Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty xây dựng Sông Đà II

Lời nói đầu Chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường với cơ chế quản lý kinh tế theo phương thức hạch toán kinh doanh. Để có thể bảo toàn và phát triển được vốn, đảm bảo cho sự phát triển sản xuất kinh doanh tất cả các đơn vị đều phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ lúc đầu tư vốn kinh doanh đến khi thu hồi vốn. Chính vì thế công tác kế toán trong doanh nghiệp đống một vai trò rất quan trọng trong việc tính toán, phản ánh cung cấp số liệu, thông tin kinh tế một cách chính xác công bằng, kịp thời giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình kết quả sản xuất của doanh nghiệp tự đó đưa ra phương hướng quản lý có hiệu quả hơn. trong sản xuất nói chung và trong lĩnh vực xây dựng nói riêng thì nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh, sự biến động về NVL có ảnh hưởng lớn đến việc giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó quản lý tốt NVL cũng là một yếu tố quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán và quản lý chung của đơn vị để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Với mong muốn được góp phần hoàn thiện về công tác kế toán nói chung trong đó có công tác kế toán NVL nói riêng em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất NVL tại công ty xây dựng Sông Đà II”. Một đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng cơ bản đang có uy tín trong lĩnh vực xây dựng cầu cảng, các công trình giao thông dân dụng trên thị trường hiện nay. Kết cấu đề tài gồm 3 phần : Phần I : Những lý luận chung về công tác kế toán nhập, xuất NVL. Phần II: Thực tiễn công tác kế toán nhập, xuất NVL tại công ty xây dựng Sông Đà II. Phần III: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện. Em xin chân thành cám ơn thày giáo phụ trách bộ môn Kế Toán Trưởng đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Do thời gian có hạn và còn hạn chế về mặt chuyên môn, đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo của thầy. Phần I lý luận chung về công tác kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu I / Sự cần thiết nghiên cứu công tác kế toán nhập, xuất NVL ở doanh nghiệp sản xuất. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp sản xuất phải có một số vốn nhất định để mua sắm tư liệu sản xuất, trả lương cho cán bộ công nhân viên và trang trải một số chi phí cần thiết khác. Vì vậy doanh nghiệp phải ứng trước một số vốn phục vụ cho mục đích này và số vốn đó gọi là vốn lưu động. Trong thành phần vốn lưư động của doanh nghiệp, vốn đầu tư cho NVL chiếm một tỷ trọng tương đối lớn. vì thế sử dụng có hiệu quả vốn lưư động góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển của vốn vào sản xuất kinh doanh mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về NVL thường chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí sản xuất. Bởi vậy quản lý chặt chẽ vật liệu ở các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả có một ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành và trong một chừng mực nhất định sẽ giảm mức tiêu hao vật liệu sản xuất là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. Về mặt hiện vật , vật liệu chỉ tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất. Về mặt giá trị, NVL là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp. Do đó để tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động thì cần phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Ngày nay cùng với việc đổi mới cơ chế quản lý hạch toán kế toán, tăng cường tự chủ trong sản xuất kinh doanh,việc quản lý vật tư trong các doanh nghiệp đã từng bước khắc phục được những nhược điểm của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trước đây, liên kết nhằm khai thác triệt để nguồn hàng, tự cân đối vật tư, đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư kịp thời đúng qui cách, phẩm chất, giảm chi phí tiêu hao cho mỗi đơn vị sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng. Do yêu cầu quan trọng trong công tác quản lý hạch toán sản xuất kinh doanh mà công tác kế toán nhập xuất vật liệu trong doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu được trong qúa trình quản lý các yếu tố sản xuất đầu vào giúp cho các nhà tài chính, nhà quản lý đưa ra những biện pháp tích cực để sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. II/ Nội dung công tác tổ chức kế toán nhập xuất NVL 1/ Phân loại và đánh giá vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1/ Phân loại. Vật liệu là những đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố của qúa trình sản xuất kinh doanh. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu được sử dụng có nội dung kinh tế và vai trò công dụng riêng, tính năng lý hoá cũng khác nhau. Bởi vậy để quản lý tốt vật liệu, bảo đảm cung cấp đủ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, để hạch toán chính xác NVL đòi hỏi phải có sự phân loại chúng. Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, từng tiêu thức cụ thể mà có sự phân loại khác nhau, nhưng nhìn chung trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu phân thành các loại sau: * Nguyên vật liệu chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm. Ví dụ : -Trong doanh nghiệp cơ khí thì NVL chính sắt,thép... -Trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản: ximăng, gạch, cát sỏi... -Trong ngành xây dựng cơ bản cần phân biệt vật liệu xây dựng, vật liệu kết cấu, thiết bị xây dựng. Các loại vật liệu này đều là yếu tố đầu vào chủ yếu hình thành nên sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng cơ bản, xây dựng các hạng mục công trình. * Vật liệu phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc hình dáng bên ngoài của sản phẩm, mùi vị của sản phẩm, tăng thêm chất lượng, kích thĩch thị hiếu người tiêu dùng làm cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi. * Nhiên liệu là những vật liệu khi tham gia vào qúa trình sản xuất nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh: than, củi... *Phụ tùng thay thế sửa chữa Là các bộ phận chi tiết máy móc thiết bị doanh nghiệp mua vào phục vụ cho sửa chữa tài sản cố định *Phế liệu là những vật liệu doanh nghiệp thu hồi được do sản xuất hỏng trong qúa trình sản xuất do thanh lý tài sản và các nguyên nhân khác trong quá trình sản xuất kinh doanh. * Các loại vật liệu khác là những loại vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số ngành sản xuất kinh doanh Việc phân chia vật liệu chính thành các loịa giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản, tiểu khoản để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loịa vật liệu tronh quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế, vai trò, chức năng của từng loại vật liệu, từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả. 1.2/ Đánh giá vật liệu Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động nên theo chế độ kế toán hiện hành trị giá NVL phải được phản ảnh theo giá thực tế và nhập giá nào thì xuất giá đó.Trị giá thực tế của NVL được tính theo từng nguồn nhập vì mục đích sử dụng. - Trường hợp NVL mua vào và sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ Giá thực tế NVL =Giá mua chưa thuế + Chi phí khâu mua (chưa thuế) -NVL mua vào sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT Giá thực tế = Giá mua + Chi phí khâu mua (Theo giá thanh toán) -Trường hợp NVL được cấp Giá thực tế chính là giá ghi trên hoá đơn của bên cấp - Trường hợp NVL tự sản xuất gia công Giá thực tế = Giá thành thực tế -Trường hợp nhận vốn góp liên doanh Giá thực tế bằng với kết quả đánh giá của hội đồng quản trị và sự thoả thuận giữa các bên liên doanh - NVL được hoàn trợ không hoàn lại, được biếu tặng Giá thực tế bằng giá mua trên thị trường của NVL cùng loại * Giá vốn thực tế xuất kho - Tính theo giá của NVL tồn đầu kỳ Giá thực tế xuất kho= Số lượng xuất kho*Đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ (Gía thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ) Đơn giá bình quân gia quyền = (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ) Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất trong kỳ*đơn giá bình quân -Tính theo giá thực tế đích danh -Tính theo giá nhập trước, xuất trước Vật liệu được tính giá xuất trên cơ sở giả định là vật liệu nào nhập kho trước thì sẽ được xuất dùng trước, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó -Tính theo giá nhập sau xuất trước Lô vật liệu nào nhập kho sau thì sẽ được xuất trước. Tuy nhiên trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là một việc làm hết sức phức tạp và khó khăn, mất nhiều công sức vì thường xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ xuất kho. Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán vật liệu hàng ngày các doanh nghiệp có thể sử dụng 1 loại giá ổn định gọi là giá hạch toán Giá hạch toán vật tư nhập (xuất)= Số lượng vật tư nhập (xuất)*Đơn giá hạch toán (Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ+giá thực tế vật liệu nhập) Hệ số giá = (Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ +Giá hạch toán vật liệu nhập) Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ= giá hạch toán vật liệu xuất*Hệ số giá 2/ Tổ chức chứng từ và kế toán chi tiết vật liệu Vật liệu là một trong những đối tượng kế tóan, là loại tài sản phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt hiện vật mà cả về mặt giá trị, không chỉ theo từng loại từng nhóm mà cả với từng qui cách, chủng loại,,không chỉ ở kho theo từng kho mà cả ở phòng kế toán.Do vậy cần phải tổ chức thực hiện đầy đủ các điều kiện để có thể tổ chức kế toán chi tiết vật liệucho đúng với yêu cầu quản lý 2.1/ Chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu Cần phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu trên cơ sở phân loại vật liệu trong doanh nghiệp để thuận tiện cho việc kiểm tra giảm bớt khối lượng ghi chếp và đặc biệt từng điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin hiện đạị. Việc kế toán chi tiết vật liệu được tiến hành trên cơ sở các chứng từ gốc và theo các phương pháp hạch toán chi tiết nhất định Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành, Kế toán trưởng các doanh nghiệp phải thực hiện việc lập đầy đủ các chứng từ sau về vật liệu Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) 2.2/ Hạch toán chi tiết vật liệu Việc hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành ở kho và phòng kế toán theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song -Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển -Phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp kế toán chi tiết vật liệu có nội dung nhất định. Tuy nhiên giữa chúng có những điểm cơ bản giống nhau sau * Kế toán chi tiết ở kho Cả 3 phương pháp đều sử dụng sổ (thẻ) kho để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho cua rtừng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, qui cachs, đơn vị tính, mã số vật liệu... sau đó giao cho thủ kho hạch toán nghiệp vụ ở kho *ở phòng kế toán Căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ, dụng cụđể ghi vào các sổ kế toán chi tiết sử dụng theo phương pháp mà doanh nghiệp áp dụng có thể theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị (phương pháp thể song song hoặc sổ đối chiếu luân chuyển) hoặc chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị (phương pháp sổ số dư). Tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm và điêù kiện, phạm vi áp dụng nhất định. Do vậy lựa chọn phương pháp nào cho phù hợp đáp ứng với yêu cầu của quản lý là trách nhiệm của kế toán trưởng. 3/ Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 3.1/ Kế toán nhập NVL. Khi nhập kho NVL kế toán ghi Nợ TK 152. Tuỳ theo nguồn nhập mà ghi có các tài khoản liên quan * Trường hợp NVL mua vào sử dụng sản xuất sản phẩm chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 152 Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,141,331 Tổng số tiền theo giá t.toán *Mua NVL sử dụng sản xuất sản phẩm Thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT Nợ 152 Trị giá NVL theo giá thanh toán Có 111,112,141,331 *NVL tự sản xuất gia công Nợ TK 152 Có TK 154 Giá thành thực tế của NVL *NVL được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh hoặc được viện trợ không hoàn lại, được biếu tặng Nợ TK 152 Có TK 411 Trị giá NVL nhập kho *NVL thừa chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 152 Có TK 3381 Trị giá NVL thừa chưa rõ nguyên nhân Khi xác định được nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan - Nếu do dôi thừa tự