621, 622, 627, 154; cũng vào cuối tháng, từ sổ kế toán chi tiết vật tư và tiền lương để ghi vào bảng tổng hợp xuất vật tư và bảng tổng hợp lương và đối chiếu các bảng tổng hợp này với sổ Cái TK621, 622, 627 để đảm bảo tính khớp đúng. Vào cuối tháng, kế toán giá thành sẽ căn cứ vào bảng kê số 4 để lập bảng tính giá thành dịch vụ sửa chữa cho xí nghiệp bảo dưỡng. Cuối tháng, sau khi đối chiếu và kiểm tra số liệu giữa sổ Cái TK621, 622, 627 với các bảng tổng hợp nói trên đảm bảo tính khớp đúng giữa các số liệu, kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê số 4, Nhật ký chứng từ số 7, sổ Cái TK621, 622, 627, bảng tính giá thành các bảng tổng hợp để lên báo cáo tài chính. II)Tình hình tổ chức kế toán chi phí sửa chữa tại Xí nghiệp bảo dưỡng của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định : 1) Đối tượng tâp hợp chi phí: Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định với sản phẩm sản xuất chủ yếu là sửa chữa các loại ô tô theo yêu cầu của khách hàng và phục vụ trực tiếp cho nhu cầu của công ty. Dịch vụ sửa chữa mang đặc điểm gắn liền với chu kỳ sản xuất ngắn nhưng chi phí lại rất đa dạng và phức tạp. Mặt khác, công việc sửa chữa ô tô lại mang tính chất đơn chiếc, theo hợp đồng, đồng thời công ty thực hiện chính sách khoán gọn cho từng đơn vị thành viên. Xuất phát từ thực tế đó, công ty đã tổ chức theo dõi và tập hợp chi phí cho từng đơn vị trực thuộc. Theo đó, hàng tháng, kế toán tiến hành tập hợp chi phí phát sinh ở từng đơn vị và tổng hợp lại theo từng khoản mục để tính ra chi phí chung cho toàn công ty của tháng đó. Do đó, đối tượng tập hợp chi phí sửa chữa của công ty là toàn bộ xí nghiệp bảo dưỡng ô tô. 2)Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sửa chữa: Cùng với việc sử dụng các chứng từ theo quy định, như trên đã nói, công ty còn mở riêng cho xí nghiệp bảo dưỡng một hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ. Việc mở hệ thống sổ riêng như vậy giúp công ty theo dõi được sát sao hơn tình hình thực hiện nhiệm vụ cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp bảo dưỡng. Để hạch toán chi phí sửa chữa của xí nghiệp bảo dưỡng, công ty tiến hành theo quy trình như sau: a)Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: ỉChi phí nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất công nghiệp là những chi phí về các loại máy móc, động cơ ô tô, các loại phụ tùng thay thế, các loại sắt, thép cácbon C45, tôn lá đen CT3. Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành( khoảng 50- 55%). Việc xuất nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất công nghiệp là căn cứ vào giấy đề nghị vật tư của XN bảo dưỡng. Khi phát sinh một hợp đồng sửa chữa, đơn vị trực thuộc thuộc khối công nghiệp sẽ căn cứ vào mức độ sửa chữa để lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư (nhưng cũng có những vật tư đơn vị trực thuộc phải đi mua).Trên giấy đề nghị có ghi rõ lượng vật tư, loại vật tư cần dùng, hợp đồng nào, đơn vị nào. Trường hợp vật liệu có trong kho của công ty :Khi phát sinh hợp đồng sửa chữa số 4, phòng kỹ thuật của XN bảo dưỡng sẽ căn cứ vào mức độ sửa chữa để tính ra lượng vật tư cần thiết và trình lên giám đốc XN. Khi đó, giám đốc đơn vị sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư của công ty xin xuất vật tư. Mẫu số 01 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định giấy đề nghị xuất vật tư Ngày 08 tháng 02 năm 2003 Kính gửi: Phòng kỹ thuật vật tư công ty Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Nam Chức vụ: Giám đốc XN bảo dưỡng ô tô Địa chỉ: XN bảo dưỡng ô tô Đề nghị cho xuất vật tư dùng cho hợp đồng sửa chữa trung tu xe NISSAN số 4 như sau: STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Tôn kẽm 1,2 ly 1mx 2m Kg 50 2 ống ổ trục Cái 1 3 Bông đệm Kg 20 ... . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . . . . .. GĐ công ty (Ký, họ tên) Trưởng phòng kỹ thuật (Ký, họ tên) GĐ XN bảo dưỡng (Ký, họ tên) Biểu số 01 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định Sổ giao nhận vật tư Ngày 10/02/2003 Hồi: 10h30 phút Tại kho: Vật liệu chính Xuất cho: XN bảo dưỡng Lý do xuất: dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4 STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Tôn kẽm 1,2 ly 1m x2m Kg 50 2 ống ổ trục Cái 1 ... …... ... ... Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán đơn vị (Ký, họ tên) Trường hợp trong kho công ty không có, xí nghiệp phải tự đi mua: Để sửa chữa ô tô NISSAN của hợp đồng sửa chữa số 4 cần thay thế một ống dẫn trục nhưng trong kho công ty không có. Căn cứ vào giá trị thực tế trên thị trường của ống dẫn trục, phòng kỹ thuật vật tư của XN sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng tiền để nhân viên kỹ thuật của XN đi mua. Mẫu số 02 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 07 tháng 02 năm 2003 Số: 50 Kính gửi: Giám đốc công ty Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Hải Chức vụ: Nhân viên kỹ thuật vật tư XN bảo dưỡng Địa chỉ: Phòng kỹ thuật vật tư XN bảo dưỡng Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 122.000 ( viết bằng chữ: Một trăm hai mươi hai ngàn đồng chẵn) Lý do tạm ứng: Mua một cái ống dẫn trục dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4 Thời hạn thanh toán : Cuối ngày 07 tháng 02 năm 2003 GĐ công ty (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) GĐ XN bảo dưỡng (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) ở kho, thủ kho sẽ kết hợp với kế toán các đơn vị trực thuộc tiến hành theo dõi và quản lý nguyên vật liệu chính xuất sử dụng trong tháng. Khi xuất kho nguyên vật liệu chính, lượng xuất kho sẽ được thủ kho và kế toán các đơn vị trực thuộc theo dõi trên sổ giao nhận vật tư do thủ kho và kế toán các đơn vị trực thuộc lập và ký nhận chéo. Căn cứ vào phiếu xuất kho, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, kế toán vật tư sẽ tính ra giá thực tế vật liệu chính xuất dùng theo phương pháp FIFO và ghi vào sổ chi tiết vật tư, từ đó vào bảng tổng hợp xuất vật tư lập riêng cho vật liệu chính rồi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (bảng phân bổ số 2) và vào sổ Cái TK621. Khi đơn vị tự đi mua thì kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn mua hàng và giấy đề nghị tạm ứng để vào bảng phân bổ số 2 và vào sổ Cái TK621. Đối với chi phí nguyên vật liệu chính, số liệu trên bảng phân bổ số 2 được ghi vào bảng kê số 04 (trang 60) phần: Nợ TK621(XN bảo dưỡng): 320.150.000 Có TK152(1521): 320.150.000 ỉTập hợp chi phí nguyên vật liệu phụ dùng vào sản xuất là những chi phí về các loại ốc vít, đinh ốc, bột tan, bông, đệm, . . . chi phí này chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng giá thành sản phẩm ( khoảng 2,5- 4%). Quy trình xuất và xác định giá trị thực tế vật liệu phụ xuất kho cho sản xuất và ghi sổ cũng được thực hiện giống như đối với nguyên vật liệu chính. Đối chi phí nguyên vật liệu phụ, số liệu trên bảng phân bổ số 02 sẽ được ghi vào bảng kê số 04 (trang 60) phần: Nợ TK621(XN bảo dưỡng): 16.240.000 Có TK152(1522): 16.240.000 Biểu số 03 bảng tổng hợp xuất vật tư Loại vật liệu: Vật liệu chính Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng 02/2003 STT Tên vật tư Đơn vị tính Xuất trong tháng Số lượng Thành tiền 1 Tôn kẽm 1,2 ly 1mx2m Kg 150 12.820.000 2 ống ổ trục Cái 5 750.000 3 ống dẫn trục Cái 4 480.000 . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 320.150.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 04 (Bảng phân bổ số 2): bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng Tháng: 02/2003 Đơn vị tính: Đồng TK ghi Có Ghi Nợ các tài khoản TK 152 TK153 TK1521 TK1522 TK1523 Cộng Có TK152 TK621 320.150.000 16.240.000 336.390.000 TK627 6.115.500 3.290.600 9.406.100 2.230.000 Cộng 320.150.000 22.355.500 3.290.600 345.796.100 2.230.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 05 sổ cái Tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu tài khoản: 621 Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các tài khoản, đối ứng Nợ với tài khoản này Tháng 1 Tháng 2 . . . Tháng 12 TK 152 336.390.000 Cộng số phát sinh Nợ 336.390.000 Tổng số phát sinh Có 336.390.000 Số dư cuối tháng Nợ _ Có _ Ngày. . . . tháng . . . . năm 2003 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) b) Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp: Vì công ty thực hiện biện pháp khoán gọn cho các đơn vị sản xuất khối công nghiệp nên cứ mỗi hợp đồng sửa chữa ô tô, công ty chỉ thu 20% giá trị hợp đồng, còn lại 80% đơn vị được hưởng. Tuy nhiên, trong số 80% đó, công ty sẽ trừ đi phần nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các đơn vị. Hàng tháng, kế toán của XN bảo dưỡng sẽ theo dõi và ghi chép chính xác về giờ công làm việc của từng tổ, đội trong đơn vị và của từng công nhân. Cuối tháng, kế toán của đơn vị sẽ tính toán và chia lương cho từng công nhân. Cụ thể việc tính toán và chia lương sẽ căn cứ vào tổng số giờ công đã bỏ ra để hoàn thành hợp đồng và căn cứ vào số giờ công mà mỗi tổ bỏ ra để tính tiền công cho từng tổ theo công thức: Trong đó: Tci : Tiền công của tổ thứ i TTc: Tổng số tiền công toàn đơn vị Gci: Số giờ công tổ thứ i Gc: Tổng số giờ công i: Tổ thứ i n: Số tổ. Sau đó, ở từng tổ lại tiến hành chia lương cho từng công nhân trong tổ theo lương thời gian và lương khoán sản phẩm theo công thức: Ltgi= LCB*Gci Trong đó: Ltgi: lương của công nhân LCB: Lương cơ bản tương ứng với bậc thợ của công nhân thứ i Gci: Tổng số giờ công làm việc của công nhân thứ i Tại XN bảo dưỡng, nhân viên kế toán hàng tháng sẽ lập một bảng tính lương cho công nhân. Trong tháng nếu tiền công thực tế lớn hơn tiền lương cơ bản thì số chênh lệch đó sẽ được chia đều cho công nhân và ghi rõ vào cột "Năng suất " trên bảng tính lương. Và tính lương khoán sản phẩm theo công thức : Lương khoán công nhân i = *Gci*hi Trong đó: hi: hệ số lương của công nhân thứ i của nhóm nhận khoán Gc*h: Tổng số giờ công quy đổi theo hệ số lương nhóm nhận khoán Gci:Giờ công thực tế của công nhân thứ i của nhóm nhận khoán Biểu số 06 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định bảng tính lương thời gian Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng 02/2003 Đơn vị tính: Đồng STT Tên công nhân Bậc thợ Thời gian LĐ (giờ) Tiền lương Năng suất Tổng cộng 1 Vũ Tuấn Anh 5 180 241.962 300.000 541.962 2 Lê Thanh Nam 5 180 241.962 300.000 541.962 3 Nguyễn Văn Thắng 5 180 241.962 300.000 541.962 4 Nguyễn Đức Thọ 5 180 241.962 300.000 541.962 5 Phan Ngọc Hùng 4 200 