Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội

LờI NóI ĐầU Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, với cơ chế quản lý kinh tế, thực hiện hạch toán kinh doanh, để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và có lãi. Để thực hiện được yêu cầu đó, các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn cho đến khi thu vốn về. Muốn đạt được điều này, doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là việc quản lý mọi mặt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, chỉ cần một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu. Đây là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm được lao động xã hội. Để quản lý tốt giai đoạn cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất thì việc hạch toán kế toán là một trong những công cụ sắc bén không thể thiếu được và phải đảm bảo cả ba yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán kế toán là: “ Chính xác, kịp thời, toàn diện”. Hạch toán vật liệu có tổ chức tốt sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đồng bộ, kịp thời các vật liệu cầc cho quá trình sản xuất, kiểm tra và giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất góp phần giảm bớt chi phí về nguyên vật liệu. Là một sinh viên thực tập tại phòng tài vụ của Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, em nhận thấy công tác kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu của Công ty đã tương đối có nền nếp, đáp ứng được yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của Công ty trong một mức độ nhất định. Kế toán nguyên vật liệu trong Công ty giữ một vai trò quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Do đó, trên cơ sở phương pháp luận đã học và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội cùng với sự chỉ bảo của cô Đặng Thu Hà- Kế toán trưởng và đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đặng Quang Dư, em thực hiện Báo cáo với đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội”. Với mong muốn đi sâu tìm hiểu phần thực hành kế toán nguyên vật liệu, từ đó những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Mục đích nghiên cứu của báo cáo: 1. Tìm hiểu công tác kế toán nói chung trong các doanh nghiệp sản xuất và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 2. Đánh giá những nét đặc thù về công tác kế toán vật liệu trong công tác kế toán. 3. Đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Lấy số liệu quý III năm 2002 để minh hoạ. Phương pháp nghiên cứu: Vận dụng phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp lý luận và các phương pháp của kế toán. Kết cấu của Báo cáo: Lời mở đầu: Đề cập tính cấp thiết của đề tài. Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuấ Chương II:ình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Chương III: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Kết luận Mục lục Chương I Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Sự cần thiết của việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1. Đặc điểm, vị trí của NVL trong quá trình sản xuất 8 2. Yêu cầu của công tác quản lý NVL 9 3. Nhiệm vụ hạch toán NVL 10 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 1. Phân loại NVL 10 2. Đánh giá NVL 13 2.1. Đánh giá NVL theo giá thực tế 14 2.1.1. Giá thực tế NVL nhập kho 14 2.1.2. Giá thực tế NVL xuất kho 16 2.1.2.1. Phương pháp giá đơn vị bình quân 16 2.1.2.2. Phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO) 17 2.1.2.3. Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO) 18 2.1.2.4. Phương pháp trực tiếp (Đích danh) 18 2.2. Đánh giá NVL theo giá hạch toán 18 III. Kế toán chi tiết nguyên vật liêu: Chứng từ sử dụng 20 Sổ kế toán chi tiết NVL 21 Các phương pháp kế toán chi tiết NVL 22 3.1. Phương pháp ghi thẻ song song 22 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 24 Phương pháp sổ số dư 25 IV. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 28 Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 28 1.1.1. Tài khoản sử dụng 28 1.1.2. Thủ tục và chứng từ 31 Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 31 1.2.1. Hạch toán tình hình biến động tăng NVL 31 1.2.2. Hạch toán tình hình biến động giảm NVL 39 2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 42 2.1. Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ 42 2.2. Tài khoản sử dụng 43 2.3. Phương pháp hạch toán 44 3. Chứng từ, sổ sách sử dụng trong hạch toán kế toán NVL 48 V. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 49 2. Nội dung hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 50 3.ý nghĩa hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 51 Chương Ii Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội Đặc điểm tình hình chung của Công ty: 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 52 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 53 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 56 4. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 59 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty: 1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 61 2. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty 62 3. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 63 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội: 1. Đặc điểm của vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp NVL tại Công ty 65 Phân loại và đánh giá vật liệu 2.1. Phân loại vật liệu 66 2.2. Đánh giá vật liệu 67 2.2.1. Đánh giá vật liệu nhập kho 67 2.2.2. Đánh giá vật liệu xuất kho 68 Thủ tục tiếp nhận và xuất vật liệu tại kho 3.1. Thủ tục nhập kho NVL 70 3.2. Thủ tục xuất kho NVL 73 Kế toán chi tiết NVL tại Công ty 77 Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty 5.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL 83 5.2. Kế toán tổng hợp xuất NVL 92 chương iii một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội Nhận xét, đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Nhận xét về ưu điểm trong công tác kế toán NVL tại Công ty 97 Những tồn tại trong công tác kế toán NVL tại Công ty 99 Những vấn đề cần hoàn thiện về công tác nguyên vật liệu tại Công ty 1. Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty 101 2. Về tính giá NVL 104 3. Về kế toán chi tiết NVL 105 4. Lập dự phòng giảm giá tồn kho NVL 108 5. Về theo dõi thanh toán với người bán 109 6. Tổ chức kho tàng về nhập, xuất NVL 113 7. Từng bước thực hiện kế toán nhập, xuất vật liệu trên máy vi tính 113 Kết luận 115 Tài liệu tham khảo 116 Chương i. Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Sản xuất sự cần thiết của việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và bị thay đổi hình thái ban đầu. Nguyên vật liệu xét về mặt hiện vật và giá trị là một trong những yếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào. Dưới hình thái hiện vật, nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của Tài sản lưu động, còn dưới hình thái giá trị, nó biểu hiện thành vốn lưu động trong doanh nghiệp. Do vậy, quản lý nguyên vật liệu chính là chính là quản lý vốn trong sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu nghĩa là với chất lượng vật tư như cũ có thể làm ra một khối lượng sản phẩm lớn, thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất và tiết kiệm được lao động xã hội. Như vậy, nguyên vật liệu có vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới, phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, giá cả, chi phí thu mua. Muốn vậy,các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc hạch toán nguyên vật liệu, thúc đẩy cung cấp kịp thời đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu: Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Xã hội càng phát triển, phương pháp hạch toán ngày càng phát triển, các phương pháp quản lý nguyên vật liệu cũng được hoàn thiện theo. Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh nên đòi hỏi phải có biện pháp quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. -Quản lý thu mua vật liệu sao cho đủ về số lượng, tốt về chất lượng tránh gây thất thoát vật liệu trong khâu thu mua, đảm bảo vật liệu mua về đúng theo yêu cầu sử dụng và giá mua phải hợp lý, lựa chọn điểm thu mua phải thích hợp nhằm hạ thấp chi phí đưa vào sản xuất, góp phần giảm giá thành sản phẩm. -Để quản lý tốt khâu bảo quản cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu tránh hiện tượng thất thoát, kém phẩm chất gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. -Quản lý việc dự trữ vật liệu: do đặc tính của vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sản xuất bị tiêu hao toàn bộ và do giá cả cũng như cung cầu trên thị trường của nguyên vật liệu thường xuyên biến động. Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiệu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. -Quản lý việc sử dụng vật liệu: chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Cần sử dụng nguyên vật liệu hợp lý theo đúng định mức quy định, đúng thứ loại, quy cách và đúng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Hiện nay, trong thực tế ở nhiều doanh nghiệp, việc quản lý nguyên vật liệu vẫn còn để thất thoát mà không xác định được nguyên nhân để bắt bồi thường. Do đó, phải cải tiến công tác quản lý vật liệu hơn nữa cho phù hợp với thực tế, đưa công tác quản lý vật liệu vào nền nếp, có khoa học. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu: Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế và phát huy tối đa vai trò của nguyên vật liệu, xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý vật liệu, xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. -Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. -Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng nguyên vật liệu, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp. ii. phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại nguyên vật liệu là căn cứ vào tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu quản lý để sắp xếp từng thứ, từng loại vật liệu vào cùng một tiêu thức. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải sử dụng nhiều thứ nguyên vật liệu khác nhau và mỗi loại có tính năng lý hoá riêng. Để quản lý có hiệu quả đòi hỏi phải nhận biết từng thứ, từng loại vật liệu. Phân loại vật liệu cũng là điều kiện để quản lý và hạch toán vật liệu được chặt chẽ hơn, chính xác hơn. Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh chia thành: -Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mới như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông trong các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may... Đối với nửa thành phẩm mua ngoài, với mục mục đích tiếp tục trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. -Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, dầu nhờn, xà phòng,... -Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí như xăng dầu, than củi hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. -Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng dự trữ để thay thế những bộ phận máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải bị hư hỏng. -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. -Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, sắt, gạch,...). -Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ liên kết trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Trên thực tế, việc phân chia, sắp xếp vật liệu theo từng loại nói trên là căn cứ vào vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất ở từng đơn vị cụ thể. Việc phân loại như vậy chỉ có ý nghĩa tương đối, bởi vì có loại vật liệu ở doanh nghiệp này là vật liệu chính nhưng ở doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ. Thậm chí ngay trong một doanh nghiệp, có loại vật liệu lúc được sử dụng như vật liệu chính nhưng lại có lúc được sử dụng như vật liệu phụ. Việc phân chia từng loại vật liệu như trên giúp kế toán tổ chức các tài khoản, tiểu khoản để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu. Để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên, liên tục, tạo điều kiện cho việc quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, việc phân loại còn phải chi tiết, tỷ mỷ hơn nữa theo yêu cầu riêng, theo tính năng lý hoá, quy cách, phẩm chất vật liệu. Trên cơ sở kết quả của việc phân loại vật liệu, doanh nghiệp tiến hành xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Xây dựng sổ danh điểm vật liệu là việc xác định, gắn cho mỗi loại vật liệu một ký hiệu riêng theo nguyên tắc nhất định từ đó doanh nghiệp lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm nguyên vật liệu Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu 152 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu , quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm 152.01 152.02 152.01.01 152.01.02 ............... 152.02.01 152.02.02 Sổ danh điểm vật liệu được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong các doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu. Ngoài cách phân loại vật liệu như trên còn có một số cách phân loại khác như: Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu: bao gồm vật liệu được cấp phát, vật liệu đi vay tín dụng, vật liệu liên doanh, vật liệu cung cấp từ những nguồn khác. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Về nguyên tắc kế toán Nhập -Xuất- Tồn kho nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm, gia công chế biến. Song do đặc điểm của nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ lại thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán nguyên vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: 2.1.1.Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định khác nhau: -Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (VAT ) theo phương pháp khấu trừ: Giá trị vốn thực tế nhập kho = Giá mua thực tế (không có thuế VAT đầu vào) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Các chi phí thu mua (nếu có) - Các khoản giảm giá, giá trị hàng mua trả lại (nếu có) +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phương pháp trực tiếp: Giá trị vốn thực tế nhập kho = Giá mua thực tế ( gồm cả thuế VAT đầu vào) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Các chi phí thu mua (nếu có) - Các khoản giảm giá, giá trị hàng mua trả lại (nếu có) Trong đó, chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường,... -Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất gia công, chế biến + Các chi phí gia công, chế biến -Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phương pháp khấu trừ: Giá trị vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + Tiền thuê gia công (chưa có VAT) +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + Tiền thuê gia công (gồm cả VAT) -Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thoả thuật do hội đồng liên doanh đánh giá. -Đối với vật liệu được tặng, thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. -Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị tối thiểu. 2.1.2.Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được nhập thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, cho nên giá thực tế của từng nhập kho hoàn toàn không giống nhau. Do đó, khi xuất kho, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho, có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: 2.1.2.1.Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân tồn đầu kỳ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ). Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. * Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ nay. * Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên,vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. 2.1.2.2. Phương pháp nhập trước-xuất trước ( FIFO- First in, first out): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước là số nhập sau, nhập theo giá nào sẽ xuất theo đúng giá đó. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. 2.1.2.3. Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO- Last in, first out ): Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cũng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước- xuất trước ở trên. Như vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế nguyên vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát sẽ đảm bảo thực hiện được nguyên tắc thận trọng. 2.1.2.4. Phương pháp trực tiếp ( Đích danh ): Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh ). Khi xuất vật liệu nào sẽ xuất theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vây, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán: Giá hạch toán nguyên vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài. Sử dụng giá hạch toán đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư lớn, các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu nhiều, thường xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin về giá không kịp thời. Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu sẽ làm giảm khối lượng công việc hàng ngày của kế toán, tạo điều kiện cho việc tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán nhằm sử dụng hiệu quả, hợp lý nguyên vật liệu . Giá hạch toán nguyên vật liệu có thể là giá mua nguyên vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch của nguyên vật liệu đã được xây dựng. Như vậy, hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập- xuất. Cuối kỳ phải tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất- tồn thành giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán theo đúng giá trị thực tế của nguyên vật liệu . Việc tính chuyển giá hạch toán thành giá thực tế được thể hiện trên Bảng kê số 3 ( Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu ) và được tiến hành như sau: -Tổng hợp giá thực tế và giá trị hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ. -Tính hệ số giá giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của nguyên vật liệu: = Hệ số giá NVL Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán của vật liệu nhập kho trong kỳ -Tổng hợp giá trị hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ sử dụng cho từng bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp theo từng loại. Tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ sử dụng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Giá thực tế của NVL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá NVL Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, phản ánh được tình hình biến động nguyên vật liệu tăng, giảm trong kỳ. Tuy nhiên, độ chính xác chưa cao vì còn mang tính bình quân. Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập- xuất kho nêu trên có nội dung, ưu nhược điểm riêng và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính, đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.Chứng từ sử dụng: Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được nhà nước ban hành. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung quy mô của nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập- xuất vật liệu, là cơ sở để ghi chép trên thẻ kho và sổ kế toán. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC / QĐ/ CĐKT ngày 1/ 1/ 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: -Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT ). -Phiếu xuất kho ( mẫu 02- VT ). -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT ). -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 08- VT ). -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02- BH ). -Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03- BH ). -Hoá đơn bán hàng giá trị gia tăng. Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc, sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn như: -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04- VT ). -Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05- VT ). -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 )... và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép. 2.Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau: -Sổ ( thẻ ) kho ( mẫu 06-VT ). -Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu . -Sổ đối chiếu luân chuyển. -Sổ số dư. +Sổ ( thẻ ) kho mẫu ( mẫu 06- VT ) sử dụng để theo dõi nhập- xuất- tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số nguyên vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết theo phương pháp nào. +Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu về mặt giá trị hoặc cả về số lượng và giá trị, phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng ở từng doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn sử dụng các bảng kê nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 3.Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Trong thực tế hiện nay, việc ghi chép, phản ánh của thủ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: 3.1.Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, việc ghi chép diễn ra song song cả ở kho và ở phòng kế toán. -ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất. Tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. -ở phòng kế toán: mở thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phòng kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Ưu điểm: +Đơn giản, dễ ghi chép. +Dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu của thẻ kho và của kế toán chi tiết nguyên vật liệu. +Có thể hạch toán theo giá thực tế hoặc theo giá hạch toán. Nhược điểm: +Ghi trùng lặp giữa kế toán và thủ kho. +Khối lượng ghi chép rất lớn. +Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng. Do vậy, hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Sơ đồ 1:Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL Thẻ hoặc sổ chi tiết NVL Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Phương pháp này rất phù hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, hoạt động nhập, xuất không thường xuyên và có trình độ nghiệp vụ kế toán còn hạn chế. 3.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: -ở kho: theo phương pháp này thì việc ghi chép của thủ kho và thẻ kho, giao nhận chứng từ gốc giống như phương pháp thẻ song song. -ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ ( danh điểm ) vật liệu theo từng kho về số lượng và số tiền. Sổ này được theo dõi cả năm, mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Ưu điểm: +Giảm nhẹ được khối lượng ghi chép so với phương pháp thẻ song song do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: +Chỉ sử dụng được giá hạch toán để ghi sổ. +Công việc kế toán dồn vào cuối kỳ làm cho việc lập báo cáo chậm nên hạn chế trong quản lý. +Thông tin về tình hình nhập- xuất- tồn hàng ngày không có. +Việc ghi chép vẫn trùng lặp. Sơ đồ 2:Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vậi liệu ít, có ít nghiệp vụ nhập- xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán nguyên vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày. 3.3.Phương pháp sổ số dư: Theo phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán, trên cơ sở kết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng còn ở phòng kế toán về mặt giá trị, xoá bỏ việc ghi chép song song trùng lặp. Nội dung phương pháp sổ số dư như sau: -Tại kho: giống các phương pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh từng thứ nguyên vật liệu quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. -Tại phòng kế toán: định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ (theo giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm NVL ( nhập riêng, xuất riêng ) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho NVL. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất NVL. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm NVL. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư ( trên Sổ số dư tính bằng cách lấy Số lượng tồn kho x Giá hạch toán ). Ưu điểm: +Việc ghi chép giữa kho và kế toán không bị trùng lặp. +Giảm nhẹ rất nhiều khối lượng ghi chép của kế toán chi tiết NVL. +Công việc được tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý doanh nghiệp. Nhược điểm: +Việc ghi chép phức tạp, đòi hỏi phải có trình độ cả thủ kho và kế toán vật liệu. +Khi có sự không ăn khớp giữa số liệu của thủ kho và kế toán thì rất khó phát hiện và mất nhiều thời gian. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư khá lớn, việc nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, hàng ngày, cán bộ kế toán có trình độ vững vàng, thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao. Có như vậy mới đảm bảo tránh được sự nhầm lẫn, sai sót. Sơ đồ 3:Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho NVL Sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Kế toán tổng hợp Mỗi phương pháp hạch toán phải được tiến hành trong những điều kiện nhất định mới có thể phát huy được các ưu điểm và hạn chế nhược điểm. Chính vì thế, khi hạch toán nguyên vật liệu, các doanh nghiệp cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý nguyên vật liệu. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Để hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán, cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1.1.Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay vì những ưu điểm của nó. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dẫu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật. Như vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ô tô,... 1.1.1. Tài khoản sử dụng: Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: Tài khoản 152: Nguyên vật liệu: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm, tồn kho các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật tư tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. +Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng... ). +Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt,...). +Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ). Tài khoản 151: Hàng mua đi đường. Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá,...mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho ( kể cả số đã gửi cho người bán ). +Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường, cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. +Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. +Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ ). Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. +Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. +Bên Có: -Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. -Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. -Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại. +Dư Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. Tài khoản 133 có hai tài khoản cấp II: -Tài khoản 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. -Tài khoản 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. Tài khoản 331:Phải trả cho người bán. Tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu về xây dựng cơ bản +Bên Nợ: Phản ánh: -Số tiền đã trả cho người bán( vật tư, hàng hoá), người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. -Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá, lao vụ. -Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. -Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. +Bên Có: -Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. -Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Tài khoản 331 có thể dư bên Nợ hoặc bên Có. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn sử bụng nhiều loại tài khoản có liên quan như: -Tài khoản 111: Tiền mặt. -Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng. -Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. -Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung. -Tài khoản 641: Chi phí bán hàng. -Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. -Tài khoản 141: Tạm ứng. -Tài khoản 222: Góp vốn liên doanh. -Tài khoản 411:Nguồn vốn kinh doanh. 1.1.2. Thủ tục và chứng từ: Căn cứ vàogiấy báo nhận hàng, nếu thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách,...Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nhận vật tư”. Sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho vật tư” trên cơ sở hoá đơn,giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách,thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp thường bao gồm: -Hoá đơn bán hàng. -Hoá đơn ( GTGT ) của người bán. -Phiếu nhập kho. -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. -Phiếu vật tư theo hạn mức. -Phiếu xuất kho... tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. 1.2. Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1.2.1. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân. Bởi vậy, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp. a.Trường hợp nguyên vật liệu đã mua trong tháng, kế toán đã nhận được hoá đơn của người bán và chứng từ thanh toán nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho thì kế toán phải lưu sơ “ Hàng mua đang đi đường” để cuối tháng hạch toán. -Trường hợp nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng ( VAT ), kế toán ghi: Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường ( giá đã có thuế VAT ). Có TK 111, 112, 331,...: tổng giá thanh toán ( Nếu doanh nghiệp được khấu trừ thuế VAT đầu vào phải có hoá đơn VAT ). -Trường hợp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ chịu thuế VAT, kế toán ghi: Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường. Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112: Tổng giá thanh toán. -Trường hợp mua nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản.....chưa qua chế biến do người sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kế toán tính ra số thuế VAT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường ( giá mua chưa có thuế ). Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán. Hàng đang đi đường tháng trước về nhập kho tháng này, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 152: nguyên vật liệu . Có TK 151: hàng mua đi đường. b.Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về ( với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ): -Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu ( chi tiết từng loại ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112,141,...: tổng giá thanh toán. +Nhập kho nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản chưa qua chế biến của người sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kê hàng hoá bán ra, kế toán ghi: Nợ TK 152: nguyên vật liệu . Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán. +Nhập kho nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế VAT, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm tổng giá thanh toán cho người bán ( cả thuế VAT và chi phí vận chuyển) ghi: Nợ TK 152: nguyên vật liệu . Có TK 111, 112,...: tổng giá thanh toán. +Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài đồng thời dùng vào sản xuất hàng hoá chịu thuế và không chịu thuế VAT nhưng không tách riêng ghi: Nợ TK 152: nguyên vật liệu . Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ ( thuế VAT đầu vào ). Có TK 111, 112, 331...: tổng giá thanh toán. -Số giảm giá mua hay hàng mua trả lại ( nếu có ) ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: số được người bán chấp nhận. Có TK 152 ( chi tiết từng loại sản phẩm ): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại được hưởng theo giá không có thuế. Có TK 1331: thuế VAT không được khấu trừ tương ứng với số giảm giá hay hàng mua trả lại. -Số chiết khấu được hưởng khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: số được người bán chấp nhận. Có TK 711: số chiết khấu thanh toán được hưởng. -Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế VAT đầu vào được khấu trừ, không được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu: +Số thuế VAT được khấu trừ: Nợ TK 3331: thuế VAT phải nộp. Có TK 133: thuế VAT được khấu trừ. +Số thuế VAT không được khấu trừ thường tính vào giá bán hàng hoá trong kỳ: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán. Có TK 133: Thuế VAT được khấu trừ. c.Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: về nguyên tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi: -Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): trị giá toàn bộ số hàng ( giá không có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381: trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: +Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có TK 152: Trả lại số thừa ( chi tiết vật liệu ). +Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa. Nợ TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa. +Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT ). Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. -Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập như trường hợp ( b ) ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002. Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: +Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa. +Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế VAT ). Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. d.Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: -Khi nhập: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Trị giá số thực nhập kho. Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu ( không có thuế VAT ). Nợ TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. -Khi xử lý: +Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. +Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không được khấu trừ của số hàng thiếu. +Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388, TK 334: cá nhân phải bồi thường. Có TK 1381: xử lý số thiếu. Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không được khấu trừ của số hàng thiếu. +Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. e.Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá ghi: Nợ TK 331, 111, 112. Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ). Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không được khấu trừ của số giao trả hoặc giảm giá. f.Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ). Có TK 331. Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau: -Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá tạm tính bằng bút toán bình thường. -Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thường ( nếu giá thực tế > giá tạm tính ). -Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. g.Trường hợp hoá đơn về những hàng chưa về: kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi trên đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT ). Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112, 141. Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( chi tiết vật liệu ). Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. h.Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: ghi theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá thành chế biến thực tế. Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154: Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công. Có TK 154: Nguyên vật liệu tự sản xuất. i.Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa,...Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá nguyên vật liệu đều được ghi: Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng như: Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm. Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, vốn góp liên doanh. Có TK 412: Đánh giá tăng nguyên vật liệu . Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho. Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh. Có TK 241: Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi phế liệu từ xây dựng cơ bản, từ sửa chữa lớn tài sản cố định. k.Nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu: Nợ TK 152: Tổng giá thanh toán + chi phí thu mua vận chuyển. Có TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu. Có TK 111, 112. Thuế VAT của hàng nhập khẩu ghi: Nợ TK 133. Có TK 3331. Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu ( giá CIF ) và tính thuế GTGT của vật tư hàng hoá nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu. Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp pháp trực tiếp, do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế nguyên vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài ( kể cả thuế VAT ). Có TK 331, 111, 112, 311... Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK 331, 111, 112, 1388... Có TK 152. Số chiết khấu thanh toán được hưởng ghi tăng thu nhập tài chính: Nợ TK 331, 111, 112, 1388... Có TK 711. 1.2.2.Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh...Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có TK 152. a.Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621: xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627(2): xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất. Nợ TK 641(2): xuất phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 642(2): xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: xuất cho xây dựng cơ bản sửa chữa tài sản cố định. Có TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng ( chi tiết vật liệu ). b.Xuất góp vốn liên doanh: Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Chênh lệch tăng ghi Nợ TK 412, chênh lệch giảm ghi Có TK 412. Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ ( hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu xuất ( chi tiết vật liệu ). c.Xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến. Có TK 152: Giá thực tế ( chi tiết vật liệu ). d.Giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138(1): Cho các cá nhân , tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136(1): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu cho vay ( chi tiết vật liệu ). e.Giảm do các nguyên nhân khác ( nhượng bán, phát hiện thiếu ): Nợ TK 632: Nhượng bán. Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK1381: Thiếu không rõ nguyên vật liệu nhân chờ xử lý. Nợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu giảm. Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ): TK 621 TK 152 TK 111,112,141,331 Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài TK 627,641,642,241 TK 1331 Xuất cho chi phí SX chung bán hàng, quản lý, XDCB Thuế VAT được khấu trừ TK 151 Hàng đi đường kỳ trước TK 128,222 TK 441 Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận cấp phát, tặng thưởng, góp vốn liên doanh Đánh giá giảm TK 412 Thiếu phát hiện qua kiểm kê TK 1381,642 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 154 Xuất góp vốn liên doanh Đánh giá tăng TK 412 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 128,222 TK 642,3381 Sơ đồ 5:Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( tính thuế VAT theo phương pháp pháp trực tiếp ): TK 621 TK 152 TK 111,112,331,141,331 Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài ( Tổng giá thanh toán ) TK 627,641,642 TK 151,411,222 Xuất cho nhu cầu khác ở phân xưởng, xuất phục vụ bán hàng, quản lý, XDCB NVL tăng do các nguyên nhân khác 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 2.1.Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất NVL trên các tài khoản mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số lượng kiểm kê hàng tồn kho. Việc xác định giá trị NVL xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Bởi vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị NVL xuất dùng (xuất bán) cho từng đối tượng, nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý, sản xuất sản phẩm, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp... Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có gía trị thấp, mặt hàng nhiều. Độ chính xác của phương pháp pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các doanh nghiệp kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật tư khác nhau: giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 2.2.Tài khoản sử dụng: Để kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản: -Tài khoản 611: Mua hàng. Dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm NVL...theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Bên Nợ: phản ánh giá trị thực tế NVL, hàng hoá...tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: phản ánh giá trị thực tế NVL, hàng hoá...xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt...trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành hai tài khoản khác nhau: +TK 6111: Mua nguyên vật liệu. +TK 6112: Mua hàng hoá. -TK 152: Nguyên vật liệu. Dùng để phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. Bên Có: kết chuyển giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. Dư Nợ: giá thực tế NVL tồn kho. -Tài khoản 151: Hàng mua đi đường. Dùng để phản ánh giá trị hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại, từng người bán. Bên Nợ: giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp này cũng sủ dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 141, 331,... 2.3.Phương pháp hạch toán: -Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111). Có TK 152: nguyên vật liệu tồn kho. Có TK 151: hàng đi đường (vật liệu đi đường). -Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ): Nợ TK 611 (6111): giá thực tế NVL thu mua. Nợ TK 133 (1331): thuế VAT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331,...: tổng giá thanh toán. -Các nghiệp vụ làm tăng NVL trong kỳ: Nợ TK 611 (6111). Có TK 411: nhận vốn liên doanh, vốn cấp phát, tặng thưởng. Có TK 311, 336, 338: tăng do đi vay. Có TK 128: nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn. Có TK 222: nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn. -Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ (với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (nếu có)): Nợ TK 331, 111, 112,...: Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (tổng số). Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ tương ứng. Có TK 611: Trị giá thực tế hàng mua trả lại, giảm giá hàng mua. - Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng Thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 331, 111, 112, 1388,... Có TK 711. - Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê NVL, kế toán xác định giá thực tế xuất dùng trong kỳ như sau: Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế mua vào trong kỳ - Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ - Cuối kỳ, xác định giá trị NVL tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt, kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ. Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ. - Giá trị NVL tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh bên Có (bao gồm số tồn cuối kỳ, số trả lại, số giảm giá hàng mua...) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức...). Nợ TK 621, 627, 641, 642. Có TK 611 (6111). - Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào, do vậy ghi: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu mua ngoài. Có TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế VAT và thuế nhập khẩu). - Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có): Nợ TK 331, 111, 112... Có TK 611 (6111). Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, khi xuất NVL cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp): TK 611 TK 151,152 TK 151, 152 Giá trị NVL tồn cuối kỳ Giá trị NVL tồn đầu kỳ chưa sử dụng xx TK 111,112,331 TK 111,112,331,411 Giảm giá hàng mua được hưởng và giá trị hàng trả lại Giá trị NVL mua vào trong kỳ (tổng giá thanh toán) TK 621,627 Giá thực tế NVL xuất dùng Sơ đồ 7:Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ): TK 611 TK 151,152 TK 151,152 xx Giá trị NVL tồn đầu kỳ chưa sử dụng Giá trị NVL tồn cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị NVL mua vào trong kỳ Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ TK 621,627,641,642 TK 411 Giá trị thực tế NVL xuất dùng Nhận cấp phát, tặng thưởng, góp vốn liên doanh TK 331,336,338 Vay các cá nhân, đơn vị và đối tượng khác TK 412 TK 412 Đánh giá giảm NVL Đánh giá tăng NVL 3.Chứng từ, sổ sách sử dụng trong hạch toán kế toán nguyên vật liệu: Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nước ta hiện tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là: Nhật ký chứng từ. Nhật ký- Sổ cái. Nhật ký chung. Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:+Nhật ký chứng từ số 5. +Bảng kê số 3. +Sổ cái. +Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:+Nhật ký- Sổ cái. +Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:+Sổ nhật ký chung. +Sổ cái các tài khoản 152:Nguyên vật liệu, tài khoản 331: Thanh toán với người bán. +Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như: sổ chi tiết nguyên vật liệu, thẻ kho, sổ chi tiết thanh toán với người bán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán chủ yếu như:+Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. +Sổ cái. +Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. V. sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu : 1.Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu: Nền kinh tế thị trường ngày một phát triển, nhu cầu xã hội ngày một tăng, đòi hỏi khối lượng sản phẩm nhiều hơn, chất lượng cao hơn, mẫu mã đa dạng hơn. Do vậy, việc cung cấp, sản xuất cũng phải không ngừng nâng cao cả về chất lượng và chủng loại. Trong điều kiện hiện nay, các ngành sản xuất của ta chưa đáp ứng đầy đủ vật liệu cho yêu cầu sản xuất, còn rất nhiều nguyên vật liệu phải nhập ngoại như thép cho ngành công nghiệp cơ khí, thuốc nhuộm cho ngành công nghiệp dệt, phân bón cho nông nghiệp...dẫn tới sản xuất bị ảnh hưởng. Do đó, sử dụng vật liệu sao cho đạt hiệu quả kinh tế là điều hết sức quan trọng. Như vậy, việc quản lý vật liệu có thể hiểu rằng: - Quản lý thu mua vật liệu sao cho tốt tránh gây thất thoát vật liệu trong khâu thu mua, đảm bảo vật liệu mua về đúng yêu cầu sử dụng và giá mua phải hợp lý, lựa chọn điểm thu mua phải thích hợp để hạ thấp chi phí thu mua góp phần hạ giá thành sản phẩm. - Quản lý việc dự trữ vật liệu: Do đặc tính của vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sản xuất bị tiêu dùng toàn bộ và do giá cả cũng như cung và cầu trên thị trường của nguyên vật liệu (luôn luôn biến động) nên viẹc dự trữ vật liệu như thế nào để đáp ứng kịp thời đầy đủ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh liên tục là hết sức quan trọng. Đối với những vật liệu có nguồn cung ứng dồi dào thì không cần dự trữ tránh tình trạng ứ đọng vốn, làm tăng nhanh vòng quanh của vốn. Việc dự trữ vật liệu đặt ra với những vật liệu thiết yếu dành cho những công nghệ chế tạo sản phẩm của Công ty. Đối với loại vật liệu này cần phải dự trữ tối thiếu vào cuối chu kỳ. Thực tế hiện nay rất ít doanh nghiệp thực hiện được yêu cầu về 2 loại dự trữ này. Mục đích dự trữ đó là dẩm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh không gây nhiều ứ đọng vốn, không quá ít làm gián đoạn quy trình sản xuất. - Quản lý việc sử dụng vật liệu: Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Bởi vậy khi sử dụng vật cho quá trình sản xuất phải đúng định mức quy định, đúng thứ loại, quy cách và đúng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm chi phí vật liệu trong giá thành. Do công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng lớn như vậy nên việc tăng cường quản lý vật liệu là rất cần thiết, phải luôn cải thiện công tác quản lý vật liệu cho phù hợp với thực tế sản xuất và coi đây là vấn đề cấp thiết đưa công tác quản lý vật liệu vào nề nếp khoa học. 2.Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu: Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế và phát huy tối đa vai trò của nguyên vật liệu. Xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý vật liệu, xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần hoàn thiện các nội dung sau: -Tổ chức ghi chép, tổng hợp và phản ánh số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập- xuất tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho của công ty, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời, đúng chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch tóan vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị của xí nghiệp. Thực hiện đầy đủ chế độ kế toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ. Phương pháp quy định nhằm đảm bảo thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán. Kế toán trong phạm vi ngành kế toán và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán xác định giá trị, số vật liệu thực tế đưa vào sử dụng. -Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ nhà nước quy định, lập báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích tình hình thu mua. Bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý góp phần tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu: Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nghiêm chỉnh, kịp thời và chính xác là cơ sở để cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành ở mỗi doanh nghiệp thành viên. Nếu kế toán vật liệu không được thực hiện tốt sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc tính giá thành sản phẩm dẫn đến tình hình nhà quản lý không nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác. Hạch toán vật liệu cung cấp những thông tin giúp cho xí nghiệp có kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu tránh tình trạng làm gián đoạn quy trình sản xuất. Nhờ công tác hạch toán nguyên vật liệu, doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó đưa ra các biện pháp làm tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Chương ii Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội I. đặc điểm, tình hình chung của công ty: 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty: Tên Công ty : Công ty thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Loại hình doanh nghiệp : Doanh nghiệp nhà nước. Trụ sở chính : 14-16 Hàm Long. Ngành nghề chính : Sản xuất-kinh doanh dây điện và cáp điện. Giám đốc : Đỗ Văn Vượng. Số tài khoản tiền VN : 710- 00117 Ngân hàng Công thương VN. Công ty thiết bị kỹ thuật điện là doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, kỹ thuật trực thuộc sở Công nghiệp Hà Nội, là một đơn vị kinh tế cơ sở thuộc sở hữu toàn dân. ở đây, một tập thể công nhân viên chức sử dụng máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, tiền vốn và các tư liêu sản xuất khác để khai thác chế tạo sản phẩm công nghiệp phục vụ nhu cầu của xã hội và kinh doanh theo chế độ hạch toán kinh tế. Trụ sở chính của công ty ở 14- 16 Hàm Long, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là: sản xuất, bán buôn, bán lẻ các loại dây điện, cáp điện. Bên cạnh đó, Công ty còn có các hoạt động kinh doanh khác, đặc biệt là cho thuê nhà văn phòng, một dãy nhà 3 tầng và Công ty coi đó là một hoạt động kinh doanh phụ. Trước đây, Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội mang tên là Xí nghiệp sửa chữa điện dân dụng, thành lập ngày 20-10-1976 theo QĐ số 421/TCCQ trên cơ sở của một Hợp tác xã hợp nhất cũ. Ngày 23-9-1993 xí nghiệp đổi tên thành Công ty thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội theo QĐ số 5497/ QĐUB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Từ khi được thành lập đến nay, Công ty đã tự cân đối với năng lực sản xuất thực tế của mình và xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm gửi lên cấp trên duyệt và giao nhiệm vụ chính thức. Vì vậy, Công ty luôn là đơn vị hoàn thành toàn diện kế hoạch nhà nước giao cho. Ngoài ra, Công ty đã chủ động tạo thêm nguồn vật tư, mở rộng thêm một số mặt hàng đáp ứng nhu cầu thị trường, tăng thêm nguồn vốn tự có của Công ty và tích luỹ cho Nhà nước. Cơ sở sản xuất của công ty ở cây số 13, quốc lộ 1 thuộc xã Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội với hàng chục loại máy móc, thiết bị ngoại nhập và tự chế dùng cho sản xuất. Dây điện, mặt hàng chính của công ty được chế tạo bởi nguyên liệu nhập khẩu: đồng dây và nhựa hạt PVC. Quá trình sản xuất bắt đầu từ đồng dây ỉ3. Qua máy kéo rút to, nhỏ xuống ỉ 1.5- ỉ 0.2. Sau đó qua máy bện, bện thành các cụm 12,14,16.... 