nhiên, kế toán ghi vào thu nhập bất thường Nợ TK 3381 Có TK 721 Trị giá NVL dôi thừa tự nhiên -Nếu do bên bán xuất nhầm trong trường hợp doanh nghiệp mua vào có thể trả lại bên bán Nợ TK 3381 Có TK 152 Trị giá NVL trả lại -Nếu do bên bán xuất nhầm và xin mua cả số nguyên liệu thừa Nợ TK 3381 Giá mua NVL chưa có thuế Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Số tiền phải trả người bán -nếu do ghi sót trong quá trình nhập kho, tuỳ theo nguyên nhân mà kế toán phản ảnh như các trường hợp nhập kho ở trên 3.2/ Kế toán xuất kho NVL Khi xuất kho NVL kế toán ghi có TK 152. Tuỳ theo mục đích xuất ghi nợ các tài khoản có liên quan *Trường hợp xuất kho NVL sử dụng phục vụ sản xuất kinh doanh Nợ TK 621,641,627,642 Có TK 152 Trị giá NVL xuất dùng *Xuất NVL đem góp vốn liên doanh Nợ TK 222 (128) Trị giá vốn góp Nợ TK 412 Chênh lệch đánh gía giảm Có TK 152 Trị giá thực tế Có TK 412 Chênh lệch đánh giá tăng *Kiểm kê kho, phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 1381 Có 152 -Nếu thiếu hụt tổn thất tự nhiên trong định mức ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 Có TK 1381 -Nếu thiếu hụt tổn thất vượt định mức thì ghi vào chi phí hoạt động bất thường Nợ TK 821 Có TK 1381 - Nếu qui được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường Nợ TK 1388 Có TK 1381 Có TK 133 4/ Kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo phương pháp này quá trình hạch toán NVL được tiến hành trên TK 611. Trình tự như sau: *Đầu kỳ Kết chuyển trị giá NVL còn lại đầu kỳ Nợ TK 611 Có TK 152, 151 * Trong kỳ -Mua NVL sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111,112,141,331 -Mua NVL thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT Nợ 611 Có TK 111.112.141.331 -Các trường hợp nhập kho khác Nợ TK 611 Có TK 631,411,3381 *Cuối kỳ. Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá NVL còn lại cuối kỳ Nợ TK 152, 151 Có TK 611 Kế toán tính và kết chuyển trị giá NVL xuất dùng trong kỳ Trị giá NVL xuất dùng= Giá trị NVL còn lại đầu kỳ+ Giá trị NVL nhập trong kỳ- Giá trị NVL còn lại cuối kỳ Nợ TK 641,621,627,642 Có TK 611 Phần II Thực tiễn công tác kế toán nhập, xuất NVL tại công ty xây dựng Sông Đà II 1/ Khái quát về công ty Công ty xây dựng Sông đà II là đơn vị trực thuộc của tổng công ty xây dựng Sông Đà đặt trụ sở tại phường Quang trung thị xã Hà Đông. Hiện nay công ty có hơn 2200 cán bộ công nhân viên được chia thành 8 đơn vị trực thuộc: -Chi nhánh tại Hà nội - Chi nhánh tại Hoà Bình - Xí nghiệp 2 - Xí nghiệp 3 - Xí nghiệp xây dựng cầu đường - Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng - Đội hoàn thiện cao cấp - Đội trắc đạc 2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý khối cơ quan gồm có: -Giám đốc công ty -Phó giám đốc phụ trách thi công -Phó giám đốc phụ trách vật tư thiết bị -Phòng tổ chức lao động -Phòng kỹ thuật chất lượng -Phòng kinh tế kế hoạch -Phòng vật tư thiết bị -Phòng kế toán tổ chức 3/Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty xây dựng Sông Đà II là doanh nghiệp có qui mô lớn, phạm vi hoạt động rộng. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý công ty vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán. Hình thức áp dụng là kế toán nhật ký chung và phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu.Bộ máy kế toán gồm 24 người được phân công công tác như sau: *Phòng kế toán công ty gồm 6 người -Kế toán trưởng công ty -Phó phòng kế toán tổ chức công ty -Một kế toán theo dõi tài sản cố định và vốn chủ sở hữu -Một kế toán theo dõi thanh toán -Một kế toán theo dõi các phần còn lại -Một thủ quĩ *Kế toán xí nghiệp trực thuộc -Xí nghiệp 2: 1 kế toán -Xí nghiệp 3 : 1 kế toán -Xí nghiệp sản xuất vật liệu: 1 kế toán -Xí nghiệp xây dựng cầu đường: 1 kế toán -Chi nhánh Hà nội : 1 kế toán *Phòng kế toán tài chính Hoà bình -Cơ quan chi nhánh: Kế toán trưởng và 6 nhân viên -Các xí nghiệp trực thuộc chi nhánh -Xí nghiệp xây lắp và thi công cơ giới:1 kế toán -Xí nghiệp lắp máy và gia công sửa chữa:2 kế toán -Xí nghiệp bê tông đúc sẵn:1 kế toán 4/Đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị Là đơn vị xây dựng cơ bản sản phẩm của công ty mang những nét đặc trưng của ngành, sản phẩm là các công