221.838 300.000 521.838 6 Trần Văn Ngọc 4 200 221.838 300.000 521.838 7 Đỗ Văn Mộc 4 200 221.838 300.000 521.838 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Vũ Hải Anh 3 200 198.462 300.000 498.462 51 Trần Mai Hoa 3 200 198.462 300.000 498.462 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 13.245.700 6.000.000 19.245.700 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Do đặc điểm tính lương như trên nên hàng tháng có thể xảy ra trường hợp có sự chênh lệch giữa tổng quỹ lương thực tế và tổng quỹ lương cơ bản. Do vậy, tại XN bảo dưỡng, hàng tháng kế toán của đơn vị phải tổ chức theo dõi số chênh lệch giữa hai quỹ lương này trên sổ quyết toán lương. Biểu số 07 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định Sổ quyết toán lương Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng 02/2003 Đơn vị tính: Đồng Tên hợp đồng Tổng lĩnh Tổng chi + _ Hợp đồng số 1 6.100.000 6.300.000 200.000 Hợp đồng số 2 5.215.000 5.110.000 105.000 Hợp đồng số 3 5.000.000 4.980.000 20.000 Hợp đồng số 4 4.890.000 4.915.000 25.000 . . . . . . . . . . . . . . . Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Số liệu trên cột " Tổng chi" chính là tiền lương cơ bản của công nhân sản xuất trong tháng và số liệu trên cột "Tổng lĩnh" là tổng số tiền lương thực tế trong tháng. Như vậy, phòng kế toán tài vụ của công ty không tính lương cho bất kỳ một đơn vị trực thuộc nào mà chỉ tổng hợp số liệu cần thiết từ dưới các đơn vị gửi lên về tiền lương công nhân sản xuất. Phòng kế toán tài vụ chỉ theo dõi phần tiền lương thực tế của công nhân được phản ánh trên bảng tổng hợp lương. Trên bảng này đối với tiền lương của bộ phận trực tiếp kế toán chỉ ghi phần tiền lương thực tế từng phân xưởng của XN bảo dưỡng được hưởng trong tháng mà không ghi phần tiền lương theo cấp bậc của công nhân của từng phân xưởng. Cuối tháng, kế toán lương và BHXH sẽ tổng hợp tiền lương thực tế và phản ánh vào bảng phân bổ số 01. Số liệu trên bảng phân bổ số 1 sẽ được ghi vào bảng kê số 04 (trang 61) phần: Nợ TK622: 66.746.200 Có TK334: 66.746.200 Đối với khoản BHXH và kinh phí công đoàn của công nhân sản xuất sẽ được trích lập hàng tháng theo một tỷ lệ quy định tính trên tổng số tiền lương phải trả công nhân sản xuất trong tháng và được tính vào chi phí sản xuất trong tháng. Tại công ty thì các khoản BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn được trích lập theo đúng tỷ lệ quy định trong chế độ kế toán. Tiền lương được tập hợp theo đơn vị nào thì kế toán tính và trích ngay theo đơn vị đó. Số trích BHXH, kinh phí công đoàn được thể hiện trên bảng phân bổ số 1, số liệu này được phản ánh vào bảng kê số 04. Còn đối với BHYT, công ty trích định kỳ 2 lần trong một năm, trích tháng nào sẽ tính vào chi phí của tháng đó. Do vậy, vào các tháng thông thường sẽ không có khoản BHYT tính vào chi phí sản xuất trong tháng. Như vậy, kế toán sẽ trích BHXH và kinh phí công đoàn theo tỷ lệ tương ứng là 15% và 2% theo tiền lương thực tế mà xí nghiệp nhận về từ các hợp đồng. Số trích BHXH và kinh phí công đoàn của xí nghiệp bảo dưỡng được thể hiện trên bảng phân bổ số 01 lập riêng cho xí nghiệp. Số liệu trên bảng này được phản ánh vào bảng kê số 04 (trang 60) phần: Nợ TK622: 11.346.854 Có TK338: 11.346.854 TK3382: 1.334.924 TK3383: 10.011.930 Năm 2003, công ty tích BHYT cho xí nghiệp bảo dưỡng là 18.191.088 đồng, trong đó, tháng 1 trích là 9.095.544 đồng, số còn lại sẽ trích vào tháng 7. Như vậy, các tháng khác sẽ không có khoản trích