112 sợi tuỳ cỡ to nhỏ. Từ dây bện qua máy đùn nhựa trở thành dây điện các loại, sau qua máy cuốn thành phẩm thành những cuộn dây điện, dây cáp từ 100 đến 1000 m dây thành phẩm. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Số lao động trong doanh nghiệp là 114 người, trong đó: - Công nhân sản xuất là 60 người chiếm 61% trong đó số công nhân bậc cao và kỹ sư là 15 người. - Nhân viên bán hàng và phục vụ sản xuất là 17 người. - Cán bộ, nhân viên quản lý: 24 người trong đó 11 người là cử nhân. Sơ đồ 8:Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty: Giám đốc Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ kinh doanh Phòng KT Phòng KCS Tổ tiếp thị Cửa hàng GTSP Phòng kế hoạch Phòng tài vụ Phòng tổ chức Phòng hành chính Phòng bảo vệ Cửa hàng động cơ PX bện rút PX PVC PX cơ khí Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến tham mưu, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc. Ban giám đốc lãnh đạo chung và chỉ đạo trực tiếp đến từng phòng ban, phân xưởng. Giám đốc Công ty đứng đầu bộ máy quản lý, là người chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Ngoài việc uỷ quyền cho các phó giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ huy thông qua các trưởng phòng hoặc quản đốc phân xưởng. Ban giám đốc Công ty gồm 3 người: - Một giám đốc phụ trách chung. - Một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. - Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh. Cơ cấu phòng ban của Công ty để phục vụ sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, quản lý sản phẩm và lao động phục vụ đời sống cán bộ công nhân viên gồm: - Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm nghiên cứu thiết kế những sản phẩm áp dụng khoa học công nghệ mới nhằm nâng cao chất lượng và mẫu mã, đáp ứng nhu cầu thị trường và có đủ sức cạnh tranh với các mặt hàng cùng loại. - Phòng KCS: Kiểm tra chất lượng, mẫu mã sản phẩm trước khi nhập kho. - Phòng kế hoạch: Giúp giám đốc nắm bắt về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty rõ ràng và kịp thời, lập ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh ngắn và dài hạn: ký kết hợp đồng kinh tế, nghiên cứu tìm hiểu mở rộng thị trường, đề ra các kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị công nghệ, tiêu thụ sản phẩm, thiết lập các cửa hàng đại lý, giới thiệu sản phẩm. Kho trực thuộc phòng kế hoạch gồm 2 kho: kho vật tư. kho thành phẩm. - Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch về công tác tài chính. Có trách nhiệm trong việc hạch toán chi phí, ghi chép vào sổ sách kế toán, tổ chức công tác kế toán, tài chính theo chế độ hiện hành của bộ tài chính. Cung cấp thường xuyên và đầy đủ những thông tin về tiền tệ, sản phẩm và chi phí... để phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng tài vụ: Cấp phát tiền lương. Quản lý hoá đơn. Quản lý tiền. - Phòng tổ chức: Thực hiện chức năng tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công nhân ở các phân xưởng và toàn Công ty cho phù hợp. Thực hiện chế độ về bảo hộ lao động, an toàn, vệ sinh lao động, chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, khen thưởng, kỷ luật...theo quy định của nhà nước đối với người lao động. Kiểm tra, theo dõi việc chấp hành kỷ luật lao động và các quy định trong phạm vi Công ty. Để sản xuất sản phẩm, Công ty có các phân xưởng: - Phân xưởng bện rút. - Phân xưởng PVC. - Phân xưởng cơ khí. - Cửa hàng động cơ. - Cửa hàng giới thiệu sản phẩm. 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội: Dây điện- mặt hàng chính của Công ty được chế tạo bởi nguyên vật liệu nhập khẩu: đồng dây và nhựa PVC. Quá trình sản xuất bắt đầu từ đồng dây f3.2 qua máy kéo rút to, nhỏ xuống f1.5á f 0.2 sau đó qua máy bện, bên thành các cụm 12, 14, 16,..., 112 sợi tuỳ cỡ to nhỏ. Từ dây bện qua máy đùn nhựa trở thành dây điện các loại, sau đó qua máy cuốn thành phẩm thành những cuộn dây điện từ 200á 500m dây thành phẩm. Sơ đồ 9:Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Dây đồng f3.2 Kéo rút dây f1.5 Kéo rút dây f 0s.2 Bện ủ mềm Bọc PVC Cuộn thành phẩm Kho thành phẩm a.Nguyên công kéo rút: Trong công nghệ sản xuất dây điện và cáp điện, khâu kéo rút là khâu đầu tiên của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đầu vào là dây đồng có đường kính lớn được rút xuống kích thước quy định, thông thường qua từ 17-24 khuôn kim cương (tuỳ theo kéo thô hay kéo tinh). Thông thường, việc kéo rút được chia làm 2 bước: Bước 1: kéo thô từ f3.2 xuống f1. Bước 2: kéo mịn (kéo tinh) từ f1 xuống f0.2 hoặc nhỏ hơn nữa. -Khuôn kéo: có vai trò rất quan trọng (nhất là khâu kéo mịn) trong việc đảm bảo ra sản phẩm có kích thước ổn định, thường dùng khuôn kim cương tự nhiên hoặc nhân tạo có chất lượng cao. -Lô kéo: quyết định năng suất và chất lượng dây, bề mặt lô phải chịu được sự mài mòn và có độ cứng vững cao. -Nước làm nguội và bôi trơn: giữ cho dây luôn sáng bóng và không bị ôxy hoá và làm nguội khuôn thường dùng dung dịch Emulso là loại hoá chất đáp ứng được các yêu cầu trong công nghệ kéo rút. b.Nguyên công bện dây: Là công việc kết hợp nhiều sợi dây đồng nhỏ thành một sợi dây đồng lớn, thường có 2 cách: -Bện bó hay còn gọi là bện rối. -Bện xếp lớn (thường dùng cho cáp điện cỡ lớn) nhiều sợi dây đồng (tuỳ theo đường kính sợi dây vào) và tiết diện lõi dây từ bộ phận cấp dây qua đĩa phân phối được đưa vào máy bện, nhờ có lồng quay dây được bện với nhau. Sau đó, dây được qua bộ phận thu dây thành bán thành phẩm. Công nghệ bện phải chú ý đến các bộ phận sau: +Bộ phận cấp dây. +Bộ phận bện. +Bộ phận thu dây. c.Nguyên công kiểm lõi dây đồng: Trong quá trình xoắn (bện), thường phải nối tiếp từng loại sợi đồng nhỏ vào lõi dây. Đầu dây nối tiếp thường bị gồ (lồi) nên phải qua máy kiềm để công nhân làm nhẵn phần đầu dây gồ (lồi) bằng thủ công, tạo cho lõi dây trong đều liên tục và chuyển từ lô gỗ qua lô nhôm để đưa vào lò ủ. d.Nguyên công ủ dây đồng: Trong quá trình gia công (kéo, rút, bện), dây đồng bị biến cứng bề mặt làm thay đổi cơ tính của vật liệu, phải tiến hành ủ làm mềm dây và khử ứng xuất dư nhưng vẫn đảm bảo màu sắc của dây đồng bằng lò ủ chân không hoặc lò ủ thủ công. e.Nguyên công bọc nhựa: Sau khi giải quyết xong ruột dây đồng, tiến hành bọc ngoài bằng một lớp nhựa PVC cách điện trên máy bọc nhựa chuyên dùng. Bộ phận sinh nhiệt được bố trí phía ngoài đầu bọc có thời gian gia nhiệt ban đầu từ 30- 40 độ C, đến khi đạt nhiệt độ chảy mềm của nhựa từ 175- 185 độ C thì vận hành máy để chỉnh tâm giữa lõi dây đồng và khuôn sao cho lớp vỏ nhựa bọc đều, lúc đó mới tiến hành cho máy làm việc liên tục. Thông thường, nhựa cấp cho đầu bọc ở trạng thái liên tục ở 1/3 phễu đựng. f.Nguyên công cuốn dây thành phẩm: Dây điện sau khi bọc nhựa được thu thành cuộn lô to gọi là dây bán thành phẩm, sau đó được đưa lên máy cuốn thành phẩm, cuộn thành từng cuộn dây điện có chiều dài 200m, 400m. 4.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh: Theo giấy phép kinh doanh số 1057/5, chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là: -Sản xuất và kinh doanh các loại dây điện, cáp điện bọc PVC, các loại dây tráng emay cách điện và các loại đồ dùng điện dân dụng như quạt, biến thế, phích cắm, dụng cụ gia đình... -Sửa chữa các loại thiết bị điện, lắp đặt điện nội thất. -Được xuất khẩu các sản phẩm của Công ty và sản phẩm liên doanh liên kết, được nhập khẩu nguyên liệu, phụ tùng phục vụ cho Công ty và cho nhu cầu thị trường. -Được liên doanh hợp tác mở cửa hàng đại lý được làm dịch vụ văn phòng đại diện và khách hàng. Bộ phận sản xuất trực tiếp ra sản phẩm dây điện, cáp điện của Công ty gồm 2 phân xưởng lớn: + Phân xưởng bện rút gồm 2 tổ: tổ kéo rút và tổ bện. + Phân xưởng bọc PVC. Bên cạnh đó còn có các kho vật liệu, kho công cụ dụng cụ, kho bán thành phẩm và kho thành phẩm. Sơ đồ 10:Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh: Kho vật tư Tổ kéo rút Tổ bện PX bọc PVC Kho thành phẩm Phòng KCS Kho bán thành phẩm II đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty thiết bị kỹ thuật điên hà nội: 1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Để thực hiện tốt chức năng kế toán, điều cốt yếu là phải tổ chức được bộ máy kế toán phù hợp, làm việc có hiệu quả. Có thể nói, bộ máy kế toán là cầu nối giữa nội dung và hình thức kế toán. Bộ máy kế toán được tổ chức tốt, làm việc có hiệu quả sẽ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nói chung. Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội là doanh nghiệp có quy mô vừa, hoạt động chủ yếu trên địa bàn Hà Nội. Việc tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty tập trung tại mặt bằng 14-16 Hàm Long, Hà Nội. Do đặc điểm trên cộng với giới hạn về lao động kế toán nên Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Công tác kế toán được phân công cụ thể như sau: Sơ đồ 11:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán tính giá tiêu thụ, thanh toán công nợ Thủ quỹ Kế toán vật tư và tiền lương -Kế toán trưởng ( Trưởng phòng tài vụ): là người phụ trách chung và lập các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán trưởng cũng phụ trách công tác quản lý Tài sản, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định, hàng quí tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định cho từng đơn vị sử dụng. -Một nhân viên kế toán phụ trách tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, theo dõi tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ. -Một nhân viên kế toán phụ trách vật tư và tiền lương. -Một thủ quỹ quản lý việc thu chi tiền mặt, lập sổ quỹ trên cơ sở các chứng từ hợp lý. 2. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty: Nhiệm vụ chính của công tác kế toán là xây dựng hệ thống tài khoản sử dụng trong đơn vị sao cho bao quát được hết các nhiệm vụ kế toán phát sinh theo từng đối tượng theo dõi của hạch toán kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ số 1141/ TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/ 11/ 1995 của Bộ tài chính. Để hệ thống tài khoản được sử dụng có hiệu quả hơn, Công ty đã có một số thay đổi dựa theo tính đặc thù trong tổ chức sản xuất của Công ty. Cụ thể như sau: -Hạch toán vật liệu: Công ty sử dụng TK 152. Do số lượng vật liệu trong Công ty không nhiều lắm nên TK 152 được chi tiết theo 3 loại chủ yếu: +TK 152 C: nguyên vật liệu chính. +TK 152 F: nguyên vật liệu phụ. +TK 152 B: bán thành phẩm. -Để tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ, kế toán sử dụng TK 154 chi tiết theo từng phân xưởng: +TK 154 D: tập hợp chi phí sản xuất dây (gồm chi phí của 2 phân xưởng: bện rút và PVC). +TK 154 ĐC: tập hợp chi phí sản xuất của phân xưởng động cơ. -Một số TK cũng được chi tiết theo phân xưởng như TK 621, TK 622, Tk 627,... Ví dụ: TK 621 D: chi phí NVL trực tiếp cho sản xuất dây. TK 621 ĐC: chi phí NVL trực tiếp cho phân xưởng động cơ. -Các TK 113, 121, 128, 129, 151, 221, 222, 228, 229,...chưa được sử dụng trong hệ thống tài khoản của Công ty. 3. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội hiện nay đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Hệ thống sổ sách được áp dụng bài bản theo hướng dẫn của chế độ kế toán. Việc ghi chép trên hệ thống sổ Nhật ký chứng từ được tiến hành như sau: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan, tiền mặt còn phải ghi vào sổ quỹ, chứng từ liên quan đến sổ thẻ chi tiết ghi vào Sổ thẻ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ ghi số liệu vào Bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Đồng thời cộng Bảng kê và Sổ chi tiết, lấy số liệu ghi vào các Nhật ký chứng từ, cộng và kiểm tra đối chiếu các Nhật ký chứng từ liên quan, lấy số liệu ghi vào Sổ cái. Sơ đồ 12: Trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ kế toán Bảng phân bổ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng kết chi tiết Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi cuối quý. Kiểm tra, đối chiếu. Ghi hàng ngày. Với hình thức kế toán Nhật ký chứng từ đang áp dụng, Công ty sử dụng một số loại sổ kế toán chủ yếu sau: -Sổ tài sản cố định (theo loại tài sản và nơi sử dụng). -Sổ chi tiết chi phí sản xuất- kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. -Sổ chi tiết bán hàng và thanh toán với người mua. -Bảng phân bổ vật liệu. -Bảng tính và phân bổ tiền lương. -Bảng tính và phân bổ khấu hao. Bên cạnh các sổ kế toán là các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 8, 10. III. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội: 1. Đặc điểm của vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu tại Công ty: Là một Công ty có quy mô sản xuất vừa, chuyên sản xuất các loại dây điện, cáp điện, vì vậy, vật liệu dùng cho sản xuất phải đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người sử dụng. Nguyên vật liệu chính để sản xuất dây điện, cáp điện là dây đồng các loại từ f2.6 á f3.2, nhựa hạt PVC, nhựa bột có khối lượng rất lớn. Khi tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm thì giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm. Trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất, trong đó chi phí về nguyên vật liệu chính chiếm tới 80% trong tổng chi phí về nguyên vật liệu. Một sự thay đổi dù rất nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm cho giá thành thay đổi. Do đó, việc tổ chức, quản lý thu mua và sử dụng vật liệu đòi hỏi cán bộ phải có trình độ và trách nhiệm trong công việc. Để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu được đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất, phòng kế hoạch cung tiêu dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý, năm. Vật liệu mua phải đảm bảo đầy đủ cả về số lượng, chủng loại và chất lượng, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Tuỳ theo hiệu quả kinh tế mà bộ phận thu mua quyết định thuê vận chuyển hay tự vận chuyển bằng phương tiện của mình. Việc giao nhận vật liệu ở bộ phận thu mua cũng như ở kho được phòng kế hoạch cung tiêu giao cho bộ phận đi mua theo dõi, khi nhập tiến hành cân đo, kiểm tra chủng loại và kiểm nghiệm vật tư (có đại diện của phòng kế hoạch cung tiêu, phòng kỹ thuật, thủ kho). Với lượng vốn có hạn, giá vậy liệu lại luôn thay đổi nên Công ty thường chỉ dự trữ vật liệu ở mức cần thiết và có thể dùng vật liệu của đơn đặt hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán được giá cao đối với vật liệu chưa dùng đến. Vật liệu Công ty sử dụng là loại có chất lượng cao, nhiều loại vật liệu trong nước chưa thể sản xuất được. Công ty mua chủ yếu từ 2 nguồn: -Các nguyên vật liệu chính: mua từ nguồn nhập ngoại chủ yếu là từ Đài Loan, Hàn Quốc. -Các loại vật liệu phụ: mua tự do trên thị trường trong nước. Các vật liệu nhập ngoại Công ty thường mua nhập cho thời gian dài như 2 quý, vật liệu có sẵn trong nước chỉ cần làm kế hoạch mua cho từng quý. Việc xuất nguyên vật liệu trong kỳ được thực hiện trên cơ sở các định mức tiêu hao vật liệu. 2. Phân loại và đánh giá vật liệu: 2.1. Phân loại vật liệu: Để sản xuất dây điện, cáp điện các màu, các cỡ, Công ty phải sử dụng một khối nguyên vật liệu gồm nhiều loại, nhiều thứ. Mỗi loại đều có vai trò và công dụng khác nhau. Để quản lý tốt nguyên vật liệu và quản lý chính xác số nguyên vật liệu sử dụng, kế toán nguyên vật liệu đã tiến hành phân loại vật liệu. Tại Công ty, căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: -Nguyên vật liệu chính: gồm dây đồng các loại từ f2.6 đến f3.2, nhựa hạt PVC, nhựa bột nhiều màu, dầu DOP. -Nguyên vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại vật liệu như lụa cách điện, thép gió, que hàn, dầu bôi trơn, dung môi, ống ghen, mực, sơn, axít béo, màng mỏng. -Nhiên liệu: gồm than củi, xăng, dầu, điện. -Bán thành phẩm: gồm 2 loại đây đồng bện ủ và nhựa tạo hạt phân xưởng. -Phế liệu thu hồi: có dây điện phế phẩm, dây đồng rối, nhựa tạo hạt cháy hỏng. 2.2. Đánh giá vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những phương pháp pháp nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. 2.2.1. Đánh giá vật liệu nhập kho: Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, nguyên vật liệu hoàn toàn được nhập từ nguồn mua ngoài và mua từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá cả thu mua cũng khác nhau, chi phí thu mua từng thứ, từng loại vật liệu cũng khác nhau nhưng đều được hạch toán theo giá thực tế. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế tại Công ty: -Nếu nguyên vật liệu được cung cấp theo hợp đồng kinh tế thì giá thực tế được tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng cộng(+) chi phí thu mua (nếu có). -Những nguyên vật liệu có nguồn cung cấp ổn định thì nói chung giá biến động không nhiều. Giá mua thực tế của nguyên vật liệu được tính theo giá mua ghi trên hoá đơn cộng (+) chi phí thu mua (nếu có). -Trường hợp nguyên vật liệu thu mua trên thị trường tự do thì Công ty quy định giá mua trên thị trường phải thấp hơn hoặc bằng giá vẫn mua loại vật liệu đó. Giá thực tế của vật liệu mua bằng giá mua ghi trên hoá đơn cộng(+) chi phí thu mua (nếu có). Trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, công tác phí của cán bộ thu mua. -Đối với nguyên vật liệu mua từ nguồn nhập ngoại thì giá thực tế của nguyên vật liệu mua được tính như sau: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua NVL x Tỷ giá trao đổi + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua (nếu có) Tỷ giá trao đổi được tính là tỷ giá của ngày ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu , tỷ giá này lấy từ tỷ giá của Ngân hàng nhà nước Việt Nam. 2.2.2. Đánh giá vật liệu xuất kho: Việc đánh giá nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty được chia ra như sau: -Đối với các nguyên vật liệu chính: do có giá trị lớn, khối lượng nhiều ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Để hạn chế sự biến động về giá cả sản phẩm trong kỳ và đơn giản trong công tác kế toán nguyên vật liệu, kế toán Công ty đã thực hiện tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này: Giá vốn thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL tồn cuối kỳ Theo phương pháp này, mỗi khi xuất kho, kế toán chỉ ghi phần số lượng, đến cuối kỳ tính tính ra được đơn giá bình quân mới ghi vào sổ phần giá trị. -Đối với các nguyên vật liệu phụ: do có giá trị nhỏ, số lượng ít để phản ánh chính xác giá thực tế mua sắm nên Công ty thực hiện tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trược xuất trước. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được nhập ở giá nào sẽ xuất đúng ở giá đó. Giá thực tế NVL xuất dùng = Đơn giá NVL nhập kho theo từng lần nhập kho trước x Số lượng NVL xuất dùng trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho Ví dụ: Trong quý III năm 2002, nguyên vật liệu chính: dây đồng 2.6 ly có tình hình nhập xuất như sau: +Tồn đầu kỳ: không có. +Nhập trong kỳ: Ngày 8/ 7: nhập 199,8 kg với đơn giá 29523,83 đ/ kg. Ngày 10/ 7: nhập 2971,3 kg với đơn giá 29523,81 đ/ kg. Ngày 1/ 9: nhập 4857,8 kg với đơn giá 30000 đ/ kg. Ngày 21/ 9: nhập 2828,4 kg với đơn giá 30000 đ/ kg. Ngày 22/ 9: nhập 2563 kg với đơn giá 3000 đ/ kg. + Xuất trong kỳ: Ngày 11/ 7: xuất 4969,1 kg. Ngày 4/ 9: xuất 4857,8 kg. Ngày 27/ 9: xuất 5391,4 kg. Vậy: Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ = 58.982.700+87.724.100+1.457.334.000+84.852.000+76.890.000 1997,8+2971,3+4857,8+2828,4+2563 = 29844,5 đ/kg. Giá thực tế xuất: +Ngày 11/7: 4969,1 x 29844,5 = 148.300.400 +Ngày 4/ 9 : 4857,8 x 29844,5 = 144.978.700 +Ngày 27/ 9: 5391,4 x 29844,5 = 160.903.700 454.182.800 Sau khi tính đơn giá thực tế bình quân cho cả kỳ dự trữ, kế toán sẽ điền vào cột đơn giá trên các phiếu xuất kho rồi lấy số lượng x đơn giá tính ra số tiền ghi vào cột số tiền. Căn cứ vào phiếu xuất kho để lên sổ chi tiết vật tư, hàng hoá. 3. Thủ tục tiếp nhận và xuất vật liệu tại kho: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Theo chế độ quy định của Công ty, tất cả các loại nguyên vật liệu khi mua về đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nguyên vật liệu về đến kho sẽ được phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng và quy cách vật liệu có phù hợp với hợp đồng thu mua hay không. Khi xác định nguyên vật liệu mua về đúng với hợp đồng thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng và số lượng thực nhập mà cán bộ thu mua của phòng kế hoạch lập “Phiếu nhập kho” và đề nghị thủ kho cho nhập nguyên vật liệu. Thủ kho cho nhập theo đúng phiếu nhập kho đã lập về số lượng, chủng loại nguyên vật liệu. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: -Một liên giao cho cán bộ phòng kế hoạch cung tiêu (kèm theo hoá đơn bán hàng) làm cơ sở thanh toán với phòng tài vụ. -Một liên giao cho thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho. -Một liên gửi cho kế toán vật liệu. Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và ký vào phiếu nhập kho, giữ lại một bản để lấy số liệu ghi vào thẻ kho. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp nguyên vật liệu trong kho một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra nhập- xuất kho nguyên vật liệu. Ví dụ: Trong tháng 9 năm 2002, Công ty mua một số nguyên vật liệu chính gồm một số chứng từ sau: Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: Giao hàng cho khách. Số: 088771 Ngày 22 tháng 9 năm 2002. Đơn vị bán hàng: Công ty Cơ điện Trần Phú. Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua hàng: Anh Cường. Đơn vị: Công ty Thiết bị kỹthuật điện Hà Nội. Số tài khoản: Địa chỉ: 14- 16 Hàm Long. Mã số: Hình thức thanh toán: thanh toán bằng séc. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B D 1 2 3 1 Dây đồng f2.6 Kg 2.563 30.000 76.890.000 2 Cộng thành tiền: 76.890.000 Thuế xuất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 3.844.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 80.734.500 Số tiền bằng chữ: Tám mươi triệu bảy trăm ba tư nghìn năm trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Người mua (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng và việc kiểm nhận vật liệu, cán bộ thu mua của phòng cung tiêu lập phiếu nhập kho. Biểu số 2: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu nhập kho Ngày 22 tháng 9 năm 2002 Số: 32/ 3 VT Nợ TK: 152C Có TK:331 Họ tên người giao hàng: Công ty thương mại Hà Việt. Theo hợp đồng số 00986 ngày 7 tháng 9 năm 2002 của Công ty TM Hà Việt Nhập tại kho: Vật tư. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật liệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Dây đồng HQf2.6 Kg 2.563 2.563 30.000 76.890.000 Cộng 76.890.000 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Số tiền bằng chữ: Bảy mươi sáu triệu tám trăm chín mươi nghìn đồng. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, quản đốc phân xưởng viết vào Sổ đề nghị xuất vật liệu rồi gửi lên cho giám đốc duyệt. Sau đó, Sổ đề nghị được chuyển sang cho phòng kế hoạch cung tiêu lập Phiếu xuất kho gồm các nội dung sau: tên vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng cần xuất. Nhận được Phiếu xuất kho, thủ kho cho xuất vật liệu theo yêu cầu. Khi xuất vật liệu, thủ kho phải ghi số thực xuất lên Phiếu xuất kho và Thẻ kho. Phiếu xuất kho được thủ trưởng đơn vị, phụ trách cung tiêu, kế toán trưởng, người nhận vật tư và thủ kho ký tên. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: -Một liên giao cho thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho. -Một liên gửi cho kế toán vật liệu. -Một liên lưu tại phòng kế toán cung tiêu. Trường hợp xuất bán vật liệu phải có lệnh của giám đốc, phòng kế hoạch căn cứ thoả thuận với khách hàng lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, phòng kế hoạch vật tư, người nhận mua hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán viết Phiếu thu. Khách hàng mang Phiếu thu đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền, và đóng dấu đã thu tiền vào Phiếu thu, sau đó xuống kho nhận hàng. Ba liên của Hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho gồm: -Một liên giao cho thủ kho xuất kho và ghi thẻ kho. -Một liên lưu tại phòng kế hoạch cung tiêu. -Một liên giao cho khách hàng. Ví dụ: Ngày 27/ 9/ 2002, Công ty xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, phòng kế toán nhận được các chứng từ sau: Biểu số 3: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu xuất kho Ngày 27 tháng 9 năm 2002 Số:55/ 3 Nợ: Có: Họ tên người nhận hàng: Chị Yến. Lý do xuất kho: Sản xuất trong kỳ. Xuất tại kho: Vật tư. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật liệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Dây đồng f2.6 Kg 5391,4 5391,4 29844,5 160.903.700 Cộng 160.903.700 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Số tiền bằng chữ: Một trăm sáu mươi triệu chín trăm linh ba nghìn bảy trăm đồng. Biểu số 4: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 9 năm 2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Mã số: 010010034331 Địa chỉ: 14- 16 Hàm Long. STT Kho Chứng từ mua Tên đơn vị người bán Tên vật tư Thuế GTGT đầu vào Số hợp đồng Ngày 1 152C 8771 1/ 9 Công ty cơ điện Trần Phú Dây đồng HQ 2,6 ly 1.901.500 2 152C 8767 7/ 9 Công ty Atochem Nhựa PVC 6.746.724 3 152C 8580 9/ 9 Công ty Atochem Nhựa PVC 2.772.240 4 152C 0986 13/ 9 Công ty Atochem Nhựa PVC 4.375.421 5 152C 0998 21/ 9 Công ty cơ điện Trần Phú Dây đồng HQ 2,6 ly 4.242.600 6 152C 1006 22/ 9 Công ty cơ điện Trần Phú Dây đồng HQ 2,6 ly 3.844.500 7 152F 6686 24/ 9 Công ty TNHH Đạt Mỹ Que hàn 372.083 8 152F 3830 29/ 9 Công ty KC điện Lụa cách điện 2.369 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 42.194.140 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Biêủ số 5: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Bảng kê xuất nguyên vật liệu vật liệu chính Tài khoản: 152c Quý III năm 2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Mã số: 010010034331 Địa chỉ: 14- 16 Hàm Long. STT Phiếu xuất Tên vật tư Đơn vị sử dụng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Số hiệu Ngày, tháng 1 1/ 7 11/ 7 Dây đồng HQ 2,6 ly PX bện rút Kg 4969,1 29844,5 148.300.400 2 27/ 9 4/ 9 Dây đồng HQ 2,6 ly PX bện rút Kg 4857,8 29844,5 144.978.700 3 55/ 9 27/ 9 Dây đồng HQ 2,6 ly PX bện rút Kg 5391,4 29844,5 160.903.700 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 15218,3 454.182.800 Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Thủ kho (Ký, Họ tên) 4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội: Một trong những yê cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho theo từng thứ, từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng theo phương pháp Sổ số dư. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau: -Phiếu nhập kho. -Phiếu xuất kho. -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Trình tự hạch toán cụ thể của Công ty như sau: *ở kho kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho, thẻ kho được mở cho cả năm. Hàng ngày, khi có các phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu, thủ kho sắp xếp, phân loại theo từng thứ vật liệu rồi ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng đồng thời tính ra số lượng nguyên vật liệu của từng thứ vật liệu vào sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng (ngày cuối cùng của kỳ) do kế toán nguyên vật liệu giao cho thủ kho. Khi ghi xong trả lại phòng tài vụ để kiểm tra và tính tiền. Biểu số 6: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/ 07/ 2002 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dây đồng HQ 2,6. Đơn vị tính: Kg. Ngày N- X Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tháng 1 8/ 7 1/ 7 Cty cơ điện Trần Phú 1997,8 10/ 7 2/ 7 Cty cơ điện Trần Phú 2971,3 11/ 7 1/ 7 Liên 2 4969,1 Tháng 2 Không N- X Tháng 3 1/ 9 18/ 9 Cty cơ điện Trần Phú 4857,8 21/ 9 31/ 9 Hà KH 2828,4 22/ 9 32/ 9 Hà KH 2563 4/ 9 27/ 9 PX bện rút 4857,8 27/ 9 55/ 9 PX bện rút 5391,4 … … … … Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Thủ kho (Ký, Họ tên) Biểu số 7: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá Quý III năm 2002 Đơn vị tính: đồng. STT Diễn giải Ngày nhập Ngày xuất Nhập Xuất Tồn Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền SL ĐG TT 1 Công ty cơ điện TP 8/ 7 1997,8 29523,83 58.982.700 2 Công ty cơ điện TP 10/ 7 2971,3 29523,81 87.724.100 3 Liên 11/ 7 4969,1 29844,5 148.300.400 4 Công ty cơ điện TP 1/ 9 4857,8 30000 145.734.000 5 Hà KH 21/ 9 2828,4 30000 84.852.000 6 Hà KH 22/ 9 2563 30000 76.890.000 7 PX bện rút 4/ 9 4857,8 29844,5 144.978.700 8 PX bện rút 27/ 9 5391,4 29844,5 160.903.700 Cộng 15218,3 454.182.800 15218,3 454.182.800 Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Biểu số 8: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Trích bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho nvl chính ( TK 152c ) Quý III năm 2002 Đơn vị tính: đồng STT Diễn giải Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn SL Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền SL ĐG TT SL ĐG TT 1 Dây đồng HQ 2,6 15218,3 454.182.800 15218,3 29844,5 454.182.800 2 Nhựa PVC 1786 13.251.680 26575 344.627.946 21890 12267 278.500.626 6471 79.379.000 3 Nhựa bột 200 2.418.200 200 12091 2.418.200 4 Dầu DOP 400 3.473.500 200 8683,75 1.736.750 200 1.736.750 5 Nhựa gia công 3250 26.000.000 2500 8000 20.000.000 750 6.000.000 ... … … … … … … … … … … Cộng 16.725.180 828.634.982 774.244.412 71.115.750 Thủ kho (Ký, Họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Biểu số 9: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội Trích số dư tài khoản( tk 152 c) Quý III năm 2002 Đơn vị: đồng STT Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá HT Kiểm kê 1/ 7/2002 Cuối tháng 7 Cuối tháng 8 Cuối tháng 9 Số lượng Thành tiền SL TT SL TT SL TT 1 Dây đồng HQ 2,6 Kg 2 Nhựa PVC Kg 13086,03 1786 23.371.650 1621 21.212.455 2446 32.008.429 6471 84.679.700 3 Nhựa bột Kg 14491 4 Dầu DOP Kg 8683,75 400 3.473.500 200 1.736.750 200 1.736.750 200 1.736.750 5 Nhựa gia công Kg 7272,8 750 5.454.600 6 Thép mạ Kg 5255 Cộng 26.845.150 22.949.205 33.745.179 91.871.050 Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) *ở phòng kế toán: định kỳ 5-10 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho đối chiếu, kiểm tra đóng dấu chất lượng tồn kho cuối kỳ và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra tính giá chưng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu nhập và phiếu xuất đó. Đồng thời ghi vào cột nhập- xuất trong kỳ của bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, cơ sở để ghi bảng luỹ kế nhập xuất- tồn là các phiếu nhập, phiếu xuất. Cách ghi bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu: -Cột đầu tháng: Căn cứ vào cột dầu tháng trước của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. -Cột nhập trong tháng: là tổng cộng số tiền đã tính ở phiếu nhập trong kỳ. -Cột cộng xuất: là tổng số tiền đã tính ở phiếu xuất trong kỳ. -Cột tồn cuối tháng = Cột tồn đầu tháng+ Cột cộng nhập- Cột cộng xuất. Số tồn kho cuối tháng của t