trình dân dụng và công nghiệp đã hoàn thành. Sau khi hoàn thành các công trình xây dựng được giao cho đơn vị sử dụng và trở thành tài sản cố định của đơn vị đó. Do vậy sản phẩm của công ty luôn phải đảm bảo chẩt lượng theo yêu cầu thiết kế dự toán, sản phẩm của công ty có vốn đầu tư lớn, thời gian xây dựng dài, tiêu thụ không qua thị trường.Do đặc điểm sản phẩm của công ty như vậy nên khách hàng thường ứng trước tiềnvà thời gian thanh toán kéo dài. Vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết công ty mở thêm 2 tài khoản cấp 2 như sau: -Tài khoản 1311: phải thu của khách hàng -Tài khoản 1312: Khách hàng ứng trước -Tài khoản 3311: Phải trả người bán -Tài khoản 3312: ứng trước cho người bán Trong đó TK1311 có số dư nợ và tài khoản 1312 có số dư có Như vậy khách hàng ứng trước phản ánh vào bên có TK 131 và số tiền ứng trước cho người bán phản ánh vào bên nợ TK 331. Cả 2 TK 131 và TK 331 có thể có dư nợ hoặc dư có Theo chế độ kế toán hiện hành không quyết định tài khoản cấp 2 cho TK131 và TK 331 nên mở như trên là hợp lý phần III Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện I/ một số nhận xét 1/Ưu điểm Hình thức sổ kế toán ở công ty là hình thức nhật ký chung. Hình thức này có ưu điểm là hình thức sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép tương đối đơn giản, công ty áp dụng nhứng kỹ năng tin học, máy tính vào sổ sách. Đó là chương trình kế toán máy tính và cũng được xây dựng theo hình thức kế toán nhật ký chung. Như vậy công ty có thể dễ dàng kiểm tra đối chiếu giảm bớt công việc kế toán cho các cán bộ nâng cao chất lượng việc lưu sổ sách chứng từ váo cuối tháng do đó việc sửa chữa những sai sót 1 cách dễ dàng. Ngoài ra các ssổ kế toán đều được ghi thường xuyên, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp Đây là một công ty lớn việc đánh giá vật liệu có nhiều phức tạp, khối lượng phát sinh lớn, nhưng công ty đã áp dụng tốt kế toán trên máy tính, trong đó có chương trình quản lý vật tư nên việc tính giá thực tế xuất kho vừa đảm bảo chính xác kịp thời vừa giảm bớt được khói lượng công việc. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân di động, tại bbất cứ thời điểm nào cũng có thể tính được đơn giá của vật liệu xuất. Giá thực tế vật liệu xuất kho tại một thời điểm chịu ảnh hưởng của số vật tư tồn đầu kỳ và từng lần nhập xuất trước đó, do vậy đảm bảo được giá thực tế vật liệu xuất kho luôn sát với giá thị trường 2/ Một số tồn tại Mặc dù có nhiều ưu điểm song hệ thống sổ sách của công ty vẫn còn nhiều điểm cần xem xét: Cụ thể chi tiết tài khoản 141 cần được mở chi tiết cho đối tượng cụ thể. Về mẫu sổ cái công ty đang sử dụng để hạch toán hiện nay cũng có một số sưa rđổi so với qui định (cột số dư chỉ có một cột).Việc tính ssố dư của tài khoản theo cách tính luỹ kế Số dư = Số dư nghiệp vụ trước +Cột nợ - Cột có Như vâỵ mới chỉ phản ánh số dư của tài khoản đến ngày ghi sổ, nếu nhìn vào sổ cái ở một cột thì ngày ghi sổ và cột số dư thường không giống nhau về thời gian, nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. Như vậy nhìn vào dòng chứng từ cuối cùng của ngày ta có thể biết được số tiền cuối ngày ở cột số dư *Trong trường hợp nhập kho NVL: Khi vật liệu về đến công ty phòng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho. Theo qui định lập phiếu nhập kho phải được thực hiện cùng kho, cùng nhóm, cùng nguồn nhập Nhưng hiện nay cả vật liệu, công cụ đều được viết cùng 1 phiếu nhập dẫn tới khó khăn cho việc đối chiếu số liệu Ví dụ theo nhật ký chung tháng 10/99. Chứng từ số 60 ngày 25/10 có nội dung :Chi nhánh Hà nội tạm ứng Nhập vật tư số tiền ghi nợ TK152:44750000 Số tiền ghi nợ TK1531:4707500 Số tiền ghi có TK141 : 49457500 Từ nhật ký chung kế toán ghi sổ các tài khoản có liên quan sổ cái 152, 1531. Ghi TK141 số tiền như trên nhật ký chung Riêng sổ cái TK141 chỉ có một dòng để ghi nghiệp vụ trên. Chứng từ số 60 ngày 25/10, ngày ghi sổ nội dung diễn giải: Chi nhánh Hà nội hoàn tạm ứng nhập vật tư TK 1531 số tiền là 49457500. Như vậy nhìn trong sổ cái TK141 có thể đọc được rằng số tiền 49457500 là số tiền của TK1531. Hoặc nếu có căn cứ vào nội dung diễn giải thì việc ghi TK1531 là không đúng. Khi ghi sổ chứng từ, ngày chứng từ như vậy với đảm bảo sự phù hợp về số liệu giữa các sổ sách có liên quan Trong trong hợp này có thể ghi như sau:Chi nhánh hà nội hoàn tạm ứng vật tư.TK đối ứng 152 số tiền cột có 44750000 TK đối ứng 1531 só tiền 4707500 *Trường hợp xuất kho vật liệu, dụng cụ Theo qui định của chế độ kế toán, chỉ được hạch toán vào tài khoản 621 những chi phí NVL được sử dụng trực tiếp chế tạo sản phẩm. Nhưng ở công ty này trị giá công cụ cũng được tính vào TK621 từ đó dẫn đến tính sai giá thành sản phẩm trong tháng đó và các số liệu trên sổ cái không chính xác.