BHYT vào chi phí sửa chữa trong tháng. Biểu số 08 bảng tổng hợp lương Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng 02/2003 Bộ phận gián tiếp Lương bộ phận gián tiếp TK dư Bộ phận trực tiếp Lương thời gian Lương khoán sản phẩm Phụ cấp Tổng cộng lương bộ phận trực tiếp Ca ba Thêm giờ Cộng Ban giám đốc đơn vị 3.240.500 Phân xưởng sửa chữa số 1 3.155.700 25.915.000 29.070.700 Nhân viên kế toán 1.709.000 Phân xưởng sửa chữa số 2 3.050.000 12.564.000 15.614.000 Nhân viên kỹ thuật 1.115.500 Phân xưởng sửa chữa số 3 2.820.000 5.216.500 8.036.500 Phòng bảo vệ đơn vị 820.000 Phân xưởng cơ khí chính xác 3.200.000 1.015.000 4.215.000 Phòng công đoàn đơn vị 915.000 Phân xưởng sản xuất và gia công cơ khí 2.800.000 2.790.000 5.590.000 Trung tâm dịch vụ 4.220.000 4.220.000 Cộng 7.800.000 Cộng 19.245.700 47.500.500 66.746.200 Tổng TK622 19.245.700 47.500.500 66.746.200 TK627 7.800.000 1.250.000 1.250.000 9.050.000 Tổng cộng 27.045.700 47.500.500 1.250.000 1.250.000 75.796.200 Ngày 02 tháng 03 năm 2003 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên ) Biểu số 09 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng 02/2003 Đơn vị tính: Đồng Ghi có các TK Ghi Nợ các TK TK 334 TK338 Tổng cộng Lương Cộng Có TK334 KPCĐ (TK3382) BHXH (TK3383) Cộng Có TK 338 TK622 66.746.200 66.746.200 1.334.924 10.011.930 11.346.854 78.093.054 TK627 9.050.000 9.050.000 181.000 1.357.500 1.538.500 10.588.500 Cộng 75.796.200 75.796.200 1.515.924 11.369.430 12.885.354 88.681.554 Ngày 07 tháng 03 năm 2003 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên) Biểu số 10 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định Sổ cái Tài khoản: Chi phí nhân công trực tiếp Số hiệu tài khoản: 622 Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các tài khoản, đối ứng Nợ với tài khoản này Tháng 1 Tháng 2 . . . Tháng 12 TK334 66.746.200 TK338 11.346.854 Cộng số phát sinh Nợ 78.093.054 Cộng số phát sinh Có 78.093.054 Số dư cuối tháng Nợ Có Ngày . . . . tháng . . . . năm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) c) Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến phục vụ, quản lý sản xuất trong phạm vi xí nghiệp bảo dưỡng, phân xưởng bộ phận sửa chữa thuộc xí nghiệp như chi phí về tiền công phải trả khác cho nhân viên quản lý xí nghiệp, phân xưởng sản xuất, chi phí về vật liệu, dụng cụ dùng cho quản lý ở xí nghiệp và ở các phân xưởng, chi phí khấu hao TSCĐ,. . . Trong công ty, để hạch toán chi phí sản xuất chung cho xí nghiệp bảo dưỡng kế toán sử dụng TK627 để phản ánh. Việc tập hợp chi phí sản xuất chung được tiến hành như sau: ỉĐối với chi phí về nhân viên quản lý, hàng tháng kế toán lương và BHXH dựa vào bảng tính lương cho bộ phận quản lý xí nghiệp ( giám đốc xí nghiệp, phó giám đốc xí nghiệp, kế toán của xí nghiệp,...) do kế toán xí nghiệp gửi lên. Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương (phần chi cho bộ phận quản lý xí nghiệp), kế toán sẽ tập hợp lại và phản ánh vào bảng kê số 04 (trang 60) phần: Nợ TK627: 10.588.500 Có TK334: 9.050.000 Có TK338: 1.538.500 TK3382:181.000 TK3383: 1.357.500 ỉCác chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ dùng chung cho đơn vị gồm: chi phí vật liệu xuất dùng chung cho xí nghiệp để sửa chữa TSCĐ của xí nghiệp như máy móc, thiết bị, nhà cửa, do xí nghiệp tự làm và những chi phí về dụng cụ sản xuất cho xí nghiệp như mũi khoan, mũi dao tiện, lưỡi cưa, búa, kìm, mỏ lết, . . . Khi có nhu cầu về vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho quản lý xí nghiệp, xí nghiệp sẽ lập giấy đề nghị ( mẫu giấy đề nghị tương tự như mẫu giấy đề nghị vật tư). Căn cứ vào giấy đề nghị, phòng kỹ thuật vật tư sẽ làm thủ tục xuất kho và viết phiếu xuất kho. Trên phiếu này ghi rõ đơn vị sử dụng, số lượng, chủng loại, ... Cuối tháng, kế toán vật tư xuống kho lấy phiếu xuất kho và tổng hợp lại, đồng thời tính ra giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho xí nghiệp bảo dưỡng theo phương pháp FIFO. Tiếp đó, kế toán vật tư tiến hành tổng hợp tất cả số đã xuất dùng cho quản lý xí nghiệp theo giá thực tế đã tính toán và phản ánh vào bảng phân bổ số 02, số liệu này sau đó được ghi vào bảng kê số 04(trang 60) phần: Nợ TK627: 11.636.100 Có TK152: 9.406.100 TK1522: 6.115.500 TK1523: 3.290.600 Có TK153: 2.230.000 ỉVề chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm chi phí về khấu hao máy móc thiết bị, nhà xưởng,... công ty có số vốn kinh doanh phần lớn là vốn góp của Nhà nước và phần còn lại là vốn góp của cán bộ công nhân viên trong công ty. Mặc dù mới cổ phần hoá nhưng công ty đã tích cực đầu tư, trang bị những thiết bị công nghệ mới, nhưng số thiết bị máy móc và nhà xưởng có thời gian sử dụng đã khá lâu vẫn còn tương đối lớn. Việc theo dõi và tính khấu hao TSCĐ được kế toán TSCĐ và vật tư theo dõi hàng tháng. Để tính khấu hao TSCĐ cho xí nghiệp sửa chữa kế toán sẽ tổng hợp số phải trích khấu hao trong tháng của từng phân xưởng sản xuất của xí nghiệp để tính ra số khấu hao cho bộ phận trực tiếp sản xuất của xí nghiệp. Bộ phận gián tiếp cũng được theo dõi và tính toán trích khấu hao riêng. Tại công ty quá trình tính toán chi phí khấu hao TSCĐ được tiến hành theo tháng. Kế toán căn cứ vào nguyên giá TSCĐ và tỷ lệ khấu hao của từng loại TSCĐ để tính ra khoản phải trích khấu hao cho từng tháng theo công thức: Mức khấu hao TSCĐ ( tháng ) = tỷ lệ khấu hao năm Hiện nay, TSCĐ phải trích khấu hao ở xí nghiệp bảo dưỡng của công ty được chia thành 2 loại: Nhà xưởng: Tỷ lệ trích khấu hao năm là: 4% Máy móc, thiết bị: Tỷ lệ trích khấu hao năm là: 8%. Hàng tháng, kế toán TSCĐ và vật tư sẽ tính toán mức khấu hao cho xí nghiệp. Số liệu tính toán được phản ánh vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (bảng phân bổ số 3) Số liệu trên bảng này được ghi vào bảng kê số 4 (trang 60) phần: Nợ TK627:13.023.000 Có TK 214: 13.023.000 Biểu số 11 (Bảng phân bổ số 3) Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng: 02/2003 Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao Bộ phận sử dụng Toàn xí nghiệp TK627 Nguyên giá Khấu hao I Số khấu hao đã trích tháng trước 13.023.000 13.023.000 II Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng _ _ _ _ III Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng _ _ _ _ IV Số khấu hao phải trích tháng này (IV=I+II-II) : 13.023.000 13.023.000 - Nhà xưởng 4% 2.406.000.000 8.020.000 8.020.000 -Máy móc thiết bị 8% 750.450.000 5.003.000 5.003.000 Ngày 02 tháng 03 năm 2003 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ỉĐối với chi phí về dịch vụ mua ngoài, bao gồm các chi phí về tiền điện, nước, ... dùng vào sản xuất của xí nghiệp. Cuối tháng, các nhân viên phụ trách điện, nước của công ty tiến hành kiểm tra đồng hồ đo điện, nước ở xí nghiệp bảo dưỡng và tính toán số chi phí về điện, nước cho xí nghiệp và gửi lên phòng kế toán tài vụ để tổng hợp và hạch toán theo hai bộ phân: trực tiếp sản xuất (bộ phận sửa chữa) và bộ phận quản lý xí nghiệp. Kế toán sẽ căn cứ vào đó để ghi vào Nhật