Để khắc phục tình trạng này thì công ty cần hạch toán chi phí công cụ, dụng cụ vào TK627. Như vậy vừa đảm bảo đúng qui định của chế độ kế toán, vừa phản ảnh đúng chi phí NVL trực tiếp, chi phí sản xuất chung vào giá thành sản phẩm mà công tác ghi chép lại thuận lợi, chính xác II/ Giải pháp hoàn thiện Tổ chức tốt công tác kế toán NVKL trong công ty là một công việc rất quan trọng giúp cho công ty coá thể hạch toán môtỵ cách chính xác các chi phí bỏ ra từ đó góp phần giảm giá thành, tăng thu nhập cho công ty. Để làm tốt công tác kế toán thì kế toán trưởng có một vai trò rất quan trọng, phải thực hiện tốt được các nhiệm vụ sau: -Thường xuyên kiểm tra việc bảo quản vật liệu từ việc tổ chức kho tàng trang thiết bị, các phương tiện cân đo, phương tiện bảo đảm an toàn tránh mất mát hư hỏng, hao hụt vật liệu theo đúng chế độ bảo quản đối với từng loại -Tiến hành việc tổ chức ghi chép kế toán đúng số vật liệu tiêu hao trng quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo việc sử dụng hợp lý tiết kiệm trên cơ sở các định mức dự toán chi phí để hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá tyhành sản phẩm, tăng thu nhập tyích luỹ cho doanh nghiệp -Tổ chức phân loại đánh giá vật liệu cho phù hựp với qui định về yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tham gia xây dựng các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục không bị gián đoạn, nhưng cũng phải trành tình trạng dư thừa quá nhiều -Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp về số liệu về tình hình thực hiện và sự biến động tăng giảm vật liệu trong quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thànhản phẩm áp dụng đúng đắn các phương pháp và kỹ thuật hạch toán vật liệu đồng thời hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ đúng theo chế độ kế toán... -Thường xuyên mở các lớp đào tào, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên kế toán thực hiện tuan theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Kết luận Vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất nhất là đối với các ngành sản xuất thuộc lĩnh vực xây dựng.Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành công trình xây dựng cơ bản. Vì vậy công tác tổ chức kế toán , quản lý NVL là một nội dung rất quan trọng trong việc quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh. Tổ chức quản lý tốt tình hình nhập, xuất NVL cũng như quá trình sản xuất sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm chi phí đàu vào, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập.Do đó các nhà quản lý nên tìm cho mình một phương pháp quản lý riêng đẻ điều hành doanh nghiệp một cách có hiệu quả hơn, trong đó công tác công tác tổ chức quản lý kế toán là một công việc rất quan trọng cần phải quan tâm./ Hà Nội, ngày 19 tháng 5 năm 2000 Sinh viên thực hiện Mục lục * Lời nói đầu * Phần I: Những lý luận chung về công tác kế toán nhập, xuất NVL I/ Sự cần thiết nghiên cứu công tác kế toán nhập, xuất vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất II/ Nội dung công tác kế toán nhập, xuất NVL 1/Phân loại và đánh giá vật liệu trong doanh nghiệp sản ất 2/Tổ chức chứng từ và kế toán chi tiết vật liệu 3/ Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 4/Kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ * PhầnII: Thực tiễn công tác kế toán nhập, xuất NVLtại công ty xây dựng Sông đà II 1/Khái quát về công ty 2/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 3/ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 4/Đặc điểm sản xuất kinh doanh * Phần III: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện * Kết luận